Giao trinh tin hoc b

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CỬU LONG
TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
___________

GIÁO TRÌNH TIN HỌC B

LÂM BẢO DUY
NGUYỄN HỮU PHON
VÕ HOÀNG TÂM
ĐINH NGỌC THANH
BÙI THANH TUẤN

VĨNH LONG 2008

1-2

MỤC LỤC
BÀI 0 - GIỚI THIỆU ...........................................................................................................1-5
1. KHÁI QUÁT ..................................................................................................................1-5
2. CÁC PHIÊN BẢN..........................................................................................................1-5
3. NỘI DUNG KHÓA HỌC ..............................................................................................1-6
4. DỮ LIỆU MẪU..............................................................................................................1-6
4.1. KQ.MDB ..................................................................................................................1-6
4.2. HOADON.MDB.......................................................................................................1-7
BÀI 1 - KHO LƯU TRỮ - TABLE ....................................................................................1-8
1. ĐỊNH NGHĨA ................................................................................................................1-8
2. CẤU TRÚC ....................................................................................................................1-8
2.1. KIẾN TRÚC .............................................................................................................1-8
2.2. NỘI DUNG ..............................................................................................................1-9
3. CỬA SỔ THIẾT KẾ ....................................................................................................1-10
3.1. GIỚI THIỆU...........................................................................................................1-10
3.2. CÁC THÀNH PHẦN .............................................................................................1-10
4. THIẾT KẾ BẢNG ........................................................................................................1-11
4.1. MÀN HÌNH THIẾT KẾ CẤU TRÚC....................................................................1-11
4.2. QUI TRÌNH THIẾT KẾ .........................................................................................1-11
4.3. KIỂU DỮ LIỆU – QUI ƯỚC ĐƠN GIẢN NHẬP LIỆU !....................................1-12
4.4. QUI TẮC ĐẶT TÊN ..............................................................................................1-13
5. QUẢN LÝ NỘI DUNG................................................................................................1-13
5.1. LƯU........................................................................................................................1-13
5.2. HIỆU CHỈNH CẤU TRÚC....................................................................................1-14
5.3. FONT HIỂN THỊ ...................................................................................................1-14
5.4. NHẬP LIỆU ...........................................................................................................1-15
6. KẾT LUẬN ..................................................................................................................1-16
BÀI 2 - RÀNG BUỘC TRONG TABLE..........................................................................2-17
1. KHÓA CHÍNH – PRIMARY KEY .............................................................................2-17
1.1. ĐỊNH NGHĨA ........................................................................................................2-17
1.2. THIẾT LẬP KHÓA ...............................................................................................2-18
2. KIỂU DỮ LIỆU – DATA TYPE .................................................................................2-19
2.1. KIỂU DỮ LIỆU LÀ GÌ ? .......................................................................................2-19
2.2. THUỘC TÍNH........................................................................................................2-19
3. MẶT NẠ NHẬP LIỆU – INPUT MASK ....................................................................2-21
3.1. MẶT NẠ NHẬP LIỆU LÀ GÌ ? ............................................................................2-21
3.2. CÁCH THIẾT LẬP ................................................................................................2-22
3.3. VÍ DỤ MINH HỌA................................................................................................2-22
4. QUI TẮC HỢP LỆ - VALIDATION RULE................................................................2-22
4.1. QUI TẮC HỢP LỆ LÀ GÌ ?...................................................................................2-22
4.2. CÁCH THIẾT LẬP ................................................................................................2-23
4.3. VÍ DỤ MINH HỌA................................................................................................2-23
5. NHẬP LIỆU NHANH – LOOKUP WIZARD ............................................................2-24
5.1. RÀNG BUỘC NHẬP LIỆU...................................................................................2-24
5.2. CÀI ĐẶT ................................................................................................................2-24
5.3. GỠ BỎ....................................................................................................................2-25
6. KẾT LUẬN ..................................................................................................................2-26
BÀI 3 - THIẾT LẬP MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC TABLE – RELATIONSHIPS.....3-27
1. RELATIONSHIPS LÀ GÌ ? .........................................................................................3-27
2. CÁC MỐI QUAN HỆ ..................................................................................................3-28
2.1. QUAN HỆ 1 – 1 .....................................................................................................3-28
Giáo trình Tin Học B
Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long
Beta Version 0.9

1-3
2.2. QUAN HỆ 1 - n:.....................................................................................................3-29
2.3. QUAN HỆ n – n .....................................................................................................3-30
3. CÁCH THIẾT LẬP CÁC MỐI QUAN HỆ .................................................................3-30
3.1. THIẾT LẬP ............................................................................................................3-31
3.2. CÁC TÙY CHỌN THIẾT LẬP .............................................................................3-32
4. THỨ TỰ NHẬP LIỆU .................................................................................................3-35
5. KẾT LUẬN ..................................................................................................................3-36
BÀI 4 - TRUY VẤN THÔNG TIN - QUERY .................................................................4-37
1. TRUY VẤN LÀ GÌ ? ...................................................................................................4-37
2. CHỨC NĂNG ..............................................................................................................4-37
3. THIẾT KẾ ....................................................................................................................4-39
3.1. QBE – QUERY BY EXAMPLE ............................................................................4-39
3.2. LỌC THÔNG TIN .................................................................................................4-40
3.3. TRƯỜNG TỰ TẠO................................................................................................4-41
3.4. THIẾT KẾ ..............................................................................................................4-42
4. TRUY VẤN CÓ THAM SỐ ........................................................................................4-44
5. CÁC HÀM HỖ TRỢ....................................................................................................4-45
5.1. XỬ LÍ CHUỖI........................................................................................................4-45
5.2. TÍNH TOÁN ..........................................................................................................4-46
5.3. NGÀY GIỜ ............................................................................................................4-46
5.4. ĐIỀU KIỆN IIF ......................................................................................................4-47
6. KẾT LUẬN ..................................................................................................................4-47
BÀI 5 - NHÓM TIN – GROUP BY ..................................................................................5-48
1. NHÓM TIN LÀ GÌ ? ....................................................................................................5-48
2. THIẾT KẾ ....................................................................................................................5-49
2.1. CÁC BƯỚC CHÍNH ..............................................................................................5-49
2.2. VÍ DỤ MINH HỌA................................................................................................5-49
3. HÀM TÍNH TOÁN TRÊN NHÓM .............................................................................5-50
3.1. COUNT ..................................................................................................................5-50
3.2. SUM .......................................................................................................................5-51
3.3. AVG .......................................................................................................................5-52
3.4. MAX.......................................................................................................................5-53
3.5. MIN ........................................................................................................................5-54
3.6. FIRST .....................................................................................................................5-55
3.7. LAST ......................................................................................................................5-56
4. KẾT LUẬN ..................................................................................................................5-57
BÀI 6 - TRUY VẤN LỒNG – SUB QUERY ...................................................................5-58
1. TRUY VẤN LỒNG LÀ GÌ ? .......................................................................................5-58
2. TRƯỜNG HỢP TẠO ...................................................................................................5-58
3. CÁC BƯỚC TẠO ........................................................................................................5-59
4. KHỐNG CHẾ SỐ DÒNG HIỂN THỊ..........................................................................5-61
5. KẾT LUẬN ..................................................................................................................5-62
BÀI 7 - BIỂU MẪU - FORM ............................................................................................7-63
1. FORM LÀ GÌ ? ............................................................................................................7-63
2. KIẾN TRÚC FORM.....................................................................................................7-63
3. THIẾT KẾ BẰNG WIZARD .......................................................................................7-64
4. HIỆU CHỈNH FORM...................................................................................................7-65
4.1. CÁC KỸ THUẬT HIỆU CHỈNH CƠ SỞ..............................................................7-65
4.2. HỘP THOẠI PROPERTIES ..................................................................................7-66
4.3. CÁC THANH CÔNG CỤ ......................................................................................7-67
5. XỬ LÝ NÚT LỆNH .....................................................................................................7-68
Beta Version 0.9

1-4
6. SUB FORM ..................................................................................................................7-71
6.1. SUB FORM LÀ GÌ ?..............................................................................................7-71
6.2. CÁC BƯỚC THIẾT KẾ.........................................................................................7-72
6.3. VÍ DỤ MINH HỌA................................................................................................7-72
7. KẾT LUẬN ..................................................................................................................7-73
BÀI 8 - BÁO CÁO – REPORT.........................................................................................8-74
1. REPORT LÀ GÌ ? ........................................................................................................8-74
2. KIẾN TRÚC.................................................................................................................8-74
3. THIẾT KẾ BẰNG WIZARD .......................................................................................8-75
4. HIỆU CHỈNH ...............................................................................................................8-76
4.1. TEXT BOX TRONG BÁO CÁO...........................................................................8-76
4.2. NHỮNG ĐIỀU CẦN CHÚ Ý ................................................................................8-77
5. KẾT LUẬN ..................................................................................................................8-79
BÀI 9 - XỬ LÍ – MACRO ................................................................................................9-80
1. MACRO LÀ GÌ ? .........................................................................................................9-80
2. MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC ........................................................................................9-80
2.1. MÀN HÌNH QUẢN LÝ .........................................................................................9-80
2.2. MÀN HÌNH THIẾT KẾ.........................................................................................9-81
3. THIẾT KẾ ....................................................................................................................9-81
3.1. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN .....................................................................................9-81
3.2. NHÚNG VÀO FORM............................................................................................9-82
3.3. MỘT SỐ HÀNH ĐỘNG ........................................................................................9-82
4. MACRO NHÓM ..........................................................................................................9-84
5. KẾT LUẬN ..................................................................................................................9-85
BÀI 10 - QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ...........................................................................10-86
1. BẢO VỆ CSDL BẰNG MẬT KHẨU .......................................................................10-86
1.1. CÀI ĐẶT MẬT KHẨU........................................................................................10-86
1.2. LOẠI BỎ MẬT KHẨU........................................................................................10-88
2. QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU.....................................................................................10-88
2.1. ĐIỀU CẦN CHÚ Ý..............................................................................................10-88
2.2. CHUYỂN ĐỔI PHIÊN BẢN ...............................................................................10-89
2.3. NÉN VÀ SỬA LỖI ..............................................................................................10-90
3. TRỘN THƯ................................................................................................................10-90
4. PHÁT TRIỂN ỨNG DỤNG ......................................................................................10-94
4.1. VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS ............................................................10-94
4.2. MACRO & MODULE .........................................................................................10-95

Beta Version 0.9

1-5

BÀI 0 - GIỚI THIỆU
Chào mừng bạn đã đến với khóa học Tin Học B của trung tâm CNTT trường Đại Học Cửu
Long ! Giáo trình này được biên soạn và giảng dạy trên bộ công cụ Microsoft Office
Access, thường được gọi tắt là MS Access hoặc đơn giản là Access. Đó chính là một phần
mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ bản quyền của hãng Microsoft. Access thường được
đóng gói cùng các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office và được sử dụng rộng rãi
trong các máy tính cài hệ điều hành Windows.

1. KHÁI QUÁT
Các file Access thường có phần mở rộng (đuôi) là mdb hay mdbx (nếu là MS Access
2007). Ngoài ra cũng còn có dạng khác. Biểu tượng của chương trình Access là một chiếc
chìa khóa.
Giao diện người sử dụng của Access bao gồm một loạt cửa sổ mở ra bên trong cửa sổ
chính Access. Công cụ quản lý cơ sở dữ liệu của Access bao gồm các Tables (bảng),
Queries (truy vấn, tìm kiếm), Forms (mẫu), Reports (báo cáo), Macro (các macro lệnh),
Modules (các khai báo, thư viện chương trình con). Mỗi một đối tượng trên sẽ được hiện
ra trong một cửa số riêng.
Table là công cụ xây dựng cơ sở dữ liệu trong Access. Là nơi để người
dùng đặc tả những thông tin về kho chứa, thực hiện các ràng buộc
thông tin và nhập liệu thô cho hệ thống.
Query là một công cụ rất quan trọng, có thể xem như là đầu não trong mỗi
xử lí thông tin trên hệ thống, tại đây các thông tin khi lưu trữ có thể
được trích, lọc, tính toán, thống kê, tổng hợp …
Form là công cụ trực quan dùng để thể hiện thông tin đã được lưu trữ
Table, qua xử lí Query. Thường dùng để hiển thị, nhập liệu, chỉnh
sửa thông tin.
Report là công cụ trực quan dùng để thể hiện thông tin đã được lưu trữ
Table, qua xử lí Query. Thường dùng để thực hiện các kết xuất báo
cáo trực tiếp ra máy in. Nếu đã dùng MSWord thì cũng dễ dàng
nhận thấy công cụ Mail Merge của Word gần giống với công cụ
này.
Macro, Module là công cụ để quản lí và xử lí các chức năng phức tạp khác của hệ
thống, các chức năng mà các công cụ Query, Form, Report không
thể thực hiện được. Macro thiên về xử lí tự động, trong khi đó
Module phụ thuộc nhiều về khả năng lập trình của người dùng.

2. CÁC PHIÊN BẢN
Cho đến nay, Access đã có 8 phiên bản.
Năm Phiên bản Số hiệu Hệ điều hành Bộ ứng dụng Office
1992 Access 1.1 1 Windows 3.00
1993 Access 2.0 2.0 Windows 3.1x Office 4.3 Pro
Access for 7.0 Windows 95 Office 95 Professional
1995
Windows 95
Access 97 8.0 Windows 9x, NT Office 97 Professional
1997
3.51/4.0 and Developer

Beta Version 0.9

1-6
Access 2000 9.0 Windows 9x, NT 4.0, Office 2000
1999 2000 Professional, Premium
and Developer
Access 2002 10 Windows 98, Me, Office XP Professional
2001
2000, XP and Developer
Access 2003 11 Windows 2000, Office 2003
2003 XP,Vista Professional and
Professional Enterprise
Microsoft Office 12 Windows XP SP2, Office 2007
Access 2007 Vista Professional,
2007 Professional Plus,
Ultimate and
Enterprise
Phiên bản được sử dụng trong giáo trình là Microsoft Office Access 2003.

3. NỘI DUNG KHÓA HỌC
Khóa học cung cấp các kiến thức liên quan đến tổ chức, thao tác và xử lí cơ sở trên CSDL
Access. Nội dung khóa học gồm các bài học sau:
Bài 0 – Giới thiệu
Bài 1 – Kho lưu trữ - Table
Bài 2 – Ràng buộc trong Table – Validation Rules, Input Mask.
Bài 3 – Thiết lập mối quan hệ trong Table – Relationships
Bài 4 – Truy vấn thông tin – Query
Bài 5 – Nhóm tin – Group By
Bài 6 – Truy vấn lồng – Sub Query
Bài 7 – Báo biểu – Form
Bài 8 – Báo cáo – Report
Bài 9 – Xử lí – Macro
Bài 10 – Quản trị CSDL – Administrator

4. DỮ LIỆU MẪU
Hai cơ sở dữ liệu mẫu được dùng trong bài học đó là CSDL KQ.MDB và HOADON.MDB

4.1. KQ.MDB
CSDL dùng để lưu trữ thông tin các kết quả học tập của học sinh.
Toàn bộ dữ liệu gồm có 3 bảng dữ liệu
LOP – thông tin danh sách các lớp: 10 lớp
HOCSINH – thông tin danh sách học sinh các lớp: 400 học sinh
DIEM – thông tin về điểm của học sinh các lớp: 400 học sinh

Beta Version 0.9

1-7
4.2. HOADON.MDB
Cơ sở dữ liệu đơn giản dùng để lưu trữ thông tin về hoạt động kinh doanh của một doanh
nghiệp.
Toàn bộ dữ liệu gồm có 5 bảng dữ liệu:
NHANVIEN – thông tin về danh sách các nhân viên của doanh nghiệp
KHACHHANG – thông tin về danh sách các khách hàng của doanh nghiệp
SANPHAM – thông tin về danh sách các sản phẩm kinh doanh của doanh nghiệp
HOADON – thông tin về danh sách các hóa đơn được lập của doanh nghiệp
CTHD – thông tin về chi tiết các hóa đơn được lập của doanh nghiệp.

Beta Version 0.9

1-8

BÀI 1 - KHO LƯU TRỮ - TABLE
MỤC TIÊU BÀI HỌC:
Bài học này trình bày các khái niệm, thành phần, thuộc tính và cách thực hiện một số thao
tác trong table.
− Định nghĩa.
− Cấu trúc.
− Cửa sổ thiết kế
− Thiết kế bảng.
− Quản lí nội dung.

1. ĐỊNH NGHĨA
Table là nơi kho thông tin (chứa dữ liệu). Được tổ chức thành dạng bảng bao gồm nhiều
cột (Column) hay còn gọi là trường (Field) và nhiều dòng (row). Mỗi một ô trong bảng gọi
là Ô (Cell) và mỗi một dòng dữ liệu (kết hợp nhiều Field với nhau) trong bảng gọi là mẩu
tin (record).

Hình 1.1- Bảng dữ liệu Table
Bảng dữ liệu trong Access cũng giống như trong Excel. Tuy nhiên, trong Excel số lượng
dòng (row) và cột (column) được quy định sẵn (256 cột và 65.536 dòng) thì trong Access
số lượng này được giới hạn bởi người dùng. Do đó việc quản lý dữ liệu trong Access thuận
tiện và dễ dàng hơn so với Excel.

2. CẤU TRÚC
Table được cấu thành bởi: kiến trúc và nội dung.

2.1. KIẾN TRÚC
Là đặc tả (mô tả) thông tin về: tên trường, kiểu dữ liệu, ràng buộc thuộc tính, … Trong một
Table, việc định nghĩa định nghĩa kiến trúc phải được thực hiện đầu tiên.

Beta Version 0.9

1-9

Hình 1.2 - Kiến trúc của một Table

2.2. NỘI DUNG
Là giá trị của các dòng (Record) được nhập vào sau khi table đã có đặc tả cấu trúc. Các
dòng khác nhau có thể có giá trị khác nhau, chúng có cùng cấu trúc, cùng ý nghĩa, tính chất
phụ thuộc vào cột (field).
Ví dụ bảng HOCSINH lưu trữ thông tin của từng học sinh.

