MS-Word Basic Theory.pdf

UNIT-1
Que.1) What is MS- Word? Explain its features.
Que.2 What is the use of word wrap feature in MS Word?
Que.3) What is the use of Mail Merge feature in MS Word?
Que 4) How do you create a new file in MS-word?
Que. 5 How do you create a macro in MS Word?
Que.6 What is Format painter?
Que.7 Define Superscript & Subscript
UNIT-2
Que.1) Write name types of Change Case
Que.2) Define Clear formatting & Text highlighter
Que.3) Define Bullet & numbering with example
Que.4) What is use of Sort in Ms Word
Que.5) Write shortcut key as following
UNIT-3
Que.1) What is page Break and write shortcut key of it
Que.2) How many ways make table in MS-Word?
Que.3) Define Clip Art, Smart Art and Chart
Que.4) What is Screen shot and Hyperlink ?
Que.5) Define the terms Book Mark and Cross Reference
UNIT-4
Que.1) What is difference between Header & Footer?
Que.2) Define the Page Number, Word Art, Drop cap.
Que.3) What is use of Themes in MS- Word?
Que.4) Define Page Orientation, Water marks, Page border, Wrap Text.
Que.5) What is difference between Endnote and Footnote?
Que.6) Define Caption & Bibliography
Que.7) What is Mail Merge and write its steps?
UNIT-5
Que.1) Define the terms Spelling& Grammar
Que.2) What is use of Thesaurus and Comment
Que.3) What is use of Track Change in MS-Word?
Que.4) Why use Track Changes?
Que.5) Explain the types of Views in MS- Word
Que.6) What is use of Macros in MS-Word?
Que.7) What is MS- Word? Explain its features.

Unit-1
Que.1 What is Ms- Word? Explain its features.
Ans. Microsoft Word is word processing software. It is developed by Microsoft and is part of
Microsoft Office Suite. It enables you to create,edit and save professional documents like letters
and reports.
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड वर्ड प्रोसेससिंग सॉफ्टवेयर है। यह माइक्रोसॉफ्ट द्वारा ववकससत ककया गया है और माइक्रोसॉफ्ट
ऑकिस सुइट का हहस्सा है । यह आपको पत्र और ररपोटड जैसे पेशेवर दस्तावेज़ बनाने, सिंपाहदत करने और सहेजने
में सक्षम बनाता है।
Que.2 What is the use of word wrap feature in MS Word?
Ans. Word wrapping is when a line of text automatically "wraps" to the next line when it gets to
the end of a page or text field. Most word processing programs use word wrap to keep thetext
within the default margins of the page. Without the word wrap feature, text would continue on one
line until the user pressed "Enter" or "Return" to insert a line break.
वर्ड रैवपिंग तब होती है जब पाठ की एक पिंक्तत स्वचासित रूप से अगिी पिंक्तत में "िपेटती है" जब यह ककसी पृष्ठ
या पाठ फील्र् क
े अिंत में पहुिंच जाती है। अधिकािंश वर्ड प्रोसेससिंग प्रोग्राम पाठ को पृष्ठ क
े डर्फॉल्ट हासशये क
े भीतर
रखने क
े सिए वर्ड रैप का उपयोग करते हैं। वर्ड रैप सुवविा क
े बबना, टेतस्ट एक पिंक्तत पर तब तक जारी रहेगा जब
तक कक उपयोगकताड िाइन ब्रेक सक्ममसित करने क
े सिए "एिंटर" या "ररटनड" दबाता है

Que. 3. What is the use of Mail Merge feature in MS Word?
Mail merge is a Microsoft Word tool that allows you to easily modify one part of a document with
unique data elements. For example, say you want to write a holiday letter and send it to 20 people.
You can write the letter and create a mail merge to print it with 20 different salutations (Dear Sue,
Dear Jack, Dear Peggy, etc.). Mail merge works by linking a databaseto your document. The
database contains the unique elements (Sue, Jack, Peggy, etc.
the document is your letter, invoice, label set, or another file. Mail merge saves you timeand effort
because it automates the process of entering one unique piece of data into
a document.
Mail Merge Uses
You can use mail merge to create any type of printed document, as well as electronic documents.
Here are some examples of document types:
Catalogs
Inventories
Invoices
Labels
Envelopes
मेि मजड एक माइक्रोसॉफ्ट वर्ड टूि है जो आपको अद्ववतीय र्ेटा तत्वों क
े साथ दस्तावेज़ क
े एक भाग को आसानी
से सिंशोधित करने की अनुमतत देता है। उदाहरण क
े सिए, मान िें कक आप एक छ
ु ट्टी पत्र सिखना चाहते हैं और
इसे 20 िोगों को भेजना चाहते हैं। आप पत्र सिख सकते हैं और इसे 20 अिग-अिग असभवादन (वप्रय मुकदमा,
वप्रय जैक, वप्रय पैगी, आहद) क
े साथ वप्रिंट करने क
े सिए एक मेि मजड बना सकते हैं। मेि मजड आपक
े दस्तावेज़ क
े
सिए र्ेटाबेस सििंक करक
े कायड करता है। र्ेटाबेस में अद्ववतीय तत्व (मुकदमा, जैक, पैगी, आहद) शासमि हैं ।
दस्तावेज़ आपका पत्र, चािान, िेबि सेट या कोई अन्य फाइि है । मेि मजड आपको समय और प्रयास बचाता है
तयोंकक यह र्ेटा क
े एक अद्ववतीय टुकडे को दजड करने की प्रकक्रया को स्वचासित करता है
एक दस्तावेज़.
मेि मजड का उपयोग करता है
आप ककसी भी प्रकार क
े मुहित दस्तावेज़, साथ ही इिेतरॉतनक दस्तावेज़ बनाने क
े सिए मेि मजड का उपयोग कर
सकते हैं.
दस्तावेज़ प्रकारों क
े क
ु छ उदाहरण यहािं हदए गए हैं :
क
ै टिॉग
सूची
चािान
िेबि
सिफाफ
े

