Vincular e incrustaren word
- 1. PEGAR, INSERTAR, INCRUSTAR, VINCULAR CON WORD Al producir documentos de texto, no es extraño querer acompañar a ese texto con nuestras fotos, gráficos, imágenes prediseñadas,… Otras aplicaciones también pueden requerir acompañar la información introducida con imágenes que ayuden a su mejor comprensión. Pensemos en las sliders o diapositivas con Power Point, por ejemplo, solo con texto no exponen tan bien un tema como si lo acompaña con imágenes que lo expliquen o con un fondo musical que le imprima cierto carácter. Estamos viendo entonces que es posible añadir elementos, que llamaremos objetos en documentos como Word y PowerPoint. Pero, ¿cómo es el mecanismo por el que se añade un objeto, digamos una imagen, por ejemplo, en un documento de Word? Pues existen dos maneras fundamentales de añadir el objeto en un documento. ‐ En primer lugar, podemos “incrustar” el objeto en el documento. Esto significa que la imagen en cuestión la obtenemos de un fichero externo al documento y de alguna forma que veremos a continuación, lo añadimos como parte de ese documento. Tendremos en cuenta que todo objeto incrustado, queda “pegado” al documento de forma que pasa a formar parte de él. Si el tamaño del documento Word es en principio de 300 Kb y le añadimos una imagen que incrustamos cuyo peso es 400 Kb, el documento va a pasar a tener un peso de 700 Kb. Para incrustar un objeto en un documento de Word, podemos emplear el método de “pegar” tras haber seleccionado y copiado el objeto de su ubicación original con el comando ”Copiar”. Pensemos en una imagen guardada en un archivo tipo .bmp o .jpg que queremos añadir a un documento de Word para ilustrar cierto contenido. La forma de hacerlo es como sigue: En la imagen izquierda, vemos la localización de dos imágenes .jpg. Al abrir una imagen multimedia, esta se va a abrir con algún programa que pueda gestionar este tipo de archivos. El programa que trae Windows por defecto es paint o photo editor, con cualquiera de ellos, tras asegurarnos de haber localizado el archivo, abrimos este y seleccionamos todo o parte del contenido del mismo. Para ello, emplearemos el comando seleccionar o seleccionar todo, dependiendo de la acción que queramos llevar a cabo. Javier Fernandez Castelo Pág. 1 20 de mayo de 2012
- 2. Si utilizamos Paint, por ejemplo, utilizamos la herramienta selección para seleccionar parte del archivo. Esto lo haremos seleccionando la herramienta y pulsando con el ratón un vértice del rectángulo que queremos seleccionar, y arrastrando hasta el vértice opuesto, determinamos el área a seleccionar. Ahora copiamos o cortamos esa selección y vamos al documento Word. Si queremos seleccionar toda la imagen, pulsamos la combinación de teclas Ctrol + E o desplegamos el menú Edición. En el documento Word, localizamos el lugar donde queremos insertar la imagen y pulsamos la combinación de teclas Ctrol + V o desplegamos el menú Edición eligiendo la entrada Pegar o Pegado especial. Si lo que queremos es añadir al documento un grafico de Excel, o una parte de una hoja de cálculo, por poner otro ejemplo, tras seleccionar en el documento origen el área deseado, pasamos al documento de Word y desplegando el menú Edición, pulsamos sobre Pegado especial. En la imagen derecha, podemos ver el aspecto de una hoja de Excel parte de cuyos datos queremos incrustar. Seleccionando la información requerida de a manera habitual, copiamos con el comando copiar del menú edición o pulsamos la combinación de teclas Ctrol + C. Nuevamente, con la selección en el “portapapeles de Windows”, nos situamos en el lugar del documento de Word que