Tugas Microsoft excel
- 1. LEMBAR KERJA MICROSOFT EXCEL 2007 Microsoft Excel 2007 memiliki tampilan antarmuka berbeda dari versi – versi sebelumnya. Daftar perintah yang biasa dikelompokkan dalam menu, kali ini dikelompokkan dalam beberapa tab yaitu : Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, dan View. Masing-masing kategori memiliki toolbar yang dikelompokkan sesuai dengan kriterianya dan dapat diakses secara cepat dan mudah. Selengkapnya tentang lembar kerja atau tampilan antarmuka Excel 2007 ditunjukkan pada gambar berikut: Jenis-Jenis Pointer Ms. Excel Berbeda dengan pointer dalam Microsoft Word, dalam Excel pointer selain berguna sebagai penunjuk cell atau objek juga dapat digunakan untuk operasi lain. Berikut beberapa jenis pointer dalam Excel beserta fungsinya
- 2. Tombol Penggerak Pointer Microsoft Excel Untuk anda dapat bekerja dengan baik dan cepat dalam Excel 2007, anda dapat memanfaatkan beberapa konfigurasi khusus untuk menggerakkan pointer/kursor. Berikut daftar tombol-tombol penggerak pointer : TOMBOL FUNGSI Anak panah kanan (→) Menggerakkan pointer satu cell ke kanan Anak panah kiri (←) Menggerakkan pointer satu cell ke kiri Anak panah bawah ( ↓ ) Menggerakkan pointer satu cell ke bawah Anak panah atas ( ↑ ) Menggerakkan pointer satu cell ke atas Page Down Menggulung dokumen satu layar ke bawah Page Up Menggulung dokumen satu layar ke atas Ctrl + → Pointer ke kanak ke akhir data (tanpa selang) Ctrl + ← Pointer ke kiri ke akhir data (tanpa selang)
- 3. Ctrl + ↓ Pointer ke bawah ke akhir data (tanpa selang) Ctrl + ↑ Pointer ke atas ke akhir data (tanpa selang) Home Pointer ke awal baris Ctrl + Home Ke awal worksheet (A1) Ctrl + End Ke akhir sebuah data (bedakan dengan data tanpa selang) Alt + Page Down Menggulung dokumen satu layar ke kanan Alt + Page Up Menggulung dokumen satu layar ke kiri Ctrl + Page Down Pindah ke sheet berikutnya Ctrl + Page Up Pindah ke sheet sebelumnya Ctrl + F6 Pindah ke workbook berikutnya, untuk kembali ke workbook sebelumnya tekan Ctrl + F6 F6 Berpindah antar jendela jika jendela di bagi dua Tab Menggerakkan pointer dalam worksheet yang diproteksi Intruksi-intruksi Blok Ms. Excel 2007 Intruksi menggunakan Mouse PERINTAH FUNGSI Klik batang kolom (Column Headers) Memblok 1 kolom Klik batang baris (Row Headers) Memblok 1 baris Klik + Seret mouse (drag) Memblok sekumpulan data
- 4. (range) Ctrl + Klik atau seret Memblok beberapa range Intruksi menggunakan keyboard TOMBOL FUNGSI Shift + Anak panah kanan Memblok 1 cell ke kanan Shift + Anak panah kiri Memblok 1 cell ke kiri Shift + anak panah bawah Memblok 1 cell ke bawah Shift + Anak panah atas Memblok 1 cell ke atas MENGENAL WORKBOOK DAN WORKSHEET MICROSOFT EXCEL 2007 Secara teknis, sebuah dokumen excel biasa disebut dengan workbook (buku kerja). Sebuah workbook umumnya memiliki beberapa worksheet (buku kerja). Secara default sebuah workbook Excel memiliki 3 buah worksheet. Setiap worksheet biasanya mewakili sebuah halaman dokumen. Beberapa dokumen/worksheet yang saling berhubungan dapat anda kelompokkan menjadi sebuah workbook. Hal ini dapat membantu anda mengklasifikasikan dokumen sesuai dengan keperluan. Sebuah worksheet memiliki tampilan sama seperti table dalam Ms.Word, tetapi dengan kemampuan perhitungan yang lebih komplit dibandingkan kemampuan dari table Ms.Word. Sebuah workbook baru terdiri dari 3 buah worksheet yang diberi nama Sheet1, Sheet2 dan Sheet3. Ketika anda menekan tab worksheet, Excel akan menampilkan isi dari Worksheet yang bersangkutan. Cara Menambahkan Workbook Ms. Excel 2007 Cara 1: 1. Klik Office Button yang terletak pada pojok kiri atas dokumen. 2. Pilih New.
