Giao trinh tin a iuh

GIÁO TRÌNH
TIN H C VĂN PHÒNG
T NG QUAN V H TH NG MÁY TÍNH
H ðI U HÀNH WINDOWS 7
MICROSOFT WORD 2010
MICROSOFT EXCEL 2010
MICROSOFT POWERPOINT 2010
INTERNET VÀ CÁC D CH V
PH L C – HƯ NG D N ðÁNH MÁY
Lưu hành n i b
-2011-
ð I H C CÔNG NGHI P TP.HCM
KHOA KHOA H C & K THU T MÁY TÍNH
--------------

Giáo trình Tin h c Văn phòng Khoa Khoa h c và K thu t Máy tính
- 1 -
Chương 1. T NG QUAN V H TH NG
MÁY TÍNH
1.1. Thông Tin Và X Lý Thông Tin
1.1.1. Khái ni m v thông tin
D li u (data) là các d ki n không có ý nghĩa rõ ràng. Khi d
li u ñư c x lý ñ xác ñ nh ý nghĩa th c s c a chúng, khi ñó chúng
ñư c g i là thông tin (information). ð i v i con ngư i, d li u ñư c
m c th p nh t c a ki n th c và thông tin là m c ñ th hai. Thông tin
mang l i cho con ngư i s hi u bi t v th gi i xung quanh.
Quá trình x lý thông tin cơn b n như sau: D li u ñư c nh p
ñ u vào (Input), sau ñó máy tính (hay con ngư i) s th c hi n x lý nh n
ñư c thông tin ñ u ra (Output). Lưu ý là d li u có th lưu tr b t c
giai ño n nào.
Ví d : Ngư i ta ti n hành ghi nh n có d li u t camera các hình
nh ñư ng ph , sau ñó ti n hành phân tích d li u ñó có thông tin v
m t s xe nào ñó. Toàn b quá trình lưu tr trên ñĩa c ng máy tính.
Trong th i ñ i hi n nay, khi lư ng thông tin ñ n v i chúng ta
càng lúc càng nhi u thì con ngư i có th dùng m t công c h tr cho
vi c lưu tr , ch n l c và x lý l i thông tin g i là máy tính ñi n t
(Computer). Máy tính ñi n t giúp con ngư i ti t ki m r t nhi u th i
gian, công s c và tăng ñ chính xác, giúp t ñ ng hóa m t ph n hay toàn
ph n c a quá trình x lý d li u.
Cùng m t thông tin có th ñư c bi u di n b ng nh ng d li u
khác nhau, ví d như s 1 hay I. Tuy nhiên ñ i v i máy tính, bi u di n
này ph i là duy nh t ñ có th sao chép mà không m t thông tin. Máy
tính bi u di n d li u b ng h ñ m nh phân. Tuy ch dùng 2 ký s là 0
và 1 (g i là bit) nhưng h nh phân này giúp máy tính bi u di n - x lý
ñư c trên h u h t các lo i thông tin mà con ngư i hi n ñang s d ng
như văn b n, hình nh, âm thanh, video,...

- 2 -
1.1.2. ðơn v thông tin
ð i v i máy tính, ñơn v nh nh t dùng ñ bi u di n thông tin
g i là bit (Binary digit). Bit là m t ch s trong h th ng s nh phân,
nó có th có giá tr 0 ho c 1. Trong b nh máy tính, m t bit là m t công
t c ñi n nh có th b t (giá tr 1) ho c t t (giá tr 0).
H nh phân s d ng hai ký s 0 và 1 ñ bi u di n các s . Khi
bi u di n d li u, bit không bi u di n ñ c l p mà ñư c l p theo nhóm 8
bit, g i là m t byte, vi t t t là B. Do ñó, m t Kilobyte c a RAM = 1024
byte ho c 8192 bit. Th c t , ngư i ta ít khi s d ng ñơn v mà dùng
byte. Xem b ng bên dư i ñ th y các bi u di n khác. Ch n h n, th nh
máy ch p hình là 32GB, ñĩa CDROM là 650MB, ñĩa DVD là 4.3GB, ñĩa
c ng là 1TB.
Lưu ý 1: Khi ñ c p ñ n dung lư ng lưu tr , ngư i ta s d ng
m t Kilo tương ng v i1024, s d ng K vi t hoa, và thư ng ñ c p ñ n
byte (Ví d 1KB=1024Byte). Nhưng khi ñ c p ñ n t c ñ truy n d
li u, ngư i ta s d ng Kilo tương ng 1000, s d ng k vi t thư ng, và
ñ c p ñ n bit (ví d : 1 kbit/s = 1000 bits per second).
Lưu ý 2: Vào năm 1998, t ch c IEC (International
Electrotechnical
Commission) ñã công b
b ng quy ñ i ñơn v thông tin
theo quy t ñ nh IEC 60027-2.
Theo ñó, ñơn v m i g i là bi
dùng cho h nh phân khi
chuy n ñ i. Ví d ng 1kibi
tương ng v i 1024, trong
khi 1 Kilo tương ng v i
1000. Ví d : kibibit=1024bit, và 1Kbit=1000bit; 1 kibibyte = 1024 byte
Tên g i Ký hi u Giá tr
Byte B =8bit
KiloByte KB =210
B=1024Byte
MegaByte MB = 1024 KB=220
B
GigaByte GB = 1024 MB=230
B
TetraByte TB =1024GB=240
B

- 3 -
và 1 KB=1000Byte. Tuy v y, m t s các nhà s n xu t công nghi p v n
tính toán và hi n th theo ñơn v ban ñ u.
1.2. Cơ B n V C u Trúc Máy Tính
Tài li u này không t p trung vào ki n trúc và c u hình máy tính,
tuy nhiên vi c n m rõ cơ b n c u hình máy tính hi n t i là ñi u quan
trong giúp h c viên có th ch n l a máy tính phù h p công vi c c a
mình. Trư c khi mua máy tính b n nên tham kh o ý ki n c a các chuyên
gia v lĩnh v c này.
V m t thương m i, hi n t i máy tính ñư c chia làm các dòng:
-Desktop: máy bàn, ít di chuy n, to, giá r , c n ngu n ñi n lư i,
t c ñ cao, d nâng c p, s a ch a
-Laptop (di chuy n, s d ng pin, t c ñ ch m hơn desktop, khó
nâng c p và s a ch a)
-Netbook: gi ng laptop nhưng có c u hình th p, r , th i gian s
d ng pin dài, thư ng r t nh và nh , ch s d ng các vi c ñơn gi n như
so n văn b n và duy t Web.
-TablePC: thư ng không có bàn phím, s d ng màn hình c m
ng, t c ñ ch m, pin lâu, thích h p cho vi c ghi chú và duy t web.
Các dòng máy tính này phù h p cho m i lo i công vi c tùy theo
m i ngư i, và không th thay th l n nhau.
D a trên tiêu chí s d ng, máy tính ñư c chia thành ba lo i
chính: máy tính văn phòng, ñ h a và gi i trí. M i h th ng ñư c trang
b nh ng ph n c ng cơ b n là bo m ch ch (mainboard), thi t b x lý,
b nh (RAM), c ng (hard disk), v máy kèm b ngu n (case), bàn
phím (keyboard), chu t (mouse) và màn hình (monitor), và cài ñ t ph n
m m tùy theo công vi c. Ngoài ra, tuỳ theo yêu c u công vi c mà m i
ngư i có th mua thêm modem, máy in (printer), máy quét (scanner) và
các lo i ñĩa...
M i lo i máy tính có th có hình d ng ho c c u trúc khác nhau,
tùy theo m c ñích s d ng. M t cách t ng quát, máy tính ñi n t là m t
h x lý thông tin t ñ ng g m 2 ph n chính: ph n c ng và ph n m m.

- 4 -
1.2.1. Ph n c ng (Hardware)
Ph n c ng có th ñư c hi u ñơn gi n là t t c các ph n trong
máy tính mà chúng ta có th th y ho c s ñư c. Ph n c ng bao g m 3
ph n chính:
− ðơn v x lý trung ương (CPU - Central Processing Unit).
− B nh (Memory).
− Thi t b nh p xu t (Input/Output).
• B x lý trung ương (CPU)
B x lý trung ương ch huy các ho t ñ ng c a máy tính theo
l nh và th c hi n các phép tính. CPU có 3 b ph n chính: kh i ñi u
khi n, kh i tính toán s h c và logic, và m t s thanh ghi. Kh i ñi u
khi n (Control Unit) là trung tâm ñi u hành máy tính có nhi m v gi i
mã các l nh, t o ra các tín hi u ñi u khi n công vi c c a các b ph n
khác c a máy tính theo yêu c u c a ngư i s d ng ho c theo chương
trình ñã cài ñ t. Kh i tính toán s h c và logic (Arithmetic-Logic Unit)
th c hi n các phép tính s h c (c ng, tr , nhân, chia,...), các phép tính
logic (AND, OR, NOT, XOR) và các phép tính quan h (so sánh l n
hơn, nh hơn, b ng nhau,...). Các thanh ghi (Registers) ñóng vai trò b
nh trung gian, giúp tăng t c ñ trao ñ i thông tin trong máy tính.
Ngoài ra, CPU còn ñư c g n v i m t ñ ng h (clock) hay còn
g i là b t o xung nh p. T n s ñ ng h càng cao thì t c ñ x lý thông
tin càng nhanh. Thư ng thì ñ ng h ñư c g n tương x ng v i c u hình
máy và có các t n s dao ñ ng (cho các máy Pentium 4 tr lên) là 2.0
GHz, 2.2 GHz,... ho c cao hơn.

- 5 -
B vi x lý thông d ng hi n nay có các dòng Core I7 (X lý ña
nhi m b n-ho c tám-lu n), Core I5 (X lý ña nhi m b n-ho c tám-
lu ng), Core I3 (X lý ña nhi m b n-lu ng)
• B nh
B nh là thi t b lưu tr thông tin, ñư c chia làm hai lo i: b
nh trong và b nh ngoài.
B nh trong g m ROM và RAM. ROM (Read Only Memory) là
b nh ch ñ c, dùng lưu tr các chương trình h th ng, chương trình
ñi u khi n vi c nh p xu t cơ s (ROM-BIOS: ROM-Basic Input/Output
System). D li u trên ROM ñư c không th thay ñ i, không b m t ngay
c khi không có ñi n. RAM (Random Access Memory) là b nh truy
xu t ng u nhiên, ñư c dùng ñ lưu tr d ki n và chương trình trong quá
trình thao tác và tính toán. D li u lưu trong RAM s m t ñi khi m t
ñi n ho c t t máy. Dung lư ng b nh RAM cho các máy tính hi n nay
thông thư ng vào kho ng 2GB MB, 4GB, 8GB ….
B nh ngoài bao g m các thi t b lưu tr thông tin v i dung
lư ng l n, thông tin không b m t khi không có ñi n, có th c t gi và di
chuy n ñ c l p v i máy tính. Có nhi u lo i b nh ngoài ph bi n như:
ñĩa c ng (hard disk) v i dung lư ng hi n nay kho ng 250 GB, 500 GB,
1TB, 2 TB... Lưu ý là ñĩa c ng là lo i b nh ngoài m c dù chúng luôn
ñư c g n bên trong máy tính. ðĩa quang (CD-dung lư ng ph bi n
kho ng 650 MB, DVD-kho ng 4.7 GB…) thư ng lưu tr âm thanh, video
ñư c s d ng trong các phương ti n ña truy n thông (multimedia). Các lo i
b nh ngoài khác như th nh (Memory Stick, Compact Flash Card),
USB Flash Drive có dung lư ng ph bi n là 4G, 8GB, 16 GB...
• Các thi t b ngo i vi
Thi t b ngo i vi là các thi t b giúp máy tính k t n i, trao ñ i d
li u v i th gi i bên ngoài. Thi t b ngo i vi ñư c chia làm hai nhóm là
thi t b nh p và thi t b xu t tùy theo d li u ñi vào hay ñi ra máy tính.
Các thi t b nh p g m:
-Bàn phím (keyboard) là thi t b nh p chu n, lo i ph bi n ch a
104 phím chia làm 3 nhóm phím chính: nhóm phím ñánh máy g m các
phím ch , phím s và phím các ký t ñ c bi t (~, !, @, #, $, %, ^,&,
?,...); nhóm phím ch c năng g m các phím t F1 ñ n F12 và các phím như
← ↑ → ↓ (phím di chuy n), phím PgUp (lên trang màn hình), PgDn (xu ng

- 6 -
trang màn hình), Insert (chèn), Delete (xóa), Home (v ñ u), End (v cu i);
nhóm phím s (numeric keypad).
-Thi t b xác ñ nh ñi m (Pointing Device) như chu t (Mouse) ñ
ch n m t v trí trên màn hình, màn hình c m ng (Touch Screen)
-Thi t b ñ c: có nhi u lo i như ñ u ñ c quang h c (Optical-
mark reader) dùng ánh sáng ph n x ñ nh n thông tin ñư c ñánh d u,
thi t b ñ c mã v ch (Barcode reader) dùng ánh sáng ñ ñ c mã v ch,
máy quét (Scanner), máy nh s (Digital camera), máy quay phim s
(Digital video camera)… Máy quét, máy nh, máy quay là các thi t b s hóa
th gi i th c.
Các thi t b xu t bao g m:
-Màn hình (Monitor): thi t b xu t chu n. Màn hình ph hi n t i
là màn hình LCD v i ñ phân gi i có th ñ t 1280 X 1024 pixel. Tương t
v i màn hình còn có máy chi u (Projector).
-Máy in (Printer): in thông tin ra gi y. Máy in ph bi n hi n t i
máy in phun, máy in laser tr ng ñen.
1.2.2. Ph n m m (Software)
Ph n m m là các chương trình ñi u khi n ho t ñ ng c a máy tính
nh m th c hi n yêu c u x lý công vi c c a ngư i s d ng. Ph n m m
ñư c chia làm 2 lo i: H ñi u hành và ph n m m ng d ng. H ñi u
hành (Operating System Software) ch a t p các câu l nh ñ ch d n
ph n c ng máy tính và các ph n m m ng d ng làm vi c v i nhau.
Không có h ñi u hành thì máy tính không th ho t ñ ng ñư c. Ch c
năng chính c a h ñi u hành là th c hi n các l nh theo yêu c u c a
ngư i s d ng; qu n lý tài nguyên máy tính: b nh , các thi t b ngo i
vi. M t s h ñi u hành ph bi n là MS Windows (Windows 7, Vista,
XP…), Linux (Unbutu, Fedora), Mac, Unix … Ph n m m ng d ng
(Application Software) r t phong phú và ña d ng tùy theo yêu c u x lý
công vi c cho ngư i s d ng: so n th o văn b n, tính toán, phân tích s
li u, ñ h a, games. Ph n m m ñư c các hãng s n xu t nâng c p liên
t c, tuy nhiên các tính năng chính c a ph n m m thư ng ñư c gi l i
nh m t o s thân thi n cho ngư i s d ng. M t s ph n m m ng d ng
ñư c s d ng r t ph bi n hi n nay như: MS Word (ch b n ñi n t ),
MS Excel (b ng tính), MS Access (cơ s d li u), Corel Draw, Auto-
Cad, Photoshop (ñ h a), Internet Explorer, Google Chrome, FireFox
(trình duy t web)…

- 7 -
Chương 2. MICROSOFT WINDOWS
Hi n nay có nhi u h ñi u hành khác nhau như Microsoft Win-
dows (MS Windows), Linux, Mac... trong ñó ph bi n hơn c là MS
Windows do hãng Microft s n xu t. Phiên b n hi n t i c a MS Windows
là Windows 7 (g i t t là Win7) là phiên b n ñư c s d ng cho toàn b
giáo trình này.
MS Windows chia làm 2 dòng s n ph m: dòng desktop cho
ngư i dung cu i, và dòng server dung ñ ph c v và qu n lý h th ng
m ng. Dòng desktop có nhi u phiên b n như: Win 3.1, Windows 95,
Win 97, Win 98, Win Me, Win XP, Win Vista, Win 7. Giao di n ñ h a
ñ p m t và thân thi n, d s d ng, chương trình ng d ng phong phú
giúp Windows chi m th ph n l n khi so v i các h ñi u hành c a các
hãng khác.
V i giao di n ñ h a Aero, Windows 7 t o s mư t mà và ñ p
m t nh t trong các dòng Windows, v i các c a s 3D và trong su t t o
s thích thú cho ngư i dùng.
Ngoài ra Windows 7 cho phép nh n 4GB, ñi u mà Windows Xp
không th làm do XP ch s d ng 32 bit. N u máy tính b n có 4GB
RAM thì s lãng phí n u s d ng XP, do XP không th s d ng h t 4GB
RAM.
Windows 7 ñư c chia làm 2 dòng 32 bit và 64 bit, có nhi u phiên
b n khác nhau: Starter, Home Preminum, Professional, Ultimate. Phiên
b n Starter nh nh t và t i gi n nh t dành cho các máy netbook. Phiên
b n Ultimate là phiên b n ñ y ñ và giá cao nh t. H c viên nên nghiên
c u thêm s khác bi t gi a các phiên b n các website sau ñây ñ có
ch n l a ñúng khi s d ng Windows 7:
http://www.microsoft.com/windows/windows-7/compare/ và
http://www.microsoft.com/windows/windows-7/compare/32-bit-64-bit-
faq.aspx.
2.1. T p Tin, Thư M c, ðĩa Và ðư ng D n
2.1.1. T p tin (File)
T p tin là t p h p d li u ñư c t ch c theo m t c u trúc nào ñó.
N i dung c a t p tin có th là chương trình, d li u, văn b n,... M i t p
tin ñư c lưu lên ñĩa v i m t tên (filename) thư ng có 2 ph n: ph n tên

- 8 -
(name) và ph n phân lo i (extension) cách nhau b i d u ch m, ví d
như: giaotrinhCSE.docx.
Ph n tên là ph n b t bu c, còn ph n phân lo i thì có th có ho c
không. Ph n tên do ngư i t o t p tin ñ t bao g m các ký t ch t A ñ n
Z, các ch s t 0 ñ n 9, các ký t khác như #, $, %, ~, ^, @, (, ), !, _,
kho ng tr ng.
Ph n phân lo i (còn g i là ñuôi file) m c ñ nh do chương trình
ng d ng t o ra, là 3 ho c 4 ký t trong các ký t nêu trên. D a vào
ñuôi file ñ xác t p tin lưu tr d li u lo i nào, v i m t s lo i ph bi n
c n bi t như sau: com, exe (các file có kh năng th c thi m t ng d ng
nào ñó trên h ñi u hành); txt (file văn b n ñơn gi n); doc (file MS
Word); xls (file MS Excel); bmp, gif, jpg (file nh); mp3, dat, wma,
wmv, mov,mp4 (file âm thanh, video).
Ký hi u ñ i di n (Wildcard): ñ ch m t nhóm các t p tin có
tính tương ñ ng nào ñó, ta có th s d ng hai ký hi u ñ i di n. D u ?
dùng ñ ñ i di n cho m t ký t b t kỳ trong tên t p tin t i v trí nó xu t
hi n. D u * ñ i di n cho m t chu i ký t b t kỳ trong tên t p tin t v trí
nó xu t hi n.
2.1.2. ðĩa - thư m c
ðĩa (Drive): ñĩa là nơi lưu tr thông tin ph thu c vào thi t b
lưu tr và ñư c qu n lý b i MS Windows (không ph i là thi t b lưu tr
v n ñ c l p v i h ñi u hành). Như ta ñã bi t, máy tính dùng thi t b là
ñĩa c ng (hay CD, ñĩa USB) ñ lưu d li u. Tuy nhiên, m t ñĩa c ng có
th chia làm nhi u ñĩa logic ( ví d như máy tính có m t HDD dung
lư ng 500 GB có th chia làm 3 ñĩa: ñĩa C (100 GB) ch a h ñi u
hành, ñĩa D (200 GB) ch a tài li u, ñĩa E (200 GB) ch a b n sao d li u
quan tr ng). M i ñĩa logic ñ u ñư c MS Windows gán cho m t tên. ðĩa
A hay B thư ng dung cho ñĩa m m mà hi n nay không còn thong d ng.
ðĩa C, D, E … thư ng là các ñĩa c ng, CDROM hay ñĩa USB.
Thư m c (Folder/ Directory) là nơi lưu gi các t p tin theo m t
ch ñ nào ñó theo ý ngư i s d ng giúp d dàng qu n lý t p tin.
Trên m i ñĩa có m t thư m c chung g i là thư m c g c. Thư
m c g c không có tên riêng và ñư c ký hi u là “” (backslash). Dư i
m i thư m c g c có các t p tin tr c thu c và các thư m c con. Trong các
thư m c con cũng có các t p tin tr c thu c và thư m c con c a nó. Thư

- 9 -
m c ch a thư m c con g i là thư m c cha. Thư m c ñang làm vi c g i
là thư m c hi n hành. Tên c a thư m c tuân th theo cách ñ t tên c a t p
tin.
ðư ng d n (Path) dùng ñ ch ñư ng ñi ñ n thư m c (hay file)
c n truy xu t. Khi s d ng thư m c nhi u c p (cây thư m c) thì ta c n
ch rõ thư m c c n truy xu t. ðư ng d n là m t dãy các thư m c liên
ti p nhau, b t ñ u b i tên ñĩa, ñư c phân cách b i d u . Ví d :
D:baitapbaibapWinbai.docx.
2.2. Kh i ð ng MS Windows
2.2.1. Kh i ñ ng và thoát kh i Windows 7
Windows 7 ñư c t ñ ng kh i ñ ng sau khi b t máy. S có thông
báo yêu c u nh p vào tài kho n (User name) và m t kh u (PassWord)
c a ngư i dùng. Thao tác này g i là ñăng nh p (Logging on).
ðóng Windows 7: Khi mu n thoát kh i Windows 7, ch n nút
Start-> Shut down ñ t t máy. Lưu ý: trư c khi Shut down, chúng ta nên
ñóng t t c các c a s ñang m ñ ñ m b o sao lưu các công vi c ñang
làm.
Bên c nh nút Shut down có m t
nút mũi tên ch a các tùy ch n khác như
sau: Switch user-Chuy n ñ i qua l i
gi a các tài kho n khác nhau; Log off:
thoát các chương trình và khóa tài
kho n hi n t i ñang s d ng, Lock:
Khóa máy tính b ng cách ñưa máy tính
v màn hình ñăng nh p (nên th c hi n ch c năng khi r i kh i máy tính);
Restart: Kh i ñ ng l i máy tính; Sleep: Lưu l i các phiên làm vi c, ñưa
máy tính v ch ñ ti t ki m năng lư ng và cho phép h th ng ho t ñ ng
l i m t cách nhanh chóng.
2.2.2. Màn hình Windows 7
Sau khi kh i ñ ng, màn hình Windows 7 ch a nh ng thành ph n cơ
b n như sau:
-Màn hình n n (Desktop) ch a các bi u tư ng: My Computer: Bi u
tư ng này cho phép duy t nhanh tài nguyên trên máy tính, Recycle Bin: nơi

- 10 -
lưu tr t m th i các t p tin và các ñ i tư ng ñã b xoá. (Right click nút ph i
chu t vào Recycle Bin r i ch n Empty Recycle Bin ho c Restore ñ xóa
hoàn toàn ho c ph c h i các ñ i tư ng). Ngoài ra, trên Desktop còn có các
Bi u tư ng chương trình khác-là các Shortcut: giúp b n truy nh p nhanh m t
ñ i tư ng nào ñó b ng cách Double click vào bi u tư ng ñó.
-Thanh Taskbar: ch a Start Menu, các bi u tư ng chương trình
và b n thu nh các chương trình ñang th c thi, cùng v i khay h th ng
hi n th ngày gi , thi t l p âm thanh…
Menu Start: H u h t t t c ch c năng c a Windows ñư c b trí
trong các menu xu t hi n t m c Start.
2.2.3. S d ng chương trình trong Windows
• Kh i ñ ng m t chương trình
Có nhi u cách ñ kh i ñ ng m t chương trình t Windows:
ch n Start Menu All Programs [Group chương trình] Tên
chương trình ng d ng. Ho c t Start Menu nh p tên chương trình
trong m c Search programs and files click ch n chương trình t danh
sách tìm th y. Ho c double click vào Shortcut (n u có) ñ kh i ñ ng
các chương trình.
ð thoát kh i chương trình ng d ng: Nh n t h p phím Alt +
F4, ho c click vào nút Close, ho c Ch n Tab File Exit.
• T ñ ng ch y ng d ng khi kh i ñ ng Windows
M t s c n ñư c t kh i ñ ng ngay khi b t ñ u phiên làm vi c
v i Windows. ð th c hi n ñi u này ta t o Shortcut c a chương trình ñó
trong m c Start up: Click Start Menu All Programs Right click tên
Startup, ch n Open ñ m c a s Startup.
• C a s chương trình
Ngư i s d ng giao ti p v i các chương trình thông qua các c a
s , m t c a s chương trình g m các thành ph n sau:

- 11 -
Title bar: hi n th tên chương trình
Toolbar: Ch a các l nh thư ng s d ng dư i d ng các công c .
Statusbar: Thanh tr ng thái, hi n th thông tin trong c a s .
Scrollbar: Thanh cu n, dùng ñ xem ph n n i dung b che khu t.
Các nút Minimize, Maximize, Close: Phóng to, thu nh , ñóng
c a s chương trình.
• Các thao tác trên m t c a s
-Di chuy n c a s : kéo thanh Title ñ c a s ñ n v trí m i.
-Thay ñ i kích thư c c a c a s : Di chuy n con tr chu t ñ n
c nh ho c góc c a s , khi con tr chu t bi n thành hình mũi tên hai
chi u thì drag cho ñ n khi ñ t ñư c kích thư c mong mu n.
-Phóng to c a s ra toàn màn hình: click nút Maximize.
-Ph c h i kích thư c trư c ñó c a c a s : click nút Restore.
-Thu nh c a s thành bi u tư ng trên Taskbar: Click lên nút
Minimize

- 12 -
-Chuy n ñ i gi a các c a s c a các ng d ng ñang m : ð
chuy n ñ i gi a các ng d ng nh n t h p phím Alt + Tab ho c ch n
ng d ng tương ng trên thanh Taskbar.
• Sao chép d li u gi a các ng d ng
Trong Windows vi c sao chép d li u trong m t ng d ng ho c
gi a các ng d ng ñư c th c hi n thông qua b nh ñ m (Clipboard).
T i m t th i ñi m, b nh ñ m ch ch a m t thông tin m i nh t. Khi
m t thông tin khác ñư c ñưa vào b nh ñ m thì thông tin trư c ñó s b
xoá. Khi thoát kh i Windows thì n i dung trong b nh ñ m cũng b
xoá.
Các bư c sao chép d li u:
− Ch n ñ i tư ng c n sao chép.
− Ch n Edit Copy.
− Ch n v trí c n chép t i.
− Ch n Edit Paste ñ chép d li u t Clipboard vào v trí c n chép.
• Tìm ki m d li u
Ch c năng tìm ki m trong Windows 7 giúp tìm h u như t t c
nh ng gì có trên PC c a b n m t cách nhanh chóng và d dàng. Có
nhi u cách ñ tìm ki m, ngư i dùng có th s d ng Search box Start
Button, Search box trong thư m c hay thư vi n…
• Tìm ki m b ng Search box Start Menu
Click chu t vào Start button Search và nh p t hay b ph n c a
t c n tìm vào Search box. K t qu s ñư c xu t tr c ti p lên Start
Menu.
• Tìm ki m b ng Search box thư m c
M ñĩa, thư m c hay
thư vi n nơi mà b n mu n tìm
ki m, nh p vào Search box t
hay b ph n c a t c n tìm.
(có th b sung ñi u ki n tìm
b ng cách ch n Date modified
hay Size).

