Database management system
- 1. Puji setiani Hapzi Ali, Prof. Dr. MM Universitas Mercu Buana S1 Manajemen 1. DBMS adalah singkatan dari “Database Management System” yaitu sistem penorganisasian dan sistem pengolahan Database pada komputer. DBMS atau database management system ini merupakan perangkat lunak (software) yang dipakai untuk membangun basis data yang berbasis komputerisasi. DBMS (Database Management system) ini juga dapat membantu dalam memelihara serta pengolahan data dalam jumlah yang besar, dengan menggunakan DBMS bertujuan agar tidak dapat menimbulkan kekacauan dan dapat dipakai oleh user sesuai dengan kebutuhan. DBMS ialah perantara untuk user dengan basis data, untuk dapat berinteraksi dengan DBMS dapat memakai bahasa basis data yang sudah di tentukan oleh perusahaan DBMS. Bahasa basis data umumnya terdiri dari berbagai macam instruksi yang diformulasikan sehingga instruksi tersebut dapat di proses oleh DBMS.Contoh dari DBMS ialah MySQL, Oracle, dan Microsoft SQL server 2. Database Relasional adalah untuk menjelaskan database sebagai kumpulan dari logika matematika prediktif pada set terbatas dari variabel prediktif, menjelaskan kendala pada nilai mungkin dan kombinasi nilai. Isi dari database pada waktu yang diberikan ialah model logika terbatas dari database tersebut. Contoh dari set relasi, satu per variable prediktif, seperti seluruh variabel dasar yang diinginkan. Permintaan untuk informasi dari database (queri database) juga disebut prediktif. 3. field adalah kumpulan dari karakter yang membentuk satu arti, maka jika terdapat field misalnya seperti NomerBarang atau NamaBarang, maka yang dipaparkan dalam field tersebut harus yang berkaitan dengan nomer barang dan nama barang. Atau definisi field yang lainnya yaitu tempat atau kolom yang terdapat dalam suatu tabel untuk mengisikan nama-nama (data) field yang akan di isikan. Record adalah kumpulan field yang sangat lengkap, dan biasanya dihitung dalam satuan baris. Tabel adalah merupakan kumpulan dari beberapa record dan juga field. File adalah terdiri dari record-record yang menggambarkan dari satu kesatuan data yang sejenis. Misalnya seperti file nama barang berisikan data tentang semua nama barang yang ada. Data adalah kumpulan fakta atau kejadian yang digunakan sebagai penyelesaian masalah dalam bentuk informasi. Pengertian basis data (database) adalah basis data yang terdiri dari dua
- 2. kata, yaitu kata basis dan data. Basis dapat di artikan markas ataupun gudang, maupun tempat berkumpul. Lalu data adalah kumpulan fakta yang mewakili suatu objek, misalnya seperti manusia, barang dan sebagainya yang direkam ke dalam bentuk huruf, angka, simbol, teks, bunyi, gambar ataupun kombinasinya. Jadi dapat disimpulkan basis data adalah kumpulan terorganisasi dari data-data yang saling berhubungan sedemikian rupa sehingga dapat dengan mudah disimpan, dimanipulasi, dan dipanggil oleh pemakainya. Dan Karakter atau character adalah merupakan suatu bagian data yang terkecil, dapat berupa karakter numerik, huruf ataupun karakter khusus (special characters) yang membentuk suatu item data atau field. PEMBAHASAN II.1. Pengembangan Sistem Informasi Sistem informasi merupakan suatu tatanan yang terorganisasi dalam pengaturan sumber daya yang ada yang meliputi pengumpulan data lalu mengolahnya sehingga bisa dengan mudah untuk dikonsumsi dan lebih mudah dalam hal penyebarannya. Lebih jauh yang meliputi sumber daya meliputi: manusia, hardware, software, data dan jaringan yang terdapat di dalamnya (O’Brien, 2005). Komponen Sistem Informasi antara lain : 1. Manusia (Brainware) Sumberdaya manusia meliputi pengguna akhir (end users) dan pengelola sistem (sistem information managing team). Pengguna akhir adalah meraka yang menggunakan sistem informasi ataupun informasinya saja, dapat berupa individu ataupun organisasi. Sedangkan pengelola sistem adalah mereka yang membangun, mengoperasikan, dan merawat sistem informasi. 2. Perangkat Keras (Hardware) Sumberdaya perangkat keras mencakup mesin pengolah (processing machine), repositori (media penyimpanan) data (memory), pencetak informasi, dan unit Input/Output (peripherals) seperti scanner, stylus pen, camera, digitizer, mouse, light pen, key-board, terminals (monitors), printer, plotter, microphone, speaker, modem, data display. Suatu sistem informasi yang menggunakan basis sistem komputer sebagai processing machine, lebih dikenal dengan istilah CBIS (Computer-Based Information Sistem). Dalam paper ini konteks diskusi kita adalah CBIS. 3. Perangkat Lunak (Software)
