Microsoft excel 2010 intermediated advanced

MICROSOFT EXCEL 2010
(LEVEL: INTERMEDIATED-ADVANCED)
• สมิทธิชัย ไชยวงศ์
• smitrong@hotmail.com

Microsoft Excel 2010
• ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซล
• ในส่วนนี้จะเป็นการเตรียมพื้นฐานให้ผู้อบรมมีพื้นฐานที่
ใกล้เคียงกัน เนื่องจากบางท่าน อาจจะศึกษาด้วยตัวเอง จาเป็น
ต้องปรับให้เข้าใจตรงกัน พร้อมแทรกเทคนิคที่น่าสนใจต่าง ๆ

ปรับให้เข้าใจตรงกัน พร้อมแทรกเทคนิคที่น่าสนใจต่าง ๆ
• การคานวณใน Microsoft Excel
• เทคนิคการใช้งาน Microsoft Excel ให้เพิ่มประสิทธิภาพ
• และความรวดเร็ว เช่น เทคนิคการ Copy งาน เทคนิคการเลื่อน Cell เทคนิคการ
ใส่สูตร Shortcut ที่ทางานได้รวดเร็ว ฯลฯ
• สูตรการคานวณที่ซับซ้อน เช่น IF, SUMIF(), COUNTIF(), LOOKUP(),
VLOOKUP(), DateDif(), Offset(), IFError(), สูตรทางสถิติที่
น่าสนใจ เป็นต้น
• การใช้ Index & Match
• เทคนิคการตรวจสอบวันที่ใน Excel
• สูตรทางานเกี่ยวกับวันที่ Today, Year, Month, Day, DATEIF
• การตั้งค่า Auto Recovery

การคานวณใน Microsoft Excel
การคานวณโดยการพิมพ์สมการทางคณิตศาสตร์นั้น ต้อง
มีการเรียนรู้ถึงหลักการและการนาไปใช้ ดังนี้
เครื่องหมายสถานะของสูตร
• ให้พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) หรือคลิกเครื่องหมาย
เท่ากับบนแถบสูตรจะมีแผ่นกรอกข้อมูลให้มา โดย
โปรแกรม Microsoft Excel จะรู้ทันทีว่ากาลัง
ทางานอยู่ในสถานะสูตร
ตัวเลขและการอ้างอิงเซลล์
• เมื่อพิมพ์ = แล้วก็เป็นการพิมพ์สมการทาง
คณิตศาสตร์บรรทัดเดียวซึ่งจะใช้ตัวเลขหรือเซลล์มา
พิมพ์ก็ได้ ถ้าเป็นตัวเลข Excel จะถือว่าเป็นค่าคงที่
แต่ถ้าเป็นเซลล์จะขึ้นอยู่กับการอ้างอิงเซลล์โดยการ
พิมพ์ชื่อเซลล์ลงไปโดยตรง หรือใช้เมาส์คลิกเลือก
เซลล์ที่อ้างอิงนั้นก็ได้ เช่น =1/2 หรือ =6*B3 หรือ
=A4+B4 เป็นต้น

การใช้งานฟังก์ชั่นกลุ่มสถิติและคณิตศาสตร์
• ฟังก์ชันทางสถิติ (Statistical) เป็นฟังก์ชัน การวิ เคราะห์ ข้อมูลทางสถิติ ใช้
คานวณหาค่าทางสถิติต่าง ๆเช่นค่าเฉลี่ย ค่าสูงสุดค่าต่าสุด การนับตัวเลข เป็นต้น
ฟังก์ชัน หน้าที่
=MAX(กลุ่มเซลล์) ค่าสูงสุดในกลุ่มเซลล์
=MIN(กลุ่มเซลล์) ค่าต่าสุดในกลุ่มเซลล์
=AVERAGE(กลุ่มเซลล์) ค่าเฉลี่ยในกลุ่มเซลล์
=AVERAGEIF(กลุ่มเซลล์,เงือนไข) ค่าเฉลี่ยในกลุ่มเซลล์ตามเงื่อนไข
=AVERAGEIFS(กลุ่มเซลล์,เงื่อนไข,กลุ่มเซลล์.เงื่อนไข,…)
ค่าเฉลี่ยในกลุ่มเซลล์ตามเงื่อนไขโดยสามารถหาได้หลายเงื่อนไง
หลายช่วงข้อมูล
=MEDIAN(กลุ่มเซลล์) ค่ากึ่งกลางในกลุ่มเซลล์
=MODE(กลุ่มเซลล์) ค่าที่เกิดซ้าหรือเกิดบ่อยที่สุดในกลุ่มเซลล์
=COUNT(กลุ่มเซลล์) นับจานวนข้อมูลเฉพาะตัวเลข
=COUNTA(กลุ่มเซลล์) นับจานวนข้อมูลทั้งตัวเลขและข้อความ
=COUNTBLANK(กลุ่มเซลล์) นับจานวนเซลล์ว่าง
=COUNTIF(กลุ่มเซลล์,เงื่อนไข) นับจานวนข้อมูลตามเงื่อนไข
=COUNTIFS(กลุ่มเซลล์,เงื่อนไขกลุ่มเซลล์,เงื่อนไข,…)
นับจานวนข้อมูลตามเงื่อนไขโดยสามารถหาได้หลายเงื่อนไขหลายช่วง
ข้อมูล

