Documenta DMS (www.documenta.ro)

DOCUMENTADMS - Document Management System
BI - Business Intelligence
Compliance Management System – ISO & Standards

DOCUMENTA
 DOCUMENTA contine toate uneltele necesare in procesul de creare, stocare, organizare, identificare, manipulare, editare si
utilizare a tuturor documentelor din institutii si companii
 Sistemul este dezvoltat de compania americana EPS Corporation (www.epscorp.com) impreuna cu compania romaneasca
de software development INFRASOFT (www.infrasoft.ro)
 Referintele sistemului si a componentelor sale constau in implementari la clienti medii si mari, atat din domeniul privat cat
si cel public: METROREX, PETROM - OMV, Sistemul National de Pensii din Romania
 Sistemul utilizeaza tehnologie moderna si performanta pentru stocarea si gestionarea sigura a volumelor mari de date –
ORACLE & JAVA. Prin utilizarea corespunzatoare a bazei de date ORACLE sistemul functioneaza eficient chiar daca volumul
de documente gestionat va creste semnificativ odata cu trecerea timpului.

Beneficii comerciale
 Disponibilitate in versiuni adaptate nevoilor specifice ale companiei dumneavoastra
 Licentierea SAAS (software as a service – abonament lunar)
 Nu necesita costuri cu infrastructura hardware – nu necesita servere
 Costurile sunt lunare
 Se plateste doar atat cat se foloseste, pentru cati utilizatori si persoane se foloseste si doar pe perioada de utilizare
 Costuri initiale reduse
 Licentierea COMPLETA:
 Baza de date utilizata si infrastructura utilizata se regaseste in locatia dumneavoastra
 Licentierea bazei de date ORACLE catre dumnevoastra
 Access browser-based, securizat via INTERNET & Virtual Private Network
 Instalare, implementare si utilizare rapida

Avantaje - diferentiatori
 Utilizarea tehnologiei ORACLE – baza de date capabila sa lucreze eficient cu volume mari de date
 Registratura electronica – standardizare conforma cu Normativele Depozite Arhiva si Modelului de Nomenclator Arhivistic
 Interactiunea cu alte sisteme (ERP, CRM, FMS) – Documenta expune o interfata programabila SQL prin care se poate integra cu alte
sisteme de tip ERP, CRM, FMS
 FULL-TEXT-Search – optimizat prin utilizare indecsi CLOB (Character Large Object)
 OCR integrat la scanarea documentelor
 OCR utilizand ZONE de document predefinite (recunoasterea textului de pe hartiile scanate din anumite zone ale acestora pentru a
optimiza timpul de scanare si indexare)
 SMART Scan multipages – scanarea inteligenta a documentelor cu numar variabil de pagini utilizand separatori barcode intre
documente
 Instant Messaging integrat – comunicare in timp real intre utilizatori
 Alerte si notificari pe email si in aplicatie
 Coduri de bare asociate documentelor
 Managementul locatorilor fizici pentru documente
 Integrare cu suita Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Visio, Microsoft Project, email - Outlook) prin add-in-uri specializate
(check-in, check-out, new from sablon – direct din aplicatiile Office)

Functionalitati
 Registratura electronica
 Scanarea , incarcarea si arhivarea documentelor
 Extragerea de Metadate
 Indexarea documentelor => Cautare flexibila si facila
 Organizare pe foldere a documentelor
 Organizare automata, ierarhica pe baza de metadate = foldere virtuale (pe fiecare angajat, pe fiecare client, pe fiecare departament,
pe contract, factura, tipuri de documente etc)
 Cautare FULL-TEXT
 Administrarea utilizatorilor folosind grupuri, roluri si drepturi de access (read, write, full control, recursiv)
 Sabloane / document templates
 Completarea automata a documentelor in format Word cu date din METADATE-le documentului – asigurarea conformitatii cu
Standardele ISO & others, complianta cu procedurile interne ale organizatiei, ROI
 Exportul rapoartelor in Excel, PDF, doc, html;
 Import automat de date din Excel
 Audit-ul accesului de documente

