Modul sop
27 likes42,319 views
Buku ini menyajikan pedoman praktis untuk penyusunan standar operasional prosedur (SOP) dalam administrasi pemerintahan, dengan tujuan meningkatkan profesionalisme dan efisiensi pelayanan publik. Penyusunan SOP dianggap penting untuk mengurangi kesalahan administrasi dan memfasilitasi pelaksanaan tugas secara efektif, serta memastikan kepuasan masyarakat. Melalui pedoman ini, diharapkan para praktisi pemerintahan dapat memenuhi standar pelayanan yang diatur dalam peraturan yang berlaku.
Modul sop
- 3. ii BUKU PRAKTIS STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR – ADMINSITRASI PEMERINTAHAN Tim Penulis : Suripto, Abdul Muis, Marsono, Selfy Andreany, Antonius Galih Prasetyo, Dedi Cahyadi Editor : Haris Faozan
- 4. iii BUKU PRAKTIS : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR – ADMINSITRASI PEMERINTAHAN vii + 49 + 35; ISBN: 978-602-71859-3-7 Tim Penyusun Suripto, Abdul Muis, Marsono, Selfy Andreany, Antonius Galih Prasetyo, Dedi Cahyadi Editor Haris Faozan Tim Pendukung Niken Andonrani, Sainem Indrawati, Irma Dewi Sofia Hak Cipta @ 2014 pada Pusat Inovasi Tata Pemerintahan Lembaga Administrasi Negara Cetakan Pertama: April 2014 Cetakan Kedua : Mei 2015 Diterbitkan dan dipublikasikan PUSAT INOVASI TATA PEMERINTAHAN LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA Jl. Veteran No. 10 Jakarta Pusat (10110) DKI Jakarta Telp. 021-3868201 – 7 ext. 149 – 151 Website : www.inovasi.lan.go.id
- 5. iv Penyelenggaraan pelayanan pulbik yang efektif, efisien dan bebas dari praktek korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN) merupakan idaman seluruh masyarakat. Hal tersebut hanya dapat diwujudkan apabila penyelengggara pelayanan publik yang professional. Pemerintah sebagai salah satu penyelenggara pelayanan publik juga wajib menyelenggarakan pelayanan secara professional. Sikap professionalitas pelayananantara lain ditunjukankejelasan dalam setiap aktivitas kegiatan, waktu dan pelayanan.Untuk mendapatkan hal tersebut dibutuhkan Standar Operasional Prosedur pelayanan (SOP). Pentingnya SOP pelayanan bergunauntukmeminimalisir atau bahkan menghilangkan terjadinya mal administrasi dalam penyelengaraan administasi pemerintahan. Apabila masih tetap terjadi penyimpangan penyelenggaraan, maka aktor (unit tersebut) atau stakeholder dapat ditemukan penyebabnya dan diselesaikan dengan cepat dan tepat. Sehingga demikian akan memberikan impact pada kualitas mutu dan kepuasan masyarakat pengguna jasa layanan pemerintah. Guna memudahkan penyusunan standard operasinal prosedur (SOP) bagi instansi pemerintah sebagaimana telah diatur dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Apatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 sebagai tindak lanjut Undang-Undang Pelayanan Publik, maka Buku Praktis Standar Operasional Prosedur – Administrasi Pemerintahan sangat berguna bagi para praktisi pemerintahan. Terimakasih kepada semua pihak yang telah memberikan sumbang pemikiran dalam penyusunan buku ini dan semoga buku ini memberikan manfaat yang nyata bagi tumbuh kembang pelayanan birokrasi di Indonensia. Jakarta, April 2015 Pusat INTAN
- 6. v Kata Pengantar iv Daftar Isi v Glossary vii Pendahuluan 2 Latar Belakang 2 Metode Coaching 3 Tujuan 4 Kompetensi 5 Konsep dan Kebijakan 6 Pengertian 6 Manfaat SOP 8 Prinsip-Prinsip 9 Jenis SOP 11 Kebijakan 13 Bisnis Proses dalam SOP 15 Konsep analisis Bisnis Proses 15 Langkah Praktis Penataan Bisnis Proses 17 Analisis Bisnis Proses dalam SOP 19
- 7. vi Anatomi SOP 22 Simbol SOP 32 Langkah Praktis SOP 43 Identifikasi Kebutuhan SOP 43 Penilaian Prioritas 45 Identifikasi Aktivitas SOP 46 Menentukan Format 47 Menyusun dan Pendokumentasian SOP 48 Pengesahan SOP 49 Referensi Lampiran
- 8. vii Standar Operasional Prosedur (SOP) : serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan Administrasi Pemerintahan (AP) : pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah Standar Operasional Prosedur Administrasi : standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan Pemerintahan (SOP-AP) yang sesuai dengan peraturan perundang- undangan yang berlaku SOP administratif : prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan SOP teknis : prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan
- 9. 1
- 10. 2 Latar Belakang Birokrasi professional adalah birokrasi yang mampu memberikan pelayanansesuai standar peraturan yang telah ditetapkan. Dalam lingkungan birokrasi kita saat ini, semangat mewujudkan birokrasi professional tersebut tercermin dalamdokumen road map reformasi birokrasi periode 2010-2014, yang antara lain dijabarkan dengan Permen.PANRB No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan. Peraturan ini mengamanatkan setiap unit dalam kementerian/Lembaga Pemerintah Non Kementerian / Pemerintah Daerah untuk menyusun dan menerapkan SOP. Penyusunan dan penerapan SOP yang baik semakin memberikan peluang instansi persebut semakin professional. Hal ini akan memberikan kepastian penyelenggaraan administrasi pemerintahanyang lebih efektif dan efisien dalam waktu dan pekerjaan. Selain itu,SOP juga dapatmeminimalisir atau bahkan menghilangkan terjadinya mal administrasi dalam ……. memberikan kepastian penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang lebih efektif dan efisien dalam waktu dan pekerjaan
