Aulas EXCEL

Excel Avançado Gustavo Cipriano Mota Sousa [email_address]

Introdução (1) Planilha eletrônica que integra o pacote Microsoft Office Planilha eletrônica Tabela para apresentação de valores numéricos ou alfa numéricos. Os valores em uma planilha podem ser automaticamente calculados a partir de outros valores

Introdução (2) O Microsoft Excel pode ser usado para... Criar orçamentos Calcular impostos Elaborar orçamento Registrar notas de alunos Acompanhar a venda de produtos Controlar cronograma Criar gráficos Extrair informações de dados ...

Introdução (3) Exemplo de planilha

Introdução (5) Um arquivo do Excel é chamado de pasta, e pode conter várias planilhas Uma planilha é composta por várias células, onde os dados poderão ser inseridos Cada célula de uma planilha se encontra no ponto de encontro de uma coluna e uma linha As colunas são dispostas verticalmente, e identificadas por uma letra As linhas são dispostas horizontalmente, e identificadas por um número

Introdução (6) Cada célula é identificada por um endereço O endereço de uma célula é composto pelo nome da coluna e linha onde esta se encontra Por exemplo... A célula na intersecção da coluna C com a linha 4 é denominada C4 Qualquer ação é realizada na célula selecionada, que se apresenta destacada com uma borda

Introdução (7) Para abrir o Microsoft Excel Iniciar -> Todos Programas -> Microsoft Office -> Microsoft Office Excel 2003 Iniciar -> Executar Digitar: excel

Introdução (8) Edição de dados Navegar Clique ou Teclas direcionais Inserir Digitar e … (na barra de fórmulas) ou Enter Apagar Delete ...

Introdução (9) Edição de dados Alterar Clique duplo ou F2 Barra de fórmulas Formatação Cor da letra, cor de fundo, bordas, alinhamento, … F ormatar -> C élulas...

Exercício (1) Construir uma tabela de notas com a formatação ilustrada A partir das notas dos alunos, calcularemos a soma destas, e em seguida a média de cada aluno

Exercício (2) Formatação Mesclar células (título) Redimensionar linha (títulos) Redimensionar coluna (Nomes) Formatar fonte (título: Negrito, Arial 16pt) Formatar borda Formatar número (notas: número, 1 casa decimal) Formatar alinhamento Títulos: Centro (horizontal e vertical), Quebrar texto

Exercício (3) Fórmulas Definem uma regra para o cálculo automático de um valor Total das Notas Média Alça de preenchimento Arrastar Clique duplo

Exercício (4) Funções MÉDIA SE Remover colunas Formatação condicional Resultado: http://tinyurl.com/tabnotas

Referências (1) Uma referência é um endereço de uma célula Ao utilizar uma referência em uma função ou fórmula que espera um valor, é utilizado o valor existente na célula da referência Exemplo: = A1 + 5 -> 20 = A1 + A3 -> 23 = SOMA(4;A2) -> 13 = MÉDIA(A1:A3) -> 10,7

Referências (2) Fórmulas que utilizam apenas referências podem ser recalculadas sem necessidade de alteração na fórmula É interessante evitar o uso de valores fixos nas fórmulas, preferindo o uso de referências No Excel existem três tipos de referências Relativa Absoluta (Com nome) Mista

Referências (3) Relativa Quando uma referência relativa é utilizada em uma fórmula... e esta fórmula é copiada ou preenchida... esta referência é relativizada

Referências (4) Relativa Copiar & Colar

Referências (5) Relativa Alça de Preenchimento

Referências (6) Absoluta Quando uma referência absoluta é utilizada em uma fórmula... e esta fórmula é copiada ou preenchida... esta referência não é alterada

Referências (7) Absoluta Exemplo de utilização para evitar o uso de valor fixo na fórmula do resultado

Referências (8) Absoluta Copiar & Colar Obs: Este é apenas um exemplo do comportamento das referências absolutas. Não faz sentido o uso de referências absolutas em uma tabela desta natureza, onde o comportamento natural é uma fórmula distinta para cada linha

Referências (9) Exercício: Atualize a planilha de tabela de notas, removendo a utilização do valor fixo no cálculo do resultado http://tinyurl.com/tabnotas2

Referências (10) Exercício: Obtenha a planilha no endereço abaixo, e utilize referências absolutas para calcular o resultado esperado http://tools.assembla.com/svn/gustavo/cepss/absoluta.xls

Referências (11) Absoluta (com nomes) É possível definir um nome para uma referência Caixa de nome I nserir -> N ome -> D efinir... Após definir um nome, ele pode ser usado diretamente na fórmula!

