Решения по управлению неструктурированным контентом: архивация данных и документов для SAPt
0 likes169 views
Приложения SAP Document Access и SAP Archiving от компании OpenText предлагают эффективное управление и архивирование как структурированной, так и неструктурированной информации для организаций, интегрируясь с решениями SAP. Эти приложения помогают справиться с вопросами управления контентом, обеспечивая удобный доступ к документам и соблюдение нормативных требований хранения данных. Использование данных решений позволяет снизить затраты на IT, повысить доступность систем и улучшить бизнес-процессы за счет автоматизации и централизации информации.
Решения по управлению неструктурированным контентом: архивация данных и документов для SAPt
- 1. РЕШЕНИЯ ПО УПРАВЛЕНИЮ, АРХИВАЦИИ ДАННЫХ И ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ SAP Приложения SAP Document Access и SAP Archiving, разработанные компанией Open Text, позволяют компаниям управлять постоянно растущими объемами информации при минимальных затратах сил и ресурсов. Готовые к быстрой интеграции в решения SAP, эти приложения по управлению контентом позволяют Вам работать как со структурированными, так и с неструктурированными данными и архивировать данные SAP и смежных систем. Мощные ECM приложения позволяют легко управлять структурированной и неструктурированной информацией во всей организации Задача по управлению неструктурированной информацией На протяжении многих лет индустри- ей программного обеспечения было создано множество приложений, кото- рые позволяют организациям эффек- тивно управлять бизнес-процессами. Начиная от самых простых и заканчи- вая сложными и мощными приложени- ями по планированию ресурсов, все это программное обеспечение играло важную роль в активизации бизнес процессов, необходимых для оценки, создания записей и управления до- кументами в корпорациях. Однако, все эти приложения не могли похвас- таться эффективностью при работе с неструктурированными данными, таки- ми как бумажные документы, контрак- ты, предложения, инвойсы, сообщения электронной почты и Web-страницы. Большая часть важной корпоратив- ной информации существует именно в неструктурированном формате и не интегрирована в основные бизнес про- цессы организации. Бизнес документы бывают зачастую географически распределены по не- скольким подразделениям, или же находятся в различных электронных системах, что может вызвать информа- ционную путаницу. Однако, историчес- ки важные данные и документы, созда- ваемые в различных подразделениях и отделах, должны быть идентифициро- ваны и правильным образом храниться; в свою очередь государственные нор- мативы, такие как акт Sarbanes-Oxley, требуют соблюдение соответствую- щих стандартов хранения этих данных и документов, как на протяжении, так и после их использования в работе. Невозможность справиться с неструк- турированными данными может вы- звать нежелательные последствия. Если не интегрировать контент в ос- новные бизнес процессы на уровне де- партамента – например по оплате или закупкам – это может вызвать трудо- емкость процессов, повышение затрат и снижение качества обслуживания клиентов. Несоответствие различным государственным стандартам может вызвать неприятные и дорогостоящие ситуации, с которыми ни одна компа- ния не хочет сталкиваться. На уровне корпорации, невозможность работы с неструктурированными данными мо- жет замедлить и порой полностью ос- тановить важнейшие бизнес процессы, нарушая договоренности с деловыми партнерами и поставщиками.