Functionalitati
 Zone de lucru, Containere de documente – crearea zonelor de lucru pentru fiecare utilizator, pe grupuri de lucru, pe departamente,
contracte, tipuri de documente
 Interfatare cu alte sisteme - expune o interfata SQL “open” prin care se poate interfata cu alte sisteme de tip ERP ,CRM si nu numai
 Organigrama – definirea organigramei pe departamente, asocierea utilizatorilor la organigrama. Utilizarea acesteia in definirea
fluxurilor de documente
 Metadate – definirea de tipuri de documente, definirea de metadate/atribute aferente fiecarui tip (exemplu: Tip: certificat garantie;
Metadate: data, numar, client, semnat de, valabilitate); asocierea de tipuri de documente la containerele de documente
 Indexarea si cautarea documentelor – documentele sunt indexate dupa tip, denumire si metadate. Cautarea si regasirea se
efectueaza dupa criterii multiple de cautare. Regasirea documentelor este rapida – sistemul asigura regasirea oricarui document in
maxim 3 secunde utilizand filtre pe criteriile de cautare
 Cautare FULL-TEXT. Sistemul asigura indexarea FULL-TEXT si cautarea in continutul documentelor editabile. Se utilizeaza indecsi
speciali ORACLE pentru tipurile de data CLOB si BLOB
 Administrarea utilizatorilor folosind grupuri, roluri si drepturi de access (read, write, full control, recursiv)
 Suport ISO – alte Certificari – sistemul expune mecanismele necesare de control al documentelor si al inregistrarilor in conformitate
cu standardele ISO in vigoare.

Functionalitati
 Administrarea LOV-urilor (Listele de Valori) - sistemul gestioneaza listele de valori atasate valorilor ce pot fi completate pentru
metadate. Listele de valori sunt de urmatoarele tipuri: statice (exemplu: rosu, negru, albastru), dinamice (bazate pe tabele/SQL –
exemplu: lista clientilor), mixte, cu adaugare dinamica in lista
 Fluxuri de documente – Sistemul expune unul dintre cele mai complete, flexibile si usor de utilizat mecanisme de administrare a
fluxurilor de lucru (secventiale, paralele, aprobari, rezolutii, atribuiri, informari). Fluxurile de baza sunt definite in etapa de
implementare, iar apoi sunt intretinute/completate de catre administratorul aplicatiei
 Integrare cu EMAIL – MsOutlook, Microsoft Word, Microsoft Excel, Powerpoint, MsProject, MsVisio
 Arhivarea automata a documentelor. Recuperarea documentelor sterse din greseala
 Versionarea documentelor. Check-in / Check-out
 Scanarea documentelor in DMS – Sistemul permite scanarea documentelor prin conexiune directa cu scanner de mare viteza.
Documentele sunt scanate si transmise automat in sistemul DMS
 OCR – Reconstituirea textului de pe documentele scanate. Documenta expune un sistem de OCR atat la nivel de document, cat si la
nivel de ZONE de DOCUMENT. OCR-izarea documentelor la nivel de zone sustine cresterea performantelor si scaderea timpului de
OCR-izare. Textul reconstituit pe fiecare zona poate fi asociat unei metadate specifice a documentului si utilizat apoi pentru indexare
si regasirea rapida a documentelor. Mecanismul este unul dezvoltat de INFRASOFT si permite particularizarea facila in raport cu
nevoile specifice ale companiei ce utilizeaza sistemul. Sistemul genereaza: PDF, PDF searchable, BMP, JPEG, Tiff

Acces securizat. Multilanguage
Sistemul asigura accesul securizat la documente, alegerea limbii de lucru (Romana, Engleza, Germana, Rusa).
Sistemul permite si integrarea cu Active Directory local al companiei dumneavoastra

Consola de lucru curent
Consola de lucru asigura un mediu usor de exploatat si familiar pentru utizatori

Calendar de activitati
Evenimentele generale si particulare – alerte pe documente/fluxuri – sunt gestionate de sistem

Workflow designer
Sistemul include fluxuri programabile pentru documente, dar si propriul “workflow engine”

OCR – recunoastere automata text
Sistemul extrage automat textul de pe documentele scanate si il completeaza pe metadatele indexate ale documentului,
pentru regasirea ulterioara sau cautari.

