KNOWLEDGE CAPTURE AND CODIFICATION Susi Apriyanti.pdf
- 1. Knowledge Capture and Codification 120820220501 Presented by Susi Apriyanti
- 2. Learning Objective 1. Familiar dengan terminologi dan konsep terkait dengan knowledge capture and codification. 2. Menjelaskan teknik utama yang digunakan untuk memperoleh tacit knowledge dari ahli. 3. Menentukan peran dan tanggung jawab utama yang ikut berperan dalam fase knowledge capture and codification phase. 4. Garis besar pendekatan taksonomi umum yang digunakan dalam mengklasifikasikan pengetahuan yang telah ditangkap./ capture 5. Menganalisis jenis pengetahuan yang ingin ditangkap dan dikodifikasi, pilih pendekatan terbaik untuk digunakan, dan mendiskusikan kelebihan dan kekurangannya
- 3. Fase Pertama Siklus Manajemen Pengetahuan Fase pertama dari siklus manajemen pengetahuan dimulai dari menangkap / capture dan kodifikasi pengetahuan. Secara spesifik tacit knowledge itu akan ditangkap atau diterima dan explicit knowledge akan diorganisir atau dikodefikasi. Dalam knowledge capture, perlu dibedakan antara mengcapture / mengidentifikasi existing knowledge dan membuat pengetahuan baru
- 4. Fase Pertama Siklus Manajemen Pengetahuan Di sebagian besar organisasi, pengetahuan eksplisit atau yang sudah diidentifikasi dan dikodekan biasanya hanya mewakili puncak gunung es. Dalam manajemen pengetahuan, kita juga perlu mempertimbangkan pengetahuan yang kita ketahui ada dalam organisasi, yang kemudian dapat kita tangkap. Namun, masih ada bidang pengetahuan menarik yang belum kita ketahui. Pengetahuan yang belum teridentifikasi ini memerlukan langkah-langkah tambahan dalam menangkap dan mengkodifikasikannya. Terakhir, ada pengetahuan yang kita tahu tidak kita miliki. Kita perlu memfasilitasi pembuatannya.
- 5. Capture Knowledge menekankan peran individu dalam mengumpulkan informasi dan menciptakan pengetahuan baru. Naun knowledge di tingkat individu tidak bisa terlepas dari pengalamannya berinterakasi dengan kelompok. Oleh karena itu, individu belajar dari kolektif, dan pada saat yang sama kolektif belajar dari individu Tingkat pembelajaran individu, kelompok, dan organisasi dihubungkan oleh proses sosial dan psikologis yaitu intuisi, interpretasi, integrasi, dan pelembagaan Akuisisi pengetahuan organisasi adalah amplifikasi dan artikulasi pengetahuan individu di tingkat perusahaan sehingga diinternalisasikan ke dalam basis pengetahuan perusahaan” Tacit Knowledge Capture
- 6. Tacit Knowledge Management Proses menangkap pengalaman dan keahlian individu dalam suatu organisasi dan membuatnya tersedia bagi siapa saja yang membutuhkannya.
- 7. Pendekatan sistematis dalam menangkap, mengatur, dan menyempurnakan informasi sedemikian rupa sehingga membuat informasi mudah ditemukan, dan memfasilitasi pembelajaran dan pemecahan masalah. Capture of Explicit Knowledge
- 8. Tacit Knowledge Capture at Individual and Group Levels Dalam perancangan dan pengembangan knowledge-based systems, atau expert systems, knowledge engineers mewawancarai para ahli di bidangnya, menghasilkan model konseptual dari pengetahuan kritis mereka, dan kemudian “menerjemahkan” model ini ke dalam model yang dapat dieksekusi oleh komputer sedemikian rupa sehingga menjadi “expert on a diskette”. The major tasks carried out by knowledge engineers included: - Analyzing information and knowledge flow. - Working with experts to obtain information. - Designing and implementing an expert system. - Explain important knowledge and know-how. - Be introspective and patient. - Have effective communication skills.