SUMIF()
หน้าที่ของฟังก์ชัน SUMIF คือ จะใช้หาผลรวม
ของตัวเลขในอาร์กิวเมนต์โดยการระบุเงื่อนไข
รูปแบบของสูตร คือ
=SUMIF(rang,criteria,sum_range)
Range หมายถึง ช่วงเซลล์ที่มีเงื่อนไขที่ระบุใน criteria
Criteria หมายถึง เงื่อนไขที่ระบุ โดยจะเป็นตัวเลขหรือ
ความข้อความก็ได้
Sum_rang หมายถึง ช่วงเซลล์ที่ต้องการให้หาผลรวม
ตามเงื่อนไขที่เราระบุไว้

COUNTIF()
ฟังก์ชั่น COUNTIF เป็นฟังก์ชั่นที่ช่วยนับจานวนเซลข้อมูลตามเงื่อนไขที่กาหดน ด้วย
การระบุกลุ่มเซลและระบุเงื่อนไขที่ต้องการนับลงไป โดยสามารถระบเงื่อนไขเฉพาะเจาะจง
ได้ทั้งค่าที่เป็นตัวเลข และข้อความ
• รูปแบบ
=CONTIF (range, criteria)
range คือช่วงของเซลข้อมูลที่ต้องการนับรายการตามเงื่อนไข
criteria คือเงื่อนไขที่กาหนดให้นับ
• ตัวอย่าง
=COUNTIF(M2:M6,4)
หมายถึงนับช่วงเซลข้อมูลจาก M2 จนถึง M6 ว่านักเรียนที่ได้เกรดสี่มีจานวนกี่คน

การใช้งานฟังก์ชั่น IF เบื้องต้น
วิธีเขียนสูตร ภาษาชาวบ้าน
=IF(เงื่อนไขที่เราโยนเข้าไปให้ทดสอบ, [ถ้าจริงจะทาอันนี้], [ถ้าเท็จจะทาอันนี้])
เช่น หากเทียบกับภาษาพูด จะได้ว่า
ถ้า ฉันสอบตก ฉันจะเลี้ยงข้าว ไม่งั้น เธอเป็นคนเลี้ยงข้าว
ฉันสอบตก = เงื่อนไข
ฉันเลี้ยงข้าว = การกระทาหากเงื่อนไขเป็นจริง
เธอเป็นคนเลี้ยงข้าว = การกระทาหากเงื่อนไขเป็นเท็จ
ซึ่งเงื่อนไขที่เราโยนเข้าไปให้ทดสอบ นั้นจะต้องมี ตัวเปรียบเทียบ (COMPARISON
OPERATOR) อยู่ด้วย เพื่อให้ค่าออกมาเป็นจริง (TRUE) หรือเท็จ (FALSE) เช่น

การใช้งานฟังก์ชั่น IF ซ้อน IF
การเขียน IF ซ้อน IF
• เราสามารถเขียน IF ซ้อนกันไปเรื่อยๆ ได้
(จริงๆแล้วจะเอาฟังก์ชั่นอื่นมาซ้อนด้วยก็
ยังได้)โดย IF แต่ละตัวก็จะมีการเช็ค
เงื่อนไขของตัวเอง และทาค่าจริง/เท็จ ของ
ตัวเองแล้วแต่ผลลัพธ์ที่ประมวลได้ เช่น
– =IF(เงื่อนไข 1, IF( เงื่อนไข2,จริง2,เท็จ
2),IF(เงื่อนไข3,จริง3,เท็จ3))

การเขียน IF ซ้อน IF
• ตัวอย่าง 3 หากเราต้องการจะจัดเกรดจากคะแนนดิบของนักเรียน โดยมีเกณฑ์ดังนี้
– คะแนน <50 : F
– 50 <= คะแนน<60 : D
– 60 <= คะแนน<70 : C
– 70 <= คะแนน<80 : B
– คะแนน >= 80 : A
• สมมติคะแนนดิบอยู่ในช่อง A2 และเราจะใส่เกรดในช่อง B2 / ในช่อง B2 เราต้องเขียนดังนี้
=IF(A2<50,”F”,IF(A2<60,”D”,IF(A2<70,”C”,IF(A2<80,”B”,”A”))))
• อธิบายแนวคิด
• ให้ใส่เงื่อนไขทีละ Step อันแรกเช็คว่าน้อยกว่า 50 หรือไม่? ถ้าน้อยกว่าให้แสดงเกรด F ถ้าไม่น้อย
กว่า ต้องเช็คต่อว่า < 60 หรือไม่?… ทาแบบนี้ไปเรื่อยๆ

