Gestão de Compras e Compras no Serviço Público

Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais II FUNDAÇÃO GAMMON DE ENSINO Faculdade de Ciências Gerenciais

Gestão de Compras Atribuições e funções básicas A organização do setor de compras Modalidades de compras e contratações Cadastro e seleção de fornecedores Softwares no processo de compras Conduta ética em compras Aquisição de recursos patrimoniais Aquisição de empreendimentos e equipamentos Compras no Serviço Público Legislação específica Licitações públicas Modalidades e limites Compras eletrônicas Noções de almoxarifado e recebimento de materiais Sumário

Gestão de compras Gestão de compras: - assunto estratégico; - centro de lucros. Valor total c/ compras: de 50% a 80% da renda bruta

Atribuições e funções básicas Compras pode ser conceituada como a atividade de procurar e providenciar a entrega de materiais, na qualidade especificada e no prazo necessário, a um preço justo, para o funcionamento, a manutenção ou a ampliação da empresa.

Atribuições e funções básicas O ato de comprar inclui as seguintes etapas: Determinação do que, de quanto e de quando comprar; Estudo dos fornecedores e verificação de sua capacidade técnica, relacionando-os para consulta; Promoção da concorrência, para a seleção do fornecedor; Fechamento do pedido, mediante autorização do fornecimento ou contrato; Acompanhamento ativo durante o período entre o pedido e a entrega; Encerramento do processo, após o recebimento do material, controle da qualidade e da quantidade

Atribuições e funções básicas Figura : Amplitude da compra (VIANA, 2006) Pedido de Compra Negociação Julgamento Processamento de Compra Cadastro de Fornecedores Concorrência Adjudicação do Pedido Diligenciamento (Follow-up) Recebimento

Organização do setor de compras Considerando alguns princípios fundamentais e outros complementares a estrutura funcional do Setor de Compras de uma empresa seria esta: Processamento Compras Cadastro de Fornecedores Compras locais Compras por importação Diligenciamento (Follow-up) Figura: Organograma do Setor de Compras (VIANA, 2006)

Organização do setor de compras Cadastro de fornecedores Responsável pela qualificação, avaliação e desempenho de fornecedores de materiais e serviços. Processamento Responsável pelo recebimento dos documentos referentes aos pedidos de compra e montagem dos respectivos processos.

Organização do setor de compras Compras Locais É responsável pelas atividades de compras locais, ou seja compras efetuadas no Brasil. Compras por Importação É responsável pelas atividades de compras efetuadas em outros países. Dependendo da empresa, este órgão pode ou não estar estruturado. Diligenciamento (follow-up) Visa garantir o cumprimento das cláusulas contratuais, em especial quanto aos prazos de entrega, acompanhando, documentando e fiscalizando as encomendas pendentes, observados os interesses da empresa.

Os procedimentos de compras As principais fases do fluxo básico da compra envolvem: Preparação do processo Planejamento da compra Seleção de fornecedores Concorrência Contratação Controle de entrega

Os procedimentos de compras Figura: Fluxo básico da compra (VIANA, 2006) Elaboração de Condições Gerais Planejamento de compra Preparação dos processos Avaliação Análise dos Fornecedores Seleção de fornecedores Concorrência Início

Os procedimentos de compras Figura: Fluxo básico da compra (VIANA, 2006) Contrato de Longo Prazo Contratação Negociação Encerramento do Processo Autorização de Fornecimento Diligenciamento Recebimento Fim

Perfil do comprador Comprar é uma arte. O padrão atual exige que o comprador possua qualificações, demonstrando conhecimentos dos procedimentos a serem adotados, das características dos materiais, bem como da arte de negociar, essencial na prática das transações.

Modalidades de compras Compra normal Procedimento adotado quando o prazo for compatível para obter as melhores condições comerciais e técnicas na aquisição de materiais. Compra em emergência Acontece quando a empresa falha na elaboração do planejamento ou no atendimento de necessidade oriunda de problemas operacionais.