- 13 -
2.3. Qu n Lý Và C u Hình C a Windows
Control Panel là nơi qu n lý c u hình c a h th ng máy tính, m
t menu Start Control Panel. Thư ng thì màn hình Control Panel hi u
th dư i d ng Category ( m c View by). Ngư i dùng có th ch n d ng
Large icons/Small icons. Trong m c này ng m hi u là chúng ta ñang m
s n c a s Control Panel. H c viên t tìm các ch c năng mô t sau b ng
cách s d ng ch c năng tìm ki m.
2.3.1. Qu n lý Font ch
Dùng ch c năng Fonts ñ cài ñ t thêm ho c lo i b các font
không s d ng. Ch n các font c n xóa, b m phím Delete ñ xóa font. ð
thêm font ch m i: Copy font c n thêm vào và Paste trong folder Fonts.
2.3.2. Thay ñ i thu c tính c a màn hình
M màn hình Personalization (ho c R_Click trên Desktop, ch n
Personalization). T màn hình này chúng ta có th thay ñ i:
Desktop Background: nh n n cho Desktop b ng cách Click
ch n nh có s n ho c kích nút Browse ñ ch n t p tin nh khác.
Screen Saver: Thi t l p ch ñ b o v màn hình, ñ ng th i có th
cài Password ñ b o v
phiên làm vi c hi n hành.
Windows Color:
Thay ñ i màu s c, Font
ch và c ch c a các
Tab, Shortcut, Title bar,
…
Sounds: cho phép
thi t l p âm thanh phát ra
khi Windows th c thi
ñóng/m c a s , t t/kh i
ñ ng h th ng.
Theme: m t t p h p nh ng y u t t o nên giao di n cho máy tính
g m các hi u ng ñ h a, âm thanh, màu s c, con chu t, hình n n.. T c
là thay vì thay ñ i t ng m c Desktop Background, Windows Color.
Sounds…, chúng ta có th ch n theme có s n ñư c thi t l p theo các ch
ñ .

- 14 -
2.3.3. Thay ñ i ñ phân gi i, ch ñ màu
ð phân gi i càng l n thì màn hình càng hi n th nhi u thông tin
nhưng các ñ i tư ng trên màn hình s thu nh l i. Các ch ñ phân gi i
màn hình thông d ng là 640x480, 800x600, 1024x768…. Tùy theo lo i
màn hình và card màn hình mà có th thi t l p ñ phân gi i, ch ñ màu
khác nhau.
Ch ñ màu càng cao thì hình nh càng ñ p và rõ nét. Các ch ñ
màu ph bi n là 256 màu (8 bits), 64.000 màu (16 bits), 16 tri u màu (24
bits).
ð thay ñ i ñ phân gi i: m m c Adjust screen resolution.
Ch n m c Resolution ñ thay ñ i ñ phân gi i màn hình, sau ñó b m nút
Apply. Lưu ý: n u b n ch n phân gi i không phù h p, màn hình s
không hi n th gì. Khi ñó ñ ng b m phím nào và ch c n ch m t giây
lát, màn hình s quay v ch ñ ban ñ u.
ð thay ñ i ch ñ màu: t màn hình Adjust screen resolution,
ch n Advance settings Monitor Colors ñ thay ñ i ch ñ màu
2.3.4. Lo i b chương trình
ð lo i b các chương trình không còn s d ng, ta th c hi n:
M m c Programs and Features, ch n chương trình c n lo i b
và clik nút Uninstall.
2.3.5. C u hình ngày, gi h th ng
B n có th thay ñ i ngày gi c a h th ng b ng cách D_Click lên
bi u tư ng ñ ng h trên thanh Taskbar ho c ch n m c Date and Time t
Control Panel. T màn hình Date and Time cho phép chúng ta: Change
date & time: Thay ñ i ngày, tháng, năm, gi , phút, giây; Change time
zone: Thay ñ i múi gi , cho phép ch nh l i các giá tr múi gi theo khu
v c ho c theo tên các thành ph l n.
2.3.6. Thay ñ i thu c tính c a chu t
Thay ñ i thu c tính c a bàn phím: T m c Mouse cho phép thay
ñ i t c ñ di chuy n c a con tr chu t m c Motion trong th Pointer
Options, thay ñ i t c ñ nh n phím double click m c Double-click
trong th Buttons.

- 15 -
2.3.7. Thay ñ i thu c tính vùng mi n (Regional Settings)
ð thay ñ i các thu c tính như ñ nh d ng ti n t , hi n th ngày
gi , ñơn v ño lư ng,.. theo khu v c chúng ta s d ng, ch n m c Region
and Language.
Th Formats: Cho phép ñ nh d ng hi n th các thông s ngày
tháng, ti n t , s theo vùng mi n (qu c gia), …. Ngư i dùng có th ch n
nút Additional settings ñ tùy ý thay ñ i thi t l p v :
− Number: Thay ñ i ñ nh d ng s , v i các m c cơ b n: Decimal sym-
bol (ký hi u phân cách hàng th p phân); No. of digits after decimal
(s các s l ph n th p phân); Digit grouping symbol (ký hi u phân
nhóm hàng ngàn); Digit grouping (s ký s trong m t nhóm (m c
ñ nh là 3); Measurement system: (h th ng ño lư ng như cm, inch)
− Currency: Thay ñ i ñ nh d ng ti n t ($,VND,...).
− Time: Thay ñ i ñ nh d ng th i gian theo ch ñ 12 gi hay 24 gi .

- 16 -
− Date: Thay ñ i ñ nh d ng hi n th ngày tháng.
Th Location: Thay ñ i thu c tính vùng, vi c ch n m t vùng
nào ñó s kéo theo s thay ñ i thu c tính c a Windows.
Th Keyboards and Languages: Cho phép thi t l p m i quan
h gi a bàn phím và ngôn ng ñư c nh p vào.
Th Administrative: Th c thi ñ nh d ng hi n hành cho các tài
kho n khác ho c tài kho n m i.
2.3.8. Thi t l p hi n th t p tin, thư m c n
Ch n m c Folder Options, ch n th View. T m c Hiden files
and folders, ch n m c Don’t show hidden files, folders, or drives n u
mu n không hi n th t p tin, thư m c hay ñĩa n, ch n m c Show hid-
den files, folders, and drives n u mu n hi n th t p tin, thư m c hay
ñĩa n.
2.3.9. Gadgets
Gadgets là nh ng ti n ích mà Windows 7 cung c p cho ngư i
dùng ñ hi n th nhanh m t s thông tin c n thi t ra màn hình Desktop
như ñ ng h , l ch, th i ti t hay thông s tài nguyên ñư c s d ng…
Ch n m c Desktop Gadgets, kéo các gadget c n hi n th ra
Desktop. ð b gadget trên desktop, ch c n b m nút X bên c nh.
2.3.10. Máy in
V i m t s máy in thông d ng thì MS Windows ñã tích h p s n
chương trình ñi u khi n (driver) cho máy in, n u không chúng ta ph i
cài ñ t driver kèm theo máy in. Tuy nhiên chúng ta cũng nên cài ñ t
driver cung c p theo máy ngay c khi MS Windows ñã tích h p nh m
ñư c h tr t t nh t theo hãng s n xu t máy in. Vi c qu n lý máy in
ñư c th c hi n t m c View devices and printers.
ð cài ñ t thêm máy in: T c a s View devices and printers
ch n nút Add a Printer, xu t hi n h p tho i Add Printer. Sau ñó làm theo
các bư c hư ng d n c a MS Windows.
ð lo i b máy in ñã cài: T c a s View devices and printers
ch n nút Add a Printer, R_click trên máy in tương ng, và ch n menu
Remove device.

- 17 -
ð th c hi n in n m t tài li u ra gi y: t chương trình ng d ng
ch n m c Print (thư ng trong menu File v i bi u tư ng hình máy in).
Khi ñó h p tho i Print xu t hi n.
Tùy theo ph n m m s d ng mà h p tho i này có th khác nhau,
nhưng nh ng ch c năng chính như sau:
Printer
Ch n máy in mu n s d ng. Có th ch n máy in o
(như Microsoft XPS Document Writer, Primo
Pdf…) ñ t o ra file xps hay pdf tương ng.
Page Range Ch n ph m vi mu n in: toàn b (All), trang hi n
hành (Current page), vùng tài li u ñang ch n (Se-
lection), trang in (Page) – nh p s trang mu n in,
ho c nhi u trang in cách nhau b i d u ph y, ho c
d u – ñ in liên t c nhi u trang (ví d : 2;4;5;9-
12;15-20).
Number of Copy S b n in
Paper per Sheet S trang in trên m t m t gi y

- 18 -
Khi chúng ta in m t hay nhi u tài li u, Windows s qu n lý các
ti n trình in, còn ñư c g i là hang ñ i in (print queue). ð xem các ti n
trình này, chúng ta double click lên bi u tư ng máy in trong c a s
View
devices
and
printers.
Mu n b
tài li u
nào
trong
hàng ñ i
in ta ch n tài li u ñó và nh n Delete.
2.3.11. Thay ñ i Taskbar và Start Menu
Ch n m c Taskbar and Start Menu t control panel ñ thay ñ i
các thi t l p.
ð thay ñ i thi t l p v taskbar, ch n th Taskbar v i các tùy
ch nh như sau: Lock the taskbar (khóa thanh Taskbar); Auto hide (t
ñ ng n thanh Taskbar khi không s d ng, khi di chuy n chu t vào m i
hi n ra); Use small icons (s d ng icon trên Taskbar v i kích thư c
nh ); Taskbar location on screen (v trí c a Taskbar),Taskbar buttons
(gom nhóm các th hi n c a m t chương trình); Notification area (Cho
n/hi n các chương trình ch y n n).
Th Start Menu giúp thay ñ i Start Menu như thêm Run box,
Devices and Printers…b ng cách ch n Button Customize. Chú ý m c
Power Button Action dung ñ tùy ch nh ch ñ máy tính là Shutdown,
Sleep… khi ngư i dùng b m nút Power trên thùng máy tính. Do ñó, khi
s d ng m t máy tính l , vì không bi t c u hình cho nút Power m c
này nên chúng ta nên chúng ta tránh s d ng nút Power b a bãi.

- 19 -
2.3.12. Backup và Restore
Backup và Restore –ñư c c i ti n r t nhi u trong Windows 7—
cho phép t o các b n sao c a tài li u quan tr ng c a chúng ta. ưu ñi m
khi s d ng ch c năng này so v i vi c chúng ta t chép b ng tay, là h
th ng t ñ ng backup ñ nh kỳ theo l ch do chúng ta thi t l p.
Ch n m c Backup and Restore t Control Panel. N u l n ñ u
tiên s d ng Windows Backup, click ch n Set up backup, và theo các
hư ng d n ñ ch n folder c n backup và v trí lưu file backup. N u ñã
t o backup r i, chúng ta ch vi c ch ñ vi c backup t ñ ng th c hi n
hay t backup b ng cách click nút Back up now. Chúng ta không nên
back up file/folder lên cùng m t ñĩa, và nên ch n m c Full Backup.
ð th c hi n Restore: t m c Backup and Restore, ch n file
backup, click Restore my files.
2.3.13. ð i m t kh u ñăng nh p
Thay ñ i password ñăng nh p là vi c nên làm thư ng xuyên ñ nh
kỳ giúp b o v t t hơn máy tính c a b n. T Control Panel, ch n m c
User Accounts. Click vào m c Change your password. Nh p password
m i và ch n OK.
2.4. Windows Explorer
2.4.1. Giao di n chính.
Windows Explorer ( n m trong nhóm Accessories trong Start
Menu) giúp qu n lý tài nguyên máy tính như t p tin, thư m c, ñĩa….
và và nh ng tài nguyên trong h th ng m ng. V i Windows Explorer,
các thao tác như sao chép, xóa, ñ i tên thư m c và t p tin,... ñư c th c
hi n m t cách thu n ti n và d dàng.
ð kh i ñ ng Explorer, có th double click trên My Computer,
ho c tìm t m c Search, ho c R_Click lên nút Start, ch n Open Win-
dows Explorer.
C a s làm vi c c a Windows Explorer g m các ph n:

- 20 -
C a s trái (Folder): Trình bày c u trúc thư m c c a các ñĩa
c ng và các tài nguyên kèm theo máy tính, bao g m ñĩa m m, ñĩa
c ng, ñĩa CD... Nh ng ñ i tư ng có d u mũi tên ngang phía trư c
cho bi t ñ i tư ng ñó còn ch a nh ng ñ i tư ng khác trong nó nhưng
không ñư c hi n th , có th m r ng khi click vào.
C a s gi a: Li t kê n i dung c a ñ i tư ng ñư c ch n
tương ng bên c a s trái.
C a s ph i (Preview pane): Hi n th nhanh n i dung t p tin
ñư c ch n. Có th t t hi n th c a s này.
Thanh ñ a ch (Address): Cho phép nh p ñư ng d n thư
m c/t p tin c n t i ho c ñ xác ñ nh ñư ng d n hi n hành.
Có th thay ñ i cách cách hi n th c a Explorer b ng cách ch n
m c Chang your view ) v i các tùy ch n: Extra Large Icons
/Large Icons /Medium Icons /Small icons /List /Details/ Tiles /Content.
ð i v i tùy ch n Details, ta có th xem chi ti t Name, Size, Type, Date
Modified c a file/folder. Có th thay ñ i th t s p x p b ng cách ch n
m c View/ Sort By (S p x p theo) v i các tùy ch n: Name, Date modi-

- 21 -
fied, Type, Size, theo ki u Ascending/Descending (Tăng d n/ Gi m
d n).
2.4.2. Thao tác v i file và folder
+T o folder m i: Ch n v trí ch a folder c n t o, Ch n Menu
File New Folder (ho c R_Click New Folder ). Nh p tên thư m c
m i, nh n Enter.
+Sao chép thư m c/t p tin: Ch n các thư m c và t p tin c n sao
chép, sau ñó th c hi n copy vào clipboard (b m Ctrl + C ho c R_Click
và ch n Copy), sau ñó paste vào nơi c n chép (b m Ctrl + V ho c
R_Click và ch n Paste). Có th dùng cách gi phím Ctrl và kéo rê folder
vào nơi c n chép.
+Di chuy n thư m c và t p tin: Ch n các thư m c và t p tin c n
di chuy n, sau ñó c t ñ i tư ng vào clipboard (b m Ctrl + X ho c
R_Click và ch n Cut), sau ñó paste vào nơi chuy n ñ n. Lưu ý: ñ i v i
ngư i m i b t ñ u nên h n ch vi c dùng chu t kéo th khi di chuy n
trong Expoler vì n u dùng chu t không chu n, có th làm folder b th
ñ n m t folder nào ñó.
+Xóa thư m c và t p tin: Ch n thư m c và t p tin c n xóa, b m
phím Delete (ho c R_Click và ch n Delete). Lưu ý: tùy theo c u hình
thi t l p mà file/folder b xóa có th ñư c lưu trong Recycle Bin. Chúng
ta ph i c n th n trư c khi ñ ng ý xóa.
+ð i tên thư m c và t p tin: ch n ñ i tư ng mu n ñ i tên,
R_Click trên ñ i tư ng và ch n Rename (ho c b m phím F2), nh p tên
m i, sau ñó gõ Enter ñ k t thúc.
+Thay ñ i thu c tính thư m c và t p tin: R_Click trên
file/folder, ch n Properties. Th c hi n thay ñ i các thu c tính, sau ñó
b m Apply ñ xác nh n thay ñ i.
Lưu ý: V i t p tin ñang s d ng thì các thao tác di chuy n, xoá,
ñ i tên không th th c hi n ñư c.
2.4.3. Thao tác v i Shortcut
Shortcut là m t bi u tư ng dùng ñ kh i ñ ng nhanh m t chương
trình ho c m t t p tin/folder trên máy. Shortcut có th ñư c ñ t trong
m t Folder ho c ngay trên màn hình n n. Shortcut ch lưu ñư ng d n

- 22 -
(ho c tr ) ñ n ñ i tư ng, vì th có th xoá nó mà không nh hư ng ñ n
chương trình ng d ng.
+T o Shortcut: R_Click lên v trí c n t o Shortcut, ch n New
Shortcut. Trong m c Type the location of the item, nh p ñư ng d n
c a t p tin c n t o Shortcut (ho c b m Browse ñ tìm t p tin). Click
Next ñ qua bư c k ti p ñ nh p tên cho Shortcut c n t o, click Finish
ñ hoàn thành.
Lưu ý: Có th t o shortcut t file g c trong Explorer ho c (file su
khi tìm th y s d ng ch c năng Search) b ng cách Copy, và Click ph i
chu t vào nơi mu n t o Shortcut, ch n Paste Shortcut).
+Thay ñ i thu c tính cho Shortcut: cũng như file/folder, shortcut
cũng có th thay ñ i thu c tính. T c a s Properties c a Shortcut, ch n
th Shortcut. Chúng ta có th thay ñ i Target (ñư ng d n file g c c a
shortcut); Change icon (thay ñ i bi u tư ng c a Shortcut); Shortcut key
(Gán phím nóng cho Shortcut, ví d : nh n phím A n u mu n ñ t phím
nóng cho Shortcut là Ctrl + Alt + A ho c nh n t h p phím g n gán. Khi
mu n m ñ i tư ng ta ch c n nh n t h p phím v a gán); Run(ch n ch
ñ hi n th khi m là bình thư ng/ thu nh / phóng to);
2.4.4. Thao tác v i ñĩa
+ð nh d ng ñĩa (Format): ð nh d ng ñĩa là chuy n m t ñĩa thành
m t d ng phù h p v i nh ng tiêu chu n c a h ñi u hành. ð format
ñĩa: R_Click vào tên c a ñĩa, ch n m c Format. T c a s Format,
thi p l p nhãn cho ñĩa (Volumn label), ch n m c Quick Format n u
mu n ñ nh d ng nhanh – khi ch c ch n ñĩa không có l i. B m nút Start
ñ ti n hành ñ nh d ng.
Chú ý: D li u trong ñĩa s b xoá hoàn toàn, không th ph c
h i ñư c.
+Hi n th thông tin c a ñĩa: R_Click vào tên c a ñĩa c n hi n
th thông tin, ch n m c Properties. T c a s này, cho phép xem dung
lư ng ñĩa (Capacity), ñã s d ng bao nhiêu (Used space), còn l i bao
nhiêu (Free space) t th General.

- 23 -
Chú ý: Th Tools: cung c p công c ki m tra ñĩa (Error-
checking), và ch ng phân m nh ñĩa (Defragment). Vi c ch ng phân
m nh ñĩa giúp máy tính ch y nhanh hơn sau m t th i gian s d ng.
2.5. M t S Ti n Ích
2.5.1. Libraries
Có th xem như Libraries là thư m c o giúp chúng ta t ch c và
tìm ki m nhanh chóng các file/folder tương ñ ng n m r i rác trên máy
tính. Chúng ta có th t o m i, thêm các folder/file vào Libraries. C n
phân bi t rõ gi a My
Documents (hay My
Pictures) và Libraries
là, My Documents là
folder ch a d li u,
còn Libraries không
ch a d li u gì, d
li u c a chúng ta v n
v trí ban ñ u, và
Libraries giúp qu n lý
theo nhóm cho ti n
d ng. Ngoài ra, My
Documents ñư c
Windows t o s n c
ñ nh v i tính năng l p
ch m c ñ tăng t c cho vi c tìm ki m, còn Libraries do ngư i dung ñ nh
nghĩa.
L y ví d như, chúng ta có 3 folder, m i folder ch a m t môn
h c g m 3 file: bài gi ng, bài t p, ñ án. Chúng ta t o m t Library tên là
ñ án n p, vào ñưa 3 ñ án vào Library này. Như v y, 3 file ñ án v n
v trí cũ, và khi mu n n p bài, chúng ta ch vi c truy xu t ñ n Library ñ
án này. Vi c xóa Libraries không nh hư ng gì ñ n các file g c.
ð t o m i m t Library, t màn hình Explorer, right click trên
m c Libraries, ch n New-Library, nh p tên cho Library và b m Enter.
ð import m t folder vào Library v a t o, click ch n Library v a t o ra,
b m nút Include new folder, và ch n folder mu n import vào Library.
Như v y, sau này b n có th truy xu t nhanh chóng ñ n Library.

- 24 -
2.5.2. Bitlocker
Bitlocker là tính năng m i c a Windows 7 (h tr ñ y ñ nh t
b n Ultimate) giúp mã hóa và b o v d li u cho m t ñĩa hay partition,
ñ t bi t là ñĩa USB v i kh năng ñánh m t là r t cao. Ngư i dùng ph i
có ñúng m t kh u m i có th truy xu t ñĩa ñư c b o v , nên tránh t i
ña vi c l thông tin.
T Control
Panel, m m c
Bitlocker Drive
Encryption.
Click vào m c
Turn On Bitlocker
ñĩa c n b o v . Ch n
m c Use a password
to unlock the drive và
nh p m t kh u (2 l n).
B m Next ñ ti n hành
mã hóa. L n sau, m i
khi truy nh p ñĩa b o
v , chúng ta ph i nh p
m t kh u.
ð t t ch c năng Bitlocker, chúng ta cũng vào Control Panel -
m c Bitlocker Drive Encryption, và ch n Turn off Bitlocker.

- 25 -
2.5.3. Snipping Tool
Snipping
Tool dùng ñ ch p
m t ph n hay toàn
b màn hình dư i
d nh hình ch nh t
hay d ng b t kỳ,
sau ñó cho phép
ghi chú, v ,
hightlight và g i
email ñi ngay t
ti n ích này.
Sau khi kh i ñ ng Snipping Tool, click ch n New, sau ñó click
ch n vào mũi tên g n nút New và tùy ch n hình c t ñ ch p: Free-form
Snip (ch p v i hình bao b t kỳ t
v ); Rectangular Snip (ch p v i
hình bao ch nh t), Window Snip
(ch p m t c a s ); Full-screen Snip
(ch p toàn b màn hình).
Sau ñó dùng các công c trên
toolbar ñ v hay nghi chú cho hình
ch p.
2.5.4. Wordpad
WordPad là chương
trình so n th o văn b n ñơn
gi n thu c nhóm
Accessories ñã ñư c nâng
c p r t nhi u phiên b n
Windows 7, v i giao di n
ribbon m i.
V i nhi u tính năng ñ nh
d ng ñư c b sung, như
highlight, bullets, line
breaks, và nhi u ch n l a

- 26 -
v màu s c, cho phép chèn hình nh và ch c năng Zoom giúp WordPad
tr nên m nh m , có th thay th Winword trong trư ng h p máy tính
không có s n b Office.
Cách s d ng Wordpad tương ñ ng v i cách s d ng MS Word, h c
viên có th tham kh o ph n th Home c a m c s d ng MS Word.
2.5.5. Paint
Paint là
chương trình ñ
h a cơ b n giúp
v và x lý các
hình nh bitmap.
V i giao di n
ribbon, Paint
nâng khá nhi u
v ch c năng c
v (brushes).
Paint h tr t t
cho màn hình ña
ñi m c m ng,
nên là m t ch n
l a tuy t v i khi
s d ng v i
Table PC.
V
ñư ng (line): Có
nhi u ch c năng
cho phép v line
trong Paint, chúng ta ph i ch n công c v và quy t ñ nh hình d ng c a
nét v . Môt s công c v là: Pencil tool,
Brushes, Line tool, Curve tool.
V hình hình h c (shape): Có th
v nhi u lo i shape: ñư ng cong, mũi tên,
tam giác, elip, ch nh t, tròn, vuông...
Chúng ta có th b sung text (nút l nh ch A) và format cho text,
có th ch n (select tool) m t ph n hình nh ñ copy, xóa. Có th xoay
nh, resize kích thư c nh, s d ng công c ñ t y ñi m nh.

- 27 -
Các ch c năng ñ h a c a Paint hi n th th Home, h c viên
nên l n lư t th t ng công c m t ñ th y s khác bi t gi a các công c
v c a Paint.
2.5.6. Connect to Projector
Vi c k t n i máy tính v i Projector ngày nay tr nên ph bi n
ñ n t t c
sinh viên.
Tùy theo
m i máy có
các phím t t
khác nhau
(ho c tùy theo driver màn hình) nên gây ra s lúng túng cho ngư i di n
thuy t, ñ t bi t khi ñ ng trư c s ñông ngư i. Windows 7 cung c p ch c
năng Connect to Projector thu c nhóm Accessories tr giúp nhanh
chóng cho vi c k t n i này. Chúng ta có các ch n l a:
Computer Only: ch hi n th máy tính- khi không mu n cho
ngư i xem th y chúng ta ñang chu n b gì trên máy.
Duplicate: hi n thi ñ ng th i trên máy tính và projector gi ng
nhau.
Extend: hi n th khác nhau gi a máy tính và projector, r t h u
d ng khi trình chi u PowerPoint, ngư i xem nhìn ph n trình chi u, còn
chúng ta nhìn th y ghi chú (note) ñ nh c bài trên máy tính.
Projector Only: ch hi n th trên projector, t t màn hình laptop ñ
ti t ki m pin cho nh ng lúc trình chi u dài.

