Giao trinh ke toan excel

Các ph n hành k toán ch y u.
1. K toán ti n m t
2. K toán ti n g i
3. K toán hàng t n kho
4. K toán tài s n c

nh

5. K toán ti n lương
6. K toán thu
7. K toán mua hàng
8. K toán bán hàng
9. K toán giá thành

Tóm t t công vi c k toán:
1. Thi t l p thông tin v doanh nghi p và chính sách k toán doanh nghi p áp d ng.
2. Xây d ng danh m c: H th ng tài kho n, Khách hàng, nhà cung c p, hàng hóa, v t tư, TSC
3. C p nh t s dư

u kì c a các tài kho n.

4. C p nh t nghi p v kinh t phát sinh.
5. Làm các bút toán cu i kỳ, khóa s k toán.

Trung tâm tin h c văn phòng k toán Office Skills
(1)

LH: 0974.214.650

CHƯƠNG I: THI T L P THÔNG TIN DOANH NGHI P
VÀ S

DƯ

I. THI T L P THÔNG TIN BAN

U KỲ CÁC TÀI KHO N
U VÀ XÂY D NG H TH NG DANH M C.

1. Thi t l p thông tin doanh nghi p.
Tên doanh nghi p (ten):
a ch (dc):
Mã s thu (mst):
Tác d ng c a vi c

t tên cho các thông tin trên: khi chuy n sang các sheet s khác nhau chúng ta ph i

c p nh t ít nh t các thông tin cơ b n trên,
chúng ta s

gi m thi u th i gian, công s c

vi t l i các thông tin ó,

t tên cho t ng thông tin và khi chuy n sang sheet s khác chúng ta ch c n ánh: = tên

vi t t t, khi ó ta ã có thông tin

y

v i th i gian nhanh nh t. Cách

t tên cho thông tin chúng ta

s tìm hi u trong ph n t o l p danh m c.

(2)

LH: 0974.214.650

Chính sách k toán áp d ng:
+ Ch
+

k toán áp dung: (Q 48)
ng ti n s d ng:

+ Hình th c k toán: (trong ph m vi sách chúng ta dùng hình th c k toán nh t ký chung)
+ Phương pháp k toán hàng t n kho:
-

Nguyên t c ghi nh n hàng t n kho: Giá g c.

-

Phương pháp tính giá hàng t n kho: (bình quân gia quy n).

-

Phương pháp h ch toán hàng t n kho: (kê khai thư ng xuyên).

+ Phương pháp tính kh u hao: ( ư ng th ng).
+ Nguyên t c ghi nh n chênh l ch t giá: (theo t giá th c t t i th i i m phát sinh giao d ch).
+ ..........

2. XÂY D NG DANH M C
- H th ng tài kho n k toán s d ng:

(3)

LH: 0974.214.650

Khi xây d ng danh m c tài kho n ta c n m các ti u kho n

qu n lý chi ti t, ví d như ti n g i ngân

hàng, khách hàng, nhà cung c p, ....
Vi c m bao nhiêu ti u kho n không quan tr ng, tuy nhiên nó c n ph i áp ng ư c 2 yêu c u sau:
Trư c tiên là ph i tuân theo tài kho n m thu c h th ng tài kho n mà ch
ti p theo là ph c v

k toán ban hành và i u

ư c yêu c u qu n lý c a t ng ơn v .

- Xây d ng danh m c nhà cung c p
Danh m c m c NCC g m có các ch tiêu sau:
+ S th t , mã NCC, tên nhà cung c p, mã s thu và
tiêu nào mà chúng ta mu n hay

+ Chúng ta

a ch , .... chúng ta có th thêm vào b t c ch

áp ng yêu c u qu n lý c a t ng doanh nghi p.

t tên cho mã NCC: M_NCC

Trư c tiên chúng ta bôi en vùng t c t mã nhà cung c p
m c n hàng cu i cùng c a danh m c.

(4)

nc t

a ch và t dòng

u tiên c a danh

LH: 0974.214.650

Sau ó ta có các cách

t tên cho vùng danh m c nhà cung c p như sau:

• Nh n t h p phím: Ctrl + F3
• Ch n menu sau: Insert./ Name/ Define
V i c 2 cách trên chúng u hi n ra c a s con/ h p tho i Define name như hình sau:
và ta ánh tên cho vùng mã nhà cung c p là: M_NCC

(5)

LH: 0974.214.650

•

Ho c ánh tên vùng vào ô

Name
box

(6)

LH: 0974.214.650

+

t tên cho danh m c NCC: DM_NCC

Trư c tiên ta bôi en vùng danh m c nhà cung c p t c t mã nhà cung c p
tiên n hàng cu i cùng c a danh m c.

và chúng ta cũng
•
•
•

nc t

a ch , t hàng

u

t tên cho vùng b ng ba cách trên:

Nh n t h p phím: Ctrl + F3
Menu: Insert/ name/ Define: xu t hi n h p tho i và ánh tên vào ó
ánh tên tr c ti p vào Name box.

- Xây d ng danh m c khách hàng.
Ta làm tương t như v i danh m c nhà cung c p
+ Danh m c cũng g m các ch tiêu: STT, Mã khách hàng, Tên khách hàng, Mã s thu và

a ch , ...

và các ch tiêu khác theo yêu c u qu n lý c a doanh nghi p.
+

t tên cho mã khách hàng: M_KH, danh m c khách hàng: DM_KH theo ba cách.

- Xây d ng danh m c v t tư – hàng hóa
Danh m c hàng hóa g m các ch tiêu: STT, Mã hàng, Tên hàng, ơn v tính, Tài kho n và các ch tiêu
khác theo yêu c u qu n lý.
(7)

LH: 0974.214.650

+ Ta t tên cho vùng mã hàng hóa: M_HH.
+ t tên cho vùng danh m c hàng hóa t c t mã hàng cho t i c t tài kho n: DM_HH
t tên theo ba cách như bình thư ng

Danh m c v t tư g m các ch tiêu: STT, Mã v t tư, Tên v t tư, ơn v tính, Kho.
+ t tên cho vùng mã v t tư: M_VT.
+ t tên cho vùng danh m c v t tư: DM_VT.
t tên theo ba cách như bình thư ng

(8)

LH: 0974.214.650

Ta cũng xây d ng m t danh m c g m c hàng hóa, v t tư

l c s li u cho b ng kê nh p hàng hóa –

v t tư.
Ta s

t tên cho vùng: A4:Dn (n s th t dòng cu i cùng c a danh m c)

Tên vùng: DM_HH_VT

- Xây d ng danh m c tài s n c
Ta xây d ng danh m c tài s n c

nh

nh theo các ch tiêu: STT, Mã TSC , Tên TSC ,

- Danh m c phòng ban
Danh m c phòng ban g m có các ch tiêu: STT, Mã phòng ban, Tên phòng ban.
Ta

t tên cho danh m c phòng ban: M_PB, vùng ch có c t tên phòng ban.

(9)

LH: 0974.214.650

t tên theo 3 cách

các danh m c trư c.

- Danh m c nhân viên
Danh m c nhân viên g m các ch tiêu: STT, Mã nhân viên, Tên nhân viên, Ch c v , Phòng ban, S tài
kho n ngân hàng, Mã s thu cá nhân, M c lương cơ b n, Gi m tr gia c nh.

(10)

LH: 0974.214.650

Sau ó ta ch n vùng ô E8:E23 như hình v sau ó ch n Data/ Validation.
Hi n ra c a s :

Ta ch n List s hi n ra c a s :
Ta ánh : =M_PB vào ô Source như hình v và nh n OK
Màn hình sau khi nh n như sau:

(11)

LH: 0974.214.650

Bây gi ta s ánh mã nhân viên, tên nhân viên, ch c v , lương cơ b n, gi m tr gia c nh, mã s thu ,
tài kho n ngân hàng c a t ng nhân viên.
Riêng i v i Phòng ban nhân viên ó làm vi c ta ch vi c kích chu t vào
và ch n phòng ban phù
h p.

(12)

LH: 0974.214.650

n bư c này chúng ta ã hi u ph n nào c a vi c

t tên cho m t vùng d li u chưa . Khi

t tên cho

m t vũng d li u chúng ta có th ti t ki m th i gian cho ánh công th c và chúng ta cũng có th t o
ư c list các danh sách, danh m c giúp chúng ta thao tác nhanh hơn,

ng b hơn gi a các sheets s

khác nhau và chính xác hơn.
i v i danh m c nhân viên ta s

t tên cho :

+ Vùng Danh m c nhân viên : DM_NV

+ Vùng Mã nhân viên : M_NV, vùng là c t mã nhân viên.

3. H th ng s
H th ng các s (m i s m t sheet) cơ b n c n có trong hình th c k toán nh t ký chung.
+ S nh t ký chung.
+ B ng cân

i tài kho n.