hemos elegido como lugar de inserción y como anteriormente, podemos pegar con la combinación de teclas Ctrol + V o desde el menú Edición, la entrada pegar o pegado especial. En este ultimo caso, debemos elegir la opción Si lo copiado es una retícula de celdas, al aceptar en el cuadro de dialogo que aparece, elegiremos la opción pegar y, dependiendo de la elección del cuadro de lista de su derecha, obtendremos una copia distinta insertada en el documento. En uno dos este texto, 1 h 1 j podemos ver junto 1 yt a estas líneas, el resultado de elegir la opción Formato HTML. 1 v 2 c Lo que hemos incrustado es una imagen, una fotografía de las 5 d celdas seleccionadas anteriormente en Excel 4 f 1 r De igual forma, podríamos haber optado por cualquier otro 2 g formato compatible de entre todos los que se nos proponen. 55 v 2 c 323 k Bajo estas líneas, vemos la misma información, extraída del portapapeles con los formatos Texto sin formato y Microsoft Office Excel Worksheet Objeto. Javier Fernandez Castelo Pág. 2 20 de mayo de 2012
- 3. En estos dos casos, se ha incrustado la información en formato texto, de forma que podríamos modificarla si llegara el caso. Esto no significa que de esta forma modifiquemos la información del fichero origen, lo que implica que tendríamos la información en ambos archivos, Word y Excel, pero con diferente contenido. Uno modificado y el otro no. uno dos 1 h 1 j 1 yt 1 v uno dos 1 h 2 c 1 j 1 yt 5 d 1 v 2 c 4 f 5 d 4 f 1 r 1 r 2 g 2 g 55 v 2 c 55 v 323 k 2 c 323 k El método alternativo para añadir, pegar o insertar objetos a un documento es la acción de “insertar” que se encuentra en la barra de menú que posee la aplicación. El cuadro de dialogo que surge, contiene dos pestañas, la primera para crear un nuevo objeto nuevo del tipo que se especifica en la lista. La segunda pestaña crea un objeto a partir de un archivo externo que ya existe. En este caso, examinamos las distintas carpetas de Windows hasta localizar el archivo necesario y pulsando directamente el botón Aceptar, el objeto se incrusta. Pero observemos que el control que tenemos sobre esta acción es bastante limitado. No vamos a insertar solamente el grafico de la hoja de cálculo. Lo que incrustamos es la hoja completa y no cualquier hoja, solamente la que estuviera activa la ultima vez que cerramos el documento, no otra. Javier Fernandez Castelo Pág. 3 20 de mayo de 2012
- 4. l enero febrero marzo abril mayo junio julio agosto septiembre octubre noviembre diciembre Sueldo Bruto 2615 2700 2658 2682 2705 2691 2682 2621 2674 2733 2701 2700 Cuota SS. Contingencias Comunes (4,7%) 122,905 126,9 124,926 126,054 127,135 126,477 126,054 123,187 125,678 128,451 126,947 126,9 Cuota SS. Por Desempleo (1,55%) 40,5325 41,85 41,199 41,571 41,9275 41,7105 41,571 40,6255 41,447 42,3615 41,8655 41,85 Cuota SS. Por Form. Profesional (0,1%) 2,615 2,7 2,658 2,682 2,705 2,691 2,682 2,621 2,674 2,733 2,701 2,7 Ret. IRPF Ambito Nacional (19%) 496,85 513 505,02 509,58 513,95 511,29 509,58 497,99 508,06 519,27 513,19 513 LIQUIDO 1952,0975 2015,55 1984,197 2002,113 2019,2825 2008,8315 4174,533 1956,5765 1996,141 2040,1845 2016,2965 4202,55 Paga Extra 2682 2700 8000 LIQUIDO 7000 6000 Ret. IRPF Ambito Nacional (19%) 5000 Cuota SS. Por Form. Profesional (0,1%) 4000 Cuota SS. Por Desempleo (1,55%) 3000 2000 Cuota SS. Contingencias Comunes (4,7%) 1000 Sueldo Bruto 0 o o er zo er il en o r ar br ab o ay m lio ni fe to m ju e ju os br e e br ag m br e tu br ie m oc m pt vie cie se no di Lo habitual es que la información “multimedia” añadida al documento se incruste. Pasa así formar parte del documento. Esto tiene el inconveniente de que el tamaño puede crecer de forma descontrolada, dependiendo de los objetos que se incrusten y el número de ellos. Pero tiene la ventaja de que el resultado final es un documento compacto que se puede transportar fácilmente en un único fichero. Además, podemos borrar el fichero externo, origen del objeto sin que se pierda la información en el documento. ‐ En segundo lugar, podemos “vincular” el objeto con el documento. Con esta acción obtenemos dos resultados: ‐ 1.