Pengurusan fail
Download as PPT, PDF61 likes264,408 views
Dokumen ini merupakan panduan pengurusan pejabat yang merangkumi pelbagai aspek seperti pengurusan fail, surat, dan sistem rekod. Ia bertujuan untuk membantu agensi awam dalam menguruskan pentadbiran pejabat secara cekap dan teratur serta memperkemaskan prosedur sedia ada. Pengelasan fail dilakukan mengikut taraf keselamatan dan fungsi, dengan menekankan kepentingan pengendalian maklumat yang tepat dan sistematik.
Pengurusan fail
- 1. AHMAD BIN YUSUP PENOLONG PPD KLUANG ( PENGURUSAN KUALITI) Email : ahmad.yusup@moe.gov.my 1
- 2. PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 5 TAHUN 2007 BERKUATKUASA 30 April, 2007 PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT 2
- 3. 10 BAHAGIAN PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT BHG. I - Pengurusan Am Pejabat BHG. II - Pentadbiran Sumber Manusia BHG. III - Keperbadian Dan Keterampilan BHG. IV - Pengurusan Perhubungan Pelanggan BHG. V - Sistem Penyampaian Perkhidmatan BHG. VI - Urusan Surat Kerajaan BHG. VII - Pengurusan Fail BHG. VIII - Penyelenggaraan, Pemuliharaan dan Pelupusan Rekod Awam. BHG. IX - Pengurusan Komunikasi Dan Teknologi Maklumat BHG. X - Inventori dan Bekalan Pejabat. 3
- 5. BERASAL DARI PERKATAAN LATIN: FILLUM SEUTAS BENANG UNTUK MENGIKAT DOKUMEN SUPAYA TIDAK TERCICIR. SATU FOLDER DI MANA DI DALAMNYA SURAT-SURATAN DISUSUN DENGAN CERMAT DAN TERATUR, DIBERI TAJUK, NOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN. ALAT YANG DINOMBORKAN DAN DIDAFTARKAN MENGIKUT KAEDAH TERTENTU DAN DIGUNAKAN UNTUK MENYIMPAN DOKUMEN YANG BERKAITAN DENGAN SATU- SATU PERKARA ATAU SUBJEK. TINDAKAN MEMASUKKAN DOKUMEN KE DALAM ALAT TERSEBUT. 5
- 6. DEFINISI SISTEM FAIL Proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir Satu proses Klasifikasi, Penyusunan, Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supaya mudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki; 6
- 7. DEFINISI Mengandungi dokumen, surat FAIL dan catatan minit Meliputi pembukaan, SPF pendaftaran, pergerakan, penyimpanan, pemindahan dan pelupusan 7
- 8. TUJUAN Membantu agensi awam melaksanakan urusan pentadbiran pejabat dengan lebih cekap, teratur dan berkesan Memperkemaskan Arahan Perkhidmatan sedia ada supaya ianya sentiasa relevan dan dapat dijadikan panduan kepada agensi awam 8
- 9. TUJUAN •Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan di jabatan •Membantu pegawai atau staff yang terlibat dengan fail dan surat dalam kerja-kerja mereka •Mendapat pengiktirafan kerajaan dalam Anugerah MS ISO 9
- 10. Digubal berasaskan Arahan Perkhidmatan dan ditambah baik dengan mengambil kira kemajuan teknologi maklumat dan multimedia di samping mengekalkan kaedah pelaksanaan tugas secara tradisional terutamanya di jabatan / agensi yang kecil 10
- 11. Rujukan hendaklah dibuat pada pekeliling, surat pekeliling atau peraturan lain yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa berkaitan dengan Panduan Pengurusan Pejabat 11
- 12. KENAPA FAIL DIPERLUKAN ALAT PERHUBUNGAN MENGURUSKAN MAKLUMAT JABATAN/AGENSI MEMBANTU MEMBUAT KEPUTUSAN MENGAMBIL TINDAKAN MENGEKALKAN INGATAN BAHAN RUJUKAN UTAMA BAHAN BUKTI 12 BAHAN PENYELIDIKAN
- 13. REKA BENTUK KULIT FAIL • TERBUKA (Am 435 – Pin. 1/80) • SAMPUL KECIL (Am 435A – Pin. 1/82) • TERHAD (TANDA TERHAD) • SULIT (Am 436) HIJAU • RAHSIA (Am 437) • RAHSIA BESAR (Am 438) 13
