Archiefbank Kempen: ICA-AtoM als regionale archiefbank
Download as PPT, PDF0 likes1,432 views
Archiefbank Kempen: ICA-AtoM als regionale archiefbank
- 1. Archiefbank Kempen ICA-AtoM als regionale archiefbank Bart Sas, beleidsadviseur archief
- 2. ICA-AtoM in Turnhout: voorgeschiedenis • 2010: testversie van ICA-AtoM (1.08 en 1.09) • Rechtstreekse invoer in ICA-AtoM • Rechtstreekse invoer in XML (EAD) • Eigen stylesheet om XML-export om te zetten in HTML • META, april 2011: “Gratis toegang tot ons geheugen?” • 2011: ICA-Atom 1.1 online brengen lukt niet • Juni 2012: overleg over gezamenlijke aanbesteding met drie Kempense erfgoedcellen en gemeentearchieven Geel, Hoogstraten, Turnhout en Lier
- 6. Regionale archiefbanken in Vlaanderen • Archiefbank Vlaanderen: www.archiefbank.be – Register van private archieven – Archiefbeschrijvingen op hoofdniveau • Rijksarchief: http://search.arch.be/nl – Verwijzing naar inventaris als PDF • Probat: http://probat.west-vlaanderen.be/ – Provinciearchief West-Vlaanderen – 31 lokale archiefdiensten
- 7. ICA-AtoM als regionale archiefbank • a web-based, open source application for standards based archival description in a multilingual, multi-repository environment • ISDIAH: International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings • Keuzemogelijkheid bij “Global Settings”: Multiple repositories: yes
- 13. Voorbeelden • Memory BC: http://www.memorybc.ca/ • MIGAN. Directory of Caribbean archival institutions: http://www.migan.org/ • Saskatchewan Archival Information Network: http://sain.scaa.sk.ca/collections/ • Archeion (Ontario): http://www.archeion.ca/
- 14. Voordelen • Kleine archiefinstellingen: samenwerken motiveert, zetten van eerste stap, leren van elkaar, tijd maken, beleidsmakers overtuigen • Opstapje voor verdere samenwerking • Uniforme beschrijvingen, kwaliteitscontrole, zoekmogelijkheden • Archieven bij heemkringen mee opnemen (mits opleiding): “erfgoedbanken” zijn ontoereikend • Linken met andere gemeentelijke catalogi (bib, musea) • Eventueel later aansluiten bij provinciaal of nationaal systeem
- 15. Stand van zaken: www.archiefbankkempen.be • 5 partners: gemeentearchieven van Geel, Lier,Turnhout, Mol (november 2012), Brecht (april 2013) • 3 Kempense erfgoedcellen: financiering, communicatie • Vanaf oktober 2012: maandelijks overleg • Januari 2013: hosting website door Priorweb (managed hosting), installatie, configuratie • Augustus 2013: feedback door gebruikers • 70-tal archiefbeschrijvingen (concept), 1800 authority records
- 16. Nog te doen • September-oktober 2013: huisstijl en aanpassen lay-out • November 2013: publiceren archiefbeschrijvingen en communiceren – Lier: 16 inventarissen – Mol: alle privé-archieven en oud gemeentearchief – Geel: idem – Brecht: gemeentearchieven van Sint-Job en Sint-Lenaarts – Turnhout: 70 inventarissen
- 17. Samen archief beschrijven in 1 databank… • Wat beschrijven: archieven, collecties documentatie, foto’s als onderdeel van een archief • Archiefterminologie en standaarden • Archievenoverzicht: hoofdbeschrijvingen • Volledige archiefbeschrijvingen (arbeidsintensief om hoofdbeschrijvingen later aan te vullen) • Referenties (BE/GAM/0001, …) • Rubrieken en afdelingen • Import via Excel – Atomis - XML • Gemeenschappelijke handleiding
- 18. Hoofdbeschrijvingen • ICA-Atom: lijst van beschrijvingen op hoofdniveau op pagina “archieven”, geen archiefschema • Elke archiefvormer vraagt aparte hoofdbeschrijving én ISAAR(CPF)-fiche: bijkomend onderzoek! • Gemeente versus gemeentelijke instellingen • Contextinformatie voor een breed publiek • Afspraken titels hoofdbeschrijvingen (mogelijkheid om alfabetisch te ordenen) • Apart archiefschema op hoofdpagina (via trefwoorden) • Geografische trefwoorden
- 22. Rubrieken en afdelingen • ISAD(G) voorziet geen veld voor rubrieken of afdelingen • ISDF? • Extra beschrijvingsniveau aanmaken? • Deelarchief: een deel van een archief dat bestaat uit een geheel van onderling gerelateerde archiefstukken, analoog aan een administratieve onderverdeling van de archiefvormer; of, wanneer dat niet mogelijk is, aan een geografische, chronologische, functionele, of soortgelijke groepering van het materiaal • Ook steeds datering, niveau en omvang vereist
- 23. • ISAD(G): (…) kan elk deelarchief zoveel onderliggende deelarchieven hebben als noodzakelijk is om de hiërarchische structuur van het betreffende organisatieonderdeel weer te geven
- 24. Importeren • Handmatig invoeren = “gekkenwerk” • ICA-AtoM: import mogelijk van XML en CSV (nieuwe fiches of onderdelen van bestaande fiches) • Vast Excel-sjabloon • Atomis 1.0: controle en omzetting in XML • Import van XML via webinterface ICA-AtoM • Elke titel: identificatie, datering, niveau (!), omvang • Hiërarchie in Excel/Atomis = moeilijk: bv. deelarchief onder deelarchief, reeks gevolgd door losse stukken
- 26. Wat vinden gebruikers? • (-) vakterminologie: archieven, functies, bestands- identificatie, beschrijvingsniveau, geautoriseerde beschrijving • (-) lijst van hoofdbeschrijvingen moeilijk doorbladerbaar • (-) gebruik van jokers (*, ?) • (-) dateringen ontbreken in overzichten • (+) zoekfunctie (maar: (-) zoeken op datum) • (+) context steeds getoond • (+) vlot aanpassen van termen in ICA-AtoM • (+) afbeeldingen
- 27. “Roadmap” • Link met Archiefbank Vlaanderen, ODIS • Links met Kempsen Erfgoedbanken • Andere… • Heemkundige kringen uit regio betrekken (via erfgoedcellen)
- 28. Uitdagingen • Tempo klaarmaken bestaande inventarissen voor invoer • Opleiding en controle vrijwilligers • Volledigheid • Gebruiksvriendelijkheid • Performantie databank • Nieuwe versies ICA-AtoM