Panduan php pts 2010

PAANDUA
PR
P
DIREK
KEM
AN PE
ROG
PEMB
(P
TAHU
DIREKT
KTORAT JE
MENTERI
ENYUS
GRAM
BINA
PHP-
UN AN
TORAT KE
ENDERAL
IAN PEND
201
2200
SUNAN
M HI
AAN
-PTS
NGGAR
ELEMBAG
L PENDID
DIDIKAN N
10
001100
N PRO
IBAH
N PTS
S)
RAN
GAAN
DIKAN TIN
NASIONA
OPOSA
H
S
NGGI
AL
AL

Panduan Penyusunan Proposal PHP-PTS Tahun Anggaran 2010
Daftar Isi ii
C:UsersDRustamAppDataLocalTempPanduan PHP‐PTS 2010.docx (171 Kb) Last saved: Rabu, 31 Maret 2010
Daftar Isi
Daftar Isi .............................................................................................................. ii
Kata Pengantar .................................................................................................. iv
I. Latar Belakang ............................................................................................. 1
II. Tujuan dan Deskripsi Program................................................................... 2
A. Tujuan Program .......................................................................................... 2
B. Sasaran.......................................................................................................... 2
C. Perguruan Tinggi Pengusul....................................................................... 2
D. Indikator Kinerja ......................................................................................... 2
III. Besaran Dana Hibah dan Dana Pendamping............................................ 3
A. Pagu Dana Hibah........................................................................................ 3
B. Dana Pendamping dari Institusi Pengusul ............................................. 3
IV. Persyaratan Institusi Pengusul .................................................................. 4
A. Persyaratan Umum..................................................................................... 4
B. Persyaratan Khusus.................................................................................... 5
V. Penyusunan dan Proses Review Proposal ............................................... 5
A. Penyusunan Proposal................................................................................. 5
B. Proses Review Proposal............................................................................... 5
VI. Kriteria Review............................................................................................. 6
1. Kepemimpinan dan Komitmen Institusi (20%)...............................................6
2. Kualitas laporan evaluasi diri (25%) .................................................................7
3. Mutu dan relevansi program yang diusulkan (35%)......................................7
4. Kelayakan implementasi dan keberlanjutan program yang diajukan
(20%) ......................................................................................................................7
VII. Komponen Pembiayaan .............................................................................. 7
A. Pengadaan barang dan jasa ....................................................................... 8
B. Pekerjaan sipil (civil works) ........................................................................ 8
C. Pengembangan staf non-gelar dalam negeri .......................................... 8
D. Pengembangan Program............................................................................ 8
E. Hibah Khusus MS IPTEKS......................................................................... 8
F. Manajemen Program .................................................................................. 9
VIII. Format Proposal .......................................................................................... 9
IX. Organisasi Pelaksanaan Kegiatan ........................................................... 12

Daftar Isi iii
X. Jadwal Pemasukan Proposal.................................................................... 13
XI. Administrasi Hibah .................................................................................... 13
Lampiran Panduan ........................................................................................... 14
A. Format Sampul Depan ............................................................................. 14
B. Halaman Identifikasi dan Pengesahan .................................................. 15
C. Pernyataan Komitmen Dana Pendamping ........................................... 16
D. Format Usulan Aktivitas.......................................................................... 17
E. Tabel sumberdaya yang dibutuhkan ..................................................... 19
F. Tabel RAB Dana Pendamping ................................................................ 20
G. Contoh Laporan Buku Kas Umum......................................................... 21
H. Contoh Laporan Keuangan (Triwulan) ................................................. 22
I. Contoh Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan (Triwulan)................ 23
J. Contoh Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan – Laporan Akhir ..... 24
K. Contoh Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan – Tiap Sub
Kegiatan...................................................................................................... 25

Kata Pengantar iv
Kata Pengantar
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional dalam
mendukung upaya meningkatkan daya saing bangsa melalui peningkatan
kualitas pendidikan tinggi telah mengupayakan berbagai inisiatif dan
program. Inisiatif dan program dimaksud tidak hanya ditujukan bagi
Perguruan Tinggi Negeri (PTN), tetapi juga bagi Perguruan Tinggi Swasta
(PTS). Keberadaan PTS salah satunya adalah membantu upaya peningkatan
Angka Partisipasi Kasar (APK) perguruan tinggi. Salah satu program yang
khusus ditargetkan bagi PTS adalah berupa Program Hibah Pembinaan
Perguruan Tinggi Swasta (PHP-PTS) yang dikelola oleh Direktorat
Kelembagaan pada Tahun Anggaran 2010. Program ini merupakan kelanjutan
dan perbaikan dari Program Hibah Kompetitif Percepatan Mutu Perguruan
Tinggi Swasta Sehat yang telah dilaksanakan oleh Direktorat Kelembagaan
sejak Tahun Anggaran 2008.
Dari evaluasi atas implementasi berbagai program hibah di lingkungan
Ditjen Dikti selama ini, peran dan dukungan pimpinan perguruan tinggi pada
seluruh tingkat sangat penting dalam mencapai keberhasilan pengusulan
proposal maupun implementasinya. Komunikasi yang baik antara berbagai
lapis pimpinan dan tim penyusun proposal juga sangat penting. Pengelolaan
program hendaknya dirancang dan dilaksanakan dengan baik dengan
membentuk organisasi pelaksanaan kegiatan seperti yang dicantumkan dalam
Panduan Penyusunan Proposal PHP-PTS Tahun Anggaran 2010. Disamping
itu, perlu diberdayakan dan difungsikan dengan baik Tim Monitoring dan
Evaluasi Internal yang akan bekerja sama dengan pengelola program dalam
melaksanakan program kegiatan ini. Untuk pengelola program serta tim
monitoring dan evaluasi internal, harus disediakan dana yang sesuai dengan
kebutuhan, dan merupakan bagian dari dana pendamping yang harus
dialokasikan oleh masing-masing PTS pengusul.

