OKR: Objective & Key Results - 8/26

Nell'ultima puntata di Superplanner365 li avevamo anticipati, in questa li affrontiamo di petto.

Ti dico la verità: per anni, nonostante conoscessi questa metodologia, ho percepito che fosse una cosa complessa, quasi una stregoneria. Non chiedermi il perché.

Il momento ad ogni modo è arrivato: dopo aver visto cosa significa "tempo", dopo aver parlato di argomenti come il context switch, il multitasking, il fare meno e fare bene e di come decidere la priorità dei propri obiettivi, è il momento di parlare di come renderli qualcosa di concreto.

Citando il me stesso per una cit di un paio di puntate fa:

Un'idea senza un piano, è solo un sogno.

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Cosa sono gli OKR

OKR è l'acronimo di Objective & Key Results: obiettivi e risultati chiave. Nello specifico:

• La "O" sta per Objectives, che rappresentano la direzione di lungo termine: chiara, ispirante, non numerica. Qualcosa di rilevante e di complesso da raggiungere (c'è chi dice che dovrebbe addirittura essere improbabile, se non impossibile, per creare stimoli veri)
• "KR" sta per Key Results, ovvero i risultati chiave, o traguardi misurabili, di medio termine: concreti, numerici, verificabili

Non si tratta semplicemente di un'altra, l'ennesima, metodologia di gestione, ma di un vero e proprio sistema di performance management che rivoluziona il modo in cui pensiamo agli obiettivi aziendali.

Chi l'ha detto però che questa metodologia, nata nel contesto aziendale, non possa essere usata con piacere e ottimi risultati anche nei contesti privati e personali?

Jump back negli anni '70

La storia degli OKR inizia negli anni '70 con Andrew Grove, CEO di Intel Corporation .

Grove, cercando di superare i limiti dell'allora tradizionale metodo di gestione aziendale chiamato "Management by Objectives" (MBO), sviluppò questo approccio più agile e collaborativo.

La sua visione era semplice ma potente: rispondere a due domande fondamentali - "Dove voglio arrivare?" e "Quanta strada devo fare per arrivare alla meta?".

Il vero punto di svolta arrivò nel 1999, quando John Doerr, ex-dipendente Intel diventato venture capitalist, introdusse gli OKR in una "giovane startup" chiamata Google . Il resto è storia.

Nel 2014, Google rivelò pubblicamente come questa metodologia fosse alla base della sua strategia di crescita e innovazione, scatenando una vera e propria rivoluzione nel mondo del management.

In sostanza: lo fa Google, funziona bene, allora lo facciamo tutti. That's it.

Definire gli OKR

L'implementazione degli OKR segue un processo strutturato ma flessibile:

1. Definire l'Obiettivo

L'obiettivo deve essere qualitativo, aspirazionale e ambizioso. Deve rappresentare il faro che detta la direzione, stimolante abbastanza da motivarti ma non così impossibile da scoraggiarti. Se è troppo facile non ti motiverà, se sai che è letteralmente impossibile alle prime difficoltà mollerai pensando che "tanto è inutile".

Ad esempio:

• voglio perdere 15 kg entro la prossima estate
• voglio leggere 10 libri, 1 al mese, per i prossimi 10 mesi
• voglio mettere da parte 2000€ per un viaggio a NY a natale

Bonus tip: se quando scrivi un obiettivo sai già esattamente come raggiungerlo, probabilmente non è abbastanza ambizioso. Un pò devi sudartelo.

2. Identificare i Risultati Chiave

I Key Results devono essere concreti, misurabili e verificabili con numeri e percentuali. Devono inoltre avere un periodo di riferimento perché ti sia molto più facile segmentarli, e per ogni Objective ce ne possono essere di diversi.

Rappresentano i passi necessari per raggiungere l'obiettivo e devono essere realisticamente raggiungibili nel periodo di riferimento.

Vedile un pò come le milestone di una corsa: ogni tot metri o chilometri vedi il cartello con su scritto "sei a X km e dovrebbero essere passati X minuti".