- 5. 3. Pada kotak dialog yang muncul pilih Blank Workbook. 4. Klik Create Cara 2: Tekan tombol Ctrl bersamaan dengan tombol N (Ctrl+N) pada keyboard. Cara Menambahkan Worksheet Ms. Excel 2007 Cara 1: Tekan tab Insert Worksheet yang terletak disebelah kanan Sheet3. Cara 2: Tekan tombol Shift+F11 pada keyboard. Cara 3: 1. Klik kanan pada salah satu tab worksheet 2. Pilih Insert 3. Pada kotak dialog yang muncul pilih Worksheet 4. Klik OK. Cara Mengganti Nama Worksheet Cara 1: 1. Klik kanan tab worksheet yang akan diganti namanya 2. Rename. 3. Ketikkan nama baru. Cara 2: 1. Klik 2 kali tab worksheet yang akan diganti namanya 2. Ketikkan nama baru Cara Menghapus Worksheet 1. Klik kanan tab worksheet yang akan dihapus 2. Pilih Delete Cara Membuka Workbook Microsoft Excel 2007 Cara 1: 1. Klik Office Button. 2. Pilih Open.
- 6. 3. Pada kotak dialog yang muncul pilih tempat penyimpanan workbook. 4. Klik Open Cara 2: 1. Tekan tombol Ctrl+O pada keyboard. 2. Pada kotak dialog yang muncul pilih tempat penyimpanan workbook. 3. Klik Open Cara Menyimpan Workbook Cara 1: 1. Klik Office Button. 2. Pilih Save. 3. Pada kotak dialog yang muncul pilih tempat penyimpanan workbook. 4. Pada kotak isian file name isikan dengan nama yang diinginkan. 5. Klik Save Cara 2: 1. Tekan tombol Ctrl+S pada keyboard. 2. Pada kotak dialog yang muncul pilih tempat penyimpanan workbook. 3. Pada kotak isian file name isikan dengan nama yang diinginkan. 4. Klik Save Cara Menutup Workbook Microsoft Excel 2007 Cara 1: 1. Klik Office Button. 2. Pilih Close. Cara 2: Klik tombol Close pada pojok kanan atas dokumen. Cara 3: Tekan tombol Ctrl+W pada keyboard. MENGENAL KOLOM, BARIS, CELL DAN RANGE MICROSOFT EXCEL 2007
- 7. Setiap worksheet terdiri dari kolom dan baris. Nama kolom diawali dengan huruf A, B, C, dan seterusnya. Nama baris diawali dengan angka 1, 2, 3, dan seterusnya. Perpotongan antara Kolom dan Baris disebut Cell. Nama Cell dituliskan berdasarkan nama Kolom dan Baris. Contoh: Cell A1 => merupakan perpotongan antara kolom A dan baris 1 Cell D4 => merupakan perpotongan antara kolom D dan baris 4 Nama Cell berguna untuk menentukan penggunaan rumus dan pengolahan data terhadap cell yang bersangkutan dan memudahkan penulisan rumus/formula. Contoh: Perkalian antara cell A1 dan D4 dapat dituliskan dengan =A1*D4 Gabungan/kumpulan dari beberapa cell biasa disebut dengan Range. Contoh: Range (A1:D4) => merupakan hasil seleksi/gabungan cell A1 sampai D4. Range (D7:H10) => merupakan hasil seleksi/gabungan cell D7 sampai H10. Range berguna untuk mendefinisikan beberapa cell untuk operasi aritmatika ataupun statistik. Contoh: =SUM(A1:D10) => merupakan perintah untuk menjumlahkan cell pada jangkauan/range A1 sampai D10. Cara Menambah Cell Microsoft Excel 2007 Untuk menambahkan cell baru didalam worksheet dapat dilakukan dengan cara: 1. Klik tab Home 2. Pilih kategori Cells 3. Klik tanda panah pilihan insert 4. Pilih Insert Cells 5. Pilih salah satu opsi pilihan yang tampil 6. Klik OK