Referências (12) Absoluta (com nomes) Exemplo: =SE(F3<MediaAprovacao;"REPROVADO";"APROVADO")

Referências (13) Mista É uma referência onde apenas a coluna , ou apenas a linha é absoluta O elemento absoluto é marcado com um $ (cifrão) Exemplo: $A1 -> Ao copiar, a coluna se manterá a mesma e a linha será relativizada B$2 -> Ao copiar, a linha se manterá a mesma e coluna será relativizada

Referências (14) Referências em outras planilhas Ao trabalhar com uma grande quantidade de dados... diferentes tipos de informação são separadas entre várias planilhas É comum que os valores em uma planilha sejam calculados a partir de dados em outra planilha Para utilizar uma célula em uma outra planilha é necessário indicar o nome da planilha antes

Referências (15) Referências em outras planilhas Exemplo Plan1 Plan2 Referência: Plan2!A2 Formato: NomeDaPlanilha!Endereco

Referências (16) Referências externas (outra pasta) Referência para uma célula em um outro arquivo Permite o cálculo de valores a partir de dados em outros arquivos Os valores podem ser atualizados quando o arquivo é aberto Também é possível atualizar utilizando a opção E ditar -> Vínc u los Formato: 'Caminho[NomeArquivo.xls]'NomePlanilha!Endereco Exemplo: ='C:\[teste.xls]Plan1'!$A$1

Referências (17) Exercício: Mover a parte da planilha com a Média para Aprovação para outra planilha Fazer o mesmo movendo a tabela para outra pasta de trabalho

Formatação Condicional (1) Por valor Verifica o valor da célula A formatação é aplicada à célula com o valor Usando fórmulas A formatação será aplicada quando a fórmula retornar o valor VERDADEIRO As referências utilizadas na fórmula são “relativizadas” Referencias mistas

Funções Aninhadas (1) Uma função pode receber... Valores Referências para células contendo valores Exemplo: SOMA(2;2) MÉDIA(B3:E3) SE(F3>=7;”APROVADO”;”REPROVADO”) SE(D3<B10;C10;0)

Funções Aninhadas (2) Também pode receber... O resultado de outra função Uma função é “passada” para a outra, como se fosse um valor ou célula O Excel calcula esta função, e passa o resultado para a outra função Exemplo: SE(E3<7;”REPROVADO”;”APROVADO”) SE(MÉDIA(B3:D3)<7;”REPROVADO”;”APROVADO”)

Funções Aninhadas (3) No exemplo anterior... Queremos adicionar um novo desconto para vendas com um valor acima de R$ 500,00 Ou seja, teremos uma nova condição para o cálculo do desconto

Funções Aninhadas (4) No exemplo anterior contávamos com apenas uma condição, portanto a fórmula utilizada foi =SE( D3 <100;0%;4%) Ou seja... Se o valor total é menor que 100, o desconto é de 0% Caso contrário o desconto é de 4%

Funções Aninhadas (5) A partir de agora, teremos de verificar Se o valor total é menor que 100, o desconto é de 0% Caso contrário, se o valor é menor que 500, o desconto é de 4% Caso contrário, o desconto é de 8% =SE( D3 <100;0%; ... ) SE(D3<500;4%;8%)

Expressão Condicional (1) Objetivo : Testar se condições são verdadeiras ou falsas Função SE: =SE( condicao ; valor_se_verdadeiro ; valor_se_falso ) Mas o que é uma condição (teste_lógico)? Fórmula cujo resultado é VERDADEIRO ou FALSO

Expressão Condicional (2) =A1=A2 FALSO =A1-6=A2 VERDADEIRO =A2=A3+1 VERDADEIRO =1>2 FALSO =A2<A1 VERDADEIRO =A4=”Rodas” FALSO =SOMA(A2:A3)>A1 VERDADEIRO

Expressão Condicional (3) =A1+A2 INVÁLIDO! =A4 INVÁLIDO! =<15 ERRO! <A2 ERRO! A3< ERRO! A4 INVÁLIDO! A2 INVÁLIDO!