Que. 4 How do you create a new file in MS-word?
Ans. To create a new blank document:
Click the Microsoft Office button.
Select New. The New Document dialog box appears.
Select Blank document under the Blank and recent section. It will be highlighted by default.
उत्तर: कोई नया ररतत दस्तावेज़ बनाने क
े सिए :
माइक्रोसॉफ्ट ऑकिस बटन क्तिक करें ।
नया चुनें। नया दस्तावेज़ सिंवाद बॉतस प्रकट होता है।
ररतत और नवीनतम अनुभाग क
े अिंतगडत ररतत दस्तावेज़ का चयन करें. यह डर्फॉल्ट रूप से हाइिाइट ककया
जाएगा ।
Que. 5 How do you create a macro in MS Word?
Step 1: Open the new or an existing Word document
Step 2: Click on the View tab on the Ribbon and click on the drop-down icon associated
withthe Macros in the Macros section.
Step 3: Click on the Record Macro from the drop-down menu.
Step 4: A Record Macro dialog box will appear on the screen in which do the following -
Enter the Name for the macro in the Macro name text field.
To use the same macro for the further document, click on the All Documents (Normal.dotm)
optionfrom the Store macro in drop-down menu.
Click on the Button icon in the Assign macro to section to run your macro.
Step 5: Once you click on the Assign button, Pressed combination of keys will appear in the
current keytext box. Click on the Close button, as shown in the below screenshot.
Step 6: Perform the action that you want to record.
Step 7: Click on the View tab on the Ribbon and select on the Stop Recording from the Macros
drop-down menu.
चरण 1: नया या मौजूदा Word दस्तावेज़ खोिें
चरण 2: ररबन पर व्यू टैब पर क्तिक करें और मैक्रोज़ अनुभाग में मैक्रोज़ से जुडे ड्रॉप-र्ाउन आइकन पर क्तिक
करें ।
चरण 3: ड्रॉप-र्ाउन मेनू से ररकॉर्ड मैक्रो पर क्तिक करें ।
चरण 4: स्क्रीन पर एक ररकॉर्ड मैक्रो सिंवाद बॉतस हदखाई देगा क्जसमें तनमन कायड करें -
मैक्रो नाम पाठ फील्र् में मैक्रो क
े सिए नाम दजड करें.
आगे क
े सिए समान मैक्रो का उपयोग करने क
े सिए, ड्रॉप-र्ाउन मेनू में मैक्रो सिंग्रहीत करें से सभी
दस्तावेज़ (सामान्य.dotm) ववकल्प पर क्तिक करें।
अपना मैक्रो चिाने क
े सिए मैक्रो को असाइन करें अनुभाग में बटन आइकन पर क्तिक करें ।
चरण 5: एक बार जब आप असाइन बटन पर क्तिक करते हैं, तो क
ुिं क्जयों का दबाया गया सिंयोजन वतडमान क
ुिं जी
पाठ बॉतस में हदखाई देगा। बिंद करें बटन पर क्तिक करें , जैसा कक नीचे स्क्रीनशॉट में हदखाया गया है।
चरण 6: वह कक्रया तनष्पाहदत करें क्जसे आप ररकॉर्ड करना चाहते हैं ।
चरण 7: ररबन पर दृश्य टैब पर क्तिक करें और मैक्रोज़ ड्रॉप-र्ाउन मेनू से ररकॉडर्िंग रोक
ें मेनू पर चयन करें।
Que.6 What is Format painter?
Ans: It is very strong feature of Ms – word, it is use to copy the formatting one place to another
place is called formatpainter. For examples if we want to make practical project, we need apply
different -2 types style, than we cannot remember all formatting so we can use format painter
उत्तर: यह की बहुत मजबूत ववशेषता है - शब्द, इसका उपयोग स्वरूपण को एक स्थान पर दूसरे स्थान पर कॉपी
करने क
े सिए ककया जाता है क्जसे प्रारूप धचत्रकार कहा जाता है। उदाहरण क
े सिए यहद हम व्यावहाररक पररयोजना
बनाना चाहते हैं, तो हमें ववसभन्न -2 प्रकार की शैिी िागू करने की आवश्यकता है, तयोंकक हम सभी स्वरूपण को
याद नहीिं रख सकते हैं ताकक हम प्रारूप धचत्रकार का उपयोग कर सक
ें
Que.7 Define Superscript & Subscript
Ans. A superscript is a character, symbol or number set slightly above the
normal line of text. It is always smaller than the usual font and is typically found in mathematical
or scientific formulas.A2+B2+2AB. it has shortcut key ctrl+Shift+
एक सुपरक्स्क्रप्ट एक वणड, प्रतीक या सिंख्या है जो थोडा ऊपर सेट है
पाठ की सामान्य पिंक्तत। यह हमेशा सामान्य फॉन्ट से छोटा होता है और आमतौर पर गणणतीय या वैज्ञातनक सूत्रों
में पाया जाता है। ए 2 + बी 2 + 2 एबी इसमें शॉटडकट क
ुिं जी सीटीआरएि + सशफ्ट + है
UNIT-2
Que.1) Write name types of Change Case
Ans. It has five types of Change case in MS- Word.
Sentence Case. This option capitalizes the first letter of each sentence in the selection.
Uppercase. This option capitalizes each letter in the selection

Toggle Case. This option switches the case of each letter in the selection: lowercase becomes
uppercase and vice-vers
उत्तर: एमएस- वर्ड में पािंच प्रकार क
े चेंज क
े स होते हैं।वातय का मामिा। यह ववकल्प चयन में प्रत्येक वातय क
े
पहिे अक्षर को क
ै वपटिाइज़ करता है ।अपरक
े स। यह ववकल्प चयन में प्रत्येक अक्षरकोक
ै वपटिाइज़करताहैटॉगिक
े स।
यह ववकल्प चयन में प्रत्येक अक्षर क
े मामिे को क्स्वच करता है : िोअरक
े स अपरक
े स और वाइस-वसड बन जाता है
Que.2) Define Clear formatting & Text highlighter
Ans. Clear Formatting it is use to remove the all formatting (Bold,Italic,color) to become plain text.
Clear formatting
Clear Formatting function, you can remove all the formatting on a block of selected text, or a
paragraph, or the wholetext. The formatting such as font, size, text attributes (bold or italic), and
color you applied in the text can be cleared with one click, and then the text will return to its
default style.
साफ स्वरूपण इसका उपयोग सादा पाठ बनने क
े सिए सभी स्वरूपण ( बोल्र्, इटैसिक, रिंग) को हटाने क
े सिए ककया
जाता है ।इसक
े बाद एकचममच और इसक
े बादस्वरूपण फ
िं तशन साफ करें , आप चयतनत पाठ क
े ककसी ब्िॉक, या
अनुच्छेद, या सिंपूणड पाठ पर सभी स्वरूपण तनकाि सकते हैं. स्वरूपण जैसे फॉन्ट, आकार, पाठ ववशेषताएँ (बोल्र् या
इटैसिक), और पाठ में आपक
े द्वारा िागू रिंग को एक क्तिक क
े साथ साफ ककया जा सकता है, और तब पाठ
अपनी डर्फॉल्ट शैिी में वापस आ जाएगा.
Que.3) Define Bullet & numbering with example
Ans. A bullet is usually a black circle, but it can be any other symbol used to highlight items in a
list. Use bullets to list items that do not have to be in any
particular order.
Numbers—or letters—are used when information must be in a certain order. You can use the
default bullets andnumbering
settings by clicking the appropriate button on the Formatting toolbar.
एक बुिेट आमतौर पर एक कािा वृत्त होता है, िेककन यह सूची में वस्तुओिं को हाइिाइट करने क
े सिए उपयोग
ककया जाने वािा कोई अन्य प्रतीक हो सकता है । उन आइटमस को सूचीबद्ि करने क
े सिए बुिेट्स का उपयोग
करें, क्जनक
े सिए ककसी में होना आवश्यक नहीिं है ववशेष आदेश।सिंख्याएिं-या अक्षर-का उपयोग तब ककया जाता है जब
जानकारी एक तनक्श्चत क्रम में होनी चाहहए। आप डर्फॉल्ट बुिेट और क्रमािंकन का उपयोग कर सकते हैं
स्वरूपण उपकरण पट्टी पर उपयुतत बटन क्तिक करक
े सेहटिंग्स
Que.4) What is use of Sort in Ms Word
Ans. It is use to arrange data ascending and descending order is called sort.
Word's sorting tool allows you to sort text a number of different ways in your document. You can
sort tables, dates,paragraphs, and more with just a few clicks in Word. Like, Alphabetizing By Last
Name, By Number, By Text
इसका उपयोग र्ेटा आरोही को व्यवक्स्थत करने क
े सिए ककया जाता है और अवरोही क्रम को सॉटड कहा जाता है ।
Word का सॉहटिंग टूि आपको अपने दस्तावेज़ में पाठ को कई अिग-अिग तरीकों से सॉटड करने की अनुमतत देता
है। आप Word में क
े वि क
ु छ क्तिक क
े साथ तासिकाओिं, हदनािंकों, अनुच्छेदों, और बहुत क
ु छ सॉटड कर सकते हैं .
जैसे, अिंततम नाम से वणडमािा, सिंख्या द्वारा , पाठ द्वारा
Que.5) Write shortcut key as following
Find(Ctrl+F), Replace(Ctrl+H), Goto(Ctrl+G), Bold(Ctrl+B), Italic(Ctrl+I), Under line(Ctrl+I)
UNIT-3
Que.1) What is page Break and write shortcut key of it
Ans. Page breaks are also used to break one to another page. To ensure that the new chapter
does appear on a separatepage, insert a page break immediately following the text at the end of
the chapter. It has shortcut key Ctrl+Enter
उत्तर: पृष्ठ ववराम का उपयोग एक से दूसरे पृष्ठ को तोडने क
े सिए भी ककया जाता है। यह सुतनक्श्चत करने क
े
सिए कक नया अध्याय ककसी पृथक पृष्ठ पर प्रकट होता है, अध्याय क
े अिंत में पाठ क
े तुरिंत बाद पृष्ठ ववराम
सक्ममसित करें . इसमें शॉटडकट क
ुिं जी सीटीआरएि + एिंटर है
Que.2) How many ways make table in MS-Word?
Ans. In Microsoft Word, you can insert a table by in three ways: it is very strong feature of MS-
word, this optionin Insert
Insert: we can choose insert option and enter row and column as your needSelect by Mouse. By
this option we select by mouse as your required
Draw by Pencil: By this option we can draw table by pencil as your required
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में, आप तीन तरीकों से एक तासिका सक्ममसित कर सकते हैं: यह एमएस-वर्ड की बहुत मजबूत
ववशेषता है, सक्ममसित करें में यह ववकल्प सक्ममसित करें: हम सक्ममसित करें ववकल्प चुन सकते हैं और आपकी
आवश्यकता क
े अनुसार पिंक्तत और स्तिंभ दजड कर सकते हैं माउस द्वारा चुनें । इस ववकल्प से हम माउस द्वारा

