Modele kompetencyjne w firmach post-industrialnych – małe arcydziełka by Human Equity Management Team

 Wprowadzenia – gdzie leży wyzwanie?

W poprzednich artykułach wyjaśniliśmy trzy z kilku najważniejszych paradygmatów w konstrukcji firm post-industrialnych, projektowanych zgodnie z metodyką Reinvention.

Są to:

1. Ludzie jako najważniejsze aktywo firmy – nie w sloganach, ale w tworzeniu im indywidualnych przestrzeni do sprawnej pracy oraz stałego, wielostronnego rozwoju
2. Procesowy model organizacji w wyraźnym podziałem na Linie Biznesowe oraz w ich obrębie Linie Produktowe
3. Silna, transparentna integracja pracy wykonywanej przez ludzi oraz przez specjalizowanych Agentów AI (ale nie tylko), dla których modele kompetencyjne opracowywane przez HEM Competence Center, powstają w takim samej dyscyplinie jak specyfikacje funkcjonalne dla rozwiązań IT.

Oczywiście ten ostatni punkt nie jest koncepcją nową. Pierwsze udokumentowane prace datowane są na lata 40-te, ale koncepcja dojrzałość osiągnęła dopiero 15 lat później – w 1956 roku. Rozczarowanie lat 70-80 tych (“Zima AI”) zaowocowało jednak poważnymi osiągnięciami w regułowych systemach ekspertowych. Planuje napisać o tym więcej, ponieważ jest to fascynująca opowieść o tym jak blisko leżały oczywiste rozwiązania – i jak ekstremalnie trudno było po nie sięgnąć.

Wyzwanie dla ekspertów Human Equity Competence Center (dawny HR) leży w maksymalnie precyzyjnej budowie modeli kompetencyjnych oraz specyfikacji funkcjonalnych dla Agentów AI.  Muszą mieć one taką własność, że bardzo silnie wspierają wielozawodowość oraz wewnętrzną nomadyczność (znajdowanie sobie optymalnego miejsca w firmie na dany etap rozwoju – własnego i firmy).

Zatem pytanie brzmi – skąd ludzie Violi – szefowej HEM CC, dostaną ultraprecyzyjne wytyczne do zaprojektowania (i oczywiście wyceny) modeli kompetencyjnych dla poszczególnych ról?

Aby zrozumieć odpowiedź musimy się na chwilę cofnąć przeszło 30 lat wstecz.

Pierwsze próby. Fatalny błąd. Błogosławiona wina

W połowie lat 80-tych poszukiwaliśmy optymalnej konwencji graficznej do reprezentacji procesów biznesowych. Używaliśmy: DFD (Data Flow Diagram), IDEF0, EPC (Event-driven Process Chain), Flowchart, UML Activity Diagram.

Żaden ze standardów nie był satysfakcjonujący – co gorsza, nasze modele procesów były tak fatalnie nieczytelne, że nie odważyliśmy się ich publikować. Służyły nam wyłącznie do pisania kodu aplikacji i systemów.

Co się stało?

Popełniliśmy kosztowny błąd, którego źródłem była moja fascynacja rachunkiem predykatów oraz marzenie, że na podstawie precyzyjnego diagram przepływu pracy da się wygenerować automatycznie system przetwarzania danych (dziś – działających agentów AI na platformach typu n8n lub Make).

I niestety Pan Bóg mnie (i mój zespół oraz wspólników) pokarał odbierając mi rozum. Napisaliśmy systemy które budowały działające aplikacje end-to-end. Efekt?

Pokraczne to to było, niewydajne i zazwyczaj niebezpieczne - a interfejs użytkownika był wstrętniejszy niż sumienie komunisty.

Dlaczego? Ponieważ w dojrzałej organizacji w pierwszym kroku musimy bardzo starannie skupić się wyłącznie na modelowaniu procesów human-oriented. Wyłącznie!

Dopiero w kroku drugim na tej podstawie automatycznie generować precyzyjne specyfikacje dla Agentów AI.

Dla kogo? Odpowiedź jest oczywista. Dla rozumnej farmy skrzatów-inżynierów AI, których wesołą osadę opisaliśmy we wcześniejszych artykułach.

Sztuka budowy modelu procesu – dobra praktyka wykonawcza

Oto najlepsze praktyki projektowania dla siebie przepływu pracy przez zespół ekspertów dziedzinowych:

1. Prace prowadź w szczupłym zespole fachowców, którzy będą realizowali dany proces 6-8 osób to prawdopodobnie optimum. Ludzi projektują sposób pracy dla siebie.
2. Sesje są prowadzone przez facylitatorów z HEM Competence Center oraz Organizational-Managerial CC. Ci pierwsi dbają, aby wydobyć maksymalnie wiele z ukrytych talentów ludzi używając bogatej palety technik heurystycznych (zarówno metod spontanicznego myślenia twórczego, jak i metod morfologicznych).
3. Ci drudzy pilnują standardów budowy architektury procesowej firmy, dbają o narzędzia, wzorce projektowe, zaktualizowane słowniki korporacyjne, itp. Dzięki nim po dniu pracy powstaje coś, co jest bliskie czystopisu w wersji 1.0.
4. Nie modeluj procesów AS IS – to strata czasu. Modeluj już w pierwszej odsłonie wyłącznie procesy AS IS++ - czyli takie, które można od razu wdrożyć z usprawnieniami nie wymagającymi większych inwestycji.
5. Krocz drogą od końca (czyli od strony zapłaconej faktury).  Pytaj: Jak możemy się najmniej napracować, aby mieć opłaconą fakturę (czyli podejście lean).
6. Nie zastanawiaj się jak możesz poprawić Twoje działanie w konkretnym kroku procesu.
7. Pytaj: Co Twój Kolega – realizator poprzedniego kroku – ma poprawić u siebie, żeby Tobie było zdecydowanie łatwiej. Nie uwierzycie, ile na sali odsłoni się geniuszy organizacyjnych od poprawiania pracy swoim bliźnim. Hough!
8. Ale potem, wróć do swojego działania i dopasuj je do poprawionego wsadu, który dostaniesz od kolegi z n-1 kroku

Musi dominować piękno prostoty.

