SlideShare a Scribd company logo

كتاب نظم ادارة الوثائق الإلكترونية .pdf

Muhammad Ezzat Amna, profile picture
Muhammad Ezzat Amna

الوثيقة تتعلق بإدارة الوثائق الإلكترونية وأنظمة حفظها، موضحة دور التكنولوجيا في تطور نظم إدارة الوثائق. تستعرض أيضًا متطلبات تأسيس وتطبيق هذه النظم، بالإضافة إلى القضايا القانونية المتعلقة بالوثائق الإلكترونية. تشمل الوثيقة مكونات متعددة بدءًا من التعريفات الأساسية إلى الإجراءات الفنية والإدارية المطلوبة.

Technology
1 of 239
Downloaded 114 times
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126
127
128
129
130
Most read
131
132
133
134
135
136
137
138
139
140
141
142
143
144
145
146
147
148
149
150
151
152
153
154
155
156
157
158
159
160
161
162
163
164
165
166
167
168
169
170
171
172
173
174
175
176
177
178
179
180
181
182
183
184
185
186
187
188
189
190
Most read
191
192
193
194
195
196
197
198
199
Most read
200
201
202
203
204
205
206
207
208
209
210
211
212
213
214
215
216
217
218
219
220
221
222
223
224
225
226
227
228
229
230
231
232
233
234
235
236
237
238
239
‫اإللكترونية‬ ‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬
كتاب نظم ادارة الوثائق الإلكترونية .pdf

