Excel Básico

ÍNDICE 1. FÓRMULAS 1.1- Operações Básicas 1.2- Fórmulas de Texto 2. FORMATAÇÃO 2.1- Formatação de Células 2.2- Formatação Condicional 2.3- Formatação de Layout 3. FILTROS

ÍNDICE 4. CLASSIFICAÇÃO 5. VALIDAÇÃO DE DADOS 6. GRÁFICOS 7. CONTROLES PARA LOCALIZAR E SUBSTITUIR 8. COPIAR RECORTAR E COLAR 9. CONGELAMENTO DE PAINÉIS 10. TECLAS DE ATALHOS MAIS USADOS 11. TRAVAMENTO DE CÉLULAS NAS FÓRMULAS 12. PROTEGER DOCUMENTO (USO DE SENHA)

O QUE VOCÊ SERÁ CAPAZ DE FAZER Efetuar cálculos utilizando as fórmulas básicas para buscar resultados rápidos e precisos Formatar células e Layout para melhor visualização Compor gráficos para ilustrar as informações compostas na tabela Utilizar ferramentas úteis ao dia a dia, para facilitar a composição das tabelas Copiar, recortar e colar informações para movimentar e transferir informações

O QUE VOCÊ SERÁ CAPAZ DE FAZER Utilizar atalhos dos comandos do Excel tornando o uso mais prático e rápido Definir senha para abrir ou alterar um documento no Excel.

INTRODUÇÃO O Excel é uma enorme planilha eletrônica utilizada como ferramenta de trabalho para facilitar a gestão e auxiliar no processo de tomada de decisão, seja dentro de uma empresa ou na vida particular. Foi criado para substituir o processo manual na elaboração de cálculos, tabelas e planilhas em geral, atribuindo o uso de fórmulas e comandos úteis em busca de resultados rápidos e precisos. A planilha Excel possui um limite de 1.048.576 linhas por 16.384 colunas, totalizando 17.179.869.184 de células.

FÓRMULAS 1. INSERINDO FÓRMULAS Para se inserir uma fórmula é preciso primeiramente digitar na célula desejada o sinal de igualdade, caso contrário o fórmula não funcionará. Ao final da fórmula pressione a tecla ENTER.

FÓRMULAS OPERAÇÕES BÁSICAS : SINAIS DE OPERAÇÕES SINAIS FUNÇÕES + SOMA - SUBTRAÇÃO * MULTIPLICAÇÃO / DIVISÃO % PORCENTAGEM = IGUALDADE SINAIS PARA CONDIÇÃO SINAIS FUNÇÕES > MAIOR QUE < MENOR QUE >= MAIOR OU IGUAL A <= MENOR OU IGUAL A <> DIFERENTE QUE = IGUAL A

FÓRMULAS SOMA Utilizada para somar qualquer valor numérico das células indicadas, independente de sua localização. EXEMPLO : Para somar os valores das células A1 com a célula D2 basta digitar na célula que ficará a resposta, como exemplo G1 a seguinte fórmula: =A1+D2 Neste caso, na célula G1 o resultado será 62. A B C D E F G 1 12 13 14 15 16 17 62 2 21 43 30 50 26 39

FÓRMULAS Ou ainda podemos calcular utilizando a função : =SOMA(A1;D2) No exemplo abaixo calcularemos a soma entre o intervalo da célula A1 à A6 . Sendo assim digite: =SOMA(A1:A6) Repare que para calcularmos o intervalo utilizamos o símbolo dois pontos ( : ), e para calcularmos números independentes usamos o símbolo ponto e vírgula( ; ) .

FÓRMULAS SUBTRAÇÃO Para realizar uma subtração, é preciso apenas digitar o endereço dos devidos valores a serem calculados, acompanhado do sinal de subtração (-) , como demonstrado abaixo: =A1-B1 MULTIPLICAÇÃO Para efetuar uma multiplicação basta utilizar o mesmo procedimento acima, apenas substituindo o sinal de substração (-) por multiplicação (*) . Outra maneira é utilizando a função de multiplicação. Veja o exemplo: =MULT(A1;B1)

FÓRMULAS DIVISÃO Da mesma maneira que as outras operações, para dividir basta somente usar o sinal de divisão (/) . =A1/B2 PORCENTAGEM Existem duas maneiras de obter percentual: 1 – Inserindo diretamente o símbolo porcentagem (%) : =A1*B2% 2 – Dividindo o valor da célula por 100 : =A1*B2/100

