Solemne T[1]..
- 1. Facultad de ciencias económicas y Administrativas. SOLEMNE: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Nombre: Myriam Soto M. Ramo: Gestión Tic´s y Procesos de información. Profesor: Jorge Israel Fecha de entrega: 29 de Septiembre P R I M A V E R A 2 0 0 9
- 2. Índice 1. Introducción……………………………………………………………….. 3 2. Teoría de recursos y capacidades…………………………………………..4 3. Activos intangibles…………………………………………………………4 4. Aprendizaje organizativo…………………………………………………...5 5. Conceptos: …………………………………………………………………5 • Dato……………………………………………………………….5 • Información……………………………………………………….5 • Conocimiento……………………………………………………..5 6. Modelo del ciclo de producción del conocimiento………………………...6 7. gestión del conocimiento……………………………………………..……7 8. Capital intelectual………………………………………………………….7 Componentes:………………………………………………………...8 • Capital humano………………………………………………...…8 • Capital estructural………………………………………………...8 • Capital relacional…………………………………………………8 9. Fases de la gestión del conocimiento……………………………………..9 10. Conocimiento y tecnología de información…………………………….10 11. Conclusión……………………………………………………………….12 12. Bibliografía………………………………………………………………13 13. Anexo: Ensayo ¿Las tic´s forman una fuerza impulsora Dentro de la gestión del conocimiento en una organización?.........................14 2
- 3. 1. Introducción El mundo actual en el que estamos viviendo, el cual es muy rápido, globalizado, activo y cambiante, las personas y las organizaciones se deben adaptar lo mejor posible a los cambios que se presentan, es por esto que se debe utilizar y optimizar los procesos que se tienen y mezclarlos con las nuevas tecnologías de información se van desarrollando para poder gestionar un nuevo conocimiento entre los miembros de una organización, donde el traspaso de la información sea el principal instrumento para el nuevo conocimiento a adquirir. Es por esto que se presenta a continuación los principales elementos de la gestión del conocimiento y su aplicación en el mundo de las tic`s. 3
- 4. 2. Teoría de recursos y capacidades Esta teoría surge en la década de los ochenta en el ámbito académico, y se puede considerar la precursora de la Gestión del Conocimiento, ya que se centra en analizar los recursos y las capacidades de las organizaciones como base para la formulación de su estrategia. La Teoría basada en los recursos se encuadra dentro del denominado Análisis Estratégico, y produce un giro del exterior al interior de la organización en el momento de analizar su situación estratégica. Fundamentos: 1.- Las organizaciones son diferentes entre sí en función de los recursos y capacidades que poseen en un momento determinado. Estos recursos y capacidades no están disponibles para todas las empresas en las mismas condiciones. Esto explica sus diferencias de rentabilidad. 2.- Los recursos y capacidades tienen cada vez un papel más relevante en la estrategia. La pregunta que hay que contestar es: qué necesidades puedo satisfacer, y no qué necesidades quiero satisfacer. 3.- El beneficio de una empresa es función de las características del entorno y de los recursos y capacidades de qué dispone. Para que los recursos de una empresa sean realmente útiles deben ser adecuadamente combinados y gestionados para generar una capacidad. Así, podemos considerar que una capacidad organizativa es la habilidad de una empresa para llevar a cabo una actividad concreta (en grupo). La relación entre recursos, capacidades, estrategia y ventaja competitiva queda reflejada en la figura siguiente: 3. Activos intangibles Son una serie de recursos que pertenecen a la organización, pero que no están valorados desde un punto de vista contable. También son activos intangibles las capacidades que se generan en la organización cuando los recursos empiezan a trabajar en grupo, mucha gente en lugar de capacidades habla de procesos, o rutinas organizativas. En definitiva un activo intangible es todo aquello que una organización utiliza para crear valor, pero que no contabiliza. 4. Aprendizaje organizativo Una vez analizada la importancia de los intangibles, es necesario recordar que la mayoría de ellos suelen estar basados en la información, el aprendizaje y el conocimiento. Es en este punto donde podemos enlazar la Teoría de Recursos y Capacidades con el aprendizaje organizativo. A través del aprendizaje individual y de procesos de captación, estructuración y transmisión de conocimiento corporativo, podemos llegar a hablar de aprendizaje organizativo. 4