Hình 1.3 - Nội dung của một Table
Trên lưới nhập liệu của Excel thì tất cả các ô đều mặc định sử dụng kiêu vô hướng (Scalar)
nên tất cả các dữ liệu trong ô có thể nhập tùy ý. Nhưng đối với Table trong MS Access lại
khác, tính chất của ô thông tin được qui ước bởi các đặc tả về trường thông tin (cột).
Ví dụ trong bảng dữ liệu trên, khi sửa đổi dòng dữ liệu có MSHS là 00025 tại cột NGAY
SINH thực hiện việc sửa đổi “7/23/1990” “ABC” thì sẽ nhận được thông báo lỗi.

Hình 1.4 - Hiển thị thông báo kiểu không hợp lệ
Hiện tượng này có được là do người dùng vừa rồi đã tự tiện thay đổi giá trị đưa một giá trị
ngày tháng hợp lệ vào một giá trị ngày tháng không hợp lệ.

Beta Version 0.9

1-10

3. CỬA SỔ THIẾT KẾ
3.1. GIỚI THIỆU
Đây là cửa sổ chính CSDL khi làm việc trong môi trường Microsoft Access, tất cả mọi
thao tác trên CSDL phải thông qua cửa sổ này. Nên trước khi đi sâu vào Microsoft Access
phải khảo sát qua những chức năng chính trên cửa sổ này. Khi thao tác phải cẩn thận việc
lỡ tay đóng cửa sổ này lại cũng tương đương việc đóng Microsoft Access.

3.2. CÁC THÀNH PHẦN

Hình 1.5 - Cửa sổ Database View
Objects (1) Danh sách các đối tượng chính của Microsotf Access, bao gồm
Table – Bảng dữ liệu, Query - Câu truy vấn, Form, Report – Trình
bày báo biểu, Macro, Module –Tự động hóa công việc … Mỗi khi
chọn một đối tượng tương ứng thì các thành phần (3), (4) sẽ được
thay đổi để phù hợp với ngữ cảnh.
Toolbars (2) Thanh chức năng điều khiển của cửa sổ, thanh này cũng sẽ được
thay đổi nội dung theo ngữ cảnh để phù hợp với đối tượng được
chọn.
Command (3) Danh sách các lệnh được chọn để thao tác trên đối tượng được
chọn.
Instance (4) Các đối tượng con được tạo ra trong đối tượng được chọn. Trong
ví dụ trên hình minh họa thì đối tượng Table có 3 đối tượng con
trong đó là 3 talble được tạo DIEM, HOCSINH, LOP.
Thủ thuật
Di chuyển giữa các Tab Objects có thể sử dụng phím tắt Ctrl + TAB và Ctrl + Shift +
TAB.

Beta Version 0.9

1-11

4. THIẾT KẾ BẢNG
4.1. MÀN HÌNH THIẾT KẾ CẤU TRÚC

Hình 1.6 - Màn hình thiết kế cấu trúc Table
Field name (1) Đặt tên trường thông tin
Data type (2) Kiểu dữ liệu của trường thông tin
Description (3) Diễn giải thêm ý nghĩa cho trường thông tin
Properties (4) Bảng thiết lập thuộc tính cho trường thông tin

4.2. QUI TRÌNH THIẾT KẾ
Để tạo table, phải thực hiện theo các bước sau:
B1 - Từ cửa sổ Database View, Chọn đối tượng Table chọn lệnh New/Design View.
B2 - Đặt tên trường (Field Name)

Hình 1.7 - Đặt tên trường
B3 - Chọn kiểu dữ liệu cho trường (Data type)

Hình 1.8 - Chọn kiểu dữ liệu

Beta Version 0.9

1-12
B4 - Thiết lập thuộc tính (Field Properties)

Hình 1.9 - Thiết lập thuộc tính
Thiết lập thuộc tính hay ràng buộc dữ liệu nhằm mục đích giúp cho người dùng nhập
đúng theo yêu cầu mình đặt ra.
B5 - Thiết lập quan hệ (Relationships)
Thiết lập quan hệ nhằm liên kết dữ liệu giữa các table, nhờ các mối quan hệ dữ liệu
người dùng có thể tham chiếu hoặc truy xuất dữ liệu giữa các bảng khác nhau trong
cùng một thời điểm.

Hình 1.10 - Thiết lập quan hệ giữa các Table
B6 - Nhập dữ liệu
Để nhập dữ liệu, chọn View / Datasheet View.

Hình 1.11 – Màn hình nhập liệu cho Table
Lần lượt nhập dữ liêu vào cho tất cả các trường, nhấn phím Tab để chuyển qua ô kế
tiếp, hay ngược lại chọn Shift + Tab.

4.3. KIỂU DỮ LIỆU – QUI ƯỚC ĐƠN GIẢN NHẬP LIỆU !
Kiểu là một giá trị của truờng, cho phép người nhập tuân thủ theo một qui cách nhất định.
Chọn Data Type để chỉ định kiểu dữ liệu được lưu trữ trong các trường của bảng. Mỗi
trường chỉ có thể chức duy nhất một và chỉ một kiểu dữ liệu mà thôi.
Các kiểu dữ liệu cơ bản:
Kiểu dữ liệu Ý nghĩa
Text Văn bản
Number Chứa các giá trị số
Data / time Chứa các giá trị ngày hoặc giờ
Beta Version 0.9

1-13
Yes / No Giá trị đúng hoặc sai. Nhập một trong
hai giá trị đúng (Yes; -1) hay sai (No; 0)
Ole Object Lưu trữ âm thanh, hình ảnh, …
Các kiểu dữ liệu cơ bản

4.4. QUI TẮC ĐẶT TÊN
Tên của một trường (field name) được giới hạn trong phạm vi 64 ký tự (bao gồm các ký tự,
ký số và khoảng trắng).
Đặc biệt không đặt tên trường trong các trường hợp sau:
− (.) dấu chấm.
− (!) dấu chấm than.
− ([,]) dấu móc vuông.
− Không bắt đầu bằng ký số.
Tuy nhiên, nên đặt tên trường ngắn gọn, dễ hiểu, gắn liền với ý nghĩa của trường, không
nên cách khoảng trống, không nên bỏ dấu tiếng Việt. Tên trường không trùng nhau, được
tạo tối đa 255 trường.

5. QUẢN LÝ NỘI DUNG
5.1. LƯU
Khi chuyển sang chế độ nhập liệu bằng cách nhấn View/Datasheet View, xuất hiện hộp
thoại:

Hình 1.12 - Màn hình hiển thị thông báo lưu Table
Nhấp chọn Yes để lưu lại table, khi đó xuất hiện hộp thoại:

Hình 1.13 - Màn hình đặt tên Table
Nhập tên table cần lưu vào khung Table Name, nhấp OK. Hộp thoại kế tiếp xuất hiện:

Hình 1.14 - Màn hình hiển thị thông báo thiết lập khóa chỉnh Table
Beta Version 0.9

1-14
Nếu chọn Yes thì Access sẽ tạo khóa chính tự động, ở đây chọn No. Khóa chính sẽ nói ở
phần sau. Khi đó table sẽ ở trạng thái cho phép nhập dữ liệu.
Sau mỗi dòng dữ liệu nhập vào, Access sẽ tự động lưu mà không phải đợi người dùng ra
lệnh lưu lại dữ liệu.

5.2. HIỆU CHỈNH CẤU TRÚC
Sau khi đã tạo và lưu kiến trúc table, có thể hiệu chỉnh lại kiến trúc của table bằng một số
thao tác:

Mở table để hiệu chỉnh
Chọn table cần hiệu chỉnh, nhấn nút Design trên thanh công cụ cửa sổ dữ liệu.

Hình 1.15 - Mở để hiện chỉnh Table

Chọn cột
Nhấn giữ chuột tại dòng đầu tiên của cột đầu tiên, giữ Ctrl hoặc Shift và nhấn chuột tại
dòng đầu của các cột khác để chọn không liên tục hoặc liên tục.

Hình 1.16 - Hiển thị chọn nhiều cột Table

5.3. FONT HIỂN THỊ
Đặt font cho từng table riêng lẻ
Mở table ở chế độ nhập liệu, chọn Format / Font …

Beta Version 0.9

1-15

Hình 1.17 - Chọn Font chữ cho từng Table riêng lẻ
Xuất hiện hộp thoại font như trên, chọn font thích hợp rồi click OK.
Đặt font mặc định cho tất cả các table
Mở table ở chế độ nhập liệu, chọn Tools / Option …, xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ
Datasheet rồi chọn font thích hợp như hình sau:

Hình 1.18 - Chọn Font mặc định cho hệ thống

5.4. NHẬP LIỆU
Thao tác nhập liệu bên lưới Table cũng giống như nhập liệu bên Sheet của Excel, các kỹ
thuật sử dụng nhập liệu bên Excel cũng có thể áp dụng một cách tương tự. Tuy nhiên có
một số điểm cần nhắc lại:
− Sử dụng phím tắt khi nhập liệu - tránh lạm dụng chuột chỉ sử dụng khi thật sự
cần thiết, điều này giảm thiểu việc ảnh hưởng đến tốc độ nhập dữ liệu.

Beta Version 0.9

1-16
− Sử dụng phần mềm nhập liệu tiếng Việt – trong Microsoft Access hỗ trợ bảng
mã Unicode nên có thể sử dụng tiếng Việt trong lưu trữ thông tin.
− Xử lí lỗi nhập liệu nhanh – việc ấn kép phím ESC sẽ làm cho hệ thống tự động
xóa đi những thông tin người dùng đã nhập trước đó, việc này có lợi ích lỗi người
nhập nhập sai trường thông tin, vi phạm những ràng buộc khi chỉnh sửa hoặc nhập
liệu.
− Kết thúc nhập cho mẩu tin – việc kết thúc thực hiện bằng phím TAB hoặc phím
ENTER
− Chỉnh sửa nhanh nội dung 1 ô - Ấn phím F2, con trỏ sẽ biến thành trỏ nhập liệu
và có thể hiệu chỉnh nội dung trong đấy.
− Nhập liệu cho hộp Checkbox - Ấn phím SPACE BAR để kích hoạt chọn hay
không chọn trên ô nhập.

6. KẾT LUẬN
Kết thúc bài học, người dùng đã nắm vững được các khái niệm:
− Thế nào là một Table, khái niệm dòng, cột, ô.
− Cấu trúc Table: thành phần kiến trúc, thành phần nội dung.
− Quản lý Table: thực hiện các hiệu chỉnh về kiến trúc và nội dung
Như vậy không chỉ dùng để lưu trữ thông tin thuần túy như trong bài học này, trong bài kế
tiếp các ràng buộc sẽ được giới thiệu nhằm mục tiêu giúp cho Table trở nên thông minh
trong việc nhận diện ra một số thông tin không phù hợp với nguyên tắc tổ chức thông tin
của người dùng.

Beta Version 0.9

2-17

BÀI 2 - RÀNG BUỘC TRONG TABLE
Mục tiêu bài học:
Bài học cung cấp kiến thức và kỹ thuật việc thiết lập các xử lí ràng buộc trong Table. Nội
dung bài học bao gồm:
− Khóa chính – Primary Key.
− Kiểu dữ liệu – Data Type.
− Mặt nạ nhập liệu – Input Mask.
− Qui tắc hợp lệ – Validation Rules.
− Nhập liệu nhanh – Lookup Wizard.

1. KHÓA CHÍNH – PRIMARY KEY
1.1. ĐỊNH NGHĨA
Xét bảng dữ liệu sau:
HO TEN NU NGAYSINH LOP DIACHI
Nguyễn Thanh Nam Nam 2/13/1993 12A3 Hậu Giang
Với bảng dữ liệu trên, dễ dàng nhận thấy rằng:
− Các dòng có nội dung hoàn toàn giống nhau, đây chính là hiện tượng thông tin bị
trùng lắp và có những dư thừa không cần thiết.
− Hậu quả của việc dư thừa và trùng lắp này là dung lượng lưu trữ thông tin của hệ
thống tăng lên một cách đáng kể và đồng thời khả năng xử lí thông tin của hệ thống sẽ
trở nên chậm chạp và “ì ạch”.
Như vậy cần phải có một giải pháp hạn chế lượng thông tin trùng lắp này, nên nhớ rằng
trong CSDL không chỉ có một Table mà có rất nhiều Table dùng để lưu trữ thông tin.
Giải pháp chính là Primary Key với giải pháp này thì một hay một nhóm trường thông tin
trên Table sẽ được người dùng chọn lựa làm Primary Key. Điều này cũng có nghĩa là
những thông tin trên trường hay nhóm trường thông tin này không được phép trùng lắp.
Giả sử trong bảng dữ liệu trên sử dụng trường TEN làm khóa chính. Khi người dùng nhập
vào thông tin của dòng đầu tiên có tên là Nam thì người nhập tiếp theo không thể là Nam
được mà phải là một người nào đó.
Beta Version 0.9

2-18
HO TEN NU NGAYSINH LOP DIACHI
Lê Thanh Nam Nam 13/12/1993 12A1 Hậu Giang

Hình 2.1 - Thông báo lỗi khi bị trùng khóa chính
Thông báo trên hiển thị ra khi người dùng cố gắng nhập tên của một người nào đó có tên
vẫn là Nam mặc dù HO, NGAYSINH, LOP là khác nhau. Cho nên không phải bất kì
trường nào cũng có thể làm khóa chính mà trường hay nhóm trường thông tin nào làm
khóa chính sẽ do người dùng quyết định dựa trên các chỉ số phân tích và kinh nghiệm bản
thân.

1.2. THIẾT LẬP KHÓA
TẠO
B1 - Từ màn hình thiết kế table, xác định trường (Field) để đặt làm khóa chính, click trái
chuột chọn trường đó.

B2 - Chọn nút Primary Key hoặc click phải chuột chọn Primary Key để tạo khóa
chính.

Hình 2.2 - Thiết lập khóa chính
Chú ý: Khi một Table có 2 khóa chính, ta quét khối hai trường (Field) cần tạo khóa
chính rồi chọn nút Primary Key hoặc click phải chuột chọn Primary Key để tạo
khóa chính.
B3 - Vào File/Save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu khóa chính vừa tạo
GỠ BỎ
B7 - Từ màn hình thiết kế table , xác định trường (Field) cần gỡ bỏ khóa chính, click trái
chuột chọn trường đó.

B8 - Chọn nút Primary Key hoặc click phải chuột chọn Primary Key để gỡ khóa
chính.
B9 - File/Save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu lại.
Beta Version 0.9

2-19
Chú ý:
Nếu khi tạo xong table nhưng không tạo khóa chính, hệ thống sẽ thông báo

Hình 2.3 - Thông báo chưa thiết lập khóa chính
− Cần tạo khóa chính để tạo mối liên kết với các table khác. Trong trường hợp này
chọn Cancel sau đó cài đặt khóa chính cho table
− Nếu các chọn Yes hệ thống sẽ tự động tạo thêm 1 trường làm khóa chính, lúc này
ta phải bỏ thuộc tính làm khóa chính của trường đó, sau đó xóa trường đó và tạo
lại khóa chính cho chính xác
− Nếu chọn No hệ thống sẽ không tạo khóa chính cho table

2. KIỂU DỮ LIỆU – DATA TYPE
2.1. KIỂU DỮ LIỆU LÀ GÌ ?
Kiểu dữ liệu là qui ước tính chất của trường thông tin. Điều này có tác dụng trong lưu trữ
và khai thác thông tin.
Khi một trường thông tin được chỉ định có tính chất của một loại kiểu dữ liệu nào đó. Thì
nó sẽ mang tính chất của kiểu dữ liệu đó, những thao tác xử lí, tính toán của người dùng
trên dữ liệu đó phải phù hợp tương ứng.
Sau đây là danh sách những kiểu dữ liệu được dùng trong Microsoft Access và kích thước
mà chiếm giữ khi lưu trữ trên máy tính.
Kiểu dữ Ý nghĩa lưu trữ Kích thước
liệu
Text Văn bản Tối đa 255 byte
Memo Văn bản nhiều dòng, nhiều trang Tối đa 65535 byte
Number Chứa các giá trị số 1, 2, 4, hoặc 8 byte
Date/Time Chứa các giá trị ngày hoặc giờ 8 byte
Currency Chứa giá trị tiền tệ. Chứa các giá trị mặc nhiên là $ 8 byte
Auto Giá trị số, tự động tăng tự nhiên 4 byte
Number
Yes/No Giá trị đúng hoặc sai (boolean). Dữ liệu kiểu này 1 bit
chỉ nhận 1 trong 2 giá trị: đúng (Yes) và sai (No)
OLE Lưu trữ âm thanh, hình ảnh Tối đa 1 GB
Object
Tùy mỗi kiểu dữ liệu sẽ có những thuộc tính khác nhau. Có các thuộc tính như sau:

2.2. THUỘC TÍNH
Các kiểu dữ liệu trên sẽ có những đặc trưng khác nhau, người dùng có thể chỉnh sửa và
thay đổi những đặc trưng ấy thông qua việc hiệu chỉnh các thuộc tính. Các thuộc tính của
các kiểu dữ liệu đều giống nhau về mặt ý nghĩa, nhưng do tính chất khác nhau nên mỗi
kiểu dữ liệu sẽ có một số xử lí riêng.
Sau đây là danh sách những thuộc tính trong các kiểu dữ liệu:
Thuộc tính Ý nghĩa
Beta Version 0.9

2-20
Field Size Kích thước trường thông tin
Format Định dạng
Input Mask Mặt nạ nhập liệu
Caption Tiêu đề trường
Default Value Giá trị mặc định
Validation Rule Qui ước nhập liệu
Validation Text Cảnh báo khi nhập sai qui ước Validation Rule
Required Yêu cầu nhập liệu
Indexed Thiết lập chỉ mục để truy xuất nhanh

TEXT
Đây là kiểu dữ liệu văn bản, những trường thông tin cần lưu trữ và xử lí có liên quan đến
văn bản thì nên sử dụng kiểu dữ liệu này. Kích thước số kí tự tối đa sử dụng trong trường
thông tin có kiểu dữ liệu TEXT là tối đa 255 kí tự.
Những thuộc tính cần chú ý: Field Size, Input Mask, Validation Rule.