FÓRMULAS MÁXIMO A fórmula de Máximo mostra o maior valor de um intervalo de células. Neste exemplo, o resultado da fórmula em A9 será 120 . A 1 10 2 20 3 30 4 50 5 90 6 100 7 120 8 30 9 =MÁXIMO(A1:A8)

FÓRMULAS MÍNIMO Essa fórmula mostra o menor valor de um intervalo de células. Neste exemplo, o resultado da fórmula em A10 será 5 . A 1 5 2 20 3 30 4 50 5 90 6 100 7 120 8 30 9 300 10 =MÍNIMO(A1:A8)

FÓRMULAS CONDIÇÃO SE A função SE é útil para efetuar testes condicionais com valores e fórmulas. Para isso você especifica uma condição, e a função retornará um valor se for verdadeiro e um outro valor se for avaliado falso. Veja o exemplo a seguir

FÓRMULAS EXEMPLO A B C 1 VENDEDOR: R$: META: 2 Adriana 5800 =SE(A2>=5000;”Atingido”;”Não atingido”) 3 Bruno 3500 =SE(A3>=5000;”Atingido”;”Não atingido”) 4 Daniel 7200 =SE(A4>=5000;”Atingido”;”Não atingido”) 5 Jorge 4500 =SE(A5>=5000;”Atingido”;”Não atingido”) 6 Márcia 6300 =SE(A6>=5000;”Atingido”;”Não atingido”) 7 Murilo 4900 =SE(A7>=5000;”Atingido”;”Não atingido”)

FÓRMULAS RESULTADO: A B C 1 VENDEDOR: R$: META: 2 Adriana 5800 Atingido 3 Bruno 3500 Não atingido 4 Daniel 7200 Atingido 5 Jorge 4500 Não atingido 6 Márcia 6300 Atingido 7 Murilo 4900 Não atingido

FÓRMULAS CONTAGEM A contagem é utilizada para contar dados presentes em uma sequência de células. Para isso, podemos usar as seguintes funções: CONT.NÚM Essa função calcula o número de células de um determinado intervalo que contém números. O resultado da fórmula em A5 será 3 . Essa fórmula considera apenas os valores numéricos C A 1 1 2 1 3 1 4 5 =CONT.NÚM(A1:A4)

FÓRMULAS CONT.SE Essa função calcula uma condição, ou seja, será feita a contagem apenas dos valores informados para a condição. O resultado da fórmula em A5 será 2 . Esta fórmula considera todos os dados como texto e números. C A 1 1 2 2 3 1 4 2 5 =CONT.SE(A1:A4;2)

FÓRMULAS CONT.VALORES Essa função calcula a quantidade de dados contidos em um intervalo de células . O resultado da fórmula em A5 será 3 . Esta fórmula considera todos os dados, como textos e números. C A 1 S 2 10 3 4 45 5 =CONT.VALORES(A1:A4)

FÓRMULAS CONTAR.VAZIO Essa função calcula a quantidade de células que não contém dados. O resultado da fórmula em A5 será 1 . A fórmula considera apenas células vazias. C A 1 S 2 10 3 4 45 5 =CONTAR.VAZIO(A1:A4)

FÓRMULAS FÓRMULAS DE TEXTO FUNÇÃO ESQUERDA Essa função tem como objetivo retornar um determinado número de caracteres a partir do início (esquerda) do texto. EXEMPLO: Na célula C3 tem o seguinte texto: CONDOMÍNIO DE SOLUÇÕES Usando a fórmula: =ESQUERDA(C3;10) O resultado será: CONDOMÍNIO Repare que o espaço entre uma palavra e outra é considerado um caractere.

FÓRMULAS FUNÇÃO DIREITA A função DIREITA retorna o número de caracteres solicitados a partir do final (direita) do texto. EXEMPLO: Na célula B1 está escrito: ATACADO DE PEÇAS Digitando a fórmula: =DIREITA(B1;5) O resultado será : PEÇAS

FÓRMULAS FUNÇÃO EXT.TEXTO Essa função retorna os caracteres do meio de uma seqüência de caracteres de texto, aonde você especifica a posição e o comprimento desejado. EXEMPLO: Na célula D1 está escrito: SOLUÇÕES CORPORATIVAS Digitando a fórmula: =EXT.TEXTO(D1;9;6) O resultado será: CORPO

FÓRMULAS FUNÇÃO ARRUMAR Essa função remove todos os espaços irregulares do texto (exceto os espaços simples entre palavras ou números). É muito utilizado para organizar textos com grande volume de dados recebidos de outros aplicativos, que podem conter espaçamentos irregulares. Veja o exemplo a seguir em que textos foram escritos sem nenhum cuidado, e depois compare o resultado após a utilização da função. Essa função considera todos os dados como texto e número.