- 28 -
2.5.7. Math Input
Panel
Vi c so n th o
công th c toán h c là
vi c r t c n thi t ñ i v i
h c sinh sinh viên và
nh ng ngư i làm công
tác k thu t, Chúng ta có
th so n th o v i
Equation (xem chi ti t
ph n WinWord), nhưng
Windows 7 cung c p
m t công c m i s
d ng r t ti n l i và
nhanh chóng là Math
Input Panel thu c nhóm Accessories.
Ngư i dùng ch c n dùng chu t hay bút v vi t công th c toán
vào vùng 3, công th c s ñư c d ch và hi n th vùng 1. Vùng 4 cung
c p các công c ñ hi u ch nh công th c. Sau khi so n th o công th c
k t thúc, ch n nút 5 ñ copy công th c vào clipboard, và dán vào MS
Word.
2.6. S D ng Ti ng Vi t Trong Windows
2.6.1. Ti ng Vi t trong Windows
Các ph n m m gõ ti ng Vi t thông d ng trong Windows như
Unikey, Vietkey... trong ñó ph n Unikey r t ñư c ưa chu ng vì mi n phí
và có nhi u ưu ñi m. Khi nh p ti ng Vi t, chúng ta c n bi t font ch và
ki u gõ.
M i font ch tương m t b ng mã, do ñó khi so n th o b ng lo i
font nào, ñ ñ c ñư c chính xác nh t, chúng ta ph i có lo i font tương
ng v i b ng mã ñó. M t b ng mã có nhi u font ch v i hình dáng khác
nhau. Font ch thông d ng nh t hi n nay là font Unicode (như Tahoma,
Arial, Times New Roman...) có s n trong MS Windows, tích h p t t c
các ký t c a các ngôn ng . ðây là font ch chu n c a nư c ta cũng như
nhi u nư c khác trên th gi i. Do ñó, khi s d ng ti ng Vi t trên máy
tính b n nên ch n b font Unicode. Ngoài ra còn có m t s b font dành

- 29 -
riêng cho ngư i Vi t ñư c s d ng trư c kia như: Font VNI (như font
VNI-Times), TCVN3...
Có r t nhi u ki u gõ ti ng Vi t trong Windows do bàn phím
chu n không có s n các ký t ti ng Vi t. ð gõ ñư c các ký t ti ng
Vi t như ô, ư, ê.. thì chúng ta ph i s d ng các t h p phím. M i ki u gõ
ti ng Vi t ñ u có nh ng ưu ñi m và như c ñi m nh t ñ nh, hai ki u gõ
thông d ng nh t là VNI và Telex. Giáo trình này ch ñ c p ñ n ki u
VNI do nh ng ưu ñi m c a nó trong th i ñi m hi n nay khi văn b n có
khá nhi u t ti ng Anh. H c viên có th tìm hi u các ki u gõ khác t
Internet.
Ký t s c huy n h i ngã n ng Mũ (â,ô) ơ,ư ă ñ
Phím 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Ví d : ñ nh p t K Thu t: nh p Ky4 Thua65t
2.6.2. S d ng UniKey
Thư ng thì
Unikey ñư c ñ t
StartUp folder ñ t
th c thi, và hi n th
khay h th ng (tray)
v i bi u tư ng V n u
cho phép gõ ti ng
Vi t, và bi u tư ng E
n u t t ch ñ gõ
ti ng Vi t. N u
Unikey chưa kh i
ñ ng, có th th c thi
Unikey t shortcut
trên màn hình ho c t
file Unikey.exe. ð
b t/t t ch ñ gõ
ti ng Vi t, ch c n click vào bi u tư ng E hay V này.
T màn hình Unikey, chúng ta ch n b ng mã là Unicode, và
ki u gõ phím là VNI.

- 30 -
Chương 3. MICROSOFT WORD
3.1. Gi i Thi u Microsoft Word
Microsoft Word, là ph n m m so n th o văn b n ñư c dùng ph
bi n hi n nay c a hãng ph n m m Microsoft. Word cho phép ngư i
dùng so n th o văn b n (text) v i các ñ nh d ng như phông ch , màu
s c, cùng v i hình nh ñ h a (graphics) và các d li u ña phương ti n
(multimedia) như âm thanh, video, … khi n cho vi c so n th o văn b n
ñư c thu n ti n hơn. Ngoài ra Word cũng có các công c như ki m tra
chính t , ng pháp c a nhi u ngôn ng khác. Các phiên b n trư c c a
Word lưu tên t p tin v i ñuôi là .doc, phiên b n 2007 và 2010 dùng ñuôi
là .docx. H u h t các phiên b n c a Word ñ u có th m ñư c các d ng
t p tin khác như văn b n thô (.txt), các trang web (.html), …
3.1.1. Các thành ph n cơ b n trên màn hình Word
Hình 3.1: Giao di n MS Word 2010
− Vùng so n th o văn b n: Nh p văn b n, ñ nh d ng, chèn hình nh,
…
− Thanh Tab: Ch a các l nh c a Word.

- 31 -
− Thanh công c (Toolbar): Ch a các l nh thư ng s d ng, dư i d ng
các công c .
− Ruler: G m thư c ngang và thư c d c, dùng ñ canh l văn b n và
ñ nh v các ñi m d ng (Tab) m t cách tr c quan.
− Status bar: Thanh tr ng thái, hi n th thông tin tr ng thái c a c a s
làm vi c như: v trí hi n hành c a d u nháy, trang hi n hành trên
t ng s trang, …
3.1.2. Các khái ni m cơ b n
− Character (ký t ): M t ký t ñư c nh p t bàn phím, tr các phím
ch c năng.
− Word (t ): M t nhóm ký t liên t c, gi a các t cách nhau m t
kho ng tr ng.
− Line (dòng): Các t n m trên cùng m t dòng.
− Paragraph (ño n): Là m t ño n văn b n ñư c k t thúc b ng phím
Enter.
− Page (trang): Kích thư c m t trang ñư c xác ñ nh trong Page setup.
− Section (phân ño n): Là nh ng ph n c a văn b n có nh ng ñ nh
d ng khác nhau.
3.1.3. Các thao tác cơ b n
Kh i ñ ng và thoát kh i Word
− Kh i ñ ng: Ch n m t trong các cách sau:
+ Start All Programs Microsoft Office Microsoft Word 2010.
+ Double Click vào Shortcut Microsoft Word trên
Desktop.
+ Start gõ Winword vào ô Search… r i nh n Enter.
− Thoát kh i Word:
+ Trong c a s làm vi c, ch n File Exit .
+ Click nút Close .
Nh p và hi u ch nh văn b n
− Các phím di chuy n d u nháy (cursor):
+ Sang trái m t ký t : 
+ Sang ph i m t ký t :
+ Lên dòng trên:
+ Xu ng dòng dư i:

- 32 -
+ Sang trái m t t : Ctrl +
+ Sang ph i m t t : Ctrl +
+ V cu i dòng: End
+ V ñ u dòng: Home
+ Lên trên m t trang: PageUp
+ Xu ng dư i m t trang: PageDown
+ V ñ u văn b n: Ctrl+Home
+ V cu i văn b n: Ctrl+End
+ Di chuy n ñ n m t trang b t kỳ: Ctrl+G
+ Shift+Enter: Ng t dòng
+ Ctrl+Enter: Ng t trang
− Các phím xóa:
+ Xóa m t ký t bên trái d u nháy: BackSpace
+ Xóa m t ký t bên ph i d u nháy: Delete
+ Xóa m t t trư c d u nháy: Ctrl+BackSpace
+ Xóa m t t sau d u nháy: Ctrl+Delete
+ Xóa m t kh i ch n: Ch n kh i và nh n phím Delete
− Thao tác ch n kh i
+ Shift + Các phím  : Ch n m t ký t .
+ Shift + Home: Ch n t ñi m chèn ñ n ñ u dòng.
+ Shift + End : Ch n t ñi m chèn ñ n cu i dòng.
+ Shift + PgDn: Ch n t ñi m chèn ñ n cu i trang.
+ Ctrl + Shift + End: Ch n t ñi m chèn ñ n cu i văn b n.
+ Ctrl + A: Ch n c văn b n.
+ Gi phím Alt + Drag chu t: Ch n m t kh i tùy ý.
− Nh p văn b n:
+ Nh p văn b n chính xác, ch n font ch rõ ràng d ñ c.
+ Nh p ñúng n i dung, không sai chính t , không th a kho ng
tr ng.
+ Nh p văn b n trư c, ñ nh d ng sau, không nên v a nh p v a
ñ nh d ng.
+ Không nên dùng phím kho ng tr ng ñ canh l cho văn b n.
Thao tác v i t p tin văn b n
− T o m t t p tin văn b n m i:

- 33 -
File New Blank Document (Ctrl+N), ho c Click nút New trên
thanh công c .
− M t p tin ñã có:
File Open (Ctrl+O), ho c Click nút Open trên thanh công c .
− Lưu t p tin văn b n:
File Save (Ctrl+S): Lưu, n u t p tin chưa ñ t tên thì xu t hi n h p
tho i ñ t tên cho nó.
File Save As (lưu theo version): Lưu l i t p tin v i tên m i.
Các ch ñ hi n th tài li u khi so n th o
− Print Layout: ch ñ như khi in (WYSIWYG).
− Full Screen Reading: ch ñ xem toàn màn hình.
− Web Layout: ch ñ trang web.
− Outline: ch ñ ñ cương nhi u c p.
− Draft: ch ñ thô giúp d dàng ch nh s a tài li u.
Hình 3.2: Các ch d hi n th tài li u so n th o
In tài li u: File Print
− H p tho i ñ khai báo các thông s in n như: ch n máy in, kh gi y,
s b n in, in t trang ñ n trang, …

- 34 -
Hình 3.3: H p tho i thi t l p trang in
3.2. ð nh D ng Văn B n
Các Tab (Home, Insert, …) khi ñư c ch n thì các nhóm l nh
tương ng c a nó hi n th theo t ng nhóm d ng Ribbon (dãi băng) giúp
cho vi c ñ nh d ng văn b n tr nên thu n ti n và nhanh chóng hơn.
Ngoài ra ngư i dùng cũng có th t o thêm các Tab m i ñ ch a các ch c
năng thư ng dùng cho riêng mình.
Hình 3.4: Menu ki u Ribbon c a MS Word 2010

- 35 -
3.2.1. T o Tab ch a các công c riêng
Do ñ c thù riêng c a công vi c, có nh ng tính năng dùng l i
nhi u l n mà l i n m nh ng v trí khác nhau gây b t l i trong quá trình
ñ nh d ng. Word 2010 cho phép ngư i dùng t o ra nh ng Tab ch a các
công c ñ nh d ng cho riêng mình.
Th c hi n: R_Click lên vùng tr ng c a Ribbon Customize the
Ribbon ho c File Options Customize Ribbon, xu t hi n h p tho i
Word Options:
Hình 3.5: H p tho i Word Options
− Customize the Ribbon: Li t kê theo lo i Tab có trên Ribbon.
− New Tab: Thêm Tab m i.
− Rename: ð i tên Tab.
− New Group: Thêm nhóm công c m i.
− Thêm công c ñ nh d ng: Ch n Group c n thêm Ch n công c
c a s bên trái Ch n Add.
− Xóa công c trong Group: Ch n Group hay công c c n xóa Ch n
Remove.

- 36 -
− Xóa main Tab/Group: Ch n main Tab/Group/Th c hi n R_Click
ch n Remove.
Ví d : Thêm m t Main Tab có tên là Online v i Group Internet g m m t
s ch c năng liên quan ñ n Internet.
Th c hi n:
− R_Click lên Ribbon Customize the Ribbon xu t hi n h p tho i
Word Options.
− M c Customize the Ribbon ch n Main Tabs. Ch n New Tab ñ t o
Main Tab sau ñó ñ i tên b ng cách ch n Rename.
− T o Tool Tab b ng cách ch n New Group sau ñó ñ i tên b ng cách
ch n Rename.
− Ch n Tool Tab c n thêm công c , c a s bên trái ch n công c c n
thêm và Click Add.
3.2.2. ð nh d ng ký t
Nguyên t c chung: Có 2 cách là ñ nh d ng trư c, nh p văn b n
sau ho c nh p văn b n trư c ñ nh d ng sau. ð i v i cách 2, kh i văn b n
ph i ñươc ch n r i th c hi n các l nh ñ nh d ng.
Th c hi n: Home (Group) Font: ch n các ch c năng ñ nh d ng
tương ng:
Hình 3.6: Group Font
− Bold : ð nh d ng in ñ m.
− Italic : ð nh d ng in nghiêng.
− Underline : ð nh d ng g ch chân.
− Strikethrough : T o ñư ng g ch ngang qua ch .
− Subscript : ð nh d ng ch s dư i dòng như H2O
− Superscript : ð nh d ng ch s trên dòng như X3

- 37 -
− Text Highlight Color : Tô màu n n cho ch
− Clear formating : Xóa m i ñ nh d ng.
− Text Effect : T o hi u ng cho ch .
− Grow Font : Tăng ñ l n cho ch .
− Shrink Font : Gi m ñ l n cho ch .
− Change case : Chuy n ñ i ki u ch HOA thư ng.
− Text Highlight Color : Tô màu ñánh d u cho ch .
− Font Color : Màu ch .
Các ch c năng khác ñ
ñ nh d ng ký t n m trong h p
tho i Font. Ctrl+D ñ m h p tho i
này ho c click ch n góc ph i dư i c a hình bên dư i.
Hình 3.7: M r ng h p tho i Font
Hình 3.8: H p tho i Font

- 38 -
− Th font:
+ Font: Ch n font ch
+ Font Style: Ch n ki u ch ñ m, nghiêng, …
+ Size: Ch n c ch (ñơn v dùng là point, 1 inch = 72 point)
+ Font color: Ch n màu ch
+ Underline Style: Ch n ki u g ch dư i
− Th Advanced:
+ Scale: Ch n t l co giãn cho văn b n
+ Spacing: Nén ho c giãn văn b n
+ Position: Thay ñ i v trí c a văn b n lên trên ho c xu ng dư i so
v i dòng chu n
Chuy n ñ i ki u ch HOA thư ng (change case)
Chuy n ñ i t ch hoa sang ch thư ng và ngư c l i, ch hoa
ñ u câu ho c ch hoa ñ u m i t .
Th c hi n: Ch n Home (Group Font)
Change Case
− Sentense case: ký t ñ u câu là ch hoa.
− lowercase: t t c chuy n thành ch thư ng.
− UPPERCASE: t t c chuy n thành ch in hoa.
− Capitalize Each Word: Ký t ñ u c a m i t là
ch in hoa.
− tOGGLE cASE: Chuy n ch hoa thành ch thư ng và ngư c l i.
T o và hi u ch nh hi u ng cho ch
− Ch n ph n văn b n c n ñ nh d ng.
− Home (Group Font) Text Effects và
ch n hi u ng mong mu n.
− Hi u ch nh hi u ng:
+ Outline: Màu c a ñư ng vi n.
+ Shadow: Ch n hi u ng bóng.
Ch n ti p Shadow Options
ñ hi u
ch nh các thu c tính c a bóng.

- 39 -
+ Reflection: Hi u ng ph n chi u.
+ Glow: Hi u ng t o vi n xung quanh ký t .
3.2.3. ð nh d ng ño n văn b n (Paragraph)
ðo n văn b n là ph n văn b n ñư c k t thúc b ng phím Enter, ñ
hi n th d u Enter, ta Click nút Show/Hide .
ð ñ nh d ng ño n văn b n, ta ñ t d u nháy trong ño n ñó, ch n
Home (Group Paragraph), ch n các ch c năng ñ nh d ng tương ng:
Hình 3.9: Group Paragraph
− Bullets : T o danh sách
− Numbering : T o danh sách ñánh s th t
− Multilevel List : T o danh sách nhi u c p
− Decrease Indent : ðưa ño n văn qua trái
− Increase Indent : ðưa ño n văn qua ph i
− Sort : S p x p
− Show/Hide : n, hi n các mã ñ nh d ng n
− Align Text Left : Canh trái
− Center : Canh gi a
− Align Text Right : Canh ph i
− Justify : Canh ñ u hai bên
− Line and Paragraph Spacing : Kho ng cách gi a các dòng
− Shading : Tô n n
− Border and Shadding : T o màu n n và ñư ng vi n

- 40 -
Các ch c năng ñ nh d ng ño n văn khác có trong h p tho i Para-
graph. ð m h p tho i này.
Hình 3.11: H p tho i Paragraph
Th Indents and Spacing: Canh l cho ño n văn:
− Alignment: Canh l ño n văn (Left/Right/Center/Justified)
− Indentation: Th t l cho ño n văn:

- 41 -
+ Left/Right: Kho ng cách th t vào so v i l trái/ph i c a trang.
+ Special: Ki u th t l :
+ First line: Dòng ñ u c a ño n văn th t vào/ra so v i các dòng
còn l i.
+ Hanging: các dòng c a ño n văn (tr dòng ñ u) th t vào/ra so
v i dòng ñ u tiên.
− Spacing: Ch nh kho ng cách gi a các dòng và các ño n:
+ Before/After: Ch nh kho ng cách t ño n hi n hành (ño n ch a
d u nháy) ñ n ño n trư c nó ho c sau nó.
+ Line spacing: Ch nh kho ng cách gi a các dòng.
Borders and Shading
Ch c năng này cho phép ñ nh d ng ñư ng vi n khung và màu
n n cho ño n văn b n. Ch n Home/Group Paragraph /Borders and Shad-
ing và ch n các ki u ñư ng vi n có s n.
Các ch c năng khác thông qua h p tho i Borders and Shading.
ð m h p tho i này ch n Borders and Shading…

- 42 -
H p tho i 3.12: H p tho i Borders and Shading
− Th Borders: ðóng khung ño n văn b n.
+ Setting: Ch n ki u khung.
+ Style: Xác ñ nh hình th c ñư ng vi n khung: Style, Color,
Width.
+ Apply to: Xác ñ nh ph m vi ñóng khung:
- Text: ðóng khung kh i văn b n ñư c ch n.
- Paragraph: ðóng khung c ño n văn b n hi n hành.
− Th Page Border: ðóng khung trang văn b n.
+ Các ñ nh d ng gi ng như Borders
+ Art: Ch n các ki u ñư ng vi n ngh thu t.
+ Apply to: Ph m vi ñóng khung.
- Whole document: ðóng khung t t c các trang c a tài li u.
- This section: ðóng khung các trang trong section hi n hành.
- This section – first page only: Ch ñóng khung trang ñ u c a
section hi n hành

- 43 -
- This section- all except first page: ðóng khung t t c các
trang tr trang ñ u.
+ Options: Thay ñ i kho ng cách t khung ñ n văn b n.
- Edge of page: Kho ng cách ñư c tính t l trang gi y ñ n
khung.
- Text: Kho ng cách ñư c tính t văn b n ñ n khung.
− Th Shading: Dùng ñ tô màu n n ño n văn b n.
Bullets and Numbering
Ch c năng Bullets and Numbering dùng ñ chèn t ñ ng các ký
t ñ c bi t (Bullets) ho c s (Numbers) ñ u m i ño n.
− Bullets: Trình bày văn b n theo ki u li t kê, ñ u m i ño n ñư c chèn
m t ký t ñ c bi t.

- 44 -
− Define New Bullet: Ch n ki u ký t , ho c hi u ch nh l i các thông
s c a Bullets.
Hình 3.13: H p tho i Define New Bullet
+ Bullet character: Symbol, Picture, Font: Ch n ký hi u làm bullet.
+ Alignment: Canh l cho Bullet.
+ Preview: Xem nhanh ñ nh d ng.
− Numbering: ðánh s th t danh sách, ch n ki u Numbering c n
ñ nh d ng.

- 45 -
Define New Number Format: Ch n ki u s th t , ho c hi u
ch nh l i các thông s c a Numbering:

- 46 -
H p tho i 3.14: H p tho i Define New Number Format
+ Number Style: Ch n ki u s
+ Number format : S b t ñ u trong danh sách
+ Alignment: Canh l cho s th t
+ Preview: Xem nhanh ñ nh d ng
− Multilevel List: ð nh d ng văn b n d ng danh sách nhi u c p. Ch n
Define New Multilevel List ñ thi t l p thông s cho t ng c p.

- 47 -
Hình 3.15: H p tho i Define new Multilevel list
+ Click level to modify: Ch n c p, t i ña là 9 c p.
+ Number format: ð nh d ng ki u s th t .
+ Number style for this level: Ch n ki u s th t : 1, 2, 3 ho c I,
II, III,…
+ Start at : S b t ñ u.
+ Position: Ch n v trí ñ t s và văn b n.
S d ng Tab
Tab là các ñi m d ng ñư c dùng ñ di chuy n con nháy nhanh
sang ph i khi nh n phím Tab thay vì dùng kho ng tr ng thư ng ch m và
không như mong mu n. Có 2 lo i tab là tab m c ñ nh (có kho ng cách
ñ u ñ n 0.5 inch) và tab do ngư i dùng ñ nh nghĩa. Tab thư ng dung khi
nhi u ño n văn (ch có 1 dòng) có các n i dung c n dóng (trái, gi a,
ph i, …) v i nhau. ð t o Tab do ngư i dùng ñ nh nghĩa
− Ch n kh i văn b n c n ñ nh d ng.

- 48 -
− ð t Tab tr c ti p trên thư c b ng cách Click chu t trong ô Select
Tab ñ ch n ki u Tab, sau ñó Click chu t lên thư c t i các v trí
thích h p. Các ki u Tab:
+ Left Tab: Canh trái.
+ Center Tab: Canh gi a.
+ Right Tab: Canh ph i.
+ Decimal Tab: Canh theo d u th p phân.
+ Bar Tab: Tab v ch ñ ng.
− Hi u ch nh Tab: Double Click lên Tab ñ h p tho i Tab.
Hình 3.16: H p tho i Tabs
+ Tab stop position: Nh p v trí c a Tab.
+ Alignment: Canh l cho Tab.
+ Set: Thi t l p giá tr cho Tab.
+ Clear: Xóa Tab
+ Clear all: Xóa t t c Tab ñã ñ t.
+ Leader: Ch n ký t ñi n vào ch tr ng trư c Tab.

- 49 -
H p tho i Tab có th m ñ ñ nh nghĩa Tab b ng cách ch n
Home Paragraph Tabs:
Hình 3.17: H p tho i Paragraph
Khai báo s lư ng tab, lo i, v trí, …

- 50 -
Hình 3.18: Thi t l p t a ñ Tab
Format Painter : Cho phép copy nhanh ñ nh d ng.
− Ch n m u văn b n c n sao chép ñ nh d ng r i click ch n Format
Painter.
− Quét lên ph n văn b n c n ñư c ñ nh d ng gi ng như m u.
3.3. Chèn Các ð i Tư ng Vào Văn B n
3.3.1. Chèn hình nh vào văn b n
Hình nh (Picture) là các d ng th c t p tin ñ h a thư ng có
ph n ñuôi là .jpg, .gif, … có th ñư c chèn vào cùng v i văn b n. Word
cho phép ngư i dùng ñưa vào hình nh là nh ng t p tin có s n ho c t
thư vi n hình nh ñi theo b Office.
Chèn hình nh có s n
Insert (Group Illustrations) Picture: duy t ñ n hình c n chèn
và click Insert.

- 51 -
Chèn Clip Art
Insert (Group Illustrations) Clipt Art: xu t hi n h p tho i
Clipt Art. ð tr ng Text box Search for ch n Go, các Clip Art ñư c li t
kê bên dư i. Click chu t lên m t Clip Art ñ ñưa nó vào tài li u.
Chèn Shapes
Insert (Group Illustra-
tions) Shapes: ch n hình c n chèn
r i rê chu t (Drag) v vào vùng
mu n chèn.
Chèn SmartArt
Insert (Group Illustrations) SmartArt: ch n hình c n chèn,
Click OK r i hi u ch nh như mong mu n.
Hình 3.19: H p tho i Choose a SmartArt Graphic
Chèn bi u ñ
Insert (Group Illustrations) Chart ch n ki u bi u ñ c n chèn.

- 52 -
Hình 3.20: H p tho i Insert Chart
Giá tr ñ v bi u ñ ñư c l y t màn hình Excel kèm theo.
Hình 3.21: H p tho i bi u ñ và giá tr lưu trong b ng tính Excel
Ch p màn hình v i Screenshot
Insert (Group Illustrations) Screenshot.

- 53 -
− Available Windows hi n th các chương trình ñang ch y. Ngư i
dùng ch c n Click ch n thì hình ch p màn hình ñó s xu t hi n
trong tài li u.
− Screen Slipping: cho phép ngư i dùng tr c ti p ch n vùng mu n
ch p.
Hình 3.22: Ch p hình b ng Screen Slipping
3.3.2. Hi u ch nh Picture
Phiên b n Office 2010 h tr tính năng hi u ch nh hình nh như
m t chương trình x lý nh chuyên nghi p. Ngư i dùng ch c n Click
chu t lên hình nh mu n hi u ch nh và ch n Tab Format, h th ng công
c ña d ng s xu t hi n trên Ribbon.
Hình 3.23: Tab ch a công c hi u ch nh hình nh

- 54 -
(Group) Picture Style
Hình 3.24: M r ng Picture Style
M r ng và ch n hi u ng mong mu n
− Các ch c năng khác:
+ Picture Border: T o màu vi n khung nh.
+ Picture Effects: T o hi u ng tr c quan. cho
nh như bóng, ánh sáng, ph n chi u hay là
hi u ng 3D.
+ Picture Layout: Chuy n ñ i hình nh hi n t i sang d ng
SmartArt.
(Group) Adjust
Hình 3.25: Group Adjust
− Remove Background: Lo i b hình n n.
− Corrections: Hi u ch nh ánh sáng cũng như ñ tương ph n.
− Color: Thay ñ i màu c a hình nh.
− Artistic Effects: T o hi u ng ngh thu t phác h a cho hình nh.