การใช้งานฟังก์ชั่น IF แบบซับซ้อน
หากมีหลายเงื่อนไขจะทาอย่างไร?
• โดยหากมีหลายเงื่อนไข เราสามารถเอาแต่
ละเงื่อนไขมาเชื่อมกับฟังก์ชั่นทาง
ตรรกกศาสตร์ ได้อีก เช่น
– AND(เงื่อนไข1,เงื่อนไข2,เงื่อนไข3,…) =>
และ : ต้องเป็นจริงทุกอัน ถึงจะออกมาเป็นจริง
– OR(เงื่อนไข1,เงื่อนไข2,เงื่อนไข3,…) =>
หรือ : หากอันใดอันหนึ่งจริงถือว่าจริง

หากมีหลายเงื่อนไขจะทาอย่างไร?
• ตัวอย่าง 2 หากช่อง B4 เราเขียนว่า
• =IF(AND(B2>10,B3<=5), 20*3,”ขี้เกียจทา”)
• สิ่งที่มันจะทาคือดูว่าค่าใน B2 มากกว่า 10 และ B3น้อยกว่าหรือเท่ากับ 5 หรือไม่?
• สมมติว่าค่าใน B2 เป็น 15 และ B3 เป็น 4 =>=> เงื่อนไขเป็นจริง =>คานวณ 20*3 => แสดงค่า 60
ในช่อง B4
• สมมติว่าค่าใน B2 เป็น 15 และ B3 เป็น 6 => เงื่อนไขเป็นเท็จ =>แสดงค่า “ขี้เกียจทา” ในช่อง B4

ตัวอย่างการประยุกต์ใช้งานฟังก์ชั่น IF

การใช้Vlookup
• ฟังก์ชั่น Vlookup เป็นฟังก์ชั่นหนึ่งที่ใช้บ่อยมาก แต่ผู้ที่ใช้ส่วนมากก็ยังไม่เข้าใจว่า
ทางานอย่างไร อ่านใน Help แล้วก็ยังไม่เคลียร์ เมื่อเกิดปัญหาก็เลยไม่สามารถแก้ไขได้
• มาดูส่วนประกอบหรือไวยากรณ์ของ Vlookup กันก่อนครับ Vlookup มีไวยากรณ์
ดังนี้
• Vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num,range_
lookup)
หรือแปลตามแบบฉบับของผมเพื่อให้ง่ายต่อการเข้าใจ
• Vlookup(ค่าที่ต้องการค้นหา, ตารางที่บรรจุค่าที่ต้องการค้นหา, คอลัมน์ที่ต้องการ
แสดงผล, รูปแบบการค้นหา)

• VLOOKUP โหมด Exact Match
• จุดประสงค์หลัก : เหมาะกับการ Map ข้อมูล (ดึงค่าจาก Reference ที่กาหนด) มันจะทางานดังนี้
• หาคาที่ต้องการจากคอลัมน์ซ้ายสุดของตารางที่กาหนด (Table Array) และทาการหาจากบนลงล่าง
(Vertical Lookup) ผลมี 2 กรณี
– ถ้าเจอคาที่ต้องการ(ต้องเหมือนเป๊ะๆ) มันจะหยุดที่บรรทัดนั้น
– ถ้ามีค่าที่ตรงเงื่อนไขหลายค่าในคอลัมน์ที่ค้นหา มันจะยึดที่เจออันแรกสุด
– ไม่เจอคาที่ต้องการเป๊ะๆ จะแสดงค่า Error กลับมาเป็น #N/A
– กรณีเจอคาที่ต้องการเป๊ะๆ จะวิ่งไปทางขวาตาม Col Index ที่กาหนด เริ่มนับที่คอลัมน์ซ้ายสุดเป็น 1, ถัดไปทางขวา =2, 3,
4… เพื่อเอาค่าใน Col Index ที่กาหนดกลับมาแสดงค่า
• ตัวอย่างในรูป ช่อง G4 เกิดจากการใช้ VLOOKUP ค้นหาทะเบียน นม6666 ว่าอยู่บรรทัดไหน ถ้าเจอให้เอา
คอลัมน์ที่ 2 ของบรรทัดนั้นกลับมา (นับเฉพาะขอบเขตตารางที่เลือกไว้ ไม่เกี่ยวว่าคอลัมน์ที่ 2 คือ B) ซึ่งจะได้ค่า
BMW

