Cahier de charge Université d'été
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Le cahier des charges pour l'université d'été sur la francophonie des amériques décrit les objectifs, responsabilités et exigences liés à l'organisation de cet événement qui cible principalement les étudiants et professionnels intéressés par la francophonie. L'université d'été, qui se déroule tous les deux ans, propose une programmation riche et pluridisciplinaire visant à renforcer la connaissance et les échanges autour de la francophonie dans les amériques. Le document détaille également la coopération entre le centre de la francophonie des amériques et l'université hôte, ainsi que les étapes pour soumettre une candidature pour accueillir l'événement.
Cahier de charge Université d'été
- 2. TABLE DES MATIÈRES Introduction.............................................................................................................3 A. Qu’est-ce que l’Université d’été sur la francophonie des Amériques ?.............................3 Ses objectifs Sa programmation Ses publics cibles Son engagement B. Pourquoi accueillir l’Université d’été ?......................................................................4 C. Quelle structure vous appuiera ?............................................................................5 Un partenariat Un comité scientifique Un comité organisateur Divers partenaires Stratégie de communication D. Les responsabilités de l’université hôte.....................................................................6 E. Les responsabilités du Centre de la francophonie des Amériques..................................6 F. Les exigences à satisfaire pour les installations..........................................................7 G. Quelles sont les étapes pour déposer votre candidature..............................................8 Gabarit de budget..............................................................................................9 *Source : Étude réalisée par Étienne Rivard, Université Laval, Québec
- 3. INTRODUCTION Vous aimeriez accueillir l’Université d’été sur la francophonie des Amériques ? Avez-vous à cœur le rayonnement du fait francophone dans les Amériques ? Le Centre de la francophonie des Amériques vous offre l’occasion de présenter votre candidature à titre de partenaire et hôte de la prochaine édition. Le cahier des charges est l’outil privilégié pour déposer votre dossier. Il a pour but de préciser l’objectif de l’Université d’été, les responsabilités et les rôles attendus des partenaires, et de détailler la marche à suivre. Il est la feuille de route des opérations et des communications entre les parties. Diversité : la programmation doit couvrir tous les aspects de la francophonie : sociaux, culturels, politiques, juridiques, historiques et économiques. Citoyenneté : la programmation doit prévoir des activités culturelles contribuant au rapprochement et à une meilleure connaissance de la communauté francophone qui accueillera l’événement. SES PUBLICS CIBLES L’Université d’été sur la francophonie des Amériques vise les publics suivants : ¬ Priorité aux étudiants des 2e et 3e cycles ; ¬ Ouverture aux étudiants de la fin du 1er cycle ; ¬ Les professionnels, membres d’organismes œuvrant dans la francophonie et les journalistes. L’Université d’été est aujourd’hui reconnue comme un lieu privilégié de développement des connaissances en matière de francophonie des Amériques. SON ENGAGEMENT Le succès de l’Université d’été repose sur la qualité du partenariat et sur le partage des coûts qui seront établis entre les institutions concernées. Si le Centre délègue à un partenaire l’administration locale de la formation, il demeure toujours le porteur principal du programme. La logistique opérationnelle ainsi que les frais qui y sont reliés sont sous la responsabilité de l’université d’accueil. POURQUOI ACCUEILLIR L’UNIVERSITÉ D’ÉTÉ ? Accueillir l’Université d’été sur la francophonie des Amériques vous permet de : ¬ Faire connaître l’expertise de votre université dans le domaine de la francophonie, sa vision et les perspectives d’avenir ; ¬ Consolider des liens entre vous et d’autres partenaires de la francophonie des Amériques ; ¬ Promouvoir l’ensemble de votre programme universitaire auprès de nouvelles clientèles sur tout le territoire des Amériques ; ¬ Contribuer au