كتاب نظم ادارة الوثائق الإلكترونية .pdf
‫اإللكترونية‬ ‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأليف‬ ‫أمنة‬ ‫عزت‬ ‫محمد‬ .‫د‬ ‫مشارك‬ ‫أستاذ‬ ‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫دراسات‬ ‫مركز‬ ‫واملحفوظات‬ ‫األوسط‬ ‫الرشق‬ ‫كلية‬ - ‫عامن‬ ‫سلطنة‬ ‫العربية‬ ‫الثقافة‬ ‫دار‬ ‫القاهرة‬ 2015
 ‫العرب‬ ‫الثقافة‬ ‫دار‬ ‫ية‬ ‫األوىل‬ ‫الطبعة‬ 1436 ‫هـ‬ - 2015 ‫م‬ ‫املرصية‬ ‫الكتب‬ ‫بدار‬ ‫اإليداع‬ ‫رقم‬ 11598 / 2015 ‫م‬ ‫الدويل‬ ‫الرتقيم‬ ISBN: 978-977-222-364-0 ‫الفنية‬ ‫التجهيزات‬ ‫الشروق‬ ‫لإلنتاج‬ ‫العلمي‬ ‫القاهرة‬ -  : 01004680089 ‫الطباعة‬ ‫للطباعة‬ ‫النور‬ 18 ‫الوفدية‬ ‫ش‬ – ‫زينب‬ ‫السيدة‬ ‫بيانات‬ " ‫النرش‬ ‫أثناء‬ ‫الفهرسة‬ " :‫(فان‬ C I P ) ‫عزت‬ ‫حممد‬ ‫أ‬ ‫منة‬ ‫حممد‬‫تأليف‬/‫واألزمات‬‫الطوارئ‬‫وخطط‬‫واإلدارة‬‫املبادئ‬:‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬‫إدارة‬‫نظم‬ ‫ط‬ .‫أمنة‬ ‫عزت‬ 1 ،‫العربية‬ ‫الثقافة‬ ‫دار‬ :‫القاهرة‬ . 2015 . ،‫ح‬ 221 ،‫ص‬ 24 .‫سم‬ ‫وأساليب‬ ‫والنظريات‬ ‫للمفاهيم‬ ‫دراسة‬ :‫اإللكرتونية‬ ‫األرشيفات‬ ‫وإدارة‬ ‫تأسيس‬ :‫أصال‬ )‫(دكتوراه‬‫أطروحة‬ .‫ميالد‬ ‫عيل‬ ‫سلوى‬ ‫إرشاف‬ ‫التطبيق؛‬ – ‫قسم‬ ،‫اآلداب‬ ‫كلية‬ ،‫القاهرة‬ ‫جامعة‬ ،‫املعلومات‬ ‫وتقنية‬ ‫والوثائق‬ ‫املكتبات‬ 2007 . 1 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬. - .‫إدارة‬ 2 ‫الوثا‬ . ‫ئ‬ ‫اإللكرتونية‬‫ق‬ - ‫نظم‬ . 3 ‫اإللكرتوين‬‫األرشيف‬. . 4 .‫اإللكرتونية‬‫األرشفة‬. ‫عزت‬ ‫حممد‬ .‫ب‬ .‫العنوان‬ .‫أ‬ ‫أ‬ ‫منة‬ . ●●● ‫املعلومات‬ ‫استعادة‬ ‫نطاق‬ ‫يف‬ ‫ختزينه‬ ‫أو‬ ‫منه‬ ‫جزء‬ ‫أي‬ ‫أو‬ ‫الكتاب‬ ‫هذا‬ ‫إصدار‬ ‫بإعادة‬ ‫يسمح‬ ‫ال‬ ‫نقله‬ ‫أو‬ ‫استنساخه‬ ‫أو‬ ‫خطي‬ ‫إذن‬ ‫دون‬ ،‫األشكال‬ ‫من‬ ‫شكل‬ ‫بأي‬ ‫ف‬‫املؤل‬ ‫من‬ ‫مسبق‬ .
‫إه‬ ‫ـــــــــــ‬ ‫داء‬ ...‫األجالء‬ ‫أساتذيت‬ ‫إىل‬ ...‫العلم‬ ‫قبل‬ ‫األخالق‬ ‫منهم‬ ‫تعلمت‬ ‫الذين‬ ‫وعرفان‬ ‫تقدير‬ ‫حتية‬ …
كتاب نظم ادارة الوثائق الإلكترونية .pdf
- ‫أ‬ – ‫المحتويات‬ ‫قائمة‬ ‫إهـــــــــــداء‬ ................................ ................................ ................................ .............................. ‫ز‬ ‫قائمة‬ ‫المحتويات‬ ................................ ................................ ................................ ..................... ‫أ‬ ‫المـقـدمــة‬ ................................ ................................ ................................ ............................... ‫ز‬ ‫الفصل‬ ‫األول‬ : ‫تأسيس‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكترونية‬ ................................ ..................... 1 ‫ملحة‬ ‫عن‬ ‫تطور‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫املعلومات‬ ‫وأثرها‬ ‫عىل‬ ‫الوثائق‬ ............................. 1 ‫أوال‬ : ‫استخدام‬ ‫احلاسبات‬ ‫الكبرية‬ MainframeComputers ................................ ....... 2 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫احلاسبات‬ ‫الشخصية‬ PersonalComputers-PCs ................................ ........... 4 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫شبكات‬ ‫احلاسب‬ ComputerNetworks ................................ ................... 5 ‫نشأة‬ ‫وتطور‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ................................ .......... 7 ‫أوال‬ : ‫برامج‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ RecordsManagementSoftware ................................ .... 10 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫برامج‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ Electronic DocumentsManagementSoftware ............. 14 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫نظم‬ ‫تصوير‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ Electronic DocumentsImagingSystem ................... 16 ‫ماهية‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫ونظم‬ ‫إدارهتا‬ ................................ ........... 19 ‫أنواع‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ................................ ........................ 20 ‫تعريف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ................................ ............. 21 ‫تأسيس‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ................................ ............ 22 ‫أوال‬ : ‫تكنولوجيا‬ ‫الرقمنة‬ DigitizationTechnology ................................ ............ 23 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫مفهوم‬ ‫الرقمنة‬ Digitization ................................ ........................... 23 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫املفاهيم‬ ‫الفنية‬ ‫لعمليات‬ ‫الرقمنة‬ ................................ ....................... 25
‫ب‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫املتطلبات‬ ‫األساسية‬ ‫لعملية‬ ‫الرقمنة‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ................ 29 ‫أوال‬ : ‫التخطيط‬ ................................ ................................ ........... 30 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫حتديد‬ ‫األهداف‬ ................................ ................................ ...... 34 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫حتديد‬ ‫املتطلبات‬ ‫الفنية‬ ................................ ................................ 35 ‫اإلجراءات‬ ‫الفنية‬ ‫اخلاصة‬ ‫بتحويل‬ ‫الوثائق‬ ‫للشكل‬ ‫اإللكرتوين‬ ...................... 43 ‫أوال‬ : ‫إعداد‬ ‫الوثائق‬ ‫لعملية‬ ‫املسح‬ ‫الضوئي‬ ................................ .................. 43 ‫ثانيا‬ : ‫عملية‬ ‫املسح‬ ‫الضوئي‬ ................................ ................................ 44 ‫ثالثا‬ : ‫تكنولوجيا‬ ‫ضغط‬ ‫صور‬ ‫الوثائق‬ ‫املرقمنة‬ ( ‫امللفات‬ ) ................................ ..... 45 ‫ا‬‫رابع‬ : ‫أشكال‬ ‫امللفات‬ FilesFormat ................................ ......................... 47 ‫ا‬‫خامس‬ : ‫التكشيف‬ Indexing ................................ ................................ 56 ‫ا‬‫سادس‬ : ‫أسلوب‬ ‫عرض‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫النصية‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ............. 58 ‫التكنولوجيات‬ ‫املرتبطة‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ............................. 62 ‫أوال‬ : ‫تكنولوجيا‬ ‫املصغرات‬ Microform(miniaturized)Technology ............................ 62 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫تكنولوجيا‬ ‫متييز‬ ‫الرموز‬ ‫أو‬ ‫احلروف‬ ‫البرصية‬ OpticalCharacterRecognition(OCR) ......... 64 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫دور‬ ‫أخصائيو‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫تأسيس‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ......................... 68 ‫تكاليف‬ ‫تأسيس‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ................................ .... 70 ‫أوال‬ : ‫حتليل‬ ‫التكاليف‬ ................................ ................................ ..... 70 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫تكاليف‬ ‫التأسيس‬ ................................ ................................ .... 71 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫التكاليف‬ ‫املتكررة‬ " ‫املستمرة‬ " ................................ ...................... 72 ‫ا‬‫رابع‬ : ‫التكاليف‬ ‫غري‬ ‫املتكررة‬ " ‫غري‬ ‫املستمرة‬ " ................................ ............. 73 ‫القضايا‬ ‫القانونية‬ ‫املتعلقة‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫بالقانون‬ ‫املرصي‬ ........... 76 ‫أوال‬ : ‫مدى‬ ‫حجية‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫دليال‬ ‫لإلثبات‬ ................................ ......... 76 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫حجية‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫يف‬ ‫نطاق‬ ‫املعامالت‬ ‫املدنية‬ ‫والتجارية‬ ‫واإلدارية‬ ................. 77 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫مدى‬ ‫حتقق‬ ‫رشوط‬ ‫الدليل‬ ‫الكتايب‬ ‫يف‬ ‫املستند‬ ‫اإللكرتوين‬ ................................ . 78 ‫ا‬‫رابع‬ : ‫األفعال‬ ‫املاسة‬ ‫باملستند‬ ‫اإللكرتوين‬ ................................ .................... 82 ‫التوقيع‬ ‫اإللكرتوين‬ ................................ .............................. 86 ‫أوال‬ : ‫الوسط‬ ‫اإللكرتوين‬ ................................ ................................ ... 86
‫املحتويات‬ ‫قائمة‬ ‫ج‬ ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫قــع‬‫املـــو‬ ................................ ................................ .......... 86 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫شهادة‬ ‫التصديق‬ ‫اإللكرتوين‬ ................................ .......................... 86 ‫ا‬‫رابع‬ : ‫جهات‬ ‫التصديق‬ ‫اإللكرتوين‬ ................................ ......................... 87 ‫ا‬‫خامس‬ : ‫بيانات‬ ‫إنشاء‬ ‫التوقيع‬ ‫اإللكرتوين‬ ................................ ................... 87 ‫ا‬‫سادس‬ : ‫التـشـفـــري‬ ................................ ................................ ...... 87 ‫ا‬‫سابع‬ : ‫تقنية‬ ‫شفرة‬ ‫املفتاحني‬ ‫العام‬ ‫واخلاص‬ ( ‫املعروفة‬ ‫باسم‬ ‫تقنية‬ ‫شفرة‬ ‫املفتاح‬ ‫الع‬ ‫ام‬ ) ........... 87 ‫ا‬‫ثامن‬ : ‫املفتاح‬ ‫الشفري‬ ‫العام‬ ................................ ................................ 87 ‫ا‬‫تاسع‬ : ‫املفتاح‬ ‫الشفري‬ ‫اخلاص‬ ................................ ............................. 88 ‫ا‬‫عارش‬ : ‫املفتاح‬ ‫الشفري‬ ‫اجلذري‬ ................................ ............................ 88 ‫حادي‬ ‫عرش‬ : ‫الدعامة‬ ‫اإللكرتونية‬ ................................ .......................... 88 ‫ثاين‬ ‫عرش‬ : ‫البطاقة‬ ‫الذكية‬ ................................ ................................ .. 88 ‫ثالث‬ ‫عرش‬ : ‫منظومة‬ ‫تكوين‬ ‫بيانات‬ ‫إنشاء‬ ‫التوقيع‬ ‫اإللكرتوين‬ ................................ . 88 ‫رابع‬ ‫عرش‬ : ‫منظومة‬ ‫إنشاء‬ ‫التوقيع‬ ‫اإللكرتوين‬ ................................ ................ 89 ‫خامس‬ ‫عرش‬ : ‫رشح‬ ‫تبسيطي‬ ‫لكيفية‬ ‫القيام‬ ‫بعملية‬ ‫التوقيع‬ ‫اإللكرتوين‬ .......................... 89 ‫سادس‬ ‫عرش‬ : ‫مدى‬ ‫استيفاء‬ ‫التوقيع‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫للرشوط‬ ‫الالزمة‬ ‫باالحتجاج‬ ‫بالتوقيع‬ ‫يف‬ ‫اإلثبات‬ 91 ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫ومحاية‬ ‫امللكية‬ ‫الفكرية‬ ............................... 96 ‫أوال‬ : ‫برنامج‬ ‫احلاسب‬ ‫اآليل‬ ................................ ................................ 97 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫قاعدة‬ ‫البيانات‬ ................................ ................................ ...... 97 ‫الفصل‬ ‫الثاني‬ : ‫سياسات‬ ‫وإجراءات‬ ‫حفظ‬ ‫وإدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫في‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكترونية‬ ................................ ................................ ................................ ........... 101 ‫متطلبات‬ ‫حفظ‬ ‫الوثائق‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ............................ 101 ‫اخلطوة‬ ‫األوىل‬ : ‫الدراسة‬ ‫املبدئية‬ Preliminary investigation ................................ .... 101 ‫اخلطوة‬ ‫الثانية‬ : ‫حتليل‬ ‫أنشطة‬ ‫العمل‬ Analysisofbusinessactivities ............................ 102 ‫اخلطوة‬ ‫الثالثة‬ : ‫حتديد‬ ‫متطلبات‬ ‫الوثائق‬ IdentificationofRequirements ........................ 103 ‫اخلطوة‬ ‫الرابعة‬ : ‫التقييم‬ ‫األرشيفي‬ ARCHIVALAPPRAISAL ................................ .... 108 ‫اخلطوة‬ ‫اخلامسة‬ : ‫تقييم‬ ‫األنظمة‬ ‫املوجودة‬ ................................ ................... 109 ‫اخلطوة‬ ‫السادسة‬ : ‫سياسات‬ ‫نظم‬ ‫احلفظ‬ ‫وتصميم‬ ‫نظم‬ ‫احلفظ‬ ................................ . 112
‫د‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫اخلطوة‬ ‫السابعة‬ : ‫حتقيق‬ ‫احلفظ‬ ‫يف‬ ‫املدى‬ ‫القصري‬ ................................ ............. 114 ‫سياسات‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ................................ ..... 114 ‫أوال‬ : ‫وضع‬ ‫اخلطة‬ ................................ ................................ ........ 116 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫حتديد‬ ‫مسئوليات‬ ‫نظام‬ ‫األرشيف‬ ‫اإللكرتوين‬ ................................ .......... 117 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫حتديد‬ ‫النظم‬ ‫املوجودة‬ ‫ا‬‫فعلي‬ ‫واملخطط‬ ‫هلا‬ ................................ .............. 117 ‫ا‬‫رابع‬ : ‫ختصيص‬ ‫املصادر‬ ‫الكافية‬ ................................ ........................... 118 ‫ا‬‫خامس‬ : ‫التنسيق‬ ‫بني‬ ‫األنظمة‬ ................................ .............................. 118 ‫ا‬‫سادس‬ : ‫املسامهة‬ ‫يف‬ ‫تصميم‬ ‫النظام‬ ................................ ......................... 119 ‫ا‬‫سابع‬ : ‫توفري‬ ‫التدريب‬ ................................ ................................ .... 120 ‫املبادئ‬ ‫األساسية‬ ‫إلدارة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ............................ 121 ‫أوال‬ : ‫حفظ‬ ‫الوثائق‬ ‫بالنظام‬ ................................ ............................... 121 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫بناء‬ ‫األدلة‬ ( ‫املجلدات‬ ) ................................ .............................. 122 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫االتفاق‬ ‫عىل‬ ‫التسميات‬ ................................ .............................. 124 ‫ا‬‫رابع‬ : ‫السيطرة‬ ‫عىل‬ ‫إصدارات‬ ‫الوثيقة‬ ................................ ..................... 125 ‫ا‬‫خامس‬ : ‫النسخ‬ ‫االحتياطية‬ ................................ ................................ 126 ‫ا‬‫سادس‬ : ‫اختيار‬ ‫وسائط‬ ‫التخزين‬ ................................ ........................... 127 ‫ا‬‫سابع‬ : ‫العناية‬ ‫بوسائط‬ ‫التخزين‬ ................................ ........................... 131 ‫إجراءات‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ................................ .... 133 ‫أوال‬ : ‫احلرص‬ Inventorying ................................ ................................ 134 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫التقييم‬ Appraisal ................................ ................................ .... 137 ‫االحتفاظ‬ ‫بوثائق‬ ‫النظام‬ ................................ ......................... 143 ‫أوال‬ : ‫مزايا‬ ‫استخدام‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ................................ ......... 143 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫خصائص‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ................................ .... 144 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫التطور‬ ‫والتغري‬ ‫التكنولوجي‬ TechnologicalDevelopmentandChanges ................... 148 ‫ا‬‫رابع‬ : ‫عالقة‬ ‫عمليات‬ ‫االحتفاظ‬ ‫بنظام‬ ‫االسرتجاع‬ ................................ .......... 151 ‫ا‬‫خامس‬ : ‫خصائص‬ ‫أشكال‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ............... 153
‫املحتويات‬ ‫قائمة‬ ‫ه‬ ‫عمليات‬ ‫التداول‬ " ‫اإلتاحة‬ " ................................ ................... 153 ‫أوال‬ : ‫خيارات‬ ‫وبدائل‬ ‫عمليات‬ ‫االسرتجاع‬ ................................ ................ 155 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫متطلبات‬ ‫بيانات‬ ‫الوثائق‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ( ‫امليتاداتا‬ ) ...................... 159 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫أنواع‬ ‫امليتاداتا‬ ................................ ................................ ...... 160 ‫ا‬‫رابع‬ : ‫املراقبة‬ ‫والسيطرة‬ ‫عىل‬ ‫عمليات‬ ‫االسرتجاع‬ ................................ ........... 161 ‫الفصل‬ ‫الثالث‬ : ‫إدارة‬ ‫الطوارئ‬ ‫واألزمات‬ ‫لنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكترونية‬ .................. 163 ‫املفاهيم‬ ‫األساسية‬ ‫إلدارة‬ ‫الطوارئ‬ ‫واألزمات‬ ................................ ..... 164 ‫أوال‬ : ‫حاالت‬ ‫الطوارئ‬ ................................ ................................ ... 164 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫الكارثـة‬ ................................ ................................ ........... 164 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫أنواع‬ ‫الطوارئ‬ ................................ ................................ ..... 164 ‫ا‬‫رابع‬ : ‫تقدير‬ ‫املخاطر‬ ................................ ................................ ..... 167 ‫ا‬‫خامس‬ : ‫حساب‬ ‫التأثريات‬ ‫املحتملة‬ ................................ ........................ 169 ‫ا‬‫سادس‬ : ‫طرق‬ ‫إجراءات‬ ‫التقديرات‬ : ................................ ....................... 170 ‫محاية‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫من‬ ‫األخطار‬ ‫املحتملة‬ ......................... 174 ‫أوال‬ : ‫احلامية‬ ‫من‬ ‫خطر‬ ‫املياه‬ ................................ ................................ 174 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫احلامية‬ ‫من‬ ‫النار‬ ................................ ................................ ..... 175 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫احلامية‬ ‫من‬ ‫االخرتاق‬ ................................ ................................ 176 ‫إعداد‬ ‫خطة‬ ‫الطوارئ‬ ................................ ........................... 177 ‫أوال‬ : ‫االستعداد‬ ................................ ................................ ......... 178 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫االستجابة‬ ................................ ................................ ......... 178 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫اال‬ ‫ستعادة‬ ................................ ................................ .......... 178 ‫عنارص‬ ‫خطة‬ ‫الطوارئ‬ ................................ .......................... 179 ‫أوال‬ : ‫املقدمة‬ ‫واألهداف‬ ................................ ................................ .. 180 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫حاالت‬ ‫الطوارئ‬ ‫أو‬ ‫الكوارث‬ ‫املحتملة‬ ................................ ............... 181 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫اإلجراءات‬ ‫الوقائية‬ ................................ ................................ . 182 ‫ا‬‫رابع‬ : ‫إجراءات‬ ‫الطوارئ‬ ................................ ................................ 182 ‫ا‬‫خامس‬ : ‫حتديد‬ ‫االتصاالت‬ ‫األساسية‬ ................................ ...................... 185
‫و‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫ا‬‫سادس‬ : ‫حتديد‬ ‫املعلومات‬ ‫ذات‬ ‫األمهية‬ ‫اخلاصة‬ ................................ .............. 186 ‫ا‬‫سابع‬ : ‫وصف‬ ‫ختطيط‬ ‫املبنى‬ ................................ ............................... 187 ‫اخلطوات‬ ‫الالزمة‬ ‫إلمتام‬ ‫نجاح‬ ‫اخلطة‬ ................................ ............. 187 ‫أوال‬ : ‫احلصول‬ ‫عىل‬ ‫املوافقات‬ ................................ ............................. 188 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫تأسيس‬ ‫فريق‬ ‫االستجابة‬ ‫للطوارئ‬ ................................ ................... 188 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫تدريب‬ ‫وتوعية‬ ‫املوظفني‬ ................................ ............................ 190 ‫ا‬‫رابع‬ : ‫تقييم‬ ‫ومراجعة‬ ‫اخلطة‬ ................................ .............................. 192 ‫ا‬‫خامس‬ : ‫تقارير‬ ‫الكارثة‬ ................................ ................................ ... 195 ‫ختزين‬ ‫ومعاجلة‬ ‫الوثائق‬ ‫اهلامة‬ ‫بالنظام‬ ................................ ............. 195 ‫أوال‬ : ‫عمل‬ ‫قائمة‬ ‫هبذه‬ ‫الوثائق‬ ................................ ............................. 196 ‫ثانيا‬ : ‫معاجلة‬ ‫الوسائط‬ ‫وختزينها‬ ................................ ............................ 196 ‫التغطية‬ ‫واستعادة‬ ‫العمليات‬ ................................ ..................... 198 ‫أوال‬ : ‫عنارص‬ ‫خطة‬ ‫االستعادة‬ ‫والتغطية‬ ................................ ..................... 198 ‫إجراءات‬ ‫عمليات‬ ‫االستعادة‬ ................................ .................... 200 ‫قاموس‬ ‫المصطلحات‬ ‫المفاهيم‬ ‫الخاصة‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكترونية‬ ..................... 203 ‫قائمة‬ ‫المراجع‬ ................................ ................................ ................................ .................... 215 ‫أوال‬ : ‫املراجع‬ ‫العربية‬ ................................ ............................ 215 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫املراجع‬ ‫األجنبية‬ ................................ ........................... 217 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫مواقع‬ ‫اإلنرتنت‬ ................................ ........................... 220
- ‫ز‬ – ‫الم‬ ‫ـ‬ ‫ق‬ ‫ـ‬ ‫دم‬ ‫ــ‬ ‫ة‬ ‫ال‬ ‫وحده‬ ‫اهلل‬ ‫إال‬ ‫إله‬ ‫ال‬ ‫أن‬ ‫وأشهد‬ ،‫أستعني‬ ‫وبه‬ ،‫توكلت‬ ‫عليه‬ ،‫العاملني‬ ‫رب‬ ‫هلل‬ ‫احلمد‬ ‫وسلم‬ ‫صل‬ ‫اللهم‬ ،‫الدين‬ ‫يوم‬ ‫احلمد‬ ‫لواء‬ ‫حامل‬ ،‫ورسوله‬ ‫عبده‬ ‫ا‬‫حممد‬ ‫أن‬‫وأشهد‬ ،‫له‬ ‫رشيك‬ ،‫وبعد‬ ،‫الدين‬ ‫يوم‬ ‫إىل‬ ‫بإحسان‬ ‫هلم‬ ‫والتابعني‬ ‫وصحبه‬ ‫آله‬ ‫وعىل‬ ‫عليه‬ ‫العاملني‬ ‫واألصدقاء‬ ‫الزمالء‬ ‫لرغبة‬ ‫ا‬‫حتقيق‬ ‫تنفيذه‬ ‫تم‬ ‫الكتاب‬ ‫هذا‬ ‫يف‬ ‫جم‬ ‫الوثائق‬ ‫ال‬ ‫اخلاصة‬ ‫الدكتوراه‬ ‫لرسالة‬ ‫نرش‬ ‫أنه‬ ‫حيث‬ ‫واألرشيف؛‬ ‫يب‬ ، ‫والتي‬ ‫بمناقشتها‬ ‫قمت‬ ‫يف‬ ‫فرباير‬ 2007 ، ‫والتي‬ ‫عنواهنا‬ ‫كان‬ : " ‫تأسيس‬ ‫و‬ ‫إدارة‬ ‫األرشيفات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ : ‫للمفاهيم‬ ‫دراسة‬ ‫الت‬ ‫وأساليب‬ ‫والنظريات‬ ‫طبيق‬ " ‫والتي‬ ‫نظم‬ ‫خيص‬ ‫ما‬ ‫كل‬ ‫تناولت‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫ا‬ ‫إل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫؛‬ ‫حيث‬ ‫من‬ : ‫التأسيس‬ ‫واإلدارة‬ ‫توضيح‬ ‫من‬ ‫تضمنته‬ ‫وما‬ ،‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫وختطيط‬ .‫عملها‬ ‫وكيفية‬ ‫النظم‬ ‫هبذه‬ ‫اخلاصة‬ ‫للتكنولوجيات‬ ‫مرجع‬‫الرسالة‬‫هذه‬ ‫من‬‫جعل‬‫مما‬ ‫ا‬ ‫أ‬ ‫ساسي‬ ‫الباحثني‬‫ملعظم‬‫ا‬ ‫يف‬ ‫الوثائق‬‫جمال‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وعمليات‬ ‫إ‬ .‫دارهتا‬  ‫اخلاصة‬ ‫املفاهيم‬ ‫الكتاب‬ ‫هذا‬ ‫ويتناول‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫وت‬ ‫وضيح‬ ‫النظم‬ ‫تلك‬ ‫ماهية‬ ، ‫وما‬ ‫هي‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ ‫متطلبات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بام‬ ‫يف‬ ‫ذلك‬
‫ح‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫الشكل‬‫من‬‫والتحول‬‫الرقمنة‬‫عمليات‬ ‫الورقي‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫؟‬ ‫وما‬، ‫هي‬ ‫اإلجر‬ ‫اءات‬ ‫عمليات‬ ‫نجاح‬ ‫لضامن‬ ‫اتباعها‬ ‫الواجب‬ ‫والسياسات‬ ‫إدارة‬ ‫واجلهات‬ ‫باملؤسسات‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫املختلفة‬ ‫؟‬ ، ‫إضافة‬ ‫إىل‬ ‫املوضوعات‬ ‫بعض‬ ‫و‬ ‫الوثائق‬ ‫بحجية‬ ‫اخلاصة‬ ‫القانونية‬ ‫القضايا‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بالوثائق‬ ‫اخلاصة‬ ‫الفكرية‬ ‫امللكية‬ ‫وحقوق‬ ‫التي‬ ‫من‬ ‫هبا‬ ‫التعامل‬ ‫يتم‬ ‫نظم‬ ‫خالل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ .‫ية‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫خطط‬ ‫الكتاب‬ ‫هذا‬ ‫تناول‬ ‫إدارة‬ ‫مواجهة‬ ‫بكيفية‬ ‫اخلاصة‬ ‫واألزمات‬ ‫الكوارث‬ ‫املخاطر‬ ‫التي‬ ‫ونظم‬ ‫الوثائق‬ ‫حفظ‬ ‫أماكن‬ ‫هلا‬ ‫تتعرض‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬  ‫نظم‬ ‫خيص‬‫ما‬ ‫كل‬‫يتناول‬ ‫متكامل‬ ‫دليل‬‫لتقديم‬‫حماولة‬ ‫يعد‬ ‫الكتاب‬ ‫فهذا‬ ‫إدار‬ ‫ة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫تأسيسها‬‫وكيفية‬ ‫وإدارهتا‬ ‫أساس‬‫عىل‬ ‫علمي‬ ‫و‬‫للمواصفات‬‫وفقا‬‫صحيح‬ ‫املعايري‬ ‫واملتبعة‬ ‫املستخدمة‬ ‫الدولية‬ ‫يف‬ ‫تأسيس‬ ‫وإدارة‬ ‫نظم‬ ‫وتأمني‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لك‬ ‫رتون‬ ،‫ية‬ ‫داعيا‬ ‫الكتاب‬ ‫هذا‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫اهلل‬ ‫إضافة‬ ‫الوثائق‬ ‫دراسات‬ ‫طريق‬ ‫عىل‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ونظم‬ ‫إد‬ .‫ارهتا‬ ‫واملس‬ ‫املوفق‬ ‫واهلل‬ ‫تعان‬ ‫املؤلف‬ ‫فرباير‬ 2015
- 1 – ‫األول‬ ‫الفصل‬ : ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لتتوون‬ ‫ية‬ ‫وأثره‬ ‫المعلومات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫تطور‬ ‫عن‬ ‫لمحة‬ ‫ا‬ ‫الوثائق‬ ‫على‬ ‫التوسع‬ ‫أدى‬ ‫يف‬ ‫احلاسبات‬ ‫استخدام‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫إىل‬ ‫ط‬ ‫عىل‬ ‫رسيعة‬ ‫تغيريات‬ ‫أداء‬ ‫ريق‬ ‫هذه‬ ‫ضمن‬ ‫ومن‬ ،‫احلياة‬ ‫ومناحي‬ ‫املجاالت‬ ‫مجيع‬ ‫عىل‬ ‫ذلك‬ ‫وانعكس‬ ،‫وإنجازها‬ ‫األعامل‬ ‫املجاالت‬ ‫و‬ ‫حفظ‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الت‬ ‫الوثائق‬ ‫ي‬ ‫تأثر‬ ‫تأثرت‬ ‫ا‬ ‫شديد‬ ‫ا‬ ‫اهلائل‬ ‫بالتطور‬ ‫ال‬ ‫ذي‬ ‫عىل‬ ‫طرأ‬ ‫حفظ‬ ‫نظم‬ ‫عىل‬ ‫انعكس‬ ‫مما‬ ‫االتصاالت‬ ‫وثورة‬ ‫واملعلومات‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫و‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ، ‫الوثائق‬ ‫حفظ‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ ‫عند‬ ‫املتبعة‬ ‫والسياسات‬ ‫األساليب‬ ‫حتى‬ ‫أ‬ ‫صبحت‬ ‫تبع‬ ‫الوقت‬ ‫بمرور‬ ‫للتغيري‬ ‫عرضة‬ ‫ا‬ ‫التطور‬ ‫هلذا‬ ‫التكنولوجي‬ . ‫القرن‬ ‫من‬ ‫واخلمسينيات‬ ‫األربعينيات‬ ‫منذ‬ ‫الكربى‬ ‫احلاسبات‬ ‫فمن‬ ‫املايض‬ ‫وحتى‬ ‫احلاسب‬‫بداية‬ ‫الشخيص‬ ‫يف‬ ‫وصوال‬‫السبعينيات‬ ‫احلاسب‬‫لشبكات‬ ‫يف‬ ‫التس‬ ‫تطور‬‫كان‬‫عينيات‬ ‫رسيع‬ ‫املعلومات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫ا‬ .‫للغاية‬ ‫رئيسية‬ ‫اجتاهات‬ ‫ثالثة‬ ‫هناك‬ ‫كان‬ ‫وقد‬ ‫يف‬ ‫خيص‬ ‫فيام‬ ‫املعلومات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫تطوير‬ ‫ب‬ ‫املتعلقة‬ ‫التطبيقات‬ ‫إدارة‬ ‫عىل‬ ‫القائمون‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫االجتاهات‬ ‫هذه‬ ،‫الوثائق‬ ‫إ‬ ‫دارة‬ ‫إملام‬ ‫هبا‬ ‫ملمني‬ ‫الوثائق‬ ‫ا‬ ‫كافي‬ ‫ا‬ ، ‫و‬ ‫ه‬ ‫ي‬ ‫يف‬ ‫تتمثل‬ :
2 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫الكبرية‬ ‫احلاسبات‬ ‫استخدام‬ .  ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬  .‫الشبكات‬ ‫استخدام‬ ( 1 ) ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫استخدامًاحلاسباتًالكبرية‬ ً Mainframe Computers ً ‫تستخدم‬ ‫الكبرية‬ ‫احلاسبات‬ ‫من‬ ‫األوىل‬ ‫األجيال‬ ‫كانت‬ ‫يف‬ ‫وب‬ ‫اخلاصة‬ ‫الرشكات‬ ‫عض‬ ‫القرن‬ ‫من‬ ‫واخلمسينيات‬ ‫األربعينيات‬ ‫خالل‬ ‫احلكومية‬ ‫اجلهات‬ ‫املايض‬ ‫تس‬ ‫كانت‬ ‫وقد‬ ‫تخدم‬ ‫يف‬ ‫الرقمية‬ ‫باحلسابات‬ ‫املتعلقة‬ ‫املهام‬ ‫ميكنة‬ ( ‫مثل‬ : ‫الرضائب‬ ، ‫اإلحصائيات‬ . .. )‫إلخ‬ ‫وقد‬ ‫بنظام‬ ‫معاجلتها‬ ‫يتم‬ ‫ثم‬ ‫احلاسبات‬ ‫عىل‬ ‫تدخل‬ ‫البيانات‬ ‫كانت‬ " ‫الدفعات‬ " . ( 2 ) ‫مصطلح‬ ‫ويشري‬ " ‫بالدفعات‬ ‫التنفيذ‬ Batches " ‫إىل‬ ‫عىل‬ ‫البيانات‬ ‫معاجلة‬ ‫أسلوب‬ ‫احلاسبات‬ ‫يف‬ ‫جمموعات‬ ‫أو‬ ‫مقدم‬ ‫املرتاكمة‬ ‫البيانات‬ ‫من‬ ‫دفعات‬ ‫ا‬ ، ‫أو‬ ‫زمنية‬ ‫فرتات‬ ‫عىل‬ ‫بدون‬ ‫قادر‬ ‫املستخدم‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫ا‬ ‫عمل‬ ‫عىل‬ ‫أي‬ ‫املعاجلة‬ ‫عملية‬ ‫خالل‬ ‫تعديل‬ . ‫عملية‬ ‫وخمرجات‬ " ‫بالدفعات‬ ‫التنفيذ‬ " ‫املعلومات‬ ‫من‬ ‫جمموعة‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ‫التي‬ ‫ي‬ ‫مكن‬ ‫استخدامها‬ ‫يف‬ ‫ا‬ ‫ووثائق‬ ‫وامللخصات‬ ‫واحلسابات‬ ‫الفواتري‬ ‫األخرى‬ ‫لعمل‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫يف‬ ‫التقارير‬ .‫العلمية‬ ‫األبحاث‬ ‫وحتليالت‬ ( 3 ) ‫القتنائها‬ ‫سواء‬‫مرتفعة‬‫الكبرية‬‫احلاسبات‬‫تكاليف‬‫كانت‬‫ولقد‬ ‫أو‬ ‫تشغي‬ ‫فه‬‫لها‬ ‫ي‬ ‫حتتاج‬ ‫التطبيقات‬ ‫من‬ ‫جديد‬ ‫نوع‬ ‫كل‬ ‫لتطوير‬ ‫معقدة‬ ‫برامج‬ ‫التي‬ ‫معها‬ ‫تتعامل‬ ، ‫واضط‬ ‫كثري‬ ‫رت‬ (1) Saffady, William: Managing Electronic Records. Lanham: Scarecrow Press Inc., 2003, p 11. (2) Ibid. (3) Ibid., p12.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 3 ‫اجلهات‬ ‫من‬ ‫إىل‬ ‫حمليل‬ ‫وتعيني‬ ،‫للحاسب‬‫إدارات‬‫إنشاء‬ ‫متخصص‬ ‫نظم‬ ‫ني‬ ، ‫فضال‬ ‫ع‬ ‫ن‬ ‫مربجمني‬ ‫العمليا‬ ‫وصيانة‬ ‫لتشغيل‬ ‫وعاملني‬ ‫ت‬ ، ‫الربامج‬ ‫حتديد‬ ‫املتخصصني‬ ‫هؤالء‬ ‫مهام‬ ‫من‬ ‫كان‬ ‫وقد‬ ‫النظام‬ ‫عمل‬ ‫كيفية‬ ‫وتوضيح‬ ‫استخدامها‬ ‫املطلوب‬ ‫واألجهزة‬ . ( 4 ) ‫وكانت‬ ‫الكبرية‬ ‫احلاسبات‬ ‫إمكانية‬ ‫وأمهلت‬ ‫املركزية‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫الوصو‬ ‫إتاحة‬ ‫ل‬ ‫احلاسب‬ ‫مع‬ ‫للمستخدمني‬ ‫املبارش‬ ‫والتعامل‬ . ( 5 ) ‫مبدأ‬ ‫احلاسبات‬ ‫منتجو‬ ‫قدم‬ ‫الستينيات‬ ‫فرتة‬ ‫وخالل‬ " ‫بالوقت‬ ‫املشاركة‬ Time- Sharing " ‫بالوصول‬ ‫مستخدم‬ ‫من‬ ‫ألكثر‬ ‫السامح‬ ‫عىل‬ ‫يقوم‬ ‫وهو‬ ‫إىل‬ ‫وتداوهلا‬ ‫البيانات‬ ‫يف‬ .‫الوقت‬ ‫نفس‬ ‫مفهوم‬ ‫أعطى‬ ‫ولقد‬ " ‫بالوقت‬ ‫املشاركة‬ " ‫لألمام‬ ‫دفعة‬ ‫من‬ ‫املبكر‬ ‫الشكل‬ ‫نحو‬ ‫الربامج‬ ‫من‬ ‫جديدة‬ ‫أنواع‬ ‫وتطوير‬ ‫بعد‬ ‫عن‬ ‫البيانات‬ ‫وتداول‬ ‫احلاسب‬ ‫شبكات‬ . ( 6 ) ‫االنخفاض‬ ‫مع‬ ‫اجلديدة‬‫الربامج‬‫لظهور‬‫كان‬‫وقد‬ ‫يف‬ ‫أث‬‫والتخزين‬ ‫التشغيل‬‫تكاليف‬ ‫ره‬ ‫يف‬ ‫تعقيد‬ ‫األكثر‬ ‫واألعامل‬ ‫التطبيقات‬ ‫أمتتة‬ ‫عىل‬ ‫املنظامت‬ ‫حث‬ ‫ا‬ . ‫السبعينيات‬ ‫فرتة‬ ‫وخالل‬ ‫الثامنين‬ ‫للتطبيقات‬ ‫يكن‬ ‫مل‬ ‫يات‬ ‫التي‬ ‫اع‬ ‫عىل‬ ‫تمدت‬ ‫الكبري‬ ‫احلاسبات‬ ‫ة‬ ‫أ‬ ‫ي‬ ‫و‬ ‫حفظ‬ ‫نظم‬ ‫عىل‬ ‫تأثري‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ، ‫الواض‬ ‫التأثري‬ ‫كان‬ ‫ولكن‬ ‫لدى‬ ‫ح‬ (4) Kreger, Larry: Paper and the Information Age. Boston: Academic Press, 2002. p 23. (5) Ibid. (6) Saffady, William, Op.Cit., p.14.
4 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫و‬ ‫حفظ‬ ‫نظم‬ ‫عن‬ ‫املسئولني‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ، ‫الناتج‬ ‫تنامى‬ ‫هو‬ ‫أجهزة‬ ‫من‬ ‫املطبوع‬ ‫احلاسب‬ . ( 7 ) ‫أما‬ ‫يف‬ ‫شيوع‬ ‫أكثر‬ ‫والشبكات‬ ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ ‫استعامل‬ ‫أصبح‬ ‫التسعينيات‬ ‫ا‬ ‫من‬ ‫هناية‬ ‫اخلرباء‬ ‫توقع‬ ‫وهلذا‬ ،‫الكبرية‬ ‫احلاسبات‬ ‫استعامل‬ ‫الكبرية‬ ‫احلاسبات‬ ‫أهن‬ ‫إال‬ ‫زالت‬ ‫ما‬ ‫ا‬ ‫بنسبة‬‫ولكن‬‫اآلن‬‫حتى‬‫تستخدم‬ ‫بسيطة‬ ‫فهي‬ ‫م‬‫صغرية‬‫ولو‬‫مئوية‬ ‫نسبة‬‫متثل‬‫مازالت‬ ‫السوق‬‫ن‬ ‫العاملي‬ ‫املعلومات‬ ‫لتقنيات‬ . ( 8 ) ‫أنتجت‬ ‫الكبرية‬ ‫احلاسبات‬ ‫مركزية‬ ‫من‬ ‫وتذمرهم‬ ‫املستخدمني‬ ‫ملطالب‬ ‫واستجابة‬ ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ ‫عليها‬ ‫أطلق‬ ‫صغرية‬ ‫حاسبات‬ ‫الرشكات‬ . ‫ًا‬:‫ًا‬‫ي‬‫ثان‬ ًًًًًًًً ‫حلاسباتًالشخصية‬ ً Personal Computers- PCs ً ‫يف‬ ‫سنة‬ 1981 ‫رشكة‬ ‫قدمت‬ IBM " International Business Machines " ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ ‫املستخدمني‬ ‫أسواق‬ ، ‫أدى‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫عىل‬ ‫جذرية‬ ‫تغيريات‬ ‫ألعامهلم‬ ‫واألفراد‬ ‫املنظامت‬ ‫أداء‬ ‫طريق‬ . ‫زودت‬ ‫الثامنينيات‬ ‫منتصف‬ ‫وىف‬ ‫بالربامج‬ ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ " ‫سهلة‬ ‫ا‬ ‫ال‬ ‫ستخدام‬ User Friendly " ‫عىل‬ ‫تشتمل‬ ‫الربامج‬ ‫وهذه‬ : ‫معاجلة‬ ‫برامج‬ ‫الكلامت‬ ، ‫واجلداول‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫و‬ ‫قواعد‬ ‫البيانات‬ . .. ‫االستخدام‬ ‫سهلة‬ ‫الربامج‬ ‫من‬ ‫وغريها‬ ، ‫والتي‬ ‫تت‬ ‫يح‬ ‫ملستخدم‬ ‫ي‬ ‫بسهولة‬ ‫أعامهلم‬ ‫إنجاز‬ ‫احلاسبات‬ .‫ورسعة‬ ( 9 ) (7) Kreger, Larry, Op.Cit., p.25. (8) Saffady, William, Op.Cit., p.17. (9) Ibid., p.17.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 5 ‫و‬ ‫االستخدام‬ ‫السهلة‬ ‫الربامج‬ : " ‫ه‬ ‫ي‬ ‫والتشغيل‬ ‫اإلعداد‬ ‫سهلة‬ ‫الربامج‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ‫واالستخدام‬ " ( 10 ) ‫وقد‬ ‫الوثائق‬ ‫عىل‬ ‫األثر‬ ‫عظيم‬ ‫له‬ ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ ‫استخدام‬ ‫كان‬ ، ‫حي‬ ‫من‬ ‫ث‬ ‫األثر‬ ‫هذا‬ ‫وامتد‬ ،‫عليها‬ ‫والسيطرة‬ ‫وإدارهتا‬ ‫إنتاجها‬ ‫نفسها‬ ‫احلفظ‬ ‫نظم‬ ، ‫عكس‬ ‫عىل‬ ‫الكبرية‬ ‫احلاسبات‬ ، ‫التي‬ ‫مركزية‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫كانت‬ ‫إدارة‬ ‫البيانات‬ ‫ومعاجلة‬ . ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ ‫خالل‬ ‫فمن‬ ‫أمكن‬ ‫للمستخدم‬ ‫أو‬ ‫املستخدم‬ ‫جمموعة‬ ‫أن‬ ‫ني‬ ‫يف‬ ‫يتحكموا‬ ‫احلاسبات‬ ، ‫يتحكم‬ ‫وان‬ ‫يستخدمها‬ ‫وكيف‬ ‫متى‬ ‫يقرر‬ ‫أن‬ ‫املستخدم‬ ‫ويستطيع‬ ‫يف‬ ‫احلاسب‬ ‫عىل‬ ‫املخزنة‬ ‫املعلومات‬ ، ‫وبالتايل‬ ‫أتاحت‬ ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫فإن‬ ‫التكاليف‬ ‫بأقل‬ ‫الوقت‬ ‫نفس‬ ‫وىف‬ ‫احلاسبات‬ ‫استخدام‬ ‫واملنظامت‬ ‫األفراد‬ ‫من‬ ‫لكثري‬ . ً:‫ًا‬‫ث‬‫ثال‬ ًًًًًًً ‫شبكاتًاحلاسب‬ ً Computer Networks ً ‫يف‬ ‫ال‬‫منتصف‬ ‫األهم‬‫التقدم‬ ‫بدأ‬ ‫ثامنينيات‬ ‫يف‬ ‫احلاسبات‬‫استخدام‬ ، ‫وذلك‬ ‫ثورة‬‫بتكامل‬ ‫االتصاالت‬ ‫احلاسب‬ ‫شبكات‬ ‫وتشكيل‬ ‫إلخراج‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫مع‬ . ‫حاسب‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫باتصال‬ ‫للجهات‬ ‫الشبكات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫وتسمح‬ ‫شخيص‬ ‫يف‬ ‫نطاق‬ ‫حملية‬ ‫اتصال‬ ‫شبكة‬ Local Area Network ( LAN ‫من‬ ‫كبري‬ ‫عدد‬ ‫لتمكني‬ ‫وذلك‬ ) ‫ا‬ ‫االشرتاك‬ ‫من‬ ‫ملستخدمني‬ ‫يف‬ ‫عىل‬ ‫امللفات‬ ‫وحفظ‬ ‫واحدة‬ ‫برامج‬ ‫تطبيقات‬ ‫استخدام‬ ‫والرسائل‬ ‫الوثائق‬ ‫ونقل‬ ‫ختزينية‬ ‫مساحات‬ ‫إلكرتون‬ ‫ي‬ ‫ا‬ . ( 11 ) (10) Ibid. (11) Ibid., p.18.
6 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫مثل‬ ‫لالتصاالت‬ ‫ومقاييس‬ ‫معايري‬ ‫أقرت‬ ‫الثامنينيات‬ ‫أواخر‬ ‫وىف‬ : Transmission Control Protocol/Internet Protocol- TCP/IP ‫والتي‬ ‫مئات‬ ‫ربط‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫جعلت‬ ‫املحلية‬ ‫االتصاالت‬ ‫شبكات‬ ‫من‬ ‫األلوف‬ ، ‫اإلقليمية‬ ‫الشبكات‬ ‫مع‬ ‫الشخصية‬ ‫واحلاسبات‬ ‫والعاملية‬ ، ‫ه‬ ‫معروفة‬ ‫عاملية‬ ‫شبكة‬ ‫وأفضل‬ ‫ي‬ ‫اإلنرتنت‬ ‫شبكة‬ ‫والتي‬ ‫مست‬ ‫عدد‬ ‫وصل‬ ‫خدميها‬ ‫مليون‬ ‫مائة‬ ‫سنة‬ ‫منذ‬ 1998 ‫يف‬ .‫دولة‬ ‫وعرشون‬ ‫مائة‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ( 12 ) ‫بني‬ ‫التكامل‬ ‫أدى‬‫وقد‬ ‫لك‬‫واالتصاالت‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫ي‬ ‫تصل‬ ‫الشبكات‬ ‫هامة‬ ‫نتائج‬ ، ‫و‬ ‫حفظ‬ ‫طريق‬ ‫عىل‬ ‫إدارة‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫هذه‬ ‫استغالل‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫الوثائق‬ . ‫وتتسم‬ ‫احلاسبات‬ ‫والمركزية‬ ‫استقاللية‬ ‫بني‬ ‫جتمع‬ ‫بأهنا‬ ‫الشبكات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫الكبرية‬ ‫للحاسبات‬ ‫املركزية‬ ‫السيطرة‬ ‫من‬ ‫وبعض‬ ‫الشخصية‬ ، ‫ت‬ ‫أدى‬ ‫وهذا‬ ‫كنولوجي‬ ‫ا‬ ‫املعلومات‬ ‫معاجلة‬ ‫التي‬ ‫إل‬ ‫اجلهات‬ ‫إليها‬ ‫حتتاج‬ ‫دارة‬ ‫أمر‬ ‫أعامهلا‬ ‫ا‬ ‫عملي‬ ‫ا‬ ‫أكثر‬ ، ‫وأصبح‬ ‫يف‬ ‫الوثائق‬ ‫حفظ‬ ‫اإلمكان‬ ‫إلكرتون‬ ‫يا‬ ‫يف‬ ‫مركزية‬ ‫بيانات‬ ‫قاعدة‬ ‫يف‬ ‫مشرت‬ ‫ختزينية‬ ‫مساحة‬ ‫عىل‬ ‫كة‬ ‫شخيص‬ ‫حلاسب‬ ‫الصلب‬ ‫القرص‬ ‫عىل‬ ‫الشبكة‬ ‫اعتامد‬ ‫واحد‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫بيئة‬ ‫عىل‬ ‫ا‬ ‫الشبكات‬ . ( 13 ) ‫املعلومات‬ ‫حفظ‬ ‫عىل‬ ‫فالقدرة‬ ‫يف‬ ‫ختزين‬ ‫عند‬ ‫صعوبة‬ ‫أكثر‬ ‫األمر‬ ‫جيعل‬ ‫متعددة‬ ‫أماكن‬ ‫أو‬ ‫اسرتجاع‬ ‫أو‬ ‫الوثائق‬ ‫حذف‬ . ‫املالحظ‬ ‫ومن‬ ‫أ‬ ‫تطور‬ ‫حدث‬ ‫كلام‬‫نه‬ ‫يف‬ ‫واحلاسبات‬ ‫املعلومات‬ ‫تكنولوجيا‬ ، ‫كا‬ ‫هناك‬ ‫ن‬ ‫التواز‬ ‫عىل‬ ‫ي‬ ‫تطور‬ ‫يف‬ ‫و‬ ‫حفظ‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ .‫الوثائق‬ (12) Ibid., p.18-19. (13) Ibid., p.19.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 7 ‫تطور‬ ‫بني‬ ‫العالقة‬ ‫بأن‬ ‫القول‬ ‫ونستطيع‬ ‫املعلومات‬ ‫تكنولوجيا‬ ، ‫نظ‬ ‫وتطور‬ ‫حفظ‬ ‫م‬ ‫الوثائق‬ " ‫طردية‬ ‫عالقة‬ " ‫تطور‬ ‫حيدث‬ ‫كان‬ ‫كلام‬ ‫أنه‬ ‫بمعنى‬ ‫يف‬ ‫املعلومات‬ ‫تكنولوجيا‬ ، ‫كان‬ ‫و‬ ‫حفظ‬ ‫نظم‬ ‫تطور‬ ‫عىل‬ ‫باإلجياب‬ ‫ذلك‬ ‫ينعكس‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ، ‫نظم‬ ‫ظهور‬ ‫عنه‬ ‫نتج‬ ‫مما‬ ‫إ‬ ‫دارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ ‫نظم‬ ‫وتطور‬ ‫نشأة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫الورقية‬ ‫الوثيقة‬ ‫كانت‬ ‫هي‬ ‫انتشار‬ ‫األشكال‬ ‫أكثر‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫احلفظ‬ ‫نظم‬ ‫يف‬ ‫كثري‬ ‫بيئات‬ ‫من‬ ‫العمل‬ ، ‫الشكل‬ ‫وكان‬ ‫الورقي‬ ‫الكم‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫للوثائق‬ ‫املختلفة‬ ‫األشكال‬ ‫عىل‬ ‫املسيطر‬ ‫هو‬ . ‫القرن‬‫من‬‫الثامنينيات‬‫أوائل‬‫منذ‬‫املعلومات‬‫تكنولوجيا‬‫النتشار‬‫ونتيجة‬ ‫ا‬ ‫ملايض‬ ‫متمثلة‬ ‫يف‬ ‫الكبرية‬ ‫احلاسبات‬ ، ‫وصوال‬ ‫املتمثل‬ ‫لتطورها‬ ‫يف‬ ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ ، ‫و‬ ‫التي‬ ‫حتتوي‬ ‫عىل‬ ‫متطورة‬ ‫وتطبيقات‬ ‫تقنيات‬ ، ‫الوسيط‬ ‫شكل‬ ‫أن‬ ‫اخلرباء‬ ‫توقع‬ ‫فقد‬ ‫الورقي‬ ‫ي‬ ‫بام‬ ‫من‬ ‫سببه‬ ‫مشكالت‬ ‫يف‬ ‫اهلائل‬ ‫الكم‬ ‫بسبب‬ ‫احلفظ‬ ‫الذي‬ ‫سوف‬ ‫أعامهلا‬ ‫خالل‬ ‫واهليئات‬ ‫اجلهات‬ ‫تنتجه‬ ‫كبري‬ ‫بشكل‬ ‫يقل‬ . ‫بشكل‬ ‫احلاسبات‬ ‫استخدام‬ ‫أن‬ ‫إال‬ ‫واسع‬ ، ‫أدى‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫وتزايد‬ ‫انتشار‬ ‫الو‬ ‫رقي‬ ‫باجلهات‬ ، ‫باحلاسبات‬ ‫املعاجلة‬ ‫املعلومات‬ ‫معظم‬ ‫ألن‬ ‫وذلك‬ ، ‫واستخدامها‬ ‫طباعتها‬ ‫يتم‬ ‫كمرجع‬ ‫أو‬ ‫يف‬ ‫بامللفات‬ ‫احلفظ‬ ‫عمليات‬ . ( 14 ) (14) Kreger, Larry, Op.Cit., p.28.
8 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫فمثال‬ ، ‫الكتابة‬ ‫بربامج‬ ‫املكتوبة‬ ‫الوثائق‬ )‫الكلامت‬ /‫النصوص‬ ‫(معاجلة‬ ، ‫طباعتها‬ ‫يتم‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫عىل‬ ‫من‬ ، ‫لك‬ ‫صممت‬ ‫البيانات‬ ‫قواعد‬ ‫أن‬ ‫من‬ ‫وبالرغم‬ ‫ي‬ ‫متاحة‬ ‫تكون‬ ‫احلاسبات‬‫عىل‬‫مبارش‬‫بشكل‬ ، ‫جزء‬‫أن‬‫إال‬ ‫ا‬ ‫الوسيط‬‫عىل‬‫تقاريره‬‫طبع‬‫عىل‬‫يعتمد‬‫منها‬ ‫ا‬ .‫لورقي‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫تطور‬ ‫بأن‬ ‫القول‬ ‫نستطيع‬ ‫لذا‬ ، ‫عىل‬ ‫واضح‬ ‫تأثري‬ ‫له‬ ‫كان‬ ‫و‬ ‫حفظ‬ ‫عمليات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ، ‫التأثري‬ ‫هذا‬ ‫ويتمثل‬ ‫يف‬ ‫اجتاه‬ ‫أساسيني‬ ‫ني‬ : - ‫األول‬‫االجتاه‬ : ‫املؤسسات‬‫داخل‬‫املستخدمة‬‫األوراق‬‫كميات‬‫تنامى‬ ، ‫وت‬ ‫أ‬ ‫ثري‬ ‫ذلك‬ ‫باملؤسسات‬ ‫الوثائق‬ ‫وتداول‬ ‫حفظ‬ ‫عمليات‬ ‫عىل‬ . - ‫الثاين‬‫االجتاه‬ : ‫الوثائق‬‫أشكال‬‫من‬‫جديد‬‫شكل‬‫ظهور‬ ، ‫الوثائق‬‫وهو‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ ‫ية‬ ‫؛‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫استخدام‬ ‫نتيجة‬ ‫يف‬ ‫إنجاز‬ ‫باملؤسسات‬ ‫األعامل‬ ، ‫تطلب‬ ‫مما‬ ‫املشكالت‬ ‫هذه‬ ‫معاجلة‬ ‫خالهلا‬ ‫من‬ ‫يتم‬ ‫منطقية‬ ‫حللول‬ ‫الوصول‬ ‫رضورة‬ . ‫والتطور‬ ‫التوسع‬ ‫أدى‬ ‫وقد‬ ‫يف‬ ‫واملعلومات‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫إىل‬ ‫ظهور‬ ‫من‬ ‫نوع‬ ‫اسم‬ ‫عليه‬ ‫أطلق‬ ‫التكنولوجيات‬ " ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ " ‫؛‬ ‫و‬ ‫هذه‬ ‫تتضمن‬ ‫الوثائق‬ ‫حتويل‬ ‫عملية‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫إىل‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫معه‬ ‫التعامل‬ ‫يتم‬ ‫شكل‬ ‫شكلها‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫حتويل‬ ‫طريق‬‫عن‬ ‫احلاسبات‬ ‫الورقي‬ ‫التقليدي‬ ‫إىل‬ ‫شكل‬ ‫إلك‬ ‫رتوين‬ ‫يسمح‬ ‫احلاسبات‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫معه‬ ‫بالتعامل‬ ‫و‬ ‫الوثائق‬ ‫واسرتجاع‬ ‫ختزين‬ ‫إلكرتون‬ ‫إضافة‬ ‫يا‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫تأمينها‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫وتداوهلا‬ ‫حفظها‬ ‫عمليات‬ ‫ومراقبة‬ ‫وتنظيم‬ ‫واملعلومات‬ . ( 15 ) (15) Saffady, William, Op.Cit., p.20.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 9 ‫املهم‬ ‫ومن‬ ‫ظهور‬ ‫عملية‬ ‫عىل‬ ‫التعرف‬ ‫وتطور‬ ‫ونظم‬ ‫تطبيقات‬ ‫إدارة‬ ‫خالل‬ ‫الوثائق‬ ‫الثالث‬ ‫ني‬ ‫املاضية‬ ‫سنة‬ ‫؛‬ ‫اخلاصة‬ ‫والتطبيقات‬ ‫النظم‬ ‫من‬ ‫العديد‬ ‫ظهر‬ ‫حيث‬ ‫بإدارة‬ ‫ا‬ ‫لوثائق‬ ، ‫نتناول‬ ‫وسوف‬ ‫ال‬ ‫نظم‬ ‫الثالثة‬ ‫الرئيسية‬ ‫التي‬ ‫حالي‬ ‫املوجودة‬ ‫النظم‬ ‫معظم‬ ‫عنها‬ ‫تفرعت‬ ‫ا‬ :  ‫أوال‬ : ‫برامج‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ) S RM ( Records Management Software : ‫وه‬ ‫ي‬ ‫التي‬ ‫القرن‬ ‫من‬ ‫الثامنينات‬ ‫منتصف‬ ‫خالل‬ ‫ظهرت‬ ‫املايض‬ ، ‫الغرض‬ ‫وكان‬ ‫حتقيق‬ ‫ضامن‬ ‫منها‬ ‫أفضل‬ ‫إدارة‬ ‫الورقية‬ ‫الوثائق‬ ‫حفظ‬ ‫لنظم‬ .  ‫ثانيا‬ : ‫برامج‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ Electronic Documents EDMS) ( Management Software ‫و‬ : ‫ه‬ ‫ي‬ ‫التي‬ ‫ظهرت‬ ‫أ‬ ‫التسعينات‬ ‫وائل‬ ‫القرن‬ ‫من‬ ‫املايض‬ ، ‫والتي‬ ‫من‬ ‫ظهرت‬ ‫أ‬ ‫ضامن‬ ‫جل‬ ‫أفضل‬ ‫إدارة‬ ‫للوثائق‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ ‫من‬ ‫الناجتة‬ .  ‫ثالثا‬ : ‫برامج‬ ‫الوثائق‬ ‫تصوير‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ Documents Electronic ) EDIS ( Software Imaging : ‫وه‬ ‫ي‬ ‫التي‬ ‫ظهرت‬ ‫يف‬ ‫الثامنينات‬ ‫منتصف‬ ‫من‬ ‫أج‬ ‫شكلها‬‫من‬‫الوثائق‬‫استبدال‬‫ل‬ ‫وامليكروفيلمي‬‫الورقي‬ ‫وحتويلها‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ . ( 16 ) ‫وعىل‬ ‫الشخص‬ ‫الذي‬ ‫عن‬ ‫يبحث‬ ‫أ‬ ‫إل‬ ‫الطرق‬ ‫فضل‬ ‫دارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أن‬ ‫يفهم‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬‫بتعمق‬ ، ‫من‬‫الرغم‬‫وعىل‬ ‫أن‬ ‫النظم‬‫هذه‬ ‫تعد‬ ‫بعضها‬‫عن‬ ‫منفصلة‬ ، ‫وال‬ ‫تنتمي‬ ‫لعائلة‬ ‫الربجميات‬ ‫من‬ ‫واحدة‬ ، ‫إ‬ ‫ال‬ ‫أ‬ ‫األخرية‬ ‫العرش‬ ‫السنوات‬ ‫خالل‬ ‫هنا‬ ‫أ‬ ‫من‬ ‫متقاربة‬ ‫صبحت‬ ‫أ‬ ‫ج‬ ‫ل‬ ‫الوصول‬ ‫إىل‬ ‫أ‬ ‫قىص‬ ‫إ‬ ‫امل‬ ‫املشكالت‬ ‫حلل‬ ‫مكانية‬ ‫الرقمي‬ ‫الشكل‬ ‫يف‬ ‫الوثائق‬ ‫بحفظ‬ ‫تعلقة‬ . (16) David O. Stephens: Electronic Records Retention: New Strategies for data life cycle management. New York: MC Graw-Hill, 2002, pp 53- 58.
10 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫برامج‬ ‫فعائلة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫حياة‬ ‫بدورة‬ ‫هتتم‬ ‫كانت‬ ‫الوثائق‬ ‫هب‬ ‫االحتفاظ‬ ‫ومدد‬ ‫ا‬ ‫كهدف‬ ‫جوهري‬ ، ‫الوظيفة‬ ‫وهذه‬ ‫أو‬ ‫من‬ ‫كال‬ ‫تطبيقات‬ ‫عن‬ ‫غائبة‬ ‫كانت‬ ‫املهمة‬ ‫برامج‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫الوثائق‬ ‫تصوير‬ ‫وبرامج‬ ، ‫موجودة‬ ‫حقيقة‬ ‫كانت‬ ‫الفجوة‬ ‫وهذه‬ ‫يف‬ ‫املبكرة‬ ‫املراحل‬ ‫إلنتاج‬ ‫والتط‬ ‫الربامج‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫بيقات‬ ، ‫و‬ ‫إىل‬ ‫ما‬ ‫حد‬ ‫ال‬ ‫حقي‬ ‫يزال‬ ‫حتى‬ ‫قة‬ ‫اآلن‬ . ‫للمعلومات‬ ‫الرسيع‬ ‫الوصول‬ ‫يظل‬ ‫ولكن‬ ‫الرئييس‬ ‫اهلدف‬ ‫هو‬ ‫والربامج‬ ‫النظم‬ ‫هلذه‬ ‫أ‬ ‫وب‬ ‫الوثائق‬ ‫حياة‬ ‫بدورة‬ ‫االهتامم‬ ‫من‬ ‫كثر‬ ‫التايل‬ ‫أصبح‬ ‫ع‬ ‫بني‬ ‫التكامل‬ ‫كيفية‬ ‫هو‬ ‫اهلدف‬ ‫ملية‬ ‫إدارة‬ ‫للمعلومات‬ ‫الوصول‬ ‫ورسعة‬ ‫الوثائق‬ ‫حياة‬ ‫دورة‬ ‫يف‬ ‫حفظ‬ ‫نظم‬ ‫وتطبيقات‬ ‫نظم‬ ‫الوثائق‬ . ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً : ً‫برامج‬ ‫إدارة‬ ً ‫الوثائق‬ ً Records Management Software ً ‫فهرسة‬ ‫اجل‬ ‫من‬ ‫تطويره‬ ‫تم‬ ‫قد‬ ‫الربامج‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ، ‫ومراقبة‬ ‫تتبع‬ ‫أماكن‬ ‫وح‬ ‫الة‬ ‫الورقية‬ ‫للوثائق‬ ‫االحتفاظ‬ ‫مدد‬ . ‫عىل‬ ‫العمل‬ ‫اجل‬ ‫من‬ ‫تطويرها‬ ‫تم‬ ‫قد‬ ‫الربامج‬ ‫هذه‬ ‫أجه‬ ‫زة‬ ‫احلاسبات‬ ‫سيطرة‬ ‫من‬ ‫خمتلفة‬ ‫مستويات‬ ‫تقديم‬ ‫اجل‬ ‫من‬ ‫وصممت‬ ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ ‫ب‬ ‫املتعلقة‬ ‫العمليات‬ ‫عىل‬ ‫الشخصية‬ ‫إدارة‬ ‫هبا‬ ‫الوثائق‬ . ‫واستنادا‬ ‫إىل‬ ‫الربامج‬ ‫هبذه‬ ‫اخلاصة‬ ‫التطوير‬ ‫عملية‬ ، ‫من‬ ‫كثريا‬ ‫فإن‬ ‫املؤسسا‬ ‫ت‬ ‫يكن‬ ‫مل‬ ‫ومراقبة‬ ‫تتبع‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫هلا‬ ‫أماكن‬ ‫الورقية‬ ‫وثائقها‬ ‫وجود‬ . ‫ومل‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫لدهيا‬ ‫يكن‬ ‫إدارة‬ ‫عن‬ ‫الوثائق‬ ‫حياة‬ ‫دورة‬ ‫من‬ ‫املختلفة‬ ‫املراحل‬ ‫خالل‬ ‫الوثائق‬ ‫هبذه‬ ‫اخلاصة‬ ‫االحتفاظ‬ ‫مدد‬ ‫طريق‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ .
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 11 ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫برامج‬ ‫تطوير‬ ‫تم‬ ‫لذا‬ ‫أ‬ ‫جل‬ ‫أن‬ ‫املشكلة‬ ‫هلذه‬ ‫احللول‬ ‫تقدم‬ ، ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫من‬ ‫املستخدمة‬ ‫املوجودة‬ ‫النشطة‬ ‫الوثائق‬ ‫مع‬ ‫استخدامه‬ ‫يتم‬ ‫الربامج‬ ‫يف‬ ‫أعامل‬ ‫اإلدارات‬ ‫املختلفة‬ ‫املؤسسة‬‫داخل‬ . ‫ا‬‫أيض‬ ‫النشطة‬‫غري‬‫الوثائق‬‫مع‬‫الربامج‬‫هذه‬‫استخدام‬‫يمكن‬ ‫يف‬ ‫أماك‬ ‫ن‬ ‫احلفظ‬ . ‫القول‬ ‫ونستطيع‬ ‫بأن‬ ‫وغري‬ ‫النشطة‬ ‫الوثائق‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫هلا‬ ‫الربامج‬ ‫هذه‬ ‫النشطة‬ ‫يف‬ ‫واحد‬ ‫تطبيق‬ ، ‫و‬ ‫أ‬ ‫انت‬ ‫الربامج‬ ‫كثر‬ ‫ش‬ ‫ارا‬ ‫يف‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫هي‬ ‫الربامج‬ ‫التي‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫هلا‬ ‫إدارة‬ ‫عن‬ ‫النظر‬ ‫بغض‬ ‫الوثائق‬ ‫حياة‬ ‫دورة‬ ‫أماكنها‬ . ‫الوظيفة‬ ‫فإن‬ ‫الورقية‬ ‫للوثائق‬ ‫بالنسبة‬ ‫أو‬ ‫املهمة‬ ‫األساسية‬ ‫ا‬ ‫لعملية‬ ‫الحت‬ ‫فاظ‬ ‫يف‬ ‫عملية‬ ‫إدارة‬ ‫تتمثل‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫القدرات‬ ‫هذه‬ :  ‫االحتفاظ‬ ‫مدد‬ ‫جداول‬ ‫وتطوير‬ ‫جتهيز‬ ‫دعم‬ .  ‫حتتوي‬ ‫القانونية‬ ‫البحوث‬ ‫بيانات‬ ‫قاعدة‬ ‫عىل‬ ‫التي‬ ‫االحتف‬ ‫مدد‬ ‫عىل‬ ‫تؤثر‬ ‫اظ‬ ‫املؤسسة‬ ‫داخل‬ ‫بالوثائق‬ .  ‫االحتفاظ‬ ‫مدد‬ ‫جداول‬ ‫وصيانة‬ ‫ختزين‬ ‫يف‬ ‫وتطبيق‬ ‫الربامج‬ ‫بيانات‬ ‫قاعدة‬ ‫احلفظ‬ ‫مدد‬ ‫ومتطلبات‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫التخلص‬ ‫مواعيد‬ ‫جداول‬ .  ‫عن‬ ‫وتقارير‬ ‫قوائم‬ ‫طبع‬ ‫عىل‬ ‫والقدرة‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫التخلص‬ ‫مواعيد‬ ‫حساب‬ ‫الوثائق‬ ‫التي‬ ‫هبا‬ ‫االحتفاظ‬ ‫مدد‬ ‫انتهت‬ ‫والتي‬ ‫ينبغي‬ ‫اعت‬ ‫منها‬ ‫التخلص‬ ‫عىل‬ ‫امدا‬ ‫جداول‬ ‫االحتفاظ‬ ‫مدد‬ .  ‫الوثائق‬ ‫مواقع‬ ‫حتديد‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫نتيجة‬ ‫منها‬ ‫التخلص‬ ‫عمليات‬ ‫تنفيذ‬ ‫وقف‬ ‫تم‬ ‫أل‬ ‫ي‬ ‫أسباب‬ ‫قانونية‬ ‫أو‬ ‫ختص‬ ‫متطلبات‬ ‫أعامل‬ ‫املؤسسة‬ .
12 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫استنادا‬ ‫منها‬ ‫التخلص‬ ‫تم‬ ‫وثيقة‬ ‫لكل‬ ‫توثيق‬ ‫تقدم‬ ‫إىل‬ ‫م‬ ‫تناسب‬ ‫جداول‬ ‫دد‬ ‫باملؤسسة‬ ‫االحتفاظ‬ . ‫برامج‬ ‫فإن‬ ‫التسعينات‬ ‫منتصف‬ ‫ومنذ‬ ‫إدارة‬ ‫بدأت‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫لتق‬ ‫التطوير‬ ‫احللول‬ ‫دم‬ ‫والوظائف‬ ‫التي‬ ‫الوثائق‬ ‫طبيعة‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫هلا‬ ‫تتيح‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫قد‬ ‫نفس‬ ‫عىل‬ ‫من‬ ‫الكفاءة‬ ‫ر‬ ‫الورقية‬ ‫الوثائق‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ . ‫مع‬ ‫للتعامل‬ ‫نظر‬ ‫وجهة‬ ‫النظم‬ ‫هلذه‬ ‫املنتجة‬ ‫الرشكات‬ ‫تبنت‬ ‫وقد‬ ‫األشكال‬ ‫املخ‬ ‫تلفة‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫حيث‬ ‫من‬ : ‫ومعاجلة‬ ‫هبا‬ ‫االحتفاظ‬ ‫مدد‬ ‫وحتديد‬ ‫الوثائق‬ ‫تصنيف‬ ‫البح‬ ‫عىل‬ ‫والسيطرة‬ ‫ث‬ ‫إصدارات‬ ‫وسياسات‬ ‫قواعد‬ ‫وحتى‬ ‫الوثيقة‬ ‫إعدام‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫النظم‬ ‫بتلك‬ . ‫النظرة‬ ‫تلك‬ ‫متثلت‬ ‫وقد‬ ‫يف‬ ‫أبعاد‬ ‫ثالثة‬ : - ‫األول‬ ‫البعد‬ : ‫ولكن‬‫بالنظام‬ ‫املخزنة‬ ‫بالوثائق‬ ‫اخلاصة‬ ‫امليتاداتا‬ ‫عىل‬ ‫االستحواذ‬ ‫يف‬ ‫مستودع‬ ‫آ‬ ‫خر‬ ‫؛‬ ‫بربنامج‬ ‫اخلاصة‬ ‫بيانات‬ ‫قاعدة‬ ‫هو‬ RM ‫الوثائق‬ ‫عن‬ ‫بعيد‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫نفسها‬ . ‫عىل‬ ‫أ‬ ‫نه‬ ‫ينبغي‬ ‫عىل‬‫التنويه‬ ‫أ‬ ‫الوثائق‬‫ن‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫االحتفا‬‫يتم‬‫ال‬‫نفسها‬ ‫هبا‬‫ظ‬ ‫يف‬ ‫قاعدة‬ ‫بيانات‬ ‫برنامج‬ RM ‫ختزينهم‬ ‫يتم‬ ‫ولكن‬ ‫يف‬ ‫هبم‬ ‫اخلاص‬ ‫الربنامج‬ . ‫من‬ ‫الرغم‬ ‫وعىل‬ ‫أن‬ ‫هذا‬ ‫األسلوب‬ ‫عىل‬ ‫التعرف‬ ‫للمستخدم‬ ‫يسمح‬ ‫أماكن‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫املوجودة‬ ‫أو‬ ‫التي‬ ‫ولكن‬ ‫هبا‬ ‫االحتفاظ‬ ‫بمدد‬ ‫اخلاصة‬ ‫والبيانات‬ ‫عنها‬ ‫يبحث‬ ‫يف‬ ‫الوثائق‬ ‫عن‬ ‫البيانات‬ ‫بني‬ ‫مبارش‬ ‫اتصال‬ ‫يوجد‬ ‫ال‬ ‫فإنه‬ ‫الوقت‬ ‫نفس‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ‫ة‬ ‫والوثائق‬
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 13 ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫نفسها‬ ، ‫يوجد‬ ‫فال‬ ‫لذا‬ ‫أي‬ ‫إمكانية‬ ‫حلذف‬ ‫أو‬ ‫الوثائق‬ ‫تعديل‬ ‫يف‬ ‫أماكن‬ ‫خت‬ ‫من‬ ‫زينها‬ ‫برنامج‬ ‫خالل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ . ‫وبمعنى‬ ‫آخر‬ ‫بالوثائق‬ ‫اخلاصة‬ ‫البيانات‬ ‫فإن‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يتم‬ ‫إ‬ ‫ضافتها‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫الشاشة‬ ‫نظام‬‫عىل‬‫للوثيقة‬‫التعريفية‬ EDMS ‫ينته‬‫وعندما‬ ‫ي‬ ‫النظام‬‫مستخدم‬ ‫من‬ ‫إدخال‬ ‫الوثيق‬‫بيانات‬ ‫ة‬ ‫البيانات‬ ‫فإن‬ ‫التي‬ ‫برنامج‬ ‫بيانات‬ ‫قاعدة‬ ‫عىل‬ ‫موجودة‬ ‫تكون‬ ‫ختزينها‬ ‫تم‬ ‫إدارة‬ ‫ال‬ ‫أما‬ ‫وثائق‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ختزينها‬ ‫فيتم‬ ‫نفسها‬ ‫يف‬ ‫مكان‬ ‫أو‬ ‫داخل‬ ‫مستودع‬ ‫ن‬ ‫ظام‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ EDMS ‫برامج‬ ‫فإن‬ ‫لذلك‬ . ‫إدارة‬ ‫لربامج‬ ‫مساعدة‬ ‫خدمة‬ ‫بتقديم‬ ‫تقوم‬ ‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ EDMS . - ‫الثاين‬ ‫البعد‬ : ‫نظم‬ ‫تكامل‬ RMA ‫نظم‬ ‫مع‬ EDMS : ‫هذه‬ ‫وتقوم‬ ‫ملء‬ ‫عىل‬ ‫النظرة‬ (‫بالوثيقة‬‫التعريف‬‫شاشة‬‫عىل‬‫بالوثيقة‬‫اخلاصة‬‫امليتاداتا‬‫بيانات‬ profile ) ‫اخلاصة‬ ‫بربنامج‬ EDMS ‫خزنت‬ ‫قد‬ ‫تكون‬ ‫امليتاداتا‬ ‫هذه‬ ‫نفس‬ ‫فإن‬ ‫الوقت‬ ‫نفس‬ ‫وىف‬ ‫يف‬ ‫بيانات‬ ‫قاعدة‬ RMA . ‫تكون‬‫نفسها‬‫الوثائق‬‫فان‬‫احلالة‬‫هذه‬‫وىف‬ ‫يف‬ EDMS ‫نظم‬‫وتعمل‬ RM ‫مساعد‬‫كعامل‬ ‫هلا‬ ‫وخادم‬ . - ‫الثالث‬ ‫البعد‬ : ‫أ‬ ‫والوثائق‬ ‫امليتاداتا‬ ‫تكون‬ ‫ن‬ ‫يف‬ ‫مستودع‬ ‫واحد‬ ( ‫مش‬ ‫مكان‬ ‫رتك‬ ) : ‫وهو‬ ‫أن‬ ‫الوثائق‬ ‫تكون‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هبا‬ ‫املتعلقة‬ ‫وامليتاداتا‬ ‫نفسها‬ ‫يف‬ ‫واحد‬ ‫مكان‬ ‫النظام‬ ‫بيانات‬ ‫بقاعدة‬ .
14 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ً‫ي‬‫ثان‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ً‫برامج‬ ‫إدارة‬ ً ً‫الوثائق‬ ‫اإلل‬ ً‫كرتونية‬ Electronic Documents Management Software ً ‫هذه‬ ‫الوثائق‬ ‫حفظ‬ ‫بتكنولوجيا‬ ‫اخلاصة‬ ‫األخرى‬ ‫الربامج‬ ‫مع‬ ‫تتكامل‬ ‫الربامج‬ ، ‫هذه‬ ‫تتضمن‬ ‫التكنولوجيات‬ : ‫الوثائق‬ ‫تصوير‬ Imaging Technology ، ‫و‬ ‫با‬ ‫االسرتجاع‬ ‫ل‬ ‫نص‬ ‫الكامل‬ Full Text Retrieval ، ‫و‬ ‫التدفق‬ Workflow ‫التكنولوجيات‬ ‫من‬ ‫وغريها‬ . ‫ا‬‫أيض‬ ‫تكنولوجيات‬ ‫هناك‬ ‫أخرى‬ ‫تعد‬ ‫جد‬ ‫هامة‬ ‫ا‬ ‫وتعد‬ ، ‫مكون‬ ‫أسايس‬ ‫مكونات‬ ‫من‬ ‫تكنولوجيا‬ EDMS ‫وه‬ ‫ي‬ ‫تكنولوجيا‬ Database Management Systems ( DBMS ) ‫وتكنولوجيا‬ ‫اإلنرتنت‬ ، ‫تكنولوجيات‬ ‫من‬ ‫هبا‬ ‫يتعلق‬ ‫وما‬ . ‫نظم‬ ‫صممت‬ ‫لقد‬ EDMS ‫للحصول‬ ‫وإصدار‬ ‫الوثائق‬ ‫واسرتجاع‬ ‫وتنظيم‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫وتوفر‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫والتوزيع‬ ‫التجميع‬ ‫عمليات‬ ‫لل‬ ‫اآلمن‬ ‫والوصول‬ ‫وثائق‬ ‫هبا‬ ‫املخزنة‬ . ‫مبدأ‬ ‫عىل‬ ‫مبنية‬ ‫النظم‬ ‫وهذه‬ " ‫الوثائق‬ ‫مستودعات‬ " ، ‫و‬ ‫يشري‬ ‫املصطلح‬ ‫هذا‬ ‫إىل‬ ‫البيانات‬ ‫قواعد‬‫تكنولوجيا‬‫استخدام‬ ‫يف‬ ‫وثائقها‬‫واسرتجاع‬‫لتخزين‬‫عملها‬ ، ‫وت‬ ‫قاعدة‬‫تضمن‬ ‫فهرس‬ ‫البيانات‬ ‫أو‬ ‫تعريف‬ Profile ‫الوثائق‬ ‫عن‬ ‫البيانات‬ ‫يتضمن‬ . ‫تطبيقات‬ ‫معظم‬ ‫وىف‬ EDMS ‫فان‬ ‫منشئو‬ ‫بيانات‬ ‫ملء‬ ‫عن‬ ‫مسئولني‬ ‫يكونون‬ ‫الوثائق‬ ‫يسمى‬ ‫فيام‬ ‫الوثائق‬ Documents Profile ، ‫مطلوب‬ ‫ويكون‬ ‫هبا‬ ‫االحتفاظ‬ ‫يتم‬ ‫وثيقة‬ ‫لكل‬ ‫ا‬ ‫النظام‬ ‫داخل‬ ، ‫وذلك‬ ‫لكي‬ ‫النظام‬ ‫خالل‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫للبحث‬ ‫متاحة‬ ‫تكون‬ ، ‫وتتضمن‬ ‫البيانات‬ ‫كافة‬ ‫التعريف‬ ‫حقول‬ ‫التي‬ ‫ال‬ ‫تتيح‬ ‫الوثيقة‬ ‫عىل‬ ‫تعرف‬ ‫مثل‬ :  File name
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 15  Title  Author  Subject(or) keyword  Date created  Audience  Version / date modified  Access restrictions /authorized viewers  Life cycle management data ‫الواضح‬ ‫من‬ ‫وكان‬ ‫أن‬ ‫اهلدف‬ ‫األسايس‬ ‫حتقيق‬ ‫هو‬ ‫الربامج‬ ‫هذه‬ ‫من‬ ‫أ‬ ‫فضل‬ ‫إدارة‬ ‫للوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫التي‬ ‫ية‬ ‫نشأت‬ ‫يف‬ ‫خالل‬ ‫احلاسبات‬ ‫بيئة‬ ‫أ‬ ‫املؤسسة‬ ‫عامل‬ . ‫و‬ ‫الوقت‬ ‫نفس‬ ‫ىف‬ ‫برامج‬ ‫معظم‬ ‫فإن‬ EDMS ‫ينقصها‬ ‫اإلمكانات‬ ‫اهلامة‬ ‫التي‬ ‫برامج‬ ‫تقدمها‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ Records Management Software ‫مثل‬ :  ‫االحتفاظ‬ ‫عمليات‬ ‫القيام‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫أو‬ ‫بشكل‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫التخلص‬ ‫ر‬ ‫سمي‬ ‫عليه‬ ‫متفق‬ ‫هو‬‫كام‬‫هبم‬ ‫االحتفاظ‬ ‫وحالة‬‫تصنيفاهتم‬ ‫عىل‬ ‫استنادا‬ ‫يف‬ ‫مدد‬ ‫جداول‬ ‫االحتفاظ‬ .  ‫تتبع‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫أماكن‬ ‫نوعياهتا‬ ‫عن‬ ‫النظر‬ ‫برصف‬ ‫الوثائق‬ ‫أو‬ ‫أشكاهلا‬ ‫ل‬ ‫يمكن‬ ‫التوصل‬ ‫إىل‬ ‫أماكنها‬ ‫أو‬ ‫االحتفاظ‬ ‫مدد‬ ‫جلداول‬ ‫وفقا‬ ‫منها‬ ‫التخلص‬ .
16 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫لنظم‬ RMA ‫أ‬ ‫قدرات‬ ‫تعزز‬ ‫ن‬ ‫و‬ ‫اسرتاتيجيات‬ ‫إدارة‬ ‫املعلومات‬ ‫يف‬ ‫حالة‬ ‫نظم‬ ‫مع‬ ‫تكاملها‬ EDMS ‫املؤسسة‬ ‫داخل‬ . ‫أ‬‫عىل‬ ‫نه‬ ‫ينبغي‬ ‫الذكر‬ ‫أن‬ ‫بعض‬ ‫تطبيقات‬ ‫من‬ ‫ا‬ EDMS ‫بدأت‬ ‫يف‬ ‫إضافة‬ ‫وظائف‬ RMA ‫إىل‬ ‫منتجاهتا‬ ، ‫الناحية‬‫وعىل‬ ‫األخرى‬ ‫املنتجة‬‫الرشكات‬‫قامت‬ RMA ‫بإضافة‬ ‫وظائف‬ EDMS ‫إىل‬ ‫براجمها‬ . ‫نجد‬ ‫سوف‬‫فإننا‬ ‫لذا‬ ‫أن‬ ‫برامج‬ RMA ‫أصبح‬ ‫بوظائف‬ ‫القيام‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫هلا‬ EDMS ، ‫والوصول‬ ‫الوثائق‬ ‫بيانات‬ ‫استعراض‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫عنه‬ ‫نتج‬ ‫مما‬ ‫صحيح‬ ‫والعكس‬ ‫إىل‬ ‫الوثيقة‬ ‫واحد‬ ‫وبرنامج‬ ‫واحدة‬ ‫شاشة‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫نفسها‬ . ً‫ث‬‫ثال‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ً‫نظمًتصويرًالوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ ً‫ية‬ Electronic Documents Imaging System ً ‫الربامج‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫ظهر‬ ‫يف‬ ‫هو‬ ‫منها‬ ‫الغرض‬ ‫وكان‬ ‫الثامنينات‬ ‫منتصف‬ ‫أن‬ ‫حت‬ ‫ل‬ ‫وامليكروفيلمية‬ ‫الورقية‬ ‫احلفظ‬ ‫نظم‬ ‫حمل‬ . ‫من‬ ‫مشرتك‬ ‫وبناء‬ ‫تكامل‬ ‫من‬ ‫تكونت‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫برصية‬ ‫وسائط‬ ‫عىل‬ ‫والبيانات‬ ‫الرقمية‬ ‫الوثائق‬ ‫واسرتجاع‬ ‫لتسجيل‬ ‫واملعدات‬ ‫الربامج‬ . ‫هذه‬ ‫من‬ ‫كانت‬ ‫النظم‬ ‫أوائل‬ ‫النظم‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫هدفت‬ ‫إىل‬ ‫العرشينات‬ ‫منذ‬ ‫الورقية‬ ‫احلفظ‬ ‫نظم‬ ‫استبدال‬ 1920 ‫املؤسسات‬ ‫داخل‬ ‫امليكروفيلم‬ ‫استخدام‬ ‫بدأ‬ ‫عندما‬ . ‫وكا‬ ‫نت‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫م‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫النظم‬ ‫وائل‬ ‫التي‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫عىل‬ ‫اعتمدت‬ ‫يف‬ ‫عملها‬ . ‫النظم‬ ‫هلذه‬ ‫الكربى‬ ‫الفائدة‬ ‫وكانت‬ ‫هي‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫مع‬ ‫للوثائق‬ ‫االسرتجاع‬ ‫رسعة‬ ‫الورقية‬ ‫احلفظ‬ ‫بنظم‬ ‫مقارنة‬ ‫صورهتا‬ ‫استعراض‬ .
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 17 ‫الوثائق‬ ‫عىل‬ ‫احلصول‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫هو‬ ‫الوحيد‬ ‫هدفه‬ ‫كان‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫معظم‬ ‫وألن‬ ‫يف‬ ‫شكل‬ ‫رقمي‬ ‫فنجد‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫رسعة‬ ‫عىل‬ ‫والقدرة‬ ‫أن‬ ‫النظم‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫أغفل‬ ‫يركز‬ ‫ومل‬ ‫عملية‬ ‫عىل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫والتخلص‬ ‫االحتفاظ‬ ‫مدد‬ ‫بجداول‬ ‫يتعلق‬ ‫ما‬ ‫وخاصة‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫النظم‬ ‫نلك‬ . ‫حاليا‬ ‫املوجودة‬ ‫النظم‬ ‫معظم‬ ‫أن‬ ‫ونجد‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫جمال‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هي‬ ‫يف‬ ‫تعود‬ ‫أساسها‬ ‫إىل‬ ‫ليقوم‬ ‫تطويره‬ ‫تم‬ ‫قد‬ ‫ولكن‬ ‫السابقة‬ ‫الثالثة‬ ‫األنواع‬ ‫من‬ ‫نوع‬ ‫ب‬ ‫إنجاز‬ ‫أعامل‬ ‫معينة‬ ‫ومهام‬ ‫فمثال‬ :  ‫التصوير‬ ‫نظم‬ ‫الرقمي‬ Imaging System (DIS) Digital : ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫تقوم‬ ‫نسخة‬‫بعمل‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫ملفات‬ ‫مثل‬ ‫الورقية‬ ‫الوثيقة‬ ‫من‬ ( PDFs, TIFFs ) ‫يتم‬ ‫نظم‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫معها‬ ‫التعامل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫احلاجة‬ ‫دون‬ ‫إىل‬ ‫الوسيط‬ ‫الورقي‬ .  ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫التجارية‬ ‫العالمات‬ anagement M Brand BMS) ( ystem S : ‫تنتمي‬ ‫إىل‬ ‫نظم‬ ‫عائلة‬ DMA Document Management Applications ‫و‬ ‫الغرض‬ ‫األسايس‬ ‫املواد‬‫مع‬‫التعامل‬‫هو‬‫منها‬ ‫الرتوجيية‬ ‫والوثائق‬ ‫واإلعالنية‬ .  ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ (DMS) Management System Document : ‫صممت‬ ‫من‬ ‫املؤسسات‬ ‫لتمكن‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫إدارة‬ ‫عملية‬ ‫إنشاء‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫وتداول‬ ‫احلفظ‬ ‫مستودع‬ ‫خالل‬ ‫املركزي‬ ‫بالنظام‬ ‫املوجود‬ ، ‫تتدفق‬ ‫عمليات‬ ‫وتنظيم‬ ‫العمل‬ ‫سري‬ ‫عن‬ ‫صورة‬ ‫إلعطاء‬ ‫النظام‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫و‬ ‫العمل‬ ‫األسايس‬ ‫النظام‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫للوثائق‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫احلفظ‬ ‫هو‬ ‫النظم‬ ‫هلذه‬ .
18 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫املحتوى‬ (CMS) Management System Content : ‫هذه‬ ‫تدعم‬ ‫عمليات‬ ‫النظم‬ ‫إنشاء‬ ‫و‬ ‫إدارة‬ ‫معلومات‬ ‫من‬ ‫حتويه‬ ‫وما‬ ‫الوثائق‬ ‫ونرش‬ ‫وتوزيع‬ ‫ويعرف‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫باسم‬ ‫إدارة‬ ‫الويب‬ ‫حمتوى‬ ‫وهي‬ ‫املحتوى‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫عىل‬ ‫تركز‬ ‫الرقمي‬ ‫عىل‬ ‫املوجود‬ ‫اإلنرتنت‬  ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الرقمية‬ ‫األصول‬ anagement (DAM) M sset A Digital ystem S : ‫ع‬ ‫بدعم‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫تقوم‬ ‫الكيانات‬ ‫واسرتجاع‬ ‫ختزين‬ ‫مليات‬ ‫نظم‬ ‫عن‬ ‫ختتلف‬ ‫وهى‬ ‫الرقمية‬ ‫إدارة‬ ‫و‬ ‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫حيث‬ ‫املحتوى‬ ‫أهنا‬ ‫تر‬ ‫كز‬ ‫واملرئية‬ ‫الصوتية‬ ‫امللفات‬ ‫مثل‬ ‫املتعددة‬ ‫الوسائط‬ ‫مصادر‬ ‫عىل‬ .  ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫املرشوعات‬ ‫حمتوى‬ Content Management Enterprise (ECMS) System : ‫اجلوهر‬ ‫من‬ ‫تتكون‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫األسايس‬ ‫إل‬ ‫دارة‬ ‫املحتوى‬ ‫عىل‬ ،‫اإلنرتنت‬ ‫القدرات‬ ‫بعض‬ ‫مع‬ ‫اإلضافية‬ ‫التي‬ ‫من‬ ‫متكن‬ ‫إدارة‬ ‫مدى‬ ‫أوس‬ ‫ع‬ ‫التنظيمية‬ ‫املعلومات‬ ‫جمموعات‬ ‫من‬ .  ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫التعلم‬ (LMS) Management System Learning : ‫هذه‬ ‫تقوم‬ ‫العمليات‬ ‫بأمتتة‬ ‫النظم‬ ‫اإلدارية‬ ‫يتضمن‬ ‫وهذا‬ ‫والتعليم‬ ‫بالتدريب‬ ‫اخلاصة‬ ‫الطلبة‬ ‫تسجيل‬ ، ‫إدارة‬ ‫التدريب‬ ‫مصادر‬ ، ‫فإن‬ ‫العموم‬ ‫وعىل‬ ‫النتائج‬ ‫وتسجيل‬ ‫احتياجات‬‫لتلبى‬‫صممت‬‫قد‬‫النظم‬‫هذه‬ ‫املحرتفني‬ ‫يف‬ ‫وال‬‫التدريب‬‫جمال‬ ‫تعليم‬ .  ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫التعلم‬ ‫حمتوى‬ Content Management System Learning (LCMS) : ‫نظم‬ ‫قدرات‬ ‫بني‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫جتمع‬ ‫إدارة‬ ‫ونظم‬ ‫املحتوى‬ ‫إدارة‬ ‫التعلم‬ ، ‫من‬ ‫بكل‬ ‫القيام‬ ‫يتيح‬ ‫وهذا‬ ‫إدارة‬ ‫واملحتوى‬ ‫التعليمية‬ ‫املواد‬ ‫حمتوى‬ ‫باألعامل‬ ‫اخلاص‬ ‫اإلدارية‬ ‫نفسها‬ ‫والتدريب‬ ‫التعلم‬ ‫عمليات‬ ‫بتنظيم‬ ‫اخلاصة‬ .
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 19  ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ (RMS) Records Management Software : ‫هذه‬ ‫تقوم‬ ‫عىل‬ ‫السيطرة‬ ‫سياسات‬ ‫بتطبيق‬ ‫للمؤسسات‬ ‫بالسامح‬ ‫النظم‬ ‫عمليات‬ ‫إنشاء‬ ، ‫و‬ ،‫تداول‬ ‫و‬ ‫معاجلة‬ ‫وإعدام‬ ‫الوثائق‬ ‫التي‬ ‫املؤسسة‬‫أعامل‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫نشأت‬ ‫والت‬ ‫ي‬ ‫دليل‬ ‫متثل‬ ‫إثبات‬ ‫وأنشطة‬ ‫املعامالت‬ ‫عىل‬ ‫املؤسسة‬ ‫عمل‬ ، ‫إضافة‬ ‫إىل‬ ‫ت‬ ‫طبيق‬ ‫عىل‬ ‫والقدرة‬ ‫االحتفاظ‬ ‫مدد‬ ‫جداول‬ ‫إدارة‬ ‫والس‬ ‫الوثائق‬ ‫خالل‬ ‫عليها‬ ‫يطرة‬ ‫منذ‬‫حياهتا‬ ‫دورة‬ ‫إنشائها‬ ‫انتقاهلا‬ ‫وحتى‬ ‫إىل‬ ‫أماكن‬ ‫للوثا‬ ‫املخصصة‬ ‫التخزين‬ ‫ئق‬ ‫بالنظام‬ ‫النشطة‬ ‫غري‬ " ‫الوثائق‬ ‫ماهية‬ ‫إدارتها‬ ‫ونظم‬ ‫اإللكررونية‬ ‫الوثائق‬ ‫عرفت‬ ‫وقد‬ ‫يف‬ ‫اإل‬ ‫شكلها‬ ‫لكرتوين‬ ‫الوثائق‬ ‫باسم‬ ‫النظم‬ ‫هبذه‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫والتي‬ ‫بأهنا‬ ‫تعرف‬ :  ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫شكل‬ ‫إلكرتوين‬ . ( 17 )  ‫املوجودة‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫حيتاج‬ ‫شكل‬ ‫إىل‬ ‫إمكانية‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫وإتاحتها‬ ‫معاجلتها‬ ‫لالسرتجاع‬ . ( 18 )  ‫الوثائق‬ ‫التي‬ ‫تنتج‬ ، ‫ختزن‬ ، ‫وتستقبل‬ ‫ترسل‬ ‫يف‬ ‫شكل‬ ‫إلكرتوين‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫احلاسبات‬ ‫ومعدات‬ ‫أجهزة‬ . ( 19 ) (17) Baron, Jason R.: Recordkeeping in the 21st Century. Montreal: Infoligua, 2003, p 14. (18) Mims, Julian L.: Electronic Records Management. Washington: International City/ County Management Association, 2004, p 9. (19) Saffady, William, Op.Cit., p23.
20 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫الوثائق‬ ‫أنواع‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫واملعلومات‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫لتطور‬ ‫نتيجة‬ ‫والتي‬ ‫ع‬ ‫األثر‬ ‫عظيم‬ ‫هلا‬ ‫كان‬ ‫ىل‬ ‫وإدارهتا‬ ‫حفظها‬ ‫وأساليب‬ ‫الوثائق‬ ‫أشكال‬ ، ‫الوثائق‬ ‫تعريف‬ ‫أصبح‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أشمل‬ ‫وأعم‬ ‫وبناء‬ ‫الوثائق‬ ‫أن‬ ‫نجد‬ ‫فإننا‬ ‫التعريف‬ ‫هذا‬ ‫عىل‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫تشمل‬ ‫أصبحت‬ :  ‫البيانات‬ ‫قواعد‬ .  ‫الربيد‬ ‫رسائل‬ ‫اإللكرتوين‬ .  ‫تطبيقات‬ ‫ملفات‬ ‫املكتب‬ ‫سطح‬ MS-Office ...( (Word, Excel .  ‫النصية‬ ‫امللفات‬ .  ‫الصور‬ ‫املسح‬ ‫عن‬ ‫الناجتة‬ ‫والوثائق‬ ‫الضوئي‬ ‫هلا‬ .  ‫املرئية‬ ‫امللفات‬ .  ‫الويب‬ ‫صفحات‬ .  ‫الصوتية‬ ‫امللفات‬ . ( 20 ) ‫امللفات‬ ‫أشكال‬ ‫من‬ ‫وغريها‬ ‫التي‬ ‫حتوي‬ ‫سواء‬ ‫معها‬ ‫التعامل‬ ‫ويتم‬ ‫معلومات‬ ‫بالتخزين‬ ، ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫التداول‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫فمن‬ ‫الت‬ ‫عريفات‬ ‫نجد‬ ‫السابقة‬ ‫أن‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫احلاسبات‬‫بيئة‬‫من‬‫تتولد‬ ‫أو‬ ‫ختزين‬‫يتم‬ ‫ها‬ ‫يف‬ ‫يناسب‬‫شكل‬ ‫احلاسبات‬ ‫وبرامج‬ ‫أجهزة‬ ‫والتي‬ ‫بمعاجلته‬ ‫تقوم‬ ‫ا‬ ‫واسرتجاعها‬ . (20) Ibid.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 21 ‫والوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫ونظم‬ ‫احلاسبات‬ ‫بيئة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫تسمى‬ ‫امللفات‬ Files ، ‫الوثائق‬ ‫فإن‬ ‫حال‬ ‫أية‬ ‫وعىل‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫التطور‬ ‫هذا‬ ‫عن‬ ‫الناجتة‬ ‫التكن‬ ‫ولوجي‬ ‫ملحوظ‬ ‫بشكل‬ ‫تتزايد‬ ‫أصبحت‬ ، ‫عنها‬ ‫غنى‬ ‫ال‬ ‫وأصبح‬ ‫أمهيتها‬ ‫معها‬ ‫وزادت‬ ‫يف‬ ‫اجلهات‬ ‫مصدر‬ ‫باعتبارها‬ ‫ا‬ ‫هب‬ ‫القرار‬ ‫ولصانعي‬ ‫باجلهة‬ ‫اليومية‬ ‫للعمليات‬ ‫للمعلومات‬ ‫اجل‬ ‫ذه‬ ‫هات‬ ، ‫هلذا‬ ‫طبيعتها‬ ‫مع‬ ‫يتناسب‬ ‫بام‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫مع‬ ‫للتعامل‬ ‫نظم‬ ‫وجود‬ ‫رضورة‬ ‫األمر‬ ‫استدعى‬ ، ‫هذه‬ ‫عليها‬ ‫أطلق‬ ‫النظم‬ : " ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ " ‫نظم‬ ‫تعريف‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫لنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وأشملها‬ ‫أمهها‬ ‫كثرية‬ ‫تعريفات‬ ‫اآليت‬ : - " ‫هي‬ ‫النظم‬ ‫التي‬ ‫شكل‬ ‫عىل‬ ‫احلصول‬ ‫من‬ ‫متكن‬ ‫إلكرتوين‬ ‫الورقي‬ ‫األصل‬ ‫من‬ ‫بتخزينها‬ ‫وتسمح‬ ‫للوثيقة‬ ، ‫و‬ ‫إتاحتها‬ ، ‫و‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫واسرتجاعها‬ ‫هبا‬ ‫االحتفاظ‬ ‫برامج‬ ‫و‬ ‫احلاسبات‬ ‫ومعدات‬ ‫أجهزة‬ " . ( 21 ) - ‫أو‬ " ‫هي‬ ‫النظم‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫إل‬ ‫املستخدمة‬ ‫دارة‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫احلاسبات‬ ‫بيئة‬ ‫والتي‬ ‫للوثائق‬ ‫واملشاركة‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫بالتخزين‬ ‫تسمح‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ت‬ ‫مع‬ ‫التأمني‬ ‫وفري‬ ‫هلا‬ ‫الالزمني‬ ‫والسيطرة‬ ‫واحلامية‬ " . ( 22 ) (21) Gouin, Deborah: Managing Electronic Records in the 21st Century. Boston: Focal Press, 2003, p17. (22) Ficher, Laurie A.: Managing Electronic Records: A Practical Approach. NY: Routledge, 1999, p 26.
22 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ - ‫وهناك‬ ‫والداللة‬ ‫املعنى‬ ‫نفس‬ ‫يفيد‬ ‫آخر‬ ‫تعريف‬ : " ‫هي‬ ‫النظم‬ ‫تلك‬ ‫التي‬ ‫ت‬ ‫عتمد‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫عىل‬ ‫والتي‬ ‫اإل‬ ‫اجل‬ ‫من‬ ‫واإلجراءات‬ ‫العمليات‬ ‫تتيح‬ ‫دارة‬ ‫الوثائق‬ ‫واسرتجاع‬ ‫ختزين‬ ‫عمليات‬ ‫عىل‬ ‫والسيطرة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ . ( 23 ) ‫التالية‬ ‫احلقائق‬ ‫للباحث‬ ‫يظهر‬ ‫السابقة‬ ‫التعريفات‬ ‫خالل‬ ‫ومن‬ :  ‫نظم‬ ‫أن‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هي‬ ‫الربامج‬ ‫من‬ ‫جمموعة‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ‫واألجهزة‬ ‫التي‬ ‫مع‬ ‫تتكامل‬ ‫ا‬ ‫حتوي‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫شكلها‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫ل‬ ‫التقليدي‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫واسرتجاعها‬ ‫ختزينها‬‫حيث‬ ‫من‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫مع‬ ‫للتعامل‬ ‫قابل‬ ‫شكل‬ ‫إلكرتون‬ ‫ي‬ ‫ا‬ .  ‫تعتمد‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أساسي‬ ‫اعتامدا‬ ‫ا‬ ‫تكنولوجي‬ ‫عىل‬ ‫ا‬ ‫وتكوينها‬ ‫بنائها‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫احلاسبات‬ ‫عملها‬ ‫طريقة‬ ‫وكذلك‬ .  ‫لنظم‬ ‫األساسية‬ ‫الوظائف‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هي‬ ‫عمليات‬ ‫إتاحة‬ ‫التخزين‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫إضافة‬ ‫النظام‬ ‫لوثائق‬ ‫إىل‬ ‫احلامية‬ ‫وتوفري‬ ‫إدارهتا‬ ‫العمليات‬ ‫هذه‬ ‫خالل‬ ‫والتأمني‬ . ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫بنظم‬ ‫اخلاصة‬ ‫التعريفات‬ ‫من‬ ‫يتضح‬ ‫كام‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هذ‬ ‫فإن‬ ‫النظم‬ ‫ه‬ ‫م‬‫بالتعامل‬‫تقوم‬ ‫الوثائق‬‫ع‬ ‫يف‬ ‫اإل‬‫شكلها‬ ‫لكرتوين‬ ، ‫جزء‬‫فإن‬‫لذا‬ ‫ا‬ ‫عىل‬‫ينصب‬‫مهامها‬‫من‬ ‫حتويل‬ (23) Dollar, Charles: Authentic Electronic Records: Strategies for Long-Term Access, Chicago: Cohasset Associates, 1999, p 22.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 23 ‫التقليد‬ ‫شكلها‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫ي‬ )‫(الورقي‬ ‫إىل‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫للمعاجلة‬ ‫قابل‬ ‫شكل‬ ‫احلاسبات‬ . ‫نظم‬ ‫فإن‬ ‫هلذا‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫تعتمد‬ ‫يف‬ ‫تكنولو‬ ‫عىل‬ ‫وتكوينها‬ ‫عملها‬ ‫جيا‬ ‫الرقمنة‬ ‫أو‬ ‫الرتقيم‬ Digitization Technology ‫وه‬ ‫ي‬ ‫الوثائق‬ ‫بتحويل‬ ‫اخلاصة‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫التقليد‬ ‫الشكل‬ ‫من‬ ‫ي‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرقمي‬ ‫أو‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ . ( 24 ) ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫تكنولوجياًالرقمنة‬ ً Digitization Technology ً ‫الرغبة‬ ‫عند‬ ‫يف‬ ‫تأسيس‬ ‫أرشيف‬ ‫نظام‬ ‫إلكرتوين‬ ‫ألي‬ ‫الرقمن‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫فإن‬ ‫جهة‬ ‫ة‬ ‫تكون‬ ‫هي‬ ‫األساس‬ ‫يف‬ ‫األساس‬ ‫متثل‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫فهذه‬ ‫النظام‬ ‫هذا‬ ‫وبناء‬ ‫تأسيس‬ ‫عمليات‬ ‫يف‬ ‫الشكل‬ ‫من‬ ‫التحول‬ ‫عمليات‬ ‫الورقي‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫للوثيقة‬ ، ‫وسوف‬ ‫نتناول‬ ‫بنظم‬ ‫وارتباطها‬ ‫أمهيتها‬ ‫مدى‬ ‫لبيان‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫هذه‬ ‫تفصيليا‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫ا‬ ‫إل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ ً:‫ًا‬‫ي‬‫ثان‬ ًًًًًًً ‫مفهومًالرقمنة‬ ً Digitization ً " ‫العملية‬ ‫هو‬ ‫التي‬ ‫غري‬ ‫املواد‬ ‫حتويل‬ ‫فيها‬ ‫يتم‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫(الكتب‬ ، ‫و‬ ‫امل‬ ‫خطوطات‬ ، ‫و‬ ،‫اجلرائد‬ ‫و‬ ‫الصوتية‬ ‫املواد‬ ، ‫و‬ ‫املرئية‬ ‫املواد‬ ، … . ‫إلخ‬ ) ‫إىل‬ ‫التعا‬ ‫يمكن‬ ‫رقمية‬ ‫ملفات‬ ‫شكل‬ ‫مل‬ ‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬ ‫استخدام‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫معها‬ ‫أو‬ ‫أي‬ ‫معدات‬ ‫أو‬ ‫أخرى‬ ‫أجهزة‬ " . ( 25 ) (24) Morrison David j.: How Digital is your Business. New York: Crown Business, 2000, p22. (25) Strategic and Management Issues for Digital Collections: http://www.leeds.ac.uk/cedars/documents/PSW01.htm.
24 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫بأهنا‬ ‫الرقمنة‬ ‫عملية‬ ‫تعرف‬ : " ‫شكلها‬ ‫من‬ ‫املواد‬ ‫حتويل‬ ‫الذي‬ ‫مبارشة‬ ‫اإلنسان‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫معه‬ ‫يتعامل‬ ‫أي‬ ‫مقرو‬ ‫ءة‬ ‫البرشية‬ ‫بالعني‬ " Human Readable " ‫إىل‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫عىل‬ ‫يعتمد‬ ‫شكل‬ ‫يف‬ ‫التعامل‬ ‫معها‬ " Readable - Machine " ( 26 ) ‫الرقمنة‬ ‫عملية‬ ‫و‬ ‫يف‬ ‫الشكل‬ ‫من‬ ‫املواد‬ ‫أشكال‬ ‫حتويل‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫أساسها‬ ‫ا‬ ‫لتقليدي‬ ‫وهو‬ ‫يطل‬ ‫ما‬ ‫ق‬ ‫عليه‬ ‫التناظري‬ ( Analog ) ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرقمي‬ ( Digital ) ‫عنه‬ ‫يعرب‬ ‫ما‬ ‫وهو‬ ‫من‬ ‫بالتحويل‬ ‫التناظري‬ ‫إىل‬ ‫الرقمي‬ A/D Conversion (. 27 ) ‫الوثائق‬ ‫إدخال‬ ‫عىل‬ ‫يعتمد‬ ‫التحويل‬ ‫هذا‬ ‫أو‬ ‫املواد‬ ‫يف‬ ‫شكلها‬ ‫التناظري‬ ‫إىل‬ ‫أ‬ ‫جهزة‬ ‫احلاسبات‬ ‫يف‬ ‫معه‬ ‫والتعامل‬ ‫فهمه‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬‫تستطيع‬ ‫شكل‬ ، ‫أ‬‫أن‬‫املعروف‬ ‫ومن‬ ‫جهزة‬ ‫الرمز‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫احلاسبات‬ ‫الثنائي‬ ( 0 - 1 ) ‫يف‬ ‫واملعلومات‬ ‫البيانات‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫باألجهزة‬ ‫املخزنة‬ ‫عليه‬ ‫يطلق‬ ‫ما‬ ‫وهو‬ Binary ‫واألعداد‬ ‫احلروف‬ ‫تكويد‬ ‫يتم‬ ‫حيث‬ ‫الرمز‬ ‫هذا‬ ‫باستخدام‬ ‫والعالمات‬ ‫الثنائي‬ ( 0 - 1 ) (. 28 ) ‫الوثائق‬ ‫ختزين‬ ‫وعند‬ ‫يف‬ ‫شكلها‬ ‫الرقمي‬ ‫أو‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫حت‬ ‫يتم‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫فإن‬ ‫ليلها‬ ‫إىل‬ ‫من‬ ‫جمموعة‬ ‫األرقام‬ ‫معها‬ ‫والتعامل‬ ‫فهمها‬ ‫من‬ ‫احلاسب‬ ‫ليتمكن‬ ، ‫رقم‬ ‫يسمى‬ ‫رمز‬ ‫وكل‬ (26) Ibid. (27) Waters, Donald J.: "Digital Preservation?" http://www.clir.org/pubs/issues/issues.html. (28) Ibid.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 25 ‫ثنائي‬ ‫أو‬ ‫بت‬ Bit ‫وهو‬ ‫رقم‬ ‫يمثل‬ ‫ثنائي‬ 0 ‫أو‬ 1 ‫الثنائية‬ ‫األرقام‬ ‫وجمموعة‬ Bits ‫بايت‬ ‫تسمى‬ Byte ‫اسم‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫عىل‬ ‫أطلق‬ ‫وهلذا‬ : " ‫الرقمية‬ ‫الوثائق‬ " . ‫الرقمية‬ ‫الوثيقة‬ ‫فإن‬ ‫ذلك‬ ‫وعىل‬ ‫أو‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫التي‬ ‫ية‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫يتم‬ ‫أو‬ ‫اس‬ ‫تعراضها‬ ‫احلاسب‬‫خالل‬‫من‬ ‫اآليل‬ ‫هي‬ ‫النقاط‬‫من‬ ‫شبكة‬‫عن‬‫عبارة‬ ‫أو‬ ‫بكس‬‫تسمى‬‫الصغرية‬‫املربعات‬ ‫ل‬ Pixel ‫برقم‬ ‫متثيله‬ ‫يتم‬ ‫الواحد‬ ‫والبكسل‬ ‫ثنائي‬ ‫واحد‬ ( Bit ) ‫إما‬ 0 ‫أو‬ 1 . ( 29 ) ً:‫ًا‬‫ث‬‫ثال‬ ًًًًًًً ‫املفاهيمًالفنيةًلعملياتًالرقمن‬ ‫ة‬ ً ‫ومصطلحات‬ ‫مفاهيم‬ ‫عىل‬ ‫املختلفة‬ ‫للمواد‬ ‫الرتقيم‬ ‫عمليات‬ ‫تشتمل‬ ‫ينب‬ ‫غي‬ ‫التعرض‬ ‫الرتقيم‬ ‫عمليات‬ ‫عن‬ ‫واضحة‬ ‫صورة‬ ‫لتقديم‬ ‫والتوضيح‬ ‫بالرشح‬ ‫هلا‬ ‫و‬ ‫األس‬ ‫اخلطوات‬ ‫اسية‬ ‫املتبعة‬ ‫يف‬ ‫إنجاز‬ ‫العمليات‬ ‫هذه‬ ، ‫املفاهيم‬ ‫هذه‬ ‫وتشمل‬ : ( 1 ) ‫البكسلس‬ Pixels ‫واملكون‬ ‫املرقمة‬ ‫للامدة‬ ‫الصورة‬ ‫عنارص‬ ‫متثل‬ ‫الصغرية‬ ‫النقاط‬ ‫من‬ ‫جمموعة‬ ‫األس‬ ‫ايس‬ ‫هلا‬ . ( 30 ) (29) Witt, Donald: Going Digital: Strategies for Access Preservation, and Conversion of Collections to a Digital Format, NY: The Haworth Press, Inc., 1999, p34. http://searchsmb.techtarget.com/sDefinition/0,,sid44_gci211948,00.html. (30) http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/ intro/intro-01.html - Digital Imaging Best Practices http://www.cdpheritage.org/digital/scanning/documents.
26 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ( 2 ) ‫الوضوح‬ ‫درجة‬ Resolution ‫هي‬ ‫للصورة‬ ‫املكونة‬ ‫النقاط‬ ‫عدد‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ( ‫البكسلس‬ ) ‫يف‬ ‫وتق‬ ‫الرقمية‬ ‫الصورة‬ ‫اس‬ ‫اآلتية‬ ‫بالطرق‬ ‫الوضوح‬ ‫درجة‬ :  ‫النقاط‬ ‫عدد‬ ‫يف‬ ‫الواحدة‬ ‫البوصة‬ DPI Dot Per Inch  ‫البكسلس‬ ‫عدد‬ ‫يف‬ ‫الواحدة‬ ‫البوصة‬ PPI Pixels Per Inch  ‫اخلطوط‬ ‫عدد‬ ‫يف‬ ‫الواحدة‬ ‫البوصة‬ LPI Lines Per Inch ‫مقياس‬ ‫استخدام‬ ‫ويكون‬ PPI ‫اخلاصة‬ ‫الوضوح‬ ‫درجة‬ ‫تناول‬ ‫عند‬ ‫مالئمة‬ ‫أكثر‬ ‫باملسح‬ ‫الضوئي‬ ‫للوثيقة‬ ‫أو‬ ‫الوثيقة‬ ‫وضوح‬ ‫درجة‬ ‫ضوئي‬ ‫املمسوحة‬ ‫ا‬ . ‫ومقياس‬ DPI ‫الوضوح‬ ‫درجة‬ ‫عن‬ ‫التحدث‬ ‫عند‬ ‫مناسبة‬ ‫أكثر‬ ‫يكون‬ ‫يف‬ ‫الوثائق‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫الورق‬ ‫عىل‬ ‫املطبوعة‬ . ( 31 ) ( 3 ) ‫عمق‬ ‫للبكسل‬ ‫البت‬ Pixel Bit Depth ‫بالنظام‬ ‫احلاسبات‬ ‫تعمل‬ ‫الثنائي‬ ‫بت‬ ‫وكل‬ Bit ‫إما‬ ‫البيانات‬ ‫من‬ 1 ‫أو‬ 0 ‫بكسل‬ ‫وكل‬ ‫الثنائية‬‫األرقام‬‫طريق‬‫عن‬‫متثيله‬‫يتم‬ ( 1 ، 0 ) ‫البت‬‫بعمق‬‫يعرف‬‫األرقام‬‫هذه‬‫وعدد‬ Bit Depth ‫فمثال‬ : ‫عدد‬ 1 ‫بكسل‬ : ‫برقم‬ ‫متثيله‬ ‫يتم‬ ‫ثنائي‬ ‫إما‬ ‫واحد‬ ‫صفر‬ 0 ‫أو‬ 1 ‫عدد‬ 2 ‫بكسل‬ : ‫إما‬ ‫ثنائيني‬ ‫برقمني‬ ‫متثيلهم‬ ‫يتم‬ 0 + 0 ‫أو‬ 0 + 1 ‫أو‬ 1 + 0 ‫أو‬ 1 + 1 (31) http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/ intro/intro-02.html -http://graphicssoft.about.com/od/glossary - Moving Theory Into Practice: Digital Imaging for Libraries and Archives http://www.rlg.org/preserv/mtip-order.html.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 27 1 ‫بت‬ ‫األبيض‬‫إما‬ ‫لونني‬ ‫تعرض‬ ‫أو‬ ‫األسود‬ 2 ‫بت‬ 4 ‫ألوان‬ ‫(أبيض‬ ، ‫أسود‬ ، ‫رمادي‬ ‫فاتح‬ ، ‫رمادي‬ ‫غامق‬ ) 3 ‫بت‬ 8 ‫ألوان‬ 4 ‫بت‬ 16 ‫لون‬ 5 ‫بت‬ 32 ‫لون‬ 6 ‫بت‬ 64 ‫لون‬ 7 ‫بت‬ 128 ‫لون‬ 8 ‫بت‬ 256 ‫لون‬ 16 ‫بت‬ 356 . 56 24 ‫بت‬ 000.000 17 ‫لون‬ ‫األلوا‬ ‫توفر‬ ‫زاد‬ ‫كلام‬ ‫البت‬ ‫عدد‬ ‫زاد‬ ‫كلام‬ ‫وهكذا‬ ‫ن‬ ‫درجة‬ ‫وزادت‬ ‫للصورة‬ ‫وضوحها‬ . ( 32 ) ( 4 ) ‫مصفوفة‬ ‫البكسل‬ ‫س‬ ( ‫أبعاد‬ ‫البكسل‬ ‫س‬ ) ( Dimensions ) Pixel Array ‫به‬ ‫يقصد‬ ‫عد‬ ‫د‬ ‫الشاشة‬ ‫نقاط‬ ‫يف‬ ‫الصورة‬ ‫أبعاد‬ ‫للصورة‬ ‫املكونة‬ ‫والصفوف‬ ‫باألعمدة‬ ‫(العرض‬ ‫واالرتفاع‬ ) ‫كال‬ ‫رضب‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫البكسلس‬ ‫أبعاد‬‫حتديد‬ ‫يمكن‬ ‫حيث‬ ‫ال‬ ‫من‬ ‫عرض‬ ‫واالرتفاع‬ ‫يف‬ ‫بوصة‬ ‫لكل‬ ‫النقاط‬ ‫عدد‬ ، ‫املثال‬ ‫سبيل‬ ‫عىل‬ : (32) Kenney, Anne: Moving Theory into Practice: Digital Imaging Tutorial. http://www.rlg.org/preserv/mtip-order.html http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/intro/intro-03.html.
28 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫الصورة‬ ‫التي‬ ‫أبعادها‬ 8 " x 10 " ‫والتي‬ ‫مسح‬ ‫عمل‬ ‫تم‬ ‫ضوئي‬ ‫وضوح‬ ‫بدرجة‬ ‫هلا‬ 300 PPI ‫هلا‬ ‫البكسلس‬ ‫أبعاد‬ ‫سيكون‬ : ) 8 " x 300 ) x ( 10 " x 300 ) ‫أبعاد‬ ‫فتكون‬ ‫الصورة‬ 2400 x 3000 .‫بكسل‬ ( 33 ) ( 5 ) ‫املقياس‬ ‫الرماد‬ ‫ي‬ Gray Scale ‫الظالل‬‫مدى‬‫به‬‫يقصد‬ ‫التي‬ ‫الضوئية‬‫للامسحات‬‫يمكن‬ ‫أو‬ ‫أي‬ ‫تستخ‬‫أخرى‬‫أجهزة‬ ‫دم‬ ‫يف‬ ‫حتويلها‬ ‫عند‬ ‫املواد‬ ‫من‬ ‫التقاطها‬ ‫من‬ ‫الرتقيم‬ ‫عمليات‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرقمي‬ . ( 34 ) ( 6 ) ‫نظام‬ ‫األلوا‬ ‫ن‬ Color System ‫النظم‬ ‫من‬ ‫عدد‬ ‫هناك‬ ‫التي‬ ‫األلوان‬ ‫لتمثيل‬ ‫تستخدم‬ ‫يف‬ ‫الرتقيم‬ ‫عمليات‬ ‫و‬ ‫أكثر‬ ‫هذه‬ ‫شيوع‬ ‫األلوان‬ ‫ا‬ ‫نظامي‬ ‫مها‬ : RGB ، CMYK . - ‫نظام‬ RGB ‫األمحر‬ ‫عىل‬ ‫األلوان‬ ‫من‬ ‫النظام‬ ‫هذا‬ ‫يعتمد‬ ( Red (R (‫األخرض‬ ، Green (R ، ‫األزرق‬ ( Blue (B . ‫النظا‬ ‫وهذا‬ ‫م‬ ‫التليفزيون‬ ‫شاشات‬ ‫مع‬ ‫يستخدم‬ ‫و‬ ‫وتقوم‬ ‫احلاسبات‬ ‫شاشات‬ ‫النظام‬ ‫هذا‬ ‫باستخدام‬ ‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬ ‫يف‬ ‫حتويلها‬ ‫املراد‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫األلوان‬ ‫التقاط‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرقمي‬ ‫النظام‬ ‫هذا‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ . ‫تساوى‬‫ضوئيا‬ ‫املمسوحة‬‫بالصفحة‬‫نقطة‬‫كل‬‫فإن‬‫النظام‬ ‫هذا‬‫وىف‬ 3 ‫بايت‬ ( 3 bytes ) ‫الت‬ ‫النحو‬ ‫عىل‬ ‫منها‬ ‫بايت‬ ‫كل‬ ‫توزيع‬ ‫يتم‬ ‫ايل‬ : (33) Ibid. (34) Besser, Howard and Jennifer Trant. Introduction to Imaging: Issues in Constructing an Image Database http://www.getty.edu/gri/standard/introimages/.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 29  1 ( ‫بايت‬ 1 Byte ) ‫احلمراء‬ ‫املعلومات‬ ‫متثل‬ ،  1 ( ‫بايت‬ 1 Byte ) ‫اخلرضاء‬ ‫املعلومات‬ ‫متثل‬  1 ( ‫بايت‬ 1 Byte ) ‫الزرقاء‬ ‫املعلومات‬ ‫متثل‬ ‫بطريق‬ ‫احلاسب‬ ‫ويقوم‬ ‫ة‬ ‫الثالثة‬ ‫احلروف‬ ‫ودمج‬ ‫بحساب‬ ‫رياضية‬ ‫ل‬ ، ‫تصبح‬ 24 ‫بت‬ ( = ‫احلرف‬ 8 ‫رقم‬ ‫ثنائي‬ ) ‫يساوى‬ ‫مما‬ 16,7 ‫ممك‬ ‫لون‬ ‫مليون‬ ‫ن‬ . - ‫نظام‬ CMYK ‫ألوان‬ ‫عىل‬ ‫النظام‬ ‫هذا‬ ‫يعتمد‬ ‫اللبني‬ ( Cyan (C ، ‫األرجواين‬ ( Magenta (M ، ‫األصفر‬ Yellow (y) ‫واألسود‬ Black (B) . ‫النظا‬ ‫وهذا‬ ‫م‬ ‫املستخدمة‬ ‫الطابعات‬ ‫مع‬ ‫يستخدم‬ ‫يف‬ ‫احلاسبات‬ ‫من‬ ‫الطباعة‬ . ( 35 ) ( 7 ) ‫س‬ ‫لسلة‬ ‫األلوان‬ Color Gamut ‫جمموعة‬ ‫أو‬ ‫األلوان‬ ‫تشكيلة‬ ‫التي‬ ‫متييزها‬ ‫احلاسبات‬ ‫وطابعات‬ ‫شاشات‬ ‫تستطيع‬ . ‫الرقمنة‬ ‫لعملية‬ ‫األساسية‬ ‫المرطلبات‬ ‫في‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫هبا‬ ‫يقصد‬ ‫والسياسات‬ ‫اإلجراءات‬ ‫النظام‬ ‫لتأسيس‬ ‫الالزمة‬ ‫والتجهيزات‬ ، ‫وت‬ ‫تمثل‬ ‫املتطلبات‬ ‫هذه‬ ‫يف‬ : (35) Good Practice Handbook http://www.library.ucsb.edu/ucpag - Planning and Implementing Digitization Projects http://www.chin.gc.ca/digital_content - Technical Advisory Services for Images http://www.tasi.ac.uk/advice/managing.
30 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫التخطيط‬ ً ‫بعمليات‬ ‫القيام‬ ‫عند‬ ‫املتبعة‬ ‫اخلطوات‬ ‫ترتيب‬ ‫وحتديد‬ ‫السياسات‬ ‫وضع‬ ‫ويعنى‬ ‫ما‬ ‫التخطيط‬ ‫عملية‬ ‫وتتضمن‬ ‫التحويل‬ ‫ييل‬ : ( 1 ) ‫العمل‬ ‫موقع‬ ‫حتديد‬ ‫تتم‬ ‫سوف‬ ‫الرتقيم‬ ‫عملية‬ ‫كانت‬ ‫ما‬ ‫إذا‬ ‫حتديد‬ ‫به‬ ‫ويقصد‬ ‫يف‬ ‫امل‬ ‫املكان‬ ‫نفس‬ ‫به‬ ‫وجود‬ ‫تتم‬ ‫سوف‬ ‫الرتقيم‬ ‫عملية‬ ‫أن‬ ‫أم‬ ‫ترقيمها‬ ‫املراد‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫الوثائ‬ ‫نقل‬ ‫يتم‬ ‫آخر‬ ‫مكان‬ ‫املراد‬ ‫ق‬ ‫إليه‬ ‫ترقيمها‬ . ‫تتم‬ ‫سوف‬ ‫الرتقيم‬ ‫عملية‬ ‫كان‬ ‫وإذا‬ ‫يف‬ ‫سيكون‬ ‫ذلك‬ ‫فإن‬ ‫الوثائق‬ ‫وجود‬ ‫مكان‬ ‫نفس‬ ‫مرحي‬ ‫ا‬ ‫الوثائق‬ ‫لوجود‬ ‫يف‬ ‫العاملني‬ ‫يد‬ ‫متناول‬ ‫يف‬ ،‫النظام‬ ‫يلزم‬ ‫ولكن‬ ‫م‬ ‫توفري‬ ‫ذلك‬ ‫من‬ ‫ساحات‬ ‫العمل‬ ‫شبكة‬ ‫إنشاء‬‫وتكاليف‬ ‫واألجهزة‬ ‫للمعدات‬ ‫وأماكن‬ ‫الوثائق‬ ‫جتهيز‬ ‫لعمليات‬‫األماكن‬ Network ‫أو‬ ‫حتديثها‬ ‫األقل‬ ‫عىل‬ . ‫بعيد‬ ‫يتم‬ ‫سوف‬ ‫التحويل‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫أما‬ ‫ا‬ ‫املكان‬ ‫عن‬ ‫الذي‬ ‫ذلك‬ ‫فإن‬ ‫الوثائق‬ ‫به‬ ‫توجد‬ ‫اإلدارية‬ ‫الناحية‬ ‫من‬ ‫أسهل‬ ‫سيكون‬ ، ‫لكنه‬ ‫يف‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫الوقت‬ ‫نفس‬ ‫أن‬ ‫يتسبب‬ ‫يف‬ ‫تعطيل‬ ‫الوثائق‬ ‫تتوافر‬ ‫مل‬ ‫إذا‬ ‫العمل‬ ‫أو‬ ‫التحويل‬ ‫ملكان‬ ‫نقلها‬ ‫يتم‬ ‫اخلارجي‬ ‫وذلك‬ ‫ألي‬ ‫سب‬ ‫ب‬ . ( 36 ) ( 2 ) ‫الوثائق‬ ‫وحتديد‬ ‫اختيار‬ ‫التالية‬ ‫األسئلة‬ ‫عىل‬ ‫اإلجابة‬ ‫تتطلب‬ ‫اخلطوة‬ ‫وهذه‬ :  ‫حتتاج‬ ‫الوثائق‬ ‫كل‬ ‫هل‬ ‫إىل‬ ‫للشكل‬ ‫حتويلها‬ ‫الرقمي‬ ‫؟‬ (36) Tanner, Simon: Digital Futures: Strategies for the Information Age, Neal- Schuman, 2002, p.125.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 31  ‫وجود‬ ‫احتامل‬ ‫هو‬ ‫ما‬ ‫مكررة؟‬ ‫وثائق‬  ‫حتمل‬ ‫ال‬ ‫وثائق‬ ‫وجود‬ ‫احتامل‬ ‫هو‬ ‫ما‬ ‫أي‬ ‫قيمة؟‬ ‫هلا‬ ‫معلومات‬ ‫اإلشارة‬ ‫جيب‬ ‫الوقت‬ ‫نفس‬ ‫وىف‬ ‫إىل‬ ‫أن‬ ‫أي‬ ‫الوثائق‬ ‫واختيار‬ ‫لتحديد‬ ‫حماولة‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫فعلي‬ ‫تتطلب‬ ‫ا‬ ‫التحويل‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرقمي‬ ‫جد‬ ‫مكلفة‬ ‫ستكون‬ ‫ا‬ .  ‫املدة‬ ‫ما‬ ‫التي‬ ‫ينبغي‬ ‫االحتفاظ‬ ‫بالوثائق‬ ‫التي‬ ‫حتويلها؟‬ ‫تم‬  ‫أي‬ ‫ال‬ ‫من‬ ‫حتويله‬ ‫تم‬ ‫أن‬ ‫بعد‬ ‫منه‬ ‫التخلص‬ ‫يمكن‬ ‫وثائق‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرقمي‬ ‫؟‬  ‫الوثائق‬ ‫مع‬ ‫بالتعامل‬ ‫هلم‬ ‫يسمح‬ ‫سوف‬ ‫الذين‬ ‫األشخاص‬ ‫هم‬ ‫من‬ ‫يف‬ ‫شكلها‬ ‫الرقمي‬ ‫األرشيف‬ ‫نظام‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫؟‬ - ‫فام‬ ‫األشخاص‬ ‫حتديد‬ ‫حالة‬ ‫وىف‬ ‫هي‬ ‫الصالحيات‬ ‫التي‬ ‫عند‬ ‫منهم‬ ‫لكل‬ ‫ستحدد‬ ‫الوثائق؟‬ ‫مع‬ ‫والتعامل‬ ‫للنظام‬ ‫دخوله‬  ‫ه‬ ‫ما‬ ‫ي‬ ‫املكررة؟‬ ‫الوثائق‬ ‫حلذف‬ ‫املتبعة‬ ‫االسرتاتيجيات‬ ‫الرغبة‬ ‫عند‬ ‫وهلذا‬ ‫يف‬ ‫للتحول‬ ‫الوثائق‬ ‫اختيار‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرقمي‬ ‫فإنه‬ ‫ين‬ ‫بغي‬ ‫عىل‬ ‫مسئويل‬ ‫األخذ‬ ‫عليه‬ ‫والقائمني‬ ‫املرشوع‬ ‫يف‬ ‫النقاط‬ ‫هذه‬ ‫االعتبار‬ . ( 37 ) ( 3 ) ‫برام‬ ‫اختيار‬ ‫والتحرير‬ ‫االلتقاط‬ ‫ج‬ ‫الربامج‬ ‫هبا‬ ‫يقصد‬ ‫التي‬ ‫طريقها‬‫عن‬ ‫يتم‬ ‫التقاط‬ ‫الض‬ ‫املاسحات‬ ‫طريق‬‫عن‬ ‫الصور‬ ‫وئية‬ ‫والتي‬ ‫تقوم‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫املهام‬ ‫ببعض‬ ‫حتسني‬ :‫مثل‬ ‫الرتوش‬ ‫وإزالة‬ ‫امللتقطة‬ ‫الصورة‬ ‫جودة‬ ، ‫هتذيب‬ (37) Ibid., p.125-126.
32 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫وتنظيفها‬ ‫امللتقطة‬ ‫الصورة‬ ، ‫التعديل‬ ‫إمكانية‬ ‫يف‬ ‫م‬ ‫وضوحها‬ ‫درجة‬ ‫وتغيري‬ ‫الصورة‬ ‫حجم‬ ‫ن‬ ‫الصورة‬ ‫بتخزين‬ ‫خاصة‬ ‫أغراض‬ ‫أجل‬ . ( 38 ) ( 4 ) ‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬ ‫اختيار‬ ‫للامسح‬ ‫الصحيح‬ ‫االختيار‬ ‫عملية‬ ‫إن‬ ‫الضوئي‬ ‫املضمون‬ ‫النجاح‬ ‫عىل‬ ‫تساعد‬ ‫الرتقيم‬ ‫لعمليات‬ ، ‫الصحيح‬ ‫االختيار‬ ‫عىل‬ ‫تساعد‬ ‫التالية‬ ‫والنقاط‬ :  ‫مسحها‬ ‫املراد‬ ‫األوراق‬ ‫حجم‬ ‫معرفة‬ ‫و‬ ‫املعدل‬ ‫اليومي‬ ‫املسح‬ ‫لعمليات‬ .  ‫هل‬ ‫األوراق‬ ‫أنواع‬ ‫معرفة‬ ‫هي‬ ‫احلجم‬ ‫من‬ A4 ‫أو‬ A3 ، ‫عىل‬ ‫األوراق‬ ‫حتتوى‬ ‫هل‬ ‫ألوان؟‬  ‫أن‬ ‫والتحرير‬‫االلتقاط‬‫برامج‬‫مع‬‫متوافقة‬‫املستخدمة‬‫الضوئية‬‫املاسحات‬‫تكون‬ ‫املستخدمة‬ .  ‫مثل‬ ‫إضافية‬ ‫وظائف‬ ‫تؤدى‬ ‫ماسحات‬ ‫الستخدام‬ ‫حاجة‬ ‫هناك‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫حتديد‬ ‫ا‬ ‫عىل‬ ‫التعرف‬ ‫لبار‬ ‫كود‬ .  ‫الوقت‬ ‫معرفة‬ ‫الذي‬ ‫األعطا‬ ‫إصالح‬ ‫يستغرقه‬ ‫ل‬ ‫باملاسحات‬ ‫أو‬ ‫تبديلها‬ . ( 39 ) ( 5 ) ‫الرتقيم‬ ‫لعملية‬ ‫الوثائق‬ ‫إعداد‬ ‫إجراءات‬ ‫حتديد‬ ‫جد‬ ‫هائل‬ ‫عدد‬ ‫عىل‬ ‫الرتقيم‬ ‫عمليات‬ ‫تشتمل‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫ا‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫التي‬ ‫ي‬ ‫رغب‬ ‫يف‬ ‫حتويلها‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرقمي‬ ‫فإنه‬ ‫هذا‬ ‫وعىل‬ ‫ينبغي‬ ‫م‬ ‫اتباعها‬ ‫يلزم‬ ‫حمددة‬ ‫إجراءات‬ ‫وجود‬ ‫ن‬ ‫الرتقيم‬ ‫لعملية‬ ‫الوثائق‬ ‫إعداد‬ ‫أجل‬ ، ‫فمثال‬ : (38) Ibid., p.126. (39) Ibid., p.126-127.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 33  ‫حالتها‬ ‫ومعرفة‬ ‫األوراق‬ ‫مراجعة‬ ( ‫متهالكة‬ ، ‫جيدة‬ . .. ‫إلخ‬ )  ‫باملسح‬ ‫القيام‬ ‫عدم‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫الضوئي‬ ‫مرتان‬ ‫للوثيقة‬ .  ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫أن‬ ‫كاملة‬ ‫بالوثائق‬ ‫اخلاصة‬ ‫البيانات‬ . ( 40 ) ( 6 ) ‫وتدريبهم‬ ‫مسئولياهتم‬ ‫وحتديد‬ ‫العاملني‬ ‫اختيار‬ ‫هلم‬ ‫املستمر‬ ‫والتدريب‬ ‫مسئولياهتم‬ ‫وحتديد‬ ‫العاملني‬ ‫اختيار‬ ‫عملية‬ ‫إن‬ ‫ه‬ ‫ي‬ ‫صامم‬ ‫التحويل‬ ‫بعمليات‬ ‫اخلاصة‬ ‫الفنية‬ ‫العمليات‬ ‫نجاح‬ ‫لضامن‬ ‫األمان‬ ، ‫يوض‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫وهلذا‬ ‫ع‬ ‫يف‬ ‫التالية‬ ‫النقاط‬ ‫االعتبار‬ :  ‫املرشوع‬ ‫مديرو‬ ‫حتديد‬ .  ‫املسح‬ ‫بأعامل‬ ‫القائمني‬ ‫حتديد‬ ‫الضوئي‬ ‫أو‬ ‫التصوير‬ .  ‫مدخيل‬ ‫حتديد‬ ‫البيانات‬ .  ‫العمليات‬ ‫قبل‬ ‫ومراجعتها‬ ‫الوثائق‬ ‫إعداد‬ ‫مسئولو‬ ‫حتديد‬ .  ‫الشبكة‬ ‫مديرو‬ Network Administrators ‫عن‬ ‫املسئولني‬ ‫وهم‬ ‫إدارة‬ ‫وتأمينها‬ ‫النظام‬ ‫شبكة‬ (. 41 ) ‫العاملني‬ ‫تدريب‬  ‫استخدام‬ ‫كيفية‬ ‫عىل‬ ‫العاملني‬ ‫تدريب‬ ‫النظام‬ ‫وجتهيزات‬ ‫معدات‬ .  ‫التدريب‬ ‫عملية‬ ‫ومتطلبات‬ ‫نوعيات‬ ‫حتديد‬ ‫عىل‬ ‫احلرص‬ ‫يف‬ ‫التحو‬ ‫خطة‬ ‫يل‬ . (40) Ibid., p.127. (41) Ibid., p.127-128.
34 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫ا‬ ‫املسار‬ ‫وتوضيح‬ ‫العاملني‬ ‫حتفيز‬ ‫عىل‬ ‫حلرص‬ ‫الوظيفي‬ ‫ب‬ ‫العمل‬ ‫عند‬ ‫هلم‬ ‫النظام‬ ‫وإمكانية‬ ‫الرتقي‬ ‫الكفاءة‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫اعىل‬ ‫ملستوى‬ ‫يف‬ ‫أ‬ ‫العمل‬ ‫داء‬ . ( 42 ) ً‫ي‬‫ثان‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ‫حتديدًاألهداف‬ ً ‫اخل‬‫املرشوعات‬‫أفضل‬ ‫الوثائق‬‫بتحويل‬‫اصة‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرقمي‬ ‫هي‬ ‫املرشو‬ ‫عات‬ ‫التي‬ ‫األهداف‬ ‫هذه‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫إدارهتا‬ ‫ويتم‬ ‫واضحة‬ ‫أهداف‬ ‫هلا‬ ‫يكون‬ . ‫األهداف‬ ‫حتديد‬ ‫وعملية‬ ‫هي‬ ‫العملية‬ ‫التي‬ ‫النقاط‬ ‫بعض‬ ‫بشأن‬ ‫التفكري‬ ‫فيها‬ ‫يتم‬ ‫مثل‬ ‫زوايا‬ ‫عدة‬ ‫من‬ ‫املرشوع‬ ‫حول‬ ‫واملوضوعات‬ :  ‫الرتقيم‬ ‫عمليات‬ ‫عىل‬ ‫املرتتبة‬ ‫النتائج‬ .  ‫املنافع‬ ‫التي‬ ‫واملسئولني‬ ‫املوظفني‬ ‫وكذلك‬ ‫املرشوع‬ ‫صاحبة‬ ‫اجلهة‬ ‫عىل‬ ‫ستعود‬ ‫فيها‬ .  ‫املناسبان‬ ‫والوقت‬ ‫التكاليف‬ ‫يف‬ ‫م‬ ‫فائدة‬ ‫أقىص‬ ‫حتقيق‬ ‫وضامن‬ ‫املرشوع‬ ‫إنجاز‬ ‫ن‬ ‫وخدمات‬ ‫حديثة‬ ‫وأجهزة‬ ‫نظم‬ ‫استخدام‬ .  ‫التحويل‬ ‫مرشوع‬ ‫لبدء‬ ‫املناسب‬ ‫التوقيت‬ ‫الرقمي‬ . ( 43 ) ‫واإل‬ ‫دارة‬ ‫اآلخرين‬ ‫مع‬ ‫التواصل‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫كبري‬ ‫بقدر‬ ‫تعنى‬ ‫اجليدة‬ ، ‫كان‬ ‫فإذا‬ ‫حتقيقها‬ ‫املطلوب‬ ‫والنتائج‬ ‫املرشوع‬ ‫بأهداف‬ ‫ودراية‬‫علم‬ ‫عىل‬ ‫باملرشوع‬ ‫العاملون‬ ‫األشخاص‬ (42) Ibid., p.128. (43) Questions to Ask Before Starting a Digitization Project. http:// www.necdcc.org/digital. -Witt, Donald: Going Digital: Strategies for Access Preservation and Convention of Collections to a Digital Format, NY: The Haworth Press, Inc, 1999, p.103.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 35 ‫مسامهاهتم‬ ‫أن‬ ‫سيدركون‬ ‫ألهنم‬ ‫باملرشوع‬ ‫أعامهلم‬ ‫أداء‬ ‫عىل‬ ‫باإلجياب‬ ‫سينعكس‬ ‫ذلك‬ ‫فإن‬ ‫عىل‬ ‫األثر‬ ‫عظيم‬ ‫هلا‬ ‫يكون‬ ‫سوف‬ ‫الفردية‬ ‫املرشوع‬ ‫أهداف‬ ‫حتقيق‬ . ‫النهاية‬ ‫من‬ ‫البدء‬ ‫نظرية‬ ‫فإن‬ ‫وهلذا‬ ‘ Start at the End ’ ‫مناسبة‬ ‫تكون‬ ‫يف‬ ‫مرشوعات‬ ‫التحويل‬ ‫الرقمي‬ ‫النظر‬ ‫أن‬ ‫حيث‬ ‫إىل‬ .‫ناجحة‬ ‫بداية‬ ‫لضامن‬ ‫فعال‬ ‫أسلوب‬ ‫يكون‬ ‫النتائج‬ ‫النظرة‬ ‫هذه‬ ‫وتشري‬ ‫إىل‬ ‫بالتحليل‬ ‫املرشوع‬ ‫تناول‬ ‫قبل‬ ‫النتائج‬ ‫عىل‬ ‫الرتكيز‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫تقييم‬ ‫عمليات‬ ‫املرشوعات‬ ‫هذه‬ ‫من‬ ‫العائد‬ ‫النفع‬ ‫ومدى‬ ‫التحويل‬ . ( 44 ) ً‫ث‬‫ثال‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ‫حتديدًاملتطلباتًالفنية‬ ً ‫واملعدات‬ ‫األجهزة‬ ‫حتديد‬ ‫هبا‬ ‫ويقصد‬ ‫التي‬ ‫تستخدم‬ ‫سوف‬ ‫يف‬ ‫الف‬ ‫العمليات‬ ‫نية‬ ‫الوثائق‬ ‫لتحويل‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرقمي‬ . ‫واملعدات‬ ‫األجهزة‬ ‫تتمثل‬ ‫التي‬ ‫استخدامها‬ ‫يتم‬ ‫يف‬ ‫الرقمية‬ ‫املرشوعات‬ ‫يف‬ : ( 1 ) ‫أجهزة‬ ‫احلاسبات‬ ‫والتي‬ ‫أنه‬ ‫عىل‬ ،‫للوثائق‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫اإلدخال‬ ‫عمليات‬ ‫خالهلا‬ ‫من‬ ‫سيتم‬ ‫ينب‬ ‫غي‬ ‫أن‬ ‫تتوفر‬ ‫يف‬ ‫مثل‬ ‫املواصفات‬ ‫بعض‬ ‫األجهزة‬ ‫هذه‬ :  ‫أن‬ ‫حتتوي‬ ‫للشاشة‬ ‫تشغيل‬ ‫كروت‬ ‫عىل‬ VGA Card ‫بقدرة‬ ‫وضوح‬ ‫ودرجة‬ ‫عالية‬ .  ‫حتتو‬ ‫أن‬ ‫ي‬ ‫عن‬ ‫تقل‬ ‫ال‬ ‫مسطحة‬ ‫عرض‬ ‫شاشة‬ ‫عىل‬ 17 ‫بوصة‬ . (44) Questions to Ask Before Starting a Digitization Project. http:// www.necdcc.org/digital.
36 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫رسيعة‬ ‫املعاجلات‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫وقوية‬ .  ‫كبرية‬ ‫تكون‬ ‫للجهاز‬ ‫الذاكرة‬ ‫مساحة‬ .  ‫كبرية‬ ‫تكون‬ ‫الصلب‬ ‫القرص‬ ‫مساحة‬ .  ‫األغراض‬ ‫متعددة‬ ‫أقراص‬ ‫ناسخ‬ DVD Writer ‫لعمل‬ ‫وذلك‬ ‫النسخ‬ ‫االحتياطية‬ ‫أو‬ ‫عند‬ ‫امللفات‬ ‫من‬ ‫نسخ‬ ‫الرضورة‬ .  ‫طباعة‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫وذلك‬ ‫الطابعات‬ ‫أي‬ ‫حتويلها‬‫بعد‬‫اجلهاز‬ ‫من‬ ‫وثيقة‬ ‫إىل‬ ‫الش‬ ‫كل‬ ‫الرقمي‬ ‫وختزينها‬ ‫بأجهزة‬ ‫تقل‬ ‫ال‬ ‫عالية‬ ‫جودة‬ ‫ذات‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫عىل‬ ‫احلاسبات‬ ‫عن‬ 600 ‫شاشة‬/ ‫نقطة‬ (. 45 ) ( 2 ) ‫الرقمية‬ ‫والكامريات‬ ‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬ ‫هي‬ ‫الوثائق‬ ‫بتحويل‬ ‫تقوم‬ ‫احلاسبات‬ ‫بأجهزة‬ ‫ملحقة‬ ‫أجهزة‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ‫إىل‬ ‫ال‬ ‫شكل‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫ومعاجلتها‬ ‫معها‬ ‫التعامل‬ ‫احلاسب‬ ‫ليستطيع‬ . ‫املصدر‬ ‫الوثيقة‬ ‫وتكون‬ Source Document ‫وهي‬ ‫الوثيقة‬ ‫التي‬ ‫التحويل‬ ‫عملية‬ ‫يتم‬ ‫مطبوعة‬ ‫وثيقة‬ ‫إما‬‫هلا‬ ، ‫اليد‬ ‫بخط‬ ‫مكتوبة‬ ‫أو‬ ‫رسومات‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ، ‫وهي‬ ‫أن‬‫املمكن‬ ‫من‬ ‫حت‬ ‫توي‬ ‫نصية‬ ‫معلومات‬ ‫عىل‬ ‫أو‬ ‫واألسود‬ ‫باألبيض‬ ‫ختطيطية‬ ‫رسومات‬ ‫أو‬ ‫اللون‬ ‫درجات‬ ‫الر‬ ‫مادي‬ ‫أو‬ ‫باأللوان‬ . (45) Saffady, William: Documents Imaging: Technologies applications and Implementation, Lanham: Scarecrow Press Inc., 2003, p.43.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 37 ‫املسح‬ ‫لعملية‬ ‫الصحيحة‬ ‫والتسمية‬ ‫الضوئي‬ ‫للوثائق‬ ‫هي‬ ‫الوثائق‬ ‫ترقيم‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫رقمنة‬ ‫الوثائق‬ Document Digitization . ( 46 ) ‫عىل‬ ‫تناوهلا‬ ‫يتم‬ ‫سوف‬ ‫الضوئية‬ ‫للامسحات‬ ‫واألشكال‬ ‫األنواع‬ ‫من‬ ‫العديد‬ ‫هناك‬ ‫النحو‬ ‫التايل‬ :  ‫املسطحة‬ ‫املاسحات‬ ‫أو‬ ‫املستوية‬ Flatbed Scanners ‫جد‬ ‫رخيصة‬ ‫ا‬ ‫األوراق‬ ‫تصوير‬ ‫ماكينات‬ ‫وتشبه‬ ، ‫الوثيقة‬ ‫وضع‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫وتعمل‬ ‫ضوئي‬ ‫مسحها‬ ‫املراد‬ ‫ا‬ ‫املسح‬ ‫عملية‬ ‫لتبدأ‬ ‫الزجاج‬ ‫عىل‬ ‫الضوئي‬ ‫الوثي‬ ‫صورة‬ ‫والتقاط‬ ‫عن‬ ‫قة‬ ‫طريق‬ CCD ‫بني‬ ‫ما‬ ‫وضوح‬ ‫درجة‬ ‫هلا‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫من‬ ‫احلديثة‬ ‫الضوئية‬ ‫واملاسحات‬ 1200 - 5000 SPI ‫اعتامد‬ ‫ا‬ ‫وجودهتا‬ ‫أسعارها‬ ‫عىل‬ . ( 47 ) ‫تكون‬ ‫أال‬ ‫النواسخ‬ ‫هذه‬ ‫عمل‬ ‫ويتطلب‬ ‫ضوئي‬ ‫مسحها‬ ‫املراد‬ ‫الوثيقة‬ ‫ا‬ ‫أكرب‬ ‫يف‬ ‫احلجم‬ ‫الزجاج‬ ‫مساحة‬ ‫من‬ ‫الذي‬ ‫الصورة‬ ‫اللتقاط‬ ‫عليه‬ ‫توضع‬ ‫سوف‬ ، ‫لذلك‬ ‫فهي‬ ‫مع‬ ‫عملية‬ ‫غري‬ ‫و‬ ‫الكبرية‬ ‫الوثائق‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫املتهالكة‬ . (46) Ibid., p45. (47) Ibid., p45. http://www.getty.edu/research/conducting_research/standards/introimages/scanne rs.html - Creating and Documenting Electronic Text: A Guide to Good Practice http://ahds.ac.uk/documents/creating
38 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫الشفافيات‬ ‫ملسح‬ ‫وحدات‬ ‫هبا‬ ‫يلحق‬ ‫احلديثة‬ ‫املسطحة‬ ‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬ ‫ومعظم‬ Transparency ‫ا‬‫أيض‬ ‫الوح‬ ‫هذه‬ ‫إضافة‬ ‫يمكن‬ ‫دات‬ ‫إىل‬ ‫تكن‬ ‫مل‬ ‫إن‬ ‫املسطحة‬ ‫املاسحات‬ ‫أساس‬ ‫هبا‬ ‫ملحقة‬ ‫ا‬ . ( 48 )  ‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬ ‫األسطوانية‬ Drum Scanners ‫ستنسل‬ ‫ماكينات‬ ‫تشبه‬ ‫التي‬ ‫مستخدمة‬ ‫كانت‬ ‫يف‬ ‫القرن‬ ‫من‬ ‫الستينيات‬ ‫ا‬ ‫ملايض‬ ، ‫ويتم‬ ‫ضوئي‬ ‫مسحها‬ ‫املراد‬ ‫الوثيقة‬ ‫وضع‬ ‫ا‬ ‫عىل‬ ‫أسطوانة‬ ‫عال‬ ‫كثافته‬‫ضوء‬ ‫مصدر‬ ‫أمام‬‫دوراهنا‬‫ويتم‬ ‫ية‬ ‫الوثيقة‬ ‫صورة‬ ‫التقاط‬ ‫يتم‬ ‫العملية‬ ‫هذه‬ ‫وخالل‬ ، ‫يستخدم‬ ‫املاسحات‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫وهذا‬ ‫تسمى‬ ‫تكنولوجيا‬ Photo Multiplier Tube ‫بدال‬ ‫من‬ CCD . ‫املسح‬ ‫عن‬ ‫الناجتة‬ ‫والصور‬ ‫الضوئي‬ ‫وتصل‬ ‫اجلودة‬ ‫عالية‬ ‫تكون‬ ‫هلا‬ ‫إىل‬ 8000 SPI ، ‫يتط‬ ‫عملها‬ ‫أسلوب‬ ‫ولكن‬ ‫عىل‬ ‫لفها‬ ‫اجل‬ ‫من‬ ‫حمدود‬ ‫حجم‬ ‫ذات‬ ‫مرنة‬ ‫وثائق‬ ‫لب‬ ‫األسطوانة‬ ، ‫وه‬ ‫ي‬ ‫األخرى‬ ‫الضوئية‬ ‫باملاسحات‬ ‫مقارنة‬ ‫الثمن‬ ‫مرتفعة‬ . ( 49 )  ‫الرقمية‬ ‫الكامريا‬ Digital Camera ‫األوضاع‬ ‫اختيار‬ ‫عىل‬ ‫االلتقاط‬ ‫معدات‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫يتميز‬ ‫التي‬ ‫درجة‬ ‫تضمن‬ ‫امللتقطة‬‫للصورة‬‫وضوح‬ ، ‫التعديل‬ ‫النوع‬ ‫هلذا‬‫يمكن‬‫حيث‬ ‫يف‬ ‫ال‬ ‫أجل‬‫من‬‫الكامريا‬‫وضع‬ ‫تقاط‬ (48) Saffady, William: Documents Imaging..., Op.Cit., pp45-46. (49) Ibid., p.47. - Introduction to Imaging. http://www.getty.edu/research/conducting_research/standards/introimages/scanne rs.html.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 39 ‫للوثيقة‬ ‫واضحة‬ ‫صورة‬ ، ‫كانت‬ ‫إذا‬ ‫خاصة‬ ‫بالوثيقة‬ ‫مبارش‬ ‫اتصال‬ ‫حدوث‬ ‫بعدم‬ ‫يسمح‬ ‫وهذا‬ ‫يساعد‬ ‫مما‬ ‫متهالكة‬ ‫حالتها‬ ‫يف‬ ‫األصلية‬ ‫الوثائق‬ ‫عىل‬ ‫املحافظة‬ . ( 50 ) ‫ا‬‫أيض‬ ‫بالتحكم‬ ‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫يسمح‬ ‫يف‬ ‫اإلضا‬ ‫حجم‬ ‫ءة‬ ‫الفنية‬ ‫واإلعدادات‬ ‫التي‬ ‫تضمن‬ ‫انتتا‬ ‫ج‬ ‫عالية‬ ‫جودة‬ ‫ذات‬ ‫صورة‬ ، ‫إضافة‬ ‫إىل‬ ‫يمك‬ ‫ذلك‬ ‫هلذا‬ ‫ن‬ ‫جلسم‬ ‫صورة‬ ‫التقاط‬ ‫النوع‬ ‫ثالثي‬ ‫األبعاد‬ ‫ثنائية‬ ‫األجسام‬ ‫من‬ ‫بدال‬ ‫األبعاد‬ . ( 51 )  ‫املصغرات‬ ‫ماسحات‬ Microfilm Scanner ‫صور‬ ‫بعمل‬ ‫يقوم‬ ‫النواسخ‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫وهذا‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ( ‫رقمية‬ ) ‫الصور‬ ‫من‬ ‫مثل‬ ‫امليكروفيلمية‬ : ‫امليكروفيلم‬ ، ‫امليكروفيش‬ ‫و‬ ‫و‬ ‫درجة‬ ‫وتعتمد‬ ‫املثقوبة‬ ‫الكروت‬ ‫ضوح‬ ‫وحالته‬ ‫الفيلم‬ ‫جودة‬ ‫عىل‬ ‫الصورة‬ . ( 52 ) ( 3 ) ‫احلاسبات‬ ‫شبكة‬ Computer Network ‫األساس‬‫الشبكات‬‫متثل‬ ‫يف‬ ‫نظم‬‫عمل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫ع‬‫إنه‬‫حيث‬ ‫طريق‬‫ن‬ ‫األساسي‬ ‫وبراجمه‬ ‫النظام‬ ‫أجهزة‬‫بني‬ ‫االتصال‬ ‫يكون‬ ‫الشبكات‬ ‫ة‬ ، ‫ا‬‫أيض‬ ‫األجهز‬ ‫اتصال‬ ‫بخادم‬ ‫ة‬ ‫األساس‬ ‫هو‬ ‫الشبكة‬ ‫يف‬ ‫واسرتجاعها‬ ‫املحررات‬ ‫ختزين‬ ‫عمليات‬ ، ‫يت‬ ‫الشبكة‬ ‫طريق‬ ‫فعن‬ ‫م‬ (50) A Guide of Practical Use of the Digital Camera. http://www.ncsu.edu/sciencejunction/route/usetech/digitalcamera/index.html. (51) http://www.getty.edu/research/conducting_research/ standards/introimages/ scanners.html. (52) Saffady, William: Documents Imaging..., Op.Cit., p.49.
40 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫املدخلة‬ ‫املحررات‬ ‫ختزين‬ ‫إىل‬ ‫من‬ ‫احلاجة‬ ‫عند‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫ويتم‬ ‫الشبكة‬ ‫خادم‬ ‫عىل‬ ‫النظام‬ ‫اخلادم‬ ‫إىل‬ ‫األجهز‬ ‫ة‬ ‫أيض‬ ‫الشبكة‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫ا‬ . ( 53 ) ‫مكونات‬ ‫ومن‬ :‫الشبكة‬  ‫والتوصيالت‬ ‫الكابالت‬ Cables ‫وهي‬ ‫الوسط‬ ‫متثل‬ ‫الذي‬ ‫املستخدمة‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬‫بني‬ ‫ما‬ ‫االتصال‬ ‫خالله‬ ‫من‬ ‫يتم‬ ‫يف‬ ‫واخلادم‬ ‫للمحررات‬ ‫والتخزين‬ ‫احلفظ‬ ‫أعامل‬ ‫الذي‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫املحررات‬ ‫هذه‬ ‫عليه‬ ‫ختزن‬ ‫اسرتجاعها‬ ، ‫ا‬‫أيض‬ ‫للمحررات‬ ‫الرقمية‬ ‫النسخ‬ ‫بنقل‬ ‫تقوم‬ ‫والتي‬ ‫باخلادم‬ ‫ختزينها‬ ‫تم‬ ‫إىل‬ ‫األجهزة‬ ‫يف‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫عملية‬ .  ‫اخلوادم‬ Servers ‫هي‬ ‫التخزين‬ ‫السعة‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫متميزة‬ ‫بقدرات‬ ‫حاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ‫ورسع‬ ‫ية‬ ‫ة‬ ‫والعمليات‬ ‫املعاجلات‬ ، ‫وهي‬ ‫األساس‬ ‫متثل‬ ‫يف‬ ‫بكل‬ ‫حتميلها‬ ‫يتم‬ ‫حيث‬ ‫النظام‬ ‫شبكة‬ ‫عمل‬ ‫من‬ : - ‫الشبكات‬ ‫تشغيل‬ ‫برامج‬ . - ‫األرشيف‬ ‫بنظام‬ ‫اخلاصة‬ ‫الربامج‬ .‫اإللكرتوين‬ - ‫بمهام‬ ‫اخلاصة‬ ‫الربامج‬ ‫النظام‬ ‫وأمن‬ ‫االتصال‬ ‫و‬ ‫الشبكة‬ . (53) A Meta-Evaluation of Electronic Document Management Systems. www.delta.man.ac.uk/intra/archive/jisc.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 41 - ‫املدخلة‬ ‫للمحررات‬ ‫الرقمية‬ ‫الصور‬ ‫ختزين‬ ‫إىل‬ ‫االحتياطية‬ ‫النسخ‬ ‫وعمل‬ ‫النظام‬ ‫هلا‬ . ( 54 )  ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ Personal Computers ‫هي‬ ‫األجهز‬ ‫ة‬ ‫املستخدمة‬ ‫يف‬ ‫حتميلها‬ ‫يتم‬ ‫ولذلك‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫املعاجلة‬ ‫عمليات‬ ‫بالتطبيقا‬ ‫ت‬ ‫والربامج‬ ‫التي‬ ‫العمليات‬ ‫هبذه‬ ‫القيام‬ ‫هلا‬ ‫تتيح‬ .‫والوظائف‬ ( 55 )  ‫اإلدخال‬ ‫معدات‬ Input Devices ‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬ ‫أو‬ ‫أي‬ ‫الوثائق‬ ‫بتحويل‬ ‫تقوم‬ ‫أخرى‬ ‫معدات‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ .‫الرقمي‬ ( 56 )  ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ Storage Media o ‫احلاسبات‬ ‫وأجهزة‬ ‫للخادمات‬ ‫الصلبة‬ ‫األقراص‬ Hard Disk o ‫املدجمة‬ ‫األقراص‬ ( DVDs , CDs ) . ( 57 )  ‫بالشبكة‬ ‫امللحقة‬ ‫األجهزة‬ Network Devices . ‫هي‬ ‫واملعدات‬ ‫األجهزة‬ ‫التي‬ ‫الالزم‬ ‫املهام‬ ‫بعض‬ ‫تؤدى‬ ‫ة‬ ‫لوظائفه‬ ‫النظام‬ ‫أداء‬ ‫لضامن‬ ‫عىل‬ ‫أكمل‬ ‫وجه‬ ، ‫املهام‬ ‫هذه‬ ‫وتتمثل‬ ‫يف‬ :  ‫ومحايتها‬ ‫الشبكة‬ ‫أمن‬ ‫ضامن‬ . (54) Ibid. (55) Ibid. (56) Ibid. (57) Ibid.
42 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫هبا‬ ‫اخلاص‬ ‫واخلادم‬ ‫الشبكة‬ ‫مستخدمي‬ ‫بني‬ ‫االتصال‬ ‫إتاحة‬ .  ‫وبعضهم‬ ‫الشبكة‬ ‫مستخدمي‬ ‫بني‬ ‫االتصال‬ ‫إتاحة‬ .  ‫التغيري‬ ‫يف‬ ‫واألمن‬ ‫بالرسية‬ ‫تتعلق‬ ‫ألسباب‬ ‫الشبكة‬ ‫إعدادات‬ . ‫األجهزة‬ ‫هذه‬ ‫وتتضمن‬ :  ‫النريان‬ ‫حوائط‬ Firewalls .  ‫املسارات‬ ‫حمدد‬ Routers .  ‫الكابالت‬ ‫جممع‬ Hups .  ‫االخرتاق‬ ‫كشف‬ ‫نظام‬ System Intrusion Detection . ( 58 ) ( 4 ) ‫املتخصصة‬ ‫الربامج‬ Professional Software ‫وهي‬ ‫مثل‬ ‫والنظام‬ ‫الشبكة‬ ‫بعمل‬ ‫اخلاصة‬ ‫الوظائف‬ ‫ببعض‬ ‫اخلاصة‬ ‫الربامج‬ :  ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ ‫تشغيل‬ ‫نظم‬ .  ‫اخلادمات‬ ‫تشغيل‬ ‫نظم‬ .  ‫النظام‬ ‫وشبكة‬ ‫البيانات‬ ‫بقواعد‬ ‫اخلاصة‬ ‫التأمني‬ ‫برامج‬ .  ‫البيانات‬ ‫قواعد‬ ‫تطبيقات‬ . ( 59 ) (58) Ibid. (59) Ibid.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 43 ‫اإلجراءات‬ ‫الوثائق‬ ‫برحويل‬ ‫الخاصة‬ ‫الفنية‬ ‫ل‬ ‫لشكل‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ي‬ ‫وهي‬ ‫اإلجراءات‬ ‫الوثائق‬ ‫بتحويل‬ ‫اخلاصة‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرقمي‬ ‫املسح‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ،‫الضوئي‬ ‫تتمثل‬ ‫العمليات‬ ‫وهذه‬ ‫يف‬ ‫التالية‬ ‫اخلطوات‬ : ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫إعداد‬ ً ً‫الوثائقًلعمليةًاملسح‬ ‫ا‬ ‫لضوئي‬ ً ‫حتوياها‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫إعداد‬ ‫عملية‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرقمي‬ ‫جد‬ ‫هامة‬ ‫عملية‬ ‫ا‬ ، ‫وهذه‬ ‫الغرض‬ ‫العملية‬ ‫األسايس‬ ‫وفق‬‫الوثائق‬‫مع‬‫التعامل‬‫عىل‬ ‫قادرة‬‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬‫جعل‬ ‫منها‬ .‫حمددة‬ ‫ورشوط‬ ‫تسلسل‬ ‫ترقيمها‬ ‫املراد‬ ‫للوثائق‬ ‫اجليدة‬ ‫اإلعداد‬ ‫وعملية‬ ( )‫رقمنتها‬ ‫تعد‬ ‫العمليات‬ ‫من‬ ‫املسح‬ ‫عملية‬ ‫كفاءة‬ ‫ضامن‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫الرضورية‬ ‫الضوئي‬ ‫يتم‬ ‫احلاالت‬ ‫معظم‬ ‫وىف‬ ،‫للوثائق‬ ‫للمسح‬ ‫الوثائق‬ ‫إعداد‬ ‫الضوئي‬ ‫يف‬ ‫وخصائص‬ ‫نوع‬ ‫عىل‬ ‫يعتمد‬ ‫دفعة‬ ‫كل‬ ‫وحجم‬ ‫دفعات‬ ‫املستخدمة‬ ‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬ ، ‫حتويلها‬ ‫املراد‬ ‫الوثائق‬ ‫ومجيع‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرق‬ ‫مي‬ ‫حتتاج‬ ‫إىل‬ ‫التجهيزات‬ ‫بعض‬ ‫أو‬ ‫اإلعداد‬ ، ‫العمل‬ ‫متطلبات‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫عملية‬ ‫خطوات‬ ، ‫امل‬ ‫تنظيم‬ ‫لفات‬ ‫والوثائق‬ ، ‫األخرى‬ ‫املادية‬ ‫وخصائصها‬ ‫الوثائق‬ ‫حالة‬ ، ‫أنواع‬ ‫وعوامل‬ ‫املستخدمة‬ ‫املاسحات‬ ‫أخرى‬ ، ‫فمثال‬ : ( 1 ) ‫املكتبية‬ ‫واملستندات‬ ‫األوراق‬ ،‫التقارير‬‫مثل‬ ‫و‬ ‫املذكرات‬ ، ‫و‬ ‫املكتبية‬‫الوثائق‬ ‫من‬‫وغريها‬ ‫املراسالت‬ ‫ينبغ‬ ‫ي‬ ‫من‬‫إزالتها‬ ‫بعناية‬‫جتمع‬‫وان‬‫بامللفات‬‫حفظها‬ ‫أماكن‬ ‫يف‬ ‫املسح‬‫عملية‬‫أجل‬‫من‬ ‫سليم‬‫ترتيب‬ ‫ا‬ ‫لضوئي‬ ‫هلم‬ .
44 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ( 2 ) ‫املمزقة‬ ‫األوراق‬ ‫منها‬ ‫نسخة‬ ‫وعمل‬ ‫ترميمها‬ ‫جيب‬ ( ‫ضوئية‬ ‫صورة‬ ) ‫املسح‬ ‫عملية‬ ‫قبل‬ ‫الضوئي‬ ‫هل‬ ‫ا‬ . ( 60 ) ‫املسح‬ ‫لعملية‬‫الوثائق‬ ‫وجتهيز‬ ‫إعداد‬ ‫عملية‬ ‫فإن‬ ‫حال‬ ‫كل‬‫وعىل‬ ‫الضوئي‬ ‫تس‬ ‫وقتا‬ ‫تغرق‬ ‫وجهد‬ ‫ا‬ ‫طويال‬ ، ‫يدوي‬ ‫إنجازها‬ ‫عىل‬ ‫االعتامد‬ ‫ويتم‬ ‫ا‬ ‫لذلك‬ ‫فهي‬ ‫اخلربة‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫و‬ ‫اجل‬ ‫دية‬ ‫للعاملني‬ . ً:‫ثانيا‬ ‫عملية‬ ً ً‫املسح‬ ‫الضوئي‬ ً ‫نوع‬ ‫كل‬ ‫خصائص‬ ‫واختالف‬ ‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬ ‫أنواع‬ ‫وتعدد‬ ‫تنوع‬ ‫من‬ ‫الرغم‬ ‫عىل‬ ‫عموم‬ ‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬ ‫عمل‬ ‫أن‬ ‫إال‬ ‫منها‬ ‫ا‬ ‫الوثيقة‬ ‫تقسيم‬ ‫عىل‬ ‫يعتمد‬ ‫أو‬ ‫الصفحة‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫شبكة‬ ‫للمسح‬ ‫القابلة‬ ‫الصغرية‬ ‫الوحدات‬ ‫من‬ ‫الضوئي‬ ‫عليه‬ ‫يطلق‬ ‫البكسلس‬ Pixels ، ‫البلس‬ Pels ، ‫أو‬ ‫النقاط‬ Dots . ‫املوجودة‬ ‫احلساسة‬ ‫والفوتوغرافية‬ ‫البرصية‬ ‫املكونات‬ ‫استخدام‬ ‫طريق‬ ‫وعن‬ ‫املاسح‬ ‫يقوم‬ ‫الضوئية‬ ‫باملاسحات‬ ‫الضوئي‬ ‫النقاط‬ ‫من‬ ‫املنعكسة‬ ‫الضوء‬ ‫كمية‬ ‫بتقدير‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫بالصفح‬‫املوجودة‬‫البكسلس‬ ‫ة‬ ‫والتي‬ ‫بتوليد‬‫يقوم‬‫ذلك‬‫بعد‬ ‫إشارة‬ ‫إلكرتون‬ ‫ي‬ ‫ة‬ ‫هلا‬‫مطابقة‬ ‫والتي‬ ‫تتحول‬ ‫إىل‬ ‫البت‬ ‫شكل‬ ‫الرقمي‬ Digital Bit . ( 61 ) ‫بارد‬ ‫سالب‬ ‫قطب‬ ‫مصباح‬ ‫يكون‬ ‫ما‬ ‫عادة‬ ‫الضوئية‬ ‫للامسحات‬ ‫الضوء‬ ‫مصدر‬ (60) Besser, Howard and Jennifer Trant: Op.Cit. (61) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.53. - http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/technical
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 45 Cold Cathode Lamp ‫املكون‬ ‫أما‬ ‫الفوتوغرايف‬ ‫مصفوفة‬ ‫يكون‬ ‫ما‬ ‫فعادة‬ ‫احلساس‬ ‫الشحن‬ ‫مزدوجة‬ ‫نبضات‬ ‫من‬ ( Charge Coupled Device Array (CCD (. 62 ) ً:‫ثالثا‬ ‫ت‬ ‫كنولوجيا‬ ً ‫ضغطًصورًالوثائقًامل‬ ‫رقمنةًاامللفات‬ ) ً ‫حتتوي‬ ‫الوثائق‬ ‫حجم‬ ‫ضغط‬ ‫خاصية‬ ‫عىل‬ ‫الرقمنة‬ ‫تكنولوجيات‬ ‫معظم‬ ‫التي‬ ‫يتم‬ ‫التوفري‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫ترقيمها‬ ‫يف‬ ‫الوثائق‬ ‫حلجم‬ ‫التخزينية‬ ‫السعة‬ ‫التي‬ ‫ترقيم‬ ‫يتم‬ ‫عىل‬ ‫وختزينها‬ ‫ها‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫يف‬ ‫املسح‬ ‫عمل‬ ‫بعد‬ ‫الضغط‬ ‫عملية‬ ‫تتم‬ ‫أن‬ ‫عىل‬ ‫ملفات‬ ‫شكل‬ ‫الض‬ ‫وئي‬ ‫باحلاسب‬ ‫ختزينها‬ ‫وقبل‬ ‫للوثيقة‬ ‫أو‬ ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫عىل‬ .‫األخرى‬ ( 63 ) ‫الواقع‬ ‫وىف‬ ‫أن‬ ‫الربامج‬ ‫كل‬ ‫أو‬ ‫األجهزة‬ ‫التي‬ ‫تستخدم‬ ‫يف‬ ‫للملف‬ ‫الضغط‬ ‫عمليات‬ ‫ات‬ ‫تستند‬ ‫إىل‬ ‫املواصفات‬ ‫التي‬ ‫حددها‬ ‫االحتاد‬ ‫الدويل‬ ‫السلكية‬ ‫للمواصالت‬ ‫و‬ ‫الالس‬ ‫لكية‬ International Telecommunications Union (ITU) ‫والذي‬ ‫سابق‬ ‫يعرف‬ ‫كان‬ ‫ا‬ ‫باسم‬ Consultative Committee on International Telephony and Telegraphy (CCITT) . ‫ألساليب‬ ‫الرابعة‬ ‫واملجموعة‬ ‫الثالثة‬ ‫املجموعة‬ ‫باسم‬ ‫املواصفات‬ ‫هذه‬ ‫عرفت‬ ‫وقد‬ ‫الضغط‬ Group 4 for Compression Algorithm , Group 3 . ( 64 ) ‫الثالثة‬ ‫املجموعة‬‫أسلوب‬‫انترش‬‫وقد‬ ‫يف‬ ‫القرن‬‫من‬ ‫الثامنينيات‬ ‫املايض‬ ‫و‬ ‫عىل‬‫يعتمد‬‫كان‬ ‫البعد‬ ‫ضغط‬ ‫تقنية‬ ‫األحادي‬ one-dimensional compression technique . (62) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.53. (63) Technical Infrastructure. http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/technical. (64) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.60.
46 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫البعد‬ ‫ضغط‬ ‫تقنية‬ ‫تستخدم‬ ‫فكانت‬ ‫العكس‬ ‫فعىل‬ ‫الرابعة‬ ‫املجموعة‬ ‫أما‬ ‫ال‬ ‫ثنائي‬ ، ‫كال‬ ‫استخدام‬ ‫تتيح‬ ‫واألجهزة‬ ‫الربامج‬ ‫معظم‬ ‫وكانت‬ ‫والرابعة‬ ‫الثالثة‬ ‫املجموعة‬ ‫أسلوب‬ ‫من‬ ‫بنسبة‬ ‫الضغط‬ ‫عىل‬ ‫لقدرته‬ ‫وذلك‬ ‫املفضل‬ ‫كن‬ ‫الرابعة‬ ‫املجموعة‬ ‫أسلوب‬ ‫أن‬ ‫إال‬ ‫عال‬ .‫ية‬ ( 65 ) ‫الثالثة‬‫املجموعتني‬‫أسلوب‬‫من‬‫كال‬‫كان‬‫وقد‬ ‫و‬ ‫والوثائق‬‫األوراق‬‫مع‬‫يستخدم‬‫الرابعة‬ ‫سوداء‬ ‫بحروف‬ ‫املطبوعة‬ ، ‫وحساب‬ ‫حرص‬ ‫عىل‬ ‫يعتمد‬ ‫عملهام‬ ‫أسلوب‬ ‫وكان‬ ‫النقاط‬ ( pixels ) ‫اللون‬ ‫نقاط‬ ‫حلرص‬ ‫االنتقال‬ ‫قبل‬ )‫(األبيض‬ ‫الواحد‬ ‫للون‬ ‫الثاين‬ ‫و‬ )‫(األسود‬ ‫ذلك‬ ‫السطر‬ ‫هناية‬ ‫حتى‬ . ‫ظهور‬‫بعد‬‫خاصة‬‫الضغط‬‫أساليب‬‫من‬ ‫األسلوب‬‫هذا‬‫لتطوير‬‫رضورة‬‫هناك‬‫كان‬‫وقد‬ ‫األساليب‬ ‫أبرز‬ ‫وكان‬ ‫امللونة‬ ‫الصور‬ ‫التي‬ ‫انتشار‬ ‫أكثر‬ ‫وأصبحت‬ ‫طورت‬ ‫ا‬ ‫ض‬ ‫أسلوب‬ ‫غط‬ ( JPEG ) ‫نسبة‬ ‫إىل‬ Joint Photograph Experts Group ‫التي‬ ‫بتطويره‬ ‫قامت‬ ، ‫وىف‬ ‫أسلوب‬ ‫فإن‬ ‫الواقع‬ JPEG ‫األساليب‬ ‫من‬ ‫مرتابطة‬ ‫جمموعة‬ ‫عىل‬ ‫يشتمل‬ ‫التي‬ ‫نوعي‬ ‫تدعم‬ ‫ات‬ ‫وضغطها‬ ‫الصور‬ ‫جودة‬ ‫من‬ ‫خمتلفة‬ . ( 66 ) ‫ألسلوب‬ ‫الضغط‬ ‫تقنيات‬ ‫ومعظم‬ JPEG ‫بفقد‬ ‫الضغط‬ ‫تقنية‬ ‫يسمى‬ ‫ما‬ ‫عىل‬ ‫يعتمد‬ Lossy Compression techniques ، ‫حذف‬ ‫يالزمها‬ ‫ولكن‬ ‫تنجز‬ ‫سوف‬ ‫الضغط‬ ‫فعملية‬ ‫األصلية‬ ‫الصورة‬ ‫من‬ ‫املعلومات‬ ‫بعض‬ . (65) Ibid. (66) Ibid. - Digital Preservation Guidance Note. http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/image_compression.rtf
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 47 ‫الفقد‬ ‫عدم‬ ‫عىل‬ ‫يعتمد‬ ‫والرابعة‬ ‫الثالثة‬ ‫املجموعة‬ ‫أسلوب‬ ‫فإن‬ ‫العكس‬ ‫وعىل‬ Lossless compression techniques ‫فقد‬ ‫دون‬ ‫الصورة‬ ‫يضغطون‬ ‫فهم‬ ‫ألي‬ ‫معلومات‬ ‫منها‬ ‫بعض‬ ‫أن‬ ‫هو‬ ‫املعلومات‬ ‫بفقدان‬ ‫هنا‬ ‫واملقصود‬ ‫ا‬ ‫الصورة‬ ‫وضوح‬ ‫من‬ ‫أو‬ ‫سوف‬ ‫جودهتا‬ ‫ت‬ ‫قل‬ . ( 67 ) ‫تقوم‬‫واآلن‬ Joint Photographic Experts Group ‫عىل‬‫األخرية‬‫اللمسات‬‫بوضع‬ ‫اسم‬ ‫عليه‬ ‫تطلق‬ ‫حديث‬ ‫ضغط‬ ‫أسلوب‬ JPEG2000 ‫والذي‬ ‫الصور‬ ‫بضغط‬ ‫يقوم‬ ‫سوف‬ ‫بدون‬ ‫أي‬ ‫ملحوظ‬ ‫تقليل‬ ‫يف‬ ‫الصورة‬ ‫جودة‬ ‫مستوى‬ . ( 68 ) ً:‫ًا‬‫ع‬‫راب‬ ًًًً ًًً ‫أشكال‬ ً ‫امللفات‬ ً Files Format ً ‫من‬ ‫جمموعة‬ ‫من‬ ‫تتكون‬ ‫األبعاد‬ ‫ثنائية‬ ‫مرقمة‬ ‫صورة‬ ‫بتوليد‬ ‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬ ‫تقوم‬ ‫للوثائق‬ ‫البكسلس‬ ‫التي‬ ‫ضوئي‬ ‫مسحها‬ ‫تم‬ ‫ا‬ ‫الرقمية‬ ‫الصورة‬ ‫كانت‬ ‫وقد‬ ، ‫يف‬ ‫الس‬ ‫تسمى‬ ‫ابق‬ ‫بت‬ - ‫مابد‬ Bit-Mapped ‫أو‬ ‫راسرت‬ ‫صور‬ Raster Images ‫وهى‬ ‫التي‬ ‫تسجيلها‬ ‫يتم‬ ‫الضو‬ ‫املاسحات‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫كملفات‬ ‫باحلاسبات‬ ‫ئية‬ ‫أو‬ ‫أي‬ ‫معدات‬ ‫التقاط‬ ‫الوث‬ ‫صور‬ ‫ائق‬ ‫فكتور‬ ‫صور‬ ‫عن‬ ‫ختتلف‬ ‫للحاسبات‬ Vector-Based ‫أو‬ Object Oriented ‫والتي‬ ‫تعرف‬ ‫ودوائر‬ ‫وخطوط‬ ‫كنقاط‬ ‫أو‬ ‫باألساس‬ ‫فكتور‬ ‫صور‬ ‫وملفات‬ ،‫األخرى‬ ‫اهلندسية‬ ‫األشكال‬ (67) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.63. - http://www.linktionary.com/c/compression.html - Besser, Howard and Jennifer Trant: Op.Cit. (68) Digital Preservation Guidance Note http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/image_compression.rtf.
48 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫بملفات‬ ‫ترتبط‬ (CAD) Computer Aided Design ‫اهلندسية‬ ‫الرسوم‬ ‫وبرامج‬ ‫للحاسبات‬ . ( 69 ) ‫األخرى‬‫عن‬‫خمتلفة‬‫طريقة‬‫تستخدم‬‫فكتور‬‫وصور‬‫راسرت‬‫صور‬‫من‬‫كل‬‫وألن‬ ‫يف‬ ‫متثيل‬ ‫البعض‬ ‫بعضهم‬ ‫مع‬ ‫متوافقني‬ ‫غري‬ ‫فإهنم‬ ‫الصور‬ . ( 70 ) ‫واعتامد‬ ‫ا‬ ‫الربامج‬ ‫عىل‬ ‫التي‬ ‫استخدامها‬ ‫يتم‬ ‫يف‬ ‫الوثائق‬ ‫تصوير‬ ، ‫فإن‬ ‫(ص‬ )‫راسرت‬ ‫ور‬ Bit-Mapped ‫عىل‬ ‫باحلاسبات‬ ‫تسجيلها‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫يف‬ ‫ملف‬ ‫شكل‬ ‫امتالكي‬ Proprietary file format ‫أو‬ ‫يف‬ ‫امتالك‬ ‫غري‬ ‫ملف‬ ‫شكل‬ ‫ي‬ Nonproprietary File Format ، ‫بعض‬ ‫وىف‬ ‫باسم‬ ‫االمتالكية‬ ‫امللفات‬ ‫عن‬ ‫يعرب‬ ‫األحيان‬ ‫املحىل‬ ‫الشكل‬ Native Format . ( 71 ) ( 1 ) ‫االمتالك‬ ‫امللفات‬ ‫شكل‬ ‫ي‬ ‫التصوير‬ ‫برامج‬ ‫ظهور‬ ‫بدايات‬ ‫كانت‬ ‫الرقمي‬ ‫يف‬ ‫القرن‬ ‫من‬ ‫الثامنينيات‬ ‫امل‬ ‫ايض‬ ، ‫االمتالك‬ ‫الشكل‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫وكانت‬ ‫ي‬ ‫للملفات‬ ، ‫الشكل‬ ‫هذا‬ ‫يعد‬ ‫مل‬ ‫ذلك‬ ‫من‬ ‫الرغم‬ ‫وعىل‬ ‫الرئييس‬ ‫الشكل‬ ‫هو‬ ‫الذي‬ ‫عليه‬ ‫يعتمد‬ ‫أو‬ ‫تسجيل‬ ‫برامج‬ ‫تتضمنه‬ ‫أو‬ ‫الوثائ‬ ‫ترقيم‬ ‫ق‬ ‫باحلاسبات‬ . ( 72 ) (69) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.64. - http://www.sketchpad.net/basics1.htm -Technical Guidelines for Digitizing Archival Material for Electronic Access. http://www.archives.gov/preservation/technical/guidelines.html. (70) Besser, Howard and Jennifer Trant: Op.Cit. (71) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.67. - http://www.pcmag.com/encyclopedia_term/ (72) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.67-68.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 49 ‫االمتالك‬ ‫امللف‬ ‫فشكل‬ ‫ي‬ ‫خطر‬ ‫يمثل‬ ‫ا‬ ‫املصورة‬ ‫الوثائق‬ ‫عىل‬ ‫التي‬ ‫يرغب‬ ‫يف‬ ‫االحتفاظ‬ ‫امللفات‬ ‫تصبح‬ ‫أن‬‫املمكن‬ ‫من‬ ‫احلقيقة‬ ‫وىف‬ ،‫طويلة‬‫لفرتات‬‫هبا‬ ‫يف‬ ‫الشكل‬ ‫اال‬ ‫متالكي‬ ‫قابلة‬‫غري‬ ‫املحتمل‬‫والتطوير‬‫التعديل‬‫نتيجة‬‫للقراءة‬ ‫الذي‬ ‫التصوير‬‫وبرامج‬‫منتجات‬‫عىل‬‫يطرأ‬ ‫ا‬ ‫لرقمي‬ ، ‫املستقبيل‬ ‫النجاح‬ ‫وقابلية‬ ‫يف‬ ‫بسياسة‬ ‫تتأثر‬ ‫االمتالكية‬ ‫امللفات‬ ‫شكل‬ ‫استخدام‬ ‫م‬ ‫نتجي‬ ‫برامج‬ ‫الرقمي‬ ‫التصوير‬ ‫يف‬ ‫منتجاهتم‬ ‫تطوير‬ ‫أو‬ ‫اإلنتاج‬ ‫توقف‬ ‫أو‬ ‫الربا‬ ‫من‬ ‫آخر‬ ‫شكل‬ ‫إنتاج‬ ‫مج‬ ‫أو‬ ‫االندماج‬ ‫يف‬ ‫أخرى‬ ‫رشكات‬ ، ‫االمتالكية‬ ‫امللفات‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫فمن‬ ‫ذلك‬ ‫من‬ ‫وأكثر‬ ‫بل‬ ‫مقروءة‬ ‫غري‬ ‫أو‬ ‫الربامج‬ ‫من‬ ‫احلديثة‬ ‫لإلصدارات‬‫بالنسبة‬ ‫متوافقة‬ ‫التي‬ ‫ن‬ ‫أنتجتها‬ ‫الرشكة‬ ‫فس‬ ، ‫أو‬ ‫برامج‬ ‫التصوير‬ ‫الرقمي‬ ‫األخرى‬ ‫التي‬ ‫أنتجت‬ ‫يف‬ .‫الرشكة‬ ‫نفس‬ ( 73 ) ( 2 ) ‫غري‬ ‫امللفات‬ ‫شكل‬ ‫االمتالكي‬ ‫يوصف‬ ‫وهو‬ ‫يف‬ ‫األحيان‬ ‫بعض‬ Metafile Format ‫ملفات‬ ‫بشكل‬ ‫وبمقارنتها‬ ‫االمتالكي‬ ، ‫فهي‬ ‫منتجات‬ ‫عىل‬ ‫اعتامدية‬ ‫أقل‬ ‫أو‬ ‫تصوير‬ ‫برامج‬ ‫رقمي‬ ‫حمددة‬ ، ‫اخلا‬ ‫وهذه‬ ‫صية‬ ‫جد‬ ‫هامة‬ ‫تكون‬ ‫ا‬ ‫لنظم‬ ‫بالنسبة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫التي‬ ‫ية‬ ‫ا‬ ‫بالوثائق‬ ‫حتتفظ‬ ‫لرقمية‬ ( ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ) ‫طويلة‬ ‫ملدد‬ ، ‫الوثائق‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫إنه‬ ‫حيث‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫املخزن‬ ‫بالنظام‬ ‫ة‬ ‫فرتة‬ ‫ألطول‬ ‫متاحة‬ ‫ممكنة‬ ، ‫و‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫إم‬ ‫االمتالكية‬ ‫غري‬ ‫امللفات‬ ‫تتيح‬ ‫و‬ ‫التعامل‬ ‫كانية‬ ‫تبادل‬ ‫الربامج‬ ‫من‬ ‫نوع‬ ‫أي‬ ‫مع‬ ‫الصور‬ ‫أو‬ ‫احلاسبات‬ ‫نظم‬ . ( 74 ) (73) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.68. - http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/contents.html (74) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.69. - http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/contents.html.
50 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫انتشار‬ ‫االمتالكية‬ ‫غري‬ ‫امللفات‬ ‫أشكال‬ ‫أكثر‬ ‫نتناول‬ ‫سوف‬ ‫اجلزء‬ ‫هذا‬ ‫وىف‬ ‫ا‬ ‫ومالئمة‬ ‫التصوير‬ ‫وتطبيقات‬ ‫لنظم‬ ‫الرقمي‬ ، ‫وهي‬ ‫النحو‬ ‫عىل‬ ‫التايل‬ : ( ‫أ‬ ) ‫صيغة‬ Tag Image Format (TIF) ‫وهي‬ ‫تعرف‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫باسم‬ Tagged Image File Format (TIFF) ‫وهي‬ ‫أكثر‬ ‫من‬ ‫استخدام‬ ‫االمتالكية‬ ‫غري‬ ‫امللفات‬ ‫أشكال‬ ‫ا‬ ‫وانتشار‬ ‫ا‬ ‫راسرت‬ ‫صور‬ ‫مع‬ ( Bit-Mapped ) ‫وقد‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫الصور‬ ‫من‬ ‫الشكل‬ ‫هذا‬ ‫تطوير‬ ‫تم‬ ‫رشكتي‬ ‫ميكروسوفت‬ ‫و‬ ‫ألدوس‬ ( Microsoft & Aldus ) ‫آدوب‬ ‫نظم‬ ‫اندماج‬ ‫وبعد‬ Adobe Systems ‫ه‬ ‫أصبحت‬ ‫ي‬ ‫صاحبة‬ ‫الشكل‬ ‫هذا‬ ، ‫آدوب‬ ‫ومتلك‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫شكل‬ Portable Document Format (PDF) ، ‫وهي‬ ‫عري‬ ‫الشكل‬ ‫وصيانة‬ ‫وتطوير‬ ‫بنرش‬ ‫تقوم‬ ‫اآلن‬ ‫االمتالكي‬ TIF ‫حتديد‬ ‫أكثر‬ ‫بأسلوب‬ ‫ا‬ ‫وتركيز‬ ‫ا‬ . ( 75 ) ‫وشكل‬ TIF ‫بتطبيقات‬ ‫اخلاصة‬ ‫والتطبيقات‬ ‫الربامج‬ ‫معظم‬ ‫مع‬ ‫ويتوافق‬ ‫يتناسب‬ ‫التصوير‬ ‫الرقمي‬ ، ‫ذلك‬ ‫ويتضمن‬ :  ‫البرصية‬ ‫احلروف‬ ‫متييز‬ ‫تكنولوجيا‬ Optical Character Recognition (OCR) .  ‫النرش‬ ‫برامج‬ ‫املكتبي‬ Desktop Publishing . (75) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.69-70. - Besser, Howard and Jennifer Trant: Op.Cit. - http://www.ee.cooper.edu/courses/course_pages/past_courses/EE458/TIFF/
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 51  ‫احلاسبات‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫املرسلة‬ ‫الفاكسات‬ PC-Based Facsimile Transmission .  ‫بنظم‬ ‫للوثائق‬ ‫الصور‬ ‫رقمنة‬ ‫تطبيقات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ : ‫و‬ ‫تشتمل‬ ‫أشكال‬ TIF ‫عنوان‬ ‫عىل‬ ‫رأيس‬ Header ‫املحتويات‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫امللف‬ ‫يصف‬ ‫وألى‬ ‫واحلجم‬ ‫أخرى‬ ‫خصائص‬ . ( 76 )  ‫مللفات‬‫الضغط‬ ‫تكنولوجيا‬ TIF : ‫الشكل‬ ‫ختزين‬‫املمكن‬ ‫من‬ TIF ‫مضغوط‬ ‫ا‬ ‫أو‬ ‫مضغوط‬ ‫غري‬ ، ‫وملفات‬ TIF ‫باسم‬ ‫املعروف‬ ‫الضغط‬ ‫أسلوب‬ ‫مع‬ ‫تتوافق‬ ‫الرابعة‬ ‫واملجموعة‬ ‫الثالثة‬ ‫املجموعة‬ ، ‫ا‬‫أيض‬ ‫ملفات‬ ‫قراءة‬ ‫يمكن‬ TIF ‫عن‬ ‫الصور‬ ‫عرض‬ ‫برامج‬ ‫متضمنة‬ ‫احلاسبات‬ ‫برامج‬ ‫من‬ ‫خمتلفة‬ ‫أنواع‬ ‫طريق‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫نظم‬‫منتجو‬ ‫يقوم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫باإلضافة‬‫باستخدامها‬ ‫إىل‬ ‫الربامج‬ ‫العامة‬ ‫أو‬ ‫األخرى‬ ‫املتاحة‬ . ( 77 )  ‫اإلنرتنت‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫مع‬ ‫العمل‬ : ‫اإلنرتنت‬ ‫لتصفح‬ ‫املساعدة‬ ‫الربامج‬ ‫تتيح‬ Plug-ins Browser ‫لشك‬ ‫ل‬ TIF ‫املختلفة‬ ‫األشكال‬ ‫مع‬ ‫تستخدم‬ ‫بأن‬ ‫بشكل‬ ‫واإلكسرتانت‬ ‫واإلنرتانت‬ ‫اإلنرتنت‬ ‫ومنها‬ ‫الشبكات‬ ‫لتكنولوجيا‬ ‫فعال‬ . ( 78 ) (76) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.72. - Tagged Image File Format http://en.wikipedia.org/wiki/TIFF (77) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.73. - Tagged Image File Format http://en.wikipedia.org/wiki/TIFF (78) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.73.
52 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ( ‫ب‬ ‫صيغة‬ ) Graphics Image File (GIF) ‫ويعرف‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫باسم‬ Graphical Interchange File Format ‫أكثر‬ ‫أصبح‬ ‫وقد‬ ‫شيوع‬ ‫ا‬ ‫تم‬ ‫وقد‬ ‫واإلكسرتانت‬ ‫واإلنرتانت‬ ‫اإلنرتنت‬ ‫تطبيقات‬ ‫مع‬ ‫إنتاجه‬ ‫وتطوي‬ ‫طريق‬‫عن‬ ‫ره‬ ‫كمبيورسف‬ ‫رشكة‬ CompuServe ‫اإلنرتنت‬ ‫متصفحات‬ ‫أنواع‬ ‫مجيع‬ ‫دعم‬ ‫ويلقى‬ . ( 79 ) ‫الصورة‬ ‫حتميل‬ ‫عند‬ ‫أرسع‬ ‫ليكون‬ ‫الصور‬ ‫ملفات‬ ‫من‬ ‫الشكل‬ ‫هذا‬ ‫تصميم‬ ‫تم‬ ‫وقد‬ ‫وتصفحها‬ ، ‫تش‬ ‫خاصية‬ ‫عىل‬ ‫امللفات‬ ‫من‬ ‫الشكل‬ ‫هذا‬ ‫ويعتمد‬ ‫فري‬ ‫أو‬ ‫ع‬ ‫تتيح‬ ‫تكويد‬ ‫رض‬ ‫اإلنرتنت‬ ‫متصفح‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫حتميلها‬ ‫يتم‬ ‫للصورة‬ ‫الكاملة‬ ‫املعلومات‬ ‫بينام‬ ‫للصورة‬ . ‫قبل‬ ‫الصورة‬ ‫بعرض‬ ‫يقوم‬ ‫امللفات‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫أن‬ ‫بمعنى‬ ‫االنتهاء‬ ‫حتميل‬ ‫من‬ ‫ها‬ ‫الصورة‬ ‫وتفصيالت‬ ‫األلوان‬ ‫جودة‬ ‫درجة‬ ‫وتتحسن‬ ‫لأللوان‬ ‫منخفضة‬ ‫جودة‬ ‫بدرجة‬ ‫ولكن‬ ‫تدرجيي‬ ‫تصل‬ ‫املعلومات‬ ‫بينام‬ ‫ا‬ ‫فتظ‬ ‫اإلنرتنت‬ ‫متصفح‬ ‫عىل‬ ‫الصورة‬ ‫حتميل‬ ‫اكتامل‬ ‫حتى‬ ‫هر‬ ‫العالية‬ ‫بجودهتا‬ ‫الصورة‬ . ( 80 )  ‫الصور‬ ‫ملفات‬ ‫مع‬ ‫الضغط‬ ‫تقنية‬ GIF ‫أ‬‫عىل‬‫الصور‬‫ملفات‬‫من‬‫الشكل‬‫هذا‬‫يعتمد‬ ‫سلوب‬ ( Lempel -Ziv -Welch (LZW ‫يف‬ ‫امللفات‬ ‫ضغط‬ ، ‫ملفات‬ ‫خلق‬ ‫عند‬ ‫قانونية‬ ‫قيود‬ ‫يوجد‬ ‫ال‬ ‫أنه‬ ‫من‬ ‫وبالرغم‬ GIF ، ‫أو‬ ‫تبادهلا‬ (79) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.73-74. (80) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.74. - http://en.wikipedia.org/wiki/Gif
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 53 ‫احلق‬ ‫رخصة‬ ‫عىل‬ ‫احلصول‬ ‫يتحتم‬ ‫أنه‬ ‫إال‬ ‫ونقلها‬ ‫يف‬ ‫أسلوب‬ ‫استخدام‬ LZW ‫ملفات‬ ‫لضغط‬ ‫رشكة‬ ‫من‬ ‫الصور‬ Unisys ‫احلق‬ ‫هذا‬ ‫صاحبة‬ . ( 81 ) ( ‫ج‬ ) ‫صيغة‬ Portable Network Graphics (PNG) ‫والرغبة‬ ‫األمر‬ ‫هذا‬ ‫ولتفاد‬ ‫يف‬ ‫التعرض‬ ‫عدم‬ ‫ألي‬ ‫بشكل‬ ‫تتعلق‬ ‫أخرى‬ ‫تقييدات‬ GIF ( ‫العاملية‬ ‫الشبكات‬ ‫احتاد‬ ‫فإن‬ World Wide Web Consortium (W3C ‫الشكل‬ ‫تبنى‬ Portable Network Graphics (PNG) ‫بديال‬ ‫شكل‬ ‫عن‬ GIF ، ‫ملفات‬ ‫ومثل‬ GIF ‫فإن‬ ‫ملفات‬ ‫شكل‬ PNG ‫توافق‬ ‫قدمت‬ ‫ا‬ ‫كبري‬ ‫ا‬ ‫بالتصوير‬ ‫اخلاصة‬ ‫واألجهزة‬ ‫الربامج‬ ‫معظم‬ ‫مع‬ ‫الرقمي‬ ‫إضافة‬‫للوثائق‬ ‫إىل‬ ‫لص‬‫متميز‬‫وعرض‬ ‫الصور‬‫مللفات‬‫كبرية‬‫بنسبة‬‫الضغط‬‫إمكانية‬ ‫ورة‬ ‫الوثيقة‬ ، ‫ملفات‬ ‫عكس‬ ‫وعىل‬ GIF ‫امللفات‬ ‫شكل‬‫فإن‬ PNG ‫ودون‬ ‫بحرية‬ ‫استخدامها‬ ‫يمكن‬ ‫استخدامها‬ ‫عىل‬ ‫باملوافقة‬ ‫رخصة‬ ‫عىل‬ ‫احلصول‬ ‫رشط‬ . ( 82 ) ‫ونجد‬ ‫ملفات‬‫من‬‫كال‬‫أن‬ GIF ‫و‬ PNG ‫استخدامها‬‫يمكن‬ ‫يف‬ ‫اخلاصة‬‫الفنية‬‫العمليات‬ ‫بنظم‬ ‫الوثائق‬ ‫برتقيم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫نظم‬ ‫تطبيقات‬ ‫معظم‬ ‫أن‬ ‫إال‬ ‫إ‬ ‫دارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ملفات‬ ‫أشكال‬ ‫استخدام‬ ‫فيها‬ ‫يفضل‬ TIF ‫املساعدة‬ ‫بربامج‬ ‫مزودة‬ ‫واإلكسرتانت‬ ‫واإلنرتانت‬ ‫اإلنرتنت‬ ‫لتطبيقات‬ ‫للمتصفحات‬ . ( 83 ) (81) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.75. - LZW Compression. http://www.prepressure.com/techno/compressionlzw (82) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.76. - http://en.wikipedia.org/wiki/Png. (83) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.76. - http://en.wikipedia.org/wiki/Png.
54 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ( ‫د‬ ‫صيغة‬ ) Portable Document Format (PDF) ‫آدوب‬ ‫نظم‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫امللفات‬ ‫أشكال‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫تطوير‬ ‫تم‬ Adobe Systems ‫جد‬ ‫قليلة‬ ‫أشكال‬ ‫من‬ ‫واحد‬ ‫يعد‬ ‫الشكل‬ ‫وهذا‬ ‫ا‬ ‫خصيص‬ ‫طورت‬ ‫ا‬ ‫الوثائق‬ ‫خلدمة‬ . ‫وهى‬ ‫آدوب‬ ‫تذييل‬ ‫لغة‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ Postscript Language ‫والشكل‬ PDF ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫الصور‬ ‫ملفات‬ ‫أشكال‬ ‫من‬ ‫شكل‬ ‫جمرد‬ ، ‫احلروف‬ ‫تشفري‬ ‫نصوص‬ ‫مع‬ ‫يتوافق‬ ‫فهو‬ Character-Coded Text ‫إضافة‬ ‫إىل‬ ‫الصور‬ ‫ملفات‬ ‫أشكال‬ ‫من‬ ‫شكل‬ ‫كونه‬ Bit- Mapped ، ‫املمكن‬‫فمن‬ ‫أن‬ ‫ملف‬‫جيمع‬ PDF ‫كال‬‫بني‬ ‫والصور‬‫النصوص‬‫من‬ ‫يف‬ ‫الوثي‬‫نفس‬ ‫قة‬ ‫الوقت‬ ‫نفس‬ ‫وىف‬ . ( 84 ) ‫ملفات‬ ‫شكل‬ ‫فإن‬ ‫النصية‬ ‫للوثائق‬ ‫بالنسبة‬ PDF ،‫اخلطوط‬ ‫مع‬ ‫تتعامل‬ ‫و‬ ،‫اهلوامش‬ ‫الرئيسية‬ ‫العناوين‬ ‫و‬ ‫باق‬ ‫ي‬ ‫النصية‬ ‫بالوثائق‬ ‫النصوص‬ ‫بتنسيق‬ ‫اخلاصة‬ ‫اخلصائص‬ . ‫ملفات‬ ‫حجم‬ ‫لضغط‬ ‫وبالنسبة‬ PDF ‫الصور‬ ‫ضغط‬ ‫مع‬ ‫تتوافق‬ ‫فإهنا‬ ‫و‬ ‫اعتامد‬ ‫ا‬ ‫عىل‬ ‫الوضوح‬ ‫درجة‬ ‫التي‬ ‫املسح‬ ‫عند‬ ‫وحتديدها‬ ‫اختيارها‬ ‫يتم‬ ‫الضوئي‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫للوثيقة‬ ‫أن‬ ‫ملفات‬ ‫تكون‬ PDF ‫حجام‬ ‫أكرب‬ ‫نظرياهتا‬ ‫من‬ ‫يف‬ ‫شكل‬ TIF . ( 85 ) ‫ملفات‬‫استعراض‬‫ويتم‬ PDF ‫أكروبات‬‫آدوب‬‫برنامج‬‫خالل‬ ‫من‬ Adobe Acrobat Program ‫والذي‬ ‫بدون‬‫اإلنرتنت‬‫شبكة‬‫من‬‫حتميله‬‫يمكن‬ ‫أي‬ ‫يق‬‫الربنامج‬‫فهذا‬‫مصاريف‬ ‫دم‬ ‫الوثائق‬ ‫وتأمني‬ ‫وطباعة‬ ‫لعرض‬ ‫ممتازة‬ ‫وإمكانات‬ ‫وظائف‬ . ( ‫هـ‬ ‫صيغة‬ ) JPEG File Interchange Format (JFIF) (84) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.77. (85) Ibid.,77.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 55 ‫ضغط‬ ‫بأسلوب‬ ‫يرتبط‬ ‫امللفات‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫وهذا‬ JPEG ‫والذي‬ ‫وتطويره‬ ‫تقديمه‬ ‫تم‬ ‫املتحدة‬ ‫التصوير‬ ‫خرباء‬ ‫جمموعة‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ Joint Photographic Experts Group ، ‫امللفات‬ ‫وشكل‬ JFIF ‫الضغط‬ ‫وأسلوب‬ JPEG ‫غالب‬ ‫ا‬ ‫خمتلطني‬ ‫يكونوا‬ ‫ما‬ ‫أو‬ ،‫متداخلني‬ ‫معظم‬ ‫أن‬ ‫بمعنى‬ ‫منتجي‬ ‫ومسوقي‬ ‫التصوير‬ ‫برامج‬ ‫الرقمي‬ ‫الضغط‬ ‫أسلوب‬ ‫يصفون‬ JPEG ‫بإغفال‬ ‫ويقومون‬‫امللف‬ ‫شكل‬‫أنه‬‫عىل‬ ‫أي‬ ‫إشارة‬ ‫إىل‬ JFIF ، ‫استخدام‬ ‫يتم‬ ‫األحيان‬ ‫بعض‬‫وىف‬ ‫املشرتك‬ ‫االسم‬ JPEG/JFIF (. 86 ) ‫الضغط‬ ‫أسلوب‬ ‫يستخدم‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫ومن‬ JPEG ‫أشكال‬ ‫مع‬ ‫أخرى‬ ‫أشكال‬ ‫من‬ ‫الصور‬ ‫ملفات‬ . ‫مثل‬ TIF ‫نادر‬ ‫ولكنه‬ ‫ا‬ ‫يعمل‬ ‫ما‬ . ‫الصور‬ ‫ملفات‬ ‫من‬ ‫أخرى‬ ‫أشكال‬ ‫وهناك‬ Bit-Mapped ‫والشهرة‬ ‫االنتشار‬ ‫تلقى‬ ‫وتطويرها‬ ‫إنتاجها‬‫تم‬ ‫قد‬‫لكوهنا‬‫وذلك‬ ‫عرضها‬ ‫السابق‬ ‫الصور‬ ‫ملفات‬ ‫أشكال‬ ‫مثل‬ ‫الواسعة‬ ‫الرشكات‬ ‫أعامل‬ ‫إنجاز‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫التي‬ ‫ومن‬ ‫الرشكات‬ ‫هذه‬ ‫بأعامل‬ ‫تتعلق‬ ‫إهنا‬ ‫حيث‬ ‫أنتجتها‬ ‫األشكال‬ ‫هذه‬ : ‫امللفات‬ ‫شكل‬ BMP) ) Windows Bitmap Image Format, PCX ‫والتي‬ ‫تقدي‬ ‫تم‬ ‫رشكة‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫وتطويرها‬ ‫مها‬ Z-Soft ‫هبا‬ ‫اخلاصة‬ ‫الرسوم‬ ‫برامج‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ، RAS ‫والتي‬ ‫رشكة‬ ‫قبل‬ ‫من‬ ‫تطويرها‬ ‫تم‬ Sun Microsystems ‫و‬ TGA ‫والتي‬ ‫قبل‬ ‫من‬ ‫دعمها‬ ‫تم‬ ‫بعض‬ ‫منتجي‬ ‫الرسومات‬ ‫برامج‬ ، PCD ‫والتي‬ ‫رشكة‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫وتطويرها‬ ‫تقديمها‬ ‫تم‬ ‫كوداك‬ ، PICT ‫الرئييس‬ ‫الشكل‬ ‫وهى‬ ‫ماكنتوش‬ ‫رسومات‬ ‫لربامج‬ ‫املعتمد‬ Macintosh Graphics Programs . ( 87 ) (86) Ibid.,79. - http://en.wikipedia.org/wiki/JFIF (87) Ibid.
56 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫نادر‬ ‫الصور‬ ‫ملفات‬ ‫من‬ ‫األشكال‬ ‫وهذه‬ ‫ا‬ ‫نظم‬ ‫مع‬ ‫تستخدم‬ ‫ما‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أو‬ ‫التصوير‬ ‫الرقمي‬ ‫ملفات‬‫أشكال‬‫أنواع‬‫كافة‬‫لتوضيح‬‫ذكرها‬‫جاء‬‫وإنام‬‫للوثائق‬ ‫واالستخدام‬ ‫االنتشار‬ ‫شائعة‬ ‫سواء‬ ‫املوجودة‬ ‫الصور‬ ‫أو‬ ‫االستخدام‬ ‫املحدودة‬ . ً:‫ًا‬‫س‬‫خام‬ ًًًً ً ًً ‫التكشيف‬ ً Indexing ً ‫الوثائق‬‫من‬‫بيانات‬‫قاعدة‬‫بعمل‬‫الرتقيم‬‫تكنولوجيا‬‫تقوم‬ ‫يف‬ ‫صورهتا‬ ‫ا‬ ‫إل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫متثل‬ ‫توصيف‬ ‫ا‬ ‫هلا‬ ، ‫فإن‬ ‫السبب‬ ‫وهلذا‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫برامج‬ ‫تتضمن‬ ‫إ‬ ‫دارة‬ ‫قواعد‬ ‫البيانات‬ ، ‫ولكن‬ ‫ينبغي‬ ‫نضع‬‫أن‬ ‫يف‬ ‫نظم‬‫لتطبيقات‬‫املنتجة‬‫الرشكات‬‫أن‬‫احلسبان‬ ‫إ‬ ‫دارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هذه‬ ‫لعمل‬ ‫الالزمة‬ ‫الرضورية‬ ‫واملعدات‬ ‫والتجهيزات‬ ‫الربجمية‬ ‫املكونات‬ ‫تقدم‬ ‫النظم‬ . ‫بالنظام‬ ‫الوثائق‬ ‫ووصف‬ ‫لتكشيف‬ ‫والتطبيق‬ ‫التخطيط‬ ‫عملية‬ ‫أما‬ ‫فهي‬ ‫مسئولية‬ ‫خربات‬ ‫بسبب‬ ‫وذلك‬ ‫بالنظام‬ ‫الوثائق‬ ‫أخصائيو‬ ‫مسئويل‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫املجا‬ ‫هذا‬ ‫ل‬ ، ‫وتعرف‬ ‫بأهنا‬ ‫التكشيف‬ ‫عملية‬ : " ‫العملية‬ ‫التي‬ ‫السهل‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫الوصول‬ ‫توفري‬ ‫خالهلا‬ ‫من‬ ‫يتم‬ ‫النظام‬ ‫لوثائق‬ " . ( 88 ) ‫طرق‬ ‫ثالث‬ ‫ويوجد‬ ‫بنظم‬ ‫الوثائق‬ ‫لتكشيف‬ ‫أساسية‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ ‫ية‬ :  ‫كامال‬ ‫النص‬ ‫تكشيف‬ Full – text Indexing .  ‫احلقول‬ ‫تكشيف‬ Index Fields .  ‫املجلد‬ / ‫امللف‬ ‫بناء‬ File/Folder Structure . (88) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.78.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 57 ( 1 ) ‫كامال‬ ‫النص‬ ‫تكشيف‬ Full – text Indexing ‫موجودة‬ ‫كلمة‬ ‫كل‬ ‫بتكشيف‬ ‫يسمح‬ ‫األسلوب‬ ‫وهذا‬ ‫يف‬ ‫طريق‬ ‫وعن‬ ‫الوثيقة‬ ‫نص‬ ‫الدالة‬ ‫الكلامت‬ ‫الستخدام‬ ‫حاجة‬ ‫هناك‬ ‫يكون‬ ‫ال‬ ‫فإنه‬ ‫بالكامل‬ ‫النص‬ ‫تكشيف‬ ‫استخدام‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ‫لتكشيف‬ . ‫البرصى‬ ‫التمييز‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫توافر‬ ‫يشرتط‬ ‫فإنه‬ ‫األسلوب‬ ‫هذا‬ ‫استخدام‬ ‫وإلمكانية‬ ‫للحروف‬ OCR) ) ‫الكلامت‬ ‫ترمجة‬ ‫يتم‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫هذه‬ ‫استخدام‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫إنه‬ ‫حيث‬ ‫بالوثيقة‬ ‫املطبوعة‬ ‫إىل‬ ‫برامج‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫وحتديدها‬ ‫تتبعها‬ ‫يمكن‬ ‫ورقمية‬ ‫حرفية‬ ‫رموز‬ ‫النظام‬ ‫وتطبيقات‬ (. 89 ) ( 2 ) ‫التكشيف‬ ‫حقول‬ Index Fields ‫البحث‬ ‫إمكانية‬ ‫األسلوب‬ ‫هذا‬‫يقدم‬ ‫يف‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫معدودة‬ ‫ثوان‬ ‫خالل‬ ‫الوثائق‬ ‫ماليني‬ ‫املطلوبة‬ ‫الرضورية‬ ‫للوثائق‬ ‫الوصول‬ ، ‫حيث‬ ‫أن‬ ‫للتطب‬ ‫وقابل‬ ‫مناسبا‬ ‫يكون‬ ‫األسلوب‬ ‫هذا‬ ‫يق‬ ‫الفوتوغرافية‬ ‫الصور‬ ‫مثل‬ ‫النصية‬ ‫غري‬ ‫الوثائق‬ ‫مع‬ ‫أو‬ ‫اخلرائط‬ . ‫كلامت‬‫استخدام‬ ‫ويتم‬ ‫أو‬ ‫عليها‬ ‫متفق‬ ‫حقول‬ ( ‫نامذج‬ ) Templates ‫تكشيف‬ ‫أجل‬‫من‬ ‫بالنظام‬ ‫الوثائق‬ ، ‫انه‬ ‫إال‬ ‫يف‬ ‫حالة‬ ‫أن‬ ‫عن‬ ‫الباحث‬ ‫نفسه‬ ‫هو‬ ‫ليس‬ ‫احلقل‬ ‫مدخل‬ ‫الشخص‬ ‫املشكالت‬ ‫يتوقع‬ ‫فإنه‬ ‫الوثيقة‬ . ( 90 ) ‫هلذا‬ ‫ينبغي‬ ‫التكشيف‬ ‫حلقول‬ ‫نموذج‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫خلق‬ ‫أمكانية‬ ‫إتاحة‬ ‫يف‬ ‫ال‬ ‫نظم‬ ‫وثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫احلقول‬ ‫لتكشيف‬ ‫املستخدمة‬ ‫املختلفة‬ ‫البيانات‬ ‫مع‬ ‫استخدامها‬ ‫يمكن‬ ، ‫وهلذا‬ (89) Ibid., p.87-88. (90) Ibid., p.89.
58 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫املسحوبة‬ ‫القوائم‬ ‫استخدام‬ ‫يفضل‬ Pull-down Box ‫التي‬ ‫فيها‬ ‫يوضع‬ ‫أ‬ ‫شائعة‬ ‫كلمة‬ ‫من‬ ‫كثر‬ ‫املناسبة‬‫األداة‬‫توفري‬‫أجل‬ ‫من‬‫بينها‬ ‫من‬‫االختيار‬ ‫يتم‬‫الوثيقة‬ ‫لتكشيف‬‫استخدامها‬‫يمكن‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫األسلوب‬ ‫هذا‬ ‫باستخدام‬ ‫التكشيف‬ ‫عىل‬ ‫تساعد‬ . ( 91 ) ( 3 ) ‫املجلد‬ / ‫امللف‬ ‫بناء‬ File/Folder Structure ‫القد‬‫إتاحة‬‫عىل‬‫األسلوب‬‫هذا‬‫ويعتمد‬ ‫الوثائق‬‫أماكن‬‫حتديد‬‫عىل‬‫النظام‬‫ملستخدمي‬‫رة‬ ‫بالنظام‬ ‫مبارشة‬ ، ‫املنهج‬ ‫عىل‬ ‫األسلوب‬ ‫هذا‬ ‫يعتمد‬ ‫حيث‬ ‫الذي‬ ‫الوث‬ ‫حفظ‬ ‫عند‬ ‫اتباعه‬ ‫تم‬ ‫ائق‬ ‫املستخدم‬ ‫واملنهج‬ ‫بالنظام‬ ‫يف‬ ‫(احلوافظ‬ ‫املجلدات‬ ‫بناء‬ ) ‫التي‬ ‫وثائق‬ ‫ختزين‬ ‫يتم‬ ‫عىل‬ ‫النظام‬ ‫حتويلها‬ ‫بعد‬ ‫احلاسبات‬ ‫إىل‬ ‫اإل‬ ‫الشكل‬ ‫لكرتوين‬ . ( 92 ) ً:‫ًا‬‫س‬‫ساد‬ ًًًً ًًً ً‫أسلوبًعرضًالوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ ً‫ية‬ ً‫النصيةًبنظم‬ ‫إدارة‬ ً ‫ا‬ ً‫لوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ً ‫األساليب‬ ‫من‬ ‫عدد‬ ‫يوجد‬ ‫التي‬ ‫النصية‬ ‫الوثائق‬ ‫استعراض‬ ‫يتم‬ ‫خالهلا‬ ‫من‬ ‫وا‬ ‫لتي‬ ‫تم‬ ‫حتويلها‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرقمي‬ ‫األرشيف‬ ‫بنظام‬ ‫ختزينها‬ ‫وتم‬ ‫اإللكرتوين‬ : ( 1 ) ‫الصفحات‬ ‫صور‬ Page Images ‫عملية‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫نتجت‬ ‫صورة‬ ‫أهنا‬ ‫عىل‬ ‫املرقمة‬ ‫الوثيقة‬ ‫تعامل‬ ‫األسلوب‬ ‫هذا‬ ‫وىف‬ ‫املسح‬ ‫الضوئي‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫من‬ ‫املطبوعة‬ ‫للوثيقة‬ ‫أو‬ ‫امليكروفيلم‬ ، ‫الن‬ ‫وهذا‬ ‫قابل‬ ‫غري‬ ‫وع‬ ‫البحث‬ ‫إلمكانية‬ ‫يف‬ ‫النص‬ ، ‫إما‬ ‫الصور‬ ‫وهذه‬ ‫أن‬ ‫ملونة‬ ‫تكون‬ ‫أو‬ ‫واألسود‬ ‫باألبيض‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫الن‬ ‫وهذا‬ ‫الرمادية‬ ‫بالدرجات‬ ‫تكلفة‬ ‫الرتقيم‬ ‫أنواع‬ ‫أقل‬ ‫وع‬ . ( 93 ) (91) Ibid. (92) Ibid., p.89. (93) Handbook for Digital Projects www.nedcc.org/digital/dighome.htm.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 59 ( 2 ) ‫النص‬ ‫الكامل‬ Full Text ‫نص‬ ‫املطبوع‬ ‫النص‬ ‫يصبح‬ ‫أن‬ ‫إمكانية‬‫أجل‬‫من‬ ‫ا‬ ‫إلكرتون‬ ‫ي‬ ‫ا‬ ‫قابال‬ ‫للبحث‬ ‫يف‬ ‫فإنه‬ ‫النص‬ ‫ينبغي‬ ‫احلروف‬ ‫ترمجة‬ ‫يف‬ ‫النص‬ ‫األصيل‬ ‫األصلية‬ ‫(الصفحة‬ ) ‫إىل‬ ‫آسك‬ ‫ي‬ American Standard Code for Information Interchange (ASCII) ‫خالل‬ ‫من‬ ‫قراءهتا‬ ‫ليتسنى‬ ‫احلاسبات‬ ، ‫بذلك‬ ‫للقيام‬ ‫طريقتان‬ ‫وهناك‬ :  ‫األصلية‬ ‫الوثيقة‬ ‫من‬ ‫النص‬ ‫كتابة‬ Keying  ‫تكنولوجيا‬ ‫استخدام‬ OCR ‫(التعرف‬ ‫الضوئي‬ ‫للحروف‬ ) ‫صورة‬ ‫لتحويل‬ ‫الصفحة‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫آسكي‬ ASCII . ‫و‬ ‫ينبغي‬ ‫تتم‬‫األوىل‬‫العملية‬ ‫أن‬‫مالحظة‬ ‫يدوي‬ ‫ا‬ ‫آليا‬‫فتتم‬ ‫الثانية‬‫العملية‬‫أما‬ ، ‫ا‬‫أيض‬ ‫عملية‬ ‫اليدوية‬ ‫الكتابة‬ Keying ‫استخدام‬ ‫من‬ ‫مرات‬ ‫عرشة‬ ‫أغىل‬ ‫تكون‬ OCR ‫صور‬ ‫أن‬ ‫إال‬ ‫تتيع‬ ‫الصفحات‬ ‫يف‬ ‫الكامل‬ ‫النص‬ ‫إنشاء‬ ‫األحيان‬ ‫أغلب‬ . ‫السؤال‬ ‫يظهر‬ ‫هنا‬ ‫التايل‬ ، ‫استخدام‬ ‫أن‬ ‫طاملا‬ OCR ‫من‬ ‫أرخص‬ ‫يكون‬ Keying ‫فلامذا‬ ‫األخري‬ ‫هذا‬ ‫يوضع‬ ‫يف‬ ‫االعتبار؟‬ ‫تنحرص‬ ‫هنا‬ ‫واإلجابة‬ ‫يف‬ ‫نقطتني‬ : ‫األوىل‬ : ‫أن‬ OCR ‫احلاسبات‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫املطبوعة‬ ‫الوثائق‬ ‫صور‬ ‫مع‬ ‫فقط‬ ‫فعال‬ ‫يكون‬ ‫أو‬ ‫الطباعة‬ ‫ماكينات‬ Machine-Printed Text ‫فيجب‬ ‫اليد‬ ‫بخط‬ ‫املكتوبة‬ ‫الوثائق‬ ‫أما‬ ‫يدوي‬ ‫إلدخاهلا‬ ‫ا‬ ‫للبحث‬ ‫قابلة‬ ‫لتصبح‬ .
60 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫الثاني‬ ‫ة‬ : ‫عمليات‬ ‫دقة‬ ‫إن‬ OCR ‫التعقيدات‬ ‫نتيجة‬ ‫كاملة‬ ‫غري‬ ‫تكون‬ ‫يف‬ ‫الصفحة‬ ‫متمثلة‬ ‫األصلية‬ ‫يف‬ ‫هنا‬ ‫ليست‬ ‫ولكن‬ ‫للخطأ‬ ‫نسبة‬ ‫هناك‬ ‫جيعل‬ ‫مما‬ ‫واألعمدة‬ ‫اخلطوط‬ ‫تعدد‬ ‫تتمثل‬ ‫املشكلة‬ ‫ولكن‬ ‫املشكلة‬ ‫يف‬ ‫استخدام‬ ‫عمليات‬ ‫أن‬ OCR ‫خطوات‬ ‫ثالث‬ ‫من‬ ‫تتكون‬ :  ‫املسح‬ ‫عملية‬ ‫الضوئي‬ ‫للوثيقة‬ .  ‫استخدام‬ OCR .  ‫تصحيح‬ ‫أخطاء‬ OCR . ‫الدراسات‬ ‫من‬ ‫الكثري‬ ‫وهناك‬ ‫التي‬ ‫تصحيح‬ ‫عىل‬ ‫الفنيني‬ ‫قدرة‬ ‫حددت‬ ‫أخطاء‬ OCR ‫من‬ ‫وقدرت‬ 6 - 10 ‫صفحات‬ ‫يف‬ ‫الساعة‬ ، ‫وبالوضع‬ ‫يف‬ ‫بعمليات‬ ‫اخلاص‬ ‫السعر‬ ‫االعتبار‬ ‫من‬ ‫اليدوية‬ ‫الكتابة‬ ‫عمليات‬ ‫تكاليف‬ ‫يتخطى‬ ‫أن‬ ‫ببساطة‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫ذلك‬ ‫فإن‬ ‫التصحيح‬ ‫األصلية‬ ‫الوثيقة‬ Keying . ( 94 ) ( 3 ) ‫النص‬ ‫املشفر‬ Encoded Text ‫من‬ ‫األسلوب‬ ‫هذا‬ ‫ولكنه‬ ‫تكلفة‬ ‫األكثر‬ ‫يعد‬ ‫النصوص‬ ‫حتويل‬ ‫أساليب‬ ‫يف‬ ‫ن‬ ‫فس‬ ‫اإلنرتنت‬ ‫بيئة‬ ‫مع‬ ‫ومالئمة‬ ‫وظيفية‬ ‫األساليب‬ ‫أكثر‬ ‫الوقت‬ ، ‫ت‬ ‫النص‬ ‫تكويد‬ ‫وعملية‬ ‫تطلب‬ ‫يدوي‬ ‫سواء‬ ‫النص‬ ‫إدخال‬ ‫ا‬ ‫أو‬ ‫التعرف‬ ‫باستخدام‬ ‫الضوئي‬ OCR ‫لشكل‬ ‫للتحول‬ ASCII . ‫النصية‬ ‫الوثائق‬ ‫حتويل‬ ‫هو‬ ‫التشفري‬ ‫عملية‬ ‫من‬ ‫واهلدف‬ ‫إىل‬ ‫صيغة‬ ‫أو‬ ‫شكل‬ ‫يعتمد‬ ‫ال‬ ‫معينة‬ ‫برامج‬ ‫عىل‬ ‫أو‬ ‫معينة‬ ‫أجهزة‬ ‫يف‬ ‫(غري‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫احلفظ‬ ‫عمليات‬ ‫امتالكي‬ ) ‫ب‬ ‫إنه‬ ‫حيث‬ ‫برنامج‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫اسرتجاع‬ ‫يمكن‬ (. 95 ) (94) Ibid. (95) Ibid.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 61 ‫األشكال‬ ‫هذه‬ ‫أبرز‬ ‫ومن‬ Markup Languages ( ‫مارك‬ ‫تكويد‬ ‫لغة‬ ) ‫وهي‬ ‫تتضمن‬ ‫بالوسائل‬ ‫وتزودها‬ ‫امللفات‬ ‫حمتوى‬ ‫لعرض‬ ‫تعليامت‬ ‫التي‬ ‫ش‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫عرضها‬ ‫تتيح‬ ‫بكة‬ ‫اإلنرتنت‬ ‫الدولية‬‫الشبكة‬‫احتاد‬‫ويقوم‬ World Wide Web Consortium (w3c) ‫هذا‬‫بدعم‬ ‫اللغة‬ ‫هبذه‬ ‫اخلاصة‬ ‫األشكال‬ ‫من‬ ‫عدد‬ ‫وهناك‬ ‫امللفات‬ ‫من‬ ‫الشكل‬ ‫هي‬ :  Standard Generalized Markup Language (SGML) ‫معيار‬ ‫متثل‬ ‫اللغة‬ ‫هذه‬ ‫دويل‬ ‫لغات‬ ‫منها‬ ‫وتولد‬ HTML, XML  Hypertext Markup Language (HTML) ‫الدولية‬ ‫الشبكة‬ ‫عىل‬ ‫املعلومات‬ ‫معظم‬ ‫لعرض‬ ‫تستخدم‬ ( ‫اإلنرتنت‬ ) ‫س‬ ‫لغة‬ ‫وهى‬ ‫هلة‬ ‫لغات‬ ‫ولكن‬ XHTML, XML ‫وإمكانيات‬ ‫مرونة‬ ‫أكثر‬ ‫يف‬ ‫املعلومات‬ ‫عرض‬ .  eXtensible Hypertext Markup Language (XHTML) ‫املتوفرة‬‫املرونة‬‫بني‬‫ما‬‫تدمج‬ ‫يف‬ ‫لغة‬ XML ‫و‬ ‫استخدام‬‫سهولة‬ HTML ‫حتويل‬‫وعملية‬ ‫ملفات‬ XHTML ‫إىل‬ ‫شكل‬ XML ‫تكون‬ ‫أسهل‬ ‫حتويل‬ ‫من‬ HTML ‫إىل‬ XML  eXtensible Markup Language (XML) ‫نسبي‬ ‫بسيطة‬ ‫لغة‬ ‫ا‬ ، ‫لغة‬‫عىل‬ ‫تعتمد‬ SGML ‫لغة‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫املرونة‬ ‫مستويات‬ ‫بأعىل‬ ‫تتميز‬ XHTML ‫التعقيدات‬ ‫وتفادى‬ ‫يف‬ ‫لغات‬ SGML . ( 96 ) (96) Ibid.
62 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫بنظم‬ ‫المرتبطة‬ ‫الركنولوجيات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫بنظم‬ ‫يرتبط‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫التقنيات‬ ‫بعض‬ ‫والتي‬ ‫تتعلق‬ ‫من‬ ‫النظم‬ ‫هبذه‬ ‫عملها‬ ‫وأسلوب‬ ‫طبيعتها‬ ‫حيث‬ ، ‫التقنيات‬ ‫هذه‬ ‫استغالل‬ ‫يمكن‬ ‫إنه‬ ‫حيث‬ ‫يف‬ ‫عمليات‬ ‫ختزين‬ ‫بنظم‬ ‫الوثائق‬ ‫واسرتجاع‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫ما‬ ‫التقنيات‬ ‫هذه‬ ‫وتشمل‬ ‫ي‬ ‫يل‬ : ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ً‫تكنولوجياًاملصغرات‬ Microform (miniaturized) Technology ً ‫املصغرات‬ ‫مصطلح‬ ‫يستخدم‬ ‫يف‬ ‫تعريف‬ ‫أي‬ ‫وتوزيع‬ ‫بتخزين‬ ‫تتعلق‬ ‫تقنيات‬ ‫الوثائق‬ ‫واسرتجاع‬ ‫يف‬ ‫ولفافات‬ ‫امليكروفيش‬ ‫باستخدام‬ ‫وذلك‬ ‫املصغرات‬ ‫أشكال‬ ‫من‬ ‫شكل‬ ‫امليكروفيلم‬ . ( 97 ) ‫األفالم‬ ‫عىل‬ ‫الوثائق‬ ‫صور‬ ‫ختزين‬ ‫عملية‬ ‫يف‬ ‫القرن‬ ‫بدايات‬ ‫املايض‬ " ‫القرن‬ ‫العرشين‬ " ‫ولكن‬ ‫اليوم‬ ‫حتى‬ ‫تستخدم‬ ‫مازالت‬ ‫يف‬ ‫القرن‬ ‫هنايات‬ ‫املايض‬ ‫موثو‬ ‫األسلوب‬ ‫هذا‬ ‫يعد‬ ‫مل‬ ‫ق‬ ‫ا‬ ‫فيه‬ ‫ا‬ ‫بالوسائط‬ ‫تتعلق‬ ‫العتبارات‬ ‫و‬ ‫الزمنى‬ ‫عمرها‬ ‫ومدى‬ ‫نفسها‬ ‫ملستخدمة‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫قدرهت‬ ‫ا‬ ‫فضال‬ ‫االستيعابية‬ ‫وتداوهلا‬ ‫إليها‬ ‫الوصول‬ ‫تأمني‬ ‫موضوع‬ ‫من‬ ‫القلق‬ ‫عن‬ . ( 98 ) ‫نظرا‬ ‫الوسائط‬ ‫هذه‬ ‫الستخدام‬ ‫حاجة‬ ‫هناك‬ ‫زالت‬ ‫ما‬ ‫أنه‬ ‫نذكر‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫ذلك‬ ‫ومع‬ ‫عدد‬ ‫حتمل‬ ‫لكوهنا‬ ‫ا‬ ‫كبري‬ ‫ا‬ ‫متمثلة‬ ‫والبيانات‬ ‫املعلومات‬ ‫من‬ ‫يف‬ ‫ع‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫صور‬ ‫ليها‬ ‫الستخدامها‬ ‫حاجة‬ ‫هناك‬ ‫مازال‬ . (97) Ibid. (98) World Wide Web Consortium (w3): www.w3.org.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 63 ‫التفكري‬ ‫كان‬ ‫لذلك‬ ‫يف‬ ‫القديمة‬ ‫الوسائط‬ ‫هذه‬ ‫عىل‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫نقل‬ ‫إمكانية‬ ‫إىل‬ ‫املخزنة‬ ‫املعلومات‬ ‫من‬ ‫واالستفادة‬ ‫واستخدامها‬‫تداوهلا‬ ‫استمرارية‬ ‫لضامن‬‫حديثة‬ ‫وسائط‬ ‫عليها‬ ، ‫ا‬‫أيض‬ ‫احل‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫استغالل‬ ‫إمكانية‬ ‫املصغرات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫خلدمة‬ ‫اسبات‬ . ‫االجتاه‬ ‫هذا‬ ‫يمثالن‬ ‫التقنيات‬ ‫من‬ ‫نوعان‬ ‫ظهر‬ ‫وهلذا‬ : ( 1 ) ‫الكمبيوتر‬ ‫خمرجات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫إىل‬ ‫املصغرات‬ Computer Output to Microform (COM) ‫املصغرات‬ ‫ومعدات‬ ‫وأجهزة‬ ‫احلاسبات‬ ‫بأنظمة‬ ‫تتعلق‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫هذه‬ ‫التي‬ ‫ختزن‬ ‫احلاسبات‬ ‫نظم‬ ‫من‬ ‫املعلومات‬ ‫وتفهرس‬ ‫إىل‬ ‫أي‬ ‫مث‬ ‫املصغرات‬ ‫بتكنولوجيا‬ ‫يتعلق‬ ‫وسيط‬ ‫ل‬ ‫الورقية‬ ‫للمرحلة‬ ‫التعرض‬ ‫دون‬ ‫مبارشة‬ ‫وامليكروفيش‬ ‫امليكروفيلم‬ . ( 99 ) ( 2 ) ‫الكمبيوتر‬ ‫خمرجات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫إىل‬ ‫الليزر‬ ‫أقراص‬ Computer Output to Laser Disk (COLD) ‫احلاسبات‬ ‫بنظم‬ ‫تتعلق‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫هذه‬ ‫التي‬ ‫ن‬ ‫من‬ ‫املعلومات‬ ‫وتفهرس‬ ‫ختزن‬ ‫ظم‬ ‫احلاسبات‬ ‫إىل‬ ‫بدال‬ ‫الليزر‬ ‫أقراص‬ ‫املصغرات‬ ‫عىل‬ ‫تسجيلها‬ ‫من‬ . ( 100 ) ‫أساس‬ ‫صممت‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫هذه‬ ‫ا‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫مع‬ ‫املستخدمة‬ ‫املصغرات‬ ‫حمل‬ ‫لتحل‬ ‫احلاسب‬ ‫خمرجات‬ ‫إىل‬ ‫املصغرات‬ ( COM ) . ‫وبمقارنة‬ ‫للم‬ ‫البحث‬ ‫رسعة‬ ‫صغرات‬ ‫يف‬ ( ‫تكنولوجيا‬ COM ) ‫أربعة‬ ‫نجدها‬ ‫فإننا‬ ‫وه‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫املطلوب‬ ‫الصفحة‬ ‫عىل‬ ‫للحصول‬ ‫دقائق‬ ‫ي‬ ‫عىل‬ ‫للحصول‬ ‫طويلة‬ ‫مدة‬ (99) Stephens, David O.: Electronic Records Retention: New Strategies for Data Life Cycle Management. New York: MC Graw-Hill, 2002, p34. (100) Ibid.
64 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫املعلومات‬ ، ‫الكمبيوتر‬ ‫خمرجات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫فإن‬ ‫اآلن‬ ‫أما‬ ‫إىل‬ ‫و‬ ‫املصغرات‬ ‫اىل‬ ‫األقر‬ ‫اص‬ ( COLD ) ‫املعلومات‬ ‫باسرتجاع‬ ‫تسمح‬ ‫و‬ ‫دقة‬ ‫بكل‬ ‫إتاحتها‬ ‫يف‬ ‫معدودة‬ ‫ثوان‬ ‫خالل‬ ( 101 ) ‫غالب‬ ‫التقنيات‬ ‫هذه‬ ‫تستخدم‬ ‫ا‬ ‫فكثري‬ ‫الطباعة‬ ‫عمليات‬ ‫عىل‬ ‫للتغلب‬ ‫ا‬ ‫من‬ ‫التقارير‬ ‫يومي‬ ‫خترج‬ ‫الكبرية‬ ‫ا‬ ‫املنطق‬ ‫من‬ ‫ليس‬ ‫الوقت‬ ‫نفس‬ ‫وىف‬ ‫اجلهات‬ ‫أعامل‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫ي‬ ‫أ‬ ‫يطلب‬ ‫ن‬ ‫معلومة‬ ‫عىل‬ ‫ليحصل‬ ‫الصفحات‬ ‫مئات‬ ‫من‬ ‫مطبوعا‬ ‫تقريرا‬ ‫املستخدم‬ ‫يف‬ ‫م‬ ‫سطرين‬ ‫هذا‬ ‫ن‬ ‫التقرير‬ ، ‫وبعد‬ ‫االطالع‬ ‫للجهد‬ ‫إهدار‬ ‫ذلك‬ ‫وىف‬ ‫التقرير‬ ‫هذا‬ ‫من‬ ‫بالتخلص‬ ‫يقوم‬ ‫عليه‬ ‫واملال‬ . ( 102 ) ‫البيانات‬ ‫فإن‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫هذه‬ ‫خالل‬ ‫ومن‬ ‫و‬ ‫وخمزنة‬ ‫مفهرسة‬ ‫تكون‬ ‫املعلومات‬ ‫احلاجة‬ ‫دون‬ ‫معدودة‬ ‫ثوان‬ ‫خالل‬ ‫املستخدمني‬ ‫قبل‬ ‫من‬ ‫إليها‬ ‫الوصول‬ ‫ويمكن‬ ‫إىل‬ ‫طباعة‬ ‫املعلومات‬ ‫أو‬ ‫املخزنة‬ ‫التقارير‬ ، ‫احلاجة‬ ‫وعند‬ ‫إىل‬ ‫ط‬ ‫التقرير‬ ‫باعة‬ ‫أو‬ ‫عملية‬ ‫فإن‬ ‫منه‬ ‫جزء‬ ‫متاحة‬ ‫تكون‬ ‫الطباعة‬ . ( 103 ) ً:‫ًا‬‫ي‬‫ثان‬ ًًًًًًً ‫تكنولوجياًمتييزًالرموز‬ ً ‫أ‬ ً‫و‬ ‫احلروفًالبصرية‬ Optical Character Recognition (OCR) ً ‫نظم‬ ‫مع‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫هذه‬ ‫تستخدم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫الوث‬ ‫السرتجاع‬ ‫ائق‬ ‫التي‬ ‫الضوئ‬ ‫املسح‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫بالنظام‬ ‫ختزينها‬ ‫تم‬ ‫ي‬ ‫كص‬ ‫عليها‬ ‫يتعرف‬ ‫احلاسب‬ ‫أن‬ ‫حيث‬ ‫ورة‬ ‫النص‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫يستطيع‬ ‫وال‬ ‫الذي‬ ‫الوثيقة‬ ‫هذه‬ ‫حتويه‬ ، ‫متييز‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫فإن‬ ‫هلذا‬ ‫احلروف‬ ‫الوثيقة‬ ‫نص‬ ‫حتليل‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫بالوثيقة‬ ‫املوجود‬ ‫النص‬ ‫عىل‬ ‫التعرف‬ ‫تتيح‬ ‫البرصية‬ ، ‫باستخدام‬ (101) Ibid., p.35. (102) Ibid. (103) Ibid., p.35-36.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 65 ‫البرصى‬ ‫اإلدراك‬ ، ‫فال‬ ‫كمحاك‬‫يسجل‬ ‫بالوثيقة‬ ‫املطبوع‬ ‫النص‬ ‫من‬ ‫املنعكس‬ ‫ضوء‬ ‫ي‬ ‫أو‬ ‫نموذج‬ ‫الكهروضوئية‬ ‫اخلاليا‬ ‫من‬ ‫مرتبة‬ ‫جمموعة‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫والظالم‬ ‫الضوء‬ ‫مناطق‬ ‫من‬ ‫يف‬ ‫ماس‬ ‫ح‬ ‫ضوئي‬ ، ‫بتحليل‬ ‫احلاسبات‬ ‫برامج‬ ‫تقوم‬ ‫املحاكاة‬ ‫الرموز‬ ‫وحتليل‬ ‫التي‬ ‫متثلها‬ . ( 104 ) ‫كلمة‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫الوثيقة‬ ‫اسرتجاع‬ ‫يتم‬ ‫حيث‬ ‫أو‬ ‫داخل‬ ‫كلامت‬ ‫وتقو‬ ‫الوثيقة‬ ‫نص‬ ‫م‬ ‫هذه‬ ‫فيها‬ ‫املوجود‬ ‫الوثائق‬ ‫مجيع‬‫وتعرض‬ ‫الكلمة‬ ‫هذه‬‫عىل‬ ‫بالتعرف‬ ‫احلروف‬ ‫متييز‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫الكلمة‬ . ‫و‬ ‫تعد‬ ‫نظم‬ ‫وبرامج‬ ‫تطبيقات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫واألشهر‬ ‫األوسع‬ ‫املجال‬ ‫الذي‬ ‫يتم‬ ‫وهلذا‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫هذه‬ ‫وتطبيق‬ ‫باستخدام‬ ‫يقوم‬ ‫نظم‬ ‫تزويد‬ ‫إدارة‬ ‫الوث‬ ‫ائق‬ ‫ا‬ ‫إل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫املمسوحة‬‫الوثائق‬‫من‬‫البيانات‬‫جلمع‬‫التكنولوجيا‬‫هبذه‬‫خاصة‬‫بحث‬‫بمحركات‬ ‫ضوئي‬ ‫ا‬ ‫عىل‬ ‫دقتها‬ ‫وتصل‬ 99 % ‫إىل‬ 100 % (. 105 ) ( 1 ) ‫الذكية‬ ‫احلروف‬ ‫متييز‬ ‫تكنولوجيا‬ Intelligent Character Recognition (ICR) ‫يف‬ ‫يدوي‬ ‫املكتوبة‬ ‫الوثائق‬ ‫قراءة‬‫املمكن‬ ‫من‬ ‫احلاالت‬ ‫بعض‬ ‫ا‬ ‫والتي‬ ‫ختز‬ ‫تم‬ ‫ينها‬ ‫يف‬ ‫شكل‬ ‫إلكرتوين‬ ‫بالنظام‬ ، ‫دقة‬ ‫احتامل‬ ‫مع‬ ‫لكن‬ ‫الطريقة‬ ‫بنفس‬ ‫أ‬ ‫قل‬ ‫وهي‬ ‫خاصة‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫اليدوية‬ ‫الكتابة‬ ‫برموز‬ ‫باإلحساس‬ . ‫احلروف‬ ‫متييز‬ ‫وتكنولوجيا‬ ‫الضوئية‬ ‫احلروف‬‫متييز‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫من‬ ‫كال‬ ‫دمج‬‫تم‬ ‫واآلن‬ ‫الذكية‬ ‫يف‬ ‫احلديثة‬ ‫البيانات‬ ‫قواعد‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫والتي‬ ‫ب‬ ‫بالوثيقة‬ ‫كلمة‬ ‫لكل‬ ‫تسمح‬ ‫تفهرس‬ ‫أن‬ (104) Ibid. (105) Hunter, Gregory: Preserving Digital Information, New York, Neal-Schuman, 2000, p.27.
66 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫عنها‬ ‫البحث‬ ‫ويتم‬ ، ‫متاحة‬ ‫التقنية‬ ‫وهذه‬ ‫وهي‬ ‫املستخدمة‬ ‫التكنولوجيات‬ ‫من‬ ‫واحدة‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بعمليات‬ ‫يتعلق‬ ‫فيام‬ ‫خاصة‬ ‫االسرتجاع‬ ‫النشاطات‬ ‫ودعم‬ ‫التحليلية‬ . ( 106 ) ( 2 ) ‫والعالمات‬ ‫البرصية‬ ‫العالمات‬ ‫متييز‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫الذكية‬ Optical Mark Recognition (OMR)& Intelligent Mark Recognition (IMR) ‫بتكنولوجيا‬ ‫تعرف‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫هذه‬ ‫مارك‬ ‫لقراءة‬ ‫تستخدم‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫وهذه‬ ‫يسمى‬ ‫ما‬ ‫معلومات‬ " ‫العالمات‬ ‫صندوق‬ " " Tick Box " ‫املربع‬ ‫به‬ ‫ويقصد‬ ‫الذي‬ ‫به‬ ‫توضع‬ ‫صح‬ ‫عالمة‬ □ ‫باستخدام‬ ‫احلاسبات‬ ‫من‬ ‫املطبوعة‬ ‫للنامذج‬ ‫تس‬ ‫الضوئي‬ ‫للمسح‬ ‫وسيلة‬ ‫مى‬ " ‫البرص‬ ‫مارك‬ ‫قارئ‬ ‫ي‬ Optical Mark Reader " ‫بمالحظة‬ ‫البرصي‬ ‫مارك‬ ‫قارئ‬ ‫ويقوم‬ ‫العالمات‬ ‫وجود‬ ‫واكتشاف‬ ‫يف‬ ‫النص‬ ‫عىل‬ ‫الضوء‬ ‫تسليط‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫االختيارات‬ ‫مربعات‬ ‫املطبوع‬ ‫و‬ ‫قياس‬ ‫أو‬ ‫املنعكس‬ ‫الضوء‬ ‫تقدير‬ . ‫العالمات‬ ‫وحتليل‬ ‫بحرص‬ ‫تقوم‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫هذه‬ ‫وببساطة‬ ‫التي‬ ‫وضع‬ ‫تم‬ ‫عىل‬ ‫ها‬ ‫الصندوق‬ ‫أو‬ ‫مربع‬ ‫االختيارات‬ ، ‫املعلومات‬ ‫جلمع‬ ‫املستخدمة‬ ‫واألشكال‬ ‫التي‬ ‫تكون‬ ‫قبل‬ ‫من‬ ‫مصممة‬ ‫أو‬ " ‫التصميم‬ ‫سابقة‬ " ‫بسهولة‬ ‫استخدامها‬ ‫ويمكن‬ . ( 107 ) ‫الرصاص‬ ‫القلم‬ ‫استخدام‬ ‫ويتم‬ ‫يف‬ ‫الشكل‬ ‫فوق‬ ‫العالمات‬ ‫وضع‬ ‫يف‬ ‫الصندوق‬ ‫مسبق‬ ‫املعرف‬ ‫ا‬ ‫مثل‬ ‫االختيارات‬ ‫لتحديد‬ : (106) Ibid., p.28.. (107) Sherman, Lee: Managing The Modern Document, The Information Management Journal. 33, no. 3, July, 1999, p.18. - Optical Mark Recognition http://www.tiscali.co.uk/reference/encyclopaedia/hutchinson/m0034375.html.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 67  ‫الرأي‬ ‫استطالع‬ ‫عىل‬ ‫اإلجابات‬ .  ‫التصويتات‬ ‫اختيارات‬ .  ‫إجابات‬ ‫االختبارات‬ . ‫باملسح‬ ‫البرصية‬ ‫العالمات‬ ‫قارئ‬ ‫يقوم‬ ‫أن‬ ‫وبمجرد‬ ‫الضوئي‬ ‫بالكامل‬ ‫لألشكال‬ ‫فإن‬ ‫العالمات‬ ‫هذه‬ ‫بتفسري‬ ‫يقوم‬ ‫مارك‬ ‫نظام‬ ‫املحاكاة‬ ‫يف‬ ‫بإرسا‬ ‫يقوم‬ ‫ثم‬ ‫مسجلة‬ ‫بيانات‬ ‫شكل‬ ‫هلا‬ ‫إىل‬ ‫وحتليلها‬ ‫لتخزينها‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫عنها‬ ‫التقارير‬ ‫وإعداد‬ . ( 108 ) ( 3 ) ‫كود‬ ‫(البار‬ ‫اخلطوط‬ ‫تشفري‬ ‫تكنولوجيا‬ ) Barcode Technology ‫باحلاسبات‬ ‫خاص‬ ‫تشفري‬ ‫نظام‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫اخلطوط‬ ‫من‬ ‫أعمدة‬ ‫استخدام‬ ‫فيه‬ ‫يتم‬ ‫الوثائق‬ ‫وحتديد‬ ‫لتعريف‬ ‫املطبوعة‬ ، ‫و‬ ‫الكتب‬ ، ‫و‬ ‫وغريها‬ ‫التجارية‬ ‫والسلع‬ ‫املنتجات‬ . ‫ال‬ ‫نفسها‬ ‫الشفرة‬ ‫فإن‬ ‫لنظام‬ ‫هذا‬ ‫وىف‬ ‫حتوي‬ ‫الوثيقة‬ ‫عن‬ ‫بيانات‬ ‫أية‬ ‫أو‬ ‫املن‬ ‫املوضوع‬ ‫تج‬ ‫ولكنه‬ ‫عليها‬ ‫حيوي‬ ‫األرقام‬ ‫من‬ ‫سلسلة‬ ‫أو‬ ‫املاسح‬ ‫عليها‬ ‫يمر‬ ‫عندما‬ ‫احلروف‬ ‫البرصي‬ ‫ف‬ ‫إنه‬ ‫املعلومات‬ ‫وتسجيل‬ ‫برتمجتها‬ ‫ليقوم‬ ‫احلاسب‬ ‫بجهاز‬ ‫وربطها‬ ‫الشفرة‬ ‫بقراءة‬ ‫يقوم‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫حتوهيا‬ ( ‫للمنتجات‬ ‫العاملية‬ ‫والشفرة‬ Universal Products Code (UPC ‫جمموعة‬ ‫عادة‬ ‫تستخدم‬ ‫األسود‬ ‫األغلب‬ ‫عىل‬ ‫غامقني‬ ‫لونني‬ ‫من‬ ، ‫غالب‬ ‫فاحتني‬ ‫لونني‬ ‫من‬ ‫وجمموعة‬ ‫ا‬ ‫ب‬ ‫األبيض‬ ‫سمك‬ ‫األرقام‬ ‫لتمثيل‬ ‫حمدد‬ (. 109 ) (108) Sherman, Lee. Op.Cit., P.18. - http://www.tiscali.co.uk/reference/encyclopaedia/hutchinson/ m0034375.html (109) Stephens, David O.: Op.Cit., p.39.
68 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫هذه‬ ‫وتستخدم‬ ‫يف‬ ‫جمال‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ع‬ ‫تشفري‬ ‫نارص‬ ‫ا‬ ‫وامليتاداتا‬ ‫لفهرسة‬ ( Metadata ) ‫والكتب‬ ‫بالوثائق‬ ‫اخلاصة‬ . ً:‫ًا‬‫ث‬‫ثال‬ ًًًًًًً ً‫دورًأخصائيوًالوثائق‬ ‫يف‬ ً ‫ت‬ ً‫أسيسًنظم‬ ‫إدارة‬ ً ً‫الوثائق‬ ‫ا‬ ‫إل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ً ‫أخصائي‬ ‫أن‬ ‫نوضح‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫بداية‬ ‫ي‬ ‫كربى‬ ‫أمهية‬ ‫هلم‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫وجت‬ ‫إعداد‬ ‫عملية‬ ‫هيز‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫وتأسيس‬ ‫تطبيق‬ ‫عمليات‬ ‫حتى‬ ‫األمهية‬ ‫هذه‬‫ومتتد‬ ‫فعلي‬ ‫ا‬ ‫وذلك‬ ، ‫لكي‬ ‫لالحتفاظ‬ ‫قابلة‬ ‫النظام‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫الناشئة‬ ‫الوثائق‬ ‫مجيع‬ ‫أن‬ ‫من‬ ‫يتأكدوا‬ ‫لالستخدام‬ ‫وصاحلة‬ ‫فيها‬ ‫موثوق‬ ‫أصلية‬ ‫وثائق‬ ‫باعتبارها‬ . ‫الوثائق‬ ‫أخصائيى‬ ‫دور‬ ‫ويمتد‬ ‫إىل‬ ‫احلفظ‬ ‫نظم‬ ‫عىل‬ ‫خاص‬ ‫بوجه‬ ‫الرتكيز‬ ‫ال‬ ‫تي‬ ‫تنشئ‬ ‫األنظمة‬ ‫تلك‬ ‫حياة‬ ‫دورة‬ ‫خالل‬ ‫أرشيفية‬ ‫قيمة‬ ‫هلا‬ ‫وثائق‬ ، ‫وعليهم‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫املشاركة‬ ‫يف‬ ‫كل‬ ‫اهلامة‬ ‫القرارات‬ ‫التي‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫احتفاظ‬ ‫عىل‬ ‫للتأكيد‬ ‫األنظمة‬ ‫هذه‬ ‫بعمل‬ ‫تتعلق‬ ‫األساسي‬ ‫وسامهتا‬ ‫بخصائصها‬ ‫ة‬ ‫عليها‬ ‫السيطرة‬ ‫عملية‬ ‫حتويل‬ ‫يتم‬ ‫حتى‬ ‫إىل‬ ‫أخ‬ ‫الوثائق‬ ‫صائيى‬ ‫مسئولني‬ ‫ويصبحون‬ ‫نظم‬ ‫عن‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ ‫واهتاممات‬ ‫مسئويل‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫عمليات‬ ‫عىل‬ ‫فقط‬ ‫تنحرص‬ ‫ال‬ ‫متتد‬ ‫ولكن‬ ‫للوثائق‬ ‫احلفظ‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫إىل‬ ‫جودهتا‬ ‫أو‬ ‫مصداقيتها‬ ‫آخر‬ ‫وبمعنى‬ ‫نوعيتها‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫أصالتها‬ ‫واستيعاهبا‬ ‫فهمها‬ ‫ومدى‬ ‫الدائمة‬ . ( 110 ) ‫وضع‬ ‫الوثائق‬ ‫أخصائيو‬ ‫حياول‬ ‫وعندما‬ ‫املعلومات‬ ‫تكون‬ ‫متطلباهتم‬ ، ‫االتص‬ ‫االت‬ ، ‫ونظم‬ ‫التكنولوجيات‬ ‫إدارة‬ ‫كلها‬ ‫التنظيمية‬ ‫والثقافات‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫بش‬ ‫احلسبان‬ ‫عام‬ ‫كل‬ . (110) International Council on Archives: Electronic Records, A Workbook for Archivists. http://www.ica.org/biblio/Study
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 69 ‫ب‬‫تقوم‬‫وتطبيقات‬‫أنظمة‬‫يوجد‬‫عندما‬‫املوقف‬‫يواجهون‬‫عام‬‫بوجه‬‫وهم‬ ‫إدارة‬ ‫الو‬ ‫ثائق‬ ‫فعلي‬ ‫املوجودة‬ ‫ا‬ ‫وكثري‬ ‫ا‬ ‫من‬ ‫بسيطة‬ ‫مشاركات‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫يصمم‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫من‬ ‫أخصائي‬ ‫ى‬ ‫الوثائق‬ . ( 111 ) ‫فهم‬ ‫مدى‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫للعمل‬ ‫خطط‬ ‫وتأسيس‬ ‫جديدة‬ ‫نظم‬ ‫بناء‬ ‫عملية‬ ‫ولعل‬ ‫أي‬ ‫لتحديد‬ ‫الرؤية‬ ‫وضوح‬ ‫ومدى‬ ‫احلفظ‬ ‫عمليات‬ ‫متطلبات‬ ‫واستيعاب‬ ‫ا‬ ‫ال‬ ‫عنارص‬ ‫من‬ ‫نظام‬ ‫احلفظ‬ ‫نظم‬ ‫متطلبات‬ ‫مع‬ ‫يتوافق‬ . ‫البداية‬ ‫منذ‬ ‫مشرتكني‬ ‫غري‬ ‫الوثائق‬ ‫أخصائيو‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫حالة‬ ‫وىف‬ ‫يف‬ ‫تصمي‬ ‫ا‬ ‫نظم‬ ‫م‬ ‫حلفظ‬ ‫جهد‬ ‫يبذلون‬ ‫نجدهم‬ ‫فإننا‬ ‫متطلباهتا‬ ‫وحتديد‬ ‫ا‬ ‫كبري‬ ‫ا‬ ‫الحق‬ ‫إرشاكهم‬ ‫عند‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫عملي‬ ‫التصميم‬ ‫ة‬ ‫الفعالة‬ ‫الطرق‬ ‫إجياد‬ ‫وعليهم‬ ‫يف‬ ‫التصميم‬ ‫عمليات‬ ‫لكي‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫عىل‬ ‫قادرين‬ ‫يكونوا‬ ‫البداية‬ ‫منذ‬ ‫النظام‬ ‫متطلبات‬ . ( 112 ) ‫املمكن‬ ‫ومن‬ ‫أن‬ ‫أخصائي‬ ‫دور‬ ‫يرتاوح‬ ‫ي‬ ‫الدور‬ ‫بني‬ ‫ما‬ ‫الوثائق‬ ‫اإلرشايف‬ ‫إىل‬ ‫ال‬ ‫دور‬ ‫االستشاري‬ ‫أو‬ ‫الرصيح‬ ‫التدخل‬ ‫يف‬ ‫األرشيف‬ ‫نظام‬ ‫لتطبيقات‬ ‫والتجهيز‬ ‫التصميم‬ ‫عمليات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ . ‫وطبيعة‬ ‫أخصائي‬ ‫عىل‬ ‫فقط‬ ‫ليس‬ ‫تعتمد‬ ‫الدور‬ ‫هذا‬ ‫ي‬ ‫تعتمد‬ ‫ولكن‬ ‫الوثائق‬ ‫أ‬ ‫ا‬‫يض‬ ‫عىل‬ ‫باجلهات‬ ‫والقانونية‬ ‫التنظيمية‬ ‫البيئات‬ ‫والتي‬ ‫مساندهتم‬ ‫تستطيع‬ ‫أو‬ ‫إعاقت‬ ‫هم‬ ، ‫نف‬ ‫وىف‬ ‫س‬ ‫الوثائق‬ ‫أخصائيو‬ ‫حيتاج‬ ‫الوقت‬ ‫إىل‬ ‫الوقت‬ ‫الكايف‬ ‫يريدو‬ ‫كانوا‬ ‫إذا‬ ‫املطلوبة‬ ‫واملهارات‬ ‫ن‬ (111) Ibid. (112) Ibid.
70 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫اإلشارة‬ ‫وجيب‬ ‫النجاح‬ ‫إىل‬ ‫العاملني‬ ‫أن‬ ‫يف‬ ‫الوثائق‬ ‫جمال‬ ‫ينبغي‬ ‫املص‬ ‫لدهيم‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫ادر‬ ‫العمل‬ ‫إلنجاز‬ ‫الالزمة‬ ‫والسلطات‬ . ( 113 ) ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ ‫تكاليف‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫من‬ ‫الرغم‬ ‫عىل‬ ‫أ‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ ‫تكاليف‬ ‫عن‬ ‫حمددة‬ ‫معرفة‬ ‫يوجد‬ ‫ال‬ ‫نه‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫هناك‬ ‫أنه‬ ‫إال‬ ‫يش‬ ‫ء‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ ‫تكاليف‬ ‫أن‬ ‫وهو‬ ‫منه‬ ‫التأكد‬ ‫يمكن‬ ‫واحد‬ ‫إ‬ ‫دارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ .‫التقليدية‬ ‫األرشيفات‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ ‫تكاليف‬ ‫عن‬ ‫خمتلفة‬ ‫ستكون‬ ‫تتطلب‬ ‫وسوف‬ ‫خمتلفة‬ ‫ومواصفات‬ ‫التزامات‬ ‫وستتطلب‬ ‫ومست‬ ‫دائمة‬ ‫متويل‬ ‫مصادر‬ ‫من‬ ‫مرة‬ ‫النظام‬ ‫عمل‬ ‫استمرار‬ ‫ضامن‬ ‫أجل‬ ، ‫أرشيف‬ ‫نظام‬ ‫تأسيس‬ ‫قرار‬ ‫فإن‬ ‫لذلك‬ ‫إلكرتوين‬ ‫أو‬ ‫نظم‬ ‫استخدام‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫مل‬ ‫التأسيس‬ ‫لتكاليف‬ ‫حتليل‬ ‫يتضمن‬ ‫وان‬ ‫البد‬ ‫ثل‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ . ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫حتليلًالتكاليف‬ ً ‫ما‬ ‫التكاليف‬ ‫حتليل‬ ‫يشمل‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫ييل‬ :  ‫سبب‬ ‫يوضح‬ ‫بيان‬ ‫جوهري‬ ‫معتمد‬ ‫اجلديد‬ ‫النظام‬ ‫تأسيس‬ ‫لرضورة‬ ‫ا‬ ‫عىل‬ ‫النظام‬ ‫تقييم‬ ‫خالهلا‬ ‫من‬ ‫تم‬ ‫دراسة‬ ‫احلايل‬ .  ‫االفرتاضات‬ ‫قائمة‬ ‫التي‬ ‫التكاليف‬ ‫بند‬ ‫طائلة‬ ‫حتت‬ ‫تقع‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫م‬ ‫ثل‬ : o ‫تعيني‬ ‫تكاليف‬ ‫مسئويل‬ ‫وموظفي‬ ‫النظام‬ . (113) Ibid.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 71 o ‫النظام‬ ‫لتكاليف‬ ‫السنوية‬ ‫الزيادة‬ ‫من‬ ‫القياسية‬ ‫النسب‬ ‫وصيانت‬ ‫ه‬ ‫وحتديثه‬ . o ‫متوقعة‬ ‫أخرى‬ ‫تكاليف‬ .  ‫بالنظام‬ ‫املرتبطة‬ ‫التكاليف‬ ‫حتليل‬ ‫عمليات‬ ‫احلايل‬ ‫ب‬ ‫وبكل‬ ‫وعملياته‬ ‫من‬ ‫ديل‬ ‫املتوقعة‬ ‫البدائل‬ .  ‫األخرى‬ ‫النوعية‬ ‫للعوامل‬ ‫ملخص‬ ‫التي‬ ‫النظام‬ ‫وتقييم‬ ‫ملقارنة‬ ‫استخدامها‬ ‫يتم‬ ‫احلايل‬ ‫وكل‬ .‫البدائل‬ ( 114 ) ً:‫ًا‬‫ي‬‫ثان‬ ًًًًًًً ‫تكاليفًالتأسيس‬ ً ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ ‫عمليات‬ ‫تتطلبها‬ ‫التي‬ ‫التكاليف‬ ‫التالية‬ ‫الدراسة‬ ‫تتناول‬ ‫إ‬ ‫دارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫والتي‬ ‫ية‬ ‫يرغب‬ ‫من‬ ‫حيتاجها‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫يف‬ ‫أرشيفات‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ ‫إ‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ، ‫النقاط‬ ‫بعض‬ ‫تتضمن‬ ‫وقد‬ ‫التي‬ ‫وردت‬ ‫يف‬ ‫وجود‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫انه‬ ‫إال‬ ‫التكاليف‬ ‫حتليل‬ ‫عملية‬ ‫ذات‬ ‫إضافية‬ ‫تكلفة‬ ‫عوامل‬ ‫منظمة‬ ‫كل‬ ‫بظروف‬ ‫عالقة‬ . ‫أرشيف‬ ‫نظام‬ ‫تأسيس‬ ‫تكاليف‬ ‫تقسم‬ ‫إلكرتوين‬ ‫إىل‬ :  ‫املتكررة‬ ‫التكاليف‬ " ‫املستمرة‬ " .  ‫املتكررة‬ ‫غري‬ ‫التكاليف‬ " ‫املستمرة‬ ‫غري‬ " . (114) Saffady, William: Cost Analysis Concepts and Methods for Records Management Programs, Lanham Scarecrow Press Inc, 2002, p.37.
72 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫وكال‬ ‫تقسيمها‬ ‫يمكن‬ ‫املستمرة‬ ‫وغري‬ ‫املستمرة‬ ‫التكاليف‬ ‫من‬ ‫إىل‬ : ‫التكالي‬ ‫الثابتة‬ ‫ف‬ ‫املتغرية‬ ‫والتكاليف‬ ( ‫وهي‬ ‫التكاليف‬ ‫التي‬ ‫تبع‬ ‫تتغري‬ ‫ا‬ ‫املست‬ ‫وعدد‬ ‫الوثائق‬ ‫لعدد‬ ‫خدمني‬ ) ( 115 ) ‫ًا‬‫ث‬‫ثال‬ ًًًًً ً: "ً‫التكاليفًاملتكررةً"ًاملستمرة‬ ً ‫وهي‬ ‫التكاليف‬ ‫التي‬ ‫النظام‬ ‫حياة‬ ‫باستمرار‬ ‫تستمر‬ ‫النظ‬ ‫أن‬ ‫طاملا‬ ‫حتملها‬ ‫ويتم‬ ‫ال‬ ‫ام‬ ‫يعمل‬ ‫يزال‬ . ‫التكاليف‬ ‫هذه‬ ‫وتتضمن‬ :  1 - ‫مرتبات‬ ‫املوظفني‬ ‫ومميزات‬ ، ‫وتشمل‬ : o ‫وهم‬ ‫الوثائق‬ ‫وأخصائيو‬ ‫مسئولو‬ ‫اإل‬ ‫عن‬ ‫املسئولون‬ ‫دارة‬ ‫واإلرشاف‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ . o ‫املعلومات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫وأخصائيو‬ ‫مسئولو‬ .  2 - ‫تكاليف‬ ‫النظام‬ ‫وتشغيل‬ ‫صيانة‬ o ‫وه‬ ‫النظام‬ ‫مستخدمو‬ ‫ي‬ ‫املنقيض‬ ‫الوقت‬ ‫تكاليف‬ ‫لتفاعلهم‬ ‫نتيجة‬ ‫و‬ ‫للنظام‬ ‫استخدامهم‬ . o ‫واملعدات‬ ‫األجهزة‬ ‫صيانة‬ . o ‫النظام‬ ‫ألجزاء‬‫والتجديد‬ ‫اإلحالل‬ ‫وعمليات‬ ‫حتديثها‬ ، ‫يشمل‬ ‫وهذا‬ :  ‫هبا‬ ‫امللحقة‬ ‫والوحدات‬ ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ .  ‫اخلادمات‬  ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ (115) Ibid., p.38.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 73  ‫النظام‬ ‫شبكات‬  3 - ‫تراخيص‬ ‫الربامج‬ ‫استخدام‬ ، ‫وحتديثها‬ ‫الربامج‬ ‫صيانة‬ . o ‫برامج‬ ‫إدارة‬ ‫النظام‬ . o ‫البيانات‬ ‫قواعد‬ ‫وبرامج‬ ‫اخلادم‬ ‫لتشغيل‬ ‫املطلوبة‬ ‫الربامج‬ o ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ ‫لتشغيل‬ ‫املطلوب‬ ‫النظام‬ o ‫الوثائق‬ ‫بالنظام‬ ‫ختزينها‬ ‫بعد‬ ‫إدارهتا‬ ‫وبرامج‬ . o ‫بنظم‬ ‫تتعلق‬ ‫أخرى‬ ‫برامج‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫مثل‬ : ( ‫ب‬ ‫رامج‬ ‫التأمني‬ ، ‫التتبع‬ ‫برامج‬ ، ‫النسخ‬ ‫برامج‬ ...‫االحتياطية‬ ‫إلخ‬ )  4 - ‫التدريب‬ ‫املستمر‬ .  5 - ‫اخلدمات‬ ‫االستشارية‬ .  6 - ‫تكاليف‬ ‫متوقعة‬ ‫أخرى‬ . ( 116 ) ً‫ع‬‫راب‬ ً ًًً ‫ا‬ ً: ً‫التكاليفًغريًاملتكررةً"ًغري‬ ‫ا‬ "ً‫ملستمرة‬ ً ‫وهي‬ ‫التكاليف‬ ‫التي‬ ‫النظام‬ ‫وتطوير‬ ‫بتحسني‬ ‫تتعلق‬ ‫وهي‬ ‫ب‬ ‫مستمرة‬ ‫غري‬ ‫معنى‬ ‫أهنا‬ ‫هلا‬ ‫النظام‬ ‫عن‬ ‫املسئولني‬ ‫رؤية‬ ‫وبحسب‬ ‫النظام‬ ‫حياة‬ ‫فرتة‬ ‫خالل‬ ‫خمتلفة‬ ‫فرتات‬ ‫عىل‬ ‫حتدث‬ ‫وهي‬ ‫تتمثل‬ ‫يف‬ : ( 1 ) ‫مشرتيات‬ ‫األساسية‬ ‫والبنية‬ ‫اجلديدة‬ ‫واملعدات‬ ‫األجهزة‬  ‫اخلادمات‬ . (116) Ibid., p.48-49.
74 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ .  ‫وملحقاهتا‬ ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ .  ‫لنظام‬ ‫األساسية‬ ‫التحتية‬ ‫البنية‬ ‫مكونات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ ( 2 ) ‫مشرتيات‬ ‫الربامج‬ ‫أو‬ ‫األساسية‬ ‫البنية‬ ‫حتديث‬  ‫برامج‬ ‫إدارة‬ ‫النظام‬  ‫البيانات‬ ‫قواعد‬ ‫وبرامج‬ ‫البيانات‬ ‫لتشغيل‬ ‫املطلوبة‬ ‫النظم‬  ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ ‫لتشغيل‬ ‫املطلوبة‬ ‫والربامج‬ ‫النظم‬ ‫األخ‬ ‫والربامج‬ ‫رى‬ ‫هبا‬ ‫اخلاصة‬ .  ‫بالنظام‬ ‫ختزينها‬ ‫بعد‬ ‫إدارهتا‬ ‫ونظم‬ ‫الوثائق‬ .  ‫األخر‬ ‫النظام‬ ‫برامج‬ ‫ى‬ ، ‫مثل‬ : ‫التأمني‬ ‫برامج‬ ، ‫النسخ‬ ‫برامج‬ ...‫االحتياطية‬ .‫إلخ‬ ( 3 ) ‫تعديل‬ ‫الربامج‬  ‫فعلي‬ ‫املوجودة‬ ‫النظم‬ ‫مع‬ ‫اجلديدة‬ ‫النظم‬ ‫تكامل‬ ‫ا‬ .  ‫املستخدمني‬ ‫شاشات‬ ‫تغيريات‬ . ( 4 ) ‫التدريب‬ ‫تدريب‬ ‫مستخدمي‬ ‫عىل‬ ‫النظام‬ :  ‫وقواعد‬ ‫أساسيات‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬  ‫النظام‬ ‫استخدام‬ .
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 75  ‫واملعاجلات‬ ‫العمليات‬ .  ‫الوثائق‬ ‫وأخصائيو‬ ‫النظام‬ ‫مديرو‬ ‫تدريب‬ . ( 5 ) ‫مرتبات‬ ‫العاملني‬ ‫ومميزات‬ ‫أ‬ - ‫مديرو‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫التالية‬ ‫باألعامل‬ ‫يقومون‬ ‫والذين‬ ‫الوثائق‬ ‫خصائيو‬ :  ‫إدارة‬ ‫التطبيقات‬ ‫برامج‬ .  ‫امللفات‬ ‫خطط‬ ‫تصميم‬ .  ‫عمليات‬ ‫إدارة‬ ‫التصميم‬ ‫وإعادة‬ ‫النظام‬ . ‫ب‬ - ‫مديرو‬ ‫التالية‬ ‫بالعمليات‬ ‫ويقومون‬ ‫املعلومات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫وأخصائيو‬ :  ‫التحليل‬ .  ‫التصميم‬ .  ‫التطوير‬ . ‫ج‬ - ‫خدمات‬ ‫استشارية‬ . ( 6 ) ‫تكاليف‬ ‫أخرى‬ . ‫مثل‬ :  ‫االختبارات‬ ‫التجريبية‬ .  ‫النسخ‬ .‫االحتياطية‬
76 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫النظام‬ ‫وحتويل‬ ‫تعديل‬ . ( 117 ) ‫القانونية‬ ‫القضايا‬ ‫المرعلقة‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫ب‬ ‫القانون‬ ‫الم‬ ‫صري‬ ‫بنظم‬ ‫اخلاصة‬ ‫املفاهيم‬ ‫دراسة‬ ‫بعد‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وماهيتها‬ ، ‫و‬ ‫هبا‬ ‫املتعلقة‬ ‫التكنولوجيات‬ ، ‫تأسيسها‬ ‫عمليات‬ ‫وتناول‬ ‫؛‬ ‫واملت‬ ‫التكاليف‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫طلبات‬ ، ‫من‬ ‫فإنه‬ ‫الرضوري‬ ‫واملوضوعات‬ ‫القضايا‬ ‫أهم‬ ‫دراسة‬ ‫التي‬ ‫بنظم‬ ‫تتعلق‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائ‬ ‫ق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ووثائقها‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ، ‫وهي‬ ‫هامة‬ ‫وقضايا‬ ‫موضوعات‬ ، ‫وخاصة‬ ‫يف‬ ‫علوم‬ ‫جمال‬ ‫واألرشيف‬ ‫الوثائق‬ ، ‫و‬ ‫تتمثل‬ ‫القضايا‬ ‫تلك‬ ‫يف‬ :  ‫أوال‬ : ‫الوثائق‬ ‫حجية‬ ‫مدى‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫لإلثبات‬ ‫دليال‬ ‫باعتبارها‬ .  ‫ثاني‬ ‫ا‬ : ‫التوقيع‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ .  ‫ثالث‬ ‫ا‬ : ‫الفكرية‬ ‫امللكية‬ ‫حقوق‬ ‫محاية‬ . ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ً‫مدىًحجيةًالوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتو‬ ‫ن‬ ً‫ية‬ ‫دليالًلإلثبات‬ ً ‫بالوثيقة‬ ‫االعتداد‬ ‫بذلك‬ ‫ويقصد‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫القان‬ ‫وحجيته‬ ‫قوته‬ ‫له‬ ‫كمستند‬ ‫ونية‬ ‫املستند‬ ‫وحجية‬ ‫لقوة‬ ‫املساوية‬ ‫القانوين‬ ‫الورقي‬ " ‫التقليدي‬ " ‫يف‬ ‫احلقوق‬ ‫إثبات‬ ‫والترصفات‬ ‫القانونية‬ . ‫القانون‬ ‫تناول‬ ‫وقد‬ 15 ‫لسنة‬ 2004 ‫بشأن‬ ‫التوقيع‬ ‫تنظيم‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫يف‬ ‫املاد‬ ( ‫ة‬ 1 ) ‫الكتابة‬ ‫تعريف‬ ‫منه‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫واملحررات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫النحو‬ ‫عىل‬ ‫التايل‬ : (117) Ibid., p.49-50.
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 77 ( 1 ) ‫الكتابة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫حروف‬ ‫كل‬ ‫أو‬ ‫أرقام‬ ‫أو‬ ‫رموز‬ ‫أو‬ ‫أي‬ ‫دعامة‬ ‫عىل‬ ‫تثبت‬ ‫أخرى‬ ‫عالمات‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫أو‬ ‫رقمية‬ ‫أو‬ ‫ضوئية‬ ‫أو‬ .‫لإلدراك‬ ‫قابلة‬ ‫داللة‬ ‫وتعطى‬ ‫مشاهبة‬ ‫أخرى‬ ‫وسيلة‬ ‫أية‬ ( 2 ‫ا‬ ) ‫ملحرر‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوي‬ ‫تنشأ‬ ‫معلومات‬ ‫تتضمن‬ ‫بيانات‬ ‫رسالة‬ ‫أو‬ ‫تدمج‬ ، ‫أو‬ ‫ختزن‬ ، ‫أو‬ ‫ترسل‬ ‫أو‬ ‫تست‬ ‫ا‬‫كلي‬ ‫قبل‬ ‫أو‬ ‫بوسيلة‬ ‫ا‬‫جزئي‬ ‫إلكرتون‬ ،‫ية‬ ‫أو‬ ‫رقمية‬ ، ‫أو‬ ،‫ضوئية‬ ‫أو‬ ‫ب‬ .‫مشاهبة‬ ‫أخرى‬ ‫وسيلة‬ ‫أية‬ ( 118 ) ‫الوثائق‬ ‫أن‬ ‫يتضح‬ ‫سبق‬ ‫ومما‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫التي‬ ‫ية‬ ‫نظم‬ ‫تقوم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫ا‬ ‫إل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بتخزينها‬ ‫و‬ ‫وإتاحتها‬ ‫إدارهتا‬ ‫لالسرتجاع‬ ‫تدخل‬ ‫يف‬ ‫عليه‬ ‫املنصوص‬ ‫التعريف‬ ‫هذا‬ ‫نطاق‬ ‫يف‬ ‫القانون‬ . ً:‫ًا‬‫ي‬‫ثان‬ ًًًًًًً ً‫حجيةًالوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ً‫ة‬ ‫يف‬ ً ‫نطاقًاملعامالتًاملدنيةًوا‬ ‫لتجاريةًواإلدارية‬ ً ‫رقم‬ ‫القانون‬ ‫نص‬ 15 ‫لسنة‬ 2004 ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫تنظيم‬ ‫بشأن‬ ‫لكرتوين‬ ‫يف‬ ( ‫املادة‬ 15 ) ‫بأن‬ ‫منه‬ : " ‫للكتابة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وللمحررات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫يف‬ ‫املدني‬ ‫املعامالت‬ ‫نطاق‬ ‫ة‬ ‫واإلدارية‬ ‫والتجارية‬ ، ‫والعرفية‬ ‫الرسمية‬ ‫واملحررات‬ ‫للكتابة‬ ‫املقررة‬ ‫احلجية‬ ‫ذات‬ ‫يف‬ ‫أحكام‬ ‫اإلثبات‬ ‫قانون‬ ‫يف‬ ‫والتجارية‬ ‫املدنية‬ ‫املواد‬ ، ‫عليها‬ ‫املنصوص‬ ‫الرشوط‬ ‫استوفت‬ ‫متى‬ ‫يف‬ ‫هذا‬ ‫وفق‬ ‫القانون‬ ‫ا‬ ‫والتقنية‬ ‫الفنية‬ ‫للضوابط‬ ‫التي‬ ‫القانو‬ ‫هلذا‬ ‫التنفيذية‬ ‫الالئحة‬ ‫حتددها‬ ‫ن‬ " ( 119 ) (118) ‫الرسمية‬ ‫اجلريدة‬ ‫القانون‬ : 15 ‫لسنة‬ 2004 ‫التوقيع‬ ‫تنظيم‬ ‫بشأن‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫العدد‬ ، 17 ،)‫(د‬ )‫(تابع‬ ‫أبريل‬ 2004 . (119) .‫السابق‬ ‫املرجع‬ - (‫رقم‬ ‫ملحق‬‫انظر‬ 4 ‫القانون‬ :) 15 ‫لسنة‬ 2004 ‫التوقيع‬ ‫تنظيم‬ ‫بشأن‬ ‫اإللكرتوين‬
78 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ (‫املادة‬‫فإن‬‫وبذلك‬ 15 ‫من‬) ‫رقم‬‫القانون‬ 15 ‫لسنة‬ 2004 ‫اإل‬‫التوقيع‬‫لتنظيم‬ ‫لكرتوين‬ ‫كال‬ ‫منحت‬ ‫قد‬ ‫الكتابة‬ ‫من‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫واملحررات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫ا‬ ‫املعامالت‬ ‫نطاق‬ ‫ملدنية‬ ‫والعرفية‬ ‫الرسمية‬ ‫واملحررات‬ ‫للكتابة‬ ‫املقررة‬ ‫احلجية‬ ‫نفس‬ ‫ذات‬ ‫واإلدارية‬ ‫والتجارية‬ ‫يف‬ ‫اإلثبات‬ ‫قانون‬ ‫أحكام‬ ‫يف‬ ‫الرشوط‬ ‫استيفاء‬ ‫رشيطة‬ ‫بالطبع‬ ‫وذلك‬ ‫واملدنية‬ ‫التجارية‬ ‫املواد‬ ‫عليها‬‫املنصوص‬ ‫يف‬ ‫وفق‬‫القانون‬ ‫ا‬ ‫والتقنية‬‫الفنية‬ ‫للضوابط‬ ‫التي‬ ‫الال‬ ‫حتددها‬ ‫هلذا‬‫التنفيذية‬ ‫ئحة‬ ‫القانون‬ . ‫يسميه‬ ‫ما‬ ‫أعطى‬ ‫قد‬ ‫القانون‬ ‫أن‬ ‫يالحظ‬ ‫فإنه‬ ‫القانون‬ ‫من‬ ‫السابقة‬ ‫املادة‬ ‫خالل‬ ‫ومن‬ ‫القانونيون‬ " ‫القان‬‫القوة‬ ‫للمستند‬‫ونية‬ ‫اإللكرتوين‬ " ، ‫ب‬‫املساواة‬‫عىل‬‫يرتتب‬‫إنه‬‫حيث‬ ‫املستند‬‫ني‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫واملستند‬ ‫التقليدي‬ ‫هامة‬ ‫نتيجة‬ ‫هي‬ :  " ‫املنازعة‬ ‫جيوز‬ ‫ال‬ ‫يف‬ ‫اإل‬ ‫املستند‬ ‫صحة‬ ‫لكرتوين‬ ‫أو‬ ‫م‬ ‫يتضمنه‬ ‫ما‬ ‫حجية‬ ‫جحد‬ ‫ن‬ ‫ترصفات‬ ‫أو‬ ‫بعدم‬ ‫الدفع‬ ‫نفاده‬ ‫إنشائه‬ ‫ألن‬ ‫أو‬ ‫صياغته‬ ‫أو‬ ‫ك‬ ‫عليه‬ ‫التوقيع‬ ‫ان‬ ‫باستخدام‬ ‫وسائل‬ ‫أو‬ ‫شكال‬ ‫إلكرتون‬ ‫يا‬ " ( 120 ) ً:‫ًا‬‫ث‬‫ثال‬ ًًًًًًً ً‫مدىًحتققًشروطًالدليل‬ ‫ال‬ ‫كتابي‬ ً ‫يف‬ ً ً‫املستند‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ ‫ي‬ ً ‫توافرها‬ ‫الواجب‬ ‫الرشوط‬ ‫يف‬ ‫الدليل‬ ‫الكتايب‬ :  ‫مقروء‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫ا‬ .  ‫طويلة‬ ‫لفرتة‬ ‫االستمرار‬ .  ‫للتعديل‬ ‫القابلية‬ ‫عدم‬ . (120) :‫أرشف‬ ،‫الدين‬ ‫شمس‬‫توفيق‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫للمستند‬ ‫اجلنائية‬ ‫احلامية‬ " ‫مقارنة‬ ‫دراسة‬ " ‫العربي‬ ‫النهضة‬ ‫دار‬ ،‫القاهرة‬ ، ،‫ة‬ 2006 ‫ص‬ ، 66 .
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 79 ‫األول‬ ‫الرشط‬ ‫متحقق‬ ‫يعد‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫اإل‬ ‫املستند‬ ‫لكرتوين‬ ‫الكتابة‬ ‫قراءة‬ ‫فيمكن‬ ‫ا‬ ‫إل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ال‬ ‫الرشط‬ ‫هذا‬ ‫حتقق‬ ‫أن‬ ‫غري‬ ‫حمتواها‬ ‫عىل‬ ‫والوقوف‬ ‫يقتيض‬ ‫بمج‬ ‫مبارشة‬ ‫القراءة‬ ‫تتم‬ ‫أن‬ ‫رد‬ ‫كالدليل‬‫مبارشة‬ ‫الكتابة‬ ‫عىل‬ ‫االطالع‬ ‫الكتايب‬ ‫التقليدي‬ ‫بشكل‬ ‫القراءة‬ ‫يمكن‬ ‫وإنام‬ ‫مبارش‬ ‫غري‬ ‫اإل‬ ‫احلاسب‬ ‫مثل‬ ‫وسيط‬ ‫من‬ ‫لكرتوين‬ . ( 121 ) ‫ويتوافر‬ ‫يف‬ ‫الوثائق‬ ‫أو‬ ‫املحررات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫واالستمرار‬ ‫البقاء‬ ‫وهو‬ ‫الرش‬ ‫ط‬ ‫الثاين‬ ‫باملعلومات‬ ‫االحتفاظ‬ ‫عىل‬ ‫الدليل‬ ‫قدرة‬ ‫هو‬ ‫املقصود‬ ‫كان‬ ‫فإذا‬ ‫التي‬ ‫فرتة‬ ‫يتضمنها‬ ‫من‬ ‫طويلة‬ ‫متحقق‬ ‫يبدو‬ ‫الرشط‬ ‫هذا‬ ‫فإن‬ ‫احلاجة‬ ‫وقت‬ ‫إليه‬ ‫الرجوع‬ ‫معه‬ ‫يمكن‬ ‫نحو‬ ‫عىل‬ ‫الزمن‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫املحررات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫فالوسائط‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ت‬ ‫ملا‬ ‫واالستمرار‬ ‫الثبات‬ ‫عنرص‬ ‫تكفل‬ ‫تضمنه‬ ‫بيانات‬ ‫من‬ . ( 122 ) ‫وبالنسبة‬ ‫الثالث‬ ‫للرشط‬ ‫وهو‬ ‫الرشط‬ ‫هذا‬ ‫فإن‬ ‫للتعديل‬ ‫القابلية‬ ‫عدم‬ ‫يتعل‬ ‫بعض‬ ‫به‬ ‫ق‬ ‫يعنى‬ ‫للتعديل‬ ‫القابلية‬ ‫عدم‬ ‫إن‬ ‫حيث‬ ‫الصعوبات‬ ‫أن‬ ‫اإل‬ ‫للمحرر‬ ‫القدرة‬ ‫تتوافر‬ ‫ل‬ ‫كرتوين‬ ‫يف‬ ‫مقاومة‬ ‫أي‬ ‫لتعديله‬ ‫حماولة‬ ‫أو‬ ‫مضمونه‬ ‫تغيري‬ ، ‫تكمن‬ ‫ال‬ ‫فالصعوبة‬ ‫يف‬ ‫ذات‬ ‫املستند‬ ‫وإنام‬ ‫ه‬ ‫يف‬ ‫صحته‬ ‫مدى‬ . ( 123 ) (121) ‫مجيع‬ ‫ي‬ ،‫العربية‬ ‫النهضة‬ ‫دار‬ ،‫اإلنرتنت‬ ‫طريق‬‫عن‬ ‫تتم‬ ‫التي‬ ‫القانونية‬ ‫الترصفات‬ ‫إثبات‬ :‫الباسط‬ ‫عبد‬ ‫حسن‬ ، 2000 ‫ص‬ ، 20 . (122) ‫إبراهيم‬ ،‫الليل‬ ‫أبو‬ ‫الدسوقي‬ ‫ا‬ ‫جتاه‬ ‫التوثيق‬ ‫جهة‬ ‫ومسئولية‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫التعامالت‬ ‫توثيق‬ : ‫املترض‬ ‫لغري‬ ‫مقدمة‬ ‫دراسة‬ ،‫ر‬ ‫إىل‬ ‫ص‬،‫اخلامس‬ ‫املجلد‬ ،‫املؤمتر‬ ‫أعامل‬‫جمموعة‬ ،‫والقانون‬ ‫الرشيعة‬ ‫بني‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫املرصفية‬ ‫األعامل‬ ‫مؤمتر‬ 1860 . (123) :‫أرشف‬ ‫الدين‬ ‫شمس‬ ،‫توفيق‬ ‫سابق‬ ‫مرجع‬ ، ‫ص‬ 39 - 40 .
80 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫فريق‬ ‫أن‬ ‫إال‬ ‫ا‬ ‫قد‬ ‫الرشط‬ ‫هذا‬ ‫أن‬ ‫يرى‬ ‫القانونيني‬ ‫من‬ ‫أصبح‬ ‫متحقق‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫املحرر‬ ‫ات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫التقدم‬ ‫افرز‬ ‫أن‬ ‫بعد‬ ‫التقني‬ ‫وسائط‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫مضمو‬ ‫بثبات‬ ‫تتميز‬ ‫هنا‬ ‫و‬ ‫يسه‬ ‫ال‬ ‫ل‬ ‫بمحتواها‬ ‫املساس‬ . ( 124 ) ‫فريق‬ ‫يرى‬ ‫بينام‬ ‫ا‬ ‫اإل‬ ‫املستند‬ ‫أن‬‫آخر‬ ‫لكرتوين‬ ‫للتلف‬ ‫قابل‬ ‫مستند‬ ‫هو‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫يتمتع‬ ‫وال‬ ‫املحو‬ ‫الطرق‬ ‫أن‬ ‫كام‬ ‫والثبات‬ ‫االستقرار‬ ‫بصفة‬ ‫التي‬ ‫الصعوب‬ ‫هذه‬ ‫عىل‬ ‫للتغلب‬ ‫استخدامها‬ ‫يمكن‬ ‫ة‬ ‫املستند‬ ‫بنقل‬ ‫إلكرتون‬ ‫من‬ ‫يا‬ ‫أسطوانة‬ ‫إىل‬ ‫التغيري‬ ‫أمام‬ ‫املجال‬ ‫يفسح‬ ‫أن‬ ‫شانه‬ ‫من‬ ‫أخرى‬ ‫يف‬ ‫اإل‬ ‫املستند‬ ‫حمتوى‬ ‫لكرتوين‬ ‫املستند‬ ‫بخالف‬ ‫الورقي‬ ، ‫السند‬ ‫أن‬ ‫الفريق‬ ‫هذا‬ ‫نظر‬ ‫وىف‬ ‫الورقي‬ ‫ذاهتا‬ ‫الورقة‬ ‫هو‬ ‫مكتوب‬ ‫مادى‬ ‫أساس‬ ‫عىل‬ ‫يستند‬ ، ‫املستند‬ ‫أما‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫يتن‬ ‫فهو‬ ‫د‬ ‫إىل‬ ‫أسطوانة‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ، ‫تبدو‬ ‫مهمة‬ ‫نتائج‬ ‫التفرقة‬ ‫هذه‬ ‫عن‬ ‫ينتج‬ ‫وأنه‬ ‫يف‬ ‫تعد‬ ‫إمكانية‬ ‫يل‬ ‫أو‬ ‫تغيري‬ ‫اإل‬ ‫املستند‬ ‫مضمون‬ ‫لكرتوين‬ ‫أن‬ ‫دون‬ ‫ذلك‬ ‫تصور‬ ‫يصعب‬ ‫بينام‬ ‫أثر‬ ‫أدنى‬ ‫يبقى‬ ‫يف‬ ‫املستندات‬ ‫إضافة‬ ‫الورقية‬ ‫إىل‬ ‫عطل‬ ‫حدوث‬ ‫احتامل‬ ‫أو‬ ‫للوسائط‬ ‫تلف‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫التي‬ ‫ية‬ ‫تش‬ ‫الدعامة‬ ‫كل‬ ‫التي‬ ‫يؤدى‬ ‫مما‬ ‫املستند‬ ‫مضمون‬ ‫حتمل‬ ‫إىل‬ .‫القانوين‬ ‫السند‬ ‫وفقدان‬ ‫البيانات‬ ‫ضياع‬ ( 125 ) ‫املادة‬ ‫نصت‬ ‫وقد‬ 16 ‫التوقيع‬ ‫تنظيم‬ ‫قانون‬ ‫من‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫أنه‬ ‫عىل‬ : " ‫الصورة‬ ‫اإل‬ ‫املحرر‬ ‫من‬ ‫الورق‬ ‫عىل‬ ‫املنسوخة‬ ‫لكرتوين‬ ‫الرسمي‬ ، ‫بالقدر‬ ‫الكافة‬ ‫عىل‬ ‫حجة‬ ‫الذي‬ ‫تكون‬ ‫اإل‬ ‫املحرر‬ ‫مادام‬ ‫وذلك‬ ‫املحرر‬ ‫هذا‬‫ألصل‬ ‫مطابقة‬ ‫فيه‬ ‫لكرتوين‬ ‫اإل‬ ‫والتوقيع‬ ‫الرسمي‬ ‫لكرتوين‬ ‫الدعامة‬ ‫عىل‬ ‫موجودين‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ " ( 126 ) (124) ‫ص‬ ،‫السابق‬ ‫املرجع‬ 40 . (125) :‫املطلب‬ ‫عبد‬ ‫بالل‬ ،‫بدوى‬ ،‫اإللكرتونية‬ ‫البنوك‬ ‫مؤمتر‬ ‫إىل‬ ‫مقدمة‬ ‫دراسة‬ ،‫تثريها‬ ‫التي‬ ‫واملشاكل‬ ،‫معامالهتا‬ ،‫ماهيتها‬ ،‫والقانون‬ ‫الرشيعة‬ ‫بني‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫املرصفية‬ ‫األعامل‬ ‫جمموعة‬ ‫أعامل‬ ‫اخلامس‬ ‫املجلد‬ ،‫املؤمتر‬ . ‫ص‬ 1971 - 1972 . (126) ‫القانون‬ :‫الرسمية‬ ‫اجلريدة‬ 15 ‫لسنة‬ 2004 .‫سابق‬ ‫مرجع‬ ،
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 81 ‫ذلك‬ ‫ومعنى‬ ‫أن‬ ‫الطبع‬ ‫عىل‬ ‫االعتامد‬ ‫الورقي‬ ‫املستند‬ ‫ألصل‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫وقب‬ ‫وله‬ ‫يف‬ ‫مؤداها‬ ‫نتيجة‬ ‫عىل‬ ‫يؤدى‬ ‫التعامل‬ ‫أن‬ ‫املستند‬ ‫بمحتوى‬ ‫املساس‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫سيرت‬ ‫عليه‬ ‫تب‬ ‫املستند‬ ‫هلذا‬ ‫الصل‬ ‫طبق‬ ‫الورقية‬ ‫بالصورة‬ ‫مساس‬ ‫بالرضورة‬ (. 127 ) ‫رقم‬ ‫القانون‬ ‫فإن‬ ‫وهلذا‬ 15 ‫لسنة‬ 2004 ‫االطمئنان‬ ‫يكفل‬ ‫ما‬ ‫املواد‬ ‫من‬ ‫وضع‬ ‫قد‬ ‫املستند‬ ‫لصحة‬ ‫اإلل‬ ‫كرتوين‬ ‫يف‬ ‫املختلفة‬ ‫التعامالت‬ ، ‫التنفيذي‬ ‫الالئحة‬ ‫حددت‬ ‫وقد‬ ‫الصادرة‬ ‫ة‬ ‫رقم‬ ‫املعلومات‬ ‫وتكنولوجيا‬ ‫االتصاالت‬ ‫وزير‬ ‫بقرار‬ 109 ‫لسنة‬ 2005 ( ‫للقانون‬ 15 ‫لسنة‬ ) 2004 ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫بشأن‬ ‫لكرتوين‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫وحتققها‬ ‫توافرها‬ ‫الواجب‬ ‫واخلصائص‬ ‫الرشوط‬ ‫الوثائق‬ ‫حجية‬ ‫إثبات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ ‫ب‬ ‫وجاء‬ ‫املعلومات‬ ‫وتكنولوجيا‬ ‫االتصاالت‬ ‫وزير‬ ‫بقرار‬ ‫الصادرة‬ ‫التنفيذية‬ ‫الالئحة‬ ‫رقم‬ ‫حتت‬ 109 ‫لسنة‬ 2005 ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫قانون‬ ‫بشأن‬ ‫لكرتوين‬ ( ‫رقم‬ 15 ‫لسنة‬ ) 2004 ‫يف‬ ( ‫املادة‬ 8 ) ‫ما‬ ‫ييل‬ : " ‫عليها‬ ‫املنصوص‬ ‫بالرشوط‬ ‫اإلخالل‬ ‫عدم‬ ‫مع‬ ‫يف‬ ‫حجي‬ ‫تتحقق‬ ‫القانون‬ ‫ة‬ ‫للكتابة‬ ‫املقررة‬ ‫اإلثبات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫واملحررا‬ ‫ت‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫الرسمية‬ ‫أو‬ ‫العر‬ ‫إذا‬ ‫ملنشئها‬ ‫فية‬ ‫اآلتية‬ ‫والتقنية‬ ‫الفنية‬ ‫الضوابط‬ ‫توافرت‬ : ‫أ‬ - ‫أن‬ ‫متاح‬ ‫يكون‬ ‫ا‬ ‫فني‬ ‫ا‬ ‫الكتابة‬ ‫إنشاء‬ ‫وتاريخ‬ ‫وقت‬ ‫حتديد‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أو‬ ‫املحررات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫الرسمية‬ ‫أو‬ ‫العرفية‬ ‫و‬ ‫وغري‬ ‫مستقل‬ ‫حفظ‬ ‫نظام‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫اإلتاحة‬ ‫هذه‬ ‫تتم‬ ‫أن‬ ‫خاضع‬ ‫الكتابة‬ ‫هذه‬ ‫منشئ‬ ‫لسيطرة‬ ‫أو‬ ‫املحررات‬ ‫تلك‬ ‫أو‬ ‫هبا‬ ‫املعنى‬ ‫لسيطرة‬ . (127) :‫أرشف‬ ‫الدين‬ ‫شمس‬ ،‫توفيق‬ ‫سابق‬ ‫مرجع‬ ، ‫ص‬ 104 .
82 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫ب‬ - ‫أن‬ ‫متاح‬ ‫يكون‬ ‫ا‬ ‫فني‬ ‫ا‬ ‫الكتابة‬ ‫إنشاء‬ ‫مصدر‬ ‫حتديد‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أو‬ ‫املحرر‬ ‫ات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫الرسمية‬ ‫أو‬ ‫العرفية‬ ‫و‬ ‫الوسائط‬ ‫وعىل‬ ‫املصدر‬ ‫هذا‬ ‫عىل‬ ‫منشئها‬ ‫سيطرة‬ ‫درجة‬ ‫املستخدمة‬ ‫يف‬ .‫إنشائها‬ ‫يف‬ ‫الكتابة‬ ‫وصدور‬ ‫إنشاء‬ ‫حالة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أو‬ ‫املحررات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫الرس‬ ‫مية‬ ‫أو‬ ‫برشى‬ ‫تدخل‬ ‫بدون‬ ‫العرفية‬ ، ‫جزئي‬ ‫أو‬ ‫كىل‬ ، ‫متى‬ ‫متحققة‬ ‫تكون‬ ‫حجيتها‬ ‫فإن‬ ‫أ‬ ‫مك‬ ‫التحقق‬ ‫ن‬ ‫الكتابة‬ ‫هبذه‬ ‫العبث‬ ‫عدم‬ ‫ومن‬ ‫إنشائها‬ ‫وتاريخ‬ ‫وقت‬ ‫من‬ ‫أو‬ .‫املحررات‬ ‫تلك‬ ( 128 ) ‫يتضح‬ ‫سبق‬ ‫ومما‬ ‫أن‬ ‫رقم‬ ‫التنفيذية‬ ‫الالئحة‬ 109 ‫لسنة‬ 2005 ( ‫للقانون‬ 15 ‫بشأن‬ ) ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫لكرتوين‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫وحتققها‬ ‫توافرها‬ ‫الواجب‬ ‫واخلصائص‬ ‫الرشوط‬ ‫حددت‬ ‫قد‬ ‫الوثائق‬ ‫حجية‬ ‫إثبات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫املحرر‬ ‫مصدر‬ ‫من‬ ‫التحقق‬ ‫بإمكانية‬‫الرشوط‬ ‫هذه‬ ‫وتتعلق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫وكذلك‬ ‫املحرر‬ ‫إنشاء‬ ‫تاريخ‬ ‫من‬ ‫والتأكد‬ ‫فني‬ ‫التحقق‬ ‫ا‬ ‫التغيري‬ ‫عدم‬ ‫من‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫التزوير‬ ‫يف‬ ‫املحرر‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫والتقنية‬ ‫الفنية‬ ‫األساليب‬ ‫باستخدام‬ . ‫التحقق‬ ‫عند‬ ‫فإنه‬ ‫لذا‬ ‫الفني‬ ‫الرشوط‬ ‫توافر‬ ‫من‬ ‫التي‬ ‫حجي‬ ‫لتحقق‬ ‫القانون‬ ‫حددها‬ ‫ة‬ ‫للمحررات‬ ‫اإلثبات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫اإل‬ ‫للمحرر‬ ‫يصبح‬ ‫لكرتوين‬ ‫اإلثبات‬ ‫حجية‬ . ً:‫ًا‬‫ع‬‫راب‬ ًًًً ًًً ً‫األفعالًاملاسةًباملستند‬ ‫ا‬ ‫إل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ً ‫يثا‬ ‫اإل‬ ‫للمستند‬ ‫القانونية‬ ‫الطبيعة‬ ‫بشأن‬ ‫التساؤل‬ ‫ر‬ ‫لكرتوين‬ ‫من‬ ‫يعد‬ ‫وهل‬ ‫قوال‬ ‫مادي‬ ‫ا‬ ‫حمال‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫ثم‬ ‫ومن‬ ‫بالنصوص‬ ‫املقررة‬ ‫للحامية‬ ‫التي‬ ‫املنقول‬ ‫حتمى‬ ‫يف‬ ‫قانون‬ ‫خترج‬ ‫طبيعة‬ ‫له‬ ‫أن‬ ‫أم‬ ‫واإلتالف‬ ‫والتعييب‬ ‫التخريب‬ ‫جرائم‬ ‫ومنها‬ ‫العقوبات‬ ‫عىل‬ ‫ذلك‬ (. 129 ) (128) ‫العدد‬ ،‫اإللكرتوين‬ ‫التوقيع‬ ‫لقانون‬ ‫التنفيذية‬ ‫الالئحة‬ :‫الرسمية‬ ‫اجلريدة‬ 115 ‫مايو‬،)‫(تابع‬ 2005 . (129) :‫أرشف‬ ‫الدين‬ ‫شمس‬ ،‫توفيق‬ ‫سابق‬ ‫مرجع‬ ‫ص‬، 101 .
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 83 ‫رأى‬ ‫ذهب‬ ‫وقد‬ ‫إىل‬ ‫البيانات‬ ‫أن‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ماال‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫تعدو‬ ‫ال‬ ‫معنوي‬ ‫ا‬ ‫يت‬ ‫ساوى‬ ‫يف‬ ‫كيان‬ ‫به‬ ‫مال‬ ‫وأنه‬ ‫املنقول‬ ‫املال‬ ‫مع‬ ‫املدلول‬ ‫مادي‬ ‫كلمة‬ ‫وأن‬ ‫وحيازته‬ ‫إدراجه‬ ‫يمكن‬ ( ‫اليش‬ ‫ء‬ ) ‫الذي‬ ‫التجريم‬ ‫إليها‬ ‫ينرصف‬ ‫يف‬ ‫بمعناه‬ ‫اليشء‬ ‫تشمل‬ ‫اإلتالف‬ ‫جريمة‬ ‫ا‬ ‫ملادي‬ ‫واملعنوي‬ ‫مع‬ ‫ا‬ ‫النصوص‬ ‫تطبيق‬ ‫عدم‬ ‫شأن‬ ‫من‬ ‫وان‬ ‫التي‬ ‫جيرده‬ ‫أن‬ ‫عليه‬ ‫اإلتالف‬ ‫أفعال‬ ‫جترم‬ ‫اجلنائية‬ ‫احلامية‬ ‫من‬ ‫وينتهي‬ ‫الرأي‬ ‫هذا‬ ‫إىل‬ ‫جتري‬ ‫املتضمنة‬ ‫النصوص‬ ‫تطبيق‬ ‫باإلمكان‬ ‫أنه‬ ‫م‬ ‫بالبيانات‬ ‫املساس‬ ‫أفعال‬ ‫عىل‬ ‫املنقول‬ ‫هبذا‬ ‫املساس‬ . ( 130 ) ‫منقول‬ ‫عىل‬ ‫ترد‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫واإلتالف‬ ‫والتعييب‬ ‫التخريب‬ ‫جرائم‬ ‫أن‬ ‫فريقا‬ ‫ويرى‬ ‫م‬ ‫ادي‬ ‫املخزنة‬ ‫والبيانات‬ ‫املعلومات‬ ‫املنقول‬ ‫مدلول‬ ‫من‬ ‫خيرج‬ ‫وانه‬ ‫إلكرتون‬ ‫ي‬ ‫ا‬ . ( 131 ) ‫باملستند‬ ‫املساس‬ ‫أفعال‬ ‫تتمثل‬ ‫ويمكن‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫أو‬ ‫الوثيقة‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ ‫ية‬ ‫النحو‬ ‫عىل‬ ‫التايل‬ : ( 1 ) ‫املستند‬ ‫تزوير‬ ‫اإللكرتوي‬ ‫يعد‬ ‫املستند‬ ‫بمحتوى‬ ‫املساس‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫املستند‬ ‫من‬ ‫أسهل‬ ‫وتغيريه‬ ‫ا‬ ‫لورقي‬ ، ‫ألنه‬ ‫متقدمة‬ ‫أدوات‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫إال‬ ‫كشفه‬ ‫يتسنى‬ ‫ال‬ ‫متقدمة‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫باستخدام‬ ‫يتم‬ ‫ومتخصصني‬ ‫يف‬ ‫فمثال‬ ‫األمور‬ ‫هذه‬ ‫مثل‬ : ‫املستند‬ ‫عىل‬ ‫التوقيع‬ ‫تزوير‬ ‫الورقي‬ ‫يف‬ ‫اغلب‬ ‫أثر‬ ‫يرتك‬ ‫األحيان‬ ‫ا‬ ‫ال‬ ‫بخالف‬ ‫عليه‬ ‫يدل‬ ‫التوقيع‬ ‫عىل‬ ‫املنصب‬ ‫تزوير‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫الذي‬ ‫يتكون‬ (130) :‫أرشف‬ ‫الدين‬ ‫شمس‬ ،‫توفيق‬ ‫سابق‬ ‫مرجع‬ ‫ص‬، 101 . - ‫اإللكرتوين‬ ‫احلاسب‬ ‫وبيانات‬ ‫لربامج‬ ‫العمدي‬ ‫اإلتالف‬ :‫حامد‬‫هدى‬ ،‫قشقوش‬ ‫القانون‬ ‫مؤمتر‬ ‫إىل‬ ‫مقدمة‬‫دراسة‬ ، ‫مايو‬ ،‫املتحدة‬ ‫اإلمارات‬ ‫بجامعة‬ ‫والقانون‬ ‫الرشيعة‬ ‫كلية‬ ‫يف‬ ‫واإلنرتنت‬‫والكمبيوتر‬ 2000 ‫ص‬ ، 10 . (131) ‫والكمبيوتر‬ ‫القانون‬ ‫مؤمتر‬ ‫إىل‬ ‫مقدمة‬ ‫دراسة‬،‫الكمبيوتر‬ ‫جرائم‬‫ملكافحة‬ ‫التقليدية‬ ‫القواعد‬ ‫مالئمة‬ ‫عدم‬ :‫غنام‬ ‫حممد‬،‫غنام‬ ‫ا‬ ‫كلية‬ ‫يف‬ ‫واإلنرتنت‬ ‫مايو‬ ،‫املتحدة‬ ‫اإلمارات‬ ‫بجامعة‬ ‫والقانون‬ ‫لرشيعة‬ 2000 ‫ص‬، 9 .
84 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫شخصية‬ ‫حتدد‬ ‫شفرة‬ ‫من‬ ‫اكتشافه‬ ‫وصعب‬ ‫أسهل‬ ‫يكون‬ ‫تزويره‬ ‫فإن‬ ‫ثم‬ ‫ومن‬ ‫املوقع‬ ‫وهوية‬ ‫يف‬ ‫أ‬ ‫األحيان‬ ‫غلب‬ . ( 132 ) ( 2 ) ‫املستند‬ ‫إتالف‬ ‫اإللكرتوي‬ ‫املستند‬ ‫إتالف‬ ‫أو‬ ‫الوثيقة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يتمثل‬ ‫يف‬ ‫ناحيتني‬ :  ‫األوىل‬ : ‫التشغيل‬ ‫نظام‬ ‫عىل‬ ‫اإلتالف‬ ‫أفعال‬ ‫تنصب‬ ‫أن‬ ‫الذي‬ ‫حيتوي‬ ‫امل‬ ‫ستند‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫بالتبعية‬ ‫فيؤدى‬ ‫إىل‬ ‫إتالف‬ ‫املستند‬ ‫هذا‬ (. 133 )  ‫الثانية‬ : ‫البيانات‬ ‫عىل‬ ‫اإلتالف‬ ‫ينصب‬ ‫أن‬ ‫التي‬ ‫ه‬ ‫وىف‬ ‫املستند‬ ‫حيتوهيا‬ ‫احلالة‬ ‫ذه‬ ‫للبيانات‬ ‫مقررة‬ ‫احلامية‬ ‫تكون‬ ‫ال‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫غري‬ ‫عامة‬ ‫بصفة‬ ‫أهنا‬ ‫ب‬ ‫متتد‬ ‫طريق‬ ‫ال‬ ‫املستند‬ ‫عىل‬ ‫تبعية‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫الدقيق‬ ‫بمعناه‬ (. 134 ) ( 3 ) ‫باملستند‬ ‫املساس‬ ‫أفعال‬ ‫جتريم‬ ‫أمهية‬ ‫اإللكرتوي‬ ‫التزوير‬ ‫أو‬ ‫اإلتالف‬ ‫للمستند‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫التزوير‬ ‫خطورة‬ ‫عن‬ ‫تقل‬ ‫ال‬ ‫خطورة‬ ‫يمثل‬ ‫واإلتالف‬ ‫الورقية‬ ‫للمستندات‬ ، ‫جتريم‬ ‫القانون‬ ‫كفل‬‫فقد‬ ‫لذلك‬ ‫أي‬ ‫امل‬ ‫صور‬ ‫من‬ ‫صورة‬ ‫ساس‬ ‫باملحرر‬ ‫اإللكرتوين‬ ، ‫املساس‬ ‫شأنه‬ ‫من‬ ‫فعل‬ ‫أي‬ ‫جتريم‬ ‫عىل‬ ‫القانون‬ ‫شدد‬ ‫فقد‬ ‫بال‬ ‫وثيقة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ( ‫املادة‬ ‫نصت‬ ‫وقد‬ ‫اإلثباتية‬ ‫وحجيتها‬ ‫صحتها‬ ‫حيث‬ ‫من‬ 23 ( ‫القانون‬ ‫من‬ ) 15 ) ‫لسنة‬ 2004 ‫التوقيع‬ ‫تنظيم‬ ‫بشأن‬ ‫اإللكرتوين‬ : " ‫منصوص‬ ‫أشد‬‫عقوبة‬ ‫بأية‬ ‫اإلخالل‬ ‫عدم‬ ‫مع‬ (132) :‫أرشف‬ ‫الدين‬ ‫شمس‬ ،‫توفيق‬ ‫سابق‬ ‫مرجع‬ ‫ص‬، 103 . (133) :‫أرشف‬ ‫الدين‬ ‫شمس‬ ،‫توفيق‬ ‫سابق‬ ‫مرجع‬ ‫ص‬، 117 . (134) .‫والصفحة‬ ‫السابق‬ ‫املرجع‬
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 85 ‫عليها‬ ‫يف‬ ‫العقوبات‬ ‫قانون‬ ‫أو‬ ‫يف‬ ‫آخر‬ ‫قانون‬ ‫أي‬ ، ‫عرشة‬ ‫عن‬ ‫تقل‬ ‫ال‬ ‫وبغرامة‬ ‫باحلبس‬ ‫يعاقب‬ ‫جنيه‬ ‫ألف‬ ‫مائة‬ ‫جتاوز‬ ‫وال‬ ‫جنيه‬ ‫آالف‬ ، ‫أو‬ ‫كال‬ ‫العقوبتني‬ ‫هاتني‬ ‫بإحدى‬ ‫من‬ : ‫أ‬ - ‫أتلف‬ ‫أو‬ ‫توقيع‬ ‫عيب‬ ‫ا‬ ‫أو‬ ‫وسيط‬ ‫ا‬ ‫أو‬ ‫حمرر‬ ‫ا‬ ‫يا‬ ‫أو‬ ‫شيئ‬‫زور‬ ‫ا‬ ‫ب‬ ‫ذلك‬ ‫من‬ ‫طريق‬ ‫االصطناع‬ ‫أو‬ ‫التعديل‬ ‫أو‬ ‫التحوير‬ ‫أو‬ ‫آخر‬ ‫طريق‬ ‫بأي‬ . ‫ب‬ - ‫استعمل‬ ‫ت‬ ‫وقيع‬ ‫ا‬ ‫أو‬ ‫وسيط‬ ‫ا‬ ‫أو‬ ‫حمرر‬ ‫ا‬ ‫إلكرتون‬ ‫ي‬ ‫معيب‬ ‫ا‬ ‫ا‬ ‫أو‬ ‫مزور‬ ‫ا‬ ‫بذلك‬ ‫علمه‬ ‫مع‬ ‫ج‬ - ‫استعمل‬ ‫توقيع‬ ‫ا‬ ‫أو‬ ‫وسيط‬ ‫ا‬ ‫أو‬ ‫حمرر‬ ‫ا‬ ‫إلكرتون‬ ‫ي‬ ‫ا‬ ‫معيب‬ ‫ا‬ ‫أو‬ ‫مزور‬ ‫ا‬ ‫بذلك‬ ‫علمه‬ ‫مع‬ ‫د‬ - ‫خالف‬ ‫أي‬ ‫ا‬ ( ‫املادتني‬ ‫أحكام‬ ‫من‬ 20 - 22 ‫القانون‬ ‫هذا‬ ‫من‬ ) . ‫ه‬ ‫ـ‬ - ‫توصل‬ ‫وسيلة‬ ‫بأية‬ ‫إىل‬ ‫بغري‬ ‫احلصول‬ ‫توقيع‬ ‫عىل‬ ‫حق‬ ‫أو‬ ‫وسيط‬ ‫أو‬ ‫حم‬ ‫رر‬ ‫إلكرتوين‬ ‫أو‬ ‫الوسيط‬ ‫هذا‬ ‫اخرتق‬ ‫أو‬ ‫اعرتضه‬ ‫أو‬ ‫وظيفته‬ ‫أداء‬ ‫عن‬ ‫عطله‬ . ‫و‬ ‫املادة‬ ‫خمالفة‬ ‫عىل‬ ‫العقوبة‬ ‫تكون‬ ( 13 ‫القانون‬ ‫هذا‬ ‫من‬ ) ، ‫عن‬ ‫تقل‬ ‫ال‬ ‫التي‬ ‫الغرامة‬ ‫مخسة‬ ‫آ‬ ‫جنيه‬ ‫ألف‬ ‫مخسني‬ ‫جتاوز‬ ‫وال‬ ‫جنيه‬ ‫الف‬ ، ‫و‬ ‫العود‬ ‫حالة‬ ‫يف‬ ‫ة‬ ‫العق‬ ‫املثل‬ ‫بمقدار‬ ‫تزاد‬ ‫وبة‬ ‫ح‬ ‫يف‬ ‫اجلرائم‬ ‫هلذه‬ ‫املقررة‬ ‫واألقىص‬ ‫األدنى‬ ‫دهيا‬ . ‫و‬ ‫يوميتني‬ ‫جريدتني‬ ‫يف‬ ‫اإلدانة‬ ‫حكم‬ ‫بنرش‬ ‫حيكم‬ ‫األحوال‬ ‫مجيع‬ ‫يف‬ ‫واسعت‬ ‫ي‬ ،‫االنتشار‬ ‫وعىل‬ ‫ش‬ ‫املعلومات‬ ‫بكات‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫عليه‬ ‫املحكوم‬ ‫نفقة‬ ‫عىل‬ ‫املفتوحة‬ . ( 135 ) ‫والوثائق‬ ‫للمحررات‬ ‫احلامية‬ ‫كامل‬ ‫توفري‬ ‫أجل‬ ‫ومن‬ ‫وهلذا‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫كف‬ ‫فقد‬ ‫ل‬ ‫واملحررات‬ ‫للوثائق‬ ‫احلامية‬ ‫كل‬ ‫ومواده‬ ‫القانون‬ ‫اإللكرتونية‬ . (135) ‫القانون‬ :‫الرسمية‬ ‫اجلريدة‬ 15 ‫لسنة‬ 2004 .‫سابق‬ ‫مرجع‬ ،
86 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫الروقيع‬ ‫اإللكرروني‬ ( ‫القانون‬ ‫نص‬ 15 ‫لسنة‬ ) 2004 ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫تنظيم‬ ‫بشأن‬ ‫لكرتوين‬ ‫يف‬ ( ‫املادة‬ 1 ‫من‬ ) ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫تعريف‬ ‫أن‬ ‫عىل‬ ‫القانون‬ ‫نص‬ ‫لكرتوين‬ ‫هو‬ : " ‫حمرر‬ ‫عىل‬ ‫يوضع‬ ‫ما‬ ‫إلكرتو‬ ‫ين‬ ‫ويتخذ‬ ‫حروف‬ ‫شكل‬ ‫أو‬ ‫أرقام‬ ‫أو‬ ‫رموز‬ ‫أو‬ ‫إشارات‬ ‫أو‬ ‫بتحديد‬ ‫يسمح‬ ‫متفرد‬ ‫طابع‬‫له‬ ‫ويكون‬ ‫غريها‬ ‫غريه‬ ‫عن‬ ‫ومتييزه‬ ‫املوقع‬ ‫شخص‬ " ( 136 ) ‫ا‬‫أيض‬ ‫التعريفات‬ ‫بعض‬ ‫بالقانون‬ ‫اخلاصة‬ ‫التنفيذية‬ ‫الالئحة‬ ‫بينت‬ ‫ال‬ ‫تي‬ ‫بالتوقيع‬ ‫تتعلق‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫النحو‬ ‫عىل‬ ‫التايل‬ : ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫الوسطًاإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ً ‫أداة‬ ‫أو‬ ‫أدوات‬ ‫أو‬ ‫إنشاء‬ ‫أنظمة‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫لكرتوين‬ . ً:‫ًا‬‫ي‬‫ثان‬ ًًًًًًً ‫امل‬ ‫ـ‬‫ـ‬‫ـ‬ ‫ًق‬‫و‬ ً ً ‫ـ‬‫ـ‬ ‫ع‬ ً ‫نفسه‬ ‫عن‬ ‫ويوقع‬ ‫التوقيع‬ ‫إنشاء‬ ‫بيانات‬ ‫عىل‬ ‫احلائز‬ ‫الشخص‬ ‫أو‬ ‫ينيبه‬ ‫عمن‬ ‫أو‬ ‫يمثله‬ .‫ا‬‫قانون‬ ً:‫ًا‬‫ث‬‫ثال‬ ًًًًًًً ‫شهادةًالتصديقًاإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ً ‫ع‬‫املوق‬ ‫بني‬ ‫االرتباط‬ ‫وتثبت‬ ‫بالتصديق‬ ‫هلا‬ ‫املرخص‬ ‫اجلهة‬ ‫من‬ ‫تصدر‬ ‫التي‬ ‫الشهادة‬ ‫وبيانات‬ ‫التوقيع‬ ‫إنشاء‬ . (136) .‫السابق‬ ‫املرجع‬
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 87 ‫ر‬ ً:‫ًا‬‫ع‬‫اب‬ ًًًً ًً ‫جهاتًالتصديقًاإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ً ‫اإل‬ ‫التصديق‬ ‫شهادة‬ ‫بإصدار‬ ‫هلا‬ ‫املرخص‬ ‫اجلهات‬ ‫لكرتوين‬ ‫تتعل‬ ‫خدمات‬ ‫وتقديم‬ ‫ق‬ ‫اإل‬ ‫بالتوقيع‬ ‫لكرتوين‬ . ً:‫ًا‬‫س‬‫خام‬ ًًًً ً ًً ‫بياناتًإنشاءًالتوقيعًاإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ً ‫الشفرة‬ ‫مفاتيح‬ ‫األخص‬ ‫عىل‬ ‫ومنها‬ ‫غريه‬ ‫عن‬ ‫ومتيزه‬ ‫باملوقع‬ ‫خاصة‬ ‫متفردة‬ ‫عنارص‬ ‫به‬ ‫اخلاصة‬ ‫والتي‬ ‫تستخدم‬ ‫يف‬ ‫التوقيع‬ ‫إنشاء‬ .‫اإللكرتوين‬ ً:‫ًا‬‫س‬‫ساد‬ ًًًً ًًً ‫الت‬ ‫ـ‬ ‫ش‬ ‫ـ‬ ‫ف‬ ‫ـ‬‫ـ‬‫ـ‬ ‫ري‬ ً ‫واملعلومات‬ ‫البيانات‬ ‫وحتويل‬ ‫ملعاجلة‬ ‫خاصة‬ ‫مفاتيح‬ ‫تستخدم‬ ‫حسابية‬ ‫تقنية‬ ‫منظومة‬ ‫مفتاح‬ ‫استخدام‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫إال‬ ‫أو‬ ‫الشفرة‬ ‫فك‬ ‫مفاتيح‬ . ً:‫ًا‬‫ع‬‫ساب‬ ًًًً ًًً ‫تقنيةًشفرةًاملفتاحنيًالعامًواخل‬ ‫ًااملعروفةًباسمًتقنيةًشفرة‬ ‫ا‬ ً ً‫املفتاح‬ )‫العام‬ ً ‫شخص‬ ‫لكل‬ ‫تسمح‬ ‫منظومة‬ ‫طبيعي‬ ‫أو‬ ‫معنوي‬ ‫متفردين‬ ‫مفتاحني‬ ‫لديه‬ ‫يكون‬ ‫بان‬ ‫متاح‬ ‫عام‬ ‫أحدمها‬ ‫إلكرتون‬ ‫ي‬ ‫ا‬ ، ‫والثاين‬ ‫من‬ ‫عالية‬ ‫درجة‬ ‫عىل‬ ‫وحيفظه‬ ‫الشخص‬ ‫به‬ ‫حيتفظ‬ ‫خاص‬ ‫الرسية‬ . ً:‫ًا‬‫ن‬‫ثام‬ ًًًًً ًً ‫املفتاحًالشفريًالعام‬ ً ‫أداة‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫للكافة‬ ‫متاحة‬ ، ‫خاصة‬ ‫حسابية‬ ‫عملية‬ ‫بواسطة‬ ‫تنشأ‬ ، ‫وتست‬ ‫خدم‬ ‫يف‬ ‫الت‬ ‫اإل‬‫املحرر‬‫عىل‬‫املوقع‬‫شخصية‬‫من‬‫حقق‬ ‫لكرتوين‬ ‫املح‬‫حمتوى‬‫وسالمة‬‫صحة‬ ‫من‬‫والتأكد‬ ‫رر‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫األصيل‬ .
88 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ً:‫ًا‬‫ع‬‫تاس‬ ًًًً ً ًً ً‫املفتاح‬ ‫الشفري‬ ً ‫اخلا‬ ً ‫أداة‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫وتستخدم‬ ‫خاصة‬ ‫حسابية‬ ‫عملية‬ ‫بواسطة‬ ‫تنشأ‬ ‫بصاحبها‬ ‫خاصة‬ ‫يف‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫وضع‬ ‫لكرتوين‬ ‫املحررات‬ ‫عىل‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫االحتفاظ‬ ‫ويتم‬ ‫عىل‬ ‫هبا‬ ‫ذكية‬ ‫بطاقة‬ ‫مؤمنة‬ . ً:‫ًا‬‫ر‬‫عاش‬ ًًًًً ًً ً‫املفتاح‬ ‫الشفري‬ ً ‫اجلذري‬ ً ‫أداة‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫التصديق‬ ‫جهات‬ ‫وتستخدمها‬ ‫خاصة‬ ‫حسابية‬ ‫عملية‬ ‫بواسطة‬ ‫تنشأ‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫إنشاء‬ ‫وبيانات‬ ‫لكرتوين‬ . ً:‫حاديًعشر‬ ً‫الدعامة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ً ‫وسيط‬ ‫مادي‬ ‫الكتابة‬ ‫وتداول‬ ‫حلفظ‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫األقراص‬ ‫ومنها‬ ‫املدجمة‬ ‫أو‬ ‫األ‬ ‫قراص‬ ‫الضوئية‬ ‫أو‬ ‫األقرا‬ ‫ص‬ ‫املمغنطة‬ ‫أو‬ ‫الذاكرة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أو‬ ‫أي‬ ‫مماثل‬ ‫آخر‬ ‫وسيط‬ . ً:‫ثانيًعشر‬ ‫البطاقةًالذكية‬ ً ‫وسيط‬ ‫إلكرتوين‬ ‫يستخدم‬ ‫مؤمن‬ ‫يف‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫وتثبيت‬ ‫إنشاء‬ ‫عملية‬ ‫لكرتوين‬ ‫عىل‬ ‫اإل‬ ‫املحرر‬ ‫لكرتوين‬ ‫وحيتوي‬ ‫رشحية‬ ‫عىل‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫معالج‬ ‫هبا‬ ‫إلكرتوين‬ ‫وعنا‬ ‫رص‬ ‫ختزين‬ ‫والرشائح‬ ‫الذكية‬ ‫الكروت‬ ‫التعريف‬ ‫هذا‬ ‫ويشمل‬ ‫للتشغيل‬ ‫وبرجميات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ‫ة‬ ‫املنفصلة‬ ‫أو‬ ‫يامثلها‬ ‫ما‬ ‫يف‬ ‫املحددة‬ ‫والفنية‬ ‫التقنية‬ ‫باملعايري‬ ‫املطلوبة‬ ‫الوظائف‬ ‫حتقيق‬ . ً:‫ثالثًعشر‬ ً‫منظومةًتكوينًبيانات‬ ‫إ‬ ‫نشاء‬ ً ً‫التوقيع‬ ‫اإللكرتوني‬ ً ‫ومتكاملة‬ ‫مرتابطة‬‫عنارص‬ ‫جمموعة‬ ‫حتتوي‬ ‫وسائط‬‫عىل‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫ح‬ ‫وبرامج‬ ‫اسب‬ ‫إىل‬ ‫بيانات‬ ‫تكوين‬ ‫بواسطتها‬ ‫يتم‬ ‫إنشاء‬ ‫التوقيع‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫املفتاح‬ ‫باستخدام‬ ‫ا‬ ‫لشفري‬ ‫اجلذري‬ .
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 89 ً:‫رابعًعشر‬ ً‫منظومة‬ ‫إنشاء‬ ً ً‫التوقيع‬ ‫ا‬ ‫إللكرتوني‬ ً ‫ومتكاملة‬ ‫مرتابطة‬‫عنارص‬ ‫جمموعة‬ ‫حتتوي‬ ‫وسائط‬‫عىل‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫ح‬ ‫وبرامج‬ ‫آيل‬‫اسب‬ ‫التوقيع‬ ‫بواسطتها‬ ‫يتم‬ ‫إلكرتون‬ ‫اإل‬ ‫املحرر‬ ‫عىل‬ ‫يا‬ ‫لكرتوين‬ ‫بيان‬ ‫باستخدام‬ ‫وذلك‬ ‫إنشاء‬ ‫ات‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫لكرتوين‬ ‫اإل‬ ‫التصديق‬ ‫وشهادة‬ ‫لكرتوين‬ ‫وتثبي‬ ‫وضع‬ ‫بواسطتها‬ ‫يتم‬ ‫كام‬ ‫املحرر‬ ‫ت‬ ‫املوقع‬ ‫إلكرتون‬ ‫دعامة‬ ‫عىل‬ ‫يا‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ . ( 137 ) ً:‫خامسًعشر‬ ً‫شرح‬ ‫تبسيطي‬ ً ‫لكيفيةًالق‬ ‫ي‬ ً‫امًبعمليةًالتوقيع‬ ‫اإلل‬ ‫كرتوني‬ ً  ‫حتم‬ ‫رسالة‬ ‫إرسال‬ ‫التوقيع‬ ‫ل‬ ‫اإللكرتوين‬ : ‫برنامج‬ ‫باستخدام‬ ‫الشخص‬ ‫يقوم‬ ‫عادية‬ ‫كتابة‬ ‫من‬ ‫الرسالة‬ ‫حيول‬ ‫إىل‬ ‫خمتزلة‬ ‫صورة‬ ‫يسمى‬ ‫ما‬ ‫عمل‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ Hashing ‫يسمى‬ ‫ما‬ ‫فتتكون‬ ‫هلا‬ Message Digest ‫أي‬ ‫ذات‬ ‫الرسالة‬ ‫تصبح‬ ‫رمز‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ‫املختزلة‬ ‫الصورة‬ ‫وهذه‬ ‫حمدد‬ ‫طول‬ ‫أو‬ ‫صورة‬ ‫تبقى‬ ‫فريدة‬ ‫عالمة‬ ‫احلجم‬ ‫صغرية‬ ‫الرسالة‬ ‫من‬ ‫مصغرة‬ ‫وحتوي‬ ‫ذاهتا‬ ‫الرسالة‬ ‫عن‬ ‫كافية‬ ‫بيانات‬ ( ‫الرسالة‬ ‫بصمة‬ ) (. 138 ) ‫سيقوم‬ ‫بتشفري‬ ‫بالشخص‬ ‫اخلاص‬ ‫الربنامج‬ Message Digest ‫املفتاح‬ ‫بواسطة‬ ‫التوقيع‬ ‫هو‬ ‫هذا‬ ‫فيكون‬ ‫اخلاص‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ‫وهو‬ Message Digest ‫مشفرة‬ ‫املف‬ ‫باستخدام‬ ‫املرسل‬ ‫بالشخص‬ ‫اخلاص‬ ‫تاح‬ . ‫التوقيع‬‫وضع‬‫وبعد‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫الرسالة‬‫إرسال‬‫يتم‬‫الرسالة‬‫عىل‬ ‫إىل‬ ‫الش‬ ‫املحدد‬‫خص‬ ‫(املستقبل‬ ) (137) .‫السابق‬ ‫املرجع‬ (138) ،‫الشهاوى‬ ‫قدر‬ ‫ي‬ :‫الفتاح‬ ‫عبد‬ ‫الترشيع‬ ‫يف‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫والتجارة‬ ‫التنفيذية‬ ‫والئحته‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫التوقيع‬ ‫قانون‬ ‫ا‬ ‫ملرصي‬ ‫واألجنبي‬ ، ،‫العربية‬ ‫النهضة‬ ‫دار‬ ،‫القاهرة‬ ‫ص‬ 12 .
90 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫الرسالة‬ ‫استقبال‬ : ‫بالنسب‬ ‫عكسية‬ ‫بعملية‬ ‫يقوم‬ ‫برنامج‬ ‫املستقبل‬ ‫لدى‬ ‫يكون‬ ‫ة‬ ‫التوقيع‬ ‫شــفرة‬ ‫فك‬ ‫ب‬ ‫يقوم‬ ‫نامج‬ ‫الرب‬ ‫هذا‬ ‫إن‬ ‫يث‬ ‫ح‬ ‫اإلرســـال‬ ‫ية‬ ‫لعمل‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫التوقيع‬ ‫ويعيد‬‫ـل‬ ‫ـ‬‫باملرس‬ ‫اخلاص‬ ‫إىل‬ ‫ـورة‬ ‫ـ‬‫ص‬ Message Digest ‫صــحة‬ ‫من‬ ‫املســتقبل‬ ‫تأكد‬ ‫قد‬ ‫يكون‬ ‫العملية‬ ‫هذه‬ ‫نجاح‬ ‫حالة‬ ‫وىف‬ ‫ثانية‬ ‫مرة‬ ‫التوقيع‬ . ( 139 ) ‫بعمل‬ ‫املستقبل‬ ‫لدى‬ ‫الربنامج‬ ‫يقوم‬ Hashing ‫وحتويلها‬ ‫املستقبلة‬ ‫للرسالة‬ ‫إىل‬ Message Digest ‫مقارنة‬‫عمل‬‫وتتم‬ ‫االثنني‬ Message Digest ( ‫املستقبل‬‫لدى‬‫إنشاؤه‬‫تم‬‫ما‬ ‫و‬ ‫التوقيع‬ ‫مع‬ ‫املرسل‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫املرسل‬ ‫من‬ ) ‫عىل‬ ‫دليل‬‫فهذا‬ ‫متشاهبني‬ ‫كانوا‬‫ولو‬ ‫أ‬ ‫ن‬ ‫حمتويات‬ ‫اإلرسال‬ ‫أثناء‬ ‫تتغري‬ ‫مل‬ ‫الرسالة‬ (. 140 ) ‫التوقيع‬ ‫صحة‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫ويمكن‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫الرجوع‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫إىل‬ ‫املخ‬ ‫اجلهة‬ ‫تصة‬ ‫التوقيع‬ ‫شهادات‬ ‫بإصدار‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫والتأ‬ ‫كد‬ Online ‫بأصحاب‬ ‫اخلاصة‬ ‫الشهادات‬ ‫من‬ ‫التوقيع‬ ‫اإللكرتوين‬ ، ‫ثم‬ ‫تأتى‬ ‫التوقيع‬ ‫صالحية‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫مرحلة‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫و‬ ‫انتهاء‬ ‫عدم‬ .‫صالحيته‬ ( 141 ) ‫من‬‫وبالرغم‬ ‫أن‬ ‫إال‬‫ومعقدة‬‫كثرية‬‫تبدو‬‫اخلطوات‬‫هذه‬ ‫أن‬ ‫برنامج‬‫خالل‬‫من‬‫يتم‬ ‫األمر‬ ‫املا‬ ‫عىل‬ ‫فقط‬ ‫واحدة‬ ‫بضغطة‬ ‫يتيح‬ ‫الرسائل‬ ‫الستقبال‬ ‫سهل‬ ‫توق‬ ‫صحة‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫وس‬ ‫يع‬ ‫واحدة‬ ‫ضغطة‬ ‫وباملثل‬ ‫املرسل‬ ‫لكي‬ ‫توقيعه‬ ‫الشخص‬ ‫يضع‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫الرس‬ ‫عىل‬ ‫الة‬ . (139) ‫ص‬،‫السابق‬ ‫املرجع‬ 13 . (140) .‫والصفحة‬ ‫السابق‬ ‫املرجع‬ (141) ‫ص‬،‫السابق‬ ‫املرجع‬ 14 .
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 91 ً:‫سادسًعشر‬ ً‫مدىًاستيفاءًالتوقيع‬ ‫ا‬ ً‫إللكرتوني‬ ‫للشروطًالالزمةًب‬ ً‫االحتجاج‬ ً‫بالتوقيع‬ ‫يف‬ ً ‫ا‬ ‫إل‬ ‫ثبات‬ ً ( ‫املادة‬ ‫نصت‬ 14 ‫أن‬ ‫عىل‬ ‫القانون‬ ‫نفس‬ ‫من‬ ) : " ‫للتوقيع‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫يف‬ ‫نطاق‬ ‫للتوقيعات‬ ‫املقررة‬ ‫احلجية‬ ‫ذات‬ ‫والتجارية‬ ‫املدنية‬ ‫املعامالت‬ ‫يف‬ ‫اإلثب‬ ‫قانون‬ ‫أحكام‬ ‫ات‬ ‫يف‬ ‫إذا‬‫والتجارية‬ ‫املدنية‬ ‫املواد‬ ‫روعي‬ ‫عليها‬ ‫املنصوص‬ ‫الرشوط‬ ‫وإمتامه‬ ‫إنشائه‬‫يف‬ ‫يف‬ ‫القانون‬ ‫هذا‬ ‫والتقنية‬ ‫الفنية‬ ‫والضوابط‬ ‫التي‬ ‫القانون‬ ‫هلذا‬ ‫التنفيذية‬ ‫الالئحة‬ ‫حتددها‬ " . ( 142 ) ‫التوقيع‬ ‫ظهر‬ ‫عندما‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫للتوقيع‬ ‫كبديل‬ ‫التقليدي‬ ‫ع‬ ‫التساؤل‬ ‫ثار‬ ‫مدى‬ ‫ن‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫استجامع‬ ‫لكرتوين‬ ‫للرشوط‬ ‫التي‬ ‫القانون‬ ‫يتطلبها‬ ‫يف‬ ‫ح‬ ‫التوقيع‬ ‫ملنح‬ ‫يصلح‬ ‫تى‬ ‫حجية‬ ‫املحرر‬ ‫يف‬ .‫اإلثبات‬ ‫األسباب‬ ‫اهم‬ ‫ولعل‬ ‫التي‬ ‫تدعو‬ ‫إىل‬ ‫التشكيك‬ ‫يف‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫قيمة‬ ‫لكرتوين‬ ‫تتعلق‬ ‫باملخاطر‬ ‫التي‬ ‫واألمان‬ ‫الثقة‬ ‫وعدم‬ ‫التواقيع‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هبذا‬ ‫حتيط‬ ‫يف‬ ‫ي‬ ‫مما‬ ‫إجراءاته‬ ‫عن‬ ‫عجزه‬ ‫له‬ ‫املنوط‬ ‫بالدور‬ ‫القيام‬ . ( 143 ) ( 1 ) ‫املخاطر‬ ‫التي‬ ‫بالتوقيع‬ ‫حتيط‬ ‫اإللكرتوي‬ ‫به‬‫املسلم‬‫من‬ ‫أن‬ ‫عىل‬‫يرتكز‬‫التعامل‬ ‫عنرصي‬ ‫واألمان‬‫الثقة‬ ، ‫ريب‬‫وال‬ ‫يف‬ ‫ت‬ ‫هذين‬‫وافر‬ ‫العنرصين‬ ‫يف‬ ‫التوقيع‬ ‫حالة‬ ‫التقليدي‬ ‫وسيط‬ ‫عىل‬ ‫مادي‬ . ‫إذ‬ ‫أن‬ ‫احلضور‬ ‫اجلسدي‬ ‫أل‬ ‫طراف‬ ‫الترصف‬ ‫أو‬ ‫املحرر‬‫صياغة‬‫عند‬‫ممثليهم‬ ، ‫والتأكد‬ ‫وأهليته‬‫طرف‬‫كل‬‫هوية‬‫من‬ ‫إلبرام‬ ‫ا‬ ‫لترصف‬ (142) ‫القانون‬ :‫الرسمية‬ ‫اجلريدة‬ 15 ‫لسنة‬ 2004 .‫سابق‬ ‫مرجع‬ ، (143) ‫والتجارية‬ ‫املدنية‬ ‫املسائل‬ ‫يف‬ ‫اإلثبات‬ ‫يف‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫املحرر‬ ‫حجية‬‫مدى‬ :‫العزيز‬ ‫عبد‬،‫محود‬ ‫املرسى‬ ، ‫ال‬ ‫دار‬ ،‫العربية‬ ‫نهضة‬ ،‫القاهرة‬ 2005 ‫ص‬، 42 .
92 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫القانوين‬ ، ‫املستندات‬ ‫عىل‬ ‫والتوقيع‬ ، ‫منها‬ ‫بنسخة‬ ‫منهم‬ ‫كل‬ ‫واحتفاظ‬ ، ‫ه‬ ‫مثل‬ ‫جيعل‬ ‫املحرر‬ ‫ذا‬ ‫بمنأى‬ ‫العبث‬ ‫عن‬ ‫أو‬ ‫التحريف‬ ، ‫املرشع‬ ‫جعل‬ ‫مما‬ ‫يضفي‬ .‫املحرر‬ ‫هذا‬ ‫عىل‬ ‫واحلجية‬ ‫الثقة‬ ( 144 ) ‫التوقيع‬ ‫أما‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫منفصال‬ ‫ولكونه‬ ‫صاحبه‬ ‫شخص‬ ‫عن‬ ، ‫املح‬ ‫ضمن‬ ‫ويوجد‬ ‫رر‬ ‫وسيط‬ ‫عىل‬ ‫إلكرتوين‬ ، ‫تزوير‬ ‫وقوع‬ ‫يستبعد‬ ‫فال‬ ‫أو‬ ‫فيه‬ ‫تالعب‬ ، ‫ق‬ ‫قدرة‬ ‫بعد‬ ‫خاصة‬ ‫راصنة‬ ‫اخرتاق‬ ‫عىل‬ ‫احلاسبات‬ ‫أنظمة‬ ‫املعلومات‬ ، ‫التوقيع‬ ‫واكتشاف‬ ‫أو‬ ‫شفرته‬ ‫فك‬ ، ‫أو‬ ‫ا‬ ‫الستيالء‬ ‫صاحبه‬ ‫موافقة‬ ‫دون‬ ‫عليه‬ ، ‫كلها‬ ‫وهذه‬ ‫أمور‬ ‫التوقيع‬ ‫قيمة‬ ‫من‬ ‫تنال‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫يف‬ ‫ا‬ ‫إلثبات‬ ‫وتدعو‬ ‫إىل‬ ‫مماثال‬ ‫اعتباره‬ ‫رفض‬ ‫للتوقيع‬ .‫التقليدي‬ ( 145 ) ‫املوجهة‬ ‫االنتقادات‬ ‫وجاهة‬ ‫من‬ ‫الرغم‬ ‫وعىل‬ ‫إىل‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫لكرتوين‬ ‫مت‬ ‫ال‬ ‫أهنا‬ ‫إال‬ ‫ثل‬ ‫سند‬ ‫ا‬ ‫قوي‬ ‫ا‬ ‫فلو‬ ‫احلديثة‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫ثامر‬ ‫من‬ ‫البرشية‬ ‫وحرمان‬ ‫التوقيع‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬‫لتقويض‬ ‫نظرنا‬ ‫إىل‬ ‫التزوير‬ ‫إمكانية‬ ‫يف‬ ‫وال‬ ‫سهلة‬ ‫أهنا‬ ‫نجد‬ ‫الورقية‬ ‫املحررات‬ ‫حتتاج‬ ‫إىل‬ ‫در‬ ‫كبرية‬ ‫اية‬ ‫أو‬ ‫عالية‬ ‫خربة‬ . ( 146 ) ‫إضافة‬ ‫إىل‬ ‫أن‬ ‫واألدوات‬ ‫الوسائل‬ ‫توفري‬ ‫عىل‬ ‫جاهدين‬ ‫يعملون‬ ‫التقنيني‬ ‫الت‬ ‫ي‬ ‫تتيح‬ ‫القانون‬ ‫ولرجال‬ ‫للعدالة‬ ‫حتقيق‬ ‫وضام‬ ‫األمن‬ ‫ن‬ ‫الترصف‬ ‫عنه‬ ‫صدرت‬ ‫فيمن‬ ‫الدقة‬ ‫الق‬ ‫انوين‬ (144) .‫والصفحة‬ ‫السابق‬ ‫املرجع‬ - ،‫احلميد‬ ‫عبد‬ ،‫اإللكرتوين‬ ‫التوقيع‬ :‫ثروت‬ ،‫اجلديدة‬ ‫اجلالء‬ ‫مكتبة‬ 2002 ‫ص‬، 56 . (145) :‫العزيز‬ ‫عبد‬،‫محود‬ ‫املرسى‬ ‫ص‬،‫سابق‬ ‫مرجع‬ 43 . - ،‫الشوا‬ ‫حممد‬ ‫سامي‬ ،‫العقوبات‬ ‫قانون‬ ‫عىل‬‫وانعكاساهتا‬‫املعلومات‬ ‫ثورة‬ : ،‫العربية‬ ‫النهضة‬ ‫دار‬ ،‫القاهرة‬ 1995 ‫ص‬، 34 . (146) :‫العزيز‬ ‫عبد‬،‫محود‬ ‫املرسى‬ ‫ص‬،‫سابق‬ ‫مرجع‬ 44 .
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 93 ‫أساسية‬ ‫وبصفة‬ ‫ترصفات‬ ‫من‬ ‫بواسطتها‬ ‫يتم‬ ‫فيام‬ ‫والوثوق‬ ‫يف‬ ‫النظام‬ ‫املرص‬ ‫يف‬ ‫والتجارة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ .‫الشخصية‬ ‫املعلومات‬ ‫ونظم‬ ( 147 ) ( 2 ) ‫التوقيع‬ ‫حجية‬ ‫مدى‬ ‫اإللكرتوي‬ ‫قانوي‬ ‫كبديل‬ ‫للتوقيع‬ ‫التقليدي‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫لكرتوين‬ ‫اإل‬ ‫احلاسب‬ ‫تغلغل‬ ‫بعد‬ ‫يعد‬ ‫لكرتوين‬ ‫يف‬ ‫كث‬ ‫من‬ ‫ري‬ ‫للتوقيع‬ ‫هل‬‫أخرى‬‫وبعبارة‬ ‫له؟‬‫قانونيا‬ ‫بديال‬ ‫يعد‬ ‫فهل‬ ‫التقليدي‬ ‫التوقيع‬ ‫عن‬ ‫بديال‬ ‫املجاالت‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫القانونية؟‬ ‫الناحية‬ ‫من‬ ‫التقليدي‬ ‫التوقيع‬ ‫حجية‬ ‫ذات‬ ‫عىل‬ ‫تتوقف‬ ‫السؤال‬ ‫هذا‬ ‫عىل‬ ‫واإلجابة‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫قدرة‬ ‫مدى‬ ‫لكرتوين‬ ‫ال‬ ‫عىل‬ ‫قيام‬ ‫التقليدي‬ ‫التوقيع‬ ‫بدور‬ (. 148 ) ‫فالتوقي‬ ‫ع‬ ‫التقليدي‬ ‫املوقع‬ ‫شخصية‬ ‫متييز‬ ‫عىل‬ ‫تساعد‬ ‫وشخصية‬ ‫مميزة‬ ‫عالمة‬ ‫هو‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫إرادته‬ ‫عن‬ ‫تعرب‬ ‫يف‬ ‫له‬ ‫وإقراره‬ ‫املوقع‬ ‫السند‬ ‫بمضمون‬ ‫االلتزام‬ . ( 149 ) ‫األوىل‬ ‫للوهلة‬ ‫يبدو‬ ‫وقد‬ ‫أن‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫لكرتوين‬ ‫عن‬ ‫يعجز‬ ‫التوقيع‬ ‫دور‬ ‫أداء‬ ، ‫ولعل‬ ‫السبب‬ ‫يف‬ ‫يرجع‬ ‫االعتقاد‬ ‫هذا‬ ‫إىل‬ ‫الثقة‬ ‫اهتزاز‬ ‫يف‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫لكرتوين‬ . ‫فلك‬ ‫مادي‬ ‫منفصل‬ ‫ونه‬ ‫ا‬ ‫ويتم‬ ‫صاحبه‬ ‫عن‬ ‫يف‬ ‫آلي‬ ‫تطبيقاته‬ ‫من‬ ‫العديد‬ ‫ا‬ ‫أو‬ ‫إلكرتون‬ ‫األمر‬ ‫يا‬ ‫الذي‬ ‫يستب‬ ‫ال‬ ‫تقليده‬ ‫معه‬ ‫عد‬ ‫أو‬ ‫تزويره‬ ، ‫عليه‬ ‫والتعويل‬ ‫فيه‬ ‫الشكوك‬ ‫أثار‬ ‫فقد‬ ‫يف‬ ‫بالتوقي‬ ‫ومساواته‬ ‫بدوره‬ ‫القيام‬ ‫ع‬ ‫الكتايب‬ . ( 150 ) (147) ‫والصفحة‬ ‫السابق‬ ‫املرجع‬ . (148) ‫ص‬،‫السابق‬ ‫املرجع‬ 46 . (149) ‫حممد‬ ،‫زهرة‬ ‫عنارص‬ :‫املرسى‬ ‫الدليل‬ ‫الكتايب‬ ‫التقليدي‬ ‫الدليل‬ ‫عىل‬ ‫تطبيقها‬ ‫ومدى‬ ‫النافذة‬ ‫القوانني‬ ‫ظل‬ ‫يف‬ ‫ا‬ ‫إللكرتوين‬ ، ،‫نارش‬ ‫بدون‬ 2001 ،‫مايو‬ ، ‫ص‬ 13 . (150) :‫العزيز‬ ‫عبد‬،‫محود‬ ‫املرسى‬ ‫ص‬،‫سابق‬ ‫مرجع‬ 44 .
94 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫التوقيع‬ ‫أن‬ ‫والواقع‬ ‫اإللكرتوين‬ - ‫السيام‬ ‫يف‬ ‫الرقمية‬ ‫الصورة‬ - ‫يقو‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫بدوره‬ ‫م‬ ‫اإل‬ ‫فالتوقيع‬ ‫أفضل‬ ‫بوجه‬ ‫وربام‬ ‫بل‬ ‫لكرتوين‬ ‫يف‬ ‫الرقمي‬ ‫الشكل‬ ‫يعد‬ ‫أكي‬ ‫وسيلة‬ ‫إلقرار‬ ‫دة‬ ‫البيانات‬ ‫التي‬ ‫السند‬ ‫يتضمنها‬ . ( 151 ) ‫التو‬ ‫بان‬ ‫القول‬ ‫املمكن‬ ‫ومن‬ ‫قيع‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫والثقة‬ ‫األمان‬ ‫من‬ ‫القدر‬ ‫ذات‬ ‫يوفر‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫التوقيع‬ ‫يوفرها‬ ‫التقليدي‬ ‫نظر‬ ‫ا‬ ‫عديدة‬ ‫تقنية‬ ‫إجراءات‬‫من‬ ‫التوقيع‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬‫حييط‬ ‫ملا‬ ، ‫وىف‬ ‫التوقيع‬ ‫اعتبار‬ ‫من‬ ‫مناص‬ ‫فال‬ ‫ذلك‬ ‫ضوء‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫احلقيقة‬ ‫عىل‬ ‫دليل‬ . ( 152 ) ‫التوقيع‬ ‫مصداقية‬ ‫حول‬ ‫يثار‬ ‫ما‬ ‫أما‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫بسبب‬ ‫الرس‬ ‫الرقم‬ ‫ضياع‬ ‫احتامل‬ ‫ي‬ ‫أو‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫مصداقية‬ ‫من‬ ‫ذلك‬ ‫ينال‬ ‫فال‬ ‫صاحبه‬ ‫من‬ ‫رسقته‬ ‫لكرتوين‬ ‫ال‬ ‫الرقم‬ ‫أن‬ ‫فكام‬ ‫رسي‬ ‫ضياعه‬ ‫يمكن‬ ‫أو‬ ‫التوقيع‬ ‫فكذلك‬ ‫رسقته‬ ‫التقليدي‬ ‫وتقليده‬ ‫تزويره‬ ‫يمكن‬ (. 153 ) ‫الباحث‬ ‫وخيلص‬ ‫إىل‬ ‫أنه‬ ‫يف‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫فإن‬ ‫معينة‬ ‫تقنية‬ ‫ضامنات‬ ‫توفر‬ ‫حال‬ ‫لكرتوين‬ ‫الدور‬ ‫بذات‬ ‫يقوم‬ ‫الذي‬ ‫التقليد‬ ‫التوقيع‬ ‫به‬ ‫يقوم‬ ‫ي‬ ‫وربام‬ ‫أفضل‬ ‫منه‬ . ‫القانون‬ ‫حدد‬ ‫وقد‬ ‫يف‬ ( ‫املادة‬ ‫نص‬ 18 ‫للتوقيع‬ ‫اإلثبات‬ ‫حجية‬ ‫رشوط‬ ) ‫اإللكرتوين‬ ‫النحو‬ ‫عىل‬ ‫التايل‬ : " ‫التوقيع‬ ‫يتمتع‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫والكتابة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫واملح‬ ‫ررات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫باحلجية‬ ‫يف‬ ‫في‬ ‫توفرت‬ ‫ما‬ ‫إذا‬ ‫اإلثبات‬ ‫اآلتية‬ ‫الرشوط‬ ‫ها‬ :  ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫ارتباط‬ ‫لكرتوين‬ ‫غريه‬ ‫دون‬ ‫وحده‬ ‫باملوقع‬ . (151) ‫ص‬،‫السابق‬ ‫املرجع‬ 46 . (152) ‫ص‬،‫السابق‬ ‫املرجع‬ 47 . (153) ،‫زهرة‬ :‫املرسى‬ ‫حممد‬ ‫يف‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫التوقيع‬ ‫حجية‬ ‫مدى‬ ‫اإلثبايت‬ ‫مؤمت‬ ‫إىل‬ ‫مقدم‬ ‫بحث‬ ،‫والتجارية‬ ‫املدنية‬ ‫املسائل‬ ‫يف‬ ‫ر‬ ‫واحلاسب‬ ‫للقانون‬ ‫األول‬ ‫الكويت‬ ‫اآليل‬ ، 1998 ، ‫ص‬ 449 - 450 .
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 95  ‫الوسيط‬ ‫عىل‬ ‫وحده‬ ‫املوقع‬ ‫سيطرة‬ .‫اإللكرتوين‬  ‫كشف‬ ‫إمكانية‬ ‫أي‬ ‫تعديل‬ ‫أو‬ ‫تبديل‬ ‫يف‬ ‫املحرر‬ ‫بيانات‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫أو‬ ‫التوقيع‬ ‫اإللكرتوين‬ . ( 154 ) ‫الناحية‬ ‫من‬ ‫التحقق‬ ‫كيفية‬ ‫للقانون‬ ‫التنفيذية‬ ‫الالئحة‬ ‫بينت‬ ‫وقد‬ ‫الفن‬ ‫من‬ ‫والتقنية‬ ‫ية‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫ارتباط‬ ‫لكرتوين‬ ‫غريه‬ ‫دون‬ ‫وحده‬ ‫باملوقع‬ ‫يف‬ ( ‫املادة‬ 9 ‫النحو‬ ‫عىل‬ ‫الالئحة‬ ‫من‬ ) ‫التايل‬ : " ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫ارتباط‬ ‫والتقنية‬ ‫الفنية‬ ‫الناحية‬ ‫من‬ ‫يتحقق‬ ‫لكرتوين‬ ‫ب‬ ‫دون‬ ‫وحده‬ ‫املوقع‬ ‫التوقيع‬ ‫هذا‬ ‫استند‬ ‫متى‬ ‫غريه‬ ‫إىل‬ ‫توقيع‬ ‫إنشاء‬ ‫بيانات‬ ‫تكوين‬ ‫منظومة‬ ‫إلكرتوين‬ ‫عىل‬ ‫مؤمنة‬ ‫الوارد‬ ‫النحو‬ ‫يف‬ ( ‫املواد‬ 4،3،2 ‫اآلتيتني‬ ‫احلالتني‬ ‫إحدى‬ ‫وتوافرت‬ ‫الالئحة‬ ‫هذه‬ ‫من‬ ) : ‫أ‬ - ‫أن‬ ‫مرتبط‬ ‫التوقيع‬ ‫هذا‬ ‫يكون‬ ‫ا‬ ‫تصديق‬ ‫بشهادة‬ ‫إلكرتوين‬ ‫امل‬ ‫ونافذة‬ ‫معتمدة‬ ‫فعول‬ ‫تصديق‬ ‫جهة‬ ‫من‬ ‫صادرة‬ ‫إلكرتوين‬ ‫هلا‬ ‫مرخص‬ ‫أو‬ ‫معتمدة‬ . ‫ب‬ - ‫أن‬ ‫التوقيع‬ ‫صحة‬ ‫من‬ ‫التحقق‬ ‫يتم‬ ‫اإللكرت‬ ‫وين‬ ‫طبق‬ ‫ا‬ ( ‫للامدة‬ 7 ‫هذه‬ ‫من‬ ) ‫الالئحة‬ (. 155 ) ‫ا‬‫أيض‬ ‫الالئحة‬ ‫حددت‬ ‫يف‬ ( ‫املادة‬ 10 ) ‫دون‬ ‫وحده‬ ‫املوقع‬ ‫سيطرة‬ ‫من‬ ‫التحقق‬ ‫كيفية‬ ‫الوسيط‬ ‫عىل‬ ‫غريه‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫عىل‬ ‫أنه‬ : " ‫والتقنية‬ ‫الفنية‬ ‫الناحية‬ ‫من‬ ‫تتحقق‬ ، ‫املوقع‬ ‫سيطرة‬ ‫الوسيط‬ ‫عىل‬ ‫غريه‬ ‫دون‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫املستخدم‬ ‫يف‬ ‫التوقيع‬ ‫تثبيت‬ ‫عملية‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ (154) ‫القانون‬ :‫الرسمية‬ ‫اجلريدة‬ 15 ‫لسنة‬ 2004 .‫سابق‬ ‫مرجع‬ ، (155) ‫الرس‬ ‫اجلريدة‬ ،‫اإللكرتوين‬ ‫التوقيع‬ ‫لقانون‬ ‫التنفيذية‬ ‫الالئحة‬ :‫مية‬ .‫سابق‬ ‫مرجع‬
96 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫املفتاح‬ ‫حفظ‬ ‫ألداة‬ ‫املوقع‬ ‫حيازة‬ ‫الشفري‬ ‫والكود‬ ‫املؤمنة‬ ‫الذكية‬ ‫البطاقة‬ ‫متضمنة‬ ‫اخلاص‬ ‫هبا‬ ‫املقرتن‬ ‫الرسى‬ " . ( 156 ) ‫كام‬ ‫الالئحة‬‫حددت‬ ‫يف‬ (‫املادة‬ 11 ) ‫كشف‬‫كيفية‬ ‫أي‬ ‫تعديل‬ ‫أو‬ ‫تبديل‬ ‫يف‬ ‫ا‬‫بيانات‬ ‫ملحرر‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫أو‬ ‫التوقيع‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫ك‬ ‫التايل‬ : " ‫عليه‬‫منصوص‬‫هو‬‫بام‬ ‫اإلخالل‬‫عدم‬‫مع‬ ‫يف‬ ‫املواد‬ ( 4،3،2 ‫كشف‬ ‫والتقنية‬ ‫الفنية‬ ‫الناحية‬ ‫من‬ ‫يتم‬ ) ‫أي‬ ‫تعديل‬ ‫أو‬ ‫تبديل‬ ‫يف‬ ‫بيانا‬ ‫املحرر‬ ‫ت‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫املوقع‬ ‫إلكرتون‬ ‫ي‬ ‫ا‬ ‫وبمضاهاة‬ ‫واخلاص‬ ‫العام‬ ‫املفتاحني‬ ‫شفرة‬ ‫تقنية‬ ‫باستخدام‬ ‫التصديق‬ ‫شهادة‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫وبيانات‬ ‫إنشاء‬ ‫التوقي‬ ‫ع‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫الش‬ ‫هذه‬ ‫بأصل‬ ‫وتلك‬ ‫هادة‬ ‫البيانات‬ ‫أو‬ ‫بأي‬ ‫مشاهبة‬ ‫وسيلة‬ " . ( 157 ) ‫للوثائق‬ ‫أن‬‫يتضح‬ ‫سبق‬‫ومما‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أو‬ ‫املحررات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ع‬ ‫كام‬ ‫القانون‬ ‫رفها‬ ‫و‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫للتوقيع‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫يف‬ ‫احلجية‬ ‫ذات‬ ‫واإلدارية‬ ‫والتجارية‬ ‫املدنية‬ ‫املعامالت‬ ‫نطاق‬ ‫التقليدية‬ ‫للوثائق‬ ‫املقررة‬ " ‫الورقية‬ " ‫والعرفية‬ ‫الرسمية‬ ‫يف‬ ‫اإلثبات‬ ‫قانون‬ ‫أحكام‬ ‫يف‬ ‫املواد‬ ‫عليها‬ ‫املنصوص‬ ‫للرشوط‬ ‫استيفائها‬ ‫برشط‬ ‫والتجارية‬ ‫املدنية‬ ‫يف‬ ‫القانون‬ ( 15 ‫لسنة‬ ) 2004 ‫بش‬ ‫أ‬ ‫التوقيع‬ ‫تنظيم‬ ‫ن‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫ووفق‬ ‫ا‬ ‫والتقنية‬ ‫الفنية‬ ‫للضوابط‬ ‫التي‬ ‫الالئحة‬ ‫حتددها‬ ‫القانون‬ ‫هلذا‬ ‫التنفيذية‬ . ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫الفكرية‬ ‫الملكية‬ ‫وحماية‬ ‫الوثائق‬ ‫ارتبطت‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بموض‬ ‫وع‬ " ‫محاية‬ ‫الفكرية‬ ‫امللكية‬ ‫حقوق‬ " ، ‫النص‬ ‫املرشع‬ ‫قدم‬ ‫وقد‬ ‫القانوين‬ ‫املوضوع‬ ‫هبذا‬ ‫اخلاص‬ ‫يف‬ ‫القانون‬ (156) .‫السابق‬ ‫املرجع‬ (157) .‫السابق‬ ‫املرجع‬
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 97 ‫رقم‬ 82 ‫لسنة‬ 2002 ‫باسم‬ ‫املعروف‬ ‫القانون‬ ‫وهو‬ " ‫الفكرية‬ ‫امللكية‬ ‫حقوق‬ ‫محاية‬ ‫قانون‬ " ‫يف‬ ‫املادة‬ 140 ‫باسم‬ ‫املعروف‬ ‫الكتاب‬ ‫وهو‬ ‫للقانون‬‫الثالث‬ ‫بالكتاب‬ " ‫واحلق‬ ‫املؤلف‬ ‫حقوق‬ ‫وق‬ ‫املجاورة‬ " . ‫املؤل‬ ‫(حقوق‬ ‫الثالث‬ ‫للكتاب‬ ‫التنفيذية‬ ‫الالئحة‬ ‫حددت‬ ‫وقد‬ ‫املجا‬ ‫واحلقوق‬ ‫ف‬ )‫ورة‬ ‫احلاسب‬ ‫برامج‬ ‫تعريف‬ ‫الفكرية‬ ‫امللكية‬ ‫حقوق‬ ‫محاية‬ ‫قانون‬ ‫من‬ ‫اآليل‬ ‫البيان‬ ‫وقواعد‬ ‫ات‬ ‫يف‬ ‫النحو‬ ‫عىل‬ ‫الالئحة‬ ‫من‬ ‫األوىل‬ ‫املادة‬ ‫التايل‬ : ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ً‫برنامجًاحلاسب‬ ‫اآللي‬ ً " ‫بأي‬ ‫عنها‬ ‫املعرب‬ ‫والتعليامت‬ ‫األوامر‬ ‫جمموعة‬ ‫ة‬ ‫لغة‬ ‫أو‬ ‫رمز‬ ‫أو‬ ،‫إشارة‬ ‫والتي‬ ‫تت‬ ‫خذ‬ ‫أي‬ ‫مبارش‬ ‫بطريق‬ ‫استخدامها‬ ‫ويمكن‬ ‫األشكال‬ ‫من‬ ‫شكل‬ ‫أو‬ ‫مبارش‬ ‫غري‬ ‫يف‬ ‫حاسب‬ ‫إىل‬ ‫أل‬ ‫داء‬ ‫وظيفة‬ ‫أو‬ ‫والتعليامت‬ ‫األوامر‬ ‫هذه‬ ‫كانت‬ ‫سواء‬ ‫نتيجة‬ ‫حتقيق‬ ‫يف‬ ‫شكلها‬ ‫األصيل‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫يف‬ ‫أي‬ ‫احلاسب‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫فيه‬ ‫تظهر‬ ‫آخر‬ ‫شكل‬ ‫اآليل‬ " . ( 158 ) ً:‫ًا‬‫ي‬‫ثان‬ ًًًًًًً ‫قاعدةًالبيانات‬ ً " ‫أي‬ ‫باالبتكار‬‫يتميز‬‫للبيانات‬‫جتميع‬ ‫يف‬ ‫والعرض‬‫الرتتيب‬ ‫أو‬ ‫يعكس‬ ‫جمهود‬ ‫ا‬ ‫شخصي‬ ‫ا‬ ‫جدير‬ ‫ا‬ ‫بلغة‬ ‫التجميع‬ ‫هذا‬ ‫كان‬ ‫سواء‬ ‫باحلامية‬ ‫أو‬ ‫رمز‬ ‫أو‬ ‫بأي‬ ‫خمزن‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫عىل‬ ‫آخر‬ ‫شكل‬ ‫ا‬ ‫وقابال‬ ‫اآليل‬ ‫احلاسب‬ ‫بواسطة‬ ‫بواسطته‬ ‫لالسرتجاع‬ ‫أو‬ ‫وسيلة‬ ‫بأية‬ ‫إلكرتون‬ ‫ي‬ ‫ة‬ ‫أخرى‬ " . ( 159 ) ‫الوثائق‬ ‫فإن‬ ‫السابقة‬ ‫التعريفات‬ ‫ومن‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫ا‬ ‫إل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫املصنفات‬ ‫ضمن‬ ‫من‬ ‫تدخل‬ ‫التي‬ ‫احلامية‬ ‫الفكرية‬ ‫امللكية‬ ‫حقوق‬ ‫محاية‬ ‫قانون‬ ‫هلا‬ ‫يكفل‬ . (158) ،‫الفكرية‬ ‫امللكية‬ ‫محاية‬ ‫قانون‬ ‫من‬ ‫الثالث‬ ‫للكتاب‬ ‫التنفيذية‬ ‫الالئحة‬ :‫الرسمية‬ ‫اجلريدة‬ ‫العدد‬ 12 ‫مارس‬ ،‫مكرر‬ 2005 . (159) .‫السابق‬ ‫املرجع‬