MEMO
Là kiểu dữ liệu văn bản, khác với TEXT là kiểu này có khả năng lưu trữ rất lớn, kích thước
Field Size thiết lập tối đa 64 KB dữ liệu. Kiểu dữ liệu này thích hợp cho các trường thông
tin ghi chú hay chú thích.

NUMBER
Là kiểu dữ liệu số được dùng khá phổ biến trong lưu trữ và xử lí thông tin. Khi sử dụng số
cần phải cân nhắc ở Field Size có một số sự lựa chọn
− Byte: Từ 0 đến 255
− Integer: Từ -32768 đến 32767
− Long Integer: Từ-214783648 đến 214783647
− Single: Từ -3,4x1038 đến 3,4x1038
− Double: Từ -1,79x10308 đến 1,79x10308
Ngoài ra các thuộc tính Validation Rule, Default Value cũng thường được sử dụng.

DATE/TIME
Kiểu dữ liệu ngày giờ dùng cho mục tiêu lưu trữ và xử lí thông tin dạng ngày, giờ. Thuộc
tính cần chú ý là Format qui ước dạng hiển thị ngày giờ tháng năm của thông tin.
− General Date: hiển thị ngày giờ. VD: 6/19/2007 5:24:23 PM
− Long Date: hiển thị Thứ, Ngày ,Tháng, Năm . VD: Sunday, June 19, 2007
− Medium Date: hiển thị Ngày – Tháng – Năm. VD: 10 - Jun - 94
− Short Date: hiển thị Tháng /Ngày / Năm. VD: 6/19/2007
− Long Time: hiển thị Giờ: Phút: Giây AM/PM. VD: 5:34:23 PM
− Medium Time: hiển thị Giờ: Phút AM/PM. VD: 5:34 PM
− Short Time: hiển thị Giờ: Phút. VD: 5:34
Ngoài ra, những thuộc tính khác như Default Value và Validation Rule cũng được sử dụng
thường.

CURRENCY
Là kiểu tiền tệ, giống với dữ liệu NUMBER nhưng chỉ khác ở chỗ số thập phân của kiểu
tiền tệ bị giới hạn.
Beta Version 0.9

2-21
AUTONUMBER
Là loại dữ liệu số tăng tự động, phù hợp với các lưu trữ và xử lí thông tin tự động, các
thông tin dạng mã. Hai thuộc tính thường dùng cho kiểu dữ liệu này là:
- Field Size
Long Integer
Replication ID
- New value
Increment : tăng dần
Random : ngẫu nhiên

YES/NO
Kiểu luận lí (logic) phù hợp với các lưu trữ và xử lí thông tin dạng đơn giản: có/không,
đậu/rớt, nam/nữ, …
Thuộc tính thường được dùng là Format:
Yes/No
True/False
On/Off

OLE OBJECT
Đây là kiểu đối tượng, thích hợp cho việc để lưu trữ thông tin dạng hình ảnh, âm thanh,
video hay ngay như tập tin tài liệu MS Word, MS Excel cũng có thể lưu trữ được.
Các dữ liệu dạng này không thể hiển thị trên màn hình lưới Table và Query mà chúng chỉ
có thể hiển thị lên ở Form và Report.

3. MẶT NẠ NHẬP LIỆU – INPUT MASK
3.1. MẶT NẠ NHẬP LIỆU LÀ GÌ ?
Trong quá trình nhập dữ liệu thường xảy ra sai sót, nhập không chính xác những thông tin,
dữ liệu không đồng nhất.
Ví dụ 1 nhập vào số điện thoại có số có 10, 11 số, khi nhập nếu thiếu một số sẽ không
chính xác, vì vậy chúng ta cần phải qui định lại bằng cách dùng Input Mask.
Ví dụ 2 khi nhập lớp sẽ xảy ra các trường hợp sau:
- 10a01
- 10A1
- 11ua4
- ...
Inpusk Mask là quy định mặt nạ nhập liệu. Giúp chúng ta ràng buộc quá trình nhập liệu
cho chính xác theo qui định.
Chú ý: Khi quy định Input Mask cho bảng, các quy định này sẽ được áp dụng cho cả biểu
mẫu (Form), truy vấn (Query), báo cáo (Report). Nếu chỉ muốn áp dụng riêng cho biểu
mẫu hoặc báo cáo thì quy định Input Mask cho riêng biểu mẫu hay báo cáo đó.

Beta Version 0.9

2-22
3.2. CÁCH THIẾT LẬP
Chuỗi ký tự định dạng Input Mask gồm 3 phần: First; Second; Third
Trong đó phần First là phần bắt buộc:
− First: chuỗi Input Mask.
− Second: có thể là 0 hoặc 1 hoặc khoảng trắng.
o 0: Access lưu trữ các ký tự hằng cùng dữ liệu gõ vào.
o 1: hoặc khoảng trắng; chỉ lưu dữ liệu gõ vào.
− Third: Qui định ký tự mà Access sẽ hiển thị thay cho ký tự trắng trong Input Mask.
Các ký tự định dạng dùng trong Input Mask:
Ký tự Ý nghĩa
0 Số từ 0 – 9, vị trí bắt buộc nhập, không cho phép nhập dấu + và -
9 Số hoặc khoảng trắng (space), không bắt buộc nhập, không cho phép nhập
dấu + và – ( plus and minus signs)
# Số hoặc khoảng trắng, không bắt buộc nhập, cho phép nhập dấu + và -
L Ký tự (A- Z) bắt buộc nhập
? Ký tự (A- Z) không bắt buộc nhập
A Ký tự hoặc số, bắt buộc nhập
a Ký tự hoặc số, không bắt buộc nhập
& Ký tự hoặc khoảng trắng, bắt buộc nhập
C Ký tự hoặc khoảng trắng, không bắt buộc nhập
., Dấu phân cách thập phân, hàng ngàn
/: Dấu phân cách ngày, giờ
< Các ký tự bên phải được đổi thành chữ nhỏ (thường)
> Các ký tự bên phải được đổi thành chữ lớn (hoa)
! Dữ liệu ghi từ phải sang trái (canh phải)
<ký tự> Ký tự theo sau dấu sẽ được đưa thẳng vào dữ liệu
Password Nhập dữ liệu kiểu mật khẩu (chỉ hiển thị dấu *).

3.3. VÍ DỤ MINH HỌA
Ví dụ: Cài đặt cho trường HO trong table HOCSINH không được viết số vào
Input Mask Dữ liệu
??????????????? Nguyễn Văn, Nguyễn Thanh…
>L<?????? Thanh, Lan, Hồng…
00>L<0 10A5, 10B6…
(00009)000.000 0703_(831.433)
0903_(123.456)
01688(123.456)

4. QUI TẮC HỢP LỆ - VALIDATION RULE
4.1. QUI TẮC HỢP LỆ LÀ GÌ ?
Trong quá trình nhập liệu thường có những thông tin được nhập vào không hợp lệ, không
chính xác. Do vô tình hay cố ý khi một học sinh có năm sinh 1900, điểm Toán có điểm là
12, … Những lỗi nhập liệu như thế cần phải được khắc phục, Microsoft Access có giải
pháp là Validation Rule dùng để thiết lập qui tắc hợp lệ cho trường thông tin !.

Beta Version 0.9

2-23
Thuộc tính Validation Rule dùng để giới hạn miền giá trị nhập vào cho trường thông tin.
Đây chính là ràng buộc thông tin ở cấp độ trường. Khi người dùng nhập thông tin không
hợp lệ vào trường thông tin, hệ thống từ chối nhận dữ liệu và cho xuất hiện trên màn hình
một thông báo chứa dòng văn bản quy định ở Validation Text.
Validation Text là chuỗi thông báo xuất hiện khi dữ liệu nhập vào không thỏa điều kiện
của Validation Rule, chuỗi trong Validation text có độ dài tối đa 255 ký tự.
Trong Validation rule có các phép toán sau:
− Phép toán so sánh: >, >=, <, <=, = , <>
− Phép toán quan hệ: or, and, not
Chú ý:
Nếu hằng trong biểu thức là kiểu ngày thì để giữa 2 dấu #.
Trong biểu thức điều kiện không được phép có hàm do người dùng tự định nghĩa.

4.2. CÁCH THIẾT LẬP
B1 - Chọn trường cần thiết lập Validation Rule.
B2 - Xác định biểu thức cần thiết lập trong Validation Rule.
B3 - Viết câu thông báo khi biểu thức này bị vi phạm trong Validation Text. Nếu không
hệ thống sẽ sử dụng thông báo mặc định bằng ngôn ngữ tiếng Anh để cảnh báo.

Hình 2.4- Thông báo mặc định khi bị vi phạm Validation Rule
Cài đặt Validation Rule nhưng để trống Validation Text hệ thống sẽ tự thông báo
B4 - File/Save hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl+S để lưu lại.

Ví dụ: qui định ngày sinh cho học sinh nằm trong khoảng 1984 – 1988.

Hình 2.5 - Ví dụ minh họa thiết lập Validation Rule
Cài đặt Validation Rule và Validation Text: ngày sinh thuộc khoảng 1984 – 1988
Chuỗi thông báo xuất hiện khi dữ liệu nhập vào không thỏa điều kiện của Validation rule

Beta Version 0.9

2-24

Hình 2.6 - Hộp thoại thông báo lỗi do người dùng định nghĩa khi Validation Rule bị vi phạm
Hệ thống thông báo lỗi nếu nhập sai qui tắc
Validation Rule: >=0 AND <= 10
Validation Rule: 1 OR 3 OR 5 OR 7 OR 9
Validation Rule: IN (1, 3, 5, 7, 9)
Validation Rule: >=#01/01/1990# AND <= #31/12/1990#
Validation Rule: >#31/11/1989# AND <= #31/12/1990#
Validation Rule: > #31/12/1989# AND < #01/01/1991#
Validation Rule: “Đồng Tháp” OR “Vĩnh Long” OR “Tiền Giang”
Validation Rule: IN(“Đồng Tháp”, ”Vĩnh Long”, “Tiền Giang”)

5. NHẬP LIỆU NHANH – LOOKUP WIZARD
5.1. RÀNG BUỘC NHẬP LIỆU
Trong quá trình nhập liệu người dùng phải một số địa danh, định danh…, mang tính chất
lặp đi lặp lại nhưng chưa được qui định cụ thể, sẽ phát sinh ra các trường hợp không thống
nhất trong việc nhập liệu
Ví dụ: nhập vào địa chỉ tỉnh Vĩnh Long sẽ phát sinh ra các trường hợp như sau:

VĨNH LONG
vĩnh long
VINH LONG
vinh long
vl
…….
Để khắc phục được những lỗi trên ta dùng công cụ Lookup Wizard

5.2. CÀI ĐẶT
Ví dụ: cài đặt Lookup wizard trường TINH trong table HOCSINH
B1 - Trong cột Data Type, chọn Lookup Wizard.

Beta Version 0.9

2-25

Hình 2.7 - Ví dụ mẫu cách chọn Lookup wizard
Chọn Lookup Wizard cho trường TINH
Click chọn Lookup Wizard trong Data Type, xuất hiện hộp thoại Lookup Wizard.
− I want the lookup column to lookup the values in a table or query
− I will type in the values that I want
B2 - Click chọn I will type in the values that I want (giá trị do chúng ta nhập vào), xong
nhấp chọn Next.

Hình 2.8 -Nhập thông tin cần lookup wizard
B3 - Nhập nội dung vào (ví dụ: tỉnh là Vĩnh Long, Cần Thơ, An Giang, Bạc Liêu) rồi
nhấn phím Tab, tiếp tục nhập nội dung vào rồi nhấn Finish.
B4 - File/Save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+S để lưu lại.
Sau khi tạo xong Lookup wizard. Ta có thể chọn lựa tỉnh từ hộp Listbox trong chế
độ Data sheet như hình sau

Hình 2.9 - Chọn lựa tỉnh từ danh sách nhập trước đó

5.3. GỠ BỎ
B1 - Vào Data Type của trường TINH sau đó ở Field Properties chọn tab Lookup, xóa
các giá trị trong Row Source Type và Row Source
B2 - Sau đó ở Display Control chọn lại Text Box.

Beta Version 0.9

2-26

Hình 2.10 - Gỡ bỏ Lookup Wizard
B3 - File/Save hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl+S để lưu lại.

6. KẾT LUẬN
Kết thúc bài học, người dùng đã nắm được các khái niệm cơ bản về ràng buộc thông tin
trên các trường thông tin của một bảng dữ liệu. Người dùng sẽ gặp nhiều khó khăn khi mô
tả biểu thức ràng buộc nhưng khi nắm vững chúng thì việc ràng buộc được thiết lập đảm
bảo độ an toàn và tin cậy của thông tin. Trong bài học tiếp theo, vấn đề ràng buộc thông tin
giữa các bảng dữ liệu sẽ được giới thiệu nâng độ khó của ràng buộc dữ liệu ở cấp độ bảng
lên một mức cao hơn !

Beta Version 0.9

3-27

BÀI 3 - THIẾT LẬP MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC
TABLE – RELATIONSHIPS
Bài học cung cấp kiến thức và kỹ thuật việc thiết lập mối quan hệ trong Table. Nội dung
bài học bao gồm:
− Relationships là gì ?
− Các mối quan hệ
− Các thiết lập mối quan hệ
− Thứ tự nhập liệu

1. RELATIONSHIPS LÀ GÌ ?
Các kỹ thuật như đặt khóa chính PrimaryKey mục tiêu tránh trùng lắp thông tin, Validation
Rule ràng buộc nhập liệu, Lookup Wizard nhập liệu nhanh, Input Mask định ra mặt nạ
nhập liệu tránh người dùng nhập sai … tất cả các loại ràng buộc này đều thực hiện trong
phạm vi của một Table. Vậy vấn đề đặt ra giữa các bảng Table có mối liên hệ ràng buộc
thông tin với nhau hay không ?

Hình 3.1 - Mối liên hệ thông tin giữa các Table
Để có thể chứng minh tồn tại mối liên hệ, xét thông tin của 2 bảng dữ liệu sau:

Beta Version 0.9

3-28

Hình 3.2 - Minh họa mối liên hệ thông tin giữa các Table
Nhìn dữ liệu ở 2 Table, điều dễ dàng nhận thấy rằng dữ liệu Table LOP dùng để lưu trữ
thông tin của danh sách các lớp. Table HOCSINH dùng để lưu trữ thông tin về danh sách
các học sinh.
Khi quan sát điều có thể rút được kết luận rằng trường thông tin LOP bên table LOP và
trường thông tin LOP bên danh sách HOCSINH là có nhiều thông tin giống nhau. Nói theo
cách khác thông tin nhập liệu bên trường LOP của Table LOP có xuất hiện trên trường
LOP của Table HOCSINH.
Như vậy có thể kết luận giữa các Table cũng có mối quan hệ ràng buộc dữ liệu với nhau.
Vậy chúng quan hệ với nhau như thế nào ? và có ràng buộc thông tin ở những mối quan hệ
đó với nhau hay không ?

2. CÁC MỐI QUAN HỆ
Về mặt cơ bản thì giữa các bảng Table có 3 mối quan hệ để tham khảo;
− Quan hệ 1 – 1
− Quan hệ 1 – n
− Quan hệ n – n

2.1. QUAN HỆ 1 – 1
Là quan hệ mà mỗi mẫu tin của bảng này sẽ liên kết duy nhất tới một mẫu tin của bảng kia
và ngược lại. ví dụ: theo luật hôn nhân và gia của nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt
Nam thì một người vợ chỉ tồn tại một chồng và ngược lại, đó là mối quan hệ 1 -1 trong xã
hội, còn mối quan hệ 1 -1 trong dữ liệu thì được thể hiện như thế nào. Hãy xem ví dụ bên
dưới.

Beta Version 0.9

3-29

Hình 3.3 - Mối quan hệ 1 - 1
Nhìn vào hình bên trên nhận thấy tương ứng với một học sinh thì chỉ có một cột điểm và
ngược lại

Hình 3.4 - Minh họa mối quan hệ 1 - 1

2.2. QUAN HỆ 1 - n:
Là quan mà mỗi trường của bảng này sẽ có thể liên kết một hoặc nhiều mẫu tin của bảng
kia. Ngược lại, mỗi mẫu tin của bảng kia sẽ liên kết tới duy nhất mộ trường của bảng này.
Ví dụ như mối quan hệ cha – con. Cha thì có thể có một hoặc nhiều con, ngược lại thì con
thì chỉ có một người cha, đó là mối quan hệ 1 -1 trong xã hội, còn mối quan hệ 1 -1 trong
dữ liệu thì được thể hiện như thế nào. Hãy xem ví dụ bên dưới.

Hình 3.5 - Mối quan hệ 1 – n

Beta Version 0.9

3-30

Hình 3.6 - Minh họa mối quan hệ 1 - n

2.3. QUAN HỆ n – n
Là quan hệ mà mỗi trường của bảng này sẽ có thể liên kết với một hoặc nhiều mẫu tin của
bảng kia. Ngược lại, mỗi trường của bảng kia cũng sẽ liên kết với một hoặc nhiều mẫu tin
của bảng này. Ví dụ như là trong một học kỳ thì một Lớp có thể học một môn hoặc nhiều
môn và ngược lại thì môn học đó cũng có thể được học bởi một hoặc nhiều Lớp.

Hình 3.7 - Mối quan hệ n - n
Mối quan hệ này rất phức tạp và để đơn giản, trong thực tế người ta đã chia mối quan hệ
này thành các mối quan hệ đơn giản hơn đó là 1 – 1 và 1 – n.

