Advanced Excel Training (2012)
5 likes6,832 views
Excel Basic, function & formula, Chart, Excel Report, PivotTable and Macro
Advanced Excel Training (2012)
- 1. Advanced Excel Training Advanced Excel Training ธราพล เม่นคา tharapon.m@stpi.co.th | tharapon@gmail.com Senior ERP Development Analyst STP&I Public Company Limited Microsoft® Office Specialist Master Topics 1. Excel Basic 2. Function & Formula 3. Chart 4. Excel Report 5. PivotTable 6. Macro 7. Workshop 1. Excel Basic 1.1 การอ้างอิ งเซลล์ (Cell Reference) - $A$1 Fix เซลล์น้ีไว้ (เมือ Copy สูตรไปใช้ต่อ สูตรจะอ้างอิงมาทีเซลล์ $A$1) ่ ่ - $A1, A$1 Fix คอลัมน์ หรือ แถว - กดปุ่ม F4 เพื่อให้ Excel เปลียนเครืองหมาย $ ให้ ่ ่ 1.2 การตังชื่อให้กบเซลล์หรือตาราง (Name) ้ ั - ใช้กบไฟล์ทใช้เป็นประจา หรือสูตรทีมการอ้างอิงซ้ าๆ ั ี่ ่ ี - ตังชือ เลือกเซลล์หรือตารางทีตองการ แล้วพิมพ์ชอทีตองการใน Name Box ้ ่ ่ ้ ่ื ่ ้ - เอาชือไปใช้ F3 ่ - แก้ไขชือ แทป Formulas Name Manager ่ STP&I Public Company Limited 1 Information Technology Section Administrative Department
- 2. Advanced Excel Training - Dynamic Range - =OFFSET($A$1, 0, 0, COUNTA($A:$A), 2) ตารางมี 2 คอลัมน์ - =OFFSET($A$1, 0, 0, COUNTA($A:$A), COUNTA($1$1)) 1.3 Tips - ชือไฟล์ ชีท หรือ Range Name (ชือทีตงให้กบช่วงเซลล์) ตังเป็นภาษาอังกฤษ ตังชือให้สอความหมายและสัน ่ ่ ่ ั้ ั ้ ้ ่ ่ื ้ เพราะจะทาให้การอ้างอิงถึงชือไฟล์หรือชีททาได้งาย ่ ่ - การเคาะ Spacebar แสดงช่องว่างใน Excel ควรเคาะแค่ 1 เคาะ (เช่น ชือ-นามสกุล) เนื่องจากทุกช่องว่าง คือ ่ 1 ตัวอักษร จะส่งผลในการอ้างอิง เปรียบเทียบค่า - หลีกเลียงการ Merge Cell ในตารางข้อมูล จะทาให้ไม่สามารถใช้ Paste Values หรืออ้างอิงสูตรหรือ ่ PivotTable จะทาได้ยาก - ให้เลือกช่วงเซลล์ทตองการ > คลิกขวาเลือก Format Cells > เลือกแทป Alignment > กาหนด ี่ ้ Text Alignment: Horizontal เป็น Center Across Selection - เมือเขียนสูตรต่างๆ ่ - ให้ลองทดสอบกับตัวอย่างหรือเงือนไขทีเข้าใจได้งายก่อน เช่น A+B > 100 (ดีกว่า A+B > 105.29) ่ ่ ่ - ทดสอบเงือนไขในหลายๆ รูปแบบ (ค่าบวก ลบ ศูนย์ หรือตัวอักษร) เพื่อดูวาสูตรทีสร้างขึนให้ ่ ่ ่ ้ ผลลัพธ์ทตรงกับความต้องการหรือไม่ ี่ 1.4 Shortcut Key Shortcut Key ความหมาย Ctrl + C Copy - คัดลอก Ctrl + X Cut - ตัด Ctrl + V Paste - วาง Ctrl + Z Undo - ยกเลิกการทาทีละขัน ้ Ctrl + ; ั ั ใส่วน เดือน ปี ปจจุบน ั Ctrl + Shift + : ั ั ใส่เวลา ปจจุบน Ctrl + Shift + * เลือกพื้นทีตารางทังหมด ่ ้ Ctrl + . (จุด) ใช้หลังจากเลือกพื้นที่ เพื่อหมุนดูเซลล์ทอยู่ตรงจุดมุมต่างๆ ของตาราง ี่ Alt + Enter ขึนบรรทัดใหม่ ภายในเซลล์เดิม ้ Ctrl + Enter เลือกพื้นที่ แล้วพิมพ์คาหรือสูตรลงไป กด Ctrl + Enter