98 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ( ‫املادة‬ ‫نصت‬ ‫وقد‬ 140 ‫القانون‬ ‫من‬ ) ‫أنه‬ ‫عىل‬ : " ‫حقوق‬ ‫القانون‬ ‫هذا‬ ‫بحامية‬ ‫تتمتع‬ ‫اآلتية‬ ‫املصنفات‬ ‫خاص‬ ‫وبوجه‬ ‫والفنية‬ ‫األدبية‬ ‫مصنفاهتم‬ ‫عىل‬ ‫املؤلفني‬ : ( 1 ) ‫والكت‬ ‫الكتب‬ ‫املكتوبة‬ ‫املصنفات‬ ‫من‬ ‫وغريها‬ ‫والنرشات‬ ‫واملقاالت‬ ‫يبات‬ . ( 2 ) ‫احلاسب‬ ‫برامج‬ ‫اآليل‬ . ( 3 ) ‫احلاسب‬ ‫من‬ ‫مقروءة‬ ‫كانت‬ ‫سواء‬ ‫البيانات‬ ‫قواعد‬ ‫اآليل‬ ‫أو‬ ‫غريه‬ . ( 4 ) ‫مسجلة‬ ‫كانت‬ ‫إذا‬‫أخرى‬‫شفوية‬ ‫مصنفات‬ ‫وأية‬ ‫واملواعظ‬ ‫واخلطب‬ ‫املحارضات‬ ‫والتمثيل‬ ‫املوسيقية‬ ‫والتمثيليات‬ ‫التمثيلية‬ ‫املصنفات‬ ‫الصامت‬ ( ‫البانت‬ ‫وميم‬ ) . ( 5 ) ‫والبرصية‬ ‫السمعية‬ ‫املصنفات‬ . ( 6 ) ‫باأللفاظ‬ ‫املقرتنة‬ ‫املوسيقية‬ ‫املصنفات‬ ‫أو‬ ‫هبا‬ ‫مقرتة‬ ‫غري‬ . ( 7 ) ‫العامرة‬ ‫مصنفات‬ . ( 8 ) ‫واأللوا‬ ‫باخلطوط‬ ‫الرسم‬ ‫مصنفات‬ ‫ن‬ ‫وعىل‬ ‫احلجر‬ ‫عىل‬ ‫والطباعة‬ ‫والنحت‬ ‫مماثلة‬ ‫مصنفات‬ ‫وأية‬ ‫األقمشة‬ ‫يف‬ ‫اجلميلة‬ ‫الفنون‬ ‫جمال‬ . ( 9 ) ‫يامثلها‬ ‫وما‬ ‫الفوتوغرافية‬ ‫املصنفات‬ ( 10 ) ‫الفن‬ ‫مصنفات‬ ‫التطبيقي‬ ‫والتشكييل‬ . ( 11 ) ‫التخطيطية‬ ‫والرسومات‬ ‫اجلغرافية‬ ‫واخلرائط‬ ‫التوضيحية‬ ‫الصور‬ ( ‫ا‬ ‫ال‬ ‫باجلغرافيا‬ ‫املتعلقة‬ ‫األبعاد‬ ‫الثالثية‬ ‫واملصنفات‬ )‫سكتشات‬ .
‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 99 ( 12 ) ‫للمصنفات‬ ‫املقررة‬ ‫باحلامية‬ ‫اإلخالل‬ ‫دون‬ ‫وذلك‬ ‫املشتقة‬ ‫املصنفات‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫منها‬ ‫اشتقت‬ . ‫مبتكر‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫املصنف‬ ‫عنوان‬ ‫احلامية‬ ‫وتشمل‬ ‫ا‬ (. 160 ) ( ‫املادة‬ ‫نصت‬ ‫قد‬ 140 ‫رقم‬ ‫القانون‬ ‫من‬ ) 82 ‫لسنة‬ 2002 ‫كال‬ ‫أن‬ ‫عىل‬ ‫من‬ : ‫برامج‬ ‫احلاسب‬ ‫اآليل‬ ، ‫و‬ ‫احلاسب‬ ‫من‬ ‫مقروءة‬ ‫كانت‬ ‫سواء‬ ‫البيانات‬ ‫قواعد‬ ‫اآليل‬ ‫أو‬ ‫غري‬ ‫ه‬ ‫تدخل‬ ‫من‬ ‫املصنفات‬ ‫ضمن‬ ‫التي‬ ‫القانون‬ ‫يشملها‬ ‫و‬ ‫بحام‬ ‫تتمتع‬ ‫يته‬ ، ‫بالنظر‬ ‫ألنه‬ ‫إىل‬ ‫الو‬ ‫ثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫و‬ ‫نظم‬ ‫طبيعة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وبنائه‬ ‫طبيعتها‬ ‫أن‬ ‫نجد‬ ‫فإننا‬ ‫ا‬ ‫ومكوناهت‬ ‫تعتمد‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫احلاسب‬ ‫وبرامج‬ ‫أجهزة‬ ‫عىل‬ ‫األساس‬ ‫اآليل‬ . ‫ا‬‫أيض‬ ‫الوثائق‬ ‫ختزين‬ ‫عمليات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫تعتمد‬ ‫لالسرتجاع‬ ‫وإتاحتها‬ ‫وإدارهتا‬ ‫عىل‬ ‫قواعد‬ ‫برامج‬ ‫البيانات‬ . ‫الوثائق‬ ‫فإن‬ ‫لذلك‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫أ‬ ‫ي‬ ‫تكون‬ ‫جهة‬ ‫املصنفات‬ ‫ضمن‬ ‫التي‬ ‫وه‬ ‫الفكرية‬ ‫امللكية‬ ‫حقوق‬ ‫محاية‬ ‫قانون‬ ‫هلا‬ ‫يكفل‬ ‫ي‬ ‫ت‬ ‫بذلك‬ ‫ملك‬ ‫عد‬ ‫ا‬ ‫للجهة‬ ‫التي‬ ‫النظام‬ ‫تستخدم‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫يف‬ ‫حيق‬ ‫وال‬ ‫أعامهلا‬ ‫ألي‬ ‫شخص‬ ‫أو‬ ‫اس‬ ‫جهة‬ ‫تخدام‬ ‫أو‬ ‫استغالل‬ .‫النظام‬ ‫مالكة‬ ‫اجلهة‬ ‫من‬ ‫مسبق‬ ‫إذن‬ ‫دون‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ●●● (160) ‫رقم‬ ‫القانون‬ :‫الرسمية‬ ‫اجلريدة‬ 82 ‫لسنة‬ 2002 ‫بإصدار‬ ‫العدد‬ ،‫الفكرية‬ ‫امللكية‬ ‫حقوق‬ ‫قانون‬ 22 ‫يونيو‬ ،‫مكرر‬ 2002 .
كتاب نظم ادارة الوثائق الإلكترونية .pdf
- 101 – ‫الثاني‬ ‫الفصل‬ : ‫و‬ ‫سياسات‬ ‫إ‬ ‫جواءات‬ ‫حفظ‬ ‫و‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫في‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لتتوون‬ ‫ية‬ ‫بنظم‬ ‫الوثائق‬ ‫حفظ‬ ‫مرطلبات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫عملية‬ ‫تعتمد‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ح‬ ‫متطلبات‬ ‫حتديد‬ ‫عملية‬ ‫عىل‬ ‫فظ‬ ‫ضامن‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫بالنظام‬ ‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫الصحيح‬ ‫باألسلوب‬ ‫النظم‬ ‫هبذه‬ ‫الوثائق‬ ، ‫وي‬ ‫اتباع‬ ‫تم‬ ‫أفضل‬‫أجل‬‫من‬‫احلفظ‬‫عمليات‬‫واحتياجات‬‫متطلبات‬‫حتديد‬‫اجل‬‫من‬‫اخلطوات‬‫بعض‬ ‫إ‬ ‫دارة‬ ‫للنظام‬ ، ‫كلها‬ ‫تطبيقها‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫اخلطوات‬ ‫هذه‬ ‫أو‬ ‫جهة‬ ‫كل‬ ‫ظروف‬ ‫حسب‬ ‫بعضها‬ ، ‫تتم‬ ‫ثل‬ ‫اخلطوات‬ ‫هذه‬ ‫يف‬ ‫اآليت‬ : ‫اخلطوةًاألوىل‬ ً: ‫الدراسةًاملبدئية‬ ً Preliminary investigation ‫هذه‬ ‫من‬ ‫الغرض‬ ‫إن‬ ‫توليد‬ ‫هو‬ ‫اخلطوة‬ ‫القانونية‬ ‫البيئة‬ ‫عن‬ ‫معرفة‬ ‫و‬ ‫اإلدارية‬ ‫والضعف‬ ‫القوة‬ ‫مواطن‬ ‫عن‬ ‫عامة‬ ‫نظرة‬ ‫إلعطاء‬ ‫باجلهة‬ ‫اخلاصة‬ ‫واالقتصادية‬ ‫يف‬ ‫عمليات‬ ‫إدارة‬ ‫باجلهة‬ ‫الوثائق‬ ، ‫دراسة‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫عليها‬ ‫احلصول‬ ‫يمكن‬ ‫املعلومات‬ ‫هذه‬ ‫ومعظم‬
102 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫مثل‬ ‫املوجودة‬ ‫الوثائق‬ : ‫باملنظمة‬ ‫العالقة‬ ‫ذات‬ ‫القوانني‬ ، ‫خ‬ ‫العمل‬ ‫طط‬ ، ‫اإلدار‬ ‫التقارير‬ ‫ية‬ ‫الداخلية‬ ‫التنظيمية‬ ‫والتعليامت‬ . ( 161 ) ‫قد‬ ‫األرشيفية‬ ‫االعتبارات‬ ‫أن‬ ‫من‬ ‫يتأكدوا‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫الوثائق‬ ‫أخصائيى‬ ‫فإن‬ ‫وهلذا‬ ‫وضعت‬ ‫يف‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫خاص‬ ‫وبشكل‬ ‫باجلهة‬ ‫الوثائق‬ ‫لوضع‬ ‫عام‬ ‫تصور‬ ‫وضع‬ ‫عند‬ ‫احلسبان‬ ‫بخصوص‬ ‫مالحظاهتم‬ ‫يسجلوا‬ :  ‫إل‬ ‫القانونية‬ ‫اللوائح‬ ‫دارة‬ ‫واألرشيفات‬ ‫الوثائق‬ .  ‫نظم‬ ‫باستخدام‬ ‫املهتمني‬ ‫باجلهة‬ ‫املسئولني‬ ‫نظر‬ ‫وجهات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ . ‫ملسئويل‬ ‫نفع‬ ‫ذات‬ ‫ولكنها‬ ‫مهملة‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫املرحلة‬ ‫هذه‬ ‫إن‬ ‫وأخصائيي‬ ‫الطويل‬ ‫املدى‬ ‫عىل‬ ‫الوثائق‬ ‫لفهم‬ ‫الوثائق‬ . ( 162 ) ‫اخلطوةًالثانية‬ ً: ً‫حتليلًأنشطة‬ ‫العم‬ ً‫ل‬ Analysis of business activities ً ‫اجلهة‬ ‫ونشاطات‬ ‫لوظائف‬ ‫ووصف‬ ‫هيكلية‬ ‫نظرة‬ ‫تقدم‬ ‫اخلطوة‬ ‫هذه‬ ، ‫وعملية‬ ‫حتتاج‬ ‫التحليل‬ ‫إىل‬ ‫العمل‬ ‫خالل‬ ‫الوثائق‬ ‫عمر‬ ‫من‬ ‫املختلفة‬ ‫املراحل‬ ‫ملعرفة‬ ‫عميقة‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ، ‫تنتج‬ ‫أين‬ ، ‫منتظمة‬ ‫بصفة‬ ‫تستقبل‬ ‫وأين‬ ، ‫الوثائق‬ ‫حتديد‬ ‫عىل‬ ‫ذلك‬ ‫يساعد‬ ‫وسوف‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫ينبغي‬ ‫االحتفاظ‬ ‫هبا‬ . ‫املستخدمة‬ ‫الوثائق‬ ‫نفس‬ ‫من‬ ‫الكثري‬ ‫إن‬ ‫يف‬ ‫السابقة‬ ‫اخلطوة‬ ‫والتي‬ ‫عال‬ ‫هلا‬ ‫النوع‬ ‫هبذا‬ ‫قة‬ ‫إضافة‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫إىل‬ ‫املستندات‬ ‫التي‬ ‫حتتوي‬ ‫ووص‬ ‫واخلرائط‬ ‫التنظيمية‬ ‫القواعد‬ ‫عىل‬ ‫ف‬ (161) International Council on Archives: Op.Cit. (162) Ibid.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 103 ‫الوضع‬ ‫مع‬ ‫التحليل‬ ‫يتضمنها‬ ‫وأن‬ ‫مجعها‬ ‫يتم‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫والعمليات‬ ‫النشاطات‬ ‫يف‬ ‫ا‬ ‫العتبار‬ ‫أن‬ ‫املعلومات‬ ‫التي‬ ‫يف‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫ينبغي‬ ‫أن‬ ‫املقابالت‬ ‫بواسطة‬ ‫منها‬ ‫والتحقق‬ ‫التأكد‬ ‫يتم‬ ‫ألهنا‬ ‫املستويات‬ ‫كافة‬‫عىل‬ ‫املوظفني‬ ‫مع‬ ‫الشخصية‬ ‫يف‬ ‫الواقع‬ ‫تعكس‬ ‫ال‬‫األحيان‬ ‫اغلب‬ ‫بشكل‬ ‫املنظامت‬ ‫عمل‬ ‫كيفية‬ ‫عن‬ ‫صحيح‬ . ( 163 ) ‫إطار‬ ‫تقدم‬ ‫اخلطوة‬ ‫هذه‬ ‫ا‬ ‫جيد‬ ‫ا‬ ‫ومفيد‬ ‫ا‬ ‫الوثائق‬ ‫لتنظيم‬ ، ‫والنشاطات‬ ‫فالوظائف‬ ‫وا‬ ‫ترتيبها‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫باجلهة‬ ‫اخلاصة‬ ‫ألعامل‬ ‫يف‬ ‫شكل‬ ‫بنائي‬ ‫و‬ ‫التي‬ ‫ت‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫ستخدم‬ ‫كبناء‬ ‫منطقي‬ ‫عىل‬ ‫إليها‬ ‫النظر‬ ‫املمكن‬ ‫ومن‬ ‫الوثائق‬ ‫حلفظ‬ ‫أهنا‬ ‫الطبيعية‬ ‫الطريقة‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫املنطقية‬ ‫اجلهة‬ ‫وأعامل‬ ‫نشاطات‬ ‫نتاج‬ ‫من‬ ‫ألهنا‬ ‫الوثائق‬ ‫لتنظيم‬ . ‫اخلطوةًالثالثة‬ ً: ‫حتديدًمتطلباتًالوثا‬ ‫ئق‬ Identification of Requirements ‫واضح‬ ‫بشكل‬ ‫هتدف‬ ‫اخلطوة‬ ‫هذه‬ ‫إىل‬ ‫حتديد‬ :  ‫أي‬ ‫هبا‬ ‫حيتفظ‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫نظام‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ب‬ ‫اجلهة‬  ‫وثائقها‬ ‫عىل‬ ‫اجلهة‬ ‫حتافظ‬ ‫ملاذا‬ ‫يف‬ ‫نظام‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ .  ‫املدة‬ ‫ما‬ ‫التي‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫عىل‬ ‫للحفاظ‬ ‫إليها‬ ‫حيتاج‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بالن‬ ‫ظام‬ . ‫لبيئة‬ ‫الدقيق‬ ‫التحليل‬ ‫عىل‬ ‫وأسايس‬ ‫مبارش‬ ‫بشكل‬ ‫تعتمد‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫القرارات‬ ‫هذه‬ ‫إن‬ ‫العمل‬ ‫سري‬ ‫واحتياجات‬ ‫اجلهة‬ . ( 164 ) ‫اخلطوة‬ ‫هذه‬ ‫تعد‬ ‫الوثائق‬ ‫شكل‬ ‫عن‬ ‫مستقلة‬ ‫أو‬ ،‫عليه‬ ‫املحفوظة‬ ‫الوسيط‬ ‫فهي‬ ‫تركز‬ ‫باجلهة‬ ‫والعمليات‬ ‫األنشطة‬ ‫عىل‬ ‫فقط‬ ، ‫فالقوانني‬ ‫والترشيعات‬ ‫يف‬ ‫ال‬ ‫بعض‬ ‫دو‬ ‫تتضمن‬ ‫ال‬ ‫ل‬ (163) Ibid. (164) Ibid.
104 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫والعاملون‬ ‫كامل‬ ‫بشكل‬ ‫اآلن‬ ‫حتى‬ ‫يف‬ ‫حيتاجون‬ ‫الوثائق‬ ‫جمال‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫التأكد‬ ‫السياق‬ ‫من‬ ‫دقة‬ ‫بكل‬ ‫القانوين‬ ‫جلهاهتم‬ ‫القانونية‬ ‫والقواعد‬ ‫وينبغي‬ ‫االستعان‬ ‫عليهم‬ ‫ة‬ ‫القانونيني‬ ‫باملستشارين‬ ‫يف‬ ‫الشأن‬ ‫هذا‬ . ( 165 ) ‫بالوثائق‬‫لالعرتاف‬‫ترشيعاهتا‬‫كيفت‬‫الدول‬‫من‬‫العديد‬‫أن‬‫نجد‬‫املاضية‬‫السنوات‬‫وىف‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫نظم‬ ‫مع‬ ‫املستخدمة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫إثبات‬ ‫كدليل‬ ، ‫وعىل‬ ‫حال‬ ‫أية‬ ‫فإهنم‬ ‫يف‬ ‫يرتكوهنا‬ ‫األحيان‬ ‫اغلب‬ ‫إىل‬ ‫الوثائق‬ ‫وسالمة‬ ‫أصالة‬ ‫إلثبات‬ ‫املتخصصني‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫التي‬ ‫ية‬ ‫للمح‬ ‫ختضع‬ ‫كمة‬ . ‫من‬ ‫سيكون‬ ‫فإنه‬ ‫واملالية‬ ‫املحاسبية‬ ‫لألسباب‬ ‫وبالنسبة‬ ‫الرضوري‬ ‫املحا‬ ‫عىل‬ ‫فظة‬ ‫حمدودة‬ ‫لفرتة‬ ‫األقل‬ ‫عىل‬ ‫العمل‬ ‫ونشاطات‬ ‫بأداء‬ ‫املتعلقة‬ ‫الوثائق‬ ، ‫وعىل‬ ‫مديري‬ ‫ا‬ ‫لوثائق‬ ‫املعلومات‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫أمهية‬ ‫هلا‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫هبا‬ ‫املحتفظ‬ ‫الوثائق‬ ‫أن‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫الت‬ ‫ي‬ ‫حتوهيا‬ ‫البعيد‬ ‫املدى‬ ‫عىل‬ ‫مفهومة‬ ‫وأهنا‬ . ‫التالية‬ ‫األسئلة‬ ‫عىل‬ ‫اإلجابة‬ ‫جيب‬ ‫اخلطوة‬ ‫هذه‬ ‫من‬ ‫وكجزء‬ :  ‫الوثائق‬ ‫كل‬ ‫هل‬ ‫التي‬ ‫هبا‬ ‫العمل‬ ‫ونشاطات‬ ‫املنظمة‬ ‫أعامل‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫أنتجت‬ ‫جيب‬ ‫االحتفاظ‬ ‫هبا؟‬ ‫والنشاطات‬ ‫املختلفة‬ ‫األعامل‬ ‫بني‬ ‫التمييز‬ ‫يتم‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫السؤال‬ ‫هذا‬ ‫عىل‬ ‫ولإلجابة‬ ‫باجلهة‬ ‫أي‬ ‫حتديد‬ ‫نستطيع‬ ‫بذلك‬ ‫القيام‬ ‫وعند‬ ‫ا‬ ‫بالنظام‬ ‫للحفظ‬ ‫يصلح‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫من‬ .  ‫إصدارات‬ ‫ما‬ ‫أو‬ ‫الوثائق‬ ‫نسخ‬ ‫التي‬ ‫هبا‬ ‫االحتفاظ‬ ‫جيب‬ ‫؟‬ (165) Ibid.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 105  ‫التغيريات‬ ‫ما‬ ‫التي‬ ‫الوثائق‬ ‫عىل‬ ‫طرأت‬ ‫والتي‬ ‫التع‬ ‫مع‬ ‫هبا‬ ‫االحتفاظ‬ ‫جيب‬ ‫ريف‬ ‫بع‬ ‫قام‬ ‫بمن‬ ‫التغيري‬ ‫هذا‬ ‫وتوقيت‬ ‫التغيري‬ ‫ملية‬ ‫؟‬ . ( 166 ) ‫الوثائق‬ ‫مسئولو‬ ‫يساعد‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫يف‬ ‫النقطة‬ ‫هذه‬ ‫ختص‬ ‫مالئمة‬ ‫معايري‬ ‫حتديد‬ ، ‫تشمل‬ ‫املعايري‬ ‫هذه‬ :  ‫املسئوليات‬‫وتوزيع‬‫الداخلية‬‫املهام‬ ، ‫املسئوليات‬‫كانت‬‫فإذا‬ ‫يف‬ ‫اجله‬ ‫حمددة‬‫غري‬‫ة‬ ‫فينبغي‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫أنتج‬ ‫عمن‬ ‫والربهان‬ ‫الدليل‬ ‫الوثائق‬ ‫تقدم‬ ‫أن‬ ‫أو‬ ‫س‬ ‫اهم‬ ‫يف‬ ‫إنشائها‬ ، ‫وما‬ ‫هي‬ ‫ال‬ ‫تعديالت‬ ‫التي‬ ‫الوثيقة‬ ‫هذه‬ ‫عىل‬ ‫متت‬ .  ‫القرارات‬ ‫صنع‬ ‫بعملية‬ ‫املتعلقة‬ ‫املعلومات‬ ، ‫فاإلصدارات‬ ‫أو‬ ‫املخت‬ ‫النسخ‬ ‫لفة‬ ‫اهلامة‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫التي‬ ‫استخدمت‬ ‫أو‬ ‫القرارات‬ ‫اختاذ‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫فحصها‬ ‫تم‬ ‫اخلصوص‬ ‫بوجه‬ ‫اختيارها‬ ‫تم‬ ‫وملاذا‬ . ( 167 ) ‫سو‬ ‫ألنه‬ ‫منظم‬ ‫بشكل‬ ‫األسئلة‬ ‫هذه‬ ‫عىل‬ ‫اإلجابة‬ ‫توثق‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫إليها‬ ‫حيتاج‬ ‫ف‬ ‫يف‬ ‫لنظم‬ ‫الوظيفي‬ ‫والبناء‬ ‫العمل‬ ‫قواعد‬ ‫عىل‬ ‫وتنعكس‬ ‫التطبيق‬ ‫مرحلة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ ‫جد‬ ‫مهمة‬ ‫اإلجابات‬ ‫هذه‬ ‫ا‬ ‫للمراجعة‬ ‫بالنسبة‬ ‫أو‬ ‫القانونية‬ ‫والنواحي‬ ‫التدقيق‬ ، ‫أ‬ ‫ا‬‫يض‬ ‫احلاجة‬ ‫عند‬ ‫إىل‬ ‫بالنظام‬ ‫حيفظ‬ ‫لن‬ ‫وأهيا‬ ‫حتفظ‬ ‫سوف‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫أيا‬ ‫تقرير‬ . ‫وعىل‬ ‫مسئويل‬ ‫اختاذ‬ ‫قبل‬ ‫للوثائق‬ ‫تقييم‬ ‫بعمل‬ ‫يقوموا‬ ‫أن‬ ‫الوثائق‬ ‫أي‬ ‫ق‬ ‫لالحتفاظ‬ ‫رار‬ ‫هبا‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ (166) Ibid. (167) Ibid.
106 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫طويلة‬ ‫ملدد‬ ‫هبا‬ ‫واملحتفظ‬ ‫املخزنة‬ ‫للوثائق‬ ‫أساسية‬ ‫خصائص‬ ‫أربعة‬ ‫وهناك‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ :  ‫األصالة‬ AUTHENTICITY .  ‫الثقة‬ RELIABILITY .  ‫السالمة‬ INTEGRITY .  ‫لالستخدام‬ ‫القابلية‬ USABILITY . ‫وتأ‬ ‫ضامن‬ ‫ويمكن‬ ‫إذا‬ ‫والسالمة‬ ‫والثقة‬ ‫األصالة‬ ‫كيد‬ :  .‫تأمينه‬ ‫بعنارص‬ ‫النظام‬ ‫جتهيز‬ ‫تم‬  ‫الوصول‬ ‫عمليات‬ ‫عىل‬ ‫السيطرة‬ ‫إىل‬ ‫الوثائق‬ .  ‫بحدوث‬ ‫السامح‬ ‫عدم‬ ‫أي‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ‫عىل‬ ‫تغيريات‬ .  ‫الوثائق‬ ‫مجيع‬ ‫ربط‬ ‫التي‬ ‫تشرتك‬ ‫يف‬ ‫البعض‬ ‫ببعضها‬ ‫واحد‬ ‫موضوع‬ . ‫يضاف‬ ‫إىل‬ ‫وثيقة‬‫بكل‬‫املتعلقة‬‫البيانات‬‫توفر‬‫رضورة‬‫ذلك‬ ، ‫سبيل‬‫عىل‬ ‫املثال‬ : ‫البيانات‬ ‫بالدخول‬ ‫قام‬ ‫بمن‬ ‫اخلاصة‬ ‫إىل‬ ‫معينة‬ ‫وثيقة‬ ‫واستخدام‬ ‫النظام‬ ، ‫أو‬ ‫الدخول‬ ‫توقيت‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫وثيقة‬ ‫معينة‬ ، ‫من‬‫هبا‬‫املتعلقة‬‫والبيانات‬‫الوثائق‬ ‫محاية‬‫إمكانية‬‫مع‬ ‫أي‬ ‫تغيريات‬ ‫يرا‬‫قد‬ ‫إضافتها‬‫د‬ . ( 168 ) ‫منها‬ ‫التأكد‬ ‫فيمكن‬ ‫لالستخدام‬ ‫الوثائق‬ ‫قابلية‬ ‫ضامن‬ ‫أما‬ ‫عن‬ ‫البيانات‬ ‫أشارت‬ ‫إذا‬ ‫الوثائق‬ ‫إىل‬ ‫اسم‬ ‫احلصو‬ ‫كيفية‬‫وحتديد‬ ‫وثيقة‬ ‫كل‬‫بيانات‬ ‫وصيغة‬ ‫ل‬ ‫والت‬ ‫عليها‬ ‫األخرية‬ ‫غيريات‬ (168) Ibid.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 107 ‫التي‬ ‫إضافة‬ ‫عليها‬ ‫طرأت‬ ‫إىل‬ ‫أنه‬ ‫ينبغي‬ ‫البيانات‬ ‫تسجل‬ ‫أن‬ ‫أي‬ ‫شكل‬ ‫عىل‬ ‫تغيريات‬ ‫الوثائق‬ . ( 169 ) ‫التحوي‬ ‫بإجراءات‬ ‫للقيام‬ ‫بانتظام‬ ‫الوثائق‬ ‫أشكال‬ ‫ومراقبة‬ ‫ل‬ ‫للوثائق‬ ‫بأمان‬ ‫غري‬ ‫اجلديدة‬ ‫الربامج‬ ‫مع‬ ‫كامل‬ ‫بشكل‬ ‫املتوافقة‬ ، ‫ختزينها‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫بيانات‬ ‫كل‬ ‫وان‬ ‫يف‬ ‫هامة‬ ‫خصائص‬ ‫فقدان‬ ‫بدون‬ ‫مفتوحة‬ ‫حفظ‬ ‫أشكال‬ ‫أو‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫رضورية‬ . ‫املتطلبات‬ ‫حتديد‬ ‫عملية‬ ‫فإن‬ ‫حال‬ ‫كل‬ ‫وعىل‬ ‫التي‬ ‫جوهرية‬ ‫عملية‬ ‫هبا‬ ‫القيام‬ ‫يتم‬ ‫وأساسية‬ ‫فهي‬ ‫ملحوظتني‬ ‫فائدتني‬ ‫توفر‬ :  ‫والتقييم‬ ‫االحتفاظ‬ ‫خلطط‬ ‫الرضورية‬ ‫املعلومات‬ ‫توفر‬ ‫أهنا‬ ‫األرشيفي‬  ‫يعالج‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫املعقدة‬ ‫العمل‬ ‫لنشاطات‬ ‫الصحيح‬ ‫التحليل‬ ‫أي‬ ‫ظهورها‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫مشكالت‬ ‫يف‬ ‫وقت‬ ‫الحق‬ ، ‫يوضح‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫ومن‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫أي‬ ‫ا‬ ‫اإلدارات‬ ‫من‬ ‫أو‬ ‫املشكالت‬ ‫لكل‬ ‫املركزي‬ ‫والتنسيق‬‫بالتعاون‬‫يقوم‬ ‫األقسام‬ ‫واحلاالت‬ ‫التي‬ ‫العميل‬ ‫نشاطها‬ ‫خالل‬ ‫تظهر‬ (. 170 ) ‫والرضورية‬ ‫اهلامة‬ ‫الوثائق‬ ‫كل‬ ‫لدهيا‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫اإلدارات‬ ‫وهذه‬ ‫يف‬ ‫أماكن‬ ‫عليها‬ ‫يطلق‬ ‫خاصة‬ ( ‫األساسية‬ ‫امللفات‬ ) ، ‫اإلدارات‬ ‫فإن‬ ‫لذا‬ ‫أو‬ ‫تكون‬ ‫ال‬ ‫األخرى‬ ‫األقسام‬ ‫يف‬ ‫حاجة‬ ‫إىل‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫حتفظ‬ ‫أن‬ ‫يف‬ ‫احلالة‬ ‫هذه‬ . (169) Ibid. (170) Ibid. - Duranti, Luciana: Reliability and Authenticity: The Concepts and their Implications. Archivaria, 39, 1995, p.9.
108 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫اخلطوةًالرابعة‬ ً: ً‫التقييم‬ ً‫األرشيفي‬ ARCHIVAL APPRAISAL ً ‫أي‬ ‫تقرير‬ ‫هو‬ ‫اخلطوة‬ ‫هذه‬ ‫من‬ ‫الغرض‬ ‫إن‬ ‫ا‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫ينبغي‬ ‫طوي‬ ‫ملدد‬ ‫به‬ ‫االحتفاظ‬ ‫لة‬ ‫بالنظام‬ ، ‫مصطلح‬ ‫يشري‬ ‫وكام‬ " ‫التقييم‬ ‫األرشيفي‬ " ‫قي‬ ‫عن‬ ‫الكشف‬ ‫يتم‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫فإنه‬ ‫هذه‬ ‫مة‬ ‫املستقبلية‬ ‫لألغراض‬ ‫الوثائق‬ ‫وينبغي‬ ‫التقيي‬ ‫هلذا‬ ‫مستندة‬ ‫االحتفاظ‬ ‫قرارات‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫ومن‬ ‫م‬ ‫بالوثائق‬ ‫يتعلق‬ ‫فيام‬ ‫هامتني‬ ‫نقطتني‬ ‫مالحظة‬ ‫اجلدير‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ :  ‫من‬ ‫فإنه‬ ‫جديدة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ ‫عند‬ ‫الرضوري‬ ‫الوثائق‬ ‫كانت‬ ‫إذا‬ ‫ما‬ ‫معرفة‬ ‫الت‬ ‫ي‬ ‫سو‬ ‫أرشيفية‬‫قيمة‬‫هلا‬‫النظام‬‫هذا‬‫خالل‬‫من‬ ‫تستخدم‬‫ف‬ ‫أم‬ ‫فرتات‬‫قبل‬‫وذلك‬‫ال‬ ‫والتطبيق‬ ‫التصميم‬ .  ‫كثري‬ ‫فإن‬ ‫أرشيفية‬ ‫قيمة‬ ‫هلا‬ ‫يكن‬ ‫مل‬ ‫إذا‬ ‫ا‬ ‫هناك‬ ‫يكون‬ ‫لن‬ ‫احلفظ‬ ‫متطلبات‬ ‫من‬ ‫النظام‬ ‫تصميم‬ ‫عند‬ ‫إليها‬ ‫حاجة‬ ، ‫فالوثائق‬ ‫التي‬ ‫جي‬ ‫ال‬ ‫أرشيفية‬ ‫قيمة‬ ‫هلا‬ ‫ليس‬ ‫ب‬ ‫الالز‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫حفظها‬ ‫م‬ . ( 171 ) ‫اختا‬ ‫إن‬ ‫فعلي‬ ‫موجودة‬ ‫أنظمة‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫عند‬ ‫صعبة‬ ‫عملية‬ ‫التقييم‬ ‫قرارات‬ ‫ذ‬ ‫ا‬ ، ‫إن‬ ‫أي‬ ‫باملنظمة‬ ‫املختلفة‬ ‫والعمليات‬ ‫النشاطات‬ ‫حتليل‬ ‫عىل‬ ‫يعتمد‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫األنظمة‬ ‫هلذه‬ ‫تقويم‬ ، ‫األوىل‬ ‫التحليل‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫التقييم‬ ‫فعملية‬ ‫والذي‬ ‫يتضمن‬ :  ‫الوثائق‬ ‫تقويم‬ ‫التي‬ ‫واألعامل‬ ‫واألنشطة‬ ‫الوظائف‬ ‫حتليل‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫إنتاج‬ ‫وإمكانيات‬ ‫و‬ ‫تسمى‬ ‫النظرة‬ ‫هذه‬ " ‫الكبري‬ ‫التقييم‬ " ، ‫الوثائق‬ ‫التي‬ ‫مسبق‬ ‫تقييمها‬ ‫تم‬ ‫ا‬ ‫أرشيفية‬ ‫قيمة‬ ‫هلا‬ ‫أن‬ ‫عىل‬ ‫يف‬ ‫شك‬ ‫الورقي‬ ‫لها‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫أرشيفية‬ ‫وثائق‬ ‫يصبحون‬ ‫يف‬ ‫شكلهم‬ ‫اإللكرتوين‬ . (171) International Council on Archives: Op.Cit.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 109  ‫التقييم‬‫قرارات‬‫ومراجعة‬‫التحقق‬ ‫أمر‬ ‫رضوري‬ ‫السيئة‬‫احلفظ‬‫نظم‬‫بعض‬‫أن‬‫إذ‬ ‫والتي‬ ‫احلس‬ ‫ناحية‬ ‫من‬ ‫ضعف‬ ‫لدهيا‬ ‫يكون‬ ‫باحلفظ‬ ‫خاصة‬ ‫وظائف‬ ‫هلا‬ ‫يكون‬ ‫األرشيفي‬ ‫الوثائق‬ ‫بتقويم‬ ‫املتعلق‬ . ‫التقييم‬‫عمليات‬‫من‬‫بعناية‬ ‫التحقق‬ ‫فإن‬‫لذلك‬ ‫األرشيفي‬ ‫ا‬‫من‬ ‫ألنه‬‫للغاية‬‫هام‬ ‫ملحتمل‬ ‫الوثائق‬ ‫بني‬ ‫وروابط‬ ‫عالقات‬ ‫وجود‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وبع‬ ‫خالل‬ ‫الروابط‬ ‫هذه‬ ‫إغفال‬ ‫وعند‬ ‫ضها‬ ‫ملحوظ‬ ‫بشكل‬ ‫تقل‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫لالستخدام‬ ‫الوثائق‬ ‫وقابلية‬ ‫مصداقية‬ ‫فإن‬ ‫التقييم‬ ‫عملية‬ ‫املعلومات‬ ‫كانت‬ ‫إذا‬ ‫االرتباطية‬ ‫موجودة‬ ‫غري‬ . ( 172 ) ‫االرتباطات‬ ‫لفقدان‬ ‫املخاطرة‬ ‫إن‬ ‫أو‬ ‫الوثائق‬ ‫بني‬ ‫األساسية‬ ‫العالقات‬ ‫اإل‬ ‫لك‬ ‫رتون‬ ‫ية‬ ‫حيتاج‬ ‫وبعضها‬ ‫إىل‬ ‫املعطى‬ ‫الوثائق‬ ‫نظام‬ ‫ضمن‬ ‫دقيق‬ ‫مستوى‬ ‫عىل‬ ‫تقويم‬ ‫عمل‬ . ‫لألرشفة‬ ‫بالنسبة‬ ‫البيانات‬ ‫حجم‬ ‫يأيت‬ ‫يف‬ ‫ت‬ ‫هو‬ ‫أمهية‬ ‫واألكثر‬ ‫الثانية‬ ‫املرتبة‬ ‫كاليف‬ ‫االستثامر‬ ‫التقني‬ ‫يف‬ ‫نظم‬‫فتكلفة‬‫والصيانة‬‫التحويل‬‫عمليات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫تتعلق‬ ‫وليس‬ ‫الوثائق‬ ‫وأشكال‬ ‫أنواع‬ ‫بعدد‬ ‫أسايس‬ ‫بشكل‬ ‫للوثائق‬ ‫الكىل‬ ‫العدد‬ . ( 173 ) ‫اخلطوةًاخلامسة‬ ً: ‫تقييمًاألنظمةًاملوج‬ ‫ودة‬ ً ‫نظم‬ ‫تقييم‬ ‫بكيفية‬ ‫هتتم‬ ‫اخلطوة‬ ‫هذه‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫املوجودة‬ – ‫يف‬ ‫حالة‬ ‫وجودها‬ ‫باجلهة‬ - ‫مقارنة‬ ‫نظم‬‫لتطوير‬‫املستجدة‬‫باملتطلبات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ ‫ية‬ ‫وما‬ ‫هي‬ ‫الطويل‬ ‫املدى‬ ‫عىل‬ ‫لقيمتهم‬ ‫بالنسبة‬ ‫القرارات‬ ‫الختاذ‬ ‫الطرق‬ ‫أفضل‬ . (172) Ibid. (173) Ibid.
110 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫األرشيفات‬ ‫التي‬ ‫فعال‬ ‫دور‬‫هلا‬ ‫ليس‬ ‫يف‬ ‫إدارة‬ ‫عمل‬ ‫تؤدى‬ ‫وال‬ ‫باجلهة‬ ‫اجلارية‬ ‫الوثائق‬ ‫ها‬ ‫كام‬ ‫ينبغي‬ ‫نظم‬ ‫الستخدام‬‫تلجأ‬ ‫ما‬ ‫عادة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ف‬ ‫باجلهة‬ ‫املوجودة‬ ‫علي‬ ‫ا‬ ‫فقط‬ ‫تكون‬ ‫عندما‬ ‫يف‬ ‫غري‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫تكون‬ ‫عندما‬ ‫ذلك‬ ‫من‬ ‫واألسوأ‬ ‫حياهتا‬ ‫دورة‬ ‫هناية‬ ‫الوثائق‬ ‫مستخدمة‬ ‫يف‬ ‫األساس‬ ‫و‬ ‫فائدة‬ ‫ذات‬‫غري‬ ‫البيانات‬ ‫من‬ ‫بكمية‬ ‫حتتفظ‬ ‫أصبحت‬ ، ‫و‬ ‫احلالة‬ ‫هذه‬ ‫ىف‬ ‫استخالص‬ ‫الصعب‬ ‫من‬ ‫انه‬ ‫نجد‬ ‫أي‬ ‫وثائق‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫مهمة‬ ‫قيمة‬ ‫ذات‬ ‫تكون‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫من‬ ‫لتهجريها‬ ‫إىل‬ ‫يت‬ ‫بام‬ ‫املقرتح‬ ‫النظام‬ ‫من‬ ‫يكون‬ ‫وربام‬ ‫له‬ ‫املخطط‬ ‫النظام‬ ‫متطلبات‬ ‫مع‬ ‫امشى‬ ‫املستحيل‬ ‫أو‬ ‫جد‬ ‫املكلف‬ ‫ا‬ ‫بذلك‬ ‫القيام‬ ، ‫ولتتفاد‬ ‫ى‬ ‫عم‬ ‫الوثائق‬ ‫مسئولو‬ ‫عىل‬ ‫جيب‬ ‫ذلك‬ ‫ل‬ ‫النظم‬ ‫هلذه‬ ‫والتخطيط‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫عن‬ ‫املعلومات‬ ‫جلمع‬ ‫نظامية‬ ‫إجراءات‬ . ( 174 ) ‫فعلي‬ ‫املوجودة‬ ‫املعلومات‬ ‫نظم‬ ‫الكتشاف‬ ‫الطرق‬ ‫من‬ ‫العديد‬ ‫وهناك‬ ‫ا‬ ، ‫تتضمن‬ :  ‫املعلومات‬ ‫نظم‬ ‫ومسئولو‬ ‫الوثائق‬ ‫مسئولو‬ ‫بني‬ ‫استطالعات‬ ‫إجراء‬ ‫واالستبيانا‬ ‫االستطالعات‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫تظهر‬ ‫قد‬ ‫املطلوبة‬ ‫فاملعلومات‬ ‫ت‬ ، ‫هذه‬ ‫االستبيانا‬ ‫ت‬ ‫ينبغي‬ ‫آلخر‬ ‫وقت‬ ‫من‬ ‫تتكرر‬ ‫أن‬ ‫و‬ ‫نتائجهم‬ ‫ألن‬ ‫ذلك‬ ‫تعد‬ ‫ق‬ ‫ديمة‬ ‫الوقت‬ ‫بمرور‬  ‫ليس‬ ‫املنظمة‬ ‫كانت‬ ‫فإذا‬ ‫املشاركة‬ ‫نظام‬ ‫وتأسيس‬ ‫بناء‬ ‫للنظ‬ ‫فعالة‬ ‫نظرة‬ ‫هلا‬ ‫ام‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫النظرة‬ ‫هذه‬ ‫بتطوير‬ ‫هيتمون‬ ‫سوف‬ ‫القرار‬ ‫متخذو‬ ‫فإن‬ ‫املوجود‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫هلم‬ ‫رشكاء‬ ‫إجياد‬ ‫عىل‬ ‫قادرين‬ ‫الوثائق‬ ‫مسئولو‬ ‫نجد‬ ‫ثم‬ ‫ومن‬ ‫واألداء‬ ‫احلالية‬ ‫النظم‬ ‫لدعم‬ ‫اإلمكانات‬ ‫تعزيز‬ ‫أو‬ ‫هلا‬ ‫املخطط‬ . (174) Ibid.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 111 ‫من‬ ‫ليس‬ ‫انه‬ ‫نجد‬ ‫املرحلة‬ ‫هذه‬ ‫وىف‬ ‫الرضوري‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫أنواع‬ ‫بني‬ ‫نفرق‬ ‫أن‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫األنواع‬ ‫بعض‬ ‫تستثنى‬ ‫وال‬ ‫املعلومات‬ ‫نظم‬ ‫كل‬ ‫عىل‬ ‫تشتمل‬ ‫أن‬ ‫املهم‬ ‫من‬ ‫ولكن‬ ‫األنظمة‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫األخرى‬ ‫حتتوي‬ ‫وثائق‬ ‫تشكل‬ ‫معلومات‬ ‫عىل‬ ‫أو‬ ‫وثائق‬ ‫من‬ ‫جزء‬ . ( 175 ) ‫األنظم‬ ‫حتديد‬ ‫من‬ ‫الوحيد‬ ‫الغرض‬ ‫ة‬ ‫فعلي‬ ‫املوجودة‬ ‫ا‬ ‫واألنظم‬ ‫ة‬ ‫فق‬ ‫ليس‬ ‫هلا‬ ‫املخطط‬ ‫ط‬ ‫الكت‬ ‫ولكن‬‫طبيعتها‬‫شاف‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫إليها‬‫حيتاج‬ ‫قد‬‫والتي‬‫عنها‬‫املعلومات‬‫جلمع‬ ‫يف‬ ‫تالية‬‫خطوات‬ ، ‫مساعدة‬ ‫تكون‬ ‫قد‬ ‫التالية‬ ‫واألسئلة‬ ‫يف‬ ‫الصحيحة‬ ‫املعلومات‬ ‫عىل‬ ‫احلصول‬ :  ‫األشخاص‬ ‫من‬ ‫سواء‬ ‫املسئولون‬ ‫هم‬ ‫من‬ ‫أو‬ ‫اجلهات؟‬  ‫واملهام‬ ‫واألنشطة‬ ‫الوظائف‬ ‫ما‬ ‫التي‬ ‫النظام؟‬ ‫قبل‬ ‫من‬ ‫تدعم‬  ‫أي‬ ‫ا‬ ‫الوثائق؟‬ ‫عن‬ ‫تعرب‬ ‫املهام‬ ‫هذه‬ ‫من‬  ‫بني‬‫املتداخلة‬‫العالقات‬‫وما‬‫األنشطة؟‬‫نفس‬‫تساند‬‫أخرى‬‫أنظمة‬‫أي‬‫هناك‬‫هل‬ ‫املستخدمة‬ ‫املختلفة‬ ‫األنظمة‬ ‫يف‬ ‫واألنشطة؟‬ ‫العمليات‬ ‫نفس‬ ‫تنفيذ‬  ‫إليها؟‬ ‫الوصول‬ ‫وإتاحة‬ ‫وجتهيزها‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫حفظ‬ ‫تم‬ ‫كيف‬ ‫ب‬ ‫الواضحة‬ ‫للحقيقة‬ ‫اخلاص‬ ‫االنتباه‬ ‫إعطاء‬ ‫وجيب‬ ‫أ‬ ‫ن‬ ‫أكثر‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫الورقية‬ ‫األساسية‬ ‫بأنظمتها‬ ‫الصلة‬ ‫وثيقة‬ ‫مازالت‬ ‫اليوم‬ . ‫النظام‬‫مسئولو‬‫سؤال‬‫هو‬‫إليها‬‫املحتاج‬‫املعلومات‬‫هذه‬‫عىل‬‫للحصول‬‫وسيلة‬‫وأفضل‬ ‫النظام‬ ‫بتوثيق‬ ‫اخلاصة‬ ‫الوثائق‬ ‫عن‬ ، ‫ما‬ ‫فعادة‬ ‫حتتوي‬ ‫بقواعد‬ ‫اخلاصة‬ ‫التقارير‬ ‫إ‬ ‫دارة‬ ‫النظام‬ (175) Ibid.
112 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫والتقارير‬ ‫املعلومات‬ ‫من‬ ‫الكثري‬ ‫وصيانته‬ ‫النظام‬ ‫بتطوير‬ ‫اخلاصة‬ ‫التي‬ ‫حيتاج‬ ‫تقييم‬ ‫عند‬ ‫إليها‬ ‫وتقديره‬ ‫النظام‬ . ( 176 ) ‫حتتاج‬ ‫التقارير‬ ‫هذه‬ ‫إىل‬ ‫بالنسبة‬ ‫عالية‬ ‫تقنية‬ ‫ومعرفة‬ ‫كاف‬ ‫وقت‬ ‫ملسئويل‬ ‫وعند‬ ‫الوثائق‬ ‫نظم‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫االحتفاظ‬ ‫وتكاليف‬ ‫االحتفاظ‬ ‫سياسة‬ ‫فإن‬ ‫خاصة‬ ‫أمهية‬ ‫هلا‬ ‫يكون‬ ‫بالوثائق‬ ، ‫املثال‬ ‫سبيل‬ ‫فعىل‬ :  ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫احلالية‬ ‫األنظمة‬ ‫حتتوي‬ ‫مثال‬ ‫لالحتفاظ‬ ‫قابلة‬ ‫غري‬ ‫وثائق‬ ‫عىل‬ ‫التحويل‬ ‫تكاليف‬ ‫أن‬ ‫بسبب‬ ‫إىل‬ ‫أشكا‬ ‫من‬ ‫آخر‬ ‫شكل‬ ‫ل‬ ‫للح‬ ‫يصلح‬ ‫الوثائق‬ ‫فظ‬ ‫جد‬ ‫مكلفة‬ ‫تكون‬ ‫بالنظام‬ ‫ا‬  ‫ال‬ ‫بمرور‬ ‫تتغري‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫لالحتفاظ‬ ‫القابلية‬ ‫خاصية‬ ‫فالوثائ‬ ‫وقت‬ ‫ق‬ ‫التي‬ ‫لالحتفاظ‬ ‫قابلة‬ ‫غري‬ ‫تصبح‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫الوقت‬ ‫بمرور‬ ‫للحفظ‬ ‫قابلة‬ ‫تبدو‬ ‫يف‬ ‫الوقت‬ ‫الذي‬ ‫جزء‬ ‫فيه‬ ‫تصبح‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫ا‬ ‫النظام‬ ‫من‬ . ‫الوثائق‬ ‫أخرى‬ ‫ناحية‬ ‫ومن‬ ‫التي‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫اليوم‬ ‫لالحتفاظ‬ ‫قابلة‬‫غري‬ ‫تبدو‬ ‫بذلك‬ ‫تسمح‬ ‫جديدة‬ ‫برامج‬ ‫ظهور‬ ‫عند‬ ‫آلخر‬ ‫شكل‬ ‫من‬ ‫والتحويل‬ ‫لالحتفاظ‬ ‫قابلة‬ . ( 177 ) ‫اخلطوةًالسادسة‬ ً: ‫سياساتًنظمًاحلفظًوت‬ ‫صميمًنظمًاحلفظ‬ ً ‫لنظم‬‫للتخطيط‬‫األساسية‬‫القاعدة‬‫السابقة‬‫اخلطوات‬‫توفر‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫ا‬ ‫إل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫فمتطلبات‬ ‫حتدد‬ ‫احلفظ‬ ‫متطلبات‬ ‫أن‬ ‫بمعنى‬ ‫اجلهة‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫أين‬ ‫توضح‬ ‫احلفظ‬ ‫نظم‬ ‫نظام‬ ‫مواصفات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وإمكاناته‬ ‫ك‬ ‫فيه‬ ‫توافرها‬ ‫الواجب‬ ‫ي‬ ‫ي‬ ‫ب‬ ‫قوم‬ ‫أ‬ ‫داء‬ (176) Ibid. (177) Ibid.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 113 ‫استنادا‬‫األكمل‬‫الوجه‬‫عىل‬‫مهامه‬ ‫إىل‬ ‫اجلهة‬‫احتياجات‬ ، ‫أما‬ ‫النظام‬‫تقييم‬ ‫احلايل‬ ‫ف‬ ‫يوضح‬‫إنه‬ ‫الوضع‬ ‫الفعيل‬ ‫الذي‬ ‫آخر‬ ‫وبمعنى‬ ‫باجلهة‬ ‫املستخدمة‬ ‫النظم‬ ‫عليه‬ ‫فعال‬ ‫اجلهة‬ ‫أين‬ ‫هذه‬ ‫تنهى‬ ‫وبطريقة‬ ‫الوضعني‬ ‫بني‬ ‫الفجوة‬ ‫توضح‬ ‫بطريقة‬ ‫حتدد‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫فالسياسات‬ ‫الفجوة‬ ، ‫اتباعها‬ ‫الواجب‬ ‫واإلجراءات‬ ‫واملعايري‬ ‫السياسات‬ ‫اخلطوة‬ ‫هذه‬ ‫وتشمل‬ ‫باجلهة‬ . ( 178 ) ‫حتتو‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫والسياسات‬ ‫ي‬ ‫عىل‬ :  ‫لنظام‬ ‫األساسية‬ ‫األغراض‬ ‫توضح‬ ‫شاملة‬ ‫سياسات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ ‫ية‬ ‫وفق‬ ‫باجلهة‬ ‫ا‬ ‫النظام‬ ‫ملتطلبات‬ .  ‫نظام‬ ‫مسئوليات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬  ‫ملهامه‬ ‫النظام‬ ‫تنفيذ‬ ‫بإجراءات‬ ‫املتعلقة‬ ‫املنظمة‬ ‫قرارات‬ .  ‫االحتفاظ‬ ‫سياسات‬ ‫التي‬ ‫بعي‬ ‫القيمة‬ ‫ذات‬ ‫بالوثائق‬ ‫االحتفاظ‬ ‫طريقة‬ ‫حتدد‬ ‫د‬ ‫ة‬ ‫املدى‬ .  ‫اإل‬‫النظام‬‫مصادر‬‫ختطيط‬ ‫لكرتوين‬ ‫اإل‬‫للنظام‬‫الناجح‬‫فالتطبيق‬ ‫لكرت‬ ‫وين‬ ‫باملنظمة‬ ‫لإل‬ ‫الفعال‬ ‫التغيري‬ ‫عىل‬ ‫يعتمد‬ ‫دارة‬ ‫للتقنيات‬ ‫بالنسبة‬ ‫احلال‬ ‫هو‬ ‫كام‬ .  ‫يتضمن‬ ‫وذلك‬ ‫للنجاح‬ ‫يتغري‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫للجهة‬ ‫الداخيل‬ ‫السلوك‬ ‫إن‬ : o ‫باملنظمة‬ ‫والعاملني‬ ‫املسئولني‬ ‫كل‬ ‫إرشاك‬ ‫يف‬ ‫البد‬ ‫من‬ ‫كلها‬ ‫العملية‬ ‫اية‬ (178) Ibid.
114 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ o ‫اإل‬ ‫النظام‬ ‫وفوائد‬ ‫أهداف‬ ‫عن‬ ‫صحيحة‬ ‫معلومات‬ ‫تقديم‬ ‫لكرتوين‬ ‫األشخاص‬ ‫لكل‬ ‫املعنيني‬ . ( 179 ) ‫اخلطوةًالسابعة‬ ً: ‫حتقيقًاحلفظًيفًاملد‬ ‫ىًالقصري‬ ً ‫اإل‬ ‫نظام‬ ‫يكون‬ ‫دارة‬ ‫قادر‬ ‫ا‬ ‫رضورية‬ ‫دامت‬ ‫ما‬ ‫الوثائق‬ ‫حفظ‬ ‫عىل‬ ‫و‬ ‫املرغوب‬ ‫بالشكل‬ ‫فيه‬ :  ‫شكل‬ ‫يف‬ ‫مسجلة‬ ‫الوثائق‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫للتغيري‬ ‫قابلة‬ ‫نسخ‬ ‫بإنجاز‬ ‫يسمح‬ .  ‫الشاشة‬ ‫عىل‬ ‫بعرضها‬ ‫يسمح‬ ‫شكل‬ ‫يف‬ ‫مسجلة‬ ‫الوثائق‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫أو‬ ‫أو‬ ‫ط‬ ‫بعها‬ ‫عىل‬ ‫الورق‬ . ‫األصيل‬ ‫النظام‬ ‫يف‬ ‫حمفوظة‬ ‫الوثائق‬ ‫مادامت‬ ‫خاصة‬ ‫إجراءات‬ ‫الختاذ‬ ‫داعي‬ ‫ال‬ - ‫أ‬ ‫ي‬ ‫الذي‬ ‫النظام‬ ‫فيه‬ ‫أنشئت‬ ‫أو‬ ‫به‬ ‫استقبلت‬ ‫وسجلت‬ - ‫ولكن‬ ‫حلف‬ ‫اجليدة‬ ‫املراقبة‬ ‫جتب‬ ‫الوثائق‬ ‫ظ‬ ‫النظام‬ ‫تغيري‬ ‫بمجرد‬ ،‫وتبديله‬ ‫أو‬ ‫شكل‬ ‫يف‬ ‫حلفظها‬ ‫البيانات‬ ‫بعض‬ ‫استخراج‬ ‫تم‬ ‫إذا‬ ‫منفصل‬ . ( 180 ) ‫سياسات‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫الوثائق‬ ‫وختزين‬ ‫حفظ‬ ‫عملية‬ ‫بني‬ ‫التفريق‬ ‫من‬ ‫بد‬ ‫ال‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وعملية‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هبا‬ . (179) Ibid. (180) Ibid.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 115 ‫بنظم‬ ‫الوثائق‬ ‫حفظ‬ ‫فعملية‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هي‬ : " ‫العملية‬ ‫الت‬ ‫ي‬ ‫فيها‬ ‫يتم‬ ‫هبا‬ ‫واالحتفاظ‬ ‫ختزينها‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫واختيار‬ ‫حتديد‬ ‫يف‬ ‫النظام‬ ‫اإللكرتوين‬ " . ( 181 ) ‫عملية‬ ‫أما‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ،‫النظم‬ ‫تلك‬ ‫فهي‬ : " ‫العملية‬ ‫التي‬ ‫م‬ ‫خالهلا‬ ‫ن‬ ‫خالل‬ ‫من‬‫لالسرتجاع‬‫وإتاحتها‬‫بالنظام‬‫املخزنة‬‫الوثائق‬ ‫أماكن‬‫وحتديد‬‫واملراقبة‬‫السيطرة‬‫يتم‬ ‫النظام‬ " . ( 182 ) ‫وتعرف‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫بأهنا‬ : " ‫اإل‬ ‫دارة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫املخزنة‬ ‫للوثائق‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إلكرتو‬ ‫ن‬ ‫ية‬ ‫عليها‬ ‫والسيطرة‬ ‫طويلة‬ ‫لفرتات‬ ‫هبا‬ ‫االحتفاظ‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫والربامج‬ ‫احلاسبات‬ ‫باستخدام‬ ‫بالنظام‬ ‫أماكنها‬ ‫وحتديد‬ ‫و‬ ‫اإل‬ ‫النظام‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫لكرتوين‬ " . ( 183 ) ‫فالدور‬ ‫الذي‬ ‫نظم‬ ‫به‬ ‫تقوم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ال‬ ‫ختزين‬ ‫عىل‬ ‫يقترص‬ ‫ال‬ ‫وثائق‬ ‫بالنظام‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫الدور‬ ‫هذا‬ ‫يمتد‬ ‫وإنام‬ ‫فقط‬ ‫إىل‬ ‫إدارة‬ ‫إمكانات‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫احلاسبات‬ ‫و‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫إنه‬ ‫حيث‬ ‫النظام‬ ‫لوثائق‬ ‫واملراقبة‬ ‫السيطرة‬ ‫لضامن‬ ‫هبا‬ ‫اخلاصة‬ ‫الربامج‬ ‫التحكم‬ ‫وإمكانية‬ ‫بالنظام‬ ‫الوثائق‬ ‫أماكن‬ ‫حتديد‬ ‫يتم‬ ‫السيطرة‬ ‫هذه‬ ‫يف‬ ‫إتاح‬ ‫عمليات‬ ‫تها‬ ‫واسرتجاعها‬ ‫إلكرتون‬ ‫ي‬ ‫ا‬ . ‫ضامن‬ ‫أجل‬ ‫ومن‬ ‫إدارة‬ ‫للوثائق‬ ‫ناجحة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ ‫ية‬ ، ‫فإنه‬ ‫خالهلا‬ ‫من‬ ‫يتم‬ ‫سياسات‬ ‫وجود‬ ‫من‬ ‫بد‬ ‫ال‬ ‫إدارة‬ ‫النظام‬ ، ‫سياسات‬ ‫وتعرف‬ ‫إدارة‬ ‫الوث‬ ‫ائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بأهنا‬ : " ‫الرؤية‬ ‫أو‬ ‫املنهج‬ ‫والذي‬ ‫يكو‬ ‫ن‬ ‫يف‬ ‫إطار‬ (181) Shepherd, Elizabeth: Managing Records: A Handbook of Principles and Practice, London: Facet, 2003, p.33. (182) Dearstyne, Bruce W.: Op.Cit., p.24. (183) Mims, Julian L.: Op.Cit., p.37.
116 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫رسمي‬ ‫وتسهيل‬ ‫بالنظام‬ ‫املخزنة‬ ‫للوثائق‬ ‫األكيدة‬ ‫واحلامية‬ ‫األمن‬ ‫ضامن‬ ‫اجل‬ ‫من‬ ‫باملنظمة‬ ‫النظام‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫واسرتجاعها‬ ‫إتاحتها‬ ‫عمليات‬ " . ( 184 ) ‫وتعرف‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫بأهنا‬ : " ‫اخلطوات‬ ‫التي‬ ‫ضامن‬‫اجل‬‫من‬‫اختاذها‬‫يتم‬ ‫إدارة‬ ‫ا‬‫الوثائق‬ ‫ملخزنة‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫الطويل‬ ‫املدى‬ ‫عىل‬ ‫وهذه‬ ‫باملنظمة‬ ‫األعامل‬ ‫إنجاز‬ ‫املنظمة‬ ‫وأهداف‬ ‫باسرتاتيجيات‬ ‫مبارشا‬ ‫ارتباطا‬ ‫مرتبطة‬ ‫تكون‬ ‫االسرتاتيجيات‬ " . ( 185 ) ‫ضامن‬ ‫أجل‬ ‫فمن‬ ‫إدارة‬ ‫لنظام‬ ‫ناجحة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وجود‬ ‫من‬ ‫بد‬ ‫ال‬ ‫فإنه‬ ‫منهج‬ ‫أو‬ ‫أسلوب‬ ‫إتاحتها‬ ‫عمليات‬ ‫سهولة‬ ‫وضامن‬ ‫النظام‬ ‫لوثائق‬ ‫احلامية‬ ‫يوفر‬ ‫واسرت‬ ‫جاعها‬ ‫هلا‬‫الكاملة‬‫احلامية‬‫مع‬ ، ‫يتمثل‬‫األسلوب‬‫هذا‬ ‫يف‬ ‫اخلطوات‬‫بعض‬ ‫التي‬ ‫اتباعها‬‫يتم‬ ‫و‬ ‫التي‬ ‫تكون‬ ‫يف‬ ‫إطار‬ ‫رسمي‬ ‫باملنظمة‬ ‫و‬ .‫هبا‬ ‫دراية‬ ‫عىل‬ ‫النظام‬ ‫مع‬ ‫العاملني‬ ‫مجيع‬ ‫وتتضمن‬ ‫سياسات‬ ‫إدارة‬ ‫النظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ : ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫وضعًاخلطة‬ ً ‫طريق‬ ‫عىل‬ ‫األوىل‬ ‫اخلطوة‬ ‫إن‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هي‬ ‫خط‬ ‫وضع‬ ‫ة‬ ‫العمل‬ ‫وهي‬ ‫التي‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫للقائمني‬ ‫الدعم‬ ‫تقديم‬ ‫يمكنها‬ ‫ومستخدمي‬ ‫النظام‬ ‫أي‬ ‫ا‬‫ض‬ ‫و‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫عىل‬ ‫اخلطة‬ ‫تشتمل‬ :  ‫األساسية‬ ‫النظام‬ ‫ووظائف‬ ‫أهداف‬ ‫حتديد‬ .  ‫ب‬ ‫اخلاصة‬ ‫واإلجراءات‬ ‫السياسات‬ ‫حتديد‬ ‫إدارة‬ ‫النظام‬ . (184) Gouin, Deborah: Op.Cit., p.34. (185) McLeod, Julie: Managing Electronic Records, London: Facet, 2005.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 117  ‫و‬ ‫التخزين‬ ‫متطلبات‬ ‫حتديد‬ ‫النظام‬ ‫لوثائق‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫االحتفاظ‬ .  ‫اإلجراءات‬ ‫حتديد‬ ‫التي‬ ‫النظام‬ ‫وتأمني‬ ‫محاية‬ ‫توفر‬ .  ‫بالنظام‬ ‫العاملني‬ ‫مسئوليات‬ ‫حتديد‬ . ( 186 ) ً‫ي‬‫ثان‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ً‫حتديدًمسئولياتًنظامًاألرشيف‬ ‫ا‬ ‫إللكرتوني‬ ً ‫إل‬‫الالزمة‬‫املسئوليات‬‫وختصيص‬‫حتديد‬‫بذلك‬‫يقصد‬ ‫دارة‬ ‫النظام‬‫وتطوير‬ ‫ا‬ ‫إللكرتوين‬ ‫اجلهة‬ ‫بوثائق‬ ‫اخلاص‬ ‫التي‬ ‫احلاسبات‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫واسرتجاعها‬ ‫ختزينها‬ ‫يتم‬ ‫أو‬ ‫الو‬ ‫سائط‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫نظام‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫باجلهة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ ( 187 ) ً‫ث‬‫ثال‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ً‫ي‬‫حتديدًالنظمًاملوجودةًفعل‬ ًًً ً ًًًًً ًًًًً ً ًًًًً ًً ً ‫ا‬ ً ‫واملخططًهلا‬ ً ‫لكي‬ ‫اإل‬ ‫األرشيف‬ ‫نظام‬ ‫يكون‬ ‫لكرتوين‬ ‫موثوق‬ ‫ا‬ ‫حاجة‬ ‫هناك‬ ‫يكون‬ ‫فإنه‬ ‫فيه‬ ‫إىل‬ ‫معرفة‬ ‫مشاكل‬ ‫ماهية‬ ‫إدارة‬ ‫اإل‬ ‫األرشيف‬ ‫لكرتوين‬ ‫يف‬ ‫احلالية‬ ‫للنظم‬ ‫تقييم‬ ‫عمل‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫اجلهة‬ " ‫فعلي‬ ‫املوجودة‬ ‫ا‬ " ، ‫األولويات‬‫بتحديد‬ ‫تسمح‬‫واضحة‬‫ورؤية‬ ‫حقائق‬ ‫يقدم‬‫سوف‬‫التقييم‬ ‫هذا‬ ‫و‬ ‫النظام‬ ‫أن‬ ‫لضامن‬ ‫االحتياجات‬ ‫احلايل‬ ‫عىل‬ ‫بوظائفه‬ ‫يقوم‬ ‫أ‬ ‫وجه‬ ‫كمل‬ ‫أو‬ ‫حاجة‬ ‫هناك‬ ‫أن‬ ‫نظام‬ ‫لتصميم‬ ‫بدال‬ ‫آخر‬ ‫منه‬ . ( 188 ) (186) Langemo, Mark: Establishing and Managing Successful Records Management Programs, Greenwood Village, Colo.: Information Requirements Clearinghouse, 2004. (187) Ibid., p.32. - Gouin, Deborah: Op.Cit., p.32 (188) Ibid.
118 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ً‫ع‬‫راب‬ ً ًًً ‫ا‬ ً: ‫ختصيصًاملصادرًالكافية‬ ً ‫الفوائد‬ ‫إن‬ ‫التي‬ ‫عىل‬ ‫العتامدها‬ ‫نتيجة‬ ‫اجلهة‬ ‫جتنيها‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫ل‬ ‫كرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫أعامهلا‬ ‫ينبغي‬ ‫األولوي‬ ‫هلا‬ ‫يكون‬ ‫وأن‬ ‫باجلهة‬ ‫املسئولني‬ ‫أعني‬ ‫نصب‬ ‫توضع‬ ‫أن‬ ‫ة‬ ‫عن‬ ‫التقييم‬ ‫د‬ ‫الواقعي‬ ‫اجلهة‬ ‫تلك‬ ‫ملصادر‬ ‫التي‬ ‫و‬ ‫تأسيس‬ ‫عىل‬ ‫باإلنفاق‬ ‫تقوم‬ ‫أن‬ ‫يمكنها‬ ‫إدارة‬ ‫ن‬ ‫ظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫فبالرغم‬ ،‫اإللكرتونية‬ ‫و‬ ‫لتأسيس‬ ‫املرتفعة‬ ‫التكاليف‬ ‫من‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫إد‬ ‫ارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وأثره‬‫استخدامها‬ ‫فوائد‬‫أن‬‫إال‬ ‫ا‬ ‫التكاليف‬ ‫هذه‬‫تفوق‬‫باجلهة‬‫األعامل‬‫إنجاز‬‫عىل‬ ، ‫األ‬ ‫لرشاء‬ ‫مطلوبة‬ ‫تكون‬ ‫سوف‬ ‫املصادر‬ ‫هذه‬ ‫وضامن‬ ‫املناسبة‬ ‫الربامج‬ ‫ورشاء‬‫وصيانتها‬ ‫جهزة‬ ‫النظام‬ ‫وتشغيل‬ ‫دعم‬ ‫عىل‬ ‫يعملون‬ ‫الذين‬ ‫للموظفني‬ ‫الناجح‬ ‫اإلعداد‬ . ( 189 ) ً‫س‬‫خام‬ ً ً ًً ‫ا‬ ً: ‫التنسيقًبنيًاألنظمة‬ ً ‫اإل‬ ‫النظام‬ ‫بني‬ ‫والربط‬ ‫التنسيق‬ ‫الرضوري‬ ‫من‬ ‫لكرتوين‬ ‫الورقي‬ ‫والنظام‬ ، ‫ك‬ ‫من‬ ‫ثريا‬ ‫خط‬ ‫تعتقد‬ ‫اجلهات‬ ‫ا‬ ‫االجتاه‬ ‫بان‬ ‫إىل‬ ‫النظم‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫غري‬ ‫الورقية‬ ‫األنظمة‬ ‫سيجعل‬ ‫رضورية‬ ، ‫يؤدى‬ ‫قد‬ ‫ألنه‬ ‫خطر‬ ‫ولكنه‬ ‫خاطئ‬ ‫فقط‬ ‫ليس‬ ‫االعتقاد‬ ‫هذا‬ ‫ومثل‬ ‫إىل‬ ‫الوث‬ ‫دمار‬ ‫ائق‬ ‫الوثائق‬ ‫حلامية‬ ‫كاف‬ ‫ضامن‬ ‫بدون‬ ‫اهلامة‬ ‫الورقية‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ ( 190 ) ‫استمرارية‬ ‫هناك‬ ‫العامل‬ ‫بلدان‬ ‫معظم‬ ‫وىف‬ ‫إىل‬ ‫النظم‬ ‫عىل‬ ‫لإلبقاء‬ ‫حاجة‬ ‫هناك‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫الور‬ ‫و‬ ‫قية‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫مع‬ ‫ا‬ ، ‫أسباب‬ ‫لعدة‬ ‫وذلك‬ : (189) Strong, Karen: Integrating EDMS Functions and Records Management Principles, the Information Journal. 33, no.3, 1999, p.12. - Gouin, Deborah: Op.Cit., p.39 (190) Gable, Julie: The Role of Electronic Records Management, London: ASLIB, 2000, p.45.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 119  ‫باجلهة‬ ‫الورقية‬ ‫الوثائق‬ ‫كل‬ ‫حتويل‬ ‫عملية‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫املحتمل‬ ‫من‬ ‫إىل‬ ‫نظ‬ ‫ام‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫للمنظمة‬ ‫بالنسبة‬ ‫للغاية‬ ‫مكلفة‬ .  ‫الشكل‬ ‫عىل‬ ‫تكون‬ ‫باجلهات‬ ‫املستخدمة‬ ‫الوثائق‬ ‫معظم‬ ‫الورقي‬ .  ‫الوثوق‬ ‫درجة‬‫حلامية‬‫قوية‬ ‫صعوبات‬ ‫هناك‬ ‫وتوفريها‬ ‫إتاحتها‬ ‫وإمكانية‬ ‫للوثائق‬ ‫الوقت‬ ‫بمرور‬ .  ‫موثوق‬ ‫غري‬ ‫والتجهيزات‬ ‫املصادر‬ ‫يف‬ ‫إليها‬ ‫احلاجة‬ ‫عند‬ ‫توفرها‬ ، ‫الن‬ ‫بينام‬ ‫ظم‬ ‫لالستخدام‬ ‫صاحلة‬ ‫الورقية‬ ‫يف‬ ‫والتجهيزات‬ ‫املصادر‬ ‫هذه‬ ‫توافر‬ ‫عدم‬ ‫حالة‬ .  ‫األصلي‬‫الوثائق‬ ‫ة‬ ‫تطلب‬‫قد‬ ‫يف‬ ‫الشكل‬ ‫الورقي‬ ‫ألنه‬‫قانونية‬‫ألسباب‬ ‫يف‬ ‫من‬‫كثري‬ ‫بلد‬ ‫بالوثائق‬ ‫يعرتف‬ ‫ال‬ ‫العامل‬ ‫ان‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬  ‫اكتشاف‬ ‫الصعب‬ ‫من‬ ‫االحتيال‬ ‫واإلفساد‬ ‫يف‬ ‫النظم‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬  ‫األجهزة‬ ‫وتبديل‬ ‫النظام‬ ‫صيانة‬ ‫لتمويل‬ ‫صعوبة‬ ‫هناك‬ ‫يكون‬ ‫قد‬ ‫أو‬ ‫تطو‬ ‫ير‬ ‫الربامج‬ . ( 191 ) ً‫س‬‫ساد‬ ً ًًً ‫ا‬ ً: ً‫املساهمة‬ ‫يف‬ ً ‫تصميمًالنظام‬ ً ‫اختاذ‬ ‫يتم‬ ‫النظم‬ ‫الستخدام‬ ‫بالتحول‬ ‫اخلاص‬ ‫القرار‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ا‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫إل‬ ‫دارة‬ ، ‫اعتامد‬ ‫املتخصصني‬ ‫وخربة‬ ‫نصيحة‬ ‫عىل‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫املعلومات‬ ‫وتكنولوجيا‬ ‫الوثائق‬ ‫جمايل‬ . ‫كل‬ ‫وعىل‬ (191) Hedstrom, Margaret: Electronic Records Management Program Strategies. Archives and Museum Informatics Technical Report No. 18. Pittsburgh, PA: Archives and Museum Informatics, 1993, p.17.
120 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫فإن‬ ‫حال‬ ‫مسئويل‬ ‫وأخصائيي‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫اجلهات‬ ‫كل‬ ، ‫يسهموا‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫يف‬ ‫حتدي‬ ‫متطلبات‬ ‫د‬ ‫اإل‬ ‫النظام‬ ‫وتصميم‬ ‫لكرتوين‬ ‫املقرتح‬ ، ‫املسامهة‬ ‫هذه‬ ‫وتتمثل‬ ‫يف‬ :  ‫املعلومات‬‫أن‬‫من‬‫التأكد‬ ‫التي‬ ‫النظام‬‫حيتوهيا‬ ‫احلايل‬ ‫وبط‬‫كاملة‬ ‫تنقل‬‫سوف‬ ‫ريقة‬ ‫آمنة‬ ‫إىل‬ ‫النظام‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫اجلديد‬ .  ‫النظا‬‫بصيانة‬‫املتعلقة‬‫االشرتاطات‬‫أن‬‫من‬‫التأكد‬ ‫م‬ ‫وخمص‬‫وعقود‬‫وحتديثه‬ ‫صات‬ ‫املوظفني‬ ‫يف‬ ‫تنفيذها‬ ‫يتم‬ ‫سوف‬ ‫امليزانية‬ .  ‫وامل‬ ‫الدقيقة‬ ‫البيانات‬ ‫مصادر‬ ‫وإتاحة‬ ‫توافر‬ ‫نظمة‬ .  ‫الالز‬ ‫الدعم‬ ‫توفر‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫م‬ ‫جتهيز‬ ‫خطط‬ ‫وتنفيذ‬ ‫التخزين‬ ‫ووسائط‬ ‫للنظام‬ ‫االحتياطية‬ ‫النسخ‬ .  ‫فيه‬ ‫والعاملني‬ ‫النظام‬ ‫ملستخدمي‬ ‫ومتقدم‬ ‫مستمر‬ ‫تدريب‬ ‫وجود‬  ‫وجود‬ ‫إدارة‬ ‫النظام‬ ‫عمليات‬ ‫لدعم‬ ‫مناسبة‬ . ( 192 ) ً‫ع‬‫ساب‬ ً ًًً ‫ا‬ ً: ‫توفريًالتدريب‬ ً ‫عنرص‬ ‫التدريب‬ ‫يمثل‬ ‫ا‬ ‫هام‬ ‫ا‬ ‫نجاح‬ ‫عنارص‬ ‫من‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫عىل‬ ‫للقائمني‬ ‫يتيح‬ ‫املنتظم‬ ‫فالتدريب‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫والع‬ ‫عىل‬ ‫التعرف‬ ‫املني‬ ‫إل‬ ‫بالنسبة‬‫جديد‬ ‫هو‬‫ما‬‫كل‬ ‫دارة‬ ‫هلذا‬‫النظام‬‫وصيانة‬ ‫ينبغي‬ ‫ي‬‫الالزم‬‫التدريب‬‫أن‬‫من‬‫التأكد‬ ‫قدم‬ ‫إىل‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫والقائمني‬ ‫املستخدمني‬ ، ‫التدريب‬ ‫هذا‬ ‫ويتضمن‬ :  ‫الوثائق‬ ‫حتديد‬ ‫إجراءات‬ ‫عىل‬ ‫التدريب‬ ‫التي‬ ‫بالنظام‬ ‫ختزن‬ ‫سوف‬ . (192) Langemo, Mark: Op.Cit., p.39.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 121  ‫الوثائق‬ ‫إدخال‬ ‫عملية‬ ‫إىل‬ ‫النظام‬ .  ‫الدورية‬ ‫الصيانة‬ ‫عملية‬ .  ‫االحتياطية‬ ‫النسخ‬ ‫عمل‬ . ( 193 ) ‫إل‬ ‫األساسية‬ ‫المبادئ‬ ‫دارة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫الضوابط‬ ‫هبا‬ ‫يقصد‬ ‫التي‬ ‫متثل‬ ‫عملية‬ ‫وتسهيل‬ ‫لتفعيل‬ ‫األساسية‬ ‫األدوات‬ ‫إ‬ ‫دارة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫والتي‬ ‫ية‬ ‫ينبغي‬ ‫االلتزام‬ ‫هبا‬ ، ‫النظر‬ ‫األسلوب‬ ‫تقدم‬ ‫إهنا‬ ‫حيث‬ ‫ي‬ ‫إجراءات‬ ‫نجاح‬ ‫ضامن‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫السليم‬ ‫والعميل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ب‬ ‫املخزنة‬ ‫ن‬ ‫ظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫املبادئ‬ ‫هذه‬ ‫وتتمثل‬ ‫يف‬ ‫التالية‬ ‫النقاط‬ : ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫حفظًالوثائقًبا‬ ‫لنظام‬ ً ‫الوثائق‬ ‫أن‬ ‫لضامن‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بنظام‬ ‫املخزنة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫صاحلة‬ ‫ومفهومة‬ ‫لالستخدام‬ ‫و‬ ‫متاحة‬ ، ‫من‬ ‫فإنه‬ ‫الرضوري‬ ‫تقديم‬ ‫أو‬ ‫الشكل‬ ‫توضيح‬ ‫البنائي‬ ‫أو‬ ‫الرتكيب‬ ‫اهليكيل‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫هبا‬ ‫املخزنة‬ ‫للطريقة‬ ‫يف‬ ‫نظام‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫ل‬ ‫كرتون‬ ،‫ية‬ ‫ومن‬ ‫نظام‬ ‫عن‬ ‫املسئولون‬ ‫يقوم‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وإرشاد‬ ‫تعليامت‬ ‫بعمل‬ ‫ات‬ ‫ملستخدمي‬ ‫النظام‬ ‫يف‬ ‫وأماكنها‬ ‫الوثائق‬ ‫مواقع‬ ‫فيها‬ ‫يوضح‬ ‫املختلفة‬ ‫اإلدارات‬ ‫يف‬ ‫األدلة‬ ‫املوجودة‬ )‫(املجلدات‬ ‫يف‬ ‫النظام‬ . ( 194 ) (193) Ibid., p.39-40. - LeFurgy, William: Principles for managing electronic records, Boston: Kluwer Academic Publishers, 2003, p.51. (194) Ibid.
122 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ً‫ي‬‫ثان‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ‫بناءًاألدلة‬ ً ‫ا‬ ‫اجمللدات‬ ) ً ‫عند‬ ‫االهتاممات‬ ‫أول‬ ‫إن‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ ‫ية‬ ‫األدلة‬ ‫بناء‬ ‫هو‬ ( ‫املجلدات‬ ) ‫وهي‬ ‫األماكن‬ ‫التي‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ‫حلفظ‬ ‫ختصيصها‬ ‫يتم‬ . ‫ومن‬ ‫بالشجرة‬ ‫األدلة‬ ‫نظام‬ ‫تشبيه‬ ‫املمكن‬ ، ‫الدليل‬ ‫من‬ ‫تتفرع‬ ‫الفرعية‬ ‫واألدلة‬ ‫األدلة‬ ‫إن‬ ‫حيث‬ ‫الرئييس‬ ‫أو‬ " ‫اجلذر‬ " ‫يف‬ ‫بناء‬ ‫شكل‬ ‫هيكيل‬ ‫مرتب‬ . ( 195 ) ‫األدلة‬ ‫لشكل‬ ‫مثال‬ ‫وأفضل‬ ‫هي‬ " ‫املجلدات‬ " " Folders " ‫يف‬ ‫النوافذ‬ ‫تشغيل‬ ‫نظام‬ Windows ‫الفرعية‬ ‫واألدلة‬ ‫الرئيسية‬ ‫األدلة‬ ‫مستويات‬ ‫ذلك‬ ‫ويتضمن‬ . ‫املختلفة‬ ‫اإلدارات‬ ‫من‬ ‫املستخدمني‬ ‫كل‬ ‫حاجات‬ ‫لتناسب‬ ‫تنظم‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫واألدلة‬ ، ‫ا‬‫أيض‬ ‫الوثائ‬ ‫بتخزين‬ ‫يقومون‬ ‫من‬ ‫ق‬ ‫نظام‬ ‫من‬ ‫واسرتجاعها‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ .‫ة‬ ‫طرق‬ ‫عدة‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫األدلة‬ ‫وهيكل‬ ‫تركيب‬ ‫بناء‬ ‫يمكن‬ ، ‫مثال‬ :  ‫املستخدمني‬ ‫أسامء‬ .  ‫التواريخ‬ .  ‫باملنظمة‬ ‫التنظيمية‬ ‫والوحدات‬ ‫اإلدارات‬ ‫أسامء‬ .  ‫الوثيقة‬ ‫نوع‬ . (195) Ibid.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 123 ‫املوظفني‬ ‫أسامء‬ ‫حتمل‬ ‫أدلة‬ ‫عمل‬ ‫يتم‬ ‫إنه‬ ‫بحيث‬ ، ‫أو‬ ‫أسام‬ ‫ء‬ ‫املنظ‬ ‫داخل‬ ‫اإلدارات‬ ‫م‬ ‫ة‬ ‫أو‬ ‫الوثيقة‬ ‫نوع‬ ‫بحسب‬ ‫أو‬ ‫أي‬ ‫ا‬ ‫األساليب‬ ‫من‬ ‫التي‬ ‫داخل‬ ‫واألعامل‬ ‫النشاط‬ ‫طبيعة‬ ‫تناسب‬ ‫املنظمة‬ . ( 196 ) ‫الرتكيب‬‫تبنى‬‫أن‬‫اجلهات‬‫عىل‬‫جيب‬‫حال‬‫أية‬‫وعىل‬ ‫اهليكيل‬ ‫أساس‬‫عىل‬‫لألدلة‬ ‫وظائف‬ ‫طبق‬ ‫منظمة‬ ‫بالنظام‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫أن‬ ‫لضامن‬ ‫ونشاطاهتا‬ ‫وبراجمها‬ ‫اإلدارات‬ ‫ا‬ ‫للط‬ ‫ريقة‬ ‫التي‬ ‫اإلدارات‬ ‫هبا‬ ‫تعمل‬ ‫اجلهة‬ ‫داخل‬ ‫وبالتايل‬ ‫اإلدارات‬ ‫هبذه‬ ‫املوظفني‬ ‫عىل‬ ‫السهل‬ ‫من‬ ‫سيكون‬ ‫النظام‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫اإللكرتوين‬ . ‫ا‬‫أيض‬ ‫استخدام‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ " ‫واأللفاظ‬ ‫املفردات‬ " ‫والتي‬ ‫خالل‬ ‫استخدامها‬ ‫يتم‬ ‫باجلهة‬ ‫األعامل‬ ‫إنجاز‬ ‫والتي‬ ‫األ‬ ‫لتسمية‬ ‫كقاعدة‬ ‫عملهم‬ ‫أثناء‬ ‫املوظفون‬ ‫يستخدمها‬ ‫د‬ ‫لة‬ . ( 197 ) ‫فمثال‬ ‫لفظ‬‫تستخدم‬ ‫اجلهة‬ ‫كانت‬‫إذا‬ ‫أو‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫معني‬ ‫نوع‬ ‫عىل‬ ‫كداللة‬‫معينة‬ ‫كلمة‬ ‫اللفظ‬ ‫هذا‬ ‫استخدام‬ ‫املفضل‬ ‫من‬ ‫فإنه‬ ‫واملستندات‬ ‫أو‬ ‫مثل‬ ‫املجلد‬ ‫تسمية‬ ‫عند‬ ‫الكلمة‬ : ‫استامرة‬ ‫للعاملني‬ ‫اخلدمة‬ ‫إهناء‬ ‫كلمة‬ ‫يستخدم‬ ‫س‬ 6 ‫عليها‬ ‫للداللة‬ . ‫ومن‬ ‫عند‬ ‫اتباعها‬ ‫الواجب‬ ‫املبادئ‬ ‫األدلة‬ ‫بناء‬ ‫تصميم‬ :  ‫بسيط‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫البناء‬ ‫ا‬ ‫ومنطقي‬ ‫ا‬ . (196) Stewart, Jeffrey Robert: Professional Records and Information Management, New York: Glencoe/McGraw-Hill, 2002, p.46. (197) Ibid.
124 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫جيب‬ ‫األدلة‬ ‫ترتيب‬ ‫أن‬ ‫العام‬ ‫من‬ ‫يكون‬ ‫إىل‬ ‫النشاط‬ ‫من‬ ‫أخرى‬ ‫وبطريقة‬ ‫اخلاص‬ ‫الرئييس‬ ‫إىل‬ ‫النشاط‬ ‫الثانوي‬ ، ‫إىل‬ ‫الثانوية‬ ‫واملهام‬ ‫املهام‬ ، ‫مثال‬ : ‫اإل‬ ‫دارة‬ ‫املالية‬ ---- > ‫إدارة‬ ‫احلسابات‬ ---- > ‫املدفوعات‬  ‫املصطلحات‬ ‫استخدام‬ ‫األدلة‬ ‫تسمية‬ ‫عند‬ ‫والثابتة‬ ‫الواضحة‬ ، ‫سيسم‬ ‫وهذا‬ ‫ح‬ ‫برسعة‬ ‫واسرتجاعها‬ ‫أماكنها‬ ‫وتعيني‬ ‫الوثائق‬ ‫بتحديد‬ ‫النظام‬ ‫ملستخدمي‬ . ( 198 ) ‫ترغب‬ ‫اجلهة‬ ‫كانت‬ ‫وإذا‬ ‫يف‬ ‫استناد‬ ‫لألدلة‬ ‫اهليكيل‬ ‫البناء‬ ‫تأسيس‬ ‫ا‬ ‫إىل‬ ‫أعام‬ ‫هلا‬ ‫ونشاطاهتا‬ ، ‫ففي‬ ‫احلالة‬ ‫هذه‬ ‫ينبغي‬ ‫وامل‬ ‫املراتب‬ ‫أساس‬ ‫عىل‬ ‫الرتتيب‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫س‬ ‫تويات‬ ، ‫وهو‬ ‫بسهولة‬ ‫فرعية‬ ‫وأدلة‬ ‫أدلة‬ ‫عىل‬ ‫حتويله‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ . ‫احلالة‬ ‫هذه‬ ‫مثل‬ ‫وىف‬ ‫البناء‬ ‫هذا‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫ما‬ ‫غالبا‬ ‫الورقية‬ ‫بالنظم‬ ‫احلفظ‬ ‫وعمليات‬ ‫و‬ ‫الورقية‬ ‫النظم‬ ‫أجزاء‬ ‫بني‬ ‫للربط‬ ‫جيدة‬ ‫وسائل‬ ‫سيقدم‬ ‫ذلك‬ ‫فإن‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ ( 199 ) ً‫ث‬‫ثال‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ‫االتفاق‬ ً ‫علىًالتسميات‬ ً ‫اإلدارات‬ ‫عىل‬ ‫جيب‬ ‫اإل‬ ‫األرشيف‬ ‫بنظام‬ ‫املعنية‬ ‫لكرتوين‬ ‫مسميات‬ ‫عىل‬ ‫تتفق‬ ‫أن‬ ‫األدلة‬ ‫وكذلك‬ ‫بالنظام‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫التي‬ ‫من‬ ‫العائدة‬ ‫الفوائد‬ ‫من‬ ‫الكثري‬ ‫وهناك‬ ‫حتوهيا‬ ‫منها‬ ‫املسميات‬ ‫عىل‬ ‫االتفاق‬ :  .‫برسعة‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫إمكانية‬ ‫يتيح‬ ‫مما‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫الوثائق‬ ‫أماكن‬ ‫حتديد‬ ‫إمكانية‬ (198) LeFurgy, William: Op.Cit., p.53. (199) Ibid., p 49.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 125  ‫االتفاق‬ ‫ا‬ ‫مسميات‬ ‫عىل‬ ‫الوثائق‬ ‫متييز‬ ‫للموظفني‬ ‫يتيح‬ ‫وإصداراهتا‬ ‫لوثائق‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫خلطر‬ ‫التعرض‬ ‫دون‬ ‫استخدامها‬ ‫إعادة‬ ‫يتيح‬ ‫مما‬ ‫بالنظام‬ ‫بتخزينها‬ ‫آخرون‬ ‫قام‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫الوثيقة‬ ‫نفس‬ ‫من‬ ‫أخرى‬ ‫نسخ‬ ‫عمل‬ .  ‫النسخ‬ ‫لتمييز‬ ‫استخدامه‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫عليه‬ ‫املتفق‬ ‫الوثيقة‬ ‫اسم‬ ‫أو‬ ‫اإلص‬ ‫دارات‬ ‫مل‬‫وإنه‬‫املسودات‬‫من‬‫النهائية‬ ‫ن‬ ‫الرضوري‬ ‫اإلمكان‬‫بقدر‬‫املخترصات‬‫استخدام‬ ‫املخترصات‬ ‫بتحديد‬ ‫الوثائق‬ ‫وأخصائيو‬ ‫مسئولو‬ ‫يقوم‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫حيث‬ ‫املستخدمة‬ ‫يف‬ ‫كل‬ .‫إدارة‬ ( 200 ) ‫أقراص‬ ‫عىل‬ ‫بالنظام‬ ‫املخزنة‬ ‫للوثائق‬ ‫املستخدمني‬ ‫تبادل‬ ‫عند‬ ‫املشاكل‬ ‫وتظهر‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫أسطوانات‬ ‫أو‬ ‫عىل‬ ‫حتميلها‬ ‫أي‬ ‫للتخزين‬ ‫وسيط‬ ، ‫يمكن‬ ‫فال‬ ‫األسامء‬ ‫بنفس‬ ‫الوثائق‬ ‫وألن‬ ‫هبم‬ ‫اخلاصة‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫عىل‬ ‫الدليل‬ ‫نفس‬ ‫داخل‬ ‫ختزينها‬ ، ‫املستخد‬ ‫حيتاج‬ ‫لذلك‬ ‫مني‬ ‫االسم‬ ‫بنفس‬ ‫الوثائق‬ ‫حلفظ‬ ‫يف‬ ‫منفصلة‬ ‫أدلة‬ . ً‫ع‬‫راب‬ ً ًًً ‫ا‬ ً: ‫السيطرةًعلىًإصداراتًالوثيقة‬ ً ‫الدرجة‬ ‫التي‬ ‫اإل‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫حفظها‬ ‫قبل‬ ‫معينة‬ ‫وثيقة‬ ‫مراجعة‬ ‫عندها‬ ‫يمكن‬ ‫ل‬ ‫كرت‬ ‫وين‬ ‫للمستخدمني‬ ‫واإلرشادات‬ ‫اجلهات‬ ‫بإجراءات‬ ‫تتعلق‬ ‫مسألة‬ . ‫الوثيقة‬ ‫تصبح‬ ‫وعندما‬ ‫يف‬ ‫النهائية‬ ‫إصدارهتا‬ ( ‫النهائية‬ ‫نسختها‬ ) ‫إجرا‬ ‫فإن‬ ‫ء‬ ‫أي‬ ‫عملية‬ ‫عام‬ ‫بشكل‬ ‫متنع‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫الوثائق‬ ‫عىل‬ ‫تعديل‬ ، ‫و‬ ‫اجلديدة‬ ‫اإلصدارات‬ ‫أو‬ ‫با‬ ‫املتعلقة‬ ‫لوثائق‬ (200) Ibid., p.53-54. - Stewart, Jeffrey Robert: Op.Cit., p.49.
126 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫إنشائها‬ ‫يمكن‬ ‫بالنظام‬ ‫املخزنة‬ ‫وثيقة‬ ‫كأهنا‬ ‫وحفظها‬ ‫الوثيقة‬ ‫من‬ ‫نسخة‬ ‫حترير‬ ‫اإل‬ ‫األرشيف‬ ‫بنظام‬ ‫وخمزنة‬ ‫جديدة‬ ‫لكرتوين‬ . ( 201 ) ‫املثال‬ ‫سبيل‬ ‫عىل‬ : ‫من‬ ‫يكون‬ ‫قد‬ ‫الرضوري‬ ‫من‬ ‫بداية‬ ‫الوثيقة‬ ‫إصدارات‬ ‫خمتلف‬ ‫حفظ‬ ‫وحتى‬ ‫املسودة‬ ‫مرحلة‬ ‫النهائي‬ ‫الشكل‬ ، ‫انه‬ ‫عىل‬ ‫ينبغي‬ ‫اإل‬ ‫األرشيف‬ ‫نظام‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫لكرتوين‬ ‫قادر‬ ‫ا‬ ‫مع‬ ‫للوثائق‬ ‫املختلفة‬ ‫اإلصدارات‬ ‫ربط‬ ‫عىل‬ ‫ا‬ ، ‫آلي‬ ‫إما‬ ‫ا‬ ‫اإل‬ ‫النظام‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫لكرت‬ ‫وين‬ ‫أو‬ ‫واألدلة‬ ‫الوثائق‬ ‫لتسمية‬ ‫صارمة‬ ‫وضوابط‬ ‫قواعد‬ ‫استخدام‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫التي‬ ‫ل‬ ‫حتتوهيا‬ ‫أن‬ ‫ضامن‬ ‫إصدارة‬ ‫آخر‬ ( ‫نسخة‬ ) ‫هي‬ ‫التي‬ ‫واستخدامها‬ ‫باسرتجاعها‬ ‫املستخدم‬ ‫يقوم‬ ‫سوف‬ ، ‫و‬ ‫ين‬ ‫بغي‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫املستخدم‬ ‫عىل‬ ‫السابقة‬ ‫اإلصدارات‬ ‫بأن‬ ‫دراية‬ ‫عىل‬ ( ‫األولية‬ ) ‫موجو‬ ‫للوثيقة‬ ‫دة‬ ‫اإل‬ ‫األرشيف‬ ‫نظام‬ ‫عىل‬ ‫وخمزنة‬ ‫لكرتوين‬ . ً‫س‬‫خام‬ ً ً ًً ‫ا‬ ً: ً‫النسخ‬ ‫االحتياطية‬ ً ‫تعد‬ ‫للوثائق‬ ‫احتياطية‬ ‫نسخ‬ ‫إنشاء‬ ‫إجراءات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ب‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثا‬ ‫ئق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بالنظام‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫محاية‬ ‫طريق‬ ‫عىل‬ ‫واألساسية‬ ‫اهلامة‬ ‫اخلطوات‬ ‫من‬ ‫يف‬ ‫التلف‬ ‫حاالت‬ ، ‫اخلسار‬ ‫ة‬ ‫أو‬ ‫الضياع‬ . ‫العملية‬ ‫وهى‬ ‫التي‬ ‫أبرزها‬ ‫ختزينية‬ ‫وسائط‬ ‫عىل‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ‫من‬ ‫نسخ‬ ‫عمل‬ ‫فيها‬ ‫يتم‬ DVDs , CDs ‫ووضعها‬ ‫يف‬ ‫محايتها‬ ‫لضامن‬ ‫النظام‬ ‫به‬ ‫املوجود‬ ‫املكان‬ ‫عن‬ ‫بعيدة‬ ‫أماكن‬ . ( 202 ) (201) LeFurgy, William: Op.Cit., p.57. - Stewart, Jeffrey Robert: Op.Cit., p.53. (202) Smith, Colin: Secondary Storage in the 21th Century, Danbury, CT: Green Linnett Records, 2001, p.27.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 127 ‫احتياطية‬ ‫نسخ‬ ‫عمل‬ ‫إلمكانية‬‫فعالة‬ ‫إجراءات‬‫تقدم‬ ‫احلاسب‬ ‫شبكات‬‫بيئات‬ ‫ومعظم‬ ‫النظام‬ ‫لوثائق‬ . ً‫س‬‫ساد‬ ً ًًً ‫ا‬ ً: ‫اختيارًوسائطًالتخزين‬ ً ‫هي‬ ‫أل‬ ‫الرئيسية‬ ‫الدعامة‬ ‫ي‬ ‫أرشيف‬ ‫نظام‬ ‫إلكرتوين‬ ، ‫وهي‬ ‫جمموعة‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ‫الوسائط‬ ‫التي‬ ‫اإل‬ ‫األرشيف‬ ‫نظام‬ ‫وثائق‬ ‫عليها‬ ‫ختزن‬ ‫لكرتوين‬ ‫يف‬ ‫شكلها‬ ‫الرقمي‬ ‫تتمثل‬ ، ‫يف‬ : ( 1 ‫ا‬ ) ‫لوسائط‬ ‫املغناطيسية‬ Magnetic Media ‫هي‬ ‫الوسائط‬ ‫التي‬ ‫واملجال‬ ‫املغناطيسية‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫املغناطييس‬ ‫يف‬ ‫تك‬ ‫أهنا‬ ‫حيث‬ ‫وينها‬ ‫حتتوي‬ ‫احلديد‬ ‫أكسيد‬ ‫من‬ ‫مادة‬ ‫عىل‬ ‫املغناطييس‬ ‫وختزينه‬ ‫البيانات‬ ‫تسجيل‬ ‫يتم‬ ‫حيث‬ ‫عىل‬ ‫ا‬ ‫هذه‬ ‫املجال‬ ‫بواسطة‬ ‫املادة‬ ‫املغناطييس‬ ، ‫الرسيع‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫التخزين‬ ‫عىل‬ ‫احليوية‬ ‫وملقدرهتا‬ ‫املغناطيسية‬ ‫الوسائط‬ ‫أصبحت‬ ‫أسعارها‬ ‫انخفاض‬ ‫مع‬ ‫للوثائق‬ ‫هي‬ ‫املطلب‬ ‫األسايس‬ ‫عند‬ ‫النظم‬ ‫تأسيس‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ . ( 203 ) ‫مع‬ ‫ربطهم‬ ‫املمكن‬ ‫ومن‬ ‫نسبيا‬ ‫رخيصة‬ ‫التقنيات‬ ‫وهذه‬ ‫ا‬ ‫لتخزين‬ ‫أكرب‬ ‫ا‬ ‫من‬ ‫قدر‬ ‫لوثائق‬ ‫اسرتج‬ ‫إمكانية‬ ‫مع‬ ‫اعهم‬ ‫يف‬ ‫الوسائط‬ ‫هذه‬ ‫ويمثل‬ ‫وقت‬ ‫أرسع‬ :  ‫الصلبة‬ ‫األقراص‬ Hard Disks .  ‫املرنة‬ ‫األقراص‬ Floppy Disks .  ‫املمغنطة‬ ‫الرشائط‬ Magnetic Tapes . (203) Eric, Stouffer: Storage Management Best Practice, Montreal: infolingua, 2000, p.19.
128 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫مازالت‬‫أهنا‬‫هو‬‫رخيصة‬‫أهنا‬‫من‬‫الرغم‬‫عىل‬‫املغناطيسية‬‫للوسائط‬‫األساسية‬‫واملشكلة‬ ‫حتتوي‬ ‫متحركة‬ ‫أجزاء‬ ‫عىل‬ ‫والتي‬ ‫امليكانيكية‬ ‫لألعطال‬ ‫عرضة‬ ‫تكون‬ ، ‫باإلضافة‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫من‬ ‫أنه‬ ‫منها‬ ‫احتياطية‬ ‫نسخ‬ ‫عمل‬ ‫يفضل‬ ‫لذا‬ ‫البيانات‬ ‫عليها‬ ‫من‬ ‫متسح‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ . ( 204 ) ( 2 ) ‫الوسائط‬ ‫البرصية‬ ‫املغناطيسية‬ Magneto-Optical Disks ‫هي‬ ‫الوسائط‬ ‫التي‬ ‫كال‬ ‫تستخدم‬ ‫عىل‬ ‫للحصول‬ ‫والبرصية‬ ‫املغناطيسية‬ ‫التقنيات‬ ‫من‬ ‫جد‬ ‫عالية‬ ‫كثافة‬ ‫ا‬ ‫البيانات‬ ‫من‬ ، ‫البرصية‬ ‫التقنيات‬ ‫وتتمثل‬ ‫يف‬ ‫الليزر‬ ‫استخدام‬ ‫يف‬ ‫عملية‬ ‫البيانات‬ ‫تسجيل‬ . ‫وىف‬ ‫املايض‬ ‫ه‬ ‫البرصية‬ ‫املغناطيسية‬ ‫الوسائط‬ ‫كانت‬ ‫ي‬ ‫شيو‬ ‫األكثر‬ ‫الوسيط‬ ‫ع‬ ‫لعمل‬ ‫ا‬ ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ ‫عىل‬ ‫للملفات‬ ‫نسخ‬ ، ‫الوسيط‬ ‫ألن‬ ‫وذلك‬ ‫املغناطييس‬ ‫البرص‬ ‫ي‬ ‫أكرب‬ ‫يف‬ ‫قليال‬ ‫حجمه‬ ‫التقليدية‬ ‫املرنة‬ ‫األقراص‬ ‫من‬ 3.5 ‫بوصة‬ ‫التي‬ ‫ختزين‬ ‫تستطيع‬ 1.44 ‫من‬‫ميجابايت‬ ‫البيانات‬‫حجم‬ ، ‫الوسيط‬‫هذا‬‫ويمثل‬ ‫يف‬ ‫القرص‬ 5.25 ‫بوصة‬ ، ‫والذي‬ ‫كان‬ ‫يستطيع‬ ‫منه‬ ‫األول‬ ‫اجليل‬ ‫ميجابايت‬ ‫ومخسون‬ ‫ستامئة‬ ‫ختزين‬ ، ‫احل‬ ‫اجليل‬ ‫أما‬ ‫ايل‬ ‫سعته‬ ‫فتصل‬ ‫التخزينية‬ ‫إىل‬ 9.1 ‫جيجابايت‬ . ( 205 ) (204) Sffady, William: Computer Storage Technologies: A Guide for Electronic Recordkeeping, Lanham: Scarecrow Press Inc., 2003, p, 22. (205) Ibid., p.25. - Farrell, Mark: How to Manage Your Electronic Records: An Introduction, Dublin: Arcline, 2000, p.63.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 129 ( 3 ) ‫األقراص‬ ‫املدجمة‬ Compact Discs ( ‫املدجمة‬ ‫األقراص‬ CDs ‫لتخزين‬ ‫تستعمل‬ ‫الصلب‬ ‫البالستيك‬ ‫من‬ ‫صغرية‬ ‫أقراص‬ ) ‫رقمي‬ ‫املعلومات‬ ‫ا‬ ‫وال‬ ‫مالمس‬ ‫غري‬ ‫القرص‬ ‫من‬‫املشفر‬ ‫اجلزء‬ ‫وألن‬ ‫الليزر‬ ‫استخدام‬ ‫طريق‬‫عن‬ ‫يلمسه‬ ‫يشء‬ ‫األقرا‬ ‫فإن‬ ‫لذا‬ ‫ص‬ ‫تتأثر‬ ‫ال‬ ‫املدجمة‬ ‫أو‬ ‫التشغيل‬ ‫عمليات‬ ‫خالل‬ ‫هتتك‬ . ( 206 ) ‫عىل‬ ‫تشتمل‬ ‫املدجمة‬ ‫لألقراص‬ ‫القياسية‬ ‫واألشكال‬ :  ‫فقط‬ ‫للقراءة‬ ‫املدمج‬ ‫القرص‬ Compact Disc-Read Only Memory (CD-ROM)  ‫للتسجيل‬ ‫القابل‬ ‫املدمج‬ ‫القرص‬ Compact Disc-Recordable (CD-R)  ‫مرات‬ ‫للكتابة‬ ‫القابل‬ ‫املدمج‬ ‫القرص‬ ‫عديدة‬ Compact Disc-ReWritable (CD-RW) ‫فيه‬ ‫موثوق‬‫آمن‬‫وسيط‬ ‫متثل‬ ‫املدجمة‬ ‫واألقراص‬ ‫والذي‬ ‫م‬ ‫الوثائق‬ ‫ختزين‬ ‫من‬ ‫يمكن‬ ‫دد‬ ‫ا‬ ‫طويلة‬ ، ‫أجهزة‬‫تتطلب‬‫ال‬‫املدجمة‬‫فاألقراص‬‫ذلك‬‫عىل‬‫عالوة‬ ‫أو‬ ‫السرتج‬‫متخصصة‬‫برامج‬ ‫اع‬ ‫املعلومات‬ ‫فهي‬ ‫القراء‬ ‫عىل‬ ‫للقدرة‬ ‫مصممة‬ ‫ة‬ ‫احلاسبات‬ ‫من‬ ، ‫والعائق‬ ‫األسايس‬ ‫هو‬ ‫الق‬ ‫درة‬ ‫املحدودة‬ ‫التخزينية‬ ‫التي‬ ‫تصل‬ ‫إىل‬ ‫ميجابايت‬ ‫سبعامئة‬ . ( 207 ) ( 4 ) ‫القرص‬ ‫الرقمي‬ ‫متعدد‬ ‫االستعامالت‬ Digital Versatile Disc (DVD) ‫القرص‬ ‫الرقمي‬ ‫البرصية‬ ‫التقنيات‬ ‫أشكال‬ ‫من‬ ‫آخر‬ ‫شكل‬ ‫هو‬ ‫االستعامالت‬ ‫متعدد‬ ‫وهو‬ ‫للتخزين‬ ‫يف‬ ‫األساس‬ ‫يعد‬ ‫األرسع‬ ‫املدمج‬ ‫القرص‬ ‫الذي‬ ‫من‬ ‫املزيد‬ ‫حيمل‬ ‫أن‬ ‫يمكنه‬ (206) Sffady, William: Computer Storage Technologies… Op.Cit., p.31. (207) Ibid., p.35.
130 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫املعلومات‬ ، ‫استخدامه‬ ‫وهيدف‬ ‫إىل‬ ‫ختزين‬ ‫أكرب‬ ‫اخلاصة‬ ‫والبيانات‬ ‫املعلومات‬ ‫من‬ ‫قدر‬ ‫احلاسبات‬ ‫عىل‬ ‫املوجودة‬ ‫باألعامل‬ ‫يف‬ ‫شكل‬ ‫رقمي‬ ‫مفرد‬ ، ‫والتأيي‬ ‫الدعم‬ ‫يلقى‬ ‫وسيط‬ ‫وهو‬ ‫د‬ ‫الكربى‬ ‫الرشكات‬ ‫كل‬ ‫من‬ ‫مسبوق‬ ‫غري‬ ‫نحو‬ ‫عىل‬ ‫يف‬ ‫احلاسبات‬ ‫ومعدات‬ ‫أجهزة‬ ‫جمال‬ ‫وتكنولوجي‬ ‫املعلومات‬ ‫ا‬ . ( 208 ) ‫تآكل‬‫له‬‫حيدث‬‫فال‬ ‫الليزر‬‫شعاع‬‫طريق‬‫عن‬‫يقرأ‬‫الوسيط‬‫هذا‬‫ولكون‬ ‫أو‬ ‫و‬‫تلف‬ ‫الطبقة‬ ‫البالستيكية‬ ‫التي‬ ‫أن‬ ‫يعنى‬ ‫وهذا‬ ‫واألتربة‬ ‫والغبار‬ ‫األصابع‬ ‫وآثار‬ ‫بصامت‬ ‫من‬ ‫حتميه‬ ‫تغطيه‬ ‫ألطول‬ ‫والبيانات‬ ‫املعلومات‬ ‫عىل‬ ‫احلفاظ‬ ‫ويمكنه‬ ‫املرات‬ ‫آالف‬ ‫قراءته‬ ‫يمكن‬ ‫الوسيط‬ ‫هذا‬ ‫مدة‬ ‫املدى‬ ‫الطويل‬ ‫للحفظ‬ ‫اخليارات‬ ‫أفضل‬ ‫من‬ ‫فهو‬ ‫هلذا‬ ‫ممكنة‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ ‫من‬ ‫يقرب‬ ‫ما‬ ‫الوسيط‬ ‫هلذا‬ ‫التخزينية‬ ‫السعة‬ ‫وتصل‬ 4.7 ‫يعنى‬ ‫بام‬ ‫جيجابايت‬ ‫أ‬ ‫نه‬ ‫حيمل‬ 28 ‫املدجمة‬ ‫األقراص‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫ضعف‬ . ( 209 ) ( 5 ) ‫أقراص‬ ‫الكتابة‬ ‫مرة‬ - ‫قراءة‬ ‫مرات‬ ( Write Once-Read Many (WORM ‫البرصية‬ ‫األقراص‬ ‫تقنيات‬ ‫من‬ ‫تقنية‬ ‫والتي‬ ‫الق‬ ‫عىل‬ ‫البيانات‬ ‫بتخزين‬ ‫تسمح‬ ‫مرة‬ ‫رص‬ ‫مرات‬ ‫عدة‬ ‫قراءهتا‬ ‫ويمكن‬ ‫دائمة‬ ‫تكون‬ ‫املخزنة‬ ‫والبيانات‬ ‫واحدة‬ . (208) Ibid., p.66-67. (209) Farrell, Mark: Op.Cit., p.71. - Sffady, William: Computer Storage Technologies… Op.Cit., p.39.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 131 ‫حيتاج‬ ‫الوسيط‬ ‫وهذا‬ ‫إىل‬ ‫للتشغيل‬ ‫وبرامج‬ ‫متخصصة‬ ‫أجهزة‬ ‫و‬ ‫عمل‬ ‫ذلك‬ ‫أعاق‬ ‫قد‬ ‫ية‬ ‫الوس‬ ‫هذا‬ ‫أوجد‬ ‫فقد‬ ‫ذلك‬ ‫من‬ ‫الرغم‬ ‫وعىل‬ ‫واسع‬ ‫بشكل‬ ‫استخدامها‬ ‫سوق‬ ‫لنفسه‬ ‫يط‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫عامل‬ ‫ل‬ ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫نظر‬ ‫ا‬ ‫وكفاءته‬ ‫جلودته‬ ‫يف‬ ‫الع‬ ‫مل‬ . ( 210 ) ‫يشري‬ ‫الوسيط‬ ‫هبذا‬ ‫اخلاص‬ ‫التعريف‬ ‫أن‬ ‫من‬ ‫وبالرغم‬ ‫إىل‬ ‫تقن‬ ‫من‬ ‫متخصص‬ ‫نوع‬ ‫يات‬ ‫يتضمن‬ ‫إنه‬ ‫حيث‬ ‫واسع‬ ‫معنى‬ ‫يأخذ‬ ‫الوسيط‬ ‫هذا‬ ‫أن‬ ‫إال‬ ‫التخزين‬ ‫أي‬ ‫يامرس‬ ‫برصى‬ ‫قرص‬ ‫تقنية‬ ( ‫كثرية‬ ‫مرات‬ ‫القراءة‬ / ‫واحدة‬ ‫مرة‬ ‫الكتابة‬ ) ‫يتضمن‬ ‫الوسيط‬ ‫هذا‬ ‫فإن‬ ‫احلالة‬ ‫هذه‬ ‫وىف‬ ‫شيوع‬ ‫اكثر‬ ‫ختزينية‬ ‫وسائط‬ ‫ا‬ ‫مثل‬ : s DVD , CDs . ( 211 ) ‫النظام‬ ‫لوثائق‬‫االحتياطية‬ ‫النسخ‬ ‫لعمل‬‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫تستخدم‬ ، ‫أو‬ ‫لت‬ ‫وثائق‬‫خزين‬ ‫لألجهزة‬ ‫الصلبة‬ ‫األقراص‬ ‫بجانب‬ ‫النظام‬ ‫يف‬ ‫للوصول‬‫إمكانية‬‫وجود‬ ‫عدم‬ ‫حالة‬ ‫إىل‬ ‫ا‬ ‫لشبكة‬ . ‫فإنه‬ ‫الوسائط‬ ‫عىل‬ ‫للتخزين‬ ‫اللجوء‬ ‫وعند‬ ‫ينبغي‬ ‫ع‬ ‫األدلة‬ ‫بناء‬ ‫تركيب‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫ىل‬ ‫مماثال‬ ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫متام‬ ‫ا‬ ‫األدل‬ ‫نفس‬ ‫لبناء‬ ‫ة‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫عىل‬ ‫املوجودة‬ . ( 212 ) ً‫ع‬‫ساب‬ ً ًًً ‫ا‬ ً: ‫العنايةًبوسائطًالتخزين‬ ً ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫حتتاج‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫إىل‬ ‫خاصة‬ ‫معاملة‬ ‫يف‬ ‫الو‬ ‫كانت‬ ‫ما‬ ‫إذا‬ ‫حالة‬ ‫ثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫اإل‬ ‫األرشيف‬ ‫بنظام‬ ‫لكرتوين‬ ‫قصرية‬ ‫غري‬ ‫ملدة‬ ‫هبا‬ ‫حيتفظ‬ ‫سوف‬ . ‫أي‬ ‫حتديد‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫لدهيم‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫الوسائط‬ ‫هذه‬ ‫عن‬ ‫املسئولون‬ ‫ا‬ ‫ال‬ ‫من‬ ‫وثائق‬ ‫دائام‬ ‫حفظا‬ ‫سيحفظ‬ ‫األسلوب‬ ‫هو‬ ‫وما‬ ‫الذي‬ ‫هب‬ ‫العمل‬ ‫يبدأ‬ ‫ومتى‬ ‫معها‬ ‫يتبع‬ ‫سوف‬ ‫ذ‬ ‫ا‬ (210) Ibid. (211) Ibid. (212) Sffady, William: Computer Storage Technologies… Op.Cit., p.39.
132 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫األسلوب‬ ، ‫جد‬ ‫هام‬ ‫األمر‬ ‫وهذا‬ ‫ا‬ ‫حتفظ‬ ‫بان‬ ‫حتديدها‬ ‫تم‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثيقة‬ ‫أن‬ ‫لو‬ ‫حفظ‬ ‫ا‬ ‫دائام‬ ‫وهي‬ ‫تعالج‬ ‫يف‬ ‫بعيد‬ ‫أخرى‬ ‫أماكن‬ ‫ا‬ ‫وسائط‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫احلاسب‬ ‫أجهزة‬ ‫عن‬ ‫التخزين‬ . ( 213 ) - ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫وصيانة‬ ‫ملعاجلة‬ ‫اقرتاحات‬ ‫ل‬ ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫وصيانة‬ ‫معاجلة‬ ‫متثل‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أ‬ ‫خاصة‬ ‫مهية‬ ‫يف‬ ‫عمليات‬ ‫إدارة‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫ففي‬ ‫وثيقة‬ ‫ضياع‬ ‫حالة‬ ‫أو‬ ‫برش‬ ‫خطأ‬ ‫نتيجة‬ ‫وثائق‬ ‫عدة‬ ‫ى‬ ‫تقني‬ ‫أو‬ ‫فقد‬ ‫تم‬ ‫ما‬ ‫الستعادة‬ ‫الوسائط‬ ‫هبذه‬ ‫االستعانة‬ ‫يتم‬ ‫فإنه‬ ، ‫كذلك‬ ‫يف‬ ‫الكوارث‬ ‫حاالت‬ ‫واألزمات‬ ‫والتي‬ ‫املوقف‬ ‫إلنقاذ‬ ‫الوحيد‬ ‫امللجأ‬ ‫يكون‬ ‫النظام‬ ‫تلف‬ ‫عنها‬ ‫ينتج‬ ‫است‬ ‫هو‬ ‫خدام‬ ‫بالنظام‬ ‫اخلاصة‬ ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫عىل‬ ‫املوجودة‬ ‫االحتياطية‬ ‫النسخ‬ ، ‫وفيام‬ ‫ييل‬ ‫املقرتحات‬ ‫الوسائط‬ ‫هذه‬ ‫بصيانة‬ ‫اخلاصة‬ :  ‫جتديد‬ ‫عملية‬ ‫كل‬ ‫بعد‬ ‫الوسائط‬ ‫عىل‬ ‫احتياطية‬ ‫نسخ‬ ‫عمل‬ ‫أو‬ ‫لوثائ‬ ‫إضافة‬ ‫ق‬ ‫غالب‬‫املفضل‬‫هو‬‫وذلك‬‫النظام‬ ‫ا‬ ، ‫و‬ ‫ينبغي‬ ‫ملديري‬ ‫النس‬‫بعمل‬‫يقوموا‬‫أن‬‫النظام‬ ‫خ‬ ‫النظام‬ ‫أجزاء‬ ‫لكل‬ ‫دورية‬ ‫بصفة‬ ‫االحتياطية‬ .  ‫هلا‬ ‫وقائية‬ ‫صيانة‬ ‫وعمل‬ ‫الوسائط‬ ‫نظافة‬ ‫عىل‬ ‫احلفاظ‬  ‫بعيد‬ ‫الوسائط‬ ‫عىل‬ ‫احلفاظ‬ ‫ا‬ ‫الكهربية‬ ‫املجاالت‬ ‫عن‬ ‫أو‬ ‫املغناطيسية‬ .  ‫اخلدوش‬ ‫من‬ ‫عليها‬ ‫واحلفاظ‬ ‫للوسائط‬ ‫التسجيل‬ ‫أسطح‬ ‫ملس‬ ‫عدم‬ (213) Dollar, Charles M.: Selecting Storage Media for Long-Term Access to Digital Records, Neal-Schuman Publishers, 2002, p.46.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 133  ‫ا‬ ‫غري‬ ‫لألشخاص‬ ‫السامح‬ ‫عدم‬ ‫تداول‬ ‫هلم‬ ‫ملخول‬ ‫أو‬ ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫استخدام‬ ‫باستخدام‬ ‫أو‬ ‫الوسائط‬ ‫هذه‬ ‫تناول‬ . ‫األشخاص‬ ‫حتى‬ ‫ألنه‬ ‫ذوي‬ ‫املعلومات‬ ‫بحذف‬ ‫يقوموا‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫احلسنة‬ ‫النوايا‬ ‫الوسائط‬ ‫هذه‬ ‫عىل‬ ‫من‬ ‫قصد‬ ‫بدون‬ ‫املخزنة‬ ‫والوثائق‬ .  ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫حفظ‬ ‫يف‬ ‫العمل‬ ‫لبيئة‬ ‫الطبيعية‬ ‫الظروف‬ ، ‫لتف‬ ‫وذلك‬ ‫ادى‬ ‫تقلبا‬ ‫والرطوبة‬ ‫احلرارة‬ ‫درجات‬ ‫ت‬ ‫والتي‬ ‫تأثريها‬ ‫هلا‬ ‫السلبي‬ ‫وس‬ ‫عىل‬ ‫ائط‬ ‫التخزين‬ .  ‫فقدت‬ ‫بيانات‬ ‫أي‬ ‫الكتشاف‬ ‫وذلك‬ ‫الوسائط‬ ‫ملجموعات‬ ‫الدورية‬ ‫املراجعة‬ ‫التخزين‬ ‫لعمليات‬ ‫نتيجة‬ ‫الوسائط‬ ‫هذه‬ ‫من‬ .  ‫عىل‬ ‫سنوات‬ ‫عرش‬ ‫كل‬ ‫أخرى‬ ‫وسائط‬ ‫عىل‬ ‫الوسائط‬ ‫عىل‬ ‫من‬ ‫البيانات‬ ‫نقل‬ ‫األقل‬ ‫أو‬ ‫الرضورة‬ ‫عند‬ . ( 214 ) ‫إجراءات‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫من‬ ‫اهلدف‬ ‫إن‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫الوثائق‬ ‫أن‬ ‫ضامن‬ ‫هو‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ‫ة‬ ‫من‬ ‫وذلك‬ ‫للوثائق‬ ‫الكاملة‬ ‫احلامية‬ ‫سبل‬ ‫توفري‬ ‫مع‬ ‫لالسرتجاع‬ ‫متاحة‬ ‫النظم‬ ‫هبذه‬ ‫املوجودة‬ ‫حفظ‬ ‫حفظها‬ ‫إمكانية‬‫مع‬ ‫باجلهات‬ ‫واألعامل‬ ‫املهام‬ ‫إنجاز‬ ‫أجل‬ ‫ا‬ ‫د‬ ‫ائام‬ ‫كذلك‬‫حفظهم‬ ‫تقرر‬ ‫إذا‬ ‫ب‬ ‫الوثائق‬ ‫حلفظ‬ ‫واحلاجة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫جيع‬ ‫طويلة‬ ‫لفرتات‬ ‫من‬ ‫ل‬ ‫الرضوري‬ ‫ملتطلبات‬ ‫بالنسبة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫إدارة‬ ‫ا‬ ‫بطريقة‬ ‫لنظام‬ ‫ألهداف‬ ‫النظام‬ ‫حتقيق‬ ‫ضامن‬ ‫اجل‬ ‫من‬ ‫سليمة‬ ‫ه‬ . (214) Ibid., p.47-48.
134 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫إجراءات‬ ‫تتضمن‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ما‬ ‫ييل‬ : ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ً‫احلصر‬ Inventorying ً ‫هي‬ ‫العملية‬ ‫التي‬ ‫وأماكنها‬ ‫بالنظام‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫حتديد‬ ‫فيها‬ ‫يتم‬ ، ‫متض‬ ‫مجع‬ ‫منة‬ ‫احلفظ‬ ‫بنظام‬ ‫املتعلقة‬ ‫البيانات‬ ‫ومعاجلة‬ ‫أو‬ ‫باجلهة‬ ‫األخرى‬ ‫احلفظ‬ ‫نظم‬ . ( 215 ) ‫عام‬ ‫بشكل‬ ‫النظام‬ ‫لتطوير‬ ‫األساس‬ ‫احلرص‬ ‫عملية‬ ‫ومتثل‬ ، ‫احل‬ ‫عملية‬ ‫وتتضمن‬ ‫رص‬ ‫إل‬ ‫الوثائق‬ ‫عن‬ ‫املعلومات‬ ‫جتميع‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هذه‬ ‫ومعاجلة‬ ‫هبا‬ ‫اخلاصة‬ ‫والبيانات‬ ‫بالنظام‬ ‫البيانات‬ . ‫بالنظام‬ ‫العالقة‬ ‫ذات‬ ‫الوثائق‬ ‫كل‬ ‫عن‬ ‫معلومات‬ ‫تتضمن‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫احلرص‬ ‫وعملية‬ ، ‫احلرص‬ ‫وعملية‬ ‫وتشمل‬ : ‫النظام‬ ‫اسم‬ ‫؛‬ ‫يشري‬ ‫وهذا‬ ‫إىل‬ ‫عموم‬ ‫املستخدم‬ ‫االسم‬ ‫ا‬ ‫وكذلك‬ ‫للنظام‬ ‫املخترص‬ ‫االسم‬ ، ‫مثال‬ : Jupiter 2006 . ‫والتحكم‬‫السيطرة‬ ‫يف‬ ‫النظام‬ ‫؛‬ ‫مطبق‬‫يكون‬‫حيثام‬ ، ‫األد‬‫عدد‬ ‫حيدد‬ ‫فهذا‬ ‫وات‬ ( ‫الوسائل‬ ) ‫املستخدمة‬ ‫يف‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫السيطرة‬ . (215) Sffady, William: Managing Electronic Records. Op.Cit., p.59. - Farrell, Mark: Op.Cit., p.76. - Ambacher, Bruce: Thirty Years of Electronic Records, Lanham, Md.: Scarecrow Press, 2003, p.58.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 135 ‫بالنظام‬ ‫واملتعلقة‬ ‫باملنظمة‬ ‫األخرى‬ ‫النظم‬ ‫؛‬ ‫يشري‬ ‫وهذا‬ ‫إىل‬ ‫ا‬ ‫حتديد‬ ‫لنظم‬ ‫أو‬ ‫بنظام‬ ‫املتعلقة‬ ‫املهام‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ذلك‬ ‫ويشمل‬ ‫أيض‬ ‫ا‬ ‫إبراز‬ ‫أي‬ ‫قوانني‬ ‫أو‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫بتطبيق‬ ‫متعلقة‬ ‫توجيهات‬ . ‫النظام‬ ‫مسئولو‬ ‫؛‬ ‫وهي‬ ‫قائمة‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ‫حتتوي‬ ‫عىل‬ :  ‫النظام‬ ‫عن‬ ‫املسئولني‬ ‫أسامء‬ .  ‫هبم‬ ‫اخلاصة‬ ‫التليفونات‬ ‫أرقام‬ .  ‫ومواق‬ ‫أماكن‬ ‫ع‬ ‫مكاتبهم‬ .  ‫بيانات‬ ‫مسئويل‬ ‫الالزم‬ ‫الدعم‬ ‫تقديم‬ ‫يمكنهم‬ ‫والذين‬ ‫باملنظمة‬ ‫األخرى‬ ‫النظم‬ ‫احلاجة‬ ‫عند‬ ‫للنظام‬ . ‫النظام‬ ‫من‬ ‫الغرض‬ ‫؛‬ ‫يشري‬ ‫وهذا‬ ‫إىل‬ ‫ومتطلباته‬ ‫النظام‬ ‫استخدام‬ ‫سبب‬ ‫ومصادرها‬ ‫املدخلة‬ ‫البيانات‬ ‫؛‬ ‫يشري‬ ‫وهذا‬ ‫إىل‬ ‫البيانات‬ ‫مصادر‬ ‫وصف‬ ‫قدمها‬ ‫ومن‬ ‫للنظام‬ ‫املدخلة‬ ‫األساسية‬ ‫إىل‬ ‫النظام‬ ‫الرئيسي‬ ‫املخرجات‬ ‫ة‬ ‫؛‬ ‫وكيفية‬ ‫الرئيسية‬ ‫النظام‬ ‫خمرجات‬ ‫يوضح‬ ‫وهذا‬ ‫إعدادها‬ . ‫املعلومات‬ ‫حمتوى‬ ‫؛‬ ‫يشري‬ ‫وهذا‬ ‫إىل‬ ‫الرئيسية‬ ‫البحث‬ ‫مادة‬ ، ‫ا‬ ‫تغطية‬ ‫لبيانات‬ ‫وحتويلها‬ ، ‫الزمنى‬ ‫املدى‬ ، ‫األخرى‬ ‫الرئيسية‬ ‫واخلصائص‬ ‫التجديد‬ ‫دورة‬ ‫للنظام‬ .
136 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫واألجهزة‬ ‫الربامج‬ ‫بيئة‬ ‫؛‬ ‫يشري‬ ‫وذلك‬ ‫إىل‬ ‫احلاسب‬ ‫ومعدات‬ ‫برامج‬ ‫املستخدمة‬ ‫يف‬ ‫النظام‬ . ‫املستخدمة‬‫الوثائق‬‫مواقع‬ ‫يف‬ ‫وإدارته‬‫النظام‬‫فهم‬ ‫؛‬ ‫وهي‬ ‫الوثائق‬ ‫الت‬ ‫ي‬ ‫حتوي‬ ‫ورموزه‬ ‫وخططه‬ ‫النظام‬ ‫تفاصيل‬ . ‫االسرتجاع‬ ‫رشوط‬ ‫؛‬ ‫عىل‬ ‫املفروضة‬ ‫واألمن‬ ‫الرسية‬ ‫لرشوط‬ ‫يشري‬ ‫وهذا‬ ‫النظام‬ . ‫ختزين‬ ‫وسائط‬ ‫أي‬ ‫وحجم‬ ‫موقع‬ ‫حتتوي‬ ‫مماثلة‬ ‫معلومات‬ ‫عىل‬ ‫؛‬ ‫وذلك‬ ‫وسائط‬ ‫أي‬ ‫أماكن‬ ‫حتديد‬ ‫يشمل‬ ‫حتتوي‬ ‫حيويه‬ ‫ملا‬ ‫مماثلة‬ ‫معلومات‬ ‫عىل‬ ‫التخزينية‬ ‫وسعتها‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫إعداد‬ ‫عىل‬ ‫ويشري‬ ‫النظام‬ . ‫العالقة‬ ‫ذات‬‫األنظمة‬ ‫؛‬ ‫يشري‬ ‫وهذا‬ ‫إىل‬ ‫موقع‬ ‫أي‬ ‫بنظام‬ ‫تتعلق‬ ‫أخرى‬‫أنظمة‬ ‫اإل‬ ‫األرشيف‬ ‫لكرتوين‬ ‫املستخدم‬ ، ‫فمثال‬ : ‫البيانات‬ ‫قاعدة‬ ‫التي‬ ‫ت‬ ‫ستخدم‬ ‫يف‬ ‫ا‬ ‫أحد‬ ‫تستخدم‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫ألنظمة‬ ‫يف‬ ‫النظام‬ ‫من‬ ‫املعلومات‬ ‫اسرتجاع‬ ‫اآلخر‬ . ‫باحلرص‬ ‫القائم‬ ‫الشخص‬ ‫تعريف‬ ‫؛‬ ‫ق‬ ‫بمن‬ ‫املتعلقة‬ ‫البيانات‬ ‫يشمل‬ ‫وذلك‬ ‫ام‬ ‫احلرص‬ ‫بعمل‬ ، ‫مثل‬ :  .‫االسم‬  ‫املكتب‬ ‫أو‬ ‫اإل‬ ‫دارة‬ ‫هلا‬ ‫التابع‬ .  ‫اهلاتف‬ ‫رقم‬ .
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 137  ‫اإل‬ ‫مكان‬ ‫دارة‬ ‫هلا‬ ‫التابع‬ . ‫اإلعداد‬ ‫تاريخ‬ ‫؛‬ ‫يشري‬ ‫وهذا‬ ‫إىل‬ ‫احلرص‬ ‫إعداد‬ ‫تاريخ‬ . ( 216 ) ً‫ي‬‫ثان‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ‫التقييم‬ ً Appraisal ‫كثري‬ ‫بنظام‬ ‫هلا‬ ‫الدائم‬ ‫االحتفاظ‬ ‫اجل‬ ‫من‬ ‫قيمة‬ ‫هلا‬ ‫يكون‬ ‫ال‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫إدارة‬ ‫ا‬ ‫لوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫الوثائق‬ ‫أما‬ ‫التي‬ ‫يرغب‬ ‫يف‬ ‫االحتفا‬ ‫ظ‬ ‫احتفاظ‬ ‫هبا‬ ‫ا‬ ‫دائام‬ ‫بنظام‬ ‫إدا‬ ‫رة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫فهي‬ :  ‫ألعامل‬ ‫الرضورية‬ ‫الوثائق‬ ‫اجلهة‬ .  ‫الوثائق‬ ‫التي‬ ‫حتوي‬ ‫وفريدة‬ ‫هامة‬ ‫معلومات‬ .  ‫الوثائق‬ ‫التي‬ ‫الوصول‬ ‫يمكن‬ ‫خالهلا‬ ‫من‬ ‫إىل‬ ‫هامة‬ ‫أخرى‬ ‫وثائق‬ . ( 217 ) ‫ذلك‬ ‫أمثلة‬‫ومن‬ : ‫والقضايا‬ ‫القانونية‬ ‫والتوكيالت‬ ‫العقود‬ ، ‫احلسابات‬ ‫وثائق‬ ، ‫الوضع‬ ‫املايل‬ ‫والرضائب‬ ، ‫اإل‬ ‫وقرارات‬ ‫التقارير‬ ‫دارة‬ ‫باجلهة‬ ‫العليا‬ . ‫الوثائق‬‫واختيار‬‫حتديد‬‫وعملية‬ ‫التي‬ ‫يرغب‬ ‫يف‬ ‫حفظ‬‫حفظها‬ ‫ا‬ ‫دائام‬ ‫بنظام‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أمر‬ ‫للغاية‬ ‫معقد‬ ، ‫مثل‬ ‫تقويم‬ ‫فعملية‬ ‫هذه‬ ‫حتتاج‬ ‫الوثائق‬ ‫إىل‬ ‫نوعني‬ ‫التحليل‬ ‫من‬ : (216) Sffady, William: Managing Electronic Records. Op.Cit., p.59-64. - Miller, Bruce: Electronic Recordkeeping Systems: The Five Steps to Success, Scarborough, Ont.: Carswell, 2001, p.59-61. (217) Sffady, William: Managing Electronic Records. Op.Cit., p.65. - Miller, Bruce: Op.Cit., p.63.
138 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫األول‬ : ‫املحتوى‬ ‫حتليل‬ ‫؛‬ ‫وهي‬ ‫العملية‬ ‫التي‬ ‫القيم‬ ‫تقدير‬ ‫خالهلا‬ ‫من‬ ‫يتم‬ ‫ة‬ ‫بالوثيقة‬ ‫املوجودة‬ ‫واملعلومات‬ ‫للبيانات‬ ‫الواضحة‬ . ‫الثاين‬ : ‫التحليل‬ ‫التقني‬ ‫؛‬ ‫ويعني‬ ‫العملية‬ ‫التي‬ ‫إ‬ ‫تقدير‬ ‫فيها‬ ‫يتم‬ ‫مكانية‬ ‫النظم‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫بالوثائق‬ ‫املوجودة‬ ‫البيانات‬ ‫استخدام‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ .‫ة‬ ( 218 ) ‫يوضع‬ ‫التقييم‬ ‫عملية‬ ‫وىف‬ ‫يف‬ ‫ا‬ ‫واالستخدام‬ ‫إثبات‬ ‫كدليل‬ ‫الوثائق‬ ‫قيمة‬ ‫االعتبار‬ ‫حلايل‬ ‫باجلهة‬ ‫األعامل‬ ‫إنجاز‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫وأمهيتها‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫وتأثريها‬ ‫للوثائق‬ . ‫وفيام‬ ‫ييل‬ ‫للوثائق‬ ‫التقييم‬ ‫معايري‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫ا‬ ‫إل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ : ( 1 ) ‫الروابط‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ‫بني‬ ‫الوثائق‬ ‫ارتباط‬ ‫إمكانية‬ ‫اإل‬ ‫لكرتو‬ ‫ن‬ ‫ية‬ ‫جد‬ ‫هام‬ ‫عامل‬ ‫أخرى‬ ‫بوثائق‬ ‫بالنظام‬ ‫املوجودة‬ ‫ا‬ ‫الوثائق‬ ‫تقويم‬ ‫عند‬ ، ‫يشري‬ ‫الوثائق‬ ‫فرتابط‬ ‫إىل‬ ‫مماثلة‬ ‫حاالت‬ ‫عن‬ ‫بيانات‬ ‫جتميع‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫من‬ ‫مشاهبة‬ ‫مصدرين‬ ‫أكثر‬ ‫أو‬ ‫مثل‬ ‫مشرتكة‬ ‫ومعرفات‬ ‫حمددات‬ ‫باستخدام‬ : ‫والعنوان‬ ‫االسم‬ ‫أو‬ ‫أي‬ ‫للوثائق‬ ‫أخرى‬ ‫تعريفية‬ ‫مصادر‬ . ‫يف‬ ‫استهالك‬ ‫ولكنه‬ ‫حمتمل‬ ‫الوثائق‬ ‫بني‬ ‫الرتابط‬ ‫من‬ ‫التحقق‬ ‫يكون‬ ‫الورقي‬ ‫احلفظ‬ ‫بيئة‬ ‫للوقت‬ ، ‫أما‬ ‫يف‬ ‫البيئة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫استخدام‬ ‫فإن‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ‫ة‬ ‫من‬ ‫يسهل‬ ‫توفر‬ ‫إلمكانية‬ ‫النسبية‬ ‫السهولة‬ ‫بسبب‬ ‫الوثائق‬ ‫ماليني‬ ‫ربام‬ ‫بل‬ ‫آالف‬ ‫من‬ ‫النطاق‬ ‫واسع‬ ‫ترابط‬ ‫النظ‬ ‫هبذه‬ ‫خصائص‬ ‫املشرتكة‬ ‫العنارص‬ ‫بمناظرة‬ ‫تقوم‬ ‫م‬ ‫أو‬ ‫وب‬ ‫الوثائق‬ ‫بني‬ ‫املشاهبة‬ ‫عضها‬ ، ‫فعال‬ ‫املوجودة‬ ‫العالقة‬ ‫ذات‬ ‫للبيانات‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫االعتبار‬ ‫فإن‬ ‫لذلك‬ ، ‫ال‬ ‫وعنارص‬ ‫بيانات‬ ‫املضبوطة‬ ‫التي‬ ‫الوثائق‬ ‫ترابط‬ ‫إمكانية‬ ‫تتيح‬ . (218) Sffady, William: Managing Electronic Records. Op.Cit., p.66.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 139 ( 2 ) ‫التحديثات‬ ( ‫التجديدات‬ ) ‫الوثائق‬ ‫حتديث‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ب‬ ‫املخزنة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫و‬ ‫البيانات‬ ‫معروف‬ ‫تقليد‬ ‫هبا‬ ‫اخلاصة‬ ، ‫املعلومات‬ ‫قيمة‬ ‫تقويم‬ ‫عىل‬ ‫تؤثر‬ ‫بسهولة‬ ‫التجديد‬ ‫عىل‬ ‫فالقدرة‬ ‫التي‬ ‫الوثائق‬ ‫حتوهيا‬ . ‫والتغيريات‬ ‫ليوم‬ ‫يوم‬ ‫من‬ ‫تتغري‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫البيانات‬ ‫قاعدة‬ ‫حمتويات‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫عىل‬ ‫تتم‬ ‫تأثري‬ ‫له‬ ‫يكون‬ ‫بياناته‬ ‫وحتديث‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ‫الوثائق‬ ‫حتديد‬ ‫عند‬ ‫ها‬ ‫التي‬ ‫ي‬ ‫مكن‬ ‫االحتفاظ‬ ‫هبا‬ ‫بالنظام‬ . ( 219 ) ( 3 ) ‫القيود‬ ‫للمعلومات‬ ‫الوصول‬ ‫عىل‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫اسرتجاع‬ ‫عملية‬ ‫إن‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫واستخال‬ ‫ص‬ ‫هلذه‬ ‫بالنسبة‬ ‫التقييم‬ ‫عملية‬ ‫عىل‬ ‫تأثريها‬ ‫هلا‬ ‫منها‬ ‫املعلومات‬ ‫التأثري‬ ‫وهذا‬ ‫الوثائق‬ ‫يتضح‬ ‫يف‬ ‫التالية‬ ‫النقاط‬ : ‫أوال‬ : ‫حتو‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫كثري‬ ‫ي‬ ‫رسية‬ ‫معلومات‬ ، ‫هبذه‬ ‫االحتفاظ‬ ‫وعند‬ ‫بنظم‬ ‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫حتت‬ ‫أصبحت‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫فإن‬ ‫و‬ ‫ي‬ ‫الشخصية‬ ‫واملعلومات‬ ‫البيانات‬ ‫من‬ ‫كبرية‬ ‫أحجام‬‫عىل‬ ‫أو‬ ‫الرسية‬ ، ‫وبعض‬ ‫أخرى‬ ‫ببيانات‬ ‫مرتبطة‬ ‫تكون‬ ‫البيانات‬ ‫هذه‬ ‫يف‬ ‫آخر‬ ‫نظام‬ ‫أو‬ ‫مصادر‬ ‫أخرى‬ . ‫أنه‬ ‫كام‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫حلفظها‬ ‫الرسية‬ ‫الوثائق‬ ‫اختيار‬ ‫عند‬ ‫تردد‬ ‫هناك‬ ‫يكون‬ ‫ب‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ختوف‬ ‫وذلك‬ ‫ا‬ ‫االسرتجاع‬ ‫إمكانيات‬ ‫من‬ ‫ونرشها‬ ‫طبعها‬ ‫وإعادة‬ )‫به‬ ‫(املرصح‬ ‫املخول‬ ‫غري‬ ‫والتداول‬ . (219) Ibid., p.67.
140 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫ثاني‬ ‫ا‬ : ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫عند‬ ‫أعظم‬ ‫مرونة‬ ‫تتيح‬ ‫معاجل‬ ‫ة‬ ‫حذف‬ ‫املمكن‬ ‫فمن‬ ‫املحظورة‬ ‫املعلومات‬ ‫أو‬ ‫واملميزات‬ ‫األسامء‬ ‫إخفاء‬ ‫الشخصية‬ ‫أو‬ ‫بعد‬ ‫الوثائق‬ ‫وإتاحة‬ ‫النظام‬ ‫من‬ ‫األخرى‬ ‫الرسية‬ ‫املعلومات‬ ‫واالستخدام‬ ‫لالسرتجاع‬ ‫ذلك‬ . ‫أثناء‬ ‫احلسبان‬ ‫يف‬ ‫يوضع‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫أنه‬ ‫كام‬ ‫التقييم‬ ‫عامل‬ ‫االسرتجاع‬ ‫عمليات‬ ‫عىل‬ ‫القيود‬ ‫فرض‬ ‫عمليات‬ ‫تأثري‬ ‫واإل‬ ‫اإلصدارات‬ ‫بني‬ ‫ومتغري‬ ‫متفاوت‬ ‫املنع‬ ‫يكون‬ ‫عندما‬ ‫خاصة‬ ‫تاحة‬ ‫املختلفة‬ ( ‫املختلفة‬ ‫النسخ‬ ) ‫أو‬ ‫بناء‬ ‫لنفس‬ ‫املختلفة‬ ‫األشكال‬ ( ‫هيكل‬ ) ‫املعلومات‬ . ( 220 ) ( 4 ) ‫التوثيق‬ Documentation ‫جد‬ ‫املهم‬ ‫من‬ ‫ا‬ ‫بالتوثيق‬ ‫اخلاصة‬ ‫الفنية‬ ‫الوثائق‬ ‫ومراجعة‬ ‫وتعريف‬ ‫حتديد‬ ‫ا‬ ‫لفني‬ ‫للنظام‬ ، ‫شامال‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫ما‬ ‫لتحديد‬ ‫ودقيق‬ ‫ا‬ ‫الكفاية‬ ‫فيه‬ ‫بام‬ ، ‫تشغ‬ ‫إمكانية‬ ‫يتيح‬ ‫بحيث‬ ‫النظام‬ ‫يل‬ ‫املتخصصني‬ ‫األفراد‬ ‫عىل‬ ‫االعتامد‬ ‫بدون‬ ‫يف‬ ‫يساهم‬ ‫وأن‬ ‫تشغيله‬ ‫يف‬ ‫فك‬ ‫تكوين‬ ‫عن‬ ‫شاملة‬ ‫رة‬ ‫النظام‬ . ‫يعد‬ ‫التوثيق‬ ‫الفني‬ ‫النظام‬ ‫حياة‬ ‫فرتة‬ ‫طوال‬ ‫هبا‬ ‫االحتفاظ‬ ‫جيب‬ ‫ثمينة‬ ‫وثيقة‬ ‫نفسه‬ ، ‫فإذا‬ ‫امل‬ ‫قام‬ ‫الوثائق‬ ‫بتقييم‬ ‫النظام‬ ‫عن‬ ‫سئولون‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫دائمة‬ ‫قيمة‬ ‫ذات‬ ‫أهنا‬ ‫عىل‬ ، ‫فإنه‬ ‫يف‬ ‫هذه‬ ‫التوثيق‬ ‫من‬ ‫نسخة‬ ‫حتويل‬ ‫جيب‬ ‫احلالة‬ ‫الفني‬ ‫اإل‬ ‫بالنظام‬ ‫وختزينها‬ ‫نفسه‬ ‫لكرت‬ ‫وين‬ ‫التعامل‬ ‫ليتم‬ ‫اإل‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ‫ضمن‬ ‫من‬ ‫أرشيفية‬ ‫وثيقة‬ ‫أهنا‬ ‫عىل‬ ‫معها‬ ‫لكرتوين‬ . ( 221 ) (220) Ibid., p.67-68. (221) Ibid.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 141 ‫التوثيق‬ ‫يكون‬ ‫احلاالت‬ ‫بعض‬ ‫وىف‬ ‫الفني‬ ‫عمر‬ ‫من‬ ‫أطول‬ ‫األمد‬ ‫طويلة‬ ‫قيمة‬ ‫له‬ ‫للنظام‬ ‫نفسه‬ ‫النظام‬ ، ‫فمثال‬ ‫جد‬ ‫املهم‬ ‫من‬ ‫ولكن‬ ‫مطلوبة‬ ‫غري‬ ‫تكون‬ ‫قد‬ ‫واملعلومات‬ ‫البيانات‬ ‫ا‬ ‫معرفة‬ ‫موجودة‬ ‫أهنا‬ . ( 5 ‫ا‬ ) ‫لقابلية‬ ‫للقراءة‬ Readability ‫والتلف‬ ‫التدهور‬ ‫الطبيعي‬ ‫ع‬ ‫هناك‬ ‫جيعل‬ ‫قد‬ ‫التخزين‬ ‫لوسائط‬ ‫السرت‬ ‫إمكانية‬ ‫دم‬ ‫جاع‬ ‫واملعلومات‬ ‫الوثائق‬ ، ‫بتقويم‬ ‫يقوموا‬ ‫أن‬ ‫عليها‬ ‫القائمني‬ ‫عىل‬ ‫جيب‬ ‫التقييم‬ ‫عملية‬ ‫وخالل‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ‫عليه‬ ‫املخزنة‬ ‫الوسط‬ ‫وطبيعة‬ ‫نوعية‬ ، ‫وسائط‬ ‫باختبار‬ ‫القيام‬ ‫الالزم‬ ‫ومن‬ ‫ألخرى‬ ‫فرتة‬ ‫من‬ ‫النظام‬ ‫بوثائق‬ ‫اخلاصة‬ ‫التخزين‬ . ( 222 ) ‫تظهر‬ ‫الوسائط‬ ‫ختزين‬ ‫عند‬ ‫التخزين‬ ‫بوسائط‬ ‫اخلاصة‬ ‫املشاكل‬ ‫يف‬ ‫غ‬ ‫بيئة‬ ‫مالئمة‬ ‫ري‬ ‫أو‬ ‫طويلة‬ ‫لفرتات‬ ‫تستخدم‬ ‫أهنا‬ . ‫وكثري‬ ‫ا‬ ‫اجلهات‬ ‫تقوم‬ ‫ما‬ ‫التي‬ ‫نظم‬ ‫تستخدم‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫تاب‬ ‫عاملني‬ ‫بتوظيف‬ ‫للنظم‬ ‫عني‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هلا‬ ‫الالزمة‬ ‫الصيانة‬ ‫وإجراء‬ ‫التلف‬ ‫من‬ ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫بمعاجلة‬ ‫يقومون‬ ‫امل‬ ‫ومن‬ ‫طبع‬ ‫وحماولة‬ ‫التخزينية‬ ‫الوسائط‬ ‫من‬ ‫عشوائية‬ ‫عينات‬ ‫بأخذ‬ ‫القيام‬ ‫ستحسن‬ ‫يوضح‬ ‫ذلك‬ ‫إن‬ ‫حيث‬ ‫الورق‬ ‫عىل‬ ‫منها‬ ‫بيانات‬ ‫ملسئويل‬ ‫الفنية‬ ‫املشاكل‬ ‫بعض‬ ‫النظام‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫من‬ ‫الوسائط‬ ‫هذه‬ ‫بتلف‬ ‫واخلاصة‬ ‫تفادهيا‬ ‫املمكن‬ . ( 223 ) (222) Ibid., p.71. (223) Ibid.
142 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ( 6 ) ‫عمليات‬ ‫التهجري‬ Migration Processes ‫جديدة‬ ‫برامج‬ ‫استخدام‬ ‫عند‬ ‫أو‬ ‫فإنه‬ ‫باجلهة‬ ‫جديدة‬ ‫حاسبات‬ ‫وأجهزة‬ ‫معدات‬ ‫ينبغ‬ ‫ي‬ ‫الوثائق‬ ‫هتجري‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بنظام‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الذي‬ ‫مع‬ ‫يتناسب‬ ‫واملعدات‬ ‫الربامج‬ ‫هذه‬ ‫مع‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫استخدام‬ ‫قابلية‬ . ‫و‬ ‫ينبغي‬ ‫فقد‬ ‫دون‬ ‫التهجري‬ ‫عملية‬ ‫تتم‬ ‫أن‬ ‫ألي‬ ‫النظام‬ ‫من‬ ‫معلومات‬ ‫أو‬ ‫وثائق‬ ‫من‬ ‫النظام‬ ، ‫بني‬ ‫التوافق‬ ‫عدم‬ ‫نتيجة‬ ‫املعلومات‬ ‫بعض‬ ‫تفقد‬ ‫ربام‬ ‫فإنه‬ ‫العملية‬ ‫الناحية‬ ‫من‬ ‫أنه‬ ‫إال‬ ‫واحلديثة‬ ‫القديمة‬ ‫النظم‬ ، ‫أنه‬ ‫إال‬ ‫ينبغي‬ ‫املالئمة‬ ‫للخيارات‬ ‫اللجوء‬ ‫النظام‬ ‫مسئولو‬ ‫عىل‬ ‫يف‬ ‫بالنظام‬ ‫املهجرة‬ ‫واملعلومات‬ ‫الوثائق‬ ‫سالمة‬ ‫ضامن‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫التهجري‬ ‫عمليات‬ . ( 224 ) ‫املعلومات‬ ‫فقد‬ ‫وعمليات‬ ‫اختاذ‬ ‫ينبغ‬ ‫وهلذا‬ ‫احلدوث‬ ‫متوقعة‬ ‫التهجري‬ ‫عمليات‬ ‫أثناء‬ ‫وهذه‬ ‫التهجري‬ ‫عمليات‬ ‫خالل‬ ‫املعلومات‬ ‫فقدان‬ ‫عمليات‬ ‫تقليل‬‫أجل‬‫من‬ ‫اإلجراءات‬ ‫بعض‬ ‫عىل‬ ‫تشتمل‬ ‫اخلطوات‬ :  ‫الشخص‬ ‫حتديد‬ ‫أو‬ ‫للنظام‬ ‫التهجري‬ ‫عمليات‬ ‫عن‬ ‫املسئولني‬ ‫األشخاص‬ .  ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫التهجري‬ ‫عمليات‬ ‫تأثري‬ ‫وتقييم‬ ‫تقدير‬ .  ‫توثي‬ ‫ق‬ ‫إجراءات‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ‫وحتويل‬ ‫التهجري‬ ‫وعمليات‬ ‫إىل‬ ‫ج‬ ‫أشكال‬ ‫ديدة‬ ، ‫أنه‬ ‫عىل‬ ‫ينبغي‬ ‫التالية‬ ‫النقاط‬ ‫عىل‬ ‫التوثيق‬ ‫هذا‬ ‫يشتمل‬ ‫أن‬ : o ‫السياسات‬ ‫واإلجراءات‬ ‫التهجري‬ ‫لعمليات‬ ‫املنظمة‬ . o ‫الكامل‬ ‫التوضيح‬ ‫ألي‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ‫لتهجري‬ ‫تتم‬ ‫عملية‬ . (224) Ibid., p.71-72. - Klein, A.: Data Migration: Issues and Strategies, Medford, N.J.: Information Today, 2001, p.44.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 143 o ‫التهجري‬ ‫أشكال‬ ‫من‬ ‫معني‬ ‫شكل‬ ‫اختيار‬ ‫أسباب‬ ‫توضيح‬ . o ‫نتائج‬ ‫توضيح‬ ‫أي‬ ‫التجربة‬ ‫سبيل‬ ‫عىل‬ ‫كانت‬ ‫ولو‬ ‫حتى‬ ‫هتجري‬ ‫عملية‬ o ‫حول‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ‫عىل‬ ‫التهجري‬ ‫عملية‬ ‫نتائج‬ ‫توضيح‬ ‫أي‬ ‫تغي‬ ‫ريات‬ ‫واستخدامها‬ ‫عملها‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫عىل‬ . ( 225 ) ‫االحرفاظ‬ ‫النظام‬ ‫بوثائق‬ ‫للوثائق‬ ‫االحتفاظ‬ ‫عمليات‬ ‫تعرف‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫النظم‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ب‬ ‫أهنا‬ : " ‫العمليات‬ ‫التي‬ ‫بتخزين‬ ‫تسمح‬ ‫و‬ ‫معاجلة‬ ‫و‬ ‫الوثائق‬ ‫ومحاية‬ ‫صيانة‬ ‫يف‬ ‫النظام‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫من‬ ‫طويلة‬ ‫ملدد‬ ‫هبا‬ ‫االحتفاظ‬ ‫أجل‬ " ( 226 ) ‫اإلبقاء‬ ‫الوثائق‬ ‫عىل‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هبا‬ ‫واالحتفاظ‬ ‫يف‬ ‫النظام‬ ‫يف‬ ‫يكو‬ ‫شكل‬ ‫مفهوم‬ ‫ن‬ ‫الطويل‬ ‫املدى‬ ‫عىل‬ ‫للمستخدمني‬ . ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫مزاياًاستخدام‬ ً ً‫نظم‬ ‫إدارة‬ ً ‫ا‬ ً‫لوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ً ‫اإل‬ ‫احلفظ‬ ‫لكرتوين‬ ‫التقليدية‬ ‫احلفظ‬ ‫بنظم‬ ‫تتوافر‬ ‫ال‬ ‫امتيازات‬ ‫يتيح‬ ، ‫فباإلضافة‬ ‫إىل‬ ‫الواحدة‬ ‫الوثيقة‬ ‫واسرتجاع‬ ‫إتاحة‬ ‫إمكانية‬ ‫نجد‬ ‫الوثائق‬ ‫أصول‬ ‫عىل‬ ‫احلفاظ‬ ‫يف‬ ‫نف‬ ‫الوقت‬ ‫س‬ ‫الفائقة‬ ‫الرسعة‬ ‫مع‬ ‫مستخدم‬ ‫من‬ ‫ألكثر‬ ‫يف‬ .‫االسرتجاع‬ ‫عملية‬ ( 227 ) (225) Klein, A.: Data Migration: Op.Cit., p.44-45. (226) Duranti, Luciana: The Long-term Preservation of Authentic Electronic Records, San Miniato: Archilab, 2005, p.19. (227) Ibid., p.28.
144 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫والوصول‬ ‫إىل‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫املطلوبة‬ ‫املعلومات‬ ‫يف‬ ‫عن‬ ‫إليها‬ ‫الوصول‬ ‫من‬ ‫أرسع‬ ‫وقت‬ ‫األصلية‬ ‫الوثائق‬ ‫طريق‬ ، ‫املتوفرة‬ ‫البحث‬ ‫مداخل‬ ‫وفاعليات‬ ‫إلمكانيات‬ ‫وذلك‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ ( 228 ) ‫بعض‬ ‫وىف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫الوثائق‬ ‫استخدام‬ ‫يتم‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫املخزنة‬ ‫استخدامها‬ ‫يمكن‬ ‫ال‬ ‫استخدامات‬ ‫بالنظام‬ ‫أو‬ ‫باستخدام‬ ‫إنجازها‬ ‫األصلية‬ ‫الوثائق‬ ، ‫مثل‬ :  ‫الوثيقة‬ ‫من‬ ‫اهلامة‬ ‫املعلومات‬ ‫بعض‬ ‫حجب‬ .  ‫األصلية‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫التالفة‬ ‫األجزاء‬ ‫بعض‬ ‫معاجلة‬ ‫والتي‬ ‫املعلوم‬ ‫حتجب‬ ‫ات‬ ‫اهلامة‬ ‫يف‬ ‫األصلية‬ ‫الوثيقة‬ . ( 229 ) ً:‫ًا‬‫ي‬‫ثان‬ ًًًًًًً ً‫خصائصًالوثائق‬ ‫يف‬ ً ً‫نظم‬ ‫إد‬ ‫ارة‬ ً ً‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ً ‫لكي‬ ‫بالوثائق‬ ‫االحتفاظ‬ ‫عمليات‬ ‫من‬ ‫اهلدف‬ ‫يتحقق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫الوثائق‬ ‫فإن‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫التي‬ ‫ية‬ ‫هبا‬ ‫االحتفاظ‬ ‫يتم‬ ‫يف‬ ‫ا‬ ‫يتوافر‬ ‫أن‬‫جيب‬ ‫لنظام‬ ‫التالية‬ ‫اخلصائص‬ ‫فيها‬ :  ‫األصالة‬ Authentic .  ‫الكامل‬ Complete .  ‫الوصول‬ ‫سهولة‬ ‫و‬ ‫االسرتجاع‬ Accessible and Understandable . (228) Ibid., p.29. (229) International Council on Archives: Op.Cit.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 145  ‫للمعاجلة‬ ‫القابلية‬ Processable .  ‫االستخدام‬ ‫إلعادة‬ ‫القابلية‬ Potentially Reusable . ( 230 ) ‫املنظامت‬ ‫فإن‬ ‫املتطلبات‬ ‫هلذه‬ ‫وبالنسبة‬ ‫التي‬ ‫أرشيفات‬ ‫نظم‬ ‫تنشئ‬ ‫إل‬ ‫كرتون‬ ‫ية‬ ‫جيب‬ ‫املتطلبات‬ ‫هذه‬ ‫عىل‬ ‫التأكيد‬ ‫عليها‬ ، ‫أكيدة‬ ‫رغبة‬ ‫لدهيا‬ ‫يكون‬ ‫وأن‬ ‫يف‬ ‫استيفاء‬ ‫هذه‬ ‫املتطلبات‬ ‫من‬ ‫األدنى‬ ‫باحلد‬ ‫املعاناة‬ ‫املتضمنة‬ ‫الطبيعية‬ ‫واملعاجلات‬ ‫العمليات‬ ‫هلذه‬ ‫واملجهود‬ ‫يف‬ ‫عمليات‬ ‫بالنظام‬ ‫االستخدام‬ . ( 1 ) ‫األصالة‬ Authentic ‫نحتاج‬ ‫ببساطة‬ ‫فإننا‬ ‫أصيلة‬ ‫الوثائق‬ ‫أن‬ ‫لنتبني‬ ‫إىل‬ ‫الوثائق‬ ‫أن‬ ‫نثبت‬ ‫أن‬ ‫هي‬ ‫فعال‬ ‫ما‬ ‫تدعيه‬ ، ‫نفس‬ ‫ليس‬ ‫وهذا‬ ‫اليش‬ ‫ء‬ ‫الرغبة‬ ‫عند‬ ‫يف‬ ‫املعلومات‬ ‫ودقة‬ ‫صدق‬ ‫إظهار‬ ‫التي‬ ‫حت‬ ‫وهيا‬ ‫لوثائق‬‫فبالنسبة‬ ‫الوثائق‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بحاجة‬ ‫فنحن‬ ‫إىل‬ ‫أ‬ ‫الوثائق‬ ‫أن‬‫نتبني‬ ‫ن‬ ‫عليها‬ ‫احلصول‬ ‫تم‬ ‫قد‬ ‫يف‬ ‫الوقت‬ ‫الذي‬ ‫تدعيه‬ ، ‫املعاجلات‬ ‫وأن‬ ‫التي‬ ‫أنشأهتا‬ ‫هي‬ ‫فع‬ ‫ال‬ ‫ندعيه‬ ‫ما‬ ‫جزء‬ ‫أصبحت‬ ‫أن‬ ‫منذ‬ ‫األحوال‬ ‫من‬ ‫حال‬ ‫بأي‬ ‫تتغري‬ ‫مل‬ ‫حمتوياهتا‬ ‫وأن‬ ‫هلا‬ ‫ا‬ .‫النظام‬ ‫من‬ ( 231 ) ( 2 ) ‫الكامل‬ Complete ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫ملجموعة‬ ‫كخاصية‬ ‫يستخدم‬ ‫الكامل‬ ‫أكثر‬ ‫واحدة‬ ‫لوثيقة‬ ‫استخدامه‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫جمموعة‬ ‫ضمن‬ ، ‫كال‬ ‫عىل‬ ‫تنطبق‬ ‫كوهنا‬ ‫من‬ ‫بالرغم‬ ‫منهام‬ . (230) Ibid. (231) Ibid.
146 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫من‬ ‫جمموعة‬ ‫ولتكون‬ ‫متام‬ ‫التأكد‬ ‫من‬ ‫فالبد‬ ‫كاملة‬‫الوثائق‬ ‫ا‬ ‫عنارص‬ ‫أي‬ ‫يوجد‬ ‫ال‬‫أنه‬‫من‬ ‫أو‬ ‫أضيفت‬ ‫قد‬ ‫وثائق‬ ‫أو‬ ‫طبق‬ ‫الوثائق‬ ‫جمموعة‬ ‫تلك‬ ‫من‬ ‫أزيلت‬ ‫ا‬ ‫للقوانني‬ ‫التي‬ ‫ت‬ ‫تأسيسها‬ ‫م‬ ‫املجموعة‬ ‫هلذه‬ ، ‫الفردية‬ ‫للوثيقة‬ ‫بالنسبة‬ ‫األصالة‬ ‫ملتطلب‬ ‫بالنسبة‬ ‫املطلب‬ ‫نفس‬ ‫هو‬ ‫وهذا‬ . ‫بأ‬ ‫القول‬ ‫جمرد‬ ‫ليس‬ ‫الكامل‬ ‫وببساطة‬ ‫كل‬ ‫ن‬ ‫يش‬ ‫ء‬ ‫هو‬ ‫كام‬ ‫مازال‬ ، ‫هناك‬ ‫يكون‬ ‫ربام‬ ‫ألنه‬ ‫الوثائق‬ ‫بعض‬ ‫وجود‬ ‫لعدم‬ ‫مقنع‬ ‫سبب‬ ‫يف‬ ‫أماكنها‬ ، ‫يتضمن‬ ‫وذلك‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫ال‬ ‫بأنه‬ ‫القول‬ ‫يوجد‬ ‫يش‬ ‫ء‬ ‫ال‬ ‫عندما‬ ‫هناك‬ ‫ينبغي‬ ‫هناك‬ ‫وجوده‬ . ( 232 ) ( 3 ) ‫سهولة‬ ‫الوصول‬ ‫و‬ ‫ا‬ ‫ال‬ ‫سرتجاع‬ Accessible and Understandable ‫والكاملة‬ ‫األصلية‬ ‫الوثائق‬ ‫جمموعات‬ ‫إن‬ ‫الوصول‬ ‫نستطع‬ ‫مل‬ ‫إن‬ ‫استخدامها‬ ‫يمكن‬ ‫ال‬ ‫إليها‬ ‫أو‬ ‫بسهولة‬ ‫اسرتجاعها‬ ، ‫بمكوناهتا‬ ‫الشعور‬ ‫عىل‬ ‫قادرين‬ ‫نكن‬ ‫مل‬ ‫وإن‬ . ‫(كال‬ ‫التقنيات‬ ‫بعض‬ ‫لدينا‬ ‫مازال‬ ‫أنه‬ ‫يعنى‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫الوصول‬ ‫األجهزة‬ ‫من‬ ‫والربامج‬ ) ‫والتي‬ ‫فني‬‫بالتعامل‬‫لنا‬‫تسمح‬ ‫ا‬ ‫وترمجتها‬‫الوثائق‬‫مع‬ ‫يف‬ ‫يست‬‫شكل‬ ‫املستخدمون‬‫طيع‬ ‫خالله‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫تناول‬ . ( 233 ) ‫الوثائق‬ ‫أن‬ ‫من‬ ‫وللتأكد‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫اإل‬ ‫األرشيف‬ ‫بنظام‬ ‫لكرتوين‬ ‫الو‬ ‫سهلة‬ ‫صول‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫جيب‬ ‫فإنه‬ ‫للفهم‬ ‫وقابلة‬ ‫واالسرتجاع‬ :  ‫خمزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫أن‬ ‫يف‬ ‫للمعاجلة‬ ‫قابل‬ ‫شكل‬ . (232) Ibid. (233) Ibid.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 147  ‫املعلوم‬ ‫وبني‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫بني‬ ‫ارتباط‬ ‫يوجد‬ ‫أنه‬ ‫عىل‬ ‫املوجودة‬ ‫ات‬ ‫النظام‬ . ( 234 ) ( 4 ) ‫القابلية‬ ‫للمعاجلة‬ ‫العتبار‬ ‫أن‬ ‫واملعاجلة‬ ‫التعامل‬ ‫عىل‬ ‫قادرين‬ ‫نكون‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫فإنه‬ ‫للمعاجلة‬ ‫قابلة‬ ‫الوثائق‬ ‫بعمليات‬ ‫املتعلقة‬ ‫لألغراض‬ ‫مناسبة‬ ‫وسائل‬ ‫باستخدام‬ ‫وعرضها‬ ‫وحتديدها‬ ‫الوثائق‬ ‫هلذه‬ ‫االحتفاظ‬ . ‫املامثلة‬ ‫الوسائل‬ ‫استخدام‬ ‫يعنى‬ ‫ربام‬ ‫وهذا‬ ‫إىل‬ ‫تلك‬ ‫التي‬ ‫ال‬ ‫مع‬ ‫مستخدمة‬ ‫كانت‬ ‫نظام‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫الذي‬ ‫موجود‬ ‫كان‬ ‫ا‬ ‫والذي‬ ‫كان‬ ‫مسئوال‬ ‫واالحتفاظ‬ ‫التخزين‬ ‫عمليات‬ ‫عن‬ ‫الوثائق‬ ‫هلذه‬ ‫واالسرتجاع‬ . ( 235 ) ( 5 ) ‫القابلية‬ ‫االستخدام‬ ‫إلعادة‬ ‫االستخدام‬ ‫إلعادة‬ ‫قابلة‬ ‫تكون‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫استخالص‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫حالة‬ ‫منها‬ ‫املعلومات‬ ‫أو‬ ‫احلديثة‬ ‫املعلومات‬ ‫نظم‬ ‫مع‬ ‫الوثائق‬ ‫تفاعل‬ ‫إمكانية‬ ‫آخر‬ ‫بمعنى‬ ، ‫وهذا‬ ‫متطلب‬ ‫أكثر‬ ‫املتطلبات‬ ‫من‬ ‫رصامة‬ ‫لعمليتي‬ ‫الوصول‬ ‫و‬ ‫للمعاجل‬ ‫والقابلية‬ ‫االسرتجاع‬ ‫ة‬ . ( 236 ) ‫للربامج‬ ‫املادية‬ ‫املكونات‬ ‫عىل‬ ‫احلفاظ‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫إشباعها‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫املتطلبات‬ ‫هذه‬ ‫التي‬ ‫لتكون‬ ‫خالهلا‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫ختزين‬ ‫تم‬ ‫للمعاجلة‬ ‫وقابلة‬ ‫لالسرتجاع‬‫متاحة‬ ، ‫كان‬ ‫إذا‬‫ولكن‬ ‫لديه‬ ‫ليس‬ ‫القديم‬ ‫النظام‬ ‫أي‬ ‫فإن‬ ‫اجلديدة‬ ‫احلاسبات‬ ‫نظم‬ ‫مع‬ ‫املعلومات‬ ‫لتبادل‬ ‫وسائل‬ (234) Ibid. (235) Ibid. (236) Ibid.
148 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫إلعادة‬ ‫قابلني‬ ‫يكونوا‬ ‫لن‬ ‫فإهنم‬ ‫ولذلك‬ ‫القديم‬ ‫النظام‬ ‫حبيسة‬ ‫تكون‬ ‫سوف‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫االستخدام‬ . ‫االحتفاظ‬ ‫ملتطلبات‬ ‫السابق‬ ‫العرض‬ ‫خالل‬ ‫ومن‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫ل‬ ‫كرتون‬ ‫ية‬ ‫االحتفاظ‬ ‫عمليات‬ ‫متطلبات‬ ‫عىل‬ ‫تأثري‬ ‫له‬ ‫هام‬ ‫عامل‬ ‫للباحث‬ ‫يظهر‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫ا‬ ‫لوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وهو‬ ‫أال‬ " ‫التقني‬ ‫التطور‬ " ‫التطور‬ ‫هبذا‬ ‫اخلاصة‬ ‫والتغيريات‬ . ً:‫ًا‬‫ث‬‫ثال‬ ًًًًًًً ً‫التطورًوالتغري‬ ‫التكنولوجي‬ ً Technological Development and Changes ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫عند‬ ‫منه‬ ‫الفرار‬ ‫يمكن‬ ‫ال‬ ‫واقع‬ ‫هو‬ ‫التكنولوجي‬ ‫التغري‬ ‫إن‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫التغري‬ ‫مقدار‬ ‫وأن‬ ‫يف‬ ‫املجال‬ ‫هذا‬ ‫يعد‬ ‫رسيع‬ ‫ا‬ ‫بمساحا‬ ‫قورن‬ ‫ما‬ ‫إذا‬ ‫ت‬ ‫التقدم‬ ‫من‬ ‫أخرى‬ ‫اإلنساين‬ ‫يف‬ ‫ومعاجلتها‬ ‫بالوثائق‬ ‫املتعلقة‬ ‫العمليات‬ ، ‫ونجد‬ ‫أي‬ ‫ا‬‫ض‬ ‫هذا‬ ‫أن‬ ‫قوى‬ ‫حتدثه‬ ‫التغيري‬ ‫السوق‬ ‫والتي‬ ‫تعد‬ ‫االحتفاظ‬ ‫متطلبات‬ ‫عن‬ ‫البعد‬ ‫كل‬ ‫بعيدة‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫للمعلومات‬ ‫املتزن‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫املدى‬ ‫طويل‬ ‫االحتفاظ‬ ‫األخص‬ ‫وعىل‬ ‫املتغرية‬ ‫غري‬ ‫األصيلة‬ . ( 237 ) ‫حتدي‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫فإنه‬ ‫لذلك‬ ‫ا‬ ‫من‬ ‫جمموعة‬ ‫باستخدام‬ ‫متطلباتنا‬ ‫إلشباع‬ ‫األدوات‬ ‫والتي‬ ‫لتوظيفها‬ ‫حماوالت‬ ‫هناك‬ ‫تكون‬ ‫بينام‬ ‫الوقت‬ ‫مع‬ ‫تتغري‬ ‫سوف‬ . ‫يظهر‬ ‫وهذا‬ ‫األشكال‬ ‫من‬ ‫العديد‬ ‫تأخذ‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫التغيريات‬ ‫هذه‬ ‫إن‬ ‫يف‬ ‫مع‬ ‫املستخدمة‬ ‫اجلديدة‬ ‫والربامج‬ ‫التطبيقات‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وب‬ ‫واضح‬ ‫شكل‬ . (237) Ibid.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 149 ‫اإل‬ ‫من‬ ‫حديثة‬ ‫إصدارة‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫اجلديدة‬ ‫فالربامج‬ ‫فعلي‬ ‫املوجودة‬ ‫صدارة‬ ‫ا‬ ‫للربنامج‬ ‫أو‬ ‫التطبيق‬ ، ‫أو‬ ‫كامل‬ ‫بشكل‬ ‫كلها‬ ‫جديدة‬ ‫أهنا‬ ، ‫والتي‬ ‫أف‬ ‫أهنا‬ ‫بسبب‬ ‫أصدرت‬ ‫ضل‬ ‫القديمة‬ ‫اإلصدارة‬ ‫من‬ ، ‫أو‬ ‫أهنا‬ ‫أرخص‬ ، ‫أو‬ ‫توافق‬ ‫تقدم‬ ‫أهنا‬ ‫بسبب‬ ‫أكثر‬ ‫الربامج‬ ‫مع‬ ‫باملنظمة‬ ‫املستخدمة‬ . ( 238 ) ‫واإلصدارة‬ ‫اجلديدة‬ ‫اإلصدارة‬ ‫بني‬ ‫الفرق‬ ‫معرفة‬ ‫الصعب‬ ‫ملن‬ ‫إنه‬ ‫املعدلة‬ ، ‫فمث‬ ‫ال‬ ‫الربنامج‬ ‫من‬ ‫الثالثة‬ ‫اإلصدارة‬ ( ‫س‬ ) ‫نفس‬ ‫من‬ ‫الثابتة‬ ‫اإلصدارة‬ ‫تصبح‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫املميزات‬‫من‬ ‫صغرية‬‫جمموعة‬‫طريق‬‫عن‬ ‫الربنامج‬ ‫أو‬ ‫كلية‬‫الربنامج‬‫كتابة‬‫إعادة‬‫املمكن‬‫من‬‫أنه‬ ‫الوظائف‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫خيتلف‬ ‫ولكنه‬ ‫االسم‬ ‫نفس‬ ‫حيمل‬ ‫والذي‬ . ‫إضافة‬ ‫إىل‬ ‫املمك‬ ‫من‬ ‫التغيريات‬ ‫أن‬ ‫املستخدمة‬ ‫واملعدات‬ ‫األجهزة‬ ‫عىل‬ ‫حدوثها‬ ‫ن‬ ‫يف‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫دائمة‬ ‫نسخة‬ ‫لعمل‬ ‫الربامج‬ ‫تشغيل‬ ، ‫هذه‬ ‫تكون‬ ‫األحيان‬ ‫بعض‬ ‫وىف‬ ‫مثل‬ ‫باملوضوع‬ ‫بسيطة‬ ‫عالقة‬ ‫هلا‬ ‫التغيريات‬ :  ‫املعدات‬ ‫التي‬ ‫واألجهز‬ ‫املعدات‬ ‫أن‬ ‫لضامن‬ ‫تستخدم‬ ‫ة‬ ‫وتعمل‬ ‫متوافقة‬ ‫اجلديدة‬ ‫تستمر‬ ‫القديمة‬ ‫الربامج‬ ‫أن‬ ‫وضامن‬ ‫القديمة‬ ‫الربامج‬ ‫مع‬ ‫يف‬ ‫العمل‬ ‫والتشغيل‬ . ( 239 )  ‫ا‬‫أيض‬ ‫رغم‬ ‫االسرتجاع‬ ‫سهلة‬ ‫لتكون‬ ‫تستمر‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫القديمة‬ ‫الوسائط‬ ‫الوقت‬ ‫مرور‬ . (238) Ibid. (239) Ibid.
150 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫ا‬ ‫للحاسب‬ ‫اجلديدة‬ ‫فاألجيال‬ ‫لألبد‬ ‫يستمر‬ ‫ال‬ ‫التوافق‬ ‫هذا‬ ‫ولكن‬ ‫آليل‬ ‫امل‬ ‫من‬ ‫أن‬ ‫مكن‬ ‫والربامج‬ ‫األجهزة‬ ‫مع‬ ‫تتعامل‬ ‫التي‬ ‫كانت‬ ‫تعد‬ ‫احلاسبات‬ ‫من‬ ‫السابقة‬ ‫األجيال‬ ‫مع‬ ‫جديدة‬ ‫واملعدات‬ ‫التجهيزات‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫تستطيع‬ ‫أن‬ ‫بالرضوري‬ ‫ليس‬ ‫ولكنها‬ ‫التي‬ ‫تع‬ ‫ود‬ ‫إىل‬ ‫ثالثة‬ ‫أو‬ ‫مضت‬ ‫أجيال‬ ‫أربعة‬ ، ‫الواضح‬ ‫األثر‬ ‫ذات‬ ‫فالتغيريات‬ ‫هي‬ ‫التي‬ ‫وسائط‬ ‫عىل‬ ‫طرأت‬ ‫ل‬ ‫التخزين‬ ‫بوسائط‬ ‫املرتبطة‬ ‫والتقنيات‬ ‫التخزين‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ .‫ية‬ ‫املعلومات‬ ‫لتخزين‬ ‫املستخدم‬ ‫املنطقي‬ ‫البناء‬ ‫عىل‬ ‫تطرأ‬ ‫قد‬ ‫التغيريات‬ ، ‫يشار‬ ‫ما‬ ‫وهو‬ ‫عىل‬‫إليه‬ ‫أ‬ ‫نه‬ " ‫امللف‬‫شكل‬ " ، ‫وأحيان‬ ‫ا‬ ‫لتغيري‬‫مبارشة‬‫كنتيجة‬‫حدثت‬‫قد‬‫التغيريات‬‫هذه‬‫أن‬‫نجد‬ ‫الربا‬ ‫والتطبيقات‬ ‫مج‬ . ( 240 ) ‫من‬ ‫وأنه‬ ‫القديم‬ ‫بالشكل‬ ‫امللف‬ ‫قراءة‬ ‫عىل‬ ‫قادرة‬ ‫اجلديدة‬ ‫الربامج‬ ‫كانت‬ ‫إذا‬ ‫فحتى‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫فإنه‬ ‫للقراءة‬ ‫قابل‬ ‫لشكل‬ ‫امللفات‬ ‫هذه‬ ‫لتحويل‬ ‫اإلجراءات‬ ‫ببعض‬ ‫القيام‬ ‫املمكن‬ ‫بنسبة‬ ‫نجاحها‬ ‫عىل‬ ‫التأكيد‬ ‫صعبة‬ ‫العملية‬ ‫هذه‬ ‫جيعل‬ ‫مما‬ ‫الدقيقة‬ ‫غري‬ ‫األمور‬ ‫بعض‬ ‫حتدث‬ ‫أن‬ 100 % ‫امللفات‬ ‫بأشكال‬ ‫كاملة‬‫دراية‬ ‫عىل‬ ‫العملية‬ ‫هذه‬‫عىل‬ ‫القائم‬ ‫الشخص‬ ‫يكن‬ ‫مل‬ ‫إن‬ ‫وذلك‬ ‫معها‬ ‫املستخدمة‬ ‫والربامج‬ . ( 241 ) ‫إىل‬ ‫أي‬ ‫هامة‬ ‫التغيريات‬ ‫هذه‬ ‫حد‬ ، ‫إىل‬ ‫أي‬ ‫ه‬ ‫حد‬ ‫ي‬ ‫االستخدام‬ ‫صعبة‬ ‫بالنسبة‬ ‫ل‬ ‫ن‬ ‫ا‬ ‫لنتعامل‬ ‫وحجم‬ ‫هبا‬ ‫اخلاصة‬ ‫التحذيرات‬ ‫وحجم‬ ‫كمية‬ ‫عىل‬ ‫معتمدين‬ ‫معها‬ ‫املعلومات‬ ‫ال‬ ‫تي‬ ‫وما‬ ‫بشأهنم‬ ‫نعرفها‬ ‫ه‬ ‫ي‬ ‫املطلوبة‬ ‫التغيريات‬ ‫حجم‬ . (240) Ibid. (241) Ibid.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 151 ‫إنه‬ ‫املشاكل‬ ‫من‬ ‫العديد‬ ‫وجود‬ ‫من‬ ‫بالرغم‬ ‫أنه‬ ‫بالذكر‬ ‫جلدير‬ ‫والتي‬ ‫أشري‬ ‫إ‬ ‫ليها‬ ، ‫أنه‬ ‫إال‬ ‫عليها‬ ‫التغلب‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫يف‬ ‫الكافية‬ ‫الفنية‬ ‫املعرفة‬ ‫وجود‬ ‫والتي‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫ت‬ ‫مكلفة‬ ‫صبح‬ ‫جد‬ ‫ا‬ ‫بذلك‬ ‫للقيام‬ . ‫ومعظم‬ ‫أخصائي‬ ‫ى‬ ‫األرشيف‬ ‫ومسئويل‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يتم‬ ‫نون‬ ‫جتنب‬ ‫اخلارقة‬ ‫األعامل‬ ‫هذه‬ ‫مثل‬ ‫واملعاناة‬ ‫الشديدة‬ ‫والتي‬ ‫لتغطية‬ ‫رضورية‬ ‫تكون‬ ‫وإعادة‬ ‫تش‬ ‫غيل‬ ‫مل‬ ‫ختزينية‬ ‫وسائط‬ ‫عىل‬ ‫املخزنة‬ ‫املعلومات‬ ‫العرشين‬ ‫من‬ ‫يقرب‬ ‫ما‬ ‫دة‬ ‫سنة‬ . ً:‫ًا‬‫ع‬‫راب‬ ًًًً ًًً ‫عالقة‬ ً ‫عمليات‬ ً ‫االحتفاظ‬ ً ‫ب‬ ً‫نظام‬ ‫االسرتجاع‬ ً ‫إن‬ ‫النظام‬ ‫الذي‬ ‫بحفظ‬‫نقوم‬ ‫الوثائق‬ ‫النظام‬‫يكون‬‫أن‬‫بالرضورة‬‫ليس‬‫فيه‬ ‫ا‬ ‫لذي‬ ‫سوف‬ ‫الوثائق‬ ‫نسرتجع‬ ‫من‬ ‫خالله‬ . ‫والفصل‬ ‫النظامني‬ ‫بني‬ ( ‫واالسرتجاع‬ ‫احلفظ‬ ) ‫مطلوب‬ ‫يكون‬ ‫ا‬ ‫عندما‬ ‫جمت‬ ‫يكون‬ ‫مع‬ ‫كبري‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫وتداول‬ ‫باسرتجاع‬ ‫يقومون‬ ‫سوف‬ ‫الذين‬ ‫املستخدمني‬ ‫جد‬ ‫ا‬ ‫ا‬ ‫وهذا‬ ‫ملجتمع‬ ‫خمتلف‬ ‫مستخدمني‬ ‫يضم‬ ‫نفسه‬ ‫ومواقعهم‬ ‫طبيعتهم‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫ني‬ . ( 242 ) ‫والفصل‬ ‫بني‬ ‫والتطبيقات‬ ‫الربامج‬ ‫بتحديد‬ ‫يسمح‬ ‫االسرتجاع‬ ‫ونظم‬ ‫احلفظ‬ ‫نظم‬ ‫املستخدمة‬ ‫يف‬ ‫عمليات‬ ‫احلفظ‬ ‫والتي‬ ‫احلاجة‬ ‫دون‬ ‫طويلة‬ ‫فرتة‬ ‫تستمر‬ ‫أن‬ ‫املحتمل‬ ‫من‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫مع‬ ‫واملواءمة‬ ‫التكيف‬ ‫اختيارنا‬ ‫بالنسبة‬ ‫املدى‬ ‫القصري‬ ‫االستخدام‬ ‫متطلبات‬ ‫بسبب‬ ‫للمستخدمني‬ ‫وهناك‬ ‫املنفصلة‬ ‫األنظمة‬ ‫الستخدام‬ ‫أخرى‬ ‫وفوائد‬ ‫مزايا‬ ‫واملطلوبة‬ ‫احل‬ ‫لعمليات‬ ‫فظ‬ ‫واالسرتجاع‬ ، ‫رضورة‬ ‫يوجد‬ ‫ال‬ ‫أنه‬ ‫نجد‬ ‫احلاالت‬ ‫من‬ ‫كثري‬ ‫وىف‬ ‫إلتاحة‬ ‫جلزء‬ ‫االسرتجاع‬ ‫أ‬ ‫و‬ (242) Ibid.
152 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫املدة‬ ‫كل‬ ‫التي‬ ‫الوثائق‬ ‫بحفظ‬ ‫أثنائها‬ ‫نقوم‬ ، ‫أو‬ ‫أ‬ ‫ن‬ ‫إتاحة‬ ‫االسرتجاع‬ ‫والتي‬ ‫نحتاج‬ ‫فعال‬ ‫إليها‬ ‫املستخدمني‬ ‫من‬ ‫حمدود‬ ‫لعدد‬ ‫تكون‬ ‫أو‬ ‫املتخصصني‬ ( ‫مثال‬ ‫الوثائق‬ ‫حفظ‬ ‫عىل‬ ‫القائمني‬ ‫وهم‬ ‫الوثائق‬ ‫ورسية‬ ‫أمن‬ ‫عن‬ ‫املسئولون‬ ) ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫ختصيص‬ ‫للحفظ‬ ‫نظام‬ ‫و‬ ‫الذي‬ ‫يس‬ ‫ال‬ ‫مح‬ ‫املستخدمني‬‫بدخول‬ ، ‫واضحة‬‫خصائص‬‫لديه‬‫لكن‬ ‫والتي‬ ‫تسمح‬ ‫باالس‬‫للمستخدمني‬ ‫رتجاع‬ ‫معها‬ ‫والتفاعل‬ ، ‫والتعقيدات‬ ‫التكاليف‬ ‫وتوفري‬ ‫يف‬ ‫عمليات‬ ‫احلفظ‬ ، ‫إضافة‬ ‫إىل‬ ‫أن‬ ‫إمكانية‬ ‫للتعديل‬ ‫وقابلية‬ ‫سهولة‬ ‫اكثر‬ ‫النظام‬ ‫يكون‬ ‫يف‬ .‫املستقبل‬ ( 243 ) ‫و‬ " ‫االسرتجاع‬ " ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يقصد‬ ‫به‬ ‫الوسائ‬ ‫توفري‬ ‫ل‬ ‫و‬ ‫الوثائق‬ ‫الستعراض‬ ‫واألدوات‬ ‫إمكانية‬ ‫طباعتها‬ ، ‫معدات‬ ‫توفري‬ ‫به‬ ‫ويقصد‬ ‫وأجهزة‬ ‫تقوم‬ ‫نشطة‬ ‫دخول‬ ‫عمليات‬ ‫وتوفري‬ ‫بالنظام‬ ‫املحفوظة‬ ‫الوثائق‬ ‫بقراءة‬ ‫لالسرتجاع‬ ‫عرب‬ ‫اإلنرتنت‬ ( 244 ) ‫والكثري‬ ‫تظهر‬ ‫سوف‬ ‫الطريق‬ ‫هذا‬ ‫عىل‬ ‫اآلليات‬ ‫من‬ ‫يف‬ ‫املستقبل‬ ‫وستظهر‬ ‫ا‬ ‫لنظم‬ ‫التي‬ ‫نظم‬ ‫من‬ ‫واحلديثة‬ ‫القديمة‬ ‫األشكال‬ ‫مجيع‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫يتم‬ ‫خالهلا‬ ‫من‬ ‫احلفظ‬ ‫احلاج‬ ‫دون‬ ‫ة‬ ‫إىل‬ ‫اآلليات‬ ‫تغيري‬ ‫أو‬ ‫املستخدمة‬ ‫األنظمة‬ ‫يف‬ ‫احلفظ‬ ‫عمليات‬ . ‫وهناك‬ ‫حاجة‬ ‫إىل‬ ‫بالوثائق‬ ‫االحتفاظ‬ ‫يتم‬ ‫أن‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتو‬ ‫ن‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫عن‬ ‫مستقل‬ ‫شكل‬ ‫أي‬ ‫برامج‬ ‫أو‬ ‫تطبيقات‬ ‫أو‬ ‫وذلك‬ ‫حمددة‬ ‫وأجهزة‬ ‫معدات‬ ‫يتحقق‬ ‫يف‬ ‫ح‬ ‫الة‬ ‫عمليات‬ ‫كانت‬‫إذا‬ ‫االحتفاظ‬ ‫مسبق‬ ‫حمددة‬ ‫معايري‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫ا‬ ‫ومتفق‬ ‫عليها‬ ، ‫ه‬ ‫مثل‬ ‫ذه‬ ‫املعايري‬ (243) Ibid. (244) Ibid.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 153 ‫سوف‬ ‫هناك‬‫يكون‬ ‫لن‬ ‫أنه‬‫تضمن‬ ‫أي‬ ‫عىل‬ ‫اعتامد‬ ‫أي‬ ‫مورد‬ ‫أو‬ ‫بائع‬ ‫للربامج‬ ‫أو‬ ‫وذلك‬ ‫األجهزة‬ ‫بنظام‬ ‫والتداول‬ ‫االسرتجاع‬ ‫عملية‬ ‫استمرارية‬ ‫لضامن‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ ( 245 ) ً:‫ًا‬‫س‬‫خام‬ ًًًً ً ًً ‫خصائص‬ ً ‫أشكال‬ ً ً‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ً‫ية‬ ‫يف‬ ً ً‫نظم‬ ‫إدارة‬ ً ‫ا‬ ً‫لوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬  ‫أن‬ ‫تكون‬ ‫والعالقات‬ ‫املعلومات‬ ‫كل‬ ‫توضيح‬ ‫عىل‬ ‫قادرة‬ ‫يف‬ ‫األصلي‬ ‫الوثائق‬ ‫ة‬ ‫والتي‬ ‫تعد‬ ‫هامة‬ .  ‫حتديدها‬ ‫يتم‬ ‫أن‬ ‫عن‬ ‫حمددة‬ ‫معايري‬ ‫طريق‬ .  ‫توفر‬ ‫رشط‬ ‫طول‬ ‫االنتشار‬ ‫واسعة‬ ‫تكون‬ ‫وان‬ ‫العمر‬ .  ‫أن‬ ‫تكون‬ ‫قابلة‬ ‫لالستخدام‬ ‫االسرتجاع‬ ‫أغراض‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫مبارش‬ ‫بشكل‬  ‫أن‬ ‫تكون‬ ‫قابلة‬ ‫للتحويل‬ ‫إىل‬ ‫استخدامه‬ ‫يمكن‬ ‫شكل‬ .  ‫أن‬ ‫تكون‬ ‫مستقلة‬ ‫بيئة‬‫عن‬ ‫االستقالل‬ ‫متام‬ ‫ا‬ ‫واملعدات‬‫والتطبيقات‬‫لربامج‬ . ( 246 ) ‫عمليات‬ " ‫اإلتاحة‬ " ‫الرداول‬ ‫إن‬ ‫عملية‬ ‫للوثائق‬ ‫االسرتجاع‬ ‫إتاحة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لك‬ ‫رتون‬ ‫ية‬ ‫تعد‬ ‫من‬ ‫أ‬ ‫هم‬ ‫بالوثائق‬ ‫االحتفاظ‬ ‫لعمليات‬ ‫األهداف‬ ، ‫أهم‬ ‫من‬ ‫بل‬ ‫األهداف‬ ‫التي‬ ‫من‬ ‫أجلها‬ ‫يتم‬ ‫تأسيس‬ ‫ال‬ ‫من‬ ‫الفئة‬ ‫تلك‬ ‫نظم‬ . (245) Ibid. - Catherine, Hare: Electronic Records Access: Problems and Issues, Diane Publisher, 2004, p.89. (246) Ibid.
154 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫وتتطلب‬ ‫نظم‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫اسرتجاع‬ ‫عملية‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ، ‫أن‬ ‫ت‬ ‫هذه‬ ‫كون‬ ‫ومتاحة‬ ‫أصيلة‬ ‫الوثائق‬ ‫لالسرتجاع‬ ، ‫التغيريات‬ ‫خالل‬ ‫للفهم‬ ‫وقابلة‬ ‫التكنولوجي‬ ‫ة‬ ‫املتكررة‬ . ‫هذه‬ ‫عىل‬ ‫تدل‬ ‫املتطلبات‬ ‫أن‬ ‫بياناهتا‬ ‫مع‬ ‫ختزينها‬ ‫تم‬ ‫قد‬ ‫الوثائق‬ ‫التي‬ ‫حي‬ ‫عند‬ ‫إليها‬ ‫تاج‬ ‫تم‬ ‫قد‬ ‫والبيانات‬ ‫الوثائق‬ ‫بني‬ ‫األصلية‬ ‫الروابط‬ ‫وأن‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫حفظها‬ ‫الب‬ ‫هذه‬ ‫وأن‬ ‫يانات‬ ‫واملعلومات‬ ‫التي‬ ‫إليها‬ ‫الوصول‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫هبا‬ ‫تتعلق‬ ‫واالستفادة‬ ‫الرب‬ ‫واستعامل‬ ‫منها‬ ‫امج‬ ‫التي‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫أن‬ ‫املتاحة‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫عىل‬ ‫تعمل‬ ‫يف‬ ‫أي‬ ‫وقت‬ ‫يف‬ ‫املستقبل‬ . ( 247 ) ‫اإلتاحة‬ ‫يف‬ ‫القصري‬‫املدى‬ ‫؛‬ ‫القصري‬‫املدى‬‫عرف‬‫ي‬ " ‫باملدة‬ ‫تك‬‫التي‬ ‫الوثائق‬‫ون‬ ‫جزء‬ ‫خالهلا‬ ‫ا‬ ‫اإل‬ ‫نظام‬ ‫من‬ ‫دارة‬ ‫فيه‬ ‫تنشأ‬ ‫الذي‬ ‫أو‬ ‫به‬ ‫مرتبطة‬ ‫تكون‬ " ‫ذ‬ ، ‫لك‬ ‫م‬‫مستخد‬ ‫يبقى‬ ‫الذي‬ ‫النظام‬ ‫ا‬ ‫العادي‬ ‫اإلطار‬ ‫ضمن‬ ‫املنتج‬ ‫القسم‬ ‫يف‬ ‫عىل‬ ‫وحيتوي‬ ،‫لنشاطاته‬ : ‫إل‬ ‫األصيل‬ ‫النظام‬ ‫دارة‬ ‫فيه‬ ‫نشأت‬ ‫التي‬ ‫الوثائق‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ . ( 248 ) ‫الطويل‬ ‫املدى‬‫يف‬ ‫اإلتاحة‬ ‫؛‬ ‫ال‬ ‫الوثائق‬ ‫ستعامل‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫امل‬ ‫يف‬ ‫الطويل‬ ‫دى‬ ‫فإنه‬ ‫ينبغي‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬‫تكون‬ ‫أن‬ ‫أصيلة‬ ‫و‬ ،‫متاحة‬ ‫و‬ ‫مفهومة‬ ، ‫و‬ ‫لذاك‬ ‫ي‬ ‫نبغي‬ ‫هبا‬ ‫اخلاصة‬ ‫البيانات‬ ‫كافة‬ ‫توافر‬ ، ‫البيانات‬ ‫تلك‬ ‫التي‬ ‫س‬ ‫توضح‬ ‫نشأهتا‬ ‫ياق‬ ، ‫و‬ ‫بني‬ ‫الروابط‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫الوثائق‬ ‫و‬ ‫بياناهتا‬ ‫معطيات‬ ‫متوافرة‬ ‫وقا‬ ‫بلة‬ ‫يف‬ ‫لالستخدام‬ ‫أي‬ ‫برجمية‬ ‫بيئة‬ ‫يف‬ .‫املستقبل‬ ( 249 ) (247) International council on Archives: Op.Cit. (248) Ibid. (249) Ibid. - Dollar, Charles M.: Op.Cit.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 155 ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫خيارات‬ ً ‫وبدائل‬ ً ‫عملياتًاالسرت‬ ‫جاع‬ ً ‫هناك‬ ‫العديد‬ ‫من‬ ‫والبدائل‬ ‫اخليارات‬ ‫من‬ ‫أ‬ ‫بنظم‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫اسرتجاع‬ ‫جل‬ ‫إ‬ ‫دارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫البدائل‬ ‫هذه‬ ‫أو‬ ‫احتياجات‬ ‫مع‬ ‫يتناسب‬ ‫بشكل‬ ‫تطورت‬ ‫اخليارات‬ ‫املستخدمني‬ ، ‫ا‬‫أيض‬ ‫العمليات‬ ‫هذه‬ ‫تكاليف‬ " ‫عمليات‬ ‫االسرتجاع‬ " ‫سوف‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫أسلوب‬ ‫االحتفاظ‬ ‫بالوثائق‬ ‫يف‬ ‫النظام‬ : ‫مثل‬ : ( ‫الوثائق‬ ‫شكل‬ ، ‫و‬ ‫والتطبي‬ ‫الربامج‬ ‫املتاحة‬ ‫قات‬ ‫والتي‬ ‫خالهلا‬ ‫من‬ ‫متت‬ ‫عملية‬ ‫االحتفاظ‬ ) ‫وفيام‬ ‫ييل‬ ‫اخليارات‬ ‫أو‬ ‫عملية‬ ‫مناهج‬ ‫االسرتجاع‬ : ‫املنهج‬ ‫األول‬ ‫ا‬ ‫تزال‬ ‫ما‬ ‫املخزنة‬ ‫لوثائق‬ ‫يف‬ ‫النظام‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫مستخدمة‬ ، ‫وحيتاج‬ ‫امل‬ ‫إليها‬ ‫ستخدمون‬ ‫باجل‬ ‫ه‬ ‫ة‬ ، ‫لذلك‬ ‫فهي‬ ‫والربامج‬ ‫التطبيقات‬ ‫من‬ ‫كجزء‬ ‫موجودة‬ ‫األخرى‬ ‫املستخدمة‬ ‫يف‬ ‫أ‬ ‫عامل‬ ‫اجل‬ ‫ه‬ ‫ة‬ ، ‫حالة‬ ‫وىف‬ ‫أي‬ ‫تغيريات‬ ‫أو‬ ‫هذه‬ ‫عىل‬ ‫حتديثات‬ ‫الربامج‬ ‫املستخدمة‬ ‫والتطبيقات‬ ‫يف‬ ‫املنظمة‬ ، ‫األ‬ ‫نظام‬ ‫فإن‬ ‫رشيف‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫يتم‬ ‫نفسه‬ ‫تغيريه‬ ‫تبع‬ ‫وحتديثه‬ ‫ا‬ ‫ل‬ ‫لمتطلبات‬ ‫اجلديدة‬ . ( 250 ) ‫املنهج‬ ‫الثاي‬ ‫أن‬ ‫بنظام‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أصبحت‬ ‫نشطة‬ ‫غري‬ ، ‫عمل‬ ‫فيتم‬ ‫ووضعها‬ ‫منها‬ ‫نسخ‬ ‫يف‬ ‫حفظ‬ ‫مكان‬ ‫من‬ ‫حذفها‬ ‫ويتم‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫هبا‬ ‫خاص‬ ‫جزء‬ ‫الوثائق‬ ‫املتداولة‬ ( ‫اجلارية‬ ) ‫بالنظام‬ . (250) International council on Archives: Op.Cit.
156 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫خال‬ ‫من‬ ‫إدارهتا‬‫يتم‬ ‫بالنظام‬ ‫القديمة‬ ‫الوثائق‬ ‫ل‬ ‫نظام‬ ‫األرشيف‬ ‫اإللكرت‬ ‫وين‬ ، ‫وىف‬ ‫تغيري‬ ‫حالة‬ ‫التكنولوجيات‬ ‫أو‬ ‫القديمة‬ ‫الوثائق‬ ‫حتويل‬ ‫يتم‬ ‫فإنه‬ ‫املستخدمة‬ ‫التطبيقات‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫غري‬ ‫شكل‬ ‫امتالكي‬ ‫معينة‬ ‫برامج‬ ‫عىل‬ ‫يعتمد‬ ‫ال‬ ‫مارك‬ ‫لغات‬ ‫إحدى‬ ‫مثل‬ ‫و‬ ‫م‬ ‫التعامل‬ ‫يمكنه‬ ‫ع‬ ‫اجلديدة‬ ‫الربامج‬ ( XML ) ‫والتي‬ ‫القديمة‬ ‫الربامج‬ ‫من‬ ‫جديدة‬ ‫إصدارة‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫املستخدمة‬ ‫أو‬ ‫الربام‬ ‫ووظائف‬ ‫خصائص‬ ‫بنفس‬ ‫ولكن‬ ‫جديدة‬ ‫برامج‬ ‫أهنا‬ ‫ج‬ ‫والتطبيق‬ ‫ات‬ ‫القديمة‬ . ( 251 ) ‫الشكل‬ ‫ذلك‬ ‫ويوضح‬ ‫التايل‬ : ‫نظام‬ ‫أن‬ ‫يظهر‬ ‫الشكل‬ ‫خالل‬ ‫فمن‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫غري‬ ‫الوثائق‬ ‫يرسل‬ ‫به‬ ‫املخزنة‬ ‫النشطة‬ ‫إىل‬ ‫خاص‬ ‫ليكون‬ ‫بالنظام‬ ‫حتديده‬ ‫يتم‬ ‫مكان‬ ‫ا‬ ‫ويتم‬ ‫هبا‬ ‫االحتف‬ ‫اظ‬ ‫ويتم‬ ‫فيه‬ ‫هبا‬ ‫املكان‬ ‫هذا‬ ‫من‬ ‫احلاجة‬ ‫عند‬ ‫اسرتجاعها‬ . (251) Ibid.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 157 ‫الثالث‬ ‫املنهج‬ ‫الثاين‬ ‫املنهج‬ ‫عن‬ ‫كبديل‬ ‫تطبيقه‬ ‫يمكن‬ ‫املنهج‬ ‫هذا‬ ‫أو‬ ‫أنظمة‬ ‫هناك‬ ‫يكون‬ ‫عندما‬ ‫أرشيفات‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫الشكل‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫تتوافق‬ ‫ولكنها‬ ‫شائعة‬ ‫أنواع‬ ‫ومن‬ ‫خمتلفة‬ ‫و‬ ‫البناء‬ ‫الداخيل‬ ‫هلا‬ . ‫عمل‬ ‫يتم‬ ‫هبا‬ ‫اخلاصة‬ ‫والبيانات‬ ‫األرشيفية‬ ‫املجموعات‬ ‫من‬ ‫النشطة‬ ‫غري‬ ‫املجموعات‬ ‫ختزينها‬ ‫ويتم‬ ‫قديمة‬ ‫كملفات‬ ‫منها‬ ‫نسخ‬ ‫يف‬ ‫برامج‬ ‫أي‬ ‫عىل‬ ‫يعتمد‬ ‫ال‬ ‫شكل‬ ‫أو‬ ‫أجهزة‬ ‫معينة‬ ( ‫مسطحة‬ ‫ملفات‬ Flat Files ) . ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫املحددة‬ ‫املجموعات‬ ‫هبذه‬ ‫ويتعلق‬ ‫خيص‬ ‫امللفات‬ ‫هذه‬ ‫وبناء‬ ‫شكل‬ ‫ولكن‬ ‫وضعهم‬ ‫ويتم‬ ‫يف‬ ‫بالنظام‬ ‫واحد‬ ‫مكان‬ ، ‫استدعائهم‬ ‫إعادة‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫معينة‬ ‫خصائص‬ ‫ويتوافر‬ ‫آلي‬ ‫ا‬ ‫هبا‬ ‫اخلاصة‬ ‫األصلية‬ ‫للنظم‬ ‫أو‬ ‫املشاهبة‬ ‫للنظم‬ ‫والتي‬ ‫اخلاصي‬ ‫هذه‬ ‫استخدام‬ ‫يمكنها‬ ‫من‬ ‫ة‬ ‫خالهلا‬ ‫من‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫أجل‬ . ‫مانع‬ ‫التكنولوجية‬ ‫التغيريات‬ ‫تصبح‬ ‫عندما‬ ‫فقط‬ ‫لتحويلها‬ ‫امللفات‬ ‫هذه‬ ‫وحتتاج‬ ‫ا‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫إلمكانية‬ ‫أو‬ ‫األخرى‬ ‫باملناهج‬ ‫مقارنة‬ ‫مناسب‬ ‫غري‬ ‫املنهج‬ ‫هذا‬ ‫يصبح‬ ‫عندما‬ . ( 252 ) ‫الشكل‬ ‫ذلك‬ ‫ويوضح‬ ‫التايل‬ : (252) Ibid.
158 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫الشكل‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫التوضيحي‬ ‫النشطة‬ ‫غري‬ ‫الوثائق‬ ‫أن‬‫يظهر‬ ‫والتي‬ ‫حتولت‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫ملفات‬ ‫أرشيفات‬‫نظم‬ ‫ختص‬‫الوقت‬‫نفس‬‫وىف‬‫امتالكية‬‫غري‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫و‬‫تم‬‫قد‬‫خمتلفة‬ ‫ضعها‬ ‫يف‬ ‫مكان‬ ‫الرغبة‬ ‫وعند‬ ‫منفصل‬ ‫يف‬ ‫ختزينها‬ ‫مكان‬ ‫من‬ ‫استدعائها‬ ‫يتم‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫إىل‬ ‫االس‬ ‫نظام‬ ‫رتجاع‬ ‫نظامها‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫األصيل‬ ‫أو‬ ‫له‬ ‫مشابه‬ ‫نظام‬ . ‫الرابع‬ ‫املنهج‬ ‫عمل‬ ‫يتم‬ ‫النشطة‬ ‫غري‬ ‫الوثائق‬ ‫جمموعات‬ ‫ختزينها‬ ‫ويتم‬ ‫قديمة‬ ‫كملفات‬ ‫منها‬ ‫نسخ‬ ‫يف‬ ‫يتبع‬ ‫وال‬ ‫مستقل‬ ‫شكل‬ ‫أي‬ ‫برامج‬ ‫أو‬ ‫نظام‬ ‫كل‬ ‫وثائق‬ ‫حتفظ‬ ‫أن‬ ‫عىل‬ ‫حمددة‬ ‫أجهزة‬ ‫يف‬ ‫مكان‬ ‫األخرى‬ ‫عن‬ ‫منفصل‬ . ‫البناء‬ ‫تتضمن‬ ‫امللفات‬ ‫هذه‬ ‫اهليكيل‬ ‫الوثائق‬ ‫ملجموعة‬ ، ‫واعتامد‬ ‫ا‬ ‫الب‬ ‫هذه‬ ‫عىل‬ ‫من‬ ‫يانات‬ ‫استريادها‬ ‫املمكن‬ ( ‫جلبها‬ ) ‫يف‬ ‫أرشيفات‬ ‫نظم‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫هلذه‬ ‫االسرتجاع‬ ‫إلتاحة‬ ‫أخرى‬ ‫الوثائق‬ . ( 253 ) (253) Ibid.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 159 ‫الشكل‬ ‫ذلك‬ ‫ويوضح‬ ‫التايل‬ : ‫حد‬ ‫عىل‬ ‫نظام‬ ‫بكل‬ ‫اخلاصة‬ ‫النشطة‬ ‫غري‬ ‫الوثائق‬ ‫حفظ‬ ‫يوضح‬ ‫الشكل‬ ‫إن‬ ‫حيث‬ ‫ة‬ ‫يف‬ ‫احلاجة‬ ‫وعند‬ ‫هبا‬ ‫خاص‬ ‫مستقل‬ ‫مكان‬ ‫إىل‬ ‫أي‬ ‫ا‬ ‫نظامها‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫استدعاؤها‬ ‫يتم‬ ‫منها‬ ‫األصيل‬ ‫أو‬ ‫مشابه‬ ‫نظام‬ . ً:‫ًا‬‫ي‬‫ثان‬ ًًًًًًً ً‫متطلباتًبياناتًالوثائقًبنظم‬ ‫إ‬ ‫دارة‬ ً ً‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ً‫ة‬ ‫ا‬ ‫امليتاداتا‬ ) ً ‫البيانات‬ ‫عن‬ ‫بيانات‬ ‫باهنا‬ ‫امليتاداتا‬ ‫تعرف‬ Data about data ) ) ، ‫أكثر‬ ‫وبشكل‬ ‫توضيح‬ ‫ا‬ ‫امليتاداتا‬ ‫فإن‬ ‫هي‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ : " ‫بناء‬ ‫عن‬ ‫معلومات‬ ‫و‬ ‫الوثيقة‬ ‫حمتويات‬ ‫وإد‬ ‫وهذه‬ ‫ارهتا‬ ‫هي‬ ‫املعلومات‬ ‫التي‬ ‫تساعد‬ ‫يف‬ ‫واإل‬ ‫االحتفاظ‬ ‫عمليات‬ ‫دارة‬ ‫للوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ‫ة‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ " . ‫كبرية‬ ‫أمهية‬ ‫امليتاداتا‬ ‫ومتثل‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫؛‬ ‫إ‬ ‫حيث‬ ‫يتم‬ ‫نه‬ ‫استخدامها‬ ‫يف‬ ‫أغراض‬ ‫بنظم‬ ‫الوثائق‬ ‫اسرتجاع‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وقابلي‬ ‫تها‬
160 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫أصالتها‬ ‫وإثبات‬ ‫لالستخدام‬ ‫وتكاملها‬ ، ‫جد‬ ‫هامة‬ ‫امليتاداتا‬ ‫فإن‬ ‫هلذا‬ ‫ا‬ ‫ع‬ ‫تؤسس‬ ‫لكوهنا‬ ‫القة‬ ‫الوثائق‬ ‫بني‬ ‫النظم‬ ‫تلك‬ ‫يف‬ ‫وسياقها‬ ‫الوظيفي‬ ‫واإلداري‬ . ( 254 ) ‫التالية‬ ‫باملهام‬ ‫امليتاداتا‬ ‫وتقوم‬ :  ‫الوثائق‬ ‫تعريف‬ .  ‫إثبات‬ ‫الوثائق‬ ‫أصالة‬ .  ‫الوصول‬ ‫عمليات‬ ‫رشوط‬ ‫توضيح‬ .  ‫بالنظام‬ ‫الوثائق‬ ‫استخدام‬ ‫عمليات‬ ‫تعقب‬ .  ‫واالسرتجاع‬ ‫الوصول‬ ‫عمليات‬ ‫عىل‬ ‫املساعدة‬ ‫ملستخدمي‬ ‫هلم‬ ‫املخول‬ ‫النظام‬ ‫النظام‬ ‫لوثائق‬ ‫والتداول‬ ‫الوصول‬ .  ‫احلفظ‬ ‫عمليات‬ ‫خيدم‬ ‫مما‬ ‫الوثائق‬ ‫وسياق‬ ‫بناء‬ ‫عن‬ ‫الصحيحة‬ ‫املعلومات‬ ‫توفر‬ ‫واالسرتجاع‬ . ( 255 ) ً:‫ًا‬‫ث‬‫ثال‬ ًًًًًًً ‫أنواعًامليتاداتا‬ ً ( 1 ) ‫امليتاداتا‬ ‫البنائية‬ Structural Metadata ‫وهي‬ ‫الوثيقة‬ ‫وتصميم‬ ‫بناء‬ ‫حول‬ ‫معلومات‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫البن‬ ‫وحتدد‬ ‫اء‬ ‫ونص‬ ‫صورة‬ ‫بني‬ ‫العالقة‬ ‫مثل‬ ‫أجزائها‬ ‫بني‬ ‫والعالقات‬ ‫للوثيقة‬ ‫املنطقي‬ ‫يف‬ ‫الو‬ ‫ثيقة‬ ، ‫وهي‬ ‫واستعراضها‬ ‫الوثائق‬ ‫تصفح‬ ‫عمليات‬ ‫تسهل‬ . (254) Ibid. (255) Duranti, Luciana: Preservation of the Integrity of Electronic Records, Kluwer Academic Publishers, 2002, p.53.
‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 161 ( 2 ) ‫الوصفية‬ ‫امليتاداتا‬ Descriptive Metadata ‫يقوم‬ ‫امليتاداتا‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫الوثائق‬ ‫وتعريف‬ ‫بوصف‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫لتس‬ ‫عمليات‬ ‫هيل‬ ‫مثل‬ ‫أساسية‬ ‫معلومات‬ ‫وتتضمن‬ ‫وإدارهتا‬ ‫اسرتجاعها‬ : ‫منشئ‬ ‫الوثيقة‬ ، ‫و‬ ‫عنوان‬ ‫الوث‬ ‫يقة‬ ، ‫و‬ ‫تاريخ‬ ‫إنشائها‬ . ( 3 ) ‫اإلدارية‬ ‫امليتاداتا‬ Administrative Metadata ‫يستخدم‬ ‫امليتاداتا‬ ‫أنواع‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫وهذا‬ ‫يف‬ ‫اإل‬ ‫عمليات‬ ‫تسهيل‬ ‫دارة‬ ‫واالستخ‬ ‫دام‬ ‫والتتبع‬ ‫و‬ ‫بنظم‬ ‫الوثائق‬ ‫هتجري‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫استخدامها‬ ‫وإعادة‬ ، ‫و‬ ‫هذا‬ ‫يتضمن‬ ‫بنظم‬ ‫املوجودة‬ ‫للوثائق‬ ‫والتداول‬ ‫الوصول‬ ‫حقوق‬ ‫عن‬ ‫معلومات‬ ‫النوع‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫إضافة‬ ‫إىل‬ ‫بالوثائق‬ ‫االحتفاظ‬ ‫عمليات‬ ‫عن‬ ‫معلومات‬ . ( 4 ) ‫املحتوى‬ ‫ميتاداتا‬ Content Metadata ‫الفعلية‬ ‫البيانات‬ ‫عىل‬ ‫يشتمل‬ ‫امليتاداتا‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫التي‬ ‫األ‬ ‫كافة‬ ‫توثق‬ ‫فعال‬ ‫واإلجراءات‬ ‫التي‬ ‫للوثيقة‬ ‫متت‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫اإل‬ ‫األرشيف‬ ‫نظام‬ ‫لكرتوين‬ ‫مث‬ ‫ل‬ : ‫مرات‬ ‫استعراضها‬ ‫و‬ ‫طباعتها‬ ‫و‬ ‫إليها‬ ‫الوصول‬ ‫مرات‬ ‫عدد‬ ‫األفعال‬ ‫هبذه‬ ‫قام‬ ‫ومن‬ ‫ومتى‬ ‫أو‬ ‫اإلجراءات‬ (. 256 ) ً:‫ًا‬‫ع‬‫راب‬ ًًًً ًًً ‫املراقبةًوالسيطرةًعلىًعملياتًا‬ ‫السرتجاع‬ ً ‫الرغبة‬‫عند‬ ‫يف‬ ‫الوثائق‬‫إتاحة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ‫ة‬ ‫لالسرتجاع‬ ‫للجميع‬ ‫ومتاحة‬ ‫عامة‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫إما‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫فإن‬ ‫أو‬ ‫عمليات‬ ‫لتطبيق‬ ‫حاجة‬ ‫هناك‬ ‫أن‬ (256) Ibid.
162 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫كلها‬ ‫عليها‬ ‫السيطرة‬ ‫أو‬ ‫املعلومات‬ ‫ومحاية‬ ‫حلاميتها‬ ‫منها‬ ‫جزء‬ ‫ال‬ ‫تي‬ ‫تكن‬ ‫مل‬ ‫إذا‬ ‫تتضمنها‬ ‫هذه‬ ‫وتداوهلا‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫املستخدمني‬ ‫جلميع‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ . ‫نظام‬‫كان‬‫فإذا‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بالس‬‫يتعلق‬‫فيام‬‫املعامل‬ ‫واضح‬‫البداية‬ ‫من‬ ‫يطرة‬ ‫هبا‬‫اخلاصة‬‫والبيانات‬‫للوثائق‬‫واحلامية‬ ، ‫أج‬‫من‬‫استغالهلا‬‫يمكن‬‫قوية‬ ‫أداة‬‫يكون‬‫سوف‬‫فإنه‬ ‫ل‬ ‫عمليات‬ ‫االسرتجاع‬ ‫عمليات‬ ‫عىل‬ ‫والسيطرة‬ ‫املراقبة‬ ‫لعمليات‬ ‫التطبيق‬ . ( 257 ) ●●● (257) International council on Archives: Op.Cit.
- 163 – ‫الثالث‬ ‫الفصل‬ : ‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ ‫اإللتتوونية‬ ‫طوارئ‬ ‫حلاالت‬ ‫معرضة‬ ‫غري‬ ‫جهة‬ ‫توجد‬ ‫ال‬ ‫أو‬ ‫كوارث‬ ، ‫طبيعية‬ ‫أسباب‬ ‫من‬ ‫إما‬ ‫أو‬ ‫إنساين‬ ‫عمل‬ ، ‫فالزالز‬ ‫ل‬ ‫واألعاصري‬ ‫حتدث‬ ‫والنريان‬ ‫والفيضانات‬ ‫يف‬ ‫العا‬ ‫أنحاء‬ ‫كافة‬ ‫مل‬ ، ‫ا‬‫أيض‬ ‫املدنية‬ ‫والنزاعات‬ ‫احلروب‬ ‫حتدث‬ ‫يف‬ ‫البلدان‬ ‫من‬ ‫كثري‬ . ‫الكهربائية‬ ‫العيوب‬ ‫حاالت‬ ‫كذلك‬ ‫أو‬ ‫وتل‬ ‫انقطاع‬ ‫الكهرباء‬ ‫شبكات‬ ‫ف‬ ، ‫ا‬‫أيض‬ ‫الترصيف‬ ‫مشاكل‬ ‫أو‬ ‫الترسيبات‬ ‫أو‬ ‫االستخدام‬ ‫سوء‬ ‫أو‬ ‫يؤدى‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫البرشى‬ ‫اخلطأ‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫الكوارث‬ ، ‫املنظامت‬ ‫تلجأ‬ ‫لذلك‬ ‫إىل‬ ‫الطوارئ‬ ‫وحاالت‬ ‫الكوارث‬ ‫ملواجهة‬ ‫خطط‬ ‫وضع‬ ‫املمتلكات‬ ‫هذه‬ ‫ضمن‬ ‫ومن‬ ‫ممتلكاهتا‬ ‫حلامية‬ " ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ومكون‬ ‫اهتا‬ " ‫التالي‬ ‫احلقائق‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫بخطط‬ ‫ويتعلق‬ :‫ة‬  ‫ذلك‬‫عىل‬‫والتأكيد‬‫واملمتلكات‬‫األفراد‬‫محاية‬‫هو‬‫الطوارئ‬‫خطط‬‫من‬‫اهلدف‬‫إن‬ ‫يف‬ ‫نفسه‬ ‫الطارئ‬ ‫احلدث‬ ، ‫فور‬ ‫املتخذة‬ ‫واإلجراءات‬ ‫ا‬ ‫األرضار‬ ‫لتقليل‬ ‫الصحيح‬ ‫باألسلوب‬ ‫للمنظمة‬ ‫التغطية‬ ‫عمليات‬ ‫وبداية‬ ‫واخلسائر‬ .
164 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫األوىل‬‫األولوية‬‫إن‬ ‫يف‬ ‫ك‬ ‫الطوارئ‬‫خطط‬‫ل‬ ‫هي‬ ‫لألفراد‬‫واألمان‬‫السالمة‬‫ضامن‬ ، ‫الثابتة‬ ‫واألولوية‬ ‫هي‬ ‫نظم‬ ‫عمل‬ ‫واستمرار‬ ‫لعملياهتا‬ ‫املنظمة‬ ‫استئناف‬ ‫ضامن‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ومحايتها‬ .  ‫واألبدية‬‫األوىل‬‫األولوية‬‫إن‬ ‫ملسئويل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هي‬ " ‫نظم‬‫محاية‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هبا‬ ‫يتعلق‬ ‫ما‬ ‫وكل‬ " ( 258 ) ‫إل‬ ‫األساسية‬ ‫المفاهيم‬ ‫دارة‬ ‫واألزما‬ ‫الطوارئ‬ ‫ت‬ ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫حاالتًالطوارئ‬ ً ‫أي‬ ‫ي‬ ‫متوقع‬ ‫غري‬ ‫حادث‬ ‫فورى‬ ‫إجراء‬ ‫اختاذ‬ ‫ستلزم‬ . ( 259 ) ً:‫ًا‬‫ي‬‫ثان‬ ًًًًًًً ‫الكارث‬ ‫ـ‬ ‫ة‬ ً ‫أي‬ ‫هائلني‬ ‫وختريب‬ ‫تدمري‬ ‫عنه‬ ‫ينتج‬ ‫متوقع‬ ‫غري‬ ‫حادث‬ . ( 260 ) ً:‫ًا‬‫ث‬‫ثال‬ ًًًًًًً ‫أنواعًالطوارئ‬ ً ‫الطوارئ‬ ‫حاالت‬ ‫تصنيف‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫إىل‬ ‫وإنسانية‬ ‫طبيعية‬ ، ‫من‬ ‫الكوارث‬ ‫وجتئ‬ ‫مثل‬ ‫الطبيعية‬ ‫الظواهر‬ : ‫الزالزل‬ ، ‫األعاصري‬ ، ‫األرضية‬ ‫االهنيارات‬ ، ‫وتتضمن‬ ‫الكوار‬ ‫ث‬ ‫اإلنسانية‬ : ‫اإلرهابية‬ ‫األعامل‬ ، ‫املعلومات‬ ‫ونظم‬ ‫الشبكات‬ ‫قرصنة‬ ، ‫احلاسبا‬ ‫فريوسات‬ ‫ت‬ . ‫املخاطر‬ ‫أنواع‬ ‫وتشمل‬ : (258) Arp, Charles E.: Emergency Planning for Electronic Records and Archives, Burlington, VT: Ashgate, 2004, p.12. (259) Ibid. (260) Ibid., p.15.
‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 165 ( 1 ) ‫السياسية‬ ‫املخاطر‬ ‫وما‬ ‫املدنية‬ ‫االضطرابات‬ ‫وتفجريات‬ ‫وهنب‬ ‫ورسقة‬ ‫ختريب‬ ‫أعامل‬ ‫من‬ ‫يصاحبها‬ ، ‫قد‬ ‫أثرها‬ ‫يمتد‬ ‫إىل‬ ‫مكونات‬ ‫وأجهزة‬ ‫نظام‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫األجهزة‬ ‫رسقة‬ ‫فيتم‬ ‫النظام‬ ‫ومعدات‬ ، ‫الرسقة‬ ‫متتد‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫إنه‬ ‫بل‬ ‫إىل‬ ‫للنظام‬ ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ . ( 2 ) ‫التقنية‬ ‫املخاطر‬ ‫بأعطال‬ ‫يتعلق‬ ‫املخاطر‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫واملعلومات‬ ‫احلاسبات‬ ‫نظم‬ ‫وبرامج‬ ‫أجهزة‬ ‫للنظام‬ ‫املكونة‬ ، ‫إما‬ ‫األعطال‬ ‫وهذه‬ ‫أن‬ ‫تكون‬ : ‫متعمدة‬ ‫مثل‬ : ‫الفريوسات‬ ‫التي‬ ‫تصيب‬ ‫احلاسبات‬ ، ‫االخرتاق‬ ‫وتطبيقاهتا‬‫احلاسبات‬‫برامج‬‫ورسقات‬‫والقرصنة‬ . ‫أو‬ ‫غري‬ ‫متعمدة‬ ‫مثل‬ ‫عيوب‬ ‫حلدوث‬ ‫نتيجة‬ ‫العمل‬ ‫لشبكة‬ ‫املفاجئ‬ ‫السقوط‬ ‫يف‬ ‫اخلادم‬ ‫تشغيل‬ ‫نظام‬ ، ‫ت‬ ‫أجهزة‬ ‫وقف‬ ‫خلل‬ ‫حدوث‬ ‫نتيجة‬ ‫العمل‬ ‫عن‬ ‫احلاسبات‬ ‫يف‬ ‫التشغيل‬ ‫نظام‬ . ( 3 ) ‫البيئية‬ ‫املخاطر‬ ‫األبنية‬ ‫اهنيارات‬ ‫الكياموية‬ ‫املواد‬ ،‫الذرى‬ ‫والغبار‬ ‫النووية‬ ‫التفجريات‬ ‫نتيجة‬ .)‫وأبخرهتا‬ ‫(األمحاض‬ ( 4 ) ‫الطبيعية‬ ‫املخاطر‬ ‫األعاصري‬ ، ‫والفيضانات‬ ‫العواصف‬ ، ‫لنظم‬ ‫املخاطر‬ ‫أحد‬ ‫متثل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ، ‫نتيجة‬ ‫بالغة‬ ‫أرضار‬ ‫من‬ ‫حتدثه‬ ‫ملا‬ ‫نتيجة‬ ‫التدمرييا‬ ‫ت‬ ‫عنها‬ ‫الناجتة‬ . ( 261 ) - ‫ومن‬ ‫األخطار‬ ‫بعض‬ ‫األخرى‬ : (261) Ibid., p.15-16.
166 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ( 5 ) ‫النار‬ ‫من‬ ‫النار‬ ‫رضر‬ ‫األخطار‬ ‫أكثر‬ ‫ا‬ ‫نظم‬ ‫عىل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫ن‬ ‫حتدث‬ ‫وقد‬ ‫تيجة‬ ‫الزالزل‬ ‫مثل‬ ‫طبيعية‬ ‫حوادث‬ ‫أو‬ ‫املاس‬ ‫الكهربائي‬ ‫الكهربائية‬ ‫والعيوب‬ ‫وهي‬ ‫تؤدى‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫واالحرتاق‬ ‫احلرارة‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫املياه‬ ‫استخدام‬ ‫عن‬ ‫الناتج‬ ‫التدمري‬ ‫يف‬ .‫واملواد‬ ‫اإلطفاء‬ ( 6 ) ‫الزالزل‬ ‫الزالزل‬ ‫شيوع‬ ‫أكثر‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫الرتكيب‬ ‫بسبب‬ ‫العامل‬ ‫مناطق‬ ‫بعض‬ ‫اجليولوجي‬ ‫ل‬ ‫ألرض‬ ، ‫رضر‬ ‫الزالزل‬ ‫حتدث‬ ‫وقد‬ ‫ا‬ ‫بالغ‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫ذلك‬ ‫فيؤدى‬ ‫املباين‬ ‫إىل‬ ‫اهنيارها‬ ‫أو‬ ‫تصدعها‬ ، ‫مم‬ ‫يسبب‬ ‫ا‬ ‫تلف‬ ‫ا‬ ‫نظم‬ ‫بتشغيل‬ ‫اخلاصة‬ ‫واملعدات‬ ‫والربامج‬ ‫احلاسبات‬ ‫ألجهزة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫ا‬ ‫إل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫إضافة‬ ‫إىل‬ ‫االحتياطية‬ ‫النسخ‬ ‫تدمري‬ ‫أو‬ ‫النظم‬ ‫هبذه‬ ‫اخلاصة‬ ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ . ( 262 ) ( 7 ) ‫املسلحة‬ ‫النزاعات‬ ‫والتي‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫تشكل‬ ‫خطر‬ ‫ا‬ ‫ا‬‫عموم‬ ‫األرشيفات‬ ‫نظم‬ ‫ألن‬ ،‫ا‬‫كبري‬ ‫هدف‬ ‫تكون‬ ‫ا‬ ‫حمدد‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫احلروب‬ ‫حاالت‬ ‫أو‬ ‫املسلحة‬ ‫النزاعات‬ ، ‫نظر‬ ‫وذلك‬ ‫ا‬ ‫عىل‬ ‫وثائق‬ ‫من‬ ‫تتضمنه‬ ‫ملا‬ ‫هامة‬ ‫معلومات‬ ‫حتوى‬ ‫قد‬ ‫أشكاهلا‬ ‫اختالف‬ ‫أو‬ ‫معينة‬ ‫قيمة‬ . ( 263 ) ( 8 ) ‫املوظفني‬ ‫خسارة‬ ‫نظام‬ ‫عمل‬ ‫الستمرار‬ ‫متوفرون‬ ‫أشخاص‬ ‫هناك‬ ‫يكن‬ ‫مل‬ ‫إن‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫باجلهة‬ ، ‫املهام‬ ‫فإن‬ ‫التي‬ ‫هلا‬ ‫وجود‬ ‫ال‬ ‫سيصبح‬ ‫النظام‬ ‫يؤدهيا‬ ، ‫ع‬ ‫فإن‬ ‫األحيان‬ ‫بعض‬ ‫وىف‬ ‫دم‬ (262) Ibid., p.16-17. (263) Jones, Virginia A.: Emergency Management for Records and Information Programs, Hoboken, NJ: Wiley, 2003, p.22.
‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 167 ‫النظام‬ ‫لتشغيل‬ ‫أشخاص‬ ‫وجود‬ ‫أو‬ ‫كارثة‬ ‫يمثل‬ ‫العمل‬ ‫عن‬ ‫انقطاعهم‬ ‫أو‬ ‫طارئ‬ . ( 264 ) ‫لذلك‬ ‫لنظم‬‫بالنسبة‬ ‫املهم‬ ‫من‬ ‫فإنه‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫لألشخاص‬‫متييز‬ ‫هناك‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫الذين‬ ‫معها‬ ‫يتعاملون‬ ، ‫والصيانة‬‫التشغيل‬‫حيث‬ ‫من‬ ، ‫حاالت‬ ‫مع‬‫التعامل‬‫يستطيع‬‫منهم‬‫من‬ ‫وحتديد‬ ‫منهم‬ ‫والتعليامت‬ ‫التوجيهات‬ ‫لتلقى‬ ‫برؤسائهم‬ ‫اتصاهلم‬ ‫وكيفية‬ ‫الطوارئ‬ ‫يف‬ ‫هذه‬ ‫مثل‬ ‫الظروف‬ . ‫الطوارئ‬ ‫وحاالت‬ ‫الكوارث‬ ‫تنوع‬ ‫يتضح‬ ‫سبق‬ ‫ومما‬ ‫التي‬ ‫هل‬ ‫تتعرض‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫ا‬ ‫ونظم‬ ‫اجلهات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هبا‬ ، ‫إما‬ ‫الكوارث‬ ‫فهذه‬ ‫أ‬ ‫بسبب‬ ‫تكون‬ ‫ن‬ ‫إن‬ ‫ساين‬ ‫أو‬ ‫الطبيعة‬ ‫بسبب‬ ، ‫أو‬ ‫عارضة‬ ‫حوادث‬ ، ‫وهي‬ ‫يف‬ ‫املقصودة‬ ‫وغري‬ ‫املقصودة‬ ‫بني‬ ‫ما‬ ‫تتنوع‬ ‫ذلك‬ ‫فالنريا‬ ‫ن‬ ، ‫و‬ ‫كل‬ ‫املتعمدة‬ ‫التخريب‬ ‫وأعامل‬ ‫والقرصنة‬ ‫احلاسب‬ ‫وفريوسات‬ ‫الزالزل‬ ‫ه‬ ‫ا‬ ‫متثل‬ ‫خماطر‬ ‫ينبغي‬ ‫منها‬ ‫اجلهات‬ ‫محاية‬ . ً:‫ًا‬‫ع‬‫راب‬ ًًًً ًًً ‫تقديرًاملخاطر‬ ً ‫املحتملة‬ ‫األخطار‬ ‫ختمني‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫هبا‬ ‫ويقصد‬ ‫التي‬ ‫هلا‬ ‫يتعرض‬ ‫أن‬‫املمكن‬ ‫من‬ ‫نظام‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫األرضار‬ ‫توقع‬‫السهل‬‫من‬‫جيعل‬‫التحديد‬‫هذا‬ ‫التي‬ ‫سوف‬ ‫يتعرض‬ ‫النظام‬ ‫هلا‬ ‫وبالتايل‬ ‫ملواجهتها‬ ‫احللول‬ ‫وضع‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ . ( 265 ) ‫حتدد‬ ‫أن‬ ‫ينبغي‬ ‫لنظم‬ ‫املحتملة‬ ‫األخطار‬ ‫كل‬ ‫وتقدر‬ ‫اجلهات‬ ‫كل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫املخاطر‬ ‫هلذه‬ ‫املحتملة‬ ‫والتأثريات‬ . (264) Ibid. (265) Ibid., p23.
168 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫املحتملة‬ ‫الطوارئ‬ ‫وحاالت‬ ‫الكوارث‬ ‫حيدد‬ ‫املخاطر‬ ‫فتخمني‬ ‫التي‬ ‫حتدث‬ ‫قد‬ ‫يف‬ ‫املنظمة‬ ‫وبالتايل‬ ، ‫نظم‬ ‫عىل‬ ‫تؤثر‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هبا‬ ‫املوجودة‬ ، ‫ث‬ ‫ومن‬ ‫من‬ ‫يكون‬ ‫م‬ ‫ا‬ ‫املخاطر‬‫هذه‬‫عن‬‫الناجتة‬‫األرضار‬‫توقع‬‫لسهل‬ ، ‫وبالتايل‬ ‫ملواجهت‬‫احللول‬‫وضع‬‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫ها‬ . ‫ب‬ ‫التذكر‬ ‫علينا‬ ‫ولكن‬ ‫أ‬ ‫ن‬ : " ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫ولكن‬ ‫منعها‬ ‫يمكن‬ ‫ال‬ ‫الطوارئ‬ ‫حاالت‬ ‫من‬ ‫الكثري‬ ‫آثارها‬ ‫تقليل‬ " ( 266 ) ‫املحتملة‬ ‫األخطار‬ ‫لتحديد‬ ‫طريقة‬ ‫وأفضل‬ ‫هي‬ ‫تقدير‬ ‫افرتاض‬ ‫أو‬ ‫ب‬ ‫هلا‬ ‫ختمني‬ ‫معنى‬ ‫طرح‬ ‫التالية‬ ‫األسئلة‬ :  ‫نظام‬ ‫عىل‬ ‫تأثري‬ ‫وهلا‬ ‫حدوثها‬ ‫املتوقع‬ ‫الكوارث‬ ‫ما‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتو‬ ‫ن‬ ‫ية‬ ‫باجلهة؟‬  ‫فعلي‬ ‫الكوارث‬ ‫هذه‬ ‫وقوع‬ ‫احتامالت‬ ‫ما‬ ‫ا‬ ‫؟‬  ‫الرضر‬ ‫ما‬ ‫الذي‬ ‫نظام‬ ‫يصيب‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫حال‬ ‫ة‬ ‫فعلي‬ ‫الكارثة‬ ‫وقوع‬ ‫ا‬ ‫؟‬ ‫فإن‬ ‫اخلطر‬ ‫تقدير‬ ‫إجراء‬ ‫وعند‬ ‫مسئويل‬ ‫نظام‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫جيب‬ ‫أن‬ ‫طبق‬ ‫املحتملة‬ ‫األخطار‬ ‫ويرتبوا‬ ‫يصنفوا‬ ‫ا‬ ‫حدوثها‬ ‫الحتامالت‬ . ( 267 ) (266) Lemieux, Vicki L.: Managing Risks for Records and Information, Thousand Oaks: Corwin Press, 2004, p.12. (267) Jones, Virginia A.: Op.Cit., p.24.
‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 169 ً:‫ًا‬‫س‬‫خام‬ ًًًً ً ًً ‫حسابًالتأثرياتًاحملتملة‬ ً ‫املحتملة‬ ‫الكوارث‬ ‫وختمني‬ ‫تقدير‬ ‫يتم‬ ‫عندما‬ ، ‫حت‬ ‫عىل‬ ‫يساعد‬ ‫تأثريها‬ ‫حتليل‬ ‫فإن‬ ‫ديد‬ ‫خطر‬ ‫من‬ ‫جتلبه‬ ‫بام‬ ‫املحتملة‬ ‫التهديدات‬ ، ‫عىل‬ ‫يساعد‬ ‫وهو‬ ‫اخلسائر‬ ‫مقدار‬ ‫حتديد‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫تصيب‬ ‫الطوارئ‬ ‫جراء‬ ‫من‬ ‫اجلهة‬ ‫أو‬ ‫الكارثة‬ . ( 268 ) ‫يوضع‬ ‫أن‬ ‫املهم‬ ‫ملن‬ ‫وإنه‬ ‫يف‬ ‫الطوارئ‬ ‫من‬ ‫املحتملة‬ ‫األنواع‬ ‫حجم‬ ‫االعتبار‬ ‫أو‬ ‫الكوارث‬ ‫والتي‬ ‫نظم‬ ‫تعرض‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هلا‬ . ‫لنظم‬‫والكوارث‬‫املخاطر‬‫تقدير‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ال‬‫نوعية‬‫عىل‬‫يعتمد‬ ‫وسائل‬ ‫الوقائية‬ ‫اإلجراءات‬ ‫وطبيعة‬ ‫التي‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫لكن‬ ‫مدمرة‬ ‫تكون‬ ‫قد‬ ‫فالزالزل‬ ،‫تطبيقها‬ ‫يتم‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫تأثريها‬ ‫يمتد‬ ‫أال‬ ‫يف‬ ‫قد‬ ‫النظام‬ ‫به‬ ‫املوجود‬ ‫املبنى‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫حالة‬ ‫روعي‬ ‫ف‬ ‫معايري‬ ‫يه‬ ‫الزالزل‬ ‫ألثر‬ ‫املضاد‬ ‫البناء‬ . ‫ا‬‫أيض‬ ‫رضر‬ ‫يلحق‬ ‫قد‬ ‫املاء‬ ‫ترسب‬ ‫ا‬ ‫بالن‬ ‫ظام‬ ، ‫لكن‬ ‫يف‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫وجود‬ ‫حالة‬ ‫والوسائط‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫املياه‬ ‫مصادر‬ ‫عن‬ ‫بمعزل‬ ‫أو‬ ‫أنابي‬ ‫ب‬ ‫األرضيات‬ ‫مراعاة‬ ‫مع‬ ‫املياه‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫اخلطر‬ ‫من‬ ‫يقلل‬ ‫ذلك‬ ‫فإن‬ ‫التصميم‬ ‫عند‬ ‫العازلة‬ . ‫اخلطوات‬ ‫حتديد‬ ‫عىل‬ ‫اجلهة‬ ‫يساعد‬ ‫واملخاطر‬ ‫الكوارث‬ ‫ختطيط‬ ‫فإن‬ ‫وهكذا‬ ‫الت‬ ‫ي‬ ‫جيب‬ ‫النظام‬ ‫حلامية‬ ‫اختاذها‬ . ( 269 ) ‫فإن‬ ‫وهكذا‬ " ‫التأثريات‬ ‫حتليل‬ " ‫اخلطر‬ ‫بحجم‬ ‫املتعلقة‬ ‫االعتبارات‬ ‫فقط‬ ‫ليس‬ ‫ا‬ ‫لذي‬ ‫ولكنه‬ ‫عنه‬ ‫الناجتة‬ ‫اخلسائر‬ ‫ومقدار‬ ‫املنظمة‬ ‫عىل‬ ‫يؤثر‬ ‫قد‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫حت‬ ‫عىل‬ ‫املنظمة‬ ‫يساعد‬ ‫ديد‬ (268) Arp, Charles E.: Op.Cit., p.23. (269) Jones, Virginia A.: Op.Cit., p.26.
170 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫اخلطوات‬ ‫التي‬ ‫نظم‬ ‫ضمنها‬ ‫ومن‬ ‫معلوماهتا‬ ‫مصادر‬ ‫حلامية‬ ‫اختاذها‬ ‫جيب‬ ‫إدارة‬ ‫ال‬ ‫وثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وباقي‬ ‫بالطبع‬ ‫وممتلكاهتا‬ ‫أصوهلا‬ . ‫املعلومات‬ ‫ونظم‬ ‫اجلهة‬ ‫عىل‬ ‫واضحة‬ ‫نتائجها‬ ‫تكون‬ ‫الكوارث‬ ‫عن‬ ‫الناجتة‬ ‫واألرضار‬ ‫نظم‬ ‫ضمنها‬ ‫ومن‬ ‫هبا‬ ‫املختلفة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫األرض‬ ‫من‬ ‫الكثري‬ ‫يوجد‬ ‫أنه‬ ‫إال‬ ‫ار‬ ‫املصداقية‬ ‫فقدان‬ ‫مثل‬ ‫امللموسة‬ ‫غري‬ ‫املعنوية‬ ‫أو‬ ‫خسار‬ ‫نتيج‬ ‫اجلهة‬ ‫مع‬ ‫املتعاملني‬ ‫ثقة‬ ‫ة‬ ‫لتعطل‬ ‫ة‬ ‫اإل‬ ‫والنظام‬ ‫األعامل‬ ‫لكرتوين‬ ‫هبا‬ . ‫بعمليات‬ ‫تقوم‬ ‫املنظمة‬ ‫أن‬ ‫وبمجرد‬ " ‫األخطار‬ ‫تقدير‬ " ‫و‬ " ‫التأثريات‬ ‫حتليل‬ " ‫فإنه‬ ‫املحتملة‬ ‫لألخطار‬ ‫أوضح‬ ‫إحساس‬ ‫لدهيا‬ ‫يكون‬ ‫سوف‬ ‫التي‬ ‫تواجهها‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫نظم‬ ‫خيص‬ ‫فيام‬ ‫األخطار‬ ‫هلذه‬ ‫املحتملة‬ ‫والتأثريات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ب‬ .‫اجلهة‬ ‫حتتاج‬ ‫ال‬ ‫اجلهة‬ ‫إىل‬ ‫املتطورة‬ ‫التفصيلية‬ ‫األعامل‬ ‫يف‬ ‫ولكن‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫ي‬ ‫نبغي‬ ‫اإلشارة‬ ‫إىل‬ ‫واإلمكانيات‬ ‫االحتامالت‬ ، ‫ا‬‫أيض‬ ‫اإلشارة‬ ‫إىل‬ ‫ما‬ ‫ينبغي‬ ‫سيكون‬ ‫ومن‬ ‫فعله‬ ‫مسئو‬ ‫ال‬ ‫عن‬ ‫إدارة‬ ‫املوقف‬ . ( 270 ) ‫واحتياجاهتا‬ ‫مصادرها‬ ‫عىل‬ ‫معتمدة‬ ‫هبا‬ ‫لتأخذ‬ ‫طريقة‬ ‫أفضل‬ ‫تقرر‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫جهة‬ ‫وكل‬ ‫املحتملة‬ ‫واألخطار‬ . ( 271 ) ً:‫ًا‬‫س‬‫ساد‬ ًًًً ًًً ‫طرقًإجراءاتًالتقديرات‬ : ً ‫املقابالت‬ ‫إن‬ ، ‫االستبيانا‬ ‫ت‬ ‫بالنظام‬ ‫عالقة‬ ‫هلم‬ ‫الذين‬ ‫األفراد‬ ‫مع‬ ‫واملناقشات‬ ‫ه‬ ‫ي‬ ‫التأثريات‬ ‫وحتليل‬ ‫األخطار‬ ‫لتقدير‬ ‫املستخدمة‬ ‫الطرق‬ . (270) Arp, Charles E.: Op.Cit., p.23. (271) Lemieux, Vicki L.: Op.Cit., p.19.
‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 171 ‫أساس‬ ‫تعتمد‬ ‫املستخدمة‬ ‫والطريقة‬ ‫ا‬ ‫اجلهة‬ ‫ومصادر‬ ‫بالنظام‬ ‫العاملني‬ ‫عىل‬ . ( 1 ) ‫املقابالت‬ ‫هي‬ ‫أ‬ ‫اتباع‬ ‫املناهج‬ ‫كثر‬ ‫ا‬ ‫التأثريات‬ ‫حتليل‬ ‫عملية‬ ‫إلنجاز‬ ، ‫أهنا‬ ‫إال‬ ‫يف‬ ‫كثري‬ ‫احلاالت‬ ‫من‬ ‫عملية‬ ‫وغري‬ ‫للوقت‬ ‫مضيعة‬ ‫تكون‬ . ( 2 ) ‫االستبانا‬ ‫ت‬ ‫تعطى‬ ‫قد‬ ‫االستبانات‬ ‫سليمة‬ ‫غري‬ ‫نتائج‬ ، ‫يشملهم‬ ‫من‬ ‫كل‬ ‫ليس‬ ‫ألنه‬ ‫االست‬ ‫بان‬ ‫ة‬ ‫كامال‬ ‫بملئه‬ ‫يقومون‬ ، ‫ناقصة‬ ‫إجابات‬ ‫بكتابة‬ ‫يقومون‬ ‫األفراد‬ ‫وبعض‬ ، ‫يق‬ ‫والبعض‬ ‫بكتابة‬ ‫وم‬ ‫مضللة‬ ‫بيانات‬ . ( 3 ) ‫املناقشات‬ ‫تقدير‬ ‫عىل‬ ‫القائمني‬ ‫تساعد‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫املهتمني‬ ‫األفراد‬ ‫مع‬ ‫املطولة‬ ‫االجتامعات‬ ‫ا‬ ‫له‬‫املحتملة‬ ‫واألخطار‬ ‫ووظائفه‬ ‫النظام‬ ‫عن‬ ‫الكثري‬ ‫لفهم‬ ‫ألخطار‬ . ( 272 ) ‫األنسب‬ ‫األسلوب‬ ‫هو‬ ‫املطولة‬ ‫واالجتامعات‬ ‫املناقشات‬ ‫ألسلوب‬ ‫اللجوء‬ ‫فإن‬ ‫لذا‬ ‫التحليل‬ ‫عىل‬ ‫قدرة‬‫توفر‬ ‫ألهنا‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطط‬ ‫عليها‬ ‫تبنى‬ ‫صحيحة‬ ‫لنتائج‬‫الوصول‬ ‫اجل‬ ‫من‬ ‫أن‬ ‫املحتمل‬ ‫واألخطار‬ ‫ووظائفه‬ ‫للنظام‬ ‫السليم‬ ‫هلا‬ ‫يتعرض‬ . ‫وعموم‬ ‫ا‬ ‫التالية‬ ‫القضايا‬ ‫مراعاة‬ ‫جيب‬ ‫فإنه‬ ‫والكوارث‬ ‫املخاطر‬ ‫تقدير‬ ‫عند‬ :  ‫سيحدث‬ ‫ماذا‬ ‫يف‬ ‫كارثة‬ ‫نتيجة‬ ‫النظام‬ ‫تعطل‬ ‫حالة‬ ‫أو‬ ‫طارئ؟‬ (272) Arp, Charles E.: Op.Cit., p.25-26.
172 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫يف‬ ‫من‬ ‫األدنى‬ ‫باحلد‬ ‫العمل‬ ‫النظام‬ ‫يستطيع‬ ‫هل‬ ‫الكارثة‬ ‫حدوث‬ ‫حالة‬ ‫هنائي‬ ‫العمل‬ ‫عن‬ ‫سيتوقف‬ ‫انه‬ ‫أم‬ ‫اإلمكانات‬ ‫ا‬ ‫؟‬  ‫التكلفة‬ ‫ما‬ ‫أو‬ ‫اخلسائر‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫اجلهة‬ ‫ستتكبدها‬ ‫يف‬ ‫امل‬ ‫للوثائق‬ ‫فقدها‬ ‫حالة‬ ‫خزنة‬ ‫بالنظام؟‬  ‫تستمر‬ ‫أن‬ ‫للجهة‬ ‫يمكن‬ ‫هل‬ ‫يف‬ ‫ومهامها‬ ‫وظائفها‬ ‫أداء‬ ‫يف‬ ‫تشغيل‬ ‫عدم‬ ‫حالة‬ ‫النظام؟‬  ‫األخرى‬ ‫النشاطات‬ ‫ما‬ ‫التي‬ ‫نظام‬ ‫لتلف‬ ‫نتيجة‬ ‫تتأثر‬ ‫سوف‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائ‬ ‫ق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫باجلهة؟‬  ‫النظام؟‬ ‫تشغيل‬ ‫إلعادة‬ ‫الالزمة‬ ‫املدة‬ ‫ما‬  ‫هل‬ ‫املتعلقة‬ ‫األعامل‬ ‫أداء‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫لعدم‬ ‫كنتيجة‬ ‫قانونية‬ ‫عواقب‬ ‫أي‬ ‫هناك‬ ‫بالنظام؟‬  ‫النظام؟‬ ‫تشغيل‬ ‫إلعادة‬ ‫املتوقع‬ ‫التكلفة‬ ‫مقدار‬ ‫ما‬  ‫النظام؟‬ ‫تشغيل‬ ‫وإعادة‬ ‫التعطل‬ ‫لفرتة‬ ‫به‬ ‫املسموح‬ ‫األقىص‬ ‫احلد‬ ‫ما‬  ‫ذاتي‬‫املعلومات‬‫واسرتداد‬‫االحتياطية‬‫النسخ‬‫عمل‬‫خاصية‬‫له‬‫النظام‬‫هل‬ ‫ا‬ ‫؟‬ ( 273 ) ‫إجراءات‬ ‫صالحية‬ ‫ولضامن‬ " ‫املخاطر‬ ‫تقدير‬ " ‫و‬ " ‫التأثريات‬ ‫حتليل‬ " ‫من‬ ‫فإنه‬ ‫كال‬ ‫مراجعة‬ ‫الرضوري‬ ‫بانتظام‬ ‫منهم‬ . (273) Ibid., p.24-25.
‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 173 ‫الرضوري‬ ‫من‬ ‫وإنه‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫منتظم‬ ‫أساس‬ ‫عىل‬ ‫يقوم‬ ‫تنظيم‬ ‫إعادة‬ ‫هناك‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫للحامية‬ ‫اختاذها‬ ‫تم‬ ‫التي‬ ‫اخلطوات‬ ‫وضامن‬ ‫املحتملة‬ ‫األخطار‬ ‫كل‬ ‫ومراجعة‬ ‫الستعراض‬ ‫والوقاية‬ . ‫املهم‬ ‫ومن‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫أن‬ ‫تقدير‬ ‫عمليات‬ ‫إعادة‬ ‫عىل‬ ‫النظام‬ ‫حلامية‬ ‫املتخذة‬ ‫اخلطوات‬ ‫تركز‬ ‫حدوث‬ ‫عند‬ ‫املحتملة‬ ‫والتأثريات‬ ‫املخاطر‬ ‫أي‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫تغيري‬ ‫عمليات‬ ‫أو‬ ‫ا‬ ‫نوعية‬ ‫لوثائق‬ ‫التي‬ ‫بالنظام‬ ‫ختزينها‬ ‫يتم‬ ، ‫إضافة‬ ‫إىل‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫املستمرة‬ ‫واملراجعة‬ ‫التفتيش‬ ‫عمليات‬ ‫أن‬ ‫جترى‬ ‫كثري‬ ‫ا‬ ‫خمتلفة‬ ‫فرتات‬ ‫وعىل‬ . ‫ا‬‫أيض‬ ‫الكارثة‬ ‫عن‬ ‫الناجتة‬ ‫األرضار‬ ‫بعض‬ ‫يتضمن‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫التأثريات‬ ‫حتليل‬ ‫و‬ ‫هي‬ ‫امللموسة‬ ‫غري‬ ‫األرضار‬ ‫أو‬ ‫عليه‬ ‫يطلق‬ ‫ما‬ " ‫املعنوية‬ ‫األرضار‬ " ‫مثل‬ :  ‫املصداقية‬ ‫فقدان‬ .  ‫اإلحراج‬ .‫السيايس‬  ‫اإلساءة‬ ‫إىل‬ ‫العامة‬ ‫الصورة‬ . ( 274 ) ‫فمثال‬ ‫يف‬ ‫وتم‬ ‫األمنية‬ ‫اجلهات‬ ‫بإحدى‬ ‫احلاسبات‬ ‫ألنظمة‬ ‫اخرتاق‬ ‫حدوث‬ ‫حالة‬ ‫اإل‬ ‫بالنظام‬ ‫املخزنة‬ ‫اهلامة‬ ‫الوثائق‬ ‫عىل‬ ‫االستيالء‬ ‫لكرتوين‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬‫ترسيب‬‫وتم‬ ، ‫ففي‬ ‫هذه‬ ‫تقع‬ ‫وسوف‬ ‫مصداقيتها‬ ‫تفقد‬ ‫سوف‬ ‫اهليئة‬ ‫هذه‬ ‫فإن‬ ‫احلالة‬ ‫يف‬ ‫يعر‬ ‫ما‬ ‫وذلك‬ ‫كبري‬ ‫حرج‬ ‫ف‬ ‫للكارثة‬ ‫املعنوية‬ ‫باألرضار‬ ‫أو‬ ‫ا‬ ‫حالة‬ ‫لطوارئ‬ . (274) Ibid., p.26.
174 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫نظم‬ ‫حماية‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫المحرملة‬ ‫األخطار‬ ‫من‬ ‫كارثة‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫من‬ ‫املحتملة‬ ‫األخطار‬ ‫ملنع‬ ‫اخلطوات‬ ‫بعض‬ ‫اختاذ‬ ‫املمكن‬ ‫ملن‬ ‫إنه‬ ، ‫اإلجراءات‬ ‫من‬ ‫عدد‬ ‫وهناك‬ ‫التي‬ ‫نظم‬ ‫حلامية‬ ‫هبا‬ ‫القيام‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ ‫ية‬ ‫ملواجهة‬ ‫وسالمتها‬ ‫تأمينها‬ ‫وضامن‬ ‫املتوقعة‬ ‫غري‬ ‫الظروف‬ . ‫جهة‬ ‫وكل‬ ‫ينبغي‬ ‫مصادرها‬ ‫عىل‬ ‫اعتامدا‬ ‫هبا‬ ‫للعمل‬ ‫اإلجراءات‬ ‫أفضل‬ ‫تقرر‬ ‫أن‬ ‫هبا‬ ‫املحيطة‬ ‫والظروف‬ ‫واحتياجاهتا‬ . ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫احلمايةًمنًخطرًاملياه‬ ً ‫نظم‬ ‫عىل‬ ‫تؤثر‬ ‫املياه‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أنظ‬‫من‬ ‫نوع‬ ‫لدهيا‬‫سيكون‬‫جهة‬ ‫وأي‬ ‫مة‬ ‫ترصيف‬ ‫نظام‬ ‫مثل‬ ‫املياه‬ ‫أو‬ ‫مي‬ ‫ذلك‬ ‫وغري‬ ‫الرشب‬ ‫اه‬ . ‫نظم‬ ‫عىل‬ ‫املياه‬ ‫خطر‬ ‫ولتقليل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫اتباع‬ ‫جيب‬ ‫فإنه‬ ‫ا‬ ‫آليت‬ :  ‫بعيد‬ ‫النظام‬ ‫ومعدات‬ ‫أجهزة‬ ‫وضع‬ ‫ا‬ ‫املياه‬ ‫وأنابيب‬ ‫مصادر‬ ‫عن‬ .  ‫عن‬‫واملسئولني‬‫للعاملني‬‫معروفة‬‫ومصادرها‬‫املياه‬‫أنابيب‬‫أماكن‬‫أن‬‫من‬‫التأكد‬ ‫الوصول‬‫سهلة‬‫الوقت‬‫نفس‬‫وىف‬‫النظام‬ ، ‫حتسب‬‫وذلك‬ ‫ا‬ ‫يق‬‫بحيث‬‫طارئ‬‫ألي‬ ‫وم‬ ‫انتظار‬ ‫دون‬ ‫املوقف‬ ‫بإنفاذ‬ ‫املوظفون‬ .  ‫بعيد‬ ‫املبنى‬ ‫خارج‬ ‫املياه‬ ‫لترصيف‬ ‫نظام‬ ‫تصميم‬ ‫ا‬ ‫النظام‬ ‫وجود‬ ‫أماكن‬ ‫عن‬ .  ‫املياه‬ ‫ترسب‬ ‫الكتشاف‬ ‫املياه‬ ‫إنذار‬ ‫أجهزة‬ ‫تركيب‬ .
‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 175 ‫االعتامد‬ ‫عدم‬ ‫ينغى‬ ‫ولكن‬ ‫عىل‬ ‫اإلجراءا‬ ‫هذه‬ ‫ت‬ ‫فقط‬ ، ‫يعتمد‬ ‫ولكن‬ ‫يف‬ ‫األول‬ ‫املقام‬ ‫عىل‬ ‫باجلهة‬ ‫املياه‬ ‫مصادر‬ ‫عىل‬ ‫الروتيني‬ ‫التفتيش‬ ‫نظام‬ . ( 275 ) ً‫ي‬‫ثان‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ‫احلمايةًمنًالنار‬ ً ‫خطر‬ ‫النار‬ ‫متثل‬ ‫ا‬ ‫دامه‬ ‫ا‬ ‫نظم‬ ‫عىل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫رسيعة‬ ‫ألهنا‬ ‫وذلك‬ ‫وخطري‬ ‫مدمر‬ ‫وتأثريها‬ ‫االنتشار‬ ، ‫جد‬ ‫كبرية‬ ‫بدرجة‬ ‫يقل‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫النريان‬ ‫وخطر‬ ‫ا‬ ‫عند‬ ‫النريان‬ ‫عن‬ ‫الكشف‬ ‫أجهزة‬ ‫حتسني‬ ‫من‬ ‫اإلجراءات‬ ‫من‬ ‫عدد‬ ‫اتباع‬ ‫إىل‬ ‫إمخاد‬ ‫أنظمة‬ ‫تركيب‬ ‫النريان‬ ، ‫وفيام‬ ‫ييل‬ ‫النريان‬ ‫أخطار‬ ‫لتقليل‬ ‫إجراءات‬ :  ‫اآللية‬ ‫النريان‬ ‫كشف‬ ‫أنظمة‬ ‫تركيب‬ ‫يف‬ ‫ومكونات‬ ‫ملعدات‬ ‫الرئيسية‬ ‫األماكن‬ ‫النظام‬ .  ‫عند‬‫استخدامها‬‫إلمكانية‬‫يدوية‬‫حريق‬‫إنذار‬‫أجهزة‬‫تركيب‬ ‫النظام‬‫تعطل‬ ‫اآل‬ ‫يل‬  ‫اجلهة‬ ‫من‬ ‫القريبة‬ ‫املحلية‬ ‫املطافئ‬ ‫بوحدات‬ ‫احلريق‬ ‫إنذار‬ ‫توصيل‬ ‫ضامن‬ ‫النظام‬ ‫هبا‬ ‫املوجود‬ ‫اإللكرتوين‬ .  ‫النظام‬ ‫ومعدات‬ ‫أجهزة‬ ‫مكان‬ ‫بني‬ ‫الفصل‬ ‫وباقي‬ ‫األخرى‬ ‫العمل‬ ‫أماكن‬ ‫احلرائق‬ ‫ضد‬ ‫عازلة‬ ‫بأبواب‬ ‫أو‬ ‫ألجهزة‬ ‫النريان‬ ‫وصول‬ ‫ملنع‬ ‫عازلة‬ ‫حوائط‬ ‫النظام‬ ‫ومعدات‬ .  ‫اخلطرة‬ ‫املواد‬ ‫مجيع‬ ‫إزالة‬ ‫أو‬ ‫بعيد‬ ‫لالشتعال‬ ‫القابلة‬ ‫ا‬ ‫أجهزة‬ ‫وجود‬ ‫أماكن‬ ‫عن‬ ‫النظام‬ ‫ومعدات‬ . (275) Ibid., p.29.
176 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫أسالك‬ ‫وجود‬ ‫عدم‬ ‫لضامن‬ ‫بانتظام‬ ‫الكهربائية‬ ‫الوصالت‬ ‫ومراجعة‬ ‫مراقبة‬ ‫مكشوفة‬ ‫أو‬ ‫تالفة‬ .  ‫كسياسة‬‫التدخني‬‫منع‬ ‫يف‬ ‫النظام‬‫ومعدات‬‫أجهزة‬‫هبا‬‫املوجود‬‫املناطق‬‫كل‬ . ( 276 ) ً‫ث‬‫ثال‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ‫احلمايةًمنًا‬ ‫الخرتاق‬ ً ‫جد‬ ‫هامة‬‫األمنية‬‫األنظمة‬ ‫ا‬ ‫نظم‬‫عىل‬‫واحلفاظ‬‫للحامية‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ،‫ة‬ ‫فهي‬ ‫التخريبية‬ ‫واألعامل‬ ‫واحلرائق‬ ‫الرسقة‬ ‫من‬ ‫للحامية‬ ‫هامة‬ . ‫عىل‬ ‫األمنية‬ ‫التدابري‬ ‫لتوفري‬ ‫الالزمة‬ ‫اخلطوات‬ ‫اختاذ‬ ‫تضمن‬ ‫أن‬ ‫اجلهات‬ ‫عىل‬ ‫وجيب‬ ‫النحو‬ ‫التايل‬ :  ‫الدخول‬‫عمليات‬‫حتديد‬ ‫إىل‬ ‫وأن‬‫النظام‬‫ومعدات‬‫أجهزة‬‫فيها‬‫املوجود‬‫األماكن‬ ‫فقط‬ ‫بالنظام‬ ‫العاملني‬ ‫عىل‬ ‫الدخول‬ ‫يقترص‬ .  ‫طيلة‬ ‫األمنية‬ ‫واملراقبة‬ ‫اإلرشاف‬ ‫حتت‬ ‫باملكان‬ ‫املوجودين‬ ‫مجيع‬ ‫أن‬ ‫ضامن‬ ‫باملكان‬ ‫تواجدهم‬ .  ‫عند‬ ‫تعمل‬ ‫إنذار‬ ‫بأجهزة‬ ‫النظام‬ ‫أجهزة‬ ‫فيها‬ ‫املوجود‬ ‫األماكن‬ ‫أبواب‬ ‫تزويد‬ ‫غري‬ ‫الدخول‬ ‫حماولة‬ ‫ال‬ ‫رشعي‬ ‫إىل‬ ‫املكان‬ .  ‫ويوضع‬ ‫بالنظام‬ ‫صلة‬ ‫له‬ ‫شخص‬ ‫كل‬ ‫صدر‬ ‫عىل‬ ‫تعلق‬ ‫تعارف‬ ‫بطاقات‬‫إصدار‬ ‫يف‬ ‫ووظيفته‬ ‫الشخص‬ ‫صورة‬ ‫البطاقة‬ ‫هذه‬ ، ‫بال‬ ‫العاملني‬ ‫بني‬ ‫التمييز‬ ‫ويتم‬ ‫نظام‬ ‫منهم‬ ‫لكل‬ ‫خمتلفة‬ ‫بطاقة‬ ‫بلون‬ ‫الزوار‬ ‫من‬ ‫وغريهم‬ . ( 277 ) (276) Ibid., p.30. (277) Ibid., p.31.
‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 177 ‫اآليت‬ ‫اتباع‬ ‫يتم‬ ‫النظام‬ ‫وأجهزة‬ ‫لربامج‬ ‫وبالنسبة‬ :  ‫للدخول‬ ‫موظف‬ ‫لكل‬ ‫رس‬ ‫كلمة‬ ‫حتديد‬ ‫إىل‬ ‫النظام‬ .  ‫للعبث‬ ‫حماوالت‬ ‫أي‬ ‫لتسجيل‬ ‫النظام‬ ‫إمكانية‬ ‫أو‬ ‫للنظام‬ ‫اخرتاق‬ .  ‫العمليات‬ ‫استعراض‬ ‫تتيح‬ ‫بالنظام‬ ‫إمكانية‬ ‫وجود‬ ‫التي‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫متت‬ ‫سواء‬ ‫اإلدخال‬ ‫أو‬ ‫اليومي‬ ‫االسرتجاع‬ .  ‫الدخول‬ ‫منع‬ ‫إمكانية‬ ‫إىل‬ ‫النظام‬ ‫ألي‬ ‫تتعل‬ ‫ألسباب‬ ‫وقت‬ ‫أي‬ ‫وىف‬ ‫شخص‬ ‫ق‬ ‫النظام‬ ‫بأمن‬ . ( 278 ) ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫إعداد‬ ‫تم‬ ‫أنه‬ ‫بمجرد‬ " ‫املخاطر‬ ‫تقدير‬ " ‫و‬ ‫املنظمة‬ ‫لوثائق‬ ‫املحتملة‬ " ‫املح‬ ‫التأثريات‬ ‫تملة‬ " ‫املعلومات‬ ‫لفقدان‬ ‫أو‬ ‫ترضرها‬ ، ‫نظم‬ ‫محاية‬ ‫طريق‬ ‫عىل‬ ‫القادمة‬ ‫اخلطوة‬ ‫فإن‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائ‬ ‫ق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هي‬ ‫الطوارئ‬ ‫حاالت‬ ‫خلطة‬ ‫اإلعداد‬ . :‫هي‬ ‫الطوارئ‬ ‫وخطة‬ " ‫اإلجراءات‬ ‫التي‬ ‫النظام‬ ‫مسئولو‬ ‫قبل‬ ‫من‬ ‫حتديدها‬ ‫تم‬ ‫الطوارئ‬ ‫حاالت‬ ‫أثناء‬ ‫لالستخدام‬ ‫أو‬ ‫ملنع‬ ‫الكوارث‬ ‫أو‬ ‫األخطار‬ ‫تقليل‬ " ( 279 ) ‫ثالث‬ ‫الطوارئ‬ ‫ختطيط‬ ‫ويتضمن‬ ‫ة‬ ‫متميزة‬ ‫نشاطات‬ : (278) Jones, Virginia A.: Op.Cit., p.33-34. (279) Ibid.
178 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫االستعداد‬ ‫وهو‬ : " ‫الطوارئ‬ ‫وإحباط‬ ‫ملواجهة‬ ‫الوقائية‬ ‫اإلجراءات‬ ‫جمموعة‬ ‫وتنمية‬ ‫تطوير‬ ‫والكوارث‬ ‫اتباعها‬ ‫الواجب‬ ‫الكارثة‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫واسرتاتيجيات‬ " . ً‫ي‬‫ثان‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ‫االستجابة‬ ‫وهى‬ : " ‫مع‬ ‫للتعامل‬ ‫باإلجراءات‬ ‫االلتزام‬ ‫أي‬ ‫تظهر‬ ‫قد‬ ‫طوارئ‬ ‫حالة‬ " ‫ث‬ ‫ًا‬‫ث‬‫ال‬ ًًًً ً: ‫االستعادة‬ ً ‫وتعنى‬ : ‫الطبيعية‬ ‫حلالتها‬ ‫ووثائق‬ ‫وبرامج‬ ‫أجهزة‬ ‫من‬ ‫النظام‬ ‫مكونات‬ ‫استعادة‬ ‫للنظام‬ ‫الطبيعية‬ ‫النشاطات‬ ‫واستئناف‬ " ( 280 ) ‫وستضمن‬ ‫اختاذها‬‫تم‬‫قد‬‫السليمة‬‫اإلجراءات‬ ‫أن‬‫الطوارئ‬‫خطة‬ ‫يف‬ ‫امل‬‫التوقيت‬ ‫ناسب‬ ‫يف‬ ‫كارثة‬ ‫حدوث‬ ‫حالة‬ . ‫عىل‬ ‫النظام‬ ‫مسئولو‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫تساعد‬ " ‫االستعداد‬ " ‫اخلطوات‬ ‫الختاذ‬ ‫وذلك‬ ‫األرشيفات‬ ‫لنظام‬ ‫املتوقعة‬ ‫اخلسارة‬ ‫أخطار‬ ‫إلزالة‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫اإلجراءات‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫وذلك‬ ‫الوقائية‬ ‫التي‬ ‫النظام‬ ‫وسالمة‬ ‫أمن‬ ‫لضامن‬ ‫اختاذها‬ ‫يمكن‬ . ‫وهي‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫عىل‬ ‫املنظمة‬ ‫تساعد‬ " ‫االستجابة‬ " ‫النظام‬ ‫حلامية‬ ‫إجراءات‬ ‫لتأسيس‬ ، ‫وهي‬ ‫ألعامل‬ ‫العامة‬ ‫اخلطوط‬ ‫تضع‬ " ‫االستعادة‬ " ‫وإنقاذها‬ ‫النظام‬ ‫ملكونات‬ . ‫عام‬ ‫وبوجه‬ " ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ " ‫واسع‬ ‫نحو‬ ‫عىل‬ ‫توزيعها‬ ‫ويتم‬ ‫كوثيقة‬ ‫كتابتها‬ ‫سيتم‬ ‫حتدي‬ ‫ويتم‬ ‫طبق‬ ‫ثها‬ ‫ا‬ ‫الرضورة‬ ‫حسب‬ ‫أخرى‬ ‫مرة‬ ‫توزيعها‬ ‫ويعاد‬ ‫للمتطلبات‬ . (280) Arp, Charles E.: Op.Cit., p.32.
‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 179 ‫بخطة‬ ‫للتعريف‬ ‫كأداة‬ ‫تستخدم‬ ‫سوف‬ ‫الوثيقة‬ ‫بأن‬ ‫يتقرر‬ ‫أن‬ ‫ومنذ‬ ‫الواجب‬ ‫من‬ ‫وإنه‬ ‫باجلهة‬ ‫العاملني‬ ‫لألفراد‬ ‫الطوارئ‬ ، ‫حاالت‬ ‫بمعاجلة‬ ‫املهتمني‬ ‫مجيع‬ ‫مع‬ ‫بالتنسيق‬ ‫تطور‬ ‫أن‬ ‫باجلهة‬ ‫معها‬ ‫والتعامل‬ ‫الطوارئ‬ . ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫عناصر‬ ‫التالية‬ ‫العنارص‬ ‫عىل‬ ‫تشتمل‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ :  ‫اخلطة‬ ‫وأهداف‬ ‫مقدمة‬ .  ‫الطوارئ‬ ‫حاالت‬ ‫عن‬ ‫خمترصة‬ ‫نبذة‬ ‫أو‬ ‫املحتملة‬ ‫الكوارث‬ .  ‫الوقائية‬ ‫اإلجراءات‬ ‫وصف‬ ‫التي‬ ‫اختاذها‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ .  ‫األولية‬ ‫األفعال‬ ‫وردود‬ ‫االستجابات‬ ‫متضمنة‬ ‫الطوارئ‬ ‫إجراءات‬ .  ‫األساسية‬ ‫االتصال‬ ‫قائمة‬ .  ‫للمعلومات‬ ‫حتديد‬ ‫التي‬ ‫خاصة‬ ‫أمهية‬ ‫هلا‬ ‫والتي‬ ‫أي‬ ‫حتت‬‫وإنقاذها‬‫محايتها‬ ‫جيب‬ ‫ظرف‬ .  ‫وصف‬ ‫أو‬ ‫رسم‬ ‫ختطيطي‬ ‫توجيه‬ ‫عىل‬ ‫األفراد‬ ‫ملساعدة‬‫النظام‬ ‫به‬‫املوجود‬ ‫للمبنى‬ ‫أنفسهم‬ ( 281 ) ‫أنه‬ ‫عىل‬ ‫ينبغي‬ ‫التالية‬ ‫النقاط‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫إعداد‬ ‫عند‬ ‫يراعى‬ ‫أن‬ : (281) Ibid., p.39. - Myers, Kenneth N.: Manager's Guides to Contingency Planning for Disaster, Westport, CT: Meckler, 2002, p.37.
180 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫القراءة‬ ‫سهل‬‫يكون‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫اخلطة‬ ‫كتابة‬‫أسلوب‬ ‫والفهم‬ ، ‫ا‬‫أيض‬ ‫الوث‬ ‫شكل‬ ‫يقة‬ ‫يتيح‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫أي‬ ‫إضافات‬ ‫أو‬ ‫عليها‬ ‫جتديدات‬ ‫أو‬ ‫لتزال‬ ‫احلالية‬ ‫كصفحاهتا‬ ‫بسهولة‬ .  ‫ينبغي‬ ‫ومجيع‬ ‫اخلطة‬ ‫من‬ ‫بنسخة‬ ‫باخلطة‬ ‫الرئيسيون‬ ‫املعنيون‬ ‫األشخاص‬ ‫إمداد‬ ‫عليها‬ ‫والتعديالت‬ ‫اإلضافات‬ .  ‫تتضمنهم‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫األشخاص‬ ‫هؤالء‬ " ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫وثيقة‬ " ‫نفسها‬ ‫ليعرف‬ ‫من‬ ‫فرد‬ ‫كل‬ ‫الذي‬ ‫اخلطة‬ ‫لديه‬ ، ‫اخلطة‬ ‫من‬ ‫واحدة‬ ‫نسخة‬ ‫األقل‬ ‫عىل‬ ‫ينبغي‬ ،‫املكان‬ ‫خارج‬ ‫حتفظ‬ ‫أن‬ ‫أثناء‬ ‫الوصول‬ ‫سهل‬ ‫املكان‬ ‫هذا‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫عىل‬ ‫الطوارئ‬ . ( 282 ) ‫وفيام‬ ‫ييل‬ ‫األساسية‬ ‫للعنارص‬ ‫وصف‬ ‫التي‬ ‫توافرها‬ ‫جيب‬ ‫يف‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ : ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫املقدمةًواألهداف‬ ً ‫املقدمة‬ ‫تتناول‬  ‫اخلطة‬ ‫طبيعة‬ ‫رشح‬ ‫منها‬ ‫واهلدف‬ .  ‫اخلطة‬ ‫بمحتويات‬ ‫مفصلة‬ ‫قائمة‬ .  ‫تطويرها‬ ‫عن‬ ‫املسئولون‬ ‫هم‬ ‫من‬ .  ‫من‬ ‫الذي‬ ‫وما‬ ‫عليها‬ ‫وافق‬ ‫هي‬ ‫اختصاصاته‬ ‫نطاق‬ .  .‫اخلطة‬ ‫بأمهية‬ ‫بيان‬ (282) Arp, Charles E.: Op.Cit., p.41-42.
‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 181 ‫ا‬‫أيض‬ ‫ينبغي‬ ‫إنجازها‬ ‫واملطلوب‬ ‫املحددة‬ ‫األهداف‬ ‫اخلطة‬ ‫من‬ ‫اجلزء‬ ‫هذا‬ ‫يلخص‬ ‫أن‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫إدارة‬ ‫حمرتفة‬ ‫بطريقة‬ ‫الطوارئ‬ . ‫األهداف‬ ‫وتتضمن‬ :  ‫النظام‬ ‫عن‬ ‫الرضر‬ ‫ملنع‬ ‫فعالة‬ ‫طرق‬ ‫توفري‬ .  ‫االستعادة‬ ‫مهام‬ ‫تسهيل‬ .  ‫للنظام‬ ‫الطبيعية‬ ‫األعامل‬ ‫توقف‬ ‫عمليات‬ ‫من‬ ‫احلد‬ .  ‫الكارثة‬ ‫تصعيد‬ ‫ومنع‬ ‫األرضار‬ ‫من‬ ‫احلد‬ .  ‫تقليل‬ ‫أي‬ ‫اقتصادي‬ ‫تأثري‬ .  ‫النظام‬ ‫عمل‬ ‫استمرارية‬ ‫ضامن‬ .  ‫النظام‬ ‫لوظائف‬ ‫والسهلة‬ ‫الرسيعة‬ ‫اإلعادة‬ ‫توفري‬ . ( 283 ) ‫من‬‫الغرض‬‫إن‬ ‫والنشاطات‬‫الواجبات‬‫أن‬‫ضامن‬‫عىل‬‫املساعدة‬‫هو‬‫األهداف‬‫تلخيص‬ ‫الكارثة‬ ‫وقت‬ ‫النظام‬ ‫باحتياجات‬ ‫حقيقية‬ ‫صلة‬ ‫هلا‬ ‫املحددة‬ . ً‫ي‬‫ثان‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ‫حاالتًالطوارئ‬ ً ً‫أو‬ ‫الكوارثًا‬ ‫حملتملة‬ ً ‫اجلزء‬ ‫التايل‬ ‫املعلومات‬ ‫مراجعة‬ ‫هو‬ ‫اخلطة‬ ‫من‬ ‫التي‬ ‫مجعها‬ ‫تم‬ ‫يف‬ ‫عمليتي‬ " ‫ت‬ ‫قدير‬ ‫املخاطر‬ " ‫و‬ " ‫التأثريات‬ ‫حتليل‬ " . (283) Ibid., p.43. - Myers, Kenneth N.: Op.Cit., p.38-39.
182 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ " ‫خ‬ ‫الطوارئ‬ ‫طة‬ " ‫حاالت‬ ‫عن‬ ‫موجز‬ ‫ملخص‬ ‫وصف‬ ‫عىل‬ ‫تشتمل‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫الطوارئ‬ ‫أو‬ ‫عليها‬ ‫املحتمل‬ ‫وتأثريها‬ ‫للجهة‬ ‫املحتملة‬ ‫الكوارث‬ ، ‫املثال‬ ‫سبيل‬ ‫عىل‬ : ‫تعطل‬ ‫ومعدات‬ ‫أجهزة‬ ‫عن‬ ‫النظام‬ ‫فنية‬ ‫ألسباب‬ ‫العمل‬ ‫أو‬ ‫التيار‬ ‫انقطاع‬ ‫بسبب‬ ‫الكهريب‬ . ( 284 ) ً‫ث‬‫ثال‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ‫اإلجراءاتًالوقائية‬ ً ‫اخلطة‬ ‫أقسام‬ ‫من‬ ‫القسم‬ ‫هذا‬ ‫ينبغي‬ ‫ملخص‬ ‫يتضمن‬ ‫أن‬ ‫ا‬ ‫اختاذها‬ ‫الواجب‬ ‫للخطوات‬ ‫لتقليل‬ ‫أو‬ ‫للنظام‬ ‫املحتملة‬ ‫الكوارث‬ ‫منع‬ ، ‫املثال‬ ‫سبيل‬ ‫عىل‬ : ‫وحمابس‬ ‫مصادر‬ ‫إغالق‬ ‫املياه‬ ‫األسبوعي‬ ‫العطالت‬ ‫خالل‬ ‫الرئيسية‬ ‫ة‬ ‫أو‬ ‫الرسمية‬ . ‫منهم‬ ‫الكثري‬ ‫لكن‬ ‫النظام‬ ‫حاجات‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫ستتحدد‬‫الوقائية‬ ‫اإلجراءات‬ ‫هذه‬‫ومثل‬ ‫احلس‬ ‫يعكس‬ ‫سوف‬ ‫العميل‬ ‫التطبيق‬ ‫عند‬ . ( 285 ) ً‫ع‬‫راب‬ ً ًًً ‫ا‬ ً: ‫إجراءاتًالطوارئ‬ ً ‫التالية‬‫اخلطوة‬‫إن‬ ‫يف‬ " ‫الطوارئ‬‫خطة‬ " ‫هي‬ ‫اتباعها‬‫ليتم‬‫الطوارئ‬ ‫إجراءات‬‫تلخيص‬ ، ‫وهنا‬ ‫ينبغي‬ ‫وصف‬ ‫املتاحة‬ ‫املعلومات‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫ا‬ ‫األولية‬ ‫األفعال‬ ‫وردود‬ ‫لالستجابات‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫الطوارئ‬ ‫حاالت‬ ‫عند‬ ‫اختاذها‬ ‫جيب‬ ، ‫قائمة‬ ‫ذلك‬ ‫ويتضمن‬ ‫موظفي‬ ‫الرئيسيني‬ ‫الطوارئ‬ (284) Arp, Charles E.: Op.Cit., p.44. - Myers, Kenneth N.: Op.Cit., p.39. (285) Arp, Charles E.: Op.Cit., p.44. - Myers, Kenneth N.: Op.Cit., p.40.
‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 183 ‫ومسئولياهتم‬ ، ‫وجيب‬ ‫أخرى‬ ‫خطوات‬ ‫أي‬ ‫عن‬ ‫معلومات‬ ‫تتضمن‬ ‫أن‬ ‫ينبغي‬ ‫اختاذها‬ ‫يف‬ ‫احلال‬ ‫التعطل‬ ‫بعد‬ ‫أو‬ ‫الطوارئ‬ ‫حالة‬ . ( 286 ) ‫األولي‬ ‫االستجابة‬ ‫بعد‬ ‫املهم‬ ‫ملن‬ ‫وإنه‬ ‫ة‬ ‫أن‬ ‫الطوارئ‬ ‫إجراءات‬ ‫بقية‬ ‫تلخيص‬ ‫يتم‬ ‫بالرتتيب‬ ‫لتنفيذها‬ ، ‫املثال‬ ‫سبيل‬ ‫عىل‬ ‫يف‬ ‫حالة‬ " ‫النريان‬ " ‫فإن‬ :  ‫إنذار‬ ‫جرس‬ ‫صوت‬ ‫ستكون‬ ‫األوىل‬ ‫اخلطوة‬ .  ‫عن‬ ‫املسئول‬ ‫الشخص‬ ‫إرشاف‬ ‫حتت‬ ‫املكان‬ ‫إخالء‬ ‫يتم‬ ‫إدارة‬ ‫الطوارئ‬ ‫والذي‬ ‫ختصيصهم‬ ‫تم‬ ‫كام‬ ‫اآلخرين‬ ‫املوظفني‬ ‫بمساعدة‬ ‫وذلك‬ ‫باخلطة‬ ‫حتديده‬ ‫تم‬ .  ‫يتم‬ ‫اإل‬ ‫وإبالغ‬ ‫للمساعدة‬ ‫الالزمة‬ ‫االتصاالت‬ ‫إجراء‬ ‫دارة‬ ‫العليا‬ .  ‫وإنقا‬ ‫النريان‬ ‫إلمخاد‬ ‫الالزمة‬ ‫اخلطوات‬ ‫تتخذ‬ ‫ذ‬ ‫النظام‬ . ‫وتعتمد‬ ‫املهام‬ ‫أو‬ ‫النريان‬ ‫ومدى‬ ‫طبيعة‬‫عىل‬ ‫النظام‬ ‫مع‬ ‫بالتعامل‬ ‫اخلاصة‬ ‫اجلهود‬ ، ‫لكن‬ ‫تلخيصها‬ ‫يتم‬ ‫سوف‬ ‫اخليارات‬ ‫يف‬ " ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ " ، ‫واألعامل‬ ‫اجلهود‬ ‫عام‬ ‫وبوجه‬ ‫امل‬ ‫بكرة‬ ‫التي‬ ‫تتضمن‬ ‫سوف‬ ‫اختاذها‬ ‫يتم‬ :  ‫أرضار‬ ‫ملنع‬‫ووثائقه‬ ‫ومكوناته‬ ‫النظام‬ ‫استقرار‬ ‫عىل‬ ‫احلفاظ‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫اجلهود‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫خسائر‬ ‫أكرب‬ .  ‫النظام‬ ‫استقرار‬ ‫يتضمن‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫النظام‬ ‫ومعدات‬ ‫أجهزة‬ ‫نقل‬ ‫إمكانية‬ ‫إىل‬ ‫مكان‬ ‫آمن‬ ، ‫أنه‬ ‫عىل‬ ‫ينبغي‬ ‫املفصلة‬ ‫بالتعليامت‬ ‫املهام‬ ‫هذه‬ ‫تزويد‬ . ( 287 ) (286) Arp, Charles E.: Op.Cit., p.45. - Myers, Kenneth N.: Op.Cit., p.41. (287) Arp, Charles E.: Op.Cit., p.45. - Myers, Kenneth N.: Op.Cit., p.42-43.
184 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫و‬ ‫ينبغي‬ ‫أن‬ ‫يراعى‬ ‫يف‬ ‫التالية‬ ‫النقاط‬ ‫اخلطة‬ ‫من‬ ‫اجلزء‬ ‫هذا‬ :  ‫كبرية‬ ‫رئيسية‬ ‫بعناوين‬ ‫مطبوع‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫اخلطة‬ ‫من‬ ‫القسم‬ ‫هذا‬ ، ‫وذ‬ ‫لك‬ ‫القسم‬ ‫ألنه‬ ‫الذي‬ ‫له‬ ‫يتجهون‬ ‫سوف‬ ‫أوال‬ ‫الطوارئ‬ ‫حالة‬ ‫خالل‬  ‫وثائق‬ ‫من‬ ‫كجزء‬ ‫املوظفني‬ ‫لكل‬ ‫وإتاحته‬ ‫اجلزء‬ ‫هذا‬ ‫نسخ‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫العامة‬ ‫إجراءاهتم‬ .  ‫وصف‬ ‫يمكن‬ ‫اإلجراءات‬ ‫املقوى‬ ‫الورق‬ ‫عىل‬ ‫أو‬ ‫ويتم‬ ‫بالبالستيك‬ ‫تغليفها‬ ‫باملنظمة‬ ‫املهمة‬ ‫األماكن‬ ‫بجوار‬ ‫احلوائط‬ ‫عىل‬ ‫وضعها‬ .  ‫ينبغي‬ ‫جد‬ ‫بسيطة‬ ‫اإلجراءات‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫ا‬ ‫واضح‬ ‫بشكل‬ ‫تعرض‬ ‫وأن‬ ، ‫كل‬ ‫املوظفني‬ ‫ينبغي‬ ‫مل‬ ‫اهنم‬ ‫لو‬ ‫حتى‬ ‫التعليامت‬ ‫اتباع‬ ‫عىل‬ ‫قادرين‬ ‫يكونوا‬ ‫أن‬ ‫ذلك‬ ‫قبل‬ ‫يشاهدوها‬ . ( 288 ) ‫ولنتذكر‬ ‫والعاملني‬ ‫للموظفني‬ ‫األوىل‬ ‫االستجابات‬ ‫لتقديم‬ ‫صممت‬ ‫اإلجراءات‬ ‫أن‬ ‫خصوص‬ ‫بالنظام‬ ‫ا‬ ‫عام‬ ‫بشكل‬ ‫واجلهة‬ ‫املحددة‬ ‫واجباهتم‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫يف‬ ‫الطوارئ‬ ‫حاالت‬ ‫مثل‬ ‫احلقيقية‬ ‫النظام‬ ‫مشاكل‬ ‫مع‬ ‫متعاملني‬ : ‫ومبارشة‬ ‫بالنظام‬ ‫اخلاصة‬ ‫التخزين‬ ‫ووسائط‬ ‫النظام‬ ‫وأجهزة‬ ‫معدات‬ ‫نقل‬ ‫باقي‬ ‫اإلنقاذ‬ ‫عمليات‬ ‫األعامل‬ ‫هبذه‬ ‫للقيام‬ ‫تدريبهم‬ ‫يتم‬ ‫سوف‬ ‫املوظفني‬ ‫وهؤالء‬ . (288) Myers, Kenneth N.: Op.Cit., p.43.
‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 185 ً‫س‬‫خام‬ ً ً ًً ‫ا‬ ً: ‫حتديدًاالتصاالتًاألساسية‬ ً ‫اجلزء‬ ‫التايل‬ ‫املسئولني‬ ‫املوظفني‬ ‫مجيع‬ ‫حيدد‬ ‫سوف‬ ‫اخلطة‬ ‫من‬ ‫يف‬ ‫ا‬ ‫حاالت‬ ‫لطوارئ‬ ‫كارثة‬ ‫حدوث‬ ‫عند‬ ‫هبم‬ ‫واالتصال‬ ‫إعالمهم‬ ‫والواجب‬ ‫أو‬ ‫حالة‬ ‫طوارئ‬ ‫ومن‬ ‫ضمن‬ ‫هؤالء‬ :  ‫اجلهة‬ ‫مدير‬ .  ‫نظام‬ ‫مدير‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ .  ‫املعينون‬ ‫األشخاص‬ ‫يف‬ ‫اخلطة‬ . ‫واضح‬ ‫بشكل‬ ‫ملخصة‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫الطوارئ‬ ‫أثناء‬ ‫القيادة‬ ‫تسلسل‬ ‫يف‬ ‫هذ‬ ‫اخلطوة‬ ‫ه‬ ‫املستغرق‬ ‫والوقت‬ ‫البدائل‬ ‫ذكر‬ ‫مع‬ ‫يف‬ ‫املتاحة‬ ‫والبدائل‬ ‫االتصال‬ ‫عمليات‬ ‫يف‬ ‫ح‬ ‫عدم‬ ‫الة‬ ‫إمكانية‬ ‫االتصال‬ ‫هبم‬ ‫االتصال‬ ‫الواجب‬ ‫املسئولني‬ ‫بأحد‬ ‫يف‬ ‫ح‬ ‫الطوارئ‬ ‫الة‬ ‫املل‬ ‫هذا‬ ‫من‬ ‫خص‬ ‫األشخا‬ ‫مجيع‬ ‫يساعد‬ ‫سوف‬ ‫تركيبها‬ ‫وبناء‬ ‫القيادة‬ ‫تسلسل‬ ‫ص‬ ‫العاملني‬ ‫بتفادي‬ ‫التشويش‬ ‫وعن‬ ‫املسئول‬ ‫هو‬ ‫من‬ ‫حول‬ ‫أي‬ ‫مسئوليته‬ ‫مهمة‬ . ( 289 ) ‫حتدد‬ ‫سوف‬ ‫اخلطة‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫اخلارجني‬ ‫املعاونني‬ ‫أو‬ ‫مثل‬ ‫املستشارون‬ :  ‫باملعدات‬ ‫النظام‬ ‫يمدون‬ ‫الذين‬ ‫األفراد‬ ‫أو‬ ‫والربامج‬ ‫أجهزة‬ ‫بتشغيل‬ ‫اخلاصة‬ ‫النظام‬ ، ‫مهمني‬ ‫وهم‬ ‫للنظام‬ ‫حملية‬ ‫مصادر‬ ‫يمثلون‬ ‫إهنم‬ ‫حيث‬ ‫يف‬ ‫خطة‬ ‫إنجاح‬ ‫الطوارئ‬ . (289) Arp, Charles E.: Op.Cit., p.45-56. - Myers, Kenneth N.: Op.Cit., p.45.
186 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫ا‬‫أيض‬ ‫ينبغي‬ ‫النظم‬ ‫مسئويل‬ ‫مع‬ ‫متبادلة‬ ‫اتفاقات‬ ‫تأسيس‬ ‫النظام‬ ‫مسئويل‬ ‫عىل‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫كال‬ ‫مساعدة‬ ‫بغرض‬ ‫األخرى‬ ‫اجلهات‬ ‫اآلخر‬ ‫منهام‬ ‫يف‬ ‫أي‬ ‫للطوارئ‬ ‫حاالت‬ . ( 290 ) ً‫س‬‫ساد‬ ً ًًً ‫ا‬ ً: ً‫حتديد‬ ‫املعلوماتًذاتًاألهميةًا‬ ‫خلاصة‬ ً ‫اهلامة‬ ‫والوثائق‬ ‫املعلومات‬ ‫هبا‬ ‫واملوجودة‬ ‫باملبنى‬ ‫مناطق‬ ‫بتحديد‬ ‫اخلطة‬ ‫ستقوم‬ ‫متمثلة‬ ‫بالنظام‬ ‫اخلاصة‬ ‫يف‬ ‫للنظام‬ ‫االحتياطية‬ ‫والنسخ‬ ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫والت‬ ‫ي‬ ‫محايتها‬ ‫تذكر‬ ‫يف‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫بند‬ ‫حتت‬ " ‫حتت‬ ‫اإلنقاذ‬ ‫أي‬ ‫ظرف‬ " . ‫فمثال‬ ، ‫بالنظام‬ ‫اخلاصة‬ ‫األمهية‬ ‫ذات‬ ‫للوثائق‬ ‫االحتياطية‬ ‫النسخ‬ ‫كانت‬ ‫إذا‬ ‫يف‬ ‫مكان‬ ‫معها‬ ‫والتعامل‬ ‫نقلها‬ ‫يمكن‬ ‫بحيث‬ ‫باخلطة‬ ‫املكان‬ ‫هذا‬ ‫وتعيني‬ ‫حتديد‬ ‫فيجب‬ ‫معني‬ ‫يف‬ ‫حالة‬ ‫حدوث‬ ‫أي‬ ‫طارئ‬ . ‫مغلق‬ ‫املكان‬ ‫هذا‬ ‫كان‬ ‫وإذا‬ ‫ا‬ ‫أو‬ ‫مفاتيح‬ ‫له‬ ‫أو‬ ‫توافر‬ ‫األمهية‬ ‫من‬ ‫فإنه‬ ‫للدخول‬ ‫شفرة‬ ‫الوصو‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫الوسائط‬ ‫تتعرض‬ ‫ال‬ ‫حتى‬ ‫حمددين‬ ‫أفراد‬ ‫قبل‬ ‫من‬ ‫املنطقة‬ ‫هلذه‬ ‫ل‬ ‫أل‬ ‫ي‬ ‫خسائر‬ ، ‫ولذلك‬ ‫ينبغي‬ ‫املكان‬ ‫مفاتيح‬ ‫من‬ ‫نسخة‬ ‫وجود‬ ‫أو‬ ‫املكان‬ ‫لدخول‬ ‫الشفرة‬ ‫كروت‬ ‫يف‬ ‫آمن‬ ‫مكان‬ . ( 291 ) (290) Jones, Virginia A.: Op.Cit., p.52. (291) Arp, Charles E.: Op.Cit., p.48. - Myers, Kenneth N.: Op.Cit., p.45-46.
‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 187 ً‫ع‬‫ساب‬ ً ًًً ‫ا‬ ً: ‫وصفًختطيطًاملبنى‬ ً ‫أمهي‬ ‫وهناك‬ ‫املبنى‬ ‫ختطيط‬ ‫اخلطة‬ ‫تتضمن‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫ة‬ ‫املتعلقة‬ ‫للمعلومات‬ ‫خاصة‬ ‫الرضورة‬ ‫عند‬ ‫الستغالهلا‬ ‫والكهرباء‬ ‫املياه‬ ‫بمصادر‬ ، ‫املهم‬ ‫ومن‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫الترص‬ ‫نقاط‬ ‫أماكن‬ ‫يف‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫جيب‬ ‫املبنى‬ ‫ختطيط‬ ‫أن‬ ‫حتديد‬ ‫يتضمن‬ ‫ا‬ ‫ووس‬ ‫النظام‬ ‫ملعدات‬ ‫االحتياطية‬ ‫لألماكن‬ ‫ائطه‬ ‫التخزينية‬ ‫يف‬ ‫الرغبة‬ ‫عند‬ ‫النظام‬ ‫به‬ ‫املوجود‬ ‫املبنى‬ ‫داخل‬ ‫الطوارئ‬ ‫حاالت‬ ‫يف‬ ‫إن‬ ‫قاذهم‬ ‫أو‬ ‫إصالحهم‬ . ‫مواقع‬ ‫وبوضوح‬ ‫حيدد‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫املبنى‬ ‫ختطيط‬ ‫فإن‬ ‫حمدد‬ ‫وبشكل‬ :  ‫املياه‬ ‫ووصالت‬ ‫أنابيب‬ ، ‫الكهرباء‬ ‫ووصالت‬ ‫الغاز‬ ‫ومنافذ‬ .  ‫والتدفئة‬ ‫التهوية‬ ‫مصادر‬ .  ‫احلريق‬ ‫طفايات‬ ، ‫اإلنذار‬ ‫وأجراس‬ .  ‫تشغيلها‬ ‫وأنظمة‬ ‫املصاعد‬ ‫أماكن‬ .  ‫والوسائط‬ ‫املعدات‬ ‫لنقل‬ ‫املؤقتة‬ ‫األماكن‬ ‫بالنظام‬ ‫اخلاصة‬ . ( 292 ) ‫الخطة‬ ‫نجاح‬ ‫إلتمام‬ ‫الالزمة‬ ‫الخطوات‬ ‫ومن‬ ‫أ‬ ‫نظم‬ ‫حلامية‬ ‫منها‬ ‫املنتظر‬ ‫الغرض‬ ‫تؤدى‬ ‫سوف‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫أن‬ ‫ضامن‬ ‫جل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫واجلهات‬ ‫التي‬ ‫متتلكها‬ ، ‫فإنه‬ ‫ينبغي‬ ‫ببعض‬ ‫القيام‬ ‫ا‬ ‫الالزمة‬ ‫خلطوات‬ ‫اخلطة‬ ‫نجاح‬ ‫إلمتام‬ ، ‫تتمثل‬ ‫اخلطوات‬ ‫هذه‬ ‫يف‬ : (292) Arp, Charles E.: Op.Cit., p.49-50.
188 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫احلصول‬ ً ‫علىًاملوافقات‬ ً ‫لكي‬ ‫تنفيذ‬ ‫يتم‬ " ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ " ‫اإل‬ ‫من‬ ‫املوافقة‬ ‫عىل‬ ‫احلصول‬ ‫من‬ ‫البد‬ ‫فإنه‬ ‫دارة‬ ‫العليا‬ ، ‫خالل‬ ‫عادة‬ ‫عليها‬ ‫احلصول‬ ‫يتم‬ ‫املوافقة‬ ‫هذه‬ ‫عمليتي‬ " ‫التأثري‬ ‫حتليل‬ " ‫و‬ " ‫تقدير‬ ‫املخاطر‬ " ، ‫وكال‬ ‫يساعد‬ ‫منهام‬ ‫يف‬ ‫مواجهة‬ ‫وخطط‬ ‫إجراءات‬ ‫وفوائد‬ ‫احلاجة‬ ‫توضيح‬ ‫الكوارث‬ . ( 293 ) ً:‫ًا‬‫ي‬‫ثان‬ ًًًًًًً ً‫تأسيسًفريق‬ ‫االستجابة‬ ً ‫لل‬ ‫طوارئ‬ ً ‫اختيار‬ ‫يتم‬ ‫فإنه‬ ‫ومكوناهتا‬ ‫عنارصها‬ ‫وحتديد‬ ‫اخلطة‬ ‫إعداد‬ ‫من‬ ‫االنتهاء‬ ‫بمجرد‬ ‫املشاركني‬ ‫املوظفني‬ ‫يف‬ ‫خطة‬ ‫من‬ ‫كجزء‬ ‫وواجباهتم‬ ‫اختصاصاهتم‬ ‫وحتديد‬ ‫اخلطة‬ ‫تنفيذ‬ ‫الطوارئ‬ . ‫الفريق‬ ‫ونوعية‬ ‫أعداد‬ ‫تعتمد‬ ‫الذي‬ ‫اجل‬ ‫وجمال‬ ‫حجم‬ ‫عىل‬ ‫سوف‬ ‫اختياره‬ ‫تم‬ ‫هة‬ ، ‫يف‬ ‫ربام‬ ‫واحد‬ ‫شخص‬ ‫الصغرية‬ ‫اجلهات‬ ‫وىف‬ ‫فريق‬ ‫بكل‬ ‫أفراد‬ ‫عدة‬ ‫يلحق‬ ‫ربام‬ ‫الكبرية‬ ‫اجلهات‬ ‫النشاطات‬ ‫من‬ ‫الكثري‬ ‫مسئوليات‬ ‫يتحمل‬ . ( 294 ) ‫املختارين‬ ‫الفريق‬ ‫أعضاء‬ ‫مسئولية‬ ‫فإن‬ ‫املتوفرون‬ ‫األعضاء‬ ‫عدد‬ ‫عن‬ ‫النظر‬ ‫برصف‬ ‫ينبغي‬ ‫و‬ ‫بوضوح‬ ‫وحتدد‬ ‫تعرف‬ ‫أن‬ ‫ينبغي‬ ‫األعضا‬ ‫عىل‬ ‫ء‬ ‫أدوارهم‬ ‫مع‬ ‫منسجمني‬ ‫يكونوا‬ ‫أن‬ ‫يف‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ . (293) Jones, Virginia A.: Op.Cit., p.54. (294) Ibid., p.56. - Guidelines on Disaster Prevention and Control in Archives. http://www.ica.org/10818/studies-and-case-studies/ica-study-n11-guidelines-on- disaster-prevention-and-control-in-archives.html
‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 189 ‫وفيا‬ ‫ييل‬ ‫الطوارئ‬ ‫استجابات‬ ‫فرق‬ ‫ألنواع‬ ‫قائمة‬ ‫والتي‬ ‫تأسيسها‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ، ‫باإلضافة‬ ‫إىل‬ ‫املمكنة‬ ‫باملسئوليات‬ ‫توضيح‬ : ( 1 ‫ا‬ ) ‫اإلداري‬ ‫لفريق‬ ‫اإلنقاذ‬ ‫عمليات‬ ‫بدء‬ ‫عن‬ ‫مسئول‬ ، ‫التأمني‬ ‫رشكات‬ ‫مع‬ ‫االتصاالت‬ ‫تنسيق‬ ‫ل‬ ‫تقييم‬ ‫توفري‬ ،‫األرضار‬ ‫اإلمدادات‬ ، ‫اإلصالح‬ ‫لعمليات‬ ‫الالزم‬ ‫الوقت‬ ‫تقدير‬ ‫أو‬ ‫الستبدال‬ ‫والكتايب‬ ‫اإلداري‬ ‫الدعم‬ ‫وتقديم‬ ‫العمليات‬ . ( 2 ) ‫الدعم‬ ‫خدمات‬ ‫فريق‬ ‫للموظفني‬ ‫واملكاتب‬ ‫السكن‬ ‫توفري‬ ‫عن‬ ‫مسئول‬ ، ‫والتجهي‬ ‫نقل‬ ‫عمليات‬ ‫ترتيب‬ ‫زات‬ ‫االستعادة‬ ‫عمليات‬ ‫إطار‬ ‫خالل‬ ‫املوظفني‬ ‫وأدوات‬ ‫ومعدات‬ . ( 3 ) ‫اال‬ ‫النسخ‬ ‫فريق‬ ‫التخزين‬ ‫ووسائط‬ ‫حتياطية‬ ‫اخلاصة‬‫التخزين‬‫ووسائط‬‫النظام‬‫لوثائق‬‫االحتياطية‬‫النسخ‬‫عىل‬‫السيطرة‬‫عن‬‫مسئول‬ ‫به‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫النظام‬ ‫به‬ ‫املوجود‬ ‫املبنى‬ ‫داخل‬‫سواء‬ ‫أو‬ ‫يف‬ ‫اخلارجية‬ ‫األماكن‬ ، ‫يضاف‬ ‫إىل‬ ‫ضامن‬ ‫ذلك‬ ‫بالطوارئ‬ ‫اخلاصة‬ ‫اإلجراءات‬ ‫اتباع‬ ‫يف‬ ‫املواقع‬ ‫االحتياطية‬ ‫اخلارجية‬ . ( 4 ) ‫فريق‬ ‫األمن‬ ‫املترضرة‬ ‫املواقع‬ ‫تأمني‬ ‫عن‬ ‫مسئول‬ ، ‫احلامية‬ ‫وتوفري‬ ‫يف‬ ‫االحتياطي‬ ‫املواقع‬ ‫ة‬ ‫أو‬ ‫البديلة‬ . ( 5 ) ‫الفريق‬ ‫املايل‬ ‫االستعادة‬ ‫عمليات‬ ‫خالل‬ ‫األموال‬ ‫رصف‬ ‫عن‬ ‫مسئول‬
190 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ( 6 ) ‫العامة‬ ‫العالقات‬ ‫فريق‬ ‫خالل‬ ‫واجلمهور‬ ‫والعمالء‬ ‫واملوظفني‬ ‫اإلعالم‬ ‫أجهزة‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫عن‬ ‫مسئول‬ ‫أل‬ ‫العودة‬ ‫مراحل‬ ‫بشكل‬ ‫األعامل‬ ‫داء‬ ‫طبيعي‬ . ( 7 ) ‫املرافق‬ ‫إعادة‬ ‫فريق‬ ‫اجلديدة‬ ‫للمرافق‬ ‫واإلعداد‬ ‫التشغيل‬ ‫إعادة‬ ‫عن‬ ‫مسئول‬ ‫يف‬ ‫هلا‬ ‫االحتياج‬ ‫حالة‬ . ( 8 ) ‫فريق‬ ‫االتصال‬ ‫باملستخدمني‬ ‫واملستخدمني‬‫املتعاملني‬ ‫مع‬‫اإلعادة‬ ‫جهود‬‫تنسيق‬‫عن‬‫مسئول‬ ‫للنظام‬ ، ‫وحت‬ ‫أي‬‫ديد‬ ‫ا‬ ‫من‬ ‫يفقد‬ ‫سوف‬ ‫العمالء‬ ‫أو‬ ‫يعلق‬ ‫سوف‬ ‫واالستعادة‬ ‫التوقف‬ ‫فرتات‬ ‫خالل‬ ‫استخدامه‬ . ( 9 ) ‫واالتصاالت‬ ‫املعلومات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫فريق‬ ‫نظام‬ ‫وصيانة‬ ‫واختبار‬ ‫االتصاالت‬ ‫أنظمة‬‫وإصالح‬‫تركيب‬ ‫عن‬ ‫مسئول‬ ‫إدارة‬ ‫ا‬ ‫لوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وبرامج‬ ‫ومعدات‬ ‫أجهزة‬ ‫من‬ ‫ومكوناته‬ ‫االستعادة‬ ‫عمليات‬ ‫خالل‬ . ( 295 ) ً:‫ًا‬‫ث‬‫ثال‬ ًًًًًًً ‫تدريب‬ ً ‫وتوعيةًاملوظفني‬ ً ‫بمجرد‬ ‫اخلاصة‬‫واجباهتم‬‫عىل‬‫األفراد‬‫تدريب‬ ‫الرضوري‬ ‫من‬‫فإنه‬ ‫الفرق‬ ‫حتديد‬ ، ‫ا‬‫أيض‬ ‫حيتاج‬ ‫فرد‬ ‫فكل‬ ‫واألمن‬ ‫السالمة‬ ‫إجراءات‬ ‫عىل‬ ‫األفراد‬ ‫مجيع‬ ‫يتدرب‬ ‫أن‬ ‫الرضوري‬ ‫من‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫نظام‬ ‫ومحاية‬ ‫نفسه‬ ‫محاية‬ ‫أمهية‬ ‫فهم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وباقي‬ ‫املعلوم‬ ‫مصادر‬ ‫ات‬ ‫باجلهة‬ . ( 296 ) ‫تدر‬ ‫عملية‬ ‫أن‬ ‫عىل‬ ‫هتدف‬ ‫الطوارئ‬ ‫أعامل‬ ‫عىل‬ ‫باجلهة‬ ‫املوظفني‬ ‫يب‬ ‫إىل‬ : (295) Jones, Virginia A.: Op.Cit., p.56-58. (296) Ibid., p.59.
‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 191 1 . ‫خمطط‬ ‫بأسلوب‬ ‫الطوارئ‬ ‫حاالت‬ ‫مع‬ ‫للتعامل‬ ‫مهيئني‬ ‫املوظفني‬ ‫مجيع‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫وحذر‬ ، ‫والرضورية‬ ‫الالزمة‬ ‫اإلجراءات‬ ‫معرفة‬ ‫عليهم‬ ‫وجيب‬ ‫يف‬ ‫املتقدمة‬ ‫الطوارئ‬ ‫حاالت‬ . 2 . ‫املدربون‬ ‫املوظفون‬ ‫هو‬ ‫للطوارئ‬ ‫التخطيط‬ ‫سامت‬ ‫أهم‬ ‫إحدى‬ ، ‫الفريق‬ ‫فأعضاء‬ ‫املهام‬ ‫هذه‬ ‫مع‬ ‫منسجمني‬ ‫يكونوا‬ ‫وأن‬ ‫ووظائفهم‬ ‫أدوارهم‬ ‫فهم‬ ‫عليهم‬ ‫جيب‬ . 3 . ‫جيب‬ ‫أفعاهلم‬ ‫وردود‬ ‫استجاباهتم‬ ‫أن‬ ‫آلية‬ ‫تكون‬ ، ‫ففي‬ ‫الطوارئ‬ ‫وحاالت‬ ‫أوقات‬ ‫ليستعلم‬ ‫وقت‬ ‫يوجد‬ ‫ال‬ ‫أو‬ ‫فعله‬ ‫جيب‬ ‫وعام‬ ‫أدوارهم‬ ‫عن‬ ‫األفراد‬ ‫يسأل‬ . 4 ‫األفرا‬ . ‫د‬ ‫مرشف‬ ‫وجود‬ ‫بدون‬ ‫أدوارهم‬ ‫أداء‬ ‫عىل‬ ‫قادرين‬ ‫يكونوا‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫أو‬ ‫موجه‬ ‫ألعامهلم‬ ‫يف‬ ‫مثل‬ ‫الطوارئ‬ ‫حاالت‬ : ‫كبري‬ ‫مدير‬ ‫أو‬ ‫اخلطة‬ ‫عن‬ ‫املسئول‬ ، ‫جيب‬ ‫فاألفراد‬ ‫أ‬ ‫ن‬ ‫وطبق‬ ‫مستقل‬ ‫بشكل‬ ‫الترصف‬ ‫عىل‬ ‫قادرين‬ ‫يكونوا‬ ‫ا‬ ‫هلم‬ ‫املحددة‬ ‫للواجبات‬ ‫يف‬ ‫خ‬ ‫طة‬ ‫الطوارئ‬ ، ‫املستمر‬ ‫واالختبار‬ ‫التدريب‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫اكتساهبا‬ ‫يتم‬ ‫املهارات‬ ‫هذه‬ ‫ومثل‬ . 5 ‫األولوي‬ ‫هلا‬ ‫الشخصية‬ ‫والسالمة‬ ‫األمان‬ ‫إجراءات‬ ‫معرفة‬ . ‫ة‬ ‫األعىل‬ ، ‫املوظفون‬ ‫ينبغي‬ ‫استخدامها‬ ‫وكيفية‬ ‫احلريق‬ ‫طفايات‬ ‫مواقع‬ ‫معرفة‬ ‫عليهم‬ ، ‫ا‬‫أيض‬ ‫ا‬ ‫أجهزة‬ ‫مواقع‬ ‫إلنذار‬ ‫استخدامها‬ ‫وكيفية‬ . 6 ‫احلاجة‬. ‫إىل‬ ‫احتفا‬ ‫حدوث‬ ‫عند‬ ‫لدهيم‬ ‫الرعب‬ ‫حالة‬ ‫وتقليل‬ ‫هبدوئهم‬ ‫املوظفني‬ ‫ظ‬ ‫طارئ‬ ‫أو‬ ‫و‬ ‫كارثة‬ ‫ينبغي‬ ‫عليهم‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫وإدارهتا‬ ‫الطوارئ‬ ‫بخطة‬ ‫كاملة‬ ‫دراية‬ ‫عىل‬ ‫يكونوا‬ ‫أن‬ ‫خاصة‬ ‫يف‬ ‫املناطق‬ ‫التي‬ ‫مسئوليتهم‬ ‫حتت‬ ‫تقع‬ . ( 297 ) ‫كام‬ ‫من‬ ‫أنه‬ ‫الرضوري‬ ‫كل‬‫ومعرفة‬‫واملستمر‬ ‫الالزم‬ ‫التدريب‬ ‫عىل‬ ‫املوظفون‬ ‫حيصل‬ ‫أن‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫عىل‬ ‫يطرأ‬ ‫جديد‬ . (297) Ibid., p.59-60.
192 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ً:‫ًا‬‫ع‬‫راب‬ ًًًً ًًً ‫تقييم‬ ً ‫ومراجعةًاخلطة‬ ً ‫يتم‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫للتطبيق‬ ‫وصاحلة‬ ‫املفعول‬ ‫سارية‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫أن‬ ‫ضامن‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫ملا‬ ‫وذلك‬ ‫منتظمة‬ ‫قاعدة‬ ‫عىل‬ ‫وتطبيقها‬ ‫عليها‬ ‫التدريب‬ ‫يتم‬ ‫ثم‬ ‫اختبارها‬ ‫ييل‬ : 1 ‫اختبار‬. ‫الضعف‬ ‫مناطق‬ ‫حتديد‬ ‫عىل‬ ‫يساعد‬ ‫اخلطة‬ ‫أو‬ ‫اإلجراءات‬ ‫التي‬ ‫ت‬ ‫ال‬ ‫قد‬ ‫كون‬ ‫يف‬ ‫احلسبان‬ ، ‫والتي‬ ‫حقيقية‬ ‫كارثة‬ ‫أثناء‬‫اإلجراءات‬ ‫هذه‬ ‫تطبيق‬ ‫عند‬ ‫تظهر‬ ‫قد‬ ‫أو‬ ‫طوارئ‬ ‫حالة‬ ‫حقيقية‬ . 2 ‫يربز‬ ‫سوف‬ ‫التدريب‬. ‫أي‬ ‫نقائص‬ ‫يف‬ ‫اخلطة‬ ‫والتي‬ ‫نتيجة‬ ‫حدوثها‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫تنظيمية‬ ‫لتغيريات‬ ‫أو‬ ‫باجلهة‬ ‫عملية‬ . 3 ‫تنقيحات‬ ‫أى‬. ‫أو‬ ‫جيب‬ ‫تعديالت‬ ‫أن‬ ‫فور‬ ‫تضاف‬ ‫ا‬ ‫إىل‬ ‫ولضام‬ ‫للتأكد‬ ‫وذلك‬ ‫اخلطة‬ ‫ن‬ ‫فاعليتها‬ ‫بكامل‬ ‫للتطبيق‬ ‫صاحلة‬ ‫اخلطة‬ ‫أن‬ ‫يف‬ ‫األوقا‬ ‫كل‬ ‫ت‬ ‫الظروف‬ ‫مجيع‬ ‫وىف‬ . 4 ‫مع‬ ‫ومتوافقة‬ ‫لالستخدام‬ ‫قابلة‬ ‫البديلة‬ ‫املواقع‬ ‫كانت‬ ‫إذا‬ ‫حيدد‬ ‫سوف‬ ‫اخلطة‬ ‫اختبار‬. ‫النظام‬ ‫احتياجات‬ ، ‫صاحب‬ ‫املنظمة‬ ‫كانت‬ ‫وإذا‬ ‫نظام‬ ‫ة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫تعت‬ ‫مد‬ ‫عىل‬ ‫منظامت‬ ‫أو‬ ‫البديلة‬ ‫املواقع‬ ‫لتوفري‬ ‫آخرين‬ ‫رشكاء‬ ، ‫نقاط‬ ‫يعرض‬ ‫سوف‬ ‫اخلطة‬ ‫اختبار‬ ‫فإن‬ ‫هلذه‬ ‫الضعف‬ ‫االعتامدية‬ ، ‫باإلضافة‬ ‫إىل‬ ‫التفاصيل‬ ‫حتديد‬ ‫التي‬ ‫إمهاهلا‬ ‫تم‬ ‫قد‬ . 5 ‫يساعد‬ ‫سوف‬‫االختبار‬. ‫ا‬‫أيض‬ ‫نظام‬ ‫كان‬‫إذا‬‫ما‬ ‫حتديد‬ ‫عىل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫ل‬ ‫كرتون‬ ‫ية‬ ‫البديل‬ ( ‫االحتياطي‬ ) ‫كافي‬ ‫ا‬ ‫والرتكيب‬ ‫النقل‬ ‫وسهل‬ ‫يف‬ ‫الوض‬ ‫تطلب‬ ‫متى‬ ‫العمل‬ ‫مناطق‬ ‫ع‬ ‫ذلك‬ .
‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 193 ‫وينبغي‬ ‫تبادر‬ ‫أن‬ ‫اجلهة‬ ‫عىل‬ " ‫التجريبي‬ ‫بالتشغيل‬ " ‫أو‬ ‫امل‬ ‫لألنواع‬ ‫املحاكاة‬ ‫من‬ ‫ختلفة‬ ‫والطوارئ‬ ‫العمل‬ ‫توقفات‬ ‫حاالت‬ . ( 298 ) ‫وكافية‬ ‫مناسبة‬ ‫تكون‬ ‫قد‬ ‫فاخلطة‬ ‫يف‬ ‫الطو‬ ‫حاالت‬ ‫مثل‬ ‫الرئيسية‬ ‫ارئ‬ " ‫الن‬ ‫ريان‬ " ‫لكن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫أن‬ ‫كافية‬ ‫غري‬ ‫تكون‬ ‫أو‬ ‫للعمليات‬ ‫والصغرية‬ ‫القصرية‬ ‫للعراقيل‬ ‫بالنسبة‬ ‫معقدة‬ ‫مثل‬ " ‫املياه‬ ‫ترسب‬ " . ‫ملعاجلتها‬ ‫الصغرية‬ ‫التفاصيل‬ ‫اكتشاف‬ ‫عىل‬ ‫تساعد‬ ‫سوف‬ ‫املحاكاة‬ ، ‫أيض‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫حاالت‬ ‫احلقيقية‬ ‫الطوارئ‬ ‫ينبغي‬ ‫كل‬ ‫أن‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫بعد‬ ‫اخلطة‬ ‫تراجع‬ ‫أن‬ ‫يش‬ ‫ء‬ ‫وفق‬ ‫طبق‬ ‫ا‬ ‫للخطة‬ . ‫اخلطة‬ ‫وتقييم‬ ‫اختبار‬ ‫أثناء‬ ‫مراعاهتا‬ ‫جيب‬ ‫التالية‬ ‫النقاط‬ ‫أو‬ ‫الطو‬ ‫حاالت‬ ‫بعد‬ ‫ارئ‬ ‫احلقيقية‬ ‫مناطق‬‫عىل‬‫الوقوف‬‫أجل‬‫من‬‫هلا‬‫الدورية‬‫االختبارات‬‫وإجراء‬‫اخلطة‬‫ومراجعة‬‫تقييم‬ ‫واهل‬ ‫احليوية‬ ‫العنارص‬ ‫من‬ ‫فيها‬ ‫والقوة‬ ‫الضعف‬ ‫امة‬ ‫يف‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطط‬ ، ‫هلذا‬ ‫ينبغي‬ ‫أ‬ ‫هذا‬ ‫يتم‬ ‫ن‬ ‫التقييم‬ ‫هذا‬ ‫أساسها‬ ‫عىل‬ ‫يتم‬ ‫حمددة‬ ‫معايري‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫التقييم‬ ، ‫املعايري‬ ‫هذه‬ ‫وتتمثل‬ ‫فيام‬ ‫ييل‬ :  ‫املناسب‬ ‫الوقت‬ ‫وىف‬ ‫باخلطة‬ ‫املعنيني‬ ‫األفراد‬ ‫إخطار‬ ‫تم‬ .  ‫من‬ ‫الذي‬ ‫االستجابة‬ ‫بدء‬ ‫مسئولية‬ ‫توىل‬ ‫يف‬ ‫هذا‬ ‫كان‬ ‫وهل‬ ‫الطوارئ؟‬ ‫حالة‬ ‫املحدد‬ ‫نفسه‬ ‫هو‬ ‫الشخص‬ ‫يف‬ ‫اخلطة؟‬  ‫املدة‬ ‫ما‬ ‫التي‬ ‫الطوارئ؟‬ ‫وإجراءات‬ ‫األولية‬ ‫االستجابات‬ ‫الستكامل‬ ‫استغرقت‬  ‫واستجاباهتم‬ ‫مهامهم‬ ‫حماكاة‬ ‫عىل‬ ‫قادرين‬ ‫كانوا‬ ‫الطوارئ‬ ‫فريق‬ ‫أعضاء‬ ‫هل‬ ‫مالئم؟‬ ‫بشكل‬ (298) Ibid., p.49.
194 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫املدة‬ ‫ما‬ ‫التي‬ ‫أعضا‬ ‫استغرقها‬ ‫ء‬ ‫مه‬ ‫ملحاكاة‬‫اآلخرين‬ ‫الفرق‬ ‫الوقت‬ ‫وهل‬ ‫امهم؟‬ ‫الذي‬ ‫طويال‬ ‫كان‬ ‫استغرقوه‬ ‫؟‬  ‫فعاال‬ ‫كان‬ ‫األخرى‬ ‫والفرق‬ ‫الفريق‬ ‫أعضاء‬ ‫بني‬ ‫االتصال‬ ‫هل‬ ‫؟‬  ‫املختلفة؟‬ ‫الفرق‬ ‫بني‬ ‫وتداخل‬ ‫ازدواجية‬ ‫هناك‬ ‫كان‬ ‫هل‬  ‫حتديدها‬ ‫تم‬ ‫قد‬ ‫الطوارئ‬ ‫مناطق‬ ‫كانت‬ ‫إذا‬ ، ‫فه‬ ‫فرتة‬ ‫خالل‬ ‫متاحة‬ ‫كانت‬ ‫ل‬ ‫االختبار‬ ‫؟‬  ‫اإلجابة‬ ‫كانت‬ ‫وإذا‬ ‫بالنفي‬ ‫فلامذا؟‬ ( 299 ) ‫ولكي‬ ‫عملية‬ ‫تكون‬ ‫املحاكاة‬ ‫الفرد‬ ‫عىل‬ ‫جيب‬ ‫فإنه‬ ‫كاملة‬ ‫أو‬ ‫يوثق‬ ‫أن‬ ‫الفريق‬ ‫عضو‬ ‫لإل‬ ‫التوصيات‬ ‫وتقديم‬ ‫االختبار‬ ‫نتائج‬ ‫دارة‬ .‫اخلطة‬ ‫حتسني‬ ‫كيفية‬ ‫عىل‬ ‫للعمل‬ ‫العليا‬ ‫اإل‬ ‫دارة‬ ‫به‬ ‫والقيام‬ ‫عمله‬ ‫تم‬ ‫ما‬ ‫تعرف‬ ‫أن‬ ‫تريد‬ ‫سوف‬ ‫العليا‬ ، ‫ما‬ ‫هي‬ ‫االحتياجات‬ ‫ومفي‬ ‫فعالة‬ ‫اخلطة‬ ‫وهل‬ ‫والتعديل‬ ‫للتبديل‬ ‫للجهة‬ ‫دة‬ . ‫من‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫الرضوري‬ ‫اخلطة‬ ‫مراجعة‬ ، ‫فإنه‬ ‫ينبغي‬ ‫يمكن‬ ‫ما‬ ‫بأرسع‬ ‫ذلك‬ ‫إنجاز‬ ‫مناسبة‬ ‫واإلضافات‬ ‫التعديالت‬ ‫كل‬ ‫أن‬ ‫من‬ ‫للتأكد‬ ‫ثانية‬ ‫مرة‬ ‫اخلطة‬ ‫واختبار‬ . ‫سنوي‬ ‫تراجع‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫اخلطة‬ ‫ا‬ ‫يومي‬ ‫حتديثها‬ ‫يتم‬ ‫والبيانات‬ ‫املعلومات‬ ‫مجيع‬ ‫أن‬ ‫لضامن‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫حدوث‬ ‫حالة‬ ‫أي‬ ‫مثل‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫عىل‬ ‫تؤثر‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫تغيريات‬ : ‫تنظيم‬ ‫إعادة‬ ‫املبنى‬ ‫ختطيط‬ ، ‫النظام‬ ‫مكونات‬ ‫مواقع‬ ‫تغيري‬ ، ‫من‬ ‫امللغاة‬ ‫النسخ‬ ‫من‬ ‫التخلص‬ ‫جيب‬ ‫كذلك‬ ‫املدخلة‬ ‫التعديالت‬ ‫عىل‬ ‫واملوافقة‬ ‫اعتامد‬ ‫فور‬ ‫وإعدامها‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫إىل‬ ‫اخلطة‬ . ( 300 ) (299) Myers, Kenneth N.: Op.Cit., p.53-54. (300) Ibid., p.54.
‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 195 :‫ًا‬‫س‬‫خام‬ ًًً ً ًً ً ‫تقارير‬ ً ‫الكارثة‬ ً ‫الكارثة‬ ‫وقوع‬ ‫بعد‬ ‫فعلي‬ ‫ا‬ ‫لتحسني‬ ‫الالزمة‬ ‫اخلطوات‬ ‫الختاذ‬‫حدث‬ ‫ما‬ ‫فحص‬ ‫املهم‬ ‫من‬ ‫املتطلبات‬ ‫حسب‬ ‫لطوارئ‬ ‫خطة‬ ، ‫التالية‬ ‫واخلطوات‬ ‫ينبغي‬ ‫اختاذها‬ :  ‫الكارثة‬ ‫أسباب‬ ‫حتديد‬ ‫أو‬ ‫تفصيلي‬ ‫الطوارئ‬ ‫حالة‬ ‫ا‬ ‫والف‬ ‫األصعدة‬ ‫مجيع‬ ‫عىل‬ ‫رق‬ .  ‫الكارثة‬ ‫عن‬ ‫تقرير‬ ‫إعداد‬ ‫أو‬ ‫للمسئولني‬ ‫خمترصة‬ ‫مالحظات‬ ‫باملنظ‬ ‫الكبار‬ ‫مة‬ ‫ا‬ ‫عن‬ ‫لكارثة‬ ‫أو‬ ‫الطوارئ‬ ‫حالة‬ .  ‫أخرى‬ ‫مرة‬ ‫الكارثة‬ ‫نفس‬ ‫حدوث‬ ‫ملنع‬ ‫والرتتيبات‬ ‫اإلجراءات‬ ‫اختاذ‬ .  ‫ضوء‬ ‫عىل‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫تعديل‬ ‫أي‬ ‫حتسينات‬ ‫أو‬ ‫ظهرت‬ ‫تكون‬ ‫قد‬ ‫تعديالت‬ ‫أو‬ ‫إليها‬ ‫االحتياج‬ ‫تم‬ ‫يف‬ ‫الطوارئ‬ ‫ختطيط‬ ‫عملية‬ .  ‫اإلضافة‬ ‫تم‬ ‫قد‬ ‫وأنه‬ ‫جتهيزها‬ ‫إعادة‬ ‫ثم‬ ‫الطوارئ‬ ‫وجتهيزات‬ ‫معدات‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫هلا‬ ‫لكي‬ ‫املختلفة‬ ‫املواقف‬ ‫تالئم‬ .  ‫باملنظمة‬ ‫األفراد‬ ‫ومجيع‬ ‫والعمالء‬ ‫املوظفني‬ ‫إعالم‬ ‫بأي‬ ‫حتدث‬ ‫تغيريات‬ ‫باملنظمة‬‫واألعامل‬ ‫للعمليات‬ ‫والتي‬ ‫الطوارئ‬ ‫نتيجة‬‫ظهورها‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ . ( 301 ) ‫ا‬ ‫الوثائق‬ ‫ومعالجة‬ ‫تخزين‬ ‫بالنظام‬ ‫لهامة‬ ‫الوثائق‬‫ضمن‬‫من‬‫أن‬‫شك‬‫ال‬ ‫التي‬ ‫تتعلق‬‫خاصة‬‫أمهية‬‫ذات‬‫وثائق‬‫بالنظام‬‫ختزينها‬‫يتم‬ ‫املنظمة‬ ‫بأعامل‬ ‫أو‬ ‫عالية‬ ‫رسية‬ ‫درجة‬ ‫هلا‬ ‫أن‬ ، ‫طرقه‬ ‫له‬ ‫يكون‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫فإن‬ ‫هلذا‬ ‫وأساليبه‬ ‫التي‬ ‫األساليب‬ ‫هذه‬ ‫وتتمثل‬ ‫هلا‬ ‫الكامل‬ ‫األمان‬ ‫توفري‬ ‫تضمن‬ ‫يف‬ : (301) Jones, Virginia A.: Op.Cit., p.68.
196 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ً‫عمل‬ ‫قائمةًبهذهًالوثائق‬ ً ‫الوثائق‬ ‫مجيع‬ ‫ومتييز‬ ‫حتديد‬ ‫يتيح‬ ‫سوف‬ ‫اهلامة‬ ‫النظام‬ ‫بوثائق‬ ‫اخلاصة‬ ‫القوائم‬ ‫عمل‬ ‫باجلهة‬ ‫اهلامة‬ ‫والتي‬ ‫واملوظفني‬ ‫اإلدارات‬ ‫مجيع‬ ‫ختص‬ ‫إضافة‬ ‫إىل‬ ‫ت‬ ‫سوف‬ ‫القوائم‬ ‫هذه‬ ‫أن‬ ‫تيح‬ ‫والعمليات‬ ‫النشاطات‬ ‫كل‬ ‫معرفة‬ ‫التي‬ .‫بدعمها‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫تقوم‬ ‫عىل‬ ‫القائمة‬ ‫هذه‬ ‫وتشتمل‬ :  ‫الوثائق‬ ‫عليه‬ ‫املخزن‬ ‫الوسيط‬ ‫ونوع‬ ‫بيانات‬ .  ‫الوسيط‬ ‫مكان‬ .  ‫امللف‬ ‫اسم‬ .  ‫بالوسيط‬ ‫اخلاصة‬ ‫احلامية‬ ‫إجراءات‬ . ( 302 ) ‫ثانيا‬ ً: ‫معاجلةًالوسائطًوختزينها‬ ً ‫فإنه‬ ‫ختزينها‬ ‫ووسائط‬ ‫اهلامة‬ ‫بالوثائق‬ ‫قائمة‬ ‫عمل‬ ‫بمجرد‬ ‫ينبغي‬ ‫عمليا‬ ‫إجراء‬ ‫ت‬ ‫محايتها‬ ‫ليتم‬ ‫اهلامة‬ ‫للوثائق‬ ‫واملعاجلة‬ ‫التخزين‬ ‫يف‬ ‫الطبيعية‬ ‫الظروف‬ ‫أو‬ ‫يف‬ ‫ح‬ ‫اخلطر‬ ‫االت‬ ‫والكوارث‬ . ‫بالنظام‬ ‫الوثائق‬ ‫ختزين‬ ‫املمكن‬ ‫ومن‬ ‫أو‬ ‫ختزينية‬ ‫وسائط‬ ‫عىل‬ ‫يف‬ ‫وأما‬ ‫مواقع‬ ‫خارج‬ ‫كن‬ ‫من‬ ‫تأمينها‬ ‫لضامن‬ ‫اجلهة‬ ‫أي‬ ‫خماطر‬ ، ‫وينبغي‬ ‫اجلهة‬ ‫حاجة‬ ‫مع‬ ‫يتفق‬ ‫بام‬ ‫اإلجراءات‬ ‫هذه‬ ‫تطوير‬ ‫ب‬‫النظام‬‫ومسئولو‬‫الطوارئ‬‫فرق‬‫عىل‬‫اإلجراءات‬‫هذه‬‫وتوزيع‬ ‫الوثائ‬‫هذه‬‫محاية‬‫يكون‬‫حيث‬ ‫ق‬ (302) Ibid., p.55.
‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 197 ‫جزء‬ ‫ا‬ ‫باجلهة‬ ‫الروتينية‬ ‫األعامل‬ ‫من‬ ، ‫عىل‬ ‫أن‬ ‫اإلجراءات‬ ‫هذه‬ ‫ينبغي‬ ‫تشري‬ ‫أن‬ ‫إىل‬ ‫املس‬ ‫عن‬ ‫ئولني‬ ‫بالنظام‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ . ( 303 ) ( 1 ) ‫اجلهة‬ ‫داخل‬ ‫التخزين‬ ‫ويتم‬ ‫يف‬ ‫الوثائق‬ ‫ختزين‬ ‫الطريقة‬ ‫هذه‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫عىل‬ ‫بالنظام‬ ‫املوجودة‬ ‫اهلامة‬ ‫وسائط‬ ‫وضعها‬ ‫ويتم‬ ‫ختزينية‬ ‫يف‬ ‫يتوافر‬ ‫أن‬ ‫برشط‬ ‫اجلهة‬ ‫يف‬ ‫للنظ‬ ‫احلامية‬ ‫وسائل‬ ‫كافة‬ ‫اجلهة‬ ‫ام‬ ‫واألخطار‬ ‫الطوارئ‬ ‫حاالت‬ ‫مواجهة‬ ‫وإجراءات‬ . ( 304 ) ( 2 ) ‫البعيد‬ ‫التخزين‬ ‫وفيه‬ ‫الوسائط‬ ‫ختزين‬ ‫يتم‬ ‫يف‬ ‫نظام‬ ‫عن‬ ‫بعيدة‬ ‫أماكن‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ ‫ية‬ ‫وعادة‬ ‫ما‬ ‫أمان‬ ‫أكثر‬ ‫األسلوب‬ ‫هذا‬ ‫يكون‬ ‫يراعى‬ ‫أن‬ ‫عىل‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫وتوفري‬ ‫الكامل‬ ‫التأمني‬ ‫توفري‬ ‫ذلك‬ ‫للتخزين‬ ‫الالزمة‬ ‫الظروف‬ :  ‫التخزين‬ ‫ألماكن‬ ‫املستمرة‬ ‫واملراقبة‬ ‫الكاملة‬ ‫احلامية‬ ‫توفري‬ .  ‫بمسئويل‬ ‫االتصال‬ ‫وسائل‬ ‫توفري‬ ‫باجلهة‬ ‫الطوارئ‬ ‫وفرق‬ ‫النظام‬ .  ‫وسائل‬ ‫كافة‬ ‫ومراجعة‬ ‫للموقع‬ ‫املنتظمة‬ ‫الصيانة‬ ‫احلامية‬ .  ‫الوسائط‬ ‫هذه‬ ‫مع‬ ‫للتعامل‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫توفري‬ . ( 305 ) (303) Ibid. (304) Ibid., p.56. (305) Ibid.
198 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫العمليات‬ ‫واسرعادة‬ ‫الرغطية‬ ‫اهلدف‬ ‫إن‬ ‫الرئييس‬ ‫ختطى‬ ‫من‬ ‫اجلهة‬ ‫متكني‬ ‫هو‬ ‫العمليات‬ ‫واستعادة‬ ‫التغطية‬ ‫أعامل‬ ‫من‬ ‫ونشاطاهتا‬ ‫عملها‬ ‫ألداء‬ ‫واستعادهتا‬ ‫الكارثة‬ ‫مرحلة‬ ‫يف‬ ‫وبشكل‬ ‫ممكن‬ ‫وقت‬ ‫أرسع‬ ‫طب‬ ‫يعي‬ ، ‫أعامهلا‬ ‫تستعيد‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫فاجلهة‬ ‫يف‬ ‫إطار‬ ‫زمني‬ ‫مناسب‬ . ً:ً‫ال‬‫أو‬ ًًً ًً ‫عناصرًخطةًاالستعادةًوالتغطية‬ ً ‫فإنه‬ ‫العمليات‬ ‫واستعادة‬ ‫التغطية‬ ‫عمليات‬ ‫حلساسية‬ ‫نظرا‬ ‫ينبغي‬ ‫أن‬ ‫يقوم‬ ‫تنفيذها‬ ‫عىل‬ ‫املالية‬ ‫املصادر‬ ‫وتوفري‬ ‫املدربني‬ ‫املوظفني‬ ‫من‬ ‫فريق‬ ‫التي‬ ‫ا‬ ‫أحدث‬ ‫توفري‬ ‫تضمن‬ ‫لتجهيزات‬ ‫واملعدات‬ ‫التي‬ ‫عىل‬ ‫تساعد‬ ‫إنجاز‬ ‫العمليات‬ ، ‫وفيام‬ ‫ييل‬ ‫واالستعا‬ ‫التغطية‬ ‫خطة‬ ‫عنارص‬ ‫دة‬ : ( 1 ) ‫التجهيز‬ ‫املبدئي‬ ‫وهذه‬ ‫باجلهة‬ ‫النظام‬ ‫ومعدات‬ ‫وبرامج‬ ‫احلاسبات‬ ‫بيئة‬ ‫فهم‬ ‫اجل‬ ‫من‬ ‫اخلطوة‬ ‫وهذه‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫معه‬ ‫املشرتكة‬ ‫والنظم‬ ‫النظام‬ ‫وبرامج‬ ‫أجهزة‬ ‫نطاق‬ ‫حتديد‬ ‫عىل‬ ‫تساعد‬ ‫اخلطوة‬ ‫واألجهزة‬ ‫الربامج‬ . ‫املرحلة‬ ‫هذه‬ ‫وىف‬ ‫ينبغي‬ ‫الصالحيات‬ ‫كل‬ ‫هلا‬ ‫يكون‬ ‫تنسيقية‬ ‫جلنة‬ ‫تكوين‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫هلا‬ ‫تتيح‬ ‫باجلهة‬ ‫التأمني‬ ‫وسائل‬ ‫وتقييم‬ ‫ومراجعة‬ ‫االستعادة‬ ‫فريق‬ ‫وتوجيه‬ ‫دعم‬ . ( 306 ) ( 2 ) ‫تقدير‬ ‫املتطلبات‬ ‫وحتديد‬ ‫الضعف‬ ‫مواطن‬ ‫للجهات‬ ‫عام‬ ‫بوجه‬ ‫املعلومات‬ ‫لنظم‬ ‫واملراقبة‬ ‫األمن‬ ‫اعتبارات‬ ‫هي‬ ‫األولويات‬ ‫من‬ ‫و‬ ‫ا‬ ‫باجلهة‬ ‫األساسية‬ ‫لعمليات‬ ، ‫التالية‬ ‫املهام‬ ‫تتضمن‬ ‫اخلطوة‬ ‫هذه‬ : (306) Ganong, Ray: Vital Records: Identifying, Managing, and Recovering Business-Critical Records, New York: AMACOM, 2000, p.17.
‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 199  ‫هذا‬ ‫ويمتد‬ ‫النظام‬ ‫وبرامج‬ ‫ألجهزة‬ ‫شامل‬ ‫امنى‬ ‫تقييم‬ ‫عمل‬ ‫التقييم‬ ، ‫يشمل‬ : o ‫االتصاالت‬ ‫وبيئة‬ ‫البيانات‬ * o ‫للحاسبات‬ ‫املوظفني‬ ‫استخدام‬ * o ‫األمن‬ * ‫الطبيعي‬ ‫للجهة‬ o ‫التشغيل‬ ‫إجراءات‬ * o ‫البيانات‬ ‫قواعد‬ ‫أمن‬ * o ‫السيطرة‬ ‫برامج‬ * ‫والدخول‬  ‫واالستعادة‬‫التغطية‬ ‫ختطيط‬‫بتطوير‬ ‫تسمح‬ ‫سوف‬‫التقييم‬ ‫عمليات‬ ‫و‬ ‫إجراءات‬ ‫الكارثة‬ ‫منع‬ .  ‫التنسيقية‬ ‫للجنة‬ ‫التقييم‬ ‫عمليات‬ ‫من‬ ‫املستخرجة‬ ‫والتوصيات‬ ‫النتائج‬ ‫حتويل‬ ‫االستعادة‬ ‫أعامل‬ ‫عن‬ ‫املسئولة‬ ‫لكي‬ ‫تبدأ‬ ‫يف‬ ‫املطلوبة‬ ‫التعديالت‬ ‫إجراءات‬ ‫الضعف‬ ‫نقاط‬ ‫لتالىف‬ . ( 307 ) ( 3 ) ‫تقدير‬ ‫باجلهة‬ ‫األعامل‬ ‫تأثر‬ ‫الوحدات‬‫بجميع‬‫األعامل‬‫تأثر‬‫تقدير‬‫عملية‬ ‫التي‬ ‫تت‬‫باجلهة‬‫العمل‬‫بيئة‬‫متثل‬ ‫يح‬ ‫ملسئويل‬ ‫حتديد‬ ‫االستعادة‬ ‫عمليات‬ :  ‫باجلهة‬ ‫اهلامة‬ ‫النظم‬ .  ‫باجلهة‬ ‫وحدة‬ ‫بكل‬ ‫اخلاصة‬ ‫والوظائف‬ ‫العمليات‬ . (307) Ibid., p.20-21.
200 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫الوقت‬ ‫تقدير‬ ‫الذي‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫أن‬ ‫االتصال‬ ‫دون‬ ‫العمل‬ ‫الوحدات‬ ‫فيه‬ ‫تؤدى‬ ‫التنسيقية‬ ‫للجنة‬ ‫تقديمه‬ ‫يتم‬ ‫تقرير‬ ‫عمل‬ ‫يتم‬ ‫انه‬ ‫عىل‬ ‫بالنظام‬ ، ‫وي‬ ‫هذا‬ ‫تضمن‬ ‫احليوية‬ ‫والعمليات‬ ‫الوظائف‬ ‫التقرير‬ ‫التي‬ ‫عىل‬ ‫معتمدة‬ ‫الوحدات‬ ‫هبا‬ ‫تقوم‬ ‫إضافة‬ ‫النظام‬ ‫إىل‬ ‫الزمنية‬ ‫املدة‬ ‫حتديد‬ ‫التي‬ ‫ينبغي‬ ‫النظام‬ ‫عمل‬ ‫استعادة‬ ‫خالهلا‬ . ( 308 ) ( 4 ) ‫اخ‬ ‫تبار‬ ‫وصيانتها‬ ‫اخلطة‬ ‫والقوة‬‫الضعف‬ ‫نقاط‬‫عىل‬‫الوقوف‬‫هو‬‫اخلطوة‬‫هذه‬‫من‬‫اهلدف‬ ‫يف‬ ‫لعمليات‬‫التخطيط‬ ‫االستعادة‬ ، ‫عمليات‬‫يعكس‬ ‫املستجدة‬‫للمتطلبات‬‫طبقا‬‫للخطة‬‫والتعديل‬‫الصيانة‬‫وعمليات‬ ‫باجلهة‬ ‫العمل‬ ‫ببيئة‬ ‫والتطوير‬ ‫التغري‬ . ( 309 ) ‫االسرعادة‬ ‫عمليات‬ ‫إجراءات‬ ‫واعتامد‬ ‫ا‬ ‫الكارثة‬ ‫طبيعة‬ ‫عىل‬ ‫أو‬ ‫رسيعة‬ ‫إما‬ ‫االستعادة‬ ‫عمليات‬ ‫تكون‬ ‫احلادثة‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫أهنا‬ ‫اإلمكان‬ ‫بقدر‬ ‫للنظام‬ ‫التشغيل‬ ‫إعادة‬ ‫عمليات‬ ‫اجل‬ ‫من‬ ‫كثرية‬ ‫ومصادر‬ ‫طويلة‬ ‫مدة‬ ‫تستغرق‬ ، ‫ما‬ ‫االستعادة‬ ‫عمليات‬ ‫وتتضمن‬ ‫ييل‬ :  ‫وأن‬ ‫ومكوناته‬ ‫النظام‬ ‫به‬ ‫املوجود‬ ‫املكان‬ ‫أمن‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫أي‬ ‫كانت‬ ‫أخطار‬ ‫قد‬ ‫موجودة‬ ‫انتهت‬ ، ‫املعنيون‬ ‫املوظفني‬ ‫وعىل‬ ‫يف‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫الطوارئ‬ ‫حاالت‬ ‫النظام‬ ‫مكونات‬ ‫فيها‬ ‫املوجود‬ ‫لألماكن‬ ‫الدخول‬ ‫عمليات‬ ‫قبل‬ ‫ذلك‬ .  ‫إزالة‬ ‫أي‬ ‫باملكان‬ ‫خملفات‬ ‫آثار‬ . (308) Ibid., p.23. (309) Ibid.
‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 201  ‫النظام‬ ‫وأجهزة‬ ‫معدات‬ ‫نقل‬ ‫إىل‬ ‫البديلة‬ ‫األماكن‬ .  ‫تشغيل‬ ‫إعادة‬ ‫أعامل‬ ‫من‬ ‫االنتهاء‬ ‫حلني‬ ‫مضاءة‬ ‫األنوار‬ ‫عىل‬ ‫اإلبقاء‬ ‫النظام‬ .  ‫باملكان‬ ‫املوجودة‬ ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫بجميع‬ ‫قائمة‬ ‫عمل‬ .  ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫من‬ ‫املفقود‬ ‫حساب‬ .  ‫ألي‬ ‫النظام‬ ‫فقد‬ ‫عدم‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫ا‬ ‫به‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ .  ‫يف‬ ‫بالنسخ‬ ‫ذلك‬ ‫لتعويض‬ ‫اللجوء‬ ‫يتم‬ ‫النظام‬ ‫من‬ ‫وثائق‬ ‫فقدان‬ ‫حالة‬ ‫االحتياطية‬ .  ‫إعداد‬ ‫للمسئولني‬ ‫وتقديمها‬ ‫الكارثة‬ ‫أسباب‬ ‫عن‬ ‫تقارير‬ .  ‫اجلديدة‬ ‫واملتطلبات‬ ‫املتغريات‬ ‫مع‬ ‫يتناسب‬ ‫بام‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫تعديل‬ . ‫األرضار‬‫مدى‬‫تقييم‬ ‫التي‬ ‫النظام‬‫هلا‬‫تعرض‬ ، ‫مستند‬‫التقييم‬‫هذا‬‫ويكون‬ ‫ا‬ ‫ع‬ ‫ىل‬ ‫ت‬ ‫قارير‬ ‫احلادث‬ :‫وهي‬ ‫؛‬ " ‫ملعاجل‬ ‫املوجودين‬ ‫اخلرباء‬ ‫تقارير‬ ‫ة‬ ‫ب‬ ‫تشغيله‬ ‫واستعادة‬ ‫وصيانته‬ ‫النظام‬ ‫قدر‬ ‫املستطاع‬ " . ( 310 ) ●●● (310) Jones, Virginia A.: Op.Cit., p.70.
كتاب نظم ادارة الوثائق الإلكترونية .pdf
- 203 – ‫المصطلحات‬ ‫قاموس‬ ‫اإللتتوونية‬ ‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫بنظم‬ ‫الخاصة‬ ‫المفاهيم‬ ‫بنظم‬ ‫يتعلق‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫املفاهيم‬ ‫بعض‬ ، ‫والتي‬ ‫ت‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫قديمها‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫طبيعة‬ ‫فهم‬ ‫السهل‬ ‫من‬ ‫يكون‬ ‫وعرضها‬ ، ‫عملها‬ ‫وطريقة‬ ، ‫إضافة‬ ‫إىل‬ ‫اخلاص‬ ‫املهام‬ ‫ة‬ ‫هبا‬ ، ‫املفاهيم‬ ‫مجيع‬ ‫ذكر‬ ‫عىل‬ ‫الباحث‬ ‫حرص‬ ‫وقد‬ ‫التي‬ ‫بالبحث‬ ‫وردت‬ ، ‫وهي‬ ‫مع‬ ‫متثل‬ ‫ظم‬ ‫املتعلقة‬ ‫والتعريفات‬ ‫املفاهيم‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫ترتيب‬ ‫تم‬ ‫وقد‬ ‫املفاهيم‬ ‫هذه‬ ‫الالتينية‬ ‫احلروف‬ ‫ترتيب‬ ‫بحسب‬ . ‫التعريفات‬ ‫هذه‬ ‫وتشمل‬ : ◄ ‫واإلتاحة‬ ‫التداول‬ Access ‫الوصول‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫إىل‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫بحسب‬ ‫معها‬ ‫والتعامل‬ ‫مستخدم‬ ‫لكل‬ ‫املتاحة‬ ‫الصالحيات‬ .
204 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ◄ ‫واإلتاحة‬ ‫التداول‬ ‫مراقبة‬ Access Control ‫الوصو‬‫عمليات‬‫عىل‬‫املفروضة‬‫السيطرة‬ ‫ل‬ ‫الوص‬‫أخطار‬‫لتقليل‬‫وتداوهلا‬‫للبيانات‬ ‫ول‬ ‫للنظام‬ ‫املخول‬ ‫غري‬ ‫اإللكرتوين‬ . ◄ ‫الوصول‬ )‫(حقوق‬ ‫صالحيات‬ Access Rights ‫هي‬ ‫أي‬ ‫بتحديد‬ ‫النظام‬ ‫ملدير‬ ‫تسمح‬ ‫للتأمني‬ ‫آلية‬ ‫ا‬ ‫ي‬ ‫بالنظام‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫مكن‬ ‫وأي‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫ا‬ ‫املست‬ ‫من‬ ‫الوصول‬ ‫يستطيع‬ ‫خدمني‬ ‫إىل‬ ‫النظام‬ ‫أو‬ ‫إىل‬ ‫ف‬ ‫حمددة‬ ‫وثائق‬ ‫يه‬ . ◄ ‫العمل‬ ‫أنشطة‬ ‫حتليل‬ Business Activities Analysis of ‫املستخدمة‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫املعلومات‬ ‫مجع‬ ‫يف‬ ‫اجلهة‬ ‫أعامل‬ ‫والتي‬ ‫ال‬ ‫وتوثق‬ ‫تعرف‬ ‫وظائف‬ ‫اجلهة‬ ‫داخل‬ ‫باألعامل‬ ‫اخلاصة‬ ‫واألنشطة‬ ‫واملهام‬ . ◄ ‫التطبيقات‬ Applications ‫املرتبطة‬ ‫املهام‬ ‫من‬ ‫جمموعة‬ ‫والتي‬ ‫لكل‬ ‫العمل‬ ‫نشاطات‬ ‫تدعم‬ ‫أو‬ ‫املهام‬ ‫بعض‬ ‫ال‬ ‫تي‬ ‫تم‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫استخدام‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫ميكنتها‬ . ◄ ‫االحتياطية‬ ‫النسخ‬ Back-up ‫العملية‬ ‫التي‬ ‫النظا‬ ‫وثائق‬ ‫من‬ ‫نسخ‬ ‫عمل‬ ‫فيها‬ ‫يتم‬ ‫م‬ ‫وسائط‬ ‫أشكال‬ ‫من‬ ‫شكل‬ ‫عىل‬ ‫لتلف‬ ‫النظام‬ ‫تعرض‬ ‫عند‬ ‫استخدامها‬ ‫يمكن‬ ‫بحيث‬ ‫التخزين‬ ‫أو‬ ‫مهامه‬ ‫أداء‬ ‫عن‬ ‫التوقف‬ . ◄ ‫كود‬ ‫(البار‬ ‫اخلطوط‬ ‫تشفري‬ ‫تكنولوجيا‬ ) Barcode Technology ‫باحلاسبات‬ ‫خاص‬ ‫تشفري‬ ‫نظام‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫يتم‬ ‫فيه‬ ‫اخل‬ ‫من‬ ‫أعمدة‬ ‫استخدام‬ ‫طوط‬ ‫الوثائق‬ ‫وحتديد‬ ‫لتعريف‬ ‫املطبوعة‬ ، ‫و‬ ‫ا‬ ‫لكتب‬ ، ‫و‬ ‫وغريها‬ ‫التجارية‬ ‫والسلع‬ ‫املنتجات‬ .
‫املصطلحات‬ ‫قاموس‬ 205 ◄ ‫بالدفعات‬ ‫التنفيذ‬ Batches ‫الوظائف‬ ‫من‬ ‫جمموعة‬ ، ‫البيانات‬ ‫أو‬ ‫الربامج‬ ‫التي‬ ‫احلاسب‬ ‫لتشغيل‬ ‫كوحدة‬ ‫تعامل‬ . ◄ ‫الرقم‬ ‫الثنائي‬ ( Bit Binary Digit ( ‫وحيد‬‫رقم‬ ‫يمثل‬ ‫يف‬ ( ‫باحلاسبات‬ ‫الثنائية‬ ‫األرقام‬ 1 ‫أو‬ 0 ) ، ‫الثنائية‬ ‫األرقام‬ ‫وجمموعات‬ ‫احلرف‬ ‫تسمى‬ ‫ختزينية‬ ‫وحدات‬ ‫تكون‬ (Byte) . ◄ ‫العمل‬ ‫أنشطة‬ Business Activities ‫والعمليات‬ ‫واألنشطة‬ ‫الوظائف‬ ‫مجيع‬ ‫يشمل‬ ‫عام‬ ‫مصطلح‬ ‫التي‬ ‫اجلهة‬ ‫ختص‬ ‫وموظفيها‬ . ◄ ‫احلرف‬ Byte ‫باحلاسبات‬ ‫التخزين‬ ‫وحدة‬ ، ‫وهي‬ ( ‫بت‬ ‫ثامنية‬ ‫تعادل‬ Bit ) ‫املعلومات‬ ‫من‬ . ◄ ‫تشكيلة‬ ‫األلوان‬ Color Gamut ‫جمموعة‬ ‫أو‬ ‫األلوان‬ ‫تشكيلة‬ ‫التي‬ ‫متييزها‬ ‫احلاسبات‬ ‫وطابعات‬ ‫شاشات‬ ‫تستطيع‬ . ◄ ‫احلاسب‬ ‫شبكات‬ Computer Networks ‫مع‬ ‫توصيلها‬ ‫يتم‬ ‫وملحقاهتا‬ ‫احلاسبات‬ ‫من‬ ‫جمموعة‬ ‫ا‬ ‫ملجموع‬ ‫للسامح‬ ‫ة‬ ‫املست‬ ‫خدمني‬ ‫لالشرتاك‬ ‫يف‬ ‫وتبادهلا‬ ‫املعلومات‬ . ◄ ‫احلاسبات‬ ‫خمرجات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫الليزر‬ ‫أقراص‬ ‫عىل‬ Computer Output to Laser Disc (COLD) ‫هي‬ ‫دون‬ ‫مبارشة‬ ‫الليزر‬ ‫أقراص‬ ‫عىل‬ ‫احلاسبات‬ ‫خمرجات‬ ‫ختزين‬ ‫فيها‬ ‫يتم‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫الورقية‬ ‫باملرحلة‬ ‫املرور‬ .
206 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ◄ ‫احلاسبات‬ ‫خمرجات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫إىل‬ ‫املصغرات‬ Computer Output to Microform (COM) ‫هي‬ ‫احلاسبا‬ ‫خمرجات‬ ‫ختزين‬ ‫فيها‬ ‫يتم‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫ت‬ ‫مبارش‬ ‫امليكروفيلم‬ ‫عىل‬ ‫دون‬ ‫ة‬ ‫الورقية‬ ‫باملرحلة‬ ‫املرور‬ . ◄ ‫البيانات‬ Data ‫رموز‬ ، ‫و‬ ،‫حقائق‬ ‫و‬ ‫توصيلها‬ ‫يمكن‬ ‫أرقام‬ ، ‫و‬ ‫التقليدية‬ ‫بالوسائل‬ ‫تفسريها‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫اآللية‬ ‫وهي‬ ‫بالبيانات‬ ‫ترتبط‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫األحيان‬ ‫أغلب‬ ‫أو‬ ‫املقاييس‬ ‫و‬ ‫اإلحصائي‬ ‫ات‬ . ◄ ‫البيانات‬ ‫قواعد‬ Database ‫البيانات‬ ‫من‬ ‫جمموعة‬ ‫التي‬ ‫برامج‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫إليها‬ ‫الوصول‬ ‫يتم‬ ‫باحلاسب‬ ‫ختزينها‬ ‫تم‬ ‫خاصة‬ . ◄ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫البيانات‬ ‫قواعد‬ Database Management Systems ‫املخزنة‬ ‫للبيانات‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫للوصول‬ ‫استخدامها‬ ‫يتم‬ ‫برامج‬ ‫يف‬ ‫ال‬ ‫قواعد‬ ‫بيانات‬ . ◄ ‫البيانات‬ ‫قاموس‬ Data Dictionary ‫مستودع‬ ‫مركزي‬ ‫يف‬ ‫والتسميات‬‫واألكواد‬‫البيانات‬‫كافة‬‫به‬‫يودع‬‫النظام‬‫بيانات‬‫قاعدة‬ ‫بالنظام‬ ‫البيانات‬ ‫عنارص‬ ‫من‬ ‫عنرص‬ ‫لكل‬ ‫و‬ ‫الذي‬ ‫احلاجة‬ ‫عند‬ ‫به‬ ‫االستعانة‬ ‫يتم‬ . ◄ ‫املحتملة‬ ‫التأثريات‬ ‫حساب‬ Determining Potential Impact ‫الكوار‬ ‫تأثري‬ ‫حتليل‬ ‫به‬ ‫يقصد‬ ‫ث‬ ‫حدوث‬ ‫عن‬ ‫الناجتة‬ ‫اخلسائر‬ ‫مقدار‬ ‫لتحديد‬ ‫املتوقعة‬ ‫الكوار‬ ‫هذه‬ ‫ث‬ ‫أو‬ ‫املخاطر‬ .
‫املصطلحات‬ ‫قاموس‬ 207 ◄ ‫رقمي‬ Digital ( ‫الثنائية‬ ‫الشفرة‬ ‫استعامل‬ 0, 1 ) ‫يف‬ ‫باحلاسبات‬ ‫املعلومات‬ ‫تسجيل‬ . ◄ ‫الرتقيم‬ Digitization ‫العملية‬ ‫هو‬ ‫التي‬ ‫غري‬ ‫املواد‬ ‫حتويل‬ ‫فيها‬ ‫يتم‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫(الكتب‬ ، ‫و‬ ‫املخ‬ ‫طوطات‬ ، ‫و‬ ،‫اجلرائد‬ ‫و‬ ‫الصوتية‬ ‫املواد‬ ، ‫و‬ ‫املرئية‬ ‫املواد‬ . . . ‫إلخ‬ ) ‫إىل‬ ‫التعام‬ ‫يمكن‬ ‫رقمية‬ ‫ملفات‬ ‫شكل‬ ‫ل‬ ‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬ ‫استخدام‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫معها‬ ‫أو‬ ‫أي‬ ‫معدات‬ ‫أو‬ ‫أخرى‬ ‫أجهزة‬ . ◄ ‫الكارثة‬ Disaster ‫هائل‬ ‫دمار‬ ‫عنها‬ ‫ينتج‬ ‫متوقعة‬ ‫غري‬ ‫حادثة‬ . ◄ ‫التوثي‬ ‫ق‬ Documentation ‫املكتوبة‬ ‫واإلجراءات‬ ‫التفصيالت‬ ‫جمموعة‬ ‫التي‬ ‫عن‬ ‫واإلرشادات‬ ‫املعلومات‬ ‫تقدم‬ ‫عمله‬ ‫استمرار‬ ‫لضامن‬ ‫وبرامج‬ ‫أجهزة‬ ‫من‬ ‫ومكوناته‬ ‫تشغيله‬ ‫وطريقة‬ ‫النظام‬ ‫عمل‬ . ◄ ‫الطوارئ‬ Emergency ‫أي‬ ‫فورى‬ ‫إجراء‬ ‫يتطلب‬ ‫متوقع‬ ‫غري‬ ‫حدث‬ . ◄ ‫النريان‬ ‫حوائط‬ Firewalls ‫واألجهزة‬ ‫الربامج‬ ‫جمموعة‬ ‫التي‬ ‫النظام‬ ‫بمكونات‬ ‫العبث‬ ‫من‬ ‫الغرباء‬ ‫متنع‬ ‫الت‬ ‫ي‬ ‫تتمثل‬ ‫يف‬ ‫ووثائ‬ ‫وبرامج‬ ‫وأجهزة‬ ‫شبكات‬ ‫ق‬ ‫غري‬ ‫الوصول‬ ‫ملنع‬ ‫واملراقبة‬ ‫للحامية‬ ‫كبوابة‬ ‫وتعمل‬ ‫به‬ ‫املخول‬ .
208 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ◄ ‫(الشكل‬ ‫الصيغة‬ ) Format ‫الشكل‬ ، ‫لوثيقة‬ ‫العام‬ ‫والرتكيب‬ ‫احلجم‬ ‫أو‬ ‫اإل‬ ‫األرشيف‬ ‫بنظام‬ ‫ملف‬ ‫لكرتوين‬ . ◄ ‫كامال‬ ‫النص‬ ‫تكشيف‬ Full – text Indexing ‫العملية‬ ‫التي‬ ‫فيها‬ ‫يتم‬ ‫تكشيف‬ ‫للبح‬ ‫مفتاحا‬ ‫لتصلح‬ ‫الوثيقة‬ ‫كلامت‬ ‫من‬ ‫كلمة‬ ‫كل‬ ‫ث‬ ‫التعرف‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫استخدام‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫الضوئي‬ ‫احلروف‬ ‫عىل‬ (OCR) . ◄ ‫املقياس‬ ‫الرمادي‬ Gray Scale ‫واأللوا‬ ‫الظالل‬ ‫مدى‬ ‫به‬ ‫يقصد‬ ‫ن‬ ‫التي‬ ‫الضوئية‬ ‫للامسحات‬ ‫يمكن‬ ‫أو‬ ‫أي‬ ‫أجهزة‬ ‫تستخدم‬ ‫أخرى‬ ‫يف‬ ‫حتويلها‬ ‫عند‬ ‫املواد‬ ‫من‬ ‫التقاطها‬ ‫من‬ ‫الرتقيم‬ ‫عمليات‬ ‫إىل‬ ‫الشك‬ ‫ل‬ ‫الرقمي‬ . ◄ ‫الصلب‬ ‫القرص‬ Hard Disk ‫احلديد‬ ‫أكسيد‬ ‫مثل‬ ‫للمغنطة‬ ‫قابلة‬ ‫بطبقة‬ ‫مغطى‬ ‫معدنية‬ ‫مادة‬ ‫من‬ ‫مصنوع‬ ‫قرص‬ ‫ويستخدم‬ ‫يف‬ ‫احلاسبات‬ ‫داخل‬ ‫البيانات‬ ‫ختزين‬ . ◄ ‫الصورة‬ ‫ملف‬ ‫شكل‬ Image File Format ‫املسح‬ ‫عمل‬ ‫بعد‬ ‫الوثيقة‬ ‫صورة‬ ‫ملف‬ ‫تنسيق‬ ‫نوع‬ ‫الضوئي‬ ‫وختزين‬ ‫للوثيقة‬ ‫ها‬ ‫باحلاسب‬ . ◄ ‫التكشيف‬ Indexing ‫العملية‬ ‫التي‬ ‫النظام‬ ‫لوثائق‬ ‫السهل‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫الوصول‬ ‫توفري‬ ‫خالهلا‬ ‫من‬ ‫يتم‬ . ◄ ‫املعلومات‬ ‫نظام‬ Information System ‫األجهزة‬ ‫من‬ ‫منظمة‬ ‫جمموعة‬ ، ‫و‬ ‫الربامج‬ ، ‫و‬ ‫التجهيزات‬ ، ‫و‬ ‫البيانات‬ ‫و‬ ‫ا‬ ‫الذين‬ ‫ألفراد‬ ‫بتخزين‬ ‫يقومون‬ ، ‫للمعلومات‬ ‫الوصول‬ ‫وإتاحة‬ ‫معاجلة‬ .
‫املصطلحات‬ ‫قاموس‬ 209 ◄ ‫االحتاد‬ ‫الدويل‬ ‫والالسلكية‬ ‫السلكية‬ ‫للمواصالت‬ International Telecommunications Union (ITU) ◄ ‫البني‬ ‫ة‬ ‫املعلومات‬ ‫لتكنولوجيا‬ ‫التحتية‬ IT Infrastructure ‫باحلاسبات‬ ‫املرتبطة‬ ‫االتصال‬ ‫وأجهزة‬ ‫والربامج‬ ‫األجهزة‬ ، ‫والتي‬ ‫مطلوب‬ ‫تكون‬ ‫ة‬ ‫املعلومات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫خدمات‬ ‫لدعم‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫جمال‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ ◄ ‫املحلية‬ ‫الشبكة‬ Local Area Network (LAN) ‫توجد‬ ‫حاسبات‬ ‫بني‬ ‫تربط‬ ‫شبكة‬ ‫يف‬ ‫نسبي‬ ‫حمدد‬ ‫نطاق‬ ‫ا‬ ،‫واحد‬ ‫مبنى‬ ‫مثل‬ ‫و‬ ‫هي‬ ‫تعرف‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫املحلية‬ ‫االتصال‬ ‫بشبكة‬ . ◄ ‫املدى‬ ‫طويل‬ ‫احلفظ‬ Long-term Preservation ‫ا‬ ‫إل‬ ‫الوثائق‬ ‫عىل‬ ‫بقاء‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هبا‬ ‫واالحتفاظ‬ ‫يف‬ ‫النظام‬ ‫يف‬ ‫يكو‬ ‫شكل‬ ‫مفهوم‬ ‫ن‬ ‫الطويل‬ ‫املدى‬ ‫عىل‬ ‫للمستخدمني‬ . ◄ ‫فقد‬ ‫بدون‬ ‫الضغط‬ ‫تقنية‬ Lossless compression techniques ‫فقد‬ ‫بدون‬ ‫الصور‬ ‫ملفات‬ ‫ضغط‬ ‫يتم‬ ‫التقنية‬ ‫هذه‬‫وىف‬ ‫ألي‬ ‫معلوماهتا‬ ‫من‬ ‫أو‬ ‫م‬ ‫كوناهتا‬ . ◄ ‫بفقد‬ ‫الضغط‬ ‫تقنية‬ Lossy Compression techniques ‫املعلومات‬ ‫بعض‬ ‫فقد‬ ‫يتم‬ ‫أنه‬ ‫إال‬ ‫الوثائق‬ ‫صور‬ ‫ملفات‬ ‫ضغط‬ ‫يتم‬ ‫التقنية‬ ‫هذه‬ ‫وىف‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫بالصورة‬ ‫اخلاصة‬ ‫املكونات‬ . ◄ ‫تقنية‬ LZW ‫اختصار‬ Lempel-Ziv-Welch ‫وهي‬ ‫املستخدمة‬ ‫األساليب‬ ‫أحد‬ ‫يف‬ ‫ملفات‬ ‫ضغط‬ ‫بنظم‬ ‫الوثائق‬ ‫صور‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ .
210 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ◄ ‫امليتاداتا‬ Metadata ‫البيانات‬ ‫عن‬ ‫البيانات‬ . ◄ ‫التهجري‬ Migration ‫بنظم‬ ‫الوثائق‬ ‫نقل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫جيل‬ ‫من‬ ‫أو‬ ‫قديم‬ ‫شكل‬ ‫إىل‬ ‫ج‬ ‫آخر‬ ‫يل‬ ‫الربامج‬ ‫من‬ ‫أحدث‬ ‫أو‬ ‫منها‬ ‫واالستفادة‬ ‫عملها‬ ‫استمرار‬ ‫لضامن‬ ‫وذلك‬ ‫األجهزة‬ . ◄ ‫املصغرات‬ Microforms ‫أ‬ ‫ي‬ ‫الوثائق‬ ‫واسرتجاع‬ ‫وتوزيع‬ ‫بتخزين‬ ‫تتعلق‬ ‫تكنولوجيات‬ ‫يف‬ ‫م‬ ‫شكل‬ ‫أشكال‬ ‫ن‬ ‫امليكروفيلم‬ ‫ولفافات‬ ‫امليكروفيش‬ ‫باستخدام‬ ‫وذلك‬ ‫املصغرات‬ . ◄ ‫املتغري‬ ‫امللف‬ ‫شكل‬ Metafile Format ‫انظر‬ ‫غري‬ ‫امللفات‬ ‫شكل‬ ‫االمتالكي‬ . ◄ ‫الوسيط‬ ‫نوع‬ Media Type ‫املادة‬ ‫أو‬ ‫املعلومات‬ ‫عليها‬ ‫املخزن‬ ‫البيئة‬ . ◄ ‫الوسط‬ ‫(الوسيط‬ ) Medium (Media) ‫ا‬ ‫الطبيعي‬ ‫لشكل‬ ( ‫الفيزيقي‬ ) ‫املسجلة‬ ‫للمعلومات‬ ‫و‬ ‫تتضمن‬ ،‫ورقة‬ ‫ق‬ ‫ق‬ ،‫لم‬ ،‫رص‬ ،‫مغناطييس‬ ‫رشيط‬ ‫وأي‬ ‫املعلومات‬ ‫عليها‬ ‫تسجل‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫أخرى‬ ‫مواد‬ . ◄ ‫املحىل‬ ‫الصور‬ ‫ملفات‬ ‫شكل‬ Native Format ‫انظر‬ ‫االمتالكية‬ ‫امللفات‬
‫املصطلحات‬ ‫قاموس‬ 211 ◄ ‫الشبكات‬ ‫تكنولوجيا‬ Networks Technology ‫هي‬ ‫حاسب‬ ‫جهاز‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫باتصال‬ ‫تسمح‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫شخيص‬ ‫البعض‬ ‫بعضها‬ ‫مع‬ ‫بعضها‬ ‫مع‬ ‫مشاركتها‬ ‫وإتاحة‬ ‫يف‬ ‫نقل‬ ‫وإتاحة‬ ‫الربامج‬ ‫وتطبيقات‬ ‫التخزينية‬ ‫املساحات‬ ‫الشبكة‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫بينها‬ ‫والوثائق‬ ‫البيانات‬ . ◄ ‫االمتالكية‬ ‫غري‬ ‫امللفات‬ Non-Proprietary files ‫هي‬ ‫امللفات‬ ‫التي‬ ‫شكل‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫ال‬ ‫من‬ ‫بل‬ ‫تشغيلها‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫الربامج‬ ‫من‬ ‫حمدد‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫تشغيلها‬ ‫املمكن‬ ‫أكثر‬ ‫برنامج‬ ‫من‬ . ◄ ‫التعرف‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫الضوئي‬ ‫احلروف‬ ‫عىل‬ Optical Character Recognition (OCR) ‫املوجودة‬ ‫والرموز‬ ‫واحلروف‬ ‫األرقام‬ ‫متييز‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫يف‬ ‫امل‬ ‫الوثيقة‬ ‫صورة‬ ‫نص‬ ‫خزنة‬ ‫يف‬ ‫اإل‬ ‫األرشيف‬ ‫نظام‬ ‫لكرتوين‬ . ◄ ‫الشاشة‬ ‫نقاط‬ ( ‫البكسلس‬ ) Pixels ‫واملكون‬ ‫املرقمة‬ ‫للوثيقة‬ ‫الصورة‬ ‫عنارص‬ ‫متثل‬ ‫الصغرية‬ ‫النقاط‬ ‫من‬ ‫جمموعة‬ ‫األسايس‬ ‫هلا‬ ، ‫النقاط‬ ‫بعدد‬ ‫حساهبا‬ ‫يتم‬ ‫ما‬ ‫وعادة‬ ‫يف‬ ‫مثل‬ ‫الواحدة‬ ‫البوصة‬ : 200 ‫نقطة‬ ‫يف‬ ‫الواحدة‬ ‫البوصة‬ . ◄ ‫البكسل‬ ‫مصفوفة‬ Pixel Array ‫به‬ ‫يقصد‬ ‫عد‬ ‫د‬ ‫الشاشة‬ ‫نقاط‬ ‫يف‬ ‫الصورة‬ ‫أبعاد‬ ‫للصورة‬ ‫املكونة‬ ‫والصفوف‬ ‫باألعمدة‬ ‫(العرض‬ ‫واالرتفاع‬ ) ‫كال‬ ‫رضب‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫البكسلس‬ ‫أبعاد‬‫حتديد‬ ‫يمكن‬ ‫حيث‬ ‫ال‬ ‫من‬ ‫عرض‬ ‫واالرتفاع‬ ‫يف‬ ‫بوصة‬ ‫لكل‬ ‫النقاط‬ ‫عدد‬ .
212 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ◄ ‫للبكسل‬ ‫البت‬ ‫عمق‬ Pixel Bit Depth ‫بالنظام‬ ‫احلاسبات‬ ‫تعمل‬ ‫الثنائي‬ ‫بت‬ ‫وكل‬ Bit ‫إما‬ ‫البيانات‬ ‫من‬ 1 ‫أو‬ 0 ‫بكسل‬ ‫وكل‬ ‫الثنائية‬ ‫األرقام‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫متثيله‬ ‫يتم‬ ( , 1 0 ) ‫البت‬ ‫بعمق‬ ‫يعرف‬ ‫األرقام‬ ‫هذه‬ ‫وعدد‬ Bit Depth . ◄ ‫البكسل‬ ‫أبعاد‬ Pixel Dimensions ‫انظر‬ ‫البكسل‬ ‫مصفوفة‬ . ◄ ‫اخلاص‬ ‫املفتاح‬ Private Key ‫أداة‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫وتستخدم‬ ‫خاصة‬ ‫حسابية‬ ‫عملية‬ ‫بواسطة‬ ‫تنشأ‬ ‫بصاحبها‬ ‫خاصة‬ ‫يف‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫وضع‬ ‫لكرتوين‬ ‫املحررات‬ ‫عىل‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بطاق‬ ‫عىل‬ ‫هبا‬ ‫االحتفاظ‬ ‫ويتم‬ ‫ذكية‬ ‫ة‬ ‫مؤمنة‬ . ◄ ‫االمتالكية‬ ‫امللفات‬ Proprietary files ‫هي‬ ‫امللفات‬ ‫التي‬ ‫تكون‬ ‫يف‬ ‫شكل‬ ‫أو‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫حمددة‬ ‫برامج‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫معينة‬ ‫صيغة‬ ‫معها‬ ‫والتعامل‬ ‫تشغيلها‬ . ◄ ‫العام‬ ‫املفتاح‬ Public Key ‫أداة‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫للكافة‬ ‫متاحة‬ ، ‫خاصة‬ ‫حسابية‬ ‫عملية‬ ‫بواسطة‬ ‫تنشأ‬ ، ‫وتست‬ ‫خدم‬ ‫يف‬ ‫اإل‬‫املحرر‬‫عىل‬‫املوقع‬‫شخصية‬‫من‬‫التحقق‬ ‫لكرتوين‬ ‫املح‬‫حمتوى‬‫وسالمة‬‫صحة‬ ‫من‬‫والتأكد‬ ‫رر‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ .‫األصيل‬
‫املصطلحات‬ ‫قاموس‬ 213 ◄ ‫االستعادة‬ Recovery ‫بالنظا‬ ‫خطأ‬ ‫حدوث‬ ‫عن‬ ‫الناتج‬ ‫التلف‬ ‫من‬ ‫النظام‬ ‫وبيانات‬ ‫وثائق‬ ‫استعادة‬ ‫عملية‬ ‫م‬ ‫أو‬ ‫النظا‬ ‫تعرض‬ ‫م‬ ‫لكارثة‬ ‫أو‬ ‫طوار‬ ‫حالة‬ ‫ئ‬ . ◄ ‫الوضوح‬ ‫درجة‬ Resolution ‫هي‬ ‫للصورة‬ ‫املكونة‬ ‫النقاط‬ ‫عدد‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ( ‫البكسلس‬ ) ‫يف‬ ‫الرقمية‬ ‫الصورة‬ ◄ ‫االسرتجاع‬ Retrieval ‫العملية‬ ‫التي‬ ‫الوثيقة‬ ‫جلب‬ ‫فيها‬ ‫يتم‬ ‫أو‬ ‫من‬ ‫بالنظام‬ ‫فيه‬ ‫املخزنة‬ ‫املكان‬ ‫من‬ ‫منها‬ ‫جزء‬ ‫استعراضها‬ ‫أجل‬ ، ‫طباعتها‬ ‫أو‬ ‫استخ‬ ‫دامها‬ ‫أي‬ ‫آخر‬ ‫استخدام‬ . ◄ ‫املخاطر‬ ‫تقدير‬ Risk Assessment ‫احلدوث‬ ‫املحتملة‬ ‫الطوارئ‬ ‫وحاالت‬ ‫الكوارث‬ ‫حتديد‬ ‫به‬ ‫يقصد‬ . ◄ ‫املاسح‬ ‫الضوئي‬ Scanner ‫الوثيق‬ ‫بتحويل‬ ‫يقوم‬ ‫جهاز‬ ‫ة‬ ‫األصلية‬ ‫الورقية‬ ‫إىل‬ ‫صورة‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫ج‬ ‫عىل‬ ‫هاز‬ ‫احلاسب‬ . ◄ ‫املصدر‬ ‫الوثيقة‬ Source Document ‫الوثيقة‬ ‫التي‬ ‫التحويل‬ ‫عمليات‬ ‫وإجراء‬ ‫اختيارها‬ ‫يتم‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫هلا‬ . ◄ ‫التخزين‬ Storage ‫عملية‬ ‫بموجبها‬ ‫يتم‬ ‫من‬ ‫بالنظام‬ ‫الوثائق‬ ‫ختزين‬ ‫أ‬ ‫واستخدامها‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫جل‬ ‫يف‬ ‫املستقبل‬ .
214 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ◄ ‫التخزين‬ ‫وسائل‬ Storage Devices ‫أي‬ ‫املمغنطة‬ ‫والرشائط‬ ‫املدجمة‬ ‫األقراص‬ ‫مثل‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ‫ختزين‬ ‫عىل‬ ‫قادر‬ ‫وسيط‬ . ◄ ‫املشاركة‬ ‫يف‬ ‫الوقت‬ Time-Sharing ‫بالوصو‬‫مستخدم‬‫من‬‫ألكثر‬‫السامح‬‫به‬‫يقصد‬ ‫ل‬ ‫إىل‬ ‫وتداوهلا‬‫البيانات‬ ‫يف‬ ‫الوقت‬‫نفس‬ ، ‫بعد‬ ‫عن‬ ‫البيانات‬ ‫وتداول‬ ‫احلاسب‬ ‫شبكات‬ ‫طريق‬ ‫عىل‬ ‫قوية‬ ‫دفعة‬ ‫املفهوم‬ ‫هذا‬ ‫كان‬ ‫وقد‬ . ◄ ‫االستخدام‬ ‫السهلة‬ ‫الربامج‬ User-Friendly Programs ‫هي‬ ‫برامج‬ ‫أو‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫التي‬ ‫واالستعامل‬ ‫والتشغيل‬ ‫اإلعداد‬ ‫سهلة‬ ‫تكون‬ . ◄ ‫اإلصدارة‬ ‫عىل‬ ‫السيطرة‬ Version Control ‫عملية‬ ‫يتم‬ ‫الوثيقة‬ ‫من‬ ‫إصدارة‬ ‫آخر‬ ‫أن‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫خالهلا‬ ‫هي‬ .‫لالستخدام‬ ‫املتاحة‬ ◄ ‫الفريوسات‬ Viruses ‫حا‬ ‫برامج‬ ‫احلاسبا‬ ‫عىل‬ ‫املخزنة‬ ‫البيانات‬ ‫تدمري‬ ‫هبدف‬ ‫تصميمها‬ ‫تم‬ ‫سبات‬ ‫ت‬ . ●●●
- 215 – ‫المواجع‬ ‫قائمة‬ ً‫ال‬‫أو‬ : ‫العربية‬ ‫المراجع‬ 1 - ‫الدسوقى‬ ‫إبراهيم‬ ،‫الليل‬ ‫أبو‬ : ‫التعامالت‬ ‫توثيق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ومسئولي‬ ‫جهة‬ ‫ة‬ ‫املترضر‬ ‫الغري‬ ‫جتاه‬ ‫التوثيق‬ . ‫مقدمة‬ ‫دراسة‬ ‫إىل‬ : ‫املرصفية‬ ‫األعامل‬ ‫مؤمتر‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫املؤمتر‬ ‫أعامل‬ ‫جمموعة‬ ،‫والقانون‬ ‫الرشيعة‬ ‫بني‬ ، ‫اخلامس‬ ‫املجلد‬ ، ‫املتحدة‬ ‫العربية‬ ‫اإلمارات‬ ، 2001 . 2 - ‫بدوى‬ ، ‫املطلب‬ ‫عبد‬ ‫بالل‬ : ‫البنوك‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫ماهيتها‬ ، ‫معامالهتا‬ ، ‫وامل‬ ‫شاكل‬ ‫التي‬ ‫تثريها‬ ، ‫مقدمة‬ ‫دراسة‬ ‫إىل‬ ‫املرصفية‬ ‫األعامل‬ ‫مؤمتر‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ب‬ ‫الرشيعة‬ ‫ني‬ ‫والقانون‬ ، ‫جمموعة‬ ‫أعامل‬ ‫اخلامس‬ ‫املجلد‬ ،‫املؤمتر‬ ، ‫املتحدة‬ ‫العربية‬ ‫اإلمارات‬ ، 2001 . 3 - ‫توفيق‬ ، ‫أرشف‬ : ‫للمستند‬ ‫اجلنائية‬ ‫احلامية‬ ‫اإللكرتوين‬ : ‫مقارنة‬ ‫دراسة‬ . ‫القاهرة‬ : ‫دار‬ ‫النهضة‬ ‫العربية‬ ، 2006 . 4 - ‫الرسمية‬ ‫اجلريدة‬ : ‫رقم‬ ‫القانون‬ 82 ‫لسنة‬ 2002 ‫امللكية‬ ‫حقوق‬ ‫قانون‬ ‫باصدار‬ ‫الفكرية‬ . ‫العدد‬ 22 ‫مكرر‬ ، ‫يونيو‬ 2002 . 5 - ‫الرسمية‬ ‫اجلريدة‬ : ‫القانون‬ 15 ‫لسنة‬ 2004 ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫تنظيم‬ ‫بشأن‬ ‫لكرتون‬ ‫ى‬ . ‫العدد‬ 17 )‫(د‬ )‫(تابع‬ ، ‫ابريل‬ 2004 .
216 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ 6 - ‫الرسمية‬ ‫اجلريدة‬ : ‫للكتاب‬ ‫التنفيذية‬ ‫الالئحة‬ ‫امللكي‬ ‫محاية‬ ‫قانون‬ ‫من‬ ‫الثالث‬ ‫ة‬ ‫الفكرية‬ . ‫العدد‬ 12 ‫مكرر‬ ، ‫مارس‬ 2005 . 7 - ‫الرسمية‬ ‫اجلريدة‬ : ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫لقانون‬ ‫التنفيذية‬ ‫الالئحة‬ ‫لكرتون‬ ‫ى‬ ‫ا‬ . ‫ل‬ ‫عدد‬ 115 ‫(تابع‬ ) ، ‫مايو‬ 2005 . 8 - ‫مجيعى‬ ، ‫الباسط‬ ‫عبد‬ ‫حسن‬ : ‫القانونية‬ ‫الترصفات‬ ‫إثبات‬ ‫التي‬ ‫عن‬ ‫تتم‬ ‫طريق‬ ‫اإلنرتنت‬ . ‫القاهرة‬ : ‫النهضة‬ ‫دار‬ ‫العربية‬ ، 2000 . 9 - ‫زهرة‬ ، ‫املرسى‬ ‫حممد‬ : ‫التقليدى‬ ‫الكتابى‬ ‫الدليل‬ ‫عنارص‬ ‫يف‬ ‫ال‬ ‫القوانني‬ ‫ظل‬ ‫نافذة‬ ‫اإل‬ ‫الدليل‬ ‫عىل‬ ‫تطبيقها‬ ‫ومدى‬ ‫لكرتون‬ ‫ى‬ . ،]‫ن‬ .‫[د‬ :‫القاهرة‬ 2001 . 10 - ‫الشهاوى‬ ، ‫عبدالفتاح‬ ‫قدرى‬ : ‫التوقيع‬ ‫قانون‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫التنف‬ ‫والئحته‬ ‫يذية‬ ‫والتجارة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫واألجنبى‬ ‫املرصى‬ ‫الترشيع‬ :‫القاهرة‬ . ‫الن‬ ‫دار‬ ‫هضة‬ ‫العربية‬ . 11 - ‫الشوا‬ ، ‫سامى‬ ‫حممد‬ : ‫العقوبات‬ ‫قانون‬ ‫عىل‬ ‫وانعكاساهتا‬ ‫املعلومات‬ ‫ثورة‬ . :‫القاهرة‬ ،‫العربية‬ ‫النهضة‬ ‫دار‬ 1995 . 12 - ،‫احلميد‬ ‫عبد‬ ‫ثروت‬ : ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫لكرتون‬ ‫ى‬ :‫املنصورة‬ . ‫اجلدي‬ ‫اجلالء‬ ‫مكتبة‬ ‫دة‬ ، 2002 . 13 - ‫حممد‬ ،‫غنام‬ ‫غنام‬ : ‫الكمبيوتر‬ ‫جرائم‬ ‫ملكافحة‬ ‫التقليدية‬ ‫القواعد‬ ‫مالئمة‬ ‫عدم‬ . ‫مقدمة‬ ‫دراسة‬ ‫إىل‬ : ‫واإلنرتنت‬ ‫والكمبيوتر‬ ‫القانون‬ ‫مؤمتر‬ ( ‫الرشيعة‬ ‫كلية‬ ‫والقانون‬ ، ‫املتحدة‬ ‫اإلمارات‬ ‫جامعة‬ ) ، ‫مايو‬ 2000 . 14 - ‫ق‬ ‫شقوش‬ ، ‫حامد‬ ‫هدى‬ : ‫احلاسب‬ ‫وبيانات‬ ‫لربامج‬ ‫العمدى‬ ‫اإلتالف‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ . ‫مقدمة‬ ‫دراسة‬ ‫إىل‬ : ‫واإلنرتنت‬ ‫والكمبيوتر‬ ‫القانون‬ ‫مؤمتر‬ ( ‫كلية‬ ‫والقانون‬ ‫الرشيعة‬ ، ‫املتحدة‬ ‫اإلمارات‬ ‫جامعة‬ ) ، ‫مايو‬ 2000 . 15 - ‫العزيز‬‫عبد‬،‫محود‬‫املرسى‬ : ‫املحرر‬‫حجية‬ ‫مدى‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫يف‬ ‫االثبات‬ ‫يف‬ ‫املسائل‬ ‫املدنية‬ ‫والتجارية‬ :‫القاهرة‬ . ‫العربية‬ ‫النهضة‬ ‫دار‬ .
‫املراجع‬ ‫قائمة‬ 217 ً‫ي‬‫ثان‬ ‫ا‬ : ‫األجنبية‬ ‫المراجع‬ 1- Ambacher, Bruce: Thirty years of electronic records, Lanham, Md.: Scarecrow Press, 2003. 2- Arp, Charles E.: Emergency Planning For Electronic Records and Archives, Burlington, VT: Ashgate, 2004. 3- Baron, Jason R.: Recordkeeping in the 21st Century, Montreal: Infoligua, 2003. 4- Brown, Adrian: Effectively managing Electronic Records and Archives, London: Facet Publisher, 2006 5- Catherine, Hare: Electronic Records Access: Problems and Issues, Diane Publisher, 2004. 6- Dearstyne, Bruce W.: Effective Approaches for Managing Electronic Records and Archives, Boston: Kluwer Academic Publishers, 2003. 7- Dollar, Charles: Authentic Electronic Records: Strategies for Long- Term Access, Chicago: Cohasset Associates, 1999. 8- Dollar, Charles M.: Authentic Electronic Records, London: Chandos Publishing, 2001. 9- Dollar, Charles M.: Selecting Storage Media for Long-Term Access to Digital Records, Neal-Schuman Publishers, 2002. 10- Duranti, Luciana. ‘Reliability and Authenticity: The Concepts and their. Implications.’ Archivaria 39, 1995. 11- Farrell, Mark: How to Manage Your Electronic Records: an Introduction, Dublin: Arcline, 2000. 12- Ficher, Laurie A.: Managing Electronic Records: A Practical Approach, NY: Routledge, 1999. 13- Gable, Julie: The Role of Electronic Records Management, London: Aslip, 2000.
218 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ 14- Ganong, Ray: Vital Records: Identifying, Managing, and Recovering Business- Critical Records, New York: AMACOM, 2000. 15- Gouin, Deborah: Managing Electronic Records in the 21st Centurey, Boston: Focal Press, 2003. 16- Hedstrom, Margaret: Electronic Records Management Program Strategies. Archives and Museum Informatics Technical Report No. 18. Pittsburgh, PA: Archives and Museum Informatics, 1993. 17- Hunter, Gregory: Preserving Digital Information, New York, Neal- Schuman, 2000. 18- Jones, Virginia A.: Emergency Management for Records and Information Programs, Hoboken, NJ: Wiley, 2003. 19- Klein, A.: Data Migration: Issues and Strategies, Medford, N.J.: Information Today, 2001. 20- Kreger, Larry: Paper and The Information Age, Boston: Academic Press, 2002. 21- Langemo, Mark: Establishing and managing successful records management programs, Greenwood Village, Colo.: Information Requirements Clearinghouse, 2004. 22- LeFurgy, William: Principles for managing electronic records, Boston: Kluwer Academic Publishers, 2003. 23- Lemieux, Vicki L.: Managing Risks For Records and Information, Thousand Oaks: Corwin Press, 2004. 24- McLeod, Julie: Managing Electronic Records, London: Facet, 2005. 25- Miller, Bruce: Electronic Recordkeeping Systems: The five Steps to Success, Scarborough, Ont.: Carswell, 2001. 26- Mims, Julian L.: Electronic Records Management, Washington: International City/County Management Association, 2004.
‫املراجع‬ ‫قائمة‬ 219 27- Morrison David j.: How Digital is Your Business, New York: Crown Business, 2000. 28- Myers, Kenneth N.: Manager's Guides to Contingency Planning for Disaster, Westport, CT: Meckler, 2002. 29- Saffady, William: Cost Analysis Concepts and Methods for Records Management Programs, Lanham Scarecrow press Inc, 2002. 30- Saffady, William: Managing Electronic Records, Lanham: Scarecrow Press Inc., 2003. 31- Saffady, William: Documents Imaging: Technologies applications and Implementation, Lanham: Scarecrow Press Inc., 2003. 32- Saffady, William: Computer Storage Technologies: A Guide for Electronic Recordkeeping, Lanham: Scarecrow Press Inc., 2003. 33- Shepherd, Elizabeth.: Managing Records: a Handbook of Principles and Practice, London: Facet, 2003. 34- Sherman, Lee: Managing The Modern Document, The Information Management Journal 33, no.3, July, 1999. 35- Stephens, David O.: Electronic Records Retention: New Strategies for data life cycle management, New York: MC Graw-Hill, 2002. 36- Stewart, Jeffrey Robert: Professional Records and Information Management, New York: Glencoe/McGraw-Hill, 2002. 37- Strong, Karen: Integrating EDMS Functions and Records Management Principles, the Information Journal 33, no.3, 1999. 38- Tanner, Simon: Digital Futures: Strategies for the Information Age, Neal-Schuman, 2002. 39- Witt, Donald: Going Digital: Strategies for Access Preservation, and Conversion of Collections to a Digital Format, NY: The Haworth Press, Inc., 1999.
220 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ً‫ث‬‫ثال‬ ‫ا‬ : ‫اإلنررنت‬ ‫مواقع‬ 1- Basic Terminology: Digitization http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/intro/intro-03.html http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/intro http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/intro/intro-02.html 2- Besser, Howard and Jennifer Trant. Introduction to Imaging: Issues in Constructing an Image Database http://www.getty.edu/gri/standard/introimages 3- Creating and Documenting Electronic Text: A Guide to Good Practice http://ahds.ac.uk/documents/creating 4- Compression Techniques http://www.linktionary.com/c/compression.html 5- Digital Imaging Best Practices http://www.cdpheritage.org/digital/scanning/documents 6- Digital Preservation Guidance Note http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/image_compression.rtf 7- Electronic Records, A Workbook For Archivists http://www.ica.org/biblio/Study 8- Guide of Practical Use of the Digital Camera http://www.ncsu.edu/sciencejunction/route/usetech/digitalcamera/index.html 9- Good Practice Handbook http://www.library.ucsb.edu/ucpag 10- Graphics Definitions http://graphicssoft.about.com/od/glossary 11- How Bits and Bytes Work http://computer.howstuffworks.com/bytes 12- Handbook for Digital Projects www.nedcc.org/digital/dighome.htm 13- Image Compression http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/image_compression.rtf 14- International council on Archives: Electronic Records, A Workbook For Archivists http://www.ica.org/biblio/Study 15- Indexing Digital Documents http://www.gslis.utexas.edu/~scisco/inel.html
‫املراجع‬ ‫قائمة‬ 221 16- Introduction to Imaging http://www.getty.edu/research/conducting_research/standards/introimages/sc anners.html 17- Kenney, Anne: Moving Theory into Practice: Digital Imaging Tutorial. http://www.rlg.org/preserv/mtip-order.html 18- Kinds of Computer Graphics http://www.sketchpad.net/basics1.htm 19- LZW Compression http://www.prepressure.com/techno/compressionlzw 20- A Meta-Evaluation of Electronic Document Management Systems www.delta.man.ac.uk/intra/archive/jisc 21- Moving Theory Into Practice: Digital Imaging for Libraries and Archives http://www.rlg.org/preserv/mtip-order.html 22- Optical Character Recognition http://www.utoronto.ca/atrc/reference/tech/ocr.html 23- Optical Mark Recognition http://www.tiscali.co.uk/reference/encyclopaedia/hutchinson/m0034375.html 24- Planning and Implementing Digitization Projects http://www.chin.gc.ca/digital_content 25- Questions to ask Before Starting a Digitization Project http://www.necdcc.org/digital 26- Strategic and management issues for digital collections: http://www.leeds.ac.uk/cedars/documents/PSW01.htm 27- Technical Advisory Services for Images http://www.tasi.ac.uk/advice/managing 28- Technical Guidelines for Digitizing Archival Material For Electronic Access http://www.archives.gov/preservation/technical/guidelines.html 29- The TIFF Image File Format http://www.ee.cooper.edu/courses/course_pages/past_courses/EE458/TIFF/ 30- Tagged Image File Format http://en.wikipedia.org/wiki/TIFF ●●●
كتاب نظم ادارة الوثائق الإلكترونية .pdf
‫املرصية‬ ‫الكتب‬ ‫بدار‬ ‫اإليداع‬ ‫رقم‬ 11598 / 2015 ‫م‬ ISBN 978-977-222-364-0  :‫بمقر‬ ‫الفنية‬ ‫التجهيزات‬ ‫تمت‬ ‫الشروق‬ ‫لإلنتاج‬ ‫العلمي‬ ‫القاهرة‬ -  : 01004680089 ‫للطباعة‬ ‫النور‬ 18 ‫الوفدية‬ ‫ش‬ – ‫زينب‬ ‫السيدة‬