- 11. 3 penyelengaraan administasi pemerintahan. Apabila masih tetap terjadi penyimpangan penyelenggaraan, maka aktor (unit tersebut) atau stakeholder dapat ditemukan penyebabnya dan diselesaikan dengan cepat dan tepat. Sehingga demikian akan memberikan impact pada kualitas mutu dan kepuasan masyarakat pengguna jasa layanan pemerintah. Dengan menyadari peran pentingnya SOP dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan tersebut, maka buku ini disusun sebagai practical hand book bagi para praktisi instansi pemerintah dalam menciptakan penyelenggaraan administrasi pemerintahanyang lebih efektif dan efisien dalam waktu dan pekerjaan. Metode Coaching 1. Metode Coaching diselenggarakan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut : 2. Prinsip , yaitu bahwa selama pelatihan peserta berhak untuk didengarkan, dihargai, dan dipertimbangkan setiap ide dan pendapatnya, sejauh berada di dalam konteks pelatihan. 3. Berorientasi kepada peserta, di mana peserta berhak untuk: Mendapatkan practical hand bookSOP dan mendapatkan pengajar/widyaiswara profesional. ……. peserta berhak untuk didengarkan, dihargai, dan dipertimbangkan setiap ide dan pendapatnya
- 12. 4 Melakukan refleksi dan memberikan umpan balik secara terbuka, serta melakukan evaluasi dan dievaluasi. 4. Berbasis kompetensi, yang memungkinkan peserta untuk mengembangkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap langkah demi langkah dalam memperoleh kompetensi yang diharapkan. 5. Learning by doing yang memungkinkan peserta untuk berkesempatan melakukan practical baik secara individu maupun kelompok. Tujuan Melalui pembelajaran ini, peserta diharapkan memiliki pengetahuan, keterampilan dalam menyusun Standar Operasional Prosedur secara benar sesuai Permen.PANRB No. 35 tahun 2012 dengan : 1. memahami konsep dan kebijakan SOP, 2. mampu menganalisa bisnis proses sesuai tingkatan unit organisasinya, 3. memahami anatomi SOP, 4. memahami simbol-simbol SOP, 5. memahami langkah praktis menyusun SOPMampu menyusun Standar Operasional Prosedur secara praktis dan benar
- 13. 5 Kompetensi Peserta diharapkan mempunyai kompetensi dalam: 1. memahami konsepsi SOP dengan mempertimbangkan berbagai kebijakan sektoral sesuai dengan urusan kewenangannya 2. mampu membuat analisis bisnis proses sesuai dengan tingkatan level organisasi / unit kerjanya 3. Memahami anatomi dalam penyusunan SOP 4. Memahami dan mampu menggunakan symbol- simbol SOP secara benar 5. Mampu menyusun SOP secara praktis
- 14. 6 Pengertian SOP atau Standar Operasional Prosedur menurut pengertian dalam Permenpan No 35 Tahun 2012 adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan;. Seiring dengan definisi tersebut, ENA State Leaders Conference:2007 menyatakan bahwa “SOPs should be organized to ensure ease and efficiency in use and to be specific to the organization which develops it.”.Dengan pengertian tersebut, maka setiap organisasi dapat menyusun SOP sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi. Secara umum format SOP tidak memiliki format yang baku / sama, sehingga sangat mungkin terjadi berbeda organisasi akan berbeda juga format SOP-nya. Dengan kondisi tersebut, International Organization for Standardization dapat memberikan sertifikasi ISO pada format SOP yang berbeda-beda. Sedangkan untuk “…….setiap organisasi dapat menyusun SOP sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi&“SOP tidak memiliki format yang baku / sama” ……..
- 15. 7 lingkungan instansi pemerintah merujuk pada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PerMenPan) no. 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan, yang kemudian dijadikan sebagai acuan bagi Kementerian, Lembaga dan Pemerintah Daerah. Intinya, pada Hakekat SOP disusun dan dilaksanakan untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan aktivitas sebuah organisasi. Untuk itu, SOP memiliki karakteristik sebagai berikut: 1. Suatu petunjuk organisatoris yang menetapkan suatu tindakan baku; 2. SOP berisi petunjuk yang menjelaskan cara yang diharapkan dan diperlukan oleh pekerja/petugas dalam melakukan/menyelenggarakan pekerjaan mereka; 3. Secara menyeluruh satuan SOP akan menggambarkan secara detail cara organisasi beroperasi mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana, dan oleh siapa. 4. SOP Administrasi tidak menggambarkan cara melakukan pekerjaan (technical skills), tetapi menggambarkan peraturan organisasi untuk melakukan pekerjaan (procedural guidance). Dari uraian penjelasan tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa SOP adalah serangkain instruksi “SOP disusun dan dilaksanakan untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan aktivitas sebuah organisasi”
- 16. 8 tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas orgnisasi, bagamana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. SOP yang disusun harus menghasilkan informasi yang menjadi jembatan komunikasi antara organisasi. Informasi sebagai hasil proses adalah dasar bagi anggota organisasi untuk mengambil keputusan dan melakukan tindakan. Manfaat SOP Penyusunan dan penerapan SOP pada setiap penyelenggaraan aktivitas organisasi khususnya dalam administasi pemerintahan memberikan manfaat sebagai berikut : 1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya; 2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang aparatur atau pelaksana dalam melaksanakan tugas; 3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual aparatur dan organisasi secara keseluruhan; 4. Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari; 5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas 6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan aparatur cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan;
- 17. 9 7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi; 8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu, dan prosedur; 9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh aparatur dalam melaksanakan tugasnya; 10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi aparatur; 11. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang aparatur dalam melaksanakan tugasnya; 12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan; 13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas; 14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan- kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan; 15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan.