FÓRMULAS EXEMPLO: VEJA O RESULTADO: C A B 1 BIANCA =ARRUMAR(A1) 2 CARLOS =ARRUMAR(A2) 3 JOSÉ =ARRUMAR(A3) 4 LEONARDO =ARRUMAR(A4) 5 TAÍS =ARRUMAR(A5) C A B 1 BIANCA BIANCA 2 CARLOS CARLOS 3 JOSÉ JOSÉ 4 LEONARDO LEONARDO 5 TAÍS TAÍS

FÓRMULAS CONCATENAR A função Concatenar é utilizada para "juntar“ seqüências de texto, em uma única célula. EXEMPLO: No exemplo abaixo demonstraremos como juntar nome e sobrenome em uma única célula.

FÓRMULAS No exemplo acima, foi digitado na célula C2 a seguinte fórmula: =CONCATENAR(A2;” “;B2) Como resultado, apareceu o dado da célula A2 (Maria) e o dado de B2 (Martins) juntos na célula C2 (Maria Martins). E assim foi feito sucessivamente até a célula C5 , completando a tabela. Observe que o símbolo aspas (“ ”) digitadas na fórmula indicam o espaço de um caractere entre as palavras que foram juntadas.

FORMATAÇÃO FORMATAÇÃO DE CÉLULAS A formatação de célula permite alterar cor do preenchimento, cor do texto, tipo de fonte, alinhamento de fonte e borda da célula. Tem como objetivo organizar as informações contidas na tabela utilizando cores para chamar a atenção em informações importantes ou apenas para uma questão estética do documento apresentado.

FORMATAÇÃO Para formatar células, escolha a guia Início , localizada na barra de ferramentas, e utilize as opções como Fonte , Alinhamento e Número.

FORMATAÇÃO OPÇÃO FONTE : Opção de escolha para o Tipo de Fonte Tamanho da Fonte Aumenta ou diminui o tamanho da fonte Cor da Fonte Cor da Célula Borda da célula Opção de texto: Negrito , Itálico ou Sublinhado

FORMATAÇÃO Gira o texto no ângulo que desejar. Alinha o texto à esquerda, centraliza ou à direita na célula. Aumenta ou diminui recuo do texto. Alinha o texto acima, no centro ou abaixo na célula Exibe o texto em uma única célula utilizando várias linhas, tornando todo o conteúdo visível. Torna maior a célula selecionada centralizando seu conteúdo . OPÇÃO ALINHAMENTO:

FORMATAÇÃO Seleciona o modo de exibição do conteúdo da célula como: data, número, hora, texto e vários outros. Aumenta ou diminui a quantidade de casas decimais quando o valor for numérico. Atalho para o modo de exibição do conteúdo da célula (número de contabilização, percentual e separador de milhares). OPÇÃO NÚMERO:

FORMATAÇÃO FORMATAÇÃO CONDICIONAL Utilizamos a formatação condicional para realçar dados importantes baseados em critérios determinados. Para isso temos as formas de escala de cor, conjunto de ícones e barra de dados. A opção Formatação Condicional encontra-se na barra de opções da guia Início :

FORMATAÇÃO Observe os passos a seguir para inserir uma Formatação Condicional, com a opção Escala de Cor. Selecione a tabela que se quer inserir a Formatação Condicional E siga as instruções abaixo:

FORMATAÇÃO Veja como ficou o exemplo abaixo depois de utilizar a ferramenta Formatação Condicional , opção Escala de Cor , onde as cores graduais indicam que, quanto menor a temperatura a tonalidade se aproxima do azul e quanto maior a temperatura a cor de aproxima do vermelho.

FORMATAÇÃO FORMATAÇÃO DE LAYOUT A guia Layout de Página tem opções de adicionar, excluir ou mover quebras de páginas; alterar margens e tamanhos, orientação (formato retrato ou paisagem), para ajustar a página antes da impressão. Para isso selecione a guia Layout da Página e escolha a opção a ser alterada.