- 5. El aprendizaje organizativo permite aumentar las capacidades de una organización, es decir, es un medio para que la empresa pueda resolver problemas cada vez más complejos. Cuando una serie de personas empiezan a trabajar en grupo, al principio se suelen producir problemas de coordinación, cuando pasa un tiempo, se van afinando los procesos y cada vez se realiza mejor la tarea. Esto es aprendizaje organizativo, aprender juntos a resolver problemas con una efectividad determinada. 5. Conceptos Dato: Un dato es un conjunto discreto, de factores objetivos sobre un hecho real. Dentro de un contexto empresarial, el concepto de dato es definido como un registro de transacciones. Un dato no dice nada sobre el porqué de las cosas, y por sí mismo tiene poca o ninguna relevancia o propósito. Las organizaciones actuales normalmente almacenan datos mediante el uso de tecnologías. Desde un punto de vista cuantitativo, las empresas evalúan la gestión de los datos en términos de coste, velocidad y capacidad. Información: la información tiene significado (relevancia y propósito). No sólo puede formar potencialmente al que la recibe, sino que esta organizada para algún propósito. Los datos se convierten en información cuando su creador les añade significado. Transformamos datos en información añadiéndoles valor en varios sentidos. Hay varios métodos • Contextualizando: sabemos para qué propósito se generaron los datos. • Categorizando: conocemos las unidades de análisis de los componentes principales de los datos. • Calculando: los datos pueden haber sido analizados matemática o estadísticamente. • Corrigiendo: los errores se han eliminado de los datos. • Condensando: los datos se han podido resumir de forma más concisa. Conocimiento: el conocimiento es una mezcla de experiencia, valores, información y “saber hacer” que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción. Se origina y aplica en la mente de los conocedores. En las organizaciones con frecuencia no sólo se encuentra dentro de documentos o almacenes de datos, sino que también esta en rutinas organizativas, procesos, prácticas, y normas. El conocimiento se deriva de la información, así como la información se deriva de los datos. Para que la información se convierta en conocimiento, las personas deben hacer prácticamente todo el trabajo. Esta transformación se produce gracias ha: • Comparación. • Consecuencias. • Conexiones. • Conversación. Estas actividades de creación de conocimiento tienen lugar dentro y entre personas. Al igual que encontramos datos en registros, e información en mensajes, podemos 5
- 6. obtenemos conocimiento de individuos, grupos de conocimiento, o incluso en rutinas organizativas. Características del Conocimiento: lo fundamental son básicamente tres características: • El conocimiento es personal, en el sentido de que se origina y reside en las personas, que lo asimilan como resultado de su propia experiencia (es decir, de su propio “hacer”, ya sea físico o intelectual) y lo incorporan a su acervo personal estando “convencidas” de su significado e implicaciones, articulándolo como un todo organizado que da estructura y significado a sus distintas “piezas”; • Su utilización, que puede repetirse sin que el conocimiento “se consuma” como ocurre con otros bienes físicos, permite “entender” los fenómenos que las personas perciben (cada una “a su manera”, de acuerdo precisamente con lo que su conocimiento implica en un momento determinado), y también “evaluarlos”, en el sentido de juzgar la bondad o conveniencia de los mismos para cada una en cada momento; y • Sirve de guía para la acción de las personas, en el sentido de decidir qué hacer en cada momento porque esa acción tiene en general por objetivo mejorar las consecuencias, para cada individuo, de los fenómenos percibidos (incluso cambiándolos si es posible). Estas características convierten al conocimiento, cuando en él se basa la oferta de una empresa en el mercado, en un cimiento sólido para el desarrollo de sus ventajas competitivas. En efecto, en la medida en que es el resultado de la acumulación de experiencias de personas, su imitación es complicada a menos que existan representaciones precisas que permitan su transmisión a otras personas efectiva y eficientemente. 6. Modelo de ciclos de producción del conocimiento Sus autores son Nonaka y Takeuchi y en 1995 daban a conocer el modelo de ciclos de producción del conocimiento, donde se expresaban los siguientes procesos de conversión del conocimiento: 1. De tácito a tácito (Proceso de socialización): Los individuos adquieren nuevos conocimientos directamente de otros. 2. De tácito a explícito (Proceso de externalización): El conocimiento se articula de una manera tangible a través del dialogo. 3. De explícito a explícito (Proceso de combinación): Se combinan diferentes formas de conocimiento explícito mediante documentos o bases de datos. 4. De explícito a tácito (Proceso de internalización): Los individuos internalizan el conocimiento de los documentos en su propia experiencia 6
