UNIDAD III SI.pdf
- 1. Estructurada por: Licdo. Jesús Gutiérrez DESARROLLO EMPRESARIAL: UNIDAD III. TEÓRICO Sistemas de Información ¿Cuántas velas se pueden encender con una sola llama? Definición Conjunto de informaciones que afectan a una o más entidades en alguna de sus actividades, unido a las normas, recursos y procedimientos de que se disponen para recoger, elaborar y permitir el acceso a esas informaciones. Componentes De Un Sistema De Información Un sistema de información está compuesto por seis (06) elementos claramente identificables, tal como se muestra en la Figura 1. Figura1: Componentes de un SI. Se describen cada uno de los componentes a continuación: - Base de Datos: es donde se almacena toda la información necesaria para la toma de decisiones. La información se organiza en registros específicos e identificables. - Transacciones: corresponde a todos los elementos de la interfaz que permiten al usuario: Consultar, agregar, modificar, o eliminar un registro específico de información. - informes: Comprende de todos los elementos de la interfaz mediante los cuales el usuario puede obtener uno o más registros y/o información de tipo estadístico de acuerdo a criterios de búsquedas y selección definidos. - Procesos: Constituyen aquellos elementos que, de acuerdo a una lógica predefinida, obtienen información de bases de datos y generan nuevos registros de información. Los procesos solo son controlados por los usuarios. - Usuarios: Son todas aquellas personas que interactúan con el sistema, esto incluye desde el máximo nivel ejecutivo que recibe los informes de estadísticas procesadas, hasta el usuario operativo que se encarga de recolectar e ingresar la información al sistema. - Procedimientos administrativos: Corresponde al conjunto de reglas y políticas de la organización, que rigen el comportamiento de los usuarios frente al sistema. Particularmente, deberían asegurar que nunca, bajo ninguna circunstancia un usuario tenga acceso directo a la base de datos. Respecto a la Información Es el elemento fundamental del sistema, son datos útiles para la organización que se adaptan a las personas que los manejan y al equipo disponible de acuerdo a los procedimientos. Base de Datos Transacciones Informes Procesos Usuarios
- 2. Estructurada por: Licdo. Jesús Gutiérrez DESARROLLO EMPRESARIAL: UNIDAD III. TEÓRICO CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN La pirámide de niveles estructurales de los SI en una empresa, se interpreta en forma ascendente. Por otra parte, los (SI) se clasifican según su propósito, este último está determinado por las necesidades del negocio u organización. Siendo que existen muchos tipos de SI y diversidad de clasificaciones, una de las más comunes es la siguiente: 1. Sistemas de procesamiento de transacciones 2. Sistemas de automatización de oficina 3. Sistemas de manejo del conocimiento 4. Sistemas de información administrativa o gerencial 5. Sistemas de apoyo a las decisiones 6. Sistemas de apoyo a ejecutivos o de planificación estratégica 1. Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS) Tienen como finalidad mejorar las actividades rutinarias de una empresa u organización. Una transacción es un registro simple y claramente definido de una actividad o acción en una organización: una venta, una imposición de fondos en un banco, la reserva de un billete, entre otros. El sistema de transacciones comprueba primero la transacción para asegurar que no hay errores de entrada, después debe pasar por una serie de comprobaciones. Los tipos de transacciones cambian de una organización a otra, sin embargo estas tienen características similares. Tipos de transacciones Interactivas: Entran al sistema a medida que llegan y la respuesta del sistema es inmediata. Por lotes: Se reúne un grupo de transacciones antes de entrar al sistema. La respuesta de este no es inmediata. 2. Sistemas de automatización de oficina (OfficeS) Proporcionan apoyo a los trabajadores que usan la información para analizarla y transformarla o manejarla para luego compartirla y diseminarla formalmente por la organización o fuera de ella Procesamiento de texto Hojas de cálculo Tipos de sistemas de información Grupos al que sirven Sistemas de información ejecutiva (ESS) Sistemas de soporte de decisiones (DSS) Sistemas de información de gestión (MIS) Sistemas de gestión de conocimiento (KWS) Sistemas de Oficinas (OfficeS) Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) Nivel estratégico Nivel de Gestión de administración Nivel Operativo Alta Gerencia Directivos intermedios Trabajadores de datos y conocimiento Directivos operativos Nivel de conocimiento Producción y logística Finanzas Recursos Humanos Administración y contabilidad Ventas y Marketing Fuente: Stair, R. M., & Reynolds, G. W. (2000). Principios de sistemas de información: enfoque administrativo (No. 658: 004.7). International Thomson.