Raportare Top Management
> Business Intelligence
 Generarea automata de alerte pe zonele de interes
 Transmiterea zilnica a alertelor pe email catre factorii de decizie
 Transmitere de alerte via SMS
 Accesarea situatiilor privind documentele de pe telefonul mobil -utilizand SMART-PHONES (iPhone, Samsung Galaxy si orice
alt Smart-Phone ce suporta un web-browser)
 Export Excel
 Export PDF

 Rapoarte standard / predefinite
 Posibilitatea de definire usoara a rapoartelor particulare
utilizand instrumentele specifice de BI
 Vizualizare tabelara HTML / WEB
 Vizualizare grafica

Monitorizarea online,
real-time a situatiilor

Monitorizarea on-line, real-time, a situatiilor;
Monitorizarea indicatorilor de tip KPI

Definirea de rapoarte noi: Alegem sursa de date si parametrii

Apoi il rulam ori de cate ori este cazul

Configurare notificari – cine si cand sa primeasca raportul

Compliance Management
 Asigurarea conformitatii operatiunilor unitatii dumnevoastra cu:
 Legilastia din Romania
 Legislatia UE
 Normele interne – regulamentele interne de functionare, procedurile interne de lucru
 Standardele de referinta – ISO si alte standarde specifice activitatii dumneavoastra
 Actualizari legislative asigurate de o echipa de 20 de avocati si juristi: legislatie generala, resurse umane, protectia muncii,
protectia mediului, managementul deseurilor etc.
 Portal intern – knowledge management system – pentru difuzarea informatiilor privind legislatia si procedurile interne catre
personalul tinta
 Semnatura electonica – notificari privind receptia documentelor de catre personal
 Formulare si teste online privind insusirea cunostintelor in conformitate cu fisele de post
 Instruiri asigurate de consultantii nostri, pe zonele de legislatie si regulamente UE si Romania

Compliance Management
Asigurarea functionarii conforme a unitatii utilizand unelte tehnologice moderne integrate:
 Managementul documentelor
 Utilizarea documentelor prestabilite, a formularelor conforme
 Completarea conforma a formularelor, gestionarea inregistrarilor
 Utilizarea fluxurilor electronice: respectarea ierarhiilor de lucru, respectarea procedurilor interne, respectarea timpilor de
aprobare, executie si raspuns, asigurarea ca activitatea personalului este conforma
 Alerte la aparitia de neconformitati
 Culegerea automata (din sisteme ERP sau alte sisteme) si manuala a datelor de baza necesare

Tehnologie
 Import automat din Excel si web-services
 Export Excel, PDF; Posibilitatea de transmitere date pe web-service catre parteneri (B2B)
 Tehnologie de top: ORACLE & Java
 Accesibilitate de pe telefonul mobil
 Integrare cu Active Directory
 ORACLE Database
 JAVA Application Server
 Compatibilitate cu toate sistemele de operare

Contact
 Mobile: +4 0723. 313.296
 Phone/FAX: +4 021.336.336.8
 Email: adrian.barcutean@infrasoft.ro
 Email alternativ: adrian.barcutean@epscorp.com
 Skype: barcutean.adrian
 Web: www.infrasoft.ro ; www.epscorp.com
Pentru clarificari si informatii comerciale va rugam sa ne contactati prin
modalitatile de mai jos:

Documenta DMS (www.documenta.ro)

More Related Content

Similar to Documenta DMS (www.documenta.ro) (20)

Documenta DMS (www.documenta.ro)