- 8. Cara Menambah Garis pada Ms. Excel 2007 Untuk menambahkan baris baru didalam worksheet dapat dilakukan dengan cara: 1. Klik tab Home 2. Pilih kategori Cells 3. Klik tanda panah pilihan insert 4. Pilih Insert Sheet Rows Cara Menambah Kolom Microsoft Excel 2007 Untuk menambahkan kolom baru didalam worksheet dapat dilakukan dengan cara: 1. Klik tab Home 2. Pilih kategori Cells 3. Klik tanda panah pilihan insert 4. Pilih Insert Sheet Columns MENULIS TEKS DAN ANGKA DALAM CELL MICROSOFT EXCEL 2007 Untuk menuliskan teks dan angka dalam sebuah cell dapat kita lakukan dengan mudah, cukup dengan seleksi cell yang ingin diisikan teks/rumus dan ketikkan isinya. Excel mengijinkan beberapa jenis pemasukan data antara lain : Labels : Teks berisi keterangan seperti nama, alamat dan keterangan lain. Untuk menuliskan tipe data ini cukup dengan klik cell yang akan diisi data, kemudian ketikkan teks yang akan ditampilkan Numbers : Teks berupa angka seperti 30, -198, 345,5 dan sebagainya. Untuk menuliskan tipe data ini cukup dengan klik cell yang akan diisi data, kemudian ketikkan angka akan ditampilkan. Penulisan karaktek koma(dalam format Indonesia) atau titik(dalam format Inggris) mendefinisikan angka decimal/pecahan.
- 9. Tanggal dan waktu : Excel mengijinkan penulisan tanggal dan waktu sesuai dengan format yang dikenali. Untuk menuliskan tipe data ini cukup dengan menuliskan teks sesuai dengan format tanggal dan waktu. Contoh : Tanggal : 27/10/2008 atau 27-10-2008, dan sebagainya Waktu : 13:30:00 Formula : Ekspresi untuk menghitung hasil numeric/teks berdasarkan rumus tertentu. Untuk menuliskan rumus/formula dalam excel dapat dilakukan dengan mengawali isi cell dengan karakter sama dengan (=) kemudian diikuti rumus yang diinginkan. menjumlahkan cell A3 dan D9.Contoh : =A3+D9 Cara Mengubah Isi Cell Microsoft Excel 2007 Untuk mengubah isi data dari cell dapat dilakukan dengan 3 cara. Cara 1: 1. Klik cell yang ingin diubah 2. Aktifkan formula bar dengan cara klik diarea formula bar. Cara 2: 1. Klik dua kali cell yang ingin diubah 2. Kemudian ganti isinya dengan yang baru Cara 3: 1. Klik cell yang ingin diubah 2. Tekan tombol F2 pada keyboard. 3. Kemudian ganti isinya dengan yang baru Cara Menghapus Isi Cell Untuk menghapus keseluruhan isi dari cell anda dapat lakukan dengan mengaktifkan cell tujuan kemudian tekan Delete. Sedangkan untuk menghapus data dalam sebuah range, dapat dilakukan dengan memblok cell yang akan dihapus, kemudian tekan Delete.