Ad esempio:

• perdere 2kg il primo mese, poi perdere 1.5kg al mese
• leggere 1 capitolo al giorno per 5 giorni la settimana = 5 capitoli a settimana
• mettere da parte 100€ a settimana

Bonus tip: anche qui non è detto che tu sappia come fare per il 100% del risultato che vuoi ottenere, anzi non dovresti.

3. Da una roadmap ad un piano

Dopo che hai definito i tuoi OKR (ovvero gli obiettivi e i risultati chiave) puoi costruire un piano di attività che siano direttamente subordinate ad uno dei tuoi risultati chiave, o che siano propedeutiche per poterlo fare.

Che cosa significa? :)

Se hai creato dei buoni OKR, non avrai del tutto chiaro come poterli raggiungere e ottenere. O meglio: forse lo sai o almeno hai inquadrato la direzione, ma non ne hai certezza, e non hai la sicurezza che davvero quelle attività ti porteranno al risultato che vuoi ottenere.

Ci sono quindi attività dirette e indirette che ti avvicinano all'obiettivo e che ti aiutano a raggiungere i risultati chiave che hai definito nel tempo desiderato. Ad esempio:

• diretto: andare a camminare 30 minuti tutti i giorni per riattivare il metabolismo
• indiretto: fare una visita dal nutrizionista entro la prossima settimana per iniziare la dieta a partire da quella successiva
• diretto: creare una buona routine pre-nanna per leggere il libro
• indiretto: disinstallare Instagram per evitare di passare la serata a scrollare (e quindi anche a leggere di più)
• diretto: togliere 200€ al mese (50€ a settimana) dallo stipendio non appena arriva
• indiretto: risparmiare su 2 cene fuori ogni mese e annullare gli abbonamenti superflui per tot tempo

4. Review e Adattamento

Alla fine del periodo (solitamente trimestrale, ma questo dipende anche da te e da che obiettivi hai deciso di raggiungere), gli OKR vengono rivisti e valutati.

Questo permette di imparare dagli obiettivi precedenti e di adattarsi alle sfide emergenti.

In sostanza: è possibile sbagliare, anzi, è parte del processo al 100%.

Che cosa intendo? Facciamo un esempio:

• dopo tre mesi hai perso più peso di quello che avevi immaginato: ottima notizia! Potresti parlarne con il nutrizionista che ti concederà un pasto libero extra pur rimanendo nel tuo piano di risultati (KR) e il tuo obiettivo (O)
• dopo tre mesi hai letto soltanto 1 libro e mezzo: perché è successo? non riesci a trovare il tempo? non trovi la voglia? forse è il libro sbagliato? puoi correggere i tuoi KR per renderli più aderenti alla realtà che ti si è manifestata in modo pratico e concreto
• dopo tre mesi hai messo da parte esattamente 200€ al mese: ottimo. Domandati: avresti potuto fare di più? Lo hai raggiunto ma con una difficoltà estrema (ad esempio non facendo la spesa)? Analizza il risultato e capisci se puoi/devi correggere qualcosa

Esercizio pratico

Dopo ormai oltre 4 mesi è il momento di mettere in pratica quello di cui abbiamo parlato. Ecco cosa puoi fare:

• prenditi 4h il prossimo weekend (si avvicina l'autunno, se piove è ottimo!)
• se non sai inquadrare i tuoi obiettivi, o ne hai troppi, prova ad usare questo metodo o la matrice di Eisenhower per definire bene le tue priorità reali
• ricordati che fare tanto non significa quasi mai fare bene
• decidi i tuoi OKR e mettili nero su bianco: mi raccomando, passaggio fondamentale. Ricorda che Verba Volant Scripta Manent
• applica questi concetti per evitare il multitasking e il context switch
• metti già nel tuo calendario un momento di checkpoint dei tuoi OKR, suggerimento: il primo entro massimo 3 mesi!

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Alla prossima puntata.