- 7. Figura: Proceso de conversión del conocimiento en la organización 7. Gestión del conocimiento: “Es el conjunto de procesos y sistemas que permiten que el Capital Intelectual de una organización aumente de forma significativa, mediante la gestión de sus capacidades de resolución de problemas de forma eficiente (en el menor espacio de tiempo posible), con el objetivo final de generar ventajas competitivas sostenibles en el tiempo”. Parece claro que el desarrollo de conocimiento se hace con el objetivo de emplearlo en la consecución de ventajas competitivas sostenibles, no simplemente acumulando conocimiento sin aplicarlo. Gestionar el Conocimiento viene a ser la gestión de todos los activos intangibles que aportan valor a la organización a la hora de conseguir capacidades, o competencias esenciales, distintivas. Es por lo tanto un concepto dinámico, es decir de flujo. 8. Capital Intelectual: El Capital Intelectual, es un concepto casi contable. La idea es implementar modelos de medición de activos intangibles, denominados habitualmente modelos de medición del Capital Intelectual. El problema de estos modelos es que dichos intangibles no pueden ser valorados mediante unidades de medida uniformes, y por lo tanto, no se puede presentar una contabilidad de intangibles como tal. De cualquier forma, la Medición del Capital Intelectual, nos permite tener una foto aproximada del valor de los intangibles de una organización. Lo interesante es determinar si nuestros intangibles mejoran o no (tendencia positiva). El concepto de Capital Intelectual, podemos definir de nuevo el concepto de Gestión del Conocimiento de una forma más precisa: conjunto de procesos y sistemas que 7
- 8. permiten que el Capital Intelectual de una organización aumente de forma significativa, mediante la gestión de sus capacidades de resolución de problemas de forma eficiente, con el objetivo final de generar ventajas competitivas sostenibles en el tiempo. El Capital Intelectual se compone de: • Capital Humano. • Capital Estructural. • Capital relacional. El Capital Intelectual, de cualquier forma, es considerado como un concepto de stock, es decir, va a estar relacionado con la medición de los activos intangibles (es un concepto contable) que generan capacidades distintivas, o competencias esenciales, a largo plazo. Capital Humano: Se refiere al conocimiento (explícito o tácito) útil para la empresa que poseen las personas y equipos de la misma, así como su capacidad para regenerarlo; es decir, su capacidad de aprender. El Capital Humano es la base de la generación de los otros dos tipos de Capital Intelectual. Una forma sencilla de distinguir el Capital Humano es que la empresa no lo posee, no lo puede comprar, sólo alquilarlo durante un periodo de tiempo Capital Estructural: Es el conocimiento que la organización consigue explicitar, sistematizar e internalizar y que en un principio puede estar latente en las personas y equipos de la empresa. Quedan incluidos todos aquellos conocimientos estructurados de los que depende la eficacia y eficiencia interna de la empresa: los sistemas de información y comunicación, la tecnología disponible, los procesos de trabajo, las patentes, los sistemas de gestión... El Capital Estructural es propiedad de la empresa, queda en la organización cuando sus personas la abandonan. Un sólido Capital Estructural facilita una mejora en el flujo de conocimiento e implica una mejora en la eficacia de la organización. Capital Relacional: Se refiere al valor que tiene para una empresa el conjunto de relaciones que mantiene con el exterior. La calidad y sostenibilidad de la base de clientes de una empresa y su potencialidad para generar nuevos clientes en el futuro, son cuestiones claves para su éxito, como también lo es el conocimiento que puede obtenerse de la relación con otros agentes del entorno (alianzas, proveedores...). 8
- 9. 9. Fases de la Gestión del Conocimiento 1. Identificar – Generar. Esta fase se relaciona con la identificación, localización y adquisición de conocimiento. Esta fase se debe enfocar con el conocimiento que está en las mentes del personal de la organización que conoce el uso real y específico del conocimiento requerido para realizar el trabajo. En las personas se considera que el conocimiento es tácito y explícito ya que existe la capacidad para codificarlo, descodificarlo, transmitirlo y hacerlo accesible a los demás. Esto genera un aprendizaje sobre los procesos organizacionales e implica el desarrollo de nuevos contenidos. 2. Transformar – Operar. Esta fase del proceso está compuesta por aquellas actividades requeridas y necesarias para manejar o manipular el conocimiento mismo desde su taxonomía, captura, almacenamiento, y resguardo hasta su recuperación. Para ser congruentes continuaremos con los identificadores presentados en la figura 1. 