3. CÁCH THIẾT LẬP CÁC MỐI QUAN HỆ
Trước khi tạo các mối quan hệ cho các bảng thì ta cần phải thực hiện các điều sau:
− Thỏa điều kiện kết nối: Hai trường kết nối được với nhau nhất thiết phải đồng nhất
kiễu dữ liệu và kích cở dữ liệu tên trường thì không quan trọng có thể giống hoặc khác
nhau.
− Đóng tất cả các bảng dữ liệu: những bảng dữ liệu dù mở ở chế độ thiết kế hay chế độ
nhập liệu đều phải được đóng lại.
− Dữ liệu các bảng đều rỗng: để tránh những mâu thuẫn tranh chấp dữ liệu giữa các
bảng, nếu mâu thuẫn xảy ra hệ thống sẽ không cho phép thiết lập cho đến khi người
dùng xóa hết dữ liệu hay thực hiện những chỉnh sửa phù hợp.
−
Beta Version 0.9

3-31
3.1. THIẾT LẬP
Các bước thực hiện:
B4 - Vào menu Tool/Relationships ,,,

Hình 3.8 - Menu Relationships
B5 - Chọn các bảng (hoặc câu truy vấn) cần tạo mối quan hệ

Hình 3.9 - Hộp thoại chọn bảng Show Table
Có thể chọn các bảng bằng cách double click vào các bảng cần chọn hoặc click chọn
bảng rồi click vào nút Add. Ở đây chọn hết tất cả các bảng.
B6 - Xác định mối quan hệ giữa Table
B7 - Cài đặt mối quan hệ cho 1 cặp Table A và Table bằng cách nắm kéo trường thông
tin cần thiết lập quan hệ trong Table A sang trường thông tin được thiết lập trong
Table B.

Hình 3.10 - Thiết lập mối quan hệ giữa Table A và Table B
B8 - Lặp lại B4 cho đến khi hết cặp Table cần thiết lập.
Ví dụ: Thiết lập mối quan hệ trong CSDL KQ.MDB
Xác định các cặp Table cần quan hệ với nhau:
Beta Version 0.9

3-32
tblLOP – tlbHOCSINH

Hình 3.11 - Mối quan hệ giữa Table LOP và Table HOCSINH trong CSDL KQ.MDB
tblHOCSINH – tblDIEM

Hình 3.12 - Mối quan hệ giữa Table HOCSINH và Table DIEM trong CSDL KQ.MDB
Sau khi thiết lập hoàn chỉnh ta có sơ đồ Relationships như sau:

Hình 3.13 - Sơ đồ Relationships của cơ sở dữ liệu KQ.MDB

3.2. CÁC TÙY CHỌN THIẾT LẬP
Trong các mối quan hệ còn chứa đựng trong đó thêm những ý bổ sung, để bổ sung người
dùng có thể Double Click vào mối nối giữa 2 Table hoặc Click chuột phải chọn
Edit/Relationships. Hệ thống xuất hiện bảng Edit Relationships.

Beta Version 0.9

3-33

Hình 3.14. Edit Relationships tùy chỉnh mối quan hệ
Trong đó:
Enforce Referential Integrity: Thiết lập mối quan hệ giữa TRUONG trong Table A và
TRUONG trong Table B.
Cascade Update Related Fields: Cập nhật những dòng trong Table B nếu thông tin
TRUONG trong Table A thay đổi.
Ví dụ mối quan hệ giữa Table tblLOP và Table tblHOCSINH được bổ sung thêm chức
năng này.

Hình 3.15 - Minh họa Cascade Update Related Fields (1)

Beta Version 0.9

3-34

Hình 3.16 - Minh họa Cascade Update Related Fields (2)
Cascade Delete Related Fields: Xóa những dòng trong Table B có TRUONG giống với
TRUONG trong Table B.

Hình 3.17 - Minh họa Cascade Delete Related Fields (1)

Hình 3.18 - Minh họa Cascade Delete Related Fields (2)

Beta Version 0.9

3-35

4. THỨ TỰ NHẬP LIỆU
Việc xác định thứ tự nhập liệu của các Table cũng rất quan trọng. Vì nếu nhập không đúng
theo độ ưu tiên bảng dữ liệu thì dễ dàng bị báo lỗi nhập liệu “You can not add or change
a record …”

Hình 3.19 - Thông báo lỗi khi nhập liệu không đúng theo thứ tự ưu tiên Table
Mối quan hệ 1 – n: thứ tự ưu tiên nhập liệu cho bên Table có mối quan hệ 1 trước, và
Table có mối quan hệ n là sau.
Mối quan hệ 1 – 1: thứ tự ưu tiên nhập liệu sẽ ưu tiên cho Table nào có số lượng mối quan
hệ ít nhất.
Xét mối quan hệ Relationships trong CSDL KQ.MDB:

Hình 3.20 - Các mối quan hệ Relationships trong CSDL KQ.mdb
LOP – HOCSINH là mối quan hệ 1 – n: thứ tự nhập liệu sẽ là LOP HOCSINH
HOCSINH – DIEM là mối quan hệ 1 – 1: do DIEM chỉ có 1 mối quan hệ nhưng
HOCSINH lại có đến 2 mối quan hệ nên thứ tự nhập liệu sẽ là: HOCSINH – DIEM
Tổng hợp lại ta có: LOP HOCSINH DIEM
Xét mối quan hệ Relationships trong CSDL HOADON.MDB:

Hình 3.21 - Các mối quan hệ Relationships trong CSDL HOADON.mdb
Beta Version 0.9

3-36
KHACH HANG – HOA DON là mối quan hệ 1 – n
KHACH HANG HOA DON
NHAN VIEN – HOA DON là mối quan hệ 1 – n
NHAN VIEN HOA DON
CHI TIET HOA DON – SAN PHAM là mối quan hệ 1 – n
CHI TIET HOA DON SAN PHAM
HOA DON – CHI TIET HOA DON là mối quan hệ 1 – n
HOA DON CHI TIET HOA DON
Dễ dàng quan sát thấy người dùng có thể nhập NHAN VIEN trước hay KHACH HANG
trước đều không có vấn đề gì vì HOA DON chỉ có thể nhập khi đã có NHAN VIEN và
KHACH HANG.
C1: KHACH HANG NHAN VIEN HOA DON SAN PHAM CHI TIET HOA
DON
C2: NHAN VIEN KHACH HANG HOA DON SAN PHAM CHI TIET HOA
DON

5. KẾT LUẬN
Đến đây, có thể xem như kết thúc bài học cuối cùng có liên quan đến bảng dữ liệu Table,
kỹ thuật ràng buộc dữ liệu giữa các bảng bằng Relationship là tương đối cơ bản và đơn
giản nhất. Tuy vậy, ứng dụng của nó trong thực tế không nhỏ, giúp ổn định được mối quan
hệ ràng buộc thông tin ở liên bảng dữ liệu, tạo cơ sở tiền đề cho việc xác định thứ tự nhập
liệu cho hệ thống. Kế tiếp của việc tổ chức kho dữ liệu là việc khai thác thông tin, đó là
một trong ưu thế mạnh của các hệ thống CSDL sẽ được giới thiệu trong những bài tiếp
theo !.

Beta Version 0.9

4-37

BÀI 4 - TRUY VẤN THÔNG TIN - QUERY
Bài học này cung cấp kiến thức và kỹ thuật cơ bản tạo và thao tác trên câu truy vấn. Nội
dung bài học bao gồm:
− Truy vấn thông tin là gì ?
− Chức năng
− Thiết kế
− Truy vấn có tham số
− Các hàm hỗ trợ

1. TRUY VẤN LÀ GÌ ?
Dữ liệu hệ thống được tổ chức lưu trữ trong Table. Thông qua Table người dùng có thể lưu
lại thông tin, đó chính là kho thông tin. Vấn đề đặt ra là cần phải có một cơ chế khai thác,
chế biến và sử dụng kho thông tin sao cho hiệu quả ! Và đấy cũng chính là câu trả lời của
bài học.
Truy vấn là quá trình người dùng sẽ đặc tả những yêu cầu thông tin với hệ thống CSDL, hệ
thống sẽ phản hồi lại người dùng các kết quả thông tin hệ thống đáp ứng được.
Truy vấn cũng có thể xem như là một hệ hỏi đáp: người hỏi và MS Access trả lời, câu truy
vấn chính là chìa khóa là ngôn ngữ trung gian, thông qua nó người dùng sẽ có thể ra lệnh
cho hệ thống cung cấp những thông tin mà họ cần.
Trong CSDL KQ.MDB cung cấp một số truy vấn:
- Cung cấp danh sách học sinh của lớp 10A1
- Cho biết khối 10 có bao nhiêu học sinh giỏi, khá, trung bình, yếu kém.
- Thống kê xem năm 1995 toàn trường có bao nhiêu học sinh Nam khối 11 thi lại.

2. CHỨC NĂNG
Chức năng câu truy vấn không nằm ngoài khả năng cung cấp cho người dùng khả năng
khai thác kho thông tin.
- Rút – lọc bớt số trường thông tin
- Trích – giảm bớt số mẩu tin
- Phân tích, tổng hợp – nhóm tin, truy vấn lồng, … để thực hiện các tính toán nằm mục
đích phân tích và tổng hợp thông tin.
- Các chức năng khác – tham số, tạo bảng, cập nhật tự động, …

Beta Version 0.9

4-38

Hình 4.1- Ví dụ khả năng Rút gọn thông tin

Hình 4.2 - Ví dụ khả năng Trích lọc thông tin

Beta Version 0.9

4-39

Hình 4.3 - Ví dụ khả năng Phân tích và tổng hợp thông tin

3. THIẾT KẾ
3.1. QBE – QUERY BY EXAMPLE
Trước đây, khi muốn viết câu truy vấn người dùng phải học và tự trang bị cho mình một số
kiến thức nhất định về CSDL, và phải học ngôn ngữ đặc tả SQL. Trong MS Access bổ
sung thêm một công cụ hỗ trợ người dùng khi thiết kế truy vấn đó là QBE. Bộ công cụ
giúp ích người dùng rất nhiều khi thiết kế câu truy vấn bởi tính trực quan và dễ sử dụng
của nó.

Hình 4.4 - Lưới Query by Example (QBE)
Màn hình lưới QBE cũng dễ dàng thấy chia 2 phần rõ rệt:
Beta Version 0.9

4-40
Phẩn nửa trên là danh sách các Table, Query làm dữ liệu nguồn cho truy vấn.
Phần nửa dưới chính là nơi người dùng trực tiếp cung cấp các đặc tả yêu cầu vào.
Field: chỉ định là trường thông tin cần hiển thị
Table: dữ liệu nguồn cho câu truy vấn
Sort: sắp xếp thông tin trong trường
Show: bật/tắt hiển thị thông tin lên màn hình
Criteria, Or: điều kiện để lọc thông tin.
Với công cụ QBE này, người dùng chỉ cần thực hiện thao tác Drag & Drop là có thể tạo
một trường thông tin, điền vào biểu thức Criteria hoặc Or là có ngay điều kiện lọc thông
tin.

3.2. LỌC THÔNG TIN
Đây là một chức năng đơn giản trong các hệ thống tìm kiếm. Làm giảm thiểu số lượng các
dòng trong bảng dữ liệu, chỉ hiển thị những dòng thông tin thật sự cần thiết cho người
dùng.
Hãy tưởng tượng trong một trường học có khoảng 3000 học sinh. Việc xử lí thông tin
tương ứng ít nhất 3000 ngàn dòng thông tin, bảng HOCSINH có 3000 dòng ! Việc xử lí và
thao tác trên dữ liệu 1 lớp học hay dữ liệu của cả 1 trường điều đó rất quan trọng, nó không
chỉ ảnh hưởng đến tốc độ xử lí và dung lượng lưu trữ bộ nhớ của hệ thống.
Trong lưới QBE, việc lọc thông tin thực hiện hết sức đơn giản. Người dùng chỉ việc viết
điều kiện lọc thông tin trên dòng Criteria/Or của cột (Field) cần áp dụng lọc.
Một số toán tử được thiết kế hỗ trợ quá trình lọc thông tin:

LIKE
Cú pháp: LIKE “chuỗi”
Mô tả: dùng để lọc những thông tin có nội dung cột giống với “chuỗi” mô tả.
“chuỗi” có thể dùng thêm những kí tự đại diện “*”, “?” để làm tăng thêm tính uyển chuyển
khả năng lọc.
Ví dụ:
Like “Tâm” lọc ra những học sinh tên Tâm
Like “T*” lọc ra những học sinh có tên bắt đầu bằng T

IN
Cú pháp: In (mục 1, mục 2, … mục n)
Mô tả: Dùng để lọc những thông tin có nội dung có trong danh sách các mục đã được mô
tả.
Ví dụ:
In (1, 3, 5) lọc ra những trường thông tin có giá trị hoặc 1 hoặc 3 hoặc 5
In (“Trang”, “Tú”, “Thơ”, “Hoa”) lọc ra những học sinh có tên hoặc là Trang hoặc Tú
hoặc Thơ hoặc Hoa.

Beta Version 0.9

4-41
BETWEEN … AND …
Cú pháp: BETWEEN [giá trị 1] AND [giá trị 2]
Mô tả: lọc ra những thông tin có giả trị thỏa điều kiện >= [giá trị 1] và <= [giá trị 2]
Ví dụ:
Between 1 And 10 lọc ra những thông tin có giá trị >= 1 và <= 10

AND
Cú pháp: [biếu thức 1] AND [biểu thức 2] … AND [biểu thức n]
Mô tả: dùng để kết hợp tính đúng đắn giữa các biểu thức. Giá trị của toàn bộ biểu thức chỉ
đúng khi tất cả các biểu thức i đều đúng, các trường hợp còn lại đều sai.
Ví dụ:
>= 1 AND <= 10 lọc ra những thông tin có giá trị trong đoạn [1, 10]

OR
Cú pháp: [biếu thức 1] OR [biểu thức 2] … OR [biểu thức n]
Mô tả: dùng để chọn lựa giá trị. Giá trị của toàn bộ biểu thức chỉ sai khi tất cả các biểu
thức i đều sai, các trường hợp còn lại đều đúng.
Ví dụ:
1 OR 3 OR 5 lọc ra những thông tin có giá trị hoặc 1 hoặc 3 hoặc 5

3.3. TRƯỜNG TỰ TẠO
Các trường sẵn trong Table không phải lúc nào cũng có thể thể hiện đầy đủ nhu cầu thông
tin của người dùng. Có lúc người dùng phải cần đến những thông tin tổng hợp, tính toán từ
nhiều trường thông tin sẵn có trong hệ thống. Đó chính là trường thông tin tự tạo !
Lí do chính để người dùng thiết kế thêm trường thông tin tự tạo đó là khi thông tin đó
không tồn tại trong các Table và do nhu cầu thông tin đòi hỏi phát sinh thêm.
Trường thông tin tự tạo sẽ được tạo và đặt biểu thức mô tả vào trong dòng Field, để mô tả
trường thông tin này sẽ được mô tả theo cú pháp như sau:
[Tên Trường tự tạo]: [Biểu thức mô tả]
Biểu thức mô tả là một biểu thức tính toán người dùng có thể sử dụng lại những hàm đã
được xây dựng sẵn (Built-in Function) trong MS Access.
Xem một số ví dụ minh họa sau:
HOTEN: HO + “ “ + TEN
Tạo mới trường HOTEN bằng cách ghép lại chuỗi HO và TEN lại với nhau và cộng
thêm khoảng trắng.
DTB: (TOAN + LY + HOA)/3
Tạo mới trường DTB bằng cách tính toán điểm trung bình cho học sinh sử dụng 3
trường thông tin TOAN, LY, HOA để làm dữ liệu tính toán.
DTB: ROUND((TOAN + LY + HOA)/3,2)
Cũng giống như tính toán trường DTB ở trên nhưng có kết hợp thêm hàm ROUND để
tính làm tròn 2 số lẻ.
Beta Version 0.9

4-42
TUOI: YEAR(Now()) – YEAR(NGAYSINH)
Tạo mới trường TUOI bằng cách lấy về năm hiện tại – năm sinh của học sinh để tính
ra tuổi. Việc lấy về năm hiện tại và năm sinh của học sinh bằng cách sử dụng hàm
YEAR.
KETQUA: IIF(DTB>=5, “Đậu”, “Rớt”)
Tạo mới trường KETQUA xét kết quả học tập của học sinh dựa trên DTB, nếu DTB
>= 5 thì học sinh đậu và ngược lại là rớt.

3.4. THIẾT KẾ
Các bước chính để thiết kế một truy vấn:
B1 - Trong màn hình quản lý đối tượng Query chọn Create Query in Design View để vào
lưới QBE
B2 - Xác định nguồn dữ liệu trong hộp thoại Show Table, nguồn dữ liệu ở đây có thể là
Table hoặc là Query. Khi xác định xong dữ liệu nguồn chọn Add để thêm vào.
B3 - Chọn các trường trong danh sách Table, Query đã thêm vào (quá trình Rút). Việc
chọn danh sách này có thể dễ dàng thực hiện, chỉ cần người dùng thực hiện thao tác
Drag &Drop nắm kéo trường thông tin đó vào lưới.
B4 - Xây dựng thêm trường tự tạo (nếu có).
B5 - Đưa các điều kiện lọc tin ở cột Criteria và Or (quá trình Trích). Các điều kiện này
tồn tại dưới dạng biểu thức dữ liệu thỏa biểu thức này sẽ được hiển thị lên.
B6 - Thực hiện câu truy vấn bằng cách chọn vào biểu tượng Run trên thanh Toolbar hoặc
View/Datasheet View.
Ví dụ 1 - Hiển thị danh sách học sinh của lớp 10A1 với các thông tin: MSHS, HO TEN,
TUOI, LOP trong đó: HO TEN là họ và tên đầy đủ của học sinh, và TUOI là tuổi của học
sinh tính theo năm hiện hành.
B1 - Vào lưới thiết kế câu truy vấn QBE
B2 - nguồn dữ liệu chọn HOCSINH
B3 - Chọn các trường thông tin, MSHS, LOP (TUOI và HO TEN không có trong bảng dữ
liệu)
B4 - Tạo các trường thông tin tự tạo theo yêu cầu. Trong dòng Field lần lượt gõ vào:
[HO TEN]: [HO] + “ ” + [TEN]
[TUOI]: YEAR(NOW()) – YEAR([NGAYSINH])
B5 - Thực hiện điều kiện lọc, di chuyển đến cột LOP, dòng Criteria gõ vào “10A1” để chỉ
lọc thông tin của lớp 10A1
B6 - Thực hiện câu truy vấn chọn menu View/Datasheet View để xem kết quả.