More Related Content

PPTX
عرض للارشفة.pptx
AtefMarzouk1
 
PDF
المعايير الدولية في مجال إدارة الوثائق والرقمنة.pdf
ssuser0d0f881
 
PDF
نظام ارشفة و ادارة الوثائق - برنامج فكرة للارشفة الالكترونية
برنامج فكرة للاتصالات الادارية
 
PPT
الارشفة الالكترونية1
Ibrahim Alhariri
 
PPTX
الأرشفة والفهرسة وادارة المكاتب وامن وحماية المعلومات
Ghifar Alem
 
PDF
المعايير الدولية للوصف الأرشيفي
Amany Mohamed
 
PPTX
الحوسبة في المكتبات
يوسف لمحنط
 
PPTX
الارشيف الالكتروني
abedelaziz benzine
 
عرض للارشفة.pptx
AtefMarzouk1
 
المعايير الدولية في مجال إدارة الوثائق والرقمنة.pdf
ssuser0d0f881
 
نظام ارشفة و ادارة الوثائق - برنامج فكرة للارشفة الالكترونية
برنامج فكرة للاتصالات الادارية
 
الارشفة الالكترونية1
Ibrahim Alhariri
 
الأرشفة والفهرسة وادارة المكاتب وامن وحماية المعلومات
Ghifar Alem
 
المعايير الدولية للوصف الأرشيفي
Amany Mohamed
 
الحوسبة في المكتبات
يوسف لمحنط
 
الارشيف الالكتروني
abedelaziz benzine
 

What's hot (20)

PPTX
قيادة التغيير
osama elwan
 
PPTX
عرض نظم المعلومات 01
نوافذ حاسوبية
 
PDF
ملخص إدارة العمليات الإنتاجية
جامعة القدس المفتوحة
 
PDF
الرشاقة المؤسيسة
رؤية للحقائب التدريبية
 
PPT
اساسيات البحث العلمي.ppt
Younes Almansoob
 
PPTX
منهجية إدارة التغيير
Wael Aziz
 
PPTX
Scamper سكامبر التفكير الابداعي
methaalaqeel
 
PPT
القيادة
OURAHOU Mohamed
 
PPTX
مفهوم المعرفة وانواعها
Majed Abusharha
 
PDF
التخطيط التشغيلي
tanmya-eg
 
PPTX
النظرية اليابانية والامريكية مقارنة.pptx
mhmn5
 
DOCX
نقد لدراسة منشورة
arwa88
 
PDF
علم التصميم التعليمي
Maali Mohmmed
 
PDF
إستبانة قسم تكنولوجيا التعليم والمعلومات
Abduljabbar Al-dhufri
 
PDF
ادارة ضغوط العمل.pdf
mohamedezzat558304
 
PPTX
ادارة التغيير في المؤسسات
Thamer Aledany
 
PPT
حل المشكلات واتخاذ القرارات
ommuhammed
 
PPTX
إدارة المعرفة ونظم المعلومات
Prof. Othman Alsalloum
 
PPT
منهجية البحث العلمي
marianamaya
 
PPT
حقيبة المدرب
damerensan
 
قيادة التغيير
osama elwan
 
عرض نظم المعلومات 01
نوافذ حاسوبية
 
ملخص إدارة العمليات الإنتاجية
جامعة القدس المفتوحة
 
الرشاقة المؤسيسة
رؤية للحقائب التدريبية
 
اساسيات البحث العلمي.ppt
Younes Almansoob
 
منهجية إدارة التغيير
Wael Aziz
 
Scamper سكامبر التفكير الابداعي
methaalaqeel
 
القيادة
OURAHOU Mohamed
 
مفهوم المعرفة وانواعها
Majed Abusharha
 
التخطيط التشغيلي
tanmya-eg
 
النظرية اليابانية والامريكية مقارنة.pptx
mhmn5
 
نقد لدراسة منشورة
arwa88
 
علم التصميم التعليمي
Maali Mohmmed
 
إستبانة قسم تكنولوجيا التعليم والمعلومات
Abduljabbar Al-dhufri
 
ادارة ضغوط العمل.pdf
mohamedezzat558304
 
ادارة التغيير في المؤسسات
Thamer Aledany
 
حل المشكلات واتخاذ القرارات
ommuhammed
 
إدارة المعرفة ونظم المعلومات
Prof. Othman Alsalloum
 
منهجية البحث العلمي
marianamaya
 
حقيبة المدرب
damerensan
 
Ad

Similar to كتاب نظم ادارة الوثائق الإلكترونية .pdf (20)

PPT
Strategic directions in electronic records management and electronic archivin...
Dr. Essam Obaid ,Content Management ,6 Sigma,Smart Archiving
 
PDF
مساعد الإداري
رؤية للحقائب التدريبية
 
PDF
المتطلبات الوظيفية والمواصفات الفنية لأنظمة إدارة السجلات الكترونياً في مؤسسا...
Dr. Ahmed Farag
 
PPTX
نظم ادراة-عملية التعليم -الالكترونية
Deploma Mehany
 
PPT
نظم المعلومات الااداريه -ملخص عملي مفيد new.ppt
Hamzehderma
 
PDF
أنظمة البحث التجميعي المفاهيم والبناء الهيكلي وآليات التقويم في مؤسسات المعلو...
Dr. Ahmed Farag
 
PPTX
10_2020_12_10!09_25_23_AM technology.pptx
Iftikhar70
 
PDF
Ph. D Dissertation
ibrahim Ali
 
PPTX
1424460846.6175.pptx تطوير نظم المعلومات الادارية
ssuser0bed09
 
PDF
ادارة الانتاج والعمليات
eythar
 
DOCX
� �����������2
adel algahmasi
 
DOCX
نموذج الإدارة المعاصرة
شركة الاتصالات السورية
 
PPTX
معايير التعلم الالكتروني.pptx
كلية التربية شعبة تكنولوجيا التعليم
 
PDF
تقرير ندوة استرجاع المعرفة : الجيل الجديد من نظم الاسترجاع
الفهرس العربي الموحد
 
