INCLUS@LL
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Este documento resume o plano de gerenciamento de aquisições para o projeto INCLUS@LL, que tem como objetivo incluir digitalmente pessoas da terceira idade. O plano descreve a empresa, o projeto, os objetivos, a estrutura de decomposição do trabalho, o mapa de aquisições, a concorrência escolhida para recursos humanos, e os detalhes para gerenciar e monitorar o contrato de aquisição.
INCLUS@LL
- 1. Gerenciamento de Aquisições de Projetos Sorocaba Gerenciamento de Projetos – Proj.10
- 4. Sobre a empresa A DIGITALIDADE é uma empresa de treinamentos na área de TI com foco em grupos com pouco conhecimento nas ferramentas básicas de informática.
- 5. Sobre o Projeto Atualmente estamos trabalhando no projeto INCLUS@LL. Este projeto tem como principal objetivo incluir digitalmente pessoas da 3ª idade.
- 6. Sobre o Projeto Somos fornecedores do projeto INCLUS@LL, porém durante toda a preparação deste projeto contamos com o fornecimento de vários itens por empresas especializadas.
- 7. Diretores
- 8. Objetivo do trabalho Gerenciar as aquisições do projeto INCLUS@ALL conforme as boas práticas do PMBOK.
- 9. 1 . DIGITALIDADE WBS 1.1 1.2 1.3 1.5 Gerenciamento 1 . 4 Implantação Planejamento Infraestrutura Encerramento de Projeto 1 . 2 . 1 Público 1 . 1 .1 Escopo 1 . 3 . 1 Local 1 . 4 .1 Horários 1 . 5 .1 Avaliação Alvo 1.3.2 1 . 4 .2 Definição 1.5.2 1 . 1 . 2 Risco 1 . 2 . 2 Cursos Equipamentos de Professores Certificados 1.4.3 1 . 1 . 3 Custo 1 . 3 . 3 Móveis Treinamento de Professores 1.1.4 1.3.4 1 . 4 . 4 Turmas Comunicação Documentação 1 . 1 . 5 Qualidade Legenda: Pacotes Buy 1 . 1 . 6 Recursos Humanos Pacotes Make
- 10. Mapa de Aquisições Item a ser Concorrência Vendor List Prazo Orçamento Critério Make or Buy contratado - Fornecedor A - Não é o core business da empresa. 1 Comunicação - Fornecedor B 01/02/2013 R$ 5.000,00 - Não possuímos pessoal com conhecimento para desenhar banners, - Fornecedor C cartazes e para fazer a divulgação do projeto em meios de comunicação. - Não possuímos número suficiente de pessoal para realizar a atividade - Fornecedor A de seleção e contratação da equipe de instrutores para o projeto. 2 RH - Fornecedor B 20/01/2013 R$ 20.000,00 - Como temos um prazo curto, é necessário terceirizar esta atividade - Fornecedor C para que possamos agilizar a contratação. - Não possuímos pessoal especializado para realizar a seleção da equipe. - Não possuímos conhecimento aprofundado a respeito de documentações necessárias para o aluguel do local onde o projeto será - Fornecedor A realizado. 3 Local - Fornecedor B 14/11/2012 R$ 5.000,00 - Existem imobiliárias confiáveis que poderão nos auxiliar nesse trabalho - Fornecedor C de procura, aluguel e regularização do imóvel, podendo nos ajudar com possíveis problemas legais que possam existir. - Iremos precisar de computadores e datashow. Atualmente não se usa - Fornecedor A mais comprar esses equipamentos, o mais comum é realizar um 4 Equipamentos - Fornecedor B 30/12/2012 R$ 3.000,00 contrato de aluguel. Dessa forma, podemos compartilhar riscos de - Fornecedor C equipamentos quebrados e obsoletos com nosso fornecedor. - Fornecedor A - Necessidade de fornecedores especializados. 5 Móveis - Fornecedor B 30/12/2012 R$ 20.000,00 - Existência de fornecedores confiáveis. - Fornecedor C - Necessidade de fornecimento especializado. - Fornecedor A - O ideal seria consultarmos um advogado para que possamos possuir 6 Documentação - Fornecedor B 30/11/2012 R$ 5.000,00 respaldo de que o projeto está sendo realizado dentro de normas e leis - Fornecedor C para evitarmos problemas legais.