Beta Version 0.9

4-43

Hình 4.5 - Kết quả thực hiện câu truy vấn hiển thị DSHS các lớp
Ví dụ 2 – Hiển thị kết quả điểm học sinh lớp 10A1 với các thông tin: MSHS, HO TEN,
LOP, DTB. Trong đó: HO TEN là học và tên đầy đủ của học sinh, DTB là điểm trung
bình được tính theo công thức (TOAN + LY + HOA + VAN)/4
B1 - Vào lưới thiết kế câu truy vấn QBE
B2 - Chọn nguồn dữ liệu chọn HOCSINH, DIEM.
B3 - Chọn các trường thông tin MSHS, LOP (DTB và HO TEN không có trong bảng dữ
liệu).
B4 - Tạo các trường thông tin tự tạo theo yêu cầu. Trong dòng Field lần lượt gõ vào:
[HO TEN]: [HO] + “ “ + [TEN]
[DTB]: (TOAN + LY + HOA + VAN)/4
B5 - Thực hiện điều kiện lọc, di chuyển đến cột LOP, dòng Criteria gõ vào “10A1” để chỉ
lọc thông tin của lớp 10A1.
B6 - Thực hiện câu truy vấn chọn menu View/Datasheet View để xem kết quả.

Hình 4.6 - Kết quả thực hiện câu truy vấn hiển thị kết quả học tập của HS các lớp

Beta Version 0.9

4-44

4. TRUY VẤN CÓ THAM SỐ
Xét CSDL KQ.MDB trong dữ liệu mẫu danh có 9 lớp: 10A1, 10A2, 10A3, 11A1, 11A2,
11A3, 12A1, 12A2, 12A3. Trong trường hợp muốn hiển thị danh sách của từng lớp thì với
giải pháp hiện tại thì người dùng phải thực hiện thao tác tạo 9 câu truy vấn mỗi câu hiển thị
danh sách của 1 lớp.
Khi phải đối mặt với dữ liệu thực tế một trường học có thể có đến 100 lớp học. Việc tạo
100 câu truy vấn như thế là không cần thiết, vì thực chất giữa các câu truy vấn như thế chỉ
khác nhau duy nhất một dòng LIKE tại cột LOP.
Như vậy truy vấn có tham số chính là một câu truy vấn tổng quát, đại diện cho những câu
truy vấn giống nhau cùng loại, những giá trị khác nhau sẽ được tổng hợp lại thành tham số
lọc thông tin. Khi thực hiện câu truy vấn, người dùng chỉ nhập vào giá trị tham số lọc, hệ
thống thực hiện yêu cầu truy vấn theo đúng tham số lọc do người dùng nhập vào.
Ví dụ sau minh họa thiết kế câu truy vấn người dùng nhập vào tên lớp thì sẽ hiển thị danh
sách của lớp tương ứng tham số lọc lớp đã được nhập vào.

Hình 4.7. Minh họa thiết lập tham số cho truy vấn
Nhập vào tham số lọc “Nhập vào lớp:” nhập vào tên lớp cần lọc từ CSDL.

Hình 4.8 - Minh họa nhập tham số cho truy vấn
Kết quả thực hiện câu truy vấn sẽ giống như câu truy vấn thông thường:

Beta Version 0.9

4-45

Hình 4.9 - Kết quả thực hiện truy vấn khi được cung cấp tham số
Và lần thực hiện kế tiếp, người dùng có thể dễ dàng nhập tên của một lớp khác dùng làm
tham số lọc ví dụ như 10A2, 11A1 … .
Một số ví dụ khác:
LIKE [Nhập kí tự đầu] + “*” Hiển thị danh sách những học sinh có tên bắt đầu
bằng một kí tự do người dùng nhập vào.
>=[Điểm A] AND <= [Điểm B] Hiển thị những học sinh có Điểm >= Điểm A và
Điểm <= Điểm B, trong đó Điểm A, Điểm B là do người dùng nhập vào.
Tính tổng quát cao cộng với sự uyển chuyển và linh hoạt tham số lọc đã làm nổi bật tính
năng vượt trội của loại truy vấn này, nên chúng rất thường được áp dụng vào trong ứng
dụng thực tế.

5. CÁC HÀM HỖ TRỢ
5.1. XỬ LÍ CHUỖI
Hàm Cú pháp Ví dụ
Left(st,n)
Left Left(“MeKong”,4)=Kong
Lấy n ký tự bên trái st
Right(st,n)
Right Right(“MeKong”,2)=Me
Lấy n ký tự bên phải st
Mid(st,n,m)
Mid Mid(“MeKong”,2,2)=Ko
Lấy m ký tự tại vị trí thứ n của chuỗi st
Len(st)
Len Len(“MeKong”) =6
Trả về số ký tự chuỗi st
Space(n)
Space Space(3)= “ ” 3 - k trắng
Trả về một chuỗi gồm n khoảng trắng
String(n,ch)
String String(3,”M”)= “MMM”
Trả về một chuỗi gồm n ký tự ch
Lcase(st)
Lcase Lcase(“MeKong”)=mekong
Đổi các ký tự của st thành các ký tự thường
Ucase Ucase(st) Ucase(“MeKong”)=MEKONG
Beta Version 0.9

4-46
Đổi các ký tự của st thành các ký tự hoa
Ltrim(st) Ltrim(“ MeKong ”)=
Ltrim
Cắt bỏ các khoảng trắng bên trái của st “MeKong ”
Rtrim(st) Rtrim(“ MeKong ”)= “
Rtrim
Cắt bỏ các khoảng tráng bên phải của st MeKong”
Trim(st)
Trim(“ MeKong ”) =
Trim Cắt bỏ khoảng trắng bên trái và bên phải của
“MeKong”
st
Val(TN)
Val Val(“00123”)=123
Chuổi đổi chuối TN thành số

5.2. TÍNH TOÁN
ABS(n)
ABS ABS(1999-2000)=1
Lấy giá trị tuyệt đối của n
ASC(s)
ASC Trả về mã ASCII của ký tự đầu tiên trong ASC(“a”)=9,ASC(“A”)=65
chuỗi s
CHR(n)
CHR CHR(97)=a, CHR(65) = A
Ngược với hàm ASC
Fix(n)
Fix Fix(-7.9)=-7, Fix(7.9)=7
Lấy phần nguyên của n
Int(n)
Int Lấy phần nguyên lớn nhất nhỏ hơn hoặc bằng Int(-7.9)=-8, Int(7.9)=7
n
SQR(n)
SQR SQR(25)=5
Lấy căn bậc 2 của n

5.3. NGÀY GIỜ
Day(DT)
Day Day(#19/12/2008#)=19
Trả về ngày
Month(DT)
Month Month(#19/12/2008#)=12
Trả về tháng
Year(DT)
Year Year(#19/12/2008#)=2008
Trả về năm
Now()
Now Cho ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây hiện Now()=19/12/2008 11:08:12
hành
Date()
Date Date() = 19/12/2008
Cho ngày tháng năm hiện hành
Weekday(DT)
Weekday Weekday(Now())=5
Trả về ngày thứ mấy trong tuần
Hour(DT)
Hour Hour(now())=11
Trả về giờ
Minute(DT)
Minute Minute(now())12
Trả về phút
Second(DT)
Second Second(now())=32
Trả về giây

Beta Version 0.9

4-47
5.4. ĐIỀU KIỆN IIF
Cú pháp: IIF(ĐK, BT1, BT2)
Mô tả: Nếu ĐK đúng thì trả về giá trị BT1, ngược lại trả về BT2. Các giá trị trong BT1,
BT2 cũng có thể là lệnh IIF lồng hoặc các hàm khác.
Ví dụ:
IIF(4>5, 4, 5)
IIF(DTB>=8.0, “Giỏi”, “Không biết”)
IIF(DTB>=8.0, “Giỏi”, IIF( DTB >= 7, “Khá”, “Không biết”))
IIF(DTB >= 5 AND TOAN>=5 AND HOA >=5 AND LY >=5 AND HOA >=5, “đậu”,
IIF(DTB<5, “rớt”), “thi lại”)

6. KẾT LUẬN
Kết thúc bài học này, người dùng đã nắm vững được khái niệm về truy vấn thông tin, thực
hiện các thao tác cơ sở về rút trích và tính toán thông tin trên các bảng dữ liệu. Kỹ thuật
dùng tham số được giới thiệu như là trang bị thêm tăng thêm tính tổng quát xử lí uyển
chuyển của hệ thống. Tất cả những gì người dùng làm được sẽ tác động đến toàn bộ bảng
dữ liệu, trong bài học kế tiếp kỹ thuật Group By sẽ được giới thiệu như là một kỹ thuật
tính toán, xử lí trên các thông tin nhóm của bảng dữ liệu.

Beta Version 0.9

5-48

BÀI 5 - NHÓM TIN – GROUP BY
Bài học cung cấp kiến thức và kỹ thuật nhóm tin trên câu truy vấn. Nội dung bài học bao
gồm:
− Nhóm tin là gì ?
− Thiết kế
− Hàm tính toán trên nhóm

1. NHÓM TIN LÀ GÌ ?
Ở những bài học trước, khi xử lí thông tin trên câu truy vấn phạm vi tác dụng và xử lí tính
toán áp dụng trên toàn bảng dữ liệu. Chẳng hạn khi tính điểm trung bình cho học sinh, việc
tính toán sẽ được áp cho từng học sinh. Ngoài tính toán áp dụng trên từng dòng (mẩu tin)
đơn lẻ thì các hệ thống CSDL còn trang bị khả năng tính toán trên những thông tin ở dạng
nhóm.
Có thể hiểu một cách đơn giản nhóm là một tập các dòng thông tin trên bảng dữ liệu có
cùng giá trị ở một hay nhiều cột dùng làm tiêu chí nhóm. Trong quá trình thực hiện, sau
khi xác định được các nhóm thì công việc tiếp theo là thực hiện các xử lí có liên quan đến
thông tin trên nhóm: đếm số mẩu tin có trong nhóm, tính tổng của nhóm, trung bình của
nhóm, tìm giá trị nhỏ nhất trong nhóm, tìm giá trị lớn nhất trong nhóm …

Hình 5.1- Ví dụ minh họa về nhóm tin (1)
Trong ví dụ trên bảng dữ liệu trên trường thông tin LOP dùng làm tiêu chí nhóm, qua quá
trình phân tích nhóm xác định được bảng dữ liệu có 3 nhóm thông tin (1) là: {10A1, 10A2,
10A3} và tiến hành công đoạn kế tiếp là thực hiện thao tác Count (đếm) của các dòng trên
các nhóm thông tin (2).

Beta Version 0.9

5-49

Hình 5.2 - Ví dụ minh họa về nhóm tin (2)
Trong ví dụ tiếp theo này, tiêu chí chọn làm nhóm là 2 trường LOP, NU và trường MAHS
dùng làm thực hiện thao tác thực hiện tính toán Count trên nhóm. Kết quả phân tích có 5
nhóm {10A1 – Nam, 10A1 – Nữ, 10A2 – Nam, 10A2 – Nữ, 10A3 – Nam} và kết quả cuối
cùng đã đếm ra được số lượng học sinh nam, nữ ở các lớp.

2. THIẾT KẾ
2.1. CÁC BƯỚC CHÍNH
B9 - Trong màn hình quản lý Queries chọn Create query in Design view
B10 - Chọn các bảng dữ liệu dữ liệu trong Show Tables
B11 - Xác định nhóm trường thông tin cần nhóm.
B12 - Xác định nhóm trường thông tin cần tính toán.
B13 - Lưu và thực hiện câu truy vấn.
Trong B3, B4 việc xác định trường nhóm và trường tính toán rất quan trọng, cần phải xác
định rõ ràng việc thừa hay thiếu trường thông tin ở các nhóm cũng tạo ra những kết quả
thực hiện không mong muốn.

Ví dụ đếm số học sinh mỗi lớp
Phân tích gợi ý thực hiện ví dụ
− Bảng dữ liệu: LOP, HOCSINH
− Trường thông tin cần nhóm: LOP
− Trường thông tin cần tính toán: MAHS thực hiện thao tác đếm, mỗi MAHS tương
đương với 1 học sinh.
− Ngoài ra không phải thêm bất kì thông tin nào khác.
− Kết quả thực hiện câu truy vấn có kết quả như minh họa sau:

Beta Version 0.9

5-50

Hình 5.3 - Kết quả thực hiện truy vấn đếm số học sinh mỗi lớp
Ví dụ đếm số nam và nữ trong mỗi lớp
Phân tích gợi ý thực hiện ví dụ
− Bảng dữ liệu: tblLOP, tblHOCSINH
− Các trường thông tin cần nhóm: NU và LOP
− Các trường thông tin cần tính toán: MAHS
− Kết quả thực hiện có kết quả như minh họa sau:

Hình 5.4 - Kết quả thực hiện truy vấn đếm số học sinh nam nữ mỗi lớp
Qua 2 ví dụ trên, có thể thấy rất rõ ràng việc xác định các thông tin nhóm sẽ cho ra những
câu truy vấn khác nhau, ở ví dụ chỉ nhóm thông tin LOP tương ứng với việc xác định tính
toán trên nhóm các lớp nhưng ở ví dụ 2 chỉ cần thêm vào thông tin NU thì việc xác định
tính toán thực hiện được xác định trên nhóm học sinh Nam hay Nữ của mỗi lớp. Phần
trình bày tiếp theo sau sẽ trình bày về các thao tác tính toán trên thông tin nhóm.

3. HÀM TÍNH TOÁN TRÊN NHÓM
3.1. COUNT
Như trình bày ở những ví dụ trước, chức năng chính sẽ thực hiện việc đếm số dòng trong
nhóm.

Beta Version 0.9

5-51

Hình 5.5 - Minh họa tính toán trên nhóm với hàm Count (1)
Để thực hiện khả năng đếm dòng ở trong nhóm. Tại cột trường thông tin cần tính toán,
chọn phép toán Count.

Hình 5.6 - Minh họa tính toán trên nhóm với hàm Count (2)

3.2. SUM
Tính tổng giá trị của cột này trên một nhóm

Beta Version 0.9

5-52

Hình 5.7 - Minh họa tính toán trên nhóm với hàm Sum (1)

Hình 5.8 - Minh họa tính toán trên nhóm với hàm Sum (2)

3.3. AVG
Tính giá trị trung bình của một nhóm

Beta Version 0.9

5-53

Hình 5.9 - Minh họa tính toán trên nhóm với hàm AVG

3.4. MAX
Tính giá trị lớn nhất của một nhóm

Beta Version 0.9

5-54

Hình 5.10 - Minh họa tính toán trên nhóm với hàm MAX

3.5. MIN
Tính giá trị nhỏ nhất của một nhóm

Beta Version 0.9

5-55

Hình 5.11 - Minh họa tính toán trên nhóm với hàm MIN

3.6. FIRST
Lấy giá trị đầu tiên của cột trên nhóm

Beta Version 0.9

5-56

Hình 5.12 - Minh họa tính toán trên nhóm với hàm FIRST

3.7. LAST
Lấy giá trị cuối cùng của cột này trên nhóm

Beta Version 0.9

5-57

Hình 5.13 - Minh họa tính toán trên nhóm với hàm LAST

4. KẾT LUẬN
Bài học đã cung cấp kiến thức đến nhóm các trường thông tin. Tuy nhiên, khi triển khai
cài đặt các câu truy vấn có liên quan đến nhóm tin cần phải chú ý 2 vấn đề chính sau:
− Những trường hợp cần dùng để nhóm tin.
− Xác định trường thông tin nhóm và tính toán chính xác. Việc xác định không chính
xác dẫn đến kết quả thực hiện câu truy vấn không đúng kết quả người dùng mong đợi.

Beta Version 0.9

5-58

BÀI 6 - TRUY VẤN LỒNG – SUB QUERY
Bài học này trình bày về vấn đề giải quyết bài toán truy vấn bằng từ 2 câu truy vấn trở lên.
− Truy vấn lồng là gì ?
− Các trường hợp tạo.
− Các bước tạo.
− Khống chế số dòng hiển thị.

1. TRUY VẤN LỒNG LÀ GÌ ?
Xét ví dụ tính phần trăm học sinh nam, nữ trong mỗi lớp.
Khi sử dụng kỹ thuật nhóm tin thì tại một thời điểm người dùng chỉ có thể:
− Vấn đề 1: đếm số học sinh ở mỗi lớp
− Vấn đề 2: đếm số học sinh nam/nữ mỗi lớp.
Không thể thực hiện cùng lúc 2 thao tác vì tiêu chí nhóm của vấn đề 1 là dựa vào trường
LOP trong khi vấn đề 2 dựa vào trường LOP và NU.
Vấn đề đặt ra là không thể thực hiện truy vấn bằng kỹ thuật nhóm tin 2 nhóm khác nhau
cùng một thời điểm.
Microsoft Access giải quyết vấn đề này một cách đơn giản, hệ thống sẽ chia câu truy vấn
trên thành 2 câu truy vấn nhỏ, mỗi câu thực hiện một nhiệm vụ độc lập:
− Query1: đếm số học sinh ở mỗi lớp
− Query2: đếm số học sinh nam/nữ mỗi lớp
Câu Query tính phần trăm học sinh nam/nữ mỗi lớp sẽ được thực hiện dựa trên dữ liệu
nguồn của 2 câu truy vấn Query1, Query2.
Như vậy: Truy vấn lồng là dạng truy vấn này lồng vào truy vấn kia, với mục tiêu làm giảm
độ phức tạp khi thực hiện truy vấn thông tin và tính tái sử dụng cao.
Khi thực hiện truy vấn tiếp theo: tính phần trăm học sinh đậu/rớt của mỗi lớp thì câu truy
vấn Query2 sẽ có thể được sử dụng lại !.

2. TRƯỜNG HỢP TẠO
Khi nhóm tin với các nhóm tin khác nhau.
Ví dụ:
Tính phần trăm học sinh đậu/rớt mỗi lớp.
Tính phần trăm học sinh theo xếp loại của mỗi khối.
Thực hiện các tổng hợp các nguồn thông tin khác nhau.
Ví dụ:
Hiển thị lớp có tỉ lệ học sinh đậu cao nhất khối
Hiển thị lớp có tỉ lệ học sinh thị lại nhiều nhất khối.

