2 LPG015 - Using - O Processo de Gest_o de Compras .(2020-v0.1-AO).pdf hsgdsggdgas
- 1. Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas 2018-v0.3-AO
- 2. Plano de Formação Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Entidades Artigos Registo de documentos de Compra e Venda Circuito Documental O Editor de Compras e de Vendas Gestão de Reservas stock Reprodução de conteúdos entre documentos Duplicação de documentos Transformação de documentos Conversão de documentos Cópia de linhas
- 3. Plano de Formação Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Operações de estorno Anulação de Documentos Estorno/Crédito de documentos Devoluções Reimpressão de documentos Mapas de Análise
- 4. Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Enquadramento
- 5. Enquadramento Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas O processo de gestão das compras e vendas enquadra-se na capacidade de gerir as necessidades de artigos para o negócio da organização associada à capacidade de negociação com as entidades credoras e devedoras (fornecedores, clientes, outros terceiros, etc) Entidades A quem vou comprar ou vender Artigos O que vou comprar ou vender Documentos Como vou registar as diversas operações
- 6. Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Entidades
- 7. Tratamento das Entidades Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas CLIENTES FORNECEDORES OUTROS TERCEIROS
- 8. Tratamento das Entidades Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Clientes / Fornecedores Regulares • Registo da Entidade com quem existe uma relação comercial assente em qualquer documento de venda/Compra Clientes / Fornecedores Ocasionais • Possibilidade de emitir documentos para clientes/Fornecedores indiferenciados • Não existe interesse em criar um registo específico da entidade › Criação da Ficha da Entidade › Existência de um “cliente/Fornecedor tipo” (código “VD”/”FVD”) › Documentos próprios para permitir emissão a entidades indiferenciadas › A Morada e número fiscal serão introduzidos no documento pelo utilizador no momento da sua emissão
- 9. Criar Entidades Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Campos chave da Ficha das Entidades • Código • Descrição • Separador Moradas: Morada …. • Separador Dados Fiscais: Espaço Fiscal Número Fiscal • Separador Dados Comerciais: Condição de Pagamento Modo de Pagamento Moeda (*) Condições de Pagamento: definem as diversas formas de pagamento tendo em vista o cálculo correto e automático das datas de vencimento dos pendentes em Contas Correntes.
- 10. Criar Entidades Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Quando o nome fiscal não é preenchido, a aplicação assume que o nome comercial e o fiscal são o mesmo Nos mapas e nos documentos de Compra, Venda, Internos e de Conta Corrente é indicado o nome fiscal ao invés do nome comercial Impossibilidade de alterar Número Fiscal de entidades para as quais já foram emitidos documentos certificados Validação do Número Fiscal que consta no documento com o Número Fiscal definido na ficha da entidade. Esta validação será efetuada em novos documentos certificados registados na aplicação Nome Comercial: consta no cabeçalho da ficha da entidade Nome Fiscal: consta na ficha da entidade, separador Dados Fiscais, campo “Nome”
- 11. Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Exercício – Entidades Crie as fichas de entidade seguidamente apresentadas para os seguintes fornecedores: Fornecedor Nome Informação adicional Restantes Dados FR001 InfoHS – Hardware e Software, SA. • Prazo de entrega: 2 dias • Desconto: 10% Defina como pretender os campos chave não fornecidos FR002 Bebidas e Petiscos • Nome fiscal: Joaquim Miranda Unipessoal Lda. • É também cliente com o código C004 • Limite crédito: defina valor
- 12. Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Exercício – Entidades Crie as fichas de entidade seguidamente apresentadas para os seguintes clientes: Cliente Nome Informação adicional Restantes Dados CL001 Next Office Ltd. • País: EUA Defina como pretender os campos chave não fornecidos CL002 Pais & Filhos • Tipo de Preço: PVP 1 • Desconto: 10%
- 13. Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Artigos
- 14. Artigos Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Criação dos artigos que podem ser objeto de transação Tabelas auxiliares para criação de artigos • Tabelas I Gerais I Outras Tabelas: • Taxas de IVA • Moedas • Tabelas I Inventário I Estrutura Artigos: • Famílias/Subfamílias • Marcas/Modelos • Tabelas I Inventário: • Tipo de artigos Introdução da informação relativa a todos os artigos transacionados pela empresa
