EMAIL STYLE - GUIDING TO WRITE A FORMAL EMAIL BEFORE SEND IT
- 1. Email Style Tram Vu Kiet
- 2. Chọn cho mình một địa chỉ email phù hợp
- 6. Email tổ chức vs Gmail • Bạn là thành viên của tổ chức • Nguồn tin chính thống, độ tin tưởng 100% • Chuyên nghiệp và lịch thiệp
- 7. Cc, BCC, FW, P.S
- 8. Cc: Carbon Copy • Sử dụng nếu chỉ muốn gởi 1 bản sao • Người nhận được email cc không cần phải trả lời
- 9. BCC: Blind Carbon Copy • Sử dụng khi muốn gởi 1 bản sao, nhưng không cho người khác biết sự hiện diện của email này • Không minh bạch
- 10. FW: Foward (Chuyển tiếp) • Dùng khi muốn chuyển tiếp email đến ai đó
- 11. P.S: postscript (tái bút) • Tiếng Latin: Post Scriptum • Thường dùng ở cuối thư • Bổ sung thêm thông tin
- 12. FYI: For You Information • Dùng ở đầu email • Khi muốn chuyển tiếp nội dung đến người nhận mà chỉ muốn cho họ biết thêm thông tin
- 13. Nội dung Các bước viết email Đặt tiêu cho đề email Đính kèm tập tin vào email Nội dung email
- 14. Các bước viết email • Bước 1: Đặt tiêu đề • Bước 2: Viết nội dung • Bước 3: Kiểm tra lại nội dung và file đính kèm • Bước 4: Nhập địa chỉ người nhận và gởi
- 15. Đặt tiêu đề cho email • Đúng chủ đề • Thu hút chú ý • Rõ ràng • Đúng mục đích • Không quá dài • Lựa chọn kỹ ngôn từ • Không bao giờ bỏ trống
- 16. Thêm ngày tháng năm cho email gởi định kỳ.
- 17. Đính kèm tệp tin vào email
- 20. Nội dung email
- 21. Nội dung email • Nêu rõ lý do viết email trong đoạn đầu tiên • Cô đọng và rõ ràng • Câu ngắn và liên quan trực tiếp
- 22. Nội dung email • KHÔNG VIẾT TOÀN BỘ BẰNG CHỮ in hoa • Chữ to nhỏ không đều • Chữ in đậm, in nghiêng bừa bãi
- 23. Sử dụng dấu câu đúng vị trí
- 24. Đầu dòng luôn viết hoa chữ cái đầu tiên.
- 25. Sau dấu chấm câu phải viết hoa.
- 26. Tên riêng, địa danh phải viết hoa.
- 27. Tất cả các dấu câu đều sát vào chữ trước
- 28. Dấu ngoặc đơn (), nháy kép “” viết sát vào ký tự ngay trước và sau chúng.
- 29. Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau một khoảng trống.
- 30. Viết đủ ý rồi mới chấm câu.
- 31. Sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý.
- 32. Chia đoạn nếu viết dài.
- 33. Không dùng dấu ! quá nhiều.
- 34. Bố cục của email.
- 35. Phần chào hỏi Phần nội dung Phần kết thúc Chữ ký email
- 36. Phần chào hỏi • Dear • Kính gửi
- 37. Phần nội dung • Cấu trúc mạch lạc, dễ theo dõi • Dễ hiểu, in đậm những thông tin quan trọng • Ngôn từ lịch sự, tôn trọng người nhận email
- 38. Phần kết thúc • Trân trọng! • Xin cảm ơn!
- 39. Phần chữ ký email • Tương đối quan trọng • Có thêm thông tin liên lạc của người gởi • Thông tin thường có: Họ tên, nghề nghiệp, số điện thoại, email, địa chỉ, facebook, zalo, …
- 40. Kiểm tra lại nội dung email và file đã đính kèm
- 41. Kiểm tra lại • Chuyên nghiệp và khoa học • Nhiều lỗi chính tả => Thiếu tôn trọng người nhận • Thiếu file đính kèm
- 42. Nhập địa chỉ email người nhận
- 43. Lỡ tay
- 44. Thanks for your attending!
Editor's Notes
- #8: Dùng tối đa 2 dấu cảm thán
- #10: Thời xưa chưa có email người ta thường dùng giấy than carbon để sao chép nhiều bản giống nhau để gởi cho nhiều người. Email ngày xưa cũng dựa trên khái niệm này nên có từ “carbon copy”.
- #14: Email nghiêm túc, lịch sự, đứng đắn
- #16: Thu hút sự chú ý của người đọc. Cho biết vấn đề chính trong email đề cập là gì. Nếu đặt tiêu đề email phù hợp thì cơ hội để người đọc mở thư sẽ cao hơn, nếu không thì sẽ bị xóa hoặc không bao giờ được mở ra vì người nhận nghĩ là thư rác hoặc thư không quan trọng. Lựa chọn kỹ ngôn từ để cho người nhận biết nội dung chính xác của thư, tránh hiểu lầm.
- #19: Nên gởi những file có định dạng chung để dễ mở cho tất cả các máy tính.
- #20: Nếu có nhiều file thì nên nén lại file .rar hoặc file .zip File đính kèm trong email nên được đặt tên rõ ràng. Không viết tiếng Việt có dấu khi đặt tên file.
- #22: Câu ngắn và liên quan trực tiếp đến nội dung mà bạn muốn đề cập trong email.
- #23: Câu ngắn và liên quan trực tiếp đến nội dung mà bạn muốn đề cập trong email.
- #24: Nên gởi những file có định dạng chung để dễ mở cho tất cả các máy tính.
- #25: Nên gởi những file có định dạng chung để dễ mở cho tất cả các máy tính.
- #26: Nên gởi những file có định dạng chung để dễ mở cho tất cả các máy tính.
- #27: Nên gởi những file có định dạng chung để dễ mở cho tất cả các máy tính.
- #28: Tất cả các dấu câu đề sát vào chữ trước, khoảng trống rồi đến chữ sau.
- #29: Nên gởi những file có định dạng chung để dễ mở cho tất cả các máy tính.
- #30: Nên gởi những file có định dạng chung để dễ mở cho tất cả các máy tính.
- #31: Nên gởi những file có định dạng chung để dễ mở cho tất cả các máy tính.
- #32: Nên gởi những file có định dạng chung để dễ mở cho tất cả các máy tính.
- #33: Nên gởi những file có định dạng chung để dễ mở cho tất cả các máy tính.
- #34: Dùng tối đa 2 dấu cảm thán
- #35: Dùng tối đa 2 dấu cảm thán
- #36: Dùng tối đa 2 dấu cảm thán
- #41: Dùng tối đa 2 dấu cảm thán
- #43: Dùng tối đa 2 dấu cảm thán
- #44: Hạn chế tối đa việc email chưa hoàn thành đã lỡ tay gởi đi. Hãy viết nội dung thật hoàn hảo, sau đó mới tới địa chỉ người nhận và nhấn nút gởi đi. Kiểm tra kỹ địa chỉ người nhận trước khi nhấn nút send để tránh gởi nhầm cho một người khác.