Módulo 01 o essencial do excel

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O ESSENCIAL DO EXCEL
CURSO AVANÇADO DE MICROSOFT EXCEL

2
GILBERTO MENDES
AUTOR
FABIANO BALDISSERA
AUTOR
Para a Glória de Deus

O ESSENCIAL DO
EXCEL
Este Curso Avançado de Microsoft®
Excel® foi criado para desenvolver
habilidades com o aplicativo mais
utilizado em escritórios do mundo
todo.

SUMÁRIO
01
02
03
04
05
06
07
08
09
INTRODUÇÃO
VOCÊ PRECISA SABER
FUNÇÃO SE( )
REFERÊNCIA ABSOLUTA
FORMATAÇÃO CONDICIONAL
PORCENTAGEM, MÍNIMO E MÁXIMO
FUNÇÃO SEERRO( )
FUNÇÃO SOMA( )
FUNÇÃO SOMASE( )

5
INTRODUÇÃO
01

6
Conhecendo o MS Excel 2016
Abrindo o Excel
Existem diversas formas de executar (abrir) o aplicativo MS Excel.
Vejamos algumas mais utilizadas:
a) Comando EXECUTAR do Windows: Manter pressionada a tecla
com o logotipo do Windows e em seguida a tecla correspondente
à letra “R”.
Aparecerá o comando “EXECUTAR”

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Basta em seguida digitar o comando “EXCEL”.
b) Outra opção são os atalhos de Área de Trabalho e Barra de
Tarefas. Lembrando que para ícones da Área de Trabalho são
necessários dois cliques do mouse para abrir, enquanto para
atalhos da Barra de Tarefas apenas um clique.

8
O MS Excel 2016 possui uma interface inovadora e atraente, no
formato da nova plataforma Windows 10.
A área de trabalho do MS Excel traz à esquerda os documentos
abertos recentemente, no centro e acima a opção de pesquisa
por modelos, e à direita a conta que o usuário está utilizando para
acessar o office online.
CAIXA DE PESQUISA
CONTA LOGADA
DOCUMENTOS RECENTES
NOVO DOCUMENTOS

9
A grande área central é
reservada para os modelos
de planilhas que o usuário
poderá escolher para iniciar.
Menus e ferramentas
Assim como nas duas versões
anteriores (2007 e 2010) os
menus e as ferramentas
estão distribuídos na parte
superior por agrupamentos
de similaridades. A grande
vantagem de se ter este
formato é a economia de
cliques e a fácil identificação
da ferramenta que se deseja
utilizar.

10
São 1.048.576 linhas e 16.384 colunas (de A até XFD) distribuídas em
formato cartesiano, onde as linhas são o eixo X, e as colunas, por
sua vez, são o eixo Y.
A “Alça de Seleção” quando seleciona uma célula (encontro de
linha e coluna) indica o endereço desta na “Caixa de Endereço”.

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VOCÊ PRECISA SABER
02

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No MICROSOFT® EXCEL® 2016 são utilizados os seguintes principais
comandos:
Estes comandos são utilizados no momento da elaboração de
fórmulas que resultam nos mais complexos cálculos aritméticos.
Torna-se essencial conhecer o que cada um (ou a combinação
deles) realiza dentro das fórmulas elaboradas em uma planilha.
Quando se tem o domínio destes símbolos e suas funções o avanço
na qualidade das fórmulas alcançado é potencializado. Por
exemplo, se desejamos encontrar o valor de um determinado
número elevado ao quadrado, usaremos a fórmula “=X^2” (onde
“X” representa o número a ser calculado).
= Igual a
> Maior que
< Menor que
>= Maior ou igual a
<= Menor ou igual a
<> Diferente de
“ ” Espaço em branco
& Concatenação
^ Exponencial

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FUNÇÃO SE( )
03

14
Considere a planilha a seguir:
No exemplo, você deseja conhecer a situação do aluno, ou seja,
se ele foi aprovado ou não no conteúdo de Gastronomia.
Considerando que a média para aprovação seja de 7, você pode
analisar individual e apontar a situação. Mas agora considere que
tenhamos uma lista enorme de alunos e que fazê-lo
individualmente tomaria muito tempo e poderia ocasionar
equívocos. Então você pode lançar mão da Função SE()
Esta função considera condições e testes lógicos que após
analisados retorna um resultado Verdadeiro ou Falso.
A sintaxe da função é:
=SE(TESTE LÓGICO; VALOR QUANDO VERDADEIRO; VALOR QUANDO FALSO)

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Ou seja, considerando o exemplo da tabela anterior a média do
aluno Belizário Tossera sendo maior ou igual a 7:
=SE(F2>=7;”APROVADO”;”REPROVADO”)
Você precisa saber: Textos inseridos dentro de fórmulas e funções,
devem aparecer entre aspas ” ”.
Outra forma é considerar que a média seja menor que 7:
=SE(F2<7;”REPROVADO”;”APROVADO”)

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Faça o download da planilha “01 - Notas de Gastronomia.xlsx” e
usando a Função SE() preencha o Status dos alunos.
Ao final você deverá ter a tabela preenchida da seguinte forma:
Para preencher as células seguintes você pode copiar e colar, ou
selecionar o canto inferior direito da alça de seleção e
arrastar para baixo.