+ S qu ti n m t.
+ B ng kê nh p hàng.
(13)

LH: 0974.214.650

+ B ng kê xu t hàng.
+ Báo cáo nh p - xu t - t n.
+ S theo dõi tài s n c

nh.

+ B ng tính lương.
+ B ng tính giá thành.
+ S theo dõi công n ph i thu, ph i tr .

C th :
- S nh t ký chung:
S nh t ký chung g m các ch tiêu cơ b n sau:
+ Tên,

a ch , mã s thu công ty.

+ Tên s
+ Ngày tháng b t

u ghi s và khóa s k toán

+ ơn v tính:
+ C t ngày tháng ghi s
+ Ch ng t : ngày tháng tháng t , s ch ng t .
+ Di n gi i
+ C t “ ã ghi s cái.”
+ Tài kho n h ch toán.
+ Tài kho n

i ng

+ S phát sinh n , có
+ S dư n , có: lưu ý, nguyên t c chung là các tài kho n lo i 1 và 2 s có s dư bên n và các tài
kho n lo i 3, 4 s có s dư bên có, khi ó ta s d u i c t s dư còn l i khi ti n hành in s k toán.

(14)

LH: 0974.214.650

+ Ngoài ra ta s m thêm các ch tiêu như : tháng phát sinh ch ng t , và tài kho n
Và c t mã ch ng t ch

l c s dư

u kỳ.

c p nh t phi u thu, chi, phi u nh p nho, phi u xu t kho.

- B ng cân i tài kho n.
B ng cân i tài kho n g m:
+ Tên công ty:
+

a ch :

+ Tên s :
+ Năm tài chính
+ S hi u tài kho n.
+ Tên tài kho n k toán.
+ S dư

u kỳ: N và Có.

+ S phát sinh: N và Có.
+ S dư cu i kỳ: N và Có.
+ Ngoài ra ta còn m thêm m t s c t nh m ph c v cho các công vi c ti p sau: C t “1”, Mã, C t
“X”.
(15)

LH: 0974.214.650

V i b ng cân

i tài kho n ta s

t tên cho các vùng sau:

+ C t “mã”: MA
+ C t s hi u tài kho n: M_TK
+ S dư có

u kỳ bên: SDCDK

+ S dư n

u kỳ: SDNDK

+ S phát sinh có: SPSC
+ S phát sinh n : SPSN
+ S dư n cu i kỳ: SDNCK
+ S dư có cu i kỳ: SDCCK
+ C t “1”: M_1
- S qu ti n m t.
S qu ti n m t g m:
+ Tên công ty:
+

a ch :

+ Tên s :
(16)

LH: 0974.214.650

+ Năm tài chính
+ Ngày tháng ghi s .
+ S phi u thu, chi.
+ Di n gi i.
+ Tài kho n

i ng.

+ S ti n: Thu, Chi, T n.
+ Tháng báo cáo, tài kho n báo cáo, n i tháng và tài kho n báo cáo – giúp ph c v cho vi c in s .

- B ng kê mua hàng.
+ Tên công ty
+

a ch

+ Tên
+ Năm tài chính
+ Ch ng t : ngày tháng, và s hi u: 2 ch tiêu này ta s dùng công th c

tìm.

+ S phi u nh p: ta s ph i ánh, b i m t phi u nh p ta có th nh p nhi u lo i hàng hóa khác nhau, s
lư ng, ơn v tính khác nhau,….
+ Tên v t tư, ơn v tính: ta dùng công th c

tìm.

(17)

LH: 0974.214.650

+ Mã hàng hóa ta s c p nh t d a trên downlist ư c t o b ng cách: Bôi en c t mã hàng hóa và ch n
data/validation, xu t hi n h p tho i và thao tác gi ng v i danh m c nhân viên khi tìm phòng ban.
+ Mã v t tư hàng hóa: t nh p

- Nh t ký bán hàng.
+ Tên công ty
+

a ch :

+ Tên b ng kê
+ Năm tài chính
+ Ch ng t : ngày tháng, s hóa ơn GTGT nh p – ta dùng công th c
+ S phi u xu t kho:
+ Tên hàng hóa, v t tư, ơn v tính – ta dùng công th c nh p
+ Mã v t tư, hàng hóa – ta l y t Downlist.
+ Giá v n: ta dùng công th c tìm.
+ S lư ng mình t ánh.
+ Doanh thu: ơn giá, thành ti n – t nh p.
+ Mã v t tư
+ Lãi l .
(18)

tìm.

LH: 0974.214.650

- Báo cáo nh p - xu t - t n.
+ Tên,

a ch công ty

+ Tên báo cáo
+ Tháng báo cáo => như v y trong m t năm ta s có 12 b ng báo cáo nh p xu t t n hàng hóa.
+ STT, Mã hàng là mình t nh p.
+ Tên hàng, ơn v - dùng công th c
+T n

nh p.

u kỳ, nh p, xu t và t n kho cu i kỳ v s lư ng và thành ti n.

(19)

LH: 0974.214.650

- S theo dõi tài s n c

nh.

Trong giáo trình này, ta s s d ng phương pháp tính và trích kh u hao tài s n c

nh là phương pháp

ư ng th ng.
Và cũng tương t như báo cáo nh p xu t t n, ta cũng có 12 b ng tính và trích kh u hao tương ng v i
12 tháng trong năm.

(20)

LH: 0974.214.650

+ B ng tính lương.
+ B ng tính giá thành.

II. C P NH T S

DƯ BAN

1. Khi c p nh t s dư

U.

u kỳ ta g m có các phân h như sau:

- Công n ph i thu.
- Công n ph i tr .
- Ti n g i ngân hàng.
- Hàng t n kho.
- Tài s n c

nh.

- Các tài kho n khác.
(21)

LH: 0974.214.650

2. Các công vi c ph i làm khi c p nh t s dư
- C p nh t vào b ng cân

u kỳ.

i tài kho n – ph n s dư

u kỳ.

- C p nh t vào các s liên quan như báo cáo nh p xu t t n hàng hóa: c p nh t s lư ng, ơn giá,….

3. N i dung:
- C p nh t vào b ng cân

i tài kho n

M t s lưu ý khi c p nh t s dư
Ta ch c p nh t s dư

u kỳ các tài kho n:

u kỳ cho các tài kho n

Ví d : v i tài kho n ti n g i ngân hàng thì ta m
tài kho n c p ba này. Còn

c p bé nh t.
n ti u kho n c p 3, như v y ta ch c p nh t cho các

i v i các tài kho n c p cao hơn, s dư

u kỳ c a nó s là t ng c a các tài

kho n c p bé hơn.

Tài kho n ti n m t s là t ng c a
các ti u kho n, ta dùng công
th c: =sum(E137:E139)
tính
ra s dư
u kỳ c a tài kho n
ti n m t.
Còn i v i các ti u kho n ta s
nh p tay.

(22)

LH: 0974.214.650

- C p nh t vào các s

c bi t.

ng th i v i vi c c p nh t s dư
thông tin

u kỳ vào b ng cân

i s phát sinh ta còn ph i c p nh t nh ng

u kỳ khác vào các tài kho n quan tr ng trong kỳ.

+ C p nh t vào báo cáo nh p xu t t n hàng hóa, v t tư.

u tiên ta s khai báo nh ng hàng hóa, v t tư nào có s t n
•

u kỳ.

C p nh t mã hàng hóa
-

ti t ki m th i gian ánh mã hàng hóa và tránh trư ng h p gây khó khăn cho vi c nh mã hàng

thì ta dung downlist

c p nh t mã hàng hóa.

- Bôi en c t mã hàng hóa, và ch n: Data/ validation
- Xu t hi n h p tho i Data Validation.

(23)

LH: 0974.214.650

ta ch n list trong th Allow
Ta ánh: = M_HH
Như v y ta ã t o ư c Downlist trên c t mã hàng hóa, vi c còn l i là kích vào bi u tư ng
Downlist và ch n mã hàng hóa tương ng.

•

C p nh t tên hàng và ơn v tính – ta s dùng công th c

tìm

Công th c:
Tìm tên hàng hóa : = if(mã hàng <>0, vlookup(mã hàng, DM_HH, 2,0),””)
Tìm ơn v tính
•

: = if(mã hàng <>0, vlookup(mã hàng, DM_HH, 3,0),””)

Và c p nh t s lư ng hàng t n, ơn giá và dùng công th c: thành ti n = ơn giá * s lư ng

tính

c t thành ti n.
Ta s có 12 b ng báo cáo nh p xu t t n:
M i m t tháng ta s

t tên cho vùng d li u c a tháng báo cáo ó:

NXT_HH1 : B9:N20
NXT_HH2 : …..
NXT_HH3 : …..
…………..
+ C p nh t vào s theo dõi công n ph i thu (s công n ph i tr làm tương t )
G m s t ng h p tình hình công n ph i thu, ph i tr và s chi ti t 131, 331 – s này s c p nh t s dư
u kỳ, tình hình tăng gi m các kho n ph i thu ph i tr c a t t c khách hàng, nhà cung c p trong kỳ
k toán.
(24)

LH: 0974.214.650

u kỳ k toán, ta s c p nh t các thông tin cho s t ng h p công n ph i thu, ph i tr .
•

STT

•

Mã khách hàng/ nhà cung c p ta cũng dùng validation

hàng có dư

u kỳ công n ph i thu, ph i tr . (Lưu ý: M t trong các cách check

mình c p nh t thì s t ng
tr ng khác ph i b ng s dư
•

t o Downlist và c p nh t t t c các khách
chính xác thông tin

u kỳ c a tài kho n c ng n ph i thu, ph i tr hay c các tài kho n quan
b ng cân

i tài kho n).