- 18. 10 Prinsip-Prinsip Pada hakekatnya SOP sangat sederhana, dimana jika kita merujuk prinsip“Write what you do, do what you write” . Sebelum menyusun SOP ada beberapa prinsip penyusunan SOP yang perlu diperhatikan yaitu: 1. Kemudahan dan kejelasan. 2. Efisiensi dan efektifitas. 3. Keselarasan. 4. Keterukuran. 5. Dinamis. 6. Berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani. 7. Kepatuhan hukum. 8. Kepastian hukum. Sedangkan prinsip dalam pelaksanaan SOP sebagai berikut : 1. Konsisten 2. Komitmen. 3. Perbaikan berkelanjutan. 4. Peningkatan Kualitas 5. Seluruh unsur memiliki peran penting. 6. Terdokumentasi dengan balk. “Write what you do, do what you write”
- 19. 11 Jenis SOP SOPdalam kegiatan penyelenggaraan administrasi pemerintahan umumnya di bedakan menjadi dua jenis yaitu: 1. SOP berdasarkan Sifat Kegiatan a) SOP teknis adalah standar prosedur yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain. Contoh SOP teknis dapat diterapkan pada bidang-bidang antara lain: pemeliharaan sarana dan prasarana, pemeriksaan keuangan (auditing), kearsipan, korespondensi, dokumentasi, Pelayanan-pelayanan kepada masyarakat, kepegawaian dan lainnya. b) SOP administratif adalah standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis- jenis pekerjaan yang bersifat administratif. Contoh lingkup makro, SOP 4 Jenis SOP: Berdasarkan Sifat Kegiatan,Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan,Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan,Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan
- 20. 12 administratif dapat digunakan untuk proses-proses perencanaan, pengganggaran, dan lainnya, atau secara garis besar proses-proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Lingkup mikro, SOP administratif disusun untuk proses- proses administratif dalam operasional seluruh instansi pemerintah, 2. SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan a) SOP Makro adalah SOP berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya mencakup beberapa SOP (SOP mikro) yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP (SOP mikro) yg membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut tidak mencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan oleh pelaksanaanya, Contoh: SOP Pengelolaan Surat yang merupakan SOP makro dari SOP Penanganan Surat Masuk, SOP Pemberian Tanggapan terhadap Surat Masuk b) SOP Mikro adalah SOP yang berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP makro) atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP (SOP makro) yang lebih besar cakupannya. Contoh: SOP Penanganan Surat Masuk, SOP Pemberian Tanggapan terhadap Surat Masuk, dan SOP Pengiriman Surat SOP merupakan SOP mikro dari SOP Pengelolaan Surat. SOP Persiapan Bimbingan Teknis
- 21. 13 3. SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan a) SOP Final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatan telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final, Contoh: SOP Penyusunan Pedoman Merupakan SOP final dari SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Program b) SOP Parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir dan final,sehingga masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirya 4. SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan a) SOP Generic (Umum) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relative memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di SOP-kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya.Variasi SOP yang ada hanya disebabkan perbedaan lokasi SOP itu diterapkan b) SOP Spesifik (khusus) SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relative memiliki perbedaan dari kegiatan yang di SOP-kan, tahapan kegiatan,actor,dan tempat SOP tersebut diterapkan.SOP ini tidak dapat diterapkan ditempat lain karena sifatnya yang spesifik tersebut
- 22. 14 Kebijakan Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, salah satu prinsip penyusunan SOP adalah kepatuhan hukum. Dalam kontek penyusunan SOP Administasi pemerintahan bebebrapa kebiajakn yang menjadi rujukan antara lain : 1. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/15/M.PAN/7/2008 Tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi; 2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor: 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 3. PermenPAN dan RB Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process); 4. Permendagri No. 4 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan SOP di Lingkungan Kemendagri; 5. Permendagri No. 52 Tahun 2011 tentang SOP di Lingkungan Pemerintah Daerah. 6. Permen PAN Nomor : PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan PermenPAN dan RB No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
- 23. 15 Konsep Analisis Bisnis Proses Bisnis proses merupakan sekumpulan aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait yang menghasilkan keluaran sesuai kebutuhan pengguna (PermenPANRB No. 12 Tahun 2011).Disisi lain, LAN memberikan pengertian bahwa proses bisnis adalah suatu pendekatan manajemen untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses organisasi dengan memaksimalkan nilai tambah sebagai upaya untuk memenuhi kebutuhan masyarakat (LAN, 2011). Beberapa pendekatan dalam penyusunan bisnis proses sebagai berikut : 1. Model Quick Hits Pendekatan ini merupakan modifikasi dari Model Business Process Management (BPM) yang befungsiuntuk memperbaiki bagian tertentu dari Bisnis Proses merupakan sekumpulan aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait yang menghasilkan keluaran sesuai kebutuhan pengguna
- 24. 16 keseluruhan proses bisnisyang sudah ada dan sudah berjalan dalam organisasi. Untuk itu, modelquick hits dilakukan dengan membuang proses atau kegiatan dalam suatu bisnis proses yang tidak memberikan kontribusi secara signifikan terhadap peningkatan kualitas produk dan atau kepuasan pelanggan.Sehingga, Model Quick Hitsini merupakan tindakan dengan resiko yang relatif rendah, mudah dengan hasil yang cepat dalam memerbaiki bisnis proses. 2. Model Business Process Management (BPM) Model BPMmerupakan pendekatan dengan mengembangkan bisnis proses secara berkesinambungan (incremental).BPM ini lebih tepat untuk dilakukan dalam “lingkup kecil (minor)”, tujuan perbaikan skala kecil, dan keterlibatan pimpinan puncak , namun cukup berarti dalam hasil (business results. Sehingga model ini sangat tepat untuk perbaikan bisnis proses yang berpengaruh langsung terhadap kinerja organisasi. 3. Model Business Process Reengineering (BPR) BPR merupakan metode merancang bisnis proses secara radikal fundamental dengan menfokuskan proses “apa seharusnya” dan nilai tambah outputnya. Penerapan Model BPR memberikan manfaat, antara lain : (1) meningkatkan efektivitas; (2) meningkatkan efisiensi; (3) mengurangi biaya; (4) memberikan pekerjaan yang berarti bagi karyawan; (5) peningkatan dalam pendekatan organisasi; dan (6) mengembangkan usaha.