- 14. Sistem yang mempunyai protokolnya tersendiri dan beberapa pengawal Peruntukan Undang-Undang Bhg. ‘A’ (PU.A) Akta Arkib Negara Akta Rahsia Rasmi 1972 Peraturan Pentadbiran Arahan Perkhidmatan – BAB 4 -Sistem Fail Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 – PPP Bhg. VII 14
- 15. Kepentingan Pengurusan Fail Penggunaan fail ini membolehkan maklumat yang terkandung di dalamnya dikawal dan dicapai dengan cepat dan tepat apabila diperlukan. Fail mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara. 15
- 16. Prinsip-prinsip Sistem Fail Fail manila kad tidak banyak menggunakan ruang; Mudah disedia dan mudah disimpan; Murah dan mudah diperolehi; Cara mudah diperluas dan dipakai berterusan; Rekod mudah dicari bila diperlukan; Cross reference –maklumat berkaitan dimasukkan dalam fail berkenaan. 16
- 17. KATEGORI FAIL Pentadbiran dalaman sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan yang Housekeeping meliputi perkara-perkara seperti pentadbiran, perkhidmatan, kewangan, perolehan dan pembangunan Diwujudkan oleh sesebuah Functional Jabatan / Agensi Kerajaan untuk melaksanakan fungsi dan tanggungjawabnya 17
- 18. PENGKELASAN FAIL Fail Urusan Am (house keeping file ) mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan hal pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personel. 18
- 19. PENGKELASAN FAIL Kategori 1: - Fail Urusan Am (house keeping files) - Pentadbiran Am : 100 - Bangunan & Harta (Aset Tetap) : 200 - Kelengkapan & Bekalan (Aset Alih) : 300 - Kewangan : 400 - Personel : 500 19
- 20. PENGKELASAN FAIL …. Kategori 2 - Fail Urusan Fungsian (function file) - Pengurusan Kurikulum : 600 - Pengurusan Kokurikulum : 700 20
- 21. PENGKELASAN FAIL …. Fail Urusan Fungsian (function file ) - mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan fungsi dan aktiviti asas jabatan. 21
- 22. KLASIFIKASI FAIL Taraf Keselamatan 1. Terbuka 2. Terperingkat: Dikelaskan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan - Rahsia Besar - Rahsia - Sulit - Terhad 22
- 23. Fail Terperingkat … Rahsia Besar: Boleh menyebabkan kerosakan besar kepada negara Rahsia: Boleh membahayakan keselamatan negara Sulit: Boleh memudaratkan kepentingan atau martabat negara Terhad: Boleh menghalang kelicinan proses pentadbiran 23
- 24. Pengenalan Fail Rahsia Besar - Kuning dan Berpalang Merah serta tercatat ‘RAHSIA BESAR’ Rahsia - Merah Jambu Berpalang Merah dan tercatat ‘RAHSIA’ Sulit - Hijau tercatat perkataan ‘SULIT’ Terhad - Putih tercatat perkataan ‘TERHAD’ Terbuka - Putih 24
- 25. MAKSUD CIRI -CIRI KESELAMATAN TERBUKA- Tiada had TERHAD - Pegawai yang menjalankan tugas SULIT - Individu RAHSIA - Maruah Negara RAHSIA BESAR - Keselamatan Negara 25
- 26. 26
- 27. PENGKELASAN FAIL 1. Rahsia Besar: Maklumat tentang urusan kerajaan yang masih dalam proses perancangan adalah merupakan antara rahsia besar kerajaan. Maklumat ini dimuatkan di dalam fail berwarna kuning dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail 27
- 28. 53(a): RAHSIA BESAR Dokumen ini ialah hak milik kerajaan Malaysia/negeri…dan dimaksudkan bagi makluman…….sendiri dan lain- lain pegawai yang perlu mengetahui kandunganya dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara langsung atau tidak langsung kepada akhbar atau sesiapa yang
