Materi msdm
Download as DOCX, PDF2 likes12,719 views
Dokumen ini membahas pentingnya analisis pekerjaan dalam manajemen sumber daya manusia, yang menjadi kunci untuk menempatkan individu yang tepat pada posisi yang sesuai dalam organisasi. Analisis pekerjaan juga membantu dalam menyusun uraian dan spesifikasi jabatan serta meningkatkan efisiensi, kepuasan kerja, dan perencanaan sumber daya manusia. Tujuan dari analisis pekerjaan adalah untuk memberikan gambaran yang jelas tentang kompetensi yang dibutuhkan untuk setiap posisi, serta mendukung proses rekrutmen, penilaian tindakan, dan pengembangan karyawan.
Materi msdm
- 1. 1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sumber daya manusia memegang peranan penting dalam pelaksanaan organisasi, tanpa adanya manusia maka mesin tidak akan berjalan. Karena, mesin- mesin yang tercanggih mun tidak akan dapat berjalan menghasilkan kualitas dan kuatitas yang maksimal jika tidak ada dukungan manusia. Begitu pula dengan keuangan dan informasi jika tidak ada yang menjalankannya maka tidak akan bermanfaat. Sumber daya manusia menjadi poin penting dalam organisasi yang ingin berkembang. Untuk menempati suatu posisi pekerjaan dalam suatu organisasi dibutuhkan kualifikasi serta kompetensi yang jelas, tanpa adanya kompetensi dan kualifikasi mengenai suatu pekerjaan maka sesungguhnya pekerjaan tersebut tidak akan bisa dikerjakan secara maksimal. Agar mendapatkan orang-orang yang memiliki serta kompetensi dibutuhkan analisis yang jelas dan terukur, artinya bagaimana menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat. Analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo, 2002:127) Dengan adanya analisis yang jelas mengenai suatu pekerjaan, diharapkan akan didapat orang-orang yang memiliki potensi serta kompetensi yang jelas dan diharapkan akan mengisi suatu posisi pekerjaan tertentu. Dengan adanya kegiatan analisis pekerjaan diharapkan mendapatkan suatu gambaran yang jelas mengenai spesifikasi yang jelas mengenai kompetensi yang harus dibutuhkan oleh seseorang untuk mengisi posisi pekerjan tertentu. Analisis pekerjaan memiliki peranan penting bagi suatu organisasi, melalui analisis pekerjaan akan didapatkan orang yang tepat untuk mengisi pekerjaan tertentu sehingga pekerjaan yang dilakukan dapat dikerjakan secara maksimal dan optimal. Hasil dari analisis pekerjaan tersebut adalah informasi,
- 2. 2 dimana informasi tersebut digunakan untuk menentukan spesifikasi apa yang harus dimiliki oleh seseorang untuk mengisi posisi pekerjaan tertentu. 1.2 Rumusan Masalah 1. Apa sajakah hal-hal penting dalam analisis pekerjaan? 2. Bagaimana kaitan analisis pekerjaan dengan fungsi-fungsi MSDM lainnya? 3. Apa pengertian dan proses perencanaan strategik? 4. Apa pengertian perencanaan SDM dan proses perencanaan SDM? 5. Bagaimana meramalkan tuntutan SDM? 6. Bagaimana sistem informasi SDM? 1.3 Tujuan 1. Untuk mngetahui hal-hal penting dalampekerjaan. 2. Mengetahui kaitan analisis pekerjaan dengan fungsi-fungsi MSDM lainnya. 3. Mengetahui pengertian dan proses perencanaan strategik 4. Mengetahui pengertian perencanaan SDM dan proses perencanaan SDM 5. Untuk mengetahui peramalan tuntutan SDM. 6. Uukmengetahui sistem informasi SDM.