maintien de l’enseignement de la langue française et des cultures francophones ; ¬ Faire connaître la vitalité démographique et la géographie de votre communauté. CENTRE DE LA FRANCOPHONIE DES AMÉRIQUES Le Centre de la francophonie des Amériques contribue à la promotion et à la mise en valeur d’une francophonie porteuse d’avenir pour la langue française dans le contexte de la diversité culturelle en misant sur le renforcement et l’enrichissement des relations ainsi que sur la complémentarité d’action entre les francophones et les francophiles du Québec, du Canada et des Amériques. Le Centre s’intéresse au développement et à l’épanouissement des francophones et des francophiles et soutient le rapprochement des personnes, des communautés et des groupes intéressés par la francophonie. Il favorise les échanges, le partenariat et le développement de réseaux francophones afin de soutenir des projets structurants liés aux enjeux de société et diffuse l’information concernant diverses thématiques liées à la francophonie. QU’EST-CE QUE L’UNIVERSITÉ D’ÉTÉ SUR LA FRANCOPHONIE DES AMÉRIQUES ? L’Université d’été sur la francophonie des Amériques est une formation de haut niveau qui s’adresse aux étudiants universitaires et aux professionnels. Programme phare du Centre de la francophonie des Amériques (Centre), elle accueille tous les deux ans une quarantaine de participants de diverses régions des Amériques ainsi qu’une trentaine de conférenciers. S ES OBJ ECTIFS L’objectif central de l’Université d’été est de porter un regard renouvelé sur la francophonie des Amériques. L’Université d’été vise aussi à : Positionner la francophonie des Amériques comme un objet d’étude pluridisciplinaire central pour la compréhension des Amériques; Contribuer à l’émergence d’un nouvel objet d’étude en regroupant sous ce thème une masse critique de chercheurs et en sensibilisant à cette question une nouvelle génération d’étudiants. S A P ROGRAMMATION L’Université d’été, d’une durée de sept jours, est une formation intensive qui offre des conférences magistrales, ateliers, tables rondes et quelques visites sur le terrain dans la communauté d’accueil. Elle peut conduire à l’obtention de trois crédits universitaires. Rigueur : la programmation doit offrir un contenu de haut niveau contribuant au développement des connaissances sur les questions reliées à la francophonie des Amériques. A B 3 Témoignage de Linda Cardinal, professeure responsable du cours et membre du comité scientifique, édition 2015 La quatrième édition de l’Université d’été sur la francophonie des Amériques sur le thème de l’économie des échanges a permis d’offrir une formation de haut niveau à une nouvelle génération d’étudiants et de jeunes chercheurs francophones et francophiles de partout dans les Amériques. L’Université d’été a contribué à incuber de nouvelles idées pour poursuivre le développement et l’épanouissement de la francophonie dans les Amériques; elle a permis aux jeunes participants de tisser de nouveaux liens entre eux et de rencontrer des chercheurs connus pour leurs travaux sur la francophonie. Ce fut une expérience mémorable. Un grand merci au CFA pour son rôle de chef de file au sein de la francophonie des Amériques. 4
- 4. DIVERS PARTENAIRES Selon l’emplacement de l’Université d’été, d’autres partenaires locaux, provinciaux ou gouvernementaux seront appelés à collaborer avec le comité organisateur pour un mandat ponctuel. STRATÉGIE DE COMMUNICATION La promotion de l’Université d’été est une responsabilité partagée entre les partenaires. La collaboration de l’université d’accueil est primordiale pour assurer la promotion de l’événement dans ses réseaux et sa communauté. L’utilisation des médias sociaux et du site Web du partenaire pour relayer l’information diffusée par le Centre sur l’Université d’été doit être intégrée à la stratégie de communication. L’Université d’été s’appuie sur : ¬ Les activités de promotion et de diffusion auprès des milieux francophones universitaires, les associations et autres fédérations des professeurs de français ; ¬ Le réseau informel des étudiants de la francophonie des Amériques ; ¬ L’université d’accueil ; ¬ La participation des membres du comité scientifique et du comité organisateur ; ¬ Les sites Web et le portail du Centre ainsi que les réseaux sociaux ; ¬ La collaboration des médias locaux