PDF
بحث عن نظم تخطيط المشروع ERp
sherif mansour
 
PPT
نظم معلومات
moez1969
 
PPTX
آثر الإدارة الإلكترونية على تحسين الخدمات العمومية عرض.pptx
ssuser0f9eff
 
PPTX
التدريب الالكتروني و التدريب عن بعد و الجامعة المفتوحة
just-female
 
PDF
الأرشفة الالكترونية فى مجتمع ادارة المعرفة فى ظل الحكومة الذكية
Dr. Essam Obaid ,Content Management ,6 Sigma,Smart Archiving
 
PDF
دراسة الحالة فى نظم المعلومات الإدارية
abdelnasser Abdelaal
 
Strategic directions in electronic records management and electronic archivin...
Dr. Essam Obaid ,Content Management ,6 Sigma,Smart Archiving
 
مساعد الإداري
رؤية للحقائب التدريبية
 
المتطلبات الوظيفية والمواصفات الفنية لأنظمة إدارة السجلات الكترونياً في مؤسسا...
Dr. Ahmed Farag
 
نظم ادراة-عملية التعليم -الالكترونية
Deploma Mehany
 
نظم المعلومات الااداريه -ملخص عملي مفيد new.ppt
Hamzehderma
 
أنظمة البحث التجميعي المفاهيم والبناء الهيكلي وآليات التقويم في مؤسسات المعلو...
Dr. Ahmed Farag
 
10_2020_12_10!09_25_23_AM technology.pptx
Iftikhar70
 
Ph. D Dissertation
ibrahim Ali
 
1424460846.6175.pptx تطوير نظم المعلومات الادارية
ssuser0bed09
 
ادارة الانتاج والعمليات
eythar
 
� �����������2
adel algahmasi
 
نموذج الإدارة المعاصرة
شركة الاتصالات السورية
 
معايير التعلم الالكتروني.pptx
كلية التربية شعبة تكنولوجيا التعليم
 
تقرير ندوة استرجاع المعرفة : الجيل الجديد من نظم الاسترجاع
الفهرس العربي الموحد
 
بحث عن نظم تخطيط المشروع ERp
sherif mansour
 
نظم معلومات
moez1969
 
آثر الإدارة الإلكترونية على تحسين الخدمات العمومية عرض.pptx
ssuser0f9eff
 
التدريب الالكتروني و التدريب عن بعد و الجامعة المفتوحة
just-female
 
الأرشفة الالكترونية فى مجتمع ادارة المعرفة فى ظل الحكومة الذكية
Dr. Essam Obaid ,Content Management ,6 Sigma,Smart Archiving
 