- 10. PENGATURAN / FORMAT CELL MS. EXCEL 2007 Untuk mengatur tampilan dan format dari cell dapat dilakukan dengan cara: 1. Klik tab Home 2. Pilih kategori Cells 3. Klik tombol Format 4. Pilih Format Cells (atau dapat juga dengan menekan tombol Ctrl+1). Sehingga akan ditampilkan kotak dialog format cell. Dalam kotak dialog format cell, terdapat 6 buah tab pilihan format, yaitu : 1. Numbering Digunakan untuk mengatur format angka dari cell. Terdapat 12 pilihan kategori jenis angka antara lain : Tabel 5 2. Alignment Digunakan untuk mengatur perataan dari cell. Terdapat 4 buah pengaturan : 1) Text alignment Digunakan untuk mengatur perataan teks,terdapat 2 buah opsi pengatura yaitu: Horizontal : Perataan secara horizontal Vertical :Perataan secara vertical 2) Text control Wrap text : Membuat teks mengikuti ukuran lebar cell Shrink to fit : Membuat teks mengecil mengikuti lebar cell Merge cells : Menggabungkan cell 3) Right-to-left Text Direction : Mengatur arah penulisan teks
- 11. 4) Orientation Mengatur derajat kemiringan dari teks. 3. Font Digunakan untuk mengatur karakter huruf dari cell Terdapat 6 buah pengaturan : 1) Font Digunakan untuk memilih jenis huruf yang diinginkan. 2) Font Style Digunakan untuk memilih gaya penulisan (tergantung font),terdiri dari: a) Regular b) Italic (cetak miring) (Ctrl+I) c) Bold (cetak tebal) (Ctrl+B) d) Bold Italic (cetak tebal dan miring) 3) Size Digunakan untuk mengatur ukuran huruf. 4) Underline Digunakan untuk mengatur garis bawah huruf. 5) Color Digunakan untuk mengatur warna huruf dan garis bawah. 6) Effects Digunakan untuk memberi efek huruf, terdiri dari: a) Strikethrough : efek coretan b) Superscript : huruf berukuran kecil diatas karakter umum (seperti pangkat) c) Subscript : huruf berukuran kecil dibawah karakter umum. 4. Border Digunakan untuk mengatur bingkai/garis luar dari cell a) Terdapat 4 buah pengaturan : Line Digunakan untuk mengatur jenis garis
- 12. b) Color Digunakan untuk mengatur warna garis c) Presets None : tanpa bingkai Outline : memberi garis luar cell/range. Inside : memberi garis dalam cell/range d) Border Digunakan untuk memberi garis sesuai arah yang diinginkan. 5. Fill Digunakan untuk memberi warna cell.Terdiri atas 3 peraturan,yaitu 1. Backgroud Color Digunakan untuk memilih warna latar belakang cell. Tombol pilihan Fill Effect digunakan untuk memberi warna dengan efek tertentu. 2. Pattern Color Digunakan untuk memilih warna arsiran dari cell 3. Pattern Style Digunakan untuk memilih jenis arsiran untuk cell 6. Protection Digunakan untuk melindugi isi cell dengan mengunci dan/atau menyembunyikan rumus didalam cell. RUMUS-RUMUS MICROSOFT EXCEL 2007 Salah satu kelebihan dari Excel 2007 sebagai program aplikasi pengolah angka adalah kemampuannya untuk melakukan proses penghitungan dengan cepat dan mudah. Untuk melakukan penghitungan, kita bisa menggunakan rumus dan fungsi. Rumus pada Excel mengikuti kaidah kaidah umum, namun penulisannya disesuaikan dengan keyboard. Misalnya kita ingin mengetikkan rumus “ 3×112 “ ,