• VLOOKUP โหมด Approximate Match
• จุดประสงค์หลัก :เหมาะกับการดึงค่าข้อมูลจาก Reference ที่มีการกาหนดการอ้างอิงข้อมูลเป็นช่วง ที่แต่ละช่วงไม่จาเป็นต้องเท่ากัน
• ต้องเรียงค่าที่เราจะค้นหาในตารางอ้างอิงจากน้อยไปมากเสียก่อน นั่นคือ ข้อมูลในคอลัมน์ซ้ายสุดของตารางอ้างอิงจะต้องเรียงจากน้อยไป
มากเท่านั้น มิฉะนั้นการทางานของ VLOOKUP จะ Error
• หากทาการเรียงข้อมูลแล้ว มันจะทางานแบบนี้ครับ หาคาที่ต้องการจากคอลัมน์ซ้ายสุดของตารางที่กาหนด (Table Array) โดยทาการหา
จากบนลงล่าง (Vertical Lookup) จนเจอตัวที่มากกว่าค่าที่กาหนดแล้วจะเด้งกลับ 1 บรรทัด
• ดังนั้นการค้นหาจะมี 3 กรณี
– o ถ้ามีค่าที่ตรงเป๊ะๆ ค่าเดียว มันจะยึดค่าบรรทัดนั้น
– o ถ้ามีค่าที่ตรงเป๊ะๆ หลายค่า มันจะยึดที่เจออันล่างสุด (เนื่องจากมันจะหาลงมาเรื่อยๆ จนเจอค่าที่มากกว่าแล้วเด้งขึ้น 1 บรรทัดอย่างที่บอกไปตอนต้น)
– o ถ้าคาค้นหาอยู่ระหว่างค่าในตารางอ้างอิง มันจะไปหยุดตรงบรรทัดที่มีค่ามากที่สุดในตารางอ้างอิงที่ยังน้อยกว่าคาค้นหา (เนื่องจากมันจะหาลงมาเรื่อยๆ จน
เจอค่าที่มากกว่าแล้วเด้งขึ้น 1 บรรทัดอย่างที่บอกไปตอนต้น)
• ทั้งกรณีที่ 1 และ 2 หลังจากเจอแล้ว มันจะมองในแถวเดียวกัน แล้วนาค่ากลับมาจาก Col Index ที่กาหนด เริ่มนับที่คอลัมน์ซ้ายสุดเป็น 1,
ถัดไปทางขวา =2, 3, 4…

การออกแบบตารางสาหรับ look Up ข้อมูลข้าม Sheet
หรือข้ามไฟล์

เทคนิคการแก้ปัญหาของการเกิด #N/A

การใช้Index & Match
• NDEX ใช้สาหรับแสดงข้อมูล ในช่วงที่ระบุ
MATCH ใช้ค้นหาตาแหน่ง ในช่วงข้อมูลที่ระบุ ตามเงื่อนไขที่กาหนด
รูปแบบการใช้
INDEX( array, row_num, [ column_num ] )
array คือช่วงข้อมูลที่กาหนด
row_num คือ ตาแหน่งเริ่มต้นลงมากี่แถว ในช่วงที่กาหนด
column_num คือ ตาแหน่งถัดเข้าไปกี่คอลัมน์ ในช่วงที่กาหนด
MATCH( lookup_value, lookup_array, match_type )
lookup_value คือ ข้อมูลที่ต้องการค้นหา
lookup_array คือ ช่วงข้อมูลที่กาหนดให้ค้นหาภายในนี้
match_type คือ ลักษณะการค้นหา มีค่าได้ 3 ค่า คือ 0, +1 และ -1

• สาหรับกรณีการใช้ INDEX ควบคู่กับ MATCH
• สูตร =INDEX(B1:B12, MATCH(D2,A1:A12,0) )

เทคนิคการตรวจสอบวันที่ใน Excel
• Ctrl + ;
• Ctrl + Shift +:

สูตรทางานเกี่ยวกับวันที่ Today, Year, Month,
Day, DATEIF
• Today
• Year
• Month
• Day
• DATEDIF

