SlideShare a Scribd company logo

hdsd excel_2010

T
Trường Trường

Tài liệu hướng dẫn tự học Microsoft Excel 2010 bao gồm nhiều nội dung từ các tính năng mới như Backstage View, Sparklines và Slicers đến các kỹ thuật thao tác với ô, dữ liệu, hàm, và đồ thị. Nó cũng đề cập đến cách định dạng dữ liệu, in bảng tính, sử dụng macro và các phím tắt, cung cấp cho người dùng một cái nhìn toàn diện về phần mềm này. Nội dung được trình bày chi tiết và rõ ràng, phù hợp cho người mới bắt đầu và cả những người đã có kinh nghiệm.

Data & Analytics
1 of 229
Download to read offline
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126
127
128
129
130
131
132
133
134
135
136
137
138
139
140
141
142
143
144
145
146
147
148
149
150
151
152
153
154
155
156
157
158
159
160
161
162
163
164
165
166
167
168
169
170
171
172
173
174
175
176
177
178
179
180
181
182
183
184
185
186
187
188
189
190
191
192
193
194
195
196
197
198
199
200
201
202
203
204
205
206
207
208
209
210
211
212
213
214
215
216
217
218
219
220
221
222
223
224
225
226
227
228
229
Trang 1 Tự học Microsoft Excel 2010
Trang 2 Mục lục Excel 2010 I. NHỮNG ĐIỂM MỚI TRONG MICROSOFT EXCEL 2010.......................................... 8 Chức năng Backstage View..................................................................................................... 8 Thêm tính năng Sparkline........................................................................................................ 9 Tính năng Slicers ................................................................................................................... 10 Định dạng dữ liệu có điều kiện.............................................................................................. 10 PivotTables và PivotCharts.................................................................................................... 12 Share Workbook .................................................................................................................... 13 II. NỘI DUNG CHÍNH....................................................................................................... 14 CHƢƠNG 1: LÀM QUEN VỚI MICROSOFT EXCEL 2010 ............................................ 14 1.1 Giới thiệu Excel ............................................................................................................... 14 Excel là gì: .................................................................................................................. 14 Ribbon là gì?............................................................................................................... 17 Sử dụng menu lối tắt (shortcut menu)......................................................................... 18 1.2 Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ ............................................................ 19 Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel................................................................................... 19 Thu nhỏ cửa sổ Excel.................................................................................................. 20 Phóng to cửa sổ Excel................................................................................................. 20 Thoát khỏi Excel......................................................................................................... 20 1.3. Thao tác với ô và vùng ............................................................................................ 20 Nhận dạng ô và vùng (cells, range) ............................................................................ 20 Chọn vùng................................................................................................................... 21 Sao chép và di chuyển vùng........................................................................................ 21 Dán đặc biệt (Paste Special) ....................................................................................... 22 Đặt tên vùng................................................................................................................ 24 Thêm chú thích cho ô.................................................................................................. 24 Chèn, xóa ô, dòng và cột............................................................................................. 25
Trang 3 Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng..................................................................... 27 Nối (Merge) và tách các ô (Split) ............................................................................... 29 Nối nhiều ô thành một ô.............................................................................................. 29 Tách một ô đã nối thành nhiều ô................................................................................. 29 1.4. Di chuyển trong sổ làm viê ̣c và sử dụng phím tắt ................................................... 29 Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang ............................................................................ 29 Thanh Tab trang tính................................................................................................... 30 Sử dụng các tổ hợp phím tắt để di chuyển.................................................................. 30 1.5 Thao tác với sổ làm viê ̣c........................................................................................... 32 Tạo mới sổ làm viê ̣c.................................................................................................... 32 Mở sổ làm viê ̣c có sẵn trên đĩa ................................................................................... 32 Lƣu sổ làm viê ̣c........................................................................................................... 33 Đóng sổ làm viê ̣c ........................................................................................................ 35 Sắp xếp sổ làm viê ̣c..................................................................................................... 35 1.6. Thao tác với trang tính............................................................................................. 36 Xóa trang tính ............................................................................................................. 37 Sắp xếp thứ tự các trang tính ...................................................................................... 37 Sao chép trang tính...................................................................................................... 38 Chọn màu cho tab trang tính....................................................................................... 38 Ẩn/ Hiện trang tính ..................................................................................................... 39 1.7 Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác ............................................... 39 Sử dụng thanh Zoom................................................................................................... 40 Xem và so sánh trang tính trong nhiều cửa sổ............................................................ 40 Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố định vùng tiêu đề.................................. 40 Sử dụng Watch Window............................................................................................. 42 CHƢƠNG 2: LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG EXCEL 2010....................................... 43 2.1. Nhập liệu, hiệu chỉnh............................................................................................... 43
Trang 4 Nhập liệu..................................................................................................................... 43 Nhập các ký tự đặc biệt............................................................................................... 44 Nhập đè lên ô có sẵn nội dung.................................................................................... 45 Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu............................................................................. 46 2.2. Định dạng ................................................................................................................ 49 Định dạng chung......................................................................................................... 49 Tự động định dạng có điều kiện ................................................................................. 57 Bảng và định dạng bảng (table) .................................................................................. 58 Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes) ................................................ 59 2.3 Tìm và thay thế dữ liệu............................................................................................. 60 2.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu............................................................................................... 61 CHƢƠNG 3 : GIỚI THIỆU VÀ SỬ DỤNG CÁC HÀM ..................................................... 64 3.1 Giới thiệu công thức và hàm:........................................................................................... 64 Giới thiệu công thức (Formula) .................................................................................. 64 Giới thiệu hàm (Function)........................................................................................... 66 Nhập công thức và hàm .............................................................................................. 67 Tham chiếu trong công thức ....................................................................................... 69 Các lỗi thông dụng (Formulas errors)......................................................................... 71 3.2 Các hàm trong Excel........................................................................................................ 72 a. Nhóm hàm về thống kê ........................................................................................... 72 b. Nhóm hàm về phân phối xác suất........................................................................... 74 c. Nhóm hàm về tƣơng quan và hồi quy tuyến tính.................................................... 76 d. Các hàm tài chính - financian functions ................................................................. 77 e. Danh mục các Các Hàm Quản lý Cơ sở dữ liệu và Danh sách............................... 81 f. Hàm toán học và lƣợng giác.................................................................................... 96 g. Hàm xử lý văn bản và dữ liệu............................................................................... 109 CHƢƠNG 4: KHAI THÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU ................................................................... 126
Trang 5 4.1. Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) ......................................................................................... 126 Sắp xếp...................................................................................................................... 126 Lọc dữ liệu ................................................................................................................ 127 4.2 PivotTable và PivotChart............................................................................................... 128 4.2.1 Giới thiệu PivotTable và PivotChart ................................................................... 128 Tạo một báo cáo PivotTable đơn giản ...................................................................... 128 4.2.2 Tìm hiểu dữ liệu nguồn của PivotTable .............................................................. 143 4.2.3 Sử dụng các công cụ của PivotTable và định dạng PivotTable........................... 155 CHƢƠNG 5: ĐỒ THỊ TRONG EXCEL............................................................................. 166 5.1 Giới thiệu đồ thị............................................................................................................. 166 5.2. Vẽ đồ thị........................................................................................................................ 166 5.3. Các thao tác trên đồ thị ................................................................................................. 170 a. Nhâ ̣n biết các thành phần trên đồ thi ̣..................................................................... 170 Các thành phần thông dụng....................................................................................... 170 Một số thành phần chỉ có trong đồ thi ̣3-D............................................................... 170 b. Các thao tác với đồ thị .......................................................................................... 171 Chọn thành phần trên đồ thị...................................................................................... 171 Di chuyển đồ thi ̣........................................................................................................ 171 Sao chép đồ thi ̣.......................................................................................................... 172 Xóa đồ thi ̣.................................................................................................................. 172 Thêm các thành phần của đồ thi ̣............................................................................... 172 Sắp xếp và xóa các thành phần của đồ thi ̣................................................................ 172 In đồ thi ̣..................................................................................................................... 172 c. Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị ............................................................................. 173 Hiệu chỉnh Chart Area .............................................................................................. 173 Hiệu chỉnh Flot Area................................................................................................. 174 Hiệu chỉnh tiêu đề đồ thi ̣, chú thích, tiêu đề trục hoành và trục tung,… .................. 174
Trang 6 Hiệu chỉnh đƣờng lƣới ngang và dọc........................................................................ 175 d. Các thao tác với chuỗi số liệu trong đồ thị ........................................................... 179 Xóa bớt một chuỗi số liệu khỏi đồ thi ̣....................................................................... 179 Thêm chuỗi mới vào đồ thi ̣....................................................................................... 180 Thay đổi chuỗi số liệu............................................................................................... 181 Thêm đƣờng xu hƣớng vào đồ thị............................................................................. 183 CHƢƠNG 6: ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN BẢNG TÍNH............................................... 185 6.1. Các chế độ hiển thị trang trong Excel........................................................................... 185 6.2. Thiết lập thông số cho trang in ..................................................................................... 185 6.3. Thiết lập thông số hộp thoại Print................................................................................. 190 6.4. Các lƣu ý khác .............................................................................................................. 192 CHƢƠNG 7: LÀM VIỆC VỚI MACRO, TEMPLATES................................................... 193 7.1 Macro............................................................................................................................. 193 Ghi một Macro.......................................................................................................... 193 Thực thi Macro ......................................................................................................... 194 CHƢƠNG 8: PHÍM TẮT VÀ THỦ THUẬT...................................................................... 196 8.1 Phím Tắt......................................................................................................................... 196 a. Truy cập Ribbon bằng bàn phím............................................................................... 196 b. Phím tắt..................................................................................................................... 196 8.2 Thủ thuật........................................................................................................................ 199 Dịch số tiền về chữ (Chuyển số thành chữ).................................................................. 199 Giấu bảng tính Excel chuyên nghiệp............................................................................ 204 1. Khóa và bảo vệ những ô có chứa công thức......................................................... 205 Sử dụng Data-Validation khi danh sách nguồn nằm trong một Trang tính khác ......... 210 Điều khiển Conditional Formating bằng checkbox...................................................... 213 Đánh dấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting................................ 218 Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn. .......... 219
Trang 7 Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực............................................................. 220 Tăng thêm số lần Undo cho Excel................................................................................ 223 Tách họ và tên trong cùng một cột trên bảng tính Excel.............................................. 226 Tạo mục lục trong Excel............................................................................................... 227
Những điểm mớ i trong Microsoft Excel 2010 Trang 8 I. NHỮNG ĐIỂM MỚI TRONG MICROSOFT EXCEL 2010 Chức năng Backstage View Giao diện Ribbon của Office 2010 đƣợc đƣa vào tất cả các ứng dụng trong gói Office 2010. Công cụ Backstage View đƣợc truy cập qua phím Office (góc trên bên trái), hỗ trợ sử dụng các tác vụ nhƣ lƣu tài liệu hoặc in ấn. Thanh định hƣớng bên trái của Backstage View chứa nhiều lệnh, nhƣ cho phép ai sửa tài liệu, kích cỡ tê ̣p...
Những điểm mớ i trong Microsoft Excel 2010 Trang 9 Thêm tính năng Sparkline Excel luôn có dữ liệu đồ thị và biểu đồ rất phong phú để mô tả dữ liệu và xu hƣớng. Với Excel 2010, Microsoft đã bổ sung thêm một tính năng mới - Sparklines. Tính năng này cho phép ngƣời dùng đặt một đồ thị cỡ nhỏ (mini) hay một dòng nhận định khuynh hƣớng trong một ô (cell). Sparklines là cách nhanh nhất và đơn giản nhất để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào một cell. Sparkline là cách hƣ̃u ích để thêm một yếu tố trực quan nhanh và gọn.
Những điểm mớ i trong Microsoft Excel 2010 Trang 10 Tính năng Slicers Slicers là một trong những tính năng trong Excel 2010 có thể giúp bạn giải thích dữ liệu của bạn dễ dàng hơn. Một cách nhanh chóng, bạn có cái nhìn trực quan thông qua số lƣợng lớn dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Slicers để lọc thông qua các dữ liệu của bạn và có thể nhanh chóng tìm thấy những thông tin có liên quan Khi dữ liệu trong bảng trụ xoay (Pivot Table) thay đổi, Slicer sẽ tự động đƣợc cập nhật. Định dạng dữ liệu có điều kiện Chức năng conditional format mới bao gồm nhiều kiểu định dạng và icons và khả năng tô sáng chỉ những mục đƣợc chỉ định nhƣ giá trị lớn nhất, nhỏ nhất .. với chỉ 1 cú bấm chuột Đây là chức năng rất hay trong Excel 2010. Nếu bạn có một bảng với nhiều số liệu khác nhau, thông thƣờng để đánh giá dữ liệu, chúng ta thƣờng dùng các hàm rút trích và lọc dữ liệu. Tuy nhiên, với chức năng này, bạn không cần dùng hàm, càng không cần lấy dữ liệu ra khỏi bảng mà vẫn có thể đánh giá chính xác dữ liệu qua cách làm nổi bật các ô theo một điều kiện định sẵn. Thực hiện nhƣ sau: quét chọn một cột hoặc dòng dữ liệu cần đánh giá, sau đó bấm nút Conditional Formatting, một menu hiện ra với các tùy chọn:
Những điểm mớ i trong Microsoft Excel 2010 Trang 11 Kiểu đánh giá sàng lọc: Kiểu đánh giá này sẽ sàng lọc dữ liệu của bạn ngay tại trong bảng chứ không phải trích riêng ra ngoài nhƣ các phiên bản Excel trƣớc đây. Chƣơng trình thực hiện ―sàng lọc tại chỗ‖ bằng cách làm nổi bật lên những ô đúng với điều kiện hoặc quy luật do bạn quy định. Sau đây là hai nhóm quy luật chính: Highlight Cells Rules: làm nổi bật các ô theo một trong các điều kiện: Greater Than... (lớn hơn), Less Than... (nhỏ hơn), Equal To (bằng) một giá trị so sánh nào đó, Between (giữa 2 giá trị), Text that Contains (ô chữ có chứa chuỗi ký tự quy định), A Date Occurring (theo quãng thời gian), Duplicate Values (ô dữ liệu trùng nhau). Khi bạn chọn xong một điều kiện làm nổi bật, sẽ xuất hiện một hộp thoại yêu cầu bạn nhập giá trị cần so sánh và màu tô nổi bật cho ô phù hợp với điều kiện so sánh đó. Xong, bạn bấm OK để chƣơng trình thực thi trong bảng tính. - Top/Bottom Rules: quy luật này gồm các điều kiện: Top 10 Items (đánh dấu 10 ô có giá trị lớn nhất), Top 10% (đánh dấu 10% số ô có giá trị lớn nhất), tƣơng tự với Bottom 10 Items và Bottom 10%, Above Average (ô có giá trị lớn hơn giá trị trung bình của cột/hàng), Below Average (ô có giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của cột/hàng). Khi bạn chọn đánh giá theo dữ liệu hàng Top hoặc Bottom, một hộp thoại yêu cầu bạn nhập số ô cần làm nổi, chẳng hạn nhƣ Top 10 hay 20, Top 10% hay 20%... là tùy bạn tinh chỉnh, sau đó bấm OK để hoàn tất. Kiểu đánh giá hiển thị mức độ: - Data Bars: bạn bấm chọn kiểu đánh giá này, chọn một màu ƣng ý trong menu hiện ra. Khi đó, trong vùng dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện cột màu đánh giá mức độ dữ liệu giúp bạn dễ dàng so sánh cũng nhƣ nhận ra sự tăng giảm của số liệu nhập vào. Cột màu càng dài thì số liệu của bạn càng có giá trị cao, ngƣợc lại là những ô giá trị thấp. - Color Scales: kiểu đánh giá này sẽ tô màu cho các ô dữ liệu theo 3 màu khác nhau, ứng với mỗi màu là mức độ thấp, trung bình và mức độ cao. Khi chọn nhóm Color Scales, bạn hãy chọn một nhóm màu bạn thích trong menu hiện ra và sẽ thấy chƣơng trình áp dụng lên vùng chọn của bạn. Bạn cũng có thể tạo quy luật màu theo ý mình bằng cách chọn Color Scales > More Rules.
Những điểm mớ i trong Microsoft Excel 2010 Trang 12 - Icon Sets: bấm chọn Icon Sets, chọn một nhóm biểu tƣợng mong muốn, chƣơng trình sẽ tự động đặt các biểu tƣợng trƣớc ô dữ liệu của bạn, giúp bạn có cái nhìn trực quan về bảng tính. - Ví dụ dấu biểu thị số liệu ở mức độ cao nhất, dấu biểu thị số liệu ở mức trung bình, và dấu biểu thị số liệu thấp dƣới cả mức trung bình, đáng báo động. Mỗi biểu tƣợng ứng với một mức độ, chƣơng trình sẽ tự động tính toán giá trị trung bình của toàn cột hoặc dòng đang so sánh và tiến hành đặt biểu tƣợng thích hợp vào từng ô theo giá trị phần trăm mà ô đó đạt đƣợc so với mức độ chung của cả cột hoặc dòng. Bạn có thể định lại quy luật đánh giá này bằng cách chọn More Rules trong nhóm Icon Sets. Ngoài những kiểu định dạng có điều kiện trên, bạn có thể tạo riêng cho mình những quy luật đánh giá khác bằng cách bấm nút Conditional Formatting > New Rule, tuy nhiên việc này rất mất thời gian. Tốt nhất bạn nên sử dụng những quy luật có sẵn mà Excel đã cung cấp rất đầy đủ cho bạn. Khi bạn không vừa ý với các định dạng đã chọn, để xóa chúng mà không mất dữ liệu, bạn bấm Conditional Formatting > Clear Rules, chọn một trong các kiểu xóa nhƣ Clear Rules from: Selected Cells (chỉ xóa trong cột chọn), Entire Sheet (xóa trong cả trang tính), This Table (chỉ xóa trong bảng đang xử lý). Có thể nói nhóm công cụ định dạng này của Excel 2010 rất thú vị, nó cho phép chúng ta tạo ra những bảng tính đƣợc trình bày rất khoa học và bắt mắt. Đặc biệt nhất là tính tự động cao, giao diện bảng tính đẹp và khả năng đánh giá, sàng lọc dữ liệu chuẩn xác và độc đáo. Chắc chắn khi sử dụng chức năng này, bạn sẽ thấy hứng thú hơn rất nhiều khi xử lý dữ liệu và tính toán trong Excel. PivotTables và PivotCharts Giống nhƣ PivotTables, PivotCharts cũng đƣợc thực hiện một cách dễ dàng trong giao diện mới này. Tất cả những cải thiện mới về việc lọc đƣợc cung cấp cho PivotCharts. Khi bạn tạo một PivotChart, các công cụ PivotChart đặc biệt và các menu nội dung đƣợc cung cấp để bạn có thể phân tích dữ liệu trong biểu đồ. Bạn cũng có thể thay đổi layout, style và định dạng của biểu đồ hoặc các thành phần khác của nó theo cùng một cách mà bạn có thể thực hiện cho các biểu đồ thông thƣờng. Trong Office Excel 2010, việc định dạng biểu đồ mà bạn áp dụng đƣợc duy trì khi thay đổi sang PivotChart, điều này là một bổ sung nâng cấp để theo cách mà nó đã làm việc trong các phiên bản Excel trƣớc đây.
Những điểm mớ i trong Microsoft Excel 2010 Trang 13 Share Workbook Microsoft Excel 2010 có thể tích hợp với SharePoint: để cung cấp các công cụ quản lý nội dung dễ hiểu, thuận tiện cho việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao năng suất làm việc nhóm.
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 14 II. NỘI DUNG CHÍNH CHƯƠNG 1: LÀM QUEN VỚI MICROSOFT EXCEL 2010 1.1 Giới thiệu Excel Excel là gì: Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chƣơng trình ứng dụng, khi chạy chƣơng trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện: Tính toán đại số, phân tích dữ liệu Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau Vẽ đồ thị và các sơ đồ Tự động hóa các công việc bằng các macro Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau.  Workbook: Trong Excel, một workbook (sổ làm việc) là một tê ̣p mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị,…) và lƣu trữ dữ liệu. Vì mỗi sổ làm viê ̣c có thể chứa nhiều sheet (trang tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lƣu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tê ̣p (file). Một sổ làm viê ̣c chứa rất nhiều trang tính (worksheet) hay trang biểu đồ (chart sheet) tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn.  Worksheet: Còn gọi tắt là sheet (trang tính), là nơi lƣu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn đƣợc gọi là bảng tính. Một trang tính chứa nhiều ô (cell), các ô đƣợc tổ chức thành các cột và các dòng. Trang tính đƣợc chứa trong sổ làm viê ̣c . Một Trang tính chứa đƣợc 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa đƣợc 256 cột và 65,536 dòng).  Chart sheet: Cũng là một trang tính trong sổ làm viê ̣c, nhƣng nó chỉ chứa một đồ thị. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.  Sheet tabs: Tên của các trang tính sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dƣới của cửa sổ sổ làm viê ̣c. Để di chuyển từ trang tính này sang trang tính khác ta chỉ việc bấm chuột vào tên trang tính cần đến trong thanh tab trang tính.
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 15 Các thành phần của Sổ làm viê ̣c Excel 2010 dùng định dạng tê ̣p mặc định là ―.XLSX‖ (dựa trên chuẩn XML giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng đƣợc dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trƣớc đây là ―.XLS‖. Giao diện Excel  Nút lệnh Office chứa các lệnh thƣờng hay sử dụng nhƣ tạo tê ̣p mới, mở tê ̣p, lƣu tê ̣p,… và danh mục các tê ̣p đã mở trƣớc đó. Nút lệnh Office giống nhƣ menu File của các phiên bản trƣớc.
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 16  Chúng ta có thể tùy biến thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh mà ta hay sử dụng nhất. Bấm vào để mở danh mục các lệnh và vào các lệnh cần cho hiện lên thanh lệnh truy cập nhanh. Nếu các nút lệnh ở đây còn quá ít bạn có thể bấm chọn More Commands… để mở cửa sổ tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh. Các lệnh trong menu Office
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 17 Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh Hộp thoại để tùy biến thanh các lệnh truy cập nhanh Ribbon là gì? Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện ngƣời dùng từ việc sử dụng các thanh menu truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập đƣợc trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon.
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 18 Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins. Thanh công cụ Ribbon  Home: Là nơi chứa các nút lệnh đƣợc sử dụng thƣờng xuyên trong quá trình làm việc nhƣ: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…  Insert: Chèn các loại đối tƣợng vào bảng tính nhƣ: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu,…  Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.  Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.  Data: Các nút lệnh trao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…  Review: Các nút lệnh kiểm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.  View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính nhƣ: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình,…  Developer: Tab này mặc định đƣợc ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những ngƣời có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này bấm vào nút Office Excel Options Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon.  Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tê ̣p có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,… Sử dụng menu lói tắt (shortcut menu) Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tƣợng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) trong bảng tính, bạn hãy bấm chuột phải lên đối tƣợng đó. Lập tức một thanh menu hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tƣợng mà bạn chọn.
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 19 Menu lối tắt 1.2 Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ 1.2.1. Mở Excel Thao tác: B1. Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows bấm chuột vào nút Start ở góc dƣới bên trái B2. Di chuyển chuột lên trên đến chữ All Programs, rồi di chuyển chuột sang phải chọn Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2010 thì dừng lại. B3. Bấm chuột vào biểu tƣợng để khởi động Excel. Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel Các nút điều khiển cửa sổ Excel
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 20 Thu nhỏ cửa sổ Excel Thao tác này chỉ thực hiện đƣợc khi cửa sổ đang mở to Bấm chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải. Khi đó cửa sổ Excel sẽ đƣợc thu gọn lại thành một biểu tƣợng trên thanh Taskbar của Windows bên cạnh nút Start. Phóng to cửa sổ Excel Thao tác: Thao tác này chỉ thực hiện đƣợc khi cửa sổ đang bị thu nhỏ Bấm chuột vào biểu tƣợng thu gọn của Excel trên thanh Taskbar bên phía dƣới màn hình Thoát khỏi Excel Thao tác: Bấm chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi Excel. Hoặc cũng có thể thoát Excel bằng cách bấm nút Office chọn Exit Excel. 1.3. Thao tác với ô và vùng Nhận dạng ô và vùng (cells, range) Địa chỉ một ô trong Excel đƣợc xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng. Một vùng trong bảng tính đƣợc xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉ ô góc dƣới bên phải của vùng (có dấu : phân cách). Đặc biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dòng đƣợc xác định là <tên cột>:<tên cột> (ví dụ cột A thì đƣợc xác định ngắn gọn là A:A) và <số dòng>:<số dòng> (ví dụ địa chỉ của cả một dòng 4 là 4:4). Ví dụ: Hình bên dƣới ô hiện hành có địa chỉ là B11 vì nó có tiêu đề cột là B và số dòng là 11, vùng đƣợc bao bởi nét chấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu tiên của vùng có địa chỉ là H2 và ô cuối của vùng là H12.
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 21 Địa chỉ ô và vùng Chọn vùng Nếu dùng chuột, trƣớc tiên bạn dùng chuột di chuyển ô hiện hành đến góc trên bên trái của vùng cần chọn, sau đó giữ trái chuột kéo xuống dƣới qua phải đến vị trí ô cuối cùng của vùng và thả chuột. Nếu dùng phím thì sau khi chọn ô đầu tiên bạn giữ phím Shift trong khi bấm phím và để đến ô cuối của vùng và thả các phím. (Bạn cũng có thể làm ngƣợc lại là chọn ô cuối của vùng trƣớc và kéo chọn đến ô đầu tiên). Khi muốn chọn cả trang tính hiện hành thì bấm <Ctrl+A>, còn muốn chọn cả sổ làm viê ̣c (nghĩa là chọn tất cả các trang tính) thì bấm phải chuột lên tab trang tính và chọn Select All Sheets. Săo chép và di chuyển vùng Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một vùng nào đó đến một nơi nào đó trong bảng tính và dữ liệu gốc còn nguyên, còn di chuyển vùng thì cũng nhƣ sao chép nhƣng dữ liệu gốc sẽ đƣợc di dời đến vị trí mới. Để sao chép hay di chuyển trƣớc tiên bạn phải chọn vùng cần sao chép hay di chuyển, sau đó có thể dùng nút lệnh, phím tắt hay dùng chuột để thực hiện: Dùng Ribbon: Chọn vùng Home nhóm Clipboard bấm nút hay (Copy hay Cut), đến nơi đích và Home nhóm Clipboard bấm nút (Paste). Bạn có thể gọi các lệnh trên từ menu lối tắt bấm phải chuột.
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 22 Chuột: Chọn vùng giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu là sao chép (không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) di chuyển chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đến và thả chuột. Dán đặc biệt (Paste Special) Trong quá trình sao chép đôi khi chúng ta cần dán nội dung đã sao chép hay cắt từ bộ nhớ vào với một số chọn lọc nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste bạn hãy sử dụng Paste Special… Sau khi chọn vùng, ra lệnh Copy, đến đích cần sao chép đến và bấm phải chuột, chọn lệnh Paste Special…. hộp thoại Paste Special có một số lựa chọn nhƣ bảng sau: Giải thích hộp thoại Paste Special Hạng mục Mô tả All Dán cả giá trị và định dạng của vùng nguồn Formulas Dán giá trị và công thức, không định dạng Values Chỉ dán giá trị và kết quả của công thức, không định dạng
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 23 Hạng mục Mô tả Formats Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất cả giá trị và công thức Comments Chỉ dán vào chú thích của các ô, bỏ qua tất cả giá tri ̣và công thức Validation Chỉ dán vào các qui định xác thực dữ liệu cho vùng đích All using source theme Dán vào mọi thứ và dùng mẫu định dạng từ vùng nguồn All except borders Dán vào mọi thứ và loại bỏ các khung viền Column widths Chỉ dán vào thông tin qui định chiều rộng cột Formulas and number formats Dán vào giá trị, công thức và các định dạng gốc của các con số, các định dạng khác bị loại bỏ. Values and number formats Dán vào giá trị, kết quả của công thức và các định dạng gốc của các con số. None Không kèm theo việc tính toán nào trên dữ liệu sắp dán vào Add Cộng các giá trị của vùng nguồn vào các ô tƣơng ứng ở vùng đích Subtract Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ trừ đi các ô tƣơng ứng của vùng nguồn. Multiply Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ nhân với các ô tƣơng ứng của vùng nguồn. Divide Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ chia cho các ô tƣơng ứng của vùng nguồn Skip blanks Không dán đè các ô rỗng ở vùng nguồn vào ô có giá trị ở vùng đích Transpose Dán vào và đảo dòng thành cột hoặc ngƣợc lại Paste Link Dán vào và tham chiếu ô đích đến ô nguồn
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 24 Đặt tên vùng Việc đặt tên vùng có lợi rất lớn trong quá trình thao tác và xử lý tính toán nhƣ: vùng đƣợc gán tên sẽ giúp gợi nhớ và dễ hiểu công dụng của nó hơn là các địa chỉ đơn thuần, đặt tên giúp việc tham chiếu tính toán ít sai sót hơn và di chuyển hay chọn các vùng đã đƣợc đặt tên rất nhanh chóng từ Name box (hoặc dùng Go to – F5)... Tên dài tối đa 255 ký tự không chứa khoảng trắng và dấu chấm, tên phải bắt đầu là ký tự không đƣợc bắt đầu là số, tên không đƣợc đặt giống các địa chỉ tham chiếu. Để đặt tên trƣớc tiên ta chọn vùng cần đặt tên chọn nhóm Formulas Defined Names Define Name, hộp thoại New Name hiện ra. Ở đây, bạn hãy nhập tên vùng vào hộp Name chọn Scope, nhập chú thích nếu cần, xong thì bấm OK. Ngoài ra bạn còn có thể đặt tên trực tiếp từ hộp Name box hoặc đặt tên cho vùng chọn từ Formulas Defined Names Create from Selection hoặc dùng menu lối tắt. Muốn mở hộp thoại quản lý các tên đã đặt bạn vào nhóm Formulas Defined Names Name Manager. Từ hộp thoại bạn có thể đặt tên mới, hiệu chỉnh thông tin cho các tên hiện hoặc xóa tên của các vùng không dùng đến,… Thêm chú thích cho ô Thêm chú thích vào các ô giúp cho việc hiệu chỉnh và hiểu thông tin mà ô đang chứa đƣợc rõ ràng hơn. Để thêm chú thích và ô, chọn ô chọn nhóm Review Comments New Comment và hãy nhập chú thích vào. Ngoài ra bạn có thể bấm phải chuột lên ô cần chú thích và chọn Insert Comment. Để đọc chú thích chỉ cần di chuyển chuột lên ô có chú thích hoặc vào Review Comments Next hay Previous.
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 25 Để ẩn/ hiện chú thích vào Review Comments Show All Comments (ẩn/ hiện tất cả) hoặc Show/ Hide Comment (ẩn/ hiện chú thích ô đang chọn). Hiệu chỉnh chú thích vào chọn ô cần hiệu chỉnh chú thích Review Comments Edit Comment. Ngoài ra để nhanh bạn có thể bấm phải chuột và chọn Edit Comment từ menu lối tắt. Xóa chú thích vào chọn ô cần xóa chú thích Review Comments Delete. Hoặc bấm phải chuột và chọn Delete Comment. Minh họa cho hiện các chú thích Chèn, xóa ô, dòng và cột Chúng ta có thể chèn thêm các ô vào bên trái hoặc bên trên của ô hiện hành trong trang tính và dịch chuyển các ô đang chọn qua phải hoặc xuống dƣới. Tƣơng tự, ta có thể chèn thêm các dòng bên trên, chèn thêm các cột vào bên trái và có thể xóa đi các ô, các dòng và cột. Chèn ô trống B1. Chọn các ô mà bạn muốn chèn các ô trống vào đó (muốn chọn các ô không liên tục thì giữ Ctrl trong khi chọn các ô). B2. Chọn Home chọn nhóm Cells Insert Insert Cells… B3. Chọn lựa chọn phù hợp trong hộp thoại Insert
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 26 Chèn dòng B1. Chọn một hoặc nhiều dòng liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số dòng tƣơng ứng phía trên các dòng này. B2. Chọn Home chọn nhóm Cells Insert Insert Sheet Rows Minh họa chèn các dòng trống lên trên các dòng đang chọn Chèn cột B1. Chọn một hoặc nhiều cột liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số cột tƣơng ứng phía bên trái các cột này. B2. Chọn Home chọn nhóm Cells Insert Insert Sheet Columns Xóa các ô, dòng và cột B1. Chọn các ô, các dòng hoặc các cột cần xóa B2. Chọn Home Cells Delete chọn kiểu xóa phù hợp (xem hình)
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 27 Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng Trong trang tính ta có thể qui định độ rộng cột từ 0 đến 255, đây chính là số ký tự có thể hiển thị trong một dòng. Độ rộng mặc định của cột là 8.43 ký tự, khi độ rộng là 0 thì cột đƣợc ẩn đi. Tƣơng tự, chiều cao của dòng qui định từ 0 đến 409, đây là đơn vị đo lƣờng bằng điểm (point: 1 point = 1/72 inch). Chiều cao mặc định của dòng là 12.75 point, khi chiều cao là 0 thì dòng bị ẩn đi. Các bƣớc điều chỉnh dòng cột: B1. Chọn dòng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộng B2. Chọn Home Cells Format Chọn lệnh phù hợp Row Height… chọn lệnh này để qui định chiều cao của dòng AutoFit Row Height chọn lệnh này Excel sẽ tự căn chỉnh chiều cao dòng cho phù hợp với nội dung. Column Width… chọn lệnh này để qui định độ rộng cột AutoFit Column Width chọn lệnh này Excel sẽ tự căn chỉnh độ rộng cột cho phù hợp với nội dung. Default Width… chọn lệnh này khi bạn muốn qui định lại độ rộng mặc định cho trang tính hay cả sổ làm viê ̣c. Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả trang tính hay cả sổ làm viê ̣c bằng cách chọn cả trang tính hay cả sổ làm viê ̣c trƣớc khi thực hiện lệnh. Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột nhƣ trên, ta còn có thể dùng chuột để thao tác nhanh hơn. Muốn thay đổi độ rộng cột nào hãy di chuyển chuột đến phía bên phải tiêu đề cột đó cho xuất hiện ký hiệu và di chuyển chuột về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột. Tƣơng tự, muốn thay đổi chiều cao dòng nào hãy di chuyển chuột đến bên dƣới
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 28 số thứ tự dòng cho xuất hiện ký hiệu và di chuyển chuột lên trên để giảm hoặc di chuyển xuống dƣới để tăng chiều cao dòng. Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả trang tính hay cả sổ làm viê ̣c bằng cách chọn cả trang tính hay cả sổ làm viê ̣c trƣớc khi thực hiện lệnh. Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột nhƣ trên, ta còn có thể dùng chuột để thao tác nhanh hơn. Muốn thay đổi độ rộng cột nào hãy di chuyển chuột đến phía bên phải tiêu đề cột đó cho xuất hiện ký hiệu (mũi tên hai chiều ngang) và di chuyển chuột về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột. Tƣơng tự, muốn thay đổi chiều cao dòng nào hãy di chuyển chuột đến bên dƣới số thứ tự dòng cho xuất hiện ký hiệu (mũi tên hai chiều dọc) và di chuyển chuột lên trên để giảm hoặc di chuyển xuống dƣới để tăng chiều cao dòng.
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 29 Nối (Merge) và tách các ô (Split) Nối nhiều ô thành một ô Khi nối nhiều ô thành một ô, nếu tất cả các ô đều có dữ liệu thì bạn cần chuyển hết dữ liệu lên ô ở góc trên cùng bên trái của nhóm ô cần merge vì chỉ có dữ liệu của ô này đƣợc giữ lại, dữ liệu của các ô khác sẽ bị xóa. B1. Chọn các ô cần nối lại. B2. Chọn Home Alignment chọn Merge & Center. Để căn chỉnh dữ liệu trong ô dùng các nút căn chỉnh trong nhóm Alignment. Tách một ô đã nối thành nhiều ô Sau khi chuyển ô đã nối về lại nhiều ô thì nội dung sẽ hiện tại ô ở góc trên cùng bên trái. B1. Chọn ô đang bị nối. B2. Chọn Home Alignment chọn lại Merge & Center hoặc Unmerge Cells đều đƣợc. 1.4. Di chuyển trong sổ làm viê ̣c và sử dụng phím tắt Bạn có thể dùng chuột, các phím , thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang, tab trang tính, các tổ hợp phím tắt đề di chuyển qua lại giữa các trang tính hay đi đến các nơi bất kỳ trong bảng tính. Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang Thanh cuốn dọc và thanh cuốn ngang đƣợc gọi chung là các thanh cuốn (scroll bars). Bởi vì màn hình Excel chỉ có thể hiển thị (cho xem) một phần của bảng tính đang hiê ̣n hoa ̣t, nên ta
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 30 phải dùng thanh cuốn dọc để xem phần bên trên hay bên dưới bảng tính và dùng thanh cuốn ngang để xem phần bên trái hay bên phải của bảng tính.  Thanh cuốn dọc là thanh dài nhất, nằm dọc ở bên lề phải; hai đầu có hai mũi tên lên và mũi tên xuống; ở giữa có thanh trƣợt để cuốn màn hình lên xuống.  Thanh cuốn ngang là thanh nằm ngang, thứ hai từ dƣới màn hình đếm lên. Có hình dạng giống thanh cuốn dọc, chỉ khác là nằm ngang. Thanh cuốn ngang Thao tác:  Bấm chuột vào mũi tên sang trái để cuốn màn hình đi sang trái.  Bấm chuột vào mũi tên sang phải để cuốn màn hình sang phải. Thanh Tăb trăng tính Để di chuyển qua lại giữa các trang tính ta bấm chuột lên tên của trang tính trên thanh tab trang tính. Ngoài ra chúng ta có thể dùng <Ctrl + Page Up> để di chuyển đến trang tính liền trƣớc trang tính hiện hành và <Ctrl+Page Down> để di chuyển đến trang tính liền sau trang tính hiện hành. Để trở về trang tính đầu tiên bạn bấm chuột và nút trên thanh tab trang tính và để đến trang tính cuối cùng thì bạn bấm chuột vào nút trên thanh tab trang tính . Nếu muốn đến một trang tính nào đó trong trƣờng hợp có quá nhiều trang tính thì bạn hãy bấm phải chuột vào thanh và chọn tên trang tính cần đến. Sử dụng các tổ hợp phím tắt để di chuyển Để đến đƣợc nơi cần thiết trong bảng tính ngoài việc dùng chuột cuốn các thanh cuốn ngang và dọc, các phím mũi tên thì bạn nên nhớ các tổ hợp phím ở bảng bên dƣới để giúp di chuyển đƣợc nhanh hơn.
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 31 Các phím tắt di chuyển nhanh trong bảng tính Bấm phím Di chuyển → hoặc Tab Sang ô bên phải ← hoặc Shift + Tab Sang ô bên trái ↑ Lên dòng ↓ Xuống dòng Home Đến ô ở cột A của dòng hiện hành Ctrl + Home Đến địa chỉ ô A1 trong trang tính Ctrl + End Đến địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong trang tính Alt + Page Up Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hình Alt + Page Down Di chuyển ô hiện hành qua phải một màn hình Page Up Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hình Page Down Di chuyển ô hiện hành xuống dƣới một màn hình F5 Mở hộp thoại Go To End + → hoặc Ctrl + → Đến ô bên phải đầu tiên mà trƣớc hoặc sau nó là ô trống End + ← hoặc Ctrl + ← Đến ô bên trái đầu tiên mà trƣớc hoặc sau nó là ô trống End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dƣới nó là ô trống End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xuống ô phía dƣới đầu tiên mà trên hoặc dƣới nó là ô trống Ctrl + Page Up Di chuyển đến trang tính phía trƣớc trang tính hiện hành Ctrl + Page Down Di chuyển đến trang tính phía sau trang tính hiện hành
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 32 1.5 Thao tác với sổ làm viê ̣c Tạo mới sỏ lằm viẹc Chọn nút Office New, một hộp thoại hiện ra (xem hình bên dƣới) cung cấp nhiều lựa chọn để tạo sổ làm viê ̣c nhƣ: sổ làm viê ̣c trống, sổ làm viê ̣c theo mẫu dựng sẵn, sổ làm viê ̣c dựa trên một sổ làm viê ̣c đã có. Để tạo sổ làm viê ̣c trống, bạn chọn Blank workbook và bấm nút Create. Mở sỏ lằm viẹc có sẵn trên đĩa Một tê ̣p có sẵn có thể đƣợc mở bằng nhiều cách: 1. Chọn nút Office chọn tên tê ̣p trong danh sách Recent Documents, có thể có tối đa 50 tên tê ̣p đƣợc sử dụng gần đây nhất trong danh sách này (để điều chỉnh thì bấm vào nút Office Excel Options Advance phần Display Show this number of Recent Documents ). 2. Dùng trình quản lý tê ̣p nhƣ Windows Explorer, tìm đến nơi lƣu trữ tê ̣p và bấm chuột hai lần lên tên tê ̣p. 3. Chọn nút Office Open, hộp thoại Open hiện ra. Trong hộp thoại Open, chúng ta phải tìm đến nơi lƣu trữ tê ̣p (tại Look In) và chọn tên tê ̣p cần mở sau đó bấm nút Open để mở
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 33 tê ̣p. Các tùy chọn của nút Open trong hộp thoại Open: Open (mở bình thƣờng), Open Read-Only (Không lƣu đè đƣợc những thay đổi), Open as Copy (Tạo bản sao của tê ̣p và mở ra), Open in Browser (Mở tê ̣p bằng trình duyệt web mặc định), Open and Repair (Rất hữu dụng trong trƣờng hợp tê ̣p bị lỗi). Lưu sỏ lằm viẹc Một điều cần lƣu ý khi làm việc trên máy tính là các bạn phải nhớ thực hiện lệnh lƣu lại công việc đã thực hiện thƣờng xuyên. Việc ra lệnh lƣu trữ không tốn nhiều thời gian nhƣng nếu máy bị hỏng hay mất điện đột ngột có thể mất tong cả giờ làm việc của bạn. Nhằm an toàn cho dữ liệu, bạn nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lƣu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lƣu một lần). Để sử dụng tính năng Auto Recover bạn chọn nút Office Excel Options Save, sau đó đánh dấu chọn vào Save AutoRecover information every minutes. Một số cách lƣu sổ làm viê ̣c: 1. Chọn nút Office Save 2. Bấm chuột lên nút trên thanh lệnh truy cập nhanh (Quick Access Tollbar). 3. Dùng tổ hợp phím <Ctrl+S> hoặc <Shift+F12>.
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 34 Nếu tê ̣p đã đƣợc lƣu trƣớc đó rồi thì Excel sẽ lƣu tiếp các phần cập nhật, còn nếu là tê ̣p đƣợc ra lệnh lƣu lần đầu thì hộp thoại Save As hiện ra. Trong hộp thoại Save As, bạn hãy chọn nơi lƣu trữ tê ̣p (tại Look In) và đặt tên cho tê ̣p tại hộp File name, chọn kiểu tê ̣p tại Save as type và sau đó bấm nút Save để lƣu trữ. Minh họa lƣu tê ̣p  Qui tắc đặt tên: Đặt tên tê ̣p Excel dùng chung qui tắc đặt tên tê ̣p của Windows. Tên tê ̣p có thể dài tới 255 ký tự bao gồm cả khoảng trắng. Tuy nhiên trong tên tê ̣p không đƣợc dùng các ký hiệu nhƣ: ? : * “ < > |  Để bảo mật tê ̣p, chúng ta có thể gán mật mã bảo vệ, khi đó cần phải biết mật mã mới đƣợc phép mở tê ̣p (trừ những cách tà đạo!). B1. Bấm nút Office Save As, hộp thoại Save As hiện ra. B2. Bấm nút Tools chọn General Options…, hộp thoại General Options hiện ra B3. Nhập mật mã mở và hiệu chỉnh sổ làm viê ̣c (hai mật mã này nên khác nhau để tăng bảo mật). Sau đó bấm nút OK B4. Xác nhận lại mật mã mở sổ làm viê ̣c. Sau đó bấm nút OK B5. Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh sổ làm viê ̣c. Sau đó bấm nút OK B6. Bấm nút Save để hoàn tất.
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 35 Dùng mật mã bảo vệ sổ làm viê ̣c Các tùy chọn trong hộp General Options: Always create backup (tạo bản sao có đuôi *.xlk trƣớc khi gán mật mã), Password to Open (mật mã để mở sổ làm viê ̣c), Password to modify (mật mã để cập nhật nội dung sổ làm viê ̣c ), Read-only recommended (mở dƣới dạng chỉ đọc). Đóng sỏ lằm viẹc Một số cách đóng sổ làm viê ̣c: 1. Chọn nút Office Close 2. Dùng chuột chọn nút ở góc trên bên phải (trên thanh tiêu đề). 3. Dùng tổ hợp phím <Ctrl+F4> hoặc <Ctrl+W>. Nếu sổ làm viê ̣c có sự thay đổi nội dung thì Excel sẽ nhắc bạn lƣu lại các thay đổi đó. Sắp xếp sỏ lằm viẹc Chỉ mở nhiều sổ làm viê ̣c cùng lúc và cần tham khảo qua lại, để thuận tiện ta nên sắp xếp lại: di chuyển chuột bấm vào nhóm lệnh View chọn nút Arrange All Chọn kiểu bố trí thích hợp.
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 36 Sắp xếp các sổ làm viê ̣c trong cửa sổ Excel 1.6. Thao tác với trang tính Chèn thêm trang tính mới vào sổ làm viê ̣c Có nhiều cách thực hiện: 1. Bấm vào nút trên thanh tab trang tính 2. Dùng tổ hợp phím <Shift+F11> chèn trang tính mới vào trƣớc trang tính hiện hành. 3. Bấm chọn nhóm Home đến nhóm Cells Insert Insert sheet 4. Bấm phải chuột lên thanh tab trang tính và chọn Insert…, hộp thoại Insert hiện ra, chọn Worksheet và bấm nút OK. Trang tính mới sẽ chèn vào trƣớc trang tính hiện hành.
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 37 Minh họa chèn trang tính mới Đổi tên trang tính Bấm phải chuột lên tên trang tính cần đổi tên ở thanh tab trang tính , chọn Rename, gõ tên mới vào, xong bấm phím Enter. Tên trang tính có thể dài tới 31 ký tự và có thể dùng khoảng trắng, tuy nhiên không đƣợc dùng các ký hiệu để đặt tên nhƣ: : / ? * Xóă trăng tính Muốn xóa trang tính, bạn làm theo các cách sau: 1. Chọn trang tính muốn xóa chọn nhóm Home chọn nhóm Cells Delete Delete sheet 2. Bấm phải chuột lên tên trang tính muốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa OK. Sắp xếp thứ tự các trang tính Có nhiều cách thực hiện sắp xếp trang tính nhƣ: 1. Bấm trái chuột lên tên trang tính cần sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trí mới và thả chuột. 2. Khi có quá nhiều trang tính thì dùng cách này, bấm phải chuột lên tên trang tính cần sắp xếp, chọn Move or Copy…. hộp thoại Move or Copy hiện ra. Hãy bấm chọn lên
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 38 tên trang tính trong danh sách mà bạn muốn di chuyển trang tính đến trƣớc nó, sau đó bấm OK. Săo chép trăng tính Bấm phải chuột lên trang tính, chọn Move or Copy…chọn vị trí đặt bản sao trong vùng Before sheet đánh dấu chọn vào hộp Creat a copy bấm nút OK. Ngoài ra để sao chép nhanh bạn bấm giữ phím Ctrl rồi dùng chuột chọn lên tên trang tính cần sao chép giữ trái chuột di chuyển đến vị trí đặt bản sao trên thanh tab trang tính thả trái chuột. Để sao chép nhiều trang tính cùng lúc cũng làm tƣơng tự nhƣng phải chọn nhiều trang tính trƣớc khi thực hiện lệnh. Để chọn đƣợc nhiều trang tính bạn hãy giữ phím <Ctrl + bấm chuột> để chọn trang tính. Để chép một hay nhiều trang tính sang một sổ làm viê ̣c khác, bạn hãy mở sổ làm viê ̣c đó sau đó thực hiện lệnh Move or Copy… và nhớ chọn tên sổ làm viê ̣c đích tại To book (nếu chọn sổ làm viê ̣c đích (new book) thì sẽ sao chép các trang tính đến một sổ làm viê ̣c mới). Chọn màu cho tăb trăng tính Việc tô màu giúp quản lý thanh tab trang tính đƣợc tốt hơn. Để tô màu cho các tab trang tính bạn chỉ cần bấm phải chuột lên tên trang tính cần tô màu, tiếp theo chọn Tab Color và chọn màu thích hợp.
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 39 Ẩn/ Hiện trăng tính Khi bạn không muốn ngƣới khác thấy một hay nhiều trang tính nào đó thì bạn có thể ẩn nó đi. Không thể ẩn hết các trang tính trong sổ làm viê ̣c mà phải còn lại ít nhất một trang tính không bị ẩn. Muốn ẩn trang tính bạn chỉ cần bấm phải chuột lên tên trang tính muốn ẩn và chọn Hide thế là trang tính đã đƣợc ẩn. Khi muốn cho hiện trở lại một trang tính, bạn bấm phải chuột lên thanh Tab trang tính và chọn Unhide… sau đó chọn tên trang tính cần cho hiện và bấm nút OK. 1.7 Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác Trong quá trình thao tác trên bảng tính đôi khi chúng ta cần phóng to hay thu nhỏ các cửa sổ để có đƣợc góc nhìn tốt hơn, hoặc xem nội dung của cùng một trang tính dƣới nhiều góc độ
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 40 khác nhau, hoặc chia cửa sổ trang tính thành nhiều Tab để dễ dàng tham chiếu, hay giữ cố định tiêu đề một danh sách dài trong khi cuốn các thanh cuốn,… Sử dụng thanh Zoom Excel 2010 bố trí thanh công cụ Zoom dùng để phóng to thu nhỏ khung làm việc của bảng tính. Thanh zoom nằm ngay ở góc dƣới bên phải màn hình và có thể giúp thu nhỏ và phóng to khung làm việc từ 10% đến tới 400%, phóng to thì bấm vào nút dấu cộng còn thu nhỏ thì bấm vào nút dấu trừ. Thanh Zoom Xem và so sánh trăng tính trong nhiều cửa sổ Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn xem một trang tính hay các trang tính trong cùng một sổ làm viê ̣c dƣới nhiều góc độ khác nhau, mỗi một nhân bản để xem sẽ đƣợc gắn thêm chỉ số phía sau tên tê ̣p. Chọn nhóm View Window New Window Để so sánh hai trang tính thì sau khi làm bƣớc trên bạn chọn tiếp nhóm View Window View Side by Side. Khi sử dụng chức năng này khi bạn cuốn thanh cuốn ở cửa sổ này thì cửa sổ kia cũng đƣợc cuốn theo. Để tắt tính năng cuốn đồng thời này bạn vào View Window Synchronous Scrolling (nếu nó đang bật). Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố định vùng tiêu đề Tính năng rất hay đƣợc dùng khi thao tác trên các danh sách dài hoặc trong tính toán cần phải thực hiện nhiều việc tham chiếu. Để chia cửa sổ bảng tính: Đặt ô hiện hành tại vi trí cần chia
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 41 trên bảng tính, sau đó chọn View Window Split. Để bỏ khung bảng tính thì bấm nút Split lại một lần nữa hoặc bấm chuột 2 lần lên đƣờng chia dọc và ngang. Ngoài ra, ở đầu của các thanh cuốn dọc và ngang có một ngấn nhỏ mà khi di chuyển chuột lên sẽ có biểu tƣợng (công cụ chia nhanh khung bảng tính), bạn giữ trái chuột và di chuyển ra nơi muốn chia trên cửa sổ làm việc của bảng tính. Minh họa chia 4, chia 2 dọc, chia 2 ngang Ngoài việc chia khung làm việc, Excel còn hỗ trợ bạn cố định một vùng nào đó trên cửa sổ làm việc ví dụ nhƣ dòng tiêu đề của một danh sách. Việc cố định này rất hữu ích vì nó giúp ta luôn thấy đƣợc dòng tiêu đề mặc dù đã cuốn màn hình xuống phía dƣới để nhập liệu. Để cố định bạn hãy đặt ô hiện hành tại vị trí cần cố định, sau đó chọn View Window Freeze Panes chọn kiểu cố định phù hợp. Nếu chọn: Freeze Panes: Sẽ cố định dòng phía trên và cột bên trái ô hiện hành Freeze Top Row: Cố định dòng đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách Freeze First Column: Cố định cột đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách Minh họa cố định các tiêu đề Để bỏ cố định thì vào View Window Freeze Panes Unfreeze Panes
Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 42 Sử dụng Watch Window Tính năng này giúp ta theo dõi các ô trong quá trình tính toán. Bạn muốn giám sát ô nào thì đƣa nó vào danh sách giám sát ở cửa sổ của Watch Window. Gọi cửa sổ Watch Window bạn chọn nhóm Formulas Formula Auditing Watch Window, sau đó chọn ô cần theo dõi và bấm vào nút Add Watch trên cửa sổ Watch Window. Cửa sổ Watch Window
Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 43 CHƯƠNG 2: LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG EXCEL 2010 2.1. Nhập liệu, hiệu chỉnh Các ô trong bảng tính có thể chứa các con số, các chuỗi văn bản hay các biểu thức toán học. Ngoài ra bảng tính còn có thể chứa các biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, … các đối tƣợng này không chứa trong ô mà nổi trên bề mặt bảng tính. Nhập liệu Nhập số, chuỗi, thời gian, ngày tháng năm B1. Trên trang tính, chọn ô cần nhập liệu B2. Nhập vào con số, chuỗi văn bản, ngày tháng hay thời gian,… mà bạn cần B3. Nhập xong bấm Enter (ô hiện hành chuyển xuống dƣới) hoặc Tab (ô hiện hành chuyển qua phải) để kết thúc. Lưu ý: Nếu nhập các con số vào mà Excel hiển thị ##### là do chiều rộng cột không đủ bạn cần tăng thêm chiều rộng cột. Mặc định Excel sẽ dùng dấu chấm (.) để phân cách phần số nguyên và phần số thập phân. Khi nhập các con số mà các con số này không cần tính toán thì bạn nên định dạng ô là Text trƣớc khi nhập (Home nhóm Number chọn Text từ danh sách). Ngày và thời gian nhập vào ô thì nó dùng định dạng ngày mặc định trong Control Panel Regional and Language Options. Khi nhập ngày dùng dấu / hoặc - để phân cách, ví dụ 10/05/2007 hoặc 10-05-2007. Khi muốn nhập ngày hiện tại vào ô hãy gõ <Ctrl+;>. Khi muốn dùng định dạng ngày mặc định cho ô chứa ngày thì chọn ô và gõ <Ctrl+Shift+#>. Khi nhập thời gian và muốn định dạng theo chuẩn 12 giờ thì thêm A hoặc P vào sau thời gian nhập vào, ví dụ 8:30 AM hoặc 4:15 PM, nếu không Excel tự hiểu là AM. Khi muốn nhập thời gian hiện tại vào ô hãy gõ <Ctrl+Shift+;>. Khi muốn dùng định dạng thời gian mặc định cho ô chứa thời gian thì chọn ô và gõ <Ctrl+Shift+@>. Muốn nhập cùng một nội dung cho nhiều ô, bạn hãy chọn các ô và nhập liệu vào sau đó bấm <Ctrl+Enter>. Ngoài ra còn có thể sử dụng chức năng AutoFill (phần sau). Muốn nhập cùng nội dung trên các ô ở nhiều trang tính, bạn hãy chọn các trang tính đó, sau đó chọn các ô trên trang tính hiện hành, tiếp
Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 44 theo nhập liệu (có thể mất dữ liệu do bị nhập đè lên các ô có dữ liệu). Để bỏ chọn các trang tính thì bấm phải chuột lên thanh tab trang tính và chọn Ungroup Sheets. Ví dụ nhập các loại dữ liệu Nhập các ký tự đặc biệt B1. Muốn nhập ký tự đặc biệt vào, trƣớc tiên chọn ô và đến nơi cần chèn trong ô. B2. Chọn Insert nhóm Text chọn Symbol B3. Trong hộp thoại Symbol hãy chọn ký tự cần, có thể đổi kiểu Phông tại hộp Font. B4. Bấm nút Insert để chèn. Ví dụ chèn vào ô
Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 45 Hủy lệnh (Undo), phục hồi lệnh (Redo), lặp lại lệnh sau cùng Để hủy một lệnh vừa thực hiện bạn bấm chuột lên nút hay dùng phím <Ctrl+Z> Đang nhập liệu vào ô muốn hủy thì bấm phím ESC Để phục hồi lệnh vừa hủy thì bấm nút hay dùng phím <Ctrl+Y> Để thực hiện lại lệnh sau cùng bấm <Ctrl+Y> Hiệu chỉnh nội dung Xóa nội dung các ô B1. Chọn một hoặc nhiều ô cần xóa B2. Bấm Delete trên bàn phím (xóa cách này thì chỉ xóa nội dung các định dạng của ô vẫn còn). Ngoài ra để xóa bạn có thể vào Home nhóm Editing Clear ( ) và chọn các lệnh: Clear All: Xóa tất cả nội dung và định dạng Clear Formats: Chỉ xóa phần định dạng của ô Clear Contents: Chỉ xóa nội dung, còn định dạng Clear Comments: Chỉ xóa các chú thích của ô nếu có Lưu ý các lệnh trên không xóa được định dạng của bảng (table) Nhập đè lên ô có sẵn nội dung Muốn nhập đè lên các ô có sẵn nội dung, trƣớc tiên bạn hãy chọn ô đó và nhập vào nội dung mới. Khi đó, nội dung cũ của ô sẽ mất đi và thay bằng nội dung vừa nhập đè. Hiệu chỉnh nội dung các ô Muốn hiệu chỉnh nội dung sẵn có của ô bạn làm các cách sau:
Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 46 1. Bấm chuột hai lần lên ô cần hiệu chỉnh dùng chuột hoặc các phím mũi tên di chuyển đến nơi cần hiệu chỉnh dùng phím Backspace hoặc Delete để xóa một số nội dung sau đó nhập vào nội dung mới. 2. Chọn ô cần hiệu chỉnh và bấm F2 để vào chế độ hiệu chỉnh và làm tƣơng tự nhƣ trên 3. Chọn ô cần hiệu chỉnh, sau đó bấm chuột vào thanh công thức (Formula) Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu Sử dụng chức năng AutoFill Sử dụng công cụ này Excel sẽ giúp bạn điền tự động dữ liệu theo các mẫu AutoFill có sẵn. Ngoài ra bạn còn có thể tạo thêm các mẫu phục vụ cho công việc của mình. Danh sách một số AutoFill có sẵn Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng 1, 2, 3 4, 5, 6 9:00 10:00, 11:00, 12:00 Mon Tue, Wed, Thu Monday Tuesday, Wednesday, Thursday Jan Feb, Mar, Apr Jan, Apr Jul, Oct, Jan Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00 15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct 1999, 2000 2001, 2002, 2003 1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,... Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,... Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On backorder,...
Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 47 Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng Text1, textA text2, textA, text3, textA,... 1st Period 2nd Period, 3rd Period,... Product 1 Product 2, Product 3,... Bạn muốn điền các số lẻ trong khoảng từ 1 đến 25 vào cột A bạn làm nhƣ sau: B1. Chọn ô đầu tiên A1 và nhập vào số 1 B2. Chọn ô tiếp theo A2 nhập vào số 3 (bƣớc nhảy bằng 3-1 = 2, Excel sẽ cộng số 2 vào ô chứa số lẻ trƣớc đó để có đƣợc số lẻ kế tiếp). B3. Chọn hai ô A1:A2, di chuyển chuột xuống dấu vuông nhỏ màu đen (Fill handle) ở góc dƣới bên phải vùng chọn cho chuột biến thành dấu cộng màu đen. B4. Giữ trái chuột di chuyển xuống phía dƣới cho đến khi hiện số 25 thì dừng lại. Khi bạn muốn điền tự động (sao chép) dữ liệu hay công thức của ô hiện hành cho các ô bên trái, bên phải, phía trên hay bên dƣới nó thì bạn làm theo các cách sau: 1. Chọn ô hiện hành đang chứa dữ liệu hay công thức cần sao chép, sau đó giữ Fill handle và kéo theo hƣớng bạn cần (lên, xuống, trái hay phải). Khi đó dữ liệu hay biểu thức sẽ đƣợc sao chép.
Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 48 2. Chọn ô chứa dữ liệu (hay công thức) cần sao chép và tất cả các ô cần sao dữ liệu đến, sau đó vào Home nhóm Editing Fill chọn hƣớng phù hợp (Down, Right, Up, Left).  Tự tạo danh sách AutoFill bạn vào nút Office Excel Options Popular trong phần trong phần Top options for working with Excel chọn Edit Custom Lists hộp thoại Custom Lists hiện ra. Tại đây, bạn hãy nhập vào danh sách trong khung List entries, sau khi nhập xong bấm nút Add để thêm vào Custom lists và kể từ lúc này bạn có thể sử dụng chức năng AutoFill với danh sách tự tạo của bạn.  Muốn xóa một danh sách thì bạn chỉ cần chọn danh sách đó và bấm nút Delete.  Nếu muốn hiệu chỉnh danh sách thì chọn danh sách đó và hiệu chỉnh trong ô List entries, sau khi hiệu chỉnh xong bấm nút Add. Sử dụng chức năng Automatic Completion Chức năng Automatic Completion giúp bạn nhập các chuỗi văn bản giống nhau ở các ô đƣợc nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, chức năng này đôi khi cũng làm bạn khó chịu, để bật tắt bạn vào nút Office Excel Options chọn Tab Advance tại Editing options Enable AutoComplete for cell values. Sử dụng chức năng AutoCorrect AutoCorrect giúp bạn sửa các lỗi chính tả nhập liệu khi nhập bằng tiếng Anh, ngoài ra nó còn giúp nhập nhanh các ký hiệu hay các đoạn văn bản lặp đi lặp lại. Chúng ta có thể thêm vào
Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 49 các cụm từ mà chúng ta thƣờng hay dùng vào danh sách của AutoCorrect. Để thêm tử vào danh sách AutoCorrect làm theo các bƣớc sau: B1. Chọn nút Office Excel Options Proofing AutoCorrect Options B2. Tại Tab AutoCorrect chọn Replace text as you type thì chức năng này mới có tác dụng B3. Trong hộp Replace gõ cụm từ thƣờng hay gõ sai (hoặc gõ vào mã tốc ký) B4. Trong hộp With gõ cụm từ đúng vào (hoặc gõ vào nguyên bản của mã tốc ký) B5. Bấm nút Add để thêm vào danh sách Ðể hiệu chỉnh một mục từ trong danh sách thì chọn mục từ đó và gõ nội dung mới vào hai hộp Replace và With, sau đó bấm nút Replace. Muốn xóa một mục từ trong danh sách thì chọn mục từ đó và bấm nút Delete. Minh họa thêm mã tốc ký vn và nguyên văn 2.2. Định dạng Định dạng chung Các nút định dạng thông dụng của Excel đƣợc bố trí rất thuận lợi truy cập trong nhóm Home của thanh Ribbon. Trong quá trình soạn thảo, tính toán trên Excel, mỗi khi cần định dạng bạn chỉ việc bấm chuột lên nút lệnh phù hợp dƣới đây.
Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 50 Định dạng văn bản và số Khi cần các định dạng phức tạp hơn mà trên thanh Ribbon không có nút lệnh thì bạn truy cập vào hộp thoại Format Cells: Chọn Home nhóm Cells Format Format Cells… Giải thích hộp thoại Format Cells Định dạng Mô tả Tab Number Category Danh sách các loại định dạng số, giá trị Sample Hiển thị định dạng của giá trị trong ô hiện hành theo các định dạng bạn chọn
Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 51 Định dạng Mô tả Decimal places Tối đa có thể có 30 số sau dấu thập phân, chỉ áp dụng cho dạng Number, Currency, Accounting, Percentage, và Scientific. Use 1000 Separator (,) Chọn ô này nếu muốn có dấu phân cách giữa hàng nghìn, triệu, tỷ…chỉ áp dụng cho dạng Number Negative numbers Chọn loại định dạng thể hiện cho số âm, chỉ áp dụng cho dạng Number và Currency. Symbol Chọn loại ký hiệu tiền tệ, chỉ áp dụng cho dạng Currency và Accounting Type Chọn kiểu hiển thị phù hợp cho giá trị, chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, Fraction, Special, và Custom. Locale (location) Chọn loại ngôn ngữ khác để áp dụng định dạng giá trị, chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, và Special. Tab Alignment Text alignment Horizontal Có các lựa chọn dùng để căn chỉnh nội dung ô theo chiều ngang. Mặc định Excel căn lề trái cho văn bản, lề phải cho giá trị, các giá trị luận lý và các lỗi đƣợc căn giữa. Vertical Có các lựa chọn dùng để căn chình nội dung theo chiều dọc. Mặc định Excel căn lề dƣới cho văn bản. Indent Thụt đầu các dòng nội dung của ô. Orientation Chọn các hƣớng của văn bản trong các ô. Degrees Đặt giá trị độ để xoay văn bản. Các giá trị từ -90 đến 90 độ Text control Wrap text Nội dung trong ô đƣợc xuống nhiều dòng tùy thuộc vào độ rộng cột và độ dài nội dung. (xem chi tiết phần dƣới) Shrink to fit Giảm kích cỡ chữ để tất cả nội dung trong ô vừa với độ rộng cột Merge cells Nối các ô chọn thành một ô (đã trình bày phần trên)
Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 52 Định dạng Mô tả Right-to-left Text direction Xác định trình tự đọc và căn lề Tab Font Font Chọn kiểu Phông cho các ô, phông mặc định là Calibri Font style Chọn kiểu thƣờng, in nghiên, in đậm…của Phông chữ, kiểu mặc định là Regular. Size Kích thƣớc phông chữ , từ cỡ 1 đến 1638 và mặc định là cỡ chữ 11 point. Underline Chọn kiểu gạch chân cho văn bản trong danh sách, mặc định là None. Color Chọn màu cho văn bản, mặc định là Automatic (do Excel tự chọn màu) Normal font Nếu chọn sẽ loại bỏ các định dạng Phông khác và trở về dạng bình thƣờng Effects Strikethrough Có thêm đƣờng gạch ngang văn bản Superscript Làm cho văn bản co lại và đẩy lên trên Subscript Làm cho văn bản co lại và đẩy xuống dƣới Preview Xem trƣớc kết quả định dạng bạn vừa chọn Tab Border Line Chọn kiểu và kích cỡ các đƣờng kẻ khung, sau đó chọn các nút bên hộp Border để kẻ Presets Chọn không kẻ khung, kẻ đƣờng bao và kẻ các đƣờng phân cách giữa các ô Color Chọn màu cho các đƣờng kẻ Border Các nút bao quanh hình minh họa dùng để kẻ các đƣờng bao các ô Tab Fill Background Color Chọn màu nền cho các ô. Fill Effects cung cấp các hiệu ứng tô màu nền
Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 53 Định dạng Mô tả (xem chi tiết phần dƣới). More Colors Bổ sung thêm các màu và công cụ pha chế màu. Pattern Color Các mẫu màu nền Pattern Style các kiểu mẫu tô nền ô. Xem trƣớc kết quả chọn màu và kiểu mẫu tại Sample Tab Protection Locked Khóa việc thay đổi, di chuyển, xóa, … các ô, chỉ có tác dụng khi trang tính đƣợc bảo vệ Hidden Ẩn công thức trong ô, chỉ co tác dụng khi trang tính đƣợc bảo vệ (xem phần sau) General Excel mặc định dùng kiểu này để định dạng giá trị, khi số dài hơn 12 số thì định dạng General chuyển sang dạng Scientific Number Dùng để định dạng các con số, bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân, đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm. Currency Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ cho các giá trị, ta có thể chọn dấu phân cách thập phân và định số con số sau dấu thập phân, đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm. Accounting Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ trong kế toán, nó đặt ký hiệu tiền tệ và giá trị ở hai cột khác nhau. Date Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo chọn lựa tại phần Type và Locale (location). Các Type có dấu (*) là định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel). Time Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo chọn lựa tại phần
Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 54 Định dạng Mô tả Type và Locale (location). Các Type có dấu (*) là định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel). Percentage Định dạng này lấy giá trị trong ô nhân với 100 và thêm dấu % vào sau kết quả, bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân. Fraction Định dạng này hiển thị con số dƣới dạng phân số tùy theo Type bạn chọn. Scientific Hiển thị con số dƣới dạng khoa học <Con số E+n>. Ví dụ, số 12345678901 định dạng theo Scientific là 1.23E+10, nghĩa là 1.23 x 1010. Bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân. Text Định dạng nội dung ô giống nhƣ những gì nhập vào kể cả các con số. Special Định dạng các con số dạng mã bƣu chính (ZIP Code), số điện thoại, số bảo hiểm … Custom Dùng để hiệu chỉnh các mã định dạng đang áp dụng hay tạo mới các định dạng do bạn áp dụng. Ta có thể thêm vào từ 200 đến 250 định dạng tự tạo tùy theo ngôn ngữ và phiên bản Excel. (xem phần sau) Sử dụng Wrap Text Khi bạn muốn đoạn văn bản dài trong ô có nhiều dòng thì bạn dùng chức năng wrap text hoặc dùng <Alt+Enter> để xuống dòng tại vị trí mong muốn. B1. Chọn ô cần định dạng Wrap text, ví dụ ô A1 B2. Chọn Home Alignment chọn Wrap Text ( ). Nếu dòng không tự động mở rộng là do ô bị thiết lập chiều cao cố định, bạn vào Home Cells Format tại Cells Size chọn AutoFit Row Height Xoay chữ (Orientation) B1. Chọn các ô cần xoay chữ A1:D1
Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 55 B2. Chọn Home nhóm Alignment Orientation Angle Counterclockwise Định dạng khung (border) Kẻ đƣờng bao xung quanh vùng B2:E18 đậm, có đƣờng phân cách giữa các ô bằng nét mảnh và màu tất cả đƣờng kẻ là màu đỏ. B1. Chọn danh sách cần kẻ khung B2:E18 B2. Chọn Home nhóm Cells Format Chọn Format Cells B3. Vào Tab Border, chọn màu là Red ( ) tại Color B4. Chọn Style là nét đậm , sau đó chọn nút Outline tại Preset B5. Chọn Style là nét mảnh , sau đó chọn nút Inside tại Preset B6. Bấm OK hoàn tất
Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 56 Hiệu ứng tô nền ô (Fill effect) B1. Chọn vùng cần tô màu nền B2:E18 B2. Chọn Home nhóm Cells Format Chọn Format Cells B3. Vào Tab Fill Chọn Fill Effects… B4. Chọn các màu cần phối hợp: Color 1 (ví dụ là màu vàng Yellow) và Color 2 (Blue) B5. Chọn Shading styles là Vertical và chọn kiểu thứ 3 B6. Bấm OK hai lần để hoàn tất.
Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 57 Tự động định dạng có điều kiện. Với Excel 2010 định dạng có điều kiện sẽ giúp bạn chỉ ra các mẫu trong dữ liệu và sử dụng rất đơn giản. Chỉ cần đánh dấu một nhóm các ô và bấm vào Conditional Formatting trên Ribbon Home. Khi di chuyển chuột trên những lựa chọn, bạn sẽ thấy preview của nó ngay lập tức. Có thể gán cho mỗi ô một màu để phán ảnh thứ hạng của nó trong toàn bộ dải các giá trị, thêm một thanh dữ liệu trong suốt phản ánh giá trị của ô… Cách thức tiến hành này cho phép đơn giản hơn rất nhiều so với sự phức tạp trong hộp thoại Conditional Formatting của Excel 2003.
Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 58 Bảng và định dạng bảng (table) Excel thiết lập sẵn rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng và còn hỗ trợ tạo thêm các biểu mẫu mới. Excel chỉ cho phép xóa các biểu mẫu tự tạo thêm và cho phép xóa định dạng bảng. Ngoài ra ta có thể hiệu chỉnh định dạng bảng khi cần thiết. Định dạng bảng cho danh sách và chuyển danh sách thành bảng B1. Chọn danh B2:E18 B2. Chọn Home nhóm Styles chọn Format As Table B3. Cửa sổ Style liệt kê rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng, chọn một trong các biểu mẫu. Ví dụ chọn mẫu Light số 9 B4. Cửa sổ Format As Table hiện lên bấm OK để xác nhận.  Để tạo mẫu mới thì tại bƣớc 3 chọn New Table Style…, sau đó đặt tên cho biểu mẫu mới và bấm Format để tùy biến biểu mẫu.  Muốn xóa một mẫu tự tạo thì vào Home Style Format As Table, tại phần Custom bấm phải chuột lên biểu mẫu và chọn Delete.  Các tùy chọn hiệu chỉnh bảng có ở Table Tools Tab Design trên thanh Ribbon
Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 59 Xóa kiểu định dạng bảng đang áp dụng và chuyển bảng về danh sách Để xóa một kiểu định dạng bảng đang áp dụng, trƣớc tiên hãy chọn bảng, tại Tab Design vào nhóm Table Styles chọn More ( ) chọn Clear. Đến lúc này vùng chọn vẫn còn là bảng do vậy nó có các tính năng của bảng. Để chuyển một bảng về thành danh sách thì chọn bảng, sau đó vào Tab Design, tại nhóm Tools chọn Convert to Range. Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes) Các mẫu tài liệu dựng sẵn giúp ngƣời sử dụng tạo nên các tài liệu có dáng vẻ chuyên nghiệp và rất dễ sử dụng. Các biểu mẫu tài liệu đƣợc thiết kế sẵn với nhiều màu, phông chữ, hình ảnh, đồ thị,… với nhiều hiệu ứng đẹp mắt. Ngoài ra chúng ta còn có thể hiệu chỉnh và tùy biến các mẫu này.
Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 60  Để áp dụng biểu mẫu tài liệu bạn vào chọn nhóm Page Layout Themes Chọn một biểu mẫu từ danh sách.  Có thể hiệu chỉnh biễu mẫu: vào Colors để chọn lại màu, vào Fonts để chọn lại kiểu Phông và vào Effects để chọn lại hiệu ứng.  Lƣu ý bảng phải áp dụng Style thì mới có tác dụng.  Tạo biểu mẫu mới Colors và Font bạn vào Page Layout Themes chọn Colors chọn Create New Themes Colors hay Page Layout Themes chọn Fonts chọn Create New Themes Fonts. Nhớ lƣu lại (Save) sau khi tạo. Khi đổi kiểu mẫu khác đồng loạt các đối tƣợng đƣợc áp dụng biểu mẫu thay đổi định dạng và không bị thay đổi nội dung. 2.3 Tìm và thay thế dữ liệu Để tìm dữ liệu hoặc tìm và thay thế dữ liệu:  Bấm nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home  Chọn Find hoặc Replace
Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 61  Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ muốn tìm vào mục Find What (nếu bạn chọn Find ở bƣớc trên) hoặc nhập từ muốn tìm trong mục Find What và từ thay thế trong mục Replace with (nếu bạn chọn Replace ở bƣớc trên).  Bấm nút Options để tìm thêm các tùy chọn 2.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu trong một bảng tính đƣợc thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn. Sắp xếp Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột: • Đánh dấu các ô muốn đƣợc sắp xếp
Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 62 • Bấm nút Sort & Filter trên tab Home • Bấm nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A) Tùy chỉnh sắp xếp Để sắp xếp nhiều hơn một cột: • Bấm nút Sort & Filter trên tab Home • Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp đầu tiên • Bấm Add Level • Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp • Bấm OK Lọc dữ liệu Bộ lọc cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. Để sử dụng bộ lọc: • Bấm vào cột hoặc chọn các cột chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc • Trên tab Home, Bấm Sort & Filter • Bấm nút Filter
Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 63 • Bấm vào mũi tên phía dƣới ô đầu tiên • Bấm Text Filter • Bấm Words bạn muốn lọc Bấm chuột vào đây để xem ảnh gốc • Để không áp dụng bộ lọc, bấm nút Sort & Filter • Bấm Clear
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 64 CHƯƠNG 3 : GIỚI THIỆU VÀ SỬ DỤNG CÁC HÀM 3.1 Giới thiệu công thức và hàm: Giới thiệu công thức (Formula) Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều, nếu không có các công thức thì bảng tính cũng giống nhƣ trình soạn thảo văn bản. Chúng ta dùng công thức để tính toán từ các dữ liệu lƣu trữ trên bảng tính, khi dữ liệu thay đổi các công thức này sẽ tự động cập nhật các thay đổi và tính ra kết quả mới giúp chúng ta đỡ tốn công sức tính lại nhiều lần. Vậy công thức có các thành phần gì? Công thức trong Excel đƣợc nhận dạng là do nó bắt đầu là dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm. Ví dụ: Ví dụ về công thức Các toán tử trong công thức Toán tử Chức năng Ví dụ Kết quả + Cộng =3+3 3 cộng 3 là 6 - Trừ =45-4 45 trừ 4 còn 41 * Nhân =150*.05 150 nhân 0.50 thành 7.5 / Chia =3/3 3 chia 3 là 1 ^ Lũy thừa =2^4 =16^(1/4) 2 lũy thừa 4 thành 16 Lấy căn bậc 4 của 16 thành 2
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 65 Toán tử Chức năng Ví dụ Kết quả & Nối chuỗi =‖Lê‖ & ―Thanh‖ Nối chuỗi ―Lê‖ và ―Thanh‖ lại thành ―Lê Thanh‖ = Bằng =A1=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE > Lớn hơn =A1>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE < Nhỏ hơn =A1<B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE >= Lớn hơn hoặc bằng =A1>=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE <= Nhỏ hơn hoặc bằng =A1<=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE <> Khác =A1<>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE , Dấu cách các tham chiếu =Sum(A1,B1) Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: 9 : Tham chiếu mảng =Sum(A1:B1) Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: 9 khoảng trắng Trả về các ô giao giữa 2 vùng =B1:B6 A3:D3 Trả về giá trị của ô
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 66 Thứ tự ƣu tiên của các toán tử Toán tử Mô tả Ưu tiên : (hai chấm) (1 khoảng trắng) , (dấu phẩy) Toán tử tham chiếu 1 – Số âm (ví dụ –1) 2 % Phần trăm 3 ^ Lũy thừa 4 * và / Nhân và chia 5 + và – Cộng và trừ 6 & Nối chuỗi 7 = < > <= >= <> So sánh 8 Giới thiệu hàm (Function) Hàm trong Excel đƣợc lập trình sẵn dùng tính toán hoặc thực hiện một chức năng nào đó. Việc sử dụng thành thạo các hàm sẽ giúp chúng ta tiết kiệm đƣợc rất nhiều thời gian so với tính toán thủ công không dùng hàm. Các hàm trong Excel rất đa dạng bao trùm nhiều lĩnh vực, có những hàm không yêu cầu đối số, có những hàm yêu cầu một hoặc nhiều đối số, và các đối số có thể là bắt buộc hoặc tự chọn. Ví dụ: =Rand(): hàm không có đối số =If(A1>=5,‖Đạt‖,‖Rớt‖): hàm 3 đối số =PMT(10%,4,1000,,1): hàm nhiều đối số và đối số tùy chọn Trong Excel 2010 có các hàm chính nhƣ sau:  Hàm ngoại: Call, Registed.ID,…  Hàm lấy dữ liệu từ SSAS: Cubeset, Cubevalue,…
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 67  Hàm dữ liệu: Dmin, Dmax, Dcount,…  Hàm ngày và thời gian: Time, Now, Date,….  Hàm kỹ thuật: Dec2Bin, Dec2Hex, Dec2Oct,…  Hàm tài chính: Npv, Pv, Fv, Rate,…  Hàm thông tin: Cell, Thông tin, IsNa,…  Hàm luận lý: If, And, Or,…  Hàm tham chiếu và tìm kiếm: Choose, Vlookup, OffSet,…  Hàm toán và lƣợng giác: Log, Mmult, Round,…  Hàm thống kê: Stdev, Var, CountIf,…  Hàm văn bản: Asc, Find, Text,… Chúng ta sẽ cùng nghiên cứu cách sử dụng từng hàm trong các nhóm hàm trên ở các phần sau. Nhập công thức và hàm Nhập công thức trong Excel rất đơn giản, muốn nhập công thức vào ô nào bạn chỉ việc nhập dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm. Bạn có thể nhìn vào thanh Formula để thấy đƣợc trọn công thức. Một điều hết sức lƣu ý khi làm việc trên bảng tính là tránh nhập trực tiếp các con số, giá trị vào công thức mà bạn nên dùng đến tham chiếu. Ví dụ: Minh họa dùng tham chiếu trong hàm Trong ví dụ trên, ở đối số thứ nhất của hàm NPV chúng ta không nhập trực suất chiết tính 10% vào hàm mà nên tham chiếu đến địa chỉ ô chứa nó là I2, vì nếu lãi suất có thay đổi thì ta chỉ cần nhập giá trị mới vào ô I2 thì chúng ta sẽ thu đƣợc kết quả NPV mới ngay không cần phải chỉnh sửa lại công thức.
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 68 Giả sử các ô C2:G2 đƣợc đặt tên là DongTien, và ô I2 đặt tên là LaiSuat (Xem lại cách đặt tên vùng ở bài số 1) thì trong quá trình nhập công thức bạn có thể làm nhƣ sau: B1. Tại ô B4 nhập vào =NPV( B2. Bấm F3, cửa sổ Paste Name hiện ra B3. Chọn LaiSuat và nhấn OK B4. Nhập dấu phẩy (,) và gõ F3 B5. Chọn DongTien và bấm OK B6. Nhập dấu đóng ngoặc rồi nhập dấu + B7. Bấm chuột vào ô B2 B8. Bấm phím Enter Chèn tên vùng vào công thức Một trong những cách dễ dàng nhất để sử dụng hàm trong Excel là sử dụng thƣ viện hàm. Khi bạn muốn sử dụng hàm nào chỉ việc vào thanh Ribbon  chọn nhóm Formulas  Function Library -> chọn nhóm hàm -> chọn hàm cần sử dụng. Ngoài ra bạn có thể bấm vào nút để gọi hộp thoại Insert Function một cách nhanh chóng và khi cần tìm hiểu về hàm này bạn chỉ cần bấm vào Help on this function.
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 69 Hộp thoại Insert Function Tham chiếu trong công thức Các tham chiếu sử dụng trong công thức giúp cho chúng ta khỏi tốn công sửa chữa các công thức khi các giá trị tính toán có sự thay đổi. Có 3 loại tham chiếu sau:  Tham chiếu địa chỉ tƣơng đối: Các dòng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác một lƣợng tƣơng ứng với số dòng và số cột mà ta di dời. Ví dụ A5:B7, C4  Tham chiếu địa chỉ tuyệt đối: Các dòng và cột tham chiếu không thay đổi khi ta di dời hay sao chép công thức. Ví dụ $A$5:$B$7, $C$4  Tham chiếu hỗn hợp: Phối hợp tham chiếu địa chỉ tƣơng đối và tuyệt đối. Ví dụ A$5 nghĩa là cột A tƣơng đối và dòng 5 tuyệt đối. Lưu ý: Dấu $ trƣớc thứ tự cột là cố định cột và trƣớc thứ tự dòng là cố định dòng. Bấm phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột. Bấm phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột. Ví dụ: Tính thành tiền bằng Số lƣợng nhân Giá. Đổi sang giá trị Thành tiền sang VND. Tính tổng các cột Thành tiền và cột VND.
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 70 Minh họa địa chỉ tƣơng đối và tuyệt đối B1. Tại ô D2 nhập vào =B2*C2 và Enter. Sau đó quét chọn cả vùng D2:D14 và gõ <Ctrl+D>. Vào các ô D3, D4... D14 ta thấy công thức các dòng tự động đƣợc thay đổi tƣơng ứng với khoảng cách so với ô D2. Trƣờng hợp này chúng ta dùng địa chỉ tƣơng đối của B2*C2 là vì chúng ta muốn khi sao chép công thức xuống phía dƣới thì địa chỉ các ô tính toán sẽ tự động thay đổi theo. B2. Tại ô E2 nhập vào =D2*B$17 và Enter, sau đó chép công thức xuống các ô E3:E14. Chúng ta cần cố định dòng 17 trong địa chỉ tỷ giá B17 vì ta muốn khi sao công thức xuống thì các công thức sao chép vẫn tham chiếu đến ô B17 để tính toán. B3. Tại ô D15 nhập vào =Sum(D2:D14) và chép sang ô E15. Lưu ý:  Tham chiếu đến địa chỉ ở trang tính khác nhƣng cùng sổ làm viê ̣c thì có dạng  Tên_sheet!Địa_chỉ_ô. Ví dụ: =A2*Sheet2!A2 =A2*’Thong so’!B4 Khi tên trang tính có chứa khoảng trắng thì để trong cặp nháy đơn ‘ ’  Tham chiếu đến địa chỉ trong sổ làm viê ̣c khác thì có dạng [Tên_Workbook]Tên_sheet!Địa_chỉ_ô.
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 71 Ví dụ: =A2*[Bai2.xlsx]Sheet3!A4 =A2*’[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4 Khi tên Sheet hay Sổ là m việc có chứa khoảng trắng để trong cặp nháy đơn ‘ ’ =A2*’C:Tai lieu[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4 Khi tham chiếu đến sổ là m việc khác mà sổ là m việc này không mở =A2*’DataServerExcel[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4 Khi tham chiếu đến tài nguyên chia sẽ trên máy chủ trong mạng Các lỗi thông dụng (Formulas errors) Các lỗi thông dụng Lỗi Giải thích #DIV/0! Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng #NAME? Do đánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy #N/A Công thức tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để kiểm tra sự tồn tại của dữ liệu hoặc hàm không có kết quả #NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này không có phần chung nên phần giao rỗng #NUM! Vấn đề đối với giá trị, ví dụ nhƣ dùng nhầm số âm trong khi đúng phải là số dƣơng #REF! Tham chiếu bị lỗi, thƣờng là do ô tham chiếu trong hàm bị xóa #VALUE! Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng.
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 72 3.2 Các hàm trong Excel a. Nhóm hàm về thống kê AVEDEV (number1, number2, ...) : Tính trung bình độ lệch tuyệt đối các điểm dữ liệu theo trung bình của chúng. Thƣờng dùng làm thƣớc đo về sự biến đổi của tập số liệu AVERAGE (number1, number2, ...) : Tính trung bình cộng AVERAGEA (number1, number2, ...) : Tính trung bình cộng của các giá trị, bao gồm cả những giá trị logic AVERAGEIF (range, criteria1) : Tính trung bình cộng của các giá trị trong một mảng theo một điều kiện AVERAGEIFS (range, criteria1, criteria2, ...) : Tính trung bình cộng của các giá trị trong một mảng theo nhiều điều kiện COUNT (value1, value2, ...) : Đếm số ô trong danh sách COUNTA (value1, value2, ...) : Đếm số ô có chứa giá trị (không rỗng) trong danh sách COUNTBLANK (range) : Đếm các ô rỗng trong một vùng COUNTIF (range, criteria) : Đếm số ô thỏa một điều kiện cho trƣớc bên trong một dãy COUNTIFS (range1, criteria1, range2, criteria2, ...) : Đếm số ô thỏa nhiều điều kiện cho trƣớc DEVSQ (number1, number2, ...) : Tính bình phƣơng độ lệch các điểm dữ liệu từ trung bình mẫu của chúng, rồi cộng các bình phƣơng đó lại. FREQUENCY (data_array, bins_array) : Tính xem có bao nhiêu giá trị thƣờng xuyên xuất hiện bên trong một dãy giá trị, rồi trả về một mảng đứng các số. Luôn sử dụng hàm này ở dạng công thức mảng GEOMEAN (number1, number2, ...) : Trả về trung bình nhân của một dãy các số dƣơng. Thƣờng dùng để tính mức tăng trƣởng trung bình, trong đó lãi kép có các lãi biến đổi đƣợc cho trƣớc... HARMEAN (number1, number2, ...) : Trả về trung bình điều hòa (nghịch đảo của trung bình cộng) của các số KURT (number1, number2, ...) : Tính độ nhọn của tập số liệu, biểu thị mức nhọn hay mức phẳng tƣơng đối của một phân bố so với phân bố chuẩn
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 73 LARGE (array, k) : Trả về giá trị lớn nhất thứ k trong một tập số liệu MAX (number1, number2, ...) : Trả về giá trị lớn nhất của một tập giá trị MAXA (number1, number2, ...) : Trả về giá trị lớn nhất của một tập giá trị, bao gồm cả các giá trị logic và text MEDIAN (number1, number2, ...) : Tính trung bình vị của các số. MIN (number1, number2, ...) : Trả về giá trị nhỏ nhất của một tập giá trị MINA (number1, number2, ...) : Trả về giá trị nhỏ nhất của một tập giá trị, bao gồm cả các giá trị logic và text MODE (number1, number2, ...) : Trả về giá trị xuất hiện nhiều nhất trong một mảng giá trị PERCENTILE (array, k) : Tìm phân vị thứ k của các giá trị trong một mảng dữ liệu PERCENTRANK (array, x, significance) : Trả về thứ hạng (vị trí tƣơng đối) của một trị trong một mảng dữ liệu, là số phần trăm của mảng dữ liệu đó PERMUT (number, number_chosen) : Trả về hoán vị của các đối tƣợng. QUARTILE (array, quart) : Tính điểm tứ phân vị của tập dữ liệu. Thƣờng đƣợc dùng trong khảo sát dữ liệu để chia các tập hợp thành nhiều nhóm... RANK (number, ref, order) : Tính thứ hạng của một số trong danh sách các số SKEW (number1, number2, ...) : Trả về độ lệch của phân phối, mô tả độ không đối xứng của phân phối quanh trị trung bình của nó SMALL (array, k) : Trả về giá trị nhỏ nhất thứ k trong một tập số STDEV (number1, number2, ...) : Ƣớc lƣợng độ lệch chuẩn trên cơ sở mẫu STDEVA (value1, value2, ...) : Ƣớc lƣợng độ lệch chuẩn trên cơ sở mẫu, bao gồm cả những giá trị logic STDEVP (number1, number2, ...) : Tính độ lệch chuẩn theo toàn thể tập hợp STDEVPA (value1, value2, ...) : Tính độ lệch chuẩn theo toàn thể tập hợp, kể cả chữ và các giá trị logic VAR (number1, number2, ...) : Trả về phƣơng sai dựa trên mẫu VARA (value1, value2, ...) : Trả về phƣơng sai dựa trên mẫu, bao gồm cả các trị logic và text VARP (number1, number2, ...) : Trả về phƣơng sai dựa trên toàn thể tập hợp
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 74 VARPA (value1, value2, ...) : Trả về phƣơng sai dựa trên toàn thể tập hợp, bao gồm cả các trị logic và text. TRIMMEAN (array, percent) : Tính trung bình phần trong của một tập dữ liệu, bằng cách loại tỷ lệ phần trăm của các điểm dữ liệu ở đầu và ở cuối tập dữ liệu. b. Nhóm hàm về phân phối xác suất BETADIST (x, alpha, beta, A, B) : Trả về giá trị của hàm tính mật độ phân phối xác suất tích lũy beta. BETAINV (probability, alpha, beta, A, B) : Trả về nghịch đảo của hàm tính mật độ phân phối xác suất tích lũy beta. BINOMDIST (number_s, trials, probability_s, cumulative): Trả về xác suất của những lần thử thành công của phân phối nhị phân. CHIDIST (x, degrees_freedom) : Trả về xác xuất một phía của phân phối chi-squared. CHIINV (probability, degrees_freedom) : Trả về nghịch đảo của xác xuất một phía của phân phối chi-squared. CHITEST (actual_range, expected_range) : Trả về giá trị của xác xuất từ phân phối chi- squared và số bậc tự do tƣơng ứng. CONFIDENCE (alpha, standard_dev, size) : Tính khoảng tin cậy cho một kỳ vọng lý thuyết CRITBINOM (trials, probability_s, alpha) : Trả về giá trị nhỏ nhất sao cho phân phối nhị thức tích lũy lớn hơn hay bằng giá trị tiêu chuẩn. Thƣờng dùng để bảo đảm các ứng dụng đạt chất lƣợng... EXPONDIST (x, lambda, cumulative) : Tính phân phối mũ. Thƣờng dùng để mô phỏng thời gian giữa các biến cố... FDIST (x, degrees_freedom1, degrees_freedom2) : Tính phân phối xác suất F. Thƣờng dùng để tìm xem hai tập số liệu có nhiều mức độ khác nhau hay không... FINV (probability, degrees_freedom1, degrees_freedom2) : Tính nghịch đảo của phân phối xác suất F. Thƣờng dùng để so sánh độ biến thiên trong hai tập số liệu FTEST (array1, array2) : Trả về kết quả của một phép thử F. Thƣờng dùng để xác định xem hai mẫu có các phƣơng sai khác nhau hay không...
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 75 FISHER (x) : Trả về phép biến đổi Fisher tại x. Thƣờng dùng để kiểm tra giả thuyết dựa trên hệ số tƣơng quan... FISHERINV (y) : Tính nghịch đảo phép biến đổi Fisher. Thƣờng dùng để phân tích mối tƣơng quan giữa các mảng số liệu... GAMMADIST (x, alpha, beta, cumulative) : Trả về phân phối tích lũy gamma. Có thể dùng để nghiên cứu có phân bố lệch GAMMAINV (probability, alpha, beta) : Trả về nghịch đảo của phân phối tích lũy gamma. GAMMLN (x) : Tính logarit tự nhiên của hàm gamma HYPGEOMDIST (number1, number2, ...) : Trả về phân phối siêu bội (xác suất của một số lần thành công nào đó...) LOGINV (probability, mean, standard_dev) : Tính nghịch đảo của hàm phân phối tích lũy lognormal của x (LOGNORMDIST) LOGNORMDIST (x, mean, standard_dev) : Trả về phân phối tích lũy lognormal của x, trong đó logarit tự nhiên của x thƣờng đƣợc phân phối với các tham số mean và standard_dev. NEGBINOMDIST (number_f, number_s, probability_s) : Trả về phân phối nhị thức âm (trả về xác suất mà sẽ có number_f lần thất bại trƣớc khi có number_s lần thành công, khi xác suất không đổi của một lần thành công là probability_s) NORMDIST (x, mean, standard_dev, cumulative) : Trả về phân phối chuẩn (normal distribution). Thƣờng đƣợc sử dụng trong việc thống kê, gồm cả việc kiểm tra giả thuyết NORMINV (probability, mean, standard_dev) : Tính nghịch đảo phân phối tích lũy chuẩn NORMSDIST (z) : Trả về hàm phân phối tích lũy chuẩn tắc (standard normal cumulative distribution function), là phân phối có trị trung bình cộng là zero (0) và độ lệch chuẩn là 1 NORMSINV (probability) : Tính nghịch đảo của hàm phân phối tích lũy chuẩn tắc POISSON (x, mean, cumulative) : Trả về phân phối poisson. Thƣờng dùng để ƣớc tính số lƣợng biến cố sẽ xảy ra trong một khoảng thời gian nhất định PROB (x_range, prob_range, lower_limit, upper_limit) : Tính xác suất của các trị trong dãy nằm giữa hai giới hạn STANDARDIZE (x, mean, standard_dev) : Trả về trị chuẩn hóa từ phân phối biểu thị bởi mean và standard_dev