3. Almacenar – Recuperar. Los estudios empíricos muestran que mientras dentro de las organizaciones se crea conocimiento y hay aprendizaje, también se olvida (es decir, no recordar y perder la pista del conocimiento adquirido). Para que lo anterior no ocurra es necesario contar con una memoria organizacional que permita almacenar, organizar y recuperar el conocimiento; esto constituye un aspecto importante de un proceso efectivo de gestión del conocimiento. Esta memoria considera que el conocimiento reside en formas y componentes muy variados como: documentación, bases de datos, sistemas expertos, sistemas de gestión de calidad y conocimiento tácito adquirido por los individuos y las redes existentes en la organización. 4. Compartir – Transferir. Un proceso importante en la gestión del conocimiento es la de compartir y transferir el conocimiento y también, ocurre entre individuos, de los individuo a fuentes explicitas, de individuos a redes, individuos a la organización, entre los grupos, entre las organizaciones, y entre otras diversas maneras de comunicación. La planificación en la organización, incluye implícitamente a la gestión del conocimiento, ya que la transferencia del conocimiento se debe hacer llegar a las localidades donde es necesario y pueda ser utilizado apropiadamente. Sin embargo, es también en las organizaciones en que, con frecuencia, no se cuenta con sistemas adecuados para localizar y recuperar el conocimiento disponible. Por otra parte, los canales de comunicación también son clasificables: formales o informales y personales o impersonales, entre otros. Los informales son efectivos para promover la socialización y fomentar o frenar la diseminación del conocimiento y quizá sean muy eficientes en pequeñas organizaciones. Esta forma de transferencia puede incluir riesgos de información incompleta, ausencia de codificación formal y no habrá garantía de que el conocimiento sea transferido fielmente de un miembro a otro. Por ello, se relata la importancia de las TIC’s que pueden respaldar formalmente esta parte del proceso de gestión del conocimiento. 9
- 10. Figura de las etapas del gestión del conocimiento Identificar / Aplicar / Usar Almacenar / Transferir / 10. Conocimiento y tecnología de información La tecnología es un componente fundamental de la gestión del conocimiento, pero es la interacción humana con la información representada en formato cognitivo (redes semánticas, bases de conocimiento conceptual) lo que permite y simplifica el razonamiento, la innovación y la estructuración de la estrategia. La Gestión del Conocimiento y la Gestión de la Información, no sólo no se excluyen mutuamente, sino que se benefician recíprocamente. Ambos recursos son indispensables, aunque son cosas distintas. La transformación de información en conocimiento sucede cuando las personas: 1) comparan e integran nueva información con el conocimiento precedente; 2) imaginan las consecuencias de decisiones o actos; 3) comparten y comparan ideas con otros. Las actividades que contribuyen la mayor parte del contenido a la gestión del conocimiento son la gestión de información, la atención a la calidad (la innovación), los factores humanos (el capital humano) y los resultados de los análisis propios de la inteligencia de empresa. La empresa aprende La empresa aprende haciendo. Los trabajadores aprenden de la experiencia. Si la empresa es capaz de gestionar mejor el proceso de aprendizaje, puede superar las limitaciones impuestas por el concepto mismo de conocimiento tácito - puede aumentar su eficiencia. El aprendizaje en la organización va mucho más allá de la capacitación, y 10
- 11. desarrollar estas estrategias de aprendizaje es uno de los aspectos más importantes de la gestión del conocimiento. Casi desde el principio, la gestión del conocimiento ha explorado las diferencias entre el conocimiento tácito y el conocimiento explicito, entre "saber como y porqué" y "saber qué". Esta distinción esencial, ya conocida en la antigüedad, parece que ha sido olvidada, cuando se puso en circulación una extraordinaria cantidad sistemas para la automatización de trabajo de rutina. Es asombrosa la cantidad de datos disponibles (no exenta de costos). La consecuencia paradójica es el consecuente e impresionante impresionante incremento en del valor del conocimiento tácito, "no formalizado", que no existe en bases de datos y por lo tanto no es buscable ni tanto menos identificable. Este valor tiene dos fuentes: una es la escasez (el valor de la experticidad, que no es simplemente copiable y tanto menos disponible al acceso); la otra es la aplicación práctica de este conocimiento. Ejemplos de empresas donde se puede aplicar la gestión del conocimiento Teniendo en cuenta que el conocimiento tiene siempre el mismo formato, en cualesquiera contextos el conocimiento será siempre captado, gestionado y utilizado con mayor provecho utilizando las estructuras convenientes, bases de conocimiento conceptual. Ejemplos: • Las empresas de cualesquiera dimensiones o ramo de actividad. • Entes de gobierno. • Oficinas de consultoría. • Bufetes jurídicos. • La biblioteca o centro de información. • Y cualquier organización cuyo funcionamiento se base en el conocimiento 11