- 25. 17 Langkah Praktis Penataan Bisnis Proses Bisnis Proses mempunyai peranan penting dalamefektivitas dan efisiensi kinerja organisasi. Dengan melihat strategisnya peran tersebut, maka perlu dilakukan manajemen bisnis proses secara benar.Merujuk pada LAN, 2011 terdapat delapan langkah dalam manejemen bisnis proses sebagai berikut : 1. Analisis Kebutuhan dan Identifikasi Leveling Bisnis Proses Analisis kebutuhan merupakan langkah awal untuk menentukan hal-hal yang mempengaruhi dalam menata tata laksana di instansi pemerintah. Aspek- aspek yang perlu diperhatikan dalam analisis kebutuhan tata laksana instansi pemerintah antara lain: nilai-nilai (values), kebijakan, situasi sosial baru dan paradigma baru. Selain itu juga perlu dibuat leveling bisnis proses, yang akan mementukan Standar Operasional Prosedur (SOP). 2. Membuat Rancangan Awal Bisnis Proses Baru (Modeling) Tahap modeling dilakukan dengan membuat rancangan awal bisnis proses yang baru atau mendesain ulang proses bisnis, dengan mengidentifikasi berbagai faktor penting dan atau hambatan yang berhubungan dengan proses serta spesifikasi proses. 3. Ujicoba Rancangan Awal Bisnis Proses Uji rancang awalmerupakan langkahsimulasi jalannya proses bisnis untuk mengidentifikasi hambatan yang mungkin terjadi, sehingga pada saat bisnis proses diimplementasikan dapat
- 26. 18 menghasilkan proses yang optimal dan memiliki kinerja yang cukup tinggi. 4. Review Hasil Uji Coba Review dilakukan untuk mengevaluasi hasil ujicoba, sehingga akhirnya rancangan proses bisnis tersebut benar-benar valid dan reliabel. Valid artinya bahwa bisnis proses benar-benar dibutuhkan secara tepat oleh pengguna dalam penyelenggaraan pelayanan dalam organisasi. Sedangkan reliabel memiliki arti bahwa bisnis proses yang dirumuskan akan bersifat konsisten selama tidak terjadi perubahan-perubahan pada lingkungan organisasi yang mengharuskan dilakukannya perumusan ulang. 5. Penyempurnaan Bisnis Proses Penyempurnaan bisnis proses dilakukan agar berbagai hambatan yang mungkin terjadi bisa diminimalisir, sehingga ketika bisnis proses diimplementasikan dapat menunjukkan kinerja yang optimal. 6. Penetapan Penetapan bisnis proses dilakukan setelah tahapan analisis kebutuhan, identifikasi leveling, modeling, ujicoba rancangan dan penyempurnaan bisnis proses. Penetapan ini dilakukan ketika bisnis proses yang telah dibuat diyakini sudah bisa dilaksanakan, sehingga akan dihasilkan produk kebijakan sebagai dasar pelaksanaan bisnis proses. 7. Implementasi Implementasi merupakan proses untuk memastikan bahwa penyusunan atau perubahan tata laksana dapat terlaksana dan tercapai dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektifitas
- 27. 19 penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Implementasi bermuara pada aktivitas, aksi dan tindakan nyata yang terencana dan dilakukan secara sungguh-sungguh sesuai dengan tujuan dari penyusunan atau perbaikan tata laksana. 8. Monitoring dan Evaluasi Monitoring dilakukan untuk melihat hal-hal yang menghambat atau menjadi masalah dalam pelaksanaan bisnis proses. Sedangkan evaluasi bisnis proses merupakan suatu kegiatan untuk menilai tingkat pelaksanaan bisnis proses. Langkah-langkah penataan bisnis proses yang dikemukakan diatas, secara umum menganut cara pendekatan dari Business Process Improvement (BPI), karena langkah-langkah tersebut memungkinkan untuk diimplementasikan di instansi pemerintah. Analisis Bisnis Proses dalam SOP Analisis bisnis proses dimulai dengan memahami kembali visi dan misi organisasi.Pemahanan Visi dan misi ini dapat dilihat dari rumusan tugas dan fungsi unit-unit organisasi tersebut. Identifikasi tugas dan fungsi suatu organisasi, perlu ditetapkan kegiatan utama yang akan dilakukan, selanjutnya diidentifikasi pula sub-sub …dimulai dengan pemahaman visi dan misi yang dapat dilihat dari pemahaman rumusan tugas dan fungsi organisasi
- 28. 20 kegiatan atau aktivitas dari kegiatan-kegiatan yang telah teridentifikasi, sampai dimana kegiatan sudah sangat rinci dan tidak dapat diuraikan lagi maka disusun Standar Operasional Prosedur (SOP). SOP juga dapat berperan dalam proses penataan kelembagaan suatu instansi pemerintah, karena SOP merupakan perincian akhir dari tugas dan fungsi organisasi yang menjadi pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan. Melalui penyusunan SOP yang terperinci, akan memudahkan bagi setiap organisasi untuk menilai kebutuhan apa aja yang diperlukan dalam melaksanakan setiap tahapan dalam kegiatan. Oleh karena itu langkah awal penataan kelembagaan instansi pemerintah dengan menggunakan analisis bisnis proses akan lebih terperinci dalam merumuskan tugas dan fungsi, karena dengan menggunakan analisis bisnis proses, perumusan tugas dan fungsi akan diidentifikasi sampai kegiatan, sub kegiatan, aktivitas dan sampai pada penyusunan SOP. Karena dengan menyusun sampai SOP, nantinya penataan kelembagaan yang dilakukan akan lebih rinci sehingga setiap struktur organisasi mengetahui dan memahami pelaksanaan tugas sampai yang terperinci. Melihat berbagai penjelasan yang telah dikemukakan diatas, bahwa dalam penyusunan SOP harus melakukan analisis proses bisnis terlebih dahulu. Saat ini banyak instansi pemerintah yang menyusun SOP tanpa melakukan analisis proses bisnis terlebih dahulu, penyusunan SOP yang dilakukan hanya berdasarkan pada aktivitas rutin yang dilakukan tanpa melakukan identifikasi tugas dan fungsi yang ada. Hal tersebut harus segera dibenahi, karena tanpa melakukan analisis proses bisnis dalam penyusunan SOP, aktivitas yang ada belum terperinci secara detail dan SOP yang disusun belum menggambarkan secara penuh tugas dan fungsi yang akan dilakukan oleh instansi pemerintah.