Tài kho n 131, 331 là tài kho n lư ng tính nên s t n t i c s dư bên n và bên có.

Khi khách hàng tr trư c ti n hàng thì tài kho n 131 s có s dư có.
Và khi mình tr trư c ti n hàng thì tài kho n 331 s có s dư n .
•

i v i tên khách hàng, ta s dùng công th c

tìm.

Công th c: = if(mã khách hàng <>0, vlookup(mã khách hàng, DM_KH, 2,0),””)

(25)

LH: 0974.214.650

+ C p nh t vào B ng theo dõi tài s n c

nh

Ta s c p nh t STT và mã TSC , t mã TSC

ta s dùng công th c

tìm ra tên và ơn v tính c a

t ng TSC :
Công th c:

= Vlookup(mã TSC , DM_TSC , 2, 0) – tìm tên
= Vlookup(mã TSC , DM_TSC , 3, 0) – tìm ơn v tính.

Ti p t c ta s c p nh t ngày ưa vào s dung, s năm tính kh u hao, nguyên giá t ng TSC .
Lưu ý: chúng ta có th tính m c kh u hao theo tháng, ho c theo ngày – i u này tùy thu c vào

c

i m s n xu t kinh doanh, cách qu n lý, chính sách thu h i v n c a t ng ơn v mà thi t k các ch
tiêu trong b ng tính và trích kh u TSC cho phù h p v i doanh nghi p mình.

+ Chi phí tr trư c
Tương t v i TSC , ta cũng s có m t sheet theo dõi tình hình tăng gi m, phân b các chi phí tr
trư c ng n h n, dài h n vào chi phí c a t ng kỳ s n xu t kinh doanh (thông thư ng ó là giá tr công
c d ng c

ư c ưa vào s d ng – phân b d n vào chi phí s n xu t kinh doanh trong kỳ)

Các ch tiêu trong b ng phân b chi phí tr trư c gi ng như b ng tính và trích kh u hao TSC .
(26)

LH: 0974.214.650

CHƯƠNG II: C P NH T NGHI P V KINH T
PHÁT SINH TRONG KỲ
Trình t c p nh t các nghi p v kinh t phát sinh:
Khi c p nh t nghi p v kinh t phát sinh ta nên chú ý t i các nghi p v sau:
- Thu, chi ti n
- Mua hàng, bán hàng
- Mua s m, thanh lý tài s n c

nh.

- Mua s m, ưa vào s d ng công c d ng c .
- Xu t, nh p kho hàng hóa, nguyên v t li u.
V i các nghi p v trên ta c p nh t như sau:
- C p nh t vào s nh t ký chung.
- C p nh t vào các s liên quan.
Và v i các nghi p v còn l i ta ch c n c p nh t vào s nh t ký chung và cu i kỳ k toán năm ta làm s
cái tài kho n và s chi ti t tài kho n.
Ta s h ch toán theo ki u m t n , m t có như trên hình minh h a
Và

i v i 2 lo i nghi p v sau:

+ Thu, chi ti n
+ Xu t nh p kho hàng hóa, nguyên v t li u ta s c p nh t thêm s phi u thu, phi u chi, s phi u nh p
kho, xu t kho vào c t mã ch ng t .
+ C t ngày tháng ch ng t ta s c p nh t b ng tay, thông thư ng thì ngày tháng ghi s chính là ngày
tháng ch ng t do ó ta s dùng công th c r t ơn gi n
vào ô D20 như sau: = if(B20<>0, B20, “”)

c p nh t ngày tháng ghi s . ánh công th c

c p nh t ngày tháng ghi s cho nghi p v thanh toán ti n

cư c internet tháng 12/2008. Sau ó ta dùng chu t

kéo cho các xu ng các dòng còn l i c a c t ngày

tháng ghi s . (lưu ý: ta ch có th copy công th c c a ô trên xu ng các ô phía dư i khi dùng chu t
kéo và th khi ta

con tr chu t vào góc bên ph i, phía dư i c a ô (vùng ô) ch a công th c – khi ó

con tr chu t s có hình d u c ng “+”
+ C t s hi u ch ng t : ta căn c vào ch ng t c a nghi p v kinh t phát sinh

c p nh t.

+ C t di n gi i: di n gi i nghi p v kinh t phát sinh.
(27)

LH: 0974.214.650

+ C t ã ghi ghi s cái: ta dùng chu t

kéo cho nh ng nghi p v kinh t

ã c p nh t vào s nh t ký

chung.
+ C t tài kho n ta s dùng

nh kho n cho nghi p v kinh t phát sinh

+ C t s phát sinh n : ta c p nh t b ng tay s ti n cho t ng nghi p v
+ C t s phát sinh có: ta dùng công th c

c p nh t t ban

u và copy công th c ó cho c kỳ k

toán năm (như v y ta không ph i c p nh t s ti n phát sinh bên có mà khi ta ánh s ti n phát sinh n
nó s t nhày).
+ C t tài kho n

i ng: ta cũng dùng công th c

c p nh t, và cũng gi ng như s phát sinh có. Ta

ch vi c c p nh t s c t tài kho n và c t s phát sinh n có s li u là c t tài kho n

i ng cũng s t

nhày.
Công th c:
Ta ánh công th c vào ô H20 công th c như sau: = if(I20<>0, G21, G19)
Ta s dùng chu t
+ Ph n s dư

copy công th c này xu ng các ô còn l i c a c t tài kho n

u kỳ ta s dùng công th c

bi t ta ko dùng công th c

l c s dư

ó ta ch c p nh t ư c ph n l n s dư

c p nh t s dư

i ng.

u kỳ. Tuy nhiên có m t s tài kho n

c

u kỳ ư c (n u mu n thì công th c s r t dài và khó nh ) do
u kỳ c a các tài kho n mà thôi. Còn

i v i các tài kho n

bi t thì ta s t c p nh t b ng tay – Công vi c này ta ch ti n hành vào cu i kỳ k toán

c

in s k toán

chi ti t, s cái tài kho n hay khi ph i l p các báo cáo tài chính b t thư ng ví d như gi i th , chia tách,
h p nh t,….
tìm ra s dư

u kỳ c a các tài kho n ta cũng c n ph i l p thêm m t s d ki n n a. như trong hình

v . Cách l c s dư

u kỳ, chúng ta s ti p c n trong chương III.

+ C t s dư n và s dư có: ta s dùng công th c

tính.

Công th c:
Nh p vào ô K20 công th c sau:
=IF(OR($P$1=1,$P$1=2),$K$19+SUBTOTAL(9,$I$20:I20)-SUBTOTAL(9,$J$20:J20),0)
Nh p vào ô L20 công th c sau:
=IF(OR($P$1=3,$P$1=4),$L$19+SUBTOTAL(9,$J$20:J20)-SUBTOTAL(9,$I$20:I20),0)
Tìm hi u b n ch t c a công th c:
Khi có ký t $

ng trư c dòng hay c t thì ư c hi u r ng ta s c

nh dòng hay c t ó.

Như v y ta có 3 ki u c

nh dòng - c t như sau:

C

nh c t: K$20 – khi copy công th c sang các ô khác thì ch có

nh dòng mà ko c
i mà

a ch dòng không thay

a ch c t thay

i.

(28)

LH: 0974.214.650

C

nh c t mà ko c

thay
C

i mà

nh dòng: $K20 – khi copy công th c sang các ô khác thì ch có

a ch c t không thay

a ch dòng

i.

nh c dòng và c t: $K$20 – khi copy công th c sang b t kỳ ô nào thì

a ch c a ô ó không thay

i.
V i công th c tính s dư cu i kỳ này ta có th

ý th y: khi ta copy công th c t ô L20 xu ng các ô

còn l i c a c t s dư có thì các ô P1, L19, J20, I20 không b thay

i, và các dòng c a c t I, J thì t nh

ti n lên t ng ơn v m t.