เทคนิคการกู้ไฟล์ที่เผลอปิดไป
ก่อน Save ให้กลับสู่
ต้นแบบก่อน Save

เทคนิคการกู้ไฟล์ที่เผลอปิดไป ก่อน Save ให้กลับสู่ต้นแบบ
ก่อน Save

การทางานกับข้อมูล
ในการใช้งาน Microsoft Excel สาหรับผู้ที่ทางานกับ Excel ย่อมมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องตรงนี้
จะมีเทคนิคที่ช่วยในการจัดการกับข้อมูล จานวนมาก ๆ ให้่ง่ายขึ้นมาก ๆ
• การเรียงข้อมูลตามลาดับ (Sorting)
• การกรองข้อมูล (Filter) ด้วย Auto Filter
– o การกาหนดเงื่อนไขต่าง ๆ
– o Top 10 กาหนดการกรองข้อมูล 10 รายการสูงสุด/ต่าสุด
– o Custom… เพื่อกาหนดการกรองข้อมูลให้ได้ตามต้องการ
• การทาสรุปผลข้อมูลด้วย (Sub Total) ใช้สาหรับการสรุปผลโดยแสดงผลสรุปข้อมูล ไม่ว่าจะเป็น
ผลรวม ค่าเฉลี่ย จานวน หรือค่าทางสถิติ ตามกลุ่มข้อมูลที่ต้องการ
• การตรวจสอบความถูกต้องข้อมูลด้วย Data Validation ใช้สาหรับการป้องกัน และเพิ่มความ
สะดวกในการป้อนข้อมูลให้สะดวกมากยิ่งขึ้น เช่น ทาเป็น List ให้เลือกแทนที่จะพิมพ์ข้อมูลเอง และ
หากกรอกค่าไม่ถูกต้อง ให้แจ้งเตือนกับผู้ใช้งาน
• การกาหนดการแสดงตามเงื่อนไขด้วย Conditional Formatting ใช้สาหรับการแสดงผล
ข้อมูลโดยใช้สีสันต่าง ๆ ตามเงื่อนไข เช่น หาก สินค้ามีสต๊อค ต่ากว่าเกณฑ์ให้แสดงไฮไลท์ สีแดง
– การตรวจสอบสต๊อกโดยนาเสนอเป็น Icon
– การแจ้งเตือนสต๊อก เช่น มีสต๊อกต่ากว่าเกณฑ์

การเรียงลาดับข้อมูล (Sort)
1. คลิกในคอลัมน์ (ฟีลด์) ที่ต้องการจัดเรียง เช่น จะเรียงตามเงินเดือนพนักงานก็คลิกตรง
ฟีลด์ เงินเดือน (ในเซลใดก็ได้)
2. คลิกปุ่ม Sort Ascending (เรียงลาดับจากน้อยไปหามาก) เพื่อเรียง
ข้อมูลจากน้อยไปหามาก คือ ถ้าเป็นฟีลด์ตัวเลขก็จะเรียง 1, 2 , 3, ... แต่ถ้าเป็น
ข้อความก็จะเรียง A, B, C, ... ก, ข, ค, ....หรืออาจจะคลิกปุ่ม Sort
Descending (เรียงลาดับจากมากไปหาน้อย) เพื่อเรียงข้อมูลจากมากไปหาน้อย
คือถ้าเป็นฟีลด์ตัวเลขก็จะเรียง 9, 8, 7, ... แต่ถ้าเป็นข้อความก็จะเรียง ฮ, อ, ฬ, ... Z,
Y, X, ...
3. ผลการจัดเรียงจะปรากฎให้เห็นทันที

การเรียงลาดับข้อมูลแบบง่ายและแบบซับซ้อน
1. คลิกเมาส์ภายในลิสต์ที่จะเรียงลาดับ
ข้อมูล
2. เลือกคาสั่ง Data > Sort (ข้อมูล
> เรียงลาดับ)
3. เลือกฟีลด์แรกที่จะจัดเรียงจากช่อง
Sort by (เรียงลาดับตาม) เช่น
ตาแหน่ง
4. คลิกปุ่ม Add Level (เพิ่มระดับ)
5. เลือกคอลัมน์ที่เรียงเป็นอันดับที่สอง

การใช้เครื่องมือ การคัดกรอง(Filter)
1. คลิกเมาส์ภายในลิสต์ที่จะกรองข้อมูล
2. เลือก Data >Filter (ข้อมูล > ตัวกรอง ) จะมีปุ่มลูกศรขึ้นที่ชื่อฟีลด์ของทุก ๆ
คอลัมน์
3. คลิกปุ่มลูกศร ของฟีลด์แรกที่ใช้เป็นเงื่อไขในการกรอง จะมีข้อมูลทั้งหลายที่อยู่ในฟีลด์
นั้นปรากฏขึ้น แต่เป็นรายการแบบย่อ คือแสดงเฉพาะค่าที่ไม่ซ้ากันเท่านั้น

การประยุกต์ใช้เครื่องมือการคัดกรองกับการคานวณในระบบ
ฐานข้อมูล
1. คลิกเมาส์ภายในลิสต์ที่จะกรองข้อมูล
แล้วเลือกคาสั่ง Data > Filter
(ข้อมูล > ตัวกรอง )
2. คลิกปุ่ม สามเหลี่ยม ของฟีลด์ที่เป็น
เงื่อนไข (ซึ่งจะต้องเป็นฟีลด์ตัวเลขหรือ
วันที่ ) แล้วเลือก
– All (ทั้งหมด) แสดงข้อมูลทุกเรคอร์ดโดย
ไม่ขึ้นกับฟีลด์นี้
– Top 10 (10 อันดับแรก) เลือกมา
เฉพาะ 10 เรคอร์ดที่มีค่าน้อยหรือมากที่สุด
– Custom (กาหนดเอง) ใช้กาหนด
เงื่อนไขที่ซับซ้อนมากขึ้น คือมีได้ถึง 2
เงื่อนไขต่อฟีลด์ และยังเปรียบเทียบแบบ