Os procedimentos de compras Figura: Fluxo da compra em emergência (VIANA, 2006) Emite Pedido de compra em emergência Registro e Controle Questionamento de emergência Início Pedido de compra em emergência Emergência aceita? Retirada do material no fornecedor Procura do material por fax, telefone ou pessoalmente Confirmação da compra com o fornecedor encontrado Fim Recebimento Encerramento do Processo N S Usuário Setor de compras

Formas de comprar Por meio de concorrências repetitivas Procedimento adotado para os pedidos de compra, independentemente da análise do comportamento periódico em que acontecem. Podem ser inconstantes ou constantes. Por meio de contratos de longo prazo Procedimento adotado para fornecimento de materiais de consumo regular, com vigência por determinado período de tempo, para entregas parceladas, por meio de autorização.

Manual de compras na iniciativa privada É instituído na maioria das grandes empresas. O manual define o alcance da função de compra e seus métodos, servindo de orientação da política de compras da empresa, e norteando e delimitando as atribuições e responsabilidades do comprador.

Cadastro de fornecedores O cadastro de fornecedores tem as atribuições de qualificar e avaliar o desempenho dos fornecedores de materiais e serviços. Pesquisa e desenvolvimento de fornecedores Classificação Avaliação cadastral Avaliação de Desempenho Figura: Amplitude do cadastro de fornecedores (VIANA, 2006) Inspeção - Qualidade Usuário - Qualidade - Teste Mercado Compras - Prazo - Preço Gerenciamento de informações 1. Direcionamento correto das aquisições 2. Não-exclusividade 3. Mercado nacional Resultados Ação

Cadastro de fornecedores Premissas do cadastro de fornecedores Qualidade – preço - prazo Figura: As premissas do cadastro de fornecedores (VIANA, 2006) Cadastro de Fornecedores Qualidade Prazo Preço

Cadastro de fornecedores Critérios de cadastramento: Critérios políticos São definidos pela administração da empresa. Critérios técnicos Envolvem as carências de abastecimento, na procura de desenvolvimento de novas alternativas de fornecimento, visando, por exemplo, evitar a exclusividade. Critérios legais Aplicados às empresas estatais, autárquicas e do serviço púbico

Cadastro de fornecedores Procedimentos para cadastramento: Fase inicial – análise preliminar Consiste na análise sumária e rápida dos documentos apresentados pelo interessado no cadastramento. Análises Social,Econômico-Financeira e Técnica Preliminar Fase final – análise complementar Consiste na análise complementar para as empresas aprovadas na fase preliminar, a qual definirá ou não o registro. Análises Jurídica e Técnica Conclusiva

Cadastro de fornecedores Planilha de qualificação técnica e Aprovação do cadastro A planilha de qualificação técnica facilita a tabulação dos critérios anteriormente analisados, visando determinar a qualificação referente ao conceito técnico do fornecedor em análise. Exemplos: Planilha sumária para qualificação técnica Pontuação para itens avaliados Decisão final da avaliação

C adastro de fornecedores Classificação de fornecedores As empresas cadastradas são classificadas consoante a classe de materiais de sua linha, originando os grupos de compra, que visa facilitar o processo de seleção dos fornecedores para a concorrência.

Cadastro de fornecedores Seleção e avaliação de fornecedores para a concorrência A seleção de fornecedores pode ser entre 3, 5 ou 7 fornecedores cadastrados, segundo critérios da empresa. A avaliação constante e sistemática dos fornecedores quanto ao desempenho de seus fornecimentos, é realizada por meio dos critérios: Desempenho comercial; Cumprimento de prazos de entrega; Qualidade do produto; Desempenho do produto em serviço. Exemplo: Ficha de ocorrência cadastral

Cadastro de fornecedores Experiência do Metrô de São Paulo no cadastro de fornecedores Leitura, discussão e resolução dos exercícios da página 211.