Expressão Condicional (4) =SE( condicao ; valor_se_verdadeiro ; valor_se_falso ) 1 2 3

Expressão Condicional (5) A1>A2 “É maior” “Não é maior” =SE( condicao ; valor_se_verdadeiro ; valor_se_falso ) 1 2 3

Expressão Condicional (6) A1>A2 “É maior” “Não é maior” =SE( A1>A2 ; ”É maior” ; ”Não é maior” ) = =SE( condicao ; valor_se_verdadeiro ; valor_se_falso ) 1 2 3

Expressão Condicional (7) A1>A2 “É maior” “Não é maior” Qual o resultado desta fórmula? =SE( condicao ; valor_se_verdadeiro ; valor_se_falso ) 1 2 3

Expressão Condicional (8) A1>A2 “É maior” “Não é maior” Qual o resultado desta fórmula? Resposta: “É maior” =SE( condicao ; valor_se_verdadeiro ; valor_se_falso ) 1 2 3

Expressão Condicional (9) A1>A2+A3 1 0 E desta fórmula? =SE( condicao ; valor_se_verdadeiro ; valor_se_falso ) 1 2 3

Expressão Condicional (10) A1>A2+A3 1 0 E desta fórmula? Resposta: 0 =SE( condicao ; valor_se_verdadeiro ; valor_se_falso ) 1 2 3

Expressão Condicional (11) A1>A2+A3 1 SE(A3+1=A2;2;0) E desta fórmula? =SE( condicao ; valor_se_verdadeiro ; valor_se_falso ) 1 2 3

Expressão Condicional (12) A1>A2+A3 1 SE(A3+1=A2;2;0) E desta fórmula? Resposta: 2 =SE( condicao ; valor_se_verdadeiro ; valor_se_falso ) 1 2 3

Expressão Condicional (13) =SE(A2=15; "OK"; "Não OK") Resultado: “OK” =SE(A4<>”Rodas”;”OK”;”Não OK”) Resultado: “OK” =SE(A2=A1;”OK”;”Não OK”) Resultado: “Não OK” =SE(A3+1=A2;1+1;2+2) Resultado: 2 http://tinyurl.com/excel-condicional

Sites http://www.expresstraining.com.br/ http://blog.dicasdeexcel.com/

Listas (1) Cabeçalhos http://tinyurl.com/dados-xls

Listas (2) Definição Tabela com cabeçalhos definidos na primeira linha e uma entrada por linha O Excel identifica estes cabeçalhos, e permite trabalhar com diretamente com o nome dos campos Operações aplicáveis Formulários Filtros Classificação Subtotais Funções de banco de dados

Listas (3) Formulários Utilizado para adicionar , excluir e procurar itens em uma lista D ados -> For m ulário Cria nova linha Localizar linha Alterar campos As fórmulas existentes são inseridas automaticamente

Listas (4) Classificação Ordenar os dados de acordo com uma coluna Menu D ados -> C l assificar Campos do cabeçalho

Listas (4) Subtotais Permite agrupar os dados de acordo com uma informação Exemplo: Quantidade de funcionários por departamento Salário total dos funcionários por departamentos Total de vendas por filial …

Exercício Exercício Inserir uma nova linha utilizando formulário Produto: Café Qtd: 1 Valor: R$ 1,00 Filial: Goiânia Ordenar por filial Utilizar a função subtotais para exibir o valor total das vendas por filial Remover os subtotais Ordenar por produto Utilizar a função subtotais para exibir o valor total das vendas por produto

Funções Condicionais (1) CONT.SE( intervalo ; critérios ) Calcula o número de células em um intervalo que corresponde a determinados critérios.