การสร้างรายงานสรุป (Subtotals) เพื่อวิเคราะห์ และ
จัดสร้างรายงาน
• เรียงข้อมูลตามลักษณะที่ต้องการ เช่น ต้องการยอดสรุปเกี่ยวกับ
ประเภทสินค้า ก็ต้องเรียงข้อมูลด้วยข้อมูลประเภทสินค้า , ต้องการ
ยอดสรุปเกี่ยวกับตาแหน่งพนักงาน ก็ต้องเรียงข้อมูลด้วยข้อมูล
ตาแหน่งพนักงาน
• เลือกคาสั่ง Data, Sub-Total จะปรากฏกรอบโต้ตอบ ดังนี้
• กาหนดรายการที่ต้องการทายอดสรุป ( At Each Change
In)
โดยต้องกาหนดตามข้อมูลรายการที่เรียงไว้ในข้อ 1
• กาหนดลักษณะการหายอดสรุป (ผลรวม , จานวนนับ, ค่าเฉลี่ย
ฯลฯ)
ในตัวเลือก Use Function
• กาหนดข้อมูลที่ต้องการให้สรุปยอด ในตัวเลือก Add SubTotal
To
• เลือก OK ก็จะปรากฏข้อมูลใหม่เป็นรายงานยอดสรุปบนจอภาพ

การกาหนดการแสดงตามเงื่อนไขด้วย Conditional
Formatting

การ Sort ข้อมูลตามสีของข้อความ หรือสีของ Font
หรือตามประเภทของ Icon ซึ่งเป็นฟีเจอร์ใหม่ของ
Excel 2010 โดยเฉพาะ

การ Filter ข้อมูลตามสีของข้อความ หรือสีของ Font
หรือตามประเภทของ Icon ซึ่งเป็นฟีเจอร์ใหม่ของ
Excel 2010 โดยเฉพาะ

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel
(Analyzing Data)
ในส่วนนี้สาหรับการนาข้อมูลมาเคราะห์ต่อไป
• การดูแนวโน้มของข้อมูลโดยการสร้าง Trend (Create a
Trendline)
• การสร้างสถานการณ์ (Create Scenarios) โดยจาลองสถานการณ์
ของข้อมูลโดยกาหนดการเปลี่ยนปัจจัย (Factor) เพื่อผลที่เราต้องการ
ตามสถานการณ์ต่าง ๆ เช่น ต้องการดูแนวโน้มการสั่งซื้อสินค้า เมื่ออัตรา
เงินเฟ้อ แปรเปลี่ยนไปจาก 3% เป็น 4% หรือ 5%
• Perform What-If Analysis เป็น Add-On ของ
Microsoft Excel เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลตามเงื่อนไขต่าง ๆ
• ทดลอง Study case เพื่อจาลองสถานการณ์

การดูแนวโน้มของข้อมูลโดยการสร้าง Trend
(Create a Trendline)

การสร้างสถานการณ์ (Create Scenarios) โดยจาลองสถานการณ์
ของข้อมูลโดยกาหนดการเปลี่ยนปัจจัย (Factor) เพื่อผลที่เราต้องการ
ตามสถานการณ์ต่าง ๆ เช่น ต้องการดูแนวโน้มการสั่งซื้อสินค้า เมื่ออัตรา
เงินเฟ้อ แปรเปลี่ยนไปจาก 3% เป็น 4% หรือ 5%

Perform What-If Analysis เป็น Add-On ของ
Microsoft Excel เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลตามเงื่อนไขต่าง ๆ

Study case เพื่อจาลองสถานการณ์

Pivot Table & Pivot Chart
Pivot Table มีประโยชน์สาหรับการทาตารางสรุปผลข้อมูล เพื่อนาเอาข้อมูลดิบ มาสรุปผลให้
ดูง่ายขึ้น ซึ่งในการอบรมจะพูดถึงการเตรียมข้อมูลและแนวคิดในการดูข้อมูลเพื่อนามาสรุปผล
และการดูข้อมูลในมิติ (Dimension) ต่าง ๆ ในรูปแบบตาราง และกราฟ
• ความหมายและประโยชน์ของ Pivot Table
• Pivot Table กับการสรุปข้อมูล
• การเตรียมข้อมูลเพื่อใช้วิเคราะห์และสรุปผลข้อมูล
• การสร้างและการแก้ไข Pivot Table
• การอ่านค่าจาก Pivot Table
• Pivot Chart Report
• การสร้าง Chart ในรูปแบบต่าง ๆ
• การคัดกรองข้อมูลที่ต้องการ
• การกรองข้อมูลในช่วงหรือตาราง โดยการใช้ Slicer
• กรณีศึกษา & Workshop ทาการสรุปยอดขายสินค้า 3 ปี โดยแยกตามรายลูกค้า หรือ รายสินค้า
ดูแนวโน้มของพนักงานขายว่ามียอดขายเป็นอย่างไร เป็นต้น (ในการอบรมจะเป็น Case Study
จากข้อมูลจริง)