A concorrência na aquisição de materiais A concorrência é o procedimento inicial para a aquisição de materiais e serviços, por meio de consulta formal ao mercado, compreendendo: a expedição de consulta aos fornecedores, abertura, Análise, e avaliação de propostas. A formalização se dá com a coleta de preços e outras informações junto aos fornecedores interessados.

A concorrência na aquisição de materiais Modalidades de coleta de preços Coleta de preços normal Adotada na maioria das compras para a reposição de estoque, quando o prazo referente às necessidades da empresa for compatível para o trâmite normal. Coleta de preços em emergência Adotada quando o prazo referente às necessidades da empresa for incompatível para o trâmite normal.

A concorrência na aquisição de materiais Modalidades de coleta de preços Coleta de preços para contratação mediante autorização de fornecimento Trata-se de modalidade concorrência, independente da análise do comportamento periódico das emissões, visando à contratação dos materiais necessários à empresa por autorização de fornecimento. Coleta de preços para contratação por longo prazo Trata-se de modalidade concorrência que visando à aquisição dos materiais de consumo regular à empresa por determinado período de tempo, por meio de contrato de longo prazo.

A concorrência na aquisição de materiais Dispensa de concorrência É admitida nos casos em que se caracterizem: Pequenos valores Conveniência administrativa Concorrência sem resposta Concorrência com preços superiores aos do mercado Fornecedor exclusivo Compra de imóvel

A concorrência na aquisição de materiais Condições gerais da concorrência O sucesso da concorrência depende de regras claras e precisas quanto: Preços (cotados por item e inclusos todas despesas e ônus) Alternativas (cotações p/ materiais similares e serviços alternativos à parte) Garantia (garantir o produto ou serviço contra defeitos) Aceitação do material (condicionada à conferência de quantidade e qualidade)

A concorrência na aquisição de materiais Condições gerais da concorrência O sucesso da concorrência depende de regras claras e precisas quanto: Outras condições (desqualificação se não atendidas) Informações adicionais : - Preço-teto (preço máximo estipulado p/ aquisição) - Preço de referência (último preço pago ou preço de concorrentes)

A concorrência na aquisição de materiais Etapas da concorrência A concorrência é processada por meio das seguintes etapas: Montagem do processo Estipulação das datas de devolução das propostas e da reunião de abertura Expedição e endereçamento de coletas de preço a cada concorrente Recepção das propostas dos fornecedores Abertura dos envelopes que contém as propostas Avaliação das propostas Negociação Adjudicação – representa a celebração do contrato de compra

A concorrência na aquisição de materiais Proposta dos fornecedores A maioria das empresas adotam a prática de aceitar a proposta de fornecimento no formulário de coleta de preços. A proposta de fornecimento deve conter de forma clara e precisa: - As condições comerciais : preço, prazo de entrega, frete, embalagem, condições de pagamento, descontos, fórmula de reajuste de preços, multas contratuais, garantia e assistência técnica. - E também as condições específicas sobre a confirmação dos requisitos técnicos, ou sobre alternativas possíveis de fornecimento.

A concorrência na aquisição de materiais Proposta dos fornecedores Na maior parte dos casos, a coleta de preços que visa a contratação de prestação de serviços, envolve a exigência de apresentação pelos concorrentes do BDI. BDI – Benefícios e Despesas Indiretas Taxa calculada em função de vários fatores internos baseados na estrutura organizacional de cada fornecedor. Exemplo: Coleta de preços (VIANA, 2006)

A concorrência na aquisição de materiais Avaliação da concorrência Aberto os envelopes das propostas, faz-se a avaliação, a análise e o julgamento, elegendo o vencedor da concorrência. Exemplo: Quadro comparativo dos resultados da concorrência.

A concorrência na aquisição de materiais Negociação Trata-se do processo intermediário entre a concorrência e a contratação. A negociação visa obter o maior proveito possível à empresa na aquisição de produtos e serviços.