pendant la formation. LES RESPONSABILITÉS DU CENTRE DE LA FRANCOPHONIE DES AMÉRIQUES Même si le Centre de la francophonie des Amériques délègue au partenaire l’administration locale de l’événement, il demeure toujours le porteur principal de l’Université d’été. Le Centre s’engage à : 1. constituer et présider le comité organisateur ; 2. constituer le comité scientifique ; 3. assurer la coordination générale de l’Université d’été et établir la programmation ; 4. assurer la gestion financière et solliciter des partenaires financiers pour l’événement ; 5. élaborer et promouvoir l’appel à candidatures ; 6. constituer des comités de sélection des candidats et informer les candidats sélectionnés ; 7. élaborer et mettre en œuvre un plan de communication et faire la promotion de l’Université d’été auprès de son réseau de membres; 8. fournir des outils promotionnels et développer le site Web de l’Université d’été ; 9. prendre en charge les honoraires et les coûts de transport des conférenciers ; 10. prendre en charge l’hébergement en résidence des participants, des conférenciers et des organisateurs ; 11. offrir un souper; 12. faire une évaluation de l’Université d’été après l’événement. RESPONSABILITÉS DE L’UNIVERSITÉ HÔTE L’université hôte s’engage à : 1. participer au comité organisateur ; 2. participer au comité scientifique ; 3. identifier et prendre en charge le professeur responsable du cours ; 4. promouvoir l’Université d’été auprès de son réseau et de sa communauté ; 5. participer aux comités de sélection des candidats ; 6. mobiliser les médias locaux afin qu’ils couvrent l’Université d’été (radio, télévision, journaux) ; 7. élaborer un montage financier de votre contribution à l’événement, incluant la contribution de partenaires potentiels ; (*utiliser le gabarit proposé) 8. fournir des installations (salles, hébergement, cafétéria) et assumer les frais reliés à la location et à l’aménagement des salles de cours; 9. fournir un soutien technique tout au long de l’événement et en assumer les frais ; 10. assumer les frais de repas du matin et du midi ainsi que des pauses-café pour 60 personnes ; 11. contribuer à la programmation d’une journée dédiée à votre communauté ; 12. offrir une réception de bienvenue et en assumer les coûts ; 13. organiser trois activités culturelles de l’Université d’été et en assumer les coûts ; 14. suggérer une personnalité connue et engagée pour assumer le rôle de présidence d’honneur ; 15. encourager la participation de la communauté locale aux activités ouvertes au public ; 16. être présente durant toute la durée de la formation; 17. collaborer à l’évaluation de l’Université d’été après l’événement. D E LES RESPONSABILITÉS DES PARTENAIRES 65 QUELLE STRUCTURE VOUS APPUIERA ? U N PA RT E NARIAT Une fois l’université d’accueil choisie, une entente sera signée avec le Centre. Elle précisera les rôles et les responsabilités de chacun ainsi que le partage des coûts reliés à la tenue de l’Université d’été. D’autres organismes pourront être appelés à être associés comme partenaires, collaborateurs ou commanditaires. À titre d’exemple, la Chaire pour le développement de la recherche sur la culture d’expression française en Amérique du Nord (CEFAN) de l’Université Laval fut partenaire des trois dernières éditions. U N C OM ITÉ SCIE NTIFIQUE Le comité scientifique définit la thématique, le cadre pédagogique et les grandes lignes de la formation. La programmation est pluridisciplinaire et couvre tous les aspects de la francophonie des Amériques (science politique, droit, économie, lettres, histoire, géographie et sociologie). Le comité scientifique est aussi appelé à recommander et à solliciter des conférenciers. Il est composé notamment d’historiens, de professeurs, de diplomates et de représentants du Centre et de l’université d’accueil. U N C OM ITÉ ORGANISATE UR Le Centre préside le comité organisateur qui a la responsabilité de la coordination générale de l’Université d’été, soit la planification, la promotion, le transport de certains participants et conférenciers, la programmation, la recherche de sources de financement et l’évaluation. C Diffusion de l’émission Le Midi trente Ottawa-Gatineau (Ici Radio-Canada Ottawa-Gatineau) en direct à l’Université d’Ottawa dans le cadre de la 4e édition de l’Université d’été sur la francophonie des Amériques, le 19 juin 2015.