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 76 TDIST (x, degrees_freedom, tails) : Trả về xác suất của phân phối Student (phân phối t), trong đó x là giá trị tính từ t và đƣợc dùng để tính xác suất. TINV (probability, degrees_freedom) : Trả về giá trị t của phân phối Student. TTEST (array1, array2, tails, type) : Tính xác xuất kết hợp với phép thử Student. WEIBULL (x, alpha, beta, cumulative) : Trả về phân phối Weibull. Thƣờng sử dụng trong phân tích độ tin cậy, nhƣ tính tuổi thọ trung bình của một thiết bị. ZTEST (array, x, sigma) : Trả về xác suất một phía của phép thử z. c. Nhóm hàm về tương quăn và hồi quy tuyến tính CORREL (array1, array2) : Tính hệ số tƣơng quan giữa hai mảng để xác định mối quan hệ của hai đặc tính COVAR (array1, array2) : Tính tích số các độ lệch của mỗi cặp điểm dữ liệu, rồi tính trung bình các tích số đó FORECAST (x, known_y's, known_x's) : Tính toán hay dự đoán một giá trị tƣơng lai bằng cách sử dụng các giá trị hiện có, bằng phƣơng pháp hồi quy tuyến tính GROWTH (known_y's, known_x's, new_x's, const) : Tính toán sự tăng trƣởng dự kiến theo hàm mũ, bằng cách sử dụng các dữ kiện hiện có. INTERCEPT (known_y's, known_x's) : Tìm điểm giao nhau của một đƣờng thẳng với trục y bằng cách sử dụng các trị x và y cho trƣớc LINEST (known_y's, known_x's, const, stats) : Tính thống kê cho một đƣờng bằng cách dùng phƣơng pháp bình phƣơng tối thiểu (least squares) để tính đƣờng thẳng thích hợp nhất với dữ liệu, rồi trả về mảng mô tả đƣờng thẳng đó. Luôn dùng hàm này ở dạng công thức mảng. LOGEST (known_y's, known_x's, const, stats) : Dùng trong phân tích hồi quy. Hàm sẽ tính đƣờng cong hàm mũ phù hợp với dữ liệu đƣợc cung cấp, rồi trả về mảng gía trị mô tả đƣờng cong đó. Luôn dùng hàm này ở dạng công thức mảng PEARSON (array1, array2) : Tính hệ số tƣơng quan momen tích pearson (r), một chỉ mục không thứ nguyên, trong khoảng từ -1 đến 1, phản ánh sự mở rộng quan hệ tuyến tính giữa hai tập số liệu RSQ (known_y's, known_x's) : Tính bình phƣơng hệ số tƣơng quan momen tích Pearson (r), thông qua các điểm dữ liệu trong known_y's và known_x's
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 77 SLOPE (known_y's, known_x's) : Tính hệ số góc của đƣờng hồi quy tuyến tính thông qua các điểm dữ liệu STEYX (known_y's, known_x's) : Trả về sai số chuẩn của trị dự đoán y đối với mỗi trị x trong hồi quy. TREND (known_y's, known_x's, new_x's, const) : Trả về các trị theo xu thế tuyến tính d. Các hàm tài chính - financian functions ACCRINT (issue, first_interest, settlement, rate, par, frequency, basis, calc_method) : Tính lãi tích lũy cho một chứng khoán trả lãi theo định kỳ ACCRINTM (issue, settlement, rate, par, basis) : Tính lãi tích lũy đối với chứng khoán trả lãi theo kỳ hạn AMORDEGRC (cost, date_purchased, first_period, salvage, period, rate, basis) : Tính khấu hao trong mỗi tài khóa kế toán tùy theo thời hạn sử dụng của tài sản (sử dụng trong các hệ thống kế toán theo kiểu Pháp) AMORLINC (cost, date_purchased, first_period, salvage, period, rate, basis) : Tính khấu hao trong mỗi tài khóa kế toán (sử dụng trong các hệ thống kế toán theo kiểu Pháp) COUPDAYBS (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số ngày kể từ đầu kỳ lãi tới ngày kết toán COUPDAYS (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số ngày trong kỳ lãi bao gồm cả ngày kết toán COUPDAYSCN (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số ngày từ ngày kết toán tới ngày tính lãi kế tiếp COUPNCD (settlement, maturity, frequency, basis) : Trả về một con số thể hiện ngày tính lãi kế tiếp kể từ sau ngày kết toán COUPNUM (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số lần lãi suất phải trả trong khoảng từ ngày kết toán đến ngày đáo hạn COUPPCD (settlement, maturity, frequency, basis) : Trả về một con số thể hiện ngày thanh toán lãi lần trƣớc, trƣớc ngày kết toán CUMIPMT (rate, nper, pv, start_period, end_period, type) : Tính lợi tức tích lũy phải trả đối với khoản vay trong khoảng thời gian giữa start_period và end_period
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 78 CUMPRINC (rate, nper, pv, start_period, end_period, type) : Trả về tiền vốn tích lũy phải trả đối với khoản vay trong khoảng thời gian giữa start_period và end_period DB (cost, salvage, life, period, month) : Tính khấu hao cho một tài sản sử dụng phƣơng pháp số dƣ giảm dần theo một mức cố định (fixed-declining balance method) trong một khoảng thời gian xác định. DDB (cost, salvage, life, period, factor) : Tính khấu hao cho một tài sản sử dụng phƣơng pháp số dƣ giảm dần kép (double-declining balance method), hay giảm dần theo một tỷ lệ nào đó, trong một khoảng thời gian xác định. DISC (settlement, maturity, pr, redemption, basis) : Tính tỷ lệ chiết khấu của một chứng khoán DOLLARDE (fractional_dollar, fraction) : Chuyển đổi giá dollar ở dạng phân số sang giá dollar ở dạng thập phân DOLLARFR (decimal_dollar, fraction) : Chuyển đổi giá dollar ở dạng thập phân số sang giá dollar ở dạng phân số DURATION (settlement, maturity, coupon, yld, frequency, basis): Tính thời hạn hiệu lực Macauley dựa trên đồng mệnh giá $100 (thời hạn hiệu lực là trung bình trọng giá trị hiện tại của dòng luân chuyển tiền mặt và đƣợc dùng làm thƣớc đo về sự phản hồi làm thay đổi lợi nhuận của giá trị trái phiếu) EFFECT (nominal_rate, npery) : Tính lãi suất thực tế hàng năm, biết trƣớc lãi suất danh nghĩa hàng năm và tổng số kỳ thanh toán lãi kép mỗi năm FV (rate, nper, pmt, pv, type) : Tính giá trị kỳ hạn của sự đầu tƣ dựa trên việc chi trả cố định theo kỳ và lãi suất cố định FVSCHEDULE (principal, schedule) : Tính giá trị kỳ hạn của một vốn ban đầu sau khi áp dụng một chuỗi các lãi suất kép (tính giá trị kỳ hạn cho một đầu tƣ có lãi suất thay đổi) INTRATE (settlement, maturity, investment, redemption, basis) : Tính lãi suất cho một chứng khoán đầu tƣ toàn bộ IPMT (rate, per, nper, pv, fv, type) : Trả về khoản thanh toán lãi cho một đầu tƣ dựa trên việc chi trả cố định theo kỳ và dựa trên lãi suất không đổi IRR (values, guess) : Tính lợi suất nội hàm cho một chuỗi các lƣu động tiền mặt đƣợc thể hiện bởi các trị số
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 79 ISPMT (rate, per, nper, pv) : Tính số tiền lãi đã trả tại một kỳ nào đó đối với một khoản vay có lãi suất không đổi, sau khi đã trừ số tiền gốc phải trả cho kỳ đó. MDURATION (settlement, maturity, coupon, yld, frequency, basis) : Tính thời hạn Macauley sửa đổi cho chứng khoán dựa trên đồng mệnh giá $100 MIRR (values, finance_rate, reinvest_rate) : Tính tỷ suất doanh lợi nội tại trong một chuỗi luân chuyển tiền mặt theo chu kỳ NOMINAL (effect_rate, npery) : Tính lãi suất danh nghĩa hàng năm, biết trƣớc lãi suất thực tế và các kỳ tính lãi kép mỗi năm NPER (rate, pmt, pv, fv, type) : Tính số kỳ hạn để trả khoản vay trong đầu tƣ dựa trên từng chu kỳ, số tiền trả và tỷ suất lợi tức cố định NPV (rate, value1, value2, ...) : Tính hiện giá ròng của một khoản đầu tƣ bằng cách sử dụng tỷ lệ chiết khấu với các chi khoản trả kỳ hạn (trị âm) và thu nhập (trị dƣơng) ODDFPRICE (settlement, maturity, issue, first_coupon, rate, yld, redemption, frequency, basis) : Tính giá trị trên mỗi đồng mệnh giá $100 của chứng khoán có kỳ đầu tiên lẻ (ngắn hạn hay dài hạn) ODDFYIELD (settlement, maturity, issue, first_coupon, rate, pr, redemption, frequency, basis) : Trả về lợi nhuận của một chứng khoán có kỳ tính lãi đầu tiên là lẻ (ngắn hạn hay dài hạn) ODDLPRICE (settlement, maturity, last_interest, rate, yld, redemption, frequency, basis) : Tính giá trị trên mỗi đồng mệnh giá $100 của chứng khoán có kỳ tính lãi phiếu cuối cùng là lẻ (ngắn hạn hay dài hạn) ODDLYIELD (settlement, maturity, last_interest, rate, pr, redemption, frequency, basis) : Tính lợi nhuận của chứng khoán có kỳ cuối cùng là lẻ (ngắn hạn hay dài hạn) PMT (rate, nper, pv, fv, type) : Tính tiền phải trả đối với khoản vay có lãi suất không đổi và chi trả đều đặn PPMT (rate, per, nper, pv, fv, type) : Tính khoản vốn thanh toán trong một kỳ hạn đã cho đối với một khoản đầu tƣ, trong đó việc chi trả đƣợc thực hiện đều đặn theo định kỳ với một lãi suất không đổi PRICE (settlement, maturity, rate, yld, redemption, frequency, basis) : Tính giá trị chứng khoán trên đồng mệnh giá $100, thanh toán lợi tức theo chu kỳ
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 80 PRICEDISC (settlement, maturity, discount, redemption, basis) : Tính giá trị trên đồng mệnh giá $100 của một chứng khoán đã chiết khấu PRICEMAT (settlement, maturity, issue, rate, yld, basis) : Tính giá trị trên đồng mệnh giá $100 của một chứng khoán phải thanh toán lãi vào ngày đáo hạn PV (rate, nper, pmt, fv, type) : Tính giá trị hiện tại của một khoản đầu tƣ RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess) : Tính lãi suất mỗi kỳ trong một niên kim REVEICED (settlement, maturity, investment, discount, basis) : Tính số tiền nhận đƣợc vào kỳ hạn thanh toán cho một chứng khoán đầu tƣ toàn bộ SLN (cost, salvage, life) : Tính chi phí khấu hao (theo phƣơng pháp đƣờng thẳng) của một tài sản trong một kỳ SYD (cost, salvage, life, per) : Tính khấu hao theo giá trị còn lại của tài sản trong định kỳ xác định TBILLEQ (settlement, maturity, discount) : Tính lợi nhuận tƣơng ứng với trái phiếu cho trái phiếu kho bạc TBILLPRICE (settlement, maturity, discount) : Tính giá trị đồng mệnh giá $100 cho trái phiếu kho bạc TBILLYIELD (settlement, maturity, pr) : Tính lợi nhuận cho trái phiếu kho bạc VDB (cost, salvage, life, start_period, end_period, factor, no_switch) : Tính khấu hao tài sản sử dụng trong nhiều kỳ XIRR (values, dates, guess) : Tính lợi suất nội hàm cho một loạt lƣu động tiền mặt không định kỳ XNPV (rate, values, dates) : Tính tỷ giá ròng cho một dãy lƣu động tiền mặt không định kỳ YIELD (settlement, maturity, rate, pr, redemption, frequency, basis) : Tính lợi nhuận đối với chứng khoán trả lãi theo định kỳ YIELDDISC (settlement, maturity, pr, redemption, basis) : Tính lợi nhuận hàng năm cho chứng khoán đã chiết khấu YIELDMAT (settlement, maturity, issue, rate, pr, basis) : Tính lợi nhuận hàng năm của chứng khoán trả lãi vào ngày đáo hạn
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 81 e. Danh mục các Các Hàm Quản lý Cơ sở dữ liệu và Dănh sách DAVERAGE (database, field, criteria) : Tính trung bình các giá trị trong một cột của danh sách hay các trị của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. DCOUNT (database, field, criteria) : Đếm các ô chứa số liệu trong một cột của danh sách hay các trị của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. DCOUNTA (database, field, criteria) : Đếm các ô "không rỗng" trong một cột của danh sách hay các trị của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. DGET (database, field, criteria) : Trích một giá trị từ một cột của một danh sách hay cơ sở dữ liệu, khớp với điều kiện đƣợc chỉ định. DMAX (database, field, criteria) : Trả về trị lớn nhất trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. DMIN (database, field, criteria) : Trả về trị nhỏ nhất trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. DRODUCT (database, field, criteria) : Nhân các giá trị trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. DSTDEV (database, field, criteria) : Ƣớc lƣợng độ lệch chuẩn của một tập hợp theo mẫu, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. DSTDEVP (database, field, criteria) : Tính độ lệch chuẩn của một tập hợp theo toàn thể các tập hợp, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. DSUM (database, field, criteria) : Cộng các số trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. DVAR (database, field, criteria) : Ƣớc lƣợng sự biến thiên của một tập hợp dựa trên một mẫu, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. DVARP (database, field, criteria) : Tính toán sự biến thiên của một tập hợp dựa trên toàn thể tập hợp, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định.
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 82 GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, field1, item1, field2, item2,...) : Trả về dữ liệu đƣợc lƣu giữ trong báo cáo PivotTable. Có thể dùng GETPIVOTDATA để lấy dữ liệu tổng kết từ một báo cáo PivotTable, với điều kiện là phải thấy đƣợc dữ liệu tổng kết từ trong báo cáo đó. Nói chung về Các Hàm Quản lý Cơ sở dữ liệu và Danh sách Microsoft Excel cung cấp nhiều hàm dùng cho việc phân tích dữ liệu trong danh sách hay cơ sở dữ liệu. Những hàm này bắt đầu bằng chữ D. Mỗi hàm đều sử dụng 3 đối số là database, trƣờng và criteria; những đối số này là các tham chiếu đến các mảng trong bảng tính. * database : Là một dãy các ô tạo nên danh sách hay cơ sở dữ liệu. Một cơ sở dữ liệu là một danh sách dữ liệu gồm những mẩu tin, và có cột dữ liệu là các trƣờng (field). Dòng đầu tiên trong danh sách luôn chứa tên trƣờng. * field : Cho biết cột nào đƣợc sử dụng trong hàm. trƣờng có thể đƣợc cho ở dạng text với tên cột đƣợc để trong cặp dấu ngoặc kép (nhƣ "Age", "Yield"...) hay là số đại diện cho vị trí của cột (1, 2, ...) * criteria : Là một dãy các ô chứa điều kiện. Có thể dùng bất cứ dãy nào cho phần điều kiện này, miễn là dãy đó có ít nhất một tên cột và một ô bên dƣới tên cột để làm điều kiện cho hàm (xem thêm bài Một số ví dụ về cách dùng Criteria để nhập điều kiện ở sau đây). HÀM NGÀY THÁNG VÀ THỜI GIAN Một số lƣu ý khi sử dụng ngày tháng và thời gian trong Excel: Excel hỗ trợ tính toán ngày tháng cho Windows và Macintosh. Windows dùng hệ ngày bắt đầu từ 1900. Macitosh dùng hệ ngày bắt đầu từ 1904. Tài liệu này đƣợc diễn giải theo hệ ngày 1900 dành cho Windows. Hệ thống ngày giờ Excel phụ thuộc vào thiết lập trong Regional Options của Control Panel. Mặc định là hệ thống của Mỹ "Tháng/Ngày/Năm" (M/d/yyyy). Bạn có thể sửa lại thành hệ thống ngày của VN "Ngày/Tháng/Năm" (dd/MM/yyyy). Khi bạn nhập một giá trị ngày tháng không hợp lệ nó sẽ trở thành một chuỗi văn bản. Công thức tham chiếu tới giá trị đó sẽ trả về lỗi. =NOW() Cho hiện ngày giờ của hệ thống =TODAY() Cho ngày của hệ thống
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 83 =DAY(D) Cho giá trị ngày của D (Trả về thứ tự của ngày trong tháng từ một giá trị kiểu ngày tháng) =MONTH(D) Cho giá trị tháng của D =YEAR(D) Cho giá trị năm của D =DAYS360(BTNT1, BTNT2) Tính số ngày giữa 2 mốc ngày tháng dựa trên cơ sở một năm có 360 ngày. =EDATE Trả về mốc thời gian xảy ra trƣớc hoặc sau mốc chỉ định =EOMONTH Trả về ngày cuối cùng của tháng xảy ra trƣớc hoặc sau mốc chỉ định Hàm HOUR() Cho biết số chỉ giờ trong một giá trị thời gian Cú pháp: = HOUR(serial_number) serial_number: Biểu thức thời gian hoặc là một con số chỉ giá trị thời gian Ví dụ: HOUR(0.5) = 12 (giờ) Hàm MINUTE() Cho biết số chỉ phút trong một giá trị thời gian Cú pháp: = MINUTE(serial_number) serial_number: Biểu thức thời gian hoặc là một con số chỉ giá trị thời gian Ví dụ: Bây giờ là 10:20 PM, MINUTE(NOW()) = 20 (phút) =MONTH Trả về số tháng của một giá trị kiểu ngày tháng. =NETWORKDAYS Trả về số ngày làm việc trong mốc thời gian đƣa ra sau khi trừ đi ngày nghĩ và ngày lễ. =NOW Trả về ngày giờ hiện tại trong hệ thống của bạn. Hàm SECOND() Cho biết số chỉ giây trong một giá trị thời gian Cú pháp: = SECOND(serial_number) serial_number: Biểu thức thời gian hoặc là một con số chỉ giá trị thời gian Ví dụ: SECOND("2:45:30 PM") = 30 (giây) Hàm TIME() Trả về một giá trị thời gian nào đó Cú pháp: = TIME(hour, minute, second)
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 84 hour: Số chỉ giờ, là một con số từ 0 đến 23. Nếu lớn hơn 23, Excel sẽ tự trừ đi một bội số của 24. minute: Số chỉ phút, là một con số từ 0 đến 59. Nếu lớn hơn 59, Excel sẽ tính lại và tăng số giờ lên tƣơng ứng. second: Số chỉ giây, là một con số từ 0 đến 59. Nếu lớn hơn 59, Excel sẽ tính lại và tăng số phút, số giờ lên tƣơng ứng. Ví dụ: TIME(14, 45, 30) = 2:45:30 PM TIME(14, 65, 30) = 3:05:30 PM TIME(25, 85, 75) = 2:26:15 AM * Cũng nhƣ DATE(), hàm TIME() rất hữu dụng khi hour, minute, second là những công thức mà không phải là một con số, nó sẽ giúp chúng ta tính toán chính xác hơn Hàm TIMEVALUE() Chuyển đổi một chuỗi văn bản có dạng thời gian thành một giá trị thời gian để có thể tính toán đƣợc Cú pháp: = TIMEVALUE(time_text) time_text: Chuỗi văn bản cần chuyển đổi Ví dụ: TIMEVALUE("26:15") = 0.09375 (= 2:15:00 AM) =WEEKDAY Trả về số thứ tự của ngày trong tuần từ giá trị ngày tháng. =WEEKNUM Trả về số thứ tự của tuần trong năm từ giá trị ngày tháng. =WORKDAY Trả về ngày làm việc xảy ra trƣớc hoặc sau mốc thời gian đƣa ra. Trong công việc hằng ngày, chắc hẳn chúng ta hay nghĩ đến chuyện việc làm này của mình mất hết mấy phần trăm của một năm, ví dụ, một ngày ngủ hết 6 tiếng, là 1/4 ngày, vậy một năm chúng ta ngủ hết 25% (hic) thời gian... Hoặc một nhân viên của công ty xin nghỉ việc vào tháng 5, lƣơng tính theo năm, vậy công ty phải trả cho ngƣời đó bao nhiêu phần trăm lƣơng khi cho nghỉ việc?
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 85 Excel có một hàm để tính tỷ lệ của một khoảng thời gian trong một năm, và cho phép tính theo nhiều kiểu (năm 365 ngày, hay năm 360 ngày, tính theo kiểu Mỹ hay theo kiểu châu Âu...): Hàm YEARFRAC() (Dịch từ chữ Year: năm, và Frac = Fraction: tỷ lệ) Cú pháp: = YEARFRAC(start_date, end_date [, basis]) start_date, end_date: Ngày tháng đại diện cho ngày bắt đầu và ngày kết thúc của khoảng thời gian cần tính toán. Nên nhập bằng hàm DATE(), hoặc dùng một kết quả trả về của một công thức khác, vì có thể sẽ xảy ra lỗi nếu bạn nhập trực tiếp ngày tháng dƣới dạng text. basis: Một con số, quy định kiểu tính: * 0 : (hoặc không nhập) Tính toán theo kiểu Bắc Mỹ, một năm có 360 ngày chia cho 12 tháng, một tháng có 30 ngày. * 1 : Tính toán theo số ngày thực tế của năm và số ngày thực tế của từng tháng * 2 : Tính toán theo một năm có 360 ngày, nhƣng số ngày là số ngày thực tế của từng tháng * 3 : Tính toán theo một năm có 365 ngày, và số ngày là số ngày thực tế của từng tháng * 4 : Tính toán theo kiểu Châu Âu,mỗi tháng có 30 ngày (nếu start_date hoặc end_date mà rơi vào ngày 31 của một tháng thì chúng sẽ đƣợc đổi thành ngày 30 của tháng đó) Ví dụ: Tính tỷ lệ giữa ngày 15/3/2010 và ngày 30/7/2010 so với 1 năm: YEARFRAC("15/3/2010", "30/7/2010") = 37% Tính số ngày chênh lệch theo kiểu một năm có 360 ngày Hiện nay, vẫn còn một số hệ thống kế toán dùng kiểu tính thời gian là một tháng coi nhƣ có 30 ngày và một năm coi nhƣ có 360 ngày! Gặp trƣờng hợp này, việc tính toán thời gian sẽ không đơn giản, vì thực tế thì số ngày trong mỗi tháng đâu có giống nhau. Có lẽ vì nghĩ đến chuyện đó, nên Excel có một hàm dành riêng cho các hệ thống kế toán dựa trên cơ sở một năm có 360 ngày, đó là hàm DAYS360. Hàm DAYS360() Cú pháp: = DAYS360(start_date, end_date [, method])
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 86 start_date, end_date: Ngày tháng đại diện cho ngày bắt đầu và ngày kết thúc của khoảng thời gian cần tính toán. Nên nhập bằng hàm DATE(), hoặc dùng một kết quả trả về của một công thức khác, vì có thể sẽ xảy ra lỗi nếu bạn nhập trực tiếp ngày tháng dƣới dạng text. method: Một giá trị logic (TRUE, FALSE) để chỉ cách tính toán, theo kiểu châu Âu hay theo kiểu Mỹ. * FALSE: (hoặc không nhập) Tính toán theo kiểu Mỹ: Nếu start_date là ngày 31 của tháng, thì nó đƣợc đổi thành ngày 30 của tháng đó. Nếu end_date là ngày 31 của tháng và start_date nhỏ hơn 30, thì end_date đƣợc đổi thành ngày 1 của tháng kế tiếp. * TRUE: Tính toán theo kiểu châu Âu: Hễ start_date hoặc end_date mà rơi vào ngày 31 của một tháng thì chúng sẽ đƣợc đổi thành ngày 30 của tháng đó. Ví dụ: So sánh số ngày chênh lệch giữa 01/01/2008 và 31/5/2008 theo kiểu một năm có 360 ngày và theo kiểu thƣờng (dùng hàm DATEDIF) DAYS360("01/01/2008", "31/5/2008") = 150 DAYS360("01/01/2008", "31/5/2008", TRUE) = 149 DATEDIF("01/01/2008", "31/5/2008", "d") = 151 Tính số ngày làm việc giữa hai khoảng thời gian Bình thƣờng, nếu lấy ngày tháng trừ ngày tháng, kết quả sẽ bao gồm luôn những ngày lễ, ngày nghỉ, v.v... Còn nếu tính số ngày làm việc trong một khoảng thời gian, thì phải trừ bớt đi những ngày không làm việc. Trong Excel có một hàm chuyên để tính toán những ngày làm việc giữa hai khoảng thời gian mà không bao gồm các ngày thứ Bảy, Chủ Nhật và những ngày nghỉ khác đƣợc chỉ định: Hàm NETWORKDAYS (đúng nguyên nghĩa của nó: net workdays). Dĩ nhiên hàm này chỉ thích hợp với những cơ quan làm việc 5 ngày một tuần, chứ nhƣ chúng ta, làm tuốt, có khi là 365 ngày một năm (hic) thì hàm này vô tác dụng! Hàm NETWORKDAYS() Cú pháp: = NETWORKDAYS(start_date, end_date [, holidays]) start_date, end_date: Ngày tháng đại diện cho ngày bắt đầu và ngày kết thúc công việc. Nên nhập bằng hàm DATE(), hoặc dùng một kết quả trả về của một công thức khác, vì có thể sẽ xảy ra lỗi nếu bạn nhập trực tiếp ngày tháng dƣới dạng text.
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 87 holidays: Danh sách những ngày nghỉ ngoài những ngày thứ Bảy và Chủ Nhật. Danh sách này có thể là một vùng đã đƣợc đặt tên. Nếu nhập trực tiếp thì phải bỏ trong cặp dấu móc {}. Ví dụ: Công thức tính số ngày làm việc giữa ngày 1/12/2010 và ngày 10/1/2011, trong đó có nghỉ ngày Noel (25/12) và ngày Tết Tây (1/1): = NETWORKDAYS("01/12/2010", "10/01/2011", {"12/25/2007", "1/1/2011"}) Hàm DATEDIF() Có lẽ cách dễ nhất khi muốn tính toán ngày tháng năm là dùng hàm DATEDIF(). Cú pháp: = DATEDIF(start_day, end_day, unit) start_day: Ngày đầu end_day: Ngày cuối (phải lớn hơn ngày đầu) unit: Chọn loại kết quả trả về (khi dùng trong hàm phải gõ trong dấu ngoặc kép) y : số năm chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối m : số tháng chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối d : số ngày chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối md : số ngày chênh lệch giữa ngày đầu và tháng ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm và số tháng ym : số tháng chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm và số ngày yd : số ngày chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm Ví dụ: DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "y") = 100 (năm) DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "m") = 1211 (tháng) DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "d") = 36889 (ngày) DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "md") = 30 (= ngày 31 - ngày 1) DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "ym") = 11 (= tháng 12 - tháng 1) DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "yd") = 365 (= ngày 31/12 - ngày 1/1) *Tính tuổi (2):
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 88 Ở bài trƣớc, đã đƣa ra một cái công thức để tính tuổi dài thƣờng nhƣ sau: = YEAR(NOW() - YEAR(Birthdate) - (DATE(YEAR(NOW()), MONTH(Birthdate), DAY(Birthdate)) > TODAY()) Đó là khi chƣa biết đến hàm DATEDIF(). Bây giờ, với DATEDIF(), công thức trên chỉ ngắn nhƣ vậy thôi, mà ra kết quả vẫn chính xác: = DATEDIF(Birthdate, TODAY(), "y") Ví dụ, hôm nay là ngày 09/01/2007: * Với ngày sinh là 05/01/1969 (đã tổ chức sinh nhật rồi), DATEDIF("05/01/1969", TODAY(), "y") = 39 * Nhƣng với ngày sinh là 11/1/1969 (chƣa tổ chức sinh nhật), DATEDIF("11/01/1969", TODAY(), "y") = 38 *Tìm một giờ, phút, giây nào đó tính từ lúc này Nhƣ đã nói ở trên, hàm TIME() sẽ tự động điều chỉnh kết quả của một giá trị thời gian khi những thông số trong hàm không hợp lý (giờ > 24, phút và giây > 60). Và do đó, khi cần tính toán hoặc tìm một giá trị thời gian nào đó kể từ lúc này (hoặc bất kỳ lúc nào), ngƣời ta thƣờng sử dụng hàm TIME(). Ví dụ, công thức sau đây sẽ cho ra kết quả là thời gian vào 12 tiếng nữa kể từ lúc này: = TIME(HOUR(NOW()) + 12, MINUTE(NOW()), SECOND(NOW())) Không giống nhƣ hàm DATE(), bạn không thể đơn giản cộng thêm giờ, phút, hay giây trong hàm TIME(). Ví dụ công thức sau đây chỉ làm mỗi chuyện là tăng thêm 1 ngày vào ngày tháng năm và thời gian hiện tại: = NOW() + 1 Nếu bạn muốn cộng thêm giờ, phút, hay giây vào một giá trị thời gian, bạn phải tính thời gian cộng thêm đó theo một tỷ lệ của một ngày. Ví dụ, bởi vì một ngày thì có 24 giờ, nên một giờ đƣợc tính nhƣ là 1/24. Cũng vậy, bởi vì một giờ thì có 60 phút, nên một phút sẽ đƣợc tính nhƣ là 1/24/60 (của một ngày). Và cuối cùng, bởi vì có 60 giây trong một phút, nên 1 giây trong một ngày sẽ đƣợc tính bằng 1/24/60/60. *Tính tổng thời gian Khi tính tổng thời gian, bạn nên phân biết hai trƣờng hợp sau đây:
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 89 * Cộng thêm giờ, phút, giây: Ví dụ, bây giờ là 8 giờ, cộng thêm 2 tiếng nữa, là 10 giờ... Hoặc bây giờ là 23 giờ, cộng thêm 3 tiếng nữa là 2 giờ sáng (chớ không phải 26 giờ)... Nếu cộng kiểu này thì bạn cứ cộng bình thƣờng, dùng hàm TIME() và nếu cần thì theo bảng hƣớng dẫn ở trên. * Cộng tổng thời gian làm việc: Mỗi ngày tôi làm việc 18 tiếng, vậy hai ngày tôi làm mấy tiếng? là 36 tiếng. Nhƣng nếu bạn dùng format bình thƣờng dạng thời gian thì Excel nó sẽ tự quy ra (36-24) = 12:00... Để đƣợc kết quả là 36:00, bạn phải định dạng thời gian cho ô theo kiểu: [h]:mm:ss (giờ nằm trong một cặp dấu ngoặc vuông) Lấy lại định dạng ngày tháng Đôi khi, bạn nhận đƣợc một cái database mà không hiểu vì một lý do gì đó, cell chứa ngày tháng năm nó nhƣ sau: 20070823, nghĩa là nó đƣợc định dạng theo kiểu YYYYMMDD. Trƣờng hợp này, không thể dùng Format Cell của Excel để định dạng lại, mà bạn phải dùng đến hàm DATE(year, month, day) và các hàm xử lý text, ví dụ hàm LEFT(), MID() và RIGHT() để lấy các trị số ngày, tháng, năm cho hàm DATE(): Giả sử con số 20070823 này đang nằm ở cell A1, thì công thức LEFT(A1, 4) sẽ cho ta trị số của năm, MID(A1, 3, 2) sẽ cho trị số của tháng và RIGHT(A1, 2) sẽ cho trị số của ngày. Giả sử trong Control Panel của bạn định dạng ngày tháng năm theo kiểu dd/mm/yyyy, và cell nhận kết quả của bạn đã đƣợc định dạng theo kiểu ngày tháng năm, bạn dùng hàm DATE(year, month, day) với 3 tham số là 3 công thức vừa làm ở trên, ta sẽ có: =DATE(LEFT(A1, 4), MID(A1, 5, 2), RIGHT(A1, 2))→ 23/8/2007 HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU Bao gồm các hàm tìm kiếm và tham chiếu rất hữu ích khi bạn làm việc với CSDL lớn trong EXCEL nhƣ kế toán, tính lƣơng, thuế... =ADDRESS(row_num, column_num [, abs_num] [, a1] [, sheet_text]) Dùng để tạo địa chỉ dạng chuỗi ký tự, theo chỉ số dòng và chỉ số cột đƣợc cung cấp. row_num: Số thứ tự dòng của địa chỉ column_num: Số thứ tự cột của địa chỉ abs_num: Kiểu địa chỉ (tuyệt đối hay tƣơng đối) - mặc định là tuyệt đối
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 90 a1: Dạng địa chỉ (=TRUE: dạng A1; =FALSE: dạng R1C1) - mặc định là TRUE sheet_text: Tên của sheet chứa địa chỉ - mặc định là không có =AREAS(reference) Trả về số vùng tham chiếu trong một tham chiếu. Mỗi vùng tham chiếu có thể là một ô rời rạc hoặc là một dãy ô liên tục trong bảng tính. reference: Là một hoặc nhiều vùng tham chiếu mà bạn cần đếm. Nếu muốn đƣa nhiều vùng rời rạc nhau vào công thức thì bạn phân cách chúng bằng dấu phẩy, nếu không ngăn bằng dấu phẩy, Excel sẽ không đếm (xem ví dụ 3 dƣới đây) =CHOOSE Trả về giá trị trong mảng giá trị tại vị trí đƣợc chỉ định. =COLUMN(reference) Trả về số thứ tự cột của ô đầu tiên ở góc trên bên trái của vùng tham chiếu. reference: Là ô hoặc một vùng nhiều ô. Nếu reference bỏ trống thì COLUMN() trả về số thứ tự cột của ô chứa công thức. =COLUMNS(array) Trả về số cột của vùng tham chiếu. array: Là ô hoặc một vùng nhiều ô, mảng tham chiếu =HYPERLINK(link_location, friendly_name) Tạo một siêu liên kết, một liên kết để mở một tài liệu... link_location: Đƣờng dẫn đến tài liệu cần mở, nhập ở dạng chuỗi ký tự. Link_location có thể chỉ đến một ô đặc biệt, tên của một dãy ô trong một trang bảng tính hoặc một bảng tính, hoặc chỉ đến một đánh dấu (bookmark) trong Microsoft Excel. Link_location cũng có thể chỉ đến một tê ̣p lƣu trên ổ cứng, hoặc một đƣờng dẫn truy xuất nội bộ trên một máy chủ hoặc một đƣờng dẫn tài nguyên URL trên mạng intranet, internet. - Link_location có thể là một chuỗi ký tự đặt trong dấu nháy kép, hoặc một ô nào đó chứa đƣờng dẫn dƣới dạng chuỗi ký tự. - Nếu link_location liên kết đến một tài nguyên không tồn tại, sẽ xuất hiện lỗi khi bạn bấm vào ô chứa hàm HYPERLINK() này. firendly_name: Là nội dung hiển thị trong ô chứa hàm HYPERLINK(), có thể là một số, hoặc chuỗi ký tự. Nội dung này sẽ hiển thị bằng màu xanh và có gạch chân, nếu không có firendly_name thì chính link_location sẽ hiển thị.
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 91 - Firendly_name có thể là một giá trị, một chuỗi ký tự, một tên mảng, hoặc một ô liên kết đến một giá trị hoặc một chuỗi văn bản. - Nếu firendly_name liên kết đến một giá trị bị lỗi, thì chính tên cái lỗi đó sẽ đƣợc hiển thị để thay thế cho nội dung bạn cần. Ví dụ: =HYPERLINK("http://example.microsoft.com/report/bu dget report.xls", "Click for report") sẽ hiển thị: Click for report, và khi bạn bấm vào ô này, Excel sẽ mở bảng tính budget report.xls của trang web http://example.microsoft.com/report =HYPERLINK("F:GPEbook2.xls",F10) sẽ hiển thị nội dung của ô F10 và khi bạn bấm vào ô này, Excel sẽ mở bảng tính book2.xls ở thƣ mục GPE của ổ F =HYPERLINK("F:GPEbook2.xls",F10) sẽ hiển thị nội dung của ô F10 và khi bạn bấm vào ô này, Excel sẽ mở bảng tính book2.xls ở thƣ mục GPE của ổ F =MATCH Trả về vị trí của một giá trị trong bảng dữ liệu =INDEX Trả về một giá trị trong bảng dữ liệu tƣơng ứng với chỉ mục của nó. Tìm kiếm trong nhiều cột Đôi khi, các dữ liệu dùng để tìm kiếm không nằm ở một cột mà trong nhiều cột. Ví dụ, bạn có một danh sách đã đƣợc tách sẵn họ và tên riêng ra hai cột. Ngƣời ta yêu cầu dựa vào họ và tên để xác định chức vụ. Chúng ta có thể dùng một cột phụ để nối họ và tên lại rồi tìm theo cột phụ... Nhƣng có lẽ không cần, vì tôi sẽ dùng hàm INDEX() và MATCH() với công thức mảng. Hàm MATCH() có một cú pháp ít ngƣời biết đến, đó là: =MATCH(value1 & value2, array1 & array2, match_type) value1 & value2 là các dữ liệu để tìm (ví dụ họ và tên) array1 & array2 là các cột (hoặc hàng) chứa các dữ liệu dùng để tìm kiếm đó Và đây là cú pháp dùng INDEX() ghép với MATCH() trong công thức mảng:
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 92 {=INDEX(reference, MATCH(value1 & value2, array1 & array2, match_type))} =INDIRECT(ref_text [, a1]) ref_text là tham chiếu tới một ô (có thể là dạng A1 hoặc dạng R1C1), là tên định nghĩa của một tham chiếu, hoặc là một tham chiếu dạng chuỗi. -Nếu ref_text không hợp lệ, INDIRECT() sẽ báo lỗi #REF! -Nếu ref_text chứa tham chiếu đến một bảng tính khác thì bảng tính này phải đang mở, nếu không, INDIRECT() cũng báo lỗi #REF! a1 là giá trị logic xác định dạng tham chiếu bên trong ref_text. a1 = TRUE (hoặc là 1, hoặc không nhập) là kiểu tham chiếu A1 a1 = FALSE (hoặc là 2) là kiểu tham chiếu R1C1 Trả về giá trị của một tham chiếu từ chuỗi ký tự. Tham chiếu đƣợc trả về ngay tức thời để hiển thị nội dung của chúng. Cũng có thể dùng hàm INDIRECT khi muốn thay đổi tham chiếu tới một ô bên trong một công thức mà không cần thay đổi công thức đó. =LOOKUP Dò tìm một giá trị Hàm LOOKUP Dùng để dò tìm một giá trị từ một dòng hoặc một cột trong một dãy ô hoặc một mảng giá trị. Hàm LOOKUP() có hai dạng: Vec-tơ (vector form) và Mảng (array form) * Dạng Vec-tơ: LOOKUP() tìm kiếm trên một dòng hoặc một cột, nếu tìm thấy sẽ trả về giá trị của ô cùng vị trí trên dòng (hoặc cột) đƣợc chỉ định. * Dạng Mảng: LOOKUP() tìm kiếm trên dòng (hoặc cột) đầu tiên của một mảng giá trị, nếu tìm thấy sẽ trả về giá trị của ô cùng vị trí trên dòng (hoặc cột) cuối cùng trong mảng đó. Vector form (dạng vec-tơ) Cú pháp: LOOKUP(lookup_value, lookup_vector, result_vector) lookup_value: Là giá trị LOOKUP() sẽ tìm kiếm trong lookup_vector. Nó có thể là một số, một ký tự, một giá trị logic, một tên đã đƣợc định nghĩa của một vùng ô hoặc một tham chiếu đến một giá trị. lookup_vector: Là một vùng mà chỉ gồm một dòng (hoặc một cột) có chứa lookup_value. Những giá trị chứa trong vùng này có thể là một số, một ký tự hoặc một giá trị logic.
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 93 - lookup_vector phải đƣợc sắp xếp theo thứ tự tăng dần, nếu không, LOOKUP() có thể cho kết quả không chính xác. - Nếu không tìm thấy lookup_value trong lookup_vector thì LOOKUP() sẽ lấy giá trị lớn nhất mà nhỏ hơn hoặc bằng lookup_value. - Nếu lookup_value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong lookup_vector thì LOOKUP() sẽ báo lỗi #NA! result_vector: Là một vùng mà chỉ gồm một dòng (hoặc một cột) chứa giá trị trả về. Kích thƣớc của result_vector bắt buộc phải bằng kích thƣớc của lookup_vector. ^^ Array form (dạng mảng) Cú pháp: LOOKUP(lookup_value, array) lookup_value: Là giá trị LOOKUP() sẽ tìm kiếm trong array. Nó có thể là một số, một ký tự, một giá trị logic, một tên đã đƣợc định nghĩa của một vùng ô hoặc một tham chiếu đến một giá trị. - Nếu không tìm thấy lookup_value trong array thì LOOKUP() sẽ lấy giá trị lớn nhất mà nhỏ hơn hoặc bằng lookup_value. - Nếu lookup_value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong cột hoặc hàng đầu tiên trong array thì LOOKUP() sẽ báo lỗi #NA! array: Là một vùng chứa lookup_value, có thế là số, ký tự, hoặc giá trị logic. Dạng mảng của LOOKUP() gần tƣơng đƣơng nhƣ hàm VLOOKUP() hoặc HLOOKUP(). Khác biệt ở chỗ VLOOKUP() và HLOOKUP() tìm kiếm trên cột (hoặc dòng) đầu tiên, còn LOOKUP() tìm kiếm trên cột hoặc trên dòng tùy thuộc vào dạng mảng đƣợc khai báo: - Nếu array là mảng có số cột nhiều hơn số dòng thì LOOKUP() sẽ tìm trên dòng đầu tiên. - Nếu array là mảng có số dòng nhiều hơn số cột thì LOOKUP() sẽ tìm trên cột đầu tiên. - Trƣờng hợp array là mảng có số dòng bằng số cột thì LOOKUP() sẽ tìm trên cột đầu tiên. - VLOOKUP() và HLOOKUP() lấy kết quả trên cột (hoặc) dòng đƣợc chỉ định, còn LOOKUP() luôn luôn lấy kết quả trên dòng (hoặc cột) cuối cùng. - Các giá trị trên dòng (hoặc cột) đầu tiên của array phải đƣợc sắp xếp theo thứ tự tăng dần, nếu không, LOOKUP() có thể cho kết quả không chính xác. Hàm GETPIVOTDATA()
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 94 Trả về dữ liệu đƣợc lƣu giữ trong báo cáo PivotTable. Có thể dùng GETPIVOTDATA() để lấy dữ liệu tổng kết từ một báo cáo PivotTable, với điều kiện là phải thấy đƣợc dữ liệu tổng kết từ trong báo cáo đó. Để nhanh chóng nhập công thức GETPIVOTDATA(), bạn có thể gõ dấu = vào ô muốn nhận dữ liệu tổng kết, rồi bấm vào ô chứa số liệu tổng kết của báo cáo PivotTable. Cú pháp: = GETPIVOTDATA(data_field, pivot_table, field1, item1, field2, item2,...) data_field : Tên trƣờng chứa dữ liệu tổng kết của báo cáo PivotTable. Tên này phải đƣợc đặt trong một cặp dấu nháy kép. pivot_data : Tham chiếu đến một ô, dãy ô, hoặc tên dãy ô bên trong một báo cáo PivotTable. Thông tin này đƣợc dùng để xác định báo cáo PivotTable nào chứa dữ liệu trả về. field1, item1, field2, item2,... : Có thể có từ 1 đến 126 (với Excel 2003 trở về trƣớc thì con số này chỉ là 14) cặp tên trƣờng và item mô tả dữ liệu muốn trả về. Những cặp này có thể thuộc bất cứ loại nào. Nếu tên trƣờng và item không là ngày tháng hoặc số liệu, cần phải đặt chúng trong cặp dấu nháy kép. Đối với loại báo cáo OLAP PivotTable, items có thể bao gồm đầy đủ đƣờng dẫn lẫn tên của item. Một cặp trƣờng và item của OLAP PivotTable có thể nhƣ sau: "[Product]","[Product].[All Products].[Foods].[Baked Goods]" Lƣu ý: * Các trƣờng hay item tính toán và các phép tính tự tạo có thể đƣợc đặt trong phép tính GETPIVOTDATA. * Nếu pivot_table là một dãy có chứa nhiều hơn 1 báo cáo PivotTable, dữ liệu trả về sẽ là từ báo cáo đƣợc tạo ra sau cùng. * Nếu đối số trƣờng và các đối số của item mô tả chỉ mỗi một ô, giá trị của ô đó sẽ đƣợc trả về mà không cần biết giá trị đó là chuỗi, là số, là lỗi, hay là một thứ gì đó... * Nếu item chứa ngày tháng, giá trị phải đƣợc biểu diễn dƣới dạng một chuỗi số hoặc đƣợc thiết lập bằng cách dùng hàm DATE() để giá trị đó sẽ không biến đối khi bảng tính đƣợc mở ở một máy khác, có hệ thống định dạng ngày tháng khác với nơi tạo ra nó. Ví dụ, một item tham chiếu tới ngày 5 tháng 3 năm 1999 có thể đƣợc nhập là 36224 hay DATE(1999, 3, 5). Thời gian có thể đƣợc nhập nhƣ một giá trị thập phân hoặc bằng cách dùng hàm TIME(). * Nếu pivot_table không phải là một dãy có chứa báo cáo PivotTable, GETPIVOTDATA() sẽ trả về lỗi #REF!
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 95 * Nếu các đối số miêu tả một trƣờng không thể thấy đƣợc, hoặc nếu chúng gồm một trƣờng không hiển thị, GETPIVOTDATA() cũng sẽ trả về lỗi #REF! Hàm DGET() Trích một giá trị từ một cột của một danh sách hay cơ sở dữ liệu, khớp với điều kiện đƣợc chỉ định. Cú pháp: = DGET(database, field, criteria) =OFFSET(reference, rows, cols [, height] [, width]) Trả về một vùng tham chiếu từ một vùng xuất phát. Đây là một trong những hàm rất hay của Excel, và đƣợc ứng dụng rất nhiều. Nó dùng để tham chiếu đến một vùng nào đó, bắt đầu từ một ô, hoặc một dãy ô, với một khoảng cách đƣợc chỉ định. reference: Là vùng mà bạn muốn làm điểm xuất phát để tham chiếu đến vùng khác. Reference phải chỉ đến một ô hoặc một dãy ô liên tục, nếu không, hàm sẽ báo lỗi #VALUE! rows: Số dòng dời lên (hoặc xuống) tính từ reference, nhập số dƣơng nếu muốn dời xuống, hoặc số âm nếu muốn dời lên. cols: Số cột dời sang phải trái (hoặc phải) tính từ reference, nhập số dƣơng nếu muốn dời sang phải, hoặc số âm nếu muốn dời sang trái. height: Là số dòng (độ cao) của vùng tham chiếu cần trả về. width: Là số cột (độ rộng) của vùng tham chiếu cần trả về. Ghi chú: * Nếu số dòng (rows) hoặc cột (cols) vƣợt ra ngoài phạm vi bảng tính, hàm sẽ báo lỗi #REF! * Độ cao (height) và độ rộng (width) nếu không nhập, thì xem nhƣ nó bằng với độ cao và độ rộng của vùng xuất phát (reference) =ROW(reference) Trả về số thứ tự dòng của ô đầu tiên trong dãy ô. Trả về số thứ tự dòng của ô đầu tiên ở góc trên bên trái của vùng tham chiếu. reference: Là ô hoặc một vùng nhiều ô. Nếu reference bỏ trống thì ROW() trả về số thứ tự cột của ô chứa công thức. =ROWS(array) Trả về số dòng của vùng tham chiếu.
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 96 array: Là ô hoặc một vùng nhiều ô, mảng tham chiếu =TRANSPOSE(array) Chuyển một vùng dữ liệu ngang thành dọc và ngƣợc lại. Hàm TRANSPOSE() luôn luôn đƣợc nhập ở dạng công thức mảng (bấm Ctrl-Shift-Enter sau khi nhập) array: Là mảng dữ liệu cần hoán chuyển Nếu số cột trong vùng nhập công thức nhiều hơn số hàng của array, hoặc số hàng trong vùng nhập công thức nhiều hơn số cột của array, hàm sẽ báo lỗi #NA tại những ô bị dƣ ra. =VLOOKUP(giá trị tìm, vùng cần tìm, cột cần lấy, cách tìm) Dò tìm một giá trị trên cột đầu tiên và trả về ... Hàm tìm kiếm và tham chiếu theo cột. Vùng cần tìm: thƣờng để ở chế độ giá trị tuyệt đối: $ Cột cần lấy: ở vùng cần tìm. Cách tìm: Tìm theo 2 giá trị: 0: Cột bên trái của vùng cần tìm không sắp xếp (ngầm định) 1: Sắp xếp tăng dần. =HLOOKUP(giá trị tìm, vùng cần tìm, hàng cần lấy, cách tìm) Dò tìm một giá trị trên hàng đầu tiên và trả về ... - giống hàm VLOOKUP f. Hàm toán học và lượng giác Bao gồm các hàm về toán học và lƣợng giác giúp bạn có thể giải một bài toán đại số, giải tích, hoặc lƣợng giác từ tiểu học đến đại học... Lƣu ý đến quy cách hiển thị số của VN và của US. Để luôn nhập đúp một giá trị kiểu số bạn hãy sử dụng bàn phím số. =ABS Tính trị tuyệt đối của một số =ACOS Tính nghịch đảo cosin =ACOSH Tính nghịch đảo cosin hyperbol =ASIN Tính nghịch đảo sin =ASINH Tính nghịch đảo sin hyperbol
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 97 =ATAN Tính nghịch đảo tang =ATAN2 Tính nghịch đảo tang với tọa độ =ATANH Tính nghịch đảo tang hyperbol =CEILING Là tròn đến bội số gần nhất =COMBIN Tính tổ hợp từ số phần tử chọn =COS Tính cosin của một góc =COSH Tính cosin hyperbol =DEGREES Đổi radians sang độ =EVEN Làm tròn một số đến số nguyên chẵn gần nhất. =EXP Tính lũy thừa cơ số e =FACT Tính giai thừa của một số =FACTDOUBLE Tính lũy thừa cấp 2 =FLOOR Làm tròn xuống đến bội số gần nhất do bạn chỉ. =GCD Tìm ƣớc số chung lớn nhất =INT(X) Làm tròn xuống số nguyên gần nhất (Hàm lấy giá trị là phần nguyên-Hàm cho giá trị là phần nguyên của X) =LCM Tìm bội số chung nhỏ nhất =LN Tính logarit cơ số tự nhiên của một số =LOG Tính logarit =LOG10 Tính logarit cơ số 10 =MDETERM Tính định thức của ma trận =MINVERSE Tìm ma trận nghịch đảo =MMULT Tính tích 2 ma trận =MOD(a,b) Hàm cho giá trị là phần dƣ của phép chia a:b =MROUND Làm tròn một số đến bội số của số khác. =MULTINOMIAL Tỷ lệ giai thừa tổng với tích các giai thừa của các số.
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 98 =ODD Làm tròn đến một số nguyên lẽ gần nhất. =PI Trả về giá trị pi =POWER Tính lũy thừa của một số =PRODUCT Tính tích các số =QUOTIENT Lấy phần nguyên của phép chia =RADIANS Đổi độ sang radians. =RAND Trả về một số ngẫu nhiên trong khoảng 0 và 1 =RANDBETWEEN Trả về một số ngẫu nhiên trong khoảng do bạn chỉ định Hàm ROMAN() Dùng để chuyển đổi một số dạng Ả-rập sang dạng số La-mã Cú pháp: = ROMAN(number, form) number: Số cần chuyển đổi form: dạng chuyển đổi 0 (hoặc TRUE, hoặc không nhập): Dạng cổ điển 1 cho đến 3: Dạng cổ điển nhƣng đƣợc rút gọn, số càng lớn rút gọn càng nhiều (xem thêm ở ví dụ) 4 (hoặc FALSE): Dạng hiện đại Chú ý: * number phải là số dƣơng, nếu number < 0 hàm sẽ báo lỗi #VALUE! * Nếu number là số thập phân, ROMAN() chỉ chuyển đổi phần nguyên của nó * Hàm ROMAN() chỉ xử lý đƣợc tới số lớn nhất là 3999, nếu number > 3999 hàm sẽ báo lỗi #VALUE! * Sau khi đã chuyển đổi, kết quả sẽ là một dữ liệu dạng text, và không thể tính toán với nó đƣợc nữa Ví dụ: ROMAN(499, 0) = CDXCIX = ROMAN(499) = ROMAN(499, TRUE) ROMAN(499, 1) = LDVLIV ROMAN(499, 2) = XDIX
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 99 ROMAN(499, 3) = VDIV ROMAN(499, 4) = ID = ROMAN(499, FALSE) ROMAN(2008) = MMVIII =ROUND(X,n) Hàm làm tròn n số của X Nếu n dƣơng (n>0) sẽ làm tròn số bên phải kể từ vị trí dấu chấm thập phân. Nếu n âm (n<0) sẽ làm tròn số bên trái kể từ vị trí dấu chấm thập phân. =ROUNDDOWN Làm tròn một số hƣớng xuống zero =ROUNDUP Làm tròn một số hƣớng ra xa zero. =SIN Tính sin của một góc =SINH Tính sin hyperbol của một số =SUM Tính tổng của các số =DSUM (vùng dữ liệu, cột giá trị, vùng tiêu chuẩn) Hàm tính tổng trong cột giá trị thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn trong vùng dữ liệu. VD: Tính tổng tiền lƣơng những ngƣời 26 tuổi. Hàm SUMIF() Tính tổng các ô trong một vùng thỏa một điều kiện cho trƣớc. Cú pháp: = SUMIF(range, criteria, sum_range) Range : Dãy các ô để tính tổng, có thể là ô chứa số, tên, mảng, hay tham chiếu đến các ô chứa số. Ô rỗng và ô chứa giá trị text sẽ đƣợc bỏ qua. Criteria : Điều kiện để tính tổng. Có thể ở dạng số, biểu thức, hoặc text. Ví dụ, criteria có thể là 32, "32", "> 32", hoặc "apple", v.v... Sum_range : Là vùng thực sự để tính tổng. Nếu bỏ qua, Excel sẽ coi nhƣ sum_range = range. Lƣu ý: * Sum_range không nhất thiết phải cùng kích thƣớc với range. Vùng thực sự để tính tổng đƣợc xác định bằng ô đầu tiên phía trên bên trái của sum_range, và bao gồm thêm những ô tƣơng ứng với kích thƣớc của range. Ví dụ: - Nếu Range là A1:A5, Sum_range là B1:B5, thì vùng thực sự để tính tổng là B1:B5
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 100 - Nếu Range là A1:A5, Sum_range là B1:B3, thì vùng thực sự để tính tổng là B1:B5 - Nếu Range là A1:B4, Sum_range là C1:D4, thì vùng thực sự để tính tổng là C1:D4 - Nếu Range là A1:B4, Sum_range là C1:D2, thì vùng thực sự để tính tổng là C1:D4 * Có thể dùng các ký tự đại diện trong điều kiện: dấu ? đại diện cho một ký tự, dấu * đại diện cho nhiều ký tự (nếu nhƣ điều kiện là tìm những dấu ? hoặc *, thì gõ thêm dấu ~ ở trƣớc dấu ? hay *). * Khi điều kiện để tính tổng là những ký tự, SUMIF() không phân biệt chữ thƣờng hay chữ hoa. Hàm SUMIFS() Tính tổng các ô trong một vùng thỏa nhiều điều kiện cho trƣớc. Cú pháp: = SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, criteria_range2, criteria2, ...) Sum_range : Dãy các ô để tính tổng, có thể là ô chứa số, tên, mảng, hay tham chiếu đến các ô chứa số. Ô rỗng và ô chứa giá trị text sẽ đƣợc bỏ qua. Criteria_range1, criteria_range2... : Có thể có từ 1 đến 127 vùng dùng để liên kết với các điều kiện cho vùng. Criteria1, criteria2... : Có thể có từ 1 đến 127 điều kiện để tính tổng. Chúng có thể ở dạng số, biểu thức, hoặc text. Ví dụ, criteria có thể là 32, "32", "> 32", hoặc "apple", v.v... Lƣu ý: * Mỗi ô trong sum_range chỉ đƣợc tính tổng nếu tất cả các điều kiên tƣơng ứng với ô đó đều đúng. Nếu thỏa các điều kiện, nó sẽ bằng 1, còn không, thì nó bằng 0. * Không giống nhƣ những đối số range và criteria của hàm SUMIF, trong hàm SUMIFS, mỗi vùng criteria_range phải có cùng kích thƣớc và hình dạng giống nhƣ sum_range. * Có thể dùng các ký tự đại diện trong các điều kiện: dấu ? đại diện cho một ký tự, dấu * đại diện cho nhiều ký tự (nếu nhƣ điều kiện là tìm những dấu ? hoặc *, thì gõ thêm dấu ~ ở trƣớc dấu ? hay *) * Khi điều kiện để đếm là những ký tự, SUMIFS() không phân biệt chữ thƣờng hay chữ hoa. Hàm SUMSQ() Dùng để tính tổng các bình phƣơng của các số
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 101 Cú pháp: = SUMSQ(number1, number2, ...) number1, number2, ... : Có thể dùng đến 255 tham số (với Excel 2003 trở về trƣớc, con số này chỉ là 30) Các tham số (number) có thể là một số, là một mảng, một tên, hay là một tham chiếu đến một ô chứa số, v.v... Ví dụ: SUMSQ(3, 4) = (3^2) + (4^2) = 9 + 16 = 25 Ba hàm sau đây có cách dùng và cú pháp tƣơng tự nhau: Hàm SUMX2MY2(), Hàm SUMXPY2() và Hàm SUMXMY2() Để dễ nhớ tên của ba hàm này, bạn đọc chúng từ trái sang phải với các quy ƣớc sau: SUM = Tổng, M (Minus) = Trừ (hiệu số), P (Plus) = Cộng (tổng số), 2 = Bình phƣơng, X và Y là hai mảng gì đó, có chứa nhiều phần tử x và y Vậy, định nghĩa và cách tính toán của 3 hàm này là: = SUMX2MY2: Tổng của hiệu hai bình phƣơng của các phần tử tƣơng ứng trong 2 mảng dữ liệu = SUMX2PY2: Tổng của tổng hai bình phƣơng của các phần tử tƣơng ứng trong 2 mảng dữ liệu = SUMXMY2: Tổng của bình phƣơng của hiệu các phần tử tƣơng ứng trong 2 mảng dữ liệu Cú pháp: = SUMX2MY2(array_x, array_y) = SUMX2PY2(array_x, array_y) = SUMXMY2(array_x, array_y) array_x và array_y là các dãy ô hoặc giá trị kiểu mảng Lƣu ý: * array_x và array_y bắt buộc phải có cùng kích thƣớc, nếu không, hàm sẽ báo lỗi #NA! * Nếu trong array_x hoặc array_y có những giá trị kiểu text, kiểu logic hoặc rỗng, thì sẽ đƣợc bỏ qua (không tính), tuy nhiên các giá trị = 0 vẫn đƣợc tính. =TAN Tính tang của một góc
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 102 =TANH Tính tang hyperbol của một số =TRUNC Cắt bớt phần thập phân của số Hàm SUMPRODUCT() Tính tổng các tích các phần tử tƣơng ứng trong các mảng giá trị Sum = Tổng-Product = Tích SUMPRODUCT = Tổng của tích (các mảng dữ liệu) Cú pháp: = SUMPRODUCT(array1, array2, ...) array1, array2, ... : Có thể dùng từ 2 tới 255 mảng (với Excel 2003 trở về trƣớc thì con số này chỉ là 30) và các mảng này phải cùng kích thƣớc với nhau Lƣu ý: * Nếu các mảng không cùng kích thƣớc, SUMPRODUCT sẽ báo lỗi #VALUE! * Bất kỳ một phần tử nào trong mảng không phải là dữ liệu kiểu số, sẽ đƣợc SUMPRODUCT coi nhƣ bằng 0 (zero) Hàm SUBTOTAL là một hàm rất linh hoạt nhƣng cũng là một trong các hàm hơi khó sử dụng của Excel. Điều khó hiểu thứ nhất chính là cái tên của nó, vì nó thực sự làm đƣợc nhiều thứ hơn ý nghĩa của tên hàm. Đối số thứ nhất của hàm bắt buộc bạn phải nhớ con số đại diện cho phép tính cần thực hiện trên tập số liệu (trong Excel 2010 có tính năng AutoComplete giúp chúng ta khỏi nhớ các con số này). Hàm SUBTOTAL đƣợc Microsoft nâng cấp kể từ phiên bản Excel 2003 với sự gia tăng các tuỳ chọn cho đối số thứ nhất của hàm, tuy nhiên điều này dẫn đến sự không tƣơng thích với các phiên bản cũ nếu chúng ta sử dụng các tính năng mới bổ sung này. Đối số đầu tiên của của hàm SUBTOTAL xác định hàm thực sự nào sẽ đƣợc sử dụng khi tính toán (xem trong danh sách bên dƣới). Ví dụ nếu đối số là 1 thì hàm SUBTOTAL hoạt động giống nhƣng hàm AVERAGE, nếu đối số thứ nhất là 9 thì hàm hàm SUBTOTAL hoạt động giống nhƣng hàm SUM. SUBTOTAL là hàm tính toán cho một nhóm con trong một danh sách hoặc bảng dữ liệu tuỳ theo phép tính mà bạn chọn lựa trong đối số thứ nhất. Cú pháp: = SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2,...) Function_num: Các con số từ 1 đến 11 (hay 101 đến 111) qui định hàm nào sẽ đƣợc dùng để tính toán trong SUBTOTAL
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 103 Ref1, ref2: Các vùng địa chỉ tham chiếu mà bạn muốn thực hiện phép tính trên đó. Trong Excel 2010, bạn có thể dùng đến 254 ref (với Excel 2003 trở vế trƣớc thì con số này chỉ là 29) Ghi chú: * Nếu có hàm SUBTOTAL khác đặt lồng trong các đối số ref1, ref2,... thì các hàm lồng này sẽ bị bỏ qua không đƣợc tính, nhằm tránh trƣờng hợp tính toán 2 lần. * Đối số function_num nếu từ 1 đến 11 thì hàm SUBTOTAL tính toán bao gồm cả các giá trị ẩn trong tập số liệu (hàng ẩn). Đối số function_num nếu từ 101 đến 111 thì hàm SUBTOTAL chỉ tính toán cho các giá trị không ẩn trong tập số liệu (bỏ qua các giá trị ẩn). * Hàm SUBTOTAL sẽ bỏ qua không tính toán tất cả các hàng bị ẩn bởi lệnh Filter (Auto Filter) mà không phụ thuộc vào đối số function_num đƣợc dùng (1 giống 101...). * Hàm SUBTOTAL đƣợc thiết kế để tính toán cho các cột số liệu theo chiều dọc, nó không đƣợc thiết kế để tính theo chiều ngang. * Hàm này chỉ tính toán cho dữ liệu 2-D, do vậy nếu dữ liệu tham chiếu dạng 3-D (Ví dụ về tham chiếu 3-D: =SUM(Sheet2:Sheet13!B5) thì hàm SUBTOTAL báo lỗi #VALUE! Hàm SQRT() Dùng để tính căn bậc hai của một số Cú pháp: = SQRT(number) number: Số thực, dƣơng (nếu number < 0 hàm sẽ báo lỗi #NUM!) Ví dụ: Giả sử ở ô A2, có con số -16 SQRT(16) = 4 SQRT(A2) = #NUM! SQRT(ABS(A2)) = 4 Hàm SQRTPI() Dùng để tính căn bậc hai của một số nhân với Pi (= 3.14159265358979) Cú pháp: = SQRTPI(number) number: Số thực, dƣơng nhân với Pi (nếu number < 0 hàm sẽ báo lỗi #NUM!)
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 104 Ví dụ: Giả sử ở ô A2, có con số -16 SQRT(1) = 1.772454 (căn bậc hai của Pi) SQRT(2) = 2.506628 (căn bậc hai của 2*Pi) Hàm SIGN() Trả về dấu của số: 1 nếu là số dƣơng, 0 (zero) nếu là số 0 và -1 nếu là số âm. Cú pháp: = SIGN(number) Ví dụ: SIGN(10) = 1 SIGN(4-4) = 0 SIGN(-0.057) = -1 Hàm SERIESSUM() Dùng để tính tổng lũy thừa của một chuỗi số, theo công thức sau đây: series (x, n, m, a) = a1*x^n + a2*x^(n+m) + a3*x^(n+2m) + ... + ai*x^(n+(i-1)m) Cú pháp: = SERIESSUM(x, n, m, coefficients) x : giá trị nhập vào cho chuỗi lũy thừa n : lũy thừa khởi tạo để tăng tới x m : bƣớc tăng cho mỗi phần tử trong chuỗi coefficients : tập hợp hệ số sẽ đƣợc nhân với mỗi lũy thừa của x Các thông số này phải là các dữ liệu kiểu số, nếu không, hàm sẽ báo lỗi #VALUE! Ví dụ: SERIESSUM(5, 0, 2, {1, 2, 3, 4}) = 64,426 Diễn giải chi tiết: (x = 5, n = 0, m = 2, coefficients = 1, 2, 3, 4) =1*5^0 + 2*5^(0+2) + 3*5^(0+2*2) + 4*5^(0+3*2) = 64426 HÀM THỐNG KÊ Bao gồm các hàm số giúp bạn giải quyết các bài toán thống kê từ đơn giản đến phức tạp. =AVEDEV Tính bình quân độ phân cực
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 105 =AVERAGE(vùng) Tính trung bình cộng các số. =AVERAGEA Tính trung bình cộng các giá trị =DAVERAGE (vùng dữ liệu, cột cần tính, vùng tiêu chuẩn) Hàm tính trung bình các giá trị trong cột thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn trong vùng dữ liệu. Hàm AVERAGEIF() Trả về trung bình cộng (số học) của tất cả các ô đƣợc chọn thỏa mãn một điều kiện cho trƣớc. Cú pháp: = AVERAGEIF(range, criteria, average_range) range : Là một hoặc nhiều ô cần tính trung bình, có thể bao gồm các con số, các tên vùng, các mảng hoặc các tham chiếu đến các giá trị... criteria : Là điều kiện dƣới dạng một số, một biểu thức, địa chỉ ô hoặc chuỗi, để qui định việc tính trung bình cho những ô nào... average_range : Là tập hợp các ô thật sự đƣợc tính trung bình. Nếu bỏ trống thì Excel dùng range để tính. Lƣu ý: * Các ô trong range nếu có chứa những giá trị luận lý (TRUE hoặc FALSE) thì sẽ đƣợc bỏ qua. * Những ô rỗng trong average_range cũng sẽ đƣợc bỏ qua. * Nếu range rỗng hoặc có chứa dữ liệu text, AVERAGEIF sẽ báo lỗi #DIV/0! * Nếu có một ô nào trong criteria rỗng, AVERAGEIF sẽ xem nhƣ nó bằng 0. * Nếu không có ô nào trong range thỏa mãn điều kiệu của criteria, AVERAGEIF sẽ báo lỗi #DIV/0! * Bạn có thể các ký tự đại diện nhƣ ?, * trong criteria (dấu ? thay cho một ký tự nào đó, và dấu * thay cho một chuỗi nào đó). Khi điều kiện trong criteria là chính các dấu ? hoặc *, thì bạn gõ thêm dấu ~ trƣớc nó. * average_range không nhất thiết phải có cùng kích thƣớc với range, mà các ô thực sự đƣợc tính trung bình sẽ dùng ô trên cùng bên trái của average_range làm ô bắt đầu, và bao gồm thêm những ô tƣơng ứng với kích thƣớc của range. Hàm AVERAGEIFS()
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 106 Trả về trung bình cộng (số học) của tất cả các ô đƣợc chọn thỏa mãn nhiều điều kiện cho trƣớc. Cú pháp: = AVERAGEIFS(average_range, criteria_range1, criteria1, criteria_range2, criteria2, ...) average_range : Vùng cần tính trung bình, có thể bao gồm các con số, các tên vùng, các mảng hoặc các tham chiếu đến các giá trị... criteria_range1, criteria_range2, ... : Vùng chứa những điều kiện để tính trung bình. Có thể khai báo từ 1 đến 127 vùng. criteria1, criteria2, ... : Là các điều kiện để tính trung bình. Có thể khai báo từ 1 đến 127 điều kiện, dƣới dạng số, biểu thức, tham chiếu hoặc chuỗi... Lƣu ý: * Nếu average_range rỗng hoặc có chứa dữ liệu text, AVERAGEIFS sẽ báo lỗi #DIV/0! * Nếu có một ô nào trong những vùng criteria_range rỗng, AVERAGEIFS sẽ xem nhƣ nó bằng 0. * Những giá trị logic: TRUE sẽ đƣợc xem là 1, và FALSE sẽ đƣợc xem là 0. * Mỗi ô trong average_range chỉ đƣợc tính trung bình nếu thỏa tất cả điều kiện quy định cho ô đó * Không giống nhƣ AVERAGEIF(), mỗi vùng criteria_range phải có cùng kích thƣớc với average_range * Nếu có một ô nào trong average_range không thể chuyển đổi sang dạng số, hoặc nếu không có ô nào thỏa tất cả các điều kiện, AVERAGEIFS sẽ báo lỗi #DIV/0! * Có thể các ký tự đại diện nhƣ ?, * cho các điều kiện (dấu ? thay cho một ký tự nào đó, và dấu * thay cho một chuỗi nào đó). Khi điều kiện trong criteria là chính các dấu ? hoặc *, thì bạn gõ thêm dấu ~ trƣớc nó. Hàm COUNT() Đếm ô dữ liệu chứa số (đếm số ô không trống) - đếm số ô có trong vùng. Nhƣng chỉ đếm những ô có kiểu dữ liệu là kiểu số. Cú pháp=COUNT(vùng) =COUNTA Đếm số ô chứa dữ liệu
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 107 =COUNTIF(Vùng cần đếm, ô điều kiện) Hàm đếm có điều kiện - đếm số ô có trong vùng với điều kiện đã chỉ ra ở ô điều kiện. Hàm COUNTIF đếm ô có kiểu dữ liệu là kiểu số và cả kiểu ký tự. =DCOUNT(vùng dữ liệu, cột cần đếm, vùng tiêu chuẩn) Đếm số ô chứa lƣợng giá trị số trong cột thoả mãn đk trong vùng tiêu chuẩn tìm kiếm trong vùng dữ liệu. VD: Đếm xem có bao nhiêu ngƣời có mức lƣơng là 500000. =MAX(vùng) Tìm số lớn nhất trong vùng =MAXA Tìm giá trị lớn nhất Hàm DMAX() Cú pháp: = DMAX(database, field, criteria)=DMAX (vùng dữ liệu, cột giá trị, vùng tiêu chuẩn) Hàm tính giá trị cao nhất trong cột giá trị thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn trong vùng dữ liệu. VD: Tìm xem những ngƣời 26 tuổi ai cao lƣơng nhất. =MIN(vùng) Tìm số nhỏ nhất trong vùng =MINA Tìm giá trị nhỏ nhất Hàm DMIN() Cú pháp: =DMIN(database, field, criteria)=DMIN (vùng dữ liệu, cột giá trị, vùng tiêu chuẩn) Hàm tính giá trị nhỏ nhất trong cột giá trị thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn trong vùng dữ liệu. VD: Tìm xem những ngƣời 26 tuổi ai thấp lƣơng nhất. =RANK(ô cần xếp thứ, vùng cần so sánh) Tìm vị thứ của một số trong dãy số. Vùng cần so sánh: Thƣờng để ở chế độ giá trị tuyệt đối: $ Hàm DVARP() Cú pháp: = DVARP(database, [field,] criteria) Tính toán sự biến thiên của một tập hợp dựa trên toàn thể tập hợp, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định.
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 108 Hàm DVAR() Cú pháp: = DVAR(database, [field,] criteria) Ƣớc lƣợng sự biến thiên của một tập hợp dựa trên một mẫu, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. Hàm DSUM() Cú pháp: = DSUM(database, field, criteria) Cộng các số trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. Hàm DSTDEVP() Cú pháp: = DSTDEVP(database, field, criteria) Tính độ lệch chuẩn của một tập hợp theo toàn thể các tập hợp, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. Hàm DSTDEV() Cú pháp: = DSTDEV(database, field, criteria) Ƣớc lƣợng độ lệch chuẩn của một tập hợp theo mẫu, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. Hàm DPRODUCT() Cú pháp: = DPRODUCT(database, field, criteria) Nhân các giá trị trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. Đếm số ô rỗng trong bảng tính Dùng công thức mảng: {=SUM(IF(ISBLANK(range), 1, 0))} với range là vùng dữ liệu cần kiểm tra. Đếm số ô chứa những giá trị không phải là kiểu số Dùng công thức mảng: {=SUM(IF(ISNUMBER(range), 0, 1))} với range là vùng dữ liệu cần kiểm tra. Đếm số ô bị lỗi
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 109 Dùng công thức mảng: {=SUM(IF(ISERROR(range), 1, 0))} với range là vùng dữ liệu cần kiểm tra. g. Hàm xử lý văn bản và dữ liệu Bao gồm các hàm xử lý chuỗi văn bản nhƣ trích lọc, tìm kiếm, thay thế, chuyển đổi chuỗi văn bản trong Excel. Hàm ASC() Dùng để đổi các ký tự double-byte sang các ký tự single-byte cho những ngôn ngữ sử dụng bộ ký tự double-byte. Cú pháp: = ASC(text) text : Là chữ hoặc tham chiếu đến một ô có chứa chữ. Nếu text không chứa bất kỳ mẫu tự nào thuộc loại double-byte, thì text sẽ không đƣợc chuyển đổi. Ví dụ: = ASC("Excel") = Excel =CHAR Chuyển số thành ký tự =CLEAN Xóa ký tự không phù hợp =CODE Trả về mã số của ký tự đầu tiên Hàm CONCATENATE Công dụng: Dùng nối nhiều chuỗi lại với nhau Công thức: =CONCATENATE(text1,text2,...) Ví dụ: =CONCATENATE("Giải pháp", "Excel", " - ", "Công cụ tuyệt vời của bạn) → Giải pháp Excel - Công cụ tuyệt vời của bạn =DOLLAR Chuyển định dạng số thành tiền tệ Hàm EXACT Công dụng: Dùng để so sánh hai chuỗi với nhau. Công thức: =EXACT(text1,text2) Hàm EXACT phân biệt chữ thƣờng và chữ hoa. Nếu 2 chuỗi text1, text2 giống nhau hoàn toàn, hàm sẽ trả về TRUE; nếu không, sẽ trả về trị FALSE
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 110 Ví dụ: =EXACT("Giải pháp", "Giải pháp") → TRUE =EXACT("Giải pháp", "Giải Pháp") → FALSE =FIXED Chuyển một số sang định dạng văn bản =LEFT(X,n) Hàm LEFT lấy n ký tự từ bên trái sang của văn bản X =LEN Tính độ dài một chuỗi =LOWER Chuyển thành chữ thƣờng. =PROPER Chuyển ký tự đầu mỗi từ thành chữ hoa Hàm MID Dùng để trích xuất một chuỗi con (substring) từ một chuỗi Công thức: =MID(text, start_num, num_chars])=MID(X, m, n) Hàm MID lấy n ký tự trong chuỗi X bắt đầu từ vị trí m. text: chuỗi văn bản cần trích xuất start_num: vị trí bắt đầu trích ra chuỗi con, tính từ bên trái sang num_chars: số ký tự của chuỗi con cần trích ra - num_chars phải là số nguyên dƣơng - start_num phải là số nguyên dƣơng - Nếu start_num lớn hơn độ dài của chuỗi thì kết quả trả về sẽ là chuỗi rỗng Ví dụ: =MID("Karen Elizabeth Hammond", 7, 9) → Elizabeth Hàm REPLACE Công dụng: Dùng để thay thế một phần của chuỗi bằng một chuỗi khác, dựa vào số ký tự đƣợc chỉ định Công thức: =REPLACE(old_text, start_num, num_chars, new_text) old_text: chuỗi văn bản cần đƣợc xử lý start_num: vị trí bắt đầu tìm cái sẽ thay thế, tính từ bên trái sang num_chars: số ký tự của chuỗi cần đƣợc thay thế new_text: chuỗi văn bản sẽ thay thế cho số ký tự đã chọn bởi start_num và num_chars
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 111 Cái khó của hàm này là xác định đƣợc bởi start_num và num_chars. Làm sao biết đƣợc bắt đầu từ đâu và thay thế bao nhiêu chữ? Gợi ý: - Bạn dùng hàm FIND() hoặc SEARCH() để xác định vị trí bắt đầu (start_num) - Dùng hàm LEN() để xác định số ký tự của chuỗi sẽ đƣợc thay thế (num_chars) Ví dụ: đế thay số 2007 bằng 2008 trong câu Expense Budget for 2007 Dùng công thức nhƣ sau: =REPLACE(A1, FIND("2007", A1), LEN("2007"), "2008")→ Expense Budget for 2008 Với A1 = Expense Budget for 2007 Hàm RIGHT Dùng để trích xuất phần bên phải của một chuỗi một hoặc nhiều ký tự tùy theo sự chỉ định của bạn Công thức: =RIGHT(text [,num_chars])=RIGHT(X,n) Hàm RIGHT lấy n ký tự từ bên phải sang của văn bản X text: chuỗi văn bản cần trích xuất ký tự num_chars: số ký tự cần trích ra phía bên phải của chuỗi text, mặc định là 1 - num_chars phải là số nguyên dƣơng - Nếu num_chars lớn hơn độ dài của chuỗi thì kết quả trả về sẽ là toàn bộ chuỗi text Ví dụ: =RIGHT("Karen Elizabeth Hammond", 7) → Hammond =REPT Lặp lại một chuỗi =SUBSTITUTE Thay thế một chuỗi xác định Hàm FIND và Hàm SEARCH Công dụng: Dùng để tìm vị trí bắt đầu của một chuỗi con (substring) trong một chuỗi Công thức: =FIND(find_text, within_text [, start_num]) =SEARCH(find_text, within_text [, start_num]) find_text: chuỗi văn bản cần tìm (chuỗi con) within_text: chuỗi văn bản chứa chuỗi cần tìm (chuỗi mẹ) start_num: vị trí bắt đầu tìm trong chuỗi within_text (mặc định là 1)
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 112 Một số lƣu ý: - Kết quả của hai hàm này là một con số, chỉ vị trí bắt đầu (tính từ start_num) của find_text trong within_text - Dùng SEARCH() khi muốn tìm một chuỗi bất kỳ. Ví dụ: SEARCH("e", "Expenses") sẽ cho kết quả là 1. - Dùng FIND() khi muốn tìm chính xác một chuỗi có phân biệt chữ hoa, chữ thƣờng. Ví dụ: FIND("e", "Expenses") sẽ cho kết quả là 4. - Nếu không tìm thấy find_text, hàm sẽ báo lỗi #VALUE - Có thể dùng những ký tự đại diện nhƣ *, ? trong find_text của hàm SEARCH() - Với hàm SEARCH(), nếu muốn tìm chính ký tự * hoặc ? thì gõ dấu ~ trƣớc ký tự đó ( ~* hoặc là ~?) =TEXT Chuyển một số sang text. Hàm T Công dụng: Trả về một chuỗi nếu trị tham chiếu là chuỗi, ngƣợc lại, sẽ trả về chuỗi rỗng - Kiểm tra dữ liệu kiểu text Công thức: =T(value) Hàm này ít khi đƣợc dùng. Hàm SUBSTITUTE Công dụng: Dùng để thay thế một chuỗi này bằng một chuỗi khác. Hàm này cũng tƣơng tự hàm REPLACE(), nhƣng dễ sử dụng hơn. Công thức: =SUBSTITUTE(text, old_text, new_text [,instance_num]) text: chuỗi văn bản gốc, cần đƣợc xử lý old_text: chuỗi văn bản cần đƣợc thay thế new_text: chuỗi văn bản sẽ thay thế vào instance_num: số lần thay thế old_text bằng new_text, nếu bỏ qua thì tất cả old_text tìm đƣợc sẽ đƣợc thay thế bằng new_text Ví dụ: đế thay số 2007 bằng 2008 trong câu Expense Budget for 2007 Dùng công thức nhƣ sau:
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 113 =SUBSTITUTE("Expense Budget for 2007", "2007", "2008") → Expense Budget for 2008 HÀM THAY THẾ CHUỖI NÀY BẰNG CHUỖI KHÁC (Substituting One Substring for Another) Có nhiều chƣơng trình có khả năng tìm kiếm một số đoạn văn và thay thế nó bằng đoạn văn khác. Excel cũng có khả năng làm chuyện đó bằng cách dùng hàm. Đó là hàm REPLACE và hàm SUBSTITUTE. =TRIM Xóa những ký tự trắng bên trong chuỗi. =UPPER Chuyển ký tự thƣờng thành hoa. Hàm VALUE Công dụng: Dùng để đổi một chuỗi đại diện cho một số thành kiểu số Công thức: =VALUE(text) text phải là định dạng số, ngày tháng hoặc bất kỳ một thời gian nào miễn là đƣợc Excel công nhận. Nếu 2 chuỗi text1, text2 giống nhau hoàn toàn, hàm sẽ trả về TRUE; nếu không, sẽ trả về trị FALSE Ví dụ: Để trích ra số 6500 trong SQA6500, bạn có thể dùng hàm RIGHT() =RIGHT("SQA6500", 4) → 6500 Tuy nhiên kết quả do hàm RIGHT() có đƣợc sẽ ở dạng text, bạn không thể nhân chia cộng trừ gì với cái "6500" này đƣợc. Để có thể tính toán với "6500", bạn phải đổi nó sang dạng số: =VALUE(RIGHT("SQA6500",4)) → 6500 Cũng là 6500, nhƣng bây giờ bạn có thể cộng trừ nhân chia với nó. *Trích xuất họ và tên (ví dụ dùng để trích cho tên tiếng Anh, bỏ qua tên đệm) Cách làm là dùng hàm FIND() để tìm những khoảng trắng phân cách giữa họ và tên, sau đó dùng hàm LEFT() để tách phần tên, và hàm RIGHT() để tách phần họ. Để lấy phần tên (First Name), chúng ta dùng công thức sau (giả sử họ tên nằm ở cell A2):
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 114 =LEFT(A2, FIND(" ", A2) - 1) Nghĩa là dùng hàm FIND() để tìm vị trí của ký tự trắng đầu tiên kể từ bên trái, ví dụ nó là vị trí thứ 5, khi đó hàm LEFT() sẽ xác định đƣợc cái tên này gồm có 4 chữ (= 5-1). Để lấy phần họ (Last Name), chúng ta dùng công thức: =RIGHT(A2, LEN(A2) - FIND(" ", A2)) Bạn tự dịch câu này *Trích xuất họ, tên đệm và tên (ví dụ với tên tiếng Anh, phần tên đệm đƣợc viết tắt) Cách làm giống nhƣ bài Trích xuất họ và tên ở trên, tuy nhiên có khác một chút, để trích thêm phần tên đệm. Giả sử Họ và Tên (full name) nằm ở cell A2, và đang có giá trị là Karen E. Hammond Đầu tiên, nhƣ bài trên, dùng công thức sau để tách phần Tên (first name): =LEFT(A2, FIND(" ", A2) - 1) → Karen Công thức FIND(" ", A2) sẽ cho kết quả là 6, là vị trí của khoảng trắng đầu tiên (sau chữ Karen). Để tìm vị trí của khoảng trắng thứ hai, thì bạn phải gán vị trí bắt đầu tìm (start_num) là 7, hoặc là bằng kết quả của FIND(" ", A2) cộng thêm 1: =FIND(" ", A2, FIND(" ",A2) + 1) Rồi dùng kết quả của công thức này làm tham số cho hàm RIGHT() để trích ra phần Họ (last name): =RIGHT(A2, LEN(A2) - FIND(" ", A2, FIND(" ", A2) +1)) → Hammond Để trích phần tên đệm, dùng hàm FIND() để tìm vị trí của dấu chấm (.) rồi đƣa vào trong công thức của hàm MID() để tìm ký tự đứng trƣớc dấu chấm: =MID(A2, FIND(".", A2) - 1, 1) → E HÀM LOGIC Hàm AND AND có nghĩa là VÀ. Dùng hàm này khi muốn nói đến cái này và cái này và cái này......
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 115 Cú pháp: AND(logical1 [, logical2] [, logical3]...) logical: Những biểu thức sẽ đƣợc xét xem đúng (TRUE) hay sai (FALSE) Nếu tất cả các biểu thức đều đúng, hàm AND() sẽ trả về giá trị TRUE, và chỉ cần 1 trong các biểu thức sai, hàm AND() sẽ trả về giá trị FALSE. Bạn có thể dùng hàm AND() bất cứ chỗ nào bạn muốn, nhƣng thƣờng thì hàm AND() hay đƣợc dùng chung với hàm IF(). Ví dụ: =IF(AND(B2 > 0, C2 > 0), "1000", "No bonus") Nếu giá trị ở B2 và ở C2 lớn hơn 0, thì (thƣởng) 1.000, còn nếu chỉ cần một trong 2 ô B2 hoặc C2 nhỏ hơn 0, thì không thƣởng chi cả. =FALSE(): Có thể nhập trực tiếp FALSE vào trong công thức, Excel sẽ hiểu đó là một biểu thức có giá trị FALSE mà không cần dùng đến cú pháp của hàm này Hàm IF =IF (logical_test, value_if_true, value_if_false) : Dùng để kiểm tra điều kiện theo giá trị và công thức Cú pháp: IF (điều kiện, giá trị 1, giá trị 2) Nếu điều kiện đúng thì hàm trả về giá trị 1, ngƣợc lại hàm nhận giá trị 2 Cái lập luận: "Nếu tôi đúng thì làm cho tôi cái này, nếu tôi sai thì làm cho tôi cái kia". Có lẽ trong chúng ta ai cũng hiểu. Một tình huống đơn giản nhất Cú pháp: IF(logical_test, value_is_true) logical_test: Một biểu thức sẽ đƣợc xét xem đúng (TRUE) hay sai (FALSE) value_is_true: giá trị trả về khi biểu thức logical_test đƣợc kiểm tra là đúng (TRUE) Ví dụ: =IF(A1 >= 1000, "It's big!") Nghĩa là, nếu giá trị ở A1 lớn hơn hoặc bằng 1000, thì kết quả nhận đƣợc sẽ là "It's big!", còn không, nếu A1 nhỏ hơn 1000, kết quả sẽ là FALSE.
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 116 Một ví dụ khác, giả sử bạn có một bảng đánh giá mức độ bán ra, mua vào của một danh mục hàng hóa dài, và bạn muốn theo dõi những mặt hàng có doanh số bán ra không đạt yêu cầu để điều chỉnh chiến lƣợc kinh doanh của mình, bằng cách gán những dấu "<" bên cạnh nó, hễ phần trăm doanh số càng thấp thì những dấu hiệu "<" càng nhiều... Bạn có thể dùng hàm IF(), theo mẫu: =IF(cell<0, flag) Với cell là giá trị doanh số mà bạn muốn theo dõi, và flag là dấu hiệu để mô tả, ví dụ, cell chứa giá trị doanh số là B2: =IF(B2<0, "<<<<<") Để những dấu "<" tỷ lệ thuận với mức sụt giảm doanh số bán hàng, bạn có thể dùng hàm REPT(), với công thức: REPT("<" , B2 * -100) Ở đây, phải nhân giá trị của B2 với -100, bởi vì chúng ta chỉ xét những trƣờng hợp B2<0 Và công thức hoàn chỉnh để thể hiện mức độ sụt giảm doanh số của từng mặt hàng sẽ là: =IF(B2<0, REPT("<" , B2 * -100)) Những hàm IF lồng nhau Trong cuộc sống đời thƣờng, có mấy ai dễ dàng chấp nhận chuyện "một cái nếu", phải không các bạn. Chúng ta thƣờng sẽ dùng kiểu, nếu... rồi nhƣng mà nếu... nhiều khi kéo dài đến vô tận! Trong Excel cũng vậy. Giả sử, chúng ta xếp loại học tập, nếu điểm trung bình (ĐTB) lớn hơn 9 thì giỏi, vậy ĐTB nhỏ hơn 9 thì dở? Chƣa, ĐTB nhỏ hơn 9 nhƣng lớn hơn 7 thì khá cái đã, rồi ĐTB nhỏ hơn 7 nhƣng chƣa bị điểm 5 thì trung bình, chỉ khi nào ĐTB nhỏ hơn 4 thì mới gọi là dở (cái này tôi chỉ ví dụ thôi, các bạn đừng sử dụng để xếp loại nhé). Khi đó, chúng ta sẽ dùng những hàm IF() lồng nhau, IF() này nằm trong IF() kia. Sau này chúng ta sẽ học cách ghép thêm nhiều điều kiện khác vào nữa. Ví dụ, lấy lại ví dụ ở bài trƣớc: =IF(A1 >= 1000, "Big!", "Not big") Bây giờ thêm chút, A1 lớn hơn 1000 là "big" rồi, nhƣng chẳng lẽ 10000 thì cũng chỉ là "big" ? Có lẽ nên tặng thêm một danh hiệu cao hơn:
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 117 =IF(A1 >= 1000, IF(A1 >= 10000, "Really big!!", Big!"), "Not big") Hoặc là, đồng ý rằng <1000 là "Not big", nhƣng nó khác "Small" chứ (tôi không lớn, chƣa chắc tôi nhỏ), vậy chúng ta thêm một định nghĩa "Small" thử xem: =IF(A1 >= 1000, "Big!", IF(A1 < 100, "Small", "Not big")) Bạn để ý nhé, ở đây tôi đặt cái IF "con" không giống nhƣ ở trên, sao cũng, miễn là đừng sai cú pháp của IF(). Và nếu thích, bạn có thể ghép tất cả lại: =IF(A1 >= 1000, IF(A1 >= 10000, "Really big!!", Big!"), IF(A1 < 100, "Small", "Not big")) Chỉ cần một lƣu ý, là những dấu đóng mở ngoặc đơn. Nếu bạn đóng và mở không đúng lúc hoặc không đủ, Excel sẽ không hiểu, hoặc là cho các bạn kết quả sai đấy. Hàm IFERROR Trong quá trình thao tác với bảng tính, không ít lần chúng ta gặp lỗi, và cũng khó mà tránh đƣợc lỗi. Ví dụ, một công thức đơn giản thôi =A/B có thể gây lỗi #DIV/0! nếu nhƣ B bằng 0, hoặc gây lỗi #NAME? nếu A hoặc B không tồn tại, gây lỗi #REF! nếu có ô nào đó liên kết với A hoặc B bị xóa đi... Tuy nhiên, đôi lúc chúng ta lại cần phải lợi dụng chính những cái lỗi này, ví dụ sẽ đặt ra một tình huống: nếu có lỗi thì làm gì đó... Gọi nôm na là BẪY LỖI. Có lẽ vì vậy mà hàm này có hai chữ đầu là IF; IFERROR = nếu xảy ra lỗi (thì)... MS Excel 2003 trở về trƣớc có hàm ISERROR(value), với value là một biểu thức. Nếu biểu thức này gặp lỗi, ISERROR() sẽ trả về giá trị TRUE, còn nếu biểu thức không có lỗi, ISERROR() trả về giá trị FALSE. Và chúng ta thƣờng dùng ISERROR() kèm với IF: =IF(ISERROR(expression), ErrorResult, expression) Nếu nhƣ biểu thức (expression) có lỗi, công thức trên sẽ lấy giá trị ErrorResult (một ô rỗng, hoặc một thông báo lỗi, v.v..), ngƣợc lại, sẽ lấy chính giá trị biểu thức đó. Ví dụ: =IF(ISERROR(A/B), "", A/B) Cái bất tiện khi phải dùng vừa IF() vửa ISERROR() là chúng ta phải nhập cái biểu thức hai lần: một lần trong hàm ISERROR() và một lần ở tham số value_is_False của IF()
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 118 Có thể cái bất tiện vừa nói trên không đáng kể, tuy nhiên cách sử dụng này làm cho công thức của chúng ta trở nên khó dùng hơn, bởi vì nếu thay cái biểu thức(expression), thì chúng ta phải thay đổi nguyên cả công thức. Excel 2010 dƣờng nhƣ hiểu đƣợc sự bất tiện đó, nên đã gộp hai hàm IF() và ISERROR lại thành một, đó là IFERROR() Cú pháp: IFERROR(value, value_if_error) _____value: Biểu thức có thể sẽ gây ra lỗi _____value_if_error: kết quả trả về nếu value gây ra lỗi Nếu biểu thức value không gây lỗi, IFERROR() sẽ lấy biểu thức đó, còn nếu nó có lỗi thì lấy cái biểu thức value_if_error. Ví dụ, công thức =IF(ISERROR(A/B), "", A/B) nếu dùng IFERROR() thì sẽ là =IFERROR(A/B, "") Bạn thấy đấy, IFERROR() ngắn gọn và dễ hiểu hơn nhiều. =NOT (logical) : Đảo ngƣợc giá trị của các đối số Hàm OR OR có nghĩa là HOẶC. Dùng hàm này khi muốn nói đến cái này hoặc cái này hay cái kia... cái nào cũng đƣợc, miễn là phải có ít nhất 1 cái! Cú pháp: OR(logical1 [, logical2] [, logical3]...) logical: Những biểu thức sẽ đƣợc xét xem đúng (TRUE) hay sai (FALSE) Nếu tất cả các biểu thức đều sai, hàm OR() sẽ trả về giá trị FALSE, và chỉ cần 1 trong các biểu thức đúng, hàm OR() sẽ trả về giá trị TRUE. Giống nhƣ hàm AND(), bạn có thể dùng hàm OR() bất cứ chỗ nào bạn muốn, nhƣng thƣờng thì hàm OR() hay đƣợc dùng chung với hàm IF(). Ví dụ: =IF(OR(B2 > 0, C2 > 0), "1000", "No bonus") Nếu giá trị ở B2 hoặc ở C2 lớn hơn 0 (tức là chỉ cần 1 trong 2 ô lớn hơn 0), thì (thƣởng) 1.000, còn nếu cả 2 ô B2 hoặc C2 đều nhỏ hơn 0, thì không thƣởng chi cả.
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 119 =TRUE(): Có thể nhập trực tiếp TRUE vào trong công thức, Excel sẽ hiểu đó là một biểu thức có giá trị TRUE mà không cần dùng đến cú pháp của hàm này Bỏ qua những ô bị lỗi khi chạy công thức Ví dụ: Cột Gross Margin (cột D) của bảng tính dƣới đây có chứa một số ô gặp lỗi chia cho 0 (#DIV/0!), do bên cột C có những ô trống. Để tính trung bình cộng của cột D, kể những ô có lỗi #DIV/0!, phải dùng công thức mảng nhƣ sau: {=AVERAGE(IF(ISERROR(D3:D12), "", D3:D12))} (nghĩa là nếu gặp những ô có lỗi thì coi nhƣ nó bằng rỗng) Xác định tên của cột (Determining the Column Letter) Trong Excel có hàm COLUMN(), cho ra kết quả là số của cột (ví dụ, gõ hàm này trong cột B thì kết quả sẽ là 2). Nhƣng đôi khi bạn muốn kết quả là tên của cột chứ không muốn đó là con số (B chứ không phải là 2), thì làm sao? Đây là một vấn đề đòi hỏi sự khôn khéo một chút, vì tên cột trong bảng tính chạy từ A đến Z, từ AA đến AZ... và cho tới tận cùng là XFD (!) Có một hàm giúp chúng ta tìm địa chỉ tuyệt đối của một cell, đó là hàm CELL("address"), ví dụ $A$2, hoặc $B$10... Hàm CELL(info_type [,reference]) Với info_type là một tham số đã đƣợc định nghĩa (sẽ nói kỹ hơn trong những bài sau) Và reference là cell mà bạn chỉ định, nếu bỏ trống thì Excel sẽ lấy ngay cái cell có chứa công thức CELL(). Trong bài này, để tìm địa chỉ tuyệt đối của một cell, chúng ta sẽ dùng công thức CELL() với info_type là "address" Tinh ý một chút, ta thấy tên của cột chính là những chữ cái nằm giữa hai dấu dollar ($) trong cái địa chỉ tuyệt đối này. Bắt đầu làm: dùng hàm MID() trích ra chữ cái từ vị trí thứ 2 trong địa chỉ tuyệt đối của cell: =MID(CELL("Address"), 2, num_chars)
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 120 Cái khó là cái num_chars này đây, vì tên cột thì có thể là 1, 2, hoặc 3 ký tự (ví dụ: A, AA hoặc AAA). Vận dụng hàm FIND thôi: FIND("$", CELL("address"",A2), 3) - 2 Giải thích: Dùng hàm FIND(), tìm vị trí của dấu $ trong cái địa chỉ tuyệt đối của cell, và bắt đầu tìm từ vị trí thứ 3 trong cái địa chỉ này. Tại sao phải trừ đi 2? Công thức trên sẽ chỉ ra vị trí (là một con số) của dấu $ thứ hai trong địa chỉ tuyệt đối của cell, tức là cái dấu $ phía sau tên cột, phải trừ đi 2 tức là trừ bớt đi 2 cái $, lúc này kết quả sẽ chính là số ký tự của tên cột (1 chữ, 2 chữ hoặc 3 chữ) Bây giờ, công thức hoàn chỉnh sẽ nhƣ sau: =MID(CELL("Address"), 2, FIND("$", CELL("address"), 3) - 2) Công thức này áp dụng cho chính cell chứa công thức. Nếu muốn tìm tên cột tại một cell nào đó, bạn chỉ việc thêm địa chỉ (hoặc một cái gì đó tham chiếu đến địa chỉ này) của cell muốn tìm vào phía sau cái "address" Ví dụ, muốn tìm tên của cell AGH68, bạn gõ: =MID(CELL("Address", AGH68), 2, FIND("$", CELL("address", AGH68), 3) - 2) → AGH Lập mã số tự động Có nhiều danh mục khách hàng hoặc danh mục hàng hóa đƣợc lập mã số bằng cách dùng vài ký tự đầu của tên khách hàng (hoặc tên hàng hóa) kết hợp với một con số. Cách đặt mã số tự động nhƣ vậy rất dễ làm trong Excel, bằng cách sử dụng những hàm xử lý văn bản và chuỗi. Giả sử danh mục của chúng ta nằm ở cột A và bắt đầu tại cell A2. Trƣớc tiên, chúng ta hãy tách 3 ký tự đầu tiên của danh mục và định dạng cho nó thành những chữ in hoa, bằng công thức: UPPER(LEFT(A2, 3)) Tiếp theo, tận dụng chính số của những hàng trong bảng tính để lập mã số tự động: ROW(A2), và định dạng sao cho những con số này luôn có 4 chữ số, bằng công thức: TEXT(ROW(A2),"0000")
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 121 Và đây là công thức hoàn chỉnh: =UPPER(LEFT(A2, 3)) & TEXT(ROW(A2), "0000") Hàm BETADIST() Trả về giá trị của hàm tính mật độ phân phối xác suất tích lũy beta. Thông thƣờng hàm này đƣợc dùng để nghiên cứu sự biến thiên về phần trăm các mẫu, ví dụ nhƣ khoảng thời gian mà ngƣời ta dùng để xem TV trong một ngày chẳng hạn. Cú pháp: = BETADIST(x, alpha, beta, A, B) x : Giá trị giữa A và B, dùng để tính mật độ hàm. alpha & beta : Tham số của phân phối. A : Cận dƣới của khoảng x, mặc định là 0. B : Cận trên của khoảng x, mặc định là 1. Lƣu ý: * Nếu có bất kỳ đối số nào không phải là số, BETADIST() trả về giá trị lỗi #VALUE! * Nếu alpha ≤ 0 hay beta ≤ 0, BETADIST() trả về giá trị lỗi #NUM! * Nếu x < A, x > B hay A = B, BETADIST() trả về giá trị lỗi #NUM! * Nếu bỏ qua A và B, nghĩa là mặc định A = 0 và B = 1, BETADIST() sẽ sử dụng phân phối tích lũy beta chuẩn hóa. Hàm BETAINV() Trả về nghịch đảo của hàm tính mật độ phân phối xác suất tích lũy beta. Nghĩa là nếu xác suất = BETADIST(x, ...) thì x = BETAINV(xác suất, ...) Thƣờng dùng trong việc lên kế hoạch dự án, để mô phỏng số lần mở rộng xác suất, biết trƣớc thời gian bổ sung kỳ vọng và độ biến đổi. Cú pháp: = BETAINV(probability, alpha, beta, A, B) Probability : Xác suất của biến cố x trong phân phối xác suất tích lũy beta. alpha & beta : Tham số của phân phối. A : Cận dƣới của khoảng x, mặc định là 0. B : Cận trên của khoảng x, mặc định là 1.
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 122 Lƣu ý: * Nếu có bất kỳ đối số nào không phải là số, BETAINV() trả về giá trị lỗi #VALUE! * Nếu alpha ≤ 0 hay beta ≤ 0, BETAINV() trả về giá trị lỗi #NUM! * Nếu probability ≤ 0 hay probability > 1, BETAINV() trả về giá trị lỗi #NUM! * Nếu bỏ qua A và B, nghĩa là mặc định A = 0 và B = 1, BETAINV() sẽ sử dụng phân phối tích lũy beta chuẩn hóa. * BETAINV() sử dụng phƣơng pháp lặp khi tính mật độ phân phối. Với probability cho trƣớc, BETAINV() lặp cho tới khi kết quả chính xác trong khoảng ±0.0000003. Nếu BETAINV() không hội tụ sau 100 lần lặp, nó sẽ trả về giá trị lỗi #NA! Ví dụ: BETAINV(0.6854706, 8, 10, 1, 3) = 2 Hàm BINOMDIST() Trả về xác suất của những lần thử thành công của phân phối nhị phân. BINOMDIST() thƣờng đƣợc dùng trong các bài toán có số lƣợng cố định các phép thử, khi kết quả của các phép thử chỉ là thành công hay thất bại, khi các phép thử là độc lập, và khi xác xuất thành công là không đổi qua các cuộc thử nghiệm. Ví dụ, có thể dùng BINOMDIST() để tính xác suất khoảng hai phần ba đứa trẻ đƣợc sinh ra là bé trai. Cú pháp: = BINOMDIST(number_s, trials, probability_s, cumulative) Number_s : Số lần thử thành công trong các phép thử. Trials : Số lần thử. Probability_s : Xác suất thành công của mỗi phép thử. Cumulative : Một giá trị logic để xác định hàm tính xác suất. = 1 (TRUE) : BINOMDIST() trả về hàm tính xác suất tích lũy, là xác suất có số lần thành công number_s lớn nhất. = 0 (FALSE) : BINOMDIST() trả về hàm tính xác suất điểm (hay là hàm khối lƣợng xác suất), là xác suất mà số lần thành công là number_s. Lƣu ý:
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 123 * Nếu number_s và trials là số thập phân, chúng sẽ đƣợc cắt bỏ phần lẻ để trở thành số nguyên. * Nếu number_s, trials hay probability_s không phải là số, BINOMDIST() trả về giá trị lỗi #VALUE! * Nếu number_s < 0 hay number_s > trials, BINOMDIST() trả về giá trị lỗi #NUM! * Nếu probability_s < 0 hay probability_s > 1, BINOMDIST() trả về giá trị lỗi #NUM! Ví dụ: BINOMDIST(6, 10, 0.5, 0) = 0.2050781 BINOMDIST(6, 10, 0.5, 1) = 0.828125 Hàm CHIDIST() Trả về xác xuất một phía của phân phối chi-squared. Phân phối chi-squared kết hợp với phép thử chi-squared dùng để so sánh các giá trị quan sát với các giá trị kỳ vọng. Ví dụ, một thí nghiệm về di truyền có thể giả thiết rằng thế hệ kế tiếp của các cây trồng sẽ thừa hƣởng một tập hợp các màu sắc nào đó; bằng cách so sánh các giá trị quan sát đƣợc với các giá trị kỳ vọng, có thể thấy đƣợc giả thiết ban đầu là đúng hay sai. Cú pháp: = CHIDIST(x, degrees_freedom) x : Giá trị dùng để tính phân phối. degrees_freedom : Số bậc tự do. Lƣu ý: * Nếu các đối số không phải là số, CHIDIST() trả về giá trị lỗi #VALUE! * Nếu x < 0, CHIDIST() trả về giá trị lỗi #NUM! * Nếu degrees_freedom không phải là số nguyên, phần thập phân của nó sẽ bị cắt bỏ để trở thành số nguyên. * Nếu degrees_freedom < 1 hay degrees_freedom > 10^10, CHIDIST() trả về giá trị lỗi #NUM! * CHIDIST() đƣợc tính toán theo công thức: CHIDIST = P(X > x), với X là biến ngẫu nhiên chi-squared.
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 124 Ví dụ: CHIDIST(18.307, 10) = 0.050001 Hàm NORMINV() Trả về nghịch đảo của phân phối tích lũy chuẩn. Cú pháp: = NORMINV(probability, mean, standard_dev) probability : Xác suất ứng với phân phối chuẩn mean : Giá trị trung bình cộng của phân phối standard_dev : Độ lệch chuẩn của phân phối Lƣu ý: * Nếu có bất kỳ đối số nào không phải là số, NORMINV() sẽ báo lỗi #VALUE! * Nếu probability nhỏ hơn 0 hoặc lớn hơn 1, NORMINV() sẽ báo lỗi #NUM! * Nếu standard_dev nhỏ hơn hoặc bằng 0, NORMDINV() sẽ báo lỗi #NUM! * Nếu mean = 0 và standard_dev = 1, NORMINV() sẽ dùng phân bố chuẩn. * NORMINV() sử dụng phƣơng pháp lặp đi lặp lại để tính hàm. Nếu NORMINV() không hội tụ sau 100 lần lặp, hàm sẽ báo lỗi #NA!
Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 125
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 126 CHƯƠNG 4: KHAI THÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU 4.1. Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu trong một bảng tính đƣợc thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn. Sắp xếp Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột: • Đánh dấu các ô muốn đƣợc sắp xếp • Bấm nút Sort & Filter trên tab Home • Bấm nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A) Tùy chỉnh sắp xếp Để sắp xếp nhiều hơn một cột: • Bấm nút Sort & Filter trên tab Home • Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp đầu tiên • Bấm Add Level • Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp • Bấm OK
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 127 Lọc dữ liệu Bộ lọc cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. Để sử dụng bộ lọc: • Bấm vào cột hoặc chọn các cột chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc • Trên tab Home, bấm Sort & Filter • Bấm nút Filter • Bấm vào mũi tên phía dƣới ô đầu tiên • Bấm Text Filter • Bấm Words bạn muốn lọc • Để không áp dụng bộ lọc, bấm nút Sort & Filter • Bấm Clear
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 128 4.2 PivotTable và PivotChart là những công cụ phân tích dữ liệu rất mạnh trong Excel. Chúng có thể biến những con số dường như vô nghĩa trong một khối dữ liệu khổng lồ thành những con số có nghĩa. PivotTable và PivotChart rất dễ sử dụng, nhưng chúng cũng có một số vấn đề phức tạp không thể tránh khỏi. 4.2.1 Giới thiệu PivotTable và PivotChart Tạo một báo cáo PivotTăble đơn giản Giả sử chúng ta có bảng tính sau đây:
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 129 Đây là một trong những loại bảng tính mà bạn có thể dùng để tạo ra một PivotTable. Dữ liệu thông kê doanh thu của 3 cửa hàng (store) bán dụng cụ thể thao, đại diện cho 3 miền (region) trong một tuần (từ ngày 06 đến ngày 12/6/2005). Cột D là số khách hàng của từng loại dụng cụ thể thao, cột E là tổng doanh thu, và các cột còn lại là doanh thu chi tiết của từng mặt hàng. Đây là một số câu hỏi mà bạn có thể phải trả lời dựa vào bảng tính đó:  Doanh thu của dụng cụ cắm trại (Camping) tại mỗi miền ?  Tại mỗi cửa hàng, ngày nào trong tuần là ngày đông khách nhất?  Tại mỗi cửa hàng, mặt hàng nào bán đƣợc nhiều nhất?  Ngày nào trong tuần (nói chung) là ngày bán ế nhất? Tôi sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi đầu tiên. Tôi sẽ hƣớng dẫn bạn tạo ra một PivotTable để thấy đƣợc tổng doanh thu mặt hàng Camping của mỗi miền. Để bắt đầu, bạn cần bảo đảm rằng bạn đang chọn môt ô (bất kỳ ô nào) nằm ở trong vùng chứa dữ liệu mà bạn muốn tạo PivotTable. Rồi, bạn bấm nút PivotTable nằm trong nhóm Insert của thanh Ribbon: Excel sẽ hiển thị hộp thoại Create PivotTable nhƣ hình sau đây:
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 130 Trong hộp thoại này, bạn thấy rằng địa chỉ của dãy ô chứa dữ liệu (A2:K44) đã đƣợc nhập sẵn trong hộp Table/Range. Nếu nhƣ các nút tùy chọn đƣợc chọn giống hệt trong hình: Select a table or range và New Worksheet, bạn hãy bấm OK để đóng hộp thoại này. Excel sẽ tạo một Trang tính mới, và nó sẽ trông giống nhƣ hình sau đây:
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 131 Ngƣời ta gọi đây là cái vỏ của một PivotTable. Trong cái vỏ này, bạn sẽ thấy: Ở bên trái là vùng báo cáo PivotTable, là vùng sẽ hiển thị các yêu cầu của bạn sau khi bạn đã hoàn tất một PivotTable. Ở bên phải là cửa sổ PivotTable Field List, là nơi mà bạn sẽ quyết định những dữ liệu nào sẽ đƣợc hiển thị trên PivotTable, và cách sắp xếp của chúng. Trong hộp thoại PivotTable Field List, bạn hãy bấm vào mục Region để chọn nó (hoặc bạn bấm vào hộp kiểm ngay bên cạnh nó cũng đƣợc). Bạn sẽ thấy mục Region này tự động xuất hiện trong vùng Row Labels của PivotTable Field List, đồng thời PivotTable cũng tự động hiển thị tên của 3 miền: Midwest, Northeast và South trong cột A:
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 132 Tiếp tục, bạn bấm vào Camping để chọn nó. Ngay lập tức, Sum of Caming xuất hiện trong vùng Values ở phía cuối PivotTable Field List, đồng thời, ở cột B hiển thị tổng doanh thu mặt hàng Camping ứng với mỗi miền. Cuối cùng, bạn bấm vào cái mũi tên bé tí nằm ngay bên cạnh mục Sum of Camping trong khung Values, chọn Value Field Settings trong danh sách mở ra.
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 133 Hộp thoại Value Field Settings xuất hiện. Bấm vào cái nút Number Format. Hộp thoại Format Cells quen thuộc sẽ mở ra, chọn Currency. Xong bấm OK hai lần để đóng tất cả các hộp thoại. PivotTable của bạn sẽ giống nhƣ hình sau đây. Nếu thích, và cũng dễ xem hơn, bạn bấm vào ô A3, nơi đang có chữ Row Labels, sửa nó lại thành Region: Hy vọng rằng bạn sẽ thấy việc tạo ra một PivotTable dễ nhƣ thế nào. Vâng, nó rất đơn giản, và nếu có những yêu cầu phức tạp hơn, thì cũng vậy thôi. Xin nói thêm một vài khía cạnh khác của PivotTable:
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 134 Khi một PivotTable đƣợc kích hoạt, hộp thoại PivotTable Field List sẽ xuất hiện. Những Trƣờng đƣợc chọn vào trong báo cáo PivotTable sẽ đƣợc in đậm và có một dấu kiểm ở ngay bên cạnh, đồng thời chúng cũng xuất hiện ở những vùng bên dƣới của PivotTable Field List, cho chúng ta biết vai trò của chúng trong PivotTable. Để kích hoạt một PivotTable, bạn bấm vào một ô bất kỳ trong vùng báo cáo PivotTable. Còn nếu không muốn kích hoạt nó, thì bạn chỉ việc bấm ra ngoài, bất kỳ chỗ nào trong bảng tính. Bạn sẽ thấy ở bên phải của tiêu đề Region trong vùng báo cáo (ô A3) có một nút mũi tên thả xuống (drop-down arrow). Nút này có chức năng tƣơng tự chức năng AutoFilter. Bấm vào đó, bạn có thể lựa chọn những mục muốn xem thuộc danh sách Region, mà mặc định của nó là Select All (xem tất cả). Ví dụ, bạn chỉ muốn xem doanh thu dụng cụ cắm trại của riêng miền Midwest mà thôi, bạn bấm vào nút này, bấm vào mục (Select All) để tắt nó đi, rồi bấm vào mục Midwest, bạn sẽ có kết quả nhƣ hình sau: 1.2. Tạo một báo cáo PivotTable với nhiều cột Ví dụ ở bài trƣớc chỉ là một trong những báo cáo PivotTable đơn giản nhất. Trong bài này, bạn sẽ học cách tạo một báo cáo PivotTable phức tạp hơn, có nhiều cột cũng nhƣ nhiều hàng hơn. Bạn xem dữ liệu sau đây. Nó là dữ liệu của những cửa hàng cho thuê băng video:
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 135 Các hàng dữ liệu trong bài này đƣợc thiết kế khác với bài trƣớc. Mỗi hàng trong bảng đại diện cho một thể loại video của một cửa hàng (đƣợc ghi ở cột B). Con số ở cột Title là số lƣợng đầu phim thuộc thể loại đó. Mục đích của chúng ta là tạo một PivotTable để trình bày những thông tin ở một dạng dễ xem hơn. Các bƣớc để tạo ra một cái vỏ của PivotTable, tôi đã trình bày ở bài 1. Nếu bạn làm đúng, hộp thoại PivotTable Field List của bạn sẽ giống nhƣ sau:
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 136 Trong danh sách các Trƣờng sẽ có Store, Category và Titles. Hãy bấm chọn cả ba. Excel sẽ làm giúp bạn các việc sau:  Đem Store và Category vào trong hộp Row Labels  Đem Tiltes vào trong hộp Values, với cái tên là Sum of Titles  Trình bày các thông tin vào vùng báo cáo PivotTable Kết quả đƣợc minh họa ở hình sau đây:
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 137 Có thể những gì hiển thị trên máy của bạn không giống cái hình này. Nếu nhƣ bạn muốn nó giống hệt hình này, hãy bấm nút phải chuột vào tên của một cửa hàng nào đó trong cột A (Clarkville chẳng hạn), chọn lệnh Field Setting, rồi bạn đánh dấu vào các tùy chọn của tab Layout & Print giống nhƣ đã làm trong hình sau đây; và nếu nhƣ cái tên trong ô A3 đang là RowLabels, hãy đổi nó thành Store. Bạn sẽ có một PivotTable y hệt nhƣ hình ở trên.
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 138 Cho dù đây là một báo cáo PivotTable rất chính xác, nhƣng nó không phải là cái tôi muốn. Trong trƣờng hợp này, Store và Category đang nằm chung trong một hàng, đều là Row Labels; còn tôi thì muốn Category phải là một cột riêng, là Column Labels. Làm thế nào để chuyển một mục ở Row Labels thành Column Lables? Có hai cách: 1. Trong hộp thoại PivotTable Field List, trong vùng Row Labels, bạn hãy bấm vào nút mũi tên bên cạnh mục Category, và chọn lệnh Move To Column Labels. 2. Nếu nhƣ bạn khéo sử dụng chuột, bạn có thể "nắm" và "kéo" cái mục Category ra khỏi vùng Row Labels rồi "thả" nó vào vùng Column Labels. Sau khi làm xong một trong 2 cách trên, bạn sẽ thấy PivotTable giống nhƣ sau:
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 139 So sánh với bảng dữ liệu ban đầu, PivotTable dễ đọc hơn nhiều. Nhìn vào bảng báo cáo này, chúng ta có thể so sánh số lƣợng đầu phim của từng thể loại video giữa các cửa hàng với nhau (xem theo cột), hoặc so sánh số đầu phim giữa các thể loại video của một cửa hàng với nhau (xem theo hàng). Nhìn vào PivotTable, bạn có thể trả lời ngay cửa hàng nào có nhiều phim hành động nhất, phải không? Bạn có thấy rằng: việc di chuyển một Trƣờng từ Row Labels sang Column Labels, làm cho PivotTable dƣờng nhƣ là xoay bảng dữ liệu từ dọc thành ngang. Chữ "xoay", trong tiếng Anh, là "pivot". Vậy bạn hiểu PivotTable là gì rồi chứ? Nếu nhƣ bạn vừa đọc vừa tự thực hành, thì bạn hãy lƣu lại bảng tính. Chúng ta sẽ sử dụng PivotTable vừa tạo ra này cho bài sau.
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 140 1.3. Tạo một PivotChart Một PivotChart chẳng có gì khác hơn là một biểu đồ Excel, đƣợc tạo ra từ dữ liệu của một PivotTable. Thật ra thì cũng có một vài tính năng mà bạn không tìm thấy ở những biểu đồ bình thƣờng. Tuy nhiên, phần lớn thì một PivotChart cũng giống nhƣ bất kỳ một biểu đồ nào trong Excel, những thao tác với các biểu đồ, hoặc việc định dạng cho nó, chẳng có gì khác. Nếu bạn biết chắc rằng bạn sẽ cần đến một PivotChart, bạn có thể tạo ra PivotTable và PivotChart cùng một lần. Thay vì bấm vào nút PivotTable trong nhóm Insert trên thanh Ribbon (nhƣ đã trình bày ở bài 1), bạn hãy bấm vào cái mũi tên nhỏ ở dƣới cái nút đó, và chọn lệnh PivotChart. Rồi thì bạn cũng sẽ gặp hộp thoại tạo một PivotTable nhƣ ở những bài trên, nhƣng khi tạo xong PivotTable, thì Excel cũng sẽ tự động tạo luôn một PivotChart đi kèm theo. Bây giờ chúng ta sẽ học cách tạo ra một PivotChart từ PivotTable mà bạn đã thực hành ở bài số 2, bài toán về các cửa hàng bán video. Bạn lần lƣợt theo các bƣớc sau: 1. Chắc chắn rằng bạn đang kích hoạt PivotTable. Nếu nhƣ không muốn thấy cái hộp thoại PivotTable Field List, bạn có thể tắt nó đi. Hộp thoại này có thể bật tắt bất cứ lúc nào bằng cái nút này (trong nhóm PivotTable|Options trên thanh Ribbon): 2. Bấm nút PivotChart trong nhóm PivotTable|Options trên thanh Ribbon. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Insert Chart, nhƣ hình sau:
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 141 3. Chọn Column trong danh sách Templates ở bên trái, rồi bấm vào biểu tƣợng thứ hai (stacked column) ở hàng đầu tiên trong khung bên tay phải. 4. Bấm OK để tạo biểu đồ. Bạn sẽ có một biểu đồ nhƣ hình sau. Mỗi cửa hàng (Store) đƣợc đại diện bởi một "bar" trong biểu đồ, và trong mỗi "bar" này chứa số lƣợng thể loại phim (Category) có trong cửa hàng đó, đƣợc phân biệt bởi các màu khác nhau.
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 142 Khi bạn bấm vào biểu đồ, tức là bạn kích hoạt PivotTable, Excel sẽ hiển thị hộp thoại PivotChart Filter Pane nhƣ bạn thấy ở hình trên. Bạn có thể dùng Axis Fields và Legend Fields trong hộp thoại này để lọc các dữ liệu, điều chỉnh PivotChart hiển thị hay không hiển thị biểu đồ của một loại dữ liệu nào đó. Bất kỳ việc lọc dữ liệu nào bạn thực hiện trong hộp thoại này, cũng sẽ đƣợc áp dụng trong PivotTable, và biểu đồ sẽ tự động vẽ lại theo những thay đổi trong PivotTable. Ví dụ, bấm vào Axis Fields, và chỉ chọn hai cửa hàng: Clarkville, WestEnd. Biểu đồ sẽ tự động vẽ lại nhƣ sau:
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 143 4.2.2 Tìm hiểu dữ liệu nguồn của PivotTable Chúng ta có thể sử dụng nhiều loại dữ liệu để làm nguồn cho một PivotTable:  Sử dụng dữ liệu từ một bảng tính Excel trong cùng một Sổ làm viê ̣c  Sử dụng dữ liệu từ một bảng tính Excel trong một Sổ làm viê ̣c khác  Sử dụng dữ liệu kết hợp từ nhiều nguồn khác nhau nhƣng có cấu trúc giống nhau (consolidate ranges)  Sử dụng dữ liệu từ một báo cáo PivotTable khác Những bài sau đây sẽ lần lƣợt điểm qua từng loại dữ liệu này. 2.1. Sử dụng dữ liệu của cùng một bảng tính Excel Có lẽ cách dễ nhất và cũng đƣợc nhiều ngƣời sử dụng nhất là sử dụng dữ liệu của một bảng tính Excel để làm nguồn cho PivotTable. Dữ liệu này có thể nằm trong cùng một bảng tính, nhƣ đã đƣợc trình bày ở bài 1. Mọi việc sẽ trở nên rất đơn giản khi bạn tạo một PivotTable trong cùng bảng tính chứa dữ liệu nguồn. Dữ liệu này phải đƣợc thiết kế theo dạng một List (trong Excel 2003), một Table (Excel 2010), với những yêu cầu sau:  Hàng đầu tiên chứa tên các Trƣờng (hoặc tên của các cột)  Hàng thứ hai và những hàng tiếp theo chứa dữ liệu  Không có hàng bỏ trống, nhƣng có thể có những ô trống Để tìm hiểu kỹ hơn về cấu trúc của một Table, bạn có thể tham khảo ở bài "Phân tích dữ liệu với các Table". Nếu có một ô nằm ở đâu đó trong vùng dữ liệu nguồn này đƣợc chọn khi bạn mở hộp thoại Create PivotTable, Excel sẽ tự động xác định địa chỉ của toàn bộ vùng dữ liệu và nhập nó vào trong mục Table/Range của hộp thoại. Nếu bạn muốn xác định chính xác địa chỉ của vùng dữ liệu nguồn, bạn có thể chọn một trong 3 cách sau: 1. Chọn một ô trong vùng dữ liệu trƣớc khi mở hộp thoại. Địa chỉ của vùng dữ liệu sẽ đƣợc nhập vào tự động 2. Nhập trực tiếp địa chỉ của vùng dữ liệu trong mục Table/Range của hộp thoại 3. Sử dụng nút Select trong hộp thoại để chọn vùng dữ liệu
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 144 Có một cách rất hay và rất nên làm để chỉ cho Excel biết vùng dữ liệu nằm ở đâu, là tạo một cái tên (Name) cho vùng dữ liệu. Sử dụng Name thì tiện lợi hơn việc nhập địa chỉ hoặc chọn vùng dữ liệu mỗi khi bạn muốn tham chiếu đến chúng. Để tìm hiểu thêm về Name cho vùng dữ liệu, xin đọc bài: "Sử dụng tên cho dãy". Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng một Table của Excel 2010 để làm dữ liệu nguồn cho PivotTable, thì bạn khỏi cần quan tâm đến Name, bới chính bản thân Table đã có sẵn một cái tên, khi bạn tạo nó. Và khi đã có Name của dữ liệu nguồn, bạn chỉ việc nhập trực tiếp cái tên này vào trong mục Table/Range của hộp thoại Create PivotTable. Ví dụ, ở hình sau đây, dữ liệu nguồn của PivotTable là một dãy có tên là SalesData: 2.2. Sử dụng dữ liệu nguồn từ một bảng tính Excel khác Nếu dữ liệu mà bạn sẽ dùng trong PivotTable nằm trong một bảng tính khác, các bƣớc để tạo PivotTable hơi khác một tí. Bạn sẽ phải xác định dãy ô (địa chỉ) chứa dữ liệu nguồn, và tên của sổ làm viê ̣c chứa dữ liệu nguồn.
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 145 Cách dễ nhất để thực hiện việc này , là mở đồng thời hai bảng tính . Một cái sẽ chứa PivotTable, một cái chứa dữ liệu nguồn. Rồi làm theo các bƣớc sau: 1. Chọn (kích hoạt) sổ làm viê ̣c sẽ tạo PivotTable. 2. Bấm nút PivotTable trong tab Insert của Ribbon để mở hộp thoại Create PivotTable. 3. Hãy chắc chắn rằng tùy chọn Select a Table or Range đang đƣợc chọn. 4. Bấm nút Select nằm ở phía bên phải của khung Table/Range, một hộp thoại Create PivotTable "nhỏ" nhƣ sau đây sẽ xuất hiện: 5. Bấm Alt+Tab hoặc bấm vào sổ làm viê ̣c chứa dữ liệu nguồn để kích hoạt nó. Bạn sẽ vẫn thấy cái hộp thoại Create PivotTable "nhỏ". 6. Chọn dãy chứa dữ liệu nguồn cho PivotTable. Địa chỉ của nó, bao gồm cả tên của sổ làm việc, sẽ tự động nhập vào trong hộp thoại Create PivotTable "nhỏ": 7. Bấm vào nút Select trên cửa sổ Create PivotTable "nhỏ" để chấp nhận vùng chọn và đóng nó lại, quay về hộp thoại Create PivotTable "lớn". 8. Bấm OK để quay về bảng tính với PivotTable vừa tạo. Khi một PivotTable đƣợc "link" tới một bảng tính bên ngoài, bạn chỉ có thể cập nhật (update) PivotTable nếu đƣờng link này tới bảng tính nguồn còn tồn tại. Khi bảng tính chứa dữ liệu nguồn bị đổi tên, bị dời đi chỗ khác, hoặc bị xóa, bạn sẽ không thể cập nhật PivotTable. Excel sẽ hiển thị một thông báo lỗi nếu bạn cố làm việc đó. Có thể bạn thắc mắc là tại sao có nhiều ngƣời không làm một PivotTable trong cùng một bảng tính, mà lại làm PivotTable trong một bảng tính khác? Việc này, thật ra rất hữu ích, nhất là đối với những dữ liệu khổng lồ, cồng kềnh. Có lẽ bạn đã biết những bảng tính chứa một bảng dữ liệu lớn thì chạy chậm nhƣ thế nào. Khi đặt PivotTable trong một bảng tính khác, bạn vẫn có thể có đƣợc những thống kê, mà không cần thiết phải mở dữ liệu nguồn ra. Hoặc
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 146 khi bạn muốn thống kê dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bạn có thể tạo một sổ làm viê ̣c trung gian, chứa nhiều PivotTable, mà mỗi PivotTable thì "link" đến một dữ liệu nguồn riêng. Có một điều bạn cần nên biết, là bản thân PivotTalbe không bao giờ tự "refresh" dữ liệu, nghĩa là nó không thể tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn thay đổi, bất kể dữ liệu nguồn nằm trong cùng một sổ làm viê ̣c với PivotTable hay nằm trong một worbook khác. Việc tính toán lại bảng tính (recalculated) cũng không cập nhật lại dữ liệu cho PivotTable. Bạn phải thực hiện chuyện "refresh" bằng tay. Bằng hai cách:  Bấm chuột phải vào PivotTable và chọn lệnh Refresh Data  Bấm vào nút Refresh nằm trong tab PivotTable|Option trên Ribbon (bạn chỉ thấy tab này khi bạn kích hoạt PivotTable). 2.3. Sử dụng nhiều dãy dữ liệu có cùng cấu trúc (Multiple Consolidation Ranges) Thuật ngữ "Multiple Consolidation Ranges" (nhiều dãy dữ liệu có cùng cấu trúc), thật ra không phức tạp nhƣ cái tên của nó. Tất cả chỉ đơn giản là tạo một PivotTable dựa trên hai hoặc nhiều bảng dữ liệu (là Table, hay là List trong các version trƣớc). Những nguồn dữ liệu này có thể nằm trong cùng một bảng tính, hoặc nằm trong những bảng tính khác nhau. Nhƣng, chức năng Create PivotTable của Excel 2010 mà chúng ta đã làm quen từ đầu đến giờ, lại không hỗ trợ Multiple Consolidate Ranges, và không có tùy chọn này. Để sử dụng đƣợc Multiple Consolidation Ranges, chúng ta phải cầu viện đến chức năng PivotTable and PivotChart Wizard, một chức năng có trong những version trƣớc của Excel. Trong Excel 2010, chức năng này vẫn còn, nhƣng bị ẩn đi. Để gọi nó ra, bạn phải sử dụng những phím tắt dùng để gọi PivotTable and PivotChart Wizard trong Excel 2003, đó là: Alt+D+P. Nếu nhƣ bạn thuộc tất cả các phím tắt để gọi lệnh trên menu của Excel 2003, thì bạn có thể sử dụng chúng trong Excel 2010, cho dù Ribbon của Excel 2010 thì chẳng giống gì Menu Bar của Excel 2003. Để sử dụng đƣợc Multiple Consolidation Ranges, bắt buộc mỗi danh sách mà bạn muốn dùng làm dữ liệu nguồn cho PivotTable phải có cùng cấu trúc, có nghĩa là tất cả những tiêu đề cột (nằm trên hàng đầu tiên) và tiêu đề dòng (nằm trong cột đầu tiên bên trái) phải giống hệt
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 147 nhau. Nếu nhƣ có một hàng nào, hoặc cột nào nằm riêng lẻ, thì chúng sẽ không đƣợc tích hợp vào trong báo cáo PivotTable. Đây là một ví dụ về các nguồn dữ liệu có thể sử dụng với chức năng Multiple Consolidation Ranges: Để khởi động "Wizard", bạn hãy bấm Alt+D rồi bấm thêm phím P. Và tại Step 1, bấm vào tùy chọn Multiple Consolidation Ranges: Sau khi bấm Next để sang Step 2a, bạn sẽ có 2 tùy chọn:  Create a single page field for me — Để Excel tự động tạo ra một Page Field đơn, với mỗi vùng dữ liệu nguồn là một mục (item) trong Page Field đó. Page Field có thể tạm hiểu nhƣ là chức năng lọc "cấp 1" của PivotTable. Trong cửa sổ PivotTable Field Lists, Page Field chính là những mục nằm trong khung Report Filter. Nếu không có, xem nhƣ Page Field = All (xem tất cả các dữ liệu).  I will create the page fields — Dùng tùy chọn này để tự tạo các Page Field của riêng bạn. Bạn có thể tạo tối đa là 4 Page Field, mỗi Page Field lọc ra một thành phần nào đó của các dữ liệu.
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 148 2.3.1. Tạo một trang tổng hợp duy nhất với chức năng Create a single page field for me Bạn xem lại bảng tính EmployeeData mà tôi vừa trình bày ở bài trƣớc. Bạn sẽ thấy có 3 danh sách, mỗi danh sách là một phƣơng án tuyển dụng nhân viên cụ thể cho các bộ phận. Và cả 3 danh sách đều có cùng cấu trúc, cũng nhƣ tiêu đề của các hàng, cột này là giống nhau. Để tạo một PivotTable dựa vào 3 danh sách này, bạn hãy sử dụng PivotTable and PivotChart Wizard theo các bƣớc tôi đã trình bày ở bài trƣớc, và khi đang ở trong Step 2a, hãy đánh dấu vào tùy chọn Create a Single-Page Field, rồi bấm Next để sang Step 2b, rồi theo các bƣớc sau: 1. Bấm vào nút Select ở bên phải hộp Range 2. Chọn dãy A3:B9 trong bảng tính. 3. Bấm lại vào nút Select để đƣa dãy vừa chọn vào trong khung Range. Ghi chú: Nếu bạn bỏ qua bước 1, mà chỉ cần dùng chuột chọn trực tiếp dãy A3:B9 trong bảng tính, Excel sẽ tự hiểu là bạn đã bấm nút Select rồi, nên cũng sẽ bỏ qua luôn bước 3 này. Khi bạn kết thúc việc chọn dãy bằng chuột, Excel sẽ đưa bạn vào thẳng bước 4 sau đây. 4. Bấm nút Add để thêm dãy vừa chọn vào trong danh sách All Ranges. 5. Lập lại bƣớc 1 đến bƣớc 4 để chọn và thêm vào danh sách All Ranges hai dãy D3:D9 và G3:G9. Tới đây, màn hình của bạn sẽ giống nhƣ sau: 6. Bấm Next để sang Step 3.
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 149 7. Tại đây, bạn có thể chọn New Worksheet để tạo PivotTable trong một Trang tính mới, hoặc chọn Existing worksheet và bấm chuột vào nơi bạn muốn tạo PivotTable ngay trong bảng tính này. 8. Bấm Finish. Bạn sẽ có một PivotTable nhƣ sau: Trong PivotTable này, nhãn Column Labels có một mũi tên thả xuống, bạn có thể dùng nó để lọc ra cột muốn xem. Trong trƣờng hợp này, do các dữ liệu nguồn chỉ có một cột (Employees), nên nút này không cần dùng đến, nhƣng nếu các dữ liệu nguồn của bạn có nhiều cột, bạn sẽ cần dùng đến nó. Nhãn Row Labels cũng có một mũi tên thả xuống, dùng để lọc ra những hàng muốn xem. Những nút thả xuống này là điểm đặc trƣng mà bạn có thể thấy trong tất cả các PivotTable. Còn nút thả xuống của nhãn Page1 thì có gì đặc biệt? Nó cho phép bạn lọc ra dữ liệu nguồn nào muốn xem, nhƣ bạn thấy ở hình sau đây, khi bấm vào nó. Các mục Item1, Item2 và Item3 tham chiếu đến 3 dữ liệu nguồn mà bạn đã dùng làm dữ liệu nguồn cho PivotTable. Bạn có thể chọn tổng hợp dữ liệu theo tất cả các nguồn (All), hoặc chỉ 1 nguồn nào đó. Nếu muốn tổng hợp nhiều hơn 1 nguồn dữ liệu, bạn phải bấm vào tùy chọn Select Multiple Items.
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 150 Bạn hãy thử sử dụng các nút thả xuống bên cạnh các nhãn, để xem chúng làm việc nhƣ thế nào. Lọc là một trong chức năng quan trọng nhất của một PivotTable, bạn cần hiểu rõ cách lọc của một PivotTable, để có thể dễ dàng tiếp cận với những chức năng cao cấp hơn. Trong PivotTable mà chúng ta đã thực hành trong bài này, có cột Grand Total, là một mặc định của PivotTable. Tuy nhiên, bởi vì các dữ liệu nguồn của chúng ta chỉ có 1 cột, nên không cần thiết đến cột Grand Total, tôi sẽ nói về cách bỏ cái cột này đi trong bài sau. 2.3.2. Tạo một PivotTable có nhiều trang tổng hợp từ những dữ liệu nguồn có cùng cấu trúc Trong công việc hằng ngày, nhất là khi phải thƣờng xuyên tổng hợp những dữ liệu kiểu nhƣ: Báo cáo doanh thu quý I, Báo cáo doanh thu quý II, Báo cáo doanh thu quý III, v.v..., bạn nên sử dụng PivotTable, với tùy chọn thứ 2 khi đang ở trong Step 2a của PivotTable and PivotChart Wizard: I will create the page fields. Tùy chọn này rất thích hợp khi tổng hợp từ nhiều nguồn dữ liệu có cùng cấu trúc, mà những nguồn dữ liệu đó có cùng tiêu đề, chỉ khác vài con số dùng để tổng hợp (theo quý, theo năm, theo tháng...), chẳng hạn nhƣ bảng tính này:
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 151 Đây là 4 bảng tổng hợp số học sinh đạt yêu cầu theo từng môn, và theo từng học kỳ trong hai năm học 2005, 2006; cả 4 đều có chung tiêu đề Year ... Semester .... Chúng ta hãy thử. Bạn hãy sử dụng PivotTable and PivotChart Wizard theo các bƣớc đã trình bày ở bài 2.3, và khi đang ở trong Step 2a, hãy đánh dấu vào tùy chọn I will create the page fields, rồi bấm Next để sang Step 2b, rồi theo các bƣớc sau: 1. Nhập khối dữ liệu nguồn thứ nhất (A2:B8) vào trong khung Range 2. Bấm nút Add để thêm nó vào trong danh sách All Ranges 3. Lập lại hai bƣớc trên ba lần, để thêm 3 khối dữ liệu còn lại (D2:D8, A11:B17, và D11:E17) vào trong danh sách All Ranges. Tại thời điểm này, màn hình của bạn sẽ giống nhƣ hình sau:
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 152 4. Bấm vào tùy chọn 2 ở phần How many page fields do you want? 5. Bạn sẽ thấy phần đang mờ mờ ở dƣới cùng của hộp thoại PivotTable and PivotChart Wizard mở ra 2 cái: Field one và Field two (bạn chỉ có thể có tối đa 4 trang tổng hợp). 6. Tới đây, hãy tạm dừng một chút để vạch ra một vài ý tƣởng cho việc thống kê dữ liệu. Bạn cần có bao nhiêu trang tổng hợp? Hay nói cách khác, bạn cần thống kê dữ liệu theo mấy tiêu chí? Hãy nhìn vào tiêu đề của 4 dữ liệu nguồn. Ở đó chúng ta có hai năm học: 2005 và 2006, và hai học kỳ (semester): học kỳ 1 và học kỳ 2. Vậy, ý tƣởng hay nhất, có lẽ là thống kê theo năm để lọc ra dữ liệu của từng năm, hoặc cả 2 năm; và đồng thời cũng thống kê theo từng học kỳ, để lọc ra dữ liệu của từng học kỳ hoặc cả 2 học kỳ. Nhƣ vậy, chúng ta cần có hai trang tổng hợp, đó là lý do tại sao ở bƣớc 4 trên đây, tôi nói bạn bấm vào tùy chọn 2. Mời bạn tiếp tục: 7. Trong danh sách All Ranges, chọn dãy đầu tiên: A2:B8, dãy này là số liệu của học kỳ 1 năm 2002. 8. Nhập Year 2002 vào trong Field one.
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 153 9. Nhập Semester 1 vào trong Field two. 10. Chọn tiếp dãy thứ hai: D2:E8, dãy này là số liệu của học kỳ 1 năm 2003. 11. Nhập Year 2003 vào trong Field one. 12. Bởi vì trong Field two đã có sẵn Semester 1, nên thay vì nhập, bạn có thể chọn nó từ nút mũi tên thả xuống. 13. Chọn dãy thứ ba: A11:B17, dãy này là số liệu của học kỳ 2 năm 2002. 14. Chọn Year 2002 từ nút mũi tên thả xuống cho Field one. 15. Nhập Semester 2 vào trong Field two. 16. Chọn dãy cuối cùng: D11:E17, chọn Year 2003 cho Field one và Semester 2 cho Field two từ các nút mũi tên thả xuống. Bấm Next để hoàn tất PivotTable và đặt nó ở trong cùng Trang tính hay trong một Trang tính khác, tùy bạn. Thành quả của chúng ta giống nhƣ sau, là một PivotTable tổng hợp tất cả số học sinh đạt yêu cầu của cả hai năm học 2002 và 2003, thống kê chi tiết theo từng môn học:
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 154 Nếu bạn bấm nhãn Page 1, bạn sẽ có hai lựa chọn: Year 2002 và Year 2003; cũng vậy, khi bấm nhãn Page 2, bạn sẽ có hai lựa chọn: Semester 1 và Semester 2. Bởi vì trong PivotTable này chỉ có 1 cột, nên bạn có thể bỏ cái Grand Total đi bằng cách: bấm chuột phải vào ngay nhãn Grand Total, và chọn Remove Grand Total từ menu mở ra. 2.4. Tạo một PivotTable sử dụng dữ liệu nguồn từ một báo cáo PivotTable đã có Lựa chọn cuối cùng cho việc tạo một PivotTable là dựa vào một PivotTable hoặc một PivotChart đã có. Nói cách khác, ta sử dụng Summary Data của một PivotTable đã có làm Raw Data cho báo cáo thứ hai. Có hai cách để tạo một PivotTable là dựa vào một PivotTable đã có:  Nếu bạn sử dụng Excel 2010, bạn chỉ việc gọi lệnh tạo một PivotTable nhƣ vẫn thƣờng làm, và chọn một PivotTable có sẵn làm dữ liệu nguồn cho nó.
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 155  Nếu bạn sử dụng PivotTable and PivotChart Wizard, đánh dấu vào tùy chọn Another PivotTable or PivotChart Report ở bƣớc 1 (tùy chọn này chỉ xuất hiện khi bảng tính của bạn đã có chứa ít nhất một PivotTable). Sau khi bạn bấm Next, bạn sẽ thấy một danh sách các PivotTable hoặc PivotChart đang có, rồi bạn chọn một cái để làm dữ liệu nguồn. Tại sao lại sử dụng một PivotTable đã có để làm dữ liệu nguồn cho một PivotTable khác? Trong nhiều trƣờng hợp, ít nhất là lúc ban đầu, bản PivotTable thứ hai sẽ có cùng một dữ liệu nguồn với bản PivotTable thứ nhất. Nhƣng với việc định dạng cho bản PivotTable thứ hai, bạn sẽ tạo ra đƣợc hai cách xem cho cùng một dữ liệu nguồn, rất hữu dụng cho một số giải pháp xử lý dữ liệu. Ví dụ, bạn đã có một PivotTable tổng hợp dữ liệu, nhƣng có lẽ vẫn còn một ít rắc rối (vì dữ liệu có nhiều vấn đề cần xử lý). Bằng cách tạo thêm một PivotTable nữa dựa vào PivotTable đã có, bạn sẽ có đƣợc một cái nhìn cụ thể hơn, dễ xem hơn về dữ liệu nguồn. Thêm nữa, việc tạo một PivotTable sử dụng dữ liệu nguồn từ một PivotTable đã có, sẽ ít chiếm dụng bộ nhớ hệ thống hơn là tạo 2 PivotTable từ một dữ liệu nguồn. Thiết nghĩ đây cũng là một vấn đề cần cân nhắc khi chúng ta phải xử lý những dữ liệu lớn. 4.2.3 Sử dụng các công cụ của PivotTable và định dạng PivotTable Excel có một số công cụ đƣợc thiết kế đặc biệt cho các báo cáo PivotTable. Bạn sẽ thấy những công cụ này trên Ribbon Options và Design, xuất hiện khi có một PivotTable đƣợc kích hoạt. Khi kích hoạt một PivotTable, bạn sẽ thấy có thêm Ribbon Options và Design 3.1. Tìm hiểu PivotTable Field List Có lẽ công cụ mà bạn sẽ phải dùng đến thƣờng xuyên nhất khi làm việc với PivotTable là Danh sách trƣờng. Bạn dùng Danh sách trƣờng để chỉ ra loại dữ liệu nào sẽ đƣợc đƣa vào báo cáo PivotTable, và sắp xếp chúng trong báo cáo. Khi bạn vừa ra lệnh tạo mới một PivotTable, bạn sẽ có một báo cáo rỗng. Khi đó, PivotTable Field List hiển thị tất cả những Trƣờng có trong dữ liệu nguồn. Đây là một ví dụ:
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 156 Một PivotTable mới tinh, phía bên phải là PivotTable Field List, chƣa có trƣờng nào đƣợc chọn Để thêm một trƣờng nào vào trong báo cáo PivotTable, bạn chỉ cần đánh dấu vào hộp kiểm ngay bên cạnh tên trƣờng. Excel sẽ thêm trƣờng đó vào một trong 4 vùng nằm ở phần dƣới của PivotTable Field List. Bốn vùng này là: 1. Report Filter: Những Trƣờng nào đƣợc thêm vào trong vùng này, sẽ đƣợc dùng để lọc toàn bộ dữ liệu nguồn. Nói cách khác, PivotTable chỉ hiển thị những dữ liệu nào thỏa mãn điều kiện của Report Filter. 2. Columns Label: Những Trƣờng nào đƣợc thêm vào trong vùng này, sẽ đƣợc dùng làm tiêu đề cột cho báo cáo PivotTable.
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 157 3. Row Label: Những Trƣờng nào đƣợc thêm vào trong vùng này, sẽ đƣợc dùng làm tiêu đề hàng cho báo cáo PivotTable. 4. Values: Những Trƣờng nào đƣợc thêm vào trong vùng này sẽ đƣợc tính tổng theo mặc định và hiển thị trên vùng nội dung chính (main body) của PivotTable, nói cách khác, đây chính là những thống kê từ dữ liệu nguồn, mà bạn muốn có khi sử dụng PivotTable. Khi bạn đánh dấu kiểm vào một trƣờng nào đó, làm sao Excel biết bạn muốn đem trƣờng đó vào vùng nào? Đơn giản thôi: Nếu trƣờng chỉ chứa những dữ liệu là số, thì nó sẽ đƣợc đem vào trong vùng Values, còn nếu trƣờng có chứa những loại dữ liệu khác (text, ngày tháng...) thì nó sẽ đƣợc đem vào trong vùng Row Labels. Tuy nhiên, việc Excel đem trƣờng vào trong vùng nào thì không quan trọng. Bởi vì bạn có thể di chuyển các trƣờng từ vùng này sang vùng khác, nếu thấy cần thiết. Xem ví dụ sau đây, minh họa một PivotTable cùng với Field List của nó. Bạn sẽ biết cách tạo ra PivotTable này trong bài sau. Còn bây giờ, hãy lƣớt qua các vùng mà tôi đã đánh số trong hình, tƣơng ứng với 4 vùng của Danh sách trƣờng vừa trình bày ở trên. 1. Region đƣợc đặt trong vùng Report Filter, và nó nằm trong vùng Filter của báo cáo (ở trên cao, góc trái), có chức năng lọc toàn bộ dữ liệu nguồn. 2. Date đƣợc đặt trong vùng Row Labels, và nó là các tiêu đề hàng của báo cáo PivotTable. 3. Store đƣợc đặt trong vùng Column Labels, và nó là các tiêu đề cột của báo cáo PivotTable. 4. Camping (chính xác hơn, là Sum of Camping) đƣợc đặt trong vùng Values, và nó là các dữ liệu đã đƣợc lọc ra trong báo cáo PivotTable. Bài tiếp theo sẽ trình bày cách sử dụng Danh sách trƣờng để sắp xếp cách trình bày một PivotTable theo nhƣ ý bạn muốn.
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 158 .............. PivotTable Field List, với các trƣờng đã đƣợc thêm vào trong 4 vùng bên dƣới 3.2. Sử dụng PivotTable Field List Ở bài trƣớc, bạn đã biết rằng khi đƣa một Trƣờng vào trong một vùng của Danh sách trƣờng, thì nó sẽ nằm ở đâu trong PivotTable, hay nói cách khác, việc đƣa Trƣờng vào một trong bốn
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 159 vùng của Danh sách trƣờng sẽ ảnh hƣởng thế nào đến cấu trúc của PivotTable. Bài này sẽ trình bày cho bạn thay đổi cấu trúc đó bằng cách sử dụng Danh sách trƣờng. Trƣớc hết, mời bạn mở tê ̣p SportingGoodsRawData.xlsx (ở cuối bài này). Yêu cầu đặt ra là thống kê lƣợng hàng phục vụ cho dã ngoại (Camping) đã bán đƣợc theo cửa hàng (Store) và theo ngày (Date) của từng vùng (Region). Bạn theo các bƣớc sau: 1. Bấm con trỏ vào bất kỳ ô nào trong vùng dữ liệu. 2. Bấm nút PivotTable từ Ribbon Insert để mở hộp thoại Create PivotTable. 3. Bấm OK. Excel sẽ tạo một PivotTable "rỗng" nhƣ hình sau: Hình 3.4. PivotTable, lúc ban đầu 4. Trong Danh sách trƣờng, chọn (bấm vào hộp kiểm ở ngay bên trái) các Trƣờng Store, Region, Camping, và Date. Tới lúc này, bảng tính của bạn sẽ giống hình 3.5.
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 160 PivotTable với cấu trúc theo mặc định, chƣa chỉnh sửa Bạn đã thấy. Trƣờng Camping và Store đều đƣợc đặt trong vùng Values, bởi Excel thấy chúng chứa toàn các dữ liệu kiểu số. Trƣờng Region và Date đƣợc đem vào trong vùng Row Labels bởi chúng có chứa những dữ liệu kiểu ngày tháng và text. Dĩ nhiên, cấu trúc này của PivotTable không phải là thứ chúng ta cần, chính xác hơn, về cơ bản thì nó không có ích lợi gì, bởi vì mục đích của chúng ta là thống kê lƣợng hàng phục vụ cho dã ngoại (Camping) đã bán đƣợc theo cửa hàng (Store) và theo ngày (Date) của từng vùng (Region). Tất cả những gì cần làm để đạt đƣợc mục đích, là sắp xếp lại các trƣờng trong các vùng của Danh sách trƣờng. Bạn có thể di chuyển một trƣờng sang vùng khác bằng hai cách:  Bấm vào trƣờng muốn di chuyển và di chuyển (drag) nó vào trong vùng khác.
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 161  Bấm vào nút mũi tên thả xuống bên cạnh tên trƣờng (ở trong một vùng nào đó), rồi chọn lệnh Move to XXXX (với XXXX là tên của vùng bạn muốn dời trƣờng này đến). Dùng nút mũi tên thả xuống để dời trƣờng Region vào vùng Report Filter Và thực hiện những việc sau:  Dời trƣờng Region vào vùng Report Filter  Dời trƣờng Store (đang mang tên là Sum of Store) vào vùng Column Labels PivotTable của bạn lúc này sẽ giống nhƣ hình sau:
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 162 PivotTable sau khi đƣợc chỉnh sửa Cuối cùng, bạn hãy định dạng cho giá trị trong PivotTable theo dạng tiền tệ:  Bấm vào nút mũi tên thả xuống cạnh trƣờng Sum of Camping trong vùng Values  Chọn Value Field Settings trong danh sách mở ra, để mở hộp thoại Value Field Settings. Chọn Value Field Setting cho trƣờng Sum of Camping  Bấm vào nút Number Format để mở hộp thoại Format Cells quen thuộc.
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 163 Bấm nút Number Format để mở hộp thoại Format Cells  Chọn loại định dạng Currency (tiền tệ), rồi bấm OK hai lần để trở về PivotTable. PivotTable của bạn cuối cùng sẽ giống nhƣ sau, và đó cũng là tất cả những gì chúng ta muốn. PivotTable đã hoàn chỉnh theo yêu cầu 3.3. Thiết lập các tùy chọn cho PivotTable Field List Hộp thoại Field List sẽ tự động hiện ra mỗi khi bạn bấm chuột vào bất kỳ chỗ nào trong PivotTable, nghĩa là khi PivotTable đƣợc kích hoạt thì hộp thoại Field List sẽ tự động mở ra.
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 164 Tuy nhiên, bạn có thể đóng hộp thoại Field List bằng cách bấm vào nút Field List trên Ribbon Options (và bấm vào một lần nữa để mở nó ra lại). Bấm vào nút này để đóng hoặc mở hộp thoại Field List Cũng giống nhƣ mọi hộp thoại khác, bạn có thể di chuyển Danh sách trƣờng tới bất kỳ nơi nào bạn thích bằng cách bấm vào vùng tiêu đề của hộp thoại và di chuyển đi, hoặc thu nhỏ nó lại hay mở rộng nó ra bằng cách bấm và kéo các cạnh biên. Bình thƣờng, hộp thoại Field List hiển thị danh sách các Trƣờng ở phía trên, và sắp xếp 4 vùng dữ liệu sẽ hiển thị trong PivotTable ở bên dƣới. Bạn có thể thay đổi sự sắp xếp này bằng cách bấm vào cái nút nằm ở phía trên bên phải của hộp thoại Field List, và chọn 1 trong 5 kiểu hiển thị từ menu mở ra: Chọn các kiểu hiển thị khác cho hộp thoại Field List Hộp thoại Field List còn có một tùy chọn nữa, nằm ở góc dƣới bên trái: Defer Layout Update, giúp bạn tạm ngƣng việc tự động cập nhật dữ liệu trong PivotTable.
Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 165 Bấm vào nút này để tạm thời ngƣng chức năng tự động cập nhật cho PivotTable Bình thƣờng, tùy chọn này không đƣợc bật. Bất kỳ những thay đổi nào của bạn trong hộp thoại Field List (di chuyển, thêm, xóa các trƣờng, thiết lập định dạng số cho một trƣờng nào đó, v.v...) sẽ đƣợc cập nhật ngay tức khắc trong PivotTable. Nếu bạn có một PivotTable lớn, phức tạp, nhất là khi PivotTable sử dụng nguồn dữ liệu từ bên ngoài Excel, việc tự động cập nhật này sẽ diễn ra khá chậm chạp và mất thời gian. Bạn có thể bật tùy chọn Defer Layout Update để tạm ngƣng việc tự động cập nhật, và sau khi đã hài lòng với cách bố trí các Trƣờng vào các vùng dữ liệu, bạn bấm nút Update để tất cả những thay đổi của bạn đƣợc cập nhật cùng một lúc.
Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 166 CHƯƠNG 5: ĐỒ THỊ TRONG EXCEL 5.1 Giới thiệu đồ thị Đồ thị giúp trình bày các số liệu khô khan bằng việc vẽ thành các hình ảnh trực quan, dễ hiểu. Đồ thị đƣ ợc liên kết với d ữ liệu của nó trong bảng tính, do đó khi thay đổi dữ liệu của nó trong bảng tính thì lập tức đồ thi ̣sẽ thay đổi tƣơng ứng theo. Trong Excel 2010 việc vẽ đồ thi ̣ chƣa bao giờ dễ dàng và đẹp nhƣ bây giờ. Excel có rất nhiều kiểu đồ thi ̣khác nhau phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau c ủa rất nhiều loại đối tƣợng sử dụng bảng tính, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá thế giới đồ thi ̣c ủa Excel trong bài học này. Đồ thị là m ột đối tƣợng (object) của Excel, đối tƣợng này chứa các dữ liệu và biểu diễn thành hình ảnh với màu sắc và kiểu dáng rất phong phú. Nhìn chung, Excel có 2 loại đồ thi ̣đó là đồ thi ̣n ằm trong Trang tính (còn gọi là Embedded chart) và ChartSheet. Để chuyển đổi qua lại giữa 2 loại đồ thi ̣này ta làm nhƣ sau: Chọn đồ thi ̣ Chart Tools  Design  Location Move Chart chọn Object in + Tên Trang tính (đồ thi ̣nằm trong Trang tính) hay chọn New sheet + Nhập tên ChartSheet vào. Chọn ChartSheet hay Embedded chart 5.2. Vẽ đồ thị Phần này trình bày các bƣớc vẽ đồ thi ̣t ừ một bảng số liệu cho trƣớc và m ột số tùy chọn của đồ thi ̣. Kết quả nghiên cứu về sự thõa mãn của các nhóm khách hàng phân theo đ ộ tuổi đƣợc cho nhƣ hình bên dƣới , nếu chúng ta dùng kết quả này để báo cáo cũng không có v ấn đề gì,
Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 167 tuy nhiên báo cáo sẽ sinh động và thuyết phục hơn nếu chúng ta biến các con số này thành đồ thị để đƣợc nhìn thấy một cách trực quan hơn. Bảng số liệu nghiên cƣ́ u Hãy làm theo các bƣớc sau đ ể vẽ đồ thị: B1. Chọn vùng dữ liệu A3:D9, chọn luôn các nhãn của các c ột. B2. Chọn kiểu đồ thi ̣t ừ Ribbon Insert Charts. Mỗi nhóm đồ thi ̣bao gồm nhiều kiểu khác nhau, ví dụchúng ta chọn nhóm Column Clustered Column. Chọn kiểu đồ thi ̣ B3. Xong bƣớc 2 là chúng ta đã có ngay m ột đồ thi ̣dạng cột nhƣ hình trên, tuy nhiên chúng ta có thể đổi các bố trí của các thành phần trên đồ thi ̣ . Chọn đồ thị Chart Tools 
Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 168 Design  Chart Layout  Chọn cách b ố trí thích hợp. Ví dụta ch ọn kiểu Layout 3 trong Chart Layout. Lƣ̣a chọn layout B4. Đảo các chuỗi số liệu từ dòng thành cột và ngƣ ợc lại: Chart Tools Design Data Switch Row/Column. Chúng ta thực hiện lệnh này khi các đồ thi ̣ở bƣớc trên chƣa hiển thi ̣đúng nhƣ mong muốn . Ví dụchúng ta mu ốn nhóm các nhóm tu ổi lại để dễ so sánh giƣ̃a các tháng với nhau. Đảo dòng/ cột B5. Nếu thấy kiểu đồ thi ̣trên không đe ̣p, chúng ta có thể đổi sang kiểu khác bằng cách: Chart Tools Design  Type  Change Chart Type, hộp thoa ̣i Insert Chart hiển thi ̣liê ̣t kê toàn bộ các kiểu đồ thi ̣hiê ̣n có của Excel tha hồ cho ba ̣n lƣ̣a chọn.
Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 169 Hộp thoa ̣i Insert Chart và chọn kiểu đồ thi ̣khác B6. Ngoài ra , nếu ba ̣n thấy tông màu của đồ thi ̣chƣa đe ̣p thì vào chọn Chart Tools Design Chart Styles chọn More ( ). Chọn Chart Style
Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 170 5.3. Các thao tác trên đồ thị a. Nhặn biét cắc thằnh phằn trên đò thị Các thành phần thông dụng 1. Chart Title 7. Horizontal Axis 2. Chart Area 8. Data Table 3. Plot Area 9. Horizontal Axis itle 4. Data Label 10. Vertical Gridlines 5. Legend 11. Vertical Axis 6. Horizontal Gridlines 12. Vertical Axis Title Mọt só thằnh phằn chỉ có trong đò thị3-D o Back wall: Màu/ hình hền phía sau đồ thị o Side wall: Màu/ hình nền ở các cạnh bên của đồ thị
Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 171 o Floor: Màu/ hình nền bên dƣới đồ thị o Column depth: Độ sâu của các thành phần biểu diễn chuỗi số liệu dƣới dạng 3-D. b. Các thăo tác với đồ thị Chọn thành phần trên đồ thị o Cách dễ nhất là dùng chuột bấm lên thành phần cần chọn, thành phần đƣợc chọn sẽ có 4 hoặc 8 nút xuất hiện bao quanh. Khi đồ thi ̣đã đƣợc chọn , chúng ta có thể dùng các phím mũi tên để di chuyển đến các thành phần trong đồ thị. o Ngoài ra, bạn có thể chọn các thành phần tại Chart Tools Format Current Selection Chọn thành phần trên đồ thi ̣ Di chuyển đò thị • Đồ thị là Embedded Chart , bấm chuột trái lên đồ thị vùng Chart A rea để chọn đồ thi ̣ di chuyển, khi đó đầu con trỏ chuột có thêm ký hiệu mũi tên 4 chiều (xem hình dƣới). • Giƣ̃ chuột trái và di chuyển đồ thị đến nơi khác. Thay đổi kích thướ c đồ thi ̣ • Đồ thị là Embedded Chart , bấm chuột trái lên đồ thị vùng Chart Area để chọn đồ thị cần thay đổi kích thƣớc, khi đó xung quanh đồ thi ̣xuất hiê ̣n 8 nút nắm. • Di chuyển chuột vào các nút này, giƣ̃ chuột trái và di chuyển hƣớng vào tâm đồ thi ̣để thu nhỏ và hƣớng ra ngoài để phóng to.
Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 172 Săo chép đò thị • Chọn đồ thi ̣, dùng tổ hợp phím <Ctrl+C> để chép đồ thi ̣vào bộ n hớ, rồi di chuyển đến một ô nào đó trong bảng tính và bấm <Ctrl+V> để dán đồ thi ̣vào. Xóă đò thị • Chọn đồ thi ̣sau đó bấm phím Delete để xóa đồ thi ̣. Để xóa Chart Sheet, trƣớc tiên hãy chọn Chart Sheet, sau đó bấm chuột phải và chọn Delete từ menu lối tắt hiện ra. Thêm cắc thằnh phằn củă đò thị • Chọn đồ thi ̣ chọn Chart Tools Design Chart Layouts Sử dụng các nhóm lệnh tạo các thành phần tƣơng ứng trên đồ thi ̣đƣợc thiết kế sẵn nhƣ tựa đề , chú thích, các nhãn, đƣờng lƣới,… Sắp xếp vằ xóă cắc thằnh phằn củă đò thị • Một số thành phần trong đồ thi ̣có thể di chuyển đƣợc nhƣ tựa đề , chú thích, nhãn. Muốn di chuyển thành phần nào trƣớc tiên hãy dùng chuột chọn nó , sau đó bấm và giữ trái tại cạnh của thành phần và kéo đến vi ̣trí mới trong đồ thi ̣. • Ngoài ra có thể vào Chart Tools Layout chọn từ các danh sách thiết kế sẵn. • Để xóa thành phần nào , bạn chỉ cần dùng chuột chọn thành phần đó và bấm phím Delete. Các thành phần trên đồ thị In đò thị • In đồ thi ̣cũng giống nhƣ in các đối tƣợng khác của Excel lƣu ý Print Preview trƣớc khi in để đảm bảo trang in đƣợc trọn vẹn nội dung. • Nếu bạn muốn in đồ thi ̣thành một trang riêng thì hãy chọn đồ thi ̣và bấm nút Print để in, khi đó Excel chỉ ra lệnh in đồ thi ̣mà bạn đang chọn.
Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 173 c. Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị Việc hiệu chỉnh và đi ̣nh dạng các thành phần trên đồ thi ̣ta có thể dùng Ribbon hay dùng các hộp thoại. Cách dễ thực hiện nhất là bấm chuột phải lên thành phần cần đi ̣nh dạng và chọn Format … hay bấm <Ctrl+1>. Sau đây là minh họa hiệu chỉnh và đi ̣nh dạng một số thành phần của đồ thi ̣. Hiệu chỉnh Chart Area • Chúng ta có thể hiệu chỉnh màu sắc, hiệu ứng, đƣờng kẻ, khung, đổ bóng… cho Chart Area bằnh cách : chọn Chart Area bấm chuột phải chọn Format Chart Area… Đi ̣nh dạng Chart Area • Ngoài ra bạn có thể vào Ribbon Chart Tools Format nhóm Shape Styles có cung cấp rất nhiều mẫu đi ̣nh dạng dựng sẵn rất đẹp. Ghi chú:  Fill: Nhóm lệnh liên quan đến tô nền cho thành phần đang chọn Border Color: Nhóm lệnh liên quan đến kẻ khung và màu sắc của thành phần đang chọn
Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 174  Border Styles: Các kiểu đƣờng két kẻ khung của thành phần đang chọn.  Shadow: Liên quan đến việc đổ bóng cho thành phần đang chọn  3-D Format: Tạo hiệu ứng 3-D cho thành phần đang chọn. Đi ̣nh dạng bằng Ribbon Hiệu chỉnh Flot Area • Chọn Plot Area Chart Tools Format Shape Styles chọn kiểu đi ̣nh dạng • Muốn phóng to/ thu nhỏ Plot Area Bấm chuột trái vào các nút Plot Area và kéo hƣớng vào Plot Area để thu nhỏ và hƣớng ra ngoài Plot Area để phóng to. Hiệu chỉnh tiêu đề đò thị, chú thích, tiêu đề trục hoành và trục tung,… Tùy theo kiểu đồ thi ̣đang xử lý mà Excel cho phép bạn hiệu chỉnh các loại tiêu đề của kiểu đồ thi ̣đó. • Để thêm tiêu đề chính cho đồ thi ̣vào : Chart Tools Layout Labels Chart Title lựa chọn kiểu từ danh sách • Để thêm tiêu đề cho trục hoành (hay trục tung ) vào Chart Tools Layout Labels Axis Titles lựa chọn kiểu từ danh sách
Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 175 • Để thêm chú thích vào Chart Tools Layout Labels Legend lựa chọn kiểu từ danh sách • Để thêm nhãn dữ liệu vào Chart Tools Layout Labels Data Labels lựa chọn kiểu từ danh sách • Để thêm bảng dữ liệu vào Chart Tools Layout Labels Data Table lựa chọn kiểu từ danh sách. • Ngoài ra chúng ta có thể chèn các Text Box vào đồ thị Chart Tools Layout Insert Text Box. Hiệu chỉnh chú thích cho đồ thi ̣từ hộp thoại Data Source Hiệu chỉnh đường lướ i ngăng vằ dọc • Muốn thêm hay bỏ đƣờng lƣới trƣớc tiên bạn chọn Plot Area, rồi vào Chart Tools  Layout  Axes  Gridlines  chọn kiểu phù hợp từ danh sách. • Để hiệu chỉnh màu sắc , kiểu của đƣờng lƣới nào thì chọn nó và vào Chart Tools  Format  Shape Style  chọn kiểu và màu sắc theo nhu cầu.
Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 176 Hiệu chỉnh cá c trục Muốn hiệu chỉnh thông số cho trục trên đồ thi ̣thì bạn hãy chọn trục  bấm chuột phải  chọn Format Axis… Sau đây là giải thích các thông số trong hộp thoại Format Axis. Hộp thoại Format Axis tùy theo giá tri ̣của trục mà bạn chọn Value Axis Hầu hết các đồ thi ̣trình bày giá tri ̣trên trục tung và phân nhóm trên trục hoành . Các bạn nên chọn thử để biết rõ hơn công dụng của các tùy chọn. • Minimum Xác đi ̣nh giá tri ̣nhỏ nhất trên trục (giá trị khởi đầu) o Auto Để Excel tự xác đi ̣nh o Fixed Qui đi ̣nh giá tri ̣nhỏ nhất cho trục • Maximum Xác định giá trị lớn nhất trên trục (giá trị kết thúc)
Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 177 o Auto Để Excel tự xác đi ̣nh o Fixed Qui định giá trị nhỏ nhất cho trục • Major unit Xác định giá trị các khoảng chia chính trên trục. o Auto Để Excel tự xác đi ̣nh o Fixed Qui đi ̣nh giá tri ̣nhỏ nhất cho trục  Minor unit Xác định giá trị các khoảng chia phụ trên trục. o Auto Để Excel tự xác đi ̣nh o Fixed Qui đi ̣nh giá tri ̣nhỏ nhất cho trục  Values in reverse order Đảo thứ tự sắp xếp các giá tri ̣trên trục  Logarithmic scale Chuyển các giá tri ̣trên trục sang hệ logarith với cơ số do ta qui đi ̣nh tại Base (không thể dùng cho giá tri ̣âm hay bằng 0)  Display units Chọn đơn vi ̣hiển thi ̣trên trục.  Show display units label on chart Cho hiển thi ̣các nhãn đơn vi ̣trên đồ thi ̣  Major tick mark type Qui đi ̣nh cách hiển thi ̣ký hiệu phân cách chính trên đồ thi ̣. o None Không sử dụng o Inside Hiển thi ̣phía bên trong trục o Outside Hiển thi ̣phía bên ngoài trục o Cross Hiển thi ̣cắt ngang trục  Minor tick mark type Qui đi ̣nh cách hiển thi ̣ký hiệu phân cách phụtrên đồ thi ̣.  Axis labels Xác định cách hiển thị các nhãn trên trục o None Không sử dụng o High Hiển thi ̣phía bên phải trục o Low Hiển thi ̣phía bên trái trục o Next to Axis Hiển thi ̣kế bên trục (theo mặc đi ̣nh)  Horizontal axis crosses Các lựa chọn qui định cách mà trục tung cắt trục hoành (Đối với đồ thị 3-D đó chính là tùy chọn Floor crosses at)
Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 178 o Automatic Do Excel tự xác đi ̣nh. o Axis value Xác định giá trị mà các trục sẽ giao nhau o Maximum axis value Hai trục sẽ giao nhau tại giá trị lớn nhất trên trục (tung) Category Axis  Interval between tick marks Xác định sự thể hiện các nhóm theo khoảng chia (có bao nhiêu nhóm trong một khoảng chia, thƣờng là một nhóm).  Interval between labels Xác định sự xuất hiện của nhãn theo khoảng chia o Automatic Excel tự xác đi ̣nh (thƣờng là 1) o Specify interval unit Xác định nhãn sẽ xuất hiện sau bao nhiêu khoảng chia trên trục.  Categories in reverse order Các nhóm thể hiện theo thứ tự ngƣợc lại  Label distance from axis Xác định khoảng cách của nhãn so với trục  Axis Type Xác định loại trục sử dụng nhƣ Automatic, Text axis hoặc Date axis  Major tick mark type Qui đi ̣nh cách hiển thi ̣ký hiệu phân cách chính trên đồ thi ̣. Minor tick mark type Qui đi ̣nh cách hiển thi ̣ký hiệu phân cách phụtrên đồ thi ̣.  Axis labels Xác định cách hiển thị các nhãn trên trục  Vertical axis crosses Các lựa chọn qui định cách mà trục tung cắt trục tung o Automatic Do Excel tự xác đi ̣nh. o At category number Xác định số nhóm mà tại đó các trục sẽ giao nhau o At maximum category Hai trục sẽ giao nhau tại giá tri ̣lớn nhất trên trục  Position Axis Qui đi ̣nh cách hiển thi ̣của các nhóm và nhãn trên trục (Dùng cho đồ thi ̣ 2-D area, column, và line). o On tick marks Hiện ngay ký hiệu phân cách o Between tick marks Hiện giữa các ký hiệu phân cách Time Scale Axis  Minimum Xác định giá trị (ngày) nhỏ nhất trên trục (ngày bắt đầu)  Maximum Xác định giá trị (ngày) lớn nhất trên trục (ngày kết thúc)
Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 179  Major unit Xác định khoảng chia chính trên trục (đơn vi ̣là ngày, tháng hay năm)  Minor unit Xác định khoảng chia phụ trên trục (đơn vi ̣là ngày, tháng hay năm)  Base Unit Xác định đơn vị tính cho trục  Dates in reverse order Hiển thi ̣theo thứ tự ngƣợc lại trên trục  Axis Type Xác định loại trục sử dụng nhƣ Automatic, Text axis hoặc Date axis  Major tick mark type Qui đi ̣nh cách hiển thi ̣ký hiệu phân cách chính trên đồ thi ̣.  Minor tick mark type Qui đi ̣nh cách hiển thi ̣ký hiệu phân cách phụtrên đồ thi ̣.  Axis labels Xác định cách hiển thị các nhãn trên trục  Vertical Axis crosses Các lựa chọn qui định cách trục tung giao với trục hoành o Between dates Do Excel tự xác đi ̣nh o At date Giao nhau tại ngày do bạn nhập vào o At maximum date Giao nhau tại ngày lớn nhất (gần đây nhất) trên trục  Position Axis Qui đi ̣nh cách hiển thi ̣của các nhóm và nhãn trên trục (Dùng cho đồ thi ̣ 2-D area, column, và line). o On tick marks Hiện ngay ký hiệu phân cách o Between tick marks Hiện giữa các ký hiệu phân cách d. Các thăo tác với chuỗi số liệu trong đồ thị Xóă bớ t một chuỗi số liệu khỏi đò thị  Chọn chuỗi số liệu trên đồ thi ̣(Ví dụ: chọn đƣờng cung)  Bấm phím Delete trên bàn phím để xót chuỗi khỏi đồ thi ̣
Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 180 Minh họa xóa chuỗi đƣờng cung khỏi đồ thi ̣ Thêm chuỗi mớ i vằo đò thị  Chọn đồ thi ̣cần thêm chuỗi mới vào.  Chart Tools  Design  Data  Select Data. Hộp thoại Select Data Source xuất hiện.  Bấm nút Add, hộp thoại Edit Series xuất hiện  Đặt tên cho chuỗi mới tại Series Name (bằng tham chiếu hoặc nhập trực tiếp tên vào từ bàn phím) và chọn vùng chứa dữ liệu tại Series Values  Ngoài ra ta có thể thêm nhanh chuỗi mới vào đồ thi ̣bằng cách chép (Ctrl+C) dữ liệu của nó vào bộ nhớ, sau đó chọn đồ thi ̣và dán (Ctrl+V) vào đồ thị.
Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 181 Minh họa thêm chuỗi dữ liệu của tháng 3/2008 vào đồ thị Thăy đổi chuỗi số liệu Cũng với ví dụtrên nhƣng ta muốn chỉ vẽ cho 2 sản phẩm Giày và Dép  Chọn đồ thi ̣cần chỉnh sửa  Chart Tools  Design  Data  Select Data. Hộp thoại Select Data Source xuất hiện.  Chọn chuỗi cần chỉnh sửa, bấm nút Edit, hộp thoại Edit Series xuất hiện  Chọn lại vùng dữ liệu mới tại Series Values. Làm tƣơng tự cho các chuỗi số liệu khác.
Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 182 Minh họa thay đổi chuỗi số liệu Ngoài ra chúng ta có thể sử dụng hàm Series cho đồ thị . Cú pháp nhƣ sau : = Series(series_name, category_labels, values, order, sizes) Trong đó:  Series_name: (tùy chọn) tham chiếu đến ô chứa tên chuỗi , bạn có thể nhập văn bản trực tiếp vào nhớ đặt trong cặp nháy kép.  Category_labels: (tùy chọn) tham chiếu đến vùng chứa các nhãn cho các nhóm số liệu trên trục, nếu bỏ trống Excel tự đánh số các nhóm bắ t đầu là số 1. Có thể nhập trực tiếp các nhãn vào Tab cách nhau bằng dấu phẩy và đặt trong cặp ngoặc móc {}.  Values: (bắt buộc) tham chiếu đến vùng chứa số liệu của các chuỗi cần vẽ.  Order: (bắt buộc) Là số nguyên qui định thứ tự vẽ của c ác chuỗi (nếu đồ thi ̣có nhiều hơn 1 chuỗi)  Sizes: (chỉ dùng cho đồ thi ̣bong bóng – Bubble chart) Tham chiếu đến vùng chứa dữ liệu về kích thƣớc của bong bóng trong đồ thi ̣kiểu Bubble (sử dụng trong phân tích tài chính ). Các giá trị có thể nhập trực tiếp Tab cách nhau bằng dấu phẩy và đặt trong cặp ngoặc móc {}.
Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 183 Minh họa hàm Series của chuỗi số liệu tháng 3/2008 Thêm đường xu hướ ng vằo đò thị Khi vẽ các đồ thi ̣với dữ liệu theo thời gian chúng ta thƣờng vẽ thêm đƣờng xu hƣớng để biết đƣợc xu hƣớng trong tƣơng lai của tập dữ liệu . Một tập số liệu có thể có nhiều đƣờng xu hƣớng tùy theo cách phân tích của chúng ta. Để thêm đƣờng xu hƣớng bạn vào:  Chart Tools  Layout  Analysis  Trendline  chọn kiểu đƣờng xu hƣớng từ d anh sách hay vào More Trendline Options…
Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 184 Minh họa thêm đƣờng xu hƣớng vào đồ thi ̣
Chương 6. Định dạng trang và in bảng tính Trang 185 CHƯƠNG 6: ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN BẢNG TÍNH 6.1. Các chế độ hiển thị trang trong Excel Excel 2010 hỗ trợ mạnh hơn trong việc in ấn, với nhiều chế độ xem trực quan giúp bạn có thể thấy đƣợc kết quả in ngay trên màn hình. Có 3 chế độ hiển thị là Nornal View, Page Layout View và Page Break Preview. Để truy cập các chế độ xem vào nhóm View chọn Workbook Views chọn kiểu xem.  Normal View: Đây là chế độ bạn sử dụng thƣờng xuyên trong quá trình nhập liệu, tính toán,… trên bảng tính và là chế độ mặc định của Excel.  Page Layout View: Là chế độ xem trƣớc khi in, trong chế độ này bạn vẫn có thể tính toán và nhập liệu.  Page Break Preview: Hiển thị bảng tính Excel với các dấu phân trang, tại đây bạn có thể chia lại trang bằng cách kéo thả các đƣờng chia cách trang. 6.2. Thiết lập thông số cho trang in Tất cả các tùy chọn thiết lập thông số trang in có tại nhóm Page Layout  nhóm Page Setup (Margins: tùy chọn lề trang, Orientation: chiều trang ngang hay dọc, Size: tùy chọn khổ giấy, Print Area: tùy chọn vùng in, Breaks: tùy chọn ngắt trang, Background: chèn hình nền, Print Titles: tùy chọn in tiêu đề lặp lại trên mỗi trang,…). Bạn có thể thiết lập các thông số tại đây hoặc vào hộp thoại Page Setup để điều chỉnh. Để vào hộp thoại Page Setup bạn vào nhóm Page Layout  đến nhóm Page Setup  bấm vào nút
Chương 6. Định dạng trang và in bảng tính Trang 186
Chương 6. Định dạng trang và in bảng tính Trang 187 Chiều trang in (Orientation) 1. Ribbon  Page Layout  Page Setup  Orientation  chọn Portrait (trang dọc)/ chọn Landscape (trang ngang) 2. Trong hộp thoại Page Setup  chọn tab Page  Orientation  chọn chiều trang in Portrait / Landscape Khổ giấy (Size) 1. Ribbon  Page Layout  Page Setup  Size  chọn khổ giấy 2. Trong hộp thoại Page Setup  chọn tab Page  Page size  chọn giấy Căn lề giấy (Margins) 1. Ribbon  Page Layout  Page Setup  Margins  chọn kiểu cách lề 2. Trong hộp thoại Page Setup  chọn tab Margins  nhập các giá trị vào Top (lề trên), Bottom (lề dƣới), Left (lề trái), Right (lề phải), Header (lề tiêu đề đầu trang), Footer (lề tiêu đề chân trang). Ngoài ra còn có tùy chọn canh giữa: Horizontally (căn giữa trang theo chiều ngang) và Vertically (căn giữa trang theo chiều dọc) Chọn vùng in (Set Print Area) Quét chọn vùng cần in, vào Ribbon  Page Layout  Page Setup  Print Area  Set Print Area. Ngắt trang (Page Break)  Chèn ngắt trang ngang: Di chuyển ô hiện hành đến nơi sẽ chèn ngắt trang tại cột A, sau đó vào Ribbon  Page Layout  Page Setup Breaks  Insert Page Break. (Nếu không để ở cột A sẽ ngắt trang theo chiều ngang và dọc)  Bỏ từng dấu ngắt trang: Di chuyển ô hiện hành đến ô nằm ngay dƣới dấu, sau đó vào Ribbon  Page Layout  Page Setup Breaks  Remove Page Break.  Bỏ tất cả đánh dấu ngắt trang: Ribbon  Page Layout  Page Setup Breaks  Reset All Page Breaks. Thêm hình nền (Background) Vào Ribbon  Page Layout  Page Setup Background  chọn hình lƣu trữ trên máy  bấm nút Insert In tiêu đề dòng và cột (Row and column headers)
Chương 6. Định dạng trang và in bảng tính Trang 188 Vào Ribbon  Page Layout  Sheet Options Headings  chọn Print In tiêu đề cột và dòng lặp lại ở các trang B1. Vào Ribbon  Page Layout  Page Setup Print Title B2. Tại ô Rows to repeat at top ta quét chọn dòng số 1 vào  $1:$1 B3. Tại ô Columns to repeat at left ta quét chọn cột A  $A:$A B4. Bấm OK hoàn tất. Hình minh họa chọn in lặp lại các tiêu đề dòng 1 và cột A Điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ trang in Trong một số trƣờng hợp ta cần in nén hay phóng to nội dung vào một số trang nhất định khi đó ta dùng Ribbon  Page Layout  Scale To Fit  Scale. Ta có thể thu nhỏ tài liệu đến 10% và phóng to tới 400%. Ngoài ra ta có thể ép Excel in tài liệu ra với số trang ta qui định tại Ribbon  Page Layout  Scale To Fit  Width và Ribbon  Page Layout  Scale To Fit  Height. In đường lưới của các ô
Chương 6. Định dạng trang và in bảng tính Trang 189 Để in đƣờng lƣới kẻ các ô trong bảng tính ta chọn Ribbon  Page Layout  Sheet Options  Gridline  Print. Thêm thông tin vào đầu trang và chân trang (Header và Footer) Header chứa các thông tin xuất hiện ở đầu mỗi trang và Footer chứa các thông tin xuất hiện ở cuối mỗi trang. Các phiên bản trƣớc ta dùng tab Hearder/ Footer trong hộp thoại Page Setup để thêm Header và Footer nhƣng phiên bản này làm bằng một cách khác dễ dàng và trực quan hơn, đặc biệt có thể chèn hình vào. Vào Ribbon  View  chuyển sang chế độ xem Page Layout  Tiến hành thêm Header và Footer vào. Lưu ý bạn phải bấm chuột vào vùng Header hoặc Footer thì nhóm lệnh Design mới hiện ra. Các nút lệnh trong thanh Design Các mã lệnh và nút lệnh trong Header và Footer Nút lệnh Mã lệnh Chức năng &[Page] Hiển thị số trang tài liệu &[Pages] Hiển thị tổng số trang đƣợc in &[Date] Hiển thị ngày hiện tại &[Time] Hiển thị giờ hiện tại &[Path]&[File] Hiển thị đƣờng dẫn đầy đủ đến nơi lƣu tê ̣p và Tên tê ̣p &[File] Hiển thị tên tê ̣p &[Tab] Hiển thị tên trang tính
Chương 6. Định dạng trang và in bảng tính Trang 190 Không có Chèn hình lựa chọn vào. Bạn phải tìm đến hình cần chèn vào trong hộp thoại Insert Picture, chọn hình và bấm nút Insert. Không có Thiết lập các thông cố cho hình chèn vào. Do Excel dùng ký hiệu & để bắt đầu mã lệnh, do vậy trong trƣờng hợp đoạn văn bản trong Header và Footer cần dùng ký hiệu & thì bạn hãy nhập ký hiệu này 2 lần &&. Ví dụ bạn muốn nhập ―Công thức & Hàm‖ vào Header thì hãy nhập ―Công thức && Hàm‖. Các lựa chọn khác của Header và Footer:  Different First Page: Nếu chọn thì bạn có thể thiết lập thông tin khác vào header/ footer của trang đầu tiên so với header/ footer của các trang còn lại trong tài liệu.  Different Odd & Even Pages: Nếu chọn, thì bạn có thể đặt header/ footer khác nhau cho các trang chẵn và các trang lẻ.  Scale With Document: Nếu chọn, kích thƣớc chữ của header/ footer sẽ tăng giảm theo tài liệu khi tài liệu sử dụng chức năng in có điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ.  Align With Page Margins: Nếu chọn, lề trái và lề phải của header/ footer canh đều với lề trái và lề phải của tài liệu. 6.3. Thiết lập thông số hộp thoại Print Để gọi hộp thoại Print, bạn chọn nút Office  chọn Print hay bấm tổ hợp phím <Ctrl+P>. Dùng hộp thoại này để chọn máy in, chọn trang cần in, chọn số lƣợng bản sao và một số tùy chọn khác.
Chương 6. Định dạng trang và in bảng tính Trang 191  Selection: Chỉ in vùng đang chọn trƣớc bấm lệnh Office  Print  Active sheet(s): Chỉ in trang tính hiện hành hay các trang tính đang chọn.  Entire workbook: In toàn bộ sổ làm viê ̣c  Table: Chỉ có tác dụng khi ô hiện hành đang trong một bảng, nếu chọn thì chỉ in bảng này.  Ignore print areas: Khi chọn, Excel sẽ bỏ qua tất cả các thiết lập vùng in đã thực hiện.
Chương 6. Định dạng trang và in bảng tính Trang 192 6.4. Các lưu ý khác Ngăn không cho in một số vùng Trong một số trƣờng hợp, dữ liệu có các thông tin nhạy cảm mà bạn không muốn in ra. Khi đó bạn làm theo các cách sau. Ẩn các dòng hay cột chứa thông tin đó. Home Cells  Format  Chọn lệnh ẩn.  Tô màu chữ giống với màu nền của các ô.  Vẽ hình đè lên vùng dữ liệu nhạy cảm. Ngăn không cho in các đối tượng Một số đối tƣợng trên bảng tính nhƣ đồ thị, hình vẽ, SmartArt mà bạn không muốn in thì làm nhƣ sau: B1. Bấm phải chuột lên đối tƣợng và chọn Size and Properties. B2. Chọn tab Properties trong hộp thoại B3. Bỏ lựa chọn tại Print Object.
Chương 7 . Làm việc với Macro, Templates Trang 193 CHƯƠNG 7: LÀM VIỆC VỚI MACRO, TEMPLATES 7.1 Macro Macros là các tính năng cao cấp, có thể làm tăng tốc độ chỉnh sửa hay định dạng mà bạn có thể thực hiện thƣờng xuyên trong một bảng tính Excel. Chúng ghi lại những hành động mà bạn đã chọn ở menu để cho một chuỗi các hành động đó có thể đƣợc hoàn thành trong một bƣớc. Ghi một Macro Để ghi một Macro: • Bấm tab View trên vùng Ribbon • Bấm Macros • Bấm Record Macro • Nhập tên cho Marco (không chứa dấu cách) • Nhập một phím tắt • Nhập vào mục Description để giải thích hay mô tả
Chương 7 . Làm việc với Macro, Templates Trang 194 Để thực hiện Macro: • Bấm Macro • Bấm Stop Recording Thực thi Macro Để thực thi một Macro từ phím tắt, chỉ cần ấn vào phím mà bạn đã chọn để chạy Macro. Hoặc bạn có thể xem tất cả các Macro và thực thi bằng cách: • Bấm Macros • Bấm View Macros • Chọn một Macro và bấm Run
Chương 7 . Làm việc với Macro, Templates Trang 195
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 196 CHƯƠNG 8: PHÍM TẮT VÀ THỦ THUẬT 8.1 Phím Tắt a. Truy cập Ribbon bằng bàn phím Mới nhìn qua giao diện Excel chúng ta có thể tƣởng rằng phải sử dụng Ribbon bằng chuột không thể dùng tổ hợp <ALT+ký tự đại diện> vì không có các ký gạch chân nhƣ các phiên bản trƣớc. Tuy nhiên thanh Ribbon vẫn có thể truy cập bằng bàn phím. Khi muốn truy cập đến các nhóm lệnh trên thanh Ribbon nhƣ Home, Insert, … ta bấm phím ALT một lần (không cần giữ phím ALT). Các ký tự đại diện cho các nhóm lệnh sẽ hiện lên, bạn chỉ cần bấm phím trên bàn phím tƣơng ứng ký tự đại diện cần truy cập. Ngoài ra bạn cũng có thể dùng các phím để di chuyển trong thanh Ribbon. Để biết ký tự đại diện cho các nút lệnh, bạn hãy bấm tổ hợp phím <ALT + ký tự đại diện của nhóm lệnh>. Ví dụ nhóm lệnh Page Layout (ký tự đại diện là P) <ALT+P>. Khi muốn thực hiện một lệnh nào đó trên thanh Ribbon thì ta di chuyển () đến lệnh đó và bấm phím Enter hay dùng <ALT + Ký tự đại diện cho nút lệnh>. Khi muốn trở lại vùng làm việc trên bảng tính, ta bấm phím ALT một lần hoặc bấm phím ESC. b. Phím tắt Đôi lúc con chuột của máy tính hơi ―dở chứng‖ và việc ―quẳng‖ nó đi nhiều khi lại là biện pháp hay nhất. Nếu gặp trƣờng hợp nhƣ thế thì danh sách phím tắt dƣới đây thật sự cần thiết cho bạn và cho cả những ai còn con chuột nhƣng muốn thao tác nhanh hơn: Phím tắt Ý nghĩa Enter Cài dữ liệu vào ô, di chuyển xuống dƣới ESC Bỏ qua dữ liệu đang thay đổi
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 197 Phím tắt Ý nghĩa F4 hay Ctrl+Y Lặp lại thao tác vừa làm Alt+Enter Bắt đầu dòng mới trong ô Backspace Xóa ký tự bên trái hoặc vùng chọn Delete Xóa ký tự bên phải hoặc vùng chọn Ctrl+Delete Xoá tất cả chữ trong một dòng Phím mũi tên Di chuyển lên xuống hoặc qua lại một ký tự Home Chuyển về đầu dòng Ctrl+D Chép dữ liệu từ ô trên xuống ô dƣới Ctrl+R Chép dữ liệu từ bên trái qua phải Shift+Enter Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển lên trên trong vùng chọn Tab Ghi dữ liệu vào ô vào di chƣyển qua phải vùng chọn Shift+Tab Ghi dữ liệu vào ô vào di chƣyển qua trái vùng chọn = Bắt đầu một công thức F2 Hiệu chỉnh dữ liệu trong ô Backspace Xoá ký tự bên trái trong ô đang hiệu chỉnh Ctrl+F3 Đặt tên cho vùng chọn F3 Dán một tên đã đặt trong công thức F9 Cập nhật tính toán các Trang tính trong Sổ làm viê ̣c đang mở Shift+F9 Cập nhật tính toán trong trang tính hiện hành Alt+= Chèn công thức AutoSum
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 198 Phím tắt Ý nghĩa Ctrl+; Cập nhật ngày tháng Ctrl+Shift+: Nhập thời gian Ctrl+K Chèn một Hyperlink Ctrl+Shift+‖ Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành Ctrl+’ Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành Ctrl+A Hiển thị Formula Palette sau khi bấm một tên hàm vào công thức Ctrl+Shift+A Chèn dấu ( ) và các đối số của hàm sau khi nhập tên hàm vào công thức Định dạng dữ liệu Phím tắt Ý nghĩa Ctrl+1 Hiển thị lệnh Cell trong menu Format Ctrl+Shift+~ Định dạng số kiểu General Ctrl+Shift+$ Định dạng số kiểu Curency với hai chữ số thập phân Ctrl+Shift+% Định dạng số kiểu Percentage (không có chữ số thập phân) Ctrl+Shift+^ Định dạng số kiểu Exponential với hai chữ số thập phân Ctrl+Shift+# Định dạng kiểu Data cho ngày, tháng, năm Ctrl+Shift+? Định dạng kiểu Numer với hai chữ số thập phân Ctrl+Shift+& Thêm đƣờng viền ngoài Ctrl+Shift+ - Bỏ đƣờng viền Ctrl+B Bật tắt chế độ đậm, không đậm Ctrl+I Bật tắt chế độ nghiêng, không nghiêng Ctrl+U Bật tắt chế độ gạch dƣới
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 199 Phím tắt Ý nghĩa Ctrl+5 Bật tắt chế độ gạch giữa không gạch giữa Ctrl+9 Ẩn dòng Ctrl+Shift+( Hiển thị dòng ẩn 8.2 Thủ thuật Dịch số tiền về chữ (Chuyển số thành chữ) Bước 1. Mở tê ̣p cần chuyển >> Bấm tổ hợp phím Alt + F11 để mở trình soạn thảo VBA của Excell Bước 2. Bấm chuột phải lên VBA Project >> Insert >> Module >> và dán đoạn mã bên dƣới vào cửa sổ của Module mới chèn Function ConvertCurrencyToVietnamese(ByVal MyNumber) Dim Temp Dim Dollars, Cents Dim DecimalPlace, Count ReDim Place(9) As String Place(2) = " Nghin " Place(3) = " Trieu " Place(4) = " Ty " Place(5) = " Ngan ty " ' Convert MyNumber to a string, trimming extra spaces. MyNumber = Trim(Str(MyNumber)) ' Find decimal place. DecimalPlace = InStr(MyNumber, ".") ' If we find decimal place… If DecimalPlace > 0 Then
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 200 ' Convert cents Temp = Left(Mid(MyNumber, DecimalPlace + 1) & "00", 2) Cents = ConvertTens(Temp) ' Strip off cents from remainder to convert. MyNumber = Trim(Left(MyNumber, DecimalPlace - 1)) End If Count = 1 Do While MyNumber <> "" ' Convert last 3 digits of MyNumber to English dollars. Temp = ConvertHundreds(Right(MyNumber, 3)) If Temp <> "" Then Dollars = Temp & Place(Count) & Dollars If Len(MyNumber) > 3 Then ' Remove last 3 converted digits from MyNumber. MyNumber = Left(MyNumber, Len(MyNumber) - 3) Else MyNumber = "" End If Count = Count + 1 Loop ' Clean up dollars. Select Case Dollars Case "" Dollars = "khong Nghin" Case "One" Dollars = "Mot Nghin" Case Else Dollars = Dollars & " Nghin"
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 201 End Select ' Clean up cents. Select Case Cents Case "" Cents = " va khong Dong" Case "One" Cents = " va mot Dong" Case Else Cents = " va " & Cents & " Dong" End Select ConvertCurrencyToVietnamese = Dollars & Cents End Function Private Function ConvertHundreds(ByVal MyNumber) Dim Result As String ' Exit if there is nothing to convert. If Val(MyNumber) = 0 Then Exit Function ' Append leading zeros to number. MyNumber = Right("000" & MyNumber, 3) ' Do we have a hundreds place digit to convert? If Left(MyNumber, 1) <> "0" Then Result = ConvertDigit(Left(MyNumber, 1)) & " Tram " End If ' Do we have a tens place digit to convert? If Mid(MyNumber, 2, 1) <> "0" Then Result = Result & ConvertTens(Mid(MyNumber, 2)) Else ' If not, then convert the ones place digit.
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 202 Result = Result & ConvertDigit(Mid(MyNumber, 3)) End If ConvertHundreds = Trim(Result) End Function Private Function ConvertTens(ByVal MyTens) Dim Result As String ' Is value between 10 and 19? If Val(Left(MyTens, 1)) = 1 Then Select Case Val(MyTens) Case 10: Result = "Muoi" Case 11: Result = "Muoi mot" Case 12: Result = "Muoi hai" Case 13: Result = "Muoi ba" Case 14: Result = "Muoi bon" Case 15: Result = "Muoi lam" Case 16: Result = "Moi sau" Case 17: Result = "Muoi bay" Case 18: Result = "Muoi tam" Case 19: Result = "Muoi chin" Case Else End Select Else ' .. otherwise it’s between 20 and 99. Select Case Val(Left(MyTens, 1)) Case 2: Result = "Hai muoi " Case 3: Result = "Ba muoi " Case 4: Result = "Bon muoi "
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 203 Case 5: Result = "Nam muoi " Case 6: Result = "Sau muoi " Case 7: Result = "Bay muoi " Case 8: Result = "Tam muoi " Case 9: Result = "Chin muoi " Case Else End Select ' Convert ones place digit. Result = Result & ConvertDigit(Right(MyTens, 1)) End If ConvertTens = Result End Function Private Function ConvertDigit(ByVal MyDigit) Select Case Val(MyDigit) Case 1: ConvertDigit = "Mot" Case 2: ConvertDigit = "Hai" Case 3: ConvertDigit = "Ba" Case 4: ConvertDigit = "Bon" Case 5: ConvertDigit = "Nam" Case 6: ConvertDigit = "Sau" Case 7: ConvertDigit = "Bay" Case 8: ConvertDigit = "Tam" Case 9: ConvertDigit = "Chin" Case Else: ConvertDigit = "" End Select End Function Bước 3. Bấm phím Alt + F11 một lần nữa và bấm Ctrl + S để save lại toàn bộ tài liệu.
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 204 Bước 4. Đến đây, bạn có thể sử dụng công thức =ConvertCurrencyToVietnamese(B3) để chuyển đổi tiền tệ từ số về chữ (với B3 là số tiền bằng chữ số) Ví dụ: B3 có giá trị là: 123456 thì kết quả =ConvertCurrencyToVietnamese(B3) trả về là Mot Tram Hai muoi Ba Nghin Bon Tram Nam muoi Sau Nghin va khong Dong Giấu bảng tính Excel chuyên nghiệp Trong công việc văn phòng, nếu bạn cần giấu một bảng tính trong tài liệu Excel mà không muốn ngƣời khác dùng lệnh Format > Sheet > Unhide để xem bảng tính, mà theo cách thông thƣờng khi bạn dùng lệnh Format > Sheet > Hide để giấu các bảng tính (nếu không đƣợc bảo vệ bằng mật khẩu) thì chỉ cần ngƣời không chuyên thôi cũng đã có thể dùng lệnh Format > Sheet > UnHide để làm cho nó hiện ra bảng tính rồi. Nhƣng khi bạn áp dụng thủ thuật này thì bảng tính của bạn sẽ đƣợc an toàn hơn rất nhiều và đây cũng là một "phƣơng án" mới để các bạn đọc tham khảo và có thêm đƣợc nhiều sự lựa chọn trong công việc của mình cách thực hiện nhƣ sau: Trong bảng tính cần đƣợc bảo mật, bạn hãy bấm ALT+F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic ra. Trong cửa sổ Project - VBA Project, bấm đúp vào VBA Project, tiếp tục bấm đúp vào Microsoft Excel Objects để mở các bảng tính trong tài liệu sau đó rồi chọn bảng tính mà bạn muốn giấu -> rồi bấm F4. Trong tùy chọn Visible bạn nhắp vào dấu tam giác chọn 2- xlSheetVeryHidden, cuối cùng đóng Microsoft Visual Basic này lại và xem kết quả thế nào Khi nào muốn bảng tính hiện ra trở lại, thì bạn chỉ cần thực hiện lại các thao tác trên và chọn -1-xlSheetVisible là đƣợc.
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 205 1. Khóa và bảo vệ những ô có chứa công thức Chiêu này giúp bạn cho phép người khác thay đổi các ô có chứa dữ liệu, nhưng cấm họ thay đổi các ô chứa công thức. Bạn cũng có thể bảo vệ các ô có chứa công thức mà không cần phải bảo vệ toàn bộ trang tính của bạn. Khi tạo một bảng tính, thƣờng chúng ta sẽ phải dùng đến một số công thức, và khi chia sẻ bảng tính cho mọi ngƣời, có thể bạn muốn rằng, không ai có thể can thiệp (xóa, sửa...) vào những ô có chứa công thức. Cách dễ nhất là cũng phổ biến nhất là Protect (bảo vệ) bảng tính. Tuy nhiên, Protect bảng tính không chỉ ngăn không cho can thiệp vào các ô chứa công thức, mà nó không cho can thiệp vào tất cả, nghĩa là không ai có thể làm gì bảng tính của bạn. Đôi khi, bạn lại không muốn nhƣ vậy, bạn chỉ muốn bảo vệ các ô chứa công thức thôi, còn những ô chứa dữ liệu thì không. Có ba giải pháp để thực hiện điều này: Khóa những ô chứa công thức, sử dụng chức năng Data-validation cho các ô chứa công thức, và tự động bật tắt chức năng bảo vệ. Khóa các ô chứa công thức Theo mặc định, tất cả các ô trong bảng tính đều đƣợc khóa (locked), tuy nhiên, nó chẳng có tác dụng gì trừ khi bạn áp dụng lệnh Protect bảng tính. Đây là cách dễ nhất để áp dụng lệnh Protect cho bảng tính, nhƣng chỉ những ô chứa công thức thì mới bị khóa, và đƣợc bảo vệ: Chọn toàn bộ bảng tính, bằng cách bấm Ctrl+A, hoặc bấm vào cái ô vuông nằm ở giao điểm của cột A và hàng 1. Rồi bấm nút chuột phải và chọn Format Cells, rồi trong tab Protection, bỏ đánh dấu ở tùy chọn Locked, rồi bấm OK:
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 206 Mở khóa (Unlock) toàn bộ bảng tính bằng cách bỏ tùy chọn Locked Sau đó, bạn chọn đại một ô nào đó, chọn Home ➝ Find & Select ➝ Go To Special; hoặc bấm Ctrl+G hay F5 rồi bấm vào nút Special.... Hộp thoại sau đây sẽ mở ra: Dùng hộp thoại Go To Special để chọn các ô có chứa công thức Trong hộp thoại đó, bạn bấm vào tùy chọn Formulas, và nếu cần thiết thì chọn hoặc không chọn thêm 4 ô nhỏ ở dƣới (liệt kê các loại công thức, mặc định thì cả 4 ô này đều đƣợc chọn),
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 207 và bấm OK. Sau đó, bạn mở lại hộp thoại Format Cells đã nói ở trên, nhƣng lần này thì bạn đánh dấu vào tùy chọn Locked, và nếu bạn thích ẩn luôn công thức (không cho thấy) thì đánh dấu vào tùy chọn Hidden, bấm OK. Việc cuối cùng là Protect bảng tính: Chọn Home trên Ribbon, bấm vào Format trong nhóm Cells, rồi bấm vào Protect Sheet...; hoặc chọn Review trên Ribbon, rồi bấm vào Protect Sheet [E2003: Tools | Protection | Protect Worksheet]: Chọn Protect Sheet từ Home Chọn Protect Sheet từ Review Trong hộp thoại Protect Sheet, bỏ đánh dấu ở tùy chọn Select locked cells, chỉ cho phép Select unlocked cells (chọn những ô không khóa), và nhập vào một password, nếu cần thiết:
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 208 Bỏ tùy chọn Select locked cells trong hộp thoại Protect Sheet Vậy là xong. Từ bây giờ, những ô chứa công thức của bạn sẽ đƣợc bảo vệ, có thể không xem thấy đƣợc nếu bạn đã chọn Hidden, bạn không lo những công thức này bị can thiệp nữa. Sử dụng Data-validation Sử dụng Data-validation, chỉ là đơn giản không cho ghi đè vào những ô có chứa công thức, nghĩa là không cho sửa công thức. Tuy nhiên, phƣơng pháp này chỉ phòng ngừa cho chính bạn, nghĩa là tránh việc táy máy sửa lại cái gì đó trong những ô chứa công thức, chứ thật ra, mặc dù đã đƣợc "Validation", bạn vẫn có thể xóa công thức, hoặc dán vào những ô đó bất kỳ dữ liệu nào bạn thích... Nói chung nó không bảo vệ đƣợc gì nhiều. Nhƣng cũng xin nói sơ qua về phƣơng pháp này: Để thực hiện, bạn hãy chọn những ô chứa ô công thức bằng chức năng Go To Specials mà tôi đã nói ở trên. Rồi, với những ô chứa công thức đang đƣợc chọn, bạn gọi Data Validation từ menu Data trên Ribbon [E2003: Data | Validation]. Trong hộp thoại này, chọn tab Settings, chọn Custom cho khung Allow, và nhập công thức này: =" " vào khung Formula, rồi bấm OK, nhƣ hình sau:
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 209 Sử dụng Data Validation để bảo vệ những ô chứa công thức Kể từ đây, mỗi khi bạn nhập bất kỳ thứ gì vào trong những ô chứa công thức, hoặc bạn muốn sửa lại công thức, sẽ có một cảnh báo xuất hiện, ngăn không cho bạn nhập vào. Xin nhắc lại, phƣơng pháp này không cấm việc xóa hẳn công thức, cũng nhƣ dán đè thứ gì đó vào những ô chứa công thức. Tự động bật tắt chức năng bảo vệ Phƣơng pháp này, sẽ tự động bật chức năng bảo vệ bảng tính (Protect) mỗi khi bạn chọn một ô đã đƣợc khóa (locked), nhƣng nó cũng sẽ tự động tắt chức năng bảo vệ khi bạn chọn một ô không bị khóa. Để bắt đầu, bạn hãy chắc chắn rằng những ô bạn muốn bảo vệ (ô chứa công thức) đã đƣợc khóa, còn những ô không cần bảo vệ thì không bị khóa, nhƣ tôi đã trình bày ở phƣơng pháp thứ nhất. Sau đó, bạn bấm Alt+F11, bấm vào Trang tính mà bạn muốn bảo vệ các ô đã khóa ở trong đó, rồi nhập vào trong khung soạn thảo đoạn code sau đây: Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) If Target.Locked = True Then Me.Protect Password:="Secret" Else Me.Unprotect Password:="Secret" End If
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 210 End Sub Nếu không cần đến password, bạn không cần dùng đoạn Password:="Secret", hoặc nếu muốn Password là thứ gì khác, bạn sửa lại chữ Secret bằng cái bạn muốn. Nếu bạn lo rằng ngƣời ta có thể vào trong khung soạn thảo VBA để xem password, bạn có thể bảo vệ các code này (không cho xem) bằng cách chọn Tools ➝ VBAProject Properties, chọn tab Properties, chọn Lock Project for Viewing, và nhập vào một password. Tuy nhiên, phƣơng pháp này cũng không hoạt động hoàn hảo, mặc dù nó cũng giúp bạn đƣợc phần nào việc bảo vệ các công thức. Từ khóa Target đƣợc sử dụng trong đoạn code sẽ chỉ để tham chiếu đến ô đang "active" ngay tại thời điểm nó đƣợc chọn (xin nói thêm, cho dù bạn chọn một dãy, nhƣng trong dãy đó, chỉ có một ô "active" mà thôi, là ô đang có màu khác với những ô còn lại). Vì lý do này, nếu một ngƣời nào đó chọn một dãy các ô (với ô "active" không bị khóa), thì ngƣời đó có thể xóa toàn bộ dãy ô này, bởi vì khi đó thì chức năng Unprotect đã đƣợc tự động bật! Sử dụng Data-Validation khi danh sách nguồn nằm trong một Trang tính khác Sử dụng Data-Validation là một cách dễ nhất để áp dụng một quy tắc nhập liệu cho một dãy dữ liệu. Theo mặc định, Excel chỉ cho phép Data-Validation sử dụng những danh sách nguồn nằm trong cùng một Trang tính với dãy dữ liệu sẽ được áp dụng quy tắc này. Tuy nhiên, vẫn có cách để lách khỏi chuyện đó. Chiêu này sẽ giúp bạn làm cho Data-Validation có thể sử dụng những danh sách nguồn nằm trong một Trang tính khác. Cách thứ nhất là lợi dụng chính việc đặt tên cho một dãy của Excel, cách thứ hai là sử dụng một hàm để gọi ra danh sách đó. Cách 1: Sử dụng Name cho dãy nguồn Có lẽ cách nhanh nhất và dễ nhất để vƣợt qua rào cản Data-Validation của Excel là đặt tên cho dãy mà bạn sẽ dùng làm quy tắc nhập liệu. Để biết cách đặt tên cho dãy, bạn xem ở loạt bài này: Sử dụng tên cho dãy. Giả sử bạn đã đặt tên cho dãy sẽ dùng làm quy tắc nhập liệu là MyRange. Bạn chọn ô (hoặc dãy) trong bất kỳ Trang tính nào mà bạn muốn có một danh sách thả ra để nhập liệu, rồi trong menu Data trên Ribbon, bạn chọn Data Tools | Data Validation [E2003: Data | Validation]. Chọn List trong danh sách các Allow, và trong khung Source, bạn nhập vào =MyRange. Bấm
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 211 OK. Bởi vì bạn đã sử dụng một Name để làm List, nên bạn có thể áp dụng Data-Validation này cho bất kỳ Trang tính nào. Cách 2: Sử dụng hàm INDIRECT Hàm INDIRECT() cho phép bạn tham chiếu đến ô chứa dữ liệu text đại diện cho một địa chỉ ô. Và rồi bạn có thể sử dụng ô đó nhƣ môt tham chiếu cục bộ, cho dù nó tham chiếu đến dữ liệu trong một Trang tính khác. Bạn có thể sử dụng tính năng này để tham chiếu đến nơi chứa dãy mà bạn sẽ dùng làm danh sách nguồn cho quy tắc Data-Validation. Giả sử, dãy chứa danh sách nguồn này nằm ở Sheet1, trong dãy $A$1:$A$8. Để tạo một Dala-Validation, bạn cũng làm những bƣớc nhƣ tôi đã nói ở cách 1, nhƣng thay vì gõ tên dãy vào trong Source, thì bạn nhập vào đó công thức: =INDIRECT("Sheet1!$A$1:$A$8"). Hãy chắc chắn rằng tùy chọn In-cell drop-down đang đƣợc kích hoạt, và bấm OK.
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 212 Nếu tên Trang tính của bạn có chứa khoảng trắng, hoặc có dấu tiếng Việt, bạn phải đặt tên Trang tính trong một cặp nháy đơn ('). Ví dụ, giả sử tên Trang tính chứa danh sách nguồn là Sheet 1 (chứ không phải Sheet1), thì bạn sửa công thức trên lại nhƣ sau: =INDIRECT("'Sheet 1'!$A$1:$A$8"). Chỗ khác nhau so với công thức hồi nãy là có thêm một dấu nhấy đơn (') sau dấu nháy kép ("), và một dấu nháy đơn (') nữa trƣớc dấu chấm than (!). Xin mở một ngoặc đơn: Nếu nhƣ có thể đƣợc, khi gặp những tham chiếu đến tên Trang tính, bạn nên tập thói quen luôn luôn bỏ nó vào trong cặp dấu nháy đơn. Điều này, tuy chẳng có tác dụng gì với những tên trang tính nhƣ Sheet1, DMHH... nhƣng nó sẽ giúp bạn không bao giờ gặp lỗi, khi bạn hay đặt tên Trang tính có khoảng trắng, hay là có bỏ dấu tiếng Việt... Ưu điểm và Khuyết điểm của cả hai cách đã nêu trên Đặt tên cho dãy, và dùng hàm INDIRECT, đều có cái tiện lợi và cả cái bất tiện. Tiện lợi của việc đặt tên cho dãy, là việc bạn thay đổi tên Trang tính chẳng có ảnh hƣởng gì đến Data-Validation. Và đó chính là cái bất tiện của việc dùng INDIRECT, khi bạn đổi tên Trang tính, tên mới sẽ không tự động cập nhật trong công thức dùng INDIRECT, cho nên nếu vẫn muốn dùng công thức này, bạn phải mở Data-Validation ra và sửa lại tên Trang tính trong công thức. Tiện lợi của việc dùng INDIRECT, là dãy dùng làm danh sách nguồn của bạn luôn luôn nằm yên chỗ đã chọn (A1:A8 trong ví dụ trên chẳng hạn). Còn nếu bạn dùng Name, mà bạn lỡ tay xóa mất vài hàng (hoặc cột) ngay chỗ chứa Name, thì bạn phải điều chỉnh lại cho đúng...
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 213 Điều khiển Conditional Formating bằng checkbox. Mặc dù Conditional Formating là 1 trong những chiêu mạnh của Excel, nhƣng muốn bật hay tắt nó bằng ribbon hay menu thì khá bực bội. Bây giờ ta biến hoá bằng cách điều khiển bằng 1 checkbox giống nhƣ 1 công tắc (hoặc 1 cái toggle Button càng giống hơn). Conditional Formating có từ đời Excel 97, gán định dạng cho những ô nào thỏa mãn 1 số điều kiện nào đó. Điều kiện có thể là 1 điều kiện về giá trị, nhƣng ta có thể tuỳ biến nhiều hơn khi dùng điều kiện là công thức, dựa vào đó ta có thể thay đổi định dạng cho những ô này, khi có sự thay đổi giá trị của ô khác. 1. Dùng 1 Checkbox hoặc 1 Toggle Button để xem và ẩn dữ liệu: Bạn muốn một vùng dữ liệu nào đó chỉ hiện ra lúc cần xem, xem xong thì ẩn đi. Trƣớc tiên bạn phải gán lên sheet 1 Checkbox hoặc 1 Toggle Button. Trong Excel 2010, vào tab Developer, bấm Insert trong Controls - chọn Checkbox hoặc Toggle Button trong Control Toolbox, trong Excel 2003 chọn trong view – Toolbar – Control Toolbox, vẽ lên sheet 1 cái. Trong hình, tôi làm thử 2 cái. ................. Bấm vào nút design, bấm chọn cái control bạn vừa vẽ, bấm thêm nút Property. Trong cửa sổ Property, sửa dòng Caption thành View/ Hide, sửa dòng Linked Cell thành $C$2. (cả 2010 và 2003 nhƣ nhau, cả checkbox và Toggle Button nhƣ nhau).
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 214 Bây giờ khi bạn bấm chọn checkbox hoặc bấm nút Toggle, ô C2 sẽ lần lƣợt có các giá trị TRUE và FALSE. .................. Bây giờ giả sử vùng dữ liệu của bạn gồm 4 trƣờng, trong đó bạn chỉ muốn 3 trƣờng hiện thƣờng xuyên, còn trƣờng thứ 4 thì khi nào cần mới hiện ra để xem, không cần thì dấu đi. Bạn đánh dấu chọn vùng chứa trƣờng 4, trong 2010 bạn vào tab Home, Conditional Formating, New Rule, chọn tiếp ―use a formula to determine which cells to format‖, trong 2003 là Fornat - Conditional Formating - chọn tiếp ―Formula is‖. Trong ô kế bến, bạn gõ: = $C$2=FALSE.
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 215 Bấm vào nút Format, định dạng phông chữ màu trắng. Bấm OK và OK. Bấm nút design 1 lần nữa để thoát ta khõi chế độ design Mode. Và bấm nút toggle hoặc bấm chọn cái checkbox xem kết quả.
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 216 ............ Nếu bạn không thích thì định dạng ô C2 chữ trắng luôn, để khỏi thấy chữ TRUE, FALSE hiện lên. 2. Tắt mở định dạng màu cho ô: Dùng Conditional Formating nhằm tô màu ô theo điều kiện giúp ta dễ tìm đƣợc những ô có giá trị đặc biệt cho trƣớc. Excel 2010 có nhiều định dạng khác nhau cho giá trị số nằm trong khoảng cho trƣớc. Nhƣng biện pháp để mở tắt bằng checkbox là không có sẵn.
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 217 Tƣơng tự nhƣ phần trên, ta tạo ra 1 checkbox hoặc 1 Toggle Button link tới ô $C$2. Nhƣng lần này ta đặt name cho nó là IsFill chẳng hạn. Ta cũng đặt name cho ô $A$2 là BeginNum và $B$2 là EndNum, với A2 là giới hạn dƣới thí dụ 100, và B2 là giới hạn trên thí dụ 1.000. Trong vùng dữ liệu B5:B16, ta muốn giá trị nào nằm trong khoảng BeginNum và EndNum sẽ đƣợc tô màu. Vậy dùng conditional Formating nhƣ trên, chọn vùng C8:C18, lần này công thức là: =AND($C8>=BeginNum,$C8<=EndNum,IsFill) Chọn cho nó 1 định dạng màu theo ý muốn. Kết quả: khi bấm button hoặc bấm checkbox thay đổi trạng thái thành True, các ô chứa số trong khoảng (100, 1.000) sẽ đƣợc tô màu, các ô còn lại không tô. Khi thay đổi thành False, các ô trở lại bình thƣờng. Đồng thời, vì bạn đặt công thức liên quan đến BeginNum và EndNum, nên khi thay đổi 2 số này, kết quả tô màu cũng thay đổi. .....
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 218 ....... Bạn thấy đấy, nếu bạn chƣa xem bài này mà thấy 1 tê ̣p tƣơng tự của ngƣời khác, bạn có thể lầm tƣởng ngƣời ta sử dụng code của VBA. Đánh dấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting Khi một ô có chứa dữ liệu, bạn có thể muốn biết dữ liệu trong ô đơn thuần là dữ liệu nhập vào, hay dữ liệu là kết quả của 1 công thức. Bạn có thể chỉ cần bấm chọn ô đó và xem trên thanh công thức. Bạn cũng có thể dùng phím tắt Ctrl + ~ để chuyển qua lại giữa chế độ xem giá trị và xem công thức. Chiêu số 19 này sẽ giới thiệu với bạn 1 hàm tự tạo, kết hợp với Conditional Formatting để đánh dấu ô chứa công thức. Bằng cách này có thể giúp bạn tìm ra tất cả những ô chứa công thức trong số 10.000 ô mà không phải ngó từng ô một. Mặc dù bạn có thể dùng 1 hàm có sẵn của Macro4 trong Conditional Formatting, nhƣ sau: Trong hộp thoại Conditional Formatting, chọn công thức, gõ công thức này: = CELL(―type‖,A1). Nhƣng hạn chế của việc dùng hàm Cell() là công thức sẽ tự tính lại mỗi khi có sự thay đổi nhỏ xíu trong bảng tính. Vì Cell() là 1 hàm thuộc loại volatile. Khi Excel tính lại Cell() cho 10.000 ô nhƣ trên sẽ khiến cho bạn bực mình vì chờ đợi. Do đó bạn hãy dùng tuyệt chiêu sau đây, đơn giản, dễ làm và không phải hàm loại volatile:
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 219 Bạn hãy bấm Alt – F11 để vào cửa sổ VBA, bấm chuột phải vào This Workbook để insert vào 1 module. Nhập đoạn code sau vào khung soạn thảo: Function IsFormula (CheckCells As Range) IsFormula = CheckCells.HasFormula End Function Do tính chất của Property HasFormula, hàm bạn mới tạo sẽ trả về các giá trị lý luận True, False. Nghĩa là khi bạn gõ vào ô bất kỳ công thức = IsFormula(A1) sẽ cho kết quả True nếu A1 chứa công thức và cho kết quả False nếu A1 chứa giá trị. Đóng cửa sổ VBA lại, trở về bảng tính. Bây giờ đánh dấu toàn bộ vùng dữ liệu của bạn (có thể chọn dƣ ra một số cột và dòng, phòng khi bạn cập nhật thêm dữ liệu) sao cho ô A1 là ô hiện hành. Bằng cách nhƣ chiêu số 18, bạn vào đƣợc chỗ cần thiết để gõ công thức trong hộp thoại Conditional Formatting, và gõ vào: =IsFormula(A1), sau đó định dạng tô màu hoặc đổi màu chữ cho khác những ô còn lại. Sau khi bấm OK bạn sẽ đƣợc kết quả là tất cả những ô chứa công thức sẽ đƣợc tô màu. Nếu bạn thêm hoặc thay đổi 1 ô, nếu ô đó trở thành công thức thì lập tức ô đó đổi màu. Đôi khi bạn không thấy kết quả, vì anh Bill lanh chanh và chậm hiểu, anh ta cho rằng công thức sử dụng hàm của bạn là 1 text nên ảnh tự sửa thành: =‖IsFormula(A1)‖. Vậy bạn phải vào chỗ cũ sửa lại. Bây giờ mỗi khi bạn sửa hoặc thêm 1 ô trở thành công thức, ô đó sẽ có màu. ngƣợc lại, nếu bạn sửa 1 công thức thành giá trị hoặc thêm giá trị vào 1 ô, ô đó sẽ không có màu. Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn. Khi nhập dữ liệu hay khi sao chép và dán dữ liệu từ nguồn khác vào Excel thì các ký tự không mong muốn sẽ xuất hiện trong toàn bộ bảng tính của bạn. Sử dụng chiêu này bạn có thể khắc phục đƣợc những rắc rối khi gỡ bỏ các ký tự không mong muốn bằng tay. Chức năng thay thế (replace) trong Excel có thể giúp bạn gỡ bỏ các ký tự không mong muốn trong bảng tính, nhƣng phải qua một vài bƣớc phụ.
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 220 Ví dụ nhƣ, bạn có thể thay thế những ký tự không mong muốn bằng chuỗi rỗng tựa nhƣ nó chƣa hề tồn tại. Muốn vậy bạn cần biết mã của từng ký tự mà bạn muốn gỡ bỏ. Tất cả các ký tự đều mang một mã riêng và Excel sẽ cho bạn biết nó là gì khi bạn sử dụng hàm CODE. Hàm CODE sẽ trả về một mã số cho ký tự đầu tiên trong một chuỗi. Mã này tƣơng đƣơng ký tự mà máy tính của bạn đã thiết lập. Để thực hiện điều này, chọn một trong các ô có chứa những ký tự không mong muốn. Từ thanh công thức, bôi đen ký tự và sao chép ký tự đó. Tiếp theo chọn ô trống bất kỳ (A1 chẳng hạn) và dán ký tự đó vào ô đã chọn (A1). Tại ô khác, nhập công thức sau: =CODE($A$1) Công thức này trả về mã của ký tự không mong muốn. Chọn toàn bộ dữ liệu của bạn, chọn Home ➝ Editing ➝ Find & Select ➝ Replace (với phiên bản trƣớc Excel 2010: chọn Edit ➝ Replace…), ở khung Find what: bấm phim Alt và gõ số 0 kèm theo code đã đƣa ra bởi công thức trên. Nếu mã số là 163 thì bấm Alt và bấm 0163. (Hoặc bạn có thể để con trỏ chuột tại ô có ký tự không mong muốn, sao chép ký tự đó và dán vào ô Find what cũng đƣợc) Bỏ trống khung Replace With và bấm Replace all. Việc làm này sẽ xóa bỏ tất cả những ký tự không mong muốn rất nhanh qua việc dò tìm mã ký tự. Lặp lại các bƣớc ở trên cho mỗi ký tự không mong muốn tiếp theo. Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực. Các giá trị số (number) trong Excel đƣợc mặc định căn lề phải và văn bản (text) thì căn lề trái. Do vậy, cách đơn giản để nhận biết các giá trị số và văn bản trong một cột trên bảng tính là bạn thiết lập chế độ căn lề mặc định cho cột đó. Bạn vào Home ➝ nhóm Alignment ➝ chọn Format Cells ➝ vào Tab Alignment ➝ chọn General tại hộp Horizontal để thiết lập việc căn lề mặc định cho cột đang chọn ➝ bấm OK để đóng hộp thoại Format Cells lại.
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 221 Bạn kéo cột rộng ra một ít để đễ phân biệt việc căn lề, khi đó bạn sẽ thấy các giá trị số, ngày tháng sẽ đƣợc căn lề phải và văn bản sẽ đƣợc căn lề trái. Dùng Paste Special để chuyển giá trị số dạng văn bản sang số thực Đây là cách nhanh và dễ dàng nhất để chuyển các giá trị số dạng văn bản sang số thực. Các bƣớc thực hiện nhƣ sau: Chọn một ô trống nào đó và bấm lệnh Copy (Ctrl + C)➝ quét chọn vùng số liệu dạng văn bản định chuyển đổi (ví dụ nhƣ vùng A1:A9 ở hình trên) ➝ bấm chuột phải và chọn Paste Special… ➝ chọn Add tại nhóm Operation ➝ bấm OK để hoàn tất.
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 222 Việc làm trên sẽ giúp chuyển toàn bộ các con số dạng văn bản sang số thực, vì ô rỗng có giá trị là 0 và khi bạn cộng bất kỳ số nào vào một con số lƣu dƣới dạng văn bản trong Excel thì bạn đã làm cho con số dạng văn bản chuyển thành số thực. Dùng các hàm TEXT để chuyển đổi Bạn có thể áp dụng nguyên tắc nhƣ cách trên vào một số hàm có sẵn của Excel để thực hiện việc chuyển đổi. Thông thƣờng, khi bạn dùng một hàm thuộc nhóm TEXT và kết quả trả về dƣới dạng con số thì Excel vẫn xem con số đó là giá trị dạng văn bản. Giả sử bạn có một vùng dữ liệu A1:A7 nhƣ hình sau: Bạn dùng hai hàm trong nhóm TEXT là LEFT và FIND để tách các giá trị ra khỏi các chuỗi văn bản nhƣ sau: =LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) Sau khi dùng hàm để tách phần giá trị ra thì các kết quả trả về vẫn đƣợc Excel xem nhƣ là văn bản vì chúng đƣợc căn lề trái nhƣ hình sau: Do vậy, bạn cần phải hiệu chỉnh công thức tác chuỗi trên một ít để kết quả trả về là các con số thực sự bằng cách cộng thêm số 0 vào sau công thức trên: =LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) + 0
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 223 Tăng thêm số lần Undo cho Excel Tất cả chúng ta đều đã quen thuộc với chức năng Undo của Excel, cho phép chúng ta làm lại những sai lầm của mình. Tuy nhiên, mặc định, chúng ta chỉ có thể Undo đƣợc 16 lần. Chiêu này giúp bạn có thể tăng số lần Undo lên nhiều hơn, có thể đến 100 lần. Khi bạn sử dụng chức năng Undo của Excel, và bạn đã thực hiện Undo 16 lần, thì nút Undo bị mờ đi, không thể Undo đƣợc nữa. Ngoài ra, khi bạn bấm nút Save để lƣu bảng tính, thì nút Undo cũng bị mờ đi, và danh sách những tác vụ (những hành động đã thực hiện trên bảng tính) mà bạn đã thực hiện bị mất sạch. Đó là do khi bạn lƣu bảng tính, Excel cho rằng bạn đã hài lòng với bảng tính này (thì mới bấm Save), và nó thấy rằng không cần thiết phải giữ lại danh sách những tác vụ trƣớc khi lƣu nữa. Bạn có thể thấy rằng, quay lui lại 16 lần là không đủ, nhƣng làm cách nào để tăng số lần này lên? Nghĩa là làm cách nào để tăng danh sách các tác vụ của bạn lên? Thƣa rằng, có cách, và bạn có thể tăng con số này lên đến 100 lần. Để làm điều này, trƣớc hết, bạn hãy thoát khỏi Excel. Sau đó bạn chạy lệnh Run của Windows (Start | Run, hoặc bấm phím Window + R), gõ vào đó Regedit.exe và bấm OK. Khi bạn đã mở đƣợc chƣơng trình Regedit, hãy tìm đến khóa: HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Office 11.0 Excel Options Con số 11.0 ở trên đây có thể khác, ví dụ với Excel2000 thì nó là 10.0, với Excel 2010 thì nó là 12.0
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 224 Bấm Edit | New | DWORD Value (xem hình). Một mục mới New Value #1 sẽ đƣợc tạo ra trong khung bên phải, bạn nhập vào đó chữ UndoHistory, và bấm Enter.
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 225 Bấm đúp (double-click) vào mục UndoHistory mới tạo, rồi gõ vào hộp thoại mở ra một con số bất kỳ, miễn là lớn hơn 16 và nhỏ hơn 100. Bấm OK, rồi thoát Regedit. Bạn hãy khởi động lại Excel và thử làm gì trong đó, rồi bấm vào nút Undo xem bạn có thể Undo đƣợc bao nhiêu lần nhé. Hy vọng rằng Undo 100 lần, đã là quá đủ cho bạn. Tuy nhiên, nếu bạn bấm lƣu bảng tính, thì danh sách các tác vụ có thể Undo.
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 226 Tách họ và tên trong cùng một cột trên bảng tính Excel Bước 1: Khi nhập liệu vào bảng tính Excel, thông thƣờng ta nhập cả họ và tên vào cùng một ô. Tuy nhiên, có khi sau đó ta cần phải tách riêng tên ra khỏi họ và tên đệm, nếu làm thủ công bằng thao tác sao chép rồi dán qua ô khác thì sẽ rất bất tiện. Nếu sử dụng hàm Right kết hợp với một vài hàm khác thì cũng có thể cho ra kết quả nhƣ bạn muốn, nhƣng trong một số trƣờng hợp sẽ cho kết quả không chính xác. Có một phƣơng pháp tối ƣu hơn sẽ giúp bạn hoàn thành tốt công việc này, cách thực hiện cũng khá đơn giản nhƣ sau: Bước 2: - Trên bảng tính chứa cột họ tên cần tách, bấm Alt+F11 Bước 3: - Tiếp theo, bạn bấm menu Insert và chọn Module sẽ xuất hiện một cửa sổ soạn thảo. Bước 4: Bạn nhập đoạn mã lệnh sau vào cửa sổ soạn thảo: Private Function Tachten(ten As String, lg As Integer) Dim j As Integer Name = Trim(ten) For j = Len(Name) To 1 Step -1 If Mid(Name, j, 1) = " " Then If lg = "1" Then Tachten = Right(Name, Len(Name) - j) Else Tachten = Left(Name, j) End If
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 227 Exit For End If Next End Function Bước 5:- Bạn bấm Ctrl+S để lƣu lại và quay trở về bảng tính Excel. Bước 6:- Bây giờ để tiến hành tách riêng họ và tên đệm vào một ô mới, bạn đặt con trỏ tại ô mới chứa họ và tên đệm rồi nhập vào công thức =TachTen(B3,0) và bấm Enter sẽ thấy ngay kết quả. - Để tách riêng tên vào một ô mới, bạn đặt con trỏ tại ô sẽ chứa tên cần tách và nhập vào công thức =TachTen(B3,1) rồi bấm Enter là xong. Ghi chú: B3 chính là địa chỉ của ô ban đầu chứa cả họ, tên đệm và tên. Tạo mục lục trong Excel Nếu bạn đã tốn quá nhiều thời gian trong một workbook (sổ làm viê ̣c) với rất nhiều worksheet (trang tính), bạn sẽ cảm thông đƣợc sự khó khăn trong việc tìm kiếm một trang tính nào đó. Khi đó, có lẽ ta nên lập một chỉ mục các trang tính đang có để thuận tiện cho việc điều hƣớng trong bảng tính. Bằng cách sử dụng một chỉ mục các trang tính sẽ cho phép bạn nhanh chóng và dễ dàng điều hƣớng trong bảng tính, chỉ bằng một cú bấm chuột sẽ đƣa bạn đến chính xác nơi bạn muốn đến mà không lo bị nhầm lẫn. Bạn có thể tạo một chỉ mục trong một vài cách: bằng tay, tự động tạo ra bởi mã VBA, hoặc là sử dụng trình đơn tùy chọn theo ngữ cảnh (thậm chí có thể dùng các hàm Macro4 – không trình bày ở đây). Tạo chỉ mục thủ công Cách này rất dễ làm, bạn chỉ cần chèn mới một trang tính và đă ̣t cho nó một cái tên, ví dụ nhƣ tên là Index. Sau đó, bạn nhập vào tên của các trang tính có trong sổ làm viê ̣c và tạo các siêu liên kết (hyperlink) đến các trang tính tƣơng ứng với tên mà bạn nhập. Để tạo hyperlink bạn chọn tên trang tính, sau đó vào Insert | chọn Hyperlink tại nhóm Links | Insert | Hyperlinks] hoặc bấm phím tắt là Ctrl+K để mở hộp thoại Insert Hyperlink.
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 228 Chọn Place in This Document và chọn tên Trang tính muốn kết nối tới. Bấm nút OK để hoàn tất. Phƣơng pháp này phù hợp khi bảng tính không có quá nhiều trang tính và tên trang tính không có sự thay đổi thƣờng xuyên, nếu không sẽ gây ra nhiều khó khăn cho công tác bảo trì trang chỉ mục. Tạo chỉ mục tự động bằng cách sử dụng VBA Một cách thay thế khác là sử dụng VBA để tự động tạo ra các chỉ mục. Đoạn mã sau đây sẽ tự động tạo ra một bảng chỉ mục liên kết đến tất cả các trang tính mà bạn có trong sổ làm viê ̣c. Bảng chỉ mục này sẽ đƣợc tạo lại mỗi khi trang tính lƣu chỉ mục đƣợc chọn. Đoạn mã này phải đƣợc đặt trong private module của Trang tính chứa chỉ mục. Chèn một trang tính mới vào sổ làm viê ̣c và đặt tên cho nó là Index chẳng hạn. Bấm chuột phải vào tên trang tính vừa tạo và chọn ViewCode từ trình đơn ngữ cảnh hoặc bấm tổ hợp phím Alt+F11. Nhập đoạn mã VBA sau vào cửa sổ Code: Private Sub Worksheet_Activate() Dim wSheet As Worksheet Dim lCount As Long lCount = 1 With Me .Columns(1).ClearContents
Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 229 .Cells(1, 1) = "INDEX" End With For Each wSheet In Worksheets If wSheet.Name <> Me.Name Then lCount = lCount + 1 With wSheet .Range("A1").Name = "Start" & wSheet.Index .Hyperlinks.Add Anchor:=.Range("A1"), Address:="", SubAddress:= _ "Index", TextToDisplay:="Back to Index" End With Me.Hyperlinks.Add Anchor:=Me.Cells(lCount, 1), Address:="", SubAddress:= _ "Start" & wSheet.Index, TextToDisplay:=wSheet.Name End If Next wSheet End Sub Bấm tổ hợp phím Alt+Q để thoát VBE và trở về cửa sổ bảng tính, sau đó lƣu bảng tính lại. Để chạy đoạn mã vừa tạo, bạn dùng chuột chọn sang trang tính khác trong sổ làm viê ̣c và sau đó chọn lại trang tính Index để kích hoạt sự kiện Worksheet_Activate. Lƣu ý rằng, đoạn mã sẽ các đặt tên (Name) cho các ô A1 ở mỗi trang tính kèm theo số chỉ mục của trang tính trong bảng tính (trang tính đầu tiên có chỉ mục là 1, kế đó là 2, 3…. n). Điều này bảo đảm rằng ô A1 trên mỗi trang tính có một tên khác nhau. Nếu ô A1 trên trang tính của bạn đã đƣợc đặt tên, bạn nên cân nhắc đến việc thay đổi ô A1 trong đoạn mã sang một địa chỉ khác phù hợp hơn. Lƣu ý, nếu bạn có thiết lập Hyperlink base (siêu liên kết cơ sở) trong sổ làm viê ̣c thì các hyperlink đƣợc tạo ra từ đoạn mã trên sẽ không thể hoạt động đƣợc, do chúng đã liên kết đến các Name trong sổ làm viê ̣c hiện hành. Khi thuộc tính hyperlink base đƣợc thiết lập thì các siêu liên kết sẽ trỏ đến hyperlink base kết hợp với các Name.