अपनी आवश्यकता क
े रूप में चयन करें पेंससि द्वारा ड्रा : इस ववकल्प द्वारा हम आपकी आवश्यकतानुसार पेंससि
द्वारा तासिका खीिंच सकते हैं
Que.3) Define Clip Art, Smart Art and Chart
Ans. Clip Art: It has the pre-made images stocked in the MS Office suite. There are many Clip Art
categories, such as School,Occasions, People, Business, Animals, Cartoons and many more.
Smart Art: It is advanced feature to add dynamic graphics in the document.
It has graphic provides visual representation of your information quickly and easily. It also
Categories includeOrganizational charts, venn diagranms, and many more
Chart: A chart is a tool you can use to communicate data graphically. Including a chart in your
document can allow your
reader to see the meaning behind the numbers, and it can make showing comparisons and trends
easier. Pie, Line ,Scatter Chart, Column chart, Surface chart etc. Chart
उत्तर: इसमें एमएस ऑकिस सुइट में पूवड-तनसमडत छववयािं हैं। कई क्तिप आटड श्रेणणयािं हैं, जैसे स्क
ू ि, अवसर, िोग,
व्यवसाय, पशु, काटूडन और कई और अधिक।स्माटड आटड: दस्तावेज़ में र्ायनेसमक ग्राकफतस जोडना उन्नत सुवविा है।
इसमें ग्राकिक आपकी जानकारी का दृश्य प्रतततनधित्व जल्दी और आसानी से प्रदान करता है। इसमें श्रेणणयािं
सिंगठनात्मक चाटड, वेन र्ायग्रनम और कई और अधिक भी शासमि हैं
चाटड: चाटड एक उपकरण है क्जसका उपयोग आप र्ेटा को ग्राकिक रूप से सिंप्रेवषत करने क
े सिए कर सकते हैं ।
अपने दस्तावेज़ में चाटड शासमि करने से आपको अनुमतत समि सकती है पाठक सिंख्याओिं क
े पीछे अथड देखने क
े
सिए, और यह तुिना और रुझानों को हदखाना आसान बना सकता है। पाई, िाइन, स्क
ै टएर सीएचआटड,
सीओएियूएमएन सीएचएआरटी, एसयूररि
े स सीएचएआरटी आहद चाआरटी
Que.4) What is Screen shot and Hyperlink ?
Ans. Screen Shot: It is useful for capturing snapshots of programs or windows that you haveopen
on your computer.
Hyper Link: It is use to links two files is called hyperlink. it has shortcut key Ctrl+K
In Microsoft Word, there are times when a link to a web page is required. Or sometimes, a link to a
location in the same document is needed as some are quite lengthy. Links can be useful for
directing others who read the documentto a specific site or adding a bibliography to a school
assignment. Adding this type of link, called a hyperlink, can be done by following the steps below
स्क्रीन शॉट: यह आपक
े क
िं प्यूटर पर खोिे गए प्रोग्राम या वविंर्ो क
े स्नैपशॉट क
ै प्चर करने क
े सिए उपयोगी है ।
हाइपर सििंक: इसका उपयोग दो फाइिों को सििंक करने क
े स
िए ककया जाता है क्जसे हाइपरसििंक कहा जाता है ।
इसमें शॉटडकट क
ुिं जी सीटीआरएि + क
े है
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में, ऐसे समय होते हैं जब वेब पेज क
े सििंक की आवश्यकता होती है। या कभी-कभी, एक ही
दस्तावेज़ में ककसी स्थान क
े सििंक की आवश्यकता होती है तयोंकक क
ु छ कािी ििंबे होते हैं। सििंक उन अन्य िोगों
को तनदेसशत करने क
े सिए उपयोगी हो सकते हैं जो दस्तावेज़ को ककसी ववसशष्ट साइट पर पढ़ते हैं या स्क
ू ि
असाइनमेंट में ग्रिंथ सूची जोडते हैं। इस प्रकार क
े सििंक को जोडना, क्जसे हाइपरसििंक कहा जाता है, नीचे हदए गए
चरणों का पािन करक
े ककया जा सकता है
Que.5) Define the terms Book Mark and Cross Reference
Ans. It is very strong feature of MS –Word, you can mark specific locations and chunks of text
within a document.A bookmark is a kind of hyperlink that directs readers to a specific place within
a document.
Cross-reference: A cross-reference directs readers to a named source within the same document,
such as a table orgraph. Cross References can be inserted into documents in order to refer to
other clauses/paragraphs/pieces of text within a document. These can create a link that moves
with the referred to paragraph.
Why is Cross Reference important?
Utilising cross reference correctly will help you to produce and maintain consistent layouts and
professional lookingdocuments and correspondence and enables smooth and efficient document
amendment Benefits If a referenced paragraph is moved or re-numbered the cross references can
all be updated by one click.No more manual amendments of cross references if additions or
deletions have changed paragraph numberingEasy identification of cross references to text which
has been removed (this will minimise proof reading)
यह एमएस -वर्ड की बहुत मजबूत ववशेषता है, आप ककसी दस्तावेज़ क
े भीतर ववसशष्ट स्थानों और पाठ क
े टुकडों
को धचक्ननत कर सकते हैं। बुकमाक
ड एक प्रकार का हाइपरसििंक है जो पाठकों को दस्तावेज़ क
े भीतर एक ववसशष्ट
स्थान पर तनदेसशत करता है ।
क्रॉस-रेिरेंस: एक क्रॉस-रेिरेंस पाठकों को उसी दस्तावेज़ क
े भीतर एक नासमत स्रोत पर तनदेसशत करता है, जैसे कक
तासिका या ग्राफ। ककसी दस्तावेज़ क
े भीतर पाठ क
े अन्य खिंर्ों/
पैराग्राि/
टुकडों को सिंदसभडत करने क
े सिए क्रॉस
रेिरेंस को दस्तावेज़ों में सक्ममसित ककया जा सकता है । ये एक सििंक बना सकते हैं जो सिंदसभडत अनुच्छेद क
े साथ
चिता है।
सीआरओएस आरएिईरेनसीई आईएमपीओआरटीएएनटी तयों है ?