- 55 -
− Compress Picture: Làm gi m ñ l n hình nh (nén hình nh).
− Change Picture: Thay ñ i hình hi n t i b ng m t hình khác.
− Reset Picture: ðưa hình nh v tr ng thái như khi m i chèn vào.
(Group) Arrange
Hình 3.26: Group Arrange
− Wrap Text:
+ In Line with Text: Hình và ch cùng n m trên m t hàng.
+ Square: Ch bao quanh hình theo hình vuông.
+ Tight: Ch bao quanh hình theo ñư ng vi n c a hình.
+ Through: Ch bao quanh xuyên
su t hình.
+ Top and Bottom: Ch canh theo l
trên và l dư i c a hình.
+ Behind Text: Hình n m dư i ch
t o hình n n.
+ In Front of Text: Hình n m trên b
m t ch .
+ Edit Wrap Points: Thi t l p gi i
h n ch ñè lên hình.
+ More Layout Options: M màn
hình Layout.
+ Position: Thi t l p v trí c a ñ i
tư ng trên trang.
+ Rotate: Thi t l p góc xoay cho các
ñ i tư ng.
+ Align: Canh l cho ñ i tư ng hay các ñ i tư ng v i nhau.
+ Group (Ungroup): G p nhóm (b g p nhóm)
cho các ñ i tư ng.
+ Bring Forward: Thi t l p ñ i tư ng n m trên
ñ i tư ng khác.

- 56 -
+ Send Backward: Thi t l p ñ i tư ng n m dư i ñ i tư ng khác.
+ Selection Pane: Hi n th các ñ i tư ng d ng danh sách giúp d
dàng ch n l a và th c thi các hi u ch nh trên ñ i tư ng.
Lưu ý: Canh l cho các ñ i tư ng v i nhau hay g p nhóm ch
th c hi n ñư c khi ta ch n nhi u ñ i tư ng cùng lúc b ng cách ñè và gi
phím Shift k t h p Click chu t ch n các ñ i tư ng.
(Group) Size
Cho phép thi t l p chi u r ng hay chi u cao c a ñ i tư ng.
Hình 3.27: Group Size
Lưu ý: M r ng Size, Wrap Text, Position cũng cho các ch c năng
tương t như trên.
− Ch c năng c t xén hình nh:
+ Crop: C t b nh ng ph n không c n thi t c a hình nh.
+ Crop to Shape: C t theo hình ñư c g i ý t Auto Shape.
+ Aspect Ratio: C t theo t l .

- 57 -
+ Fill: C t b nh ng vùng không ñư c ch n.
+ Fit: C t b nh ng vùng ñư c ch n.
3.3.3. Chèn các lo i Text vào tài li u
Chèn WordArt
WordArt là công c t o ch ngh thu t. WordArt ñư c x lý như
m t hình nh chèn vào văn b n.
Ch n Insert (Group Text) WordArt.
Ch n ki u WordArt và nh p n i dung
Hình 3.28: T o ch ngh thu t b ng WordArt
Hi u ch nh WordArt
Ch n ñ i tư ng, ch n Tab Format.
Hình 3.29: Tab ch a công c ñ nh d ng WordArt

- 58 -
(Group) Shape Styles:
Ch n ñ i tư ng WordArt th c hi n m r ng Shape Styles, ch n
hi u ng tương ng.
Hình 3.30: M r ng Shape Styles
Các ch c năng khác:
+ Shape Fill: T o màu n n cho WordArt.
+ Shape Outline: T o màu vi n cho WordArt.
+ Shape Effects: T o hi u ng cho WordArt như
là bóng, ph n chi u, 3D…
(Group) WordArt Style:

- 59 -
Hình 3.31: Group WordArt Style
+ Text Fill : Màu n n ch WordArt.
+ Text Outline : Màu ñư ng vi n ch WordArt.
+ Text Effect : Hi u ng ch WordArt.
+ More : M r ng WordArt Styles.
− Hi u ng cho WordArt:
Ngoài các hi u
ng như bóng, ph n
chi u, 3D… ngư i dùng
có th thay ñ i hình d ng
c a WordArt b ng ch c
năng Transform.
Chèn Text Box:
Text Box là các ô cho
phép ngư i dùng nh p d li u
vào và có th ñư c ñ t b t c ñâu
trong tài li u.
Insert (Group
Text) Text Box.
Ngư i dùng có th ch n
Text Box m u mà Word 2010
cung c p hay t thi t k Text Box
riêng cho mình b ng cách ch n
Draw Text Box.
AutoText
AutoText là ch c năng chèn văn b n t ñ ng. Trong so n th o
văn b n, có nh ng c m t mà ta ph i nh p ñi nh p l i nhi u l n, ñ ti t

- 60 -
ki m th i gian và thao tác ta có th s d ng ch c năng AutoText. Cách
th c hi n:
− T o AutoText:
+ ðánh d u ch n kh i văn b n mu n t o AutoText.
+ Insert (Group Text) Quick Part, ch n AutoText, ch n Save
Selection to AutoText Gallery.
+ Trong khung Create new Building Block: nh p t ñ i di n vào
Textbox Name.
+ Click nút OK.
− S d ng AutoText:
+ T i v trí c n chèn AutoText, nh p t ñ i di n, nh n phím F3.
3.3.4. Object
Công c cho phép chèn các ñ i tư ng t các ph n m m khác vào
văn b n, b ng cách ch n Insert (Group Text) Object, ch n lo i object
c n chèn.
Chèn công th c toán h c: Insert (Group Text) Object Mi-
crosoft Equation 3.0, xu t hi n thanh công c Equation, ch n công c ,
nh p công th c, khi k t thúc ta click chu t ra ngoài thanh công c t
ñ ng ñóng l i.
Hình 3.32: Thanh công c Equation
Chèn các m u ngày và th i gian:
− ð t d u nháy t i v trí mà b n mu n chèn.
− Ch n Tab Insert (Group Text) Date & Time.
− Trong h p Date & Time click ch n m u c n ñưa vào, click OK.

- 61 -
Hình 3.33: H p tho i Date and Time
Equation: So n th o công th c toán h c theo m u.
Insert (Group Symbols) Equation: ch n công th c m u và
hi u ch nh.
3.3.5. Drop Cap
Ch c năng Drop Cap dùng ñ t o m t ký t HOA có kích thư c
l n ñ u c a m i ño n văn b n. Cách th c hi n:
− ð t d u nháy trong ño n văn b n mu n t o ch Drop Cap.
− Tab Insert (Group Text) Drop Cap.
− Trong c a s Drop Cap, ch n ki u ch Drop Cap.
+ None: B Drop Cap.
+ Dropped: Ch Drop Cap n m trong văn b n.
+ In margin: Ch Drop Cap n m l trái văn b n.
− Font: Ch n ki u ch cho Drop Cap.
− Lines to drop: S dòng văn b n ng v i chi u cao c a ch Drop Cap.

- 62 -
Hình 3.34: H p tho i Drop Cap
− Position: V trí gi a ñ i tư ng ñư c Drop Cap và các hàng trong
ño n văn.
− Font: Thi t l p ki u ch cho Drop Cap.
− Lines to drop: ð l n cho Drop Cap (ñơn v ñư c tính b ng dòng).
− Distance from text: Kho ng cách t ch Drop Cap ñ n văn b n.

- 63 -
3.3.6. Chèn bi u tư ng và ký hi u ñ c bi t (Symbols)
Insert (Group Symbols) Symbol ch n các bi u tư ng có s n
ho c ch n More Symbols
Hình 3.35: H p tho i Symbol
Ch n ký hi u và click Insert ñ ñưa vào tài li u.
3.3.7. T o Bookmark và Hyperlink
Bookmark dùng ñánh d u m t v trí trong tài li u v i m t tên,
ch c năng này thư ng dùng trong các tài li u có n i dung dài.
Hyperlink dùng ñ t o liên k t ñ n m t trang Web, m t hình nh,
m t bookmark hay m t chương trình.
T o Bookmark
− ð t d u nháy t i v trí mu n ñánh d u .
− Ch n Insert (Group Links) Bookmark.

- 64 -
Hình 3.36: H p tho i Bookmark
− Bookmark name: Nh p tên Bookmark.
− Click Add. Trong tài li u có th có nhi u v trí c n t o Bookmark,
m i Bookmark có m t tên riêng.
T o Hyperlink
ðánh d u kh i n i dung văn b n làm nhãn liên k t:
− Ch n Tab Insert (Group Links) Hyperlink
− Xu t hi n c a s Hyperlink:
+ Link to: Trang web, bookmark, …
Hình 3.37: H p tho i Insert Hyperlink

- 65 -
3.3.8. Cross-reference (T o tham chi u chéo)
Dùng ñ tham chi u ñ n m t ñ i tư ng như tiêu
ñ (heading), hình minh h a, b ng bi u, … trong tài
li u. M c ñ nh nó ñư c chèn như m t hyperlink.
Cách t o:
− Trong tài li u hi n hành, nh p nhãn tham chi u.
− Ch n Insert (Group Links) Cross-reference.
Hình 3.38: H p tho i Cross-reference
+ Trong Combobox Reference type, click ch n lo i ñ i tư ng
mu n tham chi u ñ n — Ví d : a heading.
+ Trong h p Insert reference to, click ch n thông tin mu n chèn
vào tài li u — Ví d : the heading text.
+ Trong h p For which, click ch ñ nh ñ i tư ng mu n tham chi u
ñ n.
+ Insert as hyperlink : Cho phép ngư i s d ng di chuy n ñ n ph n
t tham chi u.
+ Click Insert.
3.3.9. T o Header & Footer
Insert (Group Header & Footer) Header ho c Footer, ngư i
dùng có th ch n các m u Header/Footer có s n ho c Edit Head-
er/Footer ñ nh p n i dung. Ch n Remove Header/Footer ñ b Head-
er/Footer

- 66 -
Hi u ch nh Header & Footer:
Hình 3.39: Tab ch a công c t o Header and Footer
− Page Number: Thêm vào s trang t ñ ng.
− Date & Time: Thêm vào ngày tháng hi n hành l y t h th ng.
− Quick Parts: Th c hi n ch c năng
AutoText.
− Picture: Chèn hình nh t file có s n.
− Go to Header/Go to Footer: Di
chuy n t i Footer ho c Header.
− Previous, Next: ði u hư ng ñ n
trang trư c ho c sau.
− Different First Page: T o trang ñ u
khác bi t so v i các trang còn l i.
− Different Odd & Even Pages: T o
trang ch n khác bi t so v i trang l
− Show Document Text: T t b t hi n
th tài li u trong trang.
3.3.10. Thao tác trên trang:
− T o trang bìa theo m u (Cover
Page):
Insert (Group Pages) Cover Page
ch n m t m u có s n.
− Remove Current Cover Page: Xóa trang bìa.
− Blank Page: Chèn trang tr ng, Page Break: Qua trang m i.

- 67 -
3.4. B ng – Chia C t Và Trình Bày Trang
B ng (table) là ki u trình bày văn b n có c u trúc g m các c t
(column) và các dòng (row), giao gi a các dòng và các c t là các ô
(cell).
3.4.1. Cách t o b ng
Insert (Group Table) Table.
Rê chu t ch n s dòng và c t c n t o. Tuy nhiên cách này ch t o
ñư c b ng có s dòng và c t gi i h n.
− Insert Table: Cho phép t o b ng v i s dòng và c t ñư c ngư i dùng
nh p vào, sau ñó Click OK ñ t o b ng.

- 68 -
− Excel Spreadsheet: Nhúng b ng tính (Excel) vào trong Word.
− Quick Tables: T o b ng nhanh theo m u.
3.4.2. Hi u ch nh b ng (Table)
Click chu t lên b ng ñ xu t hi n Tab Table Tools ch n Layout
Hình 3.40: Tab ch a công c t o b ng
Ch n các thành ph n trong b ng
− Ch n Ô: Click chu t lên hàng, ch n Tab Layout Group Table
Select ch n Select Cell.
− Ch n c t: Click chu t lên c t, ch n Tab
Layout Group Table Select ch n Select
Column.
− Ch n hàng: Click chu t lên hàng, ch n Tab
Layout Group Table Select ch n Select Row.
− Ch n c b ng: Click chu t lên b ng, ch n Tab Layout Group Ta-
ble Select ch n Select Table.

- 69 -
Thao tác trên hàng và c t
Click chu t lên b ng, ch n
Layout Group Row & Column
g m các ch c năng sau:
− Insert Above: Thêm m t hàng
phía trên.
− Insert Below: Thêm m t hàng
phía dư i .
− Insert Left: Thêm c t bên trái.
− Insert Right: Thêm c t bên ph i.
− Delete:
+ Delete Cells: Xóa ô.
+ Delete Columns: Xóa c t.
+ Delete Rows: Xóa hàng.
+ Delete Table: Xóa b ng.
Tr n ho c tách các ô
Ch n các ô c n tr n, ch n Tab Layout Group Merge có các
ch c năng sau:
− Merge Cell: Tr n các ô ñang ch n thành m t
ô duy nh t.
− Split Cells: Tách thành nhi u ô.
− Split Table: Tách thành hai b ng khác nhau.
Thay ñ i ñ l n c a các ô
Click chu t lên b ng, Ch n Tab Layout Group Cell Size g m
các ch c năng sau:
− AutoFit:

- 70 -
+ AutoFit Contents: Kích thư c b ng co giãn theo lư ng d li u
trong b ng.
+ AutoFit Window: Kích thư c b ng m r ng b ng chi u r ng
vùng so n th o.
+ Fixed Column Width: C ñ nh chi u r ng c t.
− Height: Hi u ch nh chi u cao c a hàng.
− Width: Hi u ch nh chi u r ng c a c t.
− Distribute Rows: Hi u ch nh cho các hàng có kích thư c b ng nhau.
− Distribute Columns: Hi u ch nh cho các c t có kích thư c b ng
nhau.
Canh l cho d li u trong ô
Ch n các ô c n canh l d li u, Tab Layout Group Alignment
có các ch c năng sau:
Hình 3.41: Group Alignment
− Text Direction: Thay ñ i hư ng c a d li u trong ô.
− Cell Margins: Thi t l p kho ng cách gi a d li u và l ô.
Thao tác v i d li u trong b ng
Click chu t lên b ng, Tab Layout Group Data g m các ch c
năng:
Hình 3.42: Group Data
− Sort: S p x p d li u trong b ng.

- 71 -
− Repeat Header Rows: Hàng ñang ñư c ch n s ñư c l p l i khi ñ
l n c a b ng vư t quá m t trang.
− Convert to Text: Lo i b b ng và chuy n d li u bên trong v d ng
chu i.
− Formula: Th c hi n tính toán v i các trư ng d li u trong b ng
Ví d : C n tính t ng ti n các linh ki n ñư c li t kê trong b ng
sau:
Th c hi n: Click chu t lên ô c n tính toán ch n Tab Lay-
out Group Data Formula.
Hình 3.43: H p tho i Formula
3.4.3. Thi t k b ng
Th c hi n: Click chu t lên b ng ch n Tab Design.

- 72 -
Hình 3.44: Tab ch a công c trang trí b ng
Group Table Styles
Cho phép t o ra các b ng d li u ñ p m t theo m u ñư c t o s n.
Th c hi n: Click chu t lên b ng và ch n Style. Có th m r ng
Style ñ có nhi u Style hơn.
Hình 4.45: Group Table Styles
− Shading: Tô màu n n.
− Borders: T o ñư ng vi n.
(Group) Draw Borders
− Draw Table: t o b ng t do.
− Pen Color: Ch n màu cho ñư ng
vi n.
− Eraser: Xóa các ñư ng trong b ng.
(Group) Table Style Options
− Header Row: Nh n m nh hàng ñ u tiên (tiêu ñ ).
− Total Row: Nh n m nh hàng
cu i.
− Banded Rows: T o s phân bi t
gi a các hàng (tô màu cách
hàng).
− First Column: Nh n m nh c t ñ u.
− Last Column: Nh n m nh c t cu i.
− Banded Column: T o s phân bi t gi a các c t (tô màu cách c t).

- 73 -
3.4.4. Chia c t (columns)
Ch c năng Columns cho phép ñ nh d ng văn b n d ng c t báo.
Ch n kh i văn b n mu n chia c t, ch n Page Layout (Group
Page Setup) Columns. Ngư i dùng ch n s lư ng c t c n chia ho c
ch n More Columns ñ m h p tho i Columns.
Hình 3.46: H p tho i Columns
− Presets: ch n m t trong các m u có s n ho c nh p s c t vào ô
Number of columns.
− Line between: K /Không k ñư ng phân cách gi a các c t.
− Width and spacing: ð r ng c a c t và kho ng cách gi a các c t.
− Apply to: Ph m vi chia c t.
Lưu ý: Khi chia c t ngư i dùng thư ng m c các l i như chia hai
c t d li u năm bên m t c t, không th thoát ra kh i hai c t… Các l i
này x y ra khâu quét ch n d li u (thư ng là không ng t ño n). ð

- 74 -
chia c t luôn thành công ngư i dùng nên b t nút Show/Hide ñ khi quét
ch n d li u không quét ph i d u Enter cu i cùng .
3.4.5. Trình bày trang
Tô màu n n cho trang (Page Color):
Th c hi n: Page Layout Group Page Background Page Color.
T o Watermark
Ch c năng Watermark cho phép ngư i d ng t o l p ch m dư i
văn b n. Watermark thư ng dùng ñ báo hi u lo i tài li u c n ñư c quan
tâm ñ c bi t như Confidential (m t) ho c Urgent (kh n).
Page Layout (Group Page Background) Watermark.
− Custom Watermark: T o Watermark theo ý ngư i dùng.

- 75 -
Hình 3.48: H p tho i Printed Watermark
+ No Watermark: B Watermark.
+ Picture Watermark: T o Watermark là hình nh ñư c ch n.
+ Text Watermark: T o Watermark là ch ñư c nh p vào Textbox
Text
+ Remove Watermark: Xóa Watermark.
Footnote và Endnote
Chèn chú thích cho tài li u, t i v trí chú thích s ñư c ñánh d u
và n i dung chú thích xu t hi n cu i trang (Footnote) ho c cu i tài li u
(Endnote).
− ð t d u nháy t i v trí mu n t o chú thích.
− Tab References (Group Footnotes) Insert Footnote ñ t o chú
thích cu i trang ho c Insert Endnote ñ t o chú thích cu i tài li u
+ Next Footnote: Di chuy n ñ n footnote k ti p trong tài li u
+ Show Notes: Di chuy n nhanh ñ n nơi ñ t Footnote ho c
Endnote

- 76 -
3.5. Style
3.5.1. Khái ni m
Trong quá trình so n th o văn b n, có nh ng n i dung có ñ nh
d ng gi ng nhau, n u ñ nh d ng l n lư t cho t ng n i dung riêng s m t
nhi u th i gian và không nh t quán. M t trong nh ng cách ñơn gi n ñ
th c hi n ñi u này là dùng Style.
Style là m t t p h p các ñ nh d ng ñư c t o trư c và có m t tên.
Style r t c n thi t khi so n th o giáo trình ho c tài li u có nhi u m c,
nhi u lo i văn b n khác nhau.
Style có th áp d ng cho cho ño n văn (Paragraph), cho ký t
(Character) ho c c hai (Linked). Word có s n các Style m c ñ nh, ngư i
dùng có th ñ nh nghĩa thêm Style. Các Style ñư c ch a trong trong
Group Styles trên thanh Ribbon c a tab Home.
3.5.2. Các thao tác trên Style
Cách t o Style
− ð nh d ng cho kh i văn b n.
− Ch n kh i văn b n v a ñ nh d ng.
− M r ng Style, ch n Save Selection as a New Quick Style.
− Nh p tên Style trong textbox Name:

- 77 -
Hình 3.49: H p tho i ñ t tên Style
− Ch n Modify… t h p tho i trên ñ hi u ch nh Style:
Hình 3.50: H p tho i Create New Style from Formatting
− Name: Nh p tên Style m i.

- 78 -
− Style type: Ch n lo i Style (paragraph, character, linked).
− Style based on: Ch n Style làm cơ s cho Style ñang t o, Style ñang
t o s bao g m các ñ nh d ng c a Style n n.
− Style for following paragraph: Ch n Style cho ño n k ti p.
− Formatting: Ch n các ñ nh d ng cho Style.
− Click nút Format cho phép m r ng các ñ nh d ng như: Font, Para-
graph, Tabs, Border, Language, Frame, Numbering, Shortcut Key,
Text Effects.
Gán Style
− Ch n kh i văn b n mu n ñ nh d ng theo m t Style nào ñó..
− Ch n tên Style trong h p Group Styles, ho c nh n t h p phím t t.
Hi u ch nh Style
− Trong c a s Styles and Formatting.
− Right Click vào tên Style mu n hi u ch nh, ch n Modify...
− Th c hi n hi u ch nh.
3.5.3. T o b ng m c l c
ð t o m c l c c n ph i t o Style trư c, n i dung nào mu n xu t
hi n trong m c l c thì n i dung ñó ph i ñư c gán Style.
− Ch n Tab References Group Table of Contents Table of Contents
ch n Insert Table of Contents.
− Show page numbers: Hi n th s trang.
− Tab leader: Ki u Tab t tên ñ m c ñ n s trang.
− Formats: Ch n ki u ñ nh d ng.
− Show levels: S c p xu t hi n trong m c l c.

- 79 -
Hình 3.51: H p tho i Table of Contents
− Click ch n Options…xu t hi n c a s Table of Contents Options.
Hình 3.52: H p tho i Table
of Contents Options
− M c Available Styles:
Danh sách các Style
ñang t n t i.
− Trong m c TOC lev-
el: Ch ñ nh c p xu t
hi n c a Style tương
ng.
− Click OK ñ hoàn t t.
3.5.3.2.

- 80 -
3.6. Template
3.6.1. Khái ni m
Template là m t t p tin m u, cho phép t o m t t p tin m i v i
m u ñã ñư c t o s n. T p tin m u có th bao g m tiêu ñ , logo, nh ng
ñ nh d ng khác. T p tin m u có ph n ñuôi là .dotx.
Trong Word có s n các t p tin Template, ta có th s d ng b ng
cách:
− Ch n File New Sample Templates xu t hi n c a s Template,
ch a các m u Template, ch n m t m u phù h p v i n i dung c a tài
li u sau ñó ch n ti p:
+ Document ch n Create ñ s d ng Template.
+ Template ch n Create ñ s a Template t Template có s n.
+
Hình 3.53: H p tho i ch n Templates

- 81 -
3.6.2. T o t p tin m u m i
− Ch n File New My Templates.
Hình 3.54: H p tho i t o Template m i
+ Trong th Personal Templates ch n Blank document.
+ T i m c Create New ch n Template, OK.
+ So n th o và ñ nh d ng cho t p tin m u.
+ Lưu t p tin m u trong thư m c m c ñ nh
C:WINDOWSApplication DataMicrosoftTemplates.
3.6.3. Download t p tin m u
File New trong m c Office.com Templates ch n lĩnh v c,
ch n m u và click Download ñ t i v . Yêu c u máy ph i n i m ng In-
ternet.

- 82 -
Hình 3.55: Download Templates t Office.com
3.7. Các Ch c Năng Khác
3.7.1. Tr n thư (Mail Merge)
Công vi c văn phòng thư ng có
nhu c u t o các gi y m i, phi u báo, thư
c m ơn, gi y ch ng nh n, … Nh ng
m u thư tín này thư ng có chung m u
mã, ch khác nhau thông tin c a ngư i
nh n. ð th c hi n công vi c này m t
cách nhanh chóng và chính xác Word h
tr công c g i là Mail Merge
− T o Data source: Là m t Table ch a
danh sách ngư i nh n thư, trong ñó
các c t s ch a các thông tin c a
ngư i nh n, lưu thành t p tin
dulieu.doc
− T o m u thư tín: Ch a n i dung
chung cho t t c các thư.
− Th c hi n tr n thư: G m 6 bư c:

- 83 -
+ T i trang thư tín, ch n Tab Mailings (Group Start Mail
Merge) Start Mail Merge Step by Step Mail Merge Wizard.
Xu t hi n c a s Mail Merge.
+ Select document type: Ch n lo i thư (Ch n Letters), next.
+ Select starting document:
- Ch n Use the current document: Ch n tài li u hi n hành làm
m u thư tr n
- Start from a Template: Ch n m u Template
- Start from existing document: Ch n m t tài li u ñã có, ch n
xong click next sang bư c k ti p
+ Use an existing list: Ch n b ng d li u ch a danh sách ngư i
nh n, click nút browse, m danh sách, click nút select all, OK,
Next.
+ Xem trư c thông tin ñư c tr n.
+ Th c hi n tr n: Có th dùng thanh công c Mail merge, Click nút
Merge to new document, xu t hi n c a s Merge, ch n ph m vi
tr n, OK hoàn t t, các thư tr n xong ñư c lưu vào m t t p tin
m i.
+ Tính năng nâng cao:
− ð khai thác h t nh ng tính năng c a tr n thư như thêm ñi u ki n (If
Then Else…), Next Record, Next Record If… ch n Tab Mail-
ings Group Write & Insert Fields Rules.
3.7.2. Tìm ki m và thay th (Find and Replace)
Tìm ki m
Tìm ki m là bài toán khá ph bi n trong lĩnh v c Tin h c. Vi c
tìm ki m b ng tay v i kh i lư ng văn b n l n luôn là ñi u không kh
thi, t n nhi u công s c mà l i kém hi u qu . Word cung c p cho ngư i
dùng tính năng tìm ki m r t m nh m , rút ng n th i gian tìm ki m và
luôn ñ m b o tính chính xác.
View (Group Show) Navigation Pane xu t hi n h p tho i
Navigation cho phép ngư i dùng nh p n i dung c n tìm trong m c
Search Document.

