DocSpace

www.docspace.ruwww.docspace.ru
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ И
РАБОЧИМИ ПРОЦЕССАМИ DocSpace
Возможности и преимущества

www.docspace.ru
Задача системы DocSpace
Обеспечить качественный менеджмент по
отношению к документации организации
как полноценному ресурсу управления.

www.docspace.ru
Коробочная версия DocSpace включает:
DocSpaceВсе виды
документов
Договора
Заявки на
оплату
Электронный
архив
Поручения
Отчётность

www.docspace.ru
Бизнес-процессы, которые могут быть
автоматизированы на основе готовых конфигураций
Аналитика: Визуализация маршрутов, специальные отчеты, OLAP
Взаимоотношения с клиентами (CRM)
Заявки: HelpDesk; канцтовары; переговорные; пропуска; курьеры
Совещания: Подготовка совещания, согласование, уведомления, протоколы, поручения
Архивное дело: Справочники; библиотеки общих файлов
Проектная деятельность: Единый узел с информацией и документами по проекту
Корпоративный портал: Телефонные справочники; новости; форумы; календари; блоги

www.docspace.ru
Преимущества DocSpace
∙ Функциональность – в коробочной версии системы есть вся необходимая базовая
функциональность (шаблоны документов и сценарии работы).
∙ Расширяемость – большое количество дополнительных готовых конфигураций, система открыта
для развития функциональности.
∙ Безопасность – управление правами доступа на уровне приложения/хранилища/документов; роли
и группы для определения уровня доступа к карточке/файлу/атрибуту электронного документа.
∙ Веб-доступ и мобильные приложения – система готова к обращению с
различных устройств.
∙ Социализация – DocSpace настраивается под конкретную личность сотрудника, может быть
адаптирована в соответствии с корпоративным стилем Заказчика.
∙ Отчуждаемость – система может быть самостоятельного развернута Заказчиком, обеспечивая
быстрый результат.
∙ Гибкость – система управляет гибким рабочим процессом и поддерживает российские регламенты
(ГОСТ). Все настройки выполняются без программирования.
∙ Легкая интеграция – DocSpace взаимодействует с программным обеспечением, действующим
у Заказчика (ERP, CRM, системы управления проектами и пр.)

www.docspace.ru
Доступ в СЭД – через веб-интерфейс

www.docspace.ru
Карточка документа

www.docspace.ru
Реестры документов

www.docspace.ru
Можно
отслеживатьon-line
илиподготовитьотчет.
Контроль исполнения поручений

www.docspace.ru
Всегда на связи: планшетные
приложения DocSpace

www.docspace.ru
С января 2015 года система электронного документооборота DocSpace стала доступна в аренду
как SaaS-приложение на платформе Microsoft Azure.
Такая схема использования СЭД/ECM-системы отлично подходит для организаций,
проводящих оптимизацию и модернизацию существующего ИТ-отдела

www.docspace.ru
Стоимость DocSpace (коробочная версия)
Стоимость системы на 100 пользователей -
400 000 рублей
Коробочная система DocSpace имеет, пожалуй, самую
низкую стоимость среди подобных решений.
Это позволяет без значительных финансовых затрат
приступить к внедрению.

www.docspace.ru
Результаты внедрения (по мнению Заказчиков)
 Повышение качества исходной информации.
 Ускорение коммуникаций, в том числе за счет совместной работы над
документами и настройки прозрачных маршрутов их согласования.
 Оптимизация бизнес-процессов.
 Повышение удовлетворенности клиентов за счет ускорения подготовки и
согласования договоров.
 Повышение исполнительской дисциплины.
 Обеспечение конфиденциальности информации.
 Выполнение требований стандартов СМК.
 Снижение материальных и временных затрат на обработку, поиск и
согласование за счет создания единого хранилища.
Свяжитесь с нами для расчета экономической
эффективности Вашего проекта! info@docspace.ru

www.docspace.ru
Корпоративный DocSpace
Адаптация интерфейса в соответствии с корпоративным
стилем Заказчика

