Panduan pengendalian fail

 Fail kerajaan mengandungi dokumen
rasmi yang telah didaftar dan disusun
dengan teratur. Setiap fail diberi tajuk
yang spesifik berasaskan klasifikasi fail
yang telah dibangunkan. MS2223-1:2009
 menyarankan agar klasifikasi fail
dibangunkan berdasarkan fungsi
sesebuah agensi.

 Panduan ini disediakan untuk
menerangkan mengenai tatacara dan
amalan pengendalian fail di Pejabat
Awam .
 Penyediaan panduan ini adalah selaras
dengan peruntukan seksyen 7 (h), Akta
Arkib Negara 2003 [Akta 629] dan Pekeliling
PerkhidmatanBilangan 5 Tahun 2007 -
Panduan Pengurusan Pejabat, (Bahagian
VII dan VIII).

 Panduan ini hendaklah diguna pakai oleh
semua penjawat awam dalam
pengendalian fail kerajaan. Panduan ini
merangkumi kaedah:-
 pembukaan fail, penggunaan kulit fail,
memfailkan surat, meminitkan surat ke
dalam kertas minit, menulis minit tindakan,
mencatatkan butiran pada kulit fail,
penggunaan kulit fail sampul kecil,
penutupan fail dan pembukaan kulit fail
baru (Jilid sambungan).

 Fail Rasmi - Dokumen rasmi kerajaan yang dikandung,
disusun dengan teratur dan didaftarkan. Fail ini diberi
tajuk spesifik sepertimana yang telah ditetapkan dalam
Klasifikasi Fail.
 Kertas Minit – Kertas atau format yang dilampirkan di
sebelah kiri fail yang mencatatkan butiran dan
maklumat lampiran. Ia boleh digunakan sebagai indeks
kepada lampiran yang terkandung di dalam fail. Kertas
minit juga digunakan untuk memberi arahan atau
maklumbalas ringkas ke atas lampiran yang berkenaan.
 Sampul Kecil - Kulit fail yang menepati format Am 435A –
Pin. 1/82. Kulit fail yang digunakan sebagai fail
sementara apabila fail asal tidak dapat dikesan atau
apabila lebih daripada seorang pegawai perlu
mengambil tindakan segera ke atas fail yang sama.

 Klasifikasi Fail - Proses mengenalpasti dan mengumpulkan
maklumat secara logikal ke dalam kategori/kumpulan yang
sama atau seakan-akan sama, di mana setiap satu
kategori/kumpulan rekod itu dikenali dengan identitinya
sendiri.
 Daftar Fail – Format yang disediakan bagi mendaftar Fail
Rasmi.
 Kad Keluar Fail / Kad Pergerakan Fail - Kad kawalan yang
merekodkan pergerakan fail di registri.
 Indeks – Alat atau kaedah silang rujuk bagi membolehkan
sesuatu dokumen dikenalpasti atau dicapai dengan pantas.
 SDP/BF - Simpan Dalam Perhatian/“keep in view” (KIV) –
Arahan yang dikeluarkan oleh mana - mana pegawai
kepada kakitangan registri untuk menyimpan sementara
sesebuah fail dan memajukan kembali fail tersebut
kepadanya pada tarikh yang ditetapkan, disebut juga
sebagai “bring forward” (BF)
 Registri - Unit atau bahagian khusus di sesebuah pejabat yang
bertanggungjawb terhadap urusan surat-menyurat, dokumen
dan fail-fail.

