Автоматизация документооборота в фармацевтической компании НТФФ «Полисан»
Download as PPTX, PDF0 likes349 views
Документ представляет собой обзор процессов автоматизации документооборота в компании ООО «НТФФ «Полисан» с использованием платформы Docsvision, начиная с 2007 года. Внедрение системы позволило существенно повысить эффективность управления документацией, сократив время согласования документов и улучшив контроль исполнительской дисциплины. В результате автоматизации было охвачено 14 бизнес-процессов и обработано около 40,000 карточек документации.
Автоматизация документооборота в фармацевтической компании НТФФ «Полисан»
- 2. АВТОМАТИЗАЦИЯ ВНУТРЕННИХ ПРОЦЕССОВ В КОМПАНИИ ООО «НТФФ «ПОЛИСАН» СУХАЧЕВ ДМИТРИЙ СЕРГЕЕВИЧ, директор по ИТ ООО «НТФФ «ПОЛИСАН»
- 3. О компании Начало внедрения. Управление качеством в Docsvision Договора, ОРД, канцелярия Ещё решения на платформе Docsvision Интеграция с другими системами Итоги ПЛАН ДОКЛАДА
- 4. ООО «НТФФ «ПОЛИСАН» основано в 1992 году Сфера деятельности компании – разработка и внедрение в медицинскую практику инновационных лекарственных средств ПОЛИСАН входит в топ-10 крупнейших российских производителей лекарственных средств и топ-3 компаний- экспортёров готовых лекарственных средств. О КОМПАНИИ
- 6. ХРОНОЛОГИЯ ВНЕДРЕНИЯ DOCSVISION ПЕРИОД ВНЕДРЕНИЯ МОДУЛЬ Июнь 2007 – Март 2008 Управление документацией СМК Декабрь 2008 – Февраль 2011 Управление канцелярией, Согласование договоров, Управление ОРД Март 2011 – Июнь 2012 Документация по упаковочным материалам, Заявки на билеты, Должностные инструкции, Заявки в финансовую службу Март 2013 – Декабрь 2013 Счета на оплату, интеграция с Infor ERP LN Январь 2014 – Июль 2015 Согласование нарядов, Документация по валютному контролю, Внутренняя документация, Планы продаж и производства, Заявки в отдел снабжения Январь 2017 – по настоящее время Переход на с Docsvision 4.5 на Docsvision 5.4
- 8. 2005 год – открытие собственного производства, удовлетворяющего всем показателям стандарта GMP (Good Manufacturing Practice) Необходимость в реализации удобного инструмента для управления документацией системы управления качеством Начало 2007 года – принято решение о внедрении системы электронного документооборота. 2007 год – реализация модуля «Управление документацией СМК» на платформе Docsvision ПЕРВЫЙ ПРОЕКТ
- 9. Организация единого хранилища документации СМК с историей изменения и согласования Обеспечение маршрутизации документа между участниками процесса Обеспечение версионности документов Построение механизмов оперативного мониторинга жизненного цикла документа ЗАДАЧИ
- 11. ЭТАПЫ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ДОКУМЕНТА Заявка Введение в действие Доработка документа Утверждение заявки Отмена документа Остановка согласования Разработка/Модификация документа Согласование
- 12. КАРТОЧКА ЗАЯВКИ
- 15. Инициация процесса создания нового документа, модификации или отмены действующих документов СМК происходит посредством подачи заявок Данные о документе автоматически подтягиваются из карточки документа в колонтитулы бланка Реализация механизма уведомлений пользователей об изменениях, внесенных в документацию Построение механизма разграниченного доступа сотрудников к хранилищу документации ОСОБЕННОСТИ 15
- 16. Повышена эффективность работы с документацией СМК Средняя длительность согласования сократилась с 2 недель до 1-2 дней Исключены потери документов Решена проблема удаленности структурных подразделений Повышен уровень контроля исполнительской дисциплины ИТОГИ
- 18. Длительность процедуры согласования Невозможность отследить полностью историю согласования Невозможность отследить время нахождения у согласующих лиц и время работы инициатора с документом Проблема удаленности структурных подразделений ДОГОВОРА. ПРЕДПОСЫЛКИ К АВТОМАТИЗАЦИИ
- 19. Сложности при начальной постановке задачи Трудности при формировании списков согласующих лиц Задержки при отсутствии на рабочем месте участников процесса Человеческий фактор Сложности при наполнении справочника контрагентов СЛОЖНОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ
- 21. Выделена группа основных согласующих Созданы инструменты контроля исполнительской дисциплины Реализован механизм автоматической пролонгации Реализована синхронизация справочников контрагентов Docsvision и системы Infor ERP LN ОСОБЕННОСТИ РЕШЕНИЯ
- 24. Создание счета из карточки договора Финансовый контроль Согласование Интеграция с системой Infor ERP LN Уведомление инициатора об оплате СЧЕТА НА ОПЛАТУ
- 25. КАРТОЧКА СЧЕТА НА ОПЛАТУ
- 26. Канцелярия Организационно-распорядительная документация Заявки в отдел снабжения (интеграция с Infor ERP LN) Согласование должностных инструкций Заявки на покупку авиа/жд билетов Согласование нарядов Заявки на корректировку бюджетов подразделений Рассылка документации по валютному контролю Согласование планов продаж и производства Согласование финансовых заявок Заявки в службу ИТ Регистрация транспортно-логистических заявок Работа с документацией по валютному контролю Согласование прочей внутренней документации ЧТО ЕЩЁ АВТОМАТИЗИРОВАНО
- 28. Счета на оплату Справочник контрагентов Заявки на закупку Справочник изделий ИНТЕГРАЦИЯ С INFOR ERP LN
- 29. Интеграция с 1С: ЗУП реализована в разрезе договоров подряда с физическими лицами ИНТЕГРАЦИЯ С 1С: ЗАРПЛАТА И УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
- 30. ИТОГИ
- 31. 14 бизнес-процессов автоматизировано 320 пользователей Около 40000 карточек Из них 20000 договоров и приложений к ним Объем базы данных 110 Гб ИТОГИ
- 32. Грамотная организация ведения документации по управлению качеством на платформе Docsvision позволяет нам ежегодно успешно проходить аудиты качества Хранение документации компании в единой информационной базе и грамотное разграничение прав доступа к ней значительно уменьшило риск несанкционированного доступа Ушла необходимость организации доставки документов курьером между удаленными структурными подразделениями ИТОГИ
- 33. Интуитивно понятный интерфейс Работа с документами, не отходя от рабочего места Единое хранилище документов Удобство поиска документов ЧЕМ НРАВИТСЯ СИСТЕМА DOCSVISION Пользователи:
- 34. Оперативность передачи документов Как следствие – оперативность принятия управленческих решений Возможность контроля исполнительской дисциплины Удобство поиска документов ЧЕМ НРАВИТСЯ СИСТЕМА DOCSVISION Руководители:
- 35. НАЗВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ, ШРИФТ TAHOMA, НАЧЕРТАНИЕ REGULAR, КЕГЕЛЬ 24 PT 21 СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! СУХАЧЕВ ДМИТРИЙ СЕРГЕЕВИЧ, директор по ИТ ООО «НТФФ «ПОЛИСАН»