B i vì hàm subtotal có ý nghĩ như sau:
=subtotal(9, vùng tính t ng).
Hàm subtotal s tính t nh cho các d li u hi n lên trên màn hình khi ta ti n hành l c d li u.
Các b n có th ki m tra b ng cách l c d li u theo m t ch tiêu nào ó, ơn c như ta l c d li u c a
tài kho n 142. ta s có k t qu như sau:

(29)

LH: 0974.214.650

+ C t “tháng”: c t này cũng ư c dùng khi in s k toán,

ng th i khi k t h p v i c t s dư ta có th

ki m tra s li u và tìm ki m sai sót trong quá trình h ch toán ư c nhanh hơn và chính xác hơn.

(30)

LH: 0974.214.650

D li u ư c t o ra
l c s dư u kỳ

Ta s c p nh t t t c các nghi p v kinh t phát sinh trong kỳ vào s nh t ký chung theo t ng tháng.
Cu i kỳ ta s có các bút toán cu i kỳ:
- Tính lương
- Trích kh u hao
- Phân b chi phí tr trư c
- K t chuy n doanh thu, chi phí.
- Xác

nh lãi/l trong kỳ.

(31)

LH: 0974.214.650

1. Nghi p v thu, chi ti n:
- Ví d :
Ti n cư c internet tháng 05/01, giá tr chưa thu : 1.441.000, thu 10%, thanh toán b ng ti n m t.
Ta s có 2 bút toán:
N 642.2/ C 111.1 :

1.441.000

N 133.1/ C 111.1 :

144.100

ng th i v i vi c c p nh t vào s

nh t ký chung ta s

(32)

c p nh t sang s

qu

ti n m t.

LH: 0974.214.650

ây ta có th tách ph n giá tr hàng
hóa, d ch v và thu riêng ho c có th
g p chung là m t tùy theo yêu c u
qu n lý và m c
thu n ti n.

(33)

LH: 0974.214.650

Lưu ý : S dư cu i ngày trên s nh t ký chung ph i kh p v i s t n cu i ngày trên s qu ti n m t. B t
kỳ m t nghi p v chi, thu ti n nào phát sinh

u ph i c p nh t vào s qu ti n m t

u tiên và s ti n

trên s qu ph i b ng s ti n th c t có t i qu c a doanh nghi p. Như v y ta có th tránh ư c trư ng
b xót nghi p v khi c p nh t s nh t ký chung.
2. Nghi p v mua hàng/ bán hàng
Khi nói

n nghi p v mua hàng/ bán hàng, có th là mua, bán hàng hóa, v t tư, tài s n c

nh, công

c d ng c , d ch v ,….. khi ó có th s phát sinh nghi p v chi ti n ho c là kho n công n ph i tr
nhà cung c p/ ph i thu khách hàng.
i v i các nhà cung c p hay khách hàng ch ch t c a công ty thì ta nên theo dõi chi ti t cho t ng nhà
cung c p/ khách hàng

bi t ư c tình hình thanh toán v i bên nhà cung c p như th nào, s

c a khách hàng là bao nhiêu, s dư

ã thu

u kỳ là bao nhiêu và cu i kỳ thì mình còn ph i tr t ng nhà cung

c p là bao nhiêu/ ph i thu là bao nhiêu.
Và

i v i nh ng nhà cung c p/ khách hàng nh l hay r t ít phát sinh nghi p v thì ta có th theo dõi

chi ti t ho c không chi ti t tùy theo yêu c u c a nhà qu n lý.

(34)

LH: 0974.214.650

Ví d :
1. Ngày 09/01, mua 3 chi c mainboard foxcom G31 v nh p kho hàng hóa
c a công ty TNHH thi t b tin h c

, ơn giá : 700.000 vnd

c Hà, Thu 5%, hóa ơn giá tr gia tăng s : 0036553. Chưa

thanh toán.
- C p nh t vào s nh t ký chung
- Chưa thanh toán -> phát sinh công n ph i tr .
- Mua v t tư nh p kho -> C p nh t phi u nh p và báo cáo nh p xu t t n hàng hóa.
N 156
Có 331
N 133
Có 331

Ta

:2.100.000
:2.100.000
:210.000
:210.000

ý th y khi ta ánh s ti n phát sinh bên n và có tài kho n h ch toán

trên c t tài kho n

i ng và c t s phát sinh có t

c t tài kho n thì s li u

ng c p nh t, b i l ta ã quét công th c cho c

kỳ.
Ti p theo ta s c p nh t s ti n ph i tr công ty

c Hà sang sheet công n

(35)

b ng chi ti t công n .
LH: 0974.214.650

B ng chi ti t công n này ta s dùng

c p nh t t t c các kho n ph i thu, ph i tr trong kỳ k toán,

c a t t c khách hàng hay nhà cung c p (ch ch t hay không ch ch t).
Khi ó t ng s phát sinh có và s phát sinh n c a TK 131 (hay 331) trên b ng cân

i s phát sinh

ph i b ng t ng s phát sinh bên có và bên n c a b ng chi ti t công n (khi l c cho t ng tài kho n
131, 331).

i v i nh ng khách hàng, nhà cung c p ch ch t ta s

ưa lên b ng t ng h p công n phía trên. Như

v y ta có th xem ư c t ng h p tình hình công n ph i thu, ph i tr c a t t c khách hàng, nhà cung
c p ch ch t.
S phát sinh

trên b ng t ng h p ta s c p nh t theo công th c sau :

=sumif(vùng i u ki n, i u ki n

tính t ng, vùng tính t ng)

Trên th c t m t công ty A nào ó v a có th là nhà cung c p, v a có th là khách hàng c a công ty
nên ta s c p nh t vào b ng t ng h p tình hình công n c a các công ty v a là khách hàng v a là nhà
cung c p (t c là 1 công ty s có c 131, 331).
Ta l p thêm m t c t
- Vùng i u ki n
vào

g p ô mã KH/ NCC v i tài kho n tương ng là công n ph i thu hay ph i tr .
ây chính là vùng ch a c t này : vùng này ư c c

nh b ng cách b m F4 m t l n

a ch c a vùng ó trong công th c.

(36)

LH: 0974.214.650

- i u ki n
c
mà

tính t ng chính là

nh c t nhưng không có
a ch c t không b thay

a ch ô c a KH/NCC ó trong vùng v a ch n. Và ta b m F4 ba l n
nh dòng t c là khi ta copy công th c thì ch có

a ch dòng thay

i

i.

- Vùng tình t ng : Có th là c t s phát sinh có ho c s phát sinh n và vùng tính t ng cũng ư c c
nh b ng cách b m F4 m t l n
Sau khi ánh xong công th c cho dòng th nh t ta s copy công th c cho các dòng còn l i trong c t
SPS có, n .
Lưu ý : ta ch c n c p nh t công th c cho b ng t ng h p công n m t l n và s li u s t

ng ư c

c p nh t vào b ng t ng h p khi ta c p nh t vào b ng chi ti t công n .
2. Ngày 09/01, Chi phí ti p khách, giá chưa thu : 570.000vnd, thu 10%, c a công ty TNHH H ng
Hư ng. Chưa thanh toán.
i v i khoàn chi phí ti p khách này ta ch c n c p nh t vào s nh t ký chung và b ng chi ti t như
nghi p trên. Còn n u doanh nghi p mu n ph c v yêu c u qu n lý thì có th c p nh t thêm vào b ng
t ng h p công n . Khi ó t ng s phát sinh n (có) trên b ng cân

i s phát sinh ph i kh p v i t ng

s phát sinh n (có) trên s t ng h p, chi ti t công n .

Ta dùng công th c tìm tên c a
KH,NCC: = vlookup(G17,DMKH,2,0)

Ta dùng Data/
validation
t o downlist
Ta bôi en như hình v (vùng A21:K30) và ch n Data/filter/autofilter ta s th y bi u
tư ng hình mũi tên, ta kích chu t vào ây s hi n ra downlist ta l c d li u. Giúp
ta bi t ư c c th tình hình công n c a t ng khách hàng, ho c c a t ng tháng.

(37)

LH: 0974.214.650

3. Nghi p v nh p kho hàng hóa (làm tương t v i nh p kho v t tư)
Như ví d m t c a nghi p v mua hàng hóa.
Thì

ng th i v i vi c c p nh t vào s nh t ký chung, b ng t ng h p công n ph i tr thì ta còn ph i

c p nh t vào phi u nh p kho hàng hóa và báo cáo nh p xu t t n.
Trong m i l n nh p kho hàng hóa, v t tư ta có th nh p nhi u lo i v t tư hàng hóa cho m t phi u nh p
do ó ta ph i c p nh t b ng tay s lư ng, ơn giá cho t ng lo i v t tư hàng hóa. Và c p nh t s phi u
nh p s giúp ta tìm ư c s hóa ơn, ngày nh p cũng như c t “tháng” nh p v i công th c sau:
Ngày

: =IF($C9<>"",VLOOKUP($C9,nkc,2,0),"")

S ch ng t

: =IF($C9<>"",VLOOKUP($C9,nkc,3,0),"")

NKC là vùng A20:Ln (n là

a ch dòng cu i cùng c a s nh t ký chung).