क्रॉस रेिरेंस का सही ढिंग से उपयोग करने से आपको िगातार िेआउट और पेशेवर हदखने वािे दस्तावेजों और
पत्राचार का उत्पादन और रखरखाव करने में मदद समिेगी और धचकनी और क
ु शि दस्तावेज़ सिंशोिन सक्षम होगा
िाभयहद कोई सिंदसभडत अनुच्छेद िे जाया जाता है या किर से क्रमािंककत ककया जाता है तो क्रॉस सिंदभड सभी को एक
क्तिक द्वारा अपर्ेट ककया जा सकता है।क्रॉस रेिरेंस का कोई और मैनुअि सिंशोिन नहीिं यहद पररविडन यावविोपन
ने पैराग्राि निंबररिंग को बदि हदया है तो हटाए गए पाठ क
े क्रॉस सिंदभों की आसान पहचान (यह प्रूि रीडर्िंग को
कम करेगा )
UNIT-4
Que.1) What is difference between Header & Footer?
Ans. Header: A header is a text that appears within the top margin on each page of a document. It
is very easy to create headers with word processing programs such as Microsoft Word. The
information that can be included in a page header includes page number, author’s name,
document title, section title, etc. The information in each page isoften same, except small
differences in information, such as page number.
Usually, the headers of books contain the page number, book title, and chapter title. In academic
writing, a specialheader known as running headline or running header appears at the top of the
pages. It usually contains the page number, the author’s last name and the title of the document.
Footer: The footer is the text that appears within the bottom margin on each page of a document.
In other words,it is at the bottom of the page,
under the main text. It is the traditionally preferred place for the page number although page
number can alsobe included in the header.
Footer is also specifically used for footnotes. Footnotes can
indicate bibliographical information as well as additional information and comments of the writer.
शीषड िेख: शीषड िेख एक पाठ है जो ककसी दस्तावेज़ क
े प्रत्येक पृष्ठ पर शीषड हासशये क
े भीतर प्रकट होता है।
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड जैसे वर्ड प्रोसेससिंग प्रोग्राम क
े साथ हेर्र बनाना बहुत आसान है। पृष्ठ शीषड िेख में शासमि की जा
सकने वािी जानकारी में पृष्ठ सिंख्या, िेखक का नाम, दस्तावेज़ शीषडक, अनुभाग शीषडक आहद शासमि हैं। प्रत्येक
पृष्ठ में जानकारी अतसर समान होती है , जानकारी में छोटे अिंतर को छोडकर, जैसे कक पृष्ठ सिंख्या।
आमतौर पर, पुस्तकों क
े हेर्र में पृष्ठ सिंख्या, पुस्तक शीषडक और अध्याय शीषडक होता है। अकादसमक िेखन में, एक
ववशेष हेर्र क्जसे रतनिंग हेर्िाइन या रतनिंग हेर्र क
े रूप में जाना जाता है, पृष्ठों क
े शीषड पर हदखाई देता है। इसमें
आमतौर पर पृष्ठ सिंख्या, िेखक का अिंततम नाम और दस्तावेज़ का शीषडक होता है।
पाद िेख: पाद िेख वह पाठ है जो दस्तावेज़ क
े प्रत्येक पृष्ठ पर तनचिे हासशये क
े भीतर प्रकट होता है. दूसरे शब्दों
में, यह पृष्ठ क
े तनचिे भाग में है,
मुख्य पाठ क
े तहत। यह पृष्ठ सिंख्या क
े सिए पारिंपररक रूप से पसिंदीदा स्थान है, हािािंकक पृष्ठ सिंख्या को हेर्र में
भी शासमि ककया जा सकता है ।
पाद िेख का उपयोग ववशेष रूप से ि
ु टनोट क
े सिए भी ककया जाता है। फ
ु टनोट कर सकते हैं
ग्रिंथ सूची की जानकारी क
े साथ-साथ िेखक की अततररतत जानकारी और हटप्पणणयों को इिंधगत करें ।
Que.2) Define the Page Number, Word Art, Drop cap.
Ans. Page Number: The page number is usually located at the bottom of a page, but sometimes is
in theupper-left or upper-right corner.
Select Insert > Page Number, and then choose the location and style you want.
An example would be if a person reading a document is looking at the fifth page, that page is page
number five.
Word Art: It is predefined decorated text. When you would like to insert the text with little bit
advanced design,here is the tool to make it with variety of designs and you can move this text
wherever you are needed. Select
Insert Menu => Click WordArt Tool =>Pick a style that you like => appeared WordArt box => Click
on the border of theWordArt box (Select WordArt box) => Select Format Menu => Click Text Effect
Tool =>
Select Shadow => Pick a style “Perspective Below”
Drop Cap: A drop cap (dropped capital) is a large capital letter used as a decorative element at the
beginning of a paragraph or section. The size of a drop cap is usually two or more lines.
You can change the size and font of the drop cap, as well as its distance from the text.
When reading books, novels and newspapers you often notice that new chapters start with the
first letter larger than theothers. This is called Drop Caps that gets the attention of readers and
improves the appearance of the document.
पृष्ठ क्रमािंक: पृष्ठ क्रमािंक आमतौर पर पृष्ठ क
े तनचिे भाग में क्स्थत होता है, िेककन कभी-कभी ऊपरी-बाएँ या
ऊपरी-दाएँ कोने में होता है।
> पृष्ठ क्रमािंक सक्ममसित करें का चयन करें , और तब इक्च्छत स्थान और शैिी चुनें .
एक उदाहरण यह होगा कक यहद कोई दस्तावेज़ पढ़ने वािा व्यक्तत पािंचवें पृष्ठ को देख रहा है , तो वह पृष्ठ पृष्ठ
सिंख्या पािंच है ।