- 2. Управление данными и документами для SAP Solutions Управление корпоративными данными (ECM) является недавним изобретени- ем, которое позволяет Вам с помощью электронных устройств интегрировать неструктурированное содержимое в бизнес-процессы Вашей органи- зации. Приложение ECM позволяет работать со множеством неструкту- рированных бумажных и электронных документов, таких как Web-страницы, сообщения электронной почты, инвой- сы, предложения и контракты, и вклю- чать их в Ваши основные корпоратив- ные приложения. Приложения ECM позволяют создавать сервис-центры по совместной работе для решения задач управления информацией, ко- торые были созданы в распределен- ных офисах. Система ECM исключает практически все задачи по обработке бумажных материалов вручную. Разработанные компанией Open Text приложения SAP Document Access и SAP Archiving помогут Вам спра- виться с основными задачами по уп- равлению корпоративными данными (ECM) за счет высокой технологич- ности и исключительных возможнос- тей интеграции, обеспеченных кор- поративным знанием и опытом. Они обеспечивают целостную платформу, которая позволяет управлять структу- рированными и неструктурированны- ми документами в защищенном режи- ме в едином хранилище. Приложения позволяют Вам содержимое докумен- тов с бизнес-процессами в Вашей программной среде SAP. Приложение SAP Document Access от компании Open Text Приложение SAP Document Access, разработанное компанией Open Text, является решением для управления корпоративными данными, которое полностью интегрируется с Вашими приложениями SAP. Вы можете хра- нить, управлять и извлекать связан- ные и несвязанные с SAP документы, а также данные, которые не зависят от компонентов, транзакций и систем SAP. Несвязанные с SAP докумен- ты могут быть получены из широкого числа источников, таких как правовое ПО, поддерживающие системы, хра- нилища данных, а также из клиенто- ориентированных приложений. Некоторыеключевыевозможности,пре- доставляемые SAP Document Access: • Простота использования – поз- воляет пользователям быстро извлекать содержимое, используя удобную и настраиваемую навига- цию, основанную на структуре «виртуальных папок» • Простой доступ – объединя- ет модули и системы, такие как SAP Customer Relationship Management (SAP CRM) и прило- жения SAP ERP для интеграции и обеспечения доступа к несвязан- ным с SAP документам и данным в Вашем программном окружении SAP • Создание документов – под- держивает такие процессы при создании документов, как верси- онность и присвоение статусов; создание документов может быть основано на шаблонах, таких как контракты, заказы и переписка с клиентами • Архивирование – поддерживает за- щищенное хранение важных корпо- ративных и клиентских документов и данных на сервере, предназна- ченном для архивирования в SAP • Web-интерфейс – предоставляет удобный Web-интерфейс, который может быть: 1. Использован как отдельное Web-приложение 2. Интегрирован в клиентский портал 3. Использован как портлет iView в компоненте SAP NetWeaver Portal Приложение SAP Document Access в действии Поскольку SAP Document Access объединяет контент в рамках еди- ной папки клиента или проекта, по- является возможность осуществлять совместную работу между отделами и подразделениями компании. Напри- мер, Вы можете обеспечить сотруд- ников, непосредственно работающих с клиентами, полным обзором взаимо- действия с заказчиком, что позволит предоставлять более качественные услуги. Эффективное управление работой с клиентами означает возможность получать быстрый и четкий доступ ко всем типам важной клиентской инфор- мации. SAP Document Access делает это возможным за счет получения, уп- равления и дальнейшего извлечения всех документов клиента, которые связаны с процессами, поддерживае- мые в SAP CRM. SAP Document Access непосредс- твенно устраняет процессы, повышаю- РЕШЕНИЯ ПО УПРАВЛЕНИЮ, АРХИВАЦИИ ДАННЫХ И ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ SAP
- 3. щие затраты плательщика на транзак- цию – за счет электронной обработки инвойса, быстрого ввода данных при использовании OCR, и автоматизации процессов с помощью интегрирован- ных бизнес-процессов. Приложение значительноповышаетстепеньконтро- ля за счетами к оплате, предоставляя обширные данные об аудировании. Улучшенные бизнес-процессы, свя- занные с дебетовыми расчетами, имеют другое преимущество – со- кращается время на выполнение де- ятельности по получению платежей, а также увеличивается доходность за счет снижения числа дней по про- сроченным платежам (DSO). Опыт показывает что, чем дольше платеж остается неуплаченным, тем меньше вероятность, что он будет произведен вообще. За счет упрощения процес- сов получения выплат, SAP Document Access позволяет сотрудникам рабо- тать более эффективно и уменьшать сроки платежей. Приложение SAP Document Access помогает снизить затраты на управле- ние персоналом за счет модерниза- ции и создания более рациональной административной структуры управ- ления сотрудниками, автоматизации основных бизнес-процессов, предо- ставления инструментов самообслу- живания, и исключения большей час- ти выполняемых вручную бумажных работ. Приложение SAP Archiving от компании Open Text Приложение SAP Archiving миними- зирует рост базы данных SAP и улуч- шает эффективность, что приводит к снижению общей стоимости владе- ния (TCO) Ваших систем SAP. Некоторые ключевые возможности, предоставляемые SAP Archiving: • Архивирование накопленных дан- ных – разгружает SAP систему от накопленных данных, сохраняя при этом доступ к информации. • Управление накопленными дан- ными – позволяет хранить данные и документы, как связанные, так и не связанные с SAP, на защи- щенном архивном сервере при использовании возможностей управления логическими и физи- ческими хранилищами. В течение всего жизненного цикла, данные хранятся в надежном, неизменном и защищенном формате. • Настраиваемое хранение и извле- чение – позволяет Вам выбирать аппаратные средства для архиви- рования исходящих и входящих документов, офисных документов и сообщений электронной поч- ты, а также может интегрировать документы и данные из правовых систем в Вашу SAP систему. После того, как документы или данные были помещены в архив, Вы за несколько секунд сможете извлечь их, используя пользовательский интерфейс SAP. Приложение SAP Archiving в действии Приложение SAP Archiving обеспе- чивает полную функциональность, необходимую для соответствия тре- бованиями архивирования электрон- ных документов, которые устанав- ливаются такими государственных учреждениями как U.S. Securities and Exchange Commission и U.S. Food and Drug Administration, а также в инс- трукциях, таких как акт Sarbanes- Oxley и немецких GoB и GDPdU. При- ложение позволяет снизить затраты на аппаратные средства и поддержку за счет переноса устаревших данных и документов из рабочей системы SAP, и обеспечения долговременно- го доступа к архивной информации, которая хранятся в надежном, неиз- менном и защищенном формате.
