VISUAL CAJA 3D

VISUAL CAJA 3D
www.visualcaja.com

Una solución moderna y práctica que le facilitará la
administración de su empresa y le permitirá vender ágilmente.

www.qsoluciones.net

VISUAL CAJA 3D

Bienvenida

Gracias por preferir VISUAL CAJA 3D!; sin duda la mejor opción en Software
Administrativo y Punto de Venta. Durante todo el instructivo se explicará de manera ágil,
rápida y muy gráfica la operación del sistema.

VISUAL CAJA 3D es la mejor elección porque:
 Es de fácil aprendizaje
 Es sencillo y ágil de operar
 Contiene toda la funcionalidad que necesita su empresa
 No cuesta más. Obtendrá la tecnología de las grandes empresas a un precio
realmente bajo!
 Utiliza el poderoso motor de base de datos SQL Server
 Contiene interfaz con los programas y estándares más conocidos, entre ellos
Microsoft Word, Microsoft Excel, HTML (formato de internet), ASCII.
 No requiere de soporte especializado
 Le permite entrar al sistema y operar mediante una conexión a Internet o por una
llamada telefónica (red telefónica)
 Le permitirá crecer a cualquier necesidad que requiera, inclusive cientos de
equipos conectados en red y grandes servidores con múltiples procesadores

Con Visual Caja tiene asegurada su operación, no será un gasto más; al contrario, su
inversión se verá rápidamente recuperada.

Gracias de nuevo!, esperamos sea de su agrado el contenido de este instructivo.

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Características

El sistema VISUAL CAJA 3D, está desarrollado sobre la mejor tecnología disponible
en el mercado; siendo un sistema cliente-servidor, basado 100% en el poderoso
servidor de base de datos SQL Server, garantiza el máximo rendimiento posible en
el funcionamiento de la base de datos, además de proporcionar integridad en la
información.

Visual Caja, proporciona una interfaz gráfica, muy sencilla y accesible al usuario
que permite aprender y operar el sistema de manera ágil en unas horas o incluso en
minutos. Su poderoso reporteador permite visualizar listados antes de imprimirlos y
comprobar el resultado, además es posible exportar cualquiera de los listados
desde pantalla a formato ASCII, HTML, Excel, y visor de Microsoft Office (snapshot).

Las principales características del sistema Visual Caja son:
 Tecnología Cliente-Servidor, basado en Microsoft SQL Server (MR)
 Búsqueda y ordenación por cualquier campo
 5 precios de venta, 10 impuestos
 Ofertas
 Descuentos por concepto o global
 Precio por cliente
 Permisos de usuario asignados de manera individual o por niveles
 Fácil de usar; no requiere de mucho tiempo ni soporte adicional
 Venta de mostrador (tickets)
 Venta con factura
 Cuentas por cobrar
 Bancos, impresión de pólizas
 Proveedores, cuentas por pagar
 Acceso por niveles de usuario
 Apariencia personalizable, defina colores y tipos de letra al gusto

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Requerimientos de equipo

SERVIDOR:
- PC Pentium 1 Ghz, recomendable 1.6 Ghz o superior
- CD-ROM local o en unidad de red para instalación
- 300 Mb libres en disco duro para servidor
- 128 Mb de RAM en servidor, recomendable 256 RAM o superior
- Windows XP o posterior

ESTACIONES:
- PC Pentium 1 Ghz, recomendable 1.2 Ghz o superior
- CD-ROM local o en unidad de red para instalación
- 100 Mb libres en disco duro para software cliente (estaciones)
- 128 Mb de RAM en PC cliente (estaciones), recomendable 256 o superior
- Windows XP o posterior

SOFTWARE DE RED:
Microsoft Windows con red Microsoft

NOTA: Para configuraciones de una sola PC, el sistema puede operar ágilmente en un
solo equipo con la aplicación cliente y servidor. (Se recomienda PC a 1.2 Ghz y 256 Mb
RAM mínimo para esta instalación). No es indispensable contar con un equipo exclusivo
para el software servidor (servidor dedicado

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Instalación

SERVIDOR:

El servidor, es el software que se encarga de manipular los datos. Este proporciona todos
los datos al usuario mediante el software cliente (instalado en las estaciones), además se
encarga de modificar, agregar o eliminar registros a petición del software cliente. Para
nuestro sistema, el servidor consiste del software “Microsoft SQL Server” (MR).

El software Servidor, sólo se deberá instalar una vez en una PC en la red local, si lo
desea, podrá utilizar una única PC como Servidor y estación a la vez. Si se trata de una
red con varios equipos, se recomienda instalar el servidor en la PC más potente. El
servidor también podrá ser utilizado como una estación del sistema (cliente).

Inserte el CD de Visual Caja

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Haga clic en el botón „Microsoft SQL Server 2005 Express‟ y seleccione SP1 del combo a
la derecha del botón, si su sistema operativo es Windows XP SP1, SP2 si su sistema
operativo es Windows XP SP2, SP3 si su sistema operativo es Windows XP SP3 u otro
sistema operativo más reciente.
- La instalación iniciará automáticamente, si no es así ejecute el archivo "1.
Descomprimir_SPx" segun corresponda y al finalizar ejecute "2. INSTALAR SQL SERVER
2005"
- Reinicie la PC

Nota: No es necesario tener un equipo servidor exclusivamente para esto, eso significa
que una PC puede hacer la función de servidor y cliente. Esto es, se instala el servidor y
la aplicación en una misma computadora.

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ESTACIONES:

Las estaciones son todos aquellos equipos en que se operará el sistema, en ellas se
instala el software “cliente” que consiste en el sistema “VISUAL CAJA 3D”. El sistema
VISUAL CAJA 3D, deberá instalarse en cada uno de los equipos que operará el sistema.

Inserte el CD de VISUAL CAJA

El CD iniciara automáticamente y presentara un menú de instalación, haga clic en „Instalar
VISUAL CAJA 3D‟. Siga las instrucciones en pantalla.

Instale el software “cliente” o “VISUAL CAJA 3D” en todos aquellos equipos que utilizarán
el sistema.

Por último ejecute CLICONFG.EXE desde la línea de comandos de Windows (Inicio-
Ejecutar). Establezca TCP-IP como protocolo predeterminado. Vaya a la pestaña Alias y
haga clic en Agregar, elija la biblioteca de red TCP-IP y escriba el Alias del servidor, tal
como aparece en SQL Server Service Manager en el apartado “Server”.

* Reinicie el sistema

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Configuración Inicial

CONFIGURACION:

Antes de iniciar el sistema Visual Caja, inicie el servidor desde el botón de Inicio –
Programas - MSDE – Service Manager, ejecute el servicio MSSQLServer. Si lo desea
active la casilla “Iniciar automáticamente con el SO”, de esta manera se ejecutará
automáticamente la próxima vez que inicie Windows.

Ahora inicie Visual Caja desde Inicio – Programas – VISUAL CAJA 3D; cuando el sistema
muestre el diálogo:

Haga clic en Sí, enseguida se mostrará la siguiente pantalla:

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- Cambie la opción Servidor por el nombre de la PC que utiliza como servidor, que se
muestra en el “SQL Server Service Manager” (Software Servidor), esto lo puede verificar
colocando el puntero del mouse sobre el icono de la aplicación durante un momento, o
haciendo doble clic sobre el icono del servidor, en la opción “Server”. En caso de
encontrarse en el equipo que funciona como servidor haga clic en el botón a la derecha
de la caja Servidor, el sistema colocará automáticamente el nombre del equipo actual.

A continuación haga clic en el botón “Instalar B.D.” y siga las instrucciones en pantalla

Al terminar el sistema deberá mostrar el mensaje:

Cierre la pantalla de instalación de la base de datos y a continuación el sistema pedirá
que se identifique como usuario; teclee “admin” sin comillas como nombre de usuario y
también como contraseña.

Ahora puede continuar con el registro del sistema a través de la opción Parámetros del
Sistema del menú Configuración. Establezca el nombre de la empresa, número de
licencias y la llave que le proporciona el distribuidor. Recuerde teclearlo exactamente igual
que el nombre con el cual solicitó su llave de licencia. Si cambia de empresa o no. de
licencias requerirá otra llave.

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Registre los nombres de las PC‟s que utilizará en el sistema dentro del catálogo de
Licencias de PC’s. El sistema le permitirá registrar tantas PC‟s como licencias solicitó.

Establezca los parámetros para cada PC en Configuración-Parámetros-Esta PC

Ahora está listo para utilizar en sistema. Le recomendamos dar una leída a su instructivo
para sacar el provecho máximo en la operación del sistema.

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PC: Indica el nombre o identificador de red de la PC donde se encuentra
Iniciar en: Seleccione la pantalla donde desea que inicie automáticamente el sistema, si
el equipo será utilizado como venta de mostrador, elija “Caja”
No. Estación: Teclee el no. de estación que desee asignar para identificar este equipo.
Almacén: Seleccione el almacén activo para esta PC; con esto, se mostrarán existencias
para el almacén actual y todas las operaciones con inventarios afectarán a este almacén.

TICKET
Imprimir: Indica si desea imprimir Tickets al elaborar una venta en la pantalla de „Caja‟
Puerto: Lugar donde está conectada la impresora de tickets
Códigos para el cajón: Códigos de control que se enviarán a la miniprinter para abrir el
cajón. Los valores ASCII no imprimibles podrá indicarlos entre <>
Códigos al Inicio: Códigos de control que se enviarán a la miniprinter cada que inicia la
impresión de un „ticket‟. Por defecto se encuentran los códigos para abrir el cajón de
dinero.

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Códigos al Final: Códigos de control que se enviarán a la miniprinter cada que finaliza la
impresión de un „ticket‟. Por defecto se encuentran los códigos para cortar el ticket en una
miniprinter Epson.
Líneas al pie: Permite ajustar la distancia entre el pie del ticket y el corte. Podrá disminuir
las líneas entre el pie y el corte si sobra papel al final del ticket.

FACTURA

Tipo de Letra: Permite indicar el tipo de letra a utilizar en la impresión de la factura. Se
recomienda utilizar una fuente de impresora; pues será más legible y la impresión
terminará más rápido. Para ver las fuentes de impresora vaya a cualquier aplicación como
Microsoft Word (MR) y en la lista de fuentes estarán indicadas con un dibujo de impresora
a la izquierda del nombre.
Tamaño: Indica el tamaño del tipo de letra seleccionado para la factura. Si eligió una
fuente de impresora, esta opción será ignorada.

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Generalidades

El sistema Visual Caja, presenta una interfase sencilla que permite un acceso rápido a las
opciones y comandos del sistema.

Barra de título:
- La parte superior muestra el nombre del sistema “Visual Caja”, seguido del nombre de la
empresa, y la opción o módulo donde se encuentra. Por Ejemplo: “Visual Caja –
DEMOSTRACION - [Ventas de mostrador]”.

Barra de menús:
- Las opciones del sistema están organizadas por áreas, mediante menús de opciones; se
puede acceder a cualquier menú haciendo clic con el “mouse” o mediante el teclado,
presionando la tecla Alt+ la tecla indicada con una subraya.

Barra de herramientas:
Muestran las acciones más utilizadas sobre la pantalla, las herramientas disponibles
cambian dependiendo si se trata de un reporte o de una pantalla (formularios).