शब्द किा: यह पूवडतनिाडररत सजाया गया पाठ है। जब आप थोडा उन्नत डर्ज़ाइन क
े साथ पाठ सक्ममसित करना
चाहते हैं, तो इसे ववसभन्न प्रकार क
े डर्ज़ाइनों क
े साथ बनाने क
े सिए यहािं उपकरण है और आप इस पाठ को जहाँ
भी आवश्यक हो वहाँ िे जा सकते हैं । चुननासक्ममसित करें मेनू = > क्तिक करें वर्डआटड उपकरण = >ककसी ऐसी
शैिी को चुनें क्जसे आप पसिंद करते हैं = > हदखाई हदया वर्डआटड बॉतस = > क्तिक करें
वर्डआटड बॉतस की बॉर्डर पर (वर्डआटड बॉतस का चयन करें ) = > स्वरूप मेनू का चयन करें = > पाठ प्रभाव
उपकरण क्तिक करें =>
छाया = > एक शैिी चुनें "नीचे पररप्रेक्ष्य " चुनें
ड्रॉप क
ै प: एक ड्रॉप क
ै प (ड्रॉप क
ै वपटि) एक बडा क
ै वपटि िेटर है क्जसका उपयोग पैराग्राि या सेतशन की शुरुआत
में सजावटी तत्व क
े रूप में ककया जाता है। ड्रॉप क
ै प का आकार आमतौर पर दो या दो से अधिक िाइनें होती हैं।
आप ड्रॉप क
ै प क
े आकार और फॉन्ट क
े साथ-साथ पाठ से इसकी दूरी को बदि सकते हैं।
ककताबें, उपन्यास और समाचार पत्र पढ़ते समय आप अतसर देखते हैं कक नए अध्याय दूसरों की तुिना में बडे पहिे
अक्षर से शुरू होते हैं। इसे ड्रॉप क
ै प्स कहा जाता है जो पाठकों का ध्यान आकवषडत करता है और दस्तावेज़ की
उपक्स्थतत में सुिार करता है ।
Que.3) What is use of Themes in MS- Word?
Ans. A theme is a set of colors, fonts, and effects that determines the overall look of your
document.Themes are a great way to change the tone of your entire document quickly and easily.
Word’s document themes provide a consistent and professional look for your documents. Each
document themeconsists of three design elements:
Theme Colors: A set of coordinated colors used in formatting text and objects in the document.
These colors definewhat you see when you open the Color menu.
Theme Fonts: A set of coordinated heading and body font types.
Theme Effects: A set of coordinated formatting properties for shapes and objects.
कोई ववषयवस्तु रिंगों, फॉन्ट्स और प्रभावों का एक सेट है जो आपक
े समग्र रूप को तनिाडररत करता है.
थीमस आपक
े पूरे दस्तावेज़ क
े स्वर को जल्दी और आसानी से बदिने का एक शानदार तरीका है।
Word की दस्तावेज़ ववषयवस्तुएँ आपक
े दस्तावेज़ों क
े सिए एक सुसिंगत और पेशेवर रूप प्रदान करती हैं. प्रत्येक
दस्तावेज़ ववषय में तीन डर्ज़ाइन तत्व होते हैं :
ववषयवस्तु रिंग: दस्तावेज़ में पाठ और ऑब्जेतट्स को स्वरूवपत करने में उपयोग ककए जाने वािे समक्न्वत रिंगों का
एक सेट . ये रिंग पररभावषत करते हैं कक जब आप रिंग मेनू खोिते हैं तो आप तया देखते हैं ।
थीम फॉन्ट: समक्न्वत शीषड और मुख्य भाग फॉन्ट प्रकारों का एक सेट .
ववषयवस्तु प्रभाव: आकृ ततयों और ऑब्जेतट्स क
े सिए समक्न्वत स्वरूपण गुणों का एक सेट .
Que.4) Define Page Orientation, Water marks, Page border, Wrap Text.
Ans. Page Orientation: it has two types
Word offers two page orientation options: landscape and portrait. Compare our example below to
see howorientation can affect the appearance and spacing of text and images.
Landscape means the page is oriented horizontally.
Page orientation is the direction in which a document is displayed or printed. The two basic types
of page orientation are portrait (vertical) and landscape (horizontal). Most monitors have a
landscape display, whilemost documents are printed in portrait mode.
Before printing a document, you may be able to change the page orientation by selecting "Page
Setup..." from the program's File menu. The default orientation is typically portrait, but you can
change it to landscape if you want thewidth to be longer than the height. This may be useful for
printing signs, cards, or other documents that require a
wide display.
WordArt : is a gallery of text styles that you can add to your publications to create decorative
effects,such as shadowed or mirrored (reflected) text. You can use WordArt to add special text
effects to your document.
पृष्ठ असभववन्यास: इसक
े दो प्रकार हैं
वर्ड दो पृष्ठ असभववन्यास ववकल्प प्रदान करता है: पररदृश्य और धचत्र। यह देखने क
े सिए नीचे हदए गए हमारे
उदाहरण की तुिना करें कक असभववन्यास पाठ और छववयों की उपक्स्थतत और ररक्तत को क
ै से प्रभाववत कर सकता
है।
िैंर्स्क
े प का मतिब है कक पृष्ठ क्षैततज रूप से उन्मुख है ।
पृष्ठ असभववन्यास वह हदशा है क्जसमें कोई दस्तावेज़ प्रदसशडत या मुहित होता है. पृष्ठ असभववन्यास क
े दो मूि
प्रकार पोरेट (ऊध्वाडिर) और पररदृश्य (क्षैततज) हैं। अधिकािंश मॉतनटर में िैंर्स्क
े प डर्स्प्िे होता है, जबकक अधिकािंश
दस्तावेज़ पोरेट मोर् में मुहित होते हैं।
दस्तावेज़ मुहित करने से पहिे, आप "पृष्ठ सेटअप..." का चयन करक
े पृष्ठ ओररएिंटेशन पररवततडत करने में सक्षम
हो सकते हैं प्रोग्राम क
े फाइि मेनू से। डर्फॉल्ट ओररएिंटेशन आमतौर पर पोरेट होता है, िेककन यहद आप चौडाई को