(38)

LH: 0974.214.650

Bi u tư ng downlist

C t ơn v

: =IF($F9<>"",VLOOKUP($F9,DM_HH_VT,3,0),"")

C t tên

: =IF($F9<>"",VLOOKUP($F9,DM_HH_VT,2,0),"")

V i c t thành ti n: Thành ti n = S lư ng * ơn giá
Mã v t tư, hàng hóa: bôi en c c t mã hàng r i dùng Data/Validation: xu t hi n c a s chon list và
ánh vào ph n Source: =M_HH_VT
C t bên c nh c t mã hàng: = (mã hàng) & (tháng)
ánh vào ô G9: =F9 & L9
C t mã hàng hóa v t tư

: =IF(VLOOKUP(F9,DM_HH_VT,4,0)=156,"HH","VT")

C t tháng

: =IF($C9<>0,MONTH($A9),$L8)

b ng kê nh p ta cũng bôi en vùng ô A9:Ln và ch n Data/filter/auto filter. S hi n bi u tư ng
downlist cho phép chúng ta l c d li u cho t ng tháng, t ng kho v t tư hay hàng hóa.

(39)

LH: 0974.214.650

i v i b ng kê thì ta có th g p b ng kê phi u nh p kho v t tư và hàng hóa làm m t bi u nhưng báo
cáo nh p xu t t n hàng hóa và báo cáo nh p xu t t n v t tư ta làm riêng thành 2 bi u.
Hai bi u này v cơ b n là gi ng nhau v các ch tiêu nên tôi ch trình bày báo cáo nh p xu t t n hàng
hóa.
C t STT

: Dùng chu t

C t mã hàng

: Dùng Validation

C t bên c nh mã hàng

: =(mã hàng) & (tháng báo cáo), tháng 1: = B9 & 1

C t tên hàng

: =IF($B9<>0,VLOOKUP($B9,DMHH,2,0),"")

C t ơn v

: =IF($B9<>0,VLOOKUP($B9,DMHH,3,0),"")

C t s lư ng, thành ti n

kéo
t o downlist

u kỳ ta ã c p nh t cùng v i c p nh t s dư

i v i các tháng ti p theo trong kỳ ta s dùng công th c

u kỳ

i v i tháng 1

tìm:

Công th c:

(40)

LH: 0974.214.650

S lư ng nh p trong kỳ:

(41)

LH: 0974.214.650

C t ơn giá xu t kho:
Chúng ta tính giá hàng xu t kho theo phương pháp bình quân gia quy n:
Công th c:
ơn giá xu t kho = (Thành ti n

u kỳ + thành ti n nh p trong kỳ)/(s lư ng t n

u kỳ + s lư ng

nh p trong kỳ).
Công th c nh p vào ô J9: =IF(F9+H9=0,0,(G9+I9)/(F9+H9)), sau ó quét công th c cho c c t ơn
giá xu t kho.
C t s lư ng xu t trong kỳ: =SUMIF(XHH!$G$11:$G$23,NXTHH!$C9,XHH!$H$11:$H$23)
C t thành ti n: S lư ng * ơn giá.
Ngày 03/01/09, xu t kho bán 1

u báo

ng DISC, 2

hitachi 35 HDD 500 GB Sata

giá chưa thu l n lư t là 1.400.000 và 350.000, thu 10%.
Ta cũng c p nh t nghi p v ghi nh n giá v n (riêng bút toán giá v n ta làm vào cu i kỳ k toán –
thư ng là cu i tháng) và doanh thu bình thư ng lên s nh t ký chung như các nghi p v khác,

ng

th i ta c p nh t vào b ng kê xu t kho và báo cáo nh p xu t t n hàng hóa.
- B ng kê phi u xu t kho ta chưa c p nh t c t ơn giá xu t kho và c t thành ti n.
C t ngày tháng ch ng t

: =IF($C11<>"",VLOOKUP($C11,nkc,2,0),"")

C t s hóa ơn

: =IF($C11<>"",VLOOKUP($C11,nkc,3,0),"")

C t phi u xu t

: ta nh p tay –

ng th i cũng ph i c p nh t vào s nh t ký chung theo

bút toán ghi nh n doanh thu.
C t mã hàng

: Dùng validation

t o downlist

C t tên hàng

: =IF($F11<>"",VLOOKUP($F11,DM_HH,2,0),"")

C t ơn v

: =IF($F11<>"",VLOOKUP($F11,DM_HH,3,0),"")

C t s lư ng

: Ta s t c p nh t b ng tay

C t mã v t tư hàng hóa

:

=IF(F11<>0,IF(VLOOKUP(F11,DM_HH_VT,4,0)=156,"HH","VT"),"")
C t tháng

: =IF(F11<>0,IF(C11<>0,MONTH(A11),N10),"")

Bôi en vùng d li u c a b ng kê xu t và dùng filter: data/filter/auto filter s giúp chúng là l c d li u
theo các ch tiêu khác nhau.

(42)

LH: 0974.214.650

Tính giá XK theo PP bình
quân gia quy n nên ta ch
có th tính ư c giá xu t
kho vào th i i m cu i kỳ
k toán khi mà bi t h t
lư ng hàng nh p trong kỳ.
Lưu ý:
i v i nh ng hàng hóa mà chưa có trong danh m c, thì khi phát sinh ta ph i c p nh t thêm vào danh
m c hàng hóa, v t tư, và báo cáo nh p xu t t n hàng hóa. Còn trong trư ng h p ã có trong danh m c hàng hóa
và trong báo cáo nh p xu t t n thì khi phát sinh nghi p v liên quan n nó như nh p hay xu t thì ta ch c p
nh t vào b ng kê nh p hay b ng kê xu t mà không ph i c p nh t vào báo cáo nh p xu t t n vì nó s t
ng l y
s li u trên 2 b ng kê này
tính toán các s li u trong BCNXT. Như v y các công th c trong báo cáo nh p
xu t t n ta ch c n c p nh t m t l n trong kỳ và n u phát sinh thêm thì b sung không thì không ph i làm t i
L p phi u nh p xu t kho

2. S phi u nh p, xu t dùng làm cơ s
i n các d li u khác trong phi u NX

1. Danh sách các
phi u nh p, xu t ã
có trong kỳ

3. Dùng công th c tìm ra s th t
dòng c a các hàng hóa có trong phi u
nh p, xu t.
(43)

LH: 0974.214.650

Bư c 1:
- Ta c p nh t các phi u nh p, xu t ã th c hi n trong kỳ b ng tay như (1), và
nh p

t tên cho vùng s phi u

ph c v t o downlist.

- Ta dùng validation

t o downlist s phi u nh p xu t như (2)

Bư c 2: (quan tr ng nh t)
- Ta nh p công th c vào ô I15 như sau: =MATCH(E6,NHH!$C$9:$C$29,0)
- Ti p

n nh p công th c vào ô I16:

=IF(TYPE(MATCH($E$6,OFFSET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))=16,"",TYPE(MATCH($E$6,OFF
SET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))+PNXHH!I15)
Và copy công th c này xu ng các ô còn l i c a c t I.
- match (giá tr mu n tham chi u, vùng
Giá tr mu n tham chi u

tham chi u, ki u tham chi u )

ây là s phi u NX

Vùng tham chi u là m t vùng ch

m t c t ho c

m t dòng.

Ki u tham chi u: 0 – chính xác.
Hàm match s tr v s th t c a giá tr mu n tham chi u trong c t ho c dòng ư c ch n.
- Offset (ô

tham chi u, s dòng l ch lên/ xu ng tính t ô tham chi u, s c t l ch sang trái/ ph i

t ô tham chi u).
Ta nhìn vào hình v trên.
Công th c trên có th

ư c hi u là:

Offset( NHH!$C$9, 1, 0)

(44)

LH: 0974.214.650

Giá tr

ư c tr v : PN01

T c là giá tr

ô C10

- Type (value) : hàm này s cho ta ki u/ lo i c a giá tr .
Value

Kêt qu tr v

Ví d

K t qu

Ki u s

1

=type(2007 – 5 + 6)

1

Ki u văn b n

2

= type(“excel”)

2

Ki u logic

4

= type(1>2)

4

L i

16

= type(gi i pháp excel)

16

M ng

64

= type({1,2,3,4})

64

Ta ti p t c phân tích công th c sau:
=IF(TYPE(MATCH($E$6,OFFSET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))=16,"",TYPE(MATCH($E$6,OFF
SET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))+PNXHH!I15)
Khi ta dùng hàm offset

tham chi u t i sheet NHH và có ô

tham chi u là C9 (thu c c t mã phi u

nh p) v i s dòng l ch xu ng là I15, s c t l ch là 0.
Có 2 trư ng h p x y ra:
(45)

LH: 0974.214.650

M t là: s tr v cho ta giá tr gi ng h t v i S phi u nh p xu t ta c n tìm (2).
Hai là:
- Không tìm ư c giá tr nào
- Tìm ư c m t giá tr khác ví d PN02, PN03.

