การจัดการข้อมูลด้วย Excel
- 2. Excel is your best friend.
- 4. ประโยชน์ของ Microsoft Excel 4 1. สามารถคานวณข้อมูลในตารางได้อย่างแม่นยา 2. สามารถสร้างกราฟแบบต่างๆ ได้ 3. สามารถตกแต่งตารางข้อมูลด้วยสีสัน และรูปภาพ 4. สามารถเรียงลาดับข้อมูลตามตัวอักษรหรือตัวเลขได้ 5. มีระบบจัดการข้อมูลแบบอัตโนมัติหลายอย่าง 6. สามารถแปลงข้อมูลเป็นเว็บเพจ
- 5. โปรแกรม Microsoft Excel โปรแกรมที่ใช้สำหรับกรอก ข้อควำม ตัวเลข และรูปภำพ ลง ในช่องตำรำงที่ เรียกว่ำ “เวิร์ก ชีส”(Worksheet) ซึ่งมีจำนวน แถวและคอลัมน์มำกมำย เหมำะ กับงำนทำงด้ำนกำรคำนวณ ต่ำงๆ หรือสร้ำงกรำฟแสดงผลกราฟ กระดาษทาการ (Worksheet)
- 8. แถบชื่อโปรแกรม (Title Bar) แสดงชื่อของโปรแกรม และชื่อของเอกสารที่กาลังใช้งานอยู่ ถ้าหากเป็นเอกสารที่ยังไม่ได้บันทึก ชื่อของเอกสารจะเป็น สมุดงาน1
- 13. แท็บมุมมอง
- 15. ส่วนประกอบของกระดาษทาการ (Worksheet) คอลัมน์ (Column) แถว (Row) ป้ายชื่อของกระดาษทาการ (sheet tab) ตัวชี้ตาแหน่งเซลล์ (Cell Pointer) เป็นพื้นที่สาหรับการทางาน เปรียบเสมือนกับกระดาษที่ใช้ คิดเลข คานวณ และกรอกข้อมูล
- 16. 16 คอลัมน์ (Column) คือ ช่องข้อมูลที่เรียงอยู่ใน แนวตั้ง มีทั้งหมด 16,384 คอลัมน์ แถว (Row) คือ ช่องข้อมูลที่เรียงอยู่ใน แนวนอน มีทั้งหมด 1,048,576 แถว ป้ายชื่อของกระดาษทาการ (sheet tab) ใช้แสดงชื่อของชีทที่กาลังใช้งานอยู่
- 18. การเลื่อนตาแหน่งเซลล์ของ Microsoft Excel เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่เซล A1 หมายความว่าขณะนี้เซลล์ทางานในคอลัมน์ ….. แถว ….. กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ แล้วกดปุ่มลูกศรขวาบนแผงแป้นพิมพ์ เซลล์จะย้ายตาแหน่งไปที่ เซลล์ ….. ซึ่งเป็นตาแหน่ง ….. กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ แล้วกดปุ่มลูกศรลงบนแผงแป้นพิมพ์ เซลล์จะย้ายตาแหน่งไปที่เซลล์ ….. ซึ่งเป็นแถวลาดับที่ …… อันเป็นแถวสุดท้ายของแผ่นงาน กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้แล้วกดปุ่ม Home เซลจะย้ายตาแหน่งไปที่เซลล์ …..