Kata Pengantar v
PHP-PTS diharapkan akan mendorong setiap perguruan tinggi untuk
menyusun rencana penyelengaraan PTS yang didasarkan pada evaluasi diri
yang didukung informasi yang akurat, mengacu ke masa depan, dengan
memberdayakan setiap jurusan/program studi beserta sumberdayanya sebagai
upaya menuju PTS yang lebih sehat. Diharapkan melalui PHP-PTS ini muncul
pemetaan PTS yang bermanfaat dalam menentukan PTS yang berhak untuk
mendapatkan hibah.
Saya sangat mengharapkan partisipasi aktif dari setiap PTS untuk
mengikuti PHP-PTS ini. Atas perhatian dan kerjasamanya saya menyampaikan
terima kasih. Akhirnya, disampaikan ucapan terima kasih dan penghargaan
kepada tim yang telah menyusun dan merumuskan panduan penyusunan
proposal ini dengan memperhatikan dan mempertimbangkan kendala-kendala
dan temuan-temuan pada implementasi di tahun-tahun sebelumnya serta
masukan dari pemangku kebijakan terkait.
Jakarta, 1 Februari 2010
Direktur Kelembagaan
Hendarman
NIP. 19610630 1986031 002

Latar Belakang hal. 1
I. Latar Belakang
Ditjen Dikti telah menetapkan strategi pendanaan perguruan tinggi yang
secara sistematis dan bertahap mengarah pada sistem hibah blok yang
memberikan otonomi lebih besar kepada perguruan tinggi untuk mengelola
dan memanfaatkan dana tersebut dengan tuntutan akuntabilitas yang lebih
besar pada perguruan tinggi. Hibah blok yang dimaksud dialokasikan antara
lain melalui skema kompetisi.
Sejak diluncurkan pertama kali pada tahun 1995 penerapan konsep
pendanaan bersaing telah mengalami evolusi sesuai dengan berjalannya waktu.
Pada awal penerapannya, pendanaan diarahkan pada unit terkecil di
perguruan tinggi yang menyelenggarakan program studi. Pilihan ini
dimaksudkan agar perbaikan mutu dapat lebih mudah untuk diamati dan
diukur. Evaluasi terhadap hasil dan penyelenggaraan program hibah kompetisi
yang sudah diselenggarakan selama ini menunjukkan bahwa sudah tepat
saatnya untuk memperluas sasaran program hingga pada tingkat institusi.
Program hibah kompetisi yang dijelaskan di atas disebut dengan PHK-I yaitu
Program Hibah Kompetisi Berbasis Institusi.
Saat ini, Ditjen Dikti mengelola sekitar 2.800 perguruan tinggi yang
berbentuk Universitas, Institut, Sekolah Tinggi, Politeknik, dan Akademi, baik
yang diselenggarakan oleh Pemerintah maupun oleh masyarakat. Mereka
inilah yang akan menjadi sasaran dari program hibah ini.
Sejalan dengan kebijakan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen Dikti)
diatas Direktorat Kelembagaan mengadakan program hibah yang saling
sinergis dengan program hibah kompetisi berbasis institusi yang dijelaskan di
atas. Program hibah dari Direktorat Kelembagaan ini tidak bersifat kompetisi,
namun tetap berdasarkan kebutuhan masing-masing PTS yang diwujudkan
dalam bentuk proposal. Pemberian dana tetap bersifat blok. Program hibah ini
diberi nama “Program Hibah Pembinaan PTS” disingkat menjadi PHP-PTS,
yang diberikan kepada khusus kepada PTS di seluruh Indonesia. PHP-PTS ini
merupakan program sinergis dengan PHK-I, karena diperuntukkan terutama
bagi PTS yang belum mampu berkompetisi di tingkat nasional melalui PHK-I
secara sehat.
Program hibah ini dimaksudkan untuk mendorong terwujudnya perguruan
tinggi yang berkualitas, dikelola secara otonom dalam lingkungan organisasi
yang sehat, sehingga mampu menghasilkan luaran yang bermutu dan berdaya
saing tinggi. Program hibah ini diharapkan sekaligus juga dapat
memberdayakan manajemen perguruan tinggi untuk menerapkan prinsip-
prinsip otonomi yang secara bersamaan menjamin adanya akuntabilitas.

Tujuan dan Deskripsi Program hal. 2
II. Tujuan dan Deskripsi Program
A. Tujuan Program
PHP-PTS merupakan hibah pengembangan institusi yang ditujukan untuk
meningkatkan mutu dan relevansi PTS agar dapat berkontribusi dalam
meningkatkan manajemen internalnya serta pada waktunya nanti dapat
meningkatkan kapasitas institusi agar mampu berkompetisi secara nasional.
Secara khusus program ini bertujuan untuk :
 Peningkatan kemampuan dalam perencanaan pengembangan institusi.
 Peningkatan kemampuan dalam melakukan evaluasi diri.
 Peningkatan kemampuan dalam pengelolaan pendidikan (input, proses,
output).
B. Sasaran
Perguruan Tinggi Swasta dibawah binaan Ditjen Dikti yang memenuhi
persyaratan tertentu. Persyaratan yang diberlakukan ditentukan Ditjen Dikti.
C. Perguruan Tinggi Pengusul
Perguruan tinggi pengusul mengirimkan proposal kepada Ditjen Dikti. Ditjen
Dikti akan memeriksa kelengkapan administrasi dari proposal yang diajukan
PTS. Selanjutnya Ditjen Dikti akan berkonsultasi dengan Kopertis untuk
verifikasi kelayakan PTS pengusul dan meminta rekomendasi sebelum
penetapan persetujuan.
D. Indikator Kinerja
Keberhasilan PTS dalam melaksanakan PHP-PTS akan diukur menggunakan
indikator kinerja utama berikut:
1. Pembuatan Laporan Evaluasi Diri Institusi
2. SOP (Standard Operation Procedure) penyelenggaraan program pendidikan
(input, proses, output)