- 84 -
Hình 3.56: H p tho i Navigation
Thay th n i dung
Ch c năng Replace ñ thay th n i dung cũ b ng n i dung m i.
View (Group Show) Navigation Pane, click m r ng Combo
box Search Document ch n Replace.
Hình 3.57: Ch n ch c năng Replace
Xu t hi n h p tho i Find and Replace:
Hình 3.58: H p tho i Find and Replace

- 85 -
− Find what: Nh p n i dung c n tìm.
− Find Next: Tìm t i n i dung k ti p.
− Replace with: Nh p n i dung thay th .
− Replace: Thay th n i dung ñang ñư c ñánh d u hi n hành.
− Replace All: Thay th toàn b n i dung ñư c ñánh d u trong tài li u.
− Cancel: H y b .
3.7.3. Thêm chú thích
Chú thích ñư c thêm vào tài li u Word nh m di n gi i cho m t
n i dung nào ñó.
Review (Group Comments) New Comment, nh p n i dung
chú thích.
− Các ch c năng khác c a Group Comments:
+ Delete: Xóa chú thích.
+ Previous: Di chuy n ñ n chú thích bên trên.
+ Next: Di chuy n ñ n chú thích phía dư i.
3.8. In n Trong Word
ð th c hi n in n t MS Word, t th File Print. Ch n thông
s thi t l p như mô t ph n Windows trư c khi in n. Nhưng trư c khi
th c hi n in n, chúng ta ph i thi t l p thông s trư c khi in.
3.8.1. ð nh d ng trang in
Page Layout Group Page
Setup, v i các m c chính như sau:
Nút Margins: Ch ñ nh
thông s v l cho trang in. Chúng
ta có th ch n t các m u có s n,
ho c ch n Custom margins ñ tùy nh p thông s v l : l trên, dư i, trái,
ph i (Top, Bottom, Left, Right).
Nút Orientation: ch n hư ng in d c hay ngang.
Nút size: Ch n kích thư c gi y in trong danh sách, ho c nh p
kích thư c trang theo yêu c u c a ngư i dùng t m c More Paper Sizes.

- 86 -
Chúng ta có th m r ng Page Setup (click vào v trí mũi tên
phía cu i bên ph i c a th ) xu t hi n h p tho i Page Setup.
Hình 4.39: H p tho i Page Setup
− Th Page: ð t hư ng trang, ch n
kh gi y in.
+ Orientation: Ch n hư ng .
+ Scaling : Ch n t l in.
+ Paper size: Ch n kh gi y.
+ Print quality: Ch t lư ng in.
+ First page number: S b t ñ u
c a trang ñ u.
3.8.2. Thi t l p trư c khi in
− Copies: S lư ng b n in.
− Printer: Ch n máy in.
− Print All Pages: In t t c ho c nh p
s trang in vào Textbox Pages.
− Print One Sided: Ch n in m t m t
hay hai m t.
− Collated: Th t trang in
− Portrait Orientation: Hư ng gi y in.
− Custom Page Size: Kh gi y in.
− Custom Margins: Thi t l p l .
− 1 Page Per Sheet: Thi t l p s lư ng trang in trên m t t gi y in.

- 87 -
Chương 4. MICROSOFT EXCEL
4.1. Gi i Thi u Microsoft Excel
Microsoft Excel là ph n m m v b ng tính ñi n t dùng ñ lưu tr , t
ch c và thao tác trên d li u. Vùng làm vi c c a Excel là m t b ng g m nhi u
hàng và c t. Hàng (row) ñư c ñư c nh n di n b i s (1,2,3,…) và c t (col-
umn) ñư c nh n di n b i ký t (A,B,C,…). Giao gi a hàng và c t là ô (cell) và
có ñ a ch là <c t-hàng> ví d A7. Ô là ñơn v cơ s ñ lưu tr d li u c a b ng
tính.
4.1.1. Các thành ph n trong c a s Excel
Hình 4.1: Giao di n MS Excel 2010
Các thành ph n trong c a s Excel g m:
− Title bar: Thanh tiêu ñ .
− Tab bar: Thanh l nh.
− Ribbon: Thanh ch a các Group công c .
− Formula bar: Thanh công th c.
− Sheet Tab: Ch a các sheet trong workbook.

- 88 -
4.1.2. C u trúc c a m t workbook
Workbook
M t t p tin c a Excel 2010 ñư c g i là m t Workbook và có
ph n phân lo i m c ñ nh là .xlsx. M t Workbook ñư c xem như là m t
tài li u g m nhi u trang g i là sheet, m t workbook có t i ña 255 sheet.
Worksheet
M i m t sheet là m t b ng tính g m các hàng và c t
− Hàng: Có t i ña là 1.048.576 hàng, ñư c ñánh s th t t 1,2,3,…
− C t: Có t i ña là 256 c t, ñư c ñánh s t A,B,C,…
− Ô: Là giao c a c t và hàng, d li u ñư c ch a trong các ô, gi a các
ô có lư i phân cách.
− M i ô có m t ñ a ch ñư c xác ñ nh b ng tên c a c t và s th t
hàng.
− Con tr ô: Là m t khung nét ñôi, ô ch a con tr ô ñư c g i là ô hi n
hành.
− Vùng (Range): G m nhi u ô liên ti p nhau, m i vùng có m t ñ a ch
ñư c g i là ñ a ch vùng. ð a ch vùng ñư c xác ñ nh b i ñ a ch c a
ô góc trên bên trái và ô góc dư i bên ph i, gi a ñ a ch c a 2 ô này là
d u hai ch m (:) ví d C5:F10
− Gridline: Trong b ng tính có các lư i (Gridline) dùng ñ phân cách
gi a các ô, các lư i này s không xu t hi n trong trang in.
− Mu n b t/t t Gridline, ch n l nh View (Group Show) Gridlines
Các thao tác trên sheet
− Ch n Sheet làm vi c: Click vào tên Sheet.
− ð i tên Sheet: D_Click ngay tên Sheet c n ñ i tên, sau ñó nh p vào
tên m i.
− Chèn thêm m t Sheet: Ch n l nh Insert WorkSheet.
− Xóa m t Sheet: Ch n Sheet c n xóa, R_Click Delete.
4.1.3. Các ki u d li u và cách nh p
Ki u d li u s
<tên c t><Ch s hàng>

- 89 -
Khi nh p vào s bao g m: 0..9, +, -, *, /, (, ), E, %, $, ngày và gi
thì s theo ñúng quy ư c trong môi trư ng Windows s m c ñ nh ñư c
canh l ph i trong ô.
ð ñ t quy ñ nh v cách nh p và hi n th s trong Windows:
ch n l nh Start Control Panel Regional and Language Formats
Additional Settings Number
Hình 4.2: H p tho i Customize Format
− D li u d ng s (Number):
+ Decimal symbol: Quy ư c d u phân cách ph n th p phân.
+ No. of digits after decimal: S ch s th p phân.
+ Digits grouping symbol: D u phân cách hàng ngàn.
+ Digits grouping : S s h ng trong Group.

- 90 -
+ Negative number format: ð nh d ng s âm.
+ List separator: Quy ư c d u phân cách ngàn.
− D li u d ng ti n t (Currency):
Excel cho phép ngư i dùng ñ nh d ng cách hi n th các lo i ti n
t khác nhau. D u phân cách gi a các ph n theo quy ñ nh c a h th ng
như ki u Number. Ki u d li u ti n t ñúng s t ñ ng canh ph i.
− D li u d ng ngày (Date):
Excel s hi u d li u ki u Date khi ta nh p vào ñúng theo s quy
ñ nh c a Windows, d li u s canh ph i trong ô. Ngư c l i Excel s hi u
là ki u chu i.
ð ki m tra và thay ñ i quy ñ nh khi nh p d li u ki u Date cho
Windows: ch n Start Control Panel Regional and Language For-
mats Additional Settings Date.
− D li u d ng gi (Time):
Excel s hi u d li u ki u Time khi ta nh p ñúng theo quy ñ nh
c a Windows, m c ñ nh là gi :phút:giây (hh:mm:ss AM/PM). D li u
s canh ph i trong ô.
D li u ki u chu i (Text)
D li u chu i bao g m ký t ch và s , khi nh p thì m c ñ nh là
canh trái trong ô.
Công th c (Formula)
Công th c b t ñ u b ng d u =, giá tr hi n th trong ô là k t qu
c a công th c, có th là m t tr s , m t ngày tháng, m t gi , m t chu i
hay m t thông báo l i.
Công th c là s k t h p gi a các toán t và toán h ng.
− Các toán t như: +, -, *, /, &,^, >, <, >=, <=, =,<>, …
− Các toán h ng như: h ng, hàm, ñ a ch ô, ñ a ch vùng, …

- 91 -
4.1.4. Các lo i ñ a ch và các thông báo l i thư ng g p
ð a ch tương ñ i
Là ñ a ch mà nó t ñ ng c p nh t theo s thay ñ i c a ñ a ch ô
ngu n khi th c hi n thao tác copy công th c ñ b o toàn m i quan h
tương ñ i gi a các ô trong công th c.
Quy ư c: ð a ch tương ñ i c a ô có d ng:
Ví d :
Hình 4.3: Ví d ñ a ch tương ñ i
ð a ch tuy t ñ i:
Là ñ a ch mà nó không thay ñ i khi th c hi n thao tác copy công
th c.
Quy ư c: ð a ch tuy t ñ i c a ô có d ng:
Ví d :
Hình 4.4: Ví d ñ a ch tuy t ñ i
Trong ví d trên, ñ a ch ô D1 không ñ i khi copy công th c
<Tên c t><Ch s hàng>
$<Tên c t>$<Ch s hàng>

- 92 -
ð a ch h n h p
Là ñ a ch mà nó ch thay ñ i m t trong hai thành ph n (hàng
ho c c t) khi copy công th c.
Quy ư c: ð a ch h n h p có d ng.
gi c ñ nh c t
khi copy công
th c
Ví d : $A1
gi c ñ nh
hàng khi copy
công th c
Ví d : A$1
Ví d :
Hình 4.5: Ví d ñ a ch h n h p
Khi copy công th c t D3 sang F3 thì c t B không ñ i -> c ñ nh
c t B.
Cách chuy n ñ i gi a các lo i ñ a ch
Khi nh p m t ñ a ch trong công th c và nh n phím F4 ñ
chuy n t ñ a ch tương ñ i sang tuy t ñ i và h n h p.
Hình 4.6: Chuy n ñ i qua l i các lo i ñ a ch
Các thông báo l i thư ng g p trong Excel
Khi Excel không tính ñư c m t công th c thì chương trình s
báo l i sai, b t ñ u b ng d u #, dư i ñây là danh sách các thông báo l i
thư ng g p.
$<Tên c t><Ch s hàng>
<Tên c t>$<Ch s hàng>

- 93 -
Thông báo
l i
Nguyên nhân
#DIV/0! Trong công th c có phép tính chia cho 0.
#N/A
Công th c tham chi u ñ n ô có giá tr không
tìm th yho c nh p hàm thi u ñ i s .
#NAME? Trong công th c có tên hàm ho c tên ô sai.
#NULL
X y ra khi xác ñ nh giao gi a 2 vùng
nhưng vùng giao nhau là r ng.
#NUM! D li u s b sai.
#REF!
X y ra khi trong công th c có tham chi u
ñ n m t ñ a ch không h p l .
#VALUE!
Trong công th c có các toán h ng và
toán t sai ki u.
4.2. Các Thao Tác Cơ B n
4.2.1. X lý trên kh i d li u
ð t tên cho vùng
ð thu n ti n cho vi c thao tác trên d li u, ta có th ñ t tên cho
m t vùng d li u ñư c ch n như sau:
− Ch n vùng d li u c n ñ t tên.
− Nh p tên vùng vào m c Name box. Nh n enter.
Sao chép d li u t ô này sang ô khác và ñi n d li u
− S d ng ch c năng Copy và Paste:
+ Ch n vùng d li u ngu n c n sao chép.
+ Ch n Home (Group Clipboard) Copy ho c nh n Ctrl+C
+ Di chuy n con tr ô ñ n ô ñ u tiên c a vùng ñích.
+ Ch n Home (Group Clipboard) Paste ho c nh n Ctrl+V
− T ñ ng ñi n d li u (AutoFill):
+ S d ng tính năng AutoFill: Khi Drag t i Fill handle xu ng phía
dư i ho c sang ph i, AutoFill s t o ra dãy các giá tr tăng d n
d a theo m u trong dãy ô ñã ñư c ch n.
+ S d ng tính năng Fill t Ribbon: Ngoài tính năng AutoFill, còn
có th s d ng l nh Fill t Group Editing ñ th c hi n nh ng sao
chép ñơn gi n.

- 94 -
- ð t tr t i ô mu n sao chép và Drag ñ n nh ng ô mu n ñi n
vào
- Ch n Home (Group Editing) Fill, sau ñó ch n l nh
Down, Right, Up, Left thích h p v i hư ng mu n sao chép
− S d ng ch c năng Copy và Paste Special
Ch c năng Paste Special giúp ngư i dùng có th sao chép m t
thành ph n nào ñó c a d li u.
+ Ch n d li u c n sao chép.
+ Ch n Home (Group Clipboard) Copy.
+ Ch n v trí c n sao chép ñ n
+ Ch n Tab Home Group Clipboard Paste Paste Special.
+ Xu t hi n h p tho i Paste Special. Ch n d ng sao chép:
Hình 4.7: H p tho i Paste Special
- Formulas: Ch sao chép công th c.
- Values: Ch sao chép giá tr .
- Formats: Ch sao chép ñ nh d ng.
- Comments: Ch sao chép chú thích.
- Validation: Sao chép ki m tra tính h p l d li u.

- 95 -
- All except Borders: Sao chép t t c ngo i tr ñư ng vi n.
- Column widths: Sao chép ñ r ng c a c t.
- Formulas and number formats: Sao chép công th c và ñ nh
d ng d li u s .
- Values and number formats: Sao chép giá tr và ñ nh d ng d
li u s .
- Operation: Add, Subtract, Multiply, Divide: Sao chép ñ ng
th i th c hi n phép toán c ng, tr , nhân, chia.
4.2.2. Thao tác trên hàng và c t
Thêm hàng
− Ch n các hàng mà t i ñó mu n chèn thêm hàng m i vào.
− Vào Home (Group Cells) Insert Sheet Rows ho c R_Click, ch n
Insert
Thêm c t
− Ch n các c t mà t i ñó mu n chèn thêm c t m i vào.
− Vào Home (Group Cells) Insert Sheet Columns ho c R_Click,
ch n Insert
Thêm ô m i
− Ch n các ô ho c ñưa con tr ñ n ô mà t i ñó mu n chèn các ô tr ng
vào.
− Ch n Home (Group Cells) Insert Cells ho c R_Click, ch n In-
sert..., xu t hi n h p tho i sau:

- 96 -
+ Shift cells right: D li u trong ô hi n hành b ñ y sang ph i.
+ Shift cells down: D li u trong ô hi n hành b ñ y xu ng dư i.
+ Entire row: Chèn c dòng m i.
+ Entire column: Chèn c c t m i.
Xóa hàng, c t, ho c ô
− Xóa hàng/c t: Ch n các hàng/c t c n xóa. Ch n Home Group
Cells Delete Delete Sheet Rows/Delete Sheet Columns ho c
R_Click ch n Delete.
− Xóa ô: Ch n các ô c n xóa. Ch n Home Group
Cells Delete Delete Cells ho c R_Click ch n Delete...
Thay ñ i ñ r ng c a c t và chi u cao c a hàng
− Có th thay ñ i ñ r ng c a c t ho c chi u cao c a hàng b ng cách
ñưa chu t ñ n biên gi a tên c t/hàng sau ñó drag chu t ñ thay ñ i
kích thư c.
+ Dùng Home (Group Cells) Format.
+ Ch n Row Height ñ thay ñ i chi u cao c a hàng (ho c ch n
Column Width ñ thay ñ i ñ r ng c a c t).
+ Ch n AutoFit Row Height/AutoFit Column Width ñ t ñ ng
ñi u ch nh kích thư c v a v i d li u.

- 97 -
4.2.3. ð nh d ng cách hi n th d li u
ð nh d ng cách hi n th d li u s
− Ch n vùng d li u c n ñ nh d ng.
− Ch n Home (Group Cells) Format Format Cells, ch n th
Number.
Hình 4.8: H p tho i Format Cells
− D li u s khi nh p vào m t ô trên b ng tính ph thu c vào 2 thành
ph n: Lo i (Category) và mã ñ nh d ng (Format code). M t s có th
hi n th theo nhi u lo i như Number, Date, Percentage,… m i lo i
có nhi u cách ch n mã ñ nh d ng.
− Ch n lo i th hi n trong khung Category.

- 98 -
LO I CÔNG D NG VÍ D
General
ð nh d ng s m c ñ nh, canh ph i, gi
nguyên d ng ban ñ u như khi nh p vào
15.75
15234
Number
ð nh d ng s v i d u ch m ñ ng có
th h tr b ng các d u ph y, s ch s
th p phân tùy ý.
3.14159
(1,234.57)
Currency ð nh d ng ñơn v ti n t
$12.345
1234 VNð
Accounting
ð nh d ng ti n t ñư c thi t k ñ canh
các c t theo d u th p phân c a giá tr
ti n t
$75.50
$5.50
Date
ð nh d ng ngày tháng chung, ngày
tháng ñư c hi n th theo m t s ki u
tiêu chu n
09/12/2010
Sep-12-10
Time
ð nh d ng gi chung, gi ñư c hi n th
theo m t s ki u tiêu chu n
2:30 PM
14:30:20
Percentage
M t cách ñ nh d ng mà các giá tr
trong các ô ñư c ch n ñư c nhân v i
100 và k t qu hi n th v i bi u tư ng
%
100%
68.8%
Fraction ð nh d ng dư i d ng phân s 1/5
Scientific
ð nh d ng s khoa h c, s d ng mũ
cho các s có quá nhi u ch s
1.25E+3
2.0E-2
Text ð nh d ng s như văn b n 123
Special
Các d ng ñ c bi t Zip Code, Phone
Number
9810-
12312-34-
56
Custom
Danh sách các d ng tiêu chu n ho c
các d ng tùy ch n
15/06/2010

- 99 -
Ngoài ra có th ñ nh d ng nhanh cách hi n th s b ng cách dùng
công c trên thanh công c Formatting.
Hình 4.9: ð nh d ng hi n th s b ng công c Formatting
− Currency: ð nh d ng ki u ti n t .
− Percent Style : ð nh d ng ki u ph n trăm.
− Comma Style: ð nh d ng có d u phân cách ngàn.
− Increase Decimal: Tăng thêm m t s l ph n th p phân.
− Decrease Decimal: Gi m b t m t s l ph n th p phân.
ð nh d ng ñơn v ti n t
ð ki m tra, thay ñ i ñ nh d ng cách hi n th ti n t trong môi
trư ng Windows, Ch n Start Control Panel Regional and Lan-
guage Additional Settings Currency.
− Currency symbol: Nh p d ng ký hi u ti n t .
− Positive currency format: Ch n v trí ñ t ký hi u ti n t .
Canh l d li u trong ô
Ch n Home (Group Cells) Format FormatCells Alignment.
Hình 4.10: H p tho i Format Cells

- 100 -
− Text Alignment: Canh l cho d li u trong ô.
+ Horizontal : Canh l theo chi u ngang (Left/ Right/ Center/
Justified/ Center Across Selection/ Distributed/ Fill).
+ Vertical: Canh l theo chi u ñ ng (Top/ Center/ Bottom/ Justify/
Distributed).
− Orientation: Ch n hư ng cho d li u (nh p s ño góc quay trong ô
Degrees).
− Text Control: ði u ch nh d li u.
+ Wrap text: D li u t ñ ng xu ng dòng khi g p l ph i c a ô.
+ Shrink to fit: D li u t ñ ng thu nh kích thư c cho v a v i ô.
+ Merge cells: K t h p các ô thành 1 ô.
ð nh d ng ký t
− Ch n Home Group Cells Format Format Cells Font: Ch n
ki u ñ nh d ng.
− Có th ñ nh d ng b ng công c Group Font.
K khung cho b ng tính
− Ch n Home Group Cells Format Format Cells Border.
− Presets: Ch n ki u k khung.
+ None: B k khung.

- 101 -
= TÊN HÀM ([Danh sách ñ i s ])
+ Inside: K các ñư ng trong.
+ Outside: K ñư ng vi n xung quanh.
− Border: cho phép ch n ñư ng k tr c quan theo yêu c u.
− Line:
+ Style: Ch n ki u c a ñư ng k .
+ Color: Màu c a ñư ng k .
Tô n n cho b ng tính
− Ch n Home (Group Cells) Format Format Cells Fill
+ Pattern Color: Ch n màu n n.
+ Pattern Style: Ch n các m u n n.
− Có th tô nhanh b ng cách Click nút Fill Color Group Font.
Lưu ý: Có th m h p tho i Format Cells b ng cách ch n vùng
d li u, R_Click ch n Format Cells trong Shortcut menu.
4.3. M t S Hàm Trong Excel
Hàm dùng ñ tính toán và tr v m t giá tr , trong ô ch a hàm s
tr v m t giá tr , m t chu i ký t ho c m t thông báo l i, … Excel có
m t t p h p các hàm r t phong phú và ñư c phân lo i theo t ng nhóm
ph c v cho vi c tính toán trên nhi u ki u d li u và nhi u m c ñích
khác nhau.
4.3.1. Cú pháp chung và cách s d ng
Cú pháp chung
ða s các hàm c a Excel ñ u có ñ i s nhưng cũng có nh ng
hàm không có ñ i s . N u hàm có nhi u ñ i s thì gi a các ñ i s ph i
ñư c phân cách b ng ký hi u phân cách, các ký hi u phân cách ñư c
quy ñ nh trong Control Panel… v i m c ñ nh là d u ph y
Cách s d ng
N u công th c b t ñ u là m t hàm thì ph i có d u = (ho c d u
@, ho c d u +) phía trư c. N u hàm là ñ i s c a m t hàm khác thì
không c n nh p các d u trên. Có 2 cách nh p hàm:
− Cách 1: Nh p tr c ti p t bàn phím
+ ð t tr chu t t i ô mu n nh p hàm.

- 102 -
+ Nh p d u = (ho c d u @, ho c d u +).
+ Nh p tên hàm cùng các ñ i s theo ñúng cú pháp.
+ Nh n Enter ñ k t thúc.
− Cách 2: Thông qua h p tho i Insert Function
+ ð t tr t i ô mu n nh p hàm.
+ Click ch n Insert Function ho c Shift+F3.
Hình 4.11: H p tho i Insert Function
+ Ch n Group hàm trong danh sách Function category.
+ Ch n hàm c n s d ng trong danh sách Function name.
+ Click OK ñ ch n hàm.
+ Tùy theo hàm ñư c ch n, Excel s m h p tho i k ti p cho phép
nh p các ñ i s (nh p ho c quét ch n). Ti n hành nh p các ñ i
s . Ví d danh sách các ñ i s c n nh p c a hàm IF
Hình 4.12: H p tho i Function Arguments

- 103 -
4.3.2. Các hàm thông d ng
Các hàm toán h c (Math)
CÚ PHÁP Ý NGHĨA VÀ VÍ D
ABS(number)
Tr v giá tr tuy t ñ i c a m t s th c.
=ABS(12 - 20) 8
INT(number)
Tr v s nguyên l n nh t không vư t quá
number.
=INT(5.6) 5
=INT(-5.6) -6
MOD(number, divisor)
Tr v s dư c a phép chia nguyên number
cho divisor (number, divisor là các s nguyên).
=MOD(5, 3) 2
ODD(number)
Làm tròn lên t i m t s nguyên l g n nh t.
=ODD(3.6) 5
=ODD(-2.2) -3
PRODUCT(number1,
number2, ...)
Tính tích c a các giá tr trong danh sách tham
s .
=PRODUCT(2, -6, 3, 4) -144
RAND( )
Tr v m t s ng u nhiên trong kho ng t 0
ñ n 1.
=RAND( ) S ng u nhiên
ROUND(number,
num_digits)
Làm tròn s number v i ñ chính xác ñ n
num_digits ch s th p phân (v i qui ư c 0 là
làm tròn t i hàng ñơn v , 1 là l y 1 ch s th p
phân, -1 là làm tròn t i hàng ch c, ...).
=ROUND(5.13687, 2) 5.14
=ROUND(145.13687, -2) 100
SQRT(number)
Tính căn b c 2 c a m t s dương number.
=SQRT(36) 6
SUM(number1, num-
ber2, ...)
Tính t ng c a các giá tr trong danh sách tham
s .
=SUM(2, -6, 8, 4) 8
SUMIF(range, crite-
ria [, sum_range])
Tính t ng các ô th a mãn ñi u ki n.
- range: vùng mà ñi u ki n s ñư c so sánh.
- criteria: chu i mô t ñi u ki n. Ví d : "10",
">15", "<20", …

- 104 -
Các hàm th ng kê (Statistical)
MAX(number1, number2, ...)
Tr v giá tr l n nh t c a các giá tr s
trong danh sách tham s .
=MAX(1, 2, 3, 5) 5
MIN(number1, number2, ...)
Tr v giá tr nh nh t c a các giá tr s
=MIN(1, 2, 3, 5) 1
AVERAGE(number1,
number2, ...)
Tr v giá tr trung bình c ng c a các s
=AVERAGE(1, 2, 3, 5) 2.75
COUNT(value1, value2, ...)
ð m s các giá tr s trong danh sách tham
s .
=COUNT(2, “hai”, 4, -6) 3
COUNTA(value1, value2, ...)
ð m s các ô không r ng trong danh sách
tham s .
=COUNTA(2, “hai”, 4, -6) 4
COUNTBLANK(range)
ð m s các ô r ng trong vùng range.
=COUNTBLANK(B4:B12)
COUNTIF(range, criteria)
ð m các ô th a mãn ñi u ki n criteria
trong vùng range.
- range: là vùng mà ñi u ki n s ñư c so
sánh.
- criteria: là chu i mô t ñi u ki n. Ví d :
"10", ">15", "<20".
=COUNTIF(B4:B12, “>=6”)
- sum_range: vùng ñư c tính t ng. Các ô trong
vùng này s ñư c tính t ng n u các ô tương
ng trong vùng range th a ñi u ki n. N u
không có sum_range thì vùng range s ñư c
tính.
=SUMIF(C4:C12, “>=6”, F4:F12)

- 105 -
RANK(number, ref [, or-
der])
Tr v th h ng c a number trong ref, v i
order là cách x p h ng.
N u order = 0 ho c ñư c b qua thì ref
ñư c hi u là có th t gi m.
N u order <> 0 thì ref ñư c hi u là có th
t tăng.
Các hàm Logic
AND(logical1, logical2, …)
Tr v giá tr TRUE n u t t c các ñi u
ki n ñ u là TRUE.
=AND(3>2, 5<8, 9>-12) TRUE
OR(logical1, logical2, …)
Tr v giá tr FALSE n u t t c ñi u ki n
là FALSE.
=OR(2>3, 12<8, 9>3) TRUE
=OR(2>3, 12<8, -9>3) FALSE
NOT(logical)
L y ph ñ nh c a giá tr logical.
=NOT(2>3) TRUE
IF(logical_test, val-
ue_if_true, value_if_false)
Tr v giá tr value_if_true n u ñi u ki n
logical_test là TRUE, ngư c l i s tr v
giá tr value_if_false.
=IF(A1 >=5, “ð u”,”R t”)

