Google docs

คูมือการใช Google Docs-

ผศ. ดร. กานดา รุณนะพงศา สายแกว-
ภาควิชาวิศวกรรมคอมพิวเตอร มหาวิทยาลัยขอนแกน-
http://twitter.com/krunapon-
1

หัวขอที่จะพูด/
l Google Docs คืออะไร-
l ทำไม Google Docs จึงนาใช-
l วิธีใช Google Docs-
– การสราง คนหา และแบงปนเอกสาร-
– การสรางและแบงปนคอลเล็กชัน-
– การสรางและดูขอมูลของฟอรม-

- 2

Google Docs คืออะไร/
l โปรแกรมจัดการเอกสารออนไลนของ Google -
l ลักษณะการใชงานจะคลายกับการใชโปรแกรมในชุด
Microsoft Ofﬁce (Word Excel PowerPoint)-
l ผูใชสามารถเขาถึงเอกสารแบบออนไลนไดผานการใชเว็บ
เบราวเซอรเชน IE, Chrome, Firefox, Safari เปนตน-

3

ทำไม Google Docs จึงนาใช/
l ไมตองติดตั้งโปรแกรม แคเปดเบราวเซอรไปใชที่
http://docs.google.com-
–  หากใครไมมี Google account เชน Gmail account, จะตองสมัครใช
งาน Google Docs ดวย-
l ใชงานงาย เหมือนใชออฟฟสบนเครื่องคอมพิวเตอร-
l แลกเปลี่ยนเอกสารได โดยไมตองสงเอกสารไปทางอีเมลหรือคัด
ลอกใส ยูเอสบีแฟลชไดรฟ (USB Flash Drive)-
l ทำงานบนเอกสารเดียวกัน ขณะเดียวกันไดครั้งละหลายคน ซึ่ง
แตละคนสามารถเห็นวาอีกฝายกำลังพิมพอะไรอยู-
4

หนาหลักของเอกสาร Google Docs/

5


6

การสรางเอกสารใหม/
l ไปที่คอลัมนทางดานซายมือ แลวคลิกเมนู “สรางใหม”-
l จากนั้นคลิกประเภทของเอกสารที่ตองการจะสราง-
l สมมุติวาตองการจะสรางเอกสาร ใหเลือก “เอกสาร” -
-

7

การเลือกเอกสารเพื่อที่จะดูหรือแกไข/
l หากเอกสารนั้นเพิ่งสรางหรือแกไขในชวงเวลาไมนานมานี้
เชน วันนี้ เมื่อวาน หรือสัปดาหที่แลว จะเห็นชื่อเอกสารใน
รายการเอกสาร-
l คลิกที่ชื่อของเอกสารนั้น-
-
-

8

การคนหาเอกสารเพื่อที่จะดูหรือแกไข/
l การคนหาเอกสารนั้นทำไดโดยการใชชองคนหาเอกสาร ซึ่ง
เราไมจำเปนตองพิมพชื่อเอกสารหรือโฟลเดอรทั้งหมด
หากพบเอกสารที่ตองการใหคลิกทีเอกสารดังกลาว-
-

9

การแบงปนเอกสารรวมกับผูอื่น/
l เราแบงปนเอกสารรวมกับผูอื่นสามารถทำผานเมนู
แบงปน > การตั้งคาเพื่อแบงปน…-

l ซึ่งจะมีเมนูยอยที่ทำใหมีการ-
– รับลิงกเพื่อแบงปน-
– เชิญบุคคลอื่น-
– สงอีเมลเปนไฟลแนบ- 10

การเลือกวิธีการแบงปนเอกสาร/
l สามารถกหนดใหผูใชผูอื่นดูไดอยางเดียว (รูปแบบที่กำหนดไวให
อยูแลว) หรือใหแกไขดวย (ตองคลิกเมนูเปลี่ยน)-
-

11

การกำหนดสิทธิ์ของผูอื่นที่เขาถึงเอกสา/
l คลิกที่ชื่อบุคคลนั้น แลวคลิกเมนูสิทธิ์ที่เขามีอยูปจจุบัน
สามารถเปลี่ยนเปนอยางอื่นได-