- 19. สรุปปุ่มเลื่อนตาแหน่ง ปุ่มลูกศรขึ้น ลง ซ้าย ขวา เลื่อนครั้งละ 1 เซลล์ตามทิศทาง ปุ่ม Ctrl พร้อม Home เลื่อนไปยังตาแหน่งเซลล์เริ่มต้น A1 ปุ่ม Ctrl พร้อมปุ่มลูกศร เลื่อนสุดข้อมูลตามทิศทางของลูกศร ปุ่ม F5 เปิดกล่องโต้ตอบไปที่ตาแหน่งที่ระบุ
- 20. การกาหนดช่วงข้อมูล (RANGE) 20 1. นาเมาส์คลิกในเซลล์แรก 2. กดปุ่มเมาส์ค้างไว้ แล้วลากไป ตาแหน่งเซลล์สุดท้ายของช่วง ช่วงข้อมูลแนวนอน ช่วงข้อมูลแนวตั้ง ทิศทางในการลากเมาส์
- 21. การกาหนดช่วงข้อมูล (RANGE) 21 คลิกที่ตัวอักษร เพื่อเลือกทั้งคอมลัมน์ คลิกที่ตัวเลข เพื่อเลือกทั้งแถว
- 22. ชนิดของข้อมูล 22 1. ค่าคงที่ (Constant) หมำยถึง ข้อมูลที่เรำใส่ลงในเซลล์โดยตรง โดยอำจเป็นตัวเลข, วัน-เวลำ , หรือข้อควำม โดยข้อมูลนี้จะไม่ เปลี่ยนแปรค่ำ เว้นเสียแต่ว่ำเรำได้ทำกำรแก้ไขเอง 2. สูตรการคานวณ (Formula) หมำยถึง นิพจน์ที่อำจเกิดจำกค่ำคงที่ ชื่อเซลล์ฟังก์ชัน หรือเครื่องหมำยคำนวณมำประกอบกันเพื่อให้ เกิดค่ำใหม่ ข้อมูลชนิดนี้จะต้องขึ้นต้นด้วยเครื่องหมำย = เสมอ และค่ำของผลลัพธ์จะแปรเปลี่ยนไปตำมค่ำที่เกี่ยวข้อง
- 23. เติมข้อมูลอัตโนมัติ 23 การเติมข้อมูลอัตโนมัติ หรือ Auto Fill เป็นความสามารถพิเศษของ Microsoft Excel ในการป้อนข้อมูลที่มักจะใช้บ่อยๆและเป็นข้อมูลที่ ต้องเรียงลาดับ เช่น เดือน, วัน, พ.ศ., ตัวเลข 1. ป้อนข้อมูลใน เซลล์เริ่มต้น 3. ลากเมาส์ จะปรากฏ ข้อมูลเติมอัตโนมัติ 2. นาเมาส์มาชี้ ที่จุดเล็กๆ มุมล่าง ด้านขวาของเซลล์
- 24. เติมข้อมูลอัตโนมัติ 24 ทาไมตัวเลข ถึงไม่เพิ่มเป็น 2, 3 … วิธีที่ 1. ถ้าไม่นาตัวเลขไปคานวณ ให้ใส่ เครื่องหมายเขี้ยวเดียว ( ‘ ) นาหน้า ตัวเลข วิธีที่ 2. พิมพ์ตัวเลขค่าเริ่มต้นในเซลล์แรก และพิมพ์ ตัวเลขค่าที่สองในเซลล์ถัดไป และทาแถบสี คลุมทั้งสองเซลล์ จากนั้นจึงทาการเติมข้อมูล โดยลากเมาส์จากจุด Auto Fill
- 26. การลบข้อมูล 26 1. เลือกเซลล์ที่ต้องกำรลบ 2. กดปุ่ม เพื่อลบข้อมูล มีแถบสีคลุมลักษณะนี้ ถ้ากดปุ่ม จะหายไปทั้งหมด
- 27. สูตร (Formula) สูตรใน Excel จะเขียนในบรรทัดเดียว เช่น 24 จะเขียนเป็น 2^4 มีลำดับควำมสำคัญของเครื่องหมำย ไม่สำมำรถใส่สัญลักษณ์ทำง คณิตศำสตร์ที่ๆ ซับซ้อนได้ เช่น โดยเรำจะใช้ฟังก์ชั่น SQRT ขึ้นต้นด้วยเครื่องหมำย = 27
