07 slides gerencia_de_comunicacao
- 1. Gerência de Comunicação Disciplina: Gerência de Projetos Anderson César Pandolfo Salvati 5890048 Diógenes Vieira Pereira 5889602 Felipe Barreto Bergamo 5889706 Mauricio Tadayuki Sako 5890271 Thales Azevedo Sugiyama 5889877 Profa. Dra. Elisa Yumi Nakagawaelisa@icmc.usp.br
- 2. Sumário Contextualização Definição - O que é Gerência de Comunicação? Os 5 Processos Envolvidos Gerência de Comunicação aplicada no contexto de Engenharia de Software Considerações Finais
- 3. Contextualização Tempo gasto pelos gerentes de projeto se comunicando com membros da equipe e outras partes interessadas é muito grande. Cria ponte entre as diversas parte interessadas envolvidas no projeto: conecta ambientes culturais e organizacionais diferentes níveis de conhecimento diversas perspectivas e interesses na execução ou resultados do projeto
- 4. O que é Gerência de Comunicação? "O gerenciamento de de comunicação do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada." (PMBOK)
- 5. Dimensões A atividade de comunicação tem algumas dimensões em potencial, que incluem: Interna e Externa Formal e Informal Vertical e horizontal Oficial e não oficial Escrita e oral Verbal e não-verbal
- 6. Habilidades de comunicação Grande parte dessas habilidades de comunicação, que todos os envolvidos devem ter(gerentes, funcionários, cliente, etc.), são comuns para gerenciamento geral e o gerenciamento do projeto. Alguns exemplos: Ouvir atentamente e de modo eficaz Perguntar, investigando idéias e situações para garantir um melhor entendimento Educar a fim de aumentar o conhecimento da equipe para que ela seja mais eficaz Definir e administrar expectativas
- 7. Habilidades de comunicação Levantar fatos para identificar ou confirmar informações Persuadir uma pessoa ou empresa a executar uma ação Negociar para conseguir acordos mutuamente aceitáveis para ambas as partes Solucionar conflitos para evitar impactos negativos Resumir, recapitular e identificar as etapas seguintes.
- 8. Processos envolvidos 1. Identificar as partes interessadas 2. Planejar as comunicações 3. Distribuir informações 4. Gerenciar as expectativas das partes interessadas 5. Reportar o desempenho
- 10. 1.Identificar as partes interessadas Pessoas e organizações que podem ser afetadas Documentação das informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto
- 11. 1.Identificar as partes interessadas - Entradas, ferramentas e técnicas e saídas
- 12. 1.Identificar as partes interessadas - Entradas Termo de abertura do projeto Documentos de aquisição Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais
- 13. 1.Identificar as partes interessadas - Ferramentas e técnicas Análise das partes interessadas etapa 1: identificar todas as partes interessadas potenciais e as informações relevantes etapa 2: Identificar o impacto ou apoio potencial que cada parte interessada poderia gerar e classificá-los a fim de definir uma estratégia de abordagem
- 14. 1.Identificar as partes interessadas - Ferramentas e técnicas Tipos de classificação: Grau de poder/interesse Grau de poder/influência Grau de influência/impacto Modelo de importância relativa
- 15. 1.Identificar as partes interessadas - Ferramentas e técnicas Análise das partes interessadas etapa 3: Avaliar como as principais parte interessadas provavelmente vão reagir ou responder em várias situações. Objetivo: Planejar como influenciar para aumentar apoio e mitigar os impactos negativos em potencial
- 16. 1.Identificar as partes interessadas - Ferramentas e técnicas Opinião especializada Garantir ampla identificação e listagem das partes interessadas Obtida por meio de consultas individuais ou em formato de painel
- 17. 1.Identificar as partes interessadas - Saídas Registro das Partes interessadas: contém detalhes relativos às partes identificadas Informações de identificação Informações de avaliação Classificação das partes interessadas
- 18. 1.Identificar as partes interessadas - Saídas Estratégia para gerenciamento das partes interessadas: abordagem para aumentar o apoio e minimizar os impactos negativos Principais partes interessadas Nível de participação para cada parte interessada Grupos de partes interessadas e sua administração (grupos) - Matriz de análise Cuidado: Informações confidenciais demais não devem ser incluídas em documentos compartilhados
- 19. 2. Planejar as comunicações
- 20. 2.Planejar as comunicações definir a abordagem de comunicação fornecer apenas as informações necessárias ex: quem precisa de quais informações, quando elas serão necessárias,como serão fornecidas e por quem.