- 9. Tacit Knowledge Capture at Individual and Group Levels Akuisisi pengetahuan dari individu atau kelompok dapat diidentifikasi sebagai transfer dan transformasi keahlian yang berharga dari sumber pengetahuan (misalnya pakar manusia, dokumen) ke gudang pengetahuan (misalnya memori perusahaan, intranet) Pendekatan yang digunakan untuk menangkap, mendeskripsikan, dan kemudian mengkodekan pengetahuan bergantung pada jenis pengetahuan: Pengetahuan prosedural adalah pengetahuan tentang bagaimana melakukan sesuatu, bagaimana membuat keputusan, bagaimana mendiagnosis, dan bagaimana meresepkan. pengetahuan deklaratif, menunjukkan pengetahuan deskriptif atau mengetahui “apa” dan bukan mengetahui “bagaimana”..
- 10. Tacit Knowledge Capture at Individual and Group Levels Learning by being told. Learning by observation. Interviewing experts. Tiga pendekatan utama berikut dalam perolehan pengetahuan dari individu dan kelompok:
- 11. Interviewing Expert 2 jenis teknik populer yang yang digunakan adalah wawancara terstruktur dan strories. 1. Wawancara terstruktur Teknik paling sering digunakan. Biasanya dilakukan pada staf yang mendekati usia pensiun. memerlukan keterampilan komunikasi dan konseptualisasi yang kuat. Pewawancara memiliki pemahaman yang baik tentang pokok bahasan yang ada. Jenis pertanyaan yang digunakan ada pertanyaan tertutup dan terbuka. Contoh pertanyaan terbuka _ "Bagaimana cara kerjanya?" _ “Apa yang perlu Anda ketahui sebelum memutuskan?” Contoh pertanyaan tertutup : “Gejala mana yang membuat Anda menyimpulkan bahwa . . . ?” Pertanyaan tertutup yang sangat kuat adalah pertanyaan yang hanya dapat dijawab dengan ya atau tidak. Empat teknik utama yang digunakan dalam reflective listening meliputi parafrase, klarifikasi, rangkuman, dan refleksi perasaan.
- 12. Interviewing Expert 2. Parafrase adalah menyatakan kembali makna yang dirasakan dari pesan pembicara tetapi menggunakan kata-kata Anda sendiri. Tujuannya adalah untuk memeriksa keakuratan pesan yang disampaikan dan dipahami. Contohnya meliputi: _ “Apa yang saya yakin Anda katakan adalah . . . Klarifikasi membuat pakar mengetahui bahwa pesan tersebut tidak dapat langsung dimengerti - Bisakah Anda menjelaskannya. . .” 3. Meringkas membantu pewawancara mengumpulkan potongan-potongan informasi dan membentuk sesi perolehan pengetahuan menjadi keseluruhan yang bermakna “Apa yang saya dengar dari Anda sejauh ini. . .” merefleksikan perasaan untuk menjernihkan suasana dari beberapa reaksi emosional atau dampak negatif dari pesan tersebut - Sepertinya Anda merasa ditempatkan pada posisi yang tepat. . .” - “Saya rasa Anda merasa tidak nyaman dengan . . .”
- 13. Stories Kisah organisasi dapat didefinisikan sebagai narasi rinci tentang tindakan manajemen di masa lalu, interaksi karyawan, atau peristiwa penting lainnya yang telah terjadi dan dikomunikasikan secara informal (Swap et al., 2001). Cerita dapat sangat meningkatkan pembelajaran organisasi, mengkomunikasikan nilai-nilai umum dan seperangkat aturan, dan berfungsi sebagai sarana yang sangat baik untuk menangkap, mengkode, dan mentransmisikan pengetahuan diam-diam yang berharga. cerita harus autentik, dapat dipercaya, dan menarik. Cerita perlu membangkitkan beberapa jenis respon, dan yang terpenting, cerita harus ringkas (Denning, 2001), sehingga moral dari cerita atau pelajaran organisasi yang dapat dipelajari dapat dengan mudah dipahami, diingat, dan ditindaklanjuti. Dengan kata lain, cerita organisasi harus memiliki dampak: cerita tersebut harus mencegah terulangnya kesalahan serupa, atau cerita tersebut harus mendorong pembelajaran organisasi dan penerapan praktik terbaik yang berasal dari ingatan kolektif organisasi.