Beta Version 0.9

5-59

3. CÁC BƯỚC TẠO
Để tạo truy vấn con, qua các bước sau:
B14 - Phân tích kĩ yêu cầu
− Cần bao nhiều Query để giải quyết yêu cầu bài toán.
− Query nào là query phụ, có thể 1 hay nhiều hơn.
− Query nào là query chính, chỉ có 1 query chính được tạo cuối cùng.
B15 - Lần lượt tạo từng Query theo bảng phân tích ở trên
− Query phụ sẽ được tạo trước.
− Query chính được tạo sau cùng.
B16 - Tạo Query cuối cùng với dữ liệu được lấy từ các Query đã tạo trước đó.
Ví dụ tính tỉ phần trăm học sinh nam có trong lớp 10A1.
Phân tích yêu cầu ta thấy, để tính được tỉ lệ phần trăm ta phải thực hiện tạo 3 query:
1 query đếm số học sinh nam có trong lớp 10A1, 1 query đếm tổng số học sinh có
trong lớp 10A1 và query cuối cùng tính tỉ lệ phần trăm từ 2 query trên.
B1 - Tạo query đếm số học sinh nam có trong lớp 10A1: Đặt tên là “qry6vd1-So HS
Nam”.

B2 - Tạo query đếm tổng số học sinh có trong lớp 10A1: Đặt tên query là “qry6vd1-So
HS”.

B3 - Tạo query tính tỉ lệ phần trăm, dữ liệu được lấy từ 2 query trên.

Beta Version 0.9

5-60

Để hiển thị dưới dạng %, click phải chuột tại cột tính phần trăm rồi chọn Propreties,
xuất hiện hộp thoại như hình. Tại dòng format, chọn Percent.

Ví dụ tính tỉ phần trăm học sinh nữ có trong lớp 11A1.
B1 - Tạo query đếm số học sinh nữ có trong lớp 11A1: Đặt tên là “qry6vd2-So HS Nu”.

B2 - Tạo query đếm tổng số học sinh có trong lớp 11A1: Đặt tên query là “qry6vd2-So
HS”.

Beta Version 0.9

5-61

B3 - Tạo query tính tỉ lệ phần trăm, dữ liệu được lấy từ 2 query trên.

Tóm lại đối với câu truy vấn, việc sử dụng sub query có một số ích lợi sau:
− Có thể dùng lại câu qruey đã tạo trước đó.
− Có thể chia nhỏ yêu cầu đề bài ra làm nhiều phần nhỏ để giải quyết, như vậy sẽ đơn
giản hơn.

4. KHỐNG CHẾ SỐ DÒNG HIỂN THỊ
Đôi lúc không cần hiển thị hết các dòng dữ liệu trên query mà chỉ cần hiển thị một số ít các
thông tin trên query.
Ví dụ thiết kế query cho phép hiển thị danh sách 10 học sinh.
Thực hiện việc tạo query như trên, sau đó nhập vào số 10 trong hộp Top values của hộp
thoại Query properties hay tên thanh công cụ.

Beta Version 0.9

5-62

Ví dụ hiển thị danh sách 10 học sinh có ĐTB cao nhất trường
Thực hiện việc thiết kế tương tự như trên.

Lưu ý:
Mặc dù chỉ chọn hiển thị danh sách 10 HS nhưng kết quả lại xuất hiện 11 HS là do
có một số HS cùng điểm với nhau nên Access sẽ lấy hết những HS có cùng điểm
nên trong trường hợp này có thể có 11 hay nhiều hơn kết quả mong muốn.

5. KẾT LUẬN
Kết thúc bài học đã kết thúc chuỗi bài học có liên quan đến Query. Tổng kết lại phần tổ
chức và khai thác thông tin. Bài học tiếp theo sẽ giới thiệu kỹ thuật trình bày thông tin
dưới dạng bảng biểu Form.

Beta Version 0.9

7-63

BÀI 7 - BIỂU MẪU - FORM
Bài học này trình bày về khái niệm biểu mẫu Form các thành phần và thuộc tính form, các
dạng form, cách thiết kế form. Nội dung bao gồm các phần sau:
− Form là gì ?
− Kiến trúc Form
− Thiết kế bằng Wizard
− Hiệu chỉnh Form
− Xử lí nút lệnh
− Sub Form

1. FORM LÀ GÌ ?
Dữ liệu lưu trữ trong kho thông tin, tồn tại ở dạng bảng – Table. Các truy vấn giúp cho
việc xử lí, tính toán thông tin. Form chính là module được giới thiệu tiếp theo, hỗ trợ khả
năng trình bày thông tin một cách trực quan, sinh động. Ngoài ra, nó còn giúp người
dùng có thể thực hiện được một số thao tác xử lí thông tin một cách đơn giản và tiện lợi
thông qua một số công cụ hỗ trợ.
Ví dụ phần dữ liệu hình ở bảng dữ liệu không thể thấy được ở chế độ hiển thị Datasheet,
nhưng khi được biểu diễn và trình bày ở dạng Form View thì hình sẽ được biểu diễn và
trình bày có thể thấy được. Không chỉ có riêng hình ảnh, các đoạn âm thanh, video clip
cũng có thể dễ dàng được chèn và đưa vào sử dụng.

2. KIẾN TRÚC FORM
Về mặt kiến trúc chính. Một biểu mẫu sẽ có 3 thành phần chính:
− Form Header tiêu đề của biểu mẫu, nhãn thể hiện các tiêu chí khả năng thực hiện
và xử lí chính của biểu mẫu
− Detail thể hiện thông tin ở mức độ chi tiết, nơi thể hiện thông tin chính.
− Form Footer phần tiêu đề phụ, ở đây thường dùng để thể hiện các nút điều khiển,
các nhãn thông tin phụ.

Beta Version 0.9

7-64

Hình 7.1 - Minh họa kiến trúc biểu mẫu form
Các thành phần trong Form mỗi thành phần đều có chức năng và những tính chất riêng,
mỗi vị trí trong chúng có một ý nghĩa nhất định cũng có thể liên tưởng Form là một màn
hình trình bày một bài văn và trong đó có: mở bài, thân bài và kết luận. chính vì thế mà
khi thiết kế Form, tỉ lệ giữa các thành phần Form Header – Detail – Form Footer có tỉ lệ là
1:3:1.

Hình 7.2 - Minh họa biểu mẫu form ở chế độ Form View

3. THIẾT KẾ BẰNG WIZARD
Bao gồm các bước sau:
B1 - Khởi tạo quá trình thiết kế form. Trong cửa sổ quản lí CSDL di chuyển đến module
Form click chọn Create form by using wizard.
B2 - Hệ thống sẽ hiển thị hộp thoại để người dùng chọn dữ liệu nguồn. Nguồn dữ liệu cho
Form có thể là Table/Query.

Beta Version 0.9

7-65
B3 - Chọn danh sách các trường thông tin trong danh sách Available Fields và di chuyển
chúng sang danh sách Selected Fields bằng cách click vào nút >, >> hay ngược lại
bỏ chọn thì click vào nút <, <<.
B4 - Chọn bố cục trình bày thông tin.
Columnar
Tabular
Datasheet
Justified
B5 - Chọn mẫu màu nền, màu chữ cho biểu mẫu.
Standard
Stone
Sumi Painting
International
Industrial
Expedition
Blueprint
Blends
B6 - Đặt tên cho Form.
B7 - Nhập tiêu đề cho biểu mẫu và ấn Finish để kết thúc.
Ví dụ tạo biểu mẫu hiển thị danh sách học sinh của các lớp theo các bước trên.

4. HIỆU CHỈNH FORM
Một biểu mẫu sẽ có nhiều dạng hiển thị, tuy nhiên có 3 dạng phổ biến
− Datasheet View: là dạng biểu diễn thông tin ở dạng bảng dữ liệu dữ liệu được thể
hiện dạng này hoàn toàn giống với thể hiện dạng bảng của Table và Query.
− Form View là dạng biểu diễn thông tin ở dạng biểu mẫu chuẩn
− Desgin View là biểu diễn ở chế độ chỉnh sửa, ở chế độ này người dùng có thể hiệu
chỉnh kiến trúc của biểu mẫu chẳng hạn như thay đổi kích thước, màu sắc, font chữ
…

4.1. CÁC KỸ THUẬT HIỆU CHỈNH CƠ SỞ
Để có thể hiệu chỉnh biểu mẫu Form:
B1 - Chọn Form muốn chỉnh sửa
B2 - Vào menu View/Design View
Các kỹ thuật dùng để hiệu chỉnh kiến trúc của Form:
− Thay đổi kích thước Form, các thành phần trên Form: di chuyển con trỏ chuột đến
biên của các đối tượng thành phần thực hiện thao tác Drag & Drop đế tiến hành thay
đổi kích thước.

Beta Version 0.9

7-66
− Thay đổi thuộc tính định dạng của Form/các thành phần trên Form: chọn đối
tượng thành phần muốn thay đổi dùng các chức năng trên thanh Formatting hoặc bảng
Properties để thay đổi.
− Quản lý các thành phần trên Form (thêm, xóa, di chuyển): có thể thêm vào các đối
tượng thành phần bằng thanh Toolbox di chuyển bằng thao tác Drag & Drop, và xóa
bằng cách chọn đối tượng thành phần và nhấn phím Del.

4.2. HỘP THOẠI PROPERTIES
Hộp thoại này hỗ trợ thiết lập các thuộc tính cho các thành phần thiết kế trên form và thiết
lập thuộc tính cho form.
Để hiệu chỉnh các thuộc tính, người dùng thực hiện các bước:
B1 - Chọn thành phần trên biểu mẫu: Form Header, Detail, Form Footer, Label, Textbox,
Command Button …
B2 - Click chuột phải trên thành phần chọn Properties sẽ hiển thị hộp thoại hiệu chính

Hình 7.3 - Bảng thuộc tính Properties
B3 - Tiến hành chỉnh sửa các thuộc tính trên đối tượng được chọn lựa
Thuộc tính Ý nghĩa
Format
Caption Tiêu đề của form
Qui định cách hiển thị của form:
- Single form: mỗi lần chỉ hiển thị nội dung 1 record
Default view
- Continuous form: hiện nhiều record kế tiếp nhau
- Datasheet: dạng bảng
Các thanh trượt:
- Horizontal: chỉ hiện thanh trượt ngang.
Scroll bars - Vertical: chỉ hiện thanh trượt dọc
- Both: hiện cảa hai
- Neither: không hiện cả hai thanh.
Navigation Hiện / tắt nút di chuyển mẩu tin
button
Dividing lines Hiện tắt đường phân cách giữa các vùng Header, Detail, Footer
Auto resize Tự động thay đổi kích thước form cho phù hợp với dữ liệu
Auto center Hiện form giữa màn hình

Beta Version 0.9

7-67
Chọn kiểu đường viền cho form:
- Thin: đường mỏng, không thể thay đổi kích thước form
Border style - Dialog: đường dày
- Sizable: có thể thay đổi kích thước form
- None: không có đường viền
Hiển thị nút phóng to, thu nhỏ:
- None: không nút nào cả
Min/Max
- Min enable: chỉ có nút thu nhỏ
button
- Max enable: chỉ có nút phóng to
- Both enable: hiển thị cả hai nút
Close button Hiện / tắt nút đóng form
Data
Record source Tên table / query làm nguồn cho form
Allow edits Cho phép sửa đổi dữ liệu trên Form
Allow Cho phép xoá dữ liệu trên Form
deletions

4.3. CÁC THANH CÔNG CỤ
Thanh công cụ Toolbox
Bao gồm các công cụ hỗ trợ trong quá trình thiết kế form như: tạo tiêu đề, chèn ảnh, tạo
nút lệnh, ….

Hình 7.4 - Minh họa thanh công cụ Toolbox
Ý nghĩa các nút lệnh trong thanh công cụ.
Chức năng Diễn giải
Chứa chữ hoặc số. Có thể là đối tượng có ràng buộc hoặc không
Text box ràng buộc chứa các công thức tính.
Label Chứa tên form, tên trường, …
Liệt kê các giá trị hoặc đối tượng, thường là điều khiển có ràng
List box
buộc.
Combo (danh sách kéo thả) là kết hợp giữa Text box (hộp văn
Combo box bản) và List box (danh sách)
Được biểu diễn bằng các hình vuông nhỏ, cho phép chọn một
Check box tập dữ liệu được liệt kê (thích hợp với dữ liệu dạng yes/no)
Cho phép chọn một trong số các tùy chọn được liệt kê (có thể
Option button chọn được nhiều hơn một giá trị)
Option group Nhóm các Check box hoặc các Option button
Hiển thị một đối tượng (chẳng hạn như đối tượng đồ họa), đối
Unbound object tượng này không thay đổi khi dữ liệu của mẩu tin thay đổi
Ngược lại với Unbound object, đối tưiợng hiển thị sẽ thay đổi
Bound object khi dữ liệu mẩu tin thay đổi
Điều khiển trình tự nhập liệu hoặc trình tự điều khiển bên trong
Tab control
một form
Tạo form con có liên kết các đối tượng mà form cha có liên kết
Sub form đến.
Line Tạo đường thẳng phân cách giữa các thành phần thuộc form.

Beta Version 0.9

7-68
Tạo các hình chữ nhật hoặc hình vuông để phân cách các thành
Rectangle phần trong form.
Command button Tạo nút lệnh điều khiển
Image Chèn hình ảnh

Thanh công cụ Formating

Hình 7.5 - Minh họa thanh công cụ Formating
Nếu đã có kinh nghiệm sử dụng ứng dụng văn phòng khác thì người dùng sẽ dễ dàng nắm
bắt sử dụng các chức năng trong thanh công cụ này. Ngoài việc thay đổi thuộc tính định
dạng cho các thành phần trong Form thông qua bảng Properties thì việc chọn trực tiếp các
chức năng định dạng cho thành phần có thể được thực hiện nhanh chóng qua thanh công
cụ này.
Ẩn/hiện các thanh công cụ này có thể được thực hiện dễ dàng bằng cách bật/tắt các nút
chức năng tương ứng trong menu View.

5. XỬ LÝ NÚT LỆNH
Trong quá trình thiết kế form, đôi khi muốn tạo một số nút lệnh để thực hiện các chức
năng như: duyệt mẩu tin, thoát khỏi form, đóng form hay mở một ứng dụng nào đó … Khi
đó phải sử dụng công cụ Command button trong hộp Toolbox.
Để có thể chèn vào một nút chức năng Command Button tiến hành thực hiện theo các
bước sau:
B1 - Mở form muốn chèn nút điều khiển.
B2 - Click chọn công cụ Command button trên thanh Toolbox rồi vẽ một đường vào vùng
thiết kế (chú ý nút Control Wizard phải được chọn).

Hình 7.6 - Minh họa chèn nút lệnh vào biểu mẫu form (1)
B3 - Xuất hiện hộp thoại Command button Wizard:

Beta Version 0.9

7-69

B4 - Chọn loại hành động muốn thực hiện trong hộp Categories, rồi chọn tiếp hành động
tương ứng trong khung Actions.

B5 - Chọn dạng thể hiện của nút lệnh là văn bản (Text) hay hình ảnh (Piture), xong click
Finish.

Beta Version 0.9

7-70

Sau đây là một số thông tin về các thao tác.
− Record Navigation - Di chuyển mẩu tin
Thao tác Ý nghĩa
Find Next Tìm mẩu tin kế tiếp thỏa điều kiện tìm kiếm
Find Record Tìm mẩu tin thỏa điều kiện tìm kiếm
Goto First Record Di chuyển mẩu tin về đầu
Goto Last Record Di chuyển mẩu tin về cuối
Goto Next Record Di chuyển mẩu tin về sau mẩu tin hiện hành
Goto Previous Record Di chuyển mẩu tin về trứơc mẩu tin hiện hành
− Record Operations - Các hành động trên mẩu tin
Thao tác Ý nghĩa
Add New Record Thêm mẩu tin mới
Delete Record Xóa mẩu tin hiện hành
Duplicate Record Sao chép giá trị mẩu tin hiện hành sang một dòng mẩu
tin mới
Print Record In mẩu tin hiện hành
Save Record Lưu lại mẩu tin hiện hành
Undo Record Phục hồi giá trị trước khi sửa đổi mẩ tin hiện hành
− Form Operations - Các hành động trên form
Thao tác Ý nghĩa
Apply Form Filter Lọc dữ liệu cho form
Close Form Đóng form hiện hành
Open Form Mở form khác
Print Form In một form bất kỳ
Print Current Form In form hiện hành
Refresh Form Data Cập nhật lại dữ liệu trên form
− Report Operations - Các hành động trên report
Thao tác Ý nghĩa
Preview report Xem trước khi in một report
Print report In nội dung report

Beta Version 0.9

7-71

6. SUB FORM
6.1. SUB FORM LÀ GÌ ?
Giả sử yêu cầu đặt ra với người dùng là thiết kế các form hiển thị danh sách riêng cho mỗi
lớp. Cách giải quyết đơn giản là trong CSDL KQ.MDB có tổng cộng 9 lớp như vậy người
dùng sẽ phải tạo ra 9 form tương ứng với danh sách của 9 lớp học.
Như vậy, nếu trong thực tế có khoảng 100 lớp học … sẽ phải tạo 100 form ! Chưa kể đến
việc người dùng phải thiết kế tương ứng thêm 100 Query lọc ra danh sách 100 lớp tương
ứng. Thật sự đó là một sự phí phạm vì giữa danh sách các lớp chỉ thật sự khác nhau ở
thông tin về mã lớp học.
Sub Form là một giải pháp cho trường hợp điển hình này. Về bản Sub Form là giải pháp
cho việc hiển thị và trình bày các thông tin dạng phân cấp (chính/phụ, cha/con, …).
Form sử dụng kỹ thuật Sub Form sẽ có cấu trúc:
− Main Form: là Form chính (cha) mang thông tin có tính chất tổng quát.
− Sub Form: là Form phụ (con) mang những thông tin có tính chất chi tiết, cụ thể từ
thông tin chi tiết.
Ví dụ Form hiển thị chi tiết danh sách các lớp – người dùng chỉ việc chọn lớp tương ứng
thì danh sách của lớp đó sẽ xuất hiện.