ऊ
िं चाई से अधिक ििंबा करना चाहते हैं तो आप इसे िैंर्स्क
े प में बदि सकते हैं । यह सिंक
े त, कार्ड, या अन्य
दस्तावेज़ों को मुहित करने क
े सिए उपयोगी हो सकता है क्जनक
े सिए एक की आवश्यकता होती है
ववस्तृत प्रदशडन।
वर्डआटड : पाठ शैसियों की एक गैिरी है क्जसे आप सजावटी प्रभाव बनाने क
े सिए अपने प्रकाशनों में जोड सकते हैं,
जैसे छाया हुआ या प्रततबबिंबबत (प्रततबबिंबबत) पाठ. आप अपने दस्तावेज़ में ववशेष पाठ प्रभाव जोडने क
े सिए वर्डआटड
का उपयोग कर सकते हैं.
Que.5) What is difference between Endnote and Footnote?
Ans. Footnotes: Footnotes show at the bottom of the page of document. We can say that we can
write a note at
bottom of every page of document. We can write specific information at the bottom of the page as
like note.
Endnotes: Endnotes show at the bottom of the document. Endnote shows at the end of the
document. We canwrite specific information at the bottom of the document as like note.
The main difference between footnotes and endnotes is the footnotes show at the bottom of the
page and endnotesat the end of the document.
फ
ु टनोट: फ
ु टनोट दस्तावेज़ क
े पृष्ठ क
े तनचिे भाग में हदखाई देते हैं . हम कह सकते हैं कक हम पर एक नोट सिख
सकते हैं
दस्तावेज़ क
े हर पृष्ठ क
े नीचे। हम पृष्ठ क
े तनचिे भाग में ववसशष्ट जानकारी नोट की तरह सिख सकते हैं ।
एिंर्नोट्स दस्तावेज़ क
े तनचिे भाग में हदखाई देते हैं। दस्तावेज़ क
े अिंत में एिंर्नोट हदखाता है। हम दस्तावेज़ क
े
नीचे ववसशष्ट जानकारी को नोट की तरह सिख सकते हैं।
फ
ु टनोट्स और एिंर्नोट्स क
े बीच मुख्य अिंतर पृष्ठ क
े तनचिे भाग में फ
ु टनोट शो और दस्तावेज़ क
े अिंत में
एिंर्नोट्स है
Que.6) Define Caption & Bibliograph
Ans. A caption is a numbered label, such as "Figure 1", that you can add to a figure, a table, an
equation, or another object. TheInsert
Caption feature in Word does most of the heavy lifting for you, when you want to add a caption to
a picture. if you havemultiple pictures in a series, you’ll have to manually track and increase the
numbers.
A bibliography is a list of sources referred to in a document. Many scholarly documents require
one, and you probablyhad to create a few while in school. The list comprises citations, which
include the title, author, publisher, date of publication, and so on for each source. You'll use a
bibliography to credit quotes and other facts to lend legitimacy to your document. The technical
process in Microsoft Word is similar to footnote/endnotes or indexing and has three steps:
Adding the sources as a citation, citing the citation, and then generating the bibliography. I'll
show you how simple it is to add sources and generate a bibliography.
क
ै प्शन एक क्रमािंककत िेबि होता है, जैसे "धचत्र 1", क्जसे आप ककसी आकृ तत, तासिका, समीकरण या ककसी
अन्य ऑब्जेतट में जोड सकते हैं। सक्ममसित करें
जब आप ककसी तस्वीर में क
ै प्शन जोडना चाहते हैं, तो वर्ड में क
ै प्शन िीचर आपक
े सिए सबसे अधिक भारोत्तोिन
करता है। यहद आपक
े पास एक श्रृिंखिा में कई धचत्र हैं, तो आपको सिंख्याओिं को मैन्युअि रूप से रैक और बढ़ाना
होगा।
एक ग्रिंथ सूची एक दस्तावेज़ में सिंदसभडत स्रोतों की एक सूची है। कई ववद्वानों क
े दस्तावेजों क
े सिए एक की
आवश्यकता होती है, और आपको शायद स्क
ू ि में क
ु छ समय बनाना पडता है। सूची में उद्िरण शासमि हैं, क्जसमें
प्रत्येक स्रोत क
े सिए शीषडक, िेखक, प्रकाशक, प्रकाशन की तारीख आहद शासमि हैं। आप अपने दस्तावेज़ को
वैिता प्रदान करने क
े सिए उद्िरणों और अन्य तथ्यों को क्र
े डर्ट करने क
े सिए ग्रिंथ सूची का उपयोग करेंगे।
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में तकनीकी प्रकक्रया ि
ु टनोट / एिंर्नोट्स या इिंर्ेक्तसिंग क
े समान है और इसक
े तीन चरण हैं: स्रोतों
को उद्िरण क
े रूप में जोडना, उद्िरण का हवािा देना, और किर ग्रिंथ सूची तैयार करना। मैं आपको हदखाऊ
िं गा
कक स्रोत जोडना और ग्रिंथ सूची बनाना ककतना आसान है।
Que.7) What is Mail Merge and write its steps?

Ans. The Mail Merge feature of Microsoft Word is a great way to produce a large number of
personalized letters or labels in a short amount of time. Mail Merge is a handy feature that
incorporates data from both Microsoft Word andMicrosoft Excel and allows you to create multiple
documents at once, such as letters, saving you the time and effort of retyping the same letter over
and over. or
A mail merge is a method of taking data from a database, spreadsheet, or other form of structured
data, and inserting it into documents such as letters, mailing labels, and name tags. The steps to
create mailing labels to paste on weddingcards are:
and click on the next button.Adjust the layout of the document and click Finish.
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की मेि मजड सुवविा कम समय में बडी सिंख्या में व्यक्ततगत पत्र या िेबि तैयार करने का एक
शानदार तरीका है। मेि मजड एक आसान सुवविा है जो माइक्रोसॉफ्ट वर्ड और माइक्रोसॉफ्ट एतसेि दोनों से र्ेटा को
शासमि करती है और आपको एक साथ कई दस्तावेज़ बनाने की अनुमतत देती है, जैसे क
क पत्र, एक ही अक्षर को
बार-बार टाइप करने क
े समय और प्रयास को बचाते हैं। या
मेि मजड एक र्ेटाबेस, स्प्रेर्शीट, या सिंरधचत र्ेटा क
े अन्य रूप से र्ेटा िेने और इसे अक्षरों, मेस
ििंग िेबि और
नाम टैग जैसे दस्तावेज़ों में र्ािने की एक ववधि है। शादी क
े कार्ड पर धचपकाने क
े सिए मेसििंग िेबि बनाने क
े
चरण हैं:और अगिे बटन पर क्तिक करें। दस्तावेज़ क
े िेआउट को समायोक्जत करें और समाप्त पर क्तिक करें।
UNIT-5
Que.1) Define the terms Spelling& Grammar
Ans. It is very important features of MS word. It finds spelling and grammar errors starting from
the location of your cursor in the document. If red color under line its mean spelling is wrong and
if green color under line means grammar& extra space. You then have the following options:
Ignore. To leave the text as is in a specific instance, but be notified if Microsoft Word finds the
same thing again,click Ignore. Ignore All. To leave the text as is in this and future instances, click
Ignore All.
Add. Adding a word to your dictionary will prevent Microsoft Word from ever noting this word as
beingmisspelled again.
Change. To correct only this instance of the misspelling, click Change.
Change All. To correct all instances of the misspelling throughout the document, click Change All.
यह MS Word की बहुत ही महत्वपूणड ववशेषता है। यह दस्तावेज़ में आपक
े कसडर क
े स्थान से शुरू होने वािी वतडनी
और व्याकरण की त्रुहटयों को ढूिंढता है। यहद रेखा क
े नीचे िाि रिंग इसका माध्य वतडनी गित है और यहद रेखा क
े
नीचे हरे रिंग का अथड व्याकरण और अततररतत स्थान है। किर आपक
े पास तनमनसिणखत ववकल्प हैं:
नज़रअिंदाज़ करना। टेतस्ट को एक ववसशष्ट उदाहरण क
े रूप में छोडने क
े सिए, िेककन अगर माइक्रोसॉफ्ट वर्ड को
किर से वही चीज़ समिती है तो अधिसूधचत हो जाएिं, अनदेखा करें पर क्तिक करें। सभी की अनदेखी करें। टेतस्ट
को इस और भववष्य क
े उदाहरणों में जैसा है वैसा छोडने क
े सिए, सभी पर ध्यान न दें पर क्तिक करें।
जोडें। अपने शब्दकोश में एक शब्द जोडने से Microsoft Word इस शब्द को किर से गित वतडनी क
े रूप में नोट
करने से रोक
े गा।
पररवतडन। गित वतडनी क
े क
े वि इस उदाहरण को ठीक करने क
े सिए, बदिें पर क्तिक करें।
सभी पररवतडन। पूरे दस्तावेज़ में गित वतडनी क
े सभी उदाहरणों को ठीक करने क
े सिए, सभी बदिें पर क्तिक
करें।