Eror in value! – không tìm th y giá tr vì c t không có s dòng l ch
tham chi u d n n công th c match không ho t ng, v i ô K16 và
K17: =match(PN01, PN01, 0) s tr v k t qu c a giá tr tìm ki m là
1, tuy nhiên v i các ô K18 : =match(PN01, PN02, 0) thì s hàm match
s ko tìm ư c s th t c a PN01 mà b #NA t c là trong vùng ó giá
tr không có nên ko tìm ư c. còn i v i các ô ti p theo:
=match(PN01, #value!, 0), vùng tham chi u ã b l i nên k t qu tr v
cũng b l i: #value!.

(46)

LH: 0974.214.650

Ta có th nhìn th y, m i m t m t hàng có m t s th t
khác nhau trong c t tính t m t hàng u tiên, nên ta
dùng công th c trên tìm ra trong m t phi u nh p thì
th t c a các m t hàng c a phi u nh p ó là bao nhiêu.
Ta có th th y thông qua các hình v sau:

(47)

LH: 0974.214.650

(48)

LH: 0974.214.650

Bư c 3:
Ta s

i n các thông s còn l i trong phi u nh p.

- C t s th t : =IF(I15="","",COUNTA($B$15:B15)) và copy xu ng các ô còn l i.
- C t tên nhãn hi u, …: =IF(I15="","",INDEX(NHH!$D$9:$D$29,PNXHH!I15,0))
Index(vùng tham chi u, s th t dòng, s th t c t)
Hàm index s tham chi u và tr v giá tr c n tìm theo s c t và s dòng mà mình

t trong công th c.

Trong trư ng h p PN03: index(c t tên hàng, s th t c a m t hàng th nh t trong PN03 là 6 trong c t
tên hàng, s th t c t là 0): giá tr tr v là tên c a m t hàng trong phi u nh p 06 và có s th t trong
c t tên hàng là 06.
Tương t v i các c t còn l i.
- V i ô ngày tháng: =IF($I$1<>"",VLOOKUP($I$1,nkc,2,0),"")
Ta vào Cells format

nh d ng như sau:

Bư c 4:
V i các thông tin như h và tên ngư i giao ta có th dùng hàm vlookup(giá tr tìm ki m, vùng tìm
ki m, s th c a c t ch a giá tr tìm ki m trong vùng tìm ki m, 0).
Ta có th them các thông tin khác tùy thu c vào yêu c u qu n lý c a doanh nghi p.
4. Tài s n c

nh.

Khi có nghi p v mua s m hay thanh lý tài s n c

nh thì

ng th i v i vi c c p nh t vào s nh t ký

chung như bình thư ng ta còn ph i c p nh t vi c tăng gi m tài s n c
nh.
(49)

nh vào s theo dõi tài s n c
LH: 0974.214.650

ng th i chúng ta cũng nên m thêm m t sheet
c a doanh nghi p.

theo dõi tình hình thanh lý tài s n c

(50)

nh trong kỳ

LH: 0974.214.650

5. Chi phí tr trư c.
Ta c p nh t vào s nh t ký chung và sheet theo dõi chi phí tr trư c

i v i nh ng chi phí phát sinh

tăng.
6. Phân h ti n lương
B ng ch m công:
C t STT: Ta có th dùng chu t

kéo b ng cách b m 1, 2 sau ó bôi en 2 ô ó, r i kéo.

Ho c ta có th dùng công th c sau:
=IF(B7="","",MAX($A6:A$7)+1)
C t Mã nhân viên

: ta dùng Validation: data/validation -> list -> =M_NV

C t H và tên

: =IF(B7="","",VLOOKUP($B7,DM_NV,2,0))

C t ch c v

: =IF(B7="","",VLOOKUP($B7,DM_NV,3,0))

(51)

LH: 0974.214.650

Ta

t tên cho vùng bôi en kia: BCC

B ng thanh toán ti n ti n lương
C t mã nhân viên ta dùng validation

t o downlist.

C t h và tên

: =VLOOKUP($B11,DM_NV,2,0)

C t ch c v


C t lương cơ b n


C t ti n lương th c lĩnh: =E11+F11+G11+H11-I11
t tên cho vùng bôi en: BTTL

Phi u chi lương
Ô E7 (mã nhân viên): ưa con tr chu t v v trí ô E7 và ch n Data/validation -> list -> =M_NV
H và tên

: =IF($E$7="","",VLOOKUP($E$7,DM_NV,2,0))

Ch c v

: =IF($E$7="","",VLOOKUP($E$7,DM_NV,3,0))

(52)

LH: 0974.214.650

Các ch tiêu còn l i s có công th c như trong hình v dư i ây.

(53)

LH: 0974.214.650

CHƯƠNG III: LÀM CÁC BÚT TOÁN CU I KỲ
1. Tính và trích kh u hao tài s n c

nh.

2. Phân b chi phí tr trư c.
3. Xác

nh giá v n xu t trong kỳ.

4. K t chuy n thu GTGT.
5. K t chuy n doanh thu, chi phí thu c ho t

ng kinh doanh.

6. K t chuy n doanh thu, chi phí khác.
7. Xác

nh k t qu kinh doanh, lãi/l .

L y s t ng bên b ng
phân b chi phí tr trư c

L y s t ng
bên b ng tính
– trích kh u
hao TSC

1. Tính và trích kh u hao tài s n c

nh.

Ta s l y s t ng c ng kh u hao kỳ này bên b ng tính và trích kh u hao TSC
tháng

c a t ng

h ch toán sang s nh t ký chung c a tháng ó.

(54)

LH: 0974.214.650

2. Phân b chi phí tr trư c
Ta cũng l y s t ng bên b ng phân b chi phí tr trư c

(55)

c p nh t sang s nh t ký chung

LH: 0974.214.650

3. Xác

nh giá v n xu t trong kỳ.

n cu i kỳ k toán, ta có th bi t ư c trong kỳ nh p bao nhiêu hàng hóa: s lư ng, ơn giá t ng lo i
như v y ta có th tính ư c giá xu t kho bình quân gia quy n cho t ng mã hàng hóa khác nhau.
Ta s h ch toán trên s nh t ký chung:
N

TK 632

:

Có

:

TK 156

Có 2 cách ghi s li u vào nghi p v trên:
- Sau khi có ư c ơn giá xu t, ta s tìm

n nghi p v ghi nh n doanh thu và c p nh t giá v n cho các

l n xu t bán hàng hóa ó.
Ví d : 10/1/09 xu t 1

u DISC, do chưa có ơn giá xu t nên ta m i ch ghi nh n doanh thu bán nó,

n cu i kỳ k toán ta bi t ư c trong kỳ nh p thêm 2 chi c n a và t n kho

u kì là 5 chi c nên ta

tính ư c ơn giá xu t là 1.128.571
Khi ó ta quay l i nghi p v ghi nh n doanh thu và ph n ánh bút toán ghi nh n giá v n:
N

TK 632

: 1.128.571

Có TK 156

: 1.128.571

- Cách th 2: ta s không tách ra thành các nghi p v ghi nh n giá v n cùng v i nghi p v ghi nh n
doanh thu mà ta s l y s t ng trên báo cáo nh p xu t t n – c t thành ti n – xu t trong kỳ.
Và ghi nh n s ti n t ng.

(56)

LH: 0974.214.650

Sau khi có ư c giá xu t kho t ng lo i hàng hóa ta s ki m tra l i thông tin trên c t giá xu t c a sheet
b ng kê xu T

4. K t chuy n thu GTGT
S thu GTGT k t chuy n trong kỳ là s nh hơn trong 2 s sau:
- Thu GTGT

u ra trong kỳ

(1)

- (Thu GTGT kỳ trư c chuy n sang + Thu GTGT

u vào trong kỳ)

(2)

Bút toán k t chuy n:
N

3331

: Giá tr nh hơn

Có
1331
: Giá tr nh hơn
Trong trư ng h p (1) < (2) : Ph n chênh l ch s

ư c chuy n sang kỳ sau

Trong trư ng h p (1) > (2) : Ph n chênh l ch là s thu còn ph i n p trong kỳ.

S thu GTGT còn ư c kh u
tr kỳ trư c chuy n sang

Nh p công th c này tính
s thu GTGT u vào
Công th c tính s thu
GTGT u ra trong kỳ

(57)

LH: 0974.214.650


ng kinh doanh

- Doanh thu : bán hàng và cung c p d ch v , doanh thu ho t

ng tài chính.

- Chi phí
: bán hàng, qu n lý doanh nghi p, giá v n hàng bán, chi phí tài chính, chi phí
thu thu nh p doanh nghi p
Lưu ý: chi phí thu thu nh p doanh nghi p ta s làm sau các bút toán k t chuy n chi phí, doanh
thu kia.
6. K t chuy n doanh thu, chi phí khác.
7. Xác

nh k t qu kinh doanh, lãi/l .