17
REFERÊNCIA
ABSOLUTA04

18
A referência absoluta funciona com guia para o Excel adeque as
formulas de acordo como as movimentamos dentro da planilha.
Quando copiamos e colamos a formula em outra célula, ou
simplesmente arrastamos a alça de seleção em alguma direção, o
Excel automaticamente altera a fórmula interna da célula fazendo
com que encontre a referência de acordo com a quantidade de
linhas e/ou colunas deste movimento.
Exemplo:
Se colocarmos na célula A1 uma fórmula de referência simples
para C1, na primeira célula teremos o conteúdo do preenchimento
de C1. Veja na figura:

19
Todas as vezes que alterarmos o conteúdo de C1 termos a mesma
alteração em A1.
Agora, se copiarmos o conteúdo de A1 usando as teclas “CTRL +
C” e colarmos em A2 usando “CTRL + V” veremos que há uma
alteração na fórmula dentro de A1.

20
Pois bem, no caso de querermos que a referência permaneça
sempre a mesma, independentemente de onde seja colada a
fórmula, devemos usar a referência absoluta. Esta é feita utilizando-
se o símbolo $ (ou pressionando a tecla <F4>) antes da referência
da linha ou da coluna que desejamos fixar. Veja na figura:
Exemplos:
$A$1 – Fixa linha e coluna
$A1 – Fixa apenas coluna
A$1 – Fixa apenas linha

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FORMATAÇÃO
CONDICIONAL05

22
Voltemos à planilha “01 - Notas de Gastronomia.xlsx” Vamos
destacar o aluno que não foi aprovado. Para isso vamos usar a
ferramenta Formatação Condicional. Selecione o campo de G2 a
G4. Na guia Página Inicial, grupo de trabalho Estilo, no botão
Formatação Condicional.
Aberto o menu de opções, clique em Realçar Regras das Células, e
escolher a opção É igual a...
Na caixa de diálogo, preenchemos a linha de comando com a
palavra “Aprovado”, na caixa de opções escolha Formato
Personalizado..., em seguida na nova caixa de diálogo clique em
Preenchimento e escolha a cor verde.

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O resultado deve ser este:
Isso pode ser feito com a cor da fonte e combinando diversos
estilos de formatação.
Vamos ver uma outra opção que é classificar as notas de acordo
com uma escala.

24
Na mesma planilha selecione o campo correspondente de B2 a F4,
clique e novamente em formatação condicional e em seguida
aponte a seta do mouse para Conjunto de Ícones, depois vamos
escolher Indicadores.

25
Teremos este resultado:
Notemos que as opções
automáticas do Excel
distorceram nosso resultado,
parra isso termos que corrigir
manualmente alterando as
opções. Vamos então
novamente no botão
Formatação Condicional, em
seguida em Gerenciar
Regras.
Em seguida, na caixa de
diálogo encontre a regra a
ser alterada e selecione-a,
para depois clicar em

26
(neste caso Conjunto de Ícones) Editar Regra, e teremos que fazer
as alterações para adaptar à nossa necessidade, conforme a
magem:
A partir daí teremos o resultado desejado.

27
PORCENTAGEM
MÍNIMO E MÁXIMO06

28
Cálculos de porcentagem são muito comuns e corriqueiros,
portanto são essenciais em todos os momentos.
Antes de começarmos, quero lembrá-los de que, a expressão “por
cento” (%) significa que é aquele número dividido por cem. Pode
ser escrita assim: X% ou
𝐗
𝟏𝟎𝟎
ou ainda 0,X.
Vamos exemplificar, usando o número 10: 10% ou
𝟏𝟎
𝟏𝟎𝟎
ou ainda 0,10.
O procedimento, como sabemos, em Excel é de endereçar células
ou preencher o cálculo com os algarismos desejados. Vamos ao
exemplo: Um cliente compra um carro no valor de $70.000 e como
é membro do clube de descontos da loja, tem direito a cinco por
cento de desconto, sobre o valor da aquisição. Vamos ver na
planilha:
Na coluna “Valor do desconto” inserimos a fórmula: =B2*C2
PORCENTAGEM

29
O resultado final é:
Podemos inserir na coluna “E” o valor líquido a ser pago pelo cliente, e dentro da célula D2, a seguinte fórmula: =B2-D2