Besaran Dana Hibah dan Dana Pendamping hal. 3
III. Besaran Dana Hibah dan Dana Pendamping
Perguruan tinggi diharapkan mengajukan proposal yang mencakup program
pengembangan sesuai dengan kebutuhan, kapasitas dan kondisi perguruan
tinggi yang didasari oleh hasil evaluasi diri. Untuk PHP-PTS ini, satu
perguruan tinggi hanya dapat mengajukan satu proposal, dengan persyaratan
sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya.
Anggaran yang diajukan dalam proposal harus didasari pertimbangan yang
kuat serta mencerminkan kebutuhan dan kemampuan perguruan tinggi untuk
mengelolanya dengan penuh tanggung-jawab. Pertimbangan dan rasionalitas
anggaran akan dijadikan sebagai salah satu pertimbangan dalam penilaian
proposal. Ketentuan tentang pagu harus dimaknai sebagai batas atas
(maksimal). Program yang lebih sederhana, sasaran penerima manfaat yang
lebih sedikit, atau institusi yang lebih kecil, tentu memerlukan pendanaan
dalam jumlah yang lebih kecil.
A. Pagu Dana Hibah
Besarnya hibah disesuaikan dengan kebutuhan institusi yang tercermin dari
kompleksitas program pengembangan yang diajukan dalam proposal.
Besarnya dana hibah maksimum ditetapkan berdasarkan jenis perguruan
tinggi, sebagai berikut:
a. Universitas: 2 milyar rupiah.
b. Institut: 1 milyar rupiah.
c. Sekolah Tinggi: 1 milyar rupiah.
d. Politeknik: 500 juta rupiah.
e. Akademi: 500 juta rupiah.
Dana hibah dapat digunakan untuk membiayai: pelatihan tak bergelar bagi
tenaga nonakademik, layanan teknis dari tenaga ahli baik individu maupun
firma, sarana dan prasarana untuk pengelolaan perguruan tinggi, pengadaan
infrastruktur Teknologi Informasi dan Komunikasi, dan lokakarya internal.
Dana yang akan disetujui didasarkan atas kelayakan usulan dan jumlah
mahasiswa aktif yang ada pada PTS pengusul.
B. Dana Pendamping dari Institusi Pengusul
Perguruan Tinggi pengusul wajib menyediakan dana pendamping
minimal 10% dari dana yang diajukan untuk mendapat pendanaan dari Ditjen
Dikti dan harus mencukupi (serta dialokasikan) untuk kebutuhan:
1. Pengelolaan kegiatan, baik di tingkat institusi maupun di tingkat unit
internal termasuk insentif bagi pengelola program dan aktivitas.
2. Monitoring dan evaluasi internal.
3. Operasi dan pemeliharaan peralatan yang akan diperoleh melalui kegiatan
ini.

Persyaratan Institusi Pengusul hal. 4
Dana pendamping tersebut disediakan dan dihitung sesuai dengan termin
pembayaran dana seperti tertuang dalam kontrak, dan akan dijadikan sebagai
salah satu prasyarat untuk realisasi kontrak dengan pihak Ditjen Dikti.
Kesanggupan PTS untuk menyediakan dana pendamping dinyatakan dalam
surat pernyataan bermeterai cukup yang ditandatangani oleh pimpinan PTS
dan ketua yayasan. Apabila PTS menyatakan komitmen untuk menyediakan
dana pendamping lebih besar dari dana pendamping minimum sebagaimana
tersebut di atas, maka hal itu akan memberikan nilai tambah.
PTS penerima hibah ini harus memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
dan nomor rekening resmi PTS penerima hibah bukan atas nama pribadi.
IV. Persyaratan Institusi Pengusul
Untuk dapat mengajukan proposal PHP-PTS, perguruan tinggi harus
memenuhi persyaratan kelayakan berikut ini.
A. Persyaratan Umum
PTS yang dapat mengajukan proposal adalah institusi yang memenuhi
persyaratan kelayakan sebagai berikut:
 Kepatuhan PTS pada peraturan dan perundangan serta kebijakan
Pemerintah yang ditandai oleh:
o Pemenuhan atas persyaratan minimal penyelenggaraan perguruan
tinggi, khususnya menyangkut izin operasional perguruan tinggi dan
Program Studi yang diselenggarakan.
o Secara tertib dan lengkap menyampaikan Laporan EPSBED kepada
Ditjen Dikti yang meliputi seluruh Program Studi yang diselenggarakan
PTS tersebut.
o Tidak menyelenggarakan program yang bertentangan dengan kebijakan
Ditjen Dikti seperti kelas jauh, ijazah palsu, dan menyelenggarakan
program tanpa izin, dll.
o Tidak sedang dikenakan sanksi oleh Ditjen Dikti (termasuk yang terkait
dengan penyimpangan dalam pelaksanaan hibah sebelumnya).
o Tidak sedang memiliki masalah internal dengan yayasan.
 Bersedia mengikuti sistem dan prosedur pengelolaan dan pertanggung-
jawaban keuangan sesuai UU No. 1 Tahun 2004 dan No. 17 Tahun 2003
serta pengadaan barang dan jasa yang ditetapkan Pemerintah sesuai dengan
Keppres 80 Tahun 2003 beserta perubahannya. Kesediaan ini harus
dinyatakan secara tertulis dalam surat pernyataan yang ditandatangani oleh
pimpinan PTS dan yayasan pada saat tanda tangan kontrak.

Penyusunan dan Proses Review Proposal hal. 5
B. Persyaratan Khusus
Pengusul PHP-PTS ini harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
1. Memiliki ijin pendirian dan penyelenggaraan dari Ditjen Dikti
Kemendiknas;
2. Memiliki statuta;
3. Memiliki Rencana Induk Pengembangan dan atau Rencana Strategis
Pengembangan;
4. Tidak sedang dalam sengketa;
5. Telah menyerahkan laporan Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri
(EPSBED) Tahun Ajaran 2008/2009 sesuai dengan SK-034/Dikti/2002;
6. Telah mewisuda minimal satu kali, dibuktikan dengan Surat Pernyataan
Pimpinan Perguruan Tinggi;
7. Diprioritaskan untuk PTS yang belum pernah mendapatkan hibah
pengembangan institusi di lingkungan Ditjen Dikti pada tahun 2008-2009.
V. Penyusunan dan Proses Review Proposal
A. Penyusunan Proposal
Evaluasi Proposal dititikberatkan pada kemampuan PTS dalam melakukan
evaluasi diri di tingkat perguruan tinggi dan merancang rencana program
pengembangan untuk 1 tahun. Proposal yang memenuhi persyaratan pengusul
akan dievaluasi oleh peer reviewer. Masing-masing proposal akan dievaluasi
secara terpisah oleh 2 reviewer. Berdasarkan kriteria penilaian yang dijelaskan
di bagian lain panduan ini, kedua reviewer mengevaluasi dan menyampaikan
rekomendasi tentang mutu dan kelayakan proposal tersebut. Proposal yang
kurang layak akan diminta untuk dilakukan revisi.
B. Proses Review Proposal
Setelah Kopertis memberikan rekomendasi terhadap PTS yang diajukan
oleh Ditjen Dikti, selanjutnya dilakukan proses review proposal. Secara umum
proses review proposal (lihat Gambar 1) dilakukan dalam 5 tahap yaitu
1. Rekomendasi oleh masing-masing Kopertis.
2. Review proposal oleh Tim Reviewer DPT Dikti. Proposal dari setiap PTS akan
ditelaah oleh tim reviewer, kemudian akan diberikan rekomendasi sebagai
berikut:
i) Proposal langsung disetujui pendanaannya.
ii) Proposal disetujui pendanaannya setelah dilakukan revisi kecil.
iii) Proposal disetujui pendanaannya setelah dilakukan pendampingan dan
revisi besar.
3. Persetujuan jumlah dana untuk setiap proposal.
4. Penandatangan kontrak.
5. Pelaksanaan PHP-PTS.