- 15. Artigos Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Flexibilizar a parametrização da ligação à contabilidade; Permitir limitar a utilização de artigos a determinados documentos; Distinguir os tipos de artigo de sistema dos tipos de artigo de utilizador. Tipo Artigo
- 16. Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Exercício – Artigos Crie as fichas dos seguintes artigos: Artigo Descrição Tipo de artigo Imposto PVP Informação adicional ART001 Computador Power+ Mercadoria Taxa normal em vigor Defina valor • Família: Material Informático • Subfamília: Computadores • Desconto: 5% • Prazo garantia: 2 anos ART002 AY Telefone Z3 Mercadoria Taxa normal em vigor Defina valor • Marca: AY Telefone • Prazo entrega: 2 semanas • Código de barras: 111222333444 (+ dígito de controlo) ART003 Instalação de Telemática Serviço Taxa normal em vigor Defina valor por hora • Custo padrão: defina valor ART004 Ar Condicionado QuenteFrio Mercadoria Taxa normal em vigor Defina valor PVP1 e PVP2 ART005 Café Mercadoria Isento Defina valor • Não sujeito a devolução • Armazém sugestão: A2 • Comercializado nos EUA • Comprado em caixas de 10 UN
- 17. Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Registo de Documentos de Compra
- 18. Registo de Documentos de Compra - Circuito Documental Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Pedido de Cotação •Requisição Cotação •Cotação Encomenda •Enc. Fornecedor Transporte /Stock •V/GR; V/GT Financeiro •V/FA; V/NC
- 19. Registo de Documentos de Compra - O Editor de Compras Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Grelha de Introdução (Linhas do Documento) Cabeçalho do Documento Totalizadores Barra de Operações
- 20. Registo de Documentos de Compra Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Aceder ao Editor de Compras em: Aprovisionamento | Compras | Compras | Documentos Selecionar o Documento de Compra a registar e respetiva Série Selecionar a Entidade Inserir Linhas do Documento: “Artigo/Qtd/Valor/…” Imprimir/Gravar
- 21. Exercício – Registo de documentos de Compra 1. Registe a fatura de compra do fornecedor “F003” com base nos seguintes elementos: • Encomenda nº 3451 (Nº externo do fornecedor); • 30 caixas do artigo “ART005”. 2. Registe a guia de remessa nº 16-521 do fornecedor “F004” sabendo que a mesma é relativa à aquisição de: • 5 unidades do artigo “001”, armazenadas no armazém A2. 3. Registe a Guia de Remessa JR452 do fornecedor “F003” com base nos seguintes elementos: • 2 unidades do artigo “012”; • Aplique um desconto em valor sobre mercadoria. Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas
- 22. Exercício – Registo de documentos de Compra 4. Registe a fatura de compra nº FT014 do fornecedor “FR001” com base nos seguintes elementos: • 10 unidades do artigo “ART001” • 2 unidades do artigo “ART002”, sendo que o preço deve ser introduzido pelo valor total 5. Registe a fatura de compra nº 12C/13 do fornecedor “FR002” com base nos seguintes elementos: • 2 unidades do artigo “003” • Desconto comercial: 18% • Condição pagamento: pronto pagamento 6. Procure as faturas de compra de acordo com os seguintes critérios: • Documentos do fornecedor “F003” • Fatura com o nº externo de fornecedor nº 12C/13 • Documentos com artigos armazenados no armazém A2 Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas
- 23. Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Registo de Documentos de Venda
- 24. Registo de Documentos de Venda - Circuito Documental Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Pedido de Cotação • Proposta Cotação • Orçamento Encomenda • Enc. Cliente Transporte /Stock • GR; GT Financeiro • FA; NC
- 25. Registo de Documentos de Venda - O Editor de Vendas Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Grelha de Introdução (Linhas do Documento) Cabeçalho do Documento Totalizadores Barra de Operações
- 26. Registo de Documentos de Venda Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Aceder ao Editor de Vendas em: Marketing&Vendas | Vendas | Vendas | Documentos Selecionar o Documento de Venda e respetiva Série Selecionar a Entidade Inserir Linhas do Documento: “Artigo/Qtd/Valor/…” Imprimir/Gravar
- 27. Exercício – Registo de documentos de Venda Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas 1. Emita uma proposta de venda para o cliente “CL001” com os seguintes elementos: • 25 unidades do Artigo “001” • 1 unidade do Artigo “003” 2. Emita uma encomenda para o cliente “CL002” com 30 unidades do artigo “006”. 3. Emita uma Guia de Remessa para o cliente “C004” com os seguintes elementos com 5 unidades do artigo “006”. 4. Emita uma Fatura para o cliente “C004” com os seguintes elementos: • 4 unidades do artigo “012”; • Desconto comercial: 13%; • Condição pagamento: pronto pagamento.