จะพิมพ์คาหรือสูตรซ้าลงใน ่ ่ ทุกเซลล์ Ctrl + ’ คัดลอกสูตรจากเซลล์ขางบนมา้ Ctrl + Shift + ” คัดลอกค่า Value จากเซลล์ดานบนมา้ Shift + End + ลูกศร ั ั เป็นการเลือกจากเซลล์ปจจุบน ไปถึงเซลล์สดท้ายทีมขอมูลอยู่ ตามลูกศร ุ ่ ี ้ F3 แสดงหน้าต่าง Paste Name (แสดงชือทีตงไว้ เพื่อนาไปใส่ในสูตร) ่ ่ ั้ F4 เปลียน Reference (A1 > $A$1 > A$1 > $A1) หรือทาซ้าคาสั ่งสุดท้าย ่ STP&I Public Company Limited 2 Information Technology Section Administrative Department
- 3. Advanced Excel Training 2. Formula & Function Function ความหมาย IF ทดสอบตามเงือนไข ว่าเป็นจริง (True) หรือเท็จ (False) ่ VLOOKUP การอ้างอิงค่า หาค่า (ทีเหมือน หรือ ใกล้เคียง) โดยเทียบค่ากับค่าใน ่ คอลัมน์ซายสุดของตาราง และคืนค่าเป็นข้อมูลทีอยู่ในแถวเดียวกัน จาก ้ ่ ลาดับทีของคอลัมน์ทตองการ ่ ี่ ้ SUMIF / SUMIFS หาผลบวกของเซลล์ทตรงกับเงือนไขกาหนด / กาหนดได้หลายเงือนไข ี่ ่ ่ COUNTIF / COUNTIFS นับจานวนตามเงือนไขกาหนด / กาหนดได้หลายเงือนไข ่ ่ IFERROR ถ้าสูตรทีกาหนด Error จะให้คนค่าเป็นอะไร ่ ื ROUND ั ใช้ในการปดจุดทศนิยม LEFT, RIGHT, MID ใช้แยกตัวอักษรออกมา (ซ้าย, ขวา, กลาง) TRIM ใช้ในการลบช่องว่างระหว่างคาออกไปให้เหลือ 1 ช่องว่างระหว่างคา UPPER, LOWER, PROPER เปลียนคาหรือประโยค เป็น ตัวใหญ่ ตัวเล็ก หรือ ขึนต้นคาด้วยตัวใหญ่ ่ ้ LEN ใช้ในการนับจานวนตัวอักษรของคา ประโยค หรือ เซลล์ โดยจะนับรวม ช่องว่างระหว่างคาด้วย TEXT ใช้จดรูปแบบตัวเลข ั SUBSTITUTE ค้นหาและแทนที่ (ระบุเป็นคา) REPLACE ค้นหาและแทนที่ (ระบุเป็นตาแหน่ง) TODAY, NOW คืนค่าเป็น วันที่ เวลา ปจจุบน ั ั DAY, MONTH, YEAR คืนค่าเป็น วันที่ เดือนที่ ปีที่ จาก Date (วันเดือนปี) ทีระบุไป ่ DATE นา ปีที่ เดือนที่ วันที่ มารวมกันเป็น วันเดือนปี EOMONTH คืนค่าวันสุดท้ายของเดือน CONVERT แปลงตัวเลขจากหน่วยหนึ่งเป็นอีกหน่วย Formula Errors Function ความหมาย ######## คอลัมน์แคบกว่าจานวนตัวเลข หรือวันที/่ เวลา ติดลบ #DIV/0 Divided by 0 - ตัวหารในสูตรเป็น 0 #N/A Not Available – สูตรหาค่าอ้างอิงไม่เจอ (VLOOKUP) #NAME? ชือ (Range Name) ทีใช้ในสูตรไม่ม ี หรือถูกลบไป ่ ่ #REF! สูตรมีการกาหนดช่วงเซลล์อางอิงไม่ถูกต้อง ้ #VALUE! ตัวแปรหรือเครืองหมายในสูตรผิด ่ STP&I Public Company Limited 3 Information Technology Section Administrative Department
- 4. Advanced Excel Training 3. Chart 3.1 สร้างชาร์ท 2 แกน (Secondary Axis) - คลิกเลือก Series ทีตองการ > คลิกขวาเลือก Format Data Series > เลือก Secondary Axis ่ ้ - ต้องการเปลียนประเภทของชาร์ท > เลือก Series ทีตองการ > คลิกขวาเลือก ่ ่ ้ 3.2 สร้างชาร์ทเปรียบเทียบระหว่างช่วงเวลา - จัดข้อมูลตามตัวอย่าง โดยชาร์ททีได้สามารถจัดรูปแบบ Series แยกสีตามทีตองการได้ ่ ่ ้ STP&I Public Company Limited 4 Information Technology Section Administrative Department