FORMATAÇÃO Dicas de impressão Para definir uma área específica da planilha para imprimir, vá até Layout da Página ; Área de Impressão ; e clique em Definir área de Impressão . Para ajustar quebras de página ou especificar onde uma nova página de impressão de iniciará, selecione a opção Quebra na barra de atalho Layout da Página, isso ajudará a visualizar como o documento será impresso. Para facilitar a identificação de linhas e colunas em uma impressão, é possível repetir os títulos em todas as páginas impressas. Para isso selecione a opção Imprimir Títulos , na barra de atalho Layout da Página.

FILTROS FILTROS Esta opção é muito útil para trabalhar com subconjuntos de dados em um intervalo de células. Com o uso dos filtros você oculta os dados que não deseja visualizar, e exibe somente os dados especificados que se quer localizar podendo assim trabalhar com esses subconjuntos separadamente. Para acessar esta ferramenta, vá até opção Dados localizado na Barra de Ferramentas e clique na opção Filtro :

FILTROS EXEMPLO: Quer se filtrar os dados da tabela abaixo com a condição, maior do que 10 e menor do que 30.

FILTROS Para isso selecione a tabela, e clique na opção Filtro. Logo após, irá aparecer uma seta indicativa na tabela ao lado do título “ Quantidade ”.

FILTROS Após clicar na seta aparecerá uma caixa de diálogo para selecionar a opção que quer especificar. Escolha a opção Filtros de Números, e depois clique na opção É Maior do que.

FILTROS Digite na caixa Personalizar AutoFiltro, a condição Maior do que 10 , e menor do que 30. Clique em OK.

FILTROS Após seguir os passos acima, foi especificada a condição do Filtro. Como resultado, uma nova tabela filtrada apareceu. Observe:

CLASSIFICAÇÃO CLASSIFICAÇÃO Outra ferramenta do Excel é a Classificação, usada para organizar e localizar dados, podendo assim analisá-los mais facilmente. Com a Classificação de dados é possível colocar uma lista de nomes em ordem alfabética, ordenar números do menor para o maior (e vice-versa), e organizar linhas por cores ou ícones. Para utilizar a ferramenta de Classificação, vá até a barra de ferramentas, selecione a guia Dados , e clique na opção Classificar.

CLASSIFICAÇÃO Ao clicar na opção Classificar, aparecerá a caixa de diálogo , onde é possível especificar a coluna que será classificada, o tipo de classificação e sua ordem. Veja na ilustração abaixo:

CLASSIFICAÇÃO Existe a opção de atalho para classificar dados do menor para o maior , e do maior para o menor . Para isso basta clicar nos ícones de atalho contidos no grupo Classificar e Filtrar . Veja:

CLASSIFICAÇÃO EXEMPLO: Antes da classificação: Depois de classificar na ordem do menor para o maior:

VALIDAÇÃO DE DADOS VALIDAÇÃO DE DADOS Na opção Validação de Dados , é possível impedir que dados inválidos (que não foram especificados) sejam inseridos na tabela. Ou até mesmo criar uma lista suspensa onde são predeterminados os dados que serão inseridos. EXEMPLO: Para criar uma lista suspensa, selecione as células que contém os dados que serão inseridas na lista. Depois clique na a guia Dados na barra de ferramentas; opção Validação de Dados clique na opção Validação de Dados.

VALIDAÇÃO DE DADOS Veja as ilustrações:

VALIDAÇÃO DE DADOS Após selecionar a opção Validação de Dados , abrirá a caixa de diálogo. Então clique na guia Configurações ; na caixa Permitir , clique em Lista; e para a caixa Fonte, selecione os dados a serem inseridos na lista; clique em OK.

VALIDAÇÃO DE DADOS Feito isso a Lista Suspensa estará incluída. Observe:

Inserir Gráfico Selecione a tabela, vá na guia “ Inserir” e escolha o tipo de gráfico: GRÁFICOS

GRÁFICOS O Excel oferece vários modelos de gráfico

GRÁFICOS Após selecionar o tipo de gráfico aparecerá automaticamente o botão “ FERRAMENTAS DE GRÁFICO ” com mais 3 guias para formatação: Design, Layout e Formatar As novas guias oferecem várias formas de formatação.

GRÁFICOS EXEMPLO Você pode atribuir tipos de valor como moeda ou decimal por exemplo. A legenda pode ser movida para qualquer área do gráfico.