30
A fórmula MÍNIMO( ), como o nome já sugere, retorna como
resultado o valor mínimo de uma série numeral.
Imaginemos uma lista de nomes em uma planilha com as
respectivas idades, desejamos saber qual a pessoa mais jovem
daquele grupo de pessoas. Usaremos fórmula MÍNIMO( ) para isso.
MÍNIMO

31
Imaginemos a mesma
situação, com a mesma lista
de pessoas e seus respectivos
nomes, no entanto agora
queremos encontrar qual o
valor maior para a idade
daquelas pessoas.
Neste caso usaremos a
fórmula MÁXIMO( ) que
buscará naquele conjunto
de dados e retornará o valor
máximo encontrado.
MÁXIMO

32
FUNÇÃO SEERRO( )
07

33
É comum no Excel, quando uma fórmula está incorreta ou o valor
procurado não é encontrado, de o Excel retornar uma mensagem
de erro. Os principais erros retornados são:
Não sendo o objetivo corrigir o erro, apenas ocultar, evitando assim
o não funcionamento correto da planilha, faremos uso da função
=SEERRO( ).
Erro O que significa
#####
O valor numérico introduzido numa célula ou o resultado de uma fórmula é
muito grande que não cabe na célula, ou está calculando datas ou horas e
o resultado é um número negativo.
#DIV/0! Impossível dividir um número por zero
#NOME?
ou
#NAME?
Digitou uma fórmula que não está definida, ou inseriu um texto sem estar
entre aspas (“”), ou não escreveu os dois pontos (:) ao definir um intervalo de
células
#VALOR!
ou
VALUE!
Fórmula utilizada tentando calcular um campo de texto, ou referencia um
intervalo de células quando é esperado um valor único
#REF! Excluiu células que fazem parte de uma fórmula
#N/D ou
#N/A
Não está disponível a informação para o cálculo que quer executar
#NUM!
ou
#NUM!
Usou um argumento que não é valido para a função, ou a função que está
a usando não encontrou resultado algum, ou inseriu uma fórmula cujo o
resultado e muito pequeno ou muito grande para ser representado na folha
de cálculo
#NULO!
ou
#NULL!
Utilização de um operador de intervalos ou de uma referência de célula
incorretos. Por exemplo na intersecção de intervalos quando não há células
comuns

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Note, este é um caso de desconsideração do erro, pois pode não
ser um erro da fórmula, mas sim um retorno, por exemplo, de um
valor não encontrado. Vamos ver um exemplo:
Observamos que não há erro de fórmula, apenas um retorno de
valor inválido. Para solucionar veremos a seguir como ficará.
ERRO AO
DIVIDIR
POR ZERO

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Observe que após a inserção da fórmula =SEERRO( ) o valor
retornado na célula é “zero”, ou seja, aquele que definimos dentro
da variável da fórmula.
ERRO AO DIVIDIR POR
ZERO CORRIGIDO

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SINTAXE:
SEERRO(valor, valor_se_erro)
A sintaxe da função SEERRO
tem os seguintes argumentos:
Valor (Obrigatório). O
argumento verificado quanto
ao erro.
Valor_se_erro (Obrigatório).
O valor a ser retornado se a
fórmula gerar um erro. Os
seguintes tipos de erro são
considerados: #N/D,
#VALOR!, #REF!, #DIV/0!,
#NÚM!, #NOME? ou #NULO!.
Comentários: Se Valor ou
Valor_se_erro for uma célula vazia,
SEERRO a tratará como um valor de
cadeia vazio (""). Se o Valor for uma
fórmula de matriz, SEERRO retornará
uma matriz de resultados para
cada célula no intervalo
especificado no valor. Consulte o
segundo exemplo a seguir.

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FUNÇÕES: =SOMA( )
08

38
A função =SOMA( ) é uma das mais básicas do Excel. A função
SOMA, uma das funções de matemática e trigonometria, adiciona
valores. É possível adicionar valores individuais, referências de
célula ou intervalos, ou uma mistura dos três.
Por exemplo:
=SOMA(A2:A10)
=SOMA(A2:A10;C2:C10)
Sintaxe:
=SOMA(número1,[número2],...)
número1 (Obrigatório)
O primeiro número que você deseja somar. O número pode ser
como “4”, uma referência de célula, como B6, ou um intervalo de
células, como B2:B8.
número2-255 (opcional)
Este é o segundo número que você deseja somar. Você pode
especificar até 255 números adicionais dessa maneira.
Soma Rápida com a Barra de Status
SOMA
Esta é a Barra de status e ela
exibe as informações referentes
ao que você selecionou, seja
uma única célula ou várias
células. Se você clicar com o
botão direito do mouse na Barra
de status, uma caixa de diálogo
destacada será exibida com
todas as opções que podem ser
selecionadas. Observe que ela
também exibe os valores do
intervalo selecionado, caso
tenha esses atributos marcados.
Se você deseja obter
rapidamente a soma de um
intervalo de células, basta
selecionar o intervalo e olhar na
parte inferior direita da janela
do Excel.