دراسة الحالة فى نظم المعلومات الإدارية
abdelnasser Abdelaal
 
Ad

كتاب نظم ادارة الوثائق الإلكترونية .pdf

  • 3.
  • 5. ‫اإللكترونية‬ ‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأليف‬ ‫أمنة‬ ‫عزت‬ ‫محمد‬ .‫د‬ ‫مشارك‬ ‫أستاذ‬ ‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫دراسات‬ ‫مركز‬ ‫واملحفوظات‬ ‫األوسط‬ ‫الرشق‬ ‫كلية‬ - ‫عامن‬ ‫سلطنة‬ ‫العربية‬ ‫الثقافة‬ ‫دار‬ ‫القاهرة‬ 2015
  • 6.  ‫العرب‬ ‫الثقافة‬ ‫دار‬ ‫ية‬ ‫األوىل‬ ‫الطبعة‬ 1436 ‫هـ‬ - 2015 ‫م‬ ‫املرصية‬ ‫الكتب‬ ‫بدار‬ ‫اإليداع‬ ‫رقم‬ 11598 / 2015 ‫م‬ ‫الدويل‬ ‫الرتقيم‬ ISBN: 978-977-222-364-0 ‫الفنية‬ ‫التجهيزات‬ ‫الشروق‬ ‫لإلنتاج‬ ‫العلمي‬ ‫القاهرة‬ -  : 01004680089 ‫الطباعة‬ ‫للطباعة‬ ‫النور‬ 18 ‫الوفدية‬ ‫ش‬ – ‫زينب‬ ‫السيدة‬ ‫بيانات‬ " ‫النرش‬ ‫أثناء‬ ‫الفهرسة‬ " :‫(فان‬ C I P ) ‫عزت‬ ‫حممد‬ ‫أ‬ ‫منة‬ ‫حممد‬‫تأليف‬/‫واألزمات‬‫الطوارئ‬‫وخطط‬‫واإلدارة‬‫املبادئ‬:‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬‫إدارة‬‫نظم‬ ‫ط‬ .‫أمنة‬ ‫عزت‬ 1 ،‫العربية‬ ‫الثقافة‬ ‫دار‬ :‫القاهرة‬ . 2015 . ،‫ح‬ 221 ،‫ص‬ 24 .‫سم‬ ‫وأساليب‬ ‫والنظريات‬ ‫للمفاهيم‬ ‫دراسة‬ :‫اإللكرتونية‬ ‫األرشيفات‬ ‫وإدارة‬ ‫تأسيس‬ :‫أصال‬ )‫(دكتوراه‬‫أطروحة‬ .‫ميالد‬ ‫عيل‬ ‫سلوى‬ ‫إرشاف‬ ‫التطبيق؛‬ – ‫قسم‬ ،‫اآلداب‬ ‫كلية‬ ،‫القاهرة‬ ‫جامعة‬ ،‫املعلومات‬ ‫وتقنية‬ ‫والوثائق‬ ‫املكتبات‬ 2007 . 1 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬. - .‫إدارة‬ 2 ‫الوثا‬ . ‫ئ‬ ‫اإللكرتونية‬‫ق‬ - ‫نظم‬ . 3 ‫اإللكرتوين‬‫األرشيف‬. . 4 .‫اإللكرتونية‬‫األرشفة‬. ‫عزت‬ ‫حممد‬ .‫ب‬ .‫العنوان‬ .‫أ‬ ‫أ‬ ‫منة‬ . ●●● ‫املعلومات‬ ‫استعادة‬ ‫نطاق‬ ‫يف‬ ‫ختزينه‬ ‫أو‬ ‫منه‬ ‫جزء‬ ‫أي‬ ‫أو‬ ‫الكتاب‬ ‫هذا‬ ‫إصدار‬ ‫بإعادة‬ ‫يسمح‬ ‫ال‬ ‫نقله‬ ‫أو‬ ‫استنساخه‬ ‫أو‬ ‫خطي‬ ‫إذن‬ ‫دون‬ ،‫األشكال‬ ‫من‬ ‫شكل‬ ‫بأي‬ ‫ف‬‫املؤل‬ ‫من‬ ‫مسبق‬ .
  • 7. ‫إه‬ ‫ـــــــــــ‬ ‫داء‬ ...‫األجالء‬ ‫أساتذيت‬ ‫إىل‬ ...‫العلم‬ ‫قبل‬ ‫األخالق‬ ‫منهم‬ ‫تعلمت‬ ‫الذين‬ ‫وعرفان‬ ‫تقدير‬ ‫حتية‬ …
  • 9. - ‫أ‬ – ‫المحتويات‬ ‫قائمة‬ ‫إهـــــــــــداء‬ ................................ ................................ ................................ .............................. ‫ز‬ ‫قائمة‬ ‫المحتويات‬ ................................ ................................ ................................ ..................... ‫أ‬ ‫المـقـدمــة‬ ................................ ................................ ................................ ............................... ‫ز‬ ‫الفصل‬ ‫األول‬ : ‫تأسيس‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكترونية‬ ................................ ..................... 1 ‫ملحة‬ ‫عن‬ ‫تطور‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫املعلومات‬ ‫وأثرها‬ ‫عىل‬ ‫الوثائق‬ ............................. 1 ‫أوال‬ : ‫استخدام‬ ‫احلاسبات‬ ‫الكبرية‬ MainframeComputers ................................ ....... 2 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫احلاسبات‬ ‫الشخصية‬ PersonalComputers-PCs ................................ ........... 4 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫شبكات‬ ‫احلاسب‬ ComputerNetworks ................................ ................... 5 ‫نشأة‬ ‫وتطور‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ................................ .......... 7 ‫أوال‬ : ‫برامج‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ RecordsManagementSoftware ................................ .... 10 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫برامج‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ Electronic DocumentsManagementSoftware ............. 14 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫نظم‬ ‫تصوير‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ Electronic DocumentsImagingSystem ................... 16 ‫ماهية‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫ونظم‬ ‫إدارهتا‬ ................................ ........... 19 ‫أنواع‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ................................ ........................ 20 ‫تعريف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ................................ ............. 21 ‫تأسيس‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ................................ ............ 22 ‫أوال‬ : ‫تكنولوجيا‬ ‫الرقمنة‬ DigitizationTechnology ................................ ............ 23 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫مفهوم‬ ‫الرقمنة‬ Digitization ................................ ........................... 23 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫املفاهيم‬ ‫الفنية‬ ‫لعمليات‬ ‫الرقمنة‬ ................................ ....................... 25
  • 10. ‫ب‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫املتطلبات‬ ‫األساسية‬ ‫لعملية‬ ‫الرقمنة‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ................ 29 ‫أوال‬ : ‫التخطيط‬ ................................ ................................ ........... 30 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫حتديد‬ ‫األهداف‬ ................................ ................................ ...... 34 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫حتديد‬ ‫املتطلبات‬ ‫الفنية‬ ................................ ................................ 35 ‫اإلجراءات‬ ‫الفنية‬ ‫اخلاصة‬ ‫بتحويل‬ ‫الوثائق‬ ‫للشكل‬ ‫اإللكرتوين‬ ...................... 43 ‫أوال‬ : ‫إعداد‬ ‫الوثائق‬ ‫لعملية‬ ‫املسح‬ ‫الضوئي‬ ................................ .................. 43 ‫ثانيا‬ : ‫عملية‬ ‫املسح‬ ‫الضوئي‬ ................................ ................................ 44 ‫ثالثا‬ : ‫تكنولوجيا‬ ‫ضغط‬ ‫صور‬ ‫الوثائق‬ ‫املرقمنة‬ ( ‫امللفات‬ ) ................................ ..... 45 ‫ا‬‫رابع‬ : ‫أشكال‬ ‫امللفات‬ FilesFormat ................................ ......................... 47 ‫ا‬‫خامس‬ : ‫التكشيف‬ Indexing ................................ ................................ 56 ‫ا‬‫سادس‬ : ‫أسلوب‬ ‫عرض‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫النصية‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ............. 58 ‫التكنولوجيات‬ ‫املرتبطة‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ............................. 62 ‫أوال‬ : ‫تكنولوجيا‬ ‫املصغرات‬ Microform(miniaturized)Technology ............................ 62 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫تكنولوجيا‬ ‫متييز‬ ‫الرموز‬ ‫أو‬ ‫احلروف‬ ‫البرصية‬ OpticalCharacterRecognition(OCR) ......... 64 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫دور‬ ‫أخصائيو‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫تأسيس‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ......................... 68 ‫تكاليف‬ ‫تأسيس‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ................................ .... 70 ‫أوال‬ : ‫حتليل‬ ‫التكاليف‬ ................................ ................................ ..... 70 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫تكاليف‬ ‫التأسيس‬ ................................ ................................ .... 71 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫التكاليف‬ ‫املتكررة‬ " ‫املستمرة‬ " ................................ ...................... 72 ‫ا‬‫رابع‬ : ‫التكاليف‬ ‫غري‬ ‫املتكررة‬ " ‫غري‬ ‫املستمرة‬ " ................................ ............. 73 ‫القضايا‬ ‫القانونية‬ ‫املتعلقة‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫بالقانون‬ ‫املرصي‬ ........... 76 ‫أوال‬ : ‫مدى‬ ‫حجية‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫دليال‬ ‫لإلثبات‬ ................................ ......... 76 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫حجية‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫يف‬ ‫نطاق‬ ‫املعامالت‬ ‫املدنية‬ ‫والتجارية‬ ‫واإلدارية‬ ................. 77 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫مدى‬ ‫حتقق‬ ‫رشوط‬ ‫الدليل‬ ‫الكتايب‬ ‫يف‬ ‫املستند‬ ‫اإللكرتوين‬ ................................ . 78 ‫ا‬‫رابع‬ : ‫األفعال‬ ‫املاسة‬ ‫باملستند‬ ‫اإللكرتوين‬ ................................ .................... 82 ‫التوقيع‬ ‫اإللكرتوين‬ ................................ .............................. 86 ‫أوال‬ : ‫الوسط‬ ‫اإللكرتوين‬ ................................ ................................ ... 86
  • 11. ‫املحتويات‬ ‫قائمة‬ ‫ج‬ ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫قــع‬‫املـــو‬ ................................ ................................ .......... 86 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫شهادة‬ ‫التصديق‬ ‫اإللكرتوين‬ ................................ .......................... 86 ‫ا‬‫رابع‬ : ‫جهات‬ ‫التصديق‬ ‫اإللكرتوين‬ ................................ ......................... 87 ‫ا‬‫خامس‬ : ‫بيانات‬ ‫إنشاء‬ ‫التوقيع‬ ‫اإللكرتوين‬ ................................ ................... 87 ‫ا‬‫سادس‬ : ‫التـشـفـــري‬ ................................ ................................ ...... 87 ‫ا‬‫سابع‬ : ‫تقنية‬ ‫شفرة‬ ‫املفتاحني‬ ‫العام‬ ‫واخلاص‬ ( ‫املعروفة‬ ‫باسم‬ ‫تقنية‬ ‫شفرة‬ ‫املفتاح‬ ‫الع‬ ‫ام‬ ) ........... 87 ‫ا‬‫ثامن‬ : ‫املفتاح‬ ‫الشفري‬ ‫العام‬ ................................ ................................ 87 ‫ا‬‫تاسع‬ : ‫املفتاح‬ ‫الشفري‬ ‫اخلاص‬ ................................ ............................. 88 ‫ا‬‫عارش‬ : ‫املفتاح‬ ‫الشفري‬ ‫اجلذري‬ ................................ ............................ 88 ‫حادي‬ ‫عرش‬ : ‫الدعامة‬ ‫اإللكرتونية‬ ................................ .......................... 88 ‫ثاين‬ ‫عرش‬ : ‫البطاقة‬ ‫الذكية‬ ................................ ................................ .. 88 ‫ثالث‬ ‫عرش‬ : ‫منظومة‬ ‫تكوين‬ ‫بيانات‬ ‫إنشاء‬ ‫التوقيع‬ ‫اإللكرتوين‬ ................................ . 88 ‫رابع‬ ‫عرش‬ : ‫منظومة‬ ‫إنشاء‬ ‫التوقيع‬ ‫اإللكرتوين‬ ................................ ................ 89 ‫خامس‬ ‫عرش‬ : ‫رشح‬ ‫تبسيطي‬ ‫لكيفية‬ ‫القيام‬ ‫بعملية‬ ‫التوقيع‬ ‫اإللكرتوين‬ .......................... 89 ‫سادس‬ ‫عرش‬ : ‫مدى‬ ‫استيفاء‬ ‫التوقيع‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫للرشوط‬ ‫الالزمة‬ ‫باالحتجاج‬ ‫بالتوقيع‬ ‫يف‬ ‫اإلثبات‬ 91 ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫ومحاية‬ ‫امللكية‬ ‫الفكرية‬ ............................... 96 ‫أوال‬ : ‫برنامج‬ ‫احلاسب‬ ‫اآليل‬ ................................ ................................ 97 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫قاعدة‬ ‫البيانات‬ ................................ ................................ ...... 97 ‫الفصل‬ ‫الثاني‬ : ‫سياسات‬ ‫وإجراءات‬ ‫حفظ‬ ‫وإدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫في‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكترونية‬ ................................ ................................ ................................ ........... 101 ‫متطلبات‬ ‫حفظ‬ ‫الوثائق‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ............................ 101 ‫اخلطوة‬ ‫األوىل‬ : ‫الدراسة‬ ‫املبدئية‬ Preliminary investigation ................................ .... 101 ‫اخلطوة‬ ‫الثانية‬ : ‫حتليل‬ ‫أنشطة‬ ‫العمل‬ Analysisofbusinessactivities ............................ 102 ‫اخلطوة‬ ‫الثالثة‬ : ‫حتديد‬ ‫متطلبات‬ ‫الوثائق‬ IdentificationofRequirements ........................ 103 ‫اخلطوة‬ ‫الرابعة‬ : ‫التقييم‬ ‫األرشيفي‬ ARCHIVALAPPRAISAL ................................ .... 108 ‫اخلطوة‬ ‫اخلامسة‬ : ‫تقييم‬ ‫األنظمة‬ ‫املوجودة‬ ................................ ................... 109 ‫اخلطوة‬ ‫السادسة‬ : ‫سياسات‬ ‫نظم‬ ‫احلفظ‬ ‫وتصميم‬ ‫نظم‬ ‫احلفظ‬ ................................ . 112
  • 12. ‫د‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫اخلطوة‬ ‫السابعة‬ : ‫حتقيق‬ ‫احلفظ‬ ‫يف‬ ‫املدى‬ ‫القصري‬ ................................ ............. 114 ‫سياسات‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ................................ ..... 114 ‫أوال‬ : ‫وضع‬ ‫اخلطة‬ ................................ ................................ ........ 116 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫حتديد‬ ‫مسئوليات‬ ‫نظام‬ ‫األرشيف‬ ‫اإللكرتوين‬ ................................ .......... 117 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫حتديد‬ ‫النظم‬ ‫املوجودة‬ ‫ا‬‫فعلي‬ ‫واملخطط‬ ‫هلا‬ ................................ .............. 117 ‫ا‬‫رابع‬ : ‫ختصيص‬ ‫املصادر‬ ‫الكافية‬ ................................ ........................... 118 ‫ا‬‫خامس‬ : ‫التنسيق‬ ‫بني‬ ‫األنظمة‬ ................................ .............................. 118 ‫ا‬‫سادس‬ : ‫املسامهة‬ ‫يف‬ ‫تصميم‬ ‫النظام‬ ................................ ......................... 119 ‫ا‬‫سابع‬ : ‫توفري‬ ‫التدريب‬ ................................ ................................ .... 120 ‫املبادئ‬ ‫األساسية‬ ‫إلدارة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ............................ 121 ‫أوال‬ : ‫حفظ‬ ‫الوثائق‬ ‫بالنظام‬ ................................ ............................... 121 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫بناء‬ ‫األدلة‬ ( ‫املجلدات‬ ) ................................ .............................. 122 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫االتفاق‬ ‫عىل‬ ‫التسميات‬ ................................ .............................. 124 ‫ا‬‫رابع‬ : ‫السيطرة‬ ‫عىل‬ ‫إصدارات‬ ‫الوثيقة‬ ................................ ..................... 125 ‫ا‬‫خامس‬ : ‫النسخ‬ ‫االحتياطية‬ ................................ ................................ 126 ‫ا‬‫سادس‬ : ‫اختيار‬ ‫وسائط‬ ‫التخزين‬ ................................ ........................... 127 ‫ا‬‫سابع‬ : ‫العناية‬ ‫بوسائط‬ ‫التخزين‬ ................................ ........................... 131 ‫إجراءات‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ................................ .... 133 ‫أوال‬ : ‫احلرص‬ Inventorying ................................ ................................ 134 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫التقييم‬ Appraisal ................................ ................................ .... 137 ‫االحتفاظ‬ ‫بوثائق‬ ‫النظام‬ ................................ ......................... 143 ‫أوال‬ : ‫مزايا‬ ‫استخدام‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ................................ ......... 143 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫خصائص‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ................................ .... 144 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫التطور‬ ‫والتغري‬ ‫التكنولوجي‬ TechnologicalDevelopmentandChanges ................... 148 ‫ا‬‫رابع‬ : ‫عالقة‬ ‫عمليات‬ ‫االحتفاظ‬ ‫بنظام‬ ‫االسرتجاع‬ ................................ .......... 151 ‫ا‬‫خامس‬ : ‫خصائص‬ ‫أشكال‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ............... 153
  • 13. ‫املحتويات‬ ‫قائمة‬ ‫ه‬ ‫عمليات‬ ‫التداول‬ " ‫اإلتاحة‬ " ................................ ................... 153 ‫أوال‬ : ‫خيارات‬ ‫وبدائل‬ ‫عمليات‬ ‫االسرتجاع‬ ................................ ................ 155 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫متطلبات‬ ‫بيانات‬ ‫الوثائق‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ( ‫امليتاداتا‬ ) ...................... 159 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫أنواع‬ ‫امليتاداتا‬ ................................ ................................ ...... 160 ‫ا‬‫رابع‬ : ‫املراقبة‬ ‫والسيطرة‬ ‫عىل‬ ‫عمليات‬ ‫االسرتجاع‬ ................................ ........... 161 ‫الفصل‬ ‫الثالث‬ : ‫إدارة‬ ‫الطوارئ‬ ‫واألزمات‬ ‫لنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكترونية‬ .................. 163 ‫املفاهيم‬ ‫األساسية‬ ‫إلدارة‬ ‫الطوارئ‬ ‫واألزمات‬ ................................ ..... 164 ‫أوال‬ : ‫حاالت‬ ‫الطوارئ‬ ................................ ................................ ... 164 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫الكارثـة‬ ................................ ................................ ........... 164 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫أنواع‬ ‫الطوارئ‬ ................................ ................................ ..... 164 ‫ا‬‫رابع‬ : ‫تقدير‬ ‫املخاطر‬ ................................ ................................ ..... 167 ‫ا‬‫خامس‬ : ‫حساب‬ ‫التأثريات‬ ‫املحتملة‬ ................................ ........................ 169 ‫ا‬‫سادس‬ : ‫طرق‬ ‫إجراءات‬ ‫التقديرات‬ : ................................ ....................... 170 ‫محاية‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫من‬ ‫األخطار‬ ‫املحتملة‬ ......................... 174 ‫أوال‬ : ‫احلامية‬ ‫من‬ ‫خطر‬ ‫املياه‬ ................................ ................................ 174 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫احلامية‬ ‫من‬ ‫النار‬ ................................ ................................ ..... 175 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫احلامية‬ ‫من‬ ‫االخرتاق‬ ................................ ................................ 176 ‫إعداد‬ ‫خطة‬ ‫الطوارئ‬ ................................ ........................... 177 ‫أوال‬ : ‫االستعداد‬ ................................ ................................ ......... 178 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫االستجابة‬ ................................ ................................ ......... 178 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫اال‬ ‫ستعادة‬ ................................ ................................ .......... 178 ‫عنارص‬ ‫خطة‬ ‫الطوارئ‬ ................................ .......................... 179 ‫أوال‬ : ‫املقدمة‬ ‫واألهداف‬ ................................ ................................ .. 180 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫حاالت‬ ‫الطوارئ‬ ‫أو‬ ‫الكوارث‬ ‫املحتملة‬ ................................ ............... 181 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫اإلجراءات‬ ‫الوقائية‬ ................................ ................................ . 182 ‫ا‬‫رابع‬ : ‫إجراءات‬ ‫الطوارئ‬ ................................ ................................ 182 ‫ا‬‫خامس‬ : ‫حتديد‬ ‫االتصاالت‬ ‫األساسية‬ ................................ ...................... 185
  • 14. ‫و‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫ا‬‫سادس‬ : ‫حتديد‬ ‫املعلومات‬ ‫ذات‬ ‫األمهية‬ ‫اخلاصة‬ ................................ .............. 186 ‫ا‬‫سابع‬ : ‫وصف‬ ‫ختطيط‬ ‫املبنى‬ ................................ ............................... 187 ‫اخلطوات‬ ‫الالزمة‬ ‫إلمتام‬ ‫نجاح‬ ‫اخلطة‬ ................................ ............. 187 ‫أوال‬ : ‫احلصول‬ ‫عىل‬ ‫املوافقات‬ ................................ ............................. 188 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫تأسيس‬ ‫فريق‬ ‫االستجابة‬ ‫للطوارئ‬ ................................ ................... 188 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫تدريب‬ ‫وتوعية‬ ‫املوظفني‬ ................................ ............................ 190 ‫ا‬‫رابع‬ : ‫تقييم‬ ‫ومراجعة‬ ‫اخلطة‬ ................................ .............................. 192 ‫ا‬‫خامس‬ : ‫تقارير‬ ‫الكارثة‬ ................................ ................................ ... 195 ‫ختزين‬ ‫ومعاجلة‬ ‫الوثائق‬ ‫اهلامة‬ ‫بالنظام‬ ................................ ............. 195 ‫أوال‬ : ‫عمل‬ ‫قائمة‬ ‫هبذه‬ ‫الوثائق‬ ................................ ............................. 196 ‫ثانيا‬ : ‫معاجلة‬ ‫الوسائط‬ ‫وختزينها‬ ................................ ............................ 196 ‫التغطية‬ ‫واستعادة‬ ‫العمليات‬ ................................ ..................... 198 ‫أوال‬ : ‫عنارص‬ ‫خطة‬ ‫االستعادة‬ ‫والتغطية‬ ................................ ..................... 198 ‫إجراءات‬ ‫عمليات‬ ‫االستعادة‬ ................................ .................... 200 ‫قاموس‬ ‫المصطلحات‬ ‫المفاهيم‬ ‫الخاصة‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإللكترونية‬ ..................... 203 ‫قائمة‬ ‫المراجع‬ ................................ ................................ ................................ .................... 215 ‫أوال‬ : ‫املراجع‬ ‫العربية‬ ................................ ............................ 215 ‫ا‬‫ثاني‬ : ‫املراجع‬ ‫األجنبية‬ ................................ ........................... 217 ‫ا‬‫ثالث‬ : ‫مواقع‬ ‫اإلنرتنت‬ ................................ ........................... 220
  • 15. - ‫ز‬ – ‫الم‬ ‫ـ‬ ‫ق‬ ‫ـ‬ ‫دم‬ ‫ــ‬ ‫ة‬ ‫ال‬ ‫وحده‬ ‫اهلل‬ ‫إال‬ ‫إله‬ ‫ال‬ ‫أن‬ ‫وأشهد‬ ،‫أستعني‬ ‫وبه‬ ،‫توكلت‬ ‫عليه‬ ،‫العاملني‬ ‫رب‬ ‫هلل‬ ‫احلمد‬ ‫وسلم‬ ‫صل‬ ‫اللهم‬ ،‫الدين‬ ‫يوم‬ ‫احلمد‬ ‫لواء‬ ‫حامل‬ ،‫ورسوله‬ ‫عبده‬ ‫ا‬‫حممد‬ ‫أن‬‫وأشهد‬ ،‫له‬ ‫رشيك‬ ،‫وبعد‬ ،‫الدين‬ ‫يوم‬ ‫إىل‬ ‫بإحسان‬ ‫هلم‬ ‫والتابعني‬ ‫وصحبه‬ ‫آله‬ ‫وعىل‬ ‫عليه‬ ‫العاملني‬ ‫واألصدقاء‬ ‫الزمالء‬ ‫لرغبة‬ ‫ا‬‫حتقيق‬ ‫تنفيذه‬ ‫تم‬ ‫الكتاب‬ ‫هذا‬ ‫يف‬ ‫جم‬ ‫الوثائق‬ ‫ال‬ ‫اخلاصة‬ ‫الدكتوراه‬ ‫لرسالة‬ ‫نرش‬ ‫أنه‬ ‫حيث‬ ‫واألرشيف؛‬ ‫يب‬ ، ‫والتي‬ ‫بمناقشتها‬ ‫قمت‬ ‫يف‬ ‫فرباير‬ 2007 ، ‫والتي‬ ‫عنواهنا‬ ‫كان‬ : " ‫تأسيس‬ ‫و‬ ‫إدارة‬ ‫األرشيفات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ : ‫للمفاهيم‬ ‫دراسة‬ ‫الت‬ ‫وأساليب‬ ‫والنظريات‬ ‫طبيق‬ " ‫والتي‬ ‫نظم‬ ‫خيص‬ ‫ما‬ ‫كل‬ ‫تناولت‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫ا‬ ‫إل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫؛‬ ‫حيث‬ ‫من‬ : ‫التأسيس‬ ‫واإلدارة‬ ‫توضيح‬ ‫من‬ ‫تضمنته‬ ‫وما‬ ،‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫وختطيط‬ .‫عملها‬ ‫وكيفية‬ ‫النظم‬ ‫هبذه‬ ‫اخلاصة‬ ‫للتكنولوجيات‬ ‫مرجع‬‫الرسالة‬‫هذه‬ ‫من‬‫جعل‬‫مما‬ ‫ا‬ ‫أ‬ ‫ساسي‬ ‫الباحثني‬‫ملعظم‬‫ا‬ ‫يف‬ ‫الوثائق‬‫جمال‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وعمليات‬ ‫إ‬ .‫دارهتا‬  ‫اخلاصة‬ ‫املفاهيم‬ ‫الكتاب‬ ‫هذا‬ ‫ويتناول‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫وت‬ ‫وضيح‬ ‫النظم‬ ‫تلك‬ ‫ماهية‬ ، ‫وما‬ ‫هي‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ ‫متطلبات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بام‬ ‫يف‬ ‫ذلك‬
  • 16. ‫ح‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫الشكل‬‫من‬‫والتحول‬‫الرقمنة‬‫عمليات‬ ‫الورقي‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫؟‬ ‫وما‬، ‫هي‬ ‫اإلجر‬ ‫اءات‬ ‫عمليات‬ ‫نجاح‬ ‫لضامن‬ ‫اتباعها‬ ‫الواجب‬ ‫والسياسات‬ ‫إدارة‬ ‫واجلهات‬ ‫باملؤسسات‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫املختلفة‬ ‫؟‬ ، ‫إضافة‬ ‫إىل‬ ‫املوضوعات‬ ‫بعض‬ ‫و‬ ‫الوثائق‬ ‫بحجية‬ ‫اخلاصة‬ ‫القانونية‬ ‫القضايا‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بالوثائق‬ ‫اخلاصة‬ ‫الفكرية‬ ‫امللكية‬ ‫وحقوق‬ ‫التي‬ ‫من‬ ‫هبا‬ ‫التعامل‬ ‫يتم‬ ‫نظم‬ ‫خالل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ .‫ية‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫خطط‬ ‫الكتاب‬ ‫هذا‬ ‫تناول‬ ‫إدارة‬ ‫مواجهة‬ ‫بكيفية‬ ‫اخلاصة‬ ‫واألزمات‬ ‫الكوارث‬ ‫املخاطر‬ ‫التي‬ ‫ونظم‬ ‫الوثائق‬ ‫حفظ‬ ‫أماكن‬ ‫هلا‬ ‫تتعرض‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬  ‫نظم‬ ‫خيص‬‫ما‬ ‫كل‬‫يتناول‬ ‫متكامل‬ ‫دليل‬‫لتقديم‬‫حماولة‬ ‫يعد‬ ‫الكتاب‬ ‫فهذا‬ ‫إدار‬ ‫ة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫تأسيسها‬‫وكيفية‬ ‫وإدارهتا‬ ‫أساس‬‫عىل‬ ‫علمي‬ ‫و‬‫للمواصفات‬‫وفقا‬‫صحيح‬ ‫املعايري‬ ‫واملتبعة‬ ‫املستخدمة‬ ‫الدولية‬ ‫يف‬ ‫تأسيس‬ ‫وإدارة‬ ‫نظم‬ ‫وتأمني‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لك‬ ‫رتون‬ ،‫ية‬ ‫داعيا‬ ‫الكتاب‬ ‫هذا‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫اهلل‬ ‫إضافة‬ ‫الوثائق‬ ‫دراسات‬ ‫طريق‬ ‫عىل‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ونظم‬ ‫إد‬ .‫ارهتا‬ ‫واملس‬ ‫املوفق‬ ‫واهلل‬ ‫تعان‬ ‫املؤلف‬ ‫فرباير‬ 2015
  • 17. - 1 – ‫األول‬ ‫الفصل‬ : ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لتتوون‬ ‫ية‬ ‫وأثره‬ ‫المعلومات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫تطور‬ ‫عن‬ ‫لمحة‬ ‫ا‬ ‫الوثائق‬ ‫على‬ ‫التوسع‬ ‫أدى‬ ‫يف‬ ‫احلاسبات‬ ‫استخدام‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫إىل‬ ‫ط‬ ‫عىل‬ ‫رسيعة‬ ‫تغيريات‬ ‫أداء‬ ‫ريق‬ ‫هذه‬ ‫ضمن‬ ‫ومن‬ ،‫احلياة‬ ‫ومناحي‬ ‫املجاالت‬ ‫مجيع‬ ‫عىل‬ ‫ذلك‬ ‫وانعكس‬ ،‫وإنجازها‬ ‫األعامل‬ ‫املجاالت‬ ‫و‬ ‫حفظ‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الت‬ ‫الوثائق‬ ‫ي‬ ‫تأثر‬ ‫تأثرت‬ ‫ا‬ ‫شديد‬ ‫ا‬ ‫اهلائل‬ ‫بالتطور‬ ‫ال‬ ‫ذي‬ ‫عىل‬ ‫طرأ‬ ‫حفظ‬ ‫نظم‬ ‫عىل‬ ‫انعكس‬ ‫مما‬ ‫االتصاالت‬ ‫وثورة‬ ‫واملعلومات‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫و‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ، ‫الوثائق‬ ‫حفظ‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ ‫عند‬ ‫املتبعة‬ ‫والسياسات‬ ‫األساليب‬ ‫حتى‬ ‫أ‬ ‫صبحت‬ ‫تبع‬ ‫الوقت‬ ‫بمرور‬ ‫للتغيري‬ ‫عرضة‬ ‫ا‬ ‫التطور‬ ‫هلذا‬ ‫التكنولوجي‬ . ‫القرن‬ ‫من‬ ‫واخلمسينيات‬ ‫األربعينيات‬ ‫منذ‬ ‫الكربى‬ ‫احلاسبات‬ ‫فمن‬ ‫املايض‬ ‫وحتى‬ ‫احلاسب‬‫بداية‬ ‫الشخيص‬ ‫يف‬ ‫وصوال‬‫السبعينيات‬ ‫احلاسب‬‫لشبكات‬ ‫يف‬ ‫التس‬ ‫تطور‬‫كان‬‫عينيات‬ ‫رسيع‬ ‫املعلومات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫ا‬ .‫للغاية‬ ‫رئيسية‬ ‫اجتاهات‬ ‫ثالثة‬ ‫هناك‬ ‫كان‬ ‫وقد‬ ‫يف‬ ‫خيص‬ ‫فيام‬ ‫املعلومات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫تطوير‬ ‫ب‬ ‫املتعلقة‬ ‫التطبيقات‬ ‫إدارة‬ ‫عىل‬ ‫القائمون‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫االجتاهات‬ ‫هذه‬ ،‫الوثائق‬ ‫إ‬ ‫دارة‬ ‫إملام‬ ‫هبا‬ ‫ملمني‬ ‫الوثائق‬ ‫ا‬ ‫كافي‬ ‫ا‬ ، ‫و‬ ‫ه‬ ‫ي‬ ‫يف‬ ‫تتمثل‬ :
  • 18. 2 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫الكبرية‬ ‫احلاسبات‬ ‫استخدام‬ .  ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬  .‫الشبكات‬ ‫استخدام‬ ( 1 ) ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫استخدامًاحلاسباتًالكبرية‬ ً Mainframe Computers ً ‫تستخدم‬ ‫الكبرية‬ ‫احلاسبات‬ ‫من‬ ‫األوىل‬ ‫األجيال‬ ‫كانت‬ ‫يف‬ ‫وب‬ ‫اخلاصة‬ ‫الرشكات‬ ‫عض‬ ‫القرن‬ ‫من‬ ‫واخلمسينيات‬ ‫األربعينيات‬ ‫خالل‬ ‫احلكومية‬ ‫اجلهات‬ ‫املايض‬ ‫تس‬ ‫كانت‬ ‫وقد‬ ‫تخدم‬ ‫يف‬ ‫الرقمية‬ ‫باحلسابات‬ ‫املتعلقة‬ ‫املهام‬ ‫ميكنة‬ ( ‫مثل‬ : ‫الرضائب‬ ، ‫اإلحصائيات‬ . .. )‫إلخ‬ ‫وقد‬ ‫بنظام‬ ‫معاجلتها‬ ‫يتم‬ ‫ثم‬ ‫احلاسبات‬ ‫عىل‬ ‫تدخل‬ ‫البيانات‬ ‫كانت‬ " ‫الدفعات‬ " . ( 2 ) ‫مصطلح‬ ‫ويشري‬ " ‫بالدفعات‬ ‫التنفيذ‬ Batches " ‫إىل‬ ‫عىل‬ ‫البيانات‬ ‫معاجلة‬ ‫أسلوب‬ ‫احلاسبات‬ ‫يف‬ ‫جمموعات‬ ‫أو‬ ‫مقدم‬ ‫املرتاكمة‬ ‫البيانات‬ ‫من‬ ‫دفعات‬ ‫ا‬ ، ‫أو‬ ‫زمنية‬ ‫فرتات‬ ‫عىل‬ ‫بدون‬ ‫قادر‬ ‫املستخدم‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫ا‬ ‫عمل‬ ‫عىل‬ ‫أي‬ ‫املعاجلة‬ ‫عملية‬ ‫خالل‬ ‫تعديل‬ . ‫عملية‬ ‫وخمرجات‬ " ‫بالدفعات‬ ‫التنفيذ‬ " ‫املعلومات‬ ‫من‬ ‫جمموعة‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ‫التي‬ ‫ي‬ ‫مكن‬ ‫استخدامها‬ ‫يف‬ ‫ا‬ ‫ووثائق‬ ‫وامللخصات‬ ‫واحلسابات‬ ‫الفواتري‬ ‫األخرى‬ ‫لعمل‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫يف‬ ‫التقارير‬ .‫العلمية‬ ‫األبحاث‬ ‫وحتليالت‬ ( 3 ) ‫القتنائها‬ ‫سواء‬‫مرتفعة‬‫الكبرية‬‫احلاسبات‬‫تكاليف‬‫كانت‬‫ولقد‬ ‫أو‬ ‫تشغي‬ ‫فه‬‫لها‬ ‫ي‬ ‫حتتاج‬ ‫التطبيقات‬ ‫من‬ ‫جديد‬ ‫نوع‬ ‫كل‬ ‫لتطوير‬ ‫معقدة‬ ‫برامج‬ ‫التي‬ ‫معها‬ ‫تتعامل‬ ، ‫واضط‬ ‫كثري‬ ‫رت‬ (1) Saffady, William: Managing Electronic Records. Lanham: Scarecrow Press Inc., 2003, p 11. (2) Ibid. (3) Ibid., p12.
  • 19. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 3 ‫اجلهات‬ ‫من‬ ‫إىل‬ ‫حمليل‬ ‫وتعيني‬ ،‫للحاسب‬‫إدارات‬‫إنشاء‬ ‫متخصص‬ ‫نظم‬ ‫ني‬ ، ‫فضال‬ ‫ع‬ ‫ن‬ ‫مربجمني‬ ‫العمليا‬ ‫وصيانة‬ ‫لتشغيل‬ ‫وعاملني‬ ‫ت‬ ، ‫الربامج‬ ‫حتديد‬ ‫املتخصصني‬ ‫هؤالء‬ ‫مهام‬ ‫من‬ ‫كان‬ ‫وقد‬ ‫النظام‬ ‫عمل‬ ‫كيفية‬ ‫وتوضيح‬ ‫استخدامها‬ ‫املطلوب‬ ‫واألجهزة‬ . ( 4 ) ‫وكانت‬ ‫الكبرية‬ ‫احلاسبات‬ ‫إمكانية‬ ‫وأمهلت‬ ‫املركزية‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫الوصو‬ ‫إتاحة‬ ‫ل‬ ‫احلاسب‬ ‫مع‬ ‫للمستخدمني‬ ‫املبارش‬ ‫والتعامل‬ . ( 5 ) ‫مبدأ‬ ‫احلاسبات‬ ‫منتجو‬ ‫قدم‬ ‫الستينيات‬ ‫فرتة‬ ‫وخالل‬ " ‫بالوقت‬ ‫املشاركة‬ Time- Sharing " ‫بالوصول‬ ‫مستخدم‬ ‫من‬ ‫ألكثر‬ ‫السامح‬ ‫عىل‬ ‫يقوم‬ ‫وهو‬ ‫إىل‬ ‫وتداوهلا‬ ‫البيانات‬ ‫يف‬ .‫الوقت‬ ‫نفس‬ ‫مفهوم‬ ‫أعطى‬ ‫ولقد‬ " ‫بالوقت‬ ‫املشاركة‬ " ‫لألمام‬ ‫دفعة‬ ‫من‬ ‫املبكر‬ ‫الشكل‬ ‫نحو‬ ‫الربامج‬ ‫من‬ ‫جديدة‬ ‫أنواع‬ ‫وتطوير‬ ‫بعد‬ ‫عن‬ ‫البيانات‬ ‫وتداول‬ ‫احلاسب‬ ‫شبكات‬ . ( 6 ) ‫االنخفاض‬ ‫مع‬ ‫اجلديدة‬‫الربامج‬‫لظهور‬‫كان‬‫وقد‬ ‫يف‬ ‫أث‬‫والتخزين‬ ‫التشغيل‬‫تكاليف‬ ‫ره‬ ‫يف‬ ‫تعقيد‬ ‫األكثر‬ ‫واألعامل‬ ‫التطبيقات‬ ‫أمتتة‬ ‫عىل‬ ‫املنظامت‬ ‫حث‬ ‫ا‬ . ‫السبعينيات‬ ‫فرتة‬ ‫وخالل‬ ‫الثامنين‬ ‫للتطبيقات‬ ‫يكن‬ ‫مل‬ ‫يات‬ ‫التي‬ ‫اع‬ ‫عىل‬ ‫تمدت‬ ‫الكبري‬ ‫احلاسبات‬ ‫ة‬ ‫أ‬ ‫ي‬ ‫و‬ ‫حفظ‬ ‫نظم‬ ‫عىل‬ ‫تأثري‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ، ‫الواض‬ ‫التأثري‬ ‫كان‬ ‫ولكن‬ ‫لدى‬ ‫ح‬ (4) Kreger, Larry: Paper and the Information Age. Boston: Academic Press, 2002. p 23. (5) Ibid. (6) Saffady, William, Op.Cit., p.14.
  • 20. 4 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫و‬ ‫حفظ‬ ‫نظم‬ ‫عن‬ ‫املسئولني‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ، ‫الناتج‬ ‫تنامى‬ ‫هو‬ ‫أجهزة‬ ‫من‬ ‫املطبوع‬ ‫احلاسب‬ . ( 7 ) ‫أما‬ ‫يف‬ ‫شيوع‬ ‫أكثر‬ ‫والشبكات‬ ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ ‫استعامل‬ ‫أصبح‬ ‫التسعينيات‬ ‫ا‬ ‫من‬ ‫هناية‬ ‫اخلرباء‬ ‫توقع‬ ‫وهلذا‬ ،‫الكبرية‬ ‫احلاسبات‬ ‫استعامل‬ ‫الكبرية‬ ‫احلاسبات‬ ‫أهن‬ ‫إال‬ ‫زالت‬ ‫ما‬ ‫ا‬ ‫بنسبة‬‫ولكن‬‫اآلن‬‫حتى‬‫تستخدم‬ ‫بسيطة‬ ‫فهي‬ ‫م‬‫صغرية‬‫ولو‬‫مئوية‬ ‫نسبة‬‫متثل‬‫مازالت‬ ‫السوق‬‫ن‬ ‫العاملي‬ ‫املعلومات‬ ‫لتقنيات‬ . ( 8 ) ‫أنتجت‬ ‫الكبرية‬ ‫احلاسبات‬ ‫مركزية‬ ‫من‬ ‫وتذمرهم‬ ‫املستخدمني‬ ‫ملطالب‬ ‫واستجابة‬ ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ ‫عليها‬ ‫أطلق‬ ‫صغرية‬ ‫حاسبات‬ ‫الرشكات‬ . ‫ًا‬:‫ًا‬‫ي‬‫ثان‬ ًًًًًًًً ‫حلاسباتًالشخصية‬ ً Personal Computers- PCs ً ‫يف‬ ‫سنة‬ 1981 ‫رشكة‬ ‫قدمت‬ IBM " International Business Machines " ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ ‫املستخدمني‬ ‫أسواق‬ ، ‫أدى‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫عىل‬ ‫جذرية‬ ‫تغيريات‬ ‫ألعامهلم‬ ‫واألفراد‬ ‫املنظامت‬ ‫أداء‬ ‫طريق‬ . ‫زودت‬ ‫الثامنينيات‬ ‫منتصف‬ ‫وىف‬ ‫بالربامج‬ ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ " ‫سهلة‬ ‫ا‬ ‫ال‬ ‫ستخدام‬ User Friendly " ‫عىل‬ ‫تشتمل‬ ‫الربامج‬ ‫وهذه‬ : ‫معاجلة‬ ‫برامج‬ ‫الكلامت‬ ، ‫واجلداول‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫و‬ ‫قواعد‬ ‫البيانات‬ . .. ‫االستخدام‬ ‫سهلة‬ ‫الربامج‬ ‫من‬ ‫وغريها‬ ، ‫والتي‬ ‫تت‬ ‫يح‬ ‫ملستخدم‬ ‫ي‬ ‫بسهولة‬ ‫أعامهلم‬ ‫إنجاز‬ ‫احلاسبات‬ .‫ورسعة‬ ( 9 ) (7) Kreger, Larry, Op.Cit., p.25. (8) Saffady, William, Op.Cit., p.17. (9) Ibid., p.17.
  • 21. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 5 ‫و‬ ‫االستخدام‬ ‫السهلة‬ ‫الربامج‬ : " ‫ه‬ ‫ي‬ ‫والتشغيل‬ ‫اإلعداد‬ ‫سهلة‬ ‫الربامج‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ‫واالستخدام‬ " ( 10 ) ‫وقد‬ ‫الوثائق‬ ‫عىل‬ ‫األثر‬ ‫عظيم‬ ‫له‬ ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ ‫استخدام‬ ‫كان‬ ، ‫حي‬ ‫من‬ ‫ث‬ ‫األثر‬ ‫هذا‬ ‫وامتد‬ ،‫عليها‬ ‫والسيطرة‬ ‫وإدارهتا‬ ‫إنتاجها‬ ‫نفسها‬ ‫احلفظ‬ ‫نظم‬ ، ‫عكس‬ ‫عىل‬ ‫الكبرية‬ ‫احلاسبات‬ ، ‫التي‬ ‫مركزية‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫كانت‬ ‫إدارة‬ ‫البيانات‬ ‫ومعاجلة‬ . ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ ‫خالل‬ ‫فمن‬ ‫أمكن‬ ‫للمستخدم‬ ‫أو‬ ‫املستخدم‬ ‫جمموعة‬ ‫أن‬ ‫ني‬ ‫يف‬ ‫يتحكموا‬ ‫احلاسبات‬ ، ‫يتحكم‬ ‫وان‬ ‫يستخدمها‬ ‫وكيف‬ ‫متى‬ ‫يقرر‬ ‫أن‬ ‫املستخدم‬ ‫ويستطيع‬ ‫يف‬ ‫احلاسب‬ ‫عىل‬ ‫املخزنة‬ ‫املعلومات‬ ، ‫وبالتايل‬ ‫أتاحت‬ ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫فإن‬ ‫التكاليف‬ ‫بأقل‬ ‫الوقت‬ ‫نفس‬ ‫وىف‬ ‫احلاسبات‬ ‫استخدام‬ ‫واملنظامت‬ ‫األفراد‬ ‫من‬ ‫لكثري‬ . ً:‫ًا‬‫ث‬‫ثال‬ ًًًًًًً ‫شبكاتًاحلاسب‬ ً Computer Networks ً ‫يف‬ ‫ال‬‫منتصف‬ ‫األهم‬‫التقدم‬ ‫بدأ‬ ‫ثامنينيات‬ ‫يف‬ ‫احلاسبات‬‫استخدام‬ ، ‫وذلك‬ ‫ثورة‬‫بتكامل‬ ‫االتصاالت‬ ‫احلاسب‬ ‫شبكات‬ ‫وتشكيل‬ ‫إلخراج‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫مع‬ . ‫حاسب‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫باتصال‬ ‫للجهات‬ ‫الشبكات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫وتسمح‬ ‫شخيص‬ ‫يف‬ ‫نطاق‬ ‫حملية‬ ‫اتصال‬ ‫شبكة‬ Local Area Network ( LAN ‫من‬ ‫كبري‬ ‫عدد‬ ‫لتمكني‬ ‫وذلك‬ ) ‫ا‬ ‫االشرتاك‬ ‫من‬ ‫ملستخدمني‬ ‫يف‬ ‫عىل‬ ‫امللفات‬ ‫وحفظ‬ ‫واحدة‬ ‫برامج‬ ‫تطبيقات‬ ‫استخدام‬ ‫والرسائل‬ ‫الوثائق‬ ‫ونقل‬ ‫ختزينية‬ ‫مساحات‬ ‫إلكرتون‬ ‫ي‬ ‫ا‬ . ( 11 ) (10) Ibid. (11) Ibid., p.18.
  • 22. 6 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫مثل‬ ‫لالتصاالت‬ ‫ومقاييس‬ ‫معايري‬ ‫أقرت‬ ‫الثامنينيات‬ ‫أواخر‬ ‫وىف‬ : Transmission Control Protocol/Internet Protocol- TCP/IP ‫والتي‬ ‫مئات‬ ‫ربط‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫جعلت‬ ‫املحلية‬ ‫االتصاالت‬ ‫شبكات‬ ‫من‬ ‫األلوف‬ ، ‫اإلقليمية‬ ‫الشبكات‬ ‫مع‬ ‫الشخصية‬ ‫واحلاسبات‬ ‫والعاملية‬ ، ‫ه‬ ‫معروفة‬ ‫عاملية‬ ‫شبكة‬ ‫وأفضل‬ ‫ي‬ ‫اإلنرتنت‬ ‫شبكة‬ ‫والتي‬ ‫مست‬ ‫عدد‬ ‫وصل‬ ‫خدميها‬ ‫مليون‬ ‫مائة‬ ‫سنة‬ ‫منذ‬ 1998 ‫يف‬ .‫دولة‬ ‫وعرشون‬ ‫مائة‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ( 12 ) ‫بني‬ ‫التكامل‬ ‫أدى‬‫وقد‬ ‫لك‬‫واالتصاالت‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫ي‬ ‫تصل‬ ‫الشبكات‬ ‫هامة‬ ‫نتائج‬ ، ‫و‬ ‫حفظ‬ ‫طريق‬ ‫عىل‬ ‫إدارة‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫هذه‬ ‫استغالل‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫الوثائق‬ . ‫وتتسم‬ ‫احلاسبات‬ ‫والمركزية‬ ‫استقاللية‬ ‫بني‬ ‫جتمع‬ ‫بأهنا‬ ‫الشبكات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫الكبرية‬ ‫للحاسبات‬ ‫املركزية‬ ‫السيطرة‬ ‫من‬ ‫وبعض‬ ‫الشخصية‬ ، ‫ت‬ ‫أدى‬ ‫وهذا‬ ‫كنولوجي‬ ‫ا‬ ‫املعلومات‬ ‫معاجلة‬ ‫التي‬ ‫إل‬ ‫اجلهات‬ ‫إليها‬ ‫حتتاج‬ ‫دارة‬ ‫أمر‬ ‫أعامهلا‬ ‫ا‬ ‫عملي‬ ‫ا‬ ‫أكثر‬ ، ‫وأصبح‬ ‫يف‬ ‫الوثائق‬ ‫حفظ‬ ‫اإلمكان‬ ‫إلكرتون‬ ‫يا‬ ‫يف‬ ‫مركزية‬ ‫بيانات‬ ‫قاعدة‬ ‫يف‬ ‫مشرت‬ ‫ختزينية‬ ‫مساحة‬ ‫عىل‬ ‫كة‬ ‫شخيص‬ ‫حلاسب‬ ‫الصلب‬ ‫القرص‬ ‫عىل‬ ‫الشبكة‬ ‫اعتامد‬ ‫واحد‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫بيئة‬ ‫عىل‬ ‫ا‬ ‫الشبكات‬ . ( 13 ) ‫املعلومات‬ ‫حفظ‬ ‫عىل‬ ‫فالقدرة‬ ‫يف‬ ‫ختزين‬ ‫عند‬ ‫صعوبة‬ ‫أكثر‬ ‫األمر‬ ‫جيعل‬ ‫متعددة‬ ‫أماكن‬ ‫أو‬ ‫اسرتجاع‬ ‫أو‬ ‫الوثائق‬ ‫حذف‬ . ‫املالحظ‬ ‫ومن‬ ‫أ‬ ‫تطور‬ ‫حدث‬ ‫كلام‬‫نه‬ ‫يف‬ ‫واحلاسبات‬ ‫املعلومات‬ ‫تكنولوجيا‬ ، ‫كا‬ ‫هناك‬ ‫ن‬ ‫التواز‬ ‫عىل‬ ‫ي‬ ‫تطور‬ ‫يف‬ ‫و‬ ‫حفظ‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ .‫الوثائق‬ (12) Ibid., p.18-19. (13) Ibid., p.19.
  • 23. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 7 ‫تطور‬ ‫بني‬ ‫العالقة‬ ‫بأن‬ ‫القول‬ ‫ونستطيع‬ ‫املعلومات‬ ‫تكنولوجيا‬ ، ‫نظ‬ ‫وتطور‬ ‫حفظ‬ ‫م‬ ‫الوثائق‬ " ‫طردية‬ ‫عالقة‬ " ‫تطور‬ ‫حيدث‬ ‫كان‬ ‫كلام‬ ‫أنه‬ ‫بمعنى‬ ‫يف‬ ‫املعلومات‬ ‫تكنولوجيا‬ ، ‫كان‬ ‫و‬ ‫حفظ‬ ‫نظم‬ ‫تطور‬ ‫عىل‬ ‫باإلجياب‬ ‫ذلك‬ ‫ينعكس‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ، ‫نظم‬ ‫ظهور‬ ‫عنه‬ ‫نتج‬ ‫مما‬ ‫إ‬ ‫دارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ ‫نظم‬ ‫وتطور‬ ‫نشأة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫الورقية‬ ‫الوثيقة‬ ‫كانت‬ ‫هي‬ ‫انتشار‬ ‫األشكال‬ ‫أكثر‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫احلفظ‬ ‫نظم‬ ‫يف‬ ‫كثري‬ ‫بيئات‬ ‫من‬ ‫العمل‬ ، ‫الشكل‬ ‫وكان‬ ‫الورقي‬ ‫الكم‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫للوثائق‬ ‫املختلفة‬ ‫األشكال‬ ‫عىل‬ ‫املسيطر‬ ‫هو‬ . ‫القرن‬‫من‬‫الثامنينيات‬‫أوائل‬‫منذ‬‫املعلومات‬‫تكنولوجيا‬‫النتشار‬‫ونتيجة‬ ‫ا‬ ‫ملايض‬ ‫متمثلة‬ ‫يف‬ ‫الكبرية‬ ‫احلاسبات‬ ، ‫وصوال‬ ‫املتمثل‬ ‫لتطورها‬ ‫يف‬ ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ ، ‫و‬ ‫التي‬ ‫حتتوي‬ ‫عىل‬ ‫متطورة‬ ‫وتطبيقات‬ ‫تقنيات‬ ، ‫الوسيط‬ ‫شكل‬ ‫أن‬ ‫اخلرباء‬ ‫توقع‬ ‫فقد‬ ‫الورقي‬ ‫ي‬ ‫بام‬ ‫من‬ ‫سببه‬ ‫مشكالت‬ ‫يف‬ ‫اهلائل‬ ‫الكم‬ ‫بسبب‬ ‫احلفظ‬ ‫الذي‬ ‫سوف‬ ‫أعامهلا‬ ‫خالل‬ ‫واهليئات‬ ‫اجلهات‬ ‫تنتجه‬ ‫كبري‬ ‫بشكل‬ ‫يقل‬ . ‫بشكل‬ ‫احلاسبات‬ ‫استخدام‬ ‫أن‬ ‫إال‬ ‫واسع‬ ، ‫أدى‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫وتزايد‬ ‫انتشار‬ ‫الو‬ ‫رقي‬ ‫باجلهات‬ ، ‫باحلاسبات‬ ‫املعاجلة‬ ‫املعلومات‬ ‫معظم‬ ‫ألن‬ ‫وذلك‬ ، ‫واستخدامها‬ ‫طباعتها‬ ‫يتم‬ ‫كمرجع‬ ‫أو‬ ‫يف‬ ‫بامللفات‬ ‫احلفظ‬ ‫عمليات‬ . ( 14 ) (14) Kreger, Larry, Op.Cit., p.28.
  • 24. 8 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫فمثال‬ ، ‫الكتابة‬ ‫بربامج‬ ‫املكتوبة‬ ‫الوثائق‬ )‫الكلامت‬ /‫النصوص‬ ‫(معاجلة‬ ، ‫طباعتها‬ ‫يتم‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫عىل‬ ‫من‬ ، ‫لك‬ ‫صممت‬ ‫البيانات‬ ‫قواعد‬ ‫أن‬ ‫من‬ ‫وبالرغم‬ ‫ي‬ ‫متاحة‬ ‫تكون‬ ‫احلاسبات‬‫عىل‬‫مبارش‬‫بشكل‬ ، ‫جزء‬‫أن‬‫إال‬ ‫ا‬ ‫الوسيط‬‫عىل‬‫تقاريره‬‫طبع‬‫عىل‬‫يعتمد‬‫منها‬ ‫ا‬ .‫لورقي‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫تطور‬ ‫بأن‬ ‫القول‬ ‫نستطيع‬ ‫لذا‬ ، ‫عىل‬ ‫واضح‬ ‫تأثري‬ ‫له‬ ‫كان‬ ‫و‬ ‫حفظ‬ ‫عمليات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ، ‫التأثري‬ ‫هذا‬ ‫ويتمثل‬ ‫يف‬ ‫اجتاه‬ ‫أساسيني‬ ‫ني‬ : - ‫األول‬‫االجتاه‬ : ‫املؤسسات‬‫داخل‬‫املستخدمة‬‫األوراق‬‫كميات‬‫تنامى‬ ، ‫وت‬ ‫أ‬ ‫ثري‬ ‫ذلك‬ ‫باملؤسسات‬ ‫الوثائق‬ ‫وتداول‬ ‫حفظ‬ ‫عمليات‬ ‫عىل‬ . - ‫الثاين‬‫االجتاه‬ : ‫الوثائق‬‫أشكال‬‫من‬‫جديد‬‫شكل‬‫ظهور‬ ، ‫الوثائق‬‫وهو‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ ‫ية‬ ‫؛‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫استخدام‬ ‫نتيجة‬ ‫يف‬ ‫إنجاز‬ ‫باملؤسسات‬ ‫األعامل‬ ، ‫تطلب‬ ‫مما‬ ‫املشكالت‬ ‫هذه‬ ‫معاجلة‬ ‫خالهلا‬ ‫من‬ ‫يتم‬ ‫منطقية‬ ‫حللول‬ ‫الوصول‬ ‫رضورة‬ . ‫والتطور‬ ‫التوسع‬ ‫أدى‬ ‫وقد‬ ‫يف‬ ‫واملعلومات‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫إىل‬ ‫ظهور‬ ‫من‬ ‫نوع‬ ‫اسم‬ ‫عليه‬ ‫أطلق‬ ‫التكنولوجيات‬ " ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ " ‫؛‬ ‫و‬ ‫هذه‬ ‫تتضمن‬ ‫الوثائق‬ ‫حتويل‬ ‫عملية‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫إىل‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫معه‬ ‫التعامل‬ ‫يتم‬ ‫شكل‬ ‫شكلها‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫حتويل‬ ‫طريق‬‫عن‬ ‫احلاسبات‬ ‫الورقي‬ ‫التقليدي‬ ‫إىل‬ ‫شكل‬ ‫إلك‬ ‫رتوين‬ ‫يسمح‬ ‫احلاسبات‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫معه‬ ‫بالتعامل‬ ‫و‬ ‫الوثائق‬ ‫واسرتجاع‬ ‫ختزين‬ ‫إلكرتون‬ ‫إضافة‬ ‫يا‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫تأمينها‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫وتداوهلا‬ ‫حفظها‬ ‫عمليات‬ ‫ومراقبة‬ ‫وتنظيم‬ ‫واملعلومات‬ . ( 15 ) (15) Saffady, William, Op.Cit., p.20.
  • 25. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 9 ‫املهم‬ ‫ومن‬ ‫ظهور‬ ‫عملية‬ ‫عىل‬ ‫التعرف‬ ‫وتطور‬ ‫ونظم‬ ‫تطبيقات‬ ‫إدارة‬ ‫خالل‬ ‫الوثائق‬ ‫الثالث‬ ‫ني‬ ‫املاضية‬ ‫سنة‬ ‫؛‬ ‫اخلاصة‬ ‫والتطبيقات‬ ‫النظم‬ ‫من‬ ‫العديد‬ ‫ظهر‬ ‫حيث‬ ‫بإدارة‬ ‫ا‬ ‫لوثائق‬ ، ‫نتناول‬ ‫وسوف‬ ‫ال‬ ‫نظم‬ ‫الثالثة‬ ‫الرئيسية‬ ‫التي‬ ‫حالي‬ ‫املوجودة‬ ‫النظم‬ ‫معظم‬ ‫عنها‬ ‫تفرعت‬ ‫ا‬ :  ‫أوال‬ : ‫برامج‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ) S RM ( Records Management Software : ‫وه‬ ‫ي‬ ‫التي‬ ‫القرن‬ ‫من‬ ‫الثامنينات‬ ‫منتصف‬ ‫خالل‬ ‫ظهرت‬ ‫املايض‬ ، ‫الغرض‬ ‫وكان‬ ‫حتقيق‬ ‫ضامن‬ ‫منها‬ ‫أفضل‬ ‫إدارة‬ ‫الورقية‬ ‫الوثائق‬ ‫حفظ‬ ‫لنظم‬ .  ‫ثانيا‬ : ‫برامج‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ Electronic Documents EDMS) ( Management Software ‫و‬ : ‫ه‬ ‫ي‬ ‫التي‬ ‫ظهرت‬ ‫أ‬ ‫التسعينات‬ ‫وائل‬ ‫القرن‬ ‫من‬ ‫املايض‬ ، ‫والتي‬ ‫من‬ ‫ظهرت‬ ‫أ‬ ‫ضامن‬ ‫جل‬ ‫أفضل‬ ‫إدارة‬ ‫للوثائق‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ ‫من‬ ‫الناجتة‬ .  ‫ثالثا‬ : ‫برامج‬ ‫الوثائق‬ ‫تصوير‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ Documents Electronic ) EDIS ( Software Imaging : ‫وه‬ ‫ي‬ ‫التي‬ ‫ظهرت‬ ‫يف‬ ‫الثامنينات‬ ‫منتصف‬ ‫من‬ ‫أج‬ ‫شكلها‬‫من‬‫الوثائق‬‫استبدال‬‫ل‬ ‫وامليكروفيلمي‬‫الورقي‬ ‫وحتويلها‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ . ( 16 ) ‫وعىل‬ ‫الشخص‬ ‫الذي‬ ‫عن‬ ‫يبحث‬ ‫أ‬ ‫إل‬ ‫الطرق‬ ‫فضل‬ ‫دارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أن‬ ‫يفهم‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬‫بتعمق‬ ، ‫من‬‫الرغم‬‫وعىل‬ ‫أن‬ ‫النظم‬‫هذه‬ ‫تعد‬ ‫بعضها‬‫عن‬ ‫منفصلة‬ ، ‫وال‬ ‫تنتمي‬ ‫لعائلة‬ ‫الربجميات‬ ‫من‬ ‫واحدة‬ ، ‫إ‬ ‫ال‬ ‫أ‬ ‫األخرية‬ ‫العرش‬ ‫السنوات‬ ‫خالل‬ ‫هنا‬ ‫أ‬ ‫من‬ ‫متقاربة‬ ‫صبحت‬ ‫أ‬ ‫ج‬ ‫ل‬ ‫الوصول‬ ‫إىل‬ ‫أ‬ ‫قىص‬ ‫إ‬ ‫امل‬ ‫املشكالت‬ ‫حلل‬ ‫مكانية‬ ‫الرقمي‬ ‫الشكل‬ ‫يف‬ ‫الوثائق‬ ‫بحفظ‬ ‫تعلقة‬ . (16) David O. Stephens: Electronic Records Retention: New Strategies for data life cycle management. New York: MC Graw-Hill, 2002, pp 53- 58.
  • 26. 10 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫برامج‬ ‫فعائلة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫حياة‬ ‫بدورة‬ ‫هتتم‬ ‫كانت‬ ‫الوثائق‬ ‫هب‬ ‫االحتفاظ‬ ‫ومدد‬ ‫ا‬ ‫كهدف‬ ‫جوهري‬ ، ‫الوظيفة‬ ‫وهذه‬ ‫أو‬ ‫من‬ ‫كال‬ ‫تطبيقات‬ ‫عن‬ ‫غائبة‬ ‫كانت‬ ‫املهمة‬ ‫برامج‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫الوثائق‬ ‫تصوير‬ ‫وبرامج‬ ، ‫موجودة‬ ‫حقيقة‬ ‫كانت‬ ‫الفجوة‬ ‫وهذه‬ ‫يف‬ ‫املبكرة‬ ‫املراحل‬ ‫إلنتاج‬ ‫والتط‬ ‫الربامج‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫بيقات‬ ، ‫و‬ ‫إىل‬ ‫ما‬ ‫حد‬ ‫ال‬ ‫حقي‬ ‫يزال‬ ‫حتى‬ ‫قة‬ ‫اآلن‬ . ‫للمعلومات‬ ‫الرسيع‬ ‫الوصول‬ ‫يظل‬ ‫ولكن‬ ‫الرئييس‬ ‫اهلدف‬ ‫هو‬ ‫والربامج‬ ‫النظم‬ ‫هلذه‬ ‫أ‬ ‫وب‬ ‫الوثائق‬ ‫حياة‬ ‫بدورة‬ ‫االهتامم‬ ‫من‬ ‫كثر‬ ‫التايل‬ ‫أصبح‬ ‫ع‬ ‫بني‬ ‫التكامل‬ ‫كيفية‬ ‫هو‬ ‫اهلدف‬ ‫ملية‬ ‫إدارة‬ ‫للمعلومات‬ ‫الوصول‬ ‫ورسعة‬ ‫الوثائق‬ ‫حياة‬ ‫دورة‬ ‫يف‬ ‫حفظ‬ ‫نظم‬ ‫وتطبيقات‬ ‫نظم‬ ‫الوثائق‬ . ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً : ً‫برامج‬ ‫إدارة‬ ً ‫الوثائق‬ ً Records Management Software ً ‫فهرسة‬ ‫اجل‬ ‫من‬ ‫تطويره‬ ‫تم‬ ‫قد‬ ‫الربامج‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ، ‫ومراقبة‬ ‫تتبع‬ ‫أماكن‬ ‫وح‬ ‫الة‬ ‫الورقية‬ ‫للوثائق‬ ‫االحتفاظ‬ ‫مدد‬ . ‫عىل‬ ‫العمل‬ ‫اجل‬ ‫من‬ ‫تطويرها‬ ‫تم‬ ‫قد‬ ‫الربامج‬ ‫هذه‬ ‫أجه‬ ‫زة‬ ‫احلاسبات‬ ‫سيطرة‬ ‫من‬ ‫خمتلفة‬ ‫مستويات‬ ‫تقديم‬ ‫اجل‬ ‫من‬ ‫وصممت‬ ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ ‫ب‬ ‫املتعلقة‬ ‫العمليات‬ ‫عىل‬ ‫الشخصية‬ ‫إدارة‬ ‫هبا‬ ‫الوثائق‬ . ‫واستنادا‬ ‫إىل‬ ‫الربامج‬ ‫هبذه‬ ‫اخلاصة‬ ‫التطوير‬ ‫عملية‬ ، ‫من‬ ‫كثريا‬ ‫فإن‬ ‫املؤسسا‬ ‫ت‬ ‫يكن‬ ‫مل‬ ‫ومراقبة‬ ‫تتبع‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫هلا‬ ‫أماكن‬ ‫الورقية‬ ‫وثائقها‬ ‫وجود‬ . ‫ومل‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫لدهيا‬ ‫يكن‬ ‫إدارة‬ ‫عن‬ ‫الوثائق‬ ‫حياة‬ ‫دورة‬ ‫من‬ ‫املختلفة‬ ‫املراحل‬ ‫خالل‬ ‫الوثائق‬ ‫هبذه‬ ‫اخلاصة‬ ‫االحتفاظ‬ ‫مدد‬ ‫طريق‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ .
  • 27. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 11 ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫برامج‬ ‫تطوير‬ ‫تم‬ ‫لذا‬ ‫أ‬ ‫جل‬ ‫أن‬ ‫املشكلة‬ ‫هلذه‬ ‫احللول‬ ‫تقدم‬ ، ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫من‬ ‫املستخدمة‬ ‫املوجودة‬ ‫النشطة‬ ‫الوثائق‬ ‫مع‬ ‫استخدامه‬ ‫يتم‬ ‫الربامج‬ ‫يف‬ ‫أعامل‬ ‫اإلدارات‬ ‫املختلفة‬ ‫املؤسسة‬‫داخل‬ . ‫ا‬‫أيض‬ ‫النشطة‬‫غري‬‫الوثائق‬‫مع‬‫الربامج‬‫هذه‬‫استخدام‬‫يمكن‬ ‫يف‬ ‫أماك‬ ‫ن‬ ‫احلفظ‬ . ‫القول‬ ‫ونستطيع‬ ‫بأن‬ ‫وغري‬ ‫النشطة‬ ‫الوثائق‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫هلا‬ ‫الربامج‬ ‫هذه‬ ‫النشطة‬ ‫يف‬ ‫واحد‬ ‫تطبيق‬ ، ‫و‬ ‫أ‬ ‫انت‬ ‫الربامج‬ ‫كثر‬ ‫ش‬ ‫ارا‬ ‫يف‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫هي‬ ‫الربامج‬ ‫التي‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫هلا‬ ‫إدارة‬ ‫عن‬ ‫النظر‬ ‫بغض‬ ‫الوثائق‬ ‫حياة‬ ‫دورة‬ ‫أماكنها‬ . ‫الوظيفة‬ ‫فإن‬ ‫الورقية‬ ‫للوثائق‬ ‫بالنسبة‬ ‫أو‬ ‫املهمة‬ ‫األساسية‬ ‫ا‬ ‫لعملية‬ ‫الحت‬ ‫فاظ‬ ‫يف‬ ‫عملية‬ ‫إدارة‬ ‫تتمثل‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫القدرات‬ ‫هذه‬ :  ‫االحتفاظ‬ ‫مدد‬ ‫جداول‬ ‫وتطوير‬ ‫جتهيز‬ ‫دعم‬ .  ‫حتتوي‬ ‫القانونية‬ ‫البحوث‬ ‫بيانات‬ ‫قاعدة‬ ‫عىل‬ ‫التي‬ ‫االحتف‬ ‫مدد‬ ‫عىل‬ ‫تؤثر‬ ‫اظ‬ ‫املؤسسة‬ ‫داخل‬ ‫بالوثائق‬ .  ‫االحتفاظ‬ ‫مدد‬ ‫جداول‬ ‫وصيانة‬ ‫ختزين‬ ‫يف‬ ‫وتطبيق‬ ‫الربامج‬ ‫بيانات‬ ‫قاعدة‬ ‫احلفظ‬ ‫مدد‬ ‫ومتطلبات‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫التخلص‬ ‫مواعيد‬ ‫جداول‬ .  ‫عن‬ ‫وتقارير‬ ‫قوائم‬ ‫طبع‬ ‫عىل‬ ‫والقدرة‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫التخلص‬ ‫مواعيد‬ ‫حساب‬ ‫الوثائق‬ ‫التي‬ ‫هبا‬ ‫االحتفاظ‬ ‫مدد‬ ‫انتهت‬ ‫والتي‬ ‫ينبغي‬ ‫اعت‬ ‫منها‬ ‫التخلص‬ ‫عىل‬ ‫امدا‬ ‫جداول‬ ‫االحتفاظ‬ ‫مدد‬ .  ‫الوثائق‬ ‫مواقع‬ ‫حتديد‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫نتيجة‬ ‫منها‬ ‫التخلص‬ ‫عمليات‬ ‫تنفيذ‬ ‫وقف‬ ‫تم‬ ‫أل‬ ‫ي‬ ‫أسباب‬ ‫قانونية‬ ‫أو‬ ‫ختص‬ ‫متطلبات‬ ‫أعامل‬ ‫املؤسسة‬ .
  • 28. 12 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫استنادا‬ ‫منها‬ ‫التخلص‬ ‫تم‬ ‫وثيقة‬ ‫لكل‬ ‫توثيق‬ ‫تقدم‬ ‫إىل‬ ‫م‬ ‫تناسب‬ ‫جداول‬ ‫دد‬ ‫باملؤسسة‬ ‫االحتفاظ‬ . ‫برامج‬ ‫فإن‬ ‫التسعينات‬ ‫منتصف‬ ‫ومنذ‬ ‫إدارة‬ ‫بدأت‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫لتق‬ ‫التطوير‬ ‫احللول‬ ‫دم‬ ‫والوظائف‬ ‫التي‬ ‫الوثائق‬ ‫طبيعة‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫هلا‬ ‫تتيح‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫قد‬ ‫نفس‬ ‫عىل‬ ‫من‬ ‫الكفاءة‬ ‫ر‬ ‫الورقية‬ ‫الوثائق‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ . ‫مع‬ ‫للتعامل‬ ‫نظر‬ ‫وجهة‬ ‫النظم‬ ‫هلذه‬ ‫املنتجة‬ ‫الرشكات‬ ‫تبنت‬ ‫وقد‬ ‫األشكال‬ ‫املخ‬ ‫تلفة‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫حيث‬ ‫من‬ : ‫ومعاجلة‬ ‫هبا‬ ‫االحتفاظ‬ ‫مدد‬ ‫وحتديد‬ ‫الوثائق‬ ‫تصنيف‬ ‫البح‬ ‫عىل‬ ‫والسيطرة‬ ‫ث‬ ‫إصدارات‬ ‫وسياسات‬ ‫قواعد‬ ‫وحتى‬ ‫الوثيقة‬ ‫إعدام‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫النظم‬ ‫بتلك‬ . ‫النظرة‬ ‫تلك‬ ‫متثلت‬ ‫وقد‬ ‫يف‬ ‫أبعاد‬ ‫ثالثة‬ : - ‫األول‬ ‫البعد‬ : ‫ولكن‬‫بالنظام‬ ‫املخزنة‬ ‫بالوثائق‬ ‫اخلاصة‬ ‫امليتاداتا‬ ‫عىل‬ ‫االستحواذ‬ ‫يف‬ ‫مستودع‬ ‫آ‬ ‫خر‬ ‫؛‬ ‫بربنامج‬ ‫اخلاصة‬ ‫بيانات‬ ‫قاعدة‬ ‫هو‬ RM ‫الوثائق‬ ‫عن‬ ‫بعيد‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫نفسها‬ . ‫عىل‬ ‫أ‬ ‫نه‬ ‫ينبغي‬ ‫عىل‬‫التنويه‬ ‫أ‬ ‫الوثائق‬‫ن‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫االحتفا‬‫يتم‬‫ال‬‫نفسها‬ ‫هبا‬‫ظ‬ ‫يف‬ ‫قاعدة‬ ‫بيانات‬ ‫برنامج‬ RM ‫ختزينهم‬ ‫يتم‬ ‫ولكن‬ ‫يف‬ ‫هبم‬ ‫اخلاص‬ ‫الربنامج‬ . ‫من‬ ‫الرغم‬ ‫وعىل‬ ‫أن‬ ‫هذا‬ ‫األسلوب‬ ‫عىل‬ ‫التعرف‬ ‫للمستخدم‬ ‫يسمح‬ ‫أماكن‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫املوجودة‬ ‫أو‬ ‫التي‬ ‫ولكن‬ ‫هبا‬ ‫االحتفاظ‬ ‫بمدد‬ ‫اخلاصة‬ ‫والبيانات‬ ‫عنها‬ ‫يبحث‬ ‫يف‬ ‫الوثائق‬ ‫عن‬ ‫البيانات‬ ‫بني‬ ‫مبارش‬ ‫اتصال‬ ‫يوجد‬ ‫ال‬ ‫فإنه‬ ‫الوقت‬ ‫نفس‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ‫ة‬ ‫والوثائق‬
  • 29. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 13 ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫نفسها‬ ، ‫يوجد‬ ‫فال‬ ‫لذا‬ ‫أي‬ ‫إمكانية‬ ‫حلذف‬ ‫أو‬ ‫الوثائق‬ ‫تعديل‬ ‫يف‬ ‫أماكن‬ ‫خت‬ ‫من‬ ‫زينها‬ ‫برنامج‬ ‫خالل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ . ‫وبمعنى‬ ‫آخر‬ ‫بالوثائق‬ ‫اخلاصة‬ ‫البيانات‬ ‫فإن‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يتم‬ ‫إ‬ ‫ضافتها‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫الشاشة‬ ‫نظام‬‫عىل‬‫للوثيقة‬‫التعريفية‬ EDMS ‫ينته‬‫وعندما‬ ‫ي‬ ‫النظام‬‫مستخدم‬ ‫من‬ ‫إدخال‬ ‫الوثيق‬‫بيانات‬ ‫ة‬ ‫البيانات‬ ‫فإن‬ ‫التي‬ ‫برنامج‬ ‫بيانات‬ ‫قاعدة‬ ‫عىل‬ ‫موجودة‬ ‫تكون‬ ‫ختزينها‬ ‫تم‬ ‫إدارة‬ ‫ال‬ ‫أما‬ ‫وثائق‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ختزينها‬ ‫فيتم‬ ‫نفسها‬ ‫يف‬ ‫مكان‬ ‫أو‬ ‫داخل‬ ‫مستودع‬ ‫ن‬ ‫ظام‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ EDMS ‫برامج‬ ‫فإن‬ ‫لذلك‬ . ‫إدارة‬ ‫لربامج‬ ‫مساعدة‬ ‫خدمة‬ ‫بتقديم‬ ‫تقوم‬ ‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ EDMS . - ‫الثاين‬ ‫البعد‬ : ‫نظم‬ ‫تكامل‬ RMA ‫نظم‬ ‫مع‬ EDMS : ‫هذه‬ ‫وتقوم‬ ‫ملء‬ ‫عىل‬ ‫النظرة‬ (‫بالوثيقة‬‫التعريف‬‫شاشة‬‫عىل‬‫بالوثيقة‬‫اخلاصة‬‫امليتاداتا‬‫بيانات‬ profile ) ‫اخلاصة‬ ‫بربنامج‬ EDMS ‫خزنت‬ ‫قد‬ ‫تكون‬ ‫امليتاداتا‬ ‫هذه‬ ‫نفس‬ ‫فإن‬ ‫الوقت‬ ‫نفس‬ ‫وىف‬ ‫يف‬ ‫بيانات‬ ‫قاعدة‬ RMA . ‫تكون‬‫نفسها‬‫الوثائق‬‫فان‬‫احلالة‬‫هذه‬‫وىف‬ ‫يف‬ EDMS ‫نظم‬‫وتعمل‬ RM ‫مساعد‬‫كعامل‬ ‫هلا‬ ‫وخادم‬ . - ‫الثالث‬ ‫البعد‬ : ‫أ‬ ‫والوثائق‬ ‫امليتاداتا‬ ‫تكون‬ ‫ن‬ ‫يف‬ ‫مستودع‬ ‫واحد‬ ( ‫مش‬ ‫مكان‬ ‫رتك‬ ) : ‫وهو‬ ‫أن‬ ‫الوثائق‬ ‫تكون‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هبا‬ ‫املتعلقة‬ ‫وامليتاداتا‬ ‫نفسها‬ ‫يف‬ ‫واحد‬ ‫مكان‬ ‫النظام‬ ‫بيانات‬ ‫بقاعدة‬ .
  • 30. 14 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ً‫ي‬‫ثان‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ً‫برامج‬ ‫إدارة‬ ً ً‫الوثائق‬ ‫اإلل‬ ً‫كرتونية‬ Electronic Documents Management Software ً ‫هذه‬ ‫الوثائق‬ ‫حفظ‬ ‫بتكنولوجيا‬ ‫اخلاصة‬ ‫األخرى‬ ‫الربامج‬ ‫مع‬ ‫تتكامل‬ ‫الربامج‬ ، ‫هذه‬ ‫تتضمن‬ ‫التكنولوجيات‬ : ‫الوثائق‬ ‫تصوير‬ Imaging Technology ، ‫و‬ ‫با‬ ‫االسرتجاع‬ ‫ل‬ ‫نص‬ ‫الكامل‬ Full Text Retrieval ، ‫و‬ ‫التدفق‬ Workflow ‫التكنولوجيات‬ ‫من‬ ‫وغريها‬ . ‫ا‬‫أيض‬ ‫تكنولوجيات‬ ‫هناك‬ ‫أخرى‬ ‫تعد‬ ‫جد‬ ‫هامة‬ ‫ا‬ ‫وتعد‬ ، ‫مكون‬ ‫أسايس‬ ‫مكونات‬ ‫من‬ ‫تكنولوجيا‬ EDMS ‫وه‬ ‫ي‬ ‫تكنولوجيا‬ Database Management Systems ( DBMS ) ‫وتكنولوجيا‬ ‫اإلنرتنت‬ ، ‫تكنولوجيات‬ ‫من‬ ‫هبا‬ ‫يتعلق‬ ‫وما‬ . ‫نظم‬ ‫صممت‬ ‫لقد‬ EDMS ‫للحصول‬ ‫وإصدار‬ ‫الوثائق‬ ‫واسرتجاع‬ ‫وتنظيم‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫وتوفر‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫والتوزيع‬ ‫التجميع‬ ‫عمليات‬ ‫لل‬ ‫اآلمن‬ ‫والوصول‬ ‫وثائق‬ ‫هبا‬ ‫املخزنة‬ . ‫مبدأ‬ ‫عىل‬ ‫مبنية‬ ‫النظم‬ ‫وهذه‬ " ‫الوثائق‬ ‫مستودعات‬ " ، ‫و‬ ‫يشري‬ ‫املصطلح‬ ‫هذا‬ ‫إىل‬ ‫البيانات‬ ‫قواعد‬‫تكنولوجيا‬‫استخدام‬ ‫يف‬ ‫وثائقها‬‫واسرتجاع‬‫لتخزين‬‫عملها‬ ، ‫وت‬ ‫قاعدة‬‫تضمن‬ ‫فهرس‬ ‫البيانات‬ ‫أو‬ ‫تعريف‬ Profile ‫الوثائق‬ ‫عن‬ ‫البيانات‬ ‫يتضمن‬ . ‫تطبيقات‬ ‫معظم‬ ‫وىف‬ EDMS ‫فان‬ ‫منشئو‬ ‫بيانات‬ ‫ملء‬ ‫عن‬ ‫مسئولني‬ ‫يكونون‬ ‫الوثائق‬ ‫يسمى‬ ‫فيام‬ ‫الوثائق‬ Documents Profile ، ‫مطلوب‬ ‫ويكون‬ ‫هبا‬ ‫االحتفاظ‬ ‫يتم‬ ‫وثيقة‬ ‫لكل‬ ‫ا‬ ‫النظام‬ ‫داخل‬ ، ‫وذلك‬ ‫لكي‬ ‫النظام‬ ‫خالل‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫للبحث‬ ‫متاحة‬ ‫تكون‬ ، ‫وتتضمن‬ ‫البيانات‬ ‫كافة‬ ‫التعريف‬ ‫حقول‬ ‫التي‬ ‫ال‬ ‫تتيح‬ ‫الوثيقة‬ ‫عىل‬ ‫تعرف‬ ‫مثل‬ :  File name
  • 31. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 15  Title  Author  Subject(or) keyword  Date created  Audience  Version / date modified  Access restrictions /authorized viewers  Life cycle management data ‫الواضح‬ ‫من‬ ‫وكان‬ ‫أن‬ ‫اهلدف‬ ‫األسايس‬ ‫حتقيق‬ ‫هو‬ ‫الربامج‬ ‫هذه‬ ‫من‬ ‫أ‬ ‫فضل‬ ‫إدارة‬ ‫للوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫التي‬ ‫ية‬ ‫نشأت‬ ‫يف‬ ‫خالل‬ ‫احلاسبات‬ ‫بيئة‬ ‫أ‬ ‫املؤسسة‬ ‫عامل‬ . ‫و‬ ‫الوقت‬ ‫نفس‬ ‫ىف‬ ‫برامج‬ ‫معظم‬ ‫فإن‬ EDMS ‫ينقصها‬ ‫اإلمكانات‬ ‫اهلامة‬ ‫التي‬ ‫برامج‬ ‫تقدمها‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ Records Management Software ‫مثل‬ :  ‫االحتفاظ‬ ‫عمليات‬ ‫القيام‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫أو‬ ‫بشكل‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫التخلص‬ ‫ر‬ ‫سمي‬ ‫عليه‬ ‫متفق‬ ‫هو‬‫كام‬‫هبم‬ ‫االحتفاظ‬ ‫وحالة‬‫تصنيفاهتم‬ ‫عىل‬ ‫استنادا‬ ‫يف‬ ‫مدد‬ ‫جداول‬ ‫االحتفاظ‬ .  ‫تتبع‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫أماكن‬ ‫نوعياهتا‬ ‫عن‬ ‫النظر‬ ‫برصف‬ ‫الوثائق‬ ‫أو‬ ‫أشكاهلا‬ ‫ل‬ ‫يمكن‬ ‫التوصل‬ ‫إىل‬ ‫أماكنها‬ ‫أو‬ ‫االحتفاظ‬ ‫مدد‬ ‫جلداول‬ ‫وفقا‬ ‫منها‬ ‫التخلص‬ .
  • 32. 16 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫لنظم‬ RMA ‫أ‬ ‫قدرات‬ ‫تعزز‬ ‫ن‬ ‫و‬ ‫اسرتاتيجيات‬ ‫إدارة‬ ‫املعلومات‬ ‫يف‬ ‫حالة‬ ‫نظم‬ ‫مع‬ ‫تكاملها‬ EDMS ‫املؤسسة‬ ‫داخل‬ . ‫أ‬‫عىل‬ ‫نه‬ ‫ينبغي‬ ‫الذكر‬ ‫أن‬ ‫بعض‬ ‫تطبيقات‬ ‫من‬ ‫ا‬ EDMS ‫بدأت‬ ‫يف‬ ‫إضافة‬ ‫وظائف‬ RMA ‫إىل‬ ‫منتجاهتا‬ ، ‫الناحية‬‫وعىل‬ ‫األخرى‬ ‫املنتجة‬‫الرشكات‬‫قامت‬ RMA ‫بإضافة‬ ‫وظائف‬ EDMS ‫إىل‬ ‫براجمها‬ . ‫نجد‬ ‫سوف‬‫فإننا‬ ‫لذا‬ ‫أن‬ ‫برامج‬ RMA ‫أصبح‬ ‫بوظائف‬ ‫القيام‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫هلا‬ EDMS ، ‫والوصول‬ ‫الوثائق‬ ‫بيانات‬ ‫استعراض‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫عنه‬ ‫نتج‬ ‫مما‬ ‫صحيح‬ ‫والعكس‬ ‫إىل‬ ‫الوثيقة‬ ‫واحد‬ ‫وبرنامج‬ ‫واحدة‬ ‫شاشة‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫نفسها‬ . ً‫ث‬‫ثال‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ً‫نظمًتصويرًالوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ ً‫ية‬ Electronic Documents Imaging System ً ‫الربامج‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫ظهر‬ ‫يف‬ ‫هو‬ ‫منها‬ ‫الغرض‬ ‫وكان‬ ‫الثامنينات‬ ‫منتصف‬ ‫أن‬ ‫حت‬ ‫ل‬ ‫وامليكروفيلمية‬ ‫الورقية‬ ‫احلفظ‬ ‫نظم‬ ‫حمل‬ . ‫من‬ ‫مشرتك‬ ‫وبناء‬ ‫تكامل‬ ‫من‬ ‫تكونت‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫برصية‬ ‫وسائط‬ ‫عىل‬ ‫والبيانات‬ ‫الرقمية‬ ‫الوثائق‬ ‫واسرتجاع‬ ‫لتسجيل‬ ‫واملعدات‬ ‫الربامج‬ . ‫هذه‬ ‫من‬ ‫كانت‬ ‫النظم‬ ‫أوائل‬ ‫النظم‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫هدفت‬ ‫إىل‬ ‫العرشينات‬ ‫منذ‬ ‫الورقية‬ ‫احلفظ‬ ‫نظم‬ ‫استبدال‬ 1920 ‫املؤسسات‬ ‫داخل‬ ‫امليكروفيلم‬ ‫استخدام‬ ‫بدأ‬ ‫عندما‬ . ‫وكا‬ ‫نت‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫م‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫النظم‬ ‫وائل‬ ‫التي‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫عىل‬ ‫اعتمدت‬ ‫يف‬ ‫عملها‬ . ‫النظم‬ ‫هلذه‬ ‫الكربى‬ ‫الفائدة‬ ‫وكانت‬ ‫هي‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫مع‬ ‫للوثائق‬ ‫االسرتجاع‬ ‫رسعة‬ ‫الورقية‬ ‫احلفظ‬ ‫بنظم‬ ‫مقارنة‬ ‫صورهتا‬ ‫استعراض‬ .
  • 33. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 17 ‫الوثائق‬ ‫عىل‬ ‫احلصول‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫هو‬ ‫الوحيد‬ ‫هدفه‬ ‫كان‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫معظم‬ ‫وألن‬ ‫يف‬ ‫شكل‬ ‫رقمي‬ ‫فنجد‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫رسعة‬ ‫عىل‬ ‫والقدرة‬ ‫أن‬ ‫النظم‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫أغفل‬ ‫يركز‬ ‫ومل‬ ‫عملية‬ ‫عىل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫والتخلص‬ ‫االحتفاظ‬ ‫مدد‬ ‫بجداول‬ ‫يتعلق‬ ‫ما‬ ‫وخاصة‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫النظم‬ ‫نلك‬ . ‫حاليا‬ ‫املوجودة‬ ‫النظم‬ ‫معظم‬ ‫أن‬ ‫ونجد‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫جمال‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هي‬ ‫يف‬ ‫تعود‬ ‫أساسها‬ ‫إىل‬ ‫ليقوم‬ ‫تطويره‬ ‫تم‬ ‫قد‬ ‫ولكن‬ ‫السابقة‬ ‫الثالثة‬ ‫األنواع‬ ‫من‬ ‫نوع‬ ‫ب‬ ‫إنجاز‬ ‫أعامل‬ ‫معينة‬ ‫ومهام‬ ‫فمثال‬ :  ‫التصوير‬ ‫نظم‬ ‫الرقمي‬ Imaging System (DIS) Digital : ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫تقوم‬ ‫نسخة‬‫بعمل‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫ملفات‬ ‫مثل‬ ‫الورقية‬ ‫الوثيقة‬ ‫من‬ ( PDFs, TIFFs ) ‫يتم‬ ‫نظم‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫معها‬ ‫التعامل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫احلاجة‬ ‫دون‬ ‫إىل‬ ‫الوسيط‬ ‫الورقي‬ .  ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫التجارية‬ ‫العالمات‬ anagement M Brand BMS) ( ystem S : ‫تنتمي‬ ‫إىل‬ ‫نظم‬ ‫عائلة‬ DMA Document Management Applications ‫و‬ ‫الغرض‬ ‫األسايس‬ ‫املواد‬‫مع‬‫التعامل‬‫هو‬‫منها‬ ‫الرتوجيية‬ ‫والوثائق‬ ‫واإلعالنية‬ .  ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ (DMS) Management System Document : ‫صممت‬ ‫من‬ ‫املؤسسات‬ ‫لتمكن‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫إدارة‬ ‫عملية‬ ‫إنشاء‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫وتداول‬ ‫احلفظ‬ ‫مستودع‬ ‫خالل‬ ‫املركزي‬ ‫بالنظام‬ ‫املوجود‬ ، ‫تتدفق‬ ‫عمليات‬ ‫وتنظيم‬ ‫العمل‬ ‫سري‬ ‫عن‬ ‫صورة‬ ‫إلعطاء‬ ‫النظام‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫و‬ ‫العمل‬ ‫األسايس‬ ‫النظام‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫للوثائق‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫احلفظ‬ ‫هو‬ ‫النظم‬ ‫هلذه‬ .
  • 34. 18 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫املحتوى‬ (CMS) Management System Content : ‫هذه‬ ‫تدعم‬ ‫عمليات‬ ‫النظم‬ ‫إنشاء‬ ‫و‬ ‫إدارة‬ ‫معلومات‬ ‫من‬ ‫حتويه‬ ‫وما‬ ‫الوثائق‬ ‫ونرش‬ ‫وتوزيع‬ ‫ويعرف‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫باسم‬ ‫إدارة‬ ‫الويب‬ ‫حمتوى‬ ‫وهي‬ ‫املحتوى‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫عىل‬ ‫تركز‬ ‫الرقمي‬ ‫عىل‬ ‫املوجود‬ ‫اإلنرتنت‬  ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الرقمية‬ ‫األصول‬ anagement (DAM) M sset A Digital ystem S : ‫ع‬ ‫بدعم‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫تقوم‬ ‫الكيانات‬ ‫واسرتجاع‬ ‫ختزين‬ ‫مليات‬ ‫نظم‬ ‫عن‬ ‫ختتلف‬ ‫وهى‬ ‫الرقمية‬ ‫إدارة‬ ‫و‬ ‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫حيث‬ ‫املحتوى‬ ‫أهنا‬ ‫تر‬ ‫كز‬ ‫واملرئية‬ ‫الصوتية‬ ‫امللفات‬ ‫مثل‬ ‫املتعددة‬ ‫الوسائط‬ ‫مصادر‬ ‫عىل‬ .  ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫املرشوعات‬ ‫حمتوى‬ Content Management Enterprise (ECMS) System : ‫اجلوهر‬ ‫من‬ ‫تتكون‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫األسايس‬ ‫إل‬ ‫دارة‬ ‫املحتوى‬ ‫عىل‬ ،‫اإلنرتنت‬ ‫القدرات‬ ‫بعض‬ ‫مع‬ ‫اإلضافية‬ ‫التي‬ ‫من‬ ‫متكن‬ ‫إدارة‬ ‫مدى‬ ‫أوس‬ ‫ع‬ ‫التنظيمية‬ ‫املعلومات‬ ‫جمموعات‬ ‫من‬ .  ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫التعلم‬ (LMS) Management System Learning : ‫هذه‬ ‫تقوم‬ ‫العمليات‬ ‫بأمتتة‬ ‫النظم‬ ‫اإلدارية‬ ‫يتضمن‬ ‫وهذا‬ ‫والتعليم‬ ‫بالتدريب‬ ‫اخلاصة‬ ‫الطلبة‬ ‫تسجيل‬ ، ‫إدارة‬ ‫التدريب‬ ‫مصادر‬ ، ‫فإن‬ ‫العموم‬ ‫وعىل‬ ‫النتائج‬ ‫وتسجيل‬ ‫احتياجات‬‫لتلبى‬‫صممت‬‫قد‬‫النظم‬‫هذه‬ ‫املحرتفني‬ ‫يف‬ ‫وال‬‫التدريب‬‫جمال‬ ‫تعليم‬ .  ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫التعلم‬ ‫حمتوى‬ Content Management System Learning (LCMS) : ‫نظم‬ ‫قدرات‬ ‫بني‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫جتمع‬ ‫إدارة‬ ‫ونظم‬ ‫املحتوى‬ ‫إدارة‬ ‫التعلم‬ ، ‫من‬ ‫بكل‬ ‫القيام‬ ‫يتيح‬ ‫وهذا‬ ‫إدارة‬ ‫واملحتوى‬ ‫التعليمية‬ ‫املواد‬ ‫حمتوى‬ ‫باألعامل‬ ‫اخلاص‬ ‫اإلدارية‬ ‫نفسها‬ ‫والتدريب‬ ‫التعلم‬ ‫عمليات‬ ‫بتنظيم‬ ‫اخلاصة‬ .
  • 35. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 19  ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ (RMS) Records Management Software : ‫هذه‬ ‫تقوم‬ ‫عىل‬ ‫السيطرة‬ ‫سياسات‬ ‫بتطبيق‬ ‫للمؤسسات‬ ‫بالسامح‬ ‫النظم‬ ‫عمليات‬ ‫إنشاء‬ ، ‫و‬ ،‫تداول‬ ‫و‬ ‫معاجلة‬ ‫وإعدام‬ ‫الوثائق‬ ‫التي‬ ‫املؤسسة‬‫أعامل‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫نشأت‬ ‫والت‬ ‫ي‬ ‫دليل‬ ‫متثل‬ ‫إثبات‬ ‫وأنشطة‬ ‫املعامالت‬ ‫عىل‬ ‫املؤسسة‬ ‫عمل‬ ، ‫إضافة‬ ‫إىل‬ ‫ت‬ ‫طبيق‬ ‫عىل‬ ‫والقدرة‬ ‫االحتفاظ‬ ‫مدد‬ ‫جداول‬ ‫إدارة‬ ‫والس‬ ‫الوثائق‬ ‫خالل‬ ‫عليها‬ ‫يطرة‬ ‫منذ‬‫حياهتا‬ ‫دورة‬ ‫إنشائها‬ ‫انتقاهلا‬ ‫وحتى‬ ‫إىل‬ ‫أماكن‬ ‫للوثا‬ ‫املخصصة‬ ‫التخزين‬ ‫ئق‬ ‫بالنظام‬ ‫النشطة‬ ‫غري‬ " ‫الوثائق‬ ‫ماهية‬ ‫إدارتها‬ ‫ونظم‬ ‫اإللكررونية‬ ‫الوثائق‬ ‫عرفت‬ ‫وقد‬ ‫يف‬ ‫اإل‬ ‫شكلها‬ ‫لكرتوين‬ ‫الوثائق‬ ‫باسم‬ ‫النظم‬ ‫هبذه‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫والتي‬ ‫بأهنا‬ ‫تعرف‬ :  ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫شكل‬ ‫إلكرتوين‬ . ( 17 )  ‫املوجودة‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫حيتاج‬ ‫شكل‬ ‫إىل‬ ‫إمكانية‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫وإتاحتها‬ ‫معاجلتها‬ ‫لالسرتجاع‬ . ( 18 )  ‫الوثائق‬ ‫التي‬ ‫تنتج‬ ، ‫ختزن‬ ، ‫وتستقبل‬ ‫ترسل‬ ‫يف‬ ‫شكل‬ ‫إلكرتوين‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫احلاسبات‬ ‫ومعدات‬ ‫أجهزة‬ . ( 19 ) (17) Baron, Jason R.: Recordkeeping in the 21st Century. Montreal: Infoligua, 2003, p 14. (18) Mims, Julian L.: Electronic Records Management. Washington: International City/ County Management Association, 2004, p 9. (19) Saffady, William, Op.Cit., p23.
  • 36. 20 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫الوثائق‬ ‫أنواع‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫واملعلومات‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫لتطور‬ ‫نتيجة‬ ‫والتي‬ ‫ع‬ ‫األثر‬ ‫عظيم‬ ‫هلا‬ ‫كان‬ ‫ىل‬ ‫وإدارهتا‬ ‫حفظها‬ ‫وأساليب‬ ‫الوثائق‬ ‫أشكال‬ ، ‫الوثائق‬ ‫تعريف‬ ‫أصبح‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أشمل‬ ‫وأعم‬ ‫وبناء‬ ‫الوثائق‬ ‫أن‬ ‫نجد‬ ‫فإننا‬ ‫التعريف‬ ‫هذا‬ ‫عىل‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫تشمل‬ ‫أصبحت‬ :  ‫البيانات‬ ‫قواعد‬ .  ‫الربيد‬ ‫رسائل‬ ‫اإللكرتوين‬ .  ‫تطبيقات‬ ‫ملفات‬ ‫املكتب‬ ‫سطح‬ MS-Office ...( (Word, Excel .  ‫النصية‬ ‫امللفات‬ .  ‫الصور‬ ‫املسح‬ ‫عن‬ ‫الناجتة‬ ‫والوثائق‬ ‫الضوئي‬ ‫هلا‬ .  ‫املرئية‬ ‫امللفات‬ .  ‫الويب‬ ‫صفحات‬ .  ‫الصوتية‬ ‫امللفات‬ . ( 20 ) ‫امللفات‬ ‫أشكال‬ ‫من‬ ‫وغريها‬ ‫التي‬ ‫حتوي‬ ‫سواء‬ ‫معها‬ ‫التعامل‬ ‫ويتم‬ ‫معلومات‬ ‫بالتخزين‬ ، ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫التداول‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫فمن‬ ‫الت‬ ‫عريفات‬ ‫نجد‬ ‫السابقة‬ ‫أن‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫احلاسبات‬‫بيئة‬‫من‬‫تتولد‬ ‫أو‬ ‫ختزين‬‫يتم‬ ‫ها‬ ‫يف‬ ‫يناسب‬‫شكل‬ ‫احلاسبات‬ ‫وبرامج‬ ‫أجهزة‬ ‫والتي‬ ‫بمعاجلته‬ ‫تقوم‬ ‫ا‬ ‫واسرتجاعها‬ . (20) Ibid.
  • 37. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 21 ‫والوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫ونظم‬ ‫احلاسبات‬ ‫بيئة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫تسمى‬ ‫امللفات‬ Files ، ‫الوثائق‬ ‫فإن‬ ‫حال‬ ‫أية‬ ‫وعىل‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫التطور‬ ‫هذا‬ ‫عن‬ ‫الناجتة‬ ‫التكن‬ ‫ولوجي‬ ‫ملحوظ‬ ‫بشكل‬ ‫تتزايد‬ ‫أصبحت‬ ، ‫عنها‬ ‫غنى‬ ‫ال‬ ‫وأصبح‬ ‫أمهيتها‬ ‫معها‬ ‫وزادت‬ ‫يف‬ ‫اجلهات‬ ‫مصدر‬ ‫باعتبارها‬ ‫ا‬ ‫هب‬ ‫القرار‬ ‫ولصانعي‬ ‫باجلهة‬ ‫اليومية‬ ‫للعمليات‬ ‫للمعلومات‬ ‫اجل‬ ‫ذه‬ ‫هات‬ ، ‫هلذا‬ ‫طبيعتها‬ ‫مع‬ ‫يتناسب‬ ‫بام‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫مع‬ ‫للتعامل‬ ‫نظم‬ ‫وجود‬ ‫رضورة‬ ‫األمر‬ ‫استدعى‬ ، ‫هذه‬ ‫عليها‬ ‫أطلق‬ ‫النظم‬ : " ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ " ‫نظم‬ ‫تعريف‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫لنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وأشملها‬ ‫أمهها‬ ‫كثرية‬ ‫تعريفات‬ ‫اآليت‬ : - " ‫هي‬ ‫النظم‬ ‫التي‬ ‫شكل‬ ‫عىل‬ ‫احلصول‬ ‫من‬ ‫متكن‬ ‫إلكرتوين‬ ‫الورقي‬ ‫األصل‬ ‫من‬ ‫بتخزينها‬ ‫وتسمح‬ ‫للوثيقة‬ ، ‫و‬ ‫إتاحتها‬ ، ‫و‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫واسرتجاعها‬ ‫هبا‬ ‫االحتفاظ‬ ‫برامج‬ ‫و‬ ‫احلاسبات‬ ‫ومعدات‬ ‫أجهزة‬ " . ( 21 ) - ‫أو‬ " ‫هي‬ ‫النظم‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫إل‬ ‫املستخدمة‬ ‫دارة‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫احلاسبات‬ ‫بيئة‬ ‫والتي‬ ‫للوثائق‬ ‫واملشاركة‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫بالتخزين‬ ‫تسمح‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ت‬ ‫مع‬ ‫التأمني‬ ‫وفري‬ ‫هلا‬ ‫الالزمني‬ ‫والسيطرة‬ ‫واحلامية‬ " . ( 22 ) (21) Gouin, Deborah: Managing Electronic Records in the 21st Century. Boston: Focal Press, 2003, p17. (22) Ficher, Laurie A.: Managing Electronic Records: A Practical Approach. NY: Routledge, 1999, p 26.
  • 38. 22 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ - ‫وهناك‬ ‫والداللة‬ ‫املعنى‬ ‫نفس‬ ‫يفيد‬ ‫آخر‬ ‫تعريف‬ : " ‫هي‬ ‫النظم‬ ‫تلك‬ ‫التي‬ ‫ت‬ ‫عتمد‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫عىل‬ ‫والتي‬ ‫اإل‬ ‫اجل‬ ‫من‬ ‫واإلجراءات‬ ‫العمليات‬ ‫تتيح‬ ‫دارة‬ ‫الوثائق‬ ‫واسرتجاع‬ ‫ختزين‬ ‫عمليات‬ ‫عىل‬ ‫والسيطرة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ . ( 23 ) ‫التالية‬ ‫احلقائق‬ ‫للباحث‬ ‫يظهر‬ ‫السابقة‬ ‫التعريفات‬ ‫خالل‬ ‫ومن‬ :  ‫نظم‬ ‫أن‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هي‬ ‫الربامج‬ ‫من‬ ‫جمموعة‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ‫واألجهزة‬ ‫التي‬ ‫مع‬ ‫تتكامل‬ ‫ا‬ ‫حتوي‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫شكلها‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫ل‬ ‫التقليدي‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫واسرتجاعها‬ ‫ختزينها‬‫حيث‬ ‫من‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫مع‬ ‫للتعامل‬ ‫قابل‬ ‫شكل‬ ‫إلكرتون‬ ‫ي‬ ‫ا‬ .  ‫تعتمد‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أساسي‬ ‫اعتامدا‬ ‫ا‬ ‫تكنولوجي‬ ‫عىل‬ ‫ا‬ ‫وتكوينها‬ ‫بنائها‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫احلاسبات‬ ‫عملها‬ ‫طريقة‬ ‫وكذلك‬ .  ‫لنظم‬ ‫األساسية‬ ‫الوظائف‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هي‬ ‫عمليات‬ ‫إتاحة‬ ‫التخزين‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫إضافة‬ ‫النظام‬ ‫لوثائق‬ ‫إىل‬ ‫احلامية‬ ‫وتوفري‬ ‫إدارهتا‬ ‫العمليات‬ ‫هذه‬ ‫خالل‬ ‫والتأمني‬ . ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫بنظم‬ ‫اخلاصة‬ ‫التعريفات‬ ‫من‬ ‫يتضح‬ ‫كام‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هذ‬ ‫فإن‬ ‫النظم‬ ‫ه‬ ‫م‬‫بالتعامل‬‫تقوم‬ ‫الوثائق‬‫ع‬ ‫يف‬ ‫اإل‬‫شكلها‬ ‫لكرتوين‬ ، ‫جزء‬‫فإن‬‫لذا‬ ‫ا‬ ‫عىل‬‫ينصب‬‫مهامها‬‫من‬ ‫حتويل‬ (23) Dollar, Charles: Authentic Electronic Records: Strategies for Long-Term Access, Chicago: Cohasset Associates, 1999, p 22.
  • 39. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 23 ‫التقليد‬ ‫شكلها‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫ي‬ )‫(الورقي‬ ‫إىل‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫للمعاجلة‬ ‫قابل‬ ‫شكل‬ ‫احلاسبات‬ . ‫نظم‬ ‫فإن‬ ‫هلذا‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫تعتمد‬ ‫يف‬ ‫تكنولو‬ ‫عىل‬ ‫وتكوينها‬ ‫عملها‬ ‫جيا‬ ‫الرقمنة‬ ‫أو‬ ‫الرتقيم‬ Digitization Technology ‫وه‬ ‫ي‬ ‫الوثائق‬ ‫بتحويل‬ ‫اخلاصة‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫التقليد‬ ‫الشكل‬ ‫من‬ ‫ي‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرقمي‬ ‫أو‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ . ( 24 ) ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫تكنولوجياًالرقمنة‬ ً Digitization Technology ً ‫الرغبة‬ ‫عند‬ ‫يف‬ ‫تأسيس‬ ‫أرشيف‬ ‫نظام‬ ‫إلكرتوين‬ ‫ألي‬ ‫الرقمن‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫فإن‬ ‫جهة‬ ‫ة‬ ‫تكون‬ ‫هي‬ ‫األساس‬ ‫يف‬ ‫األساس‬ ‫متثل‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫فهذه‬ ‫النظام‬ ‫هذا‬ ‫وبناء‬ ‫تأسيس‬ ‫عمليات‬ ‫يف‬ ‫الشكل‬ ‫من‬ ‫التحول‬ ‫عمليات‬ ‫الورقي‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫للوثيقة‬ ، ‫وسوف‬ ‫نتناول‬ ‫بنظم‬ ‫وارتباطها‬ ‫أمهيتها‬ ‫مدى‬ ‫لبيان‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫هذه‬ ‫تفصيليا‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫ا‬ ‫إل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ ً:‫ًا‬‫ي‬‫ثان‬ ًًًًًًً ‫مفهومًالرقمنة‬ ً Digitization ً " ‫العملية‬ ‫هو‬ ‫التي‬ ‫غري‬ ‫املواد‬ ‫حتويل‬ ‫فيها‬ ‫يتم‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫(الكتب‬ ، ‫و‬ ‫امل‬ ‫خطوطات‬ ، ‫و‬ ،‫اجلرائد‬ ‫و‬ ‫الصوتية‬ ‫املواد‬ ، ‫و‬ ‫املرئية‬ ‫املواد‬ ، … . ‫إلخ‬ ) ‫إىل‬ ‫التعا‬ ‫يمكن‬ ‫رقمية‬ ‫ملفات‬ ‫شكل‬ ‫مل‬ ‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬ ‫استخدام‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫معها‬ ‫أو‬ ‫أي‬ ‫معدات‬ ‫أو‬ ‫أخرى‬ ‫أجهزة‬ " . ( 25 ) (24) Morrison David j.: How Digital is your Business. New York: Crown Business, 2000, p22. (25) Strategic and Management Issues for Digital Collections: http://www.leeds.ac.uk/cedars/documents/PSW01.htm.
  • 40. 24 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫بأهنا‬ ‫الرقمنة‬ ‫عملية‬ ‫تعرف‬ : " ‫شكلها‬ ‫من‬ ‫املواد‬ ‫حتويل‬ ‫الذي‬ ‫مبارشة‬ ‫اإلنسان‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫معه‬ ‫يتعامل‬ ‫أي‬ ‫مقرو‬ ‫ءة‬ ‫البرشية‬ ‫بالعني‬ " Human Readable " ‫إىل‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫عىل‬ ‫يعتمد‬ ‫شكل‬ ‫يف‬ ‫التعامل‬ ‫معها‬ " Readable - Machine " ( 26 ) ‫الرقمنة‬ ‫عملية‬ ‫و‬ ‫يف‬ ‫الشكل‬ ‫من‬ ‫املواد‬ ‫أشكال‬ ‫حتويل‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫أساسها‬ ‫ا‬ ‫لتقليدي‬ ‫وهو‬ ‫يطل‬ ‫ما‬ ‫ق‬ ‫عليه‬ ‫التناظري‬ ( Analog ) ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرقمي‬ ( Digital ) ‫عنه‬ ‫يعرب‬ ‫ما‬ ‫وهو‬ ‫من‬ ‫بالتحويل‬ ‫التناظري‬ ‫إىل‬ ‫الرقمي‬ A/D Conversion (. 27 ) ‫الوثائق‬ ‫إدخال‬ ‫عىل‬ ‫يعتمد‬ ‫التحويل‬ ‫هذا‬ ‫أو‬ ‫املواد‬ ‫يف‬ ‫شكلها‬ ‫التناظري‬ ‫إىل‬ ‫أ‬ ‫جهزة‬ ‫احلاسبات‬ ‫يف‬ ‫معه‬ ‫والتعامل‬ ‫فهمه‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬‫تستطيع‬ ‫شكل‬ ، ‫أ‬‫أن‬‫املعروف‬ ‫ومن‬ ‫جهزة‬ ‫الرمز‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫احلاسبات‬ ‫الثنائي‬ ( 0 - 1 ) ‫يف‬ ‫واملعلومات‬ ‫البيانات‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫باألجهزة‬ ‫املخزنة‬ ‫عليه‬ ‫يطلق‬ ‫ما‬ ‫وهو‬ Binary ‫واألعداد‬ ‫احلروف‬ ‫تكويد‬ ‫يتم‬ ‫حيث‬ ‫الرمز‬ ‫هذا‬ ‫باستخدام‬ ‫والعالمات‬ ‫الثنائي‬ ( 0 - 1 ) (. 28 ) ‫الوثائق‬ ‫ختزين‬ ‫وعند‬ ‫يف‬ ‫شكلها‬ ‫الرقمي‬ ‫أو‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫حت‬ ‫يتم‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫فإن‬ ‫ليلها‬ ‫إىل‬ ‫من‬ ‫جمموعة‬ ‫األرقام‬ ‫معها‬ ‫والتعامل‬ ‫فهمها‬ ‫من‬ ‫احلاسب‬ ‫ليتمكن‬ ، ‫رقم‬ ‫يسمى‬ ‫رمز‬ ‫وكل‬ (26) Ibid. (27) Waters, Donald J.: "Digital Preservation?" http://www.clir.org/pubs/issues/issues.html. (28) Ibid.
  • 41. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 25 ‫ثنائي‬ ‫أو‬ ‫بت‬ Bit ‫وهو‬ ‫رقم‬ ‫يمثل‬ ‫ثنائي‬ 0 ‫أو‬ 1 ‫الثنائية‬ ‫األرقام‬ ‫وجمموعة‬ Bits ‫بايت‬ ‫تسمى‬ Byte ‫اسم‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫عىل‬ ‫أطلق‬ ‫وهلذا‬ : " ‫الرقمية‬ ‫الوثائق‬ " . ‫الرقمية‬ ‫الوثيقة‬ ‫فإن‬ ‫ذلك‬ ‫وعىل‬ ‫أو‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫التي‬ ‫ية‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫يتم‬ ‫أو‬ ‫اس‬ ‫تعراضها‬ ‫احلاسب‬‫خالل‬‫من‬ ‫اآليل‬ ‫هي‬ ‫النقاط‬‫من‬ ‫شبكة‬‫عن‬‫عبارة‬ ‫أو‬ ‫بكس‬‫تسمى‬‫الصغرية‬‫املربعات‬ ‫ل‬ Pixel ‫برقم‬ ‫متثيله‬ ‫يتم‬ ‫الواحد‬ ‫والبكسل‬ ‫ثنائي‬ ‫واحد‬ ( Bit ) ‫إما‬ 0 ‫أو‬ 1 . ( 29 ) ً:‫ًا‬‫ث‬‫ثال‬ ًًًًًًً ‫املفاهيمًالفنيةًلعملياتًالرقمن‬ ‫ة‬ ً ‫ومصطلحات‬ ‫مفاهيم‬ ‫عىل‬ ‫املختلفة‬ ‫للمواد‬ ‫الرتقيم‬ ‫عمليات‬ ‫تشتمل‬ ‫ينب‬ ‫غي‬ ‫التعرض‬ ‫الرتقيم‬ ‫عمليات‬ ‫عن‬ ‫واضحة‬ ‫صورة‬ ‫لتقديم‬ ‫والتوضيح‬ ‫بالرشح‬ ‫هلا‬ ‫و‬ ‫األس‬ ‫اخلطوات‬ ‫اسية‬ ‫املتبعة‬ ‫يف‬ ‫إنجاز‬ ‫العمليات‬ ‫هذه‬ ، ‫املفاهيم‬ ‫هذه‬ ‫وتشمل‬ : ( 1 ) ‫البكسلس‬ Pixels ‫واملكون‬ ‫املرقمة‬ ‫للامدة‬ ‫الصورة‬ ‫عنارص‬ ‫متثل‬ ‫الصغرية‬ ‫النقاط‬ ‫من‬ ‫جمموعة‬ ‫األس‬ ‫ايس‬ ‫هلا‬ . ( 30 ) (29) Witt, Donald: Going Digital: Strategies for Access Preservation, and Conversion of Collections to a Digital Format, NY: The Haworth Press, Inc., 1999, p34. http://searchsmb.techtarget.com/sDefinition/0,,sid44_gci211948,00.html. (30) http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/ intro/intro-01.html - Digital Imaging Best Practices http://www.cdpheritage.org/digital/scanning/documents.
  • 42. 26 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ( 2 ) ‫الوضوح‬ ‫درجة‬ Resolution ‫هي‬ ‫للصورة‬ ‫املكونة‬ ‫النقاط‬ ‫عدد‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ( ‫البكسلس‬ ) ‫يف‬ ‫وتق‬ ‫الرقمية‬ ‫الصورة‬ ‫اس‬ ‫اآلتية‬ ‫بالطرق‬ ‫الوضوح‬ ‫درجة‬ :  ‫النقاط‬ ‫عدد‬ ‫يف‬ ‫الواحدة‬ ‫البوصة‬ DPI Dot Per Inch  ‫البكسلس‬ ‫عدد‬ ‫يف‬ ‫الواحدة‬ ‫البوصة‬ PPI Pixels Per Inch  ‫اخلطوط‬ ‫عدد‬ ‫يف‬ ‫الواحدة‬ ‫البوصة‬ LPI Lines Per Inch ‫مقياس‬ ‫استخدام‬ ‫ويكون‬ PPI ‫اخلاصة‬ ‫الوضوح‬ ‫درجة‬ ‫تناول‬ ‫عند‬ ‫مالئمة‬ ‫أكثر‬ ‫باملسح‬ ‫الضوئي‬ ‫للوثيقة‬ ‫أو‬ ‫الوثيقة‬ ‫وضوح‬ ‫درجة‬ ‫ضوئي‬ ‫املمسوحة‬ ‫ا‬ . ‫ومقياس‬ DPI ‫الوضوح‬ ‫درجة‬ ‫عن‬ ‫التحدث‬ ‫عند‬ ‫مناسبة‬ ‫أكثر‬ ‫يكون‬ ‫يف‬ ‫الوثائق‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫الورق‬ ‫عىل‬ ‫املطبوعة‬ . ( 31 ) ( 3 ) ‫عمق‬ ‫للبكسل‬ ‫البت‬ Pixel Bit Depth ‫بالنظام‬ ‫احلاسبات‬ ‫تعمل‬ ‫الثنائي‬ ‫بت‬ ‫وكل‬ Bit ‫إما‬ ‫البيانات‬ ‫من‬ 1 ‫أو‬ 0 ‫بكسل‬ ‫وكل‬ ‫الثنائية‬‫األرقام‬‫طريق‬‫عن‬‫متثيله‬‫يتم‬ ( 1 ، 0 ) ‫البت‬‫بعمق‬‫يعرف‬‫األرقام‬‫هذه‬‫وعدد‬ Bit Depth ‫فمثال‬ : ‫عدد‬ 1 ‫بكسل‬ : ‫برقم‬ ‫متثيله‬ ‫يتم‬ ‫ثنائي‬ ‫إما‬ ‫واحد‬ ‫صفر‬ 0 ‫أو‬ 1 ‫عدد‬ 2 ‫بكسل‬ : ‫إما‬ ‫ثنائيني‬ ‫برقمني‬ ‫متثيلهم‬ ‫يتم‬ 0 + 0 ‫أو‬ 0 + 1 ‫أو‬ 1 + 0 ‫أو‬ 1 + 1 (31) http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/ intro/intro-02.html -http://graphicssoft.about.com/od/glossary - Moving Theory Into Practice: Digital Imaging for Libraries and Archives http://www.rlg.org/preserv/mtip-order.html.
  • 43. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 27 1 ‫بت‬ ‫األبيض‬‫إما‬ ‫لونني‬ ‫تعرض‬ ‫أو‬ ‫األسود‬ 2 ‫بت‬ 4 ‫ألوان‬ ‫(أبيض‬ ، ‫أسود‬ ، ‫رمادي‬ ‫فاتح‬ ، ‫رمادي‬ ‫غامق‬ ) 3 ‫بت‬ 8 ‫ألوان‬ 4 ‫بت‬ 16 ‫لون‬ 5 ‫بت‬ 32 ‫لون‬ 6 ‫بت‬ 64 ‫لون‬ 7 ‫بت‬ 128 ‫لون‬ 8 ‫بت‬ 256 ‫لون‬ 16 ‫بت‬ 356 . 56 24 ‫بت‬ 000.000 17 ‫لون‬ ‫األلوا‬ ‫توفر‬ ‫زاد‬ ‫كلام‬ ‫البت‬ ‫عدد‬ ‫زاد‬ ‫كلام‬ ‫وهكذا‬ ‫ن‬ ‫درجة‬ ‫وزادت‬ ‫للصورة‬ ‫وضوحها‬ . ( 32 ) ( 4 ) ‫مصفوفة‬ ‫البكسل‬ ‫س‬ ( ‫أبعاد‬ ‫البكسل‬ ‫س‬ ) ( Dimensions ) Pixel Array ‫به‬ ‫يقصد‬ ‫عد‬ ‫د‬ ‫الشاشة‬ ‫نقاط‬ ‫يف‬ ‫الصورة‬ ‫أبعاد‬ ‫للصورة‬ ‫املكونة‬ ‫والصفوف‬ ‫باألعمدة‬ ‫(العرض‬ ‫واالرتفاع‬ ) ‫كال‬ ‫رضب‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫البكسلس‬ ‫أبعاد‬‫حتديد‬ ‫يمكن‬ ‫حيث‬ ‫ال‬ ‫من‬ ‫عرض‬ ‫واالرتفاع‬ ‫يف‬ ‫بوصة‬ ‫لكل‬ ‫النقاط‬ ‫عدد‬ ، ‫املثال‬ ‫سبيل‬ ‫عىل‬ : (32) Kenney, Anne: Moving Theory into Practice: Digital Imaging Tutorial. http://www.rlg.org/preserv/mtip-order.html http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/intro/intro-03.html.
  • 44. 28 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫الصورة‬ ‫التي‬ ‫أبعادها‬ 8 " x 10 " ‫والتي‬ ‫مسح‬ ‫عمل‬ ‫تم‬ ‫ضوئي‬ ‫وضوح‬ ‫بدرجة‬ ‫هلا‬ 300 PPI ‫هلا‬ ‫البكسلس‬ ‫أبعاد‬ ‫سيكون‬ : ) 8 " x 300 ) x ( 10 " x 300 ) ‫أبعاد‬ ‫فتكون‬ ‫الصورة‬ 2400 x 3000 .‫بكسل‬ ( 33 ) ( 5 ) ‫املقياس‬ ‫الرماد‬ ‫ي‬ Gray Scale ‫الظالل‬‫مدى‬‫به‬‫يقصد‬ ‫التي‬ ‫الضوئية‬‫للامسحات‬‫يمكن‬ ‫أو‬ ‫أي‬ ‫تستخ‬‫أخرى‬‫أجهزة‬ ‫دم‬ ‫يف‬ ‫حتويلها‬ ‫عند‬ ‫املواد‬ ‫من‬ ‫التقاطها‬ ‫من‬ ‫الرتقيم‬ ‫عمليات‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرقمي‬ . ( 34 ) ( 6 ) ‫نظام‬ ‫األلوا‬ ‫ن‬ Color System ‫النظم‬ ‫من‬ ‫عدد‬ ‫هناك‬ ‫التي‬ ‫األلوان‬ ‫لتمثيل‬ ‫تستخدم‬ ‫يف‬ ‫الرتقيم‬ ‫عمليات‬ ‫و‬ ‫أكثر‬ ‫هذه‬ ‫شيوع‬ ‫األلوان‬ ‫ا‬ ‫نظامي‬ ‫مها‬ : RGB ، CMYK . - ‫نظام‬ RGB ‫األمحر‬ ‫عىل‬ ‫األلوان‬ ‫من‬ ‫النظام‬ ‫هذا‬ ‫يعتمد‬ ( Red (R (‫األخرض‬ ، Green (R ، ‫األزرق‬ ( Blue (B . ‫النظا‬ ‫وهذا‬ ‫م‬ ‫التليفزيون‬ ‫شاشات‬ ‫مع‬ ‫يستخدم‬ ‫و‬ ‫وتقوم‬ ‫احلاسبات‬ ‫شاشات‬ ‫النظام‬ ‫هذا‬ ‫باستخدام‬ ‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬ ‫يف‬ ‫حتويلها‬ ‫املراد‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫األلوان‬ ‫التقاط‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرقمي‬ ‫النظام‬ ‫هذا‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ . ‫تساوى‬‫ضوئيا‬ ‫املمسوحة‬‫بالصفحة‬‫نقطة‬‫كل‬‫فإن‬‫النظام‬ ‫هذا‬‫وىف‬ 3 ‫بايت‬ ( 3 bytes ) ‫الت‬ ‫النحو‬ ‫عىل‬ ‫منها‬ ‫بايت‬ ‫كل‬ ‫توزيع‬ ‫يتم‬ ‫ايل‬ : (33) Ibid. (34) Besser, Howard and Jennifer Trant. Introduction to Imaging: Issues in Constructing an Image Database http://www.getty.edu/gri/standard/introimages/.
  • 45. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 29  1 ( ‫بايت‬ 1 Byte ) ‫احلمراء‬ ‫املعلومات‬ ‫متثل‬ ،  1 ( ‫بايت‬ 1 Byte ) ‫اخلرضاء‬ ‫املعلومات‬ ‫متثل‬  1 ( ‫بايت‬ 1 Byte ) ‫الزرقاء‬ ‫املعلومات‬ ‫متثل‬ ‫بطريق‬ ‫احلاسب‬ ‫ويقوم‬ ‫ة‬ ‫الثالثة‬ ‫احلروف‬ ‫ودمج‬ ‫بحساب‬ ‫رياضية‬ ‫ل‬ ، ‫تصبح‬ 24 ‫بت‬ ( = ‫احلرف‬ 8 ‫رقم‬ ‫ثنائي‬ ) ‫يساوى‬ ‫مما‬ 16,7 ‫ممك‬ ‫لون‬ ‫مليون‬ ‫ن‬ . - ‫نظام‬ CMYK ‫ألوان‬ ‫عىل‬ ‫النظام‬ ‫هذا‬ ‫يعتمد‬ ‫اللبني‬ ( Cyan (C ، ‫األرجواين‬ ( Magenta (M ، ‫األصفر‬ Yellow (y) ‫واألسود‬ Black (B) . ‫النظا‬ ‫وهذا‬ ‫م‬ ‫املستخدمة‬ ‫الطابعات‬ ‫مع‬ ‫يستخدم‬ ‫يف‬ ‫احلاسبات‬ ‫من‬ ‫الطباعة‬ . ( 35 ) ( 7 ) ‫س‬ ‫لسلة‬ ‫األلوان‬ Color Gamut ‫جمموعة‬ ‫أو‬ ‫األلوان‬ ‫تشكيلة‬ ‫التي‬ ‫متييزها‬ ‫احلاسبات‬ ‫وطابعات‬ ‫شاشات‬ ‫تستطيع‬ . ‫الرقمنة‬ ‫لعملية‬ ‫األساسية‬ ‫المرطلبات‬ ‫في‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫هبا‬ ‫يقصد‬ ‫والسياسات‬ ‫اإلجراءات‬ ‫النظام‬ ‫لتأسيس‬ ‫الالزمة‬ ‫والتجهيزات‬ ، ‫وت‬ ‫تمثل‬ ‫املتطلبات‬ ‫هذه‬ ‫يف‬ : (35) Good Practice Handbook http://www.library.ucsb.edu/ucpag - Planning and Implementing Digitization Projects http://www.chin.gc.ca/digital_content - Technical Advisory Services for Images http://www.tasi.ac.uk/advice/managing.
  • 46. 30 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫التخطيط‬ ً ‫بعمليات‬ ‫القيام‬ ‫عند‬ ‫املتبعة‬ ‫اخلطوات‬ ‫ترتيب‬ ‫وحتديد‬ ‫السياسات‬ ‫وضع‬ ‫ويعنى‬ ‫ما‬ ‫التخطيط‬ ‫عملية‬ ‫وتتضمن‬ ‫التحويل‬ ‫ييل‬ : ( 1 ) ‫العمل‬ ‫موقع‬ ‫حتديد‬ ‫تتم‬ ‫سوف‬ ‫الرتقيم‬ ‫عملية‬ ‫كانت‬ ‫ما‬ ‫إذا‬ ‫حتديد‬ ‫به‬ ‫ويقصد‬ ‫يف‬ ‫امل‬ ‫املكان‬ ‫نفس‬ ‫به‬ ‫وجود‬ ‫تتم‬ ‫سوف‬ ‫الرتقيم‬ ‫عملية‬ ‫أن‬ ‫أم‬ ‫ترقيمها‬ ‫املراد‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫الوثائ‬ ‫نقل‬ ‫يتم‬ ‫آخر‬ ‫مكان‬ ‫املراد‬ ‫ق‬ ‫إليه‬ ‫ترقيمها‬ . ‫تتم‬ ‫سوف‬ ‫الرتقيم‬ ‫عملية‬ ‫كان‬ ‫وإذا‬ ‫يف‬ ‫سيكون‬ ‫ذلك‬ ‫فإن‬ ‫الوثائق‬ ‫وجود‬ ‫مكان‬ ‫نفس‬ ‫مرحي‬ ‫ا‬ ‫الوثائق‬ ‫لوجود‬ ‫يف‬ ‫العاملني‬ ‫يد‬ ‫متناول‬ ‫يف‬ ،‫النظام‬ ‫يلزم‬ ‫ولكن‬ ‫م‬ ‫توفري‬ ‫ذلك‬ ‫من‬ ‫ساحات‬ ‫العمل‬ ‫شبكة‬ ‫إنشاء‬‫وتكاليف‬ ‫واألجهزة‬ ‫للمعدات‬ ‫وأماكن‬ ‫الوثائق‬ ‫جتهيز‬ ‫لعمليات‬‫األماكن‬ Network ‫أو‬ ‫حتديثها‬ ‫األقل‬ ‫عىل‬ . ‫بعيد‬ ‫يتم‬ ‫سوف‬ ‫التحويل‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫أما‬ ‫ا‬ ‫املكان‬ ‫عن‬ ‫الذي‬ ‫ذلك‬ ‫فإن‬ ‫الوثائق‬ ‫به‬ ‫توجد‬ ‫اإلدارية‬ ‫الناحية‬ ‫من‬ ‫أسهل‬ ‫سيكون‬ ، ‫لكنه‬ ‫يف‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫الوقت‬ ‫نفس‬ ‫أن‬ ‫يتسبب‬ ‫يف‬ ‫تعطيل‬ ‫الوثائق‬ ‫تتوافر‬ ‫مل‬ ‫إذا‬ ‫العمل‬ ‫أو‬ ‫التحويل‬ ‫ملكان‬ ‫نقلها‬ ‫يتم‬ ‫اخلارجي‬ ‫وذلك‬ ‫ألي‬ ‫سب‬ ‫ب‬ . ( 36 ) ( 2 ) ‫الوثائق‬ ‫وحتديد‬ ‫اختيار‬ ‫التالية‬ ‫األسئلة‬ ‫عىل‬ ‫اإلجابة‬ ‫تتطلب‬ ‫اخلطوة‬ ‫وهذه‬ :  ‫حتتاج‬ ‫الوثائق‬ ‫كل‬ ‫هل‬ ‫إىل‬ ‫للشكل‬ ‫حتويلها‬ ‫الرقمي‬ ‫؟‬ (36) Tanner, Simon: Digital Futures: Strategies for the Information Age, Neal- Schuman, 2002, p.125.
  • 47. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 31  ‫وجود‬ ‫احتامل‬ ‫هو‬ ‫ما‬ ‫مكررة؟‬ ‫وثائق‬  ‫حتمل‬ ‫ال‬ ‫وثائق‬ ‫وجود‬ ‫احتامل‬ ‫هو‬ ‫ما‬ ‫أي‬ ‫قيمة؟‬ ‫هلا‬ ‫معلومات‬ ‫اإلشارة‬ ‫جيب‬ ‫الوقت‬ ‫نفس‬ ‫وىف‬ ‫إىل‬ ‫أن‬ ‫أي‬ ‫الوثائق‬ ‫واختيار‬ ‫لتحديد‬ ‫حماولة‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫فعلي‬ ‫تتطلب‬ ‫ا‬ ‫التحويل‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرقمي‬ ‫جد‬ ‫مكلفة‬ ‫ستكون‬ ‫ا‬ .  ‫املدة‬ ‫ما‬ ‫التي‬ ‫ينبغي‬ ‫االحتفاظ‬ ‫بالوثائق‬ ‫التي‬ ‫حتويلها؟‬ ‫تم‬  ‫أي‬ ‫ال‬ ‫من‬ ‫حتويله‬ ‫تم‬ ‫أن‬ ‫بعد‬ ‫منه‬ ‫التخلص‬ ‫يمكن‬ ‫وثائق‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرقمي‬ ‫؟‬  ‫الوثائق‬ ‫مع‬ ‫بالتعامل‬ ‫هلم‬ ‫يسمح‬ ‫سوف‬ ‫الذين‬ ‫األشخاص‬ ‫هم‬ ‫من‬ ‫يف‬ ‫شكلها‬ ‫الرقمي‬ ‫األرشيف‬ ‫نظام‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫؟‬ - ‫فام‬ ‫األشخاص‬ ‫حتديد‬ ‫حالة‬ ‫وىف‬ ‫هي‬ ‫الصالحيات‬ ‫التي‬ ‫عند‬ ‫منهم‬ ‫لكل‬ ‫ستحدد‬ ‫الوثائق؟‬ ‫مع‬ ‫والتعامل‬ ‫للنظام‬ ‫دخوله‬  ‫ه‬ ‫ما‬ ‫ي‬ ‫املكررة؟‬ ‫الوثائق‬ ‫حلذف‬ ‫املتبعة‬ ‫االسرتاتيجيات‬ ‫الرغبة‬ ‫عند‬ ‫وهلذا‬ ‫يف‬ ‫للتحول‬ ‫الوثائق‬ ‫اختيار‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرقمي‬ ‫فإنه‬ ‫ين‬ ‫بغي‬ ‫عىل‬ ‫مسئويل‬ ‫األخذ‬ ‫عليه‬ ‫والقائمني‬ ‫املرشوع‬ ‫يف‬ ‫النقاط‬ ‫هذه‬ ‫االعتبار‬ . ( 37 ) ( 3 ) ‫برام‬ ‫اختيار‬ ‫والتحرير‬ ‫االلتقاط‬ ‫ج‬ ‫الربامج‬ ‫هبا‬ ‫يقصد‬ ‫التي‬ ‫طريقها‬‫عن‬ ‫يتم‬ ‫التقاط‬ ‫الض‬ ‫املاسحات‬ ‫طريق‬‫عن‬ ‫الصور‬ ‫وئية‬ ‫والتي‬ ‫تقوم‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫املهام‬ ‫ببعض‬ ‫حتسني‬ :‫مثل‬ ‫الرتوش‬ ‫وإزالة‬ ‫امللتقطة‬ ‫الصورة‬ ‫جودة‬ ، ‫هتذيب‬ (37) Ibid., p.125-126.
  • 48. 32 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫وتنظيفها‬ ‫امللتقطة‬ ‫الصورة‬ ، ‫التعديل‬ ‫إمكانية‬ ‫يف‬ ‫م‬ ‫وضوحها‬ ‫درجة‬ ‫وتغيري‬ ‫الصورة‬ ‫حجم‬ ‫ن‬ ‫الصورة‬ ‫بتخزين‬ ‫خاصة‬ ‫أغراض‬ ‫أجل‬ . ( 38 ) ( 4 ) ‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬ ‫اختيار‬ ‫للامسح‬ ‫الصحيح‬ ‫االختيار‬ ‫عملية‬ ‫إن‬ ‫الضوئي‬ ‫املضمون‬ ‫النجاح‬ ‫عىل‬ ‫تساعد‬ ‫الرتقيم‬ ‫لعمليات‬ ، ‫الصحيح‬ ‫االختيار‬ ‫عىل‬ ‫تساعد‬ ‫التالية‬ ‫والنقاط‬ :  ‫مسحها‬ ‫املراد‬ ‫األوراق‬ ‫حجم‬ ‫معرفة‬ ‫و‬ ‫املعدل‬ ‫اليومي‬ ‫املسح‬ ‫لعمليات‬ .  ‫هل‬ ‫األوراق‬ ‫أنواع‬ ‫معرفة‬ ‫هي‬ ‫احلجم‬ ‫من‬ A4 ‫أو‬ A3 ، ‫عىل‬ ‫األوراق‬ ‫حتتوى‬ ‫هل‬ ‫ألوان؟‬  ‫أن‬ ‫والتحرير‬‫االلتقاط‬‫برامج‬‫مع‬‫متوافقة‬‫املستخدمة‬‫الضوئية‬‫املاسحات‬‫تكون‬ ‫املستخدمة‬ .  ‫مثل‬ ‫إضافية‬ ‫وظائف‬ ‫تؤدى‬ ‫ماسحات‬ ‫الستخدام‬ ‫حاجة‬ ‫هناك‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫حتديد‬ ‫ا‬ ‫عىل‬ ‫التعرف‬ ‫لبار‬ ‫كود‬ .  ‫الوقت‬ ‫معرفة‬ ‫الذي‬ ‫األعطا‬ ‫إصالح‬ ‫يستغرقه‬ ‫ل‬ ‫باملاسحات‬ ‫أو‬ ‫تبديلها‬ . ( 39 ) ( 5 ) ‫الرتقيم‬ ‫لعملية‬ ‫الوثائق‬ ‫إعداد‬ ‫إجراءات‬ ‫حتديد‬ ‫جد‬ ‫هائل‬ ‫عدد‬ ‫عىل‬ ‫الرتقيم‬ ‫عمليات‬ ‫تشتمل‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫ا‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫التي‬ ‫ي‬ ‫رغب‬ ‫يف‬ ‫حتويلها‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرقمي‬ ‫فإنه‬ ‫هذا‬ ‫وعىل‬ ‫ينبغي‬ ‫م‬ ‫اتباعها‬ ‫يلزم‬ ‫حمددة‬ ‫إجراءات‬ ‫وجود‬ ‫ن‬ ‫الرتقيم‬ ‫لعملية‬ ‫الوثائق‬ ‫إعداد‬ ‫أجل‬ ، ‫فمثال‬ : (38) Ibid., p.126. (39) Ibid., p.126-127.
  • 49. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 33  ‫حالتها‬ ‫ومعرفة‬ ‫األوراق‬ ‫مراجعة‬ ( ‫متهالكة‬ ، ‫جيدة‬ . .. ‫إلخ‬ )  ‫باملسح‬ ‫القيام‬ ‫عدم‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫الضوئي‬ ‫مرتان‬ ‫للوثيقة‬ .  ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫أن‬ ‫كاملة‬ ‫بالوثائق‬ ‫اخلاصة‬ ‫البيانات‬ . ( 40 ) ( 6 ) ‫وتدريبهم‬ ‫مسئولياهتم‬ ‫وحتديد‬ ‫العاملني‬ ‫اختيار‬ ‫هلم‬ ‫املستمر‬ ‫والتدريب‬ ‫مسئولياهتم‬ ‫وحتديد‬ ‫العاملني‬ ‫اختيار‬ ‫عملية‬ ‫إن‬ ‫ه‬ ‫ي‬ ‫صامم‬ ‫التحويل‬ ‫بعمليات‬ ‫اخلاصة‬ ‫الفنية‬ ‫العمليات‬ ‫نجاح‬ ‫لضامن‬ ‫األمان‬ ، ‫يوض‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫وهلذا‬ ‫ع‬ ‫يف‬ ‫التالية‬ ‫النقاط‬ ‫االعتبار‬ :  ‫املرشوع‬ ‫مديرو‬ ‫حتديد‬ .  ‫املسح‬ ‫بأعامل‬ ‫القائمني‬ ‫حتديد‬ ‫الضوئي‬ ‫أو‬ ‫التصوير‬ .  ‫مدخيل‬ ‫حتديد‬ ‫البيانات‬ .  ‫العمليات‬ ‫قبل‬ ‫ومراجعتها‬ ‫الوثائق‬ ‫إعداد‬ ‫مسئولو‬ ‫حتديد‬ .  ‫الشبكة‬ ‫مديرو‬ Network Administrators ‫عن‬ ‫املسئولني‬ ‫وهم‬ ‫إدارة‬ ‫وتأمينها‬ ‫النظام‬ ‫شبكة‬ (. 41 ) ‫العاملني‬ ‫تدريب‬  ‫استخدام‬ ‫كيفية‬ ‫عىل‬ ‫العاملني‬ ‫تدريب‬ ‫النظام‬ ‫وجتهيزات‬ ‫معدات‬ .  ‫التدريب‬ ‫عملية‬ ‫ومتطلبات‬ ‫نوعيات‬ ‫حتديد‬ ‫عىل‬ ‫احلرص‬ ‫يف‬ ‫التحو‬ ‫خطة‬ ‫يل‬ . (40) Ibid., p.127. (41) Ibid., p.127-128.
  • 50. 34 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫ا‬ ‫املسار‬ ‫وتوضيح‬ ‫العاملني‬ ‫حتفيز‬ ‫عىل‬ ‫حلرص‬ ‫الوظيفي‬ ‫ب‬ ‫العمل‬ ‫عند‬ ‫هلم‬ ‫النظام‬ ‫وإمكانية‬ ‫الرتقي‬ ‫الكفاءة‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫اعىل‬ ‫ملستوى‬ ‫يف‬ ‫أ‬ ‫العمل‬ ‫داء‬ . ( 42 ) ً‫ي‬‫ثان‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ‫حتديدًاألهداف‬ ً ‫اخل‬‫املرشوعات‬‫أفضل‬ ‫الوثائق‬‫بتحويل‬‫اصة‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرقمي‬ ‫هي‬ ‫املرشو‬ ‫عات‬ ‫التي‬ ‫األهداف‬ ‫هذه‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫إدارهتا‬ ‫ويتم‬ ‫واضحة‬ ‫أهداف‬ ‫هلا‬ ‫يكون‬ . ‫األهداف‬ ‫حتديد‬ ‫وعملية‬ ‫هي‬ ‫العملية‬ ‫التي‬ ‫النقاط‬ ‫بعض‬ ‫بشأن‬ ‫التفكري‬ ‫فيها‬ ‫يتم‬ ‫مثل‬ ‫زوايا‬ ‫عدة‬ ‫من‬ ‫املرشوع‬ ‫حول‬ ‫واملوضوعات‬ :  ‫الرتقيم‬ ‫عمليات‬ ‫عىل‬ ‫املرتتبة‬ ‫النتائج‬ .  ‫املنافع‬ ‫التي‬ ‫واملسئولني‬ ‫املوظفني‬ ‫وكذلك‬ ‫املرشوع‬ ‫صاحبة‬ ‫اجلهة‬ ‫عىل‬ ‫ستعود‬ ‫فيها‬ .  ‫املناسبان‬ ‫والوقت‬ ‫التكاليف‬ ‫يف‬ ‫م‬ ‫فائدة‬ ‫أقىص‬ ‫حتقيق‬ ‫وضامن‬ ‫املرشوع‬ ‫إنجاز‬ ‫ن‬ ‫وخدمات‬ ‫حديثة‬ ‫وأجهزة‬ ‫نظم‬ ‫استخدام‬ .  ‫التحويل‬ ‫مرشوع‬ ‫لبدء‬ ‫املناسب‬ ‫التوقيت‬ ‫الرقمي‬ . ( 43 ) ‫واإل‬ ‫دارة‬ ‫اآلخرين‬ ‫مع‬ ‫التواصل‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫كبري‬ ‫بقدر‬ ‫تعنى‬ ‫اجليدة‬ ، ‫كان‬ ‫فإذا‬ ‫حتقيقها‬ ‫املطلوب‬ ‫والنتائج‬ ‫املرشوع‬ ‫بأهداف‬ ‫ودراية‬‫علم‬ ‫عىل‬ ‫باملرشوع‬ ‫العاملون‬ ‫األشخاص‬ (42) Ibid., p.128. (43) Questions to Ask Before Starting a Digitization Project. http:// www.necdcc.org/digital. -Witt, Donald: Going Digital: Strategies for Access Preservation and Convention of Collections to a Digital Format, NY: The Haworth Press, Inc, 1999, p.103.
  • 51. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 35 ‫مسامهاهتم‬ ‫أن‬ ‫سيدركون‬ ‫ألهنم‬ ‫باملرشوع‬ ‫أعامهلم‬ ‫أداء‬ ‫عىل‬ ‫باإلجياب‬ ‫سينعكس‬ ‫ذلك‬ ‫فإن‬ ‫عىل‬ ‫األثر‬ ‫عظيم‬ ‫هلا‬ ‫يكون‬ ‫سوف‬ ‫الفردية‬ ‫املرشوع‬ ‫أهداف‬ ‫حتقيق‬ . ‫النهاية‬ ‫من‬ ‫البدء‬ ‫نظرية‬ ‫فإن‬ ‫وهلذا‬ ‘ Start at the End ’ ‫مناسبة‬ ‫تكون‬ ‫يف‬ ‫مرشوعات‬ ‫التحويل‬ ‫الرقمي‬ ‫النظر‬ ‫أن‬ ‫حيث‬ ‫إىل‬ .‫ناجحة‬ ‫بداية‬ ‫لضامن‬ ‫فعال‬ ‫أسلوب‬ ‫يكون‬ ‫النتائج‬ ‫النظرة‬ ‫هذه‬ ‫وتشري‬ ‫إىل‬ ‫بالتحليل‬ ‫املرشوع‬ ‫تناول‬ ‫قبل‬ ‫النتائج‬ ‫عىل‬ ‫الرتكيز‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫تقييم‬ ‫عمليات‬ ‫املرشوعات‬ ‫هذه‬ ‫من‬ ‫العائد‬ ‫النفع‬ ‫ومدى‬ ‫التحويل‬ . ( 44 ) ً‫ث‬‫ثال‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ‫حتديدًاملتطلباتًالفنية‬ ً ‫واملعدات‬ ‫األجهزة‬ ‫حتديد‬ ‫هبا‬ ‫ويقصد‬ ‫التي‬ ‫تستخدم‬ ‫سوف‬ ‫يف‬ ‫الف‬ ‫العمليات‬ ‫نية‬ ‫الوثائق‬ ‫لتحويل‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرقمي‬ . ‫واملعدات‬ ‫األجهزة‬ ‫تتمثل‬ ‫التي‬ ‫استخدامها‬ ‫يتم‬ ‫يف‬ ‫الرقمية‬ ‫املرشوعات‬ ‫يف‬ : ( 1 ) ‫أجهزة‬ ‫احلاسبات‬ ‫والتي‬ ‫أنه‬ ‫عىل‬ ،‫للوثائق‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫اإلدخال‬ ‫عمليات‬ ‫خالهلا‬ ‫من‬ ‫سيتم‬ ‫ينب‬ ‫غي‬ ‫أن‬ ‫تتوفر‬ ‫يف‬ ‫مثل‬ ‫املواصفات‬ ‫بعض‬ ‫األجهزة‬ ‫هذه‬ :  ‫أن‬ ‫حتتوي‬ ‫للشاشة‬ ‫تشغيل‬ ‫كروت‬ ‫عىل‬ VGA Card ‫بقدرة‬ ‫وضوح‬ ‫ودرجة‬ ‫عالية‬ .  ‫حتتو‬ ‫أن‬ ‫ي‬ ‫عن‬ ‫تقل‬ ‫ال‬ ‫مسطحة‬ ‫عرض‬ ‫شاشة‬ ‫عىل‬ 17 ‫بوصة‬ . (44) Questions to Ask Before Starting a Digitization Project. http:// www.necdcc.org/digital.
  • 52. 36 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫رسيعة‬ ‫املعاجلات‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫وقوية‬ .  ‫كبرية‬ ‫تكون‬ ‫للجهاز‬ ‫الذاكرة‬ ‫مساحة‬ .  ‫كبرية‬ ‫تكون‬ ‫الصلب‬ ‫القرص‬ ‫مساحة‬ .  ‫األغراض‬ ‫متعددة‬ ‫أقراص‬ ‫ناسخ‬ DVD Writer ‫لعمل‬ ‫وذلك‬ ‫النسخ‬ ‫االحتياطية‬ ‫أو‬ ‫عند‬ ‫امللفات‬ ‫من‬ ‫نسخ‬ ‫الرضورة‬ .  ‫طباعة‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫وذلك‬ ‫الطابعات‬ ‫أي‬ ‫حتويلها‬‫بعد‬‫اجلهاز‬ ‫من‬ ‫وثيقة‬ ‫إىل‬ ‫الش‬ ‫كل‬ ‫الرقمي‬ ‫وختزينها‬ ‫بأجهزة‬ ‫تقل‬ ‫ال‬ ‫عالية‬ ‫جودة‬ ‫ذات‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫عىل‬ ‫احلاسبات‬ ‫عن‬ 600 ‫شاشة‬/ ‫نقطة‬ (. 45 ) ( 2 ) ‫الرقمية‬ ‫والكامريات‬ ‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬ ‫هي‬ ‫الوثائق‬ ‫بتحويل‬ ‫تقوم‬ ‫احلاسبات‬ ‫بأجهزة‬ ‫ملحقة‬ ‫أجهزة‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ‫إىل‬ ‫ال‬ ‫شكل‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫ومعاجلتها‬ ‫معها‬ ‫التعامل‬ ‫احلاسب‬ ‫ليستطيع‬ . ‫املصدر‬ ‫الوثيقة‬ ‫وتكون‬ Source Document ‫وهي‬ ‫الوثيقة‬ ‫التي‬ ‫التحويل‬ ‫عملية‬ ‫يتم‬ ‫مطبوعة‬ ‫وثيقة‬ ‫إما‬‫هلا‬ ، ‫اليد‬ ‫بخط‬ ‫مكتوبة‬ ‫أو‬ ‫رسومات‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ، ‫وهي‬ ‫أن‬‫املمكن‬ ‫من‬ ‫حت‬ ‫توي‬ ‫نصية‬ ‫معلومات‬ ‫عىل‬ ‫أو‬ ‫واألسود‬ ‫باألبيض‬ ‫ختطيطية‬ ‫رسومات‬ ‫أو‬ ‫اللون‬ ‫درجات‬ ‫الر‬ ‫مادي‬ ‫أو‬ ‫باأللوان‬ . (45) Saffady, William: Documents Imaging: Technologies applications and Implementation, Lanham: Scarecrow Press Inc., 2003, p.43.
  • 53. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 37 ‫املسح‬ ‫لعملية‬ ‫الصحيحة‬ ‫والتسمية‬ ‫الضوئي‬ ‫للوثائق‬ ‫هي‬ ‫الوثائق‬ ‫ترقيم‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫رقمنة‬ ‫الوثائق‬ Document Digitization . ( 46 ) ‫عىل‬ ‫تناوهلا‬ ‫يتم‬ ‫سوف‬ ‫الضوئية‬ ‫للامسحات‬ ‫واألشكال‬ ‫األنواع‬ ‫من‬ ‫العديد‬ ‫هناك‬ ‫النحو‬ ‫التايل‬ :  ‫املسطحة‬ ‫املاسحات‬ ‫أو‬ ‫املستوية‬ Flatbed Scanners ‫جد‬ ‫رخيصة‬ ‫ا‬ ‫األوراق‬ ‫تصوير‬ ‫ماكينات‬ ‫وتشبه‬ ، ‫الوثيقة‬ ‫وضع‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫وتعمل‬ ‫ضوئي‬ ‫مسحها‬ ‫املراد‬ ‫ا‬ ‫املسح‬ ‫عملية‬ ‫لتبدأ‬ ‫الزجاج‬ ‫عىل‬ ‫الضوئي‬ ‫الوثي‬ ‫صورة‬ ‫والتقاط‬ ‫عن‬ ‫قة‬ ‫طريق‬ CCD ‫بني‬ ‫ما‬ ‫وضوح‬ ‫درجة‬ ‫هلا‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫من‬ ‫احلديثة‬ ‫الضوئية‬ ‫واملاسحات‬ 1200 - 5000 SPI ‫اعتامد‬ ‫ا‬ ‫وجودهتا‬ ‫أسعارها‬ ‫عىل‬ . ( 47 ) ‫تكون‬ ‫أال‬ ‫النواسخ‬ ‫هذه‬ ‫عمل‬ ‫ويتطلب‬ ‫ضوئي‬ ‫مسحها‬ ‫املراد‬ ‫الوثيقة‬ ‫ا‬ ‫أكرب‬ ‫يف‬ ‫احلجم‬ ‫الزجاج‬ ‫مساحة‬ ‫من‬ ‫الذي‬ ‫الصورة‬ ‫اللتقاط‬ ‫عليه‬ ‫توضع‬ ‫سوف‬ ، ‫لذلك‬ ‫فهي‬ ‫مع‬ ‫عملية‬ ‫غري‬ ‫و‬ ‫الكبرية‬ ‫الوثائق‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫املتهالكة‬ . (46) Ibid., p45. (47) Ibid., p45. http://www.getty.edu/research/conducting_research/standards/introimages/scanne rs.html - Creating and Documenting Electronic Text: A Guide to Good Practice http://ahds.ac.uk/documents/creating
  • 54. 38 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫الشفافيات‬ ‫ملسح‬ ‫وحدات‬ ‫هبا‬ ‫يلحق‬ ‫احلديثة‬ ‫املسطحة‬ ‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬ ‫ومعظم‬ Transparency ‫ا‬‫أيض‬ ‫الوح‬ ‫هذه‬ ‫إضافة‬ ‫يمكن‬ ‫دات‬ ‫إىل‬ ‫تكن‬ ‫مل‬ ‫إن‬ ‫املسطحة‬ ‫املاسحات‬ ‫أساس‬ ‫هبا‬ ‫ملحقة‬ ‫ا‬ . ( 48 )  ‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬ ‫األسطوانية‬ Drum Scanners ‫ستنسل‬ ‫ماكينات‬ ‫تشبه‬ ‫التي‬ ‫مستخدمة‬ ‫كانت‬ ‫يف‬ ‫القرن‬ ‫من‬ ‫الستينيات‬ ‫ا‬ ‫ملايض‬ ، ‫ويتم‬ ‫ضوئي‬ ‫مسحها‬ ‫املراد‬ ‫الوثيقة‬ ‫وضع‬ ‫ا‬ ‫عىل‬ ‫أسطوانة‬ ‫عال‬ ‫كثافته‬‫ضوء‬ ‫مصدر‬ ‫أمام‬‫دوراهنا‬‫ويتم‬ ‫ية‬ ‫الوثيقة‬ ‫صورة‬ ‫التقاط‬ ‫يتم‬ ‫العملية‬ ‫هذه‬ ‫وخالل‬ ، ‫يستخدم‬ ‫املاسحات‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫وهذا‬ ‫تسمى‬ ‫تكنولوجيا‬ Photo Multiplier Tube ‫بدال‬ ‫من‬ CCD . ‫املسح‬ ‫عن‬ ‫الناجتة‬ ‫والصور‬ ‫الضوئي‬ ‫وتصل‬ ‫اجلودة‬ ‫عالية‬ ‫تكون‬ ‫هلا‬ ‫إىل‬ 8000 SPI ، ‫يتط‬ ‫عملها‬ ‫أسلوب‬ ‫ولكن‬ ‫عىل‬ ‫لفها‬ ‫اجل‬ ‫من‬ ‫حمدود‬ ‫حجم‬ ‫ذات‬ ‫مرنة‬ ‫وثائق‬ ‫لب‬ ‫األسطوانة‬ ، ‫وه‬ ‫ي‬ ‫األخرى‬ ‫الضوئية‬ ‫باملاسحات‬ ‫مقارنة‬ ‫الثمن‬ ‫مرتفعة‬ . ( 49 )  ‫الرقمية‬ ‫الكامريا‬ Digital Camera ‫األوضاع‬ ‫اختيار‬ ‫عىل‬ ‫االلتقاط‬ ‫معدات‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫يتميز‬ ‫التي‬ ‫درجة‬ ‫تضمن‬ ‫امللتقطة‬‫للصورة‬‫وضوح‬ ، ‫التعديل‬ ‫النوع‬ ‫هلذا‬‫يمكن‬‫حيث‬ ‫يف‬ ‫ال‬ ‫أجل‬‫من‬‫الكامريا‬‫وضع‬ ‫تقاط‬ (48) Saffady, William: Documents Imaging..., Op.Cit., pp45-46. (49) Ibid., p.47. - Introduction to Imaging. http://www.getty.edu/research/conducting_research/standards/introimages/scanne rs.html.
  • 55. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 39 ‫للوثيقة‬ ‫واضحة‬ ‫صورة‬ ، ‫كانت‬ ‫إذا‬ ‫خاصة‬ ‫بالوثيقة‬ ‫مبارش‬ ‫اتصال‬ ‫حدوث‬ ‫بعدم‬ ‫يسمح‬ ‫وهذا‬ ‫يساعد‬ ‫مما‬ ‫متهالكة‬ ‫حالتها‬ ‫يف‬ ‫األصلية‬ ‫الوثائق‬ ‫عىل‬ ‫املحافظة‬ . ( 50 ) ‫ا‬‫أيض‬ ‫بالتحكم‬ ‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫يسمح‬ ‫يف‬ ‫اإلضا‬ ‫حجم‬ ‫ءة‬ ‫الفنية‬ ‫واإلعدادات‬ ‫التي‬ ‫تضمن‬ ‫انتتا‬ ‫ج‬ ‫عالية‬ ‫جودة‬ ‫ذات‬ ‫صورة‬ ، ‫إضافة‬ ‫إىل‬ ‫يمك‬ ‫ذلك‬ ‫هلذا‬ ‫ن‬ ‫جلسم‬ ‫صورة‬ ‫التقاط‬ ‫النوع‬ ‫ثالثي‬ ‫األبعاد‬ ‫ثنائية‬ ‫األجسام‬ ‫من‬ ‫بدال‬ ‫األبعاد‬ . ( 51 )  ‫املصغرات‬ ‫ماسحات‬ Microfilm Scanner ‫صور‬ ‫بعمل‬ ‫يقوم‬ ‫النواسخ‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫وهذا‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ( ‫رقمية‬ ) ‫الصور‬ ‫من‬ ‫مثل‬ ‫امليكروفيلمية‬ : ‫امليكروفيلم‬ ، ‫امليكروفيش‬ ‫و‬ ‫و‬ ‫درجة‬ ‫وتعتمد‬ ‫املثقوبة‬ ‫الكروت‬ ‫ضوح‬ ‫وحالته‬ ‫الفيلم‬ ‫جودة‬ ‫عىل‬ ‫الصورة‬ . ( 52 ) ( 3 ) ‫احلاسبات‬ ‫شبكة‬ Computer Network ‫األساس‬‫الشبكات‬‫متثل‬ ‫يف‬ ‫نظم‬‫عمل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫ع‬‫إنه‬‫حيث‬ ‫طريق‬‫ن‬ ‫األساسي‬ ‫وبراجمه‬ ‫النظام‬ ‫أجهزة‬‫بني‬ ‫االتصال‬ ‫يكون‬ ‫الشبكات‬ ‫ة‬ ، ‫ا‬‫أيض‬ ‫األجهز‬ ‫اتصال‬ ‫بخادم‬ ‫ة‬ ‫األساس‬ ‫هو‬ ‫الشبكة‬ ‫يف‬ ‫واسرتجاعها‬ ‫املحررات‬ ‫ختزين‬ ‫عمليات‬ ، ‫يت‬ ‫الشبكة‬ ‫طريق‬ ‫فعن‬ ‫م‬ (50) A Guide of Practical Use of the Digital Camera. http://www.ncsu.edu/sciencejunction/route/usetech/digitalcamera/index.html. (51) http://www.getty.edu/research/conducting_research/ standards/introimages/ scanners.html. (52) Saffady, William: Documents Imaging..., Op.Cit., p.49.
  • 56. 40 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫املدخلة‬ ‫املحررات‬ ‫ختزين‬ ‫إىل‬ ‫من‬ ‫احلاجة‬ ‫عند‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫ويتم‬ ‫الشبكة‬ ‫خادم‬ ‫عىل‬ ‫النظام‬ ‫اخلادم‬ ‫إىل‬ ‫األجهز‬ ‫ة‬ ‫أيض‬ ‫الشبكة‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫ا‬ . ( 53 ) ‫مكونات‬ ‫ومن‬ :‫الشبكة‬  ‫والتوصيالت‬ ‫الكابالت‬ Cables ‫وهي‬ ‫الوسط‬ ‫متثل‬ ‫الذي‬ ‫املستخدمة‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬‫بني‬ ‫ما‬ ‫االتصال‬ ‫خالله‬ ‫من‬ ‫يتم‬ ‫يف‬ ‫واخلادم‬ ‫للمحررات‬ ‫والتخزين‬ ‫احلفظ‬ ‫أعامل‬ ‫الذي‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫املحررات‬ ‫هذه‬ ‫عليه‬ ‫ختزن‬ ‫اسرتجاعها‬ ، ‫ا‬‫أيض‬ ‫للمحررات‬ ‫الرقمية‬ ‫النسخ‬ ‫بنقل‬ ‫تقوم‬ ‫والتي‬ ‫باخلادم‬ ‫ختزينها‬ ‫تم‬ ‫إىل‬ ‫األجهزة‬ ‫يف‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫عملية‬ .  ‫اخلوادم‬ Servers ‫هي‬ ‫التخزين‬ ‫السعة‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫متميزة‬ ‫بقدرات‬ ‫حاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ‫ورسع‬ ‫ية‬ ‫ة‬ ‫والعمليات‬ ‫املعاجلات‬ ، ‫وهي‬ ‫األساس‬ ‫متثل‬ ‫يف‬ ‫بكل‬ ‫حتميلها‬ ‫يتم‬ ‫حيث‬ ‫النظام‬ ‫شبكة‬ ‫عمل‬ ‫من‬ : - ‫الشبكات‬ ‫تشغيل‬ ‫برامج‬ . - ‫األرشيف‬ ‫بنظام‬ ‫اخلاصة‬ ‫الربامج‬ .‫اإللكرتوين‬ - ‫بمهام‬ ‫اخلاصة‬ ‫الربامج‬ ‫النظام‬ ‫وأمن‬ ‫االتصال‬ ‫و‬ ‫الشبكة‬ . (53) A Meta-Evaluation of Electronic Document Management Systems. www.delta.man.ac.uk/intra/archive/jisc.
  • 57. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 41 - ‫املدخلة‬ ‫للمحررات‬ ‫الرقمية‬ ‫الصور‬ ‫ختزين‬ ‫إىل‬ ‫االحتياطية‬ ‫النسخ‬ ‫وعمل‬ ‫النظام‬ ‫هلا‬ . ( 54 )  ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ Personal Computers ‫هي‬ ‫األجهز‬ ‫ة‬ ‫املستخدمة‬ ‫يف‬ ‫حتميلها‬ ‫يتم‬ ‫ولذلك‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫املعاجلة‬ ‫عمليات‬ ‫بالتطبيقا‬ ‫ت‬ ‫والربامج‬ ‫التي‬ ‫العمليات‬ ‫هبذه‬ ‫القيام‬ ‫هلا‬ ‫تتيح‬ .‫والوظائف‬ ( 55 )  ‫اإلدخال‬ ‫معدات‬ Input Devices ‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬ ‫أو‬ ‫أي‬ ‫الوثائق‬ ‫بتحويل‬ ‫تقوم‬ ‫أخرى‬ ‫معدات‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ .‫الرقمي‬ ( 56 )  ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ Storage Media o ‫احلاسبات‬ ‫وأجهزة‬ ‫للخادمات‬ ‫الصلبة‬ ‫األقراص‬ Hard Disk o ‫املدجمة‬ ‫األقراص‬ ( DVDs , CDs ) . ( 57 )  ‫بالشبكة‬ ‫امللحقة‬ ‫األجهزة‬ Network Devices . ‫هي‬ ‫واملعدات‬ ‫األجهزة‬ ‫التي‬ ‫الالزم‬ ‫املهام‬ ‫بعض‬ ‫تؤدى‬ ‫ة‬ ‫لوظائفه‬ ‫النظام‬ ‫أداء‬ ‫لضامن‬ ‫عىل‬ ‫أكمل‬ ‫وجه‬ ، ‫املهام‬ ‫هذه‬ ‫وتتمثل‬ ‫يف‬ :  ‫ومحايتها‬ ‫الشبكة‬ ‫أمن‬ ‫ضامن‬ . (54) Ibid. (55) Ibid. (56) Ibid. (57) Ibid.
  • 58. 42 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫هبا‬ ‫اخلاص‬ ‫واخلادم‬ ‫الشبكة‬ ‫مستخدمي‬ ‫بني‬ ‫االتصال‬ ‫إتاحة‬ .  ‫وبعضهم‬ ‫الشبكة‬ ‫مستخدمي‬ ‫بني‬ ‫االتصال‬ ‫إتاحة‬ .  ‫التغيري‬ ‫يف‬ ‫واألمن‬ ‫بالرسية‬ ‫تتعلق‬ ‫ألسباب‬ ‫الشبكة‬ ‫إعدادات‬ . ‫األجهزة‬ ‫هذه‬ ‫وتتضمن‬ :  ‫النريان‬ ‫حوائط‬ Firewalls .  ‫املسارات‬ ‫حمدد‬ Routers .  ‫الكابالت‬ ‫جممع‬ Hups .  ‫االخرتاق‬ ‫كشف‬ ‫نظام‬ System Intrusion Detection . ( 58 ) ( 4 ) ‫املتخصصة‬ ‫الربامج‬ Professional Software ‫وهي‬ ‫مثل‬ ‫والنظام‬ ‫الشبكة‬ ‫بعمل‬ ‫اخلاصة‬ ‫الوظائف‬ ‫ببعض‬ ‫اخلاصة‬ ‫الربامج‬ :  ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ ‫تشغيل‬ ‫نظم‬ .  ‫اخلادمات‬ ‫تشغيل‬ ‫نظم‬ .  ‫النظام‬ ‫وشبكة‬ ‫البيانات‬ ‫بقواعد‬ ‫اخلاصة‬ ‫التأمني‬ ‫برامج‬ .  ‫البيانات‬ ‫قواعد‬ ‫تطبيقات‬ . ( 59 ) (58) Ibid. (59) Ibid.
  • 59. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 43 ‫اإلجراءات‬ ‫الوثائق‬ ‫برحويل‬ ‫الخاصة‬ ‫الفنية‬ ‫ل‬ ‫لشكل‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ي‬ ‫وهي‬ ‫اإلجراءات‬ ‫الوثائق‬ ‫بتحويل‬ ‫اخلاصة‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرقمي‬ ‫املسح‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ،‫الضوئي‬ ‫تتمثل‬ ‫العمليات‬ ‫وهذه‬ ‫يف‬ ‫التالية‬ ‫اخلطوات‬ : ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫إعداد‬ ً ً‫الوثائقًلعمليةًاملسح‬ ‫ا‬ ‫لضوئي‬ ً ‫حتوياها‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫إعداد‬ ‫عملية‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرقمي‬ ‫جد‬ ‫هامة‬ ‫عملية‬ ‫ا‬ ، ‫وهذه‬ ‫الغرض‬ ‫العملية‬ ‫األسايس‬ ‫وفق‬‫الوثائق‬‫مع‬‫التعامل‬‫عىل‬ ‫قادرة‬‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬‫جعل‬ ‫منها‬ .‫حمددة‬ ‫ورشوط‬ ‫تسلسل‬ ‫ترقيمها‬ ‫املراد‬ ‫للوثائق‬ ‫اجليدة‬ ‫اإلعداد‬ ‫وعملية‬ ( )‫رقمنتها‬ ‫تعد‬ ‫العمليات‬ ‫من‬ ‫املسح‬ ‫عملية‬ ‫كفاءة‬ ‫ضامن‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫الرضورية‬ ‫الضوئي‬ ‫يتم‬ ‫احلاالت‬ ‫معظم‬ ‫وىف‬ ،‫للوثائق‬ ‫للمسح‬ ‫الوثائق‬ ‫إعداد‬ ‫الضوئي‬ ‫يف‬ ‫وخصائص‬ ‫نوع‬ ‫عىل‬ ‫يعتمد‬ ‫دفعة‬ ‫كل‬ ‫وحجم‬ ‫دفعات‬ ‫املستخدمة‬ ‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬ ، ‫حتويلها‬ ‫املراد‬ ‫الوثائق‬ ‫ومجيع‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرق‬ ‫مي‬ ‫حتتاج‬ ‫إىل‬ ‫التجهيزات‬ ‫بعض‬ ‫أو‬ ‫اإلعداد‬ ، ‫العمل‬ ‫متطلبات‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫عملية‬ ‫خطوات‬ ، ‫امل‬ ‫تنظيم‬ ‫لفات‬ ‫والوثائق‬ ، ‫األخرى‬ ‫املادية‬ ‫وخصائصها‬ ‫الوثائق‬ ‫حالة‬ ، ‫أنواع‬ ‫وعوامل‬ ‫املستخدمة‬ ‫املاسحات‬ ‫أخرى‬ ، ‫فمثال‬ : ( 1 ) ‫املكتبية‬ ‫واملستندات‬ ‫األوراق‬ ،‫التقارير‬‫مثل‬ ‫و‬ ‫املذكرات‬ ، ‫و‬ ‫املكتبية‬‫الوثائق‬ ‫من‬‫وغريها‬ ‫املراسالت‬ ‫ينبغ‬ ‫ي‬ ‫من‬‫إزالتها‬ ‫بعناية‬‫جتمع‬‫وان‬‫بامللفات‬‫حفظها‬ ‫أماكن‬ ‫يف‬ ‫املسح‬‫عملية‬‫أجل‬‫من‬ ‫سليم‬‫ترتيب‬ ‫ا‬ ‫لضوئي‬ ‫هلم‬ .
  • 60. 44 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ( 2 ) ‫املمزقة‬ ‫األوراق‬ ‫منها‬ ‫نسخة‬ ‫وعمل‬ ‫ترميمها‬ ‫جيب‬ ( ‫ضوئية‬ ‫صورة‬ ) ‫املسح‬ ‫عملية‬ ‫قبل‬ ‫الضوئي‬ ‫هل‬ ‫ا‬ . ( 60 ) ‫املسح‬ ‫لعملية‬‫الوثائق‬ ‫وجتهيز‬ ‫إعداد‬ ‫عملية‬ ‫فإن‬ ‫حال‬ ‫كل‬‫وعىل‬ ‫الضوئي‬ ‫تس‬ ‫وقتا‬ ‫تغرق‬ ‫وجهد‬ ‫ا‬ ‫طويال‬ ، ‫يدوي‬ ‫إنجازها‬ ‫عىل‬ ‫االعتامد‬ ‫ويتم‬ ‫ا‬ ‫لذلك‬ ‫فهي‬ ‫اخلربة‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫و‬ ‫اجل‬ ‫دية‬ ‫للعاملني‬ . ً:‫ثانيا‬ ‫عملية‬ ً ً‫املسح‬ ‫الضوئي‬ ً ‫نوع‬ ‫كل‬ ‫خصائص‬ ‫واختالف‬ ‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬ ‫أنواع‬ ‫وتعدد‬ ‫تنوع‬ ‫من‬ ‫الرغم‬ ‫عىل‬ ‫عموم‬ ‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬ ‫عمل‬ ‫أن‬ ‫إال‬ ‫منها‬ ‫ا‬ ‫الوثيقة‬ ‫تقسيم‬ ‫عىل‬ ‫يعتمد‬ ‫أو‬ ‫الصفحة‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫شبكة‬ ‫للمسح‬ ‫القابلة‬ ‫الصغرية‬ ‫الوحدات‬ ‫من‬ ‫الضوئي‬ ‫عليه‬ ‫يطلق‬ ‫البكسلس‬ Pixels ، ‫البلس‬ Pels ، ‫أو‬ ‫النقاط‬ Dots . ‫املوجودة‬ ‫احلساسة‬ ‫والفوتوغرافية‬ ‫البرصية‬ ‫املكونات‬ ‫استخدام‬ ‫طريق‬ ‫وعن‬ ‫املاسح‬ ‫يقوم‬ ‫الضوئية‬ ‫باملاسحات‬ ‫الضوئي‬ ‫النقاط‬ ‫من‬ ‫املنعكسة‬ ‫الضوء‬ ‫كمية‬ ‫بتقدير‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫بالصفح‬‫املوجودة‬‫البكسلس‬ ‫ة‬ ‫والتي‬ ‫بتوليد‬‫يقوم‬‫ذلك‬‫بعد‬ ‫إشارة‬ ‫إلكرتون‬ ‫ي‬ ‫ة‬ ‫هلا‬‫مطابقة‬ ‫والتي‬ ‫تتحول‬ ‫إىل‬ ‫البت‬ ‫شكل‬ ‫الرقمي‬ Digital Bit . ( 61 ) ‫بارد‬ ‫سالب‬ ‫قطب‬ ‫مصباح‬ ‫يكون‬ ‫ما‬ ‫عادة‬ ‫الضوئية‬ ‫للامسحات‬ ‫الضوء‬ ‫مصدر‬ (60) Besser, Howard and Jennifer Trant: Op.Cit. (61) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.53. - http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/technical
  • 61. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 45 Cold Cathode Lamp ‫املكون‬ ‫أما‬ ‫الفوتوغرايف‬ ‫مصفوفة‬ ‫يكون‬ ‫ما‬ ‫فعادة‬ ‫احلساس‬ ‫الشحن‬ ‫مزدوجة‬ ‫نبضات‬ ‫من‬ ( Charge Coupled Device Array (CCD (. 62 ) ً:‫ثالثا‬ ‫ت‬ ‫كنولوجيا‬ ً ‫ضغطًصورًالوثائقًامل‬ ‫رقمنةًاامللفات‬ ) ً ‫حتتوي‬ ‫الوثائق‬ ‫حجم‬ ‫ضغط‬ ‫خاصية‬ ‫عىل‬ ‫الرقمنة‬ ‫تكنولوجيات‬ ‫معظم‬ ‫التي‬ ‫يتم‬ ‫التوفري‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫ترقيمها‬ ‫يف‬ ‫الوثائق‬ ‫حلجم‬ ‫التخزينية‬ ‫السعة‬ ‫التي‬ ‫ترقيم‬ ‫يتم‬ ‫عىل‬ ‫وختزينها‬ ‫ها‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫يف‬ ‫املسح‬ ‫عمل‬ ‫بعد‬ ‫الضغط‬ ‫عملية‬ ‫تتم‬ ‫أن‬ ‫عىل‬ ‫ملفات‬ ‫شكل‬ ‫الض‬ ‫وئي‬ ‫باحلاسب‬ ‫ختزينها‬ ‫وقبل‬ ‫للوثيقة‬ ‫أو‬ ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫عىل‬ .‫األخرى‬ ( 63 ) ‫الواقع‬ ‫وىف‬ ‫أن‬ ‫الربامج‬ ‫كل‬ ‫أو‬ ‫األجهزة‬ ‫التي‬ ‫تستخدم‬ ‫يف‬ ‫للملف‬ ‫الضغط‬ ‫عمليات‬ ‫ات‬ ‫تستند‬ ‫إىل‬ ‫املواصفات‬ ‫التي‬ ‫حددها‬ ‫االحتاد‬ ‫الدويل‬ ‫السلكية‬ ‫للمواصالت‬ ‫و‬ ‫الالس‬ ‫لكية‬ International Telecommunications Union (ITU) ‫والذي‬ ‫سابق‬ ‫يعرف‬ ‫كان‬ ‫ا‬ ‫باسم‬ Consultative Committee on International Telephony and Telegraphy (CCITT) . ‫ألساليب‬ ‫الرابعة‬ ‫واملجموعة‬ ‫الثالثة‬ ‫املجموعة‬ ‫باسم‬ ‫املواصفات‬ ‫هذه‬ ‫عرفت‬ ‫وقد‬ ‫الضغط‬ Group 4 for Compression Algorithm , Group 3 . ( 64 ) ‫الثالثة‬ ‫املجموعة‬‫أسلوب‬‫انترش‬‫وقد‬ ‫يف‬ ‫القرن‬‫من‬ ‫الثامنينيات‬ ‫املايض‬ ‫و‬ ‫عىل‬‫يعتمد‬‫كان‬ ‫البعد‬ ‫ضغط‬ ‫تقنية‬ ‫األحادي‬ one-dimensional compression technique . (62) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.53. (63) Technical Infrastructure. http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/technical. (64) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.60.
  • 62. 46 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫البعد‬ ‫ضغط‬ ‫تقنية‬ ‫تستخدم‬ ‫فكانت‬ ‫العكس‬ ‫فعىل‬ ‫الرابعة‬ ‫املجموعة‬ ‫أما‬ ‫ال‬ ‫ثنائي‬ ، ‫كال‬ ‫استخدام‬ ‫تتيح‬ ‫واألجهزة‬ ‫الربامج‬ ‫معظم‬ ‫وكانت‬ ‫والرابعة‬ ‫الثالثة‬ ‫املجموعة‬ ‫أسلوب‬ ‫من‬ ‫بنسبة‬ ‫الضغط‬ ‫عىل‬ ‫لقدرته‬ ‫وذلك‬ ‫املفضل‬ ‫كن‬ ‫الرابعة‬ ‫املجموعة‬ ‫أسلوب‬ ‫أن‬ ‫إال‬ ‫عال‬ .‫ية‬ ( 65 ) ‫الثالثة‬‫املجموعتني‬‫أسلوب‬‫من‬‫كال‬‫كان‬‫وقد‬ ‫و‬ ‫والوثائق‬‫األوراق‬‫مع‬‫يستخدم‬‫الرابعة‬ ‫سوداء‬ ‫بحروف‬ ‫املطبوعة‬ ، ‫وحساب‬ ‫حرص‬ ‫عىل‬ ‫يعتمد‬ ‫عملهام‬ ‫أسلوب‬ ‫وكان‬ ‫النقاط‬ ( pixels ) ‫اللون‬ ‫نقاط‬ ‫حلرص‬ ‫االنتقال‬ ‫قبل‬ )‫(األبيض‬ ‫الواحد‬ ‫للون‬ ‫الثاين‬ ‫و‬ )‫(األسود‬ ‫ذلك‬ ‫السطر‬ ‫هناية‬ ‫حتى‬ . ‫ظهور‬‫بعد‬‫خاصة‬‫الضغط‬‫أساليب‬‫من‬ ‫األسلوب‬‫هذا‬‫لتطوير‬‫رضورة‬‫هناك‬‫كان‬‫وقد‬ ‫األساليب‬ ‫أبرز‬ ‫وكان‬ ‫امللونة‬ ‫الصور‬ ‫التي‬ ‫انتشار‬ ‫أكثر‬ ‫وأصبحت‬ ‫طورت‬ ‫ا‬ ‫ض‬ ‫أسلوب‬ ‫غط‬ ( JPEG ) ‫نسبة‬ ‫إىل‬ Joint Photograph Experts Group ‫التي‬ ‫بتطويره‬ ‫قامت‬ ، ‫وىف‬ ‫أسلوب‬ ‫فإن‬ ‫الواقع‬ JPEG ‫األساليب‬ ‫من‬ ‫مرتابطة‬ ‫جمموعة‬ ‫عىل‬ ‫يشتمل‬ ‫التي‬ ‫نوعي‬ ‫تدعم‬ ‫ات‬ ‫وضغطها‬ ‫الصور‬ ‫جودة‬ ‫من‬ ‫خمتلفة‬ . ( 66 ) ‫ألسلوب‬ ‫الضغط‬ ‫تقنيات‬ ‫ومعظم‬ JPEG ‫بفقد‬ ‫الضغط‬ ‫تقنية‬ ‫يسمى‬ ‫ما‬ ‫عىل‬ ‫يعتمد‬ Lossy Compression techniques ، ‫حذف‬ ‫يالزمها‬ ‫ولكن‬ ‫تنجز‬ ‫سوف‬ ‫الضغط‬ ‫فعملية‬ ‫األصلية‬ ‫الصورة‬ ‫من‬ ‫املعلومات‬ ‫بعض‬ . (65) Ibid. (66) Ibid. - Digital Preservation Guidance Note. http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/image_compression.rtf
  • 63. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 47 ‫الفقد‬ ‫عدم‬ ‫عىل‬ ‫يعتمد‬ ‫والرابعة‬ ‫الثالثة‬ ‫املجموعة‬ ‫أسلوب‬ ‫فإن‬ ‫العكس‬ ‫وعىل‬ Lossless compression techniques ‫فقد‬ ‫دون‬ ‫الصورة‬ ‫يضغطون‬ ‫فهم‬ ‫ألي‬ ‫معلومات‬ ‫منها‬ ‫بعض‬ ‫أن‬ ‫هو‬ ‫املعلومات‬ ‫بفقدان‬ ‫هنا‬ ‫واملقصود‬ ‫ا‬ ‫الصورة‬ ‫وضوح‬ ‫من‬ ‫أو‬ ‫سوف‬ ‫جودهتا‬ ‫ت‬ ‫قل‬ . ( 67 ) ‫تقوم‬‫واآلن‬ Joint Photographic Experts Group ‫عىل‬‫األخرية‬‫اللمسات‬‫بوضع‬ ‫اسم‬ ‫عليه‬ ‫تطلق‬ ‫حديث‬ ‫ضغط‬ ‫أسلوب‬ JPEG2000 ‫والذي‬ ‫الصور‬ ‫بضغط‬ ‫يقوم‬ ‫سوف‬ ‫بدون‬ ‫أي‬ ‫ملحوظ‬ ‫تقليل‬ ‫يف‬ ‫الصورة‬ ‫جودة‬ ‫مستوى‬ . ( 68 ) ً:‫ًا‬‫ع‬‫راب‬ ًًًً ًًً ‫أشكال‬ ً ‫امللفات‬ ً Files Format ً ‫من‬ ‫جمموعة‬ ‫من‬ ‫تتكون‬ ‫األبعاد‬ ‫ثنائية‬ ‫مرقمة‬ ‫صورة‬ ‫بتوليد‬ ‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬ ‫تقوم‬ ‫للوثائق‬ ‫البكسلس‬ ‫التي‬ ‫ضوئي‬ ‫مسحها‬ ‫تم‬ ‫ا‬ ‫الرقمية‬ ‫الصورة‬ ‫كانت‬ ‫وقد‬ ، ‫يف‬ ‫الس‬ ‫تسمى‬ ‫ابق‬ ‫بت‬ - ‫مابد‬ Bit-Mapped ‫أو‬ ‫راسرت‬ ‫صور‬ Raster Images ‫وهى‬ ‫التي‬ ‫تسجيلها‬ ‫يتم‬ ‫الضو‬ ‫املاسحات‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫كملفات‬ ‫باحلاسبات‬ ‫ئية‬ ‫أو‬ ‫أي‬ ‫معدات‬ ‫التقاط‬ ‫الوث‬ ‫صور‬ ‫ائق‬ ‫فكتور‬ ‫صور‬ ‫عن‬ ‫ختتلف‬ ‫للحاسبات‬ Vector-Based ‫أو‬ Object Oriented ‫والتي‬ ‫تعرف‬ ‫ودوائر‬ ‫وخطوط‬ ‫كنقاط‬ ‫أو‬ ‫باألساس‬ ‫فكتور‬ ‫صور‬ ‫وملفات‬ ،‫األخرى‬ ‫اهلندسية‬ ‫األشكال‬ (67) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.63. - http://www.linktionary.com/c/compression.html - Besser, Howard and Jennifer Trant: Op.Cit. (68) Digital Preservation Guidance Note http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/image_compression.rtf.
  • 64. 48 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫بملفات‬ ‫ترتبط‬ (CAD) Computer Aided Design ‫اهلندسية‬ ‫الرسوم‬ ‫وبرامج‬ ‫للحاسبات‬ . ( 69 ) ‫األخرى‬‫عن‬‫خمتلفة‬‫طريقة‬‫تستخدم‬‫فكتور‬‫وصور‬‫راسرت‬‫صور‬‫من‬‫كل‬‫وألن‬ ‫يف‬ ‫متثيل‬ ‫البعض‬ ‫بعضهم‬ ‫مع‬ ‫متوافقني‬ ‫غري‬ ‫فإهنم‬ ‫الصور‬ . ( 70 ) ‫واعتامد‬ ‫ا‬ ‫الربامج‬ ‫عىل‬ ‫التي‬ ‫استخدامها‬ ‫يتم‬ ‫يف‬ ‫الوثائق‬ ‫تصوير‬ ، ‫فإن‬ ‫(ص‬ )‫راسرت‬ ‫ور‬ Bit-Mapped ‫عىل‬ ‫باحلاسبات‬ ‫تسجيلها‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫يف‬ ‫ملف‬ ‫شكل‬ ‫امتالكي‬ Proprietary file format ‫أو‬ ‫يف‬ ‫امتالك‬ ‫غري‬ ‫ملف‬ ‫شكل‬ ‫ي‬ Nonproprietary File Format ، ‫بعض‬ ‫وىف‬ ‫باسم‬ ‫االمتالكية‬ ‫امللفات‬ ‫عن‬ ‫يعرب‬ ‫األحيان‬ ‫املحىل‬ ‫الشكل‬ Native Format . ( 71 ) ( 1 ) ‫االمتالك‬ ‫امللفات‬ ‫شكل‬ ‫ي‬ ‫التصوير‬ ‫برامج‬ ‫ظهور‬ ‫بدايات‬ ‫كانت‬ ‫الرقمي‬ ‫يف‬ ‫القرن‬ ‫من‬ ‫الثامنينيات‬ ‫امل‬ ‫ايض‬ ، ‫االمتالك‬ ‫الشكل‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫وكانت‬ ‫ي‬ ‫للملفات‬ ، ‫الشكل‬ ‫هذا‬ ‫يعد‬ ‫مل‬ ‫ذلك‬ ‫من‬ ‫الرغم‬ ‫وعىل‬ ‫الرئييس‬ ‫الشكل‬ ‫هو‬ ‫الذي‬ ‫عليه‬ ‫يعتمد‬ ‫أو‬ ‫تسجيل‬ ‫برامج‬ ‫تتضمنه‬ ‫أو‬ ‫الوثائ‬ ‫ترقيم‬ ‫ق‬ ‫باحلاسبات‬ . ( 72 ) (69) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.64. - http://www.sketchpad.net/basics1.htm -Technical Guidelines for Digitizing Archival Material for Electronic Access. http://www.archives.gov/preservation/technical/guidelines.html. (70) Besser, Howard and Jennifer Trant: Op.Cit. (71) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.67. - http://www.pcmag.com/encyclopedia_term/ (72) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.67-68.
  • 65. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 49 ‫االمتالك‬ ‫امللف‬ ‫فشكل‬ ‫ي‬ ‫خطر‬ ‫يمثل‬ ‫ا‬ ‫املصورة‬ ‫الوثائق‬ ‫عىل‬ ‫التي‬ ‫يرغب‬ ‫يف‬ ‫االحتفاظ‬ ‫امللفات‬ ‫تصبح‬ ‫أن‬‫املمكن‬ ‫من‬ ‫احلقيقة‬ ‫وىف‬ ،‫طويلة‬‫لفرتات‬‫هبا‬ ‫يف‬ ‫الشكل‬ ‫اال‬ ‫متالكي‬ ‫قابلة‬‫غري‬ ‫املحتمل‬‫والتطوير‬‫التعديل‬‫نتيجة‬‫للقراءة‬ ‫الذي‬ ‫التصوير‬‫وبرامج‬‫منتجات‬‫عىل‬‫يطرأ‬ ‫ا‬ ‫لرقمي‬ ، ‫املستقبيل‬ ‫النجاح‬ ‫وقابلية‬ ‫يف‬ ‫بسياسة‬ ‫تتأثر‬ ‫االمتالكية‬ ‫امللفات‬ ‫شكل‬ ‫استخدام‬ ‫م‬ ‫نتجي‬ ‫برامج‬ ‫الرقمي‬ ‫التصوير‬ ‫يف‬ ‫منتجاهتم‬ ‫تطوير‬ ‫أو‬ ‫اإلنتاج‬ ‫توقف‬ ‫أو‬ ‫الربا‬ ‫من‬ ‫آخر‬ ‫شكل‬ ‫إنتاج‬ ‫مج‬ ‫أو‬ ‫االندماج‬ ‫يف‬ ‫أخرى‬ ‫رشكات‬ ، ‫االمتالكية‬ ‫امللفات‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫فمن‬ ‫ذلك‬ ‫من‬ ‫وأكثر‬ ‫بل‬ ‫مقروءة‬ ‫غري‬ ‫أو‬ ‫الربامج‬ ‫من‬ ‫احلديثة‬ ‫لإلصدارات‬‫بالنسبة‬ ‫متوافقة‬ ‫التي‬ ‫ن‬ ‫أنتجتها‬ ‫الرشكة‬ ‫فس‬ ، ‫أو‬ ‫برامج‬ ‫التصوير‬ ‫الرقمي‬ ‫األخرى‬ ‫التي‬ ‫أنتجت‬ ‫يف‬ .‫الرشكة‬ ‫نفس‬ ( 73 ) ( 2 ) ‫غري‬ ‫امللفات‬ ‫شكل‬ ‫االمتالكي‬ ‫يوصف‬ ‫وهو‬ ‫يف‬ ‫األحيان‬ ‫بعض‬ Metafile Format ‫ملفات‬ ‫بشكل‬ ‫وبمقارنتها‬ ‫االمتالكي‬ ، ‫فهي‬ ‫منتجات‬ ‫عىل‬ ‫اعتامدية‬ ‫أقل‬ ‫أو‬ ‫تصوير‬ ‫برامج‬ ‫رقمي‬ ‫حمددة‬ ، ‫اخلا‬ ‫وهذه‬ ‫صية‬ ‫جد‬ ‫هامة‬ ‫تكون‬ ‫ا‬ ‫لنظم‬ ‫بالنسبة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫التي‬ ‫ية‬ ‫ا‬ ‫بالوثائق‬ ‫حتتفظ‬ ‫لرقمية‬ ( ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ) ‫طويلة‬ ‫ملدد‬ ، ‫الوثائق‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫إنه‬ ‫حيث‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫املخزن‬ ‫بالنظام‬ ‫ة‬ ‫فرتة‬ ‫ألطول‬ ‫متاحة‬ ‫ممكنة‬ ، ‫و‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫إم‬ ‫االمتالكية‬ ‫غري‬ ‫امللفات‬ ‫تتيح‬ ‫و‬ ‫التعامل‬ ‫كانية‬ ‫تبادل‬ ‫الربامج‬ ‫من‬ ‫نوع‬ ‫أي‬ ‫مع‬ ‫الصور‬ ‫أو‬ ‫احلاسبات‬ ‫نظم‬ . ( 74 ) (73) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.68. - http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/contents.html (74) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.69. - http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/contents.html.
  • 66. 50 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫انتشار‬ ‫االمتالكية‬ ‫غري‬ ‫امللفات‬ ‫أشكال‬ ‫أكثر‬ ‫نتناول‬ ‫سوف‬ ‫اجلزء‬ ‫هذا‬ ‫وىف‬ ‫ا‬ ‫ومالئمة‬ ‫التصوير‬ ‫وتطبيقات‬ ‫لنظم‬ ‫الرقمي‬ ، ‫وهي‬ ‫النحو‬ ‫عىل‬ ‫التايل‬ : ( ‫أ‬ ) ‫صيغة‬ Tag Image Format (TIF) ‫وهي‬ ‫تعرف‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫باسم‬ Tagged Image File Format (TIFF) ‫وهي‬ ‫أكثر‬ ‫من‬ ‫استخدام‬ ‫االمتالكية‬ ‫غري‬ ‫امللفات‬ ‫أشكال‬ ‫ا‬ ‫وانتشار‬ ‫ا‬ ‫راسرت‬ ‫صور‬ ‫مع‬ ( Bit-Mapped ) ‫وقد‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫الصور‬ ‫من‬ ‫الشكل‬ ‫هذا‬ ‫تطوير‬ ‫تم‬ ‫رشكتي‬ ‫ميكروسوفت‬ ‫و‬ ‫ألدوس‬ ( Microsoft & Aldus ) ‫آدوب‬ ‫نظم‬ ‫اندماج‬ ‫وبعد‬ Adobe Systems ‫ه‬ ‫أصبحت‬ ‫ي‬ ‫صاحبة‬ ‫الشكل‬ ‫هذا‬ ، ‫آدوب‬ ‫ومتلك‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫شكل‬ Portable Document Format (PDF) ، ‫وهي‬ ‫عري‬ ‫الشكل‬ ‫وصيانة‬ ‫وتطوير‬ ‫بنرش‬ ‫تقوم‬ ‫اآلن‬ ‫االمتالكي‬ TIF ‫حتديد‬ ‫أكثر‬ ‫بأسلوب‬ ‫ا‬ ‫وتركيز‬ ‫ا‬ . ( 75 ) ‫وشكل‬ TIF ‫بتطبيقات‬ ‫اخلاصة‬ ‫والتطبيقات‬ ‫الربامج‬ ‫معظم‬ ‫مع‬ ‫ويتوافق‬ ‫يتناسب‬ ‫التصوير‬ ‫الرقمي‬ ، ‫ذلك‬ ‫ويتضمن‬ :  ‫البرصية‬ ‫احلروف‬ ‫متييز‬ ‫تكنولوجيا‬ Optical Character Recognition (OCR) .  ‫النرش‬ ‫برامج‬ ‫املكتبي‬ Desktop Publishing . (75) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.69-70. - Besser, Howard and Jennifer Trant: Op.Cit. - http://www.ee.cooper.edu/courses/course_pages/past_courses/EE458/TIFF/
  • 67. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 51  ‫احلاسبات‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫املرسلة‬ ‫الفاكسات‬ PC-Based Facsimile Transmission .  ‫بنظم‬ ‫للوثائق‬ ‫الصور‬ ‫رقمنة‬ ‫تطبيقات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ : ‫و‬ ‫تشتمل‬ ‫أشكال‬ TIF ‫عنوان‬ ‫عىل‬ ‫رأيس‬ Header ‫املحتويات‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫امللف‬ ‫يصف‬ ‫وألى‬ ‫واحلجم‬ ‫أخرى‬ ‫خصائص‬ . ( 76 )  ‫مللفات‬‫الضغط‬ ‫تكنولوجيا‬ TIF : ‫الشكل‬ ‫ختزين‬‫املمكن‬ ‫من‬ TIF ‫مضغوط‬ ‫ا‬ ‫أو‬ ‫مضغوط‬ ‫غري‬ ، ‫وملفات‬ TIF ‫باسم‬ ‫املعروف‬ ‫الضغط‬ ‫أسلوب‬ ‫مع‬ ‫تتوافق‬ ‫الرابعة‬ ‫واملجموعة‬ ‫الثالثة‬ ‫املجموعة‬ ، ‫ا‬‫أيض‬ ‫ملفات‬ ‫قراءة‬ ‫يمكن‬ TIF ‫عن‬ ‫الصور‬ ‫عرض‬ ‫برامج‬ ‫متضمنة‬ ‫احلاسبات‬ ‫برامج‬ ‫من‬ ‫خمتلفة‬ ‫أنواع‬ ‫طريق‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫نظم‬‫منتجو‬ ‫يقوم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫باإلضافة‬‫باستخدامها‬ ‫إىل‬ ‫الربامج‬ ‫العامة‬ ‫أو‬ ‫األخرى‬ ‫املتاحة‬ . ( 77 )  ‫اإلنرتنت‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫مع‬ ‫العمل‬ : ‫اإلنرتنت‬ ‫لتصفح‬ ‫املساعدة‬ ‫الربامج‬ ‫تتيح‬ Plug-ins Browser ‫لشك‬ ‫ل‬ TIF ‫املختلفة‬ ‫األشكال‬ ‫مع‬ ‫تستخدم‬ ‫بأن‬ ‫بشكل‬ ‫واإلكسرتانت‬ ‫واإلنرتانت‬ ‫اإلنرتنت‬ ‫ومنها‬ ‫الشبكات‬ ‫لتكنولوجيا‬ ‫فعال‬ . ( 78 ) (76) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.72. - Tagged Image File Format http://en.wikipedia.org/wiki/TIFF (77) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.73. - Tagged Image File Format http://en.wikipedia.org/wiki/TIFF (78) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.73.
  • 68. 52 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ( ‫ب‬ ‫صيغة‬ ) Graphics Image File (GIF) ‫ويعرف‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫باسم‬ Graphical Interchange File Format ‫أكثر‬ ‫أصبح‬ ‫وقد‬ ‫شيوع‬ ‫ا‬ ‫تم‬ ‫وقد‬ ‫واإلكسرتانت‬ ‫واإلنرتانت‬ ‫اإلنرتنت‬ ‫تطبيقات‬ ‫مع‬ ‫إنتاجه‬ ‫وتطوي‬ ‫طريق‬‫عن‬ ‫ره‬ ‫كمبيورسف‬ ‫رشكة‬ CompuServe ‫اإلنرتنت‬ ‫متصفحات‬ ‫أنواع‬ ‫مجيع‬ ‫دعم‬ ‫ويلقى‬ . ( 79 ) ‫الصورة‬ ‫حتميل‬ ‫عند‬ ‫أرسع‬ ‫ليكون‬ ‫الصور‬ ‫ملفات‬ ‫من‬ ‫الشكل‬ ‫هذا‬ ‫تصميم‬ ‫تم‬ ‫وقد‬ ‫وتصفحها‬ ، ‫تش‬ ‫خاصية‬ ‫عىل‬ ‫امللفات‬ ‫من‬ ‫الشكل‬ ‫هذا‬ ‫ويعتمد‬ ‫فري‬ ‫أو‬ ‫ع‬ ‫تتيح‬ ‫تكويد‬ ‫رض‬ ‫اإلنرتنت‬ ‫متصفح‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫حتميلها‬ ‫يتم‬ ‫للصورة‬ ‫الكاملة‬ ‫املعلومات‬ ‫بينام‬ ‫للصورة‬ . ‫قبل‬ ‫الصورة‬ ‫بعرض‬ ‫يقوم‬ ‫امللفات‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫أن‬ ‫بمعنى‬ ‫االنتهاء‬ ‫حتميل‬ ‫من‬ ‫ها‬ ‫الصورة‬ ‫وتفصيالت‬ ‫األلوان‬ ‫جودة‬ ‫درجة‬ ‫وتتحسن‬ ‫لأللوان‬ ‫منخفضة‬ ‫جودة‬ ‫بدرجة‬ ‫ولكن‬ ‫تدرجيي‬ ‫تصل‬ ‫املعلومات‬ ‫بينام‬ ‫ا‬ ‫فتظ‬ ‫اإلنرتنت‬ ‫متصفح‬ ‫عىل‬ ‫الصورة‬ ‫حتميل‬ ‫اكتامل‬ ‫حتى‬ ‫هر‬ ‫العالية‬ ‫بجودهتا‬ ‫الصورة‬ . ( 80 )  ‫الصور‬ ‫ملفات‬ ‫مع‬ ‫الضغط‬ ‫تقنية‬ GIF ‫أ‬‫عىل‬‫الصور‬‫ملفات‬‫من‬‫الشكل‬‫هذا‬‫يعتمد‬ ‫سلوب‬ ( Lempel -Ziv -Welch (LZW ‫يف‬ ‫امللفات‬ ‫ضغط‬ ، ‫ملفات‬ ‫خلق‬ ‫عند‬ ‫قانونية‬ ‫قيود‬ ‫يوجد‬ ‫ال‬ ‫أنه‬ ‫من‬ ‫وبالرغم‬ GIF ، ‫أو‬ ‫تبادهلا‬ (79) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.73-74. (80) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.74. - http://en.wikipedia.org/wiki/Gif
  • 69. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 53 ‫احلق‬ ‫رخصة‬ ‫عىل‬ ‫احلصول‬ ‫يتحتم‬ ‫أنه‬ ‫إال‬ ‫ونقلها‬ ‫يف‬ ‫أسلوب‬ ‫استخدام‬ LZW ‫ملفات‬ ‫لضغط‬ ‫رشكة‬ ‫من‬ ‫الصور‬ Unisys ‫احلق‬ ‫هذا‬ ‫صاحبة‬ . ( 81 ) ( ‫ج‬ ) ‫صيغة‬ Portable Network Graphics (PNG) ‫والرغبة‬ ‫األمر‬ ‫هذا‬ ‫ولتفاد‬ ‫يف‬ ‫التعرض‬ ‫عدم‬ ‫ألي‬ ‫بشكل‬ ‫تتعلق‬ ‫أخرى‬ ‫تقييدات‬ GIF ( ‫العاملية‬ ‫الشبكات‬ ‫احتاد‬ ‫فإن‬ World Wide Web Consortium (W3C ‫الشكل‬ ‫تبنى‬ Portable Network Graphics (PNG) ‫بديال‬ ‫شكل‬ ‫عن‬ GIF ، ‫ملفات‬ ‫ومثل‬ GIF ‫فإن‬ ‫ملفات‬ ‫شكل‬ PNG ‫توافق‬ ‫قدمت‬ ‫ا‬ ‫كبري‬ ‫ا‬ ‫بالتصوير‬ ‫اخلاصة‬ ‫واألجهزة‬ ‫الربامج‬ ‫معظم‬ ‫مع‬ ‫الرقمي‬ ‫إضافة‬‫للوثائق‬ ‫إىل‬ ‫لص‬‫متميز‬‫وعرض‬ ‫الصور‬‫مللفات‬‫كبرية‬‫بنسبة‬‫الضغط‬‫إمكانية‬ ‫ورة‬ ‫الوثيقة‬ ، ‫ملفات‬ ‫عكس‬ ‫وعىل‬ GIF ‫امللفات‬ ‫شكل‬‫فإن‬ PNG ‫ودون‬ ‫بحرية‬ ‫استخدامها‬ ‫يمكن‬ ‫استخدامها‬ ‫عىل‬ ‫باملوافقة‬ ‫رخصة‬ ‫عىل‬ ‫احلصول‬ ‫رشط‬ . ( 82 ) ‫ونجد‬ ‫ملفات‬‫من‬‫كال‬‫أن‬ GIF ‫و‬ PNG ‫استخدامها‬‫يمكن‬ ‫يف‬ ‫اخلاصة‬‫الفنية‬‫العمليات‬ ‫بنظم‬ ‫الوثائق‬ ‫برتقيم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫نظم‬ ‫تطبيقات‬ ‫معظم‬ ‫أن‬ ‫إال‬ ‫إ‬ ‫دارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ملفات‬ ‫أشكال‬ ‫استخدام‬ ‫فيها‬ ‫يفضل‬ TIF ‫املساعدة‬ ‫بربامج‬ ‫مزودة‬ ‫واإلكسرتانت‬ ‫واإلنرتانت‬ ‫اإلنرتنت‬ ‫لتطبيقات‬ ‫للمتصفحات‬ . ( 83 ) (81) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.75. - LZW Compression. http://www.prepressure.com/techno/compressionlzw (82) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.76. - http://en.wikipedia.org/wiki/Png. (83) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.76. - http://en.wikipedia.org/wiki/Png.
  • 70. 54 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ( ‫د‬ ‫صيغة‬ ) Portable Document Format (PDF) ‫آدوب‬ ‫نظم‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫امللفات‬ ‫أشكال‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫تطوير‬ ‫تم‬ Adobe Systems ‫جد‬ ‫قليلة‬ ‫أشكال‬ ‫من‬ ‫واحد‬ ‫يعد‬ ‫الشكل‬ ‫وهذا‬ ‫ا‬ ‫خصيص‬ ‫طورت‬ ‫ا‬ ‫الوثائق‬ ‫خلدمة‬ . ‫وهى‬ ‫آدوب‬ ‫تذييل‬ ‫لغة‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ Postscript Language ‫والشكل‬ PDF ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫الصور‬ ‫ملفات‬ ‫أشكال‬ ‫من‬ ‫شكل‬ ‫جمرد‬ ، ‫احلروف‬ ‫تشفري‬ ‫نصوص‬ ‫مع‬ ‫يتوافق‬ ‫فهو‬ Character-Coded Text ‫إضافة‬ ‫إىل‬ ‫الصور‬ ‫ملفات‬ ‫أشكال‬ ‫من‬ ‫شكل‬ ‫كونه‬ Bit- Mapped ، ‫املمكن‬‫فمن‬ ‫أن‬ ‫ملف‬‫جيمع‬ PDF ‫كال‬‫بني‬ ‫والصور‬‫النصوص‬‫من‬ ‫يف‬ ‫الوثي‬‫نفس‬ ‫قة‬ ‫الوقت‬ ‫نفس‬ ‫وىف‬ . ( 84 ) ‫ملفات‬ ‫شكل‬ ‫فإن‬ ‫النصية‬ ‫للوثائق‬ ‫بالنسبة‬ PDF ،‫اخلطوط‬ ‫مع‬ ‫تتعامل‬ ‫و‬ ،‫اهلوامش‬ ‫الرئيسية‬ ‫العناوين‬ ‫و‬ ‫باق‬ ‫ي‬ ‫النصية‬ ‫بالوثائق‬ ‫النصوص‬ ‫بتنسيق‬ ‫اخلاصة‬ ‫اخلصائص‬ . ‫ملفات‬ ‫حجم‬ ‫لضغط‬ ‫وبالنسبة‬ PDF ‫الصور‬ ‫ضغط‬ ‫مع‬ ‫تتوافق‬ ‫فإهنا‬ ‫و‬ ‫اعتامد‬ ‫ا‬ ‫عىل‬ ‫الوضوح‬ ‫درجة‬ ‫التي‬ ‫املسح‬ ‫عند‬ ‫وحتديدها‬ ‫اختيارها‬ ‫يتم‬ ‫الضوئي‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫للوثيقة‬ ‫أن‬ ‫ملفات‬ ‫تكون‬ PDF ‫حجام‬ ‫أكرب‬ ‫نظرياهتا‬ ‫من‬ ‫يف‬ ‫شكل‬ TIF . ( 85 ) ‫ملفات‬‫استعراض‬‫ويتم‬ PDF ‫أكروبات‬‫آدوب‬‫برنامج‬‫خالل‬ ‫من‬ Adobe Acrobat Program ‫والذي‬ ‫بدون‬‫اإلنرتنت‬‫شبكة‬‫من‬‫حتميله‬‫يمكن‬ ‫أي‬ ‫يق‬‫الربنامج‬‫فهذا‬‫مصاريف‬ ‫دم‬ ‫الوثائق‬ ‫وتأمني‬ ‫وطباعة‬ ‫لعرض‬ ‫ممتازة‬ ‫وإمكانات‬ ‫وظائف‬ . ( ‫هـ‬ ‫صيغة‬ ) JPEG File Interchange Format (JFIF) (84) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.77. (85) Ibid.,77.
  • 71. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 55 ‫ضغط‬ ‫بأسلوب‬ ‫يرتبط‬ ‫امللفات‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫وهذا‬ JPEG ‫والذي‬ ‫وتطويره‬ ‫تقديمه‬ ‫تم‬ ‫املتحدة‬ ‫التصوير‬ ‫خرباء‬ ‫جمموعة‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ Joint Photographic Experts Group ، ‫امللفات‬ ‫وشكل‬ JFIF ‫الضغط‬ ‫وأسلوب‬ JPEG ‫غالب‬ ‫ا‬ ‫خمتلطني‬ ‫يكونوا‬ ‫ما‬ ‫أو‬ ،‫متداخلني‬ ‫معظم‬ ‫أن‬ ‫بمعنى‬ ‫منتجي‬ ‫ومسوقي‬ ‫التصوير‬ ‫برامج‬ ‫الرقمي‬ ‫الضغط‬ ‫أسلوب‬ ‫يصفون‬ JPEG ‫بإغفال‬ ‫ويقومون‬‫امللف‬ ‫شكل‬‫أنه‬‫عىل‬ ‫أي‬ ‫إشارة‬ ‫إىل‬ JFIF ، ‫استخدام‬ ‫يتم‬ ‫األحيان‬ ‫بعض‬‫وىف‬ ‫املشرتك‬ ‫االسم‬ JPEG/JFIF (. 86 ) ‫الضغط‬ ‫أسلوب‬ ‫يستخدم‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫ومن‬ JPEG ‫أشكال‬ ‫مع‬ ‫أخرى‬ ‫أشكال‬ ‫من‬ ‫الصور‬ ‫ملفات‬ . ‫مثل‬ TIF ‫نادر‬ ‫ولكنه‬ ‫ا‬ ‫يعمل‬ ‫ما‬ . ‫الصور‬ ‫ملفات‬ ‫من‬ ‫أخرى‬ ‫أشكال‬ ‫وهناك‬ Bit-Mapped ‫والشهرة‬ ‫االنتشار‬ ‫تلقى‬ ‫وتطويرها‬ ‫إنتاجها‬‫تم‬ ‫قد‬‫لكوهنا‬‫وذلك‬ ‫عرضها‬ ‫السابق‬ ‫الصور‬ ‫ملفات‬ ‫أشكال‬ ‫مثل‬ ‫الواسعة‬ ‫الرشكات‬ ‫أعامل‬ ‫إنجاز‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫التي‬ ‫ومن‬ ‫الرشكات‬ ‫هذه‬ ‫بأعامل‬ ‫تتعلق‬ ‫إهنا‬ ‫حيث‬ ‫أنتجتها‬ ‫األشكال‬ ‫هذه‬ : ‫امللفات‬ ‫شكل‬ BMP) ) Windows Bitmap Image Format, PCX ‫والتي‬ ‫تقدي‬ ‫تم‬ ‫رشكة‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫وتطويرها‬ ‫مها‬ Z-Soft ‫هبا‬ ‫اخلاصة‬ ‫الرسوم‬ ‫برامج‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ، RAS ‫والتي‬ ‫رشكة‬ ‫قبل‬ ‫من‬ ‫تطويرها‬ ‫تم‬ Sun Microsystems ‫و‬ TGA ‫والتي‬ ‫قبل‬ ‫من‬ ‫دعمها‬ ‫تم‬ ‫بعض‬ ‫منتجي‬ ‫الرسومات‬ ‫برامج‬ ، PCD ‫والتي‬ ‫رشكة‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫وتطويرها‬ ‫تقديمها‬ ‫تم‬ ‫كوداك‬ ، PICT ‫الرئييس‬ ‫الشكل‬ ‫وهى‬ ‫ماكنتوش‬ ‫رسومات‬ ‫لربامج‬ ‫املعتمد‬ Macintosh Graphics Programs . ( 87 ) (86) Ibid.,79. - http://en.wikipedia.org/wiki/JFIF (87) Ibid.
  • 72. 56 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫نادر‬ ‫الصور‬ ‫ملفات‬ ‫من‬ ‫األشكال‬ ‫وهذه‬ ‫ا‬ ‫نظم‬ ‫مع‬ ‫تستخدم‬ ‫ما‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أو‬ ‫التصوير‬ ‫الرقمي‬ ‫ملفات‬‫أشكال‬‫أنواع‬‫كافة‬‫لتوضيح‬‫ذكرها‬‫جاء‬‫وإنام‬‫للوثائق‬ ‫واالستخدام‬ ‫االنتشار‬ ‫شائعة‬ ‫سواء‬ ‫املوجودة‬ ‫الصور‬ ‫أو‬ ‫االستخدام‬ ‫املحدودة‬ . ً:‫ًا‬‫س‬‫خام‬ ًًًً ً ًً ‫التكشيف‬ ً Indexing ً ‫الوثائق‬‫من‬‫بيانات‬‫قاعدة‬‫بعمل‬‫الرتقيم‬‫تكنولوجيا‬‫تقوم‬ ‫يف‬ ‫صورهتا‬ ‫ا‬ ‫إل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫متثل‬ ‫توصيف‬ ‫ا‬ ‫هلا‬ ، ‫فإن‬ ‫السبب‬ ‫وهلذا‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫برامج‬ ‫تتضمن‬ ‫إ‬ ‫دارة‬ ‫قواعد‬ ‫البيانات‬ ، ‫ولكن‬ ‫ينبغي‬ ‫نضع‬‫أن‬ ‫يف‬ ‫نظم‬‫لتطبيقات‬‫املنتجة‬‫الرشكات‬‫أن‬‫احلسبان‬ ‫إ‬ ‫دارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هذه‬ ‫لعمل‬ ‫الالزمة‬ ‫الرضورية‬ ‫واملعدات‬ ‫والتجهيزات‬ ‫الربجمية‬ ‫املكونات‬ ‫تقدم‬ ‫النظم‬ . ‫بالنظام‬ ‫الوثائق‬ ‫ووصف‬ ‫لتكشيف‬ ‫والتطبيق‬ ‫التخطيط‬ ‫عملية‬ ‫أما‬ ‫فهي‬ ‫مسئولية‬ ‫خربات‬ ‫بسبب‬ ‫وذلك‬ ‫بالنظام‬ ‫الوثائق‬ ‫أخصائيو‬ ‫مسئويل‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫املجا‬ ‫هذا‬ ‫ل‬ ، ‫وتعرف‬ ‫بأهنا‬ ‫التكشيف‬ ‫عملية‬ : " ‫العملية‬ ‫التي‬ ‫السهل‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫الوصول‬ ‫توفري‬ ‫خالهلا‬ ‫من‬ ‫يتم‬ ‫النظام‬ ‫لوثائق‬ " . ( 88 ) ‫طرق‬ ‫ثالث‬ ‫ويوجد‬ ‫بنظم‬ ‫الوثائق‬ ‫لتكشيف‬ ‫أساسية‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ ‫ية‬ :  ‫كامال‬ ‫النص‬ ‫تكشيف‬ Full – text Indexing .  ‫احلقول‬ ‫تكشيف‬ Index Fields .  ‫املجلد‬ / ‫امللف‬ ‫بناء‬ File/Folder Structure . (88) Saffady, William: Documents Imaging... Op.Cit., p.78.
  • 73. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 57 ( 1 ) ‫كامال‬ ‫النص‬ ‫تكشيف‬ Full – text Indexing ‫موجودة‬ ‫كلمة‬ ‫كل‬ ‫بتكشيف‬ ‫يسمح‬ ‫األسلوب‬ ‫وهذا‬ ‫يف‬ ‫طريق‬ ‫وعن‬ ‫الوثيقة‬ ‫نص‬ ‫الدالة‬ ‫الكلامت‬ ‫الستخدام‬ ‫حاجة‬ ‫هناك‬ ‫يكون‬ ‫ال‬ ‫فإنه‬ ‫بالكامل‬ ‫النص‬ ‫تكشيف‬ ‫استخدام‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ‫لتكشيف‬ . ‫البرصى‬ ‫التمييز‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫توافر‬ ‫يشرتط‬ ‫فإنه‬ ‫األسلوب‬ ‫هذا‬ ‫استخدام‬ ‫وإلمكانية‬ ‫للحروف‬ OCR) ) ‫الكلامت‬ ‫ترمجة‬ ‫يتم‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫هذه‬ ‫استخدام‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫إنه‬ ‫حيث‬ ‫بالوثيقة‬ ‫املطبوعة‬ ‫إىل‬ ‫برامج‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫وحتديدها‬ ‫تتبعها‬ ‫يمكن‬ ‫ورقمية‬ ‫حرفية‬ ‫رموز‬ ‫النظام‬ ‫وتطبيقات‬ (. 89 ) ( 2 ) ‫التكشيف‬ ‫حقول‬ Index Fields ‫البحث‬ ‫إمكانية‬ ‫األسلوب‬ ‫هذا‬‫يقدم‬ ‫يف‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫معدودة‬ ‫ثوان‬ ‫خالل‬ ‫الوثائق‬ ‫ماليني‬ ‫املطلوبة‬ ‫الرضورية‬ ‫للوثائق‬ ‫الوصول‬ ، ‫حيث‬ ‫أن‬ ‫للتطب‬ ‫وقابل‬ ‫مناسبا‬ ‫يكون‬ ‫األسلوب‬ ‫هذا‬ ‫يق‬ ‫الفوتوغرافية‬ ‫الصور‬ ‫مثل‬ ‫النصية‬ ‫غري‬ ‫الوثائق‬ ‫مع‬ ‫أو‬ ‫اخلرائط‬ . ‫كلامت‬‫استخدام‬ ‫ويتم‬ ‫أو‬ ‫عليها‬ ‫متفق‬ ‫حقول‬ ( ‫نامذج‬ ) Templates ‫تكشيف‬ ‫أجل‬‫من‬ ‫بالنظام‬ ‫الوثائق‬ ، ‫انه‬ ‫إال‬ ‫يف‬ ‫حالة‬ ‫أن‬ ‫عن‬ ‫الباحث‬ ‫نفسه‬ ‫هو‬ ‫ليس‬ ‫احلقل‬ ‫مدخل‬ ‫الشخص‬ ‫املشكالت‬ ‫يتوقع‬ ‫فإنه‬ ‫الوثيقة‬ . ( 90 ) ‫هلذا‬ ‫ينبغي‬ ‫التكشيف‬ ‫حلقول‬ ‫نموذج‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫خلق‬ ‫أمكانية‬ ‫إتاحة‬ ‫يف‬ ‫ال‬ ‫نظم‬ ‫وثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫احلقول‬ ‫لتكشيف‬ ‫املستخدمة‬ ‫املختلفة‬ ‫البيانات‬ ‫مع‬ ‫استخدامها‬ ‫يمكن‬ ، ‫وهلذا‬ (89) Ibid., p.87-88. (90) Ibid., p.89.
  • 74. 58 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫املسحوبة‬ ‫القوائم‬ ‫استخدام‬ ‫يفضل‬ Pull-down Box ‫التي‬ ‫فيها‬ ‫يوضع‬ ‫أ‬ ‫شائعة‬ ‫كلمة‬ ‫من‬ ‫كثر‬ ‫املناسبة‬‫األداة‬‫توفري‬‫أجل‬ ‫من‬‫بينها‬ ‫من‬‫االختيار‬ ‫يتم‬‫الوثيقة‬ ‫لتكشيف‬‫استخدامها‬‫يمكن‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫األسلوب‬ ‫هذا‬ ‫باستخدام‬ ‫التكشيف‬ ‫عىل‬ ‫تساعد‬ . ( 91 ) ( 3 ) ‫املجلد‬ / ‫امللف‬ ‫بناء‬ File/Folder Structure ‫القد‬‫إتاحة‬‫عىل‬‫األسلوب‬‫هذا‬‫ويعتمد‬ ‫الوثائق‬‫أماكن‬‫حتديد‬‫عىل‬‫النظام‬‫ملستخدمي‬‫رة‬ ‫بالنظام‬ ‫مبارشة‬ ، ‫املنهج‬ ‫عىل‬ ‫األسلوب‬ ‫هذا‬ ‫يعتمد‬ ‫حيث‬ ‫الذي‬ ‫الوث‬ ‫حفظ‬ ‫عند‬ ‫اتباعه‬ ‫تم‬ ‫ائق‬ ‫املستخدم‬ ‫واملنهج‬ ‫بالنظام‬ ‫يف‬ ‫(احلوافظ‬ ‫املجلدات‬ ‫بناء‬ ) ‫التي‬ ‫وثائق‬ ‫ختزين‬ ‫يتم‬ ‫عىل‬ ‫النظام‬ ‫حتويلها‬ ‫بعد‬ ‫احلاسبات‬ ‫إىل‬ ‫اإل‬ ‫الشكل‬ ‫لكرتوين‬ . ( 92 ) ً:‫ًا‬‫س‬‫ساد‬ ًًًً ًًً ً‫أسلوبًعرضًالوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ ً‫ية‬ ً‫النصيةًبنظم‬ ‫إدارة‬ ً ‫ا‬ ً‫لوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ً ‫األساليب‬ ‫من‬ ‫عدد‬ ‫يوجد‬ ‫التي‬ ‫النصية‬ ‫الوثائق‬ ‫استعراض‬ ‫يتم‬ ‫خالهلا‬ ‫من‬ ‫وا‬ ‫لتي‬ ‫تم‬ ‫حتويلها‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الرقمي‬ ‫األرشيف‬ ‫بنظام‬ ‫ختزينها‬ ‫وتم‬ ‫اإللكرتوين‬ : ( 1 ) ‫الصفحات‬ ‫صور‬ Page Images ‫عملية‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫نتجت‬ ‫صورة‬ ‫أهنا‬ ‫عىل‬ ‫املرقمة‬ ‫الوثيقة‬ ‫تعامل‬ ‫األسلوب‬ ‫هذا‬ ‫وىف‬ ‫املسح‬ ‫الضوئي‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫من‬ ‫املطبوعة‬ ‫للوثيقة‬ ‫أو‬ ‫امليكروفيلم‬ ، ‫الن‬ ‫وهذا‬ ‫قابل‬ ‫غري‬ ‫وع‬ ‫البحث‬ ‫إلمكانية‬ ‫يف‬ ‫النص‬ ، ‫إما‬ ‫الصور‬ ‫وهذه‬ ‫أن‬ ‫ملونة‬ ‫تكون‬ ‫أو‬ ‫واألسود‬ ‫باألبيض‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫الن‬ ‫وهذا‬ ‫الرمادية‬ ‫بالدرجات‬ ‫تكلفة‬ ‫الرتقيم‬ ‫أنواع‬ ‫أقل‬ ‫وع‬ . ( 93 ) (91) Ibid. (92) Ibid., p.89. (93) Handbook for Digital Projects www.nedcc.org/digital/dighome.htm.
  • 75. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 59 ( 2 ) ‫النص‬ ‫الكامل‬ Full Text ‫نص‬ ‫املطبوع‬ ‫النص‬ ‫يصبح‬ ‫أن‬ ‫إمكانية‬‫أجل‬‫من‬ ‫ا‬ ‫إلكرتون‬ ‫ي‬ ‫ا‬ ‫قابال‬ ‫للبحث‬ ‫يف‬ ‫فإنه‬ ‫النص‬ ‫ينبغي‬ ‫احلروف‬ ‫ترمجة‬ ‫يف‬ ‫النص‬ ‫األصيل‬ ‫األصلية‬ ‫(الصفحة‬ ) ‫إىل‬ ‫آسك‬ ‫ي‬ American Standard Code for Information Interchange (ASCII) ‫خالل‬ ‫من‬ ‫قراءهتا‬ ‫ليتسنى‬ ‫احلاسبات‬ ، ‫بذلك‬ ‫للقيام‬ ‫طريقتان‬ ‫وهناك‬ :  ‫األصلية‬ ‫الوثيقة‬ ‫من‬ ‫النص‬ ‫كتابة‬ Keying  ‫تكنولوجيا‬ ‫استخدام‬ OCR ‫(التعرف‬ ‫الضوئي‬ ‫للحروف‬ ) ‫صورة‬ ‫لتحويل‬ ‫الصفحة‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫آسكي‬ ASCII . ‫و‬ ‫ينبغي‬ ‫تتم‬‫األوىل‬‫العملية‬ ‫أن‬‫مالحظة‬ ‫يدوي‬ ‫ا‬ ‫آليا‬‫فتتم‬ ‫الثانية‬‫العملية‬‫أما‬ ، ‫ا‬‫أيض‬ ‫عملية‬ ‫اليدوية‬ ‫الكتابة‬ Keying ‫استخدام‬ ‫من‬ ‫مرات‬ ‫عرشة‬ ‫أغىل‬ ‫تكون‬ OCR ‫صور‬ ‫أن‬ ‫إال‬ ‫تتيع‬ ‫الصفحات‬ ‫يف‬ ‫الكامل‬ ‫النص‬ ‫إنشاء‬ ‫األحيان‬ ‫أغلب‬ . ‫السؤال‬ ‫يظهر‬ ‫هنا‬ ‫التايل‬ ، ‫استخدام‬ ‫أن‬ ‫طاملا‬ OCR ‫من‬ ‫أرخص‬ ‫يكون‬ Keying ‫فلامذا‬ ‫األخري‬ ‫هذا‬ ‫يوضع‬ ‫يف‬ ‫االعتبار؟‬ ‫تنحرص‬ ‫هنا‬ ‫واإلجابة‬ ‫يف‬ ‫نقطتني‬ : ‫األوىل‬ : ‫أن‬ OCR ‫احلاسبات‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫املطبوعة‬ ‫الوثائق‬ ‫صور‬ ‫مع‬ ‫فقط‬ ‫فعال‬ ‫يكون‬ ‫أو‬ ‫الطباعة‬ ‫ماكينات‬ Machine-Printed Text ‫فيجب‬ ‫اليد‬ ‫بخط‬ ‫املكتوبة‬ ‫الوثائق‬ ‫أما‬ ‫يدوي‬ ‫إلدخاهلا‬ ‫ا‬ ‫للبحث‬ ‫قابلة‬ ‫لتصبح‬ .
  • 76. 60 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫الثاني‬ ‫ة‬ : ‫عمليات‬ ‫دقة‬ ‫إن‬ OCR ‫التعقيدات‬ ‫نتيجة‬ ‫كاملة‬ ‫غري‬ ‫تكون‬ ‫يف‬ ‫الصفحة‬ ‫متمثلة‬ ‫األصلية‬ ‫يف‬ ‫هنا‬ ‫ليست‬ ‫ولكن‬ ‫للخطأ‬ ‫نسبة‬ ‫هناك‬ ‫جيعل‬ ‫مما‬ ‫واألعمدة‬ ‫اخلطوط‬ ‫تعدد‬ ‫تتمثل‬ ‫املشكلة‬ ‫ولكن‬ ‫املشكلة‬ ‫يف‬ ‫استخدام‬ ‫عمليات‬ ‫أن‬ OCR ‫خطوات‬ ‫ثالث‬ ‫من‬ ‫تتكون‬ :  ‫املسح‬ ‫عملية‬ ‫الضوئي‬ ‫للوثيقة‬ .  ‫استخدام‬ OCR .  ‫تصحيح‬ ‫أخطاء‬ OCR . ‫الدراسات‬ ‫من‬ ‫الكثري‬ ‫وهناك‬ ‫التي‬ ‫تصحيح‬ ‫عىل‬ ‫الفنيني‬ ‫قدرة‬ ‫حددت‬ ‫أخطاء‬ OCR ‫من‬ ‫وقدرت‬ 6 - 10 ‫صفحات‬ ‫يف‬ ‫الساعة‬ ، ‫وبالوضع‬ ‫يف‬ ‫بعمليات‬ ‫اخلاص‬ ‫السعر‬ ‫االعتبار‬ ‫من‬ ‫اليدوية‬ ‫الكتابة‬ ‫عمليات‬ ‫تكاليف‬ ‫يتخطى‬ ‫أن‬ ‫ببساطة‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫ذلك‬ ‫فإن‬ ‫التصحيح‬ ‫األصلية‬ ‫الوثيقة‬ Keying . ( 94 ) ( 3 ) ‫النص‬ ‫املشفر‬ Encoded Text ‫من‬ ‫األسلوب‬ ‫هذا‬ ‫ولكنه‬ ‫تكلفة‬ ‫األكثر‬ ‫يعد‬ ‫النصوص‬ ‫حتويل‬ ‫أساليب‬ ‫يف‬ ‫ن‬ ‫فس‬ ‫اإلنرتنت‬ ‫بيئة‬ ‫مع‬ ‫ومالئمة‬ ‫وظيفية‬ ‫األساليب‬ ‫أكثر‬ ‫الوقت‬ ، ‫ت‬ ‫النص‬ ‫تكويد‬ ‫وعملية‬ ‫تطلب‬ ‫يدوي‬ ‫سواء‬ ‫النص‬ ‫إدخال‬ ‫ا‬ ‫أو‬ ‫التعرف‬ ‫باستخدام‬ ‫الضوئي‬ OCR ‫لشكل‬ ‫للتحول‬ ASCII . ‫النصية‬ ‫الوثائق‬ ‫حتويل‬ ‫هو‬ ‫التشفري‬ ‫عملية‬ ‫من‬ ‫واهلدف‬ ‫إىل‬ ‫صيغة‬ ‫أو‬ ‫شكل‬ ‫يعتمد‬ ‫ال‬ ‫معينة‬ ‫برامج‬ ‫عىل‬ ‫أو‬ ‫معينة‬ ‫أجهزة‬ ‫يف‬ ‫(غري‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫احلفظ‬ ‫عمليات‬ ‫امتالكي‬ ) ‫ب‬ ‫إنه‬ ‫حيث‬ ‫برنامج‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫اسرتجاع‬ ‫يمكن‬ (. 95 ) (94) Ibid. (95) Ibid.
  • 77. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 61 ‫األشكال‬ ‫هذه‬ ‫أبرز‬ ‫ومن‬ Markup Languages ( ‫مارك‬ ‫تكويد‬ ‫لغة‬ ) ‫وهي‬ ‫تتضمن‬ ‫بالوسائل‬ ‫وتزودها‬ ‫امللفات‬ ‫حمتوى‬ ‫لعرض‬ ‫تعليامت‬ ‫التي‬ ‫ش‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫عرضها‬ ‫تتيح‬ ‫بكة‬ ‫اإلنرتنت‬ ‫الدولية‬‫الشبكة‬‫احتاد‬‫ويقوم‬ World Wide Web Consortium (w3c) ‫هذا‬‫بدعم‬ ‫اللغة‬ ‫هبذه‬ ‫اخلاصة‬ ‫األشكال‬ ‫من‬ ‫عدد‬ ‫وهناك‬ ‫امللفات‬ ‫من‬ ‫الشكل‬ ‫هي‬ :  Standard Generalized Markup Language (SGML) ‫معيار‬ ‫متثل‬ ‫اللغة‬ ‫هذه‬ ‫دويل‬ ‫لغات‬ ‫منها‬ ‫وتولد‬ HTML, XML  Hypertext Markup Language (HTML) ‫الدولية‬ ‫الشبكة‬ ‫عىل‬ ‫املعلومات‬ ‫معظم‬ ‫لعرض‬ ‫تستخدم‬ ( ‫اإلنرتنت‬ ) ‫س‬ ‫لغة‬ ‫وهى‬ ‫هلة‬ ‫لغات‬ ‫ولكن‬ XHTML, XML ‫وإمكانيات‬ ‫مرونة‬ ‫أكثر‬ ‫يف‬ ‫املعلومات‬ ‫عرض‬ .  eXtensible Hypertext Markup Language (XHTML) ‫املتوفرة‬‫املرونة‬‫بني‬‫ما‬‫تدمج‬ ‫يف‬ ‫لغة‬ XML ‫و‬ ‫استخدام‬‫سهولة‬ HTML ‫حتويل‬‫وعملية‬ ‫ملفات‬ XHTML ‫إىل‬ ‫شكل‬ XML ‫تكون‬ ‫أسهل‬ ‫حتويل‬ ‫من‬ HTML ‫إىل‬ XML  eXtensible Markup Language (XML) ‫نسبي‬ ‫بسيطة‬ ‫لغة‬ ‫ا‬ ، ‫لغة‬‫عىل‬ ‫تعتمد‬ SGML ‫لغة‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫املرونة‬ ‫مستويات‬ ‫بأعىل‬ ‫تتميز‬ XHTML ‫التعقيدات‬ ‫وتفادى‬ ‫يف‬ ‫لغات‬ SGML . ( 96 ) (96) Ibid.
  • 78. 62 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫بنظم‬ ‫المرتبطة‬ ‫الركنولوجيات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫بنظم‬ ‫يرتبط‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫التقنيات‬ ‫بعض‬ ‫والتي‬ ‫تتعلق‬ ‫من‬ ‫النظم‬ ‫هبذه‬ ‫عملها‬ ‫وأسلوب‬ ‫طبيعتها‬ ‫حيث‬ ، ‫التقنيات‬ ‫هذه‬ ‫استغالل‬ ‫يمكن‬ ‫إنه‬ ‫حيث‬ ‫يف‬ ‫عمليات‬ ‫ختزين‬ ‫بنظم‬ ‫الوثائق‬ ‫واسرتجاع‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫ما‬ ‫التقنيات‬ ‫هذه‬ ‫وتشمل‬ ‫ي‬ ‫يل‬ : ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ً‫تكنولوجياًاملصغرات‬ Microform (miniaturized) Technology ً ‫املصغرات‬ ‫مصطلح‬ ‫يستخدم‬ ‫يف‬ ‫تعريف‬ ‫أي‬ ‫وتوزيع‬ ‫بتخزين‬ ‫تتعلق‬ ‫تقنيات‬ ‫الوثائق‬ ‫واسرتجاع‬ ‫يف‬ ‫ولفافات‬ ‫امليكروفيش‬ ‫باستخدام‬ ‫وذلك‬ ‫املصغرات‬ ‫أشكال‬ ‫من‬ ‫شكل‬ ‫امليكروفيلم‬ . ( 97 ) ‫األفالم‬ ‫عىل‬ ‫الوثائق‬ ‫صور‬ ‫ختزين‬ ‫عملية‬ ‫يف‬ ‫القرن‬ ‫بدايات‬ ‫املايض‬ " ‫القرن‬ ‫العرشين‬ " ‫ولكن‬ ‫اليوم‬ ‫حتى‬ ‫تستخدم‬ ‫مازالت‬ ‫يف‬ ‫القرن‬ ‫هنايات‬ ‫املايض‬ ‫موثو‬ ‫األسلوب‬ ‫هذا‬ ‫يعد‬ ‫مل‬ ‫ق‬ ‫ا‬ ‫فيه‬ ‫ا‬ ‫بالوسائط‬ ‫تتعلق‬ ‫العتبارات‬ ‫و‬ ‫الزمنى‬ ‫عمرها‬ ‫ومدى‬ ‫نفسها‬ ‫ملستخدمة‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫قدرهت‬ ‫ا‬ ‫فضال‬ ‫االستيعابية‬ ‫وتداوهلا‬ ‫إليها‬ ‫الوصول‬ ‫تأمني‬ ‫موضوع‬ ‫من‬ ‫القلق‬ ‫عن‬ . ( 98 ) ‫نظرا‬ ‫الوسائط‬ ‫هذه‬ ‫الستخدام‬ ‫حاجة‬ ‫هناك‬ ‫زالت‬ ‫ما‬ ‫أنه‬ ‫نذكر‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫ذلك‬ ‫ومع‬ ‫عدد‬ ‫حتمل‬ ‫لكوهنا‬ ‫ا‬ ‫كبري‬ ‫ا‬ ‫متمثلة‬ ‫والبيانات‬ ‫املعلومات‬ ‫من‬ ‫يف‬ ‫ع‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫صور‬ ‫ليها‬ ‫الستخدامها‬ ‫حاجة‬ ‫هناك‬ ‫مازال‬ . (97) Ibid. (98) World Wide Web Consortium (w3): www.w3.org.
  • 79. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 63 ‫التفكري‬ ‫كان‬ ‫لذلك‬ ‫يف‬ ‫القديمة‬ ‫الوسائط‬ ‫هذه‬ ‫عىل‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫نقل‬ ‫إمكانية‬ ‫إىل‬ ‫املخزنة‬ ‫املعلومات‬ ‫من‬ ‫واالستفادة‬ ‫واستخدامها‬‫تداوهلا‬ ‫استمرارية‬ ‫لضامن‬‫حديثة‬ ‫وسائط‬ ‫عليها‬ ، ‫ا‬‫أيض‬ ‫احل‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫استغالل‬ ‫إمكانية‬ ‫املصغرات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫خلدمة‬ ‫اسبات‬ . ‫االجتاه‬ ‫هذا‬ ‫يمثالن‬ ‫التقنيات‬ ‫من‬ ‫نوعان‬ ‫ظهر‬ ‫وهلذا‬ : ( 1 ) ‫الكمبيوتر‬ ‫خمرجات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫إىل‬ ‫املصغرات‬ Computer Output to Microform (COM) ‫املصغرات‬ ‫ومعدات‬ ‫وأجهزة‬ ‫احلاسبات‬ ‫بأنظمة‬ ‫تتعلق‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫هذه‬ ‫التي‬ ‫ختزن‬ ‫احلاسبات‬ ‫نظم‬ ‫من‬ ‫املعلومات‬ ‫وتفهرس‬ ‫إىل‬ ‫أي‬ ‫مث‬ ‫املصغرات‬ ‫بتكنولوجيا‬ ‫يتعلق‬ ‫وسيط‬ ‫ل‬ ‫الورقية‬ ‫للمرحلة‬ ‫التعرض‬ ‫دون‬ ‫مبارشة‬ ‫وامليكروفيش‬ ‫امليكروفيلم‬ . ( 99 ) ( 2 ) ‫الكمبيوتر‬ ‫خمرجات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫إىل‬ ‫الليزر‬ ‫أقراص‬ Computer Output to Laser Disk (COLD) ‫احلاسبات‬ ‫بنظم‬ ‫تتعلق‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫هذه‬ ‫التي‬ ‫ن‬ ‫من‬ ‫املعلومات‬ ‫وتفهرس‬ ‫ختزن‬ ‫ظم‬ ‫احلاسبات‬ ‫إىل‬ ‫بدال‬ ‫الليزر‬ ‫أقراص‬ ‫املصغرات‬ ‫عىل‬ ‫تسجيلها‬ ‫من‬ . ( 100 ) ‫أساس‬ ‫صممت‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫هذه‬ ‫ا‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫مع‬ ‫املستخدمة‬ ‫املصغرات‬ ‫حمل‬ ‫لتحل‬ ‫احلاسب‬ ‫خمرجات‬ ‫إىل‬ ‫املصغرات‬ ( COM ) . ‫وبمقارنة‬ ‫للم‬ ‫البحث‬ ‫رسعة‬ ‫صغرات‬ ‫يف‬ ( ‫تكنولوجيا‬ COM ) ‫أربعة‬ ‫نجدها‬ ‫فإننا‬ ‫وه‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫املطلوب‬ ‫الصفحة‬ ‫عىل‬ ‫للحصول‬ ‫دقائق‬ ‫ي‬ ‫عىل‬ ‫للحصول‬ ‫طويلة‬ ‫مدة‬ (99) Stephens, David O.: Electronic Records Retention: New Strategies for Data Life Cycle Management. New York: MC Graw-Hill, 2002, p34. (100) Ibid.