Kriteria Review hal. 6
Gambar 1. Proses Review Proposal
VI. Kriteria Review
Proposal yang diajukan difokuskan pada laporan evaluasi diri institusi dan
rencana program pengembangan sebagai tindak lanjut dari hasil evaluasi diri
tersebut. Satu PTS hanya mengusulkan satu Proposal. Didasari atas pemikiran
ini maka Proposal dievaluasi dengan menggunakan 3 kriteria berikut:
1. Kepemimpinan dan Komitmen Institusi (20%)
Kualitas kepemimpinan institusi dinilai antara lain dari kualitas proposal
secara keseluruhan dan kemampuan institusi untuk merencanakan dan
menjalankan program peningkatan mutu dan layanan pendidikan tinggi,
kejelasan arah pengembangan institusi yang dinyatakan dalam pernyataan visi
dan misi institusi, serta program pengembangan yang tercantum dalam renstra
perguruan tinggi.
PTS Pengusul Proposal
Rekomendasi Kopertis
Review oleh Ditjen Dikti
Direktorat Kelembagaan
Persetujuan Jumlah
Dana
Tanda Tangan Kontrak
A
B
Revisi Kecil
C
Revisi Besar
Pendampingan
Pelaksanaan PHP-PTS
Tanpa Revisi
Ditjen Dikti
Dit. Kelembagaan

Komponen Pembiayaan hal. 7
Komitmen institusi dalam mendukung program peningkatan mutu khususnya
yang terkait dengan proposal yang diajukan akan ditelaah, antara lain, dari:
komitmen institusi dalam mengembangkan dan memelihara good practices yang
telah dan akan dikembangkan di tingkat institusi.
2. Kualitas laporan evaluasi diri (25%)
Evaluasi diri yang dimaksud di sini adalah evaluasi diri PTS secara
keseluruhan. Laporan evaluasi diri ditelaah dari 3 aspek yaitu cakupan aspek
yang dievaluasi, ketajaman analisis yang didukung oleh data/informasi yang
andal dan memadai, serta ketepatan kesimpulan hasil evaluasi diri sesuai
dengan program pengembangan yang diajukan.
3. Mutu dan relevansi program yang diusulkan (35%)
Untuk aktivitas yang diusulkan harus disusun secara sistematis dan
terprogram menuju sasaran peningkatan kapasitas institusi yang telah
ditetapkan. Kriteria ini akan digunakan untuk menelaah kejelasan dan
koherensi aktivitas yang diajukan.
4. Kelayakan implementasi dan keberlanjutan program yang diajukan
(20%)
Penilaian pada aspek ini meliputi kejelasan mekanisme internal pelaksanaan
program pengembangan, kelayakan anggaran/program investasi (RAB),
mekanisme penjaminan keberlangsungan program dan good practices yang
dihasilkan, serta jaminan ketersediaan sumberdaya untuk mendukung
pelaksanaan program. Termasuk dalam kriteria ini adalah kelayakan jumlah
mahasiswa yang akan menerima manfaat dari hibah. Kejelasan organisasi
pelaksana program yang terintegrasi dengan struktur yang ada merupakan
salah satu aspek yang akan ditelaah.
VII. Komponen Pembiayaan
Bagian ini akan menjelaskan kaidah umum masing-masing komponen
pembiayaan. Perlu ditekankan di sini bahwa dana hibah ini ditujukan untuk
pengembangan dan investasi, bukan untuk memenuhi kebutuhan rutin unit
pengusul. Pemanfaatan dana hibah untuk keperluan rutin seperti honor atau
tambahan gaji bagi staf atau karyawan perguruan tinggi sama sekali tidak
dapat dibenarkan. Agar pengusul memiliki patokan umum dalam menyusun
anggaran yang akan diajukan, berikut diberikan kelompok pembiayaan yang
dapat diajukan.