- 29. 21
- 30. 22 Secara umum dokumen SOP selalu dikaitkan dengan format SOP. Format SOP sesuai konsep umum yang berlaku dinyatakan bahwa tidak ada format SOP yang baku (standar), yang mempengaruhi format SOP adalah tujuan dibuatnya SOP tersebut. Dengan demikian maka apabila tujuan penyusunan SOP berbeda maka format SOPnya pun akan berbeda. Namun demikian pada umumnya dokumen SOP memiliki 3 (tiga) unsur utama, yaitu: Identitas SOP, Prosedur SOP dan Flowchart. Identitas SOP berisi data-data yang menyangkut identitas SOP. Prosedur SOP berisi kegiatan, pelaksana, mutu baku dan keterangan.Sedangkan Flowchart berisikan gambar alur arah kegitan dan aktornya. Anatomi SOP berisi Identitas SOP, Prosedur SOP dan Flowchart
- 31. 23 Sesuai dengan anatomi Dokumen SOP yang pada hakekatnya merupakan dokumen yang berisi prosedur- prosedur yang distandarkan yang secara keseluruhan membentuk satu kesatuan proses, sehingga informasi yang dimuat dalam dokumen SOP meliputi: Unsur Dokumentasi dan Unsur Prosedur. 1. Unsur Dokumentasi Unsur dokumentasi merupakan unsur dari Dokumen SOP yang berisi hal-hal yang terkait dengan proses pendokumentasian SOP sebagai sebuah dokumen. Adapun unsur dokumentasi SOP AP antara lain mencakup: a. Halaman Judul (Cover) Halaman judul merupakan halaman pertama sebagai sampul muka sebuah dokumen SOP AP. Halaman judul ini berisi informasi mengenai: Judul SOP AP; Instansi/Satuan Kerja; Tahun pembuatan; Informasi lain yang diperlukan.
- 32. 24 Berikut adalah contoh halaman judul sebuah dokumen SOP AP, halaman judul ini dapat disesuaikan dengan kepentingan instansi. b. Keputusan Pimpinan Kementerian/ Lembaga/ Pemda Karena Dokumen SOP AP merupakan pedoman setiap pegawai (baik pejabat struktural, fungsional, atau yang ditunjuk untuk melaksanakan satu tugas dan tanggung jawab tertentu), dokumen ini harus memiliki kekuatan hukum. Dalam halaman selanjutnya setelah halaman judul, disajikan keputusan Pimpinan Induk Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah tentang penetapan dokumen SOP AP ini. c. Daftar isi dokumen SOP AP Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian informasi dan menulis perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian tertentu dari SOP AP terkait. (Catatan: Pada umumnya, karena prosedur-prosedur yang di SOP-kan akan mencakup prosedur dari seluruh unit kerja, kemungkinan besar dokumen SOP AP akan sangat tebal. Oleh karena itu, dokumen ini dapat dibagi ke dalam beberapa bagian, yang masing-masing memiliki daftar isi). d. Penjelasan singkat penggunaan Sebagai sebuah dokumen yang menjadi manual, maka dokumen SOP AP hendaknya memuat penjelasan bagaimana membaca dan menggunakan dokumen tersebut. Isi dari bagian ini antara lain mencakup: Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan organisasi; Ringkasan, memuat
- 33. 25 ringkasan singkat mengenai prosedur yang dibuat; dan Definisi/Pengertian-pengertian umum, memuat beberapa definisi yang terkait dengan prosedur yang distandarkan. 2. Unsur Prosedur Unsur prosedur merupakan bagian inti dari dokumen SOP AP. Unsur ini dibagi dalam dua bagian, yaitu Bagian Identitas dan Bagian Flowchart. a. Bagian Identitas Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam SOP AP sebagai berikut: Urian Penjelasan Logo dan Nama Instansi/Satuan Kerja/Unit Kerja : nomenklatur satuan/unit organisasi pembuat Nomor SOP AP : nomor prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku di Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah Tanggal Pembuatan : tanggal pertama kali SOP AP dibuat berupa tanggal selesainya SOP AP dibuat bukan tanggal dimulainya pembuatannya Tanggal Revisi : tanggal SOP AP direvisi atau tanggal rencana ditinjau ulangnya SOP AP yang bersangkutan Tanggal Efektif : tanggal mulai diberlakukan SOP AP atau sama dengan tanggal ditandatanganinya Dokumen SOP AP
- 34. 26 Pengesahan : Item pengesahan berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan NIP serta stempel/cap instansi Judul SOP AP : judul prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan kegiatan yang sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki Dasar Hukum : berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur yang di-SOP-kan beserta aturan pelaksanaannya Keterkaitan : memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan (SOP AP lain yang terkait secara langsung dalam proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut Peringatan : memberikan penjelasan mengenai kemungkinan-kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan. Umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu jika/apabila-maka (if-than) atau batas waktu (dead line) kegiatan harus sudah dilaksanakan Kualifikasi Pelaksana : memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan. SOP Administrasi dilakukan oleh lebih dari satu pelaksana, oleh sebab itu maka kualifikasi yang dimaksud adalah berupa kompetensi (keahlian dan ketrampilan) bersifat umum untuk semua pelaksana dan bukan bersifat individu, yang diperlukan untuk dapat melaksanakan SOP ini secara optimal Peralatan dan Perlengkapan : memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang di-SOP-kan
- 35. 27 Pencatatan dan Pendataan : memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam proses. (Misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan perizinan. Berdasarkan formulir dasar ini, akan diketahui apakah prosedur sudah sesuai dengan mutu baku yang ditetapkan dalam SOP AP). Setiap pelaksana yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai “apakah prosedur telah dijalankan dengan benar b. BagianFlowchart Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai langkah-langkah (prosedur) kegiatan beserta mutu baku dan keterangan yang diperlukan. Bagian Flowchart ini berupa flowcharts yang menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara berurutan dan sistematis dari prosedur yang distandarkan, yang berisi: Nomor kegiatan; Uraian kegiatan yang berisi langkah-langkah (prosedur); Pelaksana yang merupakan pelaku (aktor) kegiatan; Mutu Baku yang berisi kelengkapan, waktu, output dan keterangan. Agar SOP AP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (standar input) dan outputnya. Mutu baku ini
- 36. 28 akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses benar-benar memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan. Untuk memudahkan dalam pendokumentasian dan implementasinya, sebaiknya SOP AP memiliki kesamaan dalam unsur prosedur meskipun muatan dari unsur tersebut akan berbeda sesuai dengan kebutuhan instansi masing- masing. Untuk lebih jelasnya, di bawah ini disajikan anatomi format SOP secara keseluruhan baik yang menyangkut bagian identitas maupun bagian flowchart. (seperti contoh)
- 37. 29 Agar dapat lebih mempermudah dalam pemahamannya, di bawah ini disajikan contoh anatomi bagian identitas dan bagian flowchart SOP yang telah terisi, sebagai berikut.