- 3. 3 BAB II PEMBAHASAN ANALISIS PEKERJAAN DAN PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA 2.1 Pengertian dan Tujuan Analisis Pekerjaan Analisis pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Atau dengan kata lain analisasis pekerjaan juga dapat diartikan adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas – aktivitas kerja pokokdi dalam sebuah posisi serta kualifikasi ( keahlian pengetahuan, kemampuan serta sifat –sifat individu lainnya )yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas – aktivitasnya. Manfaat analisis pekerjaan adalah untuk memberikan informais tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia (personnel requirement ), perilaku manusia, dan alat-alat yang dipergunakan dengan tujuan untuk memberikan gambaran terhadap suatu jabatan. Ada dua tujuan dari kegiatan analisis jabatan/pekerjaan: 1. Untuk menyusun uraian jabatan (job description) dan per syaratan jabatan (job specification). Job Description: uraian yang menggambarkan bagaimana suatu jabatan/pekerjaan itu dilaksanakan, bagaimana wewenang, tanggung jawab, hubungannya dengan jabatan/pekerjaan lain dan risiko jabatan/pekerjaan tsb. Job Specification: uraian tentang persyaratan yang diperlukan bagi seseorang yang akan memangku/melaksanakan sesuatu jabatan/pekerjaan. 2. Sebagai dasar untuk melaksanakan kegiatan MSDM. 2.2 Pentingyan Analisis Pekerjaan Analisis pekerjaan adalah penting untuk perusahaan karena sifatnya yang fleksibel. Analisis pekerjaan seorang manajer akan memberikan ide yang lebih baik tentang bagaimana setiap pekerjaan di bawah fungsi perintah mereka,
- 4. 4 bagaimana untuk membuat operasi lebih efisien dan mana pekerjaan dapat ditambahkan atau malah dikurangi dari departemen mereka. Analisis pekerjaan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga kerja. Ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan analisis pekerjaan, yang juga merupakan tujuan dari dilakukannya analisis jabatan. Adapun tujuan analisis pekerjaan yaitu, (1) memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat, (2) memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja, (3) menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif (Sastrohadiwiryo). Analisis pekerjaan juga tidak memerlukan biaya yang besar, yaitu wawancara dengan karyawan, survei perusahaan dan metode lain dari analisis biaya pekerjaan dengan hanya sedikit atau tanpa uang yang dikeluarkan, sambil tentunya akan memberikan informasi yang sangat berharga. Sedarmayanti (2010:151) manfaat analisis pekerjaan adalah: 1. Penarikan, seleksi dan penempatan karyawan 2. Sebagai petunjuk dasar dalam menyusun program latihan dan pengembangan 3. Menilai kinerja/pelaksanaan kinerja 4. Memperbaiki cara bekerja karyawan 5. Merencanakan organisasi agar memenuhi syarat/memperbaiki struktur organisasi sesuai beban dan fungsi Pekerjaan 6. Merencanakan dan melaksanakan promosi serta transfer karyawan 7. Merencanakan fasilitas dan perlengkapan kerja bagi karyawan 8. Bimbingan dan penyuluhan karyawan. Tujuan dan kegunaan analisis pekerjaan menurut Gary Dessler (1997, h.90), yang terkait dengan MSDM yaitu : 1. Perekrutan dan Seleksi 2. Kompensasi 3. Penilaian Kinerja 4. Pelatihan 5. Memastikan Pengangkatan yang lengkap atas semua tugas
