Снижение затрат на услуги внеофисного архивного хранения за счет внедрения электронного архива на базе интегрированного решения OpenText и ABB
Download as PPTX, PDF0 likes989 views
Документ описывает внедрение электронного архива на базе решений OpenText и Abbyy для снижения затрат на услуги архивного хранения, связанных с управлением большим объемом бумажных документов. Основной целью является оптимизация хранения и учет документов через создание единой базы с доступом к ней из любого региона. Результаты включают структурированное управление документами, экономию на обращении к оригиналам и повышение эффективности работы сотрудников.
Снижение затрат на услуги внеофисного архивного хранения за счет внедрения электронного архива на базе интегрированного решения OpenText и ABB
- 1. Снижение затрат на услуги внеофисного архивного хранения за счет внедрения электронного архива на базе интегрированного решения OpenText и ABBYY Recognition Server Татьяна Мозгунова Руководитель проекта департамента систем управления документами ГК «ЛАНИТ»
- 2. Проблема При работе с клиентами возникает большое количество бумажных документов, которые необходимо хранить! Услуги архивного хранения непрозрачны, кроме самого хранения вы платите за: • Транспортировку; • Регистрацию документов; • Каждое обращение к оригиналу; • и др. При этом, существует ряд рисков от потери документов до случайной порчи.
- 3. Задача Основной задачей при работе с большим количеством документов является – повышение эффективности: • Оптимизировать хранение: использовать услуги по хранению и учёту только коробов • Вести единую базу документов для всех регионов • Иметь доступ к документам со своего рабочего места • Вести учёт выдачи оригиналов и учёт возврата оригиналов • Проводить обработку 32 500 листов в день на одном сканере • Получать отчеты о работе с документами Остается найти решение!
- 4. Решение АБС
- 5. Результаты • Обеспечено структурированное хранение документов в ЭА • Обеспечено 100% нахождение документов в ЭА • Экономия на обращении к оригиналам
- 6. Объём работ •Настроить рабочее место: • оператора сканирования • сотрудника архива • пользователя архива • предметного администратора • администратора решения •Обучить сотрудников: • оператора сканирования • сотрудника архива • пользователя архива • предметного администратора • администратора решения •Провести сдачу-приемку системы
- 7. План работ • Этап 1. Обследование и разработка ТЗ • Проведение интервью • Разработка и утверждение ТЗ • Этап 2. Разработка решения на базе ПО ABBYY и Open Text • Установка ПО ABBYY и Open Text • Кастомизация • Подготовка администраторов и пользователей • Этап 3. Настройка сканирующего оборудования • Поставка и настройка сканирующего оборудования • Подготовка инженеров по обслуживанию сканирующего оборудования • Этап 4. Опытно-промышленная эксплуатация • Проведение опытно-промышленной эксплуатации • Проведение итоговой сдачи-приемки системы
- 8. «Подводные камни» •Отсутствие формализованной технологии сканирования •Низкое качество бумажных документов •Использование АБС для печати документов со штрих-кодом •Ежегодное техническое обслуживание: •Сканирующего оборудования •Базового ПО Open Text •Базового ПО ABBYY •Разработанного решения •Степень подготовки администраторов системы
- 9. Выводы •Меньше тратим на услуги внеофисного архивного хранения •Получаем удобный архив с большим объёмом документов (для любой отрасли) •Повышаем эффективность труда сотрудников •Понимаем затраты на обслуживание всего комплекса и планируем их
- 10. Контакты: Департамент систем управления документами ГК «ЛАНИТ» Тел.: +7 (495) 967-66-50 http://www.lanit.ru http://www.opentext.pro
Editor's Notes
- #5: Краткое описание задачи: наполнение электронного архива, расположенного в Центре в Москве, из центров сканирования региона массивом данных - отсканированными файлами документов без привлечения верификации, использование для регистрации реквизитов карточки в OpenText данных из двумерного штрих-кода DataMatrix, расположенного на первой странице бумажного документа. Описание решения: Из АБС распечатывается документ с ШК DataMatrix Затем документ доставляют в Архив Организации Документ принимают на хранение и подготавливают к сканированию (раскрепляют скрепки, переворачивают пачку документов, чтобы она ровно легла в лоток сканера, непосредственно перед направлением оператору сканирования пачку пролистывают для устранения слипания), укладывают в короб, в котором документ планируют передать на хранение в стороннюю организацию Оператор сканирования берет короб с документами, и по пачкам (не более 400 листов) производит сканирование при помощи ПО ABBYY Scan Station, нажимает кнопку отправки отсканированных пачек короба (пары файлов: abc (с данными со станции сканирования)+tiff) Региональный сервер хранит у себя все отсканированные документы, затем по расписанию (был разработан специальный сервис гарантированной доставки) направляет данные в центральный сервер на обработку ABBYY RS, после которой получаются pdf-файлы, которые направляются вместе с xml (где хранятся реквизиты документа из abc и распознанного ШК в виде xml) при помощи сервиса импорта в OpenText. Примечательно, что не распознается весь текст документа, а только его ШК В OpenText документы раскладываются по свои клиентам, если у документа нет данных о клиенте (ШК повреждён), то такой документ складывается в определенную отдельную папку
- #9: Отсутствие формализованной ТЕХНОЛОГИИ СКАНИРОВАНИЯ – приходилось и Заказчику и Исполнителю узнавать на ходу, как лучше и оптимальнее организовать работы по подготовке документов к сканированию, самому сканированию, отправке отсканированных коробов в ЭА, что соответственно приводило к постоянному изменению и дополнению самого решения Низкое качество бумажных оригиналов документов приводит к «прилипанию» документов друг к другу, что усложняет поиск документа в ЭА Использование АБС для печати документа со штрих-кодом - ШК для реквизитов документа – так как ШК порождается в АБС, то любое изменение наполнения ШК давалось с большим трудом, кроме того из-за плохого качества бумажного документа ШК и вовсе не распознавался и документ «прилипал» к предыдущему, плохое качество печати из АБС получалось благодаря низкому уровню чернил в принтере, на котором печатались документы Представление о ежегодном техническом обслуживании: Сканирующего оборудования – сканеры необходимо ежедневно чистить, так как норма сканирования для одного сканера за 8 часов составляет 30000 листов, и качество документов оставляет желать лучшего, кроме того скрепки всё равно попадают в сканер и могут повредить, например, стекла Базового ПО Open Text – вендор не стоит на месте, в течение года вы можете получать обновления и техподдержку по случившимся у вас проблемам при использоании базового ПО Базового ПО ABBYY - вендор не стоит на месте, в течение года вы можете получать обновления и техподдержку по случившимся у вас проблемам при использоании базового ПО Разработанного решения – в течение использования всегда может что-то произойти и только специалисты разработчики смогут помочь решить проблему Представление о степени подготовки администраторов системы – это должен быть специалист, знающий и работу ПО ABBYY SS и RS, и работу ПО OpenText, и работу сети, по которой передаются большие объёмы данных из регионов