- 13. maka kita menuliskannya pada Excel dalam bentuk “ 3*11^2 ”. Yang perlu diingat, penulisan rumus pada Excel harus diawali dengan tanda = . Sehingga contoh penulisannya “ =3*11^2 “. Cara Menulis Rumus Ms. Excel 2007 Ada beberapa cara untuk menuliskan rumus/formula dalam excel. Cara 1: 1. Cell untuk mengaktifkan cell yang akan diberi rumus 2. Kemudian ketikkan rumus yang anda inginkan pada formula bar, contoh : =F5-G5 Cara 2: 1. Klik cell untuk mengaktifkan cell yang akan diberi rumus 2. Ketikkan sama dengan (=) pada keyboard. (disertai rumus tertentu jika perlu). 3. Kemudian klik cell tujuan pertama. 4. Ketikkan operator melalui keyboard 5. Kemudian klik cell tujuan kedua. Cara 3: 1. Klik cell untuk mengaktifkan cell yang akan diberi rumus 2. Klik tombol insert function yang berada disebelah kiri formula bar, sehingga muncul kotak dialog. 3. Pada bagian select category pilih kategori rumus. 4. Kemudian pada bagian Select a function pilih rumus/fungsi yang diinginkan. 5. Klik tombol OK, dan isikan data yang diperlukan. 6. Klik OK. Cara Menyalin Rumus Excel Ada 2 cara untuk menyalin rumus dari satu cell ke alamat cell lain: Cara 1: 1. Klik/Blok cell yang akan disalin 2. Klik tab Home
- 14. 3. Pilih kategori Clipboard 4. Klik tombol Copy (Ctrl+C) 5. Klik/Blok cell tempat penyalinan 6. Klik tombol Paste (Ctrl+V) Cara 2: 1. Klik/Blok cell yang akan disalin 2. Arahkan ke pojok kanan bawah dari cell sehingga akan muncul tanda kursor + 3. Drag kursor kearah cell akan disalin (kanan/kiri/atas/bawah). Operator Aritmatika Operator Aritmatika dipakai untuk penghitungan dasar-dasar matematika, misalnya penjumlahan, pengurangan, perkalian, pembagian dan lain lain. Macam macam operator aritmatika: Tabel operator di sini Hierarki adalah urutan pelaksanaan eksekusi suatu operasi jika terdapat beberapa operator sekaligus dalam satu rumus. Untuk mempengaruhi urutan hierarki dapat dipengaruhi dengan mengelompokkannya menggunakan tanda kurung. Alamat Relatif dan Alamat Absolut a. Alamat Relatif Jika kita punya sebuah rumus yang merupakan operasi dari beberapa cell, maka Excel akan menerjemahkan alamat relatif sebagai lokasi relatif suatu alamat cell atau range dari lokasi alamat lainnya. Contoh : Pada Cell E5 berisi rumus “ =E3*E4 “, Jika rumus tersebut di copy ke sel F5, maka akan otomatis berubah menjadi “ =F3*F4 “.’ b. Alamat Absolut Alamat absolut adalah alamat yang selalu bernilai sama meskipun rumusnya di copy kan ke manapun. Penulisan alamat absolut selalu ditambahkan tanda “ $ “
- 15. pada nama kolom dan/atau nomor barisnya atau dengan menekan tombol F4 pada keyboard. Terdapat 2 jenis alamat absolut: 1) Semi Absolut Pada alamat semi absolut, penguncian hanya dilakukan pada salah satu diantara kolom dan baris. Contoh: $C9 : Penguncian kolom C, dengan cara ini ketika cell dicopy kekanan alamat cell akan tetap dibaca sebagai $C9 bukan D9, namun ketika dicopy kebawah alamat cell akan berubah menjadi $C10. C$9 : Penguncian baris 9, dengan cara ini ketika cell dicopy ke bawah alamat cell akan tetap dibaca sebagai C$9 bukan C10, namun ketika dicopy ke kanan alamat cell akan berubah menjadi D$9. 2) Absolut mutlak Pada alamat absolut mutlak, penguncian akan dilakukan pada kolom dan baris sekaligus. Contoh: Pada sel E3 kita isikan rumus “ =E2*$E$2 “. Jika rumus itu kita kopikan ke sel F4, maka rumusnya akan menjadi “ =F2*$E$2 “. Terlihat bahwa alamat E2 akan tetap. E2 disebut alamat absolut mutlak. FUNGSI DALAM EXCEL Sebagai sebuah pengolah angka yang canggih, Excel 2007 menyediakan bermacam macam fungsi yang bisa digunakan untuk berbagai keperluan. Kategori fungsi yang disediakan antara lain : Fungsi Financial. Untuk mengolah data keuangan Fungsi Date & Time. Untuk mengolah data tanggal dan waktu.
