Desafio Consulting
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O documento aborda a implementação de um PMO no país Lisarb, destacando o diagnóstico do nível de maturidade baixo da organização e recomendações para elevar essa maturidade. O objetivo é criar uma cultura de gerenciamento de projetos, otimizando recursos e processos, enquanto se estabelece uma matriz de priorização para projetos estratégicos. As etapas incluem sensibilização da liderança, desenvolvimento de modelos e métricas de sucesso a serem adotadas.
Desafio Consulting
- 1. Esdras Braga Leonardo Dourado Marcelo Coelho Mona Lisa Quadros Ramon Chalhoub GPJ 02 FGV Iben Vitória da Conquista - BA Professor:Marco Antonio Coghi, Doutor Gerenciamento de Portfólio e PMO Implementação de um PMO para o país LISARB
- 2. Implementação de um PMO para o país LISARB Grupo: Desafio Consulting - Outubro de 2014 1- Nível de Maturidade - LISARB 2- Benefícios Questionário aplicado: 69 pontos Classificação: Nível 2 de Maturidade Processos Comuns PMMM. Características do Nível 2 de Ações do Nível 2 deMaturidade Maturidade - PMMM - PMMM Benefícios levantados pela Desafio para instalar um PMO Início do reconhecimento dos benefícios tangíveis do GP. Desenvolver a cultura do GP de modo quantitativo e comportamental. Otimização de recursos. Sistematização de Processos. Redução do Retrabalho. GP apoiado por todos os níveis do orçamento. Reconhecer os benefícios do GP. Implementação de matriz de funções e responsabilidades. Reconhecimento das necessidades de processos/metodologias. Desenvolver metodologias para alcançar estes benefícios. Diminuição de Falhas. Redução de Custos no longo prazo. Melhorar ROI / TIR / NPV. Gerenciamento de Escopo, Prazo e Custo. Criar programa de treinamento contínuo em GP Melhorar Gestão de Riscos. Grade de conhecimento em GP. Realizar análise de vulnerabilidade.
- 3. Implementação de um PMO para o país LISARB Grupo: Desafio Consulting - Outubro de 2014 3- Nível hierárquico adotado para implementar o PMO de LISARB Nível H3 – PMO Estratégico visando à organização como um todo. Justificativa: Análise: • O Nível de maturidade da organização é baixo – Nível 2; • Há falhas em processos, sem plano de gerenciamento (Até 10%); • As equipes possuem baixo treinamento em práticas de GP (até 10%); • Os gerentes não tem experiência suficiente para exercer suas funções; • Os gerentes possuem pouca autoridade para exercer suas funções (10 a 50%). Recomendação: • Iniciar com o nível H3, o mais alto da Hierarquia; • O objetivo é criar valor e cultura na organização sobre PMO no nível H3; • Cascatear (Top-Down) para os demais níveis da organização, quando o nível de Maturidade se elevar; • Em seguida, implementar nos níveis H2 e H1. • No fim do processo, o Nível H3 encapsulará os níveis H2 e H1.
- 4. Implementação de um PMO para o país LISARB Grupo: Desafio Consulting - Outubro de 2014 4- Função que deveria ser adotada no primeiro PMO. Função Gerência Técnica Justificativa: Análise: • A LISARB tem um nível de maturidade baixo em todas as funções; • De acordo com o diagnóstico, os gerentes têm pouco treinamento nas práticas de GP (até 10%); • Os métodos de Gestão de Projetos como Plano de Gerenciamento, Tríplice Restrição são pouco utilizados (até 10%); • Os projetos praticamente não têm apoio de uma base de conhecimento de práticas de gerenciamento de projetos (até 10%). Recomendação: • Para dar base de sustentação para a implantação das demais funções, recomenda-se iniciar com a Gerência Técnica: Suporte e Competência Técnica; • Neste sentido, haverão pessoas com a competência técnica necessária para dar suporte à implantação das demais funções na organização; • Implantar as demais funções, a medida que a maturidade aumente.
- 5. Implementação de um PMO para o país LISARB Grupo: Desafio Consulting - Outubro de 2014 5- Modelo que deveria ser adotado no primeiro PMO. Modelo Torre de Controle Justificativa: Análise: • A organização não tem ainda padrões para gerência de projetos maduros; • Não utiliza métodos de gerenciamento de projetos com frequência (Até 10%); • A função a ser implantada inicialmente é a Gerência Técnica, para dar suporte com competência técnicas aos projetos de LISARB. Recomendação: • Implantar o Modelo Torre de Controle, que: • Estabelecerá Padrões para Gerência de Projetos; • Oferecerá suporte de como seguir estes padrões; • Reforçará os padrões definidos; • Promoverá a Melhoria Contínua; • Realizará auditorias para reforçar os padrões; • Passará instruções para os demais projetos para minimizar falhas.
- 6. Implementação de um PMO para o país LISARB Grupo: Desafio Consulting - Outubro de 2014 6- Métricas de sucesso que deveriam se adotadas no primeiro PMO. Escopo • Índice de Alterações Custo • Índice de desempenho de Custo - IDC Tempo • Índice de desempenho de prazo - IDPr Qualidade • Índice de Conformidade
- 7. Implementação de um PMO para o país LISARB Grupo: Desafio Consulting - Outubro de 2014 Matriz – Nível de Maturidade / Hierarquia / Função / Modelo de PMO / Métricas Organização LISARB Nível de Maturidade 2 Hierarquia H3 Função Inicial do PMO Gerência Técnica Modelo de PMO Torre de Controle Métricas Índice de alterações; IDC; IDPr; Índice de Conformidade;
- 8. Implementação de um PMO para o país LISARB Grupo: Desafio Consulting - Outubro de 2014 7- Etapas de implementação do primeiro PMO. Justificativa: Análise: • Baixa maturidade da organização em GP. Recomendação: • Realizar as etapas de implementação do PMO de modo a gerar cultura, sensibilizando a Alta Direção, cascateando para os demais níveis e buscando a melhoria contínua.