Funções Condicionais (2) Intervalo: Espaço de várias células consecutivas Critérios: Condição para contagem Exemplos: “=ADM” “<1000” “=100” “TI” “>1500”

Funções Condicionais (3) Exemplo: Quantidade de funcionários que pagam IRRF (salário >= R$ 1.434,01)

Funções Condicionais (4) SOMASE( intervalo pesquisa ; critérios ; intervalo soma ) Realiza a soma de valores que correspondem a determinados critérios Exemplo: Calcular a soma os salários de um departamento Calcular a soma das vendas em uma filial

Funções Condicionais (5) Exemplo: Soma dos salários do departamento ADM

Funções Condicionais (6) Exercício Calcule a quantidade, e o valor total de vendas por filial

Funções de Banco de Dados (1) São aplicadas em listas, utilizando critérios BDMÉDIA BDCONTAR BDEXTRAIR BDMÁX BDMÍN BDMÚLTIPL BDSOMA

Funções de Banco de Dados (2) BDSOMA( banco_dados ; campo ; critérios )

Funções de Banco de Dados (3) BDSOMA( banco_dados ; campo ; critérios ) A1:C8

Funções de Banco de Dados (4) BDSOMA( banco_dados ; campo ; critérios ) Campo onde será realizado a operação (SOMA, MÉDIA,CONTAR, MULTIPL) “Salario”

Funções de Banco de Dados (5) BDSOMA( banco_dados ; campo ; critérios ) Similar a uma lista Cabeçalhos Critérios para cada campo F1:G2

Funções de Banco de Dados (6) Exemplo: Obter a soma dos salários dos funcionários com salário acima de R$ 1000,00

Funções de Banco de Dados (7) Exercício Obtenha o arquivo em http://tinyurl.com/bd-excel Calcule a média salarial do funcionários com idade >= 30 anos Utilize a função BDMÉDIA

Funções de Banco de Dados (8)

Funções de Banco de Dados (9) BDCONTAR Conta a quantidade de linhas que atendem um determinado critério Exemplo: Quantidade de funcionários com: Idade > 25 Salário <1400

Funções de Banco de Dados (10) BDEXTRAIR Obtém um campo de UMA linha que atende um critério Quando há mais de uma linha que atende o critério retorna ERRO Exemplo: Obter telefone de “Fabiana Rossi”

Funções de Banco de Dados (10) BDMÁX Obtém o maior valor BDMÍN Obtém o menor valor BDMULTIPL Multiplica os valores

Lista definida (1) Define que um intervalo é uma lista Características Adicionar/Remover linhas e colunas Sumário (Soma, média, contagem, …) Inserir novas linhas (atualiza as fórmulas) Dados -> Lista -> Criar lista... Exibir -> Barra de ferramentas -> Lista

Lista definida (2) Linha de inserção

Validação (1) Verifica se o campo inserido atende um determinado critério Exemplos: Aproveitamento: 0% a 100% Departamento (Vendas, Administração, ..) Idade acima de 18 anos Permite exibir uma mensagem sobre a validação Permite avisar quando um dado inválido é inserido

Validação (2) Mensagem indicando restrição

Validação (3) Aviso de erro ao inserir valor inválido

Validação (4) Aviso D ados -> V alidação Validação Mensagem

Validação (5) Exemplo Idade dos funcionários deve ser maior ou igual a 18 anos

Validação (6) Validação utilizando listas O valor da célula deve ser um dos valores existentes em uma lista Exemplo: Os únicos departamentos válidos devem ser Administração, Recursos Humanos, Vendas e Diretoria

Validação (6) Validação utilizando listas Criar uma lista de valores válidos

Validação (7) Validação utilizando listas Selecionar a opção lista, e fornecer o endereço do intervalo onde se encontram os valores válidos Fornecer mensagem de entrada Fornecer alerta de erro

Validação (9) Utilizando validação personalizada para evitar dados duplicados: http://tinyurl.com/validacao-duplicados

Proteção Arquivo Proteção Gravação Planilhas Células Pastas

Formatação Personalizada (1) Permite definir formações específicas de um número Exemplo: CEP CPF CNPJ Conta Corrente Datas …

Formatação Personalizada (2) Onde?