- 3. Sumberdaya perangkat lunak mencakup sekumpulan aturan-aturan atau panduan untuk kelangsungan aktivitas sistem informasi, progam aplikasi komputer, program pengembangan, dan program sistem operasi (Operating Sistem Software). 4. Jaringan (Netware) Sumberdaya jaringan meliputi seluruh sarana untuk telekomunikasi yang meliputi media telekomunikasi, prosesor telekomunikasi, aliran (jalur) telekomunikasi, topologi & aturan (protokol) telekomunikasi, keamanan serta zona telekomunikasi. 5. Data (Dataware) Sumber daya data meliputi semua fakta-fakta hasil pengukuran, pengamatan, perhitungan, atau transaksi yang perlu dihimpun dan disimpan untuk mendukung keseluruhan aktivitas sistem informasi. Informasi berbeda dari data. Informasi adalah data yang telah diolah dan disajikan dalam konteks yang bermanfaat bagi pengguna. Oleh sebab itu untuk menentukan data apa yang harus dihimpun dan disimpan, tergantung dari informasi apa yang diperlukan oleh pengguna maupun pengelola sistem informasi. Data yang dihimpun dapat berupa teks, citra (image), audio, atau video atau gabungan dari data-data tersebut yang dikenal dengan data multimedia. 6. Input Kegiatan yang meliputi penangkapan dan menyusunan elemen-elemen untuk dimasukkan dalam sistem dan diproses. 7. Proses Kegiatan yang meliputi proses transformasi yang mengubah input menjadi output. 8. Output Kegiatan yang meliputi penyampaian elemen yang diproduksu oleh sebuah proses transformasi menuju tujuan akhir. 9. Data Store Data yang diolah wajib disimpan dalam suatu basis data atau database karena dapat digunakan untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan dengan baik agar dapat menghasilkan informasi yang berkualiatas dan berguna juga untuk efisiensi kapasitas penyimpanan. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak yang disebut DBMS (Database Management Sistem). 10. Sistem Kontrol Pengendalian kelangsungan suatu sistem perlu diterapkan dan dimonitoring untuk meyakinkan bahwa sistem berjalan dengan normal dan baik sehingga jika terjadi bugs ataupun error, hal tersebut dapat segera diperbaiki agar kegiatan operasional berjalan lancar.
- 4. Pengembangan sistem informasi manajemen dilakukan melalui beberapa tahap, dimana masing-masing langkah menghasilkan suatu hasil yang lebih rinci dari tahap sebelumnya. Tahap awal dari pengembangan sistem informasi umumnya dimulai dengan mendeskripsikan kebutuhan pengguna dari sisi pendekatan sistem rencana stratejik yang bersifat makro, diikuti dengan penjabaran rencana stratejik dan kebutuhan organisasi jangka menengah dan jangka panjang, lazimnya untuk periode 3 sampai 5 tahun. Masukan (input) utama yang dibutuhkan dalam tahap ini mencakup: • Kebutuhan strategis perusahaan • Aspek legal pendukung perusahaan • Masukan kebutuhan dari pengguna sistem strategis sebagai berikut : a. Visi dan Misi. Strategi pengembangan sistem membutuhkan keputusan politis dari pimpinan tertinggi yang telah dijabarkan dalam strategi aktivitas organisasi. b. Analisis Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi dan kompetensi yang dimiliki. Analisis Tupoksi akan mengarah pada seberapa jauh pencapaian kinerja organisasi dapat dicapai, dengan menggunakan trend – trend penting, risiko – risiko yang harus dihadapi dan potensi peluang yang dimiliki (menggunakan analisis SWOT). Analisa kompetensi akan memberikan gambaran yang lengkap mengenai efektifitas perusahaan yang dapat dilihat dari 4 hal yaitu : sumberdaya, infrastruktur, produk layanan/jasa dan kepuasan pelanggan/masyarakat yang dilayani. II.2 Manfaat Pengembangan Sistem Informasi Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Perlunya Pengembangan Sistem : 1. Adanya permasalahan yang timbul pada sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa : a. Ketidak beresan sistem internal b. Pertumbuhan organisasi/perusahaan c. Untuk meraih kesempatan (opportunities) d. Teknologi informasi yang berkembang dengan cepatnya e. Adanya instruksi-instruksi khusus 2. Prinsip Pengembangan Sistem 3. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen 4. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
