Microsoft excel bai 5
- 1. Trường ĐH Khoa Học Tự Nhiên Tp. Hồ Chí Minh TRUNG TÂM TIN HỌC 2015 Tin Học Văn Phòng Bài 5. Microsoft Excel Nâng Cao (tiếp theo) Phòng chuyên môn
- 2. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 2 Biểu đồ,Import, Add in và Sử dụng các lệnh thống kê 1. Biểu đồ 2. Lấy dữ liệu từ các nguồn khác (Import) 3. Add in 4. Lệnh SUBTOTAL 5. Lệnh CONSOLIDATE 6. Lệnh PIVOTTABLE Nội dung 19/10/2015
- 3. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 3 Trong Excel, có thể dựa vào dữ liệu trên worksheet để tạo các biểu đồ. Các biểu đồ trong Excel rất nhiều loại: ● Column: cột ● Line: đường kẻ ● Pie : hình tròn ● Bar : khối ● Area: miền ● Scatter: hàm số ● … Ứng với mỗi loại biểu đồ, có thể chọn nhiều dạng khác nhau. Ví dụ ứng với kiểu Column: 1.Biểu đồ 19/10/2015
- 4. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 4 Các thành phần cơ bản trong biểu đồ 1.Biểu đồ (tt) 19/10/2015 Axis Title: Tiêu đề của trục tung và trục hoành Title: Tiêu đề chung của biểu đồ Legend: Chú thích minh họa
- 5. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 5 Cách vẽ biểu đồ Chọn vùng dữ liệu muốn vẽ biểu đồ => InsertCharts -> chọn loại biểu đồ muốn vẽ. 1.Biểu đồ (tt) 19/10/2015
- 6. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 6 Cách vẽ biểu đồ 1.Biểu đồ (tt) 19/10/2015 Đảo các chuỗi số liệu từ dòng thành cột và ngược lại Chọn cách bố trí các thành phần trên biểu đồ Thay đổi lại loại biểu đồ Thay đổi lại vùng dữ liệu vẽ biểu đồ Chọn phong cách định dạng về màu sắc
- 7. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 7 Cách vẽ biểu đồ 1.Biểu đồ (tt) 19/10/2015 Định dạng vùng chọn Chart Title : tiêu đề chính cho biểu đồ Axis Titles : tiêu đề trục hoành/tung Legend : chú thích Data Labels : nhãn cho dữ liệu Data Table : thêm bảng dữ liệu Chọn thành phần của biểu đồ hoặc dùng chuột nhấp lên thành phần cần chọn, thành phần được chọn sẽ có 4 hoặc 8 nút xuất hiện bao quanh, dùng các phím mũi tên để di chuyển đến các thành phần Hiển thị giá trị trên trục hoành/tung Thay đổi màu nền Thay đổi đường lưới
- 8. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 8 Hiệu chỉnh thông số cho trục trên đồ thị thì bạn hãy chọn trục => nhấp phải chuột và chọn Format Axis… Sau đây là giải thích các thông số trong hộp thoại Format Axis 1.Biểu đồ (tt) 19/10/2015 Value Axis Option · Minimum Xác định giá trị nhỏ nhất trên trục (giá trị khởi đầu) · Maximum Xác định giá trị lớn nhất trên trục (giá trị kết thúc) · Major unit Xác định giá trị các khoảng chia chính trên trục. · Minor unit Xác định giá trị các khoảng chia phụ trên trục. · Values in reverse order Đảo thứ tự sắp xếp các giá trị trên trục · Logarithmic scale Chuyển các giá trị trên trục sang hệ logarith với cơ số do ta qui định tại Base (không thể dùng cho giá trị âm hay bằng 0)
- 9. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 9 Hiệu chỉnh thông số cho trục trên đồ thị thì bạn hãy chọn trục => nhấp phải chuột và chọn Format Axis… Sau đây là giải thích các thông số trong hộp thoại Format Axis 1.Biểu đồ (tt) 19/10/2015 Value Axis Option · Display units Chọn đơn vị hiển thị trên trục Show display units label on chart Cho hiển thị các nhãn đơn vị trên đồ thị · Major tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách chính trên biểu đồ. - Minor tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách phụ trên đồ thị. · Axis labels Xác định cách hiển thị các nhãn trên trục · Horizontal axis crosses Các lựa chọn qui định cách mà trục tung cắt trục hoành (Đối với đồ thị 3-D đó chính là tùy chọn Floor crosses at)