Komponen Pembiayaan hal. 8
A. Pengadaan barang dan jasa
Pengadaan barang mencakup pengadaan: (1) bahan pustaka, (2) peralatan
laboratorium, (3) peralatan ruang kelas, (4) furniture, (5) peralatan pendukung
seperti pendingin ruang, generator listrik, dll. Mengingat terbatasnya jumlah
dana yang tersedia, komponen ini tidak dimaksudkan untuk investasi major,
melainkan untuk peningkatan kapasitas dan pengembangan layanan saja.
Pengadaan jasa meliputi jasa konsultansi tenaga ahli perorangan atau
pengembangan sistem oleh pihak ketiga (perusahaan konsultan). Jasa
konsultan yang dapat dibiayai terbatas pada jasa konsultan dalam negeri dan
tidak diperbolehkan berasal dari PTS pengusul.
Harga perhitungan sendiri (HPS) harus ditetapkan dengan mengacu pada
ketentuan yang berlaku.
B. Pekerjaan sipil (civil works)
Pekerjaan sipil yang dapat didanai mencakup renovasi ruang kelas atau
laboratorium, atau perbaikan bangunan (atap, lantai, partisi), tanpa menambah
luas lantai.
C. Pengembangan staf non-gelar dalam negeri
Pelatihan tak bergelar harus dilaksanakan oleh suatu institusi penyedia
pelatihan di luar institusi pelaksana hibah (bukan in house training). Biaya yang
dapat diajukan mencakup biaya hidup bulanan atau harian, dan perjalanan
pergi-pulang serta biaya pelatihan (at cost).
D. Pengembangan Program
Pengembangan program untuk peningkatan kapasitas insitusi dapat diajukan
misalnya pengembangan sistem informasi dan pangkalan data yang
terintegrasi berbasis teknologi informatika dan komunikasi (TIK), lokakarya
internal dapat dilakukan untuk pelatihan manajemen, pengembangan
kurikulum dan sejenisnya yang tidak bersifat rutin. Dana maksimum yang
disediakan adalah Rp15.000.000 (lima belas juta rupiah) untuk tiap
lokakarya/pelatihan internal yang dapat digunakan untuk honor dan
perjalanan narasumber/pembicara serta penyelenggaraan (tidak dapat
digunakan untuk honor dan perjalanan peserta). Jumlah kegiatan yang berupa
lokakarya atau pelatihan internal yang dapat diajukan maksimum 5 (lima)
kegiatan per tahun.
E. Hibah Khusus MS IPTEKS
Jika dipandang perlu, hibah khusus untuk manajemen sumberdaya IPTEKS
(MS IPTEKS) dapat diajukan dengan pagu maksimum Rp150 juta rupiah.
Hibah ini dapat digunakan untuk membentuk MS IPTEKS yaitu suatu unit
yang mengemban pengelolaan IPTEKS di PT yang berfungsi sebagai fasilitator,

Format Proposal hal. 9
organisator dan pengembangan sumberdaya di PT. Kegiatan unit ini antara lain
dapat berupa pembuatan basisdata potensi PT, potensi mitra, networking,
pameran bersama, sosialisasi internal, eksternal.
F. Manajemen Program
Komponen ini hanya dapat didanai dari dana pendamping yang ditujukan
untuk mendukung penanganan dan administrasi proyek. Termasuk
diantaranya: honorarium untuk pengurus inti pelaksana program, biaya
monitoring dan evaluasi internal, operasi dan pemeliharaan peralatan yang
akan diadakan melalui kegiatan ini, serta kegiatan rutin sesuai dengan tugas
pokok dan fungsi staf untuk menunjang pelaksanaan aktivitas (seperti data
entry, rapat rutin, dll). Dana pendamping yang harus disediakan oleh setiap
institusi pengusul minimal 10% dari dana yang diusulkan untuk diperoleh dari
Ditjen Dikti. Dana pendamping ini harus dibuat rincian alokasinya.
VIII. Format Proposal
Satu PTS hanya dapat menyampaikan satu proposal. Penulisan Proposal harus
mengikuti struktur dan format berikut:
1. Halaman judul/cover
Memuat informasi tentang nama institusi, seperti contoh pada Lampiran A
(halaman 14).
2. Halaman identifikasi dan pengesahan
Halaman ini berisi informasi ringkas tentang nama dan alamat lengkap
perguruan tinggi, nama dan alamat email Ketua Pelaksana program di
tingkat perguruan tinggi, seperti contoh pada Lampiran B (halaman 15).
3. Halaman Pernyataan Dana Pendamping
Halaman ini berisi pernyataan singkat dari pimpinan perguruan tinggi
bahwa perguruan tinggi pengusul sanggup menyediakan dana
pendamping, memenuhi semua persyaratan yang ditetapkan, dan
kesediaan untuk mengikuti aturan pemerintah yang terkait dengan
pengadaan dan pengelolaan/pelaporan keuangan. Lihat contoh pada
Lampiran C (halaman 16).
4. Daftar isi
5. Ringkasan eksekutif (maksimum 1 halaman)
Memuat intisari Proposal, khususnya kesimpulan hasil evaluasi diri dan
strategi yang dipilih dan diajukan untuk pengembangan perguruan tinggi,
dan kaitannya dengan rencana pengembangan perguruan tinggi secara
keseluruhan.
6. Bab 1: Rencana strategis pengembangan perguruan tinggi (maksimum 4
halaman)
Bagian ini memuat informasi ringkas tentang rencana strategis

pengembangan perguruan tinggi yang saat ini dijalankan dan dijadikan
landasan untuk penyusunan rencana program pengembangan. Informasi
dimaksud paling tidak memuat jangka waktu renstra, visi dan misi
perguruan tinggi, serta strategi utama dan pola ilmiah pokok atau fokus
institusi yang telah ditetapkan. Kemudian secara ringkas tuliskan hasil
evaluasi atas pelaksanaan renstra tersebut dan capaian hingga akhir Tahun
2009.
Dokumen Renstra perguruan tinggi (yang resmi dan saat ini berlaku) harus
disampaikan dalam dokumen terpisah.
7. Bab 2: Laporan evaluasi diri di tingkat perguruan tinggi (maksimum
30 halaman)
Bagian ini berisi laporan evaluasi diri di tingkat institusi yang merupakan
landasan untuk usulan program pengembangan yang diajukan. Beberapa
aspek yang perlu dianalisis antara lain:
a. Analisis lingkungan eksternal.
Bagian ini memuat hasil analisis atas lingkungan eksternal perguruan
tinggi yang relevan, mencakup peluang dan tantangan yang dihadapi
perguruan tinggi, khususnya terkait dengan program yang diajukan.
b. Evaluasi sistem tatakelola dan organisasi perguruan tinggi
Bagian ini memuat hasil evaluasi atas organisasi dan sistem tatakelola
(governance) yang saat ini diterapkan di perguruan tinggi dalam upaya
untuk menemukenali persoalan yang dihadapi institusi menyangkut
aspek-aspek tersebut. Evaluasi didasari atas suatu acuan normatif untuk
menetapkan efektivitas dan efisiensi sistem tatakelola dan organsiasi
yang ada.
c. Evaluasi kinerja dan manajemen program akademik
Bagian ini memuat hasil evaluasi penyelenggaraan program akademik
oleh perguruan tinggi yang mencakup kegiatan pendidikan (seluruh
jenjang pendidikan), penelitian, dan layanan pada masyarakat. Dalam
hal kinerja akademik, aspek-aspek yang dievaluasi diharapkan meliputi
aspek input, proses, dan output. Untuk aspek pendidikan misalnya
meliputi: sistem penerimaan mahasiswa baru dan mutu masukan,
sistem pembelajaran dan mutu PBM yang dinyatakan dalam angka
efisiensi edukasi, akreditasi program studi, mutu dan relevansi lulusan,
dll. Untuk bidang penelitian dan layanan, evaluasi misalnya
menyangkut intensitas kegiatan, proyek penelitian atau layanan yang
telah dilakukan, hasil-hasil kegiatan seperti publikasi ilmiah,
paten/HaKI, dana kerjasama, dll.
Dalam aspek manajemen program akademik, evaluasi diharapkan
mencakup siklus lengkap proses manajemen yang meliputi perencanaan,
penyelenggaraan, pemantauan dan evaluasi, dan pengembangan.
Hasil evaluasi ini harus dapat melandasi kesimpulan tentang kinerja
program akademik yang diselenggarakan, khususnya dalam hal efisiensi
internal, mutu dan relevansi serta daya saing PTS.