-

12

การสงอีเมลเปนไฟลแนบ/
l สามารถสงอีเมลเปนไฟลแนบโดยไปที่เมนู “แบงปน” แลว
เลือก “เชิญบุคคลอื่น”-

l จากนั้นจะมีหนาตาง “สงอีเมลเปนไฟลแนบ” ปรากฎขึ้น
มา-
-
13

การใสรายละเอียดในอีเมลเปนไฟลแนบ/
l สิ่งที่จะตองกรอกคือทีอยูอีเมล (1) สิ่งทีอาจกรอกเพิ่มเติม
ไดคือขอความ (2) และการคลิกสง (3)-
-

14


15

การสรางคอลเล็กชัน/
l หากมีเอกสารหลายเอกสารที่อยูในประเภทเดียวกัน ควรจะ
สรางคอลเล็กชันเพื่อเก็บเอกสารนั้นใหอยูในที่เดียวกัน-
l คลิกที่เมนู “สรางใหม” แลวเลือก “คอลเล็กชัน”-

16

การจัดไฟลไวในคอลเล็กชันที่ตองการ (1/2)/
l คลิกที่เอกสารนั้น แลวคลิกที่เมนู จัดระเบียบ-

17

การจัดไฟลไวในคอลเล็กชันที่ตองการ (2/2)/
l เลือกคอลเล็กชันที่ตองการ(1) และคลิกใชในการ
เปลี่ยนแปลง (2)-

18

การแบงปนคอลเล็กชันใหกับผูอื่น/
l ในรายชื่อของโฟสเดอรทางดานขวามือ ใหคลิกขวาที่ชื่อ
คอลเล็กชันที่ตองการแบงปน แลวเลือกเมนูแบงปน > การตั้งคา
การแบงปน-
-

19

ขอดีของไฟลนำเสนอของ Google Docs/
l ขอดีของการสรางไฟลนำเสนอโดยใช Google Docs คือเรา
ไมตองอัปโหลดไฟลที่แกไขลาสุด ผูใชจะเห็นไฟลลาสุดของ
เราโดยอัตโนมัติ-
l วิธีการแบงปนไฟลนำเสนอแบบใหผูไดลิงกสามารถเห็นสิ่ง
ที่เราเปลี่ยนแปลงลาสุดสามารถทำไดโดยการคลิกเมนู -

20

วิธีการแบงปนไฟลนำเสนอ/
•  คลิกที่เมนูเผยแพร่/รวม

•  แจ้งให้ผู้อื่นทราบเกี่ยวกับ
ลิงก์ที่ได้รับ

21


22

การสรางฟอรม >> สรางใหม/
1) ไปที่เมนู “สรางใหม” แลวเลือก “แบบฟอรม”-

23

การสรางฟอรม >> ใสชื่อฟอรม/
2) ใสชื่อฟอรม (1) และวัตถุประสงคของฟอรม (2)-
-

24

การสรางฟอรม >> สรางรายการขอมูล/
3) สรางและแกไขรายการขอมูลในแตละหัวขอของแบบฟอรม
โดยใชเมนูดานขวามือ-
-
-
โดยปกติแลวเมนูที่รายการอยูในตอนแรกก็คือเมนูแกไข ซึ่ง
ทำใหสามารถแกไขรายการโดยการเขียนขอมูลลงไป
รายการนั้นได-
- 25

การสรางฟอรม >> แกไขรายการขอมูล/
4) จากนั้นใหกรอกหัวขอคำถาม หากมีขอความชวยเหลือ ก็สามารถ
กรอกไดเชนกัน หากเปนคำถามที่บังคับใหตอบ ใหคลิกเลือก
กำหนดใหเปนคำถามที่ตองตอบ แลวคลิกปุม เสร็จสิ้น-
-
-

26

การสรางฟอรม >> แกไขประเภทคำถาม /
l ในรายการที่มีอยูในฟอรมอยูแลวนั้น ประเภทคำถามจะ
เปนขอความ แตเราสามารถเปลี่ยนประเภทของคำถามได
โดยการคลิกที่ประเภทคำถาม-
-

27

การสรางฟอรม >> กำหนดคำถามที่ตองตอบ/
l จากนั้นหากตองการจะใหผูกรอกฟอรมตองตอบคำถามนี้ก็
คลิกตรง Make this a required question-
l จากนั้นคลิก Done เพื่อบอกวาแกไขคำถามนี้เสร็จแลว-

l หลังจากคลิก Done จะเห็นคำถามที่พรอมใช-
-
-
28

การสรางฟอรม >> เพิ่มรายการ/
5) หากตองการสรางรายการหรือคำถามเพิ่ม ไปที่เมนู “เพิ่ม
รายการ” แลวเลือกประเภทของขอมูลที่ตองการใหผูใช
ฟอรมกรอก-
-
-

