Unidad II
- 1. UNIDAD II
- 2. ORGANIZACIÓN Y METODOS El avance incesante de la complejidad en la Administración y todos los evidentes defectos que ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administración. Y es así como hoy en día, en la mayoría de las empresas han sido creadas Centrales de Organización y Métodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo; Organización y Métodos es uno de los términos que integran la labor general de la racionalización. CONCEPTO
- 3. ORGANIZACIÓN Y METODOS Sobre la Teoría de Organización y Métodos se manifiesta que es “Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados ”. Y por extensión, se llama unidad , equipo o servicio de Organización y Métodos al conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio. CONCEPTO
- 4. ORGANIZACIÓN Y METODOS La organización y métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organización y Métodos es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la máquina administrativa, y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización; conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra, pero como regla general a Organización y Métodos no se le concede autoridad sobre otras unidades en administración.
- 5. ORGANIZACIÓN Y METODOS La ventaja principal que Organización y Métodos tiene sobre un administrador es, que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo estas en base de reunir datos y obtiene la mayoría de su información a través de personas encargadas de la actividad que se analiza. Un buen servicio del departamento de Organización y Métodos se caracteriza por: Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presión. Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer apreciaciones objetivas. Adiestramiento en técnicas especializadas que son complementadas con la experiencia de sus funcionarios.
- 6. ORGANIZACIÓN Y METODOS ORIGEN DE LA ORGANIZACIÓN Y METODOS La creación de las unidades de Organización y Métodos se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente a la administración cuyos antecedentes que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965. La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su origen y formación y otra referente a su consolidación. Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964 La segunda fase es, a partir de 1965 En los últimos años, Organización y Métodos, no sólo se ha consolidado mediante el apoyo político y legal que se les otorga, sino también por su funcionamiento en la práctica
- 7. ORGANIZACIÓN Y METODOS LAS UNIDADES DE OyM OBEDECEN A DOS OBJETIVOS FUNDAMENTALES Servir de vinculación entre el órgano central de modernización administrativa y las dependencias en la ejecución de las prioridades del mejoramiento administrativo. Analizar los problemas originados en la estructura de la organización y los problemas derivados del flujo o proceso administrativo; así como los problemas del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la modernización administrativa.
- 8. ORGANIZACIÓN Y METODOS FUNCIONES “ Respecto con las funciones que deben desempeñar los sistemas de Organización y Métodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo” 1ª Fase de desarrollo (inicial) 2ª Fase de desarrollo (intermedia) 3ª Fase de desarrollo (consolidación) Análisis de estructuras y funciones Teoría de sistemas Teoría cuantitativa Cuadros de distribución del trabajo Desarrollo Organizacional Ingeniería de sistemas Elaboración de organigramas Administración por proyectos Informática Elaboración de diagramas de flujo Administración estratégica Modelos de simulación Análisis y descripción de puestos
- 9. ORGANIZACIÓN Y METODOS Características de los análisis de Organización y Métodos La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgánica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales.
- 10. ORGANIZACIÓN Y METODOS Características de los análisis de Organización y Métodos Para poder realizar dichos análisis se deben seguir diversos pasos: Conocer el hecho o la situación que se analiza. Describir tal hecho o situación. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos. Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho específico en estudio. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido, haciendo comparaciones y buscando analogías. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja. Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas y políticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.