d. Evaluasi ketersediaan dan manajemen sumberdaya
Bagian ini memuat hasil evaluasi atas ketersediaan sumberdaya untuk
mendukung program PTS dan sistem manajemen sumberdaya yang
diterapkan di PTS. Sumberdaya dimaksud meliputi sumberdaya
manusia (staf akademik dan nonakademik), keuangan, informasi,
sarana dan prasarana.
Dari aspek ketersediaan dan kecukupan, evaluasi mencakup kelayakan
dan daya dukung (service level) sumberdaya yang dimiliki perguruan
tinggi untuk menyelenggarakan kegiatan akademik.
Dari aspek manajemen, evaluasi menyangkut siklus lengkap proses
manajemen yang meliputi perencanaan, penyelanggaraan, pemantauan
dan Evaluasi, dan pengembangan.
e. Evaluasi sistem penjaminan mutu di tingkat institusi.
Bagian ini memuat evaluasi atas penerapan sistem penjaminan mutu di
tingkat perguruan tinggi, yang meliputi evaluasi sistem manajemen
mutu, kelembagaan, dan sumberdaya pelaksana Quality Assurance.
Apabila perguruan tinggi belum mempunyai unit penjaminan mutu,
jelaskan bagaimana kegiatan penjaminan mutu tersebut dilaksanakan
serta rencana pengembangan ke depan. Dalam bab ini dijelaskan juga
distribusi akreditasi untuk semua program studi yang dikelola PT disertai
evaluasi tentang upaya yang dilakukan PT dalam rangka meningkatkan level
akreditasi tersebut.
f. Ringkasan hasil analisis dengan menggunakan metode yang sesuai.
Bagian ini memuat ringkasan kesimpulan hasil evaluasi diri yang
dilandasi atas kelemahan atau permasalahan, kekuatan atau potensi
yang ada di perguruan tinggi dan peluang serta tantangan yang
dihadapi perguruan tinggi. Bagian ini harus mencerminkan posisi relatif
perguruan tinggi serta menjadi dasar untuk menetapkan pilihan strategi
yang diajukan.
g. Ringkasan strategi/solusi alternatif untuk menyelesaikan persoalan
yang teridentifikasi atau strategi untuk mengembangkan potensi yang
ada, yang merupakan hasil sintesa dari kesimpulan evaluasi diri.
h. Nilai baseline indikator kinerja utama dan indikator kinerja tambahan.
8. Bab 5: Usulan program pengembangan (maksimum 20 halaman).
Bagian ini berisi usulan program dan rincian aktivitas. Setiap aktivitas yang
diusulkan dapat melibatkan lebih dari satu unit dan/atau program studi,
sesuai dengan kebutuhan yang tercermin dalam evaluasi diri. Program yang
diusulkan merupakan program perguruan tinggi, bukan kompilasi dari
aktivitas yang diusulkan oleh masing-masing unit internal terkait.
Deskripsi setiap usulan aktivitas disarankan mengikuti struktur sebagai
berikut: judul aktivitas, latar belakang, rasional, tujuan, mekanisme dan
rancangan, jadwal pelaksanaan, indikator aktivitas (serta indikator kinerja
utama yang relevan), sumberdaya yang dibutuhkan, keberlanjutan, unit
terkait dan penanggung jawab kegiatan. Contoh format untuk deskripsi

Organisasi Pelaksanaan Kegiatan hal. 12
masing-masing aktivitas dapat dilihat pada Lampiran D (halaman 17).
9. Bab 6: Rekapitulasi Anggaran
Rekapitulasi anggaran merupakan usulan anggaran total institusi yang
didasarkan atas usulan anggaran di setiap aktivitas yang diajukan. Lihat
contoh pada Lampiran E (halaman 19). Rekapitulasi anggaran dana
pendamping disajikan sesuai Lampiran F (halaman 20).
10. Lampiran, berisi data dan informasi pendukung yang relevan dengan isi
laporan evaluasi diri dan program pengembangan.
Proposal Awal ditulis dalam Bahasa Indonesia, dicetak bolak-balik (kecuali
untuk halaman judul, identifikasi, pengesahan, dan daftar isi), menggunakan
font standar 12 point, dan spasi tunggal. Tidak ada batasan jumlah halaman
untuk berkas lampiran, namun sangat dianjurkan untuk melampirkan hanya
informasi penting dan terkait erat dengan proposal.
IX. Organisasi Pelaksanaan Kegiatan
Di tingkat Ditjen Dikti, program hibah ini dikelola oleh Direktorat
Kelembagaan. Di PTS, program hibah dikelola dan dikoordinasi oleh pejabat
sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang relevan yang ada di PTS tersebut.
Sistem pengelolaan di PTS harus mencakup paling tidak 4 (empat) fungsi
berikut:
1. Pengelolaan Keuangan: Dalam rangka menuju sistem yang akuntabel,
sistem pengelolaan keuangan harus dilakukan oleh pihak yang kompeten
dan bertugas mengelola keuangan perguruan tinggi. Laporan keuangan,
khususnya yang terkait dengan dana hibah, harus memenuhi SAI dan
bersifat auditable.
2. Pengelolaan Pengadaan Barang dan Jasa: Perguruan tinggi diharuskan
untuk menetapkan dan menjalankan sistem (Kelembagaan, Manual & SOP,
SDM) pengadaan barang dan jasa yang berlaku untuk seluruh kegiatan
pengadaan di perguruan tinggi tersebut. Sistem tersebut harus mengacu
pada peraturan perundangan yang berlaku.
3. Monitoring dan Evaluasi: Perguruan tinggi diharuskan untuk
mengembangkan sistem monitoring dan evaluasi internal sebagai bagian
dari sistem penjaminan mutu internal perguruan tinggi tersebut. Laporan
hasil monitoring dan evaluasi internal merupakan landasan bagi evaluasi
oleh Ditjen Dikti.
4. Pengelolaan Program Pengembangan: Salah satu ciri utama program hibah
paradigma baru adalah berfokus pada program/kegiatan pengembangan.
Program/Kegiatan ini tentu saja akan dilaksanakan terkait dengan kegiatan
peningkatan mutu program akademik dan/atau mutu manajemen
perguruan tinggi.