- 3. Estructurada por: Licdo. Jesús Gutiérrez DESARROLLO EMPRESARIAL: UNIDAD III. TEÓRICO Calendarización electrónico Correo electrónico 3. Sistemas de manejo de conocimiento (KWS) Apoyan a científicos, ingenieros, entre otros., para crear un nuevo conocimiento útil a la organización o a la sociedad. 4. Sistemas de información administrativo o gerencial (MIS) Proporcionan información que será empleada en los procesos administrativos de decisión. Tratan con el soporte de situaciones de decisión bien estructuradas sobre asuntos que se presentan con regularidad. Los procesos de decisión están bien definidos así como las repercusiones a corto plazo. Es posible anticipar los requisitos de información más comunes debido a que los informes necesarios se preparan con antelación gracias a que los formatos, procedimientos para obtener informes se preestablecen diseñándolos con anterioridad. Por este motivo, también se les denomina SI tácticos. 5. Sistemas de apoyo a decisiones (DSS) Proporcionan información a los directivos que deben tomar decisiones sobre situaciones particulares, incluso en circunstancias que no están muy bien estructuradas, causa fundamental de ser catalogados SI tácticos. A medida que se va obteniendo información se puede ver la necesidad de adquirir más información. Por lo que, la flexibilidad de estos sistemas debe ser mucho mayor que la de los anteriores, por tanto se requiere la generación dinámica e interactiva de informes con una presentación de la información de forma compacta (gráfica, tablas…). 6. Sistemas de apoyo a ejecutivos o de planificación estratégica (EIS) Utilizados para evaluar y analizar la misión de la organización. Ayudan a la toma de decisiones sin estructura. Estos sistemas ofrecen consejos amplios y generales acerca de la naturaleza del mercado, preferencias de los consumidores, comportamiento de la competencia, entre otros. Son de gran ayuda para que lola alta gerencia logren organizar sus interacciones con el entorno externo, debido que proporcionan apoyo gráfico y de comunicaciones. Utilizando información obtenida de fuentes externas y datos internos de los sistemas de transacciones (TPS) y de apoyo a las decisiones (DSS) de la organización. DATOS E INFORMACIÓN Definición Dato En Informática Cifra, letra o palabra que se suministra a la computadora como entrada y la máquina lo almacena en un determinado formato. Definición de dato en el ámbito empresarial Los datos se refieren a descripciones básicas de cosas, acontecimientos, actividades y transacciones u operaciones que se registran, clasifican y almacenan, pero que no se organizan de acuerdo con ningún significado específico. Procesamiento de datos El procesamiento de datos en la administración se aplica en operaciones de supervisión, planificación y control de proyectos, seguridad y control de proyectos, seguridad general de las instalaciones y equipos, gestión financiera y gestión de los propios recursos humanos INFORMACIÓN (EN INFORMÁTICA) En informática se entiende por información al conjunto de datos ordenados, secuenciados, procesados por un algoritmo de programación, que permiten recomponer un referente, como un hecho concreto o algún sentido real.