- 16. Fungsi Math & Trig, untuk mengolah data matematika dan trigonometri. Fungsi Statistical, untuk mengolah data statistik. Fungsi Lookup dan Reference, untuk mengolah data berdasarkan tabel & data referensi. Fungsi Database, untuk mengolah database. Fungsi Text, untuk memanipulasi teks. Fungsi Logical, untuk pengolahan data yang memerlukan pilihan pilihan logika. Fungsi Information, untuk mendapatkan informasi pada sel atau range. Fungsi Engineering, untuk pengolahan data teknik. Masing-masing kategori fungsi terdiri atas beberapa fungsi yang berbeda satu sama lain. Jadi dapat disimpulkan bahwa Excel 2007 menyediakan banyak sekali fungsi dan sangat lengkap jenisnya. FUNGSI YANG SERING DIGUNAKAN DALAM MS. EXCEL 1. SUM Bentuk penulisan fungsi SUM adalah =Sum(angka1;angka2;…) Contoh =Sum (3;10;1) => hasilnya 14 Jika Sum untuk menjumlah sel =SUM(Sel1;Sel2;…) Contoh: =SUM(A1;B6;C8) Jika Sum untuk menjumlah range =SUM(range) Contoh: =SUM(A1:A5) => menjumlahkan Range A1 sampai A5
- 17. 2. AVERAGE Digunakan untuk menghitung rerata/ rata-rata. Bentuk penulisannya adalah =AVERAGE(nilai1;nilai2;…) Contoh: =AVERAGE(2;4;3) => hasilnya adalah 3 =AVERAGE(A1:A5) => mencari nilai rata-rata dari isi sel A1 sampai A5 3. MAX Digunakan untuk mencari nilai maksimal dari satu set data Bentuk penulisannya adalah =MAX(nilai1;nilai2;…) Contoh: hasilnya adalah 10=MAX(2;4;10;6;8) akan mencari nilai maksimal dari A1 sampai A5=MAX(A1:A5) 4. MIN Digunakan untuk mencari nilai minimal dari satu set data Bentuk penulisannya adalah =Min(nilai1;nilai2;…) Contoh hasilnya adalah 2=MIN(2;4;10;6;8) akan mencari nilai minimal dari A1 sampai A5=MIN(A1:A5) 5. COUNT Digunakan untuk menghitung berapa buah argumen yang berisi data numerik Bentuk penulisannya adalah =COUNT(argumen1;argumen2;…) Contoh Hasilnya adalah 3=COUNT(2;”A”;”B”;5;7) FUNGSI LOGIKA MICROSOFT EXCEL
- 18. 1. NOT Jika nilai argumen logika nya TRUE maka hasilnya akan bernilai NOT. Demikian juga sebaliknya. Bentuk penulisannya =NOT(nilai logika) Contoh =NOT(4>5) => hasilnya adalah TRUE 2. AND Dipakai untuk menggabungkan nilai logika dari beberapa nilai logika menjadi satu nilai logika baru. Hasilnya akan bernilai TRUE bila seluruh logika yang digabungkan bernilai TRUE. Bentuk penulisannya adalah =AND(logika1;logika2;…) Contoh =AND(5>1;3<7) => akan bernilai TRUE 3. OR Sama dengan logika And namun, untuk logika Or hasilnya akan bernilai TRUE jika salah satu nilai logika yang digunakan bernilai TRUE. Akan bernilai False bila tidak ada nilai logika yang bernilai TRUE. Bentuk penulisannya adalah =OR(logika1;logika2;…) Contoh: =OR(5>1;9<7) => bernilai TRUE =OR(5<1;9<7) => bernilai FALSE 4. IF If adalah fungsi logika untuk memilih satu dari dua nilai berdasar pengujian logika. Bentuk penulisannya =IF(UjiLogika;nilaiJikaBenar;NilaiJikaSalah)
- 19. Contoh: =IF(E4> Akan menghasilkan “Lulus” jika E480;”Lulus”;”Gagal”) >80,jika E4 kurang dari 80 maka hasilnya “Gagal”. FUNGSI PENCARIAN DAN RUJUKAN EXCEL 1. VLOOKUP Fungsi Vlookup digunakan untuk mencari nilai berdasarkan pembacaan pada tabel referensi yang ditentukan berdasarkan no kolom (data tersusun secara vertikal). Bentuk Penulisan =VLOOKUP(Kriteria;Tabel_Rujukan;No_Kolom_Tabel_Rujukan;Rangelookup) Contoh: =VLOOKUP(C3;$F$3:$G$7;2;TRUE) =VLOOKUP(C3;TABEL1;2;1) 2. HLOOKUP Fungsi Hlookup digunakan untuk mencari nilai berdasarkan pembacaan pada tabel referensi yang ditentukan berdasarkan no baris (data tersusun secara horizontal). Bentuk Penulisan =HLOOKUP(Kriteria;Tabel_Rujukan;No_Baris_Tabel_Rujukan;Rangelookup) Contoh : =HLOOKUP(C3;$F$3:$I$4;1;FALSE). =HLOOKUP(C3;TABEL2;1;0).