พื้นฐานสาหรับการสร้างตารางไพวอท
• PIVOT TABLE มีประโยชน์มากสาหรับการวิเคราะห์
ข้อมูลบนแผ่นงานของ Excel เราสามารถเลือกดูข้อมูลใน
แง่มุมต่าง ๆ จากใน Sheet ของ Excel โดยการนาข้อมูลใน
แผ่นงานมาไขว้กัน ช่วยให้การวิเคราะห์ เปรียบเทียบดูง่ายขึ้น
เช่น สมมติว่าเรามีข้อมูลเกี่ยวกับ ร้านที่รับสินค้าของเราไป
จาหน่าย มีดังนี้(ดาวน์โหลดไฟล์เพื่อทาตามตัวอย่างนี้คลิกที่นี่)
• จากข้อมูลข้างบนนี้เราสามารถจะให้ Excel วิเคราะห์ข้อมูล
จัดรูปแบบเสียใหม่ (โดยใช้ข้อมูลชุดนี้) เช่น สรุปข้อมูลตามร้าน
และรวมจานวนสินค้าที่รับไปจาหน่าย ดังนี้
• หรืออาจจะให้แสดงทั้งจานวนที่รับไป และรวมเงินทั้งหมด แยก
เป็นแต่ละร้าน ก็ได้ ดังนี้

ประเภทของข้อมูลที่ใช้ในตารางไพวอท

การออกแบบโครงสร้างของฟิลด์ที่ใช้ในตารางไพวอท
• Column ในแนวตั้งเรียกว่า Field ซึ่งในแต่
ละ Field ใช้เก็บข้อมูลเรื่องเดียวกัน เช่น ใช้
Column A เก็บข้อมูลเกี่ยวกับรหัสประจาตัว
(Id) และใช้ Column B เก็บข้อมูลเกี่ยวกับ
ชื่อสินค้า (Name)
• Row ในแนวนอนเรียกว่า Record หรือ
รายการ ซึ่งแต่ละรายการประกอบด้วยเรื่องที่
เกี่ยวข้องกันของรายการหนึ่งๆ เช่น รายการแรก
ประกอบด้วย Id : a001, Name : aaa,
และ Amount : 100

ลาก Field ที่ต้องการ
ลงในช่องด้านล่าง
เพื่อจัดเรียงข้อมูลใหม่

การจับกลุ่ม

การปรับเปลี่ยนรูปแบบและฟิลด์

การปรับเปลี่ยนฟิลด์

การเปลี่ยนรูปแบบของรายงาน

การจัดรูปแบบของรายงานโดยใช้รูปแบบอัติโนมัติ
(AutoFormat)

การสร้างชาร์ทเพื่อสรุปข้อมูลของตารางไพวอท

การกรองข้อมูลในช่วงหรือตาราง โดยการใช้ Slicer

มาโคร (Macro)
มาโครจะเหมาะกับการทางานในลักษณะที่ต้องทาซ้า ๆ
• การสร้างแมโคร (Create a Macro)
• การแก้ไข (Edit a Macro)
• การนาเอามาโครที่ใช้ประจามาเป็นคาสั่งใน Excel (Customize
Access to Excel Commands)
• การประยุกต์ใช้มาโครกับการทา Conditional Formatting

1. คลิก Sheet ชลบุรี
2. ลากคลุม D3:D16
3. คัดลอก (Copy)
4. คลิก Sheet รวมยอดขาย
5. คลิก C3
6. วาง (Paste) แบบ Value
7. คลิก Sheet กทม
11. คลิก D3

13. คลิก Sheet เชียงใหม่
17. คลิก E3
19. คลิก F2 พิมพ์คาว่า รวม
20. คลิก F3 ใช้ Sum
21. คัดลอกจนถึง F16

1. คลิก Sheet ชลบุรี
2. คลิก B3
4. กด ctrl + shift + ลูกศรลง
5. กด ctrl + shift + ลูกศรขวา
8. คลิก Sheet เรียงยอดขาย
9. คลิก A1
11. กด ctrl + ลูกศรลง
12. กด ลูกศรลง
13. วาง (Paste)

1. คลิก Sheet กทม
2. คลิก B3
9. คลิก A1

1. คลิก Sheet เชียงใหม่
2. คลิก B3
9. คลิก A1

16. คลิก C2
20. ใช้ Sum

Collaborating with Others
การทางานร่วมกันด้วย Microsoft Excel โดยท่านสามารถเปิดไฟล์
Excel พร้อมกันได้มากกว่า 1 คน แล้วทางานพร้อม ๆ กันได้
• การแชร์ Workbook (Share a Workbook)
• การป้องกันไฟล์ (Protect Files)
• การติดตามการแก้ไขไฟล์เอกสาร (Set Revision Tracking)
• การตรวจสอบไฟล์ที่ผู้อื่นทาการแก้ไข Review Tracked
Revisions
• การนาข้อมูลจากหลายไฟล์มารวมกัน (Merge Workbooks)