- 14. Stories _ Cerita yang eksplisit harus relatif singkat dan cukup rinci penonton dapat memahaminya. _ Ceritanya harus dapat dipahami oleh khalayak tertentu agar mereka dapat memahaminya _ Ceritanya harus menarik. _ Ceritanya harus membawa pendengar ke tingkat pemahaman yang baru. _ Ceritanya harus berakhir bahagia. _ Ceritanya harus mencerminkan pesan perubahan. _ Pesan perubahan harus tersirat. _ Pendengar harus didorong untuk mengidentifikasi diri dengan protagonis. _ Ceritanya harus berhubungan dengan individu atau organisasi tertentu. _ Tokoh protagonis harus merupakan prototipe bisnis utama organisasi. _ Semua hal lain dianggap sama, kebenaran lebih baik daripada fiksi. _ Seseorang harus menguji, menguji, dan menguji lagi.
- 15. Learning by Told Dalam Learning by Told, orang yang diwawancarai mengekspresikan dan menyempurnakan pengetahuannya, dan pada saat yang sama, manajer pengetahuan mengklarifikasi dan memvalidasi artefak pengetahuan yang menjadikan pengetahuan ini dalam bentuk eksplisit
- 16. Learning by Observation Dua jenis keahlian yang terlihat: keahlian berbasis keterampilan atau motorik (misalnya mengoperasikan mesin, mengendarai sepeda) dan keahlian kognitif (misalnya membuat diagnosis medis). Keahlian adalah demonstrasi penerapan pengetahuan. Pendekatan pembelajaran melalui observasi melibatkan penyajian sampel masalah, skenario, atau studi kasus kepada pakar yang kemudian dipecahkan oleh pakar tersebut. Meskipun kita tidak bisa mengamati pengetahuan seseorang, kita bisa mengamati dan mengidentifikasi keahliannya. Kuncinya adalah menggunakan audio atau video untuk merekam apa yang diketahui ahlinya.
- 17. Teknik lainnya 1. Ad hoc sessions. 2. Road maps. 3. Learning histories. 4. Action learning. 5. E-learning. 6. Learning from others through business guest speakers and benchmarking against best practices.
- 18. Summarizes the Key Step in Knowledge Acquisition Identifikasi mengacu pada proses karakterisasi aspek-aspek permasalahan utama seperti partisipan, sumber daya, tujuan, dan bahan referensi yang ada. Konseptualisasi melibatkan penentuan konsep-konsep kunci dan hubungan-hubungan kunci di antara konsep-konsep tersebut dalam bentuk konsep atau peta pengetahuan. Kodifikasi menjadikan konten yang divalidasi ini menjadi bentuk eksplisit yang kemudian dapat lebih mudah disebarluaskan ke seluruh organisasi.
- 19. Contoh Template yang Bisa digunakan
- 20. Tacit Knowledge Capture di Tingkat Organisasi four major organizational knowledge acquisition processes: 1) grafting : melibatkan migrasi pengetahuan antar perusahaan. Ini adalah proses pembelajaran dimana perusahaan memperoleh akses terhadap pengetahuan khusus tugas atau proses yang sebelumnya tidak tersedia dalam perusahaan. Hal ini biasanya dicapai melalui merger, akuisisi, atau aliansi di mana terdapat penyampaian pengetahuan langsung antar perusahaan 2) vicarious learning : satu perusahaan yang mengamati demonstrasi teknik atau prosedur perusahaan lain, pengalaman, keberhasilan atau kegaga;lan mereka. Contohnya adalah studi benchmarking. 3) experiential learning : proses memperoleh pengetahuan melalui pengalaman praktis dan langsung.. Single-loop learning melibatkan penyempurnaan dan peningkatan prosedur dan teknologi yang ada dibandingkan dengan pengembangan yang baru (adaptivitas untuk efisiensi). 4) inferential processes. melibatkan mengambil kesimpulan atau pengetahuan baru dari informasi atau data yang sudah ada. double-loop pembelajaran eksperimental dan deduktif yang berupaya memahami kejadian-kejadian dan membangun hubungan sebab akibat antara tindakan dan hasil. (adaptivitas untuk efektivitas)
- 21. Explicit Knowledge Codification Kodifikasi pengetahuan adalah tahap selanjutnya dalam memanfaatkan pengetahuan. Dengan mengubah pengetahuan menjadi bentuk yang nyata dan eksplisit seperti dokumen, pengetahuan tersebut dapat dikomunikasikan secara lebih luas dan dengan biaya yang lebih murah. Beberapa hambatan dalam kodifikasi pengetahuan yang berkaitan dengan kualitas, yang mencakup (1) keakuratan, (2) keterbacaan/pemahaman, (3) aksesibilitas, (4) kekinian, dan (5) otoritas/kredibilitas Kodifikasi pengetahuan eksplisit dapat dicapai melalui berbagai teknik seperti cognitive mapping, decision trees, knowledge taxonomies, and task analysis.