- 28. 1. เครื่องหมายทางคณิตศาสตร์ 2. เครื่องหมายในการเชื่อมข้อความ 3. เครื่องหมายในการเปรียบเทียบ 4. เครื่องหมายในการอ้างอิง 28 เครื่องหมายในการคานวณ แบ่งออกเป็น 4 ประเภท ดังนี้
- 29. + บวก - ลบ * คูณ / หาร % เปอร์เซ็นต์ ^ ยกกาลัง 29 1. เครื่องหมายทางคณิตศาสตร์
- 30. 1. สมการที่อยู่ในวงเล็บ ( ) 2. เปอร์เซ็นต์ และยกกาลัง % ^ 3. คูณและหาร * และ / 4. บวกและลบ + และ – 5. เครื่องหมายเปรียบเทียบ <,<=,>,>= 30 ลาดับในการคานวณ
- 31. 31 ตัวอย่าง จงแปลงนิพจน์ทำงคณิตศำสตร์ให้เป็นสูตรใน โปรแกรม Microsoft Excel 1. b2 ab – 2 2. 2x + 3y + 15 = (b ^ 2) / ((a * b) - 2) = 2 * x + 3 * y + 15
- 32. & เชื่อมข้อควำม ตัวอย่าง =“Microsoft” & A1 ถ้า A1 เก็บค่า “Excel” จะได้ผลลัพธ์เป็น Microsoft Excel 32 2 . เครื่องหมายในการเชื่อมข้อความ
- 33. = เท่ำกับ <> ไม่เท่ำกับ > มำกกว่ำ < น้อยกว่ำ >= มำกกว่ำหรือเท่ำกับ <= น้อยกว่ำหรือเท่ำกับ 8>4 9<10 33 3 . เครื่องหมายในการเปรียบเทียบ
- 34. แบ่งออกเป็น 3.1 : (colon) 3.2 เว้นวรรค 3.3 , (comma) 34 4 . เครื่องหมายในการอ้างอิง
- 35. บอกช่วงของข้อมูล เช่น A1:A5 หมำยถึง เซลล์ A1, A2, A3, A4, A5 A1:B2 หมำยถึง เซลล์ A1, A2, B1, B2 35 4 .1 เครื่องหมาย: (colon)
- 36. 36 ตัวอย่ำงที่ 1 กำรคำนวณโดยใช้เครื่องหมำย : ผลลัพธ์ที่ได้
- 37. เลือกเฉพำะข้อมูลที่ซ้ำกัน (intersection) เช่น A1:B2 B1:B3 A1:B2 หมำยถึง เซลล์ A1, A2, B1, B2 B1:B3 หมำยถึง เซลล์ B1, B2, B3 เลือกเฉพำะเซลล์ B1, B2 37 4 .2 เครื่องหมาย เว้นวรรค
- 39. เลือกข้อมูลทั้งหมด (Union) เช่น A1,B2 หมำยถึง เซลล์ A1 และ B2 A1:A3, B1:B3 หมำยถึง เซลล์ A1, A2,A3, B1,B2,B3 39 4 .2 เครื่องหมาย , (comma)
- 41. 41 การคานวณใน Microsoft Excel 1. กำรคำนวณโดยใช้สูตร (Formula) 2. กำรคำนวณโดยใช้ฟังก์ชั่น(Function)
- 42. 42 การคานวณโดยใช้สูตร สูตร เกิดจากการนาเครื่องหมายทางคณิตศาสตร์ ค่าตัวเลข ตาแหน่งของเซลล์ที่เก็บข้อมูล มารวมกัน แล้วเกิดค่าขึ้นใหม่ โดยสูตรจะอยู่ในรูปสมการ เช่น = 7+3 = A1+A2