Hình 7.10 - Minh họa Sub form hiển thị chi tiết DSHS mỗi lớp
Ví dụ Form hiển thị chi tiết danh sách các hóa đơn – người dùng chỉ việc chọn mã hóa
đơn tương ứng thì chi tiết của hóa đơn được chọn sẽ xuất hiện.

Beta Version 0.9

7-72

Hình 7.11 - Minh họa Sub form hiển thị chi tiết hóa đơn
Trong các hệ thống quản lý thông tin thì dạng Form thể hiện thông tin phân cấp rất thường
được sử dụng bởi sự tiện lợi mà nó mang lại.

6.2. CÁC BƯỚC THIẾT KẾ
Thực hiện các bước chính sau:
B1 - Xác định các nguồn thông tin chính/phụ:
Thông tin chính: thông tin mang tính tổng quát cao
Thông tin phụ: thông tin mang tính chất chi tiết của thông tin chính
Ví dụ lớp là thông tin chính, tổng quát còn học sinh là thông tin phụ mang tính chất
chi tiết thông tin về học sinh trong lớp.
B2 - Tạo nguồn thông tin chính/phụ, nguồn thông tin này có thể là Table hay Query
Ví dụ để tạo Form hiển thị kết quả học tập của mỗi lớp tương ứng với người dùng
chọn thì trong đó lớp là thông tin chính có sẵn tồn tại dạng bảng Table nhưng trong
khi đó kết quả học tập của học sinh phụ thuộc vào 2 bảng dữ liệu HOCSINH và
DIEM chính vì thể mà thông tin phụ này người dùng phải tạo thêm câu truy vấn.
B3 - Xác định các trường thông tin quan hệ giữa nguồn thông tin chính/phụ.
Ví dụ LOP là trường thông tin quan hệ giữa table LOP và table HOCSINH.
B4 - Tạo form với nguồn thông tin chính – Form Main.
B5 - Chèn thành phần Sub Form/Report vào trong Form Main.
B6 - Hiệu chỉnh thuộc tính của Sub Form vừa mới chèn vào. Thay đổi các thuộc tính
Resource: Chọn dữ liệu từ nguồn thông tin phụ được xác định ở B1
Linked Master Field: điền vào trường thông tin quan hệ có ở nguồn thông tin chính
Linked Child Field: điền vào trường thông tin quan hệ có ở nguồn thông tin phụ.

Tạo form hiển thị chi tiết danh sách các lớp – người dùng chỉ việc chọn lớp tương ứng
thì danh sách của lớp đó sẽ xuất hiện.
Beta Version 0.9

7-73
Các gợi ý phân tích khi thực hiện ví dụ:
− Nguồn thông tin chính là bảng dữ liệu LOP, dữ liệu này có sẵn không cần phải tạo
Query.
− Nguồn thông tin phụ là bảng dữ liệu HOCSINH, dữ liệu này có sẵn không cần
phải tạo.
− Trường thông tin quan hệ giữa 2 bảng dữ liệu này chính là trường LOP, trường
LOP này có cả ở bảng dữ liệu LOP và bảng dữ liệu HOCSINH.
− Hiệu chỉnh bảng thuộc tính của Sub Form:
o Resouce: HOCSINH
o Linked Master Field: LOP
o Linked Child Field: LOP
Tạo form hiển thị chi tiết danh sách các hóa đơn – người dùng chỉ việc chọn mã hóa
đơn tương ứng thì chi tiết của hóa đơn được chọn sẽ xuất hiện.
Các gợi ý phân tích khi thực hiện ví dụ:
− Nguồn thông tin chính là bảng dữ liệu HOADON, dữ liệu này có sẵn không cần
phải tạo Query.
− Nguồn thông tin phụ là bảng dữ liệu CHITIETHOADON, dữ liệu này có sẵn
không cần phải tạo.
− Trường thông tin quan hệ giữa 2 bảng dữ liệu này chính là trường MAHD, trường
này có cả ở bảng dữ liệu HOADON và bảng dữ liệu CHITIETHOADON.
− Hiệu chỉnh bảng thuộc tính của Sub Form:
o Resouce: CHITIETHOADON
o Linked Master Field: MAHD
o Linked Child Field: MAHD

7. KẾT LUẬN
Kết thúc bài học các kiến thức và kỹ năng cần phải nắm vững:
− Hiểu được bản chất biểu mẫu form là gì ?
− Các thao tác thực hiện cơ bản được trên biểu mẫu form như: tạo, xóa, chỉnh sửa
các thuộc tính trên form và các thành phần trên form.
− Hiểu về bản chất Sub Form, nắm vững các qui trình phân tích cách tạo Sub Form.

Beta Version 0.9

8-74

BÀI 8 - BÁO CÁO – REPORT
Bài học này trình bày về khái niệm báo cáo report gồm các nội dung sau:
− Report là gì ?
− Kiến trúc
− Thiết kế bằng Wizard
− Hiệu chỉnh

1. REPORT LÀ GÌ ?
Report còn được gọi là báo cáo hay báo biểu, dùng để thể hiện các thông tin đã được tính
toán, thống kê, trình bày dữ liệu theo một số khuôn mẫu có sẵn có hỗ trợ chức năng tùy
biến. Kết xuất dữ liệu có thể được xuất trực tiếp trên màn hình, máy in hay lưu thành các
dạng tập tin khác nhau, …
Giữa form và report có nhiều nét tương đồng giống nhau cho nên một số kỹ thuật dùng ở
form có thể đem dùng và sử dụng trong report.

2. KIẾN TRÚC
Thể hiện bên ngoài các báo cáo report được trình bày theo khổ giấy in để tiện cho việc
xuất dữ liệu trực tiếp ra máy in điều này hoàn toàn qui định ràng buộc chặt chẽ về kích
thước khác với form được biểu diễn ở mẫu dạng tự do.

Hình 8.1 - Minh họa báo cáo report mẫu
Về mặt cấu trúc thiết kế thì báo cáo report gồm có 5 thành phần chính:

Beta Version 0.9

8-75

Hình 8.2 - Minh họa kiến trúc của báo cáo report

− Report Header: tiêu đề của báo cáo, phần này được thể hiện ở trang đầu tiên của
báo cáo
− Report Footer: phần cuối cùng của báo cáo, phần này sẽ được thể hiện ở trang
cuối cùng của báo cáo.
− Page Header: tiêu đề trang, phần này được thể hiện ở đầu mỗi trang.
− Page Footer: phần cuối của trang, trình bày ở cuối mỗi trang.
− Detail: trừ phần Page Header, Page Footer thì diện tich giấy còn lại trong báo cáo
sẽ được dùng vào cho Detail.
Thứ tự xuất hiện của các thành phần trong báo cáo này là
Report Header Page Header Detail Report Footer Page Footer.
Việc nắm rõ kiến trúc này sẽ giúp ích nhiều cho việc thiết kế và phân bổ nội dung phù hợp.

3. THIẾT KẾ BẰNG WIZARD
Bao gồm các bước sau:
B1 - Khởi tạo quá trình thiết kế report. Chọn Create Report By Using Wizard hoặc trongt
cửa sổ CSDL click chọn New/Report Wizard.
B2 - Chọn dữ liệu nguồn cho báo cáo, dữ liệu nguồn có thể là Table hoặc Query.
B3 - Chọn danh sách các trường thông tin trong danh sách Available Fields và di chuyển
chúng sang danh sách Selected Fields bằng cách click vào nút >, >> hay ngược lại
bỏ chọn thì click vào nút <, <<.
B4 - Chọn cột để nhóm dữ liệu, nếu cần trình bày báo cáo có thông tin dạng phân cấp.
Nếu là báo cáo bình thường thì bỏ qua bước này và click Next.
B5 - Chọn cột để eắp xếp dữ liệu theo dạng tăng dần và giảm dần.
B6 - Chọn dạng thể hiện dữ liệu.
Layout: chọn lựa dạng thể hiện
Columnar
Tabular

Beta Version 0.9

8-76
Justified
Orientation: chọn hướng giấy
Portrait: khổ đứng
Landscape: khổ ngang
B7 - Chọn mẫu thể hiện dữ liệu
Formal
Soft Gray
Corporate
Compact
Casual
Bold
B8 - Đặt tên report
Ví dụ tạo báo cáo hiển thị danh sách học sinh theo các bước mẫu trên.

4. HIỆU CHỈNH
Để vào được môi trường hiệu chỉnh mẫu báo cáo. Thực hiện các bước chính sau:
B1 - Chọn báo cáo muốn hiệu chỉnh
B2 - View/Design View

4.1. TEXT BOX TRONG BÁO CÁO
Khác với Command Button dùng khá phổ biến trong biểu mẫu Form, trong báo cáo report
thì các text box được sử dụng khá phổ biến. Mục đích chính là làm tăng khả năng hiển thị
nội dung “động” cho báo cáo.
Thực hiện việc chèn một Textbox theo các bước sau:
B1 - Mở báo cáo report ở chế độ Design View
B2 - Xác định vị trí muốn chèn nội dung “động”
B3 - Click chuột phải lên TextBox trong bảng Properties chọn thuộc tính Control Source
và gõ vào biểu thức.

Beta Version 0.9

8-77

Hình 8.3 - Minh họa chèn TextBox vào báo biểu report
B4 - Chuyển báo cáo report sang chế độ print preview để kiểm tra kết quả thực hiện của
biểu thức.
Một số biểu thức ví dụ:
= "Vĩnh Long, ngày " & Day(Now()) & " tháng " & Month(Now()) & " năm " &
Year(Now())
Hiển thị chuỗi Vĩnh Long, ngày … tháng … năm … trong đó … sẽ điền vào các
thông tin về ngày tháng hiện hành của hệ thống máy tính.
= "Trang " & [Page] & " / " & [Pages]
Hiển thị Trang 2/4 trong đó 2 là trang hiện hành và 4 là tổng số trang.
= [HO] & “ ” & [TEN]
Hiển thị chuỗi đầy đủ họ và tên của học sinh
= ([TOAN] + [LY] + [HOA] + [VAN])/4
Hiển thị kết quả tính điểm trung bình của học sinh.

4.2. NHỮNG ĐIỀU CẦN CHÚ Ý
Chỉnh sửa kích thước báo cáo
Việc điều khiển bề rộng báo cáo sẽ làm cho kích thước thực sẽ không đủ chiều rộng của
giấy in và trong trường hợp này sẽ làm cho báo cáo phát sinh trang trống làm mất tính
thẩm mỹ và lãng phí giấy

Beta Version 0.9

8-78

Hình 8.4 - Minh họa lỗi phát sinh khi chỉnh sửa kích thước báo cáo report

Kỹ thuật trình bày nội dung
Các báo cáo thiết kế theo mẫu văn bản hành chính nên việc thiết kế tương đối khó, người
dùng cần phải đầu tư thời gian khi thiết kế.
Để có một báo cáo tương đối hoàn chỉnh thì người dùng cần phải trang bị kiến thức dàn
trang trong văn bản và sử dụng một số kỹ thuật về đồ họa.
Tránh sử dụng quá nhiều màu sẽ ảnh hưởng nhiều đến thẩm mỹ của người xem.

Hình 8.5 - Minh họa kỹ thuật trình bày nội dung

Beta Version 0.9

8-79

5. KẾT LUẬN
Kết thúc bài học cần phải chốt lại vấn đề sau:
− Bản chất của báo cáo report. Các điểm giống và khác nhau chính giữa biểu mẫu form
và báo cáo report.
− Kỹ thuật trình bày nội dung báo cáo report.

Beta Version 0.9

9-80

BÀI 9 - XỬ LÍ – MACRO
Bài học cung cấp kiến thức và kỹ thuật quản lý và xử lí tự động công việc bằng các Macro.
Nội dung bài học bao gồm:
− Macro là gì ?
− Môi trường làm việc
− Thiết kế
− Macro nhóm

1. MACRO LÀ GÌ ?
Để cho phát triển thêm các chức năng cho hệ thống, việc sử dụng các trình Wizard vẫn
chưa đủ để người dùng phát triển các chức năng mình mong muốn. Muốn phát triển thêm
các chức năng thì người dùng phải được trang bị thêm một số kĩ năng về lập trình. May
mắn thay, MS Access có trang bị module Macro như là một công cụ thiết kế sẵn hỗ trợ
người dùng việc khai báo các thao tác cần xử lí với hệ thống mà không cần phải viết dòng
mã lệnh nào !.
Macro là một hay một tập hợp các hành động (Action) liên tiếp được định nghĩa và lưu trữ
với một tên xác định. Nó cho phép tự động hóa các công việc cần thực hiện, quản lý CSDL
một cách dễ dàng, linh động.

2. MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC
2.1. MÀN HÌNH QUẢN LÝ
Cũng như trong các bài học trước, người dùng di chuyển đến Tab Macro là có thể tiếp cận
với Module này.

Hình 9.1 - Minh họa màn hình quản lý macro

Beta Version 0.9

9-81
Các thao tác thực hiện cũng tương tự với các module được giới thiệu trước đó. Có thể dễ
dàng thực hiện các thao tác quản lí cơ sở như: tạo, xóa, và chỉnh sửa.

2.2. MÀN HÌNH THIẾT KẾ

Hình 9.2 - Minh họa màn hình thiết kế macro
Khi tạo mới một macro thì cửa sổ thiết kế hiển thị, người dùng sẽ cung cấp các thông tin
tham số thiết lập cho macro.
(1) Action: là nơi người dùng có thể chọn hành động cần thực hiện.
(2) Comment: là ghi chú hành động người dùng đã chọn, đây là tùy chọn có thể hay
không cần thêm thông tin.
(3) Action Agruments: là bảng thuộc tính thiết lập thông tin cho macro tương ứng với
hành động đã được chọn.

3. THIẾT KẾ
3.1. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN
B17 - Từ màn hình quản lý Macro chọn New, hệ thống xuất hiện màn hình thiết kế
Macro
B18 - Trong Action chọn một hành động cần thực hiện. Có thể chọn nhiều hành động
tương ứng với nhiều dòng.
B19 - Vào File/Save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu Macro vừa tạo.
B20 - Sử dụng macro có thể dùng nhiều cách: chạy trực tiếp hoặc chạy gián tiếp
macro.
Khi sử dụng trực tiếp macro, trong màn hình quản lí người dùng có thể:
a. Click chọn macro muốn chạy và vào menu Run/Run.
b. Double Click vào macro muốn chạy.
Beta Version 0.9

9-82

Hình 9.3 - Minh họa kết quả chạy của macro MsgBox
Tuy nhiên, không phải những macro nào cũng có thể chạy trực tiếp, có một số macro khác
khi muốn chạy thì phải nhúng chúng vào trong các đối tượng như Table, Query, Form,
Report thì mới thực hiện được.

3.2. NHÚNG VÀO FORM
Đế nhúng macro vào trong Form tiến hành các bước sau:
B1 - Mở Form muốn chèn macro vào ở chế độ Design View
B2 - Dùng thanh ToolBox tạo một Command Button ở chế độ Manual (không dùng
Control Wizard)
B3 - Click chuột phải trên Button vừa tạo chọn Properties.
B4 - Trong Tab Events, tại sự kiện OnClick chọn macro muốn nhúng.
B5 - Chuyển Form sang chế độ Form View để kiểm tra.

Hình 9.4 - Minh họa nhúng macro vào trong form

3.3. MỘT SỐ HÀNH ĐỘNG

GotoRecord
Ý nghĩa: di chuyển mẫu tin
Các tham số
Object type: kiểu đối tượng
Object name: tên đối tượng
Record: vị trí (trước, sau, đầu, cuối, mới)
Offset: thứ bậc bước nhảy

Beta Version 0.9

9-83
OpenForm
Ý nghĩa: mở một biểu mẫu (Form)
Các tham số
Form name: Tên biểu mẫu
View: hiển thị ở chế độ ( thiết kế, in xem trước,…)
Filter name: Tên truy vấn sẽ làm bộ lọc dữ liệu nguồn cho Form
Where condition: Điều kiện Để mở
Window mode: chế độ cửa sổ

OpenReport
Ý nghĩa: Mở một báo cáo
Các tham số :
Report name: Tên Report muốn mở
View: Chọn chế độ hiển thị
Filter name: tên truy vấn làm bộ lọc
Where condition: Điều kiện để mở Report

MsgBox
Ý nghĩa: xuất hộp thông báo ra màn hình
Các tham số
Message: nội dung thông báo
Beep: (Yes hoặc No)
Type: Biểu tương kèm theo
Title: tiêu đề cho hộp thoại

RunApp
Ý nghĩa: chạy ứng dụng
Các tham số:
Command Line: đường dẫn, tên ứng dụng sẽ thực hiện

Save
Ý nghĩa: lưu lại một đối tượng
Các tham số :
Object type: kiểu đối tượng
Object name: tên đối tượng

Quit
Ý nghĩa: thoát khỏi Access
Các tham số :
Beta Version 0.9

9-84
Option: hỏi trước khi thoát, lưu tất cả, không lưu và thoát

4. MACRO NHÓM
Các macro đã tạo từ đầu bài học chỉ có 1 Action. Trong khi thực tế thì việc 1 macro có 1
Action như thế quả là rất phí phạm. Giả sử như cần tạo macro để mở tự động 10 form thì
chẳng lẽ người dùng tạo ra 10 macro, khi đấy số lượng các macro sẽ tăng trưởng về số
lượng và rất khó kiểm soát !.
Giải pháp macro nhóm là sẽ tạo ra một nhóm các hành động có cùng chức năng hoặc thao
tác xử lí trên cùng đối tượng. Mỗi hành động trong macro nhóm có thể xem như là 1 macro
con đơn giản và chúng cũng có 1 cái tên, 1 action tương ứng.
Việc tạo macro nhóm cũng hết sức đơn giản, trong màn hình thiết kế Macro chọn
View/Macro Name. Đối với mỗi macro con sẽ tiến hành đặt một tên riêng, chọn 1 Action
và thực hiện việc thiết lập các thông số tương ứng với các macro đơn.
Macro nhóm không thể chạy trực tiếp mà thay vào đó người dùng sẽ phải nhúng chúng vào
trong các đối tượng.
Trong ví dụ dưới đây, người dùng tạo macro mHocSinh, có tất cả các thao tác có liên quan
đến Form Danh Sách Học Sinh.