Jadwal Pemasukan Proposal hal. 13
X. Jadwal Pemasukan Proposal
Usulan Program Hibah Kompetisi Berbasis Institusi untuk seleksi Tahun
2010 akan diproses sesuai dengan jadwal berikut:
No Kegiatan Tanggal (Tahun 2010)
1 Undangan pemasukan Proposal 31 Maret
2 Pemasukan Proposal 21 April
3 Review Proposal 23-28 April
4 Pengumuman Hasil Review 30 April
5 Perbaikan Proposal 4-7 Mei
6 Pendampingan Perbaikan Proposal 4-7 Mei
7 Pemasukan Proposal yang telah diperbaiki 12 Mei
8 Review Ulang Proposal 12-18 Mei
9 Kontrak dan Lokakarya pelaksanaan 19-21 Mei
XI. Administrasi Hibah
Proposal yang diajukan dicetak dalam kertas ukuran A4 dengan font
standar ukuran 12 pt, dengan format sampul depan seperti pada Lampiran 1.
Proposal dibuat rangkap 3 (tiga), dijilid dengan warna halaman sampul hijau.
Proposal dan softcopy yang direkam pada 1 CD (dengan format PDF)
disampaikan ke alamat di bawah ini:
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi – Kemendiknas
Komplek DIKNAS, Gedung D lantai 6.
Jl. Pintu Satu - Senayan
Jakarta Pusat 10002
Telepon: +62(21)57946162, 57946163 Fax: +62(21) 57946162
Email: subditppt@yahoo.com
pada tanggal seperti tersebut dalam tabel di atas paling lambat pukul 17.00
WIB. Informasi mengenai program hibah ini dapat dilihat pada situs
http://dikti.go.id/ atau http://kelembagaan.dikti.go.id/

Manajemen Program hal. 14
LLaammppiirraann PPaanndduuaann
A. Format Sampul Depan

PROPOSAL
PROGRAM HIBAH
P E M B I N A A N P T S
Tahun Anggaran 2010

(Nama Perguruan Tinggi)

Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi
Departemen Pendidikan Nasional
2010

Logo
PTS

Administrasi Hibah hal. 15
B. Halaman Identifikasi dan Pengesahan

1. Nama Perguruan Tinggi : __________________________________
2. Alamat Perguruan Tinggi : __________________________________
__________________________________
__________________________________
3. Penanggung Jawab1
: __________________________________
5. Ketua Pelaksana2
N a m a : __________________________________
Alamat : __________________________________
Telepon Kantor : __________________________________
Telepon Cellular : __________________________________
Fax : __________________________________
e-mail : __________________________________
6. Nama Yayasan : __________________________________
7. Alamat Yayasan : __________________________________
__________________________________
__________________________________
< Tempat, tanggal…………..>
Penanggung Jawab,
< pemimpin perguruan tinggi >
( __________________________________ )
1
Penanggung jawab adalah Pemimpin PTS pengaju proposal.
2
Ketua Pelaksana adalah ketua gugus tugas untuk implementasi hibah yang ditunjuk oleh
Pemimpin PTS.

C. Pernyataan Komitmen Dana Pendamping
PERNYATAAN KOMITMEN DANA PENDAMPING
UNTUK PROGRAM HIBAH PEMBINAAN PTS
TAHUN ANGGARAN 2010
Saya sebagai Pimpinan ………………………… dengan ini menyampaikan
Proposal PHP-PTS. Kami bersedia menyediakan dana pendamping sebesar
......% dari total anggaran.
Dalam melaksanakan program pengembangan yang didanai oleh Direktorat
Jenderal Pendidikan Tinggi ini, kami bersedia memenuhi semua persyaratan
sebagaimana ditetapkan dalam panduan dan mengikuti aturan pemerintah
yang terkait dengan pengelolaan keuangan serta pengadaan.
Dengan ini kami juga menyatakan bahwa kami tidak pernah atau sedang
dikenakan sanksi oleh Ditjen Dikti (termasuk yang terkait dengan
penyimpangan dalam pelaksanaan hibah sebelumnya).
Mengetahui Ketua Yayasan Rektor/Ketua/Direktur
(………………………) (………………………)