- 29. 29
- 30. PENGKELASAN FAIL 2. Rahsia: Urusan berkaitan dengan program pembangunan kerajaan dianggap sebagai maklumat berkelas “Rahsia”. Fail yang menyimpan maklumat pengelasan rahsia berwarna merah jambu dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail 30
- 31. Perkara 53 (b): Rahsia atau Sulit Dokumen ini ialah hak milik Kerajaaqn Malaysia/Negeri….dan dimaksudkan bagi makluman orang-orang yang perlu mengetahui kandungannya dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara lansung atau tidak kepada akhbar
- 32. 32
- 33. PENGKELASAN FAIL 3. Sulit: Urusan yang berkaitan dengan sesuatu keputusan kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh Menteri begitu juga urusan tatakelakuan pegawai awam. Maklumat berkenaan disimpan dalam fail warna hijau muda dan dicatat sebagai ‘SULIT’ 33
- 34. 34
- 35. PENGKELASAN FAIL 4. Terhad: Biasanya sesebuah jabatan mempunyai fail yang edarannya terhad disebabkan maklumat yang terkandong di dalamnya. Maklumat seperti butiran peribadi staf dianggap sebagai maklumat terhad. Fail jenis ini berwarna putih. 35
- 36. TERHAD TERHAD 36
- 37. PENGKELASAN FAIL 5. Terbuka: Kebanyakan fail di sesebuah jabatan adalah jenis terbuka, iaitu fail-fail berkaitan dengan pengurusan harian sesebuah jabatan. Fail-fail pentadbiran adalah tergulung dalam kategori ini. Fail jenis ini berwarna putih. 37
- 38. Perkara 53 © :FAIL TERBUKA- PUTIH Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara lansung atau tidak lansung atau tidak kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan
- 39. 39
- 40. PENGKELASAN FAIL 6. Sampul Kecil: Sampul kecil ialah fail sementara diwujudkan berlandaskan fail utamanya. Warna fail ialah kuning atau coklat. 40
- 41. Am 435A-Pin. 1/82 SAMPUL KECIL NO. KERTAS AM TAJUK NO. KANDUNGAN PERKARA: MINIT-MINIT 41
- 42. PENGKELASAN FAIL 7. Fail Timbul: Fail timbul mengandungi bahan-bahan yang belum diedarkan kepada pegawai- pegawai atau untuk perhatian pegawai atasan. 42
- 43. PEMBUKAAN FAIL LANGKAH-LANGKAH SEBELUM MEMBUKA FAIL • Semak setiap “memo” yang diterima • Semak perkara utama dalam surat • Semak panduan-panduan/doket abjad/senarai fail/buku daftar • Pastikan fail belum dibuka atas perkara tersebut 43
- 44. PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL TINDAKAN UNTUK MEMBUKA FAIL PASTIKAN SURAT / LAPORAN / PERMOHONAN ATAU LAIN-LAIN DOKUMEN MEMPUNYAI NOMBOR RUJUKAN FAIL JIKA TIDAK ADA SEMAK DOKET FAHARASAT BILANGAN UNTUK PASTIKAN FAIL-FAIL MENGENAI PERKARA SAMA TELAH DIDAFTARKAN JIKA ADA KANDUNGAN SURAT. JIKA BELUM ADA BUKA FAIL DAN DAFTARKAN DENGAN MEMBERI NOMBOR RUJUKAN 44
- 45. ISI SURAT MENENTUKAN TAJUK. JELAS, RINGKAS DAN PADAT. TIDAK GUNA SINGKATAN SEPERTI BPR, ANM,PPR , MNI, BMW DLL. ELAK GUNA PERKATAAN/EJAAN SAMA YANG MEMPUNYAI MAKNA BERLAINAN (OMOGRAPHS) CONTOHNYA KABINET, BAHAGIAN KABINET DLL. BERDASARKAN FUNGSI JABATAN / 45
- 46. MEMBUKA FAIL BARU…. KECUAIAN BOLEH MENYEBABKAN: • Wujud dua fail dengan tajuk dan nombor yang sama • Wujud dua fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor yang berlainan • Wujud dua fail degan tajuk yang berlainan tetapi nombor yang sama 46
- 47. MEMBUKA FAIL BARU…. MEMBUKA FAIL BARU… • Tajuk, nombor rujukan dan tarikh pembukaan dicatat di atas kulit fail • Tajuk: - Jelas - Ringkas - Padat - Menggambarkan kandungan 47