Contratação A adjudicação é a última etapa do processo de aquisição e representa a garantia mútua por meio da celebração do contrato de compra firmado entre comprador e vendedor. São instrumentos para a adjudicação, conforme o caso: Autorização de fornecimento Contrato de longo prazo Exemplo: Autorização de fornecimento

Contratação Diligenciamento (follow-up) Visa garantir o cumprimento das cláusulas contratuais, em especial quanto aos prazos de entrega, acompanhando, documentando e fiscalizando as encomendas pendentes, observados os interesses da empresa. O Diligenciamento atua de três maneiras diferenciadas: Atuação preventiva Atuação curativa Procedimentos especiais

Contratação Diligenciamento (follow-up) Figura : Acompanhamento de compras (VIANA, 2006) Materiais Fornecedores Código Especificação Estoque Comportamento do consumo Nº do pedido Data/Vencimento Fornecedor Endereço Telefone Materiais vitais Carteira de encomenda por Fornecedor Materiais em atraso Encomendas em aberto por Fornecedor Materiais a vencer

Compras no Serviço Público Legislação específica Constituição Federal, artigo 37, inciso XXI Lei Federal 8.666/93 e suas atualizações Lei Federal 10.520/2002 (Pregão) Decretos regulamentadores

Compras no Serviço Público Licitações públicas Licitação é o procedimento administrativo formal em que a Administração Pública convoca, mediante condições estabelecidas em ato próprio (edital ou convite), empresas interessadas na apresentação de propostas para o oferecimento de bens e serviços.

Compras no Serviço Público Licitações públicas Os procedimentos licitatórios devem observar os seguintes princípios básicos: Princípio da Isonomia (igualdade) Princípio da Publicidade Princípio da Moralidade e da Probidade Administrativa Princípio da Legalidade (formal) Sigilo na apresentação das propostas Princípio da Vinculação ao Instrumento Convocatório Princípio do Julgamento Objetivo Adjudicação compulsória

Compras no Serviço Público Licitações públicas O que é Licitar? A execução de obras, a prestação de serviços e o fornecimento de bens para atendimento de necessidades públicas, as alienações e locações devem ser contratadas mediante licitações públicas, exceto nos casos previstos na Lei nº 8.666, de 1993, e alterações posteriores.

Compras no Serviço Público Licitações públicas Por quê Licitar? A Constituição Federal, art. 37, inciso XXI, prevê para a Administração Pública a obrigatoriedade de licitar.

Compras no Serviço Público Licitações públicas Quem deve Licitar? Estão sujeitos à regra de licitar, além dos órgãos integrantes da administração direta, os fundos especiais, as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades da economia mista e demais entidades controladas direta e indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios.

Compras no Serviço Público Licitações públicas Como Licitar? Definir o objeto que se quer contratar; Estimar o valor total da obra, do serviço ou do bem a ser licitado, mediante realização de pesquisa de mercado; Verificar se há previsão de recursos orçamentários para o pagamento e se conforme com a LRF*; Definir a modalidade de licitação adequada. *LRF = Lei de Responsabilidade Fiscal

Compras no Serviço Público Licitações públicas Responsáveis pela Licitação São responsáveis os agentes públicos designados pela autoridade competente, mediante ato próprio (portaria, por exemplo), para integrar comissão de licitação, ser pregoeiro ou para realizar licitação na modalidade convite. Tem como função receber, examinar e julgar todos os documentos.

Compras no Serviço Público Modalidades e limites Modalidade de licitação é a forma específica de conduzir o procedimento licitatório, a partir de critérios definidos em lei. Modalidades de Licitação: Leilão Concurso Concorrência Tomada de Preços Convite Pregão