More Related Content

PDF
Giao trinh mang_may_tinh
Hai Nguyen
 
PDF
Đề tài: mô hình đo thử hệ thống băng rộng trên optisystem
Dịch vụ viết bài trọn gói ZALO: 0909232620
 
PDF
Ms office keyboard
nhatthai1969
 
PDF
Giáo trình học Autocad 2004 Tiếng Việt
PixwaresVitNam
 
PDF
Thiet ke lan_wan
Gió Lào
 
PDF
Gia công phay Pro/ENGINEER 5.0
Ứng Dụng Máy Tính
 
DOC
Đề tài: Phân tích và thiết kế mạng truy nhập GPON dựa trên phần mềm mô phỏng ...
Viết thuê trọn gói ZALO 0934573149
 
PDF
Lập trình sáng tạo creative computing textbook mastercode.vn
MasterCode.vn
 
Giao trinh mang_may_tinh
Hai Nguyen
 
Đề tài: mô hình đo thử hệ thống băng rộng trên optisystem
Dịch vụ viết bài trọn gói ZALO: 0909232620
 
Ms office keyboard
nhatthai1969
 
Giáo trình học Autocad 2004 Tiếng Việt
PixwaresVitNam
 
Thiet ke lan_wan
Gió Lào
 
Gia công phay Pro/ENGINEER 5.0
Ứng Dụng Máy Tính
 
Đề tài: Phân tích và thiết kế mạng truy nhập GPON dựa trên phần mềm mô phỏng ...
Viết thuê trọn gói ZALO 0934573149
 
Lập trình sáng tạo creative computing textbook mastercode.vn
MasterCode.vn
 

What's hot (19)

PDF
Excel 2010
nhatthai1969
 
PDF
Word2010
nhatthai1969
 
PDF
Power point 2010
nhatthai1969
 
PDF
Thiết kế cơ bản Pro/ENGINEER 5.0
Ứng Dụng Máy Tính
 
PDF
Hướng Dẫn Sử Dụng Word 2010
Nguyễn Văn Mạnh
 
PDF
Hướng dẫn thiết kế giày trên Rhino
Cadcamcnc Học
 
PDF
Giao trinh sketchup
khaluu93
 
PDF
Excel 2010 training book
Ttx Love
 
PDF
Tl open office_calc
Chi Lê Yến
 
PDF
Monitor theo doi_benh_nhan
Lệnh Xung
 
PDF
Creative computing textbook
Bùi Lê Diễm Diễm
 
PDF
Tai lieu huong_dan_microsoft_word_2010
Trần Thị Yến Xuân
 
PDF
giáo trình hướng dẫn thiết kế Rhinoceros5
Cadcamcnc Học
 
PDF
Ngôn ngữ lập trình C#
Trần Thiên Đại
 
PDF
Nhập môn công nghệ thông tin
Thanh Lee
 
PDF
Kien truc-co-ban-cua-stm32-arm-cortex-m3
Huynh MVT
 
PDF
[Demo] Begin STM32 vol-1
Thien Ta
 
PDF
Giao trinh-phan-cung-dien-tu[bookbooming.com]
bookbooming1
 
DOCX
C# tieng viet.pdf
Dung Duong
 
Excel 2010
nhatthai1969
 
Word2010
nhatthai1969
 
Power point 2010
nhatthai1969
 
Thiết kế cơ bản Pro/ENGINEER 5.0
Ứng Dụng Máy Tính
 
Hướng Dẫn Sử Dụng Word 2010
Nguyễn Văn Mạnh
 
Hướng dẫn thiết kế giày trên Rhino
Cadcamcnc Học
 
Giao trinh sketchup
khaluu93
 
Excel 2010 training book
Ttx Love
 
Tl open office_calc
Chi Lê Yến
 
Monitor theo doi_benh_nhan
Lệnh Xung
 
Creative computing textbook
Bùi Lê Diễm Diễm
 
Tai lieu huong_dan_microsoft_word_2010
Trần Thị Yến Xuân
 
giáo trình hướng dẫn thiết kế Rhinoceros5
Cadcamcnc Học
 
Ngôn ngữ lập trình C#
Trần Thiên Đại
 
Nhập môn công nghệ thông tin
Thanh Lee
 
Kien truc-co-ban-cua-stm32-arm-cortex-m3
Huynh MVT
 
[Demo] Begin STM32 vol-1
Thien Ta
 
Giao trinh-phan-cung-dien-tu[bookbooming.com]
bookbooming1
 
C# tieng viet.pdf
Dung Duong
 
Ad

Similar to hdsd excel_2010 (20)

PDF
Bài giảng excel_2010
Lê Hữu Chính
 
PDF
Excel 2010
Vu Binh
 
PDF
Hd sd excel 2010
Heo Gòm
 
DOC
Excel 2010-training-book
Hien Nguyen
 
PDF
Xây dựng Robot tự hành dạng Nonholonomic và tổng hợp bộ điều khiển bám quỹ đạo
Man_Ebook
 
DOCX
Tieng viet powerpoint 2010 training book
Dai Van Tuan
 
PDF
Hd sd power point 2010
Heo Gòm
 
PDF
Hướng dẫn sử dụng Power Point 2010
Quang Ngoc
 
PDF
Tự học MS Power Point 2010 - Daotaotinhocvanphong.com
Dạy Học Tin Học Văn Phòng Trực Tuyến
 
