253 - Come cominciare a fare Design Ops - Fase 3 Progettazione di Esperimenti in collaborazione con Sphere
Introduzione
Ultimo articolo delle tre fasi su come cominciare a fare esperimenti di Design Ops. Le fasi sono solo 3? Certo che no, siamo in un mondo completamente variabile! Ma diciamo che con questi primi tre step dovreste avere un po’ tutti gli strumenti per iniziare a sperimentare! La serie comunque non finisce qui! Siamo solo al giro di boa, vi avevo detto 8 articoli e quindi dopo quest’ultimo andremo ad esplorare degli argomenti un po’ più verticali sempre con la solita struttura e curiosità! Oggi concludiamo su come progettare ed eseguire degli esperimenti! Sarà un mix tra project management e design thinking quasi puro! Quindi preparatevi a finalizzare il lavoro delle prime due fasi e a portare risultati!
Sphere
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Solo chi non fa, non sbaglia! Partiamo dai fondamentali
Ormai dovreste avere tutto, o meglio, tutti gli elementi per iniziare a buttare giù un bell’esperimento. Sapete cosa fare, chi coinvolgere e come ottenere l’ingaggio anche degli stakeholder più rognosi!
Ma c’è un grande "ma"! Stiamo parlando di sperimentazione e quindi c’è sempre una componente da tenere bene a mente: non stiamo cercando direttamente soluzioni, ma cerchiamo di accumulare nuova conoscenza per costruire le migliori soluzioni.
Ma come?!?! Fino a mo ci hai venduto il mondo e mo ci dici che non esiste il proiettile d’argento? Sia chiaro, un design operator deve avere la giusta visione del futuro, ma bisogna che sia più realista del re! Quando si entra nel mondo della sperimentazione, si deve capire prima di tutto che non si sta cercando tutti i modi per cui qualcosa funziona, ma al contrario quali possono essere gli elementi che possono andare a inficiare il risultato di un esperimento.
Questo tipo di mentalità è molto da metodo scientifico e, per quanto possa sembrare in contrasto con un ambiente tipico di business, in realtà può essere la vostra arma segreta per migliorare alla velocità della luce!
Ogni volta che si sperimenta, se avete già minimizzato di molto il rischio grazie a tutti gli elementi raccolti, c’è sempre una componente di casualità o di non conoscenza dovuta alla complessità delle organizzazioni (o dei team, che sono fatti sempre di persone, eh), che non deve farvi paura ma deve essere il vostro maggiore oggetto di indagine!
Questa visione evolutiva della sperimentazione è anche insita nel pensiero del design, che, ricordiamolo sempre, ha una modalità di pensiero abduttiva! Quindi, per prima cosa, mettetevi bene in testa che sperimentare è prima di tutto un modo per esplorare e scoprire. Proprio per questo, tutta la letteratura e i dati che raccogliete prima dell’esperimento vi servono a fare una fotografia del passato, ad evitare di sfasciare cose minimizzando i rischi, ma il futuro lo andate a svelare con gli esperimenti!
Dalle priorità agli esperimenti
Ora che avete il mindset giusto, bisogna costruire questo esperimento finalmente! Ci sono 3 elementi da tenere bene a mente:
L’oggetto dell’esperimento Avete definito le priorità, sapete quali sono i macro obiettivi. Adesso bisogna definire per bene il perimetro dell’esperimento. Avere chiaro il perimetro vi aiuta a capire le variabili coinvolte e quindi a facilitare sia l’analisi che il calcolo delle risorse necessarie. Il mio consiglio è di non scervellarsi troppo alla ricerca della mossa finale o dell’innovazione perfetta. Le idee stanno a zero, fate qualcosa e vedete l’effetto che fa. Nel mondo del design ops, spesso non c’è molto spazio di manovra, quindi dovete iniziare ad ottimizzare dalle vostre risorse cercando esperimenti super fattibili e che possano portare risultati anche nel brevissimo termine.
Il come dell’esperimento Avete definito il cosa, adesso dovete definire il come! Può sembrare banale, ma nel mondo del design, l’ideazione dovrebbe essere la cosa più facile ed emozionante. Ma qui non si parla solo di mettere idee nero su bianco. C’è anche da capire gli strumenti, chi portarsi a bordo e stabilire dei tempi. Insomma, dovete fare una big bang come se fosse un prodotto digitale o un progetto qualunque con tutti i pro e contro. Se devo essere sincero, questa è la mia parte preferita perché magari ci si ritrova con un paio di persone in una stanza e si prova a fare una rapidissima sessione di ideazione per mettere giù degli esperimenti. Non sapete quante volte mi sono ritrovato ad utilizzare o personalizzare un experiment canvas a questo scopo! Tenete presente che online ne potete trovare di ogni forma e fattura, ma come al solito, bisogna essere agnostici e provare tutti gli strumenti che riuscite a trovare o costruirne di propri!