Formatação Personalizada (3) Formatação é definida através de símbolos Exemplo: ###”.”## Após os dois números mais a direita existirá um ponto 123 => 1.23 1 => .1 12 => .12 12345 => 123.45 123456 => 1234.56

Formatação Personalizada (4) Símbolos: # O digito só é exibido se é significativo Não são considerados dígitos significativos: Zero à esquerda Zero à direita após vírgula (o formato contém vírgula) Exemplo: #####,### Exibirá no máximo 3 números após a vírgula

Formatação Personalizada (5) Símbolos: 0 Se o número possui menos dígitos que o formato, estes dígitos são exibidos como 0 Exemplo: 0000,000 SEMPRE exibirá 3 números após a vírgula, e no mínimo 4 números antes

Formatação Personalizada (6) Símbolos: 0 Se o número possui menos dígitos que o formato, estes dígitos são exibidos como 0 Exemplo: 0000,000 SEMPRE exibirá 3 números após a vírgula, e no mínimo 4 números antes

Formatação Personalizada (7) Símbolos: a m d Utilizados para formatar datas Exemplo: Data: 29/03/2009 dd/mm => 29/03 dd/mmm => 29/mar dd/mm/aaaa => 29/03/2009 mm/aaaa => 03/2009 mmm/aaaa => mar/2009 aaaa-mm-dd => 2009-03-29

Formatação Personalizada (7) Outros símbolos * => Repete símbolo adiante Formato geral: Positivo;Negativo;Zero;Texto Cores Condições

Formatação Personalizada (5) Considerações A formatação personalizada (e outras) afeta apenas a apresentação O valor da célula é o mesmo independente de sua formatação

Estilos e Modelos (1) Estilos Permitem aplicar várias formatações a uma célula Podem ser cadastrados, modificados, e excluídos Exemplo: Título Número: Moeda Fonte Arial; Negrito Padrões: Sombreado Caminho: F ormatar -> E s tilos

Estilos e Modelos (2) Modelos Um modelo permite criar novas pastas com formatação, validação, fórmulas, filtros, e outras funcionalidades já configuradas O Excel permite a criação de arquivos de modelos e sua utilização para criação de novas pastas Exemplo: Folha de pagamento Fluxo de caixa Ficha de ponto

Estilos e Modelos (3) Para criar um modelo basta acessar: A rquivo -> Salvar c omo... E selecionar no campo tipo a opção Modelo (*.xlt)

Estilos e Modelos (4) Para criar uma nova pasta usando modelo: A rquivo -> Novo E na guia Geral selecionar o modelo desejado

Estilos e Modelos (5) Exercício: http://tools.assembla.com/svn/gustavo/cepss/diario.doc Para isto: Apague os dados inseridos Mantenha as fórmulas e demais configurações intactas Utilize a opção A rquivo -> Salvar c omo... para criar um modelo Tente criar uma nova pasta a partir deste arquivo. Preencha alguns valores e verifique se as fórmulas estão sendo calculadas corretamente

Funções de Procura (1) Buscam uma matriz, procurando uma linha ou coluna que possuam um valor especificado

Funções de Procura (2) Exemplo: Procurar o estado de uma cidade

Funções de Procura (4) É possível escolher o nome de uma cidade, e obter automaticamente o nome do estado, ou UF Campos preenchidos através da função de procura

Funções de Procura (5) Função PROC ura V ertical PROCV( valor_procurado ; tabela ; índice ; intervalo ) Procura um valor_procurado na primeira coluna de uma tabela . Ao encontrar este valor, a função retorna o valor que se encontra na mesma linha, mas na coluna índice .

Funções de Procura (6) PROCV( “Goiânia” ; A4:C12 ; 3 ; FALSO ) BUSCA INTERVALOS Primeira coluna

Funções de Procura (7) Função PROC ura H orizontal PROCH( valor_procurado ; tabela ; índice ; intervalo ) Realiza a procura nas linhas da tabela , neste caso, o índice representa o número da linha

Funções de Procura (8) Exercício http://tinyurl.com/cidades-xls http://tinyurl.com/proch-xls

Funções de Procura (9) Busca em um intervalo http://tinyurl.com/irrf-xls

Funções de Procura (10) Exercício http://tinyurl.com/proc-ex-xls

Dividir e Congelar Painéis Permite visualizar simultaneamente diferentes partes de uma planilha Exemplo: Permite manter sempre visível os títulos de uma tabela.