- 38. 30 Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan oleh Nama SOP IZIN TRAYEK DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA Peraturan Daerah Kabupaten Muara Enim Nomor 6 Tahun 2001 tentang Retribusi Izin Trayek (Lembaran Daerah Kabupaten Muara Enim Tahun 2001 Nomor 72) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Daerah Kabupaten Muara Enim Nomor 12 Tahun 2009 (Lembaran Daerah Kabupaten Muara Enim Tahun 2009 Nomor 5 Seri B) 1. Mengetahui tugas pokok dan fungsi BPMPT 2. Memiliki kemampuan / Memahami administrasi pemerintahan 3. Memahami persyaratan perizinan 4. Dapat berkomunikasi dengan baik, benar dan lancar 5. Dapat mengoperasikan komputer dan jaringan internet KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN SOP Bidang yang terkait di lingkungan Badan Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu 1. Formulir permohonan 2. Peralatan komputer yang dilengkapi jaringan internet dan program office 3. Alat tulis kantor PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN Jika SOP tidak dilakukan, konsekuensi waktu penyelesaian perizinan tidak terpenuhi Penerbitan perizinan/ non perizinan harus diarsipkan/ didokumentasikan secara baik dan benar Kepala Badan Penanaman Modal dan Perizinan Terpadu PEMERINTAH KABUPATEN MUARA ENIM Badan Penanaman Modal dan Perizinan Terpadu
- 39. 31 Mutu Baku Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan pengajuan Izin HO secara normatif Rincian KegiatanNo 1 2 3 4 5 6 7 8 Memverifikasi dan memberikan catatan keabsahan dokumen berkas pemohon Mendaftarkan berkas permohonan yang sudah lengkap ke dalam aplikasi perizinan Memberikan pertimbangan hukum dan menyusun draft surat tugas tim teknis Memeriksa dan menandatangani draft surat tugas tim teknis peninjauan lapangan Melaksanakan peninjauan lapangan Memeriksa draft Izin HO Membuat draft Izin HO 9 Menandatangani draft Izin HO Petugas Loket Kasubbid Administrasi Perizinan Kasubbid Pertimbangan Hukum Kepala Badan Tim Teknis Kasubbid Pelayanan Petugas Loket Pengambilan Kelengkapan/input Berkas yang lengkap secara normatif OutputWaktu Keterangan Photo copy Kartu Tanda Penduduk (KTP) Pemohon, Dokumen Pengelolaan Lingkungan Hidup, Photo copy Surat Izin Tempat Usaha, Photo Berwarna ukuran 3x4 cm = 4 lembar, Photo copy Tanda Lunas PBB Tahun Terakhir, Surat Kuasa di atas materai Rp 6.000,- Berkas yang telah diverifikasi Dokumen terdaftar Draft Surat Tugas Tim teknis Surat Tugas Tim teknis BAP Draft Izin HO Draft Izin HO yang telah diperiksa Kepala Badan Berkas yang lengkap secara normatif Berkas yang telah diverifikasi Dokumen terdaftar Draft Surat Tugas Tim teknis Surat Tugas Tim teknis BAP Draft Izin HO Draft Izin HO yang telah diperiksa Kepala Badan Izin HO 5 menit 30 menit 5 menit 5 menit 5 menit 30 menit 5 menit 10 menit 1 hari Draft Surat Tugas Tim Teknis yang telah diperiksa dan diparaf oleh Kabid Pelayanan Perizinan Terpadu dan Sekretaris Draft Izin HO diperiksa dan diparaf oleh Kabid Pelayanan Perizinan Terpadu, Kabid Data dan Pengelolaan Pengaduan dan Sekretaris Bupati 10 Mendokumentasikan dan menyerahkan Izin HO Izin HO Tanda terima Izin HO 5 menit Ya Tidak Ya Tidak Ya Tidak
- 40. 32 Salah satu aspek yang peting dalam penyusunan SOP AP yang efektif dan efisien adalah dengan ketepatan penggunaan symbol-simbolnya. Sesuai dengan permenPANRB, simbol yang digunakan dalam SOP AP terdiri dari 5 (lima) simbol, yaitu: 4 (empat) simbol dasar flowcharts (Basic Symbol of Flowcharts) dan 1 (satu) simbol penghubung ganti halaman (Off-Page Conector)sebagai berikut:
- 41. 33 Argumentasi atau dasar mengapa hanya menggunakan 5 (lima) simbol dalam penyusunan SOP AP antara lain adalah sebagai berikut : 1. SOP AP mendeskripsikan prosedur administratif, yaitu kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh lebih dari satu pelaksana (jabatan) dan bersifat makro maupun mikro dan prosedur yang bersifat teknis yang detail baik yang menyangkut urusan administrasi maupun urusan teknis; 2. Hanya ada dua alternatif sifat kegiatan administrasi pemerintahan yaitu kegiatan eksekusi (process) dan pengambilan keputusan (decision); 3. Simbol lain tidak dipergunakan disebabkan karena prosedur yang dideskripsikan bersifat umum tidak rinci dan tidak bersifat teknis disamping itu kegiatan yang dilakukan oleh pelaksana kegiatan sudah langsung operasional tidak bersifat teknikal (technical procedures) yang berlaku pada peralatan (mesin); 4. Penulisan kegiatan dalam prosedur bersifat aktif (menggunakan kata kerja tanpa subyek) dengan demikian banyak simbol yang tidak dipergunakan, seperti: simbol pendokumentasian, simbol persiapan, simbol penundaan, dan simbol lain yang sejenis; 5. Penyusunan SOP AP ini hanya memberlakukan penulisan flowcharts secara vertikal, artinya bahwa branching flowcharts dituliskan secara vertikal sehingga hanya mengenal penyambungan simbol yang menghubungkan antar halaman (simbol segilima/off-page connector) dan tidak mengenal simbol lingkaran kecil penghubung dalam satu halaman.