- 10. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 10 Hiệu chỉnh thông số cho trục trên đồ thị thì bạn hãy chọn trục => nhấp phải chuột và chọn Format Axis… Sau đây là giải thích các thông số trong hộp thoại Format Axis 1.Biểu đồ (tt) 19/10/2015 Category Axis Option · Interval between tick marks Xác định sự thể hiện các nhóm theo khoảng chia (có bao nhiêu nhóm trong một khoảng chia, thường là một nhóm). · Interval between labels Xác định sự xuất hiện của nhãn theo khoảng chia · Categories in reverse order Các nhóm thể hiện theo thứ tự ngược lại · Label distance from axis Xác định khoảng cách của nhãn so với trục · Axis Type Xác định loại trục sử dụng như Automatic, Text axis hoặc Date axis
- 11. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 11 Hiệu chỉnh thông số cho trục trên đồ thị thì bạn hãy chọn trục => nhấp phải chuột và chọn Format Axis… Sau đây là giải thích các thông số trong hộp thoại Format Axis 1.Biểu đồ (tt) 19/10/2015 Category Axis Option · Major tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách chính trên đồ thị. · Minor tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách phụ trên đồ thị. · Axis labels Xác định cách hiển thị các nhãn trên trục · Vertical axis crosses Các lựa chọn qui định cách mà trục tung cắt trục tung - Position Axis Qui định cách hiển thị của các nhóm và nhãn trên trục (Dùng cho đồ thị 2-D area, column, và line)
- 12. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 12 Biểu đồ,Import, Add in và Sử dụng các lệnh thống kê 1. Biểu đồ 2. Lấy dữ liệu từ các nguồn khác (Import) 3. Add in 4. Lệnh SUBTOTAL 5. Lệnh CONSOLIDATE 6. Lệnh PIVOTTABLE Nội dung 19/10/2015
- 13. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 13 Đôi khi chúng ta có dữ liệu sẵn từ một nguồn nào đó mà muốn đưa vào trong excel thì chúng ta làm như sau Chọn DataGet External Data và tùy theo loại dữ liệu muốn đưa vào Excel thuộc cấu trúc (Access,Text,…) 2.Lấy dữ liệu từ các nguồn khác (Import) 19/10/2015 From Access : dữ liệu thuộc cấu trúc của Access (*.mdb,*accdb) Form Web : dữ liệu trực tiếp từ trang Web From Text : dữ liệu từ file dạng text (*.txt,*.prn) From Other Sources : dữ liệu trên SQL Existing Connections : có thể lấy từ tất cả cá loại file cơ sở dữ liệu mà excel hỗ trợ
- 14. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 14 Ví dụ: lấy dữ liệu từ Table BanHang của file DulieuAccess.mdb 2.Lấy dữ liệu từ các nguồn khác (tt) 19/10/2015
- 15. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 15 Biểu đồ,Import, Add in và Sử dụng các lệnh thống kê 1. Biểu đồ 2. Lấy dữ liệu từ các nguồn khác (Import) 3. Add in 4. Lệnh SUBTOTAL 5. Lệnh CONSOLIDATE 6. Lệnh PIVOTTABLE Nội dung 19/10/2015