 Bilik Fail – Bilik penyimpanan, penyenggaraan dan
pengawalan fail-fail (rekod) aktif sahaja.
 Bilik Rekod – Bilik atau ruang khusus sebagai tempat
simpanan bagi menempatkan rekod-rekod separa aktif
dan tidak aktif sementara menunggu rekod-rekod
tersebut dikaji dan ditentukan tindakan pelupusan yang
perlu diambil ke atasnya.
 Bilik Fail Keselamatan - Sebuah bilik yang diperkuatkan
untuk menempatkan fail-fail dan dokumen terperingkat
jabatan dan agensi kerajaan.
 Bilik Kebal - Bilik khas yang kukuh binaannya di mana ia
tidak mudah untuk dipecahkan atau dirobohkan.
Sesebuah Bilik Kebal dibina bertujuan untuk melindungi
aset-aset penting, aset-aset berharga, dokumen-
dokumen keselamatan, wang atau barang berharga
kerajaan

 Pejabat Awam – Sesuatu pejabat Kerajaan Persekutuan
atau mana-mana Negeri atau sesuatu pejabat mana-
mana kerajaan tempatan, pihak berkuasa berkanun atau
perusahaan Kerajaan.
 Penjawat Awam – Seseorang yang memegang jawatan
atau pekerjaan dalam mana-mana perkhidmatan awam.
 Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) – Seseorang pegawai yang
dilantik di kalangan gred 27 atau setaraf dengannya dan
pelantikan ini hendaklah disahkan oleh Arkib Negara
Malaysia. Pegawai Rekod Jabatan bertanggungjawab
dalam merancang, memantau dan melaksanakan
program dan aktiviti berkaitan pengurusan rekod di
jabatan masingmasing.
 Pegawai Pengelas – Seseorang pegawai yang dilantik
oleh seorang Menteri, Menteri Besar atau Ketua Menteri
sesuatu negeri melalui suatu perakuan di bawah suratan
rasmi, maklumat atau bahan sebagai ‘Rahsia’, ‘Sulit’,
atau ‘Terhad’ mengikut mana yang berkenaan selaras
dengan Seksyen 2B, Akta Rahsia Rasmi 1972.

 Pembukaan fail meliputi aktiviti pembukaan fail baru, fail sementara,
memasukkan kandungan, mencatatkan butiran di kertas minit, dan
mengawal pergerakan fail.
 Manakala penutupan fail pula meliputi aktiviti mengenalpasti fail-fail yang
boleh ditutup, penutupan dan pengasingan fail bagi tujuan pelupusan.
 PEMBUKAAN FAIL
 Fail dibuka apabila:
 i. Fail yang diperlukan belum ada;
 ii. Fail asal ditutup dan bersambung pada kulit fail jilid baharu;
 iii. Fail asal tidak dapat dikesan;
 iv. Fail asal didapati rosak dan perlu digantikan dengan kulit baharu;
 v. Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam; dan
 vi. Skima klasifikasi fail dirombak atau bertukar kepada sistem klasifikasi yang
baharu.
 Surat dan dokumen yang diwujudkan atau diterima hendaklah dikandungkan
dengan segera ke dalam fail yang betul supaya ianya mudah dikawal,
dikesan dan diambil tindakan.
 Sebelum fail baharu dibuka, semak rujukan tuan atau baca isi kandungan
surat atau semak klasifikasi fail. Sekiranya fail berkenaan telah ada,
kandungkan surat atau dokumen tersebut ke dalamnya .
 Sekiranya fail berkenaan belum ada, fail baharu hendaklah dibuka

 Terdapat lima (5) jenis kulit fail yang digunakan oleh pejabat
awam. Jenis kulit fail tersebut adalah seperti berikut:
 (i) a. TERBUKA :
Kulit fail berwarna putih (Am 435 - Pin. 1/80) gambar 1;
 b. SAMPUL KECIL :
Kulit fail berwarna kuning (Am 435A – Pin. 1/82) gambar 2;
 (ii) TERHAD :
Kulit fail berwarna putih (Am 435 – Pin. 1/80) dengan cop
TERHAD
gambar 3;
 (iii) SULIT:
Kulit fail berwarna hijau (Am 436) gambar 4;
 (iv) RAHSIA :
Kulit fail berwarna merah jambu berpalang merah (Am 437)
gambar 5, dan
 (v) RAHSIA BESAR :
Kulit fail berwarna kuning muda, berpalang merah (Am 438)
gambar 6.

