Email e Tech-Etiquette
2 gostaram683 visualizações
O documento fornece diretrizes sobre email etiquette e gestão de emails. Ele discute como emails devem ser respondidos de forma profissional e dentro de prazos úteis, e como acumulação excessiva de emails pode levar a uma má gestão de tempo. Também fornece dicas sobre formatação de emails, como manter contas separadas para assuntos pessoais e profissionais e estruturar mensagens claramente.
Email e Tech-Etiquette
- 1. Email e Tech-etiquette Lisboa, 2015 Susana de Salazar Casanova | susana@salazarcasanova.com 1
- 2. Email É uma forma de comunicação útil mas não tem os benefícios de um contacto direto. A sua escolha face a outro suporte de comunicação deverá considerar os propósitos e a relação entre o emissor e o recetor. Diariamente trocam-se inúmeros emails. A sua acumulação na inbox por ler, por dar seguimento e por arquivar contribui para uma má gestão de tempo e do dia de trabalho. Susana de Salazar Casanova | susana@salazarcasanova.com 2
- 3. Email A gestão apressada origina mal entendidos e respostas descontextualizadas. Tal acontece porque se subscrevem demasiadas newsletters e se faz, por vezes, um uso excessivo desta ferramenta. Susana de Salazar Casanova | susana@salazarcasanova.com 3
- 4. Responder a emails A resposta é devida, num prazo útil, o que para muitos profissionais acarreta horas de trabalho. A sua ausência é penalizadora, levando o emissor a interpretações diversas: não envolvimento, falta de interesse e desmotivação. E, gera também, uma efetiva perda de tempo no controlo e no acompanhamento de temas. Susana de Salazar Casanova | susana@salazarcasanova.com 4
- 5. Responder a emails Responder a emails exige disciplina. Um profissional que receba por dia um número avultado de mensagens, deve encontrar uma técnica de leitura que, não descurando as normas profissionais, seja igualmente eficaz. A massificação do uso de gadgets tornou o processo de resposta mais simples. Susana de Salazar Casanova | susana@salazarcasanova.com 5
- 6. Contudo Susana de Salazar Casanova | susana@salazarcasanova.com 6 Responder sem ter lido integralmente o texto. Responder emotivamente. Responder a um dos temas quando o email tinha três. Responder sem refletir sobre as consequências que essa resposta terá para o recetor. Responder copiando quem nada têm a ver com o assunto de que se fala…
- 7. Ou, ainda, responder sem reler… Pode ter consequências menos boas e até originar discussões com outras pessoas. Reflita e implemente novos procedimentos. Susana de Salazar Casanova | susana@salazarcasanova.com 7
- 8. Formatação Contas de email: o email da empresa é reservado a temas profissionais e não a assuntos pessoais. Para esse fim deve criar-se uma outra conta; Escrita: deve ser clara; Mensagem: se for extensa, será necessário organizar a informação por pontos; ao responder usar-se-á o mesmo esquema, pois o contrário gera dúvidas e novas mensagens; os textos longos, para facilitar a leitura, devem ter parágrafos; Assunto: este campo deve referir-se ao tema; Saudação: no início e outra no final, além da assinatura; Recibos de leitura e de receção: não se adequam a todas as circunstâncias profissionais, em especial, na comunicação entre um fornecedor e um cliente ou, entre um subordinado e a sua chefia. Susana de Salazar Casanova | susana@salazarcasanova.com 8
- 9. 7 Sugestões para gerir a conta de email Susana de Salazar Casanova | susana@salazarcasanova.com 9 Certificar-se que compreendeu a mensagem ou solicitar mais informação. Evitar responder precipitadamente. Implementar prazos de resposta. Responder a todos os pontos apresentados; quando não se dispõe de informação, diga isso mesmo ou apresente uma alternativa. Dar atenção aos reencaminhamentos e a quem se põe em cópia (desaconselha-se reencaminhamentos sem conhecimento do emissor e copias para quem não está integrado na conversa inicial). Se tal for necessário, deve escrever-se isso mesmo. Reler antes de enviar e aproveitar para verificar se é objetivo na mensagem. Corrigir erros, espaços a mais entre palavras e cuidar da apresentação global. Acreditar que é possível fazer melhor e bem feito.
- 10. One of the biggests moments anyone can experience is self acceptance, development and evolution! 10Susana de Salazar Casanova | susana@salazarcasanova.com