- 4. Estructurada por: Licdo. Jesús Gutiérrez DESARROLLO EMPRESARIAL: UNIDAD III. TEÓRICO La recuperación de la información a partir de los paquetes o conjuntos de datos es, el objetivo final de la computación, dado que los sistemas informáticos codifican y representan la información a través de distintos mecanismos y lenguajes que les permiten comunicarse entre sí de manera veloz y eficiente. INFORMACIÓN EN (LA ADMINISTRACIÓN) Definiciones La información es un conjunto organizado de datos procesados, constituyen un mensaje que pasa al conocimiento del sujeto o de quien recibe el mensaje. La teoría postula que cualquier señal que es capaz de cambiar el estado del sistema constituye un fragmento de información. Desde otro punto de vista, la información es el conocimiento extraído por seres vivos o sistemas expertos como resultado de la interacción con el entorno. La información, a diferencia de los datos aislados, tiene una estructura útil que modifica las interacciones de quien posee la información de su entorno. Tipos De Información En el campo de la informática administrativa, los tipos de información se clasifican en: Información pública. Este tipo de información es aquella que cualquier persona puede conocer por poco que se lo proponga. Este tipo de información es importante para conseguir logros comerciales, pero en ocasiones resulta un problema dirigirla solamente al exterior de la empresa. Todos los individuos de una empresa o de cualquier proyecto deben tener una extensa información de lo que el usuario pueda requerir. Información interna. Son los datos para poder llevar a cabo un proyecto, así como las informaciones relativas a la propia empresa que tiene todo su equipo de trabajo. Debido a los diferentes tipos de información que contiene una empresa, los tipos de información interna pueden ser muy diversos, algunos estratégicos y delicados y otros más genéricos y poco relevantes. Información privada. Este tipo de información es de carácter restringido. No puede ir más allá de las personas que puedan manejarla. Es una información sobre toda la empresa: las nuevas ideas, las negociaciones, los datos de clientes. Filtraciones y rumores no propagables. Quien tiene acceso a este tipo de información es personal de suma confianza y con gran sentido de la responsabilidad. El almacenamiento y la transmisión de esta información cifrada deben ser manejados con precaución para evitar problemas. Atributos de la información en el campo administrativo. Finalidad: la información debe tener un propósito al transmitirse. El propósito puede ser informar, evaluar o convencer. Modo y formato. Las formas de comunicar la información a las personas son sensoriales. El ser humano recibe casi toda la información de forma verbal o documentos. Las maquinas la reciben de forma eléctrica mediante cintas, tarjetas o de forma escrita. Redundancia/eficiencia. La redundancia es el exceso de información. La eficiencia del lenguaje crea un nivel óptimo en la transmisión de la información. Velocidad. La velocidad a la que se transmite la información influye en el tiempo que uno tarda en entender un problema.
- 5. Estructurada por: Licdo. Jesús Gutiérrez DESARROLLO EMPRESARIAL: UNIDAD III. TEÓRICO Frecuencia. La frecuencia con que se transmite la información. La información que es excesiva tiende a producir ruidos o distracción. Carácter determinístico o probabilístico. La información determinística implica que existe un solo valor resultante en un proceso. Si la información es probabilística, se obtienen los resultados posibles con las correspondientes probabilidades. Costo. El costo es un factor muy limitante para la obtención de información. Debe evaluarse constantemente la información y su costo. Valor. El valor de la información depende del modo, la velocidad, la frecuencia, las características determinísticas, la confiabilidad y la validez. Confiabilidad y precisión. Contar con una mejor precisión es caro, por lo tanto, en ocasiones es posible un cambio entre costo y precisión/confiabilidad. Exactitud. La exactitud es el grado de aproximación de un número a lo que verdaderamente debería ser. Validez. La validez es una medida del grado en que la información representa realmente lo que pretende representar. Actualidad. La actualidad designa la antigüedad de la información. Densidad. La densidad es el volumen que ocupa la información en un informe o mensaje. Los más largos tienen densidad baja. Las tablas y las gráficas presentan la forma más condensada. Fuentes de información Existen dos tipos fundamentales de fuentes de información: 1. Fuentes primarias. Son datos obtenidos por el propio investigador o a partir de una búsqueda bibliográfica en artículos científicos, monografías o tesis. 