Barra de herramientas para pantallas de captura o formularios

 Calculadora, muestra la calculadora de Windows
 Lista de precios, muestra una pantalla donde se puede consultar de manera rápida
los artículos y sus precios así como las existencias
 Deshacer, da marcha atrás a la última acción sobre la pantalla
 Cortar, copia el texto seleccionado a memoria y lo elimina del lugar donde se
muestra

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 Copiar, copia el texto seleccionado a memoria
 Pegar, inserta el texto en memoria en el lugar donde se encuentra el cursos
actualmente
 Ordenar ascendente, ordena los datos en pantalla de manera ascendente, en
base al campo señalado por el cursor
 Ordenar descendente, ordena los datos en pantalla de manera descendente, en
base al campo donde se encuentra el cursor
 Guardar, almacena los cambios realizados en pantalla
 Buscar, permite localizar el registro que contenga el dato indicado dentro de
cualquier campo señalado por el cursor
 Reemplazar, permite localizar el registro que contenga el dato indicado dentro de
cualquier campo señalado por el cursor, y reemplazar el dato indicado por otro
 Eliminar, elimina el registro actual en pantalla, para realizar esto, deberá contar
con un nivel de usuario que cuente con permiso para ello
 Exportar, permite enviar los datos en pantalla a un archivo con otro formato para
ser utilizado de manera externa
 Mostrar en Excel
 Mostrar en Word
 Trabajar en colaboración
 Cerrar, cierra la pantalla actual y muestra la anterior

Barra de herramientas para reportes

 Preparar página, establece los márgenes, papel y orientación para la impresión
 Una página, muestra sólo una página de información del reporte a la vez
 Dos páginas, muestra 2 páginas de información a la vez en pantalla
 Zoom, cambia el tamaño de la vista entre más cerca y más lejos
 Imprimir, permite enviar una copia a la impresora
 Calculadora, muestra la calculadora de Windows
 Exportar, permite enviar el reporte en pantalla a un archivo con otro formato para
ser utilizado de manera externa

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 Enviar en E-mail, exporta el reporte en pantalla y anexa el archivo resultante en un
correo
 Cerrar, cierra el reporte actual y regresa a la pantalla previa

Barra de Navegación

Se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Contiene los botones que nos permiten
movernos entre los registros de una pantalla o catálogo. Las operaciones son las
siguientes: Ir al primer registro Ir al registro anterior Ir al registro siguiente Ir
al último registro Ir a un registro nuevo Detener filtro mientras se están cargando
datos desde el servidor Máximo no. de registros a mostrar

NOTA: También puede indicar la posición del registro a mostrar si hace clic en la caja de
texto de la barra y teclea el no. correspondiente. La posición dependerá del orden de los
registros.

Caja de Texto: permite teclear los datos que
contiene un campo.

Caja combinada o (ComboBox): permite elegir
una opción tecleando las primeras letras, o seleccionar de la lista. Para abrir la lista del
“Combo”, haga clic en el botón colocado a la derecha del combo (dibujo de flecha hacia
abajo). También podrá mostrar la lista utilizando las teclas Alt+Flecha abajo. Para
modificar la lista haga 2 clic dentro del combo, esto abrirá el catálogo correspondiente.

Casilla de verificación o CheckBox: permite asignar un valor verdadero o
falso, para activar la casilla haga clic con el mouse o presione la barra espaciadora sobre
el campo.

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Entrada a Visual Caja

Haga clic en el icono de Visual Caja

Enseguida aparecerá una ventana solicitando el nombre y contraseña de usuario, teclee
los datos requeridos, si su sistema esta como demostración el usuario por defecto es
admin y la contraseña es admin.

Recuerde que posteriormente puede personalizar los usuarios del sistema, así como los
accesos a cada área del sistema.

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Recepción

La pantalla de recepción es la que permite el acceso a las diferentes áreas del sistema.
Siempre que desee regresar a Recepción presione el botón correspondiente en la barra
de herramientas.

En la pantalla de Recepción haga clic sobre el elemento que corresponde al módulo
deseado.

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. Haga clic en Clientes para entrar al departamento de clientes
. Haga clic en Gerencia para ir al módulo de Gerencia y ver los reportes y gráficas
gerenciales
. Haga clic en la puerta con el letrero Proveedores si desea ingresar al departamento
correspondiente
. Haga clic en el rótulo Almacén para ir a este departamento
. Haga clic en el letrero Facturación o al monitor para ir al módulo de ventas, que le
permitirá crear facturas, remisiones, cotizaciones, apartados, etc.
. Haga clic sobre la impresora de tickets o el letrero Mostrador para ir al módulo de ventas
de mostrador, que permite elaborar notas de venta o 'tickets'
. Haga clic sobre la recepcionista para mostrar esta ayuda

* También podrá tener acceso a los diferentes departamentos a través del menú VISUAL
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Almacén

Al menú almacén, contiene todas las opciones que le permiten llevar el control y
operación de los inventarios de la empresa.

El menú Almacén, también puede ser abierto con las teclas Alt+A

Las opciones están claramente indicadas con el nombre e icono que corresponde:

Icono de archivero: indica un catálogo

Icono de archivero con flechas: indica una pantalla que permite acciones
sobre un catálogo o varios

Icono de impresora: indica una pantalla que permite emitir reportes (listados)

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También podrá tener acceso a las operaciones de almacén a través de la pantalla de
recepción en la interfaz 3D,

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Haga clic en el letrero Almacén para entrar al departamento correspondiente:

. Haga clic sobre los anaqueles centrales para ir al catálogo de productos
. Haga clic en la libreta sobre el escritorio para ver los listados de almacén
. Haga clic sobre el monitor para registrar movimientos de almacén

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Almacenes

Permite definir los distintos almacenes que tenemos en la empresa

Al terminar de guardar el registro el sistema avisara que se generan existencias en 0 para
este almacén, lo cual es un proceso normal del sistema y solo lleva unos pocos segundos.

Nota: Si ya existen existencias en el almacén, estas serán conservadas sin pérdida de
datos.

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Analítico

Permite analizar los movimientos que tiene cada producto en una sola pantalla, para esto
se solicita el periodo a analizar y enseguida muestra las compras, ventas y movimientos
de inventario de cada producto.

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La opción analítico nos permite ver el comportamiento de cada producto en determinado
período.

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Otros catálogos

Contiene catálogos relacionados con el proceso de ventas.

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Colores

Contiene la lista de colores seleccionables en el catálogo de productos. Al abrir la
pantalla, el cursos se posicionará de automáticamente en un registro nuevo, teclee la
descripción para el color a agregar.

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Formatos de etiqueta

Este catálogo permite definir los formatos utilizados para imprimir etiquetas en impresoras
que aceptan comandos de línea. Lea el instructivo de su impresora si desea conocer el
lenguaje script. El ejemplo mostrado está diseñado para impresoras que soportan
lenguaje ZPL (Zebra y compatibles).

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Grupos

En este catálogo de definen los grupos en que se clasifican los productos. Este es el nivel
más alto de clasificación y el principal al momento de obtener reportes de almacén y listas
de precio. Si lo desea, podrá personalizar el nombre de esta categoría en Configuración-
Parámetros-Sistema, Opciones de funcionalidad.

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Marcas

Este catálogo es otra de las clasificaciones de productos, capture las diferentes marcas
de sus productos. Al igual que los grupos, el catálogo de marcas permite clasificar los
productos y obtener listados de almacén y listas de precios filtrando por esta clasificación.

Si desea utilizar otra denominación para este catálogo, tales como 'sublinea',
'departamento' u otro, podrá hacerlo en Configuración-Parámetros-Sistema, Opciones de
funcionalidad.

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Modelos

El catálogo de modelos, permite capturar la lista de modelos pertenecientes a los
productos. Al abrir este catálogo el sistema lo posicionará en un nuevo registro,
simplemente capture la descripción deseada para el nuevo modelo.

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Tallas

Permite capturar la lista de tallas que se asignarán a los productos en el sistema.

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Unidades de medida

Este catálogo contiene la lista de unidades de medida relacionadas al catálogo de
productos, por defecto van capturadas algunas de las más conocidas.

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Monedas

El catálogo de monedas, permite definir las diferentes monedas en que se expresan los
inventarios, así como el importe de las monedas extranjeras al convertirlas a moneda
nacional.

Considerar que:
Al momento de la venta, si el precio del producto seleccionado está definido en moneda
extranjera, el sistema realizará la conversión automática a moneda nacional.

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Tipos de Movimientos

El catálogo tipos de movimientos contiene los conceptos por los cuales se realizan
movimientos de mercancía diferentes a compras y ventas. Por defecto se encuentran
predefinidos los tipos de movimientos más usuales, personalícelos si lo desea.

Capture la descripción para el tipo de movimiento
Active la casilla incremento si este movimiento va a incrementar las existencias o
desactívelas si desea que reste existencias
Teclee las observaciones que crea necesarias

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Productos

Permite localizar, dar de alta o editar los datos del catálogo de productos

Alta de productos:

Al entrar al catálogo de productos, recuerde que el sistema siempre se posicionará sobre
los datos del primer registro; presione el botón Nuevo para mostrar una página en blanco
y capturar los datos de un producto nuevo.

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Inicie seleccionado el grupo al que pertenece el producto desde la lista, o teclee el
nombre. Si no existe podrá hacer 2 clic en el recuadro del Grupo para darlo de alta.

Si al teclear el nombre del grupo aparece el mensaje:

Significa que el grupo no existe; de clic en aceptar y a continuación presiona la tecla ESC
para cancelar el contenido incorrecto, enseguida haga 2 clic en el combo para agregar la
opción deseada. Agregue el grupo nuevo y cierre la ventana, al aparecer la pantalla del
catálogo de productos, la lista „Grupo‟ deberá tener la nueva opción.

Recuerde que si no cancela con ESC, la lista no se actualizara correctamente al regresar
del catálogo de grupos y no aparecerá la opción nueva. Para actualizarlo tendrá que
cerrar la pantalla y abrirla de nuevo.

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Grupo: Es la categoría de mas alto nivel y la mas importante, permite clasificar los
productos agrupándolos en esta categoría. Utilice los grupos mas convenientes para su
empresa y cree tantos como sea conveniente.

Marca: Es el segundo nivel de clasificación, permite identificar la marca de cada producto.

Recuerde que estas 2 clasificaciones son las más importantes, junto con la de Proveedor,
todos los reportes del sistema permiten filtrar por Grupo, Marca y Proveedor.

Modelo: también llamado presentación, permite asignar una subcategoría para los
productos como podría ser lata, botella, vidrio, plástico, etc.

* Si lo prefiere podrá cambiar estas denominaciones por Departamento, Familia, Línea o
cualquiera que Ud. desee en los parámetros del sistema.

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.Ahora teclee la descripción para el producto, tal como desea que aparezca en la factura,
listas de almacén y listas de precios, el sistema tomará los primeros 24 caracteres de la
descripción para crear la descripción corta o del ticket.
.Teclee o pase por el lector el código del producto; si va a utilizar código de barras, se
recomienda asignarlo en el campo código y el campo código #2 se utilizará para un
código secundario o corto.
.Seleccione los 3 principales proveedores para el producto, el costo de cada proveedor y
el código asignado por este para el producto
.Seleccione la unidad de medida para este producto
.Teclee la capacidad si lo desea
.Teclee el ultimo costo al comprar este producto, el sistema colocara el costo calculado al
valor del ultimo costo, la próxima vez que registre compras el costo calculado podra ser
diferente, de acuerdo a su método de inventario, flete, Etc.