- 5. 5 2.3 Aspek-aspek Analisis Pekerjaan Aspek-aspek dalam analisis pekerjaan ada 3 macam yaitu: Uraian Pekerjaan (Job description) , Spesifikasi pekerjaan (job specification), dan Spesifikasi orang. Aspek tersebut dapat dipaparkan sebagai berikut: 1. Job description (uraian pekerjaan) Job description merupakan dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu pekerjaan untuk memudahkan dalam membedakan Pekerjaan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi. Uraian Pekerjaan tersebut disusun dalam suatu format yang terstruktur sehingga informasi mudah dipahami oleh setiap pihak yang berkaitan di dalam organisasi. Pada hakikatnya, uraian Pekerjaan merupakan bahan baku dasar dalam pengelolaan SDM di organisasi, dimana suatu Pekerjaan dijelaskan dan diberikan batasan.Uraian pekerjaan (job descriptions) dan uraian Pekerjaan diketahui serta disusun berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan. Uraian pekerjaan biasanya digunakan untuk tenaga kerja operasional, sedang- kan uraian Pekerjaan digunakan untuk tenaga kerja manajerial. Uraian pekerjaan atau Pekerjaan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap Pekerjaan, supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh seorang pejabat yang memegang Pekerjaan tersebut. Uraian pekerjaan ini menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang memegang Pekerjaan itu. Uraian pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Hal ini mengakibatkan pekerjaan tidak beres, bahkan pejabat bersangkutan menjadi overacting. 2. Spesifikasi pekerjaan (job specification) Spesifikasi pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi. Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu Pekerjaan dengan baik dan
- 6. 6 kompeten. Pada umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan kualitas definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu. 3. Spesifikasi Orang Spesifikasi orang dapat dilihat dari karakteristik personal yaitu kemampuan dan keahlian. 2.4 Teknik Analisis Pekerjaan 1. Pengamatan Untuk mengamati kapasistas karyawan dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak terstruktur. Secara terstruktur para analis pekerjaan mendasarkan pengamatannya pada ketentuan-ketentuan yang standard dan dengaan pola tertentu, sedaangkan yang tidak terstruktur dengan berinisiatif mengembangkan elemen – elemen pengamatan untuk mendapatkan informasi lebih banyaak lagi. Ada tiga hal yang harus diperhatikan agar hasil pengamatan akurat dan valid, yaitu : Diperlukan metode sedemikian rupa sehingga hasilnyaa tidak bias dan tidak subjektif. Tidak menilai pelaksana pekerjaan tapi seharusnya lebih memfokuskan pada penialaian perilaku persyratan pekerjaan yang sudah ditetapkan. Hasil pengamatannya akan relative lebih cermat dan objektif, manakala objek telaahannyaa pada jenis pekerjaan yang tangible dari pada yang intangible. 2. Wawancara Teknik wawancara merupakan teknik yang paling sering digunakan. Teknik ini cukup akurat karena langsung berkomunikasi secaara terbuka, dan membuka kesempatan untuk menghilangkan perbedaan dengan deskripsi pekerjaan yang sedang dilakukan onjek peenelitian. Walaupun menyita banyak waktu dan biaya tapi hasilnya cukup akurat karena pewawancara dapat menggali informasi yang lebih mendalam. 3. Pandangan Pejabaat, atasan langsung atau karyawaan senior
- 7. 7 Pendekatan ini memanfaatkan pengetahuan, keahlian dan pengalaman orang penting perusahaan untuk memperoleh informasi yang lebih lengkap. Interaksi yang terjadi yang terjadi diantara pejabat, karyawan senior dan atasan langsung dengan analis pasti pasti memperkaya pandangan tentang pekerjaan yang dianalisis, suaatu keunggulan dibaningkan dengaan teknik wawancara dengan salah satu pihak saja. 4. Daftar pertanyaan Melalui teknik ini karyaawaan diminta untuk menjawab pertanyaan yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab. 5. Catatan harian pekerjann karyawan Teknik ini dapat memberikan informasi yang akuran dan tepat sepreti kejadian perbulan, per minggu, per hari tanggal dan jamberapa pekerjaan dilaksanaakan, dengan syarat: Sejak semula karyawan telah diwajibkaan membuat catatn harian tentang apa yang mereka kerjakan dan apa masalah yang mereka temukan. Mencakup kurun waktu yang relative panjang. 