Các công th c tính s li u ã có trong hình v .

Ta hãy i tìm hi u công th c:
Hàm sumif là hàm tính t ng có i u ki n:

(58)

LH: 0974.214.650

=sumif(vùng i u ki n, i u ki n, vùng tính t ng)
= SUMIF($G$344:$G$530,515,$J$344:$J$530)- SUMIF($G$344:$G$530,515,$I$344:$I$530)

Như v y

ây vùng i u ki n chính là vùng c t tài kho n và ư c bôi en b t

h ch toán c a tháng, kỳ h ch toán

u t dòng b t

u

n dòng k t thúc c a tháng, kỳ h ch toán ó.

i u ki n tính t ng chính là mã tài kho n mà mình ang mu n tính t ng.
Vùng tính t ng là c t s phát sinh n hay s phát sinh có.
Vì ây là các tài kho n doanh thu, chi phí do ó:
Doanh thu k t chuy n sang 911 là: t ng doanh thu phát sinh bên có – t ng doanh thu phát sinh bên n .
Chi phí k t chuy n sang 911 là: t ng chi phí phát sinh bên n - t ng chi phí phát sinh bên có.
Riêng

i v i bút toán k t chuy n l i nhu n sau thu chưa phân ph i thì tùy vào vi c t ng s phát sinh

n c a 911 l n hơn hay nh hơn t ng s phát sinh có c a 911 mà ta s l y (n - có) hay (có – n ).

CHƯƠNG IV: LÀM BÁO TÀI CHÍNH VÀ
IN S K TOÁN
I. C P NH P B NG CÂN
-M o

u tiên

I TÀI KHO N.

ki m tra tính chính xác c a b ng cân

i tài kho n mình làm là t ng s phát sinh bên

có ph i b ng t ng s phát sinh bên n .
Do t ng s dư n

u kỳ b ng t ng s dư có

u kỳ =>

=> T ng s dư n cu i kỳ b ng t ng s dư có cu i kỳ.
- Th 2: Các tài kho n lo i 1, 2, 3, 4 s có s dư
s không có s dư u kỳ cũng như cu i kỳ.

u kỳ và cu i kỳ. Tuy nhiên các tài kho n

u 5 -> 9

- Th 3: SD K, SPS, SDCK ta l c trên s nh t ký chung c a t ng tài kho n và c a t t c các tài kho n
ph i kh p v i SD K, SPS, SDCK trên b ng cân i tài kho n.
Ta s s có m t b ng cân

i tài kho n cho c kỳ k toán năm.

i v i b ng cân i tài kho n ta nên làm cho m i tháng m t b ng cân i tài kho n, vì khi phát sinh
chênh l ch ta có th ki m tra ư c phát sinh chênh lêch t tháng nào và ta ã thu h p ư c ph m vi
tìm ki m và ương nhiên s ti t ki m th i gian tìm l i sai và s a d hơn.
- S dư u kỳ c a b ng cân i tài kho n năm và c a tháng 1 ta ã c p nh t khi b t u kỳ k toán.
Và s dư u kỳ c a các tháng sau, ta copy/ paste special/ value t s dư cu i kỳ c a tháng trư c ó.
LH: 0974.214.650
(59)

Ho c ta có th dùng công th c

tìm:

Công th c: =vlookup(giá tr tìm ki m, vùng tìm ki m, s th t c a c t mu n tìm ki m, 0)
Ví d : ta c p nh t s dư u kỳ cho tháng 3.
Giá tr tìm ki m
ây chính là mã tài kho n c a b ng cân

i tài kho n c a tháng (111.1, 112.11,….)

Vùng tìm ki m: là các t c t mã tài kho n -> c t s dư có cu i kỳ.
Lưu ý: ta ch tìm ki m s phát sinh, s dư c a các tài kho n ti u kho n (bé nh t). Ta không dùng công
th c
tìm ki m tài kho n t ng.
i v i tài kho n t ng ta s dùng hàm =sum(vùng tính t ng)
tính
t ng s phát sinh, s dư c a các tài kho n ti u kho n ví d : 112 = 112.1 + 112.2 + 112.3

2 tài kho n t ng này u ư c dùng
l p ch tiêu 110 – ti n và các kho n
tương ương ti n trên BC KT nên ta
g n cho nó mã hi u 110
V i tài kho n 121 thì các kho n u t tài chính < 3
tháng thì ta c p nh t vào ch tiêu 110 – ti n và các
kho n tương ương ti n, n u th i h n > 3 tháng thì
l i c p nh t vào ch tiêu 121 – u tư tài chính ng n
h n

(60)

LH: 0974.214.650

(61)

LH: 0974.214.650

C t A: ta s

ánh s 1 vào các dòng nào có ch a tài kho n c p 1.

C t B (c t “Mã”): ta s t o ra danh sách t t c các tài kho n t c p 1, 2
c p bé hơn

c t C. Và tương ng v i các tài kho n c p 2 ho c c p 3 ta s gán cho nó m t mã tương

ng v i các “Mã hi u” trong b ng cân
Nh ng tài kho n t ng mà nó ư c dùng
qu ho t

n các tài kho n ti u kho n

i k toán.
l p các ch tiêu trong b ng cân

i k toán và báo cáo k t

ng kinh doanh thì ta ch c n g n mã hi u cho tài kho n t ng mà không c n g n mã hi u cho

các tài kho n ti u kho n c a nó.
Tuy nhiên có nh ng tài kho n t ng mà các tài kho n ti u kho n c a nó l i ư c dùng
tiêu khác nhau trong b ng cân

l p các ch

i k toán thì ta ch g n mã hi u cho các tài kho n ti u kho n mà l i

không g n cho tài kho n t ng.
C t G – s phát sinh n : =SUMIF(NKC!$G$20:$G$2111,$C137,NKC!I$20:I$2111)
NKC!$G$20:$G$2111: ây là vùng i u ki n chính là c t tài kho n h ch toán bên s nh t ký chung.
$C137

: ây là i u ki n tính t ng.

(62)

LH: 0974.214.650

C t H – S phát sinh có: =SUMIF(NKC!$G$20:$G$2111,$C137,NKC!J$20:J$2111)
Sau khi ánh xong công th c cho tài kho n ti n m t ta s copy công th c này cho các tài kho n ti u
kho n khác trong b ng cân

i tài kho n (lưu ý: không paste công th c này cho các tài kho n t ng).

C t SDNCK và SDCCK: ta cũng ch dùng công th c =max(giá tr 1, giá tr 2, giá tr 3,….., giá tr n) –
(Hàm max s l y giá tr l n nh t) cho các tài kho n ti u kho n, còn i v i tài kho n t ng ta s dùng
hàm =sum().

(63)

LH: 0974.214.650

Kích chu t vào
downlist và ch n “X”

Khi hoàn t t công vi c c p nh t s phát sinh n và có ta s l c ra các tài kho n mà có s li u phát sinh.
B ng cách b m vào downlist “X” và ch n X -> ta s có b ng cân

(64)

i tài kho n sau khi l c như sau:

LH: 0974.214.650

II. B NG CÂN

I K TOÁN.

Ta nh p công th c vào các ch tiêu con, ch tiêu t ng s là t ng c a các ch tiêu con.
Công th c:
Bên ph n tài s n:
S dư cu i năm:
=IF(SUMIF(ma,$G13,SDNCK)<>0,SUMIF(ma,$G13,SDNCK),SUMIF(ma,$G13,SDCCK)*(-1))
“ma”: là c t mã tài kho n trên b ng cân

i tài kho n năm

SDNCK: là c t s dư n cu i kỳ trên b ng cân
……. Tương t v i các vùng ư c

i tài kho n năm

t tên còn l i.

* (-1): Tài kho n lo i 1 và 2 có s dư cu i kỳ bên n tuy nhiên có nh ng tài kho n l i có s dư bên có
ví d như tài kho n 214 ( tài kho n g c 211) – kh u hao tài s n c

nh – khi lên b ng cân

i k toán

ta ph i ghi âm giá tr kho n kh u hao này. M t s tài kho n khác như các kho n d phòng – chúng
là tài kho n i u ch nh – nó s

ư c ghi âm

i u ch nh cho tài kho n g c mà nó i u ch nh.

(65)

LH: 0974.214.650

u

Bên ph n ngu n v n:

Lưu ý: M t b ng cân
b ng t ng ngu n v n.

i k toán mu n ùng thì trư c tiên t ng tài s n ph i

(66)

LH: 0974.214.650

III. BÁO CÁO K T QU HO T

S li u trên báo cáo k t qu ho t

NG S N XU T KINH DOANH.

ng s n xu t kinh doanh c t năm nay ta s l y t b ng cân

i tài

kho n năm
S li u c t năm trư c ta l y t báo cáo tài chính c a năm trư c – c t s năm nay.