- 106 -
Các hàm x lý chu i (Text)
LOWER(text)
Chuy n chu i text thành ch thư ng.
=LOWER(“ð i H c Công Nghi p”)
ñ i h c công nghi p
UPPER(text)
Chuy n chu i text thành ch in hoa.
=UPPER(“ð i H c Công Nghi p”)
ð I H C CÔNG NGHI P TPHCM
PROPER(text)
ð i các ký t ñ u c a m i t trong chu i
text thành ch in hoa, còn l i ñ u là ch
thư ng.
=PROPER(“ð I H C CÔNG NGI P”)
ð i H c Công Nghi p
TRIM(text)
C t b các ký t tr ng vô ích trong chu i
text.
=TRIM(“ ð i H c Công Nghi p ”) ð i
H c Công Nghi p
LEN(text)
Tr v ñ dài c a chu i text.
=LEN(“ð I H C CÔNG
NGHI P”) 19
LEFT(text, num_chars)
Tr v num_char ký t bên trái chu i text.
=LEFT(“ð I H C CÔNG NGHI P”, 7)
ð I H C
RIGHT(text, num_chars)
Tr v num_char ký t bên ph i chu i
text.
=RIGHT(“ð I H C CÔNG NGHI P”,
11) CÔNG NGHI P
MID(text, start_num,
num_chars)
Tr v chu i ký t có ñ dài num_chars
b t ñ u t v trí start_num c a chu i text.
=MID(“ð I H C CÔNG NGI P”, 5, 3)
H C
VALUE(text)
Chuy n chu i có d ng s thành tr s .
= VALUE("123") + 2 125

- 107 -
Các hàm ngày và gi (Date & Time)
TODAY( )
Tr v ngày hi n hành c a h th ng.
=TODAY( )
NOW( )
Tr v ngày và gi hi n hành c a h th ng.
=NOW( )
DAY(date)
Tr v giá tr ngày trong tháng c a bi u
th c ngày date.
=DAY(A1) 14
MONTH(date)
Tr v giá tr tháng trong năm c a bi u
th c ngày date.
=MONTH(A1) 8
YEAR(date)
Tr v giá tr năm c a bi u th c ngày date.
=YEAR(A1) 2010
WEEKDAY(date)
Tr v s th t ngày trong tu n c a bi u
th c date.
Giá tr 1: Sunday, 2:Monday, ..., 7: Satur-
day.
=WEEKDAY(A1) 3
DATE(year, month, day)
Tr v giá tr d ng Date theo quy ñ nh c a
h th ng.
=DATE(2010,08,14) 14/08/2010
=DATE(10,8,14) 14/08/2010
TIME(hour, minute,
second)
Tr v giá tr d ng Time.
=TIME(8,25,28) 8:25:28 AM
=TIME(17,2,46) 5:2:46 PM

- 108 -
Các hàm tìm ki m (Lookup & Reference)
Hàm VLOOKUP
− Ch c năng: Tìm giá tr lookup_value trong c t trái nh t c a b ng
table_array theo chu n dò tìm range_lookup, tr v tr tương ng
trong c t th col_index_num (n u tìm th y).
− Cú pháp:
+ range_lookup = 1: Tìm tương ñ i, danh sách các giá tr dò tìm
c a b ng Table_array ph i s p x p theo th t tăng d n. N u tìm
không th y s tr v giá tr l n nh t nhưng nh hơn
lookup_value.
+ range_lookup = 0: Tìm chính xác, danh sách các giá tr dò tìm
c a b ng Table_array không c n s p x p th t . N u tìm không
th y s tr v l i #N/A.
Ví d :
Hình 4.13: Ví d s d ng hàm Vlookup
Hàm HLOOKUP
− Ch c năng: Tìm giá tr lookup_value trong dòng trên cùng c a
b ng table_array theo chu n dò tìm range_lookup, tr v tr tương
ng trong dòng th row_index_num (n u tìm th y).
VLOOKUP(lookup_value, Table_array,
col_index_num, range_lookup)

- 109 -
− Cú pháp:
Ý nghĩa c a các ñ i s c a hàm Hlookup tương t như hàm
Vlookup.
Ví d :
Hình 4.14: Ví d s d ng hàm Hlookup
Hàm MATCH
− Ch c năng: Hàm tr v v trí c a lookup_value trong m ng
lookup_array theo cách tìm match_type
− Cú pháp:
+ match_type = 1: Tìm tương ñ i, danh sách các giá tr dò tìm c a
b ng Table_array ph i s p x p theo th t tăng d n. N u tìm
không th y s tr v v trí c a giá tr l n nh t nhưng nh hơn
lookup_value.
+ match_type = 0: Tìm chính xác, danh sách các giá tr dò tìm c a
b ng Table_array không c n s p x p th t . N u tìm không th y
s tr v l i #N/A.
+ match_type = -1: Tìm tương ñ i, danh sách ph i s p x p các giá
tr dò tìm c a b ng Table_array theo th t gi m d n. N u tìm
HLOOKUP(lookup_value, Table_array,
row_index_num, range_lookup)
MATCH(lookup_value, lookup_array, match_type)

- 110 -
không th y s tr v v trí c a giá tr nh nh t nhưng l n hơn
lookup_value.
Ví d :
Hình 4.15: Ví d s d ng hàm Match
Hàm INDEX
− Ch c năng: Tr v giá tr trong ô hàng th row_num, c t th
column_num trong m ng array.
− Cú pháp:
Ví d :
Hình 4.16: Ví d s d ng hàm Index
Các hàm ki m tra (IS_function)
Các hàm ki m tra dùng ñ ki m tra xem ki u c a m t giá tr hay
c a m t ô có th a mãn m t ñi u ki n nào ñó không. Ch ng h n: ô d
li u có ph i là giá tr s không? Có ph i là chu i ký t không?...
Các hàm ki m tra luôn tr v m t trong hai giá tr TRUE ho c
FALSE. Như v y các hàm này có th ñáp ng ñư c trong các trư ng
h p mà có m t s d li u ngo i l trong m t b ng d li u c n tính toán.
− ISERROR(value): Tr v giá tr TRUE n u value là m t l i b t kỳ,
ngư c l i thì tr v giá tr FALSE.
− ISNA(value): Tr v giá tr TRUE n u value là l i #N/A, ngư c l i
thì tr v giá tr FALSE.
INDEX(array, row_num, column_num)

- 111 -
− ISNUMBER(value): Tr v giá tr TRUE n u value là giá tr s ,
ngư c l i thì tr v giá tr FALSE.
− ISTEXT(value): Tr v giá tr TRUE n u value là m t chu i,
ngư c l i thì tr v FALSE.
4.3.3. Công th c m ng
H tr th ng kê, tính toán d a trên nhi u ñi u ki n khác nhau và
ñư c th c hi n trên m ng d li u.
Khi th c hi n tính toán b ng công th c m ng thì công th c ñư c
bao b c b i hai d u ngo c {}. Hai d u ngo c này ngư i dùng không gõ
mà ñư c t phát sinh khi ngư i dùng th c hi n tính toán b ng cách nh n
t h p phím Ctrl+Shift+Enter. N u khi th c hi n tính toán ho c s a
ch a công th c mà quên nh n t h p phím trên thì công th c s tr v
giá tr không ñúng hay thông báo l i #VALUE! Error.
Ví d : Tính t ng s lư ng ñi n tho i do Minh bán:
Th c hi n:
N u ph n t Bi là ði n tho i, t c là 1 (True) ñư c tr v ngư c
l i 0 (False) ñư c tr v . N u ph n t Ci là Minh, 1 ñư c tr v ngư c
l i 0 ñư c tr v . Cu i cùng ph n t Di ñư c tr v . 3 giá tr này ñư c
nhân l i v i nhau. Sau ñó hàm Sum ngoài s tính t ng cho t t c các
dòng.

- 112 -
4.4. Thao Tác Trên Cơ S D Li u
4.4.1. Khái ni m v cơ s d li u
Khi qu n lý thông tin v m t ñ i tư ng, ta ph i qu n lý các thu c
tính liên quan ñ n ñ i tư ng ñó. Ví d , qu n lý nhân viên thì c n qu n lý
thông tin c a nhân viên như h tên, mã nhân viên, phái, năm sinh, nơi
sinh, ñ a ch , mã ng ch, b c, h s , lương, ph c p, ch c v ,... ðó là các
thu c tính ph n ánh n i dung c a m t ñ i tư ng c n qu n lý. Các thu c
tính ñó thư ng ñư c bi u di n dư i d ng các ki u d li u khác nhau (là
chu i, s , ngày tháng, …) và ñư c h p nh t thành m t ñơn v thông tin
duy nh t g i là m u tin (record). Các m u tin cùng “d ng” (cùng c u
trúc) h p l i thành m t cơ s d li u.
Trong Excel, cơ s d li u có d ng như m t danh sách, ví d như
danh sách nhân viên, danh sách hàng hóa,... M i danh sách có th g m
có m t hay nhi u c t, m i c t ñư c g i là m t trư ng (field) c a cơ s
d li u, tên c a c t s ñư c g i là tên trư ng.
Hàng ñ u tiên trong danh sách (cơ s d li u) ch a các tên
trư ng ñư c g i là hàng tiêu ñ (Header row), các hàng ti p theo m i
hàng là m t m u tin (record) cho bi t thông tin v ñ i tư ng mà ta qu n
lý.
4.4.2. Các hàm cơ s d li u
Các hàm cơ s d li u mang tính ch t th ng kê nh ng m u tin
trong CSDL có trư ng th a ñi u ki n c a vùng tiêu chu n ñã ñư c thi t
l p trư c.
Cú pháp chung:
− database: ð a ch vùng CSDL (Ch n ñ a ch tuy t ñ i ñ sao chép).
− field: C t c n tính toán, field có th là tên trư ng, ñ a ch c a ô tên
field ho c s th t c a trư ng ñó (c t th nh t c a vùng CSDL ñã
ch n tính là 1 và tăng d n sang trái).
− criteria: ð a ch vùng ñi u ki n
Ví d : Ta có m t cơ s d li u như sau:
=Tên hàm(database, field, criteria)

- 113 -
Hình 4.17: Ví d s d ng hàm co s d li u
Tên hàm Ý nghĩa và ví d
DAVERAGE(database,
field, criteria)
Tính trung bình c ng các giá tr trong
c t field c a các m u tin th a ñi u ki n
criteria.
=DAVERAGE($A$1:$D$8,D1,F1:F2)
DMAX(database, field,
criteria)
Tìm tr l n nh t trong c t field c a các
m u tin th a ñi u ki n criteria.
=DMAX($A$1:$D$8,D1,F1:F2)
DMIN(database, field, cri-
teria)
Tìm tr nh nh t trong c t field c a các
m u tin th a ñi u ki n criteria.
=DMIN($A$1:$D$8,D1,F1:F2)
DCOUNT(database, field,
criteria)
ð m các ô ki u s trong c t field c a
các m u tin th a ñi u ki n criteria.
=DCOUNT($A$1:$D$8,D1,F1:F2)
DCOUNTA(database,
field, criteria)
ð m các ô khác r ng trong c t field c a
các m u tin th a ñi u ki n criteria.
=DCOUNTA($A$1:$D$8,D1,F1:F2)
4.4.3. Các l nh x lý d li u
Trích l c d li u
L c d li u t ñ ng (AutoFilter).
− Ch c năng: L nh Data (Group Sort & Filter) Filter dùng ñ l c
các m u tin th a mãn nh ng tiêu chu n nào ñó t cơ s d li u ban

- 114 -
ñ u. K t qu ch hi n th nh ng m u tin th a ñi u ki n còn nh ng
m u tin khác s t m th i b che
− Th c hi n:
+ Ch n vùng CSDL v i tiêu ñ .
+ Ch n Tab Data (Group Sort & Filter) Filter, Excel s t ñ ng
xu t hi n các nút th c nh tên field cho phép ch n ñi u ki n l c
tương ng v i các field ñó.
+ Ch n ñi u ki n l c trong h p li t kê c a t ng field tương ng.
+ Ch n Text Fillter ñ th c hi n ch c năng l c nâng cao theo yêu
c u c a ngư i dùng:
Hình 4.18: H p tho i Custom AutoFilter
Show rows where: Cho phép ngư i dùng ch n ñi u ki n và nh p
giá tr so sánh combobox k bên. Ngư i dùng có th k t h p v i ñi u
ki n “và”, “ho c” phía dư i.
L c d li u nâng cao (Advanced Filter)
− Ch c năng: L nh Data (Group Sort & Filter) Advanced dùng ñ
trích ra các m u tin theo các ñi u ki n ch ñ nh trong vùng ñi u ki n
ñư c t o trư c.
− Th c hi n:
Bư c 1: T o vùng ñi u ki n l c. S d ng m t trong hai cách sau:
Cách 1: S d ng tên trư ng ñ t o vùng ñi u ki n: Vùng ñi u
ki n s có ít nh t hai hàng, hàng ñ u ch a các tên field ñi u ki n, các
hàng khác dùng ñ mô t ñi u ki n.
+ Ch n các ô tr ng trong b ng tính ñ làm vùng ñi u ki n.

- 115 -
+ Sao chép tên field ñi u ki n làm tiêu ñ c a vùng ñi u ki n.
+ Nh p tr c ti p các ñi u ki n vào ô dư i tên trư ng tương ng.
Các ñi u ki n ghi trên cùng m t hàng là các ñi u ki n th a mãn
ñ ng th i (AND), nh ng ñi u ki n ghi trên các hàng khác nhau
là nh ng ñi u ki n th a mãn không ñ ng th i (OR).
Ví d :
Cách 2: S d ng công th c ñ t o vùng ñi u ki n: Vùng ñi u
ki n s có hai ô, ô trên ch a tiêu ñ như: “ñi u ki n”, …ho c b tr ng
nhưng ph i khác v i tên trư ng, ô dư i là công th c mô t ñi u ki n.
+ Ch n hai ô tr ng trong b ng tính ñ làm vùng tiêu chu n.
+ Nh p tiêu ñ ô trên c a vùng tiêu chu n.
+ Nh p công th c vào ô bên dư i mô t ñi u ki n, dùng m u tin
ñ u tiên trong cơ s d li u ñ ñ t ñi u ki n so sánh, hàm AND
dùng ñ l p các ñi u ki n th a mãn ñ ng th i, hàm OR dùng ñ
l p các ñi u ki n th a mãn không ñ ng th i.
Ví d :
Bư c 2: Vào Data (Group Sort & Filter) Advanced, xu t
hi n h p tho i có các tùy ch n sau
− Action:
+ Filter the list, in-place: k t
qu hi n th tr c ti p trên
vùng CSDL.
+ Copy to another location:
k t qu ñư c ñ t t i m t v
trí khác.
− List range: Ch n ñ a ch vùng
CSDL.
− Criteria range: Ch n ñ a ch
vùng tiêu chu n.
ð i tư ng ði m
A >5

- 116 -
− Copy to: Ch n ñ a ch c a ô ñ u tiên trong vùng k t qu (ph i ch n
m c Copy to another location).
− Unique records only: N u có nhi u m u tin gi ng nhau thì ch l y
duy nh t m t m u tin ñ i di n, ngư c l i thì l y h t các m u tin th a
ñi u ki n c a vùng tiêu chu n (dù gi ng nhau).
S p x p d li u
L nh Data Sort dùng ñ s p x p các hàng ho c các c t trong
vùng ñư c ch n theo th t tùy ch n tương ng khoá s p x p ñư c ch
ñ nh, vùng s p x p ph i ch n t t c các ô có liên h v i nhau.
− Th c hi n:
+ Ch n vùng d li u c n s p x p.
+ Vào Data (Group Sort & Filter) Sort, xu t hi n h p tho i.
Hình 4.19: H p tho i Sort
− Sort by: Ch n khóa s p x p.
− Sort On: Giá tr s p x p (giá tr , màu n n, màu ch , bi u tư ng).
− Order: Th t tăng d n ho c gi m d n.
− Add Level: Thêm khóa s p x p, n u d li u trong c t khóa phía trên
b trùng.
− Copy Level: Copy ñi u ki n.
− Delete Level: Xóa ñi u ki n.
− N u mu n s p x p theo hàng thì ch n nút l nh Options c a h p tho i
Sort, sau ñó ch n m c Sort left to right.

- 117 -
Mu n s p x p nhanh theo c t nào ñó thì ñ t tr vào ô b t kỳ c a
c t ñó Click ch n nút Sort A->Z ho c Z->A trên thanh công c
chu n.
4.4.4. Subtotals
Ch c năng: Th ng kê d li u theo t ng nhóm trong cơ s d
li u. Ví d tính t ng ti n lương theo t ng nhóm ðƠN V .
Th c hi n: Xét CSDL B NG LƯƠNG dư i ñây. V n ñ ñ t ra
là c n tính t ng ti n lương theo t ng nhóm ðƠN V .
− Dùng l nh Data (Group Sort & Filter) Sort ñ s p x p d li u
theo ðƠN V , m c ñích ñ các m u tin có cùng ðƠN V thì n m
li n k nhau.
− Ch n b ng CSDL c n t ng h p v i tiêu ñ là m t hàng.
− Vào Data (Group Outline Subtotals), xu t hi n h p tho i Subtotal
v i các tùy ch n sau:

- 118 -
Hình 4.20: H p tho i Subtotal
+ At each change in: Ch n tên trư ng c n t ng h p.
+ Use function: Ch n hàm s d ng tính toán hay th ng kê.
+ Add subtotal to: Ch n tên trư ng ch a d li u c n th c hi n tính
toán hay th ng kê.
+ Replace current subtotals: Thay th các dòng t ng h p cũ ñ ghi
dòng t ng h p m i.
+ Page break between groups: T o ng t trang gi a các nhóm.
+ Summary below data: Thêm dòng t ng h p sau m i nhóm.
K t qu :

- 119 -
Làm vi c v i màn hình k t qu sau khi t ng h p.
− Click vào các nút ñ ch n các m c d li u b n mu n xem.
+ Ch hi n th t ng chính (Grand Total Only).
+ Hi n th t ng chính và t ng ph (Grand Total And Subtotal).
+ Hi n th chi ti t t t c các m u tin cùng các t ng h p (All
Record).
4.4.5. Ch c năng PivotTable
Ch c năng: Th ng kê d li u theo nhi u c p ñ khác nhau v i
nhi u hình th c ña d ng t m t b ng d li u chính.
Th c hi n:
− ð t con tr trong b ng d li u.
− Ch n l nh Tab Insert (Group Tables) PivotTable PivotTable
xu t hi n h p tho i yêu c u ch n vùng d li u làm th ng kê và nơi
xu t b ng th ng kê.
Hình 4.21: H p tho i Create PivotTable

- 120 -
+ Select a Table or range: Cho phép ch n vùng d li u là Sheet
hi n hành.
+ Use an external data source: Cho phép ch n vùng d li u t file
Excel có s n.
+ New Worksheet: Phát sinh b ng th ng kê trên sheet m i.
+ Existing Worksheet: Phát sinh b ng th ng kê t ñ a ch ñư c
nh p vào.
Click OK xu t hi n h p tho i cho phép kéo th các field là ñi u
ki n th ng kê.
Hình 4.22: H p tho i PivotTable Field List

- 121 -
− Vùng Row Labels và Column Labels s ch a Field làm ñi u ki n
th ng kê
− Vùng Values ch a nh ng Field s li u mu n th ng kê.
Drag chu t kéo Field vào vùng tương ng k t qu s t ñ ng c p
nh t t o thành b ng th ng kê.
4.4.6. Ch c năng Consolidate
Dùng ñ th ng kê d li u t nhi u b ng cơ s d li u ngu n
nhi u t p tin khác nhau.
Bư c 1: T o b ng th ng kê, b ng th ng kê là m t khung g m row
header ho c column header, ho c c hai.
− Column header: Ch a tên các field mu n th ng kê, trong ñó c t ñ u
tiên là c t làm ñi u ki n th ng kê.
− Row header: Ch a giá tr mu n th ng kê
Bư c 2: ðánh d u ch n b ng th ng kê
Bư c 3: Ch n l nh Tab Data (Group Data Tools) Consolidate
xu t hi n h p tho i Consolidate
Hình 4.23: H p tho i Consolidate
+ Function: Ch n phép th ng kê.
+ Reference: ð a ch c a b ng cơ s d li u mu n th ng kê, click
nút Add. N u có nhi u b ng d li u thì click nút Add ñ thêm
vào khung all references.
+ Click nút Browse ñ ch n d li u t p tin khác.

- 122 -
+ Use labels in: Ch n column header và row header theo m u c a
b ng th ng kê.
+ Create links to source data: B ng d li u th ng kê liên k t v i d
li u ngu n n u m c này ñư c check, khi d li u ngu n thay ñ i
thì d li u trong b ng th ng kê cũng thay ñ i theo.
Ví d : Có b ng d li u như hình, ta c n th ng kê t ng lương và
t ng ph c p ch c v c a cán b công nhân viên.
Lưu ý: Khi ch n ñ a ch c a b ng d li u ta ñánh d u t c t ch a
giá tr làm row header.
4.5. T o Bi u ð Trong Excel
Khi c n trình bày d li u c a b ng tính thì vi c hi n th các s
ki n và con s dư i d ng bi u ñ r t có ý nghĩa. Bi u ñ cho phép bi u
di n s tương quan c a d li u trong b ng tính trên phương di n ñ h a,
bi n ñ i các hàng, c t thông tin thành nh ng hình nh có ý nghĩa. Bi u
ñ giúp b n so sánh s li u trong b ng tính m t cách tr c quan, tránh
vi c ph i ñ c các s li u chi chít trên b ng, tiên ñoán ñư c s phát tri n
c a d li u mô t trong b ng, làm cho b ng tr nên sinh ñ ng và thuy t
ph c hơn.

- 123 -
4.5.1. Các lo i bi u ñ
Có 3 lo i bi u ñ thư ng g p là bi u ñ d ng c t (Column), d ng
ñư ng th ng (Line) và d ng bánh (Pie). T 3 d ng này Excel tri n khai
thành 14 lo i bi u ñ chu n (Standard types) và 20 ki u bi u ñ tuỳ ch n
(Customize types) có th dùng ñ bi u di n s li u trong b ng tính thành
nhi u cách nhìn khác nhau tùy theo yêu c u c a ngư i dùng.
Các lo i bi u ñ chu n trong Excel và công d ng cơ b n c a m i
lo i
Bi u
tư ng
Lo i
bi u ñ
Ch c năng
Column So sánh các lo i d li u v i nhau theo
chi u d c.
Bar So sánh các lo i d li u v i nhau theo
chi u ngang.
Line Cho xem s thay ñ i d li u trong m t giai
ño n.
Pie So sánh t l c a các thành ph n trong m t
t ng th .
XY (Scat-
ter)
Mô t quan h gi a hai lo i d li u liên
quan.
Area Nh n m nh t m quan tr ng tương ñ i c a
các giá tr qua m t giai ño n.
Doughnut So sánh các ph n v i t ng th trong m t
ho c nhi u ph m trù d li u (Bi u ñ Pie
có m t l gi a).
Rada Ch ra các thay ñ i trong d li u ho c t n
s d li u tương ñ i v i tâm ñi m.
Surface T o v t các thay ñ i trong hai bi n s khi
bi n s th ba (như th i gian) thay ñ i, là
m t ñ h a 3 chi u.
Buble Hi n sáng các chùm giá tr , tương t như
ñ h a Scatter.
Stock K t h p ñ h a Line và ñ h a Column.
ðư c thi t k ñ c bi t ñ t o v t giá c

- 124 -
phi u.
Cylinder S d ng m t hình tr ñ trình bày các d
li u ñ h a Bar hay ñ h a Column.
Các thành ph n c a bi u ñ
Hình 4.24: Bi u ñ trong Excel
− Chart Title: Tiêu ñ c a bi u ñ .
− Legend: Chú gi i, dùng ñ mô t dãy s li u trong bi u ñ .
− Category (X) axis : Tiêu ñ tr c X.
− Value (Y) axis: Giá tr c a các ñ m c.
D ng bi u ñ
M t bi u ñ trong Excel ñư c t o ra t d li u trong b ng tính
hi n hành. Vì v y trư c khi xây d ng bi u ñ c n t o d li u.
Ví d :

- 125 -
Cách t o
Quét vùng d li u c n t o bi u ñ , ch n Tab Insert Group
Charts Ch n lo i bi u ñ (Column, Line, Pie, Bar, Area, Scatter, Other
Charts).
Hình 4.25: Group Charts
Ch n ki u bi u ñ

- 126 -
Bi u ñ ñư c phát sinh ngay trong sheet hi n hành
Hình 4.26: Bi u ñ k t qu
Hi u ch nh bi u ñ
Sau khi t o xong bi u ñ , ta có
th hi u ch nh bi u ñ như thay ñ i lo i
bi u ñ , vùng d li u, hi u ch nh các tiêu
ñ , …b ng cách: Click chu t lên bi u ñ , ch n Tab Chart Tools.
Design
Group Chart Styles cho phép ch n Style cho bi u ñ . Phiên b n
Excel 2010 cung c p h th ng Style cho bi u ñ r t phong phú và ñ p
m t.
− Group Chart Layout cho phép ch n các cách b trí cho bi u ñ .