- 21. 2.Planejar as comunicações - Entradas, ferramentas e técnicas e saídas
- 22. 2.Planejar as comunicações - Entradas Registro das partes interessadas Estratégia para gerenciamento das partes interessadas Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais
- 23. 2.Planejar as comunicações - Ferramentas e técnicas Análise dos requisitos da comunicação determina os requisitos de informações das partes interessadas do projeto. considerar o número de canais de comunicação como um indicador de complexidade. O número de canais é definido por n(n-1)/2, onde n representa o número de partes interessadas
- 24. 2.Planejar as comunicações - Ferramentas e técnicas Informações normalmente consideradas para a construção da análise: organogramas; organização do projeto e relacionamentos de responsabilidade das partes interessadas; disciplinas, departamentos e especialidades envolvidas no projeto; logística de quantas pessoas estarão envolvidas no projeto e em que locais; necessidades de informações internas e externas; informação de registro e da estratégia de gerenciamento das partes interessadas.
- 25. 2.Planejar as comunicações - Ferramentas e técnicas Tecnologia das comunicações como será feito a comunicação com base nos fatores que podem afetar o projeto. fatores que afetam o projeto: urgência da necessidade de informações, disponibilidade de tecnologia, equipe de projeto esperada, duração do projeto e ambiente do projeto.
- 26. 2.Planejar as comunicações - Ferramentas e técnicas Modelos de comunicação codificação; mensagem e feedback; meio; ruído; decodificação.
- 27. 2.Planejar as comunicações - Ferramentas e técnicas Métodos de comunicação comunicação interativa comunicação ativa(pull) comunicação passiva(push)
- 28. 2.Planejar as comunicações - Saídas Plano de gerenciamento das comunicações faz parte, ou é um plano auxiliar do plano de gerenciamento do projeto(4.2.3.1); pode ser formal, informal, altamente detalhado ou amplamente estruturado. Algumas das informações fornecidas: requisitos das comunicações das partes interessadas; motivos da distribuição daquela informação; glossário de terminologia comum; entre outros...
- 29. 2.Planejar as comunicações - Saídas Atualização nos documentos do projeto cronograma do projeto; registro de partes interessadas; estratégia para gerenciamentodas partes interessadas.
- 31. 3.Distribuir informações Colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto Executado durante todo o ciclo de vida e em todos os processos de gerenciamento
- 32. 3.Distribuir Informações - Entradas, ferramentas e técnicas e saídas
- 33. 3.Distribuir informações - Entradas Plano de gerenciamento do projeto Relatórios de desempenho Ativos de processos organizacionais
- 34. 3.Distribuir informações - Ferramentas e técnicas Métodos de comunicação Ferramentas de distribuição de informações Documentos impressos, sistemas manuais de arquivamento, comunicados de imprensa e banco de dados eletrônicos com acesso compartilhado Ferramentas eletrônicas de conferência e comunicação
- 35. 3.Distribuir informações - Saídas Notificações das partes interessadas Relatórios de projeto Apresentações do projeto Registros do projeto Feedback das partes interessadas Documentação das lições aprendidas
- 36. 4. Gerenciar as expectativas das partes interessadas
- 37. 4.Gerenciar as expectativas das partes interessadas Atender às necessidades das partes interessadas e solucionar as questões à medida que ocorrerem aumentar a probabilidade de aceitação do projeto Abordar as preocupações que ainda não se tornaram questões - prevenção Esclarecer e solucionar questões já identificadas Ajuda a garantir que as partes interessadas entendam os benefícios e riscos do projeto
- 38. 4.Gerenciar as expectativas das partes interessadas - Entradas, ferramentas e técnicas e saídas
- 39. 4.Gerenciar as expectativas das partes interessadas - Entradas Registro das partes interessadas Estratégia para gerenciamento das partes interessadas Plano de gerenciamento do projeto Registro das Questões Registro das mudanças Ativos de processos organizacionais
- 40. 4.Gerenciar as expectativas das partes interessadas - Ferramentas e técnicas Métodos de comunicação Habilidades interpessoais Habilidades de gerenciamento
- 41. 4.Gerenciar as expectativas das partes interessadas - Saídas Atualizações em ativos de processos organizacionais Solicitações de mudanças Atualizações no plano de gerenciamento de projetos Atualizações nos documentos de projeto
- 42. 5. Reportar o desempenho
- 43. 5.Reportar o desempenho processo de coleta e distribuição de informações sobre o desempenho do projeto; variam desde relatorios simples(percentual completo, painéis indicadores de situação de cada área) à relatórios mais elaborados(que podem incluir análise de desempenho anterior, situação atual dos riscos e questões, entre outros).