6. Teknik Kombinasi Karena pentingnya informasi tentang pekerjaan untuk untuk dianalisis yang ada dalam perusahaan, banyak analisis lebih suka menggunakan gabungan dari berbagai teknik pengumpulan informasi. Penggunaan teknik itu dimaksudkan untuk meningkatkan kualitas informasi, serta mengurangi beban biaya. 2.5 Kaitan Analisis Pekerjaan dengan Fungsi-Fungsi MSDM Analisis pekerjaan sangat banyak kaitannya dengan fungsi-fungsi dalam Manajemen Sumber Daya Manusia, dengan adanya analisis pekerjaan maka manajer dapat lebih mempertimbangkan penempatan pegawainya sehingga sesuai dengan kemampuan yang dimiliki masing-masing pegawai. Kaitan analisis pekerjaan dan dengan fungsi MSDM dapat dilihat sebagai berikut: 1. Perekrutan dan Seleksi (Recruitment and Selection). Analisis pekerjaan membarikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syarat- syarat karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. Isi spesifikasi
- 8. 8 dipergunakan menjadi dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat. 2. Kompensasi (Compensation) Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas tentang latar belakang (pendidikan, usia, pengalaman, dan lain-lain) orang yang akan menduduki jabatan itu, sehingga perusahaan dapat menentukan gajinya. 3. Evaluasi Jabatan Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas mengenai berat/ringannya pekerjaan, besar/kecilnya risiko yang dihadapi pekerja, sulit/mudahnya mendapat personil. Dengan demikian, perusahaan dapat menetapkan gaji pada posisi jabatan tersebut 4. Penilaian Prestasi Kerja (Performance Appraisal) Penilaian ptestasi kerja merupakan upaya membandingkan prestasi aktual pegawai dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk menentukan apakah suatu pekerjaan bisa dikerjakan atau diselesaikan dengan baik maka uraian pekerjaan akan sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya. 5. Latihan (Training) Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk merangsang program latihan pengembangan. Uraian pekerjaan, perlengkapan, dan jenis keterampilan pekerja digunakan bahan pembantu dalam pengembangan program-program latihan. 6. Promosi dan Pemindahan Informasi analisis pekerjaan akan digunakan untuk membantu menentukan promosi ataupun pemindahan karyawan. 7. Organisasi Informasi jabatan yang diperoleh dari analisis pekerjaan seringkali memberikan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki. 8. Pemerkayaan Pekerjaan (Job Enrichment) Informasi analisis pekerjaan dapat dipergunakan untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tertentu. 9. Penyederhanaan Pekerjaan (Work Simplification) Informasi analisis pekerjaan digunakan juga untuk penyederhanaan atau spesialisasi pekerjaan. Dengan perkembangan perusahaan dan spesifikasi yang mendalam mengakibatkan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dalam suatu jabatan semakin terspesialisasi. 10. Penempatan (Placement)
- 9. 9 Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk menempatkan para karyawan pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan keterampilannya agar mereka bekerja secara efektif. 11. Peramalan dan Perekrutan Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk peramalan dan perekrutan tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan. 12. Orientasi dan Induksi Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi karyawan baru mengenai sejarah perusahaan, hak dan kewajibannya, menginduksi, dan lainnya. 