- 5. Advanced Excel Training - กรณีตองการมีชองว่างระหว่างกลุ่มข้อมูลข้อมูล ้ ่ 3.3 ชาร์ทแสดง Trend ต่อเนื่ อง STP&I Public Company Limited 5 Information Technology Section Administrative Department
- 6. Advanced Excel Training 4. Excel Report 4.1 ตารางข้อมูลมาตรฐาน (Tables) - หัวตาราง มีแถวเดียว คาอธิบายของแต่ละคอลัมน์นน ใช้ให้สนทีสด และควรเป็น Text ั้ ั้ ่ ุ - ข้อมูลในบรรทัดแรก ต้องติดกับหัวตาราง ก่อนถึงแถวสุดท้าย ไม่ให้มแถวใดแถวหนึ่งเว้นว่างไว้ ี - ตารางนันต้องเป็นอิสระ ไม่ติดกับตารางหรือเซลล์ทมขอมูลอื่น ้ ี่ ี ้ - ข้อมูลทีใส่ในตาราง ถ้าเป็นไปได้ ให้แยกฟิ ลด์ให้ละเอียดทีสด เช่น แยกชือคอลัมน์หนึ่ง กับแยกนามสกุลอีก ่ ุ่ ่ คอลัมน์หนึ่ง เพื่อให้งายต่อนาไปใช้ในการอ้างอิง ่ 4.2 Format Table / Cell Styles - เลือกใช้ Format ทีมอยู่แล้ว แทป Home > (Style) Format as Table ่ ี - สร้าง Format ใหม่ แทป Home > (Style) Format as Table > New Table Style 4.3 Conditional Formatting - Highlight Cells Rules - Top/Bottom Rules - Data Bars - Color Scales - Icon Sets / Showing only one icon STP&I Public Company Limited 6 Information Technology Section Administrative Department
- 7. Advanced Excel Training 4.4 Sort by Color 4.5 Data Validation - กรอกข้อมูลตาม List รายการ - กรอกข้อมูลตามช่วงวันทีทกาหนด ่ ี่ - กาหนดจานวนตัวอักษรทีจะให้กรอกในเซลล์ ่ Data Validation Formula Validation Formula ให้ A1 เป็น Text =ISTEXT(A1) ทุกเซลล์ในช่วง A1:A25 มีคาไม่ซ้ ากัน ่ =COUNTIF($A$1:$A$25, A1) = 1 A1 จะอัพเดทได้ เมือ B1 มีคามากกว่า C1 ่ ่ =B1>C1 A1 จะอัพเดทได้ เมือ B1 เท่ากับ 5 และ C1 น้อยกว่า 5 ่ =AND(B1=5, C1<5) A1 ต้องมีคามากกว่าผลรวมของ B1 + C1 ่ =IF(A1>B1+C1, TRUE, FALSE) ค่าใน A1 ต้องเริมต้นด้วย BT ่ =LEFT(A1, 2) = “BT” ค่าใน A1 ต้องเริมต้นด้วย BT และมี 10 ตัวอักษร ่ =AND(LEFT(A1, 2) = “BT”, LEN(A1) = 10) 4.6 Report - รูปแบบของไฟล์ ขึนอยู่กบข้อมูล ถ้าไฟล์มความซับซ้อนมาก ควรแยกระหว่าง Input กับ Output ออกจากกัน ้ ั ี ถ้าไฟล์มสตรคานวณจานวนมาก ควรแยกชีทออกมาเป็นส่วนของ Calculation ีู - Input (ตารางฐานข้อมูล) ใช้เก็บข้อมูล (หรือนาข้อมูลมาจากระบบอื่นๆ) มีขอมูลเท่าทีจาเป็น แต่ควรกระจาย ้ ่ ฟิ ลด์ให้มากทีสุด เช่น แยกชือกับนามสกุล เอาไว้คนละคอลัมน์ และไม่จาเป็นต้องจัดรูปแบบเซลล์ (ลงสี ตี ่ ่ ตาราง) - Calculation (ตารางประมวลผล) ใช้สร้างสูตรคานวณ ค่าทีคานวณได้ จะเป็นยอดสรุปตามเงือนไขต่างๆ ที่ ่ ต้องการ เช่น การจัดประเภทหรือแบ่งกลุ่ม หรืออ้างอิงค่าต่างๆ - Output (ตารางรายงาน) เป็นหน้ารายงานทีนาไปใช้ต่อ อาจจะสาหรับพิมพ์หรือเป็นชาร์ทสรุป หลีกเลียงการ ่ ่ แยกชีท Report ทีมโครงสร้างซ้าๆ กันออกเป็นหลายชีท ให้ใช้ชทเดียวก็พอ แล้วอ้างอิงโดยการอ้างอิงโดยใช้ ่ ี ี สูตรต่างๆ ร่วมกัน เพื่อดึงข้อมูลทีตองการมาแสดงตามเงือนไขต่างๆ ่ ้ ่ STP&I Public Company Limited 7 Information Technology Section Administrative Department