2. Fuentes secundarias. Son resúmenes o listados de referencias, basados en fuentes primarias. Es información ya procesada. La búsqueda de las fuentes debe hacerse de la manera más organizada posible, con el fin de tener una máxima calidad de información que permita tomar mejores decisiones. Los instrumentos de recolección de información deben ser concebidos por expertos. El director de la organización deberá aprobar el diseño y así será más sencillo analizar e interpretar la información y obtener mejores resultados. Tipo de procesamientos de información La información puede tener diferentes procesamientos y análisis. Esto está relacionado con los diferentes usuarios de la información. • Analítica. Cuando es presentada en forma detallada. Por ejemplo, las compras del mes expresadas una por una y día por día. • Sintética. Cuando es presentada en forma condensada, agrupando los distintos datos. Por ejemplo, las compras del mes indicando el importe total únicamente. • Cuantitativa. Si es presentada en una cantidad, medida o un valor en forma numérica. • Cualitativa. Cuando es presentada en términos de las características de un hecho. Por ejemplo, las características técnicas de una computadora. Gracias a las computadoras, la información puede ser presentada de distintas formas o con diferente formato. Formas habituales de presentar la información es la impresa. Esta admite muchas variantes:
- 6. Estructurada por: Licdo. Jesús Gutiérrez DESARROLLO EMPRESARIAL: UNIDAD III. TEÓRICO • En forma de texto: es utilizada cuando el texto es breve y para informar acerca de aspectos no cuantificables de la información. Por ejemplo: características de un producto, opiniones sobre el desarrollo de una campaña de ventas, etc.; • En forma de cuadro: es utilizada para información cuantificable y a efectos comparativos. Por ejemplo: Monto de las ventas por mes; • En forma de gráfica: permiten una visión más global de la información y son de fácil interpretación. En la confección de las mismas debes tener en cuenta algunos aspectos: colores a utilizar, tamaño, escala y tipo. DESARROLLO DE PROYECTOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN: Trinomio de desarrollo Está compuesto por 3 elementos principales: administración del proyecto, metodología y técnicas y herramientas. El elemento clave del éxito radica en la metodología utilizada al planificar, organizar, dirigir y controlar el proyecto. La metodología utilizada se verá afectada por el entorno y tipo de proyectó, a la par se encuentra las técnicas y herramientas que el grupo utilice para su desarrollo. CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN Está ligado al ciclo de vida del sistema de base de datos sobre el que se apoya las etapas típicas del ciclo de vida del desarrollo del software son planificación, recolección y análisis de requisitos, diseño, creación de prototipos, implementación, prueba, conversión y mantenimiento. Conjunto de actividades que los analistas deben llevar a cabo para desarrollar y poner en marcha un sistema de información. Fases: Metodología Administración De proyecto Técnicas Herramientas Planificación Organización Admin. Personal Dirección Controlar Ciclo de vida Análisis Diseño Pruebas Mantenimiento Instalación Lógico Físico DFD Diccionario HIPO Entidad relación Normalización Logias Físicas Lenguajes de programación
- 7. Estructurada por: Licdo. Jesús Gutiérrez DESARROLLO EMPRESARIAL: UNIDAD III. TEÓRICO Nacimiento: Da inicio al ciclo de vida con el surgimiento de una necesidad o requerimiento. Desarrollo: Consiste en diseñar, construir y/o adecuar los programas que se requieren para resolver el problema del usuario. Operación: Después de terminado el sistema el usuario trabaja introduciendo datos y obteniendo información y reportes que soporten la operación de la empresa. Mantenimiento: Consiste en corregir los errores que se detectan en los programas o en las funciones que realiza el sistema. Muerte: Esta fase ocurre cuando el sistema deja de ser necesario o cuando debe reemplazar se por uno mejor. Un sistema de información nace, se desarrolla y muera junto a la estructura que lo requería. Es necesario aclarar que, un SI, no necesariamente se implementa en forma computacional, sin embargo, es sencillo demostrar que la computación es la mejor herramienta de la que disponemos para entregar y mantener la información requerida. Se ilustra a continuación, con un diagrama, todo el proceso del ciclo de desarrollo de un SI. Desarrollar un sistemas, es un proceso formado por el análisis y el diseño, y empieza cuando la administración o algunos miembros