- 42. 34 Simbol Kapsul (terminator) melambangkan mulainya kegiatan (pemicu/start) dan akhir kegiatan (penutup/finish). Dalam penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai kaidah, yaitu: untuk mulai (pemicu) arah panah ke bawah terlebih dahulu dan untuk penutup arah panah harus dari atas simbol kapsul. Prinsip yang digunakan adalah kegiatan mulai simbol kapsul harus dari ujung kiri sesuai skuennya (urutannya) tidak ada yang dari tengah ataupun ujung kanan. Contoh penerapan simbol kapsul dalam flowchart sebagai berikut:
- 43. 35 Simbol kotak melambangkan kegiatan eksekusi (proses) yaitu proses aktivitas pada setiap tahapan dan aktor. Penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai kaidah. Prinsip yang digunakan adalah satu aktivitas satu aktor dan satu simbol kecuali untuk kegiatan yang secara esensinya merupakan kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu aktor secara bersamaan dalam waktu yang relatif sama, seperti: rapat, diskusi. Contoh penggunaan Simbol Kotak dalam flow chart sebagai berikut:
- 44. 36
- 45. 37 Simbol belah ketupat melambangkan kegiatan pengambilan keputusan (adanya alternatif: ya-tidak, lengkap-tidak, sesuai-tidak, dsb.). Selanjutnya dalam penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai kaidah tetapi lebih fleksibel dibandingkan simbol kotak. Prinsip yang digunakan adalah satu aktivitas satu aktor dan satu simbol kecuali pengambilan keputusan yang dilakukan dalam suatu forum bersama (rapat) dilambangkan dengan tanda kotak (proses).
- 46. 38 Contoh dalam penerapan Simbol Belah Ketupat dapat dilhat sebagaimana penggambaran flowchart sebagai berikut:
- 47. 39 Simbol Keempat (penghubung) melambangkan penghubung flowcharts yang terputus karena ganti halaman. Penulisan simbol didahului dengan anak panah dari simbol sebelumnya pada halaman yang terputus dan diteruskan dengan anak panah menuju simbol berikutnya pada halaman berikutnya dan berlaku sebaliknya untuk panah balikan. Prinsip yang digunakan: apabila hanya satu anak panah menghubung simbol segi lima maka tidak perlu ditulis nomor. Apabila menghubungkan lebih dari satu anak panah maka diberikan nomor. Contoh penggunaan simbol (penghubung) flowcharts yang terputus karena ganti halaman dapat dilihat sebagai berikut: Page 1 Page 2
- 48. 40 Simbol anak panah (Arah Proses) melambangkan arah proses kegiatan dari satu simbol ke simbol selanjutnya. Selanjutnya penulisan simbol anak panah sesuai kaidah yang berlaku pada simbol yang dihubungkan.Prinsip yang digunakan: Pertama, arah anak panah selalu jatuh dari atas menuju ke sisi atas tengah simbol, kecuali untuk arah anak panah balikan yang tergantung pada kondisi yang dihadapi: bisa dari bawah ke atas dan bisa dari sisi kanan ataupun kiri. Kedua, tanda anak panah tidak boleh bersilangan seandanya terpaksa bersilangan maka digambarkan dengan tanda “Ω = omega”. Page 1 Page 2
- 49. 41 Contoh penggunaan simbol anak panah pada flowchart 1 anak panah dan 2 anak panah dapat dilihat sebagai berikut: Page 1 Page 2
- 50. 42 Bersilangan
- 51. 43 Pendekatan penyusunan SOP dapat dilakukan dengan berbagai motode / cara. Namun demikian ada beberapa tahap yang sama untuk dilakukan meliputi : membuat daftar kebutuhan SOP, Identifikasi SOP yang akan dibuat/disusun, Penilaian terhadap kebutuhan, menetukan Prioritasi, Identifikasi aktivitas, menetapkan format, menyusun SOP, review /Validasi dan menetapkan / mengesahkan SOP. Identifikasi Kebutuhan SOP Identifikasi kebutuhan SOP Adminsitasi Pemerintahan berdasarkan tugas dan fungsi dengan mengidentifikasi output, aspek output dan judul SOP dengan urutan sebagai berikut: Berdasarkan gambar diatas, tugas dijabarkan dalam fungsi (uraian tugas) dan fungsi tersebut di jabarkan dalam sub fungsi (rincian uraian tugas), merumuskan output sub fungsi (rincian uraian tugas), menentukan aspek-aspek dalam mencapai output, menentukan judul SOP. Tugas Fungsi Sub Fungsi Output Aspek Judul SOP Uraian Tugas Rincian Uraian Tugas
- 52. 44 Adapun langkah-langkah identifikasi SOP AP berdasarkan analisis tugas dan fungsi yang dimiliki organisasi pemerintah adalah sebagai berikut: 1. Menganalisis Tugas dan Fungsi Organisasi Pemerintah Analisis tugas dan fungsi dilakukan dengan memerinci (mem-break-down) tugas dan fungsi struktur organisasi terendah menjadi kegiatan yang operasional yang mencerminkan output sementaranya baik yang berdimensi produk maupun yang berdimensi proses; 2. Mengidentifikasi output final (end-product) Identifikasi output final (end-product) dari output sementara yang dihasilkan struktur terendah organisasi pemerintah dengan melakukan penelusuran struktur yang menghasilkan output final tersebut; 3. Mengidentifikasi aspek kegiatan dari output final (end- product) Identifikasi aspek kegiatan dari output final (end- product) dengan merumuskan aspek kegiatan keseluruhan (makro) dan aspek parsial (mikro) yang ada di awal (pra), pada saat (in) dan setelah (pasca) dari (mikro) output final tersebut; 4. Merumuskan judul SOP AP Rumusan judul SOP AP dilakukan dengan menggabungkan aspek kegiatan dengan output final (end-product). Penggabungan aspek kegiatan secara keseluruhan (makro) dengan output final menjadi judul SOP makro dan penggabungan aspek parsial (mikro) menjadi judul SOP mikro; 5. Mengindentifikasi seluruh judul SOP AP Identifikasi seluruh SOP AP yang telah dihasilkan baik judul SOP makro dan mikro dengan mengelompokkan sesuai dengan tingkat struktur organisasinya. Keseluruhan judul SOP AP inilah merupakan kebutuhan riil SOP AP yang harus disusun.