Que.2) What is use of Thesaurus and Comment
Ans. A thesaurus may refer to any of the following:
A thesaurus is a software tool included with some word processors that provides synonyms for
selected words oncommand. Users using Microsoft Word can open a thesaurus by highlighting
the word they want to look up and pressing the shortcut key Shift+F7.
A thesaurus is a book, software program, or online service that provides alternative or similar
words to a word. For example, searching for "hope" may return synonyms like "achievement,"
"faith," "ambition," and "optimism."
Thesaurus vs. dictionary
A thesaurus is used to group different words with the same meaning (synonyms) and similar
words. On the otherhand, a dictionary explains the definition of a word. For example, looking up
the word "computer" in a thesaurusmay give words like PC, CPU, calculator, abacus, and laptop
that could be used in place of the word computer.
Looking up the word "computer" in a dictionary would define the word like what is found on our
computer definition
एक धथसॉरस तनमनसिणखत में से ककसी को भी सिंदसभडत कर सकता है:
एक धथसॉरस एक सॉफ्टवेयर टूि है क्जसमें क
ु छ वर्ड प्रोसेसर शासमि होते हैं जो कमािंर् पर चयतनत शब्दों क
े सिए
समानाथडक शब्द प्रदान करते हैं। Microsoft Word का उपयोग करने वािे उपयोगकताड क्जस शब्द को देखना चाहते
हैं उसे हाइिाइट करक
े और शॉटडकट क
ुिं जी Shift+F7 दबाकर एक धथसॉरस खोि सकते हैं।
एक धथसॉरस एक ककताब, सॉफ्टवेयर प्रोग्राम या ऑनिाइन सेवा है जो एक शब्द क
े सिए वैकक्ल्पक या समान
शब्द प्रदान करता है। उदाहरण क
े सिए, "आशा" की खोज करने से "उपिक्ब्ि," "ववश्वास," "महत्वाकािंक्षा," और
"आशावाद" जैसे समानाथी शब्द वापस आ सकते हैं।
धथसॉरस बनाम शब्दकोश
एक धथसॉरस का उपयोग ववसभन्न शब्दों को समान अथड (समानाथी) और समान शब्दों क
े समूह में करने क
े सिए
ककया जाता है। दूसरी ओर, एक शब्दकोश एक शब्द की पररभाषा की व्याख्या करता है। उदाहरण क
े सिए,
धथसॉरस में "क
िं प्यूटर" शब्द को देखने से पीसी, सीपीयू, क
ै िक
ु िेटर, अबेकस और िैपटॉप जैसे शब्द समि सकते हैं
क्जनका उपयोग क
िं प्यूटर शब्द क
े स्थान पर ककया जा सकता है।
एक शब्दकोश में "क
िं प्यूटर" शब्द को देखने से शब्द पररभावषत होगा जैसे कक हमारी क
िं प्यूटर पररभाषा पर तया
पाया जाता है
Que.3) What is use of Track Change in Ms Word?
Ans. Track Changes is a way for Microsoft Word to keep track of the changes you make to a
document. You can then chooseto accept or reject those changes.
Let's say Bill creates a document and emails it to his colleague, Lee, for feedback. Lee can edit
the document with TrackChanges on. When Lee sends the document back to Bill, Bill can see
what changes Lee had made.
Track Changes is also known as redline, or redlining. This is because some industries
traditionally draw a vertical red line in themargin to show that some text has changed
रैक पररवतडन Microsoft Word क
े सिए आपक
े द्वारा ककसी दस्तावेज़ में ककए गए पररवतडनों पर नज़र रखने का
एक तरीका है। किर आप उन पररवतडनों को स्वीकार या अस्वीकार करना चुन सकते हैं।
मान िें कक बबि एक दस्तावेज़ बनाता है और फीर्बैक क
े सिए उसे अपने सहयोगी िी को ईमेि करता है। रैक
पररवतडन क
े साथ िी दस्तावेज़ को सिंपाहदत कर सकते हैं। जब िी दस्तावेज़ को वापस बबि को भेजता है, तो बबि
देख सकता है कक िी ने तया बदिाव ककए हैं।
रैक पररवतडन को रेर्िाइन या रेर्िाइतनिंग क
े रूप में भी जाना जाता है। ऐसा इससिए है तयोंकक क
ु छ उद्योग
परिंपरागत रूप से हासशये में एक ऊध्वाडिर िाि रेखा खीिंचते हैं ताकक यह हदखाया जा सक
े कक क
ु छ पाठ बदि गया
है
Que.4) Why use Track Changes?

It is particularly useful when you are sharing documents with other colleagues, because it allows
you to see exactly what changes were made, and by whom. In addition, it gives more power to the
owner of the document who can accept or rejectany changes made to the document.
यह ववशेष रूप से तब उपयोगी होता है जब आप अन्य सहयोधगयों क
े साथ दस्तावेज़ साझा कर रहे होते हैं, तयोंकक
यह आपको यह देखने की अनुमतत देता है कक वास्तव में तया पररवतडन ककए गए थे, और ककसक
े द्वारा। इसक
े
अिावा, यह दस्तावेज़ क
े स्वामी को अधिक शक्तत देता है जो दस्तावेज़ में ककए गए ककसी भी पररवतडन को
स्वीकार या अस्वीकार कर सकता है।
Que.5) Explain the types of Views in Ms- Word
Ans. There are five types of views in MS Word. These are-
Web Layout View: - You can get a preview of how your document willlook on a website or as a
website. All the borders, graphics and backgrounds which you have added in the document can
be viewed in thebrowser. The best trait of this view is it is open to editing and saving your
document.
Print Layout: - You can check and edit how you set formatting andmargins of the document. The
view also displays the header and footerinformation.
Outline:-In this, you can add nested levels, bullets, and indented linesfor helping in copying,
moving, pasting the elements. Research papers, manuscripts, books are other options available in
the view section.
Standard View:-In case you don’t plan for a commercial printer or output to a web server, standard
view or default view is used. It is alsoused when working with graphics and text and can be
edited. No header/footer can be seen here in this view.
Reading View: -You can see your document side by side on themonitor, but this is not available in
all the versions of MS Word.
Normal View
This choice gives the largest area of window space that can fit into a document window. With this
view, your document will automatically zoom to eliminate unneeded white space and fill up the
area with as much text aspossible. This should be the default view under which you do most of
your typing.
Full Screen
This option puts the document on the screen without anything but the page: no buttons, menus,
scrollbars, not even the Start Menu! In fact, the only button available is the choice to close the Full
Screen. You can also close itby pressing ESCAPE.
एमएस वर्ड में पािंच तरह क
े व्यू होते हैं। ये हैं-
वेब िेआउट दृश्य: - आप इसका पूवाडविोकन प्राप्त कर सकते हैं कक आपका दस्तावेज़ ककसी वेबसाइट पर या
वेबसाइट क
े रूप में क
ै सा हदखेगा। आपक
े द्वारा दस्तावेज़ में जोडे गए सभी बॉर्डर, ग्राकफतस और पृष्ठभूसम ब्राउज़र
में देखे जा सकते हैं। इस दृश्य की सबसे अच्छी ववशेषता यह है कक यह आपक
े दस्तावेज़ को सिंपाहदत करने और
सहेजने क
े सिए खुिा है।
वप्रिंट िेआउट: - आप जािंच सकते हैं और सिंपाहदत कर सकते हैं कक आपने दस्तावेज़ क
े स्वरूपण और माक्जडन को
क
ै से सेट ककया है। दृश्य शीषडिेख और पाद िेख जानकारी भी प्रदसशडत करता है।
Outline:- इसमें आप एिीमेंट को कॉपी करने, मूव करने, पेस्ट करने में मदद करने क
े सिए नेस्टेर् िेवि, बुिेट
और इिंर्ेंटेर् िाइन्स जोड सकते हैं। शोि पत्र, पािंर्ुसिवपयािं, पुस्तक
ें अन्य ववकल्प हैं जो व्यू सेतशन में उपिब्ि हैं।
मानक दृश्य:-यहद आप ककसी व्यावसातयक वप्रिंटर या वेब सवडर पर आउटपुट की योजना नहीिं बनाते हैं, तो मानक
दृश्य या डर्फॉल्ट दृश्य का उपयोग ककया जाता है। इसका उपयोग ग्राकितस और टेतस्ट क
े साथ काम करते समय
भी ककया जाता है और इसे सिंपाहदत ककया जा सकता है। इस दृश्य में यहािं कोई शीषडिेख/
पाद िेख नहीिं देखा जा
सकता है।
रीडर्िंग व्यू:- आप अपने र्ॉतयूमेंट को मॉतनटर पर साथ-साथ देख सकते हैं, िेककन यह एमएस वर्ड क
े सभी वजडन
में उपिब्ि नहीिं है।
सामान्य दृश्य
यह ववकल्प वविंर्ो स्पेस का सबसे बडा क्षेत्र देता है जो दस्तावेज़ वविंर्ो में किट हो सकता है। इस दृश्य क
े साथ,
आपका दस्तावेज़ अनावश्यक सि
े द स्थान को समाप्त करने क
े सिए स्वचासित रूप से ज़ूम करेगा और क्जतना