- 11. 1 . DIGITALIDADE WBS revisada 1 . 1 Gerenc. 1.2 1.3 1 . 4 Gerenc. 1.5 1.6 de Projeto Planejamento Infraestrutura de Aquisições Implantação Encerramento 1 . 2 . 1 Público 1 . 4 .1 Mapa de 1 . 5 .1 1 . 6 .1 1 . 1 .1 Escopo 1 . 3 . 1 Local Alvo Aquisições Horários Avaliação 1 . 5 .2 1 . 5 .2 1.3.2 1.6.2 1 . 1 . 2 Risco 1 . 2 . 2 Cursos Concurso Definição de Equipamentos Certificados Comunicação Professores 1.5.3 1 . 5 . 3 Trein. 1 . 1 . 3 Custo 1 . 3 . 3 Móveis Concurso RH de Professores 1.1.4 1.3.4 1 . 5. 4 Concurso 1 . 5. 4 Turmas Comunicação Documentação Equipamentos 1 . 5. 5 1.1.5 Concurso Qualidade Móveis Legenda: 1.1.6 1 . 5. 6 Concurso Recursos Pacotes Buy Local e Humanos Documentação Pacotes Make 1 . 5. 7 Contratações Pacotes Aquisições
- 12. Concorrência escolhida Foi selecionado o item 2 do Mapa de Aquisições: Recursos Humanos (RH).
- 13. Declaração de Trabalho (DT) Recursos Humanos – Item 2 do Mapa de Aquisições Especificação Funcional: Ampla Base de Dados com profissionais de TI Rapidez no processo de contratação Processo de seleção bem definido Selecionadores capacitados para seleção de profissionais de TI Empresa conceituada no mercado
- 14. Declaração de Trabalho (DT) Recursos Humanos – Item 2 do Mapa de Aquisições Qualidade: Possuir conceituada carteira de clientes Reconhecimento de Mercado Certificações ISO Prazos: 1 mês para contratação da equipe inicial completa 1 mês para contratação de substitutos para vagas já existentes
- 15. Declaração de Trabalho (DT) Recursos Humanos – Item 2 do Mapa de Aquisições Suporte: Nova seleção quando necessário. Garantia: 3 meses para cada pessoa contratada Se dentro de 3 meses a pessoa contratada não corresponder com o esperado, a DIGITALIDADE se reserva o direito de solicitar um novo profissional para a vaga sem custos adicionais.
- 16. Declaração de Trabalho (DT) Recursos Humanos – Item 2 do Mapa de Aquisições Peso das entregas do contrato: Neste caso o produto a ser fornecido é a equipe contratada O peso será definido da seguinte forma: Levantamento de Fichas (10%) Entrevistas (30%) Contratação (70%)
- 17. Critérios Eliminatórios Atende aos critérios eliminatórios? Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor C Possui selecionadores com experiência em TI SIM SIM SIM Certificação ISO 9001 SIM SIM SIM Instalações Físicas adequadas SIM NÃO SIM Regularização Jurídica SIM SIM SIM Pendências trabalhistas NÃO SIM SIM Atendimento do prazo estipulado - 1 mês SIM SIM NÃO
- 18. Critérios Classificatórios Atende aos critérios classificatórios? Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor C Reconhecimento no mercado SIM SIM SIM Possuir selecionadores com alto conhecimento em TI SIM NÃO NÃO Melhor Qualidade do Banco de Dados de profissionais SIM SIM NÃO de TI Possibilidade de treinamento profissionais pouco SIM SIM SIM qualificados Rápida recolocação de posições abertas SIM NÃO SIM
- 19. Divulgação dos Critérios de Avaliação Não serão divulgados os critérios de avaliação na DT. Sendo os motivos: Caso divulguemos esses critérios, corremos o risco que o fornecedor afirme possuir um determinado critério que não possui. Poderão ocorrer questionamentos dos critérios pelos proponentes. É possível também gerar questionamentos desnecessários de proponentes que não ganharem a concorrência.