  • 80. 64 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫املعلومات‬ ، ‫الكمبيوتر‬ ‫خمرجات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫فإن‬ ‫اآلن‬ ‫أما‬ ‫إىل‬ ‫و‬ ‫املصغرات‬ ‫اىل‬ ‫األقر‬ ‫اص‬ ( COLD ) ‫املعلومات‬ ‫باسرتجاع‬ ‫تسمح‬ ‫و‬ ‫دقة‬ ‫بكل‬ ‫إتاحتها‬ ‫يف‬ ‫معدودة‬ ‫ثوان‬ ‫خالل‬ ( 101 ) ‫غالب‬ ‫التقنيات‬ ‫هذه‬ ‫تستخدم‬ ‫ا‬ ‫فكثري‬ ‫الطباعة‬ ‫عمليات‬ ‫عىل‬ ‫للتغلب‬ ‫ا‬ ‫من‬ ‫التقارير‬ ‫يومي‬ ‫خترج‬ ‫الكبرية‬ ‫ا‬ ‫املنطق‬ ‫من‬ ‫ليس‬ ‫الوقت‬ ‫نفس‬ ‫وىف‬ ‫اجلهات‬ ‫أعامل‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫ي‬ ‫أ‬ ‫يطلب‬ ‫ن‬ ‫معلومة‬ ‫عىل‬ ‫ليحصل‬ ‫الصفحات‬ ‫مئات‬ ‫من‬ ‫مطبوعا‬ ‫تقريرا‬ ‫املستخدم‬ ‫يف‬ ‫م‬ ‫سطرين‬ ‫هذا‬ ‫ن‬ ‫التقرير‬ ، ‫وبعد‬ ‫االطالع‬ ‫للجهد‬ ‫إهدار‬ ‫ذلك‬ ‫وىف‬ ‫التقرير‬ ‫هذا‬ ‫من‬ ‫بالتخلص‬ ‫يقوم‬ ‫عليه‬ ‫واملال‬ . ( 102 ) ‫البيانات‬ ‫فإن‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫هذه‬ ‫خالل‬ ‫ومن‬ ‫و‬ ‫وخمزنة‬ ‫مفهرسة‬ ‫تكون‬ ‫املعلومات‬ ‫احلاجة‬ ‫دون‬ ‫معدودة‬ ‫ثوان‬ ‫خالل‬ ‫املستخدمني‬ ‫قبل‬ ‫من‬ ‫إليها‬ ‫الوصول‬ ‫ويمكن‬ ‫إىل‬ ‫طباعة‬ ‫املعلومات‬ ‫أو‬ ‫املخزنة‬ ‫التقارير‬ ، ‫احلاجة‬ ‫وعند‬ ‫إىل‬ ‫ط‬ ‫التقرير‬ ‫باعة‬ ‫أو‬ ‫عملية‬ ‫فإن‬ ‫منه‬ ‫جزء‬ ‫متاحة‬ ‫تكون‬ ‫الطباعة‬ . ( 103 ) ً:‫ًا‬‫ي‬‫ثان‬ ًًًًًًً ‫تكنولوجياًمتييزًالرموز‬ ً ‫أ‬ ً‫و‬ ‫احلروفًالبصرية‬ Optical Character Recognition (OCR) ً ‫نظم‬ ‫مع‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫هذه‬ ‫تستخدم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫الوث‬ ‫السرتجاع‬ ‫ائق‬ ‫التي‬ ‫الضوئ‬ ‫املسح‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫بالنظام‬ ‫ختزينها‬ ‫تم‬ ‫ي‬ ‫كص‬ ‫عليها‬ ‫يتعرف‬ ‫احلاسب‬ ‫أن‬ ‫حيث‬ ‫ورة‬ ‫النص‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫يستطيع‬ ‫وال‬ ‫الذي‬ ‫الوثيقة‬ ‫هذه‬ ‫حتويه‬ ، ‫متييز‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫فإن‬ ‫هلذا‬ ‫احلروف‬ ‫الوثيقة‬ ‫نص‬ ‫حتليل‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫بالوثيقة‬ ‫املوجود‬ ‫النص‬ ‫عىل‬ ‫التعرف‬ ‫تتيح‬ ‫البرصية‬ ، ‫باستخدام‬ (101) Ibid., p.35. (102) Ibid. (103) Ibid., p.35-36.
  • 81. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 65 ‫البرصى‬ ‫اإلدراك‬ ، ‫فال‬ ‫كمحاك‬‫يسجل‬ ‫بالوثيقة‬ ‫املطبوع‬ ‫النص‬ ‫من‬ ‫املنعكس‬ ‫ضوء‬ ‫ي‬ ‫أو‬ ‫نموذج‬ ‫الكهروضوئية‬ ‫اخلاليا‬ ‫من‬ ‫مرتبة‬ ‫جمموعة‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫والظالم‬ ‫الضوء‬ ‫مناطق‬ ‫من‬ ‫يف‬ ‫ماس‬ ‫ح‬ ‫ضوئي‬ ، ‫بتحليل‬ ‫احلاسبات‬ ‫برامج‬ ‫تقوم‬ ‫املحاكاة‬ ‫الرموز‬ ‫وحتليل‬ ‫التي‬ ‫متثلها‬ . ( 104 ) ‫كلمة‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫الوثيقة‬ ‫اسرتجاع‬ ‫يتم‬ ‫حيث‬ ‫أو‬ ‫داخل‬ ‫كلامت‬ ‫وتقو‬ ‫الوثيقة‬ ‫نص‬ ‫م‬ ‫هذه‬ ‫فيها‬ ‫املوجود‬ ‫الوثائق‬ ‫مجيع‬‫وتعرض‬ ‫الكلمة‬ ‫هذه‬‫عىل‬ ‫بالتعرف‬ ‫احلروف‬ ‫متييز‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫الكلمة‬ . ‫و‬ ‫تعد‬ ‫نظم‬ ‫وبرامج‬ ‫تطبيقات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫واألشهر‬ ‫األوسع‬ ‫املجال‬ ‫الذي‬ ‫يتم‬ ‫وهلذا‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫هذه‬ ‫وتطبيق‬ ‫باستخدام‬ ‫يقوم‬ ‫نظم‬ ‫تزويد‬ ‫إدارة‬ ‫الوث‬ ‫ائق‬ ‫ا‬ ‫إل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫املمسوحة‬‫الوثائق‬‫من‬‫البيانات‬‫جلمع‬‫التكنولوجيا‬‫هبذه‬‫خاصة‬‫بحث‬‫بمحركات‬ ‫ضوئي‬ ‫ا‬ ‫عىل‬ ‫دقتها‬ ‫وتصل‬ 99 % ‫إىل‬ 100 % (. 105 ) ( 1 ) ‫الذكية‬ ‫احلروف‬ ‫متييز‬ ‫تكنولوجيا‬ Intelligent Character Recognition (ICR) ‫يف‬ ‫يدوي‬ ‫املكتوبة‬ ‫الوثائق‬ ‫قراءة‬‫املمكن‬ ‫من‬ ‫احلاالت‬ ‫بعض‬ ‫ا‬ ‫والتي‬ ‫ختز‬ ‫تم‬ ‫ينها‬ ‫يف‬ ‫شكل‬ ‫إلكرتوين‬ ‫بالنظام‬ ، ‫دقة‬ ‫احتامل‬ ‫مع‬ ‫لكن‬ ‫الطريقة‬ ‫بنفس‬ ‫أ‬ ‫قل‬ ‫وهي‬ ‫خاصة‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫اليدوية‬ ‫الكتابة‬ ‫برموز‬ ‫باإلحساس‬ . ‫احلروف‬ ‫متييز‬ ‫وتكنولوجيا‬ ‫الضوئية‬ ‫احلروف‬‫متييز‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫من‬ ‫كال‬ ‫دمج‬‫تم‬ ‫واآلن‬ ‫الذكية‬ ‫يف‬ ‫احلديثة‬ ‫البيانات‬ ‫قواعد‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫والتي‬ ‫ب‬ ‫بالوثيقة‬ ‫كلمة‬ ‫لكل‬ ‫تسمح‬ ‫تفهرس‬ ‫أن‬ (104) Ibid. (105) Hunter, Gregory: Preserving Digital Information, New York, Neal-Schuman, 2000, p.27.
  • 82. 66 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫عنها‬ ‫البحث‬ ‫ويتم‬ ، ‫متاحة‬ ‫التقنية‬ ‫وهذه‬ ‫وهي‬ ‫املستخدمة‬ ‫التكنولوجيات‬ ‫من‬ ‫واحدة‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بعمليات‬ ‫يتعلق‬ ‫فيام‬ ‫خاصة‬ ‫االسرتجاع‬ ‫النشاطات‬ ‫ودعم‬ ‫التحليلية‬ . ( 106 ) ( 2 ) ‫والعالمات‬ ‫البرصية‬ ‫العالمات‬ ‫متييز‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫الذكية‬ Optical Mark Recognition (OMR)& Intelligent Mark Recognition (IMR) ‫بتكنولوجيا‬ ‫تعرف‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫هذه‬ ‫مارك‬ ‫لقراءة‬ ‫تستخدم‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫وهذه‬ ‫يسمى‬ ‫ما‬ ‫معلومات‬ " ‫العالمات‬ ‫صندوق‬ " " Tick Box " ‫املربع‬ ‫به‬ ‫ويقصد‬ ‫الذي‬ ‫به‬ ‫توضع‬ ‫صح‬ ‫عالمة‬ □ ‫باستخدام‬ ‫احلاسبات‬ ‫من‬ ‫املطبوعة‬ ‫للنامذج‬ ‫تس‬ ‫الضوئي‬ ‫للمسح‬ ‫وسيلة‬ ‫مى‬ " ‫البرص‬ ‫مارك‬ ‫قارئ‬ ‫ي‬ Optical Mark Reader " ‫بمالحظة‬ ‫البرصي‬ ‫مارك‬ ‫قارئ‬ ‫ويقوم‬ ‫العالمات‬ ‫وجود‬ ‫واكتشاف‬ ‫يف‬ ‫النص‬ ‫عىل‬ ‫الضوء‬ ‫تسليط‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫االختيارات‬ ‫مربعات‬ ‫املطبوع‬ ‫و‬ ‫قياس‬ ‫أو‬ ‫املنعكس‬ ‫الضوء‬ ‫تقدير‬ . ‫العالمات‬ ‫وحتليل‬ ‫بحرص‬ ‫تقوم‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫هذه‬ ‫وببساطة‬ ‫التي‬ ‫وضع‬ ‫تم‬ ‫عىل‬ ‫ها‬ ‫الصندوق‬ ‫أو‬ ‫مربع‬ ‫االختيارات‬ ، ‫املعلومات‬ ‫جلمع‬ ‫املستخدمة‬ ‫واألشكال‬ ‫التي‬ ‫تكون‬ ‫قبل‬ ‫من‬ ‫مصممة‬ ‫أو‬ " ‫التصميم‬ ‫سابقة‬ " ‫بسهولة‬ ‫استخدامها‬ ‫ويمكن‬ . ( 107 ) ‫الرصاص‬ ‫القلم‬ ‫استخدام‬ ‫ويتم‬ ‫يف‬ ‫الشكل‬ ‫فوق‬ ‫العالمات‬ ‫وضع‬ ‫يف‬ ‫الصندوق‬ ‫مسبق‬ ‫املعرف‬ ‫ا‬ ‫مثل‬ ‫االختيارات‬ ‫لتحديد‬ : (106) Ibid., p.28.. (107) Sherman, Lee: Managing The Modern Document, The Information Management Journal. 33, no. 3, July, 1999, p.18. - Optical Mark Recognition http://www.tiscali.co.uk/reference/encyclopaedia/hutchinson/m0034375.html.
  • 83. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 67  ‫الرأي‬ ‫استطالع‬ ‫عىل‬ ‫اإلجابات‬ .  ‫التصويتات‬ ‫اختيارات‬ .  ‫إجابات‬ ‫االختبارات‬ . ‫باملسح‬ ‫البرصية‬ ‫العالمات‬ ‫قارئ‬ ‫يقوم‬ ‫أن‬ ‫وبمجرد‬ ‫الضوئي‬ ‫بالكامل‬ ‫لألشكال‬ ‫فإن‬ ‫العالمات‬ ‫هذه‬ ‫بتفسري‬ ‫يقوم‬ ‫مارك‬ ‫نظام‬ ‫املحاكاة‬ ‫يف‬ ‫بإرسا‬ ‫يقوم‬ ‫ثم‬ ‫مسجلة‬ ‫بيانات‬ ‫شكل‬ ‫هلا‬ ‫إىل‬ ‫وحتليلها‬ ‫لتخزينها‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫عنها‬ ‫التقارير‬ ‫وإعداد‬ . ( 108 ) ( 3 ) ‫كود‬ ‫(البار‬ ‫اخلطوط‬ ‫تشفري‬ ‫تكنولوجيا‬ ) Barcode Technology ‫باحلاسبات‬ ‫خاص‬ ‫تشفري‬ ‫نظام‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫اخلطوط‬ ‫من‬ ‫أعمدة‬ ‫استخدام‬ ‫فيه‬ ‫يتم‬ ‫الوثائق‬ ‫وحتديد‬ ‫لتعريف‬ ‫املطبوعة‬ ، ‫و‬ ‫الكتب‬ ، ‫و‬ ‫وغريها‬ ‫التجارية‬ ‫والسلع‬ ‫املنتجات‬ . ‫ال‬ ‫نفسها‬ ‫الشفرة‬ ‫فإن‬ ‫لنظام‬ ‫هذا‬ ‫وىف‬ ‫حتوي‬ ‫الوثيقة‬ ‫عن‬ ‫بيانات‬ ‫أية‬ ‫أو‬ ‫املن‬ ‫املوضوع‬ ‫تج‬ ‫ولكنه‬ ‫عليها‬ ‫حيوي‬ ‫األرقام‬ ‫من‬ ‫سلسلة‬ ‫أو‬ ‫املاسح‬ ‫عليها‬ ‫يمر‬ ‫عندما‬ ‫احلروف‬ ‫البرصي‬ ‫ف‬ ‫إنه‬ ‫املعلومات‬ ‫وتسجيل‬ ‫برتمجتها‬ ‫ليقوم‬ ‫احلاسب‬ ‫بجهاز‬ ‫وربطها‬ ‫الشفرة‬ ‫بقراءة‬ ‫يقوم‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫حتوهيا‬ ( ‫للمنتجات‬ ‫العاملية‬ ‫والشفرة‬ Universal Products Code (UPC ‫جمموعة‬ ‫عادة‬ ‫تستخدم‬ ‫األسود‬ ‫األغلب‬ ‫عىل‬ ‫غامقني‬ ‫لونني‬ ‫من‬ ، ‫غالب‬ ‫فاحتني‬ ‫لونني‬ ‫من‬ ‫وجمموعة‬ ‫ا‬ ‫ب‬ ‫األبيض‬ ‫سمك‬ ‫األرقام‬ ‫لتمثيل‬ ‫حمدد‬ (. 109 ) (108) Sherman, Lee. Op.Cit., P.18. - http://www.tiscali.co.uk/reference/encyclopaedia/hutchinson/ m0034375.html (109) Stephens, David O.: Op.Cit., p.39.
  • 84. 68 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫هذه‬ ‫وتستخدم‬ ‫يف‬ ‫جمال‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ع‬ ‫تشفري‬ ‫نارص‬ ‫ا‬ ‫وامليتاداتا‬ ‫لفهرسة‬ ( Metadata ) ‫والكتب‬ ‫بالوثائق‬ ‫اخلاصة‬ . ً:‫ًا‬‫ث‬‫ثال‬ ًًًًًًً ً‫دورًأخصائيوًالوثائق‬ ‫يف‬ ً ‫ت‬ ً‫أسيسًنظم‬ ‫إدارة‬ ً ً‫الوثائق‬ ‫ا‬ ‫إل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ً ‫أخصائي‬ ‫أن‬ ‫نوضح‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫بداية‬ ‫ي‬ ‫كربى‬ ‫أمهية‬ ‫هلم‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫وجت‬ ‫إعداد‬ ‫عملية‬ ‫هيز‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫وتأسيس‬ ‫تطبيق‬ ‫عمليات‬ ‫حتى‬ ‫األمهية‬ ‫هذه‬‫ومتتد‬ ‫فعلي‬ ‫ا‬ ‫وذلك‬ ، ‫لكي‬ ‫لالحتفاظ‬ ‫قابلة‬ ‫النظام‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫الناشئة‬ ‫الوثائق‬ ‫مجيع‬ ‫أن‬ ‫من‬ ‫يتأكدوا‬ ‫لالستخدام‬ ‫وصاحلة‬ ‫فيها‬ ‫موثوق‬ ‫أصلية‬ ‫وثائق‬ ‫باعتبارها‬ . ‫الوثائق‬ ‫أخصائيى‬ ‫دور‬ ‫ويمتد‬ ‫إىل‬ ‫احلفظ‬ ‫نظم‬ ‫عىل‬ ‫خاص‬ ‫بوجه‬ ‫الرتكيز‬ ‫ال‬ ‫تي‬ ‫تنشئ‬ ‫األنظمة‬ ‫تلك‬ ‫حياة‬ ‫دورة‬ ‫خالل‬ ‫أرشيفية‬ ‫قيمة‬ ‫هلا‬ ‫وثائق‬ ، ‫وعليهم‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫املشاركة‬ ‫يف‬ ‫كل‬ ‫اهلامة‬ ‫القرارات‬ ‫التي‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫احتفاظ‬ ‫عىل‬ ‫للتأكيد‬ ‫األنظمة‬ ‫هذه‬ ‫بعمل‬ ‫تتعلق‬ ‫األساسي‬ ‫وسامهتا‬ ‫بخصائصها‬ ‫ة‬ ‫عليها‬ ‫السيطرة‬ ‫عملية‬ ‫حتويل‬ ‫يتم‬ ‫حتى‬ ‫إىل‬ ‫أخ‬ ‫الوثائق‬ ‫صائيى‬ ‫مسئولني‬ ‫ويصبحون‬ ‫نظم‬ ‫عن‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ ‫واهتاممات‬ ‫مسئويل‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫عمليات‬ ‫عىل‬ ‫فقط‬ ‫تنحرص‬ ‫ال‬ ‫متتد‬ ‫ولكن‬ ‫للوثائق‬ ‫احلفظ‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫إىل‬ ‫جودهتا‬ ‫أو‬ ‫مصداقيتها‬ ‫آخر‬ ‫وبمعنى‬ ‫نوعيتها‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫أصالتها‬ ‫واستيعاهبا‬ ‫فهمها‬ ‫ومدى‬ ‫الدائمة‬ . ( 110 ) ‫وضع‬ ‫الوثائق‬ ‫أخصائيو‬ ‫حياول‬ ‫وعندما‬ ‫املعلومات‬ ‫تكون‬ ‫متطلباهتم‬ ، ‫االتص‬ ‫االت‬ ، ‫ونظم‬ ‫التكنولوجيات‬ ‫إدارة‬ ‫كلها‬ ‫التنظيمية‬ ‫والثقافات‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫بش‬ ‫احلسبان‬ ‫عام‬ ‫كل‬ . (110) International Council on Archives: Electronic Records, A Workbook for Archivists. http://www.ica.org/biblio/Study
  • 85. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 69 ‫ب‬‫تقوم‬‫وتطبيقات‬‫أنظمة‬‫يوجد‬‫عندما‬‫املوقف‬‫يواجهون‬‫عام‬‫بوجه‬‫وهم‬ ‫إدارة‬ ‫الو‬ ‫ثائق‬ ‫فعلي‬ ‫املوجودة‬ ‫ا‬ ‫وكثري‬ ‫ا‬ ‫من‬ ‫بسيطة‬ ‫مشاركات‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫يصمم‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫من‬ ‫أخصائي‬ ‫ى‬ ‫الوثائق‬ . ( 111 ) ‫فهم‬ ‫مدى‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫للعمل‬ ‫خطط‬ ‫وتأسيس‬ ‫جديدة‬ ‫نظم‬ ‫بناء‬ ‫عملية‬ ‫ولعل‬ ‫أي‬ ‫لتحديد‬ ‫الرؤية‬ ‫وضوح‬ ‫ومدى‬ ‫احلفظ‬ ‫عمليات‬ ‫متطلبات‬ ‫واستيعاب‬ ‫ا‬ ‫ال‬ ‫عنارص‬ ‫من‬ ‫نظام‬ ‫احلفظ‬ ‫نظم‬ ‫متطلبات‬ ‫مع‬ ‫يتوافق‬ . ‫البداية‬ ‫منذ‬ ‫مشرتكني‬ ‫غري‬ ‫الوثائق‬ ‫أخصائيو‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫حالة‬ ‫وىف‬ ‫يف‬ ‫تصمي‬ ‫ا‬ ‫نظم‬ ‫م‬ ‫حلفظ‬ ‫جهد‬ ‫يبذلون‬ ‫نجدهم‬ ‫فإننا‬ ‫متطلباهتا‬ ‫وحتديد‬ ‫ا‬ ‫كبري‬ ‫ا‬ ‫الحق‬ ‫إرشاكهم‬ ‫عند‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫عملي‬ ‫التصميم‬ ‫ة‬ ‫الفعالة‬ ‫الطرق‬ ‫إجياد‬ ‫وعليهم‬ ‫يف‬ ‫التصميم‬ ‫عمليات‬ ‫لكي‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫عىل‬ ‫قادرين‬ ‫يكونوا‬ ‫البداية‬ ‫منذ‬ ‫النظام‬ ‫متطلبات‬ . ( 112 ) ‫املمكن‬ ‫ومن‬ ‫أن‬ ‫أخصائي‬ ‫دور‬ ‫يرتاوح‬ ‫ي‬ ‫الدور‬ ‫بني‬ ‫ما‬ ‫الوثائق‬ ‫اإلرشايف‬ ‫إىل‬ ‫ال‬ ‫دور‬ ‫االستشاري‬ ‫أو‬ ‫الرصيح‬ ‫التدخل‬ ‫يف‬ ‫األرشيف‬ ‫نظام‬ ‫لتطبيقات‬ ‫والتجهيز‬ ‫التصميم‬ ‫عمليات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ . ‫وطبيعة‬ ‫أخصائي‬ ‫عىل‬ ‫فقط‬ ‫ليس‬ ‫تعتمد‬ ‫الدور‬ ‫هذا‬ ‫ي‬ ‫تعتمد‬ ‫ولكن‬ ‫الوثائق‬ ‫أ‬ ‫ا‬‫يض‬ ‫عىل‬ ‫باجلهات‬ ‫والقانونية‬ ‫التنظيمية‬ ‫البيئات‬ ‫والتي‬ ‫مساندهتم‬ ‫تستطيع‬ ‫أو‬ ‫إعاقت‬ ‫هم‬ ، ‫نف‬ ‫وىف‬ ‫س‬ ‫الوثائق‬ ‫أخصائيو‬ ‫حيتاج‬ ‫الوقت‬ ‫إىل‬ ‫الوقت‬ ‫الكايف‬ ‫يريدو‬ ‫كانوا‬ ‫إذا‬ ‫املطلوبة‬ ‫واملهارات‬ ‫ن‬ (111) Ibid. (112) Ibid.
  • 86. 70 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫اإلشارة‬ ‫وجيب‬ ‫النجاح‬ ‫إىل‬ ‫العاملني‬ ‫أن‬ ‫يف‬ ‫الوثائق‬ ‫جمال‬ ‫ينبغي‬ ‫املص‬ ‫لدهيم‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫ادر‬ ‫العمل‬ ‫إلنجاز‬ ‫الالزمة‬ ‫والسلطات‬ . ( 113 ) ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ ‫تكاليف‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫من‬ ‫الرغم‬ ‫عىل‬ ‫أ‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ ‫تكاليف‬ ‫عن‬ ‫حمددة‬ ‫معرفة‬ ‫يوجد‬ ‫ال‬ ‫نه‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫هناك‬ ‫أنه‬ ‫إال‬ ‫يش‬ ‫ء‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ ‫تكاليف‬ ‫أن‬ ‫وهو‬ ‫منه‬ ‫التأكد‬ ‫يمكن‬ ‫واحد‬ ‫إ‬ ‫دارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ .‫التقليدية‬ ‫األرشيفات‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ ‫تكاليف‬ ‫عن‬ ‫خمتلفة‬ ‫ستكون‬ ‫تتطلب‬ ‫وسوف‬ ‫خمتلفة‬ ‫ومواصفات‬ ‫التزامات‬ ‫وستتطلب‬ ‫ومست‬ ‫دائمة‬ ‫متويل‬ ‫مصادر‬ ‫من‬ ‫مرة‬ ‫النظام‬ ‫عمل‬ ‫استمرار‬ ‫ضامن‬ ‫أجل‬ ، ‫أرشيف‬ ‫نظام‬ ‫تأسيس‬ ‫قرار‬ ‫فإن‬ ‫لذلك‬ ‫إلكرتوين‬ ‫أو‬ ‫نظم‬ ‫استخدام‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫مل‬ ‫التأسيس‬ ‫لتكاليف‬ ‫حتليل‬ ‫يتضمن‬ ‫وان‬ ‫البد‬ ‫ثل‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ . ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫حتليلًالتكاليف‬ ً ‫ما‬ ‫التكاليف‬ ‫حتليل‬ ‫يشمل‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫ييل‬ :  ‫سبب‬ ‫يوضح‬ ‫بيان‬ ‫جوهري‬ ‫معتمد‬ ‫اجلديد‬ ‫النظام‬ ‫تأسيس‬ ‫لرضورة‬ ‫ا‬ ‫عىل‬ ‫النظام‬ ‫تقييم‬ ‫خالهلا‬ ‫من‬ ‫تم‬ ‫دراسة‬ ‫احلايل‬ .  ‫االفرتاضات‬ ‫قائمة‬ ‫التي‬ ‫التكاليف‬ ‫بند‬ ‫طائلة‬ ‫حتت‬ ‫تقع‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫م‬ ‫ثل‬ : o ‫تعيني‬ ‫تكاليف‬ ‫مسئويل‬ ‫وموظفي‬ ‫النظام‬ . (113) Ibid.
  • 87. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 71 o ‫النظام‬ ‫لتكاليف‬ ‫السنوية‬ ‫الزيادة‬ ‫من‬ ‫القياسية‬ ‫النسب‬ ‫وصيانت‬ ‫ه‬ ‫وحتديثه‬ . o ‫متوقعة‬ ‫أخرى‬ ‫تكاليف‬ .  ‫بالنظام‬ ‫املرتبطة‬ ‫التكاليف‬ ‫حتليل‬ ‫عمليات‬ ‫احلايل‬ ‫ب‬ ‫وبكل‬ ‫وعملياته‬ ‫من‬ ‫ديل‬ ‫املتوقعة‬ ‫البدائل‬ .  ‫األخرى‬ ‫النوعية‬ ‫للعوامل‬ ‫ملخص‬ ‫التي‬ ‫النظام‬ ‫وتقييم‬ ‫ملقارنة‬ ‫استخدامها‬ ‫يتم‬ ‫احلايل‬ ‫وكل‬ .‫البدائل‬ ( 114 ) ً:‫ًا‬‫ي‬‫ثان‬ ًًًًًًً ‫تكاليفًالتأسيس‬ ً ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ ‫عمليات‬ ‫تتطلبها‬ ‫التي‬ ‫التكاليف‬ ‫التالية‬ ‫الدراسة‬ ‫تتناول‬ ‫إ‬ ‫دارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫والتي‬ ‫ية‬ ‫يرغب‬ ‫من‬ ‫حيتاجها‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫يف‬ ‫أرشيفات‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ ‫إ‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ، ‫النقاط‬ ‫بعض‬ ‫تتضمن‬ ‫وقد‬ ‫التي‬ ‫وردت‬ ‫يف‬ ‫وجود‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫انه‬ ‫إال‬ ‫التكاليف‬ ‫حتليل‬ ‫عملية‬ ‫ذات‬ ‫إضافية‬ ‫تكلفة‬ ‫عوامل‬ ‫منظمة‬ ‫كل‬ ‫بظروف‬ ‫عالقة‬ . ‫أرشيف‬ ‫نظام‬ ‫تأسيس‬ ‫تكاليف‬ ‫تقسم‬ ‫إلكرتوين‬ ‫إىل‬ :  ‫املتكررة‬ ‫التكاليف‬ " ‫املستمرة‬ " .  ‫املتكررة‬ ‫غري‬ ‫التكاليف‬ " ‫املستمرة‬ ‫غري‬ " . (114) Saffady, William: Cost Analysis Concepts and Methods for Records Management Programs, Lanham Scarecrow Press Inc, 2002, p.37.
  • 88. 72 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫وكال‬ ‫تقسيمها‬ ‫يمكن‬ ‫املستمرة‬ ‫وغري‬ ‫املستمرة‬ ‫التكاليف‬ ‫من‬ ‫إىل‬ : ‫التكالي‬ ‫الثابتة‬ ‫ف‬ ‫املتغرية‬ ‫والتكاليف‬ ( ‫وهي‬ ‫التكاليف‬ ‫التي‬ ‫تبع‬ ‫تتغري‬ ‫ا‬ ‫املست‬ ‫وعدد‬ ‫الوثائق‬ ‫لعدد‬ ‫خدمني‬ ) ( 115 ) ‫ًا‬‫ث‬‫ثال‬ ًًًًً ً: "ً‫التكاليفًاملتكررةً"ًاملستمرة‬ ً ‫وهي‬ ‫التكاليف‬ ‫التي‬ ‫النظام‬ ‫حياة‬ ‫باستمرار‬ ‫تستمر‬ ‫النظ‬ ‫أن‬ ‫طاملا‬ ‫حتملها‬ ‫ويتم‬ ‫ال‬ ‫ام‬ ‫يعمل‬ ‫يزال‬ . ‫التكاليف‬ ‫هذه‬ ‫وتتضمن‬ :  1 - ‫مرتبات‬ ‫املوظفني‬ ‫ومميزات‬ ، ‫وتشمل‬ : o ‫وهم‬ ‫الوثائق‬ ‫وأخصائيو‬ ‫مسئولو‬ ‫اإل‬ ‫عن‬ ‫املسئولون‬ ‫دارة‬ ‫واإلرشاف‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ . o ‫املعلومات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫وأخصائيو‬ ‫مسئولو‬ .  2 - ‫تكاليف‬ ‫النظام‬ ‫وتشغيل‬ ‫صيانة‬ o ‫وه‬ ‫النظام‬ ‫مستخدمو‬ ‫ي‬ ‫املنقيض‬ ‫الوقت‬ ‫تكاليف‬ ‫لتفاعلهم‬ ‫نتيجة‬ ‫و‬ ‫للنظام‬ ‫استخدامهم‬ . o ‫واملعدات‬ ‫األجهزة‬ ‫صيانة‬ . o ‫النظام‬ ‫ألجزاء‬‫والتجديد‬ ‫اإلحالل‬ ‫وعمليات‬ ‫حتديثها‬ ، ‫يشمل‬ ‫وهذا‬ :  ‫هبا‬ ‫امللحقة‬ ‫والوحدات‬ ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ .  ‫اخلادمات‬  ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ (115) Ibid., p.38.
  • 89. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 73  ‫النظام‬ ‫شبكات‬  3 - ‫تراخيص‬ ‫الربامج‬ ‫استخدام‬ ، ‫وحتديثها‬ ‫الربامج‬ ‫صيانة‬ . o ‫برامج‬ ‫إدارة‬ ‫النظام‬ . o ‫البيانات‬ ‫قواعد‬ ‫وبرامج‬ ‫اخلادم‬ ‫لتشغيل‬ ‫املطلوبة‬ ‫الربامج‬ o ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ ‫لتشغيل‬ ‫املطلوب‬ ‫النظام‬ o ‫الوثائق‬ ‫بالنظام‬ ‫ختزينها‬ ‫بعد‬ ‫إدارهتا‬ ‫وبرامج‬ . o ‫بنظم‬ ‫تتعلق‬ ‫أخرى‬ ‫برامج‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫مثل‬ : ( ‫ب‬ ‫رامج‬ ‫التأمني‬ ، ‫التتبع‬ ‫برامج‬ ، ‫النسخ‬ ‫برامج‬ ...‫االحتياطية‬ ‫إلخ‬ )  4 - ‫التدريب‬ ‫املستمر‬ .  5 - ‫اخلدمات‬ ‫االستشارية‬ .  6 - ‫تكاليف‬ ‫متوقعة‬ ‫أخرى‬ . ( 116 ) ً‫ع‬‫راب‬ ً ًًً ‫ا‬ ً: ً‫التكاليفًغريًاملتكررةً"ًغري‬ ‫ا‬ "ً‫ملستمرة‬ ً ‫وهي‬ ‫التكاليف‬ ‫التي‬ ‫النظام‬ ‫وتطوير‬ ‫بتحسني‬ ‫تتعلق‬ ‫وهي‬ ‫ب‬ ‫مستمرة‬ ‫غري‬ ‫معنى‬ ‫أهنا‬ ‫هلا‬ ‫النظام‬ ‫عن‬ ‫املسئولني‬ ‫رؤية‬ ‫وبحسب‬ ‫النظام‬ ‫حياة‬ ‫فرتة‬ ‫خالل‬ ‫خمتلفة‬ ‫فرتات‬ ‫عىل‬ ‫حتدث‬ ‫وهي‬ ‫تتمثل‬ ‫يف‬ : ( 1 ) ‫مشرتيات‬ ‫األساسية‬ ‫والبنية‬ ‫اجلديدة‬ ‫واملعدات‬ ‫األجهزة‬  ‫اخلادمات‬ . (116) Ibid., p.48-49.
  • 90. 74 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ .  ‫وملحقاهتا‬ ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ .  ‫لنظام‬ ‫األساسية‬ ‫التحتية‬ ‫البنية‬ ‫مكونات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ ( 2 ) ‫مشرتيات‬ ‫الربامج‬ ‫أو‬ ‫األساسية‬ ‫البنية‬ ‫حتديث‬  ‫برامج‬ ‫إدارة‬ ‫النظام‬  ‫البيانات‬ ‫قواعد‬ ‫وبرامج‬ ‫البيانات‬ ‫لتشغيل‬ ‫املطلوبة‬ ‫النظم‬  ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ ‫لتشغيل‬ ‫املطلوبة‬ ‫والربامج‬ ‫النظم‬ ‫األخ‬ ‫والربامج‬ ‫رى‬ ‫هبا‬ ‫اخلاصة‬ .  ‫بالنظام‬ ‫ختزينها‬ ‫بعد‬ ‫إدارهتا‬ ‫ونظم‬ ‫الوثائق‬ .  ‫األخر‬ ‫النظام‬ ‫برامج‬ ‫ى‬ ، ‫مثل‬ : ‫التأمني‬ ‫برامج‬ ، ‫النسخ‬ ‫برامج‬ ...‫االحتياطية‬ .‫إلخ‬ ( 3 ) ‫تعديل‬ ‫الربامج‬  ‫فعلي‬ ‫املوجودة‬ ‫النظم‬ ‫مع‬ ‫اجلديدة‬ ‫النظم‬ ‫تكامل‬ ‫ا‬ .  ‫املستخدمني‬ ‫شاشات‬ ‫تغيريات‬ . ( 4 ) ‫التدريب‬ ‫تدريب‬ ‫مستخدمي‬ ‫عىل‬ ‫النظام‬ :  ‫وقواعد‬ ‫أساسيات‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬  ‫النظام‬ ‫استخدام‬ .
  • 91. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 75  ‫واملعاجلات‬ ‫العمليات‬ .  ‫الوثائق‬ ‫وأخصائيو‬ ‫النظام‬ ‫مديرو‬ ‫تدريب‬ . ( 5 ) ‫مرتبات‬ ‫العاملني‬ ‫ومميزات‬ ‫أ‬ - ‫مديرو‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫التالية‬ ‫باألعامل‬ ‫يقومون‬ ‫والذين‬ ‫الوثائق‬ ‫خصائيو‬ :  ‫إدارة‬ ‫التطبيقات‬ ‫برامج‬ .  ‫امللفات‬ ‫خطط‬ ‫تصميم‬ .  ‫عمليات‬ ‫إدارة‬ ‫التصميم‬ ‫وإعادة‬ ‫النظام‬ . ‫ب‬ - ‫مديرو‬ ‫التالية‬ ‫بالعمليات‬ ‫ويقومون‬ ‫املعلومات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫وأخصائيو‬ :  ‫التحليل‬ .  ‫التصميم‬ .  ‫التطوير‬ . ‫ج‬ - ‫خدمات‬ ‫استشارية‬ . ( 6 ) ‫تكاليف‬ ‫أخرى‬ . ‫مثل‬ :  ‫االختبارات‬ ‫التجريبية‬ .  ‫النسخ‬ .‫االحتياطية‬
  • 92. 76 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫النظام‬ ‫وحتويل‬ ‫تعديل‬ . ( 117 ) ‫القانونية‬ ‫القضايا‬ ‫المرعلقة‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫ب‬ ‫القانون‬ ‫الم‬ ‫صري‬ ‫بنظم‬ ‫اخلاصة‬ ‫املفاهيم‬ ‫دراسة‬ ‫بعد‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وماهيتها‬ ، ‫و‬ ‫هبا‬ ‫املتعلقة‬ ‫التكنولوجيات‬ ، ‫تأسيسها‬ ‫عمليات‬ ‫وتناول‬ ‫؛‬ ‫واملت‬ ‫التكاليف‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫طلبات‬ ، ‫من‬ ‫فإنه‬ ‫الرضوري‬ ‫واملوضوعات‬ ‫القضايا‬ ‫أهم‬ ‫دراسة‬ ‫التي‬ ‫بنظم‬ ‫تتعلق‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائ‬ ‫ق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ووثائقها‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ، ‫وهي‬ ‫هامة‬ ‫وقضايا‬ ‫موضوعات‬ ، ‫وخاصة‬ ‫يف‬ ‫علوم‬ ‫جمال‬ ‫واألرشيف‬ ‫الوثائق‬ ، ‫و‬ ‫تتمثل‬ ‫القضايا‬ ‫تلك‬ ‫يف‬ :  ‫أوال‬ : ‫الوثائق‬ ‫حجية‬ ‫مدى‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫لإلثبات‬ ‫دليال‬ ‫باعتبارها‬ .  ‫ثاني‬ ‫ا‬ : ‫التوقيع‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ .  ‫ثالث‬ ‫ا‬ : ‫الفكرية‬ ‫امللكية‬ ‫حقوق‬ ‫محاية‬ . ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ً‫مدىًحجيةًالوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتو‬ ‫ن‬ ً‫ية‬ ‫دليالًلإلثبات‬ ً ‫بالوثيقة‬ ‫االعتداد‬ ‫بذلك‬ ‫ويقصد‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫القان‬ ‫وحجيته‬ ‫قوته‬ ‫له‬ ‫كمستند‬ ‫ونية‬ ‫املستند‬ ‫وحجية‬ ‫لقوة‬ ‫املساوية‬ ‫القانوين‬ ‫الورقي‬ " ‫التقليدي‬ " ‫يف‬ ‫احلقوق‬ ‫إثبات‬ ‫والترصفات‬ ‫القانونية‬ . ‫القانون‬ ‫تناول‬ ‫وقد‬ 15 ‫لسنة‬ 2004 ‫بشأن‬ ‫التوقيع‬ ‫تنظيم‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫يف‬ ‫املاد‬ ( ‫ة‬ 1 ) ‫الكتابة‬ ‫تعريف‬ ‫منه‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫واملحررات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫النحو‬ ‫عىل‬ ‫التايل‬ : (117) Ibid., p.49-50.
  • 93. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 77 ( 1 ) ‫الكتابة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫حروف‬ ‫كل‬ ‫أو‬ ‫أرقام‬ ‫أو‬ ‫رموز‬ ‫أو‬ ‫أي‬ ‫دعامة‬ ‫عىل‬ ‫تثبت‬ ‫أخرى‬ ‫عالمات‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫أو‬ ‫رقمية‬ ‫أو‬ ‫ضوئية‬ ‫أو‬ .‫لإلدراك‬ ‫قابلة‬ ‫داللة‬ ‫وتعطى‬ ‫مشاهبة‬ ‫أخرى‬ ‫وسيلة‬ ‫أية‬ ( 2 ‫ا‬ ) ‫ملحرر‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوي‬ ‫تنشأ‬ ‫معلومات‬ ‫تتضمن‬ ‫بيانات‬ ‫رسالة‬ ‫أو‬ ‫تدمج‬ ، ‫أو‬ ‫ختزن‬ ، ‫أو‬ ‫ترسل‬ ‫أو‬ ‫تست‬ ‫ا‬‫كلي‬ ‫قبل‬ ‫أو‬ ‫بوسيلة‬ ‫ا‬‫جزئي‬ ‫إلكرتون‬ ،‫ية‬ ‫أو‬ ‫رقمية‬ ، ‫أو‬ ،‫ضوئية‬ ‫أو‬ ‫ب‬ .‫مشاهبة‬ ‫أخرى‬ ‫وسيلة‬ ‫أية‬ ( 118 ) ‫الوثائق‬ ‫أن‬ ‫يتضح‬ ‫سبق‬ ‫ومما‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫التي‬ ‫ية‬ ‫نظم‬ ‫تقوم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫ا‬ ‫إل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بتخزينها‬ ‫و‬ ‫وإتاحتها‬ ‫إدارهتا‬ ‫لالسرتجاع‬ ‫تدخل‬ ‫يف‬ ‫عليه‬ ‫املنصوص‬ ‫التعريف‬ ‫هذا‬ ‫نطاق‬ ‫يف‬ ‫القانون‬ . ً:‫ًا‬‫ي‬‫ثان‬ ًًًًًًً ً‫حجيةًالوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ً‫ة‬ ‫يف‬ ً ‫نطاقًاملعامالتًاملدنيةًوا‬ ‫لتجاريةًواإلدارية‬ ً ‫رقم‬ ‫القانون‬ ‫نص‬ 15 ‫لسنة‬ 2004 ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫تنظيم‬ ‫بشأن‬ ‫لكرتوين‬ ‫يف‬ ( ‫املادة‬ 15 ) ‫بأن‬ ‫منه‬ : " ‫للكتابة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وللمحررات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫يف‬ ‫املدني‬ ‫املعامالت‬ ‫نطاق‬ ‫ة‬ ‫واإلدارية‬ ‫والتجارية‬ ، ‫والعرفية‬ ‫الرسمية‬ ‫واملحررات‬ ‫للكتابة‬ ‫املقررة‬ ‫احلجية‬ ‫ذات‬ ‫يف‬ ‫أحكام‬ ‫اإلثبات‬ ‫قانون‬ ‫يف‬ ‫والتجارية‬ ‫املدنية‬ ‫املواد‬ ، ‫عليها‬ ‫املنصوص‬ ‫الرشوط‬ ‫استوفت‬ ‫متى‬ ‫يف‬ ‫هذا‬ ‫وفق‬ ‫القانون‬ ‫ا‬ ‫والتقنية‬ ‫الفنية‬ ‫للضوابط‬ ‫التي‬ ‫القانو‬ ‫هلذا‬ ‫التنفيذية‬ ‫الالئحة‬ ‫حتددها‬ ‫ن‬ " ( 119 ) (118) ‫الرسمية‬ ‫اجلريدة‬ ‫القانون‬ : 15 ‫لسنة‬ 2004 ‫التوقيع‬ ‫تنظيم‬ ‫بشأن‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫العدد‬ ، 17 ،)‫(د‬ )‫(تابع‬ ‫أبريل‬ 2004 . (119) .‫السابق‬ ‫املرجع‬ - (‫رقم‬ ‫ملحق‬‫انظر‬ 4 ‫القانون‬ :) 15 ‫لسنة‬ 2004 ‫التوقيع‬ ‫تنظيم‬ ‫بشأن‬ ‫اإللكرتوين‬
  • 94. 78 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ (‫املادة‬‫فإن‬‫وبذلك‬ 15 ‫من‬) ‫رقم‬‫القانون‬ 15 ‫لسنة‬ 2004 ‫اإل‬‫التوقيع‬‫لتنظيم‬ ‫لكرتوين‬ ‫كال‬ ‫منحت‬ ‫قد‬ ‫الكتابة‬ ‫من‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫واملحررات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫ا‬ ‫املعامالت‬ ‫نطاق‬ ‫ملدنية‬ ‫والعرفية‬ ‫الرسمية‬ ‫واملحررات‬ ‫للكتابة‬ ‫املقررة‬ ‫احلجية‬ ‫نفس‬ ‫ذات‬ ‫واإلدارية‬ ‫والتجارية‬ ‫يف‬ ‫اإلثبات‬ ‫قانون‬ ‫أحكام‬ ‫يف‬ ‫الرشوط‬ ‫استيفاء‬ ‫رشيطة‬ ‫بالطبع‬ ‫وذلك‬ ‫واملدنية‬ ‫التجارية‬ ‫املواد‬ ‫عليها‬‫املنصوص‬ ‫يف‬ ‫وفق‬‫القانون‬ ‫ا‬ ‫والتقنية‬‫الفنية‬ ‫للضوابط‬ ‫التي‬ ‫الال‬ ‫حتددها‬ ‫هلذا‬‫التنفيذية‬ ‫ئحة‬ ‫القانون‬ . ‫يسميه‬ ‫ما‬ ‫أعطى‬ ‫قد‬ ‫القانون‬ ‫أن‬ ‫يالحظ‬ ‫فإنه‬ ‫القانون‬ ‫من‬ ‫السابقة‬ ‫املادة‬ ‫خالل‬ ‫ومن‬ ‫القانونيون‬ " ‫القان‬‫القوة‬ ‫للمستند‬‫ونية‬ ‫اإللكرتوين‬ " ، ‫ب‬‫املساواة‬‫عىل‬‫يرتتب‬‫إنه‬‫حيث‬ ‫املستند‬‫ني‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫واملستند‬ ‫التقليدي‬ ‫هامة‬ ‫نتيجة‬ ‫هي‬ :  " ‫املنازعة‬ ‫جيوز‬ ‫ال‬ ‫يف‬ ‫اإل‬ ‫املستند‬ ‫صحة‬ ‫لكرتوين‬ ‫أو‬ ‫م‬ ‫يتضمنه‬ ‫ما‬ ‫حجية‬ ‫جحد‬ ‫ن‬ ‫ترصفات‬ ‫أو‬ ‫بعدم‬ ‫الدفع‬ ‫نفاده‬ ‫إنشائه‬ ‫ألن‬ ‫أو‬ ‫صياغته‬ ‫أو‬ ‫ك‬ ‫عليه‬ ‫التوقيع‬ ‫ان‬ ‫باستخدام‬ ‫وسائل‬ ‫أو‬ ‫شكال‬ ‫إلكرتون‬ ‫يا‬ " ( 120 ) ً:‫ًا‬‫ث‬‫ثال‬ ًًًًًًً ً‫مدىًحتققًشروطًالدليل‬ ‫ال‬ ‫كتابي‬ ً ‫يف‬ ً ً‫املستند‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ ‫ي‬ ً ‫توافرها‬ ‫الواجب‬ ‫الرشوط‬ ‫يف‬ ‫الدليل‬ ‫الكتايب‬ :  ‫مقروء‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫ا‬ .  ‫طويلة‬ ‫لفرتة‬ ‫االستمرار‬ .  ‫للتعديل‬ ‫القابلية‬ ‫عدم‬ . (120) :‫أرشف‬ ،‫الدين‬ ‫شمس‬‫توفيق‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫للمستند‬ ‫اجلنائية‬ ‫احلامية‬ " ‫مقارنة‬ ‫دراسة‬ " ‫العربي‬ ‫النهضة‬ ‫دار‬ ،‫القاهرة‬ ، ،‫ة‬ 2006 ‫ص‬ ، 66 .
  • 95. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 79 ‫األول‬ ‫الرشط‬ ‫متحقق‬ ‫يعد‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫اإل‬ ‫املستند‬ ‫لكرتوين‬ ‫الكتابة‬ ‫قراءة‬ ‫فيمكن‬ ‫ا‬ ‫إل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ال‬ ‫الرشط‬ ‫هذا‬ ‫حتقق‬ ‫أن‬ ‫غري‬ ‫حمتواها‬ ‫عىل‬ ‫والوقوف‬ ‫يقتيض‬ ‫بمج‬ ‫مبارشة‬ ‫القراءة‬ ‫تتم‬ ‫أن‬ ‫رد‬ ‫كالدليل‬‫مبارشة‬ ‫الكتابة‬ ‫عىل‬ ‫االطالع‬ ‫الكتايب‬ ‫التقليدي‬ ‫بشكل‬ ‫القراءة‬ ‫يمكن‬ ‫وإنام‬ ‫مبارش‬ ‫غري‬ ‫اإل‬ ‫احلاسب‬ ‫مثل‬ ‫وسيط‬ ‫من‬ ‫لكرتوين‬ . ( 121 ) ‫ويتوافر‬ ‫يف‬ ‫الوثائق‬ ‫أو‬ ‫املحررات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫واالستمرار‬ ‫البقاء‬ ‫وهو‬ ‫الرش‬ ‫ط‬ ‫الثاين‬ ‫باملعلومات‬ ‫االحتفاظ‬ ‫عىل‬ ‫الدليل‬ ‫قدرة‬ ‫هو‬ ‫املقصود‬ ‫كان‬ ‫فإذا‬ ‫التي‬ ‫فرتة‬ ‫يتضمنها‬ ‫من‬ ‫طويلة‬ ‫متحقق‬ ‫يبدو‬ ‫الرشط‬ ‫هذا‬ ‫فإن‬ ‫احلاجة‬ ‫وقت‬ ‫إليه‬ ‫الرجوع‬ ‫معه‬ ‫يمكن‬ ‫نحو‬ ‫عىل‬ ‫الزمن‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫املحررات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫فالوسائط‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ت‬ ‫ملا‬ ‫واالستمرار‬ ‫الثبات‬ ‫عنرص‬ ‫تكفل‬ ‫تضمنه‬ ‫بيانات‬ ‫من‬ . ( 122 ) ‫وبالنسبة‬ ‫الثالث‬ ‫للرشط‬ ‫وهو‬ ‫الرشط‬ ‫هذا‬ ‫فإن‬ ‫للتعديل‬ ‫القابلية‬ ‫عدم‬ ‫يتعل‬ ‫بعض‬ ‫به‬ ‫ق‬ ‫يعنى‬ ‫للتعديل‬ ‫القابلية‬ ‫عدم‬ ‫إن‬ ‫حيث‬ ‫الصعوبات‬ ‫أن‬ ‫اإل‬ ‫للمحرر‬ ‫القدرة‬ ‫تتوافر‬ ‫ل‬ ‫كرتوين‬ ‫يف‬ ‫مقاومة‬ ‫أي‬ ‫لتعديله‬ ‫حماولة‬ ‫أو‬ ‫مضمونه‬ ‫تغيري‬ ، ‫تكمن‬ ‫ال‬ ‫فالصعوبة‬ ‫يف‬ ‫ذات‬ ‫املستند‬ ‫وإنام‬ ‫ه‬ ‫يف‬ ‫صحته‬ ‫مدى‬ . ( 123 ) (121) ‫مجيع‬ ‫ي‬ ،‫العربية‬ ‫النهضة‬ ‫دار‬ ،‫اإلنرتنت‬ ‫طريق‬‫عن‬ ‫تتم‬ ‫التي‬ ‫القانونية‬ ‫الترصفات‬ ‫إثبات‬ :‫الباسط‬ ‫عبد‬ ‫حسن‬ ، 2000 ‫ص‬ ، 20 . (122) ‫إبراهيم‬ ،‫الليل‬ ‫أبو‬ ‫الدسوقي‬ ‫ا‬ ‫جتاه‬ ‫التوثيق‬ ‫جهة‬ ‫ومسئولية‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫التعامالت‬ ‫توثيق‬ : ‫املترض‬ ‫لغري‬ ‫مقدمة‬ ‫دراسة‬ ،‫ر‬ ‫إىل‬ ‫ص‬،‫اخلامس‬ ‫املجلد‬ ،‫املؤمتر‬ ‫أعامل‬‫جمموعة‬ ،‫والقانون‬ ‫الرشيعة‬ ‫بني‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫املرصفية‬ ‫األعامل‬ ‫مؤمتر‬ 1860 . (123) :‫أرشف‬ ‫الدين‬ ‫شمس‬ ،‫توفيق‬ ‫سابق‬ ‫مرجع‬ ، ‫ص‬ 39 - 40 .
  • 96. 80 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫فريق‬ ‫أن‬ ‫إال‬ ‫ا‬ ‫قد‬ ‫الرشط‬ ‫هذا‬ ‫أن‬ ‫يرى‬ ‫القانونيني‬ ‫من‬ ‫أصبح‬ ‫متحقق‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫املحرر‬ ‫ات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫التقدم‬ ‫افرز‬ ‫أن‬ ‫بعد‬ ‫التقني‬ ‫وسائط‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫مضمو‬ ‫بثبات‬ ‫تتميز‬ ‫هنا‬ ‫و‬ ‫يسه‬ ‫ال‬ ‫ل‬ ‫بمحتواها‬ ‫املساس‬ . ( 124 ) ‫فريق‬ ‫يرى‬ ‫بينام‬ ‫ا‬ ‫اإل‬ ‫املستند‬ ‫أن‬‫آخر‬ ‫لكرتوين‬ ‫للتلف‬ ‫قابل‬ ‫مستند‬ ‫هو‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫يتمتع‬ ‫وال‬ ‫املحو‬ ‫الطرق‬ ‫أن‬ ‫كام‬ ‫والثبات‬ ‫االستقرار‬ ‫بصفة‬ ‫التي‬ ‫الصعوب‬ ‫هذه‬ ‫عىل‬ ‫للتغلب‬ ‫استخدامها‬ ‫يمكن‬ ‫ة‬ ‫املستند‬ ‫بنقل‬ ‫إلكرتون‬ ‫من‬ ‫يا‬ ‫أسطوانة‬ ‫إىل‬ ‫التغيري‬ ‫أمام‬ ‫املجال‬ ‫يفسح‬ ‫أن‬ ‫شانه‬ ‫من‬ ‫أخرى‬ ‫يف‬ ‫اإل‬ ‫املستند‬ ‫حمتوى‬ ‫لكرتوين‬ ‫املستند‬ ‫بخالف‬ ‫الورقي‬ ، ‫السند‬ ‫أن‬ ‫الفريق‬ ‫هذا‬ ‫نظر‬ ‫وىف‬ ‫الورقي‬ ‫ذاهتا‬ ‫الورقة‬ ‫هو‬ ‫مكتوب‬ ‫مادى‬ ‫أساس‬ ‫عىل‬ ‫يستند‬ ، ‫املستند‬ ‫أما‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫يتن‬ ‫فهو‬ ‫د‬ ‫إىل‬ ‫أسطوانة‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ، ‫تبدو‬ ‫مهمة‬ ‫نتائج‬ ‫التفرقة‬ ‫هذه‬ ‫عن‬ ‫ينتج‬ ‫وأنه‬ ‫يف‬ ‫تعد‬ ‫إمكانية‬ ‫يل‬ ‫أو‬ ‫تغيري‬ ‫اإل‬ ‫املستند‬ ‫مضمون‬ ‫لكرتوين‬ ‫أن‬ ‫دون‬ ‫ذلك‬ ‫تصور‬ ‫يصعب‬ ‫بينام‬ ‫أثر‬ ‫أدنى‬ ‫يبقى‬ ‫يف‬ ‫املستندات‬ ‫إضافة‬ ‫الورقية‬ ‫إىل‬ ‫عطل‬ ‫حدوث‬ ‫احتامل‬ ‫أو‬ ‫للوسائط‬ ‫تلف‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫التي‬ ‫ية‬ ‫تش‬ ‫الدعامة‬ ‫كل‬ ‫التي‬ ‫يؤدى‬ ‫مما‬ ‫املستند‬ ‫مضمون‬ ‫حتمل‬ ‫إىل‬ .‫القانوين‬ ‫السند‬ ‫وفقدان‬ ‫البيانات‬ ‫ضياع‬ ( 125 ) ‫املادة‬ ‫نصت‬ ‫وقد‬ 16 ‫التوقيع‬ ‫تنظيم‬ ‫قانون‬ ‫من‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫أنه‬ ‫عىل‬ : " ‫الصورة‬ ‫اإل‬ ‫املحرر‬ ‫من‬ ‫الورق‬ ‫عىل‬ ‫املنسوخة‬ ‫لكرتوين‬ ‫الرسمي‬ ، ‫بالقدر‬ ‫الكافة‬ ‫عىل‬ ‫حجة‬ ‫الذي‬ ‫تكون‬ ‫اإل‬ ‫املحرر‬ ‫مادام‬ ‫وذلك‬ ‫املحرر‬ ‫هذا‬‫ألصل‬ ‫مطابقة‬ ‫فيه‬ ‫لكرتوين‬ ‫اإل‬ ‫والتوقيع‬ ‫الرسمي‬ ‫لكرتوين‬ ‫الدعامة‬ ‫عىل‬ ‫موجودين‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ " ( 126 ) (124) ‫ص‬ ،‫السابق‬ ‫املرجع‬ 40 . (125) :‫املطلب‬ ‫عبد‬ ‫بالل‬ ،‫بدوى‬ ،‫اإللكرتونية‬ ‫البنوك‬ ‫مؤمتر‬ ‫إىل‬ ‫مقدمة‬ ‫دراسة‬ ،‫تثريها‬ ‫التي‬ ‫واملشاكل‬ ،‫معامالهتا‬ ،‫ماهيتها‬ ،‫والقانون‬ ‫الرشيعة‬ ‫بني‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫املرصفية‬ ‫األعامل‬ ‫جمموعة‬ ‫أعامل‬ ‫اخلامس‬ ‫املجلد‬ ،‫املؤمتر‬ . ‫ص‬ 1971 - 1972 . (126) ‫القانون‬ :‫الرسمية‬ ‫اجلريدة‬ 15 ‫لسنة‬ 2004 .‫سابق‬ ‫مرجع‬ ،
  • 97. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 81 ‫ذلك‬ ‫ومعنى‬ ‫أن‬ ‫الطبع‬ ‫عىل‬ ‫االعتامد‬ ‫الورقي‬ ‫املستند‬ ‫ألصل‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫وقب‬ ‫وله‬ ‫يف‬ ‫مؤداها‬ ‫نتيجة‬ ‫عىل‬ ‫يؤدى‬ ‫التعامل‬ ‫أن‬ ‫املستند‬ ‫بمحتوى‬ ‫املساس‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫سيرت‬ ‫عليه‬ ‫تب‬ ‫املستند‬ ‫هلذا‬ ‫الصل‬ ‫طبق‬ ‫الورقية‬ ‫بالصورة‬ ‫مساس‬ ‫بالرضورة‬ (. 127 ) ‫رقم‬ ‫القانون‬ ‫فإن‬ ‫وهلذا‬ 15 ‫لسنة‬ 2004 ‫االطمئنان‬ ‫يكفل‬ ‫ما‬ ‫املواد‬ ‫من‬ ‫وضع‬ ‫قد‬ ‫املستند‬ ‫لصحة‬ ‫اإلل‬ ‫كرتوين‬ ‫يف‬ ‫املختلفة‬ ‫التعامالت‬ ، ‫التنفيذي‬ ‫الالئحة‬ ‫حددت‬ ‫وقد‬ ‫الصادرة‬ ‫ة‬ ‫رقم‬ ‫املعلومات‬ ‫وتكنولوجيا‬ ‫االتصاالت‬ ‫وزير‬ ‫بقرار‬ 109 ‫لسنة‬ 2005 ( ‫للقانون‬ 15 ‫لسنة‬ ) 2004 ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫بشأن‬ ‫لكرتوين‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫وحتققها‬ ‫توافرها‬ ‫الواجب‬ ‫واخلصائص‬ ‫الرشوط‬ ‫الوثائق‬ ‫حجية‬ ‫إثبات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ ‫ب‬ ‫وجاء‬ ‫املعلومات‬ ‫وتكنولوجيا‬ ‫االتصاالت‬ ‫وزير‬ ‫بقرار‬ ‫الصادرة‬ ‫التنفيذية‬ ‫الالئحة‬ ‫رقم‬ ‫حتت‬ 109 ‫لسنة‬ 2005 ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫قانون‬ ‫بشأن‬ ‫لكرتوين‬ ( ‫رقم‬ 15 ‫لسنة‬ ) 2004 ‫يف‬ ( ‫املادة‬ 8 ) ‫ما‬ ‫ييل‬ : " ‫عليها‬ ‫املنصوص‬ ‫بالرشوط‬ ‫اإلخالل‬ ‫عدم‬ ‫مع‬ ‫يف‬ ‫حجي‬ ‫تتحقق‬ ‫القانون‬ ‫ة‬ ‫للكتابة‬ ‫املقررة‬ ‫اإلثبات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫واملحررا‬ ‫ت‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫الرسمية‬ ‫أو‬ ‫العر‬ ‫إذا‬ ‫ملنشئها‬ ‫فية‬ ‫اآلتية‬ ‫والتقنية‬ ‫الفنية‬ ‫الضوابط‬ ‫توافرت‬ : ‫أ‬ - ‫أن‬ ‫متاح‬ ‫يكون‬ ‫ا‬ ‫فني‬ ‫ا‬ ‫الكتابة‬ ‫إنشاء‬ ‫وتاريخ‬ ‫وقت‬ ‫حتديد‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أو‬ ‫املحررات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫الرسمية‬ ‫أو‬ ‫العرفية‬ ‫و‬ ‫وغري‬ ‫مستقل‬ ‫حفظ‬ ‫نظام‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫اإلتاحة‬ ‫هذه‬ ‫تتم‬ ‫أن‬ ‫خاضع‬ ‫الكتابة‬ ‫هذه‬ ‫منشئ‬ ‫لسيطرة‬ ‫أو‬ ‫املحررات‬ ‫تلك‬ ‫أو‬ ‫هبا‬ ‫املعنى‬ ‫لسيطرة‬ . (127) :‫أرشف‬ ‫الدين‬ ‫شمس‬ ،‫توفيق‬ ‫سابق‬ ‫مرجع‬ ، ‫ص‬ 104 .
  • 98. 82 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫ب‬ - ‫أن‬ ‫متاح‬ ‫يكون‬ ‫ا‬ ‫فني‬ ‫ا‬ ‫الكتابة‬ ‫إنشاء‬ ‫مصدر‬ ‫حتديد‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أو‬ ‫املحرر‬ ‫ات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫الرسمية‬ ‫أو‬ ‫العرفية‬ ‫و‬ ‫الوسائط‬ ‫وعىل‬ ‫املصدر‬ ‫هذا‬ ‫عىل‬ ‫منشئها‬ ‫سيطرة‬ ‫درجة‬ ‫املستخدمة‬ ‫يف‬ .‫إنشائها‬ ‫يف‬ ‫الكتابة‬ ‫وصدور‬ ‫إنشاء‬ ‫حالة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أو‬ ‫املحررات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫الرس‬ ‫مية‬ ‫أو‬ ‫برشى‬ ‫تدخل‬ ‫بدون‬ ‫العرفية‬ ، ‫جزئي‬ ‫أو‬ ‫كىل‬ ، ‫متى‬ ‫متحققة‬ ‫تكون‬ ‫حجيتها‬ ‫فإن‬ ‫أ‬ ‫مك‬ ‫التحقق‬ ‫ن‬ ‫الكتابة‬ ‫هبذه‬ ‫العبث‬ ‫عدم‬ ‫ومن‬ ‫إنشائها‬ ‫وتاريخ‬ ‫وقت‬ ‫من‬ ‫أو‬ .‫املحررات‬ ‫تلك‬ ( 128 ) ‫يتضح‬ ‫سبق‬ ‫ومما‬ ‫أن‬ ‫رقم‬ ‫التنفيذية‬ ‫الالئحة‬ 109 ‫لسنة‬ 2005 ( ‫للقانون‬ 15 ‫بشأن‬ ) ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫لكرتوين‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫وحتققها‬ ‫توافرها‬ ‫الواجب‬ ‫واخلصائص‬ ‫الرشوط‬ ‫حددت‬ ‫قد‬ ‫الوثائق‬ ‫حجية‬ ‫إثبات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫املحرر‬ ‫مصدر‬ ‫من‬ ‫التحقق‬ ‫بإمكانية‬‫الرشوط‬ ‫هذه‬ ‫وتتعلق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫وكذلك‬ ‫املحرر‬ ‫إنشاء‬ ‫تاريخ‬ ‫من‬ ‫والتأكد‬ ‫فني‬ ‫التحقق‬ ‫ا‬ ‫التغيري‬ ‫عدم‬ ‫من‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫التزوير‬ ‫يف‬ ‫املحرر‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫والتقنية‬ ‫الفنية‬ ‫األساليب‬ ‫باستخدام‬ . ‫التحقق‬ ‫عند‬ ‫فإنه‬ ‫لذا‬ ‫الفني‬ ‫الرشوط‬ ‫توافر‬ ‫من‬ ‫التي‬ ‫حجي‬ ‫لتحقق‬ ‫القانون‬ ‫حددها‬ ‫ة‬ ‫للمحررات‬ ‫اإلثبات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫اإل‬ ‫للمحرر‬ ‫يصبح‬ ‫لكرتوين‬ ‫اإلثبات‬ ‫حجية‬ . ً:‫ًا‬‫ع‬‫راب‬ ًًًً ًًً ً‫األفعالًاملاسةًباملستند‬ ‫ا‬ ‫إل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ً ‫يثا‬ ‫اإل‬ ‫للمستند‬ ‫القانونية‬ ‫الطبيعة‬ ‫بشأن‬ ‫التساؤل‬ ‫ر‬ ‫لكرتوين‬ ‫من‬ ‫يعد‬ ‫وهل‬ ‫قوال‬ ‫مادي‬ ‫ا‬ ‫حمال‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫ثم‬ ‫ومن‬ ‫بالنصوص‬ ‫املقررة‬ ‫للحامية‬ ‫التي‬ ‫املنقول‬ ‫حتمى‬ ‫يف‬ ‫قانون‬ ‫خترج‬ ‫طبيعة‬ ‫له‬ ‫أن‬ ‫أم‬ ‫واإلتالف‬ ‫والتعييب‬ ‫التخريب‬ ‫جرائم‬ ‫ومنها‬ ‫العقوبات‬ ‫عىل‬ ‫ذلك‬ (. 129 ) (128) ‫العدد‬ ،‫اإللكرتوين‬ ‫التوقيع‬ ‫لقانون‬ ‫التنفيذية‬ ‫الالئحة‬ :‫الرسمية‬ ‫اجلريدة‬ 115 ‫مايو‬،)‫(تابع‬ 2005 . (129) :‫أرشف‬ ‫الدين‬ ‫شمس‬ ،‫توفيق‬ ‫سابق‬ ‫مرجع‬ ‫ص‬، 101 .
  • 99. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 83 ‫رأى‬ ‫ذهب‬ ‫وقد‬ ‫إىل‬ ‫البيانات‬ ‫أن‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ماال‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫تعدو‬ ‫ال‬ ‫معنوي‬ ‫ا‬ ‫يت‬ ‫ساوى‬ ‫يف‬ ‫كيان‬ ‫به‬ ‫مال‬ ‫وأنه‬ ‫املنقول‬ ‫املال‬ ‫مع‬ ‫املدلول‬ ‫مادي‬ ‫كلمة‬ ‫وأن‬ ‫وحيازته‬ ‫إدراجه‬ ‫يمكن‬ ( ‫اليش‬ ‫ء‬ ) ‫الذي‬ ‫التجريم‬ ‫إليها‬ ‫ينرصف‬ ‫يف‬ ‫بمعناه‬ ‫اليشء‬ ‫تشمل‬ ‫اإلتالف‬ ‫جريمة‬ ‫ا‬ ‫ملادي‬ ‫واملعنوي‬ ‫مع‬ ‫ا‬ ‫النصوص‬ ‫تطبيق‬ ‫عدم‬ ‫شأن‬ ‫من‬ ‫وان‬ ‫التي‬ ‫جيرده‬ ‫أن‬ ‫عليه‬ ‫اإلتالف‬ ‫أفعال‬ ‫جترم‬ ‫اجلنائية‬ ‫احلامية‬ ‫من‬ ‫وينتهي‬ ‫الرأي‬ ‫هذا‬ ‫إىل‬ ‫جتري‬ ‫املتضمنة‬ ‫النصوص‬ ‫تطبيق‬ ‫باإلمكان‬ ‫أنه‬ ‫م‬ ‫بالبيانات‬ ‫املساس‬ ‫أفعال‬ ‫عىل‬ ‫املنقول‬ ‫هبذا‬ ‫املساس‬ . ( 130 ) ‫منقول‬ ‫عىل‬ ‫ترد‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫واإلتالف‬ ‫والتعييب‬ ‫التخريب‬ ‫جرائم‬ ‫أن‬ ‫فريقا‬ ‫ويرى‬ ‫م‬ ‫ادي‬ ‫املخزنة‬ ‫والبيانات‬ ‫املعلومات‬ ‫املنقول‬ ‫مدلول‬ ‫من‬ ‫خيرج‬ ‫وانه‬ ‫إلكرتون‬ ‫ي‬ ‫ا‬ . ( 131 ) ‫باملستند‬ ‫املساس‬ ‫أفعال‬ ‫تتمثل‬ ‫ويمكن‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫أو‬ ‫الوثيقة‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ ‫ية‬ ‫النحو‬ ‫عىل‬ ‫التايل‬ : ( 1 ) ‫املستند‬ ‫تزوير‬ ‫اإللكرتوي‬ ‫يعد‬ ‫املستند‬ ‫بمحتوى‬ ‫املساس‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫املستند‬ ‫من‬ ‫أسهل‬ ‫وتغيريه‬ ‫ا‬ ‫لورقي‬ ، ‫ألنه‬ ‫متقدمة‬ ‫أدوات‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫إال‬ ‫كشفه‬ ‫يتسنى‬ ‫ال‬ ‫متقدمة‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫باستخدام‬ ‫يتم‬ ‫ومتخصصني‬ ‫يف‬ ‫فمثال‬ ‫األمور‬ ‫هذه‬ ‫مثل‬ : ‫املستند‬ ‫عىل‬ ‫التوقيع‬ ‫تزوير‬ ‫الورقي‬ ‫يف‬ ‫اغلب‬ ‫أثر‬ ‫يرتك‬ ‫األحيان‬ ‫ا‬ ‫ال‬ ‫بخالف‬ ‫عليه‬ ‫يدل‬ ‫التوقيع‬ ‫عىل‬ ‫املنصب‬ ‫تزوير‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫الذي‬ ‫يتكون‬ (130) :‫أرشف‬ ‫الدين‬ ‫شمس‬ ،‫توفيق‬ ‫سابق‬ ‫مرجع‬ ‫ص‬، 101 . - ‫اإللكرتوين‬ ‫احلاسب‬ ‫وبيانات‬ ‫لربامج‬ ‫العمدي‬ ‫اإلتالف‬ :‫حامد‬‫هدى‬ ،‫قشقوش‬ ‫القانون‬ ‫مؤمتر‬ ‫إىل‬ ‫مقدمة‬‫دراسة‬ ، ‫مايو‬ ،‫املتحدة‬ ‫اإلمارات‬ ‫بجامعة‬ ‫والقانون‬ ‫الرشيعة‬ ‫كلية‬ ‫يف‬ ‫واإلنرتنت‬‫والكمبيوتر‬ 2000 ‫ص‬ ، 10 . (131) ‫والكمبيوتر‬ ‫القانون‬ ‫مؤمتر‬ ‫إىل‬ ‫مقدمة‬ ‫دراسة‬،‫الكمبيوتر‬ ‫جرائم‬‫ملكافحة‬ ‫التقليدية‬ ‫القواعد‬ ‫مالئمة‬ ‫عدم‬ :‫غنام‬ ‫حممد‬،‫غنام‬ ‫ا‬ ‫كلية‬ ‫يف‬ ‫واإلنرتنت‬ ‫مايو‬ ،‫املتحدة‬ ‫اإلمارات‬ ‫بجامعة‬ ‫والقانون‬ ‫لرشيعة‬ 2000 ‫ص‬، 9 .
  • 100. 84 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫شخصية‬ ‫حتدد‬ ‫شفرة‬ ‫من‬ ‫اكتشافه‬ ‫وصعب‬ ‫أسهل‬ ‫يكون‬ ‫تزويره‬ ‫فإن‬ ‫ثم‬ ‫ومن‬ ‫املوقع‬ ‫وهوية‬ ‫يف‬ ‫أ‬ ‫األحيان‬ ‫غلب‬ . ( 132 ) ( 2 ) ‫املستند‬ ‫إتالف‬ ‫اإللكرتوي‬ ‫املستند‬ ‫إتالف‬ ‫أو‬ ‫الوثيقة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يتمثل‬ ‫يف‬ ‫ناحيتني‬ :  ‫األوىل‬ : ‫التشغيل‬ ‫نظام‬ ‫عىل‬ ‫اإلتالف‬ ‫أفعال‬ ‫تنصب‬ ‫أن‬ ‫الذي‬ ‫حيتوي‬ ‫امل‬ ‫ستند‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫بالتبعية‬ ‫فيؤدى‬ ‫إىل‬ ‫إتالف‬ ‫املستند‬ ‫هذا‬ (. 133 )  ‫الثانية‬ : ‫البيانات‬ ‫عىل‬ ‫اإلتالف‬ ‫ينصب‬ ‫أن‬ ‫التي‬ ‫ه‬ ‫وىف‬ ‫املستند‬ ‫حيتوهيا‬ ‫احلالة‬ ‫ذه‬ ‫للبيانات‬ ‫مقررة‬ ‫احلامية‬ ‫تكون‬ ‫ال‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫غري‬ ‫عامة‬ ‫بصفة‬ ‫أهنا‬ ‫ب‬ ‫متتد‬ ‫طريق‬ ‫ال‬ ‫املستند‬ ‫عىل‬ ‫تبعية‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫الدقيق‬ ‫بمعناه‬ (. 134 ) ( 3 ) ‫باملستند‬ ‫املساس‬ ‫أفعال‬ ‫جتريم‬ ‫أمهية‬ ‫اإللكرتوي‬ ‫التزوير‬ ‫أو‬ ‫اإلتالف‬ ‫للمستند‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫التزوير‬ ‫خطورة‬ ‫عن‬ ‫تقل‬ ‫ال‬ ‫خطورة‬ ‫يمثل‬ ‫واإلتالف‬ ‫الورقية‬ ‫للمستندات‬ ، ‫جتريم‬ ‫القانون‬ ‫كفل‬‫فقد‬ ‫لذلك‬ ‫أي‬ ‫امل‬ ‫صور‬ ‫من‬ ‫صورة‬ ‫ساس‬ ‫باملحرر‬ ‫اإللكرتوين‬ ، ‫املساس‬ ‫شأنه‬ ‫من‬ ‫فعل‬ ‫أي‬ ‫جتريم‬ ‫عىل‬ ‫القانون‬ ‫شدد‬ ‫فقد‬ ‫بال‬ ‫وثيقة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ( ‫املادة‬ ‫نصت‬ ‫وقد‬ ‫اإلثباتية‬ ‫وحجيتها‬ ‫صحتها‬ ‫حيث‬ ‫من‬ 23 ( ‫القانون‬ ‫من‬ ) 15 ) ‫لسنة‬ 2004 ‫التوقيع‬ ‫تنظيم‬ ‫بشأن‬ ‫اإللكرتوين‬ : " ‫منصوص‬ ‫أشد‬‫عقوبة‬ ‫بأية‬ ‫اإلخالل‬ ‫عدم‬ ‫مع‬ (132) :‫أرشف‬ ‫الدين‬ ‫شمس‬ ،‫توفيق‬ ‫سابق‬ ‫مرجع‬ ‫ص‬، 103 . (133) :‫أرشف‬ ‫الدين‬ ‫شمس‬ ،‫توفيق‬ ‫سابق‬ ‫مرجع‬ ‫ص‬، 117 . (134) .‫والصفحة‬ ‫السابق‬ ‫املرجع‬
  • 101. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 85 ‫عليها‬ ‫يف‬ ‫العقوبات‬ ‫قانون‬ ‫أو‬ ‫يف‬ ‫آخر‬ ‫قانون‬ ‫أي‬ ، ‫عرشة‬ ‫عن‬ ‫تقل‬ ‫ال‬ ‫وبغرامة‬ ‫باحلبس‬ ‫يعاقب‬ ‫جنيه‬ ‫ألف‬ ‫مائة‬ ‫جتاوز‬ ‫وال‬ ‫جنيه‬ ‫آالف‬ ، ‫أو‬ ‫كال‬ ‫العقوبتني‬ ‫هاتني‬ ‫بإحدى‬ ‫من‬ : ‫أ‬ - ‫أتلف‬ ‫أو‬ ‫توقيع‬ ‫عيب‬ ‫ا‬ ‫أو‬ ‫وسيط‬ ‫ا‬ ‫أو‬ ‫حمرر‬ ‫ا‬ ‫يا‬ ‫أو‬ ‫شيئ‬‫زور‬ ‫ا‬ ‫ب‬ ‫ذلك‬ ‫من‬ ‫طريق‬ ‫االصطناع‬ ‫أو‬ ‫التعديل‬ ‫أو‬ ‫التحوير‬ ‫أو‬ ‫آخر‬ ‫طريق‬ ‫بأي‬ . ‫ب‬ - ‫استعمل‬ ‫ت‬ ‫وقيع‬ ‫ا‬ ‫أو‬ ‫وسيط‬ ‫ا‬ ‫أو‬ ‫حمرر‬ ‫ا‬ ‫إلكرتون‬ ‫ي‬ ‫معيب‬ ‫ا‬ ‫ا‬ ‫أو‬ ‫مزور‬ ‫ا‬ ‫بذلك‬ ‫علمه‬ ‫مع‬ ‫ج‬ - ‫استعمل‬ ‫توقيع‬ ‫ا‬ ‫أو‬ ‫وسيط‬ ‫ا‬ ‫أو‬ ‫حمرر‬ ‫ا‬ ‫إلكرتون‬ ‫ي‬ ‫ا‬ ‫معيب‬ ‫ا‬ ‫أو‬ ‫مزور‬ ‫ا‬ ‫بذلك‬ ‫علمه‬ ‫مع‬ ‫د‬ - ‫خالف‬ ‫أي‬ ‫ا‬ ( ‫املادتني‬ ‫أحكام‬ ‫من‬ 20 - 22 ‫القانون‬ ‫هذا‬ ‫من‬ ) . ‫ه‬ ‫ـ‬ - ‫توصل‬ ‫وسيلة‬ ‫بأية‬ ‫إىل‬ ‫بغري‬ ‫احلصول‬ ‫توقيع‬ ‫عىل‬ ‫حق‬ ‫أو‬ ‫وسيط‬ ‫أو‬ ‫حم‬ ‫رر‬ ‫إلكرتوين‬ ‫أو‬ ‫الوسيط‬ ‫هذا‬ ‫اخرتق‬ ‫أو‬ ‫اعرتضه‬ ‫أو‬ ‫وظيفته‬ ‫أداء‬ ‫عن‬ ‫عطله‬ . ‫و‬ ‫املادة‬ ‫خمالفة‬ ‫عىل‬ ‫العقوبة‬ ‫تكون‬ ( 13 ‫القانون‬ ‫هذا‬ ‫من‬ ) ، ‫عن‬ ‫تقل‬ ‫ال‬ ‫التي‬ ‫الغرامة‬ ‫مخسة‬ ‫آ‬ ‫جنيه‬ ‫ألف‬ ‫مخسني‬ ‫جتاوز‬ ‫وال‬ ‫جنيه‬ ‫الف‬ ، ‫و‬ ‫العود‬ ‫حالة‬ ‫يف‬ ‫ة‬ ‫العق‬ ‫املثل‬ ‫بمقدار‬ ‫تزاد‬ ‫وبة‬ ‫ح‬ ‫يف‬ ‫اجلرائم‬ ‫هلذه‬ ‫املقررة‬ ‫واألقىص‬ ‫األدنى‬ ‫دهيا‬ . ‫و‬ ‫يوميتني‬ ‫جريدتني‬ ‫يف‬ ‫اإلدانة‬ ‫حكم‬ ‫بنرش‬ ‫حيكم‬ ‫األحوال‬ ‫مجيع‬ ‫يف‬ ‫واسعت‬ ‫ي‬ ،‫االنتشار‬ ‫وعىل‬ ‫ش‬ ‫املعلومات‬ ‫بكات‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫عليه‬ ‫املحكوم‬ ‫نفقة‬ ‫عىل‬ ‫املفتوحة‬ . ( 135 ) ‫والوثائق‬ ‫للمحررات‬ ‫احلامية‬ ‫كامل‬ ‫توفري‬ ‫أجل‬ ‫ومن‬ ‫وهلذا‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫كف‬ ‫فقد‬ ‫ل‬ ‫واملحررات‬ ‫للوثائق‬ ‫احلامية‬ ‫كل‬ ‫ومواده‬ ‫القانون‬ ‫اإللكرتونية‬ . (135) ‫القانون‬ :‫الرسمية‬ ‫اجلريدة‬ 15 ‫لسنة‬ 2004 .‫سابق‬ ‫مرجع‬ ،
  • 102. 86 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫الروقيع‬ ‫اإللكرروني‬ ( ‫القانون‬ ‫نص‬ 15 ‫لسنة‬ ) 2004 ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫تنظيم‬ ‫بشأن‬ ‫لكرتوين‬ ‫يف‬ ( ‫املادة‬ 1 ‫من‬ ) ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫تعريف‬ ‫أن‬ ‫عىل‬ ‫القانون‬ ‫نص‬ ‫لكرتوين‬ ‫هو‬ : " ‫حمرر‬ ‫عىل‬ ‫يوضع‬ ‫ما‬ ‫إلكرتو‬ ‫ين‬ ‫ويتخذ‬ ‫حروف‬ ‫شكل‬ ‫أو‬ ‫أرقام‬ ‫أو‬ ‫رموز‬ ‫أو‬ ‫إشارات‬ ‫أو‬ ‫بتحديد‬ ‫يسمح‬ ‫متفرد‬ ‫طابع‬‫له‬ ‫ويكون‬ ‫غريها‬ ‫غريه‬ ‫عن‬ ‫ومتييزه‬ ‫املوقع‬ ‫شخص‬ " ( 136 ) ‫ا‬‫أيض‬ ‫التعريفات‬ ‫بعض‬ ‫بالقانون‬ ‫اخلاصة‬ ‫التنفيذية‬ ‫الالئحة‬ ‫بينت‬ ‫ال‬ ‫تي‬ ‫بالتوقيع‬ ‫تتعلق‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫النحو‬ ‫عىل‬ ‫التايل‬ : ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫الوسطًاإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ً ‫أداة‬ ‫أو‬ ‫أدوات‬ ‫أو‬ ‫إنشاء‬ ‫أنظمة‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫لكرتوين‬ . ً:‫ًا‬‫ي‬‫ثان‬ ًًًًًًً ‫امل‬ ‫ـ‬‫ـ‬‫ـ‬ ‫ًق‬‫و‬ ً ً ‫ـ‬‫ـ‬ ‫ع‬ ً ‫نفسه‬ ‫عن‬ ‫ويوقع‬ ‫التوقيع‬ ‫إنشاء‬ ‫بيانات‬ ‫عىل‬ ‫احلائز‬ ‫الشخص‬ ‫أو‬ ‫ينيبه‬ ‫عمن‬ ‫أو‬ ‫يمثله‬ .‫ا‬‫قانون‬ ً:‫ًا‬‫ث‬‫ثال‬ ًًًًًًً ‫شهادةًالتصديقًاإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ً ‫ع‬‫املوق‬ ‫بني‬ ‫االرتباط‬ ‫وتثبت‬ ‫بالتصديق‬ ‫هلا‬ ‫املرخص‬ ‫اجلهة‬ ‫من‬ ‫تصدر‬ ‫التي‬ ‫الشهادة‬ ‫وبيانات‬ ‫التوقيع‬ ‫إنشاء‬ . (136) .‫السابق‬ ‫املرجع‬
  • 103. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 87 ‫ر‬ ً:‫ًا‬‫ع‬‫اب‬ ًًًً ًً ‫جهاتًالتصديقًاإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ً ‫اإل‬ ‫التصديق‬ ‫شهادة‬ ‫بإصدار‬ ‫هلا‬ ‫املرخص‬ ‫اجلهات‬ ‫لكرتوين‬ ‫تتعل‬ ‫خدمات‬ ‫وتقديم‬ ‫ق‬ ‫اإل‬ ‫بالتوقيع‬ ‫لكرتوين‬ . ً:‫ًا‬‫س‬‫خام‬ ًًًً ً ًً ‫بياناتًإنشاءًالتوقيعًاإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ً ‫الشفرة‬ ‫مفاتيح‬ ‫األخص‬ ‫عىل‬ ‫ومنها‬ ‫غريه‬ ‫عن‬ ‫ومتيزه‬ ‫باملوقع‬ ‫خاصة‬ ‫متفردة‬ ‫عنارص‬ ‫به‬ ‫اخلاصة‬ ‫والتي‬ ‫تستخدم‬ ‫يف‬ ‫التوقيع‬ ‫إنشاء‬ .‫اإللكرتوين‬ ً:‫ًا‬‫س‬‫ساد‬ ًًًً ًًً ‫الت‬ ‫ـ‬ ‫ش‬ ‫ـ‬ ‫ف‬ ‫ـ‬‫ـ‬‫ـ‬ ‫ري‬ ً ‫واملعلومات‬ ‫البيانات‬ ‫وحتويل‬ ‫ملعاجلة‬ ‫خاصة‬ ‫مفاتيح‬ ‫تستخدم‬ ‫حسابية‬ ‫تقنية‬ ‫منظومة‬ ‫مفتاح‬ ‫استخدام‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫إال‬ ‫أو‬ ‫الشفرة‬ ‫فك‬ ‫مفاتيح‬ . ً:‫ًا‬‫ع‬‫ساب‬ ًًًً ًًً ‫تقنيةًشفرةًاملفتاحنيًالعامًواخل‬ ‫ًااملعروفةًباسمًتقنيةًشفرة‬ ‫ا‬ ً ً‫املفتاح‬ )‫العام‬ ً ‫شخص‬ ‫لكل‬ ‫تسمح‬ ‫منظومة‬ ‫طبيعي‬ ‫أو‬ ‫معنوي‬ ‫متفردين‬ ‫مفتاحني‬ ‫لديه‬ ‫يكون‬ ‫بان‬ ‫متاح‬ ‫عام‬ ‫أحدمها‬ ‫إلكرتون‬ ‫ي‬ ‫ا‬ ، ‫والثاين‬ ‫من‬ ‫عالية‬ ‫درجة‬ ‫عىل‬ ‫وحيفظه‬ ‫الشخص‬ ‫به‬ ‫حيتفظ‬ ‫خاص‬ ‫الرسية‬ . ً:‫ًا‬‫ن‬‫ثام‬ ًًًًً ًً ‫املفتاحًالشفريًالعام‬ ً ‫أداة‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫للكافة‬ ‫متاحة‬ ، ‫خاصة‬ ‫حسابية‬ ‫عملية‬ ‫بواسطة‬ ‫تنشأ‬ ، ‫وتست‬ ‫خدم‬ ‫يف‬ ‫الت‬ ‫اإل‬‫املحرر‬‫عىل‬‫املوقع‬‫شخصية‬‫من‬‫حقق‬ ‫لكرتوين‬ ‫املح‬‫حمتوى‬‫وسالمة‬‫صحة‬ ‫من‬‫والتأكد‬ ‫رر‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫األصيل‬ .
  • 104. 88 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ً:‫ًا‬‫ع‬‫تاس‬ ًًًً ً ًً ً‫املفتاح‬ ‫الشفري‬ ً ‫اخلا‬ ً ‫أداة‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫وتستخدم‬ ‫خاصة‬ ‫حسابية‬ ‫عملية‬ ‫بواسطة‬ ‫تنشأ‬ ‫بصاحبها‬ ‫خاصة‬ ‫يف‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫وضع‬ ‫لكرتوين‬ ‫املحررات‬ ‫عىل‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫االحتفاظ‬ ‫ويتم‬ ‫عىل‬ ‫هبا‬ ‫ذكية‬ ‫بطاقة‬ ‫مؤمنة‬ . ً:‫ًا‬‫ر‬‫عاش‬ ًًًًً ًً ً‫املفتاح‬ ‫الشفري‬ ً ‫اجلذري‬ ً ‫أداة‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫التصديق‬ ‫جهات‬ ‫وتستخدمها‬ ‫خاصة‬ ‫حسابية‬ ‫عملية‬ ‫بواسطة‬ ‫تنشأ‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫إنشاء‬ ‫وبيانات‬ ‫لكرتوين‬ . ً:‫حاديًعشر‬ ً‫الدعامة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ً ‫وسيط‬ ‫مادي‬ ‫الكتابة‬ ‫وتداول‬ ‫حلفظ‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫األقراص‬ ‫ومنها‬ ‫املدجمة‬ ‫أو‬ ‫األ‬ ‫قراص‬ ‫الضوئية‬ ‫أو‬ ‫األقرا‬ ‫ص‬ ‫املمغنطة‬ ‫أو‬ ‫الذاكرة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أو‬ ‫أي‬ ‫مماثل‬ ‫آخر‬ ‫وسيط‬ . ً:‫ثانيًعشر‬ ‫البطاقةًالذكية‬ ً ‫وسيط‬ ‫إلكرتوين‬ ‫يستخدم‬ ‫مؤمن‬ ‫يف‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫وتثبيت‬ ‫إنشاء‬ ‫عملية‬ ‫لكرتوين‬ ‫عىل‬ ‫اإل‬ ‫املحرر‬ ‫لكرتوين‬ ‫وحيتوي‬ ‫رشحية‬ ‫عىل‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫معالج‬ ‫هبا‬ ‫إلكرتوين‬ ‫وعنا‬ ‫رص‬ ‫ختزين‬ ‫والرشائح‬ ‫الذكية‬ ‫الكروت‬ ‫التعريف‬ ‫هذا‬ ‫ويشمل‬ ‫للتشغيل‬ ‫وبرجميات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ‫ة‬ ‫املنفصلة‬ ‫أو‬ ‫يامثلها‬ ‫ما‬ ‫يف‬ ‫املحددة‬ ‫والفنية‬ ‫التقنية‬ ‫باملعايري‬ ‫املطلوبة‬ ‫الوظائف‬ ‫حتقيق‬ . ً:‫ثالثًعشر‬ ً‫منظومةًتكوينًبيانات‬ ‫إ‬ ‫نشاء‬ ً ً‫التوقيع‬ ‫اإللكرتوني‬ ً ‫ومتكاملة‬ ‫مرتابطة‬‫عنارص‬ ‫جمموعة‬ ‫حتتوي‬ ‫وسائط‬‫عىل‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫ح‬ ‫وبرامج‬ ‫اسب‬ ‫إىل‬ ‫بيانات‬ ‫تكوين‬ ‫بواسطتها‬ ‫يتم‬ ‫إنشاء‬ ‫التوقيع‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫املفتاح‬ ‫باستخدام‬ ‫ا‬ ‫لشفري‬ ‫اجلذري‬ .
  • 105. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 89 ً:‫رابعًعشر‬ ً‫منظومة‬ ‫إنشاء‬ ً ً‫التوقيع‬ ‫ا‬ ‫إللكرتوني‬ ً ‫ومتكاملة‬ ‫مرتابطة‬‫عنارص‬ ‫جمموعة‬ ‫حتتوي‬ ‫وسائط‬‫عىل‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫ح‬ ‫وبرامج‬ ‫آيل‬‫اسب‬ ‫التوقيع‬ ‫بواسطتها‬ ‫يتم‬ ‫إلكرتون‬ ‫اإل‬ ‫املحرر‬ ‫عىل‬ ‫يا‬ ‫لكرتوين‬ ‫بيان‬ ‫باستخدام‬ ‫وذلك‬ ‫إنشاء‬ ‫ات‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫لكرتوين‬ ‫اإل‬ ‫التصديق‬ ‫وشهادة‬ ‫لكرتوين‬ ‫وتثبي‬ ‫وضع‬ ‫بواسطتها‬ ‫يتم‬ ‫كام‬ ‫املحرر‬ ‫ت‬ ‫املوقع‬ ‫إلكرتون‬ ‫دعامة‬ ‫عىل‬ ‫يا‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ . ( 137 ) ً:‫خامسًعشر‬ ً‫شرح‬ ‫تبسيطي‬ ً ‫لكيفيةًالق‬ ‫ي‬ ً‫امًبعمليةًالتوقيع‬ ‫اإلل‬ ‫كرتوني‬ ً  ‫حتم‬ ‫رسالة‬ ‫إرسال‬ ‫التوقيع‬ ‫ل‬ ‫اإللكرتوين‬ : ‫برنامج‬ ‫باستخدام‬ ‫الشخص‬ ‫يقوم‬ ‫عادية‬ ‫كتابة‬ ‫من‬ ‫الرسالة‬ ‫حيول‬ ‫إىل‬ ‫خمتزلة‬ ‫صورة‬ ‫يسمى‬ ‫ما‬ ‫عمل‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ Hashing ‫يسمى‬ ‫ما‬ ‫فتتكون‬ ‫هلا‬ Message Digest ‫أي‬ ‫ذات‬ ‫الرسالة‬ ‫تصبح‬ ‫رمز‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ‫املختزلة‬ ‫الصورة‬ ‫وهذه‬ ‫حمدد‬ ‫طول‬ ‫أو‬ ‫صورة‬ ‫تبقى‬ ‫فريدة‬ ‫عالمة‬ ‫احلجم‬ ‫صغرية‬ ‫الرسالة‬ ‫من‬ ‫مصغرة‬ ‫وحتوي‬ ‫ذاهتا‬ ‫الرسالة‬ ‫عن‬ ‫كافية‬ ‫بيانات‬ ( ‫الرسالة‬ ‫بصمة‬ ) (. 138 ) ‫سيقوم‬ ‫بتشفري‬ ‫بالشخص‬ ‫اخلاص‬ ‫الربنامج‬ Message Digest ‫املفتاح‬ ‫بواسطة‬ ‫التوقيع‬ ‫هو‬ ‫هذا‬ ‫فيكون‬ ‫اخلاص‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ‫وهو‬ Message Digest ‫مشفرة‬ ‫املف‬ ‫باستخدام‬ ‫املرسل‬ ‫بالشخص‬ ‫اخلاص‬ ‫تاح‬ . ‫التوقيع‬‫وضع‬‫وبعد‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫الرسالة‬‫إرسال‬‫يتم‬‫الرسالة‬‫عىل‬ ‫إىل‬ ‫الش‬ ‫املحدد‬‫خص‬ ‫(املستقبل‬ ) (137) .‫السابق‬ ‫املرجع‬ (138) ،‫الشهاوى‬ ‫قدر‬ ‫ي‬ :‫الفتاح‬ ‫عبد‬ ‫الترشيع‬ ‫يف‬ ‫اإللكرتونية‬ ‫والتجارة‬ ‫التنفيذية‬ ‫والئحته‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫التوقيع‬ ‫قانون‬ ‫ا‬ ‫ملرصي‬ ‫واألجنبي‬ ، ،‫العربية‬ ‫النهضة‬ ‫دار‬ ،‫القاهرة‬ ‫ص‬ 12 .
  • 106. 90 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫الرسالة‬ ‫استقبال‬ : ‫بالنسب‬ ‫عكسية‬ ‫بعملية‬ ‫يقوم‬ ‫برنامج‬ ‫املستقبل‬ ‫لدى‬ ‫يكون‬ ‫ة‬ ‫التوقيع‬ ‫شــفرة‬ ‫فك‬ ‫ب‬ ‫يقوم‬ ‫نامج‬ ‫الرب‬ ‫هذا‬ ‫إن‬ ‫يث‬ ‫ح‬ ‫اإلرســـال‬ ‫ية‬ ‫لعمل‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫التوقيع‬ ‫ويعيد‬‫ـل‬ ‫ـ‬‫باملرس‬ ‫اخلاص‬ ‫إىل‬ ‫ـورة‬ ‫ـ‬‫ص‬ Message Digest ‫صــحة‬ ‫من‬ ‫املســتقبل‬ ‫تأكد‬ ‫قد‬ ‫يكون‬ ‫العملية‬ ‫هذه‬ ‫نجاح‬ ‫حالة‬ ‫وىف‬ ‫ثانية‬ ‫مرة‬ ‫التوقيع‬ . ( 139 ) ‫بعمل‬ ‫املستقبل‬ ‫لدى‬ ‫الربنامج‬ ‫يقوم‬ Hashing ‫وحتويلها‬ ‫املستقبلة‬ ‫للرسالة‬ ‫إىل‬ Message Digest ‫مقارنة‬‫عمل‬‫وتتم‬ ‫االثنني‬ Message Digest ( ‫املستقبل‬‫لدى‬‫إنشاؤه‬‫تم‬‫ما‬ ‫و‬ ‫التوقيع‬ ‫مع‬ ‫املرسل‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫املرسل‬ ‫من‬ ) ‫عىل‬ ‫دليل‬‫فهذا‬ ‫متشاهبني‬ ‫كانوا‬‫ولو‬ ‫أ‬ ‫ن‬ ‫حمتويات‬ ‫اإلرسال‬ ‫أثناء‬ ‫تتغري‬ ‫مل‬ ‫الرسالة‬ (. 140 ) ‫التوقيع‬ ‫صحة‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫ويمكن‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫الرجوع‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫إىل‬ ‫املخ‬ ‫اجلهة‬ ‫تصة‬ ‫التوقيع‬ ‫شهادات‬ ‫بإصدار‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫والتأ‬ ‫كد‬ Online ‫بأصحاب‬ ‫اخلاصة‬ ‫الشهادات‬ ‫من‬ ‫التوقيع‬ ‫اإللكرتوين‬ ، ‫ثم‬ ‫تأتى‬ ‫التوقيع‬ ‫صالحية‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫مرحلة‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫و‬ ‫انتهاء‬ ‫عدم‬ .‫صالحيته‬ ( 141 ) ‫من‬‫وبالرغم‬ ‫أن‬ ‫إال‬‫ومعقدة‬‫كثرية‬‫تبدو‬‫اخلطوات‬‫هذه‬ ‫أن‬ ‫برنامج‬‫خالل‬‫من‬‫يتم‬ ‫األمر‬ ‫املا‬ ‫عىل‬ ‫فقط‬ ‫واحدة‬ ‫بضغطة‬ ‫يتيح‬ ‫الرسائل‬ ‫الستقبال‬ ‫سهل‬ ‫توق‬ ‫صحة‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫وس‬ ‫يع‬ ‫واحدة‬ ‫ضغطة‬ ‫وباملثل‬ ‫املرسل‬ ‫لكي‬ ‫توقيعه‬ ‫الشخص‬ ‫يضع‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫الرس‬ ‫عىل‬ ‫الة‬ . (139) ‫ص‬،‫السابق‬ ‫املرجع‬ 13 . (140) .‫والصفحة‬ ‫السابق‬ ‫املرجع‬ (141) ‫ص‬،‫السابق‬ ‫املرجع‬ 14 .
  • 107. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 91 ً:‫سادسًعشر‬ ً‫مدىًاستيفاءًالتوقيع‬ ‫ا‬ ً‫إللكرتوني‬ ‫للشروطًالالزمةًب‬ ً‫االحتجاج‬ ً‫بالتوقيع‬ ‫يف‬ ً ‫ا‬ ‫إل‬ ‫ثبات‬ ً ( ‫املادة‬ ‫نصت‬ 14 ‫أن‬ ‫عىل‬ ‫القانون‬ ‫نفس‬ ‫من‬ ) : " ‫للتوقيع‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫يف‬ ‫نطاق‬ ‫للتوقيعات‬ ‫املقررة‬ ‫احلجية‬ ‫ذات‬ ‫والتجارية‬ ‫املدنية‬ ‫املعامالت‬ ‫يف‬ ‫اإلثب‬ ‫قانون‬ ‫أحكام‬ ‫ات‬ ‫يف‬ ‫إذا‬‫والتجارية‬ ‫املدنية‬ ‫املواد‬ ‫روعي‬ ‫عليها‬ ‫املنصوص‬ ‫الرشوط‬ ‫وإمتامه‬ ‫إنشائه‬‫يف‬ ‫يف‬ ‫القانون‬ ‫هذا‬ ‫والتقنية‬ ‫الفنية‬ ‫والضوابط‬ ‫التي‬ ‫القانون‬ ‫هلذا‬ ‫التنفيذية‬ ‫الالئحة‬ ‫حتددها‬ " . ( 142 ) ‫التوقيع‬ ‫ظهر‬ ‫عندما‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫للتوقيع‬ ‫كبديل‬ ‫التقليدي‬ ‫ع‬ ‫التساؤل‬ ‫ثار‬ ‫مدى‬ ‫ن‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫استجامع‬ ‫لكرتوين‬ ‫للرشوط‬ ‫التي‬ ‫القانون‬ ‫يتطلبها‬ ‫يف‬ ‫ح‬ ‫التوقيع‬ ‫ملنح‬ ‫يصلح‬ ‫تى‬ ‫حجية‬ ‫املحرر‬ ‫يف‬ .‫اإلثبات‬ ‫األسباب‬ ‫اهم‬ ‫ولعل‬ ‫التي‬ ‫تدعو‬ ‫إىل‬ ‫التشكيك‬ ‫يف‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫قيمة‬ ‫لكرتوين‬ ‫تتعلق‬ ‫باملخاطر‬ ‫التي‬ ‫واألمان‬ ‫الثقة‬ ‫وعدم‬ ‫التواقيع‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هبذا‬ ‫حتيط‬ ‫يف‬ ‫ي‬ ‫مما‬ ‫إجراءاته‬ ‫عن‬ ‫عجزه‬ ‫له‬ ‫املنوط‬ ‫بالدور‬ ‫القيام‬ . ( 143 ) ( 1 ) ‫املخاطر‬ ‫التي‬ ‫بالتوقيع‬ ‫حتيط‬ ‫اإللكرتوي‬ ‫به‬‫املسلم‬‫من‬ ‫أن‬ ‫عىل‬‫يرتكز‬‫التعامل‬ ‫عنرصي‬ ‫واألمان‬‫الثقة‬ ، ‫ريب‬‫وال‬ ‫يف‬ ‫ت‬ ‫هذين‬‫وافر‬ ‫العنرصين‬ ‫يف‬ ‫التوقيع‬ ‫حالة‬ ‫التقليدي‬ ‫وسيط‬ ‫عىل‬ ‫مادي‬ . ‫إذ‬ ‫أن‬ ‫احلضور‬ ‫اجلسدي‬ ‫أل‬ ‫طراف‬ ‫الترصف‬ ‫أو‬ ‫املحرر‬‫صياغة‬‫عند‬‫ممثليهم‬ ، ‫والتأكد‬ ‫وأهليته‬‫طرف‬‫كل‬‫هوية‬‫من‬ ‫إلبرام‬ ‫ا‬ ‫لترصف‬ (142) ‫القانون‬ :‫الرسمية‬ ‫اجلريدة‬ 15 ‫لسنة‬ 2004 .‫سابق‬ ‫مرجع‬ ، (143) ‫والتجارية‬ ‫املدنية‬ ‫املسائل‬ ‫يف‬ ‫اإلثبات‬ ‫يف‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫املحرر‬ ‫حجية‬‫مدى‬ :‫العزيز‬ ‫عبد‬،‫محود‬ ‫املرسى‬ ، ‫ال‬ ‫دار‬ ،‫العربية‬ ‫نهضة‬ ،‫القاهرة‬ 2005 ‫ص‬، 42 .
  • 108. 92 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫القانوين‬ ، ‫املستندات‬ ‫عىل‬ ‫والتوقيع‬ ، ‫منها‬ ‫بنسخة‬ ‫منهم‬ ‫كل‬ ‫واحتفاظ‬ ، ‫ه‬ ‫مثل‬ ‫جيعل‬ ‫املحرر‬ ‫ذا‬ ‫بمنأى‬ ‫العبث‬ ‫عن‬ ‫أو‬ ‫التحريف‬ ، ‫املرشع‬ ‫جعل‬ ‫مما‬ ‫يضفي‬ .‫املحرر‬ ‫هذا‬ ‫عىل‬ ‫واحلجية‬ ‫الثقة‬ ( 144 ) ‫التوقيع‬ ‫أما‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫منفصال‬ ‫ولكونه‬ ‫صاحبه‬ ‫شخص‬ ‫عن‬ ، ‫املح‬ ‫ضمن‬ ‫ويوجد‬ ‫رر‬ ‫وسيط‬ ‫عىل‬ ‫إلكرتوين‬ ، ‫تزوير‬ ‫وقوع‬ ‫يستبعد‬ ‫فال‬ ‫أو‬ ‫فيه‬ ‫تالعب‬ ، ‫ق‬ ‫قدرة‬ ‫بعد‬ ‫خاصة‬ ‫راصنة‬ ‫اخرتاق‬ ‫عىل‬ ‫احلاسبات‬ ‫أنظمة‬ ‫املعلومات‬ ، ‫التوقيع‬ ‫واكتشاف‬ ‫أو‬ ‫شفرته‬ ‫فك‬ ، ‫أو‬ ‫ا‬ ‫الستيالء‬ ‫صاحبه‬ ‫موافقة‬ ‫دون‬ ‫عليه‬ ، ‫كلها‬ ‫وهذه‬ ‫أمور‬ ‫التوقيع‬ ‫قيمة‬ ‫من‬ ‫تنال‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫يف‬ ‫ا‬ ‫إلثبات‬ ‫وتدعو‬ ‫إىل‬ ‫مماثال‬ ‫اعتباره‬ ‫رفض‬ ‫للتوقيع‬ .‫التقليدي‬ ( 145 ) ‫املوجهة‬ ‫االنتقادات‬ ‫وجاهة‬ ‫من‬ ‫الرغم‬ ‫وعىل‬ ‫إىل‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫لكرتوين‬ ‫مت‬ ‫ال‬ ‫أهنا‬ ‫إال‬ ‫ثل‬ ‫سند‬ ‫ا‬ ‫قوي‬ ‫ا‬ ‫فلو‬ ‫احلديثة‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫ثامر‬ ‫من‬ ‫البرشية‬ ‫وحرمان‬ ‫التوقيع‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬‫لتقويض‬ ‫نظرنا‬ ‫إىل‬ ‫التزوير‬ ‫إمكانية‬ ‫يف‬ ‫وال‬ ‫سهلة‬ ‫أهنا‬ ‫نجد‬ ‫الورقية‬ ‫املحررات‬ ‫حتتاج‬ ‫إىل‬ ‫در‬ ‫كبرية‬ ‫اية‬ ‫أو‬ ‫عالية‬ ‫خربة‬ . ( 146 ) ‫إضافة‬ ‫إىل‬ ‫أن‬ ‫واألدوات‬ ‫الوسائل‬ ‫توفري‬ ‫عىل‬ ‫جاهدين‬ ‫يعملون‬ ‫التقنيني‬ ‫الت‬ ‫ي‬ ‫تتيح‬ ‫القانون‬ ‫ولرجال‬ ‫للعدالة‬ ‫حتقيق‬ ‫وضام‬ ‫األمن‬ ‫ن‬ ‫الترصف‬ ‫عنه‬ ‫صدرت‬ ‫فيمن‬ ‫الدقة‬ ‫الق‬ ‫انوين‬ (144) .‫والصفحة‬ ‫السابق‬ ‫املرجع‬ - ،‫احلميد‬ ‫عبد‬ ،‫اإللكرتوين‬ ‫التوقيع‬ :‫ثروت‬ ،‫اجلديدة‬ ‫اجلالء‬ ‫مكتبة‬ 2002 ‫ص‬، 56 . (145) :‫العزيز‬ ‫عبد‬،‫محود‬ ‫املرسى‬ ‫ص‬،‫سابق‬ ‫مرجع‬ 43 . - ،‫الشوا‬ ‫حممد‬ ‫سامي‬ ،‫العقوبات‬ ‫قانون‬ ‫عىل‬‫وانعكاساهتا‬‫املعلومات‬ ‫ثورة‬ : ،‫العربية‬ ‫النهضة‬ ‫دار‬ ،‫القاهرة‬ 1995 ‫ص‬، 34 . (146) :‫العزيز‬ ‫عبد‬،‫محود‬ ‫املرسى‬ ‫ص‬،‫سابق‬ ‫مرجع‬ 44 .
  • 109. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 93 ‫أساسية‬ ‫وبصفة‬ ‫ترصفات‬ ‫من‬ ‫بواسطتها‬ ‫يتم‬ ‫فيام‬ ‫والوثوق‬ ‫يف‬ ‫النظام‬ ‫املرص‬ ‫يف‬ ‫والتجارة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ .‫الشخصية‬ ‫املعلومات‬ ‫ونظم‬ ( 147 ) ( 2 ) ‫التوقيع‬ ‫حجية‬ ‫مدى‬ ‫اإللكرتوي‬ ‫قانوي‬ ‫كبديل‬ ‫للتوقيع‬ ‫التقليدي‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫لكرتوين‬ ‫اإل‬ ‫احلاسب‬ ‫تغلغل‬ ‫بعد‬ ‫يعد‬ ‫لكرتوين‬ ‫يف‬ ‫كث‬ ‫من‬ ‫ري‬ ‫للتوقيع‬ ‫هل‬‫أخرى‬‫وبعبارة‬ ‫له؟‬‫قانونيا‬ ‫بديال‬ ‫يعد‬ ‫فهل‬ ‫التقليدي‬ ‫التوقيع‬ ‫عن‬ ‫بديال‬ ‫املجاالت‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫القانونية؟‬ ‫الناحية‬ ‫من‬ ‫التقليدي‬ ‫التوقيع‬ ‫حجية‬ ‫ذات‬ ‫عىل‬ ‫تتوقف‬ ‫السؤال‬ ‫هذا‬ ‫عىل‬ ‫واإلجابة‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫قدرة‬ ‫مدى‬ ‫لكرتوين‬ ‫ال‬ ‫عىل‬ ‫قيام‬ ‫التقليدي‬ ‫التوقيع‬ ‫بدور‬ (. 148 ) ‫فالتوقي‬ ‫ع‬ ‫التقليدي‬ ‫املوقع‬ ‫شخصية‬ ‫متييز‬ ‫عىل‬ ‫تساعد‬ ‫وشخصية‬ ‫مميزة‬ ‫عالمة‬ ‫هو‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫إرادته‬ ‫عن‬ ‫تعرب‬ ‫يف‬ ‫له‬ ‫وإقراره‬ ‫املوقع‬ ‫السند‬ ‫بمضمون‬ ‫االلتزام‬ . ( 149 ) ‫األوىل‬ ‫للوهلة‬ ‫يبدو‬ ‫وقد‬ ‫أن‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫لكرتوين‬ ‫عن‬ ‫يعجز‬ ‫التوقيع‬ ‫دور‬ ‫أداء‬ ، ‫ولعل‬ ‫السبب‬ ‫يف‬ ‫يرجع‬ ‫االعتقاد‬ ‫هذا‬ ‫إىل‬ ‫الثقة‬ ‫اهتزاز‬ ‫يف‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫لكرتوين‬ . ‫فلك‬ ‫مادي‬ ‫منفصل‬ ‫ونه‬ ‫ا‬ ‫ويتم‬ ‫صاحبه‬ ‫عن‬ ‫يف‬ ‫آلي‬ ‫تطبيقاته‬ ‫من‬ ‫العديد‬ ‫ا‬ ‫أو‬ ‫إلكرتون‬ ‫األمر‬ ‫يا‬ ‫الذي‬ ‫يستب‬ ‫ال‬ ‫تقليده‬ ‫معه‬ ‫عد‬ ‫أو‬ ‫تزويره‬ ، ‫عليه‬ ‫والتعويل‬ ‫فيه‬ ‫الشكوك‬ ‫أثار‬ ‫فقد‬ ‫يف‬ ‫بالتوقي‬ ‫ومساواته‬ ‫بدوره‬ ‫القيام‬ ‫ع‬ ‫الكتايب‬ . ( 150 ) (147) ‫والصفحة‬ ‫السابق‬ ‫املرجع‬ . (148) ‫ص‬،‫السابق‬ ‫املرجع‬ 46 . (149) ‫حممد‬ ،‫زهرة‬ ‫عنارص‬ :‫املرسى‬ ‫الدليل‬ ‫الكتايب‬ ‫التقليدي‬ ‫الدليل‬ ‫عىل‬ ‫تطبيقها‬ ‫ومدى‬ ‫النافذة‬ ‫القوانني‬ ‫ظل‬ ‫يف‬ ‫ا‬ ‫إللكرتوين‬ ، ،‫نارش‬ ‫بدون‬ 2001 ،‫مايو‬ ، ‫ص‬ 13 . (150) :‫العزيز‬ ‫عبد‬،‫محود‬ ‫املرسى‬ ‫ص‬،‫سابق‬ ‫مرجع‬ 44 .
  • 110. 94 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫التوقيع‬ ‫أن‬ ‫والواقع‬ ‫اإللكرتوين‬ - ‫السيام‬ ‫يف‬ ‫الرقمية‬ ‫الصورة‬ - ‫يقو‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫بدوره‬ ‫م‬ ‫اإل‬ ‫فالتوقيع‬ ‫أفضل‬ ‫بوجه‬ ‫وربام‬ ‫بل‬ ‫لكرتوين‬ ‫يف‬ ‫الرقمي‬ ‫الشكل‬ ‫يعد‬ ‫أكي‬ ‫وسيلة‬ ‫إلقرار‬ ‫دة‬ ‫البيانات‬ ‫التي‬ ‫السند‬ ‫يتضمنها‬ . ( 151 ) ‫التو‬ ‫بان‬ ‫القول‬ ‫املمكن‬ ‫ومن‬ ‫قيع‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫والثقة‬ ‫األمان‬ ‫من‬ ‫القدر‬ ‫ذات‬ ‫يوفر‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫التوقيع‬ ‫يوفرها‬ ‫التقليدي‬ ‫نظر‬ ‫ا‬ ‫عديدة‬ ‫تقنية‬ ‫إجراءات‬‫من‬ ‫التوقيع‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬‫حييط‬ ‫ملا‬ ، ‫وىف‬ ‫التوقيع‬ ‫اعتبار‬ ‫من‬ ‫مناص‬ ‫فال‬ ‫ذلك‬ ‫ضوء‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫احلقيقة‬ ‫عىل‬ ‫دليل‬ . ( 152 ) ‫التوقيع‬ ‫مصداقية‬ ‫حول‬ ‫يثار‬ ‫ما‬ ‫أما‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫بسبب‬ ‫الرس‬ ‫الرقم‬ ‫ضياع‬ ‫احتامل‬ ‫ي‬ ‫أو‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫مصداقية‬ ‫من‬ ‫ذلك‬ ‫ينال‬ ‫فال‬ ‫صاحبه‬ ‫من‬ ‫رسقته‬ ‫لكرتوين‬ ‫ال‬ ‫الرقم‬ ‫أن‬ ‫فكام‬ ‫رسي‬ ‫ضياعه‬ ‫يمكن‬ ‫أو‬ ‫التوقيع‬ ‫فكذلك‬ ‫رسقته‬ ‫التقليدي‬ ‫وتقليده‬ ‫تزويره‬ ‫يمكن‬ (. 153 ) ‫الباحث‬ ‫وخيلص‬ ‫إىل‬ ‫أنه‬ ‫يف‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫فإن‬ ‫معينة‬ ‫تقنية‬ ‫ضامنات‬ ‫توفر‬ ‫حال‬ ‫لكرتوين‬ ‫الدور‬ ‫بذات‬ ‫يقوم‬ ‫الذي‬ ‫التقليد‬ ‫التوقيع‬ ‫به‬ ‫يقوم‬ ‫ي‬ ‫وربام‬ ‫أفضل‬ ‫منه‬ . ‫القانون‬ ‫حدد‬ ‫وقد‬ ‫يف‬ ( ‫املادة‬ ‫نص‬ 18 ‫للتوقيع‬ ‫اإلثبات‬ ‫حجية‬ ‫رشوط‬ ) ‫اإللكرتوين‬ ‫النحو‬ ‫عىل‬ ‫التايل‬ : " ‫التوقيع‬ ‫يتمتع‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫والكتابة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫واملح‬ ‫ررات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫باحلجية‬ ‫يف‬ ‫في‬ ‫توفرت‬ ‫ما‬ ‫إذا‬ ‫اإلثبات‬ ‫اآلتية‬ ‫الرشوط‬ ‫ها‬ :  ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫ارتباط‬ ‫لكرتوين‬ ‫غريه‬ ‫دون‬ ‫وحده‬ ‫باملوقع‬ . (151) ‫ص‬،‫السابق‬ ‫املرجع‬ 46 . (152) ‫ص‬،‫السابق‬ ‫املرجع‬ 47 . (153) ،‫زهرة‬ :‫املرسى‬ ‫حممد‬ ‫يف‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫التوقيع‬ ‫حجية‬ ‫مدى‬ ‫اإلثبايت‬ ‫مؤمت‬ ‫إىل‬ ‫مقدم‬ ‫بحث‬ ،‫والتجارية‬ ‫املدنية‬ ‫املسائل‬ ‫يف‬ ‫ر‬ ‫واحلاسب‬ ‫للقانون‬ ‫األول‬ ‫الكويت‬ ‫اآليل‬ ، 1998 ، ‫ص‬ 449 - 450 .
  • 111. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 95  ‫الوسيط‬ ‫عىل‬ ‫وحده‬ ‫املوقع‬ ‫سيطرة‬ .‫اإللكرتوين‬  ‫كشف‬ ‫إمكانية‬ ‫أي‬ ‫تعديل‬ ‫أو‬ ‫تبديل‬ ‫يف‬ ‫املحرر‬ ‫بيانات‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫أو‬ ‫التوقيع‬ ‫اإللكرتوين‬ . ( 154 ) ‫الناحية‬ ‫من‬ ‫التحقق‬ ‫كيفية‬ ‫للقانون‬ ‫التنفيذية‬ ‫الالئحة‬ ‫بينت‬ ‫وقد‬ ‫الفن‬ ‫من‬ ‫والتقنية‬ ‫ية‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫ارتباط‬ ‫لكرتوين‬ ‫غريه‬ ‫دون‬ ‫وحده‬ ‫باملوقع‬ ‫يف‬ ( ‫املادة‬ 9 ‫النحو‬ ‫عىل‬ ‫الالئحة‬ ‫من‬ ) ‫التايل‬ : " ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫ارتباط‬ ‫والتقنية‬ ‫الفنية‬ ‫الناحية‬ ‫من‬ ‫يتحقق‬ ‫لكرتوين‬ ‫ب‬ ‫دون‬ ‫وحده‬ ‫املوقع‬ ‫التوقيع‬ ‫هذا‬ ‫استند‬ ‫متى‬ ‫غريه‬ ‫إىل‬ ‫توقيع‬ ‫إنشاء‬ ‫بيانات‬ ‫تكوين‬ ‫منظومة‬ ‫إلكرتوين‬ ‫عىل‬ ‫مؤمنة‬ ‫الوارد‬ ‫النحو‬ ‫يف‬ ( ‫املواد‬ 4،3،2 ‫اآلتيتني‬ ‫احلالتني‬ ‫إحدى‬ ‫وتوافرت‬ ‫الالئحة‬ ‫هذه‬ ‫من‬ ) : ‫أ‬ - ‫أن‬ ‫مرتبط‬ ‫التوقيع‬ ‫هذا‬ ‫يكون‬ ‫ا‬ ‫تصديق‬ ‫بشهادة‬ ‫إلكرتوين‬ ‫امل‬ ‫ونافذة‬ ‫معتمدة‬ ‫فعول‬ ‫تصديق‬ ‫جهة‬ ‫من‬ ‫صادرة‬ ‫إلكرتوين‬ ‫هلا‬ ‫مرخص‬ ‫أو‬ ‫معتمدة‬ . ‫ب‬ - ‫أن‬ ‫التوقيع‬ ‫صحة‬ ‫من‬ ‫التحقق‬ ‫يتم‬ ‫اإللكرت‬ ‫وين‬ ‫طبق‬ ‫ا‬ ( ‫للامدة‬ 7 ‫هذه‬ ‫من‬ ) ‫الالئحة‬ (. 155 ) ‫ا‬‫أيض‬ ‫الالئحة‬ ‫حددت‬ ‫يف‬ ( ‫املادة‬ 10 ) ‫دون‬ ‫وحده‬ ‫املوقع‬ ‫سيطرة‬ ‫من‬ ‫التحقق‬ ‫كيفية‬ ‫الوسيط‬ ‫عىل‬ ‫غريه‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫عىل‬ ‫أنه‬ : " ‫والتقنية‬ ‫الفنية‬ ‫الناحية‬ ‫من‬ ‫تتحقق‬ ، ‫املوقع‬ ‫سيطرة‬ ‫الوسيط‬ ‫عىل‬ ‫غريه‬ ‫دون‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫املستخدم‬ ‫يف‬ ‫التوقيع‬ ‫تثبيت‬ ‫عملية‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ (154) ‫القانون‬ :‫الرسمية‬ ‫اجلريدة‬ 15 ‫لسنة‬ 2004 .‫سابق‬ ‫مرجع‬ ، (155) ‫الرس‬ ‫اجلريدة‬ ،‫اإللكرتوين‬ ‫التوقيع‬ ‫لقانون‬ ‫التنفيذية‬ ‫الالئحة‬ :‫مية‬ .‫سابق‬ ‫مرجع‬
  • 112. 96 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫املفتاح‬ ‫حفظ‬ ‫ألداة‬ ‫املوقع‬ ‫حيازة‬ ‫الشفري‬ ‫والكود‬ ‫املؤمنة‬ ‫الذكية‬ ‫البطاقة‬ ‫متضمنة‬ ‫اخلاص‬ ‫هبا‬ ‫املقرتن‬ ‫الرسى‬ " . ( 156 ) ‫كام‬ ‫الالئحة‬‫حددت‬ ‫يف‬ (‫املادة‬ 11 ) ‫كشف‬‫كيفية‬ ‫أي‬ ‫تعديل‬ ‫أو‬ ‫تبديل‬ ‫يف‬ ‫ا‬‫بيانات‬ ‫ملحرر‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫أو‬ ‫التوقيع‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫ك‬ ‫التايل‬ : " ‫عليه‬‫منصوص‬‫هو‬‫بام‬ ‫اإلخالل‬‫عدم‬‫مع‬ ‫يف‬ ‫املواد‬ ( 4،3،2 ‫كشف‬ ‫والتقنية‬ ‫الفنية‬ ‫الناحية‬ ‫من‬ ‫يتم‬ ) ‫أي‬ ‫تعديل‬ ‫أو‬ ‫تبديل‬ ‫يف‬ ‫بيانا‬ ‫املحرر‬ ‫ت‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫املوقع‬ ‫إلكرتون‬ ‫ي‬ ‫ا‬ ‫وبمضاهاة‬ ‫واخلاص‬ ‫العام‬ ‫املفتاحني‬ ‫شفرة‬ ‫تقنية‬ ‫باستخدام‬ ‫التصديق‬ ‫شهادة‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫وبيانات‬ ‫إنشاء‬ ‫التوقي‬ ‫ع‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫الش‬ ‫هذه‬ ‫بأصل‬ ‫وتلك‬ ‫هادة‬ ‫البيانات‬ ‫أو‬ ‫بأي‬ ‫مشاهبة‬ ‫وسيلة‬ " . ( 157 ) ‫للوثائق‬ ‫أن‬‫يتضح‬ ‫سبق‬‫ومما‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أو‬ ‫املحررات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ع‬ ‫كام‬ ‫القانون‬ ‫رفها‬ ‫و‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫للتوقيع‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫يف‬ ‫احلجية‬ ‫ذات‬ ‫واإلدارية‬ ‫والتجارية‬ ‫املدنية‬ ‫املعامالت‬ ‫نطاق‬ ‫التقليدية‬ ‫للوثائق‬ ‫املقررة‬ " ‫الورقية‬ " ‫والعرفية‬ ‫الرسمية‬ ‫يف‬ ‫اإلثبات‬ ‫قانون‬ ‫أحكام‬ ‫يف‬ ‫املواد‬ ‫عليها‬ ‫املنصوص‬ ‫للرشوط‬ ‫استيفائها‬ ‫برشط‬ ‫والتجارية‬ ‫املدنية‬ ‫يف‬ ‫القانون‬ ( 15 ‫لسنة‬ ) 2004 ‫بش‬ ‫أ‬ ‫التوقيع‬ ‫تنظيم‬ ‫ن‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫ووفق‬ ‫ا‬ ‫والتقنية‬ ‫الفنية‬ ‫للضوابط‬ ‫التي‬ ‫الالئحة‬ ‫حتددها‬ ‫القانون‬ ‫هلذا‬ ‫التنفيذية‬ . ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫الفكرية‬ ‫الملكية‬ ‫وحماية‬ ‫الوثائق‬ ‫ارتبطت‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بموض‬ ‫وع‬ " ‫محاية‬ ‫الفكرية‬ ‫امللكية‬ ‫حقوق‬ " ، ‫النص‬ ‫املرشع‬ ‫قدم‬ ‫وقد‬ ‫القانوين‬ ‫املوضوع‬ ‫هبذا‬ ‫اخلاص‬ ‫يف‬ ‫القانون‬ (156) .‫السابق‬ ‫املرجع‬ (157) .‫السابق‬ ‫املرجع‬
  • 113. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 97 ‫رقم‬ 82 ‫لسنة‬ 2002 ‫باسم‬ ‫املعروف‬ ‫القانون‬ ‫وهو‬ " ‫الفكرية‬ ‫امللكية‬ ‫حقوق‬ ‫محاية‬ ‫قانون‬ " ‫يف‬ ‫املادة‬ 140 ‫باسم‬ ‫املعروف‬ ‫الكتاب‬ ‫وهو‬ ‫للقانون‬‫الثالث‬ ‫بالكتاب‬ " ‫واحلق‬ ‫املؤلف‬ ‫حقوق‬ ‫وق‬ ‫املجاورة‬ " . ‫املؤل‬ ‫(حقوق‬ ‫الثالث‬ ‫للكتاب‬ ‫التنفيذية‬ ‫الالئحة‬ ‫حددت‬ ‫وقد‬ ‫املجا‬ ‫واحلقوق‬ ‫ف‬ )‫ورة‬ ‫احلاسب‬ ‫برامج‬ ‫تعريف‬ ‫الفكرية‬ ‫امللكية‬ ‫حقوق‬ ‫محاية‬ ‫قانون‬ ‫من‬ ‫اآليل‬ ‫البيان‬ ‫وقواعد‬ ‫ات‬ ‫يف‬ ‫النحو‬ ‫عىل‬ ‫الالئحة‬ ‫من‬ ‫األوىل‬ ‫املادة‬ ‫التايل‬ : ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ً‫برنامجًاحلاسب‬ ‫اآللي‬ ً " ‫بأي‬ ‫عنها‬ ‫املعرب‬ ‫والتعليامت‬ ‫األوامر‬ ‫جمموعة‬ ‫ة‬ ‫لغة‬ ‫أو‬ ‫رمز‬ ‫أو‬ ،‫إشارة‬ ‫والتي‬ ‫تت‬ ‫خذ‬ ‫أي‬ ‫مبارش‬ ‫بطريق‬ ‫استخدامها‬ ‫ويمكن‬ ‫األشكال‬ ‫من‬ ‫شكل‬ ‫أو‬ ‫مبارش‬ ‫غري‬ ‫يف‬ ‫حاسب‬ ‫إىل‬ ‫أل‬ ‫داء‬ ‫وظيفة‬ ‫أو‬ ‫والتعليامت‬ ‫األوامر‬ ‫هذه‬ ‫كانت‬ ‫سواء‬ ‫نتيجة‬ ‫حتقيق‬ ‫يف‬ ‫شكلها‬ ‫األصيل‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫يف‬ ‫أي‬ ‫احلاسب‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫فيه‬ ‫تظهر‬ ‫آخر‬ ‫شكل‬ ‫اآليل‬ " . ( 158 ) ً:‫ًا‬‫ي‬‫ثان‬ ًًًًًًً ‫قاعدةًالبيانات‬ ً " ‫أي‬ ‫باالبتكار‬‫يتميز‬‫للبيانات‬‫جتميع‬ ‫يف‬ ‫والعرض‬‫الرتتيب‬ ‫أو‬ ‫يعكس‬ ‫جمهود‬ ‫ا‬ ‫شخصي‬ ‫ا‬ ‫جدير‬ ‫ا‬ ‫بلغة‬ ‫التجميع‬ ‫هذا‬ ‫كان‬ ‫سواء‬ ‫باحلامية‬ ‫أو‬ ‫رمز‬ ‫أو‬ ‫بأي‬ ‫خمزن‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫عىل‬ ‫آخر‬ ‫شكل‬ ‫ا‬ ‫وقابال‬ ‫اآليل‬ ‫احلاسب‬ ‫بواسطة‬ ‫بواسطته‬ ‫لالسرتجاع‬ ‫أو‬ ‫وسيلة‬ ‫بأية‬ ‫إلكرتون‬ ‫ي‬ ‫ة‬ ‫أخرى‬ " . ( 159 ) ‫الوثائق‬ ‫فإن‬ ‫السابقة‬ ‫التعريفات‬ ‫ومن‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫ا‬ ‫إل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫املصنفات‬ ‫ضمن‬ ‫من‬ ‫تدخل‬ ‫التي‬ ‫احلامية‬ ‫الفكرية‬ ‫امللكية‬ ‫حقوق‬ ‫محاية‬ ‫قانون‬ ‫هلا‬ ‫يكفل‬ . (158) ،‫الفكرية‬ ‫امللكية‬ ‫محاية‬ ‫قانون‬ ‫من‬ ‫الثالث‬ ‫للكتاب‬ ‫التنفيذية‬ ‫الالئحة‬ :‫الرسمية‬ ‫اجلريدة‬ ‫العدد‬ 12 ‫مارس‬ ،‫مكرر‬ 2005 . (159) .‫السابق‬ ‫املرجع‬
  • 114. 98 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ( ‫املادة‬ ‫نصت‬ ‫وقد‬ 140 ‫القانون‬ ‫من‬ ) ‫أنه‬ ‫عىل‬ : " ‫حقوق‬ ‫القانون‬ ‫هذا‬ ‫بحامية‬ ‫تتمتع‬ ‫اآلتية‬ ‫املصنفات‬ ‫خاص‬ ‫وبوجه‬ ‫والفنية‬ ‫األدبية‬ ‫مصنفاهتم‬ ‫عىل‬ ‫املؤلفني‬ : ( 1 ) ‫والكت‬ ‫الكتب‬ ‫املكتوبة‬ ‫املصنفات‬ ‫من‬ ‫وغريها‬ ‫والنرشات‬ ‫واملقاالت‬ ‫يبات‬ . ( 2 ) ‫احلاسب‬ ‫برامج‬ ‫اآليل‬ . ( 3 ) ‫احلاسب‬ ‫من‬ ‫مقروءة‬ ‫كانت‬ ‫سواء‬ ‫البيانات‬ ‫قواعد‬ ‫اآليل‬ ‫أو‬ ‫غريه‬ . ( 4 ) ‫مسجلة‬ ‫كانت‬ ‫إذا‬‫أخرى‬‫شفوية‬ ‫مصنفات‬ ‫وأية‬ ‫واملواعظ‬ ‫واخلطب‬ ‫املحارضات‬ ‫والتمثيل‬ ‫املوسيقية‬ ‫والتمثيليات‬ ‫التمثيلية‬ ‫املصنفات‬ ‫الصامت‬ ( ‫البانت‬ ‫وميم‬ ) . ( 5 ) ‫والبرصية‬ ‫السمعية‬ ‫املصنفات‬ . ( 6 ) ‫باأللفاظ‬ ‫املقرتنة‬ ‫املوسيقية‬ ‫املصنفات‬ ‫أو‬ ‫هبا‬ ‫مقرتة‬ ‫غري‬ . ( 7 ) ‫العامرة‬ ‫مصنفات‬ . ( 8 ) ‫واأللوا‬ ‫باخلطوط‬ ‫الرسم‬ ‫مصنفات‬ ‫ن‬ ‫وعىل‬ ‫احلجر‬ ‫عىل‬ ‫والطباعة‬ ‫والنحت‬ ‫مماثلة‬ ‫مصنفات‬ ‫وأية‬ ‫األقمشة‬ ‫يف‬ ‫اجلميلة‬ ‫الفنون‬ ‫جمال‬ . ( 9 ) ‫يامثلها‬ ‫وما‬ ‫الفوتوغرافية‬ ‫املصنفات‬ ( 10 ) ‫الفن‬ ‫مصنفات‬ ‫التطبيقي‬ ‫والتشكييل‬ . ( 11 ) ‫التخطيطية‬ ‫والرسومات‬ ‫اجلغرافية‬ ‫واخلرائط‬ ‫التوضيحية‬ ‫الصور‬ ( ‫ا‬ ‫ال‬ ‫باجلغرافيا‬ ‫املتعلقة‬ ‫األبعاد‬ ‫الثالثية‬ ‫واملصنفات‬ )‫سكتشات‬ .
  • 115. ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ :‫األول‬ ‫الفصل‬ 99 ( 12 ) ‫للمصنفات‬ ‫املقررة‬ ‫باحلامية‬ ‫اإلخالل‬ ‫دون‬ ‫وذلك‬ ‫املشتقة‬ ‫املصنفات‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫منها‬ ‫اشتقت‬ . ‫مبتكر‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫املصنف‬ ‫عنوان‬ ‫احلامية‬ ‫وتشمل‬ ‫ا‬ (. 160 ) ( ‫املادة‬ ‫نصت‬ ‫قد‬ 140 ‫رقم‬ ‫القانون‬ ‫من‬ ) 82 ‫لسنة‬ 2002 ‫كال‬ ‫أن‬ ‫عىل‬ ‫من‬ : ‫برامج‬ ‫احلاسب‬ ‫اآليل‬ ، ‫و‬ ‫احلاسب‬ ‫من‬ ‫مقروءة‬ ‫كانت‬ ‫سواء‬ ‫البيانات‬ ‫قواعد‬ ‫اآليل‬ ‫أو‬ ‫غري‬ ‫ه‬ ‫تدخل‬ ‫من‬ ‫املصنفات‬ ‫ضمن‬ ‫التي‬ ‫القانون‬ ‫يشملها‬ ‫و‬ ‫بحام‬ ‫تتمتع‬ ‫يته‬ ، ‫بالنظر‬ ‫ألنه‬ ‫إىل‬ ‫الو‬ ‫ثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫و‬ ‫نظم‬ ‫طبيعة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وبنائه‬ ‫طبيعتها‬ ‫أن‬ ‫نجد‬ ‫فإننا‬ ‫ا‬ ‫ومكوناهت‬ ‫تعتمد‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫احلاسب‬ ‫وبرامج‬ ‫أجهزة‬ ‫عىل‬ ‫األساس‬ ‫اآليل‬ . ‫ا‬‫أيض‬ ‫الوثائق‬ ‫ختزين‬ ‫عمليات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫تعتمد‬ ‫لالسرتجاع‬ ‫وإتاحتها‬ ‫وإدارهتا‬ ‫عىل‬ ‫قواعد‬ ‫برامج‬ ‫البيانات‬ . ‫الوثائق‬ ‫فإن‬ ‫لذلك‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫أ‬ ‫ي‬ ‫تكون‬ ‫جهة‬ ‫املصنفات‬ ‫ضمن‬ ‫التي‬ ‫وه‬ ‫الفكرية‬ ‫امللكية‬ ‫حقوق‬ ‫محاية‬ ‫قانون‬ ‫هلا‬ ‫يكفل‬ ‫ي‬ ‫ت‬ ‫بذلك‬ ‫ملك‬ ‫عد‬ ‫ا‬ ‫للجهة‬ ‫التي‬ ‫النظام‬ ‫تستخدم‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫يف‬ ‫حيق‬ ‫وال‬ ‫أعامهلا‬ ‫ألي‬ ‫شخص‬ ‫أو‬ ‫اس‬ ‫جهة‬ ‫تخدام‬ ‫أو‬ ‫استغالل‬ .‫النظام‬ ‫مالكة‬ ‫اجلهة‬ ‫من‬ ‫مسبق‬ ‫إذن‬ ‫دون‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ●●● (160) ‫رقم‬ ‫القانون‬ :‫الرسمية‬ ‫اجلريدة‬ 82 ‫لسنة‬ 2002 ‫بإصدار‬ ‫العدد‬ ،‫الفكرية‬ ‫امللكية‬ ‫حقوق‬ ‫قانون‬ 22 ‫يونيو‬ ،‫مكرر‬ 2002 .
  • 117. - 101 – ‫الثاني‬ ‫الفصل‬ : ‫و‬ ‫سياسات‬ ‫إ‬ ‫جواءات‬ ‫حفظ‬ ‫و‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫في‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لتتوون‬ ‫ية‬ ‫بنظم‬ ‫الوثائق‬ ‫حفظ‬ ‫مرطلبات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫عملية‬ ‫تعتمد‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ح‬ ‫متطلبات‬ ‫حتديد‬ ‫عملية‬ ‫عىل‬ ‫فظ‬ ‫ضامن‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫بالنظام‬ ‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫الصحيح‬ ‫باألسلوب‬ ‫النظم‬ ‫هبذه‬ ‫الوثائق‬ ، ‫وي‬ ‫اتباع‬ ‫تم‬ ‫أفضل‬‫أجل‬‫من‬‫احلفظ‬‫عمليات‬‫واحتياجات‬‫متطلبات‬‫حتديد‬‫اجل‬‫من‬‫اخلطوات‬‫بعض‬ ‫إ‬ ‫دارة‬ ‫للنظام‬ ، ‫كلها‬ ‫تطبيقها‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫اخلطوات‬ ‫هذه‬ ‫أو‬ ‫جهة‬ ‫كل‬ ‫ظروف‬ ‫حسب‬ ‫بعضها‬ ، ‫تتم‬ ‫ثل‬ ‫اخلطوات‬ ‫هذه‬ ‫يف‬ ‫اآليت‬ : ‫اخلطوةًاألوىل‬ ً: ‫الدراسةًاملبدئية‬ ً Preliminary investigation ‫هذه‬ ‫من‬ ‫الغرض‬ ‫إن‬ ‫توليد‬ ‫هو‬ ‫اخلطوة‬ ‫القانونية‬ ‫البيئة‬ ‫عن‬ ‫معرفة‬ ‫و‬ ‫اإلدارية‬ ‫والضعف‬ ‫القوة‬ ‫مواطن‬ ‫عن‬ ‫عامة‬ ‫نظرة‬ ‫إلعطاء‬ ‫باجلهة‬ ‫اخلاصة‬ ‫واالقتصادية‬ ‫يف‬ ‫عمليات‬ ‫إدارة‬ ‫باجلهة‬ ‫الوثائق‬ ، ‫دراسة‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫عليها‬ ‫احلصول‬ ‫يمكن‬ ‫املعلومات‬ ‫هذه‬ ‫ومعظم‬
  • 118. 102 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫مثل‬ ‫املوجودة‬ ‫الوثائق‬ : ‫باملنظمة‬ ‫العالقة‬ ‫ذات‬ ‫القوانني‬ ، ‫خ‬ ‫العمل‬ ‫طط‬ ، ‫اإلدار‬ ‫التقارير‬ ‫ية‬ ‫الداخلية‬ ‫التنظيمية‬ ‫والتعليامت‬ . ( 161 ) ‫قد‬ ‫األرشيفية‬ ‫االعتبارات‬ ‫أن‬ ‫من‬ ‫يتأكدوا‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫الوثائق‬ ‫أخصائيى‬ ‫فإن‬ ‫وهلذا‬ ‫وضعت‬ ‫يف‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫خاص‬ ‫وبشكل‬ ‫باجلهة‬ ‫الوثائق‬ ‫لوضع‬ ‫عام‬ ‫تصور‬ ‫وضع‬ ‫عند‬ ‫احلسبان‬ ‫بخصوص‬ ‫مالحظاهتم‬ ‫يسجلوا‬ :  ‫إل‬ ‫القانونية‬ ‫اللوائح‬ ‫دارة‬ ‫واألرشيفات‬ ‫الوثائق‬ .  ‫نظم‬ ‫باستخدام‬ ‫املهتمني‬ ‫باجلهة‬ ‫املسئولني‬ ‫نظر‬ ‫وجهات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ . ‫ملسئويل‬ ‫نفع‬ ‫ذات‬ ‫ولكنها‬ ‫مهملة‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫املرحلة‬ ‫هذه‬ ‫إن‬ ‫وأخصائيي‬ ‫الطويل‬ ‫املدى‬ ‫عىل‬ ‫الوثائق‬ ‫لفهم‬ ‫الوثائق‬ . ( 162 ) ‫اخلطوةًالثانية‬ ً: ً‫حتليلًأنشطة‬ ‫العم‬ ً‫ل‬ Analysis of business activities ً ‫اجلهة‬ ‫ونشاطات‬ ‫لوظائف‬ ‫ووصف‬ ‫هيكلية‬ ‫نظرة‬ ‫تقدم‬ ‫اخلطوة‬ ‫هذه‬ ، ‫وعملية‬ ‫حتتاج‬ ‫التحليل‬ ‫إىل‬ ‫العمل‬ ‫خالل‬ ‫الوثائق‬ ‫عمر‬ ‫من‬ ‫املختلفة‬ ‫املراحل‬ ‫ملعرفة‬ ‫عميقة‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ، ‫تنتج‬ ‫أين‬ ، ‫منتظمة‬ ‫بصفة‬ ‫تستقبل‬ ‫وأين‬ ، ‫الوثائق‬ ‫حتديد‬ ‫عىل‬ ‫ذلك‬ ‫يساعد‬ ‫وسوف‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫ينبغي‬ ‫االحتفاظ‬ ‫هبا‬ . ‫املستخدمة‬ ‫الوثائق‬ ‫نفس‬ ‫من‬ ‫الكثري‬ ‫إن‬ ‫يف‬ ‫السابقة‬ ‫اخلطوة‬ ‫والتي‬ ‫عال‬ ‫هلا‬ ‫النوع‬ ‫هبذا‬ ‫قة‬ ‫إضافة‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫إىل‬ ‫املستندات‬ ‫التي‬ ‫حتتوي‬ ‫ووص‬ ‫واخلرائط‬ ‫التنظيمية‬ ‫القواعد‬ ‫عىل‬ ‫ف‬ (161) International Council on Archives: Op.Cit. (162) Ibid.
  • 119. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 103 ‫الوضع‬ ‫مع‬ ‫التحليل‬ ‫يتضمنها‬ ‫وأن‬ ‫مجعها‬ ‫يتم‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫والعمليات‬ ‫النشاطات‬ ‫يف‬ ‫ا‬ ‫العتبار‬ ‫أن‬ ‫املعلومات‬ ‫التي‬ ‫يف‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫ينبغي‬ ‫أن‬ ‫املقابالت‬ ‫بواسطة‬ ‫منها‬ ‫والتحقق‬ ‫التأكد‬ ‫يتم‬ ‫ألهنا‬ ‫املستويات‬ ‫كافة‬‫عىل‬ ‫املوظفني‬ ‫مع‬ ‫الشخصية‬ ‫يف‬ ‫الواقع‬ ‫تعكس‬ ‫ال‬‫األحيان‬ ‫اغلب‬ ‫بشكل‬ ‫املنظامت‬ ‫عمل‬ ‫كيفية‬ ‫عن‬ ‫صحيح‬ . ( 163 ) ‫إطار‬ ‫تقدم‬ ‫اخلطوة‬ ‫هذه‬ ‫ا‬ ‫جيد‬ ‫ا‬ ‫ومفيد‬ ‫ا‬ ‫الوثائق‬ ‫لتنظيم‬ ، ‫والنشاطات‬ ‫فالوظائف‬ ‫وا‬ ‫ترتيبها‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫باجلهة‬ ‫اخلاصة‬ ‫ألعامل‬ ‫يف‬ ‫شكل‬ ‫بنائي‬ ‫و‬ ‫التي‬ ‫ت‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫ستخدم‬ ‫كبناء‬ ‫منطقي‬ ‫عىل‬ ‫إليها‬ ‫النظر‬ ‫املمكن‬ ‫ومن‬ ‫الوثائق‬ ‫حلفظ‬ ‫أهنا‬ ‫الطبيعية‬ ‫الطريقة‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫املنطقية‬ ‫اجلهة‬ ‫وأعامل‬ ‫نشاطات‬ ‫نتاج‬ ‫من‬ ‫ألهنا‬ ‫الوثائق‬ ‫لتنظيم‬ . ‫اخلطوةًالثالثة‬ ً: ‫حتديدًمتطلباتًالوثا‬ ‫ئق‬ Identification of Requirements ‫واضح‬ ‫بشكل‬ ‫هتدف‬ ‫اخلطوة‬ ‫هذه‬ ‫إىل‬ ‫حتديد‬ :  ‫أي‬ ‫هبا‬ ‫حيتفظ‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫نظام‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ب‬ ‫اجلهة‬  ‫وثائقها‬ ‫عىل‬ ‫اجلهة‬ ‫حتافظ‬ ‫ملاذا‬ ‫يف‬ ‫نظام‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ .  ‫املدة‬ ‫ما‬ ‫التي‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫عىل‬ ‫للحفاظ‬ ‫إليها‬ ‫حيتاج‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بالن‬ ‫ظام‬ . ‫لبيئة‬ ‫الدقيق‬ ‫التحليل‬ ‫عىل‬ ‫وأسايس‬ ‫مبارش‬ ‫بشكل‬ ‫تعتمد‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫القرارات‬ ‫هذه‬ ‫إن‬ ‫العمل‬ ‫سري‬ ‫واحتياجات‬ ‫اجلهة‬ . ( 164 ) ‫اخلطوة‬ ‫هذه‬ ‫تعد‬ ‫الوثائق‬ ‫شكل‬ ‫عن‬ ‫مستقلة‬ ‫أو‬ ،‫عليه‬ ‫املحفوظة‬ ‫الوسيط‬ ‫فهي‬ ‫تركز‬ ‫باجلهة‬ ‫والعمليات‬ ‫األنشطة‬ ‫عىل‬ ‫فقط‬ ، ‫فالقوانني‬ ‫والترشيعات‬ ‫يف‬ ‫ال‬ ‫بعض‬ ‫دو‬ ‫تتضمن‬ ‫ال‬ ‫ل‬ (163) Ibid. (164) Ibid.
  • 120. 104 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫والعاملون‬ ‫كامل‬ ‫بشكل‬ ‫اآلن‬ ‫حتى‬ ‫يف‬ ‫حيتاجون‬ ‫الوثائق‬ ‫جمال‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫التأكد‬ ‫السياق‬ ‫من‬ ‫دقة‬ ‫بكل‬ ‫القانوين‬ ‫جلهاهتم‬ ‫القانونية‬ ‫والقواعد‬ ‫وينبغي‬ ‫االستعان‬ ‫عليهم‬ ‫ة‬ ‫القانونيني‬ ‫باملستشارين‬ ‫يف‬ ‫الشأن‬ ‫هذا‬ . ( 165 ) ‫بالوثائق‬‫لالعرتاف‬‫ترشيعاهتا‬‫كيفت‬‫الدول‬‫من‬‫العديد‬‫أن‬‫نجد‬‫املاضية‬‫السنوات‬‫وىف‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫نظم‬ ‫مع‬ ‫املستخدمة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫إثبات‬ ‫كدليل‬ ، ‫وعىل‬ ‫حال‬ ‫أية‬ ‫فإهنم‬ ‫يف‬ ‫يرتكوهنا‬ ‫األحيان‬ ‫اغلب‬ ‫إىل‬ ‫الوثائق‬ ‫وسالمة‬ ‫أصالة‬ ‫إلثبات‬ ‫املتخصصني‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫التي‬ ‫ية‬ ‫للمح‬ ‫ختضع‬ ‫كمة‬ . ‫من‬ ‫سيكون‬ ‫فإنه‬ ‫واملالية‬ ‫املحاسبية‬ ‫لألسباب‬ ‫وبالنسبة‬ ‫الرضوري‬ ‫املحا‬ ‫عىل‬ ‫فظة‬ ‫حمدودة‬ ‫لفرتة‬ ‫األقل‬ ‫عىل‬ ‫العمل‬ ‫ونشاطات‬ ‫بأداء‬ ‫املتعلقة‬ ‫الوثائق‬ ، ‫وعىل‬ ‫مديري‬ ‫ا‬ ‫لوثائق‬ ‫املعلومات‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫أمهية‬ ‫هلا‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫هبا‬ ‫املحتفظ‬ ‫الوثائق‬ ‫أن‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫الت‬ ‫ي‬ ‫حتوهيا‬ ‫البعيد‬ ‫املدى‬ ‫عىل‬ ‫مفهومة‬ ‫وأهنا‬ . ‫التالية‬ ‫األسئلة‬ ‫عىل‬ ‫اإلجابة‬ ‫جيب‬ ‫اخلطوة‬ ‫هذه‬ ‫من‬ ‫وكجزء‬ :  ‫الوثائق‬ ‫كل‬ ‫هل‬ ‫التي‬ ‫هبا‬ ‫العمل‬ ‫ونشاطات‬ ‫املنظمة‬ ‫أعامل‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫أنتجت‬ ‫جيب‬ ‫االحتفاظ‬ ‫هبا؟‬ ‫والنشاطات‬ ‫املختلفة‬ ‫األعامل‬ ‫بني‬ ‫التمييز‬ ‫يتم‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫السؤال‬ ‫هذا‬ ‫عىل‬ ‫ولإلجابة‬ ‫باجلهة‬ ‫أي‬ ‫حتديد‬ ‫نستطيع‬ ‫بذلك‬ ‫القيام‬ ‫وعند‬ ‫ا‬ ‫بالنظام‬ ‫للحفظ‬ ‫يصلح‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫من‬ .  ‫إصدارات‬ ‫ما‬ ‫أو‬ ‫الوثائق‬ ‫نسخ‬ ‫التي‬ ‫هبا‬ ‫االحتفاظ‬ ‫جيب‬ ‫؟‬ (165) Ibid.
  • 121. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 105  ‫التغيريات‬ ‫ما‬ ‫التي‬ ‫الوثائق‬ ‫عىل‬ ‫طرأت‬ ‫والتي‬ ‫التع‬ ‫مع‬ ‫هبا‬ ‫االحتفاظ‬ ‫جيب‬ ‫ريف‬ ‫بع‬ ‫قام‬ ‫بمن‬ ‫التغيري‬ ‫هذا‬ ‫وتوقيت‬ ‫التغيري‬ ‫ملية‬ ‫؟‬ . ( 166 ) ‫الوثائق‬ ‫مسئولو‬ ‫يساعد‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫يف‬ ‫النقطة‬ ‫هذه‬ ‫ختص‬ ‫مالئمة‬ ‫معايري‬ ‫حتديد‬ ، ‫تشمل‬ ‫املعايري‬ ‫هذه‬ :  ‫املسئوليات‬‫وتوزيع‬‫الداخلية‬‫املهام‬ ، ‫املسئوليات‬‫كانت‬‫فإذا‬ ‫يف‬ ‫اجله‬ ‫حمددة‬‫غري‬‫ة‬ ‫فينبغي‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫أنتج‬ ‫عمن‬ ‫والربهان‬ ‫الدليل‬ ‫الوثائق‬ ‫تقدم‬ ‫أن‬ ‫أو‬ ‫س‬ ‫اهم‬ ‫يف‬ ‫إنشائها‬ ، ‫وما‬ ‫هي‬ ‫ال‬ ‫تعديالت‬ ‫التي‬ ‫الوثيقة‬ ‫هذه‬ ‫عىل‬ ‫متت‬ .  ‫القرارات‬ ‫صنع‬ ‫بعملية‬ ‫املتعلقة‬ ‫املعلومات‬ ، ‫فاإلصدارات‬ ‫أو‬ ‫املخت‬ ‫النسخ‬ ‫لفة‬ ‫اهلامة‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫التي‬ ‫استخدمت‬ ‫أو‬ ‫القرارات‬ ‫اختاذ‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫فحصها‬ ‫تم‬ ‫اخلصوص‬ ‫بوجه‬ ‫اختيارها‬ ‫تم‬ ‫وملاذا‬ . ( 167 ) ‫سو‬ ‫ألنه‬ ‫منظم‬ ‫بشكل‬ ‫األسئلة‬ ‫هذه‬ ‫عىل‬ ‫اإلجابة‬ ‫توثق‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫إليها‬ ‫حيتاج‬ ‫ف‬ ‫يف‬ ‫لنظم‬ ‫الوظيفي‬ ‫والبناء‬ ‫العمل‬ ‫قواعد‬ ‫عىل‬ ‫وتنعكس‬ ‫التطبيق‬ ‫مرحلة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ ‫جد‬ ‫مهمة‬ ‫اإلجابات‬ ‫هذه‬ ‫ا‬ ‫للمراجعة‬ ‫بالنسبة‬ ‫أو‬ ‫القانونية‬ ‫والنواحي‬ ‫التدقيق‬ ، ‫أ‬ ‫ا‬‫يض‬ ‫احلاجة‬ ‫عند‬ ‫إىل‬ ‫بالنظام‬ ‫حيفظ‬ ‫لن‬ ‫وأهيا‬ ‫حتفظ‬ ‫سوف‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫أيا‬ ‫تقرير‬ . ‫وعىل‬ ‫مسئويل‬ ‫اختاذ‬ ‫قبل‬ ‫للوثائق‬ ‫تقييم‬ ‫بعمل‬ ‫يقوموا‬ ‫أن‬ ‫الوثائق‬ ‫أي‬ ‫ق‬ ‫لالحتفاظ‬ ‫رار‬ ‫هبا‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ (166) Ibid. (167) Ibid.
  • 122. 106 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫طويلة‬ ‫ملدد‬ ‫هبا‬ ‫واملحتفظ‬ ‫املخزنة‬ ‫للوثائق‬ ‫أساسية‬ ‫خصائص‬ ‫أربعة‬ ‫وهناك‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ :  ‫األصالة‬ AUTHENTICITY .  ‫الثقة‬ RELIABILITY .  ‫السالمة‬ INTEGRITY .  ‫لالستخدام‬ ‫القابلية‬ USABILITY . ‫وتأ‬ ‫ضامن‬ ‫ويمكن‬ ‫إذا‬ ‫والسالمة‬ ‫والثقة‬ ‫األصالة‬ ‫كيد‬ :  .‫تأمينه‬ ‫بعنارص‬ ‫النظام‬ ‫جتهيز‬ ‫تم‬  ‫الوصول‬ ‫عمليات‬ ‫عىل‬ ‫السيطرة‬ ‫إىل‬ ‫الوثائق‬ .  ‫بحدوث‬ ‫السامح‬ ‫عدم‬ ‫أي‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ‫عىل‬ ‫تغيريات‬ .  ‫الوثائق‬ ‫مجيع‬ ‫ربط‬ ‫التي‬ ‫تشرتك‬ ‫يف‬ ‫البعض‬ ‫ببعضها‬ ‫واحد‬ ‫موضوع‬ . ‫يضاف‬ ‫إىل‬ ‫وثيقة‬‫بكل‬‫املتعلقة‬‫البيانات‬‫توفر‬‫رضورة‬‫ذلك‬ ، ‫سبيل‬‫عىل‬ ‫املثال‬ : ‫البيانات‬ ‫بالدخول‬ ‫قام‬ ‫بمن‬ ‫اخلاصة‬ ‫إىل‬ ‫معينة‬ ‫وثيقة‬ ‫واستخدام‬ ‫النظام‬ ، ‫أو‬ ‫الدخول‬ ‫توقيت‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫وثيقة‬ ‫معينة‬ ، ‫من‬‫هبا‬‫املتعلقة‬‫والبيانات‬‫الوثائق‬ ‫محاية‬‫إمكانية‬‫مع‬ ‫أي‬ ‫تغيريات‬ ‫يرا‬‫قد‬ ‫إضافتها‬‫د‬ . ( 168 ) ‫منها‬ ‫التأكد‬ ‫فيمكن‬ ‫لالستخدام‬ ‫الوثائق‬ ‫قابلية‬ ‫ضامن‬ ‫أما‬ ‫عن‬ ‫البيانات‬ ‫أشارت‬ ‫إذا‬ ‫الوثائق‬ ‫إىل‬ ‫اسم‬ ‫احلصو‬ ‫كيفية‬‫وحتديد‬ ‫وثيقة‬ ‫كل‬‫بيانات‬ ‫وصيغة‬ ‫ل‬ ‫والت‬ ‫عليها‬ ‫األخرية‬ ‫غيريات‬ (168) Ibid.
  • 123. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 107 ‫التي‬ ‫إضافة‬ ‫عليها‬ ‫طرأت‬ ‫إىل‬ ‫أنه‬ ‫ينبغي‬ ‫البيانات‬ ‫تسجل‬ ‫أن‬ ‫أي‬ ‫شكل‬ ‫عىل‬ ‫تغيريات‬ ‫الوثائق‬ . ( 169 ) ‫التحوي‬ ‫بإجراءات‬ ‫للقيام‬ ‫بانتظام‬ ‫الوثائق‬ ‫أشكال‬ ‫ومراقبة‬ ‫ل‬ ‫للوثائق‬ ‫بأمان‬ ‫غري‬ ‫اجلديدة‬ ‫الربامج‬ ‫مع‬ ‫كامل‬ ‫بشكل‬ ‫املتوافقة‬ ، ‫ختزينها‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫بيانات‬ ‫كل‬ ‫وان‬ ‫يف‬ ‫هامة‬ ‫خصائص‬ ‫فقدان‬ ‫بدون‬ ‫مفتوحة‬ ‫حفظ‬ ‫أشكال‬ ‫أو‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫رضورية‬ . ‫املتطلبات‬ ‫حتديد‬ ‫عملية‬ ‫فإن‬ ‫حال‬ ‫كل‬ ‫وعىل‬ ‫التي‬ ‫جوهرية‬ ‫عملية‬ ‫هبا‬ ‫القيام‬ ‫يتم‬ ‫وأساسية‬ ‫فهي‬ ‫ملحوظتني‬ ‫فائدتني‬ ‫توفر‬ :  ‫والتقييم‬ ‫االحتفاظ‬ ‫خلطط‬ ‫الرضورية‬ ‫املعلومات‬ ‫توفر‬ ‫أهنا‬ ‫األرشيفي‬  ‫يعالج‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫املعقدة‬ ‫العمل‬ ‫لنشاطات‬ ‫الصحيح‬ ‫التحليل‬ ‫أي‬ ‫ظهورها‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫مشكالت‬ ‫يف‬ ‫وقت‬ ‫الحق‬ ، ‫يوضح‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫ومن‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫أي‬ ‫ا‬ ‫اإلدارات‬ ‫من‬ ‫أو‬ ‫املشكالت‬ ‫لكل‬ ‫املركزي‬ ‫والتنسيق‬‫بالتعاون‬‫يقوم‬ ‫األقسام‬ ‫واحلاالت‬ ‫التي‬ ‫العميل‬ ‫نشاطها‬ ‫خالل‬ ‫تظهر‬ (. 170 ) ‫والرضورية‬ ‫اهلامة‬ ‫الوثائق‬ ‫كل‬ ‫لدهيا‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫اإلدارات‬ ‫وهذه‬ ‫يف‬ ‫أماكن‬ ‫عليها‬ ‫يطلق‬ ‫خاصة‬ ( ‫األساسية‬ ‫امللفات‬ ) ، ‫اإلدارات‬ ‫فإن‬ ‫لذا‬ ‫أو‬ ‫تكون‬ ‫ال‬ ‫األخرى‬ ‫األقسام‬ ‫يف‬ ‫حاجة‬ ‫إىل‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫حتفظ‬ ‫أن‬ ‫يف‬ ‫احلالة‬ ‫هذه‬ . (169) Ibid. (170) Ibid. - Duranti, Luciana: Reliability and Authenticity: The Concepts and their Implications. Archivaria, 39, 1995, p.9.
  • 124. 108 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫اخلطوةًالرابعة‬ ً: ً‫التقييم‬ ً‫األرشيفي‬ ARCHIVAL APPRAISAL ً ‫أي‬ ‫تقرير‬ ‫هو‬ ‫اخلطوة‬ ‫هذه‬ ‫من‬ ‫الغرض‬ ‫إن‬ ‫ا‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫ينبغي‬ ‫طوي‬ ‫ملدد‬ ‫به‬ ‫االحتفاظ‬ ‫لة‬ ‫بالنظام‬ ، ‫مصطلح‬ ‫يشري‬ ‫وكام‬ " ‫التقييم‬ ‫األرشيفي‬ " ‫قي‬ ‫عن‬ ‫الكشف‬ ‫يتم‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫فإنه‬ ‫هذه‬ ‫مة‬ ‫املستقبلية‬ ‫لألغراض‬ ‫الوثائق‬ ‫وينبغي‬ ‫التقيي‬ ‫هلذا‬ ‫مستندة‬ ‫االحتفاظ‬ ‫قرارات‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫ومن‬ ‫م‬ ‫بالوثائق‬ ‫يتعلق‬ ‫فيام‬ ‫هامتني‬ ‫نقطتني‬ ‫مالحظة‬ ‫اجلدير‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ :  ‫من‬ ‫فإنه‬ ‫جديدة‬ ‫نظم‬ ‫تأسيس‬ ‫عند‬ ‫الرضوري‬ ‫الوثائق‬ ‫كانت‬ ‫إذا‬ ‫ما‬ ‫معرفة‬ ‫الت‬ ‫ي‬ ‫سو‬ ‫أرشيفية‬‫قيمة‬‫هلا‬‫النظام‬‫هذا‬‫خالل‬‫من‬ ‫تستخدم‬‫ف‬ ‫أم‬ ‫فرتات‬‫قبل‬‫وذلك‬‫ال‬ ‫والتطبيق‬ ‫التصميم‬ .  ‫كثري‬ ‫فإن‬ ‫أرشيفية‬ ‫قيمة‬ ‫هلا‬ ‫يكن‬ ‫مل‬ ‫إذا‬ ‫ا‬ ‫هناك‬ ‫يكون‬ ‫لن‬ ‫احلفظ‬ ‫متطلبات‬ ‫من‬ ‫النظام‬ ‫تصميم‬ ‫عند‬ ‫إليها‬ ‫حاجة‬ ، ‫فالوثائق‬ ‫التي‬ ‫جي‬ ‫ال‬ ‫أرشيفية‬ ‫قيمة‬ ‫هلا‬ ‫ليس‬ ‫ب‬ ‫الالز‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫حفظها‬ ‫م‬ . ( 171 ) ‫اختا‬ ‫إن‬ ‫فعلي‬ ‫موجودة‬ ‫أنظمة‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫عند‬ ‫صعبة‬ ‫عملية‬ ‫التقييم‬ ‫قرارات‬ ‫ذ‬ ‫ا‬ ، ‫إن‬ ‫أي‬ ‫باملنظمة‬ ‫املختلفة‬ ‫والعمليات‬ ‫النشاطات‬ ‫حتليل‬ ‫عىل‬ ‫يعتمد‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫األنظمة‬ ‫هلذه‬ ‫تقويم‬ ، ‫األوىل‬ ‫التحليل‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫التقييم‬ ‫فعملية‬ ‫والذي‬ ‫يتضمن‬ :  ‫الوثائق‬ ‫تقويم‬ ‫التي‬ ‫واألعامل‬ ‫واألنشطة‬ ‫الوظائف‬ ‫حتليل‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫إنتاج‬ ‫وإمكانيات‬ ‫و‬ ‫تسمى‬ ‫النظرة‬ ‫هذه‬ " ‫الكبري‬ ‫التقييم‬ " ، ‫الوثائق‬ ‫التي‬ ‫مسبق‬ ‫تقييمها‬ ‫تم‬ ‫ا‬ ‫أرشيفية‬ ‫قيمة‬ ‫هلا‬ ‫أن‬ ‫عىل‬ ‫يف‬ ‫شك‬ ‫الورقي‬ ‫لها‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫أرشيفية‬ ‫وثائق‬ ‫يصبحون‬ ‫يف‬ ‫شكلهم‬ ‫اإللكرتوين‬ . (171) International Council on Archives: Op.Cit.
  • 125. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 109  ‫التقييم‬‫قرارات‬‫ومراجعة‬‫التحقق‬ ‫أمر‬ ‫رضوري‬ ‫السيئة‬‫احلفظ‬‫نظم‬‫بعض‬‫أن‬‫إذ‬ ‫والتي‬ ‫احلس‬ ‫ناحية‬ ‫من‬ ‫ضعف‬ ‫لدهيا‬ ‫يكون‬ ‫باحلفظ‬ ‫خاصة‬ ‫وظائف‬ ‫هلا‬ ‫يكون‬ ‫األرشيفي‬ ‫الوثائق‬ ‫بتقويم‬ ‫املتعلق‬ . ‫التقييم‬‫عمليات‬‫من‬‫بعناية‬ ‫التحقق‬ ‫فإن‬‫لذلك‬ ‫األرشيفي‬ ‫ا‬‫من‬ ‫ألنه‬‫للغاية‬‫هام‬ ‫ملحتمل‬ ‫الوثائق‬ ‫بني‬ ‫وروابط‬ ‫عالقات‬ ‫وجود‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وبع‬ ‫خالل‬ ‫الروابط‬ ‫هذه‬ ‫إغفال‬ ‫وعند‬ ‫ضها‬ ‫ملحوظ‬ ‫بشكل‬ ‫تقل‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫لالستخدام‬ ‫الوثائق‬ ‫وقابلية‬ ‫مصداقية‬ ‫فإن‬ ‫التقييم‬ ‫عملية‬ ‫املعلومات‬ ‫كانت‬ ‫إذا‬ ‫االرتباطية‬ ‫موجودة‬ ‫غري‬ . ( 172 ) ‫االرتباطات‬ ‫لفقدان‬ ‫املخاطرة‬ ‫إن‬ ‫أو‬ ‫الوثائق‬ ‫بني‬ ‫األساسية‬ ‫العالقات‬ ‫اإل‬ ‫لك‬ ‫رتون‬ ‫ية‬ ‫حيتاج‬ ‫وبعضها‬ ‫إىل‬ ‫املعطى‬ ‫الوثائق‬ ‫نظام‬ ‫ضمن‬ ‫دقيق‬ ‫مستوى‬ ‫عىل‬ ‫تقويم‬ ‫عمل‬ . ‫لألرشفة‬ ‫بالنسبة‬ ‫البيانات‬ ‫حجم‬ ‫يأيت‬ ‫يف‬ ‫ت‬ ‫هو‬ ‫أمهية‬ ‫واألكثر‬ ‫الثانية‬ ‫املرتبة‬ ‫كاليف‬ ‫االستثامر‬ ‫التقني‬ ‫يف‬ ‫نظم‬‫فتكلفة‬‫والصيانة‬‫التحويل‬‫عمليات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫تتعلق‬ ‫وليس‬ ‫الوثائق‬ ‫وأشكال‬ ‫أنواع‬ ‫بعدد‬ ‫أسايس‬ ‫بشكل‬ ‫للوثائق‬ ‫الكىل‬ ‫العدد‬ . ( 173 ) ‫اخلطوةًاخلامسة‬ ً: ‫تقييمًاألنظمةًاملوج‬ ‫ودة‬ ً ‫نظم‬ ‫تقييم‬ ‫بكيفية‬ ‫هتتم‬ ‫اخلطوة‬ ‫هذه‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫املوجودة‬ – ‫يف‬ ‫حالة‬ ‫وجودها‬ ‫باجلهة‬ - ‫مقارنة‬ ‫نظم‬‫لتطوير‬‫املستجدة‬‫باملتطلبات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ ‫ية‬ ‫وما‬ ‫هي‬ ‫الطويل‬ ‫املدى‬ ‫عىل‬ ‫لقيمتهم‬ ‫بالنسبة‬ ‫القرارات‬ ‫الختاذ‬ ‫الطرق‬ ‫أفضل‬ . (172) Ibid. (173) Ibid.
  • 126. 110 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫األرشيفات‬ ‫التي‬ ‫فعال‬ ‫دور‬‫هلا‬ ‫ليس‬ ‫يف‬ ‫إدارة‬ ‫عمل‬ ‫تؤدى‬ ‫وال‬ ‫باجلهة‬ ‫اجلارية‬ ‫الوثائق‬ ‫ها‬ ‫كام‬ ‫ينبغي‬ ‫نظم‬ ‫الستخدام‬‫تلجأ‬ ‫ما‬ ‫عادة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ف‬ ‫باجلهة‬ ‫املوجودة‬ ‫علي‬ ‫ا‬ ‫فقط‬ ‫تكون‬ ‫عندما‬ ‫يف‬ ‫غري‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫تكون‬ ‫عندما‬ ‫ذلك‬ ‫من‬ ‫واألسوأ‬ ‫حياهتا‬ ‫دورة‬ ‫هناية‬ ‫الوثائق‬ ‫مستخدمة‬ ‫يف‬ ‫األساس‬ ‫و‬ ‫فائدة‬ ‫ذات‬‫غري‬ ‫البيانات‬ ‫من‬ ‫بكمية‬ ‫حتتفظ‬ ‫أصبحت‬ ، ‫و‬ ‫احلالة‬ ‫هذه‬ ‫ىف‬ ‫استخالص‬ ‫الصعب‬ ‫من‬ ‫انه‬ ‫نجد‬ ‫أي‬ ‫وثائق‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫مهمة‬ ‫قيمة‬ ‫ذات‬ ‫تكون‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫من‬ ‫لتهجريها‬ ‫إىل‬ ‫يت‬ ‫بام‬ ‫املقرتح‬ ‫النظام‬ ‫من‬ ‫يكون‬ ‫وربام‬ ‫له‬ ‫املخطط‬ ‫النظام‬ ‫متطلبات‬ ‫مع‬ ‫امشى‬ ‫املستحيل‬ ‫أو‬ ‫جد‬ ‫املكلف‬ ‫ا‬ ‫بذلك‬ ‫القيام‬ ، ‫ولتتفاد‬ ‫ى‬ ‫عم‬ ‫الوثائق‬ ‫مسئولو‬ ‫عىل‬ ‫جيب‬ ‫ذلك‬ ‫ل‬ ‫النظم‬ ‫هلذه‬ ‫والتخطيط‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫عن‬ ‫املعلومات‬ ‫جلمع‬ ‫نظامية‬ ‫إجراءات‬ . ( 174 ) ‫فعلي‬ ‫املوجودة‬ ‫املعلومات‬ ‫نظم‬ ‫الكتشاف‬ ‫الطرق‬ ‫من‬ ‫العديد‬ ‫وهناك‬ ‫ا‬ ، ‫تتضمن‬ :  ‫املعلومات‬ ‫نظم‬ ‫ومسئولو‬ ‫الوثائق‬ ‫مسئولو‬ ‫بني‬ ‫استطالعات‬ ‫إجراء‬ ‫واالستبيانا‬ ‫االستطالعات‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫تظهر‬ ‫قد‬ ‫املطلوبة‬ ‫فاملعلومات‬ ‫ت‬ ، ‫هذه‬ ‫االستبيانا‬ ‫ت‬ ‫ينبغي‬ ‫آلخر‬ ‫وقت‬ ‫من‬ ‫تتكرر‬ ‫أن‬ ‫و‬ ‫نتائجهم‬ ‫ألن‬ ‫ذلك‬ ‫تعد‬ ‫ق‬ ‫ديمة‬ ‫الوقت‬ ‫بمرور‬  ‫ليس‬ ‫املنظمة‬ ‫كانت‬ ‫فإذا‬ ‫املشاركة‬ ‫نظام‬ ‫وتأسيس‬ ‫بناء‬ ‫للنظ‬ ‫فعالة‬ ‫نظرة‬ ‫هلا‬ ‫ام‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫النظرة‬ ‫هذه‬ ‫بتطوير‬ ‫هيتمون‬ ‫سوف‬ ‫القرار‬ ‫متخذو‬ ‫فإن‬ ‫املوجود‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫هلم‬ ‫رشكاء‬ ‫إجياد‬ ‫عىل‬ ‫قادرين‬ ‫الوثائق‬ ‫مسئولو‬ ‫نجد‬ ‫ثم‬ ‫ومن‬ ‫واألداء‬ ‫احلالية‬ ‫النظم‬ ‫لدعم‬ ‫اإلمكانات‬ ‫تعزيز‬ ‫أو‬ ‫هلا‬ ‫املخطط‬ . (174) Ibid.
  • 127. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 111 ‫من‬ ‫ليس‬ ‫انه‬ ‫نجد‬ ‫املرحلة‬ ‫هذه‬ ‫وىف‬ ‫الرضوري‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫أنواع‬ ‫بني‬ ‫نفرق‬ ‫أن‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫األنواع‬ ‫بعض‬ ‫تستثنى‬ ‫وال‬ ‫املعلومات‬ ‫نظم‬ ‫كل‬ ‫عىل‬ ‫تشتمل‬ ‫أن‬ ‫املهم‬ ‫من‬ ‫ولكن‬ ‫األنظمة‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫األخرى‬ ‫حتتوي‬ ‫وثائق‬ ‫تشكل‬ ‫معلومات‬ ‫عىل‬ ‫أو‬ ‫وثائق‬ ‫من‬ ‫جزء‬ . ( 175 ) ‫األنظم‬ ‫حتديد‬ ‫من‬ ‫الوحيد‬ ‫الغرض‬ ‫ة‬ ‫فعلي‬ ‫املوجودة‬ ‫ا‬ ‫واألنظم‬ ‫ة‬ ‫فق‬ ‫ليس‬ ‫هلا‬ ‫املخطط‬ ‫ط‬ ‫الكت‬ ‫ولكن‬‫طبيعتها‬‫شاف‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫إليها‬‫حيتاج‬ ‫قد‬‫والتي‬‫عنها‬‫املعلومات‬‫جلمع‬ ‫يف‬ ‫تالية‬‫خطوات‬ ، ‫مساعدة‬ ‫تكون‬ ‫قد‬ ‫التالية‬ ‫واألسئلة‬ ‫يف‬ ‫الصحيحة‬ ‫املعلومات‬ ‫عىل‬ ‫احلصول‬ :  ‫األشخاص‬ ‫من‬ ‫سواء‬ ‫املسئولون‬ ‫هم‬ ‫من‬ ‫أو‬ ‫اجلهات؟‬  ‫واملهام‬ ‫واألنشطة‬ ‫الوظائف‬ ‫ما‬ ‫التي‬ ‫النظام؟‬ ‫قبل‬ ‫من‬ ‫تدعم‬  ‫أي‬ ‫ا‬ ‫الوثائق؟‬ ‫عن‬ ‫تعرب‬ ‫املهام‬ ‫هذه‬ ‫من‬  ‫بني‬‫املتداخلة‬‫العالقات‬‫وما‬‫األنشطة؟‬‫نفس‬‫تساند‬‫أخرى‬‫أنظمة‬‫أي‬‫هناك‬‫هل‬ ‫املستخدمة‬ ‫املختلفة‬ ‫األنظمة‬ ‫يف‬ ‫واألنشطة؟‬ ‫العمليات‬ ‫نفس‬ ‫تنفيذ‬  ‫إليها؟‬ ‫الوصول‬ ‫وإتاحة‬ ‫وجتهيزها‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫حفظ‬ ‫تم‬ ‫كيف‬ ‫ب‬ ‫الواضحة‬ ‫للحقيقة‬ ‫اخلاص‬ ‫االنتباه‬ ‫إعطاء‬ ‫وجيب‬ ‫أ‬ ‫ن‬ ‫أكثر‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫الورقية‬ ‫األساسية‬ ‫بأنظمتها‬ ‫الصلة‬ ‫وثيقة‬ ‫مازالت‬ ‫اليوم‬ . ‫النظام‬‫مسئولو‬‫سؤال‬‫هو‬‫إليها‬‫املحتاج‬‫املعلومات‬‫هذه‬‫عىل‬‫للحصول‬‫وسيلة‬‫وأفضل‬ ‫النظام‬ ‫بتوثيق‬ ‫اخلاصة‬ ‫الوثائق‬ ‫عن‬ ، ‫ما‬ ‫فعادة‬ ‫حتتوي‬ ‫بقواعد‬ ‫اخلاصة‬ ‫التقارير‬ ‫إ‬ ‫دارة‬ ‫النظام‬ (175) Ibid.
  • 128. 112 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫والتقارير‬ ‫املعلومات‬ ‫من‬ ‫الكثري‬ ‫وصيانته‬ ‫النظام‬ ‫بتطوير‬ ‫اخلاصة‬ ‫التي‬ ‫حيتاج‬ ‫تقييم‬ ‫عند‬ ‫إليها‬ ‫وتقديره‬ ‫النظام‬ . ( 176 ) ‫حتتاج‬ ‫التقارير‬ ‫هذه‬ ‫إىل‬ ‫بالنسبة‬ ‫عالية‬ ‫تقنية‬ ‫ومعرفة‬ ‫كاف‬ ‫وقت‬ ‫ملسئويل‬ ‫وعند‬ ‫الوثائق‬ ‫نظم‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫االحتفاظ‬ ‫وتكاليف‬ ‫االحتفاظ‬ ‫سياسة‬ ‫فإن‬ ‫خاصة‬ ‫أمهية‬ ‫هلا‬ ‫يكون‬ ‫بالوثائق‬ ، ‫املثال‬ ‫سبيل‬ ‫فعىل‬ :  ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫احلالية‬ ‫األنظمة‬ ‫حتتوي‬ ‫مثال‬ ‫لالحتفاظ‬ ‫قابلة‬ ‫غري‬ ‫وثائق‬ ‫عىل‬ ‫التحويل‬ ‫تكاليف‬ ‫أن‬ ‫بسبب‬ ‫إىل‬ ‫أشكا‬ ‫من‬ ‫آخر‬ ‫شكل‬ ‫ل‬ ‫للح‬ ‫يصلح‬ ‫الوثائق‬ ‫فظ‬ ‫جد‬ ‫مكلفة‬ ‫تكون‬ ‫بالنظام‬ ‫ا‬  ‫ال‬ ‫بمرور‬ ‫تتغري‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫لالحتفاظ‬ ‫القابلية‬ ‫خاصية‬ ‫فالوثائ‬ ‫وقت‬ ‫ق‬ ‫التي‬ ‫لالحتفاظ‬ ‫قابلة‬ ‫غري‬ ‫تصبح‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫الوقت‬ ‫بمرور‬ ‫للحفظ‬ ‫قابلة‬ ‫تبدو‬ ‫يف‬ ‫الوقت‬ ‫الذي‬ ‫جزء‬ ‫فيه‬ ‫تصبح‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫ا‬ ‫النظام‬ ‫من‬ . ‫الوثائق‬ ‫أخرى‬ ‫ناحية‬ ‫ومن‬ ‫التي‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫اليوم‬ ‫لالحتفاظ‬ ‫قابلة‬‫غري‬ ‫تبدو‬ ‫بذلك‬ ‫تسمح‬ ‫جديدة‬ ‫برامج‬ ‫ظهور‬ ‫عند‬ ‫آلخر‬ ‫شكل‬ ‫من‬ ‫والتحويل‬ ‫لالحتفاظ‬ ‫قابلة‬ . ( 177 ) ‫اخلطوةًالسادسة‬ ً: ‫سياساتًنظمًاحلفظًوت‬ ‫صميمًنظمًاحلفظ‬ ً ‫لنظم‬‫للتخطيط‬‫األساسية‬‫القاعدة‬‫السابقة‬‫اخلطوات‬‫توفر‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫ا‬ ‫إل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫فمتطلبات‬ ‫حتدد‬ ‫احلفظ‬ ‫متطلبات‬ ‫أن‬ ‫بمعنى‬ ‫اجلهة‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫أين‬ ‫توضح‬ ‫احلفظ‬ ‫نظم‬ ‫نظام‬ ‫مواصفات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وإمكاناته‬ ‫ك‬ ‫فيه‬ ‫توافرها‬ ‫الواجب‬ ‫ي‬ ‫ي‬ ‫ب‬ ‫قوم‬ ‫أ‬ ‫داء‬ (176) Ibid. (177) Ibid.
  • 129. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 113 ‫استنادا‬‫األكمل‬‫الوجه‬‫عىل‬‫مهامه‬ ‫إىل‬ ‫اجلهة‬‫احتياجات‬ ، ‫أما‬ ‫النظام‬‫تقييم‬ ‫احلايل‬ ‫ف‬ ‫يوضح‬‫إنه‬ ‫الوضع‬ ‫الفعيل‬ ‫الذي‬ ‫آخر‬ ‫وبمعنى‬ ‫باجلهة‬ ‫املستخدمة‬ ‫النظم‬ ‫عليه‬ ‫فعال‬ ‫اجلهة‬ ‫أين‬ ‫هذه‬ ‫تنهى‬ ‫وبطريقة‬ ‫الوضعني‬ ‫بني‬ ‫الفجوة‬ ‫توضح‬ ‫بطريقة‬ ‫حتدد‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫فالسياسات‬ ‫الفجوة‬ ، ‫اتباعها‬ ‫الواجب‬ ‫واإلجراءات‬ ‫واملعايري‬ ‫السياسات‬ ‫اخلطوة‬ ‫هذه‬ ‫وتشمل‬ ‫باجلهة‬ . ( 178 ) ‫حتتو‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫والسياسات‬ ‫ي‬ ‫عىل‬ :  ‫لنظام‬ ‫األساسية‬ ‫األغراض‬ ‫توضح‬ ‫شاملة‬ ‫سياسات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ ‫ية‬ ‫وفق‬ ‫باجلهة‬ ‫ا‬ ‫النظام‬ ‫ملتطلبات‬ .  ‫نظام‬ ‫مسئوليات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬  ‫ملهامه‬ ‫النظام‬ ‫تنفيذ‬ ‫بإجراءات‬ ‫املتعلقة‬ ‫املنظمة‬ ‫قرارات‬ .  ‫االحتفاظ‬ ‫سياسات‬ ‫التي‬ ‫بعي‬ ‫القيمة‬ ‫ذات‬ ‫بالوثائق‬ ‫االحتفاظ‬ ‫طريقة‬ ‫حتدد‬ ‫د‬ ‫ة‬ ‫املدى‬ .  ‫اإل‬‫النظام‬‫مصادر‬‫ختطيط‬ ‫لكرتوين‬ ‫اإل‬‫للنظام‬‫الناجح‬‫فالتطبيق‬ ‫لكرت‬ ‫وين‬ ‫باملنظمة‬ ‫لإل‬ ‫الفعال‬ ‫التغيري‬ ‫عىل‬ ‫يعتمد‬ ‫دارة‬ ‫للتقنيات‬ ‫بالنسبة‬ ‫احلال‬ ‫هو‬ ‫كام‬ .  ‫يتضمن‬ ‫وذلك‬ ‫للنجاح‬ ‫يتغري‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫للجهة‬ ‫الداخيل‬ ‫السلوك‬ ‫إن‬ : o ‫باملنظمة‬ ‫والعاملني‬ ‫املسئولني‬ ‫كل‬ ‫إرشاك‬ ‫يف‬ ‫البد‬ ‫من‬ ‫كلها‬ ‫العملية‬ ‫اية‬ (178) Ibid.
  • 130. 114 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ o ‫اإل‬ ‫النظام‬ ‫وفوائد‬ ‫أهداف‬ ‫عن‬ ‫صحيحة‬ ‫معلومات‬ ‫تقديم‬ ‫لكرتوين‬ ‫األشخاص‬ ‫لكل‬ ‫املعنيني‬ . ( 179 ) ‫اخلطوةًالسابعة‬ ً: ‫حتقيقًاحلفظًيفًاملد‬ ‫ىًالقصري‬ ً ‫اإل‬ ‫نظام‬ ‫يكون‬ ‫دارة‬ ‫قادر‬ ‫ا‬ ‫رضورية‬ ‫دامت‬ ‫ما‬ ‫الوثائق‬ ‫حفظ‬ ‫عىل‬ ‫و‬ ‫املرغوب‬ ‫بالشكل‬ ‫فيه‬ :  ‫شكل‬ ‫يف‬ ‫مسجلة‬ ‫الوثائق‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫للتغيري‬ ‫قابلة‬ ‫نسخ‬ ‫بإنجاز‬ ‫يسمح‬ .  ‫الشاشة‬ ‫عىل‬ ‫بعرضها‬ ‫يسمح‬ ‫شكل‬ ‫يف‬ ‫مسجلة‬ ‫الوثائق‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫أو‬ ‫أو‬ ‫ط‬ ‫بعها‬ ‫عىل‬ ‫الورق‬ . ‫األصيل‬ ‫النظام‬ ‫يف‬ ‫حمفوظة‬ ‫الوثائق‬ ‫مادامت‬ ‫خاصة‬ ‫إجراءات‬ ‫الختاذ‬ ‫داعي‬ ‫ال‬ - ‫أ‬ ‫ي‬ ‫الذي‬ ‫النظام‬ ‫فيه‬ ‫أنشئت‬ ‫أو‬ ‫به‬ ‫استقبلت‬ ‫وسجلت‬ - ‫ولكن‬ ‫حلف‬ ‫اجليدة‬ ‫املراقبة‬ ‫جتب‬ ‫الوثائق‬ ‫ظ‬ ‫النظام‬ ‫تغيري‬ ‫بمجرد‬ ،‫وتبديله‬ ‫أو‬ ‫شكل‬ ‫يف‬ ‫حلفظها‬ ‫البيانات‬ ‫بعض‬ ‫استخراج‬ ‫تم‬ ‫إذا‬ ‫منفصل‬ . ( 180 ) ‫سياسات‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫الوثائق‬ ‫وختزين‬ ‫حفظ‬ ‫عملية‬ ‫بني‬ ‫التفريق‬ ‫من‬ ‫بد‬ ‫ال‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وعملية‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هبا‬ . (179) Ibid. (180) Ibid.
  • 131. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 115 ‫بنظم‬ ‫الوثائق‬ ‫حفظ‬ ‫فعملية‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هي‬ : " ‫العملية‬ ‫الت‬ ‫ي‬ ‫فيها‬ ‫يتم‬ ‫هبا‬ ‫واالحتفاظ‬ ‫ختزينها‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫واختيار‬ ‫حتديد‬ ‫يف‬ ‫النظام‬ ‫اإللكرتوين‬ " . ( 181 ) ‫عملية‬ ‫أما‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ،‫النظم‬ ‫تلك‬ ‫فهي‬ : " ‫العملية‬ ‫التي‬ ‫م‬ ‫خالهلا‬ ‫ن‬ ‫خالل‬ ‫من‬‫لالسرتجاع‬‫وإتاحتها‬‫بالنظام‬‫املخزنة‬‫الوثائق‬ ‫أماكن‬‫وحتديد‬‫واملراقبة‬‫السيطرة‬‫يتم‬ ‫النظام‬ " . ( 182 ) ‫وتعرف‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫بأهنا‬ : " ‫اإل‬ ‫دارة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫املخزنة‬ ‫للوثائق‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إلكرتو‬ ‫ن‬ ‫ية‬ ‫عليها‬ ‫والسيطرة‬ ‫طويلة‬ ‫لفرتات‬ ‫هبا‬ ‫االحتفاظ‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫والربامج‬ ‫احلاسبات‬ ‫باستخدام‬ ‫بالنظام‬ ‫أماكنها‬ ‫وحتديد‬ ‫و‬ ‫اإل‬ ‫النظام‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫لكرتوين‬ " . ( 183 ) ‫فالدور‬ ‫الذي‬ ‫نظم‬ ‫به‬ ‫تقوم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ال‬ ‫ختزين‬ ‫عىل‬ ‫يقترص‬ ‫ال‬ ‫وثائق‬ ‫بالنظام‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫الدور‬ ‫هذا‬ ‫يمتد‬ ‫وإنام‬ ‫فقط‬ ‫إىل‬ ‫إدارة‬ ‫إمكانات‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫احلاسبات‬ ‫و‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫إنه‬ ‫حيث‬ ‫النظام‬ ‫لوثائق‬ ‫واملراقبة‬ ‫السيطرة‬ ‫لضامن‬ ‫هبا‬ ‫اخلاصة‬ ‫الربامج‬ ‫التحكم‬ ‫وإمكانية‬ ‫بالنظام‬ ‫الوثائق‬ ‫أماكن‬ ‫حتديد‬ ‫يتم‬ ‫السيطرة‬ ‫هذه‬ ‫يف‬ ‫إتاح‬ ‫عمليات‬ ‫تها‬ ‫واسرتجاعها‬ ‫إلكرتون‬ ‫ي‬ ‫ا‬ . ‫ضامن‬ ‫أجل‬ ‫ومن‬ ‫إدارة‬ ‫للوثائق‬ ‫ناجحة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ ‫ية‬ ، ‫فإنه‬ ‫خالهلا‬ ‫من‬ ‫يتم‬ ‫سياسات‬ ‫وجود‬ ‫من‬ ‫بد‬ ‫ال‬ ‫إدارة‬ ‫النظام‬ ، ‫سياسات‬ ‫وتعرف‬ ‫إدارة‬ ‫الوث‬ ‫ائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بأهنا‬ : " ‫الرؤية‬ ‫أو‬ ‫املنهج‬ ‫والذي‬ ‫يكو‬ ‫ن‬ ‫يف‬ ‫إطار‬ (181) Shepherd, Elizabeth: Managing Records: A Handbook of Principles and Practice, London: Facet, 2003, p.33. (182) Dearstyne, Bruce W.: Op.Cit., p.24. (183) Mims, Julian L.: Op.Cit., p.37.
  • 132. 116 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫رسمي‬ ‫وتسهيل‬ ‫بالنظام‬ ‫املخزنة‬ ‫للوثائق‬ ‫األكيدة‬ ‫واحلامية‬ ‫األمن‬ ‫ضامن‬ ‫اجل‬ ‫من‬ ‫باملنظمة‬ ‫النظام‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫واسرتجاعها‬ ‫إتاحتها‬ ‫عمليات‬ " . ( 184 ) ‫وتعرف‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫بأهنا‬ : " ‫اخلطوات‬ ‫التي‬ ‫ضامن‬‫اجل‬‫من‬‫اختاذها‬‫يتم‬ ‫إدارة‬ ‫ا‬‫الوثائق‬ ‫ملخزنة‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫الطويل‬ ‫املدى‬ ‫عىل‬ ‫وهذه‬ ‫باملنظمة‬ ‫األعامل‬ ‫إنجاز‬ ‫املنظمة‬ ‫وأهداف‬ ‫باسرتاتيجيات‬ ‫مبارشا‬ ‫ارتباطا‬ ‫مرتبطة‬ ‫تكون‬ ‫االسرتاتيجيات‬ " . ( 185 ) ‫ضامن‬ ‫أجل‬ ‫فمن‬ ‫إدارة‬ ‫لنظام‬ ‫ناجحة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وجود‬ ‫من‬ ‫بد‬ ‫ال‬ ‫فإنه‬ ‫منهج‬ ‫أو‬ ‫أسلوب‬ ‫إتاحتها‬ ‫عمليات‬ ‫سهولة‬ ‫وضامن‬ ‫النظام‬ ‫لوثائق‬ ‫احلامية‬ ‫يوفر‬ ‫واسرت‬ ‫جاعها‬ ‫هلا‬‫الكاملة‬‫احلامية‬‫مع‬ ، ‫يتمثل‬‫األسلوب‬‫هذا‬ ‫يف‬ ‫اخلطوات‬‫بعض‬ ‫التي‬ ‫اتباعها‬‫يتم‬ ‫و‬ ‫التي‬ ‫تكون‬ ‫يف‬ ‫إطار‬ ‫رسمي‬ ‫باملنظمة‬ ‫و‬ .‫هبا‬ ‫دراية‬ ‫عىل‬ ‫النظام‬ ‫مع‬ ‫العاملني‬ ‫مجيع‬ ‫وتتضمن‬ ‫سياسات‬ ‫إدارة‬ ‫النظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ : ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫وضعًاخلطة‬ ً ‫طريق‬ ‫عىل‬ ‫األوىل‬ ‫اخلطوة‬ ‫إن‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هي‬ ‫خط‬ ‫وضع‬ ‫ة‬ ‫العمل‬ ‫وهي‬ ‫التي‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫للقائمني‬ ‫الدعم‬ ‫تقديم‬ ‫يمكنها‬ ‫ومستخدمي‬ ‫النظام‬ ‫أي‬ ‫ا‬‫ض‬ ‫و‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫عىل‬ ‫اخلطة‬ ‫تشتمل‬ :  ‫األساسية‬ ‫النظام‬ ‫ووظائف‬ ‫أهداف‬ ‫حتديد‬ .  ‫ب‬ ‫اخلاصة‬ ‫واإلجراءات‬ ‫السياسات‬ ‫حتديد‬ ‫إدارة‬ ‫النظام‬ . (184) Gouin, Deborah: Op.Cit., p.34. (185) McLeod, Julie: Managing Electronic Records, London: Facet, 2005.
  • 133. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 117  ‫و‬ ‫التخزين‬ ‫متطلبات‬ ‫حتديد‬ ‫النظام‬ ‫لوثائق‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫االحتفاظ‬ .  ‫اإلجراءات‬ ‫حتديد‬ ‫التي‬ ‫النظام‬ ‫وتأمني‬ ‫محاية‬ ‫توفر‬ .  ‫بالنظام‬ ‫العاملني‬ ‫مسئوليات‬ ‫حتديد‬ . ( 186 ) ً‫ي‬‫ثان‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ً‫حتديدًمسئولياتًنظامًاألرشيف‬ ‫ا‬ ‫إللكرتوني‬ ً ‫إل‬‫الالزمة‬‫املسئوليات‬‫وختصيص‬‫حتديد‬‫بذلك‬‫يقصد‬ ‫دارة‬ ‫النظام‬‫وتطوير‬ ‫ا‬ ‫إللكرتوين‬ ‫اجلهة‬ ‫بوثائق‬ ‫اخلاص‬ ‫التي‬ ‫احلاسبات‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫واسرتجاعها‬ ‫ختزينها‬ ‫يتم‬ ‫أو‬ ‫الو‬ ‫سائط‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫نظام‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫باجلهة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ ( 187 ) ً‫ث‬‫ثال‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ً‫ي‬‫حتديدًالنظمًاملوجودةًفعل‬ ًًً ً ًًًًً ًًًًً ً ًًًًً ًً ً ‫ا‬ ً ‫واملخططًهلا‬ ً ‫لكي‬ ‫اإل‬ ‫األرشيف‬ ‫نظام‬ ‫يكون‬ ‫لكرتوين‬ ‫موثوق‬ ‫ا‬ ‫حاجة‬ ‫هناك‬ ‫يكون‬ ‫فإنه‬ ‫فيه‬ ‫إىل‬ ‫معرفة‬ ‫مشاكل‬ ‫ماهية‬ ‫إدارة‬ ‫اإل‬ ‫األرشيف‬ ‫لكرتوين‬ ‫يف‬ ‫احلالية‬ ‫للنظم‬ ‫تقييم‬ ‫عمل‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫اجلهة‬ " ‫فعلي‬ ‫املوجودة‬ ‫ا‬ " ، ‫األولويات‬‫بتحديد‬ ‫تسمح‬‫واضحة‬‫ورؤية‬ ‫حقائق‬ ‫يقدم‬‫سوف‬‫التقييم‬ ‫هذا‬ ‫و‬ ‫النظام‬ ‫أن‬ ‫لضامن‬ ‫االحتياجات‬ ‫احلايل‬ ‫عىل‬ ‫بوظائفه‬ ‫يقوم‬ ‫أ‬ ‫وجه‬ ‫كمل‬ ‫أو‬ ‫حاجة‬ ‫هناك‬ ‫أن‬ ‫نظام‬ ‫لتصميم‬ ‫بدال‬ ‫آخر‬ ‫منه‬ . ( 188 ) (186) Langemo, Mark: Establishing and Managing Successful Records Management Programs, Greenwood Village, Colo.: Information Requirements Clearinghouse, 2004. (187) Ibid., p.32. - Gouin, Deborah: Op.Cit., p.32 (188) Ibid.
  • 134. 118 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ً‫ع‬‫راب‬ ً ًًً ‫ا‬ ً: ‫ختصيصًاملصادرًالكافية‬ ً ‫الفوائد‬ ‫إن‬ ‫التي‬ ‫عىل‬ ‫العتامدها‬ ‫نتيجة‬ ‫اجلهة‬ ‫جتنيها‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫ل‬ ‫كرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫أعامهلا‬ ‫ينبغي‬ ‫األولوي‬ ‫هلا‬ ‫يكون‬ ‫وأن‬ ‫باجلهة‬ ‫املسئولني‬ ‫أعني‬ ‫نصب‬ ‫توضع‬ ‫أن‬ ‫ة‬ ‫عن‬ ‫التقييم‬ ‫د‬ ‫الواقعي‬ ‫اجلهة‬ ‫تلك‬ ‫ملصادر‬ ‫التي‬ ‫و‬ ‫تأسيس‬ ‫عىل‬ ‫باإلنفاق‬ ‫تقوم‬ ‫أن‬ ‫يمكنها‬ ‫إدارة‬ ‫ن‬ ‫ظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫فبالرغم‬ ،‫اإللكرتونية‬ ‫و‬ ‫لتأسيس‬ ‫املرتفعة‬ ‫التكاليف‬ ‫من‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫إد‬ ‫ارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وأثره‬‫استخدامها‬ ‫فوائد‬‫أن‬‫إال‬ ‫ا‬ ‫التكاليف‬ ‫هذه‬‫تفوق‬‫باجلهة‬‫األعامل‬‫إنجاز‬‫عىل‬ ، ‫األ‬ ‫لرشاء‬ ‫مطلوبة‬ ‫تكون‬ ‫سوف‬ ‫املصادر‬ ‫هذه‬ ‫وضامن‬ ‫املناسبة‬ ‫الربامج‬ ‫ورشاء‬‫وصيانتها‬ ‫جهزة‬ ‫النظام‬ ‫وتشغيل‬ ‫دعم‬ ‫عىل‬ ‫يعملون‬ ‫الذين‬ ‫للموظفني‬ ‫الناجح‬ ‫اإلعداد‬ . ( 189 ) ً‫س‬‫خام‬ ً ً ًً ‫ا‬ ً: ‫التنسيقًبنيًاألنظمة‬ ً ‫اإل‬ ‫النظام‬ ‫بني‬ ‫والربط‬ ‫التنسيق‬ ‫الرضوري‬ ‫من‬ ‫لكرتوين‬ ‫الورقي‬ ‫والنظام‬ ، ‫ك‬ ‫من‬ ‫ثريا‬ ‫خط‬ ‫تعتقد‬ ‫اجلهات‬ ‫ا‬ ‫االجتاه‬ ‫بان‬ ‫إىل‬ ‫النظم‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫غري‬ ‫الورقية‬ ‫األنظمة‬ ‫سيجعل‬ ‫رضورية‬ ، ‫يؤدى‬ ‫قد‬ ‫ألنه‬ ‫خطر‬ ‫ولكنه‬ ‫خاطئ‬ ‫فقط‬ ‫ليس‬ ‫االعتقاد‬ ‫هذا‬ ‫ومثل‬ ‫إىل‬ ‫الوث‬ ‫دمار‬ ‫ائق‬ ‫الوثائق‬ ‫حلامية‬ ‫كاف‬ ‫ضامن‬ ‫بدون‬ ‫اهلامة‬ ‫الورقية‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ ( 190 ) ‫استمرارية‬ ‫هناك‬ ‫العامل‬ ‫بلدان‬ ‫معظم‬ ‫وىف‬ ‫إىل‬ ‫النظم‬ ‫عىل‬ ‫لإلبقاء‬ ‫حاجة‬ ‫هناك‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫الور‬ ‫و‬ ‫قية‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫مع‬ ‫ا‬ ، ‫أسباب‬ ‫لعدة‬ ‫وذلك‬ : (189) Strong, Karen: Integrating EDMS Functions and Records Management Principles, the Information Journal. 33, no.3, 1999, p.12. - Gouin, Deborah: Op.Cit., p.39 (190) Gable, Julie: The Role of Electronic Records Management, London: ASLIB, 2000, p.45.
  • 135. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 119  ‫باجلهة‬ ‫الورقية‬ ‫الوثائق‬ ‫كل‬ ‫حتويل‬ ‫عملية‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫املحتمل‬ ‫من‬ ‫إىل‬ ‫نظ‬ ‫ام‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫للمنظمة‬ ‫بالنسبة‬ ‫للغاية‬ ‫مكلفة‬ .  ‫الشكل‬ ‫عىل‬ ‫تكون‬ ‫باجلهات‬ ‫املستخدمة‬ ‫الوثائق‬ ‫معظم‬ ‫الورقي‬ .  ‫الوثوق‬ ‫درجة‬‫حلامية‬‫قوية‬ ‫صعوبات‬ ‫هناك‬ ‫وتوفريها‬ ‫إتاحتها‬ ‫وإمكانية‬ ‫للوثائق‬ ‫الوقت‬ ‫بمرور‬ .  ‫موثوق‬ ‫غري‬ ‫والتجهيزات‬ ‫املصادر‬ ‫يف‬ ‫إليها‬ ‫احلاجة‬ ‫عند‬ ‫توفرها‬ ، ‫الن‬ ‫بينام‬ ‫ظم‬ ‫لالستخدام‬ ‫صاحلة‬ ‫الورقية‬ ‫يف‬ ‫والتجهيزات‬ ‫املصادر‬ ‫هذه‬ ‫توافر‬ ‫عدم‬ ‫حالة‬ .  ‫األصلي‬‫الوثائق‬ ‫ة‬ ‫تطلب‬‫قد‬ ‫يف‬ ‫الشكل‬ ‫الورقي‬ ‫ألنه‬‫قانونية‬‫ألسباب‬ ‫يف‬ ‫من‬‫كثري‬ ‫بلد‬ ‫بالوثائق‬ ‫يعرتف‬ ‫ال‬ ‫العامل‬ ‫ان‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬  ‫اكتشاف‬ ‫الصعب‬ ‫من‬ ‫االحتيال‬ ‫واإلفساد‬ ‫يف‬ ‫النظم‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬  ‫األجهزة‬ ‫وتبديل‬ ‫النظام‬ ‫صيانة‬ ‫لتمويل‬ ‫صعوبة‬ ‫هناك‬ ‫يكون‬ ‫قد‬ ‫أو‬ ‫تطو‬ ‫ير‬ ‫الربامج‬ . ( 191 ) ً‫س‬‫ساد‬ ً ًًً ‫ا‬ ً: ً‫املساهمة‬ ‫يف‬ ً ‫تصميمًالنظام‬ ً ‫اختاذ‬ ‫يتم‬ ‫النظم‬ ‫الستخدام‬ ‫بالتحول‬ ‫اخلاص‬ ‫القرار‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ا‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫إل‬ ‫دارة‬ ، ‫اعتامد‬ ‫املتخصصني‬ ‫وخربة‬ ‫نصيحة‬ ‫عىل‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫املعلومات‬ ‫وتكنولوجيا‬ ‫الوثائق‬ ‫جمايل‬ . ‫كل‬ ‫وعىل‬ (191) Hedstrom, Margaret: Electronic Records Management Program Strategies. Archives and Museum Informatics Technical Report No. 18. Pittsburgh, PA: Archives and Museum Informatics, 1993, p.17.
  • 136. 120 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫فإن‬ ‫حال‬ ‫مسئويل‬ ‫وأخصائيي‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫اجلهات‬ ‫كل‬ ، ‫يسهموا‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫يف‬ ‫حتدي‬ ‫متطلبات‬ ‫د‬ ‫اإل‬ ‫النظام‬ ‫وتصميم‬ ‫لكرتوين‬ ‫املقرتح‬ ، ‫املسامهة‬ ‫هذه‬ ‫وتتمثل‬ ‫يف‬ :  ‫املعلومات‬‫أن‬‫من‬‫التأكد‬ ‫التي‬ ‫النظام‬‫حيتوهيا‬ ‫احلايل‬ ‫وبط‬‫كاملة‬ ‫تنقل‬‫سوف‬ ‫ريقة‬ ‫آمنة‬ ‫إىل‬ ‫النظام‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫اجلديد‬ .  ‫النظا‬‫بصيانة‬‫املتعلقة‬‫االشرتاطات‬‫أن‬‫من‬‫التأكد‬ ‫م‬ ‫وخمص‬‫وعقود‬‫وحتديثه‬ ‫صات‬ ‫املوظفني‬ ‫يف‬ ‫تنفيذها‬ ‫يتم‬ ‫سوف‬ ‫امليزانية‬ .  ‫وامل‬ ‫الدقيقة‬ ‫البيانات‬ ‫مصادر‬ ‫وإتاحة‬ ‫توافر‬ ‫نظمة‬ .  ‫الالز‬ ‫الدعم‬ ‫توفر‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫م‬ ‫جتهيز‬ ‫خطط‬ ‫وتنفيذ‬ ‫التخزين‬ ‫ووسائط‬ ‫للنظام‬ ‫االحتياطية‬ ‫النسخ‬ .  ‫فيه‬ ‫والعاملني‬ ‫النظام‬ ‫ملستخدمي‬ ‫ومتقدم‬ ‫مستمر‬ ‫تدريب‬ ‫وجود‬  ‫وجود‬ ‫إدارة‬ ‫النظام‬ ‫عمليات‬ ‫لدعم‬ ‫مناسبة‬ . ( 192 ) ً‫ع‬‫ساب‬ ً ًًً ‫ا‬ ً: ‫توفريًالتدريب‬ ً ‫عنرص‬ ‫التدريب‬ ‫يمثل‬ ‫ا‬ ‫هام‬ ‫ا‬ ‫نجاح‬ ‫عنارص‬ ‫من‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫عىل‬ ‫للقائمني‬ ‫يتيح‬ ‫املنتظم‬ ‫فالتدريب‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫والع‬ ‫عىل‬ ‫التعرف‬ ‫املني‬ ‫إل‬ ‫بالنسبة‬‫جديد‬ ‫هو‬‫ما‬‫كل‬ ‫دارة‬ ‫هلذا‬‫النظام‬‫وصيانة‬ ‫ينبغي‬ ‫ي‬‫الالزم‬‫التدريب‬‫أن‬‫من‬‫التأكد‬ ‫قدم‬ ‫إىل‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫والقائمني‬ ‫املستخدمني‬ ، ‫التدريب‬ ‫هذا‬ ‫ويتضمن‬ :  ‫الوثائق‬ ‫حتديد‬ ‫إجراءات‬ ‫عىل‬ ‫التدريب‬ ‫التي‬ ‫بالنظام‬ ‫ختزن‬ ‫سوف‬ . (192) Langemo, Mark: Op.Cit., p.39.
  • 137. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 121  ‫الوثائق‬ ‫إدخال‬ ‫عملية‬ ‫إىل‬ ‫النظام‬ .  ‫الدورية‬ ‫الصيانة‬ ‫عملية‬ .  ‫االحتياطية‬ ‫النسخ‬ ‫عمل‬ . ( 193 ) ‫إل‬ ‫األساسية‬ ‫المبادئ‬ ‫دارة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫الضوابط‬ ‫هبا‬ ‫يقصد‬ ‫التي‬ ‫متثل‬ ‫عملية‬ ‫وتسهيل‬ ‫لتفعيل‬ ‫األساسية‬ ‫األدوات‬ ‫إ‬ ‫دارة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫والتي‬ ‫ية‬ ‫ينبغي‬ ‫االلتزام‬ ‫هبا‬ ، ‫النظر‬ ‫األسلوب‬ ‫تقدم‬ ‫إهنا‬ ‫حيث‬ ‫ي‬ ‫إجراءات‬ ‫نجاح‬ ‫ضامن‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫السليم‬ ‫والعميل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ب‬ ‫املخزنة‬ ‫ن‬ ‫ظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫املبادئ‬ ‫هذه‬ ‫وتتمثل‬ ‫يف‬ ‫التالية‬ ‫النقاط‬ : ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫حفظًالوثائقًبا‬ ‫لنظام‬ ً ‫الوثائق‬ ‫أن‬ ‫لضامن‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بنظام‬ ‫املخزنة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫صاحلة‬ ‫ومفهومة‬ ‫لالستخدام‬ ‫و‬ ‫متاحة‬ ، ‫من‬ ‫فإنه‬ ‫الرضوري‬ ‫تقديم‬ ‫أو‬ ‫الشكل‬ ‫توضيح‬ ‫البنائي‬ ‫أو‬ ‫الرتكيب‬ ‫اهليكيل‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫هبا‬ ‫املخزنة‬ ‫للطريقة‬ ‫يف‬ ‫نظام‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫ل‬ ‫كرتون‬ ،‫ية‬ ‫ومن‬ ‫نظام‬ ‫عن‬ ‫املسئولون‬ ‫يقوم‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وإرشاد‬ ‫تعليامت‬ ‫بعمل‬ ‫ات‬ ‫ملستخدمي‬ ‫النظام‬ ‫يف‬ ‫وأماكنها‬ ‫الوثائق‬ ‫مواقع‬ ‫فيها‬ ‫يوضح‬ ‫املختلفة‬ ‫اإلدارات‬ ‫يف‬ ‫األدلة‬ ‫املوجودة‬ )‫(املجلدات‬ ‫يف‬ ‫النظام‬ . ( 194 ) (193) Ibid., p.39-40. - LeFurgy, William: Principles for managing electronic records, Boston: Kluwer Academic Publishers, 2003, p.51. (194) Ibid.
  • 138. 122 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ً‫ي‬‫ثان‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ‫بناءًاألدلة‬ ً ‫ا‬ ‫اجمللدات‬ ) ً ‫عند‬ ‫االهتاممات‬ ‫أول‬ ‫إن‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ ‫ية‬ ‫األدلة‬ ‫بناء‬ ‫هو‬ ( ‫املجلدات‬ ) ‫وهي‬ ‫األماكن‬ ‫التي‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ‫حلفظ‬ ‫ختصيصها‬ ‫يتم‬ . ‫ومن‬ ‫بالشجرة‬ ‫األدلة‬ ‫نظام‬ ‫تشبيه‬ ‫املمكن‬ ، ‫الدليل‬ ‫من‬ ‫تتفرع‬ ‫الفرعية‬ ‫واألدلة‬ ‫األدلة‬ ‫إن‬ ‫حيث‬ ‫الرئييس‬ ‫أو‬ " ‫اجلذر‬ " ‫يف‬ ‫بناء‬ ‫شكل‬ ‫هيكيل‬ ‫مرتب‬ . ( 195 ) ‫األدلة‬ ‫لشكل‬ ‫مثال‬ ‫وأفضل‬ ‫هي‬ " ‫املجلدات‬ " " Folders " ‫يف‬ ‫النوافذ‬ ‫تشغيل‬ ‫نظام‬ Windows ‫الفرعية‬ ‫واألدلة‬ ‫الرئيسية‬ ‫األدلة‬ ‫مستويات‬ ‫ذلك‬ ‫ويتضمن‬ . ‫املختلفة‬ ‫اإلدارات‬ ‫من‬ ‫املستخدمني‬ ‫كل‬ ‫حاجات‬ ‫لتناسب‬ ‫تنظم‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫واألدلة‬ ، ‫ا‬‫أيض‬ ‫الوثائ‬ ‫بتخزين‬ ‫يقومون‬ ‫من‬ ‫ق‬ ‫نظام‬ ‫من‬ ‫واسرتجاعها‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ .‫ة‬ ‫طرق‬ ‫عدة‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫األدلة‬ ‫وهيكل‬ ‫تركيب‬ ‫بناء‬ ‫يمكن‬ ، ‫مثال‬ :  ‫املستخدمني‬ ‫أسامء‬ .  ‫التواريخ‬ .  ‫باملنظمة‬ ‫التنظيمية‬ ‫والوحدات‬ ‫اإلدارات‬ ‫أسامء‬ .  ‫الوثيقة‬ ‫نوع‬ . (195) Ibid.
  • 139. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 123 ‫املوظفني‬ ‫أسامء‬ ‫حتمل‬ ‫أدلة‬ ‫عمل‬ ‫يتم‬ ‫إنه‬ ‫بحيث‬ ، ‫أو‬ ‫أسام‬ ‫ء‬ ‫املنظ‬ ‫داخل‬ ‫اإلدارات‬ ‫م‬ ‫ة‬ ‫أو‬ ‫الوثيقة‬ ‫نوع‬ ‫بحسب‬ ‫أو‬ ‫أي‬ ‫ا‬ ‫األساليب‬ ‫من‬ ‫التي‬ ‫داخل‬ ‫واألعامل‬ ‫النشاط‬ ‫طبيعة‬ ‫تناسب‬ ‫املنظمة‬ . ( 196 ) ‫الرتكيب‬‫تبنى‬‫أن‬‫اجلهات‬‫عىل‬‫جيب‬‫حال‬‫أية‬‫وعىل‬ ‫اهليكيل‬ ‫أساس‬‫عىل‬‫لألدلة‬ ‫وظائف‬ ‫طبق‬ ‫منظمة‬ ‫بالنظام‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫أن‬ ‫لضامن‬ ‫ونشاطاهتا‬ ‫وبراجمها‬ ‫اإلدارات‬ ‫ا‬ ‫للط‬ ‫ريقة‬ ‫التي‬ ‫اإلدارات‬ ‫هبا‬ ‫تعمل‬ ‫اجلهة‬ ‫داخل‬ ‫وبالتايل‬ ‫اإلدارات‬ ‫هبذه‬ ‫املوظفني‬ ‫عىل‬ ‫السهل‬ ‫من‬ ‫سيكون‬ ‫النظام‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫اإللكرتوين‬ . ‫ا‬‫أيض‬ ‫استخدام‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ " ‫واأللفاظ‬ ‫املفردات‬ " ‫والتي‬ ‫خالل‬ ‫استخدامها‬ ‫يتم‬ ‫باجلهة‬ ‫األعامل‬ ‫إنجاز‬ ‫والتي‬ ‫األ‬ ‫لتسمية‬ ‫كقاعدة‬ ‫عملهم‬ ‫أثناء‬ ‫املوظفون‬ ‫يستخدمها‬ ‫د‬ ‫لة‬ . ( 197 ) ‫فمثال‬ ‫لفظ‬‫تستخدم‬ ‫اجلهة‬ ‫كانت‬‫إذا‬ ‫أو‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫معني‬ ‫نوع‬ ‫عىل‬ ‫كداللة‬‫معينة‬ ‫كلمة‬ ‫اللفظ‬ ‫هذا‬ ‫استخدام‬ ‫املفضل‬ ‫من‬ ‫فإنه‬ ‫واملستندات‬ ‫أو‬ ‫مثل‬ ‫املجلد‬ ‫تسمية‬ ‫عند‬ ‫الكلمة‬ : ‫استامرة‬ ‫للعاملني‬ ‫اخلدمة‬ ‫إهناء‬ ‫كلمة‬ ‫يستخدم‬ ‫س‬ 6 ‫عليها‬ ‫للداللة‬ . ‫ومن‬ ‫عند‬ ‫اتباعها‬ ‫الواجب‬ ‫املبادئ‬ ‫األدلة‬ ‫بناء‬ ‫تصميم‬ :  ‫بسيط‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫البناء‬ ‫ا‬ ‫ومنطقي‬ ‫ا‬ . (196) Stewart, Jeffrey Robert: Professional Records and Information Management, New York: Glencoe/McGraw-Hill, 2002, p.46. (197) Ibid.
  • 140. 124 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫جيب‬ ‫األدلة‬ ‫ترتيب‬ ‫أن‬ ‫العام‬ ‫من‬ ‫يكون‬ ‫إىل‬ ‫النشاط‬ ‫من‬ ‫أخرى‬ ‫وبطريقة‬ ‫اخلاص‬ ‫الرئييس‬ ‫إىل‬ ‫النشاط‬ ‫الثانوي‬ ، ‫إىل‬ ‫الثانوية‬ ‫واملهام‬ ‫املهام‬ ، ‫مثال‬ : ‫اإل‬ ‫دارة‬ ‫املالية‬ ---- > ‫إدارة‬ ‫احلسابات‬ ---- > ‫املدفوعات‬  ‫املصطلحات‬ ‫استخدام‬ ‫األدلة‬ ‫تسمية‬ ‫عند‬ ‫والثابتة‬ ‫الواضحة‬ ، ‫سيسم‬ ‫وهذا‬ ‫ح‬ ‫برسعة‬ ‫واسرتجاعها‬ ‫أماكنها‬ ‫وتعيني‬ ‫الوثائق‬ ‫بتحديد‬ ‫النظام‬ ‫ملستخدمي‬ . ( 198 ) ‫ترغب‬ ‫اجلهة‬ ‫كانت‬ ‫وإذا‬ ‫يف‬ ‫استناد‬ ‫لألدلة‬ ‫اهليكيل‬ ‫البناء‬ ‫تأسيس‬ ‫ا‬ ‫إىل‬ ‫أعام‬ ‫هلا‬ ‫ونشاطاهتا‬ ، ‫ففي‬ ‫احلالة‬ ‫هذه‬ ‫ينبغي‬ ‫وامل‬ ‫املراتب‬ ‫أساس‬ ‫عىل‬ ‫الرتتيب‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫س‬ ‫تويات‬ ، ‫وهو‬ ‫بسهولة‬ ‫فرعية‬ ‫وأدلة‬ ‫أدلة‬ ‫عىل‬ ‫حتويله‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ . ‫احلالة‬ ‫هذه‬ ‫مثل‬ ‫وىف‬ ‫البناء‬ ‫هذا‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫ما‬ ‫غالبا‬ ‫الورقية‬ ‫بالنظم‬ ‫احلفظ‬ ‫وعمليات‬ ‫و‬ ‫الورقية‬ ‫النظم‬ ‫أجزاء‬ ‫بني‬ ‫للربط‬ ‫جيدة‬ ‫وسائل‬ ‫سيقدم‬ ‫ذلك‬ ‫فإن‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ ( 199 ) ً‫ث‬‫ثال‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ‫االتفاق‬ ً ‫علىًالتسميات‬ ً ‫اإلدارات‬ ‫عىل‬ ‫جيب‬ ‫اإل‬ ‫األرشيف‬ ‫بنظام‬ ‫املعنية‬ ‫لكرتوين‬ ‫مسميات‬ ‫عىل‬ ‫تتفق‬ ‫أن‬ ‫األدلة‬ ‫وكذلك‬ ‫بالنظام‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫التي‬ ‫من‬ ‫العائدة‬ ‫الفوائد‬ ‫من‬ ‫الكثري‬ ‫وهناك‬ ‫حتوهيا‬ ‫منها‬ ‫املسميات‬ ‫عىل‬ ‫االتفاق‬ :  .‫برسعة‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫إمكانية‬ ‫يتيح‬ ‫مما‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫الوثائق‬ ‫أماكن‬ ‫حتديد‬ ‫إمكانية‬ (198) LeFurgy, William: Op.Cit., p.53. (199) Ibid., p 49.
  • 141. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 125  ‫االتفاق‬ ‫ا‬ ‫مسميات‬ ‫عىل‬ ‫الوثائق‬ ‫متييز‬ ‫للموظفني‬ ‫يتيح‬ ‫وإصداراهتا‬ ‫لوثائق‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫خلطر‬ ‫التعرض‬ ‫دون‬ ‫استخدامها‬ ‫إعادة‬ ‫يتيح‬ ‫مما‬ ‫بالنظام‬ ‫بتخزينها‬ ‫آخرون‬ ‫قام‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫الوثيقة‬ ‫نفس‬ ‫من‬ ‫أخرى‬ ‫نسخ‬ ‫عمل‬ .  ‫النسخ‬ ‫لتمييز‬ ‫استخدامه‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫عليه‬ ‫املتفق‬ ‫الوثيقة‬ ‫اسم‬ ‫أو‬ ‫اإلص‬ ‫دارات‬ ‫مل‬‫وإنه‬‫املسودات‬‫من‬‫النهائية‬ ‫ن‬ ‫الرضوري‬ ‫اإلمكان‬‫بقدر‬‫املخترصات‬‫استخدام‬ ‫املخترصات‬ ‫بتحديد‬ ‫الوثائق‬ ‫وأخصائيو‬ ‫مسئولو‬ ‫يقوم‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫حيث‬ ‫املستخدمة‬ ‫يف‬ ‫كل‬ .‫إدارة‬ ( 200 ) ‫أقراص‬ ‫عىل‬ ‫بالنظام‬ ‫املخزنة‬ ‫للوثائق‬ ‫املستخدمني‬ ‫تبادل‬ ‫عند‬ ‫املشاكل‬ ‫وتظهر‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫أسطوانات‬ ‫أو‬ ‫عىل‬ ‫حتميلها‬ ‫أي‬ ‫للتخزين‬ ‫وسيط‬ ، ‫يمكن‬ ‫فال‬ ‫األسامء‬ ‫بنفس‬ ‫الوثائق‬ ‫وألن‬ ‫هبم‬ ‫اخلاصة‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫عىل‬ ‫الدليل‬ ‫نفس‬ ‫داخل‬ ‫ختزينها‬ ، ‫املستخد‬ ‫حيتاج‬ ‫لذلك‬ ‫مني‬ ‫االسم‬ ‫بنفس‬ ‫الوثائق‬ ‫حلفظ‬ ‫يف‬ ‫منفصلة‬ ‫أدلة‬ . ً‫ع‬‫راب‬ ً ًًً ‫ا‬ ً: ‫السيطرةًعلىًإصداراتًالوثيقة‬ ً ‫الدرجة‬ ‫التي‬ ‫اإل‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫حفظها‬ ‫قبل‬ ‫معينة‬ ‫وثيقة‬ ‫مراجعة‬ ‫عندها‬ ‫يمكن‬ ‫ل‬ ‫كرت‬ ‫وين‬ ‫للمستخدمني‬ ‫واإلرشادات‬ ‫اجلهات‬ ‫بإجراءات‬ ‫تتعلق‬ ‫مسألة‬ . ‫الوثيقة‬ ‫تصبح‬ ‫وعندما‬ ‫يف‬ ‫النهائية‬ ‫إصدارهتا‬ ( ‫النهائية‬ ‫نسختها‬ ) ‫إجرا‬ ‫فإن‬ ‫ء‬ ‫أي‬ ‫عملية‬ ‫عام‬ ‫بشكل‬ ‫متنع‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫الوثائق‬ ‫عىل‬ ‫تعديل‬ ، ‫و‬ ‫اجلديدة‬ ‫اإلصدارات‬ ‫أو‬ ‫با‬ ‫املتعلقة‬ ‫لوثائق‬ (200) Ibid., p.53-54. - Stewart, Jeffrey Robert: Op.Cit., p.49.
  • 142. 126 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫إنشائها‬ ‫يمكن‬ ‫بالنظام‬ ‫املخزنة‬ ‫وثيقة‬ ‫كأهنا‬ ‫وحفظها‬ ‫الوثيقة‬ ‫من‬ ‫نسخة‬ ‫حترير‬ ‫اإل‬ ‫األرشيف‬ ‫بنظام‬ ‫وخمزنة‬ ‫جديدة‬ ‫لكرتوين‬ . ( 201 ) ‫املثال‬ ‫سبيل‬ ‫عىل‬ : ‫من‬ ‫يكون‬ ‫قد‬ ‫الرضوري‬ ‫من‬ ‫بداية‬ ‫الوثيقة‬ ‫إصدارات‬ ‫خمتلف‬ ‫حفظ‬ ‫وحتى‬ ‫املسودة‬ ‫مرحلة‬ ‫النهائي‬ ‫الشكل‬ ، ‫انه‬ ‫عىل‬ ‫ينبغي‬ ‫اإل‬ ‫األرشيف‬ ‫نظام‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫لكرتوين‬ ‫قادر‬ ‫ا‬ ‫مع‬ ‫للوثائق‬ ‫املختلفة‬ ‫اإلصدارات‬ ‫ربط‬ ‫عىل‬ ‫ا‬ ، ‫آلي‬ ‫إما‬ ‫ا‬ ‫اإل‬ ‫النظام‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫لكرت‬ ‫وين‬ ‫أو‬ ‫واألدلة‬ ‫الوثائق‬ ‫لتسمية‬ ‫صارمة‬ ‫وضوابط‬ ‫قواعد‬ ‫استخدام‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫التي‬ ‫ل‬ ‫حتتوهيا‬ ‫أن‬ ‫ضامن‬ ‫إصدارة‬ ‫آخر‬ ( ‫نسخة‬ ) ‫هي‬ ‫التي‬ ‫واستخدامها‬ ‫باسرتجاعها‬ ‫املستخدم‬ ‫يقوم‬ ‫سوف‬ ، ‫و‬ ‫ين‬ ‫بغي‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫املستخدم‬ ‫عىل‬ ‫السابقة‬ ‫اإلصدارات‬ ‫بأن‬ ‫دراية‬ ‫عىل‬ ( ‫األولية‬ ) ‫موجو‬ ‫للوثيقة‬ ‫دة‬ ‫اإل‬ ‫األرشيف‬ ‫نظام‬ ‫عىل‬ ‫وخمزنة‬ ‫لكرتوين‬ . ً‫س‬‫خام‬ ً ً ًً ‫ا‬ ً: ً‫النسخ‬ ‫االحتياطية‬ ً ‫تعد‬ ‫للوثائق‬ ‫احتياطية‬ ‫نسخ‬ ‫إنشاء‬ ‫إجراءات‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ب‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثا‬ ‫ئق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بالنظام‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫محاية‬ ‫طريق‬ ‫عىل‬ ‫واألساسية‬ ‫اهلامة‬ ‫اخلطوات‬ ‫من‬ ‫يف‬ ‫التلف‬ ‫حاالت‬ ، ‫اخلسار‬ ‫ة‬ ‫أو‬ ‫الضياع‬ . ‫العملية‬ ‫وهى‬ ‫التي‬ ‫أبرزها‬ ‫ختزينية‬ ‫وسائط‬ ‫عىل‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ‫من‬ ‫نسخ‬ ‫عمل‬ ‫فيها‬ ‫يتم‬ DVDs , CDs ‫ووضعها‬ ‫يف‬ ‫محايتها‬ ‫لضامن‬ ‫النظام‬ ‫به‬ ‫املوجود‬ ‫املكان‬ ‫عن‬ ‫بعيدة‬ ‫أماكن‬ . ( 202 ) (201) LeFurgy, William: Op.Cit., p.57. - Stewart, Jeffrey Robert: Op.Cit., p.53. (202) Smith, Colin: Secondary Storage in the 21th Century, Danbury, CT: Green Linnett Records, 2001, p.27.
  • 143. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 127 ‫احتياطية‬ ‫نسخ‬ ‫عمل‬ ‫إلمكانية‬‫فعالة‬ ‫إجراءات‬‫تقدم‬ ‫احلاسب‬ ‫شبكات‬‫بيئات‬ ‫ومعظم‬ ‫النظام‬ ‫لوثائق‬ . ً‫س‬‫ساد‬ ً ًًً ‫ا‬ ً: ‫اختيارًوسائطًالتخزين‬ ً ‫هي‬ ‫أل‬ ‫الرئيسية‬ ‫الدعامة‬ ‫ي‬ ‫أرشيف‬ ‫نظام‬ ‫إلكرتوين‬ ، ‫وهي‬ ‫جمموعة‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ‫الوسائط‬ ‫التي‬ ‫اإل‬ ‫األرشيف‬ ‫نظام‬ ‫وثائق‬ ‫عليها‬ ‫ختزن‬ ‫لكرتوين‬ ‫يف‬ ‫شكلها‬ ‫الرقمي‬ ‫تتمثل‬ ، ‫يف‬ : ( 1 ‫ا‬ ) ‫لوسائط‬ ‫املغناطيسية‬ Magnetic Media ‫هي‬ ‫الوسائط‬ ‫التي‬ ‫واملجال‬ ‫املغناطيسية‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫املغناطييس‬ ‫يف‬ ‫تك‬ ‫أهنا‬ ‫حيث‬ ‫وينها‬ ‫حتتوي‬ ‫احلديد‬ ‫أكسيد‬ ‫من‬ ‫مادة‬ ‫عىل‬ ‫املغناطييس‬ ‫وختزينه‬ ‫البيانات‬ ‫تسجيل‬ ‫يتم‬ ‫حيث‬ ‫عىل‬ ‫ا‬ ‫هذه‬ ‫املجال‬ ‫بواسطة‬ ‫املادة‬ ‫املغناطييس‬ ، ‫الرسيع‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫التخزين‬ ‫عىل‬ ‫احليوية‬ ‫وملقدرهتا‬ ‫املغناطيسية‬ ‫الوسائط‬ ‫أصبحت‬ ‫أسعارها‬ ‫انخفاض‬ ‫مع‬ ‫للوثائق‬ ‫هي‬ ‫املطلب‬ ‫األسايس‬ ‫عند‬ ‫النظم‬ ‫تأسيس‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ . ( 203 ) ‫مع‬ ‫ربطهم‬ ‫املمكن‬ ‫ومن‬ ‫نسبيا‬ ‫رخيصة‬ ‫التقنيات‬ ‫وهذه‬ ‫ا‬ ‫لتخزين‬ ‫أكرب‬ ‫ا‬ ‫من‬ ‫قدر‬ ‫لوثائق‬ ‫اسرتج‬ ‫إمكانية‬ ‫مع‬ ‫اعهم‬ ‫يف‬ ‫الوسائط‬ ‫هذه‬ ‫ويمثل‬ ‫وقت‬ ‫أرسع‬ :  ‫الصلبة‬ ‫األقراص‬ Hard Disks .  ‫املرنة‬ ‫األقراص‬ Floppy Disks .  ‫املمغنطة‬ ‫الرشائط‬ Magnetic Tapes . (203) Eric, Stouffer: Storage Management Best Practice, Montreal: infolingua, 2000, p.19.
  • 144. 128 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫مازالت‬‫أهنا‬‫هو‬‫رخيصة‬‫أهنا‬‫من‬‫الرغم‬‫عىل‬‫املغناطيسية‬‫للوسائط‬‫األساسية‬‫واملشكلة‬ ‫حتتوي‬ ‫متحركة‬ ‫أجزاء‬ ‫عىل‬ ‫والتي‬ ‫امليكانيكية‬ ‫لألعطال‬ ‫عرضة‬ ‫تكون‬ ، ‫باإلضافة‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫من‬ ‫أنه‬ ‫منها‬ ‫احتياطية‬ ‫نسخ‬ ‫عمل‬ ‫يفضل‬ ‫لذا‬ ‫البيانات‬ ‫عليها‬ ‫من‬ ‫متسح‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ . ( 204 ) ( 2 ) ‫الوسائط‬ ‫البرصية‬ ‫املغناطيسية‬ Magneto-Optical Disks ‫هي‬ ‫الوسائط‬ ‫التي‬ ‫كال‬ ‫تستخدم‬ ‫عىل‬ ‫للحصول‬ ‫والبرصية‬ ‫املغناطيسية‬ ‫التقنيات‬ ‫من‬ ‫جد‬ ‫عالية‬ ‫كثافة‬ ‫ا‬ ‫البيانات‬ ‫من‬ ، ‫البرصية‬ ‫التقنيات‬ ‫وتتمثل‬ ‫يف‬ ‫الليزر‬ ‫استخدام‬ ‫يف‬ ‫عملية‬ ‫البيانات‬ ‫تسجيل‬ . ‫وىف‬ ‫املايض‬ ‫ه‬ ‫البرصية‬ ‫املغناطيسية‬ ‫الوسائط‬ ‫كانت‬ ‫ي‬ ‫شيو‬ ‫األكثر‬ ‫الوسيط‬ ‫ع‬ ‫لعمل‬ ‫ا‬ ‫الشخصية‬ ‫احلاسبات‬ ‫عىل‬ ‫للملفات‬ ‫نسخ‬ ، ‫الوسيط‬ ‫ألن‬ ‫وذلك‬ ‫املغناطييس‬ ‫البرص‬ ‫ي‬ ‫أكرب‬ ‫يف‬ ‫قليال‬ ‫حجمه‬ ‫التقليدية‬ ‫املرنة‬ ‫األقراص‬ ‫من‬ 3.5 ‫بوصة‬ ‫التي‬ ‫ختزين‬ ‫تستطيع‬ 1.44 ‫من‬‫ميجابايت‬ ‫البيانات‬‫حجم‬ ، ‫الوسيط‬‫هذا‬‫ويمثل‬ ‫يف‬ ‫القرص‬ 5.25 ‫بوصة‬ ، ‫والذي‬ ‫كان‬ ‫يستطيع‬ ‫منه‬ ‫األول‬ ‫اجليل‬ ‫ميجابايت‬ ‫ومخسون‬ ‫ستامئة‬ ‫ختزين‬ ، ‫احل‬ ‫اجليل‬ ‫أما‬ ‫ايل‬ ‫سعته‬ ‫فتصل‬ ‫التخزينية‬ ‫إىل‬ 9.1 ‫جيجابايت‬ . ( 205 ) (204) Sffady, William: Computer Storage Technologies: A Guide for Electronic Recordkeeping, Lanham: Scarecrow Press Inc., 2003, p, 22. (205) Ibid., p.25. - Farrell, Mark: How to Manage Your Electronic Records: An Introduction, Dublin: Arcline, 2000, p.63.
  • 145. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 129 ( 3 ) ‫األقراص‬ ‫املدجمة‬ Compact Discs ( ‫املدجمة‬ ‫األقراص‬ CDs ‫لتخزين‬ ‫تستعمل‬ ‫الصلب‬ ‫البالستيك‬ ‫من‬ ‫صغرية‬ ‫أقراص‬ ) ‫رقمي‬ ‫املعلومات‬ ‫ا‬ ‫وال‬ ‫مالمس‬ ‫غري‬ ‫القرص‬ ‫من‬‫املشفر‬ ‫اجلزء‬ ‫وألن‬ ‫الليزر‬ ‫استخدام‬ ‫طريق‬‫عن‬ ‫يلمسه‬ ‫يشء‬ ‫األقرا‬ ‫فإن‬ ‫لذا‬ ‫ص‬ ‫تتأثر‬ ‫ال‬ ‫املدجمة‬ ‫أو‬ ‫التشغيل‬ ‫عمليات‬ ‫خالل‬ ‫هتتك‬ . ( 206 ) ‫عىل‬ ‫تشتمل‬ ‫املدجمة‬ ‫لألقراص‬ ‫القياسية‬ ‫واألشكال‬ :  ‫فقط‬ ‫للقراءة‬ ‫املدمج‬ ‫القرص‬ Compact Disc-Read Only Memory (CD-ROM)  ‫للتسجيل‬ ‫القابل‬ ‫املدمج‬ ‫القرص‬ Compact Disc-Recordable (CD-R)  ‫مرات‬ ‫للكتابة‬ ‫القابل‬ ‫املدمج‬ ‫القرص‬ ‫عديدة‬ Compact Disc-ReWritable (CD-RW) ‫فيه‬ ‫موثوق‬‫آمن‬‫وسيط‬ ‫متثل‬ ‫املدجمة‬ ‫واألقراص‬ ‫والذي‬ ‫م‬ ‫الوثائق‬ ‫ختزين‬ ‫من‬ ‫يمكن‬ ‫دد‬ ‫ا‬ ‫طويلة‬ ، ‫أجهزة‬‫تتطلب‬‫ال‬‫املدجمة‬‫فاألقراص‬‫ذلك‬‫عىل‬‫عالوة‬ ‫أو‬ ‫السرتج‬‫متخصصة‬‫برامج‬ ‫اع‬ ‫املعلومات‬ ‫فهي‬ ‫القراء‬ ‫عىل‬ ‫للقدرة‬ ‫مصممة‬ ‫ة‬ ‫احلاسبات‬ ‫من‬ ، ‫والعائق‬ ‫األسايس‬ ‫هو‬ ‫الق‬ ‫درة‬ ‫املحدودة‬ ‫التخزينية‬ ‫التي‬ ‫تصل‬ ‫إىل‬ ‫ميجابايت‬ ‫سبعامئة‬ . ( 207 ) ( 4 ) ‫القرص‬ ‫الرقمي‬ ‫متعدد‬ ‫االستعامالت‬ Digital Versatile Disc (DVD) ‫القرص‬ ‫الرقمي‬ ‫البرصية‬ ‫التقنيات‬ ‫أشكال‬ ‫من‬ ‫آخر‬ ‫شكل‬ ‫هو‬ ‫االستعامالت‬ ‫متعدد‬ ‫وهو‬ ‫للتخزين‬ ‫يف‬ ‫األساس‬ ‫يعد‬ ‫األرسع‬ ‫املدمج‬ ‫القرص‬ ‫الذي‬ ‫من‬ ‫املزيد‬ ‫حيمل‬ ‫أن‬ ‫يمكنه‬ (206) Sffady, William: Computer Storage Technologies… Op.Cit., p.31. (207) Ibid., p.35.
  • 146. 130 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫املعلومات‬ ، ‫استخدامه‬ ‫وهيدف‬ ‫إىل‬ ‫ختزين‬ ‫أكرب‬ ‫اخلاصة‬ ‫والبيانات‬ ‫املعلومات‬ ‫من‬ ‫قدر‬ ‫احلاسبات‬ ‫عىل‬ ‫املوجودة‬ ‫باألعامل‬ ‫يف‬ ‫شكل‬ ‫رقمي‬ ‫مفرد‬ ، ‫والتأيي‬ ‫الدعم‬ ‫يلقى‬ ‫وسيط‬ ‫وهو‬ ‫د‬ ‫الكربى‬ ‫الرشكات‬ ‫كل‬ ‫من‬ ‫مسبوق‬ ‫غري‬ ‫نحو‬ ‫عىل‬ ‫يف‬ ‫احلاسبات‬ ‫ومعدات‬ ‫أجهزة‬ ‫جمال‬ ‫وتكنولوجي‬ ‫املعلومات‬ ‫ا‬ . ( 208 ) ‫تآكل‬‫له‬‫حيدث‬‫فال‬ ‫الليزر‬‫شعاع‬‫طريق‬‫عن‬‫يقرأ‬‫الوسيط‬‫هذا‬‫ولكون‬ ‫أو‬ ‫و‬‫تلف‬ ‫الطبقة‬ ‫البالستيكية‬ ‫التي‬ ‫أن‬ ‫يعنى‬ ‫وهذا‬ ‫واألتربة‬ ‫والغبار‬ ‫األصابع‬ ‫وآثار‬ ‫بصامت‬ ‫من‬ ‫حتميه‬ ‫تغطيه‬ ‫ألطول‬ ‫والبيانات‬ ‫املعلومات‬ ‫عىل‬ ‫احلفاظ‬ ‫ويمكنه‬ ‫املرات‬ ‫آالف‬ ‫قراءته‬ ‫يمكن‬ ‫الوسيط‬ ‫هذا‬ ‫مدة‬ ‫املدى‬ ‫الطويل‬ ‫للحفظ‬ ‫اخليارات‬ ‫أفضل‬ ‫من‬ ‫فهو‬ ‫هلذا‬ ‫ممكنة‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ ‫من‬ ‫يقرب‬ ‫ما‬ ‫الوسيط‬ ‫هلذا‬ ‫التخزينية‬ ‫السعة‬ ‫وتصل‬ 4.7 ‫يعنى‬ ‫بام‬ ‫جيجابايت‬ ‫أ‬ ‫نه‬ ‫حيمل‬ 28 ‫املدجمة‬ ‫األقراص‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫ضعف‬ . ( 209 ) ( 5 ) ‫أقراص‬ ‫الكتابة‬ ‫مرة‬ - ‫قراءة‬ ‫مرات‬ ( Write Once-Read Many (WORM ‫البرصية‬ ‫األقراص‬ ‫تقنيات‬ ‫من‬ ‫تقنية‬ ‫والتي‬ ‫الق‬ ‫عىل‬ ‫البيانات‬ ‫بتخزين‬ ‫تسمح‬ ‫مرة‬ ‫رص‬ ‫مرات‬ ‫عدة‬ ‫قراءهتا‬ ‫ويمكن‬ ‫دائمة‬ ‫تكون‬ ‫املخزنة‬ ‫والبيانات‬ ‫واحدة‬ . (208) Ibid., p.66-67. (209) Farrell, Mark: Op.Cit., p.71. - Sffady, William: Computer Storage Technologies… Op.Cit., p.39.
  • 147. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 131 ‫حيتاج‬ ‫الوسيط‬ ‫وهذا‬ ‫إىل‬ ‫للتشغيل‬ ‫وبرامج‬ ‫متخصصة‬ ‫أجهزة‬ ‫و‬ ‫عمل‬ ‫ذلك‬ ‫أعاق‬ ‫قد‬ ‫ية‬ ‫الوس‬ ‫هذا‬ ‫أوجد‬ ‫فقد‬ ‫ذلك‬ ‫من‬ ‫الرغم‬ ‫وعىل‬ ‫واسع‬ ‫بشكل‬ ‫استخدامها‬ ‫سوق‬ ‫لنفسه‬ ‫يط‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫عامل‬ ‫ل‬ ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫نظر‬ ‫ا‬ ‫وكفاءته‬ ‫جلودته‬ ‫يف‬ ‫الع‬ ‫مل‬ . ( 210 ) ‫يشري‬ ‫الوسيط‬ ‫هبذا‬ ‫اخلاص‬ ‫التعريف‬ ‫أن‬ ‫من‬ ‫وبالرغم‬ ‫إىل‬ ‫تقن‬ ‫من‬ ‫متخصص‬ ‫نوع‬ ‫يات‬ ‫يتضمن‬ ‫إنه‬ ‫حيث‬ ‫واسع‬ ‫معنى‬ ‫يأخذ‬ ‫الوسيط‬ ‫هذا‬ ‫أن‬ ‫إال‬ ‫التخزين‬ ‫أي‬ ‫يامرس‬ ‫برصى‬ ‫قرص‬ ‫تقنية‬ ( ‫كثرية‬ ‫مرات‬ ‫القراءة‬ / ‫واحدة‬ ‫مرة‬ ‫الكتابة‬ ) ‫يتضمن‬ ‫الوسيط‬ ‫هذا‬ ‫فإن‬ ‫احلالة‬ ‫هذه‬ ‫وىف‬ ‫شيوع‬ ‫اكثر‬ ‫ختزينية‬ ‫وسائط‬ ‫ا‬ ‫مثل‬ : s DVD , CDs . ( 211 ) ‫النظام‬ ‫لوثائق‬‫االحتياطية‬ ‫النسخ‬ ‫لعمل‬‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫تستخدم‬ ، ‫أو‬ ‫لت‬ ‫وثائق‬‫خزين‬ ‫لألجهزة‬ ‫الصلبة‬ ‫األقراص‬ ‫بجانب‬ ‫النظام‬ ‫يف‬ ‫للوصول‬‫إمكانية‬‫وجود‬ ‫عدم‬ ‫حالة‬ ‫إىل‬ ‫ا‬ ‫لشبكة‬ . ‫فإنه‬ ‫الوسائط‬ ‫عىل‬ ‫للتخزين‬ ‫اللجوء‬ ‫وعند‬ ‫ينبغي‬ ‫ع‬ ‫األدلة‬ ‫بناء‬ ‫تركيب‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫ىل‬ ‫مماثال‬ ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫متام‬ ‫ا‬ ‫األدل‬ ‫نفس‬ ‫لبناء‬ ‫ة‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫عىل‬ ‫املوجودة‬ . ( 212 ) ً‫ع‬‫ساب‬ ً ًًً ‫ا‬ ً: ‫العنايةًبوسائطًالتخزين‬ ً ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫حتتاج‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫إىل‬ ‫خاصة‬ ‫معاملة‬ ‫يف‬ ‫الو‬ ‫كانت‬ ‫ما‬ ‫إذا‬ ‫حالة‬ ‫ثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫اإل‬ ‫األرشيف‬ ‫بنظام‬ ‫لكرتوين‬ ‫قصرية‬ ‫غري‬ ‫ملدة‬ ‫هبا‬ ‫حيتفظ‬ ‫سوف‬ . ‫أي‬ ‫حتديد‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫لدهيم‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫الوسائط‬ ‫هذه‬ ‫عن‬ ‫املسئولون‬ ‫ا‬ ‫ال‬ ‫من‬ ‫وثائق‬ ‫دائام‬ ‫حفظا‬ ‫سيحفظ‬ ‫األسلوب‬ ‫هو‬ ‫وما‬ ‫الذي‬ ‫هب‬ ‫العمل‬ ‫يبدأ‬ ‫ومتى‬ ‫معها‬ ‫يتبع‬ ‫سوف‬ ‫ذ‬ ‫ا‬ (210) Ibid. (211) Ibid. (212) Sffady, William: Computer Storage Technologies… Op.Cit., p.39.
  • 148. 132 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫األسلوب‬ ، ‫جد‬ ‫هام‬ ‫األمر‬ ‫وهذا‬ ‫ا‬ ‫حتفظ‬ ‫بان‬ ‫حتديدها‬ ‫تم‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثيقة‬ ‫أن‬ ‫لو‬ ‫حفظ‬ ‫ا‬ ‫دائام‬ ‫وهي‬ ‫تعالج‬ ‫يف‬ ‫بعيد‬ ‫أخرى‬ ‫أماكن‬ ‫ا‬ ‫وسائط‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫احلاسب‬ ‫أجهزة‬ ‫عن‬ ‫التخزين‬ . ( 213 ) - ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫وصيانة‬ ‫ملعاجلة‬ ‫اقرتاحات‬ ‫ل‬ ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫وصيانة‬ ‫معاجلة‬ ‫متثل‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أ‬ ‫خاصة‬ ‫مهية‬ ‫يف‬ ‫عمليات‬ ‫إدارة‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫ففي‬ ‫وثيقة‬ ‫ضياع‬ ‫حالة‬ ‫أو‬ ‫برش‬ ‫خطأ‬ ‫نتيجة‬ ‫وثائق‬ ‫عدة‬ ‫ى‬ ‫تقني‬ ‫أو‬ ‫فقد‬ ‫تم‬ ‫ما‬ ‫الستعادة‬ ‫الوسائط‬ ‫هبذه‬ ‫االستعانة‬ ‫يتم‬ ‫فإنه‬ ، ‫كذلك‬ ‫يف‬ ‫الكوارث‬ ‫حاالت‬ ‫واألزمات‬ ‫والتي‬ ‫املوقف‬ ‫إلنقاذ‬ ‫الوحيد‬ ‫امللجأ‬ ‫يكون‬ ‫النظام‬ ‫تلف‬ ‫عنها‬ ‫ينتج‬ ‫است‬ ‫هو‬ ‫خدام‬ ‫بالنظام‬ ‫اخلاصة‬ ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫عىل‬ ‫املوجودة‬ ‫االحتياطية‬ ‫النسخ‬ ، ‫وفيام‬ ‫ييل‬ ‫املقرتحات‬ ‫الوسائط‬ ‫هذه‬ ‫بصيانة‬ ‫اخلاصة‬ :  ‫جتديد‬ ‫عملية‬ ‫كل‬ ‫بعد‬ ‫الوسائط‬ ‫عىل‬ ‫احتياطية‬ ‫نسخ‬ ‫عمل‬ ‫أو‬ ‫لوثائ‬ ‫إضافة‬ ‫ق‬ ‫غالب‬‫املفضل‬‫هو‬‫وذلك‬‫النظام‬ ‫ا‬ ، ‫و‬ ‫ينبغي‬ ‫ملديري‬ ‫النس‬‫بعمل‬‫يقوموا‬‫أن‬‫النظام‬ ‫خ‬ ‫النظام‬ ‫أجزاء‬ ‫لكل‬ ‫دورية‬ ‫بصفة‬ ‫االحتياطية‬ .  ‫هلا‬ ‫وقائية‬ ‫صيانة‬ ‫وعمل‬ ‫الوسائط‬ ‫نظافة‬ ‫عىل‬ ‫احلفاظ‬  ‫بعيد‬ ‫الوسائط‬ ‫عىل‬ ‫احلفاظ‬ ‫ا‬ ‫الكهربية‬ ‫املجاالت‬ ‫عن‬ ‫أو‬ ‫املغناطيسية‬ .  ‫اخلدوش‬ ‫من‬ ‫عليها‬ ‫واحلفاظ‬ ‫للوسائط‬ ‫التسجيل‬ ‫أسطح‬ ‫ملس‬ ‫عدم‬ (213) Dollar, Charles M.: Selecting Storage Media for Long-Term Access to Digital Records, Neal-Schuman Publishers, 2002, p.46.
  • 149. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 133  ‫ا‬ ‫غري‬ ‫لألشخاص‬ ‫السامح‬ ‫عدم‬ ‫تداول‬ ‫هلم‬ ‫ملخول‬ ‫أو‬ ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫استخدام‬ ‫باستخدام‬ ‫أو‬ ‫الوسائط‬ ‫هذه‬ ‫تناول‬ . ‫األشخاص‬ ‫حتى‬ ‫ألنه‬ ‫ذوي‬ ‫املعلومات‬ ‫بحذف‬ ‫يقوموا‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫احلسنة‬ ‫النوايا‬ ‫الوسائط‬ ‫هذه‬ ‫عىل‬ ‫من‬ ‫قصد‬ ‫بدون‬ ‫املخزنة‬ ‫والوثائق‬ .  ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫حفظ‬ ‫يف‬ ‫العمل‬ ‫لبيئة‬ ‫الطبيعية‬ ‫الظروف‬ ، ‫لتف‬ ‫وذلك‬ ‫ادى‬ ‫تقلبا‬ ‫والرطوبة‬ ‫احلرارة‬ ‫درجات‬ ‫ت‬ ‫والتي‬ ‫تأثريها‬ ‫هلا‬ ‫السلبي‬ ‫وس‬ ‫عىل‬ ‫ائط‬ ‫التخزين‬ .  ‫فقدت‬ ‫بيانات‬ ‫أي‬ ‫الكتشاف‬ ‫وذلك‬ ‫الوسائط‬ ‫ملجموعات‬ ‫الدورية‬ ‫املراجعة‬ ‫التخزين‬ ‫لعمليات‬ ‫نتيجة‬ ‫الوسائط‬ ‫هذه‬ ‫من‬ .  ‫عىل‬ ‫سنوات‬ ‫عرش‬ ‫كل‬ ‫أخرى‬ ‫وسائط‬ ‫عىل‬ ‫الوسائط‬ ‫عىل‬ ‫من‬ ‫البيانات‬ ‫نقل‬ ‫األقل‬ ‫أو‬ ‫الرضورة‬ ‫عند‬ . ( 214 ) ‫إجراءات‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫من‬ ‫اهلدف‬ ‫إن‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫الوثائق‬ ‫أن‬ ‫ضامن‬ ‫هو‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ‫ة‬ ‫من‬ ‫وذلك‬ ‫للوثائق‬ ‫الكاملة‬ ‫احلامية‬ ‫سبل‬ ‫توفري‬ ‫مع‬ ‫لالسرتجاع‬ ‫متاحة‬ ‫النظم‬ ‫هبذه‬ ‫املوجودة‬ ‫حفظ‬ ‫حفظها‬ ‫إمكانية‬‫مع‬ ‫باجلهات‬ ‫واألعامل‬ ‫املهام‬ ‫إنجاز‬ ‫أجل‬ ‫ا‬ ‫د‬ ‫ائام‬ ‫كذلك‬‫حفظهم‬ ‫تقرر‬ ‫إذا‬ ‫ب‬ ‫الوثائق‬ ‫حلفظ‬ ‫واحلاجة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫جيع‬ ‫طويلة‬ ‫لفرتات‬ ‫من‬ ‫ل‬ ‫الرضوري‬ ‫ملتطلبات‬ ‫بالنسبة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫إدارة‬ ‫ا‬ ‫بطريقة‬ ‫لنظام‬ ‫ألهداف‬ ‫النظام‬ ‫حتقيق‬ ‫ضامن‬ ‫اجل‬ ‫من‬ ‫سليمة‬ ‫ه‬ . (214) Ibid., p.47-48.
  • 150. 134 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫إجراءات‬ ‫تتضمن‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ما‬ ‫ييل‬ : ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ً‫احلصر‬ Inventorying ً ‫هي‬ ‫العملية‬ ‫التي‬ ‫وأماكنها‬ ‫بالنظام‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫حتديد‬ ‫فيها‬ ‫يتم‬ ، ‫متض‬ ‫مجع‬ ‫منة‬ ‫احلفظ‬ ‫بنظام‬ ‫املتعلقة‬ ‫البيانات‬ ‫ومعاجلة‬ ‫أو‬ ‫باجلهة‬ ‫األخرى‬ ‫احلفظ‬ ‫نظم‬ . ( 215 ) ‫عام‬ ‫بشكل‬ ‫النظام‬ ‫لتطوير‬ ‫األساس‬ ‫احلرص‬ ‫عملية‬ ‫ومتثل‬ ، ‫احل‬ ‫عملية‬ ‫وتتضمن‬ ‫رص‬ ‫إل‬ ‫الوثائق‬ ‫عن‬ ‫املعلومات‬ ‫جتميع‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هذه‬ ‫ومعاجلة‬ ‫هبا‬ ‫اخلاصة‬ ‫والبيانات‬ ‫بالنظام‬ ‫البيانات‬ . ‫بالنظام‬ ‫العالقة‬ ‫ذات‬ ‫الوثائق‬ ‫كل‬ ‫عن‬ ‫معلومات‬ ‫تتضمن‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫احلرص‬ ‫وعملية‬ ، ‫احلرص‬ ‫وعملية‬ ‫وتشمل‬ : ‫النظام‬ ‫اسم‬ ‫؛‬ ‫يشري‬ ‫وهذا‬ ‫إىل‬ ‫عموم‬ ‫املستخدم‬ ‫االسم‬ ‫ا‬ ‫وكذلك‬ ‫للنظام‬ ‫املخترص‬ ‫االسم‬ ، ‫مثال‬ : Jupiter 2006 . ‫والتحكم‬‫السيطرة‬ ‫يف‬ ‫النظام‬ ‫؛‬ ‫مطبق‬‫يكون‬‫حيثام‬ ، ‫األد‬‫عدد‬ ‫حيدد‬ ‫فهذا‬ ‫وات‬ ( ‫الوسائل‬ ) ‫املستخدمة‬ ‫يف‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫السيطرة‬ . (215) Sffady, William: Managing Electronic Records. Op.Cit., p.59. - Farrell, Mark: Op.Cit., p.76. - Ambacher, Bruce: Thirty Years of Electronic Records, Lanham, Md.: Scarecrow Press, 2003, p.58.
  • 151. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 135 ‫بالنظام‬ ‫واملتعلقة‬ ‫باملنظمة‬ ‫األخرى‬ ‫النظم‬ ‫؛‬ ‫يشري‬ ‫وهذا‬ ‫إىل‬ ‫ا‬ ‫حتديد‬ ‫لنظم‬ ‫أو‬ ‫بنظام‬ ‫املتعلقة‬ ‫املهام‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ذلك‬ ‫ويشمل‬ ‫أيض‬ ‫ا‬ ‫إبراز‬ ‫أي‬ ‫قوانني‬ ‫أو‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫بتطبيق‬ ‫متعلقة‬ ‫توجيهات‬ . ‫النظام‬ ‫مسئولو‬ ‫؛‬ ‫وهي‬ ‫قائمة‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ‫حتتوي‬ ‫عىل‬ :  ‫النظام‬ ‫عن‬ ‫املسئولني‬ ‫أسامء‬ .  ‫هبم‬ ‫اخلاصة‬ ‫التليفونات‬ ‫أرقام‬ .  ‫ومواق‬ ‫أماكن‬ ‫ع‬ ‫مكاتبهم‬ .  ‫بيانات‬ ‫مسئويل‬ ‫الالزم‬ ‫الدعم‬ ‫تقديم‬ ‫يمكنهم‬ ‫والذين‬ ‫باملنظمة‬ ‫األخرى‬ ‫النظم‬ ‫احلاجة‬ ‫عند‬ ‫للنظام‬ . ‫النظام‬ ‫من‬ ‫الغرض‬ ‫؛‬ ‫يشري‬ ‫وهذا‬ ‫إىل‬ ‫ومتطلباته‬ ‫النظام‬ ‫استخدام‬ ‫سبب‬ ‫ومصادرها‬ ‫املدخلة‬ ‫البيانات‬ ‫؛‬ ‫يشري‬ ‫وهذا‬ ‫إىل‬ ‫البيانات‬ ‫مصادر‬ ‫وصف‬ ‫قدمها‬ ‫ومن‬ ‫للنظام‬ ‫املدخلة‬ ‫األساسية‬ ‫إىل‬ ‫النظام‬ ‫الرئيسي‬ ‫املخرجات‬ ‫ة‬ ‫؛‬ ‫وكيفية‬ ‫الرئيسية‬ ‫النظام‬ ‫خمرجات‬ ‫يوضح‬ ‫وهذا‬ ‫إعدادها‬ . ‫املعلومات‬ ‫حمتوى‬ ‫؛‬ ‫يشري‬ ‫وهذا‬ ‫إىل‬ ‫الرئيسية‬ ‫البحث‬ ‫مادة‬ ، ‫ا‬ ‫تغطية‬ ‫لبيانات‬ ‫وحتويلها‬ ، ‫الزمنى‬ ‫املدى‬ ، ‫األخرى‬ ‫الرئيسية‬ ‫واخلصائص‬ ‫التجديد‬ ‫دورة‬ ‫للنظام‬ .
  • 152. 136 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫واألجهزة‬ ‫الربامج‬ ‫بيئة‬ ‫؛‬ ‫يشري‬ ‫وذلك‬ ‫إىل‬ ‫احلاسب‬ ‫ومعدات‬ ‫برامج‬ ‫املستخدمة‬ ‫يف‬ ‫النظام‬ . ‫املستخدمة‬‫الوثائق‬‫مواقع‬ ‫يف‬ ‫وإدارته‬‫النظام‬‫فهم‬ ‫؛‬ ‫وهي‬ ‫الوثائق‬ ‫الت‬ ‫ي‬ ‫حتوي‬ ‫ورموزه‬ ‫وخططه‬ ‫النظام‬ ‫تفاصيل‬ . ‫االسرتجاع‬ ‫رشوط‬ ‫؛‬ ‫عىل‬ ‫املفروضة‬ ‫واألمن‬ ‫الرسية‬ ‫لرشوط‬ ‫يشري‬ ‫وهذا‬ ‫النظام‬ . ‫ختزين‬ ‫وسائط‬ ‫أي‬ ‫وحجم‬ ‫موقع‬ ‫حتتوي‬ ‫مماثلة‬ ‫معلومات‬ ‫عىل‬ ‫؛‬ ‫وذلك‬ ‫وسائط‬ ‫أي‬ ‫أماكن‬ ‫حتديد‬ ‫يشمل‬ ‫حتتوي‬ ‫حيويه‬ ‫ملا‬ ‫مماثلة‬ ‫معلومات‬ ‫عىل‬ ‫التخزينية‬ ‫وسعتها‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫إعداد‬ ‫عىل‬ ‫ويشري‬ ‫النظام‬ . ‫العالقة‬ ‫ذات‬‫األنظمة‬ ‫؛‬ ‫يشري‬ ‫وهذا‬ ‫إىل‬ ‫موقع‬ ‫أي‬ ‫بنظام‬ ‫تتعلق‬ ‫أخرى‬‫أنظمة‬ ‫اإل‬ ‫األرشيف‬ ‫لكرتوين‬ ‫املستخدم‬ ، ‫فمثال‬ : ‫البيانات‬ ‫قاعدة‬ ‫التي‬ ‫ت‬ ‫ستخدم‬ ‫يف‬ ‫ا‬ ‫أحد‬ ‫تستخدم‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫ألنظمة‬ ‫يف‬ ‫النظام‬ ‫من‬ ‫املعلومات‬ ‫اسرتجاع‬ ‫اآلخر‬ . ‫باحلرص‬ ‫القائم‬ ‫الشخص‬ ‫تعريف‬ ‫؛‬ ‫ق‬ ‫بمن‬ ‫املتعلقة‬ ‫البيانات‬ ‫يشمل‬ ‫وذلك‬ ‫ام‬ ‫احلرص‬ ‫بعمل‬ ، ‫مثل‬ :  .‫االسم‬  ‫املكتب‬ ‫أو‬ ‫اإل‬ ‫دارة‬ ‫هلا‬ ‫التابع‬ .  ‫اهلاتف‬ ‫رقم‬ .