2.6 Konsep Perancangan Pekerjaan 1. Unsur Organisasi Elemen organisasi berkaitan dengan masalah efisiensi. Pekerjaan dirancang secara efisien untuk mendorong karyawan yang mampu dan termotivasi untuk mencapai produktifitas maksimum dengan cara – cara yang terbaik. Upaya tersebut menunjukka bahwa spesialisasi merupakan kunci dalam rancangan pekerjaan. Unsur organisasi ( organizational element ) dalam rancangan pekerjaan menggunakan pendekatan : Mekanistik, disini peningkatan efisiensi kerja dijadikan dasar dalam memahami manajemen sebagai salah satu disiplin ilmu sosial. Aliran kerja, memepengaruhi sifat produk dan hasil jasa Pendekatan ergonomik, melakukan optimalisasi roduk dengan memperbaiki hbungan karyawan dengan lingkungan kerja 2. Unsur Lingkungan Aspek kedua dalam rancangan pekerjaan berhubungan dengan elemen lingkungan seperti kemampuan dan ketersediaan tentang potensi karyawan potensial dan haraapan sosial mereka serta sikap fisik karyawan (ergonomy). Kemampuan dan ketersediaan karyawan. Harapan Sosial dan Budaya Sikap tubuh karyawan
- 10. 10 3. Unsur Perilaku Pekerjaan tidak bisa dirancang hanya dengan menggunakan elemen- elemen yang mengaraah efisiensi. Sebagai gantinya, para perancang pekerjaaan menggunakan riset perilaku untuk meneyediakan suatu lingkungan pekerjaan yang membantu mencukupi kebutuhan individu. Tingkat kebutuhan tertentu manjdi arti penting. 2.7 Pengertian dan proses perencanaan strategic a. Perencaan strategic (strategic planning) adalah suatu perencaan kedepan yang ditetapkan untuk dijadikan pegangan, mulai dari tingkat korporet sampai tingkat unit bisnis, produk dan situasi pasar. Perencanaan strategi merupakan strategi induk dari managemen strategi yaitu visi, misi, tujuan strategi dan kebijakan. Untuk mencapai sebuah strategy yang telah ditetapkan oleh organisasi dalam rangka mempunyai keunggulan kompetitif, maka para pimpinan perusahaan, manajer operasi, haruslah bekerja dalam sebuah sistem yang ada pada proses perencanaan strategis / strategic planning ( Brown , 2005 ). Kemampuan manufaktur, harus dipergunakan secara tepat, sehingga dapat menjadi sebuah senjata yang unggul dalam sebuah perencanaan stategi ( Skinner, 1969 ). Untuk mencapai sebuah strategy yang telah ditetapkan oleh organisasi dalam rangka mempunyai keunggulan kompetitif, maka para pimpinan perusahaan, manajer operasi, haruslah bekerja dalam sebuah sistem yang ada pada proses perencanaan strategis Brown , 2005 ). Kemampuan manufaktur, harus dipergunakan secara tepat, sehingga dapat menjadi sebuah senjata yang unggul dalam sebuah perencanaan stategi (Skinner, 1969). b. Proses perencanaan strategic Perencanaan strategic sebagai proses dan tahapan penting dalam menentukan tujuan perusahaan dan program tindakan yang
- 11. 11 menyeluruh untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam perencanaan strategic meliputi langkah, yang setiap langkah banyak melibatkan pengumpulan informasi/data yang banyak, analisis data dan evaluasi yang dilakukan berulang-ulang oleh manajemen. Unsure-unsur dan perencanaan strategic dan kemungkinan dampaknya terhadap perencanaan SDM antara lain adalah : 1. Mendefinisikan filosof perusahaan sebagai langkah awal. 2. Mengkaji kondisi lingkungan. 3. Mengevaluasi kekuatan dan kelemahan perusahaan. 4. Menentukan tujuan dan sasaran pasar. 5. Menyusun strategi akhir. 2.8 Pengertian perencanaan SDM dan proses perencanaan SDM a. Pengertian perencanaan SDM Perencanaan Sumber Daya Manusia atau Human Resources Planning disingkat PSDM merupakan fungsi pertama dan utama dari Manajemen Sumber Daya Manusia. PSDM diproses oleh perencanaan (planner) dan hasilnya menjadi rencana (plan). Dalam rencana ditetapkan tujuan dan pedoman pelaksanaan serta menjadi dasar control. Tanpa rencana, control tak dapat dilakukan, dan tanpa control, pelaksanaan rencana baik ataupun salah tidak dapat diketahui. Perencanaan merupakan masalah memilih, yaitu memilih tujuan dan cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut dari beberapa alternative yang ada, tanpa alternative, perencanaan pun tidak ada. Menurut para ahli : 1. George R. Terry Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang di inginkan.