- 127 -
− Group Data:
+ Switch Row/Column chuy n ñ i Legend là
hàng hay c t.
+ Select Data cho phép thêm, xóa, s a các
field c a legend hay chuy n ñ i qua l i
gi a legend và category axis.
− Group Type:
+ Change Chart Type cho phép ch n l i ki u
bi u ñ .
+ Save As Template lưu làm bi u ñ m u.
− Group Location:
+ Move Chart di chuy n bi u ñ sang v trí khác.
− Group Current Selection:
+ Combobox Chart Area: Cho phép
ch n các thành ph n c a bi u ñ .
+ Format Selection: Cho phép ñ nh d ng
các thành ph n c a bi u ñ ñư c ch n.
+ Reset to Match Style: B m i ñ nh
d ng do ngư i dùng thi t l p.
− Group Labels:
+ Chart Title: Thêm, xóa,
ñ nh v trí cho tiêu ñ c a
bi u ñ .
+ Axis Titles: Thêm, xóa,
ñ nh v trí cho tiêu ñ các tr c c a bi u ñ .
+ Legend: Thêm, xóa, ñ nh v trí cho chú thích.
+ Data Table: Hi n th giá tr ñư c l y t b ng
lên bi u ñ .
− Group Axes:
+ Axes thay ñ i ñ nh d ng và b trí c a các tr c
trên bi u ñ .
+ Gridlines b t/t t hi n th lư i trên bi u ñ .

- 128 -
− Group Background:
+ Chart Wall: ð nh d ng cho vách
c a bi u ñ .
+ Chart Floor: ð nh d ng cho sàn
c a bi u ñ .
+ 3-d Rotation: Xoay bi u ñ ñ có các góc nhìn khác nhau.
Format
− Group Shape Styles:
Excel 2010 cung c p h th ng Style màu n n phong phú, ñ p
m t. Ngư i dùng ch c n m r ng ñ th y t t c Style và click ch n
Style ưng ý.
+ Shape Fill: Màu n n; Shape Outline: Màu ñư ng vi n; Shape
Effects: Hi u ng.
− Group WordArt Styles:
+ WordArt Styles: Ch n ki u
Style ch cho bi u ñ ; Text Fill:
Màu ch ; Text Outline: Màu
ñư ng vi n ch ; Text Effects: Hi u ng cho
ch .
− Group Size:
Thi t l p chi u cao chi u r ng cho bi u ñ .
4.6. ð nh D ng Trang In Trong Excel
Tương t như khi ñ nh d ng trư c khi in c a Word, tuy nhiên t
Excel có ñi m khác như sau:
− Print Area: Ch n vùng d li u c n in. ð in m t ph n tài li u, chúng
ta ch n ph m vi c n in, sau ñó ch n menu Set Print Area.
− Background: Cho phép ch n file hình có s n làm hình n n.
− Print Titles: Thi t l p hàng ho c c t c n l p l i khi in: ch n vùng d
li u in m c Print area t th Sheet, ch n in các ñư ng lư i hay
không t m c Gridlines, ch n tiêu ñ dòng và tiêu ñ c t in l p l i
trên m i trang m c Print titles, t o tiêu ñ u và cu i trang, ñánh s
trang… t th Header/Footer, ch n th t in t th Page order…

- 129 -
Chương 5. MICROSOFT POWERPOINT
5.1. Gi i Thi u Microsoft Powerpoint
PowerPoint là ph n m m t o trình di n (presentation) chuyên
nghi p có nhi u ti n ích giúp trình bày, thuy t trình các v n ñ tr nên
sinh ñ ng và hi u qu hơn, ñư c s d ng trong các báo cáo, h i ngh ,
gi ng d y....Ph n này ch ñ c p các tính năng thu c riêng v
PowerPoint, nh ng ñi m gi ng v i Word và Excel h c viên xem các
chương trên.
M t file trình di n PowerPoint 2010 ñư c t o t nhi u trang, g i
là slide, có ñuôi là pptx (có th có ñuôi là ppsx -PowerPoint Show dùng
cho vi c trình chi u, không cho phép so n th o).
5.1.1. Giao di n chính
Kh i ñ ng chương trình Microsoft PowerPoint t nhóm Mi-
crosoft Office.

- 130 -
Màn hình PowerPoint có 3 khung chính: khung Slide là nơi so n
th o trình di n, khung Note là nơi nh p ghi chú c a slide, và khung
Slide/Outline dùng ñ li t kê danh sách các Slide và so n th o outline.
5.1.2. Các ch ñ View
PowerPoint có nhi u ch ñ View khác nhau tùy m c ñích s
d ng. Ch ñ View ñư c thay ñ i t th Tab View Group Presenta-
tions Views ch n ch ñ thi n th tương ng: Normal view, Slide
Sorter view, Reading View, Slide Show.
Normal View: Ch ñ so n th o Slide ñư c s d ng khi ngư i
dùng so n th o n i dung, note c a t ng slide c a file trình di n.
Slide Sorter: hi n th nhi u Slide cùng lúc, không cho phép so n
th o n i dung slide mà ñư c dùng ñ thay ñ i th t , s p x p, d i (b ng
cách drag-drop), chép, xóa các Slide. Ki u này cho m t cái nhìn t ng th
v toàn b slide.
Reading View: Hi n th t ng Slide d ng ñ c tài li u.
Slide Show: Hi n th t ng Slide ch ñ trình chi u, toàn màn
hình v i các hi u ng ho t hình. ð thoát kh i ch ñ Slide Show, nh n
phím ESC.
5.1.3. T o file trình di n m i
Trong PowerPoint, ta có th t o m t trình di n m i b ng cách
d a trên các khuôn m u (template) có s n, tuỳ theo ch ñ . Ch n Tab
File New xu t hi n màn hình t o m i file t nhi u m u (template) chia
làm 2 nhóm: Home và Office.com. Nhóm Office.com Template ch a các
Template ñư c Microsoft cung c p s n, máy tính ph i có k t n i Internet
ñ t i v .
M t Theme thi t k trư c cho m t file trình chi u v : màu ch
ñ , font ch , và hi u ng ho t hình (effects). Ngư i dùng có th ch n
m t theme có s n, sau ñó thi t l p l i t ng ph n v màu s c, font ch , và
hi u ng ho t hình. Tài li u này ch t p trung nhóm Home, d a trên
các template ñã có s n trong máy, bao g m các m u như sau:
+Blank Presentaion: T o trình di n tr ng. Ngư i dùng ph i thi t
k m u và nh p n i dung m i cho file trình chi u.
+Recent Templates: Nh ng template v a ñư c s d ng trư c ñó.

- 131 -
Sample Templates: T o trình di n b ng m t s m u có s n bao
g m c n i dung, theo các ch ñ khác nhau. Ngư i dùng ch vi c ch n
m t m u trong nhóm Sample ng v i ch ñ c n t o, sau ñó ch nh s a
l i n i dung.
Themes: T o trình di n t các m u ñư c thi t k Themes, không
có n i dung. ðây là lo i template ñư c s d ng nhi u nh t.
My Templates: T o trình di n t Template do ngư i dùng ñ nh
d ng trư c.
New from exsiting: T o trình di n t file Template ho c file
PowerPoint có s n nào ñó.
Lưu ý là ngư i dùng có th thay ñ i l i theme khác b t c lúc
nào, b ng cách ch n th Design Group Themes, ch n m t m u thích
h p (có th m r ng danh sách Themes t mũi tên phía dư i bên ph i),
sau ñó có th tùy ch nh v màu, font và Effect c a theme. Có th áp
d ng m t theme cho toàn b slide, hay các slide ñang ch n b ng cách
R_click trên theme ñó, và ch n Apply to All Slides hay Apply to Select-
ed Slides.
5.1.4. T o Slide m i
Thêm Slide m i: Ch n th Home Group Slide New Slide
ch n Slide có layout thích h p (t danh sách các slide master có s n c a
file trình di n) ho c b m phím Ctrl+N. Slide sau khi t o xong có th
thay ñ i Layout b ng cách ch n th Tab Home Group Slides Layout
và ch n m u có s n.
Xoá b /Copy/Paste Slide: Ch n m t hay nhi u Slide t khung
Slide/Outline, và th c hi n thao tác như các ñ i tư ng khác. Ngoài ra
ngư i dùng có th t o b n Copy b ng cách R_Click lên Slide c n Copy
ch n Duplicate Slide.
S p x p l i các Slide: t t nh t nên dùng ch ñ View là Slide
Sorter, sau ñó kéo th các slide v v trí mong mu n.
Như v y, chúng ta lưu ý r ng: t o file m i d a trên các Design
template, còn t o silde m i d a trên các Slide outline.

- 132 -
5.1.5. So n th o n i dung Slide
Trong PowerPoint, văn b n ñư c ñ t trong các Place holder ho c
các Textbox. Chú ý: các thao tác ñ nh d ng văn b n (font, ñ m, nghiêng,
g ch dư i, Bullets
and Number-
ing…) và chèn các
ñ i tư ng (table,
bi u ñ , wordart,
hình nh, header,
footer…) ñư c
th c hi n tương t như khi s d ng MS Word. So v i các phiên b n
trư c, PowerPoint 2010 b sung them ch c năng Insert Equation ñ chèn
và so n th o công th c toán như MS Word.
PowerPoint cho phép ñ i thay ñ i font ch toàn b tài li u v i
ch ng năng Replace Font (ñư c m t Tab Home Group Edit-
ing Replace Replace Font). Sau khi ch n font ñang s d ng c n thay
th ( h p ch n Replace) và font m i ( h p ch n With), b m nút Re-
place ñ th c hi n thay th .
Chèn âm thanh/Video vào slide: thêm âm thanh/video giúp demo
t t hơn ý tư ng trình bày. Âm thanh/Video hi n th trong slide dư i d ng
bi u tư ng và ñư c phát khi click
vào bi u tư ng ñó. ð chèn
âm/video thành vào slide, ch n Tab
Insert Group Media Au-
dio/Video, ch n Audio from file
(chèn t file có s n), ho c Clip Art Audio (ñ chèn t thư vi n c a Of-
fice).
M t c i ti n ñáng giá trong PowerPoint 2010 là cho phép hi u
ch nh Video ñã insert vào tài li u. Video có có th ch nh s a màu s c
(Color, Coreections), ñóng khung (video style), hi u ch nh hình d ng
(video shape, video border, video effects….) r t nhanh và ti n l i mà
không c n dùng b t kỳ ph n m m x lý video c ng k nh nào khác.
Ngoài ra PowerPoint 2010 cho phép chèn video t các link (như
youtube, myspace) vào file trình chi u.

- 133 -
Chèn hành ñ ng (action) cho m t ñ i tư ng
M t action cho phép nh y ñ n m t slide khác, th c thi m t
chương trình khác, m m t trang Web, … khi ngư i dùng b ng cách
click chu t ho c ñưa tr chu t “ñi” ngang qua ñ i tư ng ñư c ch n. Sau
khi ch n ñ i tư ng mu n
chèn action, t th In-
sert Group Links Ac-
tion xu t hi n h p tho i
Action Settings.
Th Mouse Click:
hành ñ ng thi hành khi
Click chu t lên ñ i tư ng.
Th Mouse over: Ch n
hành ñ ng khi ñưa chu t
ngang qua ñ i tư ng. ng
v i m i hành ñ ng x y ra,
chúng ta có th ch n: Hy-
perlink to (nh y ñ n Slide
khác), Run program (kh i
ñ ng m t chương trình
ng d ng khác), Play
sound (phát âm thanh tùy
ch n).
Section: Khi so n th o m t file v i hàng trăm slide các phiên
b n PowerPoint cũ là r t b t ti n khi không th gom nhóm cho các slide.
PowerPoint 2010 cung c p m t tính năng m i – section – giúp t ch c
các slide vào các nhóm g i là section. Chúng ta có th Insert them sec-
tion m i (t th Home->Slides->nút Section), ñ i tên section ñó (dùng
context menu), xóa section và các slide thu c section, kéo th các slide
qua l i gi a các section giúp t ch c tài li u m t cách khoa h c hơn.

- 134 -
5.2. Slide Master
Slide Master là nơi qui ñ nh t t c các m u ñ nh d ng c a các
Slide trong b n trình bày. Khi thay ñ i các thu c tính c a Slide Master
thì nh ng thay ñ i ñó s có hi u l c v i t t c các Slide trong b n trình
di n. Vi c s d ng t t Slide Master giúp t o ra m t b n trình di n có
tính nh t quán cao v m t ñ nh d ng, gi m kích thư c file trình chi u.
L y ví d , n u ñ logo trư ng ðH Công Nghi p Tp.HCM slide master,
thì hang trăm slide c a file s ch a logo này, thay vì ph i chép hàng
trăm hình vào các slide.
ð m ch ñ hi u ch nh slide Master, ch n th View Group
Master Views Slide Master. Trong màn hình so n th o Slide Master,
có nhi u m u slide khác nhau trong file trình di n. Ngư i dùng ch n
t ng m u slide, hi u ch nh khuôn d ng ñ thay ñ i m u cho t t c slide
c a file d a trên m u này. Ngư i dùng có th thêm Slide Master. ð nh
d ng các thu c tính c a Slide Master gi ng như ñ nh d ng m t Slide
thông thư ng.

- 135 -
V cơ b n, khi thay ñ i m t Slide Master, có các thành ph n như
sau: Title Area for Autolayouts: vùng áp d ng cho tiêu ñ slide; Object
Area for Autolayouts: vùng áp d ng cho danh sách ñánh d u ñ u m c,
vùng này có th thi t l p cho t ng level text khác nhau; Date Area, Foot-
er Area, Number Area: thay ñ i các thu c tính cho ngày gi , tiêu ñ ñ u
và cu i trang, s trang…
Sau khi hi u ch nh xong ph i t t ch ñ so n th o Slide Master,
quay v ch ñ so n slide b ng cách b m nút Close Master View.
5.3. Animation
ð ph n trình di n tr nên sinh ñ ng, PowerPoint cung c p nhi u
hi u ng ho t hình (animation) ñ minh h a ý tư ng m t cách tr c quan
d hi u, ho c gây s chú ý.
T o animation
M t ñ i tư ng trong slide (textbox, table, picture…) có th gán
nhi u animation khác nhau, b ng cách ch n ñ i tư ng ñó, ch n th An-

- 136 -
imations Group Animation, và ch n animation thích h p (có th m
r ng ñ ch n), ho c có th add animation t group Advanced Animation.
Animation ñư c chia làm 4 nhóm: Entrance (Cách th hi n hi u
ng khi ñ i tư ng b t ñ u xu t hi n); Emphasis (Cách th hi n hi u ng
khi ñ i tư ng ñã c ñ nh, thư ng dùng ñ nh n m nh n i dung c n bi u
di n); Exit: (Hi u ng th hi n khi k t thúc Slide); Motion Paths: Cách
th hi n hi u ng di chuy n.
Danh sách các animation hi n th trong c a s Animation Pane
(có th b t hay t t t group Advanced Animation), và các tùy ch nh hi n
th Group Timing. ng v i m i animation, chúng ta có th tùy ch nh
ñi u ki n ñ animation kích ho t m c Start: Start On Click (b t ñ u
animation khi click chu t), Start With Previous: b t ñ u song song v i
animation trư c nó trong Animation Pane, Start After Previous( b t ñ u
sau khi animation ñ ng trư c
nó ñã hoàn t t).
Ngoài ra, m t anima-
tion còn có th tùy ch nh Du-
ration (th i gian th c hi n
hi u ng) và Delay (th i gian
ch cho hi u ng).

- 137 -
T c a s Animation Pane cho phép xóa animation, hi u ch nh
l i animation, thay ñ i th t animation b ng cách kéo-th .
Ví d t o animation
Trong ví d này chúng ta s t o m t slide ch a 3 trái banh di
chuy n xung quanh màn hình. S d ng ch c năng Inser-Shape ñ t o 3
trái banh có màu xanh (b1), ñ (b2), vàng (b3).
Ch n b1, ch n animation, ch n Custom Path, click chu t ñ v 4
ñi m d i c a banh, double click ñ k t thúc. Tương t , thêm animation
cho b2 và b3. Trên Animation Pane s xu t hi n 3 hàng. Ch n hàng ñ u
tiên, và ñ m c ñ nh là Start On Click, ch n repeat là Until End of Slide
( m c Effect Options- Timing), hàng th 2 và ch n Start After Previ-
ous, hàng th 3 và ch n là Start With Previous. Repeat t t c ñ u là re-
peat là Until End of Slide. B m F5 ñ xem th k t qu c a b n.
5.4. Slide Transition
Silde Transition là ch c năng t o hi u ng chuy n ti p gi a các
Slide trong ch ñ Slide Show. PowerPoint 2010 cung c p thêm r t
nhi u hi u ng transition m i, ñ t bi t là nhóm Exciting v i các hi u
ng 3D r t ñ p mà các phiên b n trư c không có.
ð ch n Slide Transition, t th Transitions Group Transition
to This Slide và ch n hi u ng.

- 138 -
V i m i hi u ng Slide transition, t m c Effect Options cho
phép ch n hư ng xu t hi n c a slide m i. Cũng như Animation, Slide
Transition cho phép hi u ch nh các thi t l p nhóm Timing, và cho
phép áp d ng transition vào m t nhóm hay toàn b slide.
5.5. Trình Chi u
Sau khi so n th o các Slide, bư c cu i cùng là th c hi n trình
chi u slide trư c thính gi ..
Thi t l p trư c khi trình chi u
Ch n th Slide Show Group Set Up.
M c Set
Up Slide Show:
m c a s thi t
l p trình chi u v i
các tùy ch n.
Show type: Cách th c hi n trình di n, bao g m: Presented by a
speaker (full screen): Cho phép th c hi n trình di n ch ñ toàn màn
hình; Browsed by an individual (Windows): Cho phép trình di n v i
thanh cu n khi slide thi t k ñ phân gi i cao khi n vi c hi n th
không ñ y ñ trang, Browsed at a kiosk (full screen): Cho phép th c
hi n trình di n ch ñ toàn màn hình, di n ra m t cách t ñ ng, và
ñư c l p ñi l p l i.
Show options: v i các ch n l a: Loop continuously until ‘Esc’:
Cho phép trình di n l p ñi l p l i liên t c ñ n khi nh n phím Esc, tùy
ch n này là m c ñ nh khi s d ng ch ñ Browsed at a kiosk; Show
without animation: t t các hi u ng.
Show Slides: Ch n các Slide c n trình di n: All (trình di n t t c
các Slide); From … To … (trình di n m t nhóm Slide liên t c);

- 139 -
Advanced Slides: Các tùy ch n nâng cao, bao g m: Manually
(ch ñ chuy n trang th công - nh n phím ho c Click chu t ñ qua
Slide khác); Using timings, if present: Ch ñ chuy n trang t ñ ng (sau
m t kho ng th i gian nào ñó).
Th c hi n trình chi u
Ch n th Slide
Show Group Start Slide
Show, v i các tùy ch n
như sau: From Beginning
(trình chi u t slide ñ u);
From Current Slide (B t ñ u
trình di n t slide hi n hành);
Broadcast Slide Show (Th c hi n
trình chi u qua Internet, ñây là
ch c năng m i c a PowerPoint
2010); Custom Slide Show (t o
trình chi u t vi c ch n l a m t
s slide nào ñó thay vì chi u tu n
t toàn b ).

- 140 -
PowerPoint 2010 cho phép ch p thành phim (ho c t i file pdf)
khi trình chi u Slide s d ng menu Record Slide Show. Ho c t th
File->Save &Send -> Create Video (ho c ch n menu Create pdf/xps
document ñ t o tài li u pdf). PowerPoint 2010 t o file wmv ch a toàn
b quá trình trình chi u t ñ ng ñ ngư i dung có th ghi thành ñĩa
phim.
5.6. M t S Lưu Ý
ð vi c trình chi u thành công, nên lưu ý m t s ñ c ñi m sau
ñây:
Không nên ñ c slide, vì ngư i nghe có th t ñ c l y. Ngư i
nghe quan tâm và thích thú v i s hi u bi t c a ngư i di n thuy t v ch
ñ hi n t i.
Không “tr n” sau các slide, mà nên nhìn th ng vào ngư i nghe.
Ngư i nghe mu n nhìn th y ngư i di n thuy t như hai ngư i ñang nói
chuy n v i nhau v y.
Các phim minh h a là các “slide” s ng ñ ng nh t.
S d ng m t hay hai font cho bài trình chi u, không dùng quá
nhi u font. S d ng font ch rõ ràng và d ñ c (font Roman và Gothic
ñư c ñ ngh ).
Font size không nên nh hơn 22 pt. Các tiêu ñ có font c 28 pt.
Không nên nh p quá nhi u text cho m t slide.
S d ng ch hoa cho các keyword mu n nh n m nh.
Chú ý màu n n c a file trình di n. Trên máy tính, màu n n ñen
s m v i font ch sáng thư ng khá ñ p, tuy nhiên khi trình chi u trong
môi trư ng sáng và kho ng cách xa thì r t khó nhìn rõ.

- 141 -
Chương 6. S D NG INTERNET
6.1. Gi i Thi u Internet
Internet là h th ng thông tin toàn c u có th ñư c truy nh p
công c ng g m các m ng máy tính ñư c liên k t v i nhau. H th ng này
truy n thông tin theo ki u chuy n m ch gói d li u (packet switching)
d a trên b giao th c ñã ñư c chu n hóa (giao th c TCP/IP). H th ng
này bao g m hàng ngàn m ng máy tính nh hơn c a các doanh nghi p,
c a các vi n nghiên c u và các trư ng ñ i h c, c a ngư i dùng cá nhân,
và các chính ph trên toàn c u.
Ti n thân c a m ng Internet ngày nay là m ng ARPANET do b
qu c phòng M liên k t v i m t s trư ng ðH c a M th c hi n.
Hi n nay nhu c u khai thác thông tin trên m ng Internet ngày
càng tăng. Vì v y trong chương này s gi i thi u nh ng khái ni m cơ
b n v Internet, các d ch v trên Internet và cách s d ng trình duy t In-
ternet Explorer ñ khai thác thông tin trên Internet.
M ng Internet có th ch d ng l i ñ y n u như không có s ra
ñ i c a World Wide Web, ñư c phát minh b i Tim Berners-Lee trong
th i gian làm vi c t i CERN (T ch c nghiên c u nguyên t c a Châu
Âu ñ t t i Th y Sĩ). Ông Tim ñã tìm ra cách th c ñ máy tính các v
trí, ñ a ñi m khác nhau có th hi n th nh ng văn b n có liên k t ñ n các
t p tin văn b n khác. K t qu nghiên c u c a ông Tim ñó là ngôn ng
ñánh d u siêu văn b n HTML (Hyper Text Markup Language).
ð hi u nguyên lý ho t ñ ng c a Internet theo cách ñơn gi n
nh t, ta có th hình dung thông tin g i và nh n t các máy tính gi ng
như vi c g i thư qua h th ng bưu ñi n. Khi mu n g i thư, ngư i ta
thư ng ñ n m t tr m bưu ñi n g n nh t ñ b thư vào thùng. T i ñây thư
c a chúng ta và c a nhi u ngư i khác n a s ñư c phân lo i theo ñ a ch
r i ti p t c ñư c g i lên tuy n cao hơn. Quy trình c ti p t c như th cho
ñ n khi thư c a chúng ta t i ñư c ñ a ch c a ngư i nh n.
Tương t như v y, khi nh n và g i thông tin trên Internet, thông
tin c n ph i ñư c xác ñ nh ñ a ch duy nh t. ð a ch Internet c a các tư
li u ñư c qu n lý b ng b ñ nh v tài nguyên ñ ng d ng URL (Uniform
Resource Locator). M i trang Web khi ñư c ñưa lên Internet s có ít
nh t m t ñ a ch URL tham chi u ñ n nó.

- 142 -
6.2. M t S Khái Ni m
ð a ch IP (Internet Protocol Address)
Khi tham gia vào Interntet, m i máy tính g i là host, ph i có m t
ñ a ch IP dùng ñ nh n d ng. ð a ch IPv4 ñư c chia làm 4 s th p phân
có giá tr t 0-255, phân cách nhau b ng d u ch m (ví d như:
172.16.19.5 ho c 172.16.0.3). ð truy xu t trang ch c a ðH Công
Nghi p Tp.HCM thì gõ IP là 220.231.93.18 vào trình duy t.
Cách ñánh IP g m 4 s th p phân như trình bày trên g i là
IPv4. Hi n nay do t c ñ phát tri n quá nhanh c a Internet, IPv4 (có
chi u dài 32 bit) ñã c n ki t. Internet ñang chuy n ñ i d n sang IPv6
(128 bit).
H th ng tên mi n DNS (Domain Name System)
ð i v i con ngư i, cách truy xu t m t website (như trang ch
trư ng ðH Công Nghi p Tp.HCM nói trên) b ng IP như trên là r t khó
nh . Do ñó h th ng tên mi n DNS giúp ánh x gi a tên và IP giúp d
dàng s d ng hơn. Ví d , www.hui.edu.vn d nh hơn nhi u so v i IP là
220.231.93.18. Tên mi n DNS do các DNS server ñ m trách, do ñó
chúng ta ph i tr phí hàng năm cho vi c ñăng ký tên mi n.
Các ph n com, edu hay vn trong ñ a ch tên mi n trên ñư c g i
là tên mi n c p 1, chia làm 2 nhóm chính:
− Domain mang tính t ch c:
Domain T ch c
com (Commercial) Thương m i
edu (Educational) Giáo d c
gov (Governmental) Nhà nư c
int (International) T ch c qu c t
mil (Military) Quân ñ i
net (Networking) Tài nguyên trên m ng
org (Organizational) Các t ch c khác
− Domain mang tính ñ a lý: G m 2 ký t t t ñ i di n cho t ng qu c
gia, như vn (Vi t Nam), au (Úc), in ( n ð ), …

- 143 -
IAP
IAP (Internet Access Provider) là nhà cung c p d ch v ñư ng
truy n ñ k t n i v i Internet, qu n lý c ng (gateway) n i v i qu c t .
Các máy tính các qu c gia khác mu n k t n i v i nhau ph i có cơ s
h t ng, do ñó ph i nh ñ n IAP. T i Vi t Nam, IAP là công ty d ch v
truy n s li u VDC thu c t ng công ty bưu chính vi n thông, cơ quan
th c hi n tr c ti p là VNN.
ISP
ISP (Internet Service Provider) là nhà cung c p d ch v Internet
cho các t ch c và cá nhân. ISP ph i thuê ñư ng truy n và c ng c a m t
IAP. Vi t Nam có nhi u ISP thương m i: Công ty d ch v truy n s li u
VDC, Công ty FPT, …
Khi ñăng ký v i m t ISP, ngư i dùng ñư c cung c p m t tài
kho n ñ qu n lý truy c p và tính phí. M i tài kho n bao g m tên (User
name) và m t kh u ñăng nh p (Password). Tài kho n này thư ng ñư c
lưu s n trong các thi t b (như các modem) ñư c c u hình b i ISP nên
ngư i dùng không s d ng tr c ti p.
6.3. Các D ch V Thông D ng Trên Internet
D ch v truy xu t t xa (Remote Login)
D ch v truy xu t t xa cho phép n i k t, và s d ng m t máy
tính v trí khác. Ví d , Telnet là m t d ch v cho phép remote login.
Ngày nay, nhi u d ch v an toàn hơn ñã ra ñ i thay th cho telnet như
ssh, vpn…
D ch v thư ñi n t (Mail Service)
ð có th g i ho c nh n các thư ñi n t (Electronic Mail -
Email) t b t c m t nơi nào v i ñi u ki n là ngư i nh n và ngư i g i
ph i có m t ñ a ch Email và máy tính s d ng có n i m ng Internet.
D ch v tin ñi n t (News)
Cho phép trao ñ i các bài báo và b n tin ñi n t (bulletin) xuyên
su t Internet. Các bài báo ñư c ñ t t i trung tâm cơ s d li u trên su t
không gian Internet. Ngư i dùng truy c p vào cơ s d li u ñó ñ l y v
các bài báo h c n. ði u này làm gi m t c ngh n trên m ng và lo i tr

- 144 -
vi c lưu tr nhi u b n sao không c n thi t c a m i bài báo trên t ng h
th ng c a ngư i dùng.
D ch v truy n t p tin (FTP: File Transfer Protocol)
FTP là m t h th ng chính y u ñ chuy n t i file gi a các máy vi
tính vào Internet. File ñư c chuy n t i có dung lư ng r t l n. FTP h u
h t ñư c s d ng cho vi c chuy n t i nh ng d li u mang tính cá nhân.
Thông thư ng, b n s dùng FPT ñ chép file trên m t máy ch t
xa vào máy c a b n, vi c x lý này g i là n p xu ng (downloading).
Tuy nhiên, b n cũng có th chuy n file t máy c a b n vào máy ch t
xa, ñi u này g i là n p lên (uploading). Thêm vào ñó, n u c n thi t, FTP
s cho phép b n chép file t m t máy ch t xa t i m t máy khác.
D ch v Web (World Wide Web – WWW)
ðây là d ch v ñư c dùng nhi u nh t. Ngư i ta vi t t t là WWW
hay g i ng n g n là Web. Web ch a thông tin bao g m văn b n, hình
nh, âm thanh và th m chí c video ñư c k t h p v i nhau. Web cho
phép b n có th thâm nh p vào m i ngõ ngách trên Internet, là nh ng
ñi m ch a d li u g i là Web site. Nh có Web, nên dù không ph i là
m t chuyên gia, b n v n có th s d ng Internet.
Ph n m m s d ng ñ n p, d ch và hi n th Web g i là trình duy-
t Web (Web browser). Hi n nay, trình duy t thông d ng nh t là là In-
ternet Explorer c a Microsoft, ngoài ra còn có Mozilla Firefox, Chrome
c a Google, Opera, Safari c a Apple …
6.4. Trình Duy t Web Internet Explorer 9.0
ð kh i ñ ng trình duy t: Ch n Start/ All Programs/ Internet
Explorer.