www.docspace.ru
Ситуация
• Научный институт, 200 сотрудников;
• Требуется решить задачу управления административным
документооборотом, планирования работ по проектам и хранения
научных результатов выполненных работ;
• Ограниченное финансирование.
Решение
• Использовать SharePoint в качестве базовой платформы, DocSpace для документооборота и
поиска, Project Server для управления проектами.
Результат
• Административный документооборот, система управления проектами, архив документации,
• Сквозной поиск данных по всем источникам: документооборот, архив, проектная
документация.
Опыт заказчиков DocSpace

www.docspace.ru
Ситуация
• Более 8000 сотрудников, 50 подразделений, 100 арендаторов.
• Площадь 17 га. Два пункта пропуска, одно бюро пропусков.
• Согласование разового пропуска: две подписи, передача в отдел пропусков,
занесение информации в БД Access, печать пропуска
• Отсутствие возможности аналитики
Решение
• Расширить область применения DocSpace за границы документооборота
Результат
• Время согласования пропуска и доведения информации до бюро пропусков сократилось до
нескольких минут.
• Производится автоматический контроль соблюдения регламента согласования.
• Осуществляется быстрое построение регламентированной отчетности, возможность свободной
аналитики.

www.docspace.ru
Решение
• Расширить область применения DocSpace за границы документооборота
Результат
• Форма Акта М-7 и маршрут ее обработки шаблонированы в системе.
• Моментальный доступ к информации в центральном офисе.
• Время построение отчетности за период со сбором документов для Заказчика сократилось в
несколько раз.
Ситуация
• Ежедневно на всех 50 базах принимают на
ответственное хранение МТР с частым
оформлением актов М-7, которые требуют
документационного сопровождения.
• Акты М-7 являются обязательными
отчетными документами для
взаиморасчетов с заказчиком.

www.docspace.ru
Ситуация
• Закупочная деятельность в соответствии с 223-ФЗ и Положением.
Частое изменение требований к процедурам и отчетности.
• Около 1 000 закупочных процедур в год.
Решение
• Создать решение на базе DocSpace
Результат
• Простые типовые операции для всех участников закупок - не надо всем учить Положение.
• Увеличение количества процедур без увеличения штата отдела проведения процедур
• Сокращение времени на подготовку отчетности по запросам руководства, Росстата, Россетей.
• Контроль соблюдения сроков на выполнение действий в соответствии с Положением.
Проект признан сообществом ИТ-директоров России (GlobalCIO) самым
интересным и перспективным в номинации BPM (Управление бизнес-
процессами)

www.docspace.ru
Ситуация
• "А Плюс Девелопмент" - федеральный девелопер, предлагающий
комплексные услуги по созданию, модернизации и развитию
индустриальной недвижимости, управлению проектами, организации
финансирования и эксплуатации объектов.
• На столь конкурентном рынке критично важна скорость реакции на
обращение клиента.
Решение
• Создать решение на базе DocSpace CRM и DocSpace документооборот
Результат
• Создана и наполняется база контаков/контрагентов/юр.лиц/проектов/объектов и связей
между ними. Интеграция с базой контрагентов 1С.
• Автоматизирован договорной документооборот. Время согласования договоров стало
предсказуемым, средний срок сократился в 3 раза.
• Ведется учет выполняемых действий по каждому потенциальному клиенту. Время
«созревания» клиента сократилось в 1,5 раза.

www.docspace.ru
Ситуация
• Целью деятельности Учреждения является информационно-
аналитическое обеспечение принятия решений руководством Минэнерго
России по повышению безопасности и эффективности функционирования
объектов топливно-энергетического комплекса.
• Требуется своевременно собирать информацию от предприятий ТЭК России.
Решение
• На платформе SharePoint реализовать личный кабинет для всех предприятий ТЭК, обеспечить сбор
информации о функционировании объектов ТЭК и ее обработку в системе документооборота
Результат
• Создан сайт http://сацминэнерго.рф и функционал личных кабинетов. Проведена интеграция с
системой электронного документооборота для реализации процессов обработки информации.
• Время сбора и обработки информации от предприятий ТЭК до доклада сократилось в разы.
ФГБУ «САЦ
Минэнерго России»

www.docspace.ru
Партнёры DocSpace

DocSpace

More Related Content

What's hot (20)

Viewers also liked (10)

Similar to DocSpace (20)

DocSpace