Consolidação de Dados (1) Permite consolidar os dados de várias planilhas em uma única planilha

Consolidação de Dados (2) Consolidação SOMA MÉDIA CONTAGEM … Posição/Categoria

Tabela dinâmica (1) Permite selecionar diferentes visualizações dos dados facilmente Utilizado para analisar grandes quantidades de dados http://tinyurl.com/cedbgx Ou http://tools.assembla.com/svn/gustavo/cepss/tabeladinamica.xls

Tabela dinâmica (2) Exemplo: Pedidos de venda Campos: Empresa, Funcionário, Data do pedido, Destino, Meio de entrega Como comparar as vendas realizadas pelos funcionários? Como identificar qual funcionário realizou o maior volume de vendas? Como identificar qual o meio de entrega preferido pelos clientes?

Tabela dinâmica (3) Exemplo: Pedidos de venda Como identificar qual a região com um maior volume de vendas? Como identificar o meio de entrega mais utilizado para vendas no Brasil? Como identificar o mês com maior volume de vendas? ...

Tabela dinâmica (4) Dados 2D Produto 2 Produto 3 .... Filial 1 Filial 2 .... Produto 1

Tabela dinâmica (5) Dados 3D Produto 1 Produto 2 Produto 3 ... Vendedor 1 Vendedor 2 .... Filial 1 Filial 2 ...

Tabela dinâmica (6) Campos calculados Itens calculados

Analise de Metas Atingir meta Solver Assume that you’re in the market for a new home and you know that you can afford $1,800 per month in mortgage payments. You also know that a lender can issue a fixed-rate mortgage loan for 6.50 percent, based on an 80 percent loan-to-value (that is, a 20 percent down payment ). The question is “What is the maximum purchase price I can handle?” In other words, what value in cell C4 causes the formula in cell C11 to result in $1,800? You could plug values into cell C4 until C11 displays $1,800; however, Excel can determine the answer much more efficiently.

Funções Financeiras (1) Utilizadas para cálculos de rendimentos ou pagamentos envolvendo taxas de juros, e parcelas Permite: Calcular o valor de parcelas de um financiamento Calcular a taxa de juros embutida em um produto Calcular o retorno de um investimento Calcular o número de parcelas necessárias para pagar um valor

Funções Financeiras (2) TAXA Custo do dinheiro (taxa de juros) por um período determinado NPER Número de períodos ou parcelas existentes. PGTO Valor desembolsado ou recebido a cada período (parcela do pagamento ou rendimento) VF Valor futuro é o valor obtido ao final de um período por uma aplicação ou financiamento. VP Valor presente é o valor do dinheiro trazido à data atual, ou seja, isolado dos juros.

Funções Financeiras (3) Exemplo: Quero financiar um carro no valor de R$30.000,00 em 12 meses. Sei que a taxa de juros que será cobrada é de 2% a.m. Qual será o valor das prestações? Pretendo financiar um imóvel de R$80.000,00 com prestações mensais de R$ 500,00 ao mês, durante 10 anos. Qual o valor da entrada necessária?

Funções Financeiras (4) Pretendo acumular em 40 anos R$2.000.000,00 de reais para a minha aposentadoria. Para isto estou planejando alcançar um rendimento mensal de 1,5% em meus investimentos. Qual o valor que devo poupar mensalmente?

Funções Financeiras (5) http://tools.assembla.com/svn/gustavo/cepss/financeira.xls

Funções (1) Data e Hora AGORA() HOJE() ANO(data) MES(data) DIA(data) HORA(horario) MINUTO(horario)

Funções (2) DATADIF(dt_inicial; dt_final; argumento) Argumento: Y – anos entre as datas. M – meses entre as datas. D – dias entre as datas. ...

Funções (3) Arredondamento ARRED(num;num_digitos) ARREDONDAR.PARA.BAIXO(num;num_digitos) AREDONDAR.PARA.CIMA(num;num_digitos) PAR(num) ÍMPAR(num

Funções (4) Referência LIN(ref) COL(ref)

Outros temas Auditoria de fórmulas Comentários Macros

Endereço Este documento pode ser encontrado nos seguintes endereços http://tools.assembla.com/svn/gustavo/cepss/aulas.odp http://tools.assembla.com/svn/gustavo/cepss/aulas.pdf

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