- 145 -
Các thành ph n trong màn hình Internet Explorer
Các nút công c cho phép th c hi n các thao tác nhanh hơn.
Ch c năng c a các nút trên thanh công c như sau:
− Back: Tr v trang trư c ñó.
− Forward: Hi n th trang k ti p trong l ch s duy t.
− Stop: Ngưng t i trang web hi n hành t máy ch .
− Refresh: T i l i n i dung trang Web hi n hành.
− Home: Hi n th trang home, ñ a ch trang này ñư c config theo m i
máy khác nhau, là website t ñ ng n p m i khi kh i ñ ng IE.
− Favorites: Danh sách nh ng trang Web ưa thích.
− New Tab: Thêm m t Tab m i.
− Address: Dùng ñ nh p ñ a ch c a trang Web mu n truy c p. Thanh
ñ a ch cũng hi n lên ñ a ch c a trang Web hi n hành. B n có th
Click vào h p th xu ng ñ ch n ñ a ch c a nh ng trang Web
thư ng truy c p.
− Current Tab: Tab hi n ñang hi n th .
− Tools: Ch a các nhóm công c c a Internet Explorer.

- 146 -
− Tr ng thái n p : Dùng ñ hi n th ti n trình n p trang Web khi
trang Web ñang ñư c n p. Sau khi n p xong bi u tư ng n p s ñư c
chuy n thành bi u tư ng Internet Explorer.
Lưu n i dung trang Web
Ngư i dùng có th lưu n i dung c a các trang Web trên máy c c
b , sau ñó ta có th xem n i dung c a các trang này mà không c n ph i
có k t n i Internet. Sau khi truy c p ñ n trang Web c n lưu n i dung,
ch n Tools File Save As, và ch n v trí cùng v i tên file c n lưu.
Lưu các ñ a ch thư ng dùng
Ch c năng này giúp ngư i dùng lưu ñ a ch c a các trang Web
thư ng s d ng, giúp ngư i dùng không c n ph i nh ch c a nó. Sauk
hi truy c p ñ n trang Web c n lưu ñ a ch , Ch n Favorites/ Add to Fa-
vorites, nh p tên cho ñ a ch mu n lưu->OK.
6.5. Tìm ki m thông tin trên Internet
Tìm ki m thông tin là ho t ñ ng ph bi n ñ i v i ngư i s d ng
Internet. So v i thông tin ñư c lưu tr trên nh ng phương ti n khác,
thông tin ñư c lưu tr trên Internet phong phú và tìm ki m d dàng hơn.
Ngoài ra, k t qu tìm ki m ñ t ñư c nhi u hơn so v i vi c tìm ki m
thông tin ñư c lưu tr trên các phương ti n khác. ðây là ñi m m nh
nhưng ñôi khi cũng là ñi m y u c a Internet vì khi tìm ñư c quá nhi u
thông tin liên quan ñ n thông tin c n tìm, ta ph i t n th i gian ñ l c l i
nh ng thông tin phù h p.
Hi n t i có nhi u hãng cung c p d ch v tìm ki m khác nhau:
google (www.google.com), microsoft (www.bing.com), yahoo
(www.yahoo.com)… M i hang có nh ng ñi m m nh và ñi m y u riêng,
tuy nhiên d n ñ u hi n nay là www.google.com.

- 147 -
Hình 6.2: Trang Web tìm hi m c a Google
− Nh p thông tin mu n tìm vào h p văn b n r i nh n Enter ho c Click
vào nút l nh Google Search. Thông tin tìm ki m thư ng là các t
khóa (Keyword) ho c m t c m t ñ c trưng nh t. Vi c ch n t khóa
chính xác cho giúp cho vi c tìm ki m d dàng, nhanh chóng.
Hình 6.3: K t qu tìm ñư c t trang Web c a Google
Chú ý:
− ð t d u “ trư c t khóa ñ yêu c u tìm ki m chính xác c m t c n
tìm (liên k t AND).
− Không nên nh p vào nh ng t khóa có n i dung t ng quát vì k t qu
tìm ki m s r t nhi u, thông tin ñư c tr v s không g n v i n i
dung mu n tìm.
Tìm ki m nâng cao v i Google

- 148 -
Trong trư ng h p mu n có k t qu tìm ki m g n v i thông tin
ñang tìm, ta s d ng ch c năng tìm ki m nâng cao c a Google (Ad-
vanced Search).
− Find results: ð t ñi u ki n cho k t qu tìm ki m:
− With all of the Words: K t qu tìm ki m ph i bao g m t t c các t
c n tìm
− With the exact phase: K t qu tìm ki m ph i có chính xác c m t
c n tìm.
− With at least one of the Word: K t qu tìm ki m ph i có ít nh t m t
trong nh ng t c n tìm
− Without the Word: K t qu tìm ki m không ch a nh ng t này
Hi n th k t qu tr v : ch n s k t qu tr v t h p kê th , m c
nhiên s tr v 10 k t qu n u tìm ñư c t 10 trang Web tr lên.
Ngoài ra ta có th ñ t thêm ñi u ki n vào nh ng tùy ch n khác
như ngôn ng , th i gian, ñ nh d ng, …
6.6. D ch V Email
Gi i thi u
Thư ñi n t (Email) là phương ti n liên l c vô cùng ti n l i trong
th i ñ i công ngh thông tin ngày nay. S d ng Email ta có th trao ñ i
thông tin v i b n bè, ñ ng nghi p trên toàn c u mà không quan tâm ñ n
vi c ngư i nh n ñâu.
ð a ch Email (Email Address), g i t t là email, là m t ñ nh danh
duy nh t trên Internet cho phép ngư i s d ng giao d ch v i nhau. C u
trúc m t ñ a ch Email: <Tên tài kho n>@<Tên mi n>. Tên mi n: Tên
c a máy ch cung c p d ch v Email (Email Server), tên tài kho n là tên
ñư c ñăng ký, ñ phân bi t v i các ñ a ch Email khác có cùng tên mi n.
Ví d : ttcntt@yahoo.com; email@hui.edu.vn; list@hotmail.com; …
Mu n g i email thì ngư i dùng ph i có n i k t Internet (ho c n i
k t vào Mail Server. Khi ngư i A g i Email cho ngư i B, n i dung thư
s ñư c lưu tr t i Email Server. Ch duy nh t ngư i B có th ñăng nh p
vào tài kho n c a mình và ñ c t t c Email g i cho mình. Có nhi u cách
ñ làm vi c v i email: s d ng Webbrowser ñ s d ng Webmail (n u
nhà cung c p email có d ch v này), ho c dùng công c khác.

- 149 -
Webmail là h th ng cung c p các d ch v Email thông qua m t
Website. Ngư i dùng s d ng Webbrowser truy c p vào ñ a ch Website
c a nhà cung c p d ch v , s d ng tài kho n Email ñã ñư c cung c p ñ
s d ng các d ch v Email. M t s webmail thông d ng:
www.gmail.com, www.hotmail.com, www.mail.yahoo.com... Cách s
d ng các d ch v email c a các hang l n g n như tương t , do ñó trong
giáo trình này ch t p trung mô t v d ch v email c a Google. Google
t ñ ng hi n th ngôn ng theo vùng truy xu t email, t c là ti ng Vi t,
và cung c p nhi u d ch v khác d a trên tài kho n email mà th gi i r t
ưa chu ng.
ðăng ký tài kho n email
ð ñăng ký m t tài
kho n Email m i: t Webmail
(ch ng h n, t trang
www.gmail.com), ch n m c
T o tài kho n.
Sau ñó ñi n các thông tin vào bi u m u, và b m nút t o tài
kho n.
Lưu ý là gmail yêu c u b n ph i có s ñi n tho i di ñ ng ñ g i
mã xác nh n nh m b o v ngư i dùng.

- 150 -
S dung email v i Webmail
Sau khi ñã có tài kho n Email, trư c khi s d ng Email ph i
ñăng nh p t trang www.gmail.com.
Các email nh n ñư c s hi n th khi ch n m c Thư.

- 151 -
ð so n Email m i, ch n nút So n thư. Nh p n i dung Email v i
các m c như sau: T i (Email m t hay nhi u ngư i nh n -cách nhau b ng
d u ;); CC
(Email ngư i
ñ ng nh n);
BCC (Email
ngư i ñ ng
nh n nhưng
không hi n
th cho bi t
cùng nh n
Email v i hai
nhóm Email
trên); Ch
ñ (Subject -
tiêu ñ
Email); Body
(n i dung Email);
ð g i file ñính kèm Email, ch n nút ðính kèm. Sau ñó ch n file
c n g i ñi.
Chú ý: sau khi s d ng Email xong, chúng ta ph i b m nút Sign-
out ñ tránh vi c m t tài kho n Email, b o v thông tin riêng tư.
S d ng email v i Outlook Express

- 152 -
Outlook Express là ph n m m qu n lý Email c a hãng Microsoft
Windows (tương t v i Thunderbird
c a Mozilla). Ph n m m này cung
c p h u h t các tính năng c n thi t ñ
ngư i dùng có th qu n lý Email m t
cách hi u qu . Outlook Express s
giúp giao ti p v i Email Server ñ
chuy n-nh n Email v i m t s tính
năng qu n lý r t ti n d ng. Kh i ñ ng
Outlook Express t m c All Pro-
grams Outlook Express.
ð s d ng
email v i Oulook, ñ u
tiên chúng ta ph i
khai báo tài kho n
email cho Outlook.
T menu Info, ch n
Add Account.
Sau ñó nh p
thông tin email
Thanh công
c :
New E-Mail: So n Email m i.
Reply: tr l i
Email ñang m cho
ngư i g i.
Forward: G i
Email nh n ñư c cho
nh ng ngư i khác.
6.7. D ch v Office Online
Ph n m m online là các ph n m m th c thi t i các máy ch , và
tr v k t qu cho ngư i dùng cu i. Office Online là m t trong các ph n
m m online ñư c cung c p mi n phí, cho phép nhi u ngư i dùng ñ ng
th i so n th o m t văn b ng, b ng tính, file trình di n online, ñ h a.. và

- 153 -
chia x cho nh ng ngư i khác v i kh năng phân quy n giúp b o v
thông tin ñư c tòa v n. Office Online ngày càng ti n d ng và m nh m
khi công ngh ñi n toán ñám mây ñư c các hãng l n ñ u tư phát tri n
trong các năm g n ñây. Có nhi u hãng cung c p Office Online như Mir-
osoft v i d ch v Officelive, Google v i Google Docs & Spreadsheets,
ThinkFree Online và Zoho Office Suite … Trong tài li u này ch ñ c p
ñ n d ch v c a Google, là Google Docs (so n th o văn b n -) &
Spreadsheets (b ng tính) ñ a ch https://docs.google.com. B n ph i có
tài kho n gmail ñ ñăng nh p và s d ng d ch v mi n phí này.
Sau khi ñăng nh p, t màn hình chính c a googledoc, ch n Cre-
ate new, và ch n ti p Document (n u so n văn b n), Presentation (n u
so n th o trình di n), Spreadsheet (n u so n th o b ng tính)…

- 154 -
Màn hình so n th o c a googledoc v i ch c năng gi ng như v i
b n Office thông thư ng, do ñó cách s d ng h u như tương t , h c viên
t tìm hi u.
Sau khi so n th o xong, ngư i dùng có th download file v máy
mình b ng cách s d ng menu File – Download as. Ho c có th chia x
tài li u này cho nhi u ngư i xác xem hay ñ ng so n th o b ng cách b m
nút Share và phân quy n.
6.8. D ch v chia s nh tr c tuy n
V i s phát tri n c a máy ch p nh s , ñi n tho i ch p nh, ngày
nay h u như ngư i nào cũng có th ch p ñư c nh m i lúc m i nơi. Các
nh s này có th ñư c upload lên internet, qu n lý theo ngày tháng, nơi
ch p, và chia x cho nhi u ngư i ho c ch ñơn gi n là nơi lưu nh an
toàn cho chính mình. Nhi u d ch v cung c p ch c năng lưu nh mi n
phí, nhưng thông d ng nh t là d ch v Web Picasa c a google h tr
ti ng Vi t và h th ng b n ñ qu c t . Dĩ nhiên là b n ph i có tài kho n
c a google.
Truy xu t vào trang https://picasaweb.google.com, ch n nút T i
lên, nh p thông tin v anbom hình, sau ñó ti n hành upload hình. V i
giao di n ti ng Vi t thân thi n, h c viên t tìm hi u và s d ng ch c
năng qu n lý – xem nh.

- 155 -
6.9. D ch v Online Calendar
Ngày nay, t c ñ công nghi p yêu c u chúng ta ph i s p x p và
b trí l ch bi u, nghi nh các ngày l , s ki n quan tr ng, nh c nh các
công vi c c n làm…. Thông thư ng
ngư i ta hay s d ng PDA (máy tr
giúp cá nhân như Palm) hay các dòng
smart phone như Iphone, Windows
phone, Adroid phone..). Tuy nhiên,
d ch v l ch tr c tuy n là không th
thi u vì nó ñ ng b l ch v i PAD,
Smartphone, giúp ngư i dùng so n
th o, xem l ch m i lúc m i nơi. N u
b n ñang s d ng smartphone thì
không th b qua d ch v này, và
ñ ng quên ñ ng b c danh b ñi n

- 156 -
tho i ñ không bao gi b m t danh b ngay c khi b m t ñi n tho i.
Tài li u này ch ñ c p ñ n d ch v Calendar c a Google. ðăng
nh p vào tài kho n gmail t trang https://www.google.com/calendar
B n có th xem l ch theo ngày, tu n, tháng. ð them s ki n cho
l ch, click nút T o s ki n, sau ñó nh p thông tin cho s ki n: tiêu ñ ,
ñ a ñi m, th i gian, mô t , l i nh c… V i giao di n ti ng Vi t thân
thi n, h c viên t tìm hi u và s d ng ch c năng qu n lý l ch online.

- 157 -
Chương 7. PH L C
7.1. B o V D Li u
Vi c b o v d li u là v n ñ mà t t c các ngư i s d ng máy
tính ph i quan tâm, bao g m vi c m t mát d li u hay b l d li u. Các
tác nhân có th gây h i ñ n d li u như sau: ph n c ng máy tính h ng,
ñ t bi t là ñĩa h ng do tu i th c a ñĩa c ng ch vài năm tùy theo m t ñ
s d ng, h a ho n, thiên tai, virus, s phá ho i c a các tin t c, s vô ý
c a ngư i dùng…
Tùy thu c vào t m quan tr ng c a d li u mà ta s áp d ng
nh ng cách b o v khác nhau. ð i v i nh ng d li u thông thư ng thì
cách b o v h u hi u nh t là thư ng xuyên t o ra các b n sao (backup)
c a d li u lưu trên ñĩa USB, CD-ROM, lưu lên internet, lưu vào
email…. Lưu ý là các b n sao này ph i ñư c lưu bên ngoài máy tính.
Vi c backup thư ng xuyên giúp không m t d li u, tuy nhiên
chúng ta c n ph i quan tâm ñ vi c l thông tin, như tài kho n ngân
hàng, tài kho n ñăng nh p máy tính hay ph n m m, tài kho n email….
K gian s dùng nhi u cách ñ ñánh c p thông tin, và m t trong các cách
h u hi u nh t ñ ch ng l i là s d ng ph n m m di t Virus.
Virus tin h c (hay còn g i virus máy tính) là các chương trình
ñ c bi t do con ngư i t o ra, ch y n, t lây lan b ng cách nhân b n. Khi
máy tính b nhi m Virus thì có th có nh ng bi u hi n b t thư ng như
kh i ñ ng ch m, th c thi ch m, không in ñư c văn b n ra máy in...
nhưng hi n nay các lo i virus không gây bi u hi n khác thư ng. Virus
có th làm h ng h ñi u hành, h ng các ph n m m, phá h y d li u hay
ñánh c p thông tin, password c a b n…
ð ch ng virus, chúng ta c n s d ng các chương trình di t virus
m nh m nh t, không nên cài ñ ng th i nhi u chương trình di t virus
ñ ng th i. th i ñi m hi n t i, m t s ph n m m di t Virus m nh ñư c
s d ng trên kh p th gi i, nhóm có phí như: Norton AntiVirus,
Kaspersky, BitDefender, ESET NOD32, Trend Micro Antivirus, Avira
Antivir, McAfree, Avast, …. Nhóm mi n phí như Panda Cloud Antivi-
rus, AVG Antivirus, FortiClient, Avira Antivir Free Edition, BitDe-

- 158 -
fender antivirus free edition, Avast antivirus free edition cũng cung c p
r t t t kh năng tìm và di t tuy thi u nhi u tính năng hơn so v i b n có
phí. ð t bi t ph n m m Microsoft Security Essentials mi n phí c a
Micorosft ñư c ñánh giá r t cao, hơn h n m t s ph n m m di t Virus
có phí khác vì t c ñ cao, máy tính ch y nh nhàng, và di t nhi u ch ng
lo i Virus, kh năng c p nh t Virus m i thông minh và ti n l i.
Tuy có ph n m m AntiVirus tr giúp, nhưng ki n th c c a s
d ng là r t quan tr ng khi b o v d li u. Chúng ta không nên th c thi
các chương trình không rõ ngu n g c, không m các tài li u không rõ
ngu n g c, luôn quét ñĩa USB hay CDROM trư c khi s d ng, thư ng
xuyên c p nh t chương trình antivirus, không m các email l , không
chat v i ngư i l hay click vào ñư ng link Internet mà ngư i khác g i,
không truy xu t các website có n i dung không lành m nh hay website
ñư c c nh báo nguyen hi m vì các website này thư ng n ch a mã ñ c
gây h i cho máy tính.
7.2. Hư ng D n ðánh Máy
Cách b trí ngón tay
trên bàn phím:
Trên bàn phím
hai phím F và J có hai cái
g nhô cao là nơi ñ ngư i
nh p li u ñ nh v ñ t các
ngón tay cho chính xác.
Hai ngón tr c a hai bàn
tay s ñư c ñ t t i hai
phím này và các ngón tay
còn l i s ñư c phân b ñ u các phím còn l i trên cùng m t hàng.
Cách ñánh các phím ch :
Nhóm phím 1
Phím Ngón tay
a Ngón út tay trái
s Ngón áp út tay trái
Space Ngón cái tay trái ho c ph i
d Ngón gi a tay trái

- 159 -
Nhóm phím 2
Phím Ngón tay
f Ngón tr tay trái
j Ngón tr tay ph i
k Ngón gi a tay ph i
; Ngón út tay ph i
Nhóm phím 3
Phím Ngón tay
l Ngón áp chót tay ph i
g Ngón tr tay trái
h Ngón tr tay ph i
backspace Ngón út tay ph i
q Ngón út tay trái
Nhóm phím 4
Phím Ngón tay
z Ngón út tay trái
w Ngón áp út tay trái
x Ngón áp út tay trái
u Ngón tr tay ph i
Nhóm phím 5
Phím Ngón tay
m Ngón tr tay ph i
i Ngón gi a tay ph i
, Ngón gi a tay ph i
b Ngón tr tay trái
Nhóm phím 6
Phím Ngón tay
n Ngón tr tay ph i

- 160 -
o Ngón áp chót tay ph i
p Ngón út tay ph i
. Ngón áp chót tay ph i
Nhóm phím 7
Phím Ngón tay
t Ngón tr tay trái
e Ngón gi a tay trái
r Ngón tr tay trái
y Ngón tr tay ph i
Nhóm phím 8
Phím Ngón tay
c Ngón gi a tay trái
v Ngón tr tay trái
/ Ngón út tay ph i
[ ] Ngón út tay ph i
Cách ñánh các ký t in hoa
ðánh như bình thư ng nhưng k t h p v i phím Shift. Phím Shift
dùng ngón út c a tay còn l i ñ ñánh (thư ng là ñánh và gi ).
ðánh máy là m t k năng do t p luy n thư ng xuyên mà có. Do
ñó ñ ñánh máy thành công các b n ph i t p luy n thư ng xuyên và ph i
luôn luôn ñ m b o ñánh ñúng ngón tay. Sau khi t p luy n thành công
các b n có th nh p li u mà không nhìn bàn phím, t c ñ có th ñ t trên
60 ch /phút.

- 161 -
M C L C
Chương 1. T NG QUAN V H TH NG MÁY TÍNH.................................. 1
1.1. Thông Tin Và X Lý Thông Tin........................................................ 1
1.2. Cơ B n V C u Trúc Máy Tính ....................................................... 3
Chương 2. MICROSOFT WINDOWS ........................................................... 7
2.1. T p Tin, Thư M c, ðĩa Và ðư ng D n........................................ 7
2.2. Kh i ð ng MS Windows.................................................................. 9
2.3. Qu n Lý Và C u Hình C a Windows ............................................ 13
2.4. Windows Explorer.......................................................................... 19
2.5. M t S Ti n Ích.............................................................................. 23
2.6. S D ng Ti ng Vi t Trong Windows ............................................. 28
Chương 3. MICROSOFT WORD ................................................................ 30
3.1. Gi i Thi u Microsoft Word ............................................................. 30
3.2. ð nh D ng Văn B n ....................................................................... 34
3.3. Chèn Các ð i Tư ng Vào Văn B n............................................... 50
3.4. B ng – Chia C t Và Trình Bày Trang ............................................ 67
3.5. Style ............................................................................................... 76
3.6. Template ........................................................................................ 80
3.7. Các Ch c Năng Khác .................................................................... 82
3.8. In n Trong Word........................................................................... 85
Chương 4. MICROSOFT EXCEL................................................................ 87
4.1. Gi i Thi u Microsoft Excel............................................................. 87
4.2. Các Thao Tác Cơ B n ................................................................... 93
4.3. M t S Hàm Trong Excel............................................................. 101
4.4. Thao Tác Trên Cơ S D Li u .................................................. 112
4.5. T o Bi u ð Trong Excel............................................................. 122
4.6. ð nh D ng Trang In Trong Excel ................................................. 128
Chương 5. MICROSOFT POWERPOINT................................................. 129

- 162 -
5.1. Gi i Thi u Microsoft Powerpoint.................................................. 129
5.2. Slide Master ................................................................................. 134
5.3. Animation ..................................................................................... 135
5.4. Slide Transition ............................................................................ 137
5.5. Trình Chi u .................................................................................. 138
5.6. M t S Lưu Ý............................................................................... 140
Chương 6. S D NG INTERNET ............................................................ 141
6.1. Gi i Thi u Internet ....................................................................... 141
6.2. M t S Khái Ni m........................................................................ 142
6.3. Các D ch V Thông D ng Trên Internet ...................................... 143
6.4. Trình Duy t Web Internet Explorer 9.0........................................ 144
6.5. Tìm ki m thông tin trên Internet................................................... 146
6.6. D ch V Email .............................................................................. 148
6.7. D ch v Office Online ................................................................... 152
6.8. D ch v chia s nh tr c tuy n .................................................... 154
6.9. D ch v Online Calendar.............................................................. 155
Chương 7. PH L C ................................................................................ 157
7.1. B o V D Li u............................................................................ 157
7.2. Hư ng D n ðánh Máy................................................................. 158

Giao trinh tin a iuh

More Related Content

What's hot (20)

Viewers also liked (20)

Similar to Giao trinh tin a iuh (20)

More from Hải Finiks Huỳnh (20)

Recently uploaded (20)

Giao trinh tin a iuh