- 44. 5.Reportar o desempenho - Entrada, ferramentas e técnicas e saídas
- 45. 5.Reportar o desempenho - Entradas Plano de gerenciamento do projeto; Informações sobre o desempenho do trabalho; Medições de desempenho do trabalho; Previsões de orçamentos; Ativos de processos organizacionais.
- 46. 5.Reportar o desempenho - Ferramentas e técnicas Análise da variação visão do que causou a diferença entre o desempenho da linha de base e o real; etapas comuns: verificar a qualidade das informações coletadas; determinar as variações; determinar o impacto das variações nos custos e no cronograma do projeto.
- 47. 5.Reportar o desempenho - Ferramentas e técnicas Métodos de previsão métodos de séries temporais; métodos causais/econométricos; métodos subjetivos; Entre outros;
- 48. 5.Reportar o desempenho - Ferramentas e técnicas Métodos de comunicação Sistemas de distribuição de informações
- 49. 5.Reportar o desempenho - Saídas Relatórios de desempenho: organizam e resumem as informações coletadas; são emitidos periodicamente; podem variar seu formato, a depender da necessidade do projeto; mais complexos fornecem informações como: análise de desempenho anterior, situação atual dos riscos e questões, entre outros;
- 50. 5.Reportar o desempenho - Saídas Exemplo de relatório:
- 51. 5.Reportar o desempenho - Saídas Atualizações em ativos de processos organizacionais Solicitações de mudanças
- 52. Aplicação de Gerência de Comunicação no contexto de Engenharia de Software Pensando em uma aplicação em engenharia de software, temos o documento de requisitos, e os diagramas que são subsequentes a este;
- 53. Comunicação Ágil com Scrum Comunicação em alguns cenários do Scrum: Com o Cliente Sempre proativo na sua comunicação com o cliente Membros do time de desenvolvimento Daily meeting Retrospectivas de Sprint Tirar boas lições para o futuro
- 54. Conclusão A boa comunicação entre as partes interessadas (gerentes, funcionários, clientes, fornecedores, patrocinadores, investidores) é essencial e deve ser realizada de maneira eficiente e eficaz Exige muito "jogo de cintura" do gerente. As informações certas devem ser passadas para as pessoas certas da maneira correta
- 55. Conclusão "... estudo com gerentes de TI, conduzido pela fabricante de hardware e integradora francesa BULL, publicada na revista PM Network, setembro de 2005, apontou a “má comunicação entre as partes interessadas” como principal causa em 57% dos casos de falhas em projetos.(apud GALVÂO, 2006)"
- 56. Conclusão "Quem não se comunica se trumbica!!!" - Chacrinha
- 57. Referências PMI, Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK) – 4ªedição Foto do chacrinha http://www.presenteparahomem.com. br/abelardo-barbosa-%E2%80%98chacrinha%E2%80%99- biografia-do-lendario-apresentador-historias-e-vida/ http://www.ietec.com. br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/647 http://www.infoq.com/br/articles/comunicacao-com-scrum