PDF
Powerpoint2010 120222090522-phpapp02
trunghau1989
 
DOC
Bài giảng excel 2010
Đào tạo tin học văn phòng cấp tốc dành cho mọi người
 
PDF
Sách hướng dẫn sử dụng Powerpoint 2010
Tâm Việt Group
 
PDF
Ubuntu
Liu Xing
 
PDF
Giáo Trinh Microsoft Excel 2010.pdf
giavlxd
 
PDF
[Full] Hướng dẫn sử dụng Microsoft Excel 2010
Phạm Văn Hưng
 
PDF
Tailieu.vncty.com excel2010
Trần Đức Anh
 
PDF
Hướng dẫn sử dụng excel 2010
Bùi Quang Hưng
 
PDF
Excel 2010
Tran Tien
 
PDF
Hướng dẫn sử dụng Excel 2010
Quang Ngoc
 
PDF
Tự học MS Excel 2010 - Daotaotinhocvanphong.com
Dạy Học Tin Học Văn Phòng Trực Tuyến
 
Bài giảng excel_2010
Lê Hữu Chính
 
Excel 2010
Vu Binh
 
Hd sd excel 2010
Heo Gòm
 
Excel 2010-training-book
Hien Nguyen
 
Xây dựng Robot tự hành dạng Nonholonomic và tổng hợp bộ điều khiển bám quỹ đạo
Man_Ebook
 
Tieng viet powerpoint 2010 training book
Dai Van Tuan
 
Hd sd power point 2010
Heo Gòm
 
Hướng dẫn sử dụng Power Point 2010
Quang Ngoc
 
Tự học MS Power Point 2010 - Daotaotinhocvanphong.com
Dạy Học Tin Học Văn Phòng Trực Tuyến
 
Powerpoint2010 120222090522-phpapp02
trunghau1989
 
Bài giảng excel 2010
Đào tạo tin học văn phòng cấp tốc dành cho mọi người
 
Sách hướng dẫn sử dụng Powerpoint 2010
Tâm Việt Group
 
Ubuntu
Liu Xing
 
Giáo Trinh Microsoft Excel 2010.pdf
giavlxd
 
[Full] Hướng dẫn sử dụng Microsoft Excel 2010
Phạm Văn Hưng
 
Tailieu.vncty.com excel2010
Trần Đức Anh
 
Hướng dẫn sử dụng excel 2010
Bùi Quang Hưng
 
Excel 2010
Tran Tien
 
Hướng dẫn sử dụng Excel 2010
Quang Ngoc
 
Tự học MS Excel 2010 - Daotaotinhocvanphong.com
Dạy Học Tin Học Văn Phòng Trực Tuyến
 
Ad

Recently uploaded (7)