- 16. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 16 Công dụng: ● Do nhu cầu của người sử dụng, các hàm có sẵn của Excel không giải quyết được yêu cầu của mình muốn. Excel cho phép người sử dụng có thể tự lập trình các hàm để sử dụng và thường được lưu vào tập tin có kiểu XLA hoặc XLAM. ● Muốn sử dụng các hàm được viết trong tập tin XLAM thì chúng ta phải dùng Add in của excel để đưa vào mới sử dụng hàm chung cho tất cả các tập tin trên máy. Thao tác: ● Vào FileOptionsAdd – ins ● Trong mục Manage : chọn Excel Add-ins => chọn Go… trong của sổ Add-Ins chọn Browse… để chọn tập tin chứa hàm cần add vào sử dụng. Sau này không muốn dùng nữa thì chỉ vào lại cửa sổ Add-Ins bỏ dấu check của tập tin đã add vào 3. Add in 19/10/2015
- 17. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 17 Ví dụ: Add-in tập tin doiso.xla có chứa hàm VND() vào trong Excel 3. Add in (tt) 19/10/2015
- 18. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 18 Biểu đồ,Import, Add in và Sử dụng các lệnh thống kê 1. Biểu đồ 2. Lấy dữ liệu từ các nguồn khác (Import) 3. Add in 4. Lệnh SUBTOTAL 5. Lệnh CONSOLIDATE 6. Lệnh PIVOTTABLE Nội dung 19/10/2015
- 19. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 19 Công dụng: Lệnh này chèn hàm Subtotal vào bảng số liệu một cách tự động, để sử dụng chức năng này trước tiên tập số liệu phải được sắp xếp theo thứ tự tại các cột dữ liệu (Field) mà ta cần nhóm lại khi tính toán. Thao tác: Chọn DataOutlineSubtotal. Thiết lập các tuỳ chọn trong hộp thoại Subtotal: 4.Lệnh SubTotal 19/10/2015
- 20. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 20 Thao tác (tt): 4.Lệnh SubTotal (tt) 19/10/2015 At Each Change In: Chọn tiêu chí tính toán. Use Function: Chọn hàm để tính từ danh sách 11 hàm. Add Subtotal To: Liệt kê tất cả các trường của vùng số liệu tính toán. Đánh dấu kiểm kế bên tên trường để chọn các trường cần thực hiện phép tính. Replace Current Subtotals: Nếu được chọn, excel sẽ xoá bỏ các lệnh subtotal trước đó và thay thế bằng lệnh subtotal hiện hành. Page Break between Groups: Nếu được chọn, excel sẽ chèn các dấu ngắt trang sau mỗi nhóm tính subtotal. Summary below Data: Nếu được chọn, excel sẽ đặt các kết quả tính subtotal bên dưới mỗi nhóm số liệu (mặc định), ngược lại thì excel sẽ đặt kết quả tính subtotal bên trên mỗi nhóm số liệu. Remove All: Nếu chọn nút này thì excel sẽ xoá bỏ tất cả các lệnh subtotal trong vùng số liệu.
- 21. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 21 Ví dụ: Thống kê Tổng doanh thu theo từng tháng 4.Lệnh SubTotal (tt) 19/10/2015 Chú ý: Tiêu chí thống kê là Tháng, do vậy cột Tháng phải được sắp xếp trước khi gọi lệnh SubTotal
- 22. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 22 Biểu đồ,Import, Add in và Sử dụng các lệnh thống kê 1. Biểu đồ 2. Lấy dữ liệu từ các nguồn khác (Import) 3. Add in 4. Lệnh SUBTOTAL 5. Lệnh CONSOLIDATE 6. Lệnh PIVOTTABLE Nội dung 19/10/2015
- 23. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 23 Công dụng: Consolidate là lệnh dùng để kết hợp thông tin từ một hay nhiều nguồn khác nhau, với các phép tính khác nhau (cộng, đếm, lớn nhất, nhỏ nhất, trung bình ...). Ra một vùng mới (có thể trên cùng Sheet hay khác Sheet) Thao tác: Ví dụ: tính tổng Số lượng và Thành tiền của từng loại Tên hàng 5.Lệnh Consolidate 19/10/2015
- 24. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 24 5.Lệnh Consolidate (tt) 19/10/2015 Sao chép tiêu đề của các cột cần tổng hợp tính toán đến vị trí để bảng thống kê, sau đó chọn vùng tiêu đề vừa chép ra -> chọn DataData ToolsConsolidate Chọn hàm dùng để thống kê B1: Xóa hết các vùng tham chiếu có sẵn trong All references: B2: Chọn vùng tham chiếu (chú ý : tiêu chí thống kê phải là cột đầu tiên bên trái)-> Add Top row: dòng đầu tiên là tiêu đề Left column: cột đầu tiên tiên bên trái là tiêu chí thống kê Liên kết với dữ liệu nguồn (Bảng thống kê và dữ liệu nguồn phải khác Sheet)