Compras no Serviço Público Modalidades e limites A escolha das modalidades concorrência, tomada de preços, e convite é definida pelos seguintes limites: TABELA DE VALORES PARA LICITAÇÕES (Lei Federal 9.648 de 27/05/98) MODALIDADE PRAZO COMPRAS OU SERVIÇOS OBRAS E SERVIÇOS DE ENGENHARIA DISPENSA Até R$ 8.000,00 Até R$ 15.000,00 CONVITE 05 dias úteis Acima de R$ 8.000,00 Até R$ 80.000,00 Acima de R$ 15.000,00 Até R$ 150.000,00 TOMADA DE PREÇOS 15 dias corridos Acima de R$ 80.000,00 Até R$ 650.000,00 Acima de R$ 150.000,00 Até 1.500.000,00 CONCORRÊNCIA 30 dias corridos Acima de R$ 650.000,00 Acima de R$ 1.500.000,00 PREGÃO PRESENCIAL 08 dias úteis Bens e serviços de uso comum PREGÃO ELETRÔNICO 08 dias úteis Compras e serviços não válido

Compras no Serviço Público Tipos de Licitações O tipo de licitação não deve ser confundido com modalidade de licitação. Modalidade é procedimento. Tipo é o critério de julgamento utilizado pela Administração para seleção da proposta mais vantajosa.

Compras no Serviço Público Tipos de Licitações Os tipos de licitação mais utilizados para o julgamento das propostas são os seguintes: • Menor Preço Critério de seleção em que a proposta mais vantajosa para a Administração é a de menor preço. • Melhor Técnica Critério de seleção em que a proposta mais vantajosa para a Administração é escolhida com base em fatores de ordem técnica.

Compras no Serviço Público Tipos de Licitações Os tipos de licitação mais utilizados para o julgamento das propostas são os seguintes: • Técnica e Preço Critério de seleção em que a proposta mais vantajosa para a Administração é escolhida com base na maior média ponderada, considerando-se as notas obtidas nas propostas de preço e de técnica.

Compras no Serviço Público Dispensa/Inexigibilidade A licitação é regra para a Administração Pública, quando contrata obras, bens e serviços. No entanto, a lei apresenta exceções a essa regra. São os casos em que a licitação é legalmente dispensada, dispensável ou inexigível. A possibilidade de compra ou contratação sem a realização de licitação se dará somente nos casos previstos em lei.

Compras no Serviço Público Sistema de Registro de Preços Conjunto de procedimentos para registro formal de preços relativos à prestação de serviços e aquisição de bens, para contratações futuras. É realizada sob a modalidade de concorrência ou de pregão, do tipo menor preço. Contratações freqüentes Entregas parceladas Atender mais de um órgão público ou entidade

Compras no Serviço Público Compras eletrônicas Pregão Eletrônico O pregão eletrônico é a modalidade de licitação prevista na Lei Federal nº. 10.520/2002, destina-se à aquisição de bens e serviços comuns, por meio de licitação realizada em sessão pública na Internet. ( Comprasnet ) Bolsa Eletrônica de Compras Negociação do preço dos bens adquiridos pelo setor público, por meio de procedimentos eletrônicos, com a garantia, por parte do Governo, do pagamento aos fornecedores na data de seu vencimento ajustada no contrato.

Compras no Serviço Público Compras eletrônicas Pregão Eletrônico - Simulador Interativo

Noções básicas de Almoxarifado O Almoxarifado é o local destinado à fiel guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, onde permanecerá cada item aguardando a necessidade de uso pela empresa. São componentes da estrutura funcional do Almoxarifado o recebimento, a armazenagem e a distribuição. Fonte: http://3.bp.blogspot.com

Recebimento de materiais A atividade de Recebimento intermedia as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferência dos materiais destinados à empresa.

Recebimento de materiais Nota Fiscal Documento fiscal emitido pelo Fornecedor quando da aquisição de materiais , para notificação ao fisco dos impostos: IPI, ICMS e ISS, a serem recolhidos na venda de mercadorias, prestando também ao transporte do estabelecimento vendedor até ao do comprador. A Nota Fiscal não serve para a cobrança, sendo emitidos a Fatura, a Duplicata e a Nota Fiscal Fatura.