GAMBAR 1 : KULIT FAIL TERBUKA GAMBAR 2 : SAMPUL KECIL
(AM 435 - Pin. 1/80) (AM 435A –
Pin. 1/82)

 Semakan teliti perlu dibuat sebelum sesebuah fail baharu dibuka bagi mengelakkan
berlakunya perkara-perkara berikut;
 (i) Pewujudan dua fail dengan tajuk dan nombor rujukan fail yang sama;
 (ii) Pewujudan dua fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor rujukan fail yang
berlainan;
 dan
 (iii) Pewujudan dua fail dengan tajuk berlainan tetapi nombor rujukan fail yang sama.
Bagi mengelakkan perkara i, ii dan iii di atas berlaku, langkah-langkah berikut hendaklah
diambil:
 (i) Baca isi kandungan surat dengan cermat dan semak perkara utama dalam surat;
 (ii) Semak Klasifikasi Fail bagi menentukan tajuk fail dan nombor rujukan fail; dan
 (iii) Buka kulit fail baharu menggunakan jenis kulit fail yang sesuai, catatkan tajuk fail dan
nombor
 rujukan fail selaras dengan (ii) di atas;
 Tebuk lubang di sudut atas sebelah kiri kulit fail 2.5 sm dari penjuru kiri dan atas.
 Masukkan tali hijau dan kertas minit.
 Daftarkan fail baharu dibuka ke dalam Daftar Fail.

 Tajuk fail dan Nombor Rujukan Fail hendaklah dicatatkan
pada kulit fail dengan jelas menggunakan dakwat kekal
warna hitam atau biru seperti gambarajah di bawah.
 Kertas-Kertas yang Berhubung:
Catatkan nombor rujukan fail lain yang ada hubungkait
dengan fail ini umpamanya fail dasar,
mesyuarat,jawatankuasa, undang-undang, peraturan
dan sebagainya bagi tujuan rujuk silang. Di samping itu
sekiranya ada rombakan kepada skima klasifikasi fail
catatkan nombor rujukan fail lama di kulit fail baharu dan
nombor
rujukan fail baharu di kulit fail lama.
 Didaftarkan di bawah perkara :
Catatkan indeks perkara utama bagi sesuatu fail yang
baharu dibuka di ruang ini selaras dengan sistem klasifikasi
fail

 Tarikh Kandungan Pertama :
Catatkan tarikh dokumen kandungan pertama di ruang ini. Tarikh
kandungan adalah tarikh surat atau dokumen dan bukan tarikh
penerimaan atau pun tarikh kandungan didaftarkan ke dalam
fail ini.
 Tarikh Kandungan Akhir:
Tarikh dokumen kandungan terakhir dicatat di ruang ini
apabila fail ditutup. Tarikh kandungan terakhir adalah tarikh
dokumen atau surat dan bukan tarikh penerimaan atau pun
tarikh kandungan didaftarkan ke dalam fail ini.
 Dihantar kepada dan Tarikh Dihantar:
Butiran ini adalah perihal pergerakan fail. Catatkan dengan
jelas singkatan nama jawatan pegawai yang menggunakan
fail ini untuk mengambil tindakan dan tarikh fail itu dihantar
kepada beliau. Butiran yang sama perlu juga dicatatkan
pada Kad Pergerakan Fail (Registri 1) seperti di rajah 2.5.