Hình 9.5 - Minh họa cách tạo macro nhóm
Trong đó
Macro nhóm chính là mHocSinh
Các macro con lần lượt là:
− mHocSinh.Toi dùng để điều khiển việc di chuyển đến học sinh kế tiếp
− mHocSinh.Lui dùng để điều khiển việc di chuyển đến học sinh trước đó
− mHocSinh.Dau dùng để điều khiển việc di chuyển đến học sinh đầu tiên
− mHocSinh.Cuoi dùng để điều khiển việc di chuyển đến học sinh cuối cùng.
− mHocSinh.Dong dùng để điều khiển việc đóng lại form Danh Sách Học Sinh.
Mỗi hành động này sẽ được gán vào form Danh Sách Học Sinh.

Beta Version 0.9

9-85

Hình 9.6 - Minh họa nhúng macro nhóm vào biểu mẫu form
Hoặc là đối với Form Main, loại Form điều khiển chính của chương trình từ Form này
người dùng có thể xử lí thông tin và thể hiện trực tiếp trên Form, Report.
− mMain.MoFrmDSHS mở form hiển thị danh sách học sinh.
− mMain.MoFrmXepLoai mở form hiển thị danh sách học sinh kết quả có kèm theo
xếp loại.
− mMain.InRptDSHS in danh sách học sinh.
− mMain.InRptXepLoai in danh sách xếp loại kết quả học tập của học sinh.

5. KẾT LUẬN
Kết thúc bài học, người dùng có khái niệm macro, cách tạo, nhúng và thực hiện macro.
Vấn đế mấu chốt là macro dùng chính cho hỗ trợ người dùng, vì chúng ít đòi hỏi các kỹ
năng về lập trình phần mềm đối với người dùng, macro thích hợp phát triển ứng dụng
CSDL dạng qui mô nhỏ và vừa.

Beta Version 0.9

10-86

BÀI 10 - QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU
− Bảo vệ CSDL bằng mật khẩu
− Quản lý CSDL
− Trộn thư
− Phát triển ứng dụng

1. BẢO VỆ CSDL BẰNG MẬT KHẨU
Khi sử dụng máy tính việc đặt CSDL ở những nơi công cộng sẽ rất dễ bị một số người
không phận sự mở lên và thực hiện một số chỉnh sửa kể cả việc xóa đi toàn bộ dữ liệu có
trong đấy.
Các dữ liệu trong đấy có thể là cả một tài sản của một công ty hay của một doanh nghiệp,
những thiệt hại do rò rỉ hoặc mất thông tin là những thứ khó qui thành giá trị tiền bạc. Một
máy tính khi hư vẫn chưa làm người dùng “đau đớn” bằng việc mất hết toàn bộ dữ liệu
trong ổ cứng !.
Việc thiết lập mật khẩu cho CSDL cũng là điều cần thiết. Người dùng phải cung cấp một
chuỗi kí tự được gọi là mật khẩu cho hệ thống kiểm tra trước khi thực hiện các thao tác xử
lí có liên quan đến CSDL.

1.1. CÀI ĐẶT MẬT KHẨU
Nếu CSDL đang mở thì phải đóng lại. Nếu CSDL được dùng chung trong mạng, tất cả các
người đang sử dụng củng phải đóng lại.
Trước tiên ta cần phải sao lưu dự phòng cho CSDL.
B21 - Mở CSDL cần đặt mật khẩu bằng cách chọn File/Open. Click chọn tên CSDL
cần đặt mật khẩu, click vào nút mũi tên ở nút Open chọn Open Exclusive, rồi mở dữ
liệu lên như bình thường.

Hình 10.1- Minh họa mờ CSDL ở chế độ Exclusive
B22 - Đặt mật khẩu cho CSDL
Beta Version 0.9

10-87
Với một CSDL được mở theo chế độ Exclusive (dùng riêng) sau đó vào
Tools/Security/Set Database Password
B23 - Nhập mật khẩu
Hộp thoại set Database password xuất hiện.

Hình 10.2 - Hộp thoại minh họa đặt mật khẩu
Trong khung password, gõ vào mật khẩu của mình, khi gõ chỉ thấy hiển thì toàn dấu
“*”. Lưu ý password phần biệt chữ hoa và thường nên phải chú ý phím capslock khi
gõ.
Trong khung Verify gõ lại dòng password để không bị sai rồi nhấp nút OK
Nếu 2 dòng password mà ta đánh không giống nhau thì sẽ xuất hiện hộp thoại sau:

Hình 10.3 - Thông báo lỗi khi xác nhận mật khẩu 2 không đúng
Nếu 2 dòng password nhập giống nhau thì việc đặt password đã hoàn tất.
B24 - Kiểm tra mật khẩu có được đặt chưa.
Mở lại CSDL khi đã đặt Password
Khi click chọn cơ sở dữ liệu đã được đặt password thì một hộp thoại sau sẽ xuất hiện

Hình 10.4 - Minh họa hộp thoại kiểm tra mật khẩu
Nếu ta nhập password không đúng thì màn hình sau xuất hiện

Hình 10.5 - Minh họa hộp thoại kiểm tra mật khẩu bị sai
Nếu ta nhập đúng thì cơ sở dữ liệu được mở lên như cách thường lệ
Beta Version 0.9

10-88
1.2. LOẠI BỎ MẬT KHẨU
Muốn bỏ mật khẩu hay thay đổi mật khẩu thì điều đầu tiên cần biết là phải biết được mật
khẩu
B1 - Mở cơ sở dữ liệu đã được đặt mật khẩu. Khi mở CSDL để loại bỏ mật khẩu thì cũng
phải mở ở chế đế độ Open Exclusive.
B2 - Nhập mật khẩu để mở CSDL.
Phải nhập mật khẩu khi hộp thoại mật khẩu xuất hiện
Nếu nhập không đúng thì sẽ nhận được thông báo lỗi còn nhập đúng thì mở CSDL
lên theo cách bình thường.
B3 - Gỡ bỏ mật khẩu
Sau khi mở được cơ sở dữ liệu, chọn Tools/Security/Unset Database Password.
B4 - Nhập mật khẫu để xác nhận lại mật khẫu
Gõ lại chính xác password, nếu nhập không chính xác thì nhận được thông báo lỗi
ngược lại thì đã gỡ bỏ được password.

Hình 10.6 - Minh họa màn hình gỡ bỏ mật khẩu

2. QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU
2.1. ĐIỀU CẦN CHÚ Ý
Trước khi thay đổi cấu trúc các Table, Report, Form, Macro … chúng ta nên sao cơ sở dữ
liệu thành 1 bản trước thay đổi.
Tất cả các tập tin cơ sở dữ liệu trong MS Access sẽ lớn dần theo thời gian chính vì thế khi
di chuyển chúng sang chỗ khác rất bất tiện, để khắc phục điều này chúng ta có 1 số giải
pháp sau:
− Sử dụng ổ Flash để lưu trữ tập tin, riêng tư, an toàn.
− Sử dụng tính năng Compact and Repair Database … và dùng trình Winzip,
WinRAR để nén lại sau đó lưu tập tin đó vào dĩa mềm.
− Sau mỗi lần nhập liệu cho hệ thống hoặc thực hiện những thay đổi tương đối lớn,
nên sử dụng tính năng Compact and Repair Database … để hệ thống dồn nén lại
những chỗ trống dư thừa.
− Nếu sử dụng trên máy tính cá nhân thì việc bảo mật không là vấn đề, không nhất
thiết chúng ta phải đặt Password, nhưng ở môi trường nhiều người sử dụng thì nên
đặt để đảm bảo tính an toàn cho hệ thống.

Beta Version 0.9

10-89
2.2. CHUYỂN ĐỔI PHIÊN BẢN
Khi người dùng di chuyển hay gửi CSDL đến người dùng khác thì vấn đề có thể xảy ra là
người dùng khác lại không thể mở và thao tác trên CSDL đã được nhận. Một trong những
nguyên nhân chính của việc đó là sự không tương thích của phần mềm CSDL MS Access.
Một nhân viên A chép CSDL tạo bằng Microsoft Access 2007 ở công ty về nhà để làm tiếp
báo cáo mỗi quí cho công ty. Máy tính ở nhà của anh ta chỉ cài đặt Microsoft Access 2000
và không thể nào mở được CSDL đã chép từ công ty.
Một đầu đọc đĩa DVD có thể đọc được dĩa DVD và đĩa CD nhưng một đầu đọc CD chỉ có
thể đọc được đĩa CD mà không thể đọc được đĩa DVD.
Những ví dụ khác xảy ra tương tự, về nguyên tắc các phiên bản sau của phần mềm sẽ mở
được dữ liệu của phần mềm phiên bản trước đó. Nhưng đổi ngược lại thì không thể được.
Đó chính là khả năng tương thích ngược của hệ thống.
Vì để đảm bảo hoàn toàn cho các phiên bản trước nên hầu hết các phần mềm hỗ trợ khả
năng chuyển đổi các định dạng tập tin phù hợp với các phiên bản phần mềm trước đó. Và
chức năng chuyển đổi chỉ cho phép chuyển xuống các tập tin của phiên bản định dạng
trước đó.
CHUYỂN TỪ ACCESS 2000 XUỐNG ACCESS 97
B1 - Chọn Tools/Database Utilities/Convert Database/To Access 97 File Format

Hình 10.7 - Minh họa menu chọn chức năng chuyển đổi Access 2000 xuống Access 97
B2 - Chọn đường dẫn vào lưu
Vậy là đã có một cơ sở dữ liệu Access 97.
CHUYỂN TỪ ACCESS 97 LÊN ACCESS 2000.
B1 - Mở cở sở dữ liệu cần convert

Beta Version 0.9

10-90

Hình 10.8 - Minh họa mở CSDL cần convert
B2 - Chọn nút OK
Tìm đường dẫn và đặt tên cho cơ sở dữ liệu
Vậy là ta đã có cơ sở dữ liệu Access 2000

2.3. NÉN VÀ SỬA LỖI
Nén và sửa chữa lại cơ sở dữ liệu, tính năng này rất hữu dụng, chúng vừa giúp chúng ta
nén lại CSDL và giúp người dùng sửa chữa một số hỏng hóc trong hệ thống.
B1 - Mở CSDL
B2 - Click chọn Tools/Database Utilities/Compact and Repair Database

Hình 10.9 - Minh họa menu chức năng Compact and repair database ...
B3 - Chọn Yes để thực hiện
B4 - Đóng CSDL để kiểm tra kết quả

3. TRỘN THƯ
Tuy các báo cáo bằng Report rất chuyên nghiệp nhưng việc thực hiện các báo cáo này
chưa mang tính tùy biến cao. Vả lại, sự tiện dụng trong thiết kế mẫu để điền thông tin vào
tiện lợi hơn nếu thiết kế dạng mẫu thư bằng Microsoft Word.
Trong Microsoft Word khi thực hiện chức năng trộn thư người dùng có quyền chọn lựa dữ
liệu nguồn để chọn lựa. Ngoài dữ liệu nhập từ MS Word, MS Excel, dữ liệu nguồn Table
của MS Access cũng có thể dùng làm dữ liệu khi trộn thư.
Để thực hiện chức năng này, người dùng cần thực hiện các bước sau:
B1 - Mở mẫu đã được thiết kế
Nguồn dữ liệu cho Mail Merge có thể là một câu truy vấn hoặc một bảng. Click
chọn vào nguồn dữ liệu cần tạo Mail Merge.
Beta Version 0.9

10-91
Chọn menu Tools/Office Links/Merge It with Microsoft Office Word

Hình 10.10 - Minh họa chức năng trộn thư (1)
B2 - Cài đặt mẫu thư

Màn hình chọn mẫu tập tin Word
Trong đó:
− Link your data an existing Microsoft Word document nếu đã có mẫu điền
thông tin soạn thảo bằng MS Word.
− Create a new document and then link the data to it tạo mẫu và sau đó sẽ
liên kết đến dữ liệu sau.

B3 - Chọn Next: Write your letter

Beta Version 0.9

10-92

Chọn More Items … để đưa các thông tin vào trong mẫu MS Word.
B4 - Hiển thị hộp thoại Insert Merge Field hiển thị danh sách những trường thông tin có
sẵn trong CSDL.

B5 - Di chuyển con trỏ chuột trên mẫu và thực hiện chức năng Insert để tiến hành chèn
các trường thông tin có liên quan vào.

Beta Version 0.9

10-93

Mẫu thư sau khi đã điền đầy đủ thông tin.
Click chọn mục Next: Preview your letters
B6 - Chọn Complete the merge để tiến hành trộn thư.

B7 - Để lọc các thông tin cần hiển thị khi trộn thư. Click chọn mục Edit individual
letters…

Beta Version 0.9

10-94

Trong đó:
− All: Để hiển thị tất cả thông tin trộn.
− Current Record: Để hiển thị thông tin.
− From … To: Để hiển thị từ tin này đến tin kia.

4. PHÁT TRIỂN ỨNG DỤNG
Table để lưu trữ thông tin, Queries dùng thể truy xuất thông tin theo hướng người dùng,
Form và Report trình bày thông tin ra màn hình hay xuất trực tiếp máy in. Việc thiết kế các
xử lí hoặc các hành động cho hệ thống đôi lúc đòi hỏi những tính đặc thù mà việc dùng
Lookup Wizard hay các Macro không hề có sẵn.
Ví dụ một hệ thống kế toán cho một doanh nghiệp được viết bằng MS Access và vấn đề
đặt ra là khi xuất hóa đơn phải xuất thêm một dòng hiển thị tổng hóa đơn thể hiện đọc dạng
chữ (một trăm hai mươi ba ngàn ) thay vì đọc dạng số (123.000)
Cũng như một số hệ thống khác, Microsoft tích hợp vào MS Access khả năng hỗ trợ ngôn
ngữ dùng để phát triển ứng dụng đó chính là mã Visual Basic Applications (VBA).

4.1. VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
Visual Basic for Applications (VBA) là một sự bổ sung của Microsoft's Visual Basic, được
xây dựng trong tất cả các ứng dụng Microsoft Office (bao gồm cả phiên bản cho hệ điều
hành Mac OS), một số ứng dụng của Microsoft khác như Microsoft MapPoint và
Microsoft Visio - một ứng dụng trước đây của Microsoft; ít nhất đã được bổ sung thành
công trong những ứng dụng khác như AutoCAD, WordPerfect và ESRI ArcGIS. Nó đã
được thay thế và mở rộng trên khả năng của ngôn ngữ macro đặc trưng như WordBasic
của Word, và có thể được sử dụng để điều khiển hầu hết tất cả khía cạnh của ứng dụng
chủ, kể cả vận dụng nét riêng biệt về giao diện người dùng như các menu và toolbar và làm
việc với các hình thái hoặc hộp thoại tùy ý. VBA có thể được sử dụng để tạo ra các bộ lọc
xuất nhập cho các định dạng tập tin khác nhau như ODF.
Như tên gọi của mình, VBA khá gần gũi với Visual Basic, nhưng nó chỉ có thể chạy trong
ứng dụng chủ chứ không phải 1 chương trình độc lập. Nó có thể được dùng để điều khiển 1
ứng dụng từ 1 OLE tự động (ví dụ, tự động tạo 1 bản báo cáo bằng Word từ dữ liệu trong
Excel).
VBA có nhiều khả năng và cực kì mềm dẻo nhưng nó có một số hạn chế quan trọng, bao
gồm hỗ trợ hạn chế cho các hàm gọi lại. Nó có khả năng sử dụng (nhưng không tạo ra) các
thư viện động, và các phiên bản sau hỗ trợ cho các mô-đun lớp (class modules).

Beta Version 0.9

10-95
4.2. MACRO & MODULE
Việc dùng Macro hay Module để làm tiêu chí chính để phát triển ứng dụng MS Access
cũng là một vấn đề khó. Tuy nhiên, người dùng cần xác định cho mình một số tiêu chí sau
trước khi đưa ra quyết định:
Tính đơn giản Toàn bộ nội dung của module được soạn thảo bằng mã Visual Basic
Applications, việc phát triển ứng dụng MS Access theo hướng module đòi hỏi người dùng
phải am hiểu về lĩnh vực lập trình trên máy tính và biết dùng ngôn ngữ VBA.
Sự linh hoạt và mềm dẻo với module là toàn mã được viết lại từ đầu khả năng linh hoạt
trong quá trình thiết kế và phát triển cao hơn Macro, không bị các giới hạn về chức năng
có thể vận dụng linh hoạt các cấu trúc điều khiển chương trình.
Qui mô ứng dụng với các ứng dụng nhỏ các chức năng đơn giản việc sử dụng macro tỏ ra
phù hợp. Tuy nhiên, với các ứng dụng đòi hỏi nhiều chức năng phức tạp hơn thì việc dùng
module là điều cần thiết.

Beta Version 0.9

10-96

TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Trần Nguyên Hãn & Phương Lan (???), Giáo trình chứng chỉ B tin học – Microsoft
Access 2003 tập 1, NXB Lao động & Xã hội.
[2] Dương Kiều Hoa (2003), Tự học Access 2000 trong 10 tiếng đồng hồ, NXB Thanh
Niên.
[3] Võ Trung Hùng (2000), Lập Trình Trực Quan, Đại Học Đà Nẵng.
[4] Cary N.Prague, Michael R. Irwin, Microsoft Access 2002 Bible. Hungry Minds (2002)
[5] Ông Văn Thông (2000), MS - Access 2000 - Phần căn bản, NXB thống kê.
[6] Nguyễn Văn Huân (2008), Microsoft Access 2007. NXB Lao động.

Beta Version 0.9

Giao trinh tin hoc b

More Related Content

What's hot (20)

Similar to Giao trinh tin hoc b (20)

Giao trinh tin hoc b