- 48. MEMBUKA FAIL BARU…. MEMBUKA FAIL BARU… Daftarkan fail baru ke dalam rekod pendaftaran fail. Setelah menerima surat, hendaklah dikandungkan ke dalam fail berkenaan Kandungkan surat mengikut taraf terperingkat 48
- 49. PENDAFTARAN FAIL BARU • Sediakan Kertas Doket: Doket Faharasat Nombor ( Am 89 ) Doket Faharasat Abjad ( Am 89 a) • Taipkan Butiran: Kod huruf dan nombor Rujukan fail Tajuk Fail 49
- 50. SUSUN DOKET DALAM BINDER 1 . Faharasat Nombor / Bilangan Untuk mencatatkan pergerakan fail Masukkan tarikh fail dibuka 50
- 51. SUSUN DOKET DALAM BINDER … SUSUN DOKET DALAM BINDER 2 . Faharasat Abjad /Alphabetical Susun dalam binder ikut perkataan yang dipilih Untuk rekod dan pengesanan fail 51
- 52. Doket Faharasat Bilangan (Borang Am 89) Nombor-nombor Fail No. Fail : JBA:8011/100-09/09 yang berkaitan Faharasat di bawah Pengisian Jawatan Perkeranian Perkara Pengisian Kekosongan Jawatan Perkeranian 52
- 53. Doket Faharasat Abjad (Borang Am 89A) Nombor-nombor Fail No. Fail : JBA:8011/100-09/09 yang berkaitan Faharasat di bawah Pengisian Jawatan Perkeranian Perkara Pengisian Kekosongan Jawatan Perkeranian 53
- 54. JBA8011 (S) / 100-09 / 09 / 003 Sub-sub Tajuk Utama (Sub-Aktiviti) Taraf -L4 Tajuk keselamatan Utama (L 2 ) Sub Tajuk Utama (Aktiviti) Kod Kumpulan (L 3) sekolah Utama (L 1) NAMA FAIL: TINDAKAN TATATERTIB (SULIT) 54
- 55. JBA8011 / 100-09 / 10 / 004 Sub-sub Tajuk Utama (Sub-Aktiviti) Tajuk Kumpulan -L4 Utama (L 1) Utama Kod (L 2) Sub Tajuk sekolah Utama (Aktiviti) -L3 55
- 56. Contoh fail peribadi JBA8011/FP: A-42644 Nombor Fail Peribadi Di Kod Sekolah Jabatan Nama Ringkas Bagi Fail Peribadi 56
- 57. ail lit f Ku Perkara dan Nombor fail Isi surat menentukan perkara/tajuk Jelas, ringkas dan padat Tidak guna singkatan Elak guna perkataan/ejaan sama yang mempunyai makna berlainan Berdasarkan fungsi jabatan/unit Nombor fail ikut sistem fail sedia ada Didaftarkan di bawah perkara 57
- 58. ail lit f Ku Kertas-kertas Yang Berhubung Fail yang berkaitan. Sekiranya fail baru dibuka, catatkan nombor fail sebelumnya Jika sistem klasifikasi baru diamalkan, catatkan sistem klasifikasi sebelumnya Kandungan diasingkan ke folder lain Rujukan silang (cross reference) 58
- 59. Rujukan agensi / klasifikasi Rujukan daftar nombor Tajuk / daftar abjad 59
- 60. 150 100-1 / 01 JBA8011 / 100-1 / 01 NO. PENDAFTAR FAIL No. Rujukan Fail PEKELILING IKHTISAS 02/10/2008 Tajuk Fail 60
- 61. Fail Peribadi No. Pendaftaran 61
- 62. fail Kulit Tarikh kandungan pertama Tarikh kandungan akhir Pertama: Tarikh kandungan pertama yang dimasukkan ke dalam fail Akhir: Tarikh lampiran/surat terakhir dicatat sebelum fail ditutup # Bukan tarikh terima surat atau tarikh surat atau tarikh tutup fail 62
- 63. KERTAS MINIT Setiap fail perlu ada kertas minit •Kertas minit digunakan untuk mencatat semua surat-surat masuk dan keluar serta tindakan atau catatan berkaitan •Surat-surat masuk dicatat dengan dengan isi dakwat merah surat-surat berkenaan. kandungan • Surat-surat keluar dicatat dengan dakwat biru/hitam 63
- 64. CONTOH MINIT Surat Masuk Surat bertarikh …………. daripada …………….. ………………………… dikandung pada ..……… Surat Keluar Surat bertarikh …………. kepada …..………….. ………………………… dihantar pada ..………… 64