.Teclee los precios de venta para el producto y el sistema calculará el porcentaje de
utilidad, de acuerdo al método de costeo
Si eligió Utilidad Real, % util = (Precio-Costo) / Precio
Si eligió Sobreprecio, $ util = (Precio-Costo) / Costo

.Teclee la utilidad del producto y el sistema calculará el precio de venta correspondiente,
recuerde teclear los porcentajes en decimales, así para un 30% teclee 0.3
Si eligió Utilidad Real, Precio Venta = Costo / ( 1- util )
Si eligió Sobreprecio, Precio Venta = Costo * ( 1+ util )

.Indique si se trata de un servicio o un producto pesado
.Indique los impuestos que grava el producto
.Si lo desea, indique un descuento máximo para el producto, la moneda en que está
expresado los costos y precios
.Indique la prioridad del producto
.Indique si se trata de un producto compuesto, si activa esta casilla se mostrara la pestaña
„Compuesto‟ donde podrá indicar los productos que componen este producto o
„componentes de este producto‟. Esto es útil para aquellos productos que se venden por
pieza, paquete y/o caja. O para aquellos productos que se venden en paquete como
„afinación‟, donde el producto compuesto es la afinación y los componentes son: aceite,

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filtro, bujías. Cuando se define un compuesto, este no llevara control de existencias, ya
que las existencias se considerarán las del componente.

.Indique si el sistema llevara control de lote, con lo cual la existencia se llevara por cada
lote de compra.
.La casilla „Activo‟ indica si este producto aparecerá en listas de precio y de almacén,
cuando un producto ya es manejable en la empresa no se recomienda eliminarlo,
simplemente desactívelo para mantener la historia del producto.

La pestaña precios, permite definir la asignación automática del tipo de precio por
cantidades vendidas o por hora en cada venta.

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La pestaña personalizada permite capturar información adicional para el producto, los
nombres de los campos 1-10 son configurables en los parámetros del sistema. Además
podrá indicar 5 nuevos impuestos para el producto en importe. Tales como el impuesto al
cigarro, que son 0.25 centavos por cigarro.

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La pestaña Oferta, permite colocar en oferta el producto en determinado periodo de
fechas y horas, así como la comisión para el producto, en porcentaje o en importe.

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Productos, Remoto

Esta opción permite acceder al catálogo de productos, con la característica que a
diferencia del catálogo de productos normal, solo carga el producto seleccionado por
código o descripción. Esto es muy útil y ágil en una conexión remota por Internet o vía
telefónica, ya que si cargara todo el catálogo tardaría bastante tiempo.

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Movimientos de inventario

Permite registrar los movimientos de inventario que afectan las existencias, es decir, todo
aquello que afecte las existencias de productos que no es una compra o venta, tales
como: inventario inicial, devoluciones, traspasos, mermas, etc.

El movimiento se costeara al costo calculado del producto
.Presione el botón Etiquetas, si desea imprimir una etiqueta para cada producto en el
movimiento por la cantidad indicada
.Presione Afectar si desea sumar o restar las existencias de este movimiento según el tipo
de movimiento seleccionado
.Presione Ajustar si desea reemplazar las existencias actuales por las indicadas en el
movimiento, esto solamente debería hacerlo cuando se trate de un inventario inicial o
ajuste de inventario
.El botón Cancelar le permitirá cancelar el movimiento y realizar cambios en él

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.Presione Diferencias de inventario, para ver el reporte que muestra las diferencias de
inventario entre el teórico en las existencias actuales del sistema y el físico capturado en
el movimiento actual

Las diferencias negativas indican un faltante y por tanto una perdida para la empresa,
mientras que las positivas indica que es posible que no se registraron todas las salidas de
productos, o todas las ventas.

.Presione el botón Imprimir para mostrar el formato del movimiento

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* En la pantalla previa a este reporte, observe que podrá especificar si desea ver el costo
o precio de venta del movimiento.

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Listado de almacén

Permite acceder a los distintos reportes de almacén con que cuenta el sistema

Las opciones Proveedor, Grupo, Marca, Prefijo y Productos con existencias, permiten
establecer filtros para los productos a mostrar. Si no especifica ninguna opción el sistema
mostrará todos los productos capturados en activo.

Listado de almacén.- Muestra un lista de productos en el almacén activo con las
existencias actuales y el costo actual.

Listado por códigos.- Lista de almacén ordenado por código de producto.

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Existencias mínimas.- Muestra una lista de productos para los cuales la existencia actual
en el almacén activo se encuentra igual o menor al mínimo establecido.

Inventario físico.- Muestra una lista de productos, con código, descripción y una columna
en blanco que nos permitirá anotar el inventario físico actual. Este reporte es el auxiliar
ideal para levantar un inventario físico.

Inventario físico por ubicación.- Muestra el listado para inventario físico ordenado por
ubicación.

Existencias a la fecha.- Muestra un listado de almacén con las existencias existentes en la
fecha indicada en el almacén activo.

Reposición.- Muestra un listado de almacén con las cantidades requeridas de productos
para alcanzar el máximo en todos los almacenes.

Listado sin agrupación.- Listado de almacén sin agrupar por grupo y marca.

Etiquetas.- Imprime las etiquetas para un grupo de productos

Existencias por almacén.- Muestra las existencias de productos en cada almacén (por
columnas), además del total de existencias.

Fechas de venta.- Lista de productos con la ultima fecha que fueron vendidos.

Movimientos de almacén.- Muestra los movimientos de almacén de un periodo detallando
productos

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Bancos

El menú Bancos permite llevar el control de nuestras cuentas bancarias, registrando cada
depósito o retiro, además de la impresión de cheques y el encabezado de la póliza.

El menú Bancos, también puede ser abierto a través de las teclas Alt+B

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Cuentas

La opción Cuentas permite capturar nuestro catálogo de cuentas; capture un renglón por
cada cuenta bancaria que desee llevar el control.

El saldo iniciar será de cero, para alterarlo deberá capturar un movimiento de bancos con
el importe del saldo inicial, indicando deposito para el tipo de movimiento.

Sugerencia: para el nombre de la cuenta incluya el banco y el número de cuenta.

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Movimientos bancarios

Permite afectar una cuenta bancaria con un depósito o retiro.

El saldo que muestra el movimiento, es el proyectado al afectar este movimiento, el saldo
de la cuenta solo será afectado después de presionar el botón Afectar.

Solicite a su distribuidor modifique el formato de la póliza y el cheque de acuerdo a su
requerimiento.

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Listados

Muestra los movimientos en un período para la cuenta seleccionada. Si activa la casilla
Programación de pagos, el listado mostrara aquellos movimientos capturados sin afectar
(programados), proyectando el saldo simulado.

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Se mostrará un listado similar al siguiente:

Este listado le permitirá ver todos los movimientos de su cuenta bancaria y conciliar contra
su estado de cuenta.

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Clientes

El menú clientes, contiene el catálogo y todas las opciones relacionadas a los clientes.

El menú Clientes, también puede ser abierto con las teclas Alt+C. También podrá
disponer de la mayoría de las funcionalidades de este menú a través de la pantalla de
Clientes, en la interfaz 3D.

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. Haga clic en los personajes que representa a clientes para ir al catálogo de clientes
. Haga clic sobre el monitor para registrar cobranza de clientes
. Haga clic sobre el archivero si desea ver los listados de almacén

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Catálogo de clientes

Permite capturar los datos relacionados a cada cliente, lo cual nos permitirá realizar
ventas de escritorio y cotizaciones, con solo seleccionar el código del cliente, el nombre o
RFC.

Podrá seleccionar el tipo de precio por defecto para este cliente, de los 5 precios
disponibles para cada producto.

Si establece el limite de crédito y activa la opción validar limite de crédito, en los
parámetros del sistema, solo se permitirá vender mientras el cliente tenga saldo
disponible.

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Cobranza

La opción cobranza, muestra el saldo del cliente seleccionado, los documentos con saldo
pendiente y permite abonar al saldo global del cliente o al documento seleccionado.

Teclee el concepto e importe del abono, en la parte superior al recuadro documentos
pendientes, para abonar al saldo global del cliente y distribuirlo entre los documentos
pendientes en el orden del más atrasado al más reciente (ascendente).

56

VISUAL CAJA 3D

Seleccione el documento a abonar en el recuadro documentos pendientes, haciendo clic
en el renglón correspondiente y a continuación capture los datos para el abono en la parte
inferior.

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VISUAL CAJA 3D

Rutas

Permite crear el catálogo de rutas, el cual será relacionado al cliente en el catálogo
respectivo.

En el catálogo de clientes, podrá seleccionar la ruta donde se encuentra, lo cual permitirá
emitir todos los reportes de clientes seleccionando la ruta deseada.

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VISUAL CAJA 3D

Categorías

Permite definir las categorías con las cuales se desea calificar a clientes y proveedores.

En el catálogo de clientes, seleccione una categoría de esta lista si lo desea

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VISUAL CAJA 3D

Listados de Clientes

Contiene los reportes disponibles de clientes. Podrá seleccionar un rango de fechas para
mostrar la cobranza, vencimientos o ventas.

Listado de clientes.- Muestra un listado con los datos de clientes activos.
Clientes por ruta.- Muestra un listado de clientes agrupándolos por ruta.
Cobranza por ruta.- Muestra la cobranza programada, para el periodo especificado.
Facturas vencidas.- Listado de documentos vencidos en el periodo especificado.
Pagos vencidos.- muestra los pagos de clientes vencidos en el periodo especificado.
Ventas por cliente.- muestra las ventas realizadas para todos los clientes o el cliente
seleccionado.

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VISUAL CAJA 3D

Ventas por cliente equivale a un estado de cuenta en el periodo especificado.

61

VISUAL CAJA 3D

Proveedores

El menú proveedores nos da acceso al catálogo de proveedores, compras y pagos, asi
como los listados de proveedores.

También podrá abrir este catálogo presionando las teclas Alt+P. Para tener acceso a
funciones de este menú por medio de la interfaz 3D, haga clic en la puerta Proveedores
desde la pantalla Recepción.

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VISUAL CAJA 3D

. Haga clic sobre uno de los proveedores de la sala para ir al catálogo de proveedores
. Haga clic en el portafolios para ir a Pagos
. Haga clic en el archivero para ver los listados de proveedores
. Haga clic sobre el monitor para ir a registro de compras
. Si desea salir de este departamento, haga clic sobre la puerta

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VISUAL CAJA 3D

Catálogo de proveedores

El catálogo de proveedores, contiene la lista de proveedores que nos venden productos,
estos aparecerán en el catálogo de productos y al realizar las compras. Los reportes de
Almacén y Proveedores, así como las listas de precios se pueden emitir por proveedor.

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VISUAL CAJA 3D

Categorías



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VISUAL CAJA 3D

Compras

En este módulo se registran las nuevas compras a proveedores; lo cual permite alimentar
las cuentas por cobrar, actualizar existencias y costear por el método de inventarios
seleccionado en Parámetros del Sistema.