D. Format Usulan Aktivitas
<Judul Aktivitas>
1. Latar Belakang
Penjelasan mengenai akar permasalahan atau potensi yang telah berhasil
diidentifikasi pada evaluasi diri, yang akan diselesaikan atau dikembangkan
dengan melaksanakan aktivitas ini. Dalam penjelasan ini harus disebutkan
secara eksplisit pada unit dan/atau program studi mana masalah-masalah
atau potensi tersebut teridentifikasi. Nomor halaman dalam laporan
evaluasi diri di mana masalah atau potensi tersebut dibahas harus
dicantumkan.
2. Rasional
Jelaskan argumentasi (alasan) tentang mengapa usulan aktivitas ini adalah
pilihan yang tepat untuk menyelesaikan akar permasalahan atau
mengembangkan potensi yang disampaikan pada latar belakang.
3. Tujuan
Uraikan tujuan yang ingin dicapai oleh kegiatan ini dan dampak yang
diharapkan. Penetapan tujuan harus dapat dijabarkan menjadi indikator
kinerja yang terukur.
4. Mekanisme dan Rancangan
Uraikan rincian, tahapan, dan langkah-langkah aktivitas (sub-aktivitas)
yang akan dilaksanakan, secara ringkas dan jelas dalam bentuk narasi untuk
mencapai tujuan yang ditargetkan. Sub-aktivitas bukan merupakan kegiatan
investasi.
5. Sumberdaya yang dibutuhkan
Berdasarkan mekanisme dan rancangan, jelaskan sumberdaya beserta
sumber pendanaan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap sub-aktivitas
(selama 1 tahun)
6. Jadwal Pelaksanaan
Tentukan rincian jadwal yang realistik dan logis sesuai dengan tahapan
pelaksanaan kegiatan sebagaimana diuraikan dalam Mekanisme &
Rancangan.
Rencana Aktivitas
Tahun 2010
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12
<sub-aktivitas a>
<sub-aktivitas b>
<sub-aktivitas n>
7. Indikator Keberhasilan Aktivitas
o Indikator keberhasilan aktivitas adalah ukuran pencapaian tujuan.
o Cantumkan kondisi awal tahun dan target indikator kinerja akhir tahun
untuk aktivitas ini.

Indikator Kinerja Baseline Akhir Tahun 2010
<indikator 1>
<indikator 2>
<indikator 3>
8. Keberlanjutan
Jelaskan bagaimana aktivitas ini dapat terus berlanjut setelah program hibah
selesai. Implikasi finansial, alokasi sumberdaya dan komitmen manajemen
perlu disampaikan pada bagian ini.
9. Penanggungjawab Aktivitas
<sebutkan nama penanggung jawab kegiatan>

E. Tabel sumberdaya yang dibutuhkan
Formulir Keuangan 1: Rekapitulasi Rencana Anggaran Biaya Tahun 2010
Nama Hibah: Program Hibah Pembinaan PTS
Nama PT Pengusul Hibah: <Isikan nama PT pengusul>
No. Tahun/Aktivitas
Komponen Pembiayaan (Ribu Rp.) Total
<Komp.
Biaya 1>
1
<Komp.
Biaya 2>
<Komp.
Biaya 3>
<Komp.
Biaya 4>
<Komp.
Biaya 5>
<Komp.
Biaya 6>
<Komp.
Biaya 7>
<Komp.
Biaya 8>
Ribu Rp.
1 <aktivitas 1>
2 <aktivitas 2>
… ...
n <aktivitas n>
Total Usulan Anggaran
Prosentase Usulan Anggaran % % % % % % % % 100%
1
Diisi dengan nama komponen pembiayaan seperti tertera dalam Bab VII (halaman 17)

F. Tabel RAB Dana Pendamping
Formulir Keuangan 2: Rekapitulasi Dana Pendamping
Nama Hibah: Program Hibah Pembinaan PTS
Nama PT Pengusul Hibah: <Isikan nama PT pengusul>
No Kegiatan Manajemen Volume Satuan
Harga
Satuan
Jumlah
1 Komponen Manajemen 1
2 Komponen Manajemen 2
… ...
n Komponen Manajemen n
Total Usulan Anggaran

G. Contoh Laporan Buku Kas Umum2
BUKU KAS UMUM
Bulan : ………….. Tahun 2010
Penerimaan Pengeluaran
Debet Kredit
Tanggal Uraian No. Bukti Jumlah Tanggal Uraian No. Bukti Jumlah
Transaksi 1 Transaksi 1
Transaksi 2 Transaksi 2
Transaksi n Transaksi n
Jumlah dipindahkan ……….. Jumlah dipindahkan ………..
Rektor/Ketua/Direktur Penanggungjawab Program
(………………………) (………………………)
2
Tabel ini hanya digunakan untuk penyusunan laporan pelaksanaan untuk PTS yang menerima hibah. Pada saat pengajuan proposal tabel ini dikosongkan
saja.

H. Contoh Laporan Keuangan (Triwulan)3
LAPORAN KEUANGAN (TRIWULAN)
Nama Perguruan Tinggi : ________________________________________
Judul Program : ________________________________________
Jumlah Bantuan : ________________________________________
Tahapan Bantuan : ________________________________________
Bukti
Uraian Transaksi Penerimaan (Rp) Pengeluaran (Rp) Saldo (Rp)
Nomor Tanggal
(………………………) (………………………)
3
saja.

I. Contoh Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan (Triwulan)4
LAPORAN REALISASI FISIK (TRIWULAN)
Judul Program : ________________________________________
Jumlah Bantuan : ________________________________________
Tahapan Bantuan : ________________________________________
No Jenis Kegiatan Satuan Volume Rencana Volume Realisasi Keterangan
1. Program Ruang
2. Pengadaan Unit
3. Pembangunan Paket
(………………………) (………………………)
4
saja.

J. Contoh Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan – Laporan Akhir5
LAPORAN REALISASI FISIK DAN KEUANGAN
(LAPORAN AKHIR)
Judul Program : ________________________________________
Jumlah Bantuan : ________________________________________
Tahapan Bantuan : ________________________________________
No Jenis Kegiatan Satuan Volume Jumlah (Rp)
1. Program Ruang
2. Pembangunan Unit
3. Pengadaan Paket
(………………………) (………………………)
5
saja.

K. Contoh Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan – Tiap Sub Kegiatan6
LAPORAN REALISASI FISIK DAN KEUANGAN
(LAPORAN AKHIR PER SUB KEGIATAN)
Judul Program : ________________________________________
Jumlah Bantuan : ________________________________________
Tahapan Bantuan : ________________________________________
No
Nama
Kegiatan
Sub Kegiatan Sub Kegiatan Sub Kegiatan Sub Kegiatan
Satuan Volume Jumlah Satuan Volume Jumlah Satuan Volume Jumlah Satuan Volume Jumlah
1. ……… Ruang Unit Paket Unit
(………………………) (………………………)
6
saja.

Panduan php pts 2010

More Related Content

Recently uploaded (20)

Featured (20)

Panduan php pts 2010