- 22. Cognitive Maps Ketika keahlian, pengalaman, dan pengetahuan telah ditampilkan secara eksplisit, biasanya melalui beberapa bentuk wawancara, konten yang dihasilkan dapat direpresentasikan sebagai peta kognitif. Peta kognitif atau pengetahuan merupakan representasi “model mental” pengetahuan seseorang dan memberikan bentuk kodifikasi pengetahuan yang baik. Peta kognitif adalah cara yang ampuh untuk mengkodekan pengetahuan yang ditangkap karena peta ini juga menangkap konteks dan hubungan kompleks antara konsep-konsep utama yang berbeda. Faktanya, penting juga untuk memasukkan pandangan, persepsi, penilaian, hipotesis, dan keyakinan individu karena hal-hal tersebut merupakan bagian dari pandangan subjektif orang yang diwawancara
- 23. Decision Tree metode ini banyak digunakan untuk mengkodifikasi pengetahuan eksplisit. Representasi ini kompek dan efisien. Pohon keputusan biasanya berbentuk diagram alur, dengan jalur alternatif yang menunjukkan dampak dari berbagai keputusan yang dibuat pada titik persimpangan tersebut. Sifat grafisnya membuatnya sangat mudah dipahami, dan jelas sangat cocok untuk pengkodean pengetahuan proses. Kita tidak harus melihat setiap keputusan kita juga bisa memilih rute tercepat.
- 24. Knowledge Taxonomies Konsep dapat dipandang sebagai landasan pengetahuan dan keahlian. Setelah konsep-konsep kunci telah diidentifikasi dan ditangkap, konsep-konsep tersebut dapat disusun dalam suatu hierarki yang sering disebut sebagai taksonomi pengetahuan struktural. Taksonomi pengetahuan memungkinkan pengetahuan direpresentasikan secara grafis sedemikian rupa sehingga mencerminkan organisasi konsep dalam bidang keahlian tertentu atau untuk organisasi secara luas. Kamus pengetahuan adalah cara yang baik untuk melacak konsep dan istilah utama yang digunakan Taksonomi adalah sistem klasifikasi dasar yang memungkinkan kita mendeskripsikan konsep dan ketergantungannya—biasanya dalam bentuk hierarki. Semakin tinggi suatu konsep ditempatkan maka semakin umum atau generik konsep tersebut. Semakin rendah suatu konsep ditempatkan, semakin spesifik suatu contoh dari kategori tingkat yang lebih tinggi. Semua pemangku kepentingan di organisasi perlu menyepakati skema klasifikasi yang akan digunakan untuk memperoleh taksonomi—skema klasifikasi tidak bisa bersifat teoritis tetapi empiris
- 25. Badan Kepegawaian Negara telah menerbitkan Surat Edaran Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 18 Tahun 2022 tentang Penyelenggaraan Komunitas Belajar bagi Pegawai di Lingkungan BKN. Latar belakang : dalam rangka mewujudkan SMART ASN 2024 di mana individu dituntut untuk terus mengembangkan diri, memanfaatkan pengetahuan (knowledge) dan merespon perubahan secara produktif dengan terus berinovasi sebagai langkah penyesuaian yang sistematis.. Pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki oleh ASN merupakan aset intelektual yang perlu dikelola agar dapat menunjang kinerja organisasi secara keseluruhan sehingga organisasi mencapai kinerja terbaiknya.. Implementasi Pada Badan Kepegawaian Negara