PPT
Tham Khao bài giảng trí tuệ nhân tại.ppt
TiTrnTn6
 
PPTX
PRESENTATION ABOUT DATA WAREHOUSE (1).pptx
Nero12341
 
PPTX
chuong2TTHCMupdate14tdddddddđ7n2024.pptx
trung8751tran
 
PPTX
PRESENTATION ABOUT MICROSOFT FABRIC.pptx
Nero12341
 
PPTX
CÁC HẠN CHẾ CỦA MÔ HÌNH AI NỀN CÁC HẠN CHẾ CỦA MÔ HÌNH AI NỀN
nkchien2025
 
PPTX
KỸ THUẬT GỢI Ý NÂNG CAO KỸ THUẬT GỢI Ý NÂNG CAO
nkchien2025
 
PDF
BÁO CÁO THỰC TẬP CTY TNHH VIET NAM VICERA
lecongchien2020qni
 
Tham Khao bài giảng trí tuệ nhân tại.ppt
TiTrnTn6
 
PRESENTATION ABOUT DATA WAREHOUSE (1).pptx
Nero12341
 
chuong2TTHCMupdate14tdddddddđ7n2024.pptx
trung8751tran
 
PRESENTATION ABOUT MICROSOFT FABRIC.pptx
Nero12341
 
CÁC HẠN CHẾ CỦA MÔ HÌNH AI NỀN CÁC HẠN CHẾ CỦA MÔ HÌNH AI NỀN
nkchien2025
 
KỸ THUẬT GỢI Ý NÂNG CAO KỸ THUẬT GỢI Ý NÂNG CAO
nkchien2025
 
BÁO CÁO THỰC TẬP CTY TNHH VIET NAM VICERA
lecongchien2020qni
 

hdsd excel_2010

  • 2. Trang 2 Mục lục Excel 2010 I. NHỮNG ĐIỂM MỚI TRONG MICROSOFT EXCEL 2010.......................................... 8 Chức năng Backstage View..................................................................................................... 8 Thêm tính năng Sparkline........................................................................................................ 9 Tính năng Slicers ................................................................................................................... 10 Định dạng dữ liệu có điều kiện.............................................................................................. 10 PivotTables và PivotCharts.................................................................................................... 12 Share Workbook .................................................................................................................... 13 II. NỘI DUNG CHÍNH....................................................................................................... 14 CHƢƠNG 1: LÀM QUEN VỚI MICROSOFT EXCEL 2010 ............................................ 14 1.1 Giới thiệu Excel ............................................................................................................... 14 Excel là gì: .................................................................................................................. 14 Ribbon là gì?............................................................................................................... 17 Sử dụng menu lối tắt (shortcut menu)......................................................................... 18 1.2 Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ ............................................................ 19 Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel................................................................................... 19 Thu nhỏ cửa sổ Excel.................................................................................................. 20 Phóng to cửa sổ Excel................................................................................................. 20 Thoát khỏi Excel......................................................................................................... 20 1.3. Thao tác với ô và vùng ............................................................................................ 20 Nhận dạng ô và vùng (cells, range) ............................................................................ 20 Chọn vùng................................................................................................................... 21 Sao chép và di chuyển vùng........................................................................................ 21 Dán đặc biệt (Paste Special) ....................................................................................... 22 Đặt tên vùng................................................................................................................ 24 Thêm chú thích cho ô.................................................................................................. 24 Chèn, xóa ô, dòng và cột............................................................................................. 25
  • 3. Trang 3 Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng..................................................................... 27 Nối (Merge) và tách các ô (Split) ............................................................................... 29 Nối nhiều ô thành một ô.............................................................................................. 29 Tách một ô đã nối thành nhiều ô................................................................................. 29 1.4. Di chuyển trong sổ làm viê ̣c và sử dụng phím tắt ................................................... 29 Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang ............................................................................ 29 Thanh Tab trang tính................................................................................................... 30 Sử dụng các tổ hợp phím tắt để di chuyển.................................................................. 30 1.5 Thao tác với sổ làm viê ̣c........................................................................................... 32 Tạo mới sổ làm viê ̣c.................................................................................................... 32 Mở sổ làm viê ̣c có sẵn trên đĩa ................................................................................... 32 Lƣu sổ làm viê ̣c........................................................................................................... 33 Đóng sổ làm viê ̣c ........................................................................................................ 35 Sắp xếp sổ làm viê ̣c..................................................................................................... 35 1.6. Thao tác với trang tính............................................................................................. 36 Xóa trang tính ............................................................................................................. 37 Sắp xếp thứ tự các trang tính ...................................................................................... 37 Sao chép trang tính...................................................................................................... 38 Chọn màu cho tab trang tính....................................................................................... 38 Ẩn/ Hiện trang tính ..................................................................................................... 39 1.7 Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác ............................................... 39 Sử dụng thanh Zoom................................................................................................... 40 Xem và so sánh trang tính trong nhiều cửa sổ............................................................ 40 Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố định vùng tiêu đề.................................. 40 Sử dụng Watch Window............................................................................................. 42 CHƢƠNG 2: LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG EXCEL 2010....................................... 43 2.1. Nhập liệu, hiệu chỉnh............................................................................................... 43
  • 4. Trang 4 Nhập liệu..................................................................................................................... 43 Nhập các ký tự đặc biệt............................................................................................... 44 Nhập đè lên ô có sẵn nội dung.................................................................................... 45 Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu............................................................................. 46 2.2. Định dạng ................................................................................................................ 49 Định dạng chung......................................................................................................... 49 Tự động định dạng có điều kiện ................................................................................. 57 Bảng và định dạng bảng (table) .................................................................................. 58 Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes) ................................................ 59 2.3 Tìm và thay thế dữ liệu............................................................................................. 60 2.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu............................................................................................... 61 CHƢƠNG 3 : GIỚI THIỆU VÀ SỬ DỤNG CÁC HÀM ..................................................... 64 3.1 Giới thiệu công thức và hàm:........................................................................................... 64 Giới thiệu công thức (Formula) .................................................................................. 64 Giới thiệu hàm (Function)........................................................................................... 66 Nhập công thức và hàm .............................................................................................. 67 Tham chiếu trong công thức ....................................................................................... 69 Các lỗi thông dụng (Formulas errors)......................................................................... 71 3.2 Các hàm trong Excel........................................................................................................ 72 a. Nhóm hàm về thống kê ........................................................................................... 72 b. Nhóm hàm về phân phối xác suất........................................................................... 74 c. Nhóm hàm về tƣơng quan và hồi quy tuyến tính.................................................... 76 d. Các hàm tài chính - financian functions ................................................................. 77 e. Danh mục các Các Hàm Quản lý Cơ sở dữ liệu và Danh sách............................... 81 f. Hàm toán học và lƣợng giác.................................................................................... 96 g. Hàm xử lý văn bản và dữ liệu............................................................................... 109 CHƢƠNG 4: KHAI THÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU ................................................................... 126
  • 5. Trang 5 4.1. Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) ......................................................................................... 126 Sắp xếp...................................................................................................................... 126 Lọc dữ liệu ................................................................................................................ 127 4.2 PivotTable và PivotChart............................................................................................... 128 4.2.1 Giới thiệu PivotTable và PivotChart ................................................................... 128 Tạo một báo cáo PivotTable đơn giản ...................................................................... 128 4.2.2 Tìm hiểu dữ liệu nguồn của PivotTable .............................................................. 143 4.2.3 Sử dụng các công cụ của PivotTable và định dạng PivotTable........................... 155 CHƢƠNG 5: ĐỒ THỊ TRONG EXCEL............................................................................. 166 5.1 Giới thiệu đồ thị............................................................................................................. 166 5.2. Vẽ đồ thị........................................................................................................................ 166 5.3. Các thao tác trên đồ thị ................................................................................................. 170 a. Nhâ ̣n biết các thành phần trên đồ thi ̣..................................................................... 170 Các thành phần thông dụng....................................................................................... 170 Một số thành phần chỉ có trong đồ thi ̣3-D............................................................... 170 b. Các thao tác với đồ thị .......................................................................................... 171 Chọn thành phần trên đồ thị...................................................................................... 171 Di chuyển đồ thi ̣........................................................................................................ 171 Sao chép đồ thi ̣.......................................................................................................... 172 Xóa đồ thi ̣.................................................................................................................. 172 Thêm các thành phần của đồ thi ̣............................................................................... 172 Sắp xếp và xóa các thành phần của đồ thi ̣................................................................ 172 In đồ thi ̣..................................................................................................................... 172 c. Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị ............................................................................. 173 Hiệu chỉnh Chart Area .............................................................................................. 173 Hiệu chỉnh Flot Area................................................................................................. 174 Hiệu chỉnh tiêu đề đồ thi ̣, chú thích, tiêu đề trục hoành và trục tung,… .................. 174
  • 6. Trang 6 Hiệu chỉnh đƣờng lƣới ngang và dọc........................................................................ 175 d. Các thao tác với chuỗi số liệu trong đồ thị ........................................................... 179 Xóa bớt một chuỗi số liệu khỏi đồ thi ̣....................................................................... 179 Thêm chuỗi mới vào đồ thi ̣....................................................................................... 180 Thay đổi chuỗi số liệu............................................................................................... 181 Thêm đƣờng xu hƣớng vào đồ thị............................................................................. 183 CHƢƠNG 6: ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN BẢNG TÍNH............................................... 185 6.1. Các chế độ hiển thị trang trong Excel........................................................................... 185 6.2. Thiết lập thông số cho trang in ..................................................................................... 185 6.3. Thiết lập thông số hộp thoại Print................................................................................. 190 6.4. Các lƣu ý khác .............................................................................................................. 192 CHƢƠNG 7: LÀM VIỆC VỚI MACRO, TEMPLATES................................................... 193 7.1 Macro............................................................................................................................. 193 Ghi một Macro.......................................................................................................... 193 Thực thi Macro ......................................................................................................... 194 CHƢƠNG 8: PHÍM TẮT VÀ THỦ THUẬT...................................................................... 196 8.1 Phím Tắt......................................................................................................................... 196 a. Truy cập Ribbon bằng bàn phím............................................................................... 196 b. Phím tắt..................................................................................................................... 196 8.2 Thủ thuật........................................................................................................................ 199 Dịch số tiền về chữ (Chuyển số thành chữ).................................................................. 199 Giấu bảng tính Excel chuyên nghiệp............................................................................ 204 1. Khóa và bảo vệ những ô có chứa công thức......................................................... 205 Sử dụng Data-Validation khi danh sách nguồn nằm trong một Trang tính khác ......... 210 Điều khiển Conditional Formating bằng checkbox...................................................... 213 Đánh dấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting................................ 218 Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn. .......... 219
  • 7. Trang 7 Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực............................................................. 220 Tăng thêm số lần Undo cho Excel................................................................................ 223 Tách họ và tên trong cùng một cột trên bảng tính Excel.............................................. 226 Tạo mục lục trong Excel............................................................................................... 227
  • 8. Những điểm mớ i trong Microsoft Excel 2010 Trang 8 I. NHỮNG ĐIỂM MỚI TRONG MICROSOFT EXCEL 2010 Chức năng Backstage View Giao diện Ribbon của Office 2010 đƣợc đƣa vào tất cả các ứng dụng trong gói Office 2010. Công cụ Backstage View đƣợc truy cập qua phím Office (góc trên bên trái), hỗ trợ sử dụng các tác vụ nhƣ lƣu tài liệu hoặc in ấn. Thanh định hƣớng bên trái của Backstage View chứa nhiều lệnh, nhƣ cho phép ai sửa tài liệu, kích cỡ tê ̣p...
  • 9. Những điểm mớ i trong Microsoft Excel 2010 Trang 9 Thêm tính năng Sparkline Excel luôn có dữ liệu đồ thị và biểu đồ rất phong phú để mô tả dữ liệu và xu hƣớng. Với Excel 2010, Microsoft đã bổ sung thêm một tính năng mới - Sparklines. Tính năng này cho phép ngƣời dùng đặt một đồ thị cỡ nhỏ (mini) hay một dòng nhận định khuynh hƣớng trong một ô (cell). Sparklines là cách nhanh nhất và đơn giản nhất để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào một cell. Sparkline là cách hƣ̃u ích để thêm một yếu tố trực quan nhanh và gọn.
  • 10. Những điểm mớ i trong Microsoft Excel 2010 Trang 10 Tính năng Slicers Slicers là một trong những tính năng trong Excel 2010 có thể giúp bạn giải thích dữ liệu của bạn dễ dàng hơn. Một cách nhanh chóng, bạn có cái nhìn trực quan thông qua số lƣợng lớn dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Slicers để lọc thông qua các dữ liệu của bạn và có thể nhanh chóng tìm thấy những thông tin có liên quan Khi dữ liệu trong bảng trụ xoay (Pivot Table) thay đổi, Slicer sẽ tự động đƣợc cập nhật. Định dạng dữ liệu có điều kiện Chức năng conditional format mới bao gồm nhiều kiểu định dạng và icons và khả năng tô sáng chỉ những mục đƣợc chỉ định nhƣ giá trị lớn nhất, nhỏ nhất .. với chỉ 1 cú bấm chuột Đây là chức năng rất hay trong Excel 2010. Nếu bạn có một bảng với nhiều số liệu khác nhau, thông thƣờng để đánh giá dữ liệu, chúng ta thƣờng dùng các hàm rút trích và lọc dữ liệu. Tuy nhiên, với chức năng này, bạn không cần dùng hàm, càng không cần lấy dữ liệu ra khỏi bảng mà vẫn có thể đánh giá chính xác dữ liệu qua cách làm nổi bật các ô theo một điều kiện định sẵn. Thực hiện nhƣ sau: quét chọn một cột hoặc dòng dữ liệu cần đánh giá, sau đó bấm nút Conditional Formatting, một menu hiện ra với các tùy chọn:
  • 11. Những điểm mớ i trong Microsoft Excel 2010 Trang 11 Kiểu đánh giá sàng lọc: Kiểu đánh giá này sẽ sàng lọc dữ liệu của bạn ngay tại trong bảng chứ không phải trích riêng ra ngoài nhƣ các phiên bản Excel trƣớc đây. Chƣơng trình thực hiện ―sàng lọc tại chỗ‖ bằng cách làm nổi bật lên những ô đúng với điều kiện hoặc quy luật do bạn quy định. Sau đây là hai nhóm quy luật chính: Highlight Cells Rules: làm nổi bật các ô theo một trong các điều kiện: Greater Than... (lớn hơn), Less Than... (nhỏ hơn), Equal To (bằng) một giá trị so sánh nào đó, Between (giữa 2 giá trị), Text that Contains (ô chữ có chứa chuỗi ký tự quy định), A Date Occurring (theo quãng thời gian), Duplicate Values (ô dữ liệu trùng nhau). Khi bạn chọn xong một điều kiện làm nổi bật, sẽ xuất hiện một hộp thoại yêu cầu bạn nhập giá trị cần so sánh và màu tô nổi bật cho ô phù hợp với điều kiện so sánh đó. Xong, bạn bấm OK để chƣơng trình thực thi trong bảng tính. - Top/Bottom Rules: quy luật này gồm các điều kiện: Top 10 Items (đánh dấu 10 ô có giá trị lớn nhất), Top 10% (đánh dấu 10% số ô có giá trị lớn nhất), tƣơng tự với Bottom 10 Items và Bottom 10%, Above Average (ô có giá trị lớn hơn giá trị trung bình của cột/hàng), Below Average (ô có giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của cột/hàng). Khi bạn chọn đánh giá theo dữ liệu hàng Top hoặc Bottom, một hộp thoại yêu cầu bạn nhập số ô cần làm nổi, chẳng hạn nhƣ Top 10 hay 20, Top 10% hay 20%... là tùy bạn tinh chỉnh, sau đó bấm OK để hoàn tất. Kiểu đánh giá hiển thị mức độ: - Data Bars: bạn bấm chọn kiểu đánh giá này, chọn một màu ƣng ý trong menu hiện ra. Khi đó, trong vùng dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện cột màu đánh giá mức độ dữ liệu giúp bạn dễ dàng so sánh cũng nhƣ nhận ra sự tăng giảm của số liệu nhập vào. Cột màu càng dài thì số liệu của bạn càng có giá trị cao, ngƣợc lại là những ô giá trị thấp. - Color Scales: kiểu đánh giá này sẽ tô màu cho các ô dữ liệu theo 3 màu khác nhau, ứng với mỗi màu là mức độ thấp, trung bình và mức độ cao. Khi chọn nhóm Color Scales, bạn hãy chọn một nhóm màu bạn thích trong menu hiện ra và sẽ thấy chƣơng trình áp dụng lên vùng chọn của bạn. Bạn cũng có thể tạo quy luật màu theo ý mình bằng cách chọn Color Scales > More Rules.
  • 12. Những điểm mớ i trong Microsoft Excel 2010 Trang 12 - Icon Sets: bấm chọn Icon Sets, chọn một nhóm biểu tƣợng mong muốn, chƣơng trình sẽ tự động đặt các biểu tƣợng trƣớc ô dữ liệu của bạn, giúp bạn có cái nhìn trực quan về bảng tính. - Ví dụ dấu biểu thị số liệu ở mức độ cao nhất, dấu biểu thị số liệu ở mức trung bình, và dấu biểu thị số liệu thấp dƣới cả mức trung bình, đáng báo động. Mỗi biểu tƣợng ứng với một mức độ, chƣơng trình sẽ tự động tính toán giá trị trung bình của toàn cột hoặc dòng đang so sánh và tiến hành đặt biểu tƣợng thích hợp vào từng ô theo giá trị phần trăm mà ô đó đạt đƣợc so với mức độ chung của cả cột hoặc dòng. Bạn có thể định lại quy luật đánh giá này bằng cách chọn More Rules trong nhóm Icon Sets. Ngoài những kiểu định dạng có điều kiện trên, bạn có thể tạo riêng cho mình những quy luật đánh giá khác bằng cách bấm nút Conditional Formatting > New Rule, tuy nhiên việc này rất mất thời gian. Tốt nhất bạn nên sử dụng những quy luật có sẵn mà Excel đã cung cấp rất đầy đủ cho bạn. Khi bạn không vừa ý với các định dạng đã chọn, để xóa chúng mà không mất dữ liệu, bạn bấm Conditional Formatting > Clear Rules, chọn một trong các kiểu xóa nhƣ Clear Rules from: Selected Cells (chỉ xóa trong cột chọn), Entire Sheet (xóa trong cả trang tính), This Table (chỉ xóa trong bảng đang xử lý). Có thể nói nhóm công cụ định dạng này của Excel 2010 rất thú vị, nó cho phép chúng ta tạo ra những bảng tính đƣợc trình bày rất khoa học và bắt mắt. Đặc biệt nhất là tính tự động cao, giao diện bảng tính đẹp và khả năng đánh giá, sàng lọc dữ liệu chuẩn xác và độc đáo. Chắc chắn khi sử dụng chức năng này, bạn sẽ thấy hứng thú hơn rất nhiều khi xử lý dữ liệu và tính toán trong Excel. PivotTables và PivotCharts Giống nhƣ PivotTables, PivotCharts cũng đƣợc thực hiện một cách dễ dàng trong giao diện mới này. Tất cả những cải thiện mới về việc lọc đƣợc cung cấp cho PivotCharts. Khi bạn tạo một PivotChart, các công cụ PivotChart đặc biệt và các menu nội dung đƣợc cung cấp để bạn có thể phân tích dữ liệu trong biểu đồ. Bạn cũng có thể thay đổi layout, style và định dạng của biểu đồ hoặc các thành phần khác của nó theo cùng một cách mà bạn có thể thực hiện cho các biểu đồ thông thƣờng. Trong Office Excel 2010, việc định dạng biểu đồ mà bạn áp dụng đƣợc duy trì khi thay đổi sang PivotChart, điều này là một bổ sung nâng cấp để theo cách mà nó đã làm việc trong các phiên bản Excel trƣớc đây.
  • 13. Những điểm mớ i trong Microsoft Excel 2010 Trang 13 Share Workbook Microsoft Excel 2010 có thể tích hợp với SharePoint: để cung cấp các công cụ quản lý nội dung dễ hiểu, thuận tiện cho việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao năng suất làm việc nhóm.
  • 14. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 14 II. NỘI DUNG CHÍNH CHƯƠNG 1: LÀM QUEN VỚI MICROSOFT EXCEL 2010 1.1 Giới thiệu Excel Excel là gì: Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chƣơng trình ứng dụng, khi chạy chƣơng trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện: Tính toán đại số, phân tích dữ liệu Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau Vẽ đồ thị và các sơ đồ Tự động hóa các công việc bằng các macro Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau.  Workbook: Trong Excel, một workbook (sổ làm việc) là một tê ̣p mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị,…) và lƣu trữ dữ liệu. Vì mỗi sổ làm viê ̣c có thể chứa nhiều sheet (trang tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lƣu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tê ̣p (file). Một sổ làm viê ̣c chứa rất nhiều trang tính (worksheet) hay trang biểu đồ (chart sheet) tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn.  Worksheet: Còn gọi tắt là sheet (trang tính), là nơi lƣu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn đƣợc gọi là bảng tính. Một trang tính chứa nhiều ô (cell), các ô đƣợc tổ chức thành các cột và các dòng. Trang tính đƣợc chứa trong sổ làm viê ̣c . Một Trang tính chứa đƣợc 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa đƣợc 256 cột và 65,536 dòng).  Chart sheet: Cũng là một trang tính trong sổ làm viê ̣c, nhƣng nó chỉ chứa một đồ thị. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.  Sheet tabs: Tên của các trang tính sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dƣới của cửa sổ sổ làm viê ̣c. Để di chuyển từ trang tính này sang trang tính khác ta chỉ việc bấm chuột vào tên trang tính cần đến trong thanh tab trang tính.
  • 15. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 15 Các thành phần của Sổ làm viê ̣c Excel 2010 dùng định dạng tê ̣p mặc định là ―.XLSX‖ (dựa trên chuẩn XML giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng đƣợc dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trƣớc đây là ―.XLS‖. Giao diện Excel  Nút lệnh Office chứa các lệnh thƣờng hay sử dụng nhƣ tạo tê ̣p mới, mở tê ̣p, lƣu tê ̣p,… và danh mục các tê ̣p đã mở trƣớc đó. Nút lệnh Office giống nhƣ menu File của các phiên bản trƣớc.
  • 16. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 16  Chúng ta có thể tùy biến thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh mà ta hay sử dụng nhất. Bấm vào để mở danh mục các lệnh và vào các lệnh cần cho hiện lên thanh lệnh truy cập nhanh. Nếu các nút lệnh ở đây còn quá ít bạn có thể bấm chọn More Commands… để mở cửa sổ tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh. Các lệnh trong menu Office
  • 17. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 17 Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh Hộp thoại để tùy biến thanh các lệnh truy cập nhanh Ribbon là gì? Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện ngƣời dùng từ việc sử dụng các thanh menu truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập đƣợc trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon.
  • 18. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 18 Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins. Thanh công cụ Ribbon  Home: Là nơi chứa các nút lệnh đƣợc sử dụng thƣờng xuyên trong quá trình làm việc nhƣ: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…  Insert: Chèn các loại đối tƣợng vào bảng tính nhƣ: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu,…  Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.  Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.  Data: Các nút lệnh trao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…  Review: Các nút lệnh kiểm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.  View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính nhƣ: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình,…  Developer: Tab này mặc định đƣợc ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những ngƣời có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này bấm vào nút Office Excel Options Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon.  Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tê ̣p có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,… Sử dụng menu lói tắt (shortcut menu) Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tƣợng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) trong bảng tính, bạn hãy bấm chuột phải lên đối tƣợng đó. Lập tức một thanh menu hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tƣợng mà bạn chọn.
  • 19. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 19 Menu lối tắt 1.2 Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ 1.2.1. Mở Excel Thao tác: B1. Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows bấm chuột vào nút Start ở góc dƣới bên trái B2. Di chuyển chuột lên trên đến chữ All Programs, rồi di chuyển chuột sang phải chọn Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2010 thì dừng lại. B3. Bấm chuột vào biểu tƣợng để khởi động Excel. Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel Các nút điều khiển cửa sổ Excel
  • 20. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 20 Thu nhỏ cửa sổ Excel Thao tác này chỉ thực hiện đƣợc khi cửa sổ đang mở to Bấm chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải. Khi đó cửa sổ Excel sẽ đƣợc thu gọn lại thành một biểu tƣợng trên thanh Taskbar của Windows bên cạnh nút Start. Phóng to cửa sổ Excel Thao tác: Thao tác này chỉ thực hiện đƣợc khi cửa sổ đang bị thu nhỏ Bấm chuột vào biểu tƣợng thu gọn của Excel trên thanh Taskbar bên phía dƣới màn hình Thoát khỏi Excel Thao tác: Bấm chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi Excel. Hoặc cũng có thể thoát Excel bằng cách bấm nút Office chọn Exit Excel. 1.3. Thao tác với ô và vùng Nhận dạng ô và vùng (cells, range) Địa chỉ một ô trong Excel đƣợc xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng. Một vùng trong bảng tính đƣợc xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉ ô góc dƣới bên phải của vùng (có dấu : phân cách). Đặc biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dòng đƣợc xác định là <tên cột>:<tên cột> (ví dụ cột A thì đƣợc xác định ngắn gọn là A:A) và <số dòng>:<số dòng> (ví dụ địa chỉ của cả một dòng 4 là 4:4). Ví dụ: Hình bên dƣới ô hiện hành có địa chỉ là B11 vì nó có tiêu đề cột là B và số dòng là 11, vùng đƣợc bao bởi nét chấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu tiên của vùng có địa chỉ là H2 và ô cuối của vùng là H12.
  • 21. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 21 Địa chỉ ô và vùng Chọn vùng Nếu dùng chuột, trƣớc tiên bạn dùng chuột di chuyển ô hiện hành đến góc trên bên trái của vùng cần chọn, sau đó giữ trái chuột kéo xuống dƣới qua phải đến vị trí ô cuối cùng của vùng và thả chuột. Nếu dùng phím thì sau khi chọn ô đầu tiên bạn giữ phím Shift trong khi bấm phím và để đến ô cuối của vùng và thả các phím. (Bạn cũng có thể làm ngƣợc lại là chọn ô cuối của vùng trƣớc và kéo chọn đến ô đầu tiên). Khi muốn chọn cả trang tính hiện hành thì bấm <Ctrl+A>, còn muốn chọn cả sổ làm viê ̣c (nghĩa là chọn tất cả các trang tính) thì bấm phải chuột lên tab trang tính và chọn Select All Sheets. Săo chép và di chuyển vùng Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một vùng nào đó đến một nơi nào đó trong bảng tính và dữ liệu gốc còn nguyên, còn di chuyển vùng thì cũng nhƣ sao chép nhƣng dữ liệu gốc sẽ đƣợc di dời đến vị trí mới. Để sao chép hay di chuyển trƣớc tiên bạn phải chọn vùng cần sao chép hay di chuyển, sau đó có thể dùng nút lệnh, phím tắt hay dùng chuột để thực hiện: Dùng Ribbon: Chọn vùng Home nhóm Clipboard bấm nút hay (Copy hay Cut), đến nơi đích và Home nhóm Clipboard bấm nút (Paste). Bạn có thể gọi các lệnh trên từ menu lối tắt bấm phải chuột.
  • 22. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 22 Chuột: Chọn vùng giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu là sao chép (không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) di chuyển chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đến và thả chuột. Dán đặc biệt (Paste Special) Trong quá trình sao chép đôi khi chúng ta cần dán nội dung đã sao chép hay cắt từ bộ nhớ vào với một số chọn lọc nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste bạn hãy sử dụng Paste Special… Sau khi chọn vùng, ra lệnh Copy, đến đích cần sao chép đến và bấm phải chuột, chọn lệnh Paste Special…. hộp thoại Paste Special có một số lựa chọn nhƣ bảng sau: Giải thích hộp thoại Paste Special Hạng mục Mô tả All Dán cả giá trị và định dạng của vùng nguồn Formulas Dán giá trị và công thức, không định dạng Values Chỉ dán giá trị và kết quả của công thức, không định dạng
  • 23. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 23 Hạng mục Mô tả Formats Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất cả giá trị và công thức Comments Chỉ dán vào chú thích của các ô, bỏ qua tất cả giá tri ̣và công thức Validation Chỉ dán vào các qui định xác thực dữ liệu cho vùng đích All using source theme Dán vào mọi thứ và dùng mẫu định dạng từ vùng nguồn All except borders Dán vào mọi thứ và loại bỏ các khung viền Column widths Chỉ dán vào thông tin qui định chiều rộng cột Formulas and number formats Dán vào giá trị, công thức và các định dạng gốc của các con số, các định dạng khác bị loại bỏ. Values and number formats Dán vào giá trị, kết quả của công thức và các định dạng gốc của các con số. None Không kèm theo việc tính toán nào trên dữ liệu sắp dán vào Add Cộng các giá trị của vùng nguồn vào các ô tƣơng ứng ở vùng đích Subtract Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ trừ đi các ô tƣơng ứng của vùng nguồn. Multiply Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ nhân với các ô tƣơng ứng của vùng nguồn. Divide Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ chia cho các ô tƣơng ứng của vùng nguồn Skip blanks Không dán đè các ô rỗng ở vùng nguồn vào ô có giá trị ở vùng đích Transpose Dán vào và đảo dòng thành cột hoặc ngƣợc lại Paste Link Dán vào và tham chiếu ô đích đến ô nguồn
  • 24. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 24 Đặt tên vùng Việc đặt tên vùng có lợi rất lớn trong quá trình thao tác và xử lý tính toán nhƣ: vùng đƣợc gán tên sẽ giúp gợi nhớ và dễ hiểu công dụng của nó hơn là các địa chỉ đơn thuần, đặt tên giúp việc tham chiếu tính toán ít sai sót hơn và di chuyển hay chọn các vùng đã đƣợc đặt tên rất nhanh chóng từ Name box (hoặc dùng Go to – F5)... Tên dài tối đa 255 ký tự không chứa khoảng trắng và dấu chấm, tên phải bắt đầu là ký tự không đƣợc bắt đầu là số, tên không đƣợc đặt giống các địa chỉ tham chiếu. Để đặt tên trƣớc tiên ta chọn vùng cần đặt tên chọn nhóm Formulas Defined Names Define Name, hộp thoại New Name hiện ra. Ở đây, bạn hãy nhập tên vùng vào hộp Name chọn Scope, nhập chú thích nếu cần, xong thì bấm OK. Ngoài ra bạn còn có thể đặt tên trực tiếp từ hộp Name box hoặc đặt tên cho vùng chọn từ Formulas Defined Names Create from Selection hoặc dùng menu lối tắt. Muốn mở hộp thoại quản lý các tên đã đặt bạn vào nhóm Formulas Defined Names Name Manager. Từ hộp thoại bạn có thể đặt tên mới, hiệu chỉnh thông tin cho các tên hiện hoặc xóa tên của các vùng không dùng đến,… Thêm chú thích cho ô Thêm chú thích vào các ô giúp cho việc hiệu chỉnh và hiểu thông tin mà ô đang chứa đƣợc rõ ràng hơn. Để thêm chú thích và ô, chọn ô chọn nhóm Review Comments New Comment và hãy nhập chú thích vào. Ngoài ra bạn có thể bấm phải chuột lên ô cần chú thích và chọn Insert Comment. Để đọc chú thích chỉ cần di chuyển chuột lên ô có chú thích hoặc vào Review Comments Next hay Previous.
  • 25. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 25 Để ẩn/ hiện chú thích vào Review Comments Show All Comments (ẩn/ hiện tất cả) hoặc Show/ Hide Comment (ẩn/ hiện chú thích ô đang chọn). Hiệu chỉnh chú thích vào chọn ô cần hiệu chỉnh chú thích Review Comments Edit Comment. Ngoài ra để nhanh bạn có thể bấm phải chuột và chọn Edit Comment từ menu lối tắt. Xóa chú thích vào chọn ô cần xóa chú thích Review Comments Delete. Hoặc bấm phải chuột và chọn Delete Comment. Minh họa cho hiện các chú thích Chèn, xóa ô, dòng và cột Chúng ta có thể chèn thêm các ô vào bên trái hoặc bên trên của ô hiện hành trong trang tính và dịch chuyển các ô đang chọn qua phải hoặc xuống dƣới. Tƣơng tự, ta có thể chèn thêm các dòng bên trên, chèn thêm các cột vào bên trái và có thể xóa đi các ô, các dòng và cột. Chèn ô trống B1. Chọn các ô mà bạn muốn chèn các ô trống vào đó (muốn chọn các ô không liên tục thì giữ Ctrl trong khi chọn các ô). B2. Chọn Home chọn nhóm Cells Insert Insert Cells… B3. Chọn lựa chọn phù hợp trong hộp thoại Insert
  • 26. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 26 Chèn dòng B1. Chọn một hoặc nhiều dòng liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số dòng tƣơng ứng phía trên các dòng này. B2. Chọn Home chọn nhóm Cells Insert Insert Sheet Rows Minh họa chèn các dòng trống lên trên các dòng đang chọn Chèn cột B1. Chọn một hoặc nhiều cột liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số cột tƣơng ứng phía bên trái các cột này. B2. Chọn Home chọn nhóm Cells Insert Insert Sheet Columns Xóa các ô, dòng và cột B1. Chọn các ô, các dòng hoặc các cột cần xóa B2. Chọn Home Cells Delete chọn kiểu xóa phù hợp (xem hình)
  • 27. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 27 Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng Trong trang tính ta có thể qui định độ rộng cột từ 0 đến 255, đây chính là số ký tự có thể hiển thị trong một dòng. Độ rộng mặc định của cột là 8.43 ký tự, khi độ rộng là 0 thì cột đƣợc ẩn đi. Tƣơng tự, chiều cao của dòng qui định từ 0 đến 409, đây là đơn vị đo lƣờng bằng điểm (point: 1 point = 1/72 inch). Chiều cao mặc định của dòng là 12.75 point, khi chiều cao là 0 thì dòng bị ẩn đi. Các bƣớc điều chỉnh dòng cột: B1. Chọn dòng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộng B2. Chọn Home Cells Format Chọn lệnh phù hợp Row Height… chọn lệnh này để qui định chiều cao của dòng AutoFit Row Height chọn lệnh này Excel sẽ tự căn chỉnh chiều cao dòng cho phù hợp với nội dung. Column Width… chọn lệnh này để qui định độ rộng cột AutoFit Column Width chọn lệnh này Excel sẽ tự căn chỉnh độ rộng cột cho phù hợp với nội dung. Default Width… chọn lệnh này khi bạn muốn qui định lại độ rộng mặc định cho trang tính hay cả sổ làm viê ̣c. Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả trang tính hay cả sổ làm viê ̣c bằng cách chọn cả trang tính hay cả sổ làm viê ̣c trƣớc khi thực hiện lệnh. Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột nhƣ trên, ta còn có thể dùng chuột để thao tác nhanh hơn. Muốn thay đổi độ rộng cột nào hãy di chuyển chuột đến phía bên phải tiêu đề cột đó cho xuất hiện ký hiệu và di chuyển chuột về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột. Tƣơng tự, muốn thay đổi chiều cao dòng nào hãy di chuyển chuột đến bên dƣới
  • 28. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 28 số thứ tự dòng cho xuất hiện ký hiệu và di chuyển chuột lên trên để giảm hoặc di chuyển xuống dƣới để tăng chiều cao dòng. Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả trang tính hay cả sổ làm viê ̣c bằng cách chọn cả trang tính hay cả sổ làm viê ̣c trƣớc khi thực hiện lệnh. Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột nhƣ trên, ta còn có thể dùng chuột để thao tác nhanh hơn. Muốn thay đổi độ rộng cột nào hãy di chuyển chuột đến phía bên phải tiêu đề cột đó cho xuất hiện ký hiệu (mũi tên hai chiều ngang) và di chuyển chuột về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột. Tƣơng tự, muốn thay đổi chiều cao dòng nào hãy di chuyển chuột đến bên dƣới số thứ tự dòng cho xuất hiện ký hiệu (mũi tên hai chiều dọc) và di chuyển chuột lên trên để giảm hoặc di chuyển xuống dƣới để tăng chiều cao dòng.
  • 29. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 29 Nối (Merge) và tách các ô (Split) Nối nhiều ô thành một ô Khi nối nhiều ô thành một ô, nếu tất cả các ô đều có dữ liệu thì bạn cần chuyển hết dữ liệu lên ô ở góc trên cùng bên trái của nhóm ô cần merge vì chỉ có dữ liệu của ô này đƣợc giữ lại, dữ liệu của các ô khác sẽ bị xóa. B1. Chọn các ô cần nối lại. B2. Chọn Home Alignment chọn Merge & Center. Để căn chỉnh dữ liệu trong ô dùng các nút căn chỉnh trong nhóm Alignment. Tách một ô đã nối thành nhiều ô Sau khi chuyển ô đã nối về lại nhiều ô thì nội dung sẽ hiện tại ô ở góc trên cùng bên trái. B1. Chọn ô đang bị nối. B2. Chọn Home Alignment chọn lại Merge & Center hoặc Unmerge Cells đều đƣợc. 1.4. Di chuyển trong sổ làm viê ̣c và sử dụng phím tắt Bạn có thể dùng chuột, các phím , thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang, tab trang tính, các tổ hợp phím tắt đề di chuyển qua lại giữa các trang tính hay đi đến các nơi bất kỳ trong bảng tính. Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang Thanh cuốn dọc và thanh cuốn ngang đƣợc gọi chung là các thanh cuốn (scroll bars). Bởi vì màn hình Excel chỉ có thể hiển thị (cho xem) một phần của bảng tính đang hiê ̣n hoa ̣t, nên ta
  • 30. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 30 phải dùng thanh cuốn dọc để xem phần bên trên hay bên dưới bảng tính và dùng thanh cuốn ngang để xem phần bên trái hay bên phải của bảng tính.  Thanh cuốn dọc là thanh dài nhất, nằm dọc ở bên lề phải; hai đầu có hai mũi tên lên và mũi tên xuống; ở giữa có thanh trƣợt để cuốn màn hình lên xuống.  Thanh cuốn ngang là thanh nằm ngang, thứ hai từ dƣới màn hình đếm lên. Có hình dạng giống thanh cuốn dọc, chỉ khác là nằm ngang. Thanh cuốn ngang Thao tác:  Bấm chuột vào mũi tên sang trái để cuốn màn hình đi sang trái.  Bấm chuột vào mũi tên sang phải để cuốn màn hình sang phải. Thanh Tăb trăng tính Để di chuyển qua lại giữa các trang tính ta bấm chuột lên tên của trang tính trên thanh tab trang tính. Ngoài ra chúng ta có thể dùng <Ctrl + Page Up> để di chuyển đến trang tính liền trƣớc trang tính hiện hành và <Ctrl+Page Down> để di chuyển đến trang tính liền sau trang tính hiện hành. Để trở về trang tính đầu tiên bạn bấm chuột và nút trên thanh tab trang tính và để đến trang tính cuối cùng thì bạn bấm chuột vào nút trên thanh tab trang tính . Nếu muốn đến một trang tính nào đó trong trƣờng hợp có quá nhiều trang tính thì bạn hãy bấm phải chuột vào thanh và chọn tên trang tính cần đến. Sử dụng các tổ hợp phím tắt để di chuyển Để đến đƣợc nơi cần thiết trong bảng tính ngoài việc dùng chuột cuốn các thanh cuốn ngang và dọc, các phím mũi tên thì bạn nên nhớ các tổ hợp phím ở bảng bên dƣới để giúp di chuyển đƣợc nhanh hơn.
  • 31. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 31 Các phím tắt di chuyển nhanh trong bảng tính Bấm phím Di chuyển → hoặc Tab Sang ô bên phải ← hoặc Shift + Tab Sang ô bên trái ↑ Lên dòng ↓ Xuống dòng Home Đến ô ở cột A của dòng hiện hành Ctrl + Home Đến địa chỉ ô A1 trong trang tính Ctrl + End Đến địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong trang tính Alt + Page Up Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hình Alt + Page Down Di chuyển ô hiện hành qua phải một màn hình Page Up Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hình Page Down Di chuyển ô hiện hành xuống dƣới một màn hình F5 Mở hộp thoại Go To End + → hoặc Ctrl + → Đến ô bên phải đầu tiên mà trƣớc hoặc sau nó là ô trống End + ← hoặc Ctrl + ← Đến ô bên trái đầu tiên mà trƣớc hoặc sau nó là ô trống End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dƣới nó là ô trống End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xuống ô phía dƣới đầu tiên mà trên hoặc dƣới nó là ô trống Ctrl + Page Up Di chuyển đến trang tính phía trƣớc trang tính hiện hành Ctrl + Page Down Di chuyển đến trang tính phía sau trang tính hiện hành
  • 32. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 32 1.5 Thao tác với sổ làm viê ̣c Tạo mới sỏ lằm viẹc Chọn nút Office New, một hộp thoại hiện ra (xem hình bên dƣới) cung cấp nhiều lựa chọn để tạo sổ làm viê ̣c nhƣ: sổ làm viê ̣c trống, sổ làm viê ̣c theo mẫu dựng sẵn, sổ làm viê ̣c dựa trên một sổ làm viê ̣c đã có. Để tạo sổ làm viê ̣c trống, bạn chọn Blank workbook và bấm nút Create. Mở sỏ lằm viẹc có sẵn trên đĩa Một tê ̣p có sẵn có thể đƣợc mở bằng nhiều cách: 1. Chọn nút Office chọn tên tê ̣p trong danh sách Recent Documents, có thể có tối đa 50 tên tê ̣p đƣợc sử dụng gần đây nhất trong danh sách này (để điều chỉnh thì bấm vào nút Office Excel Options Advance phần Display Show this number of Recent Documents ). 2. Dùng trình quản lý tê ̣p nhƣ Windows Explorer, tìm đến nơi lƣu trữ tê ̣p và bấm chuột hai lần lên tên tê ̣p. 3. Chọn nút Office Open, hộp thoại Open hiện ra. Trong hộp thoại Open, chúng ta phải tìm đến nơi lƣu trữ tê ̣p (tại Look In) và chọn tên tê ̣p cần mở sau đó bấm nút Open để mở
  • 33. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 33 tê ̣p. Các tùy chọn của nút Open trong hộp thoại Open: Open (mở bình thƣờng), Open Read-Only (Không lƣu đè đƣợc những thay đổi), Open as Copy (Tạo bản sao của tê ̣p và mở ra), Open in Browser (Mở tê ̣p bằng trình duyệt web mặc định), Open and Repair (Rất hữu dụng trong trƣờng hợp tê ̣p bị lỗi). Lưu sỏ lằm viẹc Một điều cần lƣu ý khi làm việc trên máy tính là các bạn phải nhớ thực hiện lệnh lƣu lại công việc đã thực hiện thƣờng xuyên. Việc ra lệnh lƣu trữ không tốn nhiều thời gian nhƣng nếu máy bị hỏng hay mất điện đột ngột có thể mất tong cả giờ làm việc của bạn. Nhằm an toàn cho dữ liệu, bạn nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lƣu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lƣu một lần). Để sử dụng tính năng Auto Recover bạn chọn nút Office Excel Options Save, sau đó đánh dấu chọn vào Save AutoRecover information every minutes. Một số cách lƣu sổ làm viê ̣c: 1. Chọn nút Office Save 2. Bấm chuột lên nút trên thanh lệnh truy cập nhanh (Quick Access Tollbar). 3. Dùng tổ hợp phím <Ctrl+S> hoặc <Shift+F12>.
  • 34. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 34 Nếu tê ̣p đã đƣợc lƣu trƣớc đó rồi thì Excel sẽ lƣu tiếp các phần cập nhật, còn nếu là tê ̣p đƣợc ra lệnh lƣu lần đầu thì hộp thoại Save As hiện ra. Trong hộp thoại Save As, bạn hãy chọn nơi lƣu trữ tê ̣p (tại Look In) và đặt tên cho tê ̣p tại hộp File name, chọn kiểu tê ̣p tại Save as type và sau đó bấm nút Save để lƣu trữ. Minh họa lƣu tê ̣p  Qui tắc đặt tên: Đặt tên tê ̣p Excel dùng chung qui tắc đặt tên tê ̣p của Windows. Tên tê ̣p có thể dài tới 255 ký tự bao gồm cả khoảng trắng. Tuy nhiên trong tên tê ̣p không đƣợc dùng các ký hiệu nhƣ: ? : * “ < > |  Để bảo mật tê ̣p, chúng ta có thể gán mật mã bảo vệ, khi đó cần phải biết mật mã mới đƣợc phép mở tê ̣p (trừ những cách tà đạo!). B1. Bấm nút Office Save As, hộp thoại Save As hiện ra. B2. Bấm nút Tools chọn General Options…, hộp thoại General Options hiện ra B3. Nhập mật mã mở và hiệu chỉnh sổ làm viê ̣c (hai mật mã này nên khác nhau để tăng bảo mật). Sau đó bấm nút OK B4. Xác nhận lại mật mã mở sổ làm viê ̣c. Sau đó bấm nút OK B5. Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh sổ làm viê ̣c. Sau đó bấm nút OK B6. Bấm nút Save để hoàn tất.
  • 35. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 35 Dùng mật mã bảo vệ sổ làm viê ̣c Các tùy chọn trong hộp General Options: Always create backup (tạo bản sao có đuôi *.xlk trƣớc khi gán mật mã), Password to Open (mật mã để mở sổ làm viê ̣c), Password to modify (mật mã để cập nhật nội dung sổ làm viê ̣c ), Read-only recommended (mở dƣới dạng chỉ đọc). Đóng sỏ lằm viẹc Một số cách đóng sổ làm viê ̣c: 1. Chọn nút Office Close 2. Dùng chuột chọn nút ở góc trên bên phải (trên thanh tiêu đề). 3. Dùng tổ hợp phím <Ctrl+F4> hoặc <Ctrl+W>. Nếu sổ làm viê ̣c có sự thay đổi nội dung thì Excel sẽ nhắc bạn lƣu lại các thay đổi đó. Sắp xếp sỏ lằm viẹc Chỉ mở nhiều sổ làm viê ̣c cùng lúc và cần tham khảo qua lại, để thuận tiện ta nên sắp xếp lại: di chuyển chuột bấm vào nhóm lệnh View chọn nút Arrange All Chọn kiểu bố trí thích hợp.
  • 36. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 36 Sắp xếp các sổ làm viê ̣c trong cửa sổ Excel 1.6. Thao tác với trang tính Chèn thêm trang tính mới vào sổ làm viê ̣c Có nhiều cách thực hiện: 1. Bấm vào nút trên thanh tab trang tính 2. Dùng tổ hợp phím <Shift+F11> chèn trang tính mới vào trƣớc trang tính hiện hành. 3. Bấm chọn nhóm Home đến nhóm Cells Insert Insert sheet 4. Bấm phải chuột lên thanh tab trang tính và chọn Insert…, hộp thoại Insert hiện ra, chọn Worksheet và bấm nút OK. Trang tính mới sẽ chèn vào trƣớc trang tính hiện hành.
  • 37. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 37 Minh họa chèn trang tính mới Đổi tên trang tính Bấm phải chuột lên tên trang tính cần đổi tên ở thanh tab trang tính , chọn Rename, gõ tên mới vào, xong bấm phím Enter. Tên trang tính có thể dài tới 31 ký tự và có thể dùng khoảng trắng, tuy nhiên không đƣợc dùng các ký hiệu để đặt tên nhƣ: : / ? * Xóă trăng tính Muốn xóa trang tính, bạn làm theo các cách sau: 1. Chọn trang tính muốn xóa chọn nhóm Home chọn nhóm Cells Delete Delete sheet 2. Bấm phải chuột lên tên trang tính muốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa OK. Sắp xếp thứ tự các trang tính Có nhiều cách thực hiện sắp xếp trang tính nhƣ: 1. Bấm trái chuột lên tên trang tính cần sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trí mới và thả chuột. 2. Khi có quá nhiều trang tính thì dùng cách này, bấm phải chuột lên tên trang tính cần sắp xếp, chọn Move or Copy…. hộp thoại Move or Copy hiện ra. Hãy bấm chọn lên
  • 38. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 38 tên trang tính trong danh sách mà bạn muốn di chuyển trang tính đến trƣớc nó, sau đó bấm OK. Săo chép trăng tính Bấm phải chuột lên trang tính, chọn Move or Copy…chọn vị trí đặt bản sao trong vùng Before sheet đánh dấu chọn vào hộp Creat a copy bấm nút OK. Ngoài ra để sao chép nhanh bạn bấm giữ phím Ctrl rồi dùng chuột chọn lên tên trang tính cần sao chép giữ trái chuột di chuyển đến vị trí đặt bản sao trên thanh tab trang tính thả trái chuột. Để sao chép nhiều trang tính cùng lúc cũng làm tƣơng tự nhƣng phải chọn nhiều trang tính trƣớc khi thực hiện lệnh. Để chọn đƣợc nhiều trang tính bạn hãy giữ phím <Ctrl + bấm chuột> để chọn trang tính. Để chép một hay nhiều trang tính sang một sổ làm viê ̣c khác, bạn hãy mở sổ làm viê ̣c đó sau đó thực hiện lệnh Move or Copy… và nhớ chọn tên sổ làm viê ̣c đích tại To book (nếu chọn sổ làm viê ̣c đích (new book) thì sẽ sao chép các trang tính đến một sổ làm viê ̣c mới). Chọn màu cho tăb trăng tính Việc tô màu giúp quản lý thanh tab trang tính đƣợc tốt hơn. Để tô màu cho các tab trang tính bạn chỉ cần bấm phải chuột lên tên trang tính cần tô màu, tiếp theo chọn Tab Color và chọn màu thích hợp.
  • 39. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 39 Ẩn/ Hiện trăng tính Khi bạn không muốn ngƣới khác thấy một hay nhiều trang tính nào đó thì bạn có thể ẩn nó đi. Không thể ẩn hết các trang tính trong sổ làm viê ̣c mà phải còn lại ít nhất một trang tính không bị ẩn. Muốn ẩn trang tính bạn chỉ cần bấm phải chuột lên tên trang tính muốn ẩn và chọn Hide thế là trang tính đã đƣợc ẩn. Khi muốn cho hiện trở lại một trang tính, bạn bấm phải chuột lên thanh Tab trang tính và chọn Unhide… sau đó chọn tên trang tính cần cho hiện và bấm nút OK. 1.7 Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác Trong quá trình thao tác trên bảng tính đôi khi chúng ta cần phóng to hay thu nhỏ các cửa sổ để có đƣợc góc nhìn tốt hơn, hoặc xem nội dung của cùng một trang tính dƣới nhiều góc độ
  • 40. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 40 khác nhau, hoặc chia cửa sổ trang tính thành nhiều Tab để dễ dàng tham chiếu, hay giữ cố định tiêu đề một danh sách dài trong khi cuốn các thanh cuốn,… Sử dụng thanh Zoom Excel 2010 bố trí thanh công cụ Zoom dùng để phóng to thu nhỏ khung làm việc của bảng tính. Thanh zoom nằm ngay ở góc dƣới bên phải màn hình và có thể giúp thu nhỏ và phóng to khung làm việc từ 10% đến tới 400%, phóng to thì bấm vào nút dấu cộng còn thu nhỏ thì bấm vào nút dấu trừ. Thanh Zoom Xem và so sánh trăng tính trong nhiều cửa sổ Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn xem một trang tính hay các trang tính trong cùng một sổ làm viê ̣c dƣới nhiều góc độ khác nhau, mỗi một nhân bản để xem sẽ đƣợc gắn thêm chỉ số phía sau tên tê ̣p. Chọn nhóm View Window New Window Để so sánh hai trang tính thì sau khi làm bƣớc trên bạn chọn tiếp nhóm View Window View Side by Side. Khi sử dụng chức năng này khi bạn cuốn thanh cuốn ở cửa sổ này thì cửa sổ kia cũng đƣợc cuốn theo. Để tắt tính năng cuốn đồng thời này bạn vào View Window Synchronous Scrolling (nếu nó đang bật). Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố định vùng tiêu đề Tính năng rất hay đƣợc dùng khi thao tác trên các danh sách dài hoặc trong tính toán cần phải thực hiện nhiều việc tham chiếu. Để chia cửa sổ bảng tính: Đặt ô hiện hành tại vi trí cần chia
  • 41. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 41 trên bảng tính, sau đó chọn View Window Split. Để bỏ khung bảng tính thì bấm nút Split lại một lần nữa hoặc bấm chuột 2 lần lên đƣờng chia dọc và ngang. Ngoài ra, ở đầu của các thanh cuốn dọc và ngang có một ngấn nhỏ mà khi di chuyển chuột lên sẽ có biểu tƣợng (công cụ chia nhanh khung bảng tính), bạn giữ trái chuột và di chuyển ra nơi muốn chia trên cửa sổ làm việc của bảng tính. Minh họa chia 4, chia 2 dọc, chia 2 ngang Ngoài việc chia khung làm việc, Excel còn hỗ trợ bạn cố định một vùng nào đó trên cửa sổ làm việc ví dụ nhƣ dòng tiêu đề của một danh sách. Việc cố định này rất hữu ích vì nó giúp ta luôn thấy đƣợc dòng tiêu đề mặc dù đã cuốn màn hình xuống phía dƣới để nhập liệu. Để cố định bạn hãy đặt ô hiện hành tại vị trí cần cố định, sau đó chọn View Window Freeze Panes chọn kiểu cố định phù hợp. Nếu chọn: Freeze Panes: Sẽ cố định dòng phía trên và cột bên trái ô hiện hành Freeze Top Row: Cố định dòng đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách Freeze First Column: Cố định cột đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách Minh họa cố định các tiêu đề Để bỏ cố định thì vào View Window Freeze Panes Unfreeze Panes
  • 42. Chương 1. Làm quen với Microsoft Excel 2010 Trang 42 Sử dụng Watch Window Tính năng này giúp ta theo dõi các ô trong quá trình tính toán. Bạn muốn giám sát ô nào thì đƣa nó vào danh sách giám sát ở cửa sổ của Watch Window. Gọi cửa sổ Watch Window bạn chọn nhóm Formulas Formula Auditing Watch Window, sau đó chọn ô cần theo dõi và bấm vào nút Add Watch trên cửa sổ Watch Window. Cửa sổ Watch Window
  • 43. Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 43 CHƯƠNG 2: LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG EXCEL 2010 2.1. Nhập liệu, hiệu chỉnh Các ô trong bảng tính có thể chứa các con số, các chuỗi văn bản hay các biểu thức toán học. Ngoài ra bảng tính còn có thể chứa các biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, … các đối tƣợng này không chứa trong ô mà nổi trên bề mặt bảng tính. Nhập liệu Nhập số, chuỗi, thời gian, ngày tháng năm B1. Trên trang tính, chọn ô cần nhập liệu B2. Nhập vào con số, chuỗi văn bản, ngày tháng hay thời gian,… mà bạn cần B3. Nhập xong bấm Enter (ô hiện hành chuyển xuống dƣới) hoặc Tab (ô hiện hành chuyển qua phải) để kết thúc. Lưu ý: Nếu nhập các con số vào mà Excel hiển thị ##### là do chiều rộng cột không đủ bạn cần tăng thêm chiều rộng cột. Mặc định Excel sẽ dùng dấu chấm (.) để phân cách phần số nguyên và phần số thập phân. Khi nhập các con số mà các con số này không cần tính toán thì bạn nên định dạng ô là Text trƣớc khi nhập (Home nhóm Number chọn Text từ danh sách). Ngày và thời gian nhập vào ô thì nó dùng định dạng ngày mặc định trong Control Panel Regional and Language Options. Khi nhập ngày dùng dấu / hoặc - để phân cách, ví dụ 10/05/2007 hoặc 10-05-2007. Khi muốn nhập ngày hiện tại vào ô hãy gõ <Ctrl+;>. Khi muốn dùng định dạng ngày mặc định cho ô chứa ngày thì chọn ô và gõ <Ctrl+Shift+#>. Khi nhập thời gian và muốn định dạng theo chuẩn 12 giờ thì thêm A hoặc P vào sau thời gian nhập vào, ví dụ 8:30 AM hoặc 4:15 PM, nếu không Excel tự hiểu là AM. Khi muốn nhập thời gian hiện tại vào ô hãy gõ <Ctrl+Shift+;>. Khi muốn dùng định dạng thời gian mặc định cho ô chứa thời gian thì chọn ô và gõ <Ctrl+Shift+@>. Muốn nhập cùng một nội dung cho nhiều ô, bạn hãy chọn các ô và nhập liệu vào sau đó bấm <Ctrl+Enter>. Ngoài ra còn có thể sử dụng chức năng AutoFill (phần sau). Muốn nhập cùng nội dung trên các ô ở nhiều trang tính, bạn hãy chọn các trang tính đó, sau đó chọn các ô trên trang tính hiện hành, tiếp
  • 44. Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 44 theo nhập liệu (có thể mất dữ liệu do bị nhập đè lên các ô có dữ liệu). Để bỏ chọn các trang tính thì bấm phải chuột lên thanh tab trang tính và chọn Ungroup Sheets. Ví dụ nhập các loại dữ liệu Nhập các ký tự đặc biệt B1. Muốn nhập ký tự đặc biệt vào, trƣớc tiên chọn ô và đến nơi cần chèn trong ô. B2. Chọn Insert nhóm Text chọn Symbol B3. Trong hộp thoại Symbol hãy chọn ký tự cần, có thể đổi kiểu Phông tại hộp Font. B4. Bấm nút Insert để chèn. Ví dụ chèn vào ô
  • 45. Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 45 Hủy lệnh (Undo), phục hồi lệnh (Redo), lặp lại lệnh sau cùng Để hủy một lệnh vừa thực hiện bạn bấm chuột lên nút hay dùng phím <Ctrl+Z> Đang nhập liệu vào ô muốn hủy thì bấm phím ESC Để phục hồi lệnh vừa hủy thì bấm nút hay dùng phím <Ctrl+Y> Để thực hiện lại lệnh sau cùng bấm <Ctrl+Y> Hiệu chỉnh nội dung Xóa nội dung các ô B1. Chọn một hoặc nhiều ô cần xóa B2. Bấm Delete trên bàn phím (xóa cách này thì chỉ xóa nội dung các định dạng của ô vẫn còn). Ngoài ra để xóa bạn có thể vào Home nhóm Editing Clear ( ) và chọn các lệnh: Clear All: Xóa tất cả nội dung và định dạng Clear Formats: Chỉ xóa phần định dạng của ô Clear Contents: Chỉ xóa nội dung, còn định dạng Clear Comments: Chỉ xóa các chú thích của ô nếu có Lưu ý các lệnh trên không xóa được định dạng của bảng (table) Nhập đè lên ô có sẵn nội dung Muốn nhập đè lên các ô có sẵn nội dung, trƣớc tiên bạn hãy chọn ô đó và nhập vào nội dung mới. Khi đó, nội dung cũ của ô sẽ mất đi và thay bằng nội dung vừa nhập đè. Hiệu chỉnh nội dung các ô Muốn hiệu chỉnh nội dung sẵn có của ô bạn làm các cách sau:
  • 46. Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 46 1. Bấm chuột hai lần lên ô cần hiệu chỉnh dùng chuột hoặc các phím mũi tên di chuyển đến nơi cần hiệu chỉnh dùng phím Backspace hoặc Delete để xóa một số nội dung sau đó nhập vào nội dung mới. 2. Chọn ô cần hiệu chỉnh và bấm F2 để vào chế độ hiệu chỉnh và làm tƣơng tự nhƣ trên 3. Chọn ô cần hiệu chỉnh, sau đó bấm chuột vào thanh công thức (Formula) Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu Sử dụng chức năng AutoFill Sử dụng công cụ này Excel sẽ giúp bạn điền tự động dữ liệu theo các mẫu AutoFill có sẵn. Ngoài ra bạn còn có thể tạo thêm các mẫu phục vụ cho công việc của mình. Danh sách một số AutoFill có sẵn Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng 1, 2, 3 4, 5, 6 9:00 10:00, 11:00, 12:00 Mon Tue, Wed, Thu Monday Tuesday, Wednesday, Thursday Jan Feb, Mar, Apr Jan, Apr Jul, Oct, Jan Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00 15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct 1999, 2000 2001, 2002, 2003 1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,... Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,... Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On backorder,...
  • 47. Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 47 Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng Text1, textA text2, textA, text3, textA,... 1st Period 2nd Period, 3rd Period,... Product 1 Product 2, Product 3,... Bạn muốn điền các số lẻ trong khoảng từ 1 đến 25 vào cột A bạn làm nhƣ sau: B1. Chọn ô đầu tiên A1 và nhập vào số 1 B2. Chọn ô tiếp theo A2 nhập vào số 3 (bƣớc nhảy bằng 3-1 = 2, Excel sẽ cộng số 2 vào ô chứa số lẻ trƣớc đó để có đƣợc số lẻ kế tiếp). B3. Chọn hai ô A1:A2, di chuyển chuột xuống dấu vuông nhỏ màu đen (Fill handle) ở góc dƣới bên phải vùng chọn cho chuột biến thành dấu cộng màu đen. B4. Giữ trái chuột di chuyển xuống phía dƣới cho đến khi hiện số 25 thì dừng lại. Khi bạn muốn điền tự động (sao chép) dữ liệu hay công thức của ô hiện hành cho các ô bên trái, bên phải, phía trên hay bên dƣới nó thì bạn làm theo các cách sau: 1. Chọn ô hiện hành đang chứa dữ liệu hay công thức cần sao chép, sau đó giữ Fill handle và kéo theo hƣớng bạn cần (lên, xuống, trái hay phải). Khi đó dữ liệu hay biểu thức sẽ đƣợc sao chép.
  • 48. Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 48 2. Chọn ô chứa dữ liệu (hay công thức) cần sao chép và tất cả các ô cần sao dữ liệu đến, sau đó vào Home nhóm Editing Fill chọn hƣớng phù hợp (Down, Right, Up, Left).  Tự tạo danh sách AutoFill bạn vào nút Office Excel Options Popular trong phần trong phần Top options for working with Excel chọn Edit Custom Lists hộp thoại Custom Lists hiện ra. Tại đây, bạn hãy nhập vào danh sách trong khung List entries, sau khi nhập xong bấm nút Add để thêm vào Custom lists và kể từ lúc này bạn có thể sử dụng chức năng AutoFill với danh sách tự tạo của bạn.  Muốn xóa một danh sách thì bạn chỉ cần chọn danh sách đó và bấm nút Delete.  Nếu muốn hiệu chỉnh danh sách thì chọn danh sách đó và hiệu chỉnh trong ô List entries, sau khi hiệu chỉnh xong bấm nút Add. Sử dụng chức năng Automatic Completion Chức năng Automatic Completion giúp bạn nhập các chuỗi văn bản giống nhau ở các ô đƣợc nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, chức năng này đôi khi cũng làm bạn khó chịu, để bật tắt bạn vào nút Office Excel Options chọn Tab Advance tại Editing options Enable AutoComplete for cell values. Sử dụng chức năng AutoCorrect AutoCorrect giúp bạn sửa các lỗi chính tả nhập liệu khi nhập bằng tiếng Anh, ngoài ra nó còn giúp nhập nhanh các ký hiệu hay các đoạn văn bản lặp đi lặp lại. Chúng ta có thể thêm vào
  • 49. Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 49 các cụm từ mà chúng ta thƣờng hay dùng vào danh sách của AutoCorrect. Để thêm tử vào danh sách AutoCorrect làm theo các bƣớc sau: B1. Chọn nút Office Excel Options Proofing AutoCorrect Options B2. Tại Tab AutoCorrect chọn Replace text as you type thì chức năng này mới có tác dụng B3. Trong hộp Replace gõ cụm từ thƣờng hay gõ sai (hoặc gõ vào mã tốc ký) B4. Trong hộp With gõ cụm từ đúng vào (hoặc gõ vào nguyên bản của mã tốc ký) B5. Bấm nút Add để thêm vào danh sách Ðể hiệu chỉnh một mục từ trong danh sách thì chọn mục từ đó và gõ nội dung mới vào hai hộp Replace và With, sau đó bấm nút Replace. Muốn xóa một mục từ trong danh sách thì chọn mục từ đó và bấm nút Delete. Minh họa thêm mã tốc ký vn và nguyên văn 2.2. Định dạng Định dạng chung Các nút định dạng thông dụng của Excel đƣợc bố trí rất thuận lợi truy cập trong nhóm Home của thanh Ribbon. Trong quá trình soạn thảo, tính toán trên Excel, mỗi khi cần định dạng bạn chỉ việc bấm chuột lên nút lệnh phù hợp dƣới đây.
  • 50. Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 50 Định dạng văn bản và số Khi cần các định dạng phức tạp hơn mà trên thanh Ribbon không có nút lệnh thì bạn truy cập vào hộp thoại Format Cells: Chọn Home nhóm Cells Format Format Cells… Giải thích hộp thoại Format Cells Định dạng Mô tả Tab Number Category Danh sách các loại định dạng số, giá trị Sample Hiển thị định dạng của giá trị trong ô hiện hành theo các định dạng bạn chọn
  • 51. Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 51 Định dạng Mô tả Decimal places Tối đa có thể có 30 số sau dấu thập phân, chỉ áp dụng cho dạng Number, Currency, Accounting, Percentage, và Scientific. Use 1000 Separator (,) Chọn ô này nếu muốn có dấu phân cách giữa hàng nghìn, triệu, tỷ…chỉ áp dụng cho dạng Number Negative numbers Chọn loại định dạng thể hiện cho số âm, chỉ áp dụng cho dạng Number và Currency. Symbol Chọn loại ký hiệu tiền tệ, chỉ áp dụng cho dạng Currency và Accounting Type Chọn kiểu hiển thị phù hợp cho giá trị, chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, Fraction, Special, và Custom. Locale (location) Chọn loại ngôn ngữ khác để áp dụng định dạng giá trị, chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, và Special. Tab Alignment Text alignment Horizontal Có các lựa chọn dùng để căn chỉnh nội dung ô theo chiều ngang. Mặc định Excel căn lề trái cho văn bản, lề phải cho giá trị, các giá trị luận lý và các lỗi đƣợc căn giữa. Vertical Có các lựa chọn dùng để căn chình nội dung theo chiều dọc. Mặc định Excel căn lề dƣới cho văn bản. Indent Thụt đầu các dòng nội dung của ô. Orientation Chọn các hƣớng của văn bản trong các ô. Degrees Đặt giá trị độ để xoay văn bản. Các giá trị từ -90 đến 90 độ Text control Wrap text Nội dung trong ô đƣợc xuống nhiều dòng tùy thuộc vào độ rộng cột và độ dài nội dung. (xem chi tiết phần dƣới) Shrink to fit Giảm kích cỡ chữ để tất cả nội dung trong ô vừa với độ rộng cột Merge cells Nối các ô chọn thành một ô (đã trình bày phần trên)
  • 52. Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 52 Định dạng Mô tả Right-to-left Text direction Xác định trình tự đọc và căn lề Tab Font Font Chọn kiểu Phông cho các ô, phông mặc định là Calibri Font style Chọn kiểu thƣờng, in nghiên, in đậm…của Phông chữ, kiểu mặc định là Regular. Size Kích thƣớc phông chữ , từ cỡ 1 đến 1638 và mặc định là cỡ chữ 11 point. Underline Chọn kiểu gạch chân cho văn bản trong danh sách, mặc định là None. Color Chọn màu cho văn bản, mặc định là Automatic (do Excel tự chọn màu) Normal font Nếu chọn sẽ loại bỏ các định dạng Phông khác và trở về dạng bình thƣờng Effects Strikethrough Có thêm đƣờng gạch ngang văn bản Superscript Làm cho văn bản co lại và đẩy lên trên Subscript Làm cho văn bản co lại và đẩy xuống dƣới Preview Xem trƣớc kết quả định dạng bạn vừa chọn Tab Border Line Chọn kiểu và kích cỡ các đƣờng kẻ khung, sau đó chọn các nút bên hộp Border để kẻ Presets Chọn không kẻ khung, kẻ đƣờng bao và kẻ các đƣờng phân cách giữa các ô Color Chọn màu cho các đƣờng kẻ Border Các nút bao quanh hình minh họa dùng để kẻ các đƣờng bao các ô Tab Fill Background Color Chọn màu nền cho các ô. Fill Effects cung cấp các hiệu ứng tô màu nền
  • 53. Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 53 Định dạng Mô tả (xem chi tiết phần dƣới). More Colors Bổ sung thêm các màu và công cụ pha chế màu. Pattern Color Các mẫu màu nền Pattern Style các kiểu mẫu tô nền ô. Xem trƣớc kết quả chọn màu và kiểu mẫu tại Sample Tab Protection Locked Khóa việc thay đổi, di chuyển, xóa, … các ô, chỉ có tác dụng khi trang tính đƣợc bảo vệ Hidden Ẩn công thức trong ô, chỉ co tác dụng khi trang tính đƣợc bảo vệ (xem phần sau) General Excel mặc định dùng kiểu này để định dạng giá trị, khi số dài hơn 12 số thì định dạng General chuyển sang dạng Scientific Number Dùng để định dạng các con số, bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân, đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm. Currency Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ cho các giá trị, ta có thể chọn dấu phân cách thập phân và định số con số sau dấu thập phân, đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm. Accounting Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ trong kế toán, nó đặt ký hiệu tiền tệ và giá trị ở hai cột khác nhau. Date Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo chọn lựa tại phần Type và Locale (location). Các Type có dấu (*) là định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel). Time Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo chọn lựa tại phần
  • 54. Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 54 Định dạng Mô tả Type và Locale (location). Các Type có dấu (*) là định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel). Percentage Định dạng này lấy giá trị trong ô nhân với 100 và thêm dấu % vào sau kết quả, bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân. Fraction Định dạng này hiển thị con số dƣới dạng phân số tùy theo Type bạn chọn. Scientific Hiển thị con số dƣới dạng khoa học <Con số E+n>. Ví dụ, số 12345678901 định dạng theo Scientific là 1.23E+10, nghĩa là 1.23 x 1010. Bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân. Text Định dạng nội dung ô giống nhƣ những gì nhập vào kể cả các con số. Special Định dạng các con số dạng mã bƣu chính (ZIP Code), số điện thoại, số bảo hiểm … Custom Dùng để hiệu chỉnh các mã định dạng đang áp dụng hay tạo mới các định dạng do bạn áp dụng. Ta có thể thêm vào từ 200 đến 250 định dạng tự tạo tùy theo ngôn ngữ và phiên bản Excel. (xem phần sau) Sử dụng Wrap Text Khi bạn muốn đoạn văn bản dài trong ô có nhiều dòng thì bạn dùng chức năng wrap text hoặc dùng <Alt+Enter> để xuống dòng tại vị trí mong muốn. B1. Chọn ô cần định dạng Wrap text, ví dụ ô A1 B2. Chọn Home Alignment chọn Wrap Text ( ). Nếu dòng không tự động mở rộng là do ô bị thiết lập chiều cao cố định, bạn vào Home Cells Format tại Cells Size chọn AutoFit Row Height Xoay chữ (Orientation) B1. Chọn các ô cần xoay chữ A1:D1
  • 55. Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 55 B2. Chọn Home nhóm Alignment Orientation Angle Counterclockwise Định dạng khung (border) Kẻ đƣờng bao xung quanh vùng B2:E18 đậm, có đƣờng phân cách giữa các ô bằng nét mảnh và màu tất cả đƣờng kẻ là màu đỏ. B1. Chọn danh sách cần kẻ khung B2:E18 B2. Chọn Home nhóm Cells Format Chọn Format Cells B3. Vào Tab Border, chọn màu là Red ( ) tại Color B4. Chọn Style là nét đậm , sau đó chọn nút Outline tại Preset B5. Chọn Style là nét mảnh , sau đó chọn nút Inside tại Preset B6. Bấm OK hoàn tất
  • 56. Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 56 Hiệu ứng tô nền ô (Fill effect) B1. Chọn vùng cần tô màu nền B2:E18 B2. Chọn Home nhóm Cells Format Chọn Format Cells B3. Vào Tab Fill Chọn Fill Effects… B4. Chọn các màu cần phối hợp: Color 1 (ví dụ là màu vàng Yellow) và Color 2 (Blue) B5. Chọn Shading styles là Vertical và chọn kiểu thứ 3 B6. Bấm OK hai lần để hoàn tất.
  • 57. Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 57 Tự động định dạng có điều kiện. Với Excel 2010 định dạng có điều kiện sẽ giúp bạn chỉ ra các mẫu trong dữ liệu và sử dụng rất đơn giản. Chỉ cần đánh dấu một nhóm các ô và bấm vào Conditional Formatting trên Ribbon Home. Khi di chuyển chuột trên những lựa chọn, bạn sẽ thấy preview của nó ngay lập tức. Có thể gán cho mỗi ô một màu để phán ảnh thứ hạng của nó trong toàn bộ dải các giá trị, thêm một thanh dữ liệu trong suốt phản ánh giá trị của ô… Cách thức tiến hành này cho phép đơn giản hơn rất nhiều so với sự phức tạp trong hộp thoại Conditional Formatting của Excel 2003.
  • 58. Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 58 Bảng và định dạng bảng (table) Excel thiết lập sẵn rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng và còn hỗ trợ tạo thêm các biểu mẫu mới. Excel chỉ cho phép xóa các biểu mẫu tự tạo thêm và cho phép xóa định dạng bảng. Ngoài ra ta có thể hiệu chỉnh định dạng bảng khi cần thiết. Định dạng bảng cho danh sách và chuyển danh sách thành bảng B1. Chọn danh B2:E18 B2. Chọn Home nhóm Styles chọn Format As Table B3. Cửa sổ Style liệt kê rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng, chọn một trong các biểu mẫu. Ví dụ chọn mẫu Light số 9 B4. Cửa sổ Format As Table hiện lên bấm OK để xác nhận.  Để tạo mẫu mới thì tại bƣớc 3 chọn New Table Style…, sau đó đặt tên cho biểu mẫu mới và bấm Format để tùy biến biểu mẫu.  Muốn xóa một mẫu tự tạo thì vào Home Style Format As Table, tại phần Custom bấm phải chuột lên biểu mẫu và chọn Delete.  Các tùy chọn hiệu chỉnh bảng có ở Table Tools Tab Design trên thanh Ribbon
  • 59. Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 59 Xóa kiểu định dạng bảng đang áp dụng và chuyển bảng về danh sách Để xóa một kiểu định dạng bảng đang áp dụng, trƣớc tiên hãy chọn bảng, tại Tab Design vào nhóm Table Styles chọn More ( ) chọn Clear. Đến lúc này vùng chọn vẫn còn là bảng do vậy nó có các tính năng của bảng. Để chuyển một bảng về thành danh sách thì chọn bảng, sau đó vào Tab Design, tại nhóm Tools chọn Convert to Range. Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes) Các mẫu tài liệu dựng sẵn giúp ngƣời sử dụng tạo nên các tài liệu có dáng vẻ chuyên nghiệp và rất dễ sử dụng. Các biểu mẫu tài liệu đƣợc thiết kế sẵn với nhiều màu, phông chữ, hình ảnh, đồ thị,… với nhiều hiệu ứng đẹp mắt. Ngoài ra chúng ta còn có thể hiệu chỉnh và tùy biến các mẫu này.
  • 60. Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 60  Để áp dụng biểu mẫu tài liệu bạn vào chọn nhóm Page Layout Themes Chọn một biểu mẫu từ danh sách.  Có thể hiệu chỉnh biễu mẫu: vào Colors để chọn lại màu, vào Fonts để chọn lại kiểu Phông và vào Effects để chọn lại hiệu ứng.  Lƣu ý bảng phải áp dụng Style thì mới có tác dụng.  Tạo biểu mẫu mới Colors và Font bạn vào Page Layout Themes chọn Colors chọn Create New Themes Colors hay Page Layout Themes chọn Fonts chọn Create New Themes Fonts. Nhớ lƣu lại (Save) sau khi tạo. Khi đổi kiểu mẫu khác đồng loạt các đối tƣợng đƣợc áp dụng biểu mẫu thay đổi định dạng và không bị thay đổi nội dung. 2.3 Tìm và thay thế dữ liệu Để tìm dữ liệu hoặc tìm và thay thế dữ liệu:  Bấm nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home  Chọn Find hoặc Replace
  • 61. Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 61  Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ muốn tìm vào mục Find What (nếu bạn chọn Find ở bƣớc trên) hoặc nhập từ muốn tìm trong mục Find What và từ thay thế trong mục Replace with (nếu bạn chọn Replace ở bƣớc trên).  Bấm nút Options để tìm thêm các tùy chọn 2.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu trong một bảng tính đƣợc thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn. Sắp xếp Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột: • Đánh dấu các ô muốn đƣợc sắp xếp
  • 62. Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 62 • Bấm nút Sort & Filter trên tab Home • Bấm nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A) Tùy chỉnh sắp xếp Để sắp xếp nhiều hơn một cột: • Bấm nút Sort & Filter trên tab Home • Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp đầu tiên • Bấm Add Level • Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp • Bấm OK Lọc dữ liệu Bộ lọc cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. Để sử dụng bộ lọc: • Bấm vào cột hoặc chọn các cột chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc • Trên tab Home, Bấm Sort & Filter • Bấm nút Filter
  • 63. Chương 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel 2010 Trang 63 • Bấm vào mũi tên phía dƣới ô đầu tiên • Bấm Text Filter • Bấm Words bạn muốn lọc Bấm chuột vào đây để xem ảnh gốc • Để không áp dụng bộ lọc, bấm nút Sort & Filter • Bấm Clear
  • 64. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 64 CHƯƠNG 3 : GIỚI THIỆU VÀ SỬ DỤNG CÁC HÀM 3.1 Giới thiệu công thức và hàm: Giới thiệu công thức (Formula) Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều, nếu không có các công thức thì bảng tính cũng giống nhƣ trình soạn thảo văn bản. Chúng ta dùng công thức để tính toán từ các dữ liệu lƣu trữ trên bảng tính, khi dữ liệu thay đổi các công thức này sẽ tự động cập nhật các thay đổi và tính ra kết quả mới giúp chúng ta đỡ tốn công sức tính lại nhiều lần. Vậy công thức có các thành phần gì? Công thức trong Excel đƣợc nhận dạng là do nó bắt đầu là dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm. Ví dụ: Ví dụ về công thức Các toán tử trong công thức Toán tử Chức năng Ví dụ Kết quả + Cộng =3+3 3 cộng 3 là 6 - Trừ =45-4 45 trừ 4 còn 41 * Nhân =150*.05 150 nhân 0.50 thành 7.5 / Chia =3/3 3 chia 3 là 1 ^ Lũy thừa =2^4 =16^(1/4) 2 lũy thừa 4 thành 16 Lấy căn bậc 4 của 16 thành 2
  • 65. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 65 Toán tử Chức năng Ví dụ Kết quả & Nối chuỗi =‖Lê‖ & ―Thanh‖ Nối chuỗi ―Lê‖ và ―Thanh‖ lại thành ―Lê Thanh‖ = Bằng =A1=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE > Lớn hơn =A1>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE < Nhỏ hơn =A1<B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE >= Lớn hơn hoặc bằng =A1>=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE <= Nhỏ hơn hoặc bằng =A1<=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE <> Khác =A1<>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE , Dấu cách các tham chiếu =Sum(A1,B1) Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: 9 : Tham chiếu mảng =Sum(A1:B1) Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: 9 khoảng trắng Trả về các ô giao giữa 2 vùng =B1:B6 A3:D3 Trả về giá trị của ô
  • 66. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 66 Thứ tự ƣu tiên của các toán tử Toán tử Mô tả Ưu tiên : (hai chấm) (1 khoảng trắng) , (dấu phẩy) Toán tử tham chiếu 1 – Số âm (ví dụ –1) 2 % Phần trăm 3 ^ Lũy thừa 4 * và / Nhân và chia 5 + và – Cộng và trừ 6 & Nối chuỗi 7 = < > <= >= <> So sánh 8 Giới thiệu hàm (Function) Hàm trong Excel đƣợc lập trình sẵn dùng tính toán hoặc thực hiện một chức năng nào đó. Việc sử dụng thành thạo các hàm sẽ giúp chúng ta tiết kiệm đƣợc rất nhiều thời gian so với tính toán thủ công không dùng hàm. Các hàm trong Excel rất đa dạng bao trùm nhiều lĩnh vực, có những hàm không yêu cầu đối số, có những hàm yêu cầu một hoặc nhiều đối số, và các đối số có thể là bắt buộc hoặc tự chọn. Ví dụ: =Rand(): hàm không có đối số =If(A1>=5,‖Đạt‖,‖Rớt‖): hàm 3 đối số =PMT(10%,4,1000,,1): hàm nhiều đối số và đối số tùy chọn Trong Excel 2010 có các hàm chính nhƣ sau:  Hàm ngoại: Call, Registed.ID,…  Hàm lấy dữ liệu từ SSAS: Cubeset, Cubevalue,…
  • 67. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 67  Hàm dữ liệu: Dmin, Dmax, Dcount,…  Hàm ngày và thời gian: Time, Now, Date,….  Hàm kỹ thuật: Dec2Bin, Dec2Hex, Dec2Oct,…  Hàm tài chính: Npv, Pv, Fv, Rate,…  Hàm thông tin: Cell, Thông tin, IsNa,…  Hàm luận lý: If, And, Or,…  Hàm tham chiếu và tìm kiếm: Choose, Vlookup, OffSet,…  Hàm toán và lƣợng giác: Log, Mmult, Round,…  Hàm thống kê: Stdev, Var, CountIf,…  Hàm văn bản: Asc, Find, Text,… Chúng ta sẽ cùng nghiên cứu cách sử dụng từng hàm trong các nhóm hàm trên ở các phần sau. Nhập công thức và hàm Nhập công thức trong Excel rất đơn giản, muốn nhập công thức vào ô nào bạn chỉ việc nhập dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm. Bạn có thể nhìn vào thanh Formula để thấy đƣợc trọn công thức. Một điều hết sức lƣu ý khi làm việc trên bảng tính là tránh nhập trực tiếp các con số, giá trị vào công thức mà bạn nên dùng đến tham chiếu. Ví dụ: Minh họa dùng tham chiếu trong hàm Trong ví dụ trên, ở đối số thứ nhất của hàm NPV chúng ta không nhập trực suất chiết tính 10% vào hàm mà nên tham chiếu đến địa chỉ ô chứa nó là I2, vì nếu lãi suất có thay đổi thì ta chỉ cần nhập giá trị mới vào ô I2 thì chúng ta sẽ thu đƣợc kết quả NPV mới ngay không cần phải chỉnh sửa lại công thức.
  • 68. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 68 Giả sử các ô C2:G2 đƣợc đặt tên là DongTien, và ô I2 đặt tên là LaiSuat (Xem lại cách đặt tên vùng ở bài số 1) thì trong quá trình nhập công thức bạn có thể làm nhƣ sau: B1. Tại ô B4 nhập vào =NPV( B2. Bấm F3, cửa sổ Paste Name hiện ra B3. Chọn LaiSuat và nhấn OK B4. Nhập dấu phẩy (,) và gõ F3 B5. Chọn DongTien và bấm OK B6. Nhập dấu đóng ngoặc rồi nhập dấu + B7. Bấm chuột vào ô B2 B8. Bấm phím Enter Chèn tên vùng vào công thức Một trong những cách dễ dàng nhất để sử dụng hàm trong Excel là sử dụng thƣ viện hàm. Khi bạn muốn sử dụng hàm nào chỉ việc vào thanh Ribbon  chọn nhóm Formulas  Function Library -> chọn nhóm hàm -> chọn hàm cần sử dụng. Ngoài ra bạn có thể bấm vào nút để gọi hộp thoại Insert Function một cách nhanh chóng và khi cần tìm hiểu về hàm này bạn chỉ cần bấm vào Help on this function.
  • 69. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 69 Hộp thoại Insert Function Tham chiếu trong công thức Các tham chiếu sử dụng trong công thức giúp cho chúng ta khỏi tốn công sửa chữa các công thức khi các giá trị tính toán có sự thay đổi. Có 3 loại tham chiếu sau:  Tham chiếu địa chỉ tƣơng đối: Các dòng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác một lƣợng tƣơng ứng với số dòng và số cột mà ta di dời. Ví dụ A5:B7, C4  Tham chiếu địa chỉ tuyệt đối: Các dòng và cột tham chiếu không thay đổi khi ta di dời hay sao chép công thức. Ví dụ $A$5:$B$7, $C$4  Tham chiếu hỗn hợp: Phối hợp tham chiếu địa chỉ tƣơng đối và tuyệt đối. Ví dụ A$5 nghĩa là cột A tƣơng đối và dòng 5 tuyệt đối. Lưu ý: Dấu $ trƣớc thứ tự cột là cố định cột và trƣớc thứ tự dòng là cố định dòng. Bấm phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột. Bấm phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột. Ví dụ: Tính thành tiền bằng Số lƣợng nhân Giá. Đổi sang giá trị Thành tiền sang VND. Tính tổng các cột Thành tiền và cột VND.
  • 70. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 70 Minh họa địa chỉ tƣơng đối và tuyệt đối B1. Tại ô D2 nhập vào =B2*C2 và Enter. Sau đó quét chọn cả vùng D2:D14 và gõ <Ctrl+D>. Vào các ô D3, D4... D14 ta thấy công thức các dòng tự động đƣợc thay đổi tƣơng ứng với khoảng cách so với ô D2. Trƣờng hợp này chúng ta dùng địa chỉ tƣơng đối của B2*C2 là vì chúng ta muốn khi sao chép công thức xuống phía dƣới thì địa chỉ các ô tính toán sẽ tự động thay đổi theo. B2. Tại ô E2 nhập vào =D2*B$17 và Enter, sau đó chép công thức xuống các ô E3:E14. Chúng ta cần cố định dòng 17 trong địa chỉ tỷ giá B17 vì ta muốn khi sao công thức xuống thì các công thức sao chép vẫn tham chiếu đến ô B17 để tính toán. B3. Tại ô D15 nhập vào =Sum(D2:D14) và chép sang ô E15. Lưu ý:  Tham chiếu đến địa chỉ ở trang tính khác nhƣng cùng sổ làm viê ̣c thì có dạng  Tên_sheet!Địa_chỉ_ô. Ví dụ: =A2*Sheet2!A2 =A2*’Thong so’!B4 Khi tên trang tính có chứa khoảng trắng thì để trong cặp nháy đơn ‘ ’  Tham chiếu đến địa chỉ trong sổ làm viê ̣c khác thì có dạng [Tên_Workbook]Tên_sheet!Địa_chỉ_ô.
  • 71. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 71 Ví dụ: =A2*[Bai2.xlsx]Sheet3!A4 =A2*’[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4 Khi tên Sheet hay Sổ là m việc có chứa khoảng trắng để trong cặp nháy đơn ‘ ’ =A2*’C:Tai lieu[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4 Khi tham chiếu đến sổ là m việc khác mà sổ là m việc này không mở =A2*’DataServerExcel[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4 Khi tham chiếu đến tài nguyên chia sẽ trên máy chủ trong mạng Các lỗi thông dụng (Formulas errors) Các lỗi thông dụng Lỗi Giải thích #DIV/0! Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng #NAME? Do đánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy #N/A Công thức tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để kiểm tra sự tồn tại của dữ liệu hoặc hàm không có kết quả #NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này không có phần chung nên phần giao rỗng #NUM! Vấn đề đối với giá trị, ví dụ nhƣ dùng nhầm số âm trong khi đúng phải là số dƣơng #REF! Tham chiếu bị lỗi, thƣờng là do ô tham chiếu trong hàm bị xóa #VALUE! Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng.
  • 72. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 72 3.2 Các hàm trong Excel a. Nhóm hàm về thống kê AVEDEV (number1, number2, ...) : Tính trung bình độ lệch tuyệt đối các điểm dữ liệu theo trung bình của chúng. Thƣờng dùng làm thƣớc đo về sự biến đổi của tập số liệu AVERAGE (number1, number2, ...) : Tính trung bình cộng AVERAGEA (number1, number2, ...) : Tính trung bình cộng của các giá trị, bao gồm cả những giá trị logic AVERAGEIF (range, criteria1) : Tính trung bình cộng của các giá trị trong một mảng theo một điều kiện AVERAGEIFS (range, criteria1, criteria2, ...) : Tính trung bình cộng của các giá trị trong một mảng theo nhiều điều kiện COUNT (value1, value2, ...) : Đếm số ô trong danh sách COUNTA (value1, value2, ...) : Đếm số ô có chứa giá trị (không rỗng) trong danh sách COUNTBLANK (range) : Đếm các ô rỗng trong một vùng COUNTIF (range, criteria) : Đếm số ô thỏa một điều kiện cho trƣớc bên trong một dãy COUNTIFS (range1, criteria1, range2, criteria2, ...) : Đếm số ô thỏa nhiều điều kiện cho trƣớc DEVSQ (number1, number2, ...) : Tính bình phƣơng độ lệch các điểm dữ liệu từ trung bình mẫu của chúng, rồi cộng các bình phƣơng đó lại. FREQUENCY (data_array, bins_array) : Tính xem có bao nhiêu giá trị thƣờng xuyên xuất hiện bên trong một dãy giá trị, rồi trả về một mảng đứng các số. Luôn sử dụng hàm này ở dạng công thức mảng GEOMEAN (number1, number2, ...) : Trả về trung bình nhân của một dãy các số dƣơng. Thƣờng dùng để tính mức tăng trƣởng trung bình, trong đó lãi kép có các lãi biến đổi đƣợc cho trƣớc... HARMEAN (number1, number2, ...) : Trả về trung bình điều hòa (nghịch đảo của trung bình cộng) của các số KURT (number1, number2, ...) : Tính độ nhọn của tập số liệu, biểu thị mức nhọn hay mức phẳng tƣơng đối của một phân bố so với phân bố chuẩn
  • 73. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 73 LARGE (array, k) : Trả về giá trị lớn nhất thứ k trong một tập số liệu MAX (number1, number2, ...) : Trả về giá trị lớn nhất của một tập giá trị MAXA (number1, number2, ...) : Trả về giá trị lớn nhất của một tập giá trị, bao gồm cả các giá trị logic và text MEDIAN (number1, number2, ...) : Tính trung bình vị của các số. MIN (number1, number2, ...) : Trả về giá trị nhỏ nhất của một tập giá trị MINA (number1, number2, ...) : Trả về giá trị nhỏ nhất của một tập giá trị, bao gồm cả các giá trị logic và text MODE (number1, number2, ...) : Trả về giá trị xuất hiện nhiều nhất trong một mảng giá trị PERCENTILE (array, k) : Tìm phân vị thứ k của các giá trị trong một mảng dữ liệu PERCENTRANK (array, x, significance) : Trả về thứ hạng (vị trí tƣơng đối) của một trị trong một mảng dữ liệu, là số phần trăm của mảng dữ liệu đó PERMUT (number, number_chosen) : Trả về hoán vị của các đối tƣợng. QUARTILE (array, quart) : Tính điểm tứ phân vị của tập dữ liệu. Thƣờng đƣợc dùng trong khảo sát dữ liệu để chia các tập hợp thành nhiều nhóm... RANK (number, ref, order) : Tính thứ hạng của một số trong danh sách các số SKEW (number1, number2, ...) : Trả về độ lệch của phân phối, mô tả độ không đối xứng của phân phối quanh trị trung bình của nó SMALL (array, k) : Trả về giá trị nhỏ nhất thứ k trong một tập số STDEV (number1, number2, ...) : Ƣớc lƣợng độ lệch chuẩn trên cơ sở mẫu STDEVA (value1, value2, ...) : Ƣớc lƣợng độ lệch chuẩn trên cơ sở mẫu, bao gồm cả những giá trị logic STDEVP (number1, number2, ...) : Tính độ lệch chuẩn theo toàn thể tập hợp STDEVPA (value1, value2, ...) : Tính độ lệch chuẩn theo toàn thể tập hợp, kể cả chữ và các giá trị logic VAR (number1, number2, ...) : Trả về phƣơng sai dựa trên mẫu VARA (value1, value2, ...) : Trả về phƣơng sai dựa trên mẫu, bao gồm cả các trị logic và text VARP (number1, number2, ...) : Trả về phƣơng sai dựa trên toàn thể tập hợp
  • 74. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 74 VARPA (value1, value2, ...) : Trả về phƣơng sai dựa trên toàn thể tập hợp, bao gồm cả các trị logic và text. TRIMMEAN (array, percent) : Tính trung bình phần trong của một tập dữ liệu, bằng cách loại tỷ lệ phần trăm của các điểm dữ liệu ở đầu và ở cuối tập dữ liệu. b. Nhóm hàm về phân phối xác suất BETADIST (x, alpha, beta, A, B) : Trả về giá trị của hàm tính mật độ phân phối xác suất tích lũy beta. BETAINV (probability, alpha, beta, A, B) : Trả về nghịch đảo của hàm tính mật độ phân phối xác suất tích lũy beta. BINOMDIST (number_s, trials, probability_s, cumulative): Trả về xác suất của những lần thử thành công của phân phối nhị phân. CHIDIST (x, degrees_freedom) : Trả về xác xuất một phía của phân phối chi-squared. CHIINV (probability, degrees_freedom) : Trả về nghịch đảo của xác xuất một phía của phân phối chi-squared. CHITEST (actual_range, expected_range) : Trả về giá trị của xác xuất từ phân phối chi- squared và số bậc tự do tƣơng ứng. CONFIDENCE (alpha, standard_dev, size) : Tính khoảng tin cậy cho một kỳ vọng lý thuyết CRITBINOM (trials, probability_s, alpha) : Trả về giá trị nhỏ nhất sao cho phân phối nhị thức tích lũy lớn hơn hay bằng giá trị tiêu chuẩn. Thƣờng dùng để bảo đảm các ứng dụng đạt chất lƣợng... EXPONDIST (x, lambda, cumulative) : Tính phân phối mũ. Thƣờng dùng để mô phỏng thời gian giữa các biến cố... FDIST (x, degrees_freedom1, degrees_freedom2) : Tính phân phối xác suất F. Thƣờng dùng để tìm xem hai tập số liệu có nhiều mức độ khác nhau hay không... FINV (probability, degrees_freedom1, degrees_freedom2) : Tính nghịch đảo của phân phối xác suất F. Thƣờng dùng để so sánh độ biến thiên trong hai tập số liệu FTEST (array1, array2) : Trả về kết quả của một phép thử F. Thƣờng dùng để xác định xem hai mẫu có các phƣơng sai khác nhau hay không...
  • 75. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 75 FISHER (x) : Trả về phép biến đổi Fisher tại x. Thƣờng dùng để kiểm tra giả thuyết dựa trên hệ số tƣơng quan... FISHERINV (y) : Tính nghịch đảo phép biến đổi Fisher. Thƣờng dùng để phân tích mối tƣơng quan giữa các mảng số liệu... GAMMADIST (x, alpha, beta, cumulative) : Trả về phân phối tích lũy gamma. Có thể dùng để nghiên cứu có phân bố lệch GAMMAINV (probability, alpha, beta) : Trả về nghịch đảo của phân phối tích lũy gamma. GAMMLN (x) : Tính logarit tự nhiên của hàm gamma HYPGEOMDIST (number1, number2, ...) : Trả về phân phối siêu bội (xác suất của một số lần thành công nào đó...) LOGINV (probability, mean, standard_dev) : Tính nghịch đảo của hàm phân phối tích lũy lognormal của x (LOGNORMDIST) LOGNORMDIST (x, mean, standard_dev) : Trả về phân phối tích lũy lognormal của x, trong đó logarit tự nhiên của x thƣờng đƣợc phân phối với các tham số mean và standard_dev. NEGBINOMDIST (number_f, number_s, probability_s) : Trả về phân phối nhị thức âm (trả về xác suất mà sẽ có number_f lần thất bại trƣớc khi có number_s lần thành công, khi xác suất không đổi của một lần thành công là probability_s) NORMDIST (x, mean, standard_dev, cumulative) : Trả về phân phối chuẩn (normal distribution). Thƣờng đƣợc sử dụng trong việc thống kê, gồm cả việc kiểm tra giả thuyết NORMINV (probability, mean, standard_dev) : Tính nghịch đảo phân phối tích lũy chuẩn NORMSDIST (z) : Trả về hàm phân phối tích lũy chuẩn tắc (standard normal cumulative distribution function), là phân phối có trị trung bình cộng là zero (0) và độ lệch chuẩn là 1 NORMSINV (probability) : Tính nghịch đảo của hàm phân phối tích lũy chuẩn tắc POISSON (x, mean, cumulative) : Trả về phân phối poisson. Thƣờng dùng để ƣớc tính số lƣợng biến cố sẽ xảy ra trong một khoảng thời gian nhất định PROB (x_range, prob_range, lower_limit, upper_limit) : Tính xác suất của các trị trong dãy nằm giữa hai giới hạn STANDARDIZE (x, mean, standard_dev) : Trả về trị chuẩn hóa từ phân phối biểu thị bởi mean và standard_dev