การแชร์ Workbook (Share a Workbook)

การติดตามการแก้ไขไฟล์เอกสาร (Set Revision Tracking)
การตรวจสอบไฟล์ที่ผู้อื่นทาการแก้ไข Review Tracked Revisions

การติดตามการแก้ไข การเชื่อมโยงสูตร
(Auditing Worksheets)
สาหรับการทางานกับสูตรที่มีการเชื่อมโยงกันซับซ้อน เราต้องการตรวจสอบ
ติดตามการเชื่อมโยงเพื่อรู้ที่มา และผลกระทบของสูตรการคานวณได้
• การติดตามว่าเซลนี้ไปเกี่ยวข้องกับเซลใด (Trace Cell Precedents)
• การติดตามว่าเซลนี้ถูกอ้างอิงไปที่ใดบ้าง (Trace Cell Dependents)
• การดูข้อผิดพลาดของสูตรการคานวณ (Locate Errors in Formulas)
• การดูข้อมูลที่อ้างอิงไม่ถูกต้อง (Locate Invalid Data and Formulas)
• การติดตามดูค่าของตัวแปร (Watch and Evaluate Formulas)
• การจัดกลุ่มข้อมูลและจัดการแสดงผลข้อมูล (Group and Outline Data)

เทคนิคการตรวจหา Error ในเวิร์กชีตอย่างรวดเร็ว

การทางานกับแฟ้มงานหลาย ๆ ไฟล์
(Working with Multiple Workbooks)
• การสร้าง Workspace
• การเชื่อมโยงข้อมูลเข้าด้วยกัน (Consolidate Data)
• การเชื่อมโยงเซลจาก Workbook อื่น (Link Cells in
Different Workbooks)
• การแก้ไขลิงค์ (Edit Links)

เทคนิคการเปิดหลายๆ ไฟล์ขึ้นมาทางานพร้อมๆกัน อย่างรวดเร็ว
โดยเปิดเพียงแค่ไฟล์เดียวเท่านั้น แล้วโปรแกรมจะเปิดไฟล์ที่
เหลือเองให้อัตโนมัติ

การนาเข้าและส่งออกข้อมูล
(Importing and Exporting Data)
• การส่งออกข้อมูลไปยัง Microsoft Word (Export to
Microsoft Word)
• การนาเข้าตารางจาก Microsoft Word (Import a
Word Table)
• การนาเข้าข้อมูลที่เป็น Text File (Import Text Files)

การนาข้อมูลจาก Text File เข้ามาในโปรแกรม Excel
1. คลิกเซลล์ที่คุณต้องการวางข้อมูลจากฐานข้อมูล
2. บนแท็บ Data ในกลุ่ม รับข้อมูลภายนอก ให้คลิก Form Text
3. ในรายการ มองหาใน ให้ระบุตาแหน่งและคลิกสองครั้งฐานข้อมูล Text ที่คุณ
ต้องการนาเข้า
4. ในกล่องโต้ตอบ เลือกตาราง ให้คลิกตารางหรือแบบสอบถามที่คุณต้องการ
นาเข้า แล้วคลิก ตกลง

การ Import Text File เข้ามาใน Excel แล้วความหมาย
ของตัวเลือกทั้งหมดใน Text ImportWizard ว่าทางาน
อย่างไร

การกาหนดค่าการรักษาความปลอดภัย (Security)
เราจะแนะนาการป้องกันการเปิดอ่านไฟล์ การป้องกันการแก้ไขไฟล์
ซ่อนสูตร ล็อกเซลที่ไม่ต้องการให้แก้ไข โดย Excel มีความสามารถ
ด้านความปลอดภัยหลายระดับ โดยหลายท่านอาจจะยังไม่เคยรู้มาก่อน
• การกาหนดรหัสผ่านให้ไฟล์ Excel
• การป้องกันไม่ให้เห็นสูตร และการป้องกันไม่ให้แก้ไขใน Cell ที่ต้องการ
(Lock and Hidden)
• การป้องกัน Worksheet & Workbook
• การกาหนดการรักษาความปลอดภัยให้กับ Macro

การป้องกัน Worksheet

การป้องกันไม่ให้เห็นสูตร และการป้องกันไม่ให้แก้ไขใน
Cell ที่ต้องการ (Lock and Hidden)

การป้องกัน Workbook

การป้องกันไฟล์(Protect Files)
การกาหนดรหัสผ่านให้ไฟล์Excel

Microsoft excel 2010 intermediated advanced

More Related Content

What's hot (20)

Viewers also liked (20)

Similar to Microsoft excel 2010 intermediated advanced (20)

More from smittichai chaiyawong (20)

Microsoft excel 2010 intermediated advanced