- 4. Архивируя все документы в главном хранилище, SAP Archiving позволя- ет Вашей организации подтверждать правильность хранимых финансовых записей, путем установления связей между сканированными копиями запи- сей и финансовыми записями, создан- ными в SAP. Например, если аудитор запрашивает определенный инвойс, сотрудники могут быстро поднять все связанные с ним документы, для подтверждения правильности инвойса и обоснования его использования. Решение большинства вопросов управления и архивирования документов Дополняя Ваш информационный лан- дшафт процессо-ориентированной системой управления и архивирова- ния документов, которая работает в виде объединенных приложений, Вы сможете справиться с постоянно рас- тущими объёмами структурированной и неструктурированной информации в Вашей корпорации. При использо- вании приложений SAP Document Access и SAP Archiving Вы незамед- лительно ощутите ряд преимуществ. Преимущества использования SAP Document Access Среди преимуществ использования SAP Document Access нужно отметить: • Прозрачность процессов – пре- доставляет единую точку доступа к информации (виртуальные папки), независимо от ее происхождения и формы – структурированная или неструктурированная, из связанных с SAP источников или нет. Ваши сотрудники смогут сосредоточиться на результатах вместо того, чтобы тратить время на поиск информации. • Повышение производительнос- ти – происходит за счет удобно- го использования приложений. Программное обеспечение дает возможность работать с содержи- мым одновременно в нескольких приложениях, позволяя органи- зации и пользователям создавать любой бизнес-контент, независимо от места размещения. • Снижение TCO – не требует допол- нительного администрирования или отдельного управления правами пользователей. • Хорошая масштабируемость – при- ложение может расти вместе с ростом Ваших потребностей и мо- жет использоваться как на уровне отдела, так и на уровне всей корпо- рации, а также оно поддерживает бизнес-модель с региональными подразделениями и высокими тре- бованиями к безопасности. • Быстрый доступ к документам – ин- тегрирует структурированные и неструктурированные документы в поддерживаемые в SAP бизнес- процессы, обеспечивая единую папку клиента или проекта для многофункциональной совместной работы. Ваши сотрудники смогут быстро получать доступ, обмени- ваться и хранить документы в раз- личных подразделениях и распре- деленных офисах. Преимущества предоставляемые SAP Archiving Приложение SAP Archiving имеет сле- дующие преимущества: • Снижение TCO – обеспечивает снижение затрат за счет более эффективного использования ресурсов. Если информация более не нужна для ежедневного исполь- зования, приложение позволяет безопасно и легко удалить эти данные из активной базы данных и сохранить в архиве для дальней- шего использования. • Повышение доступности системы – снижает время технологического простоя за счет уменьшения време- ни, необходимого на апгрейд сис- темы, резервного хранения данных и их восстановления, реорганиза- ции баз данных, а также повышения времени отклика путем снижения объема обрабатываемых данных. Возможность работы в режиме он- лайн означает то, что Вам не нужно закрывать другие приложения при выполнении задач архивирования. • Снижение затрат на IT – способс- твует выводу из эксплуатации устаревших унаследованных систем (legacy decommissioning), что раци- онализирует IT-сферу и уменьшает административные расходы при снижении потребления ресурсов. • Повышение уровня соответствия стандартам – обеспечивает защи- щенное и соответствующее стан- дартам долгосрочное хранение архивных данных в надежном, неиз- менном и защищенном формате. Решение по управлению контентом на уровне корпорации Приложения SAP Document Access и SAP Archiving представляют собой мощные решения для управления ин- формацией. Совместная работа этих приложений с Вашими системами SAP позволит легко справляться с неструк- турированным контентом, начиная от бумажных документов и заканчивая сообщениями электронной почты или