- 65. PROSEDUR PENGURUSAN FAIL 1. PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT 2. PENDAFTARAN DAN PEMBUKAAN FAIL 3. PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL 4. PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN 65
- 66. 1.PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT 1.1 SURAT-SURAT TERPERINGKAT 1.2 SURAT UMUM KEPADA KETUA JABATAN 1.3 SURAT UNTUK PERHATIAN 1.4 SURAT DIMINITKAN 1.5 PINDAH SURAT 66
- 67. 1.2 SURAT UMUM YANG DIALAMATKAN KEPADA KETUA JABATAN Semua surat yang dialamatkan kepada Ketua Pengarah, Timbalan Ketua Pengarah, Pengarah Negeri, PPD, Ketua Institusi dan tidak ada untuk perhatian mana-mana pegawai 67
- 68. 1.3 SURAT UNTUK PERHATIAN Semua surat yang dialamatkan kepada Ketua Jabatan dan dicatatkan untuk perhatian pegawai berkenaan 68
- 69. 1.4 SURAT DIMINITKAN Semua surat yang diterima dan surat keluar perlu diminitkan Surat masuk diminitkan dakwat merah Surat keluar diminitkan dakwat biru @ hitam Surat hendaklah diminitkan dalam kertas minit Am 6 69
- 70. 1.5 Pindah Surat Surat-surat tersalah masuk fail Pindaan surat mengandungi Tajuk Surat, No.Rujukan Surat, Daripada, Dipindah ke Dalam Fail, Dipindah Oleh dan Tarikh 70
- 71. KERTAS PINDAAN SURAT Tajuk Surat: .….……………………………..…............. …. …………………………………………. No.Rujukan Surat: ..…..………………..……….……… Daripada: ……………………………..………………… …..…..…………………………….………… Dipindah ke dalam Fail: ………………………………. Dipindah oleh: …………………………………………. Tarikh: ………….…………………………………….... 71
- 72. 1.6 SURAT-SURAT UNTUK TINDAKAN SEGERA / SERTAMERTA • Masukkan surat-surat yang diterima ke dalam fail sebelum diedarkan • Tindakan serta merta dan Fail tidak dapat dikesan, Sampul Kecil (Am 435 pin 1/82) digunakan sebagai langkah sementara • Jika Fail asal dijumpai, masukkan Sampul Kecil ke dalam Fail asal dan minitkan sebagai satu kandungan • Surat juga boleh diambil tanpa fail jika ianya memerlu tindakan segera, tapi pastikan dapat no. rujukan yang betul • Perkara-perkara mustahak dan tindakan serta merta, Pegawai boleh menyampai keputusan melalui telefon dan disusuli surat rasmi 72
- 73. 1.7 TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL Buka surat dan capkan tarikh terima Daftar surat dalam Buku Daftar Penerimaan Surat (Am 10) Serah surat kepada Ketua Jabatan untuk diminitkan kecuali surat untuk perhatian Serah surat kepada pegawai berkenaan untuk tindakan Dapatkan fail dan kandungkan surat dalam fail berkenaan 73
- 74. CARA MENGKANDUNGKAN SURAT DALAM FAIL CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN FAIL DI SUDUT KANAN ATAS SURAT NOMBOR KANDUNGAN DILETAKKAN DALAM BULATAN SURAT DITERIMA, NOMBOR DAN BULATAN PERLU DITANDA DENGAN WARNA MERAH SURAT DIHANTAR KELUAR, NOMBOR DAN BULATAN PERLU DITANDA WARNA BIRU ATAU HITAM 74
- 75. Minit tindakan… Minit yang panjang hendaklah ditaip ke dalam kertas berasingan sebagai minit bebas dan hendaklah dimasukkan sebagai satu kandungan atau lampiran ke dalam fail Pegawai perlu menulis ringkasan jawatan dan tanda tangan penuh 75
- 76. Kertas Minit m.s. No: Fail: JBA8011/100-01/01/002 Surat Pengesahan dalam Perkhidmatan PPP 20 Memo J. Pend. Pk.(AM)4220/2/Jld2/(45) Pekelling dimasukkan bertarikh 22.8.2008 pada 30.8.2008 Pen.Kanan Tadbiran, Kandungan (20) di atas untuk makluman dan tindakan. 2. Sila berbincang dan maklumkan kepada saya keputusannya. Terima kasih. t.t. Ringkas tarikh 76