- 20. Sistema de Pontuação Peso Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor C Critério (%) Nota Média Nota Média Nota Média Reconhecimento no mercado 15 10 1,5 10 1,5 8 1,2 Possuir selecionadores com alto 30 9 2,7 8 2,4 8 2,4 conhecimento em TI Melhor Qualidade do Banco de 25 10 2,5 9 2,25 8 2 Dados de profissionais de TI Possibilidade de treinar 10 8 0,8 8 0,8 7 0,7 profissionais pouco qualificados Rápida recolocação de posições 20 10 2 8 1,6 8 1,6 abertas Total 100 47 9,5 43 8,55 39 7,9
- 21. Documentos de Aquisições Adotados Como estaremos realizando diversas aquisições com tipos diferentes de fornecedores, com cada fornecedor será adotado um documento de aquisição específico. No slide a seguir são descritos os itens a serem contratados e o documento de aquisição a ser adotado:
- 22. Documentos de Aquisições Adotados Para o item Recursos Humanos (RH) foi adotado o documento RFP. • Motivo: Para Recursos Humanos, precisamos dos melhores profissionais em recrutamento e seleção, dessa forma, não adianta analisarmos somente o preço. Precisamos também analisar a qualidade dos profissionais contratados.
- 23. Meio adotado para envio do convite Para o item Recursos Humanos (RH) foi adotado o e-mail como meio de envio do convite. • Motivo: Por se tratar da necessidade do envio de uma RFP e essa ser a mesma a ser enviada para todos os fornecedores optamos pelo envio do e-mail. Além disso, o e-mail torna o processo um pouco mais ágil.
- 24. Contrato Formal ou Tácito? Foi definido que para o item Recursos Humanos (RH) será utilizado contrato formal. • Motivo: O core business de nossa empresa é treinamento e parte mais importante são os professores que realizam o treinamento, assim, precisamos da garantia de que a empresa de RH estará nos fornecendo profissionais de qualidade para ministrar os treinamentos.
- 25. Espécie de Contrato A espécie de contrato a ser utilizada para o item Recursos Humanos (RH) será Prestação de Serviços. • Motivo: A contratação eficaz e eficiente de profissionais qualificados necessita de um contrato de prestação de serviços para garantir que as necessidades descritas pelo cliente sejam atendidas pelo fornecedor.
- 26. Tipo de Contrato O Tipo de Contrato a ser utilizado para o item Recursos Humanos (RH) será o contrato de Tempo e Material (T&M). • Motivo: Quanto aos Recursos Humanos, conhecemos o perfil do profissional que precisamos, e já possuímos o escopo do projeto. Temos a capacidade de fiscalizar se o serviço que está sendo fornecido está dentro do escopo.
- 27. Licitação ou Concorrência Privada? Utilizaremos Concorrência Privada para a contratação de Recursos Humanos (RH). O fluxograma a seguir mostra o passo a passo da condução da concorrência privada.
- 28. Licitação ou Passo a Passo da Condução Concorrência Privada?
- 29. Administrar as Aquisições A seguir são descritas as Atitudes e Fiscalização que serão tomadas: Atitudes: • O contrato firmado deverá ser respeitado pelos contratante e contratada; • Aplicação de multas contratuais, sob pena de rescisão do instrumento firmado, na falta de cumprimento dos prazos e critérios estabelecidos.
- 30. Administrar as Aquisições Fiscalização: • Auditorias: Os serviços serão sistematicamente avaliados e inspecionados; • Medição: Os pagamentos dos serviços só serão realizados após o atendimento dos requisitos de aceitação das entregas; • Reuniões quinzenais para acompanhamento.
- 35. PGA – Plano de Gerenciamento das Aquisições – Sumário • Empresa • Projeto • Objetivos • WBS do projeto com classificação dos pacotes MAKE or BUY • Mapa das aquisições • WBS revisada • Concorrência escolhida • Elaboração da declaração do trabalho. – Especificação funcional – Qualidade – Prazos – Suporte – Garantia – Peso das entregas do contrato
- 36. PGA – Plano de Gerenciamento das Aquisições – Sumário • Critérios eliminatórios • Critérios classificatórios • Divulgação dos critérios de avaliação • Sistema de pontuação • Documentos de aquisições adotados • Meio adotado para envio do convite • Contrato formal – Espécie de contrato – Tipo do contrato – Licitação ou concorrência privada • Condução – Fluxograma da Aquisição
- 37. PGA – Plano de Gerenciamento das Aquisições – Sumário • Administrar as aquisições – Atitudes – Fiscalização – Relatório de Desempenho – Ata de Reunião • Fluxograma - Administrar contrato • Fluxograma - Encerrar contrato
- 38. “A mente que se abre a uma nova ideia jamais voltará ao seu tamanho original.” Albert Einstein