- 5. Investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal : • Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi • Investasi yang terbaik harus bernilai • Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik Tahapan kerja dan tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem informasi : • Proses pengembangan sistem tidak harus urut • Jangan takut membatalkan proyek • Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem • Tahapan Pengembangan Sistem. Tahapan utama siklus hidup Pengembangan Sistem terdiri dari : a. Perencanaan Sistem ( Systems Planning) b. Analisis Sistem (System Analysis) c. Perancangan Sistem (Systems Design) d. Seleksi Sistem (System Selection) f. Implementasi dan Pemeliharaan Sistem (System Implementation & Maintenance) Bisnis saat ini berkembang sangat pesat, yang menyebabkan persaingan antar perusahaan menjadi semakin ketat. Banyak sekali operasional dalam perusahaan yang harus dilakukan dalam mewujudkan target dari perusahaan. Seorang manajer harus dapat mengambil keputusan dalam pengerjaan operasional suatu perusahaan. Manajer perlu memperhitungkan beberapa faktor dalam mengelola pengerjaan operasional perusahaan seperti faktor waktu, biaya, sumber daya manusia, dan lain sebagainya. Ada beberapa pendekatan dalam mengelola pengerjaan operasional atau pengerjaan suatu proyek dalam perusahaan, yaitu pendekatan insourcing dan pendekatan outsourcing. Masing-masing pedekatan tersebut pasti memiliki keunggulan dan kelemahan. Berikut ini akan dijelaskan secara lebih rinci mengenai masing-masing pendekatan dalam hubungannya dengan pengembangan sistem informasi dalam suatu perusahaan. II.3 Pendekatan Insourcing Insourcing merupakan pendekatan dalam proses pengerjaan operasional atau pengerjaan proyek suatu perusahaan yang dilakukan oleh pihak internal perusahaan, yaitu para pekerja yang berhubungan dengan proyek yang dikerjakan dengan kontribusi minim dari spesialis IT, atau mengandalkan keahlian yang sudah ada. Pekerja IT dalam perusahaan tersebut mengembangkan sistem informasi yang nantinya akan digunakan oleh perusahaan itu sendiri. Jadi inti dari insourcing adalah pengerjaan suatu proyek dalam hal ini sistem informasi suatu
- 6. perusahaan oleh perusahaan itu sendiri, atau secara internal dikembangkan oleh perusahaan itu sendiri. Proses atau metode perancangan sistem informasi untuk insourcing biasanya menggunakan metode perancangan sistem yang biasanya melakukan demonstrasi sistem terlebih dahulu pada pelanggan, yang gunanya untuk mengetahui lebih lagi akan keinginan pelanggan terhadap sistem yang dibuat, sehingga sistem yang tadinya belum sempurna dapat dikembangkan lagi atau lebih disempurnakan. Keuntungan pengembangan sistem informasi atau dengan menggunakan pendekatan insourcing adalah : 1. Perusahaan dapat mengontrol sistem informasinya sendiri. 2. Biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya untuk pekerja outsource. 3. Mengurangi biaya operasional perusahaan, seperti biaya transportasi dan lainnya. Selain keuntungan diatas, terdapat beberapa kelemahan menggunakan insourcing yaitu perusahaan perlu memperhatikan masalah investasi dari pengembangan sistem informasi, jangan sampai pengembangan sistem informasi memakan waktu terlalu lama yang akan membutuhkan biaya lebih banyak lagi. Gambar dibawah ini merupakan gambaran aliran perancangan sistem dengan menggunakan metode atau pendekatan insourcing, dimana terjadi perulangan pada proses revise & enhance yang merupakan proses perbaikan dan penyempurnaan sistem informasi sesuai dengan keinginan pelanggan atau dalam hal ini pihak perusahaan. `Ada beberapa keunggulan atau keuntungan menggunakan insourcing, dan juga kelemahan menggunakaninsourcing. Keunggulan atau keuntungan menggunakan insourcing antara lain : 1. Dapat mengatur sendiri atau memutuskan syarat-syarat yang diperlukan untuk membangun sistem informasi.Karena sistem dibangun oleh pekerja internal perusahaan dan produknya nanti juga diperuntukkan perusahaan itu sendiri, maka perusahaan itu punya hak penuh dalam menentukan requirement atau syarat-syarat atau kebutuhan yang diperlukan dalam mengembangkan sistem informasi tersebut, sehingga dalam pengelolaannya, manajer perusahaan dapat mengontrol biaya yang dikeluarkan dalam mengembangkan sistem tersebut. 2. Meningkatkan partisipasi pekerja dan rasa kepemilikan pekerja terhadap perusahaan.Dengan mempekerjakan pekerja internal perusahaan dalam mengembangkan sistem, berarti partisispasi pekerja akan meningkat, dan diharapkan rasa kepemilikan pekerja terhadap perusahaan semakin meningkat, walaupun itu belum tentu terjadi. 3. Waktu yang diperlukan untuk mengembangkan sistem informasi tergolong cepat.