- 43. 43 1. กำรอ้ำงอิงแบบสัมพันธ์ (Relative) 2. กำรอ้ำงอิงแบบสัมบูรณ์ (Absolute) การอ้างอิงเซลล์ = A1+A2
- 44. 44 เป็นกำรใส่ชื่อของเซลล์ลงไปในสูตรเท่ำนั้น เช่น = A1+A2 ในกำรคัดลอกและวำงสูตร แบบสัมพันธ์ไปไว้ที่เซลล์อื่นโปรแกรม จะแก้ไขตำแหน่งของเซลล์ในสูตรให้สอดคล้อง กับตำแหน่งใหม่ที่จัดวำง 1. การอ้างอิงแบบสัมพันธ์
- 46. 46 เป็นกำรอ้ำงอิงที่ระบุตำแหน่งเซลล์ไว้ตำยตัว เมื่อคัดลอกเซลล์ที่อ้ำงอิงแบบสัมบูรณ์ไป วำงที่เซลล์อื่น โปรแกรมจะไม่เปลี่ยนกำร อ้ำงอิงตำแหน่งเซลล์สำมำรถอ้ำงอิงได้ ทั้งแถวและคอลัมน์ โดยพิมพ์ $ นำหน้ำ 2. กำรอ้ำงอิงแบบสัมบูรณ์
- 47. 47 1. กำรใส่เครื่องหมำย $ ทั้งหน้ำคอลัมน์และแถว เป็นกำรล็อคตำแหน่งของเซลล์ทั้งคอลัมน์และ แถวไม่ว่ำจะคัดลอกสูตรไว้ที่เซลล์ใด สูตรก็จะ ไม่เปลี่ยนแปลงตำแหน่งของเซลล์ เช่น = $A$1+10 แบ่งออกเป็น 3 แบบดังนี้ รูปแบบกำรอ้ำงอิงแบบสัมบูรณ์
- 48. 48 2. กำรใส่เครื่องหมำย $ หน้ำคอลัมน์ เป็นกำรล็อกตำแหน่งของเซลล์เฉพำะคอลัมน์ ถ้ำคัดลอกสูตรไว้ที่เซลล์อื่น ตำแหน่งของ เซลล์ที่ถูกวำงจะเปลี่ยนเฉพำะค่ำแถว แต่ คอลัมน์จะคงเดิม เช่น = $A1+10 กำรอ้ำงอิงแบบสัมบูรณ์ (ต่อ)
- 49. 49 3. การใส่เครื่องหมาย $ หน้าแถว เป็นการล็อคตาแหน่งของเซลล์เฉพาะแถว ถ้าคัดลอกสูตรไว้ที่เซลล์อื่น ตาแหน่งของเซลล์ ที่ถูกวางจะเปลี่ยนเฉพาะค่าคอลัมน์ แต่แถวจะคง เดิม เช่น = A$1+10 กำรอ้ำงอิงแบบสัมบูรณ์ (ต่อ)
- 50. 50 ตัวอย่างการอ้างอิงเซลล์แบบสมบูรณ์ แบบที่ 1 = $A$1*10 แบบที่ 3 = B$1*10 B$1*10 แบบที่ 2 = $A1*10
- 51. วิธีที่ 1 การนับจานวนด้วยฟังก์ชัน =COUNTIF() ที่คอลัมน์ F พิมพ์หัวว่า “จานวนการยืม” จากนั้นเซลล์ F3 ให้ป้อน สูตร =COUNTIF(F:F,F3) แล้วคัดลอกสูตร จะได้ผลลัพธ์ ดังนี้ =COUNTIF(F:F,F3) โดยสูตร = =COUNTIF(F:F,F3) จะหมายถึง การนาข้อมูลจากเซล F3 ไปนับ ซ้ากับข้อมูลที่ปรากฏในคอลัมน์ F ทั้งหมดนั่นเอง รูปแบบคาสั่งคือ =COUNTIF (ช่วงข้อมูลที่ต้องการนับ,เงื่อนไข)
- 52. วิธีที่ 2 การใช้ความสามารถของ Pivot Table การนับวิธีที่สอง จะใช้ความสามารถของ Pivot Table เริ่มจากคลิกเมาส์ในเซล ใดๆ ของคอลัมน์ F จากนั้นเลือกเมนูคาสั่ง “แทรก, Pivot Table”