- 8. Advanced Excel Training 5. PivotTable - เลือกตารางข้อมูล > แทป Insert > PivotTable - ข้อมูลทีจะนามาทา PivotTable แต่จดให้อยู่ในรูปแบบเดียวกัน (เรืองเดียวกันอยู่คอลัมน์เดียวกัน) ่ ั ่ สามารถเปลียนชือฟิ ลด์ทแสดงได้ โดยเลือกแท PivotTable > Options ่ ่ ี่ STP&I Public Company Limited 8 Information Technology Section Administrative Department
- 9. Advanced Excel Training 5.1 PivotChart - เลือก Insert > ลูกศรด้านล่าง PivotTable จะมี PivotChart ให้เลือก - การสร้าง PivotChart จะมี PivotTable เกิดขึนด้วย โดย Excel จะนาข้อมูลจาก PivotTable ไปสร้าง ้ PivotChart 5.2 แสดงข้อมูลเป็ น % - คลิกขวาในค่า (Value) ทีตองการ > เลือก Value Field Setting ่ ้ - เลือกแทป Show values as เลือก % ทีตองการ ่ ้ STP&I Public Company Limited 9 Information Technology Section Administrative Department
- 10. Advanced Excel Training 5.3 แสดงข้อมูลยอดรวมสะสม (Running Total) - จากวิธดานบน เลือก Show values as เลือก Running Total in ี ้ 5.4 แสดงผลต่ างระหว่างเดือน (% Difference From) 5.5 Group ข้อมูลเป็ น Year, Quarter & Year - เลือกฟิ ลด์ทเป็นวันที่ > แทป PivotTable Tools > Options > Group Selection ี่ STP&I Public Company Limited 10 Information Technology Section Administrative Department
- 11. Advanced Excel Training 5.6 การคานวณฟิ ลด์ (Calculated Field) - เป็นการนาฟิ ลด์ทมอยู่มาคานวณ โดยจะได้ฟิลด์ใหม่ เช่น ถ้าคาดว่ายอดขายจะเพิมขึน 20% จะมียอดขาย ี่ ี ่ ้ ทังหมดเท่าไหร่ นาเอาฟิ ลด์ Amount มาคูณด้วย 120% ้ - แทป PivotTable Tools > Options > Formulas > Calculated Field - ให้พมพ์ชอฟิ ลด์ใหม่ทตองการ เช่น Forecast และให้กาหนดสูตร (Formula) โดยสามารถคลิกเลือกชือฟิ ลด์ที่ ิ ่ื ี่ ้ ่ มีในตารางได้จากช่อง Fields ตารางข้อมูล ตาราง PivotTable การกาหนด Calculated Field STP&I Public Company Limited 11 Information Technology Section Administrative Department
- 12. Advanced Excel Training 5.7 การคานวณรายการในฟิ ลด์ (Calculated Item) - เป็นการนาเอารายการมารวมกันเพื่อจัดเป็นกลุ่มข้อมูลใหม่ เช่น ภายในฟิ ลด์ Product มีสนค้าอยู่ดวยกัน 5 ิ ้ ชนิด ถ้าเราต้องการหายอดรวมของ Computer และ Notebook ก็สามารถคานวณได้โดยใช้ Calculated Item จะเป็นการนาเอารายการใน Item Computer และ Notebook มารวมกัน - แทป PivotTable Tools > Options > Formulas > Calculated Item - ช่อง Name ให้พมพ์ชอรายการข้อมูล เช่น Computer & Notebook และกาหนดสูตรใน Formula โดย ิ ่ื ่ ี่ ี ้ ่ สามารถคลิกเลือกชือฟิ ลด์ทมในตารางได้จากช่อง Items โดยดับเบิลคลิกหรือกดปุม Insert Item - Item ใหม่ทสร้างมา จะเป็นการรวมยอดของ Item ทีมอยู่ ข้อมูลทีแสดงในตารางจึงซ้ากัน ดังนัน เวลาแสดง ี่ ่ ี ่ ้ ข้อมูลต้องทาการ Filter - Item ทีนามารวมยอดออกไปก่อน ่ STP&I Public Company Limited 12 Information Technology Section Administrative Department
