Menyusun Standard Operating Procedure (SOP) Sesuai KPI (SOP Base on KPI)
Download as PPTX, PDF49 likes142,556 views
Dokumen ini menjelaskan pentingnya prosedur standar operasi (SOP) bagi organisasi, yakni sebagai panduan untuk mencapai efisiensi dan efektivitas kerja. SOP membantu mengurangi kesalahan, meningkatkan akuntabilitas, dan memastikan konsistensi dalam pelaksanaan tugas. Selain itu, dokumen ini juga mencakup teknik penyusunan SOP, ruang lingkup, dan manfaatnya bagi pegawai dan organisasi.
Menyusun Standard Operating Procedure (SOP) Sesuai KPI (SOP Base on KPI)
- 1. Standard Operating Procedure (SOP) Mohamad Rojana Hamdan, ST., MM. Berpengalaman Sebagai Konsultan SOP di: 1) LKPP 2) Ranti Moslem Family 3) PT Permodalan Siak 4) biMBA - AIUEO 4) etc. PT Solusi Bina Utama Jl. Pahlawan Komarudin II No 63 Jakarta Timur 021-4807678 (Office) 021-4807678 (Fax) 021-83316010 / 085881153889 (Mobile)
- 2. APA ITU STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)? Secara Umum: Standard Operating Procedures (SOP) adalah suatu paket proses kerja dengan langkahlangkah yang di-standar-kan dan harus diikuti agar tujuan perusahaan/ organisasi dapat tercapai.
- 3. •Mengapa penting menyusun SOP? karyawan karyawan Tanpa SOP Arah tidak jelas Direksi karyawan Direksi Tanpa SOP Terlalu banyak arah Direksi Dengan SOP ada kejelasan Arah dan Tujuan
- 4. Contoh Penentuan KPI KPI Strategic Theme: Operating Efficiency Financial Profitability Fewer Planes Customer Flight Is on Time More Customers Lowest Prices Objectives • Profitability • More Customers • Fewer planes • Flight is on • time Lowest prices • Fast ground Internal Fast Ground Turnaround turnaround alignment Ground Crew Alignment • Market Value • Seat Revenue • Plane Lease • • Cost FAA On Time Arrival Rating Customer Ranking (Market Survey) Target Initiative • 30% CAGR • SOP for all level • 20% CAGR • Controling/ make sure • 5% CAGR SOP done • #1 • #1 • Quality • management Customer loyalty program • On Ground Time • 30 Minutes • Cycle time • On-Time • 90% optimization Departure • Ground crew Learning Measurement program • % Ground crew • yr. 1 trained • % Ground crew stockholders 70% yr. 3 90% yr. 5 100% • SOP • SOP • Ground crew training
- 5. Cara Menentukan SOP yang Penting dan Perlu Dibuat
- 6. PENTINGNYA STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) • Sebagai upaya mewujudkan proses pelaksanaan kegiatan dalam organisasi agar efektif, efisien dan ekonomis. • Penyelenggaraan proses kerja dapat berjalan dengan pasti, berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari, atau jika terjadi penyimpangan maka dapat ditelusuri dan ditemukan penyebabnya.
- 7. MANFAAT SOP Manfaat Standard Operating Procedures dalam lingkup penyelenggaraan kegiatan antara lain: • Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya. • Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas. • Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan. • Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehlngga akan mengurangl keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
- 8. MANFAAT SOP • Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas. • Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan. • Memastikan pelaksanaan tugas dapat berlangsung dalam berbagai situasi. • Menjamin konsistensi pelayanan kepada user, baik dari sisi mutu, waktu dan prosedur. • Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya. • Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pegawai.
- 9. MANFAAT SOP • Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya. • Sebagai instrumen yang dapat melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan. • Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas. • Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. • Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan.
- 10. RUANG LINGKUP SOP SOP melingkupi seluruh proses penyelenggaraan kegiatan baik teknis maupun administratif di lingkungan Perusahaan/ Organisasi, termasuk pemberian pelayanan baik pelayanan Internal maupun eksternal yang dilaksanakan oleh unitunit kerja yang ada di dalamnya.