 Singkatan nama jawatan Pegawai
 KPSUK = Ketua Pegawai Setiausaha Kanan,
 PSU = Penolong Setiausaha
 R= Registri
 R – SDP = Registri – Simpan Dalam Perhatian
 Contoh:-
 Dihantar kepada Tarikh dihantar
 KPSUK 3/5/11
 PSU1 4/5/11
 R 9/5/11
 PSU1 17/5/11
 R – SDP 30/5/11

 Dokumen yang hendak difailkan perlu :
 i. Cap tarikh terima surat/dokumen di ruang yang kosong;
 ii. Daftar surat dalam buku daftar penerimaan surat;
 iii. Ditebuk di penjuru atas sebelah kiri (sila rujuk contoh di
bawah);
 iv. Kandungkan dokumen di sebelah kanan fail menggunakan
tali Hijau (green tag); dan
 Catatkan nombor kandungan di penjuru atas sebelah kanan
sebagai nombor kandungan fail. Dokumen terawal diberi
nombor kandungan. Dokumen-dokumen berikutnya akan
diberi nombor kandungan seturut dan dibulatkan.
 Nombor lampiran bagi surat masuk hendaklah ditulis dengan
pen berdakwat merah, manakala
Nombor lampiran bagi surat keluar ditulis dengan pen
berdakwat biru atau hitam.
 Surat/dokumen diminit atau direkodkan ke dalam kertas minit
(Rujuk perkara 2.4.1 dan 2.4.2)

 Merekodkan surat masuk dan surat keluar:
 Kandungan di dalam fail hendaklah didaftarkan ke dalam
kertas minit bagi tujuan kawalan pada peringkat dokumen
seperti berikut:
 (i) Kandungan (surat masuk) hendaklah dicatatkan
 Surat daripada (Surat drp....) bertarikh (bth.....) difailkan pada
(d/f pd.....)
 Ditulis menggunakan pen dakwat merah sebagaimana
berikut:
 Surat drp. ________bth._______d/f pd._______
 (ii) Kandungan (surat keluar) hendaklah dicatatkan
 Surat kepada (Surat kpd....) bertarikh (bth.......) difailkan
pada (d/f pd.....)
 Ditulis menggunakan pen dakwat biru/hitam sebagaimana
berikut:
 Surat kpd. _______bth._______d/f pd.________
 Format di atas boleh ditulis tangan atau menggunakan cap
getah.

 Kertas Minit No. ANM.600-23/2/1
Helaian No.
 Surat kpd. Jab. Inovasi bth. 30/5/2011 d/f
pd. 31/5/2011
 Surat drp. Jab. Alam Sekitar bth. 13/6/2011
d/f pd.14/6/2011
 Minit bebas drp. Sek. Kew. bth. 17/6/2010
d/f pd.20/6/2011

 Kebiasaan menulis minit tindakan di atas dokumen
masuk/keluar yang diamalkan sekarang perlu diubah. Kertas
Minit hendaklah digunakan oleh pegawai untuk mencatat
arahan, keputusan atau maklumbalas ringkas yang berkaitan
dengan sebarang kandungan yang terdapat di dalam
sesebuah fail untuk tindakan pegawai yang lain.
 Penulis minit perlu:
 i. Nyatakan nombor lampiran yang dirujuk;
 ii. Catatkan singkatan nama jawatan pegawai yang
diminitkan;
 iii. Minit tindakan ditulis dengan ringkas dan jelas. Minit
tindakan ini boleh
ditulis dengan tangan atau ditaip.
 iv. Penulis minit perlu menandatangan ringkas serta
mencatat singkatan nama
jawatan pegawai dan tarikh; dan
 v. Minit tindakan tidak boleh ditulis di atas surat /dokumen
masuk atau keluar.

 Sekiranya arahan, keputusan atau
maklumbalas ini perlu diperincikan
dan melebihi separuh kertas minit
ianya hendaklah ditaip di kertas lain
sebagai Minit Bebas.
 Minit Bebas ini hendaklah didaftarkan
dan difailkan sebagai
kandungan berikutnya di dalam fail
tersebut.

 Kad pergerakan fail yang digunakan untuk
mengawal pergerakan fail hendaklah
dimasukkan ke dalam fail di antara kertas
minit dengan lampiran menggunakan tali
hijau semasa fail tersebut disimpan di registri.
 Apabila fail tersebut diminta oleh pegawai
untuk tindakannya kad ini hendaklah
dikeluarkan dan dicatatkan butiran
pergerakan fail.
 Apabila fail dikembalikan ke registri kad ini
hendaklah dimasukkan semula ke dalam fail.