  • 153. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 137  ‫اإل‬ ‫مكان‬ ‫دارة‬ ‫هلا‬ ‫التابع‬ . ‫اإلعداد‬ ‫تاريخ‬ ‫؛‬ ‫يشري‬ ‫وهذا‬ ‫إىل‬ ‫احلرص‬ ‫إعداد‬ ‫تاريخ‬ . ( 216 ) ً‫ي‬‫ثان‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ‫التقييم‬ ً Appraisal ‫كثري‬ ‫بنظام‬ ‫هلا‬ ‫الدائم‬ ‫االحتفاظ‬ ‫اجل‬ ‫من‬ ‫قيمة‬ ‫هلا‬ ‫يكون‬ ‫ال‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫إدارة‬ ‫ا‬ ‫لوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫الوثائق‬ ‫أما‬ ‫التي‬ ‫يرغب‬ ‫يف‬ ‫االحتفا‬ ‫ظ‬ ‫احتفاظ‬ ‫هبا‬ ‫ا‬ ‫دائام‬ ‫بنظام‬ ‫إدا‬ ‫رة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫فهي‬ :  ‫ألعامل‬ ‫الرضورية‬ ‫الوثائق‬ ‫اجلهة‬ .  ‫الوثائق‬ ‫التي‬ ‫حتوي‬ ‫وفريدة‬ ‫هامة‬ ‫معلومات‬ .  ‫الوثائق‬ ‫التي‬ ‫الوصول‬ ‫يمكن‬ ‫خالهلا‬ ‫من‬ ‫إىل‬ ‫هامة‬ ‫أخرى‬ ‫وثائق‬ . ( 217 ) ‫ذلك‬ ‫أمثلة‬‫ومن‬ : ‫والقضايا‬ ‫القانونية‬ ‫والتوكيالت‬ ‫العقود‬ ، ‫احلسابات‬ ‫وثائق‬ ، ‫الوضع‬ ‫املايل‬ ‫والرضائب‬ ، ‫اإل‬ ‫وقرارات‬ ‫التقارير‬ ‫دارة‬ ‫باجلهة‬ ‫العليا‬ . ‫الوثائق‬‫واختيار‬‫حتديد‬‫وعملية‬ ‫التي‬ ‫يرغب‬ ‫يف‬ ‫حفظ‬‫حفظها‬ ‫ا‬ ‫دائام‬ ‫بنظام‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أمر‬ ‫للغاية‬ ‫معقد‬ ، ‫مثل‬ ‫تقويم‬ ‫فعملية‬ ‫هذه‬ ‫حتتاج‬ ‫الوثائق‬ ‫إىل‬ ‫نوعني‬ ‫التحليل‬ ‫من‬ : (216) Sffady, William: Managing Electronic Records. Op.Cit., p.59-64. - Miller, Bruce: Electronic Recordkeeping Systems: The Five Steps to Success, Scarborough, Ont.: Carswell, 2001, p.59-61. (217) Sffady, William: Managing Electronic Records. Op.Cit., p.65. - Miller, Bruce: Op.Cit., p.63.
  • 154. 138 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫األول‬ : ‫املحتوى‬ ‫حتليل‬ ‫؛‬ ‫وهي‬ ‫العملية‬ ‫التي‬ ‫القيم‬ ‫تقدير‬ ‫خالهلا‬ ‫من‬ ‫يتم‬ ‫ة‬ ‫بالوثيقة‬ ‫املوجودة‬ ‫واملعلومات‬ ‫للبيانات‬ ‫الواضحة‬ . ‫الثاين‬ : ‫التحليل‬ ‫التقني‬ ‫؛‬ ‫ويعني‬ ‫العملية‬ ‫التي‬ ‫إ‬ ‫تقدير‬ ‫فيها‬ ‫يتم‬ ‫مكانية‬ ‫النظم‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫بالوثائق‬ ‫املوجودة‬ ‫البيانات‬ ‫استخدام‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ .‫ة‬ ( 218 ) ‫يوضع‬ ‫التقييم‬ ‫عملية‬ ‫وىف‬ ‫يف‬ ‫ا‬ ‫واالستخدام‬ ‫إثبات‬ ‫كدليل‬ ‫الوثائق‬ ‫قيمة‬ ‫االعتبار‬ ‫حلايل‬ ‫باجلهة‬ ‫األعامل‬ ‫إنجاز‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫وأمهيتها‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫وتأثريها‬ ‫للوثائق‬ . ‫وفيام‬ ‫ييل‬ ‫للوثائق‬ ‫التقييم‬ ‫معايري‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫ا‬ ‫إل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ : ( 1 ) ‫الروابط‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ‫بني‬ ‫الوثائق‬ ‫ارتباط‬ ‫إمكانية‬ ‫اإل‬ ‫لكرتو‬ ‫ن‬ ‫ية‬ ‫جد‬ ‫هام‬ ‫عامل‬ ‫أخرى‬ ‫بوثائق‬ ‫بالنظام‬ ‫املوجودة‬ ‫ا‬ ‫الوثائق‬ ‫تقويم‬ ‫عند‬ ، ‫يشري‬ ‫الوثائق‬ ‫فرتابط‬ ‫إىل‬ ‫مماثلة‬ ‫حاالت‬ ‫عن‬ ‫بيانات‬ ‫جتميع‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫من‬ ‫مشاهبة‬ ‫مصدرين‬ ‫أكثر‬ ‫أو‬ ‫مثل‬ ‫مشرتكة‬ ‫ومعرفات‬ ‫حمددات‬ ‫باستخدام‬ : ‫والعنوان‬ ‫االسم‬ ‫أو‬ ‫أي‬ ‫للوثائق‬ ‫أخرى‬ ‫تعريفية‬ ‫مصادر‬ . ‫يف‬ ‫استهالك‬ ‫ولكنه‬ ‫حمتمل‬ ‫الوثائق‬ ‫بني‬ ‫الرتابط‬ ‫من‬ ‫التحقق‬ ‫يكون‬ ‫الورقي‬ ‫احلفظ‬ ‫بيئة‬ ‫للوقت‬ ، ‫أما‬ ‫يف‬ ‫البيئة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫استخدام‬ ‫فإن‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ‫ة‬ ‫من‬ ‫يسهل‬ ‫توفر‬ ‫إلمكانية‬ ‫النسبية‬ ‫السهولة‬ ‫بسبب‬ ‫الوثائق‬ ‫ماليني‬ ‫ربام‬ ‫بل‬ ‫آالف‬ ‫من‬ ‫النطاق‬ ‫واسع‬ ‫ترابط‬ ‫النظ‬ ‫هبذه‬ ‫خصائص‬ ‫املشرتكة‬ ‫العنارص‬ ‫بمناظرة‬ ‫تقوم‬ ‫م‬ ‫أو‬ ‫وب‬ ‫الوثائق‬ ‫بني‬ ‫املشاهبة‬ ‫عضها‬ ، ‫فعال‬ ‫املوجودة‬ ‫العالقة‬ ‫ذات‬ ‫للبيانات‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫االعتبار‬ ‫فإن‬ ‫لذلك‬ ، ‫ال‬ ‫وعنارص‬ ‫بيانات‬ ‫املضبوطة‬ ‫التي‬ ‫الوثائق‬ ‫ترابط‬ ‫إمكانية‬ ‫تتيح‬ . (218) Sffady, William: Managing Electronic Records. Op.Cit., p.66.
  • 155. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 139 ( 2 ) ‫التحديثات‬ ( ‫التجديدات‬ ) ‫الوثائق‬ ‫حتديث‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ب‬ ‫املخزنة‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫و‬ ‫البيانات‬ ‫معروف‬ ‫تقليد‬ ‫هبا‬ ‫اخلاصة‬ ، ‫املعلومات‬ ‫قيمة‬ ‫تقويم‬ ‫عىل‬ ‫تؤثر‬ ‫بسهولة‬ ‫التجديد‬ ‫عىل‬ ‫فالقدرة‬ ‫التي‬ ‫الوثائق‬ ‫حتوهيا‬ . ‫والتغيريات‬ ‫ليوم‬ ‫يوم‬ ‫من‬ ‫تتغري‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫البيانات‬ ‫قاعدة‬ ‫حمتويات‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫عىل‬ ‫تتم‬ ‫تأثري‬ ‫له‬ ‫يكون‬ ‫بياناته‬ ‫وحتديث‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ‫الوثائق‬ ‫حتديد‬ ‫عند‬ ‫ها‬ ‫التي‬ ‫ي‬ ‫مكن‬ ‫االحتفاظ‬ ‫هبا‬ ‫بالنظام‬ . ( 219 ) ( 3 ) ‫القيود‬ ‫للمعلومات‬ ‫الوصول‬ ‫عىل‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫اسرتجاع‬ ‫عملية‬ ‫إن‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫واستخال‬ ‫ص‬ ‫هلذه‬ ‫بالنسبة‬ ‫التقييم‬ ‫عملية‬ ‫عىل‬ ‫تأثريها‬ ‫هلا‬ ‫منها‬ ‫املعلومات‬ ‫التأثري‬ ‫وهذا‬ ‫الوثائق‬ ‫يتضح‬ ‫يف‬ ‫التالية‬ ‫النقاط‬ : ‫أوال‬ : ‫حتو‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫كثري‬ ‫ي‬ ‫رسية‬ ‫معلومات‬ ، ‫هبذه‬ ‫االحتفاظ‬ ‫وعند‬ ‫بنظم‬ ‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫حتت‬ ‫أصبحت‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫فإن‬ ‫و‬ ‫ي‬ ‫الشخصية‬ ‫واملعلومات‬ ‫البيانات‬ ‫من‬ ‫كبرية‬ ‫أحجام‬‫عىل‬ ‫أو‬ ‫الرسية‬ ، ‫وبعض‬ ‫أخرى‬ ‫ببيانات‬ ‫مرتبطة‬ ‫تكون‬ ‫البيانات‬ ‫هذه‬ ‫يف‬ ‫آخر‬ ‫نظام‬ ‫أو‬ ‫مصادر‬ ‫أخرى‬ . ‫أنه‬ ‫كام‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫حلفظها‬ ‫الرسية‬ ‫الوثائق‬ ‫اختيار‬ ‫عند‬ ‫تردد‬ ‫هناك‬ ‫يكون‬ ‫ب‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ختوف‬ ‫وذلك‬ ‫ا‬ ‫االسرتجاع‬ ‫إمكانيات‬ ‫من‬ ‫ونرشها‬ ‫طبعها‬ ‫وإعادة‬ )‫به‬ ‫(املرصح‬ ‫املخول‬ ‫غري‬ ‫والتداول‬ . (219) Ibid., p.67.
  • 156. 140 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫ثاني‬ ‫ا‬ : ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫عند‬ ‫أعظم‬ ‫مرونة‬ ‫تتيح‬ ‫معاجل‬ ‫ة‬ ‫حذف‬ ‫املمكن‬ ‫فمن‬ ‫املحظورة‬ ‫املعلومات‬ ‫أو‬ ‫واملميزات‬ ‫األسامء‬ ‫إخفاء‬ ‫الشخصية‬ ‫أو‬ ‫بعد‬ ‫الوثائق‬ ‫وإتاحة‬ ‫النظام‬ ‫من‬ ‫األخرى‬ ‫الرسية‬ ‫املعلومات‬ ‫واالستخدام‬ ‫لالسرتجاع‬ ‫ذلك‬ . ‫أثناء‬ ‫احلسبان‬ ‫يف‬ ‫يوضع‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫أنه‬ ‫كام‬ ‫التقييم‬ ‫عامل‬ ‫االسرتجاع‬ ‫عمليات‬ ‫عىل‬ ‫القيود‬ ‫فرض‬ ‫عمليات‬ ‫تأثري‬ ‫واإل‬ ‫اإلصدارات‬ ‫بني‬ ‫ومتغري‬ ‫متفاوت‬ ‫املنع‬ ‫يكون‬ ‫عندما‬ ‫خاصة‬ ‫تاحة‬ ‫املختلفة‬ ( ‫املختلفة‬ ‫النسخ‬ ) ‫أو‬ ‫بناء‬ ‫لنفس‬ ‫املختلفة‬ ‫األشكال‬ ( ‫هيكل‬ ) ‫املعلومات‬ . ( 220 ) ( 4 ) ‫التوثيق‬ Documentation ‫جد‬ ‫املهم‬ ‫من‬ ‫ا‬ ‫بالتوثيق‬ ‫اخلاصة‬ ‫الفنية‬ ‫الوثائق‬ ‫ومراجعة‬ ‫وتعريف‬ ‫حتديد‬ ‫ا‬ ‫لفني‬ ‫للنظام‬ ، ‫شامال‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫ما‬ ‫لتحديد‬ ‫ودقيق‬ ‫ا‬ ‫الكفاية‬ ‫فيه‬ ‫بام‬ ، ‫تشغ‬ ‫إمكانية‬ ‫يتيح‬ ‫بحيث‬ ‫النظام‬ ‫يل‬ ‫املتخصصني‬ ‫األفراد‬ ‫عىل‬ ‫االعتامد‬ ‫بدون‬ ‫يف‬ ‫يساهم‬ ‫وأن‬ ‫تشغيله‬ ‫يف‬ ‫فك‬ ‫تكوين‬ ‫عن‬ ‫شاملة‬ ‫رة‬ ‫النظام‬ . ‫يعد‬ ‫التوثيق‬ ‫الفني‬ ‫النظام‬ ‫حياة‬ ‫فرتة‬ ‫طوال‬ ‫هبا‬ ‫االحتفاظ‬ ‫جيب‬ ‫ثمينة‬ ‫وثيقة‬ ‫نفسه‬ ، ‫فإذا‬ ‫امل‬ ‫قام‬ ‫الوثائق‬ ‫بتقييم‬ ‫النظام‬ ‫عن‬ ‫سئولون‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫دائمة‬ ‫قيمة‬ ‫ذات‬ ‫أهنا‬ ‫عىل‬ ، ‫فإنه‬ ‫يف‬ ‫هذه‬ ‫التوثيق‬ ‫من‬ ‫نسخة‬ ‫حتويل‬ ‫جيب‬ ‫احلالة‬ ‫الفني‬ ‫اإل‬ ‫بالنظام‬ ‫وختزينها‬ ‫نفسه‬ ‫لكرت‬ ‫وين‬ ‫التعامل‬ ‫ليتم‬ ‫اإل‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ‫ضمن‬ ‫من‬ ‫أرشيفية‬ ‫وثيقة‬ ‫أهنا‬ ‫عىل‬ ‫معها‬ ‫لكرتوين‬ . ( 221 ) (220) Ibid., p.67-68. (221) Ibid.
  • 157. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 141 ‫التوثيق‬ ‫يكون‬ ‫احلاالت‬ ‫بعض‬ ‫وىف‬ ‫الفني‬ ‫عمر‬ ‫من‬ ‫أطول‬ ‫األمد‬ ‫طويلة‬ ‫قيمة‬ ‫له‬ ‫للنظام‬ ‫نفسه‬ ‫النظام‬ ، ‫فمثال‬ ‫جد‬ ‫املهم‬ ‫من‬ ‫ولكن‬ ‫مطلوبة‬ ‫غري‬ ‫تكون‬ ‫قد‬ ‫واملعلومات‬ ‫البيانات‬ ‫ا‬ ‫معرفة‬ ‫موجودة‬ ‫أهنا‬ . ( 5 ‫ا‬ ) ‫لقابلية‬ ‫للقراءة‬ Readability ‫والتلف‬ ‫التدهور‬ ‫الطبيعي‬ ‫ع‬ ‫هناك‬ ‫جيعل‬ ‫قد‬ ‫التخزين‬ ‫لوسائط‬ ‫السرت‬ ‫إمكانية‬ ‫دم‬ ‫جاع‬ ‫واملعلومات‬ ‫الوثائق‬ ، ‫بتقويم‬ ‫يقوموا‬ ‫أن‬ ‫عليها‬ ‫القائمني‬ ‫عىل‬ ‫جيب‬ ‫التقييم‬ ‫عملية‬ ‫وخالل‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ‫عليه‬ ‫املخزنة‬ ‫الوسط‬ ‫وطبيعة‬ ‫نوعية‬ ، ‫وسائط‬ ‫باختبار‬ ‫القيام‬ ‫الالزم‬ ‫ومن‬ ‫ألخرى‬ ‫فرتة‬ ‫من‬ ‫النظام‬ ‫بوثائق‬ ‫اخلاصة‬ ‫التخزين‬ . ( 222 ) ‫تظهر‬ ‫الوسائط‬ ‫ختزين‬ ‫عند‬ ‫التخزين‬ ‫بوسائط‬ ‫اخلاصة‬ ‫املشاكل‬ ‫يف‬ ‫غ‬ ‫بيئة‬ ‫مالئمة‬ ‫ري‬ ‫أو‬ ‫طويلة‬ ‫لفرتات‬ ‫تستخدم‬ ‫أهنا‬ . ‫وكثري‬ ‫ا‬ ‫اجلهات‬ ‫تقوم‬ ‫ما‬ ‫التي‬ ‫نظم‬ ‫تستخدم‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫تاب‬ ‫عاملني‬ ‫بتوظيف‬ ‫للنظم‬ ‫عني‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هلا‬ ‫الالزمة‬ ‫الصيانة‬ ‫وإجراء‬ ‫التلف‬ ‫من‬ ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫بمعاجلة‬ ‫يقومون‬ ‫امل‬ ‫ومن‬ ‫طبع‬ ‫وحماولة‬ ‫التخزينية‬ ‫الوسائط‬ ‫من‬ ‫عشوائية‬ ‫عينات‬ ‫بأخذ‬ ‫القيام‬ ‫ستحسن‬ ‫يوضح‬ ‫ذلك‬ ‫إن‬ ‫حيث‬ ‫الورق‬ ‫عىل‬ ‫منها‬ ‫بيانات‬ ‫ملسئويل‬ ‫الفنية‬ ‫املشاكل‬ ‫بعض‬ ‫النظام‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫من‬ ‫الوسائط‬ ‫هذه‬ ‫بتلف‬ ‫واخلاصة‬ ‫تفادهيا‬ ‫املمكن‬ . ( 223 ) (222) Ibid., p.71. (223) Ibid.
  • 158. 142 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ( 6 ) ‫عمليات‬ ‫التهجري‬ Migration Processes ‫جديدة‬ ‫برامج‬ ‫استخدام‬ ‫عند‬ ‫أو‬ ‫فإنه‬ ‫باجلهة‬ ‫جديدة‬ ‫حاسبات‬ ‫وأجهزة‬ ‫معدات‬ ‫ينبغ‬ ‫ي‬ ‫الوثائق‬ ‫هتجري‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بنظام‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫الذي‬ ‫مع‬ ‫يتناسب‬ ‫واملعدات‬ ‫الربامج‬ ‫هذه‬ ‫مع‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫استخدام‬ ‫قابلية‬ . ‫و‬ ‫ينبغي‬ ‫فقد‬ ‫دون‬ ‫التهجري‬ ‫عملية‬ ‫تتم‬ ‫أن‬ ‫ألي‬ ‫النظام‬ ‫من‬ ‫معلومات‬ ‫أو‬ ‫وثائق‬ ‫من‬ ‫النظام‬ ، ‫بني‬ ‫التوافق‬ ‫عدم‬ ‫نتيجة‬ ‫املعلومات‬ ‫بعض‬ ‫تفقد‬ ‫ربام‬ ‫فإنه‬ ‫العملية‬ ‫الناحية‬ ‫من‬ ‫أنه‬ ‫إال‬ ‫واحلديثة‬ ‫القديمة‬ ‫النظم‬ ، ‫أنه‬ ‫إال‬ ‫ينبغي‬ ‫املالئمة‬ ‫للخيارات‬ ‫اللجوء‬ ‫النظام‬ ‫مسئولو‬ ‫عىل‬ ‫يف‬ ‫بالنظام‬ ‫املهجرة‬ ‫واملعلومات‬ ‫الوثائق‬ ‫سالمة‬ ‫ضامن‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫التهجري‬ ‫عمليات‬ . ( 224 ) ‫املعلومات‬ ‫فقد‬ ‫وعمليات‬ ‫اختاذ‬ ‫ينبغ‬ ‫وهلذا‬ ‫احلدوث‬ ‫متوقعة‬ ‫التهجري‬ ‫عمليات‬ ‫أثناء‬ ‫وهذه‬ ‫التهجري‬ ‫عمليات‬ ‫خالل‬ ‫املعلومات‬ ‫فقدان‬ ‫عمليات‬ ‫تقليل‬‫أجل‬‫من‬ ‫اإلجراءات‬ ‫بعض‬ ‫عىل‬ ‫تشتمل‬ ‫اخلطوات‬ :  ‫الشخص‬ ‫حتديد‬ ‫أو‬ ‫للنظام‬ ‫التهجري‬ ‫عمليات‬ ‫عن‬ ‫املسئولني‬ ‫األشخاص‬ .  ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫التهجري‬ ‫عمليات‬ ‫تأثري‬ ‫وتقييم‬ ‫تقدير‬ .  ‫توثي‬ ‫ق‬ ‫إجراءات‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ‫وحتويل‬ ‫التهجري‬ ‫وعمليات‬ ‫إىل‬ ‫ج‬ ‫أشكال‬ ‫ديدة‬ ، ‫أنه‬ ‫عىل‬ ‫ينبغي‬ ‫التالية‬ ‫النقاط‬ ‫عىل‬ ‫التوثيق‬ ‫هذا‬ ‫يشتمل‬ ‫أن‬ : o ‫السياسات‬ ‫واإلجراءات‬ ‫التهجري‬ ‫لعمليات‬ ‫املنظمة‬ . o ‫الكامل‬ ‫التوضيح‬ ‫ألي‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ‫لتهجري‬ ‫تتم‬ ‫عملية‬ . (224) Ibid., p.71-72. - Klein, A.: Data Migration: Issues and Strategies, Medford, N.J.: Information Today, 2001, p.44.
  • 159. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 143 o ‫التهجري‬ ‫أشكال‬ ‫من‬ ‫معني‬ ‫شكل‬ ‫اختيار‬ ‫أسباب‬ ‫توضيح‬ . o ‫نتائج‬ ‫توضيح‬ ‫أي‬ ‫التجربة‬ ‫سبيل‬ ‫عىل‬ ‫كانت‬ ‫ولو‬ ‫حتى‬ ‫هتجري‬ ‫عملية‬ o ‫حول‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ‫عىل‬ ‫التهجري‬ ‫عملية‬ ‫نتائج‬ ‫توضيح‬ ‫أي‬ ‫تغي‬ ‫ريات‬ ‫واستخدامها‬ ‫عملها‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫عىل‬ . ( 225 ) ‫االحرفاظ‬ ‫النظام‬ ‫بوثائق‬ ‫للوثائق‬ ‫االحتفاظ‬ ‫عمليات‬ ‫تعرف‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫النظم‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ب‬ ‫أهنا‬ : " ‫العمليات‬ ‫التي‬ ‫بتخزين‬ ‫تسمح‬ ‫و‬ ‫معاجلة‬ ‫و‬ ‫الوثائق‬ ‫ومحاية‬ ‫صيانة‬ ‫يف‬ ‫النظام‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫من‬ ‫طويلة‬ ‫ملدد‬ ‫هبا‬ ‫االحتفاظ‬ ‫أجل‬ " ( 226 ) ‫اإلبقاء‬ ‫الوثائق‬ ‫عىل‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هبا‬ ‫واالحتفاظ‬ ‫يف‬ ‫النظام‬ ‫يف‬ ‫يكو‬ ‫شكل‬ ‫مفهوم‬ ‫ن‬ ‫الطويل‬ ‫املدى‬ ‫عىل‬ ‫للمستخدمني‬ . ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫مزاياًاستخدام‬ ً ً‫نظم‬ ‫إدارة‬ ً ‫ا‬ ً‫لوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ً ‫اإل‬ ‫احلفظ‬ ‫لكرتوين‬ ‫التقليدية‬ ‫احلفظ‬ ‫بنظم‬ ‫تتوافر‬ ‫ال‬ ‫امتيازات‬ ‫يتيح‬ ، ‫فباإلضافة‬ ‫إىل‬ ‫الواحدة‬ ‫الوثيقة‬ ‫واسرتجاع‬ ‫إتاحة‬ ‫إمكانية‬ ‫نجد‬ ‫الوثائق‬ ‫أصول‬ ‫عىل‬ ‫احلفاظ‬ ‫يف‬ ‫نف‬ ‫الوقت‬ ‫س‬ ‫الفائقة‬ ‫الرسعة‬ ‫مع‬ ‫مستخدم‬ ‫من‬ ‫ألكثر‬ ‫يف‬ .‫االسرتجاع‬ ‫عملية‬ ( 227 ) (225) Klein, A.: Data Migration: Op.Cit., p.44-45. (226) Duranti, Luciana: The Long-term Preservation of Authentic Electronic Records, San Miniato: Archilab, 2005, p.19. (227) Ibid., p.28.
  • 160. 144 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫والوصول‬ ‫إىل‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫املطلوبة‬ ‫املعلومات‬ ‫يف‬ ‫عن‬ ‫إليها‬ ‫الوصول‬ ‫من‬ ‫أرسع‬ ‫وقت‬ ‫األصلية‬ ‫الوثائق‬ ‫طريق‬ ، ‫املتوفرة‬ ‫البحث‬ ‫مداخل‬ ‫وفاعليات‬ ‫إلمكانيات‬ ‫وذلك‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ ( 228 ) ‫بعض‬ ‫وىف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫الوثائق‬ ‫استخدام‬ ‫يتم‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫املخزنة‬ ‫استخدامها‬ ‫يمكن‬ ‫ال‬ ‫استخدامات‬ ‫بالنظام‬ ‫أو‬ ‫باستخدام‬ ‫إنجازها‬ ‫األصلية‬ ‫الوثائق‬ ، ‫مثل‬ :  ‫الوثيقة‬ ‫من‬ ‫اهلامة‬ ‫املعلومات‬ ‫بعض‬ ‫حجب‬ .  ‫األصلية‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫التالفة‬ ‫األجزاء‬ ‫بعض‬ ‫معاجلة‬ ‫والتي‬ ‫املعلوم‬ ‫حتجب‬ ‫ات‬ ‫اهلامة‬ ‫يف‬ ‫األصلية‬ ‫الوثيقة‬ . ( 229 ) ً:‫ًا‬‫ي‬‫ثان‬ ًًًًًًً ً‫خصائصًالوثائق‬ ‫يف‬ ً ً‫نظم‬ ‫إد‬ ‫ارة‬ ً ً‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ً ‫لكي‬ ‫بالوثائق‬ ‫االحتفاظ‬ ‫عمليات‬ ‫من‬ ‫اهلدف‬ ‫يتحقق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫الوثائق‬ ‫فإن‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫التي‬ ‫ية‬ ‫هبا‬ ‫االحتفاظ‬ ‫يتم‬ ‫يف‬ ‫ا‬ ‫يتوافر‬ ‫أن‬‫جيب‬ ‫لنظام‬ ‫التالية‬ ‫اخلصائص‬ ‫فيها‬ :  ‫األصالة‬ Authentic .  ‫الكامل‬ Complete .  ‫الوصول‬ ‫سهولة‬ ‫و‬ ‫االسرتجاع‬ Accessible and Understandable . (228) Ibid., p.29. (229) International Council on Archives: Op.Cit.
  • 161. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 145  ‫للمعاجلة‬ ‫القابلية‬ Processable .  ‫االستخدام‬ ‫إلعادة‬ ‫القابلية‬ Potentially Reusable . ( 230 ) ‫املنظامت‬ ‫فإن‬ ‫املتطلبات‬ ‫هلذه‬ ‫وبالنسبة‬ ‫التي‬ ‫أرشيفات‬ ‫نظم‬ ‫تنشئ‬ ‫إل‬ ‫كرتون‬ ‫ية‬ ‫جيب‬ ‫املتطلبات‬ ‫هذه‬ ‫عىل‬ ‫التأكيد‬ ‫عليها‬ ، ‫أكيدة‬ ‫رغبة‬ ‫لدهيا‬ ‫يكون‬ ‫وأن‬ ‫يف‬ ‫استيفاء‬ ‫هذه‬ ‫املتطلبات‬ ‫من‬ ‫األدنى‬ ‫باحلد‬ ‫املعاناة‬ ‫املتضمنة‬ ‫الطبيعية‬ ‫واملعاجلات‬ ‫العمليات‬ ‫هلذه‬ ‫واملجهود‬ ‫يف‬ ‫عمليات‬ ‫بالنظام‬ ‫االستخدام‬ . ( 1 ) ‫األصالة‬ Authentic ‫نحتاج‬ ‫ببساطة‬ ‫فإننا‬ ‫أصيلة‬ ‫الوثائق‬ ‫أن‬ ‫لنتبني‬ ‫إىل‬ ‫الوثائق‬ ‫أن‬ ‫نثبت‬ ‫أن‬ ‫هي‬ ‫فعال‬ ‫ما‬ ‫تدعيه‬ ، ‫نفس‬ ‫ليس‬ ‫وهذا‬ ‫اليش‬ ‫ء‬ ‫الرغبة‬ ‫عند‬ ‫يف‬ ‫املعلومات‬ ‫ودقة‬ ‫صدق‬ ‫إظهار‬ ‫التي‬ ‫حت‬ ‫وهيا‬ ‫لوثائق‬‫فبالنسبة‬ ‫الوثائق‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بحاجة‬ ‫فنحن‬ ‫إىل‬ ‫أ‬ ‫الوثائق‬ ‫أن‬‫نتبني‬ ‫ن‬ ‫عليها‬ ‫احلصول‬ ‫تم‬ ‫قد‬ ‫يف‬ ‫الوقت‬ ‫الذي‬ ‫تدعيه‬ ، ‫املعاجلات‬ ‫وأن‬ ‫التي‬ ‫أنشأهتا‬ ‫هي‬ ‫فع‬ ‫ال‬ ‫ندعيه‬ ‫ما‬ ‫جزء‬ ‫أصبحت‬ ‫أن‬ ‫منذ‬ ‫األحوال‬ ‫من‬ ‫حال‬ ‫بأي‬ ‫تتغري‬ ‫مل‬ ‫حمتوياهتا‬ ‫وأن‬ ‫هلا‬ ‫ا‬ .‫النظام‬ ‫من‬ ( 231 ) ( 2 ) ‫الكامل‬ Complete ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫ملجموعة‬ ‫كخاصية‬ ‫يستخدم‬ ‫الكامل‬ ‫أكثر‬ ‫واحدة‬ ‫لوثيقة‬ ‫استخدامه‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫جمموعة‬ ‫ضمن‬ ، ‫كال‬ ‫عىل‬ ‫تنطبق‬ ‫كوهنا‬ ‫من‬ ‫بالرغم‬ ‫منهام‬ . (230) Ibid. (231) Ibid.
  • 162. 146 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫من‬ ‫جمموعة‬ ‫ولتكون‬ ‫متام‬ ‫التأكد‬ ‫من‬ ‫فالبد‬ ‫كاملة‬‫الوثائق‬ ‫ا‬ ‫عنارص‬ ‫أي‬ ‫يوجد‬ ‫ال‬‫أنه‬‫من‬ ‫أو‬ ‫أضيفت‬ ‫قد‬ ‫وثائق‬ ‫أو‬ ‫طبق‬ ‫الوثائق‬ ‫جمموعة‬ ‫تلك‬ ‫من‬ ‫أزيلت‬ ‫ا‬ ‫للقوانني‬ ‫التي‬ ‫ت‬ ‫تأسيسها‬ ‫م‬ ‫املجموعة‬ ‫هلذه‬ ، ‫الفردية‬ ‫للوثيقة‬ ‫بالنسبة‬ ‫األصالة‬ ‫ملتطلب‬ ‫بالنسبة‬ ‫املطلب‬ ‫نفس‬ ‫هو‬ ‫وهذا‬ . ‫بأ‬ ‫القول‬ ‫جمرد‬ ‫ليس‬ ‫الكامل‬ ‫وببساطة‬ ‫كل‬ ‫ن‬ ‫يش‬ ‫ء‬ ‫هو‬ ‫كام‬ ‫مازال‬ ، ‫هناك‬ ‫يكون‬ ‫ربام‬ ‫ألنه‬ ‫الوثائق‬ ‫بعض‬ ‫وجود‬ ‫لعدم‬ ‫مقنع‬ ‫سبب‬ ‫يف‬ ‫أماكنها‬ ، ‫يتضمن‬ ‫وذلك‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫ال‬ ‫بأنه‬ ‫القول‬ ‫يوجد‬ ‫يش‬ ‫ء‬ ‫ال‬ ‫عندما‬ ‫هناك‬ ‫ينبغي‬ ‫هناك‬ ‫وجوده‬ . ( 232 ) ( 3 ) ‫سهولة‬ ‫الوصول‬ ‫و‬ ‫ا‬ ‫ال‬ ‫سرتجاع‬ Accessible and Understandable ‫والكاملة‬ ‫األصلية‬ ‫الوثائق‬ ‫جمموعات‬ ‫إن‬ ‫الوصول‬ ‫نستطع‬ ‫مل‬ ‫إن‬ ‫استخدامها‬ ‫يمكن‬ ‫ال‬ ‫إليها‬ ‫أو‬ ‫بسهولة‬ ‫اسرتجاعها‬ ، ‫بمكوناهتا‬ ‫الشعور‬ ‫عىل‬ ‫قادرين‬ ‫نكن‬ ‫مل‬ ‫وإن‬ . ‫(كال‬ ‫التقنيات‬ ‫بعض‬ ‫لدينا‬ ‫مازال‬ ‫أنه‬ ‫يعنى‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫الوصول‬ ‫األجهزة‬ ‫من‬ ‫والربامج‬ ) ‫والتي‬ ‫فني‬‫بالتعامل‬‫لنا‬‫تسمح‬ ‫ا‬ ‫وترمجتها‬‫الوثائق‬‫مع‬ ‫يف‬ ‫يست‬‫شكل‬ ‫املستخدمون‬‫طيع‬ ‫خالله‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫تناول‬ . ( 233 ) ‫الوثائق‬ ‫أن‬ ‫من‬ ‫وللتأكد‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫اإل‬ ‫األرشيف‬ ‫بنظام‬ ‫لكرتوين‬ ‫الو‬ ‫سهلة‬ ‫صول‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫جيب‬ ‫فإنه‬ ‫للفهم‬ ‫وقابلة‬ ‫واالسرتجاع‬ :  ‫خمزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫أن‬ ‫يف‬ ‫للمعاجلة‬ ‫قابل‬ ‫شكل‬ . (232) Ibid. (233) Ibid.
  • 163. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 147  ‫املعلوم‬ ‫وبني‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫بني‬ ‫ارتباط‬ ‫يوجد‬ ‫أنه‬ ‫عىل‬ ‫املوجودة‬ ‫ات‬ ‫النظام‬ . ( 234 ) ( 4 ) ‫القابلية‬ ‫للمعاجلة‬ ‫العتبار‬ ‫أن‬ ‫واملعاجلة‬ ‫التعامل‬ ‫عىل‬ ‫قادرين‬ ‫نكون‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫فإنه‬ ‫للمعاجلة‬ ‫قابلة‬ ‫الوثائق‬ ‫بعمليات‬ ‫املتعلقة‬ ‫لألغراض‬ ‫مناسبة‬ ‫وسائل‬ ‫باستخدام‬ ‫وعرضها‬ ‫وحتديدها‬ ‫الوثائق‬ ‫هلذه‬ ‫االحتفاظ‬ . ‫املامثلة‬ ‫الوسائل‬ ‫استخدام‬ ‫يعنى‬ ‫ربام‬ ‫وهذا‬ ‫إىل‬ ‫تلك‬ ‫التي‬ ‫ال‬ ‫مع‬ ‫مستخدمة‬ ‫كانت‬ ‫نظام‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫الذي‬ ‫موجود‬ ‫كان‬ ‫ا‬ ‫والذي‬ ‫كان‬ ‫مسئوال‬ ‫واالحتفاظ‬ ‫التخزين‬ ‫عمليات‬ ‫عن‬ ‫الوثائق‬ ‫هلذه‬ ‫واالسرتجاع‬ . ( 235 ) ( 5 ) ‫القابلية‬ ‫االستخدام‬ ‫إلعادة‬ ‫االستخدام‬ ‫إلعادة‬ ‫قابلة‬ ‫تكون‬ ‫الوثائق‬ ‫يف‬ ‫استخالص‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫حالة‬ ‫منها‬ ‫املعلومات‬ ‫أو‬ ‫احلديثة‬ ‫املعلومات‬ ‫نظم‬ ‫مع‬ ‫الوثائق‬ ‫تفاعل‬ ‫إمكانية‬ ‫آخر‬ ‫بمعنى‬ ، ‫وهذا‬ ‫متطلب‬ ‫أكثر‬ ‫املتطلبات‬ ‫من‬ ‫رصامة‬ ‫لعمليتي‬ ‫الوصول‬ ‫و‬ ‫للمعاجل‬ ‫والقابلية‬ ‫االسرتجاع‬ ‫ة‬ . ( 236 ) ‫للربامج‬ ‫املادية‬ ‫املكونات‬ ‫عىل‬ ‫احلفاظ‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫إشباعها‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫املتطلبات‬ ‫هذه‬ ‫التي‬ ‫لتكون‬ ‫خالهلا‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫ختزين‬ ‫تم‬ ‫للمعاجلة‬ ‫وقابلة‬ ‫لالسرتجاع‬‫متاحة‬ ، ‫كان‬ ‫إذا‬‫ولكن‬ ‫لديه‬ ‫ليس‬ ‫القديم‬ ‫النظام‬ ‫أي‬ ‫فإن‬ ‫اجلديدة‬ ‫احلاسبات‬ ‫نظم‬ ‫مع‬ ‫املعلومات‬ ‫لتبادل‬ ‫وسائل‬ (234) Ibid. (235) Ibid. (236) Ibid.
  • 164. 148 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫إلعادة‬ ‫قابلني‬ ‫يكونوا‬ ‫لن‬ ‫فإهنم‬ ‫ولذلك‬ ‫القديم‬ ‫النظام‬ ‫حبيسة‬ ‫تكون‬ ‫سوف‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫االستخدام‬ . ‫االحتفاظ‬ ‫ملتطلبات‬ ‫السابق‬ ‫العرض‬ ‫خالل‬ ‫ومن‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫ل‬ ‫كرتون‬ ‫ية‬ ‫االحتفاظ‬ ‫عمليات‬ ‫متطلبات‬ ‫عىل‬ ‫تأثري‬ ‫له‬ ‫هام‬ ‫عامل‬ ‫للباحث‬ ‫يظهر‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫ا‬ ‫لوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وهو‬ ‫أال‬ " ‫التقني‬ ‫التطور‬ " ‫التطور‬ ‫هبذا‬ ‫اخلاصة‬ ‫والتغيريات‬ . ً:‫ًا‬‫ث‬‫ثال‬ ًًًًًًً ً‫التطورًوالتغري‬ ‫التكنولوجي‬ ً Technological Development and Changes ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫عند‬ ‫منه‬ ‫الفرار‬ ‫يمكن‬ ‫ال‬ ‫واقع‬ ‫هو‬ ‫التكنولوجي‬ ‫التغري‬ ‫إن‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫التغري‬ ‫مقدار‬ ‫وأن‬ ‫يف‬ ‫املجال‬ ‫هذا‬ ‫يعد‬ ‫رسيع‬ ‫ا‬ ‫بمساحا‬ ‫قورن‬ ‫ما‬ ‫إذا‬ ‫ت‬ ‫التقدم‬ ‫من‬ ‫أخرى‬ ‫اإلنساين‬ ‫يف‬ ‫ومعاجلتها‬ ‫بالوثائق‬ ‫املتعلقة‬ ‫العمليات‬ ، ‫ونجد‬ ‫أي‬ ‫ا‬‫ض‬ ‫هذا‬ ‫أن‬ ‫قوى‬ ‫حتدثه‬ ‫التغيري‬ ‫السوق‬ ‫والتي‬ ‫تعد‬ ‫االحتفاظ‬ ‫متطلبات‬ ‫عن‬ ‫البعد‬ ‫كل‬ ‫بعيدة‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫للمعلومات‬ ‫املتزن‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫املدى‬ ‫طويل‬ ‫االحتفاظ‬ ‫األخص‬ ‫وعىل‬ ‫املتغرية‬ ‫غري‬ ‫األصيلة‬ . ( 237 ) ‫حتدي‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫فإنه‬ ‫لذلك‬ ‫ا‬ ‫من‬ ‫جمموعة‬ ‫باستخدام‬ ‫متطلباتنا‬ ‫إلشباع‬ ‫األدوات‬ ‫والتي‬ ‫لتوظيفها‬ ‫حماوالت‬ ‫هناك‬ ‫تكون‬ ‫بينام‬ ‫الوقت‬ ‫مع‬ ‫تتغري‬ ‫سوف‬ . ‫يظهر‬ ‫وهذا‬ ‫األشكال‬ ‫من‬ ‫العديد‬ ‫تأخذ‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫التغيريات‬ ‫هذه‬ ‫إن‬ ‫يف‬ ‫مع‬ ‫املستخدمة‬ ‫اجلديدة‬ ‫والربامج‬ ‫التطبيقات‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وب‬ ‫واضح‬ ‫شكل‬ . (237) Ibid.
  • 165. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 149 ‫اإل‬ ‫من‬ ‫حديثة‬ ‫إصدارة‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫اجلديدة‬ ‫فالربامج‬ ‫فعلي‬ ‫املوجودة‬ ‫صدارة‬ ‫ا‬ ‫للربنامج‬ ‫أو‬ ‫التطبيق‬ ، ‫أو‬ ‫كامل‬ ‫بشكل‬ ‫كلها‬ ‫جديدة‬ ‫أهنا‬ ، ‫والتي‬ ‫أف‬ ‫أهنا‬ ‫بسبب‬ ‫أصدرت‬ ‫ضل‬ ‫القديمة‬ ‫اإلصدارة‬ ‫من‬ ، ‫أو‬ ‫أهنا‬ ‫أرخص‬ ، ‫أو‬ ‫توافق‬ ‫تقدم‬ ‫أهنا‬ ‫بسبب‬ ‫أكثر‬ ‫الربامج‬ ‫مع‬ ‫باملنظمة‬ ‫املستخدمة‬ . ( 238 ) ‫واإلصدارة‬ ‫اجلديدة‬ ‫اإلصدارة‬ ‫بني‬ ‫الفرق‬ ‫معرفة‬ ‫الصعب‬ ‫ملن‬ ‫إنه‬ ‫املعدلة‬ ، ‫فمث‬ ‫ال‬ ‫الربنامج‬ ‫من‬ ‫الثالثة‬ ‫اإلصدارة‬ ( ‫س‬ ) ‫نفس‬ ‫من‬ ‫الثابتة‬ ‫اإلصدارة‬ ‫تصبح‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫املميزات‬‫من‬ ‫صغرية‬‫جمموعة‬‫طريق‬‫عن‬ ‫الربنامج‬ ‫أو‬ ‫كلية‬‫الربنامج‬‫كتابة‬‫إعادة‬‫املمكن‬‫من‬‫أنه‬ ‫الوظائف‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫خيتلف‬ ‫ولكنه‬ ‫االسم‬ ‫نفس‬ ‫حيمل‬ ‫والذي‬ . ‫إضافة‬ ‫إىل‬ ‫املمك‬ ‫من‬ ‫التغيريات‬ ‫أن‬ ‫املستخدمة‬ ‫واملعدات‬ ‫األجهزة‬ ‫عىل‬ ‫حدوثها‬ ‫ن‬ ‫يف‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫دائمة‬ ‫نسخة‬ ‫لعمل‬ ‫الربامج‬ ‫تشغيل‬ ، ‫هذه‬ ‫تكون‬ ‫األحيان‬ ‫بعض‬ ‫وىف‬ ‫مثل‬ ‫باملوضوع‬ ‫بسيطة‬ ‫عالقة‬ ‫هلا‬ ‫التغيريات‬ :  ‫املعدات‬ ‫التي‬ ‫واألجهز‬ ‫املعدات‬ ‫أن‬ ‫لضامن‬ ‫تستخدم‬ ‫ة‬ ‫وتعمل‬ ‫متوافقة‬ ‫اجلديدة‬ ‫تستمر‬ ‫القديمة‬ ‫الربامج‬ ‫أن‬ ‫وضامن‬ ‫القديمة‬ ‫الربامج‬ ‫مع‬ ‫يف‬ ‫العمل‬ ‫والتشغيل‬ . ( 239 )  ‫ا‬‫أيض‬ ‫رغم‬ ‫االسرتجاع‬ ‫سهلة‬ ‫لتكون‬ ‫تستمر‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫القديمة‬ ‫الوسائط‬ ‫الوقت‬ ‫مرور‬ . (238) Ibid. (239) Ibid.
  • 166. 150 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫ا‬ ‫للحاسب‬ ‫اجلديدة‬ ‫فاألجيال‬ ‫لألبد‬ ‫يستمر‬ ‫ال‬ ‫التوافق‬ ‫هذا‬ ‫ولكن‬ ‫آليل‬ ‫امل‬ ‫من‬ ‫أن‬ ‫مكن‬ ‫والربامج‬ ‫األجهزة‬ ‫مع‬ ‫تتعامل‬ ‫التي‬ ‫كانت‬ ‫تعد‬ ‫احلاسبات‬ ‫من‬ ‫السابقة‬ ‫األجيال‬ ‫مع‬ ‫جديدة‬ ‫واملعدات‬ ‫التجهيزات‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫تستطيع‬ ‫أن‬ ‫بالرضوري‬ ‫ليس‬ ‫ولكنها‬ ‫التي‬ ‫تع‬ ‫ود‬ ‫إىل‬ ‫ثالثة‬ ‫أو‬ ‫مضت‬ ‫أجيال‬ ‫أربعة‬ ، ‫الواضح‬ ‫األثر‬ ‫ذات‬ ‫فالتغيريات‬ ‫هي‬ ‫التي‬ ‫وسائط‬ ‫عىل‬ ‫طرأت‬ ‫ل‬ ‫التخزين‬ ‫بوسائط‬ ‫املرتبطة‬ ‫والتقنيات‬ ‫التخزين‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ .‫ية‬ ‫املعلومات‬ ‫لتخزين‬ ‫املستخدم‬ ‫املنطقي‬ ‫البناء‬ ‫عىل‬ ‫تطرأ‬ ‫قد‬ ‫التغيريات‬ ، ‫يشار‬ ‫ما‬ ‫وهو‬ ‫عىل‬‫إليه‬ ‫أ‬ ‫نه‬ " ‫امللف‬‫شكل‬ " ، ‫وأحيان‬ ‫ا‬ ‫لتغيري‬‫مبارشة‬‫كنتيجة‬‫حدثت‬‫قد‬‫التغيريات‬‫هذه‬‫أن‬‫نجد‬ ‫الربا‬ ‫والتطبيقات‬ ‫مج‬ . ( 240 ) ‫من‬ ‫وأنه‬ ‫القديم‬ ‫بالشكل‬ ‫امللف‬ ‫قراءة‬ ‫عىل‬ ‫قادرة‬ ‫اجلديدة‬ ‫الربامج‬ ‫كانت‬ ‫إذا‬ ‫فحتى‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫فإنه‬ ‫للقراءة‬ ‫قابل‬ ‫لشكل‬ ‫امللفات‬ ‫هذه‬ ‫لتحويل‬ ‫اإلجراءات‬ ‫ببعض‬ ‫القيام‬ ‫املمكن‬ ‫بنسبة‬ ‫نجاحها‬ ‫عىل‬ ‫التأكيد‬ ‫صعبة‬ ‫العملية‬ ‫هذه‬ ‫جيعل‬ ‫مما‬ ‫الدقيقة‬ ‫غري‬ ‫األمور‬ ‫بعض‬ ‫حتدث‬ ‫أن‬ 100 % ‫امللفات‬ ‫بأشكال‬ ‫كاملة‬‫دراية‬ ‫عىل‬ ‫العملية‬ ‫هذه‬‫عىل‬ ‫القائم‬ ‫الشخص‬ ‫يكن‬ ‫مل‬ ‫إن‬ ‫وذلك‬ ‫معها‬ ‫املستخدمة‬ ‫والربامج‬ . ( 241 ) ‫إىل‬ ‫أي‬ ‫هامة‬ ‫التغيريات‬ ‫هذه‬ ‫حد‬ ، ‫إىل‬ ‫أي‬ ‫ه‬ ‫حد‬ ‫ي‬ ‫االستخدام‬ ‫صعبة‬ ‫بالنسبة‬ ‫ل‬ ‫ن‬ ‫ا‬ ‫لنتعامل‬ ‫وحجم‬ ‫هبا‬ ‫اخلاصة‬ ‫التحذيرات‬ ‫وحجم‬ ‫كمية‬ ‫عىل‬ ‫معتمدين‬ ‫معها‬ ‫املعلومات‬ ‫ال‬ ‫تي‬ ‫وما‬ ‫بشأهنم‬ ‫نعرفها‬ ‫ه‬ ‫ي‬ ‫املطلوبة‬ ‫التغيريات‬ ‫حجم‬ . (240) Ibid. (241) Ibid.
  • 167. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 151 ‫إنه‬ ‫املشاكل‬ ‫من‬ ‫العديد‬ ‫وجود‬ ‫من‬ ‫بالرغم‬ ‫أنه‬ ‫بالذكر‬ ‫جلدير‬ ‫والتي‬ ‫أشري‬ ‫إ‬ ‫ليها‬ ، ‫أنه‬ ‫إال‬ ‫عليها‬ ‫التغلب‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫يف‬ ‫الكافية‬ ‫الفنية‬ ‫املعرفة‬ ‫وجود‬ ‫والتي‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫ت‬ ‫مكلفة‬ ‫صبح‬ ‫جد‬ ‫ا‬ ‫بذلك‬ ‫للقيام‬ . ‫ومعظم‬ ‫أخصائي‬ ‫ى‬ ‫األرشيف‬ ‫ومسئويل‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يتم‬ ‫نون‬ ‫جتنب‬ ‫اخلارقة‬ ‫األعامل‬ ‫هذه‬ ‫مثل‬ ‫واملعاناة‬ ‫الشديدة‬ ‫والتي‬ ‫لتغطية‬ ‫رضورية‬ ‫تكون‬ ‫وإعادة‬ ‫تش‬ ‫غيل‬ ‫مل‬ ‫ختزينية‬ ‫وسائط‬ ‫عىل‬ ‫املخزنة‬ ‫املعلومات‬ ‫العرشين‬ ‫من‬ ‫يقرب‬ ‫ما‬ ‫دة‬ ‫سنة‬ . ً:‫ًا‬‫ع‬‫راب‬ ًًًً ًًً ‫عالقة‬ ً ‫عمليات‬ ً ‫االحتفاظ‬ ً ‫ب‬ ً‫نظام‬ ‫االسرتجاع‬ ً ‫إن‬ ‫النظام‬ ‫الذي‬ ‫بحفظ‬‫نقوم‬ ‫الوثائق‬ ‫النظام‬‫يكون‬‫أن‬‫بالرضورة‬‫ليس‬‫فيه‬ ‫ا‬ ‫لذي‬ ‫سوف‬ ‫الوثائق‬ ‫نسرتجع‬ ‫من‬ ‫خالله‬ . ‫والفصل‬ ‫النظامني‬ ‫بني‬ ( ‫واالسرتجاع‬ ‫احلفظ‬ ) ‫مطلوب‬ ‫يكون‬ ‫ا‬ ‫عندما‬ ‫جمت‬ ‫يكون‬ ‫مع‬ ‫كبري‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫وتداول‬ ‫باسرتجاع‬ ‫يقومون‬ ‫سوف‬ ‫الذين‬ ‫املستخدمني‬ ‫جد‬ ‫ا‬ ‫ا‬ ‫وهذا‬ ‫ملجتمع‬ ‫خمتلف‬ ‫مستخدمني‬ ‫يضم‬ ‫نفسه‬ ‫ومواقعهم‬ ‫طبيعتهم‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫ني‬ . ( 242 ) ‫والفصل‬ ‫بني‬ ‫والتطبيقات‬ ‫الربامج‬ ‫بتحديد‬ ‫يسمح‬ ‫االسرتجاع‬ ‫ونظم‬ ‫احلفظ‬ ‫نظم‬ ‫املستخدمة‬ ‫يف‬ ‫عمليات‬ ‫احلفظ‬ ‫والتي‬ ‫احلاجة‬ ‫دون‬ ‫طويلة‬ ‫فرتة‬ ‫تستمر‬ ‫أن‬ ‫املحتمل‬ ‫من‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫مع‬ ‫واملواءمة‬ ‫التكيف‬ ‫اختيارنا‬ ‫بالنسبة‬ ‫املدى‬ ‫القصري‬ ‫االستخدام‬ ‫متطلبات‬ ‫بسبب‬ ‫للمستخدمني‬ ‫وهناك‬ ‫املنفصلة‬ ‫األنظمة‬ ‫الستخدام‬ ‫أخرى‬ ‫وفوائد‬ ‫مزايا‬ ‫واملطلوبة‬ ‫احل‬ ‫لعمليات‬ ‫فظ‬ ‫واالسرتجاع‬ ، ‫رضورة‬ ‫يوجد‬ ‫ال‬ ‫أنه‬ ‫نجد‬ ‫احلاالت‬ ‫من‬ ‫كثري‬ ‫وىف‬ ‫إلتاحة‬ ‫جلزء‬ ‫االسرتجاع‬ ‫أ‬ ‫و‬ (242) Ibid.
  • 168. 152 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫املدة‬ ‫كل‬ ‫التي‬ ‫الوثائق‬ ‫بحفظ‬ ‫أثنائها‬ ‫نقوم‬ ، ‫أو‬ ‫أ‬ ‫ن‬ ‫إتاحة‬ ‫االسرتجاع‬ ‫والتي‬ ‫نحتاج‬ ‫فعال‬ ‫إليها‬ ‫املستخدمني‬ ‫من‬ ‫حمدود‬ ‫لعدد‬ ‫تكون‬ ‫أو‬ ‫املتخصصني‬ ( ‫مثال‬ ‫الوثائق‬ ‫حفظ‬ ‫عىل‬ ‫القائمني‬ ‫وهم‬ ‫الوثائق‬ ‫ورسية‬ ‫أمن‬ ‫عن‬ ‫املسئولون‬ ) ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫ختصيص‬ ‫للحفظ‬ ‫نظام‬ ‫و‬ ‫الذي‬ ‫يس‬ ‫ال‬ ‫مح‬ ‫املستخدمني‬‫بدخول‬ ، ‫واضحة‬‫خصائص‬‫لديه‬‫لكن‬ ‫والتي‬ ‫تسمح‬ ‫باالس‬‫للمستخدمني‬ ‫رتجاع‬ ‫معها‬ ‫والتفاعل‬ ، ‫والتعقيدات‬ ‫التكاليف‬ ‫وتوفري‬ ‫يف‬ ‫عمليات‬ ‫احلفظ‬ ، ‫إضافة‬ ‫إىل‬ ‫أن‬ ‫إمكانية‬ ‫للتعديل‬ ‫وقابلية‬ ‫سهولة‬ ‫اكثر‬ ‫النظام‬ ‫يكون‬ ‫يف‬ .‫املستقبل‬ ( 243 ) ‫و‬ " ‫االسرتجاع‬ " ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يقصد‬ ‫به‬ ‫الوسائ‬ ‫توفري‬ ‫ل‬ ‫و‬ ‫الوثائق‬ ‫الستعراض‬ ‫واألدوات‬ ‫إمكانية‬ ‫طباعتها‬ ، ‫معدات‬ ‫توفري‬ ‫به‬ ‫ويقصد‬ ‫وأجهزة‬ ‫تقوم‬ ‫نشطة‬ ‫دخول‬ ‫عمليات‬ ‫وتوفري‬ ‫بالنظام‬ ‫املحفوظة‬ ‫الوثائق‬ ‫بقراءة‬ ‫لالسرتجاع‬ ‫عرب‬ ‫اإلنرتنت‬ ( 244 ) ‫والكثري‬ ‫تظهر‬ ‫سوف‬ ‫الطريق‬ ‫هذا‬ ‫عىل‬ ‫اآلليات‬ ‫من‬ ‫يف‬ ‫املستقبل‬ ‫وستظهر‬ ‫ا‬ ‫لنظم‬ ‫التي‬ ‫نظم‬ ‫من‬ ‫واحلديثة‬ ‫القديمة‬ ‫األشكال‬ ‫مجيع‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫يتم‬ ‫خالهلا‬ ‫من‬ ‫احلفظ‬ ‫احلاج‬ ‫دون‬ ‫ة‬ ‫إىل‬ ‫اآلليات‬ ‫تغيري‬ ‫أو‬ ‫املستخدمة‬ ‫األنظمة‬ ‫يف‬ ‫احلفظ‬ ‫عمليات‬ . ‫وهناك‬ ‫حاجة‬ ‫إىل‬ ‫بالوثائق‬ ‫االحتفاظ‬ ‫يتم‬ ‫أن‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتو‬ ‫ن‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫عن‬ ‫مستقل‬ ‫شكل‬ ‫أي‬ ‫برامج‬ ‫أو‬ ‫تطبيقات‬ ‫أو‬ ‫وذلك‬ ‫حمددة‬ ‫وأجهزة‬ ‫معدات‬ ‫يتحقق‬ ‫يف‬ ‫ح‬ ‫الة‬ ‫عمليات‬ ‫كانت‬‫إذا‬ ‫االحتفاظ‬ ‫مسبق‬ ‫حمددة‬ ‫معايري‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫ا‬ ‫ومتفق‬ ‫عليها‬ ، ‫ه‬ ‫مثل‬ ‫ذه‬ ‫املعايري‬ (243) Ibid. (244) Ibid.
  • 169. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 153 ‫سوف‬ ‫هناك‬‫يكون‬ ‫لن‬ ‫أنه‬‫تضمن‬ ‫أي‬ ‫عىل‬ ‫اعتامد‬ ‫أي‬ ‫مورد‬ ‫أو‬ ‫بائع‬ ‫للربامج‬ ‫أو‬ ‫وذلك‬ ‫األجهزة‬ ‫بنظام‬ ‫والتداول‬ ‫االسرتجاع‬ ‫عملية‬ ‫استمرارية‬ ‫لضامن‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ ( 245 ) ً:‫ًا‬‫س‬‫خام‬ ًًًً ً ًً ‫خصائص‬ ً ‫أشكال‬ ً ً‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ً‫ية‬ ‫يف‬ ً ً‫نظم‬ ‫إدارة‬ ً ‫ا‬ ً‫لوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬  ‫أن‬ ‫تكون‬ ‫والعالقات‬ ‫املعلومات‬ ‫كل‬ ‫توضيح‬ ‫عىل‬ ‫قادرة‬ ‫يف‬ ‫األصلي‬ ‫الوثائق‬ ‫ة‬ ‫والتي‬ ‫تعد‬ ‫هامة‬ .  ‫حتديدها‬ ‫يتم‬ ‫أن‬ ‫عن‬ ‫حمددة‬ ‫معايري‬ ‫طريق‬ .  ‫توفر‬ ‫رشط‬ ‫طول‬ ‫االنتشار‬ ‫واسعة‬ ‫تكون‬ ‫وان‬ ‫العمر‬ .  ‫أن‬ ‫تكون‬ ‫قابلة‬ ‫لالستخدام‬ ‫االسرتجاع‬ ‫أغراض‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫مبارش‬ ‫بشكل‬  ‫أن‬ ‫تكون‬ ‫قابلة‬ ‫للتحويل‬ ‫إىل‬ ‫استخدامه‬ ‫يمكن‬ ‫شكل‬ .  ‫أن‬ ‫تكون‬ ‫مستقلة‬ ‫بيئة‬‫عن‬ ‫االستقالل‬ ‫متام‬ ‫ا‬ ‫واملعدات‬‫والتطبيقات‬‫لربامج‬ . ( 246 ) ‫عمليات‬ " ‫اإلتاحة‬ " ‫الرداول‬ ‫إن‬ ‫عملية‬ ‫للوثائق‬ ‫االسرتجاع‬ ‫إتاحة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لك‬ ‫رتون‬ ‫ية‬ ‫تعد‬ ‫من‬ ‫أ‬ ‫هم‬ ‫بالوثائق‬ ‫االحتفاظ‬ ‫لعمليات‬ ‫األهداف‬ ، ‫أهم‬ ‫من‬ ‫بل‬ ‫األهداف‬ ‫التي‬ ‫من‬ ‫أجلها‬ ‫يتم‬ ‫تأسيس‬ ‫ال‬ ‫من‬ ‫الفئة‬ ‫تلك‬ ‫نظم‬ . (245) Ibid. - Catherine, Hare: Electronic Records Access: Problems and Issues, Diane Publisher, 2004, p.89. (246) Ibid.
  • 170. 154 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫وتتطلب‬ ‫نظم‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫اسرتجاع‬ ‫عملية‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ، ‫أن‬ ‫ت‬ ‫هذه‬ ‫كون‬ ‫ومتاحة‬ ‫أصيلة‬ ‫الوثائق‬ ‫لالسرتجاع‬ ، ‫التغيريات‬ ‫خالل‬ ‫للفهم‬ ‫وقابلة‬ ‫التكنولوجي‬ ‫ة‬ ‫املتكررة‬ . ‫هذه‬ ‫عىل‬ ‫تدل‬ ‫املتطلبات‬ ‫أن‬ ‫بياناهتا‬ ‫مع‬ ‫ختزينها‬ ‫تم‬ ‫قد‬ ‫الوثائق‬ ‫التي‬ ‫حي‬ ‫عند‬ ‫إليها‬ ‫تاج‬ ‫تم‬ ‫قد‬ ‫والبيانات‬ ‫الوثائق‬ ‫بني‬ ‫األصلية‬ ‫الروابط‬ ‫وأن‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫حفظها‬ ‫الب‬ ‫هذه‬ ‫وأن‬ ‫يانات‬ ‫واملعلومات‬ ‫التي‬ ‫إليها‬ ‫الوصول‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫هبا‬ ‫تتعلق‬ ‫واالستفادة‬ ‫الرب‬ ‫واستعامل‬ ‫منها‬ ‫امج‬ ‫التي‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫أن‬ ‫املتاحة‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫عىل‬ ‫تعمل‬ ‫يف‬ ‫أي‬ ‫وقت‬ ‫يف‬ ‫املستقبل‬ . ( 247 ) ‫اإلتاحة‬ ‫يف‬ ‫القصري‬‫املدى‬ ‫؛‬ ‫القصري‬‫املدى‬‫عرف‬‫ي‬ " ‫باملدة‬ ‫تك‬‫التي‬ ‫الوثائق‬‫ون‬ ‫جزء‬ ‫خالهلا‬ ‫ا‬ ‫اإل‬ ‫نظام‬ ‫من‬ ‫دارة‬ ‫فيه‬ ‫تنشأ‬ ‫الذي‬ ‫أو‬ ‫به‬ ‫مرتبطة‬ ‫تكون‬ " ‫ذ‬ ، ‫لك‬ ‫م‬‫مستخد‬ ‫يبقى‬ ‫الذي‬ ‫النظام‬ ‫ا‬ ‫العادي‬ ‫اإلطار‬ ‫ضمن‬ ‫املنتج‬ ‫القسم‬ ‫يف‬ ‫عىل‬ ‫وحيتوي‬ ،‫لنشاطاته‬ : ‫إل‬ ‫األصيل‬ ‫النظام‬ ‫دارة‬ ‫فيه‬ ‫نشأت‬ ‫التي‬ ‫الوثائق‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ . ( 248 ) ‫الطويل‬ ‫املدى‬‫يف‬ ‫اإلتاحة‬ ‫؛‬ ‫ال‬ ‫الوثائق‬ ‫ستعامل‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫امل‬ ‫يف‬ ‫الطويل‬ ‫دى‬ ‫فإنه‬ ‫ينبغي‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬‫تكون‬ ‫أن‬ ‫أصيلة‬ ‫و‬ ،‫متاحة‬ ‫و‬ ‫مفهومة‬ ، ‫و‬ ‫لذاك‬ ‫ي‬ ‫نبغي‬ ‫هبا‬ ‫اخلاصة‬ ‫البيانات‬ ‫كافة‬ ‫توافر‬ ، ‫البيانات‬ ‫تلك‬ ‫التي‬ ‫س‬ ‫توضح‬ ‫نشأهتا‬ ‫ياق‬ ، ‫و‬ ‫بني‬ ‫الروابط‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫الوثائق‬ ‫و‬ ‫بياناهتا‬ ‫معطيات‬ ‫متوافرة‬ ‫وقا‬ ‫بلة‬ ‫يف‬ ‫لالستخدام‬ ‫أي‬ ‫برجمية‬ ‫بيئة‬ ‫يف‬ .‫املستقبل‬ ( 249 ) (247) International council on Archives: Op.Cit. (248) Ibid. (249) Ibid. - Dollar, Charles M.: Op.Cit.
  • 171. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 155 ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫خيارات‬ ً ‫وبدائل‬ ً ‫عملياتًاالسرت‬ ‫جاع‬ ً ‫هناك‬ ‫العديد‬ ‫من‬ ‫والبدائل‬ ‫اخليارات‬ ‫من‬ ‫أ‬ ‫بنظم‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫اسرتجاع‬ ‫جل‬ ‫إ‬ ‫دارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫البدائل‬ ‫هذه‬ ‫أو‬ ‫احتياجات‬ ‫مع‬ ‫يتناسب‬ ‫بشكل‬ ‫تطورت‬ ‫اخليارات‬ ‫املستخدمني‬ ، ‫ا‬‫أيض‬ ‫العمليات‬ ‫هذه‬ ‫تكاليف‬ " ‫عمليات‬ ‫االسرتجاع‬ " ‫سوف‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫أسلوب‬ ‫االحتفاظ‬ ‫بالوثائق‬ ‫يف‬ ‫النظام‬ : ‫مثل‬ : ( ‫الوثائق‬ ‫شكل‬ ، ‫و‬ ‫والتطبي‬ ‫الربامج‬ ‫املتاحة‬ ‫قات‬ ‫والتي‬ ‫خالهلا‬ ‫من‬ ‫متت‬ ‫عملية‬ ‫االحتفاظ‬ ) ‫وفيام‬ ‫ييل‬ ‫اخليارات‬ ‫أو‬ ‫عملية‬ ‫مناهج‬ ‫االسرتجاع‬ : ‫املنهج‬ ‫األول‬ ‫ا‬ ‫تزال‬ ‫ما‬ ‫املخزنة‬ ‫لوثائق‬ ‫يف‬ ‫النظام‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫مستخدمة‬ ، ‫وحيتاج‬ ‫امل‬ ‫إليها‬ ‫ستخدمون‬ ‫باجل‬ ‫ه‬ ‫ة‬ ، ‫لذلك‬ ‫فهي‬ ‫والربامج‬ ‫التطبيقات‬ ‫من‬ ‫كجزء‬ ‫موجودة‬ ‫األخرى‬ ‫املستخدمة‬ ‫يف‬ ‫أ‬ ‫عامل‬ ‫اجل‬ ‫ه‬ ‫ة‬ ، ‫حالة‬ ‫وىف‬ ‫أي‬ ‫تغيريات‬ ‫أو‬ ‫هذه‬ ‫عىل‬ ‫حتديثات‬ ‫الربامج‬ ‫املستخدمة‬ ‫والتطبيقات‬ ‫يف‬ ‫املنظمة‬ ، ‫األ‬ ‫نظام‬ ‫فإن‬ ‫رشيف‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ ‫يتم‬ ‫نفسه‬ ‫تغيريه‬ ‫تبع‬ ‫وحتديثه‬ ‫ا‬ ‫ل‬ ‫لمتطلبات‬ ‫اجلديدة‬ . ( 250 ) ‫املنهج‬ ‫الثاي‬ ‫أن‬ ‫بنظام‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أصبحت‬ ‫نشطة‬ ‫غري‬ ، ‫عمل‬ ‫فيتم‬ ‫ووضعها‬ ‫منها‬ ‫نسخ‬ ‫يف‬ ‫حفظ‬ ‫مكان‬ ‫من‬ ‫حذفها‬ ‫ويتم‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫هبا‬ ‫خاص‬ ‫جزء‬ ‫الوثائق‬ ‫املتداولة‬ ( ‫اجلارية‬ ) ‫بالنظام‬ . (250) International council on Archives: Op.Cit.
  • 172. 156 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫خال‬ ‫من‬ ‫إدارهتا‬‫يتم‬ ‫بالنظام‬ ‫القديمة‬ ‫الوثائق‬ ‫ل‬ ‫نظام‬ ‫األرشيف‬ ‫اإللكرت‬ ‫وين‬ ، ‫وىف‬ ‫تغيري‬ ‫حالة‬ ‫التكنولوجيات‬ ‫أو‬ ‫القديمة‬ ‫الوثائق‬ ‫حتويل‬ ‫يتم‬ ‫فإنه‬ ‫املستخدمة‬ ‫التطبيقات‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫غري‬ ‫شكل‬ ‫امتالكي‬ ‫معينة‬ ‫برامج‬ ‫عىل‬ ‫يعتمد‬ ‫ال‬ ‫مارك‬ ‫لغات‬ ‫إحدى‬ ‫مثل‬ ‫و‬ ‫م‬ ‫التعامل‬ ‫يمكنه‬ ‫ع‬ ‫اجلديدة‬ ‫الربامج‬ ( XML ) ‫والتي‬ ‫القديمة‬ ‫الربامج‬ ‫من‬ ‫جديدة‬ ‫إصدارة‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫املستخدمة‬ ‫أو‬ ‫الربام‬ ‫ووظائف‬ ‫خصائص‬ ‫بنفس‬ ‫ولكن‬ ‫جديدة‬ ‫برامج‬ ‫أهنا‬ ‫ج‬ ‫والتطبيق‬ ‫ات‬ ‫القديمة‬ . ( 251 ) ‫الشكل‬ ‫ذلك‬ ‫ويوضح‬ ‫التايل‬ : ‫نظام‬ ‫أن‬ ‫يظهر‬ ‫الشكل‬ ‫خالل‬ ‫فمن‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫غري‬ ‫الوثائق‬ ‫يرسل‬ ‫به‬ ‫املخزنة‬ ‫النشطة‬ ‫إىل‬ ‫خاص‬ ‫ليكون‬ ‫بالنظام‬ ‫حتديده‬ ‫يتم‬ ‫مكان‬ ‫ا‬ ‫ويتم‬ ‫هبا‬ ‫االحتف‬ ‫اظ‬ ‫ويتم‬ ‫فيه‬ ‫هبا‬ ‫املكان‬ ‫هذا‬ ‫من‬ ‫احلاجة‬ ‫عند‬ ‫اسرتجاعها‬ . (251) Ibid.
  • 173. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 157 ‫الثالث‬ ‫املنهج‬ ‫الثاين‬ ‫املنهج‬ ‫عن‬ ‫كبديل‬ ‫تطبيقه‬ ‫يمكن‬ ‫املنهج‬ ‫هذا‬ ‫أو‬ ‫أنظمة‬ ‫هناك‬ ‫يكون‬ ‫عندما‬ ‫أرشيفات‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫الشكل‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫تتوافق‬ ‫ولكنها‬ ‫شائعة‬ ‫أنواع‬ ‫ومن‬ ‫خمتلفة‬ ‫و‬ ‫البناء‬ ‫الداخيل‬ ‫هلا‬ . ‫عمل‬ ‫يتم‬ ‫هبا‬ ‫اخلاصة‬ ‫والبيانات‬ ‫األرشيفية‬ ‫املجموعات‬ ‫من‬ ‫النشطة‬ ‫غري‬ ‫املجموعات‬ ‫ختزينها‬ ‫ويتم‬ ‫قديمة‬ ‫كملفات‬ ‫منها‬ ‫نسخ‬ ‫يف‬ ‫برامج‬ ‫أي‬ ‫عىل‬ ‫يعتمد‬ ‫ال‬ ‫شكل‬ ‫أو‬ ‫أجهزة‬ ‫معينة‬ ( ‫مسطحة‬ ‫ملفات‬ Flat Files ) . ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫املحددة‬ ‫املجموعات‬ ‫هبذه‬ ‫ويتعلق‬ ‫خيص‬ ‫امللفات‬ ‫هذه‬ ‫وبناء‬ ‫شكل‬ ‫ولكن‬ ‫وضعهم‬ ‫ويتم‬ ‫يف‬ ‫بالنظام‬ ‫واحد‬ ‫مكان‬ ، ‫استدعائهم‬ ‫إعادة‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫معينة‬ ‫خصائص‬ ‫ويتوافر‬ ‫آلي‬ ‫ا‬ ‫هبا‬ ‫اخلاصة‬ ‫األصلية‬ ‫للنظم‬ ‫أو‬ ‫املشاهبة‬ ‫للنظم‬ ‫والتي‬ ‫اخلاصي‬ ‫هذه‬ ‫استخدام‬ ‫يمكنها‬ ‫من‬ ‫ة‬ ‫خالهلا‬ ‫من‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫أجل‬ . ‫مانع‬ ‫التكنولوجية‬ ‫التغيريات‬ ‫تصبح‬ ‫عندما‬ ‫فقط‬ ‫لتحويلها‬ ‫امللفات‬ ‫هذه‬ ‫وحتتاج‬ ‫ا‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫إلمكانية‬ ‫أو‬ ‫األخرى‬ ‫باملناهج‬ ‫مقارنة‬ ‫مناسب‬ ‫غري‬ ‫املنهج‬ ‫هذا‬ ‫يصبح‬ ‫عندما‬ . ( 252 ) ‫الشكل‬ ‫ذلك‬ ‫ويوضح‬ ‫التايل‬ : (252) Ibid.
  • 174. 158 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫الشكل‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫التوضيحي‬ ‫النشطة‬ ‫غري‬ ‫الوثائق‬ ‫أن‬‫يظهر‬ ‫والتي‬ ‫حتولت‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫ملفات‬ ‫أرشيفات‬‫نظم‬ ‫ختص‬‫الوقت‬‫نفس‬‫وىف‬‫امتالكية‬‫غري‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫و‬‫تم‬‫قد‬‫خمتلفة‬ ‫ضعها‬ ‫يف‬ ‫مكان‬ ‫الرغبة‬ ‫وعند‬ ‫منفصل‬ ‫يف‬ ‫ختزينها‬ ‫مكان‬ ‫من‬ ‫استدعائها‬ ‫يتم‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫إىل‬ ‫االس‬ ‫نظام‬ ‫رتجاع‬ ‫نظامها‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫األصيل‬ ‫أو‬ ‫له‬ ‫مشابه‬ ‫نظام‬ . ‫الرابع‬ ‫املنهج‬ ‫عمل‬ ‫يتم‬ ‫النشطة‬ ‫غري‬ ‫الوثائق‬ ‫جمموعات‬ ‫ختزينها‬ ‫ويتم‬ ‫قديمة‬ ‫كملفات‬ ‫منها‬ ‫نسخ‬ ‫يف‬ ‫يتبع‬ ‫وال‬ ‫مستقل‬ ‫شكل‬ ‫أي‬ ‫برامج‬ ‫أو‬ ‫نظام‬ ‫كل‬ ‫وثائق‬ ‫حتفظ‬ ‫أن‬ ‫عىل‬ ‫حمددة‬ ‫أجهزة‬ ‫يف‬ ‫مكان‬ ‫األخرى‬ ‫عن‬ ‫منفصل‬ . ‫البناء‬ ‫تتضمن‬ ‫امللفات‬ ‫هذه‬ ‫اهليكيل‬ ‫الوثائق‬ ‫ملجموعة‬ ، ‫واعتامد‬ ‫ا‬ ‫الب‬ ‫هذه‬ ‫عىل‬ ‫من‬ ‫يانات‬ ‫استريادها‬ ‫املمكن‬ ( ‫جلبها‬ ) ‫يف‬ ‫أرشيفات‬ ‫نظم‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫هلذه‬ ‫االسرتجاع‬ ‫إلتاحة‬ ‫أخرى‬ ‫الوثائق‬ . ( 253 ) (253) Ibid.
  • 175. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 159 ‫الشكل‬ ‫ذلك‬ ‫ويوضح‬ ‫التايل‬ : ‫حد‬ ‫عىل‬ ‫نظام‬ ‫بكل‬ ‫اخلاصة‬ ‫النشطة‬ ‫غري‬ ‫الوثائق‬ ‫حفظ‬ ‫يوضح‬ ‫الشكل‬ ‫إن‬ ‫حيث‬ ‫ة‬ ‫يف‬ ‫احلاجة‬ ‫وعند‬ ‫هبا‬ ‫خاص‬ ‫مستقل‬ ‫مكان‬ ‫إىل‬ ‫أي‬ ‫ا‬ ‫نظامها‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫استدعاؤها‬ ‫يتم‬ ‫منها‬ ‫األصيل‬ ‫أو‬ ‫مشابه‬ ‫نظام‬ . ً:‫ًا‬‫ي‬‫ثان‬ ًًًًًًً ً‫متطلباتًبياناتًالوثائقًبنظم‬ ‫إ‬ ‫دارة‬ ً ً‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ً‫ة‬ ‫ا‬ ‫امليتاداتا‬ ) ً ‫البيانات‬ ‫عن‬ ‫بيانات‬ ‫باهنا‬ ‫امليتاداتا‬ ‫تعرف‬ Data about data ) ) ، ‫أكثر‬ ‫وبشكل‬ ‫توضيح‬ ‫ا‬ ‫امليتاداتا‬ ‫فإن‬ ‫هي‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ : " ‫بناء‬ ‫عن‬ ‫معلومات‬ ‫و‬ ‫الوثيقة‬ ‫حمتويات‬ ‫وإد‬ ‫وهذه‬ ‫ارهتا‬ ‫هي‬ ‫املعلومات‬ ‫التي‬ ‫تساعد‬ ‫يف‬ ‫واإل‬ ‫االحتفاظ‬ ‫عمليات‬ ‫دارة‬ ‫للوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ‫ة‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ " . ‫كبرية‬ ‫أمهية‬ ‫امليتاداتا‬ ‫ومتثل‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫؛‬ ‫إ‬ ‫حيث‬ ‫يتم‬ ‫نه‬ ‫استخدامها‬ ‫يف‬ ‫أغراض‬ ‫بنظم‬ ‫الوثائق‬ ‫اسرتجاع‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وقابلي‬ ‫تها‬
  • 176. 160 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫أصالتها‬ ‫وإثبات‬ ‫لالستخدام‬ ‫وتكاملها‬ ، ‫جد‬ ‫هامة‬ ‫امليتاداتا‬ ‫فإن‬ ‫هلذا‬ ‫ا‬ ‫ع‬ ‫تؤسس‬ ‫لكوهنا‬ ‫القة‬ ‫الوثائق‬ ‫بني‬ ‫النظم‬ ‫تلك‬ ‫يف‬ ‫وسياقها‬ ‫الوظيفي‬ ‫واإلداري‬ . ( 254 ) ‫التالية‬ ‫باملهام‬ ‫امليتاداتا‬ ‫وتقوم‬ :  ‫الوثائق‬ ‫تعريف‬ .  ‫إثبات‬ ‫الوثائق‬ ‫أصالة‬ .  ‫الوصول‬ ‫عمليات‬ ‫رشوط‬ ‫توضيح‬ .  ‫بالنظام‬ ‫الوثائق‬ ‫استخدام‬ ‫عمليات‬ ‫تعقب‬ .  ‫واالسرتجاع‬ ‫الوصول‬ ‫عمليات‬ ‫عىل‬ ‫املساعدة‬ ‫ملستخدمي‬ ‫هلم‬ ‫املخول‬ ‫النظام‬ ‫النظام‬ ‫لوثائق‬ ‫والتداول‬ ‫الوصول‬ .  ‫احلفظ‬ ‫عمليات‬ ‫خيدم‬ ‫مما‬ ‫الوثائق‬ ‫وسياق‬ ‫بناء‬ ‫عن‬ ‫الصحيحة‬ ‫املعلومات‬ ‫توفر‬ ‫واالسرتجاع‬ . ( 255 ) ً:‫ًا‬‫ث‬‫ثال‬ ًًًًًًً ‫أنواعًامليتاداتا‬ ً ( 1 ) ‫امليتاداتا‬ ‫البنائية‬ Structural Metadata ‫وهي‬ ‫الوثيقة‬ ‫وتصميم‬ ‫بناء‬ ‫حول‬ ‫معلومات‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫البن‬ ‫وحتدد‬ ‫اء‬ ‫ونص‬ ‫صورة‬ ‫بني‬ ‫العالقة‬ ‫مثل‬ ‫أجزائها‬ ‫بني‬ ‫والعالقات‬ ‫للوثيقة‬ ‫املنطقي‬ ‫يف‬ ‫الو‬ ‫ثيقة‬ ، ‫وهي‬ ‫واستعراضها‬ ‫الوثائق‬ ‫تصفح‬ ‫عمليات‬ ‫تسهل‬ . (254) Ibid. (255) Duranti, Luciana: Preservation of the Integrity of Electronic Records, Kluwer Academic Publishers, 2002, p.53.
  • 177. ‫الفصل‬ ‫الثاين‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ : ‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫حفظ‬ 161 ( 2 ) ‫الوصفية‬ ‫امليتاداتا‬ Descriptive Metadata ‫يقوم‬ ‫امليتاداتا‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫الوثائق‬ ‫وتعريف‬ ‫بوصف‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫لتس‬ ‫عمليات‬ ‫هيل‬ ‫مثل‬ ‫أساسية‬ ‫معلومات‬ ‫وتتضمن‬ ‫وإدارهتا‬ ‫اسرتجاعها‬ : ‫منشئ‬ ‫الوثيقة‬ ، ‫و‬ ‫عنوان‬ ‫الوث‬ ‫يقة‬ ، ‫و‬ ‫تاريخ‬ ‫إنشائها‬ . ( 3 ) ‫اإلدارية‬ ‫امليتاداتا‬ Administrative Metadata ‫يستخدم‬ ‫امليتاداتا‬ ‫أنواع‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫وهذا‬ ‫يف‬ ‫اإل‬ ‫عمليات‬ ‫تسهيل‬ ‫دارة‬ ‫واالستخ‬ ‫دام‬ ‫والتتبع‬ ‫و‬ ‫بنظم‬ ‫الوثائق‬ ‫هتجري‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫استخدامها‬ ‫وإعادة‬ ، ‫و‬ ‫هذا‬ ‫يتضمن‬ ‫بنظم‬ ‫املوجودة‬ ‫للوثائق‬ ‫والتداول‬ ‫الوصول‬ ‫حقوق‬ ‫عن‬ ‫معلومات‬ ‫النوع‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫إضافة‬ ‫إىل‬ ‫بالوثائق‬ ‫االحتفاظ‬ ‫عمليات‬ ‫عن‬ ‫معلومات‬ . ( 4 ) ‫املحتوى‬ ‫ميتاداتا‬ Content Metadata ‫الفعلية‬ ‫البيانات‬ ‫عىل‬ ‫يشتمل‬ ‫امليتاداتا‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫التي‬ ‫األ‬ ‫كافة‬ ‫توثق‬ ‫فعال‬ ‫واإلجراءات‬ ‫التي‬ ‫للوثيقة‬ ‫متت‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫اإل‬ ‫األرشيف‬ ‫نظام‬ ‫لكرتوين‬ ‫مث‬ ‫ل‬ : ‫مرات‬ ‫استعراضها‬ ‫و‬ ‫طباعتها‬ ‫و‬ ‫إليها‬ ‫الوصول‬ ‫مرات‬ ‫عدد‬ ‫األفعال‬ ‫هبذه‬ ‫قام‬ ‫ومن‬ ‫ومتى‬ ‫أو‬ ‫اإلجراءات‬ (. 256 ) ً:‫ًا‬‫ع‬‫راب‬ ًًًً ًًً ‫املراقبةًوالسيطرةًعلىًعملياتًا‬ ‫السرتجاع‬ ً ‫الرغبة‬‫عند‬ ‫يف‬ ‫الوثائق‬‫إتاحة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ‫ة‬ ‫لالسرتجاع‬ ‫للجميع‬ ‫ومتاحة‬ ‫عامة‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫إما‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫فإن‬ ‫أو‬ ‫عمليات‬ ‫لتطبيق‬ ‫حاجة‬ ‫هناك‬ ‫أن‬ (256) Ibid.
  • 178. 162 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫كلها‬ ‫عليها‬ ‫السيطرة‬ ‫أو‬ ‫املعلومات‬ ‫ومحاية‬ ‫حلاميتها‬ ‫منها‬ ‫جزء‬ ‫ال‬ ‫تي‬ ‫تكن‬ ‫مل‬ ‫إذا‬ ‫تتضمنها‬ ‫هذه‬ ‫وتداوهلا‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫املستخدمني‬ ‫جلميع‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ . ‫نظام‬‫كان‬‫فإذا‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بالس‬‫يتعلق‬‫فيام‬‫املعامل‬ ‫واضح‬‫البداية‬ ‫من‬ ‫يطرة‬ ‫هبا‬‫اخلاصة‬‫والبيانات‬‫للوثائق‬‫واحلامية‬ ، ‫أج‬‫من‬‫استغالهلا‬‫يمكن‬‫قوية‬ ‫أداة‬‫يكون‬‫سوف‬‫فإنه‬ ‫ل‬ ‫عمليات‬ ‫االسرتجاع‬ ‫عمليات‬ ‫عىل‬ ‫والسيطرة‬ ‫املراقبة‬ ‫لعمليات‬ ‫التطبيق‬ . ( 257 ) ●●● (257) International council on Archives: Op.Cit.
  • 179. - 163 – ‫الثالث‬ ‫الفصل‬ : ‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ ‫اإللتتوونية‬ ‫طوارئ‬ ‫حلاالت‬ ‫معرضة‬ ‫غري‬ ‫جهة‬ ‫توجد‬ ‫ال‬ ‫أو‬ ‫كوارث‬ ، ‫طبيعية‬ ‫أسباب‬ ‫من‬ ‫إما‬ ‫أو‬ ‫إنساين‬ ‫عمل‬ ، ‫فالزالز‬ ‫ل‬ ‫واألعاصري‬ ‫حتدث‬ ‫والنريان‬ ‫والفيضانات‬ ‫يف‬ ‫العا‬ ‫أنحاء‬ ‫كافة‬ ‫مل‬ ، ‫ا‬‫أيض‬ ‫املدنية‬ ‫والنزاعات‬ ‫احلروب‬ ‫حتدث‬ ‫يف‬ ‫البلدان‬ ‫من‬ ‫كثري‬ . ‫الكهربائية‬ ‫العيوب‬ ‫حاالت‬ ‫كذلك‬ ‫أو‬ ‫وتل‬ ‫انقطاع‬ ‫الكهرباء‬ ‫شبكات‬ ‫ف‬ ، ‫ا‬‫أيض‬ ‫الترصيف‬ ‫مشاكل‬ ‫أو‬ ‫الترسيبات‬ ‫أو‬ ‫االستخدام‬ ‫سوء‬ ‫أو‬ ‫يؤدى‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫البرشى‬ ‫اخلطأ‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫الكوارث‬ ، ‫املنظامت‬ ‫تلجأ‬ ‫لذلك‬ ‫إىل‬ ‫الطوارئ‬ ‫وحاالت‬ ‫الكوارث‬ ‫ملواجهة‬ ‫خطط‬ ‫وضع‬ ‫املمتلكات‬ ‫هذه‬ ‫ضمن‬ ‫ومن‬ ‫ممتلكاهتا‬ ‫حلامية‬ " ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ومكون‬ ‫اهتا‬ " ‫التالي‬ ‫احلقائق‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫بخطط‬ ‫ويتعلق‬ :‫ة‬  ‫ذلك‬‫عىل‬‫والتأكيد‬‫واملمتلكات‬‫األفراد‬‫محاية‬‫هو‬‫الطوارئ‬‫خطط‬‫من‬‫اهلدف‬‫إن‬ ‫يف‬ ‫نفسه‬ ‫الطارئ‬ ‫احلدث‬ ، ‫فور‬ ‫املتخذة‬ ‫واإلجراءات‬ ‫ا‬ ‫األرضار‬ ‫لتقليل‬ ‫الصحيح‬ ‫باألسلوب‬ ‫للمنظمة‬ ‫التغطية‬ ‫عمليات‬ ‫وبداية‬ ‫واخلسائر‬ .
  • 180. 164 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫األوىل‬‫األولوية‬‫إن‬ ‫يف‬ ‫ك‬ ‫الطوارئ‬‫خطط‬‫ل‬ ‫هي‬ ‫لألفراد‬‫واألمان‬‫السالمة‬‫ضامن‬ ، ‫الثابتة‬ ‫واألولوية‬ ‫هي‬ ‫نظم‬ ‫عمل‬ ‫واستمرار‬ ‫لعملياهتا‬ ‫املنظمة‬ ‫استئناف‬ ‫ضامن‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ومحايتها‬ .  ‫واألبدية‬‫األوىل‬‫األولوية‬‫إن‬ ‫ملسئويل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هي‬ " ‫نظم‬‫محاية‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هبا‬ ‫يتعلق‬ ‫ما‬ ‫وكل‬ " ( 258 ) ‫إل‬ ‫األساسية‬ ‫المفاهيم‬ ‫دارة‬ ‫واألزما‬ ‫الطوارئ‬ ‫ت‬ ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫حاالتًالطوارئ‬ ً ‫أي‬ ‫ي‬ ‫متوقع‬ ‫غري‬ ‫حادث‬ ‫فورى‬ ‫إجراء‬ ‫اختاذ‬ ‫ستلزم‬ . ( 259 ) ً:‫ًا‬‫ي‬‫ثان‬ ًًًًًًً ‫الكارث‬ ‫ـ‬ ‫ة‬ ً ‫أي‬ ‫هائلني‬ ‫وختريب‬ ‫تدمري‬ ‫عنه‬ ‫ينتج‬ ‫متوقع‬ ‫غري‬ ‫حادث‬ . ( 260 ) ً:‫ًا‬‫ث‬‫ثال‬ ًًًًًًً ‫أنواعًالطوارئ‬ ً ‫الطوارئ‬ ‫حاالت‬ ‫تصنيف‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫إىل‬ ‫وإنسانية‬ ‫طبيعية‬ ، ‫من‬ ‫الكوارث‬ ‫وجتئ‬ ‫مثل‬ ‫الطبيعية‬ ‫الظواهر‬ : ‫الزالزل‬ ، ‫األعاصري‬ ، ‫األرضية‬ ‫االهنيارات‬ ، ‫وتتضمن‬ ‫الكوار‬ ‫ث‬ ‫اإلنسانية‬ : ‫اإلرهابية‬ ‫األعامل‬ ، ‫املعلومات‬ ‫ونظم‬ ‫الشبكات‬ ‫قرصنة‬ ، ‫احلاسبا‬ ‫فريوسات‬ ‫ت‬ . ‫املخاطر‬ ‫أنواع‬ ‫وتشمل‬ : (258) Arp, Charles E.: Emergency Planning for Electronic Records and Archives, Burlington, VT: Ashgate, 2004, p.12. (259) Ibid. (260) Ibid., p.15.
  • 181. ‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 165 ( 1 ) ‫السياسية‬ ‫املخاطر‬ ‫وما‬ ‫املدنية‬ ‫االضطرابات‬ ‫وتفجريات‬ ‫وهنب‬ ‫ورسقة‬ ‫ختريب‬ ‫أعامل‬ ‫من‬ ‫يصاحبها‬ ، ‫قد‬ ‫أثرها‬ ‫يمتد‬ ‫إىل‬ ‫مكونات‬ ‫وأجهزة‬ ‫نظام‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫األجهزة‬ ‫رسقة‬ ‫فيتم‬ ‫النظام‬ ‫ومعدات‬ ، ‫الرسقة‬ ‫متتد‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫إنه‬ ‫بل‬ ‫إىل‬ ‫للنظام‬ ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ . ( 2 ) ‫التقنية‬ ‫املخاطر‬ ‫بأعطال‬ ‫يتعلق‬ ‫املخاطر‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫واملعلومات‬ ‫احلاسبات‬ ‫نظم‬ ‫وبرامج‬ ‫أجهزة‬ ‫للنظام‬ ‫املكونة‬ ، ‫إما‬ ‫األعطال‬ ‫وهذه‬ ‫أن‬ ‫تكون‬ : ‫متعمدة‬ ‫مثل‬ : ‫الفريوسات‬ ‫التي‬ ‫تصيب‬ ‫احلاسبات‬ ، ‫االخرتاق‬ ‫وتطبيقاهتا‬‫احلاسبات‬‫برامج‬‫ورسقات‬‫والقرصنة‬ . ‫أو‬ ‫غري‬ ‫متعمدة‬ ‫مثل‬ ‫عيوب‬ ‫حلدوث‬ ‫نتيجة‬ ‫العمل‬ ‫لشبكة‬ ‫املفاجئ‬ ‫السقوط‬ ‫يف‬ ‫اخلادم‬ ‫تشغيل‬ ‫نظام‬ ، ‫ت‬ ‫أجهزة‬ ‫وقف‬ ‫خلل‬ ‫حدوث‬ ‫نتيجة‬ ‫العمل‬ ‫عن‬ ‫احلاسبات‬ ‫يف‬ ‫التشغيل‬ ‫نظام‬ . ( 3 ) ‫البيئية‬ ‫املخاطر‬ ‫األبنية‬ ‫اهنيارات‬ ‫الكياموية‬ ‫املواد‬ ،‫الذرى‬ ‫والغبار‬ ‫النووية‬ ‫التفجريات‬ ‫نتيجة‬ .)‫وأبخرهتا‬ ‫(األمحاض‬ ( 4 ) ‫الطبيعية‬ ‫املخاطر‬ ‫األعاصري‬ ، ‫والفيضانات‬ ‫العواصف‬ ، ‫لنظم‬ ‫املخاطر‬ ‫أحد‬ ‫متثل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ، ‫نتيجة‬ ‫بالغة‬ ‫أرضار‬ ‫من‬ ‫حتدثه‬ ‫ملا‬ ‫نتيجة‬ ‫التدمرييا‬ ‫ت‬ ‫عنها‬ ‫الناجتة‬ . ( 261 ) - ‫ومن‬ ‫األخطار‬ ‫بعض‬ ‫األخرى‬ : (261) Ibid., p.15-16.
  • 182. 166 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ( 5 ) ‫النار‬ ‫من‬ ‫النار‬ ‫رضر‬ ‫األخطار‬ ‫أكثر‬ ‫ا‬ ‫نظم‬ ‫عىل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫ن‬ ‫حتدث‬ ‫وقد‬ ‫تيجة‬ ‫الزالزل‬ ‫مثل‬ ‫طبيعية‬ ‫حوادث‬ ‫أو‬ ‫املاس‬ ‫الكهربائي‬ ‫الكهربائية‬ ‫والعيوب‬ ‫وهي‬ ‫تؤدى‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫واالحرتاق‬ ‫احلرارة‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫املياه‬ ‫استخدام‬ ‫عن‬ ‫الناتج‬ ‫التدمري‬ ‫يف‬ .‫واملواد‬ ‫اإلطفاء‬ ( 6 ) ‫الزالزل‬ ‫الزالزل‬ ‫شيوع‬ ‫أكثر‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫الرتكيب‬ ‫بسبب‬ ‫العامل‬ ‫مناطق‬ ‫بعض‬ ‫اجليولوجي‬ ‫ل‬ ‫ألرض‬ ، ‫رضر‬ ‫الزالزل‬ ‫حتدث‬ ‫وقد‬ ‫ا‬ ‫بالغ‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫ذلك‬ ‫فيؤدى‬ ‫املباين‬ ‫إىل‬ ‫اهنيارها‬ ‫أو‬ ‫تصدعها‬ ، ‫مم‬ ‫يسبب‬ ‫ا‬ ‫تلف‬ ‫ا‬ ‫نظم‬ ‫بتشغيل‬ ‫اخلاصة‬ ‫واملعدات‬ ‫والربامج‬ ‫احلاسبات‬ ‫ألجهزة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫ا‬ ‫إل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫إضافة‬ ‫إىل‬ ‫االحتياطية‬ ‫النسخ‬ ‫تدمري‬ ‫أو‬ ‫النظم‬ ‫هبذه‬ ‫اخلاصة‬ ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ . ( 262 ) ( 7 ) ‫املسلحة‬ ‫النزاعات‬ ‫والتي‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫تشكل‬ ‫خطر‬ ‫ا‬ ‫ا‬‫عموم‬ ‫األرشيفات‬ ‫نظم‬ ‫ألن‬ ،‫ا‬‫كبري‬ ‫هدف‬ ‫تكون‬ ‫ا‬ ‫حمدد‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫احلروب‬ ‫حاالت‬ ‫أو‬ ‫املسلحة‬ ‫النزاعات‬ ، ‫نظر‬ ‫وذلك‬ ‫ا‬ ‫عىل‬ ‫وثائق‬ ‫من‬ ‫تتضمنه‬ ‫ملا‬ ‫هامة‬ ‫معلومات‬ ‫حتوى‬ ‫قد‬ ‫أشكاهلا‬ ‫اختالف‬ ‫أو‬ ‫معينة‬ ‫قيمة‬ . ( 263 ) ( 8 ) ‫املوظفني‬ ‫خسارة‬ ‫نظام‬ ‫عمل‬ ‫الستمرار‬ ‫متوفرون‬ ‫أشخاص‬ ‫هناك‬ ‫يكن‬ ‫مل‬ ‫إن‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫باجلهة‬ ، ‫املهام‬ ‫فإن‬ ‫التي‬ ‫هلا‬ ‫وجود‬ ‫ال‬ ‫سيصبح‬ ‫النظام‬ ‫يؤدهيا‬ ، ‫ع‬ ‫فإن‬ ‫األحيان‬ ‫بعض‬ ‫وىف‬ ‫دم‬ (262) Ibid., p.16-17. (263) Jones, Virginia A.: Emergency Management for Records and Information Programs, Hoboken, NJ: Wiley, 2003, p.22.
  • 183. ‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 167 ‫النظام‬ ‫لتشغيل‬ ‫أشخاص‬ ‫وجود‬ ‫أو‬ ‫كارثة‬ ‫يمثل‬ ‫العمل‬ ‫عن‬ ‫انقطاعهم‬ ‫أو‬ ‫طارئ‬ . ( 264 ) ‫لذلك‬ ‫لنظم‬‫بالنسبة‬ ‫املهم‬ ‫من‬ ‫فإنه‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫لألشخاص‬‫متييز‬ ‫هناك‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫الذين‬ ‫معها‬ ‫يتعاملون‬ ، ‫والصيانة‬‫التشغيل‬‫حيث‬ ‫من‬ ، ‫حاالت‬ ‫مع‬‫التعامل‬‫يستطيع‬‫منهم‬‫من‬ ‫وحتديد‬ ‫منهم‬ ‫والتعليامت‬ ‫التوجيهات‬ ‫لتلقى‬ ‫برؤسائهم‬ ‫اتصاهلم‬ ‫وكيفية‬ ‫الطوارئ‬ ‫يف‬ ‫هذه‬ ‫مثل‬ ‫الظروف‬ . ‫الطوارئ‬ ‫وحاالت‬ ‫الكوارث‬ ‫تنوع‬ ‫يتضح‬ ‫سبق‬ ‫ومما‬ ‫التي‬ ‫هل‬ ‫تتعرض‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫ا‬ ‫ونظم‬ ‫اجلهات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هبا‬ ، ‫إما‬ ‫الكوارث‬ ‫فهذه‬ ‫أ‬ ‫بسبب‬ ‫تكون‬ ‫ن‬ ‫إن‬ ‫ساين‬ ‫أو‬ ‫الطبيعة‬ ‫بسبب‬ ، ‫أو‬ ‫عارضة‬ ‫حوادث‬ ، ‫وهي‬ ‫يف‬ ‫املقصودة‬ ‫وغري‬ ‫املقصودة‬ ‫بني‬ ‫ما‬ ‫تتنوع‬ ‫ذلك‬ ‫فالنريا‬ ‫ن‬ ، ‫و‬ ‫كل‬ ‫املتعمدة‬ ‫التخريب‬ ‫وأعامل‬ ‫والقرصنة‬ ‫احلاسب‬ ‫وفريوسات‬ ‫الزالزل‬ ‫ه‬ ‫ا‬ ‫متثل‬ ‫خماطر‬ ‫ينبغي‬ ‫منها‬ ‫اجلهات‬ ‫محاية‬ . ً:‫ًا‬‫ع‬‫راب‬ ًًًً ًًً ‫تقديرًاملخاطر‬ ً ‫املحتملة‬ ‫األخطار‬ ‫ختمني‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫هبا‬ ‫ويقصد‬ ‫التي‬ ‫هلا‬ ‫يتعرض‬ ‫أن‬‫املمكن‬ ‫من‬ ‫نظام‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫األرضار‬ ‫توقع‬‫السهل‬‫من‬‫جيعل‬‫التحديد‬‫هذا‬ ‫التي‬ ‫سوف‬ ‫يتعرض‬ ‫النظام‬ ‫هلا‬ ‫وبالتايل‬ ‫ملواجهتها‬ ‫احللول‬ ‫وضع‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ . ( 265 ) ‫حتدد‬ ‫أن‬ ‫ينبغي‬ ‫لنظم‬ ‫املحتملة‬ ‫األخطار‬ ‫كل‬ ‫وتقدر‬ ‫اجلهات‬ ‫كل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫املخاطر‬ ‫هلذه‬ ‫املحتملة‬ ‫والتأثريات‬ . (264) Ibid. (265) Ibid., p23.
  • 184. 168 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫املحتملة‬ ‫الطوارئ‬ ‫وحاالت‬ ‫الكوارث‬ ‫حيدد‬ ‫املخاطر‬ ‫فتخمني‬ ‫التي‬ ‫حتدث‬ ‫قد‬ ‫يف‬ ‫املنظمة‬ ‫وبالتايل‬ ، ‫نظم‬ ‫عىل‬ ‫تؤثر‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هبا‬ ‫املوجودة‬ ، ‫ث‬ ‫ومن‬ ‫من‬ ‫يكون‬ ‫م‬ ‫ا‬ ‫املخاطر‬‫هذه‬‫عن‬‫الناجتة‬‫األرضار‬‫توقع‬‫لسهل‬ ، ‫وبالتايل‬ ‫ملواجهت‬‫احللول‬‫وضع‬‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫ها‬ . ‫ب‬ ‫التذكر‬ ‫علينا‬ ‫ولكن‬ ‫أ‬ ‫ن‬ : " ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫ولكن‬ ‫منعها‬ ‫يمكن‬ ‫ال‬ ‫الطوارئ‬ ‫حاالت‬ ‫من‬ ‫الكثري‬ ‫آثارها‬ ‫تقليل‬ " ( 266 ) ‫املحتملة‬ ‫األخطار‬ ‫لتحديد‬ ‫طريقة‬ ‫وأفضل‬ ‫هي‬ ‫تقدير‬ ‫افرتاض‬ ‫أو‬ ‫ب‬ ‫هلا‬ ‫ختمني‬ ‫معنى‬ ‫طرح‬ ‫التالية‬ ‫األسئلة‬ :  ‫نظام‬ ‫عىل‬ ‫تأثري‬ ‫وهلا‬ ‫حدوثها‬ ‫املتوقع‬ ‫الكوارث‬ ‫ما‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتو‬ ‫ن‬ ‫ية‬ ‫باجلهة؟‬  ‫فعلي‬ ‫الكوارث‬ ‫هذه‬ ‫وقوع‬ ‫احتامالت‬ ‫ما‬ ‫ا‬ ‫؟‬  ‫الرضر‬ ‫ما‬ ‫الذي‬ ‫نظام‬ ‫يصيب‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫حال‬ ‫ة‬ ‫فعلي‬ ‫الكارثة‬ ‫وقوع‬ ‫ا‬ ‫؟‬ ‫فإن‬ ‫اخلطر‬ ‫تقدير‬ ‫إجراء‬ ‫وعند‬ ‫مسئويل‬ ‫نظام‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫جيب‬ ‫أن‬ ‫طبق‬ ‫املحتملة‬ ‫األخطار‬ ‫ويرتبوا‬ ‫يصنفوا‬ ‫ا‬ ‫حدوثها‬ ‫الحتامالت‬ . ( 267 ) (266) Lemieux, Vicki L.: Managing Risks for Records and Information, Thousand Oaks: Corwin Press, 2004, p.12. (267) Jones, Virginia A.: Op.Cit., p.24.
  • 185. ‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 169 ً:‫ًا‬‫س‬‫خام‬ ًًًً ً ًً ‫حسابًالتأثرياتًاحملتملة‬ ً ‫املحتملة‬ ‫الكوارث‬ ‫وختمني‬ ‫تقدير‬ ‫يتم‬ ‫عندما‬ ، ‫حت‬ ‫عىل‬ ‫يساعد‬ ‫تأثريها‬ ‫حتليل‬ ‫فإن‬ ‫ديد‬ ‫خطر‬ ‫من‬ ‫جتلبه‬ ‫بام‬ ‫املحتملة‬ ‫التهديدات‬ ، ‫عىل‬ ‫يساعد‬ ‫وهو‬ ‫اخلسائر‬ ‫مقدار‬ ‫حتديد‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫تصيب‬ ‫الطوارئ‬ ‫جراء‬ ‫من‬ ‫اجلهة‬ ‫أو‬ ‫الكارثة‬ . ( 268 ) ‫يوضع‬ ‫أن‬ ‫املهم‬ ‫ملن‬ ‫وإنه‬ ‫يف‬ ‫الطوارئ‬ ‫من‬ ‫املحتملة‬ ‫األنواع‬ ‫حجم‬ ‫االعتبار‬ ‫أو‬ ‫الكوارث‬ ‫والتي‬ ‫نظم‬ ‫تعرض‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هلا‬ . ‫لنظم‬‫والكوارث‬‫املخاطر‬‫تقدير‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ال‬‫نوعية‬‫عىل‬‫يعتمد‬ ‫وسائل‬ ‫الوقائية‬ ‫اإلجراءات‬ ‫وطبيعة‬ ‫التي‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫لكن‬ ‫مدمرة‬ ‫تكون‬ ‫قد‬ ‫فالزالزل‬ ،‫تطبيقها‬ ‫يتم‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫تأثريها‬ ‫يمتد‬ ‫أال‬ ‫يف‬ ‫قد‬ ‫النظام‬ ‫به‬ ‫املوجود‬ ‫املبنى‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫حالة‬ ‫روعي‬ ‫ف‬ ‫معايري‬ ‫يه‬ ‫الزالزل‬ ‫ألثر‬ ‫املضاد‬ ‫البناء‬ . ‫ا‬‫أيض‬ ‫رضر‬ ‫يلحق‬ ‫قد‬ ‫املاء‬ ‫ترسب‬ ‫ا‬ ‫بالن‬ ‫ظام‬ ، ‫لكن‬ ‫يف‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫وجود‬ ‫حالة‬ ‫والوسائط‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫املياه‬ ‫مصادر‬ ‫عن‬ ‫بمعزل‬ ‫أو‬ ‫أنابي‬ ‫ب‬ ‫األرضيات‬ ‫مراعاة‬ ‫مع‬ ‫املياه‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫اخلطر‬ ‫من‬ ‫يقلل‬ ‫ذلك‬ ‫فإن‬ ‫التصميم‬ ‫عند‬ ‫العازلة‬ . ‫اخلطوات‬ ‫حتديد‬ ‫عىل‬ ‫اجلهة‬ ‫يساعد‬ ‫واملخاطر‬ ‫الكوارث‬ ‫ختطيط‬ ‫فإن‬ ‫وهكذا‬ ‫الت‬ ‫ي‬ ‫جيب‬ ‫النظام‬ ‫حلامية‬ ‫اختاذها‬ . ( 269 ) ‫فإن‬ ‫وهكذا‬ " ‫التأثريات‬ ‫حتليل‬ " ‫اخلطر‬ ‫بحجم‬ ‫املتعلقة‬ ‫االعتبارات‬ ‫فقط‬ ‫ليس‬ ‫ا‬ ‫لذي‬ ‫ولكنه‬ ‫عنه‬ ‫الناجتة‬ ‫اخلسائر‬ ‫ومقدار‬ ‫املنظمة‬ ‫عىل‬ ‫يؤثر‬ ‫قد‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫حت‬ ‫عىل‬ ‫املنظمة‬ ‫يساعد‬ ‫ديد‬ (268) Arp, Charles E.: Op.Cit., p.23. (269) Jones, Virginia A.: Op.Cit., p.26.
  • 186. 170 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫اخلطوات‬ ‫التي‬ ‫نظم‬ ‫ضمنها‬ ‫ومن‬ ‫معلوماهتا‬ ‫مصادر‬ ‫حلامية‬ ‫اختاذها‬ ‫جيب‬ ‫إدارة‬ ‫ال‬ ‫وثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وباقي‬ ‫بالطبع‬ ‫وممتلكاهتا‬ ‫أصوهلا‬ . ‫املعلومات‬ ‫ونظم‬ ‫اجلهة‬ ‫عىل‬ ‫واضحة‬ ‫نتائجها‬ ‫تكون‬ ‫الكوارث‬ ‫عن‬ ‫الناجتة‬ ‫واألرضار‬ ‫نظم‬ ‫ضمنها‬ ‫ومن‬ ‫هبا‬ ‫املختلفة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫األرض‬ ‫من‬ ‫الكثري‬ ‫يوجد‬ ‫أنه‬ ‫إال‬ ‫ار‬ ‫املصداقية‬ ‫فقدان‬ ‫مثل‬ ‫امللموسة‬ ‫غري‬ ‫املعنوية‬ ‫أو‬ ‫خسار‬ ‫نتيج‬ ‫اجلهة‬ ‫مع‬ ‫املتعاملني‬ ‫ثقة‬ ‫ة‬ ‫لتعطل‬ ‫ة‬ ‫اإل‬ ‫والنظام‬ ‫األعامل‬ ‫لكرتوين‬ ‫هبا‬ . ‫بعمليات‬ ‫تقوم‬ ‫املنظمة‬ ‫أن‬ ‫وبمجرد‬ " ‫األخطار‬ ‫تقدير‬ " ‫و‬ " ‫التأثريات‬ ‫حتليل‬ " ‫فإنه‬ ‫املحتملة‬ ‫لألخطار‬ ‫أوضح‬ ‫إحساس‬ ‫لدهيا‬ ‫يكون‬ ‫سوف‬ ‫التي‬ ‫تواجهها‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫نظم‬ ‫خيص‬ ‫فيام‬ ‫األخطار‬ ‫هلذه‬ ‫املحتملة‬ ‫والتأثريات‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ب‬ .‫اجلهة‬ ‫حتتاج‬ ‫ال‬ ‫اجلهة‬ ‫إىل‬ ‫املتطورة‬ ‫التفصيلية‬ ‫األعامل‬ ‫يف‬ ‫ولكن‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫ي‬ ‫نبغي‬ ‫اإلشارة‬ ‫إىل‬ ‫واإلمكانيات‬ ‫االحتامالت‬ ، ‫ا‬‫أيض‬ ‫اإلشارة‬ ‫إىل‬ ‫ما‬ ‫ينبغي‬ ‫سيكون‬ ‫ومن‬ ‫فعله‬ ‫مسئو‬ ‫ال‬ ‫عن‬ ‫إدارة‬ ‫املوقف‬ . ( 270 ) ‫واحتياجاهتا‬ ‫مصادرها‬ ‫عىل‬ ‫معتمدة‬ ‫هبا‬ ‫لتأخذ‬ ‫طريقة‬ ‫أفضل‬ ‫تقرر‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫جهة‬ ‫وكل‬ ‫املحتملة‬ ‫واألخطار‬ . ( 271 ) ً:‫ًا‬‫س‬‫ساد‬ ًًًً ًًً ‫طرقًإجراءاتًالتقديرات‬ : ً ‫املقابالت‬ ‫إن‬ ، ‫االستبيانا‬ ‫ت‬ ‫بالنظام‬ ‫عالقة‬ ‫هلم‬ ‫الذين‬ ‫األفراد‬ ‫مع‬ ‫واملناقشات‬ ‫ه‬ ‫ي‬ ‫التأثريات‬ ‫وحتليل‬ ‫األخطار‬ ‫لتقدير‬ ‫املستخدمة‬ ‫الطرق‬ . (270) Arp, Charles E.: Op.Cit., p.23. (271) Lemieux, Vicki L.: Op.Cit., p.19.
  • 187. ‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 171 ‫أساس‬ ‫تعتمد‬ ‫املستخدمة‬ ‫والطريقة‬ ‫ا‬ ‫اجلهة‬ ‫ومصادر‬ ‫بالنظام‬ ‫العاملني‬ ‫عىل‬ . ( 1 ) ‫املقابالت‬ ‫هي‬ ‫أ‬ ‫اتباع‬ ‫املناهج‬ ‫كثر‬ ‫ا‬ ‫التأثريات‬ ‫حتليل‬ ‫عملية‬ ‫إلنجاز‬ ، ‫أهنا‬ ‫إال‬ ‫يف‬ ‫كثري‬ ‫احلاالت‬ ‫من‬ ‫عملية‬ ‫وغري‬ ‫للوقت‬ ‫مضيعة‬ ‫تكون‬ . ( 2 ) ‫االستبانا‬ ‫ت‬ ‫تعطى‬ ‫قد‬ ‫االستبانات‬ ‫سليمة‬ ‫غري‬ ‫نتائج‬ ، ‫يشملهم‬ ‫من‬ ‫كل‬ ‫ليس‬ ‫ألنه‬ ‫االست‬ ‫بان‬ ‫ة‬ ‫كامال‬ ‫بملئه‬ ‫يقومون‬ ، ‫ناقصة‬ ‫إجابات‬ ‫بكتابة‬ ‫يقومون‬ ‫األفراد‬ ‫وبعض‬ ، ‫يق‬ ‫والبعض‬ ‫بكتابة‬ ‫وم‬ ‫مضللة‬ ‫بيانات‬ . ( 3 ) ‫املناقشات‬ ‫تقدير‬ ‫عىل‬ ‫القائمني‬ ‫تساعد‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫املهتمني‬ ‫األفراد‬ ‫مع‬ ‫املطولة‬ ‫االجتامعات‬ ‫ا‬ ‫له‬‫املحتملة‬ ‫واألخطار‬ ‫ووظائفه‬ ‫النظام‬ ‫عن‬ ‫الكثري‬ ‫لفهم‬ ‫ألخطار‬ . ( 272 ) ‫األنسب‬ ‫األسلوب‬ ‫هو‬ ‫املطولة‬ ‫واالجتامعات‬ ‫املناقشات‬ ‫ألسلوب‬ ‫اللجوء‬ ‫فإن‬ ‫لذا‬ ‫التحليل‬ ‫عىل‬ ‫قدرة‬‫توفر‬ ‫ألهنا‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطط‬ ‫عليها‬ ‫تبنى‬ ‫صحيحة‬ ‫لنتائج‬‫الوصول‬ ‫اجل‬ ‫من‬ ‫أن‬ ‫املحتمل‬ ‫واألخطار‬ ‫ووظائفه‬ ‫للنظام‬ ‫السليم‬ ‫هلا‬ ‫يتعرض‬ . ‫وعموم‬ ‫ا‬ ‫التالية‬ ‫القضايا‬ ‫مراعاة‬ ‫جيب‬ ‫فإنه‬ ‫والكوارث‬ ‫املخاطر‬ ‫تقدير‬ ‫عند‬ :  ‫سيحدث‬ ‫ماذا‬ ‫يف‬ ‫كارثة‬ ‫نتيجة‬ ‫النظام‬ ‫تعطل‬ ‫حالة‬ ‫أو‬ ‫طارئ؟‬ (272) Arp, Charles E.: Op.Cit., p.25-26.
  • 188. 172 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫يف‬ ‫من‬ ‫األدنى‬ ‫باحلد‬ ‫العمل‬ ‫النظام‬ ‫يستطيع‬ ‫هل‬ ‫الكارثة‬ ‫حدوث‬ ‫حالة‬ ‫هنائي‬ ‫العمل‬ ‫عن‬ ‫سيتوقف‬ ‫انه‬ ‫أم‬ ‫اإلمكانات‬ ‫ا‬ ‫؟‬  ‫التكلفة‬ ‫ما‬ ‫أو‬ ‫اخلسائر‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫اجلهة‬ ‫ستتكبدها‬ ‫يف‬ ‫امل‬ ‫للوثائق‬ ‫فقدها‬ ‫حالة‬ ‫خزنة‬ ‫بالنظام؟‬  ‫تستمر‬ ‫أن‬ ‫للجهة‬ ‫يمكن‬ ‫هل‬ ‫يف‬ ‫ومهامها‬ ‫وظائفها‬ ‫أداء‬ ‫يف‬ ‫تشغيل‬ ‫عدم‬ ‫حالة‬ ‫النظام؟‬  ‫األخرى‬ ‫النشاطات‬ ‫ما‬ ‫التي‬ ‫نظام‬ ‫لتلف‬ ‫نتيجة‬ ‫تتأثر‬ ‫سوف‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائ‬ ‫ق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫باجلهة؟‬  ‫النظام؟‬ ‫تشغيل‬ ‫إلعادة‬ ‫الالزمة‬ ‫املدة‬ ‫ما‬  ‫هل‬ ‫املتعلقة‬ ‫األعامل‬ ‫أداء‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫لعدم‬ ‫كنتيجة‬ ‫قانونية‬ ‫عواقب‬ ‫أي‬ ‫هناك‬ ‫بالنظام؟‬  ‫النظام؟‬ ‫تشغيل‬ ‫إلعادة‬ ‫املتوقع‬ ‫التكلفة‬ ‫مقدار‬ ‫ما‬  ‫النظام؟‬ ‫تشغيل‬ ‫وإعادة‬ ‫التعطل‬ ‫لفرتة‬ ‫به‬ ‫املسموح‬ ‫األقىص‬ ‫احلد‬ ‫ما‬  ‫ذاتي‬‫املعلومات‬‫واسرتداد‬‫االحتياطية‬‫النسخ‬‫عمل‬‫خاصية‬‫له‬‫النظام‬‫هل‬ ‫ا‬ ‫؟‬ ( 273 ) ‫إجراءات‬ ‫صالحية‬ ‫ولضامن‬ " ‫املخاطر‬ ‫تقدير‬ " ‫و‬ " ‫التأثريات‬ ‫حتليل‬ " ‫من‬ ‫فإنه‬ ‫كال‬ ‫مراجعة‬ ‫الرضوري‬ ‫بانتظام‬ ‫منهم‬ . (273) Ibid., p.24-25.
  • 189. ‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 173 ‫الرضوري‬ ‫من‬ ‫وإنه‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫منتظم‬ ‫أساس‬ ‫عىل‬ ‫يقوم‬ ‫تنظيم‬ ‫إعادة‬ ‫هناك‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫للحامية‬ ‫اختاذها‬ ‫تم‬ ‫التي‬ ‫اخلطوات‬ ‫وضامن‬ ‫املحتملة‬ ‫األخطار‬ ‫كل‬ ‫ومراجعة‬ ‫الستعراض‬ ‫والوقاية‬ . ‫املهم‬ ‫ومن‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫أن‬ ‫تقدير‬ ‫عمليات‬ ‫إعادة‬ ‫عىل‬ ‫النظام‬ ‫حلامية‬ ‫املتخذة‬ ‫اخلطوات‬ ‫تركز‬ ‫حدوث‬ ‫عند‬ ‫املحتملة‬ ‫والتأثريات‬ ‫املخاطر‬ ‫أي‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫تغيري‬ ‫عمليات‬ ‫أو‬ ‫ا‬ ‫نوعية‬ ‫لوثائق‬ ‫التي‬ ‫بالنظام‬ ‫ختزينها‬ ‫يتم‬ ، ‫إضافة‬ ‫إىل‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫املستمرة‬ ‫واملراجعة‬ ‫التفتيش‬ ‫عمليات‬ ‫أن‬ ‫جترى‬ ‫كثري‬ ‫ا‬ ‫خمتلفة‬ ‫فرتات‬ ‫وعىل‬ . ‫ا‬‫أيض‬ ‫الكارثة‬ ‫عن‬ ‫الناجتة‬ ‫األرضار‬ ‫بعض‬ ‫يتضمن‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫التأثريات‬ ‫حتليل‬ ‫و‬ ‫هي‬ ‫امللموسة‬ ‫غري‬ ‫األرضار‬ ‫أو‬ ‫عليه‬ ‫يطلق‬ ‫ما‬ " ‫املعنوية‬ ‫األرضار‬ " ‫مثل‬ :  ‫املصداقية‬ ‫فقدان‬ .  ‫اإلحراج‬ .‫السيايس‬  ‫اإلساءة‬ ‫إىل‬ ‫العامة‬ ‫الصورة‬ . ( 274 ) ‫فمثال‬ ‫يف‬ ‫وتم‬ ‫األمنية‬ ‫اجلهات‬ ‫بإحدى‬ ‫احلاسبات‬ ‫ألنظمة‬ ‫اخرتاق‬ ‫حدوث‬ ‫حالة‬ ‫اإل‬ ‫بالنظام‬ ‫املخزنة‬ ‫اهلامة‬ ‫الوثائق‬ ‫عىل‬ ‫االستيالء‬ ‫لكرتوين‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬‫ترسيب‬‫وتم‬ ، ‫ففي‬ ‫هذه‬ ‫تقع‬ ‫وسوف‬ ‫مصداقيتها‬ ‫تفقد‬ ‫سوف‬ ‫اهليئة‬ ‫هذه‬ ‫فإن‬ ‫احلالة‬ ‫يف‬ ‫يعر‬ ‫ما‬ ‫وذلك‬ ‫كبري‬ ‫حرج‬ ‫ف‬ ‫للكارثة‬ ‫املعنوية‬ ‫باألرضار‬ ‫أو‬ ‫ا‬ ‫حالة‬ ‫لطوارئ‬ . (274) Ibid., p.26.
  • 190. 174 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫نظم‬ ‫حماية‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكررون‬ ‫ية‬ ‫المحرملة‬ ‫األخطار‬ ‫من‬ ‫كارثة‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫من‬ ‫املحتملة‬ ‫األخطار‬ ‫ملنع‬ ‫اخلطوات‬ ‫بعض‬ ‫اختاذ‬ ‫املمكن‬ ‫ملن‬ ‫إنه‬ ، ‫اإلجراءات‬ ‫من‬ ‫عدد‬ ‫وهناك‬ ‫التي‬ ‫نظم‬ ‫حلامية‬ ‫هبا‬ ‫القيام‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ ‫ية‬ ‫ملواجهة‬ ‫وسالمتها‬ ‫تأمينها‬ ‫وضامن‬ ‫املتوقعة‬ ‫غري‬ ‫الظروف‬ . ‫جهة‬ ‫وكل‬ ‫ينبغي‬ ‫مصادرها‬ ‫عىل‬ ‫اعتامدا‬ ‫هبا‬ ‫للعمل‬ ‫اإلجراءات‬ ‫أفضل‬ ‫تقرر‬ ‫أن‬ ‫هبا‬ ‫املحيطة‬ ‫والظروف‬ ‫واحتياجاهتا‬ . ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫احلمايةًمنًخطرًاملياه‬ ً ‫نظم‬ ‫عىل‬ ‫تؤثر‬ ‫املياه‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫أنظ‬‫من‬ ‫نوع‬ ‫لدهيا‬‫سيكون‬‫جهة‬ ‫وأي‬ ‫مة‬ ‫ترصيف‬ ‫نظام‬ ‫مثل‬ ‫املياه‬ ‫أو‬ ‫مي‬ ‫ذلك‬ ‫وغري‬ ‫الرشب‬ ‫اه‬ . ‫نظم‬ ‫عىل‬ ‫املياه‬ ‫خطر‬ ‫ولتقليل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫اتباع‬ ‫جيب‬ ‫فإنه‬ ‫ا‬ ‫آليت‬ :  ‫بعيد‬ ‫النظام‬ ‫ومعدات‬ ‫أجهزة‬ ‫وضع‬ ‫ا‬ ‫املياه‬ ‫وأنابيب‬ ‫مصادر‬ ‫عن‬ .  ‫عن‬‫واملسئولني‬‫للعاملني‬‫معروفة‬‫ومصادرها‬‫املياه‬‫أنابيب‬‫أماكن‬‫أن‬‫من‬‫التأكد‬ ‫الوصول‬‫سهلة‬‫الوقت‬‫نفس‬‫وىف‬‫النظام‬ ، ‫حتسب‬‫وذلك‬ ‫ا‬ ‫يق‬‫بحيث‬‫طارئ‬‫ألي‬ ‫وم‬ ‫انتظار‬ ‫دون‬ ‫املوقف‬ ‫بإنفاذ‬ ‫املوظفون‬ .  ‫بعيد‬ ‫املبنى‬ ‫خارج‬ ‫املياه‬ ‫لترصيف‬ ‫نظام‬ ‫تصميم‬ ‫ا‬ ‫النظام‬ ‫وجود‬ ‫أماكن‬ ‫عن‬ .  ‫املياه‬ ‫ترسب‬ ‫الكتشاف‬ ‫املياه‬ ‫إنذار‬ ‫أجهزة‬ ‫تركيب‬ .
  • 191. ‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 175 ‫االعتامد‬ ‫عدم‬ ‫ينغى‬ ‫ولكن‬ ‫عىل‬ ‫اإلجراءا‬ ‫هذه‬ ‫ت‬ ‫فقط‬ ، ‫يعتمد‬ ‫ولكن‬ ‫يف‬ ‫األول‬ ‫املقام‬ ‫عىل‬ ‫باجلهة‬ ‫املياه‬ ‫مصادر‬ ‫عىل‬ ‫الروتيني‬ ‫التفتيش‬ ‫نظام‬ . ( 275 ) ً‫ي‬‫ثان‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ‫احلمايةًمنًالنار‬ ً ‫خطر‬ ‫النار‬ ‫متثل‬ ‫ا‬ ‫دامه‬ ‫ا‬ ‫نظم‬ ‫عىل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫رسيعة‬ ‫ألهنا‬ ‫وذلك‬ ‫وخطري‬ ‫مدمر‬ ‫وتأثريها‬ ‫االنتشار‬ ، ‫جد‬ ‫كبرية‬ ‫بدرجة‬ ‫يقل‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫النريان‬ ‫وخطر‬ ‫ا‬ ‫عند‬ ‫النريان‬ ‫عن‬ ‫الكشف‬ ‫أجهزة‬ ‫حتسني‬ ‫من‬ ‫اإلجراءات‬ ‫من‬ ‫عدد‬ ‫اتباع‬ ‫إىل‬ ‫إمخاد‬ ‫أنظمة‬ ‫تركيب‬ ‫النريان‬ ، ‫وفيام‬ ‫ييل‬ ‫النريان‬ ‫أخطار‬ ‫لتقليل‬ ‫إجراءات‬ :  ‫اآللية‬ ‫النريان‬ ‫كشف‬ ‫أنظمة‬ ‫تركيب‬ ‫يف‬ ‫ومكونات‬ ‫ملعدات‬ ‫الرئيسية‬ ‫األماكن‬ ‫النظام‬ .  ‫عند‬‫استخدامها‬‫إلمكانية‬‫يدوية‬‫حريق‬‫إنذار‬‫أجهزة‬‫تركيب‬ ‫النظام‬‫تعطل‬ ‫اآل‬ ‫يل‬  ‫اجلهة‬ ‫من‬ ‫القريبة‬ ‫املحلية‬ ‫املطافئ‬ ‫بوحدات‬ ‫احلريق‬ ‫إنذار‬ ‫توصيل‬ ‫ضامن‬ ‫النظام‬ ‫هبا‬ ‫املوجود‬ ‫اإللكرتوين‬ .  ‫النظام‬ ‫ومعدات‬ ‫أجهزة‬ ‫مكان‬ ‫بني‬ ‫الفصل‬ ‫وباقي‬ ‫األخرى‬ ‫العمل‬ ‫أماكن‬ ‫احلرائق‬ ‫ضد‬ ‫عازلة‬ ‫بأبواب‬ ‫أو‬ ‫ألجهزة‬ ‫النريان‬ ‫وصول‬ ‫ملنع‬ ‫عازلة‬ ‫حوائط‬ ‫النظام‬ ‫ومعدات‬ .  ‫اخلطرة‬ ‫املواد‬ ‫مجيع‬ ‫إزالة‬ ‫أو‬ ‫بعيد‬ ‫لالشتعال‬ ‫القابلة‬ ‫ا‬ ‫أجهزة‬ ‫وجود‬ ‫أماكن‬ ‫عن‬ ‫النظام‬ ‫ومعدات‬ . (275) Ibid., p.29.
  • 192. 176 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫أسالك‬ ‫وجود‬ ‫عدم‬ ‫لضامن‬ ‫بانتظام‬ ‫الكهربائية‬ ‫الوصالت‬ ‫ومراجعة‬ ‫مراقبة‬ ‫مكشوفة‬ ‫أو‬ ‫تالفة‬ .  ‫كسياسة‬‫التدخني‬‫منع‬ ‫يف‬ ‫النظام‬‫ومعدات‬‫أجهزة‬‫هبا‬‫املوجود‬‫املناطق‬‫كل‬ . ( 276 ) ً‫ث‬‫ثال‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ‫احلمايةًمنًا‬ ‫الخرتاق‬ ً ‫جد‬ ‫هامة‬‫األمنية‬‫األنظمة‬ ‫ا‬ ‫نظم‬‫عىل‬‫واحلفاظ‬‫للحامية‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ي‬ ،‫ة‬ ‫فهي‬ ‫التخريبية‬ ‫واألعامل‬ ‫واحلرائق‬ ‫الرسقة‬ ‫من‬ ‫للحامية‬ ‫هامة‬ . ‫عىل‬ ‫األمنية‬ ‫التدابري‬ ‫لتوفري‬ ‫الالزمة‬ ‫اخلطوات‬ ‫اختاذ‬ ‫تضمن‬ ‫أن‬ ‫اجلهات‬ ‫عىل‬ ‫وجيب‬ ‫النحو‬ ‫التايل‬ :  ‫الدخول‬‫عمليات‬‫حتديد‬ ‫إىل‬ ‫وأن‬‫النظام‬‫ومعدات‬‫أجهزة‬‫فيها‬‫املوجود‬‫األماكن‬ ‫فقط‬ ‫بالنظام‬ ‫العاملني‬ ‫عىل‬ ‫الدخول‬ ‫يقترص‬ .  ‫طيلة‬ ‫األمنية‬ ‫واملراقبة‬ ‫اإلرشاف‬ ‫حتت‬ ‫باملكان‬ ‫املوجودين‬ ‫مجيع‬ ‫أن‬ ‫ضامن‬ ‫باملكان‬ ‫تواجدهم‬ .  ‫عند‬ ‫تعمل‬ ‫إنذار‬ ‫بأجهزة‬ ‫النظام‬ ‫أجهزة‬ ‫فيها‬ ‫املوجود‬ ‫األماكن‬ ‫أبواب‬ ‫تزويد‬ ‫غري‬ ‫الدخول‬ ‫حماولة‬ ‫ال‬ ‫رشعي‬ ‫إىل‬ ‫املكان‬ .  ‫ويوضع‬ ‫بالنظام‬ ‫صلة‬ ‫له‬ ‫شخص‬ ‫كل‬ ‫صدر‬ ‫عىل‬ ‫تعلق‬ ‫تعارف‬ ‫بطاقات‬‫إصدار‬ ‫يف‬ ‫ووظيفته‬ ‫الشخص‬ ‫صورة‬ ‫البطاقة‬ ‫هذه‬ ، ‫بال‬ ‫العاملني‬ ‫بني‬ ‫التمييز‬ ‫ويتم‬ ‫نظام‬ ‫منهم‬ ‫لكل‬ ‫خمتلفة‬ ‫بطاقة‬ ‫بلون‬ ‫الزوار‬ ‫من‬ ‫وغريهم‬ . ( 277 ) (276) Ibid., p.30. (277) Ibid., p.31.
  • 193. ‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 177 ‫اآليت‬ ‫اتباع‬ ‫يتم‬ ‫النظام‬ ‫وأجهزة‬ ‫لربامج‬ ‫وبالنسبة‬ :  ‫للدخول‬ ‫موظف‬ ‫لكل‬ ‫رس‬ ‫كلمة‬ ‫حتديد‬ ‫إىل‬ ‫النظام‬ .  ‫للعبث‬ ‫حماوالت‬ ‫أي‬ ‫لتسجيل‬ ‫النظام‬ ‫إمكانية‬ ‫أو‬ ‫للنظام‬ ‫اخرتاق‬ .  ‫العمليات‬ ‫استعراض‬ ‫تتيح‬ ‫بالنظام‬ ‫إمكانية‬ ‫وجود‬ ‫التي‬ ‫النظام‬ ‫عىل‬ ‫متت‬ ‫سواء‬ ‫اإلدخال‬ ‫أو‬ ‫اليومي‬ ‫االسرتجاع‬ .  ‫الدخول‬ ‫منع‬ ‫إمكانية‬ ‫إىل‬ ‫النظام‬ ‫ألي‬ ‫تتعل‬ ‫ألسباب‬ ‫وقت‬ ‫أي‬ ‫وىف‬ ‫شخص‬ ‫ق‬ ‫النظام‬ ‫بأمن‬ . ( 278 ) ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫إعداد‬ ‫تم‬ ‫أنه‬ ‫بمجرد‬ " ‫املخاطر‬ ‫تقدير‬ " ‫و‬ ‫املنظمة‬ ‫لوثائق‬ ‫املحتملة‬ " ‫املح‬ ‫التأثريات‬ ‫تملة‬ " ‫املعلومات‬ ‫لفقدان‬ ‫أو‬ ‫ترضرها‬ ، ‫نظم‬ ‫محاية‬ ‫طريق‬ ‫عىل‬ ‫القادمة‬ ‫اخلطوة‬ ‫فإن‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائ‬ ‫ق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هي‬ ‫الطوارئ‬ ‫حاالت‬ ‫خلطة‬ ‫اإلعداد‬ . :‫هي‬ ‫الطوارئ‬ ‫وخطة‬ " ‫اإلجراءات‬ ‫التي‬ ‫النظام‬ ‫مسئولو‬ ‫قبل‬ ‫من‬ ‫حتديدها‬ ‫تم‬ ‫الطوارئ‬ ‫حاالت‬ ‫أثناء‬ ‫لالستخدام‬ ‫أو‬ ‫ملنع‬ ‫الكوارث‬ ‫أو‬ ‫األخطار‬ ‫تقليل‬ " ( 279 ) ‫ثالث‬ ‫الطوارئ‬ ‫ختطيط‬ ‫ويتضمن‬ ‫ة‬ ‫متميزة‬ ‫نشاطات‬ : (278) Jones, Virginia A.: Op.Cit., p.33-34. (279) Ibid.
  • 194. 178 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫االستعداد‬ ‫وهو‬ : " ‫الطوارئ‬ ‫وإحباط‬ ‫ملواجهة‬ ‫الوقائية‬ ‫اإلجراءات‬ ‫جمموعة‬ ‫وتنمية‬ ‫تطوير‬ ‫والكوارث‬ ‫اتباعها‬ ‫الواجب‬ ‫الكارثة‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫واسرتاتيجيات‬ " . ً‫ي‬‫ثان‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ‫االستجابة‬ ‫وهى‬ : " ‫مع‬ ‫للتعامل‬ ‫باإلجراءات‬ ‫االلتزام‬ ‫أي‬ ‫تظهر‬ ‫قد‬ ‫طوارئ‬ ‫حالة‬ " ‫ث‬ ‫ًا‬‫ث‬‫ال‬ ًًًً ً: ‫االستعادة‬ ً ‫وتعنى‬ : ‫الطبيعية‬ ‫حلالتها‬ ‫ووثائق‬ ‫وبرامج‬ ‫أجهزة‬ ‫من‬ ‫النظام‬ ‫مكونات‬ ‫استعادة‬ ‫للنظام‬ ‫الطبيعية‬ ‫النشاطات‬ ‫واستئناف‬ " ( 280 ) ‫وستضمن‬ ‫اختاذها‬‫تم‬‫قد‬‫السليمة‬‫اإلجراءات‬ ‫أن‬‫الطوارئ‬‫خطة‬ ‫يف‬ ‫امل‬‫التوقيت‬ ‫ناسب‬ ‫يف‬ ‫كارثة‬ ‫حدوث‬ ‫حالة‬ . ‫عىل‬ ‫النظام‬ ‫مسئولو‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫تساعد‬ " ‫االستعداد‬ " ‫اخلطوات‬ ‫الختاذ‬ ‫وذلك‬ ‫األرشيفات‬ ‫لنظام‬ ‫املتوقعة‬ ‫اخلسارة‬ ‫أخطار‬ ‫إلزالة‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫اإلجراءات‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫وذلك‬ ‫الوقائية‬ ‫التي‬ ‫النظام‬ ‫وسالمة‬ ‫أمن‬ ‫لضامن‬ ‫اختاذها‬ ‫يمكن‬ . ‫وهي‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫عىل‬ ‫املنظمة‬ ‫تساعد‬ " ‫االستجابة‬ " ‫النظام‬ ‫حلامية‬ ‫إجراءات‬ ‫لتأسيس‬ ، ‫وهي‬ ‫ألعامل‬ ‫العامة‬ ‫اخلطوط‬ ‫تضع‬ " ‫االستعادة‬ " ‫وإنقاذها‬ ‫النظام‬ ‫ملكونات‬ . ‫عام‬ ‫وبوجه‬ " ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ " ‫واسع‬ ‫نحو‬ ‫عىل‬ ‫توزيعها‬ ‫ويتم‬ ‫كوثيقة‬ ‫كتابتها‬ ‫سيتم‬ ‫حتدي‬ ‫ويتم‬ ‫طبق‬ ‫ثها‬ ‫ا‬ ‫الرضورة‬ ‫حسب‬ ‫أخرى‬ ‫مرة‬ ‫توزيعها‬ ‫ويعاد‬ ‫للمتطلبات‬ . (280) Arp, Charles E.: Op.Cit., p.32.
  • 195. ‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 179 ‫بخطة‬ ‫للتعريف‬ ‫كأداة‬ ‫تستخدم‬ ‫سوف‬ ‫الوثيقة‬ ‫بأن‬ ‫يتقرر‬ ‫أن‬ ‫ومنذ‬ ‫الواجب‬ ‫من‬ ‫وإنه‬ ‫باجلهة‬ ‫العاملني‬ ‫لألفراد‬ ‫الطوارئ‬ ، ‫حاالت‬ ‫بمعاجلة‬ ‫املهتمني‬ ‫مجيع‬ ‫مع‬ ‫بالتنسيق‬ ‫تطور‬ ‫أن‬ ‫باجلهة‬ ‫معها‬ ‫والتعامل‬ ‫الطوارئ‬ . ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫عناصر‬ ‫التالية‬ ‫العنارص‬ ‫عىل‬ ‫تشتمل‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ :  ‫اخلطة‬ ‫وأهداف‬ ‫مقدمة‬ .  ‫الطوارئ‬ ‫حاالت‬ ‫عن‬ ‫خمترصة‬ ‫نبذة‬ ‫أو‬ ‫املحتملة‬ ‫الكوارث‬ .  ‫الوقائية‬ ‫اإلجراءات‬ ‫وصف‬ ‫التي‬ ‫اختاذها‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ .  ‫األولية‬ ‫األفعال‬ ‫وردود‬ ‫االستجابات‬ ‫متضمنة‬ ‫الطوارئ‬ ‫إجراءات‬ .  ‫األساسية‬ ‫االتصال‬ ‫قائمة‬ .  ‫للمعلومات‬ ‫حتديد‬ ‫التي‬ ‫خاصة‬ ‫أمهية‬ ‫هلا‬ ‫والتي‬ ‫أي‬ ‫حتت‬‫وإنقاذها‬‫محايتها‬ ‫جيب‬ ‫ظرف‬ .  ‫وصف‬ ‫أو‬ ‫رسم‬ ‫ختطيطي‬ ‫توجيه‬ ‫عىل‬ ‫األفراد‬ ‫ملساعدة‬‫النظام‬ ‫به‬‫املوجود‬ ‫للمبنى‬ ‫أنفسهم‬ ( 281 ) ‫أنه‬ ‫عىل‬ ‫ينبغي‬ ‫التالية‬ ‫النقاط‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫إعداد‬ ‫عند‬ ‫يراعى‬ ‫أن‬ : (281) Ibid., p.39. - Myers, Kenneth N.: Manager's Guides to Contingency Planning for Disaster, Westport, CT: Meckler, 2002, p.37.
  • 196. 180 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫القراءة‬ ‫سهل‬‫يكون‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫اخلطة‬ ‫كتابة‬‫أسلوب‬ ‫والفهم‬ ، ‫ا‬‫أيض‬ ‫الوث‬ ‫شكل‬ ‫يقة‬ ‫يتيح‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫أي‬ ‫إضافات‬ ‫أو‬ ‫عليها‬ ‫جتديدات‬ ‫أو‬ ‫لتزال‬ ‫احلالية‬ ‫كصفحاهتا‬ ‫بسهولة‬ .  ‫ينبغي‬ ‫ومجيع‬ ‫اخلطة‬ ‫من‬ ‫بنسخة‬ ‫باخلطة‬ ‫الرئيسيون‬ ‫املعنيون‬ ‫األشخاص‬ ‫إمداد‬ ‫عليها‬ ‫والتعديالت‬ ‫اإلضافات‬ .  ‫تتضمنهم‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫األشخاص‬ ‫هؤالء‬ " ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫وثيقة‬ " ‫نفسها‬ ‫ليعرف‬ ‫من‬ ‫فرد‬ ‫كل‬ ‫الذي‬ ‫اخلطة‬ ‫لديه‬ ، ‫اخلطة‬ ‫من‬ ‫واحدة‬ ‫نسخة‬ ‫األقل‬ ‫عىل‬ ‫ينبغي‬ ،‫املكان‬ ‫خارج‬ ‫حتفظ‬ ‫أن‬ ‫أثناء‬ ‫الوصول‬ ‫سهل‬ ‫املكان‬ ‫هذا‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫عىل‬ ‫الطوارئ‬ . ( 282 ) ‫وفيام‬ ‫ييل‬ ‫األساسية‬ ‫للعنارص‬ ‫وصف‬ ‫التي‬ ‫توافرها‬ ‫جيب‬ ‫يف‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ : ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫املقدمةًواألهداف‬ ً ‫املقدمة‬ ‫تتناول‬  ‫اخلطة‬ ‫طبيعة‬ ‫رشح‬ ‫منها‬ ‫واهلدف‬ .  ‫اخلطة‬ ‫بمحتويات‬ ‫مفصلة‬ ‫قائمة‬ .  ‫تطويرها‬ ‫عن‬ ‫املسئولون‬ ‫هم‬ ‫من‬ .  ‫من‬ ‫الذي‬ ‫وما‬ ‫عليها‬ ‫وافق‬ ‫هي‬ ‫اختصاصاته‬ ‫نطاق‬ .  .‫اخلطة‬ ‫بأمهية‬ ‫بيان‬ (282) Arp, Charles E.: Op.Cit., p.41-42.
  • 197. ‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 181 ‫ا‬‫أيض‬ ‫ينبغي‬ ‫إنجازها‬ ‫واملطلوب‬ ‫املحددة‬ ‫األهداف‬ ‫اخلطة‬ ‫من‬ ‫اجلزء‬ ‫هذا‬ ‫يلخص‬ ‫أن‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫إدارة‬ ‫حمرتفة‬ ‫بطريقة‬ ‫الطوارئ‬ . ‫األهداف‬ ‫وتتضمن‬ :  ‫النظام‬ ‫عن‬ ‫الرضر‬ ‫ملنع‬ ‫فعالة‬ ‫طرق‬ ‫توفري‬ .  ‫االستعادة‬ ‫مهام‬ ‫تسهيل‬ .  ‫للنظام‬ ‫الطبيعية‬ ‫األعامل‬ ‫توقف‬ ‫عمليات‬ ‫من‬ ‫احلد‬ .  ‫الكارثة‬ ‫تصعيد‬ ‫ومنع‬ ‫األرضار‬ ‫من‬ ‫احلد‬ .  ‫تقليل‬ ‫أي‬ ‫اقتصادي‬ ‫تأثري‬ .  ‫النظام‬ ‫عمل‬ ‫استمرارية‬ ‫ضامن‬ .  ‫النظام‬ ‫لوظائف‬ ‫والسهلة‬ ‫الرسيعة‬ ‫اإلعادة‬ ‫توفري‬ . ( 283 ) ‫من‬‫الغرض‬‫إن‬ ‫والنشاطات‬‫الواجبات‬‫أن‬‫ضامن‬‫عىل‬‫املساعدة‬‫هو‬‫األهداف‬‫تلخيص‬ ‫الكارثة‬ ‫وقت‬ ‫النظام‬ ‫باحتياجات‬ ‫حقيقية‬ ‫صلة‬ ‫هلا‬ ‫املحددة‬ . ً‫ي‬‫ثان‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ‫حاالتًالطوارئ‬ ً ً‫أو‬ ‫الكوارثًا‬ ‫حملتملة‬ ً ‫اجلزء‬ ‫التايل‬ ‫املعلومات‬ ‫مراجعة‬ ‫هو‬ ‫اخلطة‬ ‫من‬ ‫التي‬ ‫مجعها‬ ‫تم‬ ‫يف‬ ‫عمليتي‬ " ‫ت‬ ‫قدير‬ ‫املخاطر‬ " ‫و‬ " ‫التأثريات‬ ‫حتليل‬ " . (283) Ibid., p.43. - Myers, Kenneth N.: Op.Cit., p.38-39.
  • 198. 182 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ " ‫خ‬ ‫الطوارئ‬ ‫طة‬ " ‫حاالت‬ ‫عن‬ ‫موجز‬ ‫ملخص‬ ‫وصف‬ ‫عىل‬ ‫تشتمل‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫الطوارئ‬ ‫أو‬ ‫عليها‬ ‫املحتمل‬ ‫وتأثريها‬ ‫للجهة‬ ‫املحتملة‬ ‫الكوارث‬ ، ‫املثال‬ ‫سبيل‬ ‫عىل‬ : ‫تعطل‬ ‫ومعدات‬ ‫أجهزة‬ ‫عن‬ ‫النظام‬ ‫فنية‬ ‫ألسباب‬ ‫العمل‬ ‫أو‬ ‫التيار‬ ‫انقطاع‬ ‫بسبب‬ ‫الكهريب‬ . ( 284 ) ً‫ث‬‫ثال‬ ًًًً ‫ا‬ ً: ‫اإلجراءاتًالوقائية‬ ً ‫اخلطة‬ ‫أقسام‬ ‫من‬ ‫القسم‬ ‫هذا‬ ‫ينبغي‬ ‫ملخص‬ ‫يتضمن‬ ‫أن‬ ‫ا‬ ‫اختاذها‬ ‫الواجب‬ ‫للخطوات‬ ‫لتقليل‬ ‫أو‬ ‫للنظام‬ ‫املحتملة‬ ‫الكوارث‬ ‫منع‬ ، ‫املثال‬ ‫سبيل‬ ‫عىل‬ : ‫وحمابس‬ ‫مصادر‬ ‫إغالق‬ ‫املياه‬ ‫األسبوعي‬ ‫العطالت‬ ‫خالل‬ ‫الرئيسية‬ ‫ة‬ ‫أو‬ ‫الرسمية‬ . ‫منهم‬ ‫الكثري‬ ‫لكن‬ ‫النظام‬ ‫حاجات‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫ستتحدد‬‫الوقائية‬ ‫اإلجراءات‬ ‫هذه‬‫ومثل‬ ‫احلس‬ ‫يعكس‬ ‫سوف‬ ‫العميل‬ ‫التطبيق‬ ‫عند‬ . ( 285 ) ً‫ع‬‫راب‬ ً ًًً ‫ا‬ ً: ‫إجراءاتًالطوارئ‬ ً ‫التالية‬‫اخلطوة‬‫إن‬ ‫يف‬ " ‫الطوارئ‬‫خطة‬ " ‫هي‬ ‫اتباعها‬‫ليتم‬‫الطوارئ‬ ‫إجراءات‬‫تلخيص‬ ، ‫وهنا‬ ‫ينبغي‬ ‫وصف‬ ‫املتاحة‬ ‫املعلومات‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫ا‬ ‫األولية‬ ‫األفعال‬ ‫وردود‬ ‫لالستجابات‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫الطوارئ‬ ‫حاالت‬ ‫عند‬ ‫اختاذها‬ ‫جيب‬ ، ‫قائمة‬ ‫ذلك‬ ‫ويتضمن‬ ‫موظفي‬ ‫الرئيسيني‬ ‫الطوارئ‬ (284) Arp, Charles E.: Op.Cit., p.44. - Myers, Kenneth N.: Op.Cit., p.39. (285) Arp, Charles E.: Op.Cit., p.44. - Myers, Kenneth N.: Op.Cit., p.40.
  • 199. ‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 183 ‫ومسئولياهتم‬ ، ‫وجيب‬ ‫أخرى‬ ‫خطوات‬ ‫أي‬ ‫عن‬ ‫معلومات‬ ‫تتضمن‬ ‫أن‬ ‫ينبغي‬ ‫اختاذها‬ ‫يف‬ ‫احلال‬ ‫التعطل‬ ‫بعد‬ ‫أو‬ ‫الطوارئ‬ ‫حالة‬ . ( 286 ) ‫األولي‬ ‫االستجابة‬ ‫بعد‬ ‫املهم‬ ‫ملن‬ ‫وإنه‬ ‫ة‬ ‫أن‬ ‫الطوارئ‬ ‫إجراءات‬ ‫بقية‬ ‫تلخيص‬ ‫يتم‬ ‫بالرتتيب‬ ‫لتنفيذها‬ ، ‫املثال‬ ‫سبيل‬ ‫عىل‬ ‫يف‬ ‫حالة‬ " ‫النريان‬ " ‫فإن‬ :  ‫إنذار‬ ‫جرس‬ ‫صوت‬ ‫ستكون‬ ‫األوىل‬ ‫اخلطوة‬ .  ‫عن‬ ‫املسئول‬ ‫الشخص‬ ‫إرشاف‬ ‫حتت‬ ‫املكان‬ ‫إخالء‬ ‫يتم‬ ‫إدارة‬ ‫الطوارئ‬ ‫والذي‬ ‫ختصيصهم‬ ‫تم‬ ‫كام‬ ‫اآلخرين‬ ‫املوظفني‬ ‫بمساعدة‬ ‫وذلك‬ ‫باخلطة‬ ‫حتديده‬ ‫تم‬ .  ‫يتم‬ ‫اإل‬ ‫وإبالغ‬ ‫للمساعدة‬ ‫الالزمة‬ ‫االتصاالت‬ ‫إجراء‬ ‫دارة‬ ‫العليا‬ .  ‫وإنقا‬ ‫النريان‬ ‫إلمخاد‬ ‫الالزمة‬ ‫اخلطوات‬ ‫تتخذ‬ ‫ذ‬ ‫النظام‬ . ‫وتعتمد‬ ‫املهام‬ ‫أو‬ ‫النريان‬ ‫ومدى‬ ‫طبيعة‬‫عىل‬ ‫النظام‬ ‫مع‬ ‫بالتعامل‬ ‫اخلاصة‬ ‫اجلهود‬ ، ‫لكن‬ ‫تلخيصها‬ ‫يتم‬ ‫سوف‬ ‫اخليارات‬ ‫يف‬ " ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ " ، ‫واألعامل‬ ‫اجلهود‬ ‫عام‬ ‫وبوجه‬ ‫امل‬ ‫بكرة‬ ‫التي‬ ‫تتضمن‬ ‫سوف‬ ‫اختاذها‬ ‫يتم‬ :  ‫أرضار‬ ‫ملنع‬‫ووثائقه‬ ‫ومكوناته‬ ‫النظام‬ ‫استقرار‬ ‫عىل‬ ‫احلفاظ‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫اجلهود‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫خسائر‬ ‫أكرب‬ .  ‫النظام‬ ‫استقرار‬ ‫يتضمن‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫النظام‬ ‫ومعدات‬ ‫أجهزة‬ ‫نقل‬ ‫إمكانية‬ ‫إىل‬ ‫مكان‬ ‫آمن‬ ، ‫أنه‬ ‫عىل‬ ‫ينبغي‬ ‫املفصلة‬ ‫بالتعليامت‬ ‫املهام‬ ‫هذه‬ ‫تزويد‬ . ( 287 ) (286) Arp, Charles E.: Op.Cit., p.45. - Myers, Kenneth N.: Op.Cit., p.41. (287) Arp, Charles E.: Op.Cit., p.45. - Myers, Kenneth N.: Op.Cit., p.42-43.
  • 200. 184 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫و‬ ‫ينبغي‬ ‫أن‬ ‫يراعى‬ ‫يف‬ ‫التالية‬ ‫النقاط‬ ‫اخلطة‬ ‫من‬ ‫اجلزء‬ ‫هذا‬ :  ‫كبرية‬ ‫رئيسية‬ ‫بعناوين‬ ‫مطبوع‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫اخلطة‬ ‫من‬ ‫القسم‬ ‫هذا‬ ، ‫وذ‬ ‫لك‬ ‫القسم‬ ‫ألنه‬ ‫الذي‬ ‫له‬ ‫يتجهون‬ ‫سوف‬ ‫أوال‬ ‫الطوارئ‬ ‫حالة‬ ‫خالل‬  ‫وثائق‬ ‫من‬ ‫كجزء‬ ‫املوظفني‬ ‫لكل‬ ‫وإتاحته‬ ‫اجلزء‬ ‫هذا‬ ‫نسخ‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫العامة‬ ‫إجراءاهتم‬ .  ‫وصف‬ ‫يمكن‬ ‫اإلجراءات‬ ‫املقوى‬ ‫الورق‬ ‫عىل‬ ‫أو‬ ‫ويتم‬ ‫بالبالستيك‬ ‫تغليفها‬ ‫باملنظمة‬ ‫املهمة‬ ‫األماكن‬ ‫بجوار‬ ‫احلوائط‬ ‫عىل‬ ‫وضعها‬ .  ‫ينبغي‬ ‫جد‬ ‫بسيطة‬ ‫اإلجراءات‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫ا‬ ‫واضح‬ ‫بشكل‬ ‫تعرض‬ ‫وأن‬ ، ‫كل‬ ‫املوظفني‬ ‫ينبغي‬ ‫مل‬ ‫اهنم‬ ‫لو‬ ‫حتى‬ ‫التعليامت‬ ‫اتباع‬ ‫عىل‬ ‫قادرين‬ ‫يكونوا‬ ‫أن‬ ‫ذلك‬ ‫قبل‬ ‫يشاهدوها‬ . ( 288 ) ‫ولنتذكر‬ ‫والعاملني‬ ‫للموظفني‬ ‫األوىل‬ ‫االستجابات‬ ‫لتقديم‬ ‫صممت‬ ‫اإلجراءات‬ ‫أن‬ ‫خصوص‬ ‫بالنظام‬ ‫ا‬ ‫عام‬ ‫بشكل‬ ‫واجلهة‬ ‫املحددة‬ ‫واجباهتم‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫يف‬ ‫الطوارئ‬ ‫حاالت‬ ‫مثل‬ ‫احلقيقية‬ ‫النظام‬ ‫مشاكل‬ ‫مع‬ ‫متعاملني‬ : ‫ومبارشة‬ ‫بالنظام‬ ‫اخلاصة‬ ‫التخزين‬ ‫ووسائط‬ ‫النظام‬ ‫وأجهزة‬ ‫معدات‬ ‫نقل‬ ‫باقي‬ ‫اإلنقاذ‬ ‫عمليات‬ ‫األعامل‬ ‫هبذه‬ ‫للقيام‬ ‫تدريبهم‬ ‫يتم‬ ‫سوف‬ ‫املوظفني‬ ‫وهؤالء‬ . (288) Myers, Kenneth N.: Op.Cit., p.43.
  • 201. ‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 185 ً‫س‬‫خام‬ ً ً ًً ‫ا‬ ً: ‫حتديدًاالتصاالتًاألساسية‬ ً ‫اجلزء‬ ‫التايل‬ ‫املسئولني‬ ‫املوظفني‬ ‫مجيع‬ ‫حيدد‬ ‫سوف‬ ‫اخلطة‬ ‫من‬ ‫يف‬ ‫ا‬ ‫حاالت‬ ‫لطوارئ‬ ‫كارثة‬ ‫حدوث‬ ‫عند‬ ‫هبم‬ ‫واالتصال‬ ‫إعالمهم‬ ‫والواجب‬ ‫أو‬ ‫حالة‬ ‫طوارئ‬ ‫ومن‬ ‫ضمن‬ ‫هؤالء‬ :  ‫اجلهة‬ ‫مدير‬ .  ‫نظام‬ ‫مدير‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ .  ‫املعينون‬ ‫األشخاص‬ ‫يف‬ ‫اخلطة‬ . ‫واضح‬ ‫بشكل‬ ‫ملخصة‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫الطوارئ‬ ‫أثناء‬ ‫القيادة‬ ‫تسلسل‬ ‫يف‬ ‫هذ‬ ‫اخلطوة‬ ‫ه‬ ‫املستغرق‬ ‫والوقت‬ ‫البدائل‬ ‫ذكر‬ ‫مع‬ ‫يف‬ ‫املتاحة‬ ‫والبدائل‬ ‫االتصال‬ ‫عمليات‬ ‫يف‬ ‫ح‬ ‫عدم‬ ‫الة‬ ‫إمكانية‬ ‫االتصال‬ ‫هبم‬ ‫االتصال‬ ‫الواجب‬ ‫املسئولني‬ ‫بأحد‬ ‫يف‬ ‫ح‬ ‫الطوارئ‬ ‫الة‬ ‫املل‬ ‫هذا‬ ‫من‬ ‫خص‬ ‫األشخا‬ ‫مجيع‬ ‫يساعد‬ ‫سوف‬ ‫تركيبها‬ ‫وبناء‬ ‫القيادة‬ ‫تسلسل‬ ‫ص‬ ‫العاملني‬ ‫بتفادي‬ ‫التشويش‬ ‫وعن‬ ‫املسئول‬ ‫هو‬ ‫من‬ ‫حول‬ ‫أي‬ ‫مسئوليته‬ ‫مهمة‬ . ( 289 ) ‫حتدد‬ ‫سوف‬ ‫اخلطة‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫اخلارجني‬ ‫املعاونني‬ ‫أو‬ ‫مثل‬ ‫املستشارون‬ :  ‫باملعدات‬ ‫النظام‬ ‫يمدون‬ ‫الذين‬ ‫األفراد‬ ‫أو‬ ‫والربامج‬ ‫أجهزة‬ ‫بتشغيل‬ ‫اخلاصة‬ ‫النظام‬ ، ‫مهمني‬ ‫وهم‬ ‫للنظام‬ ‫حملية‬ ‫مصادر‬ ‫يمثلون‬ ‫إهنم‬ ‫حيث‬ ‫يف‬ ‫خطة‬ ‫إنجاح‬ ‫الطوارئ‬ . (289) Arp, Charles E.: Op.Cit., p.45-56. - Myers, Kenneth N.: Op.Cit., p.45.
  • 202. 186 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫ا‬‫أيض‬ ‫ينبغي‬ ‫النظم‬ ‫مسئويل‬ ‫مع‬ ‫متبادلة‬ ‫اتفاقات‬ ‫تأسيس‬ ‫النظام‬ ‫مسئويل‬ ‫عىل‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫كال‬ ‫مساعدة‬ ‫بغرض‬ ‫األخرى‬ ‫اجلهات‬ ‫اآلخر‬ ‫منهام‬ ‫يف‬ ‫أي‬ ‫للطوارئ‬ ‫حاالت‬ . ( 290 ) ً‫س‬‫ساد‬ ً ًًً ‫ا‬ ً: ً‫حتديد‬ ‫املعلوماتًذاتًاألهميةًا‬ ‫خلاصة‬ ً ‫اهلامة‬ ‫والوثائق‬ ‫املعلومات‬ ‫هبا‬ ‫واملوجودة‬ ‫باملبنى‬ ‫مناطق‬ ‫بتحديد‬ ‫اخلطة‬ ‫ستقوم‬ ‫متمثلة‬ ‫بالنظام‬ ‫اخلاصة‬ ‫يف‬ ‫للنظام‬ ‫االحتياطية‬ ‫والنسخ‬ ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫والت‬ ‫ي‬ ‫محايتها‬ ‫تذكر‬ ‫يف‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫بند‬ ‫حتت‬ " ‫حتت‬ ‫اإلنقاذ‬ ‫أي‬ ‫ظرف‬ " . ‫فمثال‬ ، ‫بالنظام‬ ‫اخلاصة‬ ‫األمهية‬ ‫ذات‬ ‫للوثائق‬ ‫االحتياطية‬ ‫النسخ‬ ‫كانت‬ ‫إذا‬ ‫يف‬ ‫مكان‬ ‫معها‬ ‫والتعامل‬ ‫نقلها‬ ‫يمكن‬ ‫بحيث‬ ‫باخلطة‬ ‫املكان‬ ‫هذا‬ ‫وتعيني‬ ‫حتديد‬ ‫فيجب‬ ‫معني‬ ‫يف‬ ‫حالة‬ ‫حدوث‬ ‫أي‬ ‫طارئ‬ . ‫مغلق‬ ‫املكان‬ ‫هذا‬ ‫كان‬ ‫وإذا‬ ‫ا‬ ‫أو‬ ‫مفاتيح‬ ‫له‬ ‫أو‬ ‫توافر‬ ‫األمهية‬ ‫من‬ ‫فإنه‬ ‫للدخول‬ ‫شفرة‬ ‫الوصو‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫الوسائط‬ ‫تتعرض‬ ‫ال‬ ‫حتى‬ ‫حمددين‬ ‫أفراد‬ ‫قبل‬ ‫من‬ ‫املنطقة‬ ‫هلذه‬ ‫ل‬ ‫أل‬ ‫ي‬ ‫خسائر‬ ، ‫ولذلك‬ ‫ينبغي‬ ‫املكان‬ ‫مفاتيح‬ ‫من‬ ‫نسخة‬ ‫وجود‬ ‫أو‬ ‫املكان‬ ‫لدخول‬ ‫الشفرة‬ ‫كروت‬ ‫يف‬ ‫آمن‬ ‫مكان‬ . ( 291 ) (290) Jones, Virginia A.: Op.Cit., p.52. (291) Arp, Charles E.: Op.Cit., p.48. - Myers, Kenneth N.: Op.Cit., p.45-46.
  • 203. ‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 187 ً‫ع‬‫ساب‬ ً ًًً ‫ا‬ ً: ‫وصفًختطيطًاملبنى‬ ً ‫أمهي‬ ‫وهناك‬ ‫املبنى‬ ‫ختطيط‬ ‫اخلطة‬ ‫تتضمن‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫ة‬ ‫املتعلقة‬ ‫للمعلومات‬ ‫خاصة‬ ‫الرضورة‬ ‫عند‬ ‫الستغالهلا‬ ‫والكهرباء‬ ‫املياه‬ ‫بمصادر‬ ، ‫املهم‬ ‫ومن‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫الترص‬ ‫نقاط‬ ‫أماكن‬ ‫يف‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫جيب‬ ‫املبنى‬ ‫ختطيط‬ ‫أن‬ ‫حتديد‬ ‫يتضمن‬ ‫ا‬ ‫ووس‬ ‫النظام‬ ‫ملعدات‬ ‫االحتياطية‬ ‫لألماكن‬ ‫ائطه‬ ‫التخزينية‬ ‫يف‬ ‫الرغبة‬ ‫عند‬ ‫النظام‬ ‫به‬ ‫املوجود‬ ‫املبنى‬ ‫داخل‬ ‫الطوارئ‬ ‫حاالت‬ ‫يف‬ ‫إن‬ ‫قاذهم‬ ‫أو‬ ‫إصالحهم‬ . ‫مواقع‬ ‫وبوضوح‬ ‫حيدد‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫املبنى‬ ‫ختطيط‬ ‫فإن‬ ‫حمدد‬ ‫وبشكل‬ :  ‫املياه‬ ‫ووصالت‬ ‫أنابيب‬ ، ‫الكهرباء‬ ‫ووصالت‬ ‫الغاز‬ ‫ومنافذ‬ .  ‫والتدفئة‬ ‫التهوية‬ ‫مصادر‬ .  ‫احلريق‬ ‫طفايات‬ ، ‫اإلنذار‬ ‫وأجراس‬ .  ‫تشغيلها‬ ‫وأنظمة‬ ‫املصاعد‬ ‫أماكن‬ .  ‫والوسائط‬ ‫املعدات‬ ‫لنقل‬ ‫املؤقتة‬ ‫األماكن‬ ‫بالنظام‬ ‫اخلاصة‬ . ( 292 ) ‫الخطة‬ ‫نجاح‬ ‫إلتمام‬ ‫الالزمة‬ ‫الخطوات‬ ‫ومن‬ ‫أ‬ ‫نظم‬ ‫حلامية‬ ‫منها‬ ‫املنتظر‬ ‫الغرض‬ ‫تؤدى‬ ‫سوف‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫أن‬ ‫ضامن‬ ‫جل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫واجلهات‬ ‫التي‬ ‫متتلكها‬ ، ‫فإنه‬ ‫ينبغي‬ ‫ببعض‬ ‫القيام‬ ‫ا‬ ‫الالزمة‬ ‫خلطوات‬ ‫اخلطة‬ ‫نجاح‬ ‫إلمتام‬ ، ‫تتمثل‬ ‫اخلطوات‬ ‫هذه‬ ‫يف‬ : (292) Arp, Charles E.: Op.Cit., p.49-50.
  • 204. 188 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ‫احلصول‬ ً ‫علىًاملوافقات‬ ً ‫لكي‬ ‫تنفيذ‬ ‫يتم‬ " ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ " ‫اإل‬ ‫من‬ ‫املوافقة‬ ‫عىل‬ ‫احلصول‬ ‫من‬ ‫البد‬ ‫فإنه‬ ‫دارة‬ ‫العليا‬ ، ‫خالل‬ ‫عادة‬ ‫عليها‬ ‫احلصول‬ ‫يتم‬ ‫املوافقة‬ ‫هذه‬ ‫عمليتي‬ " ‫التأثري‬ ‫حتليل‬ " ‫و‬ " ‫تقدير‬ ‫املخاطر‬ " ، ‫وكال‬ ‫يساعد‬ ‫منهام‬ ‫يف‬ ‫مواجهة‬ ‫وخطط‬ ‫إجراءات‬ ‫وفوائد‬ ‫احلاجة‬ ‫توضيح‬ ‫الكوارث‬ . ( 293 ) ً:‫ًا‬‫ي‬‫ثان‬ ًًًًًًً ً‫تأسيسًفريق‬ ‫االستجابة‬ ً ‫لل‬ ‫طوارئ‬ ً ‫اختيار‬ ‫يتم‬ ‫فإنه‬ ‫ومكوناهتا‬ ‫عنارصها‬ ‫وحتديد‬ ‫اخلطة‬ ‫إعداد‬ ‫من‬ ‫االنتهاء‬ ‫بمجرد‬ ‫املشاركني‬ ‫املوظفني‬ ‫يف‬ ‫خطة‬ ‫من‬ ‫كجزء‬ ‫وواجباهتم‬ ‫اختصاصاهتم‬ ‫وحتديد‬ ‫اخلطة‬ ‫تنفيذ‬ ‫الطوارئ‬ . ‫الفريق‬ ‫ونوعية‬ ‫أعداد‬ ‫تعتمد‬ ‫الذي‬ ‫اجل‬ ‫وجمال‬ ‫حجم‬ ‫عىل‬ ‫سوف‬ ‫اختياره‬ ‫تم‬ ‫هة‬ ، ‫يف‬ ‫ربام‬ ‫واحد‬ ‫شخص‬ ‫الصغرية‬ ‫اجلهات‬ ‫وىف‬ ‫فريق‬ ‫بكل‬ ‫أفراد‬ ‫عدة‬ ‫يلحق‬ ‫ربام‬ ‫الكبرية‬ ‫اجلهات‬ ‫النشاطات‬ ‫من‬ ‫الكثري‬ ‫مسئوليات‬ ‫يتحمل‬ . ( 294 ) ‫املختارين‬ ‫الفريق‬ ‫أعضاء‬ ‫مسئولية‬ ‫فإن‬ ‫املتوفرون‬ ‫األعضاء‬ ‫عدد‬ ‫عن‬ ‫النظر‬ ‫برصف‬ ‫ينبغي‬ ‫و‬ ‫بوضوح‬ ‫وحتدد‬ ‫تعرف‬ ‫أن‬ ‫ينبغي‬ ‫األعضا‬ ‫عىل‬ ‫ء‬ ‫أدوارهم‬ ‫مع‬ ‫منسجمني‬ ‫يكونوا‬ ‫أن‬ ‫يف‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ . (293) Jones, Virginia A.: Op.Cit., p.54. (294) Ibid., p.56. - Guidelines on Disaster Prevention and Control in Archives. http://www.ica.org/10818/studies-and-case-studies/ica-study-n11-guidelines-on- disaster-prevention-and-control-in-archives.html
  • 205. ‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 189 ‫وفيا‬ ‫ييل‬ ‫الطوارئ‬ ‫استجابات‬ ‫فرق‬ ‫ألنواع‬ ‫قائمة‬ ‫والتي‬ ‫تأسيسها‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ، ‫باإلضافة‬ ‫إىل‬ ‫املمكنة‬ ‫باملسئوليات‬ ‫توضيح‬ : ( 1 ‫ا‬ ) ‫اإلداري‬ ‫لفريق‬ ‫اإلنقاذ‬ ‫عمليات‬ ‫بدء‬ ‫عن‬ ‫مسئول‬ ، ‫التأمني‬ ‫رشكات‬ ‫مع‬ ‫االتصاالت‬ ‫تنسيق‬ ‫ل‬ ‫تقييم‬ ‫توفري‬ ،‫األرضار‬ ‫اإلمدادات‬ ، ‫اإلصالح‬ ‫لعمليات‬ ‫الالزم‬ ‫الوقت‬ ‫تقدير‬ ‫أو‬ ‫الستبدال‬ ‫والكتايب‬ ‫اإلداري‬ ‫الدعم‬ ‫وتقديم‬ ‫العمليات‬ . ( 2 ) ‫الدعم‬ ‫خدمات‬ ‫فريق‬ ‫للموظفني‬ ‫واملكاتب‬ ‫السكن‬ ‫توفري‬ ‫عن‬ ‫مسئول‬ ، ‫والتجهي‬ ‫نقل‬ ‫عمليات‬ ‫ترتيب‬ ‫زات‬ ‫االستعادة‬ ‫عمليات‬ ‫إطار‬ ‫خالل‬ ‫املوظفني‬ ‫وأدوات‬ ‫ومعدات‬ . ( 3 ) ‫اال‬ ‫النسخ‬ ‫فريق‬ ‫التخزين‬ ‫ووسائط‬ ‫حتياطية‬ ‫اخلاصة‬‫التخزين‬‫ووسائط‬‫النظام‬‫لوثائق‬‫االحتياطية‬‫النسخ‬‫عىل‬‫السيطرة‬‫عن‬‫مسئول‬ ‫به‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫النظام‬ ‫به‬ ‫املوجود‬ ‫املبنى‬ ‫داخل‬‫سواء‬ ‫أو‬ ‫يف‬ ‫اخلارجية‬ ‫األماكن‬ ، ‫يضاف‬ ‫إىل‬ ‫ضامن‬ ‫ذلك‬ ‫بالطوارئ‬ ‫اخلاصة‬ ‫اإلجراءات‬ ‫اتباع‬ ‫يف‬ ‫املواقع‬ ‫االحتياطية‬ ‫اخلارجية‬ . ( 4 ) ‫فريق‬ ‫األمن‬ ‫املترضرة‬ ‫املواقع‬ ‫تأمني‬ ‫عن‬ ‫مسئول‬ ، ‫احلامية‬ ‫وتوفري‬ ‫يف‬ ‫االحتياطي‬ ‫املواقع‬ ‫ة‬ ‫أو‬ ‫البديلة‬ . ( 5 ) ‫الفريق‬ ‫املايل‬ ‫االستعادة‬ ‫عمليات‬ ‫خالل‬ ‫األموال‬ ‫رصف‬ ‫عن‬ ‫مسئول‬
  • 206. 190 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ( 6 ) ‫العامة‬ ‫العالقات‬ ‫فريق‬ ‫خالل‬ ‫واجلمهور‬ ‫والعمالء‬ ‫واملوظفني‬ ‫اإلعالم‬ ‫أجهزة‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫عن‬ ‫مسئول‬ ‫أل‬ ‫العودة‬ ‫مراحل‬ ‫بشكل‬ ‫األعامل‬ ‫داء‬ ‫طبيعي‬ . ( 7 ) ‫املرافق‬ ‫إعادة‬ ‫فريق‬ ‫اجلديدة‬ ‫للمرافق‬ ‫واإلعداد‬ ‫التشغيل‬ ‫إعادة‬ ‫عن‬ ‫مسئول‬ ‫يف‬ ‫هلا‬ ‫االحتياج‬ ‫حالة‬ . ( 8 ) ‫فريق‬ ‫االتصال‬ ‫باملستخدمني‬ ‫واملستخدمني‬‫املتعاملني‬ ‫مع‬‫اإلعادة‬ ‫جهود‬‫تنسيق‬‫عن‬‫مسئول‬ ‫للنظام‬ ، ‫وحت‬ ‫أي‬‫ديد‬ ‫ا‬ ‫من‬ ‫يفقد‬ ‫سوف‬ ‫العمالء‬ ‫أو‬ ‫يعلق‬ ‫سوف‬ ‫واالستعادة‬ ‫التوقف‬ ‫فرتات‬ ‫خالل‬ ‫استخدامه‬ . ( 9 ) ‫واالتصاالت‬ ‫املعلومات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫فريق‬ ‫نظام‬ ‫وصيانة‬ ‫واختبار‬ ‫االتصاالت‬ ‫أنظمة‬‫وإصالح‬‫تركيب‬ ‫عن‬ ‫مسئول‬ ‫إدارة‬ ‫ا‬ ‫لوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وبرامج‬ ‫ومعدات‬ ‫أجهزة‬ ‫من‬ ‫ومكوناته‬ ‫االستعادة‬ ‫عمليات‬ ‫خالل‬ . ( 295 ) ً:‫ًا‬‫ث‬‫ثال‬ ًًًًًًً ‫تدريب‬ ً ‫وتوعيةًاملوظفني‬ ً ‫بمجرد‬ ‫اخلاصة‬‫واجباهتم‬‫عىل‬‫األفراد‬‫تدريب‬ ‫الرضوري‬ ‫من‬‫فإنه‬ ‫الفرق‬ ‫حتديد‬ ، ‫ا‬‫أيض‬ ‫حيتاج‬ ‫فرد‬ ‫فكل‬ ‫واألمن‬ ‫السالمة‬ ‫إجراءات‬ ‫عىل‬ ‫األفراد‬ ‫مجيع‬ ‫يتدرب‬ ‫أن‬ ‫الرضوري‬ ‫من‬ ‫إ‬ ‫ىل‬ ‫نظام‬ ‫ومحاية‬ ‫نفسه‬ ‫محاية‬ ‫أمهية‬ ‫فهم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫وباقي‬ ‫املعلوم‬ ‫مصادر‬ ‫ات‬ ‫باجلهة‬ . ( 296 ) ‫تدر‬ ‫عملية‬ ‫أن‬ ‫عىل‬ ‫هتدف‬ ‫الطوارئ‬ ‫أعامل‬ ‫عىل‬ ‫باجلهة‬ ‫املوظفني‬ ‫يب‬ ‫إىل‬ : (295) Jones, Virginia A.: Op.Cit., p.56-58. (296) Ibid., p.59.
  • 207. ‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 191 1 . ‫خمطط‬ ‫بأسلوب‬ ‫الطوارئ‬ ‫حاالت‬ ‫مع‬ ‫للتعامل‬ ‫مهيئني‬ ‫املوظفني‬ ‫مجيع‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫وحذر‬ ، ‫والرضورية‬ ‫الالزمة‬ ‫اإلجراءات‬ ‫معرفة‬ ‫عليهم‬ ‫وجيب‬ ‫يف‬ ‫املتقدمة‬ ‫الطوارئ‬ ‫حاالت‬ . 2 . ‫املدربون‬ ‫املوظفون‬ ‫هو‬ ‫للطوارئ‬ ‫التخطيط‬ ‫سامت‬ ‫أهم‬ ‫إحدى‬ ، ‫الفريق‬ ‫فأعضاء‬ ‫املهام‬ ‫هذه‬ ‫مع‬ ‫منسجمني‬ ‫يكونوا‬ ‫وأن‬ ‫ووظائفهم‬ ‫أدوارهم‬ ‫فهم‬ ‫عليهم‬ ‫جيب‬ . 3 . ‫جيب‬ ‫أفعاهلم‬ ‫وردود‬ ‫استجاباهتم‬ ‫أن‬ ‫آلية‬ ‫تكون‬ ، ‫ففي‬ ‫الطوارئ‬ ‫وحاالت‬ ‫أوقات‬ ‫ليستعلم‬ ‫وقت‬ ‫يوجد‬ ‫ال‬ ‫أو‬ ‫فعله‬ ‫جيب‬ ‫وعام‬ ‫أدوارهم‬ ‫عن‬ ‫األفراد‬ ‫يسأل‬ . 4 ‫األفرا‬ . ‫د‬ ‫مرشف‬ ‫وجود‬ ‫بدون‬ ‫أدوارهم‬ ‫أداء‬ ‫عىل‬ ‫قادرين‬ ‫يكونوا‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫أو‬ ‫موجه‬ ‫ألعامهلم‬ ‫يف‬ ‫مثل‬ ‫الطوارئ‬ ‫حاالت‬ : ‫كبري‬ ‫مدير‬ ‫أو‬ ‫اخلطة‬ ‫عن‬ ‫املسئول‬ ، ‫جيب‬ ‫فاألفراد‬ ‫أ‬ ‫ن‬ ‫وطبق‬ ‫مستقل‬ ‫بشكل‬ ‫الترصف‬ ‫عىل‬ ‫قادرين‬ ‫يكونوا‬ ‫ا‬ ‫هلم‬ ‫املحددة‬ ‫للواجبات‬ ‫يف‬ ‫خ‬ ‫طة‬ ‫الطوارئ‬ ، ‫املستمر‬ ‫واالختبار‬ ‫التدريب‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫اكتساهبا‬ ‫يتم‬ ‫املهارات‬ ‫هذه‬ ‫ومثل‬ . 5 ‫األولوي‬ ‫هلا‬ ‫الشخصية‬ ‫والسالمة‬ ‫األمان‬ ‫إجراءات‬ ‫معرفة‬ . ‫ة‬ ‫األعىل‬ ، ‫املوظفون‬ ‫ينبغي‬ ‫استخدامها‬ ‫وكيفية‬ ‫احلريق‬ ‫طفايات‬ ‫مواقع‬ ‫معرفة‬ ‫عليهم‬ ، ‫ا‬‫أيض‬ ‫ا‬ ‫أجهزة‬ ‫مواقع‬ ‫إلنذار‬ ‫استخدامها‬ ‫وكيفية‬ . 6 ‫احلاجة‬. ‫إىل‬ ‫احتفا‬ ‫حدوث‬ ‫عند‬ ‫لدهيم‬ ‫الرعب‬ ‫حالة‬ ‫وتقليل‬ ‫هبدوئهم‬ ‫املوظفني‬ ‫ظ‬ ‫طارئ‬ ‫أو‬ ‫و‬ ‫كارثة‬ ‫ينبغي‬ ‫عليهم‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫وإدارهتا‬ ‫الطوارئ‬ ‫بخطة‬ ‫كاملة‬ ‫دراية‬ ‫عىل‬ ‫يكونوا‬ ‫أن‬ ‫خاصة‬ ‫يف‬ ‫املناطق‬ ‫التي‬ ‫مسئوليتهم‬ ‫حتت‬ ‫تقع‬ . ( 297 ) ‫كام‬ ‫من‬ ‫أنه‬ ‫الرضوري‬ ‫كل‬‫ومعرفة‬‫واملستمر‬ ‫الالزم‬ ‫التدريب‬ ‫عىل‬ ‫املوظفون‬ ‫حيصل‬ ‫أن‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫عىل‬ ‫يطرأ‬ ‫جديد‬ . (297) Ibid., p.59-60.
  • 208. 192 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ً:‫ًا‬‫ع‬‫راب‬ ًًًً ًًً ‫تقييم‬ ً ‫ومراجعةًاخلطة‬ ً ‫يتم‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫للتطبيق‬ ‫وصاحلة‬ ‫املفعول‬ ‫سارية‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫أن‬ ‫ضامن‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫ملا‬ ‫وذلك‬ ‫منتظمة‬ ‫قاعدة‬ ‫عىل‬ ‫وتطبيقها‬ ‫عليها‬ ‫التدريب‬ ‫يتم‬ ‫ثم‬ ‫اختبارها‬ ‫ييل‬ : 1 ‫اختبار‬. ‫الضعف‬ ‫مناطق‬ ‫حتديد‬ ‫عىل‬ ‫يساعد‬ ‫اخلطة‬ ‫أو‬ ‫اإلجراءات‬ ‫التي‬ ‫ت‬ ‫ال‬ ‫قد‬ ‫كون‬ ‫يف‬ ‫احلسبان‬ ، ‫والتي‬ ‫حقيقية‬ ‫كارثة‬ ‫أثناء‬‫اإلجراءات‬ ‫هذه‬ ‫تطبيق‬ ‫عند‬ ‫تظهر‬ ‫قد‬ ‫أو‬ ‫طوارئ‬ ‫حالة‬ ‫حقيقية‬ . 2 ‫يربز‬ ‫سوف‬ ‫التدريب‬. ‫أي‬ ‫نقائص‬ ‫يف‬ ‫اخلطة‬ ‫والتي‬ ‫نتيجة‬ ‫حدوثها‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫تنظيمية‬ ‫لتغيريات‬ ‫أو‬ ‫باجلهة‬ ‫عملية‬ . 3 ‫تنقيحات‬ ‫أى‬. ‫أو‬ ‫جيب‬ ‫تعديالت‬ ‫أن‬ ‫فور‬ ‫تضاف‬ ‫ا‬ ‫إىل‬ ‫ولضام‬ ‫للتأكد‬ ‫وذلك‬ ‫اخلطة‬ ‫ن‬ ‫فاعليتها‬ ‫بكامل‬ ‫للتطبيق‬ ‫صاحلة‬ ‫اخلطة‬ ‫أن‬ ‫يف‬ ‫األوقا‬ ‫كل‬ ‫ت‬ ‫الظروف‬ ‫مجيع‬ ‫وىف‬ . 4 ‫مع‬ ‫ومتوافقة‬ ‫لالستخدام‬ ‫قابلة‬ ‫البديلة‬ ‫املواقع‬ ‫كانت‬ ‫إذا‬ ‫حيدد‬ ‫سوف‬ ‫اخلطة‬ ‫اختبار‬. ‫النظام‬ ‫احتياجات‬ ، ‫صاحب‬ ‫املنظمة‬ ‫كانت‬ ‫وإذا‬ ‫نظام‬ ‫ة‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫تعت‬ ‫مد‬ ‫عىل‬ ‫منظامت‬ ‫أو‬ ‫البديلة‬ ‫املواقع‬ ‫لتوفري‬ ‫آخرين‬ ‫رشكاء‬ ، ‫نقاط‬ ‫يعرض‬ ‫سوف‬ ‫اخلطة‬ ‫اختبار‬ ‫فإن‬ ‫هلذه‬ ‫الضعف‬ ‫االعتامدية‬ ، ‫باإلضافة‬ ‫إىل‬ ‫التفاصيل‬ ‫حتديد‬ ‫التي‬ ‫إمهاهلا‬ ‫تم‬ ‫قد‬ . 5 ‫يساعد‬ ‫سوف‬‫االختبار‬. ‫ا‬‫أيض‬ ‫نظام‬ ‫كان‬‫إذا‬‫ما‬ ‫حتديد‬ ‫عىل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫ل‬ ‫كرتون‬ ‫ية‬ ‫البديل‬ ( ‫االحتياطي‬ ) ‫كافي‬ ‫ا‬ ‫والرتكيب‬ ‫النقل‬ ‫وسهل‬ ‫يف‬ ‫الوض‬ ‫تطلب‬ ‫متى‬ ‫العمل‬ ‫مناطق‬ ‫ع‬ ‫ذلك‬ .
  • 209. ‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 193 ‫وينبغي‬ ‫تبادر‬ ‫أن‬ ‫اجلهة‬ ‫عىل‬ " ‫التجريبي‬ ‫بالتشغيل‬ " ‫أو‬ ‫امل‬ ‫لألنواع‬ ‫املحاكاة‬ ‫من‬ ‫ختلفة‬ ‫والطوارئ‬ ‫العمل‬ ‫توقفات‬ ‫حاالت‬ . ( 298 ) ‫وكافية‬ ‫مناسبة‬ ‫تكون‬ ‫قد‬ ‫فاخلطة‬ ‫يف‬ ‫الطو‬ ‫حاالت‬ ‫مثل‬ ‫الرئيسية‬ ‫ارئ‬ " ‫الن‬ ‫ريان‬ " ‫لكن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫أن‬ ‫كافية‬ ‫غري‬ ‫تكون‬ ‫أو‬ ‫للعمليات‬ ‫والصغرية‬ ‫القصرية‬ ‫للعراقيل‬ ‫بالنسبة‬ ‫معقدة‬ ‫مثل‬ " ‫املياه‬ ‫ترسب‬ " . ‫ملعاجلتها‬ ‫الصغرية‬ ‫التفاصيل‬ ‫اكتشاف‬ ‫عىل‬ ‫تساعد‬ ‫سوف‬ ‫املحاكاة‬ ، ‫أيض‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫حاالت‬ ‫احلقيقية‬ ‫الطوارئ‬ ‫ينبغي‬ ‫كل‬ ‫أن‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫بعد‬ ‫اخلطة‬ ‫تراجع‬ ‫أن‬ ‫يش‬ ‫ء‬ ‫وفق‬ ‫طبق‬ ‫ا‬ ‫للخطة‬ . ‫اخلطة‬ ‫وتقييم‬ ‫اختبار‬ ‫أثناء‬ ‫مراعاهتا‬ ‫جيب‬ ‫التالية‬ ‫النقاط‬ ‫أو‬ ‫الطو‬ ‫حاالت‬ ‫بعد‬ ‫ارئ‬ ‫احلقيقية‬ ‫مناطق‬‫عىل‬‫الوقوف‬‫أجل‬‫من‬‫هلا‬‫الدورية‬‫االختبارات‬‫وإجراء‬‫اخلطة‬‫ومراجعة‬‫تقييم‬ ‫واهل‬ ‫احليوية‬ ‫العنارص‬ ‫من‬ ‫فيها‬ ‫والقوة‬ ‫الضعف‬ ‫امة‬ ‫يف‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطط‬ ، ‫هلذا‬ ‫ينبغي‬ ‫أ‬ ‫هذا‬ ‫يتم‬ ‫ن‬ ‫التقييم‬ ‫هذا‬ ‫أساسها‬ ‫عىل‬ ‫يتم‬ ‫حمددة‬ ‫معايري‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫التقييم‬ ، ‫املعايري‬ ‫هذه‬ ‫وتتمثل‬ ‫فيام‬ ‫ييل‬ :  ‫املناسب‬ ‫الوقت‬ ‫وىف‬ ‫باخلطة‬ ‫املعنيني‬ ‫األفراد‬ ‫إخطار‬ ‫تم‬ .  ‫من‬ ‫الذي‬ ‫االستجابة‬ ‫بدء‬ ‫مسئولية‬ ‫توىل‬ ‫يف‬ ‫هذا‬ ‫كان‬ ‫وهل‬ ‫الطوارئ؟‬ ‫حالة‬ ‫املحدد‬ ‫نفسه‬ ‫هو‬ ‫الشخص‬ ‫يف‬ ‫اخلطة؟‬  ‫املدة‬ ‫ما‬ ‫التي‬ ‫الطوارئ؟‬ ‫وإجراءات‬ ‫األولية‬ ‫االستجابات‬ ‫الستكامل‬ ‫استغرقت‬  ‫واستجاباهتم‬ ‫مهامهم‬ ‫حماكاة‬ ‫عىل‬ ‫قادرين‬ ‫كانوا‬ ‫الطوارئ‬ ‫فريق‬ ‫أعضاء‬ ‫هل‬ ‫مالئم؟‬ ‫بشكل‬ (298) Ibid., p.49.
  • 210. 194 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫املدة‬ ‫ما‬ ‫التي‬ ‫أعضا‬ ‫استغرقها‬ ‫ء‬ ‫مه‬ ‫ملحاكاة‬‫اآلخرين‬ ‫الفرق‬ ‫الوقت‬ ‫وهل‬ ‫امهم؟‬ ‫الذي‬ ‫طويال‬ ‫كان‬ ‫استغرقوه‬ ‫؟‬  ‫فعاال‬ ‫كان‬ ‫األخرى‬ ‫والفرق‬ ‫الفريق‬ ‫أعضاء‬ ‫بني‬ ‫االتصال‬ ‫هل‬ ‫؟‬  ‫املختلفة؟‬ ‫الفرق‬ ‫بني‬ ‫وتداخل‬ ‫ازدواجية‬ ‫هناك‬ ‫كان‬ ‫هل‬  ‫حتديدها‬ ‫تم‬ ‫قد‬ ‫الطوارئ‬ ‫مناطق‬ ‫كانت‬ ‫إذا‬ ، ‫فه‬ ‫فرتة‬ ‫خالل‬ ‫متاحة‬ ‫كانت‬ ‫ل‬ ‫االختبار‬ ‫؟‬  ‫اإلجابة‬ ‫كانت‬ ‫وإذا‬ ‫بالنفي‬ ‫فلامذا؟‬ ( 299 ) ‫ولكي‬ ‫عملية‬ ‫تكون‬ ‫املحاكاة‬ ‫الفرد‬ ‫عىل‬ ‫جيب‬ ‫فإنه‬ ‫كاملة‬ ‫أو‬ ‫يوثق‬ ‫أن‬ ‫الفريق‬ ‫عضو‬ ‫لإل‬ ‫التوصيات‬ ‫وتقديم‬ ‫االختبار‬ ‫نتائج‬ ‫دارة‬ .‫اخلطة‬ ‫حتسني‬ ‫كيفية‬ ‫عىل‬ ‫للعمل‬ ‫العليا‬ ‫اإل‬ ‫دارة‬ ‫به‬ ‫والقيام‬ ‫عمله‬ ‫تم‬ ‫ما‬ ‫تعرف‬ ‫أن‬ ‫تريد‬ ‫سوف‬ ‫العليا‬ ، ‫ما‬ ‫هي‬ ‫االحتياجات‬ ‫ومفي‬ ‫فعالة‬ ‫اخلطة‬ ‫وهل‬ ‫والتعديل‬ ‫للتبديل‬ ‫للجهة‬ ‫دة‬ . ‫من‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫الرضوري‬ ‫اخلطة‬ ‫مراجعة‬ ، ‫فإنه‬ ‫ينبغي‬ ‫يمكن‬ ‫ما‬ ‫بأرسع‬ ‫ذلك‬ ‫إنجاز‬ ‫مناسبة‬ ‫واإلضافات‬ ‫التعديالت‬ ‫كل‬ ‫أن‬ ‫من‬ ‫للتأكد‬ ‫ثانية‬ ‫مرة‬ ‫اخلطة‬ ‫واختبار‬ . ‫سنوي‬ ‫تراجع‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫اخلطة‬ ‫ا‬ ‫يومي‬ ‫حتديثها‬ ‫يتم‬ ‫والبيانات‬ ‫املعلومات‬ ‫مجيع‬ ‫أن‬ ‫لضامن‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫حدوث‬ ‫حالة‬ ‫أي‬ ‫مثل‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫عىل‬ ‫تؤثر‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫تغيريات‬ : ‫تنظيم‬ ‫إعادة‬ ‫املبنى‬ ‫ختطيط‬ ، ‫النظام‬ ‫مكونات‬ ‫مواقع‬ ‫تغيري‬ ، ‫من‬ ‫امللغاة‬ ‫النسخ‬ ‫من‬ ‫التخلص‬ ‫جيب‬ ‫كذلك‬ ‫املدخلة‬ ‫التعديالت‬ ‫عىل‬ ‫واملوافقة‬ ‫اعتامد‬ ‫فور‬ ‫وإعدامها‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫إىل‬ ‫اخلطة‬ . ( 300 ) (299) Myers, Kenneth N.: Op.Cit., p.53-54. (300) Ibid., p.54.
  • 211. ‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 195 :‫ًا‬‫س‬‫خام‬ ًًً ً ًً ً ‫تقارير‬ ً ‫الكارثة‬ ً ‫الكارثة‬ ‫وقوع‬ ‫بعد‬ ‫فعلي‬ ‫ا‬ ‫لتحسني‬ ‫الالزمة‬ ‫اخلطوات‬ ‫الختاذ‬‫حدث‬ ‫ما‬ ‫فحص‬ ‫املهم‬ ‫من‬ ‫املتطلبات‬ ‫حسب‬ ‫لطوارئ‬ ‫خطة‬ ، ‫التالية‬ ‫واخلطوات‬ ‫ينبغي‬ ‫اختاذها‬ :  ‫الكارثة‬ ‫أسباب‬ ‫حتديد‬ ‫أو‬ ‫تفصيلي‬ ‫الطوارئ‬ ‫حالة‬ ‫ا‬ ‫والف‬ ‫األصعدة‬ ‫مجيع‬ ‫عىل‬ ‫رق‬ .  ‫الكارثة‬ ‫عن‬ ‫تقرير‬ ‫إعداد‬ ‫أو‬ ‫للمسئولني‬ ‫خمترصة‬ ‫مالحظات‬ ‫باملنظ‬ ‫الكبار‬ ‫مة‬ ‫ا‬ ‫عن‬ ‫لكارثة‬ ‫أو‬ ‫الطوارئ‬ ‫حالة‬ .  ‫أخرى‬ ‫مرة‬ ‫الكارثة‬ ‫نفس‬ ‫حدوث‬ ‫ملنع‬ ‫والرتتيبات‬ ‫اإلجراءات‬ ‫اختاذ‬ .  ‫ضوء‬ ‫عىل‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫تعديل‬ ‫أي‬ ‫حتسينات‬ ‫أو‬ ‫ظهرت‬ ‫تكون‬ ‫قد‬ ‫تعديالت‬ ‫أو‬ ‫إليها‬ ‫االحتياج‬ ‫تم‬ ‫يف‬ ‫الطوارئ‬ ‫ختطيط‬ ‫عملية‬ .  ‫اإلضافة‬ ‫تم‬ ‫قد‬ ‫وأنه‬ ‫جتهيزها‬ ‫إعادة‬ ‫ثم‬ ‫الطوارئ‬ ‫وجتهيزات‬ ‫معدات‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫هلا‬ ‫لكي‬ ‫املختلفة‬ ‫املواقف‬ ‫تالئم‬ .  ‫باملنظمة‬ ‫األفراد‬ ‫ومجيع‬ ‫والعمالء‬ ‫املوظفني‬ ‫إعالم‬ ‫بأي‬ ‫حتدث‬ ‫تغيريات‬ ‫باملنظمة‬‫واألعامل‬ ‫للعمليات‬ ‫والتي‬ ‫الطوارئ‬ ‫نتيجة‬‫ظهورها‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ . ( 301 ) ‫ا‬ ‫الوثائق‬ ‫ومعالجة‬ ‫تخزين‬ ‫بالنظام‬ ‫لهامة‬ ‫الوثائق‬‫ضمن‬‫من‬‫أن‬‫شك‬‫ال‬ ‫التي‬ ‫تتعلق‬‫خاصة‬‫أمهية‬‫ذات‬‫وثائق‬‫بالنظام‬‫ختزينها‬‫يتم‬ ‫املنظمة‬ ‫بأعامل‬ ‫أو‬ ‫عالية‬ ‫رسية‬ ‫درجة‬ ‫هلا‬ ‫أن‬ ، ‫طرقه‬ ‫له‬ ‫يكون‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫فإن‬ ‫هلذا‬ ‫وأساليبه‬ ‫التي‬ ‫األساليب‬ ‫هذه‬ ‫وتتمثل‬ ‫هلا‬ ‫الكامل‬ ‫األمان‬ ‫توفري‬ ‫تضمن‬ ‫يف‬ : (301) Jones, Virginia A.: Op.Cit., p.68.
  • 212. 196 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ً‫ال‬‫أو‬ ً ًً ً: ً‫عمل‬ ‫قائمةًبهذهًالوثائق‬ ً ‫الوثائق‬ ‫مجيع‬ ‫ومتييز‬ ‫حتديد‬ ‫يتيح‬ ‫سوف‬ ‫اهلامة‬ ‫النظام‬ ‫بوثائق‬ ‫اخلاصة‬ ‫القوائم‬ ‫عمل‬ ‫باجلهة‬ ‫اهلامة‬ ‫والتي‬ ‫واملوظفني‬ ‫اإلدارات‬ ‫مجيع‬ ‫ختص‬ ‫إضافة‬ ‫إىل‬ ‫ت‬ ‫سوف‬ ‫القوائم‬ ‫هذه‬ ‫أن‬ ‫تيح‬ ‫والعمليات‬ ‫النشاطات‬ ‫كل‬ ‫معرفة‬ ‫التي‬ .‫بدعمها‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫تقوم‬ ‫عىل‬ ‫القائمة‬ ‫هذه‬ ‫وتشتمل‬ :  ‫الوثائق‬ ‫عليه‬ ‫املخزن‬ ‫الوسيط‬ ‫ونوع‬ ‫بيانات‬ .  ‫الوسيط‬ ‫مكان‬ .  ‫امللف‬ ‫اسم‬ .  ‫بالوسيط‬ ‫اخلاصة‬ ‫احلامية‬ ‫إجراءات‬ . ( 302 ) ‫ثانيا‬ ً: ‫معاجلةًالوسائطًوختزينها‬ ً ‫فإنه‬ ‫ختزينها‬ ‫ووسائط‬ ‫اهلامة‬ ‫بالوثائق‬ ‫قائمة‬ ‫عمل‬ ‫بمجرد‬ ‫ينبغي‬ ‫عمليا‬ ‫إجراء‬ ‫ت‬ ‫محايتها‬ ‫ليتم‬ ‫اهلامة‬ ‫للوثائق‬ ‫واملعاجلة‬ ‫التخزين‬ ‫يف‬ ‫الطبيعية‬ ‫الظروف‬ ‫أو‬ ‫يف‬ ‫ح‬ ‫اخلطر‬ ‫االت‬ ‫والكوارث‬ . ‫بالنظام‬ ‫الوثائق‬ ‫ختزين‬ ‫املمكن‬ ‫ومن‬ ‫أو‬ ‫ختزينية‬ ‫وسائط‬ ‫عىل‬ ‫يف‬ ‫وأما‬ ‫مواقع‬ ‫خارج‬ ‫كن‬ ‫من‬ ‫تأمينها‬ ‫لضامن‬ ‫اجلهة‬ ‫أي‬ ‫خماطر‬ ، ‫وينبغي‬ ‫اجلهة‬ ‫حاجة‬ ‫مع‬ ‫يتفق‬ ‫بام‬ ‫اإلجراءات‬ ‫هذه‬ ‫تطوير‬ ‫ب‬‫النظام‬‫ومسئولو‬‫الطوارئ‬‫فرق‬‫عىل‬‫اإلجراءات‬‫هذه‬‫وتوزيع‬ ‫الوثائ‬‫هذه‬‫محاية‬‫يكون‬‫حيث‬ ‫ق‬ (302) Ibid., p.55.
  • 213. ‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 197 ‫جزء‬ ‫ا‬ ‫باجلهة‬ ‫الروتينية‬ ‫األعامل‬ ‫من‬ ، ‫عىل‬ ‫أن‬ ‫اإلجراءات‬ ‫هذه‬ ‫ينبغي‬ ‫تشري‬ ‫أن‬ ‫إىل‬ ‫املس‬ ‫عن‬ ‫ئولني‬ ‫بالنظام‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ . ( 303 ) ( 1 ) ‫اجلهة‬ ‫داخل‬ ‫التخزين‬ ‫ويتم‬ ‫يف‬ ‫الوثائق‬ ‫ختزين‬ ‫الطريقة‬ ‫هذه‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫عىل‬ ‫بالنظام‬ ‫املوجودة‬ ‫اهلامة‬ ‫وسائط‬ ‫وضعها‬ ‫ويتم‬ ‫ختزينية‬ ‫يف‬ ‫يتوافر‬ ‫أن‬ ‫برشط‬ ‫اجلهة‬ ‫يف‬ ‫للنظ‬ ‫احلامية‬ ‫وسائل‬ ‫كافة‬ ‫اجلهة‬ ‫ام‬ ‫واألخطار‬ ‫الطوارئ‬ ‫حاالت‬ ‫مواجهة‬ ‫وإجراءات‬ . ( 304 ) ( 2 ) ‫البعيد‬ ‫التخزين‬ ‫وفيه‬ ‫الوسائط‬ ‫ختزين‬ ‫يتم‬ ‫يف‬ ‫نظام‬ ‫عن‬ ‫بعيدة‬ ‫أماكن‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرت‬ ‫ون‬ ‫ية‬ ‫وعادة‬ ‫ما‬ ‫أمان‬ ‫أكثر‬ ‫األسلوب‬ ‫هذا‬ ‫يكون‬ ‫يراعى‬ ‫أن‬ ‫عىل‬ ‫ا‬ ‫يف‬ ‫وتوفري‬ ‫الكامل‬ ‫التأمني‬ ‫توفري‬ ‫ذلك‬ ‫للتخزين‬ ‫الالزمة‬ ‫الظروف‬ :  ‫التخزين‬ ‫ألماكن‬ ‫املستمرة‬ ‫واملراقبة‬ ‫الكاملة‬ ‫احلامية‬ ‫توفري‬ .  ‫بمسئويل‬ ‫االتصال‬ ‫وسائل‬ ‫توفري‬ ‫باجلهة‬ ‫الطوارئ‬ ‫وفرق‬ ‫النظام‬ .  ‫وسائل‬ ‫كافة‬ ‫ومراجعة‬ ‫للموقع‬ ‫املنتظمة‬ ‫الصيانة‬ ‫احلامية‬ .  ‫الوسائط‬ ‫هذه‬ ‫مع‬ ‫للتعامل‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫توفري‬ . ( 305 ) (303) Ibid. (304) Ibid., p.56. (305) Ibid.
  • 214. 198 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ‫العمليات‬ ‫واسرعادة‬ ‫الرغطية‬ ‫اهلدف‬ ‫إن‬ ‫الرئييس‬ ‫ختطى‬ ‫من‬ ‫اجلهة‬ ‫متكني‬ ‫هو‬ ‫العمليات‬ ‫واستعادة‬ ‫التغطية‬ ‫أعامل‬ ‫من‬ ‫ونشاطاهتا‬ ‫عملها‬ ‫ألداء‬ ‫واستعادهتا‬ ‫الكارثة‬ ‫مرحلة‬ ‫يف‬ ‫وبشكل‬ ‫ممكن‬ ‫وقت‬ ‫أرسع‬ ‫طب‬ ‫يعي‬ ، ‫أعامهلا‬ ‫تستعيد‬ ‫أن‬ ‫جيب‬ ‫فاجلهة‬ ‫يف‬ ‫إطار‬ ‫زمني‬ ‫مناسب‬ . ً:ً‫ال‬‫أو‬ ًًً ًً ‫عناصرًخطةًاالستعادةًوالتغطية‬ ً ‫فإنه‬ ‫العمليات‬ ‫واستعادة‬ ‫التغطية‬ ‫عمليات‬ ‫حلساسية‬ ‫نظرا‬ ‫ينبغي‬ ‫أن‬ ‫يقوم‬ ‫تنفيذها‬ ‫عىل‬ ‫املالية‬ ‫املصادر‬ ‫وتوفري‬ ‫املدربني‬ ‫املوظفني‬ ‫من‬ ‫فريق‬ ‫التي‬ ‫ا‬ ‫أحدث‬ ‫توفري‬ ‫تضمن‬ ‫لتجهيزات‬ ‫واملعدات‬ ‫التي‬ ‫عىل‬ ‫تساعد‬ ‫إنجاز‬ ‫العمليات‬ ، ‫وفيام‬ ‫ييل‬ ‫واالستعا‬ ‫التغطية‬ ‫خطة‬ ‫عنارص‬ ‫دة‬ : ( 1 ) ‫التجهيز‬ ‫املبدئي‬ ‫وهذه‬ ‫باجلهة‬ ‫النظام‬ ‫ومعدات‬ ‫وبرامج‬ ‫احلاسبات‬ ‫بيئة‬ ‫فهم‬ ‫اجل‬ ‫من‬ ‫اخلطوة‬ ‫وهذه‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫معه‬ ‫املشرتكة‬ ‫والنظم‬ ‫النظام‬ ‫وبرامج‬ ‫أجهزة‬ ‫نطاق‬ ‫حتديد‬ ‫عىل‬ ‫تساعد‬ ‫اخلطوة‬ ‫واألجهزة‬ ‫الربامج‬ . ‫املرحلة‬ ‫هذه‬ ‫وىف‬ ‫ينبغي‬ ‫الصالحيات‬ ‫كل‬ ‫هلا‬ ‫يكون‬ ‫تنسيقية‬ ‫جلنة‬ ‫تكوين‬ ‫ا‬ ‫لتي‬ ‫هلا‬ ‫تتيح‬ ‫باجلهة‬ ‫التأمني‬ ‫وسائل‬ ‫وتقييم‬ ‫ومراجعة‬ ‫االستعادة‬ ‫فريق‬ ‫وتوجيه‬ ‫دعم‬ . ( 306 ) ( 2 ) ‫تقدير‬ ‫املتطلبات‬ ‫وحتديد‬ ‫الضعف‬ ‫مواطن‬ ‫للجهات‬ ‫عام‬ ‫بوجه‬ ‫املعلومات‬ ‫لنظم‬ ‫واملراقبة‬ ‫األمن‬ ‫اعتبارات‬ ‫هي‬ ‫األولويات‬ ‫من‬ ‫و‬ ‫ا‬ ‫باجلهة‬ ‫األساسية‬ ‫لعمليات‬ ، ‫التالية‬ ‫املهام‬ ‫تتضمن‬ ‫اخلطوة‬ ‫هذه‬ : (306) Ganong, Ray: Vital Records: Identifying, Managing, and Recovering Business-Critical Records, New York: AMACOM, 2000, p.17.
  • 215. ‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 199  ‫هذا‬ ‫ويمتد‬ ‫النظام‬ ‫وبرامج‬ ‫ألجهزة‬ ‫شامل‬ ‫امنى‬ ‫تقييم‬ ‫عمل‬ ‫التقييم‬ ، ‫يشمل‬ : o ‫االتصاالت‬ ‫وبيئة‬ ‫البيانات‬ * o ‫للحاسبات‬ ‫املوظفني‬ ‫استخدام‬ * o ‫األمن‬ * ‫الطبيعي‬ ‫للجهة‬ o ‫التشغيل‬ ‫إجراءات‬ * o ‫البيانات‬ ‫قواعد‬ ‫أمن‬ * o ‫السيطرة‬ ‫برامج‬ * ‫والدخول‬  ‫واالستعادة‬‫التغطية‬ ‫ختطيط‬‫بتطوير‬ ‫تسمح‬ ‫سوف‬‫التقييم‬ ‫عمليات‬ ‫و‬ ‫إجراءات‬ ‫الكارثة‬ ‫منع‬ .  ‫التنسيقية‬ ‫للجنة‬ ‫التقييم‬ ‫عمليات‬ ‫من‬ ‫املستخرجة‬ ‫والتوصيات‬ ‫النتائج‬ ‫حتويل‬ ‫االستعادة‬ ‫أعامل‬ ‫عن‬ ‫املسئولة‬ ‫لكي‬ ‫تبدأ‬ ‫يف‬ ‫املطلوبة‬ ‫التعديالت‬ ‫إجراءات‬ ‫الضعف‬ ‫نقاط‬ ‫لتالىف‬ . ( 307 ) ( 3 ) ‫تقدير‬ ‫باجلهة‬ ‫األعامل‬ ‫تأثر‬ ‫الوحدات‬‫بجميع‬‫األعامل‬‫تأثر‬‫تقدير‬‫عملية‬ ‫التي‬ ‫تت‬‫باجلهة‬‫العمل‬‫بيئة‬‫متثل‬ ‫يح‬ ‫ملسئويل‬ ‫حتديد‬ ‫االستعادة‬ ‫عمليات‬ :  ‫باجلهة‬ ‫اهلامة‬ ‫النظم‬ .  ‫باجلهة‬ ‫وحدة‬ ‫بكل‬ ‫اخلاصة‬ ‫والوظائف‬ ‫العمليات‬ . (307) Ibid., p.20-21.
  • 216. 200 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬  ‫الوقت‬ ‫تقدير‬ ‫الذي‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫أن‬ ‫االتصال‬ ‫دون‬ ‫العمل‬ ‫الوحدات‬ ‫فيه‬ ‫تؤدى‬ ‫التنسيقية‬ ‫للجنة‬ ‫تقديمه‬ ‫يتم‬ ‫تقرير‬ ‫عمل‬ ‫يتم‬ ‫انه‬ ‫عىل‬ ‫بالنظام‬ ، ‫وي‬ ‫هذا‬ ‫تضمن‬ ‫احليوية‬ ‫والعمليات‬ ‫الوظائف‬ ‫التقرير‬ ‫التي‬ ‫عىل‬ ‫معتمدة‬ ‫الوحدات‬ ‫هبا‬ ‫تقوم‬ ‫إضافة‬ ‫النظام‬ ‫إىل‬ ‫الزمنية‬ ‫املدة‬ ‫حتديد‬ ‫التي‬ ‫ينبغي‬ ‫النظام‬ ‫عمل‬ ‫استعادة‬ ‫خالهلا‬ . ( 308 ) ( 4 ) ‫اخ‬ ‫تبار‬ ‫وصيانتها‬ ‫اخلطة‬ ‫والقوة‬‫الضعف‬ ‫نقاط‬‫عىل‬‫الوقوف‬‫هو‬‫اخلطوة‬‫هذه‬‫من‬‫اهلدف‬ ‫يف‬ ‫لعمليات‬‫التخطيط‬ ‫االستعادة‬ ، ‫عمليات‬‫يعكس‬ ‫املستجدة‬‫للمتطلبات‬‫طبقا‬‫للخطة‬‫والتعديل‬‫الصيانة‬‫وعمليات‬ ‫باجلهة‬ ‫العمل‬ ‫ببيئة‬ ‫والتطوير‬ ‫التغري‬ . ( 309 ) ‫االسرعادة‬ ‫عمليات‬ ‫إجراءات‬ ‫واعتامد‬ ‫ا‬ ‫الكارثة‬ ‫طبيعة‬ ‫عىل‬ ‫أو‬ ‫رسيعة‬ ‫إما‬ ‫االستعادة‬ ‫عمليات‬ ‫تكون‬ ‫احلادثة‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫أهنا‬ ‫اإلمكان‬ ‫بقدر‬ ‫للنظام‬ ‫التشغيل‬ ‫إعادة‬ ‫عمليات‬ ‫اجل‬ ‫من‬ ‫كثرية‬ ‫ومصادر‬ ‫طويلة‬ ‫مدة‬ ‫تستغرق‬ ، ‫ما‬ ‫االستعادة‬ ‫عمليات‬ ‫وتتضمن‬ ‫ييل‬ :  ‫وأن‬ ‫ومكوناته‬ ‫النظام‬ ‫به‬ ‫املوجود‬ ‫املكان‬ ‫أمن‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫أي‬ ‫كانت‬ ‫أخطار‬ ‫قد‬ ‫موجودة‬ ‫انتهت‬ ، ‫املعنيون‬ ‫املوظفني‬ ‫وعىل‬ ‫يف‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫الطوارئ‬ ‫حاالت‬ ‫النظام‬ ‫مكونات‬ ‫فيها‬ ‫املوجود‬ ‫لألماكن‬ ‫الدخول‬ ‫عمليات‬ ‫قبل‬ ‫ذلك‬ .  ‫إزالة‬ ‫أي‬ ‫باملكان‬ ‫خملفات‬ ‫آثار‬ . (308) Ibid., p.23. (309) Ibid.
  • 217. ‫الفصل‬ ‫الثالث‬ ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫لنظم‬ ‫واألزمات‬ ‫الطوارئ‬ ‫إدارة‬ : 201  ‫النظام‬ ‫وأجهزة‬ ‫معدات‬ ‫نقل‬ ‫إىل‬ ‫البديلة‬ ‫األماكن‬ .  ‫تشغيل‬ ‫إعادة‬ ‫أعامل‬ ‫من‬ ‫االنتهاء‬ ‫حلني‬ ‫مضاءة‬ ‫األنوار‬ ‫عىل‬ ‫اإلبقاء‬ ‫النظام‬ .  ‫باملكان‬ ‫املوجودة‬ ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫بجميع‬ ‫قائمة‬ ‫عمل‬ .  ‫التخزين‬ ‫وسائط‬ ‫من‬ ‫املفقود‬ ‫حساب‬ .  ‫ألي‬ ‫النظام‬ ‫فقد‬ ‫عدم‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫ا‬ ‫به‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ .  ‫يف‬ ‫بالنسخ‬ ‫ذلك‬ ‫لتعويض‬ ‫اللجوء‬ ‫يتم‬ ‫النظام‬ ‫من‬ ‫وثائق‬ ‫فقدان‬ ‫حالة‬ ‫االحتياطية‬ .  ‫إعداد‬ ‫للمسئولني‬ ‫وتقديمها‬ ‫الكارثة‬ ‫أسباب‬ ‫عن‬ ‫تقارير‬ .  ‫اجلديدة‬ ‫واملتطلبات‬ ‫املتغريات‬ ‫مع‬ ‫يتناسب‬ ‫بام‬ ‫الطوارئ‬ ‫خطة‬ ‫تعديل‬ . ‫األرضار‬‫مدى‬‫تقييم‬ ‫التي‬ ‫النظام‬‫هلا‬‫تعرض‬ ، ‫مستند‬‫التقييم‬‫هذا‬‫ويكون‬ ‫ا‬ ‫ع‬ ‫ىل‬ ‫ت‬ ‫قارير‬ ‫احلادث‬ :‫وهي‬ ‫؛‬ " ‫ملعاجل‬ ‫املوجودين‬ ‫اخلرباء‬ ‫تقارير‬ ‫ة‬ ‫ب‬ ‫تشغيله‬ ‫واستعادة‬ ‫وصيانته‬ ‫النظام‬ ‫قدر‬ ‫املستطاع‬ " . ( 310 ) ●●● (310) Jones, Virginia A.: Op.Cit., p.70.
  • 219. - 203 – ‫المصطلحات‬ ‫قاموس‬ ‫اإللتتوونية‬ ‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫بنظم‬ ‫الخاصة‬ ‫المفاهيم‬ ‫بنظم‬ ‫يتعلق‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫املفاهيم‬ ‫بعض‬ ، ‫والتي‬ ‫ت‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫قديمها‬ ‫النظم‬ ‫هذه‬ ‫طبيعة‬ ‫فهم‬ ‫السهل‬ ‫من‬ ‫يكون‬ ‫وعرضها‬ ، ‫عملها‬ ‫وطريقة‬ ، ‫إضافة‬ ‫إىل‬ ‫اخلاص‬ ‫املهام‬ ‫ة‬ ‫هبا‬ ، ‫املفاهيم‬ ‫مجيع‬ ‫ذكر‬ ‫عىل‬ ‫الباحث‬ ‫حرص‬ ‫وقد‬ ‫التي‬ ‫بالبحث‬ ‫وردت‬ ، ‫وهي‬ ‫مع‬ ‫متثل‬ ‫ظم‬ ‫املتعلقة‬ ‫والتعريفات‬ ‫املفاهيم‬ ‫بنظم‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫ترتيب‬ ‫تم‬ ‫وقد‬ ‫املفاهيم‬ ‫هذه‬ ‫الالتينية‬ ‫احلروف‬ ‫ترتيب‬ ‫بحسب‬ . ‫التعريفات‬ ‫هذه‬ ‫وتشمل‬ : ◄ ‫واإلتاحة‬ ‫التداول‬ Access ‫الوصول‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫إىل‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫بحسب‬ ‫معها‬ ‫والتعامل‬ ‫مستخدم‬ ‫لكل‬ ‫املتاحة‬ ‫الصالحيات‬ .
  • 220. 204 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ◄ ‫واإلتاحة‬ ‫التداول‬ ‫مراقبة‬ Access Control ‫الوصو‬‫عمليات‬‫عىل‬‫املفروضة‬‫السيطرة‬ ‫ل‬ ‫الوص‬‫أخطار‬‫لتقليل‬‫وتداوهلا‬‫للبيانات‬ ‫ول‬ ‫للنظام‬ ‫املخول‬ ‫غري‬ ‫اإللكرتوين‬ . ◄ ‫الوصول‬ )‫(حقوق‬ ‫صالحيات‬ Access Rights ‫هي‬ ‫أي‬ ‫بتحديد‬ ‫النظام‬ ‫ملدير‬ ‫تسمح‬ ‫للتأمني‬ ‫آلية‬ ‫ا‬ ‫ي‬ ‫بالنظام‬ ‫املخزنة‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫مكن‬ ‫وأي‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫ا‬ ‫املست‬ ‫من‬ ‫الوصول‬ ‫يستطيع‬ ‫خدمني‬ ‫إىل‬ ‫النظام‬ ‫أو‬ ‫إىل‬ ‫ف‬ ‫حمددة‬ ‫وثائق‬ ‫يه‬ . ◄ ‫العمل‬ ‫أنشطة‬ ‫حتليل‬ Business Activities Analysis of ‫املستخدمة‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫املعلومات‬ ‫مجع‬ ‫يف‬ ‫اجلهة‬ ‫أعامل‬ ‫والتي‬ ‫ال‬ ‫وتوثق‬ ‫تعرف‬ ‫وظائف‬ ‫اجلهة‬ ‫داخل‬ ‫باألعامل‬ ‫اخلاصة‬ ‫واألنشطة‬ ‫واملهام‬ . ◄ ‫التطبيقات‬ Applications ‫املرتبطة‬ ‫املهام‬ ‫من‬ ‫جمموعة‬ ‫والتي‬ ‫لكل‬ ‫العمل‬ ‫نشاطات‬ ‫تدعم‬ ‫أو‬ ‫املهام‬ ‫بعض‬ ‫ال‬ ‫تي‬ ‫تم‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫استخدام‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫ميكنتها‬ . ◄ ‫االحتياطية‬ ‫النسخ‬ Back-up ‫العملية‬ ‫التي‬ ‫النظا‬ ‫وثائق‬ ‫من‬ ‫نسخ‬ ‫عمل‬ ‫فيها‬ ‫يتم‬ ‫م‬ ‫وسائط‬ ‫أشكال‬ ‫من‬ ‫شكل‬ ‫عىل‬ ‫لتلف‬ ‫النظام‬ ‫تعرض‬ ‫عند‬ ‫استخدامها‬ ‫يمكن‬ ‫بحيث‬ ‫التخزين‬ ‫أو‬ ‫مهامه‬ ‫أداء‬ ‫عن‬ ‫التوقف‬ . ◄ ‫كود‬ ‫(البار‬ ‫اخلطوط‬ ‫تشفري‬ ‫تكنولوجيا‬ ) Barcode Technology ‫باحلاسبات‬ ‫خاص‬ ‫تشفري‬ ‫نظام‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫يتم‬ ‫فيه‬ ‫اخل‬ ‫من‬ ‫أعمدة‬ ‫استخدام‬ ‫طوط‬ ‫الوثائق‬ ‫وحتديد‬ ‫لتعريف‬ ‫املطبوعة‬ ، ‫و‬ ‫ا‬ ‫لكتب‬ ، ‫و‬ ‫وغريها‬ ‫التجارية‬ ‫والسلع‬ ‫املنتجات‬ .
  • 221. ‫املصطلحات‬ ‫قاموس‬ 205 ◄ ‫بالدفعات‬ ‫التنفيذ‬ Batches ‫الوظائف‬ ‫من‬ ‫جمموعة‬ ، ‫البيانات‬ ‫أو‬ ‫الربامج‬ ‫التي‬ ‫احلاسب‬ ‫لتشغيل‬ ‫كوحدة‬ ‫تعامل‬ . ◄ ‫الرقم‬ ‫الثنائي‬ ( Bit Binary Digit ( ‫وحيد‬‫رقم‬ ‫يمثل‬ ‫يف‬ ( ‫باحلاسبات‬ ‫الثنائية‬ ‫األرقام‬ 1 ‫أو‬ 0 ) ، ‫الثنائية‬ ‫األرقام‬ ‫وجمموعات‬ ‫احلرف‬ ‫تسمى‬ ‫ختزينية‬ ‫وحدات‬ ‫تكون‬ (Byte) . ◄ ‫العمل‬ ‫أنشطة‬ Business Activities ‫والعمليات‬ ‫واألنشطة‬ ‫الوظائف‬ ‫مجيع‬ ‫يشمل‬ ‫عام‬ ‫مصطلح‬ ‫التي‬ ‫اجلهة‬ ‫ختص‬ ‫وموظفيها‬ . ◄ ‫احلرف‬ Byte ‫باحلاسبات‬ ‫التخزين‬ ‫وحدة‬ ، ‫وهي‬ ( ‫بت‬ ‫ثامنية‬ ‫تعادل‬ Bit ) ‫املعلومات‬ ‫من‬ . ◄ ‫تشكيلة‬ ‫األلوان‬ Color Gamut ‫جمموعة‬ ‫أو‬ ‫األلوان‬ ‫تشكيلة‬ ‫التي‬ ‫متييزها‬ ‫احلاسبات‬ ‫وطابعات‬ ‫شاشات‬ ‫تستطيع‬ . ◄ ‫احلاسب‬ ‫شبكات‬ Computer Networks ‫مع‬ ‫توصيلها‬ ‫يتم‬ ‫وملحقاهتا‬ ‫احلاسبات‬ ‫من‬ ‫جمموعة‬ ‫ا‬ ‫ملجموع‬ ‫للسامح‬ ‫ة‬ ‫املست‬ ‫خدمني‬ ‫لالشرتاك‬ ‫يف‬ ‫وتبادهلا‬ ‫املعلومات‬ . ◄ ‫احلاسبات‬ ‫خمرجات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫الليزر‬ ‫أقراص‬ ‫عىل‬ Computer Output to Laser Disc (COLD) ‫هي‬ ‫دون‬ ‫مبارشة‬ ‫الليزر‬ ‫أقراص‬ ‫عىل‬ ‫احلاسبات‬ ‫خمرجات‬ ‫ختزين‬ ‫فيها‬ ‫يتم‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫الورقية‬ ‫باملرحلة‬ ‫املرور‬ .
  • 222. 206 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ◄ ‫احلاسبات‬ ‫خمرجات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫إىل‬ ‫املصغرات‬ Computer Output to Microform (COM) ‫هي‬ ‫احلاسبا‬ ‫خمرجات‬ ‫ختزين‬ ‫فيها‬ ‫يتم‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫ت‬ ‫مبارش‬ ‫امليكروفيلم‬ ‫عىل‬ ‫دون‬ ‫ة‬ ‫الورقية‬ ‫باملرحلة‬ ‫املرور‬ . ◄ ‫البيانات‬ Data ‫رموز‬ ، ‫و‬ ،‫حقائق‬ ‫و‬ ‫توصيلها‬ ‫يمكن‬ ‫أرقام‬ ، ‫و‬ ‫التقليدية‬ ‫بالوسائل‬ ‫تفسريها‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫اآللية‬ ‫وهي‬ ‫بالبيانات‬ ‫ترتبط‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫األحيان‬ ‫أغلب‬ ‫أو‬ ‫املقاييس‬ ‫و‬ ‫اإلحصائي‬ ‫ات‬ . ◄ ‫البيانات‬ ‫قواعد‬ Database ‫البيانات‬ ‫من‬ ‫جمموعة‬ ‫التي‬ ‫برامج‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫إليها‬ ‫الوصول‬ ‫يتم‬ ‫باحلاسب‬ ‫ختزينها‬ ‫تم‬ ‫خاصة‬ . ◄ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫البيانات‬ ‫قواعد‬ Database Management Systems ‫املخزنة‬ ‫للبيانات‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫للوصول‬ ‫استخدامها‬ ‫يتم‬ ‫برامج‬ ‫يف‬ ‫ال‬ ‫قواعد‬ ‫بيانات‬ . ◄ ‫البيانات‬ ‫قاموس‬ Data Dictionary ‫مستودع‬ ‫مركزي‬ ‫يف‬ ‫والتسميات‬‫واألكواد‬‫البيانات‬‫كافة‬‫به‬‫يودع‬‫النظام‬‫بيانات‬‫قاعدة‬ ‫بالنظام‬ ‫البيانات‬ ‫عنارص‬ ‫من‬ ‫عنرص‬ ‫لكل‬ ‫و‬ ‫الذي‬ ‫احلاجة‬ ‫عند‬ ‫به‬ ‫االستعانة‬ ‫يتم‬ . ◄ ‫املحتملة‬ ‫التأثريات‬ ‫حساب‬ Determining Potential Impact ‫الكوار‬ ‫تأثري‬ ‫حتليل‬ ‫به‬ ‫يقصد‬ ‫ث‬ ‫حدوث‬ ‫عن‬ ‫الناجتة‬ ‫اخلسائر‬ ‫مقدار‬ ‫لتحديد‬ ‫املتوقعة‬ ‫الكوار‬ ‫هذه‬ ‫ث‬ ‫أو‬ ‫املخاطر‬ .
  • 223. ‫املصطلحات‬ ‫قاموس‬ 207 ◄ ‫رقمي‬ Digital ( ‫الثنائية‬ ‫الشفرة‬ ‫استعامل‬ 0, 1 ) ‫يف‬ ‫باحلاسبات‬ ‫املعلومات‬ ‫تسجيل‬ . ◄ ‫الرتقيم‬ Digitization ‫العملية‬ ‫هو‬ ‫التي‬ ‫غري‬ ‫املواد‬ ‫حتويل‬ ‫فيها‬ ‫يتم‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫(الكتب‬ ، ‫و‬ ‫املخ‬ ‫طوطات‬ ، ‫و‬ ،‫اجلرائد‬ ‫و‬ ‫الصوتية‬ ‫املواد‬ ، ‫و‬ ‫املرئية‬ ‫املواد‬ . . . ‫إلخ‬ ) ‫إىل‬ ‫التعام‬ ‫يمكن‬ ‫رقمية‬ ‫ملفات‬ ‫شكل‬ ‫ل‬ ‫الضوئية‬ ‫املاسحات‬ ‫استخدام‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫احلاسبات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫معها‬ ‫أو‬ ‫أي‬ ‫معدات‬ ‫أو‬ ‫أخرى‬ ‫أجهزة‬ . ◄ ‫الكارثة‬ Disaster ‫هائل‬ ‫دمار‬ ‫عنها‬ ‫ينتج‬ ‫متوقعة‬ ‫غري‬ ‫حادثة‬ . ◄ ‫التوثي‬ ‫ق‬ Documentation ‫املكتوبة‬ ‫واإلجراءات‬ ‫التفصيالت‬ ‫جمموعة‬ ‫التي‬ ‫عن‬ ‫واإلرشادات‬ ‫املعلومات‬ ‫تقدم‬ ‫عمله‬ ‫استمرار‬ ‫لضامن‬ ‫وبرامج‬ ‫أجهزة‬ ‫من‬ ‫ومكوناته‬ ‫تشغيله‬ ‫وطريقة‬ ‫النظام‬ ‫عمل‬ . ◄ ‫الطوارئ‬ Emergency ‫أي‬ ‫فورى‬ ‫إجراء‬ ‫يتطلب‬ ‫متوقع‬ ‫غري‬ ‫حدث‬ . ◄ ‫النريان‬ ‫حوائط‬ Firewalls ‫واألجهزة‬ ‫الربامج‬ ‫جمموعة‬ ‫التي‬ ‫النظام‬ ‫بمكونات‬ ‫العبث‬ ‫من‬ ‫الغرباء‬ ‫متنع‬ ‫الت‬ ‫ي‬ ‫تتمثل‬ ‫يف‬ ‫ووثائ‬ ‫وبرامج‬ ‫وأجهزة‬ ‫شبكات‬ ‫ق‬ ‫غري‬ ‫الوصول‬ ‫ملنع‬ ‫واملراقبة‬ ‫للحامية‬ ‫كبوابة‬ ‫وتعمل‬ ‫به‬ ‫املخول‬ .
  • 224. 208 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ◄ ‫(الشكل‬ ‫الصيغة‬ ) Format ‫الشكل‬ ، ‫لوثيقة‬ ‫العام‬ ‫والرتكيب‬ ‫احلجم‬ ‫أو‬ ‫اإل‬ ‫األرشيف‬ ‫بنظام‬ ‫ملف‬ ‫لكرتوين‬ . ◄ ‫كامال‬ ‫النص‬ ‫تكشيف‬ Full – text Indexing ‫العملية‬ ‫التي‬ ‫فيها‬ ‫يتم‬ ‫تكشيف‬ ‫للبح‬ ‫مفتاحا‬ ‫لتصلح‬ ‫الوثيقة‬ ‫كلامت‬ ‫من‬ ‫كلمة‬ ‫كل‬ ‫ث‬ ‫التعرف‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫استخدام‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫الضوئي‬ ‫احلروف‬ ‫عىل‬ (OCR) . ◄ ‫املقياس‬ ‫الرمادي‬ Gray Scale ‫واأللوا‬ ‫الظالل‬ ‫مدى‬ ‫به‬ ‫يقصد‬ ‫ن‬ ‫التي‬ ‫الضوئية‬ ‫للامسحات‬ ‫يمكن‬ ‫أو‬ ‫أي‬ ‫أجهزة‬ ‫تستخدم‬ ‫أخرى‬ ‫يف‬ ‫حتويلها‬ ‫عند‬ ‫املواد‬ ‫من‬ ‫التقاطها‬ ‫من‬ ‫الرتقيم‬ ‫عمليات‬ ‫إىل‬ ‫الشك‬ ‫ل‬ ‫الرقمي‬ . ◄ ‫الصلب‬ ‫القرص‬ Hard Disk ‫احلديد‬ ‫أكسيد‬ ‫مثل‬ ‫للمغنطة‬ ‫قابلة‬ ‫بطبقة‬ ‫مغطى‬ ‫معدنية‬ ‫مادة‬ ‫من‬ ‫مصنوع‬ ‫قرص‬ ‫ويستخدم‬ ‫يف‬ ‫احلاسبات‬ ‫داخل‬ ‫البيانات‬ ‫ختزين‬ . ◄ ‫الصورة‬ ‫ملف‬ ‫شكل‬ Image File Format ‫املسح‬ ‫عمل‬ ‫بعد‬ ‫الوثيقة‬ ‫صورة‬ ‫ملف‬ ‫تنسيق‬ ‫نوع‬ ‫الضوئي‬ ‫وختزين‬ ‫للوثيقة‬ ‫ها‬ ‫باحلاسب‬ . ◄ ‫التكشيف‬ Indexing ‫العملية‬ ‫التي‬ ‫النظام‬ ‫لوثائق‬ ‫السهل‬ ‫واالسرتجاع‬ ‫الوصول‬ ‫توفري‬ ‫خالهلا‬ ‫من‬ ‫يتم‬ . ◄ ‫املعلومات‬ ‫نظام‬ Information System ‫األجهزة‬ ‫من‬ ‫منظمة‬ ‫جمموعة‬ ، ‫و‬ ‫الربامج‬ ، ‫و‬ ‫التجهيزات‬ ، ‫و‬ ‫البيانات‬ ‫و‬ ‫ا‬ ‫الذين‬ ‫ألفراد‬ ‫بتخزين‬ ‫يقومون‬ ، ‫للمعلومات‬ ‫الوصول‬ ‫وإتاحة‬ ‫معاجلة‬ .
  • 225. ‫املصطلحات‬ ‫قاموس‬ 209 ◄ ‫االحتاد‬ ‫الدويل‬ ‫والالسلكية‬ ‫السلكية‬ ‫للمواصالت‬ International Telecommunications Union (ITU) ◄ ‫البني‬ ‫ة‬ ‫املعلومات‬ ‫لتكنولوجيا‬ ‫التحتية‬ IT Infrastructure ‫باحلاسبات‬ ‫املرتبطة‬ ‫االتصال‬ ‫وأجهزة‬ ‫والربامج‬ ‫األجهزة‬ ، ‫والتي‬ ‫مطلوب‬ ‫تكون‬ ‫ة‬ ‫املعلومات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫خدمات‬ ‫لدعم‬ ‫يف‬ ‫نظم‬ ‫جمال‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ .‫ية‬ ◄ ‫املحلية‬ ‫الشبكة‬ Local Area Network (LAN) ‫توجد‬ ‫حاسبات‬ ‫بني‬ ‫تربط‬ ‫شبكة‬ ‫يف‬ ‫نسبي‬ ‫حمدد‬ ‫نطاق‬ ‫ا‬ ،‫واحد‬ ‫مبنى‬ ‫مثل‬ ‫و‬ ‫هي‬ ‫تعرف‬ ‫ا‬‫أيض‬ ‫املحلية‬ ‫االتصال‬ ‫بشبكة‬ . ◄ ‫املدى‬ ‫طويل‬ ‫احلفظ‬ Long-term Preservation ‫ا‬ ‫إل‬ ‫الوثائق‬ ‫عىل‬ ‫بقاء‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫هبا‬ ‫واالحتفاظ‬ ‫يف‬ ‫النظام‬ ‫يف‬ ‫يكو‬ ‫شكل‬ ‫مفهوم‬ ‫ن‬ ‫الطويل‬ ‫املدى‬ ‫عىل‬ ‫للمستخدمني‬ . ◄ ‫فقد‬ ‫بدون‬ ‫الضغط‬ ‫تقنية‬ Lossless compression techniques ‫فقد‬ ‫بدون‬ ‫الصور‬ ‫ملفات‬ ‫ضغط‬ ‫يتم‬ ‫التقنية‬ ‫هذه‬‫وىف‬ ‫ألي‬ ‫معلوماهتا‬ ‫من‬ ‫أو‬ ‫م‬ ‫كوناهتا‬ . ◄ ‫بفقد‬ ‫الضغط‬ ‫تقنية‬ Lossy Compression techniques ‫املعلومات‬ ‫بعض‬ ‫فقد‬ ‫يتم‬ ‫أنه‬ ‫إال‬ ‫الوثائق‬ ‫صور‬ ‫ملفات‬ ‫ضغط‬ ‫يتم‬ ‫التقنية‬ ‫هذه‬ ‫وىف‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫بالصورة‬ ‫اخلاصة‬ ‫املكونات‬ . ◄ ‫تقنية‬ LZW ‫اختصار‬ Lempel-Ziv-Welch ‫وهي‬ ‫املستخدمة‬ ‫األساليب‬ ‫أحد‬ ‫يف‬ ‫ملفات‬ ‫ضغط‬ ‫بنظم‬ ‫الوثائق‬ ‫صور‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ .
  • 226. 210 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ◄ ‫امليتاداتا‬ Metadata ‫البيانات‬ ‫عن‬ ‫البيانات‬ . ◄ ‫التهجري‬ Migration ‫بنظم‬ ‫الوثائق‬ ‫نقل‬ ‫إدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫جيل‬ ‫من‬ ‫أو‬ ‫قديم‬ ‫شكل‬ ‫إىل‬ ‫ج‬ ‫آخر‬ ‫يل‬ ‫الربامج‬ ‫من‬ ‫أحدث‬ ‫أو‬ ‫منها‬ ‫واالستفادة‬ ‫عملها‬ ‫استمرار‬ ‫لضامن‬ ‫وذلك‬ ‫األجهزة‬ . ◄ ‫املصغرات‬ Microforms ‫أ‬ ‫ي‬ ‫الوثائق‬ ‫واسرتجاع‬ ‫وتوزيع‬ ‫بتخزين‬ ‫تتعلق‬ ‫تكنولوجيات‬ ‫يف‬ ‫م‬ ‫شكل‬ ‫أشكال‬ ‫ن‬ ‫امليكروفيلم‬ ‫ولفافات‬ ‫امليكروفيش‬ ‫باستخدام‬ ‫وذلك‬ ‫املصغرات‬ . ◄ ‫املتغري‬ ‫امللف‬ ‫شكل‬ Metafile Format ‫انظر‬ ‫غري‬ ‫امللفات‬ ‫شكل‬ ‫االمتالكي‬ . ◄ ‫الوسيط‬ ‫نوع‬ Media Type ‫املادة‬ ‫أو‬ ‫املعلومات‬ ‫عليها‬ ‫املخزن‬ ‫البيئة‬ . ◄ ‫الوسط‬ ‫(الوسيط‬ ) Medium (Media) ‫ا‬ ‫الطبيعي‬ ‫لشكل‬ ( ‫الفيزيقي‬ ) ‫املسجلة‬ ‫للمعلومات‬ ‫و‬ ‫تتضمن‬ ،‫ورقة‬ ‫ق‬ ‫ق‬ ،‫لم‬ ،‫رص‬ ،‫مغناطييس‬ ‫رشيط‬ ‫وأي‬ ‫املعلومات‬ ‫عليها‬ ‫تسجل‬ ‫أن‬ ‫املمكن‬ ‫من‬ ‫أخرى‬ ‫مواد‬ . ◄ ‫املحىل‬ ‫الصور‬ ‫ملفات‬ ‫شكل‬ Native Format ‫انظر‬ ‫االمتالكية‬ ‫امللفات‬
  • 227. ‫املصطلحات‬ ‫قاموس‬ 211 ◄ ‫الشبكات‬ ‫تكنولوجيا‬ Networks Technology ‫هي‬ ‫حاسب‬ ‫جهاز‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫باتصال‬ ‫تسمح‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫شخيص‬ ‫البعض‬ ‫بعضها‬ ‫مع‬ ‫بعضها‬ ‫مع‬ ‫مشاركتها‬ ‫وإتاحة‬ ‫يف‬ ‫نقل‬ ‫وإتاحة‬ ‫الربامج‬ ‫وتطبيقات‬ ‫التخزينية‬ ‫املساحات‬ ‫الشبكة‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫بينها‬ ‫والوثائق‬ ‫البيانات‬ . ◄ ‫االمتالكية‬ ‫غري‬ ‫امللفات‬ Non-Proprietary files ‫هي‬ ‫امللفات‬ ‫التي‬ ‫شكل‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫ال‬ ‫من‬ ‫بل‬ ‫تشغيلها‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫الربامج‬ ‫من‬ ‫حمدد‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫تشغيلها‬ ‫املمكن‬ ‫أكثر‬ ‫برنامج‬ ‫من‬ . ◄ ‫التعرف‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫الضوئي‬ ‫احلروف‬ ‫عىل‬ Optical Character Recognition (OCR) ‫املوجودة‬ ‫والرموز‬ ‫واحلروف‬ ‫األرقام‬ ‫متييز‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫يف‬ ‫امل‬ ‫الوثيقة‬ ‫صورة‬ ‫نص‬ ‫خزنة‬ ‫يف‬ ‫اإل‬ ‫األرشيف‬ ‫نظام‬ ‫لكرتوين‬ . ◄ ‫الشاشة‬ ‫نقاط‬ ( ‫البكسلس‬ ) Pixels ‫واملكون‬ ‫املرقمة‬ ‫للوثيقة‬ ‫الصورة‬ ‫عنارص‬ ‫متثل‬ ‫الصغرية‬ ‫النقاط‬ ‫من‬ ‫جمموعة‬ ‫األسايس‬ ‫هلا‬ ، ‫النقاط‬ ‫بعدد‬ ‫حساهبا‬ ‫يتم‬ ‫ما‬ ‫وعادة‬ ‫يف‬ ‫مثل‬ ‫الواحدة‬ ‫البوصة‬ : 200 ‫نقطة‬ ‫يف‬ ‫الواحدة‬ ‫البوصة‬ . ◄ ‫البكسل‬ ‫مصفوفة‬ Pixel Array ‫به‬ ‫يقصد‬ ‫عد‬ ‫د‬ ‫الشاشة‬ ‫نقاط‬ ‫يف‬ ‫الصورة‬ ‫أبعاد‬ ‫للصورة‬ ‫املكونة‬ ‫والصفوف‬ ‫باألعمدة‬ ‫(العرض‬ ‫واالرتفاع‬ ) ‫كال‬ ‫رضب‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫البكسلس‬ ‫أبعاد‬‫حتديد‬ ‫يمكن‬ ‫حيث‬ ‫ال‬ ‫من‬ ‫عرض‬ ‫واالرتفاع‬ ‫يف‬ ‫بوصة‬ ‫لكل‬ ‫النقاط‬ ‫عدد‬ .
  • 228. 212 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ◄ ‫للبكسل‬ ‫البت‬ ‫عمق‬ Pixel Bit Depth ‫بالنظام‬ ‫احلاسبات‬ ‫تعمل‬ ‫الثنائي‬ ‫بت‬ ‫وكل‬ Bit ‫إما‬ ‫البيانات‬ ‫من‬ 1 ‫أو‬ 0 ‫بكسل‬ ‫وكل‬ ‫الثنائية‬ ‫األرقام‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫متثيله‬ ‫يتم‬ ( , 1 0 ) ‫البت‬ ‫بعمق‬ ‫يعرف‬ ‫األرقام‬ ‫هذه‬ ‫وعدد‬ Bit Depth . ◄ ‫البكسل‬ ‫أبعاد‬ Pixel Dimensions ‫انظر‬ ‫البكسل‬ ‫مصفوفة‬ . ◄ ‫اخلاص‬ ‫املفتاح‬ Private Key ‫أداة‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫وتستخدم‬ ‫خاصة‬ ‫حسابية‬ ‫عملية‬ ‫بواسطة‬ ‫تنشأ‬ ‫بصاحبها‬ ‫خاصة‬ ‫يف‬ ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫وضع‬ ‫لكرتوين‬ ‫املحررات‬ ‫عىل‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫بطاق‬ ‫عىل‬ ‫هبا‬ ‫االحتفاظ‬ ‫ويتم‬ ‫ذكية‬ ‫ة‬ ‫مؤمنة‬ . ◄ ‫االمتالكية‬ ‫امللفات‬ Proprietary files ‫هي‬ ‫امللفات‬ ‫التي‬ ‫تكون‬ ‫يف‬ ‫شكل‬ ‫أو‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫حمددة‬ ‫برامج‬ ‫عىل‬ ‫تعتمد‬ ‫معينة‬ ‫صيغة‬ ‫معها‬ ‫والتعامل‬ ‫تشغيلها‬ . ◄ ‫العام‬ ‫املفتاح‬ Public Key ‫أداة‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫للكافة‬ ‫متاحة‬ ، ‫خاصة‬ ‫حسابية‬ ‫عملية‬ ‫بواسطة‬ ‫تنشأ‬ ، ‫وتست‬ ‫خدم‬ ‫يف‬ ‫اإل‬‫املحرر‬‫عىل‬‫املوقع‬‫شخصية‬‫من‬‫التحقق‬ ‫لكرتوين‬ ‫املح‬‫حمتوى‬‫وسالمة‬‫صحة‬ ‫من‬‫والتأكد‬ ‫رر‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ .‫األصيل‬
  • 229. ‫املصطلحات‬ ‫قاموس‬ 213 ◄ ‫االستعادة‬ Recovery ‫بالنظا‬ ‫خطأ‬ ‫حدوث‬ ‫عن‬ ‫الناتج‬ ‫التلف‬ ‫من‬ ‫النظام‬ ‫وبيانات‬ ‫وثائق‬ ‫استعادة‬ ‫عملية‬ ‫م‬ ‫أو‬ ‫النظا‬ ‫تعرض‬ ‫م‬ ‫لكارثة‬ ‫أو‬ ‫طوار‬ ‫حالة‬ ‫ئ‬ . ◄ ‫الوضوح‬ ‫درجة‬ Resolution ‫هي‬ ‫للصورة‬ ‫املكونة‬ ‫النقاط‬ ‫عدد‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ( ‫البكسلس‬ ) ‫يف‬ ‫الرقمية‬ ‫الصورة‬ ◄ ‫االسرتجاع‬ Retrieval ‫العملية‬ ‫التي‬ ‫الوثيقة‬ ‫جلب‬ ‫فيها‬ ‫يتم‬ ‫أو‬ ‫من‬ ‫بالنظام‬ ‫فيه‬ ‫املخزنة‬ ‫املكان‬ ‫من‬ ‫منها‬ ‫جزء‬ ‫استعراضها‬ ‫أجل‬ ، ‫طباعتها‬ ‫أو‬ ‫استخ‬ ‫دامها‬ ‫أي‬ ‫آخر‬ ‫استخدام‬ . ◄ ‫املخاطر‬ ‫تقدير‬ Risk Assessment ‫احلدوث‬ ‫املحتملة‬ ‫الطوارئ‬ ‫وحاالت‬ ‫الكوارث‬ ‫حتديد‬ ‫به‬ ‫يقصد‬ . ◄ ‫املاسح‬ ‫الضوئي‬ Scanner ‫الوثيق‬ ‫بتحويل‬ ‫يقوم‬ ‫جهاز‬ ‫ة‬ ‫األصلية‬ ‫الورقية‬ ‫إىل‬ ‫صورة‬ ‫إلكرتون‬ ‫ية‬ ‫ج‬ ‫عىل‬ ‫هاز‬ ‫احلاسب‬ . ◄ ‫املصدر‬ ‫الوثيقة‬ Source Document ‫الوثيقة‬ ‫التي‬ ‫التحويل‬ ‫عمليات‬ ‫وإجراء‬ ‫اختيارها‬ ‫يتم‬ ‫إىل‬ ‫الشكل‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫هلا‬ . ◄ ‫التخزين‬ Storage ‫عملية‬ ‫بموجبها‬ ‫يتم‬ ‫من‬ ‫بالنظام‬ ‫الوثائق‬ ‫ختزين‬ ‫أ‬ ‫واستخدامها‬ ‫اسرتجاعها‬ ‫جل‬ ‫يف‬ ‫املستقبل‬ .
  • 230. 214 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ◄ ‫التخزين‬ ‫وسائل‬ Storage Devices ‫أي‬ ‫املمغنطة‬ ‫والرشائط‬ ‫املدجمة‬ ‫األقراص‬ ‫مثل‬ ‫النظام‬ ‫وثائق‬ ‫ختزين‬ ‫عىل‬ ‫قادر‬ ‫وسيط‬ . ◄ ‫املشاركة‬ ‫يف‬ ‫الوقت‬ Time-Sharing ‫بالوصو‬‫مستخدم‬‫من‬‫ألكثر‬‫السامح‬‫به‬‫يقصد‬ ‫ل‬ ‫إىل‬ ‫وتداوهلا‬‫البيانات‬ ‫يف‬ ‫الوقت‬‫نفس‬ ، ‫بعد‬ ‫عن‬ ‫البيانات‬ ‫وتداول‬ ‫احلاسب‬ ‫شبكات‬ ‫طريق‬ ‫عىل‬ ‫قوية‬ ‫دفعة‬ ‫املفهوم‬ ‫هذا‬ ‫كان‬ ‫وقد‬ . ◄ ‫االستخدام‬ ‫السهلة‬ ‫الربامج‬ User-Friendly Programs ‫هي‬ ‫برامج‬ ‫أو‬ ‫احلاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫التي‬ ‫واالستعامل‬ ‫والتشغيل‬ ‫اإلعداد‬ ‫سهلة‬ ‫تكون‬ . ◄ ‫اإلصدارة‬ ‫عىل‬ ‫السيطرة‬ Version Control ‫عملية‬ ‫يتم‬ ‫الوثيقة‬ ‫من‬ ‫إصدارة‬ ‫آخر‬ ‫أن‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫خالهلا‬ ‫هي‬ .‫لالستخدام‬ ‫املتاحة‬ ◄ ‫الفريوسات‬ Viruses ‫حا‬ ‫برامج‬ ‫احلاسبا‬ ‫عىل‬ ‫املخزنة‬ ‫البيانات‬ ‫تدمري‬ ‫هبدف‬ ‫تصميمها‬ ‫تم‬ ‫سبات‬ ‫ت‬ . ●●●
  • 231. - 215 – ‫المواجع‬ ‫قائمة‬ ً‫ال‬‫أو‬ : ‫العربية‬ ‫المراجع‬ 1 - ‫الدسوقى‬ ‫إبراهيم‬ ،‫الليل‬ ‫أبو‬ : ‫التعامالت‬ ‫توثيق‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ومسئولي‬ ‫جهة‬ ‫ة‬ ‫املترضر‬ ‫الغري‬ ‫جتاه‬ ‫التوثيق‬ . ‫مقدمة‬ ‫دراسة‬ ‫إىل‬ : ‫املرصفية‬ ‫األعامل‬ ‫مؤمتر‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫املؤمتر‬ ‫أعامل‬ ‫جمموعة‬ ،‫والقانون‬ ‫الرشيعة‬ ‫بني‬ ، ‫اخلامس‬ ‫املجلد‬ ، ‫املتحدة‬ ‫العربية‬ ‫اإلمارات‬ ، 2001 . 2 - ‫بدوى‬ ، ‫املطلب‬ ‫عبد‬ ‫بالل‬ : ‫البنوك‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ،‫ية‬ ‫ماهيتها‬ ، ‫معامالهتا‬ ، ‫وامل‬ ‫شاكل‬ ‫التي‬ ‫تثريها‬ ، ‫مقدمة‬ ‫دراسة‬ ‫إىل‬ ‫املرصفية‬ ‫األعامل‬ ‫مؤمتر‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫ب‬ ‫الرشيعة‬ ‫ني‬ ‫والقانون‬ ، ‫جمموعة‬ ‫أعامل‬ ‫اخلامس‬ ‫املجلد‬ ،‫املؤمتر‬ ، ‫املتحدة‬ ‫العربية‬ ‫اإلمارات‬ ، 2001 . 3 - ‫توفيق‬ ، ‫أرشف‬ : ‫للمستند‬ ‫اجلنائية‬ ‫احلامية‬ ‫اإللكرتوين‬ : ‫مقارنة‬ ‫دراسة‬ . ‫القاهرة‬ : ‫دار‬ ‫النهضة‬ ‫العربية‬ ، 2006 . 4 - ‫الرسمية‬ ‫اجلريدة‬ : ‫رقم‬ ‫القانون‬ 82 ‫لسنة‬ 2002 ‫امللكية‬ ‫حقوق‬ ‫قانون‬ ‫باصدار‬ ‫الفكرية‬ . ‫العدد‬ 22 ‫مكرر‬ ، ‫يونيو‬ 2002 . 5 - ‫الرسمية‬ ‫اجلريدة‬ : ‫القانون‬ 15 ‫لسنة‬ 2004 ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫تنظيم‬ ‫بشأن‬ ‫لكرتون‬ ‫ى‬ . ‫العدد‬ 17 )‫(د‬ )‫(تابع‬ ، ‫ابريل‬ 2004 .
  • 232. 216 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ 6 - ‫الرسمية‬ ‫اجلريدة‬ : ‫للكتاب‬ ‫التنفيذية‬ ‫الالئحة‬ ‫امللكي‬ ‫محاية‬ ‫قانون‬ ‫من‬ ‫الثالث‬ ‫ة‬ ‫الفكرية‬ . ‫العدد‬ 12 ‫مكرر‬ ، ‫مارس‬ 2005 . 7 - ‫الرسمية‬ ‫اجلريدة‬ : ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫لقانون‬ ‫التنفيذية‬ ‫الالئحة‬ ‫لكرتون‬ ‫ى‬ ‫ا‬ . ‫ل‬ ‫عدد‬ 115 ‫(تابع‬ ) ، ‫مايو‬ 2005 . 8 - ‫مجيعى‬ ، ‫الباسط‬ ‫عبد‬ ‫حسن‬ : ‫القانونية‬ ‫الترصفات‬ ‫إثبات‬ ‫التي‬ ‫عن‬ ‫تتم‬ ‫طريق‬ ‫اإلنرتنت‬ . ‫القاهرة‬ : ‫النهضة‬ ‫دار‬ ‫العربية‬ ، 2000 . 9 - ‫زهرة‬ ، ‫املرسى‬ ‫حممد‬ : ‫التقليدى‬ ‫الكتابى‬ ‫الدليل‬ ‫عنارص‬ ‫يف‬ ‫ال‬ ‫القوانني‬ ‫ظل‬ ‫نافذة‬ ‫اإل‬ ‫الدليل‬ ‫عىل‬ ‫تطبيقها‬ ‫ومدى‬ ‫لكرتون‬ ‫ى‬ . ،]‫ن‬ .‫[د‬ :‫القاهرة‬ 2001 . 10 - ‫الشهاوى‬ ، ‫عبدالفتاح‬ ‫قدرى‬ : ‫التوقيع‬ ‫قانون‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫التنف‬ ‫والئحته‬ ‫يذية‬ ‫والتجارة‬ ‫اإل‬ ‫لكرتون‬ ‫ية‬ ‫يف‬ ‫واألجنبى‬ ‫املرصى‬ ‫الترشيع‬ :‫القاهرة‬ . ‫الن‬ ‫دار‬ ‫هضة‬ ‫العربية‬ . 11 - ‫الشوا‬ ، ‫سامى‬ ‫حممد‬ : ‫العقوبات‬ ‫قانون‬ ‫عىل‬ ‫وانعكاساهتا‬ ‫املعلومات‬ ‫ثورة‬ . :‫القاهرة‬ ،‫العربية‬ ‫النهضة‬ ‫دار‬ 1995 . 12 - ،‫احلميد‬ ‫عبد‬ ‫ثروت‬ : ‫اإل‬ ‫التوقيع‬ ‫لكرتون‬ ‫ى‬ :‫املنصورة‬ . ‫اجلدي‬ ‫اجلالء‬ ‫مكتبة‬ ‫دة‬ ، 2002 . 13 - ‫حممد‬ ،‫غنام‬ ‫غنام‬ : ‫الكمبيوتر‬ ‫جرائم‬ ‫ملكافحة‬ ‫التقليدية‬ ‫القواعد‬ ‫مالئمة‬ ‫عدم‬ . ‫مقدمة‬ ‫دراسة‬ ‫إىل‬ : ‫واإلنرتنت‬ ‫والكمبيوتر‬ ‫القانون‬ ‫مؤمتر‬ ( ‫الرشيعة‬ ‫كلية‬ ‫والقانون‬ ، ‫املتحدة‬ ‫اإلمارات‬ ‫جامعة‬ ) ، ‫مايو‬ 2000 . 14 - ‫ق‬ ‫شقوش‬ ، ‫حامد‬ ‫هدى‬ : ‫احلاسب‬ ‫وبيانات‬ ‫لربامج‬ ‫العمدى‬ ‫اإلتالف‬ ‫اإل‬ ‫لكرتوين‬ . ‫مقدمة‬ ‫دراسة‬ ‫إىل‬ : ‫واإلنرتنت‬ ‫والكمبيوتر‬ ‫القانون‬ ‫مؤمتر‬ ( ‫كلية‬ ‫والقانون‬ ‫الرشيعة‬ ، ‫املتحدة‬ ‫اإلمارات‬ ‫جامعة‬ ) ، ‫مايو‬ 2000 . 15 - ‫العزيز‬‫عبد‬،‫محود‬‫املرسى‬ : ‫املحرر‬‫حجية‬ ‫مدى‬ ‫اإللكرتوين‬ ‫يف‬ ‫االثبات‬ ‫يف‬ ‫املسائل‬ ‫املدنية‬ ‫والتجارية‬ :‫القاهرة‬ . ‫العربية‬ ‫النهضة‬ ‫دار‬ .
  • 233. ‫املراجع‬ ‫قائمة‬ 217 ً‫ي‬‫ثان‬ ‫ا‬ : ‫األجنبية‬ ‫المراجع‬ 1- Ambacher, Bruce: Thirty years of electronic records, Lanham, Md.: Scarecrow Press, 2003. 2- Arp, Charles E.: Emergency Planning For Electronic Records and Archives, Burlington, VT: Ashgate, 2004. 3- Baron, Jason R.: Recordkeeping in the 21st Century, Montreal: Infoligua, 2003. 4- Brown, Adrian: Effectively managing Electronic Records and Archives, London: Facet Publisher, 2006 5- Catherine, Hare: Electronic Records Access: Problems and Issues, Diane Publisher, 2004. 6- Dearstyne, Bruce W.: Effective Approaches for Managing Electronic Records and Archives, Boston: Kluwer Academic Publishers, 2003. 7- Dollar, Charles: Authentic Electronic Records: Strategies for Long- Term Access, Chicago: Cohasset Associates, 1999. 8- Dollar, Charles M.: Authentic Electronic Records, London: Chandos Publishing, 2001. 9- Dollar, Charles M.: Selecting Storage Media for Long-Term Access to Digital Records, Neal-Schuman Publishers, 2002. 10- Duranti, Luciana. ‘Reliability and Authenticity: The Concepts and their. Implications.’ Archivaria 39, 1995. 11- Farrell, Mark: How to Manage Your Electronic Records: an Introduction, Dublin: Arcline, 2000. 12- Ficher, Laurie A.: Managing Electronic Records: A Practical Approach, NY: Routledge, 1999. 13- Gable, Julie: The Role of Electronic Records Management, London: Aslip, 2000.
  • 234. 218 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ 14- Ganong, Ray: Vital Records: Identifying, Managing, and Recovering Business- Critical Records, New York: AMACOM, 2000. 15- Gouin, Deborah: Managing Electronic Records in the 21st Centurey, Boston: Focal Press, 2003. 16- Hedstrom, Margaret: Electronic Records Management Program Strategies. Archives and Museum Informatics Technical Report No. 18. Pittsburgh, PA: Archives and Museum Informatics, 1993. 17- Hunter, Gregory: Preserving Digital Information, New York, Neal- Schuman, 2000. 18- Jones, Virginia A.: Emergency Management for Records and Information Programs, Hoboken, NJ: Wiley, 2003. 19- Klein, A.: Data Migration: Issues and Strategies, Medford, N.J.: Information Today, 2001. 20- Kreger, Larry: Paper and The Information Age, Boston: Academic Press, 2002. 21- Langemo, Mark: Establishing and managing successful records management programs, Greenwood Village, Colo.: Information Requirements Clearinghouse, 2004. 22- LeFurgy, William: Principles for managing electronic records, Boston: Kluwer Academic Publishers, 2003. 23- Lemieux, Vicki L.: Managing Risks For Records and Information, Thousand Oaks: Corwin Press, 2004. 24- McLeod, Julie: Managing Electronic Records, London: Facet, 2005. 25- Miller, Bruce: Electronic Recordkeeping Systems: The five Steps to Success, Scarborough, Ont.: Carswell, 2001. 26- Mims, Julian L.: Electronic Records Management, Washington: International City/County Management Association, 2004.
  • 235. ‫املراجع‬ ‫قائمة‬ 219 27- Morrison David j.: How Digital is Your Business, New York: Crown Business, 2000. 28- Myers, Kenneth N.: Manager's Guides to Contingency Planning for Disaster, Westport, CT: Meckler, 2002. 29- Saffady, William: Cost Analysis Concepts and Methods for Records Management Programs, Lanham Scarecrow press Inc, 2002. 30- Saffady, William: Managing Electronic Records, Lanham: Scarecrow Press Inc., 2003. 31- Saffady, William: Documents Imaging: Technologies applications and Implementation, Lanham: Scarecrow Press Inc., 2003. 32- Saffady, William: Computer Storage Technologies: A Guide for Electronic Recordkeeping, Lanham: Scarecrow Press Inc., 2003. 33- Shepherd, Elizabeth.: Managing Records: a Handbook of Principles and Practice, London: Facet, 2003. 34- Sherman, Lee: Managing The Modern Document, The Information Management Journal 33, no.3, July, 1999. 35- Stephens, David O.: Electronic Records Retention: New Strategies for data life cycle management, New York: MC Graw-Hill, 2002. 36- Stewart, Jeffrey Robert: Professional Records and Information Management, New York: Glencoe/McGraw-Hill, 2002. 37- Strong, Karen: Integrating EDMS Functions and Records Management Principles, the Information Journal 33, no.3, 1999. 38- Tanner, Simon: Digital Futures: Strategies for the Information Age, Neal-Schuman, 2002. 39- Witt, Donald: Going Digital: Strategies for Access Preservation, and Conversion of Collections to a Digital Format, NY: The Haworth Press, Inc., 1999.
  • 236. 220 ‫اإللكرتونية‬‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬ ً‫ث‬‫ثال‬ ‫ا‬ : ‫اإلنررنت‬ ‫مواقع‬ 1- Basic Terminology: Digitization http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/intro/intro-03.html http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/intro http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/intro/intro-02.html 2- Besser, Howard and Jennifer Trant. Introduction to Imaging: Issues in Constructing an Image Database http://www.getty.edu/gri/standard/introimages 3- Creating and Documenting Electronic Text: A Guide to Good Practice http://ahds.ac.uk/documents/creating 4- Compression Techniques http://www.linktionary.com/c/compression.html 5- Digital Imaging Best Practices http://www.cdpheritage.org/digital/scanning/documents 6- Digital Preservation Guidance Note http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/image_compression.rtf 7- Electronic Records, A Workbook For Archivists http://www.ica.org/biblio/Study 8- Guide of Practical Use of the Digital Camera http://www.ncsu.edu/sciencejunction/route/usetech/digitalcamera/index.html 9- Good Practice Handbook http://www.library.ucsb.edu/ucpag 10- Graphics Definitions http://graphicssoft.about.com/od/glossary 11- How Bits and Bytes Work http://computer.howstuffworks.com/bytes 12- Handbook for Digital Projects www.nedcc.org/digital/dighome.htm 13- Image Compression http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/image_compression.rtf 14- International council on Archives: Electronic Records, A Workbook For Archivists http://www.ica.org/biblio/Study 15- Indexing Digital Documents http://www.gslis.utexas.edu/~scisco/inel.html
  • 237. ‫املراجع‬ ‫قائمة‬ 221 16- Introduction to Imaging http://www.getty.edu/research/conducting_research/standards/introimages/sc anners.html 17- Kenney, Anne: Moving Theory into Practice: Digital Imaging Tutorial. http://www.rlg.org/preserv/mtip-order.html 18- Kinds of Computer Graphics http://www.sketchpad.net/basics1.htm 19- LZW Compression http://www.prepressure.com/techno/compressionlzw 20- A Meta-Evaluation of Electronic Document Management Systems www.delta.man.ac.uk/intra/archive/jisc 21- Moving Theory Into Practice: Digital Imaging for Libraries and Archives http://www.rlg.org/preserv/mtip-order.html 22- Optical Character Recognition http://www.utoronto.ca/atrc/reference/tech/ocr.html 23- Optical Mark Recognition http://www.tiscali.co.uk/reference/encyclopaedia/hutchinson/m0034375.html 24- Planning and Implementing Digitization Projects http://www.chin.gc.ca/digital_content 25- Questions to ask Before Starting a Digitization Project http://www.necdcc.org/digital 26- Strategic and management issues for digital collections: http://www.leeds.ac.uk/cedars/documents/PSW01.htm 27- Technical Advisory Services for Images http://www.tasi.ac.uk/advice/managing 28- Technical Guidelines for Digitizing Archival Material For Electronic Access http://www.archives.gov/preservation/technical/guidelines.html 29- The TIFF Image File Format http://www.ee.cooper.edu/courses/course_pages/past_courses/EE458/TIFF/ 30- Tagged Image File Format http://en.wikipedia.org/wiki/TIFF ●●●
  • 239. ‫املرصية‬ ‫الكتب‬ ‫بدار‬ ‫اإليداع‬ ‫رقم‬ 11598 / 2015 ‫م‬ ISBN 978-977-222-364-0  :‫بمقر‬ ‫الفنية‬ ‫التجهيزات‬ ‫تمت‬ ‫الشروق‬ ‫لإلنتاج‬ ‫العلمي‬ ‫القاهرة‬ -  : 01004680089 ‫للطباعة‬ ‫النور‬ 18 ‫الوفدية‬ ‫ش‬ – ‫زينب‬ ‫السيدة‬