सिंभव हो उतना टेतस्ट क
े साथ क्षेत्र को भर देगा। यह डर्फॉल्ट दृश्य होना चाहहए क्जसक
े अिंतगडत आप अपनी
अधिकािंश टाइवपिंग करते हैं।
पूणड स्क्रीन
यह ववकल्प दस्तावेज़ को बबना ककसी पृष्ठ क
े स्क्रीन पर रखता है: कोई बटन, मेनू, स्क्रॉिबार, यहािं तक कक
प्रारिंभ मेनू भी नहीिं! वास्तव में, उपिब्ि एकमात्र बटन पूणड स्क्रीन को बिंद करने का ववकल्प है। आप इसे ESCAPE
दबाकर भी बिंद कर सकते हैं
Que.6) What is use of Macros in MS-Word?
Ans. Macro is a function which has a group of commands and instructions in it, to perform a
particular task. When we call a macro it will do the task automatically. Using macro we can save
our important time and efforts.Macro is a recording tool it records each activity which you are
doing with MS-word document file.
A Macro is a series of commands which is recorded and stored as a single task so that it can be
reused when required.In MS-Word if you want to create or run macro then follow the process-
Go to View TAB > Macros > Record Macros.Type Macro Name in the dialog box.
If you want to assign a keyboard shortcut to your macro then click on shortcut button and press
unique key combination.
Please Note Check carefully that whether that combination’s
keys you selected is already assigned to something else in Microsoft word or not. If it's already
assigned, try a differentcombination.
To use this keyboard shortcut to other MS Word Files, be sure the Save changes in the box says
Normal.dotm.Click Assign. Press OK
मैक्रो एक फ
िं तशन है क्जसमें ककसी ववशेष कायड को करने क
े सिए कमािंर् और तनदेशों का एक समूह होता है। जब
हम ककसी मैक्रो को कॉि करते हैं तो यह स्वचासित रूप से कायड करेगा। मैक्रो का उपयोग करक
े हम अपना
महत्वपूणड समय और प्रयास बचा सकते हैं। मैक्रो एक ररकॉडर्िंग टूि है जो प्रत्येक गततववधि को ररकॉर्ड करता है जो
आप एमएस-वर्ड दस्तावेज़ फाइि क
े साथ कर रहे हैं।
मैक्रो कमािंर् की एक श्रृिंखिा है क्जसे एक ही कायड क
े रूप में ररकॉर्ड और सिंग्रहीत ककया जाता है ताकक आवश्यकता
पडने पर इसका पुन: उपयोग ककया जा सक
े । MS-Word में यहद आप मैक्रो बनाना या चिाना चाहते हैं तो प्रकक्रया
का पािन करें-
व्यू टैब> मैक्रोज़> ररकॉर्ड मैक्रोज़ पर जाएँ। र्ायिॉग बॉतस में मैक्रो नाम टाइप करें।
यहद आप अपने मैक्रो को कीबोर्ड शॉटडकट असाइन करना चाहते हैं तो शॉटडकट बटन पर क्तिक करें और अद्ववतीय
क
ुिं जी सिंयोजन दबाएिं।
कृ पया ध्यान दें कक ध्यान से जािंचें कक तया वह सिंयोजन है
आपक
े द्वारा चुनी गई क
ुिं क्जयाँ Microsoft Word में पहिे से ही ककसी अन्य चीज़ को असाइन की गई हैं या नहीिं।
यहद यह पहिे से ही असाइन ककया गया है, तो ककसी सभन्न सिंयोजन का प्रयास करें।
अन्य MS Word फाइिों क
े सिए इस कीबोर्ड शॉटडकट का उपयोग करने क
े सिए, सुतनक्श्चत करें कक बॉतस में
पररवतडन सहेजें Normal.dotm कहता है। असाइन करें पर क्तिक करें. ओक
े दबाओ
Que.7) What is Ms- Word? Explain its features.
Ans. Microsoft Word is word processing software. It is developed by Microsoft and is part of
Microsoft Office Suite.It enables you to create, edit and save professional documents like letters
and reports.
Brief History:
Microsoft word was released in 1983 as Multi-Tool Word. Its first version was based on the
framework of Bravowhich was world's first graphical writing program.
Microsoft renamed Multi Tool Word to Microsoft Word, and then in October 1983, Microsoft
released its firstversion for the IBM PC.
In 1985, Microsoft ported it to the Macintosh which was different from its DOS-based counterpart,
i.e. Macintoshoffered various major interface changes.

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड वर्ड प्रोसेससिंग सॉफ्टवेयर है। यह माइक्रोसॉफ्ट द्वारा ववकससत ककया गया है और माइक्रोसॉफ्ट
ऑकिस सूट का हहस्सा है। यह आपको पत्र और ररपोटड जैसे पेशेवर दस्तावेज़ बनाने, सिंपाहदत करने और सहेजने में
सक्षम बनाता है।
सिंक्षक्षप्त इततहास:
Microsoft Word को 1983 में Multi-Tool Word क
े रूप में जारी ककया गया था। इसका पहिा सिंस्करण ब्रावो क
े
ढािंचे पर आिाररत था जो दुतनया का पहिा ग्राकिकि राइहटिंग प्रोग्राम था।
माइक्रोसॉफ्ट ने मल्टी टूि वर्ड का नाम बदिकर माइक्रोसॉफ्ट वर्ड कर हदया और किर अतटूबर 1 983 में
माइक्रोसॉफ्ट ने आईबीएम पीसी क
े सिए अपना पहिा सिंस्करण जारी ककया।
1 985 में, Microsoft ने इसे Macintosh में पोटड ककया जो इसक
े DOS-आिाररत समकक्ष से सभन्न था, अथाडत
Macintosh ने ववसभन्न प्रमुख इिंटरफ
े स पररवतडनों की पेशकश की।

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