 No. Fail : ANM.600-23/2/1
 Indeks perkara : LATIHAN
 Tajuk Fail : KURSUS PENGURUSAN REKOD
 Dihantar Kepada Tarikh Dihantar
Oleh
 KPSUK 3/5/11
 PSU1 4/5/11
 R 9/5/11
 PSU1 17/5/11
 R-SDP 30/5/2011
 PSU1 30/5/11

 Kulit fail rosak perlu diperbaiki atau
diganti dengan kulit fail baharu.
Sekiranya terdapat catatan penting di
atas kulit fail yang rosak, kulit hadapan
fail berkenaan hendaklah dipotong dan
dimasukkan ke dalam kulit fail yang
baharu dibuka. Sekiranya tidak ada
apa-apa catatan penting kulit fail yang
rosak itu boleh dimusnahkan.

 Fail ditutup apabila :
 Mencapai ketebalan 4sm ; atau
 Kandungannya sudah mencapai 100 lampiran;
 Fail yang tidak dirujuk dalam masa 5 tahun dan
tidak lagi dikehendaki untuk pentadbiran
harian;
 Fail telah tamat tindakan dan tiada tindakan
lanjut yang perlu diambil ke atas fail tersebut;
 Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam;
 Skima klasifikasi fail dirombak semula dan
bertukar kepada sistem baharu; dan
 Sesuatu pejabat awam ditamatkan fungsi dan
tidak lagi beroperasi;

 Sampul kecil dibuka apabila :
 4.1 Fail Tidak Dapat Dikesan.
 4.1.1 Apabila surat yang diterima memerlukan tindakan segera tetapi fail tidak dapat dikesan, sampul kecil hendaklah dibuka
sebagai fail sementara menggantikan fail asal;
 4.1.2 Sampul kecil yang dibuka perlu menggunakan nombor dan tajuk yang sama dengan fail asal;
 4.1.3 Sekiranya fail asal telah dijumpai, sampul kecil hendaklah dimasukkan ke dalam fail tersebut sebagai satu kandungan;
 4.1.4 Sekiranya fail asal masih lagi tidak dapat dikesan dalam tempoh 3 bulan, satu kulit fail baharu hendaklah dibuka dan
diberi nombor Jilid berikutnya. Sampul kecil dimasukkan ke dalam fail baharu ini sebagai kandungan berikutnya; dan
 4.1.5 Sekiranya fail asal dijumpai selepas fail baharu sudah dibuka, fail asal tersebut hendaklah ditutup dan diikat bersama
untuk satu jangka waktu yang bersesuaian sebelum diasingkan untuk tindakan pelupusan.
 4.2 Dua atau lebih pegawai menggunakan fail pada masa yang sama.
 4.2.1 Apabila sesuatu surat perlu diambil tindakan segera oleh lebih daripada seorang pegawai pada masa yang sama, sampul
kecil boleh dibuka untuk kegunaan pegawai.
 4.2.2. Lampiran yang diperlukan oleh pegawai sahaja yang dibuat salinan dan dimasukkan ke dalam sampul kecil untuk
tindakan pegawai berkenaan.
 4.2.3. Selepas tindakan selesai, sampul kecil dimasukkan ke dalam fail sebagai satu kandungan.

 Keterangan lanjut mengenai sebarang
kemusykilan berkaitan dengan panduan
ini boleh dikemukakan kepada:
Ketua Pengarah
Arkib Negara Malaysia
Jalan Duta
50568 KUALA LUMPUR
Email : skl@arkib.gov.my

Panduan pengendalian fail

More Related Content

What's hot (20)

Similar to Panduan pengendalian fail (8)

Recently uploaded (7)

Panduan pengendalian fail