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Usando o Assistente de AutoSoma
A maneira mais fácil de adicionar uma fórmula de SOMA à planilha
é usar o Assistente de AutoSoma. Selecione uma célula vazia
diretamente acima ou abaixo do intervalo que você deseja somar
e, nas guias Página Inicial ou Fórmula da Faixa de Opções,
pressione AutoSoma > Soma. O Assistente de AutoSoma detectará
automaticamente o intervalo a ser somado e criará a fórmula para
você. Ele também pode trabalhar horizontalmente se você
selecionar uma célula à esquerda ou à direita do intervalo a ser
somado. Observe que isso não funcionará em intervalos não
contíguos, mas abordaremos o tema na próxima seção.

40
Você pode usar o Assistente de AutoSoma para criar uma fórmula
de soma automaticamente. Selecione um intervalo acima/abaixo
ou à esquerda/à direita do intervalo a ser somado e vá para a guia
Fórmula na Faixa de Opções, selecione AutoSoma e SOMA.

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USANDO AUTOSOMA EM
INTERVALOS DIFERENTES
O Assistente de AutoSoma
geralmente só funciona com
intervalos contíguos.
Portanto, se você tem linhas
ou colunas vazias no
intervalo de soma, o Excel
pára no primeiro espaço.
Nesse caso, você precisa
fazer a SOMA por seleção,
adicionando intervalos
individuais um de cada vez.
Neste exemplo, se houvesse
dados na célula B4, o Excel
geraria =SOMA(C2:C6), já
que ele reconheceria um
intervalo contíguo.
É possível selecionar vários
intervalos não contíguos
rapidamente clicando com o
botão esquerdo do mouse
enquanto mantém
pressionada a tecla Ctrl.
Primeiro, insira "=SOMA(",
selecione intervalos
diferentes e o Excel
adicionará
automaticamente a vírgula
entre os intervalos para você.
Pressione Enter quando
terminar.

42
FUNÇÃO =SOMASE( )
09

43
Você pode usar a função SOMASE para somar os valores em uma
intervalo que atendem aos critérios que você especificar. Por
exemplo, suponha que, em uma coluna que contém números,
você quer somar apenas os valores que são maiores do que 5.
Você pode usar a seguinte fórmula: = SOMASE (B2:B25,"> 5")
SINTAXE: A sintaxe da função SOMASE tem os seguintes
argumentos: =SOMASE(intervalo, critérios, [intervalo_soma])
Intervalo (Necessário). O intervalo de células a ser avaliada por
critérios. Células em cada intervalo devem ser números ou nomes,
matrizes ou referências que contenham números. Valores em
branco e texto são ignorados. O intervalo selecionado pode conter
datas no formato padrão do Excel.
Critérios (Obrigatório). Os critérios na forma de um número,
expressão, referência de célula, texto ou função que define quais
células serão adicionadas. Por exemplo, os critérios podem ser
expressos como 32, ">32", B5, "32", "maçãs" ou HOJE().
Intervalo_soma (Opcional). As células reais a serem adicionadas, se
você quiser adicionar células diferentes das especificadas no
argumento intervalo. Se o argumento intervalo_soma for omitido, o
Excel adicionará as células especificadas no argumento intervalo
(as mesmas células às quais os critérios são aplicados).

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Você pode usar os caracteres curinga – o ponto de interrogação
(?) e o asterisco (*) – como o argumento critérios. O ponto de
interrogação corresponde a qualquer caractere único; o asterisco
corresponde a qualquer sequência de caracteres. Para localizar
um ponto de interrogação ou asterisco real, digite um til (~) antes
do caractere.
Neste caso o
parâmetro é
para que
sejam somados
apenas os
valores das
cores
terminadas
com a letra
“O”

45
Imaginemos que queremos controlar as nossas contas pessoais, e
elaboramos uma planilha onde informamos a situação da conta.
Então teremos uma planilha onde na coluna “A” consta a conta a
ser paga, na coluna “B” o valor da fatura e na coluna “C” a
situação, paga ou não.

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Na prática, o que fizemos foi
dizer para o Excel que:
quando em “C2” estiver
escrito “PAGO”, então
deverá incluir na soma o
valor constante em “B2”.
Quando em “C3” estiver
escrito “PAGO”, então
deverá incluir na soma o
valor constante em “B3”, e
assim sucessivamente até o
final do campo selecionado
para a soma, neste caso,
limitado a “B7” e “C7”.
Pense na aplicação do
SOMASE em larga escala.
Como poderia segregar
valores de uma tabela com
milhares de linhas e
facilmente totalizar.
NÃO CONFUNDA
=SOMASE( ) COM
=SOMASES( ) OU
=SOMA.SE( )

47

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