- 7. Karena sistem informasi dikembangkan dalam perusahaan itu sendiri, maka proses pengembangan sistem informasi akan lebih cepat, karena setiap kebutuhan yang diperlukan oleh pekerja IT mengenai perusahaan akan segera didapat, juga apabila perusahaan ingin menambahkan sesuatu pada sistem informasi, perusahaan hanya perlu mengkonfirmasi pekerja IT perusahaan tersebut, dan pekerja IT akan dapat langsung mengerjakan perubahaanya. Selain beberapa keuntungan menggunakan insourcing dalam mengerjakan operasional perusahaan atau proyek perusahaan, ada juga beberapa kerugian dengan penggunaaan insourcing yaitu : 1. Kurangnya keahlian pekerja IT dalam perusahaan yang menyebabkan sistem yang dibangun menjadi kurang maksimal. 2. Tidak cukupnya alternatif disain sistem IT menyebabkan tersendatnya pengembangan sistem ke tahap berikutnya. 3. Dokumentasi yang minim dan kurangnya dukungan dari luar menyebabkan sistem yang dibangun akan mempunyai umur yang pendek. II.4 Pendekatan Outsourcing Pendekatan outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya. Berikut ini merupakan gambar diagram yang menunjukkan proses apa saja yang dilakukan dalam lewat cara outsourcing : Melalui outsourcing perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsoutce untuk memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar. Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing : Adapun keuntungan dari penggunaan pendekatan outsourcing adalah : 1. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain, karena proyek telah diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan. 2. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.
- 8. 3. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya. 4. Biasanya perusahaan outsource sistem informasi pasti memiliki pekerja IT yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, dan juga penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. Jadi dengan menggunakan outsource otomatis sistem yang dibangun telah dikombinasikan dengan teknologi yang terbaru. 5. Walaupun biaya untuk mengembangkan sistem secara outsource tergolong mahal, namun jika dibandingkan secara keseluruhan dengan pendekatan insourcing, outsourcing termasuk pendekatan dengan biaya yang rendah. Selain keunggulan diatas, pendekatan outsourcing juga memiliki beberapa kelemahan, kelemahan-kelemahan itu antara lain: 1. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource. 2. Menurunkan kontrol perusahaan terhadap sistem informasi yang dikembangkan. 3. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal. 4. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk. Kesimpulan Dari pembahasan mengenai pendekatan pengembangan sistem yaitu insourcing dan outsourcing keduanya proyek memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing. Sebenarnya tidak bisa dikatakan mana yang lebih baik dan mana yang buruk, tapi kebijakan memilih pendekatan itu tergantung pada situasi dan kebutuhan perusahaan. Ada pula perusahaan yang tidak hanya menggunakan satu pendekatan, namun menggunakan kombinasi dari dua pendekatan sekaligus. Jika suatu perusahaan kekurangan pekerja, kemudian tidak memiliki waktu dan tenaga untuk mengembangkan aplikasi secara internal, maka outsourcing dapat menjadi pilihan bagi perusahaan tersebut dalam mengembangkan sistem informasi atau operasional perusahaannya.Outsourcing dalam hal ini akan membantu perusahaan untuk memangkas waktu, memangkas usaha yang dilakukan, dan juga memangkas penggunaan tenaga kerja, dan juga memberikan hasil bagi perusahaan. Jika perusahaan memerlukan jasa yang membutuhkan keahlian pada area tertentu yang bukan merupakan core competency dari perusahaan, maka outsourcing menjadi pilihan disini,
- 9. karena dengan outsourcing dapat memberikan akses pada jasa keahlian, dan juga dapat mengurangi biaya, dan lebih cepat mendapatkan hasil dari proyek atau operasional perusahaan yang dilempar ke pihak ketiga atau perusahaan outsource. Jika suatu operasional perusahaan yang akan dikerjakan meliputi proses produksi, maka insourcing yang menjadi pilihan, karena akan menghemat biaya transportasi dan perusahaan memiliki kontrol lebih terhadap proyeknya. Namun bila dibandingkan keuntungan dan kerugiannya antara pendekatan yang satu dengan yang lain, maka penulis lebih memilih pendekatan outsourcing. Karena perusahaan tidak perlu berkorban waktu, sumber daya manusia, dan lain sebagainya untuk mengembangkan proyek, dan dapat berkonsentrasi terhadap project yang lainnya. Dan biaya yang jika dikalkulasi secara keseluruhan lebih murah daripada proyek yang dikembangkan dengan menggunakan pendekatan lainnya.