- 53. 45 Penilaian Prioritas Penilaian prioritas adalah menentukan SOP yang dinilai memiliki peran penting dan strategis, ada bebebrapa hal yang perlu diperhatikan dalam menentukan skala prioritas yakni sebagai berikut : 1. Keterkaitan dengan aspek strategis pelaksanaan tugas pokok dan fungsi 2. Keterkaitan dengan prosedur lain 3. Keterkaitan dengan peraturan perundang-undangan 4. Keterkaitan dengan pemenuhan kebutuhan stakeholders 5. Dll.
- 54. 46 Identifikasi Aktivitas SOP Identifikasi aktivitas SOP dengan melihat siapa yang melakukan, apa output yang dihasilkan, waktu yang dibutuhkan, dan kelengkapan yang diperlukan dalam setiap aktifitas proses aktivitas. Seperti pada gambar. Dalam setiap mekanisme kerja sebuah SOP hanya terdiri dari 3 unsur yakni input, proses dan output. Mekanisme kerjanya, setiap output dari setiap aktivitas akan menjadi input pada aktivitas selanjutnya, dimana aktivitas tersebut akan dilaksanakan oleh actor (pegawai/pelanggan). Seperti pada Gambar. Menentukan Format Aktivitas 1 Aktivitas 2 Aktivitas 3 Aktivitas -n Selesai Mulai Proses dur Input Proses Output Input Proses Output Input Proses Output
- 55. 47 Dalam menyusun SOP banyak terdapat jenis format Antara lain Simple Steps Graphic (SS-G), Simple Steps Flowchart (SS-F), Hierarchical Steps Graphic (HS-G), Hierarchical Steps Flowchart (HS-F). Dalam Penyusunan SOP Administasi pemerintahan umumnya menggunakan SS-F dan HS-F.Beberapa keuntungan format ini sebagai berikut : • Rinci dan detail • Jelas alurnya • Simbul-simbulnya merepresentasikan apa yang harus dilakukan • Hirarkis sesuai urutan proses • Mudah dipahami secara mandiri Pengenalan symbol SOP dalam Flowchart seperti pada Bab sebelumnya. SS - G SS - F HS - G HS - F
- 56. 48 Menyusun dan Pendokumentasian SOP Melaksanan penyusunan SOP dengan penjelasan- penjelan dengan bab-bab sebelumnya. Sedangkan dalam pendokumentasioan SOP berisi Antara lain : 1. Halaman Judul 2. Surat Keputusan Pimpinan K / L / Pemda 3. Daftar Isi 4. Penjelasan Singkat berisi Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan organisasi; Ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai prosedur yang dibuat; dan Definisi/Pengertian-pengertian umum, memuat beberapa definisi yang terkait dengan prosedur yang distandarkan. 5. Dokumen SOP berisi Identitas SOP dan Prosedur SOP (Bab Anatomi SOP) Mengesahkan SOP Dokumen SOP disahkan oleh pimpinan organisasi masing seperti kepala bagian, kepala SKPD, kepala daerah, ketua / kepala lembaga dan lain sebagainya.
- 57. 49 ________ 2012 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negaradan Reformasi Birokrasi No. 35 tahun 2012 tentang Standar Opererasional Peosedur Administrasi Pemerintah Pusat Kajian Pelayanan Publik, 2012 Materi Bimbingan Teknis Penyusunan Standar Operasional Prosedur, Lembaga Adminsirtasi Negara Kementerian PANRB, 2012, Konsep, Kebijakan Dan Praktek Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan, Kementerian PANRB Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/15/M.PAN/7/2008 Tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi; PermenPAN dan RB Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process); Permendagri No. 4 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan SOP di Lingkungan Kemendagri; Permendagri No. 52 Tahun 2011 tentang SOP di Lingkungan Pemerintah Daerah
- 58. 50
- 59. 51
- 60. 52
- 61. 53
- 62. 54
- 63. 55
- 64. 56
- 65. 57
- 66. 58
- 67. 59
- 68. 60
- 69. 61
- 70. 62
- 71. 63
- 72. 64
- 73. 65
- 74. 66
- 75. 67
- 76. 68
- 77. 69
- 78. 70
- 79. 71
- 80. 72
- 81. 73
- 82. 74
- 83. 75
- 84. 76
- 85. 77
- 86. 78
- 87. 79
- 88. 80
- 89. 81
- 90. 82
- 91. 83
- 92. 84
- 93. 85
- 94. 86
- 95. 87
- 96. 88
- 97. 89
- 98. 90
- 99. 91
- 100. 92
- 101. 93