Recebimento de materiais Fatura Quando se trata de vendas à prazo, a Fatura é um aviso informativo do valor total da Nota Fiscal, das parcelas e prazos em que a venda será cobrada, indicando também em que banco a(s) duplicata(as) serão cobrada(s). Duplicata É um título de crédito, cuja quitação prova o pagamento de obrigação oriunda de compra de materiais ou de recebimento de serviços. É emitida pelo credor (vendedor da mercadoria) contra o devedor (comprador).

Recebimento de materiais Nota Fiscal Fatura Algumas empresas aglutinam a Nota Fiscal e a Fatura em um só documento, a Nota Fiscal Fatura, fazendo a cobrança de todas a s vendas por meio de duplicatas. Exemplo dos documentos: Duplicata e Nota Fiscal Fatura.

Recebimento de materiais A partir das informações da Nota Fiscal é que se desenvolverá o processo de Recebimento de Materiais: Entrada de Materiais a. Na portaria da empresa - Cadastramento dos dados de recepção b. No Almoxarifado - Exame de avarias e conferência de volumes - Recusa do recebimento - Liberação do transportador - Descarga

Recebimento de materiais Entrada de Materiais Conferência quantitativa É a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo Fornecedor na Nota Fiscal corresponde à efetivamente recebida. Conferência qualitativa Atividade também conhecida como Inspeção Técnica, faz a confrontação das condições contratas na Autorização de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor. Vide figuras 13.4, 13.8, 13.10 (VIANA, 2006, pp. 290-299)

Recebimento de materiais Entrada de Materiais Regularização Atividade que caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmação da conferência quantitativa e qualitativa.

Recebimento de materiais Entrada no estoque por devolução de material Quantidade excedente à utilização devolvida ao Almoxarifado por meio do documento Devolução de Material. Vide figura 13.14 (VIANA, 2006, p. 305)

Estratégias de compras Verticalização É a estratégia que prevê que a empresa produzirá internamente tudo o que puder Vantagens Desvantagens Independência de terceiros Maiores lucros Maior autonomia Domínio sobre a tecnologia própria Maior investimento Menor flexibilidade (perda de foco) Aumento da estrutura da empresa

Estratégias de compras Horizontalização Consiste na estratégia de comprar de terceiros o máximo possível de itens que compõem o produto final ou os serviços de que necessita Vantagens Desvantagens Redução de custos Maior flexibilidade e eficiência Incorporação de novas tecnologias Foco no negócio principal da empresa Menor controle tecnológico Deixa de auferir o lucro do fornecedor Maior exposição

Estratégias de compras Comprar ou fabricar Qual a melhor decisão? A resposta só é obtida por um estudo dos aspectos ligados à estratégia global da empresa, além dos custos. Fabricar Comprar Processo A Processo B Volume (unidade/ano) 10.000 10.000 10.000 Custo Fixo ($/ano) 100.000 300.000 -- Custo Variável ($/unidade) 75 70 80

Estratégias de compras Comprar ou fabricar Solução 4.1: CT = CF + (CV x q), onde: CT = Custo Total, CF = Custo Fixo, CV = Custo Variável, e q = Quantidade b) (CT) A = (CT) comprar c) (CT) A = (CT) B

Estratégias de compras Comprar ou fabricar Exemplo 4.2 (p. 98): CT = CF + (CV x N), onde: CT = Custo Total, CF = Custo Fixo, CV = Custo Variável, e N = número de casas

Softwares no processo de compras A maioria das empresas, a partir de um certo porte, utilizam softwares para acompanhamento do processo de compras.

Softwares no processo de compras Softwares no processo de compras

A conduta ética em compras O problema da conduta ética é comum a todas profissões Dimensão mais relevante em algumas delas, como médicos, engenheiros e compradores Valores monetários envolvidos relacionados com critérios subjetivos Código de conduta ética

MARTINS, Petrônio G.; ALT, Paulo Renato Campos. Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2006. VIANA, João José. Administração de Materiais – um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2000. Bibliografia

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