- 12. 12 2. Billy E. Goetz Perencanaan adalah pemilihan yang fundamental dan masalah perencanaan timbul, jika terdapat alternatif-alternatif 3. Drs. Malayu S.P Hasibuan Rencana ialah sejumlah keputusan yang menjadi pedoman untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Jadi, setiap rencana mengandung dua unsur yaitu tujuan dan pedoman. 4. Andrew F Sikula dalam bukunya Personnel Administration and Human Resources management Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja di defenisikan sebagai proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja dan cara memenuhi kebutuhan tersebut untuk melaksanakan rencana terpadu organisasi. 5. Thomas H. Stone dalam bukunya Understanding Personnel Management. Perencanann sumber daya manusia adalah proses meramalkan kebutuhan akan langkah-langkah dapat diambil untuk menjamin bahwa kebutuhan ini dapat dipenuhi. 6. John B. Miner dan Mary Green Miner dalam bukunya Personnel and industrial Relation. Perencanaan sumber daya manusia dapat diuraikan sebagai suatu proses yang berusaha menjamin jumlah dan jenis pegawai yang tepat akan tersedia pada tempat yang tepat pada waktu yang tepat untuk waktu yang akan datang, mampu melakukan hal-hal yang diperlukan agar organisasi dapat terus mencapai tujuannya. Perencanaan Sumber Daya Maanusia adalah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta efektif dan efesien dalam membantu terwujudnya tujuan. (Drs. Malayu S.P. Hasibuan 1990 ) Perencanaan SDM ini untuk menetapkan program pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, pengadaan,
- 13. 13 pengembangan, kompensasi, pengintegrasian,pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan. Jadi, dalam rencana SDM harus ditetapkan semua hal tersebut diatas secara baik dan benar. Perencanaa sumber daya manusia adalah suatu proses sistematis yang digunakan untuk memprediksi permintaan dan penyediaan SDM Dimasa dating. Melalui program perencanaan SDM yang sistematis dapat diperkirakan jumlan dan jenis tenaga kerja yang dibutuhkan pada setiap periode tertentu sehingga dapat membantu bagian SDM dalam perencanaan rekrutmen, seleksi, serta pendidikan dan pelatihan.1 b. Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia Proses sumber daya manusia diawali dengan memperhatikan factor strategi dan tujuan organisasi. Analisis kebutuhan sumber daya manusia dan sumber pengadaan, baik melalui internal dan eksternal harus dilakukan. System informasi sumber daya manusia yang diakses melalui system informasi sumber daya daya manusia, sangat diperlukan guna menunjang penilaian sumber daya manusia. Setelah penilaian selesai dilakukan maka dilakukan analisis terhadap ketidak seimbangan antara penawaran dan permintaan sumber daya manusia. Alternatif strategi, baik jangka pendek atau jangka panjang, perlu di buat untuk mencari solusi dan mengambil keputusan yang tepat. Strategi sumber daya manusia adalah alat yang dipakai untuk membantu organisasi dalam mengantisipasi yang lain dan mengatur permintaan dan penawaran sumber daya manusia. Strategi ini akan memberi pedoman arah yang terarah dan jelas tentang bagaimana aktivitas sumber daya manusia dikembangkan. Perencanaan sumber daya manusia memberikan pedoman masa depan, guna menentukan di mana tenaga kerja dapat 1 Rahmawati Ike Kusdyah, 2008, Manajeman Sumber Daya Manusia, Yogyakarta : C.V Andi Offset.
- 14. 14 diperoleh, kapan tenaga kerja akan dibutuhkan, serta pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki karyawan. 2.9 Meramalkan Tuntutan MSDM Pengetahuan karyawan mengenai pelaksanaan tugas maupun pengetahuan umum (yang ada hubungannya dengan pelaksanaan tugas), menentukan keberhasilan pelaksanaan tugas itu sendiri. Karyawan yang kurang memiliki pengetahuan yang cukup tentang bidang kerja (seperti karyawan baru) akan bekerja dengan tersendat-sendat. Pemborosan bahan, waktu dan faktor produksi lainnya sering dilakukan oleh mereka belum yang cukup mempunyai pengetahuan dibidang kerjanya. Pemborosan ini akan mempertinggi biaya pencapaian tujuan organisasi. Karena itulah karyawan harus dibina dan dikembangkan agar mereka tidak berbuat sesuatu yang bisa merugikan usaha mencapai tujuan organisasi. Keterampilan karyawan merupakan salah satu faktor utama dalam usaha mencapai sukses bagi pencapaian tujuan organisasi. Bagi karyawan baru, atau yang menghadapi pekerjaan baru, diperlukan tambahan keterampilan untuk dapat melaksanakan tugas dengan baik. Selain keterampilan, diperlukan pengetahuan dasar yang cukup memadai bagi karyawan untuk penyelesaian pekerjaan. Namun, pengetahuan dan keterampilan saja sebelum cukup untuk mencapai suksesnya tujuan. Sikap (attitude) karyawan terhadap pelaksanaan tugas merupakan faktor kunci dalam mencapai keberhasilan.oleh karena itu pembinaan sikap juga harus dilaksanakan dalam kerangka pengembangan kemampuan karyawan secara keseluruhan. Adanya perbedaan dalam obyek pengembangan, yaitu pengetahuan, keterampilan dan sikap karyawan, membawa konsekwensi pada metoda peningkatan efektifitas karyawan. Perkembangan pengetahuan bisa dilaksanakan dengan cara-cara perkuliahan, menggunakan audiovisual aids (AVA), dan instruksi yang telah diprogramkan. Keterampilan dapat dikembangkan melalui pelatihan-pelatihan dengan fokus kepada kemampuan dasar fisik karyawan.