LOCALIZAR E SUBSTITUIR LOCALIZAR E SUBSTITUIR Utilize essa ferramenta para localizar e se necessário substituir algum dado na planilha. Use o comando “ Ctrl + L ” e preencha o campo “ Localizar ” com o dado desejado e em seguida aperte “ Localizar tudo ” O Excel mostrará todas as informações relacionadas ao dado (pasta, planilha, célula, valor)

LOCALIZAR E SUBSTITUIR O dado em questão (janeiro) está na célula B3

LOCALIZAR E SUBSTITUIR Para substituir vá na aba “Substituir” , insira o dado novo no campo “Substituir por” e em seguida clique em “Substituir tudo”

FUNÇÃO “LOCALIZAR” FUNÇÃO “LOCALIZAR’ O Excel permite localizar caracteres dentro de texto inserido em uma célula e retorna o numero correspondente à posição do caracter procurado. Usa-se a seguinte função: LOCALIZAR ( texto_procurado ; no_texto ;núm_inicial)

FUNÇÃO “LOCALIZAR” Onde: Texto_procurado é o texto que você deseja localizar No_texto é o texto em que você deseja localizar o texto_procurado Núm_inicial é o número do caractere em no_texto em que você deseja iniciar a pesquisa.

FUNÇÃO “LOCALIZAR” EXEMPLO Localizar a palavra “excel” dentro da célula A1. O Resultado encontrado será o número 14 Lembrando que os espaços também são contados.

COPIAR , RECORTAR e COLAR Além dos famosos CTRL + C (COPIAR) , CTRL + X (RECORTAR) e CTRL + V (COLAR) O Excel oferece outro recurso: COLAR ESPECIAL Pressione e Solte na seqüência: ALT , C , V , S Surgirá a seguinte caixa com as opções de colagem

CONGELAMENTO DE PAINÉIS CONGELAMENTO DE PAINÉIS Este recurso permite “travar” linhas e colunas para que fiquem sempre a mostra ao percorrer uma tabela. Permite travar de 3 maneiras distintas: congelar a primeira linha, a primeira coluna ou linhas e colunas baseadas em uma seleção

ATALHOS MAIS USADOS ALGUNS ATALHOS MAIS USADOS: Ctrl + 1 Exibe a caixa de formatação de célula.

ATALHOS MAIS USADOS CTRL + Espaço Seleciona a coluna inteira SHIFT + Espaço Seleciona a linha inteira CTRL + SHIFT + $ Aplica o formato MOEDA com duas casas decimais CTRL + ( Oculta linha selecionada CTRL + SHIFT + ( Exibe novamente linhas ocultas dentro da seleção CTRL + ) Oculta coluna selecionada CTRL + SHIFT + ) Exibe novamente colunas ocultas dentro da seleção SHIFT + F2 Inserir Comentário

TRAVAMENTO DE CÉLULAS NAS FÓRMULAS TRAVAMENTO DE CÉLULAS É também chamado de Referência Absoluta . Sempre que quisermos que o Excel faça referência a apenas uma célula ou conjunto de células, é necessário travar o intervalo utilizando o sinal de cifrão ( $ ). A utilização do cifrão segue a uma pequena regra: sempre inserido antes da coluna ou da linha, ou de ambas, caso seja necessário. EXEMPLO: $A$1, $A1, A$1

PROTEGER DOCUMENTO PROTEÇÃO DE PLANILHAS A opção Proteger Planilha é utilizada para impedir que dados sejam movidos ou alterados. Para isso você pode proteger determinados elementos da planilha ou a pasta de trabalho inteira. Para proteger uma planilha basta ir na guia Revisão , e escolher a opção Proteger Planilha . Para proteger toda a pasta de trabalho, escolha a opção Proteger Pasta de Trabalho , conforme ilustrado abaixo:

PROTEGER DOCUMENTO EXEMPLO: Colocar proteção na planilha abaixo.

PROTEGER DOCUMENTO Na caixa de diálogo, digite a senha para proteger a planilha, e selecione as opção que deseja permitir. Depois clique em OK. Confirme a senha, e pronto a proteção estará instalada.

PERMITIR ACESSO EM UMA PLANILHA BLOQUEADA É possível deixar liberado o acesso a células em uma planilha bloqueada. Escolha a(s) célula(s) que terão o acesso liberado e clique com o botão direito do mouse. Clique em “formatar células” e na aba “proteção” , desmarque a opção “bloqueadas”

PERMITIR ACESSO EM UMA PLANILHA BLOQUEADA

PERMITIR ACESSO EM UMA PLANILHA BLOQUEADA Em seguida vá na guia “Revisão” e “Proteger Planilha” Escolha uma senha Depois de definida a senha, somente a(s) célula(s) selecionada(s) poderão ser modificadas

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