Cuando registra una compra suceden varias cosas:
 Se obtiene el costo calculado por unidad para cada producto en la compra, el cual
dependerá del método seleccionado en el parámetro del sistema: „Costo
calculado‟ y del flete prorrateado
 Se recalculan los 5 precios de venta para cada producto, el cual se determina a
partir del costo calculado y sumándole el margen de utilidad definido para cada
precio y cada producto, utilizando el método seleccionado en el parámetro del
sistema: „Calcular precios‟
 Se afecta el inventario
 Se afecta costo de última compra y costo calculado en cada producto de la
compra
 Se afectan precios si el porcentaje de „Variación de precio‟ establecido en
parámetros del sistema lo permite
 Se alimentan cuentas por pagar si se trata de una compra a crédito

El proceso de registro de compra es el siguiente:

. Seleccione el proveedor, si no se encuentra en la lista, de 2 clic sobre el combo y
regístrelo
. Teclee los datos que se solicitan en el encabezado de la compra como son: Orden
de compra, No. doc, Condiciones de pago, Fecha de recibido, Fecha del
documento, Días de crédito, Consignación, Tipo de documento, Vencimiento,
Facturar flete, Importe, Flete e IVA del flete

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VISUAL CAJA 3D

. Capture los conceptos de la compra, si lo desea podrá ajustar precios de venta a
su conveniencia
. Indique descuento global y observaciones si lo desea

Considerar que:

. El costo calculado se calcula de acuerdo al método seleccionado en Parámetros del
Sistema, Costo Calculado.

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VISUAL CAJA 3D

. El sistema actualizará de manera automática el último costo y costo calculado de cada
producto en la compra, además de calcular los nuevos precios de venta y actualizar sólo
si la diferencia de precios supera el porcentaje definido en el Parámetro del Sistema
etiquetado como Variación de Precio, 0% indica que siempre se actualizaran precios.

. Capture los datos de flete si desea prorratearlo entre los productos de la compra, lo cual
afectará el costo calculado y el precio de venta final.

. Si desea sumar el importe del flete a la factura, indíquelo en la casilla correspondiente.

. Si indica Pedido en el tipo de documento dentro de esta pantalla, imprimirá su nota de
pedido y este no actualizará inventarios ni se considerará para cuentas por pagar.

. Sólo se muestran las últimas 50 compras, si desea consultar una compra anterior a
estas, deberá indicar que desea cargar mas compras en el botón del navegador que
corresponde.

Permite consultar los documentos a crédito que tienen saldo pendiente de pago por
proveedor; así como registrar los pagos correspondientes.

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VISUAL CAJA 3D

Considerar que:

Los pagos registrados se abonarán al documento seleccionado en la parte superior,
indicado con la flecha negra en el selector de registros de la sección correspondiente.

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VISUAL CAJA 3D

Pagos

Permite consultar los documentos a crédito que tienen saldo pendiente de pago por
proveedor; así como registrar los pagos correspondientes.

Considerar que:

Los pagos registrados se abonarán al documento seleccionado en la parte superior,
indicado con la flecha negra en el selector de registros de la sección correspondiente.

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VISUAL CAJA 3D

Listados de Proveedores

Permite obtener listados con distinta información sobre proveedores y compras.

Listado de Proveedores.- Muestra el catálogo de proveedores activos en una lista con
formato imprimible.
Facturas vencidas.- Muestra los documentos vencidos con saldo pendiente de pago, en el
periodo indicado o hasta la fecha final, según se indique.
Compras x prov. y prod.- Muestra las compras sumando totales por producto.
Compras x proveedor.- Lista el importe total de las compras y los saldos de cada
proveedor.

* El proveedor es opcional e indica mostrar solamente los datos del proveedor
seleccionado.

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VISUAL CAJA 3D

Considerar que:

. En listado de proveedores sólo aparecerán aquellos indicados como Activos en el
catálogo de proveedores.
. Los reportes que involucran compras no tomarán en cuenta aquellas que no están
afectadas
. Todos los reportes son exportables a formato ASCII, Excel, Word, HTML y Snapshot

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VISUAL CAJA 3D

Ventas

La opción Ventas, contenida en el menú Ventas permite elaborar facturas, remisiones,
cotizaciones, pedidos y apartados, además de la factura global del día. También podrá
facturar varias notas o remisiones.

La opción Ventas permite realizar todo tipo de documento de venta, así como cotizaciones
y es complementaria a Caja.

Para elaborar un documento de venta, siga los siguientes pasos:
1. El sistema sugiere la fecha actual, si lo desea podrá cambiarla
2. Seleccione el tipo de documento
3. Seleccione un cliente por nombre, código o RFC
4. Teclee el no. de documento, si no lo indica el sistema sugerirá de manera automática el
consecutivo del documento anterior del mismo tipo
5. Seleccione las condiciones de pago
6. Si seleccionó Crédito para las condiciones de pago, indique días de crédito y Anticipo

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VISUAL CAJA 3D

7. Capture los conceptos del documento en la sección del recuadro central de la siguiente
manera:
. Seleccione el código o descripción del producto o servicio. Si lo desea también
podrá utilizar un lector de códigos de barra para indicar el código
. El sistema muestra el primero de los 5 precios del producto, o el seleccionado
para el cliente en el catálogo de productos, si lo desea podrá cambiarlo
. El sistema indicará el precio unitario seleccionado antes de IVA, si lo desea podrá
modificarlo. En caso que se encuentre activa la opción “Desglosar al teclear precio
unitario”, deberá teclear el precio unitario con IVA y el sistema desglosará
automáticamente el IVA.
. Teclee el porcentaje o importe de descuento o el importe si lo desea

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VISUAL CAJA 3D

Recuerde que:
. Podrá modificar el precio unitario y descuento sólo si se encuentran seleccionadas
las opciones Cambiar PU, Cambiar Desc, en los Parámetros del Sistema
. En algunos casos será conveniente indicar el importe, con lo cual el sistema
calculará la cantidad en base al precio unitario. Para acceder al campo Importe,
active la opción correspondiente en Parámetros del Sistema. Esta opción es útil en
giros como gasolineras
. Si indicó porcentajes en el catálogo Días de Crédito, estos incrementarán el precio
unitario
. Podrá capturar información adicional a la descripción del producto o servicio
haciendo 2 clic sobre el selector del registro en la sección detalle del concepto que

desee
. Si la venta es a crédito, no podrá agregar conceptos por un monto superior al
límite de crédito establecido al cliente seleccionado
. La opción Validar existencia, dentro de parámetros del sistema establece el
comportamiento al vender un producto sin existencias
. Si activó Precios Netos en parámetros del sistema, el sistema desglosara
automáticamente el precio del producto, de lo contrario, asignará el precio unitario
con el mismo al que se estableció en el catálogo de productos y calculará el IVA
de este concepto para sumarlo al total del documento
. No podrá realizar un descuento mayor al establecido en el catálogo de productos
. No podrá capturar más conceptos a los indicados en parámetros del sistema para
el tipo de documento que corresponda

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VISUAL CAJA 3D

. Si estableció contraseña en la sección Datos Generales, dentro de Parámetros del
Sistema; se le solicitará al seleccionar un precio a partir del nivel indicado
. Si activó la opción Utilizar Código #2, en Parámetros del Sistema, el recuadro para
el código del producto, permitirá seleccionar por el segundo código del producto

. Si es venta de contado, indique la forma de pago y las notas sobre el pago, como
puede ser no. de cheque, no. de tarjeta, etc.
. Indique el importe entregado y vendedor
. Teclee el descuento global para esta venta
. Si desea agregar observaciones para esta venta presione el botón ubicado a la

derecha del campo Notas
. Presione el botón Imprimir, si activo la opción Confirmar Afectar, en los parámetros
del sistema, se mostrará la ventana preliminar desde donde podrá revisar e
imprimir el documento con el botón imprimir en la barra de herramientas y al cerrar
la ventana le preguntará si se imprimió correctamente el documento, si responde
afirmativamente se afectan existencias y no podrá modificar la factura hasta que la
cancele. En caso no encontrarse activa la opción Confirmar Afectar, se afectará
existencias y no se mostrará la vista preliminar

Considerar que:
. Solamente los documentos del tipo Factura, Remisión y Notas se consideran en el
reporte de ingresos; los Apartados solamente afectan los ingresos por anticipos o
abonos

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VISUAL CAJA 3D

. Solamente las Facturas, Remisiones y Notas Afectadas son considerados para
ingresos y afectan existencias de inventarios
. Después de afectar una venta, sólo podrá modificarlo si lo Cancela
. Los productos indicados como Servicios en el catálogo de productos no afectan
existencias

Facturar uno o varios tickets, notas o remisiones

En esta sección de Ventas, podrá elaborar facturas por ventas realizadas previamente de
manera ágil y sin volver a capturar los conceptos.

. Seleccione el tipo de documento: „Imprimir Factura‟
. Seleccione el cliente

. Presione el botón Agregar documento
. Indique el folio documento a facturar, anteponiendo el prefijo que indique el tipo de
documento de que se trata; por ejemplo: para facturar la nota con folio 560, deberá
indicar N560, para facturar la remisión 843, teclee R843

Considerar que:
. El tipo de documento Imprimir factura, permite elaborar facturas por ventas
anteriores, sin afectar inventarios y sin considerarse para el ingreso
. El folio sugerido para este tipo de documento es el mismo consecutivo que para
Facturas

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VISUAL CAJA 3D

Facturar Cotizaciones
. Seleccione el tipo de documento: „Factura’

documento de que se trata; por ejemplo: para facturar la cotización con folio 400,
deberá indicar C400

Considerar que:
Las cotizaciones NO afectan existencias y tampoco son consideradas como ventas, hasta
el momento de remisionarlas o facturarlas

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VISUAL CAJA 3D

Facturar Apartados

. Presione el botón Convertir documento
. Indique el folio del apartado a facturar, anteponiendo el prefijo que indique el
tipo de documento de que se trata; por ejemplo: para facturar el apartado con
folio 1582 deberá indicar A1582

Considerar que:
. Las abonos de apartados se consideraron en el reporte de ingresos en la fecha
que se realizaron
. Los apartados afectan existencias hasta el momento de facturarlos o remisionarlos
. Si desea que la factura por el apartado aparezca con fecha actual, deberá cambiar
la fecha del documento
. Deberá afectar el documento para considerarlo como venta y restar existencias

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VISUAL CAJA 3D

Caja

Este módulo permite realizar las ventas de mostrador de manera ágil, sustituyendo a una
caja registradora. Al abrir esta opción se le solicitará indique nombre de cajero y
contraseña, si aun no personaliza la lista de cajeros, teclee cajero para ambos recuadros,
posteriormente podrá cambiarlos en el catalogo de empleados dentro del menú Ventas-
Otros Catálogos.

Ahora está listo para hacer ventas de mostrador (tickets), Al establecer el encabezado del
ticket (Configuración-Parámetros-Sistema) recuerde incluir el nombre de la empresa a la
cual tiene licencia, de lo contrario el sistema no le permitirá realizar ventas de mostrador.