- 12. 11. Conclusión Las tic`s constituyen las más poderosa herramienta que ha desarrollado el ser humano para favorecer sus procesos de aprendizaje. Uno de los pasos importantes en la gestión del conocimiento es sensibilizar sobre su importancia como recurso organizacional. Ya que toda organización tiene algún grado de gestión del conocimiento, solo deben saber gestionarlo y aplicarlo. Es por esto que las empresas deben detectar lo que tienen (estructuras y/o métodos) en gestión del conocimiento y optimizar su uso. Uno de los cambios que se deben efectuar dentro de la empresa es el cambio valórico el que consiste en colocar a las personas y sus capacidades en el primer lugar de la jerarquía valórica institucional con una mirada integral con convicción y voluntad de cambiar Se deben preguntar: ¿Qué es lo que mejor hacemos?, ¿Quiénes son las personas y estructuras que mejor lo hacen?, ¿Qué es lo que querríamos hacer mejor que como lo hacemos hoy?, y ¿Con qué contamos internamente para mejorar aquello que queremos?, para así poder tener un optimo en el desarrollo y Planificación Estratégica, Control de la Gestión, Conocimiento de la Cultura Organizacional y Políticas para el Desarrollo de las Personas. 12
- 14. Ensayo: Gestión del Conocimiento. ¿Las tic`s son una fuerza impulsora dentro de la gestión del conocimiento en una organización? Para responder ha esta interrogante es necesario el marco teórico planteado en este trabajo. En los actuales tiempos en los que estamos viviendo y el constante flujo de información que se traspasa entre las personas dentro de una organización es necesario ver como es posible el traspaso y buscar métodos de gestión y almacenar la información producida. Es por esto que uno de los mayores recursos que poseen las empresas son Las tecnologías de la información y la comunicación, las cuales se han puesto a disposición de los seres humanos con sistemas eficaces para la gestión del conocimiento y uno de esos medios es Internet el cual por excelencia puede gestionar conocimiento hacia las personas, pero esta técnica no es la única usada, ya que para una buena gestión del conocimiento y como su definición lo dice y la comparto es “El conjunto de procesos y sistemas que permiten que el Capital Intelectual de una organización aumente de forma significativa, mediante la gestión de sus capacidades y de la resolución de problemas de forma eficiente (en el menor espacio de tiempo posible), con el objetivo final de generar ventajas competitivas sostenibles en el tiempo”. Para el desarrollo del conocimiento otro de los recursos valiosos, son las actitudes de las personas frente a los nuevos desafíos de poder adquirir cosas nuevas, ágiles y potentes para su bien. Es por esto que las organizaciones deben potenciar el cambio de actitudes de sus empleados hacia el mundo que les falta por conocer. Se debe implementar una cultura organizativa que valore el compromiso, el cambio, la excelencia, la transmisión de información de forma permanente, continua y de la mejor calidad. Por lo tanto la gestión del conocimiento para las instituciones debe ser mirada como una nueva estrategia que pueden tener y potenciar cada día más y así competir de mejor manera dentro del mercado con las ventajas competitivas que se van adquiriendo. La ventaja competitiva se adquiere combinando lo mejor posible las actitudes de las personas con las tecnologías de información que están a su disposición en forma eficiente y eficaz. Aprendiendo a usar bien las tic`s las cuales constituyen las más poderosa herramientas que ha desarrollado el ser humano para favorecer sus procesos de aprendizaje. Así se generan los mayores beneficios tanto para los empleados como para la empresa como: aumento en la profesionalización de las personas y sus roles laborales, mayor compromiso con los objetivos organizacionales y la búsqueda de nuevos procesos, reducción de costos, tiempo, se crean nuevas experiencias con mas futuro y exitosas, se mejora la producción y principalmente mejora los flujos de comunicación entre los trabajadores. Además descentraliza el poder del conocimiento, lo comparte y lo reparte entre todos los miembros de una empresa. 14
- 15. Es por estas razones que las tic`s son una fuerza que ayuda, potencia, motiva y mejora la transmisión de la información y beneficia ha gestionar el nuevo conocimiento que impulsa ha ser superiores y excelentes como organización y como personas. Sin lugar a duda las tic`s son fundamentales para una empresa y sus empleados, debido a que fortalece a las instituciones ha ser mucho mas inteligentes. 15