- 26. Implementasi Pada Badan Kepegawaian Negara Beberapa istilah yang telah diatur dalam surat edaran ini diantaranya 1. Komunitas Belajar adalah forum belajar terkoordinasi yang memiliki tujuan untuk berbagi pengetahuan, pengalaman, dan keterampilan sehingga terjadi proses pembelajaran dalam rangka pengembangan kompetensi melalui kegiatan Berbagi Pengetahuan, Berbagi Pengalaman, Berbagi Bahan Pembelajaran, dan Diskusi Permasalahan; 2. Bahan Pembelajaran adalah hasil pemikiran pegawai yang dituangkan dalam suatu media, misalnya, ringkasan kebijakan (policy brief), karya tulis ilmiah, artikel, buku digital, serta media lainnya. Bahan pembelajaran tersebut merupakan hasil karya orisinil dan telah dijamin mutunya oleh JPT Pratama di unit kerjanya 3. Pakar adalah pegawai atau pihak luar yang memiliki pengetahuan, keterampilan, keahlian, dan pengalaman di bidang tertentu yang dibutuhkan untuk mendukung proses pembelajaran dalam Komunitas Belajar. 4. Pemateri adalah pegawai yang telah selesai mengikuti kegiatan pengembangan kompetensi berdasarkan Surat Perintah (SP) oleh Sekretaris Utama Badan Kepegawaian Negara dan mendapatkan tugas untuk melaksanakan kegiatan berbagi pengetahuan. 5. Diskusi Permasalahan adalah aktivitas bertukar pikiran untuk menyelesaikan suatu permasalahan terkait kepegawaian sehingga didapatkan solusi terbaik untuk menyelesaikan permasalahan tersebut.
- 27. Capture Knowledge : Manajemen Talenta BKN pada hari Jumat 19 Mei 2023 melaksanakan kegiatan Sharing Session terkait Manajemen Talenta. Pembicara pada kegiatan ini berasal dari APO (Asian Productivity Organization). Dr. Avinash. Kegiatan ini bertujuan untuk memaksimalkan pelaksanaan manajemen talenta yang sedang dilakukan. Dr. Avinash menyatakan bahwa pada penerapan manajemen talenta ada 3 (tiga) hal penting yang harus dilakukan, yaitu talent acquisition, talent retention, dan talent development. Kunci untuk menghadapi perubahan karakter global ialah dengan penerapan manajeman talenta berkualitas yang dapat menciptakan dan mengoptimalkan kualitas kinerja pegawai secara berkelanjutan.. Penerapan manajemen talenta di lingkungan kerja yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut; start small yaitu memulai dari hal-hal kecil yang dapat diorganisasikan; engage stakeholders yaitu pentingnya mengikutsertakan pemangku kepentingan antara lain pegawai, masyarakat, dan pembuat kebijakan; be flexible yaitu penerapan metode yang adaptif dan fleksibel karena perubahan akan terus terjadi di lingkungan kerja. Dalam konteks kasus tersebut, BKN sedang melakukan capture knowledge terkait manajemen talenta dengan metode learning by being told. Metode ini melibatkan penyampaian pengetahuan kepada orang lain dengan cara menceritakan atau menerangkan secara verbal. Dalam konteks ini, orang yang memiliki pengetahuan atau pengalaman Dr. Avinash menceritakan atau menjelaskan kepada orang lain (pegawai BKN) mengenai suatu topik atau konsep tertentu yaitu topik manajemen talenta. Hasil capture knowledge kagiatan ini dicatatan dalam bentuk notulensi sehingga menjadi sebuah explicit knowledge.
- 28. Kodifikasi Explicit Knowledge Manajemen Talenta TALENT MANAGEMENT Business Planing HR Planing Knowledge Transfer People Mgt Gaps Key Possition Performance Management Recognition Talent Management Learning & Developm ent Career Management Services Language Training Leadership Pipeline Cognitive Maps
- 29. CREDITS: This presentation template was created by Slidesgo, including icons by Flaticon and infographics & images by Freepik Thanks! Do you have any questions?