  • 76. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 76 TDIST (x, degrees_freedom, tails) : Trả về xác suất của phân phối Student (phân phối t), trong đó x là giá trị tính từ t và đƣợc dùng để tính xác suất. TINV (probability, degrees_freedom) : Trả về giá trị t của phân phối Student. TTEST (array1, array2, tails, type) : Tính xác xuất kết hợp với phép thử Student. WEIBULL (x, alpha, beta, cumulative) : Trả về phân phối Weibull. Thƣờng sử dụng trong phân tích độ tin cậy, nhƣ tính tuổi thọ trung bình của một thiết bị. ZTEST (array, x, sigma) : Trả về xác suất một phía của phép thử z. c. Nhóm hàm về tương quăn và hồi quy tuyến tính CORREL (array1, array2) : Tính hệ số tƣơng quan giữa hai mảng để xác định mối quan hệ của hai đặc tính COVAR (array1, array2) : Tính tích số các độ lệch của mỗi cặp điểm dữ liệu, rồi tính trung bình các tích số đó FORECAST (x, known_y's, known_x's) : Tính toán hay dự đoán một giá trị tƣơng lai bằng cách sử dụng các giá trị hiện có, bằng phƣơng pháp hồi quy tuyến tính GROWTH (known_y's, known_x's, new_x's, const) : Tính toán sự tăng trƣởng dự kiến theo hàm mũ, bằng cách sử dụng các dữ kiện hiện có. INTERCEPT (known_y's, known_x's) : Tìm điểm giao nhau của một đƣờng thẳng với trục y bằng cách sử dụng các trị x và y cho trƣớc LINEST (known_y's, known_x's, const, stats) : Tính thống kê cho một đƣờng bằng cách dùng phƣơng pháp bình phƣơng tối thiểu (least squares) để tính đƣờng thẳng thích hợp nhất với dữ liệu, rồi trả về mảng mô tả đƣờng thẳng đó. Luôn dùng hàm này ở dạng công thức mảng. LOGEST (known_y's, known_x's, const, stats) : Dùng trong phân tích hồi quy. Hàm sẽ tính đƣờng cong hàm mũ phù hợp với dữ liệu đƣợc cung cấp, rồi trả về mảng gía trị mô tả đƣờng cong đó. Luôn dùng hàm này ở dạng công thức mảng PEARSON (array1, array2) : Tính hệ số tƣơng quan momen tích pearson (r), một chỉ mục không thứ nguyên, trong khoảng từ -1 đến 1, phản ánh sự mở rộng quan hệ tuyến tính giữa hai tập số liệu RSQ (known_y's, known_x's) : Tính bình phƣơng hệ số tƣơng quan momen tích Pearson (r), thông qua các điểm dữ liệu trong known_y's và known_x's
  • 77. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 77 SLOPE (known_y's, known_x's) : Tính hệ số góc của đƣờng hồi quy tuyến tính thông qua các điểm dữ liệu STEYX (known_y's, known_x's) : Trả về sai số chuẩn của trị dự đoán y đối với mỗi trị x trong hồi quy. TREND (known_y's, known_x's, new_x's, const) : Trả về các trị theo xu thế tuyến tính d. Các hàm tài chính - financian functions ACCRINT (issue, first_interest, settlement, rate, par, frequency, basis, calc_method) : Tính lãi tích lũy cho một chứng khoán trả lãi theo định kỳ ACCRINTM (issue, settlement, rate, par, basis) : Tính lãi tích lũy đối với chứng khoán trả lãi theo kỳ hạn AMORDEGRC (cost, date_purchased, first_period, salvage, period, rate, basis) : Tính khấu hao trong mỗi tài khóa kế toán tùy theo thời hạn sử dụng của tài sản (sử dụng trong các hệ thống kế toán theo kiểu Pháp) AMORLINC (cost, date_purchased, first_period, salvage, period, rate, basis) : Tính khấu hao trong mỗi tài khóa kế toán (sử dụng trong các hệ thống kế toán theo kiểu Pháp) COUPDAYBS (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số ngày kể từ đầu kỳ lãi tới ngày kết toán COUPDAYS (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số ngày trong kỳ lãi bao gồm cả ngày kết toán COUPDAYSCN (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số ngày từ ngày kết toán tới ngày tính lãi kế tiếp COUPNCD (settlement, maturity, frequency, basis) : Trả về một con số thể hiện ngày tính lãi kế tiếp kể từ sau ngày kết toán COUPNUM (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số lần lãi suất phải trả trong khoảng từ ngày kết toán đến ngày đáo hạn COUPPCD (settlement, maturity, frequency, basis) : Trả về một con số thể hiện ngày thanh toán lãi lần trƣớc, trƣớc ngày kết toán CUMIPMT (rate, nper, pv, start_period, end_period, type) : Tính lợi tức tích lũy phải trả đối với khoản vay trong khoảng thời gian giữa start_period và end_period
  • 78. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 78 CUMPRINC (rate, nper, pv, start_period, end_period, type) : Trả về tiền vốn tích lũy phải trả đối với khoản vay trong khoảng thời gian giữa start_period và end_period DB (cost, salvage, life, period, month) : Tính khấu hao cho một tài sản sử dụng phƣơng pháp số dƣ giảm dần theo một mức cố định (fixed-declining balance method) trong một khoảng thời gian xác định. DDB (cost, salvage, life, period, factor) : Tính khấu hao cho một tài sản sử dụng phƣơng pháp số dƣ giảm dần kép (double-declining balance method), hay giảm dần theo một tỷ lệ nào đó, trong một khoảng thời gian xác định. DISC (settlement, maturity, pr, redemption, basis) : Tính tỷ lệ chiết khấu của một chứng khoán DOLLARDE (fractional_dollar, fraction) : Chuyển đổi giá dollar ở dạng phân số sang giá dollar ở dạng thập phân DOLLARFR (decimal_dollar, fraction) : Chuyển đổi giá dollar ở dạng thập phân số sang giá dollar ở dạng phân số DURATION (settlement, maturity, coupon, yld, frequency, basis): Tính thời hạn hiệu lực Macauley dựa trên đồng mệnh giá $100 (thời hạn hiệu lực là trung bình trọng giá trị hiện tại của dòng luân chuyển tiền mặt và đƣợc dùng làm thƣớc đo về sự phản hồi làm thay đổi lợi nhuận của giá trị trái phiếu) EFFECT (nominal_rate, npery) : Tính lãi suất thực tế hàng năm, biết trƣớc lãi suất danh nghĩa hàng năm và tổng số kỳ thanh toán lãi kép mỗi năm FV (rate, nper, pmt, pv, type) : Tính giá trị kỳ hạn của sự đầu tƣ dựa trên việc chi trả cố định theo kỳ và lãi suất cố định FVSCHEDULE (principal, schedule) : Tính giá trị kỳ hạn của một vốn ban đầu sau khi áp dụng một chuỗi các lãi suất kép (tính giá trị kỳ hạn cho một đầu tƣ có lãi suất thay đổi) INTRATE (settlement, maturity, investment, redemption, basis) : Tính lãi suất cho một chứng khoán đầu tƣ toàn bộ IPMT (rate, per, nper, pv, fv, type) : Trả về khoản thanh toán lãi cho một đầu tƣ dựa trên việc chi trả cố định theo kỳ và dựa trên lãi suất không đổi IRR (values, guess) : Tính lợi suất nội hàm cho một chuỗi các lƣu động tiền mặt đƣợc thể hiện bởi các trị số
  • 79. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 79 ISPMT (rate, per, nper, pv) : Tính số tiền lãi đã trả tại một kỳ nào đó đối với một khoản vay có lãi suất không đổi, sau khi đã trừ số tiền gốc phải trả cho kỳ đó. MDURATION (settlement, maturity, coupon, yld, frequency, basis) : Tính thời hạn Macauley sửa đổi cho chứng khoán dựa trên đồng mệnh giá $100 MIRR (values, finance_rate, reinvest_rate) : Tính tỷ suất doanh lợi nội tại trong một chuỗi luân chuyển tiền mặt theo chu kỳ NOMINAL (effect_rate, npery) : Tính lãi suất danh nghĩa hàng năm, biết trƣớc lãi suất thực tế và các kỳ tính lãi kép mỗi năm NPER (rate, pmt, pv, fv, type) : Tính số kỳ hạn để trả khoản vay trong đầu tƣ dựa trên từng chu kỳ, số tiền trả và tỷ suất lợi tức cố định NPV (rate, value1, value2, ...) : Tính hiện giá ròng của một khoản đầu tƣ bằng cách sử dụng tỷ lệ chiết khấu với các chi khoản trả kỳ hạn (trị âm) và thu nhập (trị dƣơng) ODDFPRICE (settlement, maturity, issue, first_coupon, rate, yld, redemption, frequency, basis) : Tính giá trị trên mỗi đồng mệnh giá $100 của chứng khoán có kỳ đầu tiên lẻ (ngắn hạn hay dài hạn) ODDFYIELD (settlement, maturity, issue, first_coupon, rate, pr, redemption, frequency, basis) : Trả về lợi nhuận của một chứng khoán có kỳ tính lãi đầu tiên là lẻ (ngắn hạn hay dài hạn) ODDLPRICE (settlement, maturity, last_interest, rate, yld, redemption, frequency, basis) : Tính giá trị trên mỗi đồng mệnh giá $100 của chứng khoán có kỳ tính lãi phiếu cuối cùng là lẻ (ngắn hạn hay dài hạn) ODDLYIELD (settlement, maturity, last_interest, rate, pr, redemption, frequency, basis) : Tính lợi nhuận của chứng khoán có kỳ cuối cùng là lẻ (ngắn hạn hay dài hạn) PMT (rate, nper, pv, fv, type) : Tính tiền phải trả đối với khoản vay có lãi suất không đổi và chi trả đều đặn PPMT (rate, per, nper, pv, fv, type) : Tính khoản vốn thanh toán trong một kỳ hạn đã cho đối với một khoản đầu tƣ, trong đó việc chi trả đƣợc thực hiện đều đặn theo định kỳ với một lãi suất không đổi PRICE (settlement, maturity, rate, yld, redemption, frequency, basis) : Tính giá trị chứng khoán trên đồng mệnh giá $100, thanh toán lợi tức theo chu kỳ
  • 80. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 80 PRICEDISC (settlement, maturity, discount, redemption, basis) : Tính giá trị trên đồng mệnh giá $100 của một chứng khoán đã chiết khấu PRICEMAT (settlement, maturity, issue, rate, yld, basis) : Tính giá trị trên đồng mệnh giá $100 của một chứng khoán phải thanh toán lãi vào ngày đáo hạn PV (rate, nper, pmt, fv, type) : Tính giá trị hiện tại của một khoản đầu tƣ RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess) : Tính lãi suất mỗi kỳ trong một niên kim REVEICED (settlement, maturity, investment, discount, basis) : Tính số tiền nhận đƣợc vào kỳ hạn thanh toán cho một chứng khoán đầu tƣ toàn bộ SLN (cost, salvage, life) : Tính chi phí khấu hao (theo phƣơng pháp đƣờng thẳng) của một tài sản trong một kỳ SYD (cost, salvage, life, per) : Tính khấu hao theo giá trị còn lại của tài sản trong định kỳ xác định TBILLEQ (settlement, maturity, discount) : Tính lợi nhuận tƣơng ứng với trái phiếu cho trái phiếu kho bạc TBILLPRICE (settlement, maturity, discount) : Tính giá trị đồng mệnh giá $100 cho trái phiếu kho bạc TBILLYIELD (settlement, maturity, pr) : Tính lợi nhuận cho trái phiếu kho bạc VDB (cost, salvage, life, start_period, end_period, factor, no_switch) : Tính khấu hao tài sản sử dụng trong nhiều kỳ XIRR (values, dates, guess) : Tính lợi suất nội hàm cho một loạt lƣu động tiền mặt không định kỳ XNPV (rate, values, dates) : Tính tỷ giá ròng cho một dãy lƣu động tiền mặt không định kỳ YIELD (settlement, maturity, rate, pr, redemption, frequency, basis) : Tính lợi nhuận đối với chứng khoán trả lãi theo định kỳ YIELDDISC (settlement, maturity, pr, redemption, basis) : Tính lợi nhuận hàng năm cho chứng khoán đã chiết khấu YIELDMAT (settlement, maturity, issue, rate, pr, basis) : Tính lợi nhuận hàng năm của chứng khoán trả lãi vào ngày đáo hạn
  • 81. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 81 e. Danh mục các Các Hàm Quản lý Cơ sở dữ liệu và Dănh sách DAVERAGE (database, field, criteria) : Tính trung bình các giá trị trong một cột của danh sách hay các trị của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. DCOUNT (database, field, criteria) : Đếm các ô chứa số liệu trong một cột của danh sách hay các trị của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. DCOUNTA (database, field, criteria) : Đếm các ô "không rỗng" trong một cột của danh sách hay các trị của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. DGET (database, field, criteria) : Trích một giá trị từ một cột của một danh sách hay cơ sở dữ liệu, khớp với điều kiện đƣợc chỉ định. DMAX (database, field, criteria) : Trả về trị lớn nhất trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. DMIN (database, field, criteria) : Trả về trị nhỏ nhất trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. DRODUCT (database, field, criteria) : Nhân các giá trị trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. DSTDEV (database, field, criteria) : Ƣớc lƣợng độ lệch chuẩn của một tập hợp theo mẫu, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. DSTDEVP (database, field, criteria) : Tính độ lệch chuẩn của một tập hợp theo toàn thể các tập hợp, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. DSUM (database, field, criteria) : Cộng các số trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. DVAR (database, field, criteria) : Ƣớc lƣợng sự biến thiên của một tập hợp dựa trên một mẫu, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. DVARP (database, field, criteria) : Tính toán sự biến thiên của một tập hợp dựa trên toàn thể tập hợp, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định.
  • 82. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 82 GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, field1, item1, field2, item2,...) : Trả về dữ liệu đƣợc lƣu giữ trong báo cáo PivotTable. Có thể dùng GETPIVOTDATA để lấy dữ liệu tổng kết từ một báo cáo PivotTable, với điều kiện là phải thấy đƣợc dữ liệu tổng kết từ trong báo cáo đó. Nói chung về Các Hàm Quản lý Cơ sở dữ liệu và Danh sách Microsoft Excel cung cấp nhiều hàm dùng cho việc phân tích dữ liệu trong danh sách hay cơ sở dữ liệu. Những hàm này bắt đầu bằng chữ D. Mỗi hàm đều sử dụng 3 đối số là database, trƣờng và criteria; những đối số này là các tham chiếu đến các mảng trong bảng tính. * database : Là một dãy các ô tạo nên danh sách hay cơ sở dữ liệu. Một cơ sở dữ liệu là một danh sách dữ liệu gồm những mẩu tin, và có cột dữ liệu là các trƣờng (field). Dòng đầu tiên trong danh sách luôn chứa tên trƣờng. * field : Cho biết cột nào đƣợc sử dụng trong hàm. trƣờng có thể đƣợc cho ở dạng text với tên cột đƣợc để trong cặp dấu ngoặc kép (nhƣ "Age", "Yield"...) hay là số đại diện cho vị trí của cột (1, 2, ...) * criteria : Là một dãy các ô chứa điều kiện. Có thể dùng bất cứ dãy nào cho phần điều kiện này, miễn là dãy đó có ít nhất một tên cột và một ô bên dƣới tên cột để làm điều kiện cho hàm (xem thêm bài Một số ví dụ về cách dùng Criteria để nhập điều kiện ở sau đây). HÀM NGÀY THÁNG VÀ THỜI GIAN Một số lƣu ý khi sử dụng ngày tháng và thời gian trong Excel: Excel hỗ trợ tính toán ngày tháng cho Windows và Macintosh. Windows dùng hệ ngày bắt đầu từ 1900. Macitosh dùng hệ ngày bắt đầu từ 1904. Tài liệu này đƣợc diễn giải theo hệ ngày 1900 dành cho Windows. Hệ thống ngày giờ Excel phụ thuộc vào thiết lập trong Regional Options của Control Panel. Mặc định là hệ thống của Mỹ "Tháng/Ngày/Năm" (M/d/yyyy). Bạn có thể sửa lại thành hệ thống ngày của VN "Ngày/Tháng/Năm" (dd/MM/yyyy). Khi bạn nhập một giá trị ngày tháng không hợp lệ nó sẽ trở thành một chuỗi văn bản. Công thức tham chiếu tới giá trị đó sẽ trả về lỗi. =NOW() Cho hiện ngày giờ của hệ thống =TODAY() Cho ngày của hệ thống
  • 83. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 83 =DAY(D) Cho giá trị ngày của D (Trả về thứ tự của ngày trong tháng từ một giá trị kiểu ngày tháng) =MONTH(D) Cho giá trị tháng của D =YEAR(D) Cho giá trị năm của D =DAYS360(BTNT1, BTNT2) Tính số ngày giữa 2 mốc ngày tháng dựa trên cơ sở một năm có 360 ngày. =EDATE Trả về mốc thời gian xảy ra trƣớc hoặc sau mốc chỉ định =EOMONTH Trả về ngày cuối cùng của tháng xảy ra trƣớc hoặc sau mốc chỉ định Hàm HOUR() Cho biết số chỉ giờ trong một giá trị thời gian Cú pháp: = HOUR(serial_number) serial_number: Biểu thức thời gian hoặc là một con số chỉ giá trị thời gian Ví dụ: HOUR(0.5) = 12 (giờ) Hàm MINUTE() Cho biết số chỉ phút trong một giá trị thời gian Cú pháp: = MINUTE(serial_number) serial_number: Biểu thức thời gian hoặc là một con số chỉ giá trị thời gian Ví dụ: Bây giờ là 10:20 PM, MINUTE(NOW()) = 20 (phút) =MONTH Trả về số tháng của một giá trị kiểu ngày tháng. =NETWORKDAYS Trả về số ngày làm việc trong mốc thời gian đƣa ra sau khi trừ đi ngày nghĩ và ngày lễ. =NOW Trả về ngày giờ hiện tại trong hệ thống của bạn. Hàm SECOND() Cho biết số chỉ giây trong một giá trị thời gian Cú pháp: = SECOND(serial_number) serial_number: Biểu thức thời gian hoặc là một con số chỉ giá trị thời gian Ví dụ: SECOND("2:45:30 PM") = 30 (giây) Hàm TIME() Trả về một giá trị thời gian nào đó Cú pháp: = TIME(hour, minute, second)
  • 84. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 84 hour: Số chỉ giờ, là một con số từ 0 đến 23. Nếu lớn hơn 23, Excel sẽ tự trừ đi một bội số của 24. minute: Số chỉ phút, là một con số từ 0 đến 59. Nếu lớn hơn 59, Excel sẽ tính lại và tăng số giờ lên tƣơng ứng. second: Số chỉ giây, là một con số từ 0 đến 59. Nếu lớn hơn 59, Excel sẽ tính lại và tăng số phút, số giờ lên tƣơng ứng. Ví dụ: TIME(14, 45, 30) = 2:45:30 PM TIME(14, 65, 30) = 3:05:30 PM TIME(25, 85, 75) = 2:26:15 AM * Cũng nhƣ DATE(), hàm TIME() rất hữu dụng khi hour, minute, second là những công thức mà không phải là một con số, nó sẽ giúp chúng ta tính toán chính xác hơn Hàm TIMEVALUE() Chuyển đổi một chuỗi văn bản có dạng thời gian thành một giá trị thời gian để có thể tính toán đƣợc Cú pháp: = TIMEVALUE(time_text) time_text: Chuỗi văn bản cần chuyển đổi Ví dụ: TIMEVALUE("26:15") = 0.09375 (= 2:15:00 AM) =WEEKDAY Trả về số thứ tự của ngày trong tuần từ giá trị ngày tháng. =WEEKNUM Trả về số thứ tự của tuần trong năm từ giá trị ngày tháng. =WORKDAY Trả về ngày làm việc xảy ra trƣớc hoặc sau mốc thời gian đƣa ra. Trong công việc hằng ngày, chắc hẳn chúng ta hay nghĩ đến chuyện việc làm này của mình mất hết mấy phần trăm của một năm, ví dụ, một ngày ngủ hết 6 tiếng, là 1/4 ngày, vậy một năm chúng ta ngủ hết 25% (hic) thời gian... Hoặc một nhân viên của công ty xin nghỉ việc vào tháng 5, lƣơng tính theo năm, vậy công ty phải trả cho ngƣời đó bao nhiêu phần trăm lƣơng khi cho nghỉ việc?
  • 85. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 85 Excel có một hàm để tính tỷ lệ của một khoảng thời gian trong một năm, và cho phép tính theo nhiều kiểu (năm 365 ngày, hay năm 360 ngày, tính theo kiểu Mỹ hay theo kiểu châu Âu...): Hàm YEARFRAC() (Dịch từ chữ Year: năm, và Frac = Fraction: tỷ lệ) Cú pháp: = YEARFRAC(start_date, end_date [, basis]) start_date, end_date: Ngày tháng đại diện cho ngày bắt đầu và ngày kết thúc của khoảng thời gian cần tính toán. Nên nhập bằng hàm DATE(), hoặc dùng một kết quả trả về của một công thức khác, vì có thể sẽ xảy ra lỗi nếu bạn nhập trực tiếp ngày tháng dƣới dạng text. basis: Một con số, quy định kiểu tính: * 0 : (hoặc không nhập) Tính toán theo kiểu Bắc Mỹ, một năm có 360 ngày chia cho 12 tháng, một tháng có 30 ngày. * 1 : Tính toán theo số ngày thực tế của năm và số ngày thực tế của từng tháng * 2 : Tính toán theo một năm có 360 ngày, nhƣng số ngày là số ngày thực tế của từng tháng * 3 : Tính toán theo một năm có 365 ngày, và số ngày là số ngày thực tế của từng tháng * 4 : Tính toán theo kiểu Châu Âu,mỗi tháng có 30 ngày (nếu start_date hoặc end_date mà rơi vào ngày 31 của một tháng thì chúng sẽ đƣợc đổi thành ngày 30 của tháng đó) Ví dụ: Tính tỷ lệ giữa ngày 15/3/2010 và ngày 30/7/2010 so với 1 năm: YEARFRAC("15/3/2010", "30/7/2010") = 37% Tính số ngày chênh lệch theo kiểu một năm có 360 ngày Hiện nay, vẫn còn một số hệ thống kế toán dùng kiểu tính thời gian là một tháng coi nhƣ có 30 ngày và một năm coi nhƣ có 360 ngày! Gặp trƣờng hợp này, việc tính toán thời gian sẽ không đơn giản, vì thực tế thì số ngày trong mỗi tháng đâu có giống nhau. Có lẽ vì nghĩ đến chuyện đó, nên Excel có một hàm dành riêng cho các hệ thống kế toán dựa trên cơ sở một năm có 360 ngày, đó là hàm DAYS360. Hàm DAYS360() Cú pháp: = DAYS360(start_date, end_date [, method])
  • 86. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 86 start_date, end_date: Ngày tháng đại diện cho ngày bắt đầu và ngày kết thúc của khoảng thời gian cần tính toán. Nên nhập bằng hàm DATE(), hoặc dùng một kết quả trả về của một công thức khác, vì có thể sẽ xảy ra lỗi nếu bạn nhập trực tiếp ngày tháng dƣới dạng text. method: Một giá trị logic (TRUE, FALSE) để chỉ cách tính toán, theo kiểu châu Âu hay theo kiểu Mỹ. * FALSE: (hoặc không nhập) Tính toán theo kiểu Mỹ: Nếu start_date là ngày 31 của tháng, thì nó đƣợc đổi thành ngày 30 của tháng đó. Nếu end_date là ngày 31 của tháng và start_date nhỏ hơn 30, thì end_date đƣợc đổi thành ngày 1 của tháng kế tiếp. * TRUE: Tính toán theo kiểu châu Âu: Hễ start_date hoặc end_date mà rơi vào ngày 31 của một tháng thì chúng sẽ đƣợc đổi thành ngày 30 của tháng đó. Ví dụ: So sánh số ngày chênh lệch giữa 01/01/2008 và 31/5/2008 theo kiểu một năm có 360 ngày và theo kiểu thƣờng (dùng hàm DATEDIF) DAYS360("01/01/2008", "31/5/2008") = 150 DAYS360("01/01/2008", "31/5/2008", TRUE) = 149 DATEDIF("01/01/2008", "31/5/2008", "d") = 151 Tính số ngày làm việc giữa hai khoảng thời gian Bình thƣờng, nếu lấy ngày tháng trừ ngày tháng, kết quả sẽ bao gồm luôn những ngày lễ, ngày nghỉ, v.v... Còn nếu tính số ngày làm việc trong một khoảng thời gian, thì phải trừ bớt đi những ngày không làm việc. Trong Excel có một hàm chuyên để tính toán những ngày làm việc giữa hai khoảng thời gian mà không bao gồm các ngày thứ Bảy, Chủ Nhật và những ngày nghỉ khác đƣợc chỉ định: Hàm NETWORKDAYS (đúng nguyên nghĩa của nó: net workdays). Dĩ nhiên hàm này chỉ thích hợp với những cơ quan làm việc 5 ngày một tuần, chứ nhƣ chúng ta, làm tuốt, có khi là 365 ngày một năm (hic) thì hàm này vô tác dụng! Hàm NETWORKDAYS() Cú pháp: = NETWORKDAYS(start_date, end_date [, holidays]) start_date, end_date: Ngày tháng đại diện cho ngày bắt đầu và ngày kết thúc công việc. Nên nhập bằng hàm DATE(), hoặc dùng một kết quả trả về của một công thức khác, vì có thể sẽ xảy ra lỗi nếu bạn nhập trực tiếp ngày tháng dƣới dạng text.
  • 87. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 87 holidays: Danh sách những ngày nghỉ ngoài những ngày thứ Bảy và Chủ Nhật. Danh sách này có thể là một vùng đã đƣợc đặt tên. Nếu nhập trực tiếp thì phải bỏ trong cặp dấu móc {}. Ví dụ: Công thức tính số ngày làm việc giữa ngày 1/12/2010 và ngày 10/1/2011, trong đó có nghỉ ngày Noel (25/12) và ngày Tết Tây (1/1): = NETWORKDAYS("01/12/2010", "10/01/2011", {"12/25/2007", "1/1/2011"}) Hàm DATEDIF() Có lẽ cách dễ nhất khi muốn tính toán ngày tháng năm là dùng hàm DATEDIF(). Cú pháp: = DATEDIF(start_day, end_day, unit) start_day: Ngày đầu end_day: Ngày cuối (phải lớn hơn ngày đầu) unit: Chọn loại kết quả trả về (khi dùng trong hàm phải gõ trong dấu ngoặc kép) y : số năm chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối m : số tháng chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối d : số ngày chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối md : số ngày chênh lệch giữa ngày đầu và tháng ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm và số tháng ym : số tháng chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm và số ngày yd : số ngày chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm Ví dụ: DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "y") = 100 (năm) DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "m") = 1211 (tháng) DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "d") = 36889 (ngày) DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "md") = 30 (= ngày 31 - ngày 1) DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "ym") = 11 (= tháng 12 - tháng 1) DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "yd") = 365 (= ngày 31/12 - ngày 1/1) *Tính tuổi (2):
  • 88. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 88 Ở bài trƣớc, đã đƣa ra một cái công thức để tính tuổi dài thƣờng nhƣ sau: = YEAR(NOW() - YEAR(Birthdate) - (DATE(YEAR(NOW()), MONTH(Birthdate), DAY(Birthdate)) > TODAY()) Đó là khi chƣa biết đến hàm DATEDIF(). Bây giờ, với DATEDIF(), công thức trên chỉ ngắn nhƣ vậy thôi, mà ra kết quả vẫn chính xác: = DATEDIF(Birthdate, TODAY(), "y") Ví dụ, hôm nay là ngày 09/01/2007: * Với ngày sinh là 05/01/1969 (đã tổ chức sinh nhật rồi), DATEDIF("05/01/1969", TODAY(), "y") = 39 * Nhƣng với ngày sinh là 11/1/1969 (chƣa tổ chức sinh nhật), DATEDIF("11/01/1969", TODAY(), "y") = 38 *Tìm một giờ, phút, giây nào đó tính từ lúc này Nhƣ đã nói ở trên, hàm TIME() sẽ tự động điều chỉnh kết quả của một giá trị thời gian khi những thông số trong hàm không hợp lý (giờ > 24, phút và giây > 60). Và do đó, khi cần tính toán hoặc tìm một giá trị thời gian nào đó kể từ lúc này (hoặc bất kỳ lúc nào), ngƣời ta thƣờng sử dụng hàm TIME(). Ví dụ, công thức sau đây sẽ cho ra kết quả là thời gian vào 12 tiếng nữa kể từ lúc này: = TIME(HOUR(NOW()) + 12, MINUTE(NOW()), SECOND(NOW())) Không giống nhƣ hàm DATE(), bạn không thể đơn giản cộng thêm giờ, phút, hay giây trong hàm TIME(). Ví dụ công thức sau đây chỉ làm mỗi chuyện là tăng thêm 1 ngày vào ngày tháng năm và thời gian hiện tại: = NOW() + 1 Nếu bạn muốn cộng thêm giờ, phút, hay giây vào một giá trị thời gian, bạn phải tính thời gian cộng thêm đó theo một tỷ lệ của một ngày. Ví dụ, bởi vì một ngày thì có 24 giờ, nên một giờ đƣợc tính nhƣ là 1/24. Cũng vậy, bởi vì một giờ thì có 60 phút, nên một phút sẽ đƣợc tính nhƣ là 1/24/60 (của một ngày). Và cuối cùng, bởi vì có 60 giây trong một phút, nên 1 giây trong một ngày sẽ đƣợc tính bằng 1/24/60/60. *Tính tổng thời gian Khi tính tổng thời gian, bạn nên phân biết hai trƣờng hợp sau đây:
  • 89. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 89 * Cộng thêm giờ, phút, giây: Ví dụ, bây giờ là 8 giờ, cộng thêm 2 tiếng nữa, là 10 giờ... Hoặc bây giờ là 23 giờ, cộng thêm 3 tiếng nữa là 2 giờ sáng (chớ không phải 26 giờ)... Nếu cộng kiểu này thì bạn cứ cộng bình thƣờng, dùng hàm TIME() và nếu cần thì theo bảng hƣớng dẫn ở trên. * Cộng tổng thời gian làm việc: Mỗi ngày tôi làm việc 18 tiếng, vậy hai ngày tôi làm mấy tiếng? là 36 tiếng. Nhƣng nếu bạn dùng format bình thƣờng dạng thời gian thì Excel nó sẽ tự quy ra (36-24) = 12:00... Để đƣợc kết quả là 36:00, bạn phải định dạng thời gian cho ô theo kiểu: [h]:mm:ss (giờ nằm trong một cặp dấu ngoặc vuông) Lấy lại định dạng ngày tháng Đôi khi, bạn nhận đƣợc một cái database mà không hiểu vì một lý do gì đó, cell chứa ngày tháng năm nó nhƣ sau: 20070823, nghĩa là nó đƣợc định dạng theo kiểu YYYYMMDD. Trƣờng hợp này, không thể dùng Format Cell của Excel để định dạng lại, mà bạn phải dùng đến hàm DATE(year, month, day) và các hàm xử lý text, ví dụ hàm LEFT(), MID() và RIGHT() để lấy các trị số ngày, tháng, năm cho hàm DATE(): Giả sử con số 20070823 này đang nằm ở cell A1, thì công thức LEFT(A1, 4) sẽ cho ta trị số của năm, MID(A1, 3, 2) sẽ cho trị số của tháng và RIGHT(A1, 2) sẽ cho trị số của ngày. Giả sử trong Control Panel của bạn định dạng ngày tháng năm theo kiểu dd/mm/yyyy, và cell nhận kết quả của bạn đã đƣợc định dạng theo kiểu ngày tháng năm, bạn dùng hàm DATE(year, month, day) với 3 tham số là 3 công thức vừa làm ở trên, ta sẽ có: =DATE(LEFT(A1, 4), MID(A1, 5, 2), RIGHT(A1, 2))→ 23/8/2007 HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU Bao gồm các hàm tìm kiếm và tham chiếu rất hữu ích khi bạn làm việc với CSDL lớn trong EXCEL nhƣ kế toán, tính lƣơng, thuế... =ADDRESS(row_num, column_num [, abs_num] [, a1] [, sheet_text]) Dùng để tạo địa chỉ dạng chuỗi ký tự, theo chỉ số dòng và chỉ số cột đƣợc cung cấp. row_num: Số thứ tự dòng của địa chỉ column_num: Số thứ tự cột của địa chỉ abs_num: Kiểu địa chỉ (tuyệt đối hay tƣơng đối) - mặc định là tuyệt đối
  • 90. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 90 a1: Dạng địa chỉ (=TRUE: dạng A1; =FALSE: dạng R1C1) - mặc định là TRUE sheet_text: Tên của sheet chứa địa chỉ - mặc định là không có =AREAS(reference) Trả về số vùng tham chiếu trong một tham chiếu. Mỗi vùng tham chiếu có thể là một ô rời rạc hoặc là một dãy ô liên tục trong bảng tính. reference: Là một hoặc nhiều vùng tham chiếu mà bạn cần đếm. Nếu muốn đƣa nhiều vùng rời rạc nhau vào công thức thì bạn phân cách chúng bằng dấu phẩy, nếu không ngăn bằng dấu phẩy, Excel sẽ không đếm (xem ví dụ 3 dƣới đây) =CHOOSE Trả về giá trị trong mảng giá trị tại vị trí đƣợc chỉ định. =COLUMN(reference) Trả về số thứ tự cột của ô đầu tiên ở góc trên bên trái của vùng tham chiếu. reference: Là ô hoặc một vùng nhiều ô. Nếu reference bỏ trống thì COLUMN() trả về số thứ tự cột của ô chứa công thức. =COLUMNS(array) Trả về số cột của vùng tham chiếu. array: Là ô hoặc một vùng nhiều ô, mảng tham chiếu =HYPERLINK(link_location, friendly_name) Tạo một siêu liên kết, một liên kết để mở một tài liệu... link_location: Đƣờng dẫn đến tài liệu cần mở, nhập ở dạng chuỗi ký tự. Link_location có thể chỉ đến một ô đặc biệt, tên của một dãy ô trong một trang bảng tính hoặc một bảng tính, hoặc chỉ đến một đánh dấu (bookmark) trong Microsoft Excel. Link_location cũng có thể chỉ đến một tê ̣p lƣu trên ổ cứng, hoặc một đƣờng dẫn truy xuất nội bộ trên một máy chủ hoặc một đƣờng dẫn tài nguyên URL trên mạng intranet, internet. - Link_location có thể là một chuỗi ký tự đặt trong dấu nháy kép, hoặc một ô nào đó chứa đƣờng dẫn dƣới dạng chuỗi ký tự. - Nếu link_location liên kết đến một tài nguyên không tồn tại, sẽ xuất hiện lỗi khi bạn bấm vào ô chứa hàm HYPERLINK() này. firendly_name: Là nội dung hiển thị trong ô chứa hàm HYPERLINK(), có thể là một số, hoặc chuỗi ký tự. Nội dung này sẽ hiển thị bằng màu xanh và có gạch chân, nếu không có firendly_name thì chính link_location sẽ hiển thị.
  • 91. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 91 - Firendly_name có thể là một giá trị, một chuỗi ký tự, một tên mảng, hoặc một ô liên kết đến một giá trị hoặc một chuỗi văn bản. - Nếu firendly_name liên kết đến một giá trị bị lỗi, thì chính tên cái lỗi đó sẽ đƣợc hiển thị để thay thế cho nội dung bạn cần. Ví dụ: =HYPERLINK("http://example.microsoft.com/report/bu dget report.xls", "Click for report") sẽ hiển thị: Click for report, và khi bạn bấm vào ô này, Excel sẽ mở bảng tính budget report.xls của trang web http://example.microsoft.com/report =HYPERLINK("F:GPEbook2.xls",F10) sẽ hiển thị nội dung của ô F10 và khi bạn bấm vào ô này, Excel sẽ mở bảng tính book2.xls ở thƣ mục GPE của ổ F =HYPERLINK("F:GPEbook2.xls",F10) sẽ hiển thị nội dung của ô F10 và khi bạn bấm vào ô này, Excel sẽ mở bảng tính book2.xls ở thƣ mục GPE của ổ F =MATCH Trả về vị trí của một giá trị trong bảng dữ liệu =INDEX Trả về một giá trị trong bảng dữ liệu tƣơng ứng với chỉ mục của nó. Tìm kiếm trong nhiều cột Đôi khi, các dữ liệu dùng để tìm kiếm không nằm ở một cột mà trong nhiều cột. Ví dụ, bạn có một danh sách đã đƣợc tách sẵn họ và tên riêng ra hai cột. Ngƣời ta yêu cầu dựa vào họ và tên để xác định chức vụ. Chúng ta có thể dùng một cột phụ để nối họ và tên lại rồi tìm theo cột phụ... Nhƣng có lẽ không cần, vì tôi sẽ dùng hàm INDEX() và MATCH() với công thức mảng. Hàm MATCH() có một cú pháp ít ngƣời biết đến, đó là: =MATCH(value1 & value2, array1 & array2, match_type) value1 & value2 là các dữ liệu để tìm (ví dụ họ và tên) array1 & array2 là các cột (hoặc hàng) chứa các dữ liệu dùng để tìm kiếm đó Và đây là cú pháp dùng INDEX() ghép với MATCH() trong công thức mảng:
  • 92. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 92 {=INDEX(reference, MATCH(value1 & value2, array1 & array2, match_type))} =INDIRECT(ref_text [, a1]) ref_text là tham chiếu tới một ô (có thể là dạng A1 hoặc dạng R1C1), là tên định nghĩa của một tham chiếu, hoặc là một tham chiếu dạng chuỗi. -Nếu ref_text không hợp lệ, INDIRECT() sẽ báo lỗi #REF! -Nếu ref_text chứa tham chiếu đến một bảng tính khác thì bảng tính này phải đang mở, nếu không, INDIRECT() cũng báo lỗi #REF! a1 là giá trị logic xác định dạng tham chiếu bên trong ref_text. a1 = TRUE (hoặc là 1, hoặc không nhập) là kiểu tham chiếu A1 a1 = FALSE (hoặc là 2) là kiểu tham chiếu R1C1 Trả về giá trị của một tham chiếu từ chuỗi ký tự. Tham chiếu đƣợc trả về ngay tức thời để hiển thị nội dung của chúng. Cũng có thể dùng hàm INDIRECT khi muốn thay đổi tham chiếu tới một ô bên trong một công thức mà không cần thay đổi công thức đó. =LOOKUP Dò tìm một giá trị Hàm LOOKUP Dùng để dò tìm một giá trị từ một dòng hoặc một cột trong một dãy ô hoặc một mảng giá trị. Hàm LOOKUP() có hai dạng: Vec-tơ (vector form) và Mảng (array form) * Dạng Vec-tơ: LOOKUP() tìm kiếm trên một dòng hoặc một cột, nếu tìm thấy sẽ trả về giá trị của ô cùng vị trí trên dòng (hoặc cột) đƣợc chỉ định. * Dạng Mảng: LOOKUP() tìm kiếm trên dòng (hoặc cột) đầu tiên của một mảng giá trị, nếu tìm thấy sẽ trả về giá trị của ô cùng vị trí trên dòng (hoặc cột) cuối cùng trong mảng đó. Vector form (dạng vec-tơ) Cú pháp: LOOKUP(lookup_value, lookup_vector, result_vector) lookup_value: Là giá trị LOOKUP() sẽ tìm kiếm trong lookup_vector. Nó có thể là một số, một ký tự, một giá trị logic, một tên đã đƣợc định nghĩa của một vùng ô hoặc một tham chiếu đến một giá trị. lookup_vector: Là một vùng mà chỉ gồm một dòng (hoặc một cột) có chứa lookup_value. Những giá trị chứa trong vùng này có thể là một số, một ký tự hoặc một giá trị logic.
  • 93. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 93 - lookup_vector phải đƣợc sắp xếp theo thứ tự tăng dần, nếu không, LOOKUP() có thể cho kết quả không chính xác. - Nếu không tìm thấy lookup_value trong lookup_vector thì LOOKUP() sẽ lấy giá trị lớn nhất mà nhỏ hơn hoặc bằng lookup_value. - Nếu lookup_value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong lookup_vector thì LOOKUP() sẽ báo lỗi #NA! result_vector: Là một vùng mà chỉ gồm một dòng (hoặc một cột) chứa giá trị trả về. Kích thƣớc của result_vector bắt buộc phải bằng kích thƣớc của lookup_vector. ^^ Array form (dạng mảng) Cú pháp: LOOKUP(lookup_value, array) lookup_value: Là giá trị LOOKUP() sẽ tìm kiếm trong array. Nó có thể là một số, một ký tự, một giá trị logic, một tên đã đƣợc định nghĩa của một vùng ô hoặc một tham chiếu đến một giá trị. - Nếu không tìm thấy lookup_value trong array thì LOOKUP() sẽ lấy giá trị lớn nhất mà nhỏ hơn hoặc bằng lookup_value. - Nếu lookup_value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong cột hoặc hàng đầu tiên trong array thì LOOKUP() sẽ báo lỗi #NA! array: Là một vùng chứa lookup_value, có thế là số, ký tự, hoặc giá trị logic. Dạng mảng của LOOKUP() gần tƣơng đƣơng nhƣ hàm VLOOKUP() hoặc HLOOKUP(). Khác biệt ở chỗ VLOOKUP() và HLOOKUP() tìm kiếm trên cột (hoặc dòng) đầu tiên, còn LOOKUP() tìm kiếm trên cột hoặc trên dòng tùy thuộc vào dạng mảng đƣợc khai báo: - Nếu array là mảng có số cột nhiều hơn số dòng thì LOOKUP() sẽ tìm trên dòng đầu tiên. - Nếu array là mảng có số dòng nhiều hơn số cột thì LOOKUP() sẽ tìm trên cột đầu tiên. - Trƣờng hợp array là mảng có số dòng bằng số cột thì LOOKUP() sẽ tìm trên cột đầu tiên. - VLOOKUP() và HLOOKUP() lấy kết quả trên cột (hoặc) dòng đƣợc chỉ định, còn LOOKUP() luôn luôn lấy kết quả trên dòng (hoặc cột) cuối cùng. - Các giá trị trên dòng (hoặc cột) đầu tiên của array phải đƣợc sắp xếp theo thứ tự tăng dần, nếu không, LOOKUP() có thể cho kết quả không chính xác. Hàm GETPIVOTDATA()
  • 94. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 94 Trả về dữ liệu đƣợc lƣu giữ trong báo cáo PivotTable. Có thể dùng GETPIVOTDATA() để lấy dữ liệu tổng kết từ một báo cáo PivotTable, với điều kiện là phải thấy đƣợc dữ liệu tổng kết từ trong báo cáo đó. Để nhanh chóng nhập công thức GETPIVOTDATA(), bạn có thể gõ dấu = vào ô muốn nhận dữ liệu tổng kết, rồi bấm vào ô chứa số liệu tổng kết của báo cáo PivotTable. Cú pháp: = GETPIVOTDATA(data_field, pivot_table, field1, item1, field2, item2,...) data_field : Tên trƣờng chứa dữ liệu tổng kết của báo cáo PivotTable. Tên này phải đƣợc đặt trong một cặp dấu nháy kép. pivot_data : Tham chiếu đến một ô, dãy ô, hoặc tên dãy ô bên trong một báo cáo PivotTable. Thông tin này đƣợc dùng để xác định báo cáo PivotTable nào chứa dữ liệu trả về. field1, item1, field2, item2,... : Có thể có từ 1 đến 126 (với Excel 2003 trở về trƣớc thì con số này chỉ là 14) cặp tên trƣờng và item mô tả dữ liệu muốn trả về. Những cặp này có thể thuộc bất cứ loại nào. Nếu tên trƣờng và item không là ngày tháng hoặc số liệu, cần phải đặt chúng trong cặp dấu nháy kép. Đối với loại báo cáo OLAP PivotTable, items có thể bao gồm đầy đủ đƣờng dẫn lẫn tên của item. Một cặp trƣờng và item của OLAP PivotTable có thể nhƣ sau: "[Product]","[Product].[All Products].[Foods].[Baked Goods]" Lƣu ý: * Các trƣờng hay item tính toán và các phép tính tự tạo có thể đƣợc đặt trong phép tính GETPIVOTDATA. * Nếu pivot_table là một dãy có chứa nhiều hơn 1 báo cáo PivotTable, dữ liệu trả về sẽ là từ báo cáo đƣợc tạo ra sau cùng. * Nếu đối số trƣờng và các đối số của item mô tả chỉ mỗi một ô, giá trị của ô đó sẽ đƣợc trả về mà không cần biết giá trị đó là chuỗi, là số, là lỗi, hay là một thứ gì đó... * Nếu item chứa ngày tháng, giá trị phải đƣợc biểu diễn dƣới dạng một chuỗi số hoặc đƣợc thiết lập bằng cách dùng hàm DATE() để giá trị đó sẽ không biến đối khi bảng tính đƣợc mở ở một máy khác, có hệ thống định dạng ngày tháng khác với nơi tạo ra nó. Ví dụ, một item tham chiếu tới ngày 5 tháng 3 năm 1999 có thể đƣợc nhập là 36224 hay DATE(1999, 3, 5). Thời gian có thể đƣợc nhập nhƣ một giá trị thập phân hoặc bằng cách dùng hàm TIME(). * Nếu pivot_table không phải là một dãy có chứa báo cáo PivotTable, GETPIVOTDATA() sẽ trả về lỗi #REF!
  • 95. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 95 * Nếu các đối số miêu tả một trƣờng không thể thấy đƣợc, hoặc nếu chúng gồm một trƣờng không hiển thị, GETPIVOTDATA() cũng sẽ trả về lỗi #REF! Hàm DGET() Trích một giá trị từ một cột của một danh sách hay cơ sở dữ liệu, khớp với điều kiện đƣợc chỉ định. Cú pháp: = DGET(database, field, criteria) =OFFSET(reference, rows, cols [, height] [, width]) Trả về một vùng tham chiếu từ một vùng xuất phát. Đây là một trong những hàm rất hay của Excel, và đƣợc ứng dụng rất nhiều. Nó dùng để tham chiếu đến một vùng nào đó, bắt đầu từ một ô, hoặc một dãy ô, với một khoảng cách đƣợc chỉ định. reference: Là vùng mà bạn muốn làm điểm xuất phát để tham chiếu đến vùng khác. Reference phải chỉ đến một ô hoặc một dãy ô liên tục, nếu không, hàm sẽ báo lỗi #VALUE! rows: Số dòng dời lên (hoặc xuống) tính từ reference, nhập số dƣơng nếu muốn dời xuống, hoặc số âm nếu muốn dời lên. cols: Số cột dời sang phải trái (hoặc phải) tính từ reference, nhập số dƣơng nếu muốn dời sang phải, hoặc số âm nếu muốn dời sang trái. height: Là số dòng (độ cao) của vùng tham chiếu cần trả về. width: Là số cột (độ rộng) của vùng tham chiếu cần trả về. Ghi chú: * Nếu số dòng (rows) hoặc cột (cols) vƣợt ra ngoài phạm vi bảng tính, hàm sẽ báo lỗi #REF! * Độ cao (height) và độ rộng (width) nếu không nhập, thì xem nhƣ nó bằng với độ cao và độ rộng của vùng xuất phát (reference) =ROW(reference) Trả về số thứ tự dòng của ô đầu tiên trong dãy ô. Trả về số thứ tự dòng của ô đầu tiên ở góc trên bên trái của vùng tham chiếu. reference: Là ô hoặc một vùng nhiều ô. Nếu reference bỏ trống thì ROW() trả về số thứ tự cột của ô chứa công thức. =ROWS(array) Trả về số dòng của vùng tham chiếu.
  • 96. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 96 array: Là ô hoặc một vùng nhiều ô, mảng tham chiếu =TRANSPOSE(array) Chuyển một vùng dữ liệu ngang thành dọc và ngƣợc lại. Hàm TRANSPOSE() luôn luôn đƣợc nhập ở dạng công thức mảng (bấm Ctrl-Shift-Enter sau khi nhập) array: Là mảng dữ liệu cần hoán chuyển Nếu số cột trong vùng nhập công thức nhiều hơn số hàng của array, hoặc số hàng trong vùng nhập công thức nhiều hơn số cột của array, hàm sẽ báo lỗi #NA tại những ô bị dƣ ra. =VLOOKUP(giá trị tìm, vùng cần tìm, cột cần lấy, cách tìm) Dò tìm một giá trị trên cột đầu tiên và trả về ... Hàm tìm kiếm và tham chiếu theo cột. Vùng cần tìm: thƣờng để ở chế độ giá trị tuyệt đối: $ Cột cần lấy: ở vùng cần tìm. Cách tìm: Tìm theo 2 giá trị: 0: Cột bên trái của vùng cần tìm không sắp xếp (ngầm định) 1: Sắp xếp tăng dần. =HLOOKUP(giá trị tìm, vùng cần tìm, hàng cần lấy, cách tìm) Dò tìm một giá trị trên hàng đầu tiên và trả về ... - giống hàm VLOOKUP f. Hàm toán học và lượng giác Bao gồm các hàm về toán học và lƣợng giác giúp bạn có thể giải một bài toán đại số, giải tích, hoặc lƣợng giác từ tiểu học đến đại học... Lƣu ý đến quy cách hiển thị số của VN và của US. Để luôn nhập đúp một giá trị kiểu số bạn hãy sử dụng bàn phím số. =ABS Tính trị tuyệt đối của một số =ACOS Tính nghịch đảo cosin =ACOSH Tính nghịch đảo cosin hyperbol =ASIN Tính nghịch đảo sin =ASINH Tính nghịch đảo sin hyperbol
  • 97. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 97 =ATAN Tính nghịch đảo tang =ATAN2 Tính nghịch đảo tang với tọa độ =ATANH Tính nghịch đảo tang hyperbol =CEILING Là tròn đến bội số gần nhất =COMBIN Tính tổ hợp từ số phần tử chọn =COS Tính cosin của một góc =COSH Tính cosin hyperbol =DEGREES Đổi radians sang độ =EVEN Làm tròn một số đến số nguyên chẵn gần nhất. =EXP Tính lũy thừa cơ số e =FACT Tính giai thừa của một số =FACTDOUBLE Tính lũy thừa cấp 2 =FLOOR Làm tròn xuống đến bội số gần nhất do bạn chỉ. =GCD Tìm ƣớc số chung lớn nhất =INT(X) Làm tròn xuống số nguyên gần nhất (Hàm lấy giá trị là phần nguyên-Hàm cho giá trị là phần nguyên của X) =LCM Tìm bội số chung nhỏ nhất =LN Tính logarit cơ số tự nhiên của một số =LOG Tính logarit =LOG10 Tính logarit cơ số 10 =MDETERM Tính định thức của ma trận =MINVERSE Tìm ma trận nghịch đảo =MMULT Tính tích 2 ma trận =MOD(a,b) Hàm cho giá trị là phần dƣ của phép chia a:b =MROUND Làm tròn một số đến bội số của số khác. =MULTINOMIAL Tỷ lệ giai thừa tổng với tích các giai thừa của các số.
  • 98. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 98 =ODD Làm tròn đến một số nguyên lẽ gần nhất. =PI Trả về giá trị pi =POWER Tính lũy thừa của một số =PRODUCT Tính tích các số =QUOTIENT Lấy phần nguyên của phép chia =RADIANS Đổi độ sang radians. =RAND Trả về một số ngẫu nhiên trong khoảng 0 và 1 =RANDBETWEEN Trả về một số ngẫu nhiên trong khoảng do bạn chỉ định Hàm ROMAN() Dùng để chuyển đổi một số dạng Ả-rập sang dạng số La-mã Cú pháp: = ROMAN(number, form) number: Số cần chuyển đổi form: dạng chuyển đổi 0 (hoặc TRUE, hoặc không nhập): Dạng cổ điển 1 cho đến 3: Dạng cổ điển nhƣng đƣợc rút gọn, số càng lớn rút gọn càng nhiều (xem thêm ở ví dụ) 4 (hoặc FALSE): Dạng hiện đại Chú ý: * number phải là số dƣơng, nếu number < 0 hàm sẽ báo lỗi #VALUE! * Nếu number là số thập phân, ROMAN() chỉ chuyển đổi phần nguyên của nó * Hàm ROMAN() chỉ xử lý đƣợc tới số lớn nhất là 3999, nếu number > 3999 hàm sẽ báo lỗi #VALUE! * Sau khi đã chuyển đổi, kết quả sẽ là một dữ liệu dạng text, và không thể tính toán với nó đƣợc nữa Ví dụ: ROMAN(499, 0) = CDXCIX = ROMAN(499) = ROMAN(499, TRUE) ROMAN(499, 1) = LDVLIV ROMAN(499, 2) = XDIX
  • 99. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 99 ROMAN(499, 3) = VDIV ROMAN(499, 4) = ID = ROMAN(499, FALSE) ROMAN(2008) = MMVIII =ROUND(X,n) Hàm làm tròn n số của X Nếu n dƣơng (n>0) sẽ làm tròn số bên phải kể từ vị trí dấu chấm thập phân. Nếu n âm (n<0) sẽ làm tròn số bên trái kể từ vị trí dấu chấm thập phân. =ROUNDDOWN Làm tròn một số hƣớng xuống zero =ROUNDUP Làm tròn một số hƣớng ra xa zero. =SIN Tính sin của một góc =SINH Tính sin hyperbol của một số =SUM Tính tổng của các số =DSUM (vùng dữ liệu, cột giá trị, vùng tiêu chuẩn) Hàm tính tổng trong cột giá trị thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn trong vùng dữ liệu. VD: Tính tổng tiền lƣơng những ngƣời 26 tuổi. Hàm SUMIF() Tính tổng các ô trong một vùng thỏa một điều kiện cho trƣớc. Cú pháp: = SUMIF(range, criteria, sum_range) Range : Dãy các ô để tính tổng, có thể là ô chứa số, tên, mảng, hay tham chiếu đến các ô chứa số. Ô rỗng và ô chứa giá trị text sẽ đƣợc bỏ qua. Criteria : Điều kiện để tính tổng. Có thể ở dạng số, biểu thức, hoặc text. Ví dụ, criteria có thể là 32, "32", "> 32", hoặc "apple", v.v... Sum_range : Là vùng thực sự để tính tổng. Nếu bỏ qua, Excel sẽ coi nhƣ sum_range = range. Lƣu ý: * Sum_range không nhất thiết phải cùng kích thƣớc với range. Vùng thực sự để tính tổng đƣợc xác định bằng ô đầu tiên phía trên bên trái của sum_range, và bao gồm thêm những ô tƣơng ứng với kích thƣớc của range. Ví dụ: - Nếu Range là A1:A5, Sum_range là B1:B5, thì vùng thực sự để tính tổng là B1:B5
  • 100. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 100 - Nếu Range là A1:A5, Sum_range là B1:B3, thì vùng thực sự để tính tổng là B1:B5 - Nếu Range là A1:B4, Sum_range là C1:D4, thì vùng thực sự để tính tổng là C1:D4 - Nếu Range là A1:B4, Sum_range là C1:D2, thì vùng thực sự để tính tổng là C1:D4 * Có thể dùng các ký tự đại diện trong điều kiện: dấu ? đại diện cho một ký tự, dấu * đại diện cho nhiều ký tự (nếu nhƣ điều kiện là tìm những dấu ? hoặc *, thì gõ thêm dấu ~ ở trƣớc dấu ? hay *). * Khi điều kiện để tính tổng là những ký tự, SUMIF() không phân biệt chữ thƣờng hay chữ hoa. Hàm SUMIFS() Tính tổng các ô trong một vùng thỏa nhiều điều kiện cho trƣớc. Cú pháp: = SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, criteria_range2, criteria2, ...) Sum_range : Dãy các ô để tính tổng, có thể là ô chứa số, tên, mảng, hay tham chiếu đến các ô chứa số. Ô rỗng và ô chứa giá trị text sẽ đƣợc bỏ qua. Criteria_range1, criteria_range2... : Có thể có từ 1 đến 127 vùng dùng để liên kết với các điều kiện cho vùng. Criteria1, criteria2... : Có thể có từ 1 đến 127 điều kiện để tính tổng. Chúng có thể ở dạng số, biểu thức, hoặc text. Ví dụ, criteria có thể là 32, "32", "> 32", hoặc "apple", v.v... Lƣu ý: * Mỗi ô trong sum_range chỉ đƣợc tính tổng nếu tất cả các điều kiên tƣơng ứng với ô đó đều đúng. Nếu thỏa các điều kiện, nó sẽ bằng 1, còn không, thì nó bằng 0. * Không giống nhƣ những đối số range và criteria của hàm SUMIF, trong hàm SUMIFS, mỗi vùng criteria_range phải có cùng kích thƣớc và hình dạng giống nhƣ sum_range. * Có thể dùng các ký tự đại diện trong các điều kiện: dấu ? đại diện cho một ký tự, dấu * đại diện cho nhiều ký tự (nếu nhƣ điều kiện là tìm những dấu ? hoặc *, thì gõ thêm dấu ~ ở trƣớc dấu ? hay *) * Khi điều kiện để đếm là những ký tự, SUMIFS() không phân biệt chữ thƣờng hay chữ hoa. Hàm SUMSQ() Dùng để tính tổng các bình phƣơng của các số
  • 101. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 101 Cú pháp: = SUMSQ(number1, number2, ...) number1, number2, ... : Có thể dùng đến 255 tham số (với Excel 2003 trở về trƣớc, con số này chỉ là 30) Các tham số (number) có thể là một số, là một mảng, một tên, hay là một tham chiếu đến một ô chứa số, v.v... Ví dụ: SUMSQ(3, 4) = (3^2) + (4^2) = 9 + 16 = 25 Ba hàm sau đây có cách dùng và cú pháp tƣơng tự nhau: Hàm SUMX2MY2(), Hàm SUMXPY2() và Hàm SUMXMY2() Để dễ nhớ tên của ba hàm này, bạn đọc chúng từ trái sang phải với các quy ƣớc sau: SUM = Tổng, M (Minus) = Trừ (hiệu số), P (Plus) = Cộng (tổng số), 2 = Bình phƣơng, X và Y là hai mảng gì đó, có chứa nhiều phần tử x và y Vậy, định nghĩa và cách tính toán của 3 hàm này là: = SUMX2MY2: Tổng của hiệu hai bình phƣơng của các phần tử tƣơng ứng trong 2 mảng dữ liệu = SUMX2PY2: Tổng của tổng hai bình phƣơng của các phần tử tƣơng ứng trong 2 mảng dữ liệu = SUMXMY2: Tổng của bình phƣơng của hiệu các phần tử tƣơng ứng trong 2 mảng dữ liệu Cú pháp: = SUMX2MY2(array_x, array_y) = SUMX2PY2(array_x, array_y) = SUMXMY2(array_x, array_y) array_x và array_y là các dãy ô hoặc giá trị kiểu mảng Lƣu ý: * array_x và array_y bắt buộc phải có cùng kích thƣớc, nếu không, hàm sẽ báo lỗi #NA! * Nếu trong array_x hoặc array_y có những giá trị kiểu text, kiểu logic hoặc rỗng, thì sẽ đƣợc bỏ qua (không tính), tuy nhiên các giá trị = 0 vẫn đƣợc tính. =TAN Tính tang của một góc
  • 102. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 102 =TANH Tính tang hyperbol của một số =TRUNC Cắt bớt phần thập phân của số Hàm SUMPRODUCT() Tính tổng các tích các phần tử tƣơng ứng trong các mảng giá trị Sum = Tổng-Product = Tích SUMPRODUCT = Tổng của tích (các mảng dữ liệu) Cú pháp: = SUMPRODUCT(array1, array2, ...) array1, array2, ... : Có thể dùng từ 2 tới 255 mảng (với Excel 2003 trở về trƣớc thì con số này chỉ là 30) và các mảng này phải cùng kích thƣớc với nhau Lƣu ý: * Nếu các mảng không cùng kích thƣớc, SUMPRODUCT sẽ báo lỗi #VALUE! * Bất kỳ một phần tử nào trong mảng không phải là dữ liệu kiểu số, sẽ đƣợc SUMPRODUCT coi nhƣ bằng 0 (zero) Hàm SUBTOTAL là một hàm rất linh hoạt nhƣng cũng là một trong các hàm hơi khó sử dụng của Excel. Điều khó hiểu thứ nhất chính là cái tên của nó, vì nó thực sự làm đƣợc nhiều thứ hơn ý nghĩa của tên hàm. Đối số thứ nhất của hàm bắt buộc bạn phải nhớ con số đại diện cho phép tính cần thực hiện trên tập số liệu (trong Excel 2010 có tính năng AutoComplete giúp chúng ta khỏi nhớ các con số này). Hàm SUBTOTAL đƣợc Microsoft nâng cấp kể từ phiên bản Excel 2003 với sự gia tăng các tuỳ chọn cho đối số thứ nhất của hàm, tuy nhiên điều này dẫn đến sự không tƣơng thích với các phiên bản cũ nếu chúng ta sử dụng các tính năng mới bổ sung này. Đối số đầu tiên của của hàm SUBTOTAL xác định hàm thực sự nào sẽ đƣợc sử dụng khi tính toán (xem trong danh sách bên dƣới). Ví dụ nếu đối số là 1 thì hàm SUBTOTAL hoạt động giống nhƣng hàm AVERAGE, nếu đối số thứ nhất là 9 thì hàm hàm SUBTOTAL hoạt động giống nhƣng hàm SUM. SUBTOTAL là hàm tính toán cho một nhóm con trong một danh sách hoặc bảng dữ liệu tuỳ theo phép tính mà bạn chọn lựa trong đối số thứ nhất. Cú pháp: = SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2,...) Function_num: Các con số từ 1 đến 11 (hay 101 đến 111) qui định hàm nào sẽ đƣợc dùng để tính toán trong SUBTOTAL
  • 103. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 103 Ref1, ref2: Các vùng địa chỉ tham chiếu mà bạn muốn thực hiện phép tính trên đó. Trong Excel 2010, bạn có thể dùng đến 254 ref (với Excel 2003 trở vế trƣớc thì con số này chỉ là 29) Ghi chú: * Nếu có hàm SUBTOTAL khác đặt lồng trong các đối số ref1, ref2,... thì các hàm lồng này sẽ bị bỏ qua không đƣợc tính, nhằm tránh trƣờng hợp tính toán 2 lần. * Đối số function_num nếu từ 1 đến 11 thì hàm SUBTOTAL tính toán bao gồm cả các giá trị ẩn trong tập số liệu (hàng ẩn). Đối số function_num nếu từ 101 đến 111 thì hàm SUBTOTAL chỉ tính toán cho các giá trị không ẩn trong tập số liệu (bỏ qua các giá trị ẩn). * Hàm SUBTOTAL sẽ bỏ qua không tính toán tất cả các hàng bị ẩn bởi lệnh Filter (Auto Filter) mà không phụ thuộc vào đối số function_num đƣợc dùng (1 giống 101...). * Hàm SUBTOTAL đƣợc thiết kế để tính toán cho các cột số liệu theo chiều dọc, nó không đƣợc thiết kế để tính theo chiều ngang. * Hàm này chỉ tính toán cho dữ liệu 2-D, do vậy nếu dữ liệu tham chiếu dạng 3-D (Ví dụ về tham chiếu 3-D: =SUM(Sheet2:Sheet13!B5) thì hàm SUBTOTAL báo lỗi #VALUE! Hàm SQRT() Dùng để tính căn bậc hai của một số Cú pháp: = SQRT(number) number: Số thực, dƣơng (nếu number < 0 hàm sẽ báo lỗi #NUM!) Ví dụ: Giả sử ở ô A2, có con số -16 SQRT(16) = 4 SQRT(A2) = #NUM! SQRT(ABS(A2)) = 4 Hàm SQRTPI() Dùng để tính căn bậc hai của một số nhân với Pi (= 3.14159265358979) Cú pháp: = SQRTPI(number) number: Số thực, dƣơng nhân với Pi (nếu number < 0 hàm sẽ báo lỗi #NUM!)
  • 104. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 104 Ví dụ: Giả sử ở ô A2, có con số -16 SQRT(1) = 1.772454 (căn bậc hai của Pi) SQRT(2) = 2.506628 (căn bậc hai của 2*Pi) Hàm SIGN() Trả về dấu của số: 1 nếu là số dƣơng, 0 (zero) nếu là số 0 và -1 nếu là số âm. Cú pháp: = SIGN(number) Ví dụ: SIGN(10) = 1 SIGN(4-4) = 0 SIGN(-0.057) = -1 Hàm SERIESSUM() Dùng để tính tổng lũy thừa của một chuỗi số, theo công thức sau đây: series (x, n, m, a) = a1*x^n + a2*x^(n+m) + a3*x^(n+2m) + ... + ai*x^(n+(i-1)m) Cú pháp: = SERIESSUM(x, n, m, coefficients) x : giá trị nhập vào cho chuỗi lũy thừa n : lũy thừa khởi tạo để tăng tới x m : bƣớc tăng cho mỗi phần tử trong chuỗi coefficients : tập hợp hệ số sẽ đƣợc nhân với mỗi lũy thừa của x Các thông số này phải là các dữ liệu kiểu số, nếu không, hàm sẽ báo lỗi #VALUE! Ví dụ: SERIESSUM(5, 0, 2, {1, 2, 3, 4}) = 64,426 Diễn giải chi tiết: (x = 5, n = 0, m = 2, coefficients = 1, 2, 3, 4) =1*5^0 + 2*5^(0+2) + 3*5^(0+2*2) + 4*5^(0+3*2) = 64426 HÀM THỐNG KÊ Bao gồm các hàm số giúp bạn giải quyết các bài toán thống kê từ đơn giản đến phức tạp. =AVEDEV Tính bình quân độ phân cực
  • 105. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 105 =AVERAGE(vùng) Tính trung bình cộng các số. =AVERAGEA Tính trung bình cộng các giá trị =DAVERAGE (vùng dữ liệu, cột cần tính, vùng tiêu chuẩn) Hàm tính trung bình các giá trị trong cột thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn trong vùng dữ liệu. Hàm AVERAGEIF() Trả về trung bình cộng (số học) của tất cả các ô đƣợc chọn thỏa mãn một điều kiện cho trƣớc. Cú pháp: = AVERAGEIF(range, criteria, average_range) range : Là một hoặc nhiều ô cần tính trung bình, có thể bao gồm các con số, các tên vùng, các mảng hoặc các tham chiếu đến các giá trị... criteria : Là điều kiện dƣới dạng một số, một biểu thức, địa chỉ ô hoặc chuỗi, để qui định việc tính trung bình cho những ô nào... average_range : Là tập hợp các ô thật sự đƣợc tính trung bình. Nếu bỏ trống thì Excel dùng range để tính. Lƣu ý: * Các ô trong range nếu có chứa những giá trị luận lý (TRUE hoặc FALSE) thì sẽ đƣợc bỏ qua. * Những ô rỗng trong average_range cũng sẽ đƣợc bỏ qua. * Nếu range rỗng hoặc có chứa dữ liệu text, AVERAGEIF sẽ báo lỗi #DIV/0! * Nếu có một ô nào trong criteria rỗng, AVERAGEIF sẽ xem nhƣ nó bằng 0. * Nếu không có ô nào trong range thỏa mãn điều kiệu của criteria, AVERAGEIF sẽ báo lỗi #DIV/0! * Bạn có thể các ký tự đại diện nhƣ ?, * trong criteria (dấu ? thay cho một ký tự nào đó, và dấu * thay cho một chuỗi nào đó). Khi điều kiện trong criteria là chính các dấu ? hoặc *, thì bạn gõ thêm dấu ~ trƣớc nó. * average_range không nhất thiết phải có cùng kích thƣớc với range, mà các ô thực sự đƣợc tính trung bình sẽ dùng ô trên cùng bên trái của average_range làm ô bắt đầu, và bao gồm thêm những ô tƣơng ứng với kích thƣớc của range. Hàm AVERAGEIFS()
  • 106. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 106 Trả về trung bình cộng (số học) của tất cả các ô đƣợc chọn thỏa mãn nhiều điều kiện cho trƣớc. Cú pháp: = AVERAGEIFS(average_range, criteria_range1, criteria1, criteria_range2, criteria2, ...) average_range : Vùng cần tính trung bình, có thể bao gồm các con số, các tên vùng, các mảng hoặc các tham chiếu đến các giá trị... criteria_range1, criteria_range2, ... : Vùng chứa những điều kiện để tính trung bình. Có thể khai báo từ 1 đến 127 vùng. criteria1, criteria2, ... : Là các điều kiện để tính trung bình. Có thể khai báo từ 1 đến 127 điều kiện, dƣới dạng số, biểu thức, tham chiếu hoặc chuỗi... Lƣu ý: * Nếu average_range rỗng hoặc có chứa dữ liệu text, AVERAGEIFS sẽ báo lỗi #DIV/0! * Nếu có một ô nào trong những vùng criteria_range rỗng, AVERAGEIFS sẽ xem nhƣ nó bằng 0. * Những giá trị logic: TRUE sẽ đƣợc xem là 1, và FALSE sẽ đƣợc xem là 0. * Mỗi ô trong average_range chỉ đƣợc tính trung bình nếu thỏa tất cả điều kiện quy định cho ô đó * Không giống nhƣ AVERAGEIF(), mỗi vùng criteria_range phải có cùng kích thƣớc với average_range * Nếu có một ô nào trong average_range không thể chuyển đổi sang dạng số, hoặc nếu không có ô nào thỏa tất cả các điều kiện, AVERAGEIFS sẽ báo lỗi #DIV/0! * Có thể các ký tự đại diện nhƣ ?, * cho các điều kiện (dấu ? thay cho một ký tự nào đó, và dấu * thay cho một chuỗi nào đó). Khi điều kiện trong criteria là chính các dấu ? hoặc *, thì bạn gõ thêm dấu ~ trƣớc nó. Hàm COUNT() Đếm ô dữ liệu chứa số (đếm số ô không trống) - đếm số ô có trong vùng. Nhƣng chỉ đếm những ô có kiểu dữ liệu là kiểu số. Cú pháp=COUNT(vùng) =COUNTA Đếm số ô chứa dữ liệu
  • 107. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 107 =COUNTIF(Vùng cần đếm, ô điều kiện) Hàm đếm có điều kiện - đếm số ô có trong vùng với điều kiện đã chỉ ra ở ô điều kiện. Hàm COUNTIF đếm ô có kiểu dữ liệu là kiểu số và cả kiểu ký tự. =DCOUNT(vùng dữ liệu, cột cần đếm, vùng tiêu chuẩn) Đếm số ô chứa lƣợng giá trị số trong cột thoả mãn đk trong vùng tiêu chuẩn tìm kiếm trong vùng dữ liệu. VD: Đếm xem có bao nhiêu ngƣời có mức lƣơng là 500000. =MAX(vùng) Tìm số lớn nhất trong vùng =MAXA Tìm giá trị lớn nhất Hàm DMAX() Cú pháp: = DMAX(database, field, criteria)=DMAX (vùng dữ liệu, cột giá trị, vùng tiêu chuẩn) Hàm tính giá trị cao nhất trong cột giá trị thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn trong vùng dữ liệu. VD: Tìm xem những ngƣời 26 tuổi ai cao lƣơng nhất. =MIN(vùng) Tìm số nhỏ nhất trong vùng =MINA Tìm giá trị nhỏ nhất Hàm DMIN() Cú pháp: =DMIN(database, field, criteria)=DMIN (vùng dữ liệu, cột giá trị, vùng tiêu chuẩn) Hàm tính giá trị nhỏ nhất trong cột giá trị thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn trong vùng dữ liệu. VD: Tìm xem những ngƣời 26 tuổi ai thấp lƣơng nhất. =RANK(ô cần xếp thứ, vùng cần so sánh) Tìm vị thứ của một số trong dãy số. Vùng cần so sánh: Thƣờng để ở chế độ giá trị tuyệt đối: $ Hàm DVARP() Cú pháp: = DVARP(database, [field,] criteria) Tính toán sự biến thiên của một tập hợp dựa trên toàn thể tập hợp, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định.
  • 108. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 108 Hàm DVAR() Cú pháp: = DVAR(database, [field,] criteria) Ƣớc lƣợng sự biến thiên của một tập hợp dựa trên một mẫu, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. Hàm DSUM() Cú pháp: = DSUM(database, field, criteria) Cộng các số trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. Hàm DSTDEVP() Cú pháp: = DSTDEVP(database, field, criteria) Tính độ lệch chuẩn của một tập hợp theo toàn thể các tập hợp, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. Hàm DSTDEV() Cú pháp: = DSTDEV(database, field, criteria) Ƣớc lƣợng độ lệch chuẩn của một tập hợp theo mẫu, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. Hàm DPRODUCT() Cú pháp: = DPRODUCT(database, field, criteria) Nhân các giá trị trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện đƣợc chỉ định. Đếm số ô rỗng trong bảng tính Dùng công thức mảng: {=SUM(IF(ISBLANK(range), 1, 0))} với range là vùng dữ liệu cần kiểm tra. Đếm số ô chứa những giá trị không phải là kiểu số Dùng công thức mảng: {=SUM(IF(ISNUMBER(range), 0, 1))} với range là vùng dữ liệu cần kiểm tra. Đếm số ô bị lỗi
  • 109. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 109 Dùng công thức mảng: {=SUM(IF(ISERROR(range), 1, 0))} với range là vùng dữ liệu cần kiểm tra. g. Hàm xử lý văn bản và dữ liệu Bao gồm các hàm xử lý chuỗi văn bản nhƣ trích lọc, tìm kiếm, thay thế, chuyển đổi chuỗi văn bản trong Excel. Hàm ASC() Dùng để đổi các ký tự double-byte sang các ký tự single-byte cho những ngôn ngữ sử dụng bộ ký tự double-byte. Cú pháp: = ASC(text) text : Là chữ hoặc tham chiếu đến một ô có chứa chữ. Nếu text không chứa bất kỳ mẫu tự nào thuộc loại double-byte, thì text sẽ không đƣợc chuyển đổi. Ví dụ: = ASC("Excel") = Excel =CHAR Chuyển số thành ký tự =CLEAN Xóa ký tự không phù hợp =CODE Trả về mã số của ký tự đầu tiên Hàm CONCATENATE Công dụng: Dùng nối nhiều chuỗi lại với nhau Công thức: =CONCATENATE(text1,text2,...) Ví dụ: =CONCATENATE("Giải pháp", "Excel", " - ", "Công cụ tuyệt vời của bạn) → Giải pháp Excel - Công cụ tuyệt vời của bạn =DOLLAR Chuyển định dạng số thành tiền tệ Hàm EXACT Công dụng: Dùng để so sánh hai chuỗi với nhau. Công thức: =EXACT(text1,text2) Hàm EXACT phân biệt chữ thƣờng và chữ hoa. Nếu 2 chuỗi text1, text2 giống nhau hoàn toàn, hàm sẽ trả về TRUE; nếu không, sẽ trả về trị FALSE
  • 110. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 110 Ví dụ: =EXACT("Giải pháp", "Giải pháp") → TRUE =EXACT("Giải pháp", "Giải Pháp") → FALSE =FIXED Chuyển một số sang định dạng văn bản =LEFT(X,n) Hàm LEFT lấy n ký tự từ bên trái sang của văn bản X =LEN Tính độ dài một chuỗi =LOWER Chuyển thành chữ thƣờng. =PROPER Chuyển ký tự đầu mỗi từ thành chữ hoa Hàm MID Dùng để trích xuất một chuỗi con (substring) từ một chuỗi Công thức: =MID(text, start_num, num_chars])=MID(X, m, n) Hàm MID lấy n ký tự trong chuỗi X bắt đầu từ vị trí m. text: chuỗi văn bản cần trích xuất start_num: vị trí bắt đầu trích ra chuỗi con, tính từ bên trái sang num_chars: số ký tự của chuỗi con cần trích ra - num_chars phải là số nguyên dƣơng - start_num phải là số nguyên dƣơng - Nếu start_num lớn hơn độ dài của chuỗi thì kết quả trả về sẽ là chuỗi rỗng Ví dụ: =MID("Karen Elizabeth Hammond", 7, 9) → Elizabeth Hàm REPLACE Công dụng: Dùng để thay thế một phần của chuỗi bằng một chuỗi khác, dựa vào số ký tự đƣợc chỉ định Công thức: =REPLACE(old_text, start_num, num_chars, new_text) old_text: chuỗi văn bản cần đƣợc xử lý start_num: vị trí bắt đầu tìm cái sẽ thay thế, tính từ bên trái sang num_chars: số ký tự của chuỗi cần đƣợc thay thế new_text: chuỗi văn bản sẽ thay thế cho số ký tự đã chọn bởi start_num và num_chars
  • 111. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 111 Cái khó của hàm này là xác định đƣợc bởi start_num và num_chars. Làm sao biết đƣợc bắt đầu từ đâu và thay thế bao nhiêu chữ? Gợi ý: - Bạn dùng hàm FIND() hoặc SEARCH() để xác định vị trí bắt đầu (start_num) - Dùng hàm LEN() để xác định số ký tự của chuỗi sẽ đƣợc thay thế (num_chars) Ví dụ: đế thay số 2007 bằng 2008 trong câu Expense Budget for 2007 Dùng công thức nhƣ sau: =REPLACE(A1, FIND("2007", A1), LEN("2007"), "2008")→ Expense Budget for 2008 Với A1 = Expense Budget for 2007 Hàm RIGHT Dùng để trích xuất phần bên phải của một chuỗi một hoặc nhiều ký tự tùy theo sự chỉ định của bạn Công thức: =RIGHT(text [,num_chars])=RIGHT(X,n) Hàm RIGHT lấy n ký tự từ bên phải sang của văn bản X text: chuỗi văn bản cần trích xuất ký tự num_chars: số ký tự cần trích ra phía bên phải của chuỗi text, mặc định là 1 - num_chars phải là số nguyên dƣơng - Nếu num_chars lớn hơn độ dài của chuỗi thì kết quả trả về sẽ là toàn bộ chuỗi text Ví dụ: =RIGHT("Karen Elizabeth Hammond", 7) → Hammond =REPT Lặp lại một chuỗi =SUBSTITUTE Thay thế một chuỗi xác định Hàm FIND và Hàm SEARCH Công dụng: Dùng để tìm vị trí bắt đầu của một chuỗi con (substring) trong một chuỗi Công thức: =FIND(find_text, within_text [, start_num]) =SEARCH(find_text, within_text [, start_num]) find_text: chuỗi văn bản cần tìm (chuỗi con) within_text: chuỗi văn bản chứa chuỗi cần tìm (chuỗi mẹ) start_num: vị trí bắt đầu tìm trong chuỗi within_text (mặc định là 1)
  • 112. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 112 Một số lƣu ý: - Kết quả của hai hàm này là một con số, chỉ vị trí bắt đầu (tính từ start_num) của find_text trong within_text - Dùng SEARCH() khi muốn tìm một chuỗi bất kỳ. Ví dụ: SEARCH("e", "Expenses") sẽ cho kết quả là 1. - Dùng FIND() khi muốn tìm chính xác một chuỗi có phân biệt chữ hoa, chữ thƣờng. Ví dụ: FIND("e", "Expenses") sẽ cho kết quả là 4. - Nếu không tìm thấy find_text, hàm sẽ báo lỗi #VALUE - Có thể dùng những ký tự đại diện nhƣ *, ? trong find_text của hàm SEARCH() - Với hàm SEARCH(), nếu muốn tìm chính ký tự * hoặc ? thì gõ dấu ~ trƣớc ký tự đó ( ~* hoặc là ~?) =TEXT Chuyển một số sang text. Hàm T Công dụng: Trả về một chuỗi nếu trị tham chiếu là chuỗi, ngƣợc lại, sẽ trả về chuỗi rỗng - Kiểm tra dữ liệu kiểu text Công thức: =T(value) Hàm này ít khi đƣợc dùng. Hàm SUBSTITUTE Công dụng: Dùng để thay thế một chuỗi này bằng một chuỗi khác. Hàm này cũng tƣơng tự hàm REPLACE(), nhƣng dễ sử dụng hơn. Công thức: =SUBSTITUTE(text, old_text, new_text [,instance_num]) text: chuỗi văn bản gốc, cần đƣợc xử lý old_text: chuỗi văn bản cần đƣợc thay thế new_text: chuỗi văn bản sẽ thay thế vào instance_num: số lần thay thế old_text bằng new_text, nếu bỏ qua thì tất cả old_text tìm đƣợc sẽ đƣợc thay thế bằng new_text Ví dụ: đế thay số 2007 bằng 2008 trong câu Expense Budget for 2007 Dùng công thức nhƣ sau:
  • 113. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 113 =SUBSTITUTE("Expense Budget for 2007", "2007", "2008") → Expense Budget for 2008 HÀM THAY THẾ CHUỖI NÀY BẰNG CHUỖI KHÁC (Substituting One Substring for Another) Có nhiều chƣơng trình có khả năng tìm kiếm một số đoạn văn và thay thế nó bằng đoạn văn khác. Excel cũng có khả năng làm chuyện đó bằng cách dùng hàm. Đó là hàm REPLACE và hàm SUBSTITUTE. =TRIM Xóa những ký tự trắng bên trong chuỗi. =UPPER Chuyển ký tự thƣờng thành hoa. Hàm VALUE Công dụng: Dùng để đổi một chuỗi đại diện cho một số thành kiểu số Công thức: =VALUE(text) text phải là định dạng số, ngày tháng hoặc bất kỳ một thời gian nào miễn là đƣợc Excel công nhận. Nếu 2 chuỗi text1, text2 giống nhau hoàn toàn, hàm sẽ trả về TRUE; nếu không, sẽ trả về trị FALSE Ví dụ: Để trích ra số 6500 trong SQA6500, bạn có thể dùng hàm RIGHT() =RIGHT("SQA6500", 4) → 6500 Tuy nhiên kết quả do hàm RIGHT() có đƣợc sẽ ở dạng text, bạn không thể nhân chia cộng trừ gì với cái "6500" này đƣợc. Để có thể tính toán với "6500", bạn phải đổi nó sang dạng số: =VALUE(RIGHT("SQA6500",4)) → 6500 Cũng là 6500, nhƣng bây giờ bạn có thể cộng trừ nhân chia với nó. *Trích xuất họ và tên (ví dụ dùng để trích cho tên tiếng Anh, bỏ qua tên đệm) Cách làm là dùng hàm FIND() để tìm những khoảng trắng phân cách giữa họ và tên, sau đó dùng hàm LEFT() để tách phần tên, và hàm RIGHT() để tách phần họ. Để lấy phần tên (First Name), chúng ta dùng công thức sau (giả sử họ tên nằm ở cell A2):
  • 114. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 114 =LEFT(A2, FIND(" ", A2) - 1) Nghĩa là dùng hàm FIND() để tìm vị trí của ký tự trắng đầu tiên kể từ bên trái, ví dụ nó là vị trí thứ 5, khi đó hàm LEFT() sẽ xác định đƣợc cái tên này gồm có 4 chữ (= 5-1). Để lấy phần họ (Last Name), chúng ta dùng công thức: =RIGHT(A2, LEN(A2) - FIND(" ", A2)) Bạn tự dịch câu này *Trích xuất họ, tên đệm và tên (ví dụ với tên tiếng Anh, phần tên đệm đƣợc viết tắt) Cách làm giống nhƣ bài Trích xuất họ và tên ở trên, tuy nhiên có khác một chút, để trích thêm phần tên đệm. Giả sử Họ và Tên (full name) nằm ở cell A2, và đang có giá trị là Karen E. Hammond Đầu tiên, nhƣ bài trên, dùng công thức sau để tách phần Tên (first name): =LEFT(A2, FIND(" ", A2) - 1) → Karen Công thức FIND(" ", A2) sẽ cho kết quả là 6, là vị trí của khoảng trắng đầu tiên (sau chữ Karen). Để tìm vị trí của khoảng trắng thứ hai, thì bạn phải gán vị trí bắt đầu tìm (start_num) là 7, hoặc là bằng kết quả của FIND(" ", A2) cộng thêm 1: =FIND(" ", A2, FIND(" ",A2) + 1) Rồi dùng kết quả của công thức này làm tham số cho hàm RIGHT() để trích ra phần Họ (last name): =RIGHT(A2, LEN(A2) - FIND(" ", A2, FIND(" ", A2) +1)) → Hammond Để trích phần tên đệm, dùng hàm FIND() để tìm vị trí của dấu chấm (.) rồi đƣa vào trong công thức của hàm MID() để tìm ký tự đứng trƣớc dấu chấm: =MID(A2, FIND(".", A2) - 1, 1) → E HÀM LOGIC Hàm AND AND có nghĩa là VÀ. Dùng hàm này khi muốn nói đến cái này và cái này và cái này......
  • 115. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 115 Cú pháp: AND(logical1 [, logical2] [, logical3]...) logical: Những biểu thức sẽ đƣợc xét xem đúng (TRUE) hay sai (FALSE) Nếu tất cả các biểu thức đều đúng, hàm AND() sẽ trả về giá trị TRUE, và chỉ cần 1 trong các biểu thức sai, hàm AND() sẽ trả về giá trị FALSE. Bạn có thể dùng hàm AND() bất cứ chỗ nào bạn muốn, nhƣng thƣờng thì hàm AND() hay đƣợc dùng chung với hàm IF(). Ví dụ: =IF(AND(B2 > 0, C2 > 0), "1000", "No bonus") Nếu giá trị ở B2 và ở C2 lớn hơn 0, thì (thƣởng) 1.000, còn nếu chỉ cần một trong 2 ô B2 hoặc C2 nhỏ hơn 0, thì không thƣởng chi cả. =FALSE(): Có thể nhập trực tiếp FALSE vào trong công thức, Excel sẽ hiểu đó là một biểu thức có giá trị FALSE mà không cần dùng đến cú pháp của hàm này Hàm IF =IF (logical_test, value_if_true, value_if_false) : Dùng để kiểm tra điều kiện theo giá trị và công thức Cú pháp: IF (điều kiện, giá trị 1, giá trị 2) Nếu điều kiện đúng thì hàm trả về giá trị 1, ngƣợc lại hàm nhận giá trị 2 Cái lập luận: "Nếu tôi đúng thì làm cho tôi cái này, nếu tôi sai thì làm cho tôi cái kia". Có lẽ trong chúng ta ai cũng hiểu. Một tình huống đơn giản nhất Cú pháp: IF(logical_test, value_is_true) logical_test: Một biểu thức sẽ đƣợc xét xem đúng (TRUE) hay sai (FALSE) value_is_true: giá trị trả về khi biểu thức logical_test đƣợc kiểm tra là đúng (TRUE) Ví dụ: =IF(A1 >= 1000, "It's big!") Nghĩa là, nếu giá trị ở A1 lớn hơn hoặc bằng 1000, thì kết quả nhận đƣợc sẽ là "It's big!", còn không, nếu A1 nhỏ hơn 1000, kết quả sẽ là FALSE.
  • 116. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 116 Một ví dụ khác, giả sử bạn có một bảng đánh giá mức độ bán ra, mua vào của một danh mục hàng hóa dài, và bạn muốn theo dõi những mặt hàng có doanh số bán ra không đạt yêu cầu để điều chỉnh chiến lƣợc kinh doanh của mình, bằng cách gán những dấu "<" bên cạnh nó, hễ phần trăm doanh số càng thấp thì những dấu hiệu "<" càng nhiều... Bạn có thể dùng hàm IF(), theo mẫu: =IF(cell<0, flag) Với cell là giá trị doanh số mà bạn muốn theo dõi, và flag là dấu hiệu để mô tả, ví dụ, cell chứa giá trị doanh số là B2: =IF(B2<0, "<<<<<") Để những dấu "<" tỷ lệ thuận với mức sụt giảm doanh số bán hàng, bạn có thể dùng hàm REPT(), với công thức: REPT("<" , B2 * -100) Ở đây, phải nhân giá trị của B2 với -100, bởi vì chúng ta chỉ xét những trƣờng hợp B2<0 Và công thức hoàn chỉnh để thể hiện mức độ sụt giảm doanh số của từng mặt hàng sẽ là: =IF(B2<0, REPT("<" , B2 * -100)) Những hàm IF lồng nhau Trong cuộc sống đời thƣờng, có mấy ai dễ dàng chấp nhận chuyện "một cái nếu", phải không các bạn. Chúng ta thƣờng sẽ dùng kiểu, nếu... rồi nhƣng mà nếu... nhiều khi kéo dài đến vô tận! Trong Excel cũng vậy. Giả sử, chúng ta xếp loại học tập, nếu điểm trung bình (ĐTB) lớn hơn 9 thì giỏi, vậy ĐTB nhỏ hơn 9 thì dở? Chƣa, ĐTB nhỏ hơn 9 nhƣng lớn hơn 7 thì khá cái đã, rồi ĐTB nhỏ hơn 7 nhƣng chƣa bị điểm 5 thì trung bình, chỉ khi nào ĐTB nhỏ hơn 4 thì mới gọi là dở (cái này tôi chỉ ví dụ thôi, các bạn đừng sử dụng để xếp loại nhé). Khi đó, chúng ta sẽ dùng những hàm IF() lồng nhau, IF() này nằm trong IF() kia. Sau này chúng ta sẽ học cách ghép thêm nhiều điều kiện khác vào nữa. Ví dụ, lấy lại ví dụ ở bài trƣớc: =IF(A1 >= 1000, "Big!", "Not big") Bây giờ thêm chút, A1 lớn hơn 1000 là "big" rồi, nhƣng chẳng lẽ 10000 thì cũng chỉ là "big" ? Có lẽ nên tặng thêm một danh hiệu cao hơn:
  • 117. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 117 =IF(A1 >= 1000, IF(A1 >= 10000, "Really big!!", Big!"), "Not big") Hoặc là, đồng ý rằng <1000 là "Not big", nhƣng nó khác "Small" chứ (tôi không lớn, chƣa chắc tôi nhỏ), vậy chúng ta thêm một định nghĩa "Small" thử xem: =IF(A1 >= 1000, "Big!", IF(A1 < 100, "Small", "Not big")) Bạn để ý nhé, ở đây tôi đặt cái IF "con" không giống nhƣ ở trên, sao cũng, miễn là đừng sai cú pháp của IF(). Và nếu thích, bạn có thể ghép tất cả lại: =IF(A1 >= 1000, IF(A1 >= 10000, "Really big!!", Big!"), IF(A1 < 100, "Small", "Not big")) Chỉ cần một lƣu ý, là những dấu đóng mở ngoặc đơn. Nếu bạn đóng và mở không đúng lúc hoặc không đủ, Excel sẽ không hiểu, hoặc là cho các bạn kết quả sai đấy. Hàm IFERROR Trong quá trình thao tác với bảng tính, không ít lần chúng ta gặp lỗi, và cũng khó mà tránh đƣợc lỗi. Ví dụ, một công thức đơn giản thôi =A/B có thể gây lỗi #DIV/0! nếu nhƣ B bằng 0, hoặc gây lỗi #NAME? nếu A hoặc B không tồn tại, gây lỗi #REF! nếu có ô nào đó liên kết với A hoặc B bị xóa đi... Tuy nhiên, đôi lúc chúng ta lại cần phải lợi dụng chính những cái lỗi này, ví dụ sẽ đặt ra một tình huống: nếu có lỗi thì làm gì đó... Gọi nôm na là BẪY LỖI. Có lẽ vì vậy mà hàm này có hai chữ đầu là IF; IFERROR = nếu xảy ra lỗi (thì)... MS Excel 2003 trở về trƣớc có hàm ISERROR(value), với value là một biểu thức. Nếu biểu thức này gặp lỗi, ISERROR() sẽ trả về giá trị TRUE, còn nếu biểu thức không có lỗi, ISERROR() trả về giá trị FALSE. Và chúng ta thƣờng dùng ISERROR() kèm với IF: =IF(ISERROR(expression), ErrorResult, expression) Nếu nhƣ biểu thức (expression) có lỗi, công thức trên sẽ lấy giá trị ErrorResult (một ô rỗng, hoặc một thông báo lỗi, v.v..), ngƣợc lại, sẽ lấy chính giá trị biểu thức đó. Ví dụ: =IF(ISERROR(A/B), "", A/B) Cái bất tiện khi phải dùng vừa IF() vửa ISERROR() là chúng ta phải nhập cái biểu thức hai lần: một lần trong hàm ISERROR() và một lần ở tham số value_is_False của IF()
  • 118. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 118 Có thể cái bất tiện vừa nói trên không đáng kể, tuy nhiên cách sử dụng này làm cho công thức của chúng ta trở nên khó dùng hơn, bởi vì nếu thay cái biểu thức(expression), thì chúng ta phải thay đổi nguyên cả công thức. Excel 2010 dƣờng nhƣ hiểu đƣợc sự bất tiện đó, nên đã gộp hai hàm IF() và ISERROR lại thành một, đó là IFERROR() Cú pháp: IFERROR(value, value_if_error) _____value: Biểu thức có thể sẽ gây ra lỗi _____value_if_error: kết quả trả về nếu value gây ra lỗi Nếu biểu thức value không gây lỗi, IFERROR() sẽ lấy biểu thức đó, còn nếu nó có lỗi thì lấy cái biểu thức value_if_error. Ví dụ, công thức =IF(ISERROR(A/B), "", A/B) nếu dùng IFERROR() thì sẽ là =IFERROR(A/B, "") Bạn thấy đấy, IFERROR() ngắn gọn và dễ hiểu hơn nhiều. =NOT (logical) : Đảo ngƣợc giá trị của các đối số Hàm OR OR có nghĩa là HOẶC. Dùng hàm này khi muốn nói đến cái này hoặc cái này hay cái kia... cái nào cũng đƣợc, miễn là phải có ít nhất 1 cái! Cú pháp: OR(logical1 [, logical2] [, logical3]...) logical: Những biểu thức sẽ đƣợc xét xem đúng (TRUE) hay sai (FALSE) Nếu tất cả các biểu thức đều sai, hàm OR() sẽ trả về giá trị FALSE, và chỉ cần 1 trong các biểu thức đúng, hàm OR() sẽ trả về giá trị TRUE. Giống nhƣ hàm AND(), bạn có thể dùng hàm OR() bất cứ chỗ nào bạn muốn, nhƣng thƣờng thì hàm OR() hay đƣợc dùng chung với hàm IF(). Ví dụ: =IF(OR(B2 > 0, C2 > 0), "1000", "No bonus") Nếu giá trị ở B2 hoặc ở C2 lớn hơn 0 (tức là chỉ cần 1 trong 2 ô lớn hơn 0), thì (thƣởng) 1.000, còn nếu cả 2 ô B2 hoặc C2 đều nhỏ hơn 0, thì không thƣởng chi cả.
  • 119. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 119 =TRUE(): Có thể nhập trực tiếp TRUE vào trong công thức, Excel sẽ hiểu đó là một biểu thức có giá trị TRUE mà không cần dùng đến cú pháp của hàm này Bỏ qua những ô bị lỗi khi chạy công thức Ví dụ: Cột Gross Margin (cột D) của bảng tính dƣới đây có chứa một số ô gặp lỗi chia cho 0 (#DIV/0!), do bên cột C có những ô trống. Để tính trung bình cộng của cột D, kể những ô có lỗi #DIV/0!, phải dùng công thức mảng nhƣ sau: {=AVERAGE(IF(ISERROR(D3:D12), "", D3:D12))} (nghĩa là nếu gặp những ô có lỗi thì coi nhƣ nó bằng rỗng) Xác định tên của cột (Determining the Column Letter) Trong Excel có hàm COLUMN(), cho ra kết quả là số của cột (ví dụ, gõ hàm này trong cột B thì kết quả sẽ là 2). Nhƣng đôi khi bạn muốn kết quả là tên của cột chứ không muốn đó là con số (B chứ không phải là 2), thì làm sao? Đây là một vấn đề đòi hỏi sự khôn khéo một chút, vì tên cột trong bảng tính chạy từ A đến Z, từ AA đến AZ... và cho tới tận cùng là XFD (!) Có một hàm giúp chúng ta tìm địa chỉ tuyệt đối của một cell, đó là hàm CELL("address"), ví dụ $A$2, hoặc $B$10... Hàm CELL(info_type [,reference]) Với info_type là một tham số đã đƣợc định nghĩa (sẽ nói kỹ hơn trong những bài sau) Và reference là cell mà bạn chỉ định, nếu bỏ trống thì Excel sẽ lấy ngay cái cell có chứa công thức CELL(). Trong bài này, để tìm địa chỉ tuyệt đối của một cell, chúng ta sẽ dùng công thức CELL() với info_type là "address" Tinh ý một chút, ta thấy tên của cột chính là những chữ cái nằm giữa hai dấu dollar ($) trong cái địa chỉ tuyệt đối này. Bắt đầu làm: dùng hàm MID() trích ra chữ cái từ vị trí thứ 2 trong địa chỉ tuyệt đối của cell: =MID(CELL("Address"), 2, num_chars)
  • 120. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 120 Cái khó là cái num_chars này đây, vì tên cột thì có thể là 1, 2, hoặc 3 ký tự (ví dụ: A, AA hoặc AAA). Vận dụng hàm FIND thôi: FIND("$", CELL("address"",A2), 3) - 2 Giải thích: Dùng hàm FIND(), tìm vị trí của dấu $ trong cái địa chỉ tuyệt đối của cell, và bắt đầu tìm từ vị trí thứ 3 trong cái địa chỉ này. Tại sao phải trừ đi 2? Công thức trên sẽ chỉ ra vị trí (là một con số) của dấu $ thứ hai trong địa chỉ tuyệt đối của cell, tức là cái dấu $ phía sau tên cột, phải trừ đi 2 tức là trừ bớt đi 2 cái $, lúc này kết quả sẽ chính là số ký tự của tên cột (1 chữ, 2 chữ hoặc 3 chữ) Bây giờ, công thức hoàn chỉnh sẽ nhƣ sau: =MID(CELL("Address"), 2, FIND("$", CELL("address"), 3) - 2) Công thức này áp dụng cho chính cell chứa công thức. Nếu muốn tìm tên cột tại một cell nào đó, bạn chỉ việc thêm địa chỉ (hoặc một cái gì đó tham chiếu đến địa chỉ này) của cell muốn tìm vào phía sau cái "address" Ví dụ, muốn tìm tên của cell AGH68, bạn gõ: =MID(CELL("Address", AGH68), 2, FIND("$", CELL("address", AGH68), 3) - 2) → AGH Lập mã số tự động Có nhiều danh mục khách hàng hoặc danh mục hàng hóa đƣợc lập mã số bằng cách dùng vài ký tự đầu của tên khách hàng (hoặc tên hàng hóa) kết hợp với một con số. Cách đặt mã số tự động nhƣ vậy rất dễ làm trong Excel, bằng cách sử dụng những hàm xử lý văn bản và chuỗi. Giả sử danh mục của chúng ta nằm ở cột A và bắt đầu tại cell A2. Trƣớc tiên, chúng ta hãy tách 3 ký tự đầu tiên của danh mục và định dạng cho nó thành những chữ in hoa, bằng công thức: UPPER(LEFT(A2, 3)) Tiếp theo, tận dụng chính số của những hàng trong bảng tính để lập mã số tự động: ROW(A2), và định dạng sao cho những con số này luôn có 4 chữ số, bằng công thức: TEXT(ROW(A2),"0000")
  • 121. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 121 Và đây là công thức hoàn chỉnh: =UPPER(LEFT(A2, 3)) & TEXT(ROW(A2), "0000") Hàm BETADIST() Trả về giá trị của hàm tính mật độ phân phối xác suất tích lũy beta. Thông thƣờng hàm này đƣợc dùng để nghiên cứu sự biến thiên về phần trăm các mẫu, ví dụ nhƣ khoảng thời gian mà ngƣời ta dùng để xem TV trong một ngày chẳng hạn. Cú pháp: = BETADIST(x, alpha, beta, A, B) x : Giá trị giữa A và B, dùng để tính mật độ hàm. alpha & beta : Tham số của phân phối. A : Cận dƣới của khoảng x, mặc định là 0. B : Cận trên của khoảng x, mặc định là 1. Lƣu ý: * Nếu có bất kỳ đối số nào không phải là số, BETADIST() trả về giá trị lỗi #VALUE! * Nếu alpha ≤ 0 hay beta ≤ 0, BETADIST() trả về giá trị lỗi #NUM! * Nếu x < A, x > B hay A = B, BETADIST() trả về giá trị lỗi #NUM! * Nếu bỏ qua A và B, nghĩa là mặc định A = 0 và B = 1, BETADIST() sẽ sử dụng phân phối tích lũy beta chuẩn hóa. Hàm BETAINV() Trả về nghịch đảo của hàm tính mật độ phân phối xác suất tích lũy beta. Nghĩa là nếu xác suất = BETADIST(x, ...) thì x = BETAINV(xác suất, ...) Thƣờng dùng trong việc lên kế hoạch dự án, để mô phỏng số lần mở rộng xác suất, biết trƣớc thời gian bổ sung kỳ vọng và độ biến đổi. Cú pháp: = BETAINV(probability, alpha, beta, A, B) Probability : Xác suất của biến cố x trong phân phối xác suất tích lũy beta. alpha & beta : Tham số của phân phối. A : Cận dƣới của khoảng x, mặc định là 0. B : Cận trên của khoảng x, mặc định là 1.
  • 122. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 122 Lƣu ý: * Nếu có bất kỳ đối số nào không phải là số, BETAINV() trả về giá trị lỗi #VALUE! * Nếu alpha ≤ 0 hay beta ≤ 0, BETAINV() trả về giá trị lỗi #NUM! * Nếu probability ≤ 0 hay probability > 1, BETAINV() trả về giá trị lỗi #NUM! * Nếu bỏ qua A và B, nghĩa là mặc định A = 0 và B = 1, BETAINV() sẽ sử dụng phân phối tích lũy beta chuẩn hóa. * BETAINV() sử dụng phƣơng pháp lặp khi tính mật độ phân phối. Với probability cho trƣớc, BETAINV() lặp cho tới khi kết quả chính xác trong khoảng ±0.0000003. Nếu BETAINV() không hội tụ sau 100 lần lặp, nó sẽ trả về giá trị lỗi #NA! Ví dụ: BETAINV(0.6854706, 8, 10, 1, 3) = 2 Hàm BINOMDIST() Trả về xác suất của những lần thử thành công của phân phối nhị phân. BINOMDIST() thƣờng đƣợc dùng trong các bài toán có số lƣợng cố định các phép thử, khi kết quả của các phép thử chỉ là thành công hay thất bại, khi các phép thử là độc lập, và khi xác xuất thành công là không đổi qua các cuộc thử nghiệm. Ví dụ, có thể dùng BINOMDIST() để tính xác suất khoảng hai phần ba đứa trẻ đƣợc sinh ra là bé trai. Cú pháp: = BINOMDIST(number_s, trials, probability_s, cumulative) Number_s : Số lần thử thành công trong các phép thử. Trials : Số lần thử. Probability_s : Xác suất thành công của mỗi phép thử. Cumulative : Một giá trị logic để xác định hàm tính xác suất. = 1 (TRUE) : BINOMDIST() trả về hàm tính xác suất tích lũy, là xác suất có số lần thành công number_s lớn nhất. = 0 (FALSE) : BINOMDIST() trả về hàm tính xác suất điểm (hay là hàm khối lƣợng xác suất), là xác suất mà số lần thành công là number_s. Lƣu ý:
  • 123. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 123 * Nếu number_s và trials là số thập phân, chúng sẽ đƣợc cắt bỏ phần lẻ để trở thành số nguyên. * Nếu number_s, trials hay probability_s không phải là số, BINOMDIST() trả về giá trị lỗi #VALUE! * Nếu number_s < 0 hay number_s > trials, BINOMDIST() trả về giá trị lỗi #NUM! * Nếu probability_s < 0 hay probability_s > 1, BINOMDIST() trả về giá trị lỗi #NUM! Ví dụ: BINOMDIST(6, 10, 0.5, 0) = 0.2050781 BINOMDIST(6, 10, 0.5, 1) = 0.828125 Hàm CHIDIST() Trả về xác xuất một phía của phân phối chi-squared. Phân phối chi-squared kết hợp với phép thử chi-squared dùng để so sánh các giá trị quan sát với các giá trị kỳ vọng. Ví dụ, một thí nghiệm về di truyền có thể giả thiết rằng thế hệ kế tiếp của các cây trồng sẽ thừa hƣởng một tập hợp các màu sắc nào đó; bằng cách so sánh các giá trị quan sát đƣợc với các giá trị kỳ vọng, có thể thấy đƣợc giả thiết ban đầu là đúng hay sai. Cú pháp: = CHIDIST(x, degrees_freedom) x : Giá trị dùng để tính phân phối. degrees_freedom : Số bậc tự do. Lƣu ý: * Nếu các đối số không phải là số, CHIDIST() trả về giá trị lỗi #VALUE! * Nếu x < 0, CHIDIST() trả về giá trị lỗi #NUM! * Nếu degrees_freedom không phải là số nguyên, phần thập phân của nó sẽ bị cắt bỏ để trở thành số nguyên. * Nếu degrees_freedom < 1 hay degrees_freedom > 10^10, CHIDIST() trả về giá trị lỗi #NUM! * CHIDIST() đƣợc tính toán theo công thức: CHIDIST = P(X > x), với X là biến ngẫu nhiên chi-squared.
  • 124. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 124 Ví dụ: CHIDIST(18.307, 10) = 0.050001 Hàm NORMINV() Trả về nghịch đảo của phân phối tích lũy chuẩn. Cú pháp: = NORMINV(probability, mean, standard_dev) probability : Xác suất ứng với phân phối chuẩn mean : Giá trị trung bình cộng của phân phối standard_dev : Độ lệch chuẩn của phân phối Lƣu ý: * Nếu có bất kỳ đối số nào không phải là số, NORMINV() sẽ báo lỗi #VALUE! * Nếu probability nhỏ hơn 0 hoặc lớn hơn 1, NORMINV() sẽ báo lỗi #NUM! * Nếu standard_dev nhỏ hơn hoặc bằng 0, NORMDINV() sẽ báo lỗi #NUM! * Nếu mean = 0 và standard_dev = 1, NORMINV() sẽ dùng phân bố chuẩn. * NORMINV() sử dụng phƣơng pháp lặp đi lặp lại để tính hàm. Nếu NORMINV() không hội tụ sau 100 lần lặp, hàm sẽ báo lỗi #NA!
  • 125. Chương 3. Giới thiệu và sử dụng các hàm Trang 125
  • 126. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 126 CHƯƠNG 4: KHAI THÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU 4.1. Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu trong một bảng tính đƣợc thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn. Sắp xếp Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột: • Đánh dấu các ô muốn đƣợc sắp xếp • Bấm nút Sort & Filter trên tab Home • Bấm nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A) Tùy chỉnh sắp xếp Để sắp xếp nhiều hơn một cột: • Bấm nút Sort & Filter trên tab Home • Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp đầu tiên • Bấm Add Level • Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp • Bấm OK
  • 127. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 127 Lọc dữ liệu Bộ lọc cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. Để sử dụng bộ lọc: • Bấm vào cột hoặc chọn các cột chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc • Trên tab Home, bấm Sort & Filter • Bấm nút Filter • Bấm vào mũi tên phía dƣới ô đầu tiên • Bấm Text Filter • Bấm Words bạn muốn lọc • Để không áp dụng bộ lọc, bấm nút Sort & Filter • Bấm Clear
  • 128. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 128 4.2 PivotTable và PivotChart là những công cụ phân tích dữ liệu rất mạnh trong Excel. Chúng có thể biến những con số dường như vô nghĩa trong một khối dữ liệu khổng lồ thành những con số có nghĩa. PivotTable và PivotChart rất dễ sử dụng, nhưng chúng cũng có một số vấn đề phức tạp không thể tránh khỏi. 4.2.1 Giới thiệu PivotTable và PivotChart Tạo một báo cáo PivotTăble đơn giản Giả sử chúng ta có bảng tính sau đây:
  • 129. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 129 Đây là một trong những loại bảng tính mà bạn có thể dùng để tạo ra một PivotTable. Dữ liệu thông kê doanh thu của 3 cửa hàng (store) bán dụng cụ thể thao, đại diện cho 3 miền (region) trong một tuần (từ ngày 06 đến ngày 12/6/2005). Cột D là số khách hàng của từng loại dụng cụ thể thao, cột E là tổng doanh thu, và các cột còn lại là doanh thu chi tiết của từng mặt hàng. Đây là một số câu hỏi mà bạn có thể phải trả lời dựa vào bảng tính đó:  Doanh thu của dụng cụ cắm trại (Camping) tại mỗi miền ?  Tại mỗi cửa hàng, ngày nào trong tuần là ngày đông khách nhất?  Tại mỗi cửa hàng, mặt hàng nào bán đƣợc nhiều nhất?  Ngày nào trong tuần (nói chung) là ngày bán ế nhất? Tôi sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi đầu tiên. Tôi sẽ hƣớng dẫn bạn tạo ra một PivotTable để thấy đƣợc tổng doanh thu mặt hàng Camping của mỗi miền. Để bắt đầu, bạn cần bảo đảm rằng bạn đang chọn môt ô (bất kỳ ô nào) nằm ở trong vùng chứa dữ liệu mà bạn muốn tạo PivotTable. Rồi, bạn bấm nút PivotTable nằm trong nhóm Insert của thanh Ribbon: Excel sẽ hiển thị hộp thoại Create PivotTable nhƣ hình sau đây:
  • 130. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 130 Trong hộp thoại này, bạn thấy rằng địa chỉ của dãy ô chứa dữ liệu (A2:K44) đã đƣợc nhập sẵn trong hộp Table/Range. Nếu nhƣ các nút tùy chọn đƣợc chọn giống hệt trong hình: Select a table or range và New Worksheet, bạn hãy bấm OK để đóng hộp thoại này. Excel sẽ tạo một Trang tính mới, và nó sẽ trông giống nhƣ hình sau đây:
  • 131. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 131 Ngƣời ta gọi đây là cái vỏ của một PivotTable. Trong cái vỏ này, bạn sẽ thấy: Ở bên trái là vùng báo cáo PivotTable, là vùng sẽ hiển thị các yêu cầu của bạn sau khi bạn đã hoàn tất một PivotTable. Ở bên phải là cửa sổ PivotTable Field List, là nơi mà bạn sẽ quyết định những dữ liệu nào sẽ đƣợc hiển thị trên PivotTable, và cách sắp xếp của chúng. Trong hộp thoại PivotTable Field List, bạn hãy bấm vào mục Region để chọn nó (hoặc bạn bấm vào hộp kiểm ngay bên cạnh nó cũng đƣợc). Bạn sẽ thấy mục Region này tự động xuất hiện trong vùng Row Labels của PivotTable Field List, đồng thời PivotTable cũng tự động hiển thị tên của 3 miền: Midwest, Northeast và South trong cột A:
  • 132. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 132 Tiếp tục, bạn bấm vào Camping để chọn nó. Ngay lập tức, Sum of Caming xuất hiện trong vùng Values ở phía cuối PivotTable Field List, đồng thời, ở cột B hiển thị tổng doanh thu mặt hàng Camping ứng với mỗi miền. Cuối cùng, bạn bấm vào cái mũi tên bé tí nằm ngay bên cạnh mục Sum of Camping trong khung Values, chọn Value Field Settings trong danh sách mở ra.
  • 133. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 133 Hộp thoại Value Field Settings xuất hiện. Bấm vào cái nút Number Format. Hộp thoại Format Cells quen thuộc sẽ mở ra, chọn Currency. Xong bấm OK hai lần để đóng tất cả các hộp thoại. PivotTable của bạn sẽ giống nhƣ hình sau đây. Nếu thích, và cũng dễ xem hơn, bạn bấm vào ô A3, nơi đang có chữ Row Labels, sửa nó lại thành Region: Hy vọng rằng bạn sẽ thấy việc tạo ra một PivotTable dễ nhƣ thế nào. Vâng, nó rất đơn giản, và nếu có những yêu cầu phức tạp hơn, thì cũng vậy thôi. Xin nói thêm một vài khía cạnh khác của PivotTable:
  • 134. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 134 Khi một PivotTable đƣợc kích hoạt, hộp thoại PivotTable Field List sẽ xuất hiện. Những Trƣờng đƣợc chọn vào trong báo cáo PivotTable sẽ đƣợc in đậm và có một dấu kiểm ở ngay bên cạnh, đồng thời chúng cũng xuất hiện ở những vùng bên dƣới của PivotTable Field List, cho chúng ta biết vai trò của chúng trong PivotTable. Để kích hoạt một PivotTable, bạn bấm vào một ô bất kỳ trong vùng báo cáo PivotTable. Còn nếu không muốn kích hoạt nó, thì bạn chỉ việc bấm ra ngoài, bất kỳ chỗ nào trong bảng tính. Bạn sẽ thấy ở bên phải của tiêu đề Region trong vùng báo cáo (ô A3) có một nút mũi tên thả xuống (drop-down arrow). Nút này có chức năng tƣơng tự chức năng AutoFilter. Bấm vào đó, bạn có thể lựa chọn những mục muốn xem thuộc danh sách Region, mà mặc định của nó là Select All (xem tất cả). Ví dụ, bạn chỉ muốn xem doanh thu dụng cụ cắm trại của riêng miền Midwest mà thôi, bạn bấm vào nút này, bấm vào mục (Select All) để tắt nó đi, rồi bấm vào mục Midwest, bạn sẽ có kết quả nhƣ hình sau: 1.2. Tạo một báo cáo PivotTable với nhiều cột Ví dụ ở bài trƣớc chỉ là một trong những báo cáo PivotTable đơn giản nhất. Trong bài này, bạn sẽ học cách tạo một báo cáo PivotTable phức tạp hơn, có nhiều cột cũng nhƣ nhiều hàng hơn. Bạn xem dữ liệu sau đây. Nó là dữ liệu của những cửa hàng cho thuê băng video:
  • 135. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 135 Các hàng dữ liệu trong bài này đƣợc thiết kế khác với bài trƣớc. Mỗi hàng trong bảng đại diện cho một thể loại video của một cửa hàng (đƣợc ghi ở cột B). Con số ở cột Title là số lƣợng đầu phim thuộc thể loại đó. Mục đích của chúng ta là tạo một PivotTable để trình bày những thông tin ở một dạng dễ xem hơn. Các bƣớc để tạo ra một cái vỏ của PivotTable, tôi đã trình bày ở bài 1. Nếu bạn làm đúng, hộp thoại PivotTable Field List của bạn sẽ giống nhƣ sau:
  • 136. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 136 Trong danh sách các Trƣờng sẽ có Store, Category và Titles. Hãy bấm chọn cả ba. Excel sẽ làm giúp bạn các việc sau:  Đem Store và Category vào trong hộp Row Labels  Đem Tiltes vào trong hộp Values, với cái tên là Sum of Titles  Trình bày các thông tin vào vùng báo cáo PivotTable Kết quả đƣợc minh họa ở hình sau đây:
  • 137. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 137 Có thể những gì hiển thị trên máy của bạn không giống cái hình này. Nếu nhƣ bạn muốn nó giống hệt hình này, hãy bấm nút phải chuột vào tên của một cửa hàng nào đó trong cột A (Clarkville chẳng hạn), chọn lệnh Field Setting, rồi bạn đánh dấu vào các tùy chọn của tab Layout & Print giống nhƣ đã làm trong hình sau đây; và nếu nhƣ cái tên trong ô A3 đang là RowLabels, hãy đổi nó thành Store. Bạn sẽ có một PivotTable y hệt nhƣ hình ở trên.
  • 138. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 138 Cho dù đây là một báo cáo PivotTable rất chính xác, nhƣng nó không phải là cái tôi muốn. Trong trƣờng hợp này, Store và Category đang nằm chung trong một hàng, đều là Row Labels; còn tôi thì muốn Category phải là một cột riêng, là Column Labels. Làm thế nào để chuyển một mục ở Row Labels thành Column Lables? Có hai cách: 1. Trong hộp thoại PivotTable Field List, trong vùng Row Labels, bạn hãy bấm vào nút mũi tên bên cạnh mục Category, và chọn lệnh Move To Column Labels. 2. Nếu nhƣ bạn khéo sử dụng chuột, bạn có thể "nắm" và "kéo" cái mục Category ra khỏi vùng Row Labels rồi "thả" nó vào vùng Column Labels. Sau khi làm xong một trong 2 cách trên, bạn sẽ thấy PivotTable giống nhƣ sau:
  • 139. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 139 So sánh với bảng dữ liệu ban đầu, PivotTable dễ đọc hơn nhiều. Nhìn vào bảng báo cáo này, chúng ta có thể so sánh số lƣợng đầu phim của từng thể loại video giữa các cửa hàng với nhau (xem theo cột), hoặc so sánh số đầu phim giữa các thể loại video của một cửa hàng với nhau (xem theo hàng). Nhìn vào PivotTable, bạn có thể trả lời ngay cửa hàng nào có nhiều phim hành động nhất, phải không? Bạn có thấy rằng: việc di chuyển một Trƣờng từ Row Labels sang Column Labels, làm cho PivotTable dƣờng nhƣ là xoay bảng dữ liệu từ dọc thành ngang. Chữ "xoay", trong tiếng Anh, là "pivot". Vậy bạn hiểu PivotTable là gì rồi chứ? Nếu nhƣ bạn vừa đọc vừa tự thực hành, thì bạn hãy lƣu lại bảng tính. Chúng ta sẽ sử dụng PivotTable vừa tạo ra này cho bài sau.
