Handbook Development
- 1. การพัฒนาคู่มือจากการปฏิบัติงาน สิริพร ทิวะสิงห์ กิจกรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ วันที่ 7 เมษายน 2553 สำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยขอนแก่น
- 2. ประโยชน์ของคู่มือปฏิบัติงาน ความเป็นมาตรฐานในการดำเนินงาน บอกลำดับการปฏิบัติงาน ก่อน - หลัง เป็นเอกสารการติดตามงานของผู้บริหาร เป็นเครื่องมือในการฝึกอบรม ถ่ายทอดงาน เป็นเอกสารอ้างอิงในการปฏิบัติงาน
- 3. ประโยชน์ของคู่มือปฏิบัติงาน ลดความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นในการทำงาน ลดการตอบคำถาม ลดข้อผิดพลาดจากการทำงาน สามารถปฏิบัติงานทดแทนกันได้ เมื่อมีการโยกย้ายตำแหน่ง
- 4. ใครเป็นผู้ใช้คู่มือปฏิบัติงาน ผู้ปฏิบัติงานหลัก ผู้ปฏิบัติงานทดแทน หัวหน้างาน หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ผู้มาฝึกประสบการณ์วิชาชีพ ผู้มาศึกษาดูงาน
- 5. ประเภทของคู่มือปฏิบัติงาน Manual Book Cook Book Tips Book
- 6. ลักษณะของคู่มือปฏิบัติงานที่ดี เนื้อหา ชัดเจน เข้าใจง่าย อธิบายด้วยภาพประกอบ แผนภูมิ แผนผัง เป็นประโยชน์ต่อการปฏิบัติงาน เหมาะสมกับหน่วยงานและกลุ่มเป้าหมาย มีความเป็นปัจจุบัน ไม่ล้าสมัย มีตัวอย่างประกอบ : สิ่งที่ทำได้ / ทำไม่ได้
- 7. ขั้นตอนในการจัดทำคู่มือปฏิบัติงาน กำหนดหัวเรื่องที่จะทำ รวบรวม และศึกษารายละเอียดของเอกสารที่เกี่ยวข้อง และการปฏิบัติงาน จัดทำ Work Flow เขียนรายละเอียดในแต่ละขั้นตอน ทดสอบคู่มือ ปรับปรุง
- 8. ขั้นตอนในการจัดทำคู่มือปฏิบัติงาน ( ต่อ ) เผยแพร่ ใช้งานจริง ประเมิน และปรับปรุงเนื้อหาให้มีความเป็นปัจจุบัน
- 10. ถูก หรือผิด ........ คู่มือไม่ควรมีอายุเกิน 3 ปี เพราะเนื้อหาจะล้าสมัย ........ คู่มือปฏิบัติงานควรเป็นผลงานของคนคนเดียวเพื่อที่จะนำไปใช้ประโยชน์ในการเลื่อนผลงาน / ประเมินได้ ........ ในงานเดียวกันที่มีผู้ปฏิบัติหลายคนจะมีคู่มือได้เพียงเรื่องเดียว ........ กระบวนงานทุกระบวนงานควรมีการจัดทำคู่มือปฏิบัติงาน ........ การจัดทำคู่มือปฏิบัติงานเป็นหน้าที่ของหัวหน้างานและผู้ปฏิบัติงาน
- 11. ส่วนประกอบของคู่มือ ส่วนหน้า หรือ ส่วนปก บทที่ 1 : บทนำ บทที่ 2 : โครงสร้าง และหน้าที่ความรับผิดชอบ บทที่ 3 : กฎ ระเบียบ คำสั่ง ประกาศ ข้อบังคับ เกณฑ์มาตรฐานที่เกี่ยวข้อง บทที่ 4 : เทคนิควิธีการใช้คู่มือ กรณีตัวอย่างศึกษา บทที่ 5 : ปัญหาอุปสรรค และข้อเสนอแนะ บรรณานุกรม ภาคผนวก
- 12. ส่วนหน้า หรือ ส่วนปก ปกหน้า ในรองปก ปกใน คำนำ สารบัญ ( เนื้อหา ตาราง แผนภูมิ ภาพประกอบ ) กิตติกรรมประกาศ ( หากมี )
- 13. บทที่ 1 บทนำ ความเป็นมาและความสำคัญของคู่มือ วัตถุประสงค์ ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ ขอบเขตของคู่มือ คำจำกัดความเบื้องต้น ข้อตกลงเบื้องต้น
- 14. บทที่ 2 โครงสร้าง และหน้าที่ความรับผิดชอบ โครงสร้างของหน่วยงาน ภาระหน้าที่ของหน่วยงาน บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ ลักษณะงานที่ปฏิบัติ ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
- 15. โครงสร้างของหน่วยงาน โครงสร้างของงาน ( Organization Chart) โครงสร้างการบริหาร ( Administration Chart) โครงสร้างการปฏิบัติงาน ( Activity Chart)
