СЭД/ECM-система DocSpace - основа для принятия управленческих решений
Download as PPTX, PDF0 likes352 views
Документ описывает систему автоматизации документооборота Docspace, интегрированную с платформой Microsoft SharePoint, и ее преимущества для организаций в сокращении издержек, повышении производительности и управлении бизнес-процессами. Множество примеров применения системы показывает, как она помогает оптимизировать внутренние процессы и быстро реагировать на запросы клиентов. Также упоминается возможность аренды системы как SaaS-приложения, что делает ее доступной для организаций разных размеров.
СЭД/ECM-система DocSpace - основа для принятия управленческих решений
- 1. www.docspace.ru Без паники. Где искать основу для взвешенных и хладнокровных управленческих решений? Конечно, в СЭД/ECM-системе DocSpace на SharePoint!
- 2. www.docspace.ru Препарируем. Ищем точки роста БИЗНЕС (Компания, Организация, Учреждение – все равно) КЛИЕНТ (партнер, проситель) СЧАСТЛИВЫЙ КЛИЕНТ ЗАКОН РЕСУРСЫ ПРИБЫЛЬ
- 3. www.docspace.ru БИЗНЕС (Компания, Организация, Учреждение – все равно) КЛИЕНТ (партнер, проситель) СЧАСТЛИВЫЙ КЛИЕНТ ЗАКОН РЕСУРСЫ ПРИБЫЛЬ 1. ПРИНЯТЬ ЦЕЛЬ: СОХРАНИТЬ / УВЕЛИЧИТЬ Препарируем. Ищем точки роста 3. ОПТИМИЗИРОВАТЬ / ПОВЫСИТЬ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ 4. СОХРАНИТЬ / ПРИВЛЕЧЬ НОВЫХ 2. СОКРАТИТЬ ИЗДЕРЖКИ
- 4. www.docspace.ru 1. Закон: только принять И соблюдать!
- 5. www.docspace.ru 2. Сократить издержки 2. СОКРАТИТЬ ИЗДЕРЖКИ Внутренние издержки — затраты, связанные с выполняемой функцией (производством товара). В бухгалтерской и статистической отчетности отражаются в виде себестоимости.
- 6. www.docspace.ru Принимаем взвешенные решения: сокращаем издержки • Удаленные рабочие места – сокращаем затраты на офис; • Эффективные коммуникации – сокращаем затраты на командировки; • Унификация, типизация программного обеспечения, максимизация используемости – повышаем ROI, сокращаем затраты на поддержку зоопарка; • Используем аренду ресурсов в облаке – оптимизируем парк оборудования, привлекаем ресурсы по мере необходимости. 2. СОКРАТИТЬ ИЗДЕРЖКИ
- 7. www.docspace.ru Как ? Используя СЭД/ECM-систему DocSpace СЭД/ECM-система DocSpace - система автоматизации типовых процессов электронного документооборота на основе программной платформы DocSpace. Программная платформа DocSpace - полностью интегрированный в Microsoft SharePoint 2013 гибкий инструмент для быстрого создания решений в области управления бизнес-процессами. Добавляет новые возможности, например: функциональные роли, управление поручениями, различные шаблоны и т.п. Microsoft SharePoint - многофункциональная платформа-конструктов для разработки приложений с доступом через веб-браузер. Является одним из наиболее динамично развивающихся продуктов класса ECM (Enterprise Content Management). Требует настроек для решения конкретных задач.
- 8. www.docspace.ru Преимущества СЭД/ECM-системы DocSpace • Российская специфика документооборота на современной надежной платформе. • Эффективность на уровне всей организации: в управленческой вертикали и рабочих группах. • Единственная СЭД/ECM, созданная без нарушения ядра SharePoint. Доступна для самостоятельной установки и настройки Заказчиком и адаптируется без привлечения программистов. Удобный настраиваемый интерфейс. • Гибкость в разграничении уровней безопасности. Система учитывает особенности платформы SharePoint и предоставляет уникальные возможности по управлению правами доступа. • Модульность и расширяемость. DocSpace - это СЭД/ECM-система, которая давно вышла за границы канцелярии. • Достоверная отчетность и аналитика. DocSpace уже включает готовые отчеты и механизмы подключения дополнительной аналитики. • Прозрачное разумное ценообразование.