  • 140. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 140 1.3. Tạo một PivotChart Một PivotChart chẳng có gì khác hơn là một biểu đồ Excel, đƣợc tạo ra từ dữ liệu của một PivotTable. Thật ra thì cũng có một vài tính năng mà bạn không tìm thấy ở những biểu đồ bình thƣờng. Tuy nhiên, phần lớn thì một PivotChart cũng giống nhƣ bất kỳ một biểu đồ nào trong Excel, những thao tác với các biểu đồ, hoặc việc định dạng cho nó, chẳng có gì khác. Nếu bạn biết chắc rằng bạn sẽ cần đến một PivotChart, bạn có thể tạo ra PivotTable và PivotChart cùng một lần. Thay vì bấm vào nút PivotTable trong nhóm Insert trên thanh Ribbon (nhƣ đã trình bày ở bài 1), bạn hãy bấm vào cái mũi tên nhỏ ở dƣới cái nút đó, và chọn lệnh PivotChart. Rồi thì bạn cũng sẽ gặp hộp thoại tạo một PivotTable nhƣ ở những bài trên, nhƣng khi tạo xong PivotTable, thì Excel cũng sẽ tự động tạo luôn một PivotChart đi kèm theo. Bây giờ chúng ta sẽ học cách tạo ra một PivotChart từ PivotTable mà bạn đã thực hành ở bài số 2, bài toán về các cửa hàng bán video. Bạn lần lƣợt theo các bƣớc sau: 1. Chắc chắn rằng bạn đang kích hoạt PivotTable. Nếu nhƣ không muốn thấy cái hộp thoại PivotTable Field List, bạn có thể tắt nó đi. Hộp thoại này có thể bật tắt bất cứ lúc nào bằng cái nút này (trong nhóm PivotTable|Options trên thanh Ribbon): 2. Bấm nút PivotChart trong nhóm PivotTable|Options trên thanh Ribbon. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Insert Chart, nhƣ hình sau:
  • 141. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 141 3. Chọn Column trong danh sách Templates ở bên trái, rồi bấm vào biểu tƣợng thứ hai (stacked column) ở hàng đầu tiên trong khung bên tay phải. 4. Bấm OK để tạo biểu đồ. Bạn sẽ có một biểu đồ nhƣ hình sau. Mỗi cửa hàng (Store) đƣợc đại diện bởi một "bar" trong biểu đồ, và trong mỗi "bar" này chứa số lƣợng thể loại phim (Category) có trong cửa hàng đó, đƣợc phân biệt bởi các màu khác nhau.
  • 142. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 142 Khi bạn bấm vào biểu đồ, tức là bạn kích hoạt PivotTable, Excel sẽ hiển thị hộp thoại PivotChart Filter Pane nhƣ bạn thấy ở hình trên. Bạn có thể dùng Axis Fields và Legend Fields trong hộp thoại này để lọc các dữ liệu, điều chỉnh PivotChart hiển thị hay không hiển thị biểu đồ của một loại dữ liệu nào đó. Bất kỳ việc lọc dữ liệu nào bạn thực hiện trong hộp thoại này, cũng sẽ đƣợc áp dụng trong PivotTable, và biểu đồ sẽ tự động vẽ lại theo những thay đổi trong PivotTable. Ví dụ, bấm vào Axis Fields, và chỉ chọn hai cửa hàng: Clarkville, WestEnd. Biểu đồ sẽ tự động vẽ lại nhƣ sau:
  • 143. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 143 4.2.2 Tìm hiểu dữ liệu nguồn của PivotTable Chúng ta có thể sử dụng nhiều loại dữ liệu để làm nguồn cho một PivotTable:  Sử dụng dữ liệu từ một bảng tính Excel trong cùng một Sổ làm viê ̣c  Sử dụng dữ liệu từ một bảng tính Excel trong một Sổ làm viê ̣c khác  Sử dụng dữ liệu kết hợp từ nhiều nguồn khác nhau nhƣng có cấu trúc giống nhau (consolidate ranges)  Sử dụng dữ liệu từ một báo cáo PivotTable khác Những bài sau đây sẽ lần lƣợt điểm qua từng loại dữ liệu này. 2.1. Sử dụng dữ liệu của cùng một bảng tính Excel Có lẽ cách dễ nhất và cũng đƣợc nhiều ngƣời sử dụng nhất là sử dụng dữ liệu của một bảng tính Excel để làm nguồn cho PivotTable. Dữ liệu này có thể nằm trong cùng một bảng tính, nhƣ đã đƣợc trình bày ở bài 1. Mọi việc sẽ trở nên rất đơn giản khi bạn tạo một PivotTable trong cùng bảng tính chứa dữ liệu nguồn. Dữ liệu này phải đƣợc thiết kế theo dạng một List (trong Excel 2003), một Table (Excel 2010), với những yêu cầu sau:  Hàng đầu tiên chứa tên các Trƣờng (hoặc tên của các cột)  Hàng thứ hai và những hàng tiếp theo chứa dữ liệu  Không có hàng bỏ trống, nhƣng có thể có những ô trống Để tìm hiểu kỹ hơn về cấu trúc của một Table, bạn có thể tham khảo ở bài "Phân tích dữ liệu với các Table". Nếu có một ô nằm ở đâu đó trong vùng dữ liệu nguồn này đƣợc chọn khi bạn mở hộp thoại Create PivotTable, Excel sẽ tự động xác định địa chỉ của toàn bộ vùng dữ liệu và nhập nó vào trong mục Table/Range của hộp thoại. Nếu bạn muốn xác định chính xác địa chỉ của vùng dữ liệu nguồn, bạn có thể chọn một trong 3 cách sau: 1. Chọn một ô trong vùng dữ liệu trƣớc khi mở hộp thoại. Địa chỉ của vùng dữ liệu sẽ đƣợc nhập vào tự động 2. Nhập trực tiếp địa chỉ của vùng dữ liệu trong mục Table/Range của hộp thoại 3. Sử dụng nút Select trong hộp thoại để chọn vùng dữ liệu
  • 144. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 144 Có một cách rất hay và rất nên làm để chỉ cho Excel biết vùng dữ liệu nằm ở đâu, là tạo một cái tên (Name) cho vùng dữ liệu. Sử dụng Name thì tiện lợi hơn việc nhập địa chỉ hoặc chọn vùng dữ liệu mỗi khi bạn muốn tham chiếu đến chúng. Để tìm hiểu thêm về Name cho vùng dữ liệu, xin đọc bài: "Sử dụng tên cho dãy". Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng một Table của Excel 2010 để làm dữ liệu nguồn cho PivotTable, thì bạn khỏi cần quan tâm đến Name, bới chính bản thân Table đã có sẵn một cái tên, khi bạn tạo nó. Và khi đã có Name của dữ liệu nguồn, bạn chỉ việc nhập trực tiếp cái tên này vào trong mục Table/Range của hộp thoại Create PivotTable. Ví dụ, ở hình sau đây, dữ liệu nguồn của PivotTable là một dãy có tên là SalesData: 2.2. Sử dụng dữ liệu nguồn từ một bảng tính Excel khác Nếu dữ liệu mà bạn sẽ dùng trong PivotTable nằm trong một bảng tính khác, các bƣớc để tạo PivotTable hơi khác một tí. Bạn sẽ phải xác định dãy ô (địa chỉ) chứa dữ liệu nguồn, và tên của sổ làm viê ̣c chứa dữ liệu nguồn.
  • 145. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 145 Cách dễ nhất để thực hiện việc này , là mở đồng thời hai bảng tính . Một cái sẽ chứa PivotTable, một cái chứa dữ liệu nguồn. Rồi làm theo các bƣớc sau: 1. Chọn (kích hoạt) sổ làm viê ̣c sẽ tạo PivotTable. 2. Bấm nút PivotTable trong tab Insert của Ribbon để mở hộp thoại Create PivotTable. 3. Hãy chắc chắn rằng tùy chọn Select a Table or Range đang đƣợc chọn. 4. Bấm nút Select nằm ở phía bên phải của khung Table/Range, một hộp thoại Create PivotTable "nhỏ" nhƣ sau đây sẽ xuất hiện: 5. Bấm Alt+Tab hoặc bấm vào sổ làm viê ̣c chứa dữ liệu nguồn để kích hoạt nó. Bạn sẽ vẫn thấy cái hộp thoại Create PivotTable "nhỏ". 6. Chọn dãy chứa dữ liệu nguồn cho PivotTable. Địa chỉ của nó, bao gồm cả tên của sổ làm việc, sẽ tự động nhập vào trong hộp thoại Create PivotTable "nhỏ": 7. Bấm vào nút Select trên cửa sổ Create PivotTable "nhỏ" để chấp nhận vùng chọn và đóng nó lại, quay về hộp thoại Create PivotTable "lớn". 8. Bấm OK để quay về bảng tính với PivotTable vừa tạo. Khi một PivotTable đƣợc "link" tới một bảng tính bên ngoài, bạn chỉ có thể cập nhật (update) PivotTable nếu đƣờng link này tới bảng tính nguồn còn tồn tại. Khi bảng tính chứa dữ liệu nguồn bị đổi tên, bị dời đi chỗ khác, hoặc bị xóa, bạn sẽ không thể cập nhật PivotTable. Excel sẽ hiển thị một thông báo lỗi nếu bạn cố làm việc đó. Có thể bạn thắc mắc là tại sao có nhiều ngƣời không làm một PivotTable trong cùng một bảng tính, mà lại làm PivotTable trong một bảng tính khác? Việc này, thật ra rất hữu ích, nhất là đối với những dữ liệu khổng lồ, cồng kềnh. Có lẽ bạn đã biết những bảng tính chứa một bảng dữ liệu lớn thì chạy chậm nhƣ thế nào. Khi đặt PivotTable trong một bảng tính khác, bạn vẫn có thể có đƣợc những thống kê, mà không cần thiết phải mở dữ liệu nguồn ra. Hoặc
  • 146. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 146 khi bạn muốn thống kê dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bạn có thể tạo một sổ làm viê ̣c trung gian, chứa nhiều PivotTable, mà mỗi PivotTable thì "link" đến một dữ liệu nguồn riêng. Có một điều bạn cần nên biết, là bản thân PivotTalbe không bao giờ tự "refresh" dữ liệu, nghĩa là nó không thể tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn thay đổi, bất kể dữ liệu nguồn nằm trong cùng một sổ làm viê ̣c với PivotTable hay nằm trong một worbook khác. Việc tính toán lại bảng tính (recalculated) cũng không cập nhật lại dữ liệu cho PivotTable. Bạn phải thực hiện chuyện "refresh" bằng tay. Bằng hai cách:  Bấm chuột phải vào PivotTable và chọn lệnh Refresh Data  Bấm vào nút Refresh nằm trong tab PivotTable|Option trên Ribbon (bạn chỉ thấy tab này khi bạn kích hoạt PivotTable). 2.3. Sử dụng nhiều dãy dữ liệu có cùng cấu trúc (Multiple Consolidation Ranges) Thuật ngữ "Multiple Consolidation Ranges" (nhiều dãy dữ liệu có cùng cấu trúc), thật ra không phức tạp nhƣ cái tên của nó. Tất cả chỉ đơn giản là tạo một PivotTable dựa trên hai hoặc nhiều bảng dữ liệu (là Table, hay là List trong các version trƣớc). Những nguồn dữ liệu này có thể nằm trong cùng một bảng tính, hoặc nằm trong những bảng tính khác nhau. Nhƣng, chức năng Create PivotTable của Excel 2010 mà chúng ta đã làm quen từ đầu đến giờ, lại không hỗ trợ Multiple Consolidate Ranges, và không có tùy chọn này. Để sử dụng đƣợc Multiple Consolidation Ranges, chúng ta phải cầu viện đến chức năng PivotTable and PivotChart Wizard, một chức năng có trong những version trƣớc của Excel. Trong Excel 2010, chức năng này vẫn còn, nhƣng bị ẩn đi. Để gọi nó ra, bạn phải sử dụng những phím tắt dùng để gọi PivotTable and PivotChart Wizard trong Excel 2003, đó là: Alt+D+P. Nếu nhƣ bạn thuộc tất cả các phím tắt để gọi lệnh trên menu của Excel 2003, thì bạn có thể sử dụng chúng trong Excel 2010, cho dù Ribbon của Excel 2010 thì chẳng giống gì Menu Bar của Excel 2003. Để sử dụng đƣợc Multiple Consolidation Ranges, bắt buộc mỗi danh sách mà bạn muốn dùng làm dữ liệu nguồn cho PivotTable phải có cùng cấu trúc, có nghĩa là tất cả những tiêu đề cột (nằm trên hàng đầu tiên) và tiêu đề dòng (nằm trong cột đầu tiên bên trái) phải giống hệt
  • 147. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 147 nhau. Nếu nhƣ có một hàng nào, hoặc cột nào nằm riêng lẻ, thì chúng sẽ không đƣợc tích hợp vào trong báo cáo PivotTable. Đây là một ví dụ về các nguồn dữ liệu có thể sử dụng với chức năng Multiple Consolidation Ranges: Để khởi động "Wizard", bạn hãy bấm Alt+D rồi bấm thêm phím P. Và tại Step 1, bấm vào tùy chọn Multiple Consolidation Ranges: Sau khi bấm Next để sang Step 2a, bạn sẽ có 2 tùy chọn:  Create a single page field for me — Để Excel tự động tạo ra một Page Field đơn, với mỗi vùng dữ liệu nguồn là một mục (item) trong Page Field đó. Page Field có thể tạm hiểu nhƣ là chức năng lọc "cấp 1" của PivotTable. Trong cửa sổ PivotTable Field Lists, Page Field chính là những mục nằm trong khung Report Filter. Nếu không có, xem nhƣ Page Field = All (xem tất cả các dữ liệu).  I will create the page fields — Dùng tùy chọn này để tự tạo các Page Field của riêng bạn. Bạn có thể tạo tối đa là 4 Page Field, mỗi Page Field lọc ra một thành phần nào đó của các dữ liệu.
  • 148. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 148 2.3.1. Tạo một trang tổng hợp duy nhất với chức năng Create a single page field for me Bạn xem lại bảng tính EmployeeData mà tôi vừa trình bày ở bài trƣớc. Bạn sẽ thấy có 3 danh sách, mỗi danh sách là một phƣơng án tuyển dụng nhân viên cụ thể cho các bộ phận. Và cả 3 danh sách đều có cùng cấu trúc, cũng nhƣ tiêu đề của các hàng, cột này là giống nhau. Để tạo một PivotTable dựa vào 3 danh sách này, bạn hãy sử dụng PivotTable and PivotChart Wizard theo các bƣớc tôi đã trình bày ở bài trƣớc, và khi đang ở trong Step 2a, hãy đánh dấu vào tùy chọn Create a Single-Page Field, rồi bấm Next để sang Step 2b, rồi theo các bƣớc sau: 1. Bấm vào nút Select ở bên phải hộp Range 2. Chọn dãy A3:B9 trong bảng tính. 3. Bấm lại vào nút Select để đƣa dãy vừa chọn vào trong khung Range. Ghi chú: Nếu bạn bỏ qua bước 1, mà chỉ cần dùng chuột chọn trực tiếp dãy A3:B9 trong bảng tính, Excel sẽ tự hiểu là bạn đã bấm nút Select rồi, nên cũng sẽ bỏ qua luôn bước 3 này. Khi bạn kết thúc việc chọn dãy bằng chuột, Excel sẽ đưa bạn vào thẳng bước 4 sau đây. 4. Bấm nút Add để thêm dãy vừa chọn vào trong danh sách All Ranges. 5. Lập lại bƣớc 1 đến bƣớc 4 để chọn và thêm vào danh sách All Ranges hai dãy D3:D9 và G3:G9. Tới đây, màn hình của bạn sẽ giống nhƣ sau: 6. Bấm Next để sang Step 3.
  • 149. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 149 7. Tại đây, bạn có thể chọn New Worksheet để tạo PivotTable trong một Trang tính mới, hoặc chọn Existing worksheet và bấm chuột vào nơi bạn muốn tạo PivotTable ngay trong bảng tính này. 8. Bấm Finish. Bạn sẽ có một PivotTable nhƣ sau: Trong PivotTable này, nhãn Column Labels có một mũi tên thả xuống, bạn có thể dùng nó để lọc ra cột muốn xem. Trong trƣờng hợp này, do các dữ liệu nguồn chỉ có một cột (Employees), nên nút này không cần dùng đến, nhƣng nếu các dữ liệu nguồn của bạn có nhiều cột, bạn sẽ cần dùng đến nó. Nhãn Row Labels cũng có một mũi tên thả xuống, dùng để lọc ra những hàng muốn xem. Những nút thả xuống này là điểm đặc trƣng mà bạn có thể thấy trong tất cả các PivotTable. Còn nút thả xuống của nhãn Page1 thì có gì đặc biệt? Nó cho phép bạn lọc ra dữ liệu nguồn nào muốn xem, nhƣ bạn thấy ở hình sau đây, khi bấm vào nó. Các mục Item1, Item2 và Item3 tham chiếu đến 3 dữ liệu nguồn mà bạn đã dùng làm dữ liệu nguồn cho PivotTable. Bạn có thể chọn tổng hợp dữ liệu theo tất cả các nguồn (All), hoặc chỉ 1 nguồn nào đó. Nếu muốn tổng hợp nhiều hơn 1 nguồn dữ liệu, bạn phải bấm vào tùy chọn Select Multiple Items.
  • 150. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 150 Bạn hãy thử sử dụng các nút thả xuống bên cạnh các nhãn, để xem chúng làm việc nhƣ thế nào. Lọc là một trong chức năng quan trọng nhất của một PivotTable, bạn cần hiểu rõ cách lọc của một PivotTable, để có thể dễ dàng tiếp cận với những chức năng cao cấp hơn. Trong PivotTable mà chúng ta đã thực hành trong bài này, có cột Grand Total, là một mặc định của PivotTable. Tuy nhiên, bởi vì các dữ liệu nguồn của chúng ta chỉ có 1 cột, nên không cần thiết đến cột Grand Total, tôi sẽ nói về cách bỏ cái cột này đi trong bài sau. 2.3.2. Tạo một PivotTable có nhiều trang tổng hợp từ những dữ liệu nguồn có cùng cấu trúc Trong công việc hằng ngày, nhất là khi phải thƣờng xuyên tổng hợp những dữ liệu kiểu nhƣ: Báo cáo doanh thu quý I, Báo cáo doanh thu quý II, Báo cáo doanh thu quý III, v.v..., bạn nên sử dụng PivotTable, với tùy chọn thứ 2 khi đang ở trong Step 2a của PivotTable and PivotChart Wizard: I will create the page fields. Tùy chọn này rất thích hợp khi tổng hợp từ nhiều nguồn dữ liệu có cùng cấu trúc, mà những nguồn dữ liệu đó có cùng tiêu đề, chỉ khác vài con số dùng để tổng hợp (theo quý, theo năm, theo tháng...), chẳng hạn nhƣ bảng tính này:
  • 151. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 151 Đây là 4 bảng tổng hợp số học sinh đạt yêu cầu theo từng môn, và theo từng học kỳ trong hai năm học 2005, 2006; cả 4 đều có chung tiêu đề Year ... Semester .... Chúng ta hãy thử. Bạn hãy sử dụng PivotTable and PivotChart Wizard theo các bƣớc đã trình bày ở bài 2.3, và khi đang ở trong Step 2a, hãy đánh dấu vào tùy chọn I will create the page fields, rồi bấm Next để sang Step 2b, rồi theo các bƣớc sau: 1. Nhập khối dữ liệu nguồn thứ nhất (A2:B8) vào trong khung Range 2. Bấm nút Add để thêm nó vào trong danh sách All Ranges 3. Lập lại hai bƣớc trên ba lần, để thêm 3 khối dữ liệu còn lại (D2:D8, A11:B17, và D11:E17) vào trong danh sách All Ranges. Tại thời điểm này, màn hình của bạn sẽ giống nhƣ hình sau:
  • 152. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 152 4. Bấm vào tùy chọn 2 ở phần How many page fields do you want? 5. Bạn sẽ thấy phần đang mờ mờ ở dƣới cùng của hộp thoại PivotTable and PivotChart Wizard mở ra 2 cái: Field one và Field two (bạn chỉ có thể có tối đa 4 trang tổng hợp). 6. Tới đây, hãy tạm dừng một chút để vạch ra một vài ý tƣởng cho việc thống kê dữ liệu. Bạn cần có bao nhiêu trang tổng hợp? Hay nói cách khác, bạn cần thống kê dữ liệu theo mấy tiêu chí? Hãy nhìn vào tiêu đề của 4 dữ liệu nguồn. Ở đó chúng ta có hai năm học: 2005 và 2006, và hai học kỳ (semester): học kỳ 1 và học kỳ 2. Vậy, ý tƣởng hay nhất, có lẽ là thống kê theo năm để lọc ra dữ liệu của từng năm, hoặc cả 2 năm; và đồng thời cũng thống kê theo từng học kỳ, để lọc ra dữ liệu của từng học kỳ hoặc cả 2 học kỳ. Nhƣ vậy, chúng ta cần có hai trang tổng hợp, đó là lý do tại sao ở bƣớc 4 trên đây, tôi nói bạn bấm vào tùy chọn 2. Mời bạn tiếp tục: 7. Trong danh sách All Ranges, chọn dãy đầu tiên: A2:B8, dãy này là số liệu của học kỳ 1 năm 2002. 8. Nhập Year 2002 vào trong Field one.
  • 153. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 153 9. Nhập Semester 1 vào trong Field two. 10. Chọn tiếp dãy thứ hai: D2:E8, dãy này là số liệu của học kỳ 1 năm 2003. 11. Nhập Year 2003 vào trong Field one. 12. Bởi vì trong Field two đã có sẵn Semester 1, nên thay vì nhập, bạn có thể chọn nó từ nút mũi tên thả xuống. 13. Chọn dãy thứ ba: A11:B17, dãy này là số liệu của học kỳ 2 năm 2002. 14. Chọn Year 2002 từ nút mũi tên thả xuống cho Field one. 15. Nhập Semester 2 vào trong Field two. 16. Chọn dãy cuối cùng: D11:E17, chọn Year 2003 cho Field one và Semester 2 cho Field two từ các nút mũi tên thả xuống. Bấm Next để hoàn tất PivotTable và đặt nó ở trong cùng Trang tính hay trong một Trang tính khác, tùy bạn. Thành quả của chúng ta giống nhƣ sau, là một PivotTable tổng hợp tất cả số học sinh đạt yêu cầu của cả hai năm học 2002 và 2003, thống kê chi tiết theo từng môn học:
  • 154. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 154 Nếu bạn bấm nhãn Page 1, bạn sẽ có hai lựa chọn: Year 2002 và Year 2003; cũng vậy, khi bấm nhãn Page 2, bạn sẽ có hai lựa chọn: Semester 1 và Semester 2. Bởi vì trong PivotTable này chỉ có 1 cột, nên bạn có thể bỏ cái Grand Total đi bằng cách: bấm chuột phải vào ngay nhãn Grand Total, và chọn Remove Grand Total từ menu mở ra. 2.4. Tạo một PivotTable sử dụng dữ liệu nguồn từ một báo cáo PivotTable đã có Lựa chọn cuối cùng cho việc tạo một PivotTable là dựa vào một PivotTable hoặc một PivotChart đã có. Nói cách khác, ta sử dụng Summary Data của một PivotTable đã có làm Raw Data cho báo cáo thứ hai. Có hai cách để tạo một PivotTable là dựa vào một PivotTable đã có:  Nếu bạn sử dụng Excel 2010, bạn chỉ việc gọi lệnh tạo một PivotTable nhƣ vẫn thƣờng làm, và chọn một PivotTable có sẵn làm dữ liệu nguồn cho nó.
  • 155. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 155  Nếu bạn sử dụng PivotTable and PivotChart Wizard, đánh dấu vào tùy chọn Another PivotTable or PivotChart Report ở bƣớc 1 (tùy chọn này chỉ xuất hiện khi bảng tính của bạn đã có chứa ít nhất một PivotTable). Sau khi bạn bấm Next, bạn sẽ thấy một danh sách các PivotTable hoặc PivotChart đang có, rồi bạn chọn một cái để làm dữ liệu nguồn. Tại sao lại sử dụng một PivotTable đã có để làm dữ liệu nguồn cho một PivotTable khác? Trong nhiều trƣờng hợp, ít nhất là lúc ban đầu, bản PivotTable thứ hai sẽ có cùng một dữ liệu nguồn với bản PivotTable thứ nhất. Nhƣng với việc định dạng cho bản PivotTable thứ hai, bạn sẽ tạo ra đƣợc hai cách xem cho cùng một dữ liệu nguồn, rất hữu dụng cho một số giải pháp xử lý dữ liệu. Ví dụ, bạn đã có một PivotTable tổng hợp dữ liệu, nhƣng có lẽ vẫn còn một ít rắc rối (vì dữ liệu có nhiều vấn đề cần xử lý). Bằng cách tạo thêm một PivotTable nữa dựa vào PivotTable đã có, bạn sẽ có đƣợc một cái nhìn cụ thể hơn, dễ xem hơn về dữ liệu nguồn. Thêm nữa, việc tạo một PivotTable sử dụng dữ liệu nguồn từ một PivotTable đã có, sẽ ít chiếm dụng bộ nhớ hệ thống hơn là tạo 2 PivotTable từ một dữ liệu nguồn. Thiết nghĩ đây cũng là một vấn đề cần cân nhắc khi chúng ta phải xử lý những dữ liệu lớn. 4.2.3 Sử dụng các công cụ của PivotTable và định dạng PivotTable Excel có một số công cụ đƣợc thiết kế đặc biệt cho các báo cáo PivotTable. Bạn sẽ thấy những công cụ này trên Ribbon Options và Design, xuất hiện khi có một PivotTable đƣợc kích hoạt. Khi kích hoạt một PivotTable, bạn sẽ thấy có thêm Ribbon Options và Design 3.1. Tìm hiểu PivotTable Field List Có lẽ công cụ mà bạn sẽ phải dùng đến thƣờng xuyên nhất khi làm việc với PivotTable là Danh sách trƣờng. Bạn dùng Danh sách trƣờng để chỉ ra loại dữ liệu nào sẽ đƣợc đƣa vào báo cáo PivotTable, và sắp xếp chúng trong báo cáo. Khi bạn vừa ra lệnh tạo mới một PivotTable, bạn sẽ có một báo cáo rỗng. Khi đó, PivotTable Field List hiển thị tất cả những Trƣờng có trong dữ liệu nguồn. Đây là một ví dụ:
  • 156. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 156 Một PivotTable mới tinh, phía bên phải là PivotTable Field List, chƣa có trƣờng nào đƣợc chọn Để thêm một trƣờng nào vào trong báo cáo PivotTable, bạn chỉ cần đánh dấu vào hộp kiểm ngay bên cạnh tên trƣờng. Excel sẽ thêm trƣờng đó vào một trong 4 vùng nằm ở phần dƣới của PivotTable Field List. Bốn vùng này là: 1. Report Filter: Những Trƣờng nào đƣợc thêm vào trong vùng này, sẽ đƣợc dùng để lọc toàn bộ dữ liệu nguồn. Nói cách khác, PivotTable chỉ hiển thị những dữ liệu nào thỏa mãn điều kiện của Report Filter. 2. Columns Label: Những Trƣờng nào đƣợc thêm vào trong vùng này, sẽ đƣợc dùng làm tiêu đề cột cho báo cáo PivotTable.
  • 157. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 157 3. Row Label: Những Trƣờng nào đƣợc thêm vào trong vùng này, sẽ đƣợc dùng làm tiêu đề hàng cho báo cáo PivotTable. 4. Values: Những Trƣờng nào đƣợc thêm vào trong vùng này sẽ đƣợc tính tổng theo mặc định và hiển thị trên vùng nội dung chính (main body) của PivotTable, nói cách khác, đây chính là những thống kê từ dữ liệu nguồn, mà bạn muốn có khi sử dụng PivotTable. Khi bạn đánh dấu kiểm vào một trƣờng nào đó, làm sao Excel biết bạn muốn đem trƣờng đó vào vùng nào? Đơn giản thôi: Nếu trƣờng chỉ chứa những dữ liệu là số, thì nó sẽ đƣợc đem vào trong vùng Values, còn nếu trƣờng có chứa những loại dữ liệu khác (text, ngày tháng...) thì nó sẽ đƣợc đem vào trong vùng Row Labels. Tuy nhiên, việc Excel đem trƣờng vào trong vùng nào thì không quan trọng. Bởi vì bạn có thể di chuyển các trƣờng từ vùng này sang vùng khác, nếu thấy cần thiết. Xem ví dụ sau đây, minh họa một PivotTable cùng với Field List của nó. Bạn sẽ biết cách tạo ra PivotTable này trong bài sau. Còn bây giờ, hãy lƣớt qua các vùng mà tôi đã đánh số trong hình, tƣơng ứng với 4 vùng của Danh sách trƣờng vừa trình bày ở trên. 1. Region đƣợc đặt trong vùng Report Filter, và nó nằm trong vùng Filter của báo cáo (ở trên cao, góc trái), có chức năng lọc toàn bộ dữ liệu nguồn. 2. Date đƣợc đặt trong vùng Row Labels, và nó là các tiêu đề hàng của báo cáo PivotTable. 3. Store đƣợc đặt trong vùng Column Labels, và nó là các tiêu đề cột của báo cáo PivotTable. 4. Camping (chính xác hơn, là Sum of Camping) đƣợc đặt trong vùng Values, và nó là các dữ liệu đã đƣợc lọc ra trong báo cáo PivotTable. Bài tiếp theo sẽ trình bày cách sử dụng Danh sách trƣờng để sắp xếp cách trình bày một PivotTable theo nhƣ ý bạn muốn.
  • 158. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 158 .............. PivotTable Field List, với các trƣờng đã đƣợc thêm vào trong 4 vùng bên dƣới 3.2. Sử dụng PivotTable Field List Ở bài trƣớc, bạn đã biết rằng khi đƣa một Trƣờng vào trong một vùng của Danh sách trƣờng, thì nó sẽ nằm ở đâu trong PivotTable, hay nói cách khác, việc đƣa Trƣờng vào một trong bốn
  • 159. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 159 vùng của Danh sách trƣờng sẽ ảnh hƣởng thế nào đến cấu trúc của PivotTable. Bài này sẽ trình bày cho bạn thay đổi cấu trúc đó bằng cách sử dụng Danh sách trƣờng. Trƣớc hết, mời bạn mở tê ̣p SportingGoodsRawData.xlsx (ở cuối bài này). Yêu cầu đặt ra là thống kê lƣợng hàng phục vụ cho dã ngoại (Camping) đã bán đƣợc theo cửa hàng (Store) và theo ngày (Date) của từng vùng (Region). Bạn theo các bƣớc sau: 1. Bấm con trỏ vào bất kỳ ô nào trong vùng dữ liệu. 2. Bấm nút PivotTable từ Ribbon Insert để mở hộp thoại Create PivotTable. 3. Bấm OK. Excel sẽ tạo một PivotTable "rỗng" nhƣ hình sau: Hình 3.4. PivotTable, lúc ban đầu 4. Trong Danh sách trƣờng, chọn (bấm vào hộp kiểm ở ngay bên trái) các Trƣờng Store, Region, Camping, và Date. Tới lúc này, bảng tính của bạn sẽ giống hình 3.5.
  • 160. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 160 PivotTable với cấu trúc theo mặc định, chƣa chỉnh sửa Bạn đã thấy. Trƣờng Camping và Store đều đƣợc đặt trong vùng Values, bởi Excel thấy chúng chứa toàn các dữ liệu kiểu số. Trƣờng Region và Date đƣợc đem vào trong vùng Row Labels bởi chúng có chứa những dữ liệu kiểu ngày tháng và text. Dĩ nhiên, cấu trúc này của PivotTable không phải là thứ chúng ta cần, chính xác hơn, về cơ bản thì nó không có ích lợi gì, bởi vì mục đích của chúng ta là thống kê lƣợng hàng phục vụ cho dã ngoại (Camping) đã bán đƣợc theo cửa hàng (Store) và theo ngày (Date) của từng vùng (Region). Tất cả những gì cần làm để đạt đƣợc mục đích, là sắp xếp lại các trƣờng trong các vùng của Danh sách trƣờng. Bạn có thể di chuyển một trƣờng sang vùng khác bằng hai cách:  Bấm vào trƣờng muốn di chuyển và di chuyển (drag) nó vào trong vùng khác.
  • 161. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 161  Bấm vào nút mũi tên thả xuống bên cạnh tên trƣờng (ở trong một vùng nào đó), rồi chọn lệnh Move to XXXX (với XXXX là tên của vùng bạn muốn dời trƣờng này đến). Dùng nút mũi tên thả xuống để dời trƣờng Region vào vùng Report Filter Và thực hiện những việc sau:  Dời trƣờng Region vào vùng Report Filter  Dời trƣờng Store (đang mang tên là Sum of Store) vào vùng Column Labels PivotTable của bạn lúc này sẽ giống nhƣ hình sau:
  • 162. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 162 PivotTable sau khi đƣợc chỉnh sửa Cuối cùng, bạn hãy định dạng cho giá trị trong PivotTable theo dạng tiền tệ:  Bấm vào nút mũi tên thả xuống cạnh trƣờng Sum of Camping trong vùng Values  Chọn Value Field Settings trong danh sách mở ra, để mở hộp thoại Value Field Settings. Chọn Value Field Setting cho trƣờng Sum of Camping  Bấm vào nút Number Format để mở hộp thoại Format Cells quen thuộc.
  • 163. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 163 Bấm nút Number Format để mở hộp thoại Format Cells  Chọn loại định dạng Currency (tiền tệ), rồi bấm OK hai lần để trở về PivotTable. PivotTable của bạn cuối cùng sẽ giống nhƣ sau, và đó cũng là tất cả những gì chúng ta muốn. PivotTable đã hoàn chỉnh theo yêu cầu 3.3. Thiết lập các tùy chọn cho PivotTable Field List Hộp thoại Field List sẽ tự động hiện ra mỗi khi bạn bấm chuột vào bất kỳ chỗ nào trong PivotTable, nghĩa là khi PivotTable đƣợc kích hoạt thì hộp thoại Field List sẽ tự động mở ra.
  • 164. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 164 Tuy nhiên, bạn có thể đóng hộp thoại Field List bằng cách bấm vào nút Field List trên Ribbon Options (và bấm vào một lần nữa để mở nó ra lại). Bấm vào nút này để đóng hoặc mở hộp thoại Field List Cũng giống nhƣ mọi hộp thoại khác, bạn có thể di chuyển Danh sách trƣờng tới bất kỳ nơi nào bạn thích bằng cách bấm vào vùng tiêu đề của hộp thoại và di chuyển đi, hoặc thu nhỏ nó lại hay mở rộng nó ra bằng cách bấm và kéo các cạnh biên. Bình thƣờng, hộp thoại Field List hiển thị danh sách các Trƣờng ở phía trên, và sắp xếp 4 vùng dữ liệu sẽ hiển thị trong PivotTable ở bên dƣới. Bạn có thể thay đổi sự sắp xếp này bằng cách bấm vào cái nút nằm ở phía trên bên phải của hộp thoại Field List, và chọn 1 trong 5 kiểu hiển thị từ menu mở ra: Chọn các kiểu hiển thị khác cho hộp thoại Field List Hộp thoại Field List còn có một tùy chọn nữa, nằm ở góc dƣới bên trái: Defer Layout Update, giúp bạn tạm ngƣng việc tự động cập nhật dữ liệu trong PivotTable.
  • 165. Chương 4. Khai thác cơ sở dữ liệu Trang 165 Bấm vào nút này để tạm thời ngƣng chức năng tự động cập nhật cho PivotTable Bình thƣờng, tùy chọn này không đƣợc bật. Bất kỳ những thay đổi nào của bạn trong hộp thoại Field List (di chuyển, thêm, xóa các trƣờng, thiết lập định dạng số cho một trƣờng nào đó, v.v...) sẽ đƣợc cập nhật ngay tức khắc trong PivotTable. Nếu bạn có một PivotTable lớn, phức tạp, nhất là khi PivotTable sử dụng nguồn dữ liệu từ bên ngoài Excel, việc tự động cập nhật này sẽ diễn ra khá chậm chạp và mất thời gian. Bạn có thể bật tùy chọn Defer Layout Update để tạm ngƣng việc tự động cập nhật, và sau khi đã hài lòng với cách bố trí các Trƣờng vào các vùng dữ liệu, bạn bấm nút Update để tất cả những thay đổi của bạn đƣợc cập nhật cùng một lúc.
  • 166. Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 166 CHƯƠNG 5: ĐỒ THỊ TRONG EXCEL 5.1 Giới thiệu đồ thị Đồ thị giúp trình bày các số liệu khô khan bằng việc vẽ thành các hình ảnh trực quan, dễ hiểu. Đồ thị đƣ ợc liên kết với d ữ liệu của nó trong bảng tính, do đó khi thay đổi dữ liệu của nó trong bảng tính thì lập tức đồ thi ̣sẽ thay đổi tƣơng ứng theo. Trong Excel 2010 việc vẽ đồ thi ̣ chƣa bao giờ dễ dàng và đẹp nhƣ bây giờ. Excel có rất nhiều kiểu đồ thi ̣khác nhau phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau c ủa rất nhiều loại đối tƣợng sử dụng bảng tính, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá thế giới đồ thi ̣c ủa Excel trong bài học này. Đồ thị là m ột đối tƣợng (object) của Excel, đối tƣợng này chứa các dữ liệu và biểu diễn thành hình ảnh với màu sắc và kiểu dáng rất phong phú. Nhìn chung, Excel có 2 loại đồ thi ̣đó là đồ thi ̣n ằm trong Trang tính (còn gọi là Embedded chart) và ChartSheet. Để chuyển đổi qua lại giữa 2 loại đồ thi ̣này ta làm nhƣ sau: Chọn đồ thi ̣ Chart Tools  Design  Location Move Chart chọn Object in + Tên Trang tính (đồ thi ̣nằm trong Trang tính) hay chọn New sheet + Nhập tên ChartSheet vào. Chọn ChartSheet hay Embedded chart 5.2. Vẽ đồ thị Phần này trình bày các bƣớc vẽ đồ thi ̣t ừ một bảng số liệu cho trƣớc và m ột số tùy chọn của đồ thi ̣. Kết quả nghiên cứu về sự thõa mãn của các nhóm khách hàng phân theo đ ộ tuổi đƣợc cho nhƣ hình bên dƣới , nếu chúng ta dùng kết quả này để báo cáo cũng không có v ấn đề gì,
  • 167. Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 167 tuy nhiên báo cáo sẽ sinh động và thuyết phục hơn nếu chúng ta biến các con số này thành đồ thị để đƣợc nhìn thấy một cách trực quan hơn. Bảng số liệu nghiên cƣ́ u Hãy làm theo các bƣớc sau đ ể vẽ đồ thị: B1. Chọn vùng dữ liệu A3:D9, chọn luôn các nhãn của các c ột. B2. Chọn kiểu đồ thi ̣t ừ Ribbon Insert Charts. Mỗi nhóm đồ thi ̣bao gồm nhiều kiểu khác nhau, ví dụchúng ta chọn nhóm Column Clustered Column. Chọn kiểu đồ thi ̣ B3. Xong bƣớc 2 là chúng ta đã có ngay m ột đồ thi ̣dạng cột nhƣ hình trên, tuy nhiên chúng ta có thể đổi các bố trí của các thành phần trên đồ thi ̣ . Chọn đồ thị Chart Tools 
  • 168. Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 168 Design  Chart Layout  Chọn cách b ố trí thích hợp. Ví dụta ch ọn kiểu Layout 3 trong Chart Layout. Lƣ̣a chọn layout B4. Đảo các chuỗi số liệu từ dòng thành cột và ngƣ ợc lại: Chart Tools Design Data Switch Row/Column. Chúng ta thực hiện lệnh này khi các đồ thi ̣ở bƣớc trên chƣa hiển thi ̣đúng nhƣ mong muốn . Ví dụchúng ta mu ốn nhóm các nhóm tu ổi lại để dễ so sánh giƣ̃a các tháng với nhau. Đảo dòng/ cột B5. Nếu thấy kiểu đồ thi ̣trên không đe ̣p, chúng ta có thể đổi sang kiểu khác bằng cách: Chart Tools Design  Type  Change Chart Type, hộp thoa ̣i Insert Chart hiển thi ̣liê ̣t kê toàn bộ các kiểu đồ thi ̣hiê ̣n có của Excel tha hồ cho ba ̣n lƣ̣a chọn.
  • 169. Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 169 Hộp thoa ̣i Insert Chart và chọn kiểu đồ thi ̣khác B6. Ngoài ra , nếu ba ̣n thấy tông màu của đồ thi ̣chƣa đe ̣p thì vào chọn Chart Tools Design Chart Styles chọn More ( ). Chọn Chart Style
  • 170. Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 170 5.3. Các thao tác trên đồ thị a. Nhặn biét cắc thằnh phằn trên đò thị Các thành phần thông dụng 1. Chart Title 7. Horizontal Axis 2. Chart Area 8. Data Table 3. Plot Area 9. Horizontal Axis itle 4. Data Label 10. Vertical Gridlines 5. Legend 11. Vertical Axis 6. Horizontal Gridlines 12. Vertical Axis Title Mọt só thằnh phằn chỉ có trong đò thị3-D o Back wall: Màu/ hình hền phía sau đồ thị o Side wall: Màu/ hình nền ở các cạnh bên của đồ thị
  • 171. Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 171 o Floor: Màu/ hình nền bên dƣới đồ thị o Column depth: Độ sâu của các thành phần biểu diễn chuỗi số liệu dƣới dạng 3-D. b. Các thăo tác với đồ thị Chọn thành phần trên đồ thị o Cách dễ nhất là dùng chuột bấm lên thành phần cần chọn, thành phần đƣợc chọn sẽ có 4 hoặc 8 nút xuất hiện bao quanh. Khi đồ thi ̣đã đƣợc chọn , chúng ta có thể dùng các phím mũi tên để di chuyển đến các thành phần trong đồ thị. o Ngoài ra, bạn có thể chọn các thành phần tại Chart Tools Format Current Selection Chọn thành phần trên đồ thi ̣ Di chuyển đò thị • Đồ thị là Embedded Chart , bấm chuột trái lên đồ thị vùng Chart A rea để chọn đồ thi ̣ di chuyển, khi đó đầu con trỏ chuột có thêm ký hiệu mũi tên 4 chiều (xem hình dƣới). • Giƣ̃ chuột trái và di chuyển đồ thị đến nơi khác. Thay đổi kích thướ c đồ thi ̣ • Đồ thị là Embedded Chart , bấm chuột trái lên đồ thị vùng Chart Area để chọn đồ thị cần thay đổi kích thƣớc, khi đó xung quanh đồ thi ̣xuất hiê ̣n 8 nút nắm. • Di chuyển chuột vào các nút này, giƣ̃ chuột trái và di chuyển hƣớng vào tâm đồ thi ̣để thu nhỏ và hƣớng ra ngoài để phóng to.
  • 172. Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 172 Săo chép đò thị • Chọn đồ thi ̣, dùng tổ hợp phím <Ctrl+C> để chép đồ thi ̣vào bộ n hớ, rồi di chuyển đến một ô nào đó trong bảng tính và bấm <Ctrl+V> để dán đồ thi ̣vào. Xóă đò thị • Chọn đồ thi ̣sau đó bấm phím Delete để xóa đồ thi ̣. Để xóa Chart Sheet, trƣớc tiên hãy chọn Chart Sheet, sau đó bấm chuột phải và chọn Delete từ menu lối tắt hiện ra. Thêm cắc thằnh phằn củă đò thị • Chọn đồ thi ̣ chọn Chart Tools Design Chart Layouts Sử dụng các nhóm lệnh tạo các thành phần tƣơng ứng trên đồ thi ̣đƣợc thiết kế sẵn nhƣ tựa đề , chú thích, các nhãn, đƣờng lƣới,… Sắp xếp vằ xóă cắc thằnh phằn củă đò thị • Một số thành phần trong đồ thi ̣có thể di chuyển đƣợc nhƣ tựa đề , chú thích, nhãn. Muốn di chuyển thành phần nào trƣớc tiên hãy dùng chuột chọn nó , sau đó bấm và giữ trái tại cạnh của thành phần và kéo đến vi ̣trí mới trong đồ thi ̣. • Ngoài ra có thể vào Chart Tools Layout chọn từ các danh sách thiết kế sẵn. • Để xóa thành phần nào , bạn chỉ cần dùng chuột chọn thành phần đó và bấm phím Delete. Các thành phần trên đồ thị In đò thị • In đồ thi ̣cũng giống nhƣ in các đối tƣợng khác của Excel lƣu ý Print Preview trƣớc khi in để đảm bảo trang in đƣợc trọn vẹn nội dung. • Nếu bạn muốn in đồ thi ̣thành một trang riêng thì hãy chọn đồ thi ̣và bấm nút Print để in, khi đó Excel chỉ ra lệnh in đồ thi ̣mà bạn đang chọn.
  • 173. Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 173 c. Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị Việc hiệu chỉnh và đi ̣nh dạng các thành phần trên đồ thi ̣ta có thể dùng Ribbon hay dùng các hộp thoại. Cách dễ thực hiện nhất là bấm chuột phải lên thành phần cần đi ̣nh dạng và chọn Format … hay bấm <Ctrl+1>. Sau đây là minh họa hiệu chỉnh và đi ̣nh dạng một số thành phần của đồ thi ̣. Hiệu chỉnh Chart Area • Chúng ta có thể hiệu chỉnh màu sắc, hiệu ứng, đƣờng kẻ, khung, đổ bóng… cho Chart Area bằnh cách : chọn Chart Area bấm chuột phải chọn Format Chart Area… Đi ̣nh dạng Chart Area • Ngoài ra bạn có thể vào Ribbon Chart Tools Format nhóm Shape Styles có cung cấp rất nhiều mẫu đi ̣nh dạng dựng sẵn rất đẹp. Ghi chú:  Fill: Nhóm lệnh liên quan đến tô nền cho thành phần đang chọn Border Color: Nhóm lệnh liên quan đến kẻ khung và màu sắc của thành phần đang chọn
  • 174. Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 174  Border Styles: Các kiểu đƣờng két kẻ khung của thành phần đang chọn.  Shadow: Liên quan đến việc đổ bóng cho thành phần đang chọn  3-D Format: Tạo hiệu ứng 3-D cho thành phần đang chọn. Đi ̣nh dạng bằng Ribbon Hiệu chỉnh Flot Area • Chọn Plot Area Chart Tools Format Shape Styles chọn kiểu đi ̣nh dạng • Muốn phóng to/ thu nhỏ Plot Area Bấm chuột trái vào các nút Plot Area và kéo hƣớng vào Plot Area để thu nhỏ và hƣớng ra ngoài Plot Area để phóng to. Hiệu chỉnh tiêu đề đò thị, chú thích, tiêu đề trục hoành và trục tung,… Tùy theo kiểu đồ thi ̣đang xử lý mà Excel cho phép bạn hiệu chỉnh các loại tiêu đề của kiểu đồ thi ̣đó. • Để thêm tiêu đề chính cho đồ thi ̣vào : Chart Tools Layout Labels Chart Title lựa chọn kiểu từ danh sách • Để thêm tiêu đề cho trục hoành (hay trục tung ) vào Chart Tools Layout Labels Axis Titles lựa chọn kiểu từ danh sách
  • 175. Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 175 • Để thêm chú thích vào Chart Tools Layout Labels Legend lựa chọn kiểu từ danh sách • Để thêm nhãn dữ liệu vào Chart Tools Layout Labels Data Labels lựa chọn kiểu từ danh sách • Để thêm bảng dữ liệu vào Chart Tools Layout Labels Data Table lựa chọn kiểu từ danh sách. • Ngoài ra chúng ta có thể chèn các Text Box vào đồ thị Chart Tools Layout Insert Text Box. Hiệu chỉnh chú thích cho đồ thi ̣từ hộp thoại Data Source Hiệu chỉnh đường lướ i ngăng vằ dọc • Muốn thêm hay bỏ đƣờng lƣới trƣớc tiên bạn chọn Plot Area, rồi vào Chart Tools  Layout  Axes  Gridlines  chọn kiểu phù hợp từ danh sách. • Để hiệu chỉnh màu sắc , kiểu của đƣờng lƣới nào thì chọn nó và vào Chart Tools  Format  Shape Style  chọn kiểu và màu sắc theo nhu cầu.
  • 176. Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 176 Hiệu chỉnh cá c trục Muốn hiệu chỉnh thông số cho trục trên đồ thi ̣thì bạn hãy chọn trục  bấm chuột phải  chọn Format Axis… Sau đây là giải thích các thông số trong hộp thoại Format Axis. Hộp thoại Format Axis tùy theo giá tri ̣của trục mà bạn chọn Value Axis Hầu hết các đồ thi ̣trình bày giá tri ̣trên trục tung và phân nhóm trên trục hoành . Các bạn nên chọn thử để biết rõ hơn công dụng của các tùy chọn. • Minimum Xác đi ̣nh giá tri ̣nhỏ nhất trên trục (giá trị khởi đầu) o Auto Để Excel tự xác đi ̣nh o Fixed Qui đi ̣nh giá tri ̣nhỏ nhất cho trục • Maximum Xác định giá trị lớn nhất trên trục (giá trị kết thúc)
  • 177. Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 177 o Auto Để Excel tự xác đi ̣nh o Fixed Qui định giá trị nhỏ nhất cho trục • Major unit Xác định giá trị các khoảng chia chính trên trục. o Auto Để Excel tự xác đi ̣nh o Fixed Qui đi ̣nh giá tri ̣nhỏ nhất cho trục  Minor unit Xác định giá trị các khoảng chia phụ trên trục. o Auto Để Excel tự xác đi ̣nh o Fixed Qui đi ̣nh giá tri ̣nhỏ nhất cho trục  Values in reverse order Đảo thứ tự sắp xếp các giá tri ̣trên trục  Logarithmic scale Chuyển các giá tri ̣trên trục sang hệ logarith với cơ số do ta qui đi ̣nh tại Base (không thể dùng cho giá tri ̣âm hay bằng 0)  Display units Chọn đơn vi ̣hiển thi ̣trên trục.  Show display units label on chart Cho hiển thi ̣các nhãn đơn vi ̣trên đồ thi ̣  Major tick mark type Qui đi ̣nh cách hiển thi ̣ký hiệu phân cách chính trên đồ thi ̣. o None Không sử dụng o Inside Hiển thi ̣phía bên trong trục o Outside Hiển thi ̣phía bên ngoài trục o Cross Hiển thi ̣cắt ngang trục  Minor tick mark type Qui đi ̣nh cách hiển thi ̣ký hiệu phân cách phụtrên đồ thi ̣.  Axis labels Xác định cách hiển thị các nhãn trên trục o None Không sử dụng o High Hiển thi ̣phía bên phải trục o Low Hiển thi ̣phía bên trái trục o Next to Axis Hiển thi ̣kế bên trục (theo mặc đi ̣nh)  Horizontal axis crosses Các lựa chọn qui định cách mà trục tung cắt trục hoành (Đối với đồ thị 3-D đó chính là tùy chọn Floor crosses at)
  • 178. Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 178 o Automatic Do Excel tự xác đi ̣nh. o Axis value Xác định giá trị mà các trục sẽ giao nhau o Maximum axis value Hai trục sẽ giao nhau tại giá trị lớn nhất trên trục (tung) Category Axis  Interval between tick marks Xác định sự thể hiện các nhóm theo khoảng chia (có bao nhiêu nhóm trong một khoảng chia, thƣờng là một nhóm).  Interval between labels Xác định sự xuất hiện của nhãn theo khoảng chia o Automatic Excel tự xác đi ̣nh (thƣờng là 1) o Specify interval unit Xác định nhãn sẽ xuất hiện sau bao nhiêu khoảng chia trên trục.  Categories in reverse order Các nhóm thể hiện theo thứ tự ngƣợc lại  Label distance from axis Xác định khoảng cách của nhãn so với trục  Axis Type Xác định loại trục sử dụng nhƣ Automatic, Text axis hoặc Date axis  Major tick mark type Qui đi ̣nh cách hiển thi ̣ký hiệu phân cách chính trên đồ thi ̣. Minor tick mark type Qui đi ̣nh cách hiển thi ̣ký hiệu phân cách phụtrên đồ thi ̣.  Axis labels Xác định cách hiển thị các nhãn trên trục  Vertical axis crosses Các lựa chọn qui định cách mà trục tung cắt trục tung o Automatic Do Excel tự xác đi ̣nh. o At category number Xác định số nhóm mà tại đó các trục sẽ giao nhau o At maximum category Hai trục sẽ giao nhau tại giá tri ̣lớn nhất trên trục  Position Axis Qui đi ̣nh cách hiển thi ̣của các nhóm và nhãn trên trục (Dùng cho đồ thi ̣ 2-D area, column, và line). o On tick marks Hiện ngay ký hiệu phân cách o Between tick marks Hiện giữa các ký hiệu phân cách Time Scale Axis  Minimum Xác định giá trị (ngày) nhỏ nhất trên trục (ngày bắt đầu)  Maximum Xác định giá trị (ngày) lớn nhất trên trục (ngày kết thúc)
  • 179. Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 179  Major unit Xác định khoảng chia chính trên trục (đơn vi ̣là ngày, tháng hay năm)  Minor unit Xác định khoảng chia phụ trên trục (đơn vi ̣là ngày, tháng hay năm)  Base Unit Xác định đơn vị tính cho trục  Dates in reverse order Hiển thi ̣theo thứ tự ngƣợc lại trên trục  Axis Type Xác định loại trục sử dụng nhƣ Automatic, Text axis hoặc Date axis  Major tick mark type Qui đi ̣nh cách hiển thi ̣ký hiệu phân cách chính trên đồ thi ̣.  Minor tick mark type Qui đi ̣nh cách hiển thi ̣ký hiệu phân cách phụtrên đồ thi ̣.  Axis labels Xác định cách hiển thị các nhãn trên trục  Vertical Axis crosses Các lựa chọn qui định cách trục tung giao với trục hoành o Between dates Do Excel tự xác đi ̣nh o At date Giao nhau tại ngày do bạn nhập vào o At maximum date Giao nhau tại ngày lớn nhất (gần đây nhất) trên trục  Position Axis Qui đi ̣nh cách hiển thi ̣của các nhóm và nhãn trên trục (Dùng cho đồ thi ̣ 2-D area, column, và line). o On tick marks Hiện ngay ký hiệu phân cách o Between tick marks Hiện giữa các ký hiệu phân cách d. Các thăo tác với chuỗi số liệu trong đồ thị Xóă bớ t một chuỗi số liệu khỏi đò thị  Chọn chuỗi số liệu trên đồ thi ̣(Ví dụ: chọn đƣờng cung)  Bấm phím Delete trên bàn phím để xót chuỗi khỏi đồ thi ̣
  • 180. Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 180 Minh họa xóa chuỗi đƣờng cung khỏi đồ thi ̣ Thêm chuỗi mớ i vằo đò thị  Chọn đồ thi ̣cần thêm chuỗi mới vào.  Chart Tools  Design  Data  Select Data. Hộp thoại Select Data Source xuất hiện.  Bấm nút Add, hộp thoại Edit Series xuất hiện  Đặt tên cho chuỗi mới tại Series Name (bằng tham chiếu hoặc nhập trực tiếp tên vào từ bàn phím) và chọn vùng chứa dữ liệu tại Series Values  Ngoài ra ta có thể thêm nhanh chuỗi mới vào đồ thi ̣bằng cách chép (Ctrl+C) dữ liệu của nó vào bộ nhớ, sau đó chọn đồ thi ̣và dán (Ctrl+V) vào đồ thị.
  • 181. Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 181 Minh họa thêm chuỗi dữ liệu của tháng 3/2008 vào đồ thị Thăy đổi chuỗi số liệu Cũng với ví dụtrên nhƣng ta muốn chỉ vẽ cho 2 sản phẩm Giày và Dép  Chọn đồ thi ̣cần chỉnh sửa  Chart Tools  Design  Data  Select Data. Hộp thoại Select Data Source xuất hiện.  Chọn chuỗi cần chỉnh sửa, bấm nút Edit, hộp thoại Edit Series xuất hiện  Chọn lại vùng dữ liệu mới tại Series Values. Làm tƣơng tự cho các chuỗi số liệu khác.
  • 182. Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 182 Minh họa thay đổi chuỗi số liệu Ngoài ra chúng ta có thể sử dụng hàm Series cho đồ thị . Cú pháp nhƣ sau : = Series(series_name, category_labels, values, order, sizes) Trong đó:  Series_name: (tùy chọn) tham chiếu đến ô chứa tên chuỗi , bạn có thể nhập văn bản trực tiếp vào nhớ đặt trong cặp nháy kép.  Category_labels: (tùy chọn) tham chiếu đến vùng chứa các nhãn cho các nhóm số liệu trên trục, nếu bỏ trống Excel tự đánh số các nhóm bắ t đầu là số 1. Có thể nhập trực tiếp các nhãn vào Tab cách nhau bằng dấu phẩy và đặt trong cặp ngoặc móc {}.  Values: (bắt buộc) tham chiếu đến vùng chứa số liệu của các chuỗi cần vẽ.  Order: (bắt buộc) Là số nguyên qui định thứ tự vẽ của c ác chuỗi (nếu đồ thi ̣có nhiều hơn 1 chuỗi)  Sizes: (chỉ dùng cho đồ thi ̣bong bóng – Bubble chart) Tham chiếu đến vùng chứa dữ liệu về kích thƣớc của bong bóng trong đồ thi ̣kiểu Bubble (sử dụng trong phân tích tài chính ). Các giá trị có thể nhập trực tiếp Tab cách nhau bằng dấu phẩy và đặt trong cặp ngoặc móc {}.
  • 183. Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 183 Minh họa hàm Series của chuỗi số liệu tháng 3/2008 Thêm đường xu hướ ng vằo đò thị Khi vẽ các đồ thi ̣với dữ liệu theo thời gian chúng ta thƣờng vẽ thêm đƣờng xu hƣớng để biết đƣợc xu hƣớng trong tƣơng lai của tập dữ liệu . Một tập số liệu có thể có nhiều đƣờng xu hƣớng tùy theo cách phân tích của chúng ta. Để thêm đƣờng xu hƣớng bạn vào:  Chart Tools  Layout  Analysis  Trendline  chọn kiểu đƣờng xu hƣớng từ d anh sách hay vào More Trendline Options…
  • 184. Chương 5. Đồ thị trong Excel Trang 184 Minh họa thêm đƣờng xu hƣớng vào đồ thi ̣
  • 185. Chương 6. Định dạng trang và in bảng tính Trang 185 CHƯƠNG 6: ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN BẢNG TÍNH 6.1. Các chế độ hiển thị trang trong Excel Excel 2010 hỗ trợ mạnh hơn trong việc in ấn, với nhiều chế độ xem trực quan giúp bạn có thể thấy đƣợc kết quả in ngay trên màn hình. Có 3 chế độ hiển thị là Nornal View, Page Layout View và Page Break Preview. Để truy cập các chế độ xem vào nhóm View chọn Workbook Views chọn kiểu xem.  Normal View: Đây là chế độ bạn sử dụng thƣờng xuyên trong quá trình nhập liệu, tính toán,… trên bảng tính và là chế độ mặc định của Excel.  Page Layout View: Là chế độ xem trƣớc khi in, trong chế độ này bạn vẫn có thể tính toán và nhập liệu.  Page Break Preview: Hiển thị bảng tính Excel với các dấu phân trang, tại đây bạn có thể chia lại trang bằng cách kéo thả các đƣờng chia cách trang. 6.2. Thiết lập thông số cho trang in Tất cả các tùy chọn thiết lập thông số trang in có tại nhóm Page Layout  nhóm Page Setup (Margins: tùy chọn lề trang, Orientation: chiều trang ngang hay dọc, Size: tùy chọn khổ giấy, Print Area: tùy chọn vùng in, Breaks: tùy chọn ngắt trang, Background: chèn hình nền, Print Titles: tùy chọn in tiêu đề lặp lại trên mỗi trang,…). Bạn có thể thiết lập các thông số tại đây hoặc vào hộp thoại Page Setup để điều chỉnh. Để vào hộp thoại Page Setup bạn vào nhóm Page Layout  đến nhóm Page Setup  bấm vào nút
  • 186. Chương 6. Định dạng trang và in bảng tính Trang 186
  • 187. Chương 6. Định dạng trang và in bảng tính Trang 187 Chiều trang in (Orientation) 1. Ribbon  Page Layout  Page Setup  Orientation  chọn Portrait (trang dọc)/ chọn Landscape (trang ngang) 2. Trong hộp thoại Page Setup  chọn tab Page  Orientation  chọn chiều trang in Portrait / Landscape Khổ giấy (Size) 1. Ribbon  Page Layout  Page Setup  Size  chọn khổ giấy 2. Trong hộp thoại Page Setup  chọn tab Page  Page size  chọn giấy Căn lề giấy (Margins) 1. Ribbon  Page Layout  Page Setup  Margins  chọn kiểu cách lề 2. Trong hộp thoại Page Setup  chọn tab Margins  nhập các giá trị vào Top (lề trên), Bottom (lề dƣới), Left (lề trái), Right (lề phải), Header (lề tiêu đề đầu trang), Footer (lề tiêu đề chân trang). Ngoài ra còn có tùy chọn canh giữa: Horizontally (căn giữa trang theo chiều ngang) và Vertically (căn giữa trang theo chiều dọc) Chọn vùng in (Set Print Area) Quét chọn vùng cần in, vào Ribbon  Page Layout  Page Setup  Print Area  Set Print Area. Ngắt trang (Page Break)  Chèn ngắt trang ngang: Di chuyển ô hiện hành đến nơi sẽ chèn ngắt trang tại cột A, sau đó vào Ribbon  Page Layout  Page Setup Breaks  Insert Page Break. (Nếu không để ở cột A sẽ ngắt trang theo chiều ngang và dọc)  Bỏ từng dấu ngắt trang: Di chuyển ô hiện hành đến ô nằm ngay dƣới dấu, sau đó vào Ribbon  Page Layout  Page Setup Breaks  Remove Page Break.  Bỏ tất cả đánh dấu ngắt trang: Ribbon  Page Layout  Page Setup Breaks  Reset All Page Breaks. Thêm hình nền (Background) Vào Ribbon  Page Layout  Page Setup Background  chọn hình lƣu trữ trên máy  bấm nút Insert In tiêu đề dòng và cột (Row and column headers)
  • 188. Chương 6. Định dạng trang và in bảng tính Trang 188 Vào Ribbon  Page Layout  Sheet Options Headings  chọn Print In tiêu đề cột và dòng lặp lại ở các trang B1. Vào Ribbon  Page Layout  Page Setup Print Title B2. Tại ô Rows to repeat at top ta quét chọn dòng số 1 vào  $1:$1 B3. Tại ô Columns to repeat at left ta quét chọn cột A  $A:$A B4. Bấm OK hoàn tất. Hình minh họa chọn in lặp lại các tiêu đề dòng 1 và cột A Điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ trang in Trong một số trƣờng hợp ta cần in nén hay phóng to nội dung vào một số trang nhất định khi đó ta dùng Ribbon  Page Layout  Scale To Fit  Scale. Ta có thể thu nhỏ tài liệu đến 10% và phóng to tới 400%. Ngoài ra ta có thể ép Excel in tài liệu ra với số trang ta qui định tại Ribbon  Page Layout  Scale To Fit  Width và Ribbon  Page Layout  Scale To Fit  Height. In đường lưới của các ô
  • 189. Chương 6. Định dạng trang và in bảng tính Trang 189 Để in đƣờng lƣới kẻ các ô trong bảng tính ta chọn Ribbon  Page Layout  Sheet Options  Gridline  Print. Thêm thông tin vào đầu trang và chân trang (Header và Footer) Header chứa các thông tin xuất hiện ở đầu mỗi trang và Footer chứa các thông tin xuất hiện ở cuối mỗi trang. Các phiên bản trƣớc ta dùng tab Hearder/ Footer trong hộp thoại Page Setup để thêm Header và Footer nhƣng phiên bản này làm bằng một cách khác dễ dàng và trực quan hơn, đặc biệt có thể chèn hình vào. Vào Ribbon  View  chuyển sang chế độ xem Page Layout  Tiến hành thêm Header và Footer vào. Lưu ý bạn phải bấm chuột vào vùng Header hoặc Footer thì nhóm lệnh Design mới hiện ra. Các nút lệnh trong thanh Design Các mã lệnh và nút lệnh trong Header và Footer Nút lệnh Mã lệnh Chức năng &[Page] Hiển thị số trang tài liệu &[Pages] Hiển thị tổng số trang đƣợc in &[Date] Hiển thị ngày hiện tại &[Time] Hiển thị giờ hiện tại &[Path]&[File] Hiển thị đƣờng dẫn đầy đủ đến nơi lƣu tê ̣p và Tên tê ̣p &[File] Hiển thị tên tê ̣p &[Tab] Hiển thị tên trang tính
  • 190. Chương 6. Định dạng trang và in bảng tính Trang 190 Không có Chèn hình lựa chọn vào. Bạn phải tìm đến hình cần chèn vào trong hộp thoại Insert Picture, chọn hình và bấm nút Insert. Không có Thiết lập các thông cố cho hình chèn vào. Do Excel dùng ký hiệu & để bắt đầu mã lệnh, do vậy trong trƣờng hợp đoạn văn bản trong Header và Footer cần dùng ký hiệu & thì bạn hãy nhập ký hiệu này 2 lần &&. Ví dụ bạn muốn nhập ―Công thức & Hàm‖ vào Header thì hãy nhập ―Công thức && Hàm‖. Các lựa chọn khác của Header và Footer:  Different First Page: Nếu chọn thì bạn có thể thiết lập thông tin khác vào header/ footer của trang đầu tiên so với header/ footer của các trang còn lại trong tài liệu.  Different Odd & Even Pages: Nếu chọn, thì bạn có thể đặt header/ footer khác nhau cho các trang chẵn và các trang lẻ.  Scale With Document: Nếu chọn, kích thƣớc chữ của header/ footer sẽ tăng giảm theo tài liệu khi tài liệu sử dụng chức năng in có điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ.  Align With Page Margins: Nếu chọn, lề trái và lề phải của header/ footer canh đều với lề trái và lề phải của tài liệu. 6.3. Thiết lập thông số hộp thoại Print Để gọi hộp thoại Print, bạn chọn nút Office  chọn Print hay bấm tổ hợp phím <Ctrl+P>. Dùng hộp thoại này để chọn máy in, chọn trang cần in, chọn số lƣợng bản sao và một số tùy chọn khác.
  • 191. Chương 6. Định dạng trang và in bảng tính Trang 191  Selection: Chỉ in vùng đang chọn trƣớc bấm lệnh Office  Print  Active sheet(s): Chỉ in trang tính hiện hành hay các trang tính đang chọn.  Entire workbook: In toàn bộ sổ làm viê ̣c  Table: Chỉ có tác dụng khi ô hiện hành đang trong một bảng, nếu chọn thì chỉ in bảng này.  Ignore print areas: Khi chọn, Excel sẽ bỏ qua tất cả các thiết lập vùng in đã thực hiện.
  • 192. Chương 6. Định dạng trang và in bảng tính Trang 192 6.4. Các lưu ý khác Ngăn không cho in một số vùng Trong một số trƣờng hợp, dữ liệu có các thông tin nhạy cảm mà bạn không muốn in ra. Khi đó bạn làm theo các cách sau. Ẩn các dòng hay cột chứa thông tin đó. Home Cells  Format  Chọn lệnh ẩn.  Tô màu chữ giống với màu nền của các ô.  Vẽ hình đè lên vùng dữ liệu nhạy cảm. Ngăn không cho in các đối tượng Một số đối tƣợng trên bảng tính nhƣ đồ thị, hình vẽ, SmartArt mà bạn không muốn in thì làm nhƣ sau: B1. Bấm phải chuột lên đối tƣợng và chọn Size and Properties. B2. Chọn tab Properties trong hộp thoại B3. Bỏ lựa chọn tại Print Object.
  • 193. Chương 7 . Làm việc với Macro, Templates Trang 193 CHƯƠNG 7: LÀM VIỆC VỚI MACRO, TEMPLATES 7.1 Macro Macros là các tính năng cao cấp, có thể làm tăng tốc độ chỉnh sửa hay định dạng mà bạn có thể thực hiện thƣờng xuyên trong một bảng tính Excel. Chúng ghi lại những hành động mà bạn đã chọn ở menu để cho một chuỗi các hành động đó có thể đƣợc hoàn thành trong một bƣớc. Ghi một Macro Để ghi một Macro: • Bấm tab View trên vùng Ribbon • Bấm Macros • Bấm Record Macro • Nhập tên cho Marco (không chứa dấu cách) • Nhập một phím tắt • Nhập vào mục Description để giải thích hay mô tả
  • 194. Chương 7 . Làm việc với Macro, Templates Trang 194 Để thực hiện Macro: • Bấm Macro • Bấm Stop Recording Thực thi Macro Để thực thi một Macro từ phím tắt, chỉ cần ấn vào phím mà bạn đã chọn để chạy Macro. Hoặc bạn có thể xem tất cả các Macro và thực thi bằng cách: • Bấm Macros • Bấm View Macros • Chọn một Macro và bấm Run
  • 195. Chương 7 . Làm việc với Macro, Templates Trang 195
  • 196. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 196 CHƯƠNG 8: PHÍM TẮT VÀ THỦ THUẬT 8.1 Phím Tắt a. Truy cập Ribbon bằng bàn phím Mới nhìn qua giao diện Excel chúng ta có thể tƣởng rằng phải sử dụng Ribbon bằng chuột không thể dùng tổ hợp <ALT+ký tự đại diện> vì không có các ký gạch chân nhƣ các phiên bản trƣớc. Tuy nhiên thanh Ribbon vẫn có thể truy cập bằng bàn phím. Khi muốn truy cập đến các nhóm lệnh trên thanh Ribbon nhƣ Home, Insert, … ta bấm phím ALT một lần (không cần giữ phím ALT). Các ký tự đại diện cho các nhóm lệnh sẽ hiện lên, bạn chỉ cần bấm phím trên bàn phím tƣơng ứng ký tự đại diện cần truy cập. Ngoài ra bạn cũng có thể dùng các phím để di chuyển trong thanh Ribbon. Để biết ký tự đại diện cho các nút lệnh, bạn hãy bấm tổ hợp phím <ALT + ký tự đại diện của nhóm lệnh>. Ví dụ nhóm lệnh Page Layout (ký tự đại diện là P) <ALT+P>. Khi muốn thực hiện một lệnh nào đó trên thanh Ribbon thì ta di chuyển () đến lệnh đó và bấm phím Enter hay dùng <ALT + Ký tự đại diện cho nút lệnh>. Khi muốn trở lại vùng làm việc trên bảng tính, ta bấm phím ALT một lần hoặc bấm phím ESC. b. Phím tắt Đôi lúc con chuột của máy tính hơi ―dở chứng‖ và việc ―quẳng‖ nó đi nhiều khi lại là biện pháp hay nhất. Nếu gặp trƣờng hợp nhƣ thế thì danh sách phím tắt dƣới đây thật sự cần thiết cho bạn và cho cả những ai còn con chuột nhƣng muốn thao tác nhanh hơn: Phím tắt Ý nghĩa Enter Cài dữ liệu vào ô, di chuyển xuống dƣới ESC Bỏ qua dữ liệu đang thay đổi
  • 197. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 197 Phím tắt Ý nghĩa F4 hay Ctrl+Y Lặp lại thao tác vừa làm Alt+Enter Bắt đầu dòng mới trong ô Backspace Xóa ký tự bên trái hoặc vùng chọn Delete Xóa ký tự bên phải hoặc vùng chọn Ctrl+Delete Xoá tất cả chữ trong một dòng Phím mũi tên Di chuyển lên xuống hoặc qua lại một ký tự Home Chuyển về đầu dòng Ctrl+D Chép dữ liệu từ ô trên xuống ô dƣới Ctrl+R Chép dữ liệu từ bên trái qua phải Shift+Enter Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển lên trên trong vùng chọn Tab Ghi dữ liệu vào ô vào di chƣyển qua phải vùng chọn Shift+Tab Ghi dữ liệu vào ô vào di chƣyển qua trái vùng chọn = Bắt đầu một công thức F2 Hiệu chỉnh dữ liệu trong ô Backspace Xoá ký tự bên trái trong ô đang hiệu chỉnh Ctrl+F3 Đặt tên cho vùng chọn F3 Dán một tên đã đặt trong công thức F9 Cập nhật tính toán các Trang tính trong Sổ làm viê ̣c đang mở Shift+F9 Cập nhật tính toán trong trang tính hiện hành Alt+= Chèn công thức AutoSum
  • 198. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 198 Phím tắt Ý nghĩa Ctrl+; Cập nhật ngày tháng Ctrl+Shift+: Nhập thời gian Ctrl+K Chèn một Hyperlink Ctrl+Shift+‖ Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành Ctrl+’ Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành Ctrl+A Hiển thị Formula Palette sau khi bấm một tên hàm vào công thức Ctrl+Shift+A Chèn dấu ( ) và các đối số của hàm sau khi nhập tên hàm vào công thức Định dạng dữ liệu Phím tắt Ý nghĩa Ctrl+1 Hiển thị lệnh Cell trong menu Format Ctrl+Shift+~ Định dạng số kiểu General Ctrl+Shift+$ Định dạng số kiểu Curency với hai chữ số thập phân Ctrl+Shift+% Định dạng số kiểu Percentage (không có chữ số thập phân) Ctrl+Shift+^ Định dạng số kiểu Exponential với hai chữ số thập phân Ctrl+Shift+# Định dạng kiểu Data cho ngày, tháng, năm Ctrl+Shift+? Định dạng kiểu Numer với hai chữ số thập phân Ctrl+Shift+& Thêm đƣờng viền ngoài Ctrl+Shift+ - Bỏ đƣờng viền Ctrl+B Bật tắt chế độ đậm, không đậm Ctrl+I Bật tắt chế độ nghiêng, không nghiêng Ctrl+U Bật tắt chế độ gạch dƣới
  • 199. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 199 Phím tắt Ý nghĩa Ctrl+5 Bật tắt chế độ gạch giữa không gạch giữa Ctrl+9 Ẩn dòng Ctrl+Shift+( Hiển thị dòng ẩn 8.2 Thủ thuật Dịch số tiền về chữ (Chuyển số thành chữ) Bước 1. Mở tê ̣p cần chuyển >> Bấm tổ hợp phím Alt + F11 để mở trình soạn thảo VBA của Excell Bước 2. Bấm chuột phải lên VBA Project >> Insert >> Module >> và dán đoạn mã bên dƣới vào cửa sổ của Module mới chèn Function ConvertCurrencyToVietnamese(ByVal MyNumber) Dim Temp Dim Dollars, Cents Dim DecimalPlace, Count ReDim Place(9) As String Place(2) = " Nghin " Place(3) = " Trieu " Place(4) = " Ty " Place(5) = " Ngan ty " ' Convert MyNumber to a string, trimming extra spaces. MyNumber = Trim(Str(MyNumber)) ' Find decimal place. DecimalPlace = InStr(MyNumber, ".") ' If we find decimal place… If DecimalPlace > 0 Then
  • 200. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 200 ' Convert cents Temp = Left(Mid(MyNumber, DecimalPlace + 1) & "00", 2) Cents = ConvertTens(Temp) ' Strip off cents from remainder to convert. MyNumber = Trim(Left(MyNumber, DecimalPlace - 1)) End If Count = 1 Do While MyNumber <> "" ' Convert last 3 digits of MyNumber to English dollars. Temp = ConvertHundreds(Right(MyNumber, 3)) If Temp <> "" Then Dollars = Temp & Place(Count) & Dollars If Len(MyNumber) > 3 Then ' Remove last 3 converted digits from MyNumber. MyNumber = Left(MyNumber, Len(MyNumber) - 3) Else MyNumber = "" End If Count = Count + 1 Loop ' Clean up dollars. Select Case Dollars Case "" Dollars = "khong Nghin" Case "One" Dollars = "Mot Nghin" Case Else Dollars = Dollars & " Nghin"
  • 201. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 201 End Select ' Clean up cents. Select Case Cents Case "" Cents = " va khong Dong" Case "One" Cents = " va mot Dong" Case Else Cents = " va " & Cents & " Dong" End Select ConvertCurrencyToVietnamese = Dollars & Cents End Function Private Function ConvertHundreds(ByVal MyNumber) Dim Result As String ' Exit if there is nothing to convert. If Val(MyNumber) = 0 Then Exit Function ' Append leading zeros to number. MyNumber = Right("000" & MyNumber, 3) ' Do we have a hundreds place digit to convert? If Left(MyNumber, 1) <> "0" Then Result = ConvertDigit(Left(MyNumber, 1)) & " Tram " End If ' Do we have a tens place digit to convert? If Mid(MyNumber, 2, 1) <> "0" Then Result = Result & ConvertTens(Mid(MyNumber, 2)) Else ' If not, then convert the ones place digit.
  • 202. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 202 Result = Result & ConvertDigit(Mid(MyNumber, 3)) End If ConvertHundreds = Trim(Result) End Function Private Function ConvertTens(ByVal MyTens) Dim Result As String ' Is value between 10 and 19? If Val(Left(MyTens, 1)) = 1 Then Select Case Val(MyTens) Case 10: Result = "Muoi" Case 11: Result = "Muoi mot" Case 12: Result = "Muoi hai" Case 13: Result = "Muoi ba" Case 14: Result = "Muoi bon" Case 15: Result = "Muoi lam" Case 16: Result = "Moi sau" Case 17: Result = "Muoi bay" Case 18: Result = "Muoi tam" Case 19: Result = "Muoi chin" Case Else End Select Else ' .. otherwise it’s between 20 and 99. Select Case Val(Left(MyTens, 1)) Case 2: Result = "Hai muoi " Case 3: Result = "Ba muoi " Case 4: Result = "Bon muoi "
  • 203. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 203 Case 5: Result = "Nam muoi " Case 6: Result = "Sau muoi " Case 7: Result = "Bay muoi " Case 8: Result = "Tam muoi " Case 9: Result = "Chin muoi " Case Else End Select ' Convert ones place digit. Result = Result & ConvertDigit(Right(MyTens, 1)) End If ConvertTens = Result End Function Private Function ConvertDigit(ByVal MyDigit) Select Case Val(MyDigit) Case 1: ConvertDigit = "Mot" Case 2: ConvertDigit = "Hai" Case 3: ConvertDigit = "Ba" Case 4: ConvertDigit = "Bon" Case 5: ConvertDigit = "Nam" Case 6: ConvertDigit = "Sau" Case 7: ConvertDigit = "Bay" Case 8: ConvertDigit = "Tam" Case 9: ConvertDigit = "Chin" Case Else: ConvertDigit = "" End Select End Function Bước 3. Bấm phím Alt + F11 một lần nữa và bấm Ctrl + S để save lại toàn bộ tài liệu.
  • 204. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 204 Bước 4. Đến đây, bạn có thể sử dụng công thức =ConvertCurrencyToVietnamese(B3) để chuyển đổi tiền tệ từ số về chữ (với B3 là số tiền bằng chữ số) Ví dụ: B3 có giá trị là: 123456 thì kết quả =ConvertCurrencyToVietnamese(B3) trả về là Mot Tram Hai muoi Ba Nghin Bon Tram Nam muoi Sau Nghin va khong Dong Giấu bảng tính Excel chuyên nghiệp Trong công việc văn phòng, nếu bạn cần giấu một bảng tính trong tài liệu Excel mà không muốn ngƣời khác dùng lệnh Format > Sheet > Unhide để xem bảng tính, mà theo cách thông thƣờng khi bạn dùng lệnh Format > Sheet > Hide để giấu các bảng tính (nếu không đƣợc bảo vệ bằng mật khẩu) thì chỉ cần ngƣời không chuyên thôi cũng đã có thể dùng lệnh Format > Sheet > UnHide để làm cho nó hiện ra bảng tính rồi. Nhƣng khi bạn áp dụng thủ thuật này thì bảng tính của bạn sẽ đƣợc an toàn hơn rất nhiều và đây cũng là một "phƣơng án" mới để các bạn đọc tham khảo và có thêm đƣợc nhiều sự lựa chọn trong công việc của mình cách thực hiện nhƣ sau: Trong bảng tính cần đƣợc bảo mật, bạn hãy bấm ALT+F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic ra. Trong cửa sổ Project - VBA Project, bấm đúp vào VBA Project, tiếp tục bấm đúp vào Microsoft Excel Objects để mở các bảng tính trong tài liệu sau đó rồi chọn bảng tính mà bạn muốn giấu -> rồi bấm F4. Trong tùy chọn Visible bạn nhắp vào dấu tam giác chọn 2- xlSheetVeryHidden, cuối cùng đóng Microsoft Visual Basic này lại và xem kết quả thế nào Khi nào muốn bảng tính hiện ra trở lại, thì bạn chỉ cần thực hiện lại các thao tác trên và chọn -1-xlSheetVisible là đƣợc.
  • 205. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 205 1. Khóa và bảo vệ những ô có chứa công thức Chiêu này giúp bạn cho phép người khác thay đổi các ô có chứa dữ liệu, nhưng cấm họ thay đổi các ô chứa công thức. Bạn cũng có thể bảo vệ các ô có chứa công thức mà không cần phải bảo vệ toàn bộ trang tính của bạn. Khi tạo một bảng tính, thƣờng chúng ta sẽ phải dùng đến một số công thức, và khi chia sẻ bảng tính cho mọi ngƣời, có thể bạn muốn rằng, không ai có thể can thiệp (xóa, sửa...) vào những ô có chứa công thức. Cách dễ nhất là cũng phổ biến nhất là Protect (bảo vệ) bảng tính. Tuy nhiên, Protect bảng tính không chỉ ngăn không cho can thiệp vào các ô chứa công thức, mà nó không cho can thiệp vào tất cả, nghĩa là không ai có thể làm gì bảng tính của bạn. Đôi khi, bạn lại không muốn nhƣ vậy, bạn chỉ muốn bảo vệ các ô chứa công thức thôi, còn những ô chứa dữ liệu thì không. Có ba giải pháp để thực hiện điều này: Khóa những ô chứa công thức, sử dụng chức năng Data-validation cho các ô chứa công thức, và tự động bật tắt chức năng bảo vệ. Khóa các ô chứa công thức Theo mặc định, tất cả các ô trong bảng tính đều đƣợc khóa (locked), tuy nhiên, nó chẳng có tác dụng gì trừ khi bạn áp dụng lệnh Protect bảng tính. Đây là cách dễ nhất để áp dụng lệnh Protect cho bảng tính, nhƣng chỉ những ô chứa công thức thì mới bị khóa, và đƣợc bảo vệ: Chọn toàn bộ bảng tính, bằng cách bấm Ctrl+A, hoặc bấm vào cái ô vuông nằm ở giao điểm của cột A và hàng 1. Rồi bấm nút chuột phải và chọn Format Cells, rồi trong tab Protection, bỏ đánh dấu ở tùy chọn Locked, rồi bấm OK:
  • 206. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 206 Mở khóa (Unlock) toàn bộ bảng tính bằng cách bỏ tùy chọn Locked Sau đó, bạn chọn đại một ô nào đó, chọn Home ➝ Find & Select ➝ Go To Special; hoặc bấm Ctrl+G hay F5 rồi bấm vào nút Special.... Hộp thoại sau đây sẽ mở ra: Dùng hộp thoại Go To Special để chọn các ô có chứa công thức Trong hộp thoại đó, bạn bấm vào tùy chọn Formulas, và nếu cần thiết thì chọn hoặc không chọn thêm 4 ô nhỏ ở dƣới (liệt kê các loại công thức, mặc định thì cả 4 ô này đều đƣợc chọn),
  • 207. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 207 và bấm OK. Sau đó, bạn mở lại hộp thoại Format Cells đã nói ở trên, nhƣng lần này thì bạn đánh dấu vào tùy chọn Locked, và nếu bạn thích ẩn luôn công thức (không cho thấy) thì đánh dấu vào tùy chọn Hidden, bấm OK. Việc cuối cùng là Protect bảng tính: Chọn Home trên Ribbon, bấm vào Format trong nhóm Cells, rồi bấm vào Protect Sheet...; hoặc chọn Review trên Ribbon, rồi bấm vào Protect Sheet [E2003: Tools | Protection | Protect Worksheet]: Chọn Protect Sheet từ Home Chọn Protect Sheet từ Review Trong hộp thoại Protect Sheet, bỏ đánh dấu ở tùy chọn Select locked cells, chỉ cho phép Select unlocked cells (chọn những ô không khóa), và nhập vào một password, nếu cần thiết:
  • 208. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 208 Bỏ tùy chọn Select locked cells trong hộp thoại Protect Sheet Vậy là xong. Từ bây giờ, những ô chứa công thức của bạn sẽ đƣợc bảo vệ, có thể không xem thấy đƣợc nếu bạn đã chọn Hidden, bạn không lo những công thức này bị can thiệp nữa. Sử dụng Data-validation Sử dụng Data-validation, chỉ là đơn giản không cho ghi đè vào những ô có chứa công thức, nghĩa là không cho sửa công thức. Tuy nhiên, phƣơng pháp này chỉ phòng ngừa cho chính bạn, nghĩa là tránh việc táy máy sửa lại cái gì đó trong những ô chứa công thức, chứ thật ra, mặc dù đã đƣợc "Validation", bạn vẫn có thể xóa công thức, hoặc dán vào những ô đó bất kỳ dữ liệu nào bạn thích... Nói chung nó không bảo vệ đƣợc gì nhiều. Nhƣng cũng xin nói sơ qua về phƣơng pháp này: Để thực hiện, bạn hãy chọn những ô chứa ô công thức bằng chức năng Go To Specials mà tôi đã nói ở trên. Rồi, với những ô chứa công thức đang đƣợc chọn, bạn gọi Data Validation từ menu Data trên Ribbon [E2003: Data | Validation]. Trong hộp thoại này, chọn tab Settings, chọn Custom cho khung Allow, và nhập công thức này: =" " vào khung Formula, rồi bấm OK, nhƣ hình sau:
  • 209. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 209 Sử dụng Data Validation để bảo vệ những ô chứa công thức Kể từ đây, mỗi khi bạn nhập bất kỳ thứ gì vào trong những ô chứa công thức, hoặc bạn muốn sửa lại công thức, sẽ có một cảnh báo xuất hiện, ngăn không cho bạn nhập vào. Xin nhắc lại, phƣơng pháp này không cấm việc xóa hẳn công thức, cũng nhƣ dán đè thứ gì đó vào những ô chứa công thức. Tự động bật tắt chức năng bảo vệ Phƣơng pháp này, sẽ tự động bật chức năng bảo vệ bảng tính (Protect) mỗi khi bạn chọn một ô đã đƣợc khóa (locked), nhƣng nó cũng sẽ tự động tắt chức năng bảo vệ khi bạn chọn một ô không bị khóa. Để bắt đầu, bạn hãy chắc chắn rằng những ô bạn muốn bảo vệ (ô chứa công thức) đã đƣợc khóa, còn những ô không cần bảo vệ thì không bị khóa, nhƣ tôi đã trình bày ở phƣơng pháp thứ nhất. Sau đó, bạn bấm Alt+F11, bấm vào Trang tính mà bạn muốn bảo vệ các ô đã khóa ở trong đó, rồi nhập vào trong khung soạn thảo đoạn code sau đây: Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) If Target.Locked = True Then Me.Protect Password:="Secret" Else Me.Unprotect Password:="Secret" End If
  • 210. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 210 End Sub Nếu không cần đến password, bạn không cần dùng đoạn Password:="Secret", hoặc nếu muốn Password là thứ gì khác, bạn sửa lại chữ Secret bằng cái bạn muốn. Nếu bạn lo rằng ngƣời ta có thể vào trong khung soạn thảo VBA để xem password, bạn có thể bảo vệ các code này (không cho xem) bằng cách chọn Tools ➝ VBAProject Properties, chọn tab Properties, chọn Lock Project for Viewing, và nhập vào một password. Tuy nhiên, phƣơng pháp này cũng không hoạt động hoàn hảo, mặc dù nó cũng giúp bạn đƣợc phần nào việc bảo vệ các công thức. Từ khóa Target đƣợc sử dụng trong đoạn code sẽ chỉ để tham chiếu đến ô đang "active" ngay tại thời điểm nó đƣợc chọn (xin nói thêm, cho dù bạn chọn một dãy, nhƣng trong dãy đó, chỉ có một ô "active" mà thôi, là ô đang có màu khác với những ô còn lại). Vì lý do này, nếu một ngƣời nào đó chọn một dãy các ô (với ô "active" không bị khóa), thì ngƣời đó có thể xóa toàn bộ dãy ô này, bởi vì khi đó thì chức năng Unprotect đã đƣợc tự động bật! Sử dụng Data-Validation khi danh sách nguồn nằm trong một Trang tính khác Sử dụng Data-Validation là một cách dễ nhất để áp dụng một quy tắc nhập liệu cho một dãy dữ liệu. Theo mặc định, Excel chỉ cho phép Data-Validation sử dụng những danh sách nguồn nằm trong cùng một Trang tính với dãy dữ liệu sẽ được áp dụng quy tắc này. Tuy nhiên, vẫn có cách để lách khỏi chuyện đó. Chiêu này sẽ giúp bạn làm cho Data-Validation có thể sử dụng những danh sách nguồn nằm trong một Trang tính khác. Cách thứ nhất là lợi dụng chính việc đặt tên cho một dãy của Excel, cách thứ hai là sử dụng một hàm để gọi ra danh sách đó. Cách 1: Sử dụng Name cho dãy nguồn Có lẽ cách nhanh nhất và dễ nhất để vƣợt qua rào cản Data-Validation của Excel là đặt tên cho dãy mà bạn sẽ dùng làm quy tắc nhập liệu. Để biết cách đặt tên cho dãy, bạn xem ở loạt bài này: Sử dụng tên cho dãy. Giả sử bạn đã đặt tên cho dãy sẽ dùng làm quy tắc nhập liệu là MyRange. Bạn chọn ô (hoặc dãy) trong bất kỳ Trang tính nào mà bạn muốn có một danh sách thả ra để nhập liệu, rồi trong menu Data trên Ribbon, bạn chọn Data Tools | Data Validation [E2003: Data | Validation]. Chọn List trong danh sách các Allow, và trong khung Source, bạn nhập vào =MyRange. Bấm
  • 211. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 211 OK. Bởi vì bạn đã sử dụng một Name để làm List, nên bạn có thể áp dụng Data-Validation này cho bất kỳ Trang tính nào. Cách 2: Sử dụng hàm INDIRECT Hàm INDIRECT() cho phép bạn tham chiếu đến ô chứa dữ liệu text đại diện cho một địa chỉ ô. Và rồi bạn có thể sử dụng ô đó nhƣ môt tham chiếu cục bộ, cho dù nó tham chiếu đến dữ liệu trong một Trang tính khác. Bạn có thể sử dụng tính năng này để tham chiếu đến nơi chứa dãy mà bạn sẽ dùng làm danh sách nguồn cho quy tắc Data-Validation. Giả sử, dãy chứa danh sách nguồn này nằm ở Sheet1, trong dãy $A$1:$A$8. Để tạo một Dala-Validation, bạn cũng làm những bƣớc nhƣ tôi đã nói ở cách 1, nhƣng thay vì gõ tên dãy vào trong Source, thì bạn nhập vào đó công thức: =INDIRECT("Sheet1!$A$1:$A$8"). Hãy chắc chắn rằng tùy chọn In-cell drop-down đang đƣợc kích hoạt, và bấm OK.
  • 212. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 212 Nếu tên Trang tính của bạn có chứa khoảng trắng, hoặc có dấu tiếng Việt, bạn phải đặt tên Trang tính trong một cặp nháy đơn ('). Ví dụ, giả sử tên Trang tính chứa danh sách nguồn là Sheet 1 (chứ không phải Sheet1), thì bạn sửa công thức trên lại nhƣ sau: =INDIRECT("'Sheet 1'!$A$1:$A$8"). Chỗ khác nhau so với công thức hồi nãy là có thêm một dấu nhấy đơn (') sau dấu nháy kép ("), và một dấu nháy đơn (') nữa trƣớc dấu chấm than (!). Xin mở một ngoặc đơn: Nếu nhƣ có thể đƣợc, khi gặp những tham chiếu đến tên Trang tính, bạn nên tập thói quen luôn luôn bỏ nó vào trong cặp dấu nháy đơn. Điều này, tuy chẳng có tác dụng gì với những tên trang tính nhƣ Sheet1, DMHH... nhƣng nó sẽ giúp bạn không bao giờ gặp lỗi, khi bạn hay đặt tên Trang tính có khoảng trắng, hay là có bỏ dấu tiếng Việt... Ưu điểm và Khuyết điểm của cả hai cách đã nêu trên Đặt tên cho dãy, và dùng hàm INDIRECT, đều có cái tiện lợi và cả cái bất tiện. Tiện lợi của việc đặt tên cho dãy, là việc bạn thay đổi tên Trang tính chẳng có ảnh hƣởng gì đến Data-Validation. Và đó chính là cái bất tiện của việc dùng INDIRECT, khi bạn đổi tên Trang tính, tên mới sẽ không tự động cập nhật trong công thức dùng INDIRECT, cho nên nếu vẫn muốn dùng công thức này, bạn phải mở Data-Validation ra và sửa lại tên Trang tính trong công thức. Tiện lợi của việc dùng INDIRECT, là dãy dùng làm danh sách nguồn của bạn luôn luôn nằm yên chỗ đã chọn (A1:A8 trong ví dụ trên chẳng hạn). Còn nếu bạn dùng Name, mà bạn lỡ tay xóa mất vài hàng (hoặc cột) ngay chỗ chứa Name, thì bạn phải điều chỉnh lại cho đúng...
  • 213. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 213 Điều khiển Conditional Formating bằng checkbox. Mặc dù Conditional Formating là 1 trong những chiêu mạnh của Excel, nhƣng muốn bật hay tắt nó bằng ribbon hay menu thì khá bực bội. Bây giờ ta biến hoá bằng cách điều khiển bằng 1 checkbox giống nhƣ 1 công tắc (hoặc 1 cái toggle Button càng giống hơn). Conditional Formating có từ đời Excel 97, gán định dạng cho những ô nào thỏa mãn 1 số điều kiện nào đó. Điều kiện có thể là 1 điều kiện về giá trị, nhƣng ta có thể tuỳ biến nhiều hơn khi dùng điều kiện là công thức, dựa vào đó ta có thể thay đổi định dạng cho những ô này, khi có sự thay đổi giá trị của ô khác. 1. Dùng 1 Checkbox hoặc 1 Toggle Button để xem và ẩn dữ liệu: Bạn muốn một vùng dữ liệu nào đó chỉ hiện ra lúc cần xem, xem xong thì ẩn đi. Trƣớc tiên bạn phải gán lên sheet 1 Checkbox hoặc 1 Toggle Button. Trong Excel 2010, vào tab Developer, bấm Insert trong Controls - chọn Checkbox hoặc Toggle Button trong Control Toolbox, trong Excel 2003 chọn trong view – Toolbar – Control Toolbox, vẽ lên sheet 1 cái. Trong hình, tôi làm thử 2 cái. ................. Bấm vào nút design, bấm chọn cái control bạn vừa vẽ, bấm thêm nút Property. Trong cửa sổ Property, sửa dòng Caption thành View/ Hide, sửa dòng Linked Cell thành $C$2. (cả 2010 và 2003 nhƣ nhau, cả checkbox và Toggle Button nhƣ nhau).
  • 214. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 214 Bây giờ khi bạn bấm chọn checkbox hoặc bấm nút Toggle, ô C2 sẽ lần lƣợt có các giá trị TRUE và FALSE. .................. Bây giờ giả sử vùng dữ liệu của bạn gồm 4 trƣờng, trong đó bạn chỉ muốn 3 trƣờng hiện thƣờng xuyên, còn trƣờng thứ 4 thì khi nào cần mới hiện ra để xem, không cần thì dấu đi. Bạn đánh dấu chọn vùng chứa trƣờng 4, trong 2010 bạn vào tab Home, Conditional Formating, New Rule, chọn tiếp ―use a formula to determine which cells to format‖, trong 2003 là Fornat - Conditional Formating - chọn tiếp ―Formula is‖. Trong ô kế bến, bạn gõ: = $C$2=FALSE.
  • 215. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 215 Bấm vào nút Format, định dạng phông chữ màu trắng. Bấm OK và OK. Bấm nút design 1 lần nữa để thoát ta khõi chế độ design Mode. Và bấm nút toggle hoặc bấm chọn cái checkbox xem kết quả.
  • 216. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 216 ............ Nếu bạn không thích thì định dạng ô C2 chữ trắng luôn, để khỏi thấy chữ TRUE, FALSE hiện lên. 2. Tắt mở định dạng màu cho ô: Dùng Conditional Formating nhằm tô màu ô theo điều kiện giúp ta dễ tìm đƣợc những ô có giá trị đặc biệt cho trƣớc. Excel 2010 có nhiều định dạng khác nhau cho giá trị số nằm trong khoảng cho trƣớc. Nhƣng biện pháp để mở tắt bằng checkbox là không có sẵn.
  • 217. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 217 Tƣơng tự nhƣ phần trên, ta tạo ra 1 checkbox hoặc 1 Toggle Button link tới ô $C$2. Nhƣng lần này ta đặt name cho nó là IsFill chẳng hạn. Ta cũng đặt name cho ô $A$2 là BeginNum và $B$2 là EndNum, với A2 là giới hạn dƣới thí dụ 100, và B2 là giới hạn trên thí dụ 1.000. Trong vùng dữ liệu B5:B16, ta muốn giá trị nào nằm trong khoảng BeginNum và EndNum sẽ đƣợc tô màu. Vậy dùng conditional Formating nhƣ trên, chọn vùng C8:C18, lần này công thức là: =AND($C8>=BeginNum,$C8<=EndNum,IsFill) Chọn cho nó 1 định dạng màu theo ý muốn. Kết quả: khi bấm button hoặc bấm checkbox thay đổi trạng thái thành True, các ô chứa số trong khoảng (100, 1.000) sẽ đƣợc tô màu, các ô còn lại không tô. Khi thay đổi thành False, các ô trở lại bình thƣờng. Đồng thời, vì bạn đặt công thức liên quan đến BeginNum và EndNum, nên khi thay đổi 2 số này, kết quả tô màu cũng thay đổi. .....
  • 218. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 218 ....... Bạn thấy đấy, nếu bạn chƣa xem bài này mà thấy 1 tê ̣p tƣơng tự của ngƣời khác, bạn có thể lầm tƣởng ngƣời ta sử dụng code của VBA. Đánh dấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting Khi một ô có chứa dữ liệu, bạn có thể muốn biết dữ liệu trong ô đơn thuần là dữ liệu nhập vào, hay dữ liệu là kết quả của 1 công thức. Bạn có thể chỉ cần bấm chọn ô đó và xem trên thanh công thức. Bạn cũng có thể dùng phím tắt Ctrl + ~ để chuyển qua lại giữa chế độ xem giá trị và xem công thức. Chiêu số 19 này sẽ giới thiệu với bạn 1 hàm tự tạo, kết hợp với Conditional Formatting để đánh dấu ô chứa công thức. Bằng cách này có thể giúp bạn tìm ra tất cả những ô chứa công thức trong số 10.000 ô mà không phải ngó từng ô một. Mặc dù bạn có thể dùng 1 hàm có sẵn của Macro4 trong Conditional Formatting, nhƣ sau: Trong hộp thoại Conditional Formatting, chọn công thức, gõ công thức này: = CELL(―type‖,A1). Nhƣng hạn chế của việc dùng hàm Cell() là công thức sẽ tự tính lại mỗi khi có sự thay đổi nhỏ xíu trong bảng tính. Vì Cell() là 1 hàm thuộc loại volatile. Khi Excel tính lại Cell() cho 10.000 ô nhƣ trên sẽ khiến cho bạn bực mình vì chờ đợi. Do đó bạn hãy dùng tuyệt chiêu sau đây, đơn giản, dễ làm và không phải hàm loại volatile:
  • 219. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 219 Bạn hãy bấm Alt – F11 để vào cửa sổ VBA, bấm chuột phải vào This Workbook để insert vào 1 module. Nhập đoạn code sau vào khung soạn thảo: Function IsFormula (CheckCells As Range) IsFormula = CheckCells.HasFormula End Function Do tính chất của Property HasFormula, hàm bạn mới tạo sẽ trả về các giá trị lý luận True, False. Nghĩa là khi bạn gõ vào ô bất kỳ công thức = IsFormula(A1) sẽ cho kết quả True nếu A1 chứa công thức và cho kết quả False nếu A1 chứa giá trị. Đóng cửa sổ VBA lại, trở về bảng tính. Bây giờ đánh dấu toàn bộ vùng dữ liệu của bạn (có thể chọn dƣ ra một số cột và dòng, phòng khi bạn cập nhật thêm dữ liệu) sao cho ô A1 là ô hiện hành. Bằng cách nhƣ chiêu số 18, bạn vào đƣợc chỗ cần thiết để gõ công thức trong hộp thoại Conditional Formatting, và gõ vào: =IsFormula(A1), sau đó định dạng tô màu hoặc đổi màu chữ cho khác những ô còn lại. Sau khi bấm OK bạn sẽ đƣợc kết quả là tất cả những ô chứa công thức sẽ đƣợc tô màu. Nếu bạn thêm hoặc thay đổi 1 ô, nếu ô đó trở thành công thức thì lập tức ô đó đổi màu. Đôi khi bạn không thấy kết quả, vì anh Bill lanh chanh và chậm hiểu, anh ta cho rằng công thức sử dụng hàm của bạn là 1 text nên ảnh tự sửa thành: =‖IsFormula(A1)‖. Vậy bạn phải vào chỗ cũ sửa lại. Bây giờ mỗi khi bạn sửa hoặc thêm 1 ô trở thành công thức, ô đó sẽ có màu. ngƣợc lại, nếu bạn sửa 1 công thức thành giá trị hoặc thêm giá trị vào 1 ô, ô đó sẽ không có màu. Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn. Khi nhập dữ liệu hay khi sao chép và dán dữ liệu từ nguồn khác vào Excel thì các ký tự không mong muốn sẽ xuất hiện trong toàn bộ bảng tính của bạn. Sử dụng chiêu này bạn có thể khắc phục đƣợc những rắc rối khi gỡ bỏ các ký tự không mong muốn bằng tay. Chức năng thay thế (replace) trong Excel có thể giúp bạn gỡ bỏ các ký tự không mong muốn trong bảng tính, nhƣng phải qua một vài bƣớc phụ.
  • 220. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 220 Ví dụ nhƣ, bạn có thể thay thế những ký tự không mong muốn bằng chuỗi rỗng tựa nhƣ nó chƣa hề tồn tại. Muốn vậy bạn cần biết mã của từng ký tự mà bạn muốn gỡ bỏ. Tất cả các ký tự đều mang một mã riêng và Excel sẽ cho bạn biết nó là gì khi bạn sử dụng hàm CODE. Hàm CODE sẽ trả về một mã số cho ký tự đầu tiên trong một chuỗi. Mã này tƣơng đƣơng ký tự mà máy tính của bạn đã thiết lập. Để thực hiện điều này, chọn một trong các ô có chứa những ký tự không mong muốn. Từ thanh công thức, bôi đen ký tự và sao chép ký tự đó. Tiếp theo chọn ô trống bất kỳ (A1 chẳng hạn) và dán ký tự đó vào ô đã chọn (A1). Tại ô khác, nhập công thức sau: =CODE($A$1) Công thức này trả về mã của ký tự không mong muốn. Chọn toàn bộ dữ liệu của bạn, chọn Home ➝ Editing ➝ Find & Select ➝ Replace (với phiên bản trƣớc Excel 2010: chọn Edit ➝ Replace…), ở khung Find what: bấm phim Alt và gõ số 0 kèm theo code đã đƣa ra bởi công thức trên. Nếu mã số là 163 thì bấm Alt và bấm 0163. (Hoặc bạn có thể để con trỏ chuột tại ô có ký tự không mong muốn, sao chép ký tự đó và dán vào ô Find what cũng đƣợc) Bỏ trống khung Replace With và bấm Replace all. Việc làm này sẽ xóa bỏ tất cả những ký tự không mong muốn rất nhanh qua việc dò tìm mã ký tự. Lặp lại các bƣớc ở trên cho mỗi ký tự không mong muốn tiếp theo. Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực. Các giá trị số (number) trong Excel đƣợc mặc định căn lề phải và văn bản (text) thì căn lề trái. Do vậy, cách đơn giản để nhận biết các giá trị số và văn bản trong một cột trên bảng tính là bạn thiết lập chế độ căn lề mặc định cho cột đó. Bạn vào Home ➝ nhóm Alignment ➝ chọn Format Cells ➝ vào Tab Alignment ➝ chọn General tại hộp Horizontal để thiết lập việc căn lề mặc định cho cột đang chọn ➝ bấm OK để đóng hộp thoại Format Cells lại.
  • 221. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 221 Bạn kéo cột rộng ra một ít để đễ phân biệt việc căn lề, khi đó bạn sẽ thấy các giá trị số, ngày tháng sẽ đƣợc căn lề phải và văn bản sẽ đƣợc căn lề trái. Dùng Paste Special để chuyển giá trị số dạng văn bản sang số thực Đây là cách nhanh và dễ dàng nhất để chuyển các giá trị số dạng văn bản sang số thực. Các bƣớc thực hiện nhƣ sau: Chọn một ô trống nào đó và bấm lệnh Copy (Ctrl + C)➝ quét chọn vùng số liệu dạng văn bản định chuyển đổi (ví dụ nhƣ vùng A1:A9 ở hình trên) ➝ bấm chuột phải và chọn Paste Special… ➝ chọn Add tại nhóm Operation ➝ bấm OK để hoàn tất.
  • 222. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 222 Việc làm trên sẽ giúp chuyển toàn bộ các con số dạng văn bản sang số thực, vì ô rỗng có giá trị là 0 và khi bạn cộng bất kỳ số nào vào một con số lƣu dƣới dạng văn bản trong Excel thì bạn đã làm cho con số dạng văn bản chuyển thành số thực. Dùng các hàm TEXT để chuyển đổi Bạn có thể áp dụng nguyên tắc nhƣ cách trên vào một số hàm có sẵn của Excel để thực hiện việc chuyển đổi. Thông thƣờng, khi bạn dùng một hàm thuộc nhóm TEXT và kết quả trả về dƣới dạng con số thì Excel vẫn xem con số đó là giá trị dạng văn bản. Giả sử bạn có một vùng dữ liệu A1:A7 nhƣ hình sau: Bạn dùng hai hàm trong nhóm TEXT là LEFT và FIND để tách các giá trị ra khỏi các chuỗi văn bản nhƣ sau: =LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) Sau khi dùng hàm để tách phần giá trị ra thì các kết quả trả về vẫn đƣợc Excel xem nhƣ là văn bản vì chúng đƣợc căn lề trái nhƣ hình sau: Do vậy, bạn cần phải hiệu chỉnh công thức tác chuỗi trên một ít để kết quả trả về là các con số thực sự bằng cách cộng thêm số 0 vào sau công thức trên: =LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) + 0
  • 223. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 223 Tăng thêm số lần Undo cho Excel Tất cả chúng ta đều đã quen thuộc với chức năng Undo của Excel, cho phép chúng ta làm lại những sai lầm của mình. Tuy nhiên, mặc định, chúng ta chỉ có thể Undo đƣợc 16 lần. Chiêu này giúp bạn có thể tăng số lần Undo lên nhiều hơn, có thể đến 100 lần. Khi bạn sử dụng chức năng Undo của Excel, và bạn đã thực hiện Undo 16 lần, thì nút Undo bị mờ đi, không thể Undo đƣợc nữa. Ngoài ra, khi bạn bấm nút Save để lƣu bảng tính, thì nút Undo cũng bị mờ đi, và danh sách những tác vụ (những hành động đã thực hiện trên bảng tính) mà bạn đã thực hiện bị mất sạch. Đó là do khi bạn lƣu bảng tính, Excel cho rằng bạn đã hài lòng với bảng tính này (thì mới bấm Save), và nó thấy rằng không cần thiết phải giữ lại danh sách những tác vụ trƣớc khi lƣu nữa. Bạn có thể thấy rằng, quay lui lại 16 lần là không đủ, nhƣng làm cách nào để tăng số lần này lên? Nghĩa là làm cách nào để tăng danh sách các tác vụ của bạn lên? Thƣa rằng, có cách, và bạn có thể tăng con số này lên đến 100 lần. Để làm điều này, trƣớc hết, bạn hãy thoát khỏi Excel. Sau đó bạn chạy lệnh Run của Windows (Start | Run, hoặc bấm phím Window + R), gõ vào đó Regedit.exe và bấm OK. Khi bạn đã mở đƣợc chƣơng trình Regedit, hãy tìm đến khóa: HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Office 11.0 Excel Options Con số 11.0 ở trên đây có thể khác, ví dụ với Excel2000 thì nó là 10.0, với Excel 2010 thì nó là 12.0
  • 224. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 224 Bấm Edit | New | DWORD Value (xem hình). Một mục mới New Value #1 sẽ đƣợc tạo ra trong khung bên phải, bạn nhập vào đó chữ UndoHistory, và bấm Enter.
  • 225. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 225 Bấm đúp (double-click) vào mục UndoHistory mới tạo, rồi gõ vào hộp thoại mở ra một con số bất kỳ, miễn là lớn hơn 16 và nhỏ hơn 100. Bấm OK, rồi thoát Regedit. Bạn hãy khởi động lại Excel và thử làm gì trong đó, rồi bấm vào nút Undo xem bạn có thể Undo đƣợc bao nhiêu lần nhé. Hy vọng rằng Undo 100 lần, đã là quá đủ cho bạn. Tuy nhiên, nếu bạn bấm lƣu bảng tính, thì danh sách các tác vụ có thể Undo.
  • 226. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 226 Tách họ và tên trong cùng một cột trên bảng tính Excel Bước 1: Khi nhập liệu vào bảng tính Excel, thông thƣờng ta nhập cả họ và tên vào cùng một ô. Tuy nhiên, có khi sau đó ta cần phải tách riêng tên ra khỏi họ và tên đệm, nếu làm thủ công bằng thao tác sao chép rồi dán qua ô khác thì sẽ rất bất tiện. Nếu sử dụng hàm Right kết hợp với một vài hàm khác thì cũng có thể cho ra kết quả nhƣ bạn muốn, nhƣng trong một số trƣờng hợp sẽ cho kết quả không chính xác. Có một phƣơng pháp tối ƣu hơn sẽ giúp bạn hoàn thành tốt công việc này, cách thực hiện cũng khá đơn giản nhƣ sau: Bước 2: - Trên bảng tính chứa cột họ tên cần tách, bấm Alt+F11 Bước 3: - Tiếp theo, bạn bấm menu Insert và chọn Module sẽ xuất hiện một cửa sổ soạn thảo. Bước 4: Bạn nhập đoạn mã lệnh sau vào cửa sổ soạn thảo: Private Function Tachten(ten As String, lg As Integer) Dim j As Integer Name = Trim(ten) For j = Len(Name) To 1 Step -1 If Mid(Name, j, 1) = " " Then If lg = "1" Then Tachten = Right(Name, Len(Name) - j) Else Tachten = Left(Name, j) End If
  • 227. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 227 Exit For End If Next End Function Bước 5:- Bạn bấm Ctrl+S để lƣu lại và quay trở về bảng tính Excel. Bước 6:- Bây giờ để tiến hành tách riêng họ và tên đệm vào một ô mới, bạn đặt con trỏ tại ô mới chứa họ và tên đệm rồi nhập vào công thức =TachTen(B3,0) và bấm Enter sẽ thấy ngay kết quả. - Để tách riêng tên vào một ô mới, bạn đặt con trỏ tại ô sẽ chứa tên cần tách và nhập vào công thức =TachTen(B3,1) rồi bấm Enter là xong. Ghi chú: B3 chính là địa chỉ của ô ban đầu chứa cả họ, tên đệm và tên. Tạo mục lục trong Excel Nếu bạn đã tốn quá nhiều thời gian trong một workbook (sổ làm viê ̣c) với rất nhiều worksheet (trang tính), bạn sẽ cảm thông đƣợc sự khó khăn trong việc tìm kiếm một trang tính nào đó. Khi đó, có lẽ ta nên lập một chỉ mục các trang tính đang có để thuận tiện cho việc điều hƣớng trong bảng tính. Bằng cách sử dụng một chỉ mục các trang tính sẽ cho phép bạn nhanh chóng và dễ dàng điều hƣớng trong bảng tính, chỉ bằng một cú bấm chuột sẽ đƣa bạn đến chính xác nơi bạn muốn đến mà không lo bị nhầm lẫn. Bạn có thể tạo một chỉ mục trong một vài cách: bằng tay, tự động tạo ra bởi mã VBA, hoặc là sử dụng trình đơn tùy chọn theo ngữ cảnh (thậm chí có thể dùng các hàm Macro4 – không trình bày ở đây). Tạo chỉ mục thủ công Cách này rất dễ làm, bạn chỉ cần chèn mới một trang tính và đă ̣t cho nó một cái tên, ví dụ nhƣ tên là Index. Sau đó, bạn nhập vào tên của các trang tính có trong sổ làm viê ̣c và tạo các siêu liên kết (hyperlink) đến các trang tính tƣơng ứng với tên mà bạn nhập. Để tạo hyperlink bạn chọn tên trang tính, sau đó vào Insert | chọn Hyperlink tại nhóm Links | Insert | Hyperlinks] hoặc bấm phím tắt là Ctrl+K để mở hộp thoại Insert Hyperlink.
  • 228. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 228 Chọn Place in This Document và chọn tên Trang tính muốn kết nối tới. Bấm nút OK để hoàn tất. Phƣơng pháp này phù hợp khi bảng tính không có quá nhiều trang tính và tên trang tính không có sự thay đổi thƣờng xuyên, nếu không sẽ gây ra nhiều khó khăn cho công tác bảo trì trang chỉ mục. Tạo chỉ mục tự động bằng cách sử dụng VBA Một cách thay thế khác là sử dụng VBA để tự động tạo ra các chỉ mục. Đoạn mã sau đây sẽ tự động tạo ra một bảng chỉ mục liên kết đến tất cả các trang tính mà bạn có trong sổ làm viê ̣c. Bảng chỉ mục này sẽ đƣợc tạo lại mỗi khi trang tính lƣu chỉ mục đƣợc chọn. Đoạn mã này phải đƣợc đặt trong private module của Trang tính chứa chỉ mục. Chèn một trang tính mới vào sổ làm viê ̣c và đặt tên cho nó là Index chẳng hạn. Bấm chuột phải vào tên trang tính vừa tạo và chọn ViewCode từ trình đơn ngữ cảnh hoặc bấm tổ hợp phím Alt+F11. Nhập đoạn mã VBA sau vào cửa sổ Code: Private Sub Worksheet_Activate() Dim wSheet As Worksheet Dim lCount As Long lCount = 1 With Me .Columns(1).ClearContents
  • 229. Chương 8. Phím tắt và Thủ thuật Trang 229 .Cells(1, 1) = "INDEX" End With For Each wSheet In Worksheets If wSheet.Name <> Me.Name Then lCount = lCount + 1 With wSheet .Range("A1").Name = "Start" & wSheet.Index .Hyperlinks.Add Anchor:=.Range("A1"), Address:="", SubAddress:= _ "Index", TextToDisplay:="Back to Index" End With Me.Hyperlinks.Add Anchor:=Me.Cells(lCount, 1), Address:="", SubAddress:= _ "Start" & wSheet.Index, TextToDisplay:=wSheet.Name End If Next wSheet End Sub Bấm tổ hợp phím Alt+Q để thoát VBE và trở về cửa sổ bảng tính, sau đó lƣu bảng tính lại. Để chạy đoạn mã vừa tạo, bạn dùng chuột chọn sang trang tính khác trong sổ làm viê ̣c và sau đó chọn lại trang tính Index để kích hoạt sự kiện Worksheet_Activate. Lƣu ý rằng, đoạn mã sẽ các đặt tên (Name) cho các ô A1 ở mỗi trang tính kèm theo số chỉ mục của trang tính trong bảng tính (trang tính đầu tiên có chỉ mục là 1, kế đó là 2, 3…. n). Điều này bảo đảm rằng ô A1 trên mỗi trang tính có một tên khác nhau. Nếu ô A1 trên trang tính của bạn đã đƣợc đặt tên, bạn nên cân nhắc đến việc thay đổi ô A1 trong đoạn mã sang một địa chỉ khác phù hợp hơn. Lƣu ý, nếu bạn có thiết lập Hyperlink base (siêu liên kết cơ sở) trong sổ làm viê ̣c thì các hyperlink đƣợc tạo ra từ đoạn mã trên sẽ không thể hoạt động đƣợc, do chúng đã liên kết đến các Name trong sổ làm viê ̣c hiện hành. Khi thuộc tính hyperlink base đƣợc thiết lập thì các siêu liên kết sẽ trỏ đến hyperlink base kết hợp với các Name.