- 15. 15 Namun pembinaan sikap haya bisa dilakukan melalui proses dinamika kejiwaan, yaitu melelui metoda permainan (games), sensitivity training dan lain-lain yang sejenis. 1.10 System Informasi SDM Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah sebuah sistem berbasis komputer yang berfungsi mengatur, menganalisa dan mengelola sumber daya manusia sehingga diperoleh informasi yang tepat guna pengambilan keputusan. Dalam kegiatannya, HRIS mengelola dan menjalankan sistem administrasi SDM mulai dari perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data sampai dengan pemberhentian dan administrasi tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya, terdapat model HRIS yang didalamnya meliputi subsistem input (berupa SIA, Penelitian SDM dan Intelijen SDM), serta Output (berupa Subsistem Perencanaan Kerja, Perekrutan, Manajemen Angkatan Kerja, Tunjangan, Benefit dan Pelapor Laporan. Dalam pelaksanaanya, kegiatan HRIS dilakukan oleh HRD (Human Resources Departement) yaitu mengelola tentang Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan, Compensation and Benefit, Manajemen Kinerja, Perencanaan Karir, Hubungan Karyawan, Separation Management, dan Personnel Administration and HRIS. Fungsi dari HRIS itu antara lain adalah sebagai berikut : 1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring) SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai. 2. Pendidikan dan Pelatihan Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
- 16. 16 3. Manajemen Data Proses pengelolaan data sehingga dapat digunakan sebagai sumber (informasi/analisis) yang dapat dipercaya untuk perorangan/umum. 4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak. 5. Perencanaan Karir (Career Planning) Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path). 6. Hubungan Karyawan (Employee Relations) Berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi. 7. Separation Management. Berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi banyak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya). 8. Personnel Administration and HRIS
- 17. 17 Biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.
- 18. 18 BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan Analisis pekerjaan adalah suatu cara sistematis mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang isi pekerjaan dan kebutuhan tenaga manusia, serta konteks dimana pekerjaan dilaksanakan. Disini analisis berfungsi dalam membantu manajer dalam menempatkan pegawainya. Informasi yang didapat digunakan manajer dalam menjalankan deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan spesifikasi orang dalam menjalankan suatu proses pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana untuk mencapai tujuan yang diharapakan. Dari berbagai macam manfaat tersebut dengan adanya analisis pekerjaan maka mencapai tujuan dari organisasi yang tercantum dalam visi dan misi organisasi. Untuk itu setiap organisasi diusahakan mampu menjalankan analisis pekerjaan minimal 2 tahun sekali. Proses perencaan strategik berkaitan erat dengan perencanaan sumber daya. Dimana untuk memulai suatu proses kinerja langkah awal yang dibutuhkan adalah sebuah perencaan (plan) yang matang untuk mencapai tujuan perusahaan dan didukang dengan sitem informasi SDM yang memadai. 3.2 Saran Penyusun menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, kami berharap semoga makalah ini bisa menjadi inspirasi dan motivasi agar teman-teman bisa membuat makalah yang lebih sempurna.
- 19. 19 DAFTAR PUSTAKA 1. Rivai Veithzal. 2009. Islamic Human Capital. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada 2. Rahmawati Ike Kusdyah, 2008, Manajeman Sumber Daya Manusia, Yogyakarta : C.V Andi Offset. 3. 4. From : http://mypleaceofmind.blogspot.com/2011/09/perencanan-sdm- menurut-mondy-noe.html 5. From : http://yusrizalfirzal.wordpress.com/2011/06/21/analisis-pekerjaan- dalam-manajemen-sumber-daya-manusia/ 6. From : http://www.lokernesiaku.com/2011/10/pentingnya-analisa-kerja- dan.html 7.