(67)

LH: 0974.214.650

IV. BÁO CÁO LƯU CHUY N TI N T .

Khi l p báo cáo lưu chuy n ti n t ta l p ra 2 ch T c a hai tài kho n 111 và 112.
S li u

ghi vào ph n bên n và bên có c a 111 và 112 ta s l y t s nh t ký chung.

B ng cách ta chèn thêm m t c t – c t tài kho n c p 1 bên c nh c t “Tài kho n” bên s nh t ký chung.

(68)

LH: 0974.214.650

Sau ó ta dùng hàm subtotal
toán năm – công th c này s
th c này

ngoài vùng ch n

tính t ng s phát sinh bên n và bên có c a tài kho n ó trong kỳ k
ư c

t

v trí cu i cùng c a s nh t ký chung (g i ý: ta ph i

làm autofilter, vì n u

t công

trong vùng khi ta l c 111, 112 nó s không

hi n th t ng s phát sinh bên n , bên c a tài kho n l c).
Ta k ch chu t vào downlist và ch n (custom…) – xu t hi n h p tho i. Ta ch n như hình v .

(69)

LH: 0974.214.650

Tùy ch n này tương ng v i vi c máy s l c t t c các nghi p v liên quan

n tài kho n 111 và 112

trong kỳ k toán (theo c t tài kho n c p 1).
Sau ó ta s kích chu t vào downlist bên c t tài kho n
và t ng s phát sinh bên có c a tài kho n

i ng và ta s th y ư c t ng s phát sinh n

i ng (tài kho n

i ng v i tài kho n ti n)

phía cu i c a

vùng d li u.
Ta s dùng t ng s phát sinh bên n , bên có c a tài kho n này

c p nh t sang sơ

ch T tài kho n

111, 112 bên báo cáo lưu chuy n ti n t .

(70)

LH: 0974.214.650

Sau khi l c ư c s t ng c a t t c các tài kho n

i ng v i tài kho n 111 và 112 ta s ti n hành t ng

h p s ti n c a các tài kho n vào các ch tiêu trên báo lưu chuy n ti n t .
L y ví d :
S phát sinh bên n tài kho n 111: 400.000.000 – ây là kho n góp v n ch s h u nên ta s c p nh t
vào ch tiêu 31 – ti n thu t phát hành c phi u, nh n v n góp c a ch s h u.

Lưu ý: các kho n chi phí ph i ư c ghi nh n lên báo cáo lưu chuy n ti n t theo
hình th c ghi s âm – ()

(71)

LH: 0974.214.650

Và

c bi t quan tr ng: S li u trên ch tiêu 70 – ti n và tương ương ti n cu i năm ph i b ng v i s

ti n trên ch tiêu ti n và tương ương ti n trên b ng cân
S li u

c t “S

i k toán.

u năm”: ta l y t báo cáo tài chính c a năm trư c.

V. THUY T MINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH.
i v i b n thuy t minh báo cáo tài chính thì ta nh p tay hoàn toàn,
Ph n I và II: ta có th xem

báo cáo tài chính c a năm trư c

c p nh t, vì chính sách k toán c a

doanh nghi p ph i ư c áp d ng th ng nh t gi a các năm. Khi có s thay
thay

i thì ph i gi i trình cho s

i chính sách k toán ó.

Các ph n còn l i ta xem

b ng cân

i tài kho n năm

(72)

c p nh t s li u.

LH: 0974.214.650

VI. IN S .
có th in s k toán chi ti t hay s cái tài kho n ta làm nh ng bư c sau:
Bôi en toàn b nh t ký chung t dòng s 10 và t c t A

n c t P.

Ch n Data/filter/autofilter. Sau khi ch n s xu t hi n bi u tư ng mũi tên – downlist

giúp ta l c d

li u.
Dùng Validation

t o d li u cho ô O1: Data/validation -> list -> = DM_TK ( ây là tên c a vùng

danh m c tài kho n – ta

t tên cho c t mã tài kho n bên b ng cân

i tài kho n năm).

t công th c cho ô J11: =IF(OR($P1=1,$P1=2),VLOOKUP($O1,CDPS,3,0),0)
K11: IF(OR($P1=3,$P1=4),VLOOKUP($O1,CDPS,4,0),0)
(lưu ý: ta s c p nh t tay cho s dư

u kỳ c a các tài kho n i u ch nh như: 214, 159,…)

Ta l c tài kho n c n in s b ng cách b m vào downlist trên c t “TK”.
Sau ó ta s d u c t “TK” i
Ti n hành căn ch nh sao cho hi n ra ư c các c t c n thi t

in s cái tài kho n ho c s chi ti t tài

kho n.
Bư c cu i cùng là ti n hành in s .

Kích chu t ph i
vào v trí này và
ch n Hide.

(73)

LH: 0974.214.650

ây là giao di n xem trư c khi in c a s chi ti t tài kho n 11211

H T

(74)

LH: 0974.214.650

M CL C
Các ph n hành k toán ch y u.........................................................................................................1
Tóm t t công vi c k toán:.................................................................................................................1
CHƯƠNG I: THI T L P THÔNG TIN DOANH NGHI P...........................................................2
VÀ S

DƯ

U KỲ CÁC TÀI KHO N .........................................................................................2

I. THI T L P THÔNG TIN BAN

U VÀ XÂY D NG H TH NG DANH M C. .................2

1. Thi t l p thông tin doanh nghi p...............................................................................................2
2. XÂY D NG DANH M C .........................................................................................................3
- Xây d ng danh m c nhà cung c p..............................................................................................4
-

t tên cho danh m c NCC: DM_NCC......................................................................................7

- Xây d ng danh m c khách hàng.................................................................................................7
- Xây d ng danh m c v t tư – hàng hóa........................................................................................7
- Xây d ng danh m c tài s n c

nh...........................................................................................9

- Danh m c phòng ban .................................................................................................................9
- Danh m c nhân viên ................................................................................................................10
3. H th ng s ...............................................................................................................................13
- S nh t ký chung:.....................................................................................................................14
- B ng cân

i tài kho n. ............................................................................................................15

- S qu ti n m t. .......................................................................................................................16
- B ng kê mua hàng....................................................................................................................17
- Nh t ký bán hàng. ....................................................................................................................18
- Báo cáo nh p - xu t - t n..........................................................................................................19
- S theo dõi tài s n c
II. C P NH T S

nh........................................................................................................20

DƯ BAN

1. Khi c p nh t s dư

U. .................................................................................................21

u kỳ ta g m có các phân h như sau: ...................................................21

2. Các công vi c ph i làm khi c p nh t s dư

u kỳ. ................................................................22

3. N i dung: ..................................................................................................................................22
+ C p nh t vào các s

c bi t........................................................................................................23

+ C p nh t vào báo cáo nh p xu t t n hàng hóa, v t tư...................................................................23
+ C p nh t vào s theo dõi công n ph i thu (s công n ph i tr làm tương t ).............................24
+ C p nh t vào B ng theo dõi tài s n c

nh .................................................................................26

+ Chi phí tr trư c..........................................................................................................................26
LH: 0974.214.650
(75)

CHƯƠNG II: C P NH T NGHI P V KINH T PHÁT SINH TRONG KỲ...........................27
1. Nghi p v thu, chi ti n: ..............................................................................................................32
2. Nghi p v mua hàng/ bán hàng ..................................................................................................34
3. Nghi p v nh p kho hàng hóa (làm tương t v i nh p kho v t tư) ..............................................38
4. Tài s n c

nh. ..........................................................................................................................49

5. Chi phí tr trư c. ........................................................................................................................51
6. Phân h ti n lương......................................................................................................................51
CHƯƠNG III: LÀM CÁC BÚT TOÁN CU I KỲ ........................................................................54
1.Tính và trích kh u hao tài s n c

nh..........................................................................................54

2. Phân b chi phí tr trư c ............................................................................................................55
3. Xác

nh giá v n xu t trong kỳ. ..................................................................................................56

4. K t chuy n thu GTGT ..............................................................................................................57

ng kinh doanh ........................................................58

6. K t chuy n doanh thu, chi phí khác. ...........................................................................................58
7. Xác

nh k t qu kinh doanh, lãi/l .............................................................................................58

CHƯƠNG IV: LÀM BÁO TÀI CHÍNH VÀ IN S
I. C P NH P B NG CÂN
II. B NG CÂN

K TOÁN.....................................................59

I TÀI KHO N. .............................................................................59

I K TOÁN. .....................................................................................................65

III. BÁO CÁO K T QU HO T

NG S N XU T KINH DOANH........................................67

IV. BÁO CÁO LƯU CHUY N TI N T .......................................................................................68
V. THUY T MINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH. ................................................................................72
VI. IN S ..........................................................................................................................................73

(76)

LH: 0974.214.650

Giao trinh ke toan excel

More Related Content

Viewers also liked (15)

Similar to Giao trinh ke toan excel (20)

Giao trinh ke toan excel