- 13. Advanced Excel Training 6. Macro 6.1 แสดงแทป Developer - Excel Options (Popular) Show Developer tab in the Ribbon 6.2 Record New Macro - แทป Developer Record Macro สามารถกาหนดชือ และ Shortcut Key ทีจะใช้รนได้ ่ ่ ั - Use Relative Reference เป็นการบันทึก Macro โดยไม่ Fixed ตาแหน่งเซลล์ไว้ เช่น ถ้าเริมบันทึกที่ A1 ่ เมือไปใช้งานจริง คลิกเมาส์ทเซลล์ E10 ก็จะเริมรันจาก E10 ่ ี่ ่ 6.3 รัน Macro - รันจาก Shortcut ทีตงไว้ตอน Record Macro ่ ั้ - แทป Developer Macros เลือก Macro ทีตองการรัน ่ ้ STP&I Public Company Limited 13 Information Technology Section Administrative Department
- 14. Advanced Excel Training การแปลงตัว เลขเป็ นคาอ่ า น ั 1. แปลงตัวเลขเป็ นคาอ่านภาษาไทย ใช้ฟงก์ช ั ่น BAHTTEXT BAHTTEXT ใช้แปลงค่าตัวเลขเป็นคาอ่านภาษาไทย มีหน่วยเป็ นบาท ื ิ ั ั อันนี้ถอเป็นความภาคภูมใจของคนไทยนะครับ เพราะฟงก์ช ั ่น BAHTTEXT เป็นฟงก์ช ั ่นเดียวใน Excel ทีแปลงค่า ่ ตัวเลขเป็นตัวหนังสือ BAHTTEXT(ตัวเลข) ตัวเลข เป็นตัวเลขทีเราต้องการให้แปลงเป็นคาอ่าน อาจเป็นเซลล์อางอิงก็ได้ ่ ้ =BAHTTEXT(200) สองร้อยบาทถ้วน =BAHTTEXT(125.50) หนึ่งร้อยบาทห้าสิบสตางค์ 2. แปลงตัวเลขเป็ นคาอ่านภาษาอังกฤษ 1 ี ั ใน Excel ไม่มฟงก์ช ั ่นทีแปลงตัวเลขเป็นคาอ่านภาษาอังกฤษได้ ต้องนา Add-in มาติดตังเพิมเติม ่ ้ ่ โดยเลือก Office Button > Excel Options > Add-Ins เลือก Manage Excel Add-ins กด Go จากนันให้ Browse เพื่อไปยังโฟล์เดอร์ทมไฟล์ MoneyFunction.xla ้ ี่ ี BahtOnly ใช้แปลงตัวเลขเป็นคาอ่านภาษาอังกฤษ มีหน่วยเป็น Baht Only หรือ Satang BahtOnly(ตัวเลข) ตัวเลข เป็นตัวเลขทีเราต้องการให้แปลงเป็นคาอ่าน อาจเป็นเซลล์อางอิงก็ได้ ่ ้ =BahtOnly(200) Two Hundred Baht Only =BahtOnly(100.50) One Hundred Baht and Fifty Satang Money ใช้แปลงตัวเลขเป็นคาอ่านภาษาอังกฤษ ตามหน่วย (สกุลเงิน) ทีกาหนด ่ Money(ตัวเลข, “หน่ วยหลัก”, “หน่ วยย่อย”) ตัวเลข เป็นตัวเลขทีเราต้องการให้แปลงเป็นคาอ่าน อาจเป็ นเซลล์อางอิงก็ได้ ่ ้ หน่วยย่อย ถ้าไม่มให้ใส่ 0ตัวเลข ี =Money(200, "Dollar", "Cent") Two Hundred Dollars Only =Money(200, "Dollar", 0) Two Hundred Dollars Only =Money(100.50, "Dollar", "Cent") One Hundred Dollars and Fifty Cents 1 ดัดแปลงจาก Add-Ins ของ อ.สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติ ทัง 2 ฟงก์ชน ไม่สามารถใช้กบค่าลบได้ ้ ั ั่ ั STP&I Public Company Limited 14 Information Technology Section Administrative Department