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VISUAL CAJA 3D

Ahora se mostrará la pantalla de ventas de mostrador (caja)

Para añadir un producto a la venta, Sólo pase un artículo por el lector o teclee el código
de barras

F2: Mostrará un diálogo (ventana) que permite seleccionar un cliente por código o
nombre, el nombre aparecerá en el ticket. Además permitirá asignar el precio para este
cliente si está definido en el catálogo correspondiente.
F4: Permite consultar un artículo por código o descripción, a la vez que se muestra el
precio de venta. Si lo desea, podrá anexarlo a la venta actual.
F5: Establece la cantidad para el producto siguiente, muy útil cuando son muchos
artículos de la misma clase, por ejem: 20 sobres de polvo para aguas de la misma marca,
sabor y contenido. También podrá realizarlo con las teclas [Ctrl] + [1]-[9] (Teclas 1 al 9]
F6: Permite seleccionar uno de los 5 precios para todos los productos siguientes en esta
venta. Al terminar esta venta e iniciar otra, el precio por defecto será el 1ro. También
puede elegir el precio por medio de las teclas [Alt] + [1]-[9] (Alt y una de las Teclas 1 al 9]

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VISUAL CAJA 3D

F8: Permite cancelar un ticket en pantalla o cualquier otro folio. El sistema pedirá
confirmación para esta operación. Si presiona la tecla [Ctrl]+ [-] (Control y Menos),
cancelará el último concepto. Si no existe venta en pantalla, el sistema solicitará el folio a
cancelar.
F10: Permite pausar una venta (venta suspendida) e iniciar una nueva. Cuando termine la
nueva venta podrá volver a la venta pausada tecleando de nuevo F10. Notar que al
regresar a la venta pausada, el tipo de precio por defecto será el precio 1.
F11: Abre el cajón de dinero para dar cambio o realizar cualquier otra operación.
F12: Termina la venta actual y solicita el pago entregado, además muestra el cambio.

Considerar que:
. Si desea cancelar un concepto, deberá establecer la cantidad a negativo (por ejem. –1) y
pasar de nuevo el producto por el lector láser o teclear el código (venta negativa). Si se
trata del concepto inmediato, basta presionar las teclas [Ctrl]+[-] para cancelarlo.
. Establecer la cantidad de artículos para conceptos repetidos, le agilizará la venta y le
ahorrará papel.

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VISUAL CAJA 3D

Otros catálogos

Contiene catálogos relacionados con el proceso de ventas.

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VISUAL CAJA 3D

Categorías



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VISUAL CAJA 3D

Días de crédito

El catálogo de Días de Crédito permite definir los diferentes días de créditos por
anticipado y si lo desea, el porcentaje a sumar al precio de venta por el crédito.

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VISUAL CAJA 3D

Considerar que:
. El porcentaje indicado aumentará el precio de venta de cada producto en las ventas a
crédito realizadas en Ventas-Ventas
. Al momento de realizar la venta podrá indicar los días de crédito, aún si no están capturados

Si al momento de la venta indica un dato en el campo días de crédito que no esté
capturado en el catálogo, el sistema incrementará el precio unitario en el porcentaje
indicado en el dato inferior más cercano, en caso de existir alguno.

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VISUAL CAJA 3D

Empleados

En este módulo se dan de alta los diferentes empleados que inciden en el sistema, como
son: administrador, gerente, vendedores o cajeros.

. Teclee una clave para el empleado, sólo será necesaria para identificar cajeros, cuando
realicen ventas de caja (notas o tickets).
. Teclee el nombre del empleado
. Indique el tipo de empleado seleccionando una opción de la lista
. Teclee los datos de domicilio
. Si lo desea podrá indicar porcentajes para el cálculo de comisiones, sólo serán tomados
en cuenta para los vendedores

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VISUAL CAJA 3D

Recuerde que: El cajero por defecto es cajero y su contraseña también es cajero, si lo
desea en este módulo podrá modificarlo o agregar nuevos cajeros.

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VISUAL CAJA 3D

Monedas

El catálogo de monedas, permite definir las diferentes monedas en que se expresan los
inventarios, así como el importe de las monedas extranjeras al convertirlas a moneda
nacional.

Considerar que:
Al momento de la venta, si el precio del producto seleccionado está definido en moneda
extranjera, el sistema realizará la conversión automática a moneda nacional.

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VISUAL CAJA 3D

Otras Operaciones

Contiene acciones que afectan al proceso de ventas, como son: cambios de precio a
grupo de productos, notas de cargo y crédito.

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VISUAL CAJA 3D

Cambios de Precio

El módulo de cambios de precio le permitirá aplicar cambios de precio a un grupo de
productos de manera rápida y automatizada. También podrá establecer ofertas por fecha
y horas. Para abrir esta pantalla, vaya a la opción indicada en la pantalla.

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VISUAL CAJA 3D

Cambiar precios:
. Seleccione el proveedor, grupo, marca o cualquier combinación que delimite el
grupo de productos a afectar
. Teclee el porcentaje a incrementar, si se trata o de un decremento indíquelo en
negativo
. Presione el botón Cambiar Precios ubicado en la parte superior de la ventana

Aplicar comisión:
. Teclee el porcentaje o importe para la comisión por venta por unidad
. Presione el botón Aplicar Oferta

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VISUAL CAJA 3D

Aplicar Oferta:
. Teclee el porcentaje
. Indique período de fechas e incluso horas si lo desea
. Presione el botón Aplicar Oferta

Cambio de precio x código: Esta opción permite cambiar los precios de un producto en
particular, para realizar el cambio de precios de un producto siga los siguientes pasos:
. Teclee el código o seleccione un producto de la lista
. El sistema mostrara los precios actuales
. Teclee los nuevos precios para el producto
. Al salir del campo para el último precio el sistema preguntará si desea actualizar
precios en ese momento, responda SI, para proceder con el cambio

Recuerde que:
. Podrá cambiar precios a un grupo de artículos indicando los 5 precios y haciendo
clic en el botón Cambiar Precios de la sección Cambio de precios x código.
Recuerde delimitar el grupo de artículos indicando Proveedor, Grupo y Marca para
identificarlos.
. Si no selecciona Proveedor, Grupo o Marca, se afectarán todos los productos de
su catálogo, sea cuidadoso al utilizar este módulo

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VISUAL CAJA 3D

Notas de Cargo

El módulo Notas de Cargo le permitirá realizar notas por diferentes cargos como podría
ser intereses por límite de pago excedido.

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VISUAL CAJA 3D

. Seleccione tipo de nota: CARGO
. Teclee el folio si es la primera vez, las siguientes el sistema sugerirá
automáticamente
. Indique el número de documento al cual desea aplicar la nota de cargo
. El sistema mostrará los conceptos del documento
. Indique el concepto de la nota de cargo
. Teclee el importe
. Imprima si lo desea
. Presione el botón Afectar

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VISUAL CAJA 3D

Servicios

El Menú Servicios contiene las opciones que nos permiten registrar y dar seguimiento a
Órdenes de Servicio u Órdenes de Producción.

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VISUAL CAJA 3D

Conceptos

En esta opción defina los elementos/características personalizadas a capturar en su orden
de servicio.

Recuerde que:
Los elementos aquí definidos aparecerán en la orden de servicio en la sección Conceptos /
Características.

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VISUAL CAJA 3D

Consultar Trabajos Asignados

Este módulo está orientado al empleado, permitiéndole revisar sus trabajos pendientes y
hacer el cambio de estatus en caso necesario. Para mostrar los trabajos asignados,
seleccione su nombre dentro de la lista de empleados y teclee la contraseña, al final haga
clic en el botón,

Si desea ver la orden de servicio con todos los datos, haga 2 clics en el selector de
registros en la orden que corresponda.

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VISUAL CAJA 3D

Orden de Servicios / Producción

En esta opción se capturan las órdenes de servicio o producción, mediante el siguiente
procedimiento:
. Capture el folio inicial si lo desea
. El sistema mostrará la fecha y hora de entrega proyectado de acuerdo a los días
de entrega establecidos en los parámetros del sistema
. Seleccione el cliente, recepcionista y empleado al que se le asigna el trabajo
. Teclee el nombre y teléfono de la persona que entrega
. Capture el detalle de servicios / trabajos, así como los insumos utilizados
. Capture los conceptos de su orden de servicio, definidos previamente

Considerar que:

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VISUAL CAJA 3D

. La orden inicia con el estatus Sin asignar, la cual es cambiada por Asignado
inmediatamente de indicar el personal asignado
. Recuerde cambiar el estatus a Terminado para aquellos trabajos finalizados

. Al final haga clic en Facturar o Remisionar si desea proceder al cobro de la orden
de servicio. Después de afectar el documento generado, se considerará el importe
cobrado por la orden de servicio dentro de los reportes de ingresos.

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VISUAL CAJA 3D

Ventas

La opción Ventas, contenida en el menú Ventas permite elaborar facturas, remisiones,
cotizaciones, pedidos y apartados, además de la factura global del día. También podrá
facturar varias notas o remisiones.

La opción Ventas permite realizar todo tipo de documento de venta, así como cotizaciones
y es complementaria a Caja.

Para elaborar un documento de venta, siga los siguientes pasos:
. El sistema sugiere la fecha actual, si lo desea podrá cambiarla
. Seleccione el tipo de documento
. Seleccione un cliente por nombre, código o RFC
. Teclee el no. de documento, si no lo indica el sistema sugerirá de manera
automática el consecutivo del documento anterior del mismo tipo
. Seleccione las condiciones de pago
. Si seleccionó Crédito para las condiciones de pago, indique días de crédito y
Anticipo

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VISUAL CAJA 3D

7. Capture los conceptos del documento en la sección del recuadro central de la siguiente
manera:
. Seleccione el código o descripción del producto o servicio. Si lo desea también
podrá utilizar un lector de códigos de barra para indicar el código
. El sistema muestra el primero de los 5 precios del producto, o el seleccionado
para el cliente en el catálogo de productos, si lo desea podrá cambiarlo
. El sistema indicará el precio unitario seleccionado antes de IVA, si lo desea podrá
modificarlo. En caso que se encuentre activa la opción “Desglosar al teclear precio
unitario”, deberá teclear el precio unitario con IVA y el sistema desglosará
automáticamente el IVA.
. Teclee el porcentaje o importe de descuento o el importe si lo desea

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VISUAL CAJA 3D

Recuerde que:
. Podrá modificar el precio unitario y descuento sólo si se encuentran seleccionadas
las opciones Cambiar PU, Cambiar Desc, en los Parámetros del Sistema
. En algunos casos será conveniente indicar el importe, con lo cual el sistema
calculará la cantidad en base al precio unitario. Para acceder al campo Importe,
active la opción correspondiente en Parámetros del Sistema. Esta opción es útil en
giros como gasolineras
. Si indicó porcentajes en el catálogo Días de Crédito, estos incrementarán el precio
unitario
. Podrá capturar información adicional a la descripción del producto o servicio
haciendo 2 clic sobre el selector del registro en la sección detalle del concepto que

desee
. Si la venta es a crédito, no podrá agregar conceptos por un monto superior al
límite de crédito establecido al cliente seleccionado
. La opción Validar existencia, dentro de parámetros del sistema establece el
comportamiento al vender un producto sin existencias
. Si activó Precios Netos en parámetros del sistema, el sistema desglosara
automáticamente el precio del producto, de lo contrario, asignará el precio unitario
con el mismo al que se estableció en el catálogo de productos y calculará el IVA
de este concepto para sumarlo al total del documento
. No podrá realizar un descuento mayor al establecido en el catálogo de productos
. No podrá capturar más conceptos a los indicados en parámetros del sistema para
el tipo de documento que corresponda

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VISUAL CAJA 3D

. Si estableció contraseña en la sección Datos Generales, dentro de Parámetros del
Sistema; se le solicitará al seleccionar un precio a partir del nivel indicado
. Si activó la opción Utilizar Código #2, en Parámetros del Sistema, el recuadro para
el código del producto, permitirá seleccionar por el segundo código del producto

. Si es venta de contado, indique la forma de pago y las notas sobre el pago, como
puede ser no. de cheque, no. de tarjeta, etc.
. Indique el importe entregado y vendedor
. Teclee el descuento global para esta venta
. Si desea agregar observaciones para esta venta presione el botón ubicado a la

derecha del campo Notas
. Presione el botón Imprimir, si activo la opción Confirmar Afectar, en los parámetros
del sistema, se mostrará la ventana preliminar desde donde podrá revisar e
imprimir el documento con el botón imprimir en la barra de herramientas y al cerrar
la ventana le preguntará si se imprimió correctamente el documento, si responde
afirmativamente se afectan existencias y no podrá modificar la factura hasta que la
cancele. En caso no encontrarse activa la opción Confirmar Afectar, se afectará
existencias y no se mostrará la vista preliminar

Considerar que:
. Solamente los documentos del tipo Factura, Remisión y Notas se consideran en el
reporte de ingresos; los Apartados solamente afectan los ingresos por anticipos o
abonos

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VISUAL CAJA 3D

. Solamente las Facturas, Remisiones y Notas Afectadas son considerados para
ingresos y afectan existencias de inventarios
. Después de afectar una venta, sólo podrá modificarlo si lo Cancela
. Los productos indicados como Servicios en el catálogo de productos no afectan
existencias

Facturar uno o varios tickets / notas o remisiones

En esta sección de Ventas, podrá elaborar facturas por ventas realizadas previamente de
manera ágil y sin volver a capturar los conceptos.