‐ el documento no crece de forma proporcional a la suma de los pesos o tamaños de los objetos añadidos. El tamaño crecerá pero muy poco en relación a lo que lo haría si no hubiera objetos añadidos con este método. ‐ 2.‐ los cambios realizados en el fichero origen del objeto, son automáticamente asumidos en el documento donde ha sido incrustado. Por otra parte, frente a esas ventajas, está el inconveniente de que los ficheros vinculados, es decir, los orígenes de datos, han de estar a disposición del documento con lo que hay que cuidar en el transporte el hecho de que se transportarán todos los ficheros implicados. Podemos vincular de varias formas. Una de ellas es mediante el menú Edición y la opción Pegado especial previa selección del objeto en cuestión. Aparece un cuadro en el que se nos da la opción Pegar vínculo. Esta elección te permite modificar las opciones de pegado. Esta opción es la más indicada cuando lo que queremos insertar es parte de un archivo, por ejemplo, un gráfico de una hoja de cálculo de Excel. Javier Fernandez Castelo Pág. 4 20 de mayo de 2012
- 5. 8000 LIQUIDO 7000 6000 Ret. IRPF Ambito Nacional (19%) 5000 Cuota SS. Por Form. Profesional (0,1%) 4000 Cuota SS. Por Desempleo (1,55%) 3000 Cuota SS. Contingencias Comunes (4,7%) 2000 1000 Sueldo Bruto 0 ro ro zo e e ril en o ar br ab io ay m fe lio n to m ju e ju os br e br e ag m br e tu br ie m oc pt m vie cie se no di Una vez “Vinculado” un grafico, parte de un archivo, etc., basta pulsar doble clic sobre el objeto para que se abra el documento origen y poder modificar el la información que se requiera. Si utilizamos Insertar imagen desde el menú Insertar, insertamos un fichero completo en el lugar señalado. Al lado de estas líneas se puede ver el aspecto del menú totalmente desplegado y podemos ver las opciones que se nos brindan. En nuestro caso, la explicación que estamos desarrollando versara sobre la entrada Desde archivo… pero vemos que podemos insertar otros tipos de imagen, procedentes del catalogo que trae consigo Office. Por defecto, la imagen se incrusta pero, si desplegamos la persiana del botón, podemos vincular el archivo imagen. Esta opción no vale para insertar partes de un archivo. Posiblemente se me escape alguna otra forma de insertar objetos a nuestros documentos. A modo de resumen, podemos añadir múltiples tipos de objetos a un documento: imágenes, hojas de cálculo, parte de esos archivos, sonido, video,… Los objetos que añadamos podrán ser incrustados, que significa que van a formar parte del documento y aumentaran el tamaño de este de forma ostensible, o vinculados, lo que significa Javier Fernandez Castelo Pág. 5 20 de mayo de 2012
- 6. que lo que veremos en el documento será un vinculo, un reflejo visible de la información que se encuentra en otro documento, al que esta vinculado y que el nexo entre ambos documentos no puede romperse si no es perdiendo la información en el documento destino. Por ultimo, podemos añadir o insertar, o pegar objetos que representen todo un archivo, o bien hacer lo mismo con parte de esos documentos de origen, la parte que sea necesaria. Javier Fernandez Castelo Pág. 6 20 de mayo de 2012