- 25. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 25 Biểu đồ,Import, Add in và Sử dụng các lệnh thống kê 1. Biểu đồ 2. Lấy dữ liệu từ các nguồn khác (Import) 3. Add in 4. Lệnh SUBTOTAL 5. Lệnh CONSOLIDATE 6. Lệnh PIVOTTABLE Nội dung 19/10/2015
- 26. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 26 Công dụng: Công cụ PivotTable rất tiện lợi trong việc tổng hợp, tóm tắt và phân tích dữ liệu từ các danh sách với nhiều góc độ và nhiều cấp khác nhau Từ một nguồn dữ liệu Thao tác: Để con trỏ trong dữ liệu cần tạo rồi vào InsertTablesPivotTable 6.Lệnh PivotTable 19/10/2015 Chọn thống kê theo dạng bảng (PivotTable), theo dạng biểu đồ (PivotChart) Chọn vùng dữ liệu để thống kê Chọn dữ liệu từ một file khác (Excel, Access,…) Chọn nơi đặt Bảng phân tích báo cáo trên 1 sheet mới hay trên cùng sheet
- 27. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 27 6.Lệnh PivotTable (tt) 19/10/2015 Kéo thả phần dữ liệu muốn lọc vào đây Kéo thả phần dữ liệu muốn phân tích theo dòng vào đây Kéo thả phần dữ liệu muốn thống kê vào đây Kéo thả phần dữ liệu muốn phân tích theo cột vào đây
- 28. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 28 6.Lệnh PivotTable (tt) 19/10/2015 Lọc dữ liệu theo xuất xứ Tổng hợp theo tên hàng Thống kê Số lượng và Thành tiền theo Tên hàng Giá trị thống kê để theo cột
- 29. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 29 Nếu muốn thay đổi cách thống kê và định dạng thì chọn Value Field Settings 6.Lệnh PivotTable (tt) 19/10/2015
- 30. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 30 Nếu muốn tập hợp dữ liệu từ nhiều bảng (vùng) có cùng cấu trúc để phân tính thống kê thì giữ phím Atl gõ D gõ P để kích hoạt công cụ PivotTable Wizard chọn Multiple Consolidation Ranges 6.Lệnh PivotTable (tt) 19/10/2015 - Create a single page field for me( Excel tự động tạo field) Xác định các vùng dữ liệu và nhấn Add -> chọn nơi đặt báo cáo
- 31. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 31 6.Lệnh PivotTable (tt) 19/10/2015 - I will create the page fils ( Tự tạo field) Mục Range: Xác định các vùng dữ liệu và nhấn nút Add Mục 0, 1, 2, 3, 4: Xác định số lượng field Mục Field one, Field two, Field three, Field four: Tên các filed do người dùng đặt
- 32. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 32 Excel có một số công cụ được thiết kế đặc biệt cho các báo cáo PivotTable. Bạn sẽ thấy những công cụ này trên Ribbon Options và Design, xuất hiện khi có một PivotTable được kích hoạt 6.Lệnh PivotTable (tt) 19/10/2015 Thay đổi vùng dữ liệu nguồn, làm mới lại dữ liệu Chọn thông tin chi tiết thể hiện trên bảng báo cáo Lựa chọn cách thống kê và định dạng Vẽ biểu đồ Ẩn hiện các trường Chọn khuôn mẫu định dạng
- 33. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 33 Nếu chọn PivotChart thì Excel sẽ dùng dữ liệu của bảng phân tính báo cáo để vẽ biểu đồ. Lúc này các thao tác vẽ và định dạng của biểu đồ như bình thường. 6.Lệnh PivotTable (tt) 19/10/2015
- 34. Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 34 Thảo luận 19/10/2015