La Misura dell’esperimento Quando si sperimenta, si lotta prima di tutto contro i propri bias e poi contro quelli delle persone coinvolte. Ecco perché diventa fondamentale, prima ancora di iniziare a sperimentare, individuare dei modi per misurare effettivamente il progresso verso un obiettivo e delle soglie che possano decretare chiaramente il successo o meno dell’esperimento. Uno dei termini inglesi che più mi piace per definire l’importanza di queste situazioni è il Litmus Test, un termine ereditato dalla chimica che oggi definisce situazioni in cui dobbiamo avere informazioni o dati per decidere sì o no! Per quanto possiamo essere allergici a questo tipo di valutazioni, i valori che determinano delle soglie ci aiutano a capire effettivamente cosa è successo. Se volete poi avere il 100% dagli esperimenti, diventa fondamentale capire il perché! Ah, oggi non approfondirò questo argomento, ma preparatevi ad un articolo completamente dedicato all’importanza delle misurazione per il design ops! Ma prima dell’articolo, vi metto in guardia da un fenomeno molto comune quando si parla di misurazione, ovvero la legge di Goodhart. State molto attenti che il modo in cui misurate il progresso del vostro esperimento non diventi l’obiettivo, altrimenti potrebbe perdere di rilevanza!
Il big bang!
Abbiamo fatto una panoramica sul flusso di un esperimento. I più scafati avranno detto “beh ma non mi sembra tanto diverso dal creare un prodotto, o un servizio”. Avete totalmente ragione! Ma quando si lavora su se stessi o sui processi interni diventa difficile guardarsi dall’esterno e anche le procedure più semplici diventano difficili da mettere a fuoco. Ecco perché è importante darsi delle regole e dei metodi che possano resistere alla nostra resistenza, che è totalmente naturale (ed è anche il motivo per cui è più facile fare le cose se sei un consulente esterno).
Vabbè comunque, adesso c’è un passaggio dell’esperimento che magari prima ho trattato in maniera abbastanza leggera: la creazione del come. Aldilà dei canvas che portano struttura, c’è un passo di ideazione dell’esperimento che spesso viene preso alla leggera. La generazione di una soluzione passa per 3 punti fondamentali:
La definizione dello spazio del problema Vi ho già stressato abbastanza coi primi due articoli su questo punto!
Il riscaldamento Ideare soluzioni a secco non è il massimo, bisogna sempre preparare la mente delle persone che devono creare qualcosa con degli esercizi che possano stimolare il muscolo della creatività. Io, per esempio, adoro usare un Crazy 8, anche in maniera abbastanza sadica, per mettere nel giusto mindset le persone che devono creare soluzioni.
L’ideazione detta anche lo spazio delle regole e del non giudizio Qua si apre un mondo di tecniche e constraints super utili. Potete farla insieme o da soli. Sincrona o asincrona. C’è davvero un mondo di modi per arrivare a determinare la forma di un esperimento (o un progetto o un prodotto). Nel mio piccolo, specialmente se siete in situazioni più collettive, vi consiglio di fare alcune cose:
Come vedete non sono tantissime cose e ce ne sarebbero miliardi di altre, ma hey, questo è solo un articolo! Magari poi se volete approfondire ulteriormente! Naturalmente non vi metto come selezionare l’esperimento giusto o prioritizzare gli esperimenti, visto che nello scorso articolo ho parlato solo di questo!
Se mi chiedete così su due piedi una modalità di ideazione rapida, io vi dico che il brainwriting 6-3-5 rimane uno dei miei preferiti! Forse perché mi ricorda un gioco surreale che facevo da ragazzo (vediamo chi indovina quale!).
Creiamo un puzzle e decidiamo come comporlo.
Abbiamo l’esperimento, abbiamo il nostro canvas, adesso tocca pianificare come portarmelo a casa! Se non provenite dal mondo del program management o del project management, solitamente questa è la fase più rognosa per un designer puro. Mettiamo in chiaro una cosa: si pianifica per essere pronti a sconvolgere il piano! Avere in mente i passaggi da fare, con delle scadenze, ci aiuta a far sì che le cose vengano effettuate e in caso di burrasca o cambiamenti ci prepara in modo da poterci adattare! Non sapete quante volte una bella lista di attività e milestone mi ha salvato in situazioni di grande incertezza! Altra cosa: imparare anche solo a stimare come arrivare da A a B è un esercizio fondamentale per qualunque designer che voglia crescere. Ricordatevi che spesso conta più capire cosa è meglio fare che fare la cosa migliore! Anche in questo caso, ci sono diversi metodi che vi possono venire in aiuto. Se dovessi dirvi il più classico, vi direi il Work Breakdown Structure, che vi guida su come creare dei compiti per costruire il vostro percorso da A a B. Per farvi una metafora che mi ha fatto una volta un mio studente durante un corso, è un po’ come avere una bella immagine e capire come creare un puzzle!