29

การสรางฟอรม >> การแบงปนลิงกฟอรม/
6) หลังจากกรอกทุกคำถามที่ตองการในฟอรมแลว ก็ดูที่อยู
ของฟอรมเพื่อแจงใหผูที่เราตองการใหกรอกฟอรมทราบ-
l ที่อยูของฟอรมจะอยูขางลางสุดของฟอรม ตัวอยางของที่
อยูแสดงในรูป-
-
-

30

การดูขอมูลที่ถูกกรอกแลวในฟอรม/
l ขอมูลที่ถูกกรอกในฟอรมจะถูกเก็บไวในไฟลสเปรตชีตใน
Google Docs ซึ่งเราสามารถคลิกดูไดเลยและจัดการฟอรม
ผานเมนู “แบบฟอรม” ในตัวอยางนี้มีคนตอบแลว 41 คน-
-

31

การทำใหสูตรอัปเดตโดยอัตโนมัติ/
l บอยครั้งที่ฟอรมจะมีการใชสูตรคำนวณ เชน ฟอรมในการ
สั่งซื้อหนังสือ จะมีการคำนวณคาหนังสื อและคาสงจาก
จำนวนหนังสือที่ผูกรอกฟอรมระบุ-
l หากตองการใหผลการคำนวณโดยใชสูตรปรากฎโดย
อัตโนมัติโดยที่ไมตองคัดลอกสูตรในแตละแถวลงมา
สามารถทำไดโดยใช arrayformula -
l ตัวอยาง: หากสูตรคือ =A2*100 ก็เปลี่ยนใหใช
=arrayformula(A2:A*100)- 32

ตัวอยางการใชงานการอัปเดตสูตรคำนวณ/

33

การแสดงขอมูลบางสวนจากฟอรมที่กรอก/
l =importrange(“DocumentKey”, “SheetName”)-
l =importrange("tvymrDU-
rrLQ0c6g7ivMV5Q","Sheet1!A1:A50")-
l ตัวอยางการใชงาน-
– ใชเพื่อแสดงผลขอมูลบางสวนใหกับผูใชทั่วไปหรือผูใช
บางกลุม-

34

ตัวอยางการแสดงขอมูลบางสวน/
l แบบฟอรมออนไลนที่ใหผูใชกรอก-
l ไฟสสเปรตชีตที่เฉพาะเราเห็น-
l ไฟลสเปรตชีตที่เราอนุญาตใหผูอื่นเห็น-

35

แบบฟอรมออนไลนที่ใหผูใชกรอก/

36

ไฟลสเปรตชีตที่เปนผลลัพธ/
เฉพาะเราเห็น

37

เลือกข้อมูลบางส่วนให้คนอื่นเห็น

สรุป/
l Google Docs มีประโยชนมากในการทำงานรวมกับผูอื่น
โดยใชเอกสารรวมกัน -
– ทำใหสามารถเห็นขอมูลที่คนอื่นแกไขไดอยางรวดเร็ว-
– ทำใหประหยัดเวลาในการสงอีเมลแนบไฟลหลายครั้ง-
– ทำใหประหยัดพื้นที่ในการเก็บเอกสารหลายเวอรชัน-
l การสรางฟอรมและรับขอมูลที่กรอกในฟอรมโดยใช
Google Docs เปนวิธีที่คนทั่วไปสามารถนำไปใชไดงาย-
38

ขอบคุณคะ/
•  สามารถสงคำถามและขอแนะนำไปไดที่ krunapon@kku.ac.th-
•  ขอมูลอื่นๆและสไลดอื่นๆ ของวิทยากร-
o  http://gear.kku.ac.th/~krunapon-
o  http://gotoknow.org/krunapon-
o  http://twitter.com/krunapon-
o  http://www.slideshare.net/krunapon-
o  http://scribd.com/ksaikaew-

39

Google docs

More Related Content

What's hot (16)

Viewers also liked (19)

Similar to Google docs (20)

Google docs