- 77. Minit tindakan Semua perenggan dalam sesuatu minit, melainkan perenggan pertama hendaklah diberi nombor Minit dengan tulisan tangan hendaklah ditulis dengan jelas 77
- 78. Kertas Minit m.s. No: Fail: JBA8011/100-01/01/002 Telah berbincang dan keputusan telah dibuat dan dipersetujui. Dimaklumkan kepada Pengetua untuk tindakan selanjutnya pada 22.9.2008. t.t. Dipersetujui. t.t. Ringkas tarikh 21 Dikirim pada 28 SEP 2008 78
- 79. SAMPUL KECIL (AM35A Pin.1/82) Membuka Sampul Kecil sebagai Tindakan Fail Sementara - Fail Induk tidak dapat dikesan perlu buka sampul kecil - Jadikan sampul kecil sebagai kandungan apabila fail berkenaan dijumpai - Nombor/tajuk fail sama dengan fail asal - Jika fail asal tidak dapat dikesan fail baru perlu dibuka 79
- 80. Digunakan sebagai fail sementara Untuk tindakan segera apabila fail induk tidak diperolehi dan ia dimasukkan ke dalam fail induk sebagai satu kandungan. 80
- 81. PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL Fail perlu ditutup sekiranya telah mengandungi 100 kandungan atau ketebalannya 4 sentimeter, mana yang terdahulu. 81
- 82. PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL FAIL PROSEDUR TUTUP/BUKA Di atas kulit fail yang telah ditutup itu hendaklah dipalang dengan dakwat merah dan dicatatkan perkataan ‘DITUTUP – JILID 2 DIBUKA’ dengan dakwat biru atau hitam menggunakan dakwat kekal. 82
- 83. JBA8011 / 100-1 / 01 K A U D IB 2 ILID J U P U T DIT 83
- 84. PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL Di atas kulit fail yang baru pula hendaklah dicatatkan tajuk dan nombor rujukan yang sama beserta dengan catatan ‘Jilid 2’ (Jld. 2). 84
- 85. PERGERAKAN FAIL FAIL KELUAR MASUK MELALUI KERANI PENDAFTARAN PENGHANTARAN ANTARA PEGAWAI PERLU ADA SLIP TRANSAKSI PERLU ADA SISTEM SIMPAN DALAM PERHATIAN 85
- 86. SLIP TRANSAKSI Kepada: Unit Fail dan Rekod Fail No. : Telah saya serahkan Kepada ............................ Nama Pagawai Unit / Bahagian : ..................................... Hari Ini Sekian. Tandatangan: ........................................ Nama : ........................................ Unit : ........................................ 86
- 87. PENGEDARAN FAIL-FAIL 1. Catatan Pengedaran Fail-Fail - Bahagian pendafaran fail hendaklah merekodkan dalam rekod nombor - Tuliskan ringkasan gelaran jawatan pegawai dan tarikh - Tindakan yang sama oleh pegawai kepada pegawai - Memudahkan pergerakan fail - Tindakan yang sama apabila fail dipindah ke Arkib 87
- 88. • DIGUNA UNTUK MENGAWAL PERGERAKAN. • DISIMPAN/ DIKEPIL BERSAMA KERTAS MINIT. • DIKELUARKAN DAN NAMA PEMINJAM, TARIKH DAN PENGHANTAR DICATATKAN. • KAD DISIMPAN OLEH REGISTRI SEBAGAI ALAT UNTUK MENGESAN. • BUKTI 88
- 89. PENGEDARAN FAIL-FAIL 2. Tanggungjawab Pegawai Dalam Pergerakan Fail: Mengelakan daripada fail ‘hilang’ Pergerakan fail dari seorang pegawai kepada pegawai lain hendaklah melalui pendaftaran fail, atau Bahagian pendaftaran hendaklah menyediakan borang perjalanan fail. Borang akan dihantar kepada Bahagian Pendaftaran 89
- 90. SIMPANAN DALAM PERHATIAN Buku SDP (Simpan Dalam Perhatian) - Fail-fail yang memerlukan maklumat lanjut - Tindakan akan diambil dalam jangka masa tertentu - Susun ditempat atau di rak-rak khas - Susun ikut tarikh kalender 1 hingga 31 hari. - Rekod dalam doket/pendaftaran fail Buku SDP diperiksa Setiap Hari - Buku SDP hendaklah diperiksa setiap hari bekerja - Hantar fail tersebut apabila tarikh tersebut sampai 90