- 28. Gestão de Reservas stock Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Cativar stock atual Back to Back orders Processo que permite cativar stock no momento em que é feito o registo de uma encomenda É possível ligar as encomendas de cliente a encomendas a fornecedor, cativando imediatamente o stock. No ato da receção das encomendas o stock cativo é automaticamente reservado.
- 29. Exercício – Registo de documentos de Compra 1. Registe uma encomenda ao fornecedor “F001” para a aquisição de 10 unidades do “art004”. 2. Registe uma encomenda do cliente “C001” para a aquisição de 3 unidades do “art004”, pretende-se garantir que estas 3 unidades sejam imediatamente cativadas a quando da receção da encomenda do fornecedor. Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas
- 30. Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Reprodução de conteúdos entre documentos
- 31. Registo de Documentos de Compra – Duplicação de Documentos Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Editores de venda Editores de compra Editores de documentos internos Processo que permite copiar o conteúdo de um documento “documento de origem”, que já exista no registado no ERP, para um outro “documento de destino”. Geração de um novo documento (do tipo selecionado) igual ao documento de origem
- 32. Exercício – Duplicação de Documentos Considere que a empresa tem um contrato de manutenção no valor de 50 000 AKZ mensais: 1. Registe a fatura nº 007 do mês de Janeiro, com 1 unidade do artigo 016, para o Fornecedor “F001”. 2. No mês de Fevereiro, chegou a fatura nº 008 com o do contrato de manutenção. Duplique a fatura do mês anterior para fazer este registo. Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas
- 33. Registo de Documentos de Compra - Transformação de Documentos Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas A “Transformação de Documentos" permite transformar parcialmente documentos (dentro do mesmo módulo, ex.: compras), ou seja, converter parcialmente as linhas e as quantidades de um documento para outro. Processo de transformação de um documento original em outro documento Transformação por documento(s) Transformação por linha(s) de documento(s) Transformação parcial por linha de documento Fecho de linhas do documento
- 34. Registo de Documentos de Compra - Transformação de Documentos Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Aceder em: Aprovisionamento | Compras | Compras | Documentos Selecionar Documento de Compra a criar Selecionar a Entidade Botão Contexto -> Transformação Documentos Definir Restrições e Atualizar Selecionar Documentos/Linha(s)/Quantidade(s) a transformar Transformar/Gravar
- 35. Exercício – Transformação de Documentos 1. Registe 2 Encomendas com base nos seguintes elementos: • Encomenda nº E0731 do Fornecedor “FR001”, com 5 unidades do artigo “001”, e uma unidade do artigo “002”; • Encomenda nº E0732 do Fornecedor “FR001”, com 10 unidades do artigo “001”. 2. Registe uma Guia de Remessa no seguimento da entrega da mercadoria encomendada, e sabendo que não foi possível satisfazer totalmente essas encomendas: • Guia de Remessa G0456 do Fornecedor FR001; • 5 unidades do artigo “001” correspondente à encomenda E0731; • 7 unidades do artigo “001” correspondente à encomenda E0732. 3. Transforme a guia de remessa criada anteriormente na Fatura FT028. 4. Verifique na fatura emitida, os documentos que lhe deram origem. Verifique também a origem de cada linha desse documento. Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas
- 36. Registo de Documentos de Compra - Conversão de Documentos Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas A "Conversão de Documentos" converte documentos (dentro do mesmo módulo, ex.: compras) pela totalidade, nomeadamente o cabeçalho e todas as linhas. Forma de dar continuidade ao fluxo natural de documentos através da conversão de um documento para o seu próximo nível Conversão de documentos em bloco Definição de critérios para conversão agrupada Inclusão de referência ao documento origem
- 37. Registo de Documentos de Compra - Conversão de Documentos Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Aceder em: Aprovisionamento | Compras | Compras | Conversão Definir restrições, como entidades e datas Indicar outras opções necessárias No separador "Geral" indicar o Documento e a Série de destino na conversão Atualizar Selecionar os documentos a converter (coluna Cf.) Indicar o Nº Externo do documento de destino Gravar
- 38. Exercício – Conversão de Documentos 1. Registe 3 encomendas de compras com base nos seguintes elementos: • 5 unidades do artigo “001” e 1 unidade do artigo “002” para o Fornecedor “F001”; • 10 unidades do artigo “002” para o Fornecedor “F001”; • 10 unidades do artigo “002” para o Fornecedor “F002”. 2. Emita uma fatura para satisfação total das quantidades encomendadas ao fornecedor “F001”. 4. Verifique nas faturas emitida os documentos que lhe deram origem, bem como, a origem de cada linha desse documento. Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas
- 39. Registo de Documentos de Compra - Cópia de Linhas Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Transformação entre documentos de módulos diferentes Vendas Compras Internos Inventário Os processos de Conversão de Documentos, Transformação de Documentos e Cópia de Linhas partilham informação ao nível da Rastreabilidade das quantidades das linhas dos documentos de todos os módulos Quantidades transformadas Quantidades convertidas Quantidades copiadas
- 40. Registo de Documentos de Compra - Cópia de Linhas Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Se o documento destino controlar quantidades satisfeitas na origem a cópia de linhas tem o mesmo comportamento que a transformação de documentos • Controlar quantidades já copiadas por documento • Cópia repetitiva da linha Controlo das quantidades satisfeitas • Documento destino com a mesma entidade • Documento destino com entidade diferente Entidade Destino • Copia linhas para o mesmo módulo • Copia linhas para módulos diferentes Cópia entre Módulos • Copia linhas com um documento destino • Copia linhas com vários documentos destino Documento destino
- 41. Registo de Documentos de Compra - Cópia de Linhas Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Aceder à opção “Cópia de Linhas” em: Aprovisionamento | Compras | Compras | Cópia de Linhas No separador "Geral" definir o documento origem: Módulo; Documento; Entidade; Data do Documento. Definir o documento destino: Módulo; Documento; Entidade; "Copiar preços unitários“; Sugerir dados por defeito da entidade Atualizar > Selecionar as linhas a copiar > Copiar
- 42. Exercício – Cópia de Linhas 1. Registe 2 encomendas de compras com base nos seguintes elementos: • 3 unidades do artigo “ART001” para o fornecedor “F005”, com o preço unitário definido a seu critério • 2 unidades do artigo “ART001” para o fornecedor “F004”, com o preço unitário definido a seu critério 2. Considere que dos artigos encomendados, apenas existe 1 unidade em stock que também foi encomendado pelo cliente C001. Registe essa encomenda num único documento de vendas, e depois verifique a origem de cada linha desse documento. 3. Dê seguimento a essa encomenda de compras e depois às encomendas originais dos clientes Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas
- 43. Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Operações de Estorno
- 44. Operações de Estorno - Anulação de Documentos Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Possibilidade de proceder à anulação de documentos lançados previamente Opção “Anular” Data de anulação e Motivo Documento “Anulado”
- 45. Operações de Estorno - Anulação de Documentos Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas O impacto da anulação nos documentos subsequentes é o seguinte: O sistema edita o movimento original, duplicando as linhas do movimento original com a natureza inversa. O sistema cria um novo documento de natureza inversa. No caso do documento original ter liquidações automáticas a liquidação automática é removida. O documento é removido do sistema O documento é removido do sistema CBL CC TES STK
- 46. Operações de Estorno – Restrições à Anulação de Documentos Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Um documento anulado não pode ser estornado No mercado português, na exportação do SAF-T estes documentos são incluídos com a marca de “anulado” O documento não se encontra num período fechado O documento não foi transformado O utilizador tem de ter permissões para anular o tipo de documento respetivo Não foi liquidado de forma manual nas Contas Correntes; Não se trata de um documento de estorno nem foi estornado para um outro documento Não foi exportado para o módulo de Equipamento e Ativos Não foi enviado corretamente através de uma transação eletrónica Se gerou um movimento bancário, este não foi reconciliado Se foi integrado na contabilidade, apenas poderá ser anulado se o documento contabilístico o permitir Não foi exportado para SAF-T (no mercado português)
- 47. Exercício – Anulação de Documentos 1. Registe a encomenda nº AD51Z do fornecedor “F002”, com 500 unidades do artigo “011”. 2. Transforme a encomenda criada na Fatura nº BE451. 3. Verificou-se um erro na encomenda inicial, pelo que agora se pretende anular a fatura entretanto transformada. Consequentemente, será necessário realizar a correção da encomenda de 500 unidades para 50 unidades. 4. Por último, transforme a encomenda corrigida em fatura. Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas
- 48. Operações de Estorno – Estorno / Crédito de Documentos Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas O estorno/crédito de documentos de compra representa uma forma alternativa de corrigir documentos já criados, uma vez que não é possível apagá-los Estorno Corrigir um ou mais documentos Corrigir um documento O estorno/crédito consiste na criação de um documento de natureza contrária ao que se pretende corrigir
- 49. Operações de Estorno – Estorno / Crédito de Documentos Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Selecionar o documento e entidade Opção “Estorno” Identificar o Motivo de Estorno/Crédito > Gravar Cria Documento de Estorno Cria Novo Documento Os documentos estornados/creditados e os originais, após esta operação, ficam bloqueados para edição.