Ora dovreste essere già a buon punto, avete definito le priorità, magari avete anche una lista di cose da fare. E mo? Chi fa cosa? Nei miei anni di esperienza di gestione di progetti o di team, una delle cose più pericolose era non aver chiaro i ruoli o le responsabilità all’interno di un progetto. Allo stesso modo, quando andate a fare un esperimento di design ops, è veramente importante definire chi fa cosa. Nei corsi di project management vedete che va forte la matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), che è un modo per capire a seconda del compito chi fa cosa. Io, però, almeno quando la devo traslare su una realtà italiana, preferisco usare la matrice DICE (Decides, Informed, Consulted, Executes). Viene facile pensare che la differenza tra RACI e DICE sia minimale, ma in realtà il fatto che DICE a livello semantico sia meno ambigua mi ha sempre facilitato sia l’assegnazione che la comprensione delle responsabilità da parte di tutti. Scegliete la matrice che vi piace di più, assegnate le responsabilità compito per compito e poi non vi restano più scuse se non iniziare a sperimentare e avviare cicli di sperimentazione e feedback!
Esercizio di oggi: LDJ (light decision jam)
Uno degli strumenti nella mia cassetta degli attrezzi che più mi ritrovo ad utilizzare quando ho poco tempo e devo progettare qualcosa in un contesto nuovo è un workshop nato nella galassia AJ Smart / Design Sprint. Il nome è Light decision jam ed è un insieme di attività facilitate dove le persone si siedono e in un paio di ore (pure una) riescono a fare focus su un problema da risolvere fino ad arrivare a dei compiti da fare per risolverlo. Quando l’ho scoperto la prima volta ero davvero scettico sulla sua efficacia, ma come mi succede spesso cerco sempre di testare sul campo questo genere di strumenti per capirne la bontà, l’utilità e i limiti. Quando si parla di facilitazione c’è un mantra che ho imparato e ripeto sempre “trust the process”.
Ma bando alle ciance cominciamo! Step 0 Questa è un’attività collettiva quindi per prima cosa seleziona le persone che devono essere a quel tavolo. Idealmente sarebbe utile avere tutte le persone che possono contribuire sia all’analisi che alla risoluzione di una serie di problemi. Pensa ad un main topic anche molto alto, da poter analizzare e sviluppare. Per esempio potresti cominciare da qualcosa tipo “come miglioriamo la delivery?" oppure “Come facciamo a ridurre i rework dopo l’handoff?”. Naturalmente devi fare un setup della sala, bloccare le agende, chiedi la piena attenzione e prevedi una pausa a metà del workshop. Vabbè lo so, sono tutte cose di buon senso quando si fa un workshop ma non fa mai male ripeterle! Ah mi raccomando, non dimenticare di prendere post-it, pennarelli e fogli di flipchart o lavagne! Una regola importante è che LDJ è un workshop di attività fatte in modalità temporizzata dove la discussione è fatta coi post-it, per una questione di efficienza! Tanto c’è sempre tempo per discutere poi!
Step 1 - Finché la barca va (setup) Inizia disegnando su una lavagna o su una flipchart una barca. La forma della barca può essere super basilare l’importante è che ci sia a metà del disegno una linea dell’oceano. L’idea è avere una chiara divisione di una parte superiore e una parte inferiore. Procurati dei post-it di due colori (solitamente blu e rossi). Dopo il setup questa prima parte è divisa in due e si parte dalle cose che funzionano! Step 2 - Finché la barca va (la vela) Dai ai partecipanti 3-5 minuti per scrivere sui post-it azzurri per scrivere tutto quello che funziona o che c’è di positivo relativo al problema. Stimola molto le persone a scrivere quanto più post-it possibili, vai per la quantità non per la qualità è un brainstorming! Solitamente io uso molto la metafora della barca che rappresenta il main topic e stimolo con frasi del tipo “pensate a tutte quelle cose che fanno da vento per la vela della barca, che la stimolano ad andare avanti senza problemi”.
Dopo questa fase fatta per cominciare con un framing positivo le attività, fai leggere i post-it e falli attaccare nella parte alta della barca verso le vele. Non perdere troppo tempo in questa fase magari dai un timer di 1-2 minuti a persona per fare questa attività, niente discussioni per il momento ricorda sempre che i materiali che vengono creati potranno sempre essere usati in futuro!
