Presentatie MBO Utrecht tijdens JABRA / Skype bijeenkomst 10 maart 2016
- 1. ICT MBO Utrecht 2016 10-3-2016 1 Skype voor bedrijven Persoonlijk, ambitieus en ondernemend Implementatie MBO Utrecht
- 2. 10-3-2016 2 INTRODUCTIE • Invoering gedaan van Skype voor Bedrijven (SfB) • Overzicht van het project – Wat ging goed – Wat kan beter • Tips • Introductie SfB
- 3. 10-3-2016 3
- 4. Wat / Wie is MBO Utrecht? 10-3-2016 4 • Kleinschalig MBO onderwijs in Utrecht • 4500 studenten • 380 FTE • ICT afdeling 8 FTE – Technisch beheer – Functioneel beheer Aanleiding Persoonlijk, ambitieus en ondernemend
- 5. 10-3-2016 5 • 2012 nieuwe opzet ICT nieuwe mensen, klein deel bestaande mensen • Netwerk, serverbeheer en werkplek images uitbesteed • Telefonie verantwoordelijkheid van 2 afdelingen – Facilitair – ICT & IT leverancier • Vanaf 2012 diverse projecten gedaan Wat / Wie is MBO Utrecht? MBO Utrecht Tip #1 Leg geen verantwoordelijkheid bij 2 afdelingen tegelijk
- 6. 10-3-2016 6 - Beleid ICT opstellen - Defusie van Amarantis ICT - Email voor studenten - Invoering Office 365 - Een account voor alle diensten - Follow me printing - Digitale aansturing kluisjes - Narrowcasting - Management rapportage - Quarantaine net - Onderwijs Online - Een punt waarvandaan we werken - Eduroam Wat / Wie is MBO Utrecht? Projecten
- 7. 10-3-2016 7 • Ziekmeldlijnen doen het niet separate omgeving op eigen locatie • Verassend rustig aan de telefoon Hoofdnummer niet bereikbaar Telefooncentrale defect, geen ondersteuning Nieuwe lijn aangelegd • Willekeur aan telefoonlijnen (PSTN / ISDN) • Willekeur aan telefoonnummers (7 gebouwen) Storingen telefonie MBO Utrecht
- 8. Project 10-3-2016 8 • Inventarisatie wensen / eisen – Rondje stakeholders – Klankbordgroep – Bijeenkomst met alle afdelingen – Product demo’s – Wat hebben we nu • Keuze voor product • Project uitvoeren Project
- 9. Project 10-3-2016 9 – Bellen – Chat – Video bellen – Contactgegevens opvragen – Gegevens delen – Aanwezigheid opvragen – Vermindering van het aantal vaste toestellen Wensen
- 10. Project 10-3-2016 10 • Motivatie om te kiezen voor SfB – past in huidige omgeving (O365) – Saas dienst – Kosten reductie – Innovatief – Flexibel inzetbaar – Combinatie met vaste telefonie – Vaste prijs / user Motivatie
- 11. Project 10-3-2016 11 Verloop • Gestart voor de zomervakantie 2015 • Inventariseren lijnen • Inventariseren wensen afdelingen – Groepsnummer – Openingstijden – Wie in de groep – Wat als er niet wordt opgenomen • Wensen MBO Utrecht – Structuur in telefoonnummers – Flexibel en bereikbaar – In eerste instantie alleen telefonie
- 12. Project 10-3-2016 12 Verloop • Opstellen document Functionele eisen – Welke nummerreeks ga je gebruiken – Met welk nummer bel je naar buiten – Hoe vaak laat je de telefoon over gaan – Terugval naar centrale – Groepsnummer (Wie / aanmelden / voicemailbox / boodschap verdeling telefoontjes) – Reserveer een nummer voor telefonisch vergaderen Tip #2 Leg functionele eisen vast Tip #3 Leidinggevenden hebben een ander beeld van de werkvloer