- 16. โครงสร้างของงาน ( Organization Chart) แสดงลำดับชั้นเป็นชื่อหน่วยงาน
- 17. โครงสร้างการบริหาร ( Administration chart) แสดงลำดับชั้นเป็นชื่อตำแหน่งงาน
- 18. โครงสร้างการปฏิบัติงาน ( Activity Chart) แสดงลำดับชั้นเป็นชื่อผู้ดำรงตำแหน่งงาน พร้อมชื่อหน่วยงาน
- 19. ภาระหน้าที่ของหน่วยงาน ภาระหน้าที่หลักของงานโดยรวม ( สำนักวิทยบริการ ) ภาระหน้าที่หลักของแต่ละหน่วยงาน ( กลุ่มภารกิจส่งเสริมการเรียนรู้ ) ภาระหลักของบุคคลในหน่วยงาน ( ภาระงานของบุคคลที่รับผิดชอบด้านส่งเสริมการเรียนรู้ ) ภาระงานของตนเอง
- 20. ภาระหน้าที่ของหน่วยงาน ขั้นตอนระบบงาน (System/Work Procedure) หมายถึง ขั้นตอนการปฏิบัติงานตามระบบงานของหน่วยงานนั้น ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ( Work Instruction) หมายถึง ขั้นตอนการปฏิบัติงานในแต่ละกระบวนงานหลักของระบบงานนั้น
- 21. การเขียน Flow Chart ประกอบ WP/WI ต้องมีความเข้าใจกระบวนงานว่ามีทั้งหมดกี่ขั้นตอน มีความเข้าถึงลักษณะงานว่า ขั้นตอนใดเป็นจุดเริ่ม การดำเนินการ การตัดสินใจ การตรวจสอบ จัดลำดับขั้นตอนของงานได้อย่างถูกต้อง ใช้สัญลักษณ์ที่ถูกต้อง ทดลองปฏิบัติตามลำดับใน Flow Chart แล้วตรงกับวิธีการปฏิบัติงาน
- 22. บทที่ 3 กฎ ระเบียบ คำสั่ง เกณฑ์มาตรฐาน ให้เขียนถึงรายละเอียดของกฎ ระเบียบ คำสั่ง เกณฑ์มาตรฐาน ฯลฯ ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนงานที่นำมาเขียนเป็นคู่มือ ไม่ควรเขียนเฉพาะหัวข้อ หรือชื่อ กฎ ระเบียบเท่านั้น ให้แสดงถึงเนื้อหาสาระที่สำคัญ สรุปเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้องในบริบทที่เกี่ยวกับงาน โดยมีการอ้างอิงจากกฎ ระเบียบเหล่านั้น
- 23. บทที่ 4 กรณีตัวอย่าง / เทคนิควิธีการใช้คู่มือ ตัวอย่าง กรณีการขออนุมัติเดินทางไปประชุม / สัมมนา ( กรณีที่ต้องชำระค่าลงทะเบียนล่วงหน้า ) หนังสือเชิญ / ต้นเรื่อง ประมาณการค่าใช้จ่าย หนังสือขออนุมัติเข้าร่วมการประชุม / สัมมนา หนังสือขออนุมัติค่าลงทะเบียนและยืมเงินทดรองจ่าย หนังสือขออนุมัติเดินทางไปราชการ
- 24. บทที่ 4 กรณีตัวอย่าง / เทคนิควิธีการใช้คู่มือ ตัวอย่าง กรณีเป็นเจ้าหน้าที่เปิดซอง ? ? ? ?
- 25. บทที่ 5 ปัญหาอุปสรรคและข้อเสนอแนะ ปัญหาและอุปสรรคในการใช้คู่มือฉบับนี้ แนวทางการแก้ในการปฏิบัติงานที่เป็นกระบวนงานของคู่มือฉบับนี้ แนวทางการพัฒนางานหรือปรับปรุงงาน ข้อเสนอแนะ
- 26. บรรณานุกรม ต้องระบุเพื่อความน่าเชื่อถือของข้อมูล และเพื่อจริยธรรมในการใช้สารสนเทศ เช่น เรืองชัย จรุงศิรวัฒน์ . (2553). การสร้างและพัฒนาคู่มือจากการปฏิบัติงาน : เอกสารประกอบการอบรมวันที่ 20 มกราคม 2553. ขอนแก่น : สถาบันพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น . ( เอกสารอัดสำเนา )
- 27. ภาคผนวก แบบฟอร์ม ตัวอย่างหนังสือราชการ แบบสัมภาษณ์ แบบบันทึกสถิติ รายชื่อคณะกรรมการ / บุคคลที่เกี่ยวข้อง เป็นต้น
- 28. การจัดรูปเล่ม ใช้รูปแบบ - ขนาดอักษรตามมาตรฐาน AngsanaUPC 16 point ใช้ภาพ แผนภูมิ แผนผัง ประกอบ เพื่อความเข้าใจที่มากขึ้น มีเลขหน้ากำกับ เว้นวรรคถูกต้อง สะกดถูกต้อง ใช้คำเต็มในครั้งแรกพร้อมระบุคำย่อ คำต่อไปสามารถใช้คำย่อได้ มีการออกแบบปก หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ ให้น่าสนใจ