- 9. www.docspace.ru Архитектура DocSpace WEB-СЕРВИСЫ Интеграция с MS Outlook Мобильные приложения (iOS, Аndroid, Win Phone) РЕШЕНИЯ Портал Архив CRM Закупки Заявки СовещанияПроекты Документооборот БАЗОВЫЕ ПЛАТФОРМЫ ПЛАТФОРМА DOCSPACE МОДУЛИ Аналитика Маршруты документов ЭЦП Сканирование (потоковое) Интеграция с другим ПО MS SharePoint MS SQL Server Windows Server
- 10. www.docspace.ru SharePoint – повышаем ROI SharePoint – это конструктор, многофункциональная платформа для разработки веб-приложений. DocSpace дополняет SharePoint, предоставляя готовый инструмент для управления бизнес-процессами организации! DocSpace расширяет преимущества платформы SharePoint, добавляя необходимую функциональность для автоматизации бизнес-процессов: • добавляет необходимый функционал , • требует минимальных финансовых затрат для внедрения, настройки производятся без привлечения программистов, • имеет удобный, адаптированный для функционального пользователя интерфейс, • учитывает российскую специфику. 2. СОКРАТИТЬ ИЗДЕРЖКИ
- 11. www.docspace.ru Удаленная работа и коммуникации Поддерживает работу во всех браузерах: Internet Explorer Google Chrome Mozilla Firefox Apple Safari 2. СОКРАТИТЬ ИЗДЕРЖКИ
- 12. www.docspace.ru Архив электронных документов Упорядоченное и надежное хранение значимых документов, работа над которыми уже завершена. Удобныйи быстрыйпоиск нужного документа: - атрибутивный (по регистрационномуномеру, дате, контрагентуи т.п.): - полнотекстовый(как в поисковых системах Интернет). 2. СОКРАТИТЬ ИЗДЕРЖКИ
- 13. www.docspace.ru Ситуация • Научный институт, 200 сотрудников; • Требуется решить задачу управления административным документооборотом, планирования работ по проектам и хранения научных результатов выполненных работ; • Ограниченное финансирование. Решение • Использовать SharePoint в качестве базовой платформы, DocSpace для документооборота и поиска, Project Server для управления проектами. Результат • Административный документооборот, система управления проектами, архив документации, • Сквозной поиск данных по всем источникам: документооборот, архив, проектная документация. Опыт заказчиков DocSpace 2. СОКРАТИТЬ ИЗДЕРЖКИ
- 14. www.docspace.ru С января 2015 года система электронного документооборота DocSpace стала доступна в аренду как SaaS-приложение на платформе Microsoft Azure. Такая схема использования СЭД/ECM-системы отлично подходит для организаций, проводящих оптимизацию и модернизацию существующего ИТ-отдела 2. СОКРАТИТЬ ИЗДЕРЖКИ
- 15. www.docspace.ru 3. Повышаем производительность где А- полезная работа, Q — затраченная энергия 3. ОПТИМИЗИРОВАТЬ / ПОВЫСИТЬ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ
- 16. www.docspace.ru 1. Оптимизировать процессы - убрать избыточные действия; 2. Повысить скорость передачи информации; 3. Упростить действия. Идеал – конвейер Форда: • Типизация операций: меньше думать, больше делать, • Простые действия: трудно сделать не правильно, • Решения готовит система, сотрудник выбирает правильное. Повышаем производительность 3. ОПТИМИЗИРОВАТЬ / ПОВЫСИТЬ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ
- 17. www.docspace.ru Ситуация • Больше 8000 сотрудников, 50 подразделений, 100 арендаторов. • Площадь 17 га. Два пункта пропуска, одно бюро пропусков. • Согласование разового пропуска: две подписи, передача в отдел пропусков, занесение информации в БД Access, печать пропуска • Отсутствие возможности аналитики Решение • Расширить область применения DocSpace за границы документооборота Результат • Время согласования пропуска и доведения информации до бюро пропусков сократилось до нескольких минут. • Производится автоматический контроль соблюдения регламента согласования. • Осуществляется быстрое построение регламентированной отчетности, возможность свободной аналитики. Опыт заказчиков DocSpace 3. ОПТИМИЗИРОВАТЬ / ПОВЫСИТЬ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ
- 18. www.docspace.ru Решение • Расширить область применения DocSpace за границы документооборота Результат • Форма Акта М-7 и маршрут ее обработки шаблонированы в системе. • Моментальный доступ к информации в центральном офисе. • Время построение отчетности за период со сбором документов для Заказчика сократилось в несколько раз. Ситуация • Ежедневно на всех 50 базах принимают на ответственное хранение МТР с частым оформлением актов М-7, которые требуют документационного сопровождения. • Акты М-7 являются обязательными отчетными документами для взаиморасчетов с заказчиком. Опыт заказчиков DocSpace 3. ОПТИМИЗИРОВАТЬ / ПОВЫСИТЬ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ
- 19. www.docspace.ru Ситуация • Закупочная деятельность в соответствии с 223-ФЗ и Положением. Частое изменение требований к процедурам и отчетности. • Около 1 000 закупочных процедур в год. Решение • Создать решение на базе DocSpace Результат • Простые типовые операции для всех участников закупок - не надо всем учить Положение. • Увеличение количества процедур без увеличения штата отдела проведения процедур • Сокращение времени на подготовку отчетности по запросам руководства, Росстата, Россетей. • Контроль соблюдения сроков на выполнение действий в соответствии с Положением. Проект признан сообществом ИТ-директоров России (GlobalCIO) самым интересным и перспективным в номинации BPM (Управление бизнес-процессами) 3. ОПТИМИЗИРОВАТЬ / ПОВЫСИТЬ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ Опыт заказчиков DocSpace
- 20. www.docspace.ru 4. Удерживаем клиентов • Помним всё и всех: учет взаимоотношений, начинаем с малого. • Принимаем решения быстро: сокращаем сроки согласований договоров. • Налаживаем взаимоотношения с партнерами. 4. СОХРАНИТЬ / ПРИВЛЕЧЬ НОВЫХ
- 21. www.docspace.ru Ситуация • "А Плюс Девелопмент" - федеральный девелопер, предлагающий комплексные услуги по созданию, модернизации и развитию индустриальной недвижимости, управлению проектами, организации финансирования и эксплуатации объектов. • На столь конкурентном рынке критично важна скорость реакции на обращение клиента. Решение • Создать решение на базе DocSpace CRM и DocSpace документооборот Результат • Создана и наполняется база контаков/контрагентов/юр.лиц/проектов/объектов и связей между ними. Интеграция с базой контрагентов 1С. • Автоматизирован договорной документооборот. Время согласования договоров стало предсказуемым, средний срок сократился в 3 раза. • Ведется учет выполняемых действий по каждому потенциальному клиенту. Время «созревания» клиента сократилось в 1,5 раза. Опыт заказчиков DocSpace 4. СОХРАНИТЬ / ПРИВЛЕЧЬ НОВЫХ
- 22. www.docspace.ru Ситуация • Целью деятельности Учреждения является информационно- аналитическое обеспечение принятия решений руководством Минэнерго России по повышению безопасности и эффективности функционирования объектов топливно-энергетического комплекса. • Требуется своевременно собирать информацию от предприятий ТЭК России. Решение • На платформе SharePoint реализовать личный кабинет для всех предприятий ТЭК, обеспечить сбор информации о функционировании объектов ТЭК и ее обработку в системе документооборота Результат • Создан сайт http://сацминэнерго.рф и функционал личных кабинетов. Проведена интеграция с системой электронного документооборота для реализации процессов обработки информации. • Время сбора и обработки информации от предприятий ТЭК до доклада сократилось в разы. Опыт заказчиков DocSpace ФГБУ «САЦ Минэнерго России» 4. СОХРАНИТЬ / ПРИВЛЕЧЬ НОВЫХ