- 9. Implementação de um PMO para o país LISARB Grupo: Desafio Consulting - Outubro de 2014 7 - Etapas de Implementação do PMO Obter recursos financeiros e de RH Sensibilizar o Sponsor Identificar Avaliar a Stakeholders Viabilidade Criar Cultura de Melhoria Contínua Preparar orçamento e cronograma Validar o Plano de Trabalho (PMO) Avaliar maturidade em GP - N2 Desenvolver o modelo PMO – Torre de Controle Reunião de Kick off do PMO Implantar o PMO Político Técnico
- 10. Implementação de um PMO para o país LISARB Grupo: Desafio Consulting - Outubro de 2014 8- Selecionar Projetos Matriz – Objetivos Estratégicos x Projetos x Categorias Nº Objetivo Estratégico Projeto 1 Projeto 2 Projeto 3 Projeto 4 1 Aliança por um LISARBb mais justo Jus Já Categorias (Justiça) Justiça Ética eMoral Educação e Cultura Meio Ambiente Infraestrutura JusMelhor (Justiça) Jus Todos (Justiça) 2 Política cidadã baseada em princípios e valores País de Princípios País de Valor País Melhor 3 Educação para a Sociedade do conhecimento Escola Nota 10 Educação do Futuro 4 Economia para uma sociedade sustentável Hidrovert – Carbono Zero Vida Sustentável Recicle Já 5 Proteção Social Cara Limpa Acolher Cidade Segura Valor Social 6 Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos CidadeModelo Cidade em Movimento Cultura Urbana Cidade Viva 7 Cultura e fortalecimento da diversidade Meu Irmão, Minha Irmã Todos Nós Bem Querer 8 Política externa para o século 21 Construindo um MundoMelhor 9 Combate à corrupção De Olho em Você Ficha Limpa Tolerância Zero
- 11. Implementação de um PMO para o país LISARB Grupo: Desafio Consulting - Outubro de 2014 9- Matriz de priorização de projetos Legenda para dar nota Cidade Segura Nº Caritério Peso zero 5 10 Nota Vida Sustentável Cidade emMovimento (mobilidade) CidadeModelo (urbanismo) EscolaNota 10 CulturaUrbana PaísMelhor Meu Irmão,Minha Irmã Acolher Recicle Já JusMelhor Cara Limpa De Olho em Você Ficha Limpa Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média 1 Duração 15 > 100 dias > 60 dias <100 dias < 59 dias 0 0 5 75 5 75 10 150 0 0 5 75 5 75 5 75 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 Orçamento 25 > $ 100milhões > $ 50milhões <$ 100 milhões < $ 50milhões 0 0 10 250 5 125 10 250 0 0 10 250 5 125 5 125 5 125 0 0 10 250 10 250 0 0 0 0 3 Risco (Ameaça) 20 vermelho amarela verde 10 200 10 200 5 100 5 100 10 200 10 200 10 200 10 200 10 200 10 200 10 200 10 200 5 100 5 100 4 Impacto 35 < 500mil pessoas > 500mil <1milhão de pessoas > 1milhão de pessoas 10 350 10 350 10 350 10 350 10 350 5 175 10 350 5 175 5 175 10 350 5 175 5 175 10 350 10 350 5 Complexidade 5 > 200 cidades > 50 cidades < 200 cidades < 50 cidades 0 0 0 0 0 0 10 50 0 0 10 50 5 25 10 50 0 0 0 0 10 50 10 50 0 0 0 0 100 550 875 650 900 550 750 775 625 500 550 675 675 450 450 Total
- 12. Implementação de um PMO para o país LISARB Grupo: Desafio Consulting - Outubro de 2014 9.1 - Matriz de priorização de projetos - Médias Ordemde Priorização Média Projeto 1 900 De Olho emVocê 2 875 JusMelhor 3 775 Escola Nota 10 4 750 Ficha Limpa 5 675 Recicle Já 6 675 Vida Sustentável 7 650 Cara Limpa 8 625 Cultura Urbana 9 550 Acolher 10 550 Cidade Segura 11 550 PaísMelhor 12 500 Meu Irmão,Minha Irmã 13 450 Cidade emMovimento(mobilidade) 14 450 Cidade Modelo(urbanismo)
- 13. Implementação de um PMO para o país LISARB Grupo: Desafio Consulting - Outubro de 2014 9.2- Balancear Projetos Legenda do Diagrama de Bolhas:
- 15. Implementação de um PMO para o país LISARB Grupo: Desafio Consulting - Outubro de 2014 10 – Iteração com os demais processos: Após o balanceamento, levando em conta os critérios escolhidos de prazo e custo, percebemos que o portifólio de LISARB ficou bem ajustado e atendeu as expectativas de seu Presidente. O balanceamento nos permitiu visualizar todo o Portifólio, confrontando as categorias dos projetos e os objetivos do planejamento estratégico. Caso continuasse desbalanceado, algumas alternativas para ajustá-lo seriam a redistribuição dos projetos nas categorias, reavaliação dos pesos ou mudança dos critérios.