. Seleccione el tipo de documento: „Imprimir Factura‟

documento de que se trata; por ejemplo: para facturar la nota con folio 560, deberá
indicar N560, para facturar la remisión 843, teclee R843

Considerar que:
. El tipo de documento Imprimir factura, permite elaborar facturas por ventas
anteriores, sin afectar inventarios y sin considerarse para el ingreso
. El folio sugerido para este tipo de documento es el mismo consecutivo que para
Facturas

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VISUAL CAJA 3D

Facturar Cotizaciones

. Seleccione el tipo de documento: „Factura’

documento de que se trata; por ejemplo: para facturar la cotización con folio 400,
deberá indicar C400

Considerar que:
. Las cotizaciones NO afectan existencias y tampoco son consideradas como
ventas, hasta el momento de remisionarlas o facturarlas

106

VISUAL CAJA 3D

Facturar Apartados

. Presione el botón Convertir documento
. Indique el folio del apartado a facturar, anteponiendo el prefijo que indique el tipo
de documento de que se trata; por ejemplo: para facturar el apartado con folio
1582 deberá indicar A1582

Considerar que:
. Las abonos de apartados se consideraron en el reporte de ingresos en la fecha
que se realizaron
. Los apartados afectan existencias hasta el momento de facturarlos o remisionarlos
. Si desea que la factura por el apartado aparezca con fecha actual, deberá cambiar
la fecha del documento
. Deberá afectar el documento para considerarlo como venta y restar existencias

107

VISUAL CAJA 3D

Consulta de precios

Permite consultar precios de productos seleccionando código, descripción, grupo o marca

. La sección superior permite seleccionar criterios de búsqueda, si lo que desea es
mostrar un grupo de productos, seleccione el Grupo y/o Marca deseados. Si no
selecciona ningún criterio de mostrarán todos los productos registrados.
. Seleccione código o descripción del recuadro superior para mostrar los precios del
producto indicado
. En la parte inferior podrá hojear o consultar por descripción del artículo utilizando
el botón de búsqueda de la barra de herramientas

. Podrá hacer 2 clic en el selector de registros del producto deseado para ver la
información completa sobre ese producto.

108

VISUAL CAJA 3D

Verificador de Precios

El verificador es el módulo que permite colocar una PC en una tienda para que los
usuarios vean el precio o localicen la ubicación del producto. Su funcionamiento es muy
simple; pase el código de barras por el lector o teclee el código del producto. Si lo desea
podrá buscar un producto tecleando una parte de la descripción.

Considerar que:
. Se mostrará el primer producto que coincida con el código o descripción
. El precio mostrado es el primer precio (superior) capturado en el catálogo de
productos e incluye IVA.

109

VISUAL CAJA 3D

Ingresos

El módulo de ingresos nos permite obtener los diferentes listados de ventas e ingresos:
. Seleccione el período requerido
. Seleccione un cajero si lo desea
. Haga clic al reporte deseado

Considerar que:
. Podrá seleccionar Tipo de documento si desea limitar el listado a este tipo de
documento; recuerde que todos los reportes de venta sólo consideran Facturas,
Remisiones y Notas

110

VISUAL CAJA 3D

. Los reportes por Tipo de Documento y por Tipo de Documento detallado son los
únicos que permiten visualizar Apartados, Cotizaciones y Pedidos, por tanto el
importe total de estos reportes no coincidirá con los demás

La primera consideración que debemos tener en Visual Caja es la definición de Ventas e
Ingresos:
Ventas: Documentos realizados por transacciones de venta y afectados
Ingresos: Dinero y/o documentos recibidos por ventas de contado, anticipos y
cobranza registrada por ventas del período indicado o anteriores

Este es quizá el listado más completo, muestra un resumen y desglose de
ingresos y ventas, indicando venta de contado y crédito, así como el ingreso
por anticipos y cobranza. Además muestra las notas de crédito y cargo
realizadas.

111

VISUAL CAJA 3D

Lista de Precios

Este módulo le permite obtener listas de precios en distintas modalidades, seleccione el
formato más adecuado a sus necesidades.

. Seleccione Grupo y/o Marca para restringir el listado con estos criterios, también
podrá indicar un rango de códigos si lo desea
. Seleccione el orden del listado por Código o Descripción
. Active la opción Productos con Existencias, para eliminar del listado los productos
sin existencia actual
. Active Mostrar código #2 para mostrar el segundo código del producto
. Indique los precios a mostrar y si lo desea, podrá incluir el costo calculado
. Haga clic en el botón que muestre el listado deseado

112

VISUAL CAJA 3D

Gerencia

El módulo de Gerencia contiene reportes y gráficas con información generada que
facilitan la toma de decisiones.

También podrá abrir este módulo haciendo clic en la puerta rotulada como Gerencia en la
pantalla Recepción.

113

VISUAL CAJA 3D

El módulo de gerencia es importante al momento de la toma de decisiones, pues nos
provee de información valiosa que permite evaluar algunos aspectos de las ventas,
rotación de inventarios, así como del comportamiento de las ventas en el tiempo. Haga
clic en la puerta de Gerencia desde la pantalla de recepción y a continuación en la gráfica
del proyector o de la portátil para tener acceso a los reportes y gráficas gerenciales.

114

VISUAL CAJA 3D

. Haga clic en la gráfica proyectada o en el monitor de la portátil para mostrar la pantalla
de listados y gráficas gerenciales.

115

VISUAL CAJA 3D

Análisis Gerencial

. Ventas x Prod. en Existencia Mínima: Muestra todos los productos que se
vendieron en el período especificado y que sus existencias actuales están en el
mínimo establecido
. Productos con Ventas y Compras: Muestra el total de compras y ventas en el
período especificado
. Ventas por Producto c/ Util: Muestra las ventas en unidades de productos,
además de la utilidad obtenida en porcentaje e importe
. Descuento Promedio: Muestra las ventas con descuento, así como descuento en
porcentaje e importe y su promedio
. Ventas por fecha y hora: Muestra las ventas agrupadas por fecha y hora

116

VISUAL CAJA 3D

. Gráfica mensual: Muestra un comparativo mensual de la ventas realizadas en el
período en formato de gráfica de barras 3D. Es importante que el período
especificado este dentro del mismo año
. Gráfica semanal: Comparativo semanal, acumulado por día de la ventas
realizadas en el período en formato de gráfica de barras 3D. Para solicitar este
reporte, es importante que el período esté contenido en la misma semana de
domingo a sábado

117

VISUAL CAJA 3D

VISUAL CAJA 3D

El menú VISUAL CAJA 3D contiene acceso a cada uno de los departamentos
representados por las imágenes de la interfaz 3D que se abren a través de la pantalla
Recepción. Utilice estas opciones de menú como alternativa a volver a Recepción y luego
al departamento correspondiente.

118

VISUAL CAJA 3D

Configuración

El menú configuración contiene los módulos que permiten instalar la base datos, definir
los parámetros que afectan el comportamiento del sistema, así como el control de
usuarios y auditar el sistema. La opción Utilerías B.D. permite realizar mantenimiento a la
base de datos y recibir soporte técnico.

119

VISUAL CAJA 3D

Bitácora

Para acceder el módulo de Bitácora, abrimos el menú Configuración y seleccionamos la
opción Bitácora

Dentro del módulo Bitácora, podrá auditar todas las operaciones realizadas en el sistema,
por usuario y período de fechas.

120

VISUAL CAJA 3D

. Si desea eliminar los registros anteriores a la fecha de inicio indicada, haga clic en el
botón Eliminar.

121

VISUAL CAJA 3D

Licencia de PC's

Registre los nombres de las PC‟s que utilizará en el sistema dentro del catálogo de
Licencias de PC’s. El sistema le permitirá registrar tantas PC‟s como licencias adquirió.

Esta opción deberá utilizarse después de registrar la(s) llave(s) de activación del sistema
en Configuración-Parámetros-Sistema.

122

VISUAL CAJA 3D

Sucursales

El catálogo de sucursales permite registrar las sucursales de la empresa y configurar la
manera en que se realizará la conexión remota para consultar existencias de productos.

Para abrir el módulo de sucursales vaya al menú Configuración, opción Sucursales.

123

VISUAL CAJA 3D

. Clave: Indique la clave de sucursal la cual deberá ser única, es importante si
desea integrar la administración de sucursales con el software Corporativo Visual
Caja
. Nombre de Sucursal: Nombre descriptivo que se mostrará al consultar
existencias de otra sucursal
. Servidor: Nombre del servidor SQL o instancia que contiene la base de datos,
también puede ser la dirección IP
. Contraseña: Indique la contraseña requerida para la conexión a la base de datos

124

VISUAL CAJA 3D

Conexión a B.D.

Permite registrar por primera vez la base de datos de VISUAL CAJA 3D en el servidor
(SQL Server). Se entra a esta opción en el menú Configuración, Instalar B.D. La
primera vez que se ejecuta VISUAL CAJA 3D, el sistema preguntará si desea configurar
la conexión y en caso de respuesta afirmativa abrirá esta pantalla.

Instalar B.D.
Esta opción permite instalar la base de datos en el servidor SQL Server, esto se realiza
mediante el botón con el mismo nombre. Recuerde que esta acción sólo se realiza al
momento de instalar el sistema por primera vez.

Conectar

125

VISUAL CAJA 3D

Permite validar la conexión del sistema a la base de datos en el servidor. Esto permite
detectar cualquier error como puede ser desconexión en la red.

Si cuenta con algún firewall, deberá abrir los puertos TCP 1433 y UDP 1434. Para SQL
Server y posterior recuerde utilizar la herramienta "Administrador de Configuración de
SQL Server" para establecer el puerto 1433 para el protocolo TCP IP y cambiar la opción
de Puerto Dinámico que esta por defecto

126

VISUAL CAJA 3D

Utilerías

Existen otras herramientas administrativas en la opción Utilidades del sistema del menú
Configuración.