- 5. дажеWeb-страницами,атакжеисполь- зовать его в основных корпоративных приложениях SAP. Вы избавитесь от информационной путаницы и необхо- димости использования ресурсоемких процедур, выполняемых вручную, свя- занных с отправкой почты, услугами быстрой доставки или архивирования бумажных документов. Приложения SAP Document Access и SAP Archiving решают одну из Ва- ших самых больших и дорогостоящих проблем – управление документами, необходимыми для выполнения Ваших бизнес-процессов и деятельности компании. Чтобы узнать, как SAP может помочь Вам решить проблемы управления кон- тентом, свяжитесь с представителем SAP уже сегодня, или посетите наш Web-сайт: www.sap.com/solutions/ solutionextensions/index.epx. Платформа SAP NetWeaver Приложения SAP Document Access и SAP Archiving, разработанные ком- панией Open Text, работают на плат- форме SAP NetWeaver. Платформа SAP NetWeaver объединяет техноло- гические компоненты в единую плат- форму, позволяя организациям сни- зить сложность IT-системы и получить больше преимуществ для бизнеса от вложений средств в IT. Это обеспечи- вает лучший способ интеграции всех систем, работающих с решениями SAP и другими программными продуктами. Платформа SAP NetWeaver также по- могает интегрировать IT в их бизнес. С помощью SAP NetWeaver, органи- зации могут быстро создавать и улуч- шать бизнес-приложения, используя корпоративные службы. В качестве ос- новы для ориентированной на предо- ставление услуг архитектуры корпора- ции (SOA), платформа SAP NetWeaver позволяет организациям развивать их текущую IT-структуру в стратегичес- кое окружение, которое управляет изменениями в бизнесе.
- 6. Информация к действию Позвоните нам прямо сегодня, чтобы завтра быть впереди конкурентов! 8 800 200 9777 (звонок по России бесплатный). Мы готовы ответить на Ваши вопросы и продемонстрировать, как решения SAP помогут Вашей компании оптимизировать все сферы деятельности и создать долгосрочные конкурентные преимущества. Подробную информацию на русском языке о компании SAP, наших решениях и услугах можно найти на нашем Интернет-сайте по адресу: www.sap.ru, где Вы также можете задать интересующие Вас вопросы. Будем рады ответить на них! Подпишитесь на рассылку новостей по адресу: www.sap.ru/company/digest/ и Вы будете в курсе последних новостей SAP для стран СНГ. 14.03.08-00205 Адреса офисов ООО «САП СНГ» РФ, 115054, Москва, Космодамианская набережная, д. 52/2. Т.: +7 (495) 755-9800. Ф.: +7 (495) 755-9801. E-mail: info.cis@sap.com www.sap.ru ООО «САП СНГ» РФ, 190000, Санкт-Петербург, ул. Малая Морская, д. 23. Т.: +7 (812) 448-4103. Ф.: +7 (812) 448-4102. E-mail: info.cis@sap.com www.sap.ru ООО «САП Украина» 03150, Украина, Киев, ул. Димитрова, д. 5. Т.: +38 (044) 490-3391, 490-3393. Ф.: +38 (044) 490-3394. E-mail: info.Ukraine@sap.com www.sap.ua ТОО «САП Казахстан» Казахстан, 050059, Алматы, ул. Фурманова 240 Г. Телефон: +7 (727) 250-8400, факс: +7 (727) 250-8401. E-mail: info.kazakhstan@sap.com www.sap.ru Авторское право © 2008 SAP AG. Все права защищены. SAP, SAP Business Suite, xApps, xApp, SAP NetWeaver и другие упомянутые здесь продукты и услуги SAP, а также соответствующие им логотипы являются торговыми марками SAP AG или торговыми марками SAP AG, зарегистрированными в Германии и в ряде других стран. Названия других продуктов или услуг, встречающиеся в этом документе, являются торговыми марками соответствующих компаний.