Step 2 - Finché la barca va (l’ancora)
Adesso devi fare la stessa cosa dello step precedente ma con post-it di un altro colore (tipo il rosso). In questo caso però fai focalizzare le persone sempre in 3-5 minuti sulle cose che invece sono problematiche. Solitamente in questa fase non c’è mai bisogno di stimolare troppo le persone, siamo molto più sensibili alle cose negative, comunque se ci fosse bisogno anche qui io parto sempre dalla metafora della barca e dell’ancora dicendo cose tipo “Pensate a cosa blocca la barca, cosa la zavorra, cosa funziona come un’ancora che blocca la navigazione di questa barca?”. Cerca di far mettere sui post-it tutti i problemi, le frustrazioni, le preoccupazioni che ci possono essere relative al topic. Dopo il momento di scrittura dei post-it in questo caso non farli leggere, ma farli attaccare in contemporanea sulla parte bassa della barca. Importante in questo caso non far discutere i problemi, bisogna fare tutto in silenzio! Questo per evitare giudizi, discussioni e personalizzazioni.
Step 3 - Definire le priorità
Per capire su cosa iniziare a lavorare, si usa la magia del dot voting ovvero vengono dati dei dot (sticker rotondi) per votare sui post-it. Usiamo questa modalità di voto per due motivi: è rapida e pratica. Naturalmente ci sono tanti bias da tenere d’occhio tipo per evitare l’effetto bandwagon: un momento per leggere i post-it e poi un momento in contemporanea per votare. Se nel gruppo c’è qualche persona più carismatica o magari un hippo allora falla votare per ultima. Questi sono solo spunti naturalmente ogni caso ha le sue specificità anche in questo caso sperimenta e prova a vedere come va! Quanti dot devi dare per votare? Solitamente se si sta su 5 persone, bastano 3 dot a testa. Quali sono le regole di voto? Qui puoi essere flessibile, solitamente io non permetto di mettere più di 2 dot di voto (sui 3) sullo stesso post-it. In casi specifici magari io dico anche di non votare i propri post-it in modo da distribuire ulteriormente i voti. Una volta fatte le votazioni dovreste avere una piramide dei problemi, ordinate i post-it dal più votato a i meno votati. Vi dovreste ritrovare con una situazione del genere:
Step 4 - Dai problemi alla definizione delle opportunità
Adesso hai il problema più votato, in realtà tutta la lista di problemi ti sarà utile! Però per andare avanti bisogna sceglierne uno in caso di parità fai votare per alzata di mano per decidere quello su cui lavorerete in questa sessione. Ricorda che questi materiali sono super utili, anche per il futuro! Quindi adesso dovresti trovarti con un solo post-it che rappresenta il problema su cui si va a lavorare. E mo? Che ci faccio? Diventa fondamentale passare come frame psicologico dai problemi alle opportunità. Volendo essere ortodossi in questa fase si utilizza molto l’HMW o how might we. Ma in realtà ci sono tanti e diversi modi, sta a voi scegliere il migliore (Jobs to be done anyone?). Ricordatevi che in questa fase c’è bisogno di far fare un salto dai problemi alle opportunità evitando di scendere subito alla soluzione. Usate questo momento come definizione dello spazio del problema che è un passo fondamentale se vogliamo andare a definire delle soluzioni che possano costruire effettivamente sul valore generato dal tutto il processo del LDJ.
Step 5 - Dalle opportunità agli esperimenti
Ormai avete tutto, avete lo spazio del problema, degli HMW e adesso? Adesso spazio all’ideazione! Sopra vi ho già fatto abbastanza uno spiegone su cosa intendo per ideazioni, adesso dovete applicare il tutto per arrivare ad un esperimento! Provate a fare un LDJ e fatemi sapere cosa vi è uscito fuori!
Ricordatevi di cercare di catalogare e documentare quanto esce fuori da un LDJ aldilà dell’esperimento dentro ci troverete sempre un sacco di spunti di riflessione o di dati utili! Se volete una spiegazione direttamente dalla fonte potete andare qui: https://www.sessionlab.com/methods/lightning-decision-jam-ldj
Il libro di oggi
Oggi tutto questo parlare di sperimentare, misurare, imparare e via dicendo non può far altro che richiamare il libro The Right It dell’illustre sensei Alberto Savoia. Un libro che è una masterclass sul mindset della sperimentazione, che contiene un sacco di spunti di riflessione e metodi molto pratici su come creare esperimenti anche a budget bassissimo! So che magari molti lo possono leggere in una chiave molto di prodotto ma vi assicuro che tutto quello che dice il libro può essere rigirato in una chiave di sperimentazioni rapide di soluzioni anche all’interno di un team di design!
Chiusura / Takeaways
E pure oggi grande viaggio tra facilitazione, lean thinking, design thinking e gestione di progetto. Il solito minestrone!
Proviamo a fare un po’ il punto:
Fantastico come sempre Domenico! 💪