Inicializar Inventario
Coloca todas las existencias en ceros; indique esta acción cuando vaya a realizar
inventario físico y obtuvo previamente una copia impresa de las existencias teóricas.

Ejecutar SQL
Permite enviar una sentencia SQL al Servidor, escrita en el recuadro de arriba. Esta
opción sólo existe para dar soporte calificado al sistema y no deberá ser utilizada por el
usuario final pues podría causar efectos indeseables sobre la información.

127

VISUAL CAJA 3D

Cambiar contraseña de la base de datos. Solo teclee el siguiente comando y haga clic
en el botón ejecutar comando.
sp_password „contraseñavieja‟,‟contraseñanueva‟,‟sa‟

Ejemplo: sp_password NULL, „visualcaja‟, „sa‟
Cambia la contraseña en blanco (NULL) por „visualcaja‟. La contraseña por defecto se
encuentra en blanco

Ver tabla
Facilita el diagnóstico del sistema, permitiendo analizar el contenido de cualquier tabla
(catálogo) del sistema indicada en el recuadro de arriba.

Considerar que:
Estas acciones solamente deberá realizarlas si comprende exactamente su efecto y está
calificado para ello.

128

VISUAL CAJA 3D

Parámetros

El submenú Parámetros contiene las opciones que permiten definir el comportamiento de
la PC y del Sistema VISUAL CAJA 3D en general.

. Vaya a Parámetros-Esta PC, si desea configurar opciones para la PC donde se
encuentra, tales como: No. de estación, puerto de la impresora de tickets, fuente
para las facturas, etc.
. Seleccione Parámetros-Sistema, si desea cambiar las opciones para todo el
sistema

* Por defecto estas opciones sólo están disponible para el administrador del sistema

129

VISUAL CAJA 3D

Esta PC

Establezca los parámetros para cada PC en Configuración-Parámetros-Esta PC

PC: Indica el nombre o identificador de red de la PC donde se encuentra
Iniciar en: Seleccione la pantalla donde desea que inicie automáticamente el sistema, si
el equipo será utilizado como venta de mostrador, elija “Caja”
No. Estación: Teclee el no. de estación que desee asignar para identificar este equipo.
Almacén: Seleccione el almacén activo para esta PC; con esto, se mostrarán existencias
para el almacén actual y todas las operaciones con inventarios afectarán a este almacén.

130

VISUAL CAJA 3D

TICKET
. Imprimir: Indica si desea imprimir Tickets al elaborar una venta en la pantalla de
„Caja‟
. Puerto: Lugar donde está conectada la impresora de tickets
. Códigos para el cajón: Códigos de control que se enviarán a la miniprinter para
abrir el cajón. Los valores ASCII no imprimibles podrá indicarlos entre <>
. Códigos al Inicio: Códigos de control que se enviarán a la miniprinter cada que
inicia la impresión de un „ticket‟. Por defecto se encuentran los códigos para abrir
el cajón de dinero.
. Códigos al Final: Códigos de control que se enviarán a la miniprinter cada que
finaliza la impresión de un „ticket‟. Por defecto se encuentran los códigos para
cortar el ticket en una miniprinter Epson.
. Líneas al pie: Permite ajustar la distancia entre el pie del ticket y el corte. Podrá
disminuir las líneas entre el pie y el corte si sobra papel al final del ticket.

FACTURA
. Tipo de Letra: Permite indicar el tipo de letra a utilizar en la impresión de la
factura. Se recomienda utilizar una fuente de impresora; pues será más legible y la
impresión terminará más rápido. Para ver las fuentes de impresora vaya a
cualquier aplicación como Microsoft Word (MR) y en la lista de fuentes estarán
indicadas con un dibujo de impresora a la izquierda del nombre.
. Tamaño: Indica el tamaño del tipo de letra seleccionado para la factura. Si eligió
una fuente de impresora, esta opción será ignorada.

131

VISUAL CAJA 3D

Sistema

La opción Configuración - Parámetros - Sistema, contiene las opciones que definen
todo el comportamiento global del sistema VISUAL CAJA 3D.

Asegúrese que entiende perfectamente cada parámetro que cambie y el modo en que
éste modifica el comportamiento del sistema. Recuerde que las opciones contenidas en
esta pantalla afectan a todos los usuarios del sistema en la red local o contactados vía
Internet.

132

VISUAL CAJA 3D

Datos generales

La pestaña inicial 'Datos generales', de Parámetros del sistema, contiene el registro de
la(s) licencia(s) adquiridas para el uso de VISUAL CAJA 3D

Empresa: Indique la razón social de la empresa para la cual adquirió licencias de VISUAL
CAJA 3D.

- Licencias Empresariales:

. No Licencias: Indique el número de licencias empresariales adquiridas. Si no
adquirió licencias empresariales indique 0 (cero).
. Llave: Escribe la llave de activación para el número de licencias empresariales
correspondientes. Si no adquirió licencias empresariales indique 0 (cero).

133

VISUAL CAJA 3D

- Licencias Lite:
. No Licencias: Indique el número de licencias lite adquiridas. Si no adquirió
licencias lite indique 0 (cero).
. Llave: Escribe la llave de activación para el número de licencias lite
correspondientes. Si no adquirió licencias lite indique 0 (cero).

R.F.C.: Capture el RFC de la empresa, el cual se mostrará en las remisiones impresas
con el formato de la VISUAL CAJA 3D y en algunos cortes de caja.
Teléfono: Capture el teléfono de la empresa.
Domicilio: Indique el domicilio de la empresa, el cual aparecerá en las remisiones
impresas con el formato de VISUAL CAJA 3D.
Ciudad: Capture este dato, necesario para algunos documentos.

Carpeta de Respaldo: Indique la carpeta donde guardará los respaldos del sistema,
podrá teclear este dato o seleccionar la carpeta haciendo clic en el botón con 3 puntos
ubicado a la derecha del campo.

Aplicar Precios:
. Contraseña: Indique la contraseña para autorizar cancelación y al seleccionar un
precio por debajo del nivel indicado.
. Nivel: Seleccione el nivel de precio a partir del cual desea que se solicite
autorización.

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VISUAL CAJA 3D

Opciones varias

La pestaña Opciones varias, contiene los parámetros para el costeo de inventario, cálculo
de precios de venta, entre otros.

Costo Calculado: Seleccione el método que desee para costear el inventario. Las
opciones disponibles son Costo Promedio, Ultimo Costo y PEPS. Al registrar compras, los
productos se costearán por el método seleccionado.

135

VISUAL CAJA 3D

Opciones de funcionalidad

Contiene opciones que afectan el funcionamiento práctico del sistema, y que le ayudarán
a trabajar más cómodamente.

Desglosar al teclear P.U.: Cuando se encuentra activa esta opción, si teclea
manualmente un precio unitario en Ventas - Ventas, el sistema desglozará
automáticamente el IVA de la cantidad indicada, si el producto lo grava.
Usar código #2: Permite definir si se utilizará o no el código secundario al registrar
compras, ventas y movimientos de almacén.
Ajustar utilidad: Cuando se encuentra activa esta opción, el sistema recalcula la utilidad
si se modifica manualmente el precio de venta para el producto, en el módulo de compras.

136

VISUAL CAJA 3D

Además recalcula la utilidad cuando se encuentre en el catálogo de Productos y modifica
el Costo Calculado.
Usar combos en código de producto: Indique se debe utilizar una lista dentro de un
cuadro combinado para seleccionar el código de producto. Se sugiere desactivar esta
opción de no ser indispensable, pues siempre tardará un poco más abrir una pantalla por
cada lista que contiene.
Autodescripción: Al seleccionar esta opción, el sistema sugiere la descripción de manera
automática al capturar un nuevo producto en el catálogo correspondiente. La descripción
sugerida incluirá: Grupo, Marca, Modelo, Talla y Color.
Codificación para el costo: Indique los caracteres que se imprimirán en lugar de las
posiciones para cada número si desea incluir el costo calculado en la impresión de
etiquetas.
Límite de crédito: Active esta casilla si desea validar el límite de crédito para cada
cliente, al realizar ventas a crédito.
Validación de existencias: Seleccione la manera en que desea validar la existencia de
inventario al momento de vender.
. Ninguna: No se realizará validación y permite vender sin restricciones.
. Mensaje: Se mostrará un mensaje cuando intente vender un producto que no tenga
existencias en el almacén actual. Podrá continuar vendiendo sin existencias, si lo desea.
. No vender: Cancelará la venta de productos que no tengan existencias en el almacén
actual.
Máx. desc. x prod.: Al activar esta opción inicia la validación del máximo descuento de
cada producto.
Máx. desc. x factura: Permite validad el máximo descuento global a cada factura.
Ult. precio cliente: Permite establecer el comportamiento para la búsqueda del precio por
cliente al momento de la venta.
. Ninguno: No se realiza ninguna acción.
. Ultimo 'tipo' de precio: Al momento de seleccionar el producto, el sistema buscará
la última venta del producto para este cliente y luego de determinar el nivel de precio
seleccionado, procederá a obtener el importe de ese tipo de precio desde el catálogo de
productos.
. Ultimo precio unitario: Al momento de seleccionar el producto, se localiza la última
venta realizada a este cliente para el mismo producto y se obtiene el precio unitario, el
cual es asignado como precio unitario de la nueva venta.

137

VISUAL CAJA 3D

Productos con existencia: Al activar esta opción, sólo se mostrarán aquellos productos
que tengan existencia positiva ( mayor que 0 ) en el catálogo de productos. Esta opción es
útil para giros con productos irrepetibles (únicos) o seriados (como joyas, celulares,
motocicletas) si no los desea mostrar una vez que los ha vendido.
Cambiar P.U.: Activa o desactiva la posibilidad de modificar el precio unitario al momento
de vender.
Cambiar Desc.: Activa o desactiva el cambio del descuento al momento de la venta.
Cambiar Importe: Si está activado permite la posibilidad de modificar manualmente el
importe de la venta, al hacer esto, el sistema calculará la cantidad dividiendo el importe
entre el Precio Unitario; muy útil en giros como gasolineras.
Confirmar afectar: Activa o desactiva la confirmación al momento de imprimir una
factura. Si se encuentra activa solicita confirme positivamente antes que el documento
afecte inventarios, saldos e ingresos.

Grupo desc.: Descripción personalizada para la clasificación de grupo en el catálogo de
productos. Podrá utilizar el término más adecuado, tales como 'Departamento', 'Familia',
'Linea' o dejar el nombre por defecto si lo desea.
Marca desc.: Este parámetro permite definir el título para el campo marca dentro del
catálogo de productos, utilice la descripción que prefiera.
Modelo desc.: Permite capturar la descripción para el modelo dentro del catálogo de
productos.
Mostrar modelo: Muestra u oculta el campo modelo en el catálogo de productos.
Talla desc.: Descripción personalizada para el campo talla en el catálogo de productos.
Mostrar talla: Muestra u oculta el campo talla en el catálogo de productos.
Color desc.: Descripción personalizada para el campo color en el catálogo de productos.
Mostrar color: Muestra u oculta el campo color en el catálogo de productos.
Campo1 a Campo10: Indique el nombre para cada campo personalizado en el catálogo
de productos.

138

VISUAL CAJA 3D

Funcionalidad avanzada

Contiene características de control del sistema que nos permiten mayor confianza en su
uso.