- 50. Crédito de Documentos Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Notas de Crédito Na emissão “Manual” ou por “Cópia de Linhas” é obrigatório identificar o documento de origem e motivo de emissão no Separador Transação. • Tipo Doc. Original • Série Doc. Original • Número Doc. Original • Motivo
- 51. Exercício – Estorno / Crédito de Documentos 1. Registe a Fatura do cliente “C001”, com 5 unidades do artigo “012”, e 3 unidades do artigo “008”. 2. Considere que houve um engano na fatura registada, sendo que a quantidade faturada do artigo “012” era de 4 unidades e não 5. Efetue as operações necessárias para corrigir esta situação. 3. Por último, verifique a Nota de crédito e o documento que lhe deu origem. Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas
- 52. Exercício – Estorno / Crédito de Documentos 4. Registe agora 2 faturas de venda ao cliente “C001” com base nos seguintes elementos: a) 7 unidades do artigo “012”; b) 4 unidades do artigo “011”. 5. Houve um problema com toda a mercadoria registada no ponto anterior . Efetue as operações necessárias para registar a devolução ao cliente. Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas
- 53. Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Reimpressão de documentos
- 54. Ferramentas - Reimpressão de Documentos Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Efetuar a reimpressão de qualquer documento que tenha sido elaborado nos módulos de Vendas, Compras, Internos, Transferências, Contas Correntes ou Títulos. Impressão de documentos em série Permite imprimir segundas vias Permite imprimir Avenças Reimprimir Recibos
- 55. Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Exercício – Reimpressão de documentos 1. Reimprima todas as faturas registadas no dia de hoje. 2. Verifique que documentos de vendas (guia de remessa, encomendas) registados este ano foram impressos.
- 56. Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Mapas de Análise
- 57. Mapas de Análise de Compras / vendas Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Documentos Emitidos • Tem como objetivo possibilitar efetuar listagens sobre todos os documentos emitidos a fornecedores e outros terceiros. Sempre que se seleciona o tipo de entidade desejado são apresentados os tipos de documentos que é possível emitir para esse tipo de entidade.
- 58. Mapas de Análise de Compras - Análise de Encomendas Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Resumo de Encomendas • Permite a consulta, segundo várias perspetivas, das encomendas pendentes (encomendas totalmente satisfeitas ou anuladas não são consideradas). Mapas de Exploração • Permite consultar os mapas de estatísticas de encomendas a fornecedores. Análise de Encomendas Pendentes • Permite o apoio à gestão de encomendas, nomeadamente, na análise de artigos encomendados ainda não satisfeitos, em valores ou quantidades, com a possibilidade de referenciar em que encomendas constam esses artigos qual a sua data de entrega e quem encomendou.
- 59. Mapas de Análise de Compras - Análise de Compras Using - O Processo de Gestão de Compras e Vendas Explorador de Compras • Permite extrair informação de acordo com as próprias necessidades do utilizador, sendo possível filtrar, escolher os campos a apresentar e agrupar a informação pelos diferentes campos da grelha de resultados. Resumo de Compras • Permite disponibilizar ao utilizador uma forma de consultar o total dos movimentos gerados pelo módulo de compras de acordo com os critérios definidos. Mapas de Exploração • Permite consultar os mapas de estatísticas de compras a fornecedores.