- 13. Project 10-3-2016 13 Verloop • Functionele eisen centraal nummer – Openingstijden – Wachtrij? – Welke teksten voor de wachtrij? – Hoe verdeling inkomende gesprekken – Overloop – Ziekmeldlijnen Tip #4 Vergeet niet : Liften, pin automaten, frankeermachines Tip #5 Faxen werken standaard niet met VOIP Tip #6 Alarmlijnen
- 14. 10-3-2016 14 Techniek Afspraken Overleg met een IT architect • Doorspreken van het project • Welke stappen wanneer Plan een datum livegang met een ruime marge • Plan niet voordat het technisch werkt Tip #7 leg afspraken met leveranciers vast (heel erg)
- 15. 10-3-2016 15 Techniek Keuzes Waar installeer je de server omgeving? – On premise omgeving – Hosted omgeving – Sip trunc plaatsen Ontsluiten VOIP naar je cliënts - Vaste PC - Laptop via wifi - Thuis werkplek - Smartphone - Office 365 omgeving Tip #8 Ontsluiting naar je cliënts redundant uitvoeren
- 16. 10-3-2016 16 Techniek Keuzes • Is mijn netwerk VOIP ready • Hoe software op je cliënts – package ? • Past het in je huidige omgeving? • Heb je voldoende rechten binnen Outlook? • Distributie telefoonnummers Tip #9 Citrix omgeving > plugin
- 17. 10-3-2016 17 Techniek Keuzes Wat ga je gebruiken om mee te bellen? Headsets (persoonlijk) Vaste telefoons (beperkt) Vergaderruimte Aandachtspunten voor een vaste werkplek: Lync kijkt naar de status van de gebruiker Outlook agenda Gebruik van je PC Screensaver = niet aanwezig Tip #10 Neem een skype certified headset Tip #11 Neem één soort vast toestel
- 18. 10-3-2016 18 User adoptie Gebruikers Informeer gebruikers – Intranet – Leidinggevenden – Narrowcasting – Email Wat gaat er voor jou veranderen? Tip #12 Begin zo vroeg mogelijk en herhaal iedere week Tip #13 Onderwijs is een groot gebruiker van telefonie. Niet vergeten
- 19. 10-3-2016 19 User adoptie Gebruikers Organiseer trainingen – Via de leidinggevende (verplicht) – Geef een ‘cadeautje’ • Headset • Instructiekaart
- 21. 10-3-2016 21 Live gang Spannend Andere telecom provider? Porteren van nummers Binnen de SFB omgeving oude nummers laten doorschakelen Plan een geschikt moment – ‘s middags ? Huur gymschoenen in voor ondersteuning Extra ondersteuning voor de receptie medewerkers Tip #14 Porteer alleen je eigen telefoon nummer ;-) Tip #15 Porteer alle nummers uit de volledige reeks
- 22. 10-3-2016 22 - Gebruikers verder trainen Video bellen Vergaderen Bureaublad delen Thuis werken Hoe verder?
- 23. 10-3-2016 23
- 25. 10-3-2016 25 EINDE Tip #1 Leg geen verantwoordelijkheid bij 2 afdelingen tegelijk Tip #2 Leg functionele eisen vast Tip #3 Leidinggevenden hebben een ander beeld van de werkvloer Tip #4 Vergeet niet : Liften, pin automaten, frankeermachines Tip #5 Faxen werken standaard niet met VOIP Tip #6 Alarmlijnen Tip #7 Ontsluiting naar je cliënts redundant uitvoeren Tip #8 Citrix omgeving > plugin Tip #9 leg afspraken met leveranciers vast (heel erg) Tip #10 Neem een skype certified headset Tip #11 Neem één soort vast toestel Tip #12 Begin zo vroeg mogelijk en herhaal iedere week Tip #13 Onderwijs is een groot gebruiker van telefonie. Niet vergeten Tip #14 Porteer alleen je eigen telefoon nummer ;-) Tip #15 Porteer alle nummers uit de volledige reeks