tutorial de reuniones de trajajo
- 1. BATZACÓN REALIZADO POR: WILSON AGUAGALLO
- 2. Las reuniones son un instrumento de trabajo importante en les empresas. Permite desarrollar las relaciones interpersonales y conseguir mejores resultados en las tareas individuales. Por tanto, en una organización, las reuniones de trabajo significan una oportunidad inmensa para crecer y conocer más, al plantearse diferentes puntos de vista e idea e determinar, así mismo las labores en un grupo de la empresa se están realizadas correctamente o no. La reunión es una técnica que permite a las personas tener objetivos comunes, intercambien información y lleguen a compromisos colectivos para conseguir las metas fijadas. También se lo puede definir como el conjunto de personas en un lugar físico para tratar un tema coordinador por un conductor. Las reuniones pueden ser formales e informales. La primera se utiliza para difundir información, recoger opiniones, analizar y resolver problemas, tomar decisiones o trabajar en equipo. Mientras que la segunda satisfacen necesidades humanas e contacto y afiliación.
- 3. Todo tipo de reuniones requiere de dos fases importantes: la preparación y el desarrollo. La preparación de la reunión suele subestimarse, aunque para que resulte utilicen que estar bien preparada. Para ello se debe tener en cuenta aspectos materiales y funcionales. La preparación suele dividir en 5 pasos. 1.- definición de objetivos de la reunión. En caso que los objetivos de la reunión fuesen mucho, se puede realizar varios encuentros. 2.- la elección de los participantes. La eficacia de una reunión depende mucho de los participantes, en especial para garantizar la compatibilidad. 3.- planificar el desarrollo de la reunión, el plan de la reunión se divide con el orden del día, que no es más que un desarrollo de las cuestiones que se abordan. 4.-la organización del material de la reunión, para ello se debe tener en cuenta los documentos, las salas, aspectos anexos, (botella de agua, papelera, bolígrafo, etc.) y un recordatorio de la convocatoria. 5.- finalmente se debe confirmar la participación de los convocados. El desarrollo de la reunión depende los objetivos que se persiguen, en consecuencia, el tipo de reunión. El principal recurso con que3 se cuenta una reunión es el moderador quien deberá:
- 4. La clasificación de tipos de reuniones se puede hacer en función del sentido de la información que en ella se transmite. Podrá ser reuniones de información ascendente o descendente. La reunión de información ascendente es aquella que intenta recabar la opinión de los participantes. La reunión de información descendente se utiliza por parte de la dirección de la empresa para informar. A los participantes para poder pedir aclaraciones. Debate El objetivo de la reunión tipo debate es analizar un tema de interés común y llagar a conclusiones o acciones aceptadas por todos. En ella todos los participantes tiene la preparación del tema y la disposición del local se refiere una mesa circular u oval El número de participante adecuad es de 5 y 10 miembros un numero meno acelera los acuerdos y uno mayor los complica. El desarrollo del debate presenta las siguientes etapas: Acogida.- breve presentación de los participantes (si no se conocen) el moderador justifica la presencia de cada uno de los que espera en ello.
- 5. El asistente a una reunión puede presentar diferencias de actitudes y participación para facilitar la tarea del moderador hay teoría sobre la tipología de los participantes. intentando invitarle a aportar ideas, hacerles preguntas, lógicas y sencillas, reformulando sus respuestas, y hacer referencias a sus aportaciones durante la reunión. Distraído.- se lo debe controlar con la mirada, se les realiza preguntas directas y se los hace participar contratando su opinión con la de otros. Preguntón.- se platean al grupo sus preguntas o se solicita que él las responda. Se debe procurar no responderlas o aplazarlas al final. Mudo voluntario.- se les hace preguntas directas, especialmente con cuestiones complejas, se somete sus opciones a juicio del grupo y se matizan sus opciones. Liante o liero.- se interrumpe educadamente su disertación o se toma algunas de ellas y se las plantea al grupo. Se confronta su opinión con la del grupo. Discutidor.- no hay que involucrarse en la discusión, excusando la falta de tiempo. Se debe replantear la discusión aportando opiniones de la mayoría y enfrentarlo a la opinión del grupo. Obstinado.- se deja para el final la sección sobre sus juicio, se los debe reformular su opinión con claridad y plantearlas al grupo y se deben conseguir acuerdos parciales y progresivos. Sabelotodo.- se debe reforzar la intervención de otros que tengan opinión contraria, se les debe formular problemas y preguntas difíciles, y relativizar su punto de vista, presentándolo como uno más.
- 6. NORMAS PARA MODERAR UNA REUNION Un moderador debe respetar las siguientes normas: Procurar que intervengan todos los participantes. No tomar partido. Centrar frecuentemente la reunión en el objetivo. Evitar que algunos acaparen la discusión. No ridiculizar. Controlar el tiempo. Utilizar de forma adecuada el distinto tipo de preguntas. Recordar los progresos parciales conseguidos. Tratar a cada participante según su manera de ser. Procurar que nadie se considere el mejor. Estas reunidos porque en grupo se llega a mejores soluciones que de forma individual. El nivel de atención no es constante. Se debe cambiar de ritmo cada 6 a 8 minutos.