del personal encargado en desarrollar sistemas detectan que un sistema de la empresa necesita mejoras. Existen otros enfoques, respecto al ciclo de desarrollo de un SI. Se pueden identificar claramente similitudes entre las fases de ambos enfoques, además se complementan uno con otro para facilitar a la comprensión del proceso del ciclo de desarrollo de un SI. A continuación se presenta una breve descripción de cada una de las siete fases desde otro enfoque: Nacimiento Crecimiento Maduración Decaimiento Mantenimiento Muerte Ciclo de desarrollo Análisis Diseño Pruebas Mantenimiento Implantación Lógico Físico Correctivo El sistema cumple el 100% las necesidades y requerimientos Preventivo Adaptativo Cumple un % muy bajo respecto a lo demandado al Sistema. Tornándose así obsoleto. Idea Administración de proyecto Planificar Organizar Admin. Personal Dirigir Controlar Mantenimient o Perfectivo Reingeniería Nuevas Versiones Aplicar nuevas tecnologías Hardware Software
- 8. Estructurada por: Licdo. Jesús Gutiérrez DESARROLLO EMPRESARIAL: UNIDAD III. TEÓRICO 1. Investigación preliminar. La necesidad de recibir ayuda de un sistema de información puede surgir por diversas razones; sin importar cuales sean éstas, el proceso se inicia siempre con la petición de una persona. 2. Determinación de los requerimientos del sistema. Lo fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las fases importantes de la empresa que se encuentra bajo estudio. Los investigadores, al trabajar con los empleados y administradores, deben saber los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas claves: a. ¿Qué es lo que hace? b. ¿Cómo se hace? c. ¿Con qué frecuencia se hace? d. ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o decisiones? e. ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúa las tareas? f. ¿Existe algún problema? 3. Diseño del sistema. El diseño del sistema de información establece la forma en la que el sistema efectuará las obligaciones descritas durante la fase de análisis. Los técnicos en sistemas se refieren con frecuencia a esta etapa como el diseño lógico, en oposición al desarrollo del programa, el cual recibe el nombre de diseño físico. 4. Desarrollo del software. Los encargados de desarrollar programas pueden instalar software comprado a terceros o escribir programas diseñados a la medida de la solicitud. La decisión depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el programa y de la disponibilidad de los programadores. 5. Prueba del sistema. Consiste en probar el sistema de manera experimental para comprobar si el software no tiene fallas, es decir, se trata de que el sistema llegue a funcionar de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperen que lo haga. 6. Implantación y evaluación. La implantación es el proceso de instalar nuevo equipo, preparar a los usuarios para usar el sistema, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarla. Cuando se han instalado, estas aplicaciones se emplean durante muchos años. Dado que las organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo, es necesario evaluar el sistema periódicamente. 7. Mantenimiento. Una vez concluye la fase de implantación y evaluación se suele abrir un periodo de operación supervisada, durante el que las actividades de mantenimiento cobran una especial importancia, al orientarse a hacer backups, dar soporte a los usuarios, resolver fallos, optimizar el sistema para cuestiones relacionadas con la seguridad o la velocidad y revisar el software para garantizar la alineación con las metas del negocio. 1. Fase de planificación 2. Fase de Análisis de requerimiento 3. Fase de Diseño 4. Fase de Desarrollo 5. Fase de Integración y pruebas 6. Fase de Implantación . 7. Fase de Mantenimiento.
- 9. Estructurada por: Licdo. Jesús Gutiérrez DESARROLLO EMPRESARIAL: UNIDAD III. TEÓRICO BIBLIOGRAFÍA Lapiedra R. Devece C. Herrando J (2011). Introducción a la gestión de sistemas de información en la empresa. UNIVERSITAT JAUME. ISBN: 978-84-693-9894-4. FUNDESYRAM 2011. ¿Cómo enseñar a tomar decisiones acertadas? Proceso Para La Toma de Decisiones. Editoriales: Dk Austria. HORIZONT. Revista Espacios (2018). Los sistemas de información y su importancia en la transformación digital de la empresa actual. Vol.39 (Nº 45), nº pág. 3. Borea F. Vélez I (2005). Ensayo sobre: La Toma de Decisiones y La Teoría de la Decisión. Universidad Nacional De La Matanza. Departamento de Ciencias Económicas Teoría y Técnica de la Decisión. López D (2016). Ensayo: Sistemas De Información Estratégicos, Herramienta Para La Optimización De Gestión En Las Empresas Del Sector De La Salud. Universidad Militar Nueva Granada. Bogotá. Colombia.