Diagram przebiegu powinien się zmieścić na jednej kartce poziomej A4. Automatycznie wygenerowana przez nasz system procedura operacyjne (jej część wykonawcza) – również maksymalnie na jednej kartce papieru A4 – ale pionowej.

Większy stopień komplikacji? W 100% pochodzi w prostej linii od szatana...

1. Każda czynność musi mieć przypisaną Rolę Biznesową odpowiedzialną za jej realizację i skutki tej realizacji. To samo z decyzjami, które mogą być tylko dwóch typów OR lub XOR. Mogą być jednak również decyzjami wielokrotnego wyboru.
2. Opis sposobu wykonania danej czynności lub decyzji musi być opisany używając ścisłego języka legalnego – stanie się elementem postanowienia procedury operacyjnej. Przypomnimy: Procedura operacyjna jest formalnym wewnętrznym aktem normatywnym zatwierdzanym po okresie vacation legis do stosowania w firmie przez Corporate Governance CC.
3. Kropka. To wszystko.

Addendum. Pamiętaj o pizzy dla modelujących. Pilnuj też zużycia kawy – jest silnie moczopędna i obniża zawartość cukru we krwi. Sięgającym po komórkę lub służbowy laptop utnij rękę. Rozważ ucięcie obu.

Najlepsze rezultaty osiągniesz na sesjach wyjazdowych. Nie pozwól jednak, aby zombie wkręcone w temat siedziały do późna w nocy – jutro też jest dzień…

Procesy Operacyjne vs Nadzorczo-Sterujące - piękno i moc prostoty

1. Rozdziel starannie procesy Operacyjne i Nadzorczo-Sterujące
2. W tych pierwszych umieść tylko czynności budujące wartość z punktu widzenia zapłaconej przez Klienta faktury. Żadnych czynności kontrolnych!  
3. W tych drugich zaprojektuj wyłącznie mechanizmy kontroli i/lub nadzoru. Żadnych czynności wykonawczych z łańcucha wartości dodanej!
4. Proces się komplikuje i wypływa poza kartkę papieru? Potnij go na dwa mniejsze.
5. Proces ma zbyt duży poziom ogólności – chociaż wszyscy zgodnie rozumieją o co chodzi? To nie szkodzi. Zostaw go tak, jak jest.
6. Opracuj dla wybranych czynności dodatkowe dokumenty zarządcze o nazwie Instrukcje Stanowiskowe. Będą one miały swoje umocowanie formalne w danej Procedurze Operacyjnej.
7. Wycofanie danej procedury przez misiów z Organizational & Managerial Competence Center automatycznie skasuje wszystkie pochodne Instrukcje Stanowiskowe – dzięki temu system wewnętrznych aktów normatywnych będzie cały czas oszczędny i spójny. Biurokracja trzyma się z dala od firm postindustrialnych.
8. To wszystko. Nie masz już więcej pracy...

Od diagramu BPMN do Kart Ról Biznesowych – czym się żywi HEM CC ?

Modele procesów opracowane według powyższych zasad stanowią punkt wyjścia do opracowania ujednoliconych modeli kompetencji. Jak to się dzieje?

Używane przez nas zautomatyzowane systemy do generowania projektów organizacji postindustrialnych automatycznie tworzą Karty Ról Biznesowych. Karty te zawierają dokładne opisy obowiązków oraz uprawnień decyzyjnych - rzecz jasna dla każdej roli. Niezależnie w jakiej części organizacji proces ten powstał.

Ale uwaga! Role są projektowane w kontekście wszystkich procesów nad którymi trwają prace (również tych planowanych na kilka lat naprzód) - ponieważ dążymy do tego, aby dana Rola była używana w wielu procesach. Koniec końców HEM CC promuje i rozwija wielozawodość, a Viola jako jego Szefowa nie ma worka złota bez dna.

Na podstawie tych Kart podlegli Jej ludzie budują przemyślane profile kompetencyjne przypisane do ról. Zawierają one opisy wymaganej wiedzy, umiejętności, doświadczenia i pożądane postawy ich realizatorów. A co ze specyfikacjami Agentów AI?

Ta sama logika jest używana do budowy ich specyfikacji funkcjonalnych (ale nie technicznych – to nie jest kompetencja HEM CC).

Wykorzystujemy opracowane modele procesów do definiowania punktów interakcji, progów monitorowania i ram decyzyjnych, umożliwiany proaktywną orkiestrację zespołów hybrydowych (człowiek + AI) już od fazy wstępnego projektowania danego fragmentu działania przedsiębiorstwa.

Zamiast podsumowania

Zachwyca Was prostota podejścia?

W następnym kroku podamy szczegółowe przykłady dla dość ciekawego procesu prowadzenia dynamicznej kampanii crowfundingowej w czasie rzeczywistym. Pokażemy piękną harmonię współpracy pomiędzy ludźmi i wyhodowanymi na farmie Agentami AI - demonstrując, w jaki sposób HEM CC integruje ich działania.

To co będzie ciekawe, to pełna odpowiedniość modeli kompetencyjnych opracowanych dla ludzi oraz Agentów AI. Oba byty mają szansę na ekscytującą karierę pod nadzorem HEM CC.

Ale muszą się bardzo starać - a to staranie nie może się ograniczać do szybszego przebierania małymi nóżkami w ustalonym procesie. O tym - w następnej publikacji.