- 91. KETUA JABATAN Bertanggungjawab - PENGWUJUDAN - PEMELIHARAAN dan - PELUPUSAN 91
- 92. 92
- 93. BAHAGIAN VIII Penyelenggaraan, Pemuliharaan dan Pelupusan Rekod Awam. 93
- 94. PEMELIHARAAN - mematuhi dan melaksanakan semua Piawaian dan Prosedur - Pengurusan Rekod Awam yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara; - mengadakan bilik rekod jabatan dengan kelengkapan dan - peralatan yang bersesuaian; - melaksanakan pelupusan rekod awam 94
- 95. MEMELIHARA DAN MENYIMPAN REKOD KERAJAAN * Rekod-rekod Kerajaan : surat, dokumen, rekod, daftar bahan bercetak, buku, peta,pelan, lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar dan rakaman suara yang diterima atau dikeluarkan oleh mana- mana Jabatan Kerajaan dalam apa jua bentuk untuk tujuan menjalankan dan menunaikan urusan rasmi mereka. 95
- 96. * Rekod-rekod boleh digunakan: - sebagai bahan sejarah - proses pentadbiran - sebagai bukti - sebagai rujukan - membuat penyelidikan / kajian 96
- 97. PEMELIHARAAN REKOD- REKOD - Hendaklah dijaga dan disimpan dengan baik - Bilik simpan rekod mestilah sesuai, tidak lembab, atap tidak bocor,dinding tidak berlubang dan cukup pusingan udara. - Disimpan atas rak-rak - Rekod-rekod yang basah dianginkan supaya kering dan dibersihkan dari 97
- 98. - Terhindar dari bahaya banjir dan bahang matahari - Awasi dari anai-anai, semut dan lain- lain seranga. - Rekod-rekod yang koyak hendaklah dibaiki/ditampal - Sediakan alat pemadam api, dan - Jangan digunakan sebagai tempat makan minum, merokok atau menyimpan asid, cat, dakwat dan minyak spirit. 98
- 99. PELUPUSAN - melaksanakan pelupusan rekod awam,secara pemusnahan/ pemindahan - mengikut tatacara dari Akta Arkib Negara Malaysia 2003. – (Jadual Pelupusan Rekod Am) 99
- 100. FAIL-FAIL YANG TELAH DITUTUP/MENUNGGU KELULUSAN ARKIB NEGARA HENDAKLAH DISIMPAN BERASINGAN DENGAN FAIL-FAIL LAIN 100
- 101. PENYIMPANAN Bilik Rekod - digunakan untuk penyimpanan rekod awam sahaja dan dilarang digunakan sebagai stor penyimpanan barang-barang ain. - hendaklah sentiasa bersih, tidak berhabuk, mempunyai peredaran udara yang baik. 101
- 102. Bilik Rekod - Hanya pegawai dan kakitangan yang mengendalikan rekod dibenarkan keluar masuk bilik rekod. - Makan dan minum, serta merokok adalah dilarang sama sekali di bilik rekod. 102
- 103. Program Rekod Penting (Vital - Kenal pasti Rekod Penting Records) - rancang untuk memelihara rekod tersebut. - Salinan keselamatan (backup copies) dan disimpan di lokasi berasingan. - Pelan Tindakan Bencana - menyediakan aspek-aspek menghadapi 103
- 104. PENYIMPANAN FAIL BAGI : - Fail-Fail TEBUKA disimpan di rak- rak fail - Fail-Fail TERHAD disimpan di kabinet keluli atau kabinet keluli yg berkunci dan berasingan dari fail bukan terperingkat 104
- 105. BAGI : Fail-Fail - RAHSIA BESAR - RAHSIA dan - SULIT Sediakan BUKU pendaftaran berasingan / indeks berasingan bagi pengawalan pergerakan fail 105
- 106. Disimpan di dalam kabinet keluli atau almari keluli yang berkunci dan berasingan dari tempat fail tidak terperingkat. 106
- 107. 107
- 108. SABDA NABI : ILMU ITU MILIK ALLAH, BARANG SIAPA MENYEBARKAN ILMU DEMI KEBAIKAN, INSYAALLAH DIA AKAN MENGGANDAKAN 10 KALI KEPADA HAMBANYA 108
- 109. SEKIAN……TERIMA KASIH SEMOGA DALAM MAKLUMAN DAN BERSEDIA UNTUK BERTINDAK… ahmad.yusup@moe.gov.my