Template capitulo 7.
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Este documento describe varios procesos relacionados con la gestión de compras y proveedores en una empresa. Incluye la elaboración de órdenes de compra, cotizaciones, autorización de compras por el gerente, registro de pagos a proveedores, reportes de compras mensuales, y verificación y actualización de la información de proveedores. También presenta tablas con definiciones de eventos, categorías de servicios, y servicios ofrecidos por la empresa.
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- 1. NUMERO DE EVENTOS.NOMBRE DEL EVENTO.DESCRIPCIÓN DEL EVENTO.DESCRIPCIÓN DE ACCIONES POTENCIALES.E1Elaboración de una orden de compra. La elaboración de una orden de compra es el proceso que se lleva para la autorización de compra de algún material, el número de orden de compra es generada automáticamente por el sistema. El sistema lleva un control de órdenes de compras. Las órdenes de compras son enviadas a un archivo para su posterior reporte.Al realizar la orden tiene un tiempo de espera a que el Gerente autorice la compra de la solicitud.E2Envió de cotización al usuario.Los usuarios pueden solicitar al departamento de compras una cotización con respecto al material solicitado.La orden debe llevar un costo total de material para saber cuál es la cantidad a liberar el depto. De contabilidad.Si este no es incluido no para a autorización del gerente. Una vez realizada la orden se puede enviar una solicitud al depto. de compras para la asignación de costos si no se cuenta con ella.E3Autorización de la adquisición El Gerente de la compañía se encarga de determinar si es necesaria la compra de los productos dependiendo de la descripción del usuario solicitante. Una vez realizada la cotización y con la asignación del costo se tiene que esperar a que el Gerente asigne su autorización para la liberación del costo por el departamento de contabilidad y pase al departamento de compras que será el encargado de la adquisición E4Registrar el retito de caja para comprasConsisten en llevar un registro de las actividades de salida que tiene la empresa por medio de las solicitudes de compra de los usuarios.Este registro pasa como una cuenta por pagar para el departamento de contabilidad que lleva a cabo su administración.E5Reporte de compras (servicios) por mes.Consiste en generar un reporte detallado y en forma clara de todos los productos que se compraron durante un mes así como también el importe total y que departamento lo solicito.Se genera un registro para determinar qué departamento está solicitando la compraPara llevar un control sobre el presupuesto establecido<br />TABLA DE EVENTOS<br />TABLA DE COTEGORIA DE SERVICIOS.<br />RESPONSABLE.DESCRIPCION.CATEGORIA DE SERVICIO.EXISTENCIA/NUEVOS SISTEMAS.R1.1 verificar la existencia del proveedorEl sistema verifica si el proveedor esta dado de alta.Relación –proveedor.Base de datos de proveedores, SQL Server 2005R1.2 registrar un nuevo proveedor/ actualizar los datos del proveedor.Registra al nuevo proveedor en el sistema y modifica los datos de los proveedores ya existentes.Relación- proveedor.Base de datos de proveedores.Modulo de proveedores en el sistema.R1.3 registrar la compra de materiales en el inventario.Procesa la entrada del material comprado en el inventario.Gestor de inventarios.Base de datos del inventario.Modulo de inventario.Sistema de contabilidad.R1.4 registro de un nuevo material/modificación de alguno ya existente.Registra la entrada de un nuevo material al almacén y actualiza datos (precio, nombre, código etc) del artículo ya existente.Gestor de inventarios.Gestor de compras.Base de datos de compras. Base de datos de inventarios.Sistemas de contabilidad.R2.1 verificación de adeudos a los proveedores.Verifica el monto y concepto de adeudo con el proveedor.Gestor de proveedorSistemas de Contabilidad.Base de datos de proveedores.Sistemas de contabilidadSistemas de bancos.R2.2 actualización automática en el sistema por pago en línea.Actualiza el adeudo a los proveedores en el sistema de contabilidad y el gestor de proveedores cada vez que este realiza un pago en línea.Gestor de proveedores. Sistema de contabilidad.Sistemas de contabilidad.Dase de datos proveedores.Sistemas de bancos.R3.1 solicitud de cotizaciones y saldos de forma automática a los proveedores.Envía de forma automática desde el sistemas de inventarios y de contabilidad las cotizaciones y los saldos con solo introducir el ID del proveedor. Gestor de proveedores.Base de datos de proveedores.Sistemas de contabilidad.Base de datos de inventarios.Servidor de coreo Electrónico.Sistemas de bancos.R4.1 planificación de la entrada y salida de equipos requeridos para un servicio. Planifica y registra cuando un equipo es requerido para dar algún servicio, asignando los costos de operación del equipo a la venta del servicio.Punto de venta.Base de datos de inventarios.Sistemas de contabilidad.<br />TABLA DE DEFINICION DE SERVICIOS.<br />SERVICIO.FUNCIONES.DESCRIPCION.EXISTENCIA/NUEVO SISTEMA.Venta de un servicio ( cumplimiento de un contrato)Proporcionar el servicio y cumplir con las especificaciones del cliente. Se realiza por medio de reportes a que contrato se han asignado, los equipos con los que cuenta la empresa para el cumplimento de los contratos adquiridos por la participación en las licitaciones. Portal web.Sitema badado en php conectado a base de datos de gestor de inventarios, clientes y proveedores y bancos.Planificación y logística para equipos Planifica y registra los equipos que salen y entran necesarios para proporcionar un servicio.Es un proceso de registrar en el sistema los equipos que son tomados mientras se da el servicio tiene conexión con todo el los módulos del ERP. Sistema de inventariosGestor de inventarios.Registra, modifica, borra, cancela y da de alta a los quiposEl modulo gestor de inventarios esta integrado con los módulos del cliente, proveedores, contabilidad y bancos.Base de datos de inventarios, sistemas de contabilidad, portal web.Saldos de adeudos.Verifica el crédito de los proveedores.Es un proceso que se encarga de consultar los adeudos con proveedores, está integrado con bancos, inventarios, clientes y proveedores.Sistemas de contabilidad.Sistemas de bancos.Pagos en línea a proveedores.Registrar, actualizar y notificar los pagos realizados a proveedores.Es un proceso que esta integrado al ERP específicamente con los módulos de proveedores y bancos, inventarios.Sistemas de contabilidad.Base de datos proveedores.<br />TABLA DE INTERFAZ DE SERVICIOS.<br />SERVICIO. Servicio al cliente.ENTRADA.ID de proveedores, nombre, dirección, apellidos, teléfonos, tipo de proveedor, e-mail, se otorga o no crédito.SALIDA.ID de proveedores, nombre, dirección, apellidos, teléfonos, tipo de proveedor, e-mail, se otorga o no crédito, importe, descripción del servicio.METODO.Modulo de proveedores del ERP.IMPLEMENTACION.Portal web.<br />