- 5. Transport A Que le campus soit desservi par un circuit de transport en commun ; B Que la ville soit desservie par un aéroport. Sinon, préciser la distance de l’aéroport le plus près. Premiers soins A Que votre campus dispose d’un service de premiers soins et que l’accès à un service médical en cas d’urgence soit indiqué. 8 LES EXIGENCES À SATISFAIRE POUR LES INSTALLATIONS Locaux A Qu’une salle plénière pouvant accueillir une soixantaine de personnes soit le lieu principal de la formation et qu’elle dispose de l’équipement technique nécessaire en matière de micro, présentation PowerPoint, vidéo ainsi qu’un technicien disponible en tout temps, etc. ; B Que trois salles plus petites soient disponibles pour la tenue d’ateliers en sous-groupes ; C Qu’une salle pouvant faire office de quartier général aux organisateurs soit disponible ; D Qu’une salle pouvant servir de salle de presse et de relations publiques soit disponible. Lieux d’hébergement A Que les lieux d’hébergement soient situés sur le campus ; B Qu’ils soient adéquats pour les étudiants, les conférenciers et les membres organisateurs. Développement durable A Qu’une politique de développement durable soit en vigueur sur le campus (mesures de récupération, vaisselle réutilisable, etc.). Alimentation A Qu’un service de cafétéria soit accessible sur le campus et qu’il puisse prendre en compte les problèmes d’allergie et de restrictions alimentaires. F Témoignage de Patrick Chardenet, membre du comité scientifique, édition 2015 Participer à l’Université d’été sur la francophonie des Amériques, organisée par le Centre de la francophonie des Amériques en partenariat avec l’Université d’Ottawa comme établissement d’accueil, fut pour moi une riche expérience. D’abord à l’occasion de ma collaboration au comité scientifique qui a pu exprimer ses points de vue académiques dans la préparation de la manifestation, dans la définition des contenus et dans l’organisation pédagogique, et ensuite lors de ma participation à l’événement sous la forme d’une conférence et d’échanges avec les étudiants et les autres conférenciers. Ce qui m’a le plus marqué dans cette expérience du point de vue cognitif est le lien permanent que crée le contexte francophone entre le local et le global, entre les réalités locales rapportées sous formes d’études, d’expériences individuelles et sociales et lors de visites de terrain et les autres francophonies des Amériques et du monde, la « participation » à la même langue (pour reprendre le terme de Senghor), dans la diversité de ses formes, de ses apprentissages, construit du lien, du partage et du questionnement entre connaissance fine et savoirs élargis. Il y a bien un « objet » francophone et des problèmes qu’il soulève entre le sujet et la société, entre les communautés et les organisations humaines. En rassemblant des acteurs de ces francophonies dans les Amériques et des chercheurs, l’Université d’été sur la francophonie des Amériques contribue à la diffusion et à l’enrichissement de cette connaissance et de ces savoirs. QUELLES SONT LES ÉTAPES POUR DÉPOSER VOTRE CANDIDATURE À TITRE DE PARTENAIRE ? Votre dossier de candidature doit comporter les informations suivantes : 1. Une lettre de motivation ; 2. Une présentation de votre institution qui démontre notamment votre capacité à recruter des étudiants, des conférenciers et des journalistes intéressés par la francophonie dans les Amériques ; 3. L’identification d’un chargé de dossier qui servira de référent ; 4. Une carte de votre campus ; 5. La présentation des installations qui serviront à accueillir l’événement (salles de cours et de conférences, cafétéria, etc.) avec photos ou vidéos (voir la section exigences pour les installations) ; 6. La description des lieux d’hébergement que vous suggérez ainsi que des frais associés ; 7. La présentation de votre communauté francophone et la suggestion d’une programmation culturelle et communautaire qui permettront des rencontres avec des acteurs issus de vos réseaux francophones et francophiles ; 8. La présentation des médias francophones dans votre communauté et la démonstration qu’il y aura une couverture de presse ; 9. Votre politique de développement durable; 10. La présentation de votre contribution financière, incluant les contributions des partenaires potentiels en vous référant au gabarit de la page suivante. G 7
- 6. GABARIT DE BUDGET : La réalisation d’une édition de l’Université d’été de la francophonie des Amériques représente en moyenne un budget de l’ordre de 150 000 $ canadiens. Dépenses CFA Partenaire Montant Participation au comité organisateur X X Participation au comité scientifique X X Professeur responsable de la formation X Accueil et transport local des participants X X Repas du matin et du midi et pauses-café pour 60 personnes pour la durée de la formation X Réception de bienvenue X Organisation de trois activités culturelles (salle, activité et logistique) X Organisation d’une journée dédiée à la communauté francophone locale X X Frais d’honoraires et frais de déplacement des conférenciers X Frais d’hébergement des conférenciers et des participants X Location et aménagement des salles : une salle plénière, trois salles d’ateliers, une salle servant de quartier général et une salle de presse et de relations publiques X Soutien technique audiovisuel pour la durée de la formation X X Communications et promotion de l’événement X X Recherche de partenaires financiers X X Total 9 LE CENTRE DE LA FRANCOPHONIE DES AMÉRIQUES, C’EST AUSSI : 2, côte de la Fabrique, Case postale 110, succ. Haute-Ville, Québec (Québec) CANADA G1R 4M8 Téléphone : 418 646-3300 • Sans frais : 1 877 646-3322 • Télécopieur : 418 646-3232 facebook.com/CFAmeriques • twitter.com/CFAmeriques • info@francophoniedesameriques.com www.francophoniedesameriques.com Concours de Twittérature