Días de entrega en servicios: Permite indicar los días de entrega promedio, con esto se
calculará la fecha de entrega aproximada a partir de la fecha de recepción del servicio.
Sólo tiene importancia si utiliza el módulo de servicios.
Afectar apartados: Al activar esta opción, el sistema afectará inventarios en documentas
por apartados. En ningún caso el importe de los apartados se contabilizan como un
ingreso, excepto por la cobranza que se les aplique. Por defecto esta opción esta
desactivada.

139

VISUAL CAJA 3D

No. Conceptos
. Factura: Indique el número de renglones que desea como captura máxima en una
factura.
. Remisión : Indique el número de renglones máximo a capturar en las remisiones.
. Cotización: Número máximo de renglones a capturar en cotizaciones.
. Apartado: Cantidad de renglones que desea en el apartado.

Puntos
. Importe x punto: Esta opción permite llevar el control de premiación a clientes por
medio de puntos. Teclee el importe requerido para cada punto. Por ej. si indica
$10.00, por cada 10 pesos de venta, se acumulará 1 punto.
. Convertir puntos x peso: Número de puntos que equivalen a la unidad, si indica
1 cada punto será equivalente a 1 peso. Esta opción permite recibir puntos como
forma de pago.

Formato de Factura en cms: Al activar esta opción se indica que el archivo de formato
para Facturas, Remisiones, Cotizaciones, etc. contiene coordenadas X,Y expresadas en
centímetros, al desactivar esta casilla se toman como posiciones de caracteres.
Descripción autoextensible: Indique si al imprimir un documento de venta sobre una
forma 'preimpresa' la descripción del producto deberá crecer hacia abajo en caso de ser
muy extenso y no sea suficiente el espacio del primer renglón.

Compuestos
. Actualizar costo: Esta opción permite actualizar el costo de los componentes
cuando se registra la compra de un producto compuesto, o por el contrario;
actualizar los productos compuestos donde se encuentre incluido el componente
registrado. Es importante si su sistema cuenta con productos compuestos
capturados.

140

VISUAL CAJA 3D

. Actualizar utilidad: Permite recalcular la utilidad para productos compuestos en
caso de hacerlo alguno de los productos que lo componen, o para los productos
componentes al recalcular los productos compuestos.
. Actualizar precios: Indica que se debe recalcular el precio de venta de productos
componentes al registrar una compra de un producto compuesto si éste sufre
actualización de precio.
. Calcular en base a: Al actualizar precios de venta, indica la manera en que se
deberá realizar el cálculo:

. . En base a porciones: al seleccionar esta opción, se calculará el porcentaje que
representa la unidad del producto componente respecto al compuesto, y se
multiplicará por el precio unitario del compuesto. Por ej.: El nuevo precio del
compuesto cuesta $100.00 y contiene 5 piezas, al recalcular el precio de la pieza
se obtiene que 1/5 = 0.2, entonces 0.2 * 100 = 20.00, por tanto la pieza se
actualizará con un precio de $20.00.
. . En base a utilidad: Después de actualizar el costo del producto componente (o
compuesto si se registra compra para el compuesto) se recalcula su precio de
venta de manera independiente en base a su propia utilidad. Seleccione esta
opción si sus porcentajes de utilidad son diferentes para el mismo producto en
presentación individual (componente) y en compuesto (caja, paquete, etc).

141

VISUAL CAJA 3D

Dispositivos

Este módulo permite especificar la configuración particular para dispositivos conectados al
sistema en puerto serie, y la manera de interpretar las etiquetas generadas en báscula
etiquetadora.

Báscula Etiquetadora:

Este tipo de báscula genera etiquetas con códigos de barra que incluyen código del
producto, cantidad o importe. Al pasar por caja, no es necesario teclear ningún dato, basta
con leer el código en el escáner. Es necesario revisar la configuración particular de su
báscula si desea trabajar con este tipo de báscula en VISUAL CAJA 3D.

142

VISUAL CAJA 3D

. Prefijo: El prefijo es un número que se imprime como indicativo que se trata de un
producto pesado con código impreso en este tipo de etiqueta. Indique los
caracteres del prefijo y su posición en el código de barras. Normalmente se
encuentra en la posición 1 y para alguna marca (TorRey) es 020. Al indicar el
prefijo asegúrese que ningún código de producto capturado tenga este prefijo en la
misma posición, de lo contrario se le interpretará como un producto pesado y se
procederá a intentar decodificar como tal.
. Posición: Indica la posición donde inicia el prefijo dentro del código de barras.
. Código posic.: Indica la posición donde inicia el código del producto.
. Longitud: Indica el numero de posiciones en caracteres.
. Kg. posición: Teclee la posición donde inicia la parte del peso que contiene los
kilogramos.
. Longitud: Número de espacios ocupados por los kilogramos.
. Gramos Posición: Posición donde inicia la parte del peso que contiene los
gramos.
. Longitud: Número de posiciones ocupadas por los gramos dentro del código de la
etiqueta.

Báscula Serial:

. Puerto: Indique el puerto donde se encuentra conectada la báscula serial.
. Lectura automática: Active esta opción si desea que al momento de vender un
producto pesado, el sistema realice la lectura del peso desde la báscula conectada
de manera automática, sin intervención del usuario. También podrá realizar la
lectura presionando Ctrl+F5.
. Dato Enviar: Indique el carácter o caracteres que se deben enviar a la báscula
para solicitar el peso. Consulta el manual del fabricante para obtener este dato.

143

VISUAL CAJA 3D

. Configuración: Indique la velocidad, paridad, asi como los bits de datos para la
comunicación con la báscula utilizando el formato de ejemplo.
. Kg. posición: Indique la posición donde inicia la parte del peso que contiene los
kilogramos, dentro de la cadena que devuelve la báscula.
. Longitud: Número de espacios ocupados por los kilogramos.
. Gramos Posición: Posición donde inicia la parte del peso que contiene los
gramos.
. Longitud: Número de posiciones ocupadas por los gramos dentro de la cadena
que devuelve la báscula serial.

144

VISUAL CAJA 3D

Boleto o Ticket

Esta ficha permite definir las opciones del ticket, así como el comportamiento del módulo
de caja.

145

VISUAL CAJA 3D

Apariencia

Contiene las opciones personalizables de la interface del sistema.

146

VISUAL CAJA 3D

Usuarios

Una característica que hace de Visual Caja un sistema eficiente, es su módulo de
usuarios, que le permite administrar los usuarios del sistema, asignar los grupos a que
pertenece y establecer los permisos por grupo o usuario.

Para administrar los usuarios vaya al menú Configuración, opción Usuarios.

. En esta pantalla capture los usuarios que requiera en la pestaña Usuarios.
. A continuación asigne los grupos para el usuario seleccionado, haciendo clic en la
pestaña Grupos.

147

VISUAL CAJA 3D

. Puede incluir el usuario en tantos grupos como Ud. decida. Si desea agregar un
nuevo grupo, haga 2 clic sobre el combo de esta pantalla, una vez que aparezca el
catálogo de grupos proceda a la alta.

. Si desea establecer permisos para un grupo o usuario, vaya a la pestaña Permisos

148

VISUAL CAJA 3D

1) Seleccione Mostrar grupos para que el “combo” muestre los grupos disponibles, o
Usuarios si desea asignar permisos por usuario.
2) Elija un Grupo o Usuario del combo, según sea el caso
3) Asigne los permisos que requiera
a. Abrir, permite entrar a una pantalla o reporte
b. Agregar, permite agregar datos en una pantalla de captura como productos,
clientes, etc.
c. Editar, permite modificar los datos en pantalla
d. Eliminar, asigna permiso al usuario o grupo para borrar registros completos en
pantalla.

Considerar que:
1) Una vez dado de alta el usuario, podrá cambiar su clave por medio del menú
Configuración, opción Cambiar clave.

149

VISUAL CAJA 3D

2) Si hay cambio de usuario en el sistema, no requerirá salir del sistema, basta utilizar la
opción Cambiar usuario, del menú Configuración. Esto asignará los permisos para el
nuevo usuario.

150

VISUAL CAJA 3D

Cambiar clave

Esta opción permite cambiar la clave de acceso del usuario actual, la próxima vez que
inicie Visual Caja deberá teclear la nueva clave.

Indique el nombre de usuario, contraseña anterior, la nueva contraseña y confirme la
nueva contraseña.

. Siempre indique una contraseña que pueda recordar, de lo contrario no podrá tener
acceso al sistema a menos que otro usuario con permisos de administrador le cambie la
contraseña.

151

VISUAL CAJA 3D

Cambiar usuario

Esta opción permite cambiar los permisos de acceso indicando que se trata de un nuevo
usuario del sistema, con esto se evita salir de Visual Caja y entrar de nuevo con otro
nombre de usuario.

Elija esta opción si otro usuario utilizará VISUAL CAJA 3D y no desea salir del sistema,
solo cambiar los permisos de acceso y su registro en la bitácora. Se mostrará la misma
ventana de acceso al sistema con la cual inició sesión.

152

VISUAL CAJA 3D

Usuarios

Una característica que hace de Visual Caja un sistema eficiente, es su módulo de
usuarios, que le permite administrar los usuarios del sistema, asignar los grupos a que
pertenece y establecer los permisos por grupo o usuario.

Para administrar los usuarios vaya al menú Configuración, opción Usuarios.

. En esta pantalla capture los usuarios que requiera en la pestaña Usuarios.
. A continuación asigne los grupos para el usuario seleccionado, haciendo clic en la
pestaña Grupos.

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VISUAL CAJA 3D

Puede incluir el usuario en tantos grupos como Ud. decida. Si desea agregar un nuevo
grupo, haga 2 clic sobre el combo de esta pantalla, una vez que aparezca el catálogo de
grupos proceda a la alta.

Si desea establecer permisos para un grupo o usuario, vaya a la pestaña Permisos

154

VISUAL CAJA 3D

1) Seleccione Mostrar grupos para que el “combo” muestre los grupos disponibles, o
Usuarios si desea asignar permisos por usuario.
2) Elija un Grupo o Usuario del combo, según sea el caso
3) Asigne los permisos que requiera
a. Abrir, permite entrar a una pantalla o reporte
b. Agregar, permite agregar datos en una pantalla de captura como productos,
clientes, etc.
c. Editar, permite modificar los datos en pantalla
d. Eliminar, asigna permiso al usuario o grupo para borrar registros completos en
pantalla.

Considerar que:
. Una vez dado de alta el usuario, podrá cambiar su clave por medio del menú
Configuración, opción Cambiar clave.

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VISUAL CAJA 3D

. Si hay cambio de usuario en el sistema, no requerirá salir del sistema, basta
utilizar la opción Cambiar usuario, del menú Configuración. Esto asignará los
permisos para el nuevo usuario.

156

VISUAL CAJA 3D

Acerca de...

Muestra información sobre la versión de VISUAL CAJA 3D y el autor.

157

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Salir

La opción Salir nos permite cerrar el sistema VISUAL CAJA 3D y regresar a Windows

Siempre se mostrará la siguiente ventana de diálogo pidiendo confirmación para la salida:

Haga clic en Sí para abandonar el sistema, o en No si desea cancelar la salida y regresar a
VISUAL CAJA 3D.

158

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VISUAL CAJA 3D es una producto de:

Si desea soporte adicional o tiene algún comentario favor de contactarnos:
Tel./Fax.: (311) 2103618
www.qsoluciones.net/VisualCaja

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