- 12. Menetukan Format Bentuk Format yang dipilih bisa dengan: 1. Mendisain sesuai kebutuhan 2. Mengadopsi dari pihak luar Kelengkapan Dokumen SOP Umumnya: 1. Halaman Judul (Cover) 2. Keputusan Pimpinan Perusahaan/ Organisasi/ Lembaga (Lembar Pengesahan) 3. Kata Pengantar 4. Daftar isi dokumen SOP dan Daftar Lampiran 5. Penjelasan Singkat Penggunaan 6. Kepala SOP 7. Uraian Prosedure
- 13. Pengumpulan Informasi Teknik pengumpul informasi: 1)Teknik brainstorming Teknik brainstorming, biasanya dilakukan pada kondisi dimana tim tidak memiliki cukup informasi yang diperlukan dalam pengembangan SOP.
- 14. Pengumpulan Informasi 2) Teknik focus group discussion Teknik focus group discussion dilakukan jika tim telah memiliki informasi prosedur-prosedur yang akan distandarkan tetapi ingin lebih mendalaminya dari orang-orang yang dianggap menguasai secara teknis.
- 15. Pengumpulan Informasi 3) Teknik wawancara Teknik wawancara dilakukan jika tim ingin mendapatkan informasi secara mendalam dari seorang key informant, yaitu orang yang menguasai secara teknis berkaitan dengan prosedur-prosedur yang akan distandarkan.
- 16. Pengumpulan Informasi 4) Teknik survey Tekinik survey dilakukan jika tim ingin memperoleh informasi dari sejumlah besar orang yang terkait dengan prosedur.
- 17. Pengumpulan Informasi 5) Teknik benchmark Teknik benchmark dilakukan jika tim memandang bahwa terdapat banyak unit sejenis yang sudah memiliki SOP dapat dijadikan contoh untuk pengembangan SOP.
- 18. Pengumpulan Informasi 6) Telaahan dokumen Telaah dokumen dilakukan untuk memperoleh informasi sekunder dari dokumen-dokumen pemerintah berkaitan dengan peraturan perundangan-undangan yang terkait dengan prosedur yang akan distandarkan.
- 19. Tahapan Praktek Menyusun SOP
- 20. 1. Menghimpun Informasi dan Menyusun Uraian Prosedur Mengisi aktivitas prosedur dari hasil FGD, wawancara atau diskusi dengan Narasumber. Menandai pelaksana prosedur/ aktivitas. Mengisi kolom mutu baku. Catatan: 1. Kalimat prosedur menggunakan kalimat aktif 2. Antar kalimat prosedur pertama, kedua dan seterusnya saling terkait dan mengalir. 3. Pelaksana aktivitas pertama ditempatkan di kolom paling kiri.
- 21. 2. Menentukan Simbol Flowchart SOP “start/ mulai” dan Menentukan jenis SOP diawali aktivitas dari tiap proses yang ditulis (proses, decission, doku men, dll) diakhiri “end/selesai” dengan simbol yang sama, integrator/ kapsul Rangkaian untuk proses yang disertai dokumen Rangkaian simbol untuk decission yang disertai dokumen
- 22. 3. Simbol Flowchart Terangkai Kolom mutu Lengkap Kolom aktivitas terisi Flowchart pelaksana baku terisi semua terangkai lengkap lengkap
- 23. 4. Melengkapi Kepala SOP Sebutkan dasar hukum penting utk kegiatan SOP yg dimaksud Sebutkan kualifikasi yang dibutuhkan tiap pelaksana untuk mampu melakukan aktivitasnya (umumnya KPI) Sebutkan peringatan/ sanksi yang akan dikenakan jika tidak mengikuti SOP Sebutkan perlengkapan utama yang dibutuhkan pelaksana dalam menjalankan aktivitas SOP ini
- 24. 5. Melengkapi Kepala SOP Sebutkan SOP-SOP lain yang memiliki keterkaitan dengan SOP ini Sebutkan media yang digunakan untuk melakukan pencatatan atau pendataan.
- 25. Jadi Menyusun SOP Mudah Kan??? Jika Masih Membingungkan Silahkan Menghubungi Kami.... Mohamad Rojana Hamdan, ST., MM. PT Solusi Bina Utama Jl. Komarudin II No 63 Jakarta Timur Telp: 021-83316010 atau 085881153889 Email : solusibinautama@live.com http://1solusi4manajemen.blogspot.com